Etkili sunuş konusu Sponsorlu Bağlantılar ETKİLİ SUNUŞ Yazarı : Christian E. BINGAMAN Yayınevi : Rota Yayınları 1.BÖLÜM - SUNUŞLAR NEDEN YAPILIR? Sunuş, bir topluluk önünde konuşma forumudur. Bir organizasyon adına içeride ya da dışarıda sunuş yapılabilir. Dış sunuşlar ikna etmeye yöneliktir. Bunlar özel tutumlar örneğin,"Toplumun gelişmesine yardımcı olmak istiyoruz" ya da "Fiyatları yükseltmemiz lazım" ya da "Biz sizin için çalışıyoruz" veya "ürünlerimiz tamamen doğal maddeler içermektedir" gibi geliştirmeye çalışır. İçe yönelik sunuşlar genellikle enformasyon yaymak amacıyla verilir. Bunlar; bolümler, yöneticilerle astları, kıdemli işçilerle genç işçiler arasında bilgi paylaştırmanın bir aracı işlevini görür. İç sunuşlara örnek olarak brifingler, tanışmalar ve eğitim etkinlikleri verilebilir. Sunuş bir iletişim kanalıdır. Organizasyonun büyüklüğü, karmaşıklığı ve yönetim felsefesi sunuş gerektiren olayların yapısını ve türünü belirler. Sunuşlar çok çehrelidir. Konuşmacı, dinleyiciler, amaç, zaman, yer ve konu bunların tümü sunuşun etkinliğine katkıda bulunur. Bu yüzden, konuşmacının iletişim sürecinin karmaşıklığının ve dinamiklerinin bilincinde olması önem taşır. BİR GRUP ÖNÜNDE KONUŞMA KORKUSUNU HAFİFLETMEK Şirket içinde bir sunu yapmanın düşüncesi bile midenizde kramplar oluşturuyor, ağzınızı kurutuyor, terlemenize neden oluyor ve bacaklarınızı titretiyor mu? Eğer durum buysa, yalnız değilsiniz. Çoğu insan topluluk önünde konuşmaktan korkar. Bu korkuyu insanları gerçeklikten kaçmaya yönelten algılanmış bir tehdit meydana getirir.. Korku, algılanmış tehditle orantılı ya da orantısız olabilir. Kendisini yaratan nedenle orantılı olan korku, sizi olumlu ve yapıcı bir şeyler yapmaya yöneltir. Buna karşılık orantısız korkular psikolojik ve duygusal bakımdan zararlıdır. Bir sunuş yapma korkusu algılanan tehditle genellikle orantılı olur. Konuşmacılar çoğunlukla; birincisi anlayış arayarak, ikincisi korkuyu yapıcı eyleme dönüştürerek -görevi üstlenerek- stresi yönetirler. İLETİŞİM SÜRECİ Etkili iletişim iki yönlü bir süreçtir; bir verici ile bir alıcı arasındaki düşünce alış verişidir. Konuşmacı (verici) olarak göreviniz, dinleyicilerin (alıcı) mesajı anladıklarından emin oluncaya kadar bitmez. Dinleyicilerden bir mesaj aldığınız zaman, bu mesajı anladığınızı dinleyicileri ikna edecek bir biçimde ifade edinceye kadar göreviniz tamamlanmaz. Verici ve alıcı eş zamanlı biçimde mesajı süzgeçten geçirir. Süzgeçten geçirme işleminin sonucu şudur; Alıcı mesajı vericinin kastettiği biçimde algılamayabilir. Dinleyicinin anlayışını zenginleştirecek müdahelerde bulunmak amacıyla sunuşun planlanmış düzenini değiştirmek için, konuşmacıların iletişim dinamiklerinin bilincinde olması gerekir. Örneğin, bir konuşmacı mesajı yeniden ifade edebilir, örneklere başvurabilir, diyagramlar çizebilir, dinleyicilerin duygularını yansıtabilir ve özetleme yapabilir. Sözcüklerin herkes için mutlaka aynı şeyi ifade etmeyeceğini unutmayın. algılama kişisel birşeydir. İLETİŞİMİN ÖĞELERİ Sözlü sunuşların yapılmasında yer alan iletişim öğeleri konuşma, dinleme, geri besleme (sözlü veya sözsüz) ve soru sormaktır. Konuşma: Sesiniz tutumunuzu, duygularınızı ve iç durumunuzu yansıtır. İç dünyanızın bir aynasıdır. Sesli anlatımın başlıca öğeleri ses hacmi, ses perdesi, tonlama, kalite, hız, lehçe ve stildir. Ses Hacmi: Yüksek ses, fikirleri vurgulamak amacıyla etkili biçimde kullanılabilir. Buna karşılık, gereksiz yere sesi yükseltmek mesajdan çok şey götürebilir ve dinleyicileri kızdırabilir. Öte yandan bazı insanlar çok yumuşak konuşur. Sanki odada dinleyicilerin olduğunun farkında bile değildirler. Ses hacmi ya da tonunda hiçbir değişiklik olmadığından bunların konuşma biçimleri monotondur. Sonuç olarak dinleyiciler hayallere dalıp uyuklayabilir ya da sinirlenebilir. Ses Perdesi: Etkili konuşmacılar anlamı güçlendirmek ve kullandıkları sözcüklere canlılık kazandırmak amacıyla seslerini alçaltır ya da yükseltir. Ses perdesinin uygun kullanımı anlamı berraklaştırır. Hız: Konuşmacının sözcükleri söyleme hızının farkında olması ve bunu kontrol etmesi gerekir. Konu karmaşık olduğu zaman konuşma hızı düşürülmelidir. Kalite: Kalite, kişinin sesinin kendine özgülüğünü anlatır. Ama duygusal ve fiziksel durumlarda etkide bulunur. Tonlama ve Telaffuz: Tonlama, konuşma seslerinin yapısını anlatır. Telaffuz ise seslerin sözcükler içinde kaynaşmasıdır. Stil: En çekici stil sohbet biçiminde olanıdır. Bu, ezbere, kendiliğinden konuşmak demek değildir. Tam tersine dinleyicilerden herbirine sanki kendisine konuşuluyormuş duygusunu veren bir konuşma tarzıdır. Dinleme: Etkili iletişim hem dinlemeye hem de konuşmaya bağlıdır. İki tür -pasif ve aktif- dinleme vardır. Pasif dinleme dikkatli suskunluğu ve en az yanıt vermeyi kullanır. Diğer kişinin fikirlerini istediği gibi ifade etmesine izin verir. Konuşmacı uzunca bir sözlü etkileşim beklemez. Suskunluk ya da tek bir sözcük yeterli olabilir. Bazen sözsüz bir karşılık daha uygun düşer. Aktif dinleme daha zordur. Dinlerken karşımızdaki kişinin dilini, hızını ve konuşmasının içeriğini izlememiz gerekir. Aktif dinleme karşınızdakinin duygularını paylaşarak dinlemektir. Geri Besleme: Geri besleme kişiye başkalarını nasıl etkilediği konusunda bilgi verir. İki tür geri besleme vardır. Sözlü geri besleme ses perdesi, ses tonu ve konuşma hızıyla birlikte kullanılan sözcükleri kapsar. Sözlü anlatım konuşmacının başlıca mesajını dinleyicilere aktarır. Sesin kontrol edilmesi ses hacmi, ses perdesi, hız, nitelik, telaffuz ve stil üzerinde yoğunlaşarak başarılır. Ses perdesi değişmesi bir sözcüğe genel anlamından daha güçlü bir anlam verir. Sözsüz geri besleme, yani beden dili; yüz ifadelerini, göz temasını, duruşu, jestleri, fiziksel mekanı ve zamanı kapsar. Konuşmacının vücut hareketleri dinleyiciye gönderilen ikinci dereceden mesaja katkıda bulunur. Yüz kasları ve gözler belki de vücudun diğer kısımlarından daha fazla sözsüz mesaj iletir. Örneğin, bir kaşın havaya kalkması şaşkınlık, gözlerin açılması hayret, tavana bakma derin düşüncelere dalma, yere bakma günlük hayaller kurma anlamına gelebilir. Yüz ifadeleri ve göz hareketleri dinleyenlere konuşmacının onlarla iletişim kurmak isteyip istemediğini ve mesajı anlamalarına ilgi duyup duymadığını anlatır. Dinleyenlerin mesajı anlamadığını düşünüyorsanız, konuyu yeniden anlatmanız ya da tekrar etmeniz veya karışıklığı düzeltmek için belki de bir örnek vermeniz gerekir. Beden Dili: Konuşmacı kürsüye ya da podyuma yaklaşırken dinleyicide ilk izlenimini oluşturur. En iyi strateji emin adımlarla yürümek, notları hızlı bir şekilde düzenlemek, dinleyicilere bir göz atmak ve derin bir nefes alarak konuşmaya başlamaktır. Öne arkaya sallanmak, ağırlığı bir bacaktan ötekine vermek ve gereksiz yere podyumun gerisine doğru gitmek dinleyicinin dikkatini dağıtır. Jestler el ve kollarla yapılan vücut hareketleridir. Genellikle konuşmacının kendini konuya kaptırması sonucu kendiliğinden ortaya çıkar. Örneğin, dinleyicilerden biri konuşmacıya bir soru yöneltirken konuşmacı kollarını göğsüne kavuşturarak durursa, dinleyiciler konuşmacının soruyu önemsemeyerek, savunmaya geçtiğini ya da başka sorular dinlemek istemediğini düşünebilir. Poz. konuşmacının duruş biçimidir. Dimdik durmak ya da kendini koyuvermek dinleyiciye ayrı ayrı mesajlar verir. Konuşmacı fiziksel olarak rahat edebileceği şekilde, gergin olmayan bir çeviklik ve kontrol duygusu yaratarak durmalıdır. Ayaklar birbirine yakın olmalı ve ağırlık iki ayağa da eşit olarak dağılmalıdır. Oturma Düzeni: Bir sunuş için oturma yerlerinin fiziksel düzenlenmesi bir mesaj verir ve dinleyicilerde bir tepki yaratır. Konuşmacının niyeti hazır bulunan herkesin aktif katılımını sağlamaksa, bu durumda oturma düzeninin bu mesajı vermesi gerekir. Sunuş Programı: Dinleyicilerin zamanının en az sizinki kadar değerli olduğunu unutmayın. Başlangıç ve bitiş zamanları en küçük noktasına kadar belirlenmelidir. Ne olursa olsun, programa bağlı kalınmalıdır. Konuşmaya geç başlarsanız ya da önceden belirtilen zamanlarda ara verilmezse, bu durum konuşma konunuzu gölgede bırakabilir. Sorular ve Cevaplar İki tür -dolaylı ve dolaysız- soru vardır. Dolayısıyla sorular özgül bir konuyu ortaya atar. Bu sorular "evet", "hayır", şeklinde ya da kısa olarak cevaplanabilir. Dolaysız bir soruya şu örnek verilebilir: "Önceki slaytta gösterilen satış hacmi sadece Ocak ayına mı aittir?" Dolaylı sorular açık uçludur. Cevap vermeden önce düşünmek gerekir. Örneğin, şu soru "Önceki slaytta gösterilen satış rakamlarına nasıl ulaştınız?" Sorular şu işlevleri yerine getirir: * Nedenleri saptamak. * Tepkileri açığa çıkarmak. * Öneriler almak. * Dikkati yoğunlaştırmak. * Geri besleme elde etmek. * Zıt görüşleri ortaya atmak. * Yaratıcılığı kamçılamak. * Tartışma yaratmak. * Mutabakatı sınamak. * Performansı eleştirmek. * Yeni alanlar keşfetmek. * Anlama derecesini değerlendirmek. Özanlayış Öz anlayışınız kendi görme biçiminizdir. Bir sistem içinde kendimizi belli bir hiyerarşik düzeye koyarız. Birçok sistemin öğesi olduğumuz için kendimizi gördüğümüz düzey sistemden sisteme değişebilir. Son olarak hepimizin bir özel bir de genel yanı bulunmaktadır. Özel ve genel davranışlarımızın dört boyutu vardır: 1) Kendimizin bildiği ve başkasının bilmesine izin vermediği davranış. 2) Kendimizin bildiği ama başkalarına açık olmayan davranış.(derin duygular, fikirler) 3) Kendimizin bilmediği ama başkalarının gözlediği davranışlar. 4) Kendimizin bilmediği ve başkalarına da açık olmayan davranışlar. Geri besleme (sözlü veya sözsüz), kendimizin bilmediği bu davranışların farkına varmamıza yardımcı olmak için başkaları tarafından yürütülen bir girişimdir. Kendini Açığa Vurma Açığa vurma sayesinde kendimizin bir parçasını başkalarıyla paylaşma konusunda serbestçe kararlar alırız. Kendimizi daha iyi anlamamız için kendimizi başkalarıyla paylaşmamıza gerek vardır. Kendini açığa vurma ancak kendinizi başkalarına gösterdiğiniz zaman ortaya çıkar. Bunun riskli olacağı korkusundan kurtulun. Bereket versin ki ödüller risklere ağır basar. Kendinizi açığa vurma süreci boyunca olgunlaşırsınız. Kendini Analiz Etme Kendinizi sürekli ve dürüst bir şekilde sınavdan geçirmenizi kapsar. Bunu yaparken aşağıdaki soruları yanıtlamak yardımcı olabilir: 1. Temel değerlerim neler? 2. Bu değerlerin herbiri benim için ne kadar önemli? 3. İhtiyaçlarım neler? 4. Bu ihtiyaçlardan hangileri karşılanıyor? 5. Karşılanmayan ihtiyaçlarım nasıl karşılanabilir? 6. Güçlü yanlarım ne? 7. Gelişme alanlarım hangileri? 8. Bu alanları nasıl bir güce dönüştürebilirim? Olumlu bir öz anlayışa sahip olduğunuz zaman daha etkili bir konuşmacı olacaksınız. Özet Bu bölümde, etkili sunuşlar yapma konusunda sizi içsel olarak hazırlamaları bakımından iletişim süreci ve öz anlayışı inceledik. 2.BÖLÜM - SUNUŞLAR NİÇİN PLANLANMALI? Planlama etkili bir sunuşun anahtarıdır. Planlama çok yönlüdür. En azından aşağıdaki noktaların belirlenmesini kapsar: 1. Sunuşun amacı. 2. Konuşmacının hedefi. 3. Dinleyicilerin rolü ve ihtiyaçları. 4. Lojistik: Ne zaman? Nerede? Kim? 5. Donanım ve materyaller. 6. Maliyetler. 7. Sunuşa yaklaşım. 8. Sunuşun içeriği. Konuşmacının Hedefleri Konuşmacının iki hedef dizisi bulunur: Sunuşun hedefleri ve kendi hedefleri. Bazı kişisel hedefler sunuşun etkisini arttırır. Bunun örnekleri şunlardır: * Saygı, inanç ve güven uyandırmak. * Geri beslemeden öğrenmek. * Soruları daha iyi kullanmak. * Özgüven oluşturmak. * Aktif bir dinleyici olmak. Sunuşun etkisini azaltan kişisel hedeflere de şu örnekler verilebilir: * Bu uzmanlığa sahip tek kişi olduğunu göstermek. * Terfi etmek. * Başka birisini kötü göstermek. * Övgü almak. * Kişisel konumunu yükseltmek. Dinleyicinin Hedefleri Bir kişiden bir sunuşa katılması istendiğinde, çoğunlukla Şu iki kendiliğinden tepkiden birisini gösterir: "Harika!" ya da "Zamanımı boşa harcamayacağım." Dinleyicinin Rolü 1. Bölümde sunuşun iletişime yönelik bir forum olduğunu belirttik. Dinleyicinin rolü pasif değildir. Dinleyici sözlü ve sözsüz olarak enformasyon gönderir. Dinleyici Nedir? Dinleyici, özel bir amaçla bir araya getirilmiş insan grubudur. Dinleyiciler arasındaki tek ortak bağ bu olabilir. Bir sunuş sırasında, her zaman iki çeşit karşılıklı etkileşim görülür: 1) Dinleyicilerin arasında etkileşim. 2) Dinleyicilerle konuşmacı arasındaki etkileşim. Dinleyici Analizi Dinleyici analizi kendinize şu soruları sormaktan ibarettir: 1. Dinleyici grubu oluşturacak insanlar hakkında ne biliyorum? 2. Bu insanlar hakkında nasıl daha çok şey öğrenebilirim? 3. Bu bilgileri sunuşun etkili olma olasılığını arttırmak için nasıl kullanabilirim? Dinleyiciyi analiz etmede yardımcı olacak bilgiler şunlardır: 1. Gelecek insan sayısı. 2. Geleceklerin isimleri. 3. Geleceklerin konumları. 4. Temsil edilen bölümler. 5. Bölüm yöneticilerinin sayısı. 6. Yardımcı personel sayısı. 7. Geleceklerin cinsiyeti. 8. Geleceklerin yaş ortalaması ve kıdem durumu. 9. Karar alma gücüne sahip insan sayısı. 10. Sunuşun konusuna çok ilgi duyan insan sayısı. 11. Sunuşun konusuna çok az ilgi duyan insan sayısı.