Bu 21. yüzyıl ve her şey dijital, yani çevrimiçi. İşinizde, düşünemediğiniz dijital varlıklarınız var. Bu varlıklar, tüm işletme varlıklarınız gibi değerlidir ve korunmalıdır.
Dijital Varlıklar Nelerdir?
İşletmenizin değerleri var - değeri olan şeyler. Bu varlıklar, nakit ve alacak hesaplarından, iş ekipmanı ve araçlardan, arazi ve binalara kadar her şeyi içerir.
Muhasebeciniz, muhtemelen varlıklarınızın maliyetini ve cari değerini bilançonuza eklemiş olsa da, belki de dijital varlıkları unutmuşlardır.
Dijital varlıklar, çevrimiçi varlıklardır. Dijital varlıklarınızdan bazıları kendi sunucularınızda olabilir veya "bulutta" olabilirler. Dijital varlıklara şunlar dahildir:
- Oluşturduğunuz iş fotoğrafları . Bunlar, iş veya iş süreçlerinizin fotoğrafları olabilir. Bunlar varlıktır çünkü satılabilirler.
- İş web siteleri veya bloglar . İçeriğin değeri vardır ve sitenin "görünümü" ticari markalıysa değerli olabilir.
- Çalışanlarınızın geliştirdiği ve çoğaltılabilen ve satılabilir iş süreçleri (e-tablolarda, örneğin).
- Apps 'ı satmanız için veya kendi kullanımınız için oluşturduğunuz.
- E-posta iletişim listeleri ve müşteri veya müşteri listeleri , bülten posta listeleri dahil olmak üzere, satılabildiğinden değerlidir.
- Çevrimiçi dergilere abonelikler abonelik süresi için değerlidir.
- Fikri mülkiyet hakkı - Telif hakkı sahibi olan materyal, ticari marka veya hizmet markası (örneğin şirketinizin logosu), patentler. Bu varlıklar kağıt biçiminde olabilir, ancak çoğunlukla bunlar yalnızca dijitaltir.
- Ticari stokunuzun bir parçası olan çevrimiçi mağazada bulunan ürünler. Çevrimiçi olarak saklansalar bile, sizin kontrolünüz altında olmalılar. Örneğin, bir Amazon satıcısısanız, ürünler depolarında olabilir, ancak satışa çıkarsınız.
Dijital Varlıklar Neden Önemlidir?
İşletmenizin sahip olduğu tüm değerli şeyler gibi, dijital varlıklar işinize büyük yararlar.
- İşletme vergisi beyannamelerinde varlıkların satın alınması ve kullanılması ile ilgili giderleri talep edebilirsiniz. Kısa vadeli varlıkların maliyeti (örneğin sarf malzemeleri) bir masraf olarak alınabilirken, uzun vadeli varlıkların maliyeti (amortisman veya amortisman yoluyla) zamanla giderilebilir.
- Bu varlıkların birçoğunu satabilir veya halen sahip olduğunuz hallerde lisanslayabilirsiniz.
- Varlıklar, yatırımcılara veya işinizi satın alan biri için değerlidir. İşletmenizi satın almak için birinin ödeyebileceği miktar, büyük oranda işletme varlıklarının değerine bağlıdır.
- Müşterilerin listeleri ya da bülten abonelerinin listeleri gibi bazı dijital varlık, özellikle şerefiye oluşturulmasında yararlıdır. Şerefiyenin bir muhasebe ve değerleme perspektifinden elde edilen değeri bu listelere dayanmaktadır.
- Muhasebe kayıtlarını ve çalışan kayıtlarını çevrimiçi olarak koruma, denetim için kullanılabilir oldukları anlamına gelir. Muhasebe kayıtlarının bulunmaması, gider kesintilerini kanıtlayamayacağınız anlamına gelir. Çalışan kayıtları bulunmaması, para cezası ve ceza alma riski altında olduğunuz anlamına gelebilir.
Dijital Varlıklarımı Nerede Korumaya Başlıyorum?
Bul ve Listele. Bu varlıkların tümünü içeren kapsamlı bir liste hazırlayarak başlayın.
Yukarıdaki listeyi bir başlangıç noktası olarak kullanın, ancak yaratıcı olun. Çevrimiçi veya işletmenizin sunucusunda değerli olabilecek her şeyi düşünün. (İşletmenizin sahibi olduğu) mülkiyetteki şeyleri, hiç kimsenin almadığı ve satın almak isteyebileceği şeyleri arıyor olursunuz. Bu dijital varlıkları, satılacak olası ürünler olarak düşünün. Bu şirketi satın alsaydın, hangisini isteyebilirdin ya da değerlendireceksin?
Sahiplik ve Değer Yaratın. Listelediğiniz dijital varlıklara bakın. Onların sahibi kim? Bu varlıkları korumadan önce belirli mülkiyetlerin oluşturulması gerekir. Örneğin, şirketinizin çalışanların e-postalarının veya e-posta listelerinin sahibi olduğunu kanıtlayabilir misiniz? Sahiplik kuran politikaları yazmak için bir avukata danışın.
Şirketinizin dijital varlıklarının bazılarına belirli bir değer ayarlamak zor olablirken, bu değere ilişkin birazcık anlamda daha sonra olmaktan çok daha erken olmak iyi bir fikirdir.
Evet, müşterilerinizi listenize veya web sitenize sayfalar eklediğinizde veya süreçleri güncelleştirecekseniz, bu dijital varlıkların değeri değişmeye devam edebilir, ancak baz değer değerleme yoluyla belirlenebilir. Şimdi bir tahmini verebilecek bir işletme değerleme uzmanı bulun. Bir felaket tarafından sel veya yangın gibi çalınan veya yok edilen bir şey yerine varolan bir şeyi değerlendirebilmek çok daha kolaydır.
Amazon veya eBay gibi çevrimiçi bir satıcıya sattığınız ürünler varsa, sahipliğinizi koruduğunuzdan emin olmak için anlaşmayı okuyun.
Koruyucu Anlaşmalar Oluşturun. Dijital varlıklarınızı, çalabilecekleri anlaşmalarla koruyun. Çalışanlar, müşteriler ve danışmanların açıklama anlaşmaları imzalamalarını düşünün. Bu anlaşmalar, başkalarını, dijital varlıkların çalınmasının yasal işlem yapabileceğine dikkat çekti.
Sahipliğinizi kaydedin. Dünyaya mülkiyetinizi bildirmek için bir çok dijital varlık kaydedilebilir. İş fotoğrafları, süreçleri ve web sitelerinin ve blogların içeriği telif hakkıyla korunabilir. Logolar ve tasarımlar gibi dijital varlıklar markalı olabilir. Ve süreçler için patentleri unutma.
Geleceği Planlayın. Sana bir şey olursa şirketinizin dijital varlıklarına ne olur? Dijital varlıklarınızı şirketinizin sözleşmelerine ekleyin. Örneğin, bir ortaklığa ait dijital varlıklar, diğer varlıklarla birlikte ortaklık anlaşmasında muhasebeleştirilmelidir.Küçük bir tek kişilik veya aile şirketiniz varsa, bu varlıkları ardıllık planlarınıza dahil edin.
Yedekleme! Tüm dijital varlıklarınızı korumak için bir yedekleme sistemi bulmak önemlidir. Bir yedekleme yedeğini almak delilik değildir; Lifewire, birden fazla harici sabit disk kullanan çift yedekleme sistemi öneriyor. Ayrıca bir sabit disk yedekleme ve çevrimiçi yedeklemenin iki katı olmasını isteyebilirsiniz.
Son olarak, Dijital Varlıkları Koruma için Protokoller Oluşturun
Artık dijital varlık yönetim sisteminizi kurdunuz, belgeledik. İncelemeler ve güncellemeler için yedeklemeler ve zaman çizelgeleri için belirli devam eden görevleri ayarlayın.
İşletmenizin çoğu çevrimiçi; bu çevrimiçi dijital varlıkları koruyarak güzel mırıltı tutun