SGK Mevzuatına göre Apartman Defter ve Belgeleri.
I- GİRİŞ
506 sayılı Yasa'nın 2. maddesi ile "Bir hizmet akdine dayanarak bir veya birkaç işveren tarafından çalıştırılanlar bu kanuna göre" sigortalı sayılmışlardır. Apartman kapıcıları ile apartman yönetimi arasında da hizmet akdi bulunduğu için apartman kapıcıları sigortalı sayılmakta ve dolayısıyla apartman yönetimleri de işveren sıfatını kazanmaktadırlar. Makalemizde, işveren sıfatıyla apartman yönetimlerinin tutması gereken defter ve belgeler ile SSK mevzuatına göre uymak zorunda oldukları usul hükümleri ve cezalar makalemizde açıklanmaya çalışılmıştır.
II- DEFTER VE BELGELER
A- 634 SAYILI KAT MÜLKİYETİ KANUNU
634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'nda defter tutma mükellefiyeti 32 ve 41. maddelerde yer almaktadır. Kanun'un "Kararlar" başlıklı 32. maddesinde "Kat malikleri kurulu kararları (1) den başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere yazılarak, toplantıda, bulunan bütün kat maliklerince imzalanır karara aykırı oy verenler bu aykırılığın sebebini belirterek imza koyarlar." denilerek "Karar Defteri" tutma mükellefiyeti düzenlenmiştir. Kanun'un "Yönetimin Denetlenmesi" başlıklı 41. maddesinde ise "Denetçiler bu raporu ve verecekleri kararları ve gerekli gördükleri diğer hususları, (1) den başlayıp sıra ile giden sayfa numaraları taşıyan ve her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere geçirip tarih koyarak altını imza ederler." denilerek "Denetim Defteri" tutma mükellefiyeti düzenlenmiştir.
Kanun'un "Defter Tutulması ve Belgelerin Saklanması" başlıklı 36. maddesinde "Yönetici, kat malikleri kurulunun kararlarını protokolleri, yapılan ihtar ve tebligatın özetini ve tarihlerini ve bütün giderleri, 32. maddede sözü geçen deftere tarih sırasıyla yazmaya ve bu defteri ve giderlerin belgeleriyle diğer bütün belgeleri bir dosyada saklamaya mecburdur.
Bu defterin, her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması mecburidir.
Bu maddede yazılı görevleri yerine getirmeyen yöneticiye 33. maddenin son fıkrasında yazılı cezalar uygulanır." denilerek gelir ve giderlerin kaydedileceği defterin "Karar Defteri" olduğu belirlenmiş ve bu mükellefiyetlere aykırı fiillerin cezası da belirlenmiştir. 33. maddenin son fıkrasında "Tespit edilen süre içinde hakimin kararını yerine getirmeyenlerden, aynı mahkemece, 100 liradan 2000 liraya kadar para cezası alınmasına kesin olarak hükmolunur; yirmibeşinci madde hükmü mahfuzdur." hükmü ile de ceza miktarı tespit edilmiştir.
B- SSK MEVZUATI
Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği'nin "Belgenin Dayanağı" başlıklı 25. maddesinde;
"İşverenlerin diğer kanunlar gereğince tutmak zorunda oldukları defterlerle dayanağı belgeler, Aylık Prim ve Hizmet Belgesinin dayanağı belgeler niteliğinde sayılır.
Şu kadar ki;
a) Kullanılmaya başlanmadan önce tasdik ettirilmesi zorunlu olduğu halde tasdiksiz tutulmuş olan defterler,
b) Kanuni tasdik süresi geçtikten sonra tasdik ettirilmiş olan defterlerin tasdik tarihinden önceki kısmı,
c) İşçilikle ilgili giderlerin işlenmemiş olduğu tespit edilen defterler,
d) Sigorta primleri hesabına esas tutulan kazançların kesin olarak tespitine imkan vermeyecek şekilde usulsüz, karışık veya noksan tutulmuş defterler,
e) Herhangi bir ay için sigorta primleri hesabına esas tutulması gereken kazançların ve kazançlarla ilgili ödemelerin (sigorta primine esas kazancın ödemeye bağlı olduğu durumlar dahil) o ayın dahil bulunduğu hesap dönemine ait defterlere işlenmemiş olması halinde ise, o aya ait defter kayıtları,
f) Vergi Usul Kanunu gereğince bilanço esasına göre defter tutulması gerektiren işletme hesabı esasına göre tutulmuş defterler,
geçerli sayılmaz" denilmektedir.
Bu hükümle apartman "Karar Defterleri" prim belgelerinin dayanağı belgelerden sayılmış ve geçerli sayılmasının koşulları belirlenmiştir.
Ancak, uygulamada apartman yöneticilerinin kararlar için karar defteri tuttukları ve apartman gelir ve giderlerini ayrı bir deftere kaydettikleri görülmektedir. Bu nedenle 16 genelgede "İşverenlerce Tutulacak Defter ve Belgeler" bölümünde "Gelir-Giderin işlenmesi için ayrıca işletme defteri tutulmuş ve noterden tasdik ettirilmiş ise bu defter" denilerek bu neviden tutulan defterlerin de prim belgesi dayanağı belgelerden olduğu kabul edilmiştir.
Diğer yandan gider belgeleri de defterleri tevsik eden belgeler olarak düzenlenmesi ve ibraz edilmesi gereken belgelerdir. Ücretlerin ücret tediye bordrosu düzenlenerek tevsik edilmesi genel kural olsa da görüldüğü gibi Kat Mülkiyeti Kanunu bu yönde bir zorunluluk getirmemiş ve gelir ve gider belgelerinin düzenlenmesi ve saklanmasını düzenlemiştir. Uygulamada da yöneticilerin gider makbuzu ile ödeme yaptıkları görülmektedir. Bu durumda gider makbuzlarında asgari olarak -sigorta primleri hesabına esas tutulan kazançların kesin olarak tespitine imkan verecek- şu bilgilerin yer alması gerekmektedir.
- İlişkin olduğu ay,
- Ücretlinin adı, soyadı,
- Ücret ödenen gün sayısı (ücret aylık olarak ödenmiş ise gün sayısı 30 gündür),
- Ödenen ücret tutarı,
- Ücretin alındığına dair ücretlinin imzası,
III- UYULMASI GEREKEN USUL HÜKÜMLERİ VE CEZALAR
A- CEZA HÜKÜMLERİ
Kayıtlarla ilgili cezalar 506 sayılı Yasa'nın 140. maddesi (d) fıkrasında belirlenmiştir. Fıkrada;
"Defter ve belgeleri ibraz etme yükümlülüğünü Kurumca yapılan yazılı ihtara rağmen onbeş gün içinde mücbir sebep olmaksızın yerine getirmeyenlere;
1) Bilanço esasına göre defter tutmakla yükümlü iseler aylık asgari ücretin oniki katı tutarında,
2) Diğer defterleri tutmakla yükümlü iseler aylık asgari ücretin altı katı tutarında,
3) Defter tutmakla yükümlü değil iseler aylık asgari ücretin üç katı tutarında,
Defter ve belgelerinin tümünü bu bentte belirtilen süre içinde ibraz etmekle birlikte, yönetmelikte belirtilen usul ve esaslara uygun olarak düzenlemeyenlere, her bir geçersizlik hali için, ibraz edilmemesi üzerine uygulanan miktarları aşmamak kaydıyla aylık asgari ücretin yarısı tutarında,
idarî para cezası verilir." denilmektedir.
B- USUL HÜKÜMLERİ
1- Tasdik Şartı
Karar defteri ve gelir-gider ayrı bir defterle takip edilmekte ise işletme defterinin noterce tasdik edilmiş olması gerekmektedir. SSK uygulamasında tasdiksiz tutulmuş defterler, tasdik sonradan yapılmış ise tasdikten önceki kayıtlar geçerli kabul edilmemektedir ve bu durumda her bir ay kaydı için ayrı ayrı olmak üzere aylık asgari ücretin yarısı tutarında (244,35 YTL) idari para cezası uygulanmaktadır (1).
SSK uygulaması bu yönde olmakla birlikte Yargıtay'ın farklı bir yorumda bulunduğu görülmektedir. Yargıtay 9. Ceza Dairesi 09.07.1991 tarih, E. 1991/2856, K. 1991/2849 sayılı Kararı'nda (2) Karar Defteri tasdik ettirmemenin cezasının 634 sayılı Yasa'da belirlendiği ve yeni bir suç ihdasına olanak bulunmayan yönetmeliğe dayanılarak para cezası tahakkuk ettirilmesi mümkün bulunmadığı belirtilmektedir (3).
Diğer yandan Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 36. maddesinde, bu Kanun gereğince tutulan karar defterinin her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde notere kapattırılacağı belirtilmiş, ancak, Kanun'da bu şartın yerine getirilmemesi halinde defterlerin geçersiz addedileceği veya aynı defterin ertesi yıllarda da kullanılmak istenilmesi halinde tasdikin yenilettirilmesi gerektiği hususunda bir hüküm yer almamıştır.
Bu itibarla, apartman kapıcılığı işyerinde Kat Mülkiyeti Kanunu'na istinaden tutulan defterlerin, zamanında tasdik ettirildiği, kayıtların usulüne göre tutulduğu ve prim belgelerinde yazılı olanları doğruladığı tespit edildiği taktirde, sadece notere kapattırılma işleminin yapılmamış olması veya aynı deftere ertesi yıllarda da devam edilmesi halinde tasdikin yenilettirilmemiş olduğu nazara alınarak, prim belgelerinde yazılı olanları doğrulayıcı nitelikte kabul edilmemesi mümkün görülmemekte, dolayısıyla bu kabil defterlerin tasdik yönünden geçerli kabul edilmesi gerekmektedir (4).
2- Kayıt Şartı
Karar defterine ve gelir-gider ayrı bir defterle takip edilmekte ise işletme defterine ücretliye ödenen ücretin kaydedilmiş olması gerekmektedir. Kayıt için belli bir süre öngörülmüş değildir. Defterlerin geçerli kabul edilmesi için ilgili yıla ait ücretlerin ilgili yılda kaydedilmiş olması yeterlidir. Ücretlerin kaydedilmemiş olması halinde kayıt yapılmayan her bir ay kaydı geçerli kabul edilmemektedir ve bu durumda her bir ay için ayrı ayrı olmak üzere aylık asgari ücretin yarısı tutarında (244,35 YTL) idari para cezası uygulanmaktadır.
3- İbraz Şartı
Diğer bir usul hükmü ise saklama ve ibraz şartıdır. Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği'nin "İşyeri Kayıtlarının İbrazı" başlıklı 30. maddesinde "İşverenler, aracılar ve sigortalıyı devir alan işverenler işyeri ile ilgili tüm defter ve belgeleri, gerektiğinde istenilmesi halinde, Kurum denetim elemanı ile bilanço esası dışında defter tutan veya defter tutmak zorunda olmayan işyerleri için de sigorta yoklama memuruna göstermek üzere, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak 5 yıl süreyle saklamak" zorunluluğu getirilmiştir.
506 sayılı Yasa'nın 140. maddesi (d) fıkrasına göre defter ve belgeleri ibraz etme yükümlülüğünü Kurum'ca yapılan yazılı ihtara rağmen onbeş gün içinde mücbir sebep olmaksızın yerine getirmeyen veya kayıtlarını eksik ibraz eden apartman yönetimlerine aylık asgari ücretin altı katı tutarında (2.932,20 YTL) idari para cezası uygulanmaktadır.
4- Prim Belgesi Verme Zorunluluğu
506 sayılı Yasa'nın 79. maddesine göre apartman yönetimleri de diğer işverenler gibi "bir ay içinde çalıştırdığı sigortalının sigorta primleri ve destek primi hesabına esas tutulan kazançlar toplamı ve prim ödeme gün sayıları ile bu primleri gösteren ve örneği yönetmelikle belirlenen asıl veya ek belgeleri ait olduğu ayı veya dönemi takip eden ayın sonuna kadar Kuruma vermekle" yükümlüdür. Bu yükümlülüğe uyulmaması halinde:
Aynı Yasa'nın 140. maddesi (c) fıkrasına göre sonradan apartman yönetimi tarafından prim belgeleri Kurum'a verilirse; prim belgelerinin asıl nitelikli olması halinde aylık asgarî ücretin üç katını geçmemek kaydıyla Kuruma verilmiş olan belgede kayıtlı sigortalı sayısı başına aylık asgarî ücretin 1/5'i tutarında (97,74 YTL),
Prim belgesinin ek nitelikte olması halinde Kuruma verilmiş olan her bir ek belge için aylık asgarî ücretin 1/8'i tutarında (61,09 YTL),
Prim belgeleri apartman yönetimi tarafından Kurum'a verilmeyip de, Mahkeme kararı ile veya denetim elemanlarınca yapılan tespitler sonucunda ya da kamu kurum ve kuruluşları tarafından düzenlenen belgelerden hizmetleri veya kazançları Kurum'a bildirilmediği veya eksik bildirildiği saptanan sigortalılarla ilgili olması halinde, belgenin asıl veya ek nitelikte olup olmadığı, işverence düzenlenip düzenlenmediği üzerinde durulmaksızın her bir belge için aylık asgarî ücretin üç katı tutarında (1466,10 YTL),
idari para cezası uygulanmaktadır.
IV- SONUÇ
506 sayılı Yasa'ya göre apartman kapıcıları sigortalı ve apartman yönetimleri de işverendirler. Bu nedenle apartman yönetimleri kayıtlarını sosyal sigorta mevzuatına göre çalışanları ve bunların sigorta primine esas kazançlarını tespitine imkan verecek şekilde tutmak zorundadırlar. SSK mevzuatına göre apartman yönetimleri noter tasdikli karar defteri, gelir ve gider ayrı bir defterde tutuluyor ise noter tasdikli gelir-gider/işletme defteri tutmak zorundadırlar. Defterlere yaptıkları kayıtları ise ücret bordrosu veya gerekli bilgileri ihtiva eden gider pusulaları ile tevsik etmeleri gerekmektedir.
Yazar:SerdarGÜNAY (*)
Yaklaşım Dergisi / Haziran 2005 / Sayı: 150
* Sigorta Müfettişi
(1) Uygulamanın eleştirisi için Bkz. Serdar GÜNAY, "SSK'da Yasal Olmayan Ceza Uygulaması", Vergi ve Muhasebeci ile Diyalog, Sayı: 198, Ekim 2004, s. 158-162
(2) "İşyeri, apartman kapıcılığı işyeri olup Sosyal Sigortalar Kurumu müfettişi tarafından 08.01.1991 tarihinde işyerinde yapılan durum tespitinde 01.01.1986 ile 31.12.1989 tarihleri arasında apartman karar ve masraf defterlerinin notere tasdiklerinin yaptırılmadığı belirlenerek apartman yönetim kurulu başkanına Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği'nin 29. maddesinin (d) bendine dayanılarak 01.03.1986 ilâ 31.12.1989 tarihleri arasında her ay ayrı bir suç sayılarak 920.000 lira idari para cezası tahakkuk ettirildiği anlaşılmaktadır.
Görüldüğü gibi işyeri bir apartman olup, tutulması gereken defterlere, düzenlenme ve tasdik biçimine, saklanması gereken belgelere, cezayı belirleyecek mercie ilişkin düzenlemeler 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 32, 33 ve 36. maddelerinde yer almaktadır.
Bu maddede yazılı görevleri yerine getirmeyen yöneticiye 33. maddenin son fıkrasında yazılı cezalar uygulanır) hükmünü, 33. maddesinin son fıkrası ise; (Tespit edilen süre içerisinde hâkimin kararını yerine getirmeyenlerden aynı mahkemece 100 liradan 2000 liraya kadar para cezası alınmasına kesin olarak hükmolunur.) hükmünü taşımaktadır.
Yukarıdaki düzenlemeler ışığında, bir apartmanın kat malikleri kurulu tarafından tutulması gereken defterlerin notere tasdik ettirilmemesinden ibaret kalan eylemin 506 sayılı Sosyal Sigortalar Kanunu'nun 79 ve 140. maddeleri kapsamında değerlendirilmesi ve dolayısıyla bu eylemden dolayı Sosyal Sigortalar Kurumu'nca esasen yeni bir suç ihdasına olanak bulunmayan yönetmeliğe dayanılarak para cezası tahakkuk ettirilmesi mümkün bulunmamaktadır." Yargıtay 9. Ceza Dairesi 09.07.1991 tarih, E. 1991/2856, K. 1991/2849, Lebib Yalkın Yayınları, Mevbank. 2.1 CD, Belge No: A/2709H.524
(3) 4958 sayılı Yasa ile idari para cezaları hakkındaki uyuşmazlıklarda yetkili mahkeme "idare mahkemesi" olarak değiştirilmiştir.
(4) 16 Genelge