Proje Yönetimi Ofisi (PYO), proje ile ilgili yönetişim süreçlerini standartlaştıran, kaynakların, araçların, metodolojilerin ve tekniklerin paylaşımını kolaylaştıran yönetim yapısıdır. PYO yapısı ve işlevi organizasyonlar arasında ve hatta aynı organizasyon içinde değişiklik gösterebilir. PMBOK 7, PYO’lar arasındaki ortak özellikleri özetlemekte ve PYO’ların proje çalışmasını nasıl desteklediğini açıklamaktadır.
PYO NEDEN VAR?
Organizasyonlar, program, maliyet, kalite, risk ve diğer yönler açısından proje yönetimini iyileştirmek için PYO kurarlar. PYO’ların, yapılan çalışmaları stratejik hedeflerle uyumlu hale getirmede birçok potansiyel rolü vardır;
- Paydaşlarla ilişki kurmak ve işbirliği yapmak
- Yetenek geliştirmek
- Projelere yapılan yatırımlardan değer elde etmek.
PYO’lar farklı şekillerde olabilir;
- Bazı PYO’lar, projelerin tutarlılığını destekleyecek rehberlik sağlar. Eğitim, koçluk, kılavuzlar, şablonlar ve iyi uygulama örnekleri sağlar. Standartlaştırılmış yaklaşımlar ve araçlar, projeler arasında ortak dili teşvik eder ve karar almayı kolaylaştırır. Bu tür PYO’lar proje yönetimi yeteneklerini geliştirmeye yeni başlayan organizasyonlarda bulunur.
- Bazı PYO’lar, planlama, risk yönetimi, proje performans takibi vb. proje destek hizmetleri sunarlar. Bu model, projeler üzerinde daha doğrudan kontrol sağlar.
- Bazı PYO’lar bir departmanın parçası olabilir ve bir proje portföyünü denetleyebilir. PYO, gözetim, iş gerekçesi hazırlama, mali ve diğer kaynakları tahsis etme, proje kapsamını veya aktivitelerini değiştirme taleplerini onaylama vb. işlevler içerir. PYO, projelerin merkezi yönetimini sağlar. Birden fazla projeye sahip departmanları olan, yetenek geliştirme, yeni ürün geliştirme vb. stratejik açıdan önemli sonuçlar bekleyen organizasyonlarda bulunur.
- Organizasyonlar, portföy düzeyinde yapılan yatırımlar ile kurumsal stratejilerini ilişkilendiren kurumsal düzeyde Kurumsal PYO’ya (KPYO) (EPMO-Enterprise Project Management Office) sahip olabilirler. Bu yapı, kurumsal stratejiye ve proje yönetimi yeteneklerine sahip organizasyonlarda bulunur.
- Daha yatay organizasyon yapısına, müşteri bazlı projelere ve daha uyarlanabilir teslimat yaklaşımlarına sahip organizasyonlar, Çevik Mükemmellik Merkezi (ÇMM) (ACoE-
Agile Center of Excellence) veya Değer Teslimi Ofisi(DTO) (VDO-Value Delivery Office) yapısını benimseyebilirler. Bu yapılar, yönetim veya gözetim işlevi yerine etkinleştirici bir role hizmet ederler. Ekiplere koçluk yapmaya, organizasyon genelinde çevik beceriler ve yetenekler geliştirmeye, sponsorlara ve ürün sahiplerine rollerinde daha etkili olmaları için rehberlik etmeye odaklanırlar. Ekiplerin değişen müşteri ihtiyaçlarına hızla yanıt vermesi gereken merkezi olmayan yapıları benimseyen kuruluşlarda tercih edilirler.
PYO’lar katmanlı olabilir. Örneğin, KPYO, belirli departmanlarda bulunan alt PYO’lara ve DTO’lara sahip olabilir. Bu tür yapılanma, KPYO düzeyinde stratejik uyumu ve departman PYO veya VDO içindeki belirli proje yönetimi yeteneklerini desteklemek içindir.
Herhangi bir PYO veya DTO türü, organizasyonel ihtiyaçlara dayanır. PYO veya DTO’yu belirlemek için;
- Teslim edilen proje türleri
- Organizasyonun boyutu ve yapısını
- Merkezi/merkezi olmayan karar verme dereceleri
- Kurumsal kültür dikkate alınmalıdır.
Kurumsal ihtiyaçlar zamanla değiştikçe, PYO’lar ve DTO’lar gelişirler. Örneğin, bir PYO, bir DTO’ya dönüşebilir veya PYO, amacını yerine getirdikten sonra kapatılabilir.
TEMEL PYO YETENEKLERİ
PYO’lar projelerin organizasyon için üretecekleri değer(ler)i desteklerler. Proje ekiplerinin belirli yeteneklere ihtiyaçları olduğu gibi, PYO’lar da belirli yeteneklere ihtiyaç duyarlar. Etkili PYO’lar, değer teslimini destekleyen üç temel katkı sağlarlar;
- Teslimi ve Sonuç odaklı Yetenekleri Teşvik – PYO’lar proje yönetimi yeteneklerini geliştirirler. PYO’nun içinde ve dışında bulunan çalışanların, yüklenicilerin, ortakların vb. bazı proje yönetimi beceri ve yetkinliklerini anlamalarını, geliştirmelerini, uygulamalarını ve değer üretmelerini sağlarlar. Yüksek kaliteli sonuçları verimli, hızlı ve etkili bir şekilde üretmek için her projenin benzersiz özelliklerine dayalı olarak doğru boyutlandırmasına ve yönetişime odaklanırlar.
- “Büyük Resim” Bakış Açısı – Projenin hedeflerine sadık kalması, başarının kilit unsurudur. Kapsam kayması, stratejik veya ticari hedeflerle uyumlu olmayan yeni öncelikler, projelerin rotadan sapmasına yol açabilir. Güçlü PYO’lar, sürekli iyileştirme bakış açısıyla projelerin performansını değerlendirirler. Projenin sonuçlarından ziyade organizasyonun genel başarısı bağlamında ele alırlar. Proje ekiplerine, üst yönetime ve departman yöneticilerine, karar vermelerini destekleyici, mevcut koşulları ve seçenekleri anlamalarına yardımcı olacak bilgi ve rehberlik sağlarlar.
- Sürekli İyileştirme, Bilgi Transferi ve Değişim Yönetimi – Güçlü PYO’lar, her projeden kazanılan değerli bilgileri aktarmak için proje sonuçlarını organizasyonun bütününde düzenli olarak paylaşırlar. Etkili organizasyonel değişim yönetimi, süreç güncellemeleri, yetenek geliştirmeleri ve proje yönetimini destekleyen yeni becerilerle uyum sağlar ve sürdürürler.
DAHA GÜÇLÜ FAYDALARIN GERÇEKLEŞTİRİLMESİ İÇİN GELİŞİM
Birçok organizasyon için gelecek, daha fazla belirsizlik, artan değişim hızı ve rekabet, daha güçlü müşteriler, daha karmaşık ortamlarda değer üretmek anlamına gelir. Yeni stratejik kararları uygulamak veya hızlı değiştirme yeteneği, önemli bir farklılaştırıcıdır. Ortaya çıkan değişiklikler, faydaların gerçekleştirilmesi ve değer yaratılmasında PYO’lar üzerinde daha fazla baskı yaratmaktadır. PYO’lar mevcut zorlukların üstesinden gelmek için;
- Kritik Girişimlere Odaklanmak – Tüm projeler önemlidir ancak stratejik girişimler organizasyonun geleceğini, paydaşlarıyla olan ilişkisini ve yeteneklerini önemli ölçüde etkilerler. PYO’lar, bu noktada organizasyon içi koordinasyonu sağlamaya geçmektedirler. Bu koordinasyon, önemli stratejik girişimleri etkileyebilecek proje performansı, tehditler ve fırsatlar hakkında doğru bilgiler sağlamaktadır. Bu tür bir odaklanma, ortaya çıkan sorunlar ve iş sonuçlarının mümkün olan en eksiksiz şekilde gerçekleştirilmesi konusunda netlik ve yönün düzeltmesini teşvik eder.
- Akıllı ve Basit Süreçler Oluşturmak – PYO’lar, etkin iletişim, işbirliği ve sürekli iyileştirme sağlamak için yeterli süreç ve uygulama disiplini kurar, değer yaratmayan adımlardan uzak durur ve değer üreten süreçleri dikkate alarak kendilerinin ve organizasyonlarının yeteneklerini geliştirirler.
- Yetenek ve Yeterlilikleri Teşvik Etmek – PYO’lar yetenekli ekip üyelerini işe alma ve elde tutma konusunda proaktif rol oynarlar. Proje ekipleri içinde ve organizasyon genelinde teknik, stratejik, yönetim ve liderlik becerilerini geliştirirler.
- Değişim Kültürünü Teşvik Etmek ve Mümkün Kılmak – PYO’lar, sonuçlara, fayda odaklı performansa ve organizasyonel değişim yönetimine aktif olarak organizasyon çapında destek ve bağlılık oluşturur, değişim liderleri haline gelirler.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler