Amerika Birleşik Devletleri'nde, ortalama çalışan elde tutma oranı %70 ile %85 arasında değişmektedir. %90 veya üzerinin "iyi" bir elde tutma oranı olduğunu göz önünde bulundurduğumuzda, bu rakamlar geliştirilebilecek alanlar olduğunu gösterir. İşe başlama süreci bu noktada devreye girer. "İşe Başlama", organizasyonların yeni çalışanları yeni rollere entegre etme ve hazırlama yöntemlerini ifade eder. Doğru şekilde yapıldığında elde tutma oranlarını, çalışan etkileşimini ve verimliliği doğrudan artırır.
İşe alma ve oryantasyon terimlerini zaten biliyor olabilirsiniz. Peki, çalışan işe başlama süreci ile ilgili bilgi sahibi misiniz? Genellikle, organizasyon oryantasyon süreçlerinin yeterince iyi görünmesi durumunda, çalışan etkileşimi işe başlama sürecini geliştirmeye odaklanmaları ya da bu konuda çalışmaları gerekmediğini düşünür. Ancak, özellikle de çalışanlarınızı elde tutmak, şirketinizin değerlerinin bir parçası hâline getirmek ve üretken bir organizasyon olarak çalışmak istiyorsanız göstereceğiniz çabaya değer.
İşe başlamanın avantajları hakkında epey bilgi bulunuyor: manuel işlerde düşüş, daha kısa sürede daha fazla verimlilik ve çalışanları elde tutma oranlarına artış. Yayınlanan veriler yatırım getirisi açısından da güçlü kanıtlar ortaya koyuyor: UrbanBound, İngiltere ve ABD'li şirketlerin, işlerini anlamayan verimsiz çalışanları elde tutmak için yılda 37 milyar dolar harcadığını ve şaşırtıcı bir şekilde bu şirketlerin %35'inin işe başlama sürecine 0 dolar harcadığını tahmin ediyor.
Bu istatistikler, işe başlama sürecinin kötü olması veya hiç olmaması nedeniyle ne kadar çok israf yapıldığını ortaya koyuyor. Peki, daha gelişmiş işe başlama süreçlerine neden yatırım yapılmalıdır? Daha iyi işe başlama uygulamaları sayesinde, çalışanların şirketiniz için çalışmanın avantajını görme olasılığı daha yüksektir. Bu da nihayetinde çalışanların işlerine dahil olmak ve daha fazla katkıda bulunmak istemelerini sağlar.
Çalışan oryantasyonu ile işe başlama süreci arasındaki farklar önemsiz görünebilir ancak değildir. Çoğu işveren yeni çalışanlar için standart, temel bir oryantasyon sunar ancak yalnızca bu süreci sağlamak, düşen elde tutma oranlarını iyileştirmek için yeterli değildir.
Oryantasyon; yeni çalışanın başlangıç tarih ve saatleri, bir iş istasyonu atama, insan kaynakları (İK) ilkelerini inceleme ve gerekli evrakları sıralama konusunda net bilgi sahibi olmasını kapsar. Oryantasyon oturumları genellikle birkaç saatten veya bazı durumlarda birkaç günden uzun sürmez. Oryantasyonlar minimaldir ve yalnızca yeni çalışanın ne yapması gerektiğini anlaması için gereken konuları ele alır.
Çalışan işe başlama süreci, 12 aya kadar sürebilen, çok daha kapsamlı bir süreçtir. Bu süre, yeni çalışanlara harcamak için çok fazla gibi görünse de, uzun vadede değerli olabilir. Bu uzun süreyi yeni çalışanlarla geçirmek, onların şirketin nasıl çalıştığıyla ilgili kapsamlı bilgi sahibi olmasını sağlar. Bu kapsamlı bilgiler, çalışanların sadece İK ilkelerini değil, şirket içinde oynadıkları rolü de anlamasına olanak sağlayan eğitimlerden ve kaynaklardan elde edilir.
Geniş kapsamlı eğitimler sayesinde, çalışanlar rollerinde daha iyi hâle gelir. Bu durum, çalışan elde tutma oranını ve çalışan memnuniyetini artırmaya yardımcı olur. Peki, oryantasyondan işe başlama aşamasına geçmek nasıl böyle bir fark yaratabilir? Çalışan işe başlama sürecine daha yakından bakalım.
Birçok çalışan, işlerinden memnun olmadıkları ve üstlerinin onlara yeterince değer vermediğini hissettikleri için işinden ayrılır. En iyi yetenekleri bulmak istiyorsanız çalışan elde tutma oranları ve katılım, organizasyonunuz için önemlidir. Etkili bir işe başlama süreci bulunmalıdır.
Çalışan işe başlama çözümleriyle işverenlerin çalışanları sadece çalışan olarak değil, insan olarak görmesi önemlidir. Buna, yeni çalışanlarınızı dinlemeyi, endişelerine kulak vermeyi ve onlara kendilerini değerli hissettirmeyi dahil edebiliriz.
Çalışanlarınızın hikayelerine önem verdiğinizde, bu çalışanların şirketinizin hikayesini ve hedeflerini dikkate alma olasılığı daha yüksektir. Bu sayede, çalışanları çalıştıkları şirkete daha fazla önem vermeye teşvik edebilir ve işteyken katılımlarını artırabilirsiniz.
İşe başlama süreci, çalışanlarla güven bağı oluşturmak ve onlardan beklenenleri netleştirmek için de harika bir zamandır. Şirketin çalışanlar için neler yapabileceğini açıklamak da faydalıdır. İlerleme, teşvikler, kurumsal etkinlikler veya şirket yan hakları ile ilgili fırsatlardan bahsetmek buna dahil edilebilir.
Yeni çalışanların kendilerine değer verildiğini göstermeye zaman ayırarak çalışanların geride bırakıldıklarını veya takdir görmediklerini hissetme riskini ortadan kaldırmış olursunuz. Uzun vadede, bu yöntem şirketiniz için çok faydalı olabilir.
Etkileşim hâlindeki çalışanlar, daha yüksek kalite ve iş üretim miktarı gibi avantajlar sunar. İşe başlama sürecinden yararlanarak çalışanlarla etkileşim kurmak, yalnızca çalışanlarınızın işlerini değil, aynı zamanda şirketinizin itibarını ve bilançosunu da geliştirir. Özellikle belirtmek gerekirse çalışan işe başlama sürecinin avantajları şunlardır:
Manuel görevlere daha kısa süre harcama
Birçok şirket, işe başlama görevlerini (tamamlanan evrakı toplama, gönderme ve izleme, çalışan dosyaları oluşturma vb.) manuel olarak gerçekleştirmek için hâlâ çok fazla zaman harcıyor. Bulut işe başlama yazılımıyla işe başlama sürecini otomatik hâle getirmek ve modernize etmek, bu manuel çalışmaları azaltarak maliyetleri düşürür.
Örneğin, 60.000 çalışanın yer aldığı bir sağlık sistemi olan müşterilerimizden biri, Oracle Human Capital Management işe başlama bileşenini uyguladıktan sonra, işe başlama ekibinin önceden manuel görev olarak yaptığı işlerden ne kadar zaman tasarruf ettiğini ölçtü. Oracle HCM'nin yer aldığı işe başlama süreci, her işe alımda işe başlama sürecini 45 dakikadan uzun bir süre kısalttı. Yıllık ortalama 60.000 dolar maaş üzerinden "işe başlama uzmanı" başına tasarruf edilen bu tahmini süreyi ve şirketin yıllık ortalama 7.000 işe alım yaptığını düşündüğümüzde, elde edilen tasarruf yıllık en az 150.000 dolar anlamına geliyor. Bu rakam yalnızca şirketin yatırım getirisine katkıda bulunmakla kalmıyor, aynı zamanda işe başlama sürecine harcanan süredeki azalma, 4.000 saatin daha stratejik İK aktivitelerine uygulanmasına olanak tanıyor.
Verimliliğe daha kısa sürede geçiş
Bu metriğe katkıda bulunan pek çok değişken olsa da bunlardan ikisine odaklanacağız. İlki, sağlık alanındaki müşterimizin "bu noktaya gelme süresi" olarak adlandırdığı metrik. Başka bir deyişle, bir organizasyonun "teklif kabul edildi" aşamasından "1. iş gününe" ne kadar hızlı geçebildiğini ve yeni çalışanı verimlilik yolunda ilerletebildiğini ifade eder.
Şirket, teklifin kabulü ile ilk iş günü arasındaki faaliyetleri modernize edip otomatik hâle getirerek yeni işe alınanları, Oracle HCM Cloud'un uygulanmadığı senaryoya göre tam bir hafta erken işe başlatabiliyor. Organizasyonunuzda verimlilikle geçen ek bir hafta ne kadar etkili olur ve bu süre kâr hanenize nasıl katkıda bulunur?
Verimliliğe geçiş süresindeki diğer değişken, "1. iş günü öncesi aktivitelerine" geçiş veya işle ilgili olmayan aktiviteleri (form tamamlama gibi) yeni işe alınanlara işteki ilk günlerinde vermeyip bunun yerine bu görevlerin ilk günlerinden önce kağıtsız işe başlama adımları olarak yönetilmesidir. Bu sayede, yeni çalışan işin ilk günü form doldurmak yerine, iş eğitimine ve diğer önemli faaliyetlere odaklanabilir. İşe alım başına sadece bir saatlik tasarruf ve yılda 7.000'den fazla yeni çalışan olduğunu tahmin edersek, şu ana kadar 7.000 saatten fazla önemsiz faaliyeti, kâr hanesine katkıda bulunan işlere dönüştürdüğümüzü söyleyebiliriz.
Çalışan giriş/çıkış oranında azalma
Çalışan giriş/çıkış oranı, kâr hanesini olumsuz etkilediği açıkça görülen bir maliyettir. Sağlık hizmetleri müşterimize geri dönersek Oracle HCM Cloud'u uygulamadan önce ve uyguladıktan sonraki dönemlerden hem ilk 90 gün hem de ilk yıl için elde tutma verileri mevcuttu. Yeni işe alımların ilk 90 gün içinde giriş/çıkış oranı %10,3'ten %8,2'ye ve ilk yıl içinde giriş/çıkış oranı %26,1'den %22,5'e düştü. Bir çalışanın yerine başka birini alma maliyeti olarak 5.000 dolar gibi ihtiyatlı bir tahminle ilk yıl iyileştirmelerinin miktarını belirlediğimizde (birçok çalışma bu rakamın çalışan başına yıllık maaşın 1,5 ila 2 katı kadar yüksek olduğunu gösteriyor) ve yılda 7.000 kişi işe aldığımızı düşündüğümüzde 1.260.000 dolardan fazla tasarruf elde etmiş oluruz.
Geliştirilmiş yeni işe alım deneyimi
Son olarak, işe başlama süreci doğru şekilde düzenlendiğinde, dinamik ve ilgi çekici olabilir ve yeni işe alınanlar için olumlu bir deneyim sunabilir. Oracle HCM Cloud Onboarding'in tercih edilmesi için en önemli nedenler arasında zaman alan formların ilk iş gününden önce elektronik olarak tamamlanması, işe başlama aktivitelerine daha pürüzsüz bir geçiş; veri girişinde fazlalıkların ortadan kaldırılması ve organizasyonunuzun kültürünü tanıtan içeriğin sunulması yer alır. Yukarıdaki rakamların gösterdiği gibi, bu avantajlar uzun vadede yatırım getirisini etkiler.
Bir şirketin çalışan giriş/çıkış oranının yüksek olması, kötü bir işarettir. Çalışan giriş/çıkış oranının yüksek olması, yeni çalışanlar bulmak için harcanması gereken zaman ve para nedeniyle organizasyonlar için genellikle oldukça masraflıdır. Yöneticiler ve üst düzey çalışanlar işten çıktığında, bu durum, bir şirkete yüz binlerce dolara mal olabilir. Hiçbir organizasyon böyle bir harcama yapmak istemez.
Eğitilmesi gereken yeni çalışan döngüsünün sonu gelmeyeceği için bu giderler zamanla şirketin iş çıktısına zarar vermeye başlar. Ancak, eğitimden kısa bir süre sonra çalışan memnun kalmazsa şirketten ayrılmayı düşünebilirler. Şirketlerin kalitesi ve itibarı, çoğunlukla yeni ve işe ilgi duymayan çalışanlardan oluşan bir iş gücü nedeniyle zarar görebilir.
Harika bir işe başlama süreci bu sorunu çözebilir.
Şirketler, sürekli olarak çalışan işe almak için para harcamak yerine, işe başlama sürecine yatırım yapabilirler. İşe başlama süreci daha uygun maliyetlidir ve uzun vadede şirketin paradan tasarruf etmesini sağlar.
Her yeni çalışanın ciddi bir potansiyelinin olduğunun farkında olmak önemlidir. Şirketiniz bu potansiyeli görmezden gelerek yüksek maliyetli ve gereksiz kayıplar yaşayabilir. Ancak bu potansiyeli değerlendirdiğinizde şirketiniz ve çalışanlarınız çok başarılı olabilir.
Her şey yeni çalışanınızı karşılamakla başlar. Yeni bir çalışan ekibe katılırken onu karşılayarak kendisini daha rahat ve güvende hissetmesini sağlayabilirsiniz. Ayrıca konuşma ve sorular sorma olasılığı daha yüksek olur.
Yeni işe alınanlara bir süre eğitim verdikten sonra, yöneticinin çalışanla bire bir görüşme yapması önemlidir. Bu, yöneticinin çalışanın zaten yaptığı işi gözden geçirmesi ve yapıcı geri bildirim sağlaması için bir fırsattır.
Geri bildirim, çalışanların neleri doğru ve neleri yanlış yaptıklarını anlamalarına yardımcı olduğundan önemlidir. Ayrıca, çalışanların kendilerini geliştirmeleri için bir hedef de sağlar.
Bu geri bildirim toplantılarının ayda bir gibi düzenli aralıklarla yapılması önemlidir. Bu sayede, çalışanlar desteklendiklerini ve kendi başlarına bırakılmadıklarını hissedebilir. Bu geri bildirim toplantıları, yeni çalışanların işlerinde ne kadar iyi olduğunu ölçtüğü için şirket için de önemlidir.
Şimdiye kadar belirtilen tüm işe başlama uygulamalarını benimseseniz bile, çalışanlarınız birkaç ay çalıştıktan sonra mutsuz olabilir. Bunun nedeni ne olabilir? Bu durumun nedeni genellikle, çalışanların işlerinin durağan olduğunu ve kariyerlerini geliştiremeyeceklerini hissetmeleridir.
Yeni çalışanlarla olası kariyer fırsatlarını görüşerek onlara sabırsızlıkla bekleyecekleri olanaklar sunabilirsiniz. Çalışanların beklentileri olduğunda, hedeflerine ulaşmak için genellikle daha çok çalışırlar. Çoğu zaman, bu durum çalışan performansı ve katılım açısından iyi sonuçlar verir.