Yeni çalışanları işe alırken, insan kaynakları için kiralama için gerekli olan belli formları sağlamaları önemlidir. Amerika Birleşik Devletleri'nde, bir çalışan bir W-4 ve bir I-9 veya "Çalışan Uygunluğu Doğrulaması" formunu doldurmalıdır. Çalışanlar ayrıca işverenlerine bir sosyal güvenlik numarası (SSN) göstermelidir. Bir SSN sahibi olmayan çalışanlar, bir sosyal güvenlik kartına başvurmak için SS-5 formunu doldurmalıdır.
Sosyal Güvenlik numarası
İç Gelir Servisine göre bir sosyal güvenlik kartı gereklidir. Çalışanlar işe başlamadan önce sosyal güvenlik kartlarının orijinal bir kopyasını getirmelidir. Bazı işverenler, çalışanın işteki ilk gününe kadar bekler. İşveren, her yeni kiranın sosyal güvenlik numarasına sahip olduğunu doğrulamalıdır. Çoğu işveren, çalışanın sosyal güvenlik kartının fotokopisini çeker ve dosyada tutar.
I-9 Formu
Amerika Birleşik Devletleri vatandaşları ve vatandaş olmayanların tümü bir I-9 veya "İstihdam Uygunluğu Doğrulaması" formunu doldurmalıdır. Bu belge, bu ülkede çalışma hakkının yasal olduğunu kanıtlar. Çalışan adını, adresini, doğum tarihini ve sosyal güvenlik numarasını I-9 formunda doldurmalıdır. İşveren, yabancı uyruklulara verilen çalışma izinlerini doğrulayacak, sonra belge numarasını ve son kullanma tarihini not edecektir. Belge hem yeni işe alım hem de şirket temsilcisi tarafından imzalanmalıdır.
W-4 Formu
W-4 formu, çalışanın maaşından ne kadar vergi alınacağını belirler. Yeni çalışan, W-4 formunu, kendisine, talep edebileceği kesintilere, eşine ve bağımlılarına veya çocuklarına kadar olan kişisel indirimlerini rapor etmek için kullanıyor. Bir çalışanın talep ettiği kesintiler arttıkça, her maaştaki vergilerde daha az para harcanacaktır. Kesintileri talep ettikten sonra, çalışan W-4 formunu imzalamalı ve tarih atmalıdır.
W-5 Formu
Bir çalışan, hak ettiği “Peşin Kazanılan Gelir Kredisi” ödemeleri için başvuru yapma hakkına sahiptir. Kalifiye olmak için çalışanın bir W-5 formu sunması gerekir. 2010 yılı itibariyle, bir çalışan, İç Gelir Servisi'ne göre, yılda 35.535 doların (müştereken dosyalama yapılırsa 40.545 dolardan) az kazanıyorsa ve en az biri 19 yaşın altındaysa kredisini talep edebilir. Bununla birlikte, 2010 yılında bir işveren, çalışanlarına yalnızca maaşları üzerinden yılda maksimum 1.830 ABD doları tutarında kazanılan gelirin kredisini verebilir.
İlaç Tarama Raporu
Uyuşturucu kullanımı, işverenler için potansiyel olarak maliyetli olabilir. Uyuşturucu kullanan kişiler çoğu zaman gecikebilir, işe gelmez, sorun çıkarır ve hatta çalarlar. Bu nedenle, bazı şirketler bir çalışanı işe almadan önce istihdam öncesi uyuşturucu taramasına ihtiyaç duyar. Bu ilaç taramaları, Esrar (THC), Kokain, PCP, Opiatlar (kodein gibi) ve Amfetaminler gibi beş veya 10 ana sokak ilacını test etmek için tasarlanmıştır. Uyuşturucu taraması işverenlerin madde bağımlılığı sorunu olan insanları işe almalarını önlemeye yardımcı olabilir. Bu ilaç taramalarından gelen formlar genellikle doğrudan şirkete gönderilir.