Tahsilat süreci, işletmenize yönelik nakit akışını önemli ölçüde etkiler. Finans yöneticilerinin zamanlarının büyük bir bölümünü tahsilat sürecini kontrol etmek için harcamaları şaşırtıcı mı? Zaman içinde, bu durum bazı alacak yönetim ve kontrol yöntemlerinin geliştirilmesine yol açmıştır. Alacakların kontrolü konusundaki bu çabalar, dünyanın dört bir yanındaki işletmelerde iyi sonuçlar sağlamıştır. Bunları uygulamadan önce her işletmenin farklı olduğunu unutmayın. İş yapınızla, sektörle ve hedeflerinizle uyumluluğu her zaman göz önünde bulundurun.
1-Açık hesap politikalarınızı gözden geçirin
Tahsilat süreci nasıl geliştirileceğini belirlerken, en baştan başlayın. Çoğu şirket için bu, açık hesap politikalarına bakma anlamına gelir. Hala uygulanır mı? Müşterilerinizin ihtiyaçlarını karşılamaya devam edecek misiniz? Müşterilerin ödeme yapabilme yeteneği, politikalarınızı en son gözden geçirdikten sonra değişir. Belki de şimdi daha esnek koşullar sunmalısınız. Bu durumda gerekli değişiklikleri yapın ve belgeleyin.
Açık hesap politikası değişiklikleri, mevcut ortamın geçmişten farklı eylemlere nasıl ihtiyaç duyabileceğini gösteren örneklerden yalnızca biridir. Örneğin, COVID-19 pandemisi birçok işletmeyi faaliyetlerini yeniden değerlendirmeye ve buna göre değişiklikler yapmaya zorladı. Eğer pandemi işinizi etkilemişse, açık hesap politikalarınızı iş yapma şeklinde yaptığınız değişikliklerle birlikte gözden geçirip bu durumu dikkate alın.
2-Satış ve pazarlama ekibi ile bağlantı kurun
Satış ve pazarlama ekibiniz her gün müşterilerle etkileşimde bulunan ön saflarda yer alır. Müşteri davranışları ve eğilimleri hakkında değerli bilgiler sağlayabilirler. Müşteri ödemelerinde bir değişiklik fark ederseniz satış ve pazarlama ekibinizle konuşun. Aldığınız bildiler duruma biraz ışık tutup ve hatta ödemelerde olası bir aksamaya karşı sizi uyarır.
Örneğin, sezonluk ürünler satıyorsanız tatil dönemlerinde tahsilatlarda düşüş görebilirsiniz. Bu durum normaldir ve şirketin bunu daha önceden ön görmesi gerekir. Ancak, tahsilatlarda ani veya beklenmedik bir düşüş görürseniz bu bir soruna işaret eder. Satış ve pazarlama ekibiniz, müşteri davranışlarında tahsilatlardaki azalmayı açıklayan bir değişiklik olup olmadığını size söyler.
Satış ve pazarlama ekibiniz işiniz için ideal müşterileri belirlemek üzere sizinle birlikte çalışır. En baştan doğru müşterilerle çalışmak tahsilat risklerini azaltır ve zamanında ödeme alma olasılığını artırır. Örneğin, ideal işletme boyutunu, sektörü ve hatta coğrafi konumu belirleyebilirsiniz. Kampanyalar sırasında bu belirli pazarları hedefleyebilirsiniz.
3- Daha fazla ödeme seçeneği sunun
Tahsilat süreci nasıl kontrol edebileceğinizi öğrenirken ödeme yöntemlerinde esnek olmayı unutmayın. Örneğin, bazı müşteriler nakit ödeme yapmayı tercih ederken, diğerleri havale ya da çek ile ödeme işlemleri kullanmak ister. Ne kadar çok ödeme yöntemi kullanabilirseniz, müşteriler için ödeme sıkıntısını o kadar azaltmış olursunuz. Bu ek yöntemlerin işletmeniz için yarattığı sorun, tahsilat yapamama zahmetinden daha kötü olacaktır.
Sanal pos ödeme seçeneklerinin ve müşterilerinize verebileceğiniz taksit imkanlarının arttığı bu dönemde online ödeme alma yöntemlerini kullanmayı düşünün. Bu, müşterilerin ödeme yapmalarını kolaylaştırabilir ve ödemeleri daha hızlı almanıza yardımcı olur. Ayrıca sunabileceğiniz taksit imkanları ile rakip firmalarla rekabette bir adım öne geçebilirsiniz.
Müşteriler ödeme yaparken zorluk çekiyorsa bir ödeme planı teklif edin ve mutabık olduğunuz durumda bunu sıkı bir şekilde takip edin.
Tahsilist, sizlere sanal pos ile kolay tahsilat yapma şansı sunar. Detaylı bilgi için buraya tıklayınız.
4- İletişim stratejinizi belirleyin
Zamanında ödeme almak için net iletişim gerekir. Faturalarınız doğru olmalı ve ödeme koşullarını müşterinize açık bir şekilde belirtmelisiniz. Müşteriler ödemelerini ne zaman yapması gerektiğini ve geç ödemelerin sonuçlarını bilmeliler. Ayrıca onlara nasıl ödeme yapabileceklerini haber vermek de önemlidir. Tüm bu bilgileri müşterinize uygun zamanda ulaştırmalısınız.
Ayrıca, zamanında ödeme yapmayan müşterilerle takip için bir süreç oluşturun. Tahsilat ekibi bu takibi profesyonel ve nazik bir şekilde yapmalıdır. Agresif veya tehdit edici olmaktan kaçının. Bunun yerine, müşterinin ihtiyaçlarını ve sizinkini karşılayan bir çözüm bulmak için müşteriyle birlikte çalışmayı deneyin.
Son olarak, ödemeleri takip etmenize yardımcı olmak için otomatik bildirimler kullanın. Bu, personelinizin diğer görevlere odaklanması için zaman ayırır. Otomatik bildirimler, alacak takibi konusunda müşteriniz karşısında tutarlı kalmanıza da yardımcı olur
Otomatik hatırlatıcıların tahsilatta önemi için buraya tıklayın.
5- Teknolojiden faydalanın
Teknoloji, tahsilat süreçleriniz kontrol edilebilir ve verimli hale getirmenizde önemli bir rol oynayabilir. Tekrarlanan görevleri otomatikleştirmenize, düzenli kalmanıza ve müşteri iletişimini geliştirmenize yardımcı olabilir. Tahsilat sürecini nasıl iyileştireceğini düşünürken teknolojiden yararlanma fırsatlarını arayın. Birçok farklı yazılım türü tahsilat takibinde yardımcı olabilir. Bazı işletmeler, müşteri etkileşimlerini ve ödemelerini takip etmek için Tahsilat Otomasyon yazılımları kullanır.
İşletmeniz için hangi yazılımların daha yararlı olacağını düşünün ve mevcut sistemlerinizle entegre çalışan bir yazılım seçin. Tahsilist müşterileri, alacak yönetim yazılımı kullanarak alacak takibi ve kontrolü konusunda büyük gelişme sağladı. Siz de denemek için ücretsiz bir demo için rezervasyon yapabilirsiniz.
Buraya tıklayarak Demo sürümü rezerve edebilirsiniz.