Çatışma Yönetimi
Proje ekibi olarak ve çeşitli paydaşlarla çalışmak, çatışmaları(1) kaçınılmaz kılar. Projelerde çatışma kaçınılmazdır. Çatışma doğaldır. Çatışma, uygun şekilde yönetilirse, proje için olumlu faydalar sağlayabilir.
Bu konu, ECO’da aşağıdakilere yöneliktir;
- Çatışmanın kaynağını ve hangi seviyede olduğunu değerlendirin. (EKO 1.1.1)
- Çatışmanın bağlamını analiz edin. (EKO 1.1.2)
- Çözümün etkinliği değerlendirin ve takip edin. (EKO 1.1.3)
- Yanlış anlaşılmaların temel nedenlerini belirleyin. (EKO 1.10.1)
- Olası yanlış anlamaşları ele alın. (ECO 1.10.4)
Proje Yöneticisinin Rolü
Çatışmayı yönetmek tüm paydaşların sorumluluğundadır. Çatışmanın yönü ve ele alınma yöntemini proje yöneticisi belirler. Kişilerarası ve ekip becerileri, çatışmanın olumsuz değil olumlu yönlerini ortaya çıkarmaya yarar. Empati ve duygusal zeka gibi beceriler çok önemlidir.
Çevik projelerde, proje yöneticisi çatışma çözme oturumlarını kolaylaştırır. Proje ekibi, çatışmaları en uygun gördükleri şekilde çözme yetkisine sahiptir. Hizmetkar lider, ekibin performansını desteklemek için engellerin veya çatışma kaynaklarının kaldırılmasına yardımcı olur.
Çatışma Nedenleri
Çatışma çoğu birlikte çalışma durumunda ortaya çıkar. Çatışmanın nedenleri şunlardır:
- Rekabet
- Hedefler, değerler ve algılardaki farklılıklar
- Gereksinimler, profesyonel ve bireysel yaklaşımlar hakkında anlaşmazlıklar
- İletişim kazaları
Proje yöneticileri, çatışmalarla etkili bir şekilde başa çıkmalarına yardımcı olacak belirli konuların farkında olmalıdırlar. Çatışma doğaldır ve alternatifleri keşfetme ihtiyacı getirir. Ekip açısından durum veya görüşler hakkında açıklık, çatışmaları çözebilir. Çatışmaları çözerken, kişilere değil, sorunlara, geçmişe değil mevcut duruma odaklanılmalıdır.
Çatışma yönetimi
Çatışma yönetimi(2), ekip performansına zarar verebilecek anlaşmazlıklarla başa çıkmak için bir veya daha fazla stratejinin uygulanmasıdır. Etkili çatışma yönetimi, gelişmiş anlayışa, yükselen performans ve üretkenliğe yol açar. Etkisiz veya var olmayan çatışma yönetimi, yıkıcı davranışlara, düşmanlığa, düşük performansa ve düşük üretkenliğe yol açar. Belirli çatışma çözme yöntemleri vardır. Belirli bir yöntemi izleme ihtiyacı, çatışmanın yoğunluğunu ve önemini, çatışmayı çözmek için verilen zamanı, çatışan tarafların pozisyonlarını ve çatışmaları kısa vadede çözme motivasyonunu içerir.
Değişim Yönetimi Teorisi
Herhangi bir değişiklik – yeniden planlama değişikliği gibi küçük veya büyük bir organizasyon değişikliği vb. çatışmaya neden olabilir. Projelerdeki ve kuruluşlardaki değişiklikleri yönetmek, koşullara, ilgili kişilere, zamanlamaya vb. bağlı olarak farklı stratejiler gerektirebilir. Lewin’in McKinsey 7-S Modeli ve Kotter’ın Teorisi vb.i modeller, organizasyonel değişimi ele almak için faydalı araçlardır.
Profesyonel proje yönetiminde, değişim yönetimine yönelik sağlam bir teori ve yaklaşıma sahip olmak son derecede önemlidir. Değişimi strateji olarak benimsemek, kuruluşların yatırım ve riski dengelemelerine, daha esnek olmalarına ve maksimum yatırım getirisi sağlamalarına yardımcı olur. Değişiklik yönetimi, proje yönetimini daha üst düzey organizasyon stratejisi olarak kullanmanın önemli bir bileşenidir. Değişim yönetimi, temel bir organizasyonel yetenek ve kendi başına önemli bir profesyonel uygulamadır. Daha detaylı bilgi, PMI®, Organizasyonlarda Değişimi Yönetmek: Bir Uygulama’da (©Project Management Institute, Inc., 2013) bulunabilir.
Çatışma Yönetimi Yaklaşımları
PMBOK® Guide – 6. Baskıya göre(3), çatışmaları ele almak için beş temel yaklaşım vardır ve her biri farklı koşullarda etkilidir.
Kaçınma
- Gerçek veya olası bir çatışma durumundan geri çekilmektir.
- Daha iyi hazırlanmak veya başkaları tarafından çözülmesi için konuyu ertelemektir.
Uyum Sağlama
- Farklılık alanlarından ziyade ortak anlaşma alanları vurgulanır.
- Uyum ve ilişkileri sürdürmek için başkalarının ihtiyaçları onaylanır.
Uzlaşma
- Tüm taraflara bir dereceye kadar memnuniyet getiren çözümler aramaktır.
- Çatışma geçici veya kısmen çözülür.
Zorlama
- Başkalarına rağmen kendi bakış açınızd ısrar etmektir.
- Genellikle acil durumu çözmek için güç pozisyonu aracılığıyla uygulanır ve yalnızca kazan/kaybet çözümler sunar.
İşbirliği Yapma/Problem Çözme
- Birden fazla farklı bakış açısını ve içgörüyü birleştirmektir.
- Ortak karara ve bağlılığa ulaşmak için işbirlikçi tutumları ve açık diyalogu sağlamakla olur.
Ekip Anlaşması
Üretken ve işbirliğine dayalı bir proje ortamını destekleyen bir teknik olarak, Ekip Başlatma Belgesinin hazırlanmasıdır. Ekip değerlerini, anlaşmaları ve birlikte çalışma kurallarını belirlemenin yanı sıra proje ekibi üyelerinin kabul edilebilir davranışlarına ilişkin açık beklentileri belirleyen belgedir.
Ekibin neye değer verdiğini, ekibin birlikte nasıl çalıştığını ve nasıl karar aldıklarını ifade eden anlaşmaya sahip olmak, ekibin temel kurallarının olmasını, meslektaşlar arası çıkan çatışmaların çözümüne yardımcı olur. Formatı ve detayı, ekibin beklentilerine ve kültürüne göre değişir.
Çatışma yönetimi bağlamında, ekibin nasıl ilerlemesi gerektiğine ilişkin rehberlik sağlamak için gözden geçirilmesi ve güncellemek önemlidir.
(1) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 348.
(2) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 348-349.
(3) Referans: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Sayfa 349.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler