Bir süreç basitleştirildiğinde modernize edilmiş olarak adlandırılabilir. Basitleştirme süreci normalde herhangi bir karmaşık ve gereksiz adımdan kurtularak gerçekleştirilir. Verimlilik Tüyoları: İş Hayatınızı Kolaylaştırmanın 7 Yolu
Modern işletme bilgi teknolojisi ile birlikte farklı yaklaşımlar dahil olmak üzere bir iş sürecini kolaylaştırmanın çeşitli yolları vardır. İş süreçlerini düzene koymanın temel amacı, bir şirketin faaliyetlerini iyileştirmektir.
Modernizasyon nedir?
Basitçe ifade etmek gerekirse, düzene sokmak, bir organizasyonda veya işletmede verimliliği artırmak amacıyla gereksiz faaliyetleri ortadan kaldırma sürecidir. Etkili olabilmek için, modernize etme süreci modern tekniklerin, teknolojinin ve diğer yaklaşımların kullanılmasını gerektirir.
Aşağıda, iş sürecini kolaylaştırmak için 7 ipucu verilmiştir:
Teknoloji ve işinizi yürütme biçiminiz sürekli gelişiyor. Bu nedenle, her işletmenin değişime her zaman hazır olması önemlidir. Mevcut teknolojiye hızla uyum sağlayabilen işletmelerin, katı olanlara kıyasla başarılı olma olasılığı daha yüksektir.
Esnek kalmanın en iyi yollarından biri, süreç otomasyonudur. Bu, verimliliği artıran ve aynı zamanda diğer yazılımları ve araçları entegre etme fırsatı veren bir yazılımdır, böylece bunları işletmenizin değişen ortamına kolayca uyarlayabilirsiniz.
Basitleştirilmesi gereken süreci anlamanın önemli olduğu gibi, sürece dahil olan kullanıcıyı tanımak da aynı derecede önemlidir. Bu, özellikle otomasyon yazılımı seçimi söz konusu olduğunda önemlidir.
Yazılımı kullanacak kişilerin yeteneklerini ve ihtiyaçlarını düşünmeye çalışın. Bu, yalnızca amaca hizmet etmekle kalmayacak, aynı zamanda çalışanlarınızın işini de kolaylaştıracak yazılımları seçmenize yardımcı olacaktır. Çalışanlara kullanamayacakları araçlar veya teknolojiler sunarak operasyonları düzene koymak veya verimliliği artırmak pek bir anlam ifade etmeyecektir .
Mevcut süreçlerinizi ve iş akışlarınızı değerlendirmek, modernize ederek büyük ölçüde iyileştirilebilecek alanları fark etmeden önce işlerin nasıl yapıldığı hakkında genel bir fikir edinmenize yardımcı olacaktır.
Örneğin, sürecinizi ve iş akışınızı çok basit bir dille listeleyerek başlayabilirsiniz. Bir kitaba veya bir kağıda, her sürecin yarar sağlayacağını düşündüğünüz şeyleri yazın ve bu sürece dahil olan herkesi belirtin.
Herhangi bir yönetici veya işletme sahibi, sektördeki herhangi bir yeni teknoloji veya trendden kesinlikle en iyi şekilde yararlanmak isteyecektir. Bu nedenle, her otomasyon yazılımına eklenen yatırım getirisini (ROI) dikkate almak önemlidir.
Bazı yazılımlar mantıksız şekilde pahalıdır ve yine de minimum fayda sağlarlar. Bu nedenle, işletmenize maksimum finansal faydalar sağlayacak bir otomasyon yazılımı ve iş akışı çözümü seçmek isteyeceksiniz.
Süreçleri ve iş akışlarını analiz ettikten sonra, bu iş akışlarının ve süreçlerin sonuçlarını veya sonuçlarını değerlendirebilirsiniz. Bu size yorucu, gereksiz ve bütçeyi zorlayan süreçler hakkında bir fikir verecektir.
Örneğin, her gün ondan fazla parçalanmış kağıt çöp kutusuna götürüldüğünü fark edebilirsiniz. Sonucu analiz ederken, kağıt ve toner maliyetini, çalışanların baskı ve parçalama için harcadığı zamanı hesaplamalısınız.
Otomatikleştirilmiş eksiksiz iş gücü çözümlerini kullanmanın işletmenizdeki israfı önemli ölçüde azaltacağını fark edeceksiniz.
İş arkadaşları, çalışanlar veya meslektaşlar, iş akışı zinciri süreciyle ilgili yararlı geri bildirimlere sahip olabilir. Bu insanların birçoğunun büyük olasılıkla süreçlerin nasıl çalıştığı konusunda kendi görüşleri ve zamandan tasarruf etmek ve hedeflere daha verimli bir şekilde ulaşmak için onları iyileştirmenin daha iyi yolları vardır.
Beyin fırtınası yapmanın ve çevrenizdeki insanlardan geri bildirim almanın önemli olmasının nedeni budur. Bu insanlarla ilgilenmezseniz her zaman gözden kaçabilecek küçük ayrıntılar vardır. Bu ayrıntılardan bazıları, sürecin iyileştirilmesi ve düzene sokulması için çok önemli olabilir.
Geri bildirim almanın en iyi yollarından biri, iyileştirme alanları hakkında beyin fırtınası yapmak için bir toplantı yapmaktır. Ayrıca süreçlere ve iş akışlarına göre anket formları düzenleyebilir ve çalışanlardan cevapları isimsiz olarak göndermelerini isteyebilirsiniz.
Mükemmel olan hiçbir süreç veya iş akışı yoktur. İş operasyonlarını iyileştirmek için her zaman ayarlanması ve iyileştirilmesi gerekecektir. Yeni iş süreci için çalışanları eğitmenin biraz zaman alabileceğini unutmayın.
Sonuç olarak, süreçleri ve iş akışlarını iyileştirirken biraz sabır ve ısrar gerekecek. Analiz aşamasından elde ettiğiniz sonuçlar, süreçleri nasıl iyileştireceğiniz ve kolaylaştıracağınız konusunda size rehberlik edecek.
Sonuç olarak
Her kuruluş veya işletme, sektörlerine özgü iş akışları ve süreçleriyle ilgilenir. İş süreçlerini düzene sokmanın, diğer faydaların yanı sıra gelişmiş üretkenlik, daha iyi iletişim, artan maliyet verimliliği gibi birçok faydası vardır.