İçerik
- 1 İş-Yaşam Dengesini Korumak için 9 Zaman Takibi İpucu
- 1.1 Dikkat dağıtıcılarını sınırlayın
- 1.2 En temel hedeflerinize odaklanın
- 1.3 Büyük görevleri küçük ve yönetilebilir görevlere ayırın
- 1.4 Her proje için ihtiyacınız olan süreyi değerlendirin
- 1.5 Kendinize zaman ayırın
- 1.6 Yapılacaklar listenizden zamanınızı tüketen görevleri kaldırın
- 1.7 Şu anda yaptığınız şeye konsantre olun
- 1.8 Bir gün önceden mantıklı bir program oluşturun
- 1.9 Günün hangi zamanı daha üretken olduğunuzu belirleyin
Zaman takibi birçoğumuz için zor bir görev gibi görünüyor. Bu yazıda, zamanınızı doğru şekilde takip etmenize, gününüzü iyi şekilde planlamanıza ve iş-yaşam dengesini korumanıza yardımcı olacak temel ipuçlarını paylaşacağız. Çalışmalar, zamanınızı her gün izlemenin üretkenliği olumsuz etkileyen faktörlerde %80’lik bir düşüşe yol açtığını gösteriyor. Bazı basit zaman izleme tüyoları ile zamanınızı doğru yönetmeyi ve tatmin edici bir hayat yaşamayı öğrenebilirsiniz.
İnkar edilemez bir şekilde, zaman takibi üretkenliğinizi artırabilir. Fakat asıl soru, zamanınızı uzman bir şekilde nasıl takip edebilirsiniz? İşte başlamanıza yardımcı olacak ipuçları:
İş-Yaşam Dengesini Korumak için 9 Zaman Takibi İpucu
Dikkat dağıtıcılarını sınırlayın
Hayatımıza değer katmayan şeyler var fakat buna rağmen bunlara gereğinden fazla zaman harcıyoruz. Örneğin, e-postanızı her zaman kontrol etmek tamamen bir zaman kaybı! E-postalarınıza bakmak için haftanın bazı günlerini belirleyebilirsiniz.
Diğer vakit kaybettiğimiz şeyler ise Youtube’da video izlemek. İşiniz ve hayatınız için gerçekten değerli olan şeylere konsantre olabilmeniz için bu dikkat dağıtıcı faktörleri geçici olarak engellemenin bir yolunu bulmalısınız.
En temel hedeflerinize odaklanın
Bilimsel incelemeler ortaya koyan Top Dissertations‘ın verimlilik uzmanlarına göre, en temel hedeflerinize odaklandığınızda, üzerinde çalıştığınız göreve konsantre olacaksınız ve sonucunda ise istenen hedefleri elde etme olasılığınız daha yüksek olacak.
Yapılacaklar listeniz var, değil mi? Siz de zamana ve günümüz teknolojisine ayak uydurmak istiyorsanız, artık kağıt kalemi bir kenara bırakın ve yapılacaklar listesi oluşturmak için PeerBie‘yi tercih edin. Yapılacaklar listenizde yer alan her görev için bir son teslim tarihi, dosya, görsel hatta konum bile ekleyebilirsiniz. Bu görevde size yardımcı olacak veya sizinle görevi tamamlayacak biri varsa görevi istediğiniz kişiye atayabilirsiniz.
Daha sonraki bir tarihte yapabileceğiniz görevleri ileri bir tarihe bırakarak o anda zorunlu olan görevlerinizi belirleyin. Her görevin tamamlanması gereken zamanı bile değerlendirebilirsiniz.
Bunu başarmanın en iyi yolu bir zaman takibi yazılımı ile çalışmaktır. Bu tür zaman takibi araçları, her görevin ne kadar zaman alması gerektiğini bilmenizi sağlar. Zaman takibi aracı PeerBie ile, çalışanlarınızın veya ekip arkadaşlarınızın bir görevi ne kadar sürede tamamladığını dahi görebilirsiniz. Bazen tamamlanması birkaç saat sürebilecek bir proje üzerinde çalışmak için çok fazla zaman harcama eğilimi gösterebiliyoruz. Her görevin ne kadar zaman alacağını belirledikten sonra gününüzü doğru bir şekilde planlayabileceksiniz.
Büyük görevleri küçük ve yönetilebilir görevlere ayırın
Büyük bir proje üzerinde çalışmak projeyi geciktirmenize yol açabilir. Projelerinizi ertelemeyin! Büyük görevleri çok daha küçük parçalara ayırın ve her biri üzerinde çalışmaya başlayın. Bu şekilde, iş ezici ve yorucu olmaktan çıkacak. Hatta bir takım içerisindeyseniz, projenizi küçük görevlere ayırdıktan sonra ekip arkadaşlarınıza atayabilirsiniz. Bu sayede üstünüzdeki yük azalır.
Her proje için ihtiyacınız olan süreyi değerlendirin
Bir yapılacaklar listesi oluşturduktan sonra, her bir görevi tamamlamak için ne kadar zamana ihtiyacınız olduğunu belirtmeniz gerekiyor. Zaman takibi yazılımı PeerBie ile, görev oluşturduktan sonra görevin zamanından aciliyetine kadar gerekli her detayı ekleyebilirsiniz. Bu sayede, hangi görevin önce ele alınması gerektiğini ve hangilerinin başka bir gün beklemesi gerektiğini bilmek zaman takibini kolaylaştıracaktır.
Büyük projelere öncelik vermek temel bir kuraldır. PeerBie ile görevleri önceliklendirmek de oldukça kolay. Tek yapmanız gereken son teslim tarihlerinin yanı sıra görevlerinizi veya projelerinizi ”Yüksek, Orta ve Düşük” seçeneklerinden biriyle önceliklendirmek. Unutmayın ki, sadece ofise doğru zamanda girip çıkarsanız, mükemmel bir iş-yaşam dengesi kurduğunuzu söyleyebilirsiniz.
Zamanınızı takip ettiğinizde, zamanınızı verimli mi yoksa boşa mı harcadığınızı bilmeniz çok daha kolay.
Kendinize zaman ayırın
Genellikle görevlerinizi, yapılacaklar listenizde birbiri ardına gelen görevlerle nasıl başa çıkacağınızı anlamak için planlarsınız. Ayrıca bu şekilde kendinize de bir zaman planlaması yapmanız gerekiyor. Örneğin, aileniz veya arkadaşlarınızla zaman geçirebilirsiniz.
Diyelim ki saat 14.00’te işleriniz bitecek, saat 16.00’da arkadaşlarınızla buluşmayı ve ondan sonra ailenizle vakit geçirmeyi neden bir alışkanlık haline getirmeyesiniz?
Yapılacaklar listenizden zamanınızı tüketen görevleri kaldırın
Yapılacaklar listenizde çok önemli olmayan fakat çok fazla zamanınızı alan görevler olabilir. Bu görevleri belirleyerek ortadan kaldırmalısınız.
Her gün çok gerekli olmayan şeyler üzerinde çalışmak üretkenliğinizi kötü etkileyebilir, bu yüzden bunları yapılacaklar listenizden uzaklaştırın. Zamanınızı tüketen önemsiz görevleri ortadan kaldırdıktan sonra, önemli olan görevleri belirleyin ve bu görevleri nasıl ele alacağınızı öğrenmeye çalışın.
PeerBie, ana sayfanızda yer alan gösterge panelinden hangi görevlerin ne kadar sürede tamamladığınızı görebilirsiniz. Önemli olmayan görevleri belirledikten sonra çok fazla zamanınızı aldıklarını bu panele bakarak anlayabilirsiniz.
Şu anda yaptığınız şeye konsantre olun
Yalnızca elinizdeki göreve odaklanmak, üretkenliğinizi açıkça artırabilir ve bir iş-yaşam dengesi sağlayabilir. Örneğin, tamamlanması yaklaşık 2 saat sürmesi gereken bir proje üzerinde çalışıyorsunuz fakat bazı küçük dikkat dağıtıcılardan dolayı bunu çok daha uzun sürede yapıyorsunuz. Yapmanız gereken, şu anda üzerinde çalıştığınız her göreve zaman sınırlamaları koymak ve bunlara uymaya çalışmaktır.
Bir gün önceden mantıklı bir program oluşturun
Programınızı aynı gün mü yoksa bir gün önceden mi oluşturuyorsunuz? Hepinizden yanıt toplayacak olsaydık birçok farklı görüş elde edebilirdik fakat çoğu üretken insan için işe yarayan hile, bir gün öncesinden mantıklı bir program hazırlamaktır.
Bir gün öncesinden yapılacaklar listesi belirleyerek, güne ne ile başlamanız gerektiğini ve gününüzü hangi görevlere bitireceğinizi bilerek uyanabilirsiniz. Ayrıca yerine getirdiğiniz her görevin üstünü çizin, böylece kendinizi bir tatmin duygusuyla baş başa bırakabileceksiniz. İş takibi aracı PeerBie‘de görevinizi tamamladıktan sonra günü bitirmeden önce görevin üstünü çizebilirsiniz. Bu sayede, tamamladığınız görevleri görmek sizi daha da gaza getirecek ve üretkenliğinizi artıracaktır.
Günün hangi zamanı daha üretken olduğunuzu belirleyin
Bazı insanlar gün içinde üretkenken, bazıları gece daha iyi çalışmaktadır. Ne zaman daha iyi çalıştığınızı bilmek, o saatlerde tamamlanması daha fazla çaba gerektiren görevleri planlamanıza yardımcı olabilir.
Unutmayın ki, bazı görevlerin çok fazla düşünmenizi gerektirirken, bazıları ise çok fazla zihinsel çabanızı gerektirmez. Zihniniz hala taze olduğu için karmaşık görevleri sabahları planlayın. E-postalarınızı cevaplamak, PeerBie mesaj kutunuzu kontrol etmek ve arama yapmak öğleden sonraya kalabilir.
Verimli çalışmak ve iş-yaşam dengesini korumak istiyorsanız, zaman takibi çok önemlidir.
Fakat kolay olmadığı için, birçok insan bu konuda hala mücadele ediyor. Umarız, bu makale yaptığınız her işte üretken olabilmeniz için zamanınızı etkin şekilde izlemenize yardımcı olur.