Toplantılar genellikle konuşkan kişiler tarafından domine edilir ve bu durum sessiz ve içine kapanık kişilerin işini daha da zorlaştırır. Dikkat etmeniz gereken küçük önerilerle toplantıda herkesin aktif olmasını sağlayabilirsiniz. İşte toplantıda herkese daha fazla oyun alanı yaratacak ipuçları:
Stop Meeting Like This kurucularından Renee Cullinan eğer takımınızda sessiz ve içine kapanık kimseler varsa toplantı öncesinde, sırasında ve sonrasında 3 şey yapılmasını öneriyor.
Toplantıdan önce düşünmelerini sağlayın
Toplantıdan önce onlara toplantının amacını açıklayıp, gerekli bilgileri sağlayıp, listelediğiniz spesifik tartışma sorularını göstererek, onlardan da kendi sorularını planlamasını ve yeni fikirler üzerinde düşünmelerini isteyin.
Toplantı sırasında, gruptaki utangaç insanlara soru sorun ve onların da söz alıp konuşmalarını sağlayın. ‘Yapılan tartışmalar ışığında, sizce hangi noktada durmamız gerekiyor?’ ya da ‘Henüz dokunmadığımız hangi noktaları değerlendirmemizi önerirsin?’ gibi sorular hem utangaç bireye konuşma imkanı hem de fikirlerini dile getirme fırsatı yaratacaktır.
Toplantıdan sonra da yeni fikirlere açık olduğunuzu dile getirin
Toplantıdan sonra, toplantının bir özetini yaparak, sorulara ve yeni fikirlere açık olduğunuzu dile getirin. Eğer bir kişinin, söylemek istediği bir şeyi olup, toplantı esnasında söylemekten çekindiyse, ona yeni bir şans vermiş olursunuz.