Sanal Toplantılar: İnsanların Katılmasını Nasıl Sağlarsınız?
Bu günlerde insanların herhangi bir toplantıda dikkatini toplamasını sağlamak zor, ancak bu durum insanlar aynı odada olmadığında daha zor olabilir. Ve dokuz dakikalık bir tartışma yaparken beklenen bir tepki için durakladığınızda ve “Sizi takip edebildiğimden emin değilim” cevabını aldığınızda bu, “Kedime duş yaptırıyordum ve ismimin söyleneceğini fark etmemiştim” anlamına gelebilir ve sanal toplantılar için oldukça sinir bozucudur.
Kabul edelim, çoğu toplantı her zaman berbattır çünkü etkileşim için genellikle çok az veya sıfır sorumluluk içerir. Bir odada birlikteyken, genellikle zorunlu göz teması ile telafi ediyoruz. Katılımcılar ilgiliymiş numarası yapmak için bazı yükümlülükler hissediyorlar (telefonlarına bakıyor olsalar bile). Göz teması baskısı ile dikkatleri toplayamadığınız durumlarda, uzun zaman önce ustalaşmamız gereken şeyi yapmayı öğrenmelisiniz: gönüllü katılım yaratmak. Başka bir deyişle, katılımcıların tam olarak etkileşime geçmesi için düzenlenmiş fırsatlar oluşturmanız gerekir.
Bir toplantı yapmak için dört temel neden vardır: başkalarını etkilemek, karar almak, sorunları çözmek ve ilişkileri güçlendirmek. Bunların hepsi aktif süreçler olduğundan, bir toplantıda pasif katılımcılar nadiren kaliteli işler yapar. Etkili toplantıların ön koşulu -sanal veya başka türlü- gönüllü katılımdır.
Son birkaç yılımızı çoğu sanal toplantının grupları neden boğduğunu anlamak için sanal eğitim oturumlarını inceleyerek geçirdik. Bunu yaptığımızda, tahmin edilebilir şekilde daha iyi toplantı sonuçlarına yol açan beş kural keşfettik ve test ettik. Yaptığımız bir çalışmada, yüz yüze bir deneyimin 200 katılımcısını 200 sanal deneyim katılımcısı ile karşılaştırarak, bu kurallar uygulandığında, katılımcıların %86’sının yüz yüze toplantılarda olduğu kadar yüksek veya daha yüksek düzeyde etkileşim rapor ettiğini gördük. Ve şimdi bu kuralları 15.000’den fazla toplantı katılımcısıyla uyguladık.
İşe yarayan şey şu:
Kuzey’den Güney Amerika’ya dağılmış 16 akranına 15 dakikalık sanal bir sunum yapmak üzere olan orta seviye bir yönetici Raul’u ele alalım. Amacı, onları bölgesel hesap portföylerinin her birinden bazı küresel satış fırsatlarını belirlemelerine ve ardından onları takip etmede iş birliği yapmalarına ikna etmektir. Pasif bir dersten kaçınmak ve grupla etkileşime geçmek için 18 slayt kullanmayı planlıyor. İşte Raul’un uyması gereken kurallar:
1. 60 saniye kuralı.
İlk olarak, sorunu hissedene kadar bir grubu asla bir sorunun çözümüne dahil etmeyin. İlk 60 saniyede deneyimlemelerine yardımcı olacak bir şey yapın. Şok edici veya kışkırtıcı istatistikler, anekdotlar veya sorunu dramatize eden benzetmeler paylaşabilirsiniz.
Örneğin, Raul, kalitesizlik duygusunu kışkırtan ortalama bir rakip için küresel anlaşma boyutlarını gösteren bir istatistik paylaşabilir. Ekip küresel fiyatlandırma ve destek sunamadığı için satın alma işlemine ara veren hayal kırıklığına uğramış bir müşteri hakkında bir anekdot paylaşabilir. Ya da, büyük kril yaşam alanlarını kuşatmak için, birlikte çalıştıklarında çok daha etkili beslenen balinalara bir benzetme yaparak duygularla etkileşime girebilir – ve ardından ziyafette tıka basa beslenerek sırayı değişebilir. Hangi taktiği kullanırsanız kullanın, amacınız, çözmeye çalışmadan önce grubun sorunu (veya fırsatı) empatik olarak anlamasını sağlamaktır.
2. Sorumluluk kuralı.
İnsanlar herhangi bir sosyal ortama girdiklerinde, rollerini belirlemek için üstü kapalı olarak çalışırlar. Örneğin, bir sinema salonuna girdiğinizde, gözlemci olarak rolünüzü bilinçsizce tanımlarsınız – eğlendirilmek için oradasınız. Spor salonuna girdiğinizde, bir aktör olursunuz – spor yapmak için oradasınız.
Sanal toplantılardaki en büyük katılım tehdidi, ekip üyelerinin bilinçsizce gözlemci rolünü üstlenmelerine izin vermektir. Birçoğu toplantı davetini aldıklarında rollerini zaten mutlu bir şekilde tanımladı. Bu örtülü karara karşı koymak için, sununuzun başlarında paylaşılan sorumluluk deneyimi oluşturun. Bunu “Tamam, bunun bir sunum değil, bir konuşma olmasını istiyorum. Hepinizin bu işe dahil olmasını istiyorum.” diyerek yapmayın. Bu nadiren işe yarar. Bunun yerine, anlamlı sorumluluk almaları için bir fırsat yaratın. Bu en iyi sonraki kural kullanılarak yapılır.
3. Gizlenecek yer yok kuralı.
Araştırmalar, metroda kalp krizi geçiriyormuş gibi görünen bir kişinin trende ne kadar çok insan varsa yardım alma olasılığının o kadar az olduğunu gösteriyor. Sosyal psikologlar bu fenomeni sorumluluğun yayılması olarak adlandırırlar. Eğer herkes sorumluysa, o zaman kimse kendini sorumlu hissetmez. İnsanlara aktif olarak katılabilecekleri görevler vererek toplantınızda bundan kaçının, böylece saklanacak bir yer olmaz.
Hızlı bir şekilde çözülebilecek bir sorun tanımlayın, kişileri iki veya (maksimum) üç gruba ayırın. Onlara birbirleriyle iletişim kuracakları bir ortam verin (video konferans, Slack kanalı, mesajlaşma platformu, sesli grup odaları). Koparma gruplarına izin veren sanal bir toplantı platformundaysanız, bunları ayrı olarak kullanın. Onlara son derece yapılandırılmış ve kısa bir görev üstlenmeleri için çok sınırlı bir zaman dilimi verin. Örneğin, atışından üç dakika sonra Raul şöyle bir şey söyleyebilir: “Bir sonraki slayt, takım arkadaşınızın kim olacağını gösterir. Küresel bir pişmanlığı tespit etmek için küçük grubunuzda iki dakikanızı ayırmanızı istiyorum: son 12 ay içinde birlikte daha iyi çalışsaydık çok daha büyük bir anlaşma yapabileceğinize inandığınız bir müşteri.” Daha sonra, herkesten yanıtlarını sohbet bölmesine yazmasını isteyebilir ve/veya bir veya iki tanesini çağırarak örneklerini telefonda paylaşabilir.
4. MUP kuralı.
Hiçbir şey, sonsuz madde işareti noktalarında düzenlenmiş zihin uyuşturma verilerinden sonra bir grubu, slaytla saldırmaktan daha güvenilir bir şekilde ayırmaz. Grubun ne kadar akıllı veya sofistike olduğu önemli değil, amacınız etkileşimse, gerçekleri ve hikayeleri karıştırmalısınız. İnsanları ihtiyaç duydukları Minimum Uygulanabilir PowerPoint (MUP) destesini belirlemeye teşvik ediyoruz.
Başka bir deyişle, grubu bilgilendirmek ve etkileşimde bulunmak için ihtiyacınız olan en az veri miktarını seçin. Tek bir slayt daha eklemeyin. Bu kuralın bir diğer yararı, sizi katılımcılarla etkileşime girmeye zorlamasıdır. Çok fazla slaytınız varsa, “onları aşmak” için köle gibi hissedersiniz. Raul’un işini halletmek için 18 dakikası varsa, 15 slayt çok fazla. Bir veya iki slaytla konusunu sunabilmeli, ardından yukarıdaki 1-3 kurallarındaki görevleri yerine getirmek için ek slaytlar kullanabilmelidir.
5. 5 dakika kuralı.
Gruba çözmesi için başka bir sorun vermeden asla 5 dakikadan fazla gitmeyin. Katılımcılar, oraya buraya dağılmış düzinelerce dikkat dağıtıcının olduğu bir odadalar. Eğer sürekli anlamlı bir katılım beklentisini sürdüremezseniz, bu çekici gözlemci rolüne geri çekilirler ve onları geri getirmek için çok çalışmanız gerekir. Raul, 15 dakikalık sunumunda 2-3 kısa, iyi tanımlanmış ve anlamlı bağlama fırsatına sahip olmalıdır. Örneğin, sunumunu grup tarafından oluşturulan bir seçenek listesiyle tamamlayabilir, ardından takımın nereden başlayacağı hakkındaki görüşünü belirlemek için bir anket/oylama fırsatı atabilir.
Gerçek şu ki, bu kurallar zaten alışkanlık olmalı, ne tür bir toplantı yönetiyor olursanız olun. Ancak bugün takım üyeleri gözden uzakken ve zihinleri serbestken bahisler daha da yüksek. Bu beş kurala uymak, herhangi bir sanal toplantının verimliliğini önemli ölçüde ve hemen değiştirecektir.
Toplantıları daha verimli hale getirmekle alakalı çevirimizi buraya tıklayarak okuyabilirsiniz.