Çoğu şirket, ofis alanlarının bölümlerini kayıt ve belgeleri depolamaya ayırır. Bu saklama alanları sıra sıra dosya dolabı, bütün bir kayıt odası, bodrum katı veya uzun çekmecelerdeki resim yığınları olabilir. Bazı şirketler her tür depolama sistemini bünyesinde barındırabilir, ancak şirketler için belgeleri ve kayıt depolamayı kolaylaştırabilecek bir şey var: belge tarama hizmetleri .
Kağıt belgelerinizi dijital dosyalara tarayarak, şirketiniz için sayısız avantajın kapılarını açacaksınız. Bu makale, belge tarama ile dijitalleşmeye karar verdiğinizde elde edebileceğiniz bazı temel ve kapsamlı faydaları ele alacaktır.
Belge Taramanın Faydaları
1. Düşük maliyetler, artan üretkenlik ve önemli bilgilere daha iyi erişim – bunlar, işletmelerin belgelerini taramaya başvurmasının en yaygın üç nedenidir. Bu karar genellikle dosya dolabında kaybedilen zamandan veya yanlışlıkla kağıt ve belgelerin yanlış yerleştirilmesinden etkilenir.
AIIM (Akıllı Yönetim Derneği) tarafından yapılan bir araştırmaya göre, bir dosya dolabında bir belgenin kağıt kopyasını bulmak ortalama 37 dakika sürüyor. Bir belgenin basılı kopyasını aramak için harcanan zaman, müşteriye yardımcı olmak, şirketi geliştirmek veya bunun yerine satış yapmak için kullanılabilirdi. Kağıt belgeleri kullanmanın ne kadar pratik olmadığını görebiliyor musunuz?
Ancak, belge tarama hizmetlerinden yararlanırsanız, dosyalarınızı 25 saniyeden daha kısa bir sürede tarayabilir ve bulabilirsiniz – harika, değil mi?
Belgelerinizi taramak yalnızca önemli bilgileri daha hızlı almanızı sağlamakla kalmaz, aynı zamanda kayıtları depolamak için (yerinde veya dışında) fazladan para harcamanıza gerek kalmaz. Ayrıca düzenli olarak kutu veya dosya dolabı satın almak zorunda değilsiniz ve belgelerin yazdırılması ve postalanması için yapılan masraflar için ödeme yapmanıza da gerek yok.
2. Daha Hızlı Denetimler, Keşifler ve Uyumluluk – denetimlere, keşif taleplerine ve Bilgi Edinme Özgürlüğü Yasası (FOIA) soruşturmalarına uyması gereken işletmeler ve kuruluşlar, belge taramayı gerçekten faydalı bulacaktır. Düzenli olarak bu tür taleplerle uğraşmak zorunda kalırsanız, bunların genellikle yüksek profilli ve zamana bağlı olduğunu bilirsiniz.
Peki, bilgi alma süresini nasıl kısaltırsınız? Cevap: metin aranabilir dijital belgeler. Şirketiniz risk değerlendirme planına bir tarama stratejisi eklemelidir. Dijital belgelerin ve dosyaların saklanması ve aranması kolaydır. İsteklere uymanıza ve para cezalarından ve kötü reklamlardan kaçınmanıza yardımcı olabilirler.
Güvenilir bir belge tarama hizmeti sağlayıcısıyla, denetim sürelerinizin %80’e kadar azaltılabileceğini göreceksiniz.
3. Verilerin Daha İyi Korunması – araştırma amacıyla ne kadar harika kitaplar ve eski belgeler olursa olsun, onları çok fazla ele almanız için gerçekten hiçbir neden yoktur.
Bu tarihi öğeleri, yaşla birlikte kırılgan hale gelen herhangi bir önemli kayıtla birlikte taradığınızda, aslında onları dijital olarak koruyorsunuz. Sizin, çalışanınızın, müşterinizin veya müşterinizin yaptığı araştırma türü ne olursa olsun, bu hassas malzemelerle uğraşma konusunda endişelenmenize gerek yok.
Dijital dosyalar ayrıca bilgilerinizi güvende tutar ve yangın, sel veya diğer doğal afetlerden korur.
4. Olağanüstü Durum Kurtarma – doğal afetler konusunda, kağıt kayıtlar ve belgeler bir dizi tehdide karşı oldukça hassastır. Bilgisayar sistemlerinde kaydedilen veriler ise yedeklenir, ancak kağıt kayıtların yedeği yoktur. Yedekleme eksikliği nedeniyle, doğal afetlerden etkilenen küçük ölçekli işletmelerin çoğu kurtarılamaz. İşletmenizin sürdürülebilir olmasını istiyorsanız belge taramayı iş sürekliliği planınızın bir parçası haline getirmelisiniz.
Dosyalarınızı bulut tabanlı bir belge yönetim sisteminde dijitalleştirip depoladığınızda (veya bir site dışı sunucuda yedeğiniz olduğunda), müşterileriniz için çok az kesinti ile bir felaketten kurtulabilirsiniz. Elektronik belgeler, ihtiyacınız olan tüm dosyaları sigorta şirketinize veya devlete sorunsuz bir şekilde ulaştırmanızı sağlar.
Tam bir felaketle karşı karşıya olmasanız bile bu harika bir seçenektir. İşletmeniz için önemli finansal belgelerinizin, vergi bilgilerinizin, lisanslarınızın, izinlerinizin ve diğer temel bilgilerinizin dijital yedeğine sahip olmak gereklidir. Bu belgeleri dijitalleştirerek, küçük çaplı sel veya yangın durumlarında güvende olmalarını sağlıyorsunuz.
5. Size Daha Fazla Ofis Alanı Sağlar – belgelerinizi dijitalleştirmek, ofisinizde daha fazla alana sahip olacağınız anlamına gelir. Artık ofisinizin her yerinde kutuları ve dosya dolaplarını saklamak zorunda değilsiniz ve mevcut alanı geri kazanabilir ve yeniden kullanabilirsiniz. Kağıt belgeleriniz taranıp bir sunucuda veya bulutta depolandığında, ofisinizde hayal ettiğinizden daha fazla alana sahip olacaksınız. Daha büyük bir alana taşınmanıza gerek yok—sadece belgelerinizi dijitalleştirin!
Yeni bir ofise taşınmak isteseniz, kutular dolusu evrakları yanınıza almak ister miydiniz? Araştırmalara göre, yapılan belge taramalarının %30’undan fazlası taşınmaya veya yer değiştirmeye dayanmaktadır çünkü kayıtları birinci sınıf gayrimenkulde saklamak çok pahalı olabilir.
Ayrıca, 32 GB’lık bir flash sürücü 1.000.000’den fazla taranmış görüntüyü depolayabilir; bu, sıralar ve sıralar halindeki dosya dolapları ve dosya kutularına kıyasla daha az yer kaplar! Her yerde dosya dolapları ve kutular olmadan ofisinizin ne kadar şık ve etkileyici görüneceğini bir düşünün.
6. Daha İyi Güvenlik – Kayıtlarınızı kilit altında saklayarak koruduğunuzu düşünebilirsiniz, ancak gerçekten güvende olduklarından emin misiniz? Dosya dolapları ve kayıt odaları, kilitsiz bırakıldığında savunmasız kalabilir ve fırsat doğduğunda herkes bunlara bakabilir.
Belge tarama hizmetlerinden yararlanmanın iyi yanı, dijital belgelerinizi bir parola ile koruyabilmeniz, şifreleyebilmeniz ve bulutta güvenli hale getirebilmenizdir. Belge tarama sistemleri, ağ, kullanıcı kimlik bilgileri ve belge türüne göre güvenlik erişimi sağlar. Tüm sistem etkinliğini de takip ederler. Bunu akılda tutarak, dosyalara, belgelere ve/veya sınıflandırılmış bilgilere yetkisiz erişim konusunda endişelenmenize gerek olmadığından emin olabilirsiniz. Kağıt tabanlı bir sistem, dijitalleştirilmiş bir sistemi yenemez.
İyi bir bulut tabanlı sistemin bir başka avantajı da verileri düzenli olarak yedeklemesi ve 7/24 izlemesidir. Bu, önemli hiçbir şeyi kaybetmeyeceğiniz ve yetkili kullanıcıların verilere istedikleri zaman erişebileceği anlamına gelir.