- Yapmayı planladığınız etkinlik türü ne olursa olsun, sahip olmayı umduğunuz olayın sonucuna ilişkin hedefler oluşturmanız gerekir.
- Etkinlik alanının sahipleriyle toplantılar düzenleyin, böylece mekanı gezebilir ve ihtiyaçlarınızı karşılayıp karşılamadığını belirlemek için sorular sorabilirsiniz.
- Mekanı güvence altına aldıktan ve hangi hizmetlerin dahil olduğunu belirledikten sonra, satıcıları bulmaya başlamanız gerekir.
Pandeminin başlangıcından bu yana olaylar birçok yönden değişti, birçok olayın çok daha küçük olması veya hatta bazılarının sanal olması gerekiyor. Dünyanın dört bir yanındaki eyaletler ve ülkeler etkinliklerde daha büyük kalabalığa izin veriyor, ancak muhtemelen evde daha rahat hisseden ve hibrit etkinliklere ihtiyaç duyan konuklar var. Bir etkinlik planlarken her zaman misafirlerinizi dikkate almak önemlidir ve başarıyı bulacaksınız. Konuklarınız için mükemmel etkinliği planlayabilmek için aşağıdaki adım adım kılavuzda bulunan bilgileri okumaya devam edin.
1. Hedef Belirleyin
Yapmayı planladığınız etkinlik türü ne olursa olsun, sahip olmayı umduğunuz olayın sonucuna ilişkin hedefler oluşturmanız gerekir. Katılacak misafir türlerini, sahip olduğunuz bütçeyi ve etkinliğinizin arkasındaki nedeni düşünün, böylece hedefini belirleyebilirsiniz. Temaya yönelik hedeflerinizde ve etkinliğin başarısı için hedeflerinizde gezinmenize yardımcı olabilecek bir etkinlik planlayıcısı ile çalışmayı düşünün. Hatta bunalmamanız ve ertelemeye çalışmamanız için bir zaman çizelgesi geliştirmenize yardımcı olabilir.
2. Bütçeyi Kesinleştirin
Bütçe, etkinliğinizin hedef planlama aşamasının bir parçası olsa da, yine de sonuçlandırmanız gerekir. Sahip olmayı umduğunuz her bir satıcı türü ve sahip olmak istediğiniz misafir sayısı için maliyetleri ayırmanız gerekir. En pahalı maliyetler muhtemelen mekan konumunuz ve yiyecek içecek hizmetleriniz olacaktır, ancak örneğin birisini müzik için kiralarsanız da çok para ödeyebilirsiniz. Bütçeyi aşmadığınızdan emin olmak için her kategori altına etkinlik için harcamalarınızı girebilmeniz için bir hesap tablosu hazırlayın.
3. Bir Yer Bulun
Mekanınıza ne kadar harcamak istediğinizi belirledikten sonra avınıza başlayabilirsiniz. Etkinlik alanının sahipleriyle toplantılar düzenleyin, böylece mekanı gezebilir ve ihtiyaçlarınızı karşılayıp karşılamadığını belirlemek için sorular sorabilirsiniz. Ayrıca, mekanın fiyatının, etkinliğiniz için ihtiyaç duyacağınız yemek servisi gibi diğer hizmetlerden herhangi birinin fiyatını içerip içermediğini de belirleyebilirsiniz. Hala sanal misafirleriniz olacaksa, bir karma olay platformu herkesi başarıyla barındırabilir.
4. Satıcıları Bulun
Mekanı güvence altına aldıktan ve hangi hizmetlerin dahil olduğunu belirledikten sonra, satıcıları bulmaya başlamanız gerekir. Sevdiklerinizden tavsiye isteyin ve etkinliğinizi yapmayı düşündüğünüz gün için fiyat teklifi isteyebileceğiniz telefon görüşmeleri yapmaya başlayın. Tüm sözleşmeleri ayrıntılı olarak inceleyin ve satıcılara, referans bilgileri istemek de dahil olmak üzere tüm sorularınızı sorun. İster DJ iseler müziklerini dinleyerek ister pasta yapanlarsa kekleri tatmak olsun, çalışmalarının bir örneğini de aldığınızdan emin olun.
5. Konuklarınızı Davet Edin
Son adım mükemmel etkinliği planlamak misafirlerinizi davet etmeye başlamaktır. Davetiyelerinizi en az iki veya üç ay önceden gönderdiğinizden emin olun, böylece misafirlerinize katılmak için düzenlemeler yapmak için bolca zamanınız olsun. Grafiklerde aynı renk şemasını veya aynı temayı kullanarak davetiyelerin etkinliğinizin temasına uyduğundan emin olun. Sanal konuklarınızın bile çevrimiçi olarak nasıl katılabilecekleri hakkında bilgi ekleyerek etkinliğinize hoş geldin hissetmelerini sağlayın.
Son Düşüncelerimiz
Bir etkinlik planlıyorsanız, olabildiğince sorunsuz gitmesini istersiniz. Bu, bütçeyi asla aşmadığınızdan ve etkinliğiniz için saygın kişileri ve mekanları kiraladığınızdan emin olmak için yukarıdaki kılavuzu izlediğinizde meydana gelebilir. Bu misafirlerden bazılarının sanal olması gerekse bile, istediğiniz sayıda misafir davet ettiğinizden emin olun. Kimin katıldığı önemli değil, her zaman takdir edildiğinden, her zaman davet edildiğinden ve verimli çalışan bir yerde veya platformda olabileceğinden emin olun.