Yapmanız gerekenleri yapmak için yeterli zamanınız yokmuş gibi hissettiniz mi hiç? Neden bazı insanlar aynı 24 saat içinde diğerlerinden daha fazla başarı elde ederler. Bu soruların cevapları etkili zaman yönetiminde yatmaktadır, çünkü zaman çalışan kişiler için asla yetmeyen bir kaynaktır. İşte zaman içinde verimliliğinizi artırmak için uygulayabileceğiniz küçük ancak etkili zaman yönetimi tavsiyeleri;
Zaman Yönetimi Nedir?
Zaman yönetimi, zamanınızı belirli faaliyetler arasında organize etme ve süreci bölme işlemidir. Genel verimliliğinizi artırmak için zamanı zekice kullanmanızı sağlayan en önemli yumuşak becerilerden biridir. Ancak, işyerinde zaman yönetimi gerçekten zor olabilir. E-postalar,toplantılar, talepler, son teslim tarihleri, vb. gibi dikkat dağıtıcı faktörlerin yanında, iş baskısı, stresi ve kaygıya sebep olan faktörler zaman yönetimini daha da zorlaştırmaktadır. Fakat etkili bir zaman yönetimi imkânsız değildir. Eğer zaman yönetiminin kazanımlarını bilirseniz ve uygulamaya karar verirseniz sizde zamanı yönetebilirsiniz.
Zaman Yönetiminin Faydaları
Etkili zaman yönetimi, yalnızca işteki verimliliğinizi değil, genel olarak hayatınızı da iyileştiren bütüncül faydalar sağlar. Bu faydalardan bazıları şunlardır;
- Zaman yönetimi, işinizin kalitesinden ödün vermeden bir günde daha fazlasını elde etmenize yardımcı olduğu için verimlilik ve kar sağlar.
- Zamanı etkili bir şekilde yönetmek, yaşamınızdaki gereksiz stres ve gerilimi azaltabilir.
- Zaman yönetimi dakikliğinizi garanti eder ve böylece işyerinde iyi bir ün kazanırsınız. Bu da size işyerinde daha fazla tanıtım fırsatı sunabilir.
- Genellikle işyerinde, bir son tarihi kaçırdığınızda ya da bir randevuyu unuttuğunuzda sorun yaratırsınız. Etkili zamanınızı planlayarak ve yöneterek bu tür problemlerden kaçınabilirsiniz.
- Zaman yönetiminin ekstra çaba gerektirdiği yaygın bir yanılgıdır ve aksine, uygun zaman yönetimi hayatınızı kolaylaştıracaktır. Daha sonra ne yapacağınızı merak ederek zamanınızı boşa harcadığınızda elinizde daha fazla boş zaman olacağından işinizde bir adım önde olacaksınız.
İşletmede Zamanı Etkili Bir Şekilde Yönetmek
Planlama
Planlama zaman yönetiminden önce gelir ve planlama olmadan zaman yönetimi sadece bir rüyadır. Mesela sabah yapmanız gereken ilk şey, o gün yapmanız gereken işleri not etmektir. Bu planlama işte bir yön hissi sağlayabilir.
Önceliklendirin
Günlük aktivitelerinize öncelik vermek neyin önemli olduğuna odaklanmanıza yardımcı olacaktır. Hangi görevlerin acil bir şekilde tamamlanması gerektiğine ve daha sonra ne yapılacağınıza karar verilmelidir.
Düzenleyin
Dosyalarınızı, belgelerinizi, kartlarınızı, anahtarlarınızı vb. gibi malzemelerinizi düzenleyerek zamanınızı boşa harcamayın.
Dikkat dağıtmalarını engelleyin
Dikkat dağılmaları yaşamımızda her gün yaklaşık 3 saatinize mal olur. Buna cep telefonları, sosyal medya, gereksiz yere işyerinde sohbet etme gibi durumlar dâhildir. Bu dikkat dağıtıcı şeyleri öğrenmek için bir dakikanızı ayırın ve sosyal medya için bir gün içinde belirli bir zaman ayırın veya mümkünse bu dikkat dağıtıcı şeyleri hayatınızdan çıkartın. Kendinden Verdiğin Zaman Başarıyı Yakalayabilirsin
Odaklanın
Diğer görevlerle meşgul bir zihinle çalışmak, genel verimliliği azaltır. Tamamen eldeki işe dikkat vermeyi ve odaklanmayı deneyin.
Ne Zaman Yapıldığını Bilin
Çoğu profesyonel, o gün hedefine ulaştıklarında bile bir şey üzerinde çalışmaya devam ederek zaman kaybettiklerini bilmemektedir. İşin bitince durmak ve bir sonraki göreve geçmek önemlidir
Hedeflerinizi bilin
Bazen yapılacaklar listeniz çok uzun olduğunda, işleri ertelemek zorunda kalırsınız. Erteleme ihtiyacını önlemek için her gün zamana bağlı olarak pratik yapılacaklar listesi yapın.
‘Hayır’ demeyi öğrenin
Çoğu insan, programlarını takip etmekte başarısız olur, çünkü genel üretkenliği engelleyeceğini bildiklerinde bile, herhangi bir dikkat dağıtıcıya veya yeni bir göreve hayır diyemezler. Reddetmeyi öğrenmeli ve yalnızca vaktiniz olduğunda gerçekten önemli olanlara evet demeyi öğrenmelisiniz.
Görevler Arasındaki Süre
Görevleri her zaman kendileri için belirlenen zamanda tamamlayamazsınız. Görevler arasında arabellek süresinin tutulması, yalnızca bir görevdeki gecikme nedeniyle tüm zamanlamanızı engellemenizi önler.
Zaman Yönetimi Araçlarını kullanın
Zamanlayıcıyı 30 dakika gibi belirli görevler için ayarlayın ve geri sayım yaparken zaman dolduğunda bir alarmla görsel bir hatırlatma işlevi görmesini sağlayın. Çalışmanızın ortasında web sitelerini sıkça ziyaret etme eğiliminiz varsa, web sitelerini de engelleyebilirsiniz.
İşyerinde Zamanı Doğru Yönetmek
Bir işin zamanında tamamlanması, her çalışandan beklenir ve zamanın etkili bir şekilde yönetilmesi olmadan,bu gerçekleştirilemez. Ayrıca, uygun zaman yönetimi işiniz ve genel olarak yaşamınız üzerinde olumlu bir etkiye sahip olabilir.