What is E-Archive?
E-Arşiv, Türkiye'de elektronik belgelerin saklanması ve muhafaza edilmesi için oluşturulan bir sistemdir. E-Arşiv, ticari işletmelerin vergi mevzuatına uygun şekilde elektronik ortamda faturalarını düzenlemelerine ve bu faturaları güvenli bir şekilde saklamalarına olanak tanır. E-Arşiv sistemi, kağıt faturaların dijitalleştirilmesini ve elektronik ortamda muhafaza edilmesini sağlar, böylece işletmelerin belge yönetimi süreçlerini kolaylaştırır ve kağıt tüketimini azaltır. Bu sistem, Vergi Usul Kanunu ve ilgili diğer mevzuata uygun olarak işletmelerin elektronik faturalarını oluşturmalarını, saklamalarını ve gerektiğinde yetkililere sunmalarını sağlar.
Neden E-Arşiv Kullanılmalıdır?
E-Arşiv, işletmeler için önemli bir araçtır çünkü yasal düzenlemelere uyum sağlar ve vergi mevzuatı gereksinimlerini karşılar. Kağıt faturaların dijitalleştirilmesi ve elektronik ortamda saklanması, belge yönetim süreçlerini kolaylaştırır ve arşivleme işlemlerini hızlandırır. Ayrıca, kağıt faturaların basılması, posta ile gönderilmesi ve fiziksel olarak saklanması gibi geleneksel yöntemlere kıyasla maliyet tasarrufu sağlar. Bu da işletmelerin operasyonel verimliliğini artırırken çevresel etkileri azaltır. Son olarak, E-Arşiv sistemleri genellikle güvenli sunucular üzerinde çalışır ve veri güvenliğini artırır, böylece belgelerin yetkisiz erişime karşı korunmasını sağlar. Bu nedenlerle, işletmelerin E-Arşiv kullanması, yasal gereksinimlere uyum sağlamak, iş süreçlerini optimize etmek ve veri güvenliğini sağlamak açısından önemlidir.
E-Arşiv Nasıl Kullanılır?
E-Arşiv kullanımı için öncelikle işletmenin, Vergi Usul Kanunu'na uygun bir e-arşiv uygulama sağlayıcısı ile anlaşması gerekmektedir. Ardından, işletme tarafından düzenlenen faturalar, e-arşiv uygulama sağlayıcısı üzerinden elektronik ortamda oluşturulur ve müşterilere iletilir. Faturalar, e-arşiv uygulama sağlayıcısı tarafından dijital olarak imzalanır ve saklanır. Vergi dairesine sunulması gereken durumlarda, ilgili belgeler e-arşiv uygulama sağlayıcısı aracılığıyla elektronik olarak gönderilir. İşletmeler, e-arşiv uygulama sağlayıcısının sunduğu arayüzler ve kullanım kılavuzları doğrultusunda işlemlerini gerçekleştirir ve Vergi Usul Kanunu'na uygun şekilde e-arşiv sistemini kullanır.
Kimler E-Arşiv Kullanmalıdır?
E-Arşiv, Türkiye'deki vergi mevzuatına göre belirli bir ciroya ulaşan ticari işletmeler için zorunlu hale gelir. Bu nedenle, e-fatura ve e-arşiv fatura düzenlemek zorunda olan işletmelerin E-Arşiv sistemlerini kullanması gerekmektedir. Bununla birlikte, bu sistem ticari faaliyetlerde elektronik belge yönetimini tercih eden ve kağıt tüketimini azaltmak isteyen tüm işletmeler için faydalıdır. Bu, her türlü ölçekteki işletmeleri, şirketlerden küçük işletmelere kadar kapsar.
E-Arşiv Zorunlu Mu?
E-Arşiv, Türkiye'de vergi mevzuatına göre belirli bir ciroya ulaşan ticari işletmeler için zorunlu hale gelir. Vergi Usul Kanunu'nun ilgili hükümleri gereği, yıllık brüt satış hasılatı 5 milyon TL'nin üzerinde olan işletmelerin e-fatura ve e-arşiv fatura kullanmaları zorunludur. Bu nedenle, belirli bir ciroya ulaşan işletmelerin E-Arşiv sistemlerini kullanması ve elektronik faturaları düzenlemesi yasal bir gerekliliktir. Ancak, ciroyu aşmayan işletmeler için E-Arşiv kullanımı zorunlu değildir, ancak yine de tercih edilebilir ve faydalı olabilir.
E-Ticaret Yapanlara E-Fatura ve E-Arşiv Kullanımı Zorunlu Mu?
E-ticaret yapan işletmelerin, Türkiye'de Vergi Usul Kanunu'na göre belirli bir ciroya ulaşmaları durumunda e-fatura ve e-arşiv fatura kullanmaları zorunludur. Yıllık brüt satış hasılatı 5 milyon TL'nin üzerinde olan e-ticaret işletmeleri, Vergi Usul Kanunu gereğince e-fatura ve e-arşiv fatura düzenlemekle yükümlüdürler. Bu nedenle, e-ticaret işletmeleri belirli bir ciroya ulaştıklarında, e-fatura ve e-arşiv fatura kullanımı zorunlu hale gelir. Ancak, ciroyu aşmayan e-ticaret işletmeleri için e-fatura ve e-arşiv kullanımı zorunlu değildir, ancak yine de tercih edilebilir ve işletmeye çeşitli avantajlar sağlayabilir.
E-Fatura ve E-Arşiv Farkı Nedir?
E-fatura ve e-arşiv fatura, Türkiye'de vergi mevzuatına uygun olarak elektronik ortamda düzenlenen faturalar olmasına rağmen, aralarında bazı farklar bulunmaktadır. E-fatura, ticari işletmelerin müşterilere düzenledikleri faturaların elektronik ortamda oluşturulması ve elektronik olarak imzalanmasıdır. Bu faturalar, Ticaret Bakanlığı'na bağlı Merkezi Fatura Uygulama Birimi (MFUB) tarafından düzenlenir ve özel bir altyapı gerektirir. Diğer yandan e-arşiv faturası, işletmelerin müşterilere düzenledikleri faturaların elektronik ortamda oluşturulması ve saklanmasıdır. E-arşiv faturaları, Vergi Usul Kanunu'na göre belirli bir ciroya ulaşan işletmeler tarafından kullanılmaktadır. Temel farklarından biri, e-arşiv faturalarının MFUB tarafından değil, özel e-arşiv uygulama sağlayıcıları tarafından düzenlenmesidir. Ayrıca, e-arşiv faturalarının gönderilmesi zorunlu değildir, ancak müşteri talebi halinde sunulması gerekmektedir.
Daha fazla bilgi için: e-Payment System