İşleri daha kısa sürede halletmek iki amaca hizmet edebilir: Bir güne daha fazla iş sığdırabilir veya daha fazla boş zaman yaratabilirsiniz. Hangi amaç olursa olsun, kişisel üretkenlik tarzınızı belirlemek gizli silahınız olabilir. “Listful Living: A List-Making Journey to a Less Stressed You”nun yazarı Paula Rizzo, hepimizin en iyi şekilde çalışabilmesi için bir yöntem olduğunu söylüyor.
Fox News’ın eski bir sağlık yapımcısı olan Rizzo, bu dersi zor yoldan öğrendi. Fiziksel uyarı işaretlerini görmezden geldikten sonra, bir apandis patlaması nedeniyle hastaneye yatırıldı ve işten altı hafta uzak kalmak zorunda kaldı. Rizzo, “Geri dönmeme izin verildiğinde bir amacım olmalıydı.” diyor. “En önemli önceliğim iyileşmekti ve her kararın bu önceliğin merceğinden geçmesi gerekiyordu.”.
Kişisel bir kriz beklemek yerine, Rizzo stresi azaltırken veriminizi iyileştirmek için kişisel iş akışınızı bulmanızı öneriyor. “Daha organize olmaya çalışırken insanların karşılaştığı en büyük engellerden biri, onlar için hangi stilin işe yaradığını bulmak” diyor. “İnsanlar, bir sabah insanıysanız genellikle daha üretken olacağınızı düşünür, ancak bu herkes için doğru değildir. Sabah insanı değilseniz, onlardan biri olmaya çalışmak sizi huysuz ve kırgın yapar.”.
Tarzınızı belirlemek ve bundan yararlanmak için Rizzo, kendinize şu beş soruyu sormanızı öneriyor:
1. En iyi ne zaman çalışıyorum?
Muhtemelen; sabah insanı, akşam insanı ve bu ikisinin arasında bir yerlerde olanlar olmak üzere üç çeşit insan olduğunu biliyorsunuzdur. Rizzo hangi kategoride olduğunuzun, günün belirli saatlerinde yapmanız gereken görev türlerini belirleyeceğini söylüyor.
“Yavaş bir sabah geçirmeyi, gazete okumayı, çay içmeyi ve dünyada neler olup bittiğini görmeyi seviyorum” diyor. “Bu, bir TV haber yapımcısı olarak rutin işlerimden biri. Yazmaya hemen başlamak istemiyorum. Öğleden sonra bu konuda daha yaratıcıyım.”.
Verimli zamanlarınızı belirleyebilmek için, Rizzo birkaç günlüğüne kendinize dikkat etmenizi ve kendinizi izlemenizi öneriyor. “Birçok şey yaparken o anda ne hissettiğini fark edememek kolay” diyor. “O zaman çok fazla şey yapmak norm haline geliyor. Durup ne yaptığınıza baktığınızda, bir denetim yapabilir ve ne yapmak istediğinizi anlayabilirsiniz.”.
Görevlerinizi o görevin yapılması gereken doğru zamanı ile eşleştirmek, üretkenlik tarzınızla çalışmanıza yardımcı olacaktır. Örneğin; sabahları en iyi şekilde, yüksek bir odaklanma ile yaptığınız bir çalışmanın, öğleden sonra yaptığınızda iki kat uzun sürdüğünü görebilirsiniz. İşlerinizi en iyi zamanlarında yapmak için özel saatler ayırın ve çevresine sınırlar koyun.
Rizzo “Bu konuda tamamen kontrol sahibi olabilirsiniz (veya olmayabilirsiniz), ancak elinizden geleni yapın” diyor. “Belirli bir zamanda yapılması gerektiğini düşündüğünüz şeyi yapmaktan çok daha fazlasını yapacaksınız.”
2. Zaman sınırına ihtiyacım var mı?
Bazı insanlar için son teslim tarihi belirlemek, daha üretken olmalarına yardımcı olabilir. Rizzo, “Örneğin bir proje üzerinde 11.30-12.30 saatleri arasında çalıştığımı biliyorsam ‘Şimdi sadece bunu yapıyorum.’ diyecek kadar odaklanabilirim” diyor. “Onu programına koy. Son teslim tarihlerini hazırlamak daha verimli olmanıza yardımcı olabilir.”
Son teslim tarihleriyle çalışmak için görevlerin ne kadar sürdüğünü bilmeniz gerekiyor; bu da biraz zaman takibi gerektiriyor. Rizzo, “Zamanlayıcıyı dakika bazında kullanın” diyor. “Bir TV yapımcısı olarak, 30 saniyenin ne kadar uzun olduğunu biliyorum. Bir şeyin ne kadar sürdüğünü bilerek zaman ayırmak, onu programınızda nereye koyacağınıza karar vermenize yardımcı olacaktır. Görevlerin ne kadar sürdüğünü bilmemek, insanların durmasına neden olur.”.
3. En verimli çevre hangisidir?
Çalışırken çevrenize dikkat edin; hangi çevrelerde işiniz daha uzun sürüyor, hangilerinde ise bulunduğunuz çevre işinizi hızlandırmanızı kolaylaştırıyor? Ortamınızı her zaman kontrol edemeseniz de, kulaklık takarak veya pencere yanına geçmek gibi ofisteki başka bir noktaya geçerek ortamınızı daha iyi hale getirmeyi deneyebilirsiniz.
Rizzo “Kendinizi enerji dolu hissettiğiniz zaman nerede olduğunuza bakın” diyor. “Yoğun bir haber odasında, başkalarını dışlamaktan başka çarem yoktu. Ancak evde çalışmak da çok sessizdi. Bir kahve dükkanına gider ya da arka plan gürültüsü için televizyonu açarım.”
4. Dışarıdan desteğe ihtiyaç duyuyor muyum?
Bazı insanlar işlerini kendi başlarına yapacak kadar disiplinlidir, bazıları ise başkalarının zorlamasına ihtiyaç duyabilir. “Kendinizi tanıyın,” diyor Rizzo. “Başkası sizi kontrol etmeden bir şeyler yapıyor musunuz? Harici bir baskıya ihtiyacınız varsa; eş, iş arkadaşı ya da bir dostunuzu yanınızda bulundurmak gibi; daha üretken olmanıza yardımcı olacak sistemler oluşturun.”
Dış baskıya ihtiyaç duymakta utanılacak bir şey yok, özellikle de bu zorlamaya ihtiyacı olan başka biriyle ortak olduğunuzda.
5. Başarı benim için ne demek?
Bu sorunun cevabı daha fazla para, daha fazla müşteri, daha fazla konuşma yapmak, daha fazla satış olabilir – bunu yalnızca siz tanımlayabilirsiniz. Sizi neyin harekete geçirdiğini bulduktan sonra önünüzdeki hedefleri gözden geçirin.
“Bu bir amaca hizmet ediyor mu?” diye soruyor Rizzo. “Hoşunuza giden bir şey yapmayı seçerseniz, bu iyi. Ama bazen bir şeyler yapmak zorunda olduğumuzu düşünüyoruz.”.
Rizzo; bir görevden hemen önce, görev sırasında ve sonrasında duygularınızı yazmanızı, zihinsel notlar almanızı öneriyor. “Yaptıklarınızı her zaman sevmeyebilirsiniz; ama ondan nefret ederseniz, bir daha yapmamayı kendinize hatırlatın” diyor. “Şu anda bir talebe ‘evet’ diyebilirsiniz; ancak kalbinizde bu işin sizi endişelendirdiğini biliyorsanız ‘hayır’ demek daha iyidir.”.
Yıl sonunda, tüm çalışmalarınızı denetleyin ve neyin iyi hissettirip neyin hissettirmediğine karar verin. Ardından ileriye dönük önceliklerinizi belirleyin. Rizzo “Verimlilik tarzınızı bir kez anladıktan sonra çalışma çizelgenizi gereksinimlerinize göre hazırlayabilirsiniz.” diyor. “En iyi kısmı, daha az stresli olmanız.”.