Zamanınızı yönetmenin birçok zorluğundan biri, tüm görevlerinizi son teslim tarihinden önce programa göre tamamlamaktır. Pazarlama şefleri, Profesyonel blogcular & çevrimiçi işletmeler, blog görevlerini baştan sona izlemek için genellikle proje yönetimi uygulamalarını kullanır.
Proje yönetimi yeni bir şey değil. Bir rapor, kuruluşların %77'sinin proje/görev yönetimi yazılımı. Büyük işletmeler proje yönetiminin gücüne inanır ve blog gibi çevrimiçi bir işletmeyi yönetirken de durum farklı değildir.
Bu yıl üretkenliğinizi artırmak istiyorsanız, en iyi proje yönetimi uygulamalarından birine göz atmanın zamanı geldi. Asana.
Burada BforBloggers'da kullanıyoruz Asana içerik takvimimizi ve iş akışımızı her gün yönetmek için.
İşte Asana'nın bir tanıtımı:
Asana nedir?
Asana, web ve mobil için izin veren bir proje yönetim aracıdır. takım belirli projeler için işbirliği yapmak ve görevleri tamamlamak için.
Kuruluşlar ve küçük ekipler tarafından kullanılmak üzere tasarlanmıştır, ancak kişisel veya solo projeler için de kullanılabilir.
Asana ekipleri ve projeleri yönetmeye nasıl yardımcı olur: Asana, işletmelerin içeriklerini planlamaları, dosya veya bağlantı gönderip almaları, diğer ekip üyelerine görevler atamaları ve her projenin ilerlemesini izlemeleri için bir araç olabilir.
Asana, 15'e kadar ekip üyesinin işbirliğine ve Görevler, Liste görünümü, Pano görünümü, Takvim görünümü, Atananlar ve son tarihlere erişime izin veren ücretsiz bir temel sürüme sahiptir.
Asana'nın temellerini tartıştığımıza göre, yöneticiler ve içerik oluşturucular için temel olmasının on nedenine bakalım.
1. Bir içerik takvimi oluşturma
İçerik takvimi, içeriği düzenli olarak teslim ettiğinizden ve yayınladığınızdan emin olmanın anahtarıdır. Asana ile içerik takvimi oluşturmak daha kolay ve daha düzenli.
İçerik takviminizi oluşturmaya başlamak için düğmesine tıklayabilirsiniz. Yeni Proje. Bu sizi bir proje şablonu seçmenizin veya boş bir şablonla başlamanızın istendiği sonraki sayfaya götürür.
Bir sonraki ekranda, yeni bir proje oluşturmak için boş bir şablonla başlamayı seçebilir veya bir şablon seçebilirsiniz.
Seçebilirsiniz İçerik Takvimi şablon, ancak boş bir şablonla başlamak da iyi sonuç verir.
Her iki durumda da, harika bir başlangıç yapıyorsunuz.
Bir sonraki adım, üzerine tıklayarak görevler oluşturmak olacaktır. Görev ekle.
Bu görevler, blogunuz için oluşturmak istediğiniz herhangi bir içerik olacaktır. Görevler, bir dizi blog gönderisi veya bireysel blog gönderisi olarak gruplandırılabilir.
Baştan sona bir blog gönderisi oluşturmak için belirli bir iş akışını izlerseniz, her adımı parçalamak için alt görevleri kullanabilirsiniz.
Görevi atamayı ve bir bitiş tarihi belirlemeyi unutmayın.
Değiştirmek Takvim görünümü blogunuzun yayınlama zamanlamasını daha iyi görselleştirmek için. Zaman çizelgelerini ayarlamak için görevleri farklı tarihlerde sürükleyip bırakabilirsiniz.
İçerik oluşturmak için bir ekiple çalışıyorsanız, her görev için Bağımlılıklar ayarlamanız gerekebilir; bu, bir ekip üyesinin önceki bir görevi tamamlamadığı sürece bir ekip üyesinin bir görev üzerinde çalışmaya başlayamayacağı anlamına gelir.
Örneğin, yazar ilk taslağı göndermeden bir editör düzenlemeye başlayamaz. Bağımlılıklar, Asana'nın ücretli bir sürümüne yükseltmenizi gerektiren bir Premium özelliktir (aylık 10.99 ABD dolarından başlar, yıllık faturalandırılır veya aylık 13.49 ABD doları faturalandırılır).
2. İlerlemenizi takip etme
Blogunuz için birden fazla blog gönderisi ve diğer içerik türleri üzerinde çalışmak kafa karıştırıcı olabilir. Öncelikli görevlere odaklanmak ve ilerlemelerini bilmek önemlidir.
Asana'nın ücretsiz sürümündeki ilerleme takibi, Kurulun işleviyle birlikte mevcuttur.
Projenizi oluşturduktan sonra Panolar görünümüne geçin ve Sütun ekle ve blogunuz için geçerli olan içerik yayınlama sürecindeki her "adım" için sütun oluşturmaya başlayın (aşağıdaki örneğe bakın.)
Asana'nın ücretli sürümünü kullanıyorsanız, Özel Alanlar ile her bir görevin ilerlemesini takip edebilirsiniz.
Sağ üst köşede, tıklayın Alanlar seçin Alan Ekle. Alan Başlığı "Görev İlerlemesi" olabilir ve Alan Türü "Açılır menü" olarak ayarlanmalıdır.
Özel alan açılır listenizin içeriği olarak "Devam Ediyor", "Onay bekleniyor" veya "Beklemede" gibi Seçenekleri listeleyin.
Tıkla Alan Oluştur bittiğinde.
Artık bir projedeki tüm görevlerde bu alan için bir sütun görmelisiniz.
3. Ekibinizle işbirliği yapın ve iletişim kurun
Asana, solo veya kişisel projeler için kullanılabilse de, öncelikle küçük, orta ve büyük ekipler için tasarlanmıştır.
Asana'nın ücretsiz sürümüyle en fazla 15 üye ekleyebilirsiniz.
Bir projeye üye eklemek için tıklayın İnsanları davet et Projenizin adı altında.
Bir sonraki sayfada, eklediğiniz kişinin e-posta adresini ve adını girin ve tıklayın. Davet gönder.
Yeni ekip üyeniz bir e-posta bildirimi alacak ve bu bildirimde onun bir Asana hesabına kaydolması ve ekibinize eklenmesi için bir bağlantı var.
Asana'da ekibinizle yapabileceğiniz bazı şeyler:
- Dosyaları bilgisayarınızdan, Dropbox'tan, Google Drive'dan ve OneDrive'dan paylaşın.
- Her görevde sohbet bölümünde iletişim kurun
- Görevler atayın/atamaları kaldırın ve son tarihleri belirleyin
- Görevleri tamamlandı olarak işaretle
Ücretli sürümü seçerseniz, görevleri bağımlı hale getirmek veya kilometre taşları belirlemek için ek işleve sahip olacaksınız.
4. Görevleri düzenleyin
Bir blog kurmak ve yönetmek bunaltıcı olabilir ve her göreve buna göre öncelik vermeyi zor bulabilirsiniz. Asana, kullanıcıların görevlerini organize etmelerini kolaylaştırır. WordPress web sitesi veya blog yazısı yazmak.
Görevlerinizin varsayılan görünümünü Liste, Pano, Zaman Çizelgesi (ücretli özellik) ve Takvim olarak seçebilirsiniz.
Liste görünümü
Liste görünümü, görevleri Bölümlere bölmek için harikadır. Basitçe tıklayın Bölüm Ekle ve bölüme bir ad verin. Ardından devam edebilir ve bölüm içinde görevler oluşturmaya başlayabilirsiniz.
Tüm görevleri sıraladıktan sonra, görevleri atamak ve bitiş tarihlerini belirlemek için sağdaki sütunları kullanabilirsiniz.
Pano görünümü
Asana'daki panolar, Trello'nun varsayılan görünümüne benzer. Panolar oluşturur ve her birinin altına görevler eklersiniz. Görevinizi duruma göre bölmek istiyorsanız bu harika.
Aşağıdaki ekran görüntüsü, Asana'da Board'ları nasıl kullanabileceğinizin bir örneğidir.
Zaman çizelgesi görünümü
Zaman Çizelgesi, sizi ve ekibinizin iş akışını görüntülemenizi sağlayan ücretli bir özelliktir. Görsel zaman çizelgesi, Takvim görünümünden daha ayrıntılıdır ve son tarihler ve başlangıç tarihleri ile birlikte ayarlanabilir.
Asana, premium sürümlerde de Gantt Grafiklerini desteklemektedir.
Takvim görünümü
Takvim görünümü, izlenmesi gereken zamana duyarlı görevler için uygundur. Haftanın belirli bir gününde içerik yayınlıyorsanız, son teslim tarihini kaçırmamanızı sağlamak için Takvim görünümü çok önemlidir.
5. Telefon ve e-posta bildirimleri
Asana'nın mobil uygulamasıyla hareket halindeyken görevlerinizi ve projelerinizi takip edin ve telefon bildirimleri alın. Uygulamayı yüklemek istemiyor musunuz? Bunun yerine e-posta bildirimlerini tercih edebilirsiniz.
Asana'nın mobil uygulaması iOS ve Android'de mevcuttur. Ne sıklıkta bildirim alacağınızı ayarlamanız gerekiyorsa, telefonunuzun bildirim ayarlarını değiştirebilirsiniz.
iOS'ta bildirim ayarı
iOS'ta bildirimleri ayarlamak için şu adımları izleyin:
- iOS Ayarlarınıza gidin (dişli simgesi)
- Bildirim Merkezini Seçin
- Aşağı kaydırın ve Asana'ya dokunun
- Asana bildirimlerini görmek istediğiniz yeri kapatmak veya açmak için seçenekleri değiştirin
Android'de bildirim ayarları
Android'de bildirimleri ayarlamak için şu adımları izleyin:
- Asana uygulamasını açın
- Profil fotoğrafınıza dokunun
- Üç nokta simgesine dokunun
- Bildirim Ayarlarını Seçin
Aşağıdaki seçenekleri açabilir veya kapatabilirsiniz:
- bildirimlerini etkinleştir
- Size atanan görevlerle ilgili güncellemeleri alın
- Takip ettiğiniz öğelerle ilgili güncellemeleri alın
- Titreşimi Etkinleştir
- LED'i etkinleştir
- Ses bildirimlerini aç
- Bildirim tonunu seçin
6. Sesle etkinleştirilen görevler
Asana'nın iOS için mobil uygulaması, ses tanımadan görevler oluşturmanıza olanak tanır.
Asana'da sesle etkinleştirilen bir görev oluşturmak için bir Proje açın ve Hızlı Ekle simgesini basılı tutun.
Ekranınız kaydedici moduna geçmelidir. Telefona net bir şekilde konuşun. Asana, kopyalanan metnin ilk satırını Görev başlığı olarak ve metnin geri kalanını açıklama olarak kullanacaktır.
Konuşmanız bittiğinde onay işaretine dokunun.
Yeni görev, Görevler listenizde görünecektir (yeşil renkle vurgulanmıştır). Düzenlemek için üzerine dokunun.
Ses kaydının bir kopyası göreve eklenecek ve onu silme veya çoğaltma seçeneğiniz var.
1 dakika 30 saniyeye kadar kayıt yapabilirsiniz, ardından uygulama kaydı durdurur ve görevi ekler.
Sürekli hareket halindeyseniz ve telefonunuzda uzun girişler yapacak vaktiniz yoksa bu özellik tam size göre.
7. E-posta ve dosya paylaşım uygulamalarını atlayın
Asana ile ekip üyelerinizle olan sıkıcı e-postaları unutabilirsiniz.
Asana'daki her görevin, ekip üyeleriyle doğrudan iletişim kurabileceğiniz kendi sohbet bölümü vardır. Ekibiniz, Asana sohbet özelliğini kullanarak onlara her mesaj gönderdiğinizde bilgilendirilecektir.
Dosyaları doğrudan Asana'ya ekleyebileceğiniz için Google Drive veya Dropbox gibi dosya paylaşım uygulamalarını kullanmanıza da gerek yoktur. Yine de dosya paylaşım uygulamalarını kullanmak istiyorsanız, bu uygulamaları Asana ile entegre edebilir, böylece kontrol panelinden ayrılmadan bağlantı kurabilirsiniz.
8. İçerik pazarlama stratejinizi planlayın ve uygulayın
Diyelim ki bir CMO'sunuz ve bir içerik pazarlama planı hazırlıyorsunuz.
Yayınlanıyor blog yazısı büyük bir başarı, ancak birden fazla projeye sahip bir içerik pazarlamacı sahibi olarak çalışmalarınız burada bitmiyor. hala zorundasın içeriğinizi tanıtın, sosyal medya, blogcu erişimi veya ücretli reklamcılık yoluyla olsun.
Asana ile yayınlanan her blog yazısı için aynı pazarlama görevlerini uyguladığınızdan emin olabilirsiniz.
Ücretsiz sürümle, ek görevleri yerine getirdiğinizden emin olmak için Alt Görevleri kullanabilirsiniz. bir blog yazısı yayınladıktan sonraki pazarlama adımları. Bu, blogunuzu sosyal medyada ve e-posta listenizde paylaşmayı içerir.
Tüm sosyal medya gönderilerinizi düzenlemek ve planlamak için Asana'nın Sosyal Medya Takvimi şablonunu da kullanabilirsiniz. Aşağıdaki örnekte de görebileceğiniz gibi, bu şablonu kendinize göre düzenleyebilirsiniz. sosyal medya planı.
9. Motivasyon
İster tek başınıza ister bir ekiple çalışıyor olun, motivasyon herhangi bir projenin başarısının temel bileşenidir. Blogunuzun başarılı olması için, hedeflerinize ulaşmaya odaklanan doğru zihniyette olmanız gerekir.
Asana'yı kullanmak, motivasyonu artıran ve aşağıdakilerle sonuçlanan avantajlara sahiptir:
- Günlük görevlerle net bir amaç
- Hedefleri görselleştirme ve sonucu dört gözle bekleme yeteneği
- Ekip ile iletişim kurabilmek ve sağlıklı bir çalışma ortamı geliştirebilmek
- Ayrıntılı projeleri küçük, yönetilebilir görevlere ayırma yeteneği
10. Diğer üretkenlik veya zaman izleme uygulamalarıyla entegre edin
Faturalandırma amacıyla zaman izleme yazılımı kullanan başka ekip üyeleriniz varsa, Asana'yı kolaylıkla entegre edebilirsiniz.
Asana ile entegre olan bazı zaman izleme yazılımı örnekleri şunları içerir: merkez personeli, Hasat, Zamanında, TSheets, Toggl, Calamari ve Time Doctor.
Google Formlar veya Wufoo aracılığıyla bilgi toplarsanız, bunları Asana'ya bağlamak bu formları eyleme dönüştürülebilir öğelere dönüştürür.
Eğer ile çalışırsanız grafik tasarımcıları, Adobe Creative Cloud'u entegre edebilirsiniz.
Daha gelişmiş entegrasyon ayarları için Asana'yı IFTTT veya Zapier ile bağlayabilirsiniz.
Asana ile çalışan birçok uygulama ile olasılıklar neredeyse sonsuzdur. Hatta bunu Trello ve Evernote gibi benzer görev yönetimi uygulamalarıyla bile entegre edebilirsiniz.
Sonuç
Bu hızlı dünyada, zamanınızın her dakikası değerlidir ve önemli olan işe harcanmalıdır.
Asana, KOBİ'ler ve blog yazarları için mükemmel bir araçtır, ancak yalnızca özelliklerini gerçekten inceler ve deneyimlerseniz. Basit ve temel işlevlerle başlayın ve ihtiyaç duyulduğunda daha gelişmiş işlevlere dalın.
Ve istediğiniz kadar basit veya karmaşık olabilir.
Asana'yı denediniz mi? Deneyiminizi aşağıdaki yorumlarda paylaşın.