Karar Verme Araçları, şirketlerin karar verme sürecini organize eden, bu süreçteki rol ve sorumlulukları netleştiren ve kararların sahiplenilmesini sağlayan araçlardır. Kimin girdi sağlayacağını, kimin takip edeceğini, kimin yapacağını belirlerler.
Karar verme sürecinin net ve basit olması daha iyi sonuç ve etkin bir yönetim sağlar.
Karar verme sürecinde 5 adet rolden bahsedebiliriz;
- Öneren : Gerekli ön bilgiyi toplayıp karar verilmesi gereken konuyu ortaya çıkaran ve önerendir.
- Destekleyen: Kararı destekleyen ya da ertelenmesi konusunda öneri getirendir.
- Gerçekleştiren: Alınan kararın gerektirdiği işleri yapandır.
- Girdi Sağlayan: Öneren’e karar konusunda girdi sağlayandır.
- Karar Veren: Son noktayı koyan, şirketin aksiyona geçmesi için gerekli onayı verendir.
Proje, Program, Portföy Yöneticileri veya Proje Ofisi Müşteri Karar Verme sürecinde aşağıdaki maddelere dikkat etmelidirler;
- Portföy, Program veya Proje ile ilgili kararları tek bir kişinin vermesi ve şirket içi yetkisinin o kararı almaya yeterli olması gerekir.
- Portföy, Program ve Projelerde karar gerektiren öneriyi tek kişi hazırlamalı, gerekli girdileri sağlamalı ve süreci takip etmelidir.
- Rol ve sorumluluklara ilişkin istisnalar (yasal kararlar durumunda vb.) tanımlanmalıdır.
- Doğru kararın verilebilmesi için gerekli doğru girdi, yeterli bilgi, deneyim ve uzmanlıktaki kişiler tarafından sağlanmalıdır.
- Kararı gerçekleştirecekler sürece erken dahil edilmeli, hem planlama hem de olası problemlerin yaşanması önlenmeye çalışılmalıdır.
- Karar kayıtları tüm süreç boyunca tutulmalıdır.
Nerede kullanılır;
- Portföy, Program ve Proje Seçimi, Onayı,
- Portföy, Program ve Proje Sponsor, Yönetici ve Ekip Seçimlerinde,
- Portföy, Program ve Proje’nin ilerleyişini güvenceye almak için gerekli merkez ve saha gibi farklı paydaşlar arasındaki etkileşimlerde,
- Karar verme konusunda kararsızlığın veya geç karar alınmasının süresel ve bütçesel olumsuzluk yarattığı tüm süreçlerde,
- Kararların kalitesinin artırılmak istendiği noktalarda,
- Daha hızlı olunması gereken süreçlerde,
- Kritik kararların (bütçe artırımı, ek personel alımı vb.) daha sağlıklı alınmasını sağlamak için,
- Karar kalitesini artırarak çalışan motivasyonunu yükseltmek için,
- Olası çatışmaları azaltmak için,
- Dinamik ortamrda hızın yanısıra esnekliğin kazanılması için,
- Departmanlar arası ortak bir dil oluşturmak için kullanılır.