Kariyerim boyunca, eposta hoarders olan birkaç kullanıcıyla karşılaştım ...
Daha önce 100 MB kotaları ve temel bir Cyrus IMAP / Postfix çözümü olan kullanıcıların 100 kullanıcılı bir ortamı yönetiyorum. Bu, pek çok yerel olarak depolanan postaya ve bilgisayar arızası sonrasında veri saklama ve kaybedilen postalarla ilgili sorunlara neden oldu.
MailArchiva ile derhal Exchange 2010'a taşındım.(keşif / arşivleme için) ve bu kurulumda neredeyse bir yıl boyunca uğultu yapıyorlar. Gelen ve çıkan her şey uyumluluk amacıyla arşivlenir ve saklanır. Başlangıçta kullanıcı başına 3GB posta kutusu sınırlarını belirledim. Bir avuç kullanıcı, çalışma e-posta setleri için fazladan alana ihtiyaç duyuyordu ve haklı çıkarmayı başardı, bu yüzden bazı istisnalar yaptım. Bununla birlikte, Gelen Kutusu şu anda 14.000'i okunmamış 22.000 ürün olan özellikle kötü (ama önemli) bir kullanıcım var. Muhtemelen mesaj sayısı değil, e-postanın yapısı; çok sayıda rapor, açıklama ve büyük PDF ekleri. Bu aynı zamanda bir Blackberry kullanıcısı olduğu için konuya bağlı olarak postaları seçici olarak okuduklarından şüpheleniyorum. Kullanıcı 3GB limitini ilk defa vurdu ve posta kutusunu budamak istemiyor. Postaların akmasını sağlamak için silinmiş 3.000 öğesinin bakımını yaptım, Ancak, kullanıcıları e-postalarını nasıl organize edecekleri konusunda eğitmek konusunda kaybediyorum. Sıkı politikalar kurabilir ve hardalı olabilirim veya kullanıcıyla birlikte oturup postaları temizlemeye ve temizlemeye yardım edebilirim. Her iki durumda da, eğitime nasıl yardımcı olacağının gerçek sorununa değinmiyor.
Bu tür durumlarla nasıl başa çıkılacağına dair ipucu olan var mı? Bazı örnek kurallar istiyorum. Şirketinizde politika kullanıyorsanız, hangi tür politikalar insanların kontrol altında tutulmasına yardımcı olur?
İnsanların postaları farklı kullandıklarını biliyorum, ancak bu onları belirli bir örgütlenme biçimine zorlamakta zorlanıyor. En iyi örnek bile olmayabilirim ama neyin saklanacağını ve nelerin silineceğini de biliyorum.
Güncelleme - İlk savaş sona ermiştir; bu nedenle, kullanıcıyı makul bir budama ile Exchange posta kutusu sınırının altında tutabildim. Ancak, kullanıcının bilgisayarını yeniden yapılandırmaya gittim ve 6.500'den fazla alt klasöre sahip 17GB'lık bir yerel PST dosyası keşfettim! Kullanıcı mesajları bir dizi alt klasöre kopyalıyordu (taşımıyordu); bazen tek mesajlar kopyalanır / çoklu klasörlere dosyalanır. Dosya içindeki klasörlerin görüntülenme sırasını kontrol etmek için alt çizgiler (_) ve önekler (az) kullanıldı!Kullanıcı ayrıca, daha sonra yerel PST'nin alt klasörlerinden birine dosyalanacak bir Gelen Kutusu mesajının kaydedilmesi için giden e-postada kendilerini CC'liyordu. Bu, teknolojinin mutlak bir suistimali ve şirket verilerini organize etmenin korkunç bir yoludur. Şimdi bir şirket sorumluluğu olduğu için durumu ele almak için mal sahiplerine devrediyorum.