Gün içinde kaç kez bölünüyorsunuz?
Muhtemelen, epey fazla. Program akışınızı kontrol edebildiğinize inanıyor musunuz? Yanıtınız hayır ise, işinizi bölenlerle başa çıkmak için önlem almaya ne dersiniz? Bölünmeler, genellikle siz ve iş arkadaşınız arasında önceliklerin çatışması gibi bir durum olduğunda ortaya çıkar ve zamanı bir sünger gibi emer. Çatışmalara son verirseniz, bölünmelere de son verirsiniz.
Bölünmenizin Nedeni Siz misiniz?
– Bölünmeleri, işten kaçmak için bir özür olarak mı kullanıyorsunuz? Bir kez bölündüğünüzde, bunu, yapmakta olduğunuz işe ara vermek için bir özür olarak kullanmak cazip gelebilir. Bölünmeden önce nerede kaldığınızı not edin ve her şey bittikten sonra, işinize kaldığınız yerden devam edin.
– Birinciyi bitirmeden ikinci bir projeye mi başlıyorsunuz? Bir başkasına başlamadan önce elinizdeki işi bitirseydiniz, kendinizi nasıl hissederdiniz? Yarım kalan işler, enerjinizi tüketir. Tam iş çıkarmak, başlangıçta çok zaman alsa da uzun vadede size zaman kazandırır.
– İşinizi erteliyor musunuz? Ertelemeyi bırakın ve harekete geçin; işi hemen yapın!
– Dikkatiniz mi dağılıyor? Radyoyu kapatın; dış dünya sizi rahatsız ediyorsa, stor perdeyi indirin ya da masanızı kapıdan uzak bir yere yerleştirin.
Bölünmeyi Önleyecek 6 İpucu
1. Programlanmamış Ziyaretlere İzin Vermeyin
Ofiste, meslektaşlarınızın kendilerini rahat hissetmelerini sağlayacak sandalyeleri ortadan kaldırın. Evde, arkadaşlarınızdan, ziyarete gelmeden önce sizi aramalarını rica edin. Ne de olsa, onca yolu boş yere gelmelerini istemezsiniz!
2. Telefonla Bölünmeler
Sesli mesaj sisteminiz var mı? Varsa, günde birkaç saatliğine kullanmaya başlayın. Böylece, işinize devam etmek için, bölünmeden çalışabileceğiniz bir zaman dilimi kazanırsınız. Şirket politikanız gereği müşterilere “gerçek kişi” olarak yanıt vermeniz gerekiyorsa, bir meslektaşınızdan sizin adınıza not almasını rica edebilirsiniz. Onun biraz sakin zaman geçirmeye ihtiyacı olduğunda da siz telefonlara bakarsınız. Günün ilerleyen saatlerinde, çağrılara geri dönün. Her gün bir “telefon saati”niz olmasına dikkat edin. Telefon çağrılarınızı gruplarsanız, daha az zamanınızı alırlar; çünkü bölünmenize neden olmazlar. Artık, kontrol sizdedir.
3. Uzatılan Konuşmalar
Konuşmayı uzatmayın ya da bölünmeyi uzatacak herhangi bir şey yapmayın. Biri masanıza gelir ya da size telefon ederse, ayağa kalkın. Ayakta konuşmak, rahatsız edicidir; dolayısıyla, bu tür konuşmalar, genellikle daha kısa sürer.
4. Rahatsız Etmeyin
Gün içinde “yalnızca size ait olan bir zaman dilimi” programlamaya çalışın. Bu süre içinde, kapınızı kapayın; dışına “Rahatsız etmeyin” yazısı asın ve işinize devam edin. Aynı zamanda, meslektaşlarınızı görebileceğiniz bir zaman aralığı da ayarlayın. Onları bir kez eğittiğinizde, her gün yalnızca 10:00-12:00 arası müsait olduğunuz fikrine alışacaklardır.
5. Kibarca Hayır Demeyi Öğrenin
Aşağıda, kimseyi kırmadan meşgul olduğunuzu söylemenize yardımcı olacak birkaç ifade şekli yer alıyor:
– Kusura bakma, şu anda konuşamam; ama 11:00’den sonra müsait olacağım; arzu edersen o zaman konuşabiliriz.
– Şimdi bir toplantıya gireceğim; yarın ilk iş seni arasam, olur mu?
– Seninle sohbet etmek güzeldi; ama şimdi bir raporu tamamlamam gerekiyor. Yarın/önümüzdeki hafta yine konuşuruz.
6. Ofiste e-posta Kullanımını Teşvik Edin
Sürekli bölünmektense, meslektaşlarınızdan, soru ya da fikirlerini e-postayla paylaşmalarını isteyin. Sizin için uygun bir zamanda yanıt verebilirsiniz. Yazar: Chrissie Slade
Ekleyen:Semra