RPA Nasıl Çalışır?
Robotik Süreç Otomasyonu (RPA), işletmenizde veya kuruluşunuzda rutin görevleri otomatikleştirmenize yardımcı olan bir yazılım programıdır. Çalışanları daha verimli hale getirmek, üretkenliği artırmak ve paradan tasarruf etmek için RPA’yı kullanabilirsiniz. En önemlisi, bir RPA, aksi takdirde insan girdisi gerektiren görevleri üstlenebilir ve insanlar pahalıdır!
RPA, yapay zeka ve otomasyonun bir birleşimidir. Finans, İK, pazarlama ve satış, operasyonlar, satın alma ve diğer iş alanlarında rutin görevleri otomatikleştirmek için akıllı yazılım programları kullanır. RPA, geleneksel yöntemler veya manuel müdahale kullanılarak 24 saate kadar sürebilen karmaşık işlemler için daha hızlı işlem süresi sağlar.
Bu teknoloji, doğruluğu korurken kayıt arama veya veri girişi gibi tekrarlayan görevleri otomatikleştirerek zamandan ve paradan tasarruf etmenize yardımcı olabilir. Her teknolojide olduğu gibi, otomasyon gerçekleşmeden önce optimize edilebilmesi için önce süreçlerin analiz edilmesi gibi uygulamadan önce ele alınması gereken bazı zorluklar vardır.
RPA çoğunlukla robot için görsel bir harita oluşturmakla ilgilidir.
Bir RPA’nın görsel haritası, tam olarak nasıl çalıştığını anlamanın anahtarıdır. Görsel haritanın ne olduğunu anlamak oldukça kolaydır, ancak pratikte nasıl çalıştıklarını kavramsallaştırmanız zor olabilir. En iyi yol, farklı harita türlerinden örnekler vermektir, işte bazı örnekler:
- Bir arayüz haritası, düğmelerin ve girişlerin nerede bulunduğunu ve ayrıca hangi düğmelere basıldığında veya tıklandığında bir şey yaptığını açıklar. Bu harita türü, işinin ne olacağına dair talimatlar verilmiş bir RPA robotu tarafından kullanılabilir (örneğin: “göreviniz tamamlandığında bu düğmeyi tıklayın”).
- Bir iş akışı diyagramı, bir faaliyet (bir satış işlemi gibi) sırasında gerçekleşen her adımı ve genel sürecin sorunsuz ve verimli bir şekilde işlemesi için her bir adımın birbiriyle nasıl ilişkili olduğunu gösterir. Örneğin: Bir başkasının yarın işini daha iyi yapmasını istediğiniz şeyle ilgili bir PowerPoint sunumu oluşturmak için 20 adım olsaydı, o zaman her biri bu adımlardaki ilişkileriyle birlikte bu grafikte gösterilirdi; bu, tüm bu parçaların nasıl bir araya geldiğini anlamamıza yardımcı olur, hatta onları kendimiz yapmaya zahmet edip etmememize karar vermeden önce!
Sonra robot bu haritayı takip eder, yani yapması gerekeni yapar.
Robot, belirli bir yolu takip etmesine izin veren kurallar motoru tarafından yönlendirilir. Bu tür bir otomasyona sahip olduğunuzda, onu birçok farklı senaryoda kullanabilirsiniz. Örneğin, işletmeniz çalışanların faturaları her gün işlemesini ve e-posta yoluyla göndermesini gerektiriyorsa, süreci otomatikleştirmek için RPA’yı kullanabilirsiniz. Robot her faturayı gözden geçirecek ve her iş gününün sonunda zamanında gönderecektir. Bu, daha önce bunu manuel olarak yapan çalışanlar için zaman kazandırır çünkü artık buna ihtiyaç duymazlar!
Aynı konsept, bir analitik ekibi veya veri bilimi departmanı ile çalışmak söz konusu olduğunda da geçerlidir: Robotik Süreç Otomasyonu, tekrarlayan analiz veya raporlama iş akışları (SQL sorguları yazmak gibi) gerektiren görevler için kullanılabilir. Yapay zeka teknolojisini kullanmak, bunun gibi yazılım robotlarının her şeyden önce diğer yazılım robotlarının kendileri de dahil olmak üzere diğer teknolojilerle sorunsuz bir şekilde birlikte çalışmasını sağlar!
RPA Oluşturma Adımları
RPA oluşturmanın dört adımı vardır. Botunuzu çalıştırıp çalıştırdıktan sonra, kuralları belirlemenin zamanı geldi.
- Adım 1: Botları ve robotları ayarlayın.
- Adım 2: Bir kural motoru, botunuzu görevden göreve yönlendirir.
- Adım: Yapay zeka ve makine öğrenimi, botunuzu eğitir ve geliştirir.
- Adım 4: Analytics, botunuzun nasıl performans gösterdiğini size söyler.
Adım 1: Botları ve robotları ayarlayın.
Bir insan işçi kurar gibi bir robot kurmanız gerekmediğini belirtmekte fayda var. Robotlar belirli görevlerle programlanabilir ve bu görevleri verimli bir şekilde tamamlamak için herhangi bir zamanda konuşlandırılabilirler. Bu nedenle, RPA sisteminizi kurarken iki ana adım vardır: ilk olarak, bot veya robotun kendisini oluşturmak; ve ikinci olarak, nasıl çalıştığını belirleyen kurallarla yapılandırılması. Bu aşamaya geçmeden önce her bir botun hangi görevlerden sorumlu olacağına karar vermeniz gerekecek; içlerinden biri oldukça basit bir şey yapacaksa (örneğin Excel’e veri girmek gibi), bir veya iki kez yanlış yapması çok önemli değil – ancak bir diğerinin daha karmaşık talimatlara ihtiyacı varsa (belgeleri dosyalamak gibi) , o zaman işleri ayarlarken dikkatli olunmalıdır, böylece iş günleri boyunca gereksiz yere sık sık hatalar yapılmaz!
Botlarınızı dağıtmadan önceki son adım, onlar için “görsel haritalar” dediğimiz şeyi oluşturmaktır; bu haritalar, tüm farklı süreçlerimizin nerede bir araya geldiğini anlamamıza yardımcı oluyor, böylece her birinin genel iş akışı yapımıza tam olarak nasıl uyduğunu biliyoruz.”
Adım 2: Bir kural motoru, botunuzu görevden göreve yönlendirir.
Kural motoru, botunuzun beynidir. Bundan sonra ne yapacağını ve nasıl yapacağını söyler.
İyi bir kural motoru çok basit veya karmaşık olabilir. Robotunuzun işini tamamlamak için tam olarak hangi görevleri yerine getireceğini gösteren basit evet-hayır sorularına sahip tek bir karar ağacı olabilir veya bu görevlerin nasıl gerçekleştirildiği konusunda değişikliklere izin veren karmaşık bir koşullu ifadeler dizisi olabilir. (örneğin: “Bu belgede imzasına ihtiyacımız olduğunda insan masasında değilse, o dönene kadar masasında bırakın”).
Bir RPA’nın kural motoruyla ilgili önemli olan şey, herhangi bir içsel zekaya sahip olmamasıdır; bunun yerine, bu yazılımın mümkün olduğunca verimli kararlar vermesi için yaratıcısının, botlarının gerektirdiği her eylem için net parametreler sağlaması gerekir.
3. Adım: Yapay zeka ve makine öğrenimi, botunuzu eğitir ve geliştirir.
- Adım: Yapay zeka ve makine öğrenimi, botunuzu eğitir ve geliştirir.
Yapay zeka ve makine öğrenimi, RPA’nın geleceğidir. Botları daha akıllı ve daha verimli hale getirmede ve doğruluğu artırmada önemli bir bileşendir. Bir RPA, çok az insan katkısıyla veya hiç insan girdisi olmadan tekrarlanan görevlerin üstesinden gelmek için eğitilebilir, ancak AI, hatalarından ders almasına yardımcı olarak zaman içinde daha da verimli hale getirebilir.
- Adım 4: Botunuzu dağıtın!
Adım 4: Analytics, botunuzun nasıl performans gösterdiğini size söyler.
Bulutta çalışan bir botunuz olduktan sonra, performansını ölçmek için analitiği kullanabilirsiniz. Analytics, botunuzun nasıl çalıştığını gösteren bir kontrol paneli sağlar. Botunuz iyi performans göstermiyorsa, geliştirmek için bu bilgiyi kullanabilirsiniz.
Örneğin, bir RPA kullandıktan 2 hafta sonra 100 işlem gerçekleştirdiğini ancak bunların yalnızca %80’ini başarıyla tamamladığını varsayalım. Şirketinizin ortalamadan daha iyi durumda olup olmadığı hakkında bir fikir edinmek için bu rakamı diğer şirketlerin elde ettikleriyle karşılaştırabilirsiniz.