Telefonunuzu uzun soluklu bir meslektaşı veya müşteriyle yakaladıysanız, hızlı ve basit bir telefon görüşmesi, gününüzün büyük bir parçasını alabilir. Arayan kişi rambles açıkken çoklu görev yapmaya çalışmak yerine, nezaketinden ödün vermeden veya temel görgü kurallarından ayrılmadan aramayı mümkün olduğunca çabuk bitirmek için bazı taktik teknikleri kullanmalısınız. İşi hallettikten sonra, çağrıdan zarif ve kibar bir çıkış yapabilirsiniz.
Konuya odaklanın. Görüşmeyi konuşma amacına odaklı tutun ve küçük konuşmalara sürüklenmekten kaçının. Konuştuğunuz kişi ilgisiz bir konuya dönüşmeye başlarsa, onu daha ilgili konulara yönlendirin. Bunu yaparken ileriye çıkmaktan korkmayın. Konuştuğunuz kişi başka bir konuya sürüklenirse, onu “Ama…” diyerek geri getirin ve tekrar ana noktadan söz edin. Bu, arayan kişinin elindeki konunun en önemli şey olduğunu bilmesini sağlayacaktır. Ayrıca, “zamanının çok fazla zamanını almak istemediğiniz” ifadesinden de bahsetmiştiniz. Bu, telefon görüşmesini devam ettirmenin sert ama kibar bir yoludur.
Kapalı uçlu sorular sorun, böylece ana konudan sürüklenmeyebilir. Karşılaşmanın ne kadar iyi bir zaman olduğunu sormak yerine, “10'cu buluşmak için iyi bir zaman mıdır?” Diye sor. Kapalı sorular, yalnızca en fazla iki veya üç olmak üzere belirli sayıda yanıtı alacaktır ve bu, konuşmaya özel olarak devam edecektir. eldeki konuya.
Her şeyi hallettiğinizden emin olmak için telefon görüşmesini özetleyin. Sorunu ve nasıl ele alındığını tekrarlayın. Hızlı bir şekilde, “Bu bilgiyi alacağım ve günün sonunda bir rapor alacağım”, her şeyin halledildiğini pekiştiriyor.
Yardım etmek için yapabileceğiniz başka bir şey olup olmadığını veya konuyla ilgili tartışılması gereken başka konular olup olmadığını sorun. Bir kez daha, çağrının amacını güçlendirin ve diğer konulara giriş yapmayın. "Yani, bu sorun gider raporu ile sorununuzu çözüyor mu?" Veya "Bu pakete sizin için ekleyebileceğim başka bir şey var mı?" Gibi ifadeler kullanın. Aramanız sonucuna ulaştığında, diğer taraftaki kişi, muhtemelen, tartışmak için bu konuda başka bir şey olmadığını kabul edecektir.
Aradığı zaman için ya da aramak için (aramayı kimin başlattığına bağlı olarak) aradığınız kişiye teşekkür edin. Durum ne olursa olsun takip edeceğinizi bilmesini sağlayın. Aramayı sonlandırmak için hızlı bir “İyi günler” veya “Araduğunuz için teşekkürler” kullanın. Çok fazla hoşça vakit geçirdiğiniz uzun vedalılardan kaçının.
İpuçları
Belirli bir iş arkadaşının çok uzun konuşma eğilimi olduğunu biliyorsanız, sorunları gidermek veya soru sormak için mümkün olduğunda e-posta gönderin.