Yazan: Jane Suchan, PMP
Peki, proje katılımcısı nedir? Bunun kaynağa ve şirkete göre değişen birçok tanımı vardır. Herkes proje katılımcılarının projenin sonuçlarına yatırım yapan kişiler veya gruplar olduğunu söyler. Katılımcı yönetimi, ilişki yönetimi ile eş anlamlıdır: amaç projenize bağlılık kazanmak ve sürdürmektir.
Burada, katılımcılar projede hissesi olan veya proje sonucundan etkilenecek olan, kuruluş bünyesinde çalışan şahıslar veya gruplardır. Ancak, katılımcı listenizi oluşturup yönetme alıştırmalarına başlamadan önce katılımcı tanımınızın kuruluşunuzun tanımıyla örtüştüğünden emin olun.
Katılımcı yönetimi neden önemlidir?
Durumun böyle olmadığını düşünmek istesek de herkesin proje konusunda yüzde 100 istekli olmayacağı gerçeğini kabullenmeliyiz. Katılımcıların yeni araç veya süreçler öğrenmesi, kontrolü bırakması gerekebilir veya bazı sıra dışı durumlarda işlerini kaybedebilirler. Katılımcıların endişelerini giderme görevi proje yöneticisi ve sponsorlara düşer ve herkesi her zaman mutlu edemezsiniz. Bazılarına çabalarınızı baltalayamayacakları şekilde müdahale edilmesi gerekir.
Motivasyonları anlama, endişelerini gidermenize ve şu gibi olumsuz davranışları ve taktikleri önlemenize yardımcı olur:
-
Giriş veya onay gerektiren gecikme.
-
Rakip proje başlatma.
-
Kaynakları başka projelere atama.
-
Projeye gölge düşürmek için perde arkasında çıkar ilişkileri kurma.
Katılımcıların etkili bir şekilde yönetilmesinin avantajları:
-
Çıkar ilişkilerinin neden olduğu açmazlar önlenerek proje döngü süresinin azalması.
-
Onay sürecinin kolaylaştırılması.
-
Proje kaynaklarının kullanılabilir durumda ve odak noktası olmasını sağlamaya yardımcı olması.
-
Bilgi akışı sağlaması.
Katılımcı listesi geliştirme
Projenin başlarında, proje sponsorunuzla birlikte tüm olası katılımcıların listesini oluşturun. Bu rolü nasıl tanımladığınıza ve projenizin kuruluşunuz üzerindeki etkisine bağlı olarak, bu liste uzun olabilir.
Katılımcı listesi, proje yöneticisi için bir araçtır ve proje iletişim planı önemli bir giriştir. Listenizin değerlendirmesine bağlı olarak, güçlü bir iletişim stratejisi geliştirebilirsiniz. Liste ayrıntılarını proje sponsorundan başka biriyle paylaşmanız gerekmez.
Birçok proje çıkar ilişkilerini beraberinde getirir, bu nedenle katılımcılarınızı değerlendirirken bulanık sularla karşılaşmaya hazır olun.
Katılımcı listeni değerlendirme
Her katılımcının nüfuzunu belirleyin ve etki düzeyine göre kategorilere ayırın. Bazıları projenin ilerlemeye devam etmesini sağlama gücüne sahip olacaktır. Bunların arasında proje sponsoru veya üst düzey yöneticiler yer alabilir. Onların pozisyonları ve karar alma rolleri nedeniyle, bu katılımcıları yakından izlemek isteyebilirsiniz. Diğerleri projeyi desteklemekten vazgeçemeseler de projeye gölge düşürmek ve hatta projeyi sonlandırmak için arka planda çalışabilecek kişiler olabilir.
Diğer bir katılımcı düzeyi, bazen gündelik olarak ürünle birlikte yaşayacak olanlardır. Bu grup, karşılanması gereken işletme gereksinimleri biçiminde giriş sağlar. Doğrudan etkilenecekleri için projenin başarılı olması halinde en kazançlı çıkacak olanlar onlardır. Genellikle doğrudan veya dolaylı olarak projeyi sonlandıramasalar da projenin başarısı için çok önemlidirler. Onların gereksinimleri veya endişeleri giderilmezse, en büyük destekçiniz olan bu kişiler bir anda en büyük sorununuz haline gelir.
Katılımcıları düzenlemenin bir diğer yolu da onları katılım ve sorumluluk düzeyine göre gruplandırmaktır. Bir grup etkin olarak proje katılım sağlıyor ve gereken işi yapıyorken, diğer bir grup belli bir noktada işe dahil olabilir ve bir başkası aktif bir şekilde işin içine girmese de projeyle ilgili iletişimleri alıyor olabilir.
RACI kullanarak katılımcıları kategorilere ayırma
Sorumlu, hesap veren, danışılan ve bilgilendirilen (RACI) kavramları, katılımcıları proje katılımı ve sorumluluk düzeyine göre belirlemek için kurumsal tasarımda kullanılan bir araçtır. Her bir kişi veya grup için en etkili iletişim stratejisini planlayabilmeniz amacıyla katılımcılarınızı kategorilere ayırmak için faydalı bir yoldur. Bu katılımcılar aşağıdaki şekilde tanımlanır:
-
Sorumlu Bu kişi, bir görevi tamamlamaktan sorumludur.
-
Hesap veren Görevin tamamlanmaması halinde hesap verecek kişidir ve görevi tamamlamaktan sorumlu kişiyi yönetebilir. Proje yöneticileri genelde bu rolü üstlenir.
-
Danışılan Görevin tamamlanmasına ilişkin hesap verecek veya bundan sorumlu kişi olmasa da, görevin boyutları hakkında danışılan kişidir.
-
Bilgilendirilen Bu pasif rolün sahibine bilgi verilir ancak göreve ilişkin hesap verecek veya sorumlu kişi değildir.
Bir miktar önlem ...
Proje yönetiminin görevi beklentileri yönetmektir. Projelerin başında sponsorunuzla birlikte katılımcılarınızı belirlemeye ve değerlendirmeye zaman ayırın. Proje süresince listenizi mutlaka güncelleyin. Katılımcılarınızı etkili bir şekilde yönetmek için kim olduklarını ve ilgi alanlarını bilmeniz gerekir. Bu, uzun vadede sizi zorluklardan kurtarır ve projenizin başarılı olmasını sağlar.


Yazar hakkında Jane Suchan, kurumsal iş girişimlerini yönetme ve proje yönetim metodolojileri geliştirme konusunda deneyimli bir program yöneticisidir. Jane, Seattle, Washington'da yaşamaktadır.