İşletmenizdeki performansı nasıl ölçebilirsiniz ve bunu neden yapmak istersiniz? Bu makalede, işletme performansı ölçümü için ortak araçlar, bunları neden kullanacağınız ve sonuçlarla ne yapacağınızı tartışacağız.
İşletmenin Performansı Nasıl Ölçülür?
Bazen işletme sahipleri ve yöneticileri, işlerinde çalışmakla o kadar meşgul olurlar ki, neyin işe yarayıp neyin daha iyi yapabileceğini analiz etmeyi unuturlar. Bu makalede, bir işletme sahibi veya yöneticisi – ona ‘Onur’ diyeceğiz – iş performansını izleyebilir, böylece sorunlar ve fırsatlar önemli yerleri olumsuz etkilemeden önce ele alınabilir.
Onur’un şirketinin performansını ölçmek için kullanabileceği birkaç araç:
Bütçeler
Bütçeler, en iyi bilinen performans yönetimi araçlarından biridir. Bunlar, işletmenin gerçek sonuçları her ayla karşılaştıracağı gelir ve gider hedefi kadar basit olabilir.
Birçok işletme, çok ayrıntılı iş planları yapar, bu da onların gerçekleşen belirli şeylerin etkilerini ölçmelerini sağlar. İyi tasarlanmış bir plan, çalışanların üretkenliği (özellikle satış departmanında), müşteriler ve satın alma alışkanlıkları, işi desteklemek için gereken masraflar, personel gereksinimleri ve beklenen büyük sermaye harcamaları açısından beklentilere sahip olacaktır.
Bu ayrıntılı planlar genellikle aylık ve yıllık finansal raporlarla karşılaştırılır ve sapmalar tanımlanır ve analiz edilir. Örneğin Onur, geçen ayki gelirlerin beklenenden daha düşük olduğunu fark edebilir. Daha sonra belirli detayları inceleyebilir ve B Ürününün satışlarının planlanandan daha düşük olduğunu ve satış fiyatının da beklenenden daha düşük olduğunu bulabilir. Bu bilgilerle donanarak satış ekibiyle konuşabilir ve Ürün B’nin neden beklenen seviyelerde satış yapmadığını belirlemeye çalışabilir. Ne olduğuna dair bir fikir edindikten sonra, B Ürününün daha fazla satışını denemek ve üretmek ya da yeni varsayımlara dayanan bütçe ve yeniden tasarım planlarını yeniden gözden geçirmek için harekete geçilebilir.
Metrikler veya KPI’lar
Metrikler veya temel performans göstergeleri (KPI’lar), şirket performansıyla karşılaştırılabilecek standart tanımlı sayılar veya oranlardır. Örnekler satış kotaları veya çalışan başına elde edilen gelir olabilir.
Bir şirkette kullanılan belirli metrikler, işletme sektörüne bağlıdır. Örneğin, bir oto tamir işinde önemli metrikler, iş başına ortalama geliri ve servis teknisyeni başına tamamlanan işleri içerebilir. Bunlardan herhangi birinde meydana gelen bir değişiklik, dükkanda önemli bir artışa veya gelirde azalmaya yol açabilir.
Onur, performans ölçümünde kullanılacak metrikleri belirlerken, işletmenin en büyük maliyet ve gelir alanlarıyla başlamalıdır. Onları bulduktan sonra, mevcut sonuçların göstergelerini sağlamak için bu alanlarda metrikler geliştirilebilir. Örneğin, Onur’un işi bir danışmanlık şirketi ise, muhtemelen danışman başına faturalandırılabilir saatleri veya çalışan başına iş sayısını ölçmesi gerekecektir. Onur’un işi bir restoransa, muhtemelen günlük koltukları ve koltuk başına geliri ölçmesi gerekecektir.
Metrikler belirlendikten sonra, sorun ve eğilimleri izlemek için düzenli olarak hesaplanmalı ve gözden geçirilmelidir.
Karşılaştırmalı Oranlar
Karşılaştırmalı oranlar, şirketler veya sektör grupları için metrikler veya KPI’lardır. Belirli bir şirket, rekabetinden daha iyi veya daha kötü performans gösterip göstermediğini görmek için sonuçlarını bu oranlarla karşılaştırabilir. Sektör performansı bilgileri, Türkiye Cumhuriyeti Hükümeti de dahil olmak üzere yayınlanmış birçok kaynaktan edinilebilir. Örnek bir sektör bilgisi: https://www.ihkib.org.tr/tr/bilgi-bankasi/raporlar/arastirma-raporlari/k-297
Onur’a geri dönmek için, endüstri performansı bilgilerini çevrimiçi olarak bulabilir ve şirketinin aynı alandaki diğerlerine karşı nasıl sıralandığını görmek için bu oranları aylık raporlarına dahil edebilir.
Anketler
Anketler, şirketin performansı hakkındaki görüşlerini belirlemek için çalışanlara, müşterilere veya satıcılara verilen anketlerdir. Müşteri anketleri yaygındır ve müşterilerin şirketten iyi hizmet aldıklarını hissedip hissetmediklerini, ürünlerin yüksek kalite olarak kabul edilip edilmediğini ve müşterinin gelecekte şirketten satın alıp almayacağını belirlemek için kullanılır. Ayrıca, müşterilerin mutsuz oldukları belirli sorunlar için yardım talep edebileceği yorum alanları da vardır.
Onur, bir grup müşteriyle iletişim kurmak ve şirketin ürün ve hizmetlerinden memnuniyetlerini belirlemek ve iyileştirmenin gerekli olduğu alanları belirlemek için dışarıdan bir şirket kiralayabilir. Ayrıca, şirketin çalışmak için iyi bir yer olduğunu düşündüklerinden emin olmak için mevcut çalışanları araştırabilir. Bu bilgilerle, iş planlarını geliştirebilir ve herhangi bir sorunu ele almak için eylem planları geliştirebilir.
Ankete katılanların yanıtlarının isimsiz olacağına dair söz verilir, böylece yankıları olmadan özgürce bilgi verebileceklerini düşünürler. Bunu yapmak için, anketi tasarlamak ve yönetmek için dışarıdaki şirketler kiralanabilir veya şirket kendi anketlerini tasarlamak ve sonuçları toplamak için İnternet tabanlı anket hizmetlerinden birini kullanabilir.
Makale Özeti
Bütçelerle, oranlarla ve anketlerle karşılaştırma da dahil olmak üzere işletme performansını ölçmenin birçok yolu vardır. Tüm bunlar, neyin iyi çalıştığı ve neyin iyileştirilmesi gerektiği hakkında şirket yönetimine bilgi vermede etkili olabilir. Anahtar cümlemiz, şirket, olumsuz sonuçlar elde etmeden önce, bilgileri düzenli olarak gözden geçirmek ve gerektiğinde harekete geçmek zorundadır.