- 01Federal Gelir Vergisi Stopajı için W-4 Formu
- 02Form I-9 ve İstihdam Uygunluğu için E-Doğrulama Sistemi
- 03İş başvuru formu
- 04Devlet Stopajı ve Tescili
- 05Yeni Çalışanları İşe Alma Kontrol Listesi
- 06Bir Şey Daha - Çalışan El Kitabınız
Yeni çalışanlar için evrak ve yönetmeliklere ilişkin ilk sorumluluğunuz işe alındıktan hemen sonra gelir. Çalışan işe başlamadan ve ilk maaşını almadan önce, çalışanı tamamlamanız için gereken bazı formlar vardır. Bu formlar hem federal hem de eyalet yasalarına göre her çalışan tarafından doldurulmalıdır.
Çoğu durumda, formları kimseye iade etmeniz gerekmez, ancak bunları saklamanız gerekir. Bu formlar tamamlandığında, onları çalışanlara ve onları görmesi gereken diğerlerine açık, belirli bir yerde tutmalısınız. ABD Çalışma Bakanlığı'nın (Ücret ve Saat Bölümü altında) tüm çalışanlarda tutulması gereken bordro ve personel kayıtları için özel gereksinimleri vardır.
Federal, eyalet ve yerel kurumlar çalışan kayıtlarınızı çeşitli nedenlerle denetleyebilir, bu nedenle kayıtları saklamak önemlidir.
01Federal Gelir Vergisi Stopajı için W-4 Formu
Tüm yeni işe alımlar, ilk maaşlarını almadan önce W-4 Formunu doldurmalıdır. Bu form medeni durum, bağımlı sayısı ve belirlenmiş ek stopaj tutarları hakkında bilgiler içerir. Federal gelir vergisi stopajını hesaplamak için kullanılır. Tüm W-4 formlarının kopyalarını tutmanız gerekmez, sadece sonuncusu.
İşverenler, çalışanlara bu formun nasıl doldurulacağı konusunda tavsiyede bulunmamalı, ancak bu formu doldurmalarına yardımcı olacak bir IRS makalesine yönlendirebilirsiniz.
W-4 formunun en son sürümünü kullandığınızdan emin olun. 2017 Vergi Kesintileri ve İşler Yasası stopaj tablolarında önemli değişiklikler yaptı ve çalışanlar maaşlarından çok fazla vergi almamak için stopajlarını değiştirmek isteyebilirler. 2018 W-4 formunu yeni işe alımlar için ve formlarında değişiklik yapmak isteyen çalışanlar için kullanıyor olmalısınız.
Çalışanlar W-4 formlarını istedikleri sıklıkta değiştirebilirler. Örneğin, bir çalışan bir bonus alabilir ve stopajı değiştirmek isteyebilir. Son değişiklikleri takip etmek ve çalışanların maaşlarını çalışanın stopaj taleplerini yansıttığından emin olmak işveren olarak sizin sorumluluğunuzdadır.
02Form I-9 ve İstihdam Uygunluğu için E-Doğrulama Sistemi
Bir işveren olarak, yeni çalışanların ABD'de çalışmaya uygunluğunu belgelemelisiniz. Kullanmanız gereken belge, her yeni işe alım için doldurulması gereken Form I-9, İstihdam Uygunluğu Doğrulamasıdır. Yeni çalışan (a) kimlik ve (b) iş uygunluğunun belgelerini sağlamalıdır.
I-9 işlemine iki adım var. İlk olarak, çalışan, formu doldurur ve hangi kimlik ve işe uygunluk belgelerinin kullanılacağını belirtir. O zaman, işveren olarak bu belgelere bakmalı ve yeterli ve uygun olduklarından emin olmalısınız.
Bu formu çalışanın kaydında tutmalısınız, ancak kimseye göndermenize gerek yoktur. Bir göçmenlik memuru şirketinize gelirse veya çalışanlarınızın belgelerini incelemek istiyorsa, form çalışanın iş uygunluğunu doğruladığınızın kanıtıdır.
Daha büyük işverenler (birçok çalışanı olan) E-Doğrulama sistemine kaydolabilir ve ABD'de çalışacak yeni çalışanların uygunluğunu kontrol etmek için kullanabilir. Sistem federal veritabanlarıyla karşılaştırmak için Form I-9'daki bilgileri kullanır.
03İş başvuru formu
Her yeni çalışan, bu kişi iş için bir özgeçmiş sunmuş olsa bile, bir iş başvuru formu doldurmalıdır. İş başvuru formu, önceki işverenler ve eğitim gibi doğrulanabilecek yeni çalışan hakkında bilgiler içerir. Ayrıca, başvuranın imzalaması gereken birkaç ifade içermektedir.
Başvuru formundaki açıklamalardan biri başvurudaki bilgilerin doğru ve doğru olduğunu belirtirken, diğer beyanlar işverenin referans kontrolleri ve geçmiş kontrolleri yapmasına izin vermektedir.
Her çalışan için bir başvuru formuna sahip olmak sizi bir işveren olarak hileli taleplerde bulunan başvuru sahibinden korur ve başvuru formu doğru değilse eylemde bulunmanıza izin verir.
04Devlet Stopajı ve Tescili
İşverenler, yeni çalışanları devletlerinin yeni işe alım bildirim sistemine kaydetmelidir; Bu kayıt, devletin bu çalışanlardan nafaka ödemeleri almasına izin veriyor. Durum bildirim sistemlerinin bir listesi bu makaleye dahil edilmiştir.
Gelir vergisi toplayan her devletin, işverenlerin bu vergileri rapor etmeleri ve ödemeleri gerekir. Devlette işveren olarak nasıl kayıt olunacağına ilişkin bilgi için, devletin gelir departmanına (veya eşdeğeri) başvurun. Bu devlet kurumu ayrıca, stopaj tutarlarını bildirmek ve ödemek için stopaj formları ve gereklilikleri hakkında bilgi verecektir.
Gelir vergisi olan ülkeler için, bu vergileri çalışanların maaşlarından kesmeniz ve ödenmeyen vergileri uygun devlet kurumuna göndermeniz gerekir.
05Yeni Çalışanları İşe Alma Kontrol Listesi
İşte yeni işe alım işlemlerinin 12 adımlı bir kontrol listesi, bu yüzden hiçbir şeyi unutma. Vergi raporlama ve ödemeleri için IRS'ye kaydolmayı ve (eyalet gelir vergisi gerekirse) eyaletinizin vergi dairesine kaydolmayı bir İşveren Kimlik numarası (federal işveren kimlik numarası) almayı içerir. Diğer kayıtlar ve gereksinimler de listelenmiştir.
06Bir Şey Daha - Çalışan El Kitabınız
İşletmenizde birden fazla çalışan varsa, bir çalışan el kitabına veya politika ve prosedürler kılavuzuna sahip olmalısınız. Bir el kitabı, politika ve prosedürlere ek olarak iş süreci açıklamalarını ve faydalarını içerebilir.) Tüm yeni çalışanlar bu el kitabının bir kopyasını almalı ve okuduğunu ve anladığını imzalamalıdır.
Çalışan el kitabı hem siz hem de çalışanlarınız için yasal olarak bağlayıcı bir belge haline gelir. Çalışanların çalışan el kitabını okumasını sağlamak, hoşnutsuz çalışanların, karşılanmayan beklentilerin ve olası davaların engellenmesine yardımcı olabilir.