Yapılacak işler ve bu işlerin yapımında kullanılacak kaynakların listelenmesi olarak da belirtilen proje, bazı yazarlar tarafından su şekilde tanımlanmıştır;
- Özgün ve belirlenmiş zaman dilimi içerisinde amaca ulaşmak için planlanan bir kerelik olaylardır (Reid ve Sanders, 2002).
- Daha önceden yapılmamış, örgütsel kaynakların bir araya getirilmesiyle, yüksek performans sağlamak için örgütsel stratejilerin yardımıyla bir şeyler yaratmaktır (Cleland, 1990).
- En geniş anlamda proje, başarıyla gerçekleştirilen özel ve sonu olan bir görevdir (Meredith ve Mantel, 2000).
- Proje, özgün ürün, hizmet ya da sonuçlar yaratmak için üstlenilmiş geçici çabalardır (Project Management Institute, 2003).
Bu tanımlamaların ışığında projenin temel özellikleri; geçicilik, özgün ürün, hizmet ya da sonuçlar ve programlı-özenli ilerleme olmaktadır. Proje Yönetim Enstitüsü ( PMI, 2003) bu özellikleri aşağıdaki gibi açıklamıştır.
Geçicilik
Projenin geçiciliği, her projenin belirli bir başlangıç zamanı ve yine belirli bir bitiş zamanının olmasıdır. Projenin bitiş zamanı geldiğinde, projenin amaçlarına ulaşılmış yani görev tamamlanmıştır ya da projenin amaçlarına ulaşamayacağı anlaşılmıştır. Diğer bir ifadeyle projenin daha fazla devam ettirilmesine gerek kalmadığı için sona erdirilmiştir. Bununla birlikte projenin geçiciliği projenin kısa süreli olduğu anlamına gelmez (PMI,2003). Geçicilik özelliği projenin çıktısı olan ürün, hizmet ya da proje tarafından yaratılan sonuçlar için geçerli değildir. Projelerin geçici olmasının etkileri ya da projeyi sınırlandıran etkenleri su şekilde de sıralamak mümkündür;
- Fırsat ya da pazara giriş zamanı genellikle belirli zamanları kapsar bu yüzden ürün veya hizmet yaratmada kullanılacak projeler sınırlı bir zaman dilimine sahip olacaktır.
- Proje için çalışan birimler yani proje takımı, nadiren projeden daha uzun ömre sahiptir. Proje takımlarının tek amacı projeyi yürütmektir, proje sona erdiğinde takım dağıtılır ve başka projelerde görev alırlar (PMI, 2003).
Özgün Ürün, Hizmet ya da Sonuçlar
Projeler ürün, hizmet ya da sonuç şeklinde özgün çıktılar oluşmasını sağlar. Projenin sonunda ortaya çıkan;
- El ile ya da makinelerle üretilmiş, sayılabilen, son kullanıcı ya da ara kullanıcıya yönelik ürünler,
- Üretim ya da dağıtım gibi isletme fonksiyonlarını destekleyen hizmetler,
- Belge ya da karar gibi sonuçlardır.
Örneğin, bir araştırma projesi piyasa eğiliminin günümüzde nasıl olduğu ya da yeni bir oluşumun topluma fayda sağlayıp sağlamayacağı hakkında karar vermeyi sağlayacak bilgi içerir (PMI, 2003).
Programlı İlerleme
Programlı ilerleme de geçicilik ve özgünlük gibi projenin genel özelliklerinden biridir. Projenin bu özelliği, projenin adım adım geliştiğini ve ilerlediğini, bu ilerlemenin de artarak devam ettiğini anlatır. Proje takımı, amaçların ve proje çıktısının ne olacağını tam olarak algıladığında, projenin çalışma alanı geniş bir biçimde tanımlanabilir, projenin daha belirgin bir hale gelmesi ve bununla birlikte de detaylandırılması sağlanabilir.
Proje gereklerinin bu şekilde ilerlemesi için çalışma alanının doğru tanımlanması gerekir. Özellikle eğer proje bir sözleşme altında yürütülüyorsa programlı hareket etmede daha dikkatli olunmalıdır. (PMI, 2003)
Projelerin insan hayatında çok önemli bir yeri vardır, pek tabi ki bu karmaşık, yeni yani ilk defa ortaya konan ve bir defaya mahsus görevlerin gerçekleştirilmesi projenin iyi bir şekilde yönetilmesine bağlıdır.