Büyük Takım Liderlerinin İzlediği 10 Adım
Bir ekip lideriyseniz, bir grup insanı nihai bir hedefe yönlendirmekten sorumlusunuzdur. Ekip liderinin rolü bir proje yöneticisinin rolüne benzer olsa da ekip liderleri aynı zamanda ekiplerine akıl hocalığı yapar. Bu makalede, bir ekip liderinin temel sorumluluklarına ve ayrıca usta bir ekip lideri olmak için izleyebileceğiniz 10 adıma göz atacağız.
Takımda “ben” olmayabilir ve her büyük takımın bir lideri vardır. Ekip liderleri, günlük iş akışından ekip üyelerinin hedeflerine ulaşması için en iyi şekilde desteklenmesini sağlamaya kadar her şeyden sorumludur.
Şirket yapınıza bağlı olarak, bir ekip liderinin sorumluluklarının ne olduğu ve bu rolün bir proje yöneticisinden ne kadar farklı olduğu biraz belirsiz olabilir. Bu makalede, bir ekip liderinin ne olduğunu ve ne olmadığını ele alıyor, başarılı bir ekip lideri olmanıza yardımcı olacak 10 ipucuna göz atıyoruz.
Takım Lideri Nedir?
Takım lideri, belirli bir girişim sırasında veya belirli bir hedefe yönelik olan bir ekibe rehberlik etmekle sorumludur. Ekip liderlerinin mutlaka bir takım yöneticisi olması gerekmez; bu roller genellikle insan yönetimi rollerinden farklıdır. Ekip lideri, işbirlikçi bir çalışma ortamı yaratmaktan, belirli bir proje veya programın yönünü belirleyebilir.
Bir takım lideri, bir proje veya proje portföyü hakkında bir çalışma grubuna rehberlik sağlar. İşi devretmekten, hedeflere yönelik ilerlemeyi denetlemekten ve gerektiğinde ekip üyelerine koçluk yapmaktan sorumludurlar. Ekip liderleri, bir yönetici unvanına sahip olmasalar bile, genellikle takım için fiili danışman olarak hizmet ederler.
Bir Ekip Liderinin Görev Tanımı Nedir?
“Ekip lideri” genellikle bir iş tanımı değildir. Ekip liderleri yönetim unvanlarından bireysel katkı sağlayan pozisyonlara kadar her türlü role sahip olabilir. Ekip liderlerinin bazen, herhangi bir ekip üyesini doğrudan yönetmeseler bile işi organize etmekten sorumlu olduklarını açıkça belirten proje yöneticisi veya program yöneticisi rolleri de vardır.
Bir Ekip Lideri Ne Yapar?
Ekip lideri, proje, program veya program portföyü gibi belirli bir çalışma grubundan sorumludur.
Bir ekip liderinin ana sorumlulukları şunlardır:
- İş organizasyonu
- İletişim hedefleri
- İşin bağlama bağlanması
- Yetkilendirme görevleri
- Örnek olmak
- Kaynakların tahsis edilmesi ve yönetilmesi
- Problem çözme
- Projenin ilerleyişini yönetme
- İlerlemeyi paydaşlara raporlamak
- Takım üyelerinin beceri setlerini geliştirmek için koçluk
- Ekip üyelerini amaçlarına ulaşmak için motive etmek
- Ekip üyelerinin güçlü yanlarını beslemek ve iyileştirme alanlarını belirlemek
- Ekip ihtiyaçlarını temsil etmek ve savunmak
En İyi 10 Takım Lideri Becerisi
Liderlik ettiğiniz proje türü ne olursa olsun, iyi bir ekip lideri ekibini güvenle yönetebilir ve ekibiyle iletişim kurabilir. İşte başlamak için ihtiyacınız olan 10 beceri:
1. Hedef Yönetimi
Ekip lideri olarak yapabileceğiniz en önemli şeylerden biri aşağıdaki soruyu cevaplamaktır:
Bu İş Neden Önemlidir?
Her proje, şirket hedefine ilerlemek üzere katkı sağlamaktadır. Ekip üyelerinize şirket hedefleri hakkında bilgilendirme yaptığınızda, ekip üyelerinin ortaya iyi bir çalışma çıkarabilmeleri adına yardımcı olabilirsiniz.
İyi ekip liderleri proje içindeki bağlantıyı sağlar, böylece ekip üyeleri çalışmalarının neden önemli olduğunu ve çalışmalarının daha geniş şirket vizyonuna nasıl uyduğunu anlayabilirler. Bu bağlamda, ekip üyeleri görevleri daha etkin bir şekilde önceliklendirebilir ve en yüksek etkiye sahip çalışmalarını doğru zamanda yapmalarını sağlayabilirler.
2. İşi İleriye Taşımak
Ekibiniz hangi hedefler doğrultusunda gitmeleri gerektiğini anladıktan sonra, oraya nasıl gideceklerini konusunda bir yola ihtiyaç duyabilirler. Ekip lideri olarak, kendinizi geminin kaptanı olarak düşünün: mürettebatı hedefinize yönlendirmekten ve oraya tam olarak nasıl gideceğinizi bulmaktan siz sorumlusunuz.
İşin etkili bir şekilde ilerlemesini sağlamak için üç ana unsur vardır:
Metrikleri Netleştirin. Ekip üyeleri, ne için çalıştıkları konusunda net bir anlayışa sahip değillerse, doğru yolda olup olmadıklarını bilemeyebilirler. Bu nedenle, başlamadan önce başarıyı nasıl ölçeceğinizi ve ölçülebilir hedefler oluşturacağınızı tanımlamak için SMART hedefleri belirlemeniz gerekebilir.
İlerlemeyi Takip Edin. Nereye gittiğinizi bilmek yeterli olmayabilir, hedefinize göre nerede olduğunuzu da bilmeniz gerekebilir. Ekip üyelerinizin proje zaman çizelgesini görselleştirmek ve kimin ne zaman ne yaptığını görmek için net bir yol olduğundan emin olmanız gerekebilir.
Güncellemeleri İletin. Ekip liderlik ederken, ilerlemeyi izlemek, proje ekibi ve ilgili paydaşlarla güncellemeleri paylaşmak da sizin sorumluluğunuzdadır. Bunu yapmanın en iyi yolu, ekibinize projenizin yolunda olduğuna, risk altında olup olmadığına veya yoldan çıkıp çıkmadığına dair net bir fikir veren proje durum raporlarıdır.
3. İletişim
Bir liderlik konumundaki herhangi bir pozisyon gibi, ekip liderleri de iyi derece iletişim becerilerine ihtiyaç duyarlar. Bu, ekip üyeleriyle iş hakkında iletişim kurmayı, proje paydaşlarını ilerleme hakkında bilgilendirmeyi ve proje ekibinin ihtiyaçları adına tüm işlevler arası ortaklarla koordinasyon sağlamayı içerir. İletişim hem sözlü hemde sözsüzdür.. Birçok iletişim beden dili ve yüz ifadeleriyle gerçekleşir.
İletişimin önemli unsurları şunları içerir:
- Birebir veya yüz yüze iletişim
- Asenkron iletişim
- Sözsüz iletişim
- Dostluk kurma
- Geri dönüş vermek
- Etkin dinleme gibi, aktif dinleme
- Çatışma çözümü
İletişim gibi kişilerarası becerilerin gelişmesi zaman alabilir. İletişim şu anda sizin için uygun değilse endişelenmeyin. İyi bir ilişki kurmayı öğrenmeye başlıyorsanız, bir iletişim planıyla başlayabilirsiniz. Bir iletişim planı, proje yönetim aracınızda asenkron olarak gerçekleşenler ve haftalık ekip toplantılarınız sırasında paylaşılanlar gibi, neyin iletilmesi gerektiğinin bir planıdır.
4. Organizasyon
Ekip liderleri genellikle proje yöneticileridir, ancak proje yöneticisi olmasanız bile ekibinizin çalışmalarını organize etmekten yine de siz sorumlusunuz. Bir ekip lideri olarak, ekibinizi nihai bir hedefe doğru yönlendiriyorsunuz ve organizasyon, bu hedefe ulaşmanın kilit unsurudur.
Bilgiyi tek bir gerçek kaynağı oluşturmak gibi organize etmeyi düşünün. Ekibinizin size ve ihtiyaç duyduğu bilgilere sahip olduğunuza güvenebilmesi gerekir.
Tüm ekibiniz için harika bir organizasyon sistemi kurmanın en iyi yolu, Asana gibi bir iş yönetim aracı kullanmaktır. Asana, işlerinizi takip etmenize, projeleri yönetmenize ve hedeflerinize yönelik ilerlemeyi paylaşmanıza yardımcı olur. Herkes kimin neyi ne zaman yaptığını tam olarak anladığında, işlerini en iyi şekilde yapmak için yetkilendirilirler.
5. Yetkilendirme
En iyi ekip liderleri her şeyi kendi başlarına yapamayacaklarını bilirler. Bütün, parçaların toplamından daha büyüktür ve bu aynı zamanda ekip liderliğinin de önemli bir yönüdür. Yetkilendirme, koçluk ve mentorluğun önemli bir parçasıdır. Yetki vermek yalnızca işinizin önündeki engeli kaldırmakla kalmaz, aynı zamanda ekip üyelerine yeni becerilerini deneme fırsatı verir.
Etkili bir şekilde yetki vermek için önce her bir ekip üyesinin güçlü ve zayıf yönlerini, ilgi alanlarını anlamalısınız. Bu şekilde, onlara ne göndermeniz gerektiğini ve en çok hangi yeni becerileri öğrenmekle ilgilendiklerini bilirsiniz. Görevini devrettiğiniz ekip üyelerinin, işleri sizden farklı şekilde yapabileceğini unutmayın; yetkilendirmenin bir parçası, işleri bırakmayı ve ekip üyelerinize dizginleri vermeyi öğrenmektir.
İşi devretme konusunda sorun yaşıyorsanız, bir Eisenhower Matrisi oluşturmayı deneyin. Veya şüpheye düştüğünüzde, dört adımlık bu basit süreci izleyin:
- Devredilebilecek işleri belirleyin.
- Ekip üyelerinin işe öncelik verebilmeleri için aciliyeti ve önemi netleştirin.
- Gerekli eğitimi sağlayın.
- Güvenin ancak doğrulayın.
6. Problem Çözme
Hiçbir proje aksamadan yürümez. Bu nedenle ekip liderleri, hızlı düşünebilen iyi problem çözücüler olmalıdır. Bunu yapmanın en iyi yolu, en önemli işinize öncelik vermek üzere bağlamı kullanma alıştırması yapma ve ekibiniz için en iyi kararı vermek adına önce hangi sorunların çözülmesi gerektiğini belirlemektir.
Problem çözmede yeniyseniz, aşağıdaki soruları yanıtlamayı deneyin:
Ekip işe nasıl yaklaşacak?
En önemli olan nedir?
Neye odaklanmaları gerekiyor?
Bu karar takımı nasıl etkileyecek?
7. Zaman yönetimi
Ekip liderleri, usta zaman yöneticileridir, işe nasıl öncelik verecekleri konusunda harika bir anlayışa sahiptirler. Zaman yönetimi becerilerinizi geliştirmek adına, gününüzden en iyi şekilde yararlanmak için bazı zaman yönetimi stratejileri ve araçları uygulamayı deneyin. Ayrıca ekip üyelerinizi de aynı şeyi yapmaya teşvik edebilir ve onlar için en uygun zaman yönetimi stratejisini araştırabilirsiniz.
Nereden başlayacağınızdan emin değilseniz, şunu deneyin:
GTD (getting things done-iş bitirme) yöntemi, yüksek etkili işler için beyin gücünüzü kullanabilmeniz adına bilgileri harici bir araçta kataloglamaya odaklanır.
Zamanı bloklara ayırma, aynı anda üzerinde çalışmak üzere benzer görevleri gruplamaya ve bu zaman bloklarını takviminizde planlamaya odaklanır.
Pomodoro Tekniği, üretkenliğinizi ve odağınızı en üst düzeye çıkarmanıza yardımcı olmak için bir dizi sprint ve mola oluşturur.
80/20 kuralı olarak da bilinen Pareto ilkesi, işinizin %80’ini %20’lik çabayla tamamlamanıza yardımcı olur.
En iyi işinizi yapabilmek için en büyük görevinizi günün en başında halletmeniz gerektiğini ifade eden kurbağayı ye yöntemi.
8. İş yükü yönetimi
Bir ekip lideri olarak, ekibinizin hedeflerine ulaşmasına yardımcı olmaktan nihai olarak siz sorumlusunuz. Bunun bir kısmı, işin yolunda gittiğinden ve kimsenin tükenmişliğe yaklaşmadığından emin olmaktır. Ekip toplantıları sırasında ekip üyelerinize iş yükleri hakkında ne hissettiklerini ve önceliklerini azaltmaları, ertelemeleri veya yetki vermeleri gereken herhangi bir şey olup olmadığını sorun.
Takım lideri olarak, ekip üyelerinizin bölmelerinde ne olduğuna dair bir fikriniz olmalıdır. Ancak bu, özellikle ekibiniz büyüdükçe her zaman aklınızda tutabileceğiniz bir şey değil. Bunun yerine, her ekip üyesinin ne üzerinde çalıştığını takip etmek için bir iş yükü yönetimi aracı kullanmayı deneyin. Bu, özellikle ekip üyeleriniz projeler üzerinde çalışıyorsa ve sizin de bilmediğiniz işleri varsa önemlidir. Her şey tek bir yerdeyse, bölmelerinde ne olduğunu hızlıca görebilir ve fazla çalışmayı önleyebilirsiniz.
9. Ekip oluşturma
Ekip liderleri yalnızca bir grup insanın arkasındaki organizasyonel beyinler değillerdir; ayrıca ekibinizi cesaretlendirmekten ve motive etmekten de siz sorumlusunuz. Etkili bir lider olmak için ekip oluşturmaya zaman ayırın ve herkesin ekibin bir parçası gibi hissetmesini sağlayın.
Ekip oluşturma, nihai sonuca doğru birlikte hareket edebilmeniz için herkesin ekip hedeflerini anlamasını sağlamakla başlar, ancak burada bitmez. Etkili bir ekip oluşturmak için:
Projenin ne kadar sürdüğüne bağlı olarak haftalık veya günlük olarak denetleme yapın.
Takım performansını değerlendirin ve takım üyelerinizi motive edin.
Takım oluşturma oyunlarına biraz zaman ayırın.
Ekibinizi daha iyi tanımak için kaynaştırma soruları sormayı deneyin.
10. Mentorluk ve koçluk
Bir ekip liderinin rolünün büyük bir kısmı, uygun olduğunda ekip üyelerine koçluk yapmaktır. Ekip üyeleriniz bu tür bir girişimde yeni olabilir veya belirli bir görevi nasıl tamamlayacakları konusunda soruları olabilir. Sorunlarını nasıl çözeceğinizi biliyorsanız, gerektiği gibi koçluk sağlayabilirsiniz, değilse de sorularını yanıtlaması için onları en uygun kişiye yönlendirin.
Bir yönetici olmasanız bile, bir ekip lideri olarak proje ekibi üyelerinizi desteklemekten ve cesaretlendirmekten sorumlusunuz. Liderlik becerilerinize yatırım yapın ve ihtiyaç duyduklarında ekip üyelerinizi destekleyebilmek adına duygusal zekanızı geliştirin.
Proje yönetimi ile her şeyi organize edin
Ekip üyelerinizle iletişim kurmak ve bilgi paylaşmak için net bir yolunuz yoksa işinizi verimli bir şekilde yapamazsınız. Ekibinizin görünürlüğünü artırmak için proje yönetimi araçlarını deneyin. Ekip üyelerinin senkronize kalmaları, etkili bir şekilde işbirliği yapmaları ve işlerini en iyi şekilde tamamlamaları adına ihtiyaç duydukları netliği sağlayın.