Los Angeles'taki Martinez & Wright Ev Sahipliği Ortakları'nın kurucusu ve müdürü Marc Wright, 'Yöneticilerimiz, bize en hayati bilgilerimizi besleyen ve sorumluluklarımızı ve kaynaklarımızı koordine eden yaşam hatlarıdır' diyor. 'Bize belirsiz veya yanlış mesajlar verirlerse, bir başkasının öğle yemeği haline geleceğiz.'
E-postanın tercih edilen iş iletişimi modu olması ve yönetici asistanlarına artan sorumluluk yüklenmesiyle birlikte, etkili, üretken ve değerli çalışanlar için iyi yazma becerileri bir zorunluluktur.
Wright, 'Bu rekabetçi zamanlarda, herkes bilgileri hızlı ve tam bir doğrulukla paylaşabilmelidir' diyor. Şirket çalışanları yoğun olarak e-posta ve anlık mesajlaşma kullandığından, yazılı olarak etkili bir şekilde iletişim kurmak çok önemlidir.
'[Yöneticilerimiz] dış taraflarla iletişim konusunda dikkatli olmazsa, bizi yasal işlemlere maruz bırakacaklar veya müzakere pozisyonumuzu tehlikeye atacaklar' diyor. 'İki şeyle yaşayıp öleceğimizi söyleyebilirsiniz: Yöneticilerimizin desteği ve ekibimizin her üyesinin yazılı iletişiminin hızı ve doğruluğu.'
'Yazma' öğelerine sahip olduğunuzdan emin olmak için şu ipuçlarını izleyin:Steve Peha, Chapel Hill, Kuzey Karolina merkezli bir yazı koçu:
- Doğru Yazı Tipini Kullanın:Times ve Arial gibi çoğu varsayılan yazı tipini ekranda okumak zordur. Peha, 'Verdana'ya geçerek gözden kaçan yazım hatalarını azaltabilirsiniz' diyor. 'Bilgisayar monitöründe okunmak üzere özel olarak tasarlandı.' Şirketiniz belirli bir yazı tipi gerektiriyorsa, metninizi Verdana'da oluşturun ve ardından yazı tiplerini yazdırmadan hemen önce değiştirin.
- Kişisel yap:Dallas'ta eski bir yönetici asistanı olan Allison Heartinger, 'E-posta sayesinde iş yazımı artık çok daha rahat görünüyor' diyor. 'Resmi e-postalarım bile her zaman eski resmi mektuplardan daha geveze görünüyordu. Ben her zaman çok rahat ya da çok sert olmak arasındaki o ince çizgide yürüyordum.
Peha, denklemin her iki tarafında da hata yapmadığınızdan emin olmak için belgelerinizi okumanın nasıl bir şey olacağını hayal etmenizi ve sizin (veya yazdığınız kişinin) bu sözleri gerçekten söyleyip söylemeyeceğini düşünmenizi önerir. Peha, 'Birçok insan yanlışlıkla iş iletişiminin kişisel olmaması gerektiğine inanıyor' diyor. 'Ama bu okunmamanın reçetesi.'
- Okuyun ve Toplayın:Açık görünüyor, ancak çoğu insan e-postalarını düzeltmez ve bu sizi tembel gösterebilir. Eksik kelimeler ve yazım hataları, insanların sizi ciddiye almamaları için kolay bir bahanedir.
Peha, 'Çalışmanızı yüksek sesle okuyun' diyor. 'Yalnızca yazım ve dilbilgisi hatalarını yakalamakla kalmayacak, aynı zamanda tonun hedefte olup olmadığını da anlayabileceksiniz.
BONUS İPUCU: Yazım denetleyici arkadaşınız değil. Örneğin, eşsesli sözcüklerin hemen üzerinden geçecektir. Kendi tehlikenize güvenin.
- Hackneyed Business Speak'ten kaçının:Peha, ''Kimi ilgilendirebilir' ve 'dikkatimizi çekti' gibi kalıplaşmış ifadeler saptırmalardır, çünkü psikolojik olarak bizimle ilgili materyalleri okumak istiyoruz,' diye belirtiyor Peha. 'Bunun gibi ifadeler genellikle kişisel olmayan bir mesaj gönderir.' Bu terimleri kullanırsanız, bırakın. Çoğu zaman cümlenin tamamını cümle olmadan yazabileceğinizi göreceksiniz.
BONUS İPUCU: Resmi olarak yazarken genellikle uzun yazarız, ancak daha kısa cümleleri anlamak daha kolaydır. Cümleniz üç bölümden veya 20 kelimeden fazlaysa, muhtemelen onu kısaltabilirsiniz.
- Okumayı Kolaylaştırın:Will Getter, Palo Alto, California'daki IDEO'daki proje yöneticileri için çok sayıda özet yazmak zorunda. 'Genellikle zamanları çok sınırlıdır, bu nedenle e-postalarım ne kadar özlü, eksiksiz, net ve kapsamlı olursa, o kadar bilgili olacaklar' diyor.
Bu iyi bir strateji. Peha, 'Çoğu insan iş belgelerini kitap okudukları gibi okumaz - gözden geçirecekler' diyor. 'Yani başlıklar, madde işaretleri, sayılar ve parçanın içeriğini belirtmenin diğer yolları, bilgilerinizin okunmasını daha olası kılıyor.'
İş yerinde iletişim kurarken bu ipuçlarını izleyin. Yalnızca daha etkili belgeler oluşturmanıza yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda profesyonel başarı şansınızı da artırırlar.