Harcama döngüsü, mal ve hizmetlerin edinilmesi ve ödenmesi ile ilgili faaliyetler bütünüdür. Bu faaliyetler, neyin satın alınması gerektiğinin belirlenmesi, satın alma faaliyetleri, malların alınması ve tedarikçilere yapılan ödemeleri içerir. Harcama döngüsünün girdisinin çoğu, satın alma gereksinimlerinin müşteri siparişlerinin hacmi ve türüne göre belirlendiği satış döngüsünden gelir.
Harcama döngüsü, mal ve hizmetlerin talep edilmesi, tedarikçi seçimi, mal ve hizmetlerin siparişi, makbuzu ve bunlar için sonraki ödemeler dahil olmak üzere birkaç farklı bileşenden oluşur. Tam harcama döngüsü aşağıdaki faaliyetleri içerir:
Hangi mal ve hizmetlerin sipariş edilmesi gerektiğini belirleyin. Sipariş edilecek çoğu mala üretim süreci tarafından ihtiyaç duyulur. Bunu yapmak için, sistem planlı üretim için el altında olması gereken bileşenleri hesaplar ve elde edilmesi gereken miktarlara ulaşmak için eldeki ve ayrılmamış ham maddeleri çıkarır. Alternatif olarak, bir satış veya yönetim işlevi için mal veya hizmetlere ihtiyaç duyulursa, kullanıcı gereksinimlerini ayrıntılarıyla anlatan bir talep formu doldurur ve bunu satın alma departmanına iletir.
Devam eden üretim için mallar satın alındığında, sistem satın alınacak her bir kalem için stok ana dosyasında belirtilen tercih edilen tedarikçiyi kullanarak satınalma personeline bir ön satınalma siparişi sunacaktır. Satın alma personeli, daha sonra elektronik olarak doğrudan tedarikçilere gönderilen veya basılıp postayla gönderilen bu siparişleri inceler ve onaylar.
Standart dışı mal ve hizmetler talep edildiğinde, satın alma personeli olası tedarikçileri araştırır, en iyisini seçer ve onlara bir satın alma emri verir.
Mallar alınırken, alıcı departman sistemdeki açık satınalma siparişlerine erişir ve alınan miktarları girer.
Tedarikçi faturaları alındığında, ödenecek hesap personeli tarafından sisteme girilir. Sistem daha sonra, faturaların ödenip ödenemeyeceğini belirlemek için bu faturaları, satın alma siparişlerini onaylayan ve bilgileri alan bilgilerle karşılaştırır. Bu aşamada önemli miktarda manuel mutabakat çalışması olabilir. Sonuç, ödeme için onaylanmış bir dizi faturadır.
Sistem, tedarikçilere ödemeleri her biri için önceden belirlenmiş ödeme koşullarına göre planlar. Planlanmış bir ödeme tarihi geldiğinde, sistem, elektronik para transferi veya çek şeklinde olacak bir dizi ödemeyi işler.