E-fatura veya elektronik fatura, tedarikçiler ve alıcılar arasında dijital işlem belgelerinin iletilmesi, alınması ve işlenmesidir. Daha basit bir deyişle, faturanın elektronik verilerinin başkalarıyla paylaşılabildiği, böylece verilerin birlikte çalışabilirliğini sağlayan standart bir format kullanılarak oluşturulan bir faturadır. E-fatura mali mühürle imzalanır gönderilir ve alınır.
Gerçek bir e-fatura yöntemi, tedarikçiden gelen verilerin doğrudan alıcının sistemine entegre edilebilmesi için tamamen elektronik ortamda gerçekleşir.
Örneğin, e-posta yoluyla gönderilen PDF formatında taranmış bir fatura, gerçek bir e-fatura değildir. Manuel kağıt faturanın taranması veya kopyalanması da e-fatura olarak kabul edilmez.
E-fatura’nın Mükellefler İçin Avantajları Nelerdir?
E-fatura’nın mükellefler için birçok avantajı vardır. Bu avantajlar aşağıdaki şekildedir:
- Faturalar çevrimiçi olarak hızlı ve gerçek zamanlı olarak düzenlenebilir. Bu sayede alıcılarınız için daha iyi bir deneyim sunabilirsiniz. Müşterinize anında e-fatura gönderebildiğiniz için ödemelerinizi de daha hızlı alabilirsiniz.
- Elektronik olarak saklanan veriler, manuel kayıtlara kıyasla daha güvenlidir ve daha az hata yapmanıza olanak tanır.
- E-fatura, resmi platformda otomatik olarak doğrulandığından, sahte faturaları neredeyse imkansız hale getirir.
- Faturalama sürecini kolaylaştırır ve süreci girişimciler için daha kolay hale getirir. İş yükünüzü ve ödeme almak için geçen süreyi azaltır.
- Faturalandırma sürecini basitleştirilerek hem siz hem de müşterileriniz için zaman tasarrufu sağlar. Artık şablon kullanmanıza veya e-posta ile PDF göndermenize gerek kalmaz.
- Dijital fatura ile kağıt ve kargo ücretlerinden tasarruf edersiniz.
- Daha fazla otomasyon, minimum insan müdahalesi anlamına gelir ve bu da daha az yazım hatasına yol açar.
- İşlem maliyetlerinden önemli ölçüde tasarruf sağlayan e-fatura, müşterinize daha fazla kolaylık sağlar ve teslimatların daha hızlı yapılmasına olanak tanır.
- Online olarak elektronik fatura oluşturduğunuzda, e-fatura yazılımı sayesinde ne zaman gönderildiğini, müşterinin ne zaman görüntülediğini ve ödemeyi ne zaman yaptığını görebilirsiniz. Bu da, müşterilerinizin ne zaman ödeme yaptığını kontrol edebileceğiniz anlamına gelir.
- Tüm bilgiler, her yerden ve her cihazdan ulaşılabilen tek bir platforma kaydedilir.
- Çok fazla zaman harcamadan veya elektronik tablo modüllerini düzenlemeden profesyonel bir görünüme sahip faturalar oluşturabilirsiniz.
E-fatura Nasıl Kesilir?
E-fatura kesmek için aşağıdaki yöntemleri kullanabilirsiniz:
- GİB Portal
- GİB ile Entegrasyon
- Özel Entegratör
E-fatura’nızı İnteraktif Vergi Dairesi üzerinden kesecekseniz aşağıdaki adımların takip edilmesi gerekir:
- İnteraktif Vergi Dairesi sistemine giriş yapın.
- Modül seçim ekranından “Arşiv Portal” bölümüne gidin.
- Arşiv Portal’da kesilecek fatura için mükellef ve kullanıcı bilgilerinin doğruluğunu kontrol edin.
- Ekranın solunda yer alan “Belge İşlemleri” alanına gidin.
- Bu adımda “Fatura Oluştur” butonuna tıklanır.
- Karşınıza gelecek fatura ekranına fatura bilgilerini ve fatura keseceğiniz şirketin bilgilerini girin.
- Tüm bilgileri eksiksiz doldurduktan sonra “Oluştur” butonuna tıklayın.
- “Oluştur” dedikten sonra faturanızı “Taslaklar” sekmesinde bulabilirsiniz.
- Eğer “Taslaklar” kısmında bulunduğunuz fatura bilgilerinin, hizmet veya ürün bedelinin eksiksiz olduğunu düşünüyorsanız, GİB imza butonuna tıklayarak faturanızı onaylayın.
- Bu aşamada cep telefonunuza bir kod gelecektir. Gelen kodu istenilen alana girin.
- Kod onayından sonra e-fatura’nız onaylanır ve alıcıya iletilir.
E-fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?
E-fatura sistemine geçmesi zorunlu olan ya da geçmek isteyen işletmelerin ilk olarak Gelir İdaresi Daire Başkanlığı’na başvurmaları gerekir. İlgili başvuru efatura.gov.tr internet sitesi üzerinden yapılmaktadır. Linke tıkladığınızda karşınıza aşağıdaki gibi bir form açılacaktır. Formdaki; Vergi No, T.C. Kimlik No, Yararlanma Yöntemi, İş Telefonu, Adres, E-posta Adresi ve Kanuni Merkez gibi zorunlu alanları doldurarak e-fatura mükellefi olmak için başvurunuzu tamamlayabilirsiniz.
E-Fatura başvuru sorgulamak için linke tıklayabilirsiniz.
E-Arşiv Fatura Nedir?
e-Arşiv Fatura, GİB tarafından belirtilmiş olan standartlara uygun olarak alıcısı e-Fatura’da bulunmayan işletmelere ya da tüketiciler için düzenlenen bir fatura biçimidir. Bu faturalar, e-Arşiv portal üzerinden elektronik olarak kesilir.
E-Arşiv Başvurusu Nasıl Yapılır?
E-Arşiv sistemine geçmek isteyen işletmelerin ilk olarak Gelir İdaresi Daire Başkanlığı’na başvurmaları gerekir. Formdaki; Vergi No, T.C. Kimlik No, Yararlanma Yöntemi, İş Telefonu, Adres, E-posta Adresi ve Kanuni Merkez gibi zorunlu alanları doldurarak E-arşiv başvurunuzu tamamlayabilirsiniz.
E-Fatura ve E-arşiv Arasındaki Farklar Nelerdir?
Her ikisi de elektronik ortamda düzenlendiği için e-Fatura ve e-Arşiv fatura zaman zaman karıştırılsa da, ikisi arasında önemli farklar bulunmaktadır. Bu farklar aşağıdaki şekildedir:
- E-Fatura sadece elektronik olarak gönderilirken, e-Arşiv fatura kağıt çıktı olarak ya da e-posta ile gönderilebilir.
- E-Fatura sadece e-Fatura sistemine kayıtlı olanlara kesilirken e-Arşiv bu kapsam dışında olan işletme veya bireylere de kesilir
- E-arşiv faturaları mali mühür ve zaman damgasıyla onaylanır, fakat e-Fatura’da zaman damgası bulunmaz.
- E-arşiv faturaları sadece E-arşiv Portal üzerinden kesilirken, e-Fatura; GİB Portal, GİB ile Entegrasyon ve Özel Entegratör aracılığı ile kesilebilir.
E-fatura İle İlgili En Çok Sorulan Sorular
1. E-fatura zorunlu mudur?
Hayır e-fatura tüm işletmeler için zorunlu değildir. 2022 ve takip eden hesap dönemleri için 3 milyon TL ve üzeri kazancı olan mükelleflerin e-fatura’ya geçiş zorunluluğu vardır. E-faturaya geçiş için son gün 1 Temmuz 2022’dir.
2. E-fatura kullanmamanın cezası nedir?
E-fatura zorunluluğu olan şirketlerin 2022 yılında e-fatura kullanmamasının cezası fatura bedelinin %10’udur.
3. Tevkifatlı e-fatura nedir?
Tevkifatlı faturada, faturadaki vergi tutarı, alıcı ile satıcı arasında bölüştürülür. Bu yüzden tevkifatlı faturada vergi hesaplamaları diğer faturalardan farklıdır.