Çalışan anketi ile ilgili bu yazıyı okuyorsanız, personel anketlerinin işletmeniz için birçok olumlu sonucu olabileceğine inanıyorsunuz demektir. Ancak gerçek şu ki, birçok insan kaynakları yöneticisi ve uzmanı anket tasarlamada ve personel değerlendirmesinde kaydedilen ilerlemeleri görmezden geliyorlar ve bu durum personel ve işyeri değerlendirmesi için yapılan anketlerden yararlı bilgiler elde edilmemesine sebep oluyor.
Etkin bir çalışan anketi ile yararsız bir anket arasındaki farkın ne olduğunu düşünüyorsunuz? Farkları, onların dikkatli ve bilinçli tasarım ve uygulamalarında yatmaktadır. Kendi görevlerini yalnızca idari işlemleri yapma ve işe alma olarak gören insan kaynakları yöneticilerini geçersek, birçok insan kaynakları yöneticisi ve uzmanı, insan kaynakları anketleri ve formlarında 40, 50 yıl önceki ilkeleri uygulamaya devam ediyor.
Bu yazının devamında insan kaynakları anketinizi geliştirmeye yardımcı olacak 10 temel ipucuyu öğrene bilirsiniz. Bu ilkeler dört bölüme ayrılmıştır: içerik, metin, ölçüm ölçeği ve anketin nasıl yapılacağı.
Table of Contents
A. Çalışan anketi içerik ilkeleri
1. Çalışanların motivasyonları ve algıları hakkındaki soruları gözlemlenebilir davranışlarla ilgili soruları değiştirin.
Birçok performans değerlendirme anketi veya yöneticilerin liderlik değerlendirme anketinde bireylerin özellikleri veya fikirleri hakkında sorular sorulur. Örneğin, “Siz yöneticinizin veya süpervizörünüzün işi ve piyasayı ne ölçüde bildiğini düşünüyorsunuz?”. Bu sorunun cevabı yönetici tarafından kolayca sorgulanabilir; Katılımcıların işletmeyi yorumlamak için kendisinden daha iyi tanımadıklarını iddia edebilir.
Sorunu çözmek için, soruyu gözlemlenebilir ve bilirli bir davranışa odaklayın ve katılımcılardan deneyimlerini paylaşmalarını isteyin. Örneğin, “Yönetici/ süpervizörünüzün müşteri şikayetlerini derhal çözmekte ne kadar başarılı olduğunu düşünüyorsunuz?” Her ne kadar bu soru hala zihinsel nitelikte olsa da, bu sorunun cevapları gerçek performans sonuçları ile birleştirilebilir ve yorumlanabilir.
2. Anketinizde bağımsız olarak cevaplandığında teyit edilebilecek sorularınız olsun.
Ankete verilen cevaplar ile fonksiyonel olgular arasında ilişki olmadığı takdirde, anketin geçerliliği sorgulanacaktır. Örneğin, 360 derece değerlendirme anketinde, “Yönetici/ süpervizör ne ölçüde personel ve ekip üyeleriyle sadık ve kalıcı bir çalışma ilişkisi oluşturuyor?” diye soruyorsunuz. Bu sorunun sonuçları, personelin iş birimindeki asıl alıkonma veya ayrılma oranıyla karşılaştırılabilir, böylece anketin geçerliliği ve güvenilirliği sağlanır.
3. Yalnızca kuruluşun performansıyla belirli olarak ilgili olan davranışları ölçün.
Ne kadar açık görülsede, genellikle personel anketlerinde yer alan soruların dörtte üçünün iş performansı ve işletme sonuçları ile açık bir ilişkisi yoktur, bu da üst düzey yöneticilerin düzenli, tutarlı ve sistematik olarak insan kaynakları anketlerinin yapılmasını onaylamamaların nedenlerinden biridir.
Bu nedenle, önce menfaat sahiplerinden önünüzdeki sorunları ve sebeplerini açıklamalarını isteyin. İnsanlar esas konuları iyi anlatabilirler, ancak muhtemelen nedenleri ve nasıl düzeltilecekleri konusunda şüpheye düşebilirler. Örneğin, düşük destek kalitesinin en önemli konulardan biri olduğunu düşünün, ancak bunun nedenini destek uzmanları yapılan bilgi ve eğitim paylaşımının eksik olduğuna dair bir şüphe var. Ankette destek ekibine “Müşteri sorunlarını çözmek için ihtiyaç duydukları bilgiye ne kadar ulaşabiliyorsunuz?” diye sorun. Sonuçlar, bilgi paylaşımının zayıflığının, destek hizmetinin kalitesizliğinin temel nedenlerinden biri olup olmadığını gösterecektir.
B. Soruların yazılma ilkeleri
4. İki ayrı konuyu tek bir soruda birleştirmeyin.
Çalışan anketi sorularının çoğunda, soruların çok olmasını önlemek için ilgili iki konuyu birleştirmek isteyebilirsiniz, ancak iki ayrı konuyu birleştirmek bazı sorunlara neden olabilir. Örneğin, “Yöneticinin çalışanları işe alma ve ödüllendirme becerisini nasıl değerlendiriyorsunuz?”. Bu sorunun sonuçlarından hangi konuya uygun bir analiz alınacaktır? İşe alma mı yoksa ödüllendirme mi? Çünkü bu iki kavram birbirinden tamamen ayrıdır.
İki konunun tek bir soruya entegre edilip edilmeyeceğine karar vermek için, bu konuların sorunlarını düzeltmek için benzer müdahale ve iyileştirici eylemin gerekli olup olmadığını düşünün. Örneğin, “Yönetici, yapıcı geri bildirim alımı sağlıyor mu ve bu geri bildirim türüne uygun şekilde yanıt veriyor mu?” diye sorulabilir. Çünkü geri bildirim almak ve vermek esneklik, öğrenme tutkusu, vizyon ve benzer yetenekleri gerektiriyor. Ancak işe alma ve ödüllendirme için durum böyle değil.
5. Soruların üçte birinin metnini cevabın hayır olacağı şekilde değiştirin.
Kabul etme önyargısı, katılımcılar arasında yaygın olan önyargılardan biridir. Bu tür önyargılardan kaçınmanın en iyi yolu, sorunun metnini, cevabın olumsuz olacağı şekilde değiştirmektir. Örneğin, “birimimizde çatışmaları ve tezatlıkları iyi şekilde çözüyoruz” yerine “birimimizde, çatışmaları ve tezatlıkları iyi çözemiyoruz” diye Likert ölçeği şeklinde sorular sorun. Karışıklığı önlemek ve katılımcı personelin dikkatini çekmek için, sorunun metninde söz konusu sorunun farklı yazılım şekline sahip olduğunu açıklamak daha iyidir.
C. Anket sorularının ölçme ilkeleri kılavuzu
6. Spektral veya değerlendirme ölçeği soru tipinde, spektrumun üzerinde ve spektrumun başında ve sonundaki etiketin üzerinde sayıları kullanmak daha iyidir.
Rakamlar bu sorularda kelimelerden daha fazla açıklayıcıdır. Likert ölçeği sorularında, personel performans değerlendirme anketlerinde yaygın olarak kullanılan soru türünü, spektrumun başındaki ve sonundaki kelimelerle etiketleyin ve katılımcıların daha iyi karar ve yanıt verebilmeleri için sayıları görmelerini sağlayın.
7. Spektral sorular yerine derecelendirme sorularını uygun şekilde kullanın.
Bir performans değerlendirme anketinde, bu soruyu spektral bir soru biçiminde sorduğunuzu “tüm görevlerimi yerine getirirken çıktıların kaliteli olmasına taahhüt ediyorum.” ve personelin, kesinlikle katılmıyorumdan tamamen katılıyorum spektrumunda bu soruyu cevapladıklarını varsayalım. Araştırmalar, bu sorunun cevaplarının çoğunun tamamen katılıyorum’a doru eğilimli olduğunu göstermiştir. Eğer spektral soru yerine derecelendirme sorusunu kullanır ve “İş çıktılarının kalitesini kaç kez gözlemlediniz?” diye sorarsanız, cevaplar normal grafiğine daha yakın olacaktır. Bu durumda, tahminleri, yüzdeleri ve puanlamaları kullanmak daha yüksek kaliteli veriler elde etmeye yol açabilir.
8. Çalışan anketi sorularında ölçüm ölçeğini değiştirmeyin.
Sabit bir ölçüm ölçeği kullanmak, örneğin, tüm sorularda 1 ila 5 arasındaki ölçeği kullanmak, yanıtlama süresini azaltır, daha yüksek kaliteli veriler sağlar ve farklı parametreler arasındaki kantitatif karşılaştırmayı kolaylaştırır.
D. Personel anketi yapma kılavuzu
9. Personel anonim olarak soruları cevaplamalıdır.
Çalışanlar, insan kaynakları ve işyeri araştırmaları hakkında isimsiz geri bildirimde bulunmayı tercih ediyorlar. Bu, kuruluşun yanıtı kimin kaydettiğini belirleyemiyor olduğu anlamına gelir. Bu nedenle, çoğu kuruluş kurum dışı yazılım hizmetleri sunucularını, bilgileri dış kaynaklı sunucularda depolamak ve çalışanlara ankete katılmaları için güven sağlamak adına kullanır.
10. Büyük kuruluşlarda, çalışan anket bilgileri birim düzeyinde analiz edilmelidir.
Ankete katılanların isimsiz kalmasına ek olarak, kurum çalışma birimi düzeyinde toplanan bilgileri analiz edebilmeli ve her çalışma biriminin kendi analitik raporuna sahip olmasına izin vermelidir. Son olarak, personel anketi sorularına yanıt vermek için gereken sürenin diğer piyasa ve müşteri araştırma anketleri gibi 15 ila 20 dakikayı geçmemesi gerektiğine dikkat edilmelidir.
Porsline’da isimsiz çalışan anketleri ve her iş birimine özel raporların üretilmesi için özel imkanlar bulunmaktadır.
Kalitesiz veriler ve yanlış bilgi, yanlış karar verilmesi ve kuruluşa maliyet getirmek anlamına gelir. Dolayısıyla, bu 10 ipucuyu uygulayarak, etkili personel anketleri düzenleyin ve sonuçları kolayca tüm yöneticiler ve çalışanlar için somut hale getirin.