Ofiste dijital iletişim kanallarının mütemadiyen kullanımı, çalışanların verimliliklerini ve iş performanslarını olumsuz etkileyebilir. Microsoft tarafından Mayıs 2023'te yayınlanan bir araştırma, küresel çapta çalışanların veri, bilgi ve her zaman müsait iletişim yoğunluğuna ayak uydurmakta zorlandığını ortaya koydu.
2021 yılında dünya genelinde günlük 319,6 milyar e-posta gönderildiği ve alındığı tahmin edilirken, bu rakamın 2025 yılına kadar günlük 376,4 milyar e-postaya çıkması öngörülüyor.
Üstelik: Çalışanların planlanmamış, geçici dijital mesajlar aracılığıyla sürekli iletişim kurduğu platformlar kolay ve esnek olsa da zihinsel yorgunluğa yol açabilir, çalışanların zaman yönetimini olumsuz etkileyebilir. Söz konusu araştırma, insanların iş günlerinin %57'sini e-posta, toplantı ve diğer iletişim faaliyetlerine harcarken, sadece %43'ünü üretkenliğe ayırdıklarını gösteriyor.
- Stanford Üniversitesi tarafından yürütülen The Impact of Email on Concentration and Stress isimli araştırma, sürekli e-posta kontrol etmenin ve yanıtlamanın çalışanların dikkat sürelerini azalttığı ve bilişsel işlevlerini olumsuz etkilediğini gösteriyor.
- Londra Üniversitesi tarafından yürütülen The Effects of Instant Messaging on Workplace Productivity and Stress isimli çalışma ise, anlık mesajlaşma uygulamalarının sürekli kullanımının çalışanların stres düzeylerini artırdığı ve verimliliklerini azalttığı belirtiyor.
Son yıllarda büyük bir uzaktan işgücünü bir araya getirmek adına, şirketlerin teknolojiyle fazlasıyla iç içe olması bir süre için gerekliydi. Ancak bunun sonucu çalışanlar için iletişim kanallarının belirsizleşmesi, ve hatta yorucu bir şekilde parçalanmasıyla sonuçlandı. E-posta filtreleme, abonelikten çıkma, normal çalışma saatleri dışında veya gün içerisinde bildirimleri kapatma gibi günlük çözümler elbette rahatlatıcı; ancak hiçbiri çalışanların aşırı yüklenme sorunu çözmüyor. Şirketlerin durmaksızın gelişen ve güncellenen yeni teknolojilerden faydalanırken var olanların nasıl organize edeceklerini de düşünmeleri gerekiyor.
Ek bir bilgi: Microsoft'a göre bu ikilemin çözümü yapay zekanın iş yaşamına adaptasyonu. Teknoloji devi, yapay zekanın stresli çalışanları zaman alan angaryalardan kurtaracağını ve yaratıcılıklarını ortaya çıkaracağını iddia ediyor.
Özetle: Günümüz iş dünyasında iletişimin hızlı ve etkili olması gerekliliği yadsınamaz. Ancak, dijital teknolojilerin gelişmesiyle birlikte, e-mail, anlık mesajlaşma uygulamaları ve diğer dijital iletişim kanallarıyla çalışanların sürekli olarak bombardımana tutulduğu bir durum söz konusu.
Ne yapmalı? İş yerinde daha dengeli bir iletişim ortamı oluşturmak ve dijital iletişim kanallarını daha etkin bir şekilde yönetmek verimliliğini artırmak için önemli olmasının yanı sıra; günümüzde teknoloji ile haşır neşir tüm yöneticilerin üzerine eğilmesi gereken bir konudur. Konu üzerine atılacak adımlar şunlar olabilir:
- Tüm iş ve haberleşme yükünü tek bir platform üzerinden yürütmek,
- Her yeni değişiklikte çalışan geribildirimlerine kulak vermek,
- Çalışanların birbirleriyle ne sıklıkta ve ne zaman iletişim kurmaları gerektiğine dair sınırlar belirlemek - örneğin, e-postayı resmi konular için kullanırken günlük konuşmaları Microsoft Teams veya Slack üzerinden yürütmek, veya iş saatleri dışında e-mail kontrol etmemek,
- Şirket için toplantılar için bir zaman sınırı belirlemek,
- Dijital tükenmişliğin yüz yüze iletişimin yerini almasının önüne geçmek
Dijital refah, yöneticilerin dikkate alması gereken önemli bir konu.