Çok az işletme sahibi, bir şirket kurarken iç hırsızlığı düşünüyor. Yine de, çalışan hırsızlığı iş iflaslarının üçte birinden fazlasından sorumludur, Service Management Group'a göre. Bu davranış genellikle kişisel veya profesyonel baskıdan kaynaklanır ve iş tatmini ile pek ilgisi yoktur. İşletmenizi korumanın bir yolu, çalışan hırsızlığının uyarı işaretlerini bilmek ve bunun nasıl gerçekleştiğini anlamaktır.
İpucu
Çalışan hırsızlığının meydana geldiği en yaygın beş yol, küçük çaplı hırsızlık, veri hırsızlığı, nakit hırsızlık, dolandırıcılık ve dolandırıcılık ödemeleridir.
İç Hırsızlık Ne Kadar Yaygındır?
Ulusal Perakende Federasyonu tarafından yayınlanan 2019 Ulusal Perakende Güvenlik Araştırmasına göre, 2018'de 500 veya daha az lokasyona sahip perakendeciler, dürüst olmayan çalışan başına ortalama 1,377 dolar zarar etti. Bu miktar, 500'den fazla lokasyona sahip olanlardan biraz daha yüksekti. Dahili hırsızlık çoğu sektörde meydana gelir - sadece perakende satışta değil - ve nakit hırsızlığından para hırsızlığına kadar pek çok şekilde olabilir.
Sertifikalı Dolandırıcılık Denetleyicileri Derneği (ACFE), varlıkların kötüye kullanılmasının mesleki dolandırıcılığın yaklaşık yüzde 90'ını oluşturduğunu ve ortalama 114.000 dolarlık bir mali kayba neden olduğunu belirtiyor . Dolandırıcıların yaklaşık yüzde 85'i en az bir kırmızı bayrak sergiledi. Bununla birlikte, çoğu dolandırıcılık planının yaklaşık 16 aylık bir süre içinde gerçekleştiği düşünüldüğünde, işaretler ince.
Çalışan Hırsızlığı Gerçekleri
Kurcalama düzenlerini kontrol edin, gider geri ödeme planları ve maaş bordrosu programları modern işyerinde yaygındır. ACFE, dürüst olmayan çalışanların yarısından fazlasının izlerini örtmek için hileli fiziksel belgeler oluşturduğunu söylüyor. Diğerleri fiziksel veya dijital belgeleri değiştirir, sahte günlük girişleri oluşturur veya kitapları pişirir.
İnsan Kaynakları Yönetimi Derneği, iş arkadaşlarından veya patronlarından hırsızlık yapan çalışanların yaklaşık yüzde 40'ının kötü performans değerlendirmeleri gibi İK ile ilgili sorunlar yaşadığını belirtiyor. Borç içinde olan veya imkânlarının ötesinde yaşayanların dolandırıcılık yapma olasılığı daha yüksektir. Küçük işletme sahipleri, büyük şirketlere göre iç hırsızlığa karşı daha savunmasızdır ve kayıpları karşılayamayabilir.
Çalışanların bu hırsızlık olaylarını bilmek, küçük işletmenizi korumanızı kolaylaştırır. İç hırsızlığı tespit etmek zor olabilir, ancak dikkat etmeniz gereken uyarı işaretleri vardır. Bordro tutarsızlıkları, eksik envanter veya karlarda ani bir düşüş kırmızı bayrak oluşturmalıdır. Genel olarak, çalışanlar şirketinizden çalmak için aşağıdaki yöntemlerden birini veya birkaçını kullanabilir: küçük çaplı hırsızlık, veri hırsızlığı, nakit hırsızlık, dolandırıcılık ve dolandırıcılık ödemeleri
Küçük Hırsızlığı Görmezden Gelme
Birçok işçi yanlışlıkla ofisten birkaç kalem, not defteri veya baskı malzemesi ile çıkmanın hırsızlık olarak sayılmayacağına inanıyor. Hırsızlık veya küçük çaplı hırsızlık küçük işletmeler için maliyetli olabilir ve uzun vadede envanter daralmasına neden olabilir. Örneğin, her gönderiden kutu veya kasa çalan bir kamyon şoförü, bir şirkete gelir kaybı ve gecikmeler açısından binlerce dolara mal olabilir.
Hafif hırsızlığı tespit etmek genellikle zordur. Sonuçta, ofisteki her bir kutuyu, kalemi veya zımbayı saymaya kimin vakti var? İnşaat malzemeleri ve dökme ürünler söz konusu olduğunda fark edilmesi daha da zordur. Bu davranışı ortadan kaldırmak imkansız olsa da, işyerinde hırsızlık riskini azaltmanın yolları vardır.
İşyeri hırsızlığını tanımlayan ve sonuçlarını özetleyen açık bir hırsızlık önleme politikasına sahip olmak iyi bir başlangıç noktasıdır. Çalışanlarınızın ne tür bir davranışın kabul edilebilir olduğunu ve neyin olmadığını bildiğinden emin olun. Birkaç hırsızlık örneğini listeleyin ve cezai işlemlere karar verin. Gizli bir bildirim prosedürü uygulayın ve tüm ihlallerin soruşturulacağını açıkça belirtin.
Veri Hırsızlığını Önleyin ve Tespit Edin
Veri hırsızlığı genellikle bilgisayar korsanları ve parolaları anında kırabilen son teknoloji yazılımlarla ilişkilendirilir. Yine de durum her zaman böyle değildir. Varonis 2019 Küresel Veri Riski Raporuna göre, ankete katılan şirketlerin yaklaşık yüzde 50'sinde 1.000'in üzerinde hassas dosya ve her çalışanın kullanabileceği tüm klasörlerin yüzde 22'si vardı.
İçeriden bilgi hırsızlığı, bir şirketin imajını zedeleyebilir ve ağır para cezalarına veya davalara yol açabilir. Ayrıca pazarlama çabalarını engelleyerek gelir kaybına neden olabilir. Ekibinizden biri şu anda ticari sırları, kredi kartı numaralarını veya iletişim listelerini üçüncü bir tarafa satıyor olabilir. Ponemon Enstitüsü, içeriden bir saldırının ortalama maliyetinin yarım milyon doların üzerinde olduğunu bildirdi.
Bu riskleri azaltmanın bir yolu, hassas verilere yalnızca ihtiyaç duyanların erişimini sağlamaktır. Şirketin bilgilerini bulutta depolayın ve güçlü parolalarla güvenceye alın. Çalışanları işten çıkardığınızda, uzak web araçlarına, sesli postaya, iş uygulamalarına ve dahili iletişim kanallarına erişimlerini devre dışı bırakın. Bu önlemleri iş sözleşmesine dahil edin veya personelinizden işe başlamadan önce bir gizlilik sözleşmesi imzalamalarını isteyin.
Nakit Hırsızlığına Dikkat Edin
Diğer bir yaygın iç hırsızlık türü, bir şirketin defterlerinde kayıtlı olan parayı çalmayı içeren nakit hırsızlıktır. Diğer dolandırıcılık planlarında olduğu gibi, kasa hesaplarını değiştirmek, kasadan nakit çalmak veya kayıt kasetini değiştirmek gibi birçok şekilde olabilir. Dolandırıcılar ayrıca bakiyeyi karşılamak için kişisel çekler yazabilir.
Nakit hırsızlığını tespit etmek, diğer iç hırsızlık türlerine göre daha kolaydır. Devlet Muhasebecileri Derneği, işletme sahiplerinin ellerinde nakit sıkıntısı, hırsızlık nedeniyle kayıp mallar ve şirketin banka hesabı bakiyelerindeki büyük dalgalanmalara dikkat etmelerini tavsiye ediyor.
Duruma bağlı olarak, bir gözetim sistemi kurarak, personel görevlerini ayırarak veya düzenli nakit alımları planlayarak hırsızlığı önleyebilirsiniz. Sürpriz nakit sayımları yapmak da yardımcı olabilir. Ayrıca çalışanların herhangi bir işlemi iptal etmeden önce yönetimden izin almasını gerektiren bir sistem uygulayabilirsiniz.
Dolandırıcılıklara Dikkat Edin
ACFE'ye göre, nakit para çekme dolandırıcılıkları yaklaşık 18 ay boyunca tespit edilemiyor. Küçük şirketleri etkileyen tüm dolandırıcılık vakalarının yaklaşık yüzde 20'sini ve büyük kuruluşlarda meydana gelen vakaların yüzde 8'ini oluşturmaktadırlar. Nakit hırsızlığından farklı olarak, bu tür dolandırıcılık, şirketin defterlerine kaydedilmeden önce nakit çalmayı içerir. Bazen çeklerin çalınmasını içerir.
Pizzacınız için yeni bir çalışan işe aldığınızı varsayalım. Birkaç hafta sonra gelirinizin yarı yarıya düştüğünü fark ettiniz. Gizli bir kamera kurduktan sonra, yeni çalışanınızın nakit ödeme yapan müşterilere fatura vermediğini fark edersiniz. Para, yazar kasa yerine cebine giriyor. Bu satışlar kayıt altına alınmadığı için sahtekarlığı tespit etmek zordur.
Bu tür suçları önlemenin tek yolu yalnızca kredi kartı ödemelerini kabul etmektir, ancak bu her zaman mümkün değildir. Güvenli tarafta kalmak için, şirketin nakit hesaplarına düzensiz girişleri, kayıp veya çalınan envanter iptallerini ve banka hesabı bakiyenizde tutarlı dalgalanmaları kontrol edin. Şüpheli bir şey fark ederseniz proaktif önlem alın ve kayıtlarınızı iki kez kontrol edin.
Hileli Ödemeleri Belirleyin ve Önleyin
Ödeme sahtekarlığı, en yaygın varlık kötüye kullanma türlerinden biridir ve faturalama veya bordro planlarını, masraf geri ödeme planlarını, çek tahrifatını ve daha fazlasını içerebilir. Örneğin, ekibinizdeki biri bir satıcıya fazla ödeme yapabilir veya kasıtlı olarak yanlış tedarikçiye para gönderebilir. Tedarikçi fazla tutarı iade ettiğinde, çalışanınız parayı kişisel kullanım için saklar.
Çalışanlar ayrıca şirketin borç hesapları sisteminde sahte satıcılar kurabilir ve kendilerine veya arkadaşlarına ödeme yapabilirler. Küçük işletme sahibi olarak, şirketin defterlerini, muhasebe kayıtlarını ve iptal edilen çekleri dikkatlice kontrol ederek ödeme sahtekarlığı riskini azaltabilirsiniz. Birden fazla çalışana bordro işlevleri atayın ve onaylı satıcıların bir listesini tutun.
Mümkünse, kuruluşunuzdaki akrabaların işe alınmasını engelleyin veya yasaklayın. Düzenli nakit sayımları yapın ve her ay şirketin banka hesaplarını uzlaştırın. Forbes, mali tablolarınızı aylık olarak gözden geçirmenizi ve bir muhasebeciden şirketinizdeki dolandırıcılığı değerlendirmesini istemenizi önerir. Ne kadar küçük veya önemsiz görünürlerse görünsün, tüm tutarsızlıkları iyice araştırın.