Uygun hazırlıklar yapılırsa, etkili bir toplantı için ortam hazırlanır.
Gündemler üretilmiş ve dağıtılmış olacaktır. Katılımcılar, neyin tartışılacağını bilerek ve ilgili katkılarda bulunmak için yeterli arka plan bilgisiyle geleceklerdir. Uygunsa, temsil ettikleri kişilere danışacak ve ilgili konuları tartışacaklardır.
Nasıl yapılacağını öğrenmek için Toplantılar # Planlama ve Yapı sayfamıza bakın.
Bu sayfa, görevi toplantıyı yürütmek olan başkanın rolünü inceler.
Başkanın Rolü
Daha resmi bir toplantıda, başkan toplantının amacını özetleyecek ve üyelere neden orada olduklarını hatırlatacaktır.
Böyle bir toplantıda bu prosedüre atıfta bulunmaya çok az ihtiyaç vardır, çünkü bu yerleşik görgü kurallarında örtüktür, yani:
- Başkan toplantıyı kontrol eder.
- Tüm sözler sandalye aracılığıyla ele alınır.
- Üyeler birbirlerini rahatsız etmez.
- Üyeler bir fikir birliğine varmayı hedefler.
- Fikir birliğine varılamazsa oylama yapılır.
- Çoğunluk oylamayı kazanır.
- Tüm üyeler çoğunluk kararını kabul eder.
Bu bir modeldir ancak alternatif modeller benimsenebilir.
Tartışma sürerken, mevcut tüm üyeleri dahil ederek ve bir veya iki kişinin toplantıya hakim olmasına izin vermeyerek sorunsuz bir şekilde devam etmesini sağlamak başkanın sorumluluğundadır. Toplantılar sırasında başkan tarafından özetlemek:
- İlerlemeyi veya eksikliğini belirtin.
- Konunun dışına çıkan tartışmaya yeniden odaklanın.
- Bir noktayı sonlandırın ve diğerine yönlendirin.
- Önemli noktaları vurgulayın.
- Gerekirse sekretere yardım edin.
- Herhangi bir yanlış anlaşılmayı netleştirin.
Başkan, toplantının zamanında yapılmasını sağlamak için toplantıya hız vermelidir. Planlama düzgün bir şekilde gerçekleştirildiyse, bu bir sorun teşkil etmemelidir.
Toplantı sonunda başkan, üyelere neler başardıklarını hatırlatmalı ve katkılarından dolayı kendilerine teşekkür etmelidir. Son olarak, bir sonraki toplantının saati ve tarihi ayarlanmalıdır. Yine bu, etkili toplantılar için yaygın bir modeldir, farklı amaçlara yönelik farklı stratejilerle farklı yollarla başarılı sonuçlar elde edilebilir, bu nedenle belirli durumlara uygun şekilde uyarlayın.
Üyelerin Rolü
Toplantıyı yürütmek başkanın görevi olmakla birlikte, tüm üyelerin katılımı da toplantının başarısı için esastır.
Etkili bir toplantı sağlamak için tüm katılımcılar şunları yapmalıdır:
- Toplantıdan önce gerekli her türlü hazırlığı yapın.
- Zamanında ulaşmak.
- Aklını Yeni fikirlere açık tut.
- Başkalarının fikirlerini dinleyin.
- Katıl.
- Davaya hakim olmaktan kaçının.
- Çatışma durumlarından kaçının.
- Başkalarının dikkatini dağıtan yan konuşmalardan kaçının.
- Anlayışınızı netleştirmek için sorular sorun.
- Üzerinde anlaşılan tüm işlemleri not edin. (Bakınız: Not Alma)
- Toplantıdan sonra, üzerinde anlaşmaya varılan herhangi bir eylemi üstlenin ve uygun şekilde başkalarına bilgi verin.
Ayrıca bakınız: Sekreterin Rolü ve Tutanakların Nasıl Yazılacağı.
Toplantılar Neden Etkisiz Olabilir?
Toplantıların etkili olmamasının birçok nedeni vardır, bunlardan bazıları şunlardır:
- Toplantı gereksizdir ve önemsiz konuların tartışılması etrafında dönerek üyelerin değerli zamanını boşa harcar.
- Toplantının amacı net değildir, yani amaçlar ve hedefler açıkça tanımlanmamıştır.
- Uygun olmayan liderlik tarzı, yani başkan baskındır ve diğer katkıları göz ardı eder. Detaylar için bu sayfaya bakabilirsiniz: Liderlik Stilleri.
- Başkan çok az kontrol uygular ve bir veya iki üyenin yargılamalara hakim olmasına izin verir.
- Toplantı çok büyük olduğundan tartışma akışını sınırlıyor ve tüm üyelerin katkıda bulunmasını engelliyor.
- Tam anlamıyla temsili olmayan kararlar ortaya çıkar.
- Sorunlar üzerine konuşulmak yerine konuşuluyor.
- Kararlar ertelenir veya uygulanmaz.
- Kesin kararlar alınmaz.
- Tutanaklar yanlış veya başkan veya sekreter tarafından kendi amaçları için manipüle ediliyormuş gibi görülüyor.
- Yanlış kişiler mevcut, bu nedenle toplantının etkili bir şekilde ilerlemesini engelliyor, örneğin orada bulunanların başka bir kişiye geri dönmesi gerekiyor ve bu nedenle etkili bir şekilde yorum yapamıyorlar.
Özet
Pek çok tür toplantı vardır ve toplantıların etkisiz olmasının birçok nedeni vardır.
Toplantıların etkili olabilmesi için hazır bulunan herkesin katılımı gereklidir. Kişilerarası iletişim ve dinlemenin temel becerileri önemlidir.
Bir toplantının başarılı olmasını sağlamak için, iyi bir hazırlık şarttır ve başkanın rolü çok önemlidir. Bu koşullar yerine getirilirse, tüm katılımcılar zamanları boşa gitmiş gibi değil, bir başarı duygusu hissederek toplantıdan ayrılmalıdır.