Bu makale WBS’yi veya İş Dağılımı Yapısını pratik bir şekilde açıklamaktadır. Okuduktan sonra, bu güçlü proje yönetimi aracının temellerini anlayacaksınız. Bu makale indirilebilir: iş kırılım yapısı şablonu.
İş Kırılım Yapıları Nedir?
İş Kırılım Yapıları (WBS), proje yönetiminde kullanılan bir terimdir. Bir WBS, somut, ana faaliyetlerin mantıksal alt faaliyetlere bölündüğü hiyerarşik bir yapıya sahiptir. Çoğunlukla, bir WBS, bir projedeki herkes için daha önce ne yapıldığı ve projeyi başarılı bir sonuca götürmek için hangi alt faaliyetlerin yapılması gerektiğini açıkça görebilmesi için grafiksel bir tasarıma sahiptir.
Yukarıdan aşağıya ve Aşağıdan yukarıya
Genellikle planlama yazılımı, ana faaliyete ve projenin nihai sonucuna götüren alt faaliyetlerin oluşturulmasına ve görüntülenmesine yardımcı olabilir. Hiyerarşik yapı, gerekli faaliyetlere düzenli bir genel bakış sağlar. İki farklı yaklaşım var.
Yukarıdan aşağıya yaklaşım
Önceden oluşturulmuş bir proje planıyla çalıştığınızda, ana faaliyetler zaten bilinir. Her ana etkinliği ayrıntılı alt faaliyetlere bölerek ve bunları daha küçük alt faaliyetlere (alt-alt faaliyetler) yeniden bölerek, bir WBS için tipik olan hiyerarşik bir ağaç yapısı oluşturulur. Temel, yukarıdan başlar ve daha küçük, alt görevlere ayrılır.
Aşağıdan yukarıya yaklaşım
Henüz net bir proje planı yoksa, aşağıdan başlamak ve hangi faaliyetlerin yapılması gerektiğini belirlemek de mümkündür. Bunu keşfetmek için tüm paydaşlarla bunun hakkında beyin fırtınası yapmak iyidir. Böyle bir seanstan sonra ilgili aktiviteler bir arada gruplanabilir. Bu temel aynı zamanda yukarı doğru çeşitli alt faaliyetlere ayrılan hiyerarşik bir ağaç yapısına da yol açabilir.
WBS’nin hedefi
Bir İş Kırılım Yapısının amacı, görevlerin bölünmesini ve bunlara eşlik eden sorumlulukları açıklığa kavuşturmaktır. Ek olarak her bir faaliyetin zamanlaması ve projenin toplam süresi hakkında iyi bir genel bakış sağlar.
Bir proje içindeki alt görevleri tanımlamaya ve düzenlemeye ek olarak, WBS’nin birkaç avantajı daha vardır. Genel bakış, kimin WBS’nin en yüksek seviyesinde olduğunu açıkça ortaya koymaktadır. Bu seviye, toplam proje bütçesinden sorumludur.
Ek olarak alt faaliyetler için çeşitli departman bütçeleri artık kolayca hesaplanabilmektedir. Bu şekilde, WBS yalnızca iyi bir maliyet göstergesine değil, aynı zamanda projenin çeşitli bileşenleri için gerekli olan zamanın iyi bir göstergesine de izin verir.
Hiyerarşi
WBS, yönetilebilir alt görevlerde bir proje içindeki bir ekibin hedeflerine katkıda bulunan önemli bir proje aracıdır. Hiyerarşik yapı, bir WBS’nin en dikkat çekici özelliğidir. Ek olarak görsel görünüm ile karakterize edilir ve proje sırasında kendilerinden ne tür katkı beklendiğini bir proje ekibine anında açıklar. WBS’nin her seviyesi, ilgili alt görevler hakkında ayrıntılı bilgi sağlar.
Ancak bu alt görevler WBS’ye nasıl dahil edilir? Proje ekibinin girdi sağlaması gerekir. Ekip, ana faaliyeti tamamlamak için gerekli olan önemli, işlevsel alt faaliyetleri belirleyerek WBS’ye katkıda bulunur.
Bu alt faaliyetlerin alt-alt faaliyetlere daha fazla bölünmesiyle hiçbir aşama atlanamaz ve herkes kendisinden ne beklendiğini bilir. Bu alt-faaliyetler, bireysel çalışanlarla bağlantılıdır ve proje içinde onların görevi olarak işlev görür. Bu operasyonel seviyede, özel çalışma paketleri belirlenir ve gruplandırılır. İş paketleri, çalışanın belirli bir süre içinde tamamlaması gereken yapılacaklar listesini temsil eder.
Maliyetler açısından, bu iş paketlerini gruplamak ve belirli bir departmana atamak mantıklıdır. Kuruluş, tüm proje içindeki çeşitli departman maliyetlerini hesaplayarak, mali ilerlemeyi ve proje performansını izleyebilir.
WBS odak alanları
Bir WBS uygulamasına başarı için en iyi şansı vermek için, aşağıdaki noktaları akılda tutmak iyidir:
- Hiyerarşik bir başlangıç noktasından, en yüksek seviye nihai projeyi önerir;
- Alt-alt faaliyetler, bir organizasyon içindeki bir departman için özel olarak tasarlanmış çalışma paketlerini içerir;
- Alt faaliyetlerin ve alt faaliyetlerin kesinlikle WBS içerisinde aynı seviyede tanımlanmasına gerek yoktur;
- Görevlerin (alt) listesi görevleri, süreyi ve maliyetleri tanımlar;
- Bir (alt) görev listesi maksimum 10 iş günü sürmelidir;
- Bir (alt) görev listesi, diğer (alt) görev listelerine bağlı değildir;
- Her bir (alt) görev listesi benzersizdir ve WBS içinde kopyalanmamalıdır.
İş Kırılım Yapısının potansiyel riskleri
Bir projenin İş Kırılım Yapısı, bir proje içindeki potansiyel riskleri belirlemek için de kullanılabilir. Düzgün tanımlanmayan bir alt faaliyet, bir tanım riski sağlayabilir. Proje ilerledikçe bu risklerin revize edilmesi gerekir. WBS’yi organizasyon yapısına entegre ederek, proje yöneticisinin bu tür risklerin tanımlanabileceği anları planlaması daha kolaydır.
Ayrıca bir proje programın gerisinde kaldığında, bu gecikmenin nedeninin hangi alt faaliyetler olduğunu görmek için WBS’ye bakmak mümkündür ve hızlı ayarlama uygulanabilir.
Renk kodlarıyla çalışarak, her bir (alt) alt görevin durumu hemen herkes için netleşecektir. Bu, sözde Kanban sistemi ile karşılaştırılabilir. Örneğin, kırmızı renk ‘geç teslimat’, mavi ‘zamanında teslim’, sarı ‘risk altındaki alt görev’ ve yeşil ‘düzgün tamamlandı’ içindir. Bu renkler, bir projenin ilerlemesini haritalamanın ve WBS’nin olası sorunlu alanlarına dikkat çekmenin etkili bir yoludur.
İş Kırılım Yapısı şablonu
Bu kullanıma hazır iş kırılım yapısı şablonuyla bir İş Kırılım Yapısının farklı yönlerini açıklamaya başlayın.
İş Kırılım Yapısı şablonunu indirin
Ne düşünüyorsunuz?
Günlük işlerinizde bir WBS uygulanabilir mi? Pratik açıklamayı tanıyor musunuz veya daha fazla öneriniz var mı? Görev dağılımını ve beraberindeki sorumlulukları netleştirmek için başarı faktörleriniz nelerdir?
Düşüncelerinizi ve bilginizi aşağıdaki yorum kutusunda paylaşabilirsiniz.
Bu makaleyi beğendiyseniz, modeller ve yöntemler hakkındaki en son gönderiler için bültenimize kaydolabilirsiniz.
Kaynakça