Salesforce tarafında bileşen bir Salesforce Yöneticisi tarafında yapılandırılmalıdır. Yapılandırma tamamlandığında, son kullanıcıların yalnızca e-posta eklentisini etkinleştirmeleri, Salesforce'ta kimliklerini doğrulamaları ve bir e-postayı tıklatmaları yeterlidir.
Salesforce için Adobe Sign eklentisi, kullanıcıların e-posta istemcileri içindeki bir e-postayı tıklatarak seçilen e-postada bulunan e-posta adreslerine göre ilgili sözleşmelerin listesini oluşturmalarını sağlar.
Kullanıcılar aynı zamanda, doğrudan e-posta istemcilerinden yeni sözleşmeler ve anımsatıcılar gönderebilir, hatta sözleşme iptal edebilirler.
E-posta istemcisini etkinleştirme
Her kullanıcı, e-posta istemcisinde Salesforce'u etkinleştirmelidir. Hem masaüstü hem de web tabanlı e-posta istemcileri kullanılıyorsa her ikisinin de ilgili ortamlarında etkinleştirmeleri gerekir.
OWA (web tabanlı) istemcileri için eklentiyi etkinleştirme
1. 365 Outlook hesabınızda oturum açın ve Posta seçeneğini işaretleyin
2. Ekranın sağ üst köşesindeki dişli çark simgesini tıklatın
3. Entegrasyonları yönet seçeneğini tıklatarak Outlook için Eklentiler sayfasını yükleyin
4. Sol üstteki arama kutusuna Salesforce yazın ve arama simgesini tıklatın
5. Salesforce Lightning for Outlook seçeneğinin sağ tarafında, entegrasyonu Açık konuma getirecek düğmeyi tıklatın
- İşlem tamamlandığında entegrasyonun altında Başarıyla eklendi mesajı görülür
6. Eklentiler sayfasını kapatın
7. Bir e-postayı tıklattığınızda e-posta gövdesinin üst kısmında küçük bir Salesforce simgesi görülür
8. Salesforce simgesini tıklatıp eklentiyi açtığınızda Log in to Salesforce (Salesforce'ta Oturum Aç) düğmesi görülür
9. Log in to Salesforce (Salesforce'ta Oturum Aç) düğmesini tıklatın
- Bir kimlik doğrulama penceresi açılır ve Salesforce kimlik bilgileriniz sorulur
10. Salesforce kimlik bilgilerinizi girip Log In (Oturum Aç) seçeneğini tıklatın
11. Açılır pencere yenilenerek bir onay penceresi görüntülenir. Confirm (Onayla) düğmesini tıklatarak entegrasyonu tamamlayın.
Masaüstü Outlook istemcileri için e-posta eklentisini etkinleştirme
1. Masaüstü Outlook uygulamasını açın
2. Mağaza simgesini tıklatarak Outlook için Eklentiler sayfasını açın
3. Sol üstteki arama kutusuna Salesforce yazın ve arama simgesini tıklatın
4. Salesforce Lightning for Outlook seçeneğinin sağ tarafında, entegrasyonu Açık konuma getirecek düğmeyi tıklatın
- İşlem tamamlandığında entegrasyonun altında Başarıyla eklendi mesajı görülür
- Salesforce Eklentiniz için şeridinize yeni bir Görünüm simgesi eklenir
7. Log in to Salesforce (Salesforce'ta Oturum Aç) düğmesini tıklatın.
- Salesforce kimlik bilgileriniz için bir pencere açılır
8. Salesforce'ta kimliğinizi doğrulayın
- Açılır pencere yenilenerek onay istenir
9. Entegrasyonu tamamlamak için Confirm (Onayla) düğmesini tıklatın
Eklenti etkinken bir e-postayı tıklatarak bu e-posta iş parçacığındaki katılımcılarla ilgili sözleşmeleri inceleyebilirsiniz.
Not:
Eklenti, e-postada tanımlanan tüm e-posta adresleriyle ilişkili sözleşmeleri içerir. Buna, e-postanın gönderildiği veya bilgi alanına eklenmiş tüm taraflar dahildir.
Salesforce simgesi tıklatıldığında (e-posta gövdesinin üstünde veya Outlook şeridinde) eklenti paneli açılır ve sözleşmeler görülür.
Panelin üst kısmında, bulunan sözleşmelerin sayısı gösterilir. ör. Agreements (Sözleşmeler) (6)
Varsayılan olarak maksimum beş sözleşme görüntülenir. Daha fazla sözleşme varsa listenin alt kısmında View All (Tümünü Görüntüle) bağlantısı görüntülenir. View All (Tümünü Görüntüle) bağlantısı, tüm sözleşme listesinin incelenebileceği kaydırılabilir bir pencere sağlar.
Sözleşme listesi, sözleşmenin Durumuna göre sıralanır. Sırlama düzeni şöyledir:
- Pre-Send / Draft (Önceden Gönderilen/Taslak)
- Out for Signature / Out for Approval / Waiting for Counter Signer / Approval (İmza için Gönderildi/Onay için Gönderildi/ Karşı İmza Bekliyor/Onay)
- Approved / Signed (Onaylandı/İmzalandı)
- Cancelled / Declined / Expired (İptal Edildi/Reddedildi/Süresi Doldu)
Sözleşmeler bölümler arasında Gönderim Tarihi'ne göre sıralanır ve en son gönderilen sözleşme en üstte yer alır.
Sözleşme adı tıklatıldığında, yeni bir Salesforce penceresi açılır ve sözleşmenin tamamı görüntülenir.
Eklenti paneli, yalnızca sözleşmeleri listelemekle kalmaz. Menüden yönetilen arabirimi kullanarak yeni sözleşmeler oluşturabilir ve en sık kullanılan görevleri başlatabilirsiniz.
Send New Agreement (Yeni Sözleşme Gönder) düğmesi yeterince belirgindir. Ancak sözleşme adının hemen sağ tarafında diğer eylemler için menü listesini açan bir ok bulunur.
Menü listesinde yalnızca kullanılabilir menü öğeleri yer alır. Örneğin, Draft (Taslak) durumundaki bir sözleşme için yalnızca Edit (Düzenle) ve Delete (Sil) seçenekleri görüntülenir.
Dikkat:
"Are you sure?" (Emin misiniz?) sorusu sorulur. Menü listesinden seçilen eylemler derhal yürütülür.
Tahmin edebileceğiniz gibi Send New Agreement (Yeni Sözleşme Gönder) düğmesi Salesforce'ta yeni bir sekme açarak yeni bir sözleşme başlatır. E-postayı gönderen kişinin adresi, otomatik olarak sözleşme şablonuna içe aktarılır.
Sözleşmeyi normalde yaptığınız şekilde yapılandırın.
Menü listesindeki Edit (Düzenle) seçeneği, yeni bir sekme başlatır ve sözleşmeyi Salesforce'ta açar.
Menü listesindeki Delete (Sil) seçeneğiyle iki görev tamamlanır:
- Sözleşmeyi Adobe Sign'da iptal etme
- Sözleşme kaydını Salesforce'tan silme
Sign (İmzala) seçeneği, yalnızca sözleşmeyi imzalama sırası size geçtiğinde kullanılabilir.
Sign (İmzala) seçeneğini tıklattığınızda incelemeniz ve imzanızı uygulamanız için sözleşme açılır.
Menü listesindeki Remind (Anımsat) seçeneğini tıklattığınızda geçerli imzalayana hemen bir anımsatıcı gönderilir.
Menü listesindeki Cancel (İptal Et) seçeneğini tıklattığınızda işlem Adobe Sign ve Salesforce'ta iptal edilir.
Delete (Sil) seçeneğinin tersine, Salesforce kaydı, Salesforce sözleşme listesinde "Canceled" (İptal Edildi) durumuyla kalır
View (Görüntüle) seçeneğini tıklattığınızda sözleşmenin geçerli durumunu görebileceğiniz yeni bir pencere açılır.
Not:
Bir Salesforce penceresine yönlendirilmeyen tüm menüden yönetilen seçenekler, sözleşme listesinin üst kısmında yapılan işlemin başarı durumunu bildirir