Keberadaan Repository Institusi sebagai wujud dari publikasi karya ilmiah sivitas akademika semakin populer digunakan oleh Beberapa Perguruan Tinggi di Indonesia. Pengelolaan repository institusi diserahkan kepada Perpustakaan Perguruan Tinggi dalam hal pengumpulan, pengorganisasian hingga publikasi. Repository institusi yang notabene menyimpan dokumen dalam bentuk digital memerlukan perlakukan yang sama seperti dokumen tercetak yaitu mulai dari proses pengumpulan, pengolahan hingga preservasi dokumen. Namun fenomena yang terjadi saat ini pengelola dokumen digital seringkali kurang memperhatikan hal dibalik manajemen dokumen digital itu sendiri. Salah satunya dalam hal preservasi dokumen dan standar dokumen digital. Menjawab fenomena tersebut UPT Perpustakaan Universitas Jember menyelenggarakan Workshop tentang “Manajemen File Digital Repository Institusi (dari akuisisi sampai dengan preservasi). Workshop ini merupakan lanjutan dari kegiatan Seminar Nasional dan Workshop dengan tema “Implementasi Big Data di Dunia Pendidikan dan Pemanfaatan Open Source Big Data Platform” yang dilaksanakan selama dua hari yaitu tanggal 23 dan 24 Oktober 2018.
Kegiatan yang bertempat di Hall lantai 8 Hotel Dafam ini diselenggarakan dalam rangka meningkatkan kualitas pengelolaan repository institusi sebagai upaya peningkatan kualitas produk karya ilmiah sivitas akademika. Firman Ardiansya selaku pembicara dalam kegiatan workshop ini mengatakan bahwa tugas peprustakaan diantaranya mengumpulkan, mengorganisasi, dan hal yang lebih penting yaitu melestarikan. Dokumen digital yang dimiliki oleh perpustakaan seyogyanya juga dilakukan preservasi serupa dengan dokumen tercetak.
“Preservasi dokumen digital merupakan tindakan yang memastikan bahwa suatu objek digital dapat diakses secara berkelanjutan selama suatu dokumen tersebut dianggap bernilai,” jelasnya.
Hal yang diperhatikan dalam melakukan preservasi dokumen digital yaitu pastikan bahwa informasi tersebut dapat terus digunakan atau diakses, informasi tersebut dapat ditemukan dan menggunakan tempat penyimpanan yang tahan lama. Suatu informasi dapat terus diakses dengan memperhatikan standar format file dan versi dari informasi tersebut. Standar dari suatu konten database berpengaruh terhadap informasi yang dapat diakses secara berkelanjutan dari masa ke masa, seperti yang diketahui bahwa seiring perkembangan teknologi informasi, pembaharuan suatu format file terus dilakukan dengan menyesuaikan kebutuhan jaman.
Peserta workshop yang merupakan pustakawan dan tenaga teknologi informasi dari berbagai perguruan tinggi di Indonesia ini diharapkan dapat memahami pengelolaan file digital mulai dari proses akuisisi sampai dengan preservasi sehingga konten database repository institusi dapat memenuhi standar. (igh)