Konsep dari ROI adalah salah satu dari sedikit prinsip yang berlaku bagi segala bentuk dalam kehidupan. Inti sari dari ROI adalah jika anda mendapat balasan lebih dari apa yang anda taruhkan? Apa yang anda taruhkan dan balasan apa yang anda dapatkan bisa diartikan dari berbagai hal, kedua-duanya bisa bersifat terukur dan tak terukur (tangible and intangible).
Harapan manfaat yang dimaksud dapat berasal dari berbagai sumber dan beraneka ragam rupanya, yang antara lainnya dapat dideskripsikan sebagai berikut:
Pengurangan total biaya yang diperlukan untuk melakukan proses komunikasi, koordinasi, dan kooperasi
Dalam perhitungan yang lebih akurat, nilai manfaat yang diharapkan tersebut sebenarnya harus dikalikan dengan sejumlah probabilitas agar sesuai dengan kenyataan yang ada. Rumus atau formula yang kerap dipergunakan untuk hal tersebut adalah sebagai berikut:
dimana nilai sebenarnya dari manfaat yang akan diperoleh perusahaan adalah merupakan hasil perkalian antara besarnya nilai yang diharapkan dengan sebuah nilai probabilitas tertentu, yang pada dasarnya merupakan persamaan dari investasi teknologi informasi.
yang berarti bahwa probabilitas kesuksesan dalam sebuah investasi sistem aplikasi ERP sehingga mendatangkan atau memberikan manfaat tertentu, akan sangat bergantung dari probabilitas tercapainya ROI dari sistem aplikasi ERP terkait dan probabilitas suksesnya proses pengembangan dan sistem aplikasi ERP tersebut.
Sebuah perusahaan bermaksud untuk membeli dan mengimplementasikan sistem ERP untuk membantu manajemen dalam memonitor dan mengawasi pekerjaan karyawannya. Alasan sistem ini diimplementasikan karena melihat kenyataan bahwa produktifitas penjualan tidak berkembang yang diakibatkan karena banyak pengurusan administrasi penjualan barang yang memakan waktu lama. Sehingga perusahaan mengalami ”kehilangan” banyak uang karena harus membiayai penalti kepada pelanggan yang diakibatkan karena hal tersebut. Diharapkan dengan diimplementasikannya sistem ERP tersebut, perusahaan dapat menghemat misalnya sekitar Rp 75 juta per bulan, hasil dari proses penalti terhadap keterlambatan administrasi yang tidak perlu.
Berdasarkan keterangan yang didapat bahwa probabilitas terjadinya pengembalian investasi atau ROI dari implementasi sistem ERP di perusahaan adalah sekitar 0.75, sementara diperoleh data yang mengatakan bahwa 8 dari 10 proyek implementasi sistem ERP berhasil dilakukan. Artinya adalah bahwa:
Maka nilai yang harus dimasukkan sebagai value manfaat dari implementasi sistem ERP tersebut adalah Rp 45 juta per bulan, bukan Rp 75 juta per bulan seperti yang diperkirakan sebelumnya.
Contoh ilustrasi dari penghitungan lainnya adalah katakanlah sebuah perusahaan yang berniat untuk mengimplementasikan aplikasi Enterprise Resource Planning (ERP) ingin melakukan perhitungan manfaat yang mendekati akurat. Melalui perhitungan kasar, didapatkan keuntungan perusahaan dalam satu tahun sebesar Rp 10 Milyar, dimana nilai ini merupakan estimated return. Ketika dilakukan pencarian referensi, didapatkan dua buah informasi yang kurang lebih dapat dipergunakan sebagai parameter probabilitas yang diinginkan untuk menghitung expected return dari manfaaat implementasi ERP.
Setiap jenis investasi di teknologi informasi memiliki probabilitas pengembalian atau pemberian manfaat yang berbeda-beda;
Probabilitas diperolehnya keuntungan dari investasi teknologi informasi sangat bergantung dengan probabilitas keberhasilan implementasi; dan
Nilai riil yang didapat perusahaan sebagai manfaat dari implementasi teknologi informasi di kebanyakan kasus lebih kecil dari nilai manfaat yang diharapkan melalui hasil perhitungan.
Dalam banyak kasus beberapa perusahaan tidak memperhatikan aspek penyusutan dari suatu proyek implementasi ERP kecuali jika komitmen proyek tersebut melebihi suatu nilaian rupiah atau dollar tertentu. Bagaimanapun, ini tidak termasuk faktor yang mendorong kearah keputusan investasi yang lemah/miskin. Banyak perusahaan senang untuk memperhatikan hanya implikasi pendapatan gross.
Sebagai tambahan, dengan menyediakan semua asumsi dan angka-angka tersebut dapat membantu anda untuk melihat bagaimana proyek implementasi ERP ini akan mempengaruhi keuangan perusahaan anda.