Soru Listeleri ve Anketler, proje paydaşlarının ya da müşterinin kalite, performans ve/veya başarı açısından bakış açılarını ve mevcut sistemleri değerlendirmek için kullanılır. İki tip sorudan bahsedebiliriz; “kapalı” sorulardan cevap seçenekleri bellidir, “açık” sorularda sorulan kişinin yorumu istenir.
Soru Listesi veya Anket çalışması yapmak için aşağıdaki süreç izlenir;
- Hedef grubun belirlenmesi
- Grup büyüklüğünün belirlenmesi
- Soruların hazırlanması
- Soruların bir pilot grup ile test edilmesi
- Anketin ya da Soru Listesinin nasıl uygulanacağının belirlenmesi
- Anketin yapılması
- Toplanan bilginin analiz edilmesi
Sistem ve süreç geliştirme projelerinde özellikle müşterinin bakış açısını, başarı tanımını değerlendirmek çok önemlidir.
Soru Listeleri ve Anketler nitel ve nicel veri toplamanın en ucuz yoludur. Böyle bir çalışmaya başlarken hedef çok iyi belirlenmeli ve anlaşılmalıdır. Potansiyel hedef kitleyi belirlerken uzmanlardan destek alınması gerekebilir. Hedef kitle seçimi proje hedeflerine ve istenilen yanıtlara bağlı olarak değişebilecektir. Belirlenen kitleye uygun sorular hazırlanmalı ve pilot bir grup ile deneme yapılmalıdır. Sonuçlara göre gerekirse düzeltmeler ve geliştirmeler yapılmalıdır. Soru Listelerinde ve Anketlerde yanlış anlaşılabilecek veya hiç anlaşılamayacak terimlerin yer almamasına gayret edilmelidir.
Anket tipleri aşağıdaki gibi olabilir?
- Seçeneklerden birini veya fazlasını seçiniz.
- Seçenekli Onaylama Oranı – Çok fazla, Fazla, Orta, Az, Çok Az vb.
- Görüş Bildirme – Görüşünüzü yazınız
- Oran Seçme – %10, %30, %50 vb.
- Çift Seçenek – Doğru-Yanlış vb.
Dikkat edilmesi gerekenler
- Soru listeleri ve Anketler, yüz yüze yapılmıyorsa yanıtlayacak olanın iyi ve doğru anlayacağı bir açıklama hazırlanmalıdır.
- Çalışmanın başında yanıtların nasıl analiz edileceği belirlenmelidir.
- Çalışmanın gidişatı ile ilgili bilgilendirme yapılacaksa, nasıl olacağı belirlenmelidir.
- Tekrar edecek bir çalışmaysa bir sonraki çalışmanın tarihi katılımcılara iletilmelidir.
- Yanıtların gizliliği ve güvenliği ile ilgili önlemleri alınız.
PMI, PMBOK 6’da Proje Yönetiminde aşağıdaki süreçlerde Soru Listeleri ve Anketlerin kullanılmasını öneriyor. PMP Sınavına hazırlananların dikkat etmesi gerekir;
- Gereksinimlerin Toplanması sürecinde müşterinin beklentilerini, isteklerini öğrenmek için kullanılır.
- Kalite kontrol sürecinde ürün ve servis açısından müşteri memnuniyeti için kullanılır. Anketlerde fark edilen hataları Kalite Maliyeti olarak değerlendirilebilir.
- Paydaşların Tanımlanması sürecinde yüz yüze görüşmelerde veya odak grup çalışmalarında kullanılır.
Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:
- Proje Yönetiminde Odak Grupları
- Proje Yönetiminde Kontrol Listeleri
- Proje Kalite Yönetiminde Dikkat Edilmesi Gerekenler
- Proje Yönetiminde Akış Grafikleri
- Proje Yönetiminde Fikir/Zihin Haritalama (ldea/Mind Mapping)
- Proje Yönetiminde Alternatif Analizi
- Proje Yönetiminde Matris Şemalar
- Proje Yönetiminde Kolaylaştırma
- Kalite Kontrolü ve Kapsam Onaylama
- ISO 21500 ve PMI Standartları – 7 – Maliyet – Risk – Kalite