Bir muhasebe işlemi gerçekleştiğinde, bir kuruluşun defterlerine çeşitli şekillerde kaydedilebilir. Aşağıdaki madde işaretleri, mevcut en yaygın yöntemleri belirtir:
Günlük girişleri. Bir işlemi kaydetmek için kullanılan en temel yöntem, muhasebecinin her bir işlem için hesap numaralarını ve borçları ve alacakları manüel olarak girdiği yevmiye kaydıdır. Bu yaklaşım zaman alıcıdır ve hataya tabidir ve bu nedenle genellikle ayarlamalar ve özel girişler için ayrılmıştır. Aşağıdaki madde işaretlerinde, daha yaygın muhasebe işlemlerini kaydetmek için muhasebe yazılımında kullanılan daha otomatik yaklaşımlara dikkat çekiyoruz.
Tedarikçi faturalarının alınması . Bir tedarikçi faturası alındığında, muhasebeci bunu muhasebe yazılımındaki borç hesapları modülüne kaydeder. Modül, otomatik olarak ilgili gider veya varlık hesabını borçlandıran ve borç hesapları borç hesabını alacaklandıran bir yevmiye kaydı oluşturur.
Tedarikçi faturasının düzenlenmesi . Bir müşteri için fatura oluşturulacağı zaman muhasebeci, fiyat, birim miktar ve geçerli satış vergisi ile ilgili bilgileri muhasebe yazılımındaki faturalama modülüne girer. Modül, nakit veya alacak hesabını borçlandıran ve satış hesabını kredilendiren bir yevmiye kaydı oluşturur. Satış vergisi yükümlülüğü hesabına da bir kredi olabilir.
Tedarikçi ödemelerinin verilmesi . Tedarikçilere ödeme yapıldığında muhasebeci, muhasebe yazılımındaki borç hesapları modülünde ödenecek fatura numaralarını kontrol eder. Yazılım daha sonra çekleri yazdırır veya elektronik ödeme yapar, aynı zamanda borçlu hesaplardan borç alır ve nakit hesaba kredi verir.
Maaş çeklerinin verilmesi . Çalışanlara ödeme yapılacağı zaman, muhasebeci, muhasebe yazılımının bordro modülüne tüm çalışanların maaş oranlarını ve çalıştığı saatleri girer. Modül otomatik olarak tazminat ve bordro vergi gideri hesaplarını borçlandıran ve nakit alacaklandıran bir yevmiye kaydı oluşturur. Bu oldukça karmaşık bir giriş olabilir, çünkü aynı zamanda garnitür ve diğer kesintileri de ele alabilir ve çeşitli bordro vergilerini ayrı ayrı kaydedebilir.
Bu kayıt yöntemlerinin tümü, genel muhasebede veya daha sonra genel muhasebeye yuvarlanan bir yardımcı defterde girişler oluşturur. Buradan, işlemler mali tablolarda toplanır.