E-mail kullanımı 1990’ların başında yaygınlaştığında bugüne göre daha yönetilebilir durumdaydı. E-mail yeni bir teknolojiydi ve pek çok kişi onu şu anda kullandıkları kadar kullanmıyordu. Bugün, e-mail insanların iletişim kurmasının başlıca yolu. Bir kişi her gün ortalama 200 kadar e-mail alır. Bir zamanlar iletişimi geliştirmek için bir araç olan şey artık verimliliğinizin düşmanı oldu. E-mail ve verimlilik nasıl ilişkili?
E-mail ve Verimlilik
Andrew Grant “Who Killed Creativity” TEDx konuşmasında e-mailin ve gün içindeki bölünmelerin yaratıcılığımızı ve verimliliğimizi düşürdüğünden bahsediyor. E-mail bağımlılığı, IQ’nuzu esrardan iki kat daha fazla düşürebilir.
Andrew Grant, aynı konuşmasında e-mailler ile bölünüp tekrar işe dönme, yaratıcı olma süresinin 25 dakika olduğunu söylüyor. Problem, e-maili aldıktan sonra yapmanız gereken eylemdir. İster bir toplantı daveti alın, ister patronunuzdan yapılacak iş için bir talep gelsin yanıt vermelisiniz, problem burada başlar. E-maillerinizi yönetme sistemi olmadan, net bir şekilde düşünüp yanıtlayabileceğiniz bir süre beklerken, iletiler gelen kutunuzda birikir. Ne yazık ki, bu süre hiçbir zaman ulaşılabilir görünmüyor. Çünkü herkes “çok yoğun”.
E-mail Aşırı Yükünü Yönetmek İçin İki Zorunluluk
E-mail gelen kutunuzu yönetmek için yalnızca iki şey gerekir: bir sistem ve disiplin.
Sisteminiz, Outlook veya Gmail gibi tercih ettiğiniz e-posta aracında yönetilen, kanıtlanmış bir iş akışı metodolojisi kullanmalıdır. Bir kez organize edildiğinde, sisteminiz odaklanmanızı sağlar. Böylece verimliliği korumak ve hedeflerinize ulaşmak için bir sonraki işinizi seçebilirsiniz. Sistemin standart bir yapıya sahip olması gerekmekle birlikte, sürekli değişimi yönetmek esnek olmalıdır.
Sisteminiz olması iyi bir şey, ama aynı zamanda sistemi sürdürmek için disipline de ihtiyacınız vardır. Bu, verimsiz alışkanlıkların yerini dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldıran davranışlarla değiştirir, böylece gerçekten önemli olana odaklanabilirsiniz. İşte bu e-mail verimsizliğinden kurtulmanın üç hızlı yolu:
- 2 dakikalık kuralı kullanın: Bir e-postaya yanıtınızın iki dakikadan az sürmesi gerekiyorsa uygulayın. Bu, e-posta mesajını hemen önceliklendirmeye ve bir sonraki adımınıza karar vermeye zorlar.
- 4 kararı hızlıca izleyin: Bir e-posta geldiğinde silin, yetkilendirin, yapın veya erteleyin. Bu, her e-postayı yalnızca dört olası yanıtı olan çoktan seçmeli bir soru haline getirir.
- İlk işleri ilk sıraya koyun: İş gününüzün başında e-maile dalmak yerine, ilk 30 dakikanızda yüksek öncelikli bir projeyle ilgilenme alışkanlığı oluşturun. Ardından, günün ilerleyen saatlerinde e-maili kontrol etmek ve işlemek için belirli standart zamanları seçin. E-mailinizi başarıyla ve tutarlı bir şekilde yönettikten sonra, görev yönetimi, kısa ve uzun vadeli hedef planlaması da dahil her alanda verimliliğinizi artırabilirsiniz. Bu yaklaşımla, verimliliğinizi yüzde 20 oranında arttırabilirsiniz, bu da stresinizi azaltır.
Kapsamlı bir yaklaşım uyguladığınızda, günde 45 dakikaya kadar zaman kazanabilirsiniz. Bir hesaplama yaptığınızda haftada dört saat, yılda dört iş haftasından daha fazla zaman! O zamanı geri aldığınızda ne yapacağınızı hayal edin. İşiniz etrafında akıllı alışkanlıkların sistematikleştirilmesinin ve geliştirilmesinin etkisi, size daha iyi iş / yaşam dengesi, maliyet tasarrufu sağlayabilir. Verimliliğinizi ortaya çıkarmak, iş gününüzü ve kariyerinizi geliştirmek için yapabileceğiniz en güçlü eylemlerden biridir.
Bunu kendi başınıza bir sistem ve disiplin oluşturarak yapabilirsiniz.
Yalın Yönetim Ne Sağlar yazımızdaki örnek gibi bu işi disiplinli bir şekilde yönetmenin artı ve eksi yanlarını çıkarıp disiplininizi buna göre oluşturabilirsiniz. Bu da yolunuzda daha kararlı olmanızı sağlar.