Jika minggu ini Anda sudah banyak melakukan proses interview untuk lowongan yang sedang dibuka, mungkin Anda sudah menemukan kandidat terbaik untuk mengisi posisi tersebut. Namun pada setiap proses interview, tentu ada hal yang kurang menyenangkan yang harus dilakukan oleh setiap pewawancara yaitu menjelaskan kepada kandidat yang tidak Anda rekrut mengapa mereka tidak memenuhi kualifikasi yang Anda butuhkan.
Jika Anda merasa kurang nyaman pada proses ini, Anda tidak sendirian. Kebanyakan para pewawancara juga tidak menyukainya atau mereka tidak tahu bagaimana cara memberitahukan kepada kandidat yang sudah mereka interview, jadi pada umumnya mereka mengirimkan surat pemberitahuan atau email dan diam seribu bahasa setelah itu.
Tetapi pendekatan yang paling baik pada proses ini adalah dengan menjadi bijaksana, penuh rasa hormat, dan profesional. Selain karena ini merupakan sebuah bentuk etika yang baik, Anda juga tidak akan pernah tahu bahwa suatu saat mungkin saja kandidat-kandidat ini akan menjadi bagian dari tim Anda di masa depan.
Mungkin butuh sedikit persiapan dan latihan, tetapi jika Anda melakukan hal tersebut pada setiap proses interview, Anda akan menjadi lebih baik untuk menangani pembicaraan ini.
Terus terang
Cobalah mengingat masa-masa dimana Anda sedang mencari kerja, Anda mungkin pernah mengalami sebuah interview yang positif, namun berakhir dengan penolakan. Hal pertama yang mungkin muncul dalam pikiran Anda adalah “mengapa?” dan kemudian ketika Anda meminta umpan balik dari mereka, Anda harus menunggu berminggu-minggu untuk mendengar alasan yang sangat standard dan klasik.
Banyak pewawancara yang tidak menyadari bahwa dengan melakukan hal tersebut, mereka mungkin akan kehilangan kandidat potensial di masa yang akan datang. Jika Anda merasa bahwa kandidat tersebut memang bagus, maka katakanlah demikian. Ingatlah bahwa proses interview juga merupakan sebuah kesempatan bagi orang-orang untuk mengenal perusahaan Anda, dan jika salah satu kandidat yang bagus tersebut tidak diperlakukan dengan jujur dan respon yang cepat, maka mereka tidak akan pernah mau melamar pekerjaan di tempat Anda lagi jika suatu saat ada posisi yang sesuai untuk mereka.
Baca juga: Cara menjawab pertanyaan interview: "Apakah ada hal lain yang harus kami ketahui tentang Anda?"
Tampilkan kriteria utama lowongan Anda
Walaupun sebuah job description bisa memiliki daftar pengalaman dan keahlian yang panjang, Anda mungkin percaya bahwa hanya beberapa saja yang sangat penting. Tampilkan hal tersebut secara urut mulai dari yang terpenting hingga yang kurang penting pada iklan lowongan kerja Anda. Kemudian, ketika Anda berada pada proses untuk menjelaskan kepada kandidat mengapa mereka tidak diterima kerja, Anda dapat menggunakan kriteria tersebut sebagai panduan. Sebagai contoh, jika kriteria terpenting Anda adalah pengalaman menciptakan rencana media sosial, dan ada kandidat yang memenuhi kriteria lain selain kriteria terpenting Anda, maka Anda dapat menjelaskan kepada mereka bahwa mereka tidak memenuhi kualifikasi karena mereka tidak menguasai kriteria terpenting yang Anda butuhkan saat ini.
Tetap berhubungan
Jika Anda benar-benar menyukai kandidat, mungkin karena mereka luar biasa, tetapi tidak memenuhi kriteria untuk lowongan pekerjaan yang Anda buka, atau mungkin dia sangat cocok ditempatkan di bagian lain, namun saat ini Anda belum membutuhkannya, maka Anda dapat mengatakannya secara langsung kepada kandidat Anda. Jika memang seperti itu, tunjukkan bahwa Anda memang benar-benar serius dengan terus berhubungan dengan mereka. Kirimkan pertemanan melalui LinkedIn, undang mereka ke acara networking dan berjanji bahwa Anda akan memberitahukan mereka jika ada lowongan yang sesuai dengan keahlian mereka.