Forrester raporu, BT proje yönetimi uygulamalarının çamura saplandığını söylüyor.
BT proje yönetimi uygulamaları çamura saplandılar ve BT departmanlarının projeleri başarılı bir şekilde yürütmelerinin önünde engel oluşturuyorlar. Temmuz’da yayınlanan ve ?Proje Yönetimi Gücünüzü Genişletme? adını taşıyan yeni bir Forrester raporunun sonucu buydu.
Raporun yazarı Mary Gerush (kendisi de eski bir BT proje yöneticisidir), proje yönetimi disiplininin iş dünyasındaki veya BT’deki değişime ayak uyduramadığına işaret ediyor.
Gerush, BT departmanları, iş ihtiyaçlarına daha iyi yanıt vermek için, servise yönelik mimariyi (SOA) ve Çevik yazılım geliştirme pratiğini benimserken, proje yönetimi disiplini büyük ölçüde metodolojiye odaklı kaldı. Klasik proje yönetimi metodolojileri, bugünün canlı ve rekabetçi iş ortamı için fazla katı, hantal ve bürokratik bulunuyor. Gerush, aslında bu metodolojilerin BT departmanlarına karşıt bir şekilde çalışabileceğine işaret ediyor.
Gerush raporda, ?Projenin başarı olasılığını artırmak için tasarlanmış olan klasik proje yönetimi uygulamaları, genellikle dinamik ve hızla değişen bir ortamda ters bir etkiye sahip oluyor? diye yazıyor.
Klasik proje yönetimi metodolojilerinin BT departmanlarında geri tepmelerinin nedeni, çok fazla katılık gerektirmesidir. Örneğin, Gerush, proje yöneticilerinin önceden belirlenen proses ve adımları takip etmek zorunda olduklarını ve projenin her aşamasında bir top doküman oluşturmak zorunda olduklarını, bütün bunların genellikle projeleri gereksiz yere uzattığını söylüyor.
Gerush, ?Çok fazla katılık, çok fazla dokümantasyon ve bir metodolojiyi izlerken geçmeniz gereken çok fazla proses var bu da size baskı yapar, işin gerektirdiği kadar hızlı hareket edemezsiniz veya teknoloji size o kadar hızlı hareket olanağı sağlamaz? diyor.
Çözüm: Esnek Proje Yönetimi
İşe ve BT’ye ayak uydurmak için proje yönetimi ofisleri, proje yönetimi uygulamalarını daha esnek yapmalılar. Gerush, proje yönetimi ekiplerinin yanıt verebilirliklerini iyileştirmek için kullanabilecekleri beş ölçüt veriyor.
1. Bir çerçeve oluşturun. Gerush, bir çerçevenin, proje yönetimi ?fonksiyonu?nun çeşitli parçalarından oluştuğunu söylüyor. Bir proje geldiğinde, proje yönetimi ofisi, bir metodolojinin her adımını uygulamak yerine, proje için gerekli ve doğru miktarda gözetim sağlamakta kullanmak üzere hangi çerçeve parçalarının kullanılacağını seçebilir.
2. Hangi hazır şeylere gerçekten ihtiyacınız olacağını saptayın. Gerush, ?Kısa süreli projeler için resmi olmayan bir e-mail durum raporu resmi bir dokümandan daha uygun olabilir, durumları ve tasarım spesifikasyonları kullanan resmi dokümanlar bazı projeler için aşırı olabilirler? diye yazıyor. Proje yöneticilerine, her projenin ihtiyacına göre hazır şeylerin özelleştirilmesini önermesinin nedeni de bu.
3. Proje yöneticilerinde farklılaşmayı teşvik edin. Proje yöneticileri projeleri zamanında ve bütçeye uygun olarak tamamladıklarında genellikle ödüllendirilirler, elbette bu hedeflere ulaşmak için de kendi metodolojilerine güvenirler. Ancak, Gerush, proje yöneticilerinin daha esnek olmalarını isterseniz, bu tavırları teşvik etmek zorundasınız, diyor. Onları, değişen iş ihtiyaçlarına kolaylıkla ve hızla adapte olduklarında ödüllendirin, hatta bu manevra projenin zamanını ve bütçesini biraz etkilese bile.
4. Proje yöneticilerini, kontrol manyağı olmak yerine proje lideri olmaları için eğitin. Sol beyinli proje yöneticileri, projeleri zamanında ve bütçe çerçevesinde tamamlamak için kendi analitik niteliklerine fazla güvenirler. Gerush, ?ancak esnek proje yöneticileri, sol beyinli değildirler ve her şeyi siyah-beyaz görmezler. Bunun için, tüm beynin çalışması ve grinin bütün tonlarına dokunması gerekir, kumanda ve kontrola karşılık uyumlu bir liderlik anlayışı gerektirir? diye yazıyor.
5. Proje yönetimi uygulamalarınızı iyileştirin. Proje yönetimi yaklaşımınız, işi ve BT’yi kapsamalı. Proje yöneticileri ve iş ortaklarından, proje yönetimi uygulamalarınızı daha iyi yanıt verebilir hale nasıl getirebileceğiniz konusunda fikir vermelerini isteyin.