EDI yaparken yani Elektronik Veri Değişiminde aktarım için hazırlanan EDI mesajı üç seviyeli bir ZARF sistemi içinde paketlenir: Bunlar "İşlem Zarfı", "Grup Zarfı" ve "Değişim Zarfı" olarak adlandırılırlar.
Geleneksel kağıt tabanlı iletilerde nasıl ki iş dokümanları zarfların içine yerleştiriliyor ve nasıl ki bu zarflar gruplanarak tek bir kurye zarfına konabiliyorsa EDI kullanırken de veri değişiminde benzer bir zarflama sistemi kullanılmaktadır.
- Her elektronik doküman kendi işlem zarfı içine yerleştirilir.
- Her Doküman grubu, örneğin birden fazla farklı siparişten oluşan bir set bir grup zarfı içinde toplanır. (Grup Zarfı kullanımı EDIFACT standartında opsiyonel ike ANSI formatında zorunludur.)
- Bir göndericiden bir alıcıya iletilecek olan bir EDI mesajı içereceği tüm grup zarflarını içeren bir Değişim Zarfına yerleştirilir.
Zarf, ilgili bölümün başlangıcını ve sonunu iki segment'ten oluşur. Aşağıdaki örnekte EDIFACT standardı için, İşlem Zarfı "UNH" ve "UNT" segmentleri ile, Grup Zarfı "UNG" ve "UNE" segmentleri ile ve Değişim Zarfı "UNA" / "UNB" ve "UNZ" segmentleri ile belirtilmiştir. Her durumda, "S" zarfın "başlangıcını" ve "E" zarfın "sonunu" belirtir. Aşağıdaki örnekte, tek bir EDI satınalma siparişini çevreleyen üç zarf seviyesini göstermektedir.
- Dokümana dahil edilen veri öğelerinin hangileri olduğunun ve hangisinin zorunlu, hangisinin, isteğe bağlı ve/veya koşullu olduğunun belirtilmesi (diğer bir segment veya öğe dahil edildiğinde dahil edilmelidir)
- Her segment için dahil edilebilecek öğeler - bir kağıt belgedeki her bilgi parçasına tekabül eden EDI öğesi bulunur. Bu öğeler standartlar sözlüğünde tanımlanmıştır ve her standardın kendi sözlüğü vardır
- Segmentlerin ve veri öğelerinin zorunlu sırası
- Bir segmentin kaç defa tekrar edilebileceği