Bir sunumda verileri ne zaman ve nasıl kullanmalısınız?
Cevap, argümanınızı desteklemek veya hikayenizi anlatmak için en iyi kanıtı verdiklerinde rakamları ve sayıları kullanmanız gerektiğidir. Ancak bu verilerin nasıl sunulacağı daha zordur.
Çoğu kişi sayı tablolarıyla ilgilenmez ve grafikleri anlamakta zorlanabilir. Veriler arasında gezinmelerine nasıl yardımcı olabilirsiniz?
Bu sayfa, verileri sunmak için bazı basit kurallar belirleyerek bu soruyu cevaplamanıza yardımcı olmak için tasarlanmıştır.
İçindekiler
İzleyicilerinize Bir Hikaye Anlattığınızı Unutmayın
Tüm sunumlar temelde hikaye anlatan fırsatlardır.
İnsanoğlu, milyonlarca yıllık evrim boyunca, hikayelerden zevk almak ve bunlara yanıt vermek için fiziksel olarak bağlandı. Onunla savaşmak değil, onunla çalışmak en iyisidir, çünkü dinleyicilerinize bir hikaye anlatırsanız, muhtemelen çok daha dikkatli dinlerler ve aynı zamanda mantıklı bir sonuca doğru ilerlerler: Onları yönlendirmeye çalıştığınız içgörü.
Bunu anladıktan sonra, verileri kullanma sorunu devreye girer: Hikayenizin nasıl geliştiğine dair kanıt sağlamaktır.
Hikayeyi Anlatmak için Verileri Kullanın
Verileri bu şekilde sunmuyorsunuz, hikayenizi daha anlamlı bir şekilde anlatmanıza yardımcı olmak için verileri kullanıyorsunuz.
Bu, verileri sunmanız gerektiğinde, kendinize şu soruları sormanız gerektiği anlamına gelir:
‘Bu verilerdeki hikaye nedir?’,
ve sonra
“Bu hikayeyi izleyicilerime en iyi nasıl anlatabilirim?”
Bir resim bin kelime söyler
Beyne gönderilen bilgilerin %90’ı görseldir ve tüm insan iletişiminin %90’ından fazlası görseldir. Metni işlemek, beynimizin görüntüleri işlerken olduğundan çok daha fazla çalışmasını gerektirir. Aslında beyin resimsel bilgiyi yazılı bilgiden 60.000 kat daha hızlı işleyebilir.
‘Bir resim bin kelime anlatır’ sözünde hatırı sayılır bir gerçek vardır. Kelimenin tam anlamıyla bin olmayabilir, ancak bir resmi kullanmak sayısal bilgileri kelimelerle açıklamaktan çok daha kolaydır.
Verinin kendisi hayati önemde olabilir, ancak bu verilerin görsel bir sunumu olmadan etkisi (ve dolayısıyla mesajınız) kaybolabilir.
Dünyada sayıları anlamayı kolay bulmayan birçok insan var.
Ayrıca, onlara bir tabloda rakamlar gösterirseniz, kolayca kapanacak birçok insan var. Ancak verileri bir grafikte veya pasta grafikte sunarsanız, verilerin resimli bir sunumunu yaparsınız. Sayıların anlaşılmasını çok daha kolay hale getirir. Trendler ve oranlar daha belirgin hale geliyor.
Bu veri kümesini düşünün:
|Satış|
|1. Çeyrek||7.5|
|2. Çeyrek||3.1|
|3. Çeyrek||1.5|
|4. Çeyrek||1.1|
Sayıları yüksek olanlar için bile, ilk nokta sadece ilk çeyrekte çok daha fazla satış olduğudur. Dört sayı arasındaki ilişkileri bulmak için biraz toplama ve bölme yapmanız gerekir. Bu formattaki bilgileri okumak ve özümsemek için çok daha fazla konsantrasyon gerekir.
Şimdi bir pasta grafikteki aynı verileri düşünün:
Rakamlarla mücadele edenler için bile, tüm satışların yarısından fazlasının ilk çeyrekte ve %75’inden fazlasının ilk iki çeyrekte olduğu hemen ve parlak bir şekilde ortadadır.
Dahası, kimse sizin figürlerinizi okumak için odanın arka tarafından zorlanmayacak. Bir resimden gerçekten çok daha fazlasını görebilirsiniz.
Ancak, ve bu önemlidir, grafiğin iyi olduğundan emin olun.
Grafiğinizin veya tablonuzun görsel olarak çekici olup olmadığını, tüm etiketlerin net olup olmadığını ve uygun bir grafik veya çizelge türü kullandığınızı kontrol edin. Kötü grafik oluşturma her zaman açıktır ve kafa karışıklığına neden olabilir. Doğru grafik veya tablo türünü seçerseniz mesajınız çok daha fazla etkiye sahip olacaktır.
Bununla ilgili daha fazla bilgi için Grafikler ve Tablolar sayfamıza bakın.
KISS: Basit Tutun, Aptal!
İstatistiklerde iyi olduğunuzda, gerçekten harika bir analiz yapmak çok cazip gelir. Ve bunu bir kez yaptıktan sonra, herkese ne kadar zeki olduğunuzu ve ne kadar iş yaptığınızı gerçekten göstermek istersiniz.
Ama amacınıza ulaşmanıza gerçekten yardımcı oluyor mu?
Hayır?
O halde sunma.
Gerçekten çok acayip bir analize ihtiyaç duyduğunuz (nispeten nadir) durumlarda, kendinize herkesin anlayıp anlamayacağını sormanız gerekir. Ve, sunumların internette yayınlandığı bu günlerde, slaytlarınızın sıradan okuyucusu bunu daha sonra anlayacak mı?
Bir kez daha, cevap ‘muhtemelen hayır’ ise, o zaman kullanmayın.
Bırakın…
Analizinizi bir veya iki kısa ve net cümlede özetleyemiyorsanız, o zaman dahil etmeyin.
Ayrıca, fikrinizi belirtmek için veri eklemeniz gerekmiyorsa, bunu yapmamak en iyisi olabilir. Yanlış anlaşılma veya kafa karışıklığı yaratma ihtimali olan bir slayt, hiç slayt olmamasından daha kötüdür. Öyleyse, tüm gereksiz verileri kesin ve hikayenizi gerçekten anlatmak için ihtiyacınız olan şeylere odaklanın.
KISS’i hatırlayın: Basit, Aptal Olsun.
Öngörüleri Ortaya Çıkarmak için Ana Özellikleri Vurgulayın
Sunumunuzu ‘kısaltmanızı’ önermiyoruz, ancak temel özellikleri vurgulamanın ve gereksiz verileri ortadan kaldırmanın hiçbir zararı yoktur.
Son dört çeyrek satış rakamlarını kullandığınızı bir kez daha varsayalım. Gerçek rakamları göstermek istiyorsunuz. Neden ilk çeyreğin yarıdan fazla olduğunu vurgulamak için bir vurgulama aracı kullanmıyorsunuz?
PowerPoint ve diğer sunum yazılımlarıyla, amacınızı belirlerken ve içgörüleri tartışırken her dairenin ayrı ayrı görünmesini sağlayabilirsiniz.
Teknolojinin biraz yaratıcı kullanımı, belirli rakamları vurgulamanıza ve bir kez daha hikayeyi daha net hale getirmenize yardımcı olabilir.
Eve götürme mesajı
Çelişkili bir şekilde, herhangi bir veriye ilişkin sunumunuz, sohbeti verilerden uzaklaştıracak ve ondan kaynaklanması gereken öngörü ve eyleme taşıyacak şekilde tasarlanmalıdır.
Başka bir deyişle:
‘Orada ne oldu?’
ve
“Bununla ilgili ne yapacağız?”
Sunumunuza, verilerinize ve her şeye bakarsanız ve verilerden kavrayışa ve ardından eyleme nasıl ulaşacağınız net değilse, ona tekrar bakmak muhtemelen iyi bir fikirdir.
Unutmayın, önemli olan hikayeve sonra bunun sonucunda ne olacağı.