Etkili bir toplantı yürütmek, planlama, hazırlık, uygulama ve takibin doğru karışımını gerektirir. Bu, birçok eyleme geçirilebilir ipucu uygulayarak bunun nasıl gerçekleştirileceğine ilişkin basitleştirilmiş bir rehberdir. Ayrıca, yaptığınız her toplantıda daha fazla verimlilik ve etki sağlamak için her toplantı hakkında derinlemesine düşünmenize yardımcı olacak bazı takip soruları da ekliyoruz.
Etkili bir toplantıyı baştan sona nasıl yürüteceğinizi öğrenmek için okumaya devam edin veya üretken çalışma alanları oluşturmaya yönelik daha değerli bilgiler için iş yeri çözümleri sayfamızı ziyaret edin.
Normal bir toplantı ile etkili bir toplantı arasındaki fark nedir? Çok fazla.
Birçok insan toplantıları zaman kaybı olarak görür. Tabii onları etkili toplantılar haline getirecek şekilde yürütülmedikçe.
Bir Verizon Conferencing araştırmasına göre, tüm toplantıların yaklaşık üçte biri “verimsiz” olarak derecelendiriliyor. Ancak, toplantıların sağladığı tüm işbirlikçi ve karar alma yeteneklerine rağmen, bazı yöneticiler etkili bir toplantının nasıl yürütüleceğinin farkında mı değiller?
Toplantılar hemen hemen her meslekte bir ortak nokta olduğundan, bu haber değerli zamanınızı tehlikeye attığı için biraz endişe verici olmalıdır. Bu yüzden etkili toplantılar çok önemlidir.
Skype toplantılarından üç aylık toplantılara, bire bir toplantılara vb. – profesyonel dünyada toplantılar bölgeyle birlikte gelir. Aslında, tipik bir profesyonel ayda 60’tan fazla toplantıya katılır! Bu nedenle, etkili toplantılar başarılı bir işletme için hayati öneme sahiptir.
Genel olarak konuşursak, toplantılarda boşa harcanan zamanın, bir toplantının yanlış yürütülmesi durumunda verimsizlik potansiyeli ile daha çok ilgisi vardır. Neyse ki, etkisiz toplantılarla ilgili sorunların birçoğundan tamamen kaçınılabilir. Bu noktada, etkili bir toplantının nasıl yürütüleceğini inceleyerek verimsizliği önleyelim.
Etkili Toplantılar ile Verimli Toplantılar Karşılaştırması
Başlamadan önce, verimli bir toplantı ile etkili bir toplantı arasındaki farkı açıklığa kavuşturalım, çünkü ikisi arasında bir karıştırılma potansiyeli vardır.
Verimli bir toplantı, zamanında başlayan, yolunda giden ve zamanında biten bir toplantıdır. Verimli toplantılar genellikle gerekli minimum katılımcı sayısını içerir ve mümkün olduğunca az zaman harcar. Bu toplantı nitelikleri ilk bakışta kulağa harika gelse de toplantıları verimli bir şekilde yürütmek mücadelenin yalnızca yarısıdır.
Etkili bir toplantı ise verimli bir toplantı ile aynı nitelikleri taşır ve bunları somut sonuçlar elde etmek için kullanır. İdeal olarak, etkili bir toplantı, ekipler arasında proje işbirliği ve uyumu için bir fırsat ve belirli bir konuda işbirliği yapma fırsatı sağlayacaktır. Bir toplantı etkili olduğunda, tüm katılımcılar özenle seçilir ve bir nedenle orada bulunurlar (bununla ilgili daha fazlası aşağıda yer alıyor). En önemlisi, etkili toplantılar ekiplere eldeki konu hakkında açık bir tartışma yapma fırsatı sunar. Bu tür toplantılar, kolektif vizyonun net olmasını ve ulaşılması gereken hedefler konusunda herkesin aynı fikirde olmasını sağlamak için gereklidir.
Bir Toplantıyı Etkili Kılan Nedir?
Peki etkili bir toplantı tam olarak nelerden oluşur? Etkili bir toplantının bazı temel özelliklerini aşağıda ana hatlarıyla açıklayacağız.
Etkili bir Toplantının Bir Amacı Vardır
Toplantılarda zaman kaybettiklerinden şikayet edenler haklı olabilir. Bir toplantı etkisiz yürütüldüğünde, toplantıda geçirdikleri her an, normalde verimli bir şekilde geçirebilecekleri zamandır. Bazı çalışanların tabi olduğu toplantı bolluğu göz önüne alındığında, mevcut üretken zaman miktarı azalıyor olabilir. Bu nedenle, zaman nakitse, toplantı buna değer olsa iyi olur.
Çözüm? Her toplantının bir amacı olduğundan emin olun.
Açıkça ifade edildiği gibi amaçsız toplantılar sadece çalışanların değil, şirketin de zaman kaybıdır. Etkili toplantılar ise belirli eylem maddeleri göz önünde bulundurularak düzenlenir ve yalnızca gerekli olan süreyi alır.
Ayrıca, durumu değerlendirin ve tartışılan konu için bir toplantının gerçekten gerekli olup olmadığına karar verin. Çoğu durumda, e-posta üzerinden bir tartışmanın yeterli olacağını göreceksiniz.
Etkili Bir Toplantıda Tartışmalar Yolunda Tutulur
Hafta sonu hakkında bir tartışma, ilgisiz bir hikaye, ayrıntılara aşırı vurgu – toplantılardaki konuşmaların yoldan çıkması kolaydır. Ayrıca, bir toplantının programlanan süreyi aşmasının ne kadar sinir bozucu olabileceğinin hepimiz farkındayız.
En etkili toplantılarda bile, görüşmenin odaklı ve üretken kalmasını sağlamak için güçlü bir lider gerekir. Etkili bir toplantı yürütürken, tartışma yolundan sapmaya başlarsa, yapabileceğiniz en iyi şey önceden planlanmış stratejilere sahip olmaktır.
Örneğin, konuşma belirli bir gündem maddesinin ayrıntılarına çok derinlemesine girerse, katılımcılara bu tür konuların toplantının sonunda, zaman izin verirse veya daha sonra belirlenen bir zamanda veya hatta e-posta yoluyla tekrar gündeme getirilebileceğini önerin. Bunu yaparak, toplantının amacını yerine getirmeye yönelik bir gözle tartışma verimli tutulur.
Etkili Toplantılar Somut Sonuçlar Üretir
Daha önce de belirttiğimiz gibi, verimli bir toplantı ile etkili bir toplantı arasındaki fark ince bir farktır. Temel fark nihai sonuçta yatmaktadır. Açıkça söylemek gerekirse, en etkili toplantılar onları destekleyecek sonuçlara sahiptir. Elbette, etkili olsun ya da olmasın herhangi bir toplantı bir tür sonuç sağlayabilir. Bu nedenle ayrım, somutluk veya eyleme geçirilebilirlik şeklinde gelir.
En etkili toplantılar sonuçlarını oluşturur. Akıllarında belirli bir hedef olan, önceden seçilmiş bir ekip, bir konuyu veya bir dizi konuyu tartışmak için bir araya gelir ve başarılı bir şekilde ayrılır. Bu çeşitli şekillerde olabilir, ancak günün sonunda, etkili toplantılar onlara harcanan zamanı buna değer kılar.
Etkili Bir Toplantıya Nasıl Hazırlanabilirim?
Artık etkili bir toplantının nasıl yapıldığını bildiğimize göre, nasıl hazırlanacağımıza bir göz atalım.
Bir Amaç Belirleyin
Etkili bir toplantının planlama aşamalarında sürekli nakaratınız “Bu gerekli mi?” olmalıdır. Kısacası, etkili bir toplantıda yapılan her şey daha geniş bir hedefin peşinde olmalıdır. Toplantının amacının zaman kaybı anlamına gelip gelmediğini düşünmek yerine, hedefin etkililiğini sorgulayın.
Burada, toplantının amaçlanan amacının maliyet-fayda dengesini düşünmek için bir dakikanızı ayırın. İstenen sonuç, çalışanlar adına üretken zamandan fedakarlık etmeye değer mi? Cevap hayır ise, cevap evet olana kadar hedeflerinize ince ayar yapmaya devam edin. Aksi takdirde, e-posta veya video konferans gibi başka bir iletişim yönteminin daha iyi bir karar olup olmayacağını düşünün.
Bir Toplantı Gündemi Oluşturun ve Paylaşın
Herhangi bir iyi plan, ister seyahat programı ister toplantı gündemi olsun, bir fikir ve hedef listesinden daha fazlası olmalıdır. İyi planlanmış bir gündemin devreye girdiği yer burasıdır. Herhangi bir etkili toplantının bir tane vardır ve toplantının nasıl ilerleyeceğini madde madde, bazen dakikasına kadar listeler. Onsuz, konular unutulabilir, zaman tükenebilir ve hiçbir sonuç elde edilemez. myViewBoard çevrimiçi dijital tahta platformundaki gündem paylaşma işlevi gibi araçların yararlı bir rol oynayabileceği yer burasıdır.
Ancak, etkili bir toplantı gündemi oluşturmak işin sadece yarısıdır; ayrıca ilgili tüm katılımcıların aynı fikirde olmasını sağlamak da istersiniz. Toplantıdan önce gündemi yeterli zaman ayırarak çalışanlar, zihinsel olarak hazırlanma ve ayrıca herhangi bir geri bildirimde bulunma fırsatına sahip olacaklar.
Konuları Belirleyin
Etkili bir toplantının nasıl yürütüleceğini anlarken, tartışma temelli veya başka türlü konuların belirlenmesi kritik öneme sahiptir. Bu, temel olarak hedeflerin oluşturulmasına ve etkili bir gündeme bağlıdır. Dünyanın en büyük hedeflerinde bile, kötü düşünülmüş bir konu toplantıyı hiçbir yere götürmez.
Bu nedenle konu belirlerken olabildiğince detaylı ve eksiksiz olmaya çalışın. Eklenen bağlam ve ayrıntı, doğrudan daha iyi tartışmalara ve daha kesin sonuçlara yol açacak ve böylece hayatınızı daha kolay hale getirecektir.
Etkili Bir Toplantıyı Nasıl Başarılı Bir Şekilde Yürütebilirim?
Bir önceki bölümdeki tavsiyemizi dinlediğinizi ve toplantınız için bazı ön planlamalar yaptığınızı varsayarsak, zamanı geldiğinde etkili bir toplantıyı nasıl yürüteceğimizi inceleyeceğiz.
Mümkün Olan En Büyük Katılıma Hazırlanın
Cuma öğleden sonra saat 16:30’da bir toplantı düzenliyorsanız, katılımın optimalden düşük olma olasılığı yüksektir. Ancak etkili bir toplantı planlamak isteyenler, katılım sayılarının olabildiğince yüksek olmasını sağlamak için ellerinden gelen her şeyi yapacaklardır. Bu örneğe dayanarak, bir Salı günü saat 10’da bir toplantı ayarlamak daha iyi bir seçenek olacaktır. Bu bağlamda, bir toplantıda daha fazla insan, eldeki konulara odaklanan daha fazla zihin ve en etkili sonuçları üretme şansı anlamına gelir.
Bununla birlikte, katılımcı sayısının ötesinde, doğru katılımcılara sahip olmanın önemi de yatmaktadır. Altı alt düzey çalışanın bir gündem üzerinde çalışmasını sağlamanın yanlış bir tarafı olmasa da, üst yönetimin üyeleri de mevcut olduğunda eyleme geçirilebilir sonuçlar elde etme potansiyeli çok daha fazladır. Bu nedenle, bir toplantı için tarih ve saat seçerken, toplantının yalnızca optimal sayıda insan sağladığından değil, aynı zamanda söz sahibi olanların programlarına da uyduğundan emin olun.
Gereksiz Cihazların Kullanımını Sınırlayın
Akıllı telefonlar, dizüstü bilgisayarlar ve tabletler hayatımızı her zamankinden daha kolay hale getiriyor, ancak doğru kullanılmadığında gereksiz bir dikkat dağıtıcı unsur da olabiliyorlar. Elbette, bir saatlik bir toplantıda olmak çok çekici olmayabilir, ancak bu zamanı ortak bir tartışmaya girmek yerine internette gezinerek geçiriyorsanız, bu, katılan herkese zarar verir.
Toplantı odasındaki tüm cihazları birbirine bağlayan bir ürüne sahip olmak en büyük yardımcınız olacaktır. ViewSonic ViewBoard, tam da bunu yapan ve gerekli cihazları yönetmenize yardımcı olan bir işbirliği ekranı örneğidir. Yansıtma ve ekran paylaşımı gibi özellikler, dikkatin dağılmamasına yardımcı olarak daha verimli ve daha etkili toplantılar sağlar. Cihazların bu şekilde bağlanması, kullanıcılar ve cihazlar arasında boşa harcanan zamanı önleyerek toplantılarda harcanan zamanı azaltma potansiyeline de sahiptir. Mevcut toplantı trendlerinden ve teknolojilerinden bazılarını takip etmek için işbirlikçi toplantı alanları hakkında okumaya devam edebilirsiniz.
Tüm Kaynaklardan Girdiyi Teşvik Edin
Hiçbir şey, orada bulunan herkesi içeren harika bir tartışma ve / veya beyin fırtınası oturumu kadar “etkili toplantı” demez. Bu Verizon çalışmasına göre, toplantı katılımcılarının %92’si bile toplantının en önemli kısmının katılma fırsatı olduğu konusunda hemfikir.
Bu nedenle, etkili bir toplantı yürüten biri olarak, özellikle sessiz katılımcılar olmak üzere tüm kaynaklardan gelen girdileri teşvik etmek sizin sorumluluğunuzdur. Bu, olası alışılmışın dışında veya muhalif görüşleri teşvik etmeye yardımcı olacaktır. Sonuçta, yalnızca bir konuyu her yönden inceleyerek gerçekten etkili bir çözüm bulunabilir.
Bununla birlikte, bu azınlık seslerinin duyulabileceği bir ortam yaratmak, mutlaka görevlerin en kolayı değildir. Toplantı koordinatörü için bu, güven ve kapsayıcılık kültürünün teşvik edilmesini gerektirir. Bu bağlamda, koordinatör örnek olarak liderlik etmeli ve bir toplantının etkili olabilmesi için katılım ve bir dizi perspektif gerektirdiğini göstermelidir.
Etkili Bir Toplantının Ardından Sırada Ne Var?
Bir toplantı sona erdiğinde, harcanan zaman ve üretilen sonuçlar öylece boşluğa karışmaz. Etkili toplantıların böyle kalması için uygun adımların atılması gerekir.
Her şeyden önce, tercihen toplantı başlamadan önce, bir katılımcı toplantının not tutanı olarak atanır. Toplantının sonunda, söz konusu katılımcı bu notları herkesle paylaşmalıdır. myViewBoard‘un bulut tabanlı çevrimiçi dijital tahta platformu gibi teknolojiler, işlevsellik göz önünde bulundurularak geliştirilmiştir. Google Drive, Dropbox ve daha fazlası gibi bulut depolamaya bağlantı, ilgili herkesin ileriye dönük olarak aynı sayfada olmasını sağlar ve böylece daha sonraki takipleri daha kolay hale getirir.
Ek olarak, etkili bir toplantı yürütmek için, bir toplantı organizatörü olarak, toplantının bitiminden sonra bir bilgilendirme yapmalısınız. Neyin iyi gittiğini ve neyin gitmediğini doğru bir şekilde değerlendirmek için zaman ayırın. Daha da önemlisi, toplantının hedeflerine ne kadar iyi ulaşıldığını ve bunu daha sonraki durumlarda nasıl daha etkili bir şekilde yapabileceğinizi düşünün.
Kendi envanterinizi çıkardıktan sonra, katılanlar için de aynısını yapmak iyi bir fikirdir. Nasıl geri bildirim, etkili bir toplantının çok önemli bir yönüyse, aynı şey toplantı sonrası değerlendirme için de geçerlidir. Bu, sonraki yinelemelerde ayarlamaya ve daha iyi planlamaya olanak tanıdığından, toplantı yalnızca bir defaya mahsus değil, devam eden bir diziyse özellikle önemlidir.
Bu geri bildirim, toplantının hemen kapanışında veya sonrasında gerçekleşebilse de, soru sormanın doğası aynı kalır. Genel olarak, etkili bir toplantının ardından amaç, etkinliği sürdürmek ve eyleme geçirilebilir sonuçlar ve geri bildirim sağlamaya devam etmektir.
Aşağıda, toplantı sonrası değerlendirmenizi gerçekleştirmek ve bir dahaki sefere nelerin iyileştirilebileceği konusunda size biraz daha fikir vermek için üzerinde çalışabileceğiniz bir dizi soru bulunmaktadır. Bu konuyla ilgili daha fazla bilgi edinmek için katılımcılarına şu soruları da sorabilirsiniz:
Toplantı Sonrası Geri Bildirim Soruları:
- Toplantı eyleme geçirilebilir sonuçlar üretti mi?
- Tüm katılımcılar katkı sağlayabileceklerini hissettiler mi?
- Gündem, ele alınanların doğru bir yansıması mıydı?
- Ana konu ve hedef iyi düşünülmüş, ayrıntılı ve açık mıydı?
- Katılım optimal hissettirdi mi? Bir dahaki sefere kimler dahil edilmeli?
If you enjoyed reading this article you might also enjoy reading Contemporary Collaboration: Designing the Perfect Meeting Space. You can also learn more about how to improve the workspace through innovative technology by visiting the ViewSonic Workplace Solutions page.