Birbirlerinden uzak yerde bulunan kişi ve grupların, iletişim ağı ve video teknolojisi yolu ile bağlantı kurup toplantı yapmasına videokonferans adı verilmektedir. Videokonferansa görüntülü toplantı da denmektedir. Görüntülü yapılan bu toplantılar isteğe ve olanaklara bağlı olarak tek yönlü ya da çift yönlü yapılabilmektedir. Bu toplantılarda bir ya da daha çok katılımcı, video ekranından gösterilen canlı video bağlantısıyla toplantıda hazır bulunur. Günümüzde uçak ve otel masrafları düşünüldüğünde toplantıya katılacak kişi ya da grupların fiziksel olarak bir araya gelmesi çok masraflıdır. Bunun yerine, videokonferans daha verimli kabul edilen bir alternatiftir. Ancak, yine de sistemi kurmanın maliyeti çok yüksektir. Bu toplantılar aynı grup içinde çok sayıda yapılırsa, maliyet de azalır. Videokonferans yapılabilmesi için öncelikle ses geçirmez bir görüntülü toplantı stüdyosu gerekir; bu stüdyo ışıklandırma, mikrofonlar, kamera ve monitörlerle donatılmış olmalıdır. Görüntü ve ses sinyalleri video şifreleyici ile sayısal biçimde kodlanıp iletişim ağıyla gönderilir. Ses ve görüntünün sayısal olarak gönderildiği yerde de aynı şekilde video deşifreci ile tekrar ses ve görüntü haline getirilerek iletişim sağlanır. Son yıllarda kişisel bilgisayarlar içinde birkaç masaüstü görüntülü toplantı sistemi çıkarılmıştır; bunlarda bağlantı yerel alan ağıyla ya da geniş alan ağıyla sağlanır.