Bakım bütçesi, sahip olduğunuz parayla olabildiğince etkili olabilmeniz için bakım faaliyetlerinizi planlamanıza, yönetmenize ve önceliklendirmenize yardımcı olur.
Peki, bakım bütçesi nedir, hangi farklı bütçeleri oluşturabilirsiniz ve nasıl hazırlarsınız?
Bakım bütçesi nedir?
Bakım bütçesi, yıl için bakım hedeflerinizi karşılamanın beklenen maliyetini belirlemek için kullandığınız bir belgedir. Bütçeniz, önleyici ve reaktif gibi yapmayı planladığınız farklı bakım türlerinin her biri için beklenen maliyetlerin yanı sıra kullandığınız diğer bakım stratejilerine ve bunların farklı varlıklara veya varlık gruplarına nasıl uygulanacağına ilişkin bir genel bakış sağlamalıdır.
Bütçe oluşturmak, ekipmanı ve verimliliği artırmak ve ihtiyaç duyduğunuz para için durumunuzu öne çıkarma yönteminizdir. Parayı nasıl harcamayı düşündüğünüzün ayrıntılı bir dökümünü içermelidir ve her bir harcama amacına göre sınıflandırılmalıdır.
Ancak bundan daha fazlası, bakım bütçeniz, paranızı nasıl harcadığınızı izleyebilmeniz için hedefler ve mekanizmalar sunmanın bir yolu olarak da hizmet etmelidir. Beklenen maliyetlerden neden saptığınızı değerlendirmenize ve anlamanıza yardımcı olur. Ekibinizin etkinliğini ölçmek için önemli bir araç olarak hizmet eder.
Bakım bütçesi neden önemlidir?
Kapsamlı bir bakım bütçesi oluşturmak, dikkate alınması gereken birçok unsurun, dahil edilmesi gereken farklı paydaşların ve gözden geçirilmesi gereken bir yığın verinin olduğu karmaşık bir süreç olabilir. Ancak yanlış anlamanın olası sonuçları düşünüldüğünde, bütçe oluşturmamak iyi bir yaklaşım değildir.
Büyük veri ve akıllı şirketler çağında, maliyetlerinizi kontrol etmek, performansı ve verimliliği artırmak ve bakım kaynaklarınızın mümkün olan en iyi şekilde tahsis edilmesini sağlamak için mevcut en iyi veri ve bilgileri kullanarak bakım bütçenizi oluşturmalısınız.
Bütçenizi oluştururken yer alan varsayım miktarını azaltmak, diğer departmanlar nezdinde güvenilirliğinizi artırır. Diğer yandan karşılayamayacağınız bir acil durumla karşılaşma şansınızı da azaltır.
Bakım bütçelerinin farklı türleri nelerdir?
Tesis ve bakım yöneticileri için en yaygın ikisi işletme bütçesi ve proje bütçesidir.
İşletme bütçesi, işletmenin her bölümündeki varlıkların bakımıyla ilgili tüm maliyetleri içerdiğinden büyüktür. İşi tamamlamak için getirmek istediğiniz işçilik, malzeme, araç-gereç ve kalifiye müteahhitlerin maliyetini dahil etmelisiniz.
Büyük bir ekipman parçasındaki kapsamlı onarımlar gibi tek seferlik bakım projelerinin maliyetlerini belirlemek için bir proje bütçesi kullanırsınız. Bu, gereken ayrıntı düzeyi nedeniyle genel işletme bütçesine dahil edilmez. İşletme bütçesi gibi, projeyi tamamlamak için tüm maliyetleri hesaba katmanız gerekir.
Bakım bütçesi oluştururken ne gibi zorluklarla karşılaşabilirsiniz?
Bakım bütçenizi oluştururken karşılaşabileceğiniz iki büyük zorluk vardır. Bunlar doğru bakım verilerinin olmaması ve departmanlar arasındaki iletişim boşluklarıdır.
Yetersiz bakım verileri
Veriler, bir varlığın ne zaman bozulacağını ve bakım ve onarımın maliyetinin ne kadar olacağını tahmin etmenize yardımcı olur, böylece bakım stratejiniz ve bütçeniz hakkında buna göre bilinçli kararlar verebilirsiniz. Varlıklarınızın tarihsel bakımı ve güvenilirliği hakkında doğru veriler olmadan güvenilir bir bütçe oluşturamazsınız.
Departmanlar arasındaki iletişim boşlukları
İşletmenizdeki tüm departmanlar aynı genel hedeflere doğru ilerler, ancak bazen öyle gözükmez. Bütçe kararlarınız, bakım geçmişi, arıza oranları, ekipman kritikliği ve iş emri ayrıntıları gibi hiçbiri finans ekibiyle ilgili olmayan, yalnızca hesap odaklı verilerle ilgilendikleri ve yapabilecekleri varlık merkezli verilere dayanmaktadır. Bütçe ayarlamaları talep etmeniz gerektiğinde zorlanır. Herkes genel hedeflere giden özel yoluna odaklandığından, herkesin önceliklerinizi anlaması zor olabilir.
Bakım bütçeleme planlaması nedir?
Sağlam ve güvenilir bir bakım bütçesi oluşturmak, çok fazla planlama olmadan imkansızdır. Planlama süreci tipik olarak şöyle görünür:
- Bir önceki yıl tamamlayamadığınız görevlere öncelik verin
- Bu yıl gerçekleştirmeniz gereken yeni bakım görevlerini not edin ve maliyetlerini hesaplayın.
- Geçen yıl yaptığınız ancak bu yıl yapmak zorunda olmadığınız tüm bakım görevlerine bakın
- Mevcut bakım sözleşmelerinizin ne zaman sona ereceğini kontrol edin
- Yeni bakım sözleşmeleri için teklif alın
Ayrıca her varlık için hala doğru bakım stratejisine sahip olup olmadığınızı düşünmelisiniz. Bütçenizi buna göre güncellemelisiniz. Bu, önleyici bakım için bütçenizi azaltmak ve onarımlar için daha fazla para ayırmak anlamına gelebilir.
Bakım bütçesini nasıl oluşturursunuz?
Çoğu bakım ekibi, tüm bakım bütçenizi geçmiş mali verilere dayandıramayacağınızı bilir, ancak bunun etkisi vardır. Son yıllardaki bakım bütçelerinize bakmalı ve şunları düşünmelisiniz:
- Bütçenizin altında veya üzerinde olmanızın fark etme durumu
- Hangi varlıklar, müteahhitler veya konumlar, bütçenizin amaçladığınızdan daha fazlasını oluşturuyor
- Önleyici bakımın reaktif bakıma oranı neydi?
- Para harcama şeklinizi değiştiren yeni uygulamalar veya teknolojiler uygulayıp uygulamadığınız
Geçmiş verilerinizden gerekli bilgileri edindikten sonra, varlıklarınızın arıza oranlarına göre önleyici ve düzeltici bakımlarınızı planlayabilir ve ayrıca reaktif bakım için bir bütçe ayırabilirsiniz. Reaktif bakım için ne kadar ayıracağınıza karar verirken varlıklarınızın yaşına, bulundukları yere ve kritikliklerine bakın.
Mevsimsellik, düşünülmesi gereken başka bir durumdur. Kar ve buz giderme, güç kayıpları, ısıtma sistemi bakımı ve klima bakımı gibi havayla ilgili bakım görevlerinin maliyetini göz önünde bulundurun.
Son olarak, yıl boyunca ortaya çıkabilecek gizli maliyetler için bütçenizde biraz boşluk bırakmayı unutmayın. Örneğin, yeni yazılımlar, değiştirmeniz gereken araçlar olacaktır. Bunların yanında uzun vadede size para kazandıran yeni bakım ekipmanları için ödemeniz gereken ücretler olacaktır.
Bir bakım bütçesi şablonunu nerede bulabilirsiniz?
Tüm bakım görevlerinizi maliyetleriyle birlikte basit bir bakım bütçesi şablonunda listeleyebilirsiniz . Şablonu ihtiyaçlarınızı karşılayacak şekilde uyarlamanız gerekecek, ancak bu yardımcı bir başlangıç noktası olacaktır. Alternatif olarak, ihtiyaç duyduğunuz tüm bilgilere erişebileceğiniz merkezi bir konumda tesis bakım bütçenizi oluşturmanıza olanak tanıyan bilgisayarlı bakım yönetimi yazılımını (CMMS) ve uygulamaları kullanmayı seçebilirsiniz.
CMMS yazılımı size nasıl yardımcı olabilir?
repairist , bakım bütçenizin kontrolünü elinize almanıza yardımcı olacak içgörülerin kilidini açan, okunması kolay grafikler ve rakamlarla doludur. Kimin ne yaptığını ve ne kadara mal olduğunu görebilir, böylece verilere dayalı bütçeleme kararları verebilirsiniz.
repairist ayrıca size sorun yaşayan varlıkların geçmişini de sağlar. Bir bakım bütçesi analizi oluşturabilirsiniz, böylece belirli bir varlığı ve onunla ilişkili tüm maliyetleri ayrıntılı olarak inceleyebilirsiniz.
Tüm bu veriler, grafikler ve raporlar parmaklarınızın ucunda olacaktır. Böylece bakım bütçesi artışı için üst yönetimden onay almanıza yardımcı olan güçlü bir aracınız olur.
Özet
Bakım bütçesi, varlık yönetiminizin en hafife alınan kısımlarından biridir. Yıl için bakım hedeflerinizi karşılamanın beklenen maliyetini belirler. Tüm farklı bakım türleri için beklenen maliyetleri ve bunların farklı varlıklara veya varlık gruplarına nasıl uygulanacağını içerir.
İşletme genelindeki tüm bakım masraflarınızı tahmin etmek için bir işletme bütçesi oluşturabilirsiniz. Özellikle tek seferlik bir projeyle ilişkili maliyetlerle ilgilenen bir proje bütçesi oluşturabilirsiniz. Geçmiş bütçelere bakarak, her bir varlık için bakım stratejinizi belirleyerek ve mevsimsellik ve gizli maliyetleri hesaba katarak bir bakım bütçesi oluşturabilirsiniz.
Bütçenizi işletmenize uygun olarak uyarladığınız bir şablon üzerinde hazırlayabilirsiniz. Alternatif olarak, bilgisayarlı bir bakım yönetim sistemi ( CMMS ) kullanabilirsiniz. Kimin ne yaptığını, ne kadara mal olduğunu ve geçmişte hangi varlıkların size sorun çıkardığını belirlemek için ihtiyaç duyduğunuz tüm verilere erişmenizi sağlar. Ayrıca, bütçeleme kararlarınızı gerekçelendirmenize yardımcı olur. Grafiklere ve raporlara hızlı erişim sağlayan güçlü bir müzakere aracı olacaktır.
Sonraki adımlar
Bakım Bütçesi konusunda yeterli bilgiyi aldınız mı?
repairist, size yardımcı olmak için burada. Bakım Bütçesi Nedir? hakkındaki sorularınızı yanıtlayabilir, yazılımın temel özellikleri ve faydaları hakkında bilgi verebilir, repairist demosuna ulaşmanıza ve hatta ücretsiz bir deneme almanıza yardımcı olabiliriz.