Araba kullanırken, şeritler veya sokak lambaları önemli ihtiyaçlardır. Onlar olmadan güvenli bir şekilde sürmek neredeyse imkansız olurdu. Boyalı asfalt yollar tüm trafik sorunlarını çözmese de, sürüşü kesinlikle daha hızlı ve daha güvenli hale getirir.
Bir iş akışının işlevi benzerdir - zamandan tasarruf sağlar ve bir süreci baştan sona taşır.
Bu makalede, iş akışlarını, neden önemli olduklarını ve bunları şirketinizde nasıl optimize edeceğinizi inceleyeceğiz.
İş akışı nedir ve neden önemlidir?
İş akışı, belirli bir hedefe ulaşmak için tamamladığınız standartlaştırılmış bir görev dizisidir.
Çoğu şirket, müşteriler ile iletişimlerinde belli bir iş akışına sahiptir. Bu iş akışı şu şekilde olabilir:
Otomatik bir e-posta, müşteriyi bir kampanyadan haberdar eder.
Müşteri daha fazla bilgi almak için şirketle iletişime geçer.
Bir temsilci müşteriyle konuşma başlatır ve talebi belirler.
Müşteri ilgili departmana aktarılır.
İşlem tamamlandıktan sonra müşteri hizmetleri, müşteriye deneyimleri hakkında memnuniyet seviyelerini sorar.
Belli bir süre sonra, müşteriye ürün memnuniyeti hakkında anket gönderilir.
Bir iş akışı analizini tamamlamak, birden çok departmanı, çalışanı ve aracı içerebilir. Her şey istenen sonuca bağlıdır. Yeni bir iş akışı oluştururken, her zaman sizin veya müşterilerinizin ihtiyaçlarına uyacak şekilde nasıl özelleştirebileceğinizi düşünün.
İş akışı şeması nedir?
Bir iş akışı şeması, iş akışının nasıl ilerlediğine dair basit bir görsel temsildir. Bunu sanal uygulamalarla veya direkt kağıt üzerine çizerek yapabilirsiniz.
Bu diyagram, bir blog yazısı gibi yeni web içeriğini onaylamak için bir iş akışını temsil eder. Bu diyagramda iş akışının görselleştirilmesi, aşamaların ve koşullu adımların vurgulanmasına yardımcı olur.
Genellikle sürecin iş akışını göstermek, hangi adımların gerekli olmayabileceğini veya verimliliğin nasıl artırılacağını netleştirmeye yardımcı olabilir.
İş akışının 3 temel bileşeni nelerdir?
Bir iş akışının üç ana bileşeni kaynak, süreç ve sonuçtur.
Kaynak: hedefe ulaşmak için gerekli personel, malzeme, ekipman ve diğer kaynaklar.
Süreç: girdiyi istenen çıktıya dönüştürmek için gereken önceden tanımlanmış kurallar, talimatlar ve adımlar.
Sonuç: İster fiziksel bir ürün, ister hizmet veya hatta eğitimli bir çalışan olsun, çıktılar.
Net bir genel bakışla, süreçleri optimize etmeye başlayabilir ve iş akışı içindeki görevleri standartlaştırma ve otomatikleştirme hakkında kararlar verebilirsiniz.
Standartlaştırılmış bir iş akışının en önemli 7 avantajı
Proje yöneticileri ve yöneticileri, iş süreci yönetimini veya iş akışlarını standartlaştırma ihtiyacından sıklıkla bahseder. Basitçe ifade etmek gerekirse, daha fazla tutarlılıkla, iş süreçleri ve sonuçları arasında uzun ömürlülüğü sağlamak o kadar kolay olur. Standartlaştırılmış bir iş akışı ayrıca riski azaltmanıza ve üretkenliği artırmanıza yardımcı olur.
1. Üretkenliği artırır
Bir iş akışını standart hale getirmek, bir süreç boyunca çalışanların aksi takdirde karar vermesi gereken birçok noktayı ortadan kaldırmanız anlamına gelir. İlgili herkes ne yapacağını ve ne zaman yapacağını bilir.
Bu, bir kişinin protokolden uzaklaşma veya yanlış karar verme olasılığını azaltır ve bu da gecikmelere neden olabilir.
Ayrıca işletmelerin %74'ü için manuel çalışmayı azaltır.
Proje yönetimi platformları ve diğer iş akışı araçları, standartlaştırılmış iş akışlarını kolayca oluşturmanıza ve tüm ilgili kişilerle paylaşmanıza olanak tanır. Bu, soruları yanıtlamaya ve işlerin sorunsuz bir şekilde ilerlemesine yardımcı olur.
2. Mikro yönetimi azaltarak zaman kazandırır
Çalışanlar standartlaştırılmış bir iş akışına alıştıktan sonra, kendilerini yönetmeye başlayabilirler. Her ekip üyesi rollerine alıştıkça, daha fazla sorumluluk almaya ve daha iyi sonuçlar üretmeye başlayacaktır.
Doğr