Proforma Invoice (Proforma Fatura)
Dış ticarette kullanılan belgeleri kısaca da olsa işlemeye devam ediyoruz. Bu yazımızda proforma fatura nedir, nerede kullanılır, nasıl hazırlanır gibi konular üzerinde duracağız.
Proforma Fatura Nedir?
Latin kökenli "pro forma" sıfatı, özellikle bir doküman için kullanıldığında, "takip edilecek standart metotları sunan, bir şeyin nasıl yapıldığını gösteren" anlamına geliyor. Pro forma kelimesini bu şekilde açıkladığımızda, "pro forma invoice" ("proforma invoice" şeklinde yazımına genellikle daha fazla rastlanıyor) ifadesi daha bir netlik kazanıyor.
Proforma Invoice (Proforma Fatura), Commercial Invoice (Ticari Fatura) evrakının nasıl olacağına, neleri içereceğine ve nasıl görüneceğine dair fikir veren öncül bir dokümandır. Commercial Invoice ile içerik ve biçim bakımdan temelde aynı veya çok benzer bir evraktır. Onu henüz resmileşmemiş bir Commercial Invoice olarak da düşünebiliriz. Bu bakımdan, Proforma Fatura için Türkçe'de bazen "taslak fatura" denildiğini de duyarız.
Proforma Fatura Ne İşe Yarar?
Uluslararası ticarette Proforma Fatura çoğunlukla teklif taleplerine cevaben bir teklif evrakı niteliğinde kullanılır. Aynı zamanda, bu belge satıcının taahhütlerini içerir ve taraflar arasında bir sözleşme rolü oynar. Dolayısıyla, fiyat, teslim ve ödeme şekli gibi temel müzakere konuları yanında, normalde bir Commercial Invoice'da belki çok gerekli olmayan başka bilgilerin de proforma faturaya dahil edildiğini görebiliriz. Örneğin, ürün adet veya niteliğiyle ilgili bazı toleranslar, teslim süresi, teklif geçerlilik tarihi, garanti süre ve şartları, uygulanacak ambalaj ve paketlemenin niteliği, vb.
Proforma Faturanın temel müzakere evrakı olması, sözleşme rolü oynaması yanında ithalatçı için ayrıca önemli olduğu konular vardır. İthalatçı kendi ülkesindeki ithalat veya kambiyo rejimi gereği bir takım izinler alması gerektiğinde ihracatçının düzenlediği proforma faturayı kullanması gerekecektir. Benzer şekilde, ithalatçı bir takım finansal araçlar kullanmak istediğinde, akreditif açmak istediğinde örneğin, Proforma Fatura gerekli ve referans bir evrak olarak kendini gösterir.