Şantiyelerde işveren, müşavir ve taşeronlar ile yapılan yazışmaların sayıları uzun süreli projelerde binlerceye ulaşmakta ve basit gibi görünen kayıt tutma süreci zaman zaman baş ağrıtmaktadır. Farklı dokümanlara aynı takip numarası verilmesi olasıdır. Bunu engellemek için şantiye başında takibi rahat bir formatta doküman takip tablosu oluşturmalıyız. Şantiyemizde 3 farklı kategoride doküman numarası vereceğimizi varsaydık. (Bu sayıyı aşağıda anlatılan formülleri revize ederek istediğimiz kadar arttırmak mümkün.) İşveren yazışmalarının numaraları 1, müşavir yazışmalarınınki 2 ve son olarak taşeron yazışmalarınınki ise 3 ile başlayan 4 haneli rakamlardan oluşacak. Yani kategorilere ait ilk doküman numarası sırasıyla 1001, 2001 ve 3001 olacak.
İlk olarak kategoriyi belirlemeye yarayan formülü inceleyelim. (Kategoriyi bilmemiz hem yeni numara verirken hem de tabloya filtre eklenmesi durumunda gerekli.) Eğer formülünü kullanarak doküman numarasının sırasıyla 3000, 2000 ve 1000 değerinden büyük olup olmadığını kontrol ediyoruz. Bunu yapmak için D2 hücresinde =EĞER(A2>3000;3;EĞER(A2>2000;2;1)) formülünü kullandık. Karşılaştırmaya 3000 ile başladık çünkü eğer 1000 ile başlasaydık formül her koşulda 3 değerini verecekti.
Yeni numara vermek için ise her kategorinin D kolonunda toplam kaç kez kullanıldığını bulmalıyız. Ardından bu sayıya 1 ekleyerek yeni numarayı elde edeceğiz. Bunu yapmak için H2 hücresine =EĞERSAY($D:$D;F2)+1+1000, H3 hücresine =EĞERSAY($D:$D;F3)+1+2000 ve H4 hücresine =EĞERSAY($D:$D;F4)+1+3000 formüllerini yazalım. Formül içerisinde neden 1000,2000 ve 3000 kullandığımızı örneklerle anlatalım.
Örneğimizde 1 kategorisi toplamda 10 kez geçtiği için formül =10+1+1000=1011 değerini, 2 kategorisi toplamda 3 kez geçtiği için =3+1+2000=2004 değerini, 3 kategorisi ise toplamda 10 kez geçtiği için =2+1+3000=3003 değerini verecek.
Son olarak tablodaki satırları kategoriye göre renklendirmeyi deneyelim. Bunun için A2 hücresine aşağıdaki formülleri ekleyelim.
A2 hücresini seçelim ve bu formatı biçim boyacısı ile B2:D2 aralığına taşıyalım. (Biçim boyacısı sadece koşullu biçimlendirmeyi değil, yazi tipi, rengi ve çizgileri de taşıyacak, bunu en son da düzelteceğiz.)
A2:D2 aralığını seçelim ve bu formatı biçim boyacısı ile A3:D16 aralığına taşıyalım.
Biçim boyacısının bozduğu yerleri düzeltelim.
Şimdi A1:D16 aralığını seçelim ve giriş sekmesindeki sırala ve filtre uygula butonuna tıklayıp, filtreye tıklayalım.
Doküman takip tablomuz hazır. İstediğimiz kategoriye tik atarak veya tiki kaldırarak filtreleme yapmamız mümkün.
Önemli bir not: Önceki yazılarımızda “İşveren teslim tarihinden itibaren sözleşmede belirtilen belirli bir iş günü içerisinde projeye cevap vermekle yükümlüdür.” demiştik. Aynı mantıkla resmi yazılarımıza da belirli bir süre içinde cevap verilmesi gerekmektedir. Bu yüzden bu tablo formatına cevap verilmesi gereken tarih ve cevap verilen tarih kolonları ekleyebiliriz. Bunu yapmamızdaki sebep nedir? Bir örnekle açıklayalım. Proje malzeme ve ekipmanları satın alınmadan önce işveren onayı alınmalıdır. Eğer işveren bu onayı vermede gecikirse tedarik süreci uzayabilir. Sürenin uzaması durumunda alış fiyatı artabilir veya fiyatı artmasa bile döviz kurundan dolayı fiyat farkı oluşabilir. Bunların hiçbirisi yaşanmasa bile sadece tedarik süreci uzadığı için aktivite iş programında kritik yol üzerinde ise işin teslim tarihi uzayabilir. Bu durumda süre uzatımı ve maddi zararınızın tazmini için resmi bir dayanağınız olmalıdır. Bunun için de satın alınacak ürüne ait teknik bilgileri ne zaman sunduğunuz, bu ürünün onayının geciktiğine dair hatırlatıcı nitelikteki resmi yazıyı ne zaman hazırladığınız gibi sorulara cevap vermeniz gerekmektedir.