Web sitenize, mali durumunuza, çalışanlarınıza, müşterilerinize ve markanıza odaklanıyorsunuz ve her seferinde doğru kararlar verebileceğinizi umuyorsunuz.
Ne yazık ki, küçük işletme sahiplerinin tüm yönleri çekildiği için, markalaşmaya yeterince zaman ve dikkat çekmek zor olabilir. Bununla birlikte, markalaşma en önemli yönlerden biridir veya işinizdir ve potansiyel müşterilerinize verdiğiniz ilk izlenimle büyük bir ilgisi olabilir.
İlk izlenimin önemli bir bileşeni, olası bir müşteri işletmenizi aradığında telefona nasıl cevap verdiğinizdir. Birçok küçük işletme, profesyonelden daha az bir telefon sistemi ile ucuza geçmeye çalışır ve maalesef bu ilk izlenimlere zarar verebilir. İşte gördüğüm çok sorunlu olabilecek bazı şeyler.
1. Cep telefonu numaranızı iş telefonu numaranız olarak kullanmak. Bir solo girişimci olsanız bile, bu iyi bir fikir değil. Herkes bir cep telefonunu ne zaman aradığını anlayabilir, özellikle sesli postaya gittiğinde ve standart bir mobil sesli karşılama mesajı verdiğinde. Arayanlara amatörce bir izlenim verir ve tek kişilik bir dükkan olduğunuzu gösterir. Tek kişilik dükkan olmanın bir sakıncası yok ama bu şekilde dikkat çekmek ideal değil.
2. Telefona "merhaba" diye cevap vermek ve başka hiçbir şey. Bir işletmeyi arıyorsam, telefonu cevaplayan kişinin işletme adını ve ardından profesyonel bir karşılama mesajını söylemesini bekliyorum. Direkt hattı arıyorsam veya yeni aktarıldıysam, işletme adını yazmamak sorun değil, ancak kişinin ismiyle yanıt vermesini beklerim. Profesyonel bir nezakettir ve bir iş görüşmesi için doğru tonu belirlemenize yardımcı olur.
3. Bir "genel" sesli posta kutusu. Bir işletmeyi aradığınızda kimse cevap vermediğinde, bazen "genel" bir sesli posta kutusu alıyor ve başka seçenek alamıyor musunuz? Mesaj bırakmanın bir cevapla sonuçlanacağına inanıyor musunuz? Ben de istemiyorum. Öncelikle bir resepsiyon görevlisi (veya iyi bir sanal resepsiyonist hizmeti). En iyi durum senaryosu, arayanların her seferinde gerçek bir kişi bulmasıdır. Bir resepsiyon görevliniz yoksa, en azından arayanın mesaj bırakacağı doğru kişiyi bulmasına izin verecek bir otomatik operatör sunun.
4. Sesli postayı kabul etmeyen bir hat. Bu, "genel" sesli posta kutusundan bile daha kötü. Bazen bir işletmeyi aradığımda ve kimse cevap vermediğinde, bana sesli mesaj bırakmamamı söyleyen bir karşılama mesajı alacağım çünkü kontrol edilmeyecek. Gerçekten mi? Bu çok kaba. Herkes meşgul ve birine ulaşmak umuduyla geri aramak için zaman ayırmam gerekirse, muhtemelen devam ederim. Tıbbi ofislerin bundan sık sık suçlu olduğunu buldum.
5. Ucuz bir VoIP hizmeti. IP üzerinden ses harika ve uzun bir yol kat etti. Ancak yine de ses kalitesinde bazı sorunlara neden olabilir ve iki yönlü konuşmada da gözle görülür bir gecikme yaratabilir. Bu nedenle, birincil iş kolları için Skype, Google Voice veya diğer ücretsiz hizmetlere güvenmek ideal değildir. VoIP rotasına gidecekseniz, size net ses ve güvenilirlik sağlayacak profesyonel bir VoIP çözümüne yatırım yapmak daha iyidir. Müşterinizle güvenilmez telefon hatları üzerinden iletişim kurmaya çalışırken bir iş anlaşmasını kapatmaya çalışmaktan daha sinir bozucu birkaç şey vardır.
Arayanlar için profesyonel bir telefon deneyimi oluşturmak çok fazla çaba gerektirmez, ancak arama sırasında sahip oldukları ilk izlenimler üzerinde büyük bir etki yaratabilir. Şurada: SpinWeb, harika bir resepsiyonist ve iPhone ekibinin bizim için iyi çalıştığını gördük. Birisi aradığında işletmenizin ne kadar profesyonel göründüğünü düşünmek işe yarar.