Bir proje tedarik planı, belirli bir projenin ihtiyaçlarını desteklemek için ihtiyaç duyulacak olan dış tedarikçilerin alımlarını açıklar ve belgelendirir. Bir proje, projenin niteliğine bağlı olarak bilgisayarlara, kağıtlara veya diğer malzemelere ihtiyaç duyabilir. Projenin ihtiyaçlarını ve tedariklerin nasıl tedarik edileceğini özetlemek yeterli bütçe ve uygun planlama için izin verir. İyi bir tedarik planı ayrıca alımların nasıl başlatılacağı ve uygulanacağı konusunda belirli adımlar atacaktır. Bu, tüm tekliflerin adil bir şekilde verilip verilmediğini ve şirketin menfaatinin yüksek olmasını sağlayacaktır.
Planın gereklerini tanımlayın. Planın tüm hedeflerini dahil edin. Örneğin, en düşük maliyetle en iyi tedarikçilerden mal almak.
Tedarik ekibini listeleyin. Bu liste, tedarik kararlarına dahil edilecek tüm tarafları içerecektir. Her kişi veya grup için isimleri ve iletişim bilgilerini ekleyin.
Tedarik için gerekçeyi belgeleyin. Sarf malzemelerinin gerekli olduğu nedenleri ve nasıl kullanılacağını dahil edin. Projenin ömrü boyunca tedarik edilecek ürünleri tanımlayın. Gerekli olan öğelerin miktarını ekleyin.
Projenin uzunluğu boyunca yapılacak tüm satın alımları tanımlayan bir zaman çizgisi oluşturun. Sarf malzemelerini toplu olarak veya yılın belirli zamanlarında satın almak tasarrufla sonuçlanabilir. Bu özellikleri, zaman çizgisinin bir parçası olarak ekleyin.
Tedarikçi seçim sürecini tanımlayın. Bu, teklif almak için gereken tüm adımları içerir. Tedarikçi seçmeden önce alınacak minimum teklif sayısını belirleyin. Tedarikçiyi seçmeden önce üzerinde anlaşılması gereken herhangi bir sözleşme veya ödeme şartlarını listeleyin.
Bir ürünü satın almak için üstlenilmesi gereken görevlerin bir listesini oluşturun. Satınalma siparişini işlemek için doldurulması gereken tüm evrakları tanımlayın. Satınalma siparişlerinin yönetim tarafından yetkilendirilmesi gerekebilir.
İpuçları
İhale planını düzenli olarak gözden geçirin. Tedarikçi şartları ve diğer piyasa faktörlerindeki değişiklikler planı olumlu veya olumsuz yönde etkileyebilir. İş gereksinimlerine en uygun şekilde planı ayarlayın.