Etkili zaman yönetiminde izleyeceğiniz 7 adım, istediklerinizi gerçekleştirecek, stresinizi azaltacak ve hedeflerinize başarı ile ulaşmanızda yardımcı olacaktır.
Etkili Zaman Yönetiminde 7 Adım
1. Önceliklerinizi belirleyin.
Sizin için önem taşıyan sonuçların neler olduğunu düşünün ve kesinleştirin. Neyi, ne zamana kadar başarmak istediğinizi net bir şekilde belirleyin. Eğer aynı alanda birden fazla önceliğiniz varsa (özel veya profesyonel), başlangıç olarak bir veya iki tanesini seçin veya onları önem sırasına koyun. Örneğin, işyerinde yönetici olmak için çaba gösterirken, tam o sırada size master yapma imkanı doğdu. Bir süredir de Fransızcanızı geliştirmek üzere akşam kurslarına devam ediyorsunuz. Bunun gibi birden fazla hedef üzerinde çalışmak stres düzeyinizi artırır ve verimliliğizi düşürür
2. Önceliklerinizi somut hedeflere dönüştürün ve hedeflerinizi tamamlayıcı faaliyetler belirleyin.
Her bir hedefi tamamlayıcı faaliyetlere bölün. Hedefi başarmak için gerekli olan uygulama adımlarını tanımlayın. Her bir adımda yapılacak faaliyetler için gerekli olan ihtiyaç ve kaynakları saptayın. Bu yaklaşım, başarı yolunda organize olmanıza yardımcı olur. Hedefe doğru ilerlemenizde ihtiyacınız olan her neyse ona ulaşmanızı sağlar. Eğer hedefinize ulaşmak diğer insanların işbirliği ve yardımını gerektiriyorsa, kaynakların tam olarak neler olduğunu bilmek önemlidir. Örneğin, yeni evli bir erkek eğer master yapmak isterse, bu durumda karısının desteği gerekmektedir, çünkü birlikte geçireceği zamandan fedakarlık etmek zorunda kalacaktır.
3. Hedefe ulaşmak için yapılacak işlerin zaman planını yapın.
İşle ilgili hedefler için yaptığınız zaman planı gibi kişisel hedefler için de bir planınız olsun.(1 Marta kadar spor kulübüne üye ol) Her bir faaliyeti ve gerçekleşmesi gereken tarihi takviminize yazın. Bu şekilde planlama yapmak size yön vererek, hedefinize olan bağlılığınızın adım adım gerçekleşmesini sağlar. Kütüphanelere, internet, elektronik haber grupları ve diğer kaynaklara nerede, nasıl ulaşacağınızı henüz ihtiyaç ortaya çıkmadan araştırıp bulun. Bu kaynaklara önceden ulaşmak için zamanınızı planlayın. Bunları yapmak için elinizdeki işin son teslim tarihinin kesinleşmesini beklemeyin.
4. “Aylık takvime” ve “planlama not defterine” zaman kazandıran araçlar olarak bakın.
Sizin için önemli olayları planlayarak, tarihleri not defterinize yazın ve bu defteri sürekli yanınızda taşıyın. Takviminizi kullanmanız, olayları hatırlamanızı ve verilen sözlerin göz önünde olmasını sağlar. Hedeflerinize doğru atılan adımlarla gerçekleştirdiğiniz ilerlemeyi değerlendirmek üzere, belirli aralıklarla takviminizi gözden geçirin. Önemli günleri renkli kalemle işaretleyin. Böylece hedefinize ulaşırken attığınız adımlar, renkli bir şekilde hatırlanır.
5. Zamanınızı alan ve hedeflerinizin hayata geçmesine hizmet etmeyen rica ve fırsatlara “hayır” demeyi öğrenin.
Mümkün olduğu sürece “hayır” diyebilmek zamanınızı planlamada önemli bir rol oynar. Bunu güvenli biçimde, saygılı ve inançlı bir şekilde yaparsanız, daha sonra, daha kolay “evet” diyebilir ve aynı anda planlanmış faaliyetlerinizi takipte kendinize verdiğiniz sözleri de yerine getirebilirsiniz.
6. Etkili zaman kullanımında ortaya çıkan engelleri tanımlayın.
İşlerinizi erteler, kapasitenizin üzerine çıkma, veya takviminizi, plan defterinizi kullanmayı unutma eğilimi gösterecek olursanız, neden böyle olduğunu düşünün. Neden zaman yönetimine direnç gösterdiğinizi keşfetmek, davranışınızın nedenini anlamanıza yardımcı olur. Yapılacak olan görev sıkıcı mı? Gerçekten yapmak istiyor musunuz? Takvim veya plan defteri kullanmak size kendinizi fazla kontrollü mü hissettiriyor? Zamanı kullanmakla ilgili kendi düşünce ve duygularınızın farkına varmanız, farklı alanları araştırmanıza ve bu alanları tanımlamanıza yardım edecektir. Özellikle profesyonel ve özel hedeflerinize ulaşma konusunda tatmin olmuyorsanız buna dikkat edin.
7. “Yapmak” ve “Olmak” arasındaki dengeyi sağlamak için çaba sarfedin.
Planınıza “eğlence saati” koymayı unutmayın. Böylece daha iyi vakit geçirerek endişe ve stres miktarını azaltırsınız. Bu yaklaşımla, zamanınızı etkili yöneterek daha üretken olabilir ve iyi ilişkiler yaşayabilirsiniz. Mükemmeliyetçi olmak, etkili zaman yönetiminin asıl hedefi değildir. “Daha fazla” demek “daha iyi” demek değildir. Takviminizi yapılacaklar listesi ile doldurmak, hayatınızdan daha fazla tatmin olmanızı sağlamaz. Etkili zaman yönetimi, sadece fazla sonuç elde etmenizi değil, aynı zamanda yaşamınızın daha anlamlı olmasını sağlayacak bir araçtır. Yaptığınız her şeyi daha anlamlı kılacak olan yolculuğunuz sırasında size sunulan bu 7 adımı bir rehber olarak kullanın.
İyi şanslar!
Kaynak:
- extract from ISMA-USA newsletter Vol.1 , Issue 1 Spring 1999By Betty Clark Carlson, Ed.D.Professor in Special Education, Chaminade University of Honolulu, Honolulu, Hawaii. ISMA-USA member.