Genelde idari asistan olarak adlandırılan sekreter, ofisdeki herkese, küçük bir yönetici grubuna veya bir yöneticiye destek verebilir. Bir genç sekreter genellikle kıdemli bir sekretere rapor verir veya yönlendirir. Bir sekreterin genel amacı, ofis prosedürlerinin sorunsuz çalışmasını sağlamaktır.
Sorumluluklar
Genel olarak, küçük sekreterler üst düzey sekreterleri görevlerinde destekler, üst sekreter tarafından kendilerine verilen görevleri yerine getirirler. Sorumluluklar, profesyonellere idari ve idari yardım sağlamayı, mutabakat oluşturmayı, ziyaretçileri selamlamayı, telefonlara cevap vermeyi, programları düzenlemeyi, seyahat düzenlemeleri yapmayı ve şirket etkinliklerini düzenlemeyi içerir.
Bir sekreterin sorumlulukları şirketten şirkete değişiklik gösterir ve genellikle şirketin işinin niteliğine bağlıdır. Bazı durumlarda, sekreterler yarı zamanlı kullanılır.
Nitelikler
Genç sekreter adaylarının yazılı ve sözlü iletişim becerilerinin güçlü olmasının yanı sıra yazarken de güçlü bir altyapıya sahip olmaları gerekir. Çeşitli telefon sistemlerine aşina olduğu gibi, Microsoft Word, Excel ve PowerPoint gibi Microsoft Office programlarının bilgisi de önemlidir. Adaylar ayrıca baskı altında iyi çalışmalı, verimlilikle çoklu görev yapmalı ve telefon görüşmesi yapmakta kendilerini rahat hissetmelidir.
Şirketin işinin niteliğine bağlı olarak, küçük sekreter adayının belirli bir alanda veya bilgisayar programında bilgiye ihtiyacı olabilir. Çoğu zaman, doğru aday bu alanlarda eğitilecektir.
Özel durumlarda, bir üniversite derecesi gereklidir. Çoğu durumda, gereksinimler bir lise eğitimi veya eşdeğeri ile önceki deneyimler veya ilgili deneyimleri içerir.
Eğitim
Doğru niteliklere sahip olmasına rağmen, sekreterlerin şirket politikalarını ve prosedürlerini öğrenmek için eğitime ihtiyaçları olacaktır. Çoğu zaman bu eğitim görevleri delege eden kıdemli bir sekreter tarafından yapılır. Yeni işe alınan genç sekreterlere, el kitapları veya rehberler gibi eğitim materyalleri verilebilir. Eğitim her şirkete ve sektöre göre değişir.
Büyüme Odası
Çoğu zaman, kıdemli bir sekreterin yokluğunda veya yokluğunda, bir genç sekreter terfi ettirilir. Yeni bir aday genç sekreterin açık pozisyonunu dolduracak.
Sekreter olarak çalışmak, bir bireyin yeteneklerini göstermesine ve bir şirketin çeşitli yönleriyle tanışmasına, çeşitli bölümlerdeki profesyonellerle ilişkiler kurmasına olanak tanır. Çoğu durumda, bir sekreter şirket içinde daha fazla fırsat ve daha yüksek ücret sağlayan bir başka pozisyona terfi edebilir.
Maaş Bilgisi
Tazminat, yılların deneyimine, şirketle yıllara ve niteliklere dayanmaktadır. Salary.com’a göre, bir sekreter için ortalama yıllık gelir Kasım 2009’dan itibaren 32.030 dolar, ancak tazminat her şirkete ve her sektöre göre değişiyor.