wikiHow bir “wiki”dir. Bu, makalelerimizin çoğunun birden fazla yazar tarafından ortaklaşa yazıldığı anlamına gelir. Bu makaleyi oluşturmak için, zaman içinde makaleyi düzenlemek ve iyileştirmek üzere bazıları isimsiz, 23 kişi çalıştı.
Bu makalede atıfta bulunulan 12 referans vardır ve bu referanslara sayfanın sonunda ulaşılabilir.
Bir işletme sahibi olduğunda, müşterilerine mektup yazman gerekebilir. Onlara yeni kampanyalardan veya özel ürünlerden bahsetmek için yazıyor veya şirketin adına bir müşteri şikayetine yanıt veriyor olabilirsin. Mektubun nedeni ne olursa olsun, her zaman profesyonel dili korumalısın.
Adımlar
Kısım 1 / 2:
İş Mektubunu Biçimlendirmek
-
1Profesyonel bir antet kullan. İş mektubu, şirketinin bir temsili olacaktır. Bu nedenle farklı ve yüksek kalitede olmalıdır. Ayrıca şirketinin logosunu veya markasını da taşımalıdır.[1] X Kaynağı araştır
- Microsoft Word'deki hazır, renkli antetli şablonlarla bir antetli kâğıt oluşturabilirsin. Antetli kâğıtta mevcut logonu veya markanı kullandığından emin ol.
-
2Bir kelime işlemci programı aç. Her zaman iş mektubunu bilgisayarda yazmalısın.
- Yeni bir belge oluştur ve belge için 2,5 cm kenar boşlukları ayarla.[2] X Kaynağı araştır
- Times New Roman, Georgia veya Ariel gibi bir çıkıntılı yazı tipi kullan. Yazı büyüklüğünün 12 puntodan büyük ve 10 puntodan küçük olmadığından emin ol. Yazı tipi seçimi veya yazı büyüklüğü nedeniyle harfin okunması zor olmamalıdır.
- Belgenin tek aralıklı olarak ayarlandığından emin ol.
-
3Blok formunu ayarla. Blok formu, iş mektuplarında en yaygın kullanılan biçimdir. Ayrıca düzenlenmesi ve takibi en kolay olanıdır. Her başlık sola dayalı olmalı ve her başlık arasında bir boşluk bırakılmalıdır. İş mektubun, belgenin en başından başlayarak aşağıdaki başlıklara sahip olmalıdır:[3] X Kaynağı araştır
Reklam
- Bugünün tarihi veya mektubu gönderdiğin tarih. Tarih, kayıtların ve alıcının kayıtları için kullanılabileceğinden önemlidir. Ayrıca yasal kullanımı da olabilir. Bu yüzden tarihin doğru olduğundan emin ol.
- Gönderenin adresi. Bu, standart adres stilinde biçimlendirilmiş adresindir. Adresin zaten antetli kâğıdında belirtiliyorsa bu başlığı atlayabilirsin.
- Alıcının bilgileri. Bu, yazdığın kişinin adı ve adresidir.
- Selamlama. Bu "Sevgili Bayan Bora" veya "Sevgili Nihal Bora" olabilir. Mektubu kimin okuyacağından emin değilsen, “Sayın Bay ya da Sayın Bayan” hitaplarını kullan.[4] X Kaynağı araştır “Sayın İlgili” seçeneğini yalnızca hedef kitlenin kim olduğu hakkında hiçbir fikrin yoksa son çare olarak kullanabilirsin.
- Mektubun içeriği. Makalenin sonraki bölümünde buna daha fazla odaklanacağız.
- Mektubun imza ile kapatılması. Bu “Saygılarımızla” şeklinde olabilir.
Kısım 2 / 2:
İş Mektubunu Yazmak
-
1Hedef kitleni belirle. Mektubun dili, hedef kitleden bağımsız olarak her zaman profesyonel kalmalıdır. Ancak muhtemelen kime yazdığına bağlı olarak dilini veya kelime seçimini ayarlayacaksın. Başka bir işletmenin insan kaynakları birimine yazıyorsan daha resmî bir dil kullanman gerekebilir. Ancak belirli bir müşteriye yazıyorsan daha gayri resmî veya gündelik bir dil kullanabilirsin.[5] X Kaynağı araştır
- Hedef kitleni belirlemek, aynı zamanda hedef kitlenin kafasını karıştırmaktan kaçınacağın anlamına gelir. Okuyucunun anlamayacağı terimleri kullanmaktan kaçın. Örneğin; bir müşteri, şirketindeki uzay programı için kullanılan kısaltmaları muhtemelen bilmeyecektir, bu nedenle bunları mektupta kullanmaktan kaçın.
- İyi bir iş mektubu yazmanın bir numaralı kuralı açık, öz ve nazik olmaktır.
-
2İlk satırda mektubun amacını belirt. Mektubun amacını düşün. Müşterilerine yeni şubenin yeri hakkında bilgi mi vereceksin? Bir müşteriye ödenmemiş bir seneti veya kalan borcu mu hatırlatacaksın? Veya bir müşteri şikâyetine yanıt mı vereceksin? Bunu aklında bulundurarak ilk cümleni okuyucunun mektubun ne hakkında olacağını hemen bilmesini sağlayacak şekilde oluştur. Mektubun amacı belirsiz olmasın. Lafı dolandırma.
- Bir işletme sahibi olarak fikrini belirtiyorsan "ben"li ifadeler kullanarak başla. Bir şirket veya kuruluş adına yazıyorsan "biz"li ifadeler kullan.[6] X Güvenliir Kaynak University of North Carolina Writing Center Kaynağa git
- "Sizi bilgilendirmek istiyoruz" veya "Sizden bir talebimiz var" gibi doğrudan bir ifadeye odaklan. İşletmenin sahibi olarak yazıyorsan, "ben"li bir ifade de kullanabilirsin. Örneğin; "Sizinle iletişime geçmemizin sebebi..." veya "Yakın zamanda ... hakkında bir şeyler duydum ve ... hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorum."
- Örneğin; senin (işletme sahibi olarak) Nihal Bora’ya geçen aydan kalan ödenmemiş bir senet için yazdığını düşünelim. Mektuba şu şekilde başla: “Sizinle iletişime geçmemin sebebi Mart 2020 yılından ödenmemiş borcunuzun kalmış olmasıdır.”
- Veya bir şirkette çalışansın ve şirketin uzay programına yönelik bir müşteri şikayetine yanıt olarak yazıyorsun diyelim. Mektuba şöyle başla: “Mars uzay programımızla ilgili şikayetinizi aldık.”
- Okuyucuya bir yarışma kazandıklarını veya bir lisansüstü programda yer aldıklarını bildirmek için yazıyor olabilirsin. Şöyle bir cümle ile başla: "... hususunda seni bilgilendirmekten çok memnunum." Veya "... size haber vermekten heyecan duyuyoruz".
- Kötü bir haber veriyorsan, "Bunu ilettiğimiz için üzgünüz ancak…" gibi bir ifadeyle başla. Veya, "Dikkatli bir değerlendirmeden sonra, …. yapmamaya karar verdim".[7] X Kaynağı araştır
-
3Edilgen yerine etken fiiler kullan. Ortak konuşmada her zaman edilgen fiil kullanırız. Ancak edilgen fiil, yazını sıkıcı veya kafa karıştırıcı gösterebilir. Etken fiiler bir iş mektubunda çok daha etkilidir çünkü daha iddialı bir ton oluşturur.[8] X Güvenliir Kaynak University of North Carolina Writing Center Kaynağa git
- Edilgen ifadelerin kullanılması, dikkatini bir hataya veya kötüleyici bir noktaya çekmeden mesajını iletmenin iyi bir yolu olabilir. Ancak bunu yalnızca bu gibi bir durumda kullan. Genelde etken ifadeler iş mektuplarında çok daha etkilidir.[9] X Güvenliir Kaynak University of North Carolina Writing Center Kaynağa git
-
4Varsa, muhatap ile ilgili önceki bir olaya veya bir iletişime bak. Belki geçen ayın başlarında Nihal Bora’ya ödenmemiş senedi hakkında bir uyarıda bulunmuştun. Ya da belki bir müşteri geçen ay bir konferansta uzay programıyla ilgili hayal kırıklığını dile getirmiştir. Muhatap ile zaten temas kurduysan bunu dile getir. Bu, karşı tarafa önceki iletişimini hatırlatacak ve iş mektubunu daha acil ve önemli hissetmesini sağlayacaktır.[10] X Kaynağı araştır
- "Ödenmemiş senedinizle ilgili önceki mektubum gereğince…" veya "Mart ayındaki ödemeniz için teşekkür ederiz." veya "Mayıs'taki konferansta uzay programıyla ilgili sorunlarınızı duymak çok yararlı oldu." gibi bir ifade kullan.
-
5Bir talepte bulun veya yardım teklif et. Nazik bir talepte bulunarak veya birlikte çalışmak için yardım önererek muhatapla olumlu bir üslup oluştur.[11] X Kaynağı araştır
- Bir müşterinin senedini ödetmeye çalışan bir işletme sahibi olduğunu varsayalım. Şöyle bir cümle kullan: "Ödenmemiş borcunuzla ivedilikle ilgilendiğiniz için teşekkür ederim."
- Şirketin adına yazdığını varsayalım. Şöyle bir cümle kullan: "Sizinle ve İnsan Kaynakları müdürümüzle yüz yüze bir görüşme yapmak istiyoruz."
- Ayrıca muhatabın sorularını veya endişelerini yanıtlamayı teklif etmelisin. Şöyle bir cümle kullan: "Borcunuzla ilgili her türlü sorunuzu veya endişenizi yanıtlamaktan memnuniyet duyarım." Veya "Size program hakkında daha detaylı bilgi vermemizi ister misiniz?"
-
6Mektubu toparla. Senin veya muhatabın yapması gereken eylemlerle ilgili bir ifade ekle. Bu, belirli bir tarihe kadar ödeme talebi veya muhatap ile resmi bir toplantı ayarlamak ile ilgili bir not olabilir.[12] X Kaynağı araştır
- Gelecekte mektubun muhatabıyla konuşmakla ilgili bir cümle ekle. "Sizi önümüzdeki hafta bütçe toplantısında görmeyi dört gözle bekliyorum." Veya "Merkezimizi ziyaretiniz sırasında sizinle bu konuyu daha ayrıntılı konuşmayı dört gözle bekliyorum."[13] X Kaynağı araştır
- Mektubunla birlikte sahip olduğun tüm belgeleri not et. "Ödenmemiş fatura mektubun ekindedir." veya "Uzay destek programımızın bir kopyasını ekte bulacaksınız." gibi bir ifade ekle.
- Mektubu bir kapanış cümlesiyle bitir. Müşteriler veya müvekkiller için "En içten dileklerimizle" ifadesini kullan.
- Hiç tanımadığın kişilere yazılan resmi mektuplar için "Saygılarımızla" ifadesini kullan.
- Yalnızca iyi tanıdığın veya iş ilişkin olan birine yazıyorsan "Saygılar" veya "Selamlar" ifadelerini kullan.
-
7Mektubu gözden geçir. Mektup yazım hatalarıyla doluysa tüm dikkatli biçimlendirmen ve yazman boşa gidecektir![14] X Kaynağı araştır
Reklam
- Edilgen kullanım örneklerini ara ve cümleyi etken ifadelere göre ayarlamaya çalış.
- Uzun veya açık ve net olmayan cümlelere dikkat et. Bir iş mektubunda, azı karar, çoğu zarardır, bu nedenle mümkünse cümlelerinin uzunluğunu kısalt.
İpuçları
- Mektubu yazdırırken, çizgisiz A4 kâğıt kullan. Mektubu postalıyorsan üçe katla ve standart bir zarf içinde postala.[15] X Kaynağı araştır
Referanslar
- ↑ http://www.office.xerox.com/small-business/tips/business-letter/enus.html
- ↑ http://www.writeexpress.com/business-letter-format.html
- ↑ http://teacher.scholastic.com/lessonplans/format.pdf
- ↑ http://www.learn-english-today.com/business-english/business-letters.html
- ↑ http://www.letterwritingguide.com/businessletter.htm
- ↑ http://writingcenter.unc.edu/handouts/business-letters/
- ↑ http://www.learn-english-today.com/business-english/business-letters.html
- ↑ http://writingcenter.unc.edu/handouts/business-letters/
- ↑ http://writingcenter.unc.edu/handouts/passive-voice/
- ↑ http://www.learn-english-today.com/business-english/business-letters.html
- ↑ http://www.office.xerox.com/small-business/tips/business-letter/enus.html
- ↑ http://www.write101.com/businessletter.htm
- ↑ http://www.learn-english-today.com/business-english/business-letters2.html
- ↑ http://www.write101.com/businessletter.htm
- ↑ http://www.writeexpress.com/business-letter-format.html
- http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/653/01/
- http://www.letterwritingguide.com/businessletterformat.htm
- http://www.bnet.com/article/how-to-get-customers-to-pay-up/276588