‘Borç hesapları’ hakkında bilinmesi gereken her şey (Amerika Birleşik Devletleri deneyimi)
Giriş
İster bir muhasebeci, ister küçük bir işletme sahibi veya bir kuruluşta çalışan bir profesyonel olsun, borç hesaplarının ne olduğunu ve nasıl çalıştığını anlamak çok önemlidir.
Önemli bir nakit akışı göstergesi olarak, borç hesapları (accounts payable), bir işletmenin sağlığının bir işaretidir. Tutarlı ve doğru finansal bilgiler sağlamak için güvenilir bir borç hesabı süreci hayati önem taşır. Satıcılar ve tedarikçilerle iyi iş ilişkilerinin sürdürülmesi açısından borç hesaplarının düzgün bir şekilde yönetilmesi de önemlidir.
Doğruluğu ve verimliliği artırmak için ileriye dönük birçok işletme, borç hesaplarını otomatikleştiren çözümler uyguluyor. Kolaylaştırılmış borç hesapları süreci, bir şirketin finansal refahına yönelik görünürlük sağlar ve işletmelerin büyümesine yardımcı olan içyüzünü anlamanın kilidini açabilir.
Öyleyse, temel bilgilerle başlayalım.
Borç Hesapları Hakkında Bilinmesi Gerekenler
1. Borç hesapları
Borç hesapları kavramı, esasen bordro hariç tüm işletme giderlerini ifade eder. Bir şirketin satıcılara ve tedarikçilere ödenmeden önce işletmeye sağlanan mal ve hizmetler için borçlu olduğu tüm fatura tutarlarını içerir.
Borç hesabı girişleri hemen ödenmediğinden, bir işletmenin defteri kebir ve bilançosunda cari bir borç olarak listelenirler. Ödendikten sonra ise bu kalemler bilançodan çıkarılır.
Borç hesapları (accounts payable) genellikle “AP” veya “A/P” olarak kısaltılır. Büyük bir kuruluşta borç hesapları, satıcıları ve tedarikçileri düzenlemekten ve ödemekten sorumlu bir iş departmanına da atıfta bulunabilir. Borç hesaplarının maaş bordrosu muhasebesini (yani, çalışan ücretleri, bordro vergileri, sosyal yardım stopajları, sosyal yardım ödemeleri vb.) içermediğine dikkat etmek önemlidir. Bir muhasebecinin bakış açısıyla, borç hesapları da dâhil olmak üzere bir işletmenin finansal durumunu yönetmeye yardımcı olmak, işletme müşterilerini desteklemenin birçok yolundan yalnızca biridir.
Borç hesaplarına örnek olarak işletme tarafından satın alınan mal ve hizmetler ile ilgili harcamalar verilebilir. Ekipman satın alımları, temizlik hizmetleri, personel üniformaları, yazılım abonelikleri, ofis malzemeleri ve çok daha fazlası düşünülebilir.
2. Borç hesaplarının ücretlendirilmesi ve ödenmesi
Genellikle, bu tür masraflar faturalandırılır. Bir işletme kredi kartı kullanıyorsa, satın alma işlemi, ödenene kadar borç hesaplarına kaydedilecektir. Peşin ödemeler yerine vadeli mal ve hizmet satın almak, bir işletmenin yeni varlıklardan faydalanmasını ve hesaplarında tutulan fonlardan faiz elde etmesini sağlar.
Tipik olarak, işletmeler faturaları son ödeme tarihine mümkün olduğunca yakın öderler. Bunun nedeni, fonları daha uzun süre tutmanın nakit akışını iyileştirmesidir. Bununla birlikte, tedarikçi veya satıcı erken ödeme için indirim sunuyorsa, faturaları erken ödemek mantıklı olabilir.
3. Borç hesaplarının ana işlevleri
Borç hesapları uzmanının birincil görevi tüm nakit akışını ve satıcılara ve tedarikçilere yapılan ödemeleri izlemek etrafında döner. Bu, finansal kayıtların oluşturulmasını, yönetilmesini ve üretilmesini içerir. Doğru finansal kayıtlar herhangi bir işletmenin sağlığı için hayati önem taşıdığından, bu kritik bir roldür.
Borç hesapları süreci temel olarak dört eylemden oluşur.
- Siparişin satın alınması (purchasing the order);
- Siparişin kabul edilmesi (receiving the order);
- Faturanın ödenmesi (paying the invoice),
- Muhasebe kayıtlarının çözülmesi (resolving the accounting records).
Muhasebe kayıtlarının çözümlenmesi söz konusu olduğunda, defteri kebir mutabakatı, her işlemi doğru bir şekilde kaydederek ve kaynak belgeleri (beyannameler, çekler ve faturalar gibi) muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırarak mutabık kılınmalıdır. Muhasebe yazılımının ortaya çıkışı sayesinde, bu süreç geçmişte olduğundan çok daha kolaydır. Şeffaf ve güvenilir bir borç hesabı iş akışı süreciyle işletmeler, finansmanın düzgün bir şekilde yönetilmesini ve satıcılar ve tedarikçiler ile ilişkilerin sürdürülmesini sağlayabilir.
4. Alacak hesapları ile borç hesapları arasındaki fark
Borç hesapları ve alacak hesapları, hem nakit akışının hem de iş sağlığının önemli göstergeleridir.
Borç hesapları, işletmenin ödemeler konusunda güncel olmasını sağlar ve nakit akışını doğru bir şekilde tahmin etmesine olanak tanırken, alacak hesapları, alıcılar veya müşteriler tarafından işletmeye borçlu olunan paradır. Bakiye ödenene kadar kalan tutar alacaklar hesabına kaydedilir.
5. Borç hesaplarının hesaplanması
Bordro hariç, borç hesapları, işletmenin satın alınan mallar ve alınan hizmetler için borçlu olunan tüm ödenmemiş masrafları içerir. Borç hesap giderleri hemen ödenmediğinden, muhasebe kayıtlarında yükümlülük olarak kabul edilirler.
Borç devir hızı (accounts payable turnover ratio), işletmenin alacaklılarına bir muhasebe dönemi boyunca kaç kez ödeme yaptığını ölçer. Borç hesapları devir oranını hesaplamak için, net kredi satın alımları ortalama borç hesaplarına bölünür.
Borç devir hızı, işletmenin kısa vadeli likiditesini ölçer. Bu nedenle, daha yüksek borç devir oranı daha avantajlıdır.
Diyelim ki XYZ Tire Company, geçen yıl için borç devir oranını hesaplamak istiyor. Dönemin başında borç hesapları bakiyesi 700 bin dolardı ve dönem sonu bakiyesi 784 bin dolardı. Son 12 aydaki alımlar 6.500.000 dolardı. Bu nedenle, borç hesaplarının cirosu şu şekilde hesaplanır: {6.500.000 dolarlık satın almalar (÷) [(700.000 dolarlık başlangıç borçları (+) 784.000 dolarlık bitiş borçları) / 2]} ki, şuna eşittir: 6.500.000 dolar satın alma ÷ 742.000 ortalama borç hesabı = 8,8 borç devir oranı
Buna göre, şirketin borç hesapları geçen yıl 8,8 kat devir yapmıştır.
Bazı durumlarda, satılan malın maliyetinin (cost of goods sold-COGS) net kredi alımları yerine kullanıldığını not etmek önemlidir.
6. Borç hesaplarının tahmin edilmesi
Giderek daha rekabetçi bir pazarda, borç hesaplarını doğru bir şekilde tahmin etme yeteneği, işletmelerin nakit akışı üzerinde kontrol sahibi olmasına, satıcılar ve tedarikçilerle güçlü ilişkiler kurmasına ve daha akıllı iş kararları almasına yardımcı olabilir. Borç hesapları tahmin süreci, bir işletmenin maliyetleri yönetmede ne kadar başarılı olduğunu ölçen geçmiş verileri kullanır. Veriler ne kadar doğru olursa, tahmin o kadar iyi olur.
Yukarıdaki örnek kullanılarak, XYZ Tire Company bir borcun ödenmediği ortalama gün sayısını hesaplamak isterse, 8,8 dönüşü 365 güne böler, bu da şuna eşittir: [365 gün ÷ 8,8 tur = 41 gün] Bu da, XYZ Tire Company’nin faturalarını ortalama 41 günde ödediği anlamına gelir.
Borç hesaplarını tahmin etmek, işletmelerin şunları yapmasına yardımcı olur:
- Gelecekteki ödemeler için daha iyi plan yapılması: Faturaların vadesi geldiğinde fonların kullanılabilir olduğundan emin olarak, geç ödeme ücretlerinden, kredili mevduat ücretlerinden ve tedarikçi ilişkileri üzerindeki olumsuz etkilerden kaçınılabilir.
- Tedarik sorunlarından kaçınılması: İşletmenin sarf malzemelerine ve stoklara ne kadar harcadığı anlaşılarak işin aksaması önlenebilir.
- Kıyaslama verileri: Geçmiş veriler analiz edilerek ve eğilimleri belirlenerek, hangi değişkenlerin etkisi olduğu anlaşılabilir ve bunlar gelecekteki nakit akışlarını daha iyi tahmin etmek için kullanılabilir.
Otomatik bir borç hesabı aracının, verilerin geleneksel manuel işlemlerden daha hızlı ve daha doğru bir şekilde toplanmasına ve analiz edilmesine yardımcı olabileceğini unutmamak önemlidir. İşletmeler, borç hesapları tahminini otomatikleştirerek nakit akışındaki kesintileri önleyebilir, maliyetleri daha iyi yönetebilir ve karlılığı artırabilir.
7. Ödenecek hesapların mutabakatının yapılması
Her beyan döneminin sonunda, muhasebeciler ödenmemiş tüm borç hesaplarının toplamının defteri kebirde belirtilen borçlar hesabı bakiyesiyle eşleştiğini doğrular. Bu, bilançodaki borç hesaplarının toplamının doğru olmasını sağlar. Bu sürece borç hesapları mutabakatı adı verilir ve aşağıdaki adımlarda özetlenir.
- Banka mutabakatı (bank reconciliation): Defteri kebirin doğru olduğundan emin olmak için işletme, faaliyet gösteren tüm banka hesapları için ayda bir kez bir banka mutabakatı gerçekleştirmelidir. Manuel çalışmayı önlemek için, otomatik banka mutabakatı için muhasebe yazılımı kullanılmalıdır. Muhasebe yazılımı kullanılıyorsa, banka mutabakatı otomatik olarak gerçekleşir.
- Günlük girişler (journal entries): Bir yevmiye kaydının tamamlanmasının gerekip gerekmediğini belirlemek için banka mutabakat formunda yapılan girişler gözden geçirilmelidir. Defteri kebir tarafındaki tüm düzeltmelerin girilmesi gerekecektir. Muhasebe yazılımı kullanılıyorsa, defteri kebir otomatik olarak yardımcı defter hesaplarıyla mutabakata varılır.
- Geçici mizan (trial balance): İşletmede çok sayıda işlem gerçekleştiriliyorsa, karşılaştırmalı bir deneme bakiyesini incelemek, finansal verilere ilişkin başka türlü gözden kaçırılmış olunabilecek içyüzünü anlamanın kilidini açabilir. Bir şey yerinde görünmüyorsa, doğruluğunu doğrulamak için kaynak belgeleri incelenmelidir ki; bu, iş sağlığının sağlanmasında önemli bir adımdır.
8. Muhasebecilerin, müşterilerin borç hesaplarını uzlaştırmasına yardımcı olması
Yıllar geçtikçe, muhasebe yazılımı, muhasebe bilgilerini günlük deftere kaydetmek ve işlemek için gereken süreyi önemli ölçüde azaltmıştır. Bugünün uygulamaları, yalnızca borç hesaplarını uzlaştırma sürecini hızlandırmakla kalmıyor, aynı zamanda farklı bilgi türleri arasındaki engelleri kaldırarak ve muhasebecilerin işi yeni şekillerde bölmesine izin vererek yeniden tanımlıyor. Bu özelliklerden bazıları şunlardır:
- Çoklu personel esnekliği (multi-staff flexibility): Birden fazla personel, özellikle yılın yoğun zamanlarında, hızı ve verimliliği büyük ölçüde artırarak, aynı istemci üzerinde aynı anda çalışabilir.
- Pano tabanlı ortamlar (dashboard-based environments): Firmadaki projeler ilerledikçe yakından takip edilmeli ve ayrıntılı müşteri notları tutulmalıdır.
- Otomatik gönderme, günlük girişleri ve güncellemeler (automatic posting, journal entries and updates): Otomasyon, yazılımın bir bölümüne girilen verilerin diğer alanlarda anında paylaşılmasını sağlar ve güvenlik önlemleri, sürecin her aşamasında hataları otomatik olarak algılar ve raporlar.
- Şahsileştirilebilir güvenlik özellikleri (customizable security features): Süreç üzerinde daha sıkı kontrol sağlamak ve maliyetli hataları önlemek için hangi personelin belirli bilgilere erişilebileceği seçilmelidir.
- Sofistike deneme dengesi yetenekleri (sophisticated trial balance capabilities): Veri sunumu kolayca özelleştirilmeli, birden çok denge/temel türü korunmalı ve daha fazlası yapılmalıdır.
- Esnek hesap planı (flexible chart of accounts): Firma çapındaki şablonlar, yeni müşterileri hızlı bir şekilde kurup çalıştırılmasına kolayca yardımcı olmalıdır. Bazı sistemler, yeniden sıralamayı ve diğer değişiklikleri düzene sokarak büyük miktarda veriyi yalnızca birkaç adımda değiştirilmesine olanak tanır ve ardından bu değişiklikleri birkaç farklı terazi türüne taşır. Vergi yasaları ve müşteri işletmeleri yıllar içinde değiştiğinden, bu büyük bir zaman tasarrufu sağlayabilir.
Muhasebeciler, müşterinin işi genişledikçe veya yasalar raporlama standartlarını değiştirdikçe hesap planını değiştirmenin kolay yollarını beklemelidir. Yazılım, kolay yeniden sıralama, değişiklik ve ilgili tüm işlemlerin bir düğmeye basarak otomatik olarak güncellenmesine izin vermelidir.
Ayrıca, yevmiye kayıtlarının hangi bakiye setinin ayarlandığını (örneğin ayar, rapor, bütçe veya vergi matrahları) kontrol etmek için bir yöntemi veya yeteneği olduğu doğrulanmalıdır. Birçok sistem, özel yevmiye kaydı türlerinin izlenen çeşitli bakiye tanımlarını nasıl etkilediğine ilişkin denetim konusunda sınırlıdır. Yazılımın birkaç denge, temel ve bütçeleme tutarını muhafaza etme yeteneğinin, müşterinin ihtiyaçlarını ve firmanın denetim deneme standartlarını karşıladığından emin olunmalıdır.
Personelinin gözden geçirmesine ve ayarlamalar yapmasına yardımcı olmak için aranacak özellikler şunlardır:
- Yinelenen günlük girişleri için şablonlar
- Otomatik hesaplamalar
- Gönderi dönemi güvenliği ve kontrolü
- Özelleştirilebilir veri giriş alanları
- Çift monitör desteği
- Alfasayısal karakterler ve konumları ve departmanları izleme yeteneği ile hesap yapısının ve hesap numaralarının esnek kullanımı
- Hızlı ve kullanıcı dostu elektronik tablo içe aktarmaları
- Bir dizi vergi hazırlama uygulamasına dışa aktarma yeteneği
- Sorun giderme ve dengeleri ayarlamak için çeşitli bölünmüş ekran ve detaya inme görünümleri
9. Muhasebeciler borç hesapları kayıtlarını ne kadar süreyle tutmalıdır?
Muhasebecilerin ve işletmelerin, borç hesapları da dâhil olmak üzere defterleri ve mali belgeleri en az yedi yıl saklamaları önerilmektedir. Birçok işletme ve muhasebe firması, bu tür belgeleri dijital olarak barındıran profesyonel muhasebe yazılımları kullandığından, borç hesapları, alacak hesapları, finansal veriler, kâr ve zarar tabloları ve çok daha fazlasını aramak ve bunlara erişimi elde tutmak çok daha kolaydır.
10. Borç hesaplarının denetlenmesi
- Denetçinin bakış açısından, borç hesaplarını denetlemek için üç temel adım vardır:
- Müşteriden tüm satıcı faturalarının bir listesinin alınması ile doğruluk ve eksiksizlik açısından incelenmesi.
- Satıcılara derhal ödeme yapılıp yapılmadığının test edilmesi.
- Bulguları ve tavsiyeleri detaylandıran bir rapor çıkarılması.
Bugünün denetçilerinin büyük miktarda bilgiyi manuel olarak ayırma olasılığı daha düşük ve müşteri ilişkilerinde gezinmek için daha fazla zaman harcamalarına olanak tanıyan yenilikçi fikirlerden ve en son teknolojiden yararlanma olasılıkları daha yüksektir. Teknolojinin meslek üzerinde muazzam bir etkisi vardır. Yeni araçlar ve kaynaklar sayesinde, denetçiler hem birbirleriyle hem de müşterilerle daha akıllıca ve daha verimli çalışabiliyor.
Muhasebe ve denetim yazılımı, muhasebecilerin müşterilerinin muhasebe, defter tutma ve finansal ihtiyaçlarını, ister mali tablo derlemesi ister denetim yönetimi olsun, maksimum verimlilikle karşılamalarına yardımcı olabilir. Bu görevleri kolaylaştırmak için denetim otomasyon çözümleri, muhasebecilerin sezgisel iş akışları ve bulut tabanlı çözümlerle denetimleri güvenle yönetmelerini ve denetimleri daha hızlı tamamlamalarını sağlar.
11. Borç hesaplarının otomatikleştirilebilmesi
Bunun yanıtı evettir. Alacak hesapları sürecini otomatikleştiren yazılım, işletmelerin tek bir platform üzerinden fatura göndermesini ve ödemeleri işleme koymasını kolaylaştırarak zamandan ve paradan tasarruf sağlar. Borç hesapları sürecini otomatikleştirerek, işletmeler sıkıcı veri girişini ve kâğıt tabanlı süreçleri ortadan kaldırabilir, operasyonları düzene sokabilir, doğruluğu artırabilir ve kritik finansal süreçlere ilişkin öngörülerin kilidini açabilir. Alacak hesapları otomasyonu ayrıca bir denetim durumunda önemli ölçüde zaman kazandırabilecek bir denetim izi oluşturur.
Ticari müşterilere hizmet veren muhasebeciler için profesyonel muhasebe yazılımı, müşterilere maksimum verimlilikle muhasebe, defter tutma ve finansal destek sağlanmasına olanak tanır. Raporları müşterilerin ihtiyaçlarına göre özelleştirmek için yazılım kullanılabilir, aynı zamanda standartlaştırılmış raporlama ve mali tablo biçimlendirmesini de korunabilir.
Doğru araçlar ve teknoloji ile işletme ve müşteriler şunları yapabilir:
- Manuel veri girişinin azaltılması veya ortadan kaldırılması
- Güvenle yeni işler üstlenilmesi
- Firma verilerini standartlaştırılması ve tüm müşterilerde mali tabloların tutarlılığının korunması
- Bilgiye dayalı ticari kararlar almak için gerçek zamanlı finansal işlemlere ve raporlamaya erişilmesi
12. Borç hesapları otomasyonunun çalışması
Borç hesapları otomasyonu, finansal bilgileri otomatik olarak bulur ve doğrular ve diğer uygulamalarla otomatik olarak entegre eder, böylece veri aramak ve girmek için daha az zaman harcanır. Bu, borç hesabı ayrıntılarının izlenmesini ve alınmasını da kolaylaştırır.
Borç hesapları fatura tutarı, düzenlenme tarihi ve daha fazla alana göre filtreleme özelliğiyle finansal verilere ilişkin tam görünürlük elde edebilir ve dolandırıcılığı önleyebilir. Ayrıca, bulut tabanlı muhasebe yazılımı, gerçek zamanlı olarak güvenli bir şekilde çalışmasına ve her yerden işbirliği yapılmasına olanak tanır.
Bir muhasebecinin bakış açısından, eller genellikle muayenehanenin devam etmesini sağlayan günlük işlerle doludur. Bu, yeni iş kurmak veya daha yüksek değerli hizmetler sunmak için fazla zaman bırakmaz. Daha stratejik bir yaklaşım benimsemek için, operasyonlarını kolaylaştıracak bir teknolojiye yönelmek mantıklı olabilir.
Muhasebeciler için profesyonel muhasebe yazılımı, yazma, mizan, bordro, mali tablo analizi ve daha fazlasını birleştirir. Birden çok müşteriye hizmet veren muhasebe meslek mensupları için tasarlanmış olup, her türlü sektör ve kuruluş türünü idare etme esnekliği sağlar.
En son teknolojiye sahip akıllı bir arabirim, finansal bilgileri otomatik olarak bulur ve doğrular ve diğer uygulamalarla otomatik olarak entegre olur, böylece veri aramak ve girmek için daha az zaman harcanır. Bulut tabanlı muhasebe, başkalarıyla herhangi bir yerden gerçek zamanlı olarak güvenli bir şekilde çalışılmasına olanak tanır.
Bir muhasebecinin bakış açısından, borç hesapları otomasyonu firmanın şunları yapmasını sağlar:
- Verilerin doğrudan müşterilerinin elektronik tablolarından alınması ve işlemlerin finans kurumlarıyla entegre edilmesi
- Farklı varlık türleri, raporlama dönemleri ve yerel ve bölümsel müşterilerle çalışılması.
- Aynı anda birden çok müşterinin işlenmesi ve firmada aynı anda tek bir müşteri projesinde çalışan birden çok kullanıcı bulundurulması.
- Müşterilerin ne kadar bilgi görebileceğini seçmek için kontroller ayarlanması. Ayrıca, etkinliği tarihe, saate ve personele göre izlenmesi.
- Raporları müşteri ihtiyaçlarına göre özelleştirirken aynı zamanda standartlaştırılmış raporlama ve mali tablo biçimlendirmesinin korunması.
- Muhasebe ve bordro görevlerini yerine getirmek için bu paylaşılan çevrimiçi portal kullanılarak müşterilerle gerçek zamanlı işbirliği yapılması.