Genel muhasebe hesaplarını düzenli olarak uzlaştırmak, doğru ticari kayıtların tutulması için zorunludur ve şirketin iç kontrolü için önemlidir. Mutabakatın amacı, maddi hatalar içeren genel muhasebe hesaplarını belirlemek, hataları açıklamak ve yevmiye kayıtlarını düzeltmektir. Bir şirketin maddi hatalarının dolar değeri, şirketin gelirlerine ve normal işlem seviyelerine bağlıdır. Bir şirket, hesabın bir hata içerebileceği algılanan risk düzeyine dayalı olarak belirli genel muhasebe hesaplarını mutabık kılabilir. Bu risk seviyesi, hesapta meydana gelen işlem sayısıyla ve işlemlerin karmaşıklığıyla ilgilidir.
1
Önceki mutabakattan bu yana yapılan düzeltme yevmiye kayıtlarını gözden geçirin. Girişin dolar tutarının ve etkilenen hesapların doğruluğunu doğrulayın. Verilen hizmetler için revize edilmiş bir fatura veya bir aracın satın alınması için bir satış faturası gibi girişi desteklemek için belgeleri inceleyin.
2
Mutabık kılınan genel muhasebe hesapları için destekleyici belgeleri olmayan olağandışı işlem ve işlemlerin bir listesini hazırlayın. Olağandışı bir işlemin destekleyici belgeleri olabileceğini, ancak yine de şirket için tuhaf kabul edilebileceğini unutmayın. Örneğin, bir fırın bilgisayar satın almışsa ve fatura yevmiye kaydına eklenmişse ancak fırının mağazada bilgisayarı yoksa, bilgisayarın nerede olduğu sorusu sorulabilir. Bilgisayar sahibi, daha kolay sipariş takibi için bir teknisyenin ayarlamasını bekleyerek bilgisayarı evde, hala kutuda tutabilir. Öte yandan, fırın sahibi, oğlunun üniversitede kullanması için bilgisayarı eve getirmiş ve bilgisayar için ödeme yapmak için işletme fonlarını kullanmış olabilir.
3
Yanlış postalar için genel muhasebeyi inceleyin. Herkes hata yapar; bir çalışanın yanlış hesaba geçerli bir işlem göndermesi mümkündür. Postalama hataları, bir şirketin mali durumunun genel tablosunda küçük olabilir, ancak finansmanı mümkün olduğunca doğru bir şekilde sunmak her zaman mantıklı bir iş fikridir. Düzenli olarak gerçekleştirilen bir genel muhasebe mutabakatı, hataların izole edilmesi zorlaşmadan önce hataların düzeltilmesini sağlar.