Televizyonunuzu açın ve soru soran bir grup gazeteci veya muhabirin önünde duran tanınmış bir kişiyi göreceğiniz haberleri yani basın toplantısı izleyin. Haber günlüklerini açtığınızda genellikle yetkili bir kişinin ya da şu veya bu kişiliğin basın mensuplarıyla görüştüğü, belli bir saat ve duyurular yaptığı haberleri okursunuz. Bununla birlikte gerçekleşen şeyin adı basın toplantısı olarak adlandırılır.
Basın Toplantısı Nedir?
Bir basın toplantısı basit tanımı ile önde gelen bir kişi veya şahsiyet tarafından bir duyuru yapmak, bilgi vermek veya soruları yanıtlamak için gazetecilere verilen bir ropörtajdır. Ayrıca,organize bir olaydır, yani yapısı ve düzeni vardır. Elbette, anında gerçekleştirilen basın toplantılarını duymuş olabilirsiniz, ancak çoğu kez, ani gelişen durumlar nedeniyle bu şekil basın toplantısı düzenlenebilir.
Basın toplantıları neden önemlidir? Basın toplantıları çok faydalıdır ve ayrıca bir bütün olarak toplumda çok önemli bir rol oynar. Siyasi ve ticari duyurular, bu basın toplantıları ile etkin hale getirilmektedir. Ayrıca, ünlü kişiler ve diğer tanınmış kişiler, basın toplantılarından yararlanmaktadır.
Basın Toplantısı Faydaları
Basın toplantısı bilginin halka kısa sürede yayılmasına yardımcı olur. Öncelikle, halkın bilmesini istediğiniz önemli ve ilgili bilgileriniz var mı? Aynı zamanda paylaşacak haber değeri taşıyan bir şeyiniz mi var? Bir basın toplantısı yapmayı düşünün.
Elbette, gazetecilerle bire bir röportaj yapmayı tercih edebilirsiniz, ancak bir basın toplantısı aynı anda bir veya ikiden fazla gazeteci ile etkileşim kurmanıza olanak tanıyarak, size çok fazla zaman, para ve kaynak tasarrufu sağlar.
Basın toplantıları yararlı bir yanıt aracıdır. Şu anda, şahsınızla veya işletmeniz ile ilgili sorunlarla mı karşılaşıyorsunuz ve sorunları tek seferde çözmek mi istiyorsunuz? Genellikle bunu yapmanın en iyi yolu, basın toplantısı yapmaktır. Sizi ya da işinizi rahatsız edebilecek sorunları ele almak için mükemmel bir yoldur.
Basın Toplantısı ve Halkla İlişkiler
İyi düzenlenen basın toplantısı çok iyi bir halkla ilişkiler aracıdır. Medyanın ilgisini çekmek isteyen bir birey, grup veya bir işletme olsun, basın toplantıları düzenlemek kullanışlı olacaktır. Bir basın toplantısı da işe yarayabileceğinden, medyanın görünürlüğünü kazanmak geleneksel reklâmcılık yöntemleriyle sınırlı değildir.
İyi bir reklâm alternatifidir. Medyaya maruz kalma, daha fazla marka bilinirliğine yol açar. Bu nedenle, markanın pazarda yetkili bir konum elde etmesinin başka bir yoludur. Bir basın toplantısının avantajı, aslında geleneksel reklâm veya promosyon kampanyanızdan da daha ucuz olmasıdır. Bununla birlikte, etkili bir şekilde kullanmadan önce bir marka adınız olması gerekir.
Avantajları ve Dezavantajları
İşiniz gereği ya da işletmeniz için basın toplantısı düzenlemeden evvel, en yaygın avantaj ve dezavantajlarını bilmeniz önemlidir. Bunların üzerinden geçin ve bir basın toplantısı düzenlemenin, sizin için iyi bir adım olup olmadığına karar verin.
- Avantajları
Basın toplantısı;
Kullanışlıdır ve zamandan tasarruf sağlar. Hedefi tek seferde gerçekleştirir. Bundan dolayı tüm muhabirler veya gazeteciler, tek seferde tek bir yerde veya odada toplanır ve sırayla birkaç gazeteciyle tanışmak ve aynı duyuruyu yapmak, aynı soruları defalarca cevaplamak yerine, toplantı bir kez yapılacaktır.
Yapılan duyuru veya bilgi için maksimum etki sağlar. Ayrıca genel kamuoyu için, yalnızca birkaç muhabir veya gazetecinin basın toplantısına katılacak kadar dikkat etmesi, duyurunun en azından haber değeri taşıdığı anlamına gelir.
Geniş bir kitleye ulaşmanızı sağlar. Basın toplantısı yaptığınızda odada sadece bir düzine muhabir olabilir. Ancak, bu muhabirler, sizin verdiğiniz haberleri kendi kanallarında yayınlandığında, haberinizin çok sayıda insana ulaşacağından elin olabilirsiniz.
Basın veya medya üyeleriyle ilişki kurmanıza yardımcı olur. Ayrıca medyada arkadaşlarınızın olması iyidir ve onları da basın toplantınızı dâhil etmeniz, başlamanız için iyi bir yoldur.
Bilgi akışını kontrol etmenizi sağlar. Başına sadece bilmelerini istediğiniz şeyler söylersiniz. Hangi bilgilerin paylaşılacağı ve nelerin saklanacağı, kısacası pek çok şey sizin kontrolünüzdedir.
- Dezavantajları
Basın toplantısı avantajlarının yanında bazı dezavantajları da vardır. Bunlar;
Planlama gerektirir. Basın toplantısının başarılı olması için planlama yapılmalıdır ve bu, lojistik, ilgili taraflar arasında yazışmalar ve diğer bazı faktörlerin dikkate alınması anlamına gelir.
Daha az hedeflenir. Seyirci, çoğu zaman halkın geneli olacaktır. Bu nedenle hedef kitlenizin bir parçası olmayanların bile, gazeteciler onları yayınladığında paylaştığınız bilgi veya duyuruya maruz kalacağı anlamına gelir.
Basın Toplantısı- İşletmeler Açısından
Az önce paylaştığımız bilgilerden yola çıkarak, basın toplantısı yapmanın işletmeler için nasıl yararlı olabileceği hakkında bir fikriniz olabilir. Aslında bunu birkaç kelimeyle özetleyebiliriz. Halkla ilişkiler, reklâm, pazarlama ve basın ilişkileri gibi konuları kapsayabilir. İşletmeler genellikle aşağıdaki durumlarda basın toplantısı düzenler.
Yönetim veya liderlikteki değişiklikler veya geçişler gibi, organizasyon yapısındaki değişiklikleri duyurmak amaçlı düzenlenir. Yeni bir CEO atanırsa, onu tanıtmak için iyi bir platformdur. Ayrıca, daha önce özel ve sahip olunan şirketlerin halka açıldığını duymuş olabilirsiniz. Atacakları adımlardan biri, yaklaşan halk arzlarını duyurmak için bir basın toplantısı düzenlemektir.
Basın Toplantısı Düzenlenme Nedenleri
Yeni ürün ve hizmetlerin, ürün gruplarının ve hizmetlerin lansmanını duyurmak,
Diğer işlemler veya kurumlarla önemli işbirliklerini veya ortaklıkları duyurmak,
Şirket tarafından sunulan ürün veya hizmetlerle ilgili müşterilerden ya da genel halktan gelen sorunları ve şikâyetleri çözümlemek için,
Şirket tarafından, genel halkın veya hedef pazarınızın üyelerinin katılmasını istediğiniz yaklaşan bir faaliyeti veya önemli bir olayı duyurmak,
Tam “ bir basın toplantısı düzenleyelim” moduna geçmeden önce, gerçekten bir basın toplantısı düzenlemeniz gerekip gerekmediğinden emin olmanız gerekir. Belki de bir basın toplantısı düzenlemek zorunda kalmadan mesajınızı iletmenin başka daha uygun yolları vardır. Değerlendirmeniz, bir basın toplantısının en iyi yöntem olduğunu gösteriyorsa, o zaman birini planlamaya ve yürütmeye başlayabilirsiniz.
Düzenlenecek Basın Konferansının Yürütülmesi
Basın toplantısı gününde, son birkaç haftadır planlama üzerine çalıştığınız şeyin doruk noktası olduğundan ayaklarınızın üzerinde durmalısınız.
Basın Toplantısı Öncesi
Görsellerin, koltukların, ekipmanın, ikramların ve diğerlerinin yanı sıra mekânın hazırlandığını kontrol edin. Oturma düzeninin yanı sıra konuşmacılar ve moderatör için hazırlanan masa ve sandalyeleri kontrol edin.
Katılımcıların, katılımlarında oturum açmaları için bir yol sağlayın. Bu, ileride başvurmak üzere katılımcıların kaydını tutmak içindir. Gazetecilerden telefon numaraları gibi bilgileri toplamak için de kullanabilirsiniz. Bu bilgiler gelecekteki basın toplantısı sırasında yararlı olabilir.
Katılımcıların ( konuşmacılar ve moderatör) basın toplantısı için hazırlandığından emin olun. Birinin katılımcılar geldiğinde karşılamasını, basın kitlerini onlara vermesini sağlayın. Basın toplantısı zamanında başlamalıdır.
Bir Basın Toplantısı Sırasında;
Yapılan basın toplantısı videoya kaydederek belgelenmelidir. Medyanın, gelecekte başvurmak üzere olayı çekebileceğiniz herhangi bir görüntüyü talep etmesi mümkündür. Her konuşmacı için ayrılan süre gibi programa mümkün olduğunca bağlı olmaya çalışın. Moderatörün, basın mensupları ile soru-cevap kısmının akışını yönetmesine izin verin.
Katılan herkese teşekkür ederek basın toplantısını bitirin.
Düzenlenen Basın Toplantısından Sonra;
Son olarak; basın toplantısının belgelerini veya kaydını inceleyin. Bu, basın toplantısının nerede yetersiz kaldığını görebilmeniz içindir. Ayrıca, mesajın planlandığı gibi teslim edilip edilmediğinin belirlemenin bir yoludur.
Ek basın kitleri veya belgeler gibi sizden başka bir şeye ihtiyaç duymaları durumunda, temsil edilen medya çalışanları ve kuruluşlarıyla iletişime geçin. Basınla kesinlikle iyi bir ilişki kurmak ve onlarla iletişim halinde olmak istersiniz. Özellikle toplantıya katıldıkları için teşekkür etmelisiniz. Başarılı bir basın toplantısı, sizi daha iyi tanıtacaktır.