4
Sözlü iletişim, konuşma dili olarak da adlandırılır. Yüz yüze görüşmeler, toplantılardaki konuşmalar, brifingler, halka hitaplar, telefonla yapılan görüşmeler, konferanslar vb. biçiminde kurulur.
5
Sözlü İletişim Sözlü iletişim, yüz yüze olabileceği gibi radyo, televizyon ve telefonla da olabilir. Sözlü iletişim, dil ve dil ötesi olmak üzere iki kısma ayrılır. Karşılıklı konuşmaları, hatta mektuplaşmaları ‘ dil ile iletişim’ olarak kabul edebiliriz. Dil ile iletişimde kişiler, mesajlarını birbirine iletirler. Dil ötesi iletişim de ise, sesin niteliği önemlidir.(Ses tonu, sesin hızı, şiddeti, hangi kelimelerin vurgulandığı, duraklamalar vb.)
6
Sözlü İletişim Dil ile iletişimde, kişilerin ne söyledikleri; dil ötesi iletişim de ise nasıl söyledikleri önemlidir. Araştırmalar, insanların birbirlerine ne söylediklerinden çok, nasıl söylediklerine dikkat ettiklerini göstermektedir. Mesajın doğru iletilmesi, seçilen kelimelere bağlıdır. Ancak algılanması önemli ölçüde dil ötesine göre olur.
7
Sözlü İletişim Sözlü iletişimde etkinlik bakımından sesin büyük bir önemi vardır. Ses insanın tutumunu, duygularını ve iç dünyasını yansıtır. İnsanın iç dünyasının aynasıdır. Mesajın aktarılmasında sözcükler, beden dili ve ses iletişim becerisinin bütününü oluşturur. Ortalama olarak iletişimde kelimeler yüzde 10, ses tonu yüzde 30, beden dili yüzde 60 rol oynar. Etkin bir iletişimde ses tonu, sesin yüksekliği, rezonansı ve temposu ile duyguların en önemli aktarıcısıdır.
8
Sözlü İletişim Avantajları Verilen haberin anlaşılma derecesi denetlenebilir. Soru sorulabilir. Verilen cevaplar kontrol edilebilir. Anlaşılmayan konulara açıklık getirilebilir. Eş zamanlı olarak geri bildirimde bulunulabilir. Dezavantajları Söylenen kelimenin yazıyla ifade edilen bir kelimeye oranla, yanlış anlaşılma ihtimali daha yüksektir. Planlar, politikalar ve stratejilerle ilgili kalıcı ve uzun süreli iletişimler için uygun bir iletişim yöntemi değildir. Alınan sözlü mesaj, zamanla ya tamamen, ya da kısmen unutulur veya değişikliğe uğrar.
10
Beden dili olarak da adlandırılan sözsüz anlatımlar, insanlığın tarihiyle birlikte başlar. Yapılan araştırmalar, kişilerin karşılıklı konuşmalarında mesajın yüzde 30’unun sesli, yüzde 60’ının ise sessiz kanalarla iletildiğini göstermiştir.
11
Sözsüz İletişim Sözsüz iletişim, iletişimin en temel türlerinden biridir. vardır. Sözsüz iletişim veya vücut dili yoluyla; elbiseler, mekân kullanımı, jest ve mimikler, göz hareketleri ve göz teması, mesaj iletimine yardımcı olur. Sözsüz iletişim, yüzdeki anlamları, göz hareketlerini, duruşu, giyimi, sesin özelliklerin içerir. En ilkel toplumsal davranış olarak tanımlanan beden dilinin ortak ifadesidir. Görünüş, davranış, dokunuş gibi sözsüz ileti kaynakları yer ve zamanı en iyi kullanma süreci içerisinde de çok önemli bir yere sahiptir. Duygu ve düşüncelerin kelimelere dökülemediği durumlarda bir bakış, başın bir dönüşü, kavrayan bir jest, savunucu bir mimik binlerce kelimeden fazla anlam taşımaktadır.
12
Sözsüz İletişim Sözsüz İletişimin Fonksiyonları Sözsüz jestlerle sözlü mesajı pekiştirmek amacıyla kullanılan olumlama hareketleri veya tekrar Jestlerle kafayı olumsuz anlamda sallayarak yalanlama veya aksini iddia etme, Sözlü mesajın yerine geçebilecek bir davranışta bulunma, Gözlerle mesaj iletme, Mesajın anlamını tamamlama ve mesajı vurgulama
13
Sözsüz İletişim İnsanlar genellikle iki şekilde sözsüz iletişim kurarlar: Bunların ilki mekân kullanımıdır. Daha üst düzeyde olanların kullandıkları mekânlar, statü ve otorite durumlarını gösterecek şekilde dizayn edilir. İkinci türünü beden dili oluşturur. Konuştuğumuz sırada birinden uzaklığımız, beden diliyle iletilmiş bir mesajdır.
14
Sözsüz İletişim-Beden Dili konusu daha sonra ayrı bir ders konusu olarak işlenecektir.
15
Yazılı İletişim Yazı insanın ve toplumların geçirdiği toplumsal ve kültürel evrim sürecinin ürünüdür. Yazının icadı, bürokrasinin kurulmasına ve gelişmesine katkıda bulunmuş ve aynı zamanda yazı, hem din kurumunun, hem de devletin siyasal örgütlenme biçiminin üzerinde önemli etkide bulunmuştur. Yazı, merkezi bürokrasi ve taşra örgütleri arasında toplumsal yaşamın temel ilkelerini, siyasi otorite tarafından eşgüdümleşmesi olanağı sağlamıştır.
16
Yazılı İletişim Yazılı iletişim, bireyler ve gruplar arasındaki iletişimden çok, örgütsel iletişimde büyük bir öneme sahiptir. Örgütsel iletişimde yazının önemi gittikçe artmaktadır. Bunun nedeni: Bilgi alanında artan uzmanlaşma, Faaliyetlerin her aşamasında araştırma faaliyetlerinin artan önemi Örgütsel yapılarda yaşanan büyük ölçekli gelişmeler, Yönetimin profesyonel bir uğraş alanı olarak gelişmesi, Ekonomik yapı içerisinde bilgiye duyulan ihtiyacın artması
17
Yazılı İletişim Yazışma Dergi Kitap Broşür CV Şartnameler Kataloglar Toplanmış veriler Grafikler
18
Yazılı İletişim Avantajları Göndericinin ve alıcının mesajı tekrar tekrar okuma olanağı ve belgelerin saklanabilir olması yazılı iletişimde hataları en aza indirir. Ayrıca belgelerin saklanabilir olması (arşivleme), daha sonra çıkabilecek anlaşmazlıklarda kanıt oluşturduğu için sözlü iletişimde karşılaşılan pek çok sorun yazılı iletişimde yoktur. "Özellikle örgütsel iletişimde, "kurum içi“ ve "kurum dışı" iletişimi sağlamakta yazılı iletişimin önemi büyüktür.“ Uzun ve kapsamı geniş mesajlar bozulmadan alıcıya ulaşır. Yazılı mesajları çoğaltma ve aynı anda dağıtma imkanı vardır.
19
Yazılı İletişim Dezavantajları Kalıcı olması, olumlu olmasının yanı sıra aynı zamanda olumsuz bir yanı da vardır; hatırlanmamasını istediğimiz mesajlar olmadık bir zamanda karşımıza çıkabilir. Sözlü ve yüz yüze iletişimde kullandığımız ve önemi yadsınamayacak olan vücut dili ve dil ötesi faktörlerin kullanılamaması mesajı olumsuz etkileyebilir. “Geri bildirimin olmaması veya geç olması sorun yaratabilir.” “Yazılı İletişim daha fazla zaman ve çaba gerektirir.” “Mesajı görmesini istemediğimiz kişilerin eline geçebilir.”
20
Yazılı İletişim Toplumsal Hayatta Karşılaşılan Yazı Türleri Yazı, toplumsal hayatta çeşitli türlerde karşımıza çıkar; Gazeteler ve çeşitli dergilerde yer alan her türlü haber, röportaj, makale, eleştiri ve köşe yazıları Edebiyat alanındaki roman, hikaye, öykü, şiir, deneme vb. gibi, kalıcılığını uzun süre koruyabilen sanatsal yazılar.
21
Yazılı İletişim Toplumsal Hayatta Karşılaşılan Yazı Türleri Ayrıca, çeşitli araştırmalara ve istatistiklere yön verebilen anketler yazılı iletişimin önemli öğelerindendir. Bunun dışında çeşitli bildiriler, broşürler, afişler, kitle iletişiminde önemli yer tutar. Özel ve resmi mektuplar, özgeçmişler, dilekçeler, tebligatlar ve buna benzer yazılar bir toplum içinde yaşayan her yetişkin insanın yaşamı boyunca karşılaştığı yazı türleridir.
22
Yazılı İletişim İş Hayatında Karşılaşılan Yazı Türleri Sirküler Bülten Toplantı tutanakları Sipariş Mektubu Talep Mektubu Onay Yazısı Teyit (doğrulama) mektubu Formlar Teminat mektubu
23
Yazılı İletişim İş Hayatında Karşılaşılan Yazı Türleri Sirküler İş ile ilgili değişiklik(ler)i veya yeni bir uygulamayı diğer kurum veya şubelere bildirmek amacıyla hazırlanır. Bülten İşletmeler, çalışanlan arasındaki iletişimi arttırmak ve etkinleştirmek için, işletme içindeki önemli olayları, etkinlikleri, görev değişikliklerini belirli periyotlarla yayınladıkları küçük bir dergi şeklindeki bültenlerle duyururlar. Basın bülteni biçiminde de olabilir. Toplantı Tutanakları İş toplantılarından sonra, toplantının gündemini, görüş ayrılıklarını, alınan kararları ve katılımcıların isimlerini içeren bir tutanak hazırlanır. Bu belge onaylanır, arşivlenir ve birer kopyası da katılımcılara da gönderilir.
24
Yazılı İletişim İş Hayatında Karşılaşılan Yazı Türleri Sipariş Mektubu Genellikle form şeklinde düzenlenmiş ve bir ürün ya da hizmet alımı için kullanılan yazılardır. Teklif Mektubu Bir ürün veya hizmet satışını gerçekleştirmek amacıyla hazırlanmış, satış bedelini ve şartlarını da içeren yazılardır. Talep Mektubu Her hangi bir konuda fiyat sorma bilgi alma ve şartlan öğrenme amacıyla hazırlanan yazılardır. Onay Yazısı Talebin onaylanması durumunda verilen yazılardır.
25
Yazılı İletişim İş Hayatında Karşılaşılan Yazı Türleri Teyit Mektubu Anlaşmaya varılmış bir işin onaylanması amacıyla yazılan mektuplardır. Formlar İşletmelerde bazı yazılar çok sık kullanılmaktadır. Bu yüzden bazı yazılara işletmenin prensipleri doğrultusunda belli bir format uygulanır ve form haline getirilir. Kayıt formu, malzeme talep formu, iş başvuru formu, rezervasyon formları gibi önceden basılmış ve gerekli yerleri kullanıcının doldurmasına ayrılmış yazılardır.
26
Yazılı İletişim İş Hayatında Karşılaşılan Yazı Türleri Teminat Mektubu Banka ve diğer finans kuruluşları tarafından Bir işyerine iş yaptıracak olan diğer işletme veya şahıslara verilen kredi mektubudur. Banka veya finans kuruluşu, bu işyerinin işi gerçekleştirecek parası olduğunu diğer şahıs veya işyerine doğrular. Dilekçe Bir isteğimizi ya da şikayetimizi resmi makamlara bildirmek için, sunduğumuz kısa bir yazıdır ve hepimiz yaşamımız boyunca pek çok defa dilekçe yazmak durumunda kalabiliriz. Rapor Bir konuyla ilgili inceleme, deney, araştırma, gözlem ve bunun gibi çalışmaların sonuçlarını resmi bir dille açıklayarak ilgili şahıs ya da makamlara bildirmeye yarayan yazılardır.
27
Yazılı İletişim İş Hayatında Karşılaşılan Yazı Türleri Tutanak Meclis, kurul ve mahkeme gibi yelerde her söz alanın sözlerini olduğu gibi yazıya geçirilmesiyle oluşturulan bir belgedir. Konuyla ilgili görevlilerin hazırladığı ve imzaladığı "bir durumu" anlatan yazıdır. Tutanaklar kanıt yerine geçer. Sözleşme İki veya daha fazla kişi arasında yapılan ve koşullarına uyulması yasayla desteklenmiş anlaşmalardır. Sözleşme taraflardan birinin yaptığı önerilere karşı taraf yada tarafların da benimsemesiyle oluşur. Bir sözleşmede tarafların karşılıklı çıkarları vardır. Sözleşmenin geçerli olabilmesi için tarafların sözleşmeyi özgür iradeleri ile kabul etmiş ve imzalamış olmaları gerektirir.
28
Yazılı İletişim İş Hayatında Karşılaşılan Yazı Türleri Şartname Bir işi yaptırma, mal veya hizmet satın alma gibi işleri gerçekleştirmek isteyen tarafın hazırladığı ve diğer tarafın uymak zorunda olduğu koşulların saptandığı resmi belge. Genelge Yasa ve yönetmeliklerin nasıl uygulanacağı konusunda yol göstermek ve aydınlatmak ve dikkat çekmek amacıyla hazırlanıp ilgili makamlara gönderilen yazı. Vekaletname Bir kimsenin kendi yerine iş görebilmesi için başkasını görevlendirmesidir. Resmi olarak geçerli olabilmesi için noter hazırlanıp onaylanması ve vekaleti veren kişinin imzasını taşması gerek
29
Yazılı İletişim: Rapor ve Cv yazma konusu ayrı bir ders konusu olarak işlenecektir.