Öğretim üyelerinin ilgili fırsatın en iyi şekilde kullanılmasını sağlamak için ve öğretim üyesinin öğretim ve diğer yükümlülüklerine uyulması için izinlerin zamanlaması hakkında Dekanlarına danışmanları beklenir. Eğer bütün şartlar uygun ise, öğretim üyeleri Dekanlarına başvurur, ve başvuru öğretim üyesinin ilgili zamanı nasıl kullanacağını ve önerilen çalışmanın öğretim üyesinin araştırma ajandasına nasıl uyduğunu gösteren bir öneri halinde olacaktır. İzin Dekan ve Direktör tarafından tavsiye edildiğinde, bu Akademik İşlerden Sorumlu Rektör Yardımcısı (VPAA) tarafından gözden geçirilmeye, ve Rektör tarafından muhtemel bir onaya tabidir.
Öğretim Üyesinin dönüşünden sonra en azından izin süresinin uzunluğuna eşit bir sürede olmak üzere Koç Üniversitesi’ne hizmet etmesinin gerekli olduğu dikkate alınmalıdır. Eğer bu yükümlülük yerine getirilmezse, öğretim üyesi veya kendisinin yeni işvereni izin sırasında kendisine ödenen maaşı Üniversite’ye geri ödemelidir. Bu gereklilik herhangi bir istisna olmaksızın kesin bir şekilde uygulanır.