E-posta, çoğumuz için tercih edilen iletişim aracıdır. E-posta harikadır çünkü iletişim kurmak için muhatabınızla aynı anda müsait olmanız gerekmez. Bu, meslektaşlarımız müsait olmadığında veya dünyanın diğer tarafındayken devam eden konularda ilerlememizi sağlar.
Ancak çoğumuz sonsuz bir e-posta listesinde boğuluyoruz. 2016 yılında yayınlanan bir rapora göre, ortalama bir işletme kullanıcısı günde 100'den fazla e-posta alıyor ve gönderiyor.
Ek olarak, e-postalar çok kolay bir şekilde yanlış anlaşılmaktadır. Son bir Sendmail çalışması, insanların% 64'inin öfkeyle veya kasıtsız karışıklığa neden olan bir e-posta gönderdiğini veya aldığını buldu.
Gönderdiğimiz ve aldığımız e-postaların hacminden ve e-postaların çoğunlukla yanlış yorumlanmasından dolayı, onları net ve özlü bir şekilde yazmak önemlidir.
Profesyonel bir e-posta nasıl doğru bir şekilde yazılır
Kısa ve öz e-posta yazmak, e-postaları yönetmek için harcanan zamanı azaltacak ve sizi daha üretken hale getirecektir. E-postalarınızı kısa tutarsanız, muhtemelen e-postalara daha az, diğer görevlere daha fazla zaman harcarsınız. Bununla birlikte, açıkça yazmak bir beceridir. Tüm beceriler gibi, ihtiyacınız olacak gelişimi üzerinde çalışmak.
Başlangıçta, kısa e-postalar yazmak, uzun e-postalar yazmak kadar uzun sürebilir. Ancak durum böyle olsa bile, iş arkadaşlarınızın, müşterilerinizin veya çalışanlarınızın daha üretken olmalarına yardımcı olacaksınız çünkü gelen kutularına daha az dağınıklık katacak ve bu da size daha hızlı yanıt vermelerine yardımcı olacaktır.
Açıkça yazarak, ne istediğini bilen ve işleri halleden biri olarak bilineceksiniz. Her ikisi de kariyer beklentileriniz için iyidir.
Peki net, özlü ve profesyonel e-postalar yazmak için ne gerekiyor?
Hedefini belirle
Net e-postaların her zaman net bir amacı vardır.
Bir e-posta yazmak için her oturduğunuzda, kendinize birkaç saniye ayırın, “Bunu neden gönderiyorum? Alıcıdan ne bekliyorum?
Bu soruları cevaplayamıyorsanız, e-posta göndermemelisiniz. Neye ihtiyacınız olduğunu bilmeden e-posta yazmak, zamanınızı ve alıcınızın zamanını boşa harcıyor. Ne istediğinizi tam olarak bilmiyorsanız, kendinizi açık ve net bir şekilde ifade etmeniz zor olacaktır.
"Her seferinde bir şey" kuralını kullanın
E-postalar toplantıların yerini tutmaz. İş toplantılarında ne kadar çok gündem maddesi üzerinde çalışırsanız toplantı o kadar verimli olur.
E-postalarda bunun tersi geçerlidir. E-postalarınıza farklı konuları ne kadar az eklerseniz, muhataplarınız için o kadar çok şey anlaşılabilir olacaktır.
Bu yüzden "her seferinde bir şey" kuralını uygulamak iyi bir fikirdir. Gönderdiğiniz her e-postanın tek bir şey hakkında olduğundan emin olun. Başka bir proje hakkında iletişim kurmanız gerekiyorsa, başka bir e-posta yazın.
Kendinize “Bu e-posta gerçekten gerekli mi?” Diye sormak için iyi bir zaman. Yine, yalnızca kesinlikle gerekli olan e-postalar, e-posta gönderdiğiniz kişinin saygısına tanıklık eder.
Empati pratiği
Empati, dünyayı başkalarının gözünden görme yeteneğidir. Bunu yaptığınızda, onların düşüncelerini ve duygularını anlarsınız.
E-posta yazarken, kelimelerinizi okuyucunun bakış açısından düşünün. Yazdığın her şeyle kendine sor:
- Alınan bu cümleyi nasıl yorumlayabilirim?
- Belirtmek için belirsiz terimler içeriyor mu?
Bu, yazma şeklinize basit ama etkili bir ayarlamadır. Sizi okuyacak insanları düşünmek, size yanıt verme biçimlerini değiştirecektir.
İşte size başlamanıza yardımcı olacak dünyaya bakmanın empatik bir yolu. Çoğu insan:
- meşguller. Ne istediğinizi tahmin etmek için zamanları yok ve e-postanızı okuyabilmek ve hızlı bir şekilde yanıtlayabilmek istiyorlar.
- Bir iltifatın tadını çıkar. Onlar veya çalışmaları hakkında olumlu şeyler söyleyebilirseniz, yapın. Sözlerin boşa gitmeyecek.
- Teşekkür etmek gibi. Alıcı size herhangi bir şekilde yardımcı olduysa, onlara teşekkür etmeyi unutmayın. Görevi size yardım etmek olsa bile bunu yapmalısınız.
Sunumları kısaltın
Birine ilk e-posta gönderdiğinizde, alıcıya kim olduğunuzu söylemeniz gerekir. Genellikle bir cümlede yapabilirsiniz. Örneğin: "[Event X]'te sizinle tanışmak güzeldi. »
Tanıtımları kısaltmanın bir yolu, onları yüz yüze görüşüyormuş gibi yazmaktır. Biriyle şahsen tanışırken beş dakikalık bir monoloğa girmek istemezsiniz. Bu yüzden e-posta ile yapmayın.
Girişin gerekli olup olmadığını bilmiyorsunuz. Belki de alıcıyla çoktan bağlantı kurdunuz, ancak sizi hatırlayıp hatırlamayacağını bilmiyorsunuz. Kimlik bilgilerinizi elektronik imzanızda bırakabilirsiniz.
Bu yanlış anlamaları önler. Sizi zaten tanıyan birine kendinizi yeniden tanıtmak kabalık olarak görülür. Seni tanıyıp tanımadığından emin değilse, imzanı kontrol etmesine izin verebilirsin.
Kendinizi beş cümleyle sınırlayın
Yazdığınız her e-postada, ihtiyacınız olanı söylemek için yeterli cümle kullanmanız gerekir, artık yok. Yararlı bir uygulama kendinizi beş cümle ile sınırlandırmaktır.
Beşten az cümle genellikle acımasız ve kaba, beşten fazla cümle zaman kaybettirir.
Beş cümle içeren bir e-postayı saklamanın imkansız olacağı zamanlar olacaktır. Ancak çoğu durumda beş cümle yeterlidir.
Beş cümlenin disiplinini benimseyin ve kendinizi daha hızlı e-posta yazarken bulacaksınız. Ayrıca daha fazla cevap alacaksınız.
Kısa kelimeler kullan
1946'da George Orwell, yazarlara kısa bir sözün yerine uzun bir kelime kullanmamalarını tavsiye etti.
Bu tavsiye, özellikle e-posta yazarken bugün daha da alakalı.
Kısa kelimeler, okuyucunuza saygı gösterir. Kısa kelimeler kullanarak, mesajınızı anlaşılmasını kolaylaştırdınız.
Aynısı kısa cümleler ve paragraflar için de geçerlidir. Mesajınızın net ve anlaşılır olmasını istiyorsanız büyük metin blokları yazmaktan kaçının.
Aktif sesi kullan
Aktif sesin okunması daha kolaydır. Aynı zamanda eylem ve sorumluluğu teşvik eder. Nitekim aktif seste cümleler, eylemde bulunan kişiye odaklanır. Edilgen seste, cümleler kişinin hareket ettiği nesneye odaklanır. Pasif seste, her şey kendi kendine oluyormuş gibi gelebilir. Aktif olarak, işler sadece insanlar harekete geçtiğinde olur.
Standart bir yapıya bağlı kalın
E-postalarınızı kısa tutmanın anahtarı nedir? Standart bir yapı kullanın. Bu yazdığınız her e-posta için takip edebileceğiniz bir şablon.
E-postalarınızı kısa tutmaya ek olarak, standart bir yapı izleyerek hızlıca yazmanıza da yardımcı olur.
Zamanla, sizin için işe yarayacak bir yapı geliştireceksiniz. İşte başlamanız için basit bir yapı:
- Selamlama
- Bir iltifat
- E-postanızın nedeni
- harekete geçirici mesaj
- Bir kapanış mesajı (Kapanış)
- imza
Bunların her birine derinlemesine bakalım.
- Bu, e-postanın ilk satırıdır. "Merhaba, [Ad]" tipik bir selamlamadır.
- Birine ilk kez e-posta gönderirken, iltifat harika bir başlangıçtır. İyi yazılmış bir iltifat da bir giriş görevi görebilir. Örneğin :
“[tarih] tarihinde [konu] hakkındaki sunumunuzu beğendim. »
“[konu] hakkındaki blogunuzu gerçekten faydalı buldum. »
“[etkinlikte] sizinle tanışmak bir zevkti. »
- E-postanızın nedeni. Bu bölümde, "Sormak için e-posta göndereceğim..." veya "Yardımcı olabilir misiniz diye merak ediyordum..." dersiniz. Bazen yazma nedeninizi açıklamak için iki cümleye ihtiyaç duyarsınız.
- Eylem çağrısı. E-postanızın nedenini açıkladıktan sonra, alıcının ne yapacağını bileceğini varsaymayın. Özel talimatlar sağlayın. Örneğin:
"Bu dosyaları perşembeye kadar bana gönderir misin?" »
"Bunu önümüzdeki iki hafta içinde yazabilir misin?" "
“Lütfen Yann'a bunun hakkında yaz ve yaptığında bana haber ver. »
İsteğinizi bir soru şeklinde yapılandırarak, alıcı yanıt vermeye davet edilir. Alternatif olarak, şunu da kullanabilirsiniz: "Bunu yaptığınızda bana haber ver" veya "Bunun sizin için uygun olup olmadığını bana bildirin." "
- kapanış. E-postanızı göndermeden önce bir kapanış mesajı eklediğinizden emin olun. Bu, harekete geçirici mesajınızı tekrarlamak ve alıcıyı iyi hissettirmek gibi ikili bir amaca hizmet eder.
İyi kapanış hatlarına örnekler:
Bu konudaki tüm yardımlarınız için teşekkürler. "
"Ne düşündüğünü duymak için sabırsızlanıyorum. »
Herhangi bir sorunuz olursa bana bildirin. "
- İmzanızı eklemeyi düşünmeyi tamamlamak için önce bir tebrik mesajı gönderin.
"Sevgiler", "Saygılarımla", "İyi günler" veya "Teşekkürler" olabilir.