E-Defter uygulayıcılarının hazırlamış oldukları yazılımlarını Gib tarafından hazırlanan ve sürekli olarak geliştirilen kurallara zamanında ve hatasız olarak uyarlamaları gerekmektedir. Mükelleflerin ise her bir belgeyi bir fişe kaydetmesi, Gib tarafından gerekli görülen belge içeriğini eksiksiz girmeleri gerekmektedir. Mükellefler ayrıca E-Defter ve Beratları belirlenen süre içerisinde hazırlamalı ve E-Mühürleri ile imzalamalıdır. İmzaladıkları Defter Beratlarını Gib Portala göndermeli Portalda Gib tarafından tekrar imzalanan Defter Beratlarını bilgisayarlarına indirerek saklamaları gerekmektedir.