

Ýpek Üniversitesinden:
ÝPEK ÜNÝVERSÝTESÝ ÝHALE VE SATIN ALMA YÖNETMELÝÐÝ
BÝRÝNCÝ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanýmlar
Amaç
MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliðin amacý; Ýpek Üniversitesi tarafýndan yapýlacak her türlü mal ve hizmet alým-satýmý, kiralama, taþýma, yapým ve benzeri iþlemlerde uygulanacak usul ve esaslarý düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik; Ýpek Üniversitesi ve baðlý akademik ve idari birimlerin ihtiyaç duyduðu her türlü alým-satým, yapým, hizmet, kiralama, taþýma ve benzeri iþlerin yapýlmasý ve yaptýrýlmasýna iliþkin hükümleri kapsar.
Dayanak
MADDE 3 – (1) Bu Yönetmelik,
4/11/1981 tarihli ve 2547 sayýlý Yükseköðretim Kanununa ve 28/3/1983 tarihli ve 2809 sayýlý Yükseköðretim Kurumlarý Teþkilatý Kanununun ek 141 inci maddesine dayanýlarak hazýrlanmýþtýr.
Tanýmlar
MADDE 4 – (1) Bu Yönetmelikte geçen;
a) Birim: Üniversitenin fakülte, yüksekokul gibi eðitim-öðretim veren bölümleri ile tüm idari ve hizmet alanlarýný,
b) Ýdari þartname: Üniversite tarafýndan hazýrlanan idari þartnameyi,
c) Kurucu Vakýf: Koza Ýpek Eðitim Saðlýk Hizmet Yardým Vakfýný,
ç) Muayene ve Kabul Komisyonu: Üniversitenin Muayene ve Kabul Komisyonunu,
d) Mütevelli Heyeti: Ýpek Üniversitesi Mütevelli Heyetini,
e) Mütevelli Heyeti Baþkaný: Ýpek Üniversitesi Mütevelli Heyet Baþkanýný,
f) Rektör: Ýpek Üniversitesi Rektörünü,
g) Satýn Alma ve Ýhale Komisyonu: Ýpek Üniversitesi Satýn Alma ve Ýhale Komisyonunu,
ð) Teknik þartname: Üniversite tarafýndan hazýrlanan teknik þartnameyi,
h) Üniversite: Ýpek Üniversitesini,
ý) Yüklenici: Üzerine ihale yapýlan ve sözleþme imzalanan istekliyi,
ifade eder.
ÝKÝNCÝ BÖLÜM
Yetkili Organlar, Satýn Alma ve Ýhale Esaslarý,
Ýhaleye Katýlamayacak Olanlar
Mütevelli heyeti
MADDE 5 – (1) Satýn alma iþleri, Mütevelli Heyetinin, her öðretim yýlý baþýnda onaylayacaðý bütçe çerçevesinde gerçekleþtirilir. Bu sýnýrlar içinde satýn alma yetkisi ve sorumluluðu, Mütevelli Heyeti Baþkanýnýn belirlediði kiþilere verilir.
(2) Birinci fýkrada belirtilen þartlarla gerçekleþtirilemeyen iþler, Mütevelli Heyetinin
onayý alýnarak yerine getirilebilir.
Satýn alma ve ihale komisyonu-muayene ve
kabul komisyonu
MADDE 6 – (1) Satýn alma ve ihale
komisyonu; Genel Sekreter baþkanlýðýnda, Rektör tarafýndan görevlendirilen akademik ve idari personel ile Satýn Alma Müdürü ve satýn almayý talep eden ilgili birim yöneticisinden oluþur. Bu komisyona Mütevelli Heyet Baþkaný tarafýndan ihale konusuyla ilgili bir uzman görevlendirilebilir.
(2) Yapým iþlerinde yukarýda belirtilen kiþilere ek olarak Rektör tarafýndan uygun görülecek teknik elemanlar satýn alma ve ihale komisyonuna dâhil edilebilir.
(3) Muayene ve
Kabul Komisyonu; iþin istenilen vasýfta olduðunun tespitine yetkili olarak Mütevelli Heyeti Baþkaný veya Rektör tarafýndan görevlendirilen en az üç üyeden oluþur. Satýn alma talep
formunda yer alan iþin tamamlanmasýný müteakip Muayene ve Kabul Komisyonu toplanýr. Komisyon, iþin Satýn Alma ve Ýhale Komisyonunun kararý doðrultusunda tamamlandýðýna kanaat getirdiði takdirde kararýný Mütevelli Heyeti Baþkanýnýn onayýna sunar. Onay gören karar tutanaðý ödemeye esas olmak üzere Satýn Alma Müdürlüðüne iletilir. Kabul edilmeyen iþler yinelettirilir. Acil durumlar veya tutarý itibarýyla Satýn Alma ve Ýhale Komisyonuna sevk edilmemiþ iþlerde ödeme yapýlabilmesi için talep sahibinin, alýnan mal veya
hizmetin uygunluðunu kontrol edip mal ve hizmet teslim fiþini onaylamasý gerekir.
(4) Komisyonlar
üye tam sayýsýyla toplanýr ve salt çoðunlukla karar verir. Oylarýn eþit olmasý halinde baþkanýn oyu yönünde çoðunluk saðlanmýþ sayýlýr. Üniversitenin Satýn Alma
Komisyonunda görev alan üyeler, Muayene ve
Kabul Komisyonunda görev alamazlar.
Satýn alma kararý iþlemleri
MADDE 7 – (1) Satýn alma kararýnda aþaðýdaki bilgiler bulunur:
a) Satýn alma talebinde bulunan birimin adý ve talep tarihi,
b) Satýn alma kararýnýn ilgili olduðu iþ,
c) Satýn alýnmasýna karar verilen mal veya hizmetin adý, tanýmý, özelliði, cinsi, ölçüsü ve miktarý,
ç) Teklif veren firmalarýn isimleri, teklife esas birim fiyatlar ve toplam tutarlar,
d) Tercih edilen
firmanýn tercih sebebi,
e) Satýn Alma ve Ýhale Komisyonu üyelerinin adý, soyadý ve imzasý/elektronik onayý.
Satýn alma ve ihale esaslarý
MADDE 8 – (1) Her satýn alma iþleminde en az üç firmadan teklif alýnýr, üç teklifin alýnamayacaðý durumlarda sadece ana firmadan, ana firma yoksa ana distribütörden teklif alýnýr.
(2) Satýn alma, mümkün olan en uygun þartlarda ilk elden
ve piyasa rekabet þartlarý gözetilerek yapýlýr.
(3) Satýn almalarda tercih yapýlýrken, firmanýn o konudaki yetkinlik derecesi, firmalarýn referanslarý, istenilen kaliteyi verme yeteneði, istenilen zamanda teslim, en uygun ödeme ve bakým koþullarýný saðlama gibi özellikler göz önünde tutulur.
(4) Satýn alma talebinin belirli nitelikleri, teknik özellikleri ve markayý içermesi durumunda satýn alma, firmadan
doðrudan temin usulü ile gerçekleþtirilebilir.
(5) Satýn alýnmasý kararlaþtýrýlan mal, hizmet, proje ve yapým iþlerinin belirlenen usullerle gerçekleþtirilmesini müteakip; ayný iþin devamý veya ilave ve
benzer iþler için gereken satýn alma iþlemleri ve yapým iþlerinin projeye baðlý olarak sonuçlandýrýlmasý ve tamamlanmasý, yýllýk kanuni artýþ oranlarý dikkate alýnarak, yeni bir teklif alýnmadan ve ihaleye çýkýlmadan Rektör onayý ile saðlanabilir. Bu ilave iþler ve satýn almalar için yeni teklif ve karar alýnmaz, iþlem ayný kararla iliþkilendirilerek gerçekleþtirilir.
(6) Alýmlarýn firmalara duyurulmasý davetiye yolu ile yapýlýr.
Ýhaleye katýlamayacak olanlar
MADDE 9 – (1) Doðrudan doðruya veya dolaylý ya da alt yüklenici olarak
kendileri veya baþkalarý adýna ihaleye katýlamayacak olanlar þunlardýr:
a) Ýlgili mevzuat hükümlerine göre geçici veya devamlý olarak; 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayýlý Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununda belirtilen merkezi yönetim kapsamýndaki kamu idareleri ve özel kanunlarla kurulmuþ olan bankalar ile
iktisadi devlet teþekküllerinin ihalelerine girmekten menedilmiþ olanlar.
b) Üniversiteden yevmiye alanlar dahil aylýk veya ücret alan Üniversite mensuplarý.
c) 2547 sayýlý Kanunda belirtilen Üniversite yöneticileri ve Satýn Alma ve Ýhale Komisyonu baþkan ve üyeleri ile bunlarýn eþleri ve üçüncü dereceye kadar (bu derece dahil) kan ve ikinci
dereceye kadar (bu derece dahil) kayýn hýsýmlarý, evlatlýklarý ve evlat edinenleri ile ortaklarý.
(2) Daha önce kendisine iþ verildiði halde, usulüne göre sözleþme yapmak istemeyen istekliler ile sözleþme yapýldýktan sonra taahhüdünden vazgeçen ve mücbir sebepler dýþýnda taahhütlerini, sözleþme ve þartname hükümlerine uygun olarak yerine getirmediði tespit edilenler, Hukuk Müþavirliðinin de görüþü alýnarak iki yýla kadar ihalelere
alýnmazlar.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Satýn Alma ve Ýhale Usulleri
Satýn alma ve ihale usulleri
MADDE 10 – (1) Bu Yönetmelik kapsamýnda yapýlacak alýmlarda aþaðýdaki usuller uygulanýr:
a) Kapalý teklif,
b) Açýk teklif,
c) Doðrudan temin.
(2) Bir ihalede
yukarýdaki usullerden hangisinin uygulanacaðý Satýn Alma ve Ýhale Komisyonunun
takdir yetkisindedir.
(3) Satýn Alma ve Ýhale Komisyonu; ihale, kapalý teklif veya açýk teklif alma usullerinde Üniversiteye gelen teklifleri her satýn alma iþi için belirleyeceði esaslar çerçevesinde deðerlendirir. Bu deðerlendirme sonucunda Satýn Alma ve Ýhale Komisyonu satýn almaya karar verip vermemekte serbesttir ve bu
tekliflerden kýsmen satýn alma yapabileceði gibi, satýn almayý erteleyebilir
veya iptal edebilir.
(4) Satýn alma iþlemleri satýn alma kararýnýn Satýn Alma ve Ýhale Komisyonu üyelerinin imzalamasý veya elektronik
onayý ile gerçekleþtirilmiþ olur.
(5) Bu Yönetmelikte açýklanan hususlara uygun olmayan ve þartnamede belirtilen gün ve saatten sonra
verilen tekliflerin deðerlendirmeye tabi tutulup tutulmayacaðýna Satýn Alma ve Ýhale Komisyonu
karar verir.
Kapalý teklif
MADDE 11 – (1) Bu usulde, teklifler yazýlý olarak yapýlýr. Teklif mektubu bir zarfa konulduktan sonra, zarfýn üzerine teklif veren firma veya þahsýn ismi, teklif verdiði konu, açýkça yazýlýp zarf kapatýlýr. Zarfýn kapanan kýsmý teklif veren firma yetkilisi tarafýndan imzalanýr. Teklif mektubu þartnameye uygun
olarak hazýrlanýr, þartnamede teklif mektubu ile beraber verilmesi
istenen belge ve ek bilgiler varsa mutlaka verilir. Teklif mektuplarýnda teklif edilen fiyatlarýn rakam ve yazý ile birbirine uygun olarak açýkça yazýlmasý gerekir. Teklif mektuplarý teklif veren tarafýndan imzalanmalýdýr.
Açýk teklif
MADDE 12 – (1) Açýk teklif usulü; niteliði itibariyle açýk teklif alýnmasýnda fayda görülen veya kapalý teklif usulünün gereksiz zaman kaybýna neden olacaðý hallerde, yazýlý tekliflerin açýk olarak veya
faks, e-posta ya da kapalý zarf içerisinde alýnmasý suretiyle gerçekleþtirilen satýn alma usulüdür. Teklif usullerinde, genel olarak en uygun teklif sahibi ile
yeniden pazarlýk yapýlýr.
Doðrudan temin
MADDE 13 – (1) Bu usulde; güzel sanatlara
mahsus eliþleri, resim, heykel, tablo, yayýn, perakende yiyecek, içecek, çiçek ve toplu alýmlar dýþýnda acil ihtiyaç duyulan kaðýt-kýrtasiye, temizlik malzemeleri, yazýcý ve fotokopi makineleri için toner/kartuþ ve benzeri sarf malzemesi, bakým, onarým, eðitim, müfredat geliþtirme, kütüphane kolleksiyonunun geliþtirilmesi için kitap, elektronik kitap, veri tabanlarý, paket yazýlým, araþtýrma, etüt, proje, planlama, müþavirlik, keþif, harita, reklam, fotoðraf, film,
kontrollük, tercümanlýk, sigorta, vasýta, menkul ve gayrimenkul kiralanmasý gibi özel nitelikli mal ve hizmetlerin bir firmadan doðrudan temin edilmesi usulüdür. Doðrudan teminde kamu alýmlarýndaki limit uygulanýr. Onay süreci tamamlanan
satýn alma talep formuna/elektronik sistemden yapýlan taleplere istinaden satýn alma iþi doðrudan Satýn Alma Müdürlüðünce gerçekleþtirilir.
(2) Bir mal
veya hizmet alýmý ile onarým iþinin kýsa bir sürede yerine
getirilmesinin zorunlu olduðu hallerde veya fiyatýn sabit olduðu alýmlarda veya distribütör eliyle satýldýðý hallerde de doðrudan temin usulü uygulanýr.
(3) Doðrudan temin usulünde, niteliði itibarýyla pazarlýk yapýlmasýna imkân saðlanýr.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Satýn Alma Talepleri, Satýn Alma ve Ýhale Komisyonu
Kararý Gerektirmeyen Ýþler
Satýn alma talepleri
MADDE 14 – (1) Üniversite
birimleri, satýn alýnmasýný talep ettikleri mal veya hizmete iliþkin satýn alma talep formunu/elektronik sistemden yapýlan talepleri Satýn Alma Müdürlüðüne gönderir. Toplanan tüm satýn alma taleplerinin ayrý ayrý veya birleþtirilerek deðerlendirilmesi sürecinde stok seviyeleri, bütçeye uygunluk ve ödenek kontrolü yapýlýr. Gerek duyulduðunda talep sahibi
birimlerin yetkililerinden, talebin yeniden incelenmesi ve varsa
eksikliklerin giderilmesi istenebilir. Tamamlanan talepler için; Satýn Alma Müdürlüðünce, satýn alma usulünde belirlenen yetki limitleri dahilinde satýn alma iþlemi baþlatýlýr.
Acil durumlarda satýn alma iþlemleri
MADDE 15 – (1) Acil durumlarda satýn alma iþlemleri, Satýn Alma Müdürlüðünün yetki ve sorumluluðunda doðrudan yürütülür. Üniversitenin eðitim veya öðretimi aksatabileceði düþünülen durumlar için satýn alma usullerinin uygulanmasýnýn beklenemeyeceði olaylar acil durum olarak kabul edilir.
(2) Acil
durumlarda satýn alma ve imza yetkisi Mütevelli Heyeti Baþkanýnýn yetkilendirdiði kiþilere aittir; bu satýn almalarda satýn alma ve ihale
usulleri aranmaz.
Satýn alma talepleri
MADDE 16 – (1) Satýn alma talep
formunda/elektronik sistemde aþaðýda belirtilen bilgiler bulunur:
a) Ýhtiyaç bildiren birimin adý ve birim yöneticisinin imzasý,
b) Tarih,
c) Satýn alýnmasý talep edilen malýn/hizmetin tanýmý, özelliði, cinsi, ölçüsü ve miktarý,
ç) Satýn alma talebinin
gerekçesi,
d) Gerekli görülecek diðer açýklamalar,
e) Bölüm/birim amirinin onayý.
Satýn alma ve ihale komisyonu kararý gerektirmeyen iþler
MADDE 17 – (1) Akademik ve idari personel hizmetleri, günlük ihtiyaç ve her türlü sarf malzemeleri, yedek parçalar, temizlik iþleri, gýda gibi olaðan hizmetler, küçük donaným ve yazýlýmlarýn satýn alýnmasý; Mütevelli Heyeti Baþkanýnýn belirlediði limit çerçevesinde Satýn Alma ve Ýhale Komisyonu kararý olmadan ihtiyaç sahibi birimlerin
talebi ve onaylý satýn alma talep formu/elektronik sistem onayý ile Mütevelli Heyeti Baþkaný veya yetkilendirdiði kiþilerin onayýyla doðrudan satýn alýnabilir.
(2) Pazarlýk imkânýnýn bulunmadýðý büyük alýþveriþ merkezlerinden yapýlacak satýn almalarda Satýn Alma ve Ýhale Komisyonunun
kararý aranmaz.
BEÞÝNCÝ BÖLÜM
Þartnameler, Sözleþmeler ve Teminatlar ile Ýhalenin Kesinleþmesi
Þartnameler ve sözleþmeler
MADDE 18 – (1) Yapýlacak olan alýmlara iliþkin þartnameler, bu Yönetmelik ve uygulanmasý zorunlu olan diðer mevzuat hükümleri de dikkate alýnarak Satýn Alma Müdürlüðünce hazýrlanýr.
(2) Þartnamelerin satýn alma konusu iþlerin her türlü idari ve teknik özelliðini belirtmesi gerekir. Þartnamelerde iþin mahiyetine göre konulacak olan özel ve teknik þartlarýn yanýnda gerekli
hallerde ek hususlara da yer verilir.
(3) Þartnameler idari ve teknik þartname olmak üzere ikiye ayrýlýr. Bunlardan;
a) Ýdari þartname; yapýlacak iþin idari prosedürünün isteklilere duyurulmasý amacýyla Satýn Alma Müdürlüðünce hazýrlanýr. Ýþin niteliðine göre aþaðýdaki hususlarýn tamamýna veya bir kýsmýna yahut diðer ek þartlara uygun bir sýrada yer verilir. Söz konusu hususlar þunlardýr:
1) Ýþin konusu,
2) Teklifin þekli ve son gönderme tarihi,
3) Teminat alýnýp alýnmayacaðý, alýnacaksa miktarý,
4) Opsiyon müddeti,
5) Ýþin süresi,
6) Ödeme durumu,
7) Teslim þekli,
8) Vergi ve harçlarýn kimin tarafýndan ve nasýl ödeneceði,
9) Gümrük iþleri,
10) Ýhaleye katýlma þartlarý ve katýlamayacak olanlar,
11) Üniversitenin alýmý yapýp yapmamakta ve iþi dilediðine vermekte serbest olduðu, iþin ve sipariþin durdurulmasý veya iptali,
12) Uyuþmazlýklarýn çözümü,
13) Satýn alma iþleminin hangi usulle yapýlacaðý,
14) Gecikme ve
diðer hususlarla ilgili cezai müeyyideler,
15) Gerekli görülen diðer belgeler.
b) Teknik þartname; iþin ihtiyaca uygun olarak gerçekleþtirilmesi için gerekli teknik
açýklamalarý ve þartlarý içerir ve istekte bulunan birim ile Satýn Alma Müdürlüðü tarafýndan hazýrlanýr. Ýstekte bulunan birimin hazýrladýðý satýn alma talep formu/elektronik sistem talebi veya
dilekçesinde aþaðýda belirtilen ayrýntýlý teknik açýklamalar da iþin aciliyeti ve niteliðine göre teknik þartname olarak kabul edilebilir:
1) Ýþin konusu, niteliði ve yöntemi,
2) Garanti,
3) Teslim süresi, yeri ve þekli,
4) Bakým, servis, montaj.
(4) Þartnamelerde aksine bir hüküm bulunmadýkça fiyat ve nitelik açýsýndan en uygun teklifi veren firma ile pazarlýk yapýlabilir. Mutabakata varýlmasý halinde Satýn Alma ve Ýhale Komisyonu kararýnýn onaylanýp kesinleþmesini takiben onbeþ gün içinde sonuç ilgili firmaya
bildirilir ve firma sözleþmeyi imzalamaya ve sözleþmede öngörülmüþ ise kesin teminatý yatýrmaya davet edilir. Sözleþmelerde aþaðýdaki hususlar yer alýr:
a) Alýnacak mal/hizmetin net ve ayrýntýlý olarak açýklamasý,
b) Alýnacak mal/hizmet bedeli, ödeme planý ve gerekli hallerde teminat,
c) Süre, fesih, yenileme þartlarý,
ç) Gerekli durumlarda damga vergisi, noter tasdiki
ve benzeri mali yükümlülükler ve sigorta sorumluluklarý,
d) Ýþin gereðince yapýlmamasý, süresinde bitirilmemesi gibi hallerde uygulanacak
cezai þartlar ve Üniversite için doðacak haklar.
(5) Süreklilik arz eden hizmet alýmlarýnda, sözleþme süresi tamamlandýðý halde iþe ayný yüklenici ile devam edilmek istendiði takdirde sözleþmede belirtilen fiyat veya devresel fiyat artýþlarý dýþýnda bir fiyat artýþý yapýlmamýþ olmasý kaydýyla, yeni bir satýn alma isteði yapýlmasýna gerek duyulmaksýzýn sözleþme yenilenir. Ancak mevcut sözleþme koþullarý ayný kalmak kaydýyla, ek hizmet
istekleri, yeni bir satýn alma talep formu doldurulmasýný gerektirir.
Geçici teminat
MADDE 19 – (1) Ýhaleye
gireceklerden iþin niteliðine göre ve iþin tahmini bedeli üzerinden Üniversite tarafýndan belirlenecek oranda geçici teminat alýnýr. Teklif alma usulü ile yapýlacak alýmlarda ise tahmini bedel bildirilmediðinden idari þartnamede tespit olunacak miktarda geçici teminat alýnýr.
Kesin teminat
MADDE 20 – (1) Ýhaleye
gireceklerden iþin niteliðine göre ve iþin tahmini bedeli üzerinden idari þartnamede belirlenecek oranda kesin teminat alýnabilir.
Ýhalenin kesinleþmesi
MADDE 21 – (1) Ýhaleler Mütevelli Heyet Baþkanýnýn yetkilendirdiði kiþilerin onayý ile kesinleþir. Bu durum en geç üç iþ günü içinde yüklenici firmaya
teblið edilerek sözleþme yapmaya ve kesin teminat vermeye davet edilir. Kendisine ihale
yapýlmayan isteklilerin varsa geçici teminatlarý iade edilir.
(2) Taahhüdünü yerine getiremeyen yüklenici firmanýn teminatý irat kaydedilir. Yüklenici firmanýn Üniversiteye maddi zarar vermesi durumunda bu zarar,
kesin teminat miktarýndan az olsa da kesin teminattan artan fark iade
edilmez.
Müteahhidin ölümü
MADDE 22 – (1) Müteahhidin ölümü halinde sözleþme feshedilerek, teminatý ve varsa diðer alacaklarý varislerine verilir. Gerekli teminatý vermek suretiyle iþe veya sözleþmeye devam etmek isteyen varise, Mütevelli Heyeti Baþkanýnýn yetkilendirdiði kiþilerin onayý ile iþ veya sözleþme devredilebilir.
Müteahhidin iflasý veya mahkum olmasý
MADDE 23 – (1) Müteahhidin iflasý halinde sözleþme feshedilir ve Üniversitenin zarar
ve ziyaný talep edilir.
(2) Müteahhidin tutuklanmasý veya mahkum olmasý hallerinde sözleþme feshedilebileceði gibi, vekil
tayin ederek iþi sürdürme isteði de kabul
edilebilir.
ALTINCI BÖLÜM
Çeþitli ve Son Hükümler
Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller
MADDE 24 – (1) Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde, ilgili diðer mevzuat hükümleri ve Mütevelli Heyeti
kararlarý uygulanýr.
Yürürlük
MADDE 25 – (1) Bu Yönetmelik yayýmý tarihinde yürürlüðe girer.
Yürütme
MADDE 26 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Ýpek Üniversitesi Rektörü yürütür.