İnşaat ekipmanlarınız gelir sağlıyor mu yoksa sadece gidere mi sebep oluyor? Belirli ekipmanlar tüm filonuzun karlılığını düşürüyor mu? Bir ekipman arızalandığında, onu onarmak mı, değiştirmek mi yoksa yenisini kiralamak daha mı iyidir?
Her bir ekipman parçasını ayrı bir kâr merkezi olarak ele almıyorsanız, muhtemelen bunlara ve diğer hayati ekipman yönetimi sorularına net yanıtlarınız yoktur.
Ekipman yönetimi karmaşık bir süreç olduğundan, birçok yüklenici ekipman maliyetlerini ve ilgili gelirleri hassas bir şekilde takip etmez. Genelde, tüm ekipman maliyetlerini tek bir büyük havuz içinde toplar ve ekipman operasyonlarının mali durumunu belirlemek için ortalamaları değerlendirir.
İlk bakışta, bu durum özellikle de devam eden projelerde toplam bir kar/zarar gösteriyor olsa da yeterli bir yaklaşım değildir. Bu yöntem, ne kadar kâr elde edildiğini belirlemek için etkili bir yol olabilir ancak düzeltici önlem almak için yeterli bilgi sağlayamaz.
Daha da kötüsü, bazı şirketler ekipmana sahip olma ve çalıştırma maliyetlerini iş yapmanın başka bir maliyeti (ofis kirası, telefon masrafları veya bir fotokopi makinesi gibi) olduğunu düşünerek ekipman masraflarını genel gider olarak alır.
Ancak, ekipman maliyetlerini genel giderlere gömdüğünüzde filonuzun karlılığını mantıklı bir şekilde değerlendiremezsiniz. Ve iş maliyeti perspektifinden bakıldığında, bu yöntem doğası gereği kusurludur çünkü birden fazla ekipman kullanan işler, hiç ekipman kullanmayan işlere benzemez.
Genelleme ya da ortalama hesap yaklaşımları, ekipmana sahip olmayı ve çalıştırmayı karlı hale getiren kritik karar alma ayrıntılarını belirsizleştirir. İşlerinizi yönetmek için ortalama yaklaşımını uygularsanız ne olacağını hayal edin. İlgili tüm maliyetler bir araya getirildiğinde, şirketinizin neden para kazandığını veya kaybettiğini anlayabilir misiniz? Muhtemelen hayır. Bunun yerine, sorunları tespit etmekte veya en çok para kazandıran/kaybettiren iş ya da ekipmanları belirlemekte kullanacağınız yöntemler uygulamanız çok daha etkili olacaktır.
Başarılı yükleniciler, iş maliyetini en önemli öncelik haline getirir: Her işin maliyetleri, programına ve bütçesine göre takip edilir ve olumlu bir sonuç elde etmek için günlük gerekli eylem adımları atılır. Neyse ki, ekipman maliyetlerini izlemek, iş maliyetlerini izlemekten çok farklı değil.
İnşaat sektöründe ekipman, farklı işler için farklı şeyler ifade eder. Genel olarak, inşaat ekipmanı dört türe ayrılabilir: 1) ağır ekipman, 2) araçlar, 3) taşınabilir ekipman ve 4) küçük aletler.
Burada tartışılan ilkelerden bazıları tüm ekipman türlerine uygulanabilir olsa da bu makale şirketinizin sahip olduğu veya sahip olabileceği ağır ekipmana vurgu yaparak ağır ekipmana (ör. Beko, ekskavatör, önden yükleyici vb.) Odaklanmaktadır.
Birden fazla ekipman kâr merkezi oluşturmak için, tek tek işler gibi, filonuzdaki her ekipmanın ayrı ayrı değerlendirilmesi gerektiğini kabul etmek önemlidir. Bir ekipmanın karlılığını belirleyen üç faktör vardır: 1) maliyetler, 2) gelir ve 3) kullanım.
Bu nedenle, bir ekipmanın karlı olup olmadığına karar vermeden önce, bu üç faktörü belgeleyerek mevcut finansal durumunu belirlemelisiniz.
Ekipman maliyetleri iki ayrı kategoriye (sahip olma maliyetleri ve işletme maliyetleri) ayrılmalı ve ardından maliyet türüne göre daha da ayrıntılandırılmalıdır.
Sahip olunması gereken maliyetler genellikle amortisman ve sigortadır. (Ekipman ister garajda duruyor ister bir şantiyede kullanılıyor olsun, şirketiniz bu masrafları karşılayacaktır.) İşletme maliyetleri, bir ekipmanın ne kadar kullanıldığına bağlı olarak değişecek ve yakıt, bakım, büyük ve küçük onarımları içerecektir.
Birden fazla ekipman kar merkezi oluşturmak için ekipmanı ve işleri şirketinizdeki iki ayrı bölüm olarak görmelisiniz. İşlerinize dahili bir kira ücreti uyguladığınızda ekipman geliri elde edilir. Ekipman oranınızı ayarlamak için, bu ekipmana sahip olma ve kullanma maliyetlerinizi ve piyasanın hangi oranı karşılayacağını bilmeniz gerekir.
Bir işe teklif vermeden önce maliyetlerinizi anlamalısınız, ancak rakiplerinizden iki kat daha fazla teklif veremez ve o işi kazanmayı bekleyemezsiniz. Dahası, sadece işi almak için bir işe zarar vererek teklif vermek istemezsiniz.
Ekipman kiralama oranlarını belirlemek, bir inşaat projesine teklif vermekten farklı değildir. Maliyetleriniz karlı bir beko kiralama oranının günlük 150 ABD doları olduğunu gösteriyorsa (ve bu oran endüstri standardı içindeyse), o beko da daha fazla kar göstermek için işlerinizi günlük 300 ABD doları ücretlendirmek doğru değildir.
Öte yandan, ekipmanınızı zararla kiralamak da karlı bir ekipman operasyonu sağlamaz. Ekipman maliyetleriniz rekabetçi kiralama oranını aşıyorsa, nedenini bulmanız ve sürekli sahipliğin karlı olup olmadığını belirlemeniz gerekir.
Bir ekipmanı ne kadar kullandığınız da karlılığını belirlemenize yardımcı olur. Pek çok şirket, “Biz ona sahipsek, çok maliyetli olmaz- kullanmıyor olsak bile” düşünme tuzağına düşer. Ancak, şirketiniz bir ekipman satın alırsa ve kullanmazsa, yine de sahip olma maliyetini ödemek zorundadır. Buna ek olarak, kar olarak kategorize edilecek parayı da gerek duymadığınız bir ekipmana harcamış olursunuz.
Kullanımı değerlendirirken, yıllık kullanımın yanı sıra ömür boyu kullanım hakkında net bir anlayışa sahip olmak önemlidir. Diyelim ki, yılda 50 saat bir ekipman kullanmanız gerekiyor. Birinci yılda, bu ekipman 120 saat kullanım sağlar, ancak ikinci yılda yalnızca 20 saat tahakkuk eder.
Her yıl ayrı ayrı değerlendirme, sizi bir dizi sonuca götürür. Ancak yıllar birleştirildiğinde ortalamalar kanunu devreye girer ve daha gerçekçi bir kullanım resmi ortaya çıkar. Zaman içinde, geçmiş kullanım verileri, filonuzun karlılığını etkileyen önemli kararlar almak için çeşitli şekillerde kullanılabilir. İşte birkaç örnek:
“İş odağımız değişti ve artık iki yükleyiciye ihtiyacımız yok. Kâr açısından, bunlardan birini satmalıyız.”
“Beko A’nın kullanımı son üç yılda%25 azaldı, ancak tüm ömrü boyunca hala öndeyiz. Bu kazıcıyı ne zaman emekliye ayırma zamanının geldiğini belirlemek için bu azalan kullanıma karşı onarımları izlememiz gerekiyor.”
“Kendimize ait üç tane olmasına rağmen kiralık bir ekskavatör kullanılıyor. Neden? Bu işe taşınabilecek başka bir işte boşta duran bir ekskavatör var mı? Bakım veya büyük onarımlar için bir ekskavatörümüz var mı? Veya şu anda başka bir ekskavatör için geçici bir talep yaratan alışılmadık derecede yüksek bir iş yükümüz var mı? ”
Ağır ekipman kiralasanız bile, kullanımı takip etmek önemlidir. Kullanım istatistiklerini oluşturarak, kiralamaya devam edip etmeyeceğinizi veya kendi ekipmanınızı satın almanın daha mantıklı olup olmadığını belirleyebileceksiniz.
Artık şirketinizin çoklu ekipman kâr merkezlerini oluşturmak için izlenmesi gereken bilgiler hakkında bir fikriniz olduğuna göre, tüm bu verileri yönetmek için mevcut teknoloji seçeneklerinden bahsetmenin zamanı geldi. Ekipman yönetimi teknolojisini tartışırken, “iyi, daha iyi ve en iyi” terimleriyle düşünelim.
Bir elektronik tablo programı (Microsoft Excel gibi), daha önce tartışılan paket ve genel gider seçenekleriyle karşılaştırıldığında iyi bir ekipman yönetimi çözümüdür. Çoğu uzman Excel kullanıcılarıdır ve ekipman ayrıntılarını izlemek için kolayca bir elektronik tablo tasarlayabilir. (Aslında, şirketlerin büyük ekipman filolarını yönetmek için geliştirdiği karmaşık Excel elektronik tablolarına ve Microsoft Access veritabanlarına hayranlık duyulması gerekir.)
Yine de bir şirket elektronik tabloları kullanarak ekipmanını yönetmek konusunda harika bir iş çıkarıyor olsa bile, elektronik tabloları güncel tutmak için gereken manuel veri girişi sayısız saatlerce değerli zaman alır. Ve bilgi toplamayı otomatikleştirmenin bir yolu olmadığından, gerçek zamanlı raporlama mevcut değildir. Ek olarak, formül sorunları ve insan hatası verilerinizin bütünlüğünü sabote edebilir.
Daha iyi bir seçenek, muhasebe programınızın iş maliyeti işlevini kullanmaktır. Muhasebe yazılımınızın karmaşıklığına bağlı olarak, ekipmanı yönetmek için bu özellikleri kullanırken üç seçeneğiniz vardır:
1) Farklı ekipmanları belirlemek ve farklı maliyetleri izlemek için her aşama altında birden çok maliyet kategorisini kullanarak ekipman için tek bir iş oluşturun.
İş maliyeti yazılımınız çok seviyeli bir iş, aşama ve maliyet türü yapısını destekliyorsa, ekipman için tek bir iş ayarlayın.
Daha sonra, iş içindeki her aşama ayrı bir ekipman haline gelir ve farklı maliyet türlerini izlemek için birden çok maliyet kodu kullanılabilir.
Bu kurulum, size daha iyi çözüm kategorisinde en yüksek düzeyde raporlama esnekliği sağlayacaktır.
2) Her bir ekipmanın farklı maliyetlerini izlemek için birden çok maliyet kodu kullanarak ayrı bir iş olarak ayarlayın. Birkaç parçadan fazla ekipmanınız varsa, ancak yazılımınız çok seviyeli iş maliyetini desteklemiyorsa, en iyi yaklaşımınız her bir ekipmanı ayrı bir iş olarak ele almak olacaktır.
Farklı maliyet türlerini belirlemek için her ekipman işinde birden çok maliyet kodu kullanılabilir. Bu kurulum, tüm ekipman işlerinde büyük onarımların maliyeti gibi çeşitli yararlı raporları çalıştırmanıza yine de izin verir.
3) Filonuzdaki her bir öğe için ayrı bir maliyet kodu kullanarak ekipman için tek bir iş oluşturun. Filonuz küçükse, ekipman için tek bir iş ayarlayabilir ve her ekipman parçasına ayrı bir maliyet kodu atayabilirsiniz.
Bu yaklaşım size diğer iki seçenekle aynı düzeyde ayrıntı vermeyecek olsa da raporlama amacıyla ekipman maliyetlerini merkezi bir konumda toplamanıza izin verecektir.
Unutmayın: İş maliyeti modülünüzü bir ekipman yönetim sistemi olarak kullandığınızda, her bir ekipman parçasının karlılığını değerlendirmek için yine de manuel veri girişi gerekir.
Birden fazla ekipman kar merkezi oluşturmak için en iyi çözüm, entegre bir ekipman yönetimi yazılımı kullanmaktır.
Bu durumda, yazılımınızı kullanarak bir ekipman tanımladığınızda, ekipmanınızla ilişkili her şeyi yönetmek için çeşitli yerleşik araçlara sahip olacaksınız. Örnekler arasında önleyici bakım uyarıları oluşturmak ve planlı bakım veya planlanmamış onarımlar için iş emirleri oluşturmak yer alır.
Raporlama da basitleştirilmiştir. Tipik ekipman yönetimi raporları, maliyetler, kullanım, karlılık ve hizmet geçmişi dahil olmak üzere çeşitli verileri analiz etmenize olanak tanır. Bu veriler, belirli bir kategorideki ayrı ekipman parçaları, tüm ekipman veya ekipman için analiz edilebilir (örneğin yükleyiciler, kazıcılar gibi).
Entegre bir ekipman yönetimi yazılımı, işlere ekipman atama ve belirlenen aralıklarda (günlük, haftalık, aylık) iş maliyeti modülüne gönderilen yinelenen faturalar oluşturma gibi görevleri de otomatikleştirir. Bu, ekipman maliyetlerini işlere uygulamanın daha verimli bir yolu olmakla kalmaz, aynı zamanda size bugüne kadarki iş maliyetlerinizin daha doğru bir görüntüsünü verir. Bunun tam entegre bir yazılım sistemi içinde nasıl çalıştığını göstermek için basitleştirilmiş bir örneğe bakalım:
Ekipman A, İş B’ye günlük 100 $ oranında atanır. Ekipman A şantiyede beş gün kalırsa, iş maliyeti modülünde maliyet olarak İş B’ye otomatik olarak 500 ABD doları borçlandırılır. Ek olarak, 500 $ gelir olarak ekipman modülündeki Ekipman A’ya otomatik olarak yatırılır.
Bu temel örnek, sağlam bir ekipman yönetimi modülündeki özellikleri kullanarak, her bir ekipman parçası otomatik olarak bir kâr merkezi haline gelir!
Bir ekipman yönetimi yazılımı, hangi ekipmanın gelir getirdiğini ve hangilerinin zararla çalıştığını belirleyecek ve böylece filonuzun genel karlılığını arttıracaktır. Aynı zamanda hizmet geçmişinin yanı sıra ömür boyu kullanım ve diğer maliyetleri analiz edilerek, bir ekipmanın ne zaman onarılması veya değiştirilmesi gerektiğini belirlemek daha kolay hale gelecektir. Zamanla, geçmiş verilerin birikimi, ekipman operasyonlarınızın daha da net bir resmini çizecektir.
Temel soruların yanıtlarını aldıktan sonra, ekipman merkezlerinizin karlılığını artıran stratejik kararlar almaya başlayabilirsiniz. İşler üzerindeki etkiyi azaltmak için düzenli bakım planlamak, daha sonra arızaları önlemek için küçük onarımları erken gerçekleştirmek ve proaktif planlama yoluyla kullanımı ve gelirleri iyileştirmek, ekipman kârınızı önemli ölçüde etkilemenin birkaç yoludur.
Birden fazla ekipman kâr merkezi oluşturmak için, verileri toplamak ve analiz etmek için standartlaştırılmış en iyi uygulamaları oluşturmak önemlidir. Sağlam bir teknoloji çözümünü uygulamaya koymanın yanı sıra, kendinizi sürecinize değer katan uzmanlarla çalışın.
Ayrıca, yazılım satıcınız tarafından istihdam edilen uzmanları da gözden kaçırmayın. Bu kurum içi danışmanlar genellikle paylaşmak için bol miktarda uygulamalı bilgi ve deneyime sahiptir ve yeni ve daha karlı ekipman yönetimi programınıza değerli bir katkı sağlayabilir.