Kuruluşumuz tarafından tasarlanan Gıda Güvenliği Sistemi (FSS) programının altıncı temel ilkesi kayıt tutulmasıdır. Kayıt tutma ve dokümantasyon prosedürlerinin oluşturulması basit olmalı ve belirlenen standartların karşılandığını gösteren bilgileri içermelidir. Çalışanların kayıt tutma prosedürleri konusunda ve neden işlerinin kritik bir parçası olduğu konusunda eğitilmeleri gerekmektedir. Kayıt örnekleri arasında zaman ve sıcaklık günlükleri, kontrol listeleri, formlar, akış şemaları, çalışan eğitim kayıtları ve standart işletim prosedürleri yer almaktadır.
Kayıt tutmak çok önemlidir, çünkü kontrol önlemlerinin başarısı hakkında bilgi buradan sağlanmaktadır. Bir olayı araştırırken veya bir kontrol önlemini değerlendirirken, işletmedeki eğilimleri tanımlamak için kullanılan geçmiş bilgilere buradan ulaşılmaktadır. Yasal düzenleme esasları ve gıda güvenliği sertifikasyon gereklilikleri, ayrıca gıda güvenliği denetimleri veya araştırmaları sırasında uygunluğun sürdürülmesi için ayrıntılı kayıtların tutulması zorunludur. Örneğin tüm izleme ve doğrulama sonuçlarını ve herhangi bir sapmaya verilen yanıtları belgelemek için bu kayıtlar tutulmalıdır.
Kısaca Gıda Güvenliği Sistemi (FSS) programının önemli bir bileşeni, bir gıdanın güvenli bir şekilde üretildiğini kanıtlamak amacı ile kullanılacak bilgileri kaydetmektir. Bu kayıtlar, ürün açıklaması, akış diyagramları, tehlike analizleri, kritik kontrol noktaları, kritik sınırlar, izleme sistemi, düzeltici eylemler, kayıt tutma prosedürleri ve doğrulama prosedürleri hakkında bilgiler içermelidir.
Bu kayıtların ne kadar süre ile saklanması gerektiğine yönellik yasal bir gereklilik yoktur. Bu, büyük ölçüde işletmenin büyüklüğüne ve yönetimin vereceği karara bağlı olmaktadır. Örneğin tedarikçi spesifikasyonları ve benzer kayıtların diğerlerinden daha uzun süre saklanması gerekebilir. Kayıtlar ne kadar süre saklanırsa saklansın, gizli bilgiler içerme olasılığı yüksek olduğu için, artık ihtiyaç kalmadığında güvenli bir şekilde imha edilmelidir.
Kayıtları tutarken dikkat edilecek birkaç husus şunlardır: Kayıtları saklamanın en iyi yolu nedir? Basılı kopya olarak mı yoksa elektronik ortamda mı saklanacak? Kayıtlardan kim sorumludur? Kayıtlara kimler erişebilir? Depolandıklar yer uygun mudur? Tüm belgeler doğru ve güncel mi?
Kuruluşumuz beslenmelerine önem veren insanların yanında olmak ve onların güvenli gıda seçimlerine yardımcı olmak amacı ile sorumluluk duygusu ile hareket etmektedir. Bu kapsamda olmak üzere gıda üreten, depolayan, dağıtan ve hazırlayan firmaların bu yöndeki çabalarını kanıtlamalarına destek olmak amacı ile Gıda Güvenliği Sistemi (FSS) belgelendirme hizmetleri vermektedir.