Sağlık çalışanlarının neredeyse yarısı (%42) fazla çalışma saatleri nedeniyle bir noktada tükenmişlik yaşamaktadır. Pandemiden etkilenen sağlık kurumları artık gerilme noktasına kadar geldiler ve bir çözüm arıyorlar. Sağlık hizmetlerinde robotik süreç otomasyonu (RPA), talep işlemeye yardımcı olabilir, bir kuruluşun sektör kurallarına uyduğundan emin olabilir ve hatta bazı İK ile ilgili görevleri üstlenebilir. Bu makale RPA'nın ne olduğunu ve sağlık sektörüne nasıl katkıda bulunduğunu açıklamaktadır.
Sağlık Hizmetlerinde RPA nedir?
RPA, algoritmaları kullanarak tekrarlayan görevleri otomatikleştirir. İnsan müdahalesini azaltmayı ve üretkenliği artırmayı hedefler. Tipik olarak, RPA, tesis içinde çalışan fiziksel bir robot içermez. Belirli aktiviteleri gerçekleştirmek için kodlanmış bir yazılımdır. Otomatik yanıt e-postası göndermek kadar basit veya yönetim verilerini analiz etmek gibi daha karmaşık olabilirler.
McKinsey'e göre sağlık sektöründe, iş akışının yaklaşık %36'sı otomatikleştirilme potansiyeline sahip. Doğrudan hastalarla çalışan ve görevleri uzmanlık gerektiren profesyoneller söz konusu olduğunda bu sayı azalır. Örneğin, diş hijyenistlerinin görevlerinin yalnızca %13'ünü otomatikleştirmek mümkündür. RPA yalnızca sağlayıcılara değil, aynı zamanda hastalara da fayda sağlayabilir.
Pandemi, RPA Talebini Nasıl Artırıyor?
COVID-19 dünyadaki her sektörü etkiliyor ve Bain and Company'ye göre otomasyon girişimlerini de ters orantılı olarak hızlandırdı. Sağlık sektöründe koronavirüs özellikle günlük hasta tedavi işlemlerini ciddi anlamda olumsuz etkiledi. Yakın zamanda yapılan bir Dünya Sağlık Örgütü anketi, ankete katılan ülkelerin neredeyse yarısının (%49) diyabet tedavisinde kesinti gittiğini gösterdi. Ankete katılanların yüzde kırk ikisi kanser tedavisinde sorunlar gözlemledi - %31'i kardiyovasküler acil durumlarda istenilen işlevi göremedi. Yalnızca Birleşik Krallık'ta salgın nedeniyle 12 milyon iptal edilmiş randevu birikmiş durumda. Sağlık hizmeti sağlayıcılarının otomasyona yönelmesi bu yüzden şaşırtıcı değil.
Bazı Sağlık Kuruluşları Hala Temkinli
Otomatik sağlık hizmetleri sistemlerinin birçok faydası vardır - manuel iş yükünü azaltır, hasta deneyimini iyileştirir ve çalışan memnuniyetini artırır. Ancak klinikler otomasyona geçmek konusunda hala şüphedeler. İşte nedenleri:
- Maliyetler: Bir otomasyon sistemi önemli ölçüde maliyetli olabilir. Deloitte'ye göre, bir bot 5.000 ila 15.000$ maliyet demek olabilir. Yöneticilerin, RPA'dan elde edilen karın ilk yatırımını ne zaman ödeyeceğini hesaplamaları gerekir. Çözüm uygulandıktan sonra bile, satıcılar yine de ürün ve yazılım güncellemelerinin bakımı için ücret alabilir.
- Başarısızlık olasılığı: Yapılan araştırmalara göre robotik otomasyon projelerinin %30-50'si başarısız oluyor. Arızanın nedeni teknik veya insan kaynaklı olabilir. Örneğin, yöneticiler yazılım robotlarına yatırım yaparken kliniklerinin BT altyapısını dikkate almayabilir veya yanlış görevleri otomatikleştirebilirler. İnsan faktörü ek bir rol oynar: Yöneticiler otomasyon girişimlerini kültürel değişimle birleştirmezlerse çalışanlar buna katılmayabilir.
- İş kaybetme korkusu: Sağlık çalışanları, işlerini kaybetme korkusuyla RPA yazılımıyla çalışmayı reddedebilir veya hatta onu sabote etmeye çalışabilir. RPA, insanın bilişsel işlevlerini kopyalayamasa da, birçok rutin görevin yerini alabilir.
Sağlık Hizmetlerinde RPA Uygulamaları
Hasta Randevularının Planlanması
Randevuların planlanması, hastanın ayrıntılarına ve doktorların uygunluğuna bağlıdır. Hastane personelinin tüm bu bilgileri analiz etmesi ve randevuyu bir doktorun programına uydurması gerekir. Randevuları bu şekilde alan üç hastadan biri, belirlenen zaman diliminden memnun değil ve büyük çoğunluğu (%85) yeniden planlamak için kliniği arıyor.
Sağlık hizmetlerinde robotik süreç otomasyonu ile, bir hasta bir randevu talebini doldurduğunda, yazılım robotları verileri tarar ve hastanın konumuna, teşhisine, kişisel tercihlerine bağlı olarak talebi doğru sıraya yerleştirir. Tüm bu veriler hastanenin arka uç sistemine aktarılır, böylece hastalar randevu ayrıntılarını görebilir ve idari çalışanları telefon görüşmeleriyle rahatsız etmeden çevrimiçi olarak yeniden planlama yapabilirler. Bu yaklaşım daha az hata, daha iyi bir eşleşme ve daha yüksek hasta memnuniyeti ile sonuçlanır.
Örneğin ülkemizde kullanılan Merkezi Hekim Randevu Sistemi (MHRS) buna gerçekten güzel bir örnektir.
Talep İşlemeyi Basitleştirme
Hak talebi işleme, veri girişi yapmak, değerlendirme yapmak ve itirazları ele almak için uzun bir süreçtir. İdari çalışanlar, zaman kaybetmenin yanı sıra, veri girişi veya uyumluluk ile ilgili yazım hataları da yapabilirler. Yapılan araştırmalara göre, sunulan her on sağlık hizmeti talebinden dördü resmi taleplere uymuyor. Tıp endüstrisindeki otomasyon bu sorunu çözebilir. İşte RPA botlarının yapabilecekleri:
- Uyumlulukla ilgili istisnaları tespit etme
- Daha doğru veri girişi yapma
- Talep işleme maliyetlerini azaltma
- Standart çalışma saatlerinin dışında da çalışarak birikmiş işleri ortadan kaldırma
Hasta Verilerine Ulaşma
RPA medikal araçları, hastanenin veri tabanında otomatik olarak doğru hasta kayıtlarını arayabilir ve bunları organizasyon içindeki doğru kişiye gönderebilir. Bu tür bir robot, ağa erişmek için bir insan çalışanın kimlik bilgilerine ihtiyaç duyar.
Sağlık çalışanları, elektronik tıbbi kayıt belgelerinin oluşturulma tarihi ve kimlik numaraları dahil olmak üzere belge meta verilerini çıkarmak için RPA yazılımını eğitebilirler. Çalışanlar bu bilgileri ilgili dosya ve klasörlerin özelliklerini kontrol ederek elde ederler. Bu işlemi birkaç kez "izledikten" sonra, botlar insanları taklit edebilir. Bazı RPA yazılım sağlayıcıları buna "masaüstü otomasyonu" adını verir.
Dahası, yazılım robotları tüm süreçlerin izlenebilir olmasını ve yapılandırılmış günlüklerde belgelenmesini sağlar. Bu düzenleme, dış denetimlerle başa çıkmayı kolaylaştırır.
Kimlik Bilgilerinin Doğrulanması
Sağlık hizmetlerinde robotik otomasyon, insan kaynakları (İK) departmanında da çok faydalı oldu.
Hızlı COVID-19 enfeksiyonları, sağlık çalışanları için ciddi sıkıntılara neden oldu. Buna karşılık, hastaneler yeni çalışanları işe almaya ve emekli hekimleri gönüllü olarak kabul etmeye başladı. Bu süreç İK departmanlarını es geçti ve onları otomasyon hakkında düşünmeye zorladı. Yazılım robotları aşağıdaki gibi bazı görevleri üstlenebilirler:
- Kimlik bilgisi doğrulama
- Geçmişe yönelik kontroller
- Yeni çalışan hakkında herkesi bilgilendirme ve gönüllüleri iş alanlarına atama gibi işe alım süreç çözümleri
COVID İle İlgili Resmi Süreçlerle Baş Etmek
Pandemi patladığında Cleveland Clinic, COVID-19 için onaylı testler sunan hastanelerden biriydi. Protokol, test için gelen tüm hastaların hastanenin veri tabanına kaydedilmesini gerektiriyordu. Yöneticiler, herkes için test kiti etiketlerinin hazırlanmasını istedi. Ve EHR sistemine her yeni ziyaretçinin kaydedilmesi gerekiyordu. Bu manuel işlem etiketleme hatalarına neden oldu ve altı saatlik bekleme kuyruklarıyla sonuçlandı.
Cleveland Clinic sağlık hizmetlerinde RPA'yı kullanmayı karar verene kadar durum böyleydi. 48 saat içinde Klinik, hasta veri kaydını ve etiketleme görevlerini yönetmeye başlayan bir yazılım botu geliştirtti. İnsanların bu faaliyetleri tamamlamak için yaklaşık üç dakikaya ihtiyacı vardı. Robot, sıfır hata ile on altı saniyede onları temizleyebildi.
Nereden Başlamalı
RPA, salgınla ilgili zorlukların tek cevabı değil ama denemeye değer ve sağlık sektörü bunun farkında. Gartner'ın araştırması, RPA'nın sağlık sektöründe trend olduğunu gösteriyor - ABD'deki sağlık hizmeti sağlayıcılarının %50'si önümüzdeki üç yıl içinde RPA'ya yatırım yapmayı planlıyor - Türkiye'de de hızlı bir şekilde artmasını diliyoruz. Bu sayı, 2020'nin başındaki değerden on kat fazla.
Şunları düşünün; BT altyapınız yeni yazılımla uyumlu olacak mı ve hangi harici BT kaynaklarına ihtiyacınız olacak? Mevcut RPA projesi iş gücünüzü nasıl etkileyecek? Kısa vadeli ve uzun vadeli otomasyon hedefleriniz nelerdir? İlk önce hangi alanlarınızı otomatikleştirmek istiyorsunuz?
Önce en zor ve en karmaşık sürecinizi otomatikleştirmeye çalışmayın. Son kullanıcı için gerçekten sorun olan noktaları araştırın. Ve son olarak, güvenilir bir RPA iş ortağı bularak bu işe yalnız girmediğinizden emin olun. Örneğin Onex Yazılım, ihtiyacınız olan hizmetler için size yardımcı olabilir.