Raporun tanımı
Rapor, belirli bir amaç ve belirli bir hedef kitle için yazılmış, belirli bir durumu veya sorunu genel olarak tanımlayan, analiz eden ve genellikle gelecekteki çalışmalar için önerilerde bulunan ve açık ve iyi organize edilmesi gereken gerçeklere dayalı bir belgedir.
Raporun çalışmasına başlamadan önce, rapor teslim edildiğinde bu rapora eklenmesi gereken özel talimatlar varsa yöneticiden bir sorgulama yapılmalı ve bu raporu talep eden sorumlu kişiye sorulmalıdır.
Raporun unsurları
- Olayların sekansının veya durumun açıklaması Bu olayların veya durumların önemi için bazı açıklamalar, bu sadece kendi analiziniz veya başkalarının görüşleri ile bilgilendirilmiş ve elbette her zaman dikkatlice atıfta bulunulmuş olsun.
- Raporunuzda bahsettiğiniz araştırmanızın gerçeklerini veya bulgularını değerlendirin.
- Planlarından bahsettiğiniz gelecekteki eylem planlarının potansiyel sonuçlarını tartışın.
- Eylemin gidişatına ilişkin önerileriniz ve raporunuzda bahsettiğiniz her plan veya tüm eylemlerin nasıl tamamlanacağını ve ne zaman tamamlanacağını belirtmesi.
- Sonuçlar Raporun son unsuru, hazırladığınız özel raporunuzda bahsettiğiniz fikir ve planlardan kaynaklanacak ve ortaya çıkacak tüm sonuçları ve olasılıkları belirtmektir.
Bunların tümü ve diğer birçok unsur temelde her tür raporlamada bulunmak zorunda değildir. [1]
Rapor türleri
- Resmi rapor: Resmi ve profesyonel bir şekilde sunulan ve genellikle devlet dairelerinde ve resmi dairelerde bulunan rapordur.
- Gayri resmi rapor: Gayri resmi olarak sunulan bir rapordur, dostça olabilir veya başka amaçları olabilir ve içindeki tüm unsurları sunmak zorunda değildir.
- Kısa rapor: Tüm unsurları içeren, ancak kısa ve kısa formda rapordur.
- Uzun rapor: Tüm unsurları detaylı olarak içeren ve rapora hizmet eden tüm görsel ve fikirlerin sergilendiği detaylı rapordur.
- Medya haberi: Medya ve haber haberlerini genel olarak medya düzeyinde ele alan isminden ve bazı özel koşulları vardır.
- Analitik rapor: Bazı sonuçları veya istatistikleri analiz etmek için sağlanan rapordur ve bu rapor genellikle banka ve diğerleri gibi dijital işlemlerle ilgili yerlerde istenir.
- Öneriler raporu: Bir iş sistemi geliştirmek için bazı önerilerin yapıldığı bir rapordur.
- Dikey rapor: Sunulan fikirleri düzenlemek için üstte veya altta dikey bir hiyerarşiye sahip olan rapordur.
- Yan rapor: Fikirlerin yanal olarak, yani olayların ardışık detayında anlatı tarzında sunulduğu rapordur.
- İç rapor: İş alanı veya kurum içerisinde kendisine içeride sunulan rapordur.
- Dış rapor: Dış rapor, bir çalışan veya belirli bir kurum üzerinde bir dış kontrol biçimi olarak yapılır.
- Periyodik rapor: Günlük, haftalık, aylık veya yıllık olarak sunulan rapordur.
- İş raporu: İdari, mali, pazarlama veya diğerleri olsun, belirli bir işle ilgili rapor. [3]
Raporun bölümleri
Örneğin: Birleşik Krallık hükümet dairelerinin çoğu, yakından takip edilmesi gereken bakanlık özet yapılarına sahiptir.
Rapor, insanları bilgiler arasında organize bir şekilde yönlendirmek ve aynı zamanda istedikleri bilgileri hızlı ve kolay bir şekilde bulmalarını sağlamak için tasarlanmıştır.
- Raporlar genellikle ana bölümler, numaralandırılmış alt bölümler ve her başlığı açıklayan net ve eksiksiz bir içerik sayfası içerir ve bu sayfa numaralandırma meselelerini takip eder.
- Bazı rapor türlerinde, raporunuzu düzenlerken veya bölümleri taşırken, eklerken veya silerken otomatik olarak güncellendiklerinden, yararlanmanız gereken belirli stillere sahip başlıkların yanı sıra içindekiler ve sayfa numaraları eklemek için özelliklere sahip modern kelime işlemcileri bulunur. [1]
Rapor yazma adımları
- Bir rapor yazmanın ilk adımı hazırlık ve önceden planlamadır. Raporun yapısı, okuyucuya raporun işleyişine ilişkin düşüncelerinizi iletmek için çok önemlidir. Önceden plan yapmak için biraz zaman ayırmaya değer.
- Özetinizi bilin Genellikle ne çalıştığınız ve bu raporun kimler için hazırlanması gerektiği dahil, hazırlayacağınız raporun net bir özetini alacaksınız.
- Özetinizi planlarken ve yazarken her zaman aklınızda bulundurun Özetinizi, raporu kimin yazdığınızı ve neden yazdığınızı aklınızda bulundurun.
- Okurken ve araştırma yaparken çalışmanızı, bir literatür taraması yazmak gibi, haber yaptığınız konuya göre bölümler halinde düzenlemeye çalışın.
- Rapor Yapısı Yazdığınız tam içerik gibi Rapor için yapı gereksinimleri değişiklik gösterir, bu nedenle atadığınız talimatlarda neyin açıklandığını kontrol edin.
- Yönetici özeti Bilimsel bir raporun yönetici özeti veya özeti, içeriğin kısa bir özetidir.Bunu en son yazmalısınız.Çizilecek ana noktaları bildiğiniz zaman sayfa yarım sayfadan fazla olmamalıdır.
- Giriş Giriş, söylemeyi planladığınız şeyi ana hatlarıyla belirtir ve tartışılan sorunun kısa bir özetini sunar.Ayrıca, sonuçlarınıza da kısaca değinmelidir. [1]
Genel rapor formunun bileşenleri
- Raporun başlığını, yazarın adını, raporu hazırlayan kişinin kim olduğunu ve tarihini içermesi gereken başlık sayfası Raporun başlığı belirli göreve uygun olmalıdır.
- İçindekiler Tüm bölüm başlıklarının karşılık gelen sayfa numaralarıyla listelendiği yerler Bu sayfa yalnızca büyük raporlar için gereklidir ve genellikle bölüm başlıklarının ve sayfalar arasındaki boşlukların gövde bölümleriyle eşleşmesini sağlamak için tüm yazım yapıldıktan sonra gruplanır.
- Özet, raporunuzun ana bulgularını vurgulamak için bir özeti bölmektir.Raporun bu kısmı, rapora eklemek isteyip istemediğinizde isteğe bağlıdır ve uzun metinler için daha uygundur.
- Metodoloji, raporun hazırlanmasında görevin tamamlanması sırasında kullanılan yöntemleri açıklayan isteğe bağlı kısımdır.
- Bulgular veya raporun ana metni Metnin bu bölümü iddiaları desteklemek için gerekli tüm bilgi, görüş, yargı ve ilgili fikirleri, olguları ve istatistikleri içermelidir Raporun bu bölümünde yer alan bilgiler, raporda uygun başlıklar ve alt başlıklar ile paragraflara ve diğer mantıksal bölümlere bölünmelidir. İş raporu araştırılır ve araştırılır, bu nedenle tüm fikirlerin kaynakları listelenmeli ve belgelenmelidir.
- Sonuç, beyan edilen materyalin kısa bir değerlendirmesi ve mevcut durum hakkında kısa bir sonuçtur.Yazarın araştırma sonuçlarına dayalı olarak şirket veya departman için diğer prosedürleri önermesi gereken bölüm için tavsiyeler.
- Dizin, araştırma sırasında kullanılan ve raporda alıntılanan tüm çalışmaların bir listesidir.
- Ekler Yapılan araştırma, raporun ana bölümünde daha fazla işlenen ve temsil edilen rapora eklenmiş büyük miktarda veriyle sonuçlandıysa, okuyucuların konuyu daha iyi incelemek ve anlamak istemeleri durumunda orijinal verilerin sunulması mantıklıdır. [1]
İş Raporu Yazma İpuçları
İş yazımı, hemen hemen her alanda iş arayan herkes için temel bir beceridir, ancak özellikle iş iletişimi ve iş yazımı, akademiden çok farklıdır.
Bu nedenle, pek çok genç ve hevesli çalışan, ilk iş raporunu yazma zamanı geldiğinde endişeli hisseder, zaten bir iş raporu yazma konusunda strese girmek için hiçbir neden yoktur.
İyi organize edilmiş çalışmayı ve raporla ilgili olayların net ve düzenli bir şekilde anlatılmasını sağlayacak birkaç adım vardır.
Farklı iş raporları türleri olsa da, hepsi belirli bir profesyonel hedef kitle için tasarlanmış belirli belgelerdir.
- Yazmadan önce atılması gereken ilk ve en önemli adım, tam olarak ne yazacağına karar vermektir.Birçok insan bu tavsiyeye uymaz ve sonuç olarak kelimelerle dolu karmaşık metinler oluşturur.
- Amacınız için çalışan bir yapı geliştirin.
- Raporun bölümlerinin düzenlenmesi büyük ölçüde formuna bağlıdır.Resmi raporun formatı tüm sayılar ve verilerle doğruluğu gerektirir, dil resmi ve açık olmalıdır, yapı önceden belirlenmiş ve katıdır, gayri resmi rapor formatı ise dil, stil ve bölüm düzeninde bazı küçük farklılıklara izin verir.
- Rapor formatlarındaki temel fark, yazının boyutudur.Görsel olmayan raporlar, notlar ve mektuplar şeklinde temsil edilebilir ve hatta e-posta yoluyla paylaşılabilir. [2]