"Hangi araç, büyüyen işimi daha iyi yönetmeme yardımcı olacak?"Rafael adında bir okuyucu geçen ay bana bu soruyu sormam için yazdı.En iyi proje yönetimi araçlarından bazılarını, iş yönetimi yazılımlarını, iletişim programlarını ve bir iş patlaması yaratmayı amaçlayan diğer tüm üretkenlik uygulamalarını okuyordu.Ancak işini yönetmek için hangisinin gerçekten en iyi sonucu vereceğini tam olarak çözemedi.
"Küçük bir gayrimenkul yatırım firması için çalışmaya yeni başladım" diye yazdı, "ve süreçlerini otomatikleştirmek için gerçekten, gerçekten yardıma ihtiyaçları var. İşleri esas olarak e-posta ile yönetiyorlar (argh!) ve genişleme planları var, bu ölçeklenebilir bir yapı değil Bu noktada. Operasyonları kolaylaştırmak için Asana veya Ekip Çalışması Projelerini kullanmayı düşünüyordum ve sizin de görüşlerinizi almak istedim. Size bir bakış açısı kazandırmak için ekip, mülk alıp satmak için yatırımcılarla birlikte çalışan beş şirket içi çalışandan oluşuyor."
Rafael ayrıca her mülkü bir "proje" olarak gördüğünü ve her biri için gerektiğinde çalışanlara atanacak bir görev listesi oluşturabilmek istediğini açıkladı.Kuruluşlar aynı anda 150 ila 200 "proje"yi yönetir.Ve zaman zaman, harici oyuncuların sürece dair içgörüye ihtiyacı vardır.
Ayrıca birçok şirkette olduğu gibi esneklik ve ekip işbirliğinin son derece önemli olduğunu söyledi.Ancak Asana veya Takım Çalışması Projelerini kullanmaya oldukça kararlı görünüyordu.İşte cevabım:
Kart Destesi vsMasa oyunu
Asana'yı bir iskambil destesi olarak düşünün ve Takım Çalışması Projelerini bir masa oyunu olarak düşünün.Bir iskambil destesi ile başka birinin yarattığı bir oyunu oynayabilir veya kendi oyununuzu oluşturabilirsiniz.Bir masa oyunu ile oyun kurallarla birlikte gelir ve isterseniz onları esnetebilirsiniz, ancak genel olarak konuşursak, masa oyunu kurallara bağlı kalarak oynanacak şekilde tasarlanmıştır.
Tecrübelerime göre, Asana'nın doğru şekilde uygulanması zaman alır, ancak nihayetinde onu istediğiniz gibi kullanabilirsiniz.İlk birkaç gün, sistemi kullanmayı öğrenen herkes için gerçekten kafa karıştırıcı olacaktır.Bunun nedeni, ekibinizin nasıl kullanılacağına ilişkin kuralları belirlemesi gerekmesidir.Asana'yı kullanmanın doğru ya da yanlış yolu yoktur.
Birkaç hafta sonra, umarım beş çalışan gemide olacak ve muhtemelen bu noktada kurallarını değiştirmeye başlayacaklar.Asana deneme yanılma alır.Ayrıca herkesin aracı aynı şekilde kullanmasını sağlamak için sağlam bir ekip iletişimi gerekir.
Şimdi Ekip Çalışması Projelerinden bahsedelim.Ekibinizin de Ekip Çalışması Projelerine alışması biraz zaman alacaktır, ancak bunun farklı bir nedeni vardır.İnsanlar tüm özellikleri keşfedecek ve ilk kez görevlere girecekler.Ekibiniz büyük olasılıkla bir sonraki satış veya satın alma işlemi için yeniden kullanabilecekleri bir dizi şablon oluşturacaktır.Ancak Ekip Çalışması Projelerinde anahtar nokta, her gayrimenkul alım veya satımını bir proje olarak ele almanızdır.
Projelerin her zaman bitiş tarihleri vardır ve sizin durumunuzda bu, kapanış tarihidir.Genellikle kilometre taşları vardır, belki sözleşmeye girerler veya emanete para alırlar.Ve projelerde, bu son teslim tarihlerinin ve kilometre taşlarının tarihleri önemlidir.Son teslim tarihlerinin ekibiniz için önemli olup olmadığına dair hiçbir fikrim yok.Ekibiniz ne kadar süreceğini bilmeden "Bu mülkü 1 Ekim'e kadar satın alalım" veya sadece "Bu mülkü satın alalım" gibi şeyler mi söylüyor?Sabit teslim tarihleriniz varsa, Ekip Çalışması Projeleri muhtemelen daha iyidir.
Ekip Çalışması Projeleri gibi proje yönetimi araçları, tüm bağımlı görevler gerçekleşene kadar bir görevin gerçekleşmemesi için görevler arasında bağımlılıklar oluşturmanıza olanak tanır.Örneğin, muayene bitene kadar sözleşmeye gidemiyorsanız, Takım Çalışması Projelerinde kurulum yapmak mümkündür.Asana ile takımınız bu kurala göre oynamayı seçebilir, ancak bu sistemin bir parçası olmayacaktır.Nasıl çalıştıkları hakkında bir fikir edinmek için her iki aracı da ücretsiz olarak kullanabilir ve ardından daha fazla özelliğe sahip ücretli bir hesaba yükseltebilirsiniz.
Araç Seçme
Birkaç hafta sonra bir karar verip vermediğini ve aracın ekibi için nasıl çalıştığını görmek için Rafael ile görüştüm.Takım Çalışması Projelerini denemeyi seçmişti.Satış noktası, görevler arasında bağımlılıklar yaratma yeteneği olduğunu söyledi.Kurulum beklendiği gibi biraz zaman alıyordu, ancak Rafael'in de paylaşacak harika haberleri vardı:
"Bahsetmeye değer bir keşif, yeni başlayanlara bir yıllık yazılımı ücretsiz olarak verdikleri bir Ekip Çalışması Projeleri Başlangıç teklifi (Yeni bir pencerede açılır) var! Harekete geçmede çok faydalı oldu,"Rafael yazdı.
Ek kaynaklar
İlgili tavsiyeler için bkz. Ekip Çalışması Projelerinde Proje Yönetimini Basitleştirmenin 7 Yolu ve Asana'yı İşletmede Kullanma.
Daha fazla iş uygulaması önerisi için En İyi Çevrimiçi İş İşbirliği Yazılımına bakın.