2. Bölüm - Küresel E-Ticaret ve İşbirliği
İşletmeler, faaliyetlerin devamı için ürün tedarikçileri, müşteriler ve çalışanlar ile uğraşmalı bunun yanı sıra ürettikleri ürünler ve hizmetlere varana kadar birçok farklı konu hakkında gelişim sağlamalıdır. İşletmeyi daha verimli hale getirebilmek için bu konulardaki performansın geliştirilmesi ve elde edilen bilgileri yaptıkları faaliyetlerde daha iyi kullanabilmek için düzenleme yapmalıdırlar. İşte bilişim sistemleri, firmaların tüm bilgilerini yönetmelerine, daha iyi kararlar almalarına ve iş süreçlerinin yürütülmesindeki iyileştirmelere olanak tanır.
İş Süreçleri
Bir önceki derste işlediğimiz yönetim, organizasyon ve teknolojiden oluşan iş süreçleri, değerli bir ürün veya hizmet üretmek için işin organize edilmesini, koordine edilmesini ve odaklanma şeklini ifade etmektedir. İş süreçleri, bir ürün veya hizmet üretmek için gerekli faaliyetlerin toplamıdır. Bu faaliyetler, iş süreçlerindeki katılımcılar arasında bilgi akışlarıyla desteklenir. Bir işletmenin performansı, iş süreçlerinin ne kadar iyi tasarlandığına ve koordine edildiğine bağlıdır. Bir şirketin iş süreçleri, şirketin inovasyon yapmasını veya yaptığı işi rakiplerinden daha iyi yürütmesini sağlıyorsa, o şirketin rekabet gücü kaynağı olabilir.
Fonksiyonel İş Süreçleri
İşlevsel Alan
- Üretim
- Satış ve Pazarlama
- Finans ve Muhasebe
- İnsan Kaynakları
İş Süreçleri
- Üretimin; Ürün montajı, kalite kontrol, malzeme listesi üretimi.
- Satış ve pazarlamanın; müşterileri belirleme, müşterileri ürünlerden haberdar etme, ürünün satışı.
- Finans ve muhasebenin; alacaklara ödeme yapma, mali tabloların oluşturulması, nakit akışını düzenlemek.
- İnsan kaynaklarının; işçi alımı yapmak, çalışanların performansını ölçmek, çalışanların sosyal haklarını düzenlemek.
İş Süreçleri
Birçok iş süreci belirli bir işlevsel alana bağlıdır. Örneğin, bir önceki sunuda gördüğümüz gibi satış ve pazarlama işlevi müşterilerin tanımlanmasından, insan kaynakları işlevi ise çalışanları işe almaktan sorumludur. Örneğin, satış departmanı bir satış siparişi alır. Sipariş, müşterinin sipariş için ödeme yapabilmesini sağlamak için önce muhasebeye geçer. Müşteri para kontrolü yapıldıktan sonra, üretim departmanı ürünü stoktan çeker veya ürünü üretir. Daha sonra ürün sevk edilir. Muhasebe departmanı tarafından fatura veya fiş oluşturulur ve müşteriye ürünün sevk edildiğini belirten bir bildirim gönderilir. Satış departmanı bu gönderi konusunda bilgilendirilir ve garanti talepleri konusundaki gereklilikler yerine getirilmeye hazırlanır. İlk bakışta basit bir süreç gibi görünen, bir siparişin yerine getirilmesi, işletmedeki ana fonksiyonel grupların yakın koordinasyonunu gerektiren karmaşık bir dizi iş süreci olarak ortaya çıkar. Dahası, sipariş tamamlama sürecinde tüm bu adımları verimli bir şekilde gerçekleştirmek için çok fazla bilgi gerekmektedir. Bu bilgiler, bir karar alıcıdan diğerine firma içinde, iş ortaklarıyla ve müşteriyle hızlı bir şekilde akmalıdır. İşte tüm bunlar bilgisayar tabanlı bilişim sistemleri ile mümkün kılınmaktadır.
Bilişim sistemleri ile, bir fatura ve sevkiyat siparişi oluşturmak gibi daha önce manuel olarak gerçekleştirilen iş süreçlerindeki birçok adımı otomatikleştirir. Ancak günümüzde bilgi teknolojisi çok daha fazlasını yapabilir. Yeni teknoloji, bilgi akışını gerçekten değiştirebilir. Daha fazla insanın bilgiye erişmesini ve paylaşmasını mümkün kılar. Bir e-kitap indirmek, internet üzerinden bir bilgisayar satın almak veya spotify, iTunes gibi yerlerden müzik parçası indirmek, günümüzün bilgi teknolojisi olmadan düşünülemeyecek olan yeni iş modellerine dayalı tamamen yeni iş süreçleridir. Bu nedenle, iş süreçlerine dikkat ederek ve iş süreçlerini analiz ederek, bir işletmenin gerçekte nasıl çalıştığını çok net bir şekilde anlayabilirsiniz.
Farklı Yönetim Grupları için Sistemler
Bir işletmenin, farklı yönetim gruplarını veya düzeylerini destekleyecek sistem ihtiyacı vardır. Bu sistemleri ikiye ayırabiliriz;
- Hareket İşlem Sistemleri (Transaction Processing Systems)
- İş zekası (Business Intelligence)
Hareket İşlem Sistemleri
Operasyonel tarafta yer alan yöneticiler, satışlar, faturalar, nakit akış, maaş bordroları, krediler ve malzemelerin akışı gibi organizasyonun temel faaliyetlerini takip eden sistemlere ihtiyaç duymaktadır. İşte bu işleri yerine getiren sistemlere hareket işlem sistemleri adını veriyoruz. Hareket işlem sistemleri, satış siparişi girişi, otel rezervasyonları, maaş bordrosu, çalışanların kaydını tutma ve nakliye gibi işleri yürütmek için gerekli günlük rutin işlemleri gerçekleştiren ve kaydeden bilgisayar tabanlı bilişim sistemdir. Bu seviyedeki sistemlerin temel amacı, rutin soruları cevaplamak ve organizasyon boyunca işlem akışını takip etmektir. Hareket İşlem Sistemleri İngilizce tabiri olarak Transaction Processing Systems kısaltma olarak ise TPS kullanılmaktadır.
Örneğin bir çalışanın maaş bordrosu sistemi, çalışanlara ödenen paranın kaydını tutar. Çalışanın adı, SGK numarası, haftalık çalıştığı saat sayısını içeren bir zaman çizelgesi, bu sistem için tek bir işlemi temsil eder. Bu işlem sisteme girildiğinde, kuruluş için çalışan bilgilerini kalıcı olarak tutan sistemin ana dosyasını günceller. Bu sisteml şirket yönetimine ve devlet kurumlarına ilgili raporları oluşturmak ve çalışanlara maaş yatırmak için farklı şekillerde birleştirilir. Yöneticiler, iç operasyonların durumunu ve firmanın dış çevre ile ilişkilerini izlemek için TPS’ye ihtiyaç duyar. TPS ayrıca diğer sistemler ve iş fonksiyonları için önemli bilgi üreticileridir. Sağ tarafta yer alan görselde görüleceği üzere, maaş bordro sistemi ayrıca diğer muhasebe TPS’leri ile birlikte, şirketin gelir ve gider kayıtlarının tutulmasından, gelir tabloları oluşturulmasına ve bilançolar gibi raporların üretilmesinden sorumlu olan şirketin genel muhasebe sistemine veri sağlar. Ayrıca sigorta, emeklilik ve diğer sosyal haklar hesaplamaları için çalışan ödeme geçmişi verilerini firmanın insan kaynakları sistemine ve ödeme verilerini Vergi Dairesine gibi devlet kurumlarına gönderir. Hareket işlem sistemleri genellikle bir işletme için o kadar merkezidir ki, birkaç saatlik TPS başarısızlığı bir firmanın ve belki de ona bağlı diğer firmaların çöküşüne yol açabilir. Paket takip sistemi çalışmayan bir kargo firmasının başına neler gelebileceğini hepimiz tahmin edebiliriz veya rezervasyon sistemi çalışmayan bir havayolu firmasının.
İş Zekası
Firmalar ayrıca, iş zekası sistemlerine sahiptir. İş zekası, yöneticilerin ve diğer kurumsal kullanıcıların daha bilinçli kararlar almasına yardımcı olmak için verileri organize etmek, analiz etmek ve verilere erişim sağlamak için veri ve yazılım araçları için kullanılan bir terimdir. İş zekası, tüm yönetim seviyelerinin karar verme gereksinimlerine hitap eder. Orta düzey yönetime yönelik iş zekası sistemleri, izleme, kontrol, karar verme ve idari faaliyetlerde yardımcı olur. Yönetim bilişim sistemleri (YBS) terimi ayrıca orta yönetime hizmet eden belirli bir bilişim sistemleri kategorisini belirtir. YBS, orta düzey yöneticilere işletmenin mevcut performansı hakkında raporlar sağlar. Bu bilgiler, işi izlemek ve kontrol etmek ve gelecekteki performansı tahmin etmek için kullanılır. YBS, hareket işlem sistemleri tarafından sağlanan verileri kullanarak şirketin temel işlemlerini özetler ve raporlar.
E-İş, E-Ticaret, E-Devlet
Bu tanımladığımız sistemler, firmaların müşterilerle, çalışanlarla, tedarikçilerle ve lojistik ortaklarla olan ilişkilerini, interneti kullanarak dijital ilişkilere dönüştürüyor. Elektronik iş veya e-iş, dijital teknolojinin ve İnternetin kurumsal-işletmedeki temel iş süreçlerini yürütmek için kullanılması anlamına gelir. E-iş aynı zamanda elektronik ticareti içerir (e-ticaret). E-ticaret, e-iş’in internet üzerinden mal ve hizmet alım satımı ile ilgilenen bölümüdür. Aynı zamanda reklam, pazarlama, müşteri desteği, güvenlik, teslimat ve ödeme gibi bu piyasa işlemlerini destekleyen faaliyetleri de kapsar. E-ticaret ile ilişkili teknolojiler, kamu sektöründe de benzer değişiklikleri beraberinde getirmiştir. Hükümetler vatandaşlara, çalışanlara ve birlikte çalıştıkları işletmelere bilgi ve hizmet sunmak için İnternet teknolojisini kullanıyor. E-devlet, devlet ve kamu sektörü kurumlarının vatandaşlar, işletmeler ve diğer devlet kolları ile ilişkilerini dijital olarak sağlamak için İnternet ve ağ teknolojilerinin uygulanmasını ifade eder. E-devlet, devlet hizmetlerinin sunumunu iyileştirmenin yanı sıra, devlet işlemlerini daha verimli hale getirir ve ayrıca vatandaşlara bilgiye daha kolay erişim sağlar.
İşbirliği
İşbirliği Nedir? İşbirliği, paylaşılan açık hedeflere ulaşmak için başkalarıyla çalışmaktır. İşbirliği, görev veya görevlerin başarılmasına odaklanır. Bir hukuk firması, vergi sorunları olan bir müşterinin ihtiyaçlarını karşılamak için bir muhasebe firmasındaki muhasebecilerle işbirliği yapabilir. İşbirliği, görevin niteliğine ve katılımcılar arasındaki ilişkiye bağlı olarak kısa süreli veya uzun süreli olabilir. İşbirliği bire bir veya çoktan çoğa olabilir.
Sosyal İşletme
Günümüzde pek çok firma, çalışanlarını, müşterilerini ve tedarikçileri ile ilişkilerini geliştirmek için sosyal işletmeyi (Facebook, Twitter, İnstagram ve diğer sosyal araçlar dahil olmak üzere sosyal ağ platformlarının kullanımı) benimseyerek işbirliğini geliştirmektedir. Bu araçlar, çalışanların profiller oluşturmasına, gruplar oluşturmasına ve birbirlerinin durum güncellemelerini “takip etmesine” olanak tanır. Sosyal işletmenin amacı, bilgi paylaşımını, yeniliği ve karar vermeyi hızlandırmak ve geliştirmek için firma içindeki ve dışındaki gruplarla etkileşimi derinleştirmektir. Sosyal işletmede anahtar olay konuşmalardır. Müşteriler, tedarikçiler, çalışanlar, yöneticiler, genellikle firmanın bilgisi olmadan sürekli olarak firmalar hakkında konuşurlar. Sosyal işletmede, firmalar bu konuşmalara ayak uydurabilirse, tüketiciler, tedarikçiler ve çalışanlarla bağlarını güçlendireceklerini ve firmadaki duygusal katılımlarını artıracaklarını savunurlar. Tabii ki bütün bunlar büyük ölçüde bilgi şeffaflığı gerektirmektedir. Herhangi birisinin müdahalesi olmaksızın, fikirlerini ve gerçekleri oldukça doğrudan başkalarıyla paylaşmaları gerekir. Böylece çalışanlar, müşterilerin ve diğer çalışanların ne düşündüğünü doğrudan öğrenir. Tedarikçiler tedarik zinciri ortaklarının fikirlerini doğrudan öğrenir.
Sosyal İşletme Uygulamaları
- Sosyal ağlar = Kişisel ve iş profilleri ile bağlantı kurma
- Kitle kaynak = Yeni fikirler ve çözümler üretmek için kitlenin bilgisinden yararlanma
- Paylaşılan Çalışma Alanı = Projelerin ve görevlerin koordine edilmesi
- Bloglar ve Wiki = Bilgileri yayınlamak ve hızla erişmek, görüş ve deneyimleri tartışmak
- Sosyal ticaret = Sosyal platformlardan satın alma deneyimlerinin paylaşımı
- Dosya paylaşma = Fotoğraflar, videolar paylaşarak yorum edinme
- Sosyal pazarlama = Müşterilerle etkileşim için sosyal medya kullanımı
- Topluluklar = Herkese açık forumlarda veya sitelerde uzmanlığı paylaşma
Bilişim Sistemlerinin İşletmelerdeki Rolü
Bir işletmede bilişim sistemlerinin rolü nedir? İşletmelerin bugün çalışmak için bilişim sistemlerine ihtiyaç duyduklarını ve birçok farklı türde sistem kullandıklarını işledik. Peki ama bu sistemleri çalıştırmaktan kimler sorumlu? Bu sistemler tarafından kullanılan donanım, yazılım ve diğer teknolojilerin düzgün çalıştığından ve güncel olduğundan emin olan kişiler kim?
Bilişim Sistemleri (Bilgi İşlem) Departmanı
En küçük firmalar dışında, bilişim sistemleri departmanı veya bilgi işlem departmanı, bilgi teknolojisi hizmetlerinden sorumlu resmi organizasyon birimidir. Bilgi işlem departmanı, firmanın BT altyapısını oluşturan donanım, yazılım, veri depolama ve ağların bakımından sorumludur. BT altyapısını ilerleyen bölümlerde ayrıntılı olarak açıklayacağız.
Bilgi işlem departmanı, programcılar, yazılımcılar, sistem analistleri, proje liderleri ve bilişim sistemi yöneticileri gibi uzmanlardan oluşur. Programcılar ve yazılımcılar, bilgisayarlar için yazılım talimatlarını yazan yüksek eğitimli teknik uzmanlardır. Sistem analistleri, bilgi sistemleri grupları ile organizasyonun geri kalanı arasındaki temel ilişkileri oluşturur. İşle ilgili sorunları ve gereksinimleri bilgi gereksinimlerine ve sistemlerine dönüştürmek sistem analistinin görevidir. Bilişim sistemleri yöneticileri, programcılardan ve analistlerden, proje yöneticilerinden, telekomünikasyon yöneticilerinden veya veritabanı uzmanlarından oluşan ekiplerin liderleridir. Aynı zamanda bilgisayar operasyonlarının ve veri giriş personellerinin yöneticileridir. Ayrıca, donanım alımında veya üretiminde, yazılım firmaları tarafından alınacak yazılımlarda veya danışmanlık hizmetine katılırlar. Bilişim sistemlerinin günlük operasyonları ile uzun vadeli planlama görevlerini yerine getirirler.
Bilişim Sistemleri (Bilgi İşlem) Departman Yöneticileri
Büyük kurumsal firmaların belli başlı teknolojiden sorumlu yöneticileri vardır. Bunlar;
- CIO–-Chief Information Officer (Bilişim Müdürü)
- CSO–-Chief Security Officer (Güvenlik Sorumlusu)
- CPO–-Chief Privacy Officer (Gizlilik Sorumlusu)
- CKO–-Chief Knowledge Officer (Araştırma Sorumlusu)
- CDO–-Chief Data Officer (Veri Sorumlusu)