

Okuma, yazma, dinleme, konuşma ve araştırma becerilerinin tümünü içeren ve görsellikle bütünleşen sunumlar, zor olduğu kadar, başarının önemli anahtarlarından biridir. Bu yüzden, sözel ve görsel etkileşim oldukça önemlidir. Yeni ürün veya hizmet tanıtımları, yönetim teknikleri, bilgi ve beceri geliştirme eğitimleri gibi türlere ayrılabilen sunumlarda, etki yaratabilmek için, sözel ve yazılı ifade, anlamlı beden dili ve teknolojik görsel-işitsel araçlarının desteği kritik değer taşıyor. Ayrıca izleyicileri öz güvenli, saygın ve ikna edici biçimde bilgilendirmek, yönlendirmek veya etkilemek de gerekir. Sunumlar, hazırlık, sunuş ve özetleme olmak üzere, 3 aşamalı bir çalışma sonucu ortaya çıkar. Peki, ama nasıl? Şimdi onlara bakalım:
Önce Zihninizde Tasarlayın
Sunumu yapmaktaki amacınız nedir? Satış personelinizi yeni bir ürün konusunda eğitmek mi istiyorsunuz? Borsa hissedarlarına fiyat dalgalanmaları hakkında bilgi vermek mi? Yoksa bir amaç için gönüllü toplamak mı istiyorsunuz? İzleyicinin içinde daha fazla bilgi almak arzusu yaratan kısa ve basit bir sunum mu, yoksa, örneğin, bir görevin nasıl yapılacağını açıklayan, kapsamlı ve daha uzun süreli bir sunum mu gerekiyor? Sunumu nerede ve nasıl izleteceksiniz? Kullanacağınız odayı gözden geçirin. Kaç kişinin izlemesini bekliyorsunuz? İzleyicilere ne tür belgeler vermeniz gerekiyor? Bu gibi soruları kendinize sorarak başlamanız, parçaları birleştirirken doğru seçimleri yapmanızı kolaylaştıracaktır.
Sunum Yöntemi
Sunumlar kısa bir girişle başlayıp, gelişme ile devam eder ve kapanış/sonuçla biter. Girişte katılımcılara “Hoş geldiniz” mesajıyla başlayıp kendinizi tanıtın; konunuzu, amacınızı, sunumunuzun ana hatlarını belirtin ve sorgulayacağınız konularla ilgili ipucu verin. Gelişme bölümünde, örneklerle konunuzu güçlendirin. Sonuç bölümünde sunumun ana hatlarını/ başlıkları tekrar kısaca özetleyip, katılımcıları dikkatle izleyerek, etkin katılımları için teşekkürlerinizi sunun ve onlardan gelen soruları yanıtlayın. Katılımı canlı tutmak açısından, ana bölümler sonunda da soruları alarak, bunları yanıtlayabilir ve kendi sorularınızı sorabilirsiniz.
Sunumunuzu Planlayın
Sunumlarınızı dikkatli planlamanız, katılımcılara sunmak istediğiniz bilgiyi onlarla anlamlı ve etkin paylaşımınızı ve mesajınızın doğru algılanmasını sağlayacaktır. İyi planlama, aynı zamanda sunum sırasında öz güveninizi de arttıracaktır. Bir sunumun hazırlanması pek çok aşama gerektirir.
* Sunumun analizini yapın.
* Verileri toplayarak düzenleyin.
* Sunumun planını çıkarın.
* Konuyla ilgili metinleri yazın.
* Yazdığınız metinleri konuşmaya dökün.
* Sunuşu prova edin.
Dinleyiciyi Önceden Analiz Edin
Sunuş sırasında dinleyici konuşmacıya sözlü ya da sözsüz bilgiler verir. Sizi anlayıp anlamadığını kaş, göz, el, kol hareketleri ya da sözlü itiraz ya da katılımıyla ifade eder. Onları ikna etmek ve doyurmak zorunda olduğunuzu unutmayın. Bunun için dinleyiciyi iyi analiz etmeniz gerekir. Dinleyiciyi analiz ederken dikkat edilmesi gereken unsurlar şunlardır:
* Gelecek insan sayısı ve isimler
* Gelecek insanların konumları (hitaplar)
* Temsil edilen bölümler
* Yönetici sayısı
* Katılımcıların cinsiyeti
* Yaş ortalamaları
* Karar alma gücüne sahip insan sayısı
* Sunuşun konusuna ilgi duyanların sayısı ve duymayanların sayısı
Konuşmacının Hazırlanması
Konuşmaya hazırlanırken aşağıdaki unsurlara dikkat etmelisiniz:
* Vücut dilinizi oluşturan mimik ve el, kol hareketlerinizi izleyebilmeniz için, ayna önünde prova yapın.
* Provaya zaman ayırıp özen göstermeniz, zayıf olabilecek yönlerinizi geliştirmenize yardımcı olacak, sunumda zamanlamanızı belirleyecek ve konuya özel terminolojinin doğru telaffuzunu sağlayacaktır.
* Görünüşün ve kıyafetinizin, izleyicilerinize duyduğunuz saygının göstergesi olduğunu unutmayın. Kıyafetinizin, konunun ve sizin önünüze geçmemesi yerinde bir seçim olacaktır.
* Slaytlarınızı, sunum sırasında akıcılığı sağlamak açısından numaralayın.
* Sunumda kesintisiz akışı sağlayacak yazılı planınızı görebileceğiniz bir yerde tutun.
Sunum Anında Dikkat Edilmesi Gerekenler
* Konuşmanızın düzenli bir akışı ve kurgusu olmalı.
* Konuşmaya başlarken, mutlaka adınızı, soyadınızı ve konumunuzu belirtmelisiniz.
* Dinleyicileriniz ile göz temasında bulunun ve beden dilinize dikkat edin.
* Her bölüm başlığının yeterince açıklayıcı olmasına dikkat edin.
* Görsel malzemelerinizle sözlü anlatımınız arasında denge olmasına dikkat edin. Konuşmanız süresince görsel malzemelerinize işaret edin.
* Sesinizin vurgularında ve tonlamada, önem ve tekrarlama için içeriğe uygun değişiklikler yapın.
* Zamanınızı iyi kullanın.
Sunumun Zihin Haritası Nasıl Hazırlanır?
Sunuşunuzu şekillendirmek için kendinizi dinleyicilerin yerine koyarak şu soruların cevaplarını bulmaya çalışın:
* Onlar için önemli olan ne?
* Benden ne istiyorlar?
* Benden öğrendikleri bilgi ile ne yapacaklar?
Püf Noktası
Sunuşunuzun gücü, sizin onu nasıl hazırladığınıza ve nasıl sunduğunuza bağlıdır. İlk aşama, fikirlerin toplanmasıdır. Sonra ana fikirlerinizi destekleyen hikaye, anekdot, fıkra veya tecrübelerinizi konuşmanızda nasıl kullanacağınıza karar vermelisiniz.
Zihin Haritaları Yöntemini Kullanın
Bu yöntemin mucidi ünlü hafıza uzmanı Tony Buzan’dır. Zihin haritaları yöntemi, gerekli konuşma hazırlığını yaptıktan sonra konuşmaya bir yapı kazandırmak amacıyla beynin serbest çağrışımlarından yararlanılarak yapılır. Bunun için bir kağıt, renkli kalemler ve yeterli bir zaman yaratın. Uygulamak için:
* Kağıdın ortasına, konuşmanıza temel olan ana temayı sembolize eden bir kelime veya şekil çizin.
* Ana kavramın anlaşılabilir olmasını sağlayacak tüm anahtar kelimeleri aklınıza geldiği şekliyle hatırlayın ve bir kelimeyle ifade edecek şekilde yazın.
* Şimdi de anahtar kelimelerinize yoğunlaşarak aklınıza gelebilecek ilintili maddeleri, örnekleri, anlatmak isteyebileceğiniz ayrıntıları vb. ayrı ayrı düşünün. Anahtar sözcük olarak yazdıklarınız size, bu aşamada düşündüklerinizi çağrıştıracaktır.
* Şu ana kadar yaptıklarınızı temize geçirin ve ana tema, anahtar sözcükler ve ilişkili çağrışımlarınızı birbiri ile ilişkilendirilmiş şekilde bağlayarak, beyin haritanızı şekillendirin. Bunun için renkli kalem, semboller kullanabilirsiniz.
* Bu işlemi yaparak aynı zamanda zihinsel hazırlığınızı da yapmış bulunursunuz. Hiçbir cümle yazmadığınız halde, zihin haritanız size konuşmada kullanabileceğiniz bir yapı ve sistem sunar.
Basit Cümlelerle Konuşun
* Konuşmalarınız ne kadar uzunsa mesajınızı o kadar iletmek güçleşecektir. Kullandığınız dolgu malzemeleri yemeğe katılan su gibidir, fazlası yemeği çoğaltabilir ancak tadını kesinlikle bozacaktır.
* Cümlelerinizin kısa olması dinleyicilerin anlamasını ve sizin anlattıklarınızı hatırlamasını kolaylaştıracaktır. Ne kadar uzun anlatırsanız, anlattıklarınız o kadar az hatırlanır. Dinleyicilerin, söylediklerinizi anlamak için yalnızca bir tek şansları vardır. İpin ucunu kaçırırlarsa, bir daha yakalayamayabilirler.
* Zihin haritanızdaki temel mesajlar netleştirilmelidir.
Bilinen En Eski Klasik Yapı
Ne anlamak istediğimizin, ne anlattığımızın ve dinleyicilerin ne anladığı arasındaki farkın en aza indirgemesinin iyi bir yapı ile gerçekleşeceğini biliyoruz. Bunun bir formülü olmasa bile bilinen en eski ve halen geçerli yapı 3 bölümden oluşuyor:
* Ne anlatacağını anlat (Giriş, sunuş; zamanın ortalama yüzde 15’ini oluşturmalıdır). Bu şekilde bir giriş, konuşmacının size ve konuya ısınmasını sağlar. Başlangıçta olumlu bir etki bırakmanız bütün sunuşunuzu etkileyecektir. Buna “mıknatıs etkisi” denir.
* Anlat (Açıklama; toplam sunuşunuzun yüzde 75’ini oluşturmalıdır.) Monoton bir sesle ders anlatır gibi konuşmayı sürdürmeniz, başta oluşan mıknatıs etkiyi öldürür. Katılımcıyı da içine alan soru, diyalog, örnek, görsel malzemelerin kullanımı, mizah, sesini yükseltip alçaltma ve vurgu öncesi duraklamaların yanı sıra beden dilinizi konuşturarak gerçekleştireceğiniz interaktif sunum harikalar yaratır.
* Ne anlattığını anlat (Sonuç bölümü; toplam sunuşunuzun yüzde 10’unu oluşturmalıdır.) Akılda kalan bir final ile bitirmeye “demlenme etkisi” diyoruz. Nerden nereye geldiğinizi ana fikrinizden yola çıkıp konu başlıklarını tekrar ederek duygulara ve akla seslenen bir kapanışla bitirmelisiniz. Bu yapının ustaca kullanılması sizi profesyonel bir konuşmacı yapacaktır. “Ne anlatacağını anlat” ve sonuç olarak “Ne anlattığını anlat” bölümlerini en son hazırlamalısınız. Tabii bundan sonra da bu sunuşa bir isim koyabilirsiniz.
Etkili Bir Yapı “ Kibarlıkla” Desteklenmelidir
Normal koşullarda bir insanın dikkati 20 dakika canlı tutulabilirken, sunumlar için 45-50 dakika zaman ayrılır. Hazırlık aşamasında size rehberlik edecek en önemli plan kibar çerçevesine oturtulmalıdır.
* Kısa tut.
* İlgi uyandır.
* Basitleştir.
* Aksiyonu koru.
* Reklam yapma.
Kısa tut: İnsanlar ancak kısa konuşmalar konsantre olabilirler. Uzun konuşmalarda dikkati uzun süre koruyamazlar. Bu nedenle hikaye gibi arada anlatılan şeyler, dinleyicileri konunun içine çeker ve anılar, imajlar kullanılarak olayın içinde tutulurlar. Kısa ve basit bir mesaj bu şekilde anlatılarak çok büyük bir etki oluşturabilir.
İlgi uyandır: Dinleyiciler çok sabırlı olmaz. Kendilerini oraya ait hissedip hissetmediklerine veya dinleyip dinlemeyeceklerine hemen kara verirler. Eğer başta dikkatlerini çekmezseniz bunu sonra gerçekleştirmeniz çok zor olacaktır.
Basitleştir: Konuyu sizin kadar iyi bilen bir dinleyici grubuna hitap etseniz bile, basit cümleler kurmalısınız. Burada, ne kadar bildiğinizi göstermek yerine gelenlerin ihtiyaç duyduğu bilgileri anlayabileceği şekilde aktarmanız esastır.
Aksiyonu koru: Konuşmanızın detayları tarafınızdan çok iyi bilinse de süreç dinleyici için sürpriz kalmalı. Başta dinleyicinin ilgisini uyandırmış olmanız yetmez; sesinizi vücut dilinizi kullanarak çarpıcı görsel malzemelerden yararlanıp soru sorarak dinleyiciyi canlı tutmalısınız.
Reklam yapmadan eyleme geçir: Bu sunumdaki amaç sadece bilgi transferi değil, önceden belirlenen amaçlar doğrultusunda katılımcıyı eyleme geçirmektir. Bunu sözlü yapıyor olmanızdan kimse hoşlanmayacaktır. ‘Artık bundan sonra benim gibi düşüneceğinizden eminim.’ gibi bir bitiriş, kötü bir satış tekniğidir. Sunumunuza katılanların memnuniyeti zaten bu sonucu sağlayacaktır.