Çoğu insan çatışmalardan ve potansiyel olarak stresli durumlardan kaçınmak ister-bu insan doğasıdır.
İnsanlar genellikle tartışmalı veya kötü olacağını düşündükleri bir şeyi iletmekten kaçınmayı, iletişimi kesmeyi ve durumun iltihaplanmasına izin vermeyi daha kolay bulurlar.
Bir yönetici, bir çalışana çalışma standartlarının yetersiz olduğunu söylemekten vazgeçebilir. Partnerinizle bu ‘zor’ konuşmayı erteleyebilirsiniz, özellikle de bir tür yanlış davranış, mali veya duygusal sorunlar söz konusuysa. Bir çocuk, ebeveynlerine okulda derslerle mücadele ettiğini söylemekten vazgeçebilir.
Çoğu insan bu ‘zor’ sohbeti erteledikleri anları düşünebilir. Çoğu insan, zor sohbeti ertelemenin kısa vadeli kaygıyı hafiflettiğini de anlayacaktır. Bununla birlikte, sürekli olarak zor iletişim durumlarını ertelemek, genellikle hayal kırıklığı, suçluluk, kendine kızgınlık, öfke, özgüven azalması ve nihayetinde daha fazla stres ve kaygı duygularına yol açar.
Bazı basit yönergeleri izleyerek ve bazı iyi ayarlanmış iletişim becerilerini kullanarak, zor durumlarda iletişim kurmak daha kolay hale gelir.
İçindekiler
Planlı ve plansız olmak üzere iki farklı zor konuşma türü vardır:
-
Planlanan konuşmalar konu düşünüldüğünde gerçekleşir, zaman, yer ve diğer koşullar ayarlandığında veya bir nedenle seçildiğinde planlanır.
Planlanan zor konuşmalar, bir işverenden maaş zammı istemek veya belki de ebeveynlerinize başka bir yerde yaşamak için evden ayrıldığınızı söylemeyi içerebilir. Bu durumlar, doğaları gereği, kontrol edilmeleri zor olsa da ve başkalarının nasıl tepki verebileceği konusunda hazırlık yapmak ve doğru düşünmek için zaman harcandığı sürece, çoğu zaman hayal edilenden daha kolay hale gelebilirler.
-
Plansız zor sohbetler anlık olarak gerçekleşir; bunlar genellikle aşırı durumlarda saldırganlığa yol açabilen öfkeyle beslenir.
Sayfalarımız: Öfke nedir? ve Saldırganlıkla Başa Çıkmak bu konuları daha ayrıntılı olarak ele almaktadır.
Çoğunlukla, planlanmamış zorlu bir konuşmadan sonra bir duygu dalgası hissederiz-işler çok iyi gitmezse pişmanlık veya utanç ya da potansiyel olarak öz saygı ve güveni artırma olasılığı. Bu tür karşılaşmalardan sonra, olumlu yönler ve gelecekteki planlanmamış zor konuşmaları iyileştirmenin yollarını bulmaya çalışan deneyimlerimizi yansıtmak ve öğrenmek akıllıca olacaktır.
Bazı işler ve roller, empati, nezaket, sağduyu ve netlikle profesyonelce ele alınmak için zor iletişim gerektirir. Bazı örnekler:
Politikacılar genellikle departmanlarındaki başarısızlıklar, skandallar, hedeflere ulaşamama gibi kötü haberler vermek zorunda kalırlar. Politikacılar kamuoyunun gözünde olduklarından, kötü haberleri ne kadar iyi ilettiklerine göre yargılanabilirler. Seçmenleri ve kendi imajlarının, siyasi partilerinin ve ülkelerinin yansımaları konusunda endişelenecekler. Politikacıların, tavsiyelerde bulunabilen, kişisel suçları hafifleten ve potansiyel olarak kötü haberlerde olumlu şeyler bulabilen ‘uzman doktorlar’ ve ‘halkla ilişkiler guruları’ kullanması alışılmadık bir durum değildir. Politikacılar tarafından bazen kullanılan bir başka numara da, kötü haberlerin yayınlanması ile ilgisiz başka bir büyük haberin aynı zamana denk gelmesi ve medyanın ve halkın dikkatinin başka bir yere odaklanacağı ümididir.
Doktorlar ve diğer Sağlık Uzmanları, hastalara ve hasta ilişkilerine, örneğin teşhis ve prognoz gibi kötü veya beklenmedik haberleri iletmek zorunda kalabilir. Bu tür profesyoneller eğitim almış ve bu tür haberleri etkili ve hassas bir şekilde iletmelerine yardımcı olmak için uygulama senaryolarında çalışmış olacaklardır.
Polis ve diğer Kolluk Kuvvetleri Görevlilerinin suç mağdurlarına veya ailelerine ve arkadaşlarına kötü haberleri iletmeleri gerekebilir. Bu tür profesyoneller kötü haber verme konusunda en azından temel eğitim almış olacaklar.
Organizasyonlardaki yöneticiler, düşük performans gösteren veya fazlalıklar gerekliyse, çeşitli seviyelerde zor bilgileri iletmek zorunda kalabilir. Yöneticilerin ayrıca kötü haberleri yöneticilere veya yönetim kurulu üyelerine bildirmeleri gerekebilir, belki karlar düşüyor veya örgütün bir kolu başarısız oluyor.
Senin işin. İş kolunuz ne olursa olsun, zor bilgileri başkalarına etkili bir şekilde iletebilmeniz gereken zamanlar olacaktır. Bu durum birçok işverenin arayacağı önemli bir istihdam edilebilirlik becerisidir. Bir iş görüşmesinde veya bir tür değerlendirme veya mesleki gelişim programı sırasında örnekler vermeniz istenebilir.
Daha fazla bilgi için İstihdam Becerileri ve Devredilebilir Beceriler sayfalarımıza bakın.
Duygu ve Değişim
İletişimi zorlaştıran iki ana faktör vardır: duygu ve değişim.
Duygu
İnsanlar duygulara olumlu veya olumsuz olarak bakma eğilimindedir. Mutluluk olumludur ve bu nedenle üzüntü olumsuz olmalı, sakinlik olumlu oysa stres ve kaygı olumsuzdur. Bununla birlikte duygular, kendimizi içinde bulduğumuz durumlara karşı doğal bir tepkidir ve endişelenmemiz gereken tek zaman, duyguları sürekli olarak mevcut durumumuza uygun olmayan duyguları hissettiğimiz zamandır. Bu nedenle duygular olumlu veya olumsuz değil, uygun veya uygunsuzdur.
Beklenmedik haberlerle karşılaştığımızda kendimizi üzgün, hüsrana uğramış, öfkeli veya belki de çok mutlu ve heyecanlı bulabiliriz. Duygusal olarak olaylara nasıl tepki verdiğimizi anlamak ve gerekirse duyguların kontrol edilebileceği farklı yollar düşünmek faydalıdır. Benzer şekilde, başka bir kişi üzerinde duygusal bir etkiye sahip olabilecek bilgileri iletmemiz gerekirse, bu etkinin ne olabileceğini tahmin etmek ve söylediklerimizi veya yazdıklarınızı buna göre uyarlamak yardımcı olur.
Kendi ve diğer insanların duygularının farkında olmak ve bunlarla hassas bir şekilde nasıl başa çıkılacağı hakkında daha fazla bilgi için, Sayfalarımıza bakın: Duyguları Yönetme ve Başkalarını Anlama.
Değişiklik
Çoğunlukla zor konuşmalar, bir tür değişiklikle ilgilidir; örneğin, işinizdeki değişiklikler veya bir şeyler yapmanın yolları, mali durum veya sağlıktaki değişiklikler, bir ilişkideki değişiklikler. Değişimin kaçınılmaz olduğunu hatırlamak önemlidir.
Kişisel Değişim Yönetimi sayfamız bunu daha ayrıntılı olarak açıklamaktadır.
Farklı insanlar değişikliği farklı şekillerde ele alır, bazıları koşullardaki bir değişikliğe çok olumlu yanıt verirken, diğerleri yalnızca sorunları ve zorlukları ilk başta görebilir. Mümkünse değişimin olumlu yanlarını ve getirebileceği potansiyel fırsatları düşünmekte fayda var. Değişimi olabildiğince olumlu bir şekilde kucaklayabilen, böylece stres ve kaygıyı en aza indirmeye yardımcı olan bireyin refahı için daha iyidir.
Detaylar için bu sayfaya bakabilirsiniz: Stres: En stresli yaşam olaylarının bir listesini içeren Semptomlar ve Tetikleyiciler-bunlar esas olarak değişimle ilişkilidir.
Zor Konuşmalarla Başa Çıkmak
Zor bir şeyi iletmek ile ilgililere olabildiğince duyarlı olmak arasında bir denge olmalıdır.
Yaklaşımınızda hem sert hem de nazik olmanız gerekebileceğinden, bunu yapmak için gereken beceri seti biraz çelişkili görünebilir.
Önerilen beceriler şunları içerir:
Bilgi toplama
Başlamadan hemen önce gerçeklerinizi aldığınızdan emin olun, ne söyleyeceğinizi ve neden söyleyeceğinizi bilin. Başkalarının sahip olabileceği soruları veya endişeleri önceden tahmin etmeye çalışın ve soruları nasıl yanıtlayacağınızı dikkatlice düşünün.
Sayfalarımıza bakın: Soru Sorma ve Soru Türleri.
İddialı olmak
Bir şeyin iletilmesi gerektiğinden emin olduktan sonra bunu iddialı bir şekilde yapın. Elbette bunu yapmak için çok iyi bir neden olmadıkça, kendinizi konuşma sırasında geri adım atarken veya fikrinizi değiştirirken bulmayın.
Daha fazla bilgi için sayfamızı ziyaret edin: Girişkenlik-İpuçları ve Teknikler.
Empatik Olmak
Kendinizi diğer kişinin yerine koyun ve onlara söyledikleriniz hakkında nasıl hissedeceklerini düşünün; roller tersine dönseydi nasıl hissederdin? Başkalarına soru sormaları ve yorum yapmaları için zaman verin.
Detaylar için bu sayfaya bakabilirsiniz: Empati nedir ?.
Müzakereye Hazır Olmak
Çoğunlukla zor bir durum belli bir miktar müzakere gerektirir. Buna hazırlıklı olun. Müzakere ederken, bir kazan-kazan sonucunu hedefleyin-yani, tüm tarafların yararlanabileceği bir yol.
Sayfalarımıza bakın Müzakere Nedir? ve daha fazla bilgi için The Art of Tact and Diplomacy.
Uygun Sözlü ve Sözsüz Dil Kullanımı
Diğer tarafların anlayamayacağı herhangi bir jargondan kaçınarak açıkça konuşun, göz teması kurun ve rahat bir şekilde oturmaya veya ayakta durmaya çalışın. Yüzleştirici bir dil veya beden dili kullanmayın.
Sayfalarımız: Sözlü İletişim ve Sözlü Olmayan İletişim, etkili bir şekilde nasıl iletişim kurulacağı hakkında daha fazla bilgi sağlar.
Dinle
Stresli olduğumuzda daha az dinleme eğilimindeyiz, gevşemeye ve diğer kişinin/insanların görüşlerini, fikirlerini ve duygularını dikkatle dinlemeye çalışıyoruz. Geri bildirimde bulunmak ve dinlediğinizi göstermek için açıklama ve yansıtma tekniklerini kullanın.
Dinleme Becerileri, Düşünme ve Açıklama sayfalarımız yardımcı olabilir.
Sakin ve Odaklı Kalmak
Sakin olduğumuzda, biraz derin nefes aldığımızda ve bir sakinlik havasını korumaya çalıştığımızda iletişim daha kolay hale gelir, diğerlerinin ise sakin kalması daha olasıdır. Söylemek istediklerinize odaklanın, iletişim kurma nedeninizden sapmayın veya dikkatinizi dağıtmayın.
Nasıl sakin olacağınıza dair bazı ipuçları ve tavsiyeler için Stresle Başa Çıkma ve Rahatlama Teknikleri sayfalarımıza bakın.