5. Bölüm - Pareto Prensibi
İtalyan bir ekonomist olan Vilfredo Pareto tarafından ortaya atılan daha sonra Joseph Juran tarafından geliştirilen 80/20 kuralı (Pareto İlkesi), İtalyan halkının %20’nin ülke zengiliğinin %80’ine sahip olduğu gözlemine dayanmaktadır. Bir başka deyişle; eğer insanların %20’si servetin %80’ine sahipse, %10’unun %65’ine ve %5’inin de %50’sine sahip olduğunu güvenilir bir biçimde tahmin edebilirsiniz. 80/20 ilkesini zaman yönetimi kullanımına uygulandığında aşağıdaki şu sonuçlar ortaya çıkar;
- Herhangi bir bireyin önemli başarılarından çoğu zamanın küçük bir bölümünde ortaya çıkar.
- Başarının %80’i kullanılan zamanın %20’sinde üretilir buna karşılık harcanan zamanın %80’i çıktı değerinin sadece %20’sini verir.
- Telefonda geçirilen zamanın %80’i yıl boyunca telefon görüşmesi yapılan kişilerin %20’si ile gerçekleştirilmektedir.
- Düzenli olarak giyilen kıyafetlerin %80’i, dolaptakilerin %20’sini oluşturmaktadır.
- Zamanımızın %80’inde, gardırobumuzdaki kıyafetlerin sadece %20’sini giyeriz.
- Vaktimizin %80’i, tanıdıklarımızın yalnızca %20’siyle geçer.
- Türkiye’deki yayınların %80’i, üniversitelerin % 20’si tarafından yapılıyor.
- Nobel ödüllerinin % 86’sını, ülkelerin %20’si kazanıyor.
- İş dünyasında satılan ürünlerin %20’si şirket kârının %80’ini oluşturur.
- Trafikte kazaların %80’inine sürücülerin %20’si sebep olur.
Hayatı maksimalist yaşamaktansa daha basit yaşamak ve zamanın sadece % 20’sini iyi kullandığımız kısma odaklanmamız gerekiyor. Bütün farkı yaratan çoğu kez küçücük zaman dilimleridir. 80/20 ilkesi, etkinliklerimizin en başta gelen % 20’sine ayırdığımız zaman iki katına çıkardığımızda, haftada iki günlük çalışmayla su anda olduğundan %60 daha fazlasını başarabileceğimizi söyler. 80/20 ilkesi, zamana bir düşman gibi değil, bir dost gibi yaklaşır. Geçen zaman, kaybedilen zaman değildir. Düşmanımız olan, zamanın kendisi değil, onu kullanışımızdır. 80/20 ilkesi daha az eylemde bulunmamız gerektiğini söyler. Eylem, düşünceyi kovar. Zamanı çarçur etmemiz, çok fazlasına sahip olmamızdandır. Bir proje yürütülürken en verimli olunan zaman, projeye verilen sürenin son % 20’sidir, çünkü işin teslim tarihinden önce bitirilmesi gerekir. Çoğu projede üretkenlik, verilen zamanı yarıya indirerek ikiye katlanabilir.
DÜZENLİ YAŞAM YAKLAŞIMI
Bu yaklaşım, zaman yönetiminde ortaya çıkan sorunların büyük bir kısmının hayattaki düzensizlikten kaynaklandığını savunur. Bu yaklaşım üç alandaki düzenleme üzerine odaklanır; Nesneleri Düzenlemek: Anahtarlıklardan, bilgisayar ekranlarına, dosyalardan, mutfak alanına kadar her şeye çeki düzen vermek. Görevleri Düzenlemek: Basit listelerden karmaşık planlama tablolarına ve proje yönetimi yazılımlarına kadar çeşitli araçlar kullanılarak «yapılacak işleri» bir düzene ve sıraya sokmak. İnsanları Düzenlemek: Yapılacak işleri tanımlamak, yetki devretmek
Güçlü yanları: Zaman kazandırır ve verimli olunmasını sağlar. Çabalar boşa harcanmaz, düzenleme zihni açar, tertip sağlar.
Zayıf yanları Düzenleme, daha büyük amaçlar için bir araç olmak yerine başlı başına bir amaç haline gelebilir. Zamanın büyük bir bölümü üretim yerine planlama harcanır. Birçok kişi planlarla meşgul olduğu için işini yaptığını sanır, oysa aslında önemli işi bitirmek yerine ertelemiş olabilirler.
SAVAŞÇI YAKLAŞIMI
Kendine ayrılan zamanın korunması üzerine odaklanır. Her tür zaman tuzağına karşı kişinin kendi zamanını koruma ve üretim üzerinde durmasına odaklanır. Mesela, eğer yöneticiler en değerli zamanlarının büyük bir kısmını önemsiz işlere ve projelere ayırırlarsa gerçekten yapmaları gereken çok acil olan ve önceliğe sahip olan işleri yapmak için zamanları kalmayacaktır. Oysa asıl önemli olan acil işlerdir. Savaşçı yaklaşım tuzakları bertaraf etme yaklaşımıdır. Zamana karşı savaşan kişi tuzakları ortadan kaldırmaya çalışır. Kendini korumak, yeterince verimli ve bağımsız çalışabilmek amacıyla zamanına sahip çıkmak üzerinde odaklanır.
- Kendini yalıtmak: Sekreteri devreye sokmak, kapıları kapatmak, telesekreter kullanmak ve anlamsız iletişimleri ve gereksiz randevuları reddetmek gerekir.
- Yalnız Kalmak: Rahatsız edilmemek için yalnız kalınabilecek bir yere çekilmek.
- Yetki Devretmek: Daha etkili işlere zaman ayırabilmek için başkalarına görevler vermek.
Güçlü yanları: Bu yaklaşımın güçlü yanı, zamanın sorumluluğunu kişisel olarak üstlenmeye dayalı olmasıdır. Verimli ve bağımsız çalışabilmek için sakin, rahatsız edecek unsurlardan uzak olunduğunda yaratıcı olunabilir.
Zayıf yanları: Bu yaklaşım temelde başkalarını düşman olarak görmektedir. «Onlar senin için zaman tuzağı olmadan sen onlar için tuzak ol» anlayışına dayalıdır. İnsanları çalışma odasından çıkarmayı öğrenmek, kolayca hayır demek, konuşmayı çok kısa tutmak gibi eylemler.
HEDEF BELİRLEME YAKLAŞIMI
Bu yaklaşım «ne istediğini bil ve başarmak için çaba harca» düşüncesine dayanmaktadır. Uzun, orta ve kısa vadeli planlama, hedef belirleme, gözünde canlandırma, kendini motive etme gibi teknikleri içerir. Kısa vadeli planlamada önemli olan yöneticinin gündelik ve haftalık yapacağı işleri düzenlemesi, programlaması ve bunları bir öncelik sırasına göre yerleştirmesidir. Birçok yönetici, bunun aksine hareket edip hiç plan yapmayarak, zamanlarını boşa harcarlar.
Güçlü yönleri: Bu yaklaşım dünya çapında büyük başarı gösteren, olimpik sporcuların yaklaşımıdır. Daha az yeteneğe sahip kişilerin, bedelini ödemeye razı olarak; kuvvetleri örgütleyerek, enerjiyi yoğunlaştırarak, dikkatinin dağıtılmasını reddederek, araya engel girmesine izin vermeyerek, daha büyük yeteneklerin performansını açma gücüdür.
Zayıf yanları: Başarı merdivenini tırmanmak için hedef yaklaşımını kullanan ve sonunda merdivenin yanlış duvara dayalı olduğunu fark eden sayısız insan vardır. Hedefleri belirleyip, bunlara ulaşabilmek için olağanüstü çaba harcarlar.
ABC YAKLAŞIMI
Önceliklerin sıralanması ve değerlerin belirlenmesi düşüncesine dayanmaktadır. Bu yaklaşımda «istediğinizi yapabilirsiniz ancak her şeyi yapamazsınız» benimsenmiştir. Bu yaklaşımın temel ilkesi öncelikle önemli işlere yoğunlaşılması ve görev sıralaması yapılmasıdır. ABC Yaklaşımı, “Hedef Belirleme Yaklaşımından” esinlenir. “Çabalarınızı öncelikle, en önemli işleriniz üzerinde yoğunlaştırın” der. İddiası şudur: “Neye ulaşmak istediğinizi biliyorsanız ve çabalarınızı öncelikle o işlerin üzerinde yoğunlaştırırsanız, o işte başarılı ve mutlu olursunuz”.
Güçlü yanları: Geleneksel olarak «önemli işlere öncelik» verilmesi yaklaşımıdır. Düzen ve ardışıklık sağlar. Zayıf yanları: Değerleri netleştirme yaparken, yaşamın ve doğal yasaların belirlediği gerçekleri göz ardı etmesidir. Bazı değerler yalnızca engellenmişlik duygusuna ve başarısızlığa yol açar. Hedefler belirleyip önceliklerine ulaşmak için olağanüstü çaba harcamalarına rağmen bazen beklenilen sonuçlar gelmeyince sonuç hüsranla bitmektedir. Temelde değerler doğru ilkelerden kaynaklanmıyorsa, asla derin bir doyuma ve yaşam kalitesine kavuşulamaz.
SİHİRLİ ARAÇ YAKLAŞIMI
Bu yaklaşımda «iyi yapılan işler, iyi araçlarla yapılır» kuralı geçerlidir. Bu yaklaşım, teknolojik araçların iyi kullanılmasının zamanda büyük tasarruf sağlayacağı üzerine yoğunlaşmaktadır. Güçlü yanları: Araçların etkili bir şekilde kullanılması kuşkusuz çok önemlidir. Teknolojik gelişmelerle birlikte daha kısa sürede ve daha etkili bir şekilde işler gerçekleştirilebilir. Zayıf yanları: Sadece araçların her şeyin yanıtı olduğuna ilişkin varsayım hatalıdır. En mükemmel araçlar bile yaratıcılığın, karakter ve yeterliliğin yerini tutamaz. En iyi kamera büyük fotoğrafçı olmanızı sağlayamaz.
BECERİ YAKLAŞIMI
Zaman yönetiminde beceri yaklaşımı, zaman yönetiminin temelde beceri olduğu ve günümüzde etkili olabilmek için becerilerde uzmanlaşılması gerektiğini söyler. Güçlü yanları: Günümüzde başarılı olmak için çok çalışmak yetmeyebilir; hatta bu çoğu zaman gerekmeyebilir. Bunun yerine etkin çalışmak gereklidir. Etkin çalışmak ise ancak bilgi ve beceriyle mümkün olabilir. Beceri, daha az enerji ve zaman harcayarak işlerin görülmesini sağlayabilir. Zayıf yanları: Kişisel ya da kurumsal kalite, beceri ve teknikten çok, kişilerin karakter ve davranışlarını ilkelerle uyumlu kılma yeteneğine bağlıdır. Sadece becerilerin yönetilmesi zaman yönetimine tek başına yanıt oluşturmaz.
İYİLEŞTİRME YAKLAŞIMI
Zaman yönetiminde iyileştirme yaklaşımı, zaman yönetimi konusundaki sorunların; çevresel, sosyal, kültürel veya psikolojik nedenlere dayalı olarak çıkabileceğini varsayar. Bu yaklaşımın önerdiği çözüm, zaman yönetimi sorunlarını oluşturan kültürel ve psikolojik faktörleri iyileştirmektir. Bazı kültürlerde zaman «değerlendirilmesi gereken bir değer» olarak görülürken kimi kültürlerde zaman «yaşanılması gereken» bir değer olarak görülebilmektedir.
KENDİNİ AKINTIYA BIRAKMA YAKLAŞIMI
Bu yaklaşımın özünde yaşamın doğal uyumuna dönmek, yaşam içerisinde ve doğada beklenmedik fırsatlara kendisini açmaktır. Bu yaklaşımda iç benliğin tutarlığı ile doğanın akışına uyumun bir arada düşünülmesi gerektiği üzerine durulur. Bu yaklaşım zaman yönetimine karşı çıkar. Bu yaklaşıma göre önemli olan kişinin zamanı yönetmesi değil, zaman içinde kendini doğal akışla bütünleştirmesidir.