04 Oca Microsoft 365 e-posta imzaları ve sorumluluk reddi beyanları
Dijital dönüşüm, birçok işletmenin çalışma şeklini değiştirdi. Bu, Microsoft Teams, Zoom veya Google Meet gibi araçların kullanımının büyük ölçüde arttığı anlamına geliyor. Ancak hem B2B hem de B2C için varsayılan dijital iletişim aracı olmaya devam eden bir medya kanalı hala e-postadır. Genel olarak konuşursak, bir iletişim kanalı olarak e-posta son zamanlarda pek değişmedi. Ancak profesyonel e-posta yazışmalarının nasıl olması gerektiğine dair standartlar ve beklentiler şekillendi ve zihnimizin derinliklerine yerleşti. Herhangi bir e-posta göndericisinin en temel beklentilerinden biri, özellikle bu gönderen bir kuruluşu temsil ediyorsa, profesyonel bir e-posta imzasına sahip olmasıdır. Bu nedenle şirketler, Microsoft 365 imzalarını ve sorumluluk reddi beyanlarını yönetecek birleşik bir kurumsal kimliği dijital iletişimlerine dahil etmenin yollarını ararlar. Bu makale, bunu başarmanın çeşitli yolları hakkında bilgi vermeketedir.
Microsoft 365’te imzaları ve sorumluluk reddi beyanlarını yönetmek için çeşitli yöntemler var. Nasıl çalıştıklarına, olumlu ve olumsuz yönlerine ilişkin detaylar için aşağıya göz atın.
E-posta imzası ve sorumluluk reddi politikası
E-posta imzası ve sorumluluk reddi politikası, e-posta imzalarının ve sorumluluk reddi beyanlarının nasıl görünmesi gerektiğini, neleri içermesi gerektiğini ve bunların nasıl kurulacağını belirten bir belgedir. Çoğu zaman, kullanıcıların e-posta altbilgilerini, katılım süreci sırasında bu talimatlara göre ayarlamaları gerekir.
Artıları
- İyi bir başlangıç noktası.
- Teorik olarak BT’ye çok fazla yük getirmemelidir.
- İmzalar son kullanıcılar tarafından görülebilir.
Eksileri
- Özellikle teknoloji konusunda daha az bilgili kullanıcılar olması durumunda düşük başarı oranına sahiptir.
- Hataya açıktır.
- İmza tasarımında her değişiklik olduğunda tekrarlanması gerekir.
- Kullanıcılar imzalarının her bir bölümünü özgürce değiştirebilirler.
Manuel e-posta istemcilerinin kurulumu
Başka bir uygulama yöntemi, bir BT üyesi tarafından her kullanıcının e-posta istemcisini kurmaktır. Bu yöntemin başarı oranı çok daha yüksektir ve her kullanıcı için doğru şekilde ayarlanmış e-posta imzalarıyla sonuçlanmalıdır. Ne yazık ki, uzaktan çalışma birçok şirkette standart hale geldiği için daha da zorlaşıyor. BT’nin her bir iş istasyonunu ziyaret etmek yerine, hem yönetici hem de kullanıcı için uygun olan bir zamanda uzaktan bağlanması gerekir. Bu kurulum modunu mobil cihazlarda kullanmak her zaman mümkün değildir.
Artıları
- Masaüstü istemciler için yüksek başarı oranı.
- Son kullanıcıların herhangi bir kurulum yapmasına gerek yoktur.
- İmzalar son kullanıcılar tarafından görülebilir.
Eksileri
- Özellikle çoğu kullanıcı bunu başka sorunlardan bahsetmek için bir fırsat olarak kullandığında, oldukça zaman alıcı bir yöntemdir.
- Kullanıcılar imzalarını değiştirebilir.
- İmza tasarımında her değişiklik olduğunda her kullanıcı için tekrarlanması gerekir.
- Kullanılan her e-posta istemcisinde imzaların ayrı ayrı uygulanması gerekir.
E-posta imza komut dosyaları
Bu yöntem, en sonunda, bir miktar otomasyon içerir. Şirketteki tüm Outlook istemcileri için e-posta imzaları ayarlamak için bir GPO ile birlikte bir VBScript kullanabilirsiniz.(örnek) Şirketinizin Web üzerinde Outlook kullanması durumunda, PowerShell ile example, bunun gibi) tüm posta kutuları için e-posta imzası ayarlamak mümkündür.
Artıları
- Script ile, tüm veya seçilen kullanıcılara merkezi olarak dağıtabilirsiniz.
- Kullanıcıların AD verileriyle imzaları otomatik olarak doldurarak bunu otomatikleştirebilirsiniz.
- İmzalar son kullanıcılar tarafından görülebilir.
Eksileri
- Komut dosyası yazma becerileri gerektirir.
- Şu anda yalnızca Outlook ve Web üzerinde Outlook desteklenmektedir.
- İmza tasarımında yapılacak herhangi bir değişiklik, komut dosyasında ince ayar yapmanızı ve onu kullanıcılara yeniden uygulamanızı gerektirir.
Taşıma kuralları tarafından eklenen sorumluluk reddi beyanları
Exchange Online posta akışı/aktarım kuralları, e-posta imzalarını merkezi olarak yönetmenin ilk gerçek yoludur. Her iletiye sorumluluk reddi ekleyen bir posta akışı kuralı oluşturursunuz. İmzaların her gönderici için kişiselleştirilmesi için HTML kodunu kullanabilir, bazı Azure Active Directory yer tutucuları ekleyebilirsiniz. Ayarladıktan sonra, imzalar gönderildikten sonra e-postalara eklenir, bu da her e-postanın sağ altbilgiyle damgalanmasını ve kullanıcıların imzalarında hiçbir şeyi değiştirememesini sağlar. Ne yazık ki, gönderenlerin gönder tuşuna basmadan önce imzayı görmelerinin bir yolu yoktur.
Artıları
- Her e-postaya e-posta imzaları ve sorumluluk reddi beyanları eklenir.
- Son kullanıcıların herhangi bir işlem yapmasına gerek yoktur.
- Tasarımdaki değişiklikler hemen uygulanmalıdır.
- Her posta kutusu için kişiselleştirilmiş imzalar.
Eksileri
- İmzalar doğrudan yanıtların altına ve iletilere eklenmez – konuşmanın alt kısmında yığılırlar.
- Düz metin mesajlarına (örneğin, mobil istemcilerden gönderilen) HTML e-posta imzaları uygulamanın hiçbir yolu yoktur.
- Gömülü resimler için destek yok (alıcılar tarafından görülebilmesi için tüm grafiklerin engelinin kaldırılması gerekir).
- Kullanıcıların Gönderilmiş Öğeler’de veya e-posta oluştururken imzaları görmeleri mümkün değildir.
- HTML sorumluluk reddi karakter sınırı (stil ve biçimlendirmeyi içeren 5120 karakter).
- İmzanın HTML kodunu manuel olarak oluşturmanız gerekiyor.
Üçüncü taraf imza yönetimi aracı kullanma
Son seçenek, bir Microsoft 365 kiracısındaki e-posta imzalarını ve sorumluluk reddi beyanlarını yönetmek için Office 365 için CodeTwo E-posta İmzalarını kullanmaktır.
Artıları
- Posta akışı kuralı çözümünün tüm Artıları.
- Posta akışı kuralı çözümünün tüm Eksilerini giderir.
- Ayrıca, web analitiği araçları, müşteri memnuniyeti anketleri ve toplantı/zamanlama bağlantıları ile kolay entegrasyon.
- Her e-postaya uyumlu, profesyonel e-posta imzaları uygulamak için düz metin e-postaları HTML biçimine dönüştürebilir.
- Yanıtlar ve yönlendirmeler için farklı e-posta imzaları ekleyebilir.
- İmza yönetimi görevleri diğer ekiplere devredilebilir (örn. Pazarlama, İletişim, Uyumluluk). Görsel kimlik artık bir BT departmanının veya bireysel kullanıcıların sorumluluğunda değildir.
- Microsoft Ekibi ile birlikte geliştirilen en yeni web imzası eklentisini kullanma yeteneği.
- Tüm bunlar ve daha fazlası, en güvenilir ve güvenli imza çözümü tarafından desteklenmenizi sağlamak için ISO/IEC 27001 ve ISO/IEC 27018 standartları göz önünde bulundurularak oluşturulmuştur.
Eksileri
- Maliyet – BT ve Pazarlama ekipleri tarafından kazanılan süredir.