Excel’de çok fazla veri ile işlem yapılabilir. Büyük miktarda veriyle işlem yaparken formülleri kullanmak işinizi görebilir fakat çok zaman alır. Örneğin, 200 satırlık bir fiyat tablosunda alt alta 200 rakamı toplamak için =A2+A3+A4… bir formül yazmak oldukça uzun sürecektir. Bu gibi durumlarda Excel’de önceden tanımlanmış olan fonksiyonlar kullanılır.
Fonksiyonlar, yaptıkları işlemlere göre sınıflandırılmıştır; metinsel ifadeler ile işlem yapanlar; metinsel fonksiyonlar, karşılaştırma işlemlerinde kullanılanlar; mantıksal fonksiyonlar gibi.
1-Her fonksiyon eşittir işareti ile başlar.
2-Fonksiyonun adı yazılır.
3-Parantez açılır ve fonksiyon parametreleri yazıldıktan sonra parantez kapatılarak fonksiyon tamamlanır.
Her fonksiyonda parametre olmak zorunda değildir. Örneğin; bir eğer fonksiyonunda parantez içinde karşılaştırılacak parametreler varken, bugün fonksiyonunda parametre yoktur, parantez içi boş bırakılır.
Excel’de fonksiyonlara ulaşmak için, Formüller sekmesinin İşlev Kitaplığı grubundan İşlev Ekle seçilir. Aşağıda görünen pencereden eklenmek istenen fonksiyon seçilir. Fonksiyonlar bu şekilde eklenebileceği gibi formül çubuğunda veya hücrede iken de fonksiyonları.