Erasmus+ Öğrenci Hareketliliği
Öğrenci hareketliliği faaliyeti, ön-lisans, lisans, yüksek lisans veya doktora kademelerinde ve herhangi bir akademik çalışma alanında Programla ilişkili bir ülkeden başka bir Programla ilişkili ülkeye veya Programla ilişkili olmayan bir ülkeye gerçekleştirilebilir. Öğrenciler üzerinde azami etkiye sahip yüksek kaliteli hareketlilik faaliyetlerinin gerçekleştirilmesini teminen, hareketlilik faaliyeti öğrencinin diploma derecesi alacağı alanla ve kişisel gelişim ihtiyaçlarıyla uyumlu olmalıdır.
Yükseköğretimde öğrenci hareketliliğine yükseköğretim kurumlarında örgün eğitimde kayıtlı öğrenciler katılabilir. Açıköğretim ve benzeri (uzaktan eğitim) programlarda öğrenim gören öğrenciler faaliyetten yararlanamaz.
Hibeler yurtdışında gerçekleştirilecek aşağıdaki faaliyetler için verilir:
- Yükseköğretim Erasmus Beyannamesi (ECHE) sahibi bir yükseköğretim kurumunda diploma/derecenin tanınmasının ana parçası olan tam zamanlı ön lisans, lisans, yüksek lisans veya doktora çalışmaları,
- Yükseköğretim kurumu tarafından öğrencinin öğrenim programının bir parçası olarak tanınan zorunlu veya isteğe bağlı olarak gerçekleştirilecek tam zamanlı stajlar.
Tam zamanlı çalışma, bir akademik yılda 60 Avrupa Kredi Transfer ve Biriktirme Sistemi (AKTS) kredisi karşılığı ders/çalışma yüküdür. Akademik yılın dönemlere bölünmesi durumunda, AKTS sayısı, dönemin süresiyle orantılı olarak belirlenir.
Tam zamanlı staj, öğrencinin faaliyet süresi boyunca tam mesai günü esasına göre yaptığı stajdır. Tam mesai günü gidilen ülkedeki tam zamanlı çalışanların haftalık çalışma saati dikkate alınarak belirlenir.
Öğrenciler aşağıdaki faaliyetleri gerçekleştirebilirler:
Öğrenim Hareketliliği: Öğrenciler, herhangi bir öğrenim kademesinde diploma programlarının bir parçası olarak yurtdışındaki ortak yükseköğretim kurumlarından birinde öğrenim hareketliliği yapabilir. Bu tür bir hareketlilik, staj programını da içerebilir. Staj ve Öğrenim hareketliliği kombinasyonu yurtdışında akademik ve profesyonel deneyim arasında bir birliktelik yaratmayı amaçlar.
Öğrenci Öğrenim hareketliliği faaliyeti, ECHE ve Yükseköğretim kurumunun var olan kurumlararası anlaşmaları çerçevesinde gerçekleştirilir.
Faaliyet, yükseköğretim kurumunda kayıtlı öğrencinin, öğreniminin bir bölümünü kurumlar arası anlaşma ile ortak olunan yurtdışındaki yükseköğretim kurumunda gerçekleştirmesinden ibarettir.
Faaliyet süresi, her bir öğrenim kademesi için ayrı ayrı geçerli olmak üzere 2 ilâ 12 ay arasında bir süre (1, 2 veya bazı ülkelerin sistemlerine göre 3 dönem) olabilir. Öğrenim kademesi ön lisans/lisans, yüksek lisans ve doktora düzeylerini ifade eder.
Faaliyet, öğrenim süresi içerisinde her sınıfta gerçekleştirilebilir. Yükseköğretim kurumu üst yönetim kararıyla I. Kademe öğrencileri için en erken 2. sınıftan itibaren hareketliliğe katılma kararı alabilir.
Faaliyete katılacak öğrencilerin yükseköğretim kurumunda bir diploma programına kayıtlı olması gerekir. Öğrencilerin diploma/derecelerinin gerektirdiği çalışmaları yurtdışında yapmak üzere, bir tam akademik yıl için 60 AKTS; iki dönemlik akademik yılda bir dönem için 30 AKTS ve üç dönemlik akademik yılda bir dönem için 20 AKTS kredisine denk gelen programı takip etmek üzere gönderilmesi beklenir. Takip edilen programda başarılı olunan kredilere tam akademik tanınma sağlanır. Başarısız olunan krediler ev sahibi kurumda tekrar edilir.
Staj Hareketliliği: Öğrenciler, yurtdışındaki bir işletmede, bir araştırma enstitüsünde, bir laboratuvarda, bir kuruluş ya da ilgili başka bir çalışma yerinde staj faaliyeti gerçekleştirebilir. Yurtdışındaki stajlar, her eğitim kademesindeki çalışmalar ve yeni mezunlar için desteklenmektedir. Staj hareketliliği, öğretmen adayı öğrencilerin ders verme stajlarını, öğrencilerin araştırma asistanlıklarını ve doktora adaylarının ilgili araştırma faaliyetlerini de içerir. Ufuk Avrupa ile bir birliktelik yaratmak üzere, staj faaliyetleri, çifte finansman yasağına uymak şartıyla Ufuk Avrupa programı tarafından finanse edilen araştırma projeleri kapsamında da yerine getirilebilir. Staj faaliyeti, öğrencinin öğrenim programının tamamlayıcı bir parçası olmalıdır.
Öğrenci Staj Hareketliliği faaliyeti, yükseköğretim kurumunda kayıtlı bir öğrencinin akademik çalışma alanıyla ilgili olarak yurtdışındaki bir işletmede, bir araştırma enstitüsünde, bir laboratuvarda veya bir kurum veya kuruluşta staj yapmasıdır. Yükseköğretim kurumunda ders takibi staj olarak kabul edilmez.
Faaliyet süresi, her bir öğrenim kademesi için ayrı ayrı geçerli olmak üzere 2 ile 12 ay arasında bir süredir. Staj faaliyeti, öğrenim süresi içerisinde her sınıfta ve öğrenim programlarının son sınıflarındaki öğrenciler mezun olduktan sonraki 12 ay içerisinde gerçekleştirilebilir. Mezuniyet sonrası gerçekleştirilecek staj faaliyetinde başvurunun öğrenci mezun olmadan önce (hâlihazırda ön lisans, lisans veya lisansüstü öğrencisiyken) yapılmış olması gerekir. Mezun olmuş öğrenciler başvuruda bulunamaz.
Mezuniyet sonrası staj hareketliliği, mezuniyet tarihinden itibaren 12 ay içinde tamamlanmış olmalıdır. Bu süre içerisinde askerlik görevini tamamlamak üzere silah altına alınan yeni mezunların askerlik süreleri 12 aylık bu azami süreye eklenir. Mezuniyet sonrası staj süresi ile öğrencinin aynı kademede gerçekleştirdiği hareketlilik süresi toplamı 12 ayı geçmemelidir.
Yükseköğretim kurumları mezuniyet sonrası staj faaliyetinin dışında kalmayı tercih edebilirler.
Uygun Staj Yeri Örnekleri
Doktora adaylarının öğrenme ve eğitim ihtiyaçlarına daha iyi cevap verebilmek ve fırsat eşitliği yaratabilmek için doktora adayları ve yeni mezunlar (‘post-docs’)* yurtdışında kısa dönemli veya uzun dönemli fiziksel öğrenim ya da staj hareketliliği gerçekleştirebilirler. Fiziksel hareketliliğe sanal hareketlilik de eklenmesi mümkündür.
__
* “Post-doc”lar mezuniyetlerinden itibaren 12 içinde diğer yeni mezunlarla aynı koşullarla staj hareketliliğine katılabilir.
Doktora hareketliliği de dâhil olmak üzere yurtdışındaki her türlü öğrenim ve staj faaliyeti karma hareketlilik olarak gerçekleştirilebilir. Karma hareketlilik, işbirliğine dayanan çevrimiçi değişim (Exchange) ve ekip çalışmasını kolaylaştıran sanal ve fiziksel hareketlilik bileşenlerinden oluşur. Örneğin, sanal bileşen, çevrimiçi dersleri takip etmek üzere farklı ülkelerden ve farklı akademik alanlardan öğrencileri bir araya getirebilir. Veya bu öğrenciler müfredatlarının bir parçası olarak tanınan ödev ve sorumlulukları yerine getirmek üzere ortaklaşa ve eşzamanlı olarak çevrimiçi bir araya gelip çalışabilirler.
Öğrenciler, bir karma yoğun programa (blended intensive programme) katılmak suretiyle de karma hareketlilik gerçekleştirebilir. Karma yoğun programlar, yükseköğretim kurumu gruplarının öğrencileri ile akademik ve idari personelleri için, beraberce, fiziksel ve sanal bileşenleri olan bir eğitim programı (müfredat) ve faaliyetler geliştirmelerine olanak sağlar.
Akademik çalışma alanlarından veya katılıma yönelik imkânsızlıklardan dolayı, uzun dönemli fiziksel öğrenim ya da staj hareketliliğine katılamayan öğrenciler zorunlu sanal bileşeni olan bir kısa-dönem fiziksel hareketliliğe katılabilirler.
Tek Faaliyet İçin Asgari ve Azami Süreler
Toplam Faaliyet Süresi Sınırı
Asgari Şartlar
Seçim Ölçütleri
Not Dökümü
Yabancı Dil
Gidilen Ülkelere/Faaliyete Göre Aylık/Günlük Hibe Miktarları
Süre ve Hibe Hesaplamaları
Programla İlişkili ve Programla İlişkili Olmayan Ülke Listeleri
Öğrenciye Yapılacak Ödeme
Hibede Kesinti Yapılması
Yükseköğretim kurumu, yurtdışında geçirilen öğrenim dönemine tam tanınma sağlamakla yükümlüdür.
Tam Tanınma şu şekilde gerçekleştirilmelidir: Misafir olunan kurumda alınan ve öğrencinin öğrenim/staj anlaşmasında yer alan derslerin/stajın orijinal isimleri ve kredilerinin transkript ve Diploma Eki’nde yer alması dipnotlarda açık bir şekilde, öğrencinin Erasmus+ kapsamında hareketlilikten faydalandığının belirtilmesi gerekmektedir. Ayrıca transkript ve Diploma Eki 6.1’de* hangi derslerin Erasmus+ kapsamında ve hangi yükseköğretim kurumunda alındığı anlaşılır bir şekilde gösterilmelidir.
Hareketlilikte alınan derslerin dönüşte genel başarı ortalamasına dâhil edilip edilmeyeceği ile ilgili karar yükseköğretim kurumunun takdirindedir. Uygulanacak yöntem eşitlik ve şeffaflık ilkelerine uygun olarak düzenleyici bir üst işlemle belirlenmeli ve öğrencilere hareketlilik öncesinde duyurulmalıdır.
Bu sebeple, ortak olunan kurumların ders içeriklerinin uygunluğunun kontrol edilmesi, yurtdışında geçirilecek dönemin denkliği ve buna bağlı olarak tanınmanın sağlanması için gereklidir. Öğrencinin Öğrenim Anlaşmasında belirtilen derslerden başarılı olması durumunda, misafir olduğu kurumdan temin edeceği Transkript belgesini kendi kurumuna teslim etmesini takiben tanınma işleminin otomatik olarak yürümesi için yükseköğretim kurumları bir mekanizma kurmalı, öğrenci, bölüm idarecileri ve öğretim üyeleri ile derslerinin tanınmasını sağlamak için karşı karşıya gelmemelidir. Belgelerin ofise teslimini takiben süreç, otomatik olarak yürümeli, sistematik olarak gerçekleştirilmeli; öğrenci, faaliyeti sona erdikten sonra tanınma hakkını elde etmek üzere akademik veya idari personeli ayrıca ikna etmek zorunda bırakılmamalıdır.
Öğrenim Hareketliliği: Öğrenim faaliyeti başlamadan önce tanımlanmış ders programı, tüm taraflarca Öğrenim Hareketliliği İçin Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement for Studies) EWP-OLA platformu üzerinden çevrimiçi imzalanması suretiyle tüm taraflar açısından bağlayıcılık kazanır. Çeşitli sebeplerle öğrenim anlaşmasında yapılacak olan değişikliklerin, gidilen yükseköğretim kurumunda akademik dönemin başlamasını takiben en geç 4 – 7 hafta içerisinde yapılmış olması ve anlaşmanın taraflarınca değişiklik talep edildikten sonra en geç 2 hafta içinde onaylanması gerekir.
Staj Hareketliliği: Staj faaliyeti başlamadan önce tüm taraflarca Staj Hareketliliği İçin Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement for Traineeship) imzalanmalıdır. 2022 çağrı yılı için staj anlaşmalarının imzalanması EWP üzerinden çevrimiçi olarak değil basılı olarak gerçekleştirilecektir. Gönderen yükseköğretim kurumu, bu anlaşmada belirtilen iş programında öğrencinin başarılı olması durumunda tam tanınmanın sağlanacağını garanti eder.
Öğrencinin müfredat programı kapsamındaki staj süresinin kendi kurumu tarafından tam olarak ve tercihen AKTS kredileri kullanılarak tanınması gereklidir.
Stajın müfredat programının parçası olmadığı hallerde ise, yükseköğretim kurumu tanımayı, yurtdışında yapılan staj faaliyetini Diploma Eki’ne kaydetmek suretiyle gerçekleştirir.
Akademik tanınmayı garanti etmek üzere, öğrenci gitmeden önce staj faaliyetinin öğrencisi olunan programda nasıl tanınacağına ilişkin bölüm/fakülte/enstitü kurul kararı alınmalıdır.
Gerek öğrenim gerek staj hareketliliği için tam tanınmanın sağlanması önemli bir ECHE yükümlülüğü olup, bu yükümlülüğün sistematik bir biçimde ihlali ilgili yükseköğretim kurumunun ECHE’sinin iptal edilmesine neden olabilir.
Gönderen yükseköğretim kurumu, öğrenim anlaşmasında belirtilen derslerden öğrencinin başarılı olması durumunda tam tanınmanın sağlanacağını garanti eder. Akademik tanınmayı garanti etmek üzere, öğrenci gitmeden önce yurtdışında takip edilecek ders programının (öğrenim anlaşmasında yer alan dersler), öğrencisi olunan programda hangi derslere karşılık sayılacağını gösteren bölüm/fakülte/enstitü yönetim kurulu veya senato kararı alınmalı, takip edilecek ders programında değişiklik olması halinde söz konusu karar güncellenmelidir.
__
Çevrimiçi Dil Desteğinin Kapsamı
Yükseköğretimde öğrenci hareketliliği faaliyetlerinden yararlanacak öğrenciler için Avrupa Komisyonu tarafından Çevrimiçi Dil Desteği sistemi sunulmaktadır.
Çevrimiçi Dil Desteği, Almanca, Fransızca, Hollandaca, İtalyanca, İngilizce, İspanyolca Çekçe, Danca (Danimarka dili), Yunanca, Lehçe (Polonya dili), Portekizce, İsveççe, Bulgarca, Fince, Hırvatça, Macarca, Romence, Slovakça, İrlandaca, Estonca, Letonca, Litvanyaca, Slovence ve Maltaca dillerinde sunulmaktadır. Yurtdışı hareketlilik faaliyetlerini bu dillerde gerçekleştirecek öğrenciler bu sisteme tâbidir. Ancak bu dillerde faaliyet gerçekleştirecek öğrenciler arasında faaliyet gerçekleştirecekleri dil kendi ana dili olan öğrenciler için çevrimiçi dil desteği uygulanmaz.
Çevrimiçi dil desteği, öğrencilerin girmekle yükümlü olduğu sınavları ve isteğe bağlı çevrimiçi dil kursu desteğini içermektedir.
Zorunlu Sınavlar
Öğrenim veya staj hareketliliği gerçekleştirmek için seçilmiş öğrenciler, faaliyetlerine başlamadan önce ve faaliyetlerini tamamladıktan sonra ayrı ayrı olmak üzere, OLS sistemi üzerinden iki adet sınav olurlar. İlk sınavdan C2 alan katılımcıların ikinci sınava girme zorunlulukları bulunmamaktadır.
Sınav, öğrencinin gittiği kurumda öğrenim/staj faaliyetini gerçekleştireceği dilde yapılır. Birden fazla sayıda faaliyet gerçekleştiren öğrenciler, faaliyetler birbirini takip etse dahi, her faaliyet için ayrıca OLS sınavı alırlar.
Sınavlar öğrencilerin seçilmiş olma durumlarını etkilememektedir. Faaliyet öncesi ve sonrası yapılan sınavlar, öğrencinin faaliyetleri süresince dil yeterliliklerinde meydana gelen değişimi gözlemlemek amacıyla yapılmaktadır. OLS sınavları hareketliğe seçim aracı olarak kullanılamaz.
Sınav sonuçları yalnızca öğrenci ve öğrenciyi gönderen yükseköğretim kurumu tarafından görülebilir.
İsteğe Bağlı Dil Kursları
Dil sınavına girdikten sonra öğrenciler, sınav sonuçlarına göre kendilerini yetersiz bulmaları halinde veya yükseköğretim kurumlarının önerisiyle, faaliyetlerine başlamadan önce kendi isteklerine bağlı olarak çevrimiçi dil kurslarına katılabilirler.
Almanca, İngilizce, İspanyolca, Fransızca, İtalyanca, Felemenkçe ve Portekizce dillerinde sınava girip sınav sonucunda B2 ve üzerinde; Bulgarca, Çekçe, Danca, Yunanca, Hırvatça, Macarca, Lehçe, Romence, Slovakça, Fince ve İsveççe dillerinde sınava girip sınav sonucunda B1 ve üzerinde alan öğrenciler isteklerine bağlı olarak gittikleri ülkenin dilinde çevrimiçi dil kursundan yararlanabilirler. Bu öğrencilere kurs ataması yine yükseköğretim kurumu tarafından yapılır. Hareketlilik başlangıcında aktif hale gelen çevrimiçi dil kurslarına azami 13 ay olmak üzere katılımcılar hareketlilik bitiminden sonra iki ay daha devam edilebilirler.
Çevrimiçi Dil Sınavları ve Kurslarına Katılım
Öğrencilerin sınav ve dil kursuna katılabilmeleri yükseköğretim kurumları tarafından sağlanmaktadır. Yükseköğretim kurumu gidiş öncesinde ve hareketlilik bitiminde zorunlu sınavları öğrenciye atamakla yükümlüdür. Mücbir bir sebebe dayanmaksızın bu yükümlülüğü yerine getirmeyen yükseköğretim kurumunun kurumsal destek hibesinde, Hibe Sözleşmesinin Eki “Akdi ve Mali Hükümler – Yetersiz, Kısmi ya da Geç Uygulama Durumunda Hibe Kesintisi” hükümleri uyarınca %25 ila %75 oranında kesinti yapılabilir. Merkez tarafından sözleşme dönemi başında öğrenci hareketliliği gerçekleştirecek tüm yükseköğretim kurumlarına, OLS sistemi üzerinden, hareketlilik kapasitelerine uygun oranda dil sınavı ve dil kursu hakları (lisans) tanımlanır. Lisanslar yükseköğretim kurumuna dil ayrımı yapılmaksızın toplam sayı olarak verilir. Hangi dilde kaç lisans kullanacağına yükseköğretim kurumu kendi ihtiyacına göre karar verir.
Yükseköğretim kurumu kendisine tahsis edilen sınav haklarını, OLS sistemi vasıtasıyla, her dil için, o dilde faaliyet gerçekleştirecek öğrencilerine tanımlar. Kurs alacak öğrencilere kurs lisanslarını ayrıca tanımlar.
Öğrencilere lisans verme işlemleri öğrencilerin e-posta adreslerinin sisteme girilmesi ile mümkün olur. Öğrenciler, e-posta adreslerine gönderilen web sayfası bağlantısı üzerinden sınavlarını ve kurslarını alırlar.
Yükseköğretim kurumunun dil kursu lisansı sayısının, kurs almak isteyen öğrenci sayısından düşük olması halinde, yükseköğretim kurumu, kurs lisanslarını kendi girdiği sınav dilinde en düşük puanı alan öğrencilerden başlayarak dağıtır.
OLS kurslarını düzenli bir şekilde alan öğrencilere ECTS kredisi verilmesi önerilmektedir. OLS’ye tanımlanacak ECTS kredisinin miktarı ve koşulları yükseköğretim kurumunun takdirindedir.
Öğrencinin faaliyet süresinin uzatılmasını istemesi halinde talebi, Erasmus ofisi ve öğrencinin fakülte/bölüm yetkilileri tarafından değerlendirilir. Gidilen kurumun onayı ve öğrencinin akademik durumunun da uygun olmasına bağlı olarak süre uzatımı yapılması mümkündür, fakat zorunlu değildir. Süre uzatılması için aşağıdaki şartların sağlanması gerekir:
- Sürenin uzatılması için talebin başlangıçta planlanan hareketlilik bitiş tarihinden en geç 1 ay önce sunulması gereklidir. Talebin tüm taraflarca kabul edilmesi durumunda hibe sözleşmesinde değişiklik yapılmalı ve sürenin uzatılmasına ilişkin tüm gerekli işlemler tamamlanmalıdır.
- Uzatılan süre, Merkezle yükseköğretim kurumu arasında imzalanan sözleşme bitiş tarihinden sonraya sarkamaz
- Öğrenciyle imzalanan sözleşmede belirtilen azami hibe miktarında artış olacaksa bu durumda öğrenci ile ek sözleşme yapılmalıdır.
Öğrencilerin faaliyetlerini uzatmaları durumunda, yükseköğretim kurumunun ilgili faaliyet bütçesinde yeterli hibe varsa, uzatılan faaliyet süresi kadar hibe verilebilir. Bütçenin süre uzatımı isteyen tüm öğrencilerin uzatma dönemlerini karşılamaya yetmemesi durumunda, hibe verilecek öğrenciler ilk seçimdeki başarı durumları esas alınarak tarafsızlık ve şeffaflık ilkesine uygun olarak belirlenir.
Öğrencilerin, planlanan hareketlilik faaliyetinden erken dönmesi durumunda aşağıdaki olasılıklar söz konusudur:
- Hareketlilik türü için bu el kitabında belirtilen asgari sürenin tamamlanması ancak planlanan faaliyet süresinden erken dönülmesi durumunda öğrencinin yurtdışında kaldığı süre karşılığı hibe miktarı öğrenciye verilir. Kalınan süre karşılığı için hesaplanan hibeden fazla ödeme yapılmışsa, fazla miktarın iadesi istenir.
- Bu el kitabında belirtilen asgari süreler tamamlanmadan hareketlilikten dönülmüşse, söz konusu hareketlilik için hibe ödemesi yapılmaz. Ancak Yararlanıcı Modülüne (BM) bu öğrenci için giriş yapılır. Yapılan ödemeler (varsa seyahat dâhil) iade alınır.
- Mücbir sebepler* sonucu bu el kitabında belirtilen asgari süreler tamamlanmadan hareketlilikten dönülmüşse öğrencinin yurtdışında fiilen kaldığı süre için hibe ödemesi yapılır
__
* “Mücbir sebep”, taraflardan herhangi birinin, sözleşmeden doğan herhangi bir yükümlülüğünü yerine getirmesine engel olan; tarafların, taşeronlarının, bağlı kuruluşlarının veya uygulamada görev alan üçüncü tarafların hata veya ihmalinden kaynaklanmayan ve gösterilen tüm özen ve dikkate rağmen kaçınılmaz olan ve önceden tahmin edilemeyen, tarafların kontrolünün dışındaki istisnai herhangi bir durum veya olay anlamına gelir. Bir hizmetin sunulmaması, ekipman veya malzemelerdeki kusurlar veya bunların zamanında hazır edilmemesi, doğrudan bir mücbir sebepten ve ayrıca işgücü anlaşmazlığı, grev veya mali sıkıntılardan kaynaklanmadığı müddetçe, mücbir sebep olarak öne sürülemez.
Asgari faaliyet süresi sağlanmadan şahsî bir mücbir sebepten dolayı öğrencinin geri dönmek zorunda kalması halinde, aşağıdaki şartların sağlanması şartıyla öğrencinin faaliyetini tekrar etme imkânı vardır:
- Yeni faaliyet, tamamlanamayan faaliyet ile aynı türde olmalıdır.
- Yeni bir öğrenim anlaşması imzalanmalıdır.
- Tamamlanamayan dönem ve telafi için verilen dönem ayrı ayrı raporlanmalıdır.
Asgari faaliyet süresinden daha uzun süre kalan bir öğrencinin şahsî bir mücbir sebepten dolayı geri dönmek zorunda kalması halinde, öğrenciye tamamlayamadığı faaliyetini telafi etmek üzere tekrar gitme imkânı tanınmaz.
Genele etki eden mücbir sebeplerden (COVID-19, gidilen bölgede doğal afet olması, grev yapılması vb.) dolayı öngörülen faaliyet süresini tamamlayamadan dönen öğrencilerin durumları hakkında, Ulusal Ajans ve Avrupa Komisyonu genel bir değerlendirme yaparak toplu olarak uygulanacak bir karara varır ve duyurusunu yapar.
Öğrenciler, istedikleri takdirde hibe almaksızın faaliyetlere katılabilirler. Hibesiz öğrenciler de diğer başvurularla beraber genel değerlendirmeye tabi tutulur ve hibeli öğrencilerle aynı süreçten geçer. Hibesiz öğrencinin farkı, öğrencinin bütçe hesaplamalarına dâhil edilmemesi ve kendisine ödeme yapılmamasıdır. Hibe alınmaması öğrencinin seçim sürecine dâhil olmamasına gerekçe değildir.
Değerlendirme ölçütleri ve ağırlıklarına göre öğrenciler seçildikten sonra, yükseköğretim kurumuna tahsis edilen bütçe kapsamında maddi olarak desteklenemeyen kontenjan kalması halinde, hibe almadan gitmek isteyen öğrenciler arasında ayrıca bir değerlendirme yapılabilir. Burada da tarafsızlık ve şeffaflık kuralları gereği genel değerlendirme ölçüt ve ağırlıkları dikkate alınarak öğrenci seçimi gerçekleştirilir.
Öğrenciler hibesiz olarak gittikten sonra, yükseköğretim kurumunun, kurumsal destek hibesinden aktarım ve ek kaynak bulunması gibi nedenlerle hibesiz öğrencileri hibelendirmeye karar vermesi durumunda, hibelendirmeyi başarı sırası gözeterek yapabileceği gibi tüm hibesiz öğrencilerine eşit uygulanacak bir hibe tahsis kararı da alabilir. Her iki durumda da hibe tahsis kararı seçim Komisyonu tarafından kayıt altına alınmalıdır. İlgili değişikliğin yürürlüğe girmesi için hibe sözleşmesinin mümkün olan en erken tarihte, fakat her şekilde öğrencinin faaliyeti tamamlanmadan önce revize edilmesi veya ek sözleşme yapılması gerekmektedir. Bu revize/ek sözleşme ıslak imzalı belgeyi sonradan almak şartıyla öğrenci tarafından imzalanıp taranarak gönderilen sözleşme üzerinden yapılabilir.
Faaliyet tamamlandıktan sonra hibelerde artış gerçekleştirilemez. Türkiye Cumhuriyeti hükümeti ile Avrupa Komisyonu arasında imzalanacak katkı anlaşmasından önce imzalanan hibesiz sözleşmelerde bu hüküm uygulanmaz.
Her bir öğrenim kademesinde, hibesiz de olsa 12 aydan fazla hareketlilik gerçekleştirilemez.
Misafir olunan yükseköğretim kurumu, Erasmus+ kapsamında gelen öğrenciden herhangi bir akademik ücret talep edemez. Akademik ücret; öğrenim ücreti, kayıt ücreti, sınav ücreti, laboratuvar ücreti ve kütüphane ücretini kapsar. Ancak sigorta, oturma izni, indirimli ulaşım kartı, akademik malzemelerin fotokopisi, laboratuvar ürünlerinin kullanımı gibi çeşitli materyallerin kullanılması için gerekli ücretler konusunda yükseköğretim kurumunun diğer öğrencileri nasıl ödeme yapıyorsa, aynı miktarda ücret talep edilebilir.
Öğrenciler yurtdışında faaliyet gerçekleştirdikleri süre zarfında kendi yükseköğretim kurumlarına kayıtlarını yaptırarak varsa normal olarak ödedikleri harç/öğrenim ücretlerini ödemeye devam ederler.
Yükseköğretim kurumu, hareketlilik faaliyetine katılan öğrencilerin yurtdışında faaliyetlerini gerçekleştirdikleri süre zarfında, hâlihazırda aldıkları yükseköğretim burslarının ve kredilerin devamını temin etmekle yükümlüdür. Bu kazanım, öğrencinin yurtdışındaki öğrenim/staj faaliyeti sırasında sonlandırılamaz, kesintiye uğratılamaz ve azaltılamaz.
Yükseköğretim kurumları ulusal burs veya kredi başvuru şartlarını sağlayan öğrencilerin Erasmus+ hibesinden yararlanma hakkına sınırlama getiremez. Ulusal burslara veya kredilere başvuru hakkını kazanamayan öğrenciler de Erasmus+ hibesine müracaat edebilirler.
Faaliyetlere katılan öğrencilerin ilgili faaliyet türlerine göre zorunlu olan sigortalarını yaptırmaları gerekmektedir. Yükseköğretim kurumu sigortaların yapıldığını kontrol eder ve yapıldığından emin olur. Hangi sigortaların zorunlu olduğu öğrenci sözleşmesinde belirtilmektedir.
Her bir öğrenci dosyasında veya e-arşivinde, aşağıdaki belgelerin mutlaka bulunması gerekmektedir. Ancak aşağıda belirtilenler haricinde, yükseköğretim kurumu, faaliyetle ilgili olarak kendi kurumu içerisinde ihtiyaç duyduğu belgeleri de dosyada muhafaza edebilir.
Faaliyet başlamadan önce ve faaliyet sırasında düzenlenen belgeler:
- Öğrenci başvuru formu ve ekleri:
- Ek 1 – Not çizelgesi,
- Ek 2 – Yabancı dil düzeyini gösteren belge,
- Öğrencinin seçildiğine ilişkin öğrenciye yapılan yazılı bildirim veya toplu ilan,
- Misafir olunacak kurumdan alınan kabul belgesi (Acceptance Letter),
- Öğrenci ile yükseköğretim kurumu arasında imzalanan Erasmus+ Yükseköğretim öğrenme ve/veya staj hareketliliği için sözleşmenin imzalı bir nüshası ve ekleri:
- Ek 1 – Öğrenim Anlaşması,
- Ek 2 – Genel Şartlar: Genel Şartların yükseköğretim kurumunda muhafaza edilecek nüshada bulunması zorunlu değildir.
- Ek 3 – Öğrenci Beyannamesi: Tek nüsha halinde öğrenciye verilir, dosyasında bulunması zorunlu değildir.
- Yurtdışında alınacak (Öğrenim Anlaşmasında yer alan) derslerin, öğrencisi olunan programda hangi derslere karşılık sayılacağını gösteren ilgili kurul kararı veya bunu gösteren Öğrenim ve/veya Staj Anlaşması (Learning Agreement for Studies/Traineeships),
- Öğrenciye yapılan ödeme ile ilgili dekont veya öğrenciye yapılan ödemenin ayrıntılarını ihtiva eden banka ekstresi,
Faaliyet sona erdikten sonra tamamlanan belgeler:
- Misafir olunan kurum tarafından öğrenciye verilen, öğrencinin faaliyet başlangıç ve bitiş günlerini göstermek üzere Öğrenim Anlaşmasının “faaliyet sonrası” bölümünün doldurulması ve karşı kurum tarafından onaylanması. Faaliyet tarihlerini gösteren ayrı bir belge düzenlenmesi ve karşı kurum tarafından onaylanmış olması halinde bu belgeler de kabul edilir.
- Katılım Sertifikası*
- Öğrencinin faaliyete ilişkin başarı durumunu gösteren belge;
- Öğrenim hareketliliği için: Yurtdışındaki eğitim dönemine ilişkin not çizelgesi (transkript, Transcipt of Records:(ToR),
- Staj hareketliliği için: Staj faaliyetindeki başarı değerlendirmesini gösteren Staj Anlaşmasının “Evaluation of the Trainee” bölümü,
- Öğrenci Anketi: Hareketlilik Aracı kullanılarak öğrencilerden çevrimiçi AB anketini (EU Survey) doldurmaları istenir. Faaliyetleri tamamlanan öğrencilerin anketi doldurması gerekmektedir. [dosyada bulunmasına gerek yoktur]
- Çevrimiçi dil sınavı: Faaliyetlerini tamamlayan öğrencilerin OLS sistemi üzerinden dil sınavlarına girmeleri gerekmektedir. [sınav sonucunun dosyada bulunmasına gerek yoktur]
- Özel durumlara ilişkin açıklayıcı ve kanıtlayıcı belgeler (hibede kesinti yapılması, mücbir sebeple erken dönülmesi vb. durumların gerekçelerini gösteren belgeler),
- Öğrenci döndükten sonra derslerin yükseköğretim kurumları tarafından tanındığını gösteren nihai transkripti ve/veya varsa Diploma Eki örneği.
Bu belgelere ilave olarak yükseköğretim kurumu yurtdışında geçirilen dönemin akademik olarak tanınmasını sağlamak üzere kurum içerisinde geçerli olacak gerekli belgeleri hazırlamakla yükümlüdür.
Hareketlilik dönemini tamamlayan öğrencilerin döndükten sonra teslim etmeleri gereken belgeleri tamamlamaları gerekmektedir. Belgeleri tamamlamayan öğrencilere yönelik yaptırımlar Madde III.8’de belirtilmiştir.
__
* Yükseköğretim Kurumuyla Yapılan Hibe Sözleşmesi hükümleri esastır.
Başvuru öncesi ve sonrası yapılması gereken işlemler hakkında bilgi almak için başvuran bilgi paketine göz atabilirsiniz.