Kendi kullandığınız bilgisayarın başına başka birinin oturduğunu düşünün. Böyle bir durumda bilgilere doğrudan erişimi engellemek için önlemler geliştirmelisiniz. Bunun en basit yolu, Windows için gizli bir şifre yaratmak. Windows'un kendisi dahil, Windows ortamındaki pek çok program özel şifreler ile başkalarının kullanımını engellemeye uygundur.
Örneğin Word programı belirli dosyalarda yapılacak değişiklikleri sınırlayabilir. Bunun için "Araçlar" menusunu ve ardından "Seçenekleri tıklayın. Üst taraftaki sekmeler arasında "Güvenlik" seçeneğini göreceksiniz. Bu sekmeyi tıkladığınızda karşınıza iki metin kutusu çıkacaktır. Bunlardan ilki belgenin açılması için gereken şifreye, diğeri ise bu belge üzerinde değişiklik yapmak isteyenlerin bilmesi gereken şifreye ayrılmıştır. Bu alanlardan herhangi birine şifre girdiğinizde, artık o şifreyi bilmeyenler belgeyi açamaz ya da üzerinde değişiklik yapamazlar.
Şifre koruması, özellikle ev bilgisayarları için idealdir. Çünkü ofislerde çalışanlar genellikle aynı dosyaları kullanırlar ve bu dosyalara ortak bir erişim sağlanması kaçınılmazdır.
İNSAN FAKTÖRÜ
Eğer insan faktörünü göz önünde bulundurmuyorsanız, burada anlatılanların hiçbir anlamı kalmaz. Güvenlikle ilgili ortaya çıkan sorunların büyük kısmı makinelere değil insanlara bağlıdır. Örneğin şifrenizi unutmamak için bir kağıda yazıp bu kağıdı da monitörün kenarına yapıştırırsanız, şifreleri kesinlikle unutmazsınız. Tabii bu sayede sizin dışınızda şifrenizi kullanabilen pek çok kişi de olacaktır. Asıl yapmanız gereken, biraz zaman ayırıp bilgisayar ve dosya güvenliği hakkındaki yöntemleri ayrıntılı olarak öğrenmek. En önemli nokta şifrelerinizi unutmamanın yollarını bulmaktır, çünkü bir kez şifrenizi unuttuğunuzda yeni bir şifre edinmek oldukça zordur