Sen ne zaman Bir iş başlatmak, büyük kayıtlar tutmak muhtemelen yapılacaklar listenizin başında değildir. Yeni girişimcilerin çoğu müşterileri bulmaya ve gelirlerini arttırmaya odaklanıyor.
Ancak kayıt tutmayı sevip sevmemek, serbest meslek sahibi olmanız durumunda sahip olduğunuz en önemli sorumluluklardan biridir. İşletmenizin başarısı, verileri nasıl yönettiğinize, finansal işlemleri hesaba katacağınıza ve kayıtlarınızı saklayıp alacağınıza bağlıdır.
Girişimcilerin İyi Kayıt Tutmaları İçin 8 Tavsiye
-
İşletmenizi kişisel giderlerden ayırın
-
İşletmeniz için ayrı bir banka hesabı edinin
-
İşletmenize uygun bir muhasebe sistemi bulun
-
Bir yedekleme planı var
-
Vergi hazırlığını basitleştirmek için kayıt tutma özelliğini kullanın
-
İşletme masrafları için daima makbuz alın
-
İşletme kayıtlarının ne kadar süre saklanacağını bilin
-
Bir profesyonelden yardım alın
IRS ile uyumlu kalmak ve şimdi ve gelecekte işinizi daha iyi anlamak için bu sekiz kayıt tutma kuralını izleyin.
1. İşletmenizi kişisel giderlerden ayırın
İşletmenize giren ve çıkan parayı doğru bir şekilde izlemek için, tüm finansal işlemlerin kendi muhasebe kayıt kümelerinde tutulması gerekir. Bu ayrım çok önemlidir, böylece işletmenizin ilerlemesini kolayca izleyebilir, gelecek için plan yapabilir ve aylık veya yıllık gibi belirli bir süre için mali tablolar oluşturabilirsiniz.
Yolun aşağısında, ortaklarla ve yatırımcılarla çalışmak veya işinizi satmak istiyorsanız, doğru finansal kayıt ve raporlara sahip olmak çok önemlidir. Ek olarak, doğru federal, eyalet ve yerel vergi hazırlığı için iyi kayıtlara ihtiyacınız var.
Uygun bir kayıt tutma sistemi olmadan, işinizin detaylarını izlemek ve yasalara uymak imkansız olabilir.
Kesin iş verilerini tutmak, gelir kaynaklarını tanımlamanıza, vergiden düşülebilir giderleri takip etmenize ve çeşitli vergi beyannamelerini hazırlamanıza olanak sağlar. Sonuç olarak, uygun bir kayıt tutma sistemi olmadan, işinizin ayrıntılarını takip etmek ve yasalara uymak imkansız olabilir.
2. İşletmeniz için ayrı bir banka hesabı edinin
Kişisel ve ticari işlemlerinizi ayrı tutmanın en kolay yolu, sadece işiniz için bir banka hesabına sahip olmaktır. İşletme gelirinizi yatırdığınız ve tüm işletme giderlerinizi geri çekeceğiniz yer.
Ticari hesapların çoğunun çok sayıda işlemi gerçekleştirecek şekilde tasarlandığını unutmayın. Ayrıca, belirli bir tutarda bakiyeleri ayrı bir hesaba aktaran, krediler ve para çekme hesapları gibi çeşitli hizmetler de sunmaktadırlar.
Kişisel ve ticari işlemlerinizi ayrı tutmanın en kolay yolu, sadece işiniz için bir banka hesabına sahip olmaktır.
Ek ticari bankacılık hizmetleri, ücretsiz olabilecek kişisel bir çek hesabına kıyasla nispeten yüksek aylık ücretlerle gelir. Yani, eğer sadece bir işletme kurmak veya çok fazla ticari işlem yapmak istemiyorsanız, mevcut bankanızdan ikinci bir kişisel çek hesabı seçebilirsiniz. Hesap teknik olarak işletmenizin adına olmasa bile, bunu yalnızca iş için kullanmayı seçebilirsiniz.
Genellikle az sayıda ticari işlemi olan soloprenciler için başka bir seçenek de mevcut kişisel çek hesabınızı işiniz için kullanmak, ancak iş kalemlerini etiketlemede titiz olmaktır. İşte bu yaptığım şey. Bir uyarı var – ticari işlemleri tanımlamak konusunda yeterince titiz değilseniz, bu yöntem sizin için değildir.
Aynı iş amaçları için kredi kartı kullanmak için de geçerlidir. Bu harcamaları tamamen ayrı tutmak için işletmenizin adına bir kart için başvurabilirsiniz. Veya, doğru şekilde etiketlendiklerinden emin olduğunuz sürece, ticari ürünleri kişisel bir kredi kartından satın alabilirsiniz.
Banka ve kredi kartı işlemlerim, düzenli olarak kategorilere ayırdığım defter tutma yazılımına otomatik olarak aktarılıyor. Tüm işletme gelirleri ve harcamaları açıkça etiketlenir, böylece hızlı bir şekilde iş raporları yayınlayabilir ve vergiyle ilgili öğeleri takip edebilirim.
3. İşletmenize uygun bir muhasebe sistemi bulun.
Defter tutma konusunda, her işletme sahibinin bilgisayarlı bir sistem kullanmasını öneririm. Olarak başlıyorsanız solopreneur veya birkaç çalışanı olan küçük bir işletme, muhtemelen basit bir programa ihtiyacınız var. İşiniz büyüdükçe, daha ayrıntılı izleme ve raporlama gibi ek özelliklere ihtiyaç duyarsanız genişletebilirsiniz.
Freshbook'lar, faturalama, harcamaları düzenleme, zaman izleme, ödemeleri kabul etme ve müşterileri takip etme gibi görevleri otomatik hale getirmenize olanak tanıyan küçük işletmeler için bulut tabanlı bir sistemdir. Bir başlangıç paketine ayda yaklaşık 10 $ kaydolabilirsiniz.
Muhasebeci olmasanız bile çoğu küçük işletme muhasebe programının kullanımı kolaydır.
Quickbooks, çeşitli ürün sürümleriyle gelen güçlü bir masaüstü veya bulut tabanlı yazılımdır. Küçük ve orta ölçekli işletmeler için uygundur. Quickbook'lar bütçeleme, varlıkları izleme, envanter, satış vergisi ve otomatik kilometre takibi gibi her türlü görevi yerine getirebilir. Fiyatlar ayda 7 dolardan 1000 doların üzerinde esnekliğe sahip üst seviye yazılım sürümüne kadar değişebilir.
Muhasebeci olmasanız bile çoğu küçük işletme muhasebe programının kullanımı kolaydır. Genellikle makbuz ve belgelerin resimlerini yüklemenizi ve finansal kurumlardan otomatik olarak veri almanızı sağlar.
Büyük bir yazılım satın almadan önce, programın proje zamanı için faturalandırma, yerel satış vergisi toplama ve ödeme, birden fazla kullanıcıya sahip olma ve çevrimiçi ödemeleri kabul etme gibi tüm ihtiyaçlarınızı karşıladığından emin olun.
4. Bir yedekleme planı yapın
Yerel bir bilgisayara yazılım yüklemek yerine bulut tabanlı bir sistem kullanmanın bir yararı, veri kaybetme olasılığınızın düşük olmasıdır. Çevrimiçi programlar otomatik olarak güncellenir ve arka planda saklanır. Ayrıca, işletme kayıtlarınıza İnternet bağlantınız olan her yerden erişebilirsiniz.
Çevrimiçi bir muhasebe sisteminin dezavantajı, verilerinize erişmek için aylık bir ücret ödemeniz gerektiğidir. Ayrıca, İnternet erişiminiz yoksa, verilerinizi alamazsınız.
Yazılımla, bir defalık bir satın alım yaparsınız, ardından programa ve ona eklediğiniz verilere sahip olursunuz. Herhangi bir muhasebe yazılımını ayrı bir sabit diskle veya Amazon S3 gibi bir uzak sunucu kullanarak yedeklediğinizden emin olun. Bu, bir bilgisayar arızası veya yazılım aksaklığının iş verilerinizi kaybetmenize neden olma olasılığını azaltır.
5. Vergi hazırlığını basitleştirmek için kayıt tutma özelliğini kullanın
Bahsettiğim gibi, sağlam iş kayıtlarına sahip olmak, çeşitli federal, eyalet ve yerel vergileri doğru bir şekilde dosyalamak ve ödemek için çok önemlidir. Her işletme gelir vergisi ödemek zorundadır ve bazıları tahmini üç aylık gelir vergisi, serbest meslek vergisi, satış vergisi ve istihdam vergisi gibi ek türler ödemek zorundadır. Vergileri ödemek için yeterince gelir ayırmamak, birçok yeni solopreneur ve küçük işletme tarafından yapılan ortak bir hatadır.
Kendiniz için çalışırken, vergi faturanızın% 100'ünü ödemekten siz sorumlusunuz.
Çalışan olduğunuzda, federal ve eyalet gelir vergisi, Sosyal Güvenlik ve Medicare dahil olmak üzere tüm vergilerinizin net maaş çeklerinizden alıkonulduğunu unutmayın. Artı, işvereniniz bir kısmını sizin için öder. Ancak kendiniz için çalışırken, vergi faturanızın% 100'ünü ödemekle sorumlusunuz.
IRS, gelirinizi ve giderlerinizi açıkça gösterdiği sürece istediğiniz herhangi bir kayıt tutma sistemini seçmenize izin verir. Bilgisayarlı sistemlerin çoğu, satıcılara vergi formları verme ve yıl sonu muhasebe raporları çalıştırma olanağını içerir.
6. İşletme masrafları için daima makbuz alın
Serbest meslek sahibi olmak, bir çalışandan daha fazla vergi ödemekle yükümlü olduğunuzu gösterirken, bunun tersi, birçok kesinti talep etmenizdir. Bir vergi indirimi, ödemeniz gereken federal ve eyalet vergisi miktarını düşüren vergilendirilebilir gelir miktarınızı azaltır.
IRS'nin vergi beyannamelerinizden herhangi birini denetlemesi durumunda, ödediğiniz vergileri tam olarak nasıl hesapladığınızı açıklamanız istenebilir.
Ancak geçerli bir vergi indirimi yaptığınızın kanıtı sizde. Bu, makbuzlar, faturalar ve çalışanlara yapılan ödemeler gibi destekleyici belgeleri saklamanız gerektiği anlamına gelir. Ancak, bu önemli belgeleri, isterseniz kağıt kayıt yerine dijital olarak saklayabilirsiniz.
IRS'nin vergi beyannamelerinizden herhangi birini denetlemesi durumunda, ödediğiniz vergileri tam olarak nasıl hesapladığınızı açıklamanız istenebilir. Bu nedenle, bir işletme masrafı yaptığınızda, kağıt makbuzunuzu etiketlediğinizden veya işletme amacınızı hatırlamanıza yardımcı olması için muhasebe programınıza bir açıklama eklediğinizden emin olun.
Genel olarak, IRS, kredi kartı beyanlarını gider taleplerinin kanıtı olarak kabul eder. Ancak kayıt tutma sisteminizde ne kadar ayrıntılı olursa, o kadar iyidir. Makbuzların fotoğraflarını çekme ve bilgisayarlı programınıza yükleme veya çevrimiçi bir dosyalama sistemine kaydetme alışkanlığı edinmeye çalışın. Eksiksiz bir kâğıt veya elektronik kayıt kümesine sahip olmak, işletme vergisi denetimini daha hızlı bir hale getirecek ve cezalardan kaçınmanıza yardımcı olacaktır.
7. İş kayıtlarının ne kadar süreyle saklanacağını bilin
İyi iş kayıtlarının tutulmasına ek olarak, girişimcilerin bunları saklamak için kuralları bilmeleri gerekir. IRS'ye göre, küçük işletme vergi beyannameleri, aşağıdaki istisnalar dışında, genellikle üç yıl boyunca tutulmalıdır:
-
Çalışanlarınız varsa, dört yıl kayıt tutun
-
Gelirden düşük geliriniz varsa, altı yıl boyunca kayıtları saklayın
-
Menkul kıymetlerden veya kötü borçlardan bir kayıp talep ediyorsanız, yedi yıl boyunca kayıtları saklayın
-
Sahte bir iade işlemi yaparsanız, süresiz olarak kayıtları saklayın
Farklı saklama sürelerinde takılmak yerine, tüm ticari mali kayıtları yedi yıl boyunca tutarak tüm temelleri korumanızı tavsiye ederim. Onları sayısallaştırırsanız, sabit diskte veya bulut tabanlı bir depolama sisteminde süresiz olarak saklamak kolaydır. Denetlenirseniz, IRS çoğu muhasebe yazılımı programından elektronik kayıtları kabul edebilir.
8. Bir profesyonelden yardım alın
Çoğu işletme sahibi, vergi gereksinimlerini anlamak ve bir muhasebe ve kayıt tutma sistemi oluşturma konusunda yardım almak için bir vergi muhasebecisi veya EBM ile görüşmelidir. Endüstrinizi veya yaptığınız iş türünü tanıyan birini bulun.
Mali kayıtlarınızı yönetmek için zamanınız yoksa, bir muhasebeci veya muhasebeci aylık bir ücret karşılığında işlem yapabilir. Veya yıl sonunda vergi hazırlama hizmetleri için bir muhasebeciye ödeme yapabilirsiniz, ki benim yaptığım şey bu
Ek olarak, yasal amaçlarla saklanması gereken başka kayıtlarınız veya sözleşmeleriniz de olabilir. Eyaletinizdeki yasal gereklilikler ve kısıtlamalar için bir avukatla görüşebilirsiniz.
Bir işletmeyle ilgili birçok idari görev gibi, kitaplarınızı yönetmek ve kayıt tutma disiplini gerektirir. Bundan zevk almasanız bile, bu kuralları izlerseniz, beladan uzak durur, vergi alırken zaman kazanır ve tüm yıl boyunca sorunsuz bir şekilde çalışırsınız.
PARA TOPLANTISINA KATILIN
Sosyal medyaya bağlanmak için Facebook'ta Para Kızı ve heyecan. Finansal bir ritmi kaçırmayın; her yeni haftalık bölümü almak için Apple Podcast'ler, Spotify veya Stitcher'daki Money Girl podcast'ine abone olun. Finans ipuçlarının doğrudan gelen kutunuza iletilmesi için ücretsiz Money Girl Newsletter'a kaydolun.