Onboarding, yeni çalışanları kurum kültürüne adapte etme ve kurumla çalışanı bütünleştirme sürecidir diyebiliriz. Bu süreçte, kurumsal markanın, değerlerinin ve beklentilerin aktarımı, iş fonksiyonlarının anlaşılması, çalışanların yeni durumlarına alışmaları ve pozisyonun başarıyla özümsenmesi hedeflenmektedir. Onboarding süreci, işlerin nasıl yapıldığına dair bir anlayış kazandırılmasına yardımcı olmakla birlikte, kurum kültürü için önemli olan değerlerin ve özelliklerin de net bir şekilde anlaşılmasını sağlar. Başarılı bir onboarding süreci ile yeni çalışanlar iş arkadaşlarıyla daha hızlı kaynaşabilir ve işe daha hızlı adapte olabilir.
Çalışanın uzun vadede memnuniyetini ve kurumdaki bağlılığını arttırmanın en etkili ve öncelikli faktörlerinden birisinin onboarding süreci olduğunu söyleyebiliriz. Araştırmalar, 25 çalışandan 1'inin başarısız işe alım deneyimleri nedeniyle yeni işlerinden ayrıldıklarını göstermektedir. İyi bir şekilde yapılandırılmış onboarding programlarına sahip kurumların, yeni çalışanlarını elde tutma olasılıkları yükselirken aynı zamanda kar artışı yaptıkları da izlenmektedir. Zayıf bir onboarding süreci, şirket verimliliğini engelleyebilir ve çalışanın kuruma bakış açısını olumsuz yönde değiştirebilir.
Başarılı bir işe alım süreci oluşturmak için aşamalar aşağıdaki sıralamada oluşturulabilir.
- Yeni çalışanın ilk gününden önce, içerideki tüm çalışanlara şahsen veya e-posta ile bir duyuru göndererek yeni çalışanın rolü, deneyimleri, kurumda ne yapacakları anlatılmalıdır. Mevcut çalışanlar yeni gelecek çalışandan haberdar olduklarında, ilk günlerinde yardımcı olmaya hazırlanabilirler. Bu, yeni çalışanın memnuniyetle karşılanmasını sağlayabilmektedir.
- Yeni çalışanın bilgisayarını, e-postasını ve telefon numaralarını önceden ayarlamak ve gerekli tüm ofis malzemelerini sağlamak, ilk günden itibaren çalışanın kendisini değerli hissetmesine yardımcı olabilir. Bu, yeni çalışana en iyi şekilde performans gösterebilecek araçları verir.
- Yeni çalışanın ilk gününden önce ihtiyaç duyacağı program, yazılım veya elektronik dosyalara erişebildiğinden emin olunmalıdır. Bu adımı atlamak, yeni çalışanın etkin performans sergilemesini kısıtlayabilir ve kuruma bakış açısını olumsuz etkileyebilir.
- Yeni çalışanın, ilk günlerinde kilit kişiler ve bölümlerle buluşması için planlama yapılmalıdır. Bu, çalışana ihtiyaç duyduklarını nereden alabileceği konusunda iyi bir genel bakış sağlayacaktır. Ayrıca, kurumun nasıl çalıştığı ve organizasyondaki rollerin nasıl oynandığı konularının anlaşılmasına yardımcı olacaktır.
- İlk hafta içinde yeni çalışan ve ekip üyelerinin bir araya gelebilecekleri bir öğle yemeği toplantısı ayarlanmalıdır. Bu, çalışanların rahat bir ortamda birbirlerini tanımalarını sağlayacaktır. Hem kişisel hem de profesyonel düzeyde değerli hissetmek, kişinin uzun süre çalışma olasılığını artırmaktadır.
- Kurum kurallarını, süreçlerini, prosedürlerini ve beklentilerini kapsayan bir eğitim organize edilmelidir. Yeni çalışan, aynı görevi başka bir yerde yapmış ve benzer bir kurumda çalışmış olsa bile, şirketler arasında farklılıklar bulunmaktadır. Bir eğitim planının olması, yeni çalışandan neler beklendiğinin ayrıntılı bir şekilde aktarılması ve yeni rolüne hazırlanması açısından yarar sağlayabilir. Eğitimin yanı sıra, yeni çalışanın görev alacağı departmandan bir mentor/buddy atanması, sorularına hızlıca yanıt almasına ve işine alışmasına yardımcı olabilir. Ek olarak, yeni çalışan, sorular sorarak, bilgi arayarak ve iş arkadaşlarıyla tanışmak için fırsatlardan yararlanarak kendi rolünü üstlenmeye teşvik edilmelidir.
- Son olarak, yeni çalışanla 30, 60 ve 90 günlük olacak şekilde geribildirim görüşmeleri organize edilmelidir. Bu görüşmeler, kurumun işe alım süreci hakkında çalışanın bakış açısından daha fazla bilgi edinme fırsatı da yaratmaktadır. Sahip oldukları görevler kapsamında neyi sevdikleri/neleri beğenmedikleri öğrenilebilir ve uygun olabilecek değişiklikler yapılabilir.
Duygu YENİGÖKGÖZ - DBE Kurumsal Gelişim Merkezi