Bazen fiziksel bir imza almak gerekir. Bunun nedeni, yasal veya uyumlulukla ilgili gereklilikler, politika konumları ya da yalnızca bir ya da iki tarafın fiziksel formatta imza aldıklarında kendilerini daha rahat hissetmeleri olabilir.
Adobe Sign Yazılı İmza İş Akışı, fiziksel imza alınmasını destekler, aynı zamanda gereken erişim kontrolünün sağlanmasına, son belgenin kalite ve anlaşılabilirliğinin korunmasına ve elektronik işlem ve denetim avantajlarından yararlanılmasına olanak tanır.
Geleneksel faks çözümü, imza sürecine dahil edilen faks makinelerinin her birine bağımlıdır. Eklenen her imza, belgede bir miktar analog "kumlanma" oluşturur ve elde edilen belge genelde aslına uygunluğunu büyük ölçüde kaybeder.
Yeni Yazılı iş akışı, Alıcının tüm alan içeriğini elektronik olarak doldurmasını, başka dosyalar eklemesini ve dijital olarak son derece doğru olan bu belgeyi imzalamak üzere yazdırmasını sağlar. Bunun ardından İmzalayan, imzalanan belgeyi tekrar elektronik olarak tarar ve belgede ilk başta verilmiş olan e-posta bağlantısını kullanarak dosyayı yükler. Bir tarayıcı veya yüklenecek dosya olarak imzalanan belgenin fotoğrafı kullanılarak Sözleşmenin son halinin kalitesi oldukça artırılmış olur.
Not:
- "Yazılı" imza iş akışı, yalnızca yeni Gönderme deneyiminde kullanılabilir. Klasik Gönderme deneyimini kullanan kullanıcılar "Faks" ile imza iş akışına devam edecektir.
- "Faks" iş akışı, yeni Gönderme deneyiminde kullanılamaz.
- "Yazılı" (dijital yükleme) iş akışı, klasik Gönder sayfası 2017'nin 4. çeyreğinde kullanımdan tamamen kaldırıldığında faks iş akışının yerini doldurmak üzere planlandı.
Gönderenler için iş akışı veya belge şablonunda herhangi bir değişiklik olmayacaktır. Tek değişiklik "Faksla İmzala" seçeneğinin yerine "Yazılı" seçeneğini işaretlemek olacaktır.
Olumlu tarafından baktığınızda, Yazılı İmza iş akışıyla seçenekler genişletilmiştir. Örneğin:
- Özel talimatlar için Alıcılara kişiye özel mesajlar gönderme
- İmzalayanı doğrulama
- Belgeyi imza için göndermeden önce alanları doldurma
- Geçerli imzalayanı değiştirme
- Sözleşmeyi gönderdikten sonra (ancak imzalanmadan önce) üzerinde değişiklik yapma
- İlk İmzalayandan destekleyici belgeler eklemesini isteme
- Hatırlatıcıların e-imza iş akışıyla tutarlı olması
- Önceden doldurulan ve ilk imzalayana ait form alanı içeriği için alan verilerini raporlama
- İlk imzalayan için alanları zorunlu kılma ve doğrulama
- Elektronik iş akışında olduğu kadar çok imzalayan içerebilen genişletilmiş alıcı listesi
- Mevcut Alıcı türleri (Onaylayanlar, Form Dolduranlar, Kabul Edenler, vb.) için tam destek
- En iyi uygulama yöntemi olarak gönderenin kendisini (veya atadığı tarafı) Onaylayan rolüne sahip son Alıcı olarak eklemesi önerilir. Bu şekilde, yüklenen belgelerin kontrolü sağlıklı bir şekilde yapılabilir.
Yazılı iş akışı, İmzalayanlar için imzalarını uygulamak amacıyla belgeyi yazdırdıkları noktaya kadar Elektronik iş akışına çok benziyor:
- Alıcıya belgenin bağlantısının verildiği bir e-postayla bildirim gönderilir.
- Alıcı belgeyi elektronik olarak açtığında önce sürecin 3 adımlık özetini görür:
- Alıcı, istenen/zorunlu kılınan tüm form alanlarını doldurabilir
- Alıcı hazır olduğunda İleri düğmesini tıklatarak İndirme talimatlarına geçer:
- Alıcı, İndir düğmesini tıklatarak kendisine ait alan içeriklerinin bulunduğu belgeyi indirir.
- Alıcıdan dosyayı açmasının veya kaydetmesinin istendiği bir pencere açılır
- PDF açıkken PDF sayfalarını yazdırır
- Belgeyi fiziksel olarak imzalar
- Belgeyi tekrar dijital formda tarar
- Adobe Sign, dosyayı normalde kabul edilen formatlardan birinde (PDF, JPG, GIF, TIF, BMP) tekrar kabul eder.
- Adobe Sign yalnızca bir dosya kabul eder. Birden çok görüntü varsa bunları tek bir dosya halinde birleştirmeniz gerekir.
- İlk gönderilen "Lütfen İmzalayın" başlıklı e-postadaki bağlantı tıklatıldığında dosyayı yükleme arabirimi açılır (ya da gerekiyorsa dosya tekrar indirilir)
- Göndermek için yükle düğmesine tıklatıldığında, İmzalayanın yüklemek istediği dosyayı yerel sistemde arayabileceği bir pencere açılır
- Dosya yüklendikten sonra Alıcının işi biter ve Sözleşme bir sonraki imzalayana geçer veya süreç tamamlanır
Yeni Gönder sayfası uygulamalarında etkinleştirilmiş veya uygulamalarına yerleştirilmiş olan müşteriler için Yazılı İmza iş akışı varsayılan davranış olacaktır.
Verileri veya Sözleşme dosyalarını almak için API kullanan müşterilerin mevcut kodları için yapmaları gereken herhangi bir işlem yoktur. Bir belgeyi imzalatmak için kullanılan iş akışı tamamlanan sözleşmeye erişim yöntemini etkilemez.
Bunun nedeni, Önceden Doldurma ve İlk İmzalayan alanlarının elektronik olarak kaydedilmesi ve veri eşleme tanımlanmışsa alan verilerinin içe aktarılabilmesidir.
Not:
Klasik Gönder sayfasını kullanmaya devam eden kullanıcılar Klasik Gönder sayfasının (ve dolayısıyla tekrar faksla gönderilen imzaların) kullanımdan tamamen kaldırılacağı 2017'nin 4. çeyreğine kadar tekrar faksla gönderme işlevini kullanabilirler.
Faksla geri gönderilen Sözleşmeler, yasal imzalar almak açısından son derece olumlu sonuçları olsa da kullanılan cihazların doğası nedeniyle çok sayıda soruna neden olabiliyor. Sık karşılaşılan sorunlardan bazılarını şöyle sıralayabiliriz:
- Son belgenin düşük kaliteli olması: Bir belge faksla dört kez gönderildiğinde belgede çok sayıda analog "kumlanma" oluşabiliyor
- Başarısız işlemler: Sıklıkla hatalarla karşılaşılıyor ve insanlar belgeleri ters tarafından fakslıyor. Belge boş şekilde alındığı için Adobe Sign belgeyi ilgili Sözleşmesine eklemek üzere yönlendiremiyor.
- Düşük düzeyde güvenlik: Faks makinesinde bekleyen bir belgeyi göndermek güvenli olmamasının yanı sıra belgenin belirtilen Alıcıya gönderilip gönderilmediğine ilişkin bir güvence de sağlanamıyor
- İmzalayan sayısında sınırlamalar: Fakslanan sayfaların Sözleşmeye yönlendirilmesi için kullanılan mekaniklerde sayfaların köşesinde bulunan QR kodları esas alınıyor. Bir sayfada yalnızca dört köşe bulunduğundan, Faksla yapılacak işlemler de dört imzalayanla sınırlanıyor.
- Alanları önceden doldurma: Belgenin yalnızca belirtilen tarafa gönderilmesi için tasarlanmış olan mevcut faksla geri gönderme sisteminde, belgedeki alanlar önceden doldurulamıyor.
- Veri kaydı: Faksla geri gönderilen bir belgede sistemin okuyabileceği ve rapor halinde size geri gönderebileceği alanlar olmadığı için veri toplama işlemleri daha çok manuel olarak yürütülebiliyor.
Yazılı imza iş akışında, bir faks numarasına gönderme desteklenmez. Yeni çözümün en büyük avantajlarından biri, faks makinesine yazdırma işlemiyle oluşan sorunları ortadan kaldırmaktır. Kaynak olarak faks makinesini kullanmayarak yapabileceklerimizi şöyle sıralayabiliriz:
- Belge kalitesini koruma: Faks makinesinin neden olduğu analog kumlanma ortadan kaldırılır
- Belgeleri başarıyla teslim etme ve başarılı teslimatları günlüğe kaydetme: Faksla İletim Raporlarında, belgenin okunabilir bir kopyasının teslim edildiği veya belgenin kime teslim edildiği belirtilmez
- Yüksek güvenlik: Çoğu faks makinesi oluşturulan içeriğe herkesin erişebileceği ortak kullanım alanlarında durur
- Daha verimli imzalayan doğrulaması/iletişimi: E-imza süreçlerinden yararlanılarak Sözleşme iş akışına İmzalayan doğrulaması ve özel mesajlar eklenebilir, bu şekilde imza süreci boyunca imzalayanları inceleme ve talimat verme olanağınız olur
Yeni Yazılı İmza iş akışının kullanılabilmesi için hesabınızda öncelikle yeni Gönderme deneyiminin kullanılabiliyor olması gerekmektedir.
- Hesap > Hesap Ayarları > Gönderme Ayarları alanına gidin
- İzin Verilen İmza Türleri alanına gidin
- Gönderenlerin Yazılı İmza için belge göndermesine izin ver seçeneğini işaretleyin
- Kaydet'i tıklatarak değişikliği onaylayın
Not:
Sınırlı Belge Görünürlüğü (Hesap > Hesap Ayarları > Genel Ayarlar) işlevini kullanıyorsanız Yazılı seçeneğinin Gönder sayfasında görünmesi için bu ayarlarda Yazılı İmza'yı açık bir şekilde etkinleştirmeniz gerekir.
Hem Sınırlı Belge Görünürlüğü hem de Yazılı İmza iş akışını kullanarak gönderdiğiniz tüm Sözleşmelerde Belge Görünürlüğü ayarları yok sayılır ve imzalayan belgenin tamamını görebilir.