Fatura, satış gerçeğini onaylayan bir belgedir. Birçok ülkede bir bireye verilebilse de, daha çok B2B işlemlerinin teyidi olarak karşımıza çıkar. Fatura ayrıca satılan ürünleri de belirtmelidir. Faturalar her zaman malları satan şirket tarafından düzenlenir. Genellikle şirket çalışanları veya sahipleri tarafından yapılır, ancak faturayı düzenleyen kişinin bunu yapmaya yetkili olması gerektiğini unutmamak önemlidir.
Fatura neleri içermelidir?
Bir faturanın yasal bir belge olması için belirli verileri içermesi gerekir. Aynı zamanda, Avrupa Birliği içinde ve muhtemelen bunun dışında da, belgenin görünümü belirtilmemiş. Basitçe, tüm bilgilerin okunabilir olması gerektiğidir. Gerekli öğelerin listesi:
- Kelime fatura / vergi faturası
- Fatura tarihi
- Satıcı ve alıcının adı ve kimlik numarası (KDV numarası)
- Vergi tutarları ve oranları
- Öğe/hizmet miktarı
- Birim fiyatlar, toplam fiyat
- Para Birimi
- Ödeme ayrıntıları
Fatura nasıl düzenlenir?
Bir ürün veya hizmet sattıysanız, fatura kesme zamanı gelmiştir. Bunu yapmak için bir faturalandırma programı, ücretsiz bir şablon doldurma veya kendi faturanızı oluşturma gibi çeşitli seçenekleri kullanabilirsiniz. Tek ihtiyacınız olan Microsoft Word veya Google docs gibi bir ofis programıdır. Bazı ülkelerde, sahtecilik riskini azaltmak için belgeyi veren kişinin imzası da gereklidir.
Fatura türleri
Şirketler çeşitli işlemler yürütür, bu nedenle farklı türde belgelere ihtiyaç vardır. Bu amaçla farklı fatura türleri kullanılmaktadır. Bunlar, örneğin:
- Vergili fatura (KDV), aynı ülkeden 2 şirket arasındaki standart işlemler için düzenlenmiş bir belgedir . En sık kullanılır.
- Ön ödeme faturası, satıcının sipariş tutarının bir kısmını malları almadan önce ve kısmen ödediği durumlarda kullanılır . Satıcının nakit akışını arttırdığı için uzun süre işlenen siparişler için çok faydalıdır.
- Basitleştirilmiş fatura. Avrupa Birliği'nde basitleştirilmiş faturalar tanıtıldı. İşlemin değeri 100 Euro'nun altındaysa, satın alma işlemini yapan şirketin kimlik numarasını içeren bir makbuz düzenlenmesine izin verilir.
- Yeniden faturalandırma ile daha çok gayrimenkul kiralamalarında karşılaşılır. Bir firma bir ürünü sadece bir süre sonra başka bir firmaya aynı fiyattan satmak için alırsa (her zaman olmasa da) yeniden fatura kesebilir. Bunlar genellikle elektrik, su ve çöp toplama faturalarıdır.
- Uluslararası fatura yükleniciler farklı ülkelerden olduğunda düzenlenen bir belgedir. Satıcının KDV mükellefi olması çok önemlidir, çünkü bu tür faturalar vergiye tabi değildir. KDV alıcı tarafından ödenir.
- KDV-vergisiz fatura- bazı şirketler nedense KDV ödemez. Verdikleri faturalar bunu içermiyor, ki bu oldukça mantıklı. KDV'siz bir fatura, neden vergilendirilmediğini belirtmelidir.
- Birey için fatura- Birçok ülkede, bir kişinin satış kanıtı olarak fatura talep etme hakkı vardır. Normal bir faturaya çok benzer ve temelde makbuz yerine geçer, ancak daha fazla ayrıntı içerir.
- Proforma fatura aslında fatura değildir, çünkü yasaya göre bir belge değildir. Proforma, bir fatura taslağıdır ve teklif olarak kullanılabilir.
- Özet fatura, şirketlerin uzun süre birlikte çalıştığı ve satıcının ayda birkaç kez mal veya hizmet teslim ettiği durumlarda kullanılan bir çözümdür. Her seferinde bir fatura düzenlemek yerine, arada bir fatura düzenlemek de mümkündür.
Fatura şablonu
bütçe ile ilgili makaleyi okuduysanız Microsoft Office'in birçok hazır şablon sunduğunu hatırlayabilirsiniz. Aynı durum faturalar için de geçerlidir. Bazıları Word'de kullanılmak üzere tasarlanmıştır, diğerleri ise Excel için tasarlanmıştır. Bize göre en iyi ücretsiz fatura şablonu "satış faturası- basit mavi tasarım". Hatta logonuzu yapıştırabilirsiniz!