Müşterilerinizin ve iş arkadaşlarınızın yanlış yorumlayabileceği e-postalar gönderebilirsiniz ve bunun ilişkiniz üzerinde olumsuz etkileri olmaktadır.
E-postalar, amaçladığınız içeriğin mutlaka yazıldığı şekilde tercüme edilmemesi anlamında kişisel değildir. E-postalar, insanların yüz yüze konuşmada ruh halinizi veya tonunuzu almasına yardımcı olan ince ama önemli yüz ipuçlarını, vücut dilini ve ses tonunu ortadan kaldırır. Birkaç basit ayar ile e-postanıza doğru yorumlanma şansını verdiğinizden emin olabilirsiniz. İşte bunu yapmak için beş için beş ipucu.
1. Büyük Harf Kullanmayın
Hiç büyük harflerle yazılmış bir cümleye, hatta tam bir e-postaya bakıp “NEDEN BANA BÖYLE YAZIYORSUN!” Diye düşündün mü? Birçok kişi attığı mailin aciliyeti belirtmek için büyük harfler kullanırken, çoğu kişi onları bu durumu agresif olarak algılar. Büyük harfleri az miktarda kullanın! Önemli bir kelimeyi vurgulamak istiyorsanız, bu kelimeyi büyük harfle yazmak yerine altını çizebilirsiniz.
2. Olumsuz Kelimelerden Kaçının
E-postanın yüz yüze görüşmenin fiziksel ipuçlarından uzak olduğunu bilerek, olumsuz konuşma kullanımınıza aşırı duyarlı olmanız önemli bir faktördür. Kelimelerinizin yanlış anlaşılmamasını sağlamak için elinizden gelen her şeyi yapın. Memnuniyetleyi ve çok teşekkür ederimi kullanın. “Başarısız”, “yanlış” ve “suçlama” gibi sözcüklerden kaçının. Eleştiriyi vurgularken bile olumlu olanı vurgulamak için elinizden geleni yapın.
3. Pasif Agresif Olmayın
İnsanları pasif saldırganlıktan daha çılgına çeviren çok az şey var. Bu duygu e-posta ile oldukça güçlendirilir. En kötü yanı ise , bunu yaptığınızın farkında bile olmayabilirsiniz. Ancak pasif agresif olaylardan kaçındığınızdan emin olmak oldukça önemlidir. “Son e-postama istinaden”, “cevabınızı bekliyor olacağım”, “lütfen tavsiye edin” ve “şimdiden teşekkür ederim” gibi aşamaları ortadan kaldırın. Mümkün olduğunda, bir e-posta dizesinin korkunç şekilde yeniden eklenmesinden kaçının.
4. Çok Kısa Değil, Çok Uzun Değil
İyi e-posta için görgü kuralları ile iyi denge kurmak gerektirir: çok kısa bir mail yada çok uzun bir mail istemezsiniz. Uzun e-postalar okuyucuyu kaybetmeye neden olur. Ancak kısa e-postalar da negatif algı yaratabilir. Özellikle “evet” ve “tamam” gibi tek kelimelik cevaplar bunun en iyi örneğidir. Öte yandan, e-posta yalnızca kısa bir yanıt gerektirse bile, bir selamlama veya bir imza ekleme işlemi ile sonlandırmakta fayda vardır.
5. Yeniden Oku Ve Kaydet
Şüpheniz olduğunda, e-postanızı yazın, taslaklarınıza kaydedin ve daha sonra tekrar okuyun. E-posta yanıtlamasında telaş yaparsanız yanlış yorumlanabilecek bir mesajı yazmanız kolaydır. Bu nedenle, yanlış yoldan alınabilecek bir mailiniz olduğunu düşünüyorsanız, nefes almanız için kendinize biraz zaman ayırın. Yenilenmiş bir zihniyetle bakmak olası yanlış anlamaları ortadan kaldırmanıza yardımcı olabilir.