2021'deki kurumsal toplantılar
Kurumsal toplantılar, işinizi geliştirmek için iyi bir yoldur. Kurumsal bir toplantıda çalışanlar şirket içi haberler hakkında bilgilendirilmekte, ortaya çıkan sorunlar tartışılmakta ve çözülmekte, yeni fikirler geliştirilmekte ve çalışma arkadaşlarının birbirleriyle bağlantı kurma imkanı bulunmaktadır. Önemlerine rağmen toplantılar çalışanlar arasında pek popüler değil. Çoğu zaman anında sonuç vermedikleri için, çoğu zaman şirket için pek de yararlı olmayan zamanı yutanlar olarak algılanırlar. Ama böyle olmak zorunda değil. Toplantılar çok verimli olabilir ve şirkete değer katabilir.
Bu yazıda size kesinlikle geniş toplantı dünyası hakkında bazı bilgiler vereceğiz. Belki bunları gerçekleştirmenin bazı ilginç, yeni yollarını bulacak ve sıkıcı, etkisiz toplantıların tuzaklarından kurtulmak için bazı ipuçlarını uygulamayı düşüneceksiniz!
1. Gerçekten gerekli mi?
Öncelikle kendinize sorun: Bu toplantıya gerçekten ihtiyacımız var mı? Bazı çalışanların zamanını boşa harcayacak mı? Katılımcıların bundan önemli bir şey elde edeceğini düşünmüyorsanız, sadece iptal etmeyi düşünün. Bir toplantının e-posta dizisi olarak daha iyi çalıştığı zamanlar vardır.
Öte yandan, bu toplantının yapılması gerektiğine ve çalışanların bundan yararlanacağına karar verirseniz, toplantı türünü açıklama zamanınız gelmiştir: çalışanları bir şey hakkında bilgilendirecek misiniz, yeni fikirler mi geliştireceksiniz yoksa yapacak mısınız? bir karar vermen gerekiyor. Ayrıca, ne bekleyeceklerini bilmeleri için bunu katılımcılarla iletmek önemlidir.
2. Nişi bulun
Niş toplantılar son derece popüler hale geliyor. Bunlar uzmanlaşmış toplantılardır ve odak noktalarında belirli bir konu veya problem vardır. Bu toplantılar modaya uygun, çünkü hassaslar ve bir konunun ayrıntılarına giriyorlar. Günümüzün hızlı tempolu dünyasında çalışanlar, halihazırda bildikleri veya kendileri için önemli olmayan şeylerle vakit kaybetmekten hoşlanmazlar. Niş bir toplantıya katılırlarsa, beklediklerini elde edecekler ve enerjilerini ve zamanlarını kendileri için gerçekten önemli veya ilginç olan bir şeye odaklayabilirler.
3. Özetleyin
Bahsettiğimiz gibi, toplantılar harika: çalışanları birbirine bağlar, kalıpların dışında düşünmeye yardımcı olur, sorunları çözer. Ancak toplantı çok zaman alıcı olmamalı. Kısa ve tatlı olmalılar! Burada bir kez daha organizasyon ve yapı anahtardır: Toplantının iyi planlanması ve bir başı ve bir kuyruğu olması gerekir. Aksi takdirde, çok uzun süre dayanacaklar ve insanlar bir noktada sıkılacaklarından muhtemelen uyanık kalmakta zorlanacaklar. Genel olarak, katılımcılar bir toplantıya tamamen odaklanmazlar ve bir toplantıdayken aynı anda diğer işleri yapma eğilimindedirler. Bu yüzden önerimiz özlü, canlı ve büyüleyici yapmaktır. Bu şekilde, insanlar daha fazla ilgilenecek ve onların ilgisini çekeceksiniz. Kim bilir, eğer şanslıysanız, belki telefonlarını bile kaldırırlar.
4. İletişim çok önemlidir
İş dünyasında kişisel iletişim moda. Günümüz şirketleri, geçmişte bir norm olan soru-cevap oturumlarından kaçınma eğilimindedir. Bir Soru-Cevap oturumu, genellikle bir toplantının sonunda katılımcıların soru sorması için ayrılan bir süredir. Ancak söylediğimiz gibi, bu model artık ilginç değil ve meslektaşlarınız / çalışanlarınızla iletişim için daha modern bir yaklaşım düşünmelisiniz. Sonunda herkesin daha açık ve rahat olmasını sağlayan kişisel bir dokunuşu tercih ediyoruz. Ayrıca, bu sadece çalışanlarla sınırlı değildir. Müşterilere daha kişisel bir yaklaşım da önemlidir ve şirketi daha popüler hale getirir, sosyal medyadaki takipçi sayısını genişletir ve daha iyi iş sonuçlarını mümkün kılar.
5. Görsel yönü
Bir toplantının içeriği ve uzunluğu, düşünülmesi gereken tek şey değildir. Estetik yönü de biraz düşünmelisiniz: Buluşma nerede gerçekleşir? Atmosfer nasıl? Öncelikle toplantı alanınızın iş için uygun olduğundan emin olmanız gerekecektir. Konferans ortamının hoş olması ve oda sıcaklığının yeterli olması gerekir. İnsanlar kendilerini rahat hissederse, toplantının başarılı olarak algılanma şansı daha yüksektir. Ayrıca, katılımcıların yeterli alana ve kişisel alana sahip olması gerekir.
Bir sunum yapıyorsanız, sunumun tasarımının kendisinin de markayı ve şirketin değerlerini yansıttığından emin olun. Belki o kadar önemli görünmüyor ama belli bir mesaj gönderecek ve bir izlenim bırakacaktır. Önemli olan küçük şeylerdir.
6. Teknoloji
Büyük olasılıkla toplantıda teknolojiyi kullanmak zorunda kalacaksınız, bu nedenle internet bağlantısının kusursuz ve hızlı olduğundan, projektörlerin sorunsuz çalıştığından emin olun. Modern bir şirkette, yüksek teknolojili ekipman birinci sınıf olmalıdır! Teknik sorunların ortaya çıkmasını tamamen önlemek zordur, ancak teknik sürprizlerin olasılığını azaltmak için elinizden gelenin en iyisini yapmaya çalışabilirsiniz. Her şeyi önceden test etmek için zaman ayırın.
7. Kriz yönetimi
Bir noktada herhangi bir şirkette sorunlar çıkacaktır ve bunu önlemek zordur. Meslektaşlar arasında bile gerginlik, özellikle zorlu ve stresli zamanlarda ortak bir sorundur. Durum böyle! Kurumsal toplantılar bunu düzeltmeye ve çalışanlar arasındaki bağları düzeltmeye yardımcı olabilir. Bu nedenle, bugünün işletmeleri kriz yönetimine yatırım yapıyor ve bu karşılığını veriyor.
8. Yapay zeka (AI)
AI teknolojisi toplantılarda çok kullanılıyor ve en önemli iletişim teknolojilerinden biri haline geldi. Peki toplantılarda AI teknolojisinden bahsettiğimizde tam olarak neden bahsediyoruz? Yapay zeka, toplantıların kaydedilmesine yardımcı olur, onları yazıya döker ve bu kayıtları düzenlemeyi mümkün kılar (her şeyin doğru olduğundan emin olmak veya toplantının gereksiz kısımlarını silmek için). Böylelikle toplantının kalitesi artar, kapsamı genişler ve iletişim çok daha etkili olur. Gglot'a ve Gglot'un yazıya dönüştürme alanında sunduğu tüm olanaklara göz atmalısınız. Bundan çok şey kazanabilirsiniz. Belki bir meslektaşınız toplantınızın beyin fırtınası seansı sırasında harika bir fikir buldu veya belki bazı çalışanlar toplantıya katılamadı. Sebep ne olursa olsun, toplantıların dökümleri, çalışanların yetişmesine ve bilgili kalmasına olanak tanır. Ayrıca, transkriptin bir kopyasını yalnızca toplantıyı kaçıran çalışanlara değil, toplantıya katılan herkese de gönderdiğinizden emin olun. Bu şekilde, transkripsiyonlara geri dönebilir ve işi geliştirebilecek ilginç fikirleri gözden kaçırıp atmadıklarını görebilirler.
Gglot'un transkripsiyon hizmetlerini seçin ve bir toplantıda söylenen her şeyi kağıda sahip olacaksınız.
9. Çevrimiçi toplantılar
Bu yıl uyum sağlamamız gereken büyük bir değişiklik, kurumsal toplantılarımızı çevrimiçi olarak yeni (dijital) ortamlara taşımaktır. Çevrimiçi toplantılar 2020'de bir zorunluluk olduğundan, yüksek teknolojinin iletişim yollarımızın bir parçası olması gerekiyor. Çevrimiçi toplantıları basitleştiren ve geliştiren birçok araç vardır. Anahtar, bu araçlardan hangisinin sizin için doğru olduğunu bulmaktır. Ancak dikkatli olun ve aşırıya kaçmayın. Unutmayın: birçok özelliğe sahip olmak harikadır, ancak çevrimiçi toplantı katılımcıları her şey özelliklerle dolu olduğu için toplantıya nasıl katılacaklarını çözemezlerse, sonunda yalnız kalabilirsiniz! Sanal bir toplantı düzenlerken göz önünde bulundurmanız gereken başka şeyler de vardır: ses ve video kalitesi (bu son derece önemlidir), ekran paylaşımı (ayrıca, özellikle toplantı bir sunum içeriyorsa olması gerekir), sohbet ( mümkündür, toplantının akışını gerçekten kesintiye uğratmadan), çoklu cihaz desteği (örneğin, bir web konferansı yazılımının mobil sürümleri) vb. Bu araçların çoğu ücretsizdir, ancak bazı araçlar için ödeme yapmanız gerekecektir. Kendinizi farklı olasılıklar hakkında bilgilendirdiğinizden, kullanıcı dostu olanları seçtiğinizden ve çevrimiçi toplantınızı daha ilginç ve daha güçlü hale getirdiğinizden emin olun.
10. Geri bildirim isteyin
Toplantıları dahil herkes için her zaman daha değerli hale getirmenin yollarını bulmak çok önemlidir. Daha iyi kurumsal toplantılar nasıl organize edilir? Bunun bir yolu, katılımcılara bir toplantı hakkında ne düşündüklerini sormak ve cevaplarından bir şeyler öğrenmeye çalışmaktır. İyi olan her şeyi saklayın ve olmayan şeyleri değiştirin. Basit bir geri bildirim anketi, toplantı hakkında bilgi toplamanın harika bir yoludur ve bunu isimsiz yaparsanız daha samimi sonuçlar elde edebilirsiniz. Katılımcıların ne düşündüğünü duymak, size gelecekteki toplantıları nasıl daha kapsayıcı ve herkes için daha verimli hale getirebileceğiniz konusunda bazı fikirler verebilir.
Bilgi alırsanız ve doğru araçları kullanırsanız, kolayca ilginç bir toplantı düzenleyebilirsiniz. İpuçlarımızı deneyin, toplantıyı planlayın ve yapılandırın, çok uzun sürmeyin, katılımcılarınızla iletişim kurun, yeni teknolojinin şirketinize sunabileceği farklı olasılıkları düşünün, yaratıcı olmaya çalışın ve geri bildirim isteyin. Toplantılar gerçekten sıkıcı olmak zorunda değil! Sulu, ilham verici ve üretken olabilirler.