RentProg iki belge oluşturma sistemi uygular: DOCX (MS Word) ve PDF formatındaki dosyalara dayalı.
DOCX şablon sistemi
Bu sistem varsayılan olarak kullanılır. Kullanmak için değişkenlerin düzenlendiği docx formatında (MS Word) bir şablon indirmeniz gerekir. Değişkenlerin listesine bu sayfada ulaşılabilir.
Eksileri
- RentProg'dan bir müşteriye belge göndermek imkansızdır; önce dosyayı oluşturmanız, ardından gerekli yöntemi kullanarak göndermeniz gerekir.
- Oluşturma sırasında bir dosya oluşturulur. Tüm belgeler tek bir dosyada olmalıdır.
- Oluşturma sırasında resim ekleyemezsiniz; şablona yalnızca önceden resim ekleyebilirsiniz.
- Şifreleme veya elektronik imza yok. Herhangi bir kullanıcı dokümanı düzenleyebilir.
Avantajları
- Kolay biçimlendirme.
- Şablon oluşturmak kolaydır. Dosyayı docx dosyalarını destekleyen herhangi bir metin düzenleyicide (örneğin, Yandex Dokümanları) açmanız ve gerekli değişkenleri ayarlamanız gerekir.
- Hızlı nesil.
Belge oluşturmak için şablonlar yükleniyor
Tüm kiralama dokümanlarının tek tıkla otomatik olarak oluşturulabilmesi için öncelikle sözleşme, devir ve kabul belgesi şablonlarını hazırlayıp Şirket Ayarları Şablonları sekmesine yüklemeniz gerekmektedir. Kuruluşunuzun belge formlarını alıp, programın otomatik olarak dolduracağı veriler için bunlara değişkenler ekleyebilir veya aynı ayarlar bölümünde bulunan sözleşme şablonumuzu indirerek, üzerinde kuruluşunuza uygun değişiklikler yapabilirsiniz. Aynı sözleşme, sözleşme formunuzdaki değişkenleri düzenlemek için bir şablon görevi görür. Değişkenlerin listesine bu sayfada ulaşılabilir. Bir sözleşme oluşturma veya mevcut bir şablonda değişiklik yapma işlemi Microsoft Word'de yapılmalıdır. veya docx formatını destekleyen başka bir metin düzenleyici. Örneğin, bu şablonu indirebilirsiniz. Tüm değişkenler metin biçimlendirmesi için kullanılabilir. Onlar. bir tür değişken yazıp onu kalın harflerle vurguladıysanız ve yazı tipi boyutunu artırdıysanız, belgeleri oluştururken değiştirilen veriler aynı biçimlendirmeye sahip olacaktır.
Değişkenler içeren belge formları hazırlandıktan sonra, şirket ayarlarının aynı bölümündeki belge seçimi iletişim kutusu kullanılarak veya dosyayı belirtilen pencereye sürükleyerek yüklenmeleri gerekir.
Tüzel kişiler için bir sözleşme ve diğer belgeler, yenileme şablonu ve kuruluş için fatura düzenlemek için aynı işlemlerin tekrarlanması gerekir.
Her araca benzersiz bir şablon yüklemek mümkündür. Bunu yapmak için araç kartının Şablonlarsekmesine gidin ve yukarıda açıklanan adımları tekrarlayın.
Halihazırda oluşturulmuş şablonlarda değişiklik yapmanız gerekiyorsa tüm prosedürü tekrarlamanıza gerek yoktur. Belge yükleme iletişim kutusundaki "Geçerliyi indir" düğmesini tıklamanız yeterlidir. Önceki aşamada oluşturulan formunuz indirilecektir. Gerekli değişiklikleri yaptıktan sonra düzeltilen dosyayı yukarıdaki yöntemi kullanarak tekrar indirin.
Formların indirilmesi tamamlandıktan sonra rezervasyon kartına giderek yeşil renkli “belge” simgesine tıklayabilirsiniz.
Müşterinin verilerini ve rezervasyona göre diğer verileri içeren belgeleri içeren bir dosya oluşturulacak ve indirilecektir. Dosya daha sonra yazdırılabilir.
PDF şablon sistemi
Eksileri
- Bir şablon oluşturma ve biçimlendirme süreci oldukça karmaşıktır.
- Varsayılan olarak sınırlı biçimlendirme (ancak HTML kullanma seçeneği vardır)
- Oluşturulan dosyayı düzenleyemezsiniz. Bir hata yapılırsa verilerde düzeltmeler yapılarak belgenin yeniden oluşturulması gerekir.
Avantajları
- Basılı sözleşmeden tamamen vazgeçebilirsiniz.
- Docx şablonlarını temel alan sistemden daha fazla özellik.
- Stil özelliği aracılığıyla HTML ve CSS aracılığıyla biçimlendirme imkanı.
- İstemciye doğrudan RentProg'dan gönderilebilir.
- Dijital elektronik imza desteklenir.
- Müşterinin imzasının bir resmini ekleyebilirsiniz.
Bu şablon sistemini kullanmak için Şirket Ayarları - Şablonlar sekmesi, Elektronik imzalı şablon sistemi seçeneğinden etkinleştirmeniz gerekir. Bir dizi yeni işlev ve sayfa kullanımınıza sunulacak.
Bu sistemde şablon oluşturmak için sağ üst menüdeki Şablonlar sayfasına gitmeniz gerekmektedir. Yeni bir şablon oluşturmak için mavi renkli Yeni şablon butonuna tıklamanız gerekiyor. İlk alanda oluşturulacak şablonun türünü seçip adını girmeniz gerekiyor. Bir şablonu belirli bir araca bağlamak da mümkündür. Aşağıda bir metin düzenleyici görünecektir. Varsayılan olarak, açıklamalarıyla birlikte mevcut değişkenlerin bir listesini içerir. Bir metin düzenleyicide gerekli belgeyi yazmanız gerekir (mevcut bir belgeden kopyalayıp yapıştırabilirsiniz). Metin düzenleyici sınırlı biçimlendirmeyi destekler ancak çoğu durumda yeterlidir. Bu biçimlendirme yeterli değilse, bu düzenleyici, istediğiniz biçimlendirmeyi oluşturabileceğiniz HTML kodunun eklenmesini destekler.
Birkaç değişkene ayrı ayrı bakalım.
{{page_brake}} - bu değişken bu değişkenden sonraki verileri bir sonraki sayfaya taşır.
{{sign_start}} - Rezervasyonun başlangıcında alınan müşterinin imzasının resmini eklemek için kullanılan değişken.
{{sign_end}} - Rezervasyonun sonunda alınan müşterinin imzasının resmini eklemek için kullanılan değişken.
Değişken sistemi bir dizi işlevi destekler; daha fazla ayrıntıyı burada bulabilirsiniz.
Resim eklemek için bunları metin biçimine dönüştürmeniz gerekir; bunu buradan yapabilirsiniz. Ortaya çıkan metin, resim ekleme aracı aracılığıyla eklenebilir. Veya sadece görselin bağlantısını yapıştırın.
Belge oluşturulduğunda şifrelenir ve dijital elektronik imza ile imzalanır. Bu sayede belge değiştirilemez veya düzenlenemez. Birçok ülkede dijital elektronik imza, orijinalliğin kanıtı olarak kabul edilmektedir.