Microsoft'un yaptığı yeni bir araştırma, iş takvimlerimizin ne kadar çığırından çıktığını gözler önüne seriyor: Şubat 2020'den bu yana, insanlar iş yerinde haftada 3 kat daha fazla Microsoft Teams toplantısı ve araması yapıyor. Bu da yüzde 192, yani çok büyük bir artış demek. En yoğun Teams kullanıcıları, yalnızca çevrimiçi toplantılarda haftada 8 saate yakın zaman geçiriyor.
Pandemi sırasında mecburen benimsediğimiz uzaktan çalışma modeli, ofis içi buluşma olanaklarını ortadan kaldırdı ve adeta toplantı bombardımanına yol açtı. Şimdi, yani üç yılın ardından şirketler yüz yüze ve sanal toplantıları daha verimli ve daha az sıklıkta yapmanın yollarını bulmaya ve rotayı düzeltmeye çalışıyor.
Microsoft'ta yönetici olan Colette Stallbaumer, toplantıların temelde sorun olmadığını söylüyor. Yeni fikirler üzerinde beyin fırtınası yapmak, çalışanları şirketteki önemli gelişmeler hakkında bilgilendirmek veya onları karar alma sürecine dahil etmek gibi temel amaçlar çalışanların kendisini işe bağlı hissetmesine yardımcı oluyor. Stallbaumer sözlerine şöyle devam ediyor:
Toplantılar uzun sürdüğünde, kötü yönetildiğinde ve net bir amacı olmadığında hem çalışanlar hem de yöneticiler için birer stres kaynağı hâline geliyor.
Microsoft'un Şubat ve Mart 2023 tarihleri arasında dünya genelinde 31 bin çalışanla yaptığı anket, belki de pek çoğumuz için malumun ilamı olan bir gerçeği ortaya koyuyor: Verimsiz toplantılar işyerinde üretkenliğe zarar veren 1 numaralı dikkat dağıtıcı unsur. Ve bunu çok fazla toplantı yapmak takip ediyor.
Stallbaumer, toplantıların yarattığı trafiğin çalışanları yorduğunu ve daha yüksek düzeyde odaklanma gerektiren görevlerde ‘derinlemesine çalışma’ için yeterli zamana yer bırakmadığını söylüyor.
Microsoft'un raporuna göre, uzaktan, yüz yüze ya da hibrit bir programla çalışıyor olmaları fark etmeksizin neredeyse her üç kişiden ikisi, toplantılar ve e-posta yağmuru nedeniyle işini yapmak için zaman ve enerji bulmakta zorlandığını söylüyor.
“Her zaman çevrimiçi olma baskısı, bildirim bombardımanı ve arka arkaya toplantılarla uğraşmanın getirdiği bir fırsat maliyeti var” diye ekliyor.
Peki toplantıları değerli kılan şey nedir? Çalışanlar; toplantılara katılmak için ana motivasyonun işlerini daha iyi yapmalarına yardımcı olabilecek kritik bilgiler almak, birlikte çalıştıkları insanlardan geri bildirim istemek ve/veya onlara geri bildirim vermek olduğunu söylüyor.
Yine de katılımcıların yarısından fazlası (yüzde 58) sanal bir toplantıda beyin fırtınası yapmanın zor ve bir toplantı sonrası belirlenen eylem maddelerinin genellikle belirsiz olduğunu (yüzde 55) söylüyor.
Şirketler 'toplantı yorgunluğu' ile nasıl mücadele ediyor?
Stallbaumer, çalışanların bu durumla mücadele etmek için yapabileceklerinin sınırlı olduğunu söylüyor.
İş dünyası liderlerinin toplantıların nasıl yürütüleceğine ilişkin net beklentileri belirlemesi gerektiğini vurgulayan Stallbaumer, toplantıların çalışanların refahını ve üretkenliğini artırmak için kullanılması gerektiğini belirtiyor, “Onları tüketmek için değil.”
Son aylarda bazı şirketler yeni toplantı politikaları uygulamaya koydu. Ocak ayında Shopify, üç veya daha fazla kişiyle tekrarlanan tüm toplantıları iptal ettiğini ve çarşamba günleri tüm toplantıları yasakladığını duyurdu.
CIO Dive'ın haberine göre, bunun sonucunda çalışanların toplantılarda geçirdiği ortalama süre sadece 2023'ün ilk iki ayında yüzde 33 azaldı ve Shopify bu yıl çeşitli ekiplerin geçen yıla kıyasla yüzde 25 daha fazla proje tamamlamasını bekliyor.
Peki toplantısız bir dünya mümkün mü?
Şu an için pek mümkün değil. Ancak bazı kuruluşlar toplantıların olmadığı bir geleceği tasarlamaya başladı bile. Temmuz 2022'de Michigan merkezli bir yazılım geliştirme firması olan TechSmith, tam bir ay boyunca toplantı yapmadı ve bunun yerine ekipler arasında koordinasyon için Slack, Trello ve e-posta gibi iletişim yöntemlerine güvendi.
‘Toplantısız dönem’ sırasında hepsi evden çalışan kişiler üretkenliklerinde yüzde 15 oranında artış olduğunu aktarıldı; yüzde 85’i gelecek tarihteki toplantıları (e-mail, mesajlaşma gibi) eşzamansız iletişimle değiştirmeyi düşündüklerini söyledi.
TechSmith CEO'su Wendy Hamilton Şubat ayında FastCompany'e yaptığı açıklamada, bir ay süren deneyin kalıcı değişikliklere yol açtığını ifade ediyor. Giderek daha fazla ekip, örneğin Powerpoint sunumlarının güncel hâlini paylaşmak gibi nedenlerle yinelenen yüz yüze toplantılardan vazgeçiyor.
Aslında toplantıların ilk beş dakikası isteğe bağlı havadan sudan konuşmaya ve hâl hatır sormaya ayrılıyor. İş programı çok yoğun olan çalışanlar, resmi başlangıç saatinden beş dakika sonra toplantıya katılabilir.
Hamilton, “Toplantı şişkinliği olduğunda kimse toplantıların önemli olduğuna inanmaz” diyor ve ekliyor: “Şu anda insanlar onları çok daha ciddiye alıyor.”