İşleri Hızlandırmak için Üç Mail Kuralı
Hepimizin başına geliyor: Emaillerle gereğinden fazla uğraşıyor, gerçek işlerimize hak ettikleri önemi veremiyoruz. Sıradan bir çalışana günde 120-150 iş maili gelmesi normal sayılıyor.
Sonuçta, yüz yüze bir kaç dakika sürecek görüşmeler için, günlerce yazışıyoruz. McKinsey Global Institute (MGI)‘un araştırmasına göre, çalışanlar mesailerinin %28‘ini mail yazarak / cevaplayarak geçiriyorlar! Olan, üretkenliğimize oluyor, ne yazık ki.
Aslında, bir konuda mail üzerinden en çok kaç kere görüşeceğiniz konusunda kendinize bir sınır çizebilirseniz, hem iş yükünüzü azaltabilir, hem de iletişim kopukluklarını engelleyebilirsiniz.
Phil Simon, bu konuda “Üç Mail Kuralı”nı uygulamanızı tavsiye ediyor:
“Üç Mail Kuralı’na göre, üç mailden sonra, konuşmanın vakti gelmiş demektir. Mailimin imza bölümünde bunu açıkça görebilirsiniz:
Üç mail kuralını uyguluyorum. Üçü geçerse, konuşuruz.”
Bir mail görüşmesini üç mail ile sınırlandırdığınızda ve karşınızdakileri imzanızla bu konuda bilgilendirdiğinizde, siz ve karşınızdakiler mümkün olduğunca az ve öz yazmaya zorlanmış oluyorsunuz. Üstelik böyle net bir çizgi çektiğiniz için, tam olarak ne zaman telefona geçmeniz veya iş arkadaşınızın yanına gitmeniz gerektiğini de biliyorsunuz.
Elbette her kuralın istisnaları var. Ancak böyle bir kural uygulamak, mail kutularımızın gereksiz görüşmelerle dolmasını ve zaman kaybetmemizi engellemez mi?