Vaka yönetimi, vaka türü ne olursa olsun, üretkenliği tıkayan bir birikim için bir fırsat sağlar. Mevcut vakalar işlemin çeşitli aşamalarında açık kalırken yeni vakaların girildiği bir ardışık düzeniniz var. Etkisiz prosedürler, zayıf görev koordinasyonu, iletişim eksikliği ve yeni vakaları veya yavaş işlemeyi artıran kriz durumları nedeniyle darboğazlar ortaya çıkar. İş yığını azaltma, tek seferlik bir kriz yönetimi çabası veya vaka yönetimi akışında sürekli iyileştirmeler için bir plan olabilir.
Değerlendirin ve Belgeleyin
Azaltma planına başlamadan önce birikmiş iş yığınının kapsamını bilmeniz gerekir. Vakaları süreç boyunca taşımak için tüm açık vakaları ve tamamlanması gereken önemli görevleri listeleyin. Açık vakaları açılış tarihinden itibaren tamamlanan tüm görevler boyunca izleyin ve mevcut olduğunda ilgili tarihleri listeleyin. Vaka birikiminin eksiksiz bir listesine ve değerlendirmesine sahip olduğunuzda, iş yığınını bir raporda belgeleyin ve bilgilerin bir özetini ekleyin. Toplam açık servis talebi ve süreçteki her bir kilometre taşında kaç tane olduğu gibi vaka sayılarını listeleyin. Örneğin, bazıları transkriptlere ve referanslara ihtiyaç duyan ve diğerleri incelenmeyi bekleyen bir bekletme dosyasında bulunan 350 açık başvuru başvuru dosyanız olabilir.
Temizle ve Grupla
Açık davaların listesini gözden geçirin ve çok az çabayla kapatılabilenleri belirleyin. Uzun süreler boyunca hiçbir faaliyet göstermeyen veya başvuru sahipleri tarafından kaçırılan son teslim tarihlerini içeren vakalara bakın. İncelemeniz, etkin bir şekilde kapatılmış, ancak uygun şekilde belirlenmemiş ve dosyalanmamış davaları ortaya çıkarabilir. İnceleme ayrıca, değerlendirme için çok genç olan bir başvuru sahibi gibi uygunluk sorunları olan davaları da belirleyebilir. Kalan açık vakaları duruma veya bir sonraki beklenen göreve göre gruplayın. Kategoriler, yönetim imzalarını bekleyen vaka dosyalarını, geçmiş kontrolleri için bekletilen vakaları veya eksik belgeleri içerebilir. Açık vakaların gruplanması, her kategoriyi ayrı ayrı ele almayı veya çalışmayı hızlı çözüm için başkalarına devretmeyi kolaylaştırır.
Sorun giderme
Açılıştan kapanışa kadar tavsiye edilen zaman çizelgeleri dahil olmak üzere vaka yönetimi prosedürlerini ve süreçlerini gözden geçirin. Bekleme listesi veya darboğazın nedenini belirleyin. Belki de düzinelerce vakayı üç kapatıcıya besleyen 10 vaka yöneticiniz vardır. Gözetim veya sorumluluk olmaksızın farklı birimlerden geçen vaka dosyaları bir birikime neden olabilir. Suçun artması ve personel eksikliği, mahkeme davalarında birikmiş işlere neden olabilir. Mortgage yeniden finansman uygulamalarında birikmiş bir iş yükü norm olabilir ve azaltma çabalarına dirençli görünebilir. İş yığınının nasıl gerçekleştiğini anlamak, bir azaltma planı geliştirmenize yardımcı olacaktır.
Planlayın ve Uygulayın
Değerlendirmeniz, sorun giderme ve mevcut politika ve prosedürlerin gözden geçirilmesi temelinde, birikmiş vakayı azaltma planı geliştirin. Ayrıntıları belirlemek için diğer personel veya birimlerle birlikte çalışın. Önerilen bir vaka yönetimi zaman çizelgesi ekleyin, vaka işleme ve kapanış hedefleri belirleyin ve gerekli malzeme ve malzemelerin mevcudiyetini koordine edin. Vaka yönetimi görevlerini yerine getiren personel arasında düzenli toplantılar ve iletişim sağlayın. Personelin sürecin her aşamasında imzalaması için bir form ve vaka kapanışlarının bildirilmesi gibi vaka yönetimi gözetimi için bir süreç oluşturun. Birikmiş kayıtların hızlı bir şekilde tanımlanması ve ele alınması için düzenli vaka yönetimi raporları talep edin. İşin içinde olanları önceden bilgilendirerek ve planın yazılı kopyalarını sağlayarak birikim azaltma planını uygulayın.