Bu politika, şirketin nakit yasallaştırma karşıtı politikası (AML politikası) ile birlikte okunmalı ve nakit yasallaştırma ve terörizmin finansmanına yönelik faaliyetlerle ilgili yürürlükteki yasalara tam olarak uyulmasını sağlamalıdır. Bu politikanın amacı, mevcut AML yasalarına tam uyum sağlamak için şirket tarafından takip edilen «müşterinizi tanıyın» («KYC») prosedürlerine ilişkin rehberlik sağlamaktır. Bu politika, Komisyoncuları temsil eden tüm yetkililer, çalışanlar, yan kuruluşlar ve şirket tarafından sunulan ürün ve hizmetler için geçerlidir. 1. MÜŞTERİNİN SINIFLANDIRILMASI VE TANIMLANMASI İÇİN PROSEDÜRLER
Şirket, müşteri Sınıflandırması ile ilgili geçerli mevzuatın tüm gerekliliklerini ve aşağıda açıklandığı gibi tanımlama ve durum tespiti prosedürlerini kabul etmiştir. Müşteri Sınıflandırması
Müşteriler risk seviyelerine göre üç ana kategoriye ayrılır:
Müşteri kimliği doğrulama (Due Diligence)
- Düşük riskli müşteriler
Şirketin, müşterinin düşük riskli bir müşteri olarak sınıflandırılmaya uygun olup olmadığını belirlemek için yeterli bilgiyi toplaması gerektiğini belirtmek gerekir:
- Başka bir ülkede bulunan ve şirketin düzenleyici kurumları tarafından belirlenen daha yüksek veya eşdeğer taleplerde bulunan kredi veya finans kuruluşları.
- Menkul kıymetleri diğer ülkelerin düzenlenmiş piyasasında işlem görmesine izin verilen ve yürürlükteki yasalara göre açıklama gerekliliklerine tabi olan kuruluşlar.
- Standart risk düzeyine sahip müşteriler
Yüksek riskli veya düşük riskli kategoriye girmeyen tüm müşteriler, standart risk düzeyine sahip müşteriler olarak kabul edilecektir.
- Yüksek riskli müşteriler
Aşağıdaki kriterlere göre müşteriler, aşağıdaki koşullar nedeniyle yüksek riskli müşteri olarak sınıflandırılır:
- Kişisel kimliği olmayan müşterile (non face-to-face clients);
- Üçüncü şahıs adına müşteri hesapları;
- Politik açıdan önemli kişilerin hesapları («PEP»);
- Kumar / kumarla ilgili iş;
- FATF tavsiyelerini uygulamayan ülkelerden gelen müşteriler;
- Nakit yasallaştırma ve terörizmi finanse etme riski yüksek olan müşteriler;
- Şirket tarafından yüksek riskli bir müşteri olarak sınıflandırılan başka herhangi bir müşteri.
2. HESAP AÇMA VE MÜŞTERİ BELGELERİNİN KYC DOĞRULAMA PROSEDÜRLERİ
- Due Diligence koşulları
Müşteri tanımlama ve durum tespiti prosedürleri aşağıdaki koşullar altında geçerlidir:
- İş ilişkileri kurarken;
- İşlem tutarından bağımsız olarak nakit ve terörizmin finansmanının yasallaştırılmasından şüphe duyulduğunda;
- Daha önce alınan müşteri kimlik bilgilerinin doğruluğu konusunda şüpheler varsa;
- Müşterinin kimliğini doğrulamak ve uygun bir gerekçe göstermeksizin ekonomik profilini oluşturmak için gerekli verileri ve bilgileri sağlayamaması veya reddetmesi.
- Due Diligence süresi
- İş ilişkisi kurulmadan veya işlem yapılmadan önce Müşteri Kimliği ve Due Diligence doğrulaması yapılmalıdır;
- Nakit yasallaştırma ve terörizmin finansmanının sınırlı bir riski olması koşuluyla, müşterinin kimliğini doğrulamak, normal iş faaliyetlerini bozmamak için gerekirse, iş ilişkileri kurulduktan sonra tamamlanabilir. Böyle bir durumda, bu prosedürler mümkün olan en kısa sürede tamamlanmalıdır;
- Mevcut bilgilerin değerlendirilmesi, belgelerin, verilerin veya bilgilerin güncel olduğundan emin olmak için düzenli olarak yapılmalıdır;
- Due Diligence doğrulama prosedürleri yalnızca tüm yeni müşterilere değil, aynı zamanda risk değerlendirmesine dayalı olarak mevcut müşterilere de uygulanmalıdır;
- Müşteri hesabı açıldığında, dikkatli bir şekilde izlenmelidir;
- Denetim yılda en az iki kez yapılmalıdır ve inceleme sonuçlarının kısa bir özeti ile değerlendirme müşterinin arşivinde saklanmalıdır;
- Belirli aralıklarla Şirket, tahmini verileri gerçek hesap cirosu ile karşılaştırmalıdır;
- Herhangi bir ciddi sapma, yalnızca şirketin belirli bir hesapla ilgili olası eylemleri için değil, aynı zamanda müşteriyi temsil eden kişinin veya kuruluşun güvenilirliğini değerlendirmek için de araştırılmalıdır.
- Due Diligence işlemleri
Şirket'in müşteri tanımlamasına ilişkin yasal gerekliliklere uyum sağlamak için izlediği uygulama, risk temelli bir yaklaşımla gerçekleştirilmekte olup, aşağıda belirtilmiştir:
- Standart Due Diligence prosedürü, standart risk düzeyine sahip müşteriler için geçerlidir ve aşağıdakileri içerir:
- Güvenilir ve bağımsız bir kaynaktan elde edilen bilgilere dayanarak müşteriyi tanımlamak ve müşterinin kimliğini doğrulamak;
- Tüzel kişiler için müşteri mülkiyeti ve kontrol yapısı oluşturulması;
- İş ilişkisinin amacı ve amaçlanan doğası hakkında bilgi edinme;
- Gerçekleştirilen işlemlerin, müşteri ile bağlantılı olarak Şirket'in elinde bulunan veri ve bilgilere karşılık gelmesini sağlamak için, tüm faaliyet dönemi boyunca işlemlerin analizi de dahil olmak üzere, iş ilişkilerinin sürekli olarak izlenmesini sağlamak.
- Basitleştirilmiş Due Diligence prosedürü, düşük riskli müşterilere uygulanabilir. Bu prosedür, şirketin herhangi bir geri istisna, muafiyet veya eşik değerinden bağımsız olarak nakit yasallaştırmaktan şüphelenmediği ve mutlaka bir iş ilişkisi kurarken yapılmadığı durumlarda geçerlidir.
- Genişletilmiş Durum Tespiti, doğası gereği yüksek fon ve terör finansmanı riski oluşturabilecek durumlarda uygulanmalıdır. Şirket, aşağıdaki önlemlerden birini veya birkaçını uygulayarak yüksek riski telafi etmek için belirli ve yeterli önlemleri almalıdır:
- Müşterinin kimliğinin ek belgeler, veriler veya bilgilerle doğrulandığından emin olunması;
- Gönderilen belgeleri kontrol etmek ve onaylamak için ek önlemlerin uygulanması;
- İlk ödeme işleminin, Şirketin düzenleyici otoriteleri tarafından belirlenen daha yüksek veya eşdeğer gereksinimleri olan bir ülkede faaliyet gösteren bir bankada müşteri adına açılan bir hesap aracılığıyla yapılmasını sağlanması.
- Doğrulama prosedürü
Bu doğrulama prosedürü, bir iş ilişkisinin kurulması sırasında müşterinin kimliğini doğrulamak için Şirket tarafından gerçekleştirilecektir:
- Şirket, bir ekonomik profilin oluşturulmasının yanı sıra uygunluk ve uygunluk değerlendirmesinin, bir iş ilişkisi kurmadan önce herhangi bir zamanda gerçekleştirilmesi gerektiğini garanti eder;
- Müşterilere kimlik belgelerini Şirkete sunmaları için 15 (on beş) günlük bir ek süre verilir.
15 günlük bir süre içinde Şirket aşağıdakileri sağlamalıdır:
- Fonlar yalnızca müşterinin banka hesabından veya müşterinin adına bir banka hesabıyla ilgili başka şekillerde gelebilir;
- Müşterilere, kimliklerini kanıtlayan belgeler talep eden bildirim / hatırlatma e-postaları gönderilecektir;
- Doğrulama prosedürünün zamanında tamamlanmaması durumunda hesabın kapatılması;
- Şirket, müşteri fonlarını elinde tutmaz ve nakit yasallaştırma şüphesi yoksa hesaplar dondurulamaz.
- Diğer Due Diligence ile ilgili sorular
- Politik açıdan önemli kişiler («PEP»)
Politik olarak önemli kişiler («PEP»), başka bir ülkede önemli hükümet işlevleri verilmiş veya atanmış kişiler ve politik olarak önemli kişilerle yakın ilişkileri olan kişilerdir. Şirket, potansiyel bir müşterinin politik açıdan önemli olup olmadığını belirlemek için aşağıdaki ek Due Diligense önlemlerini almalıdır:
- Bir müşteriyle iş ilişkisi kurmadan önce yönetimden özel onayın alınması;
- Müşterinin varlıklarının kaynağını ve bir iş ilişkisi veya işlemin kurulmasıyla bağlantılı fonların kaynağını belirlemek için uygun önlemlerinin alınması;
- İş ilişkilerinin kapsamlı ve sürekli izlenmesinin sağlanması.
- Anonim veya numaralı hesaplar
Şirketlerin anonim veya numaralandırılmış hesaplar tutması yasaktır.Ayrıca, Şirket, anonimliği teşvik eden işlemlerden kaynaklanabilecek nakit yasallaştırma veya terörizmin finansmanına yönelik herhangi bir tehdide özel dikkat göstermeli ve nakit yasallaştırma veya terörizmin finansmanı amacıyla kullanılmasını önlemek için önlemler almalıdır.
- Due Diligence prosedürlerini üçüncü taraflar tarafından yürütülmesi
Şirket, müşterinin Due Diligence gerekliliklerini yerine getirmek için üçüncü taraflara başvurabilir ve onlara bu konuda güvenebilir. Ancak, bu gibi durumlarda, bu gereklilikleri yerine getirmenin nihai sorumluluğu, üçüncü bir tarafa dayanan Şirkete aittir.
Şirket, yeni müşterileri kabul etmeden önce, müşteriyi tanımlamak ve müşterinin kimliğini doğrulamak için müşterilerin belirli bilgi ve belgeleri sağlamasını ister. Hesap açma
KYC Dokümantasyon
- Hesap açmak için gerekli bilgiler
Şirkette bir hesap açmakla ilgilenen tüm müşteriler, aşağıdakiler de dahil olmak üzere belirli bilgileri sağlamalıdır:
Ekonomik profil oluşturma ve uygunluk değerlendirmesi de dahil olmak üzere müşterinin tanımlanması, müşteriyle iş ilişkisi kurulmadan önce yapılmalıdır.
- Müşterinin kişisel verileri
- Müşterinin ekonomik profilinin oluşturulması
- Müşterinin uygunluğunun değerlendirilmesi
- Hesap açma prosedürü
- Müşteri, gerekli tüm bilgileri içeren hesap açma formlarını doldurur
- Şirketin sorumlu çalışanı, müşteriyle ilgili tüm ilk bilgileri toplar ve doğrulama, inceleme ve onay için doğrudan AML yönetim ve uyumluluk uzmanına iletir
- Onaylandıktan sonra, şirketin sorumlu çalışanı gerekli tüm bilgileri şirketin yazılım sistemine kaydeder ve ilgili departmanlara aktarır
Yeni müşterileri kabul etmeden ve şirketle ticaret yapmalarına izin vermeden önce aşağıdaki belgeleri alınması gerekir müşterilerin kimlik kontrolleri için:
- Bireyler
Bireylerin kimlik belgeleri (bireysel müşteriler):
- Geçerli bir devlet kimliği-pasaport, kimlik kartı, ehliyet (...), müşterinin tam adını, müşterinin doğum tarihini, fotoğrafını ve ihraç tarihini (son kullanma tarihi ve / veya ihraç tarihi + geçerlilik tarihi) içermelidir.
- Müşterinin kendi adına yakın zamanda onaylanmış teyidi - banka ekstresi, elektrik faturası, telefon faturası (...), müşterinin tam adını, ikamet adresini ve veriliş tarihini içermelidir (3 aydan eski olmamalıdır) )
- Tüzel Kişiler
Şirkette hesap açmak isteyen tüzel kişiler (kurumsal müşteriler) için farklı bir kimlik belirleme prosedürü ima edilmektedir. Gerekli belgeler:
- Kurucu belgeler
Kurumsal belgelerin şekli ve unvanı, şirketin kurulduğu ülkeye ve/veya şirketin yasal şekline göre farklılık gösterebilir. Ancak, gerekli kurumsal belgeler şirketin adını, kuruluş tarihini ve yerini, şirket merkezini, müdürlerini ve imza yetkililerini ve ortaklık yapısını (hissedarların adları ve yüzdesi) içermelidir. Bu tür belgeler, kuruluş sertifikası veya kayıt sertifikası, kayıtlı ofis sertifikası, yönetim ve sekreterler sertifikası, kayıtlı hissedarlar sertifikası, Mutabakat Zaptı ve tüzükleri içerebilir, ancak bunlarla sınırlı olmayabilir.
- Yönetim ve yararlanıcıların belgeleri
Kişisel KYC kimlik belgeleri talep edilmektedir:
- Tüzel kişilik yöneticilerinden
- %10 veya daha fazla mülkiyet haklarına sahip bir tüzel kişiliğin yararlanıcılarından
Bu belgeler arasında kimlik belgesi ve ikametgah belgesi yer alır.
- Yönetim Kararı
Tüzel kişilik Yönetim Kurulunun bir hesap açma ve onu yönetenlere yetki verme kararı.