İletişim, refleks olarak yaptığımız bir şey, nefes almak gibi. Eşlerimizle, çocuklarımızla ve arkadaşlarımızla nasıl yaptığımız hakkında fazla düşünmeden konuşuruz.
Kolay gözükebilir, ancak etkili bir şekilde iletişim kurmak aslında biraz ustalık gerektirir. Doğru kelimeleri seçmek, sadece kulaklarımız yerine zihinlerimizi dinlemek ve mesajımızı iletmek hepimizin üzerinde çalışmamız gereken becerilerdir.
Evde ve sosyal ortamlarda, iletişimsizlik tartışmalara yol açabilir. İşyerinde yansımalar çok daha ciddi olabilir. Düşük verimlilik, motivasyonsuz çalışanlar ofiste iletişimin bozulmasından kaynaklanabilir.
Ekibinizdeki ve tüm şirketinizdeki iletişimi geliştirmek için, kurumsal felsefeniz ve uygulamanız için birkaç kolay ama önemli değişiklik yapmanız gerekir.
Bu makalede, iletişimi geliştirmek için yönetim uzmanlarının kullandığı bazı ipuçlarını öğreneceksiniz. Ayrıca iletişim stratejinizi değiştirmenin çalışan motivasyonu, verimlilik ve kârlılıkta gerçek gelişmelere nasıl yol açabileceğini göreceksiniz.
Diplomasi ile Çatışmalarda Mücadele
Haftanın 5 günü, günde 8 saat boyunca aynı odaya bir grup farklı kişilik koyun, birden fazla tarihin stresini ekleyin ve çatışma için bir tarifiniz olsun. Ne kadar iyi niyetli ve entelektüel olarak uyumlu olursa olsun, işe aldığınız insan grubu kaçınılmaz olarak, fotokopi makinesini sıkıştıran veya yanlışlıkla bir iş arkadaşının dosyasını silenler sahip olacaksınız.
Küçük meselelerin çoğu kendi başlarına sona erecek, ancak birkaçı büyük tartışmalara neden olabilir. Bazı ofis argümanları yasal işlem başlatmaya yetecek kadar ciddi olabilir.
Küçük çatışmaların büyük krizlere patlamasını önlemek için, tomurcuklardaki sorunları hemen çözün. Çalışanların en başından kapınızın her zaman açık olduğunu bilmesini sağlayın. Dürüstçe kendilerini rahat hissedebilecekleri ve hayal kırıklıklarını açıkça dile getirecekleri güvenli bir ortam yaratarak size gelmelerini teşvik edin. Ofisinizde düzenlenen tüm konuşmalar tamamen gizli kalmalıdır.
Çatışmalara cevap verirken, bunu açık bir zihinle ve yargısız bir yaklaşımla yapın. Bu kesinlikle hiçbir kişisel saldırı anlamına gelmez. Sorular sorarak ve cevapları gerçekten dinleyerek, anlaşmazlığın içindeki her insanın nasıl hissettiğini anlayabilmeniz için, iki tarafın herkes için kabul edilebilir bir çözüme ulaşmasına yardımcı olabilirsiniz. Son olarak, eğer şirket politikaları sorunları suçlayacaksa, yönetime gidin ve bazı kalıcı politika değişiklikleri önerin.
Konuşma Sanatını Canlandır
1990’ların sonlarından bu yana, şirketler dış müşteriler ve meslektaşları ile birincil bağlantıları olarak e-postaya bağımlı hale geldi. Hatta iç iletişim için e-postayı tercih ediyorlar.Bilgisayarlarımıza ve BlackBerrys’lere o kadar güvendik ki, konuşma sanatını ihmal ettik.
Teknoloji, hızı arttırmak için mükemmeldir, ancak kişisel ilişkiler üzerinde zararlı bir etkisi olabilir. Kaç kez, sadece diğer ucunda mesajını yanlış anlamak için en iyi niyetli bir e-posta gönderdiniz? Aceleyle gönderilen kısa cevap, bakımsızlık veya daha da kötüsü, sinirli olduğunuzu gösteren bir işaret olarak kolayca yanlış yorumlanabilir.
UCLA psikoloji profesörü Albert Mehrabian tarafından yapılan araştırmaya göre, konuşmada anlaşılan anlamların çoğu kelimelerden değil, konuşmacıların yüz ifadeleri ve beden dilinden geliyor. Hareketleri ve gülümsemeyi denklemden çıkarın; alıcılar, özellikle gönderen en açık sözlü yazar olmadığında kolayca yanlış bir fikre kapılabilirler.
Teknolojinin aşırı yüklenmesi için bir tedavi var. Arada bir telefonu aç ve bir arama yap. Daha da iyisi, ofiste biraz yürüyün ve çalışanlarınızla yüz yüze konuşun.
Kültürel Farklılıklara Saygı
1992’de Avustralya’yı gezerken eski Cumhurbaşkanı George H.W. Bush barış işaretini bazı çiftçilere verdi. Farkında olmadığı, Avustralya’daki iyi niyetli mesajının parmağı vermeye eşdeğer olduğuydu.
Başkan Bush’un hatası komik bir fıkra yapar, ancak işyerinde benzer bir kültürel taklitçi çok daha ciddi sonuçlara yol açabilir.
Dünya küçülüyor. Şirketler sadece yabancı çalışanlar işe almakla kalmıyor, aynı zamanda yurtdışındaki meslektaşlarıyla da çalışıyorlar. Sonuç olarak, yönetim kültürel olarak duyarlı olmalı ve farklı milletlerden insanların sözleri ve jestleri yorumlama şeklindeki ince farklılıkların farkında olmalıdır.
Şirketler, kültürleri veya dinleri ne olursa olsun, tüm çalışanlarının ihtiyaçlarını anlayan ve bunlara duyarlı bir ortam yaratmalıdır. Bu, kafeteryada kaşer veya vejetaryen seçenekler sunmak, çalışanların dini bayramlar için zaman ayırmalarına izin vermek ve çalışanların tüm arkadaşları için daha iyi bir anlayış ve takdir kazanmalarına yardımcı olmak için duyarlılık eğitimi sağlamaktır.
İyi Geribildirim Ver
Hiçbir çalışan bir boşlukta var olmak istemez. Projeleri bitirme veya gevşeme konusunda yorulmadan çalışıyorlarsa da, çalışanlarınızın çabalarını tanıdığınızı ve takdir ettiğinizi bilmeleri veya daha fazla çalışmalarını beklemeleri gerekir.
Geri bildirimleri paylaşmak için düzenli toplantılar yapmanız gerekmez, ancak bunu yapmanın bir yolu vardır. Çalışanlarınıza ne düşündüğünüzü bildirmenin birçok yolu vardır – e-posta, telefon görüşmeleri veya kısa bir durumla haftada bir kaç sabahı güncelleyin.
Geri bildirim verirken, olabildiğince açık ve ayrıntılı olduğundan emin olun. Bir sorun varsa çözümler sunmaya çalışın. Örneğin, “Yeterli çaba göstermiyorsunuz” deme. Bunun yerine, “Bütçe raporlarınızı doldururken üst üste 3 hafta geç kaldığınızda, bana muhasebe prosedürlerinize yeterince zaman harcamamış olduğunuz hissini veriyor. Neden geç kaldığınızı ve nasıl geç kaldığınızı bana bildirir misiniz? “Bu raporlarla tekrar yola çıkmanıza yardımcı olabiliriz.”
Siz de olumlu geribildirim vermeyi unutmayın. Övgü ve tanıma çalışanların kendilerini kendilerini daha motive eden önemli hissetmelerini sağlar. Satış dönüm noktasını kutlamak için ekibinize öğle yemeğine çıkın, iyi çalışan bir iş için teşekkür etmek için kilit çalışanların hediye sertifikalarını alın veya yalnızca “Bu sunumda harika bir iş yaptınız. İyi iş” deyin.
Çalışanlara İstediklerini Verin
Araştırmalar çalışanları motive eden dört şey olduğunu gösteriyor:
- Tazminat isteği ve maddi şeyler
- Başkalarıyla bağlanma ve kendilerine aitmiş gibi hissetme ihtiyacı
- Çevrelerini anlamlandırma ihtiyacı
- Başarılarını savunma arzusu
Tazminat arzusunun yerine getirilmesi astronomik maaşların ödenmesi anlamına gelmez. Çevrimiçi ayakkabı mağazası Zappos.com’daki maaşlar, piyasa oranlarının oldukça altındadır (ortalama saatlik çalışan için yıllık ortalama sadece 23.000 dolar), ancak şirket, serbest çalışan şirketiyle çalışanlarından neredeyse kültü sadakatine ilham vermeyi hala başarıyor kültür ve giriş seviyesi işe alım yöneticileri haline adamak.
Tazminat para olmak zorunda değildir. Pek çok biçimde olabilir: stok seçenekleri, fazladan izin veya hatta patronla bir içki.
Karşılıklı saygı ve desteğe dayalı bir kurum kültürü oluşturarak bağlanma ihtiyacını karşılayabilirsiniz. Çalışanların birbirine karşı rekabet etmelerini sağlamak yerine – ki bu, insanların çalışma arkadaşlarını ileriye götürmek için istekli olarak istekli bir biçimde zorlu bir ortam yaratarak – çalışanlarını camaraderiyi teşvik edecek bir ekip olarak ödüllendirir.
Üçüncü ihtiyacı karşılamak için şeffaflığa sahip olmalısınız. Şirketin hedefleri ve çalışanın sorumlulukları, yeni bir kişinin işe alındığı andan itibaren açık olmalıdır. Herkesin işi çok net bir şekilde tanımlanmalı ve her çalışan kendi kişisel eserinin büyük resme nasıl uyduğunu anlamalıdır.
Son olarak, çalışanlar kuruluşunuza yaptıkları her katkı için tanınmalıdır. Bu ödül bir promosyon, maaş artışı veya bir şirket etkinliğinde sadece bir alkış şeklinde gerçekleşip gelmediğini, hala kabul ediyor.
İnsanlarına Güven
Herkes kariyeri boyunca bir noktada en az bir mikro yöneticiye sahipti. Bu kargaşanın gölgesi gibi, her çalışanın masasında dolaştığını, birisinin zamanında çalıştığını öğretmek için.
Bir grup tam salak tutmadınız (eğer yaptıysanız, özellikle iyi bir yönetim kararı değildi). İşi yapabilmek için yetenekli ve istihbaratlı insanları işe aldın. Bu durumda, üzerlerine gelmenize gerek yok.
Çalışanlar işlerini kontrol ediyormuş gibi hissettiğinde, bir amaç duygusu hissederler ve tüm sürece daha fazla yatırım yaparlar. Özerklik yenilikçiliği ve iş memnuniyetini arttırır. Diğer yandan bebek bakımı, çalışanların, şirket işlerini yapacak kadar yetenekli olduğunu düşünmüyor gibi hissetmelerini sağlar. Güvensiz ve güvensiz hissediyorlar.
Çalışanlarınıza işlerini yapmaları için ihtiyaç duydukları araçları sağlayın ve onlara yapma özgürlüğü verin. Karışma veya mikro yönetme olmadan ilerlemeleriyle ilgili gelişmelerden haberdar olmak için haftalık durum toplantıları yapın veya düzenli e-posta ilerleme raporları isteyin. Sonra geri çekil.
Çalışanları Sahipleri Hissetmek
Yazılım devi SAS, Fortunemagazine’daki “Çalışılacak En İyi Şirketler” listesinin en başında yer alıyor ve bunun da iyi bir nedeni var. Şirket, sadece birinci sınıf sağlık sigortası, son teknoloji 66.000 metrekarelik fitness merkezi ve sınırsız hasta günleri gibi bir ödül sunmuyor, aynı zamanda SAS, “güvene dayanan bir temel oluşturdu” çalışanlarımız ve şirketimiz arasında “CEO’ya göre Jim Goodnight [kaynak: Fortune].
Güvene dayanan şirketler aslında çalışanlarını dinler. Maryland merkezli bir denizcilik malzemeleri üreticisi olan Atlas Container Corp., çalışanlarına, sağlık sigortası, disiplin politikaları ve ikramiye dahil, şirketi şekillendiren önemli meselelerde oy kullanma imkânı veriyor. Ancak ilk önce, şirket seçmenleri bilgilendirmelerini sağlamak için çalışanlarını bu konular hakkında eğitiyor.
Şeffaflık, çalışan sahipliğinin önemli bir parçasıdır. Bu, yönetimin sır saklamadığı anlamına gelir. Atlas neredeyse hiç duyulmamış bir şey yapar – çalışan toplantılarında satışlarını, maliyetlerini ve karlarını ortaya çıkaran kitaplarını açar.
Şirketler bu kadar kontrolü bıraktıklarında nasıl başarılı olabilirler? Çünkü motive çalışanlar gerçek sonuçlar doğurmaktadır. Atlas’ın işi son 10 yılda yüzde 25 büyüdü. SAS, sektördeki en yüksek maaşları ödemese de veya hisse senedi opsiyonları sunsa da, ciro oranı, ortalama bir yazılım şirketi için yüzde 22’ye kıyasla inanılmaz derecede düşük – sadece yüzde 2 –
Duygularınızı Denklemden Çıkarın
Ofiste profesyonelliği teşvik etmeye çalışıyorsunuz, ancak bu kadar çok farklı kişiliğin bu kadar küçük bir alanda birleşmesi her zaman kolay olmuyor.
Bazen iş tartışmaları kişisel saldırılara dönüşebilir. Bir çalışan cildinizin altına girmeye başladığında, duygularınızı denklemden çıkarın. Bunun yerine, derin bir nefes alın, 10’a kadar sayın ve sakin, duygusal olmayan bir şekilde yanıt verin.
Cevap verdiğinde, kişisel yapma. Örneğin, “Bu satış sunumunu bir araya getirmek için korkunç bir iş yaptınız!” Demek yerine! “İşte size yazdıklarınızı gerçekten artıracak üzerinde çalışmanız gerektiğini düşündüğüm birkaç nokta var” veya “Bu sunumda neyle karşılaşmaya çalıştığınızı anlamakta güçlük çekiyorum.” Lütfen bana açıklar mısın? “
Ayrıca, alıcı taraftaki kişinin yorumlarınızı yanlış anlamadığından emin olun. Herkes dünyayı kendi duygusal çerçevesi içinde görüyor. Artık niyetleriniz masum değil, yanlış anlaşılabilir.
Sizin ve çalışanınızın aynı sayfada olduğundan emin olmak için konuşmaların sonunda açıklama isteyin. “Son zamanlardaki devamsızlıklarından bahsetme niyetim, işinde ve sağlığında her şeyin yolunda gitmesini sağlamak ve durumu iyileştirmek için birlikte neler yapabileceğimizi görmek.” Diyebilirsiniz. tartışılan?”
Sadece Duyma – Dinle
Bütün gün çalışanlarınızla konuşun, ama gerçekten dinliyor musunuz? İşte bir ipucu: Bir sonraki toplantıya devam etmeyi düşünüyorsanız veya bu akşamki konuşma sırasında akşam yemeğini planlıyorsanız, dikkat etmezsiniz.
Etkili bir iletişimci olmak, konuşmanın yanı sıra dinlemek demektir. Kulağa hoş geliyor ama dinlemek aslında biraz pratik gerektiriyor.
Ne zaman bir sohbetimiz varsa, sonunda bir sınav olacakmış gibi yapın. Diğer kişinin yaptığı tüm önemli noktaların zihinsel bir kontrol listesini tutmaya çalışın. Konuşma bittiğinde, kişinin söylediği en az üç önemli şeyi hatırlamaya zorlayın. Dinleme ikinci doğa olana kadar bunu yapma alışkanlığı edinin.
Dinleme becerilerinizi geliştirmenin yararlı bir yolu, diğer kişinin söylediklerini tekrar etmektir. Örneğin, “Şu anki sağlık sigortası poliçesinden memnun olmadığınızı anlıyorum Frank. Buna bakacağım” gibi bir şey diyebilirsiniz. Ya da “Seni doğru anladığımdan emin olmak istiyorum, Tim. Bana sağlık sigortası yardımlarını eşlere uzatmak istediğini söylüyorsun. Bu doğru mu?” Bu teknik, çalışanlarınıza söyleyeceklerine ilgi duyduklarını gösterme avantajını sunar.
İşi Eğlenceli Hale Getirin
Kim, 9’dan 5’e kadar bir işin zorunluluk olduğunu söyledi? Film mi yoksa bilgisayar çipi mi ürettiğiniz fark etmez, iş günü şirketinizin yapmak istediği kadar eğlenceli ve heyecan verici olabilir.
Herhangi bir öğleden sonra Cleveland, Ohio’daki Hyland Software’i ziyaret ederseniz, atriyumda kâğıt uçaklarla yarışan ya da yatma yerlerinde dinlenirken ve şirketin “gençleştirme istasyonunda” okyanusun rahatlatıcı sesini dinleyen çalışanlar bulabilirsiniz. Diğer şirketler çalışanlarına ayda bir kez “takılma” ya da bir dondurma kamyonu getirmeleri için bir mola alanı ayırdı.
Bu tür yaratıcı fikirleri kendiniz bulmak zorunda değilsiniz. Sizin için tüm işi yapacak çalışan avantajları ile gelip uygulamak konusunda uzmanlaşmış şirketler var.
Çalışanlara gevşemeleri için günde 15 dakikadan daha az zaman vermek, burunlarını taş taşına koymaları gerektiğinde, onları daha takdir edici ve üretken hale getirebilir.
İlginizi Çekebilir!
Kaynak
Bir önceki yazımız olan Bilinen 10 En Eski Hastalık başlıklı makalemizi de okumanızı öneririz.