Bir iş konferansı düzenlemek, bir şirket veya sektördeki insanları bir araya getirmenin, fikirleri paylaşmanın ve yeni eğilimler ve fırsatlar hakkında bilgi edinmenin mükemmel bir yoludur. Benzer düşünen insanlar arasında ilişkiler kurarken en iyi uygulamaları paylaşmak için bir fırsattır. Bir konferans düzenlemek, etkinliğin başarılı olmasını sağlamak için aylarca planlamayı içerebilen karmaşık bir girişimdir.
Tema Seçin
Bir temanın seçimi önemli bir süreçtir ve önceden düşünülmeden gerçekleştirilmesi gereken bir süreç değildir. En iyi konferanslar, katılımcılarınız arasında yankı uyandıracak zamanında bir konsept veya fikri benimseyenlerdir. "İşinizi İyileştirmek için Sosyal Medyayı Kullanmak" başlıklı bir konferans, "İşinizi Geliştirme" adında birden fazla kişinin ilgisini çekecektir. Benzer şekilde, "Bu Yıl Bonus Almanızı Nasıl Garanti Edersiniz" adlı bir dahili satış konferansı, "Yıllık Satış Konferansı" adlı birinden daha güçlü yankılanacaktır.
Bütçeyi Belirleyin
Bir bütçe belirlenene kadar planlama yapılamaz. Etkinlik yıllık bir olaysa, önceki konferansların gerçek maliyetlerini başlangıç noktası olarak kullanabilirsiniz. Oda kiralama, konuşmacı ücretleri ve A / V ekipmanı gibi bazı maliyetlerin sabitlendiğini, seyahat, otel ve yemek masraflarının katılımcı sayısına göre belirlendiğini unutmayın.
Hoparlör Seçin
Herhangi bir iş konferansının en önemli kısmı doğru konuşmacıları seçmektir. Temanın ideallerinden en iyi şekilde konuşan ve bunu dinamik bir şekilde yapan konuşmacıları seçin. Mümkünse, katıldıkları bir etkinliğe katılmayı planlayın. Bu mümkün değilse, çevrimiçi bir video izleyip izleyemeyeceğinize bakın. Konferans dahili bir etkinlikse, açılış konuşmaları için dinamik kişilikler seçin veya bir MC olarak hareket edin. Zorunlu katılımcılardan biri, örneğin şirketin İcra Kurulu Başkanı veya Finans Direktörü ilginç veya dinamik bir sunum yapan kişi değilse, bilgilerini başka birinin kendilerine sorular sorduğu bir "talk-show" formatında sunmalarını düşünün.
Konum seç
Konferansınız için doğru yeri seçmek de önemlidir. Aramanıza başlamak için kaç kişinin katılmasını beklediğinizi belirleyin. Bu sayıyı göz önünde bulundurarak, ne tür bir atmosfer aradığınızı düşünün. Resmi bir konferans mı yoksa rahat bir geri çekilme mi? Bir şehir ortamında kalmak mı yoksa daha rahat bir şey için şehir dışına çıkmak mı istiyorsunuz? Oradan, katılımcıların otel konaklaması veya mekana ulaşım ihtiyacı olup olmayacağını ve planlanmış bir sosyal etkinlik olup olmayacağını düşünün.
Ses / Video Prodüksiyonu
Hiçbir şey bir iş konferansını zayıf bir ses sisteminden veya arızalı bir video projektöründen daha hızlı mahvedemez. Etkinliğinizin büyüklüğüne bağlı olarak, bir prodüksiyon şirketinin hizmetlerine ihtiyaç duyabilirsiniz. Bu profesyoneller, etkinliğin başarılı olmasını sağlamaya yardımcı olabilir, ancak maliyeti önemli ölçüde artıracaktır. Üç teklif alın ve şirket temsilcisi ile şahsen görüşün. Bir otel veya konferans tesisinde "Tercih Edilen Tedarikçiler" tipik olarak bir dış şirketten çok daha pahalıdır. Münhasır sağlayıcı değillerse, diğer teklifleri alın.
Yiyecek ve içecek
Konferansın uzunluğuna bağlı olarak, büyük olasılıkla katılımcılarınıza yiyecek ve içecek sağlamanız gerekecektir. Menü seçimi esas olarak bütçeye göre belirlenir. Kahve, meşrubat ve atıştırmalıklar gibi ürünlerin maliyetine dikkat edin. Birçok otel ve kongre merkezi, nispeten ucuz yemekler sunar, ancak bir fincan kahve için 7 dolara kadar ücret alır.
Yardımı kullan
Gönüllüleri veya personeli belirli kilit rollere atayın. Hoparlörlerden bir kişi sorumlu olmalı, kendilerinden ne beklendiğini bilmelerini, seyahat bariyerlerinin düzenlenmesini, malzemelerinin doğru dizüstü bilgisayara veya diğer ekipmanlara yüklendiğini ve mikrofonların ve diğer ekipmanların kullanımları için kurulduğundan emin olmalıdır. Birine katılımcıların gelişlerini yönetme rolünü atayın ve başka bir kişi mekan personeli, yemek tedarikçileri ve üretim desteği ile ilgilenmek için atanır.