Yönetsel düzeydeki iş ve işlemlerin tarif edildiği döküm olarak da ifade edilebilecek olan prosedür, kısaca bir faaliyeti gerçekleştirmek ya da bir amaca ulaşabilmek için izlenen yol ve yöntem olarak da tanımlanabilir.
Prosedür İle Sorulan Sorular Nelerdir?
Prosesi icra etmek için belirlenen yol olarak prosedür, birbirini izleyen işlerin kim yaptı, nasıl yaptı, raporladı mı, bu süreçte hangi kayıtları tuttu, kontrol yaptı mı gibi bilgileri tanımlar.
Prosedür ile Kalite Yönetim sistemleri içerisinde;
- Ne gerçekleştirilecek?
- Neden gerçekleştirilecek?
- Nerede gerçekleştirilecek?
- Nasıl gerçekleştirilecek?
- Ne zaman gerçekleştirilecek?
- Kim gerçekleştirilecek şeklinde 5n + 1k sorgulanmaktadır.
Prosedürün Getirileri
Prosedür,
- Herhangi bir faaliyetin amacını ve faaliyetin kapsamını tanımlar
- Kalite yönetimi içerisinde politikayı destekler
- Müşterilerin istek ve arzularının karşılanmasında yardımcı olur
Zorunlu Prosedürler
Aşağıdaki verilen zorunlu prosedürler hemen hemen tüm kuruluşlar için geçerli olsa da kuruluşun büyüklüğüne, küçüklüğüne, faaliyet alanına, karmaşıklığına, personelin yetkinliğine ve kuruluşun etkileşimine göre bu prosedürlere ilave prosedürler hazırlanabilmektedir.
- Dokümanların kontrolü prosedürü: Dokümanların onaylanması, bazı revizyonların yapılması, güncelliğini ve geçerliliğini yitiren dokümanların tanımlanarak toplanmasını sağlamak için yapılır.
- Kayıtların kontrol edilmesi prosedürü: Kayıtların depolanması, korunması, gerektiği zaman ulaşılabilmesi, elde tutulması ve elden çıkartılması için uygulanan prosedürdür.
- Dç tenkit prosedürü: Planlanmış kalite yönetim standartlarının düzenlemelere ve ISO 9001 standartlarına uygun olup olmadığının değerlendirildiği prosedürdür.
- Uygun olmayan hizmetlerin kontrolü prosedürü: Uygun olmayan faaliyetin tespit edilerek tekrarlanmaması için yapılan prosedürdür.
- Düzeltici ve önleyici faaliyetlere ilişkin prosedür: Muhtemel uygunsuzlukların ortaya çıkmasını engelleyici ya da ortaya çıkmışsa tekrarlanmamasının sağlandığı prosedürdür.
- Yönetimin gözden geçirilmesi prosedürü: Üst yönetimin yeterliliği, uygunluğu, etkinliği ve tüm bunların sürekliliğini sağlamak adına kalite yönetim sisteminin yılda iki kez gözden geçirilmesi prosedürüdür.
- Eğitim prosedürü: Personelin kalite yönetimi sistemindeki rolünü daha da iyileştirmek için kendi çalışma alanları ve diğer alanlardaki eğitim ihtiyacının belirlenerek planlanması, gerçekleştirilmesi ve değerlendirilmesi prosedürüdür.
- Bakım onarım prosedürü: Kullanılan makine ve yardımcı ekipmanların sürekli ve güvenli olarak çalışabilmesi için talimatlar ve planlar doğrultusunda bakım ve onarım işlemlerinin gerçekleştirilmesine ilişkin prosedürdür.
- Taleplerin, tekliflerin ve sözleşmelerin gözden geçirilmesi prosedürü: Müşterilerin talepleri, müşteriler tarafından talep edilen bir takım test ve eğitimlerin uygulandığı prosedürdür.
Talimat Nedir?
Prosedür ve talimat kavramları birbirlerine sıklıkla karıştırılan kavramlardır. Talimat, daha küçük departmanlar içinde hangi işin nasıl yapılacağının emir dili şeklinde ifade edildiği ya da hangi işin nasıl yapılacağının yazıldığı belgelerdir.
Kalite yönetim sistemleri içerisinde ve akreditasyon işlemlerinde onay, kontrol ve denetleme süreçlerinde sık sık talimatlara göre hareket edilmektedir.
Prosedür ve Talimat Arasındaki Fark Nedir?
Kavram olarak birbirine oldukça yakın olan bu iki kavram kalite yönetimleri sistemleri içerisinde sıklıkla kullanılmaktadırlar. ISO Kalite Yönetim Sistemleri hazırlanırken bu iki kavram birbirinden ayırt edilebilmesi için açıkça anlatılmıştır.
Prosedür, bir kurumu oluşturan daha küçük ve her birisinin farklı bir kurum ya da kuruluş gibi girdisi ve çıktısı olan kuruluş departmanlarıdır. Departmanlara proses adı da verilmektedir. İnsan kaynakları departmanı, satın alma departmanı, finans departmanı gibi. Departman olarak bölümlendirilebilen bu işletme proseslerini her birisinin ne iş yaptığı ne gibi sorumluluklarının olduğu, yetkililerinin kimler olduğu, çalışma adımlarını gösteren dokümana prosedür adı verilmektedir.
Talimatlar ise neyin ne şekilde yapılacağını emir ifadeleriyle aktarırlar. Örneğin;
- İşe alım talimatı
- İşten çıkarma talimatı
- İzin kullanım talimatı gibi.