ISO 9001 Standardı – Proses Teriminin Evrimi
“Proses”, 1994 yılındaki ISO 9001 standardının ortaya çıkmasından itibaren sürekli değişim gösteren bir terimdir. Çoklu ISO komite üyesi Dr. Alastair Walker’a göre, ilk yıllarda “proses” kelimesi 15, “prosesler” terimi 8 ve “proses kapasitesi” terimi ise 3 defa kullanılıyordu.
Bu terimlerin içeriği ise ürün tanımlama aşamasını ifade ediyordu. ISO 9001’in 2000 ve 2008 yıllarındaki versiyonlarıyla birlikte “proses” terimi, “proses detaylandırma aşaması” içeriğiyle birlikte kullanılmaya başlandı. “Proses” teriminin yanlış anlaşılmasını ve yanlış kullanılmasını azaltmak amacıyla bu terimin içeriği detaylandırıldı. Dr. Walker bu terimi “proses gerilemesi” terimine gönderme yaparak şöyle açıklıyor: “Herhangi bir organizasyon, XXX yönetim sistemini gerekli prosesler ve etkileşimleri kapsayarak kurabilir, entegre edebilir, bakım sürecinden geçirebilir ya da devam ettirebilir.” Çoğu kuruluşun hep birlikte ISO 9001 kullanımında bir adım geri gittiğine şüphe yok. Hadi Dr. Walker’ın her bir adım için neler söylediğine şöyle bir göz atalım.
İlk Aşama – Proses Tanımlama
ISO 9001:1994 dahilindeki “proses” terimi, çeşitli aktivite üreten kuruluşlar tarafından oldukça rağbet gördü. Bu konudaki problemler genellikle hizmet sektöründeki ya da kar amacı gütmeyen sektör kuruluşlarında meydana geldi. O zamanlarda Dr. Walker, üniversitede yazılım mühendisliği bölümündeydi ve daha önceden de bir çok kez ISO 9001:1994 ile haşır neşir olmuştu. 2001 yılından hemen önce, Dr.Walker, proses teriminin tanımına “Araştırma potansiyelli kişilerin toplam yüksek akademik dereceli gelişim prosesini düşürmek” betiğini eklemeyi başardı. Dr. Walker bu betiği genel tanıma ekledikten sonra, bu tanım, işletme sistemlerini denetleyenler için adeta bir kabusa döndü.
İkinci Aşama – Proses Detaylandırılması
2001 yılında, herkesin özel bir dil oluşturmak adına terminolojide köklü değişiklikler yapıldı. “Kalite Sistemi”, “Kaliteli İşletme Sistemi (QMS)” adını aldı. 1994 yılında, proses tanımlama aşaması, “kalite sistemi” aşamasından çok daha fazla öneme sahipti, fakat 2000 yılına gelindiğinde,QMS tüm dikkatleri üzerine çekerek büyük önem kazandı. Ayrıca “proses yaklaşımı” olarak bilinen yeni bir terim, 2000 yılında dünyaya tanıtıldı. Bu tanım, kuruluş içerisindeki tüm proseslerin tanımlanmasını zorunlu kılarak, daha önceden var olan boşluğu doldurdu. Fakat Dr. Walker, yapılan bu köklü değişikliklerin, üniversite yıllarındaki ISO 9001’i daha fazla kullanışlı hale getirmediğini söyledi.
Üçüncü Aşama – Proses Gerilemesi
“Proses Yaklaşımı” terimi hala günümüzde kullanılıyor mu? Çok fazla değil. Bu terim, yüksek seviyeli yazılarda karşımıza çıkmıyor. Bunun bir örneği de bu tip yazılarda yeniden düzenlenerek görünmeye başlayan ISO 27001’dir. “Proses” terimine gönderme yapan çeşitli elementlerin olduğu bu yazıda, “proses yaklaşımı” terimine herhangi bir gönderme bulunmamaktadır. Dr. Walker, gelecek olan ISO 9001’e aşağıdakileri söyleyerek itibar vermiştir: “Gelişim aşamasında bulunan yeni versiyona daha geniş kıstaslar ekleyerek proses yaklaşımı teriminin anlaşılmasını sağlanabilir. Bölüm 4.4.2 prosesleri kurmak için gerekli olan 10 bileşene sahipken, 4.1 bölümü mevcut terimin 6 adet alt bendini içermektedir.”
Tartışma Noktası #1
Giriş bölümünde “proses” teriminin bir çok revize prosesine maruz kaldığını gördük. 1994 yılında, ürün tanılama prosesleri oldukça önemliydi. “Proses Kapasitesi” terimi o yıllarda maddi kazanç getiren ürünleri kapsamaktaydı. Yönetim sistem bileşenleri, yönetim incelemeleri, denetimler, düzeltmeler ve riskten koruma prosesleri ve tüm gelişimi inceleme gibi önemli uygulamaları gerektiriyordu. Ürünlerin teslimatı ve genel prosesi azaltma gibi standartların temel olarak odaklandığı konularda kullanıcıların hata yapma şansları yoktu.
Dr. Walker, şu anki ISO versiyonunda “kalite yönetim sistemi” ve “proses kapasitesi” terimlerinin olmadığını, bunun sebebinin de genel olarak ürün tanımlamanın yavaş, proseslerinin içeriklerinin rahatsız edici olduğundan kaynaklandığını belirtmektedir. Peki neden? Çünkü bir kuruluşun yönetim prosesinin kapasitesini hesaplamak can sıkıcı olabilir.
Tartışma Noktası #2
Dr. Wakler, kızının Güney Afrikada’ki bir üniversitede İşletme Master’ını yaptığını söylemiştir. Bu iki yıllık üst seviye eğitimde kızının, ISO yönetim sistem standartlarına dair tek bir kelime bile duymadığını belitmektedir. Bu genel bir durum değildir.
Daha sonra ise Dr. Walker, eğer ISO 9001 gerçekten güçlü bir standart ise, neden dünya üzerinde sadece 1,300,000 adet şirket ISO 9001 sertifikalı? Sorusuna cevap aramaya başlamıştır. Dr. Walker’in bir diğer sorusu ise neden bu standartlar yüksek seviye iş okullarında ana ders olarak okutulmamaktadır? Dr. Walker kendi sorusunu kendi cevaplamış ve cevap aşağıdaki gibidir:
“Belki kendimize karşı samimi olursak, cevabı bulmak çok da zor olmayacaktır. Belki doğru soruları sormuyoruz belki de sorduğumuz sorular çok zor. Ama gerçek olan, prosesler üzerinde durmadığımızdır.”
Sonuç
Dr. Walker’in bir sonraki makalesinde, proseslerin verimliliği, etkisi, proses kapasitesi ve kurumsal proses konseptlerinin olgunluğu gibi konularda yaptığı derin analizleri bizlere aktaracaktır.
Eğer bir iş okulunda okuduysanız, hiç ISO 9001 üzerinde bir ders ya da bir tartışmanın varlığına şahit oldunuz mu? Sizde Dr. Walker “yanlış sorular” konusunda haklı mı? “Doğru sorular” hakkında ne düşünüyorsunuz?”