Toplantılar. Onlara doyamıyorum. Asit reflü ve diş ağrısına doyamadığınız gibi.
Alaycılık bir yana, toplantıların işyeri gerçekliğinizin bir parçası olduğunu bilirsiniz. Onlar sadece. Ve birçok araştırma, çalışanların ortalama olarak, yetenekli, stratejik işlerine odaklanmak yerine günlerinin yaklaşık %60’ını iş koordinasyonuna harcadıklarını gösteriyor. Ve bunların dörtte biri çok fazla toplantı yaptıklarını ve üretkenliği sekteye uğrattıklarını söylüyor.
Ama gerçekçi olalım. Kuruluşunuz bu konu üzerinde çalışıyor olsa bile, toplantılar tamamen ortadan kalkmayacaktır. Soru şu ki – ve aslında her zaman böyle olmalıydı – sıklıklarını azaltırken toplantılarımızın kalitesini nasıl iyileştirebiliriz? Ve bu soru bugün daha da acil görünüyor. Artan sayıda toplantımız artık yüz yüze etkileşim ve uzaktan varlığın bir kombinasyonu olan “hibrit”.
Bu yeni işbirliği ortamında nasıl gezinileceğine dair ipuçları için, yazar Karin Reed ve Joseph Allen’a dönüyoruz. Aniden Hibrit: Modern Toplantıyı Yönetmek. Hemen kullanabileceğiniz fikirler sunarlar.
Rodger Dean Duncan: Bazı insanlar, hibrit toplantılarla aynı odadaki katılımcıların uzaktan katılan ekip üyelerine göre bir avantajı olduğunu iddia ediyor. Araştırmanız bu konuda ne diyor?
Karin Reed: Bahsettikleri şey, aynı fiziksel alanı paylaşanların, bir toplantıya uzaktan katılanları güçlendirecek politikalar olmadan katılım avantajına sahip olduğu oda içi önyargıdır.
Hibrit bir toplantıda, konumları ne olursa olsun herkesin görülebileceği ve duyulabileceği bir “herkes için mevcudiyet” sağlamakla ilgilidir. Fiziksel toplantı odasında “varlık” verilir. Birisi sanal olarak katıldığında, sunum yapmalarına izin veren teknolojiyle sınırlıdır. Örneğin, hibrit toplantılara ev sahipliği yapan her konferans odası, herkesin uzaktan katılanların yüzlerini kolayca görebilmesi için büyük monitörlerle donatılmalıdır. (Bir konferans odasının sonuna yerleştirilmiş bir dizüstü bilgisayar ekranı yeterli değildir.)
Duncan: Liderler, hibrit toplantılardaki tüm katılımcılar için “oyun alanını düzleştirmeye” yardımcı olmak için ne yapabilir?
Joseph Allen: İlk olarak, önce uzaktan kumandaların konuşmasına izin verin. Bu, bir konuyu tanıtmak ve ardından odadaki birine dönmek yerine, ekrana dönüp oradaki insanları konuşmaya davet ettiğiniz anlamına gelir.
İkincisi, herkesin konuşma kuyruğuna nasıl gireceğini bilmesi için bir sıra alma politikası oluşturun. Aksi takdirde, fiziksel toplantı odasındakiler diyaloğa hakim olacak ve sanal katılımcılar kenardan söz almakta zorlanacaklar. Gündeme geçmeden önce herkesin katılabileceği bir temel kural belirleyin ve “ekleyecek bir şeyim yok” yanıtını normalleştirin.
Üçüncüsü, lider olarak, yüz yüze olmak ve uzak olmak arasında geçiş yapın. Masanın uzak tarafından yönlendirmek, size bir toplantıya uzaktan katılmanın nasıl bir his olduğunu hatırlatmakla kalmaz, aynı zamanda bir bütün olarak ekibe güçlü bir sinyal gönderir: katılımınızın değeri bulunduğunuz yere bağlı değildir .
Duncan: Karma toplantılar için uygulanabilir temel kurallar açısından, gördüğünüz en iyi uygulamalardan bazıları nelerdir?
kamış: İyi çalıştığını gördüğümüz bir strateji, uzaktan katılanlar için oda içi müttefikler atamaktır. Odadaki kişiler, uzaktaki meslektaşlarının düzenli olarak konuşmaya katılmasını ve tartma fırsatına sahip olmalarını sağlamakla görevlendirilebilir.
Diğer bir en iyi uygulama, özellikle toplantı işbirliği veya karar verme için tasarlandığında, uzaktaki her katılımcıyı kameralarını açık tutmaya teşvik etmektir. Sanal katılımcıların tam katılım için mümkün olduğunca zengin bir ortam kullanmaları gerekir. Yalnızca sesi tek başına kullanıyorlarsa, varlıklarını ve bir bütün olarak toplantıda neler olup bittiğini etkileme yeteneklerini azaltıyorlar.
Duncan: Video yorgunluğu ve çoklu görevle mücadele için bazı iyi stratejiler nelerdir?
Allen: Bunlar hibrit toplantıların en büyük iki sorunu. Video yorgunluğu için dikkate alınması gereken iki şey var. İlk olarak, programlarımızda muhtemelen gereksiz olan birkaç toplantımız var. Belirli bir amacı olmayan ve/veya işbirliği gerektirmeyen toplantıları ortadan kaldırarak toplantı şişkinliğinden kurtulun. Birbirini iyi tanıyan kişiler arasındaki dahili toplantılarda, tartışılan konu çok karmaşık veya duygusal olarak yüklü değilse kamerayı kapalı bırakmak uygun olabilir. Birbirinize bir mola verin. Ancak, yüksek riskli şirket içi toplantılar, harici paydaşlarla toplantılar veya yeni (veya tanıdık olmayan) kişilerle toplantılar için bu kameraları açın!
Çoklu göreve gelince, herkese çoklu görevin bir efsane olduğunu hatırlatmalıyız. Sadece görev var. Ya toplantıda görev yapıyorsunuz ya da başka görevlerle uğraşıyorsunuz. Birinin veya diğerinin acı çekmesine izin vermeden ikisini birden yapamazsınız. Bununla birlikte, iyi toplantılar daha az çoklu göreve sahiptir. Onları iyi yapan nedir? Bir amaçları var ve sizden katkıda bulunmanızı ve işbirliği yapmanızı istiyorlar. Bu iki şey sizin için uygun değilse, toplantı muhtemelen çoklu görevlere eğilimlidir ve muhtemelen e-postalarını kontrol ettikleri için her soru sorduğunuzda kendinizi tekrarlamanız gerekecektir.
Duncan: Odada, videoda, telefonda vb. bulunan toplantı katılımcılarını uygun şekilde dahil etmek için hangi ipuçlarını sunabilirsiniz?
Allen: Dürüst olmak gerekirse, kilit nokta, toplantıların başarısı için katılımın ne kadar önemli olduğunun kabul edilmesidir. Hibrit toplantılar için, toplantı başarısının en önemli göstergesidir. İnsanlar görülmek ve duyulmak isterler ve buna ihtiyaç duyarlar. Bu bizim takdir edilmemizi nasıl sağladığımızdır. Takımın bir parçası olduğumuzu böyle hissediyoruz. Burada önemli olan, daha önce bahsettiğimiz tavsiyelerdir. Toplantı liderinin herkesi katılmaya davet ettiğinden emin olun. Bazen bu, toplantıya başka bir rol eklemek anlamına gelebilir; işi odadaki herkesin katılımını çekmek olan bir toplantı moderatörü. Toplantı lideri karar verici olduğunda, katılımı takip etmek ve sunulan bilgiyi işlemek zor olabilir.
kamış: İnsanlara hatırlatmak istediğimiz bir diğer şey ise hibrit toplantıların en kapsayıcı toplantı şekli olduğudur. İnsanların nerede olurlarsa olsunlar, mümkün olan her şekilde bağlantı kurmalarını sağlar. Esnek çalışmaya verilen öncelik göz önüne alındığında, hibrit toplantılar bunu desteklemek için önemli bir araçtır. Ancak hem lider hem de toplantıya katılanlar, kimsenin kendini ötekileştirilmiş hissetmemesi için herkesi sohbete dahil etmek için bilinçli bir çaba göstermelidir. Aksi takdirde takım uyumu zarar görecektir.
Duncan: Kurumsal dünyadan bazıları, toplantıları için “ters yüz edilmiş sınıf” modelini benimsiyor. Bu yaklaşımın toplantıya katılım ve sonuçların kalitesini nasıl ve neden iyileştirebileceğini bize anlatın.
Allen: Ters yüz edilmiş sınıf yaklaşımı yeni bir yaklaşım değildir. Öğretmenlerin 30 yılı aşkın süredir farkında oldukları pedagojik bir yaklaşımdır. Anlamlı bir konuşma yapılmadan önce insanların anlaması gereken bir sürü bilgi olduğunda kullanılır. Örneğin, öğrencilerin derse gelmeden önce bölümü okumaları gerekir veya sınıf etkinliği hiçbir anlam ifade etmez. Bunun adı hazırlık! Başka bir deyişle, ters yüz sınıf toplantı modeli, toplantıdan önce biraz hazırlık yapmaktan başka bir şey değildir. Bu, biz ve çoğu toplantı bilim insanının her zaman önerdiği bir şey.
Bu aynı zamanda toplantılarla ilgili başka bir sorunu da vurgulamaktadır. Bunların çoğu “bilgi paylaşım toplantıları” olarak adlandırdığımız türden. Herhangi bir tartışma fırsatı olmadan bir saat boyunca bir şey hakkında konuşan birini dinlediğimiz toplantılardır. Ofislerimize geri dönüyoruz ve çoğu zaman toplantıya neden gittiğimizi merak ediyoruz. Bu durumlar toplantı değil … ya da olmamalı. Ters yüz edilmiş bir sınıf konseptinin bir dünya fark yaratacağı yer burasıdır. Bu bir saatlik sunum kaydedilebilir ve önceden ekip tarafından tüketilmek üzere gönderilebilirdi. Ardından, bunu tartışmak ve sonuç olarak alınacak önlemleri belirlemek için bir toplantı planlanabilir. Bu, toplantı tanımına uyuyor çünkü hem amacı hem de işbirliğini içeriyor.
Duncan: Toplantı “soğuk arama” nedir ve katılımın kalitesini nasıl etkiler?
kamış: Bahsettiğimiz şey “iyi niyetle soğuk arama”. İşte o zaman birini adıyla çağırırsınız, böylece onları olay yerine koymanın bir yolu olarak değil, girdilerini sunabilirler. Bir toplantı lideri olarak, bazıları yüz yüze ve diğerleri sanal olduğunda odayı okumak o kadar kolay değil. Bu nedenle, birinin ekleyecek bir şeyi olduğuna dair sözel olmayan işaretleri anlamayabilirsiniz. İnsanlara isimleriyle hitap etmek iki şey yapar. İlk olarak, kimsenin sesini duyurma fırsatını kaçırmadığından emin olmanıza yardımcı olur. İkincisi, diyaloğu daha iyi yönlendirmenize yardımcı olur.
Hem sanal hem de karma toplantılarda olabilen bodur ve yapmacık konuşmalar, insanların konuşma sırasının ne zaman geldiğini bilmemelerinin bir sonucudur. Birine adıyla hitap ederseniz, proaktif olarak onlara söz vermiş olursunuz. Yine de bu teknik etrafında psikolojik güvenlik sağlamak önemlidir. Aradığınız kişinin ekleyecek bir şeyi yoksa “geçti” demenin gayet iyi olduğunu açıkça belirtin.
Duncan: Önde gelen hibrit toplantıların en yaygın ve kaçınılabilir tuzaklarından bazıları nelerdir?
Allen: En yaygın tuzak, ister videoda ister telefonda olsun, uzaktan katılan insanları unutmaktır. Hepimiz yaptık. Ama hibrit toplantılar üzerine bir kitap yazdığınızda ve bunu yaptığınızda daha da utanç verici. Bu nedenle, önce uzak katılımcıların konuşmasına izin veren bir politika, gerçek toplantıda kimin olduğu konusunda herkesin ortak farkındalığını artırmaya yardımcı olabilir. Sadece konferans odası masasının etrafında oturan insanlar değil.
Diğer büyük tuzak, toplantı liderlerinin bu karmaşık iletişim ortamında nasıl dolaşılacağını bildiklerini varsaymaktır. Yönetilmesi gereken çok şey var ve bunları etkin bir şekilde çalıştırabilmeleri için uygun donanım, yazılım ve beceriyle donatılmaları gerekiyor. İlk ikisiyle daha iyi durumdayız (web kameralarına ve yazılım firmalarına teşekkür ederiz). Üçüncüsünde yetersiz kalıyoruz. Oda fiziksel olarak mevcut olmayan insanları içerdiğinde, insanlar “odayı okumak” için farklı becerilere ihtiyaç duyarlar. Sanal katılımcılara doğrudan sorular sormak ve ekrandakilerin beden dilini gözlemlemek gibi şeyler yaparak herkesi dahil etmek için sürekli çaba göstermelisiniz. Kendi başınıza gezinmesi zor bir zihniyet değişimi olması gerekiyor. Ayrıca, toplantı liderlerinin çoğu, uzun süredir devam eden en iyi toplantı uygulamalarına bağlı kalmakta hâlâ gecikiyor. Geç başlamak, bir gündemi kaçırmak, insanların monologlarına izin vermek vb. Hibrit toplantılarda toplantı akışını daha kolay bozar. İnsanların bu zorluklarla nasıl başa çıkacaklarını bilmeleri gerekir ve eğitim, hayal kırıklığından kurtulmanın kritik bir parçasıdır.
Duncan: Uzak toplantı katılımcıları, görüşlerinin uygun şekilde kabul edilmesini ve dikkate alınmasını sağlamak için ne yapabilir?
Allen: Çoklu görev yapmayın. Çağrılmayı beklemeyin. Kendinizi konuşmaya dahil edin. Biraz künt gelebilir, ama yapılacak doğru şey bu. Çok sık sıramızı bekleriz. Ancak uzak bir katılımcıysanız, sıra almanızı sağlayan temel kurallar olmadıkça, doğrudan çağrı yapmadığınız sürece muhtemelen katılmayacaksınız. Uzak katılımcı olarak aktif olarak katılmazsanız, ortadan kaybolursunuz. Toplantı sırasında ve toplantı sonucu üzerinde etki sahibi olduğunuzu iddia edin.
Duncan: Hibrit toplantılar bu kadar zorsa, tamamen sanal bir toplantı yapmak için herkesi dizüstü bilgisayarlarına geri göndermek daha mantıklı değil mi?
kamış: Yıllarca, çoğu toplantı danışmanı tarafından verilen tavsiye buydu. Ama önemli bir gerçeği gözden kaçırıyor. İnsanlar sosyal varlıklardır ve başkalarıyla birlikte olmayı severiz. Herkesi kendi Yakınlaştırma kutularına geri göndermek, tamamen sanal yaşamlarımızda pek çok insanın hissettiği izolasyonu teşvik ediyor.
Allen: Ayrıca, topladığımız veriler erken dönem vaat ediyor. Hibrit toplantılar yapmaya başlayanlar için, onları diğer herhangi bir toplantı formatı kadar tatmin edici buldular. Sadece bu değil, aslında daha katılımcıydılar, daha az kötü toplantı davranışı içeriyordu (monolog gibi) ve toplantılar arasında daha az toparlanma süresi gerektiriyordu (bir toplantıdan diğerine başlamadan önce sıkıştırmayı açmak için gereken süre).
Karma toplantılar kasıtlı bir yaklaşım gerektirir, ancak bu çabaya değer. Veriler ve toplantı bilimi bunu destekliyor.
Kaynak : https://worldnewsera.com/news/career-jobs/hybrid-meetings-giving-you-angst-try-these-tips-make-them-better/