COVID-19 nedeniyle artık birçok ekip uzaktan çalıştığından, etkili bir şekilde işbirliği yapmak için Microsoft Teams gibi sanal iletişim araçlarını kullanmak zorunda kaldılar!
Ancak Microsoft Teams’i nasıl kullanacaksınız?
Sonuçta, Microsoft Teams etkili bir araç olsa da kafa karıştırıcı olabilir!
Hızlı bir başlangıç yapmanıza yardımcı olmak için bu makale, video konferans ve iletişim ihtiyaçlarınız için Microsoft Teams’i nasıl kullanacağınız konusunda adım adım yol gösteren bir kılavuzdur. Takımınız için en uygun olup olmadığını belirlemenize yardımcı olmak için aracın temel özelliklerini ve fiyatlandırmasını vurgulayacağız.
Ayrıca Microsoft Teams’in yeteneklerinden daha fazla yararlanmanıza yardımcı olacak üç ipucunu da ele alacağız!
Başlayalım.
Microsoft Teams nedir?
Microsoft Teams, Microsoft Office 365 Suite’in bir parçası olan çevrimiçi bir iletişim ve ekip işbirliği aracıdır. Çoğunlukla uzak ekipler tarafından video konferans için kullanılsa da, yapabileceği tek şey bu değil.
Takımlar size şu konularda yardımcı olabilir:
- Belirli görevler veya ekipler için özel kanallar oluşturun.
- Sesli ve görüntülü toplantıları kaydedin.
- Ayrıntılı açıklamalar için ekranınızı ekip üyeleriyle kolayca paylaşın.
- Komut kutusunu kullanarak arşivlerde hızlı bir şekilde arama yapın.
Microsoft Teams Nasıl Kullanılır (Adım Adım Kılavuz)
Microsoft Teams gibi bir uzaktan iletişim aracı kullanmak, ekibinizin binlerce mil uzakta olsalar bile bağlantıda kalmasını sağlamak için çok önemlidir.
Ancak araca aşina değilseniz, bu zor olabilir.
Sizin için durum buysa, endişelenmeyin!
Teams’i doğru şekilde kullanmak için bu basit adım adım kılavuzu izleyin.
Masaüstü ve mobil platformlarda izlemeniz gereken adımları şu şekilde ele alacağız:
- Microsoft Teams’e nasıl başlanır
- Ekipler ve kanallar nasıl oluşturulur?
- Video konferans nasıl kurulur
- Toplantılar nasıl planlanır
Microsoft Teams’e Nasıl Başlanır
Microsoft Teams’i kullanmaya başlamanıza yardımcı olacak adım adım bir kılavuz:
Bir Hesap Oluşturun
Masaüstü için
Adım 1: Microsoft Teams web sayfasına gidin ve ekranın sağ üst köşesindeki profil simgesine tıklayın.
Adım 2: Görünen “Oturum açın” sayfasında, “Bir tane oluşturun!” yeni bir hesap oluşturmak için bağlantı.
Adım 3: “Hesap oluştur” penceresinde, e-posta adresinizi (tercihen bir iş e-posta adresi) girin ve “İleri” düğmesine tıklayın.
Adım 4: Bir şifre oluşturmak için ekrandaki talimatları izleyin ve sonraki sayfalara bilgilerinizi girin.
Tüm ayrıntılarınızı girdikten ve e-postanızı doğruladıktan sonra , Teams web uygulamasını kullanmaya başlamak için Microsoft Teams ana sayfasını ziyaret edin.
Mobil cihazlar için
Cep telefonunuzda bir Microsoft hesabı oluşturmak için uygulamayı indirin ve yukarıda belirtilen aynı talimatları izleyin.
Microsoft Teams Uygulamasını İndirin
Masaüstü için
Adım 1: Microsoft Teams masaüstü uygulamasını indirmek için Microsoft Teams web sayfasına dönün ve ekranınızın üst kısmındaki “Ekipleri İndir” seçeneğine tıklayın.
Adım 2: Sisteminize bağlı olarak, Mac OS veya Windows için indirme bağlantısına sayfa atlamak için “Masaüstü için indir” düğmesine tıklayın.
Adım 3: İndirilen dosyayı açın ve Microsoft Teams’i yüklemek için sağlanan talimatları izleyin.
Mobil cihazlar için
Adım 1: Microsoft Teams uygulamasını iOS App Store veya Android için Google Play Store’dan indirin.
Adım 2: Yüklendikten sonra uygulamayı açın ve Microsoft Teams’i kullanmaya başlamak için Microsoft hesabınızda oturum açın.
Ekipler ve Kanallar Nasıl Oluşturulur
Microsoft Teams’de bir Ekip, genellikle tüm organizasyondan oluşan, birlikte çalışan bir grup insandır.
Bu arada, Kanallar, her birinin bir departmana, projeye ve hatta bir göreve adanabildiği ayrı görüşmelerdir.
Microsoft Teams’de ekipler ve kanallar oluşturma adımları şunlardır:
Bir ekip oluşturun
Masaüstü için
Adım 1: Microsoft Teams uygulamasını açın ve soldaki Teams kenar çubuğunun altındaki “Bir ekibe katılın veya bir ekip oluşturun” seçeneğine tıklayın.
Adım 2: Görünen yeni ekranda “Takım oluştur” butonuna tıklayın.
Adım 3: Aşağıdaki ekranda şunları seçebilirsiniz:
- Sıfırdan bir takım oluşturun
- Mevcut bir Office 365 grubundan veya ekibinden oluşturun
Ekibiniz Teams’e kaydolmadan önce Office 365 kullanıyorsa, “Oluştur …” seçeneği kullanılarak eklenebilecek mevcut gruplarınız olabilir.
Aksi takdirde, “Sıfırdan bir takım oluşturun” ile devam edin.
Adım 4: Ardından, Ekibin bir parçası olan kişileri tanımlayın.
Platformunuzu nasıl düzenlemek istediğinize göre seçiminizi yapın:
- Özel: Ekibin yalnızca birkaç belirli üyesi olması gerekiyorsa Özel’i seçin.
- Genel: Değişen üyeleri olan ekipler için idealdir.
- Kuruluş Çapında: Tüm kuruluşunuzu platformda tek bir “ekip” olarak barındırmak ve departmanları bölmek için kanalları kullanmak istiyorsanız, Kuruluş çapında ideal bir seçenektir.
Adım 5: Oluşturmak istediğiniz takım türünü seçtikten sonra, ona bir isim vermeniz gerekir.
“Pazarlama” veya “Sosyal Medya” gibi uygun bir ekip adı seçin ve ardından sağ alttaki “Oluştur” düğmesini tıklayın.
Adım 6: Yeni ekibiniz artık Teams uygulamanızın sol kenar çubuğunda görünecektir (aşağıdaki resimde).
Takıma üye eklemek için takım adının yanındaki üç noktayı tıklayın ve “Üye ekle” yi seçin.
Adım 7: Eklemek istediğiniz üyelerin adlarını yazın.
Bunların kuruluşunuzun dışından harici kullanıcılar gibi “misafir” olması durumunda, bunun yerine e-posta adresleriyle onlara konuk erişimi verebilirsiniz.
Mobil cihazlar için
Adım 1: Microsoft Teams uygulamasını açın.
Adım 2: Ekranın altındaki “Takımlar” simgesine, ardından sağ üstte “iki kişi ve bir artı işareti” simgesine dokunun. Takımları yönet sayfasına ulaşmalısınız.
Adım 3: Yeni ekibinizi oluşturmak için ona bir isim verin, bir açıklama ekleyin ve gizlilik ayarlarını yapın.
Ekibi oluşturduktan sonra, üç noktalı “Diğer seçenekler” simgesine dokunun ve “Üye ekle” yi seçin. Eklemek için ekip üyelerinizin adlarını yazın.
Not: Aynı anda kişi gruplarını / birden çok kişiyi eklemek için masaüstü veya web uygulamasını kullanmanız gerekir.
Bir kanal oluşturun
Masaüstü için
Artık bir takım oluşturduğunuza göre, kanal ekleme zamanı.
Varsayılan olarak, Microsoft Teams tüm ekip üyeleri için genel bir kanal oluşturur.
Ek kanallar oluşturmak için aşağıdaki adımları izleyin:
Adım 1: Yeni bir kanal oluşturmak istediğiniz Takımın yanındaki üç noktaya tıklayın ve “Kanal ekle” seçeneğine tıklayın.
Adım 2: Görünen açılır pencerede şunları yapabilirsiniz:
- Bir kanal adı seçin.
- Bir kanal açıklaması ekleyin.
- Her ekip üyesine veya yalnızca birkaç üyeye erişime izin vermek için gizlilik ayarlarını değiştirin.
Bu ayarları tamamladığınızda, kanalı oluşturmak için “Ekle” düğmesine tıklayın.
Mobil cihazlar için
Adım 1: Mobil uygulamada, alttaki Ekipler simgesine tıklayın.
Adım 2: Kanala eklemek istediğiniz takım için üç noktaya (“Diğer seçenekler” simgesi) dokunun. Ardından, “Seçenekleri yönet” i tıklayın.
Adım 3: Yeni bir kanal oluşturmaya başlamak için “Ekle +” yı tıklayın. Kanal için bir isim ve isterseniz bir açıklama ekleyin.
Adım 4: Standart bir kanal oluşturmak için “Bitti” ye dokunmanız yeterlidir. Özel bir kanal oluşturmak için, “Gizlilik” e dokunun, “Özel” i seçin, ardından geri dönüp “Bitti” ye dokunun.
Adım 5: Özel bir kanal oluşturmayı seçerseniz, “üye ekle” ekranı otomatik olarak açılacaktır. Bu aşamada üye ekleyebilir veya bu adımı atlayıp daha sonra üye ekleyebilirsiniz.
Microsoft Teams’de Video Konferans Nasıl Kurulur
Microsoft Teams ile video konferans son derece basittir.
İşte nasıl yapılacağı:
Masaüstü için
Adım 1: Microsoft Teams uygulamasını açın ve video konferans yapmak istediğiniz ekibe / kanala gidin.
Oluşturma kutusunun altındaki küçük kamera simgesine tıklayın.
Adım 2: İsterseniz video görüşmesine bir konu ekleyebilirsiniz. Ardından başlamak için “Şimdi buluş” düğmesini tıklayın.
Adım 3: Görünen video görüşmesi ekranında, kameranızı ve mikrofonunuzu açıp kapatmak için araç çubuğunu kullanabilir, ayrıca ekranınızı görüşmeye katılan herkesle paylaşabilirsiniz.
Mobil cihazlar için
Adım 1: Microsoft Teams mobil uygulamasını açın ve video görüşmesi başlatmak istediğiniz sohbete gidin.
Adım 2: Seçilen sohbette, görüntülü aramayı başlatmak için “Görüntülü görüşme” ye dokunun. Katılımcılar masaüstlerinden veya cep telefonlarından cevap verebilir.
Artık video görüşmelerini nasıl ayarlayacağınızı bildiğinize göre, ekip üyelerinizle kolayca çevrimiçi toplantılar ve tartışmalar gerçekleştirebilirsiniz!
Toplantılar Nasıl Planlanır
Herkesin varlığına ihtiyaç duyan önemli toplantıları önceden planlamak en iyisidir. Bu şekilde, insanlar toplantı için programlarını temizleyebilir ve bunu takvimleriyle senkronize edebilir.
Microsoft Teams’de toplantıları şu şekilde planlayabilirsiniz:
Masaüstü için
Adım 1: Oluştur kutusunun altındaki “Bir Toplantı Planla” (takvim simgesi) öğesini seçin.
Adım 2: Sol bölmedeki “Takvim” e gidin ve sağ üstte bulunan “Yeni toplantı” yı tıklayın.
Adım 3: Takvimde bir zaman aralığı seçtikten sonra, size yardımcı olacak bir form açılacaktır.
Adım 4: Toplantı için bir başlık ekleyin, katılımcıları davet edin ve diğer ayrıntıları ekleyin. Planlama Asistanı, herkesin uygunluğunu kontrol etmenize yardımcı olabilir.
Adım 5: İşlemi tamamlamak için “Kaydet” e basın. Her katılımcının Outlook gelen kutusuna otomatik olarak bir davet gönderilecektir!
Mobil cihazlar için
Adım 1: Uygulamanın alt kısmındaki Takvime dokunun ve sağ üstteki “Bir toplantı planlayın” seçeneğine gidin.
Adım 2: İhtiyacınız olan herkesi davet etmek için “Katılımcı ekle” seçeneğine dokunun.
Adım 3: Toplantının başlangıç ve bitiş zamanını ayarlayın. Bir açıklama da yazın.
Adım 4: Teams toplantınızı planlamayı bitirmek için “Bitti” ye dokunun!
Microsoft Teams’in Üç Ek Özelliği
Teams’i hem uzaktaki hem de ofis içi ekipler için mükemmel bir iletişim aracı yapan üç özellik şunlardır:
Canlı olaylar
Takımların canlı etkinlikleri, geniş kitleler için oluşturulmuş yayınlardır.
Video konferanslardan ve aramalardan farklı olarak, canlı etkinlikler, izleyici etkileşiminin yalnızca yayınladığınız içeriği görüntülemekle sınırlı kaldığı bir iletişim biçimidir ( müzisyenlerin sosyal medyada ev sahipliği yaptığı ücretsiz konserler gibi ).
Microsoft Teams ile şunları yapabilirsiniz:
- 10.000’e kadar katılımcı için canlı etkinliklere ev sahipliği yapın
- Yayından sonra izleyicilerin yayın yapması için canlı etkinlikleri kaydedin
- Yayına sınırlı erişime izin verin veya bunları herkese açık hale getirin.
Anında Mesajlaşma
Microsoft Teams bir işbirliği aracı olduğundan, ekibin bağlantıda kalmasını sağlayan bir anlık mesajlaşma özelliğine sahiptir.
Size şunları sağlar:
- Hızlı bir grup sohbeti yapın veya bir video görüşmesine katılın.
- Outlook gelen kutunuzdaki e-posta yanıtlarını hızlı bir sohbete taşıyın.
- Gifler ve çıkartmalarla gayri resmi sohbetler yapın.
Uygulama Entegrasyonları
Microsoft Teams, çeşitli platformlarda iletişiminizi kolaylaştırmaya yardımcı olmak için tonlarca işyeri uygulamasıyla entegre olur.
Aşağıdaki gibi uygulamalarla bütünleşir:
- MeisterTask: Çevik ekipler arasında işbirliği için oluşturulmuş bir görev yöneticisi
- Azure panoları: Kanban panoları, scrum panoları ve panoları içeren bir proje izleyici
- Çevik Kişiler: Teams’in içinden müşteri içgörülerine erişmeye yardımcı olan bir CRM
Microsoft Teams Fiyatlandırması
Microsoft Teams, ihtiyaçlarınıza göre birden çok plan sunan Office 365 paketinin bir parçasıdır.
Microsoft Teams’i Kullanmak İçin Üç Bonus İpucu
Microsoft Teams, ekibinizin üretkenliğini artırmak için güçlü bir araç olabilir. İşte bundan en iyi şekilde yararlanmak için birkaç ipucu.
Sıklıkla Eğik Çizgi Komutlarını Kullanın
Microsoft Teams, son kullanıcı deneyimini kolaylaştırmak için eğik çizgi komutlarını destekler.
Eğik çizgi komutları, mesaj gönderme veya birinin / birinin etkinliğini görüntüleme gibi temel görevleri hızlandırır.
Bunları denemek için komut çubuğuna yazın:
- / goto – Bir Teams kanalına veya takıma atla
- / bahsedin – Bahsetmelerinizi hızlıca izleyin
- / available – Uygunluk durumunuzu ayarlayın
Belge Kitaplığındaki Dosyalarınız Üzerinde Çalışın
Microsoft Teams, arayüzünden ayrılmadan paylaşılan Word, Excel veya PowerPoint dosyaları üzerinde çalışmanıza olanak tanır.
Teams’in dosya paylaşım özelliği ile yapabileceğiniz birkaç şey şunlardır:
- Dosyaları paylaşılan bir dosya deposuna yükleyin
- Ekip uygulamalarındaki dosyaları düzenleyin
- Gerçek zamanlı işbirliği yapın
- Kuruluşunuzun dışındaki üyelerle dosya paylaşın
Microsoft Teams’in Mobil Uygulamasından En İyi Şekilde Yararlanın
Microsoft Teams’in mobil uygulaması, hareket halindeyken güncel kalmanıza yardımcı olur.
Güçlü yetenekleri, masaüstü uygulamasının aşağıdakiler gibi özelliklerinin çoğunu destekleyebilir:
- Sesli ve görüntülü konferans
- Dosyaları paylaşmak veya görüntülemek
- Farklı ekiplere ve kanallara katılmak
- Hareket halindeyken toplantı planlama
Sonuç
Uzaktan çalışma her zaman çocuk oyuncağı değildir, özellikle alışkın olmadığınızda.
Ancak doğru araçlarla çok daha rahat!
Artık Microsoft Teams’i nasıl kuracağınızı ve kullanacağınızı bildiğinize göre, kuruluşunuz güçlü özellikleriyle kolayca işbirliği yapabilir.
Microsoft Teams ihtiyaçlarınıza uygun görünmüyorsa, Skype Kurumsal, Zoom ve Slack gibi alternatifleri her zaman kontrol edebilirsiniz!