

BİLDİRİLER VE BRİFİNGLER
Okunması için Yazmak
çeviren: Minel Türkel
Gwen Shepherd'a ithaf olmuştur
Eğitim Notları
Toplantılar için bildirileri nasıl yazabilirsiniz?
Bir
gözlemden başlayarak söylemek gerekirse, insanların çoğu, belki de hepsi, okumayı
sevmiyor, özellikle de bunu iş olarak yapmaya çalıştıkları zaman. Bu durum
genellikle, konu yeni olduğunda ya da tanıdık olmadığında yaşanabiliyor. Sizin,
yazar olarak ilk göreviniz okumayı kolaylaştırmaktır.
Uzunluk:
Başlangıçta kısa belgeler yazmayı gerektirdiğini düşünebiliriz. Doğru.
İnsanların,
uzun olanlar yerine kısa olan yazıları okumaya eğilimli olduklarını biliyoruz.
Bazı konuları katılımcılara (ya da katılımcı; denetmeniniz veya ziyaret eden
bir memur olabilir) özetlemek istediğiniz görüşmelerde, tek sayfalık notlar
bunun için en iyi yoldur.
Kısa
tutmak için, belgeyi çok da bilgi yığını haline getirmeyin. Çok fazla bilgi
kısa aralıklara sıkışacaktır. Bu şekilde okunması zordur. Belgenin, konusunu
sadece ona vakıf olanlar tarafından anlaşılır biçimde yazılmasına izin vermeyin.
Belgenin içeriğini bilenlerin dışında, henüz haberi olmayanlara da ulaştırmak
istediğinizi unutmayın. Boşuna nefes tüketmeye gerek yok.
Eksik
cümlelerden kaçının; listelerden kaçının; notlardan kaçının. Her zaman
tam cümleler kullanın ve okur daha önce o konuyu duymamış gibi her birini tanıtın.
Tek bir sayfadansa, bir buçuk sayfayı doldurmak daha iyidir. Ayrıca okuru, kısa
olan ama yoğun bilgi yığını haline getirilmiş bir belgeyle korkutmaktan çok,
düşünceleri okuyucuların ilgisini çekecek biçimde düzenlemek daha yerinde
olacaktır.
Tek
bir sayfalık belge iyi bir hedef olabilir, ama bilgi yığınına dönüşme pahasına
olmamalı.
Renkler:
Belgenin
bölümlerini vurgulamak için renk kullanmayın. Maalesef bu onun daha da bilgi
yığını halinde görünmesine ve bu nedenle daha zor anlaşılmasına sebep olacaktır.
Çeşitli
renkler kullanmak, aynı zamanda görünüşü de ucuzlatmaktadır. Aynen siyasi
ya da dini risaleler veya ticari reklamlarda olduğu gibi. Tek bir renkle kalın,
tercihen siyahla. Biçimlendirilmiş renkler kullanılabilir, örneğin başlıktaki
gibi. Bu, metindeki seçilen bölümün renklendirilmesinden farklıdır. Benzer
olarak, bölümlerin altını çizmekten, italik kullanmaktan ya da metindeki bazı
bölümleri vurgulamak için büyük harf kullanmaktan kaçının.
Metinde,
hepsini tek bir renkte düzenleyin. Bu, kodlamanızı ve gayenizi ikinci kez tahmin
etmeye çalışmaktan okuyucuyu kurtarır.
Giriş (Dokümanınızın Başlangıcı):
Okunacak
olan belge "kavrayıcı" ile başlamalı. Sıkıcı bir başlangıç, okurun okumaya
devam etmeyeceğini garanti eder. Tepki çekecek bir ifadeyle ya da ilgi çekici
bir soruyla başlanmalıdır. Ya da, okurun okumadan hızlıca geçeceği bir başlangıç
da yapılabilir, ancak bu şekilde ilgisi kaybolacaktır. Doğru bir içerikte,
eğer uygunsa bir şaka kullanılabilir.
Bizim
çalışma sahamızda, topluluktaki bir problem ve topluluğun problemleri çözme
yaklaşımı, uygun kavrayıcı konuların çoğunun kaynağıdır.
Belki
şaşırtıcı bir istatistikle başlayabilirsiniz: örn. diğerleriyle karşılaştırıldıklarında,
belirli bir bölgedeki insanların ne kadarı hasta olacak ya da ölecek? Genç insanların
ne kadarı AIDS'ten korunmanın yollarını gerçekten biliyor ya da korunmasız
seksten uzak duruyor?
Okurların
ilgisini yakalayın. Onların daha çok okumalarını sağlayın.
Gelişme:
Okuyucuların
ilgisini çektiğiniz an, bunu devam ettirmek önemlidir. En iyi yol, bir argümanın
olmasıdır. Bu bir atışma değildir. Bu, ifadeleri birbirine bağlayan ve okuru
bir noktadan diğerine yönlendiren açıklamaların bir toplamıdır.
Cümlelerinizi
basit, kısa, standart, tamamlanmış ve etken çatılı olarak kurun. Notlardan
ve cümle olmayan ifadelerden kaçının.
Bunun
yanı sıra, kısa paragrafları kullanmayı ve her seferinde yeni bir konu belirterek
belgeye birçok alt başlık koymayı tercih ediyorum. Okuyucuyla küçümsemeden
konuşarak, düzeninizi, planınızı ve içeriği görmesini kolaylaştırın.
Dokümanın Sonu:
Ele
aldığınız tüm konular bir sonuca varmalı. Sonuç neticendirilmeli.
Belgeyi
okuyan okurların mutlu olması sağlanmalı; neticeye varmaları, memnun ve emin
olmaları da. Unutmayın, dokümanları dağıttığınızda, katılımcıların
dikkati konuşmacı olan sizden uzaklaşacaktır. Ya diğer bir konuyu tartışmaya
çalışmadan, onlara dokümanı okumaları için zaman tanıyın, ya da okumalarına
eşlik edecek şekilde konuyu yeniden sözlü olarak yorumlayın.
Sonuç:
Okunmayan bir belge kullanışsız bir belgedir.
Bir
bildiri ya da ön bilgilendirme yazmak isterseniz, okuyacak insanlar için kolay
ve ilgi çekici bir biçimde yazın. Kısa tutun, ancak çok yoğun bir bilgi yığını
da olmasın. Renk kullanmaktan, altını çizmekten, italikten veya büyük harflerden
kaçının. Okuyucuyu kolayca yakalayacak ilginç bir yapı sunun, bir argüman geliştirin
ve sonuca erdirin.
Okunmuş bir belge hedefinizi ileri taşır.
––»«––
© Telif Hakkı 1967, 1987, 2007 Phil Bartle
Site Dizaynı Lourdes Sada
––»«––Son Güncelleme: 24.06.2012