EBM’ler, muhasebeciler ve denetçiler için yoğun sezon berbattır. Stres, kişisel yaşamınıza, ilişkilerinize ve hatta sağlığınıza ciddi zararlar verebilir. Bunun nedeni, aşağıda sıralanan olağanüstü müşteri istekleri listesini uzlaştırmakla meşgulken diyet, egzersiz ve sinir bozucu “hayatınızdaki diğer insanlar” gibi şeylere zaman bulmakta zorlanmanızdır:
- E-posta konuları,
- Excel belgeleri,
- Gözyaşlarıyla ıslanmış bir kokteyl peçetesinin arkasındaki el yazısıyla yazılmış karalamalar, senin giderek belirsizleşen bir dizi tanrıya ve hayali büyücüye merhametli yakarışlarınla sona eren dün geceki mutlu saatten.
- Vesaire.
İnternet, yoğun sezon sıkıntılarınızın üstesinden gelmek için hiçbir kılavuz ve ipucu sunmuyor. Ancak neredeyse hepsi görece basit bir adımı atlıyor: Bir belge talep yönetimi çözümüyle siz ve müşterileriniz arasındaki belge akışını kontrol altına alın.
Bu makale için yaptığımız araştırmamızda, bir kamu muhasebe firması, zamanının %30’unu tipik bir görevle belge toplamakla geçirdiğini ortaya çıkardı. Bu nedenle, siz büyük hacimli belge taleplerini talep ederken, takip ederken ve incelerken her şeyi tek bir yerde tutan bir çözümle zaman tasarrufu ve stresi azaltmak için tonlarca potansiyel var gibi görünüyor.
Belge talebi yönetimi şüphesiz, 2023 yoğun sezonunu EBM’ler, muhasebeciler ve denetçiler için daha az berbat hale getirebilir ve hatta uzun vadeli yoğun sezon rahatlaması sağlayan daha akıllı süreçler oluşturmanıza yardımcı olabilir. Bunun birkaç yüz nedenini düşündük, ancak editörlerimiz bunu şu dördüne indirgememizi istedi:
1. Baskı altında sakin kalmanıza yardımcı olur
Ah, yoğun sezon yangın tatbikatı. Şimdi resmedebiliriz:
Müşterinin ihtiyacınız olan belgeleri size ulaştırması üç ay sürer ve ardından anında sonuç ister. Yani, son iki saat içinde gelen kutunuzu dolduran yılın değerindeki Excel belgelerini ve e-postalarını gözden geçiriyorsunuz, bu karmaşayı uzlaştırmaya çalışıyorsunuz, bu sırada ortak size bir müşteri toplantısı olduğu için herhangi bir şeyin eksik olup olmadığını soran yöneticiye soruyor. 13 dakikada. Gerilim yüksek ve kızgın Teams mesajları ping masaüstünüzde ve telefonunuzda daha sık, ancak ping öngörülebilir kadans veya ritim ping bu sana izin verecek ping ping onları sustur, seni yönlendiriyor ping daha yakın ping ping ping ping kenara ping ping ping deliliğin ping…
Bununla birlikte, uygun bir PBC (Müşteri Tarafından Sağlanan) talep çözümüyle, farklı bir resim ortaya çıkıyor; yoğun sezon yangınlarının yalnızca birkaç tıklamayla söndürülebildiği, iş arkadaşlarının ve müşterilerin soğukkanlılığını koruduğu ve en önemlisi akıl sağlığınızın korunduğu bir resim. bozulmamış.
Önde gelen bir belge talep yönetimi çözümü olan UpLink’in kurucu ortağı Alex Maher, “Her şeyi uzlaştırmak yerine, UpLink’teki kontrol panelinizi açabilir ve tam olarak hangi belgelerin eksik, geç veya incelemeniz için yüklenmiş olduğunu görebilirsiniz” dedi. .
Sorunlar ortaya çıktığında, belge istek yönetimi, ne olduğunu keşfetmeyi ve bunu müşteriye doğrulamayı çok daha kolay hale getirir.
Alex, “Bir müşteriden bir şey almak için üç ay beklediğinizde ve ardından bunu bir gün içinde geri döndürmenizi istediklerinde… (UpLink), personelinize destek olabilmeniz için müşteriye geri dönmeniz için cephane sağlar,” dedi Alex. Grant, UpLink’in kurucu ortağı.
(Ve evet, UpLink’in kurucularından ikisinin adı Alex’tir. Maher, karışıklığı önlemek için Grant’ten “Grant” olarak söz eder. Bu çok sevimli.)
2. İlişki kurmanız için size daha fazla zaman verir.
Müşterilerle yapılan görüşmeler, özellikle yoğun sezonda sancılı çabalar olabilir. Ancak bir belge talep yönetimi çözümü, size toplantı gündem maddelerini hızlı bir şekilde arka arkaya kontrol etme, sahip olduklarınızı kolayca doğrulama, hala neye ihtiyacınız olduğunu belirleme ve hatta belgeleri gerçek zamanlı olarak alıp yükleme gücü verebilir.
Grant, “Tüm önemli toplantı öğelerini beş dakika içinde ortadan kaldırdığınızda, bu, değerli zamanınızı gününüze geri kazandırır,” dedi. “Bazen bu aramalar erken sona erer ve başka bir şeye geçmenizi sağlar. Ancak kalan 25 dakikayı bu ilişkiyi geliştirmek için de kullanabilirsiniz.”
Müşterilerinizi (kim olduklarını, hangi spor takımlarını sevdiklerini, hayatınızı perişan etmek için cehennemin hangi çemberinden çıktıklarını vb.) bildiğiniz zaman onlara daha iyi hizmet edebilir, sürtüşmeyi azaltabilir ve hatalar olduğunda biraz hareket alanı kazanabilirsiniz.
Maher, “Müşterilerimizin birçoğunun, hobileri, ilgi alanları vb. hakkında konuşmak için daha uzun süre telefonda kalan müşterilerle ilgili hikayeleri var” dedi. “Bu her zaman iyi bir şey olmayabilir, ancak… daha fazla işbirliğine, yükün daha fazla paylaşılmasına yol açar… bu nedenle müşteriler size işleri daha hızlı ve genellikle daha iyi bir şekilde ulaştırmak ister.”
3. Danışanlarla empati kurmanıza yardımcı olur
Yoğun sezonda müşteriler kaba olabilir. Ancak danışanların…(vurgu için ekstra uzun duraklama)…hala insan olduklarını unutmamak önemlidir.
Kısıtlı zaman dilimlerinde sonuçlara ulaşmaları için patronları ve meslektaşları tarafından yoğun bir baskı altındalar. Ve bu, onların hayal kırıklıklarını üzerinizden çıkarmak için bir mazeret olmasa da, insani empatinin birkaç basit ifadesiyle pek çok sorunu yine de etkisiz hale getirebilirsiniz.
Oraya ulaşmanın bir yolu, denetçi olarak bu durumlarda gücün sizde olduğunu kendinize hatırlatmaktır.
Maher, “Öyle görünmeyebilir, ancak çoğu zaman müşteriler sizden korkar” dedi. “Sana kötü davranışlarla – zorbalıkla, parmakla gösterme – geldiklerinde, bu korkuyla başa çıkmanın yanlış yolu olabilir.”
Belge istek yönetimi gibi çözümlerin önemli bir rol oynayabileceği yer burasıdır. Müşteriden tam olarak neye ihtiyacınız olduğunu, neden onsuz ilerleyemeyeceğinizi, ne zaman teslim edildiğini ve ne zaman vaat edildiğini vb. göstermenizi sağlayan bir araçtır. Bu, gücünüzü güvenle kullanmanızı sağlar. .
Grant, “Bu güvene sahip olduğunuzda, zeminde durabilir ama aynı zamanda daha empatik olabilirsiniz” dedi. “’Düşmanlıklarını anlıyorum ama tatile girmek üzereyiz ve ailenle eğlenmeye çalışırken strese girmeni istemiyorum’ diyebilirsin. Bu yüzden, yine de nazik davranırken onları daha ileriye götürebilirsin.”
4. Müşterilerinizin iyi görünmesini sağlamanıza yardımcı olabilir
Her zaman bunu hak etmese de müşterilerinizin iyi görünmesini sağlamak genellikle sizin yararınızadır. Belge talebi yönetimi, müşterilere sıkı çalışmalarını (çabaları makul bir şekilde “sıkı” veya “çalışmak” olarak adlandırılamasa bile) doğrulayan belirli ölçütler sağlamayı kolaylaştırır ve onlarla olan iyi niyetinizi güçlendirir.
Grant, “İstek sisteminizin tamamında iyi bir telemetri ile, ne olduğunu bildiğiniz bir denizde bile altın şeritleri bulabilirsiniz,” dedi. “‘Vay canına, Bill bize bu yıl işleri yüzde 30 daha hızlı getirdi!’ ‘Bill çok yavaş olduğu için yine geride kaldık’ yerine. Kişilerinizi bu şekilde heyecanlandırmak, onları gelecekte sizinle daha proaktif olmaya teşvik edebilir.”
Belge istek yönetimi için neden UpLink kullanılmalı?
Artık belge talebi yönetiminin yoğun sezonu EBM’ler, muhasebeciler ve denetçiler için daha az berbat hale getirdiğini ampirik, tartışmasız ve çok alçakgönüllü bir şekilde kanıtladığımıza göre, yanıtlanması gereken tek bir soru kaldı: Hangi belge talebi yönetimi çözümü sizin için doğru? ?
Kahretsin, bilmiyoruz. Bu neye benziyor, Tüketici Raporları? Ancak, konuştuğumuz bir kamu muhasebesi görevlisine göre:
“Dışarıdaki araçların çoğu o kadar iyi değil ve modası geçmiş gibi görünüyor. UpLink’in gerçekten modern bir arayüzü var ve müşterilerin kullanması son derece basit.”
Ve büyük bir enerji şirketindeki bir muhasebe müdüründen:
“Keşke tüm denetçilerim (UpLink) kullansa, çünkü Excel istek listelerini güncellemeyle ilgili sürüm kontrolü berbat.”
Ayrıca Team Alex, UpLink’in rakiplerinde olmayan ve sonuç olarak UpLink’in kullanımını daha kolay ve daha etkili hale getiren çeşitli özellikleri hakkında bilgi verdi:
-
- Excel entegrasyonu. toplu oluştur ve düzenle Excel kullanan PBC
- Uygulama içi önizleme: Belgeleri indirmeye gerek kalmadan inceleyin
- Mobil uyumlu arayüz: UpLink’i yanınıza alın ve cihazlarınız arasında tek bir gerçek kaynağına erişin
- Özel özellikler: Öncelik, kontrol numarası, departman vb. gibi katılımınız için önemli olan belirli değerlerle istekleri etiketleyin.
Özel teklif: Going Concern okuyucuları, ücretsiz ücretsiz deneme ile UpLink’i risksiz deneyebilir: iki ay veya 5 ücretsiz katılım, seçiminiz. Şubat ayının sonundan önce kaydolun ve hazır olduğunuzda deneme sürümünüzü etkinleştirmek için altı aylık bir pencereye sahip olacaksınız.
UpLink’in ücretsiz deneme sürümü için kaydolun >