“Toplantılarda Ne Kadar Zaman Harcıyorsunuz?” yazısı, huffingtonpost.com sitesinden Türkçeleştirilmiştir.
*****
Geldi gene pazartesi. Pazartesi sendromunuzu biraz üzerinizden atmayı başardıysanız (bir nebze olsun rahatlamak isteyenler sizi şöyle alalım) işe koyulmanın vaktidir. Alınması gereken kararlar, takımın bilgilendirilmesi ve daha fazlası varsa; haftalık toplantılar, günlük toplaşmalar havalarda uçuşur. Uçuşur uçuşmasına da, zaman geçer, toplantılar dolayısıyla tamamlanamayan işler biriktikçe birikir. Ez cümle ne toplantısız yapabiliriz, ne de toplantılı. En doğrusu daha verimli toplantılar elbette, bunun için ne yapalım diye düşünenler sizi önden alalım…
*****
Toplantılar, faydalı yapıldığı sürece girişimciler için etkin araçlardır.
Toplantılar; çalışanlar, ortaklar ve yöneticilerin karşılıklı iletişim ve ortak çalışma ortamlarının ortaya çıkarılması için tasarlansa da, çok fazla sayıda toplantı zaman kaybı ile sonuçlanır. Konuyu çözmeye çalışmak için bir saat harcamak yerine; 20 dakikalık bir kısa bir konuşma, 10 dakikalık materyal toplama, 10 dakikalık sorun hakkında konuşma ve 20 dakikalık konu dışı konuşmayla toplantıyı bitirebilirsiniz.
Sonuçta, toplantılar yüzünden sayısız saatiniz harcanıyor. Sizce bu gerekli mi?
Bir işi sürdürebilmek için bazı toplantıların yapılması zorunlu, kabul. Ama aşağıdakileri yaparak toplantılarınızı daha faydalı hale getirebilirsiniz:
1- Doğru insanları seçin.
Takımdaki herkesi toplantıya davet etmeyin. Gerçekten elinizdeki soruna kafa yoranları davet edin. Bunun dışındaki kişiler katkı sağlamayacaktır (bunu anlamak da zor be kardeşim, ama toplantıyı düzenleyen sizseniz zaten buna karar verecek düzeydesinizdir değil mi 😉 ) .
2- Bir hedefiniz olsun.
Neden bu toplantıyı düzenliyorsunuz? Hangi hedefi sonuçlandırmaya çalışacaksınız? Toplantıya katılanların bunu gerçekleştirebileceğinden emin olun.
3- Gündem belirleyin.
Çalışanlar bu toplantıyı tam olarak hangi amaçla yaptığını ve neleri sonuçlandırmak istediğini bilmeli. Toplantıdan önce, katılımcılara toplantı gündemiyle ilgili bir kopyanın verildiğinden emin olun (gündemsiz toplantı olur mu demeyin, gerçekten oluyor, kesin bilgi. O yüzden siz, siz olun, sakın ha gündemsiz toplanmayın).
4-Zaman sınırlayın.
Bir saat 15 dakikadan daha iyi olur gibi görünüyor, ancak şansınız var, zaman sınırlamanıza bağlı olarak baskı olacağından 15 dakika içinde daha fazla iş tamamlayabilirsiniz
5-Bir toplantı lideri seçin.
Bir kişi toplantının planlandığı şekliyle devam ettirilmesinden sorumlu olsun. Bu sorumlu kişi, sen ya da toplantıdaki başka bir çalışan olabilir.