Giriş
Microsoft Access bir veritabanı oluşturma ve yönetimi programıdır. Access’i anlamak için önce veritabanlarını anlamalısınız .
Bu derste, veritabanları ve bunların nasıl kullanıldığı hakkında bilgi edineceksiniz. Microsoft Access ve Microsoft Excel’deki veri yönetimi arasındaki farkları tanıyacaksınız .
Veri tabanı nedir?
Bir veritabanı bir bilgisayar sisteminde depolanan verilerin bir topluluğudur. Veritabanları, kullanıcılarının verilerini hızlı ve kolay bir şekilde girmelerini , erişmelerini ve analiz etmelerini sağlar. Onları her zaman görebileceğiniz çok faydalı bir araç. Bir doktor resepsiyonist kişisel bilgilerinizi bir bilgisayara girerken ya da bir mağaza çalışanının bir ürünün stokta olup olmadığını görmek için bilgisayar kullanmasını hiç beklediniz mi? Öyleyse, eylem halinde bir veritabanı gördünüz.
Bir veritabanını anlamanın en kolay yolu, onu bir liste topluluğu olarak düşünmektir . Yukarıda bahsettiğimiz veritabanlarından birini düşünün: bir doktor ofisinde hasta bilgilerinin veritabanı. Hangi listeler böyle bir veritabanında bulunur? Başlamak için, hasta adlarının bir listesi var. Sonra geçmiş randevular listesi, her hasta için tıbbi geçmişinin bir listesi, iletişim bilgilerinin bir listesi vb. Var.
Bu, en basitinden en karmaşığına kadar tüm veritabanları için geçerlidir. Örneğin, pişirmeyi seviyorsanız, nasıl yapılacağını bildiğiniz çerez türlerini ve bu çerezleri verdiğiniz arkadaşlarınızı içeren bir veritabanı tutmaya karar verebilirsiniz. Bu, akla gelebilecek en basit veritabanlarından biridir. İki liste içerir: arkadaşlarınızın listesi ve bir çerez listesi.
Ancak, eğer profesyonel bir fırıncı olsaydınız, takip etmesi gereken çok sayıda liste olurdu: bir müşteri listesi, satılan ürünler, fiyatlar, siparişler, vb. Ne kadar çok liste eklerseniz, veritabanı da o kadar karmaşık olacaktır.
Access’te listeler, kağıda yazdıklarınızdan biraz daha karmaşıktır. Access, veri listelerini daha ayrıntılı bilgileri saklamanıza izin veren tablolarda depolar. Aşağıdaki tabloda , amatör fırıncının veritabanındaki Kişiler listesi, fırıncının arkadaşlarıyla ilgili diğer bilgileri içerecek şekilde genişletilmiştir.
Microsoft Office paketindeki diğer programlara aşina iseniz, bu size benzer şekilde veri düzenlemenizi sağlayan Excel’i hatırlatabilir. Aslında, Excel’de benzer bir tablo oluşturabilirsiniz.
Neden bir veritabanı kullanıyorsunuz?
Bir veritabanı temelde tablolarda depolanan bir liste topluluğuysa ve Excel’de tablo oluşturabiliyorsanız, neden gerçek bir veritabanına ihtiyacınız var? Excel, sayıları saklama ve düzenlemede harika olsa da, Access, adlar ve açıklamalar gibi sayısal olmayan verileri kullanma konusunda çok daha güçlüdür . Nümerik olmayan veriler hemen hemen tüm veritabanlarında önemli bir rol oynar ve bunları sıralamak ve analiz etmek önemlidir.
Veritabanlarını gerçekten veri depolamanın başka bir yolundan ayrı kılan şey, bağlantıdır . Access’te ilişkisel bir veritabanında çalışacağınız gibi bir veritabanı diyoruz . İlişkisel bir veritabanı, listelerin ve içindeki nesnelerin birbirleriyle nasıl ilişkiliolduğunu anlayabilir . Bu fikri araştırmak için, iki liste ile basit veritabanına geri dönelim: arkadaşlarınızın adları ve nasıl yapılacağını bildiğiniz tanımlama bilgileri. Yaptığınız çerez gruplarını ve kime ait olduklarını takip etmek için üçüncü bir liste oluşturmaya karar veriyorsunuz. Çünkü sadece tarifini bildiğiniz çerezleri yaptığınız ve onları yalnızca arkadaşlarınıza vereceğiniz için, bu yeni liste tüm bilgilerini daha önce yaptığınız listelerden alacaktır.
Üçüncü listenin ilk iki listede görünen kelimeleri nasıl kullandığını gördünüz mü? Bir veritabanı bu anlayış yeteneğine sahiptir Baba ve Yulaf çerezleri Partiler listesinden aynı şekilde şeylerdir baba ve Yulaf ilk iki listelerinde kurabiye. Bu ilişki açık görünüyor ve bir kişi hemen anlayacaktır; Ancak, bir Excel çalışma kitabı olmaz.
Excel, bunların hepsini farklı ve ilgisiz bilgi parçaları olarak görür. Excel’de, her söz ettiğinizde bir kişi veya çerez türü hakkında her bir bilgi parçasını girmeniz gerekir, çünkü bu veritabanı bir Access veritabanı gibi ilişkisel olmaz . Basitçe söylemek gerekirse, ilişkisel veritabanları bir insanın neler yapabileceğini tanıyabilir: Aynı kelimeler birden fazla listede belirirse , aynı şeyi ifade ederler.
İlişkisel veritabanlarının bilgiyi bu şekilde ele alabilmesi gerçeği , bir defada birden fazla tablodaki verileri girmenize , aramanıza ve analiz etmenize olanak sağlar . Bunların hepsini Excel’de başarmak zor olurdu, ancak Access’te karmaşık işler bile basitleştirilebilir ve oldukça kullanıcı dostu hale getirilebilir.
Erişim eğitimi hakkında
Bu eğitimden ne beklenir
Bu eğitici yazı, size sıfırdan bir veritabanı oluşturmayı öğretmeyecektir. Büyük olasılıkla işyerinde önceden var olan bir veritabanını kullanmayı planlayan insanlar için tasarlanmıştır.
Eğitim, Access’e temel bir giriş ile başlar. Bir Access veritabanının yapısına aşina olacak ve çeşitli pencerelerinde ve içinde bulunan nesnelerde nasıl gezileceğini öğreneceksiniz. Öğretici devam ettikçe, bilgilerin nasıl girileceğini birkaç yolla öğreneceksiniz. Sorguları çalıştırarak bu bilgilerin nasıl sıralanacağını, alınacağını ve analiz edileceğini de öğreneceksiniz. Veritabanınızı nasıl kullanacağınızı anladıktan sonra, yapısını ve görünümünü değiştirmenize izin veren araçlarla tanışacaksınız.
Bu öğreticiyi okumayı bitirdiğinizde, bir veritabanını güvenle kullanabileceksiniz. Ayrıca ihtiyaçlarınızı en iyi şekilde karşılayacak şekilde değiştirebilmelisiniz.
Bu eğitim size uygun mu?
Açıklamayı okuyup bu eğitimin ihtiyaçlarınızı karşıladığına inanıyorsanız, devam edin ve içeri girin. Yukarıda da belirtildiği gibi, öncelikle insanlara mevcut bir veritabanını nasıl kullanacaklarını öğretmek için tasarlanmıştır. Fakat nihai hedefiniz ne olursa olsun, size sağlam bir temel sağlayabilir.
Kişisel bilgileri takip etmek için bir sistem oluşturmayı planlıyorsanız, veritabanınızda Access’in tüm işlevselliğine ihtiyacınız olup olmadığını kuvvetle düşünün. Access son derece yararlı bir araç olsa da, yeni bir veritabanı oluşturmak zor ve zaman alıcı olabilir. İlişkisel bir veritabanının tam bağlantısına ihtiyacınız yoksa, bilgilerinizi Excel ile yönetmeyi düşünün.