Çoğu iş insanı, toplantıların zaman kaybı olduğunu düşünür, ki bunda haklılık payları oldukça yüksektir. Bazı toplantılar, herhangi bir hedefi ve gerçek bir amacı olmadığından dolayı oldukça verimsiz geçiyor. Bu da çalışanlar için zaman kaybı ve motivasyonun düşmesi anlamına gelir.
Nasıl daha iyi toplantılar düzenleyebileceğinizi ve kuruluşunuzun daha yavaş ilerlemesine neden olan, işe yaramaz toplantıları azaltma konusunda pek çok fikir sahibi olabilirsiniz.
Toplantıların daha az sıklıkla ve verimli yapılması daha iyi olacaktır. Yani her ay sadece 1 saatliğine düzenleyeceğiniz toplantılar daha verimli olabilir. Bu aylık toplantılar, yalın ve etkili bir şekilde planlanır ve yönetim ekibinin şirketle ilgili her şeyi hızlandırması sağlanır.
Aylık Toplantıların Özellikleri
Toplantılar, işletmenin faaliyetleri süresince, yönetim stratejisinin ayrılmaz bir parçasıdır. Her ay toplanılarak yapılan durum değerlendirmeleri, işletmenin gelişmesine de destek sağlar.
İş planlaması, sadece bir kerelik ya da yıllık bir olay değildir. Süreçlerinizi sürekli olarak gözden geçirmenizi ve daha büyük hedeflere doğru ilerlemenizi sağlarken, rotayı gerektiği gibi ayarlamanız için devam eden bir süreçtir. Planlama sadece bir belge değil, kararları ve stratejiyi yönlendirmeye yardımcı olan bir yönetim aracıdır.
Aylık Plan İnceleme Toplantıları
1- Rakamlar
Aylık planları düzenlerken her zaman rakamlara öncelik verilmelidir. Geçen ay nasıl bir sonuç aldık? Geçen yıl aynı aydaki oranlar neler? Ürünlerin performansı yüksek miydi yoksa düşüş mü gösterdi? Harcamalarımız planladığımız gibi gerçekleşti mi yoksa daha fazla mı harcama yaptık?
En önemlisi nakit akışını ve nakit pozisyonunu gözden geçirmektir. Planlandığı gibi para toplandı mı? Nakit akış tahmininiz önümüzdeki birkaç ay için nasıl görünüyor?
Finansal raporlar, bir ekip tarafından toplantı sonrasında da, toplantı sonrasında da incelenebilmektedir.
2- Kilometre Taşları
Finansal performansı inceledikten sonra, geçen ay yapmayı umduğunuz görevleriniz ile gelecek ay için planladığınız büyük kilometre taşlarını gözden geçirmeniz gerekecektir. Farklı ekiplerin farklı projelerde birbirleriyle nasıl çalışabileceğini ve planladığınız belirli dönüm noktalarından bahsedebilirsiniz. İş taktikleriniz hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olacak mı? Öncelikleri değiştirmenize gerek var mı?
Programınızı değiştirmenizi sağlayacak yeni bir bilgi var mı? Büyük girişimleri aylık gözden geçirerek atak kalabilir ve gerektiğinde değişiklikler yapabilirsiniz. Müşterileriniz ve pazarınız hakkında daha fazla şey öğrendikçe, stratejileri değiştirebilir ve yeni kilometre taşları geliştirebilirsiniz.
3- Uzun vadeli hedefler ve strateji
Aylık plan inceleme toplantısının üçüncü aşaması ile uzun vadeli hedefler ve strateji. Kurulu şirketlerde hedefler ve strateji çok sık değişmese de yeni girişimciler, işe yarayacak bir iş modeli ararken stratejilerini sık sık değiştireceklerdir. Stratejilerinizi ve hedeflerinizi gözden geçirirken, yalın iş planınızı hızlıca gözden geçirebilir ve gerekirse değişiklik yapabilirsiniz.
4- İşlenecek konular
Takımdaki herkes tartışmak istediği bir konuyu ortaya atabilir. Bu dikkate alınması gereken yeni fırsatları, potansiyel ortaklıkları, şirket içi insan kaynakları sorunlarını ve ürün özelliklerinin önceliklendirilmesini içerebilir.
Bu toplantılar, ilerleme ile ilgili bilgileri paylaşmaya yardımcı olur ve planlamayı, ekiplerin bilinçli kararlar almalarına yardımcı olacak bir araca dönüştürürler.
Aylık strateji toplantısını başarılı bir hale getirmek için ayrıca birkaç yönergeye uymanız gerekir
1- Toplantıyı Takvime Yerleştirin
Programa uygun resmi bir etkinlik yapmak önemlidir. Düzenli zamanlarda yapılması gerekir. Böylece herkes toplantının ne zaman olacağını bilir. Diyelim ki; her ayın 2.cuma günü düzenli olarak toplantıların yapıldığı gün olarak belirlenebilir.
2- Tekrarlanabilir Bir Gündem Takip Edin
Tartışma için farklı konular ortaya çıksa da plan inceleme toplantınızın tekrarlanabilir bir gündeme sahip olması önemlidir.
3- Planı Değiştirmeye Hazır Olun
Plan gözden geçirme toplantıları, sadece planı takip etmek ile ilgili değil, planın düzeltilmesi ile de ilgilidir. Bu plan toplantıları sayesinde pazarlamaya daha fazla yatırım yapmanız gerektiğini ya da başlangıçta planladığınızdan daha hızlı şekilde genişlediğinizi keşfedebilirsiniz.
Plan gözden geçirme toplantısı, hedeflerinize ve stratejilerinize ayar yapmakla ilgilidir.