This article is also available in: English, Russian, Portuguese, and Spanish
Günümüz şartlarında eskiden çok da aşina olmadığımız sanal olarak düzenlenen ve yürütülen toplantıları ve benzeri organizasyonları daha çok duyar ve katılır olduk. Bu yazımızda sanal konferans ve seminerleri ele alacağız. Sanal konferansların sunduğu faydaları, araştırmacıların uzaktan seminerlere ve konferanslara katılırken karşılaştıkları zorlukları veya sınırlamaları, bu tür seminer ve konferanslara katılmak için ve bunlardan maksimum fayda sağlamak için neler yapılması gerektiğini, araştırmacıların kendi sanal seminerlerini etkin bir şekilde planlamaları için bazı ön hazırlık stratejilerini ve araştırmacıların seçkin konuşmacılar ve diğer konferans katılımcılarıyla etkileşime girmesine yardımcı olacak uzaktan ağ oluşturma stratejilerini konuşacağız.
Geleneksel konferanslar zaten değerlilerdi, ancak çevresel sorunları ele alma ihtiyacımızla adım adım bizden uzaklaşmaktalar. Ayrıca bunlarla ilişkili maliyetler de birçok insan için büyük bir engeldi. Şimdilerdeyse COVID-19 ve sosyal mesafeye duyulan ihtiyaç çoğu geleneksel konferansı iptal ettirdi veya erteletti. Bu nedenle, sanal bir konferansa katılmak er ya da geç hepimizin başına gelecek.
Sanal etkinlik nedir?
Sanal konferans, geleneksel konferans, üyelik toplantısı veya ticaret fuarının birçok yönünü kopyalayan ancak internet-tabanlı olan bir etkinliktir. Bağımsız olarak veya geleneksel bir konferansla bağlantılı olarak, yani karma bir etkinlik olarak da gerçekleştirilebilir. Sanal konferanslar birden fazla oturum içerebilir (yalnızca tek bir Webinar veya Web yayını değil) ve açılış sunumlarını, eğitim ve öğretim atölyelerini, tartışma alanlarını, sosyal ağ fırsatlarını, satıcılar için sergi alanlarını ve çeşitli diğer özellikleri de içerebilir. Sanal bir konferanstaki etkinlikler gerçek zamanlı, eşzamansız (yani video kaydı halinde) veya ikisinin bir kombinasyonu şeklinde gerçekleşebilir.
Çoğumuzun çevrimiçi öğrenmeye her türden getirdiği ve genellikle bilinçsiz bakış açılarından biri, bunun “en iyi ikinci” seçenek olmasıdır. Yani, yüz yüze bir ortamda gerçek öğrenme kadar iyi olmadığı bilincidir. Ancak bu doğru değildir. En azından öğrenme etkinliği açısından değildir. Uzun yıllar boyunca, çevrimiçi öğrenmenin geleneksel sınıf temelli eğitim kadar etkili olmasa da genellikle etkili olduğunu gösteren önemli araştırmalar birikmiştir. Bir e-öğrenme etkinliği üzerine yapılan araştırma, önemli olan şeyin öğrenme yöntemi (e-öğrenmeye karşı sınıf) olduğunu ispatlamıştır. Bu nedenle, çevrimiçi katılacağınız bir etkinlikten çok fazla şey öğrenemeyeceğinizi varsaymayın. Bu zihniyet kendi başına motivasyonunuzu, dahil olma isteğinizi ve etkinliğe kattığınız genel ciddiyet düzeyini zayıflatabilir ve bunların hepsi iyi tasarlanmış bir öğrenme deneyimini bile olumsuz etkileyebilir.
Bununla birlikte, çevrimiçi konferans oturumlarının da yüz yüze olanlar kadar kötü tasarıma ve sunumlara sahip olabileceğini unutmayın. Muhtemelen bazı çevrimiçi oturum liderleri, katılımcılarla sanal ortamdaki kötü tasarımın düzeltilmesine yardımcı olamayacaktır. Bu nedenle, sanal konferans oturumlarına biraz daha “yapabilirim” yaklaşımı getirmeye hazır olun. Soru sormaya, sohbette diğer katılımcılarla iletişime geçmeye, içerik ve kendi koşullarınız arasında kendi bağlantılarınızı kurmaya ve öğrenmenin bir kısmını “işiniz” haline getirmek için çaba göstermeye hazır olun. Diğer herhangi bir öğrenme durumunda olduğu gibi, etkililik için büyük bir sorumluluk aslında katılımcıya aittir.
Katılımdan maksimum fayda sağlamak için önemli ipuçları
Geçmişte sanal bir konferansa katılmamış olsanız bile, yakın gelecekte bu türdeki bir konferansa katılma olasılığınız oldukça yüksektir. Koronavirüs salgını nedeniyle, akademik ve bilimsel konferanslar ve seminerler de dahil olmak üzere bir dizi yüksek profilli etkinlik çevrimiçi hale geldi. Geleneksel konferanslardan fayda sağlamak için var olan ipuçlarının çoğu hala geçerlidir ve açıkçası bu tür bir etkinlikten en iyi şekilde yararlanmanız için bazı ipuçları aşağıda verilmektedir.
- Konferansı hemen takviminize ekleyin.
Bir konferans için şehir dışına seyahat ediyorsanız, gerçekten gitmeyi unutmanızın bir yolu yoktur. Ancak sanal bir konferansa kaydolmak ve buna katılmak farklı bir hikayedir. Yoğun bir hayat ve iş temposu içerisinde bu tür sanal etkinlikler unutulabilmekte veya ikinci plana atılmaktadır. Çözüm nedir? Hemen takviminize eklemeniz yeterlidir. Ayrıca etkinliği unutmamanız için birkaç e-posta hatırlatma uyarısı yapılandırmanız da önerilir (örneğin etkinlikten 7 gün önce, etkinlikten 2 gün önce, ve etkinlik günü size hatırlatılacak uyarılar gibi).
- Konferansa katılımı kendi önceliğiniz yapın.
Bildiğiniz gibi, teknoloji ve iş dünyasında işlerimiz aceleyle değişebilir ve yeni meşguliyetler listemize eklenebilir. Programınız şu anda boş ve açık olabilir. Ama sanal konferansın ayında, haftasında veya günlerinde hayatınızın nasıl olacağını aylar öncesinden kim bilebilir? Katılımınızı iptal etmektense veya konferansta geçireceğiniz süreyi olabildiğince uzun tutabilmek ve verimli bir süreç geçirmek için, konferansa veya seminere katılımınızı bir öncelik haline getirmelisiniz. Ayrıca başkalarının da bunun bir öncelik olduğunu bildiğinden emin olmalısınız. Bu son nokta oldukça önemlidir, çünkü meslektaşlarınız veya arkadaşlarınız sanal konferansa katılmanızın isteğe bağlı olduğunu düşünebilirler. Bunun işinizin önemli bir parçası olduğunu bilmeleri iyi bir zaman yönetimi açısından önemlidir ve böylece toplantıya katılımınızı engellememiş olurlar.
- Alanınızı hazırlayın.
Sanal konferanslarla ilgili bir başka büyük sorun da, analog meslektaşlarının aksine, ofisten veya daha büyük olasılıkla bugünlerde evlerimizden ayrılmamızı gerektirmemeleridir. Seyahatin olumsuz yönleri ne olursa olsun, dikkatimizi odaklama ve öğrenme için sağlamak ve bunun için hem zihinsel hem de fiziksel alan oluşturmamız gerekir. Sanal etkinliğe iş yerinizden katılacaksanız, bir oda ayırtmak veya dikkatinizin dağılmayacağı veya rahatsız edilmeyeceğiniz ve arka planda çok fazla gürültünün olmayacağı bir yer bulmanız akıllıca olacaktır. Eğer sanal konferansa evinizden katılıyorsanız, aynı öneri yine geçerlidir. Sessiz ve özel bir yer bulmalısınız ve aile üyelerine de rahatsız edilmemeniz gerektiğini bildirmelisiniz.
Sanal bir konferanstan da aynı verimi elde etmek için elinizden gelenin en iyisini yapmalısınız. Sizi arayarak, mesaj atarak, uğrayarak veya başka bir şekilde rahatsız edecek herhangi birine karşı programınız olduğunu açıkça belirtmelisiniz. Kapınızı kapatabilir ve üzerine rahatsız etmeyin işareti koyabilirsiniz. Bildirimlerinizi, sosyal medya ekranlarınızı, e-postanızı kapatabilirsiniz. Çoğu konferansta planlanmış aralar olur; konferans dışı etkinlikler için bunlardan yararlanabilirsiniz. Özetle, bedenen katılmakla kalmayıp, konferansa ruhen de katılmalısınız.
- Gerekli tüm ekipmanlarınızı hazırda bulundurun.
Video konferanslara katılmak için yüksek kaliteli kulaklık, mikrofon ve web kamerası gibi gerekli ekipmanlarınızın olduğundan emin olun. Muhtemelen bunların hepsine iş yerinizde sahipsinizdir. Ancak sanal konferansa evinizden katılmayı planlıyorsanız, ihtiyacınız olan tüm ekipmanları orada da erişebilmeniz gerekir. Ayrıca ailenizdeki kişilerin, sanal konferans sırasında video akışı yapmamaları, çevrimiçi video oyunları oynamamaları, büyük dosyalar indirmemeleri veya yüklememeleri veya bant genişliğini tüketecek herhangi bir şey yapmamaları gerektiğini bilmelerini sağlayın. Böylece bağlantı kaliteniz maksimum düzeyde olacaktır ve sanal etkinlikten en iyi kazanımı edinmiş olacaksınız.
- Canlı etkinliklere katılın.
Sanal konferansa katıldığınızda, lütfen yalnızca önceden kaydedilmiş videoları veya sunumları izlemeyin. En iyi şekilde fayda sağlamak için canlı olan etkinliklere de katılın. Bir katılımcı olmak bazen size önceden bazı şeyleri tecrübe etmeye de yarar. Mesela benzer zorluklarla karşılaşan katılımcılarla bir arada olursanız eğer onlar size rehberlik edebilir ve karşılıklı tartışmalara katılabilir, yeni eğilimleri keşfetmek için meslektaşlarla bağlantı kurabilir ve daha fazlasını yapabilirsiniz. Bu şekilde profesyonel ağ kurabilir, anında sorular sorabilir ve ilişkiler kurabilirsiniz. Bu etkinliği kariyer ağınızı genişletme şansınız olarak kullanın.
- Eğlenin.
Son olarak, evet, sanal konferansa katılmak işinizin bir parçasıdır ancak bu, aynı zamanda, eğlenceli olamayacağı anlamına gelmez. Belki yüz yüze bir konferansa katılmak kadar eğlenceli değil, ama yine de keyifli bir fırsat olarak düşünülmelidir ve interaktif fayda sağlamak adına dört gözle beklemeniz gereken bir şeydir.