Planlama ve bütçeye bağlı kalma, proje yönetiminin ayrılmaz bir parçasıdır. Bir bütçe planlamak, herhangi bir projeye başlarken ilk adımlardan biridir. En yüksek başarı şansına sahip olmak istiyorsanız, maliyetler ve işlerin nasıl ödeneceği konusunda belirsiz olmak, herhangi bir projeye başlamanın bir yolu değildir.
İyi bir bütçe planlaması olmadan, bir proje hızla sorun yaşayabilir. Bir projenin planlanmasında ve uygulanmasında kritik bir noktaya gelip, finansman yetersizliği nedeniyle ara vermek zorunda kaldığınızı fark etmek felaket olabilir. Neyse ki, biraz zaman ve planlama ile bu çoğu zaman önlenebilir.
Mühendislik proje yöneticileri, adım adım, anlaşılması kolay bir plan yapmalı ve bir finansal plan uygulamalıdır.
Proje muhasebesi, bir projenin tüm finansal yönlerini kapsar.
Bir proje için uygulanan muhasebe sistemi, bir proje yürütüldükten sonra toplam öngörülen maliyetleri, faturalandırılabilir hesapları, potansiyel geliri ve fiili geliri içerir.
Proje yöneticileri, mali durumu takip etmek için muhasebe sistemini kullanırlar, böylece projenin bütçeyi aşmamasını sağlayabilirler veya başarılı olacaksa, olması gerektiği gibi görünmeye başlarsa, daha fazla fon almak için adımlar atabilirler. maliyetleri azaltın ve giden parayı azaltın.
Özel hesap ve bütçe planlama yazılımı, proje yöneticilerinin gerçekçi bütçeler oluşturmasına ve bir proje boyunca hesap bilgilerine kolayca erişmesine yardımcı olabilir.
Proje muhasebesi, bir şirket ile bir müşteri arasındaki yasal sözleşmeleri içerir.
Pek çok projede, ürün daha üretime geçmeden kararlı müşteriler vardır. Bu sözleşmeler genellikle belirli bir minimum satın alma taahhüdünde bulunan bir müşteriden oluşur. Bu sözleşmeler gelecekteki gelirleri tahmin etmek için kullanılır. Gelen gerçek gelir daha sonra hesaplanır ve gelirin beklentileri aşıp aşmadığını görmek için tahmin edilenle karşılaştırılır.
Bütçe oluşturma adımları
Bütçe oluşturmak biraz zaman alabilir. Her seferinde bir adım yaklaşmak, geriye gitmekten ve gereğinden fazla gözden geçirmekten kurtarır.
- Karşılaştırılabilir projelere bakın
Projeniz benzersiz olsa da, bütçenize yardımcı olacak bilgiler için sizinkiyle en az birkaç benzerliği olan başka bir projeyi inceleyin. Rakip bir ürün tasarlıyorsanız, rakiplerinize bakmak mantıklıdır. Başarılarından ve hatalarından öğrenebilirsiniz. Bazı bilgiler sizin için mevcut olmayacak olsa da, çoğu zaman mevcut olan çok şey vardır.
Yöneticiler her zaman bütçesini oluşturdukları şirket içindeki geçmiş projelere de bakmalıdır. Geçmişteki hataları ve bunların nasıl önlenebileceğini not etmek son derece faydalıdır ve gelecekteki projelerde çok para tasarrufu sağlayabilir.
- Birden fazla uzmana danışın
Bir bütçe planlarken bir şirketteki yetenekleri dahil etmek önemlidir. Benzer projeler üzerinde çalışma deneyimi olan veya bir düzeyde benzersiz uzmanlığa sahip biri varsa, iş makul bir bütçe tasarlamaya geldiğinde çok yardımcı olabilirler. Şirketinizin dışından başkalarına da danışmak için söylenecek bir şeyler var. Belirli alanlardaki uzmanlar, özellikle karmaşık veya uzun vadeli bir proje için bir bütçe planlarken bir proje yöneticisinin gözden kaçırabileceği şeyleri belirtmeye yardımcı olabilir.
- Uzmanların bütçenin ilk taslağını gözden geçirmesini sağlayın
Bir bütçenin kesinleştirilecek kadar iyi görünmesini sağlamaktan hiç kimse sorumlu olmamalıdır. Bütçelerin bir şirketteki birçok uzman tarafından ve hatta şirket dışından güvenilir ortak çalışanlar tarafından analiz edilmesi gerekir. Bu, maliyetli hataları önler ve başarıyı teşvik eder.
Yöneticiler için muhasebe ilkeleri
Muhasebeyi planlamak için metrikler kullanılmalıdır. İşte mühendislerin kullanabileceği birkaç pratik ölçüm örneği.
- Projenin toplam maliyeti konusunda gerçekçi olun
Öngörülen maliyetler başlangıçta büyüktür. Amaç o maliyetin ötesine geçmek değil; birçok yöneticinin öğrendiği gibi, genellikle öngörülemeyen maliyetler ortaya çıkar. Örneğin, COVID-19 sırasında olanlara bakın. Tedarik zincirindeki aksamalar ve sağlık çalışanlarının eksikliği, bazı hammadde ve ürünlerin bir süredir üretilmemesine neden oldu. Kesintiler veya önemli bir bileşenin alternatif bir kaynağının bulunması, proje maliyetlerinin artmasına neden olabilir. Bir projenin muhasebesini yaparken, her zaman bugüne kadarki gerçek maliyeti kullanmak ve öngörülen finale bağlı kalmamak esastır.
- Gelirlerin ve giderlerin eşleştiğinden emin olun
Bir projeyi izlemek ve tutarsızlıkları yakalamak önemlidir. Bir giderin ne zaman oluştuğunu ve bunun gelirle nasıl ve ne zaman dengelendiğini takip etmek çok önemlidir. Masrafın geri dönüşünü almak ne kadar sürdü? Bir kayıp varsa, bunu bütçenin başka bir alanında telafi etmenin bir yolu var mı?
- Muhasebe kayıtlarının son derece ayrıntılı olması gerekir
Bir proje yöneticisi olarak, yatırımcılara, kurullara ve müşterilere yanıt verirken tam şeffaflık olabilmesi için kesinlikle her şeyin kaydedildiğinden emin olmalısınız. Projeler uzun süre devam edebilir ve bu kadar çok insanın dahil olması nedeniyle herkesin kusursuz kayıtlar ve belgeler tutması gerekir. Bu, bir paydaşın projeyle ilgili bir endişesini dile getirmesi durumunda çok zaman kazandırabilir. Yıl sonu vergileri söz konusu olduğunda işletmelerdeki muhasebe uygulamaları incelenir, bu nedenle kayıtların net ve kolay anlaşılır olduğundan emin olmak için daha fazla neden vardır.
- Uzun vadeli maliyet ve gelirin gerçekçi tahminleri önemlidir
Tam şeffaflık adına, uzun vadeli maliyet ve kar projeksiyonlarını hesaba katarken gerçekçi olmak önemlidir. Bu iyi niyetli bir tahmin olarak kabul edilir. Bununla birlikte, herhangi bir tahminde biraz muhafazakar olmak genellikle daha iyidir. Gelir projeksiyonlarının çok altında gelmek kötü görünüyor ve projenin gerçek uzun vadeli başarısına olan inancı teşvik etmiyor.
- Yükümlülükler ve sorumluluklar konusunda net olun
Gelecekteki olası maliyetlerle ilgili dürüstlük, muhasebe için çok önemlidir. Ürünlerin teslim edilemeyeceği anlamına gelen bir şey olursa veya bir proje süresince herhangi bir sözleşme ihlali meydana gelirse, herhangi bir yükümlülük konusunda net olun. Bu maliyetlerin gerçekleşmesi muhtemel olmasa da, öngörülemeyen bir şey olması durumunda ne olduklarını kabul etmek önemlidir. Bir projeyi sona erdirmek için bu maliyetlerin paydaşlar tarafından karşılanması gerekebilir, bu nedenle potansiyel risklerin farkında olmaları gerekir.
- Tüm finansal süreçleri takip etmek ve yasal düzenlemelere uyulmasını sağlamak
Tüm işlemlerin düzenli olarak izlenmesi ve kayıt tutulması esastır. Bu sadece yasal ve sektör düzenlemelerine uyulmasını sağlamakla kalmaz, aynı zamanda proje yöneticilerine bütçe dahilinde kalmak için harcamalarda ayarlamalar yapma şansı verir. Örneğin, bir projenin bir yönü öngörülen maliyetin üzerinde olabilir, ancak başka bir bölüm bütçenin altında tamamlanabilir, bu nedenle sayfalar dengelenir.
- Kalan fonların nasıl tahsis edileceğini planlayın
Bazen bir proje bütçenin çok altında gelir. Böyle bir durumda fazla fonların nasıl tahsis edileceğini planlamak iyi bir fikirdir. Yürümekte olan başka projeler olabilir ve onları bunlardan birine devretmek mantıklıdır. Diğer şirketler fazladan fon ayırmak isteyebilir. pazarlama yeni ürün Plan ne olursa olsun, paydaşların projenin başından itibaren haberdar olması için bu fonların nasıl kullanılacağının önceden açık olması ve belgelenmesi önemlidir.
Muhasebe ve bütçeleme için genel ipuçları
Proje yöneticilerinin bütçeleri planlarken özellikle dikkatli olmaları gerekir. İşte başarıyı garantilemek ve hataları azaltmak için bazı genel ipuçları.
- Bütçe planlaması için yeterli zaman ayırın
Bir bütçe planını aceleye getirmek iyi bir fikir değil. İyi bir planda çok fazla ayrıntı vardır ve yeterli zaman verilmezse önemli bir şeyi gözden kaçırmak kolaydır. Öte yandan, bazı bütçeler daha az karmaşıktır ve tahmin ettiğinizden daha hızlı tamamlanabilir. Süreç boyunca problemler için bütçeleri kapsamlı bir şekilde kontrol etmek için adımlar atıldığından emin olduğunuz sürece, projeniz planlandığı gibi ilerleyecektir.
- Tüm önemli paydaşlardan girdi aldığınızdan emin olun
Bir şirketin ve holdinglerinin hiyerarşisinde kimlerin bütçe planlamasına dahil olması gerektiğini belirlemek önemlidir. Anahtar oyuncuları dışarıda bırakmak, proje yöneticilerinin yapmak isteyeceği bir hata değildir. Yeni başlayanlar için, ciddi bir projeyi üstlenmek için iyi bir ilk izlenim bırakmaz veya yöneticide güven uyandırmaz. Ek olarak, bazı paydaşlar ilk planlama aşamasının dışında bırakılırsa, bütçe ciddi şekilde yeniden çalışmak zorunda kalabilir, bu da herkesin zamanına ve parasına mal olur.
- Pazarla ilgili sorunlar konusunda gerçekçi olun
COVID-19, işlerin yapılma hızı üzerinde bir etkiye sahip olmaya devam ediyor. Hammadde kıtlığı, işçilik ve nakliye gecikmeleri, işletmelerin pazara yeni ürünler getirmeye veya talep edilen ürünlerin üretimini artırmaya çalışırken karşılaştıkları zorluklar olmaya devam ediyor. Bütçeyi aşan projelere yol açan artan üretim maliyetleri daha yaygındır çünkü geliştirme ve üretime devam etmek isteyen bir şirket, dünya çapındaki aşırı talep nedeniyle genellikle artan bir maliyetle hammadde veya işçilik elde etmek zorunda kalır.
- Bir sorun olduğunda kabul etmeye istekli olun
Bir sorun ortaya çıktığında inkar etmek daha ciddi sorunlara yol açabilir. Bir bütçe üzerinde çok çalışmış olabilirsiniz, ancak yine de bazı ciddi sorunlarla karşılaşabilirsiniz. Buna iyi bir şey olarak bak. Sorunları erken aşamalarda bulmak ve bunları kabul etmek, her şeyin üstünde olduğunuzu ve bir ürünün başarılı bir şekilde piyasaya sürülmesini engelleyebilecek hataların gözden kaçmasına izin vermediğinizi gösterir.
- İyi proje yönetimi ve muhasebe becerileri, mühendislerin istihdam edilebilirliğini artırır
Bir mühendis veya bilim adamı olarak çalışıyorsanız ve kariyerinizde ilerlemek istiyorsanız, yönetici pozisyonuna geçmeyi düşünmelisiniz. Bir mühendislik yönetiminde çevrimiçi yüksek lisans mevcut iş yerinizde veya başka bir sektörde çeşitli proje yönetimi rollerini üstlenmeniz için ihtiyaç duyduğunuz becerileri ve kimlik bilgilerini kazanmanın mükemmel bir yoludur. Bu kurs özellikle deneyimli mühendislik ve STEM profesyonellerine yöneliktir. Kursun kendisi mühendislik ve yönetim becerilerini birleştirir.
- Proje yönetimi, mühendislerin sorumlu olmasını sağlar
Muhasebe ve bütçeleme, herhangi bir projenin favori yönü olmayabilirken, tüm projeleri tasarlamak ve yönetmek, bir mühendisi şirketlerde yenilikçiliğin en ileri noktasına yerleştirir. Bu, bir şirketin yönü üzerinde büyük bir etkiye sahip olmak anlamına gelir. Kendinizi tek bir projede kanıtlamak, kariyerinizi gelecek yıllarda son derece yüksek bir başarı düzeyine taşıyabilir.
- Yönetim becerileri ve gelişmiş becerilere sahip mühendisler talep görüyor
Şirketlerin iyiye ihtiyacı var yöneticiler ve mühendisler rekabete ayak uydurmak için. Yeni kurulan şirketler söz konusu olduğunda, başarı şansını artırmanın en iyi yolu, işlerin sorunsuz gitmesini ve bütçelenen maliyetler dahilinde olmasını sağlamak için bir proje yöneticisi kullanmaktır. Tüm bunlar, artan iş güvenliği ve bir mühendisin nerede ve kimin için çalıştığı konusunda büyük esneklik anlamına gelir.
Çözüm
Bütçe oluşturma söz konusu olduğunda proje yöneticilerinin işi kolay değildir. Büyük projelerde birçok paydaş ve farklı uzmanlardan çok sayıda girdi vardır. Ancak, bütçe ve muhasebe planlamasına gereken özenin gösterilmesi önemlidir. İyi bir bütçe, bir projenin genel başarısı için kritik öneme sahip olan daha fazla yatırımcı ve müşteri çekmeye yardımcı olabilir.
Proje yöneticileri, dünyadaki ekonomik koşullar nedeniyle önemli zorluklarla karşı karşıyadır. Umarım, önümüzdeki bir veya iki yıl içinde, COVID-19 salgını ekonomik faaliyeti büyük ölçüde etkilemeyi bırakacaktır.