Resmî dairelerin ve tüzel kişilik taşıyan kuruluşların birbirlerine yazdıkları resmî yazılarla; bunların, vatandaşların başvurularına verdikleri yazılı cevaplara resmi mektup
denir. İş mektuplarına benzerler.
Bu mektupların hitap başlığı, yazılan dairenin ya da tüzel kişilik sahibi kuruluşun kanun ve tüzüklerdeki tam adıdır. Bu mektuplarda tarih ile birlikte mektubun sıra numarası ve konusu belirtilir. Mektup, cevap mahiyetinde ise "ilgi"
hanesine cevabı olduğu mektubun sayı ve tarihi, "konu"
hanesine de kısaca amaç yazılır. Bu yapıldıktan sonra iki ya da üç satır aralığı bırakılarak mektup yazılır.
Resmî mektuplarda açık, kesin, anlaşılır bir dil kullanılır. Mektubun sonu, alt makama yazılıyorsa "... rica ederim."
, üst makama yazılıyorsa "... arz ederim."
şeklinde biter. Mektup metninin sağ altında ise mektubu yazanın makamı, adı ve soyadı ile imzası bulunur.
Özel kişilerle iş kurumları ve iş kurumlarının kendi arasında, işle ilgili olarak yazılan mektuplara iş mektubu
denir. Bu mektuplarda konusu ne olursa olsun bir iş ya da hizmet söz konusudur. Bu bir sipariş, satış, şikâyet, borç alıp verme isteği, tavsiye ya da bilgi isteme olabilir.
İş mektuplarını, konularına göre altı başlık altında inceleyebiliriz:
-Sipariş mektupları
-Satış mektupları
-Şikâyet mektupları
-Alacak mektupları
-Tavsiye mektupları
-Başvuru mektupları vb.
İş mektuplarına, kendisine mektup yazılan kişi ya da kurumun ad ve adresi ile başlanır. Kâğıdın sağ tarafına tarih yazılır. Adres ve tarihten sonra uygun bir aralık bırakılır, paragraf yapılarak doğrudan istek yazılır. Son bölüme saygı ifade eden bir söz eklenerek mektup bitirilir. Mektup metninin sağ altında mektubu yazanın adı ve soyadı ile imzası yer alır.
İş mektuplarında şekil birliğini sağlamak için, son zamanlarda satır başı yapılmamakta, satır başları, satır aralıkları daha da açılarak gösterilmektedir. Böylece yazı, sol ve sağ yanlardan bir blok hâlinde ve aynı ölçüler içinde kalmaktadır.
ı)
Mektup yazılacak kâğıt şekil yönünden düzenli ve temiz olmalıdır.
ıı)
Bu tür mektuplar, mümkünse daktilo ya da bilgisayarla yazılmalıdır. Mümkün değilse, özel mektuplarda olduğu gibi siyah mürekkep ya da tükenmez kalemle yazılmalıdır.
ııı)
Resmî mektuplarda yazının çıktığı kurumun adı, kâğıdın üstüne ortalanarak büyük harflerle yazılmalıdır.
ıv)
Kâğıdın sağ üst köşesine tarih yazılmalıdır.
v)
Mektubun gideceği makamın adı ve yeri ise kağıdın orta üst yerine ortalanarak yazılmalıdır.
vı)
Yazı metnine başlamadan hangi tarih ve sayılı yazının cevabı olduğu yazılmalıdır.
vıı)
Mektubun giriş paragrafında sorun ya da konu kısaca belirtilmelidir. Gelişme paragraflarında ise konu ve sorun açılmalıdır. Sonuçta ise, arz / rica ifadelerine yer verilmelidir.
(E. KANTEMİR, Yazılı ve Sözlü Anlatım, s. 256)
(S. SARICA - M. GÜNDÜZ, Güzel Konuşma Yazma, s. 139/140)
(H. F. GÖZLER, Örnekleriyle Türkçe ve Edebiyat Bilgileri, s. 518)
Zeus Yayınevi,
Antalya
İlgi:
19.5.2000 tarihli yazınız.
Yayıneviniz tarafından yayınlanmış olan Çocuklara En Güzel Türk Masalları adlı kitabınızdan okul kitaplığımız için beş adet gönderilmesini rica ederim.
Saygılarımla.
(İmza)
Mehmet Genç
Zeus İlköğretim Okulu Müdürü
Ek:
Söz konusu kitabın beş adedinin bedeli olan 150TL’nın yayıneviniz adına açılmış olan hesaba yatırıldığına dair makbuz.
TC
ANTALYA VALİLİĞİ
Zeus İlköğretim Okulu Müdürlüğü
SAYI.-510/620 ANTALYA. 12.11.2000
KONU: Öğrenci devamsızlığı
Sayın Nergiz KAYA
Yeşiltepe Mah. 2. Tugay Sok., Nu.:24
26210 Antalya
Velisi bulunduğunuz 8 A sınıfından 225 numaralı Gönül KAYA'nın devamsızlığı 13 günü bulmuştur. Devamsızlık durumunu görüşmek üzere en kısa zamanda okula gelmenizi rica ederim.
imza
Mehmet Genç Okul Müdürü