Görevin saha düzeyinde yürütülmesi çoğu perakende ve konaklama grubu için zorlu bir iştir. Etkili bir görev yönetim sistemi mağaza yürütme, site katılımı ve katılımı yeni boyutlara taşıyor.
Perakendecilerin yaptığı yaygın bir hata, görevleri e-posta üzerinden yönetmeye çalışmaktır. E-posta yoluyla karmaşık programları ve birçok hareketli parçayı takip etmek neredeyse imkansız - kim neyi, nerede ve ne zaman yaptı ve yapmadı.
Bu nedenle perakende ve konaklama sektörü için görev yönetimine ilişkin bu kapsamlı kılavuzu bir araya getirdik.
Hadi dalalım.
İÇİNDEKİLER
|Perakende Görev Yönetimi nedir?|
|Görev nedir?|
|Görev Yürütme Neden Başarısız?|
|Görev Yönetimi Nasıl İyileştirilir|
|Bir Görev Atayın veya Denetim Yapın|
Perakende Görev Yönetimi nedir?
Perakende görev yönetimi öncelik, son tarih, seçilen alıcılara ayrıntılı dağıtım, doğrulama fotoğrafları, takip ve gerçek zamanlı raporlama dahil olmak üzere görevleri yönetme sürecidir. Görev yönetimi, perakende ve konaklama markalarının eyleme geçirilebilir ve izlenebilir taleplerin dağıtımı yoluyla belirli hedeflere ulaşmasına yardımcı olur.
İki Tür Görev
Perakendede genellikle iki tür vardır görevler: yinelenen operasyonel görevler ve geçici görevler.
Yinelenen görevler
Tekrarlanan görevler, perakende işinin sorunsuz ilerlemesini sağlayan görevlerdir. Buna düzenli envanter sayımları, operasyonların gözden geçirilmesi ve güvenlik denetimleri dahildir. Bu görev türü aynı zamanda yeniden stoklama, temizlik vb. gibi günlük sorumlulukları da kapsar. Yani, genellikle bir görev türüyle temsil edilen görev türleri kontrol listesi.
Geçici görevler
Geçici görevler, tek seferlik bir harekete geçirici mesajdır. Örneğin, özel bir mağazacılık sergisi kurmak, politika değişikliği, ek eğitim atamak veya bir ürünü geri çağırma. Bu görevler acil olabilir ve zamanında tamamlanmazsa, önemli iş süreçlerini durma noktasına getirebilir veya bir markanın itibarına zarar verebilir.
Hem yinelenen hem de geçici görevler, tek eylemli ve çok eylemli görevlere de ayrılabilir.
Tek eylemli görevler
Tek eylemli görevler, genellikle tek bir adımda tamamlanan basit görevlerdir. Örneğin, güncellenmiş satış tabelalarının yerleştirilmesi, bir mağaza tabelasındaki yanmış ampullerin değiştirilmesi veya sandviç tahtasının günün özel ürünleriyle güncellenmesi. Bu tür görevler, perakende ve konaklama sektörünün yoğun günlük dünyasında gözden kaçabilir veya unutulabilir.
Çok eylemli görevler
Çok eylemli görevler daha karmaşıktır ve birden çok eylem adımından ve alt görevlerden oluşur. Adımların belirli bir sırayla tamamlanması gerekebilir. Bu tür bir görev, karmaşık mutfak ekipmanlarının her gece temizlenmesini, yeni ürün teslimatlarının işlenmesini veya yeni bir çalışanın işe alınmasını içerebilir.
Bu görevler söz konusu olduğunda, adımları atlamak veya görevi kısmen tamamlamak kolay olabilir. Örneğin, mağaza çalışanlarının yalnızca planlandığı gibi ekranları yürütmesinin nedeni budur. 37% zamanın.
Görev Yürütme Neden Başarısız?
Mağazalarda görev yönetimini iyileştirmeye yönelik araçların uygulanmasını tartışmadan önce, perakendede görevlerin standartların altında tamamlanmasının temel nedenlerini düşünmek yararlı olacaktır.
Dikkati başka yöne çekme
Perakende çalışanlarının her gün bir düzine farklı yöne çekildiklerini hissetmeleri alışılmadık bir durum değil. Bazen dikkat çeken görevler, operasyonlar için en önemli veya gerekli olanlar değil, en yıkıcı veya dikkat çekici olanlardır. Örneğin, bir mağaza yöneticisinin telefonundan sürekli olarak ping atan sonsuz e-postalar.
Mağaza yöneticileri ve bölge müdürleri sıklıkla aşırı dikkat dağınıklığına maruz kalıyor. İlgiye ihtiyaç duyan müşteriler, çalışanların soruları ve eğitimler arasında, temel görevlerin takibini kaybetmek çok kolaydır.
Öncelikler hakkında kafa karışıklığı
Ekiplerin kendi deneyim ve duyarlılıklarına göre farklı eğilimleri ve öncelikleri olabilir. Bunda yanlış bir şey olmasa da markaların, stratejilerinin omurgasını oluşturan temel görev ve programların tam ve zamanında yürütüldüğünden emin olmaları gerekiyor.
Görevler için öncelikler belirlemeden çalışanlar, Harvard Business Review'un "görev tamamlama yanlılığı" olarak adlandırdığı şeyi de sergileyebilirler. tarafından yapılan bir çalışma Harvard İşletme Okulu bir çalışan için görev sayısı arttıkça, çalışanın listesini kontrol etmek, bir başarı duygusu hissetmek ve iş yükünü hafifletmek için önce daha kolay görevleri tamamlamayı seçebileceğini savunuyor.
Bu, kısa vadede performansı artırırken, nihayetinde görev tamamlama önyargısı, çalışanların öğrenmesi üzerinde olumsuz bir etkiye sahiptir ve daha zor ve zaman alıcı görevler ertelenmeye devam ettiği için kuruluşun uzun vadeli performansını olumsuz etkiler.
Bilgi boşlukları
Yakın tarihli bir Gallup anketine göre, yalnızca yarım Ankete katılan 2,2 milyon çalışandan işyerinde kendilerinden ne beklendiğini anladıklarını söylüyor. Aynı çalışma, 12% kadar az sayıda çalışanın, yöneticilerinin iş önceliklerini belirlemelerine yardımcı olduğu konusunda kesinlikle hemfikir olduğunu buldu.
Görev Yönetimi Nasıl İyileştirilir
Perakendede başarı uygulamak.
“Karlılığınız ile personelinizin üretkenliği arasında doğrudan bir bağlantı var; perakende uzmanı, gelirlerinizi artırmak istiyorsanız, işe çalışanlarınızla başlamalısınız” diyor. Francesca Nicasio.
Şöyle devam ediyor: "Personel verimliliğini en üst düzeye çıkarmak için onlara işlerini daha iyi yapmalarını sağlayacak araçlar verin." İsterseniz Perakende mağazalarda görev yürütmeyi iyileştirin, doğru araçlarla başlayın.
Doğru Araçları Kullanın
Doğru perakende görev yönetimi aracı büyük fark yaratır. Birçoğu bir düşünür Excel kontrol listesi ve e-posta veya Google Keeps veya Apple Notes gibi programlar mağazadaki performansı artırmak için yeterlidir. Ancak bu seçeneklerin hiçbiri perakendecilere tüm görevler için merkezi bir yer vermiyor. Tüm mağazalarda görev tamamlamanın izlenmesine de izin vermezler. Başarılı ve güvenilir olması için bir görev yönetimi platformunun merkezi bir yetki kaydı olması gerekir.
“Teknoloji, sorunsuz bir perakende operasyon yürütme yeteneğinizi geliştirebilir veya bozabilir” diyor perakende düşünce lideri yasemin glasheen. Tüm hareketli parçaları manuel olarak takip etmeye çalışmanın “karınıza mal olan bir dizi insan hatasına yol açabileceğini” belirtiyor.
Bunun yerine, bir çözüm burada herhangi bir mağaza ihtiyacı için belirli alıcılara görevler atayabilirsiniz. En önemlisi, ekibinizin işlerini yapmasına yardımcı olan ve daha hızlı yürütmek için ihtiyaç duydukları tüm bilgileri tek bir yerde toplayan bir çözüm bulun: yönergeler, fotoğraflar ve destekleyici belgeler.
Perakende ekipleri hareket halinde olduğundan, çözümünüz tüm cihazlarda çalışabilmelidir, böylece çalışanlarınız nerede olursa olsun etkileşimde bulunabilirler. Son olarak, tamamlama oranlarını kolayca ve gerçek zamanlı olarak izleyemiyorsanız, bir görev atamanın bir anlamı yoktur. Bunu yapmak, sorunların çatlaklardan düşmemesini sağlar.
Yeni araçların uygulanması
Perakende mağazalarınıza yeni teknolojiyi entegre etmeyi düşünmek göz korkutucu olabilir. Çalışanları eğitmek ne kadar sürer? Çalışanlar yeni aracı benimseyecek mi?
Verimliliği artıran ve organizasyonun çalışanların katılımını sağlayan araçları unutmayın. Aslında, 80% Perakende çalışanlarının yüzdesi, mağazaları daha verimli çalışırsa iş tatminlerinin artacağına inanıyor.
Sezgisel ve sektörünüz için yapılmış bir platform seçin: bağlaç. Başlangıçta eğitime minimum düzeyde yatırım yaparak, e-posta ve manuel takip yoluyla sorunları takip etmek için harcadığınız zamanı kolayca ortadan kaldıracaksınız. Ek olarak, satıcının sunduğu eğitimden yararlanın. Maliyetlerden ve ücretsiz denemelerden tasarruf edin Böylece platformu mağazalarınızda çalışırken görebilirsiniz.
Mağazalarınıza yeni teknolojiyi nasıl entegre edeceğiniz konusunda emin değilseniz, blogumuza bakın: Perakende İşletmenizde Yeni Teknolojiler Nasıl Uygulanır?.
Son Tarihleri Ayarla
Son tarihler, çalışanların öncelik vermesine yardımcı olur. Bu, bir son teslim tarihi belirlemek için bir görevi tamamlamaktan daha fazlasıdır; son tarihler ayrıca çalışanların neyin acil bir öncelik olmadığını bilmelerine yardımcı olur.
Son tarihler olmadan, her şeyin hemen vadesi gelmiş gibi hissedilebilir. Bu, personelin bunalmış hissetmesine yol açabilir ve yukarıda bahsedilen “görev tamamlama yanlılığına” yol açan süreci tetikleyebilir.
Aidat tarihlerini önem derecesine göre ve şirketinizin benzersiz takvimine göre belirleyin. Örneğin, bir çiçek şirketinin Aralık, Şubat ve Mayıs aylarının yoğun olduğu aylarda çalışanlarına envanter sayımı veya eğitim vermesi için görev vermesi iyi bir fikir değildir. Ancak, POS ekranlarını tatile uygun ürünlerle teslim etmek için bir görev atamak uygundur.
Son tarihler perakendenin gerçek bir parçasıdır. Düzgün yürütülen bir POP ekranının, 45.5% doğru ve zamanında kurulduğunda satış artışı.
Son teslim tarihleri belirlemek, stokları tamamlamak ve pazarlama planlarını uygulamak aynı mağaza satışlarını şu şekilde artırabilir: 3.7%. Perakende görevlerini zamanında yerine getirememek, masada binlerce doların kalması anlamına gelir.
Açık ol
Mağazalar, net ve ayrıntılı yönergelerle en iyisini yapar. Görev açık ve net olmalıdır.
Sadece “Tüm marulları hatırlayın” demeyin. Marulun güvenli bir şekilde nasıl çıkarılacağı ve atılacağı konusunda talimatlar verin. gibi bir çözüm kullanıyorsanız bağlaç, çalışanları ürün geri çağırma ve müşteri sorularını nasıl yanıtlayabilecekleri hakkında bilgilendiren literatürü ekleyebilirsiniz. Çalışanların şu anda boş olan marul alanını tam olarak nasıl dolduracaklarını bilmeleri için bir planogram ve fotoğraflar sağlayın.
Netlik sağlamak için birden fazla adımlı projeleri daha küçük tek görevlere bölmeyi düşünebilirsiniz. Bindy ile görevleri birbirine bağlayabilirsiniz, böylece çalışanlar hiçbir adımı kaçırmamak için gereken sırayla tamamlayabilirler.
Takip et
Tamamlanma oranlarını takip edebildiğinizden ve gecikmiş görevleri kolayca takip edebildiğinizden emin olun. Bindy ile görev sayfasından renkli kodlama ile raporları çalıştırabilir veya tamamlanma oranlarını izleyebilirsiniz.
Planlandığında, görev bildirimleri otomatik olarak gönderilir, çalışanın panosuna ve takvimine konur. Tümü, çalışanların göreve kolayca gidebilmeleri için tıklanabilir bağlantılar içerir. Çalışanlar görev hakkında yorum yapabilir veya herhangi bir sorun hakkında görevi oluşturan kişiye bildirebilir. Fotoğraf ekleyerek tamamlandığını gösterebilirler.
perakende antropologları olarak Kizer & Bender gözlemleyin, “Ölçülen, yapılmaya meyleder.” Tamamlama oranlarının üstünde kalmak, gecikme kalıplarını belirlemenize ve koçluğun nerede gerekli olduğunu daha iyi anlamanıza da yardımcı olabilir.
Bir Görev Atamak veya Bir Kontrol Listesi Kullanmak mı?
Perakende sektöründe “görev” terimi konusunda bazı karışıklıklar olabilir. Bazı perakendeciler, bir çalışanın görevlerini “vardiyaları sırasında başarmaları gerekenler” olarak düşünür. Teknik olarak, bir ekip üyesine verdiğiniz herhangi bir görev, günlük açılış veya kapanış görevleri, bir kayıp önleme denetiminin yürütülmesi veya güvenlik eğitimlerinin güncellenmesi dahil olmak üzere “görev” olarak adlandırılabilir.
Tüm bu “görevleri” atamak ve takip etmek için hangi aracın en uygun olduğunu bulmak zor olabilir. İşte yinelenen, geçici, tek eylemli ve çok eylemli görevlerin yürütülmesine yardımcı olacak özellikler ve araçlar için önerilerimiz.
Yinelenen görevler
Yinelenen görevler genellikle en iyi şekilde bir kontrol listesi. Günlük sorumluluklar için ihtiyaç duyduğunuz sayıda kontrol listesi oluşturmanıza izin veren bir platform kullanın, kayıp önleme denetimler veya sağlık ve güvenlik teftişler. Kontrol listesindeki her bir madde için açık ve özlü bir dil kullanın.
Her işte olduğu gibi, çizimler yararlıdır, bu nedenle en iyi uygulama fotoğraflarını ekleyin. Destekleyici belgeleri doğrudan öğeye veya sorulara ekleyerek iş akışını optimize edin. Bu şekilde, çalışanların bilgi aramak için görevden uzaklaşmaları gerekmez; zaten orada.
Belirli çalışanların belirli bir kontrol listesini doldurması mı gerekiyor? "İnceleme talebinde bulunmak" için Bindy'yi kullanın veya incelemeyi kullanıcı takviminde planlayın. Kullanıcıların denetimi ne zaman tamamladığını ve denetimin eksik olduğu yerleri görmek için basit bir rapor çalıştırın.
Geçici görevler
Geçici görevler genellikle zamana duyarlıdır (ürün geri çağırma, POP gösterimleri vb.). Bu görevleri saniyeler içinde atamak, fotoğraf ve belge eklemek ve hatta görevin tamamlanması için zorunlu fotoğraflar istemek için Bindy'nin görev modülünü kullanabilirsiniz.
Çalışanlar bir teftiş veya denetim yaparken sorunların bulunması nadir değildir. Bu olduğunda, kullanıcılar gerçek zamanlı olarak bir sorun atamak için görev modülünü kullanabilir. Ek olarak, müfettiş bir eylem planı, yani bitiş tarihi olan bir düzeltici eylem atayabilir. Eylem planları, denetimler devam ederken veya tamamlandıktan sonra atanabilir.
Çalıştırması kolay raporlarla merkez ofis, görev ve eylem planının tamamlandığını her yerden doğrulayabilir. Kullanıcılar, görevler veya eylem planları geciktiğinde takip hatırlatıcıları alır, böylece hiçbir şey çatlaklardan geçmez veya markanın itibarını riske atmaz.
Tek eylemli görevler
Tek eylemli görevler bir kontrol listesi oluşturmak için birleştirilebilir. Mağaza aracılığıyla çeşitli rafları yeniden stoklamak gibi. Bindy's'i kullanma görev yönetimi modülünde, gerektiğinde role göre veya belirli kullanıcılara toplu olarak tek eylemli görevler de atayabilirsiniz.
Çok eylemli görevler
Çok eylemli görevler, numaralandırılmış adım adım kontrol listesi oluşturmak için birleştirilebilir. Bindy ile bir dizi bağlantılı görev oluşturmak da mümkündür, bu da ilk görevin bir sonraki kullanılabilir olmadan önce tamamlanmasını gerektirir.
Görev Yönetimi ile İlerlemek
Görev yönetimi, perakende sektörünüze bağlı olarak farklı görünebilir. Bir görev yönetimi programı uygulamak, üretkenlik sorunlarınızın neler olduğunu bulmak ve bu sorunlu noktaları azaltmak için yukarıdan aşağıya bir yaklaşım uygulamak anlamına gelir. Uyumsuzluğun maliyetinin 3.5 kurumsal uyumu ve görev tamamlamayı teşvik eden programlara yatırım yapmanın maliyetinden kat kat daha yüksek.
Mağazaların gerçekten satış, operasyon veya kayıp önleme görevlerini yürütüp yürütmediğini bilmenin tek yolu, kolay, gerçek zamanlı takibe izin veren bir araca sahip olmaktır. Doğru aracı kullanmak, her düzeydeki herkesin aynı sayfada ve odaklanmış durumda kalmasına yardımcı olacaktır.