TUTANAK:
*Tutanak; belgelenmesi gereken bir durumu, olayı tespit edenler tarafından imzalanan veya meclis, kurul, mahkeme vb. yerlerde söylenen sözlerin olduğu gibi yazıya geçirilmesi ile oluşan belgedir.
*Tutanak, çizgisiz, beyaz dosya kâğıdına bilgisayar veya daktiloyla yazılabileceği gibi silinmez kalemle okunaklı el yazısı ile de yazılabilir.
*Tutanakta yanlış yazılan ifadenin üstü tek çizgi ile çizilir ve düzeltme paraflanır.
*Tutanakta silme, kazıma ve tutanağa sonradan ekleme yapılmaz.
*Birden fazla sayfa kullanılmış ise her sayfa numaralandırılır ve paraflanır.
*Tutanak birden fazla nüsha hâlinde düzenlenmişse her bir nüshada ıslak imza bulunur.
*Tutanaklar, temelde toplantı ve olay tutanağı diye gruplanmakla birlikte toplantının veya olayın içeriğine göre tutanağın adlandırıldığı da görülür:
arama tutanağı, duruşma tutanağı, iş kazası tutanağı, işe devamsızlık tutanağı, kaza tespit tutanağı, kayıp veya buluntu eşya tutanağı, sınav tutanağı, teslim tutanağı, tespit tutanağı, yangın tutanağı vb.
*Toplantı tutanaklarında öncelikle toplantının gündemi yazılır.
*Görüşülen konular, söylenen sözler, alınan kararlar yazıldıktan sonra tutanak toplantıya katılanlar tarafından okunarak imzalanır.
*Olay tutanaklarında olayın ne zaman, nerede ve nasıl olduğu ile olaya karışanlarla ilgili tespitler yer alır. Olaylar oluş sırasına göre anlatılır.
*Tutanak, tutanağı tutanlar ve varsa şahitler tarafından okunarak imzalanır.
*Toplantı tutanağı toplantının başladığı andan itibaren, olay tutanağı ise olaydan hemen sonra düzenlenir.
*Tutanaklarda söylenenler, görülenler anlaşılır biçimde ve olduğu gibi yazılır; yoruma yer verilmez. *Tutanağı imzalayanların isim ve unvanları açıkça belirtilir.
Tutanağı Oluşturan Unsurlar:
Başlık:
*Kâğıdın üst-orta kısmına tamamı büyük harflerle yazılır.
*TUTANAK şeklinde bir başlık konabileceği gibi olayın veya toplantının içeriğini yansıtacak bir başlık da konabilir: HASAR TESPİT TUTANAĞI, ÖĞRETMENLER KURULU TOPLANTI TUTANAĞI vb.
Giriş:
*Toplantı tutanaklarında toplantının yeri, zamanı, gündemi, açılış, yoklama gibi unsurların; olay tutanaklarında olayla ilgili ön bilgilerle zaman ve yerin belirtildiği bölümdür.
Gelişme:
*Toplantı tutanaklarında gündemdeki görüşmelerin, olay tutanaklarında olayın oluş sırasına göre anlatıldığı bölümdür.
Sonuç:
*Toplantı tutanaklarında kararların yazıldığı ve tutanağın katılımcılar tarafından okunduğunun belirtildiği bölümdür.
*Olay tutanaklarında düzenleyenlerin tutanağı kendilerinin tuttuğunu belirttikleri ve (varsa) tutanağın şahitler tarafından okunduğunun belirtildiği bölümdür.
Tarih ve Saat:
*Giriş bölümünde belirtilmekle birlikte sonuç bölümünden sonra tekrar yazılan bölümdür.
*Toplantı tutanaklarının bu bölümünde saat belirtilmeyebilir.
İmza:
*Tutanağı tutan kişilerle toplantı tutanaklarında katılımcıların, olay tutanaklarında -varsa- şahitlerin ad, soyad, unvan ve imzalarının bulunduğu bölümdür.
Tutanak Yazma Kuralları:
Tutanaklar 3 nüsha düzenlenir.
Amacı ve muhatabı belirleme:
Yazmak istenilen tutanağın türü (olay tutanağı, toplantı tutanağı) belirlenir.
Başlığı belirleme:
*Tutanağın başlığı belirlenir, kâğıdın üst-orta kısmına tamamı büyük harflerle yazılır.
*İçerik, kelime ya da cümle ile belirtilemeyecek şekilde ise sadece “TUTANAK” ifadesi kullanılabilir.
Yer, tarih ve saati belirleme:
*Tutanağın yeri, tarihi ve saati mutlaka belirtilmelidir.
*Tutanakta, olayın meydana geldiği yer ile zaman dilimi (hangi gün, hangi saatte başlayıp ne zaman bittiği) mutlaka bulunmalıdır.
*Tutanaklar tarih ve saatle başlar, tarih ve saatle biter.
Kararların yazılması:
*Tutanaklarda kâğıdın sadece bir yüzüne alınan kararlar yazılır.
*Eğer birden fazla sayfaya yazılacaksa üst tarafa sayfa numaraları verilir.
*Her sayfası tutanağı tutan kişi veya kişilerce paraflanmalıdır.
*Tutanak düzenlenirken olay mahallinde bulunan iz ve deliller tespit edilip tutanağa geçirilir.
Tutanağa katılanların belirlenmesi ve imzalanması:
*Tutanağın alt kısmına katılanların veya orada bulunanların adlarıyla birlikte unvanları yazılır.
*Tutanak tamamlandıktan sonra imzalar atılır.
*Tutanak yazısı sonuçlandırıldıktan sonra belgenin altı, tutanağı düzenleyen görevliler (en az iki görevli), şüpheliler, tanıklar ve mağdurlar tarafından imzalanır.