İşletmenizdeki süreçlerin ve iş akışlarının durumunu asla bilmediğiniz hissine kapıldınız mı? Tüm bu sinir bozucu evrak işleri veya Excel ile ilgili süreç formları üzerinde daha fazla kontrol ve görünürlük sahibi olmanızı ister miydiniz? Hiç satın alma talepleri veya izin talepleri için e-posta aldığınızda “Bu e-postayla ne yapacağım? Bir klasöre koyun ve unutun mu? ” Aylar önce belgelenen süreçler takip edilmediği için kuruluşunuzda uyumun gerçekleşmediğini biliyor musunuz?
İşletmeniz büyüdükçe, iş akışını yönetmek korkutucu hale gelebilir ve işleri kontrol altına almaya nereden başlayacağınızı bilemeyebilirsiniz. Daha iyi prosedürlere, daha iyi CRM’ye , daha iyi ERP’ye, daha iyi işbirliği yazılımına, daha iyi e-posta yönetimine ihtiyacınız olup olmadığını bilmiyor olabilirsiniz veya başka bir şeyi kaçırıyorsunuz. İşletmenizin veya departmanınızın İş Süreçleri Yönetimine (BPM) veya İş Akışı Otomasyonuna ihtiyacı olduğuna dair bir fikriniz bile olabilir, ancak emin değilsiniz. İşte bir iş akışı yönetim sistemi uygulamayı düşünmenin zamanının geldiğine dair beş kesin işaret.
İşaret 1: Aynı verileri birden çok sisteme giriyorsunuz.
İşletme ilk başladığında, 80’lerde bir AS400’de bir çekirdek sisteme yatırım yaptı. 90’larda işletme, ERP’si olarak SAP ile başka bir iş satın aldı ve 2008’de yeni bir Satış Başkan Yardımcısı, 400 satış ve servis çalışanını, verimlilik ve satışlarda büyük artışlar vaat ederek SalesForce’a taşıdı. Bu tarih, çalıştığınız işte olanlara biraz benziyor mu?
Peki bu sistemler arasında çalışma nasıl oluyor? İşletmenin bir bölümündeki bir analist, verileri girer ve ardından üçüncü bir alanın bilgileri dördüncü bir sistemde güncelleyebilmesi için işletmenin başka bir bölümü için bir rapor çalıştırır mı?
Bu, bir noktada iş için işe yaramış olabilir, ancak şimdi işi zorlaştırıyor. Veriler çoğaldı ve yinelenen çabalar, doğru verileri bulmak için daha fazla çalışma, daha fazla zaman ve kaynak israfı ve boşa giden kâr anlamına geliyor. Her departman veri girişi için farklı bir sistem kullandığında, işbirliği en iyi ihtimalle sıkıcı ve en kötü ihtimalle düpedüz sinir bozucudur. Çok geç olana kadar çoğaltmanın gerçekleştiğini bile fark etmeyebilirsiniz, çünkü her sisteme çok az kişi erişebilir.
Bir iş süreci yönetimi yazılımı çözümü, insanları ve verileri tek bir sistemde bir araya getirir . İnsanlar verileri paylaşır ve başkaları başka bir şey için ihtiyaç duysa bile ihtiyaç duydukları şekilde kullanabilir.
İşaret 2: Onay için e-postayla çok fazla Excel belgesi geçiriyorsunuz.
Excel elektronik tablolarının üretkenliği artırması şaşırtıcı değil. Neredeyse başlangıcından bu yana iş belgesi oldular ve bunun bir nedeni var. Özellikler koşullu biçimlendirme ve büyük grafik-bina yardımı gibi eğilimleri ve bir profesyonel gibi mevcut bilgileri tanımlayabilir.
Ancak e-tablolar, herkesin e-posta gelen kutularını topladığında işletmeniz için fazla bir şey yapmaz. Elektronik tablolar veri sunabilir, ancak her belge, onay almak için birden çok e-posta gelen kutusunda çılgın bir yolculuk yapar. Ve aldığınız sürüm, herkesin yaptığı değişiklikleri içermeyebilir. Veya birden fazla kişi değişiklik yapmış olabilir, ancak her sürüm listedeki herkese teslim edilmemiştir, bu nedenle onay daha da uzun sürer.
Elektronik tablolar eskidir ve günümüzün iş süreci otomasyonu dünyasında eşlerini karşılamıştır . Akıcı, erişilebilir veriler, herkesin en son sürümü gerçek zamanlı olarak gördüğü ve e-postaların birikmiş günlüklerini kontrol ederken takılıp kalmadığı anlamına gelir. Artı, veriler tek bir entegre sistemde olduğundan, erişim konusunda artık bahane yok. Onaylar, otomatik iş akışı sistemlerinde asılı kalmaz.
İşaret 3: Hala kağıt, Word veya PDF formları kullanıyorsunuz.
Kağıt formlar, günümüzün iş süreçleri için ölüm anlamına gelir. Bilgi işleme için kağıt formlara güvenmek şu anlama gelir:
- Kağıdı el ile elemekle değerli zamanınızı boşa harcamak
- Hata riskini artırmak
- Verilerin sorumluluğu ve sahipliği eksikliği
- Kağıt yığınları için ekstra saklama alanı
- Kağıt kesiği – ouch
Zaten kağıttan kaçınmayı ve dijital çağa geçmeyi denediyseniz, bir sonraki mantıksal adımınız muhtemelen Word ve PDF formlarıydı. Tıpkı Excel elektronik tabloları gibi, Word ve PDF formları da bir zamanlar iş dünyasında yerini almıştı. Ancak veri paylaşımı, bu formlarla aynı derecede külfetli. Kağıt kesiğinden kaçınabilirsiniz, ancak yine de aynı dijital baş ağrılarından muzdarip olacaksınız. Birçok yönden Adobe formları kağıttan daha acı vericidir. Onları doğrudan düzenleyip düzenleyemeyeceğinizi asla bilemezsiniz. Bunları, doldurabilmeleri için yazılım bulmaya çalışırken hayal kırıklığına uğrayan iş ortaklarına gönderiyorsunuz. Ya da daha kötüsü, sadece yazdırırlar ve taranmış kağıt olarak size geri gönderirler!
Otomatik iş akışı sistemleri , şirketinizin evrak işlerini azaltır . Tüm formlar uygun bir yerde oluşturulur, doldurulur ve depolanır, bu da zamandan, paradan ve kaynaklardan tasarruf sağlar. Artık özel yazılımlarda dosya dolabı taşımak veya özel yazılım indirmek yok, siz ve iş gücünüz nerede olursanız olun her gün formlara erişebilirsiniz.
İşaret 4: Yeni iş fırsatlarına uyarlanamayan veya genişletilemeyen eski sistemlere sahipsiniz.
Eski bir sistemde çok sayıda çekirdek veriniz var. Yeni bir Operasyon Başkan Yardımcısı kısa süre önce işletmeye katıldı ve çekirdek dağıtıcı ağınızın kendi kayıtlarını güncelleyebilmeleri ve sipariş verebilmeleri için sisteminize erişmesine izin vermenizi önerdi. Ama sıkıştın ve bir sorunun var. Baş Güvenlik Yetkiliniz (CISO), erişimin yalnızca o öldüğünde ve gömüldüğünde verileceğini söylüyor. Bu çok riskli. Oh, ve dağıtıcılarınızın görmesine izin vermek istediğiniz veri setlerini izole etmeye çalışmak, danışmanlıkta günde 8.000 $ ‘dan 6 SAP uzmanından oluşan maliyetli bir grubu aramak anlamına gelir, bunun gerçekleşmesi için 2 yeni modül satın almanız gerekeceğinden bahsetmeye gerek yok. .
Başka bir proje tozu ısırıyor.
Sorun, eski sisteminizin yeni iş fırsatlarını karşılayamayacak kadar katı olmasıdır. Yeni fırsata devam etmemenin sonucu kötü haber olacaktır. Belki de distribütörleriniz, rakibinizin daha iyi ve daha modern yaklaşımıyla kurban edilir ve bu da işletme için kanal kaybına ve satış kaybına neden olur. Yeni fırsatlar, yeni zorluklar anlamına gelir ve eski sistemler, günümüz pazarlarının ortaya koyduğu testlere dayanamaz. Sistemlerinizin fazlalık ve darboğazlardan kaçınması ve şunları sağlaması gerekir:
- Şeffaflık
- Kolaylaştırılmış iletişim
- Performans Yönetimi
- Sistemler entegrasyonu
- Büyük Veri aracılığıyla trend belirleme
- Genişletilebilir arayüzler
- Mobil arayüzler
- REST API’leri
Otomatik iş süreci yönetim sistemleri, tüm bu çözümleri tek bir entegre sistemde sunar. Yeni fırsatlar ortaya çıktığında, eski sistemler başarısız olacak, ancak bpm platformları bu duruma yükselecek.
İşaret 5: Bakımı ve değiştirilmesi zor olan birçok özel nokta çözümünüz var.
Muhasebe için özel bir yazılım paketiniz, insan kaynakları için başka bir özel yazılımınız ve envanter kontrolü için tamamen farklı bir özel COBOL yazılım çözümünüz var mı? Ve her birinin nasıl çalıştığını anlayan tek bir programcı mı var? Programcının ayrıldığı gün, sistem üzerinde herhangi bir değişiklik yapamayacağınızı, hatta bakım yapamayacağınızı anlıyorsunuz.
Özel nokta çözümleri tek bir departman için işe yarayabileceği gibi, işletmenizin ufkunu ve karını genişletmek için çok az şey yaparlar. Entegre yazılım, paylaşılan veri hedeflerini çok sayıda küçük özel nokta sisteminden çok daha verimli bir şekilde gerçekleştirir. Yaygın ve modern platformlar, bir dizi önemli geliştirici ile ilişkili riski büyük ölçüde azaltır. Paylaşılan veriler, herkesin erişebileceği bir süreç yönetimi aracı oluşturur ve nokta çözümlerden kaynaklanan darboğaz sorunlarının önüne geçer. Bekçi sistemlerinden kurtulun ve işinize devam edin.
Eski yöntemlere bağlı kalmayı istemek doğaldır. Ancak işinizin başarılı olması için ilerlemesi gerekir. Otomasyon, başarıya odaklanmaya kilometrelerce yaklaşmanızı sağlar. İş süreci yönetiminizi otomatikleştirmenin ne kadar kolay olduğunu görmek için ProcessMaker ücretsiz deneme sürümünü bugün indirin