Akış şemaları, bir süreci bir bakışta anlaşılmasını kolaylaştırdıklarından, bu durumlarda yararlı bir araçtır. Sadece birkaç kelime ve bazı basit semboller kullanarak, her aşamada neler olduğunu ve bunun diğer kararları ve eylemleri nasıl etkilediğini açıkça gösterirler.
Bu makalede akış şemalarının nasıl oluşturulup kullanılacağına bakacak ve süreçlerinizdeki sorunları çözmenize nasıl yardımcı olabileceklerini keşfedeceğiz.
Akış Şeması Nedir?
Akış şemaları, bir sürecin adımlarının birbirine nasıl uyduğunu gösteren, anlaşılması kolay diyagramlardır. Amerikalı mühendis Frank Gilbreth’in, 1921’de Amerikan Makine Mühendisleri Derneği’ne bir “Proses Şeması” konseptini getirerek, bir proses akışını belgeleyen ilk kişi olduğuna inanılıyor.
Akış çizelgeleri, akış yönünü gösteren oklarla bağlantılı dört ana sembolden oluşur:
1. Bir sürecin başlangıcını veya sonunu belirten uzun daireler.
2. Talimatları veya eylemleri gösteren dikdörtgenler.
3. Karar vermeniz gereken yeri vurgulayan Elmaslar.
4. Girdi ve çıktıyı gösteren paralelkenarlar. Bu, malzemeleri, hizmetleri veya kişileri içerebilir.
İpucu:
Bir akış şemasında başka birçok sembol kullanabilirsiniz, ancak bu diyagramların iletişim için kullanıldığını unutmayın. Yalnızca birkaç kişinin anladığı sembolleri kullanırsanız, mesajınızı iletmekte başarısız olabilirsiniz. Bu nedenle, işleri basit tuttuğunuzdan emin olun!
Akış Şeması Ne Zaman Kullanılmalı
Örneğin, yazılım geliştiriciler bir sürecin otomatik ve manuel bölümlerinin nasıl birleştiğini anlamak için bunları kullanabilir. Deneyimsiz ekip üyeleri, faaliyetleri doğru sırayla tamamlamalarına yardımcı olmak için bir akış şemasını takip edebilir. Bir üretici, soruları ve karar noktalarını sunan bir kalite kontrol akış şeması uygulayarak değerlerine bağlı kalmasını sağlayabilir. Ve bir İT departmanı, insanlara sorunlar hakkında kimin ne zaman iletişime geçeceğini göstermek için bir organizasyon şemasıyla bir akış şemasını birleştirebilir.
Neden Akış Şemaları Kullanılır?
Bu aracın basitliği, bir sürecin iletişimi ve dokümantasyonunu hızlı ve net hale getirir, böylece süreç daha büyük olasılıkla doğru ve tutarlı bir şekilde anlaşılır ve uygulanır. Yol boyunca her görev için gereken zamanı daha iyi ölçebildiğiniz için, sürecin zaman ölçeğini tahmin etmenize de yardımcı olabilir. Üst düzey yönetim veya bir uyum yetkilisi gibi kimi ve hangi aşamada dahil etmeniz gerektiğini daha büyük olasılıkla belirleyeceksiniz.
Ancak, adım adım oluştururken, kendi başına bir akış şeması oluşturma sürecinden de yararlanabilirsiniz. Sürecin geri kalanında bunalmış hissetmeden her bir aşamanın detayına odaklanabilecek ve daha geniş resmi görmek için tekrar “uzaklaştırma” yapabileceksiniz.
Akış Şeması Nasıl Oluşturulur
Şu dört adımı izleyin:
1. Adım: Görevleri Tanımlayın
Bir süreçteki tüm görevleri kronolojik sırayla listeleyerek başlayın. “Süreçte bundan sonra ne olacak?” Gibi sorular sorun. veya “Bir sonraki adımdan önce bir karar vermeniz gerekiyor mu?” veya “Bir sonraki göreve geçmeden önce hangi onaylar gerekiyor?”
Kendinizi, muhtemelen ilk kez, süreci kullanan kişinin yerine koyun. Doğrudan süreçle çalışan ekip üyeleriyle konuşun ve iyileştirmelerin nerede yapılabileceği konusunda fikirlerini alın. Daha da iyisi, uygulamalı bir yaklaşım benimseyin ve prosedürü kendiniz uygulayın ve her aşamanın pratikliği hakkında düşünün.
Adım 2: Görevleri Organize Edin ve Belgeleyin
Ardından, uzatılmış daire şeklini çizerek ve “Başlat” olarak etiketleyerek akış şemanıza başlayın.
Ardından, tüm süreciniz boyunca çalışın ve eylemleri ve kararları gerçekleştikleri sırayla gösterin. Sürecin akışını göstermek için bunları oklarla bağlayın.
Karar vermeniz gereken yerlerde, karar elmasından olası her çözüme oklar çekin ve ardından her oku verilen kararla etiketleyin. “Bitir” etiketli uzun bir daire kullanarak işlemin sonunu göstermeyi unutmayın.
3. Adım: İşlemi Tekrar Kontrol Edin
Akış şemanızı tamamladığınızda, başlangıca geri dönün ve hiçbir şeyi gözden kaçırmadığınızdan emin olmak için deneyin. Her adımda çalışın ve kendinize eylemler dizisini ve ilgili kararları doğru şekilde temsil edip etmediğinizi sorun. Belirli aşamalarda verilecek daha fazla karar var mı?
Ardından, akış şemanızı diğer insanlara, özellikle de doğrudan süreçle çalışanlara gösterin. Çalışıp çalışmadığını test etmelerini ve herhangi bir sorun veya eksiklik olup olmadığını söylemelerini isteyin.
Adım 4: Akış Şemasına Meydan Okuyun
Son olarak, süreci sadece kaydetmek yerine iyileştirmek isteyebilirsiniz. Öyleyse, tanımladığınız adımlardan herhangi birinin gereksiz veya aşırı karmaşık olup olmadığına bakın.
Eklemeniz gereken, ne kadar küçük veya görünüşte önemsiz olursa olsun, eksik adımlar var mı? Doğru kişilere görevler ve kararlar atadınız mı veya onları en uygun olduğu yerde otomatik hale getirdiniz mi?
Akış Şeması Yazılımı
Büyük olasılıkla elle akış çizelgeleri çizmeye başlayacaksınız, ancak çizelgelerinizi kaydetmek, değiştirmek ve paylaşmak için genellikle bir diyagram oluşturma uygulaması kullanmak daha uygundur.
Bu tür uygulamalar, draw.io, yaratıcı ve Pencil Project gibi basit ve ücretsiz uygulamalardan gliffy ™, Lucidchart, SmartDraw ™ ve Visio® gibi daha karmaşık ve ücretli uygulamalara kadar çeşitlilik gösterir.
Örnek Akış Şeması
Anahtar noktaları
Akış şemaları, bir süreci haritalandıran basit diyagramlardır.Bunları bir süreci tanımlamak ve analiz etmek, adım adım resmini oluşturmak ve ardından onu standartlaştırmak veya iyileştirmek için de kullanabilirsiniz.
Bir akış şeması çizmek için, bir süreç sırasında verdiğiniz görevleri ve kararları tanımlayın ve bunları sırayla yazın.
Ardından, uygun sembolleri kullanarak bu adımları akış şeması biçiminde düzenleyin.
Son olarak, süreci doğru şekilde temsil ettiğinden ve işi yapmanın en verimli yolunu gösterdiğinden emin olmak için akış şemanızı kontrol edin ve sorgulayın.
Akış şeması ile ilgili çözdüğümüz örnek soruya bakmanızı da tavsiye ediyoruz.
Bir başka yazı da görüşmek dileğiyle sevgiyle kalınız.
RESOURCE