5. Yapılacaklar listelerinizi günlük olarak gözden geçirin
Her güne, “bugün” yapılacaklar listenize göz atarak ve bunun makul olup olmadığını değerlendirerek başlayın. Sonra gözden geçirin.
Bugün için planlanmış çok fazla göreviniz varsa ve hepsine ulaşamayacağınızı biliyorsanız, kendinizi başarısızlığa hazırlıyorsunuz demektir.
6. Kendinizi günlük üç ile beş görevle sınırlayın
Ben ortalama olarak, günde üç ile beş görevi kontrol ediyorum. Yanlışlıkla gün için 12 görev planladıysam, hepsine ulaşamayacağımı biliyorum, bu da bazı son tarihleri yeniden önceliklendirmem ve değiştirmem gerektiği anlamına geliyor. Bu potansiyel problemi günüm başlamadan önce fark edersem, yapmayı çok sevdiğim ve yapmadığım tüm görevler tarafından stresli hissetmek yerine ayarlayabilirim.
Sizin günlük görev sınırınız nedir? Bu, ne tür görevleri yazdığınıza ve ne kadar zorlu olduklarına bağlıdır. Zamanla, her gün kaç görevi kontrol ettiğinizi izlerseniz -en iyi yapılacak uygulamalar bunu sizin için yapar- maksimumunuzu öğrenirsiniz. Maksimum durumunuzu öğrendikten sonra günlük atamalarınızı makul bir sayıyla sınırlandırabilirsiniz.
Gün için tüm görevlerinizi ne kadar önce bitirirseniz, genel olarak yapılacaklar listeleriniz hakkında daha iyi hissedersiniz. Bu olumlu his, üretkenlik hissini tetikler.
7. Görevleri amaç ve hedeflerinize değil, yapılacaklar listenize ekleyin
Yapılacaklar listenize ne yazdığınız önemlidir. Görevleri hedeflerinize değil listelerinize ekleyin. Bunu yapmak için aralarındaki farkı bilmelisiniz.
Hedefler, büyük resim başarıları veya istenen sonuçlardır. Miktarını belirlemek genellikle zordur. Bunun bir örneği “İngilizce'de akıcı olmak” Bunu yapılacaklar listenize koymak çok etkili olmaz.
Hedefler, bir hedefe ulaşma yolunda belirteçlerdir. Hedefler daha spesifik ve ölçülebilir olduğundan, bunları görevlerle karıştırmak çok daha kolaydır. Bir hedefe örnek olarak “İngilizce'de en sevdiğim filmler hakkında sohbet etmek” verilebilir.
Öyleyse görevler nelerdir? Görevler, bir amaca ulaşmak için attığınız eylemlerdir. Çoğu zaman tek olaylardır (tekrarlayabilirler) Bir görev “üç yeni İngilizce fiil öğrenmek” veya “30 dakika çalışmak” olabilir.
Görevler, hedefler değil yapılacaklar listesine dahil olanlardır.
8. Hedef ve amaçlarınızı ayrı tutun
Mükemmel bir dünyada, her gün yaptığınız görevler daha büyük hedeflerinizin peşinde olacaktır. Öyle değilse, neden bunları yapmak için zaman harcıyorsunuz? Hedeflerinizin ne olduğunu bilmeniz gerekir, ancak bunları yapılacaklar listenize yazmanıza gerek yoktur.
Hedeflerinizi başka bir yere yazın. Yapılacaklar listenizde notlar bölümü varsa, bunları oraya koyun. Bir günlük tutarsanız, hedeflerinizi yazabilir ve üç ayda bir veya yıllık olarak gözden geçirebilirsiniz. Zaman zaman hedeflerinize bakın, ancak sizi bugün yapmanız gereken belirli şeylerden uzaklaştırmasına izin vermeyin.
9. Yapılacaklar listenize sık sık bakın
Etkili bir yapılacaklar listesi gün boyunca size yol gösterir. Zamanını planlamak için haftanın başında bakmak en iyi yoldur. Gün içi planınızı gözden geçirmek için günün başında bakın. Öğle yemeğinden sonra bakın, böylece günün geri kalanında başka nelere odaklanmanız gerektiğini bilirsiniz.
Bir görevde kaybolmuş hissettiğinizde veya görevden ayrılmanız gerektiğinde, bu arada üstesinden gelebileceğiniz küçük ve kolay bir şey (yüksek odak gerektirmeyen daha az talepkar bir görev) için yapılacaklar listenize bakın.
Listenize ne kadar çok bakarsanız, o kadar çok güveneceksiniz. Ne kadar çok güvenirseniz, hangi görevleri yapmanız gerektiğini daha az hatırlamanız gerekir. Hatırlamanız ne kadar az olursa, elinizdeki göreve odaklanmak için zihninizi o kadar serbest bırakırsınız.
10. Yapılacaklar listenizi taranabilir yapın
Yapılacaklar listenize sık sık bakarsanız -bence yapmanız gerektiği gibi- bir bakışta neye ihtiyacınız olduğunu görmenin ne kadar yararlı olduğunu hemen anlayacaksınız.
Görevlerinizi yazmak için sıkı bir dil kullanın. Birçok uygulamanın, önemli görevleri vurgulamanızı sağlayan öncelik derecelendirmeleri veya ekleyebileceğiniz yıldızları vardır. Eğer yardımcı olursa görevlerinizi renklerle kodlayın. Telefonla görüşme gerektirmesi veya sağlık hizmetleriyle ilgili olması gibi görev hakkında size daha fazla bilgi veren simgeler uygulayın. Yapılacaklar listenize ne kadar hızlı bakarsanız bakın, yapılması gerekenler hakkında çok fazla bilgi toplayabilmelisiniz.
Harika bir yapılacaklar listesi kişisel üretkenliğin kalbidir. Sizin için çalışan bir görev yönetimi uygulaması ve süreci bulmak büyük bir sevinçtir. Listenizdeki öğeleri işaretlemek size bir başarı hissi verir ve organize olmanın önemli bir öğesidir. Güvenilir bir yapılacak iş sistemi, hayatı hem daha kolay hem de daha az stresli hale getirir. O yüzden evlilikten kararından sonra verilecek en zor karara hazır mısınız? :)