Kuruluşunuzda Kanban'ı uygulamak kolay görünebilir aslında biraz zor. Ayrıntılara gerekli özeni göstermeden başlarsanız, işler ters gidebilir. Formula 1'deki en hızlı araca sahip olduğunuzu hayal edin. En iyi mühendisinizi aracın başına koymaya karar verdiniz ve yarışı kazanmasını söylediniz. Olasılıklar nelerdir? Sonuçta, en iyi yarış arabasını kullanacak. Yine de hepimiz biliyoruz ki zafer şansı sıfıra yakın. Kanban uygulaması ile aynıdır. Ekibinize sadece “Kanban, iş akışı yönetimi için en iyi yöntemdir, işinize uygun bir şekilde uygulayın” derseniz, ekibiniz muhtemelen kendini kullanmayı bilmediği harika bir araca sahip deneyimli bir F1 mühendisi gibi hissedecektir. Bu nedenle, belirsizlik yaratmak yerine, ekibinizin Kanban'ı nasıl doğru şekilde kullanacağını bildiğinden emin olun. Biraz daha derine inelim ve iş sürecinizde Kanban'ı uygulamada başarısız olmanıza neden olabilecek bazı ana nedenleri açıklayalım.
Kanban'ın Gerçekte Ne Hakkında Olduğunu Kimse Açıklamadı Kanban yöntemi basit görünüyor, ancak birçok ekip onu uygulama girişimlerinde başlangıçta başarısız oluyor. Kanban uygulamasına başlamadan önce, ekibinize nasıl fayda sağlayacağı konusunda eğitmeniz gerekir. Birçok yönetici, çevik yaklaşımları popülaritesi nedeniyle yepyeni bir dünya olduğunun farkına varmadan kullanmayı amaçlamaktadır. Bu nedenle, bunu benimsemeden önce ekip üyelerinize Kanban’ın temel ilkelerinin ve prensiplerinin neler olduğunu açıklayın.
Temel Kanban Uygulamaları:
İş Akışınızı Görselleştirin
Aynı Anda Devam Eden Çalışmayı Sınırlayın
Akışı Yönetin
İş Akışı Politikalarını Açık Hale Getirin
Geri Bildirim Döngülerini Uygulayın
İşbirliğiyle İyileştirin
Böyle bir sistemi kullanmanın avantajlarının neler olduğunu açıklayın. Bunu yaparken, Kanban'ın iş akışları üzerinde gerçekten sahip olduğu olumlu etki hakkında gelecekteki direnç ve yanlış anlamaların önüne geçebilirsiniz. Tüm Mevcut Süreci Değiştirmek Bir Kanban sistemini uygularken tamamen yeni bir iş süreci sunmak isteyebilirsiniz. Ancak her şeye sıfırdan başlama yaklaşımı size çok fazla sorun çıkarabilir. Kanban sisteminin uygulanması temel bir değişikliktir. Bu tür değişiklikler stres ve belirsizlik yaratır. Bu ikisi, ekibinizin üretkenliğinin ve verimliliğinin önemli ölçüde düşmesinin ana nedenleridir. Bu, amacınızın tam tersidir. Peki, Kanban nasıl uygulanır? Sonuçta, Kanban tamamen sürekli iyileştirme ile ilgilidir. Bu nedenle, mevcut sürecinizi çöpe atmak yerine bir Kanban tahtasında görselleştirin ve iyileştirmeye başlayın. Bunu yaparak, mevcut iş akışınızdaki aksayan noktaları belirleyebilecek ve bunları ortadan kaldırabileceksiniz. Bu şekilde ekibiniz gelecekteki belirsizliklerden dolayı strese girmez ve daha yüksek verimliliğe çok daha hızlı bir şekilde ulaşabilirsiniz.
Aynı Anda Yapılan İş Sınırlamasına Kimse Uymuyor Halihazırda Kanban'ı uygulayan ancak yine de Aynı Anda Yapılan İş (WIP) sayısını sınırlamayan ekiplerin sayısı oldukça yüksek. Genelde proje yöneticileri iş yükünün yüksek olmasından ve açılan kartların “tamamlandı” statüsüne çok yavaş geçmesinden şikayet etmektedirler. Kanban metodunun kullanılmasıyla beraber iş akışınının her aşamasının aşırı yoğun olduğu ortaya çıktı. Tahmin edin neden? Çünkü Kanban sisteminin Aynı Anda Yapılan İş Sayısını Sınırlama pratiğini uygulamadılar. Aynı Anda Yapılan İş Sayısını Sınırlama ve bunlara özen göstermek, Kanban proje yönetiminde sadece popüler bir trend değildir. Ekip arkadaşlarınızın mevcut işlerine ve süreç atamalarına daha hızlı odaklanmasını sağlayan ana uygulamalardan biridir. Aynı Anda Yapılan İş Sayısı Sınırlarını göz ardı ederek, iş sürecinizdeki darboğazları tespit etmeniz için iyi fırsatları kaçırmanıza neden olacaktır. Aslında bu pratik en önemli Kanban uygulama adımlarından biridir. Aynı Anda Yapılan İş Sayısı Sınırlarını uygulamanın ilk denemede başarılı olamayabileceğini unutmayın. Bu durum motivasyonunuzu bozmasın. Ekibiniz için en uygun Aynı Anda Yapılan İş Sayısını bulana kadar iş akışınızı sürekli olarak izlemeniz ve düzenlemeniz gerekir.
Kanban Tahtasında Paralel Bir Evren Yaratıyorsunuz Kanban'ı uygularken yapılan büyük hatalardan bir tanesi. Görevler, fikir aşamasından çekilmeden ve iş akışında ilerlemeden doğrudan "tamamlandı" aşamasında çekilir. Daha da kötüsü, işlerin Kanban tahtasında hiç görünmemesi. İşlerin statüsüne uygun şekilde ilerletilmemesi ekip içindeki kişilerin yoğunluklarını ve üzerinden çalıştıkları konuları görmemizi engeller. Bu durum ekip içinde kafa karışıklığına sebep olabilir.
Peki, Kanban tahtası nasıl kullanılır? Kanban uygulama sürecinizle ilgili bir sorununuz varsa, bu basit kuralı aklınızda bulundurun. Yaptığınız her şeyi görselleştirin. Kanban tahtası kullanmanın amacı budur. Bunu yaparak, her ekip üyesi neler olup bittiğine ve kimin ne üzerinde çalıştığına dair net bir genel bilgiye sahip olacaktır. Ekibinizin çalışma kapasitesini tahmin etmenize ve maksimum seviyede kullanmanıza yardımcı olur. Kanban tahtasından işleri gizleyerek, yapacak kapasiteniz olmamasına rağmen daha fazla iş talebi alabilirsiniz. Ancak takım arkadaşlarınız bunu bilmiyor çünkü Kanban tahtası onlara kapasiteniz hakkında olumlu sinyaller gönderir. Aynı durum eğer işleri çalışmadığınız halde tahtada tutarsanız da geçerlidir. Bu sebeple çalışma arkadaşlarınız sizin yoğun olduğunuzu düşünebilir, sizden yoğun kapasitede oldugunuzu düşünüp ekstra iş talep etmezler. Bu yanlış anlaşılmaların önüne geçmek için günlük toplantılar planlayabilirsiniz. Bu, her ekip üyesinin başarılarını, mevcut görevlerini ve olası engelleri paylaşması gereken zamandır. Herkesi sorumlu tutacak ve tüm ekip aynı yolda olacaktır.
Kanban'ın Tam Kapasitesini Kullanmıyorsunuz Güncel Kanban yazılım çözümleri, üretkenliği ve verimliliği arttırmanıza yardımcı olabilecek birçok ek araç sunmaktadır. Bu araçları kullanmamak, 40°C derece sıcaklıkta çölden geçerken arabanızın klimasını görmezden gelmek gibidir. Son varış noktanıza terli ve bitkin bir şekilde ulaşırsınız. Kanban yolculuğunuzun ilk birkaç haftasında, kümülatif akış diyagramı, iş çevrim süresi histogramı vb. gibi ölçüm raporlamalarını göz ardı edebilirsiniz. Kanban planlamasında yeterli veri toplamak için yine de bu ara süreye ihtiyacınız olacak. Ancak bu dönemden sonra verileri gelecekteki iyileştirmeler için bir temel olarak kullanmaya başlamanız gerekir. Monte Carlo simülasyonları, akış verimliliği çizelgeleri ve diğerleri gibi farklı analitik araçları size iş akışınızdaki sorunlu parçaları tespit etme ve kesin tahminler yapma fırsatı verecektir. Bu araçların avantajı içgüdüsel bir his olması yerine veriye dayalı olmasıdır.
Kanban’ı Mükemmel Uygulayamazsınız Sadece ekibinize/kuruluşunuza gidip Kanban'ı en başından tüm özellikleriyle uygulayamazsınız. Kanban yöntemi, altı temel pratik ve ilgili 132 alt kırılıma sahiptir. Hepsi, takip etmenizi tavsiye ettiğimiz bir olgunluk modelinde listelenmiştir. Karmaşıklıkla birlikte direnç de gelir, bu yüzden yavaş başlayın. Bunu dikkate alın. Adım adım bir süreç olmalıdır. Ekiplere tüm Kanban uygulamalarını aynı anda tanıştırmak vurgun yemelerine sebep olabilir ve direnç oluşmasını sağlayabilir. İlk aşamada görselleştirme pratiği ile başlanılabilir daha sonrasında kulvarlar ve aynı anda yapılan iş sınırlaması etkilenebilir. Peki Kanban Neden İşinize Yaramadı? Kanban'ın tam kapasitesini gerçekleştirmek göründüğü kadar kolay değildir. Sonuçta, çok çeşitli özelliklere ve araçlara sahip karmaşık bir sistemdir. Ancak, sakladığı tüm hazineleri keşfetmek için çaba harcarsanız, şaşırtıcı düzeyde üretkenlik ve verimlilik elde edebilirsiniz. Kanban metoduna yeni başlıyorsanız, detaya inmeden önce temel bilgileri öğrenin. İleri seviyede olduğunuzu düşünüyorsanız, konfor alanınızdan çıkın ve öğrenmeye devam edin. Sonuçta, Kanban tamamen sürekli iyileştirme ile ilgilidir ve bunu görmezden gelirseniz, Kanban uygulamasında da diğerleri gibi başarısız olabilirsiniz.
Büyük başarılar küçük adımlarla başlar.
Orjinal Kaynak : 6 Reasons You May Fail with Kanban Implementation