Çalışanların İzlenmesi mi Gözetlenmesi mi?
Zaman yönetimi, herhangi bir şirkette iş sürecini organize etmenin çok önemli bir parçasıdır. Bununla birlikte, bazı yöneticiler bazı çalışanların özgürlüklerine göz yumma eğilimindeyken, diğerleri tam kontrol yöntemini kullanır. Hangi yaklaşımın daha verimli olduğunu ve fazla ileri gitmediğini bu makaleden öğrenebilirsiniz.
Özgürlükler Kimin İçin Mazur Görülemez?
Uzmanlara göre, herhangi bir şirkette üç tür çalışan vardır. Bunlar yüksek performanslı uzmanlar, görevlerini "iyi" yapan ortalama çalışanlar ve planları yerine getiremeyen ve disiplini düzenli olarak ihlal eden çalışanlardır. Ve bu çalışanların her birine yöneticilerin farklı yaklaşımları olmalıdır. İşletme Profesörü Sara Ramos, "Değerli profesyonel çalışanların geç kaldığı nadir durumları görmezden gelebileceğiniz açıktır" diyor ve ekliyor: "İkinci kategoriyle ilgili olarak, her türlü geç kalmayı takip etmeli, nedenini bulmalı ve nedenin ne kadar alakalı olduğuna bağlı olarak uygun bir karar vermelisiniz. Bu durumlarda kınama cezası vermek mümkündür.
Çalışan sürekli olarak geç kalıyorsa ve bunun nedeni önemsizse, azarlama çalışanı davranışını düzeltmeye ve iş kalitesini artırmaya teşvik edebilir. Aksine, bu gerçekleri görmezden gelmek, daha fazla ihmalkarlık ve müteakip geç kalmalar için teşvik edici olacaktır. Geç kalma nedeni geçerliyse, çalışan affedilebilir." Sürekli disiplin ihlallerinde farklı bir taktik kullanmalısınız. Bu durumda, bir kınama gereklidir, ancak geri bildirimle birlikte. Sara Ramos, "Disiplin ihlallerinin izin verilen sayısı her şirkette farklıdır, İş Davranış Kuralları ve kurumsal standartlar tarafından yönetilmelidir," diyor ve ekliyor: "Bu konuda ne kadar çok bireysel yorum varsa, ihmalkâr çalışanları o kadar kışkırtır."
Uzmanlar, önemli olanın çalışanın geç kaldığı süre değil, geç kalmanın düzenliliği olduğunu belirtmektedir. Nihayetinde verimliliğin düşmesine yol açan da budur. "Geç kalma, çalışanın davranışında sistematik ya da nadir bir istisna olabilir" diyen blog yazarı Jesse Allen şöyle devam ediyor: "Çalışan bunu tekrar tekrar yaptığında ve geç kalma nedenlerini ortadan kaldırmak için herhangi bir önlem almadığında cezalandırılması uygundur. Bununla birlikte, bazen çalışanın nedenlerini bulmasına ve dakikliğini geliştirmesine yardımcı olunması önerilir."
Kontrol Yöntemleri
Geç kalmanın yanı sıra, çalışanların mesai saatleri içinde kişisel meselelerini gündeme getirmeleri de verimliliği önemli ölçüde azaltabilir. Yöneticilerin de belirttiği gibi, en "becerikli" çalışanlar kendi işlerini bile kurabilir ve örneğin müşteri çalmak gibi şirketten kaynak çalabilirler. CleverControl Proje lideri Christopher Hughes, "Herhangi bir çalışanın faaliyeti hem üretken hem de verimsiz olabilir" diyor ve ekliyor: "SMM-pazarlama yöneticisi Facebook'ta vakit geçiriyorsa, şirketin gelişimi için çalışıyor demektir. Aynı şey bir programcı tarafından yapılıyorsa, bu kişisel bir meseledir. Aynı şekilde, iş arama siteleri bir İK yöneticisi tarafından ziyaret edildiğinde şirketin sorunlarını çözmek için bir araç haline gelirken, bir satıcı tarafından ziyaret edildiğinde çalışanın ayrılma niyetinin bir işareti haline gelir." Dolayısıyla, her meslek için kendi verimli ve verimsiz programlar ve web siteleri listesi vardır.
Çalışanların izlenmesi için yöneticiler, astları hakkında bilgi toplamak için özel sistemler kullanabilir. Bu yöntem özellikle BT ve SMM çalışanları için geçerlidir. Jesse Allen, "SMM yöneticisinin işinin özellikleri, her adımın sonucunun çok önceden izlenebilmesidir" diyor ve ekliyor: "Çalışanın dikkatini dağıtmanıza bile gerek yok, çünkü istatistikler açık ve sürekli güncelleniyor. Çalışanın en aktif olduğu ve en aktif olmadığı zamanlar bellidir. Buna ek olarak, sonuç açıkça görülebiliyor ve bu da ayarlamalar yapılmasına olanak tanıyor." İzlemenin kendisi çalışan için görünmezdir, bu nedenle kontrolün tam olarak hangi anlarda yapıldığını söyleyemez ve bunun sürekli olduğunu varsayar. Bu da her zaman verimli çalışmaya motive eder.
Christopher Hughes, "Müşterilerimizle yaptığımız görüşmelerde bir tür eşik belirledik - çalışma süresinin %80'i iş görevlerine harcanmalı" diyor ve ekliyor: "Geri kalan zaman molalara, kişisel konulara ve boş zamanlara harcanabilir. Bu arada, çalışanları bilgisayarlarının başında dinlenmemeye teşvik etmek gerekir. En iyisi dışarı çıkmak ve biraz temiz hava almaktır."
Zorbalık mı optimizasyon mu?
Çalışanların izlenmesinde çok ileri gitmemek ve yönetici zorbası olarak görülmemek için uzmanlar, izleme sistemlerinin çalışanları cezalandırmak veya suçlamak için değil, yalnızca iş süreçlerinin optimizasyonu için kullanılmasını önermektedir. StarrCounter'ın kurucusu Jacob Rogers, "Bir çalışan eğlence sitelerinde çok fazla zaman geçiriyorsa, ona daha fazla iş görevi vermelisiniz. - Bir çalışan işe her zaman geç kalıyorsa, ofiste hiç geç kalmıyorsa ve verilen görevleri zamanında yerine getirmiyorsa, o zaman meslektaşlarının çok gerisindedir ve ikramiyeleri hak etmiyordur. Ve eğer ayın başında bu konuda bilgilendirilirse, o zaman bu çalışan muhtemelen hata yapmamaya çalışacaktır. Bu nedenle, izleme konusunda çok ileri gitmemek için, sistemin uygulanması aşamasında çalışanları tüm korku ve yanlış anlamalardan kurtarmak, bu izlemenin kullanımına ilişkin net kurallar ve amaçlar belirlemek gerekir." Her durumda, şirket tarafından benimsenen çalışan izleme standartları ekip içinde protestolara neden olmamalıdır.
"Bir çalışan işe alınma sürecinde bunu öğrenmeli ve dolayısıyla kuralları kabul etmelidir. Kontrol olmadan üretkenlik olmaz ve bu da zamandan tasarruf etmek için ayrıntılı olarak yapılandırılmalıdır. Bir ihlalin cezası kaçınılmaz olmalı, aynı zamanda iyi performans için de bir ödül olmalıdır" diyor Jesse Allen.