PROJECT PLANNING STAGES ( PLANLAMA ADIMLARI)
- Proje seçimi
- Projeye karar vermek
- Projenin kapsamının ve hedeflerinin belirlenmesi
- Proje için gerekli altyapının belirlenmesi
- Projenin özelliklerini çıkarma ve analiz etme
- Proje ürün ve işlerinin belirlenmesi
- Her iş için gerekli emeğin hesaplanması
- Projedeki çalışmalar için doğabilecek risklerin belirlenmesi
- Proje kaynaklarının nasıl tahsis edileceğini belirleme
- Proje planının gözden geçirilmesi ve gerçekleştirilmesi
PROJE PLANLAMAYA GİRİŞ
- Proje planlama, belirlenen kaynaklar ve belirlenen adımlar ile projenin belirli bir dönemde nasıl tamamlanacağına dair ilk disiplindir.
- Proje planlama, proje entegrasyonuna (integration) odaklanan bir proje yönetimi aşamasıdır.
- Proje planı, tüm proje faaliyetlerinin mevcut durumunu yansıtır.
- Projenin kontrolünü ve izlenmesini sağlar.
- Planlar her zaman işe yaramaz, ancak planlama vazgeçilmezdir.
- Proje planlama görevleri, projenin çeşitli unsurlarının koordine edilmesini sağlar ve böylece projenin uygulanmasına rehberlik eder.
- Proje planlama, proje içindeki iletişimi kolaylaştırmaya yardımcı olur.
- Ayrıca, proje geliştirmenin ölçülmesini ve izlenmesini sağlar.
- Ayrıca planlama kararlarının ayrıntılı dokümantasyonunu sağlar.
- Proje planlama, projenizin başarısı için çok önemlidir. Projenin başlangıcından itibaren yapılan dikkatli planlama maliyetli hataları önler. Bu, proje uygulamasının hedeflerine zaman ve bütçe dahilinde ulaşması için güvence sağlar. Proje planlama, proje içinde koordinasyon sağlar ve projenin uygulanması için rehberlik sağlar.
- Ayrıca, proje ekibi ile paydaşlar arasındaki iletişimi kolaylaştırmak için planlama önemlidir. Aynı zamanda projenin ölçülmesini ve ayrıntılı bir dokümantasyonu mümkün kılar.
- Proje planlama için birçok farklı teknik kullanılabilir.
Şimdi de STEP WISE planlama tekniğini detaylı bir şekilde inceleyelim.
STEP WISE
Bu yöntem bir projenin planlama adımlarını kapsar, ancak projenin kontrolünü ve izlenmesini dikkate almaz.
0. Proje Seçimi: Seçilen projeyi yürütmek için bazı süreçler olmalıdır.
1. Proje Kapsamının ve Hedeflerinin Belirlenmesi: Başlıca paydaşların (stakeholders) öncelikle proje ile ilgili tüm hedeflerin farkında olmaları önemlidir.
2. Proje Altyapısının Belirlenmesi: Bilinen bir ortamda kurum içi bir proje üzerinde çalışıyorsak, bu önemsiz bir adım olabilir. Ancak, eğer bu proje daha sonra satılacaksa, projeyi satın alacak olan müşterinin altyapısının incelenmesi gerekecektir.
3. Proje Özelliklerini Analiz Etme: Farklı proje türleri için farklı teknik ve yönetim yaklaşımları gerekecektir. Örneğin; Endüstriyel bir araçta gömülü yazılım uygulamak için bir proje, iş bilgi sisteminden farklı bir yöntem setine ihtiyaç duyacaktır.
4. Süreçlerin ve Ürünlerin Belirlenmesi: Yazılım projeleri ile elde edilecek ürünleri listeleyerek başlamak en iyisidir. Ürünleri oluşturmak için gerekli süreçler daha sonra belirlenebilir.
5. Her İşlem İçin İşgücü Tahmini
6. İşlem Risklerini Belirleme: Bir proje için gereken zaman ve çaba, projenin gerçekleştirilmesi sırasında değişecektir. Ek işçilik / zaman için çok yüksek bir risk söz konusudur. Bu riski azaltmak için operasyonlar formüle edilebilir.
7. Kaynakların Tahsisi: Yazılım projeleri ile bu kaynaklar çoğunlukla personel olacaktır, ancak bu kaynaklar başka bir ekipman da olabilir.
8. Planın Gözden Geçirilmesi: Kimse planı bilmiyorsa, plan iyi değildir.
9. Planın Gerçekleştirilmesi
10. Düşük Seviye Planlama: Bir projenin tamamı bir proje olmasa bile, başlangıçta ayrıntılı olarak planlanabilir. Planlama için gereken bilgilerin çoğu başlangıçta belirlenemese bile, bu bilgiler sonraki adımlarda tamamlanabilir.
Adım 1 ve 2 bazı durumlarda paralel olarak ele alınabilir.
5. ve 6. adımlar proje içindeki her eylem için tekrarlanmalıdır.
4. Adımda tanımlanan işlemler ve ürünler ayrıntılı olarak gözden geçirilmelidir.
Adım 5 ve 8 arasında ayrıntılı bir inceleme var.
Adım 1: Proje Kapsamını ve Hedefini Belirleme
1.1. Bu hedeflere ulaşmak için hedefler ve kriterler belirlenir. Başarılı olup olmadığımızı nasıl anlarız?
1.2. Proje yetkisi yaratılır. Patron kim?
1.3. Kurumsal paydaşlar belirlenir. Projeye kimler katılacak? Kurumsal paydaşlar projeye dahil olan herkes olabilir. Kurumsal paydaşlar uygulamanın son kullanıcıları veya proje geliştirme ekibindeki herhangi bir kişi olabilir.
1.4. Hedefler, kurumsal paydaş analizi ışığında belirlenmiştir. Kurumsal paydaşları kazanmak için ne yapmalı? Bu adım, paydaşların projeye bağlılığını sağlamak için gereklidir.
1.5. Tüm taraflar arasında iletişim yöntemleri oluşturulur. Nasıl iletişime geçeceğiz? Özellikle büyük projelerde, proje içinde koordinasyonu sağlamak için bir iletişim planı oluşturulur. Proje geliştirme ekibi, projenin ilerleyişi ile kimin temas kuracağını bilmelidir.
Adım 2: Proje Altyapısının Belirlenmesi
2.1. Proje ve stratejik planlama arasında bir ilişki kurulmaktadır. Proje neden talep ediliyor?
2.2. Kurulum standartları ve prosedürleri belirlenir. Hangi standartları izlemeliyiz?
2.3. Proje ekibi belirlenir. Kim nereye atanacak? Hem proje hedeflerini belirleyen hem de projenin geliştirilmesinden sorumlu olan kişi örgütsel çevre hakkında çok az şey bilebilir.
3. Adım: Proje Özelliklerini Analiz Etme
3.1. Proje, hedef veya ürün bazında ayırt edilir. Başarıya ulaşmanın birden fazla yolu var mı? Ürün tabanlı bir projeyle, geliştiriciler açıkça tanımlanmış özelliklere sahip bir ürün oluşturmak zorunda kalabilirler. Ancak, nesne yönelimli bir projede, bir sorunun çözümü için birden fazla seçenek tanımlanmıştır.
3.2. Diğer proje özellikleri analiz edilir. Bu projeyi diğer projelerden ayıran fark nedir? Geliştirilecek proje bir bilgi sistemi mi? Gömülü bir sistem mi? gerçek zamanlı bir sistem? veya bir multimedya uygulaması mı?
3. Adım: Proje Özelliklerini Analiz Etme
3.3. Üst düzey proje riskleri tanımlanmıştır. Proje sırasında neler ters gidebilir? Riski önlemek için neler yapılabilir? Üst düzey riskler tanımlanırken, projenin genel yaklaşımı etkilenebilir. Proje gereksinimlerini daha iyi tanımlamak için bir prototip modelinin kullanımını içeren daha yinelemeli yaklaşımlar tercih edilmelidir.
Ayrıca, artan yaklaşımları kullanarak daha büyük ve karmaşık projelere devam etmek iyi bir yol olabilir.
3.4. Uygulama ile ilgili kullanıcı gereksinimleri göz önünde bulundurulur.
3.5. Genel yaşam döngüsü yaklaşımı seçilir. Şelale Yaşam Döngüsü Modeli? İteratif ve Artımlı Yaşam Döngüsü Modeli? Hızlı Prototipler Yaşam Döngüsü Modeli?
3.6. Tüm kaynak tahminleri gözden geçirilir. Proje sürecinde meydana gelebilecek artışın maliyeti nedir?
4. Adım: Proje İşlemlerini ve Ürünlerini Belirleme
4.1. Proje ürünleri tanımlanır ve tanımlanır.
4.2. Toplam ürün akışı belgelenmiştir.
4.3. Ürün örnekleri gerçekleştirilir.
4.4. İdeal ticaret ağı üretilir.
4.5. Gerekli adımlar ve kontrol noktaları gözden geçirilir.
4. Adım: Proje İşlemlerini ve Ürünlerini Belirleme
4.2. Toplam ürün akışı belgelenmiştir. Yanda verilen ürün akış şeması, tamamlanması gereken ürünlerin sırasını gösterir. Bu akış şeması sayesinde etkili bir çalışma yöntemi tanımlanmıştır.
4. Adım: Proje İşlemlerini ve Ürünlerini Belirleme
4.3. Ürün örnekleri gerçekleştirilir. Yazılım modülleri gibi genel ürünler, ürün analiz yapısı ve ürün akış diyagramı kullanılarak tanımlanacaktır.
Bu yazılım modülleri içinde bazı modülleri tanımlamak mümkündür. Örneğin: Bir modül, B modülü…
4.4. İdeal ticaret ağı üretilir. Ürün akış diyagramında her bir ürünü oluşturmak için gereken süreçler belirlenir.
Tek bir ürün oluşturmak için birden fazla işlem gerekebilir.
4.5. Gerekli adımlar ve kontrol noktaları gözden geçirilir. Projede kaliteyi kontrol etmek için bazı noktalar var.
Adım 5: Her İşlem İçin İşgücü Tahmini
5.1. Yukarıdan aşağıya tahmin yöntemi uygulanır.
Proje için gereken süre ile işgücü arasında dikkatli bir ayrım yapılmalıdır.
İşçi, bir işi tamamlamak için harcanan adam-saat ya da adam-günler gerektiriyordu.
Gerekli süre, projenin başlangıcı ve bitişi arasındaki takvim süresidir.
5.2. Plan, kontrol edilebilir süreçler oluşturmak için gözden geçirilir ve düzenlenir.
Adım 6: İşlem Risklerini Belirleme. Risk oluşursa, bu para veya zaman kaybına neden olur mu?
Riskleri, sorularına cevap aramak için sayısal olarak belirlenir. Aslında, işlemler için zaman ve iş gücü tahminleri yapmak zor olabilir.
Bir işlem için oluşturulan tahminler, olayları yaklaşık olarak yansıtan değerlerdir. Varsayımlara ilişkin tahminler her zaman doğru olmayabilir.
Örneğin; riski azaltmak için işlem durdurulabilir. Riskin çok yüksek olduğu durumlarda, riski azaltmak için özel olarak tasarlanmış yeni operasyonlar uygulamaya çalışmalıyız.
6.1. İşlem temelli riskler nicel olarak belirlenir. Bir risk varsa, projenin zararı nedir? Bir risk olasılığı nedir?
6.2. Risk azaltma planı yapılır. Riski azaltmak için ne yapılmalı? Bir risk beklenmedik bir şekilde ortaya çıkarsa ne yapmalı?
6.3. Tahminler yapılır ve riskler dikkate alınarak planlar yapılır. Eğitim, denemeler ve bilgi toplama gibi diğer süreçlerle ilişkili riskleri azaltmak için yeni operasyonlar eklendi.
Adım 7: Kaynakların Tahsisi
7.1. Kaynaklar belirlenir ve tahsis edilir.
7.2. Kaynak kısıtlamaları dikkate alınarak tahminler yapılır ve planlar yapılır. Örneğin; personelin daha sonraki bir tarihe kadar hazır bulunması. Proje dışı faaliyetler…
Kaynaklar ve kaynak türleri önceki planlardan faydalanılarak belirlenir. Temel amaç projeyi verimli bir şekilde yürütebilmektir. Bu ancak tüm kaynaklar verimli bir şekilde kullanılırsa olur.
Başarı, projede belirtilen kaynakların doğruluğuna bağlıdır. Kaynak planlaması yinelemeli bir süreçtir. Projede kullanılan kaynakları optimize etmek proje uygulamasının daha iyi çalışmasını sağlar. Birkaç kaynak var. Bunlar; araçlar, personel, tesis, para.
Kaynak kısıtlamalarının olduğu yerlerde, planlanan zamanda tüm paralel işlemleri başlatmak için yeterli personel yoksa, uygun kaynakların bulunmasına kadar bazı işlemlerin başlaması ertelenebilir.
Gantt grafikleri gibi popüler programlar, grafikler oluşturmak ve raporlamak için kullanılabilir.
Bir plan üretmek için gerekli temel bilgilere sahip olmalıyız. Planı sunmanın bir yolu Gantt şemalarını kullanmaktır. Gantt şemaları kaynakların tahsisinde kullanılabilir.
8. Adım: İncelemeyi Planlayın
8.1. Proje planının kalitesi gözden geçirilir. Proje planlama sürecinin başında, tüm proje adımlarının doğru bir şekilde üretilmesinin mümkün olmadığını gözlemleyebiliriz. Ancak, bu daha sonraki aşamalarda ayrıntılı planlama için gerekli tüm bilgileri elde ederek gerçekleştirilecektir.
8.2. Planlar belgelenir ve bir anlaşmaya varılır. Başlangıçta, tüm proje için bir taslak plan ve ilk adım için ayrıntılı bir plan üretilecektir.
Adım 9: Planın Uygulanması
Önceki planların her birinde kullanılan kayıtlar birlikte toplanır.
Tüm faaliyetleri içeren ayrıntılı bir iş dökümü yapılır.
Görevler, önceki planlarda kullanılan girdilerle zamanlanır.
Tüm varsayımlar, faaliyetler, zaman çizelgeleri projeye rehberlik eder.
Tüm görevler ve faaliyetler periyodik olarak izlenir.
Takım ve paydaşlar süreç hakkında bilgilendirilir.