Anlık iletişimin hayatımızı yönettiği ve internetin erişiminden ve cazibesinden kaçmanın neredeyse imkansız olduğu dijital çağda, kendinizi bir e-posta alırken, ‘yanıtla’ yı tıklarken, hızlı bir yanıt yazarken ve ‘gönder’ tuşuna basarken bulmak çok kolaydır. çok düşündüm.
Ne yazık ki tam olarak bunu yapmak, profesyonel ilişkileriniz ve kariyeriniz için zararlı olabilecek utanç verici hatalara yol açma potansiyeline sahiptir.
İşleri daha da kötüleştiren şey, ortalama bir ofis çalışanının haftanın %28’ini e-postaları yanıtlayarak ve göndererek geçirmesidir: Ortalama bir kişinin e-postayla geçirdiği zamana bakıldığında, profesyonellerin büyük bir kısmının neden temelleri bilmediğini anlamak zordur. e-posta görgü kuralları.
İçindekiler
- 1 1. Temiz Bir Konu Satırı
- 2 8. Profesyonel E-posta Adresi Kullanın
1. Temiz Bir Konu Satırı
Bir e-postanın en önemli bölümlerinden biri, işinize veya kime e-posta gönderdiğinize bağlı olarak e-postanızın en önemli parçası değilse de konu satırıdır.
Yeni kişilere veya müşterilere ulaşırken, konu satırı, bir kişinin bir e-postayı açıp açmayacağını belirtir. Sadece bu da değil, e-postanızın diğer e-postalarla dolu bir gelen kutusunda öne çıkmasını isteyeceksiniz. Meslektaşlarla uğraşırken, okuyucuya endişelerini veya iş sorunlarını ele aldığınızı belirtmek en iyisidir.
2. Hangi ‘Yanıtı’ Kullandığınıza Dikkat Edin
‘Yanıtla’ veya ‘Tümünü Yanıtla’ arasında karar verirken, alıcı listesinin gerçekten nasıl olduğunuzu bilmesi gerekip gerekmediğini düşünmek en iyisidir?
Cevabınızın gerçekten tüm gruba mı yoksa sadece gönderene mi gönderilmesi gerektiğini dikkatlice düşünmek en iyisidir.
3. Profesyonel Selamlamaların Kullanımı
Profesyonel bir e-posta gönderirken, arkadaşlarınızın yanında kullandığınız selamlardan kaçınmak en iyisidir.
Kendinizi ‘Hey’ veya ‘Yo’ ile tanıtmak inanılmaz derecede gayri resmi; Kendinizi bir meslektaşınıza veya profesyonele tanıtmanın yolu değildir ve bir müşterinin, bu kadar rahat bir dille bir profesyonelden gelen bir e-postayı açmayı seveceği şüphelidir.
4. Tüm E-postalarınızı Yanıtlayın
Her e-postaya e-posta göndermek bir angarya gibi görünebilir, ancak denemek önemlidir.
Bu, size yanlışlıkla gönderilen e-postaları içerebilir, yalnızca iyi niyetle de olsa, aynı zamanda meslektaşlarınızla veya diğer profesyonellerle ilişkiler kurmanıza da yardımcı olur.
5. Mizah Yanlış Yorumlanabilir
Mizah harika; yeni insanlarla tanışırken veya garip durumlarda buzun kırılmasına yardımcı olur.
Sorun şu ki, yönlendirilen alıcı size yüz hatlarınızı göremedikçe veya sesinizin tonunu duymadıkça bir yeri olmaması. E-postalar metin tabanlıdır ve eminim hepimiz arkadaşlarımıza veya ailemize mesaj atarken karşılaştığımız durumlar vardır, metin yoluyla duyguların üstesinden gelmek inanılmaz derecede zordur ve bu sorun, diğer dilleri karışıma dahil ettiğinizde yalnızca on kat artar.
Bir iş yerinde, özellikle de uluslararası bir iş yerinde, alıcıyı iyi tanımadığınız sürece e-postalarda mizahı bırakmak en iyisidir.
Bununla ilgili daha fazla bilgi için Mizah Geliştirme sayfamıza bakın.
6. Ünlem İşaretleri Tuzak Olabilir
Ünlem işareti veya soru işareti kullanırken, çoğu kişinin cümleye daha fazla ünlem işareti eklemesi normal bir uygulama haline gelir.
Geleneksel İngilizce noktalama işaretlerinde, boğulan bir adam “Yardım et!” diye bağırır.
Aynı noktalama işaretini tekrarlamak, yalnızca konuşmanın bağlamına hiçbir şey eklemeyen aynı coşku düzeyini tekrarlar. Bazı durumlarda, olgunlaşmamış veya amatörce görünmenize de neden olabilir; bir çalışma ortamında bundan kaçınmak için genellikle en iyi yoldur.
Daha fazla bilgi için Noktalama ile ilgili sayfamıza bakın.
7. Dünyanın Her Yerinden Kültürler Farklı Konuşuyor ve Yazıyor
Dünyanın dört bir yanındaki kültürler farklı şekillerde konuşuyor ve yazıyor, bu bir e-postanın ne kadar kişisel olduğunu, ne kadar kısa ve ne kadar kısa olduğunu ve hatta e-postanın uzun olduğunu bile içerebilir.
Pek çok batı ülkesi, örneğin Almanya veya Amerika gibi noktaya çabuk ulaşırken, Japonya gibi diğer ülkeler daha kişisel olmayı ve işe koyulmadan önce kişi hakkında bilgi edinmeyi sever.
Daha fazlası için Kültürlerarası İletişim sayfamıza bakın.
8. Profesyonel E-posta Adresi Kullanın
Bu açık olmalıdır, genellikle bir şirket için çalışıyorsanız, genellikle adınız artı şirket etki alanı olan bir şirket e-posta adresine sahip olursunuz.
Bununla birlikte, serbest meslek sahibiyseniz veya işle ilgili konularda e-posta kullanıyorsanız, en iyisi genel adresler veya adınızı kullanmaktır.
9. Argo, İfadeler veya Yazılı Konuşmaktan Kaçının
Bir işyerinde bir profesyonel asla argo, kelimeler veya metin-konuşma için kısa yollar kullanmamalıdır.
Bunların kullanılması, yalnızca olgunlaşmamış ve profesyonellik dışı görünmenize neden olur ve işle ilgili yazışmalarla uğraşırken tamamen kabul edilemez.
10. Yüksek Öncelik Seçeneği
Bu seçeneği gereğinden fazla kullanmak inanılmaz derecede can sıkıcı olabilir, bu da gelecekte göndereceğiniz yüksek öncelikli e-postalarınız olduğunda ve insanlar e-postalarınızı ciddiye almadığında bir soruna dönüşür.
11. Kısa, Noktaya E-postalar
İnsanlar, özellikle istediğiniz her şeyin pratik olarak parmaklarınızın ucunda olduğu bir kültürde büyük metin yığınlarını okumayı oldukça zor buluyor.
En iyi uygulama, mesajlarınızı gerektiği gibi tutmak ve gerektiğinde iyice parçalamaktır (madde işaretleri zekice çalışır). Alıcının, ne sormaya çalıştığınızı anlamak için metin paragraflarını araştırması gereken durumlardan kaçının.
12. Doğru Alıcıyı Seçtiğinizi Kontrol Edin
Bazı şirketlerin binlerce çalışanı vardır, bu da e-postanızı doğru kişiye gönderdiğinizden emin olmanız gerektiği anlamına gelir.
İş yerindeki bir arkadaşınıza e-posta göndermeye çalışmak, bunun yerine yöneticinize gönderilmek için oldukça talihsizlik olur. İşte bu yüzden iş e-postalarında kişisel sohbetten kaçınmak en iyisidir: yönetimin e-postalarınıza ne zaman bakacağını asla bilemezsiniz.