Demirbaş Sayımı ile Envanter Sayımı genellikle bir biri ile karıştırılan kavramlardır. Bu iki kavram arasında farklar bulunmaktadır. İşte bu iki kavramın farkları:
- Demirbaş Sayımı: Demirbaşlar, işletmelerin uzun vadeli kullanım amacıyla satın aldığı veya ürettiği varlıkları ifade eder. Bu varlıklar genellikle bir işletmenin faaliyetlerini sürdürebilmesi için gereklidir ve uzun vadeli kullanım amacı taşırlar. Demirbaşlar, bilgisayarlar, mobilyalar, makineler, taşıtlar, ofis ekipmanları gibi varlıkları içerebilir. Demirbaşlar, işletme tarafından kayıtlarla takip edilir ve değerleri belirli bir dönemde muhasebeleştirilir. Demirbaş sayımı, işletmenin bu uzun vadeli varlıklarının fiziksel varlıklarının sayımını içerir. Demirbaş sayımı, genellikle yıllık olarak veya belirli bir periyotta gerçekleştirilir ve amacı, kayıtlarla fiziksel durumu karşılaştırarak varlıkların eksikliklerini veya fazlalıklarını tespit etmektir.
- Envanter Sayımı: Envanter, bir işletmenin sahip olduğu tüm mal ve hizmetlerin toplam değerini ifade eder. Bu, işletmenin elinde bulunan stokları, hammadde, yarı mamul ürünler, mamulleri ve diğer envanterleri içerir. Envanter sayımı, işletmenin tüm envanter varlıklarının fiziksel sayımını içerir. Amacı, işletmenin kayıtlarının gerçek envanter durumu ile uyumlu olup olmadığını doğrulamaktır. Envanter sayımı genellikle yıl sonunda veya belirli aralıklarla yapılır.
Ana fark, demirbaş sayımının işletmenin uzun vadeli varlıklarını (demirbaşlar) içermesi ve bu varlıkların fiziksel sayımını yapmayı amaçlamasıdır, oysa envanter sayımı, işletmenin mevcut tüm envanter varlıklarının fiziksel sayımını yapmayı hedefler. İki tür sayım, işletmenin finansal kayıtlarının doğruluğunu ve envanter kontrolünü sağlamak için önemlidir.
1. Varlık Listesini Hazırlama:
• Bilgisayarlar: Masaüstü, dizüstü, sunucu ve diğer bilgisayar sistemleri.
• Yazılımlar: İşletim sistemleri, ofis uygulamaları, özel yazılımlar, güvenlik yazılımları vb.
• Ağ Bileşenleri: Router’lar, switch’ler, access point’ler, modemler vb.
• Depolama: Sunucu depolama birimleri, harici diskler, ağ depolama vb.
• Yazıcılar ve Tarayıcılar: Ağ yazıcıları, tarayıcılar, çok fonksiyonlu cihazlar.
• Cihazlar: Akıllı telefonlar, tabletler, dijital kameralar vb.
• Diğer Donanım: Monitörler, klavyeler, fareler, projektörler vb.
2. Her Varlık İçin Bilgi Toplama:
• Varlık adı, seri numarası, model ve marka gibi temel bilgiler.
• İşletim sistemi ve versiyonu, yazılım lisansları, ağ konfigürasyonu vb.
• Kullanıcısı veya sahibi ile ilgili bilgiler.
3. Envanter Yönetim Araçları Kullanma:
• Bazı envanter yönetim araçları, bilgisayar ekipmanlarını otomatik olarak tespit edebilir ve envanteri daha hızlı oluşturmanıza yardımcı olabilir.
4. Güncel Tutmak:
• Yeni ekipmanlar veya yazılımlar satın aldıkça veya mevcutları değiştirdikçe envanteri güncel tutmak önemlidir.
• Değişiklikleri düzenli olarak kaydedin ve envanteri düzenli aralıklarla gözden geçirin.
5. Kategorilendirme ve Etiketleme:
• Varlıkları kategorilere ayırın, örneğin, masaüstü bilgisayarlar, sunucular, ağ bileşenleri, yazılımlar vb.
• Her varlığa benzersiz etiketler veya numaralar vererek kolayca izlemeyi sağlayın.
6. Depolama ve Güvenlik:
• Envantarı güvende tutmak ve yetkisiz erişimden korumak için uygun güvenlik önlemleri alın.
• Verileri yedekleyin ve güvenli bir depoda saklayın.
7. Raporlama ve Analiz:
• Envantarı raporlama ve analiz için kullanın, örneğin, hangi yazılımların lisansları yeniden düzenlenmeli veya hangi ekipmanların yerine yenileri alınmalı gibi kararları desteklemek için.
8. Eğitim ve Dokümantasyon:
• Çalışanlarınıza, envanter yönetimi politikaları ve prosedürleri hakkında eğitim verin.
• Envantarı düzgün bir şekilde kullanmak için rehberler ve dokümantasyon sağlayın.
9. Yenileme ve Düzenli Kontroller:
• Belirli aralıklarla envanteri gözden geçirin ve güncellemeleri yapın.
• Ekipmanların işlevselliğini, güvenliğini ve uygun lisanslamaları kontrol edin.
Bir IT envanteri, organizasyonunuzun teknolojik varlıklarını düzenli ve etkili bir şekilde yönetmenize yardımcı olacaktır. Bu sayede, kaynaklarınızı daha iyi yönetebilir, güvenliği sağlayabilir ve iş süreçlerinizi optimize edebilirsiniz.
Demirbaş sayımı, bir kuruluşun sahip olduğu sabit varlıkların (özellikle makine, araç gereç, ofis ekipmanı, bilgisayar vb.) envanterinin düzenli olarak kontrol edilmesini ve güncellenmesini sağlayan bir prosedürdür. Demirbaş sayımı yapılırken aşağıdaki adımlar izlenebilir:
- Demirbaşların tam bir listesini oluşturun: Öncelikle, kuruluşun sahip olduğu tüm sabit varlıkların listesi oluşturulmalıdır. Bu liste, her demirbaşın adı, modeli, seri numarası ve konumu gibi ayrıntıları içermelidir.
- Demirbaşları etiketleyin: Her demirbaşın fiziksel olarak etiketlenmesi ve numaralandırılması, envanter kayıtlarının doğru olmasını sağlar. Bu numaralandırma için, genellikle barkod veya QR kodları kullanılır.
- Demirbaşların fiziksel envanterini yapın: Kuruluşunuzun tüm bölümlerini dolaşarak, her demirbaşın yerinde olduğundan emin olun. Eksik veya kayıp demirbaşları tespit edin ve envanter listesinde güncelleyin.
- Demirbaşların durumunu kontrol edin: Her demirbaşın çalışır durumda olduğundan emin olun. Eksik parçaları veya hasarlı demirbaşları tespit edin ve onarım veya değiştirme için kaydedin.
- Demirbaşların değerini hesaplayın: Her demirbaşın mevcut piyasa değerini hesaplayın. Bu, yeni bir demirbaş almak için ne kadar harcanacağını ve bir demirbaşı kaybetmek durumunda ne kadar kayıp yaşanacağını bilmek açısından önemlidir.
- Kayıt güncellemelerini yapın: Yapılan fiziksel envanter sayımı sonrasında envanter listesini güncelleyin. Eksik veya hasarlı demirbaşların kayıtlarını düzeltin ve her demirbaşın mevcut durumunu, yerini ve değerini kaydedin.
- Düzenli olarak tekrarlayın: Demirbaş sayımı, düzenli olarak yapılmalıdır. Genellikle yılda bir kez yapılması önerilir. Bu sayede, demirbaşların doğru bir şekilde envanter kayıtlarında takip edilmesi sağlanır ve kayıpların önüne geçilir.
Yukarıdaki adımların izlenmesi, doğru bir demirbaş sayımı yapmanıza yardımcı olacaktır.
Kurumların en çok zorlandığı konulardan birisi olan Demirbaş Sayımı ve Takibi konusu, AYS Bilişim in sunduğu hizmetler ve yazılımlar ile demirbaş sayımı çok daha kolay hale geliyor. Mobil uygulama sayım yapabilir, zimmet devri yapabilir ve Etiket üretebilirsiniz.
Demirbaş yönetimi çok yönlü bir çalışma olmakla birlikte kurum maliyetlerini önemli ölçüde etkileyebilen bir unsurdur. Kurumların sermayelerinin önemli bir kısmını oluşturan demirbaşların doğru yönetilmesi şirket varlıklarının etkili bir şekilde ölçülebilmesi için önemlidir. Alımlarınızın ihtiyaç doğrultusunda yapılması bir sistem üzerinde birleştirilmesi kurumların dağınık yapılarında ve farklı lokasyonlara dağılmış organizasyonlarında her türlü demirbaşın takibi ve kayıt altına alınması kurum için ciddi bir kisi, zaman ve emek harcaması ile mümkün olmaktadır.
FİZİKİ SAYIM SÜRECİ
- İhtiyaç analizi
- Etiket seçimi
- Lokasyon hiyerarşisinin belirlenmesi (adresleme)
- Resim kataloğunun oluşturulması
- Sayım dili ve grupların belirlenmesi
- Fiziki sayım başlangıcı ve sayım takviminin oluşturulması
MUHASEBE MATCH(EŞLEŞTİRME)
- Mali amortisman tablosunun incelenmesi ve Scope & Out Of Scope çalışmasının yapılması
- Fatura, leasing ve hakediş belgelerinin kontrolü
- Derecelendirme (eşleşme derecesi)
- Raporlama & sonuç
SABİT KİYMET YÖNETİM SÜREÇLERİ
- Planlama, satın alma ve leasing
- Mali kayıtlar (amortisman)
- Operasyon (transfer, zimmet, varlıklaşma)
- Garanti, bakım ve tamir
- Lisans yazılım
- Teknik konfigürasyon
- Hurdaya ayırma, satış, bağış ve çıkış
PROJE SONU KONTROLLERİ
Demirbaş barkodlama ve sayım sonrası yaptığımız kontroller.
- Eksik, fazla kontrolleri
- Yazılım ürün isimleri netleştirme kontrolleri
- Düşen, yırtılan veya sökülen barkodlar kontrolleri
- Müşteri kurumun yapısına uygunluk ve sistem iyileştirme kontrolleri