Rezervasyon yönetimi çok sayıda farklı eylemi içerir; her birine daha ayrıntılı olarak bakalım.
MS Word belgeleri oluşturun(docx)
RentProg'daki belge şablonlarının ana sistemi MS Word (docx) üzerinde uygulanmaktadır. Ayrıca ikinci bir PDF tabanlı şablon sistemi de bulunmaktadır; bunun hakkında daha fazla bilgiyi aşağıda bulabilirsiniz.
Belge oluştur butonuna tıkladığınızda kira kaydı için gerekli belgeler oluşturulur ve yüklenir. Sözleşme şablonu hazırlama süreci Belge oluşturma bölümünde ayrıntılı olarak açıklanmaktadır. Oluşturulan belgeler indirildikten sonra bir metin düzenleyicide düzenlenebilir ve yazdırılabilir.
PDF belgeleri oluşturun
İkinci şablon sistemini etkinleştirmek/devre dışı bırakmak için Şirket Ayarları sekmesi Şablonlar'a gitmeniz, orada Elektronik imzalı şablon sistemi anahtarını etkinleştirmeniz/devre dışı bırakmanız gerekir. >. Bundan sonra birçok yeni nesil düğme kullanımınıza sunulacaktır.
Pembe "belge" simgesinin amacı PDF formatında bir belge oluşturmaktır.
Mavi "çizgili kalem" simgesi, müşterinin imzasının dijital görüntüsünü kaydetmek için tasarlanmıştır.
Müşterinin imzası mevcutsa belge dosya deposuna kaydedilecektir. Bu tür belgelerin bir listesi, oluşturulduktan sonra rezervasyon kartında Yönetim bloğu altında mevcut olacaktır. Bu tür dosyalar indirilebilir veya silinebilir.
Bu sistem müşterinin dijital elektronik imzasını ve görsel imzasını destekler. PDF belgesi şifrelenir ve özel bir anahtarla imzalanır ve bu durumda belge hacklenemez veya sahte olamaz. Ne yazık ki bu tür imza her ülkede tanınmamaktadır.
Denetimler
RentProg, teslimattan önce ve teslim alma sırasında araç muayenelerinin fotoğraflarını ve videolarını saklamanıza olanak tanır. Bu sayede hasardan sorumlu müşteriyi veya hasarı gözden kaçıran çalışanı istediğiniz zaman bulabilirsiniz. Bu, hasarın niteliğinin tamamen belirsiz olduğu çeşitli kağıt şemalardan çok daha etkilidir.
Arabanın durumunu kaydetmek için mavi "kamera" simgesine tıklayın ve bir fotoğraf veya video yükleyin. Mobil cihazlarda doğrudan uygulamadan fotoğraf veya video çekmek de mümkündür.
Arabaya giriş yapın
Arabayı vermeden önce ödemeyi kabul etmek gerekir; ödemenin alınmaması durumunda bu konuda bir uyarı verilecektir.
Araç verme prosedürünü başlatmak için Kontrol bloğundaki "kalkış" simgesine tıklamanız gerekir. Daha sonra, uygun alanlara araba verilmesine ilişkin parametreleri girin ve Arabayı check-in et düğmesini tıklayın. Düzenlendikten sonra ilgili rezervasyon kalkış rezervasyonları listesine taşınır. Kilometre gibi bilgileri düzenlerken herhangi bir parametreyi yanlış girdiyseniz yönetici haklarına sahip bir çalışan, rezervasyonu düzenlerken bu parametreleri değiştirebilir; seçenek Verileri manuel olarak değiştir'dir.
Önemli!
Otomatik hesaplama başarısız olabileceğinden, Verileri manuel olarak değiştirseçeneği yalnızca olağanüstü durumlarda kullanılmalıdır. Manuel düzenleme yaparken otomatik hesaplamayı devre dışı bırakmanızı öneririz.
Rezervasyon yenileme
İlgili "yeşil saat - ok" düğmesine bastığınızda araç yenileme iletişim kutusu görüntülenir. Pencerenin sol tarafında gerekli rezervasyon parametrelerini ve ödemeleri göreceksiniz; sağ tarafta uygun alanları doldurmanız gerekir: yenileme gün sayısı, günlük fiyat ve yenileme için müşteriden kabul edilen tutar, ödeme türünü seçin.
Rezervasyonunuzu ödeme yapmadan uzatmanın mümkün olduğunu lütfen unutmayın. Bu durumda yalnızca “gün sayısı” ve “hangi fiyata?” alanlarını doldurursunuz. alanlarını doldurun ve “kiraya kabul edildi” alanını boş bırakın. Kaydederken onaylanması gereken bir uyarı görünecektir. Bundan sonra, rezervasyonun bitiş tarihi belirtilen gün sayısı kadar kaydırılacak, kira belirtilen fiyata göre tahsil edilecek ancak ödeme düğmesi negatif tutarla kırmızıya dönerek yenilemenin gerçekleşmediğinin sinyalini verecektir. ödeme yapıldı.
Dikkat!
Kiranın yeniden hesaplandığı bir rezervasyonu düzenlerseniz (bitiş tarihini değiştirirseniz) ve bu rezervasyon daha önce yeniden hesaplanan fiyattan farklı bir fiyatla uzatılmışsa, rezervasyon tüm dönem için tek fiyat üzerinden, kira bedeli dikkate alınmaksızın hesaplanacaktır. yenileme fiyatı dikkate alındığında yeniden hesaplanan kira tutarı ile rezervasyona ilişkin ödeme tutarı arasında bir tutarsızlık olabilir. Kiralama süresinin tamamını farklı bir fiyatla yeniden hesaplamak istemiyorsanız hesaplama parametrelerini düzenlemenizi ve değiştirmenizi önermiyoruz.
Arabayı kontrol edin
İlgili düğmeye tıkladığınızda, arabayı istemciden kabul etmek için bir iletişim kutusu görünür.
Gerçek dönüş zamanını ve arabanın yeni kilometresini b>belirttiğinizden emin olun, bu programın doğru çalışması için önemlidir. Geri dönerken yıkama ve yakıt parametrelerini seçin; Düzenleme sırasında parametrelerden farklı olmaları durumunda, ilgili ek ücretlere ilişkin giriş alanları otomatik olarak dahil edilecektir. Ek ödemeler girildikten sonra depozito iadesi otomatik olarak hesaplanacaktır. Ödeme türünü seçtiğinizden emin olun; ek ödemeler, yalnızca depozito iade edilirken yapılan ödeme türü, ilgili kesintiler yapılırken ödeme türüyle örtüşüyorsa, depozito tutarından düşülecektir. Aynı zamanda farklı ödeme türlerini birleştirebilirsiniz.
Örnek. Araç için depozito 500, siz oto yıkama için - 500 ve ek süre için - 100 kesinti yaparsınız. Müşteri, araç yıkama ücretinin depozitodan düşülmesini ve bakiyenin nakit olarak iade edilmesini ister ve ek süre için kendisi ödeme terminalini kullanarak ödeme yapmak istiyor. Para Yatırma alanında ödeme türünü seçmeniz gerekir - Nakit, Yıkama alanına 50 - Nakit girin i>, >Ek süre alanına 100 – Terminal değerini girin. İade edilecek depozito bakiyesi - 450 olarak hesaplanacaktır. Kasada aşağıdaki işlemler gerçekleştirilecektir:
- varış - 50 - yıkama - çalışanın kasasında
- makbuz – 100 – ek süre – şirketin cari hesabına
- gider – 500 – depozito – çalışanın kasasında
Hatta 450'si (iade edilen depozito miktarı) çalışanın kasasından ayrılacak ve 100'ü ek sürenin ödenmesi için şirketin banka hesabına gidecek.
Gerekli tüm verileri girdikten sonra Arabayı kabul et düğmesini tıklayın.
Araba alırken ek işlemler
İlgili anahtarlara basılarak ek işlemler gerçekleştirilir:
Depozitoyu iade etmeyin.
Herhangi bir nedenle depozitoyu müşteriye iade etmezseniz tıklama yapılır. Bu durumda depozito tutarı şirketin kasasında kalacak ve rezervasyon kartında iade edilmemiş depozito tutarında fazla ödeme yer alacaktır.
Not 1. Depozito bedelinin tamamına herhangi bir ceza uygulanması nedeniyle depozito iade edilmiyorsa “iade etme” seçeneğinin aktifleştirilmesine gerek yoktur; Ek ödemeler alanlarına ilgili ceza tutarlarını girerek depozitodan kesinti yapılması gerekir, hesaplama kesintisi otomatik olarak gerçekleşir.
Not 2. Şirketin depozitonun gecikmeli iadesine ilişkin koşulları nedeniyle depozito iade edilmezse, bu işlev Depozitonun kısmi iadesi seçeneği kullanılarak uygulanır.
Sorunlar
Müşterinin kartına kendisiyle ortaya çıkan sorunlar hakkında bilgi eklemek istiyorsanız, bu bilgiyi "Sorunlar" kaydırıcısına tıkladığınızda görünen alana girin. Burada müşterinin kategorisini değiştirebilir, örneğin onu “kara listeye” ekleyebilirsiniz.
Depozitonun kısmi iadesi (Depozitonun gecikmeli iadesi)
Bu seçenek, herhangi bir nedenle depozitoyu müşteriye kısmen iade etmemeniz durumunda geçerlidir. Bu durumda iade edilmeyen depozito tutarı şirketin kasasında kalacak ve rezervasyon kartında iade edilmeyen depozito tutarında fazla ödeme yer alacaktır.
Bu işlevin ana amacı, eğer şirketin şartlar ve koşulları depozitonun geçici, tamamen veya kısmen tutulmasını sağlıyorsa, depozitonun ertelenmiş iadesidir. Koşullara göre depozitonun iade edileceği zaman aralığının ayarlanması Şirket Ayarları -> Kira sekmesi burada Depozitonun iade edileceği gün sayısı parametresini doldurmanız gerekir.
Bu seçeneği etkinleştirdiğinizde, ek ödemeler hariç, mevcut iade edilebilir depozito tutarını ödemeniz gerekir.
Önemli!
Kabul edilen ek ödemeler hariç, alıkonan depozitonun tamamını belirtin.
Depozitonun kısmi iadesi seçeneği uygulanırsa, arabayı kabul ettikten sonra ilgili rezervasyon, sayfanın altındaki tablosundaki ayrı bir blokta Etkin Olmayan rezervasyonlar listesinde görünecektir. Depozito geri ödemeleri. Bu rezervasyonlardaki ödeme düğmesi turuncu renkte yanacak ve rezervasyona ilişkin fazla ödeme tutarını görüntüleyecektir. Bakiye sütunu iade edilmemiş depozitonun tutarını gösterecektir. Şirket profilinde ayarlanan depozito iade aralığına ulaşıldığında, geri ödeme ihtiyacını belirten bir alarm oluşacaktır - ilgili rezervasyon satırı turuncu renkte yanacaktır.
Depozitoyu iade etmek için, iade süresi geldiğinde, rezervasyon kartına gitmeli, "Ödeme" butonuna tıklamalı ve depozitoyu iade etmek için ödeme yapmalısınız - iade edilecek tutarı eksi işaretiyle girin. Ceza gelmişse “Ek hizmetler” bölümündeki “Cezalar” alanına tutarı girerek cezayı düşünüz.
Örnek. Belirli bir rezervasyon için depozito iadesi için son tarih geldi, miktar 500. Arabanın iade edilmesinden bu yana geçen süre içinde trafik kurallarının ihlali nedeniyle 50 tutarında para cezası alındı. Depozitoyu iade etmek için ve cezayı keserseniz, ilgili rezervasyonun kartına gitmeli, Ödeme'yi tıklamalı, Para Yatırma alanına tutarı girmelisiniz - 500, ödeme türünü seçin, Ek hizmetler bölümünü ekleyin, Cezalar alanına tutarı girin 50, ödeme türünü seçin, Kaydet. Müşterinin kartına şu miktarda fiili para transferi yapın: 500-50=450. Kontrol ettikten sonra rezervasyonu arşivleyin.
Teminatı saklama seçeneklerini düşünelim.
- 1. durum - depozitonun tamamı alıkonulur:
Bu durumda iade edilebilir depozito tutarı için giriş alanına “0” bırakmalısınız. Daha sonra depozito geçici olarak tamamen durdurulacaktır.
- 2. durum - depozito kısmen durduruldu:
Bu durumda depozitonun iade edilebilir tutarının girileceği alana, depozitonun müşteriye iade edilecek kısmının tutarını girmeniz gerekir. Depozito bakiyesi geçici olarak bloke edilecektir.
- 3. durum: - depozito kısmen kesilir ve müşteriye iade edilecek tutardan başka kesintiler yapılır (örneğin yıkama için):
Bu durumda depozitonun iade edilebilir tutarının girileceği alana, depozitonun müşteriye iade edilecek kısmının tutarını da girmeniz gerekir. Daha sonra, ek ödeme tutarlarını uygun alanlara girin (örneğin araba yıkama için depozitodan kesilen tutarlar). Müşteriye iade edilmesi gereken tutardan depozitodan kesintiler düşülerek otomatik bir hesaplama yapılacaktır.
Örnek. Depozito - 500. Geçici stopaja tabi depozito miktarı 300'dür. İade edilen tutardan, oto yıkama için düşülmesi gerekir - 50. "Depozitonun kısmi iadesi" butonuna tıklayın, iade tutarını girin – 200. Daha sonra “Ek ödemeler” bölümünde “yıkama” alanına 500 tutarını girin, ödeme türünü “nakit” olarak seçin. Müşteriye iade edilecek tutarın otomatik hesaplaması yapılacaktır: 500 (depozito) – 300 (geçici alıkoyma tutarı) – 50 (yıkama) = 150 (iade tutarı). Burada da farklı ödeme türlerini birleştirebilirsiniz; Depozito iadesi ödeme şekli ile kesinti ödeme şeklinin eşleşmesi durumunda kesintilerin otomatik hesaplanması yapılacaktır.
İnceleme hatırlatıcısı göndermeyin
Varsayılan olarak, arabayı iade ettikten 3 gün sonra, müşterinin e-postasına ve whatsapp'ına (bağlantı kurulduğunda) otomatik olarak kendisinden sağlanan hizmetler hakkında yorum bırakmasını isteyen bir mesaj gönderilir. Şirket bölümündeki Şirket Ayarları'nda, incelemeler için ana platformlardaki kuruluşun profiline bağlantılar belirtmeniz gerekir: Yandex dizini, Google dizini, 2GIS vb. Bağlantıları kullanma sağlanırsa müşteri bir inceleme bırakabilecektir. İnceleme hatırlatıcısı gönderme seçeneği, müşteriyle herhangi bir sorun yaşanması durumunda, müşterinin olumsuz yanıt vermesinden korkuyorsanız, müşteriye inceleme bırakmasını isteyen bir mesaj göndermeyi devre dışı bırakmayı amaçlamaktadır. değerlendirme.
Rezervasyonu etkinleştirin
Bu düğme aktif olmayan rezervasyon kartında mevcuttur. Etkin olmayan bir rezervasyonda herhangi bir değişiklik yapılmasına gerek olmadığından eminseniz, etkinleştirmeniz yeterlidir, bunu rezervasyon kontrol bloğundaki ilgili butona tıklayarak yapabilirsiniz.
Hediye (ücretsiz gün/saat)
Müşteriye ücretsiz bir gün/saat vermeniz gereken durumlar vardır, örneğin bir arabayı kendiniz tamir ederken veya 5 iş günü boyunca ödeme alındığında özel bir "Çalışma Haftası" tarifesi ile. Ayrıca, örneğin bir yöneticinin gecikmesi vb. durumlarda birkaç saat “bağışta bulunabilirsiniz”.
Bir "hediye" sağlamak için gri "hediye" simgesine tıklamanız ve gerekli verileri doldurmanız gerekir. Saatleri veya günleri seçebilir, miktar ve fiyatı girebilirsiniz.
“Hediye” başvurusunda bulunulduğunda tarih ve saatler değişmez ancak ödeme miktarı değişir. Örneğin, bir müşteri 08/12/2023 10:00 ile 08/15/2023 10:00 tarihleri arasında bir araba rezervasyonu yaptı ancak daha sonra zamanı olmayacağına ve arabayı bir saat sonra iade etmeye karar verdi; müşterinize bu saati ücretsiz verin, rezervasyonu bu saati dikkate alarak düzenleyin, bir saatlik eksik ödeme oluşur, 1 saatlik “hediye” eklersiniz, ödeme eşitlenir ve eksik ödeme kaybolur.
Oluşturulan tüm “hediyeler” rezervasyon kartında özel bir plakada görünür.
Rezervasyonu arşivle
Bu düğmeye tıklamak etkin olmayan rezervasyonu arşive taşır. Rezervasyonun arşive aktarılması, satış departmanı başkanı veya rezervasyonun kontrolünden sorumlu çalışan tarafından gerçekleştirilir.
Rezervasyon arşivde mevcut olacaktır; gerekirse tüm bilgileri alabilirsiniz.
Önemli!
Tüm "tamamlanmış" olanlar arşivlenmelidir. Bu, programın hızını önemli ölçüde etkiler.
Rezervasyonu arşivden çıkar
Bu düğmeye tıkladığınızda, rezervasyon arşivden daha ileri işlemler için etkin olmayan rezervasyonlar listesine taşınır, örneğin rezervasyon reddedildiyse ve ardından bir araba almayı başardınız.
Rezervasyonu sil
Yalnızca etkin olmayan bir rezervasyonu silebilirsiniz. Etkin olmayan bir rezervasyonun silinmesi yalnızca yönetici ve müdür tarafından yapılabilir. Bu işlev, gereksiz rezervasyonların (örneğin, test veya kopyaların) silinmesi için sağlanmıştır; Programdaki hataları önlemek için, kiralanan rezervasyonların silinmesi önerilmez.