Ana Başlıklar;
Tutanak Nedir?
Tutanak kelimesinin birkaç değişik anlamı vardır:
1. Meclis, kurul mahkeme gibi yerlerde söylenen sözlerin olduğu gibi yazıya geçirilmesi, zabıt, zabıtname.
2. İlgililerce imzalanmış, bir durumu anlatan yazı, zabıt varakası.
3. Birçok kimsenin imzaladığı rapor, mazbata.
Değişik amaçlarla düzenlenen toplantılarda yapılan konuşmaların olduğu gibi yazıya geçirilmesi ve bu yazılanların yetkililerce imzalanmasıyla resmiyet kazanan yazılara tutanak denir. Bu tarzdaki tutanaklar, genellikle zabıt kâtipleri tarafından yazılır.
Bir olayın veya bir durumun nasıl olduğunu ifade eden ve ilgili (veya yetkili) kimseler tarafından imzalanan belgelere de tutanak adı verilir.
Bir toplantı tutanağı hazırlanırken önce toplantının hangi tarihte, ne zaman ve nerede nasıl başlatıldığı belirtilir. Toplantılarda önceden belirlenmiş ve ilgililere duyurulmuş gündem maddeleri sırasıyla tartışılır ve o konuyla ilgili karar verilir. Tutanağını yazan kişi, toplantıda söz alanların düşüncelerini (veya beyanlarını) açık ve öz olarak aynen yazar. Toplantının bitiminde ilgililer tutanağın
altını imzalarlar.
Olay tutanakları yazılırken olayın ne olduğu, nerede, ne zaman ve nasıl cereyan ettiği, olaya kimlerin ne şekilde karıştığı (varsa tanıkların ifadeleriyle birlikte) yazılır ve ilgilerce imzalanır. Tutanaklar, yalın ve açık bir üslupla, sanat yapma kaygısından uzak, kişisel görüş ve yorumlara yer verilmeden aynen yazılır.
Tutanak Nasıl Yazılır?
- Başlık bölümü kağıdın üst orta kısmına tamamı büyük harfler ile yazılmalıdır. Başlık bölümü olayın ya da yapılan işlemin içeriğini yansıtacak şekilde seçilmelidir (Örnek: Kaza tespit tutanağı). İçerik, kelime ya da cümle ile belirtilemeyecek şekilde ise başlık için sadece TUTANAK tabirini kullanmak da yeterli olabilir.
- Tutanaklar A4 veya A5 boyutunda kağıtlara yazılmalıdır.
- Bilgisayar ve daktiloda yazılabileceği gibi, okunaklı olmak şartıyla el yazısı ile de yazılabilir.
- Tutanaklar elle yazıldığında dolma kalem veya tükenmez kalemle yazılmalıdır. Kurşun kalem kullanılmaz.
- Tutanak içindeki açık kimliğe dair olanlar dışında kalan bilgilerin rakamla yazılması durumunda, parantez içerisinde harflerle de yazılmalıdır.
- Tutanaklar, başlık ve imza bölümü dışarıda bırakılırsa tarih ve saatle başlar, tarih ve saatle biter.
- Tutanaklar sade bir dille ve olayların oluş sırasına göre hukuk terimleri kullanılarak imla kurallarına uygun olarak düzenlenmelidir.
- Tutanaklar en az üç nüsha düzenlenmelidir.
- Yapılan bir toplantıyla ilgili tutanak tutulmuşsa toplantının tarihi, yeri ve saati ile toplantıya kimlerin katıldığı mutlaka belirtilmelidir.
- Toplantıda alınan kararlar özetle tutanağa geçirilmeli, kararlar maddeler halinde sıralanmalıdır.
- Tutanakta olayın meydana geldiği yer ile zaman dilimi (hangi gün, hangi saatte başlayıp, ne zaman bittiği) mutlaka bulunmalıdır.
- Tutanak düzenlenmesine konu olan suç veya olayın ne şekilde öğrenildiği belirtilmelidir.
- Olay ile ilgili şüpheli, tanık, şikayetçi mağdur tarafından verilen ilk beyanlar özetle tutanağa yazılır.
- Tutanaklarda 5N (Ne, nerede, ne zaman, nasıl ve niçin) 1K (Kim) sorularının cevabı bulunmalıdır. Tutanaklar, doğru ve gerekli bilgileri içermeli, eksik, gereksiz ve yanlış bilgiler tutanakta yer almamalıdır.
Tutanağın Bölümleri
Başlık
Olayın veya yapılan işlemin içeriğine göre tutanağın üst orta bölümüne büyük harflerle başlık yazılır. Konunun içeriğinin açıklanmaması halinde sadece TUTANAK yazılması da yeterlidir.
Giriş
Tutanak tutulması gerektiren konuya hazırlayıcı bilgiler verilen, düzenleme nedenini açıklayan başlangıç bölümüdür. Görevli olunan yer ve zaman dilimi, olayın öğreniliş şekli belirtilir.
Gelişme
Olayın başlangıç, gelişme ve sonucunun yazıldığı bölümdür. İlgili kişilerin açık kimlikleri, olayın ispatına yarayacak iz ve delillerin yer aldığı bölümdür.
Sonuç
Yazının bir tutanak olduğunun, taraﬂ arca okunduğu ve tanzim edildiği yerin belirtildiği bölümdür.
Tarih ve saat
Tarihin ve saatin yazılması zorunludur. Aksi halde tutanağın hukuki değeri azalır. (Sonuç bölümünden sonra ara verilmeksizin yazılır.)
İmzalar
Başta görevliler olmak üzere olay veya işleme göre diğer kişilerin ad-soyad, unvan ve imzalarının bulunduğu bölümdür. Tutanakların birden fazla sayfadan oluşması halinde, imza kısmı son sayfada açılmalı, önceki sayfalar tutanağı imzalayan kişiler tarafından paraflanmalı veya imzalanmalıdır. İmza atmasını bilmeyen kişilere, sağ el işaret parmağı ile isminin üzerine parmak bastırılır. İmzalamak istemeyenler için imzadan imtina ettiği isminin altına yazılır.
Tutanak Çeşitleri
Resmi kurumlarda birçok durum için önceden hazırlanmış tutanaklar vardır. Bu tutanaklarda tarih ve kişisel bilgiler alanı boş bırakılmıştır. Bunun dışında kişiler bir toplantı ya da vaka ile ilgili tutanağı elle de yazabilir. Resmi kurumlarda hazır tutanak olarak kullanılan tutanak çeşitlerinden bazıları şunlardır:
- Toplantı Tutanağı
- Suçüstü Tutanağı
- Kimlik Tespit Tutanağı
- Seçim Tutanağı
- Olay Tespit Tutanağı
- Yakalama Tutanağı
Tutanak Örnekleri
Verdiğimiz bilgiler doğrultusunda bazı tutanak örnekleri verelim:
» Diğer metin türleri hakkında bilgi almak için Metinlerin Sınıflandırılması adlı yazımızı inceleyebilirsiniz.