Vergi Usul Kanununa göre öteden beri işe devam edenler defterlerini kullanacağı yıldan önce gelen son ayda ticari defterlerini tasdik ettirmek zorundadırlar. ?Öteden beri işe devam etmek? deyimi defterlerini tasdike sunmadan önce işe başlamış ve defter tutmuş mükellef anlamını taşımaktadır. Bu durumda olan mükellefler defterlerini Aralık ayı içinde (Aralık ayı sonuna kadar) tasdik ettirirler.
Hesap dönemleri Maliye Bakanlığı tarafından tespit edilen mükellefler, defterlerini kullanacağı hesap döneminden önce gelen son ayda tasdik ettirmek zorundadırlar. Yeniden işe başlayanların defterlerini işe başlama tarihinden önce tasdik ettirmeleri gerekir. ?Yeniden işe başlama? deyimi ilk kez işe başlamayı ve mükellefiyeti terk ettikten sonra işe başlamayı ifade eder.
Sınıf değiştiren tüccarların, bu değişikliğin, doğduğu andan (yani sınıf değiştirme tarihinden) önce defterlerini tasdik ettirmeleri gerekmektedir. Örneğin, işletme defteri tutan ve 2006 yılı alış ya da satışları, VUK?un 177. maddesinin birinci bendinde yer alan hadleri aşan bir mükellef, ikinci sınıf tüccar olma niteliğini 2006 yılında kaybetmiştir. Bu durumda 2007 yılına ilişkin bilanço esasına göre tutacağı defterlerini 2006 yılının Aralık ayı içinde tasdik ettirecektir.
Çeşitli muafiyetler nedeniyle defter tutmak zorunda olmayan gerçek ve tüzel kişiler, muaflıklarının kalktığı tarihten başlayarak 10 gün içinde defterlerini tasdik ettireceklerdir. Vergiden muaf esnaf durumunda olan yada basit usulde gelir vergisi mükellefleri de birinci ya da ikinci sınıf tüccar olarak defter tutmak zorunda olmaları halinde, yeni mükellefiyete girme tarihlerinden önce defter tasdik ettirmeleri gerekmektedir.
Tasdike tabi defterlerin, hesap dönemi bitmeden dolması ya da yıl içinde diğer bazı nedenlerle yeni defter kullanmaya zorunlu kalınması halinde, bu defterlerin kullanılmaya başlanılmasından önce tasdik ettirilmesi gerekmektedir. Diğer deyişle defterlerin dolması halinde, yeni defterlerin en geç on gün içinde tasdik ettirilmesi gerekmektedir. Çünkü gerek VUK, gerekse TTK kayıtların on günden fazla geciktirilmesini kabul etmemiştir. Ancak, kayıtlarını sürekli olarak muhasebe fişleri, primanota ve bordro gibi yetkili amirlerin imza ve parafını taşıyan mazbut belgelere dayanarak yürüten işletmelerde defter kayıtlarının 45 gün sonra yapılması mümkün olduğundan, tasdik de bu süre içinde yapılabilir.
Defterlerini ertesi yılda da kullanmak isteyenler Ocak ayı içinde, hesap dönemleri Maliye Bakanlığı?nca tespit olunanlar ise, bu dönemin ilk ayı içinde tasdiki yeniletmek zorundadırlar. Aynı defteri ertesi yılda kullanmak isteyenlerin tasdiki yeniletmemeleri (ara tasdiki yaptırmamaları) birinci derecede usulsüzlük cezasını ve re?sen takdiri gerektirir.
TÜRK TİCARET KANUNU?NA GÖRE DEFTER TASDİK ZAMANLARI
Türk Ticaret Kanunu?na göre tacir sıfatına sahip gerçek ve tüzel kişiler tarafından bilanço ya da işletme hesabı esasına göre tutulan defterlerin hem açılış hem de kapanış tasdiki zorunludur.
Yevmiye defterinin, yeni yılın en geç Ocak ayı sonuna kadar notere gösterilip son işlemin altına noterce ?görülmüştür? şerhi yazılarak mühürlenip tasdik edilmesi gerekmektedir. Envanter defterinin de en geç Ocak ayı sonuna kadar tamamlanarak notere gösterilmesi ve aynen yevmiye defterinde olduğu gibi tasdik ettirilmesi gerekir.
Vergi Usul Kanununda ticari defterlerin kapanış tasdiklerinin yaptırılması gerektiğine dair herhangi bir hüküm yer almamıştır. Bu nedenle kapanış tasdikinin yaptırılmaması VUK yönünden re?sen takdir nedeni sayılmamaktadır. Buna karşılık Ticaret Kanunu açısından o defter delil olarak ispat gücünü yitirmiş olmaktadır.
KANUNİ DEFTERLERİN SÜRESİNDE TASDİK ETTİRİLMEMESİ
Kanuni defterlerin belli edilen sürelerde tasdik ettirilmemesi usulsüzlük cezasının uygulanmasını gerektirir. Tasdiki zorunlu olan defterlerden herhangi birinin tasdik işleminin yaptırılmamış olması birinci derecede usulsüzlük cezasını gerektirmektedir. Diğer yandan kanuni sürenin sonundan başlayarak bir ay geçtikten sonra tasdik ettirilenler tasdik ettirilmemiş sayılmaktadır. Bu nedenle zamanında yapılmayan defter tasdikleri ayrıca re?sen takdir nedenlerinden biridir.
VUK?ta belirtilen sürelerin sonundan başlayarak bir ay içinde yapılacak tasdikler geçerli sayılmakla beraber ikinci derecede usulsüzlük cezası gerektirmektedir. Aynı defteri ertesi yılda kullanmak isteyenlerin tasdiki yeniletmemeleri (ara tasdiki yaptırmamaları) durumunda ise birinci derecede usulsüzlük cezası uygulanacağı gibi re?sen takdire de gidilebilecektir.