Kavramlar
Belge; Yürütülen faaliyetler neticesinde kendiliğinden teşekkül eden, üretim biçimleri ve donanım ortamları ne şekilde olursa olsun bir bilgiyi içeren yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş, görüntülü, sesli veya elektronik ortamlarda üretilmiş materyali,
Dosya; Aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubunu,
Dosya Planı; Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanterini,
Standart Dosya Planı; 2005/7 Başbakanlık genelgesiyle uygulamaya konulan dosya planı
Saklama Kodu; Standart dosya planı çerçevesinde oluşacak dosyaların saklanma sürelerinin belirtileceği kodlardır.
Resmi Yazı; Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek veya tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı.
Resmi Belge; Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek veya tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları/gönderdikleri/sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belgeler.
Resmi Bilgi; Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek veya tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları/gönderdikleri/sakladıkları bilgilerdir
Standart Dosya Planı ile ilgili Başbakanlık genelgesi ve Yüksek Öğretim Kurulu' nun üniversiteler için uyarladığı Standart Dosya Planı aşağıda ek olarak verilmiştir.