Belli bir sayıda sözcük gerektiren, örneğin bir gazete ilanı metni gibi bir belge üzerinde çalışmanız gerektiğini varsayın. Ayrıca, bu metni hazırlarken başka bir kişiyle birlikte çalışmanız gerekmekte. Microsoft Word 2002, bu görevi kolaylaştıracak bir dizi özellik içermektedir.
İlk taslağı oluşturduktan sonra, belgeyi beklemeden bir veya daha fazla sayıda kişiye gözden geçirmeleri için gönderebilirsiniz. Siz ve arkadaslarınız metni değiştirip güncelleştirdiğinizde, ne tür değişikliklerin yapıldığını kolayca izleyebilirsiniz ve sözcük sayısını verilen sınır içinde tuttuğunuzdan emin olmak için Sözcük Sayımı özelliğini kullanabilirsiniz.
İlk taslağı oluşturma
- Standart araç çubuğundaki Yeni Boş Belge'yi tıklatın.
- Belgenizin ilk taslağını yazın.
- Başlangıçtaki sözcük sayımını bulmak için, Araçlar menüsündeki Sözcük Sayımı'nı tıklatın.
- Dosya menüsünden Kaydet'i tıklatın ve belgeniz için bir ad ve konum belirtin.
Belgeyi gözden geçirilmek üzere gönderme
- Dosya menüsünden Gönder'e gidin ve Posta Alıcısına (Gözden Geçirme için) seçeneğini tıklatın.
- Kime kutusuna, gözden geçirecek kişilerin adlarını yazın ve Gönder'i tıklatın.
Word, belgenizin iliştirildiği bir posta iletisini otomatik olarak oluşturur (veya dosya ağ sunucusu gibi paylaşılan bir konumda saklanıyorsa dosyaya bir bağlantı ekler).
Gözden geçirecek kişiler belgeyi aldıklarında, Gözden Geçirme araç çubuğu görüntülenir ve Değişiklikleri İzle özelliği etkinleşir. Gözden geçirenler, Gözden Geçirme araç çubuğu üzerindeki Değişikliklerle Yanıtla düğmesini tıklatarak belgeyi size geri gönderebilirler.
Önerilen değişiklikleri tek bir belgede birleştirme
Gözden geçirilen belgeyi e-postanızla aldığınızda, sizden otomatik olarak değişiklikleri özgün belgede birleştirmeniz istenecektir. Bu isteği yerine getirmek için Evet'i tıklatın.
Belgeye ilişkin, gözden geçirilmiş ek kopyalar aldığınızda, Word değişiklikleri izleyecek ve bunlara gözden geçiren kişiyi belirtecek bir renk kodu koyacaktır.
Renkle kodlanmış değişiklikler belgenizin kenar boşluğundaki balonlara kaydedilir.
İzlenen değişiklikleri göremezseniz, baskı düzeni görünümüne geçin.
Metni değiştirdikçe sözcükleri sayma
Belgenizdeki sözcük sayısını hızla görüntülemek için, Sözcük Sayımı araç çubuğunu kullanın. Bunu yapmak için, Görünüm menüsündeki Araç Çubukları'na gidin ve Sözcük Sayımı'nı tıklatın.
Değişiklikleri gözden geçirme ve metninize son halini verme
- Zaten görüntülenmemişse, Görünüm menüsündeki Araç çubukları'nın üzerine gidip Gözden Geçirme'yi tıklatarak Gözden geçirme araç çubuğunu görüntüleyin.
- Değişiklikleri gözden geçirmek ve metni önizlemek için, Gözden Geçirme için Görüntüleme kutusunu kullanarak görüntü moduna geçin.
İzlenen Değişiklikler'in modları aşağıdaki tabloda verilmiştir.
|Bu mod kullanıldığında
||Bu görüntülenir


|Son Gösterme Biçimlendirmesi
||Balonlar içindeki silinmiş metinleri ve içi işaretli ekli metni gösteren Biçimlendirme.


|Son
||Tüm değişiklikleri kabul etmeniz durumunda belgenin görünümü.


|Özgün Gösterme Biçimlendirmesi
||Balonlar içindeki ekli metni ve içi işaretli silinen metni gösteren Biçimlendirme.


|Özgün
||Tüm değişiklikleri reddetmeniz durumunda belgenin görünümü.


- Biçimlendirme görünür durumdayken, önerilen her değişikliği bulmak için Sonraki ve Önceki düğmelerini kullanın.
Modlar arasında geçiş yaparken ve değişiklikleri kabul ederken, belgenin kaç sözcük içereceğini görmek için Sözcük Sayımı araç çubuğundaki Yeniden Say seçeneğini tıklatın.
- Değişikliği kabul etmek için, Değişikliği Kabul Et seçeneğini tıklatın.
- Değişikliği reddetmek için, Değişikliği Reddet seçeneğini tıklatın.