Mektup yazmanın kayıp bir sanat olduğu sıklıkla söylenir. Herkes e-postalara veya anlık mesajlaşmaya geçti. Bu kesinlikle herkesin e-posta yazmayı bildiği anlamına gelmelidir. Fakat kanıtlar öyle olmadığını gösteriyor. Yanlış anlayın-doğru kişileri dahil etmeyin ya da sesi yanlış anlayın-herkesin kafası karışacak ve muhtemelen gücenecektir.
Bu sayfa e-postaların görgü kurallarını açıklamaktadır. ‘Kime’, ‘Cc’ ve ‘Bcc’ arasındaki farkı anlamak ve bunları ne zaman kullanacağınızı bilmek ve bir imzanın önemi gibi temel bilgileri kapsar ve e-postalarınızın rahatsız etmemesini veya üzülmemesini sağlamak için tasarlanmıştır.
Etkili E-posta Yazma sayfamız, e-postalarınızın işleme konulma olasılığını artırmayı araştırır.
İçindekiler
E-postanızı Adreslemek
Bir e-posta gönderdiğinizde, ilk sorun alıcılardır ve özellikle ‘Kime’, ‘Cc’ veya ‘Bcc’ kullanılıp kullanılmayacağıdır.
- “Kime”, ana alıcı veya işlem yapması gereken herkes için kullanılır. Tek bir alıcınız olduğunda her zaman “Kime” yi kullanın.
- ‘Cc’, e-postayı görmesi gereken. Fakat sonuç olarak işlem yapması gerekmeyen kişiler için kullanılır. Birinin e-postayı gönderdiğinizi bilmesine ihtiyaç duyduğunuzda yaygın olarak kullanılır. Bu durum yöneticiniz olabilir veya bir grup olabilir: örneğin, bir kulüp veya grup adına bir e-posta göndereceğinizi kabul ettiyseniz ve komitenin bunu yaptığınızı ve söylediklerinizi bilmesini istiyorsanız , o zaman onları ‘cc’ yaparsınız.
- ‘Bcc’, e-postayı görmesi gereken. Fakat e-postayı kimin aldığını herkesin görmesini istemediğiniz/istemediğiniz kişiler için kullanılır. Ayrıca, insanların mahremiyetini koruma sorumluluğunuz olduğunda ve bir kulüp veya toplum için grup e-posta listesi gibi e-posta adreslerini herkese sağlamadığınızda da kullanılır. Tüm alıcılarınız ‘Bcc’ ise, ‘Kime’ e-postasını kendiniz göndermeniz gerekecektir.
Herhangi bir alıcı size cevap verebilir. Gizli alıcılar diğer herkese yanıt veremez.
“Tümünü Yanıtla” yı kullanma
Bir e-posta aldığınızda, lütfen yanıtlamanız gerekip gerekmediğini ve ‘herkese yanıt vermeniz’ gerekip gerekmediğini dikkatlice düşünün (yani, yanıtınız e-posta için ‘Kime’ veya ‘Cc’ listesindeki herkese gidecek.
Yalnızca orijinal gönderen değil, yanıtınızın gerçekten herkes tarafından görülmesi gerektiğinde ‘herkese yanıtla’yı kullanın.
Aşağıdaki durumlarda tümünü yanıtlamanıza gerek YOKTUR:
- E-postanın alındığını onaylıyorsunuz (ve lütfen bunu yapmanız gerekip gerekmediğini düşünün);
- Bir toplantı için uygun olup olmadığınızı ve ne zaman olduğunu söylüyorsunuz; veya
- Gönderenle çevrimdışı bir görüşmeye devam ediyorsunuz.
E-posta Konusu
Hepimiz, konu içermeyen mesajlarla dolu bir gelen kutusu ile yönetebilmek için çok fazla e-posta alıyoruz. Konu, insanların e-postaları filtreleme ve şimdi, daha sonra okuyup okumayacaklarına karar verme şeklidir.
E-postanızın ne hakkında olduğunu açıklamak için (kısaca) e-posta konusunu kullanın.
E-postanızı ‘Başa Çıkarma’
E-postanıza ‘Sevgili’ gibi bir selamlama ile başlamak genellikle iyi bir fikirdir. [Name]’veya’ Merhaba [Name]’. “Sevgili” daha resmidir ve alıcıyı henüz tanımıyorsanız daha iyidir.
Başka birinden gelen bir e-postayı yanıtlıyorsanız, ‘ile ilgili e-postanız için teşekkür ederiz’ gibi bir şey söylemek de yararlıdır. [subject]Bu durum yanıtınızı bağlam içinde belirlediği için. Hemen yanıt veriyor olabilirsiniz. Fakat yanıtınızı hemen göreceklerinin garantisi yoktur ve o sabah 50 e-posta gönderip almış olabilirler.
Ayrıca, ‘En iyi dileklerimle’ veya ‘Saygılarımla’ gibi bir selamlama ile imzalamak da güzel ve bu nedenle gelecekteki ilişkiler için iyidir. Bu başka bir amaca da hizmet eder: E-postayı bitirdiğinizi ve alıcının tüm içeriği aldığını gösterir.
Ekler
Özellikle herkesin okuması gerekmiyorsa, büyük miktarda metin paylaşmak için ekleri kullanın.
Alıcıların okuyup okumayacaklarına karar verebilmesi için e-postanın gövdesindeki içeriği açıklayın.
E-postanın gövdesine kolayca yerleştirilebilecek kısa notlar veya mektuplar için ekleri KULLANMAYIN.
Elbette, yalnızca Word belgeleri gibi metin tabanlı dosyaları değil, e-postalara başka dosyalar da ekleyebilirsiniz. Yaygın ek türleri arasında resimler, elektronik tablolar ve PDF dosyaları bulunur. Bazı dosya türlerinin e-posta istemcisi veya güvenlik yazılımı tarafından engellenebileceğini ve birçok kuruluşun birkaç dosya türü dışında tümünü engellediğini unutmayın. Bazen kötü niyetli yazılımları ve virüsleri yaymak için kullanıldıkları için insanlar genellikle eklere karşı dikkatli olurlar.
Ton ve Dil
E-postalar, alıcıların bunları yorumlamasına yardımcı olacak vücut dili, yüz ifadesi veya ses tonu avantajına sahip değildir. Bu nedenle sözcükler, göründüğü kadarıyla alınma eğilimindedir.
İnsanları rahatsız etmekten kaçınmak için üslubu ve dili doğru kullanmak çok önemlidir.
E-postalarda, özellikle de iş veya resmi e-postalarda şaka yapmayın veya alay etmeye ÇALIŞMAYIN. Emojiyi kullanmak genellikle bu koşullar altında teşvik edilmez ve kolayca rahatsız edebilirsiniz.
E-posta İmzası
Alıcınızın sizi tanıyabilmesi ve yanıt verebilmesi için yeterli ayrıntı içeren e-postaları imzalamanızı sağlamak iyi bir uygulamadır ve genellikle kibardır.
- Kişisel bir e-postada adınız muhtemelen yeterli olacaktır. Adınız yaygınsa veya e-posta adresiniz şifreli ise daha fazlasına ihtiyacınız olabilir.
- Bir okul, kolej veya üniversite ile veya bir doktorla veya başka bir sağlık hizmeti sağlayıcısıyla ve ücretli işlerle iletişimler gibi resmi herhangi bir şeyi içeren bir iş e-postasına tam adınızı eklemelisiniz. İş unvanınız veya iletişim bilgileriniz gibi daha fazla bilginin gerekli olup olmadığını da düşünmelisiniz.
Çoğu cihaz, herhangi bir e-postanın altına bir e-posta ‘imzası’ ekler. Örnekler arasında ‘iPhone’umdan Gönderildi’ veya ‘Windows Mail’den Gönderildi’ sayılabilir. İsterseniz daha fazla bilgi ekleyerek bunu kaldırabilir veya özelleştirebilirsiniz.
Kuruluşlar genellikle kuruluşun kendisinden de bir e-posta imzası ekler. Kuruluşunuzun bunu yapıp yapmadığını kontrol etmek ve yapmıyorsa kendiniz için bir tane ayarlamak isteyebilirsiniz. Uzun e-posta imzaları oluşturmak mümkün olsa da, bunları olabildiğince kısa tutmak iyi bir uygulamadır.
Alt çizgi
E-postalarınızda tonu ve görgü kurallarını doğru bir şekilde anlamak için biraz zaman ve zorluk, başkalarını rahatsız etmekten kaçınmanıza yardımcı olacaktır. Zahmete değer.