Hayalet çalışan, bir işverenin maaş bordrosunda olan, ancak aslında şirket için çalışmayan kişidir. Bordro departmanındaki bir kişi, maaş bordrosu sisteminde hayalet bir çalışan yaratır ve sürdürür ve ardından bu kişiye yönelik maaş çeklerini durdurur ve nakde çevirir. Aşağıdakiler hayalet bir çalışan yaratmanın yollarıdır:
Gerçek bir çalışan şirketten ayrılır ve birkaç ek ödeme dönemi için bordro kayıtlarında tutulur ve fail ek maaş çeklerini keser.
Gerçek bir çalışan izne çıkar ve yokluğunda maaş bordrosu kayıtlarında tutulur, yine maaş çekleri kesilir.
Tamamen sahte bir çalışan oluşturulur ve sistemde tutulur ve ilgili tüm maaş çekleri faile yönlendirilir.
Bordro sistemi sonunda maaş çekleri uzatılmakta olan ve tespit edilebilecek çalışana şişirilmiş bir W-2 Formu vereceğinden, ilk iki seçenek keşfedilmeye meyillidir. İlgili Form W-2'yi alacak kimse olmadığı için tamamen sahte çalışan yaklaşımı daha güvenlidir.
Bir fail, şirkette çalışanlarının maaş bordrosu veya zaman çizelgelerini çapraz kontrol etmeyen bir veya daha fazla yönetici olduğunda, tespit edilmeden hayalet bir çalışan dolandırıcılığı gerçekleştirebilir. Bir çalışanı departmanlarına yerleştirmek nispeten kolaydır. Tersine, bu dolandırıcılığın önlenmesi, tüm çalışanların geçerli olduğundan emin olmak için tüm amirlerin doğrudan raporları için maaş bordrosu kayıtlarını dikkatli bir şekilde incelemesini içerir.
Hayalet çalışanları tespit etmenin iyi bir yolu, maaşından çok az kesinti olan veya hiç kesintisi olmayan birini aramaktır. Fail, özellikle de işverenden çalabilecekleri para miktarını azaltacağından, nadiren tam bir sosyal haklar listesi oluşturma zahmetine katılır.