Informasi ini dirancang untuk membantu Anda lebih memahami HIPAA dan membantu kantor Anda untuk mematuhi HIPAA. Informasi diperoleh dari berbagai sumber dan tidak dimaksudkan sebagai nasihat hukum. Jika Anda mengalami kesulitan memahami bagian apa pun dari peraturan HIPAA, Anda harus berkonsultasi dengan penasihat hukum Anda.
Pertama, tidak ada polisi HIPAA. Tidak ada yang akan datang ke kantor Anda untuk memeriksa Anda untuk melihat apakah Anda mematuhi HIPAA. Keluhan harus diajukan agar ada tindakan yang harus diambil.
HIPAA adalah singkatan dari Asuransi Kesehatan Portabilitas dan Akuntabilitas Act. Itu diberlakukan oleh pemerintah federal pada tahun 1996 sebagai bagian dari upaya reformasi kesehatan. HIPAA dimaksudkan untuk memastikan kerahasiaan semua informasi perawatan kesehatan terkait pasien. Ini juga dimaksudkan untuk menyederhanakan proses administrasi perawatan kesehatan, sehingga mengurangi biaya dan beban administrasi perawatan kesehatan.
Satu hal yang perlu diingat adalah bahwa UU HIPAA menggunakan kata "masuk akal" beberapa kali. Anda dan staf kantor Anda harus melakukan apa pun yang wajar untuk melindungi privasi pasien Anda. Misalnya, kantor medis yang lebih kecil tidak harus mengambil tindakan privasi yang sama seperti yang dilakukan oleh rumah sakit besar. Itu tidak masuk akal.
Juga, tidak ada "polisi privasi." Tidak ada yang akan datang dan memeriksa kantor Anda secara acak. Seseorang harus mengajukan keluhan terlebih dahulu. Keluhan akan ditangani oleh Kantor Hak Sipil. Jika seseorang mengajukan keluhan, maka itu akan diselidiki. Denda sangat tinggi, sehingga Anda akan ingin memastikan bahwa kantor Anda memiliki praktik privasi yang baik dan bahwa mereka diikuti sepanjang waktu.
Hal lain yang perlu diingat adalah bahwa jenis latihan Anda dapat menentukan tingkat privasi yang perlu Anda peroleh. Misalnya, pasien di kantor dokter mata mungkin tidak peduli tentang orang yang mengetahui mereka ada di sana, dibandingkan dengan pasien di kantor kesehatan mental.
2. File dan informasi pasien harus disimpan di bagian aman kantor Anda, bagian yang tidak dapat diakses oleh pasien lain.
4. Jika Anda membuat panggilan telepon tentang pasien atau pasien, Anda harus melakukannya dari area di mana Anda tidak dapat mendengar jika Anda akan memberikan informasi pribadi. Misalnya, jika Anda menelepon perusahaan asuransi mereka, dan Anda akan mengatakan nama depan dan belakang pasien, tanggal lahir, ID #, dan / atau diagnosis, maka Anda tidak ingin melakukannya di tempat orang lain, mungkin dalam ruang tunggu, dapat mendengar Anda.
5. Jika bagan pasien dihapus dari kantor Anda harus memiliki kebijakan di tempat. Sebagai contoh, Anda harus memiliki lembar keluar yang menyatakan nama pasien, tanggal diambil, oleh siapa, dan kemudian masuk kembali ketika grafik dikembalikan.
6. Jika grafik dihapus, mereka harus dibawa dalam sebuah kasus yang ditandai "rahasia – rekam medis." Jika Anda pernah terlibat dalam kecelakaan, atau terpisah dari tas karena alasan apa pun, baik pihak berwenang atau petugas medis akan mengamankan informasi untuk Anda. Atau Anda setidaknya melakukan apa pun yang masuk akal untuk melindungi informasi itu.
7. Jika layar komputer berada dalam posisi yang dapat dilihat pasien, Anda mungkin ingin memindahkannya, atau mendapatkan penutup layar. Penutup layar membuatnya sehingga layar komputer hanya bisa dibaca ketika tepat di depannya.
Di atas hanya beberapa hal yang perlu Anda pertimbangkan ketika menjadi HIPAA compliant. Setiap kantor akan memiliki wilayah sendiri yang perlu ditinjau. Di atas adalah banyak area umum.
Untuk standardisasi kode prosedur / diagnosis, ini berarti Anda harus menggunakan kode CPT-4 untuk kode prosedur dan kode ICD-9 untuk kode diagnosis.
Komponen ini mengharuskan profesional perawatan kesehatan, Layanan Penagihan, dan rumah kliring mengambil tindakan pengamanan yang tepat untuk memastikan bahwa informasi kesehatan yang berkaitan dengan seseorang tetap aman dan tidak dapat diakses oleh orang lain.
Di mana mesin faks Anda? Apakah di tempat di mana hanya staf kantor yang dapat mengakses faks masuk? Apakah itu 24 jam sehari? Ketika Anda tidak di kantor (setelah jam kantor) dapatkah orang lain mengakses mesin faks Anda?
Setiap kali Anda mengirim informasi pribadi tentang pasien, Anda harus menggunakan lembar sampul faks dengan pernyataan kerahasiaan. Pernyataan tersebut harus menjelaskan bahwa faks berikut ini berisi informasi medis pribadi dan bahwa jika faks diterima oleh siapa pun selain pihak yang dimaksud, bahwa faks harus dihancurkan dan mereka harus memberi tahu Anda bahwa itu telah diterima karena kesalahan.
Apakah Anda menyewa petugas kebersihan / awak? Apakah mereka di kantor ketika Anda tidak? Apakah mereka memiliki akses ke informasi pribadi pasien? Anda mungkin ingin meminta mereka untuk menandatangani pernyataan kerahasiaan.
Apakah Anda menyewa ruang kantor? Jika ya, apakah tuan tanah Anda memiliki akses ke kantor Anda? Apakah mereka pernah memasuki kantor Anda tanpa kehadiran Anda? Jika mereka melakukannya, Anda mungkin ingin meminta mereka untuk menandatangani pernyataan kerahasiaan.
Dengan meminta orang-orang yang memiliki akses ke kantor Anda untuk menandatangani pernyataan kerahasiaan, Anda melakukan upaya yang wajar untuk melindungi privasi pasien Anda. Tidak selalu masuk akal untuk tidak pernah mengizinkan siapa pun mengakses ke area yang berisi informasi pribadi. Jika orang-orang itu menandatangani perjanjian dan kemudian melanggar perjanjian itu, Anda tidak akan bertanggung jawab.
Jika Anda melakukan bisnis apa pun melalui email, Anda harus menggunakan layanan enkripsi. Ini akan memastikan bahwa jika ada orang yang mencegat email Anda, mereka tidak akan bisa membacanya.
Semua kantor harus menunjuk "petugas privasi" yang dimandatkan. Orang ini akan bertanggung jawab untuk memastikan semua staf dilatih HIPAA dan kebijakan privasi diketik dan diikuti. Mereka juga akan menjadi orang yang anggota staf atau pasien dapat pergi dengan keprihatinan atau pertanyaan tentang kepatuhan HIPAA. Bahkan jika Anda adalah praktik yang sangat kecil, Anda HARUS memiliki seseorang yang ditunjuk sebagai petugas privasi. Bahkan mungkin Dokter itu sendiri.
Anda harus meninjau formulir izin dan otorisasi Anda saat ini untuk memastikan bahwa mereka mematuhi HIPAA. HIPAA mengharuskan Anda untuk mendapatkan persetujuan untuk penggunaan dan pengungkapan informasi dari setiap pasien Anda. Anda dapat menolak untuk mengobati pasien yang tidak akan menandatangani formulir persetujuan.
HIPAA akan mengamanatkan penggunaan pengenal unik. Lebih lanjut tentang komponen ini. Kemungkinan besar Anda akan memiliki satu nomor penyedia nasional, bukan nomor penyedia yang berbeda untuk setiap perusahaan asuransi.
3. Pastikan bahwa jumlah informasi "minimum diperlukan" dirilis untuk pengungkapan rutin (hanya rilis informasi yang berkaitan dengan apa yang diminta, bukan seluruh file pasien.)
Evaluasilah kantor fisik Anda untuk potensi risiko privasi dan keamanan. Salah satu hal terbaik yang dapat Anda lakukan untuk menjadi "siap" untuk HIPAA adalah berjalan melalui (lebih baik lagi – memiliki orang lain berjalan melalui) kantor Anda seolah-olah Anda seorang pasien. Lihatlah sekeliling SEMUANYA. Apa yang kamu lihat? Apakah Anda melihat informasi pribadi pasien, grafik dalam tampilan lengkap? Mulailah dari depan pintu, dan masuki setiap ruangan di kantor Anda, terutama kamar-kamar yang dapat diakses pasien. Kemudian lanjutkan untuk melakukan pemeriksaan berkala untuk memastikan kepatuhan yang berkelanjutan.
Pastikan bahwa Anda memiliki kebijakan tertulis mengenai praktik privasi apa pun, seperti menghapus grafik dari kantor, mengirim faks ke informasi pasien, meninjau semua keluhan dari pasien, dll. Selain itu, pastikan Anda menunjuk "petugas privasi."
Pastikan semua anggota staf dilatih mengenai kebijakan HIPAA. Ingatlah untuk melatih setiap karyawan baru tentang kebijakan HIPAA. Anda juga harus meninjau kebijakan HIPAA Anda saat ini secara teratur.