Proje Yöneticileri gereksinimleri ve problemleri anlamak, durumu açıklamak vb. konularda her seviye ve pozisyonda kişilerle görüşmeler yapmak zorunda kalırlar. Karşı tarafın istekli olup olmaması önemli olsa da Proje Yöneticisi üzerine düşeni yapmak zorundadır.
Bazı önerilerim aşağıdaki gibidir;
- Hangi konuda neyi hedeflediğinizi belirleyip, hazırlık yapın.
- Varsayımlarınızı gözden geçirin, karşı tarafı yönlendirmeye çalışmayın. Örneğin bir sistemi kullandığını varsaydığınız bir kişiye doğru nasıl kullandığını sormayın. Öncelikle kullanıp kullanmadığını ve sıklığını sorun.
- Ucu açık sorularla düşüncelerini ifade etmesini sağlayın. Örneğin beklentileriniz nedir diye sorabilirsiniz.
- Sözlerinizi ve sorularınızı tekrarlamayın.
- Konuşulanların sonradan gözden geçirilmesini planlayın.
- Konuşulan ve karar alınan her noktayı not alın ve takip edin.
- Size söylenenlerin doğrulanması gerekip gerekmediğini değerlendirin.
- Görüşmeyi belirli bir zaman aralığında bitirmeyi hedefleyin.
- Sorularınız basit olsun.
- Alışıldık terminolojiyi kullanın.
- Dikkatli dinleyin.
- Kısa ya da yavaş cevaplarda dikkatli olun. Söylenmek istenmeyen ya da bilinmeyen bir noktaya gelmiş olabilirsiniz.
- Varsayımızla birlikte sorunuzu sorun. Örneğin hiç kullanmamış olsanız da nasıl hayal ederdiniz?
- Karşınızdakini kendi düşüncelerini söylemesini cesaretlendirin. Örneğin cümleye “Sizin düşüncenize göre nasıl olmalı? Vb.
- Anladığınızı teyit edin ya da teyit ettirin.