Bitmek bilmeyen e-postalardan sohbet düşkünü iş arkadaşlarına kadar birçok dikkat dağıtıcı unsur, günlük iş planını ve kariyerini altüst edebilir. Ama verimliliğini arttıracak birkaç basit yöntemle zamanını geri alabilir ve kariyerinde yükselişe geçebilirsin.
Derleyen: Sema Uslu
İşte teknolojinin ironisi: Zaman kazanmayı sağladığı kadar, zaman kaybetmeye de yol açıyor; en azından iş yerinde. Son zamanlarda yapılan bir CareerBuilder anketinde, çalışanlar dikkatini en çok dikkat dağıtan unsurları sıralarken, dedikodu yapmak ve toplantılar gibi klasik nedenlerin yanı sıra, e-postalar, sosyal medya, cep telefonuna gelen aramalara da değinmiş.
Biraz daha ironiye ne dersin? Hepimiz çok yoğun saatler boyunca çalışıyor ve bunu normal olarak algılıyoruz. Hâliyle zamanımız bize yeterli gelmiyor. Regainyourtime.com sitesinin Verimlilik Uzmanı Maura Thomas, “Evet, kendi yaşamımdan da yola çıkarak şunu söyleyebilirim ki, çoğu insan tüm gün boyunca meşgul. Ancak yapılması gereken önemli işlerin çok azını yapabiliyor” diyor. (Kim, biz mi? Yok canım!) Uzmanların bu önerileriyle, kıymetli zamanını (ya da işini) kaybetmene neden olan unsurlardan kurtul.
E-POSTA
>Sabahlarını boşalt. Bir son dakika toplantısını kaçırmamak ya da mesai sonrası gönderilmiş önemli bir bilgiyi kaçırmamak için, işe gelince ilk olarak e-posta kutunu kontrol etmelisin. Sonrasında Outlook’u 90 dakikalığına kapat. Never Check Email in the Morning kitabının yazarı Verimlilik Uzmanı Julie Morgenstern, “Bunu yapmak güne gergin değil, etkin bir şekilde başlamanı sağlar” diyor.
>Bilgisayarınla başa çık. Eğer bilgisayarının ekranı Las Vegas’ın gece manzarası olsaydı, yeni mesaj uyarıları neon ışıklarının parlaklığı kadar çok olurdu. E-posta ayarlarından mesaj uyarı seslerini kapatabilirsin. Thomas, “Zaten sürekli yeni bir ileti alıyorsun, o hâlde bir uyarıya neden ihtiyacın olsun ki?” diyor. Sonu gelmeyen bu uyarıları, özellikle bir işe odaklanman gerektiği zamanlarda kapatmayı dene.
İNTERNET VE SOSYAL MEDYA
>Sonrası için sakla. Mesai saatleri içinde verdiğin Facebook molaları, bir saat boyunca o sayfadan bu sayfaya atlama ritüeline mi dönüşüyor? (Onedio sağolsun!) Bu durum canını sıkmaya başladıysa, Pocket adlı uygulamayı bilgisayarına veya telefonuna indirebilirsin. Bu uygulamayla beğendiğin yazıları bir yerde toplayabilir, daha sonra tüm cihazlarını otomatik olarak senkronize edip istediğin yerden onları okuyabilirsin.
>Kendini ödüllendir. Bir görevi tamamlayınca kendini ödüllendirme düşüncesi motivasyonunu arttırabilir ama ödül seçimin Twitter sayfana dalıp gitmek olmamalı. Thomas, “Boş zamanını da bilgisayar başında geçirirsen verdiğin molanın hiçbir faydasını görmezsin çünkü beynin bunu da çalışma aktivitesi olarak algılar” diyor. Bunun yerine kısa bir yürüyüş yap ya da sabahtan beri içmek istediğin macchiato’yu kendine ısmarla.
> “Sekmesiz Perşembeler”i dene. The Atlantic dergisinin yazarlarından Doktor James Hamblin, haftada bir ‘İnternette Tek Sekme’ mucizesini denemeni öneriyor. Kural ise şöyle: İnternette yeni bir sayfa açmak istediğinde bunu yeni sekmede değil, bulunduğun sekmede açıyorsun –böylelikle tek bir şeye odaklanmak zorunda kalıyorsun. Hamblin bunu önermekte haksız da değil: Araştırmalar gösteriyor ki, bir anda yalnızca tek bir şeyle ilgilenen insanlar, aynı anda birkaç işle baş etmeye çalışanlara göre daha etkili ve iyi kararlar alıyor.
>Kendine engeller koy. Eğer sosyal medya bağımlılığın varsa (en tehlikeli bağımlılık!), Anti-Social, Cold Turkey ya da LeechBlock gibi programları bilgisayarına indir. Bu programlar vazgeçemediğin siteleri geçici bir süre bloke edecek; böylece yoksunluktan kıvransan da sosyal medyayı takip edemeyip işine odaklanabileceksin.
TELEFONUN
>Araya mesafe koy. Telefonunu çantanda veya çekmecende bırak. Eğer onu sürekli elinin altında tutmazsan, her ‘ping’ sesini duyduğunda kalkıp bakmaya üşenirsin. (Tembelliğin zaferi!)
>Favori uygulamalarını ana ekrandan kaldır. Yalnızca hava durumu uygulamasına bakıyordun ama bir dakika, o da ne? Candy Crush Saga! Bir el oynamaktan bir zarar gelmez değil mi? Tam da bu yüzden onları gözünün önünden kaldır ki seni cezbedemesinler. Endişelenme: Artık bir verimlilik makinesi olduğuna göre, eve döndüğünde Kim Kardashian: Hollywood oynayacak bol bol vaktin olacak.
KAHVE DÜKKÂNI AMBİYANSI
Starbucks’ın çalışmak için en iyi yerlerden biri olmasının –kafeinin dışında- bir nedeni var: Yapılan bir araştırmaya göre, espresso makinesinin gürültüsü ve müşterilerin sohbet konuşmaları, yaratıcılığı ortaya çıkarmak için gerekli olan beyaz gürültüyü yaratabiliyormuş. Kahve dükkânı ambiyansı yaratan sesleri içeren Coffitivity uygulamasını indir ve evinde de kolayca işine konsantre ol. (Biz denedik!)
İŞ ARKADAŞLARI
>Ortadan kaybol. İşlerin teslim tarihi kapıya mı dayandı? Boş bir toplantı salonuna veya ofise yerleş. Ya da yakınlardaki bir kafede işe koyul ve o projenin tozunu attır!
>Saklan. Her gün bir, iki saatliğine, işe en çok odaklandığın anda, kapının dışına “Rahatsız Etmeyin” uyarısı as. Morgenstern, “Bunun bir artısı daha var: Düzenli, kesintisiz bir çalışma süreci belirleyerek, beynini her gün bu saatlerde daha derin ve etkili bir şekilde çalışması için eğitmiş oluyorsun” diyor. Kapın yok mu? Bir bitki veya bir kitap yığını da görsel bir bariyer yaratır, böylece kimse seninle kolay kolay göz kontağı kuramaz.
>Dedikodu yap (birazcık). CareerBuilder’ın anketine katılan çalışanlar, ofis dedikodularını işten kaytarmanın asıl nedeni olarak görse de, Hollandalı araştırmacılar aslında bu dedikoduların, çalışanların hangilerinin işten kaytardığını ortaya çıkarmaya yardımcı olarak iş yerindeki etkinliği arttırabildiğini ortaya koymuş. Bunu yapmayı çok fazla tercih etme, aksi takdirde iş arkadaşların tarafından ofisin dedikoducusu ilan edilebilirsin.
Birlikte ayakta çalışan gruplar, oturarak çalışanlara göre işlerine daha iyi konsantre oluyor.
TOPLANTILAR
>Ayakta dur. Gerçekten: Günlük şirket toplantılarının ayakta yapıldığı bir organizasyon şirketi olan Kabam’ın personel şefi Holly Liu, “Yapılan bir araştırmaya göre, oturarak yapılan toplantılar ayakta yapılanlara göre ortalama yüzde 34 daha uzun sürüyor. Bunun nedeniyse büyük ihtimalle insanların ayakta durmaktan yorulması” diyor. Patronun bu konuda pek hevesli olmasa da, en azından iş arkadaşlarınla işle ilgili bir konuşma yaparken ayakta durabilirsin: Bir araştırma, ayakta çalışan grupların, oturarak çalışanlara göre işlerine daha iyi konsantre olduğunu ortaya çıkarmış.
>Telefonunu ters çevir. Verimlilik ajansı Possible’ın CEO’su Shane Atchison, toplantılara girmeden önce telefonunun bildirimlerini kapatıyor ve telefonunu masaya ters çevirerek koyuyormuş. Bu tutumunu, genellikle diğer çalışanlar da takip ediyormuş. Atchison, “Herkes konuşulan konuya odaklandığı zaman toplantı çok daha verimli oluyor ve daha kısa sürüyor” diyor. (Acil ve önemli bir çağrıyı kaçırmaktan mı korkuyorsun? Seni önemli bir durum için arayabilecek insanlara özel bir zil sesi ayarla –zili çok kısık bir seviyede tut ve sadece bu çağrıları yanıtla.)
>Toplantılarını yönet. Patronun herkesin katılacağı bir toplantı istediğinde zaten çok sıkışıksan ve iş arkadaşlarının da toplantının konusu hakkında çok fazla bilgisi yoksa, bu saatler sürebilecek toplantıya hazırlanabilmek için görüşülecek konular hakkında bilgi iste. Working Simply Inc. şirketinin yönetici ortaklarından Carson Tate, “Eğer kimsenin gündem hakkında bir bilgisi yoksa bu durum büyük bir zaman kaybına yol açar” diyor. Eğer fikrine ihtiyaç duyulursa, önerilerini veya konu hakkındaki görüşlerini e-posta ile göndermeyi de teklif edebilirsin.
YEMEK MASASI ÇALIŞMA MASAN OLURSA
Evde olmak her zaman çok iyi değildir, özellikle de aynı zamanda ofisin olduğunda. Konsantrasyonunu kaybetmemek için bu beş şeyi yapmaktan kaçın.
1
Pijamalar
Pijamalarla oturmak beynine, yaptığın şeyin iş değil eğlence olduğu mesajını verir. Son zamanlarda yapılan bir araştırmada, belirli niteliklerle ilişkilendirilen kıyafetler giymenin performansı arttırdığı ortaya çıkmış. Bu yüzden kendini toplamana yardımcı olan ve becerikli hissettiren kıyafetler giymeyi dene. Seçim sana kalmış: En rahat yün elbiseni de giyebilirsin, siyah balıkçı yaka kazağını da.
2
Ev İşleri
Unclutterer.com sitesinin yayın yönetmeni Erin Rooney Doland, iş ve ev işi saatlerini birbirinden ayıran bir program yaratmış. Doland, “Ofis işleriyle uğraşırken çamaşırları yıkamak ne kadar çekici geliyor değil mi? Ama günün ilerleyen saatlerinde buna da zaman ayıracağını kendine hatırlatmak üzerindeki baskıyı alabilir” diyor.
3
Çalışma Alanı
Camın önünde çalışmak kimine göre enerji ve ilham verici, kimine göreyse dikkat dağıtıcıdır. Nasıl bir yerde daha verimli olabildiğin konusunda kendine karşı dürüst ol ve eğer konsantre olamıyorsan yerini değiştir.
4
Aile ve Komşular
Çevrendekilere, fiziksel olarak evde olsan bile bankaya gitmek ya da fatura yatırmak gibi işler için veya uzun dedikodu oturumları için müsait olmadığını söyle. Çalışırken gelen kişisel mesajları ve aramaları görmezden gel veya işin bittiğinde onlara döneceğine dair kısa bir cevap yaz.
5
Televizyon
Amerika’da 1.000’den fazla çalışan üzerinde yapılan bir ankete göre, çalışanların yüzde 43’ü ev mesaisi saatlerinde televizyon veya film izliyormuş. Televizyonu açıp ona kapılmaktansa radyoyu aç; böylelikle gözlerinle takip etmene gerek kalmadan sana arkadaşlık edebilir.