Eisenhower Metodu
Eisenhower Metodu, yapılması gereken ya da gerekmeyen eylemlere karar verilmesine ve eylemleri dört kategoriye ayırmak için yardımcı olur. Kadran eylemin önemine ve aciliyetine göre” Acil olan şeylerin çoğu önemli değil, önemli olan şeylerin çoğu da acil değildir.” diye ayrılır.
Dwight D. Eisenhower Kimdir?
Eisenhower Amerikalı bir generaldi ( daha sonra ABD başkanı oldu)ikinci dünya savaşında Fransa’nın Almanlar tarafından işgali sırasında hizmet etti. Emrindeki 2.000.000 askeri komuta etmek ve onları kontrol etmek için daha iyi bir yol bulmak zorunda kaldı. Daha sonra Eisenhower yöntemi ile gündeme geldi.
Eisenhower Yöntemi Nasıl Kullanılır?
Eisenhower yöntemini kadranda kullanmak çok kolaydır. Yapılacaklar listesinden bir öğe seçin ve kendinize bu iki soruyu sorun.
” Acil mi? ”
” Önemli mi? ”
Bu sorularla artık doğru kadrana doğru eylem koyabilirsiniz.
Aşağıda her çeyrek bir açıklamadır.
- Acil ve Önemli Olmayanlar
Örneğin;
- Zaman harcamak (ör: Facebook, epostaları her zaman
- Yoğun işler(!) ( ör: Yapılması gerekmeyen çalışmalar )
Bu kadrandaki faaliyetler üzerinde herhangi bir zaman harcamak gerekmez. Bir şey ne zaman önemli değildir? Eğer sizi hedefinize yaklaştırmada ve sizin hedeflerinize doğru ilerlemenizde herhangi bir yardımı dokunmuyorsa önemli değildir. Bunu yapmaya neden zaman harcayasınız? Eğer ne zaman yapıldığı önemli değilse acil değildir. Bugün yapılabilir, haftaya yapılabilir hatta önümüzdeki yıl yapılabilir, bu hiç önemli değil.
Yanlış kadranda vakit geçirildiğinde kombinasyon; önemli ve acil değildir. Bu kadranda zaman azaltın ve başka bir kadrana koyun.
Benim tercihim ” önemli ve acil değil” kadranına koymanızdır.
3.Acil Olup Önemli Olmayanlar
Örneğin;
- E-postalara cevap vermek
- Gelen çağrılar
- İş arkadaşlarının lafını kesmek
Burada vakit kaybetmemenizi öneririm. Görevler hala önemli değil ve hala hedefleriniz doğrultusunda ilerlemiyorsunuz. Fakat bu işler acil, öyleyse bunları başka zamana öteleyemezsiniz. Aynı zamanda bu acil işler sürekli karşınıza çıkıp dikkatinizi istediğinden göz ardı etmekte zor.
Örneğin bir telefon görüşmesi veya iş arkadaşlarının lafını kesmek.
Bunlarla mümkün olduğunca çabuk başa çıkmak için bir yol bulmaya ihtiyacınız var. Tek yol sizi rahatsız eden insanların değişimini azaltmaktır. Bunu kapıya meşgul işareti koyarak yapabilirsiniz. Sonra, eğer işareti görmeden geçerlerse onların bu kesintisini çabucak ele almak gerekir. Onlara çok meşgul olduğunuzu ve işlerini çabukça ifade etmelerini söyleyin. Onları göndermenizin hiç bir anlamı yok, onlar sizi zaten rahatsız etmeyi başardılar. Onların isteklerini iyice dinleyin ve defterinize not alın. En kısa sürede sizi neden rahatsız ettiklerini öğrenin ve önemli şeyler üzerinde çalışmak üzere onları gönderin.
- Acil ve Önemli Olanlar
Örneğin;
-Acil durumlar (örneğin ağlayan bebek)
-Sorun giderme
-Son teslim tarihleri
Bu eylemleri yapmak zorundasınız. Bunlar önemlidir. Sizi hedeflerinize doğru ilerletir, ancak acil olduklarından genellikle istenmeyen ve planlanmamışlardır. Burada sürekli zaman harcayacaksınız çünkü acil durumlar her zaman olur. Onlar olduğu zaman onlarla uğraşmak zorundasınız. Bahanesiz. Durumun üstesinden geldikten sonra, bir böyle bir şeyin asla tekrarlanmayacağına veya oluşumunu en aza indirmek ya da tekrar olacağı an hazırlıklı olduğunuza dair emin olmak için zaman harcayın.
Örneğin; yemek yaparken malzemelerin hepsine sahip olduğunuzdan emin olun, çünkü pişirme işlemindeyken koşarak markete tuz almaya gitmek istemezsiniz.
1.Acil Olmayıp Önemli Olanlar
Örneğin;
-Diğer insanlarla kaliteli ilişkiler kurma
-Asıl işleri yaparak büyük bir hedefe doğru ilerleme
-Fiziksel egzersiz
Bu, zamanınızın çoğunu geçirdiğiniz çeyrek bölümdür. Çoğu insan bunu yapmaz ve zamanlarının çoğunu diğer çeyrek bölümlerde geçirirler. Çünkü bu önemli görevler telefon çalması gibi sizi korkutmaz bu yüzden sıklıkla daha acil sorunlar için ihmal edilirler.
Eğer burada neredeyse hiç zaman harcamıyorsanız, daha sonraki ilk işiniz, bu görevleri yapmak için biraz zaman ayırmaktır. Yapabileceğiniz tek şey ,acil görevleri önlemek için sistemi ayarlamaktır. Örneğin projeniz üzerinde birçok sorun giderme yapacaksanız; hatalardan sonra temizlik zamanını azaltmak için, önceden hatayı düzeltmeye zaman harcayın.
Özetle Eisenhower Metodu;
Acil ve Önemli Olmayanlar: Bunları yapmayın. Eğer size çok zaman kaybettirecekse bunları yapmayı bırakın ve zamanınızı acil olmayan fakat önemli olan dilimde harcayın.
Acil ama Önemli Olmayanlar: Elinizden geldiği kadar bunları yapmaktan kaçın. Sözünüz kesildiği zaman mümkün olduğunca hızlı bir şekilde halletmeye çalışın.
Acil ve Önemli: Bunları yapın. Ortaya çıktığı zaman bu durumun nasıl üstesinden geleceğiniz konusunda düşünmek için vakit harcayın.
Acil değil ama Önemli: Acil değilken bile olabilecek tüm zamanınızı bu kadranda geçirmelisiniz. Zamanınızın en az %80ini “Acil değil ama Önemli” kadranında geçirerek hedeflerinize ulaşabilirsiniz. Kalan %20sini “Önemli ve Acil” ve “Acil ama Önemli Değil” kadranları arasında geçirilebilir. Her zaman yapılacaklar listesini parçalarken Eisenhower Metodunu kullanın. Kendinize önemli ve acil olup olmadığını sorun.
Kaynaklar: http://www.fluent-time-management.com/eisenhower-method.html sitesinden alıntı yapılarak çevrilmiştir.