Kurumsal etkinlikler, dahili toplantılar, partiler ve ekip oluşturma etkinliklerinden müşteri etkinliklerine, konferanslara ve ödüllere kadar her şeyi içerebilir. Dahili çalışanların ve harici ortakların katıldığı küçük, günübirlik etkinlikler veya büyük bir haftalık konferanslar olabilirler.
Bu kılavuzda size yol göstereceğiz:
- Kurumsal bir etkinlik nedir?
- Kurumsal bir etkinlik nasıl planlanır?
- Kendi iş etkinliğinizi planlamak için fikirler
Kurumsal etkinlik nedir?
Kurumsal etkinlik, bir işletme tarafından düzenlenen bir faaliyettir. Bu çalışanlar, paydaşlar, müşteriler, genel halk veya bir hayır kurumu için olabilir. Kurumsal bir etkinlik düzenlemenin nedenlerinden bazıları şunlar olabilir: para toplamak, ilişkileri geliştirmek, yeni bir ürün veya iş başlatmak, satış veya müşteri sayısını artırmak veya bir şirketin ne üzerinde çalıştığının görünürlüğünü artırmak için.
Bazı şirketler, yıllık şirket konferansı veya “yaz partisi” etkinliği gibi periyodik etkinlikler düzenleyecektir. Diğerleri daha düzensiz veya yalnızca şirketin paylaşacağı veya sergileyeceği önemli bir şey olduğunda olacaktır. Birçoğunu bu yazıda tartışacağımız birçok farklı türde kurumsal etkinlik var. Şirket konferansları ve ödül gala akşamlarından ekip oluşturma etkinliklerine ve hayırseverlik eğlenceli günlerine kadar.
Kurumsal bir etkinlik nasıl planlanır
Bir işletme için bir etkinlik düzenlerken göz önünde bulundurulması gereken bazı alanlar vardır ve bunlar her zaman o kadar açık değildir. İşte iyi bir kurumsal etkinliği neyin oluşturduğuna ve ağ oluşturma, bağış toplama, ünlü konuklar ve sosyal medyada paylaşılabilirlik dahil olmak üzere birçok farklı unsuru nasıl kolaylaştıracağına dair ipuçlarımız.
1. Etkinlik kriterlerini ayarlayın
Şirketinizin etkinliğini düzenlemenin ilk adımı amacına karar vermektir. Çoğu etkinlik, “çalışanları bir yıllık sıkı çalışma için ödüllendirmek” gibi bir şirket hedefi olarak veya “potansiyel yatırımcılarla ilişki kurmak” gibi dışarıdan karşılaşılan bir şey olarak başlar. Etkinliğin amacı, ne tür bir etkinlik düzenleyeceğinizi ve kimlerin davet edileceğini belirleyecektir.
2. Etkinlik temasına karar verin
Etkinliğinizin amacını öğrendikten sonra, bir etkinlik temasına karar verme zamanı. Bu bir şirket konferansı, dahili bir toplantı veya bölümler arası bir ağ oluşturma etkinliği gibi daha küçük bir şey olabilir. Bazı etkinlik fikirleri şunları içerebilir:
- Bir açık artırma- en yüksek tutarı ödemeye hazır olan kişiye bir izleyici önünde ürün veya hizmetlerin satıldığı, kurumsal kaynak yaratma için iyi bir etkinlik fikri.
- Ödül törenleri- ekiplerin ve bireylerin sıkı çalışmalarını takdir etmek ve ödüllendirmek için mükemmeldir.
- Kahvaltı brifingi- Sunmak için bir duyurusu veya lansmanı olabilecek şirketler için bir sabah etkinliği formatıdır. Ofis saatlerinde veya işten sonra bir etkinliğe katılamayacak bir iş kitlesine ulaşmak isteyenler için harika.
- Seminer- Katılımcıların özel olarak tasarlanmış akademik alıştırmalarla birlikte takip ederek katılmaya davet edildiği tek bir temaya odaklanan bir oturum.
3. Harici bir kuruma ihtiyacınız olup olmadığına karar verin
Etkinliğiniz için ne kadar prodüksiyon gerektiğine bağlı olarak, yardımcı olacak iyi bir harici kurum bulmayı düşünebilirsiniz. Örneğin, katılan çok sayıda insan varsa veya sunum slaytlarının biçimlendirilmesi gereken çok sayıda konferans oturumuna sahip büyük bir etkinlik programınız varsa bu, ortalama OA’nın becerilerini uzatabilir. Oysa bu sadece dahili bir olaysa, kendi başınıza yönetebileceğiniz küçük bir iş yükü olabilir.
4. Etkinlik YG’nizi belirleyin
Çoğu olay bir bütçe gerektirir ve her harcamanın bir şekilde değer katması gerekir. Burası, şirketinizin yatırımının getirisini gösterebilmeniz gereken yerdir. Belki de sergi salonunun merkezindeki hayranlık uyandıran heykeliniz hem etkinliğin ruhunun bir sembolü hem de merkezi bir buluşma noktası olarak hareket edecek? Bu, insanların etkinliğinizde bağlantı kurmasını ve iş yapmasını kolaylaştıracaktır. Her zaman yatırım getirisini ele almak, bütçeye olan saygınızı gösterecektir.
Her alan için bütçenizi ve ne kadar harcayacağınızı öngördüğünüzü ayrıntılı olarak gösteren bir bütçe izleme sayfası oluşturun. Ayrıca tedarikçi ödeme koşullarını kontrol edebilir ve bu sayfada not edilebilecek indirimleri arayabilirsiniz.
5. Bir mekan bulun
Başarılı bir etkinliğin anahtarı doğru mekanı bulmaktır. Misafirlerinizi rahatça ağırlamak için yeterli alan ve personelinizin veya müşterilerinizin ulaşması zor olmayacak bir yer istiyorsunuz. Konuklarınıza bir konuşma noktası sağlayan öne çıkan özellikler de harika bir fikirdir. Örneğin, mekanınızda muhteşem manzaralara sahip geniş bir çatı terası veya atmosferik bir bodrum alanı varsa, bunu partiniz için rezerve etmek isteyebilirsiniz.
6. Etkinlik içeriğinizi seçin
Etkinliğin türüne bağlı olarak, etkinlik içeriğinize karar vermeniz gerekir. Dahili bir olaysa, içerik çekici olmayabilir. Belki de çok iyi olmayan ve tartışılması gereken satış rakamları vardır. Oysa olay harici bir kitle içinse içerik daha ilham verici veya bilgilendirici olabilir. Hedef kitlenizin çıkarlarını belirlemek için şirketinizin CRM’sini kullanın. Daha sonra bunu etkinlik içeriğini ve herhangi bir boş zaman aktivitesini planlamak için kullanabilirsiniz. Örneğin, ağırlıklı olarak erkek olan orta yaşlı bir izleyici, bir spor tesisinde düzenlenen bir etkinliğin tadını çıkarabilir, bu da konferans etkinlikleri etrafında farklı grup oyunları oynayabilecekleri anlamına gelir.
Daha fazla çeşitlilik içeren bir müşteri tabanınız varsa, farklı yaş gruplarına ve müşteri türlerine uygun bir dizi etkinlik düzenlemek isteyebilirsiniz.
7. Ses sistemi temin edin
En yaratıcı düşünmeniz gereken yer burasıdır. Etkinliğiniz harici veya tüketici bir izleyiciyi hedefliyorsa, halka malolmuş birisinin etkinliğinizde konuşmasını isteyebilirsiniz. Dahili bir olaysa, sektörünüzde herkesin değerlendirdiği, iyi bilinen biri olabilir.
Ayrıca, şirketinizin yaptığı aynı şeyi yapan ancak bunu başka bir şirkette yüksek düzeyde yapmış biri de olabilir. Örneğin toptan ürün sektöründe iseniz, ekibinize aynı sektöre yeni bir bakış açısı kazandırmak için bir perakende girişiminin CEO’sunu bir açılış konuşması yapmaya davet edebilirsiniz. Herhangi bir çıkar çatışmasına karşı dikkatli olun.
8. Bir acil durum planı oluşturun
Olay kontrolünüzü başlatmadan önce kontrol edin ve tekrar kontrol edin. Bu, her düzeydeki organizatörün hatırlaması için önemlidir.
Fikrinizi belirtmekten ve sınırları zorlamaktan korkmayın. Şirketiniz uzun süredir tek yönlü bir şeyler yapmaya alışmış ve işleri biraz karıştırmanın zamanı gelmiş olabilir.
O kadar çok benzersiz mekan ve farklı seçenek var ki, “Etkinliği bir otelde yapmıyoruz. Bir otelde kalacağız ve akşam yemeği için daha ilginç bir yer ayırtacağım. ” Elbette bu, daha fazla organizasyon ve yerinde daha fazla yönetim gerektirir – ancak sonuçta konuklar daha heyecan verici bir etkinliğin tadını çıkarırlar.
9. Etkinlik sonrası takibinizi planlayın
İç olaylarla, insanların bundan hoşlanıp hoşlanmadıklarını, mesajı geri aldıklarını ve heveslendiklerini görmek için bir anket yapabilirsiniz, ancak genellikle maddi olarak ölçülmesi gereken hiçbir şey yoktur.
Diğer olaylarla potansiyel müşterilerinizin maliyetini ölçebilirsiniz; kaç tane ipucu aldın? Olası satış başına maliyet neydi? Değer bazen soyuttur, ancak değerli olup olmadığına dair iyi bir fikir edinmelisiniz.