Proje yöneticilerinin, paydaş yönetiminin proaktif yönetimi ile ilgili bir çok sorunu bulunmaktadır. Bunlara örnek verecek olursak;
• Proje yöneticileri tüm paydaşların kim olduğunu bilmeyebilir.
• Paydaşların kendi aralarında çatışan çıkarları vardır.
• Proje yöneticileri tüm paydaşların ihtiyaç ve beklentilerini karşılayamaz.
• Proje yöneticileri paydaş beklentilerini tam olarak yönetemez.
• Proje yöneticileri paydaşların katılımını sağlayamaz.
Bu sorunlar, okuduğunuz zaman ürkütücü olsa da alınabilecek önlemler ile çözülebilir. Bu sorunlara yönelik olarak izlemeniz gereken adımlar aslında oldukça basit olmakla birlikte bu adımlar uyguladığınızdan emin olmanız çok daha zordur;
• Paydaşların tümünü belirleyin.
• Gereksinimlerini, ihtiyaçlarını, beklentilerini ve hedeflerini analiz edin.
• Paydaşların rollerini ve sorumluluklarını net bir şekilde tanımlayın.
• Paydaşların ve onların gereksinimlerinin proje üzerindeki etkilerini açık yüreklilikle değerlendirin.
Önce paydaşları nasıl yöneteceğinizi planlayın
Paydaş Yönetimi yapmadan önce paydaşları nasıl yöneteceğiniz üzerinde düşünün. Bu size oldukça fayda sağlayacak bir avantaj sağlayacaktır. Bu aşamada her bir paydaşın yetenekleri ve projeye olan potansiyel katkılarını belirleyin. Proje ekibinizdeki arkadaşlarınızdan, konuyla ilgili olduğunu düşündüğünüz kişilerden her bir paydaşın diğer projelerde yarattığı veya çözümlesinde aktif rol aldığı sorunlar veya konular hakkında bilgi edinin.
Paydaşların etkisini belirlemek ve değerlendirmek için beyin fırtınası yöntemini kullanın.
Beyin fırtınası yöntemini kullanmak, proje ekibinizin projenin nihai ürünü üzerinde düşünmesine ve proje sonuçlarından kimlerin etkilenebileceğinin net şekilde belirlemesine yardımcı olur.
Paydaşlarınızla görüşün
Paydaşlarınızla görüşerek onların yazılı, sözleşmelerde yazanlar dışındaki gizli gereksinimlerini ortaya çıkarın. Paydaşların projeden ne beklediklerini düşünmelerini sağlayacak sivri uçlu sorular sorun. Örneğin: Bu projeyi sizin için başarılı kılacak şeyler nelerdir? Bu proje size başka şekillerde nasıl yardımcı olabilir? Kullanılan ürün veya hizmeti nasıl öngörüyorsunuz?
İşlevsel gereksinimleri tanımlayın
Üretmeyi planladığınız şeyin her zaman bir taslağını veya prototipini çıkarın. Çizimi paydaşlarla bir iletişim aracı olarak kullanın. Bu çalışma paydaşlara sonunda ne elde edeceklerine dair bir fikir verir. Projenin ilerleyen safhalarında düzeltilmesi çok maliyetli olabilecek yanlış anlaşılmaları projenin erken aşamalarında düzeltilmesi hem çok daha ucuzdur, hem de proje paydaşları işin içine daha fazla girmiş olur.
Paydaş beklentilerini yönetmek için sürekli iletişim kurun
İletişim bir proje yöneticisinin en önemli görevidir. Tüm paydaşları başlangıç toplantısına getirin, böylece herkes aynı bilgiyi duyar. Paydaşları projede neler olup bittiğinden sürekli haberdar edin. Proje çıktılarında herhangi bir değişiklik konusunda onları sürekli güncel tutun. Proje sırasında önemli çıktıları gözden geçirmelerini ve kabul etmelerini sağlayın. Paydaşlarınızla iletişime ne kadar çok zaman harcarsanız, değişiklikleri yönetmek için projenin daha ilerideki aşamalarında o kadar az zaman harcarsınız.
Kategoriler:Proje Yonetimi