Daha fazla sorumluluk almak, farklı türden görevler, tam gündemler ve odaklanmak için daha az zamanla sonuçlanır. Beceri Yığını'nda açıkladığım gibi, etkili ve verimli olmak temel bir davranışsal yetkinliktir. Bu kılavuzda, verimliliğinizi ve etkinliğinizi artırmak için GTD, Alışkanlıklar, Zaman Engelleme ve Takvim yönetiminden bazı en iyi uygulamaları birleştiriyorum.
Görev yönetimi hakkında çok şey yazıldı. Görünüşe göre herkes bir yönü vurguluyor ve bunu sihirli bir değnek olarak sunuyor. Kişisel tercihlerime göre en iyi yönleri seçmeyi ve karıştırıp eşleştirmeyi tercih ederim. Bu kılavuzda bunun benim için ne anlama geldiğini göstereceğim. Ardından, sizinle en çok yankılanan yönlere odaklanabilirsiniz. Kendi sisteminiz mevcut olduğunda, sürecinizi otomatik hale getirirsiniz. Daha sonra enerjinizi asıl işe harcayabilirsiniz.
Görev yönetimi her zaman kolay görünür, ancak ya karmaşık hale gelir ya da tamamen başarısız olur. Bunun nedeni, genel görev yönetiminin üç farklı sorunu çözmeye çalışmasıdır. Bazı yöntemler birine odaklanırken, etkili olmak için her birine bir çözüme ihtiyacınız var. Üç zorluk:
Ne yapılacağını bilmek bir şeydir. Bir anda , yürütülecek görevleri seçmeniz gerekir . Yapılacaklar listenize sırayla bakar mısınız? İdeal olarak yaparsın. Bazı görevler aslında kendi öncelikleri ile projelerin parçasıdır. Bazı görevler küçük ve kolaydır, bazıları uzun odaklanma süreleri gerektirir. Yürütülecek görevleri seçmedeki zorluk, görev aciliyetini yürütme hazırlığı ile eşleştirmektir. Örneğin, iki toplantı arasında acil olmayan bir e-posta gönderilebilir, ancak evinizi boyamak bunu yapamaz.
Bu bizi görev yönetiminin üçüncü yönüne getiriyor: görevlerinizi gerçekten yürütmek için durumlar yaratmak . Öncelikli listenizi takip etmeniz, çok sayıda bağlam değiştirme ve verimsizliğe neden olabilir. Benzer görevleri gruplayarak, örneğin tüm bakkaliye ürünlerinizi veya göndermeniz gereken tüm e-postaları gruplayarak görevlerin verimini artırabilirsiniz. Diğer görevler, günlük programınızda oluşturmanız gereken uzun odak dönemleri gerektirir. Bu nedenle asıl zorluk, günlük programınızdaki tüm görevleriniz için yürütme hazırlığı oluşturmaktır.
Muhtemelen haftanızı organize etmek için kendi tercih ettiğiniz yönteme sahip olacaksınız. Diğer insanlarla konuşurken ve kişisel verimlilik hakkında kitap ve blog yazıları okurken, tekrar eden birkaç yaklaşım görüyorum. Bunların tümü, önceki üç zorluğu (göreve genel bakış, görev seçimi ve durum oluşturma) kendi yöntemleriyle ele alır. Faydalarını birleştirmek için bunları karıştırmaya çalışıyorum. Verimliliğim düştüğünde, bunun nedeni genellikle bu temalardan birini görmezden geldiğim içindir. Görev yönetiminin üç ana bileşeni şunlardır:
Bu en mantıklı olanıdır, aynı zamanda en basit olanıdır. Yapmanız gereken her şeyin bir listesini tutun. Bu size gelecekteki tüm görevlerinize genel bir bakış sağlar. En büyük zorluk, listeyi temiz ve net tutmaktır.
Bazıları, tüm görevlerin büyük bir öncelikli listesini savunur. Bununla birlikte, birçok görev aslında birbiriyle ilişkilidir. Yapılması gereken bir dizi görevi andıran daha büyük bir projenin parçasıdırlar. Bu görev bağımlılıklarının yanı sıra, unutmamanız gereken ancak henüz yapamayacağınız görevlere de sahip olacaksınız. Örneğin, telefon aboneliğinizi uzatmak. Veya birine atadığınız bir görevi takip etmek. Görev yönetimimde görevlerimi şimdiki ve gelecekteki ve bireysel ve projeler olarak ayırıyorum.
Birçok ayrı listeyle, yapılacak ilk şeyin aslında ne olduğunu görmek zordur. Bu nedenle hafta için ayrı bir liste de oluşturuyorum. Bu bana bu hafta neyi başarmak istediğimin net bir özetini veriyor. Zaten diğer listelerinizde olduğu gibi, bunu yapabileceklerinizin bir listesi haline getirmeyin. Bunu gerçekten ilk birkaç öğe yapın.
Alışkanlıklar, defalarca ve sık sık yaptığınız eylemlerdir. Örneğin haftada üç kez koşuya çıkmak, ofiste güne e-postaları yanıtlayarak başlamak veya öğle yemeğinden sonra yürüyüş yapmak. Bu eylemler, genel görev listenizden farklıdır. Gerçekten onları unutmamalısın, ama onları yaptıktan sonra, bir sonraki örnek belirir. Bunlar özel bir tür eylemdir. Bu tekrarlayan eylemleri alışkanlık haline getirerek, bunları daha az çabayla yapabilirsiniz.
Alışkanlıklar gerçekten alışkanlık haline gelene kadar, onlara çaba göstermeniz gerekir. Benim için yardımcı olan iki şey var. Birincisi, alışkanlığı gerçekleştirmede ne kadar başarılı olduğumu takip etmektir. Bu bana ilerlemem hakkında geri bildirim veriyor ve çizgiyi devam ettirmek için kendime meydan okuyorum. İkincisi, niyetimi açıklığa kavuşturmak ve bunu günümde veya haftamda planlamaktır. Bu beni zihinsel olarak bunu gerçekten yapmaya hazırlıyor. O zaman gün içinde, sadece olduğuna güvenmek yerine bir yerde planladığım bir görev.
Genellikle bir alışkanlığın oluşmasının üç ay sürdüğü söylenir. Benim deneyimim, zihniyetimde birkaç aşama olduğu yönünde. Şevkle başlıyorum, biraz fayda bekliyorum ve programıma yeni bir çeşitlilik eklemekten mutluluk duyuyorum. Yenilik geçer geçmez motivasyon düşer ve ben daha sık alışkanlığı atlarım. Genelde biraz azaltmam gerekir, örneğin haftada 4 yerine 2 koşuya çıkmak veya haftada 7 yerine 3 kez meditasyon yapmak. Bu yeni sürdürülebilir temeli bulursam, alışkanlığımı oldukça uzun süre koruyabilirim. Ama o zaman bile, bunun gerçekleşmesi için gün veya hafta içinde kasıtlı olarak bir an seçmem gerekiyor.
Her öğleden sonra öğle yemeğinden sonra yürüyüşe çıkmak istediğimi varsayalım. Bu niyetin önce açık olması gerekir. Sonra her iş gününde öğle yemeğinden sonra yürüyüşe hazırlanıyorum. (Neredeyse) aklımın tepesinde, onu dört gözle bekliyorum ve gün içindeki diğer etkinlikleri planlarken bunu hesaba katıyorum.
Başka bir örnek: Diyelim ki haftada iki kez koşuya çıkma alışkanlığı geliştirmek istiyorum. Her hafta, hangi iki günün koşmak için en iyisi olduğunu düşünüyorum. O günlerde koşuya zaman ayırmak için tekrar hazırlanıyorum. Diğer olaylar araya girebilir, ancak sonra planlarımı iki gün daha buluşacak şekilde ayarlıyorum.
Bu 'esnek gündem', muhtemelen takviminizde veya görev listenizde olmayan etkinlikler ve görevlerle zaten zihninizde yaptığınız bir şeydir. Ancak zihninizde 'Bugün gerçekten dışarı çıkmalıyım' tutmak yerine, onu biraz daha somut hale getirin ve 'Öğle yemeğinden sonra yürüyüşe çıkacağım' olarak değiştirin.
Zaman engelleme, belirli görev gruplarına günün periyotlarını atamaktır. Örneğin bir saatlik 'e-posta'. O saatte e-postalar gönderecek, hatırlatıcılar gönderecek ve yanıtları takip edeceksiniz: birçok küçük görev. Diğer bir örnek, bir teklif taslağı yazmak için iki saatlik odak zamanı harcamaktır. Sürekli dikkat ve odaklanma gerektiren tek bir görev.
Zamanın engellenmesi olmadan, küçük görevlerin veya toplantıların daha büyük görevler için gereken dikkati ve odaklanmayı kesintiye uğratmasına izin verme riskiniz vardır. Sonuç, birçok yapılacak işin yapıldığı, ancak büyük sonuçların olmadığı yoğun bir gün olacaktı. Küçük görevler güne ve haftaya yayılır ve daha büyük projeleriniz, güne yayılmış kesirlere bölünür.
Alternatif, önce daha büyük parçalarınızı planlamak ve daha küçük görevleri birlikte gruplandırmaya çalışmaktır. Şimdi aşağıdaki işleme sahibim. Haftanın başında ilerlemek istediğim birkaç 'büyük konu' tanımlıyorum. Her biri ideal olarak daha büyük parçalar halinde çok fazla saat gerektirir. Bunları haftanın günlerine atarım. Burada takvimimdeki uygun zamanı (toplantıların dışında) dikkate alıyorum. Onları çoğunlukla Pazartesi-Çarşamba, en çok sabah ve öğleden sonra atama eğilimindeyim. Bu, Perşembe ve Cuma günlerine yayılmaya izin verir. Deneyimler bana, tıpkı plansız toplantılar gibi yeni (genellikle acil ve küçük) görevlerin geleceğini öğretti. İlk olarak haftanın kabataslak bir taslağı.
Her gün, günümün bir taslağını (kalemle) hazırlıyorum. Yaptığım toplantılar, daha büyük projelerim için odaklanma süresi blokları, 'küçük işler yapmak' için bazı küçük bloklar, yapmam gereken bazı çağrılar, öğle yemeği sonrası yürüyüşü ve koşu seansı.
Önceki zaman bloke etme, sizi, tamamlanmalarını sağlamak için önce daha büyük blokları atamaya zorlar. Bu, hangi şeylerin üzerinde çalışmanın önemli olduğunu bildiğinizi varsayar. Hedef belirleme, önemli (acil olmayan) görevlere öncelik vermekle ilgilidir. Ne kadar büyük şeyler başarmak istiyorsunuz? Bu dönemde neye odaklanacaksınız?
Hedef belirlemenin iki faydası vardır. Öncelikle, görevleri yaparken hedefi aklınızda tutmanızı sağlar. Bu, geçici görev önceliklendirmesini iyileştirerek tavşan deliklerinde kaybolmayı önler. İkincisi, gerçekten önemli bulduğunuz şeyler hakkında düşünmenizi sağlar. Görevler, acil ve acil olmayan ve önemli ve önemli olmayan görevler arasında bölünebilir. Ortaya çıkan kadranlar Eisenhower matrisi olarak bilinir. Hedefler hakkında düşünmek, zihninizi Önemli satıra odaklar.
Gerçekten hedef odaklıysanız, yıl hedeflerini, üç aylık hedefleri, aylık hedefleri ve ardından haftalık hedefleri tanımlayabilirsiniz. İlgili hedefler, bir projenin kilometre taşları olarak görülebilir. Bu projeler, kilometre taşlarınıza doğru ilerleyen tüm görevleriniz için güzel kaplardır. Her hedef, haftalık zaman engellemenizin girdisidir ve bu hedefler için zaman harcamanızı sağlar. Bu zaman blokları içinde, daha sonra en önemli görevler üzerinde çalışabilirsiniz.
Benim için bu uzun vadeli hedefler çok yapay, genellikle gerçekçi değil ve biraz zorlanmış gibi geliyor. Temalar hakkında düşünmeyi tercih ederim . Haftada üç kez jogging yapma hedefi ile daha aktif olmak için bir temam olabilir. Başka bir tema bir yan proje olabilir. Son tarihi yok, ne kadar çok zaman harcanırsa o kadar iyi, ama yine de aklımın üstünde olması gerekiyor. Bu temalar, ilerleyebileceğim ve ilerleme kaydedebileceğim konular veya projelerdir. Haftamı planlarken, dikkatimi doğru şeylere odaklamak için hedefler veya kilometre taşları kullanırım.
Temaların yanı sıra eğirme plakaları da var . Gerçekten bireysel olarak katkıda bulunmak zorunda olmadığım projeler veya girişimler. Bununla birlikte, ilerlemeye göz kulak olmam, insanlara ulaşmam ve çok iletişim kurmam gerekiyor.
Bu yüzden üst düzey kapsayıcı temalarım var . Günlük bazda, yaklaşmakta olan hedefleri / kilometre taşları olan projelerim var . Ayrıca benim ilişkili olduğum girişimler de var, ancak aktif bir katılımcı olarak değil. Bunları , yapabileceğim görevleri keşfetmek için sık sık kontrol ettiğim dönen plakalar olarak görüyorum .
Zamanı planlamak için en sık kullanılan araç muhtemelen takviminizdir. Takvimimi yalnızca randevular için kullanıyorum . Belli bir anda gerçekleşmesi gereken olaylar, genellikle başka insanların da dahil olması nedeniyle.
Takviminizi tüm hafta ve günlük planlamanız için kullanabilirsiniz. Bunu dijital takvimimde yapmaya çalıştım. Bu beni çok açık ve net olmaya zorladı ve bu da çok zaman aldı. Ne zaman ayarlama yapmam gerekirse, ya dijital takvimimi ayarlamadım ya da görev randevuları ile uğraşmak için çok fazla zaman harcadım. Ancak bu oldukça kişiseldir. Bunun için dijital takvimlerini kullanan insanlar tanıyorum. Başlıca avantajı, diğer insanların önemli işler nedeniyle müsait olmadığınızı görebilmesidir.
Zaman engelleme için dijital takvim kullanmıyorum çünkü benim için günlük detay programımın esnek olması çok önemli. Bu nedenle, eşyaları kolayca hareket ettirmek için kağıt üzerinde kalem kullanıyorum. Acil önemli toplantı sabah mı geliyor? Odak bloğu öğleden sonraya taşındı ve toplantı etrafındaki zamanı doldurmak için bazı küçük blokları yeniden konumlandırıyorum.
Ayrıca alışkanlıklar için dijital takvim kullanmıyorum . Öğle yemeğinden sonra yürüyüşe çıkarsam ya da günün başında e-postaları okursam, gerçekten sabit bir anları olmaz. Gün içinde bir yerde yapmak niyetindeyim ama uygun an güne göre değişir.
Ayrıca son öğe için dijital takvim kullanmıyorum: yapılacaklar öğeleri . Görevleri tamamlamanızı sağlamaya yönelik bir yaklaşım, yapmayı taahhüt ettiğiniz her görev için bir takvim öğesi oluşturmaktır. Daha sonra bunları önümüzdeki haftaları doldurarak dijital takviminize eklersiniz. Bazıları için işe yarıyor, ama benim için Tetris gibi hissettirdi. Planlanacak her toplantı, tüm yapılacak işlerimin hareket etmesini gerektiriyordu. Genellikle önceliklendirildiklerinden, bir toplantı eklemek sonraki görevlerin tam listesinin taşınmasını gerektiriyordu. Bu pek iyi ölçeklenmiyor. Tetris oynamanın yanı sıra, gerekli zamanı tahmin etmekte de gerçekten kötüyüm. Bu, her bloğun asla doğru boyutta olmadığı anlamına geliyordu. Diğer tüm blokları buna göre ayarlamak benim için çok zordu.
Bununla birlikte, gün için (kalemle) taslak bir program hazırlıyorum. Bu, gün için niyetimi ve planımı yakalarken, ilerledikçe onu yeni olaylara kolayca adapte edebilirim.
Şimdiye kadar yapılacaklar listelerini, alışkanlıkları, zaman engellemeyi ve hedefleri ele aldım. Bunun birlikte nasıl çalıştığını biraz daha derinlemesine incelememe izin verin.
İlk ana husus, yapılacaklar listenizin küratörlüğünü yapmaktır. Daha önce de belirtildiği gibi, projelerdeki ilgili görevleri gruplandırıyorum. Bir proje yeterince büyükse, kendi ayrı listesini alabilir. Ayrıca belirli bir hafta içinde yapılacak görevleri seçip diğer tüm görevleri geleceğe bırakıyorum. Bu, aşağıdaki akışla sonuçlanır. Biraz karmaşık görünebilir ama aslında oldukça basit çalışıyor. Kısacası, bu hafta yapılacak görevleri seçin ve diğer tüm görevleri listelerde saklayın:
Birkaç ayrı listeyle, görevleri önceliklendirmek daha kolaydır (ikinci zorluk).
Üçüncü zorluk, yürütmeyi sağlamaktır. Burada kaba bir hafta ve günlük plan oluşturarak alışkanlıklarımızın bir yer edinmesini ve önemli hedeflerimize zaman ayırmamızı sağlıyoruz. Böylece niyetimizi belirliyor ve planlarımızı buna göre oluşturuyoruz:
En önemli şey kendi sisteminizi geliştirmektir. Sistem araçlardan üstündür. Ancak araçlar yararlanıcı olabilir. Bununla ilgili sık sık sorular aldığım için kullandığım araçları kısaca ele alacağım. Ancak diğer benzer araçlar size daha uygun olabilir.
Asana'yı görev yönetimi için kullanıyorum . Her liste için projeler oluşturdum (Gelecek görevler, mevcut projeler, belirli projeler ve gelecekteki projeler). Hafta için seçim, kendime görevler atayarak yapılır ve sonuçta temiz bir 'Görevlerim' görünümü elde edilir. 'Görevlerim' görünümü, en kısa sürede yapılacak en önemli görevlerimi tutan 'Bugün' bölümünden oluşur. Haftanın diğer görevleri 'Yaklaşan' bölümündedir. Belirli bir tarihte alakalı hale gelen görevler, tümü bir son tarihle birlikte 'Daha Sonra' bölümünde yer alır.
E-posta alışkanlıklarımı geliştirmek için bumerang kullanıyorum . Gmail hesabıma yalnızca 9:30, 13:00 ve 16h saatlerinde e-postalar alıyorum (yöneticimden gelen e-postalar hariç). Yanıt beklediğim bir e-posta gönderirsem, yanıt alamazsam e-postayı gelen kutuma geri koyulacak şekilde işaretlerim. Biri 'Bir hafta içinde döneceğim' derse, o kişiye bir hafta sonra hatırlatmayı asla unutmayacağım. Bu nedenle bunlar benim asana listemde yok.
Benim okuma malzemesi de kullandığım için kendi listesini hak Pocket . Okuması birkaç dakikadan fazla süren ilginç bir şey bulursam, oraya eklerim. Sonra listedeki her şeyi okumak için hafta ajandamda bazı 'okuma blokları' ayırıyorum. Ayrıca işe gidip gelmek veya beklenmedik bekleme süreleri için de harikadır. Bazı sosyal medya akışlarını akılsızca kaydırmaktan çok daha iyi.
Haftamı ve günümü planlamak için ilk olarak A5 boyutlu kağıt defterimi kullandım. Son zamanlarda silinebilir bir Bambook'a geçtim , ancak orada daha fazla silinebilir defter var.
Okumak istediğim kitapların tümü Amazon istek listelerinde (kategoriye göre). Son zamanlarda , önümüzdeki yıl için birkaç kitap seçtiğim Goodreads'e taşınıyorum .
Bu sistem biraz fazla optimize edilmiş görünebilir ve belki de öyledir. Bunun avantajı, bu tür bir verimlilikle çalışabilirseniz, yine de yeterli verimliliği korurken, süreci biraz bırakabilirsiniz. Kısa bir süre için biraz fazla ileri giderek, çok fazla verimlilik kaybetmeden işi biraz kolaylaştırır. Bu, kısa bir süre için her şeyin içeri girmesini gerektirir. Kişisel sisteminizi öğrenin. Sonra biraz rahatlayın.
Ayrıca neden verimli ve etkili olmak istediğinizi de düşünün. Benim için mesele, tüm işleri olabildiğince kolay halletmekle ilgili, böylelikle daha fazla zaman geçirip ilginç kısımlara odaklanabileyim. Tüm tekrarlayan görevleri otomatikleştiren bir yazılım mühendisine benzer. Çünkü bu, daha sıradan görevleri yerine getirebilmek yerine, yeni zorluklar için daha fazla zamana neden olacaktır.
Buradaki fikir birkaç kaynaktan geliyor:
Mevcut çalışma ortamınız ekip katılımını destekliyor mu veya engelliyor mu? Bunu bilmek oldukça önemli bir şey çünkü ekip üyeleriniz işlerine duygusal olarak yatırım yapmıyorlarsa, şirketinize yaptığınız finansal yatırıma veda edebilirsiniz. Çalışan bağlılığının kökü motivasyondur; tam olarak içsel motivasyon.
Hepimiz işyerinde zaman yönetimi hakkında birçok tavsiye duyduk. Şimdi, ister evden, ister eşzamansız olarak, isterse hibrit bir yaklaşımla olsun, ekiplerin ve kuruluşların en iyi işlerini nasıl yaptıklarına dair toplu bir yeniden keşfin ortasında buluyoruz.
AI eskiden parti hilesiydi, şimdi etkinlik organizatörü, MC ve baş çekicilik AI'nın akla gelebilecek her ürün ve emtia alanına sıkıca gömülü olduğu çağa doğru ilerlerken, tasarım daha da ön plana çıkıyor. Bu kılavuz yalnızca tasarımcılar için değil, yazılım mühendisleri, ürün yöneticileri ve AI/ML tabanlı yazılım üzerinde çalışan veya üzerinde çalışacak olan herkes için hazırlanmıştır.
Çevrimiçi ödeme sahtekarlığının ortaya çıktığını ve yeni olmadığının herkes için açık olduğunu düşünüyorum. Alıcı konumundaki herhangi birinin bir dolandırıcılığa düşmekten korktuğu veya halihazırda düşmüş olduğu veya dolandırıcılara yakalanmış birini tanıdığı açıktır.
2021'de hizmet verdiğiniz müşteriler ve onlara anlattığınız hikayeler hakkında bildiğiniz her şeyi yeniden düşünmenizi tavsiye ediyorum. Geri adım atmak.
Arka hikaye Her ürünün bir hikayesi vardır ve bu Yapdoof'un başlangıç hikayesidir. Yapdoof, Omept Technology Nijerya Limited'in bir ürünüdür.