Temsil giderleri, gelenek ve göreneklere göre bir makamda bulunma sebebiyle yapılan giderler ile ticari malın alım satımını kolaylaştırıcı çeşitli giderleri kapsar.
Temsil giderlerinin diğer normal işletme giderlerinden farkı işle olan direkt ilişkinin her zaman açık olarak görülmesidir. Ayrıca, temsil giderleri sadece işletmeye fayda sağlamamakta işletme dışındaki kimselere de fayda sağlamaktadır.
GVK'nıin 40/1, KVK'nun 13. maddeleri ticari kazancın elde edümesi ve idame ettirilmesi için yapılan genel giderlerin gider yazılmasını kabul etmiştir.
Ancak, temsil giderlerinin gider olarak yazılabilmesi için;
(i) Temsil gideri ticari kazançla ilgili olarak yapılmalıdır.
VUK'nun 3. maddesine göre, iktisadi, ticari ve teknik icaplara uymayan ve olayın özelliğine göre normaİ ve mutad olmayan bir durumun iddia olunması halinde ispat külfeti bunu iddia eden tarafa aittir. Bu sebeple bir temsil giderinin işle ilgili olduğunun ispatı mükellefe aittir. İşle ilgili olarak yapılmış bir temsil harcamasına ait faturanın arkasına kimin için yapıldığının mükellef tarafından yazılması gerekir. Böylece, gerektiğinde vergi denetçileri tarafından giderin doğruluğu incelenebilecektir.
(ii) Temsil gideri ticari kazancın elde edilmesi ve devam ettirilmesi için yapılmalıdır.
Ticari kazancın artmasını veya devam etmesini sağlayıcı yönde olmayan temsil gidere yazılamaz. Mesela, doğum günü ve sünnet düğünü hediye ve masraflarının direkt ilişkisinin tesbiti mümkün olmadığından bunların gider olarak kabulü imkânsızdır. Diğer bir ifade ile yapılan harcamanın gider olarak kabul edilebilmesi için keyfilik değil mecburilik olmalıdır.
(iii) Temsil giderleri giderin yapılma amacını aşmamalıdır.
Temsil gideri olarak yapılan harcamanın, bu harcamdan sağlanması gereken faydadan fazla olmaması veya ona uygun olması gerekir.
Ayrıca temsil gideri olarak muhasebeleştirmeye kaynak olan olayın her iki taraf açısından vergi kaybına sebep olmaması lâzımdır.