Çoğu profesyonel, günün büyük bir bölümünü e-posta göndererek geçirir. Ne yazdığınız ve mesajınızı nasıl biçimlendirip gönderdiğiniz, e-postanızın okunması, yanıtlanması veya çöpe atılması arasındaki farkı yaratabilir. Bazı insanlar temel e-posta görgü kurallarını tazelemeye ihtiyaç duyarken, diğerleri sırf iletişim hacminin altında ezildikleri için hata yaparlar.
İş aramanız sırasında, muhtemelen iş aramayla ilgili bağlantılara kapak mektupları, teşekkür notları ve mesajlar dahil olmak üzere birçok e-posta göndereceksiniz.
Birinin adını yanlış yazmak gibi utanç verici hatalar yapmaktan kaçınmak için zaman ayırın ve yanıt alacak notlar yazdığınızdan emin olun.
E-postalarınızı başlatmak için kullanılacak selamlama örneklerini, mesajlarınızı nasıl başlatacağınızı ve profesyonel e-posta mesajları gönderirken kaçınılması gereken hataları gözden geçirin.
İçindekiler
Net Bir Konu Satırı Kullanın
Konu satırınızda netlik için çaba gösterin. “Toplantı saati değişti” veya “teklifiniz hakkında hızlı sorgu” gibi e-postanızın amacını tanımlayan doğrudan bir şey seçin.
“Seni bilgilendirmem gerek…” gibi bir bilgiyle okuyucuyu e-postayı açmaya ikna etmeye çalışan bir havucu sallamaktan kaçının. İnsanlar genellikle konu satırına göre bir e-posta açıp açmamaya karar verir, bu nedenle amacınızı açıkça belirten birini seçin.
Profesyonel Bir Karşılama Kullanın
Koşullar ve alıcı için uygun bir selamlama ekleyin. Bazı selamlamalar bir e-postada çalışır ancak normal bir mektupta kullanılmaz, bazı selamlamalar her ikisi için de çalışır.
Yazdığınız kişiyi ve gönderdiğiniz mesajın türünü ne kadar iyi tanıdığınıza bağlı olarak bir selamlama seçin. Örneğin tanıdığınız birine yazarsanız “Merhaba Jim” uygundur. Bir iş başvurusunda bulunurken veya bir iş mektubu yazarken “Sevgili Bay/Bayan Smith” ifadesi uygun olacaktır.
Kulağa çok gayri resmi gelen ve genellikle işyerinde kullanılmayan “hey” ile bir e-posta açmaktan kaçının. Ayrıca e-postanızın doğası gereği sıradan olsa bile “Merhaba millet” veya “Merhaba millet” den uzak durun.
E-posta Tebrik Örnekleri
İşte profesyonel e-posta yazarken kullanabileceğiniz bazı selamlama örnekleri.
- Sevgili Ad Soyad (bu, yazdığınız kişinin cinsiyetini bilmiyorsanız işe yarar)
- Sayın Ad (tanıdığınız birine e-posta gönderirken)
- Merhaba Ad (Tanıdığınız birine e-posta gönderirken)
- Sayın Bay/Bayan Soyadı
- Sayın Bay/Bayan İsim soyisim
- Sayın Dr. Soyadı
- Sayın İnsan Kaynakları Müdürü
- Sevgili İşe Alma Müdürü
- İlgili makama
Selamlamanızdan sonra uygun noktalama işaretlerini kullanın. Daha resmi e-postalar için, addan sonra noktalı virgül kullanın. Tanıdığınız kişiler veya daha sıradan yazışmalar için, selamlama adından sonra virgül kullanın.
Yaygın Hatalardan Kaçının
Bir e-posta yazarken, aşağıdaki hatalar bazen insanlar bir mesajı hızlıca atmak için acele ettiğinde meydana gelir. Mesajınızı gözden geçirmek için zaman ayırın ve kolayca yapılabilecek hatalardan kaçınmak için gönder’i tıklamadan önce aşağıdaki adımları uygulayın.
- En son e-posta adresini ekleyin. Bir e-postayı göndermeyi iptal etme seçeneğiniz yoksa hızlı bir tetik parmağınız varsa adresi en son ekleyin. Alıcının adını yalnızca e-postanızın gönderilmeye hazır olduğundan emin olduğunuzda girin.
- “Tümünü yanıtla” hatasından kaçının. “Tümünü Yanıtla”ya basarken tetik parmağınıza dikkat edin. Listedeki herkesin söyleyeceklerinizi gerçekten okuması gerekip gerekmediğini düşünün. Ayrıca Tümünü Yanıtla listesindeki birinin görmesini istemeyebileceğiniz zincirdeki eski e-postalara dikkat edin.
- Mizah konusunda rahat ol. Bir e-postada mizahı ayırt etmek zor olabilir, çünkü tonunuz mutlaka parlamaz. Beden dili, yüz ifadesi veya ahenk olmadan mizah düzleşebilir ve hatta istemeden bir okuyucuyu aşağılayabilir. Güvenli oynayın ve dışarıda bırakın.
- Düzeltme yapmak. İnsanların resmi olmayan e-postalardaki yazım hatalarını affedeceğini veya telefonunuzda yazıyorsanız hatalara hoşgörü gösterileceğini düşünme hatasına düşmeyin. E-postanızdaki hatalar nedeniyle, özellikle de yaygınsa, sert bir şekilde yargılanabilirsiniz. Sizin için sıklıkla yanlış kelimeyi seçebilen bir yazım denetleyicisine güvenmeyin.
Herhangi bir önemli belgede yaptığınız gibi e-postalarınızı doğrulayın. Özellikle, kişilerin adlarını doğru yazdığınızı her zaman kontrol edin ve tekrar kontrol edin.
- Emojiler veya ifadeler kullanmayın. Giderek daha fazla e-posta mesajları, metin mesajlarına benzemeye başladı. İşyeri mesajları artık bazen “beğenilen” emojiler veya gülen yüzler içeriyor. Daha yaygın hale gelseler de, resmi yazışmalarda emojilerden ve ifadelerden kaçının. E-posta selamlamanız bir kişinin soyadını içeriyorsa, bu emojileri ve ifadeleri bırakmanız gerektiğinin kesin bir işaretidir.
- E-postanın sonsuza kadar sürdüğünü unutmayın. Kişisel veya gizli bir şeyi e-postayla göndermeden, birini e-postayla kovmadan, birini aşağılamadan veya öfkeyle yanıtlamadan önce iki kez düşünün. Silinen e-postalar bile veri yedeklemelerinden yeniden canlandırılabilir. Bu tür etkileşimler şahsen daha iyi yapılabilir. İyi bir kural: Bir ifadede veya örneğin sosyal medyada olduğu gibi, herkese açık olarak paylaşmak istemeyeceğiniz bir e-postaya hiçbir şey yazmayın.
24 saat kuralını uygulayın. Mesajı göndermeniz gerekip gerekmediğinden emin değilseniz, karar vermek için ertesi güne kadar bekleyin.