TYT ve AYT gibi önemli sınavlara hazırlanan pek çok öğrenci resmi mektup nedir sorusunu araştırmaya başladı. Mektup, “Bir şey haber vermek, bir şey sormak veya istemek için, birine çoğunlukla posta yoluyla gönderilen, zarfa konulmuş yazılı kâğıt, nâme” demektir. Bir başka tarifle,”yazılı nesne, yazılmış şey” demektir. Peki, resmi mektup nedir? İşte, resmi mektup nedir sorusunun detaylı yanıtları…
Resmi mektup nedir?
Mektup; kalemle, daktilo ile veya elektronik yöntemlerle yazılmış; elden, posta ile veya elektronik bir cihaz aracılığıyla gönderilmiş; genellikle düzyazı şeklindeki uzun mesaj. Bir düşünce veya duygunun birilerine iletilmesi amacıyla yazılan özel yazılara mektup denir. Mektup sözcüğü Türkçeye Arapçadan geçmiştir. Bir başka kimseye gönderilen yazılı kâğıt, yazılmış olan anlamlarını taşımaktadır Türkçesi “betik”dir. Diğer edebiyat türlerinden ayrı olarak belli kalıplar edinmemiştir. Mektup bir düzyazı olarak giriş, gelişme ve sonuca sahip olabilir. 20. yüzyılda ortaya çıkan sanal yazışma türü “elektronik posta” (kısaca e-posta) olarak adlandırılır.
Resmî dairelerin ve tüzel kişilik taşıyan kuruluşların birbirlerine yazdıkları resmî yazılarla; bunların, vatandaşların başvurularına verdikleri yazılı cevaplara resmi mektup denir. İş mektuplarına benzerler. Bu mektupların hitap başlığı, yazılan dairenin ya da tüzel kişilik sahibi kuruluşun kanun ve tüzüklerdeki tam adıdır. Bu mektuplarda tarih ile birlikte mektubun sıra numarası ve konusu belirtilir. Mektup, cevap mahiyetinde ise “ilgi” hanesine cevabı olduğu mektubun sayı ve tarihi, “konu” hanesine de kısaca amaç yazılır. Bu yapıldıktan sonra iki ya da üç satır aralığı bırakılarak mektup yazılır. Resmî mektuplarda açık, kesin, anlaşılır bir dil kullanılır. Mektubun sonu, alt makama yazılıyorsa “… rica ederim.”, üst makama yazılıyorsa “… arz ederim.” şeklinde biter. Mektup metninin sağ altında ise mektubu yazanın makamı, adı ve soyadı ile imzası bulunur.