Bu, Hazırlık ve özet aşamasının (ya da PAS 1192: 2 standardının Özet kısmı) ikinci kısmıdır. Tedarikçilerin atanması için dokümantasyon hazırlanmasını içerir.
Bu tedarikçiler, geliştirme tasarlamak üzere atanan danışmanlar olabilir ve belki de şantiyedeki çalışmaları denetleyebilir ya da geliştirme tasarlamak, inşa etmek ve hatta işletmek için atanan bir entegre tedarik ekibi olabilirler.
İşveren, önerilen gelişmeyi tasarlamak, inşa etmek ve işletmek için yalnızca randevuları değil, aynı zamanda gelişimi ve işletimi sırasında kararları bilgilendirmek için gerekli olan hayati bilgiyi tedarik etmekte olduklarının farkında olmalıdır ve bu bilgi gereksinimi açıkça tanımladığı belirtilmelidir.
İşveren Bilgi Yöneticisi
Şayet henüz yapılmadıysa, işverenin bilgi gereksinimlerini tanımlama, bilgi standart metotlarını ve prosedürlerini oluşturma ve tedarikçiler tarafından teslim edilen bilginin toplanması, doğrulanması, saklanması ve kullanılması için, işverenin bilgi ortamının hazırlanması için bir sorumluluk yüklenerek bir işveren bilgi yöneticisi atanmalıdır.
Proje Tanıtımı
Stratejik özet metnine dayalı olarak eksiksiz bir proje tanıtım özeti hazırlanmalıdır. Proje özeti, tasarımın gelişeceği temel belgedir.
Proje özetini geliştirmek için, işverenin danışmanları kuruluş çalışanları, yönetim temsilcileri ve diğer paydaşlarla istişarelerde bulunacaklardır.
Mümkün olduğunda, proje özetinde belirtilen gereksinimler, sorgulamayı ve paylaşmayı kolaylaştıran ve geliştirdikleri tekliflerin otomatik olarak onaylanmasına izin verebilecek bir gereksinim yönetimi uygulaması veya e-tablosunda planlanmalıdır. Bu, test edilebilen ölçülebilir performans hedeflerini ve gerçekleştirilemeyen hedeflerin sonuçlarının bir değerlendirmesini içermelidir. Hedefler, diğer projelerle karşılaştırılması kolay standart doneleri kullanarak ölçülmelidir.
Proje özeti, konsept tasarım aşamasının sonuna kadar gelişmeye ve daha ayrıntılı hale gelmeye devam edecektir.
İşverenin Bilgi Gereksinimleri (İBG)
İşverenin bilgi gereksinimleri (İBG), işverenin kendi iç ekibinden ve tedarikçilerden projenin geliştirilmesi ve tamamlanmış olan varlığın işletilmesi için, alması gereken bilgileri tanımlar. Bunlar (işverenin kendi iç ekibi ve tedarikçileri) uygun bilgilerin doğru zamanda uygun bir biçimde oluşturulmasını sağlarlar. Bu proje boyunca bina bilgi modelleme BIM süreçlerinin başarılı bir şekilde benimsenmesi için önemlidir.
İşverenin bilgi gereksinimlerinden ilgili özler, her birinci kademe tedarikçisi (doğrudan işveren tarafından atanan tedarikçiler) için tedarik belgelerinde yer alacaktır. Potansiyel tedarikçiler, sözleşme öncesi BIM yürütme planıyla (BYP) işverenin bilgi gereksinimlerine cevap verirler.
İşverenin bilgi gereksinimleri genellikle şunları içerir:
- Bilgi biçimleri ve adlandırma kuralları hakkında açıklık sağlayan standart yöntemler ve prosedürler ve bilgi tedarik etme konusunda rehberlik.
- Bilgiyle ilişkili rollerin ve sorumlulukların, bilgi ile ilgili rollerin net bir şekilde tanımlanmasını ve onlardan bekleneni vermesi.
- Kimlerin ne zaman hangi bilgi çıktılarının teslim edilmesi gerektiğini belirten bir bilgi dağıtım planı veya bilgi takvimi.
- Teslim edilmesi gereken tesis, zeminler, alanlar, bölgeler ve yapı bileşenleri ile ilgili yapısal veriyi kim tarafından ve zamanla tanımlayan bir COBie talep matrisi.
İşverenin bilgi gereksinimlerinin tam niteliği, projenin karmaşıklığına ve işverenin deneyim ve gereksinimlerine bağlı olacaktır. Deneyimli işverenler çok detaylı işverenlerin bilgi gereksinimlerini geliştirirken diğerleri yalnızca tedarikçinin bilgi gereksinimlerini nasıl karşılayacağını öneren üst düzey gereksinimleri belirleyebilir.
İşverenin çıkarları, örneğin; inşaat sıralaması (4. boyut 4B “4D”), maliyet (5. boyut 5B “45”) ve işletme sırasında varlık bilgileri (6. boyut 6B “6D”) gibi asarım bilgilerinin ötesine geçmektedir. Bununla birlikte, bilgi sadece işverenin bir iş gereksinimini karşılamak için kullanabileceği yerlerde ve bu gereksinimin hazırlanma masrafından daha fazla olduğu durumlarda gereklidir. Çok fazla bilgi istemek veya geç kalmak gereksiz masraflara neden olabilir ve seçenekleri kısıtlayabilir.
İşverenin bilgi gereksinimleri, proje ilerledikçe daha ayrıntılı olacaktır. Bu bilgiler:
- Tesisler, katlar ve mahaller hakkında gerekli malzeme, işlev ve performans bilgilerini belirterek başlarlar.
- Tasarım ilerledikçe, teklif edilen sistemler ve satın alımları destekleyecek yapı bileşenleri hakkında daha özel gereksinimleri belirlerler.
- Projenin sonunda, gerçekte kurulu olan sistemlerin ve bileşenlerinin bakım ve işletimini desteklemek için kesin performans bilgileri gerekliliğini belirleyeceklerdir.
İşverenin bilgi gereksinimlerini hazırlamak, bir bilgi gereksinimi süreç haritası veya dijital iş planını geliştirmekle başlar. Bu, proje sırasında işverenin kilit karar noktalarını belirlemenize ve bu karar noktalarında cevaplamaları gereken sorulara yardımcı olacaktır. Tipik olarak bu karar noktaları proje aşamalarıyla uyumlu olacaktır.
İşverenlerin bu karar noktalarında cevaplamaları gereken sorular, herkesin anlayabileceği teknik olmayan, basit dil soruları olarak belirtilmelidir. Üst düzey sorular daha sonra bileşen sorularına bölünebilir ve mümkünse bu sorular belirli bilgilere yanıt verebilecek sorulara da bölünebilir.
İşverenin bilgi gereksinimleri, her aşamanın sonunda gözden geçirilmeli ve güncellenmelidir ve özetlerin randevuların temeli olarak kullanıldığı durumlarda, bu özetler değişime tabi tutulmalıdır.
İşverenin Bilgi Sistemleri ve Ortamları
Henüz yapılmadıysa, işverenin bilgi yöneticisi projeye ilişkin işverenin bilgi ortamını kurmalı ve yapılandırmalıdır. Bu, işverenin bilgi gereksinimlerinde tanımlanan ve birinci kademe tedarikçiler tarafından tedarik edilen proje bilgilerini, değiştirilen, doğrulanan ve depolanan “bulut” ya da kurum içi bir sunucuda bulunabilen bir dijital işbirliği alanını ifade etmektedir.
İşverenin bilgi sistemleri tedarikçiler tarafından teslim edilen proje bilgilerinin alınması, onaylanması ve onaylanması için işveren tarafı belge ve veri yönetim sistemi sağlar ve işverenin bilinçli kararlar almak için kullandığı projeyle ilgili tek bilgi kaynağıdır.
İşverenin bilgi ortamı, proje ekibi tarafından kullanılan tedarik tarafı ortak veri ortamını da içerecek olan PAS 1192-2 standardına atıfta bulunulan genişletilmiş ortak veri ortamının bir parçasıdır.
İşverenin tercihlerine bağlı olarak, tedarik tarafındaki ortak veri ortamı işveren tarafından tedarik zinciri için ayarlanabilir ve yapılandırılabilir; ancak bu sorumluluğu 1. seviye tedarikçilere bırakmak genellikle daha uygundur. Her iki durumda da, tedarik tarafındaki ortak veri ortamını tedarik etmek ve yönetmek sorumluluğu, işverenin bilgi gereksinimlerinde açıkça tanımlanmalıdır.
BIM Protokolü
BIM protokolü bilgi ile ilgili sorumlulukların, yükümlülüklerin ve sınırlamaların sözleşmeye dayalı tanımını ortaya koymaktadır. Tedarikçileri, işverenin bilgi gereklerinin atıfta bulunulan yönlerine uygun olarak belirlenmiş bilgileri sağlamaları zorunludur.
BIM protokolü, bir modeli değiştirme maddesinin eklenmesiyle herhangi bir randevu belgesi veya sözleşme formunu kullanan bir projede BIM‘in uygulanmasını sağlar.
Maliyet Değerlendirmesi
Randevu alınmadan önce, ilk maliyet değerlendirmesi, projenin uygun olduğunu doğrulamak için bir ön ihale tahmini ve nakit akış projeksiyonu dahil olmak üzere temel bir maliyet planına dönüştürülmelidir.
Bu aşamada, temel maliyet planı, sadece yüzde bazında öğelere bölünen proje için toplam inşaat maliyeti olabilir. Bu, sorgulanması ve BIM maliyet yazılımına aktarılması kolay bir e-tablo formunda hazırlanmalı ve yeni ölçüm kuralları (YÖK) tarafından tanımlanan şekilde standart bir yaklaşım benimsemelidir.
İşverenin Karar Noktası
Aşağıdaki tabloda, işverenin bu karar noktasında sorabileceği basit dille ilgili soruların örnekleri ve bu sorulara cevap bulmak için ihtiyaç duyabilecekleri bilgiler verilmektedir.
|Basit Dil Soruları||Gereken Bilgi|
|Proje özeti işletme davasında belirtilen gereksinimleri hala karşılıyor mu?||Stratejik Özet|
|Proje kısaca kavram tasarımının başlamasına yetecek kadar ayrıntılı olarak geliştirildi mi?||Stratejik Özet|
|İşverenin bilgi gereksinimleri, randevuları yapacak kadar gelişti mi?||Proje Tanıtımı|
|Proje uygun mu, ve değer yönetimi gerekiyor mu?|
|Roller ve sorumluluklar yeterince tanımlanmış mı?|
|Gelişimi tasarlamak için atamalar yapılmalı mı?|
|Kuruluş gerekli ortamlara ve sistemlere sahip mi?|
|Herhangi bir eğitim (kurs) gerekli mi?|