Google, daha önce Google Dokümanlar, E-Tablolar ve Slaytlar’daki resmi onayları talep etmenize ve incelemenize olanak tanıyan yeni bir beta sürümü başlatmıştı ve şimdi bu yeteneği daha fazla kullanıcıya yayıyor.
Birden fazla paydaşla işbirliği yaparken ve önceliklerle rekabet ederken belge onaylarını güvence altına almak zor olabilir. Bu özellik, bu onayları güvence altına almayı ve bunları kimin onayladığını görmeyi kolaylaştırır.
Bu özellik aynı zamanda bir belgede düzenlemeler yapıldığında tüm gözden geçirenlerin bilgilendirilmesini ve belgenin en son sürümünün yeniden onaylanmasını sağlar. Bir kez tüm yorumcular onların onayı vermiş, dosya düzenlenemez kilitler ve belge bütünlüğünü sağlamak gerçekleşmesini sağlar.
Bu özelliğin sözleşmelerde, yasal belgelerde ve resmi onayın gerekli olduğu diğer durumlarda onayları güvence altına almak için gereken iş akışını kolaylaştırdığı umuluyor.
Ek ayrıntılar
Bir belge onay için gönderildikten sonra gözden geçirenler, bildirimleri almak için Google Drive’ın web ayarlarında seçtikleri yere göre e-posta, tarayıcı veya Google Sohbet bildirimleri alır. Daha sonra doğrudan belgeye izleyebilecekleri bir bağlantı alacaklar.
Bir vade tarihi belirlerseniz, gözden geçirenlerinize onaylarının gerekli olduğunu veya vadesi geçmiş olduğunu belirten e-posta hatırlatıcıları gönderilir. Belgeyi kilitlemeyi seçerek herhangi bir kullanıcının öğenin içeriğini düzenlemesini veya yorum ve öneri bırakmasını da engelleyebilirsiniz.
Not: Belgeler varsayılan olarak tamamen onaylanana kadar kilidi açık kalır.
Birden çok kişiden onay talep ederseniz, tüm gözden geçirenler dosyayı onayladıktan sonra belge onaylanmış sayılır. Onay işlemi sırasında bir düzenleme yapılırsa, tüm gözden geçirenlerin dosyanın en son sürümünü yeniden onaylamaları gerekir ve bu durumlarda e-posta bildirimleri alır. Tek bir gözden geçiren dosyayı reddederse, belge onay isteği tüm gözden geçirenler için reddedilir.
Tüm gözden geçirenler belgeyi onayladıktan sonra dosya kilitlenir. Kilitli dosyalar kilidi açılıncaya veya onaylanana kadar düzenlenemez. Dosyanın kilidini açmak geçerli onay isteğini iptal eder.
Kullanılabilirlik
- Çalışma alanı Temelleri Google için kullanılabilir, İş, Standart, Business Plus, Kurumsal Temelleri, Enterprise, Standart, Enterprise Artı, Artı Eğitim ve kar amacı gütmeyen, Eğitim gibi Suite G İş, G Suite Enterprise, Enterprise Drive, Suite G, Eğitim için G Suite Enterprise ve G kar amacı gütmeyen kuruluşlarda Suite
- Google Workspace Business Starter, Education Fundamentals, Education Standard, Frontline ve G Suite Basic müşterileri için kullanılamaz
- Kişisel Google Hesabı olan kullanıcılar için kullanılamaz
Kaynak:https://workspaceupdates.googleblog.com/2021/11/request-and-review-formal-document.html.