Arşivlik eser, kurum ve kuruluşların gördükleri hizmetler neticesinde meydana gelen ve saklanması tarihi, hukuki, idari veya herhangi bir konuda aydınlatmaya, belgelemeye ve korumaya yarayan her türlü evrak, defter, kitap, resim, plan, harita gibi materyallerin bütünüdür.
Kirli, üzerinde toz birikintileri oluşmuş, lekeli, benekli, kağıt belgelere temizleme, yıkama ve düzleştirme işlemleri uygulanmalıdır. Bu işlemler uygulanmadan önce, belgenin bu işlemlere ne kadar dayanıklı araştırılmalıdır.
Malzemenin Temizlenmesi
Malzemenin Fırça ve Basınçlı Hava Kullanılarak Temizlenmesi
Kağıdı temizlemek için onu önce fırça ile hafif bir şekilde fırçalamak gerekir. Bu uzun zaman alır ama belgeye zarar vermeyen etkili bir yöntemdir. Eylemi biraz hızlandırmak için ev tipi elektrik süpürgelerinin ucuna fırça takılabilir. Eğer temizlenmesi gereken belge sayısı çok fazla ise, basınçlı hava kullanmak daha uygundur. Bu işlemin uygulama işlemi için Hava ile temizleme sistemi pahalı bir uygulamadır. Bu nedenle bu yöntemi ancak çok fazla miktarda temizlenmesi gereken belgeye sahip kurumlar kullanır. Az sayıda belgesi olan kurumlarsa, bir kompresör, buna bağlı olan bir üfleme borusu, havayı kontrol eden bir vana, aspiratöre bağlı bir çeker ocak yardımıyla belgelerin temizliğini sağlarlar.
Malzemenin Silgiyle Temizlenmesi
Suni kirlenmeler, kalem ve parmak izleri, yüzey kirleri silgilerle temizlenmelidir. Bunun için; yumuşak lastikler, sporge rubber, art gum, sabun, kneaded erasers, sentetik silgi gibi aşınmayan silgiler kullanmak uygundur. Kneade erasers, toz ve kalem izlerinin silinmesinde en uygun olanıdır. Sentetik silgiler kırıntılar çıkarır ama belgeleri silmede etkilidir. Bu silgiler matbaada basılmış eserler için uygun olmakla birlikte, el yapımı belgelerde dikkatli kullanılmalıdır. Restorasyon işlemleri için seçenekler arttığında, uzun tecrübeler sonucu yararlı olduğu anlaşılan yöntemleri kullanmak malzemeyi orijinaliğini bozmadan, dayanıklı hale getirmek, saklamak ve kullanmak için en uygun olanıdır.
Bu silgi malzemeleri, dikkatli kullanılırsa malzemeye zarar vermezler. American Library Association’da, bu silici malzemeler ile temizlenmiş kağıtlar üzerinde mikroskobik
araştırmalar ve hızlı yaşlandırma testleri yapılmış, kullanılmış olan silgilerin, opaline torbaların ve duvar kağıdı temizleyicilerinin belgelere zarar vermediği görülmüş ve güvenle kullanılabileceği sonucuna varılmıştır.
Malzemenin Yıkanması
Temizleme sırasında çıkarılamayan lekeler ve kirlerin bertaraf edilmesi için bazı kimyasal maddeler yardımıyla belgelerin yıkanması gerekir. Bu yöntem eski kağıtlar için yararlıdır. Selüloz içindeki kopan hidrojen bağlarının bir kısmını yeniden oluşturur, kuru ve kolay kırılabilen kağıda dayanıklılık kazandırır. Temiz ya da mümkünse su ile yıkama yapıldığında; koyu renkli, çözülebilen maddelerin, bazı serbest asitlerin belgeden temizlenmesi sağlanır, su lekeleri azalır, kırışıklıklar ve buruşukluklar düzelir. Bazı mürekkepler sudan etkilenir. Bunun için, belgenin bir köşesindeki yazının üzerine birkaç damla su damlatılarak kağıdın suyu emmesi beklenir. Sonra üzerine kurutma kağıdıyla bastırılır. Kurutma kağıdında lekelenme olursa, mürekkep suda çözünüyor demektir. Bu tür bir belgenin, koruyucu çözelti içine bastırılıp kurutulduktan sonra yıkanması gerekir. Matbaa mürekkepleri ve demirli mürekkepler sudan etkilenmeyen mürekkeplerdir. Kağıt üzerinden akmayacakları için rahatlıkla yıkanabilir. Diğer mürekkepler akıcı oldukları için direk yıkanmazlar.
Malzemenin Yıkanmasında Alınması Gereken Önlemler
Belgeler yıkanırken çok dikkatli olunmalıdır. Aksi halde belge yıkanarak onarmak yerine daha kötü bir hâle gelebilir. Aşağıdaki kriterlere çok dikkat etmek gerekir:
1) Belge üzerindeki mürekkep suda çözülüyorsa önlem alınmalıdır. Eğer renkli mürekkep ve çizimler varsa mutlaka korunmalıdır.
2) Yıkanacak belgelerin ıslanınca yırtılmaması ve güvenle ele alınması için dayanıklı kağıtlar arasına alınarak korunması sağlanmalıdır.
3) Belgelerin kurutulması ve preslenmesi dikkatli yapılmalıdır. Bu işlem belgenin her tarafına eşit olarak yapılmazsa, belgede şekil bozuklukları oluşur. Nemli bir belgeye fazla pres uygulanırsa doğal bozukluklar ortadan kalkar, düz olur ancak orijinal görüntüsünü kaybeder. Aşırı pres baskı resim, resim, mühür üzerinde boyutlarının bozulmasına neden olur.
4) Bir kağıt yıkanırken bütünüyle yıkanmalıdır, kısmî olarak yıkanmamalıdır. Kısmî yıkama belge üzerinde lekelenme, kırışıklık ve kırılma oluşturur.
5) Belgelerin yüzeyi kaplanmışsa ya da sırlıysa su ile yıkanmamalıdır. Çünkü su, belgenin yüzeyini çözer ve belge bozulur.
Malzeme Üzerindeki Lekelerin Organik Çözücüler Yardımıyla Çıkarılması
Bir belge yıkanıp, ardından âhârlanırsa, üzerindeki lekelerin temizlenmesi ve sağlamlaşması mümkün olur. Ancak bazı lekelerin çıkarılması için bir uygulama yeterli olmayabilir. Bu durumda uygun organik çözücüler kullanılmalıdır. Organik çözücüleri suda olduğu gibi tüm belgeye uygulamak gerekmez. Pamuklu bir bezi çözücüye batırıp kirli kısımlara bastırarak temizlemek gerekir. Daha sonra kurutma kağıdıyla kurutulur. Kurutma kağıdında lekelenme oluşursa, mürekkep çözülüyor demektir. Mürekkepleri bu etkiden korumak için, onlara koruyucu bir işlem uygulanması gerekir. Örneğin , nişasta ile yapılabilir.
Malzeme üzerindeki mürekkep lekelerinin çıkarılması beyazlatma işlemi ile yapılır. Renkli ve sararmış kağıtlara uygulanan bir işlemdir. Ancak beyazlatma işlemi kağıdın ömrünü ve dayanıklılığını azaltır. Hatta belge üzerindeki yazıların silinmesine neden olmaktadır. Beyazlatma işlemi esnasında dikkat edilmesi gereken hususlar vardır. Beyazlatma işlemine tabi tutulan belge, akan su altında iyice yıkanarak üzerinde kalan kimyasal kalıntılar temizlenmelidir. Belgeler cam tabaka ya da plastik ızgarayla desteklenerek çözeltilere batırılmalı ve yıkanmalıdır (Suya dayanıklı kağıtlarla da destek yapılabilir). Belgeler üzerinde beyazlatma yapılan odaların havalandırılması çok iyi olmalıdır. Kötü kokulu gazlarla (klor gibi) yapılan beyazlatmalar çeker ocaklarda yapılmalıdır. Belge üzerinde beyazlatılmayacak kısımlar “aseton içerisinde selüloz asetat çözeltisiyle boyanarak ya da üzerine aseton sürülerek nemlendirilen bir tabakayla kaplanmalıdır. Beyazlatmadan sonra bu tabaka rahatlıkla sökülebilir. Siyah-beyaz resimler dışında, renkli resimlerde, mürekkep renkleriyle ilgili bilgiye sahip olunmalıdır. Belgeler üzerinde her türlü işlemi, konusunda uzman kişiler yapmalıdır. Bu işin uzmanı olmayan kişiler kesinlikle bu işlemi uygulamamalıdırlar.