FinTech Sektöründe e-Ticaret Kayıt Tutmanın Önemi
Fintech Global'e göre, son zamanlarda SEC ve CFTC gibi düzenleyici kurumlar, kayıt tutma uygulamalarındaki aksaklıklar nedeniyle Wall Street firmaları üzerindeki incelemelerini yoğunlaştırdı. Bu durum 1,5 milyar doları aşan ciddi para cezalarına yol açtı. Bu sıkı uygulama eğiliminin hem büyük hem de küçük finansal kuruluşlar için devam etmesi bekleniyor.
SEC Uygulama Direktör Yardımcısı Sanjay Wadhwa, sektör genelinde uyumluluğun sağlanmasına yönelik çabaların devam ettiğini vurguladı. Kendisi, "SEC tarafından düzenlenen diğer kuruluşların da benzer ihlaller yaptığını biliyoruz ve bu nedenle sektör genelinde uyumluluğu sağlamaya yönelik çalışmalarımız devam ediyor" dedi.
McComplianceOffice (MCO), firmaların elektronik iletişimlerini (eComms) korumalarının kritik önemine ışık tuttu. Sanjay Wadhwa, firmaları gelecekteki olası suiistimalleri önlemek için kayıt saklama süreçlerini güçlendirmeye çağırdı.
Aralık 2021 ile Ağustos 2023 arasındaki dönemde, yetkisiz uygulama kullanımı, iletişimlerin sürdürülememesi, uyumluluk politikalarının yetersiz uygulanması ve resmi olmayan iletişim kanallarının her düzeydeki çalışanlar tarafından yaygın şekilde kullanılması dahil 30'dan fazla suçlamada tekrar eden sorunlara tanık olundu.
MCO, uyumluluğun sağlanmasında şirket kültürünün önemini vurguladı. En iyi uygulama çerçevelerinin benimsenmesine ilişkin bilgiler için, GRC 2020'den Michael Rasmussen'in yer aldığı 'Arzulu Düşüncenin Ötesinde: Başarılı Bir Uyumluluk Kültürü Nasıl Yaratılır' başlıklı bir web semineri önerilir.
SEC Başkanı Gary Gensler, kayıt tutma protokollerinin piyasa bütünlüğü açısından tarihsel önemini vurguladı. İşletmelerin resmi iletişimlerini yalnızca yetkili mecralar üzerinden yürütmesi ve bu görüşmeleri titizlikle muhafaza etmesi gerektiğinin altını çizdi.
SEC Kuralı 17a-4 gibi düzenlemeler, firmalara elektronik kayıtları türüne bağlı olarak üç ila altı yıl boyunca değişmez bir formatta saklama zorunluluğu getirmektedir. Ekim 2022'de güncellenen kurallar, iletişimleri kaydeden ve koruyan elektronik sistemler kullanılarak kayıtların korunmasına olanak tanıyor.
Elektronik iletişimin uzun ömürlülüğü ve güvenliğine ilişkin benzer vurgular Avrupa, Britanya ve Kanada yönetmeliklerinde de mevcuttur ve bu düzenlemelere sıkı bir şekilde uyulması ve saklanması gerekmektedir.
SEC'in Uygulama Bölümü Direktörü Gurbir S. Grewal, kayıt tutmanın önemini vurguladı. Firmaların defter ve kayıtlarının, suiistimal iddialarının soruşturulması için erişilebilir olması gerektiğini belirtti.
FCA, finansal işlemlere yönelik WhatsApp gibi platformlar da dahil olmak üzere izlenmeyen iletişim kanallarından kaynaklanan uyumluluk riskinin altını çizdi.
Michael Solomon'un 2023 FINRA Yıllık Konferansı'nda belirttiği gibi, dijital çağda şirketlerin, emojiler gibi yorumlayıcı nüanslar da dahil olmak üzere gelişen iletişim normlarına uyum sağlaması gerekiyor.
Uyumluluk teknolojisi araçları artık bir lüks değil, bir zorunluluktur. Firmaların elektronik iletişimleri güncel talimatlar doğrultusunda yönetmesine, izlemesine ve muhafaza etmesine olanak tanır. MCO'nun eComms Review ve eComms Keep gibi çözümleri, işletmelerin uyumlu iletişimler ve güçlü kayıt tutma sağlamasına yardımcı olarak uyumluluk risklerini azaltır.