2002 yılında “Türkiye İçin Katılım Öncesi Mali Yardım Aracı” adı altında sağlanan fonlar, 2007 yılında ülkemizin de aralarında bulunduğu tüm aday ve potansiyel aday ülkeler için “Katılım Öncesi Mali Yardım Aracı (IPA)” vasıtasıyla kullandırılmaya başlanmıştır.
AB tarafından fonlanan projelerin uygulama sürecinde IPA Tüzüğü ve Avrupa Komisyonu Dış Yardım Sözleşme Usulleri Uygulama Rehberi (PRAG) ve eklerinde belirtilen kurallar doğrultusunda hareket edilmesi beklenmektedir. Bu konu başlığı altında özellikle AB Türkiye Delegasyonun sözleşme makamı olduğu projeler için hibe yönetimi ile ilgili bilgilere ulaşabilirsiniz.
Uygulama süresi (implementation period), faydalanıcının tüm bileşenleri ve faaliyetleri uygulamak ve projenin ödemelerini yapmak zorunda olduğu bir zaman dilimidir. İcra süresi (execution period) ise, faydalanıcıların sözleşmedeki yasal yükümlülüğünün, Sözleşme Makamı (doğrudan yönetim usulüne göre AB Türkiye Delegasyonu) tarafından nihai tutarın kalanının ödenmesine kadar olan ve uygulama süresinin bitiminden itibaren (Genel Koşulların 12.5. maddesi uyarınca ertelenmesi durumu hariç) en uzun haliyle 18 aylık bir süre anlamında gelir.
Proje ile ilgili harcamalar uygulama süresi içinde yapılmalıdır. Yani, faydalanıcı, uygulamanın başlangıç tarihinden önce ve uygulamanın bitiş tarihinden sonra harcama yapmamalıdır. Uygulamanın başlangıç ve bitiş tarihleri sözleşmenin özel şartlarının 2. maddesinde belirtilir.
Projenin uygulama döneminden sonra ortaya çıkabilecek harcama doğrulaması, denetim ve projenin nihai değerlendirmesi de dahil olmak üzere nihai raporlarla ilgili maliyetler için bir istisna yapılır. Bu maliyet (500 Avronun üzerindeki tutarlar) nihai mali raporda (Ek G/ Ek VI) yer alan "Nihai finansman kaynakları - Final sources of funding " belgesindeki "Bekleyen ödemeler listesinde - The list of pending payments " açık bir şekilde gösterilmelidir. Listede şu ayrıntılar verilmelidir: Tedarikçinin adı, sözleşmenin amacı (nihai denetim, etki izleme,...), Avro olarak tutarı, vade tarihi, referans belgesi (fatura/sözleşme tarihi ve numarası), açıklama ve yorumlar (neden hala ödenmemiş?).
Daha fazla bilgi için Companion belgesine (Kılavuz) bakınız.
Genel Koşullar Madde 9.5'te belirtildiği üzere, adres, banka hesabı veya denetçi değişikliği durumunda, faydalanıcı Sözleşme Makamını (doğrudan yönetim usulüne göre AB Türkiye Delegasyonu) bilgilendirmelidir. Denetçi değişikliğiyle ilgili olarak, Sözleşme Makamının denetçinin bağımsızlığı veya mesleki standardını göz önünde bulundurularak yeni denetçiye itiraz etme hakkı vardır.
Companion belgesinde (Kılavuz) belirtildiği üzere, değişikliklere ilişkin bildirimler yazılı biçimde olmalıdır. Adres, banka hesabı veya denetçi değişikliğini resmileştirmek için Sözleşme Makamından gelecek bir onay mektubuna gerek yoktur. Ancak Sözleşme Makamı, Koordinatörün mektubunu almasından itibaren (mümkünse) 30 gün içinde bildireceği haklı nedenlerle Koordinatör tarafından yapılan seçime itiraz edebilir.
Her tür değişiklik Sözleşme Makamı (doğrudan yönetim usulüne göre AB Türkiye Delegasyonu) ile yazışma yoluyla yapılmalıdır. Sözleşme değişiklikleri, hibe kararının dayandığı ilkeye veya başvuru sahiplerinin eşit muamele görmesi koşuluna aykırı olmamalıdır. Değişiklikler konusunda sözlü anlaşma, taraflar için yasal olarak bağlayıcı bir usul olarak kabul edilmez. Değişiklik talebinden önce, bir zeyilname (addendum) düzenlemenin gerekli olup olmadığını belirlemek için Sözleşme Makamı (doğrudan yönetim usulüne göre AB Türkiye Delegasyonu) ile temasa geçmeniz tavsiye edilir.
Sözleşmenin Genel Koşullarında belirtildiği gibi, ekleri de dahil olmak üzere sözleşmeye ilişkin herhangi bir değişiklik talebi, ancak sözleşmenin uygulama süresi içinde yapılabilir.
Daha fazla bilgi için Companion belgesine (Kılavuz) bakınız.
AB Fonlu proje sözleşmelerinin Genel Koşullarında belirtildiği gibi, faydalanıcı değişiklik talebini, değişiklik gerekliliğini tespit eder etmez ve tek taraflı değişikliklerde, talep edilecek değişikliğin uygulamaya geçirilmesinden önce, ilgili değişiklik talebini yazılı olarak Kontrat Makamına (doğrudan yönetim usulüne göre AB Türkiye Delegasyonu) sunmalıdır. Zeyilname (Addendum) düzenleyerek yapılacak değişiklikler için, faydalanıcı, değişikliğin yürürlüğe gireceği tarihten 30 gün önce Sözleşme Makamına (doğrudan yönetim usulüne göre AB Türkiye Delegasyonu) yazılı bir şekilde resmi başvuru yapmalıdır. Sözleşmelerin uygulama süresinin bitiminden sonra değiştirilemeyeceği unutulmamalıdır.
Daha fazla bilgi için Companion belgesine (Kılavuz) bakınız.
Zeyilname yoluyla yapılan bir değişiklik talebi gerekçelendirilmeli ve Sözleşme Makamının (doğrudan yönetim usulüne göre AB Türkiye Delegasyonu) gerekli kararı alabilmesi için ilgili tüm bilgileri içermelidir.
Değişiklik talebi için gerekli bilgiler özellikle şunları kapsamalıdır;
- Değişikliğin nedenleri ve gerekçeleri
- Değişikliğin, projenin/eylemin uygulanması ve bütçesi üzerindeki etkisine ilişkin ayrıntılı bilgiler (örn. özellikle projenin/eylemin bütçesi ve faaliyetleri üzerindeki etkileri).
AB Türkiye Delegasyonunun sözleşme makamı olduğu projerlerde Zeyilname yoluyla değişiklik talebi için aşağıdaki belgelerin hazırlanması tavsiye edilir;
- Önerilen değişiklik için gerekçeleri bildiren zeyilname talep mektubu. Mektubun imzalanıp mühürlenmiş olması tavsiye edilir,
- Önerilen değişikliklerle ilgili modifikasyonların metin üzerinde ‘değişiklikleri izle’ komutu ile işlendiği Description of Action-DoA- (Proje Metni) dokümanı ve Mantıksal Çerçeve Matrisi (MÇM),
- Önerilen değişikliklerin ‘değişiklikleri izle’ komutu ile işlendiği Kavram Notu –Concept Note- (sözleşmenin bir parçası olarak) değişikliklerle ilgili bilgi içermese bile, yine de sunulması önerilir,
- Önerilen değişiklikler doğrultusunda sözleşmenin/projenin revize edilmiş bütçesi,
- "Diğer Finansman Kaynağı" (Other Source of Funding) belgesinin (sözleşmenin bir parçası olarak) de taleple birlikte sunulması tavsiye edilir. (Bu bilgi Companion belgesinde (Kılavuz) yer almamaktadır . Söz konusu belge talepleri, AB Türkiye Delegasyonu uygulamaları sırasında STGM tarafından gözlemlenmiştir.)
Yukarıda belirtilen belgelerin basılı ve elektronik sürümlerinin (elektronik sürümler e-posta yoluyla) Sözleşme Makamına (doğrudan yönetim usulüne göre AB Türkiye Delegasyonu) gönderilmesi tavsiye edilir. (Bu bilgi Companion belgesinde (Kılavuz) yer almamaktadır . Söz konusu belge talepleri, AB Türkiye Delegasyonu uygulamaları sırasında STGM tarafından gözlemlenmiştir.)
Sözleşmede zeyilname yoluyla yapılan değişikliğin, orijinal sözleşmeyi imzalayan aynı taraflarca, yani koordinatör örgüt ve Sözleşme Makamı tarafından imzalanması gerekmektedir. Zeyilname iki tarafın imzalamasından sonra yürürlüğe girer.
Ayrıca, Sözleşme Makamının daha fazla açıklama talep etmesi halinde, değişiklik talebiyle ilgili destekleyici ek belgeler de sunulur.
Belirli bir bütçe başlığının kümülatif değişimleri (artma veya azalma) bütçe başlığı değerinin %25'ini aştığında, resmi bir bütçe revizyonu yani madde 9.3'e göre bir zeyilname yoluyla gerekli işlemlerin yapılması zorunludur. %25 eşiğini aşan değişiklik durumunda bir zeyilname düzenlenmeksizin yapılacak bir değişiklik ve bu modifikasyon ile ilgili herhangi bir maliyet uygun maliyet olarak kabul edilmez.
Sözleşme Makamına (doğrudan yönetim usulüne göre AB Türkiye Delegasyonu) yapılması planlanan değişiklik ile ilgili bilgi verirken, bütçenin halihazırda yapılmış kümülatif değişikliklerini gösteren karşılaştırmalı bir tablosu, değişiklik talebinin gerekçesi ve ayrıntılı açıklamaları sunulmalıdır.
Zeyilnamenin kabul edilmesi belirli bir süre alabilir. Bu nedenle, zeyilname yoluyla değişiklik talebi, değişikliğin yürürlüğe gireceği tarihten 30 gün önce yapılmalıdır. Zeyilname her iki tarafın imzalamasından sonra yürürlüğe girer.
Daha fazla bilgi için Companion belgesine (Kılavuz) bakınız.
Sözleşme Makamı (doğrudan yönetim usulüne göre AB Türkiye Delegasyonu) sözleşmenin ekinde yer alan bütçeye uyulmasını beklemektedir . Ancak, projenin beklenen sonuçlarının etkilenmediği ve değişiklik hibe kararını veya hibe çağrısına başvuranların eşit muamele görmesi koşulunu değiştirmediği sürece, proje yürüten faydalanıcılar bütçe içinde belirli esnekliklerden yararlanabilir.
'Sonuçlar' (results) terimi şunları içerir: “genel hedef-etki” (overall objective-impact), “kısa ve orta vadeli etki” (outcome), “diğer etkiler” (other outcomes) ve “çıktılar” (outputs).
Şüphe durumunda, planlanan değişikliklerin projenin beklenen sonuçlarını etkileyip etkilemediği konusunda Sözleşme Makamı (doğrudan yönetim usulüne göre AB Türkiye Delegasyonu) yetkilisi ile önceden temasa geçilmesi önemle tavsiye edilir. Projenin beklenen sonuçları etkilenmedikçe, faydalanıcılar mali açıdan aşağıdakileri yapabilir:
- Bütçe kalemleri arasında aktarım veya bunların iptali ya da aynı bütçe başlığı içinde yeni kalemlerin eklenmesi,
- Yapılıcak aktarımın ilgili ana başlıklarda %25’ten fazla bir değişime (gerek artış gerekse azalma) neden olmaması halinde, bütçenin bir kısmının bir ana başlıktan diğerine aktarılması (Örneğin “1. Human Resources” bütçe başlığından “4. Local Offices" başlığına).
Bütçede art arda veya daha önce yapılan tek taraflı değişikliklerin AB Türkiye Delegasyonu tarafından kümülatif olarak dikkate alınacağını lütfen unutmayın.
Örneğin; bir bütçe başlığı zaten ilk değerinin %20'si kadar tek taraflı bir değişiklikle artırıldı ise (projenin/eylemin orijinal bütçesinde belirtildiği gibi veya bir zeyilname yoluyla değiştirildiğinde), bu başlık başlangıç değerinin en fazla %5'i oranında artırılabilir (böylece toplam da başlangıç değerinin %25lik sınırına ulaşabilir).
Sözleşme Makamını (doğrudan yönetim usulüne göre AB Türkiye Delegasyonu) bilgilendirirken, bütçenin hali hazırda yapılmış kümülatif değişikliklerini gösteren karşılaştırmalı bir bütçe tablosunun da sunulması gerekir.


Örnek 1:
24 aylık bir proje yürütüyorsunuz ve sözleşmenizin Genel Koşullarında belirtildiği gibi %25 kuralına uygun olarak bütçede bir tek taraflı değişiklik (küçük değişiklik) yapmak istiyorsunuz.
Sözleşmenizin orijinal bütçesinde, “4.Local Office” bütçe başlığı altında '4.1 Vehicle Cost” (Araç Maliyeti) için bir tahsisat vardır. Tahsisin birim değeri 24 ay boyunca ayda 500 Avro tutarındadır. Ayrıca bu tahsisatı değişiklik yapma zamanına kadar 12 ay harcamış durumdasınız.
Bu arada, belediye ile bir işbirliği anlaşması yaptınız ve belediye yaz aylarında 3 ay boyunca kullanmanız için bir araç sağlamayı vaadetti. Bu şartlar altında, önümüzdeki 12 ay için bu tahsisatı kullanmamaya karar verdiniz ve aracı kalan 12 ay yerine 9 ay süreyle kiralamaya devam etmek istiyorsunuz.
Yine, orijinal bütçede seminerler düzenlemek için '1.3.3 Seminar/conference participants’ (Seminer/konferans katılımcıları) adlı bir bütçe kaleminiz var. Bu tahsisatın birim sayısı (number of units) 100 (person-kişi) ve birim değeri (unit value) 100 Avrodur. Projenin ilk 12 ayında düzenlediğiniz seminere 20 kişi katılmıştır.
Ancak, seminerler için planladığından daha fazla talep olduğunu fark ettiniz. Seminer katılımcıları için ayrılan bütçedeki “100” birim projenin geri kalan süresinde mevcut talebi karşılamak için yeterli olmayacak. Bu nedenle, daha fazla insanın seminerlerden yararlanabilmesi için tahsisatta belirtilen birim sayısını "100"den "115"e çıkarma kararı aldınız.
Bu değişikliği yapmak için, '4.1 Vehicle Cost” (Araç Maliyeti) kaleminden 1.500 Avroyu (araç kiralama için gerekli 3 aylık maliyet) '1.İnsan Kaynakları' (1.Human Resources) altındaki '1.3.3 Seminar/conference participants (1.3.3.Seminer/konferans katılımcıları) bütçe kalemine aktarmayı planlıyorsunuz. 1.500 Avronun “1.3.3 Seminar/conference participants” (Seminer/Konferans katılımcıları) kalemine aktarılması ile tahsisin birim maliyeti artıırlmadan 15 kişi daha seminerlere katılabilecektir.
Tek taraflı değişikliği (küçük değişiklik) yapabilmek için aktarımın toplam tutarının (1.500 Avro) Genel Koşullar Madde 9.4 uyarınca %25 kuralının sınırları içinde kalması gerektiğini lütfen unutmayın. 1.500 Avro, “Local Office’ (Yerel Ofis) bütçe başlığının toplam tutarının %25'ini veya toplam “Human Resources’ (İnsan Kaynakları) başlığı tutarının %25'ini geçmemektedir. Bu şartlar altında, AB Türkiye Delegasyonundaki proje yöneticinizi resmi yazışmalarla bilgilendirerek tek taraflı değişiklik süreci yoluyla bu değişikliği talep edebilirsiniz..
Bu senaryoya dayalı tek taraflı değişiklik için örnek " Modified Budget Table - Değiştirilmiş Bütçe Tablosu" örneği için [email protected] mail atın.
Bu senaryoya dayalı tek taraflı değişikliği (küçük değişikliği) açıklamak için örnek bir değişiklik talebi mektubu örneği için [email protected] mail atın.
Ayrıca STGM tarafından üretilmiş “AB Projelerinde Küçük Değişiklik Nasıl Yapılır?” isimli videoya da bakabilirsiniz.
Daha fazla bilgi için Companion belgesine (Kılavuz) bakınız.
Faydalanıcı "dolaylı maliyetler – indirect costs", "yedek akçe - contingency reserve", "ayni katkılar - in-kind contributions" ile “basitleştirilmiş maliyet seçeneklerinin - simplified cost options” miktarlarını veya oranlarını değiştiremez.
Ayrıca STGM tarafından üretilmiş “AB Projelerinde Küçük Değişiklik Nasıl Yapılır?” isimli videoya da bakabilirsiniz.
%25'lik değişim, hem transfer edilecek olan meblağın alındığı bütçe başlığının orjinal değeri hem de o meblağın ekleneceği bütçe başlığın orijinal değeri üzerinden hesaplanır.
Bir ana bütçe başlığında 100 birimlik bir değer varsa ve izin verilen maksimum miktarın (yani 25 birim) başka bir başlığa aktarılması isteniyorsa, bu ancak diğer başlıkta 100 birimlik veya daha fazla bir değer varsa mümkün olacaktır. Bu diğer başlıkta sadece 90 birimlik bir değer olsaydı, %25'ten fazla bir artış oluşturacağından 25'lik miktar aktarılamazdı. Başka bir deyişle, %25'lik sınır yalnızca paranın alındığı başlık için değil, aktarılan tutarı alması istenen başlık için de geçerlidir.
Ayrıca STGM tarafından üretilmiş “AB Projelerinde Küçük Değişiklik Nasıl Yapılır?” isimli videoya da bakabilirsiniz.
Daha fazla bilgi için Companion belgesine (Kılavuz) bakınız.