Jane Suchan, PMP
Proje yönetimi, ne yapmak istediğinizi ortaya koymayı, bunu başarmak için yapılması gereken çalışmanın yapılacaklar listesini oluşturmayı, bunun ne kadar süreceğini saptamayı ve maliyetinin ne kadar olacağını hesaplamayı içerir. Ne dersiniz, basit gibi görünmüyor mu? Ama, işin gerçekten zor yanı, bunların hepsini izlemektir. Proje zamanlamaya uygun ilerliyor mu? Zamanı dolmadan bitecek mi? Bütçenin içinde kalıyor mu? Tüm çalışma tamamlandığın da bütçenin içinde kalabilecek mi?
Projenin durumunu değerlendirmenin yollarından biri, özgün proje planıyla fiili durum arasındaki farkı izlemektir. Bu iki durum arasındaki açık fark olarak adlandırılır; hedeflenen veya bütçelenen tutarla gerçekten harcanan tutarın karşılaştırmasıdır. Fark analizi, fiili proje sonuçlarıyla planlanan veya beklenen durumu karşılaştırma uygulamasıdır. Bu, projenin ne kadar iyi (veya ne kadar kötü) ilerlediğini hesaplamanın bir yoludur.
Farklar için planlama yapma: Taban çizgilerini oluşturma
Proje farklarını saptamak için, başlangıç noktanız olarak yere bir direk dikmeniz gerekir; bu sizin taban çizginizdir. Bu olmadan, hareketli bir hedefi yakalamaya ve denetim altına almaya çalışıyor olursunuz. Fark izleme ve raporlama sürecini başlatabilmek için oluşturmanız gereken iki önemli taban çizgisi, maliyet ve zamanlamadır. Ancak bunu yapabilmek için önce proje kapsamını kesinleştirmek istersiniz.
Kapsam oluşturmak için iş kırılım yapısını kullanma
Kapsam taban çizgisi projenin tüm teslim edilebilir öğelerini içerir; dolayısıyla, yapılması gereken tüm çalışmayı tanımlar. Kapsamı belgelemenin bir yolu, bir iş kırılım yapısı (İKY), yani proje teslim edilebilir öğelerinin hiyerarşik bir görünümünü oluşturmaktır. Hiyerarşi aşağıya doğru her düzey, teslim edilebilir öğelerin giderek daha ayrıntılı bir açıklamasını temsil eder. Örneğin, yeni ev inşaatının İKY'si temeli, iskeleti, çatıyı, elektrik ve su tesisatını içerebileceği gibi, bahçe planlarını, mimari çizimleri ve teftiş izinlerini de içerebilir.
Zamanlama ve maliyet taban çizgilerini oluşturma
Zamanlama ve maliyet taban çizgileri ancak kapsam belirlendikten sonra oluşturulur. Projenin ne üreteceği konusunda net bir resim çizmeden, ne kadar süreceğini ve maliyetinin ne kadar olacağını saptayamazsınız.
Zamanlama taban çizgisi, onaylanan proje zamanlamasıdır; zamanlama performansının ölçümü ve raporlanmasında temel oluşturur. Maliyet taban çizgisi, onaylanan zaman aşamalı bütçedir; maliyet performansı buna göre ölçülür. Belirli bir proje döneminin veya aşamasının maliyetleri toplanarak belirlenir ve bu da proje görevlerine maliyetlerin atanmasını gerektirir. Proje bileşenlerine maliyet ayırma işlemi zaman alıcı olabilir, ancak daha ayrıntılı ve doğru bir maliyet performansı raporlaması yapmanıza olanak tanır. Bu raporlama, proje katılımcılarınızı ve proje sponsorunuzu yakından ilgilendirir.
Zamanlama ve maliyet taban çizgilerini oluşturmak için:
-
İKY'deki her teslim edilebilir öğeyi üretmek için gereken etkinlikleri ve görevleri tanımlayarak zamanlamayı geliştirin.
-
Her görevin kaynaklarını tanımlayın. Kısıtlamaları ve kişilerden her birinin bu projeye ayırabileceği zamanı gerçekçi bir yaklaşımla göz önünde bulundurun.
-
Her görevi tamamlamanın ne kadar süreceğini (saat veya gün cinsinden) tahmin edin.
-
Her kaynak için ortalama bir saatlik veya günlük oran kullanarak, ayrıca görevle ilişkili sabit maliyetleri de ekleyerek her görevin maliyetini tahmin edin.
-
Hangi görevlerin diğerlerine bağımlı olduğunu saptayın ve kritik yolu geliştirin.
-
Maliyet taban çizgisini geliştirin; bu, projenin maliyet performansını ölçmeye yönelik zaman aşamalı bir bütçedir. Bunu yapmak için, göreve veya zamana göre tahmini maliyetleri ekleyin.
Farklılıklara müdahale etme: Değişiklik denetimi
Kapsam, zamanlama ve maliyet taban çizgilerini oluşturduktan sonra, ekibin bu planlardaki farklılıkları yönetmek için izleyeceği adımları oluşturun. Bu bilgiler, projenizin değişiklik yönetim planı haline gelir. Bu plan, ne zaman bir proje değişiklik isteğinin (PCR) gerekli olduğunu belirleyeceğinizi, farklılıkların nasıl belgeleneceğini ve onaya gönderileceğini ve değişiklik isteği onaylandıktan sonra ne yapılacağını tanımlar.
Fark hesaplamaları, PCR'nin gerekip gerekmediğini ve proje zamanlaması veya maliyeti taban çizgilerinin değiştirilip değiştirilmeyeceğini saptamak için kullanılır. Farklar pozitif veya negatif olabilir:
-
Pozitif fark, projenin zamanlamanın ilerisinde veya bütçenin altında kaldığını gösterir. Pozitif senaryolar, parayı ve kaynakları negatif alanlara yeniden atamanıza olanak tanır.
-
Negatif fark, projenin zamanlamanın gerisinde kaldığına veya bütçeyi aştığına ve önlem almanız gerektiğine ilişkin göstergenizdir. Bütçenizi artırmalı veya daha düşük kar marjlarını kabul etmelisiniz.
Fark eşikleri, tüm proje değişiklik yönetimi planlarının önemli bileşenleridir. Bunlar projedeki önemli değişiklikleri oluşturur ve dolayısıyla belgelenmeleri ve PCR'de onaylanmaları gerekir. PCR'lerin tümü kapsamın, zamanlamanın veya bütçenin yeniden oluşturulması sonucunu vermez. Bu önemli bir görevdir, tamamlanması için oldukça çok zaman ayırmayı gerektirir ve proje düzeninde yukarıdan ve aşağıdan onay almanız gerekir.
Projenin yaşam döngüsü boyunca maliyet ve zamanlama farklarını izlemek, zayıf noktaları, sürekli değişiklik yapılan alanları belirlemenize ve duruma uygun şekilde müdahale etmenize yardımcı olur. Örneğin, test ekibinin sürekli gecikmeler yaşadığını görürseniz, zamanlamaya uymak için ek kaynak atamanız gerekebilir.
Bir adım ileriye götürme: Kazanılmış değer analizi
Kazanılmış değerden söz etmeden, proje farkları konusundaki hiçbir açıklama tamamlanmış sayılmaz. Bu, belirli bir anda maliyeti ve zamanlamayı tahmin etmeye yönelik bir proje yönetimi tekniğidir. Kazanılmış değer analizinde, biten çalışmayla belirlenmiş taban çizgileri karşılaştırılır. Geçerli proje performansını değerlendirmenize ve gerektiğinde izlenen yolda değişiklikler yapmanıza yardımcı olur.
Kazanılmış değer analizi yapmak için İKY'niz, ayrıntılı bir proje zamanlamanız ve planlanan çalışma için bütçeniz (aşamayı veya zaman aralığına göre) olmalıdır.
Kazanılmış değer soruları sorma
Herhangi bir noktada, kazanılmış değer analizi üç önemli soru sorarak projenin durumunu ölçer:
-
Planlanan değer: Çalışma için gereken tutar ne kadardır?
-
Kazanılmış değer: Gerçekte ne kadarını tamamladınız?
-
Fiili maliyet: Çalışmayı tamamlamanın sizin için maliyeti ne kadardı?
Planlanan değer (PD), planlanan görevlerin bütçe maliyetidir. Kazanılmış değer (KD), tamamlanan çalışmanın tüm bütçe maliyetlerinin toplamıdır. Fiili maliyetler (FM), üretilen çalışmada yapılan harcamalardır.
Kazanılmış değer analizini öğrenme
Kazanılmış değeri açıklamanın en kolay yolu, bunu bir örnekle yapmaktır. Bütçesi 100.000 TL olan dört aylık bir projeyi yönettiğinizi varsayalım. Projenin üçüncü ayındasınız ve ekibin henüz çalışmanın yarısını tamamladığını fark ettiniz, yani KD 50.000 TL'dir. Proje zamanlamasına göre çalışmanın yaklaşık yüzde 75'inin tamamlanması gerekir, yani PD 75.000 TL'dir. Ayrıca ekibin şimdiye kadar 90.000 TL harcadığını biliyorsunuz, yani FM 90.000 TL'dir.
Bu rakamları kullanarak, maliyeti ve zamanlama varyanslarını hesaplayabilirsiniz. Maliyet farkı (MF), gerçekleştirilen çalışmanın fiili maliyetiyle proje bütçesi arasındaki farkı ölçer:
MF = KD – FM
Zamanlama varyansı (ZV), proje zamanlamasına göre fiili ilerleme durumunu ölçer:
ZV = KD – PD
Yukarıdaki örneği kullandığımızda, bu projenin maliyet farkı şöyledir: 50.000 TL – 90.000 TL = 40.000 TL. Zamanlama varyansı: 50.000 TL – 75.000 TL = 25.000 TL.
Herhangi bir proje yöneticisi, proje bütçesinin yüzde 90'ının harcandığını ve çalışmanın yalnızca yüzde 50'sinin tamamlandığını görebilir. Proje zamanlamanın gerisinde kalmıştır ve tamamlandığında bütçeyi aşacaktır; dolayısıyla değişiklik yapılması gerekir. Proje yöneticisi kapsamı daraltmalı, zamanlamayı genişletmeli veya çalışmayı tamamlamak için daha fazla fon almalıdır.
Fark izleme işlemine başlama
Fark işlemeyi proje yönetiminizle tümleştirme oldukça basit bir işlemdir, ancak sistematik bir yaklaşım gerektirir. Proje atamanız yapıldıktan sonra, kapsamı, bütçeyi ve zamanlamayı ayarlamak için sponsorunuzla birlikte çalışın. Sonra, ekibinizle birlikte çalışarak güçlü bir değişiklik yönetimi planı oluşturun. Bu plan, fark eşiklerini belirler ve eşik değerleri aşıldığında farklarla ilgili olarak nasıl bir işlem yapılacağını açıklar. İYD'yi geliştirdikten ve ayrıntılı proje zamanlamasını tanımladıktan sonra, proje zamanlamasını ve bütçeyi ayarlayabilirsiniz. Tüm bileşenler yerini aldıktan sonra, farkları izlemeye başlamaya ve değişiklik yönetimi planlarınızı uygulamaya hazır olursunuz.


Yazar hakkında Jane Suchan, kurumsal iş girişimlerini yönetme ve proje yönetim yöntemleri geliştirme konusunda deneyimli bir program yöneticisidir. Jane Seattle, Washington'da yaşamaktadır.