BT dış kaynak kullanımı, çeşitli iş sorunları için etkili bir çözüm olabilir. Bu tür dış kaynaklı hizmet, genellikle tüm bir BT departmanını işe almaktan daha ucuzdur. BT dış kaynak kullanımı, diğer iş işlevleriyle birlikte üçüncü taraf BT hizmetlerinin işe alınması anlamına gelen çoklu kaynak kullanımı da dahil olmak üzere birçok şekilde yapılabilir. Örneğin, bir üretici, ürünlerin üretimini, daha sonra onlara BT hizmetleri sağlayan başka bir şirkete yaptırabilir.
Doğru Satıcıyı Bulun
Bir BT dış kaynak sağlayıcısı seçerken, dikkate alınması gereken bir dizi önemli faktör vardır. Her şeyden önce, satıcının yapmanız gereken işi yapabilme yeteneğine sahip olduğundan emin olmalısınız. Ayrıca, projenizin karmaşıklığının üstesinden gelebilmelidirler. Bu dikkatli bir araştırma ile başarılabilir. Şirket hakkında daha fazla bilgi edinmek için çevrimiçi incelemelere göz atabilir ve eski müşterilere danışabilirsiniz. Kurum içi personelin rolünü küçümsememek ve üst yönetimin seçim sürecine dahil olmasını sağlamak da önemlidir.
Satıcıların listesini daralttıktan sonra, onların deneyimlerini ve geçmiş performanslarını değerlendirmenin zamanı geldi. Clutch gibi inceleme web sitelerinde şirketin incelemelerini kontrol edin ve referans isteyin.
Ayrıntılı Proje Açıklamaları Oluşturun
İşletmeniz için BT’yi dışarıdan temin ederken paranızın karşılığını en iyi şekilde almanızı sağlamanın bir yolu, ayrıntılı bir proje açıklaması oluşturmaktır. Bu belge beklentilerinizi özetleyecek ve dış kaynak sağlayıcınızın işinizin tam gereksinimlerini anlamasına yardımcı olacaktır. Bir proje açıklaması, genellikle zaman ve para israfına yol açan iletişim sorunlarını da önleyecektir.
Gizli Maliyetlerden Kaçının
BT hizmetlerini dışarıdan temin etmek istediğinizde, hizmetin genel maliyetini etkileyebilecek gizli maliyetlerin farkında olmalısınız. Bu maliyetler genellikle daha az görünürdür ve tespit edilmesi zor olabilir. Bir dış kaynak kullanımı danışmanlığı olan EquaTerra, en yaygın gizli maliyetleri gözden geçirdi ve bunlardan nasıl kaçınılacağı konusunda rehberlik sağlıyor.
En yaygın gizli maliyetlerden biri, iki yıl sonra yazılım ve donanımın değiştirilmesi maliyetidir. Bunu dış kaynak kullanımı sözleşmesinde özellikle belirtmediğiniz sürece, her iki yılda bir yenileme maliyetine katlanabilirsiniz. Ancak, birçok hizmet sağlayıcı yenileme hükümlerini içermez. Bu, çalışan başına 500 ila 2.000 ABD Doları arasında değişebilen yenileme için cebinizden ödeme yapmaktan sorumlu olabileceğiniz anlamına gelir. Bir ilaç şirketi bir keresinde bu hatayı yaptı ve tüm BT altyapısını değiştirmek için 20 milyon dolardan fazla para harcamak zorunda kaldı.
Dış Kaynak Kullanımı İçin Doğru Zamanı Seçin
İşletmeniz için BT’yi dış kaynak kullanıp kullanmamaya karar verirken göz önünde bulundurmanız gereken birkaç faktör vardır. Her şeyden önce, zamanınız değerlidir. Dış kaynaklı BT hizmetlerini kullanmak, iş hedeflerinize ulaşmak için daha iyi harcanabilecek değerli zamana mal olabilir. İkinci olarak, dış kaynak kullanımına harcadığınız zamanı izlemek önemlidir. Güvenilir yazılımlar kullanarak ve her gün harcadığınız saatlerin sayısını kaydederek, dış kaynak kullanımının işiniz üzerinde ne kadar etkisi olduğunu değerlendirebilirsiniz.
Dış kaynak kullanımı için doğru zamanı bilmek önemlidir. İşletmenizi ölçeklendirmekte zorluk yaşıyorsanız, şimdi doğru zaman olabilir. Arka ofis yönetici görevleri, kurum içi kaynaklarınızın önemli bir bölümünü kaplıyorsa, BT’nizi dışarıdan temin etmek iyi bir seçenek olabilir.
Hangi BT Faaliyetlerini Dış Kaynak Kullanacağınızı Belirleyin
İşletmeniz için hangi BT faaliyetlerinin dışarıdan sağlanacağını belirlemek, işletmenizin ihtiyaçlarına bağlıdır. Bazı küçük işletmeler, günlük operasyonları dışarıdan yardım almadan halledebilirken, diğerleri daha büyük projeler ve yeni girişimler için yardıma ihtiyaç duyar. Yine de diğerleri sadece maliyetleri kısmak veya daha fazlasını yapmak istiyor. Durum ne olursa olsun, belirli BT faaliyetlerini dışarıdan temin etmek için iyi nedenler vardır. En yaygın olanlardan biri, kalıcı personel işe almanın maliyetinden ve zorluğundan kaçınırken temel iş faaliyetlerinize odaklanmaktır.
Dış kaynak sağlamanız gereken bir başka faaliyet örneği de e-postadır. Birçok şirket artık e-posta sistemlerini yönetmek için Gmail kullanıyor. Bu tür bir e-posta hizmeti, bir şirket içi posta sunucusundan teknolojik olarak daha az karmaşıktır. Yine de verimli bir Gmail sistemini çalıştırmak için uzmanlık bilgisi gerekir. E-posta sunucuları hala işin önemli bir bileşeni olsa da, yeni teknoloji dış kaynak kullanımına yönelik bir eğilime neden oluyor. Ancak belirli bir BT faaliyetini dışarıdan temin etmeye karar vermeden önce, seçeneğin avantajlarını ve dezavantajlarını göz önünde bulundurun.