Bir e-posta kutusunu düzenli bir şekilde yönetmek iki temel şey demektir: sıfırlama ve her zaman okunmamış mesaj bölümünü boş tutma ve gelen postaları filtreler ve etiketler aracılığıyla düzenleme.
Postaları organize ederken, Gmail'de filtrelerle ve takma adlarla gelen postaları sıralamak da dahil olmak üzere birkaç kılavuz gördük. Alınan her mesajı okumak zorunda kalmadan, gelen postayı hızlı bir şekilde temizlemenin en iyi yolunu burada görüyoruz. Gmail’de ve hiçbir şey silmeden.
Gelen kutunuzu her zaman Gmail'le (aynı zamanda diğer posta kutuları için) saklamanın hilesi , postayı "saklayan" gizemli ve çok az kullanılan işlevi kullanmaktır; bu, onu gizli tutmak, ancak silmeksizin ve saklamaktır. okunmamış mesajlar vurgulandı.
Seçili e-posta mesajlarındaki Arşiv düğmesini kullandığınızda , Gelen Kutusu'ndan kaldırılır .
Ancak arşivlenen iletiler Gmail'den değil, yalnızca alınan iletiler klasöründen silinmez.
Bu e-posta okunmamış olsa bile bir mesajın bildirimi kaybolacaktır .
Gmail gibi herhangi bir program veya e-posta yönetimi uygulamasında, e-postalar çoğunlukla 5 bölüme ayrılır:
- Gelen kutusu, anlamlı ve ilgi çekici olan tüm e-postaları içermelidir.
- Gönderilen postalar, e-postalar başkalarına gönderildi.
- Spam, e-postalar otomatik olarak istenmeyen olarak kabul edilir.
- Çöp kutusu, silinmiş e-postalar
- Arşivlendi, tüm mesajlar Gelen Kutusu'ndan kaldırıldı, ancak silinmedi.
Okunması veya açılmaması gereken e-postalar bu nedenle arşive taşınmalıdır , ancak yine de silinip silinmemesi daha iyidir .
Arşivlenmiş e-postalar ve çöp kutusuna yerleştirilenler arasındaki farklar çok önemlidir:
Arşivlenmiş e-postalar, çöp kutusuna taşınanlar ile olduğu gibi, belirli bir süre sonra otomatik olarak silinmez, ancak manuel olarak silinene kadar Gmail'de kalır.
Ek olarak, arşivlenmiş mesajlar Gmail arama motoru üzerinden yapılan genel aramalara dahil edilir; bu, spam e-postalarında veya silinmiş olanlarda geçerli değildir.
Arşivlenmiş e-postalar Gmail depolama alanı sınırında sayılırken, tersine silinmiş e-postalar sayılmaz.
Yukarıda belirtildiği gibi arşivlenen e-postalar otomatik olarak okundu olarak işaretlenmez ve aslında bir e-postayı açmadan veya okumadan arşivlerseniz okunacak postaya dahil edilmese bile okunmamış olarak vurgulanmış olarak kalır.
Gmail’de saklanan mesajlar nerede bitiyor?
Gmail'de arşivlenen tüm iletileri görmek için sekme yok.
Bu e-postaları bulmak için, tüm gelen e-postalarını ve Arşiv'dekileri görüntülemek için " tüm iletiler " bölümüne basmanız gerekir.
Microsoft Outlook kullanıyorsanız, yalnızca bunlara göz atmak için bir Dosya sekmesi vardır.
Bir etiketle arşivlenen e-postalar, daha sonra hem Gmail'in otomatik olarak oluşturduğu hem de özelleştirilmiş olan etiketli çeşitli klasörler içinde görünür olacaktır.
Artık, mesajları saklamak için işlevi nasıl kullanacağımızı biliyoruz . Gelen kutusundaki okunmamış mesajların sayısını sıfırlamak için onu nasıl kullanacağımızı görelim.
Her şeyden önce, eskileri de dahil olmak üzere tüm okunmamış mesajları, bir kerede silmeden, bir filtre oluşturarak saklayabilirsiniz.
Ardından, Gmail arama kutusundaki oku aşağı doğru bastırın, Ara 'nın yanındaki düğmeye basın ve "okuyacak mesajları" yazın.
Altta, bu arama ile filtre oluştur bağlantısını tıklayın, işlemi onaylayın, ardından filtre penceresinde yalnızca "Gelen Kutusu'nu Yoksaylayın" kutusunu seçin.
Filtre Oluştur'a basmadan önce, " Önceki konuşmadan önce bile filtreyi uygula " seçeneğini belirtin .
Tüm okunmamış iletiler daha sonra arşivlenecek ve okunacak e-postaları gösteren sayı sıfırlanacaktır.
Son olarak, sağ üstteki dişli düğmesine basarak Gmail Ayarları'nı açın, Filtreler bölümüne gidin ve yeni oluşturduğunuz filtreyi silin (bir sonraki gelen iletilerin otomatik olarak arşivlenmesini önlemek için).
E-posta mesajı filtreleri oluşturarak, belirli adreslerden gelen e-postaların otomatik olarak arşivlenmesini ve okunmamış olarak kalmasını sağlayabilirsiniz.
Belirli bir tarihten önce alınan, okunan ve okunmayan tüm iletileri de arşivleyebilirsiniz .
Bunu yapmak için şu adrese gidin: gelen kutusu: 2016/12/31 (bu örnekte 31 Aralık 2016'dan önce alınan tüm iletileri arşivlemek istiyorum), ardından bu arama için filtre oluştur'u tıklayın ve Gelen Kutusunu Yoksay (Arşivle) eylemini seçin. ), filtreyi tüm konuşmalara uygulama seçeneği ile.
Gelecekte, okumak zorunda olmadığınız bir mesajı (Facebook, Amazon veya diğer uygulama bildirimleri gibi), silmeden, doğrudan arşivleyebilirsiniz.
Gmail'de bir e-postayı arşivlemek için listeden seçmeniz ve ardından gelen kutusundan kaybolmasını sağlamak için en üstteki Arşiv düğmesine basmanız yeterlidir.
E-posta'yı seçip klavyedeki E tuşuna basarak mesajları arşivleme eylemi bir PC'de hızlandırılabilir.
Android için Gmail’de Menü> Ayarlar> Genel Ayarlar> Gmail Varsayılan Eylem’e gidip Dosya’yı (Sil yerine) seçebilirsiniz.
Bu şekilde, silmeden saklamak için bir mesajı sola veya sağa kaydırmanız yeterlidir.
Ayrıca iPhone ve iPad için Gmail'de, gelen kutusu mesajlarını seçtikten sonra Arşiv düğmesini kullanabilirsiniz.
Bir mesajı yanlışlıkla arşivlediyseniz, tüm mesajlar listesinden onu arayarak, onu seçerek ve ardından Gelen Kutunuza taşımak için tuşu kullanarak kolayca gelen kutunuza geri gönderebilirsiniz.