Bu bölümde şirketinizin mevcut durumunu hızlı bir şekilde değerlendirebileceğiniz iki grup soru verilmektedir. Hizmet şirketlerinin sadece birinci grup soruları, üretim şirketlerinin ise hem birinci hem de ikinci grup soruları cevaplamaları gerekmektedir. Bu iki bölümde verilmiş olan sorular bir şirketde yönetim kalitesini ölçmek üzere hazırlanmış “asgari” kriterleri sorgulamayı amaçlamaktadırlar. Cevaplarınızda ne kadar çok “evet” varsa yönetim kaliteniz o derece ümit vadediyor demektir. “Hayır” veya “eh” şeklinde cevap verdiğiniz soruların konuları üzerinde çalışılması gerektiğini lutfen unutmayın.
HİZMET VE ÜRETİM FİRMALARI İÇİN ORTAK SORULAR
- Müşterileriniz hoş karşılanıyor ve işletme hakkında bilgilendiriliyor, müşteri memnuniyeti ölçülüyor mu?
- Müşteri memnuniyeti, ürün veya hizmet kalitesine ait değerlendirme sonuçları görünür bir şekilde işletme içinde asılıyor/duyuruluyor mu?
- Müşteri şikayetleri incelenip kısa zamanda sonuçlandırılıyor mu? Müşterilere şikayetlerinin çözümüne ilişkin bilgi veriliyor mu?
- İşletmenizde tüm süreçler açık bir şekilde tanımlanmış ve personele duyurulmuş mu?
- İşletmenizde güvenlik, temizlik, düzen ve yeterli aydınlatma sağlanmış mı? Hava kalitesi iyi ve ses seviyesi düşük mü?
- Her şeyin bir yeri var ve her şey yerli yerinde mi?
- Güncellenmiş bir şekilde hedefler ve bunlara ait performans seviyeleri açık ve görünür bir şekilde asılıp, duyuruluyor mu?
- Tüm çalışma alanlarında çalışma talimatları ve ürün/hizmet kalite spesifikasyonları görünür bir şekilde asılıyor mu?
- İşletmenizin yerleşim planı birbirinden bağımsız iş merkezlerinden ziyade sürekli bir ürün veya hizmet akışını sağlayan birimler/hatlar oluşturacak şekilde yapılandırılmış durumda mı?
- Takımların problem çözme yeteneği ölçülüyor mu, çalışanlarınız müşteriler, ürünler ve firma hakkındaki tartışmalara katılıyorlar mı? Çalışanlarınıza gelişimine önem veriliyor mu?
- Çalışma grupları, problem çözme ve sürekli gelişim sürecine katılacak şekilde eğitilmiş ve yetkilendirilmiş durumda mı? Çalışanlarınız sürekli gelişim sürecine inanarak katılıyorlar mı?
- Dışarıdan şirketinizi telefonla arayanlar aradıkları kişilere kısa zamanda kolayca ulaşabiliyorlar mı? Alınan mesajlar ilgili kişiye zamanında ulaştırılıyor mu?
- İşletmenizde her şeyin bir yeri var mı ve her şey yerli yerinde, ışıklandırma yeterli, ekipmanlar ve tezgahlar düzenli ve temiz mi ve güvenlik/düzen için oluşturulmuş işaretleme sistemi mevcut mu?
- Temel ürün/hizmet karakteristikleri/spesifikasyonları belirlenmiş ve buna uygun olarak hataların oluşmasını veya gözden kaçmasını engelleyecek kontrol yöntemleri uygulanıyor mu?
- Yönetim raporları dönemin sonundan itibaren kısa zamanda hazırlanabiliyor mu?
- Yıllık bütçe yapılıyor ve faaliyetlerin kontrolu için kullanılıyor mu, hazırlanan bütçe gelir tablosu, bilanço ve nakit akışı ile gerçek anlamda bir bütçe mi?
- İş planı ve stratejik plan hazırlanıyor mu? Bu planlar dönemsel olarak revize ediliyor ve hassasiyetle uygulanıyor mu?
- İnsan kaynakları yönetimine ilişkin olarak asgari yasal gerekliliklere uyuluyor mu?
- İşletmenizin üretim/hizmet sürecinden çıkan ürünleri veya hizmeti gönül rahatlığıyla satın alır mıydınız?
ÜRETİM FİRMALARI İÇİN YUKARIDAKİLERE EK SORULAR
- İşletmenizin anlık operasyonel durumunun izlenip, gözlenebildiği merkezi bir kontrol odası, panosu v.b. bir araç/yöntem/yer var mı?
- Güncel hedefler ve performans seviyeleri duyuruluyor mu?
- Yeni ürün devreye alma sürecine yönelik maliyet ve zaman hedeflerini gözeten etkili bir proje yönetim süreci mevcut mu?
- İşlemdeki ürünlerin hareketi bilgisayar ortamında takip edilebiliyor mu, bitmiş ürünlerin stoklama alanları tanımlanmış ve stoklar sayılabiliyor mu? Kayıtlardaki stoklarla gerçek stoklar uyumlu mu?
- Üretim girdileri üretim alanında ayrılan yerlerde veya en yakın alanda tutuluyor mu ?
- Malzemeler uygun taşıma kutuları/kasaları/metodları ile mümkün olan en kısa mesafede ve minimum seferde taşınıyorlar mı?
- Süreçler arası malzemelerin taşınması için uygun taşıma araçları ve taşıma için ayrılmış personel mevcut mu ve yerleşim planı kesintisiz ürün akışını sağlayacak şekilde mi?
- Verimlilik, kalite, iş emniyeti ve problemlerin çözümü / sürekli gelişime yönelik tablolar / bilgiler tüm ekipler için açıkça teşhir ediliyor mu?
- Üretim hatları, stoklar, ekipmanlar ve araç-gereçler etiketlenmiş mi ve bu etiketler görünür şekilde asılmış mı?
- Üretim hatları, hattın hızını kontrol eden ve öncelikli her aşamanın ara stok seviyelerini tayin eden temel bir sürece göre yapılandırılmış durumda mı? (Hat dengelemeleri yapılmış mı?)
- Ekipmanlar ve araç gereçler için bir önleyici bakım sistemi ve takvimi var mı, ekipmanların performansları ölçülüyor mu ve ekipmanların sürekli geliştirilmesi için politikalar var mı?
- Kalite ölçümü her ürün için ve her süreçte yapılıyor mu, hataların oluşmasını veya gözden kaçmasını engelleyecek yöntemler var mı?
- İşletmeniz ve üretim personeli, müşteri burayı görmese de müşteri memnuniyetine odaklanmış mı ve toplam kalite sistemi uygulanıp sürekli geliştiriliyor mu?
- Sipariş süreci verimli mi, üretim planlaması, stok kontrolü, sipariş yönetimi tek bir noktadan ve bilgisayar ortamında yapılıyor mu?
- Sipariş, ürün ve maliyet merkezi bazında maliyetler hesaplanıyor mu?
- İşletmede direkt ve endirekt maliyetler, değişken ve sabit giderler ayrılıyor mu?
- Tedarikçiler sınıflandırılıyor, tedarikçilerin kalite seviyeleri ve sevkiyat performansları ölçülüyor ve takip ediliyor mu ve tedarikçilerin yeni ürün geliştirme süreçleri tanımlanmış mı?
Evet cevabı verdiğiniz konuların gerçek bir değerlendirmesi veya hayır cevabı verdiklerinizin iyileştirme çalışmaları için bizi arayın…