Proje Yöneticisi olarak, proje görevlerini gerçekleştiren ekip üyelerinden kuruluş ve proje müşterilerinin birçok proje katılımcısıyla iletişim kurun. İletişim bu kadar projenizin başarısı için önemlidir ve farklı türde bilgileri farklı proje türlerine iletmeniz nedeniyle, bir sağlam proje iletişim planı gerekir. İletişim planınızın birçok yönünü uygulamak ve doğru kişilerle doğru bilgi alışverişi yapmak için Microsoft Project Online aboneliğiniz aracılığıyla Project Web App kullanabilirsiniz.
Bu makalede
Proje iletişimi neden bu kadar önemli?
Çok sayıda kişinin tek bir projeye dahil, büyük veya küçük olduğu kişilerle, proje başarısı veya başarısızlığı nedeniyle iletişimde inanılmaz bir rol vardır. İletişim için gereken durumlarda, projeniz varsayımlar, çaba çoğaltma veya tersini gibi yanlış adımlarla karşılaşıyor. Ayrıca, hissedarlar yalıtılmış Siloların, duyulmamış ve desteklenmeyen, zayıf bir verim ve verimliliği artıran
Öte yandan, iletişim iyi olduğunda, projeniz, ses olgulara dayalı olarak, sorun ve riskleri, yenilikçi sorun giderme ve karar verme işlemleri sürecinde verimlilik, tanımlama ve önleme işlemleri yapabilir. Bir projede iyi bir iletişim oluşturmak, projenizin zamanla ve bütçesi içinde kalma olasılığını arttırır.
Yine de iyi iletişim nedir? Doğru kişilerle doğru bilgileri değiş tokuş. Tüm düzeylerde hissedarların duyulmasını sağlama. Hem biçimsel hem de, bir proje hedefine doğru bir şekilde ilerler.
Projedeki iletişimde en iyi yöntemler
Proje iletişimi hakkında düşünmenin doğru zamanı projenizin planlama aşamasında olduğunuzda olur. Aslında, projenizin ilk birkaç görevi arasında iletişim işlemi geliştirme özelliği eklemek, her ekip üyesinin işi ve projenin başarısı için anahtar olan ekibe işaret edebilir.
Aşağıdaki bölümlerde, iletişimin projenizin ömrüyle nasıl işlenecekse ve cevaplarınızın herkes için çalışan bir iletişim planına nasıl derlenebileceğini açıklayan dört soru verilmektedir.
Kiminle iletişim kurmanız gereken?
Bir ilginizi çeken veya projenin başarısı, yani proje hissedarları olan herkesle iletişim kurmanız gerekir. Bu hissedarların kim olduğunu düşünün. Büyük olasılıkla kuruluştaki çeşitli düzeylerde olabilir ve bazıları kuruluşunuzun dışında olabilir. Bazı olası proje hissedarları şunlardır:
-
Proje ekibi üyeleri. Bu insanlar proje fiili işini yapıyor.
-
Proje Portföy Yöneticisi. Sizinki, aynı anda çok sayıda proje çalıştıran büyük bir kuruluştadır, bir portföy yöneticisiyle iletişim kurmanız gerekebilir.
-
Kaynak Yöneticisi. Bir portföy Manager 'da olduğu gibi, kuruluşunuz büyük ölçüde proje tabanlıysa, çeşitli projelerde doğru beceri kümelerine sahip kişilerin kullanılabilir olmasını sağlayan bir kaynak yöneticisiyle yakından çalışmanız gerekebilir.
-
Yönetici Yönetimi. Üst yönetime genellikle projenin nasıl görüntüleneceğini, özellikle de zamanlama ve maliyet açısından bilmek gereklidir.
-
Sponsor veya müşteri. Yönetiminden farklı bir sponsor veya müşteri olabilir ve proje için ücret ödeyebilir.
-
Son kullanıcı temsilcisi. Bu kişi, projenin fayda sağlayacağı veya tamamlandığında etkiledikleri kişileri temsil eder.
Ne tür bilgiler gerekir?
İletişimin ilk kuralı hedef kitlenizi bilmek olduğundan, iletişimi her bir paydaşda hangi bir hissedarların bilmesi gerektiğini uyarlamak için iletişim yatırımınıza en çok dönüş alırsınız.
Örneğin, proje ekibi üyelerinin atandıkları görevleri ve görevlerine bağlı olarak, bu kişilerin çalışmalarını ve görevlerini de bilmesi gerekir. Ayrıca, kapsam ve odaklanmış yön hakkında iyi bir fikir tutmak için bazen tam proje zamanlamasını görmeye ihtiyaç duyar.
Önemli ayrıntılara sahip olan ekip üyelerinden farklı olarak, üst yöneticiler veya proje sponsorları projenin nasıl geçtiğinden çok yüksek düzeyli bir Özet gerektirir. Proje zamanlaması ve bütçeyle ilgili performansla ilgilenmeleri ve projenin hedeflerine uygun olup olmadığını öğrenmek istiyorsanız.
Proje katılımcılarınıza bakın ve Project 'in bakış noktalarından bakış hakkında düşünün. Bu, hangi bilgilerin hangi bilgilerle görüntüleneceğini ve iletişimin hangi şekilde yapılacağını saptamanıza yardımcı olur. Ayrıca, hissedarlarınızla konuşun ve bunların ne ve nasıl iletişim kuracaklarını öğrenin.
Farklı iletişim türlerinin ne sıklıkta gerçekleşmesi gerekir?
Doğru bakiyeyi kesmeyi deneyin: çok az iletişim ve proje riskleri bundan daha mishaps. çok fazla iletişim ve onaylamakta çabalarla birlikte, projeyi uygulama veya görüntüleme süresini kesintiye uğratabilecek çabalar.
Haftalık durum raporları ve zaman çizelgeleri, zaman zaman 20 dakikalık günlük "tek" toplantıların tercih edilmesine rağmen, zamanlamaya yönelik proje ekibi güncelleştirmelerine yönelik bir standarttır. Aynı şekilde, sponsorlar ve müşteriler Ayrıca proje zamanlama ve maliyet performansının haftalık özetini isteyebilir. Bir Portföy Yöneticisi veya Son Kullanıcı temsilcisiyle birlikte teslim ediyorsanız, iletişim aylık veya üç aylık olabilir.
Her proje ve iletişim ihtiyacı farklıdır. Projenizde farklı hissedarlarla iletişimin sıklığını dikkatle gözden geçirin. Bu konuda, hissedarlarınızla neleri ihtiyaç duydukları hakkında konuşun ve proje ve onların kişiler için ayarlamalar yapmanız gerekir.
Bilgi alışverişinde hangi teknolojiler kullanılacak?
Kuruluşunuzun size ve paydaşlarınıza uygun teknoloji kaynaklarını anlayın. Periyodik olarak yüz yüze toplantılar ve bilgi alışverişi genellikle norm olur. Ancak Skype Kurumsal gibi bir araçla toplantı, coğrafi olarak dağınık hissedarlar için gerekli olabilir ve ses, video, ekran paylaşımı ve sanal beyaz tahta olabilir. Anlık mesajlaşma (IM) daha çabuk ve e-posta ile noktadan fazla olabilir Yammer gibi bir araçla ekibiniz, özel bir sosyal ağda birbirine bağlanabilir. Bilgileri paylaşabilir, süreç hakkında sohbet edebilir, sorunları çözebilir ve kararlar verebilirsiniz.
Karar verirseniz, herkesin rahat olduğu teknoloji araçlarını kullanmayı deneyin. Ancak, proje ve takımın ihtiyaçlarına uygun olması durumunda yeni bir teknolojiyi denemek için veya en iyisi bir "eski-fashied Ed" yöntemine dönmek için yeniden kaçırmayın. Bu, proje ekibinizde daha iyi işbirliği yapmak için kullanılır.
Proje iletişim planı oluşturma
Paydaşlarınızı tanımladıktan ve bunlarla ilgili hangi tür bilgi alışverişleri gerektiğini belirledikten sonra, proje iletişim planını oluşturmaya hazır olursunuz. Ayrıntılı olması gerekmez. Tek sayfalık bir özet veya öğrendiklerinizi deldiklerinizi ve proje yaşam döngüsü genelinde iyi iletişim için aşamayı ayarlayan basit bir tablo olabilir.
Tüm hissedarların herhangi bir zamanda bu erişim sahibi olması için, iletişim planını projenizle birlikte gönderin. Düzenli aralıklarla yeniden ziyaret edin. Projedeki koşullar değiştirildiğinde, normal iletişim stratejilerinde bir değişiklik olabilir. Örneğin, yürütmeye veya yürütme durumundan kapanışa kadar başka iletişim gereksinmesiyle de çağrı yapabilirsiniz.
Project Online 'da iletişim planını gönderme
Microsoft Project Online Project Web App çalışırken iyi iletişim kurmak için birçok seçeneğiniz vardır. Başlamak için, bir iletişim planı (Ayrıca projenizle ilişkili diğer belgelerin yanı sıra) projenin belge kitaplığına ekleyebilirsiniz.
-
Hızlı Başlat 'ta Projeler'i seçin.
-
Proje merkezinde, iletişim planını eklemek istediğiniz projenin adını seçin.
-
Hızlı Başlat 'ta Belgeler'i seçin. Projenin Belgeler sayfası açılır.
-
Menü çubuğunda karşıya yükle'yi seçin.
-
İletişim planını bulmak için dosya sisteminizde gezinin ve ardından Aç'ı seçin. Dosyanız, projenin belge kitaplığına eklenir.
Ekip üyelerini gösterir proje zamanlamasına erişme
Ekip üyeleriniz, zaman çizelgelerini göndermek veya görevlere ilerleme durumunu girmek için genellikle Microsoft Project Online kullanırlar. Ayrıca, ayrıca tüm zamanlamaya erişebilir; Ayrıca, projenin büyük resmini görmek ve görevlerinin tamamlanmasını kimlerin beklediğini anlamak için gereklidir.
-
Hızlı Başlat 'ta Projeler'i seçin.
-
Proje merkezindeprojenin adını seçin. Proje açılır ve görevlere atanmış olan tüm görevleri, başlangıç ve bitiş işlemleri zamanlandıklarında hangi görevlerin birbirine bağımlı olduğunu ve daha fazlasını gösterir.
Doğru raporları belirleme ve ayarlama
Project iletişiminin önemli bir yönü raporlanıyor. Ekip üyeleri, Portföy Yöneticisi, Kaynak Yöneticisi, üst yönetim, müşteriler ve diğer hissedarlarla gerekli raporları tanımlar, ayarlayın ve düzenli olarak çalıştırırsınız.
Project Web App, bazı raporlama temel bilgileri ile çalışmaya başlamanız için bir dizi örnek raporla birlikte gelir. Bu örnek raporlar:
-
Projeye Genel Bakış Panosu
-
Projeye Genel Bakış
-
Kaynağa genel bakış
-
Örnek raporları görmek için Hızlı Başlat 'ta raporlar'ı seçin.
-
Görüntülenen PWA raporları sayfasında dilinizi seçin. Üç örnek rapor listelenir.
-
Raporu Web için Excel 'de açmak için bir rapor adına tıklayın.