E-posta imzası, e-posta’ların altına yerleştirilen dijital kartvizitler gibidir. Genellikle tam adınızı, şirket bilgilerinizi ve iletişim bilgilerinizi içerir. Kartvizit ile aynı amaçların çoğuna hizmet eder, örneğin bir daha sizi aramaları veya ofisinize gitmeleri gerektiğinde alıcıya ihtiyaç duyabileceği iletişim bilgilerini sağlayabilirsiniz.
Aşağıda kurumsal e-posta imzanıza dahil etmeniz gereken en önemli unsurları bulabilirsiniz:
Bir e-posta’nın altında göndericinin adının görünmesi şarttır.
E-posta alıcılarının, işletmenizin yapısını ve iletişimde oldukları kişinin kim olduğunu daha iyi anlayabilmesi için unvanınızı bilmeleri gerekir.
Birinin şirketinizin adını e-posta adresinizden veya web sitenizin URL'sinden alacağını varsaymayın. Bu yüzden imzanın herhangi bir yerine bir logo veya şirket adı ekleyin. Bu, insanların daha büyük bir organizasyonun parçası olduğunuzu anlamalarını ve size daha fazla güvenmelerini sağlar.
E-posta harika bir iletişim şekli olsa da, bazen net bir şekilde iletişim kurmak için telefonla konuşmanız gerekebilir. Bu yüzden herhangi bir problemde ya da farklı bir konuda sizinle doğrudan iletişime geçebilmeleri için e-posta imzanıza telefonunuzu ekleyin.
Telefon numarası gibi imzanızda adresinizin olması da fiziksel bir varlığınızın olduğunu gösterir ve karşınızdaki kişiye güven verir. Ayrıca, bir kişi yüz yüze görüşmeye geç kaldığında ve sizi bulması için hızlı bir şekilde adresinize ihtiyaç duyduğunda da imzanızdan yararlanabilir.
Web siteniz, sizin veya şirketiniz hakkında daha fazla bilgi edinmek isteyen insanların ilk gidecekleri yerdir. Şirketiniz hakkında araştırmalarının başladığı yer burasıdır. Eğer alıcıların işlerini kolaylaştırmak isterseniz, e-posta imzanıza web sitenizin tıklanabilir bir linkini ekleyebilirsiniz.
Yapabiliyorsanız, e-posta imzanıza bir şirket logosu eklemek önemlidir. Bir logo eklemek, e-posta’nızı etkili bir şekilde "markalaştırır" ve şirketinizin pazarlama çabalarının bir parçası olmasına izin verir.
Kendi fotoğraflarınız, e-posta iletişimini kişiselleştirmenin harika bir yoludur. Bu yöntem, e-postanın tonunu daha dostça bir şekilde ayarlamanıza olanak tanır.
Web siteniz profesyonel olarak ne yaptığınızı öğrenmek için gidilecek ilk yer olsa da, alıcılarınız şirketiniz hakkında daha fazla bilgi edinmek için sosyal medya profillerini ziyaret etmek isteyebilir.
Aşağıda e-posta’nıza dahil etmemeniz gereken en önemli unsurları bulabilirsiniz:
E-posta adresinizi e-posta imzanıza eklemek gereksizdir. Çünkü alıcınız kolayca yanıtla düğmesine basabilir ve size geri dönebilir. Ek olarak, e-posta adresleri, bir e-posta imzasında uzun metin zincirleri olarak göze batabilir.
Alıcılarınız, sizden her e-posta aldığında bir sürü resim indirmek zorunda kalırlarsa, bu durum hoşlarına gitmeyebilir. Ayrıca, görüntüler çok fazla yer kaplarlarsa, görüntüleyen, görsellerin gelen kutularına ekleyebileceği ek dağınıklıktan rahatsız olabilir.
Aşağıda e-posta’nızı daha profesyonel hale getirecek en önemli unsurları bulabilirsiniz:
Hangi bilgilerin en önemli olduğunu ve neyin dahil edilmesi gerekmediğini bulun ve e-posta imzanıza bunları dahil edin.
Çok fazla renk (veya yazı tipi) kullanmak, güvenilirliğinizi hızla kaybetmenize neden olur. Bazen daha basit bir imza daha profesyonel görünebilir. Renkleri ve yazı tiplerini aşırı kullanmak, alıcılarınızı etkilemeye çalıştığınızı ve profesyonel olmadığınızı hemen gösterir.
Eğer e-posta imzası oluşturmak isterseniz, aşağıdaki listede e-posta imzanızı nasıl oluşturabileceğinizi bulabilirsiniz:
İşletmeniz ve ekibinizin her üyesi için zahmetsizce imza oluşturabilen çeşitli çevrimiçi e-posta imza oluşturucular vardır. Bu e-posta imza oluşturucuların avantajları aşağıdaki şekildedir:
HTML ile e-posta imzası oluşturmanın avantajları aşağıdaki şekildedir:
Photoshop bilginiz varsa, bu seçenek sizin için ilk tercih olmalıdır. Çok çeşitli görüntü düzenleme işlevleri, yalnızca bir imza değil, bir sanat eseri elde etmenizi sağlar!
E-posta’lar için profesyonel bir imza tasarlamanın bir başka popüler yolu da bir Microsoft Word şablonu kullanmaktır.
Peki, Word'de e-posta imzası nasıl oluşturulur?
HTML kodu oluşturmak için Microsoft'un Word Rendering Engine'i muhtemelen duymuşsunuzdur. Üretilen kod; Outlook, Word ve Excel gibi neredeyse tüm Microsoft ürünlerinde aynı görünür.
Örneğin, Word e-posta imza şablonunuzu kopyalar ve doğrudan Outlook'taki bir iletiye yapıştırırsanız, imzanız Outlook'un çoğu sürümünde uygun şekilde görüntülenecektir. Bu yöntem ücretsiz olsa da, bu yöntemi izlemeyi seçerseniz bazı şeyler ters gidebilir.
Karşınıza çıkabilecek sorunlar aşağıdakileri içerir: