Artan Verimlilik: Fiziksel arşivlerin kapladığı alanların azalmasıyla verimliliğin artması.
Güvenliğin Sağlanması: Kurum içinde dolaşımda olmayan evrakların kaybolma riskinin ortadan kalkması ve bilgi güvenliğinin sağlanması.
Dış Etkenlerden Koruma: Fiziksel arşivin her türlü yangın, nem, güneş ışığı, ısı, haşere, toz gibi dış etkenlerden kaynaklı zararlardan korunması, dokümanların uğrayacağı zararın en aza indirilmesi.