Bir çalışanın performansının değerlendirilmesinde hedefler ve yetkinlikler yetersiz veya anlamsız kaldığında davranışlar önem kazanır. Bu ifadenin, “bir çalışanın değerlendirilmesinde davranışlar daha önemli olduğunda standart değerlendirme formlarındaki hedefler ve yetkinlikler anlamını yitirir” şeklinde söylenmesi de aynı derecede doğru olacaktır.
Davranışlar, bir şirketin performansını, ürün ve hizmetlerinin kalitesini, etkinliğini, çalışma ortamını, iş ilişkilerini ve müşteri memnuniyetini doğrudan etkiler. Bu nedenle, yöneticiler, çalışanların yalnızca hedefleri elde edip etmediklerine ve arzulanan yetkinliklere ne derece sahip olduklarına değil aynı zamanda nasıl davrandıklarına da yakından bakmalıdırlar. Olumlu ve yapıcı davranışları fark edip takdir ederken olumsuz, yıkıcı davranışları da izleyip giderici ve tekrarını engelleyici eylemleri almalıdırlar.
Davranışların olumlu ya da olumsuz pekiştirilmesi, yani takdir/övgü ile yergi/ikaz mekanizmalarının işletilmesinde en etkili yöntem, olabildiğince kısa süre içinde geribildirim vermektir. Geribildirimleri, duruma göre; eğitim, koçluk, danışmanlık, işin yeniden tasarımı ve disiplin uygulamaları gibi adımlar da izleyebilir.
Davranışların sayısallaştırılması ve dolayısıyla ölçülmesi kolay değildir. Standart performans değerlendirme formlarının genellikle sonlarında yöneticinin davranışla ilgili kişisel görüşlerini ve yorumlarını yazması için bırakılan bir boş alan vardır. Ancak, bu yorumlar tarafsız veya güvenilir olmayacağı endişesiyle çoğunlukla dikkate alınmaz.
Performans değerlendirilmesinde davranışları dikkate alan BARS (Davranışsal Olarak Sabitlenmiş Derecelendirme Ölçekleri) tekniği kullanılabilir. Burada, çalışanın sergilediği davranışlar belirli bir görev için önemli olan ve arzulanan davranışlarla karşılaştırılır ve derecelendirilir. Davranışsal örnekler ise Kritik Olay Tekniğiyle derlenir ve kaydedilir. Her ne kadar, sübjektif yorumlara açık olması nedeniyle güvenilir bulunmasa da bazı yöneticiler için bu yaklaşımın tercih edilmesi kaçınılmaz olmaktadır.
Davranışın bir özelliği gözlemlenebilir olmasıdır. Davranışların bir dereceye kadar ölçülebilir ve dolayısıyla yönetilebilir olması gözlemlerin belirli aralıklarla tekrarlanması ve belgelenmesiyle sağlanabilir. Bunun için öncelikle, yüksek performanslı bir çalışanın davranışlarının incelenmesi ve bunlarla düşük performanslı çalışanların davranışları arasındaki farklılıkların belirlenmesi gerekir.
Sonrasında, yöneticinin gözlemlerini belirli aralıklarla yapması ve kaydetmesi gerekir. Bu aşamada;
1. Önyargılı olmamak,
2. Olabildiğince ayrıntılı not almak
3. Yalnızca gerçekleri kaydetmek ve yorum katmamak
4. Başkalarının da gözleme tanık olmasını sağlamak
5. Unutmamak veya farklı etkiler altında kalmamak için notları olabildiğince kısa sürede tutmak önemlidir.
Bir davranışı anlamak için öncesine ve sonrasına da bakmak gerekir. Bunun anlamı davranışın uyarıcılarının ve sonuçlarının neler olduğunu bilmektir. Uyarıcılar, insanı belirli bir şekilde davranmaya yönelten içsel ve dışsal etkenlerdir. Bunlar, tembellik ya da isteksizlikten yönetici talimatlarına ve iş ortamına kadar değişen herhangi bir şey olabilir. Bir söz, bir bakış, toplantıdaki bir tartışma, bir talimat, ya da şirket politikaları ve uygulamaları davranışları etkiler. Sonuçlar ise davranışların yarattığı arzulanan ya da arzulanmayan etkilerdir. İnsanlar, davranışlarının isteyerek ya da istemeyerek ortaya çıkan sonuçlarından sorumludurlar.
Yöneticiler, çalışanlarının davranışlarını yönetmek için uyarıcılara ve sonuçlara müdahale etmelidirler. Açık talimatlar, iyi ilişkiler, nitelikli çalışma ortamı, eğitim ve gelişme fırsatları ve benzerleri uyarıcı odaklı davranış değiştirme stratejisini oluştururlar. Uyarı, ikaz ve cezalandırmalar ise sonuç odaklı bir stratejiyi ifade ederler. Bunlar, davranışı yönetmek için öncesinde ve sonrasında kullanılabilecek araçlardır.
Bir çalışanın performansını etkileyen davranışlar ele alındığında yöneticiler konunun uyarıcı, davranış ve sonuçlar olmak üzere üç boyutu olduğunu ve bunların birlikte ele alınması gerektiğini unutmamalıdırlar.