İşletmelerde yönetim süreçleri tamamlanması denetimlerin başarılması ile mümkündür. Denetim, yönetim organlarının verdiği karar ve uygulamaları ile gerçekleşen kararların birbiri ile uyuşup uyuşmadığı araştırılması ile ilgili kavramdır. Eksiklerin tespitleri ile gerekli düzenleme yapılır. Eğer planlanan düzeyden sapmalar belirlenirse, denetim fonksiyonu bu yönde düzeltici tedbirler alır.[1]
İşletmelerde kesinlikle etkin bir denetim planlaması gerekmektedir. Planlama yapılmadan denetim düşünmek mümkün değildir. Bu durum yöneticilerin en sık rastlanan problemlerden biridir. Yöneticiler genellikle örgütlerini yeterli bir plan olmadan da denetlemek isterler. [2]
Denetimde geleneksel yaklaşımda, personel tarafından hedeflerin gerçekleştirme şeklini görürler. Eğer çalışan işini en iyi şekilde yapar ve oldukça yönlendirmişse geleneksel veya biçimsel denetim yaklaşımlarına çok az gereksinme vardır. Bu yaklaşımda denetim, işletmenin başarıya ulaşması için yetkisi ve sorumluluğu olan kişiye sıkı sıkıya bağlıdır. Geleneksel denetimin iki görünüşü vardır[2];
- Personel ve faaliyetlerin yönetim ve gözetimi
- Performans ölçümü
Birinci görünümde yönetici veya denetçinin gözü devamlı bir şekilde çalışan üzerinde olur. Eğer denetçinin, adeta pusuya yattığını hissederse, bir şeylerle meşgul olma, dikkatli olma, ihmalkâr olmama eğilimleri olacaktır. Eğer yönetici sahne de ise, neler olmakta olduğunun hepsini bilir ve çalışmalarında işletmenin amaçları ile yakından ilgilenir.[3]
İkinci görünümde ise belirlenmiş ölçü ve gerçek performansın planlanmış performans ile karşılaştırılması ve farkın dikkate alınmasıdır. Geleneksel denetim 4 aşamadan oluşmaktadır.
- Standart veya amaçların belirlenmesi
- Performansın ölçülmesi
- Analiz ve karşılaştırma yapılması
- Düzeltici tavır alma
Standartlar veya amaçların belirlenmesi çok farklı konularda tespitler yapılabilir. Bütçe ve maliyetlerle ilgili olabileceği gibi üretimde olduğu gibi kalite konusunda da olabilir. Ancak hizmet sektöründe kalite tanımı çok zordur. Yine de müşteriyi memnun etme, yardımlaşma, yardımseverlik, müşteri değerlendirmeler gibi standartları belirli ölçülerde kullanılabilir.
İşletmelerde kullanılan denetim standartları dört şekilde sınıflandırılabilir[4]
- Organizasyon Standartları: Organizasyon için temel olan standartların geliştirilmesidir. Bunlar, yönetim düzeyindeki performansları ölçmek için kullanılır. Üst yöneticiler işletmenin performansını sık sık kontrol etmeyi tercih ederler. Performans standartları her üç aylık dönemler içinde geliştirilir. Bu düzeltmeler yıl boyunca yapılır.
- Fonksiyonel Standartlar: İşletmenin performans standartlarının kapsamında her bir temel fonksiyon için standartlar geliştirebilir.
- Bölüm Standartları: Fonksiyonel standart belirlendikten sonra bir işletmenin her bölümü için ayrı standart belirlenir. Yönetim devamlıdır. Bu bölüm standartları özellikle alt–orta kademe yöneticilerini ya da personel denetçilerini yakından ilgilendirmektedir.
- İş Standartları: Bir bölüm içinde görev yapan her çalışanın ne kadar iş yapması gerektiğini belirler. Bir başka deyişle bölüm standardının gerçekleşesi için çalışanın katkısı ne olacağını ifade eder.
Performansın ölçülmesinde standartlara ilişkin stratejik ölçüler belirlenmelidir. Stratejik noktaların belirlenmesinde hiçbir çalışan kendisinin kontrol etmemeye dikkat etmelidir. Kontrol eden kişiler, çalışanı değil yaptığı işi kontrol etmelidir. Performansın ölçülmesinde de 4 dört şekilde yapılır bunlar;
- Örgütsel ölçme
- Fonksiyonel ölçme
- Bölüm seviyesinde ölçme
- Bireysel ölçüm
Analiz ve karşılaştırmada gerçekleşen performans ölçülür ölçülmez, herhangi bir farkı ortaya koyan ve önceden belirlenmiş olan standartlarla karşılaştırılabilir. Bunun ne kadar zamanda ve ne sıklıkla yapılması kararlaştırılması gerekir. Gerçekleşen ve arzu edilen performanslar arası karşılaştırmaları farklar veya sapmalar yönetici tarafından değerlendirmelidir. Nedenleri incelenmelidir.
Düzeltici tavır alma kontrol faaliyetinin en önemli aşamasıdır. Çok dikkatli yapılmalı ve sorunları azaltmalı ve istenilen performans gerçekleşmelidir. Bir yönetici arzu edilen ve gerçekleşen performans arasında bir fark belirlenmiş ise bunları düzeltici yönde karar almak zorundadır. [4]
Kaynakça
- HICKS, H.G., Örgütlerin Yönetimi:Sistemler ve Beşeri Kaynaklar Acısından. 1979.
- Ertürk, P.D.M., İşletmelerde Yönetim ve Organizasyon. Beta, 2013.
- Keiser, J., Principles and practice of management in the hospitality industry. 1979, Boston: CBI Pub. Co. ix, 430 p.
- Middlemist, R.D. and M.A. Hitt, Organizational behavior : applied concepts. 1981, Chicago: Science Research Associates. 501 p.