Proje dokümantasyonu geleceğe kayıt bırakmak ve şirket hafızasının oluşturulması için önemlidir. Bir projede ne kadar dokümantasyon gerektiği projenin tipine, büyüklüğüne, yasal gerekliliklere, şirket politika, prosedürlerine ve proje yönetim metodolojisine bağlı olarak belirlenir.
Her projede belirli bir seviyede dokümantasyon tutulması gerekir. Büyük ve karmaşık projeler ekibinin ve paydaşların ihtiyaçları doğrultusunda daha fazla dokümantasyon içerirler. Küçük projelerde “aracın amacı aşmaması” için daha az dokümantasyona ihtiyaç duyulabilir.
Her proje tipine göre minimum dokümantasyon gereklilikleri belirlenmelidir. Şirket politikaları veya sözleşme koşulları, yasaların gerektirdikleri gibi zorunlu dokümantasyon mutlaka tutulmalıdır.
Önemli olan projenin başarısı için gerekli olan dokümantasyonun tüm proje ekibi tarafından sahiplenerek doğru ve zamanında yapılmasıdır.
Proje başlangıcında aşağıdaki dokümantasyon olmalıdır;
- Proje Başlatma Belgesi ve projeyi açıklayıcı belgeler
- Teslimat Tanımları (Öncelikler, ölçülebilir başarı kriterleri vb. ile birlikte)
- Ekip rol ve sorumlulukları, iletişim bilgileri
- Paydaş Analizi
- Sözleşmeler, İş gerekçeleri ve ilgili proje öncesi hazırlanmış belgeler
Planlamada olması gereken dokümantasyon;
- İş Kırılım Yapısı
- Zaman Çizelgesi
- Maliyet Planı ve Bütçe
- Kaynak analizi
- Risk Kayıtları
- Projeye özel spesifik planlar (Süreç İyileştirme, iletişim vb.)
Yürütme, İzleme ve kontrol Sürecinde gerekli dokümanlar
- Durum raporları
- Değişiklik ve Problem Kayıtları
- Gözden Geçirme Notları
- Kontrol ve Test Sonuçları
- Toplantı Notları
- Tüm yazışmalar
Her projede kullanılabilecek bazı dokümantasyon şirket özelinde hazırlanabilir;
- Değişiklik Süreci
- Problem Eskalasyon Süreci
- Test ve Kontrol Standartları
- Karar Alma Süreci vb.
Her proje öncesi hangi dokümantasyon gereklilikleri olduğu Sponsor, Proje Ofisi ve Proje ekibi ile beraber değerlendirilmelidir.