Herhangi bir kuruluşta belge hazırlama ve taslak hazırlama prosedürünü belirleyen ve belirleyen resmi düzenleyici yasa, büro işleri hakkında bir talimattır.
Her işletmede, her firmada ve kurumda bulunmalıdır. Ulusal düzenleyici belgeler temelinde zorunlu olarak büro işleri için talimatlar geliştirilmiştir. Ancak, aynı zamanda, belirli bir organizasyonun ofis çalışmalarının bireysel özelliklerini, pozisyonların ve belgelerin kompozisyonunu, hizmetin yapısını, arşivlerin kullanılabilirliğini ve tüm ofis işlemlerinin bilgisayarlaşma derecesini yansıtmalıdır. Bundan, belirli bir örgütün büro işi için verilen talimatın her zaman orijinal olduğunu ve sadece bu yapıya özgü belgelerin kompozisyonu ve işlenmesinin tüm nüanslarını ve özelliklerini dikkate alacağını takip eder.
Bu düzenleyici belgeyi şirketiniz için hazırlarken, genel kabul görmüş standart evrak talimatlarını kullanabilir, herkes için zorunlu olan ana noktaları çıkarabilir ve yalnızca kuruluşunuz için tartışılması gereken öğeleri ekleyebilirsiniz.
Kural olarak, büro işleriyle ilgili talimatlar genel hükümleri, çeşitli tematik bölümleri ve çeşitli uygulamaları içerir. Genel hükümler, talimatın kapsamını, düzenleyici çerçeveyi ve uygunsuzluk sorumluluğunu belirtir. Tematik bölümler belge türleri ve bunların yürütülmesi, onaylanması, çoğaltılması, sertifikalandırılması ve depolanması prosedürü hakkında bilgiler içerir. İşletmenin özelliklerine uygun olarak, bu bölüm önemli ölçüde genişletilebilir. Değişen çalışma koşullarına ve yeni teknolojilerin kullanılmasına bağlı olarak, tematik bölümler değişebilir ve tamamlanabilir. Talimatların ekleri, örnek olarak referans materyali içerir: numune formları, conta ve damgaların izleri, belge akışı ve formları doldurmak için örnekler.
Bazı durumlarda talimat niteliğinde geçici olabilir (bölge mahkemesinde veya silahlı kuvvetlerde büro işleri için talimat). Kayıt yönetimi ile ilgili geçici talimatlar, örneğin daimi görevlendirmeden önce belirli bir süre için onaylanır. Bu ayrı ayrı çözüldü!
Ofis işleri konusunda yetkin yapılan talimatlar, belgelerle çalışma sürecini ve tüm teknolojik işlemlerin mantıksal sırasını yansıtır. Yalnızca ofis işleri değil, aynı zamanda tüm yönetim aygıtının faaliyetlerini de düzenler. Talimat sadece kuruluş başkanının emriyle onaylanır ve yürürlüğe girer ve daha sonra işletmenin tüm belgelerinin hazırlanıp hazırlanmasına dayalı olarak düzenleyici bir eylem olarak görev yapar.
Büro çalışmasının doğru şekilde düzenlenmesi, kurumun doğru çalışması için önemli bir şarttır. Büro servisinin yürütücülerinden tüm dokümanları niteliksel olarak doldurmaları, yeni çalışanlara form doldurma sırası ve kuralları hakkında bilgi vermeleri, zamanında ve hatasız raporlar sunmaları, atanan görevleri derhal ve zamanında yerine getirmeleri, derhal (gelen belgeyi veya siparişi aldıktan hemen sonra) çalışmaya başlamaları gerekmektedir. Yöneticinin kendisi emirlerin veya belgelerin uygulanmasının aciliyetine öncelik verirse, çalışma buna dayanarak gerçekleştirilir. Diğer durumlarda, çok sayıda belge alındığında, bunlar görünüm tarihine göre işlenir.