Etkili E-Posta yazma özelliklerinde; üç ana nokta üzerinde duracağım:
1. “Okuyucularımın ne bilmesini istiyorum?” sorusunu sor
2. Sadece gerekli ayrıntıları seç
3. İletinizi kısa tutun
Mesajıma Nasıl Odaklanırım?
E-posta mesajınıza odaklanmanın en kolay yolu şu soruyu sormaktır; “Neden yazacağım?” İşte bu sorunun cevabı sizin hedefinizdir. Daha sonra kendinize şu soruyu sorun; “Okuyucularımın ne bilmesini ya da ne yapmasını istiyorum?” Bu sorunun cevabı da sizin odak noktanız olacaktır.
Örnek:
Amaç: Yöneticilere yeni oryantasyon prosedürünü tanıtmak.
Soru: Yöneticilerimin ne bilmesini ya da ne yapmasını istiyorum?
Odak: Yeni oryantasyon prosedürünün yöneticilere yardımcı olacak iki yolu var: (1) Yeni personellerini desteklemelerine yardımcı olacak ve (2) Altı aylık dönemde yeni personellerini değerlendirmelerine yardımcı olacak.
Odak noktasını nasıl açıklayabilirim?
Aşağıdaki formülü kullanarak, odak noktanızı açıklayabilir; aynı zamanda “okuyucuların ne bilmesini ya da ne yapmasını istiyorum?” sorusuna da yanıt bulabilirsiniz.
Belirli özel bir konu
+ Bilgi veya eylem
= Odak fikrin açıklanması
Örnek:
Yeni oryantasyon prosedürü yöneticilere, yeni personellerini desteklemede ve onları değerlendirmede yardımcı olacak.
Odak Noktamı Destekleyecek Detayları Nasıl Seçebilirim?
Anlatmak istediğiniz fikri veya olayı en iyi açıklayacak ve destekleyecek detayları seçmelisiniz. Tabii bunun için denemeler yapmanız gerekecektir. Aksi halde sizin anlattığınızı veya açıkladığınızı düşündüğünüz yazınız başkaları tarafından yanlış anlaşılabilir. Odak noktanız uygun detayları seçmenize yardımcı olacaktır. Gerçekler, istatistikler, 5 N 1K, gözlemler, anekdotlar ve karşılaştırmalar her zaman sizi destekler. Aşağıdaki liste doğru detayları seçmenizde size yardımcı olacaktır.
Farklı Okuyucular İçin Odak Noktasını Nasıl Değiştirebilirim?
Odak noktası genellikle okuyucunun pozisyonuna bağlıdır. Genellikle, üst düzey yöneticilere veya diğer şirket çalışanlarına, iştiraklere, iç ve dış müşterilere mail yazacaksınızdır. Aşağıda üç farklı okuyucuya, üç farklı odak noktasıyla aynı konunun nasıl mail olarak yazıldığını görebilirsiniz.
ÖRNEK 1: Bir çalışan, bir yöneticiye (supervisor) mail yazıyor.
Amaç: Yöneticiyi eğitim ihtiyacı hakkında bilgilendirmek.
Soru: Okuyucumun ne bilmesini veya ne yapmasını istiyorum?
Odak Noktası: Satış temsilcilerimiz için bütçeye ihtiyacımız var.
ÖRNEK 2: Bir yönetici, çalışanına mail yazıyor.
Amaç: Bir çalışanın eğitim talebini geçici olarak reddetmek.
Soru: Okuyucumun ne bilmesini veya ne yapmasını istiyorum?
Odak Noktası: Bu iyi bir fikir ve biz gelecek yıl için, önerilen bu eğitim bütçesi üzerinde çalışacağız.
ÖRNEK 3: Bir yönetici, başka bir yöneticiye mail yazıyor.
Amaç: Gerekli fonlar hakkında bütçe yöneticisini bilgilendirmek.
Soru: Okuyucumun ne bilmesini veya ne yapmasını istiyorum?
Odak Noktası: Satış temsilcilerinin eğitimi için, bütçe fonları konusunda yardımınıza ihtiyacımız var.
Siz de en son bir yöneticiye yazdığınız mailinizi ya da astınıza yazdığınız bir mailinizi, bir yöneticiden size gelen maili gözden geçirerek yukarıdaki bilgiler doğrultusunda değerlendirebilirsiniz. Hiçbir zaman karşıdaki kişinin yazdıklarınızı nasıl algılayacağı konusunu gözardı etmeyiniz.
(Kaynak:”Writing Effective E-Mail”, Verne Meyer, Pat Sebranek, John Van Rys)
Günümüzde sosyal medyanın bile artık bir yönetim aracı olarak kullanıldığını düşünürsek, bir önceki adıma bakıp, e-posta’yı hangi noktalarda yönetim aracı olarak kullandığımıza veya kullanabileceğimize bir bakalım ve kendimize gerçekten bunu yapıp yapmadığımızı soralım.
E-Posta, çok iyi bir yönetim aracıdır. Atamaların yapılması, beklentilerin ve ilerlemelerin izlenmesi gibi bir takım görevlerin yönetimi için uygundur. Bu görevleri gerçekleştirmenin yanı sıra, e-posta ağları kurmak ve işbirliği oluşturmak için de rahatlıkla kullanılabilir.
Bir Ekip Oluşturmak
E-posta ekipler oluşturmanıza yardım edebilir. Özellikle, uzaktaki üyeleri bir araya getirebilir. Bunu nasıl yapar? Ekip üyelerinin kendi aralarında beyin fırtınası yapmalarına imkan sağlar. Böylece fikir alışverişi yapılarak, en doğru, en verimli çalışmaların, ortak bir fikir çerçevesinde uygulanabilirliğini artırır. Ekip üyeleri farklı binalarda, farklı şehirlerde hatta farklı ülkelerde olsa bile verimli ortak çalışmalar yürütülebilir.
Bir Proje Geliştirmek
E-posta bir projenin gelişim basamaklarının daha kolay ilerlemesini sağlayabilir. E-posta, paylaşımlar, bilgi dokümanlarının dağıtılması, tartışma süreci ve karar alınma süreci için hızlı bir yol sağlar.
Kişisel İlgi Göstermek
İyi yöneticiler çalışanlarıyla kişisel ilişkiler de kurarlar. E-mail buna da imkan tanır, örneğin, yöneticinin uzakta çalışan personeliyle birebir ilgilenmesini sağlar.
E-Postayı Bir Yönetim Aracı Olarak Kullanırken Yapılması ve Yapılmaması Gerekenler
E-posta iş dünyasının bir çok aracı gibi istismara açık bir yoldur. İstismarı önlemek için yöneticilerin aşağıdaki noktaları unutmamaları gerekir.
SADECE E-POSTAYA GÜVENMEYİN:
E-mail’i kişisel etkileşimde bir vekil gibi kullanmayın.
E-mail asla sizin fiziksel varlığınız kadar güçlü bir yol olmayacaktır. Bu nedenle özellikle uzaktaki çalışanlarınız için zaman zaman kullanabileceğiniz etkili bir yönetim aracı olabilir. Ancak tek başına asla yeterli değildir. Unutmamalısınız ki, kişisel bir tartışma, yüz yüze yapılan bir toplantı, veya bir telefon konuşması her zaman daha etkili bir yol olacaktır. E-maili bunların yanında destek ve daha hızlı ulaşma yolu olarak kullanabilirsiniz.
Bizzat kendisi ile ilgili önemli bir duyuru için kullanılabilir.
Asla, bir çalışan üzerinde disiplin kurmak, çalışana hassas bir konuyu dile getirmek veya kötü bir haber vermek amacıyla e-mail kullanılmamalıdır.
KENDİNİZİ KONTROL EDİN:
E-posta gönderilmeden önce mutlaka okunmalıdır ve gerekiyorsa tekrar düzenlenmelidir.
E-mail verimli olmalı, öncelikle iş yapmak için kullanıldığı unutulmamalıdır.
E-POSTAYI KISA TUTUN:
Mesajlar olduğunca basitve bir konuyu işaret edecek şekilde yazılmalıdır. Çalışanlarınızın zamanına saygı göstermelisiniz.
Konu kısmını anlaşılır ve çekici bir şekilde oluşturmalısınız.
Açıkçası, konunuzu, içeriğinizi ve önceliklerinizi önceden tanımlamalısınız. Bu doğrultuda herhangi bir eyleme veya takip etmeye ihtiyaç duyabilirsiniz. Bunların önceden ortaya konmuş olması gerekir.
Uzun mesajlar asla hemen okunmayacaktır hatta bazen hiç okunmayabilirler, bunu aklınızdan çıkarmamalısınız.
GÖNDERİLECEKLER LİSTENİZİ KISA TUTUN
Mesajınızı sadece gerçekten ilgili olan kişilere gönderin. Doğrudan konuyla ilgisi olmayan kişilerin boşuna zamanını almanıza gerek yoktur. Gerekli durumlarda mesajı gönderdiğiniz kişiler, diğerlerini konuyla ilgili bilgilendirebilirler.
Sadece sorumlu veya ilgili olduğunu düşündüğünüz kişilere maili gönderiniz. Gerçekten gerekmiyorsa ilgili kişinin yöneticisini veya çalışanını CC’ye (gönderilenler veye bilgilendirilecekler) koymanıza gerek yoktur. Çalışanlara zaten kendileriyle direkt ilgili birçok mail düşmektedir ve doğrudan ilgisi olmayan mailler zaman kaybından başka bir şeye yol açmaz.
Çalışanlar kendileriyle ilgili olmayan mailleri okumak istemezler ve bu durum iş verimini düşürür.
ADİL VE SAYGILI BİR DİL KULLANIN
Yönetimde e-posta yolunu kullanırken her zaman adil ve saygılı bir dil kullanmalısınız. Kelimelerinizi seçerken okuyucunuz üzerinde nasıl bir etki bırakacağını düşünerek seçmelisiniz. Her zaman kelimelerinizin cinsiyet, etnik köken, engellilik, din ve yaş gibi özelliklere yönelik negatif çağrışımlar yapmadığından emin olmalısınız.
Sonuç olarak, günümüzde çalışanların günlerinin yaklaşık % 70’ini belki daha fazlasını bilgisayar karşısında geçirdiklerini düşünürsek. Yöneticilerin bu durumu değerlendirmesi zorunlu hale gelmiştir. E-posta da bir yönetim aracı olarak kullanılmaktadır, önemli olan bu aracı en doğru ve etkili biçimde kullanabilmektir.
(Kaynak:”Writing Effective E-Mail”, Verne Meyer, Pat Sebranek, John Van Rys)
İş hayatında en önemli noktalardan biri iletişim becerileridir. Çalışanlar arasında en çok kullanılan iletişim kaynaklarından biri de bilgisayar ağı içerisinde kullandığımız elektronik posta yoludur. Kısaca bu yazı dizisinde elektronik postayı evrensel adı ile “e-mail” olarak kullanacağım.
E-mail yazma şirket içi iletişimde veya şirket dışı iletişiminde çok etkilidir. Kişiler arasındaki birçok yanlış anlama veya hedeflenen sonuca ulaşılamama e-mail yazmada karşılaşılan iletişim hatalarından kaynaklanabilir. Bu birçoğumuzun başına gelmiştir. Kimi zaman biz istediklerimizi anlatamadığımızı ifade etmişizdir, kimi zaman da karşı taraftan gelen mailleri yorumlamakta zorlanmışızdır.
Ancak etkili e-mail yazmak mümkündür ve hiç de zor değildir. Sadece bunu nasıl yapmamız gerektiğini bilmeliyiz. Bu yazı dizisinin amacı da bu…
Etkili mail yazma becerisinde izlenecek noktalar şunlardır;
Güçlü, açık fikirler ve özel detayların bulunması
Kolayca izlenebilen bir içerikle sunulmuş anlaşılabilir organizasyonlar
Anlatılmak istenenin samimiyetle ve bilgilendirici bir şekilde ifade edilmesi
Anlamaya yardımcı olacak kesin, dikkatli ve titizlikle kullanılmış kelimelerin yer alması
Okuyanın ilgisini çekecek, düzgün ve dikkatli cümleler kurulması
Noktalama işaretlerine ve imla kurallarına uyulması, imla hatalarına dikkat edilmesi
Cazip, çekici ve açık mesajların verilmesi
E-Mail Yazma Uygulamaları ve Politikaları
E-Mail yoluyla kurulan iletişim iş hayatının olmazsa olmazıdır. Doğru ve güzel yazılmış bir mail, profesyonel bir imaj oluşturur, etkililiği artırır ve sorumluluk sahibi olduğunuzu gösterir. Ancak kötü yazılmış bir mail sizi küçük düşürebilir, kafa karıştırabilir, yanlış anlaşılmanıza yol açabilir. Tüm çalışanlar mail gönderirken ve mail kabul ederken aşağıdaki, iş ortamında kullanılan e-mail uygulamalarını izleyebilirler.
İş Hayatındaki 10 Temel E-Mail Uygulaması
1. Bir Beyaz Tahtada Mesajınızı Hayal Edin: Şirket çalışanları, hem şirket içi, hem de şirket dışı mailleşmelerde sıklıkla kafa karıştırıcı ve hatalarla dolu maillerle karşılaşırlar. Kimse kafa karıştırıcı ve anlaşılmaz mailler okumak istemez. Bu nedenle mail yazarken önce mutlaka bir taslağı oluşturulmalı ve sanki bir beyaz tahtada yazılanlar hayal edilmeli.
2. Unutulmamalıdır ki Şirket Yazışmaları ve Mail sistemi Şirketin Mülkiyetindedir: Şirket bilgisayarlarından gönderilen bütün mailler teknik olarak şirket mülkiyetinde sayılır. Bu nedenle, tüm iletiler, gönderen ve alıcı dışındaki başka şirket çalışanları tarafından görüntülenebilir ve açıklanabilir. Özellikle de bilgi işlem çalışanları tarafından takip edilebilirler.
3. Saldırgan Yorumlardan ve Açıklamalardan Kaçının: Hakaret içeren, küçük düşürücü, açık saçık, saldırgan yorumlar, açıklamalar, anlatımlar, ithamlar asla şirket maillerinde yer almamalıdır. Bunlar şaka bile olsa kabul edilemez.
4. Tüm İletinizi Göndermeden Önce Mutlaka Okuyun: Bir mail tamamlandıktan sonra, gönderici tarafından hataları ve anlaşılırlığı gözden geçirilmelidir.
5. İletinizi Göndermeden Önce Gizli Bilgi Olup Olmadığını Gözden Geçirin: Çünkü mailler alıcılardan başka kişiler tarafından da okunabilirler. E-maillerde şifreler ve gizli bilgiler paylaşılmamalı ve kullanılmamalıdır.
6. Duygu İfadeleri İçeren İkonları ve İşaretleri ( 🙂 vb. ) Kullanmaktan Kaçının: Kişisel bir e-mail bile olsa, şirketin mail adresinden yazarken, duygu ifadeleri içeren ikonları ve işaretleri kullanmak profesyonelce olmaz ve bir iş maili ile karışarak, karışıklığa neden olabilir.
7. Mesajınızı Profesyonel Çerçevede Tutun: Güçlü duygular içeren mail mesajları genellikle yanlış yorumlanabilir. İş yazışmalarında birden fazla ünlem işareti kullanılmamalıdır. Kelimelerin tüm harfleri büyük harf ile yazılmamalıdır. Tahrik edici ibarelere veya aşırı duygusal bir dile yer verilmemelidir.
8. Bir Mesajı Tekrar Başkalarına Göndermeden Önce Dikkatle Düşünün: Eğer maili gönderen esas kişi, aynı iletiyi başkalarına da göndermek isteseydi bunu yapardı. Herhangi bir şüphe varsa, başkalarına bu ileti gönderilmeden önce, maili yazan kişinin de iznini almak iyi olabilir.
9. Mesaj Bir Akış İçermelidir: Orijinal mesajda bulunması gereken tercihler e-mail ayarlarından düzenlenmelidir. Böylece her bir mesaj gönderiminde, tüm adımda ayarlanan bilgiler kaydedilmiş olur ve tekrar tekrar bu bilgilerin yazılması gerekmez (dijital imza vb.).
10. Cevaplama Sorumluluğu: İnsanlar genellikle gönderdikleri maillere karşılık kısa bir cevap beklerler. Alıcılar gelen mesajı 24 saat içinde cevaplamaya çalışmalıdırlar. Aslında bunun ideali mesajın gönderildiği iş gününde cevaplanmasıdır. Ayrıca, gelen mail cevaplanırken, maildeki her bir sorunun cevaplandığından emin olunmalı ve gereksiz açıklamalardan kaçınılmalıdır.
Bir E-Mail Politikası Oluşturmak
Aslında yukarıdaki genel uygulama listesi doğrultusunda her bir firma kendi e-mail politikasını oluşturmalıdır. Aşağıda buna ilişkin bir örnek görebilirsiniz.
E-Mail Uyarı Yasası
Birçoğumuz kurumsal şirketlerden gelen maillerin altında, genellikle açık renkle ve küçük puntolarla yazılmış uzun bir paragraf görürüz. Çoğunlukla da bu paragrafı okumayız. Ancak bu paragraf ilgili şirket için oldukça önemli ve koruyucu bir niteliğe sahiptir. Çünkü e-mail yoluyla şirkete gelebilecek her türlü zararı ve yasal sorumluluk altına sokacak durumu yine yasal olarak hafifletmeye yarar. Eğer şirket olarak, sizin hala bir uyarı yasanız yoksa ve mail sisteminizde bu uyarı yasası yer almıyorsa, aşağıdaki bilgiler sizin için bir örnek teşkil edebilir.
Bir şirketin e-mail uyarı yasasını kullanmak için en az beş nedeni vardır.
1. Çalışan Yükümlülüğü: Bir şirket çalışanlarının tüm yaptıklarından eninde sonunda sorumlu olacaktır. Ancak uyarı yasası bu sorumluluğun büyüklüğünü azaltmaya yardımcı olabilir.
Örnek:Bu e-posta iletisinde açıklanan görüş ve fikirler yazara aittir ve bu şirketin görüşlerini temsil etmemektedir.
Örnek:Şirket politikaları çalışanlarına, şirketi karalayıcı ifadeleri kullanmalarını yasaklar. Şirket kullanılan bu tür ifadelerin hiçbirinden sorumlu değildir ve ilgili çalışan gelebilecek herhangi bir zarardan şahsen sorumlu olacaktır.
2. Gizlilik: Eğer bir e-mail gizli bilgiler içeriyorsa, uyarı yasası, okuyucuyu bu gizli bilgiden dolayı yasal olarak bağlayıcı kabul etmek için kullanabilir.
Örnek: Bu e-mail gizli bilgiler içerir ve sadece gönderilen kişi tarafından okunmalıdır. Eğer bu mailin gönderildiği kişi değilseniz ve hatayla bu maili kabul ettiyseniz, lütfen acil olarak durumu maili gönderen kişiye bildiriniz ve sisteminizden bu maili siliniz. Bu bilgilerin açıklanması, kopyalanması veya dağıtılması kesinlikle yasaktır.
3. Sözleşmeler: Çalışanların e-mail yoluyla, farkında olmadan veya yanlışlıkla herhangi bir sözleşmeyi kabul etmelerini kesinlikle önlemek için oluşturulan bir uyarıdır. Bu uyarı sayesinde maildeki sözleşme hiçbir şekilde şirketi bağlamaz.
Örnek: Bu e-mail mesajı Aytunç Pazarlama A.Ş. namına bağlayıcı bir anlaşma teşkil etmez.
4. Virüsler: Eğer bir çalışan, virüs içeren bir maili başka bir şirkete gönderirse, uyarı yasası şirketin kendini korumasına yardımcı olabilir.
Örnek: Şirket, bu mesajın bir bilgisayar virüsü taşımaması için gereken tüm önlemleri almıştır. Bu mailden dolayı oluşabilecek hiçbir zarar şirket yükümlülüğünde değildir. Bir başka önlem olarak, mail yoluyla gelen her türlü ek dosyayı, tekrar virüs kontrolünden geçirmenizi öneririz.
5. İletişim Yükümlülüğü: Yasal olarak, şirket mailinden atılan her bir öneri şirketin sorumluluğundadır. Ancak bu uyarı yasası dahilinde, şirketin sorumluluğu en aza indirilebilir.
Örnek: Aytunç Pazarlama A.Ş., herhangi bir çalışanın e-mail yolu ile üçüncü bir şahsa verdiği öneri sonucunda yapılan hareket veya işlemlerin, işe yaramaması veya zarara yol açması durumunda sorumluluk kabul etmez. Bu öneri personelin şahsına aittir.
Politikaları Uygulamak:
Tüm çalışanlara e-mail politikasının bir kopyası verilir. Eğer uygunsa şirket intranet’ine (iç web) eklenir. İşe yeni başlayan çalışanlara uyum sürecinde (oryantasyon) mutlaka bu politika öğretilir. Tüm çalışanlar kendilerine verilen e-mail politikasını okurlar, okuduklarına ve uygulayacaklarına dair tarih atarak imzalarlar. İmzalanan bu kağıtlar personel dosyalarına eklenir.
(Kaynak:”Writing Effective E-Mail”, Verne Meyer, Pat Sebranek, John Van Rys)