Ön Muhasebe Nedir?
Ön muhasebe, çalışan tarafından başlatılan giderler, uygun şekilde ayrıştırıldıkları, kodlandıkları ve organize edildikleri seyahat ve gider yönetimi sürecine girer. Paydaşların gider raporlaması ve gider politikası uyumluluğuyla ilgili olarak karşılaştıkları yaygın sorunların bir listesidir;
Çalışanlara şu görevler verilir:
- Şirket seyahat ve masraf politikalarını hatırlamak,
- Tüm işletme giderlerini takip etmek,
- Tüm gider makbuzlarının saklanmasını sağlamak,
- Eksiksiz gider raporlarının zamanında doldurulması ve sunulması,
Onaylayıcılar / Finans ekipleri şunlarla görevlendirilir:
- Uyum için her makbuzu doğrulamak,
- Hiçbir sahtekârlık veya uyumsuz iddianın işleme alınmamasını sağlamak,
- Gider talepleri üzerine yapılan tüm eylemlerin ayrıntılı kayıtlarını tutmak,
- Çalışan gider geri ödemelerini zamanında işlemek,
- Gelecekteki denetimler için tüm gider raporlarını ve makbuzları organize etmek ve saklamak,
- Ayrıca, kurumsal kredi kartları ortaya çıkarsa, bu tamamen farklı bir hikâye. Pek çok kredi kartı işlemini Manuel olarak eşleştirmek, doğrulamak çok eğlenceli bir iş değildir.
Ön muhasebe çok zaman ve emek gerektiren bir süreç olduğundan, veri giriş hataları, uyumsuzluk, gider raporu sahtekârlığı ve yanlış finansal raporlama olasılığı çok yüksektir. Ön muhasebe otomasyonun gerçekten tasarruf sağladığı yerdir!
Gider yönetimi otomasyonunu neden düşünmelisiniz?
Bir gider yönetimi yazılımı, gider yönetimi sürecinin her adımını otomatikleştirir. Ayrıca Manuel veri girişi ve masraf raporu doğrulama ihtiyacını da ortadan kaldırır. Bu, tüm paydaşların zamandan, paradan ve hayal kırıklığından tasarruf etmesini sağlar. Bir gider yönetimi yazılımı da bir muhasebeci için inanılmaz derecede değerlidir.
Bir gider yönetim sistemi kullanmanın faydaları
Tüm çalışan harcamaları için ön uyumluluğu otomatikleştirir. Bir Gider yönetimi yazılımı, sağlam iş kuralları işleyişi ile birlikte gelir. Yazılım her çalışan masrafını politikaya uygunluk açısından kontrol eder. Politika ihlalleri durumunda, sistem bayrakları kaldırır ve önemli paydaşları otomatik olarak bilgilendirir. Ayrıca, üzerinde yapılan tüm eylemleri, her bir masrafa eklenmiş ayrıntılı bir dijital denetim izine kaydeder.
Diğer bir deyişle, bir gider yönetimi yazılımı, uyumluluğu kontrol etmek ve sağlamak için gerekli her eylemi gerçekleştirir, böylece tüm çalışan harcamaları için ön muhasebeyi otomatik hale getirir. Bir muhasebecinin yapması gereken en verimsiz görev artık pratikleşmiştir.
Kredi kartı mutabakatını otomatikleştirir
Kurumsal kredi kartları, çalışan harcamaları üzerinde daha fazla kontrol sahibi olmanın harika bir yoludur. Ayrıca, çalışanların rapor göndermesine bağlı kalmadan Finans ekiplerine harcamaların nerede gerçekleştiği konusunda daha fazla görünürlük sağlarlar. Bununla birlikte, Finans ekiplerinin yine de kredi kartı ekstrelerini işlemlerle doğrulaması ve uygunluk açısından denetlemesi gerekir.
Bir gider yönetimi yazılımı, doğrudan işlem beslemeleri almak için birden çok kredi kartı satıcısıyla entegre olur. Ardından giderleri, makbuzları ve işlemleri otomatik olarak eşleştirir. Bu, herhangi bir Manuel müdahale ihtiyacını ortadan kaldırır. Mutabakat bir kez yapıldığında muhasebeciler için tek tıklamayla yapılan bir anlaşma haline gelir ve onlara gelecek için strateji oluşturmaya odaklanmak için daha fazla zaman bırakır.
Muhasebe yazılımı ile entegre olur
Bir gider yönetimi yazılımı, diğer yazılımlarla konuşmasına izin veren entegrasyonlarla birlikte gelir. Bu, Finans ekiplerinin ve muhasebecilerin çalışan, gider, kategori, rapor ve giriş verilerini güvenli bir şekilde taşımasını kolaylaştırır.