Aşağıdaki makale size yardımcı olacaktır:Adım Adım Kılavuz: Çalışma Haftanızı Nasıl Planlarsınız?
Çalışma haftanızı nasıl planlayacağınızı öğrenmek, herhangi bir profesyonel rol için temel bir beceridir. Çalışma haftanızı etkili bir şekilde planlamak, daha verimli çalışmanıza, paydaşları ve ekip üyelerini rekabet eden öncelikler hakkında bilgilendirmenize ve projelerinizin kontrolünü elinize almanıza olanak tanır.
Aşağıda, çalışma haftanızı etkili bir şekilde planlamak ve yönetmek için izlemenizi önerdiğim beş adım bulunmaktadır.
Çalışma Haftanızı Planlamak İçin 5 Adım
1. Adım: İleriyi Planlayın
İş haftanızı planlamaya gelince, erken başlamak yardımcı olur. Yaklaşan çalışma haftanızı bir önceki Cuma günü planlamanızı tavsiye ederim. Bu, Pazartesi günü doğrudan ilk önceliğinize atlayabilmenize yardımcı olacak ve size önümüzdeki hafta için neler bekleyeceğiniz konusunda net bir resim verecektir. Ayrıca, teslim tarihlerinizin ilerisinde kalmanıza veya diğer ekip üyelerinizden gelen bağımlılıkları veya gerekli girdileri belirlemenize yardımcı olacaktır. Ayrıca önümüzdeki hafta sizi neler bekliyor diye düşünmeden ve kafa yormadan hafta sonunun tadını çıkarabileceksiniz.
Haftanızı planlamak için, yapılacaklar listenizi takip etmek için kullanmaktan hoşlandığınız bir araç belirleyin. Kişisel olarak, çalışma haftamı planlamak için Evernote kullanıyorum. Apple Notes uygulaması başka bir iyi alternatiftir. Haftanızı planlamak için kullanabileceğiniz pek çok farklı araç var, o yüzden sizin için en uygun olanı bulun!
Planlamaya başlamak için uygulamamda, burada gösterildiği gibi gelecek haftadaki her tarih için bir başlık içeren yeni bir not oluşturuyorum:
2. Adım: Takvim Toplantılarını İnceleyin
Haftayı planlarken ilk yaptığım şey, bir sonraki hafta için takvimimdeki toplantıları gözden geçirmek. Takviminizi gözden geçirirken, planlanmış tüm toplantıların hâlâ ilgili ve zamanında olduğundan emin olun. Herhangi bir toplantının eklenmesi, yeniden planlanması veya iptal edilmesi gerekiyorsa görüşmek üzere toplantı sahibiyle iletişime geçin. Takviminizdeki her toplantı için, listenizde bir gün öncesinden toplantıya hazırlanmak için bir yapılacaklar öğesi ve toplantının yapıldığı gün takip edilecek bir yapılacaklar öğesi oluşturun.
Bu yapılacaklar, toplantıların tüm ekip için daha değerli olmasını sağlamada çok faydalıdır. Toplantıya hazırlanırken, toplantının amacını ve gözden geçirilecek gündemi anladığınızdan emin olun. Sorumlu olduğunuz herhangi bir gündem maddesi varsa, grupla bu maddeler üzerinde anlamlı bir tartışma yapmaya hazır olduğunuzdan emin olun.
Çoğu durumda, anlamlı bir toplantı bazı takip veya eylem öğeleriyle sonuçlanacaktır. Tüm eylem öğelerinin kaydedildiğinden ve takip edildiğinden emin olmak için takip yapılacak işlerinizi bir hatırlatıcı olarak kullanın. Bu, hiçbir şeyin gözden kaçmamasını ve tekrar eden toplantılar için gelecekteki toplantıların daha değerli olmasını garanti eder.
Takvimimdeki toplantıları inceledikten sonra çalışma haftası yapılacaklar listemin nasıl göründüğüne bir örnek:
Bazı toplantıların haftanız başladıktan sonra planlanabileceğini unutmayın. Programınıza ayak uydurmak için bunları hafta boyunca eklediğinizden veya yeniden düzenlediğinizden emin olun!
3. Adım: Öncelikli Son Tarihleri ve Yinelenen Görevleri İnceleyin
Hafta boyunca yaptığınız tüm toplantıları gözden geçirdikten sonra, önümüzdeki hafta yapılması gerektiğini bildiğiniz yüksek öncelikli konuların bir listesini yapın. Örneğin, bir müşteriye veya paydaşa gelecek haftanın Perşembe gününe kadar bir teslimat sözü verdiyseniz, zamanında tamamlanabilmesi için bunu listenize eklediğinizden emin olun.
Ek olarak, her hafta rutin olarak tamamladığınız görevler var mı? Örneğin, her Pazartesi bir müşteriye teslim ettiğim haftalık bir raporum var ve Cuma günleri her zaman bir sonraki haftamı planlamak için yapacak işlerim oluyor.
Bu adım, haftanın belirli bir gününe kadar tamamlamanız gereken zamanında ve yinelenen öğelere öncelik vermenize yardımcı olacaktır.
4. Adım: Yaklaşan Atanan Çalışmayı Düşünün
Artık hafta için zamana duyarlı tüm etkinliklerinizi, toplantılarınızı, teslim tarihlerinizi ve yinelenen sorumluluklarınızı planladığınıza göre, işinizin geri kalanını planlamanın zamanı geldi.
Büyük olasılıkla, belirli bir haftada tamamlamanız için size atanmış bazı görevler veya projeler olacaktır. Örneğin Go Fish Digital’de, bireysel görevleri atamak ve koordine etmek için proje yönetim aracımız olarak Basecamp’ı kullanıyoruz. Planlamanızın bu noktasında, takviminizde önümüzdeki hafta üzerinde çalışmanız gereken kalan tüm görevleri veya projeleri gözden geçirin.
Ardından, iş yükünüzün eşit şekilde dağıldığından emin olmak için her görev üzerinde hangi günlerde çalışacağınızı planlamaya başlayın. Yukarıdaki Evernote örneğime göre, Perşembe gününün takip edilecek iki toplantı, hazırlanmak için bir toplantı ve müşteriye teslim edilebilecek bir son teslim tarihi ile yoğun bir gün olacağını tahmin ediyoruz. Bu nedenle Perşembe için daha az, Salı gibi sadece bir toplantımızın olduğu bir gün için daha fazla görev planlaması yapmak isteyebiliriz.
Başka bir öneri, benzer görevleri bir arada gruplandırmaktır, örneğin, bir proje için gelecek hafta üzerinde çalışmanız gereken birden çok göreviniz mi var? Bunları aynı anda devre dışı bırakacak şekilde programlayın ve kurulum süresi veya kendinizi projeye alıştırmanın sabit maliyetinden tasarruf edin. İşte haftanız şimdi nasıl görünebilir:
5. Adım: Çalışma Haftası ile Mücadele Edin
Artık çalışma haftanızı planladınız! Hangi toplantılara hazırlanacağınız, katılacağınız ve takip edeceğiniz konusunda bir fikriniz var. Önemli teslim tarihlerini belirlediniz ve her gün hangi işi başarmaya çalışacağınızı biliyorsunuz. Ayrıca, çok fazla veya çok az çalışmanın olduğu bir günün yorgunluğunu veya can sıkıntısını önlemek için çalışma haftanızın dengeli olmasını sağladınız.
Şimdi haftayı ele alma zamanı. Her hafta için bir önceki Cuma günü plan yaptığınız gibi, her gün için planınızı bir gün öncesinden gözden geçirmeye çalışın ve kendiniz için gerçekçi bir plan belirlediğinizden emin olun. Her iş gününe, günün ilk saatinde başarabileceğiniz hızlı bir görevle başlamayı seviyorum. Bu, listenizde erken bir ivme kazanmanıza ve gün boyunca genel çalışmanızdan pay ayırmaya devam etmenize olanak tanır.
Hafta boyunca çalışırken, hedeflediğiniz her şeyi gerçekleştirip gerçekleştiremeyeceğinizi takip edin. Değilseniz, öğeleri bir sonraki güne kolayca aktarabilirsiniz, böylece yine de yapılırlar (zamana duyarlı olmadıkları sürece). Eğer yoldaysanız, bu harika! İlerlerken sizin için neyin iyi çalıştığını takip edin (örneğin, benzer öğeleri bir arada gruplamak veya günün başında hızlı bir kazanç elde etmek).
En iyi hazırlanmış planlar bile değişebilir, bu nedenle hafta boyunca çalışırken, haftanızın zirvesinde kalmak için öğeleri gerektiği gibi yeniden önceliklendirdiğinizden veya değiştirdiğinizden emin olun. Hafta boyunca hemen halletmeniz gerekmeyen konular ortaya çıkarsa, gelecek hafta için bir yapılacaklar listesi başlatabilir ve gelecek haftanın programında çalışırken bunları planlayabilirsiniz.
Haftanızı planlamak ve düzenli kalmak için en iyi ipuçlarınız nelerdir? Aşağıdaki yorumları paylaşın ve daha fazla üretkenlik ipucu ve sektör içgörüsü için Go Fish bloguna göz atın!