Sürece RPA Dahil Edilirken Nelere Dikkat Edilmeli?
Sektör içerisinde gelişmekte olan teknolojiler hakkında farklı görüşler mevcut, ancak böylesine rekabetçi bir alanda ayakta kalabilmek için işletmelerin cesur kararlar almaları ve yeni teknolojileri benimsemeleri gerekiyor. Herkes, işgücü maliyetlerini en aza indiren ve yatırım getirisini en üst düzeye çıkaran bir çözüm arayışında. RPA tam bu noktada devreye giriyor. İş süreci otomasyonunun nasıl etkin bir şekilde yönetildiğini ve sunulduğunu tasavvur etmek, sadece bir sözden ibaret değil, işletmelerde hızla artan bir trend haline geliyor.
RPA Dahil Edilirken Nelere Dikkat Etmeliyiz?
1) Kural tabanlı
Süreçte alınan kararlar (veri yorumlama dahil) önceden tanımlanmış bir mantıkta olmalıdır. İstisna oranı ya düşüktür ya da iş mantığına dahil edilebilir.
2) Otomatikleştirilebilir ve/veya tekrarlayan süreçler
4 tür süreci ayırt edebiliriz:
- Manuel ve tekrarsız: süreç adımları insanlar tarafından gerçekleştirilir ve süreç her yürütüldüğünde farklı olabilir.
- Manuel ve tekrarlı: süreçteki adımlar kullanıcı tarafından gerçekleştirilir ve en azından bazıları her seferinde aynıdır.
- Yarı otomatik ve tekrarlayan: Tekrarlanan adımlardan bazıları zaten otomatikleştirildi (makrolar, Outlook kuralları vb. kullanılarak).
- Otomatikleştirilmiş: RPA dışındaki teknolojiler kullanılarak halihazırda otomatikleştirilmiş süreçler vardır.
Yüksek istisna oranı veya bir iş mantığına entegre edilemeyen faktörler nedeniyle manuel kalması gereken veya tekrar etmeyen süreçler otomasyon için iyi adaylar değildir.
3) Standart girdi
Süreçteki girdi ya elektronik olmalı ve kolayca okunabilir ya da RPA ile ilişkilendirilebilecek bir teknoloji (OCR gibi) kullanılarak okunabilir olmalıdır. İyi bir örnek, önceden tanımlanmış alanlara sahip bir faturadır.
4) Stabilite
Belirli bir süredir aynı olan ve önümüzdeki aylarda herhangi bir değişiklik beklenmeyen süreçler, diğer kriterleri de karşılamaları koşuluyla otomasyon için iyi adaylardır.
Otomasyon karmaşıklığı etmenleri
Bu kriter seti, bir süreci otomatikleştirmenin ne kadar zor olduğunu belirler:
1) Ekran Sayısı
RPA, robotu ekran düzeyinde görevleri yerine getirecek şekilde programlayarak çalışır (ekran değiştiğinde mantığın öğretilmesi gerekir). Ekran sayısı ne kadar yüksek olursa, süreç otomasyonundan önce o kadar çok öğenin yakalanması ve yapılandırılması gerekir.
2) Uygulama türleri
Bazı uygulamalar daha kolay otomatikleştirilir (Office paketi veya tarayıcılar gibi), diğerleri otomasyon çabasını büyük ölçüde artırır (örneğin, Ana Bilgisayar). Ve ne kadar farklı uygulama varsa, ekran sayısı da artacaktır (bir önceki noktaya bakın).
3) İş mantığı senaryoları
Bir otomasyonun karmaşıklığı, iş mantığındaki karar noktalarının sayısı ile artar. Temel olarak, her biri senaryo sayısının iki katı ile çarpılabilir.
4) Girdi türleri ve sayısı
Daha önce belirtildiği gibi, standart girdi arzu edilir. Yine de, otomasyondan etkilenecek her tedarikçi için bir standart girdinin (fatura gibi) yapılandırılması gereken durumlar vardır. Ayrıca, standart olmayan girdiler, en karmaşık olanı serbest metin olmak üzere farklı karmaşıklık derecelerinde olabilir.