Toplantılarda ne kadar zaman harcıyorsunuz? Ve bu zamanın ne kadarı gerekli?
Industry Week (Amerika’da yayınlanan haftalık iş dünyası dergisi) açıklamalarına göre verimsiz toplantıların yılda firmalara kaybettirdiği para 37 Bilyon dolar civarında. Katılımcı sayısı ve harcanan zamana göre hesaplanan toplantı maliyeti saat başına 40 dolarla sınırlı kalmalıdır. Çok yakında verimsiz bir toplantının bize ne kadara mal olduğunu göreceksiniz.
Toplantılar bu şekilde firmaya zarar vermemelidir. Çok inanılmaz ve verimli toplantılar yapan bir grubun arasına katılma fırsatım olmuştu. Ve bu sayede bir toplantının nasıl yönetilmesi gerektiğine dair birçok teknik ve ipucu öğrendim. Toplantının verimli geçmesini sağlayan temel taşlar ”planlı ve disiplinli” olmasıdır. Bu yöntem tabii ki kulağa çok eğlenceli gelmiyor. Toplantılar sırasında eğlenmek ve işten kayırmak mümkün olsa da, unutulmamalıdır ki toplantılar haricinde eğlenecek bolca zamanınız var.
Firmanızdaki verimsiz toplantıların sayısını azaltmak için aşağıdaki önerileri dikkate almalısınız:
- Daima ”Bu toplantı gerekli mi?” diye kendinize sorun. Eğer toplantının işlevini açıkça belirleyemiyorsanız, o toplantıyı yapmayın.
- Yapılması gerekenlerle ilgili bir şablon kullanın ve bu işlerden kimin sorumlu olduğunu bilin. Çoğu toplantı hazırlık aşamasında hiçbir şey yapılmadığı için çok lüzumsuzdur.
- Bir toplantı gündemi hazırlayın.
- Her toplantıda farklı bir rol üstlenin ki sıkılmayın. Örneğin bir toplantıda yönetici olun, birinde süre tutun, birinde ise not tutun ve bunları düzenleyin.
- Vaktinde başlayın ve vaktinde bitirin. Eğer çalışanlar sohbet etmek istiyorlarsa, bunu toplantının ardından da yapabilirler.
- Her toplantı en az bir saat olmalı diye düşünmeyin. Bazı toplantılar için 15-20 dakika yeter de artar bile.
- Son olarak toplantıdan sonra her katılımcının düşüncelerini öğrenin ve şu soruları sorun: Toplantı iyi geçti mi? Nasıl daha iyi olabilirdi? Katılımcılar doğru kişiler miydi? Çok mu fazla katılımcı vardı? Verimli geçti mi? Gereklimiydi? Neler başarıldı?
Bu aşamaları takip ederek firmadaki gereksiz toplantıları azaltarak şirketin zamanını ve parasını boşa harcamamış olursunuz.