Bir iş etkinliğini planlamak, planlama ve organizasyon gerektirir. İş etkinliklerini nasıl planlayacağınızı öğrenmek için zaman ayırırsanız, birbirini izleyen her iş etkinliğinin planlanmasının biraz daha kolay hale geldiğini göreceksiniz. Bir iş etkinliği, şirketinizin bir ürünü veya işinizin başka bir yönünü pazarlamak için yaptığı yatırımdır. Yatırımınızın geri dönüşünü en üst düzeye çıkarmak için, işe yarayan bir etkinlik planlama süreci geliştirmeniz gerekir.
1
Ne tür bir etki yaratmak istediğinize karar vererek etkinliğinizin kapsamını belirleyin. Örneğin, bir ürün lansmanının büyük bir salonda yapılmasına karar verirken, deponuz için gayri resmi bir müşteri takdir partisi uygun olabilir. Etkinliğinizle başarmak istediğiniz her şeyin bir kağıda bir listesini yapın ve ardından etkinliğin kapsamını belirlemek için bu listeyi kullanın.
2
Etkinliğe davet etmek istediğiniz herkesi içeren bir davetli listesi derleyin. Halka açık bir etkinlik düzenlemeyi planlıyorsanız, yine de katılımın ne olacağını düşündüğünüzü tahmin etmeniz gerekecektir.
3
Etkinliğiniz için bir tema düşünün. Örneğin, bir müşteri takdir etkinliği düzenliyorsanız, bunu bir kostüm balosu yapmak ilginç olabilir. Bir tema geliştirdiğinizde, etkinliğin nasıl dekore edilmesini istediğinizi belirlemeye başlayabilirsiniz.
4
Etkinliği yürütmek için gerekli ikram ve kiralık yardım dahil olmak üzere etkinlik dekorasyonları, konuşmacılar ve kurulum maliyetlerinin bir listesini oluşturun. Bu noktada, etkinliğinizin kapsamını biliyorsunuz - kaç kişi katılmak isteyeceksiniz ve ne tür vitrinler ve dekorasyonlar. Bu, etkinliği tesisinizde yapıp yapmayacağınızı veya bir salon kiralamanız gerekip gerekmediğini belirlemenizi sağlayacaktır. Kiralama maliyeti de etkinlik kurulum maliyetlerinizin bir parçası olarak hesaplanmalıdır.
5
Çalışanlarınız arasında etkinliğin bir açıklamasını paylaşın ve etkinliği yürütmek için gönüllülerden yardım isteyin. Ne kadar az personel ödemek zorunda kalırsanız, etkinlikte o kadar çok tasarruf edersiniz.
6
Etkinliğinizin reklamını nasıl yapmak istediğinizi belirleyin. Yalnızca davet içeren bir etkinlik yapıyorsanız, tek maliyetiniz davetiyeler ve posta ücreti olacaktır. Halka açık bir etkinlik yapıyorsanız, radyo, televizyon ve basılı medya gibi ortamlar için reklam maliyetlerinin bir listesini hazırlamanız gerekecektir.
7
Tüm bilgilerinizi bir bütçe halinde toplayın. Bütçe, paranın nasıl harcanacağına, her satır öğesinin maliyetinin ve etkinlik için genel toplamın ayrıntılı yönlerini içermelidir. Etkinlik planlama ve yürütme sırasında plandaki değişikliklere veya sorunlara izin vermek için tüm maliyetlere fazladan yüzde 20 ekleyin.