25 yıldan fazla bir süredir hem yeni şirketlerle hem de büyük şirketlerle çalıştıktan sonra, yöneticilerin 'yıkıcı' gelecek vizyonlarına o kadar aşık olduklarını ve işleri yoluna koyan kısa vadeli planları ihmal ettiklerini gördüm. Ayrıca uygulamaya o kadar odaklanmış liderler gördüm ki amaçlarını ve stratejilerini gözden kaçırıyorlar.
Gerçek başarı, büyük resmi somut eylemle birleştirdiğinizde ortaya çıkar. Örneğin, yakın zamanda birlikte çalıştığım orta ölçekli bir imalat şirketi bir iş stratejisi oluşturmak istedi. Zorluk, liderlerinin devam eden çok fazla projesi olması ve insanların planlarını formüle etmek için bir araya gelmek için zar zor zamanları olmasıydı. Yönetici ekip sonunda bir araya geldi ve yıl için en öncelikli fırsatlarını sıraladı. Daha sonra onlara yeni bir stratejik mercekle baktık -- 'planların' ana hatlarını çizmek yerine, her biri için proje 'tüzükleri' tanımladılar. Bunu yaparak, bir adım geri çekilip fırsat portföylerini yeni bir mercekle görebildiler, bu da odaklarını yeniden önceliklendirmelerine ve en büyük artısı olan projelere finansman sağlamalarına yardımcı oldu.
Proje başlatma belgesi, ideal olarak tek sayfalık, genel hedeflerinizi ve bunlara ulaşmak için başarı faktörlerini listeleyen çok kısa bir belgedir. Esasen, sizi ve ekibinizi zaman içinde en önemli olana odaklayan bir hile sayfasıdır.
Proje başlatma belgenizi oluştururken şu kategorileri ve soruları göz önünde bulundurun:
- Genel hedefiniz nedir? (Ele alacağınız ana sorun veya fırsat nedir?)
- Kapsam nedir? (Projenin bir parçası olarak açıkça yapmamak yerine ne yapacaksınız?)
- Kim dahil? (Hangi insanlar veya gruplar dahil olmalı ve hangi rolü oynuyorlar?)
- İş durumu nedir? (Projenin kuruluşa, müşterilere veya diğer paydaşlara getireceği finansal veya diğer faydalar nelerdir?)
- Başarı ölçütleri nelerdir? (Başarıyı değerlendirmek için hangi ölçülebilir ölçütleri kullanacaksınız?)
- Hangi kaynaklar gereklidir? (Hangi finansmana, zamana, malzemelere veya diğer kaynaklara ihtiyaç vardır?)
- Zaman çizelgesi nedir? (Önemli aşamalar veya kilometre taşları nelerdir?)
- Riskler nelerdir? (Başarıyı hangi engeller engelleyebilir?)
- Başarı faktörleri nelerdir? (Başarıyı sağlamak için ne yapılmalı veya yerine konmalıdır?)
Yukarıda listelenen sorulardan bazılarını ekleyerek veya değiştirerek soruları ihtiyaçlarınıza göre kolayca değiştirebilirsiniz.
Bir proje başlatma belgesi, yabani otların arasında kaybolmadan ne yaptığınızı ve nasıl yaptığınızı iletmek için stratejik bir araçtır. En iyi liderler, tüzüğü sıfırdan oluşturmaya ekiplerini dahil eder, çünkü insanların yaratılmasına yardımcı oldukları şeyi desteklediğini bilirler.