SMART terimi ilk olarak bir işletme yönetimi dergisinin 1981 sayısında yer almasına rağmen, SMART hedefleri, araştırmacıların bilinçli karar verme ve çıktı arasındaki ilişkiyi test etmeye başladığı 1960’ların psikolojik teorisinden doğmuştur. Dr. Edwin Locke konuyla ilgili “bireyin bilinçli fikirlerinin eylemlerini düzenlediğini” ve hedefin gerçekleştirilmesiyle doğrudan bir ilişkisi olduğunu belirtiyor.
Peki SMART gereksinimler nelerdir? SMART gereksinimler, proje hedeflerinin belirlenmesi için belirli kriterlere atıfta bulunur. Belirli (Specific), Ölçülebilir (Measurable), Ulaşılabilir (Attainable), Alakalı (Relevant) ve Zamana bağlı (Time-bound) anlamlarına gelmektedir. Buradaki fikir, her proje hedefinin etkili olması için SMART gereksinimler kriterlerine uyması gerektiğidir. Bu parametreleri amacınızla ilgili olarak tanımlamak, hedeflerinizin belirli bir zaman diliminde ulaşılabilir olmasını sağlamaya yardımcı olur. Bu yaklaşım, genellemeleri ve varsayımları ortadan kaldırır, net bir zaman çizelgesi belirler ve ilerlemeyi izlemeyi ve kaçırılan kilometre taşlarını belirlemeyi kolaylaştırır. Bu nedenle, bir projenin hedefleri planlanırken her biri şu şekilde olmalıdır:
Spesifik: Hedef, belirli bir iyileştirme alanını hedeflemeli veya belirli bir ihtiyaca cevap vermelidir. SMART gereksinimler hedef sürecindeki ilk adım olduğu için mümkün olduğunca açık olmak önemlidir. Örnek olarak, “Bugün dışarı çıkacağım” ve “Bugün arkadaşlarımla birlikte biraz yürüyüş yapmak için parka gideceğim” cümleleri arasında hedeflerin belirtilmesi konusunda fark vardır. İkinci cümlede hedef, amaç ve kimlerin etkilendiği açıkça belirtilmiştir. Bu şekilde açık belirtimler projelerde hedeflerin daha net anlaşılmasına yardımcı olur.
Ölçülebilir: Hedef ölçülebilir olmalı veya en azından ölçülebilir ilerlemeye izin vermelidir. Bu adımda, ilerleme göstergelerinizin veya proje KPI’larınızın ne olduğunu ve bunları nasıl ölçeceğinizi seçeceksiniz. Bu, doğru araçları benimsemek veya KPI’larınızı kolayca izleyebileceğiniz bir şeye yeniden yapılandırmak anlamına gelebilir. Ayrıca ilerlemenizi ölçmekten kimin sorumlu olduğunu, bu ölçümlerin ne zaman gerçekleştirileceğini ve bilgilerin nerede paylaşılacağını da tanımlamanız gerekir.
Ulaşılabilir: Hedef, mevcut kaynaklara ve mevcut kısıtlamalara dayalı olarak gerçekçi olmalıdır. Proje yöneticileri, bu sefer neyin başarılabileceğine dair içgörü edinmek için benzer geçmiş projelerden gelen verilere bakmalıdır.
Alakalı: Hedef, değerli sayılabilmesi için diğer iş hedefleriyle uyumlu olmalıdır. Ayrıca proje hedefinizi, tüm ekibin odaklanmasını sağlayacak daha küçük, eşit derecede alakalı hedeflere bölebilirsiniz. Önemli ölçüde zaman kazanmak için alakasız hedefleri ve alt hedefleri ortadan kaldırma konusunda çalışabilirsiniz.
Zamana bağlı: Hedefin bir son tarihi veya tanımlanmış bir sonu olmalıdır. Proje zaman çizelgelerinizi belirlemek için paydaşlardan son teslim tarihi beklentileri hakkında geri bildirim alabilir ve bunu ekip üyelerinin girdileriyle karşılaştırabilirsiniz.
Düzenleyen: Zeynep Ayan