Microsoft SharePoint için Adobe Sign entegrasyonu, elektronik imzalar oluşturmak, göndermek, takip etmek ve yönetmek için entegre bir çözüm sunar.
SharePoint için Microsoft Online örneği (bu kılavuzda genel olarak "SharePoint" şeklinde anılır) esasına göre geliştirilen bu belge, eklentinin son kullanıcı perspektifinden kullanımına yönelik bir kılavuz olarak tasarlanmıştır. Yükleme kılavuzuna buradan ulaşılabilir.
SharePoint için bir eklenti uygulama olarak geliştirilen bu çözüm şu işlemlerin yapılmasını sağlar:
- Bir sözleşmeyi herhangi bir SharePoint belge kitaplığına veya listesine gönderme veya imza için gönderme
- Bir belge kitaplığı ya da özel SharePoint listelerinde bulunan belgeleri tek bir alıcıya veya bir alıcı grubuna gönderme
- SharePoint listelerindeki ve bir belge kitaplığındaki verileri, belgeler imza için gönderildiğinde birleştirerek eşleme yoluyla belgelere eşleme
- İmzalanan sözleşmenin form alanlarındaki verileri, belge imzalandığında ve durumu Sözleşme Durumu sayfasından otomatik ya da manuel olarak yenilendiğinde veri eşleme yoluyla SharePoint listelerindeki metin sütunlarına ve bir belge kitaplığına eşleme
- İmzalanan tüm sözleşmeleri SharePoint içinde arşivleme
- Adobe Sign Yönet sayfasını, SharePoint kullanıcıları tarafından Sözleşmeleri takip etmek ve güncellemek için kullanılabilen SharePoint web bölümü olarak ekleme
Not:
Özel/Gizli tarayıcı oturumları desteklenmez.
SharePoint eklentilerinin çalışabilmesi için Internet Explorer / Edge'de bazı Güvenilir Sitelerin yapılandırılması gerekir. Internet Explorer 10 ve önceki sürümleri desteklenmemektedir.
Ayrıca, IE 11 / Edge kullanıcılarının, Güvenilir Sitelerini aşağıdaki URL'leri ekleyerek açıkça düzenlemeleri de gereklidir:
- https://*.microsoftonline.com
- https://*.sharepoint.com
- https://*.echosign.com
Güvenilir Sitelerinizi düzenlemek için:
1. IE 11'i açın
► Edge kullanıcıları Windows + S tuşlarına basmalıdır
2. Araçlar (dişli çark) simgesini tıklatıp açılır menüden İnternet seçenekleri seçeneğini işaretleyin
► Edge kullanıcıları İnternet Seçenekleri yazıp Enter tuşuna basmalıdır
3. İnternet Seçenekleri menüsü açılır. Güvenlik sekmesini seçin
4. Güvenilir Siteler simgesini tıklatın
5. Siteler düğmesini tıklatın
6. Yukarıda belirtilen URL'lerden birini girip Ekle'yi tıklatın
7. Yukarıdaki URL'lerden her biri için aynı işlemi tekrarlayın
8. İşlem tamamlandığında İnternet Seçenekleri menüsünü kapatın
Adobe Sign, SharePoint Yöneticisi tarafından yüklenen bir eklenti uygulamasıdır. Kullanıcı olarak Adobe Sign sekmesini SharePoint sitenizin üst kısmında görebilirsiniz.
Adobe Sign sekmesi tıklatıldığında, mevcut tüm Adobe Sign özelliklerinin bulunduğu şerit görüntülenir.
Bir Belge veya Liste web bölümünün içini tıklatana veya bir belge seçene kadar şeritteki simgelere erişilemez. Web bölümünü tıklattıktan sonra, şerit etkinleşir.
Not:
Modern kullanıcı arabiriminde, şeridin yerine bir menü çubuğu vardır. Menü çubuğunda aynı işlevler yer alır:
Şerit/menü beş simgeden oluşur:
- İmza için Gönder
- Sözleşme Durumu
- Kitaplık Şablonu
- Sözleşmeleri Yönet
- Ayarlar
Bunların arasındaki ilk dört simge, sözleşme oluşturmak ve göndermek için düzenli olarak kullanabileceğiniz eylemleri gösterir.
Son simge olan Ayarlar, kişisel Sözleşme şablonunuzu tanımlayabileceğiniz alandır. Şablon tanımlandıktan sonra, şablonu düzeltmek istemediğiniz sürece sayfaya geri dönmeniz mümkün değildir. Şimdi bu konuyla başlayalım.
Kişisel ayarlarınız, Adobe Sign uygulamasını kullanarak SharePoint'ten gönderdiğiniz tüm sözleşmeler için varsayılan bir sözleşme adı ve bir mesaj tanımlamanızı sağlar.
Not:
Kişisel Ayarlar sayfasının sağ tarafında, daha geniş bir Adobe Sign içeriğini barındıran bağlantıların yanı sıra kullanıcı kılavuzu başlıklarına doğrudan bağlantılar içeren Bilgi ve Destek bölümünü bulabilirsiniz.
Sözleşme Adı alanına (en fazla 255 karakter) sözleşmeyi tanımlayan herhangi bir dize girebilirsiniz. Bu dize, alıcı e-postalarının Konu satırına yerleştirilir (aşağıda sarı renkle vurgulanmıştır) ve Yönet sayfasında ad değeri olarak yer alır. Benzersiz ve anlamlı bir sözleşme adı kullanmak, alıcıların e-postanızı hemen tanımasına olanak verir ve gerektiğinde sözleşmeyi kolaylıkla aramanızı sağlar
Sözleşme Mesajı, dikkat edilmesi gereken tüm yönerge veya yorumları girebileceğiniz boş bir metin alanıdır (aşağıda yeşil renkle vurgulanmıştır). Tüm alıcılara gönderilen İnceleyin ve imzalayın başlıklı e-postada görüntülenen mesaj, her alıcı için ekleyebileceğiniz kişisel notlar olarak kullanılmamalıdır.
Varsayılan sözleşme adı ve mesajı alanlarının hemen altında, Listedeki bir sözleşme gönderilirken belgelerin nasıl eklenebileceğini belirleyen iki ayar vardır.
Varsayılan davranış, gönderenin SharePoint'in içinden bir belge seçmesine olanak sağlamaktır.
Kullanıcıya varsayılan deneyimi değiştirmek için iki seçenek sunulur:
► Özel listeler için SharePoint'in dışından bir belge şablonu kullan – Bu seçenek etkinleştirildiğinde, gönderen SharePoint'in içinden belge ekleme seçeneğini atlar. Bunun yerine kullanıcıya Adobe Sign sisteminde yapılandırılmış dosya ekleme seçenekleri sunulur. Bu seçenekler arasında aşağıdakilerden biri veya birkaçı bulunabilir:
o Yerel sistemden ekleme
o Adobe Sign şablon kitaplığından ekleme
► Özel listeler için her zaman belirlenen belge şablonunu kullan – Bu seçenek etkinleştirildiğinde, SharePoint eklediğiniz dosyayı hatırlar ve bir listeden oluşturduğunuz bir sonraki sözleşmede dosya seçimi adımını atlayarak otomatik olarak bu dosyayı ekler. Aynı belgeyi birçok kez kullandığınız durumlar için ideal bir seçenektir.
Sözleşme göndermek ve imza almak Adobe Sign'ın konusudur ve SharePoint ortamında bu süreci başlatmanın dört yöntemi bulunur:
- Şerit veya menüden gönderme
- Sağ tıklatarak gönderme
- Şerit veya menü aracılığıyla Listelerden gönderme
- Sağ tıklatarak Listelerden gönderme
Bu dört seçeneğin tümü, birden çok imza gereken durumlarda Alıcılar listesini ve imza sırasını tanımlamanızı sağlayan yapılandırma sayfasını açar.
Not:
SharePoint'ten gönderilen belgelerin büyüklüğü en fazla 10 MB olabilir.
10 MB'den büyük bir belge göndermeniz gerekiyorsa bu belgeyi Adobe Sign kitaplığınıza yükleyip (SharePoint entegrasyonunun dışında) buradan ekleyebilirsiniz.
Şeritten gönderme, birkaç SharePoint belgesi eklemeniz gerektiğinde kullanabileceğiniz bir yöntemdir:
1. Belge adının sol tarafındaki onay işaretini tıklatarak gönderilecek belgeleri seçin
2. Sayfanın üst kısmındaki şeritte yer alan sekmeyi tıklatın
3 İmza için Gönder simgesini tıklatın
○ Seçilen tüm belgeler otomatik olarak eklenir
Sağ tıklatarak gönderme, bir belge listesindeki herhangi bir belgeyi hızla göndermenizi sağlar ancak Sözleşmeye yalnızca o dosyayı ekler:
1. İmza için göndermek istediğiniz belgeyi sağ tıklatın
2. Açılır menüden Gelişmiş'i seçin
3. Alt menüden İmza için Gönder'i seçin
Klasik menü yapısı biraz daha farklıdır:
1. İstediğiniz liste kaydını sağ tıklatın
2. Menüden Gelişmiş'i, alt menüden İmza için Gönder'i tıklatın
1. İstediğiniz liste kaydını tıklatın
2. Şerit veya menüden Adobe Sign'ı tıklatın
3. Açılır menüden İmza için Gönder'i seçin
Klasik menü yapısı biraz daha farklıdır:
1. İstediğiniz liste kaydını sağ tıklatın
2. Menüden Gelişmiş'i, alt menüden İmza için Gönder'i tıklatın
3. Bir dosya seçin
4. Ekle'yi tıklatın
Özel listeler için SharePoint'in dışından bir belge şablonu kullan seçeneğini etkinleştirdiyseniz SharePoint dosya ekleme penceresi atlanır ve yapılandırma için doğrudan Sözleşme sayfasına yönlendirilirsiniz. Bu durumda, imzalanacak belgeleri eklemek için Dosya Seçimi'ni kullanmanız gerekir.
Unutulmaması gereken iki önemli özellik vardır:
► Özel listeler için her zaman belirlenen belge şablonunu kullan seçeneğini etkinleştirdiyseniz bu liste için en son kullanılan dosya otomatik olarak eklenir.
o Farklı bir dosya eklemeniz gerekiyorsa Özel listeler için her zaman belirlenen belge şablonunu kullan seçeneğini devre dışı bırakmanız gerekir.
► Geri gönderilen imzalı kopya (ve olasılıkla Denetim Kaydı) PDF'si, yeni bir klasöre yerleştirilmek yerine eklenti olarak liste öğesine eklenir.
o SharePoint Yöneticisi tarafından bir Belge Saklama klasörü tanımlanmışsa PDF bu klasöre gönderilir.
Yeni bir Sözleşme açıldığında, göreve özel dört bölüm halinde görüntülenebilen yapılandırma sayfası görünür:
A. Alıcılar – Sözleşmeyle etkileşim kuran kişiler
B. Mesaj – Sözleşmenin adı ve genel mesajı
C. Seçenekler – Sözleşmeyle ilgili isteğe bağlı özellikler
D. Dosyalar – İmzalamanız veya onaylamanız gereken güncel belgeler ya da dosyalar
o Gönderme sürecini başlatmak için kullandığınız Belge otomatik olarak Sözleşmeye eklenir.
A. İmzalama Dizini – Bu numara, sıralı bir iş akışı seçildiğinde, imza döngüsündeki alıcının ilgili konumunu belirtir.
B. Rol – Alıcının belgeyle nasıl etkileşim kuracağını tanımlar. Roller hesap yöneticisi tarafından etkinleştirildiği için listedeki tüm seçenekleri göremeyebilirsiniz:
○ İmzalayanlar (varsayılan) – En az bir imza uygulaması beklenen alıcılar
○ Onaylayanlar – Belgeyi inceleyip onaylayan ancak yasal olarak imzalaması gerekmeyen alıcılar
○ Kabul Edenler – Kabul Edenler işlevi, mekanik olarak Onaylayanlarla aynıdır. Aralarındaki temel fark, Denetim Raporunda sözleşmeyi Onaylayan yerine Kabul Eden olarak belirtilmesidir.
○ Onaylı Alıcılar – Onaylı Alıcıların kendilerine atanmış tek bir form alanı bile olmayabilir (sıfır form alanı). "İmza" sürecinde, bu kişilerden sözleşmeyi delege etmesi, reddetmesi veya teyit etmesi istenir.
○ Form Dolduranlar – İmza sürecinde form içeriğini doldurması gereken ancak programlı olarak özel şablonlar oluşturacak veya veritabanındaki alan içeriğini forma uygulayacak sistemleri bulunmayan müşteriler için özel olarak tasarlanmıştır.
○ Delege Edenler – Delege eden rolü, belgeyi imzalayacak veya onaylayacak bir sonraki kişinin kim olacağına dair son kararı verecek kişinin gerektiği iş akışları için tasarlanmıştır. Diğer tüm rollerin her biri için bir Delege Eden versiyonu vardır.
C. E-posta adresi – Alıcının kim olduğunu belirtir. Bu adres, kişisel bir e-posta adresi olmalıdır
○ Beni Ekle – Gönderen, Alıcılar bölümünün sağ üst kısmındaki Beni Ekle bağlantısını tıklatarak kendisini imza döngüsüne ekleyebilir
○ Alıcı Grubu Ekle – Kimi zaman imza döngüsündeki bir alıcı, çeşitli kişilerden biri olabilir. Örneğin, hukuk ekibindeki beş kişiden birinin sözleşmeyi imzalamasını isteyebilirsiniz. Alıcı grupları, Gönderenin olası beş imzalayanı listelemesini ama içlerinden yalnızca bir kişinin imzasını istemesini sağlar. (Yukarıdaki görüntüde 3. alıcıya bakın)
D. Doğrulama süreci – Alıcının nasıl inceleneceğini belirtir.
○ E-posta (varsayılan) – Kimlik doğrulama, e-posta kutusuna erişime dayalıdır
○ Parola – Alıcıya harici olarak gönderilmesi gereken, gönderen tarafından oluşturulmuş alfasayısal paroladır
○ Sosyal – Facebook veya LinkedIn gibi üçüncü taraf bir sosyal ağ üzerinde kimlik doğrulama
○ KBA (yalnızca ABD) – Bilgi Tabanlı Kimlik Doğrulama, alıcının Sosyal Güvenlik Numarasını girmesini ve genel veritabanlarına göre klasik olmayan birkaç soru oluşturmasını gerektirir
○ Telefon – Alıcının imzası gerektiğinde SMS ile kod gönderilebilmesi için gönderenin alıcıya ait telefon numarasını sağlamasını gerektirir
E. Özel Mesaj (isteğe bağlı) – Gönderen, her alıcıya sözleşmeyi görüntülediğinde görebileceği kişisel yönergeler verebilir. Bu seçenek, Adobe Sign Kullanıcı Arabiriminde Hesap Yöneticisi tarafından etkinleştirilmelidir.
Alıcı listesinin hemen altında bulunan Bilgi Alanını Göster bağlantısı, etkileşimli erişim sağlamadan sözleşmeyi görmesini istediğiniz tüm e-posta adreslerini girmenizi (CC) sağlar.
Not:
Alıcıların sırasını değiştirmek için alıcıları tıklatıp doğru yığın sırasına sürüklediğinizde dizin numaraları da buna göre düzenlenir.
Alıcı listesinin hemen üstünde temel imza sırası iş akışını seçmenizi belirten bir düğme bulunur:
○ Sırayla Tamamlanan seçeneği etkinleştirildiğinde (yukarıda görüldüğü gibi), alıcılar dizine yerleştirilir ve sırayla bir imzalama adımından diğerine geçilen imza süreci uygulanır
○ Herhangi Bir Sırada Tamamlanan seçeneği etkinleştirildiğinde, alıcılara numara atanmaz ve paralel imzalama süreci uygulanır.
Mesaj bölümü, başarınızı büyük ölçüde artırabilecek iki alandan oluşur. Ayrıca, kişisel şablonunuzu yapılandırdıysanız bu alanlar tanımladığınız değerlerle otomatik olarak doldurulur.
Sözleşme Adı alanı, sözleşmeyi tanımlayan her türlü dizeyi girmenizi sağlar.
Sözleşme Mesajı, dikkat edilmesi gereken tüm yönerge veya yorumları girebileceğiniz boş bir metin alanıdır.
Not:
Bu değerler, sözleşme gönderilene kadar düzenlenebilir.
Seçenekler bölümü, belge gönderildikten sonra daha iyi denetlemenizi sağlar:
► Parolayla Koruma - Alıcıların imzalanmış PDF dosyasını açabilmeleri ve görüntüleyebilmeleri için parola gerektirir. Bu parola, gönderen tarafından tanımlanır ve harici olarak iletilebilir. Adobe Sign bu parolayı kaydetmediği için parolayı unutmamanız gerekir!
► Son Tamamlanma Tarihi - Tamamlanma Tarihi alanını tıklattığınızda açılır bir takvim arabirimi görüntülenir. Sözleşmenin süresinin sona ereceği ve artık tamamlanamayacağı tarihi seçebilirsiniz. Bu özelliğin kullanılabilmesi için hesap yöneticisi tarafından Belge Sona Erme Tarihinin etkinleştirilmesi gerekir.
► Hatırlatıcı Ayarla – Sözleşme tamamlanana kadar hatırlatıcıların gönderim sıklığını (günlük veya haftalık) ayarlamanızı sağlar. Yalnızca geçerli alıcılara bildirim gönderilir
►İmza Türleri – Bu seçenek, beklenen imza sürecini tanımlar:
o Elektronik – Bu seçenek, Sözleşmenin tüm imzalayanlarından elektronik imza almaya çalışır.
o Yazılı – Fiziksel bir imza almanız gerektiğinde, bu seçenek imzalayanların belgeyi yazdırmalarını, fiziksel olarak imzaladıktan sonra tekrar Adobe Sign sistemine yüklemelerini belirtir. (Yönergeler imzalayan sözleşmeyi açtığında verilir) Yazılı imza iş akışının kullanılabilmesi için hesap yöneticisi tarafından etkinleştirilmesi gereklidir.
► Alıcı Dili – Alıcılara gönderilen e-postalarda ve imzalama deneyimi sırasında kullanılacak dili seçmenizi sağlar.
o Bu ayar aynı zamanda hesabınız Mesaj Şablonlarını kullanabileceğiniz şekilde yapılandırılmışsa görülebilir Mesaj Şablonlarını da tanımlar.
SharePoint hesabınız harici belgelere izin verecek şekilde yapılandırılmışsa Dosya bölümünden işleme belge ekleyebilirsiniz. Süreci bir SharePoint belgesiyle başlattıysanız ilgili dosya zaten eklenmiş olur.
Adobe Sign imza süreci için tüm belgeleri kapsayan tek bir PDF dosyası hazırlar ve bu PDF'yi belgelerin listelendikleri sıraya göre oluşturur. Belgeler, tek tek tıklatılıp yeni bir liste konumuna sürüklenerek yeniden sıralanabilir.
Dosyalar Adobe Sign kitaplığından eklenebileceği gibi, dosya arama veya sürükleyip bırakma yöntemlerinden biriyle yerel sisteminizden de yüklenebilir.
İzin verilen dosya türleri şunlardır: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML
Dosyalar listesinin hemen altında İmza Alanlarını Önizleme ve Ekleme onay kutusu bulunur. Bu seçenek, yüklediğiniz belgeleri açmanızı ve form alanlarını gereken şekilde belgeye yerleştirmenizi sağlar.
Tasarlanan şablonları kullanmıyorsanız en azından imza alanlarını yerleştirmeniz gerekir. Dilerseniz karmaşık formlar oluşturmak için kullanabileceğiniz daha pek çok alan vardır.
Not:
Hiç imza alanı yerleştirilmediğinde, Adobe Sign sözleşmeye otomatik olarak bir sayfa ekler ve sayfaya her imzalayan için bir imza bloğu yerleştirir.
Not:
- Sözleşme tamamlanmışsa (İmzalanmış veya Onaylanmış) Sözleşme adının bağlantısı etkinleşir ve bağlantı tıklatıldığında tamamlanan belge görüntülenir.
- Sözleşme sonlandırma durumundaysa (İmzalanmış, İptal Edilmiş / Reddedilmiş, Süresi Dolmuş) Yenile işlemi devre dışı bırakılır
- Sözleşme sonlandırma durumunda değilse Sil simgesi devre dışı bırakılır
Gönderilen bir Sözleşmenin ilerleme durumunu takip etmenin en iyi yolu, Adobe Sign şeridinde bulunan Sözleşme Durumu simgesinden erişilen Sözleşme Durumu sayfasını kullanmaktır.
Bir SharePoint belgesi veya listesi kullanarak gönderilen tüm Sözleşmeleri kolayca aratabilirsiniz:
1. Arama yapmak istediğiniz belge/liste öğesini bulup seçin
○ Birden çok belge seçilebilir
2. Sözleşme Durumu seçeneğini (şeritten veya sağ tıklatılarak erişilen bağlam menüsünden) tıklatın
Aranacak belirli belge veya liste öğelerini seçmediğinizde SharePoint arama sonucu olarak kitaplıkta ya da kullanıcı tarafından başlatılan listede bulunan tüm belge/öğelerdeki tüm sözleşmeleri gösterir.
Kullanıcı, Ana sayfadaki şeritte bulunan Sözleşme Durumu simgesini tıklattığında SharePoint arama sonucu olarak tüm site koleksiyonu içindeki kullanıcı tarafından başlatılan tüm belgeleri gösterir.
Not:
Sözleşme Durumu sayfası, sayfaya yönlendirilebilen 5000 kayıt ile sınırlıdır. Aramanızın sonuçları 5000 kaydı aşarsa Sözleşmeleri Yönet seçeneğini kullanın.
Görünümünüzdeki sözleşmeleri filtrelemek için sayfanın sağ üst köşesindeki Arama alanını kullanabilirsiniz. Bu arama alanı kullanılarak alanlardaki tüm dize grupları aranabilir ve eşleşen tüm sonuçlar gösterilir:
Sözleşme Durumu tablosunun en sağındaki sütun, Adobe Sign'da sözleşme durumu güncellemesi için aktif sorgulama yapılan "Yenile" eylemine ayrılmıştır.
Not:
SharePoint, tüm Sözleşmeleri düzenli aralıklarla otomatik olarak günceller. Yenile eylemi, bu döngünün dışında bir sözleşmeyi güncellemenizi sağlar.
Sözleşme Durumu sayfasının en sağındaki son simge Sil simgesidir. Bu eylemle SharePoint'teki Sözleşme kaydı silinir ancak Sözleşme Adobe Sign'da iptal edilmez veya silinmez. Bu eylem geri alınamayacağı için dikkatli kullanılmalıdır.
SharePoint Yöneticisinin İmzalanan Sözleşmeler saklama alanını nasıl yapılandırdığına bağlı olarak imzalanan belgeler (ve olasılıkla Denetim Kayıtları) tekrar şu konumlara gönderilir:
► Genel klasörü – Tamamlanan tüm belgeler, bu şekilde yapılandırılmışsa bu klasöre yerleştirilir
► Kaynak kitaplığında bulunan yeni bir "İmzalanan Sözleşmeler" klasörü – Genel klasörü tanımlanmamışsa Sözleşmenin oluşturulduğu/gönderildiği Belge kitaplığında "İmzalanan Sözleşmeler" adında yeni bir klasör oluşturulur. Aynı kitaplıktan gönderilmiş tamamlanan tüm Sözleşmelerin PDF'leri aynı İmzalanan Sözleşmeler klasörüne gönderilir
► Liste öğesine eklenmiş – Sözleşmeyi bir liste öğesinden gönderdiyseniz eklentiler listede yer alır
Sözleşmeleri Yönet simgesi, kullanıcınızla ilgili Sözleşmelerin farklı ve daha etkin bir görünümünü açar. Sözleşme Durumu sayfasında tüm sözleşmelerin durumlarını güncelleme seçeneğiyle birlikte daha basit bir görünümü görüntülenirken Sözleşmeleri Yönet sayfasında Sözleşmelerin daha ayrıntılı bir görünümü ve Sözleşme özelliklerinin değiştirilebileceği ek seçenekler sunulur.
Yönet sayfasında keşfedilecek birçok yerleşik özellik bulunur. Sayfa, sadeleştirmek amacıyla üç işlevsel alana ayrılabilir:
A. İçerik ve filtreler
B. Sözleşme listesi
C. Sözleşme araçları
Sözleşmeleriniz Yönet sayfanızdaki içerik için varsayılan veri kümesidir:
- Sözleşmeleriniz seçildiğinde, sayfa içeriği yalnızca açıkça dahil olduğunuz sözleşmeleri (gönderen, imzalayan, CC'ye eklenen taraf veya açık bir sözleşme paylaşımı yoluyla) saklar
- Kullanıcılar arasında içerik paylaşımını yapılandıran hesaplar, Sözleşmeleriniz'in yanında kullanıcının hesabıyla paylaşılan tüm kullanıcıları ve grupları gösteren bir menüyü açan bir açılır ok görüntüler.
- Herhangi bir kullanıcı veya grup seçildiğinde Yönet sayfanız, kullanıcının veya grubun açıkça dahil olduğu veri kümesiyle doldurulur
Yönet sayfasına yalnızca bir kullanıcı/grup veri kümesi yüklenebilir.
Sol tarafta sözleşme durumlarının listesini ve üç şablon türünü bulabilirsiniz.
Hesabınızdaki tüm içerik şu kategorilerden birine göre sıralanabilir:
- Devam Ediyor - İmza süreci devam eden, bağlantı kurduğunuz sözleşmeler
- Sizi Bekliyor - İşlem yapmanızzı bekleyen sözleşmeler
- Tamamlandı - İmza döngüsünün başarıyla tamamlandığı sözleşmeler
- İptal Edildi - Ayrılınan sözleşmeler. Ayrılınan sözleşmeler dört kaynaktan gelir:
- Gönderici sözleşmeyi iptal eder
- Alıcı eylemini reddeder
- Alıcı, kimlik doğrulamasında başarısız olur
- Sistem sözleşmeyi herhangi bir nedenle işleyemez
- Süresi Sona Erdi: Sona erme zamanlayıcısının süresi bitmeden tamamlanmayan sözleşmeler
- Taslak - Kısmen yapılandırılmış ama henüz gönderilmemiş sözleşmeler
Şablon türleri şunlardır:
- Şablonlar - Belge Kitaplığındaki şablonlardır
- Web Formları - Web Formları, URL bağlantıları olarak gönderilebilen veya web sayfalarına gömülebilen çevrimiçi formlardır. İmzalayanlar forma eriştiğinde imzalayanların kendi benzersiz sözleşmelerinde imzalarını alabilmek için bir alt sözleşme üretilir. (Örn: bir web sayfasındaki kayıt formu)
- Mega Sign - Mega Sign şablonları, gönderenin bir belgeyi alıcı listesiyle eşleştirmesine olanak tanır. Her alıcı, kendisinin imzalaması için sözleşmenin kendine özgün kopyasını alır. (Örn. Yıllık harcama eğitimi)
Not:
Bir arama yaptıktan sonra Durum sütununun üst kısmında yeni Tümü seçeneği görüntülenir
Tümü seçeneğini belirlediğinizde, sözleşmenin Durumu ne olursa olsun tüm içerik tek bir tabloda görüntülenir.
Yönet sayfasındaki veri kümesini azaltmak için metin ve/veya bir zaman çerçevesi kullanın.
Metinle arama, çoğu meta veri alanında aradığınız dizeyle eşleşmeyen sözleşmeleri filtrelenir. Arama parametrelerine eklenen alanlar şunlardır:
- Katılımcı adı
- E-posta adresi
- Katılımcı Unvanı
- Katılımcı Şirketi
- Sözleşmenin adı
- Sözleşme Notları
- Sözleşme Mesajı
- Alıcının kişisel mesajı
Filtre simgesi, bir tarih aralığı seçerek veri kümesini filtreleyebileceğiniz seçeneği açar:
- Tüm tarihler
- Son 24 saat
- Son 7 gün
- Son 30 gün
- Son 12 ay
- Özel tarih aralığı
Not:
Bir filtre seçildiğinde, filtre simgesinin yanında bir etiket görüntülenir. Veri kümesi geri döndürüldükten sonra herhangi bir filtreyi tıklayarak kaldırabilirsiniz.
Metin aramanın nasıl çalıştığına dair hızlı bir not:
"Basit bir balık" ifadesini aratırsanız
- Tırnak işaretleri bire bir dize değerini belirtmez
- Adobe Sign, boşlukları sınırlayıcılar olarak kabul ederek dizeyi birleştirir. Örnek dize üç parçaya bölünür: Basit, bir, ve balık
- Büyük-küçük harf durumu bu parçalı ifadelerde dikkate alınmaz
- Arama yapılır ve sorgulanabilecek tüm alanlarda parçalı ifadelerin bire bir tam metni bulunmaya çalışılır
- Geri döndürülen veri seti, en yenisi en üstte olacak şekilde son değiştirilme tarihine göre sıralanır
Sözleşme listesi, seçtiğiniz içerikle uyumlu olan ve kullandığınız filtrelere göre seçilmiş sözleşmeleri görüntüler.
Her sözleşme şunları görüntüler:
Alıcı - Geçerli alıcı (sözleşme devam ediyorsa) veya ilk alıcı (sözleşme tamamlandığında, iptal edildiğinde veya süresi dolduğunda).
- Alıcı Adı biliniyorsa görüntülenir. Alıcının e-postası Ad bilinmediğinde görüntülenir
Gönderen - Sözleşmeyi gönderen kullanıcı.
Başlık - Sözleşmenin adı.
Durum - İmza döngüsüne bağlı olarak sözleşmenin geçerli durumu. (Aşağıdaki örnekte Tümü seçeneği kullanıldığından birden çok durum görüntülenmektedir)
Değiştirildi - Sözleşmenin son değiştirilme tarihi.
İçerik için varsayılan sıralama düzeni, sözleşmelerin Son Değiştirilme Tarihidir.
Ancak veri kümesini bu değere göre sıralamak için herhangi bir sütun başlığına tıklayabilirsiniz.
Sağ taraftaki açılır pencere, sözleşmeye (veya kitaplık belgesi/web formu/mega sign) erişmek veya sözleşmeyi kullanmak için gerekli ilgili araçları görüntüler:
Görüntüle ve İmzala - Yalnızca Sizi Bekleyen sözleşmeler için kullanılabilir
Sözleşme/Şablon/Web Formu/Mega Sign'ı Aç - Belgeyi tam olarak görüntülemek için ilgili nesneyi açar.
- Sözleşmeler sözleşmenin geçerli durumunu ve imza döngüsünde nerede olduğunu gösterir.
- Şablonlar şablonu oluşturmak için kullanılan temel belgeleri gösterir
Şablon Kullan - Yalnızca şablonlar (Kitaplık belgeleri). Bu seçenek, daha önce eklenmiş şablonla yeni bir sözleşme başlatılır
Kod Al - Yalnızca Web Formları. Bu seçenek, kullanıcının web formu için HTML veya komut dosyası kodunu kopyalayabileceği bir sayfa açar
Şablonu/Web Formunu Düzenle - Kullanıcının şablonu düzenlemesini sağlar
Hatırlatıcı - Kullanıcının geçerli alıcı için bir hatırlatıcı ayarlamasını sağlar
İptal - Sözleşmeyi iptal eder
PDF İndir - Geçerli durumdaki sözleşmenin bir kopyasını indirir.
- Üst şablonlar, şablonu oluşturmak için kullanılan orijinal belgelerin bir PDF kopyasını indirir
Denetim Raporunu İndir - Sözleşmenin denetim raporunu indirir
Form Alanı Verilerini İndir - Tamamlanmış bir sözleşme için alan içeriğini csv türünde indirir
- Ana şablon nesneleri, tamamlanan tüm alt sözleşmeler için alan düzeyinde içerik bulunduran bir csv doyası indirir
Sözleşmeyi Değiştir - Kullanıcının bir sözleşmedeki belgeleri ve/veya belgeye yerleştirilen alanları düzenlemesini sağlar.
- Bu seçenek, yalnızca ilk alıcı eylemini gerçekleştirene kadar kullanılabilir.
Sil - Yalnızca şablonlar (kitaplık belgeleri). Şablonu sistemden siler. Bu eylem geri alınamaz
Sözleşme/Web Formu/Mega Sign'ı Gizle - Nesneyi kullanıcı görünümünden gizler. Bu eylem yalnızca nesneyi görünümden kaldırır, başka bir işlem gerçekleştirilmez
Paylaş - Kullanıcının nesneyi açık bir şekilde başka bir kullanıcıyla paylaşmasını sağlar. Bu işlem geri alınamaz
Notlar - Kullanıcının nesneye kişisel notlar ekleyebilmesini sağlar
Dosyaları Tek Tek İndir - Kullanıcının sözleşmeyi/şablonu oluştururken kullanılan dosyaları tek tek seçerek indirebilmesini sağlar
Etkinlik Raporunu Görüntüle - Yalnızca Mega Sign. Bu seçenek, alıcı listesini sözleşmenin imza durumuyla eşleşen kategoriler halinde bölümlendirerek Mega Sign ilerleme durumunun bir özetini sunar
Geçerli Alıcıyı Değiştir - Yalnızca kullanıcının gönderdiği sözleşmeler için kullanılabilir. Kullanıcının bir sözleşmenin geçerli alıcısını değiştirmesine izin verir
Etkinlik - Sözleşmeye ilişkin olarak gerçekleşen olayların bir listesi. Bir Oluşturma olayından başlayarak, her alıcının etkinliklerini kaydeder ve tamamlanma/iptal edilme/süresi dolma durumlarıyla kaydı kapatır
Aşağıda, yönetim sayfasına ve özelliklere ilişkin genel kapsamlı bir anket ile en sık kullanılan görevler için kullanabileceğiniz hızlı bir referans verilmiştir.
Adobe Sign şeridinde bulunan Kitaplık Şablonları simgesi, bir SharePoint belgesini, form alanları yerleştirdikten sonra alan özellikli formu Adobe Sign kitaplığınıza kaydedebileceğiniz Adobe Sign İçerik Oluşturma ortamına göndermenizi sağlar.
Not:
SharePoint'teki orijinal belgede değişiklik olmaz. Yeni belge şablonu yalnızca Adobe Sign tarafında bulunur ve sözleşmenin Dosyalar bölümündeki Belge Kitaplığı aracılığıyla eklenmesi gerekir.
Belge şablonu oluşturmak için:
1. Bir şablonunu oluşturmak istediğiniz belgeyi tıklatın
2. Şeritteki Kitaplık Şablonu simgesini tıklatın (veya sağ tıklatarak menüden seçin)
○ Adobe Sign İçerik Oluşturma ortamı açılır ve belgenin tamamı görüntülenir
3. Belgede gerekli olan alanları yerleştirin
○ İki kişiden giriş/imza alınması gereken bir şablon oluşturuyorsanız tüm alanları ilk alıcı için yerleştirin. Ardından Alıcılar alanını Katılımcı 2 olarak değiştirin ve ikinci imzalayan/onaylayan için yerleştirin.
Not: Bir şablonu İçerik Oluşturma ortamını kullanarak oluştururken belgeyi 99 alıcıya kadar hazırlayabilirsiniz. Katılımcı 3 ve sonraki katılımcıları eklemek için katılımcılar listesinin üst kısmındaki Yeni Katılımcı Ekle seçeneğini tıklatın.
4. Şablon tamamlandıktan sonra, sağ alt köşedeki Kaydet düğmesini tıklatın.
○ Bu şekilde şablon Adobe Sign kitaplığına kaydedilir.
Adobe Sign eklentisinde SharePoint yöneticinizin yapılandırabileceği iki otomasyon özelliği de vardır. Aşağıdaki işlev süreciniz açısından önemliyse SharePoint yöneticinizle görüşerek bu işlevi en iyi nasıl kullanabileceğiniz hakkında konuşun.
Yöneticiler, imzalanan tüm sözleşmelerin (ve isteğe bağlı olarak ilgili Denetim Kayıtlarının) saklanabileceği merkezi bir klasör yapılandırabilir. Bu klasörde Kitaplıklardaki ve Listelerdeki belgeler yer alır.
İmzalanan belgeler için merkezi bir klasör tanımlanmamışsa imzalanan tüm belgeler tekrardan gönderildikleri belge kitaplığına yerleştirilir.
Kitaplıkta "İmzalanan Sözleşmeler" adında yeni bir klasör oluşturulur.
Listelerden gönderilen sözleşmeler için, imzalanan Sözleşme PDF'leri (ve olasılıkla ilgili Denetim Kayıtları) Liste öğesine eklenir.