Yazan: Bonnie Biafore
Maliyet ve zamanlama varyanslarının ayarlanan proje eşikleriyle karşılaştırılması, performansı izlemek, kayma ve taşmalara ilişkin erken uyarılar edinmek için harika bir yoldur. Ancak, programınızın ilerisinde mi yoksa gerisinde mi olduğunu görebilmeniz için önce proje zamanlamanızda ve bütçenizde varyans eşikleri ayarlamanız gerekir. Microsoft Office Project 2007 maliyet ve zamanlama varyanslarını sizin için hesaplayabilir, ancak eşiklerin depolanması ve eşiklere kıyasla varyansların hesaplanması için özel alanlar en uygun seçenektir. Bu makalede, Office Project 2007 ve Microsoft Office Excel 2007’de varyansları bu eşiklerle karşılaştırmak için zamanlama ve maliyet eşikleri ayarlayacağınızı öğreneceksiniz. Ayrıca, Office Project 2007 ve Office Excel 2007’de görsel göstergelerle varyans durumunu nasıl vurgulayacağınızı öğreneceksiniz.
Bu makalede şunlar sağlanmıştır:
Office Project 2007’de varyansları hesaplama
Office Project 2007 varyansları ve proje performansını hesaplayabilir, ancak bu hesaplamaları yapabilmeniz için önceden tamamlamanız gereken önemli bir görev vardır: Projenizin bir temelini kaydetme. Bu temel ayrıntı, proje katılımcılarının kabul edeceği zamanlama, maliyet ve diğer proje ölçümleri için oluşturduğunuz plandır. Bu plan olmadan, Office Project 2007 ulaşmak istediğiniz hedefleri bilemez ve bu nedenle, projenizde sapma olduğunda bir uyarı gönderemez.
Performansı ölçmek için kazanılan değer çözümlemesi kullanma
Karşılaşılan zorluklardan biri, temel varyans alanlarının hangi görevlerin yolunda gittiğini veya sorun yaşadığını belirlemeyi zorlaştırmasıdır. Yüzdelik değerler projenin ne kadar ilerlediğinden veya temelin kaç kere değiştirildiğinden bağımsız olarak çalıştığından, para miktarından ya da tarih varyanslarından çok daha kolaydır.
Ancak, proje performansını değerlendirmenize hangi performans oranı yardımcı olur? Bildiğiniz gibi, gerçek değerleri tahmini değerlerle karşılaştırmak yanıltıcı olabilir. Projenize ayrılan süre ve bütçenin yarısının tükendiğini varsayalım. Bunun iyi olup olmadığı, projedeki işlerin ne kadarının tamamlandığına bağlıdır. Kazanılan değer (EV) çözümlemesi, tahmini ve gerçek değerleri bitirdiğiniz işlerle karşılaştırarak ilerleme durumunuzu açıkça ortaya çıkarır.
Performansı izlemek için EV oranlarına bakmadan önce bunun altında yatan ölçümleri anlamak önemlidir:
-
Zamanlanan görevlerin bütçelenmiş maliyeti (BCWS), proje planınızda zamanlanan çalışma görevler için durum tarihine kadar olan temel maliyettir: Tamamlanmış olup olmadığından bağımsız olarak durum tarihine kadar ne kadar harcama yapmayı planladığınız. Örneğin, 30 Eylül 2008’e kadar tamamlanması gereken görevlerin maliyeti 10.000 TL ise, bu tarihin BCWS’si 10.000 TL'dir.
-
Gerçekleştirilen işlerin gerçek maliyeti (ACWP), hangi işlerin tamamlandığından bağımsız olarak durum tarihine kadar yapılan işlerin maliyetini temsil eder. 30 Eylül 2008’de ACWS, o güne kadar harcadığınız toplam paradır.
-
Gerçekleştirilen işlerin bütçelenmiş maliyeti (BCWP), durum tarihine kadar tamamlanan veya kazanılan iş için tahmin ettiğiniz gideri ölçtüğü için EV’dir. Örneğin, tamamlanmış görevlerin bütçelenmiş maliyeti 15.000 TL ise, bu görevleri erken, geç ya da tam zamanında bitirmiş olmanızdan bağımsız olarak BCWP 15.000 TL'dir.
Eşikleri karşılaştırmak için kazanılan değer oranlarını kullanın
EV analizi, zamanlama ve maliyet performansını değerlendirmek için zamanlama varyansı (SV), maliyet varyansı (CV), zamanlama performansı dizini (SPI) ve maliyet performansı dizini (CPI) dahil olmak üzere çeşitli oranları kullanır. Office Project 2007 oran hesaplama işlevselliği ve diğer yeni özellikler, eşikleri karşılaştırmak için en iyi araçlardır:
-
EV maliyet varyansı (Office Project 2007’deki CV alanı), tamamladığınız işlerin tahmini ve gerçek maliyetleri arasındaki farkı (BCWP eksi ACWP) gösterir. CV negatifse gerçek maliyet bütçelenen maliyetin üzerindedir ve görev bütçeyi aşmıştır.
-
Maliyet varyansı yüzdesi (%CV), tamamlanan işlerin tahmini maliyetinin bir yüzdesi olarak EV varyansıdır: [(BCWP – ACWP) / BCWP] X 100. Örneğin, BCWP’nin 10.000 TL, ACWP’nin 12.000 TL olduğunu varsayalım. CV = 10.000 TL – 12.000 TL ya da –2.000 TL. Tamamlanan işin maliyeti, kendisine ayırdığınız bütçeden 2.000 TL daha fazladır. Dolayısıyla, %CV = (–2.000 TL / 10.000 TL) X 100 veya –%20.
%CV, CV eşiğinizi karşılaştırmak için idealdir.
-
EV zamanlama varyansı (Office Project 2007’deki SV alanı), BCWP eksi BCWS’yi, yani tamamlanan işin tahmini maliyeti ile durum tarihine kadar tamamlamayı planladığınız iş arasındaki farkı gösterir. SV negatifse, planlanandan daha az iş tamamlamışsınız ve zamanlamanın gerisinde kalmışsınız demektir.
-
Zamanlama varyansı yüzdesi (%SV), zamanlanan işin bütçelenen maliyetinin bir yüzdesi olarak EV zamanlama varyansıdır: [(BCWP – BCWS) / BCWS] X 100. %SV, zamanlama varyansını zamanlanan işin bir yüzdesi olarak gösterir. Örneğin, yine 10.000 TL’nin BCWP’sini 9.000 TL'ninkiyle göz önünde bulundurun. CV = 10.000 TL – 9.000 TL ya da 1.000 TL. Zamanlanan iş maliyeti, tamamlanan işten 1.000 TL düşüktür; bu da planladığınızdan daha fazla işi tamamladığınız ve zamanlamanın ilerisinde olduğunuz anlamına gelir. %SV = (1.000 TL / 10.000 TL) X 100 veya %10.
%SV, SV eşiğinizi karşılaştırmak için idealdir.
Varyansları eşiklerle karşılaştırma
Trafik lambaları basittir: Yeşil geç, sarı uyarı, kırmızı ise dur demektir. Proje eşikleri projenin trafik lambalarıdır. Projenizin sorunsuz ilerlediğini, birkaç aksaklık olduğunu veya sorunlu bir noktaya doğru gittiğinizi gösteren eşikler ayarlayarak projenizin durumunu görebilir ve hangi adımların atılması gerektiğine karar verebilirsiniz.
Eşik değerlerini belirlerken, zamanlama ve maliyet varyanslarına bağlı olarak proje performansı için yeşil, sarı ve kırmızı ışıkları birbirinden ayıran noktaları tanımlarsınız.
Örneğin, bütçenin yüzde 5 üzeri veya zamanlamanın yüzde 5 gerisi olarak ayarlanan bir eşik, kabul edilebilir en yüksek performans olabilir. Yüzde 10’luk bir eşikse bir şeyleri düzeltmek için harekete geçme zamanının geldiğini gösterir. Oran yüzde 5 ile 10 arasındaysa görevleri yakından takip etmeniz ve daha kötüye gitmediklerinden emin olmanız gerekir.
Office Project 2007'de varyans verilerinin yorumlanmasını kolaylaştırma
Bir Office Project 2007 tablosuna %CV ve %SV sütunları eklerseniz, görevlerinizin zamanlamanın gerisinde kaldığını veya bütçeyi aştığını gösteren negatif sayıları izleyebilirsiniz. Bununla birlikte, ideal çözüm hangi görevlerin izleneceğini ve hangileri için işlem uygulanacağını belirlemektir.
Office Project 2007'deki grafik göstergeler, bu durumların göze çarpmasını sağlar. Örneğin, %CV veya %SV –%10’dan azsa, maliyet veya zamanlama eşiğiniz aşılmıştır ve kırmızı ışık görürsünüz.
Maliyet performansı için önceden belirlediğiniz eşiklere göre trafik sinyallerinin görüntülenmesini istiyorsanız aşağıdaki adımları gerçekleştirin:
-
%CV’yi bir grafik gösterge olarak gösteren özel bir alan oluşturun: Araçlar menüsünden Özelleştir’i ve ardından Alanlar’ı seçin.
-
Alanları Özelleştir iletişim kutusundaki Tür açılır listesinden Sayı’yı seçin.
-
Sayı 1 gibi özel bir sayı alanı seçin.
-
Özel alana anlamlı bir ad vermek için Yeniden Adlandır’a tıklayın. Alanı Yeniden Adlandır iletişim kutusuna %Maliyet Var gibi bir ad yazın. Tamam'a tıklayın.
-
Özel alanı %CV’ye eşit olacak biçimde ayarlamak için Formül’e tıklayın. %Maliyet Var İçin Formül iletişim kutusunda Alan’a tıklayın, Maliyet’in üzerine gelin ve ardından %CV’yi seçin. Tamam'a tıklayın.
-
Görüntülenecek değerler bölümünde Grafik Göstergeler'e tıklayın.
-
%Maliyet Var İçin Grafik Göstergeler iletişim kutusunda, eşiğinizi aşan %CV değerlerini kontrol edecek ilk testi tanımlayın:
-
İlk '%Maliyet Var' İçin Test satırına tıklayın; açılır listeden küçüktür’ü seçin.
-
İlk Değer(ler) satırına –10 yazın (yüzde işareti kullanmayın).
-
İlk Görüntü satırına tıklayın; %CV’nin –10’dan küçük olması görevin bütçenin %10 üzerine çıktığını gösterdiğinden, açılır görüntü sütununda kırmızı daireyi seçin.
Not : Tüm görevler için aynı eşikleri kullanırsanız testi eşik numaralarıyla tanımlayabilirsiniz. Görevler arasında farklılık olmasını istiyorsanız, diğer özel alanlara eşik değerleri atayın ve ardından Değer(ler) sütunundan bir eşik seçin.
-
-
İkinci '%Maliyet Var' İçin Test satırında büyüktür’ü seçin. İlgili Değer(ler) satırına –5 yazın; Görüntü satırından yeşil daireyi seçin.
-
Üçüncü '%Maliyet Var' İçin Test satırında büyük eşittir’i seçin. İlgili Değer(ler) satırına –10 yazın; Görüntü satırından sarı daireyi seçin. Tamam'a tıklayın.
Not : Office Project 2007 testleri sırayla işlediğinden, üçüncü testte –10’dan büyük, –5’ten küçük olan değerler yakalanır.
Not : Zamanlama performansı için trafik sinyallerinin görüntülenmesi, %CV yerine %SV alanının kullanılması dışında buna benzerdir
Grafik göstergelerin Office Project 2007’deki bir tabloda görüntülenmesi için:
-
Görünüm menüsünden Tablo: seçeneğini ve ardından Diğer Tablolar’ı seçin.
-
Diğer Tablolar iletişim kutusundan bir tablo seçip Uygula’ya tıklayın.
-
Bir sütun başlığına sağ tıklayın.
-
Kısayol menüsünden Sütun Ekle’yi seçin.
-
Sütun Tanımı iletişim kutusundakiAlan Adı açılır listesinden özel bir alan seçin. Önceki örneğe başvuruyorsanız (Sayı 1) %Maliyet Var’ı seçip Tamam’a tıklayın.
Not : Özelleştirilen varyans ölçümlerini gösteren yeni bir tablo oluşturabilirsiniz. Bunu yapmak için Görünüm menüsünden Tablo: seçeneğini ve ardından Diğer Tablolar’ı seçin. Diğer Tablolar iletişim kutusunda Yeni'ye tıklayın. Tablo Tanımı iletişim kutusunda, tablo adını ve tabloya eklenecek alanları belirtin.
Sütun, görevlerinizin durumunu Şekil 2’de gösterildiği gibi yeşil, sarı veya kırmızı ışıklarla gösterir.
Şekil 2'de, EV ile temel varyanslar arasındaki farkı görebilirsiniz. Örneğin, Tasarım Destesi görevinin gerçek maliyeti temel maliyetinden daha fazla olduğu için görevin CV’si pozitif bir sayıdır (60,00 TL). Bununla birlikte, %CV negatif bir değerdir (–%6). Her iki varyans da maliyetin bütçeyi aştığını gösterir.
Kayma ve taşmalardan kaçınma
Office Project 2007’yi kullanarak zamanlama ve maliyet varyanslarını hesaplayabilir, projenizin performansını değerlendirebilirsiniz. Grafik göstergeler, hangi görevlerin yolunda gittiğini ve hangi görevlerle ilgilenmeniz gerektiğini görmenizi kolaylaştırır.
Ne yazık ki, proje katılımcıları ve ekip üyeleri çoğu zaman proje yöneticileri için bir alışkanlıktan farkı olmayan ölçüleri anlayamaz. Bu varyans bilgilerini diğer hedef kitlelerin anlayabileceği bir biçime nasıl dönüştürebileceğinizi öğrenmek için Proje varyanslarını anlatmak için ipuçları başlıklı Work Essentials makalesine bakın.


Yazar hakkında Bonnie Biafore, Proje Yönetimi Enstitüsü PMI sertifikalı bir Proje Yönetimi Uzmanı’dır (PMP). Yatırım, kişisel finans ve proje yönetimi konusunda aşağıdakiler de dahil olmak üzere birkaç kitabı kaleme alan bir danışman, eğitimci, konuşmacı ve ödüllü bir yazardır: On Time! On Track! On Target! Managing Your Projects Successfully with Microsoft® Project (Microsoft Press, 2006).