İş seyahatini cazip kılan şeylerden biri de gider hesabı ile şirketinizin giderlerinizi karşılamasıdır. İşiniz için dürüst bir iş yaptığınız için, seyahat masraflarının karşılanması iş dünyasında rutin bir işlemdir. Şimdi masraf hesabını kötüye kullanmak istemiyoruz ama yolda makul bir şekilde yaşıyorsanız, seyahatin çoğu masrafı için geri ödeme alabilirsiniz.
Ancak iş seyahati masraflarınızın geri ödenmesiyle ilgili sorun, geri döndüğünüzde bir rapor hazırlamanız gerektiğidir. Sıkıntı gibi görünse de, ne olduklarını bilmiyorsanız, şirketin masraflarınızı size geri ödemesini bekleyemezsiniz. Ancak bu, yolda belirli bir disiplin gerektirir, bu nedenle seyahat ederken, döndüğünüzde bu harcama raporunu derlemek için kullanabileceğiniz bazı belgelere sahip olursunuz. Bu gider raporunu yönetme sürecini daha az baş ağrısından kurtarmak için yapabileceğiniz bazı şeyler var.
Yeni başlayanlar için, ayrılmadan önce, şirketin gider politikasını ve nelerin kapsanıp nelerin kapsanmadığını iyice bildiğinizden emin olun
Yeni başlayanlar için, ayrılmadan önce, şirketin gider politikasını ve nelerin kapsanıp nelerin kapsanmadığını iyice bildiğinizden emin olun. Bazı şirketler harcırah sistemi kullanır, bu da şirketin size her gün oda ve yemek için belirli bir miktar tahsis edebileceği ve bunun üzerinde yaptığınız harcamaların sizin karşılayacağınız bir masraf olduğu anlamına gelir. Şirketiniz harcırah sistemini kullanıyorsa, ücreti artırmadan önce neleri harcayabileceğinizi bilmek için bunu iyi bildiğinizden emin olun.
Yoğun bir seyahatte işletme giderlerini takip etmek, seyahat ederken bir sıkıntıya dönüşebilir. Ancak eve gitmek ve geziyi belgeleyememek istemezsiniz. İyi haber şu ki, çok fazla zamanınızı almayan, ancak bu işletme giderlerini takip etmenizi ve geri döndüğünüzde geri ödeme için rapor vermeye hazır tutmanızı sağlayacak bazı basit sistemler var. Bunlar şunları içerir�
� Kredi Kullanın
� Kredi Kullanın. Kredi kartı ekstreniz, ihtiyaç duyduğunuzda acil durum yedeği görevi görebilecek, devam eden bir “yolculuk hikayesi” olabilir.
� Makbuz saklama. Makbuzları diğer belgelerle birlikte ceplere koyarsanız veya evrak çantanızda serbestçe yüzdürürseniz kolayca kaybedersiniz. Makbuzları alır almaz içine dini bir şekilde koyduğunuz günlük bir zarf bulundurun. Bu, ceketinizin iç cebinde veya evrak çantanızda rahatça durabilir, böylece harcamalarınızın kaydını tuttuğunuzu bilirsiniz.
Çalışan bir günlük
Çalışan bir günlük. Makbuzları saklasanız bile, eve gittiğinizde bunları gözden geçirme ve bu masrafla ilgili ayrıntıları hatırlamaya çalışma zor olabilir. Geceleri küçük bir defterle oturup makbuzlarınızı gözden geçirmeyi ve o gün neye harcadığınızın bir defterini tutmayı günlük bir uygulama haline getirin.
� Makbuz almadığınız zamanlar için. Bir cep defteri taşıyın ve nakit harcadığınızda veya bir harcama için makbuz almadığınızda not alın. Günü atlatmak için gereken ipuçları veya atıştırmalıklar bu şekilde kaydedilmelidir.
� Bu makbuzları kilitleyin
� Bu makbuzları kilitleyin. Makbuzlarınızı gündüzleri nasıl güvende tuttuysanız, geceleri de güvenli bir yere koyun ki siz dönene kadar kilit altında kalsın. Kapalı zarflar bu amaç için iyi çalışır.
Sistemi bir sonraki seviyeye taşımak istiyorsanız, aslında yanınızda bir gider raporu formu getirebilir ve her gün bunu doldurabilirsiniz. Sonra yolculuk bittiğinde, sadece imzalarsınız, makbuzları toplar ve muhasebeye teslim edersiniz. Daha da güvenli bir yöntem için, siz seyahatin geri kalanında makbuzlarınızı depoya taşırken her gece güncellemek için dizüstü bilgisayarınızda Microsoft Excel’i veya şirket gider raporunuzun dijital bir sürümünü kullanabilirsiniz.
Önemli olan, seyahat ederken sizin için hatasız çalışan bir sistem geliştirmektir
Önemli olan, seyahat ederken sizin için hatasız çalışan bir sistem geliştirmektir. Ardından, seyahat ederken bu sisteme olan bağlılığınızı bir öncelik haline getirin. Seyahatinizin masraflarını yönetmek için biraz düşünmek ve çaba sarf etmek, eve döndüğünüzde sizi çok fazla baş ağrısından kurtaracak ve hem bu masraf hesabından hem de iş seyahatinizden keyif almanıza yardımcı olacaktır.
PPPPP 732