Emlakçıların düzenli kalması yoğun geçen mesailerinde hiç bitmeyen bir zorluk olabilir. Bir emlak işi yürütmekle ilgili o kadar çok belge, not, kartvizit, sözleşme ve kişi var ki, her şeyi takip etmek neredeyse imkansız görünebilir. Ancak bir emlakçının her şeyi düzenli tutabilmesinin birkaç basit yolu vardır:
Her şeyi belgeleyin. Nereye giderseniz gidin yanınızda bir not defteri bulundurun ve gün içinde yaptığınız her şeyi yazın. Veya dijitale daha yatkınsanız, Evernote gibi bir dijital not alma uygulaması indirmeyi düşünün. Biz Microsoft'un One not programını kullanıyoruz. Tavsiye edeceğimiz harika bir not alma programı One note.
Örneğin, bir müşteriden çağrı alırsanız, hemen kaleminizi ve defterinizi (veya dizüstü bilgisayarınızı) alın. Asla kullanmayacağınızı düşündüğünüz şeyleri bile not edin; geriye bakıp konuşmanın önemli yerlerini not aldığınızda memnun olacaksınız. Ayrıca, size verilen her şeyin bir kopyasını saklayın: onarım ve aidat makbuzları, kartvizitler veya müşterinin size bırakabileceği notlar. Onlara bir daha ne zaman ihtiyacın olacağını asla bilemezsin, ama ihtiyacın olduğu anda bulma şansın olacak.
Dijital bir iş akışı geliştirin. Bu kadar çok çevrimiçi depolama programları ve web sitesi varken bunlardan hangisini kullanacağınızı bilmek zor gelebilir. Uyumluluk için tüm formları oluşturmak ve depolamak için Google Drive gibi bir bulut işlem hizmeti kullanmayı düşünün. Ayrıca, müşterilerinizin akıllı telefonlarından bile saniyeler içinde noktalı çizgide oturum açmasına olanak sağlamak için Docusign.net gibi belge imzalama web sitelerini de kullanabilirsiniz. Bu iki site arasında aracılar, tek bir kağıt parçası doldurmadan belge oluşturabilir, imza alabilir ve tüm evraklarını saklayabilir.
Her şeyin elektronik bir yedeğini ve kağıt kopyasını yapın. Eski bir okul fikri gibi görünebilir, ancak herhangi bir belgenin dijital kopyasına veya basılı kopyasına ne zaman ihtiyacınız olacağını asla bilemezsiniz. Bir müşteri, bir işlem kapandıktan aylar sonra bir onarım makbuzu için sizinle iletişime geçerse, bunu kendisine beş dakika içinde e-postayla gönderebileceksiniz.
İşte nasıl: Yeni bir belge aldığınızda, onları bilgisayarınızda kendi kategorisine göre klasörleri oluşturun. İlk iki ipucunu takip edin, o müşteriyle yaptığınız her etkileşimi ve işlemi belgeleyin ve her şeyin dijital kopyalarını müşteri klasörüne kaydedin. Basılı kopyayı bir dosya dolabına yapıştırın veya müşteriye geri verin ve bunu yaptığınızı belgeleyin.
Her konuşma ve işlemle ilgili notlar alarak, çevrimiçi belge düzenleme araçlarını kullanarak ve her şeyin birden çok kopyasını alarak, her kağıt parçasının parmaklarının ucunda olduğu ultra organize süper emlakçı haline gelebilirsiniz.