Basit usulde vergilendirilen mükellefler, Vergi Usul Kanununa göre fatura, perakende satış vesikaları ve mevzuatta belirtilen diğer belgeleri düzenlemek ve kullanmak zorundadır. Aynı zamanda kendilerine yapılan mal ve hizmet teslimleri için fatura, müstahsil makbuzu, gider pusulası ve VUK'ta açıklanan diğer belgeleri almak zorundalar.
Basit usule tabi mükellefler, vergi matrahlarının tespiti ile ilgili giderlerini belgelendirmek zorundadır.
Basit usulde vergilendirilen mükelleflerin, ikinci sınıf tüccarların tabi olduğu usul ve esaslar dâhilinde belge düzenlemeleri gerekmektedir. Ancak 215 Seri No.lu Gelir Vergisi Genel Tebliği'nde, basit usulde vergilendirilen mükelleflerin;
şeklinde kolaylık sağlanmıştır.
Söz konusu uygulama, aynı usul ve esaslar dâhilinde 313 Seri No.lu Gelir Vergisi Genel Tebliği ile 31.12.2021 tarihine kadar uzatılmıştır. Bu imkândan yararlanmak isteyen mükellefler, müşterilerinin istemeleri halinde fatura veya perakende satış vesikası (dolmuş işletenler hariç) vermek zorundadırlar.
Basit usule tabi mükelleflerin işlerini bırakmaları durumunda kullanmadıkları belgeler; belgeleri aldıkları oda ya da birlikler tarafından iptal edilir. Fakat belgelerini anlaşmalı matbaalara bastırarak ya da notere onaylatarak temin eden mükelleflerin belgeleri, vergi daireleri tarafından iptal edilir.
İşini terk edenlerden, belgeleri ibraz edemeyenler, belgelerini kaybettiğini bildirenler veya eksik belge ibraz edenlerin durumu, belgeyi veren oda yada birliklerce düzenlenen tutanak ile tespit edilir.
İşini terk edenlerden belgelerini matbaalara bastırmak veya noterlere onaylatarak temin edenlerden belgeleri ibraz edemeyenler, belgelerini kaybettiğini bildirenler veya eksik belge ibraz edenlerin işlemleri ise vergi daireleri aracılığı ile yapılır.
Yukarda bahsi geçen mükelleflerle ilgili bir taraftan usulsüzlük cezası kesilirken, öte yandan da ilgili dönem vergi matrahlarının belirlenmesi için takdir komisyonuna sevk işlemi yapılır.
Basit usule tabi mükelleflerin kayıtları, mükelleflerin "Aracılık ve Sorumluluk Sözleşmesi" düzenledikleri meslek odaları veya meslek mensupları aracılığıyla Defter-Beyan Sistemi üzerinde tutulmaktadır.
Basit usule tabi mükelleflerin alış ve giderleriyle satış ve hasılatlarına ilişkin 3'er aylık kayıtlar, "Aracılık ve Sorumluluk Sözleşmesi" düzenledikleri meslek odaları veya meslek mensupları aracılığıyla takip eden ayın sonuna kadar Defter-Beyan Sistemine kaydedilir.
213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun defter tutma mecburiyetine ilişkin hükümleri, Gelir Vergisi Kanunu'na göre kazançları basit usulde tespit edilenler hakkında uygulanmaz.
Basit usulde vergilendirilen mükelleflerin taşıt ve diğer sabit kıymetlerini satmaları durumunda fatura düzenleme zorunlulukları yoktur. Mükelleflerce yapılan taşıt satışlarının noter satış sözleşmesi ile diğer sabit kıymet satışlarının ise söz konusu sabit kıymetleri satın alan mükellefler tarafından düzenlenecek gider pusulası ile tevsik edilmesi mümkündür.
Basit usule tabi ticaret erbabından, sahte ya da yanıltıcı belge düzenlediği veya kullandığı belirlenenler, bu konunun kendilerine bildirildiği tarihi takip eden ay başından itibaren gerçek usulde vergilendirilmeye ve ikinci sınıf tüccarlara ilişkin hükümlere tabi olmaya başlarlar.
Mükelleflerin, bir takvim yılı içerisinde aldıkları mallara ve hizmetlere ait alış belgeleri ve yaptıkları giderler ile hasılat belgeleri kayıtlarının tutulduğu bürolarda saklanır. Cari takvim yılına ilişkin belgelerin ibrazı da bu bürolardan talep edilir.
Kayıtların tutulması ve vergilendirmeyle ilgili tüm görevler bürolar tarafından yerine getirilir. Yıllık beyannamenin verilmesinden sonra o yıla ait belgeler muhafaza edilmek üzere mükellefe teslim edilir. Teslim alınan belgeler, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılı başından başlayarak 5 yıl süre ile mükellefler tarafından muhafaza edilmek zorundadır ve yetkili makam ve memurların talebi üzerine ibraz edilmesi zorunludur.