Birkaç yıl önce, bilgisayarımın sabit diski düştükten kısa bir süre sonra, ödeme döngüsü için muhasebe sistemimde çeklerimi basmakta biraz geride kaldım. Zaman kazanmak için, her çekin yazıcıdan geçmesini beklerken e-postaları yanıtlamaya karar verdim.
Bir sonraki e-postam yüklenirken (yavaş bir internet bağlantım var) dikkatimi fatura ödeme sürecinin bir sonraki adımına çekerdim çünkü zaman kazandım. E-postanın yüklenmesi tamamlandığında, faturayı ödemeyi bırakıp dikkatimi e-postaya geri gönderirdim. Geri ve ileri. Geri ve ileri. Bu anlarda çok zaman kazandığımı sanıyordum. Sonuçta, sayfa yükleme sırasında verimli bir şey yapıyordum. Geriye dönüp baktığımda, muhtemelen toplam beş dakikayı kurtardım.
Telefonumu müşteri randevuları arasında kontrol ettiğimde BK & A'dan bir hafta sonra aldığım e-postayı ileri sar:
Selam Helene,
Toplantıdan döndüğümde çekinizi Finans ekibimize verdim ve çekin imzalanmadığını söylediler.
İmza için size postayla göndermemi ister misiniz? Büronun yanına gelmemi ister misin? Sizin için neyin işe yaradığını bana bildirin ve biz her şeyi halledelim.
Teşekkür ederim!
Ryan
O an ofislerinden sadece 10 dakika uzakta (ve daha fazla fon beklemelerini istememek) olduğu için oraya gittim. Oraya 10 dakika. Ryan ile sohbet etmek için birkaç dakika. 10 dakika önce.
Toplam harcanan zaman: yaklaşık 25 dakika.
Önceden kaydedilen süre: 5 dakika.
Toplam süre kaybı: 20 dakika.
Multitasking ile zaman kazanmak için çok fazla.
Çoklu Görev Günü Kurtarır mı?
Size çoklu görev yapmanın günü kurtaracağını söyleyebilmeyi çok isterdim, ama gerçekte tam tersini yapacak. Yardım edebileceği birkaç örnek var (kısaca örnekler vereceğim), fakat çoğu zaman, çoklu görev bize zarar veriyor. Sadece araştırmayı oku.
Glasgow Üniversitesi, Leeds Üniversitesi ve Hertfordshire Üniversitesi'nden bir araştırma ekibi, çok görevli ya da görev değiştirdiğimizde etkinliğimizin kadınlar için yüzde 69, erkekler için yüzde 77 azaldığını buldu! 1990'lerde çaba göstermemiz söylenen çoklu görevlerin kesinlikle kullanmamız gereken zaman yönetimi araçlarından biri olmadığının bir kanıtı.
Çoklu görev beyni ikiye böler. Sadece bir görev varsa, tüm beyin kullanılır. İki görev varsa, beyin iki bölüme ayrılır ve her yarısı bir görev üzerinde çalışır. İkiden fazla eşzamanlı görev varsa, beyin çalışamaz. Multitask yaparken aslında kendimize ADD benzeri semptomlar veriyoruz!
Kaliforniya Üniversitesi, Irvine'de yapılan bir araştırma, görevler parçalanıp görev değişimi gerçekleştiğinde, işçilerin orijinal işe geri dönmeleri halinde 25 dakikaya kadar sürdüğünü tespit etti. Çalışmaya katılanlar bu çalışma biçiminin kötü olduğunu bildirmişlerdir.
Hatta daha korkutucu, benim yaptığım çalışmalarda yer alan kişilerin çoğunun kendi kendine yeten “uzman çoklu görevciler” olduğu gerçeğidir. Birden fazla işi başarabileceklerini, iyi bir iş başarabileceklerini ve adrenalin sıkıntısından zevk aldıklarını hissettiler. Aynı anda bu kadar çok şey yapmaya çalışmaktan. Çoklu görev sonuçlarına karşı tek görevli sonuçları gösterilinceye kadar gerçekte ne kadar kötü performans gösterdiklerini anlamadılar.
Alt satır: Hokkabazlıkta iyi olduğumuzu düşünüyoruz, ancak değiliz.
Çoklu Görev Ne Zaman Gerçekleşir?
İnsanların çoklu görev yapabildiğine inanıyorum. düşükişlevli beyin becerileri. “Düşük işlevli”, düşünmenin gerekli olmadığı anlamına gelir çünkü bir tür ezber eylemi (otomatik, düşünmeyen hareketler) uygulanır.
Örnekler:
Dallas Kovboylarının oyunlarını dinlerken ayak tırnaklarını boyamak
Televizyon izlerken reklam sırasında kağıt parçalama
Sobada bir çili biber karıştırırken telefonda dedikodu yapmak
Ön planda bir göreve odaklanırken bir görevin arka planda çalışmasına izin vermek de kolaydır. Bu teknik olarak çok görevli değil çünkü beyniniz aynı anda iki şey üzerinde çalışmıyor. Ben buna hayalet görevi derim.
Örnekler:
Çamaşır makinesi çamaşır makinesi veya kurutucudayken evin temizlenmesi
Yulaf ezmeniz mikrodalga fırında ısınırken bulaşıkları bulaşık makinesinden boşaltın
Bilgisayarınızın önyüklemesi uzun sürerse (tamam, beş dakika) kağıt doldurma
Ancak araştırmanın gösterdiği gibi, söz konusu olduğunda çok görevli davranamıyoruz. yüksekfonksiyonlu beyin operasyonları. İki görevi aynı anda etkili bir şekilde veya ileri geri geçiş yaparken tamamlayamayız. Her iki görevi de vasat seviyelerde yapabiliriz, ancak aşırı derecede iyi olanları yapamayız, çünkü tüm beynimizi kullanmıyor ve bir seferde yalnızca bir göreve odaklanıyoruz. Bu bize zaman kazandırır ve uzun vadede strese neden olur.
Yüksek Beyin Fonksiyonlu Etkinlikleri Başarıyla Birden Çok Görevde Yapabilir misiniz?
Düşünceyi veya konsantrasyonu gerektiren iki şeyi aynı anda yapmamalı ya da beyninizin bir düşünme yapmasını gerektiren iki görev üzerinde çalışmanın ortasında ileri geri geçiş yapmamalısınız - düşüncelerin ne kadar önemli olduğuna inanıyor olsanız da.
Örnekler:
Sürüş ve manifatura / e-posta
E-postaları kontrol ederken önemli bir iş görüşmesine katılmak
Farklı fatura ödeme bileşenlerini tamamlama veya teklif veya rapor oluşturma arasında e-postayı kontrol etme
50 yıldır araba kullanıyor olsanız bile, sürüş bir ezme işlevi değildir. Özellikle de yanınızda bir aptal araba kullanıyorsanız, iki saniyelik kararlar alınması gerekiyor. Manifatura - evet, hatta LOL IMHO - beyninizin sizinle ne iletişim kurduğunu okumasını, bir cevap düşünmesini ve ne yazacağınızı parmaklarınıza iletmesini gerektirir. İkisini de aynı anda iyi yapamazsınız. Akıllı telefonunu kullanan bir sürücüyle trafik kazası geçirmiş bir kişiye sorun.
E-postayı kontrol etmek - mesaj ne kadar önemsiz olursa olsun - yüksek beyin işlevli bir görevdir çünkü okumanız, bilgileri işlemeniz ve yanıtlamanız gerekir. Önemli bir iş arama düşünce ve cevapları gerektirir. Fatura ödeme işlemi yüksek beyin işlevli bir iştir çünkü doğru varlığa doğru miktarı ödemeniz, imzalamanız ve ödemenin doğru yere yapıldığından emin olmanız gerekir.
Daha önceki hikayemde, bu yüksek beyin işlevli görevler arasında görev değişikliği yapmaya çalıştım, bu yüzden bir hata yaparak yattım ... bu da bana zaman kazandıracaktı.
Nasıl Yapılır Her Saat İçin 45 Dakika Kazanma Multitask!
Bir düşünün: bir saat boyunca çok görevli ve / veya görev değişimi yapacak olsaydınız, araştırmaya göre, performansınız 69'ten yüzde 77'e düşecek, bu da zamanınızın 45 dakikasını boşa harcayacağınız anlamına geliyor. Zamanın kaybolduğu yer! Bunu kendimiz yapalım!
İş performansınızı üçte ikiden fazla düşürmek ve süreçte zaman kaybetmek istiyorsanız, bunu yapmanın en iyi yolu çoklu görevlere ve görev değiştirme işlemlerine izin vermeye devam etmektir. Ama bunu istemiyorsun, değil mi? Zaman kazanmak ve stres seviyenizi düşürmek için buradasınız. Hayalet göreviniz devam edebilir, ancak çoklu görev ve görev değiştirmenin sona ermesi gerekiyor. Şimdi. Ve bunun tamamen kontrolü sizde, çünkü bu sizin kararınız.
İşte taktiklerin arkasındaki stratejiler.
Farkındalığınızı arttırın.
Kendinizi çoklu görev veya görev değiştirme moduna geçerken bulduğunuzda, kendinize durmasını söyleyin. Gerekirse yüksek sesle söyle. "Durdurmak!" Odaklanacak bir sonraki 15 dakika boyunca odaklanacağınız bir görev seçin.
Günün için bir planın var.
O günü başarmak için tam olarak neye ihtiyacınız olduğunu bilmek, odaklanmanıza yardımcı olacak ve çoklu görev yapmayı önleyecektir.
Dikkat sürenizi belirleyin.
ADD, DEHB veya Sincap olup olmadığını! (esprili etiket - muhtemelen 2009 filminden kaynaklanıyor Up - birçok kişi tarafından kolayca rahatsız olanların etkilerini belirtmek için kullanılır), bugünlerde hepimizin daha kısa dikkat süreleri var - özellikle de eğlenceli olmayan bir şey üzerinde çalışıyorsak.
Tek bir görevde ne kadar süre çalışabileceğinizi zamanlamaya başlayın. Tahmini bir sayıya sahip olmak iş akışınızı kurmanıza yardımcı olacaktır. (Benim dikkatim sıkıcı işlerde sadece dokuz dakikadır.)
En iyi beyin zamanınızı keşfedin.
Beyinlerimiz günün bazı bölgelerinde yüksek, diğer zamanlarda ise düşük seviyelerde çalışma eğilimindedir. Bu düşük zamanlarda beyinlerimiz multitask moduna geçme eğilimindedir çünkü odaklanmak için fazla yorgunlar. Günün düşük beyni dönemlerinde en kritik görevleriniz üzerinde çalışmaktan kaçının.
Verimli bir çalışma alanı bulun.
Bazen yanlışlıkla görev değiştiriyoruz çünkü dikkatimiz dağılıyor. (Sincap!) Üzerinde çalışılacak önemli bir projeniz olduğunda, görsel olmayan (çarpıcı sanat eserleri, karışıklık yığınları, bilgisayar ekranı) veya işitsel dikkatiniz dağılmayan (konuşma, müzik, telefonunuzdaki veya telefonunuzdaki mesaj göstergesi) bir alan bulun.
İhtiyacınız olanı dışındaki tüm malzemeler masanızı temizleyin.
Nedeniyle birden fazla projeniz olabilir, ancak aynı anda yalnızca biri üzerinde etkili bir şekilde çalışabilirsiniz. Diğer tüm projelerin malzemelerini kaldırın ve masanızda yalnızca bu çalışma süresi boyunca odaklanacağınız tek projede geçerli olan malzemeleri görün.
Lazerle odaklanmanızı sağlamak için bir zamanlayıcı kullanın.
8 veya 15 dakika gibi rasgele bir sayı seçebilirsiniz. Daha da iyisi, dikkat sürenizi biliyorsanız, zamanlayıcıyı bu sayıya ayarlayın. Zamanlayıcı, bir şey üzerinde çalışmanız gerektiğini gösteren görsel bir hatırlatmadır. Aynı zamanda başarısız güvenliğin. Gezindiyseniz, zamanlayıcı söndüğünde sizi yeniden dizginleyecektir.
Amacınızı çalışma alanınıza yerleştirin.
Bir zamanlayıcıya ek olarak ya da bunun yerine, beyninizin dolaşmasına izin vermek için her baktığınızda, yayınlanan hedefiniz size üzerinde çalışmanız gerekenleri hatırlatır.
Aralar vermek.
Herkesin beyni farklı oranda yorulur. Beyin gücünüzün yokuş aşağı gitmeye başladığını hissettiğinizde (daha az enerji, konsantre olmak zorlaşır), beyniniz zamanınız hakkında çok iyi olmayan kararlar almaya daha duyarlı hale gelir. Bu yüzden beyninizi her iki saatte bir bir ara verin. Kısa bir yürüyüşe çıkın, derin nefes alın, eğlenin. Ancak, zamanınızı geri dönme zamanı için ayarlayın!
Odaklanmış zamanı kutlayın.
Konsantre olurken beyninizin ne kadar güçlü olduğunu düşünün. Gülümseyerek, ellerini havaya fırlatıp tıpkı umursamadığın gibi, hatta biraz mutlu dans ederek kutla. Bu endorfinler yaratacaktır. Vücut endorfinleri özler. Beyin odağınızı kutlama ve endorfinler ile ilişkilendirdiğinde, daha fazla odaklanmayı isteyecektir. Odaklanmak için bağımlısı olun!
SONRAKİ ADIM
Her seferinde bir görev, bu odak sadece 15 dakika olsa bile. On beş dakikalık bir lazer odak noktası, 45 dakika kadar kaybedeceğimiz bir saatlik çoklu görev ve görev değiştirme işleminden çok daha iyidir.
Hey! 15 dakika boyunca lazerle odaklanabilir, ardından diğer 45 için vuruş yapabilir veya egzersiz yapabilir ya da kestirebilirsiniz! Bu aynı zaman dilimidir, ancak tek göreve karar verdiğinizde çok daha fazlasını yapabilirsiniz.
© 2016, Helene Segura tarafından yapılmıştır. İzni ile kullanılmış
Yeni Dünya Kütüphanesi, Novato, CA. www.newworldlibrary.com
Makale Kaynağı
Verimsizlik Assassin: Daha Akıllı Çalışmak İçin Zaman Yönetimi Taktikleri, Artık Değil
Helene Segura tarafından.
Yazar Hakkında
CPE, MAEd, Helene Segura, binlerce kişiye, kaotik çalışmalarının ve kişisel yaşamlarının kontrolünü yeniden ele alarak stresi yönetmelerini öğretti. Yıkıcı, zaman kaybına neden olan alışkanlıkları ortadan kaldırmak için sinirbilimi ve davranışsal modifikasyon tekniklerini uygulayarak kişisel üretkenlik ve performanslarını artırmak için yüzlerce müşteriyi koçluk etti. Helene, 100 medya görünümünden daha fazlasında bir organizasyon uzmanı olarak yer aldı. Adresindeki web sitesini ziyaret edin www.HeleneSegura.com