Yılın ilk dört yazısında bir işletmenin yıllık faaliyetlerini düzenleyebilmesi ve başarılı olması için, “Hedef, plan, bütçe ve aksiyon” olarak tanımladığımız ilk dört adımı atması gerektiğini ve bu adımlar için yol haritasını özetlemiştim. Bu adımlar takip edildiğinde, işletmenin plan ve bütçesini başarılı bir şekilde uygulanabilir ve hedeflere ulaşılabilir. Ancak son adım olan “Aksiyon”a geçtikten sonra, yani özetle faaliyetlerin planlandığı gibi gerçekleştirilebilmesi için dört adım daha gündeme alınmalıdır. Bunlar; “Kontrol, düzeltme, önlem alma ve sürdürme” Bu haftadan itibaren sırayla bu adımları irdeleyeceğiz.
Kuşkusuz, işletmenin planlarını faaliyete geçirirken, deneyimli ve profesyonel yöneticileri seçmek çok önemlidir. Ancak, işletmenin planları için aksiyon aldıktan sonra kontrol edilmesi, hedeflere ulaşma sürecini izlemek, performansı değerlendirmek ve gerekirse düzeltici önlemler almak daha önemlidir.
İşletmenin faaliyetlerini kontrol etmek için atılacak adımlar şöyle özetlenebilir:
- Gerçekleşen Performansı İzleme:
Faaliyetler önceden belirlenmiş tarih ve hedeflere göre izlenmelidir. Gerçekleşen performans, başlangıçtaki planlarla karşılaştırarak değerlendirilmelidir. Finansal ve operasyonel performans göstergeleri düzenli olarak takip edilmelidir. Bütçe ile gerçek performans arasındaki farklar değerlendirilmelidir.
- Veri Analizi:
İzlenen performans göstergeleri üzerinde detaylı veri analizi yapılmalıdır. Bu analizler, işletmenin güçlü ve zayıf yönlerini belirlemeye yardımcı olacaktır. Eğilimleri ve değişiklikleri anlamak için zaman içindeki veri trendleri gözlemlenmelidir.
- Performans Değerlendirilmesi:
Çalışanların bireysel ve departman performansları düzenli olarak değerlendirilmelidir. Performans değerlendirmeleri, eğitim ihtiyaçlarını belirlemede ve motivasyonu artırmada yardımcı olabilir. Müşteri geri bildirimleri değerlendirilerek ürün veya hizmet kalitesini kontrol edilebilir.
- Bütçe Kontrolü:
Bütçenin gerçekleşen performansla uyumunu kontrol edilmelidir. Bütçe sapmaları belirlenmeli ve nedenleri anlamak için analiz yapılmalıdır. Gerektiğinde bütçe revizyonları yapılmalı ve stratejik hedeflere ulaşmak için finansal kaynaklar etkili bir şekilde yönetilmelidir.
- Risk Değerlendirmesi:
Faaliyetler sırasında ortaya çıkabilecek riskler belirlenmeli ve bu risklere karşı alınan önlemler değerlendirilmelidir. Yeni ortaya çıkan risklere karşı proaktif bir şekilde tedbirler alınabilir.
- Çalışan Geri Bildirimi ve İletişim:
Çalışanlardan ve paydaşlardan gelen geri bildirimleri dikkate alınmalıdır. İletişim kanalları açık tutularak, işletmedeki potansiyel sorunlar önceden belirlenebilir ve çözülebilir.
- Düzeltici ve İyileştirici Tedbirler:
Performans değerlendirmeleri ve veri analizi sonuçlarına dayanarak, gerekirse düzeltici ve iyileştirici tedbirler alınabilir. Planlarda sapmalar olduğunda, bu sorunlara yönelik stratejiler geliştirilebilir.
- Yeniden Değerlendirme:
İzleme ve kontrol sürecinden elde edilen bilgilerle stratejik planlar gözden geçirilmelidir. Değişen pazar koşulları veya içsel faktörler göz önüne alınarak planlarda gerekirse güncellemeler yapılmalıdır.
İşletmenin faaliyetlerini sürekli olarak kontrol etmek, adaptasyon ve sürekli iyileştirmeyi sağlayarak uzun vadeli başarıyı destekler.
Bu hafta “Kontrol” konusunu işledik, haftaya önce “Düzeltme”, daha sonra da “Önlem alma ve sürdürme” konularını sırayla irdeleyeceğiz.