Ortak drive'lar, Google Workspace'i kullanan ekiplere ortak bir dosya grubuna erişim sağlar ve tek tek dosyalar için Paylaşım ayarlarını kontrol etme ihtiyacını ortadan kaldırır.
Google Workspace Business, Education ve Enterprise sürümlerinin neredeyse tüm sürümleri size ve ekibinize erişim sağlar. ortak drive'lar. (Not: Business Starter, Ortak Sürücülerden yoksundur). Ortak drive'lar, bir grup insanın her bir öğeye erişimi paylaşmaya gerek kalmadan dosya ve klasörlerle çalışması için harika bir yoldur.
Ancak, Google Workspace'i kullanan kuruluşlarla yaptığım çalışmalarda, Ortak drive'ları istediğim kadar çok az kişinin kullandığını görüyorum. Daha fazla insanı Ortak drive'ları kullanmaya teşvik etme umuduyla, Google Workspace'i kullanan kuruluşlardaki kişilerin bilmesi gereken beş Ortak drive ipucunu burada bulabilirsiniz.
GÖRMEK: Google E-Tablolar: İpuçları ve püf noktaları (ücretsiz PDF) (Teknik Cumhuriyeti)
1. Ekip dosyaları bir Ortak drive'da olmalıdır
Grup çalışması için bir dosya ortak drive Drive'ımdaki diğer kişilerle paylaşılan bir dosyadan daha iyidir (Şekil A). Ortak drive'daki dosyalar, dosyayı oluşturan kişiye değil, ortak drive'a "sahiptir". Örneğin, Sürücüm'de oluşturduğunuz ve ardından başkalarıyla paylaştığınız bir dosyanın sahibi size ait olmaya devam eder. Buna karşılık, bir Ortak drive'da oluşturduğunuz bir dosya, Ortak drive'a aittir ve o Ortak drive'ın üyesi olan diğer herkes tarafından otomatik olarak kullanılabilir.
Şekil A
2. Ortak drive Yöneticileri: Çoğu üyeyi Katkıda Bulunan yapın
Bir Ortak Drive'ın çoğu üyesinin yapılandırılmış Katkıda Bulunanlar olarak (Şekil B). Katkıda Bulunan rolü, kişilerin dosya eklemesine ve düzenlemesine izin verir, ancak dosyaları taşımasına veya silmesine izin vermez. Elbette, erişimi daha da kısıtlamak istiyorsanız, üyeleri Yorumcu (bu, kişilerin dosyaları yalnızca görüntülemesine ve yorum yapmasına izin verir) veya Görüntüleyenler (salt görüntüleme erişimi sağlar) olarak ekleyebilirsiniz. Ancak Yorumcu ve Görüntüleyici rolleri oldukça kısıtlayıcıdır ve kişilerin içerik eklemesini engeller.
Şekil B
Neden herkesi bir İçerik Yöneticisi veya Yönetici yapmıyorsunuz? Çoğu zaman, bu izinlere sahip kişiler, Ortak drive'daki klasörleri ve dosyaları, değişikliklerinin ortak drive'ın tüm üyeleri için Ortak drive'ın yapısını etkilediğini fark etmeden kişisel tercihlerine uyacak şekilde yeniden düzenleyebilir. Ortak drive Yöneticisiyseniz, herhangi birine Yönetici veya İçerik yöneticisi rolü vermeden önce dikkatlice düşünün.
3. Farklı ekipler ve projeler için farklı Ortak drive'lar kullanın
Oluşturmak ortak drive sadece her farklı insan ekibi için değil, aynı zamanda farklı projeler için de. Her farklı ekip için farklı bir Ortak drive'a duyulan ihtiyaç bariz olabilir; Ortak drive'a yalnızca Ortak drive'ın üyeleri erişebildiğinden, dosyalara ortak erişime ihtiyaç duyan her farklı kişi grubu için ayrı bir Ortak drive'a ihtiyacınız olacaktır.
Ek olarak, bir de oluşturmanızı tavsiye ederim. ayrı Ortak sürücü büyük ve/veya farklı projeler için de. Örneğin, müşteri/müşteri dosyası için bir Ortak sürücü, yönetim dosyaları için ayrı bir Ortak sürücü, yeni bir pilot proje için ayrı bir Ortak sürücü vb. kullanabilirsiniz.
4. Dosyaları Drive'ımdan bir Ortak sürücüye taşıyın
Ortak drive'lar oluşturduktan ve Ortak drive'lara üyeler ekledikten sonra, dosyaları taşı Bireysel Drive'ım depolama alanından bir Ortak Drive'a. Farklı dosyalar farklı kişilere ait olabileceğinden, ekibinizde ekip tarafından kullanılan dosyaların sahibi olan her bir kişinin dosyaları Ortak drive'a taşıması gerekebilir. Genel olarak, insanların dosyaları metodik olarak taşımasını ve öğelerin beklendiği gibi aktarıldığını doğrulamasını öneririm.
Google, klasörleri ve dosyaları bir Ortak drive'a taşımak için en az dört yol sağlar:
- Dosyaları Drive'ım'dan Ortak drive'a sürükleyip bırakın.
- Dosyaları seçin, ardından üç dikey nokta menüsünü seçin ve Ortak sürücüye taşı (Şekil C).
- Yerel sürücünüzden dosya veya klasör yükleyin.
- Masaüstü için Google Drive kullanıyorsanız, dosyaları yerel sürücünüzden bir Ortak sürücüye sürükleyip bırakın.
Şekil C
5. Ortak sürücüde yeni dosyalar oluşturun
Web üzerinde Chrome'da bir Ortak drive'a gittiğinizde, +Yeni seçeneğini kullanabilirsiniz. yeni bir tane oluştur Google Dokümanı, E-Tablosu, Slayt, Çizim, Form vb., bu Paylaşılan sürücüde (Şekil D). Bu şekilde oluşturduğunuz yeni öğeler, Ortak drive'ın diğer üyeleri tarafından otomatik olarak kullanılabilir. Ortak sürücünüze yeni dosyalar ekleme alışkanlığı edinirseniz, dosyaları daha sonra Drive'ımdan Ortak sürücünüze taşıma ihtiyacını en aza indirirsiniz. Ek olarak, ekip üyeleri zaten Paylaşılan Drive'ın üyeleri olarak erişime sahip olacağından, Paylaş düğmesini kullanma ihtiyacını da azaltacaksınız.
Şekil D
Siz ve ekibiniz Ortak drive'ları nasıl kullanıyorsunuz?
Yeni bir Ortak drive'a ne zaman ihtiyaç duyulacağına ve mevcut bir Ortak drive'a ne zaman yeni bir klasör ekleneceğine nasıl karar veriyorsunuz? Drive'ımda ne tür dosyalar tutuyorsunuz? Drive'ımdaki dosyalardan Ortak drive'daki dosyalara geçişi nasıl yaptınız? Aşağıda veya Twitter'da bir yorum yaparak, sizin ve ekibinizin Ortak drive'ları nasıl kullandığınızı bana bildirin (@awolber).