Küçük işletmeler, işlerini büyütmek için müşterileriyle seyahat etmek veya buluşmak için çalışanlara güvenir ve bu genellikle yemek yerine iş toplantılarını gerektirebilir. Yemek masraflarını karşılayan çalışanlar, işverenlerinin kendilerine geri ödeme yapmasını bekler. İşverenler için kilit nokta, çalışanların yemek masraflarının aşırı olmamasını ve geri ödemelerin zamanında ve ayrıntılı bir şekilde sunulmasını sağlayan yemek geri ödeme politikaları geliştirmektir.
Masraf Karşılama İsteği
Çoğu şirket, çalışanların yemek masraflarının ayrıntılarını içeren bir gider raporu sunmalarını ister. Bir çalışan, formun yanı sıra yemek masrafları için gerekli makbuzları da eklemelidir. Bu raporlar, şirketin borç hesapları departmanına teslim etmeden önce masrafları onaylaması gereken amirine gider.
Ödenecek hesap tarihlerine uymak için, çalışanların masraf raporlarını geri ödenmek üzere sunmaları için belirli bir süre vardır. Bu süre yemek harcamasından sonraki 30 gün ile 90 gün arasında olabilir. Küçük işletme sahipleri için en iyisi, gider raporlarının işlenebilmeleri için ay bitmeden önce gönderilmesidir. Ay sonu kapanış döngüsü yedi gün olabilir, bu nedenle masraf destekleri bu döngünün başlangıcından en az üç gün önce olmalıdır.
Gelirler
Yemek geri ödemeleri ile ilgili şirket politikaları, çalışanın harcama raporu ile birlikte sunması gereken makbuzlar açısından hoşgörülü olabilir. Örneğin, 5 dolardan az olan yemeklerin yanında bir makbuz olması gerekmez. Ancak, maliyeti 30 dolardan fazla olan yemekler neredeyse her zaman bir makbuz gerektirir. İşveren kredi kartı kullanarak ödeme yapıyorsa, yalnızca kredi kartı makbuzu değil, ayrıntılı makbuz da istenebilir.
Maksimum Miktarlar
Çalışanların yemek masrafları için geri ödenmesine izin veren şirketler, genellikle çalışanın ne kadar geri ödeneceği konusunda sınırlar belirler. Genelde çalışanlar günde üç öğün yemek yiyebilirler - kahvaltı, öğle yemeği ve akşam yemeği. Tahsis edilen miktarlar büyük ölçüde farklılık gösterse de, Çalışan El Kitabı, bunların kahvaltı ve öğle yemeği için günlük 12 dolar ve akşam yemeği için günlük 30 dolar olduğunu belirtiyor.
Atıştırmalıklar veya ara öğünler genellikle kapsanmaz ve alkollü içecekler de kapsanmaz. Çalışan, şirket içindeki diğer meslektaşları ile bir iş toplantısının parçası olarak sekmeyi seçiyorsa, bu maksimum tutarlar ayarlanabilir. Aynı şey, çalışan bir iş toplantısının parçası olarak yemek için dışarı çıkardığı bir müşterinin yemeğini üstleniyorsa da geçerlidir.
Dokümantasyon
Çalışanın, masraf raporunun bir parçası olarak restoranın adını ve yemek tarihini belgelemesi gerekecektir.
Ayrıca, yemek geri ödeme politikaları, çalışanın yemekte bulunan diğer kişilerin adlarını belgelemesini gerektirebilir. Bu sadece şirket için gerekli değil, aynı zamanda İç Gelir Servisi tarafından da gerekli. Kişinin adı, unvanı ve şirketi, restoranın adı ile birlikte belgelenmelidir.
yer
Çalışanın yemek yediği şehre bağlı olarak, yemeklerine harcayabilecekleri maksimum miktar daha yüksek veya daha düşük olabilir. Birçok şirket, yaşam maliyetinin daha yüksek olduğu bir şehirde yemek maliyetinin daha yüksek olacağının farkındadır. Bu farkı telafi etmek için şirketler, geçim masrafları daha yüksek olan yerlere seyahat eden çalışanların gerektiğinde yemeklerine daha fazla harcama yapmalarına olanak tanıyacak.