Zaman Takip Ve Faturalandırma Yazılımlarına Yatırım Yapılmalı mı?
Birçok şirket, iş operasyonlarını kolaylaştırmak için zaman izleme ve faturalandırma yazılımlarına yatırım yapar, ancak bu aynı zamanda müşteri ilişkilerini geliştirmenin ve bordro maliyetlerini düşürmenin de harika bir yoludur. Peki, nasıl güçlü bir iş gerekçesi oluşturursunuz ve çalışanların katılımını nasıl sağlarsınız? Bu makalede, sektörünüz, personel boyutunuz veya harcama limitleriniz ne olursa olsun ekibiniz için zaman izleme ve faturalama yazılımını dikkate almanız için 7 önemli nedeni vurguluyorum. Bu platformlar yatırım getirisini artırmanıza ve çalışanların sorumluluklarını artırmanıza yardımcı olabilir ve bu sadece başlangıç içindir.
Zaman Faturalama Yazılımına Yatırım Yapmak İçin 7 Neden
1. Bordro Giderlerini Azaltın
Bordroyu “geleneksel” şekilde yapmak, birçok manuel veri girişi ve analizini içerir. Çalışanlar, unutmamak kaydıyla her gün giriş çıkış yapmak zorundadır. Ardından, bordro işleme ekibiniz tüm faturalandırılabilir çalışma saatlerini hesaplamalı ve maaş çeklerini çalışanın maaşına göre hesaplamalıdır. Zaman izleme ve faturalandırma yazılımına yatırım yapmak bordro maliyetlerini düşürmeye yardımcı olur çünkü araç arka plandaki görevlerin çoğunu sizin yerinize yapar. Örneğin, bir çalışanın bu hafta kaç saat çalıştığını takip etmek ve kesintilerden sonra toplam maaşını görüntülemek. Bu nedenle, İK veya Borçlar Departmanınızın iş yükü, en azından haftalık maaş çekleri ve faturalandırma açısından daha hafiftir.
2. Müşteri Faturalandırmasını Kolaylaştırın
Kuruluşunuzda zaman izleme sistemlerini uygulamanın bir başka ana nedeni de müşteri faturalandırmasını ve faturalandırmayı kolaylaştırmaktır. Platform, çalışanların çalıştığı saat sayısına göre otomatik olarak faturalar oluşturabilir, ancak masrafları manuel olarak ekleme seçeneğiniz de vardır. Örneğin, projenin bir aşaması daha fazla kaynak veya seçilmiş içerik gerektiriyordu. Ya da personelinizden biri, müşteriyle yapılan revizyon toplantıları gibi izlenmeyen bir görev üzerinde çalıştıysa, faturayı tüm destekleyici belgelerle birlikte onlara e-postayla gönderebilirsiniz.
3. İnsan Hatasından Kaçının
Herkes hata yapar. Sonuçta, biz sadece insanız. Ancak, veri girişi veya hesaplama hataları, kârlılığınızı etkiler. Örneğin, Alacaklar Hesabı çalışanlarınızdan biri yanlışlıkla fazladan bir 0 ekler veya tüm departman için yanlış saatlik ücret girer. Bu hatalar, maaş çeklerinin yeniden işlenmesi veya fazla miktarın bir sonraki ödemeden düşülmesi gibi, işleri doğru yapmak için olaydan sonra çok sayıda veri temizliğini içerir. Bordro kayıtlarını düzeltmekten ve çalışanlarınızla yeniden güven tesis etmekten bahsetmiyorum bile. Zaman izleme yazılımı, çalışan görevlerini ve çalışma saatlerini izleyerek insan hatası olmamasını sağlar.
4. Müşteri Memnuniyetini Artırın
Sürekli olarak ödeme işleme veya faturalama hataları yaparsanız, müşterilerin işletmenize bağlı kalma olasılığı daha düşüktür. Zaman faturalandırma yazılımı, faturalandırılabilir saatler, proje takibi ve ek masraflar konusunda tam şeffaflığı korumanıza yardımcı olur. Ne kadar ödemek zorunda kalacaklarını görmek için beklemek yerine faturalarını hızla alırlar. Ayrıca, fiyat etiketine dahil olan tüm bireysel görevleri ve kaynakları görebilirler. Bir sorun varsa, bunları gösterecek sağlam belgeleriniz var. Bir bonus ipucu, ödeme entegrasyonları olan araçları aramaktır. Örneğin, ödemeleri basitleştirmek ve müşterileri mutlu etmek için PayPal’ı entegre edebilirsiniz.
5. Çalışan Tutma Oranını Artırın
Bazı kuruluşlar, zaman izleme uygulamalarını uygulamanın bazı çalışanlarını mikro yönetim altında hissettikleri için uzaklaştıracağını varsayar. Gerçek şu ki, en iyi performans gösterenleriniz iş başında üretkenliği artıran yazılımları takdir ediyor. Zaman izleme uygulamaları, projelerini analiz etmelerine, kişisel veya grup takvimi tutmalarına ve iyileştirme alanlarını belirlemelerine olanak tanır. Örneğin, bir görevi tamamlamaları beklenenden daha uzun sürdü. Neden böyle ve süreci hızlandırmak için geliştirebilecekleri herhangi bir beceri var mı? Sonuç olarak, en iyi performans gösterenleri elinizde tutar ve çalışanlar işten daha memnun oldukları ve iş görevlerini daha iyi denetleyebildikleri için işten ayrılma oranlarını düşürürsünüz.
6. Doğru Tahminler Sağlayın
Neredeyse her işletme, yalnızca her şey söylendiğinde ve yapıldığında fazla ücret aldıklarını fark etmek için bir maliyet tahmini verdi. Öte yandan, bir rakibiniz size düşük teklif verdiği için maliyetleri abartmış ve değerli işlerinizi kaybetmiş olabilirsiniz. Zaman izleme uygulamaları her iki açıdan da yardımcı olabilir. Müşterilerin ne bekleyeceklerini ve nasıl bütçe yapacaklarını bilmeleri için daha doğru fiyat teklifleri vermenize olanak tanır, para için en iyi değeri sunan bir şirket bulmaktan bahsetmeye bile gerek yok. Hatta benzer projelere dönüp bu sayıları kişiselleştirilmiş tahminler oluşturmak için kullanabilirsiniz.
7. Staffer Performansını İzleyin
Zaman izleme ve faturalandırma yazılımı, size ekip performansına ilişkin üst düzey bir genel bakış sunar. Ancak bunu bireysel görevlere veya iş rollerine göre de ayırabilirsiniz. Örneğin, L&D çalışanlarınızdan biri bu hafta proje üzerinde beş saat çalıştı ve bu süre tahmininin çok altında. Başka hangi görevler, işleri tamamlamalarını engelliyor? Ek kaynaklara ihtiyaçları var mı, yoksa sadece bir zaman yönetimi meselesi mi? Programa bağlı kalmalarına ve teslim tarihlerini kaçırmamalarına nasıl yardımcı olabilirsiniz? Başka bir avantaj, diğer departmanlara ait olabilecek ekip üyelerini belirlemektir. Örneğin, çalışma haftalarının yarısını başka bir takımın görevlerini tamamlayarak geçirirler. Yeteneklerini en üst düzeye çıkarmak için hareketi kalıcı hale getirmeli misiniz?
Çözüm
Bazı kuruluşlar, iş yeri üretkenliğini artırmak için zaman izleme ve faturalandırma yazılımlarına yatırım yapsa da, bordro maliyetlerini azaltmak ve müşterilerin zamanında ödeme yapmasını kolaylaştırmak gibi, kârlılığınıza getirdiği birçok fayda vardır. Anahtar, yatırım getirisini artırmak için ihtiyaç duyduğunuz tüm özelliklere sahip araçları aramaktır. Özel çevrimiçi rehberimiz, her sektör ve müşteri türü için lider zaman izleme ve faturalama yazılımına sahiptir. İşletmeniz için en iyi satın alma kararını vermenize yardımcı olacak derecelendirmeler ve incelemeler bile var.
Kaynak : https://elearningindustry.com/reasons-to-invest-in-time-tracking-and-billing-software-for-your-business