Word adres mektup birleştirmesi için kullanmak istediğiniz kişiler listesini ve diğer verileri derlediniz. Veri kaynağınız var olan bir Excel elektronik tablosuysa, adres mektup birleştirme için yalnızca verileri hazırlamanız yeterli olur. Ama sekmeyle sınırlandırılmış (.txt) veya virgülle sınırlandırılmış değer (.csv) dosyasıysa, verileri önce Excel dosyasına içeri aktarmanız, sonra da adres mektup birleştirme için bu dosyayı hazırlamanız gerekir.
Not : Önceki bir Excel sürümünde, Word’ün Adım Adım Adres Mektup Birleştirme Sihirbazı ile birlikte Dinamik Veri Değişimi'ni (DDE) kullanmış olabilirsiniz. Excel artık DDE'yi desteklemiyor. Bu özelliği sonraki Excel sürümünde dikkate almamızı istiyorsanız Excel Öneri Kutusuna bir yorum bırakın.
1. Adım: Excel’de veri kaynağınızı ayarlama
Word’de adres mektup birleştirme veri kaynağınız olarak zaten Excel elektronik tablosu kullanıyorsanız, bu konunun 2. Adımına gidin. Veri kaynağınız, örneğin Gmail kişilerinizi içeren bir .txt veya .csv dosyasıysa, Excel uygulamasında verilerinizi ayarlamak için Metin İçeri Aktarma Sihirbazı'nı kullanın.
-
Excel'i açın.
-
Veri sekmesinde Dış Verileri Al > Metinden'i seçin.
-
İstediğiniz .txt veya .csv dosyasını, sonra da İçeri Aktar'ı seçin.
-
Metin İçeri Aktarma Sihirbazı'nın Özgün veri türü bölmesinde Sınırlandırılmış'ı seçin.
-
İçeri aktardığınız dosyada üst bilgiler varsa, Önizleme bölmesinin üstündeki Verilerimde üst bilgi var onay kutusunu seçin ve sonra da İleri'yi seçin.
-
Sınırlayıcılar bölmesinde, verilerinizin kullandığı sınırlayıcıyla (Sekme veya Virgül gibi) eşleşen onay kutusunu, sonra da İleri'yi seçin.
İpucu : Veri önizleme bölmesinde, sonuçların tablo biçiminde nasıl görüneceği gösterilir.
-
Veri önizleme altında, posta kodlarının bulunduğu sütunu seçin ve Sütun veri biçimi’nin altında Metin'i seçin.
Not : Sütuna her veri biçimi (Genel, Metin veya Tarih) uyguladığınızda, biçimin adı bu sütunun tablo üst bilgisinde görüntülenir.
-
Değiştirmek istediğiniz sütunu ve uygulamak istediğiniz veri biçimini seçerek, 7. Adımı gerektiği kadar yineleyin.
-
Son’u seçin.
-
Veri İçeri Aktar iletişim kutusunda Varolan çalışma sayfası varsayılan ayarını ve hücre adresini kabul edin ve Tamam'ı seçin.
Dikkat : Veri İçeri Aktar iletişim kutusundaki hücre adresi o anda seçili durumda olan hücreyi gösterir. Adlandırılmış hücre adresiyle başlayan veriler içeri aktarılır.
-
Elektronik tablonuzu yeni bir dosya adıyla kaydedin.
Bir .txt veya .csv dosyasını başarıyla içeri aktardıktan sonra 2. adıma gidin.
2. Adım: Veri kaynağınızı hazırlama
Word adres mektup birleştirme işleminde posta listesi olarak kullanacağınız Excel veri kaynağınızda, sayısal veri sütunlarını doğru biçimlendirdiğinizden emin olun. Örneğin, sayıların bulunduğu bir sütunu, para birimi gibi belirli bir kategoriyle eşleşecek şekilde biçimlendirin.
Kategori olarak yüzdeyi seçerseniz, yüzde biçiminin hücre değerini 100 ile çarpacağını unutmayın. Bu çarpımı engellemek isterseniz yüzde sütununu metin olarak biçimlendirin. Ayrıca, adres mektup birleştirme sırasında verilerin korunması için posta kodlarının bulunduğu sütunun da metin olarak biçimlendirilmesi gerekir. Metin olarak biçimlendirilmezse, kodlarda başa gelen sıfırlar (örneğin, 00399), adres mektup birleştirme sırasında kaybolur.
-
Excel veri kaynağınızı açın ve posta kodlarının bulunduğu sütunu seçin.
-
Giriş sekmesinin Sayı grubunda Sayı Biçimi (Genel) kutusunun aşağı okunu seçin, sonra da listeden bir seçenek belirtin.
Birleştirme alanının önüne veya arkasına uygun simgeyi eklediğinizden emin olun. Örneğin burada, simgeleri atarsanız para birimi ve yüzde değerlerinin nasıl göründüğü gösterilmektedir.
Simgeleri eklerseniz sayılar daha anlamlı olur.
Adres mektup birleştirme belgenizde, birleştirme alanlarınızın önüne veya arkasına simgeleri şu şekilde eklersiniz: