Bir şirket kendi bankasına bir çek yatırdığında ve banka ilgili tutarı şirketin banka hesabına yatırmayı reddettiğinde iade edilen bir depozito ortaya çıkar. Bu, aşağıdaki nedenlerle olabilir:
Çekin ilk çekildiği banka, çeki reddeder. Bu, çekin çekildiği hesapta, çek üzerinde belirtilen tutardan daha az ipoteksiz nakit içerdiğinde gerçekleşir.
Çekte eksik imza, tarih, alacaklı adı veya tutar gibi bir hata var.
Çek, başka bir ülkede bulunan bir bankaya çekildi ve bu genellikle otomatik olarak reddedilir.
Bir depozito iade edildiğinde, banka bunu şirkete gönderdiği ay sonu banka ekstresine nakit kaynağı olarak dahil etmez. Şirket, mevduatı nakit hesabına zaten kendi kayıtlarına kaydetmişse (hemen hemen her zaman bir banka mevduatı yapmadan önce olduğu gibi), bu mevduatı kendi kayıtlarında tersine çevirmelidir. Aksi takdirde, nakit defter bakiyesi banka nakit bakiyesinden daha yüksek olacaktır, aradaki fark iade edilen mevduat tutarıdır.
Mevduatın tersine çevrilmesi, genellikle şirketin muhasebe yazılımının nakit makbuzları modülü aracılığıyla gerçekleştirilir; bu, nakit hesabını alacak ve alacak hesabı hesabından borçlandıracaktır (ilgili çek ödemelerinin müşterilerden ödenmemiş faturalar için olduğu varsayılarak).
Buna ek olarak, banka muhtemelen iade edilen depozitoyla ilgili bir hizmet ücreti alacaktır, ancak bu miktar ayın toplam hizmet ücretine dahil edilebilir. Şirket ücreti nakit hesabına bir alacak ve bir gider hesabına borç olarak kaydetmelidir.
Tahsilat personeli, değiştirme ödemelerinin yapıldığından emin olmak için ilgili müşterilerle hemen iletişime geçebilmeleri için iade edilen tüm çeklerden haberdar edilmelidir.