Dokümanlar üzerinde günlük olarak işbirliği yapıyorum, bu nedenle büyük bir etki yaratabilecek bir işbirliği aracı olan Google Dokümanlar Tartışmalarını öğrenmek beni heyecanlandırdı. Google, Google Apps'ı önde gelen işletme ofisi paketi haline getirmeye çalışıyor ve belgelere tartışma eklenmesi inanılmaz derecede iş dostu web tabanlı bir ofis paketi olmasını sağlıyor. Google Dokümanlar ücretsiz olduğu için, DIY kullanıcıları için mükemmel bir anlam ifade ediyor.
Google Dokümanlar ile işbirliği yapmak için gerekenler
- Bir Gmail hesabı
- Gmail hesaplarıyla ortak çalışanlar
- Bir Google Dokümanlar belgesi
Google Dokümanlar Tartışmalar nasıl çalışır?
Google Dokümanlar işbirliği aracı, dokümanınıza dokümanı tartışmak için alan görevi gören yeni bir katman ekler. Tartışma herkese açık hale getirilmedikçe yalnızca belge sahibi tarafından davet edilen kullanıcılar tartışmaya katılabilir.
İşbirliği sırasında aşağıdakileri yapabilirsiniz:
- Belgeyi davet edilen ortak çalışanlarla tartışın.
- Tartışma penceresini gizleyin veya taşıyın ve belgeyi düzenleyin.
- Ortak çalışanlar tarafından yapılan yorumları düzenleyin, silin ve çözün.
- Diğer ortak çalışanlarla sohbet edin.
Google Dokümanlar tartışma özelliğinin işbirliği için nasıl kullanılacağı hemen belli değil; ancak, bir kez asıldıktan sonra, özellik işbirliği için inanılmaz bir araçtır. Google Dokümanlar'da Google Tartışmalar özelliğinin nasıl kullanılacağına ilişkin talimatlar ve ipuçları.
Google Dokümanlar Tartışmalarını kullanmaGmail hesabınıza giriş yapın ve ardından işbirliği için kullanılacak belgeyi açın. Ortak çalışanları tartışmaya davet etmek için Paylaş düğmesini tıklayarak Davet penceresini açın. Davet penceresi açıldığında, gerekli tüm ortak çalışanları davet edebilirsiniz ( Şekil A ). Şekil A
E-postayı gönderdikten sonra, davet edilen tüm ortak çalışanların davet e-postasını görüntülemesi ve ilişkili bağlantıyı tıklaması gerekir. Davet edilen kişi bağlantıyı açtığında, belgeye ve tartışmaya erişebilir. Varsayılan olarak, her ortak çalışan tam (okuma ve yazma) belge izinlerine sahip olacaktır. Bir ortak çalışanın izinlerini değiştirmek istiyorsanız, Paylaşılan açılır menüsünü tıklayın ve Paylaşılan Ayarlar'ı seçin. Bu pencereden, katılımcının durumunu izinleri yansıtacak şekilde düzenleyebilirsiniz ( Şekil B ). İzin ayarlarını istediğiniz zaman değiştirebilirsiniz. Bu pencereden yeni katılımcıları işbirliği sürecine davet edebilirsiniz. Şekil B
Gizlilik bölümündeki Değiştir bağlantısını tıklayarak, tartışmanın gizliliğini Web üzerinde Herkese Açık, Bağlantılı Herkes veya Gizli olarak da değiştirebilirsiniz.Tartışmalar penceresini açma Bir sonraki adım, Tartışmalar düğmesine tıklayarak Tartışmalar penceresini açmaktır; Tartışmalar penceresi tüm belgenizi kapsayabilir. Tartışmalar penceresinin üst kısmına yakın bir yeri tıklatırsanız, tartışmaları görüntüleyip belge üzerinde çalışabilmek için pencereyi hareket ettirebilirsiniz ( Şekil C ). Tartışmalar penceresini yeniden boyutlandıramazsınız, bu nedenle ekranınızın gayrimenkulünü en üst düzeye çıkarmak için stratejik olarak yerleştirmeniz gerekir. Belgenizi kapsayan Tartışma penceresi ile belgenizin içine kaydırdığınızda pencerenin şeffaflaştığını fark edeceksiniz; kaydırmayı durdurduğunuzda, Tartışmalar penceresi yeniden görünür. Şekil C
Büyütmek için resme tıklayın.
Tartışmalar penceresi açıkken bir belgeyi düzenlemek istiyorsanız, pencerenin belgeyi kapsamadığından emin olmalısınız. Tartışmalar penceresi engelliyorsa (belgeyi görüntülerken, metnin üzerine mavi renkli saydam bir kutu konulursa), metni tıklattığınızda tartışma kutusu yeniden görünür.
Tartışmalar penceresini açık tutmanın ve belgenizde aynı anda çalışmanın tek yolu budur - tartışmayı metnin dışına taşıyın.Belgeyi tartışın
Tartışmalar penceresini açın, yorumunuzu girin ve Gönder düğmesine basın; tüm ortak çalışanlar derhal yayınınızı görür. Tartışma süreci boyunca tüm gönderiler kaydedilir ve okunabilir. (Tartışmalar sohbet bölmesinde görünmez.)Varsayılan olarak, tüm Google Dokümanlar Tartışmalar yayınları tüm ortak çalışanlara e-postayla gönderilir. Bu işlemi değiştirmek istiyorsanız, Tartışmalar açılır menüsünü tıklayabilir ve ardından Tartışma Bildirim Ayarları'nı seçebilirsiniz. Yeni pencerede, bildirimlerin nasıl gönderilmesini istediğinizi ayarlayabilirsiniz ( Şekil D ). Google, katılımcılara yönelik bildirimlerin kapatılmasını önermez, ancak bu e-posta bildirimlerini almak istemeyen katılımcılarınız olabilir. Şekil D
Tartışmaları çözme Tartışmaları çözme yeteneği aracın en iyi özelliklerinden biridir. Örneğin, bir belgenin belirli bir yönü hakkında bir tartışma yaptığınızı ve bir noktada bu yönün tartışma içinde çözüldüğünü varsayalım; Tartışmalar açılır menüsünden Çöz'ü seçerek bunu belirtebilirsiniz. Bir tartışma dizisini çözümlendi olarak işaretlemenizi iptal etmenizi veya devam ettirmenizi sağlayan bir yer paylaşımı görünecektir. Bir tartışma çözülmüş olarak işaretlendikten sonra, hiç kimse bu ileti dizisine yanıt gönderemez. Tartışmaya katılan tüm ortak çalışanlar bir iş parçacığını çözülmüş olarak işaretleyebilir. Tartışmaları düzenleme veya silme
Bir iş parçacığındaki bir tartışmayı düzenlemek için, iş parçacığına ilişkin açılır menüyü tıklayın ve Düzenle'yi seçin; bunu yaptığınızda, tartışmadaki metin düzenleme için açılacaktır.
Bir iş parçacığındaki bir tartışmayı silmek için, iş parçacığına ilişkin açılır menüyü tıklayın ve Sil'i seçin. Neyse ki, Google bunu yalnızca bir tartışma dizisinin kaynağının bir ileti dizisini silebilmesi için yaptı.İşbirliği hakkında sohbet edin
Yorum yapmak istiyorsanız, ancak işbirliği tartışması kapsamında değil, sohbet bölmesini kullanabilirsiniz. Katılımcıların listesinde sohbet bölmesini (belge penceresinin sağ tarafında bulunur) açabilir ve işbirliği hakkında sohbet etmeye başlayabilirsiniz. Bu sohbetler belge tartışmasına kaydedilmez.Web'de yayınla
Paylaş açılır menüsünü tıklatırsanız Belgeyi Web'de Yayımla'yı seçebilirsiniz. Belgenizi web'de yayınlamadan önce, herkesin belgeyi görmesini isteyip istemediğinizi dikkatlice düşünmek istersiniz.Ortak çalışma oturumunu sonlandırma Ortak çalışanlar belgeyi kapattıkça, artık sohbet bölmesinin üzerindeki açılır listede görünmezler. Bir ortak çalışan davet bağlantısını kaydettiği sürece, istedikleri zaman tartışmaya tekrar katılabilirler.
Tüm ortak çalışanlar ve belgenin sahibi tartışmayı terk edip belgeyi kapatsa bile, işbirliği tartışması belgenin bir parçası olarak kalır. Herhangi bir ortak çalışan belgeyi açtığında tartışmayı görüntüleyebilir.
özet
Bu yeni işbirliği özellikleri Google Dokümanlar'ı, özellikle hareket halindeyken bir ofis paketine ve işbirliği aracına ihtiyaç duyan herkes için Microsoft Office ve LibreOffice ile ciddi bir rakip haline getiriyor. Google Dokümanlar Tartışmalar özelliğinin hiçbir maliyeti olmadığı için, DIY mağazaları için mükemmel bir anlam ifade eder.
Google Dokümanlar, daha pahalı ve daha az mobil çözümlerin yerini mükemmel bir hale getiriyor mu? Tartışmada ne düşündüğünüzü bize söyleyin.