Kontrol imzaları için iç kontrol kontrol listesi kuruluşlar arasında değişir. Her şirket sahtekârlık ve sahteciliği önleme potansiyeli ortadan kaldırmak için risk yönetimi için bir ses planı belirlemelidir. Bazı varlıklar için, süreç kontrol çeklerinden ve kontrol depolarından iki imzacıya veya belirli bir tutarı aşan kontroller için özel onay gerekliliğine kadar sıralamalar ile başlar. En iyi uygulamaları kapsadığından emin olmak için kuralları düzenli olarak gözden geçirin.
Yazılı Politika
Kuruluşun kontrollerini, sipariş vermekten ve gerçekte imzalamaya kadar olan kontroller için yazılan dahili politikaları veya kontrolleri yazılı olarak belirtin. Tüm çek yazma işlemlerini ve olayları kaydetmek için belgelerden ve kayıtlardan oluşan tasarım araçları. Tesisin yeterli depolama alanına sahip olduğundan ve bilgisayar programlarının yeterli yetkilendirme güvenliğine sahip olduğundan emin olun.
Boş Çek Stok
Birçok kuruluşun, kontrol panosunu boş çek karnesi tutma sorumluluğu olan bireyleri veya vasileri vardır. İşlem aşağıdaki adımları gerektirebilir: boş çeklerin teslim tarihini kaydetme ve alınan çeklerin sırasını gösterir. Kontrol sayfasında eksik kontrol numaralarını girin. Boş çekler kümesini alan kişi, her gönderiyi tarihlendirmeli ve imzalamalıdır. Ayrıca, depoya iade edilen kullanılmamış çeklerin tarihini ve sırasını kaydedin. Verilen son kontrolü doğrulayın; Bu, kontrol dizisini sağlam tutmayı sağlar.
Bağımsız Çekler ve Dengeler
Bağımsız kontroller ve kontroller, kontrol imzalayanlar için iç kontroller söz konusu olduğunda en iyi uygulamaları sağlar. Bu, kontrollerin miktarlarının, mutabakatın, büro kontrolleri de dahil olmak üzere, hesaplanan hesap verebilirlik, varlıkların bilgisayarlı kontrollerle karşılaştırılması dahil, doğru miktarlara sahip olmasını içerir. Ayrıca, eski iz bakiyesi raporları ve diğer otomatik raporlar gibi muhasebe raporlarının yönetimini gözden geçirin.
Yönetim Yorumları
Bazen bir organizasyonun görevleri bölmesi pratik olmayabilir. Bu durumda yönetici, kontrol yazma sürecinin bütünlüğünü sağlamak için rutin incelemeler yapmalıdır. Sadece işaretler uygun belgelerle kontrol edilir ve çekleri imzalayan kişinin çekleri ofise gönderdiğinden emin olun. Mümkün olduğunda, çekleri nakit ödemeleri ve borçlu kayıtları tutan kişilere iade etmeyin. Politika olarak, "Nakit" olarak ödenecek çekleri yapmayın.
Ayrı Hesaplar
Şirketiniz için en az iki ayrı banka hesabı oluşturun. İlk hesaptaki tüm para ve makbuzları yatırın. Yazdığınız çekleri karşılamak için ikinci hesaba yeterli para aktarın. Bir yönetim kurulu üyesi veya atanmış başka bir kişi, hesaba para transfer etme yetkisine sahip olmalıdır. Ayrıca, bordro için ayrı bir hesap oluşturun; yine, sadece bordroyu karşılamak için gerekli olan miktarı transfer edin.
İmzalar
Bazı kurullar çeklerde iki imza gerektirebilir. Ancak, iki imza almak zahmetli olabilir ve önceden imzalanmış boş çeklere sahip olmayı gerektirebilir. Politika kuruluşunuz için çalışmazsa, politikayı belirli bir dolar tutarına kadar imzalayan kişi şartı ile değiştirin. Ayrıca, çalışanlar için doğrudan bir ödeme yapın ve üçüncü taraf bir bordro hizmeti kullanın.