- Etkinlik Yönetimi ve Etkinlik Planlama
- Etkinlik Yönetimi Proje Yönetimi'ni İçeriyor
- Etkinlik Yönetimi Hizmetlerinin Rolü
- Başarılı Olma Becerileri
Ne tür bir iş yapıyorsun? ilk kez birisiyle tanışmak üzerine sıkça sorulan bir sorudur. Cevabınız “etkinlik yönetimi” ise, bunun tam olarak ne anlama geldiğiyle ilgili takip soruları alacaksınız.
Bir parti planlayıcısı veya bir toplantı planlayıcısı olup olmadığınız sorulabilir. Etkinlik planlama mesleğinde, meslek unvanları sunulan hizmetler kadar çeşitli ve çok sayıdadır ve birini diğerinden tanımlamak ve ayırt etmek çoğu zaman zor olabilir. Bir etkinlik planlama portföyü hazırlarken, iş ararken veya iş fonksiyonunuzu ve sorumluluklarınızı doğru anlamayan bir müşteriyle çalışırken zor olabilir.
Etkinlik Yönetimi ve Etkinlik Planlama
Çok yakından ilişkili olsa da, etkinlik yönetimi ve etkinlik planlaması iki çok farklı işlevdir. Önemli fark şu iki kelimede yatmaktadır: yönetim ve planlama. Basit bir ifadeyle, etkinlik yöneticileri etkinliği yönetir ve etkinlik planlayıcıları etkinliği planlar.
Söylendiği gibi, etkinlik yöneticileri aynı zamanda olayların yönlerini de planlayabilir ve olay planlayıcıları olay planlama sürecinin belirli bileşenlerini yönetebilir. Etkinlik yöneticileri ve etkinlik planlayıcıları yan yana çalışır ve sorumlulukları üst üste gelebilir.
Meseleleri daha da karışık hale getirmek için, bireysel etkinlik planlayıcıları genellikle etkinlik yönetimi hizmetleri sunar ve etkinlik yöneticileri de etkinlik planlama hizmetleri sunabilir. Bütün bunlar kafanızı kaşıdıysa, olay yönetimine yakından göz atarak başlayalım.
Etkinlik Yönetimi Proje Yönetimi'ni İçeriyor
Etkinlik yönetimi konferanslar, kongreler, konserler, fuarlar, festivaller ve törenleri içerebilecek büyük ölçekli etkinlikler oluşturma ve geliştirmeyi içerir. Etkinlik yönetimi, hedef kitlenin tanımlanmasını, etkinlik konseptini formüle etmeyi, etkinliğin genel lojistiğini planlamayı ve etkinliğin proje yönetimini bir bütün olarak yürütmeyi içerir. Bu, her işlevden, bütçeden sorumlu insan ekiplerini yönetmeyi ve etkinliğin yürütülmesini denetlemeyi içerebilir. Etkinlik yöneticileri ayrıca, etkinlik planlayıcılarını içeren tüm dış satıcı ve profesyonellerin hizmetlerini de denetler.
Bir etkinlik yöneticisinin özel sorumlulukları şunları içerebilir:
- Mekan seçme ve ayırma
- Dış satıcıları koordine etmek
- Hoparlörleri veya eğlenceyi meşgul etmek
- Ulaşım ve otopark için düzenleme
- Gerekli izinleri ve uygun sigortayı almak
- Sağlık ve güvenlik standartlarına uygunluk
- Acil durum acil durum planları geliştirmek
- Olayda kriz ve durum yönetimi
- Bir güvenlik planı tasarlama
- Etkinliğin izlenmesi
Bu liste hiçbir şekilde tamamlanmadı. Etkinliğin kapsamına ve işe alınan diğer profesyonellere bağlı olarak, iş sorumlulukları değişebilir.
Etkinlik Yönetimi Hizmetlerinin Rolü
Etkinlik yönetimi şirketleri, büyük ölçekli şirket toplantıları ve özel etkinlikler planlamak ve yürütmek için sık sık işe alınır. Düğün ve konserler bir etkinlik yönetimi uzmanı için ortak etkinlikler olsa da, spor etkinlikleri, toplantılar ve büyük partiler de etkinlik yönetiminden faydalanabilecek etkinliklerdir.
Devlet kurumları, kar amacı gütmeyen kuruluşlar, dernekler ve şirketler, önemli etkinlikleri ve toplantıları koordine etmek için etkinlik yönetimi şirketlerinden yararlanır. Etkinlik yönetimi işlevi genellikle bir kurumsal pazarlama veya halkla ilişkiler departmanı içinde veya özel etkinlikler personelinin bir parçası olarak bulunabilir.
Başarılı Olma Becerileri
Çoğu etkinlik planlama fonksiyonunda olduğu gibi, etkinlik yönetimi de başarılı olmak için mükemmel organizasyon becerileri gerektirir. Çok sayıda hareketli parçayı çoklu görevde tutma ve oynatma yeteneği çok önemlidir ve bu birinci sınıf organizasyon ile birlikte verimli zaman yönetimi becerilerine ihtiyaç duyulmaktadır.
Öncelikli olmak ve görevde kalmak, başarılı bir olaya yol açan şeydir. Etkinlik yönetimi, etkinlik için bir vizyon oluşturma ve daha sonra hem yaratıcılık hem de esneklik gerektiren yürütmeyi görerek başlar.
Proje yönetimi kilit bir unsur olduğundan ve sadece işlevleri değil aynı zamanda insan gruplarını yönetmeyi de içerdiğinden, kişilerarası beceriler de önemlidir. Bir örgütün her seviyesindeki bireylerle etkileşim, işin bir parçasıdır ve yıldız iletişim becerilerine sahip olmak ve rahat ve yakışıklı olmak, bu ilişkileri geliştirmede uzun bir yol kat edecektir.