Prosedür şeması, işletmelerin yeni çalışanları eğitmesine, deneyimli çalışanlara karmaşık süreçlerde rehberlik etmesine ve organizasyonlarının doğası hakkında tüm personel arasında daha iyi bir anlayış oluşturmasına yardımcı olabilir. Birkaç yönergeye uymak, bilgilendirici, organize ve üretimi potansiyel olarak artıran prosedür tablolarıyla sonuçlanabilir.
Grafik Yazılımını Kullanın
Çizim ve elektronik tablo yazılımı, prosedürel çizelgeler oluşturmada yararlı olabilir. Bilgisayar tabanlı çizim ve etiketleme araçları kullanılarak oluşan artan organizasyon ve dokusal simetriye ek olarak, çok sayıda personelin kopyalara ihtiyaç duyması durumunda dijital olarak oluşturulan çizelgelerin yeniden üretilmesi daha kolaydır. Prosedür şemaları en temel çizim programlarında bile oluşturulabilirken, piyasadaki birkaç yazılım paketi, küçük işletmeler için akış şeması çizimi ve prosedürel belge oluşturma konusunda uzmanlaşmıştır.
Özlü Kalın
Bir sürecin her yönünün ayrıntılarını tek bir grafikte uygulamaya çalışırsanız, prosedür şemaları hızla kontrolden çıkabilir. Bir prosedür şeması oluştururken, bir sürecin temelleriyle başlayın ve süreç için çok önemli olan küçük adımlar uygulayın. Daha büyük bir sürecin parçası olarak açıklanamayan proje veya sistem karmaşıklıkları ve ayrıntılı süreçler, kendilerine ait ayrı prosedür belgeleri gerektirebilir.
Crossover'dan Kaçının
Her türden etkileşim, prosedürlerin anahtarıdır. İlk veya önceki adımlar üzerindeki etki, takip eden adımlar üzerinde doğrudan bir etkiye sahiptir. Ancak açıklayıcı bir bakış açısından, bir dizi örtüşen veya sıfırlanan prosedürel çizelgeyi izleyiciler tarafından kavramak zor olabilir. Prosedürlerin çizelgesini oluştururken, karmaşık yolları ve kıvrımlı şemaları önlemek için önlemler alın. Prosedürel çizelgenin anahtarı, sistemleri daha az değil, daha anlaşılır kılmaktır.
Karışıklık Öngörmek ve Ortadan Kaldırmak
Resmi olarak yayınlanmadan önce dilbilgisi ve gerçek doğruluk için yeni yordamsal çizelgeleri kanıtlayın. Bu, denetim veya yönetim seviyesindeki çalışan gruplarının veya bireylerin açıklık ve doğruluk için onları incelemesini gerektirebilir. Yanlış tasarlanmış prosedür şemalarının dağıtılması, üretkenliği bozabilir ve potansiyel olarak üretimde bir arızaya neden olabilir. Prosedürlerle ilgili yanlış bilgi, şirket sistemlerinde de kusurlara neden olabilir.