Korona virüs salgını, birçoğumuzu sürekli ve amansız görevlere zorladı. Örneğin bu sorumluluklar, ekiplerimizle uzaktan bir iş deneyimine geçmek, müşterileri elde tutmak ve elde etmek için mücadele etmek veya bir talep patlamasını karşılamak için hızlanmak olabilir. Ve bu sadece iş. Ev cephesinde, sayısız zorluğun üstesinden gelmeye devam ediyoruz. Üretken kalmaya çalışmak, sevdiklerimize bakmak ve sağlıklı kalmak için elimizden gelenin en iyisini yapmak da evde yapmak zorunda olduklarımızdan.
Tüm bunların arasında bunalmış hissetmek çok normal. Bu da bizi nereden başlayacağız düşüncesiyle birlikte başlangıçtan itiyor. Eski ABD Başkanı ve İkinci Dünya Savaşı Generali olan Dwight Eisenhower, kriz zamanlarında iki kritere odaklandı: önem ve aciliyet. Covey, bu kriterleri kullanarak mevcut koşullara uyarlanabilen bir matrisi popüler hale getirdi. Bir eksende önem, diğerinde aciliyet var. Görevlerinize öncelik vermeniz gerektiğinde, bu matris, kritik görevlere odaklanmak için daha az önemli olanı ne zaman devredebileceğiniz, ortadan kaldırabileceğiniz veya erteleyeceğinize karar vermenize yardımcı olabilir.
Nasıl öncelik verilir?
Her toplantının sıcak konusu olan ve sizi geceleri ayakta tutan görevleri içeren kapsamlı bir “yapılacaklar” listesi yazarak başlayın. Onları kafanızdan çıkarın ve bir kağıdın üzerine koyun. Bu çok fazlaysa, yapılacakları farklı projeler, ekipler veya iş, ev, çocuklar gibi alanlara göre düzenlemeyi deneyin. Sonra, iki ekseni tanımlamak için biraz zaman ayırın.
İlk olarak, bir görevin önemini nasıl ölçtüğünüzü anlayın. Bu, şunları içerebilir: başarı olasılığı, etki (sonuç veya öncü göstergeler), rekabet avantajı, değer uyumu, maliyet, risk veya sahip olunması gerekenler. Ardından, zaman dilimlerini (örneğin bu sabah, günün sonu, bu hafta, bu ay) veya görevleri tamamlamanın veya ertelemenin sonuçlarını veya faydalarını tanımlayarak aciliyeti nasıl ölçtüğünüzü düşünün.
Son olarak, görevlerinizi matriste çizmeniz gerekecek. Sağ üst köşede hem önemli hem de acil olan görevleri yerleştireceksiniz. Bunlar, zamana duyarlı ve uygulanması kritik olan en önemli önceliklerdir. Bunları tekrar tekrar yapmaktan bahsetmek yerine, onlarla kafa kafaya mücadele edin. Bunlar, kritik müşteri sorunları veya tedarikçi envanteri son tarihleri veya bir önceki haftadan itibaren kaldırılan ve artık hem önemli hem de acil olan yapılacaklar olabilir.
Sol üst köşe, önemli ancak daha az acil olan görevler içindir. Bunlar, hedeflerinize ulaşmanız için anahtar olan, ancak hemen yapılması gerekmeyen görevlerdir. Onların radarınızdan düşmelerini önlemek için, mutlak, dış bitiş tarihi olan belirli bir zaman planlayın. Belki de ufuktaki stratejik pivotlar için bir plan oluşturmanız, lansman sonrası müşteri görüşmeleri ayarlamanız veya yeni bir işe alım ile check-in yapmanız gerekiyor olabilir. Çoğu zaman, bu öğeler göz ardı edilirse, arka ocakta kaynayıp değişeceklerdir.
Sağ alt köşe, daha az önemli olan acil görevler içindir. Bu görevler hedeflerinizin merkezinde değildir ve genellikle güçlendirme ve ekip çalışması için fırsatlardır. Başkalarının başarılı olmasını sağlayacak projelerin engelini kaldırarak, özerkliği teşvik ederek veya bir sorun üzerinde eşleştirerek bu görevleri gerçekleştirebilirsiniz. Bu yapılacaklar çoğu zaman başkalarının yardımıyla kolaylıkla halledilebilir.
Son olarak, sol alt köşe hem daha az önemli hem de daha az acil olan görevler içindir. Bunları hızlıca kapatmanın yollarını bulmak isteyeceksiniz. Eski görevleri ortadan kaldırarak başlayın. Kalan görevler için, sonuçların olumsuz etkisini ve geri döndürülebilirliğini değerlendirerek ertelemenin doğru çağrı olup olmadığını belirleyin. Ayrıca, bazı görevlerin daha az çabayla tamamlanarak hızlı bir kazanca dönüştürülüp dönüştürülemeyeceğini araştırabilirsiniz.
Önceliklendirme ekipler içindir.
Bu önemli / acil matris, ekipler kaybolduğunda ve düzensiz olduğunda da yardımcı olabilir. İster bir toplantı odasında yüz yüze toplantı yapın, dilerseniz online bir görüşme yapın post-it veya flip-chart kullanmanız sizin yararınıza olacaktır.”Yapılacaklar” listeniz hala savunulamaz görünüyorsa, başka bir tarama yapmayı deneyin. Kontrol çemberiniz dahilinde olan görevleri tanımlayın. Kontrol edemediğiniz, ancak etkileyebileceğiniz kişiler için, bu görevleri ilerletmenin somut yollarını belirleyin.Yapılacak işler, ortaya çıkan yeni görevler ve bağlam pivotlarınızı tamamlarken düzenli olarak yeniden gözden geçirip yeniden yaparak bu matrisi dinamik tutun. Bu acil / önemli matris ile enerjinizi en çok ihtiyaç duyulan yere yatırabilirsiniz.
Yazar: Ceotudent