Proje Karar Verme: Nasıl Daha İyi Yapılır
Proje yöneticisinin günlük ekmeği? Karar vermek. Hepsinin alınması kolay değildir ve sezgiyle birlikte deneyim gerektirir. Ve veriler. İlk iki unsurla size önemli bir şekilde yardımcı olamayız, ancak üçüncü unsur – verilere dayalı kararlar – bizimle kazanabileceğiniz yerdir.
İşte kendinizi bulabileceğiniz zor durumun ardındaki gerçekleri nasıl ortaya çıkaracağınız ve bunları kendi yararınıza nasıl kullanacağınız konusunda bir sürü fikir. Ve son olarak, nasıl iyi bir karar verilir.
İlk önce, soğutun. İkincisi, veri al
Bir karar vermek çoğu zaman sinir bozucudur ve sizi kolayca fazla düşünmeye ve “olumsuz yakınlaştırmaya” yönlendirebilir, bu nedenle bir noktada tüm kararlar kötü görünmeye başlar ve onları objektif olarak değerlendirme yeteneğinizi kaybedersiniz. Gerçek farklıdır – bir kez karar verdiğinizde, tekrar nefes alabilir ve takip eden adımları düzenleyebilirsiniz. Her zaman kararla bağlantılı bir risk vardır ve – söylemeyi seviyoruz – risk yönetimi iyi proje yönetiminin bir parçasıdır. Ancak ekibiniz, proje finansmanınız veya projedeki çalışmanın ilerlemesi olsun, her zaman şu dördünü düşünün:
1. Durumu tanımlayın ve sunun
Sorununuzla ilgili tüm bilgileri toplayın. Paydaşlarınıza ve ekibe projenizde neler olduğuna dair net bir genel bakış sağlayın. Sizi ve projeyi bu duruma neyin getirdiğini ve bu konuda ne yapmayı planladığınızı açıklayın.
2. Değerlendirme ekibini tanımlayın
Çözüm önerilerinizi keşfedecek ve geliştirecek bir ekip oluşturun. Bu ekibin her bir üyesine bu süreçteki rolünün ne olduğunu açıklayın – birileri fikirlerinizi kaynaklar açısından, diğerleri ise finansal açıdan değerlendirecektir.
"Paha biçilemez bir tavsiye -
Proje yöneticisi ile değerlendirme ekibi
kim daha önce benzer bir durumda olmuştur.”
3. Seçeneklerinizi Değerlendirin
Değerlendirme ekibinin bireysel üyelerinden yeterli miktarda veri sağlayarak, nihai kararı seçmek için değerlendirme modellerinden birini uygulayabilirsiniz (örn. SWOT analizi, Maslow piramidi veya Pareto ilkesi 80/20).
4. Kazanan çözümü uygulamaya koyun
Yepyeni bir projeye başlıyormuş gibi devam edin. İKY aracını kullanın, görevleri doğrudan atayın ve ayrı görevleri bir Gantt şemasına yansıtın. Kararınızın bir sonucu olarak kritik durumun nasıl değiştiğini ve geliştiğini takip edin.
Bir karar verirken tipik durumlar çok önemlidir
En etkili ve çoğu zaman en zor kararlar tekrar tekrar aşağıdakilerden biriyle ilişkilidir: kaynaklar (insan, malzeme veya her ikisi), proje finansmanı (bütçe) ve işin kapsamı. Muhtemelen hepsinde yukarıda belirtilen süreci izleyeceksiniz, ancak bireysel adımlarda farklı araçlara ihtiyacınız olabilir. İşte genel bakış.
1. Kaynaklarla ilgili karar verme
Kaynaklar anahtardır. Bu nedenle (neredeyse) her başarısız projenin arkasında yetkinlik ve kaynak eksikliği vardır. Bunu web'deki birçok blogda okuyamayabilirsiniz, ancak bazen - özellikle kaynak eksikliğinden muzdarip olduğunuzda - sadece hayal kırıklığına yol açacak bir işe başlamaktansa bir projeye başlamamak daha iyidir. Ancak EVET veya HAYIR kararı nasıl verilir?
Şirketiniz veya ekibiniz ne kadar büyük olursa olsun, önce bir kaynaklara genel bakış ve yakın gelecekte zamanlarının kullanımı. Potansiyel kaynaklarınızın iş akışını gördüğünüz anda, yeni bir projeye başlayıp başlamama kararını vermek çok daha kolay hale gelecek. Aynı şey, kaynaklarınızdan bir veya daha fazlasının ekipten ayrılması durumunda da geçerlidir - bu, tüm proje yöneticilerinin er ya da geç deneyimleyeceği şeydir. Önemli olan, nasıl devam edeceğinize dair hızlı bir karar vermektir.
Easy Project'teki kapsamlı Kaynak yönetimine genel bakış ile hızlı bir şekilde göreceksiniz. şirket genelinde kaç tane ve hangi kaynakların mevcut olduğuna dair renk tabanlı bir görselleştirme (veya ekipler), hangi yetkinlikle ve hangi süre için.
“İyi bir proje yönetim aracı size yardımcı olur
sadece işinizi organize etmek için değil. O olacak
ayrıca iyi bir karara giden yolu ortaya çıkarın."
2. Proje finansmanı ile ilgili karar verme
Para kesinlikle büyük bir fark yaratandır. Projenin karşılığını alıp almadığını görmek için verilerine kapsamlı bir şekilde bakmanız gerekir. Bir grup finansal yönetim aracı ele gelecek - örneğin Gant Grafiği nakit akışı görselleştirmesi. Projeye devam edip etmeme gibi bir durum ortaya çıktığında da veriye bağlı kalmak sizin yapmak istediğiniz şeydir. Bunun için Maliyet Döküm Yapısı (CBS) size çok yardımcı olacaktır.
3. İşin kapsamı ile ilgili karar verme
Çoğu proje yöneticisinin yararlı bulduğu şey, temellere geri dönmektir. projeyi daha küçük parçalara ayırmak. Çünkü her proje yaşayan bir organizmadır ve kendi içinde küçük projelerden oluşur. Bu nedenle, proje yönetiminizde sağlam bir karar gerektiren belirli bir durum varsa, tereddüt etmeyin.) ilk iş dökümü yapınıza (WBS) geri dönün ilk zihin haritasından fikir alıp alamayacağınızı görmek için projenin b) İKY'yi mevcut duruma göre yeniden yapmak. İleride bekleyen işlere bakış açınızı bir anda nasıl değiştirebileceğine şaşıracaksınız.
Sonuç
İyi kararlar deneyime, sezgiye ve verilere dayanır. Ve iyi proje yöneticileri sadece kararı almakla kalmaz, aynı zamanda bunun sorumluluğunu da alır. Yeni bir projeye başlarken ve hatta başlamadan önce bir karar vermek için zaman vardır – Ben/Ekibim/Şirketim bu projeye girmeli miyim, girmemeli miyim? Doğru cevaplamak için kullanacaksınız kontrol etmek için bir dizi proje yönetimi aracı bu sizi daha iyi karar vermeye yönlendirecektir. İletişimin gücünü hafife almayın ve projeyle ilgili her kararınızda kararınızı ekibinize açıklayın.