Bir yönetici özeti her türlü rapora eşlik edebilir; ancak kitlenizin raporun tamamını okumak istememesi durumunda, önemli ayrıntıların birleştirilmesi yeterlidir. Farklılıklar daha ince detaylarda. Konunuzu ve kitlenizi karşılamak için standart biçime ince ayar yapmalısınız. Hedef kitleniz askeriyse, Strategic Marketing Group, Deniz Kuvvetlerinin tek başına yılda 500 milyondan fazla dokümantasyon ürettiğini bildirir. Bunu akılda tutarak en önemli endişeniz olmalıdır çünkü personelinizin sayfalarınızda harcayacağı çok fazla zaman olmayabilir.
Bilgilerinizi Organize Edin
İlk sorununuz, raporunuzdaki bilgileri organize etmektir, böylece en önemli parçaları çok daha kısa bir belgede birleştirebilirsiniz - özetiniz. Raporun tamamına gidin ve özetinize dahil etmek istediğiniz bilgileri kaldırın. Sunum sırası, bilginin raporda nasıl göründüğüne benzer olmalıdır. Özetinize, raporunuzdaki bölümlerle eşleşen veya kolayca bağlanan başlıkları ekleyin. Raporunuz kendisini başlığa dayandırmıyorsa, özetlediğinizde yazdığınız zaman, daha uzun bir raporda daha fazla bilgi bulabileceğiniz okuyucunuza rehberlik edebilirsiniz. Özetinize belirli verileri dahil etmek istemezsiniz, ancak okuyucunuz daha fazla bilgi edinmek istiyorsa onu bulabilmelidir.
Özeti Yazmak
Bir özetin amacı, okuyucunuzun ele aldığınız konuyla ilgili bir karar vermesi gereken tüm temel bilgileri olabildiğince hızlı bir şekilde açıklamaktır. Özetinizi yapılandırın, böylece en önemli bilgiler başlangıçta görünür. Bu, raporunuzun amacını ve kapsamını ve muhtemelen sonucunuzu da belirtmeyi içermelidir. Askeri kitlenizi özetinizin son paragrafına kadar tahmin etmek istemeyebilirsiniz. Raporun içeriğine bağlı olarak, uygulanacak prosedürleri, yaptığınız araştırmayı, analizleri, seçenekleri ve nihai kararınızı takip edebilirsiniz. Paragraflarınızı en az yedi veya sekiz cümleden kısa tutun ve her birini raporunuzun bir bölümüne ayırın. Teknik bir raporu özetlemediğiniz sürece üç sayfada kalın. Bu durumda, özetiniz raporunuzun sayfalarının yüzde 10'una kadar olabilir, ancak bu kadar uzunsa iki ayrı özet yazılabilir. Teknik konularla ilgili daha uzun sürebilir ve daha kısa bir 3 sayfalık özet, raporun tamamına genel bir bakış sağlayabilir. Geçmiş, şimdiki zaman ve gelecek zaman arasında gidip gelmeyin - bu okunabilirliği yavaşlatır.
Askeri bir kitleye hitaben
Stratejik Pazarlama Grubu, Ordu standart yazı tarzının hızlı okumayı destekleyen açık bir mesaj gerektirdiğini tavsiye etmektedir. Eğer raporunuz silahlı kuvvetlerin herhangi bir dalında herhangi bir kimseye atış yapmayı içeriyorsa, özetinizin cümlelerini kısa ve öz bir şekilde saklayın. “X'in Z'ye eşit olması nedeniyle çalışacağını düşünüyorum.” Gibi düşünceleri belirtmekten kaçının. “X eşittir Z” ifadesini kullanarak altı kelimeyi bırakabilir, ardından en önemli gerçeklerinizi ortaya koyabilir ve bunları beklenen sonuçlarınızla ilişkilendirebilirsiniz.
Önlemler almak
Askeri konuları tartışıyorsanız okurlarınızı düşünün. Silahlı kuvvetlerin bir üyesiyseniz ve bir sivil varlığa yazıyorsanız, gizli veya güvenliği ihlal eden bilgileri eklemediğinizden emin olun. Raporunuzu ve özetinizi üstünüze yazıyorsanız, her ikisi de masasına ulaşmadan önce diğer ellerden geçebilir. Bu nedenle, yazdığınız şeyi okumak için ilgili herkesin temizlendiğinden emin olun.