İK Paylaşımlı Servis Teknolojisi Gereksinimleri
Şirketler bazen tüm İK hizmetlerini tek bir İK ortak hizmetler bölgesinde merkezileştirerek insan kaynakları departmanlarında tasarruf sağlayabilir. Bir İK paylaşımlı hizmetler modelini uygulamak için şirketler genellikle yeni teknolojiyi benimsemek zorundadır, ancak yeni ekipmanın miktarı ve türü İK hizmetlerinin karmaşıklığına bağlıdır.
İK Paylaşımlı Hizmetler
Birçok küçük şirkette, bir kişi kuruluş için tüm İK gereksinimlerini karşılayabilir. İK paylaşımlı hizmetlere duyulan ihtiyaç, şirketin çeşitli yerlerde İK personeli olması durumunda ortaya çıkar. Örneğin, bir yerel bankanın, iş yaptığı alanda beş farklı noktada İK personeli olabilir. Bu düzenleme İK'ya bir soru sorması gereken çalışanlar için uygun olsa da, banka İK hizmetlerini merkezileştirerek paradan tasarruf edebilir.
İK Web Siteleri
İnsan Kaynakları ortak hizmetleri genellikle organize edilir, böylece çalışanlar basit soruların cevaplarını kendileri bulabilirler. Örneğin, bankanın beş yerel şubesinden herhangi birinde bulunan çalışanlar, bir SSS dosyasına başvurmak veya kendi kişisel bilgilerini incelemek için şifre korumalı bir web sitesinde oturum açabilir. Bu yaklaşım, çalışan bilgilerini bir veritabanında ve veritabanına erişebilecek bir web sitesinde saklamak için kurumsal bir insan kaynakları yazılım sistemi gerektirir. Web sitesinde ayrıca, kullanıcıların İK çalışanları ile site üzerinden sohbet edebilmeleri için canlı tıklama bağlantıları bulunmalıdır.
Telefon Sistemleri
Sıkça sorulan sorulara kaydedilmiş cevapları olan etkileşimli bir telefon ses sistemi etkin bir self servis yaklaşım olabilir. Bir telefon sistemi ayrıca, çalışan aramalarını genel sorular için idari servise, sağlık yardımları veya maaş sorunları gibi belirli konularda karmaşık sorular için konu uzmanlarına ve şirket politikası ile ilgili sorular için politika uzmanlarına yönlendirmek üzere programlanabilir. Telefon sistemi aynı zamanda kurumsal İK yazılımı ile de entegre edilmelidir, böylece çalışan kayıtlarına erişebilir.
Telefon Entegrasyonu ve Vaka Yönetimi
Bilgisayar telefonu entegrasyon yazılımı, İK çalışanlarının çalışan kayıtlarına anında erişmelerini sağlar, böylece çalışanların sorularını yanıtlayabilirler. Sistem ayrıca önemli belgelerin görüntülerini gönderebilmeli, alabilmeli ve saklayabilmelidir. Son olarak, sistem, çalışanın sorununu çözmenin ne kadar sürdüğü ve çalışanın birden fazla kez araması veya sorunun çözülmesi için birden fazla kişiyle konuşması gerekip gerekmediği gibi, her arama ile ilgili ayrıntıları izlemelidir. Bu bilgi İK departmanının zaman içindeki performansını iyileştirmesini sağlar.