Yürütme sekreteri, bir şirketteki veya kuruluştaki üst düzey çalışanlara maksimum destek sağlamaya hizmet eden bir iş veya meslektir. Yönetici programlarını düzenleyen ve sürdüren ve çok çeşitli idari işleri yapmalarına yardım edecek olan o olacaktır.
Amaç, kendisine verilen tüm idari görevlerin zamanında ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlayarak, işletmenin genel verimliliğine katkıda bulunmaktır. Sekreter idari destek sağlayan kişidir. Yazma, dosyalama, telefona cevap verme ve mesaj iletme gibi görevleri yapabilirler.
Öte yandan, yürütme sekreteri veya idari asistan da bu faaliyetlerin bir kısmını ofis koordinasyonu, ürün araştırması, tedarikçilerle etkileşim, ürün sipariş etme ve veri tabanı oluşturma ile birlikte gerçekleştirmektedir. .
Normalde, yönetici sekreterler sekreterlerden daha yüksek maaş alırlar, çünkü yüksek düzeyde işlev görürler ve ofisin verimliliğini hızlandırırlar.
Gerekli profil
- İşletme veya ilgili alanlarda derece.
- Yönetici sekreter ya da benzeri bir idari rol olarak kanıtlanmış deneyim.
- Microsoft-Office yönetiminin ayrılmaz bir şekilde ve "arka ofis" yazılımında, örneğin ERP sistemlerinde yetkin olmalıdır.
- Temel muhasebe büroları ve prosedürlerinin idaresinin yanı sıra sektörde ele alınan ilgili teknik kelime hakkında derin bilgi.
- Temel araştırma yöntemlerine ve raporların sunum tekniklerine aşinalık.
- Mükemmel organizasyon ve zaman yönetimi becerileri.
- Üstün iletişim ve müzakere becerileri.
- Bütünlük ve gizlilik.
Yönetici sekreterleri, büyük bir zaman yönetimi ve çoklu görev yeteneği olan hızlı profesyoneller olmalıdır. Yöneticilerin diğer görevlerden endişe duymadan yönetsel sorumluluklarına odaklanmaları, çalışmalarındaki özen ve yetkinlikleriyle ilgilidir.
Birçok yönetici, günlük görevleri koordine etmek ve gündemde tutmak için genel sekreterine güveniyor. Yöneticinin zamanının koruyucusu olarak çok fazla dokunma ve iddialı olmaları gerekir.
Gerekli beceriler
Yönetici sekreterleri, yazma, dilbilgisi, imla ve noktalama gibi temel becerilerde etkin olmalı ve ofis ekipmanı ve kelime işlem, elektronik tablolar ve grafikler gibi genel yazılım uygulamalarını kullanma konusunda deneyime sahip olmalıdır.
Aynı şekilde, çeşitli sorumlulukları etkin bir şekilde ele almak için zaman ve kapasiteyi yönetmek için mükemmel becerilere sahip olmalıdırlar.
Öte yandan, bir yürütme sekreterinin ayrıca iyi karar, diplomasi, takdir yetkisi ve sorunları özerk olarak çözme becerisi gibi başka niteliklere de ihtiyacı var.
Halkla etkileşime girmek, rapor yazmak ve yayınları incelemek için güçlü iletişim becerilerine ihtiyaç duyarlar.
Aktif olarak dinleyin
Diğer kişilerin söylediklerine tam olarak dikkat etmeyi bilmeli, yapılan noktaları anlamak için zaman ayırmak, uygun sorular sormak ve uygunsuz zamanlarda rahatsız etmemek gerekir.
Okuduğunu anlama
İşle ilgili belgelerde cümlelerin ve yazılı paragrafların tam olarak anlaşılması.
Zaman yönetimi
Hem kendi zamanınızı hem de başkalarının zamanını verimli bir şekilde yönetmeyi öğrenin.
Nasıl konuşulacağını bilmek
Bilgiyi etkili bir şekilde aktarabilmek için diğer insanlarla net bir şekilde konuşun.
yazı
İzleyicinin ihtiyaçları için en uygun olana göre yazılı olarak etkin bir iletişim kurun.
Eleştirel düşünme
Alternatif çözümlerin, sonuçların veya ortaya çıkan sorunlara yaklaşımların güçlü ve zayıf yönlerini tanımlayabilmek için mantık ve muhakeme kullanımı.
Proaktif öğrenme
Sorunları çözmek ve mevcut ve gelecekteki kararları almak için yeni bilgilerin sonuçlarını anlayın.
koordinasyon
Eylemlerin başkalarının eylemleriyle ilgili olarak ayarlanması.
yorumu
İyileştirmeler yapmak veya düzeltici önlemler almak için kendisinin, diğer kişilerin veya kuruluşların performanslarının gözden geçirilmesi ve değerlendirilmesi.
fonksiyonlar
Bir yürütme sekreteri küçük nakit ve muhasebe işlemlerinden sorumlu olabilir, ancak aynı zamanda bir bütçeyi de yönetebilir. Bir web sitesinde makaleler yayınlayabilirsiniz, ancak web sitesini tasarlayabilir ve yönetebilirsiniz.
Veri girişini, raporlama işlevleri için tasarladığınız ve kullandığınız bir e-tabloda yapabilirsiniz.
Bir yönetici sekreter idari personeli denetleyebilir. Sık sık doğrudan yürütme direktörüne rapor verir ve bir veya daha fazla üst düzey yöneticiyi destekleyebilir.
sorumluluklar
Yöneticilere dikkat
- Yöneticilerin gündemini korumak ve randevular, yönetim kurulu toplantıları, konferanslar vb. Planlamasında yardımcı olmak.
- Toplantı tutanaklarına dakikalar ve toplantı tutanakları yapmak için katılın, sonra derleyin, kopyalayın ve dağıtın.
- Yöneticiler için tüm seyahat düzenlemelerini yapın: Geçiş satın alma, otel rezervasyonu, seyahat masraflarının teslimi, yönetim ve ilgili belgelerin gözden geçirilmesi vb.
- Zorunlu araştırmaları yapın, veri toplayın ve atanmış olduğu gibi yöneticiler, komiteler ve yönetim kurulları tarafından değerlendirilmek ve sunum için belge veya raporlar hazırlayın.
- Güvenli ve güvenli kaldıklarından emin olarak gizli belgeleri kullanın.
İç ve dış etkileşim
- Telefon görüşmelerini alın ve filtreleyin, gerektiğinde uygun kişiye yönlendirin.
- Gelen veya giden tüm yazışmaların (e-posta, mektuplar, fakslar, paketler vb.) Yönetilmesi, önceliklendirilmesi ve dağıtılması, gelen notların, sunumların ve raporların önemini belirlemek ve dağıtımlarını planlamak için okumak ve analiz etmek.
- Rutin sorguları içeren yazışmalara cevaplar hazırlayın.
- Siparişlerin daha karlı olmasını sağlamak için büro malzemelerinin kullanımını denetleyin ve tedarikçilerle görüşün.
- Yöneticiler, komiteler ve yönetim kurulları adına bireyler, özel ilgi grupları ve diğerleri ile görüşün.
- Ziyaretçilere hoş geldiniz ve belirli insanlara erişim izni verilip verilmeyeceğini belirleyin.
İdari destek
- Elektronik ortamda ve kağıt kayıtlarını arşivleyerek, bilgilerin hızla alınabilmesi için düzenli ve kolay erişilebilir olmasını sağlayın.
- Kelime işlem yazılımını, elektronik tabloları, veritabanlarını ve / veya sunumları kullanarak, ayrıca muhasebede ilgili yardımı sağlayan faturaları, raporları, mektupları, finansal tabloları ve diğer belgeleri hazırlayın.
- İdari sistemleri sürdürmek ve temel muhasebe görevlerini yerine getirmek gibi genel ofis görevlerini yerine getirmek.
- Yöneticilere yardımcı olmak için ofisteki kayıtlar ve bütçe hazırlama gibi hizmetleri koordine etmek ve yönlendirmek.
- Hem ofis çalışanları için hem de organizasyon için idari politika ve prosedürleri oluşturmak ve denetlemek.
- İş akışı, raporlama prosedürleri veya harcamalar gibi alanlarda iyileştirmeler yapılıp yapılmayacağını belirlemek için operasyonel uygulamaları ve prosedürleri gözden geçirin.
- Diğer idari personeli denetleyin ve eğitin.