Fırsatlar (pozitif riskler) ve tehditler (negatif riskler) olarak iki temel kategoriye ayırabileceğimiz riskleri yine negatif ve pozitif risk yanıt stratejileri, Durumsal Yanıt Stratejileri, B-Planları, ve Etrafından Dolaşma (veya By-Pass) Yanıt Stratejileri ile başa çıkmaya çalışırız. Şimdi saymış bulunduğumuz bu risk yanıt stratejilerinin tanım ve örneklerine birlikte bakalım:
Pozitif Risk Yanıt Stratejileri:
Organizasyonun en yetenekli kaynaklarını proje tamamlama süresini kısaltmak için projeye vermek.
Organizasyonun en yetenekli kaynaklarının yeni teknolojiyi kullanma veya teknoloji güncelleme projelerinde süreyi kısaltıp, maliyeti düşürerek proje hedeflerinin gerçekleştirilmesi için projeye verilmesi.
Bütün tarafların fırsattan istifade edebileceği risk paylaşım ortaklıkları, özel amaçlı şirketler, risk sermayesi yatırım ortaklıkları kurmak.
İşi erken bitirmek için bir aktiviteye daha fazla kaynak ataması yapmak.
Aktif hareket etmeden, çıkan fırsatları (avantajlarını) değerlendirmeye / kullanmaya istekli olmak.
Negatif Risk Yanıt Stratejileri:
Proje süresini uzatmak, stratejiyi değiştirmek veya kapsamı azaltmak.
En radikal strateji projeyi tamamı ile sonlandırmak.
Sigorta, kati / kesin teminat mek yaptırmaktupları (performance bonds), garantiler, teminatlar, alt yüklenici sözleşmeleri.
Daha az karmaşık süreçleri kabul etmek, daha fazla test yapmak, veya daha güvenilir bir tedarikçi seçmek.
Trafından Dolaşma ve Durumsal Yanıt Stratejileri sıklıkla Entegre Değişiklik Kontrolü sürecine konu düzeltici ve ve önleyici faaliyetlere neden olabilirler.
Durumsal (Olasılığa veya Koşula Bağlı) Yanıt Stratejisi (contingency response strategy)
Durumsal Yanıt Stratejisi (/Planı), projeyi raydan çıkarabilecek olası riskler için önceden yapılan plandır. Bu tür planlar belirlenmiş riskler için geliştirilir ve tehdit gerçekleşmeden önce tamamlanır. Durumsal Yanıt Stratejisi, ilgili proje hedefini, Durumsal Yanıt Stratejisini uygulamaya geçirecek durumları (kriterleri, tetikleyen durumları, işaretleri / gelişmeleri…), ilgili personel ve sorumlulukları, ve planı uygulamaya koyma kapsamında ilgili diğer detayları içerir.
Bir örnekle de şöyle açıklayalım:
Bir inşaat projesinde çalışıyorsunuz. Proje üzerinde çalışırken bir yağmur yağma olasılığı nedeni ile sarf malzemelerinizin ıslanması riski var. Bu riske karşılık sarf malzemelerinizin üzerini naylon örtü ile örtmeyi planladınız. Ayrıca yağmur dindikten sonra bir blower ve vakum pompası getirip ıslanan sarf malzemelerini temizleyip kurutabileceğinizi planladınız.
B-Planı (Fallback Plan)
B-Planı, Durumsal Yanıt Stratejisinin tamamlayıcısı durumunda olup, aralarında bir fark yoktur. B-Planı, Durumsal Yanıt Stratejisi tamamen veya kısmen başarısız olur ise, uygulanır. Her ikisi içinde Durumsal Yedek (contingency reserve) ayrılır ve ayrılan yedek performans yönetim temel çizgisinde ve proje bütçesinde yeralır. Her ikisi de risk gerçekleşmeden önce planlanır ve dokümante edilir.
B-Planını açıklmak için yukarıdaki örneğimize devam edelim:
Diyelim ki, yağmur beklediğinizden çok daha uzun süre yağdı ve sarf malsemelerinizi kullanılamaz hale getirdi. Bu durumda daha önce planladığınız B-Planınızı devreye alırsınız. Bu durumda B-Planınız, eğer yağmur beklediğinizden daha uzun süre yağıp sarf malzemelerinzi kullanılmaz hale getirir ise, zarar gören sarf malzemelerinizi yenilemek için daha önceden belirlediğiniz bir tedarikçiden siparişini verecek işe devam etmenizi size söyleyecektir.
Etrafından Dolaşma veya By-Pass Yanıt Stratejisi (Workaround) :
Daha önceden planlanmamış yanıtlardır. Daha önce belirlenmemiş veya eğer gerçekleşir ise, pasif olarak kabul edilmiş risklere karşı yanıtlardır.
Durumsal Yanıt Stratejisinde (contingency response strategy) olduğu gibi Etrafından Dolaşma Statejisi de (workaround) düzeltici ve önleyici faaliyeti gerektirebilir. Uygulanan strateji ve ilgili faaliyetler proje yönetim planı ve diğer proje dökümanlarında dökümante edilir. Etrafından Dolaşma Yanıt Stratejisi için yönetim yedekleri planlanmalı ve kullanılmalıdır.
Bir örnekle Etrafından Dolaşma Stratejisine açıklık getirelim:
Eğer 15 Aralığa kadar bir direktörünüz olmaz ise ve dirktör sorumluluklarının bir kısmını devir alan baş eğitmeninizden memnun kalmaz iseniz, B-Planı olarak eğitim merkezinizin açılışını direktör pozisyonu dolana kadar erteleyebilecektiniz.
Diğer taraftan, diyelim ki, siz direktörü işe aldınız, eğitim merkezinizin açılış duyurusu da yapılmış olsun ve işe yeni aldığınız direktör merkezin açılışına iki gün kala başka bir işe geçmeye karar verdi. Şimdi işlerin yürümesi için bu beklenmedik duruma bir çözüm bulmak durumundasınız (problemi by-pass ederek işin yürümesini – yani eğitim merkezinin problemsiz açılışını sağlayacak geçici çözümü bulmak durumundasınız).
YAZAN: Vedat Konyalı, PMP®
KAYNAK: http://www.vkegitimvedanismanlik.wordpress.com