Satın alma, satın alan işletme adına mal ve hizmetlerin organize olarak edinilmesidir. İhtiyaç duyulan ürünlerin zamanında ve makul bir maliyetle elde edilmesini sağlamak için satın alma faaliyetlerine ihtiyaç vardır. Bir satın alma departmanı, özellikle büyük miktarlarda hammadde ve bileşenin tekrar tekrar elde edilmesi gereken bir üretim işletmesinde gereklidir. Satın alma departmanının öncelikli hedefleri aşağıdaki gibidir:
Alıcının gereksinimlerine uygun olarak mal ve hizmet sağlayabilen tedarikçileri bulmak.
Alıcının kalite özelliklerini karşılayan ürünler satın almak.
Alıcının tesislerine, hammadde envanter yatırımını en aza indirirken, malların ihtiyaç duyulduğunda mevcut olmasını sağlayan bir teslimat akışı oluşturmak.
Envantere yatırılan nakit miktarını en aza indirmek.
Yaygın satın alma faaliyetleri aşağıdaki gibidir:
Şirketin her yerinden satın alma taleplerini alın ve doğrulayın.
Alıcının ihtiyaçlarını karşılayabilecek nitelikli tedarikçiler arayın.
Nitelikli tedarikçilere teklif talebi (RFP) belgeleri hazırlayın ve yayınlayın.
Tedarikçinin RFP'lere verdiği yanıtları değerlendirin, bir kazanan seçin ve bir sözleşme müzakere edin.
Satın alma işlemlerini yetkilendiren tedarikçilere satın alma siparişleri verin. Bir satın alma düzenlemesi kapsamında düşünülen birkaç teslimat olduğunda bir ana satınalma siparişi verilebilir.
Daha uzun süreli sözleşmeleri yönetin.
Kapatılması gerekip gerekmediğini görmek için açık satın alma siparişlerini inceleyin.
Satın alma fonksiyonunun, ihale prosedürlerinin aşırı kullanımı ve satın alma emirlerinin verilmesi ile ilgili evrak işlerinde tıkanma eğilimi vardır. İşlev, çoğu satın alma için teklif vermeyi tek kaynak düzenlemeleriyle değiştirerek kolaylaştırılabilir. Ayrıca artık satın alma kartları ile daha düşük maliyetli satın alımlar yapılmakta, bu sayede satın alma siparişlerinin kullanımı önlenmektedir.
Satın alma departmanı, bağımsız bir satın alma yazılım paketi çalıştırabilir, ancak sistem, alıcı ve borç hesabı işlevlerinin yazılımına entegre edildiğinde daha etkili olur.
Benzer Terimler
Satın alma, tedarik olarak da bilinir.