USTA, başvuru halinde, belgelendirme programına göre belgelendirme prosesi ile ilgili genel bilgiler verir. Bu genel bilgiler; belgelendirme şartları ve kapsamı, değerlendirme prosesi açıklaması, başvuru sahibinin hakları, belgelendirilen personelin sorumlulukları ve ücreti ile ilgili olabilecek diğer hususları içerir.
USTA, başvurunun tamamlanabilmesi için başvuru sahibinden en azından aşağıdaki maddelerin olduğu başvuru formunu imzalı şekilde talep eder:
a) Başvuru sahibinin kimlik bilgileri; isim, adres ve belgelendirme programında istenen diğer bilgiler vb.,
b) İstenen belgelendirme kapsamı,
c) Başvuru sahibinin belgelendirme şartlarına uyacağına ve değerlendirme için gerekli bilgileri belgelendirme kuruluşuna vereceğine dair taahhüt,
d) Belgelendirme programının ön şartlarına uyduğunu objektif olarak kanıtlayan destekleyici her türlü bilgi,
e) Başvuru sahibinin makul olan özel ihtiyaçlarının yerine getirilmesini isteme imkanının kendisine verildiğini bildiğine dair beyanı.
Belgelendirme kuruluşu, başvuru sahibinin belgelendirme programında yer alan başvuru şartlarına uyduğunu doğrulamak için başvuruyu gözden geçirir.