Yararlı bir proje tüzüğünün hazırlanması, PMP Sertifikanıza gelince önemli bir bilgidir. ve projenin amacı ve kuruluşa beklenen faydaları hakkında iyi bir bilgi toplamayı gerektirir. PMBOK Rehberi , Proje Zihniyetini Geliştirme süreci için bu beş girdiyi tanımlar:
Proje çalışma bildirgesi (
):Bir projenin bu anlatı şeması aşağıdakileri yapar:
Projenin ürününü açıklar
Projenin kuruluş stratejik planıyla nasıl uyumlu olduğunu anlatır
Ticari durum:
Bu bilgi, projenin kuruluştaki değerini gösterir. Bu değere göre bu değer yargılanabilir: Mali Artan gelir, gider azaltma
Artan gelir, gider azaltma
Müşteri Bağlılığı, Yenilik Anlaşma:
Sözleşme yükümlülüğüne dayanan bir proje için anlaşma (sözleşme) proje tüzüğünün bir girdidir. İçeriği şunlardır: Sözleşme şartnamesi
Sözleşme gerekleri, şartları ve koşulları
Kurumsal çevresel faktörler (EEFler):
Bu iç faktörler (örgütsel yapı ve insan kaynak yetenekleri gibi) ve dış faktörler (rekabet ve yönetmelikler gibi), bir proje yapılıp yapmama ve ona nasıl yaklaştıklarınızı etkilemektedir.
Bu, kuruluşların projeleri tutarlı bir şekilde yönetmek için kullandığı ilkeler, prosedürler, şablonlar ve proje öncesi belgeleri içermektedir. Proje çalışması bildirimi
Tüm kuruluşlar resmi bir çalışma bildirgesi (SOW) oluşturmaz, bu nedenle görmediyseniz şaşırmayın. Resmi bir proje SOW'ye sahip kuruluşlar için, projeyi talep eden kişi tarafından ya da bir portföy yönetim komitesi, proje sponsoru ya da PMO tarafından oluşturulabilir.
PMBOK Kılavuzu bir İŞVEREN'e atıfta bulunuyorsa, bu bir sözleşmeyle alakalı değildir. Bunun yerine, SOW'un bu kullanımı, projenin anlatı niteliğindeki bir tanımına atıfta bulunur. SOW bir sözleşmeden kaynaklanıyorsa sözleşmesi terimi SOW ile birlikte kullanılacaktır. SOW iş gereksinimini ve projenin bu ihtiyacı nasıl karşılayacağını açıklamaktadır. Ayrıca, projenin kuruluşun stratejik planıyla nasıl uyum içinde olduğunu açıklayabilir.
Her zaman şu unsurların belgelenmiş olduğundan emin olun:
Anlatı tanımı
İş ihtiyacı
Ürün açıklaması
Stratejik planla hizalama
İş durumu
İş durumu, projenin yanı sıra maliyet-fayda analizinin üstlenilmesi.Fayda-maliyet analizinde kullanılan finansal bilgilerin çoğu proje seçim sürecinden gelmektedir. Birçok organizasyon, bir müşteriyi sadakat, iş süreci iyileştirmesi, çalışanların işgücünün azaltılması, inovasyon vb. Gibi bir projeyi haklı çıkarmak için mali olmayan ölçütleri kullanır.
İş davasının hangi vakıada yapıldığından emin olmak için iş davasını proje boyunca periyodik olarak gözden geçirin.
Anlaşmalar
Anlaşmalar, sözleşmeler, mutabakat zaptı (mütabakat mektubu), niyet mektubu veya diğer yazılı sözleşmeler biçimini alabilir. Harici bir müşteri için iş yaparken bir sözleşme yapılır. Durum buysa, tüzükteki bilgileri belgelemek için sözleşmede yer alan SOW'ü kullanırsınız.
Ayrıca, projenin nasıl gerçekleştirileceği, kilit kilometre taşı tarihleri, finansman kısıtlamaları ve sözleşmedeki diğer ilgili bilgiler konusunda yön veren herhangi bir hüküm ve koşula bakmalısınız.
Kurumsal çevresel faktörler
Bir projenin nasıl düzenlendiğini kısıtlayan veya yönlendiren bazı kurumsal çevre faktörlerini (EEF'ler) düşünün. İç faktörlerden bazıları nelerdir? Dış faktörlerden bazıları nelerdir?
Projede yer alan tüm organizasyonların organizasyon yapısı
Bir organizasyonda bilgi sistemleri ve bilgi paylaşma becerileri
İnsan kaynakları: becerileri ve kullanılabilirlik durumu
Portföy yönetimi politikaları ve süreçleri
Proje Yönetim Ofisi (PMO) politikaları ve süreçleri
Tahmin, risk ve kusur veritabanları izleme
Projenizi etkileyebilecek dış faktörler arasında
Endüstri standartları
Uymanız gereken yasa ve yönetmelikler
Hükümet politikaları, kısıtlamaları ve politik iklim koşulları
Fiyatlandırma ve malzemelerin ve hizmetlerin kullanılabilirliğini etkileyen pazar koşulları
rakiplerinizin, fırsatların ve tehditlerin sayısı olarak
Finansman durumu ve fiyatları
Ürünlerinizi, hizmetlerinizi ve hizmetlerinizi etkileyebilecek bekleyen mevzuat
Hem fiziki hem de emek kaynağı olan
Piyasadaki gerek rekabet gerekse ekonomik faktörlerden kaynaklanan değişiklikler
İşsizlik ve kredi kullanılabilirliği gibi ekonomik etkiler
Tüm bu EEFler üzerinde etkisi olabilir ister bir projeniz olsun, ona nasıl yaklaşırsınız. İşte birkaç hızlı örnek:
Zayıf bir matris örgütünde çalışıyorsunuz. Bu nedenle, ekip üyeleri için pazarlık yapma yeteneğiniz sıklıkla işlevsel yöneticiler tarafından geçersiz kılınacaktır. Ek olarak, ekip üyelerinizin çoğunun düzenli çalışmaları olacak ve projeniz ve diğer projeleriniz için çalışacaklar. Bu, organizasyonla ilgili dahili bir çevresel faktör örneğidir.
Kuruluşunuz bir hükümet ajansı için çalışıyor. Hükümet, tüm projeler için belirli bir raporlama türünde görev yapmaya hazırlanıyor.Bu dış çevresel faktör, hükümet ve düzenleyici konularla ilgilidir.
Son zamanlarda borçlanma faiz oranı yükseliyor. Paranın maliyeti ile ilgili varsayımlar şimdi bir kredi hattından çekilmek zorunda olduğunuzu tahmin ederken altı ay içinde olacağından farklı olabilir. Bu, finansman ve ekonomi ile ilişkili bir dış çevresel faktör örneğidir.
Organizasyonel süreç varlıkları
Örgütsel süreç varlıkları (OPAs), projenizi yapmanıza yardım edecektir. Bu süreç için ilginç olanları arasında
Kuruluş politikaları, prosedürleri ve intranet siteleri
Formlar, raporlar ve belgeler için şablonlar
Önceki projelerden dokümanlar
Önceki projelerden alınan dersler
PMBOK Rehberi
, birçok süreç boyunca bu dersleri öğrendi. Gerçek dünyada her zaman iyi uygulanmadı.