Z kuşağı çalışanlarının %83’ü yöneticilerle bizzat görüşmeyi tercih ederken, yöneticilerin yüzde 82'si Z çalışanlarının anlık mesajla iletişim kurmayı tercih ettiğine inanıyor. Ayrıca, Z'nin yüzde 57'si haftada birkaç kez geri bildirim almak istiyor, ancak yöneticilerinin sadece yüzde 50'si bu sıklıkta geri bildirim sağlıyor.
Mobil teknolojinin yaygınlaşması ve her yerden bağlana bilirlik, birçok yeni iletişim kanalı yarattı. E-posta, metin, sohbet, görüntülü görüşme ve sosyal iş birliği, 20. yüzyılın çoğu için var olmayan nispeten yeni iletişim biçimleridir.
Birden fazla kanal işgücündeki her kuşağın değişen iletişim tercihleri ve beklentileri ile birleştirildiğinde iletişimin karmaşıklığı artar. Nesiller arasında iletişim kurmak zordur, ancak liderler bunu doğru yapmak ister. Aşağıdaki beş strateji yardımcı olacaktır.
Kuşak bilinci kazanın
Her kuşağın iletişime nasıl yaklaştığına dair genel bir farkındalık, iletişim boşluğunu kapatmak için anahtardır. Nesil özelliklerin mutlak değil ipuçları olduğuna dikkat edin, ancak bağlantı kurmanıza ve etkilemenize yardımcı olabilirler.
- Baby Boomers, yüz yüze, telefon ve e-posta kullanma tercihiyle resmi ve doğrudan iletişimi takdir eder; arka plan bilgilerine ve ayrıntılarına değer verir.
- X kuşağı, e-posta, telefon, metin ve Facebook kullanma tercihi ile gayri resmi ve esnek iletişimi takdir ediyor; profesyonel bir görgü kuralına değer veriyorlar.
- Millennials, metin, sohbet, e-posta ve Instagram kullanma tercihiyle otantik ve hızlı iletişimi takdir ediyor; verimliliğe ve ilk dijital yaklaşıma değer veriyorlar.
- Z kuşağı yüz yüze, Snapchat, YouTube, Tik Tok ve FaceTime'ı tercih ederek şeffaf ve görsel iletişimi takdir ediyor ; videoya, sesli komutlara ve sadece mobil cihazlara yönelik bir yaklaşıma değer veriyorlar.
Şaşırtıcı bir şekilde, Z’nin %70’ten fazlası işyerinde yüz yüze iletişim kurmak istiyor. Daha fazla yüz yüze görüşme yaparken alışkın oldukları dijital kanalların içinde ve dışında görülmeye devam edecekler.
İletişim boşluğu aynı zamanda her neslin emojiyi nasıl kullandığıyla da ortaya çıkardı. Z emoji kullanıcılarının % 83’ü duygularını emojilerle ifade etmek için bir telefon görüşmesinden daha rahattır; Millennials (yüzde 71), X (yüzde 61) ve Baby Boomers (yüzde 53).
İletişimi bağlantı kurduğunuz kişiye göre yapın
Nesilleri ipucu olarak kullanın ve bu nesil tarafından en yaygın kullanılan iletişim tercihine göre bağlantı kurun. Örneğin, Z ile bağlanmak isteyen Baby Boomers, sesli mesaj ile iletişim kurmamalıdır. Bunun yerine, mesajlaşmayı veya anlık iletiyi denemelidir. Tersine, Baby Boomers ile bağlantı kurmak isteyen Z sosyal medyada Face Time veya DM yapmamalıdır. Bunun yerine, bir telefon görüşmesine veya yüz yüze toplantıya davet etmelidir.
**Artık iletişimcinin amaçlanan mesajı nasıl iletmek istediği değil, diğer kişinin mesajı nasıl aldığı olasılığı daha fazla.
Doğru kanalı bilgi türüyle eşleştirmek de önemlidir.
- Telefon görüşmesi ayrıntılı, uzun, zor veya duygusal konuşmalar içindir.
- E-posta kısa, bilgilendirici ve / veya öğretici bilgiler içindir.
- Sohbet genel duyurular, haberler, gayri resmi mesajlar, ekip iş birliği ve sosyalleşme içindir.
- Video (Zoom, FaceTime, Takımlar, vb.) Uzun, geri bildirim açısından zengin, odaklanmış, duygusal veya zor sohbetler içindir.
İletişimi yansıtın
Mesajın alındığı aynı kanalı kullanarak iletişimlere yanıt verin. Örneğin, bir X, bir Milenyum meslektaşından bir metin alırsa, X Millennial'ı çağırmamalı, bir metin geri göndererek iletişimi yansıtmalıdır.
İletişim kanalının değiştirilmesi şartsa, yeni iletişim kanalında önceki yazışmaları yeniden yakalamak için zaman ayırmalısınız.
İletişim beklentilerini belirleyin
Bir ekip veya kişi iletişim tercihleri konusunda kendisini açık bir şekilde açıklamadıysa, diğerleri sayısız iletişim kanallarından hangisini kullanacağını tahmin etmeye devam eder ve genellikle kişisel tercihlerini varsayılan olarak kullanır.
Bunun yerine, başkalarını sizinle en iyi nasıl bağlantı kurabilecekleri konusunda bilgilendirme konusunda proaktif olun. Örneğin, bir Z çalışanı, e-posta imzalarında veya profillerinde bir telefon görüşmesi yerine bir metin tercih ettiklerini belirtebilir. Veya Baby Boomer, sesli posta kayıtlarında sesli posta yerine e-posta tercih ettiklerini belirtebilir.
Takım iletişim anlaşması oluşturun
Bir iletişim anlaşması oluşturmanın amacı, bir ekibin birbirleriyle nasıl iletişim kuracağına dair kuralları vurgulayan resmi yönergeler oluşturmaktır.
Günümüzün yüksek teknoloji ve dijital çalışma ortamlarında nasıl iletişim kurulacağı açıkça anlaşılmalıdır. Bir iletişim anlaşması, beklentileri belirlemeye, ekip katılımını yaratmaya, önemli işleri korumak ve iletişimi kolaylaştırmak için sınırlar oluşturmaya yardımcı olur.
Fikir kazanmak için çok kuşaklı ekibinizin aşağıdaki sorularını sorun.
- Ekip arasında şu anda hangi iletişim zorlukları var?
- Örn: Sohbet yerine e-posta yoluyla çok fazla zaman duyarlı bilgi gönderiliyor.
- Ekibin en çok kullanılan iletişim kanalı nedir? Bu en verimli kanal mı?
- Örn: E-posta en yaygın olanıdır, ancak günlük e-posta sayısında bir azalma memnuniyetle karşılanacaktır.
- Önceliklendirilmesi gereken iletişim var mı?
- Örn: Mevcut veya potansiyel müşterilerden gelen tüm iletişimlere öncelik verilmelidir.
- Ne tür iletişimler müzakere edilemez?
- Örn: Ekip bağlantılarını sürdürmek için aylık tam el, yüz yüze veya video toplantıları müzakere edilemez.
- E-posta, telefon, metin, sohbet vb. Yanıt süreleri için (söylenen ve söylenmeyen) beklentiler nelerdir? Bu beklentiler başarı için gerekli mi yoksa uygun mu?
- Örn: E-posta yanıt süresi beklentileri 24 ila 48 saattir. Daha erken iletişime ihtiyaç duyulursa, yanıt süresi beklentileri 15 ila 30 dakika olduğundan metin veya sohbet kullanın.
- Tatil, akşam, derin iş vb. Zamanları “rahatsız etmeyin” nasıl ele alınmalıdır?
- Örn: İş günlerinde, çalışanların 18.00'den sonra yanıt vermesi beklenmemektedir.
- Daha sıkı iş birliğine olanak tanımak için çalışma programlarının senkronize edilmesi gerekiyor mu? Varsa, yönergeler nelerdir?
- Örn: Her Salı tüm ekip üyelerinin 15: 00-16: 00 saatleri arasında çevrimiçi çalışması bekleniyor
- “Yalnızca acil durum” için hangi iletişim kanalı kullanılmalıdır?
- Örn: Uyarısız telefon görüşmeleri yalnızca acil durumlar içindir ve tüm ekip üyeleri tarafından yüksek öncelikli olarak ele alınmalıdır.
- Katılımı ve verimliliği en üst düzeye çıkarmak için toplantılar nasıl yapılacak?
- Örn: Dönen ekip üyeleri tarafından daha sık ancak daha kısa toplantılar (15 dakika veya daha az).
- İletişim verimliliğini ve kalitesini artırmak için başka hangi eylemlere ihtiyaç vardır?
- Örn: İş dışında kalanlar kesintisiz çalışma günleri veya saatleri için gereklidir.
**Müşteriler ve satıcılarla herhangi bir dış iletişim için ayrı bir sözleşme oluşturmayı düşünün. Nasıl iletişim kuracağınızdan emin olduktan sonra, hangi nesilden olursanız olun çalışanlarınızı etkili bir şekilde yönlendirebilirsiniz.