... konulu sunumlar: "Örgütsel Tasarım AÇıK SISTEM TASARıMı. Çevre Çevre sınırsızdır ve örgüt çevresi dışarıdaki her şeyi kapsar. Örgütün duyarlı olduğu ve hayatta kalmak."— Sunum transkripti:
1
Örgütsel Tasarım AÇıK SISTEM TASARıMı
2
Çevre Çevre sınırsızdır ve örgüt çevresi dışarıdaki her şeyi kapsar. Örgütün duyarlı olduğu ve hayatta kalmak için karşılık vermesi gerektiği çevrenin özelliklerini göz önünde bulunduracağız.
3
Çevre Örgütsel çevre, örgüt sınırları dışında mevcut olan ve örgütün tümünü veya bir bölümünü etkileme potansiyeline sahip olan bütün unsurlar şeklinde tanımlanmaktadır. Örgüt çevresi dış sektörler içindeki alanı analiz ederek anlaşılabilir. Örgütün alanı, seçilmiş çevresel faaliyet alanıdır.
4
Çevre o Bir örgüt sunulan ürün, hizmet ve piyasalara ilişkin kendisi için belirlediği bölgedir. o Alan, örgütün odaklandığı pazar boşluğunu tanımlar ve hedeflerine ulaşmak için etkileşeceği dış sektörü tanımlar. o Çevre, çeşitli sektörlerden veya benzer unsurları içeren dış çevre alt bölümlerinden oluşur.
5
Çevre o Her örgüt için 10 çalışma alanı analiz edilebilir: o Endüstri, hammaddeler, insan kaynakları, finansal kaynaklar, piyasa, teknoloji, ekonomik şartlar, devlet, sosyo-kültürel ve uluslar arası
6
Faaliyet alanı o Faaliyet alanı, örgütün doğrudan etkileştiği ve amaçlarına ulaşmak için örgüt yeteneği üzerinde doğrudan bir etkiye sahip olan çalışma alanlarını içermektedir. o Endüstri, hammaddeler, pazar, insan kaynakları ve uluslar arası faaliyet alanlarından oluşur.
7
Çalışma alanları (sektörler) Endüstri Endüstri ile ilgili rakipler, sektör büyüklüğü ve rekabet edebilirlik Hammadde Tedarikçiler, imalatçılar, gayri menkul, hizmetler İnsan kaynakları İşgücü piyasası, iş ve işçi bulma kurumu, üniversiteler, meslek okulları, diğer örgütlerdeki çalışanlar, sendikalaşma Finansal kaynaklar Hisse senedi piyasası, bankalar, tasarruf ve krediler, özel yatırımcılar Pazar Müşteriler, tüketiciler, potansiyel ürün ve hizmet kullanıcıları Teknoloji Üretim teknikleri, bilim, bilgisayarlar, bilgi teknolojisi, e-ticaret. Ekonomik şartlar Durgunluk, işsizlik oranı, enflasyon oranı, yatırım oranı, ülke ekonomisi, büyüme Devlet Kentler, yasa ve düzenlemeler, vergiler, hizmetler, yargı sistemi, politik süreçler Sosyo-kültür Yaş, değerler, inançlar, eğitim, din, iş ahlakı, tüketici ve yeşil hareket Uluslar arası Yabancı işletmelerle rekabet ve kazanç, deniz aşırı pazarlara giriş, yabancı gümrükler, düzenlemeler, döviz kurları
8
Genel çevre Bu çalışma alanı, bir işletmenin günlük operasyonları üzerinde dolaylı bir etkiye sahiptir. Devlet, sosyo-kültür, ekonomik şarlar, teknoloji ve finansal sektörlerden oluşur.
9
Çevresel belirsizliklere uyum sağlamak İşletmeler için şu soru önemli : “Değişim ve karmaşıklık gibi kriterler bazında çevre nasıl farklılaşır ?” Bu soruyu yanıtlayan işletmeleri başka bir soru daha beklemektedir. O soru da: “Acaba örgütler farklı düzeylerdeki çevresel belirsizliklere nasıl uyum sağlarlar ?” sorusudur. Çünkü belirlilik ortamında faaliyet gösteren bir işletmenin yönetimi ve denetimi, belirsizlik ortamında faaliyet gösteren bir işletmeye göre farklılık gösterecektir.
10
Çevresel belirsizlik Çevre örgütü nasıl etkiler? Çevrede meydana gelen olaylar, çeşitli boyutlarda tanımlanabilir: Çevrenin durgun veya değişken, homojen veya heterojen, odaklanmış ya da dağınık, basit ya da karmaşık olup olmadığı vs.
11
Çevresel belirsizlik Bu boyutlar, çevrenin örgütleri etkilemesini iki şekilde özetlemektedir: Çevre hakkındaki bilgi edinme Çevreden kaynak elde etme ihtiyacı Karmaşıklık ve değişim, bilgi toplamaya daha fazla gereksinim duyar.
12
Çevresel belirsizlik Çevresel belirsizlik, öncelikle örgütün, düzenli ve günlük bazda iş yaptığı sektörler ile ilgilidir. Örgütlerin etkin olmak için belirsizlikle baş edebilmesi ve onu iyi bir şekilde yönetebilmesi gerekir. Belirsizlik, karar vericilerin çevresel faktörler hakkında yeterli bilgileri olmaması ve dış bilgileri tahmin etmede zorlanmasıdır.
13
Çevresel belirsizlik Belirsizlik, örgütsel tepkilerde başarısızlık riskini arttırır ve karar seçenekleri ile ilgili maliyetleri ve olasılıkları hesaplamayı zorlaştırır. Belirsizliği etkileyen başlıca çevresel özellikler, dış dünyanın basit veya karmaşık, durgun ya da değişken olması şeklinde ifade edilebilir.
14
Basit-Karmaşık Bu boyut, örgütün operasyonları ile ilgili dış unsurların benzersizliği veya farklılığını gösteren çevresel karmaşıklıkla ilgilidir.
15
Durgun-Değişken Bu boyut, çevredeki unsurların dinamik olup olmadığını gösterir. Çevre aylık ya da yıllık periyotta aynı kalıyorsa durgundur. Değişken şartlar altında çevresel unsurlar, beklenmedik bir şekilde değişir.
16
Çevresel karmaşıklık Basit+Durgun= Düşük belirsizlik 1. Az sayıda dış unsurlarda benzerlik 2. Unsurlar aynı kalır veya yavaş bir şekilde değişir. Karmaşık+Durgun= Düşük-Orta belirsizlik 1. Büyük miktarda dış unsurlar farklıdır. 2. Unsurlar aynı kalır ya da yavaş bir şekilde değişir. Basit+Değişken= Yüksek-orta belirsizlik 1. Az miktarda dış unsurlar benzerdir. 2. Unsurlar sıklıkla ve beklenmedik bir şekilde değişir. Karmaşık+Değişken=Yüksek belirsizlik 1. Büyük miktarda dış unsurlar benzersizdir. 2. Unsurlar sıklıkla ve tahmin edilemez bir şekilde değişir. Belirsizlik DURGUN DEĞİŞKEN BASİT ÇEVRESEL DEĞİŞİM KARMAŞIK
17
Çevresel belirsizliklere uyum sağlamak Söz konusu farklılıklar yandaki konular bağlamında ön plana çıkabilecektir. Pozisyonlar ve Bölümler Tampon Bölümler ve Sınır Genişletme Organik ve Mekanik Yönetim Süreçleri Farklılaşma ve Bütünleşme Planlama, Tahmin ve Karşılık Verme
18
Pozisyonlar ve Bölümler Dış çevrenin karmaşıklığı arttıkça, işletme içindeki pozisyonlar ve bölümlerin de sayısı artar. Sonuç olarak, işletmenin iç çevresinin karmaşıklığı da artar. Dış çevrenin karmaşıklığının artması ile işletme içindeki pozisyonlar ve bölümlerin sayısının artması arasında nasıl bir nedensellik mevcuttur ?
19
Tampon bölümler ve sınır genişletme Çevresel belirsizliklerle başa çıkmanın bir yolu da tampon bölümler kurmaktan geçmektedir. Bu sayede çevredeki belirsizliklerin etkilerinin azaltılması amaçlanmaktadır. Örgüt içindeki teknik bölümler, örgütün temel üretim faaliyetlerini gerçekleştirirler. Tampon bölümler teknik bölümleri çevreler ve çevre ile örgüt arasındaki hammadde, kaynak ve para değişimini sağlarlar. Bu sayede teknik bölümler daha etkin bir şekilde faaliyetlerini sürdürebilir.
20
Tampon bölümler ve sınır genişletme Sınır genişletme rolü, örgüt ile dış çevrenin kilit unsurları arasında bağ kurulmasını sağlar. Sınır genişletme temelde bilginin değişimi üzerine odaklanır. Amaç, çevrede yaşanan değişime ilişkin bilgilerin belirlenmesi ve örgüte taşınması ve çevreye örgüt ile ilgili bilgiler sunulmasıdır. Hi-Tech işletmelerinde yapılan bir çalışma göstermektedir ki, rekabetçi başarısızlıkların %97’sinin nedeni, pazardaki değişimlere duyarsızlık ve hayati değer taşıyan bilgilerin değerlendirilememesidir.
21
Tampon bölümler ve sınır genişletme İstihbarat uzmanları, üst düzey yöneticilere rakiplerinin yeni ürünleri, üretim maliyetleri veya eğitim teknikleri gibi konularda bilgi sağlarlar.
22
Farklılaşma ve bütünleşme Çevresel belirsizlik, farklı fonksiyonel bölümlerdeki yöneticiler arasındaki bilişsel ve duygusal farklılıklar ve aynı zamanda bu bölümler arasındaki biçimsel yapı farklılıklarıdır. Çevresel belirsizlik arttıkça, işletme içindeki bölümler, kendilerini ilgilendiren belirsizlikle başa çıkabilmek için aşırı derecede uzmanlaşma eğilimine girerler.
23
Farklılaşma ve bütünleşme Paul Lawrence ve Jay Lorsch, 10 işletmedeki üç bölümü (Üretim, Ar-Ge ve Satış) incelemişlerdir. Araştırma sonuçlarına göre her bölüm, dış çevrenin belirsizliğine karşı farklı bir oryantasyon ve yapılanmaya gitmiştir.
24
ÖRGÜTSEL BÖLÜMLER ÇEVRESEL İHTİYAÇLARI KARŞILAMAK ÜZERE FARKLILAŞIRLAR CEO Ar-Ge (Bilimsel çevre) Üretim (Üretim çevresi) Satış (Pazar çevresi) Bilimsel Yayınlar Araştırma Merkezleri Profesyonel Kurumlar Hammadde İşgücü Tedarikçiler Üretim Ekipmanı Müşteriler Reklam Ajansları Dağıtım Sistemi Rakipler
25
ÖRGÜTSEL BÖLÜMLER ARASINDA HEDEFLERİN FARKLILAŞMASI Özellik Ar-GeÜretimSatış Hedefler Ürün geliştirme, Etkin üretim Müşteri kalite memnuniyeti Zaman Odağı Uzun Kısa Kısa İnsanlararası Yapı Çoğunlukla Görev Sosyal görev Yapının Biçimselliği Düşük Yüksek Yüksek
26
Farklılaşma ve bütünleşme Aşırı farklılaşmanın sonuçlarından biri, bölümler arası koordinasyonun güçleşmesidir. Bölümlerin tutumları, hedefleri ve çalışma sistemleri farklılaştıkça, koordinasyonun sağlanması için daha fazla zaman ve kaynağın ayrılması zorunlu olacaktır.
27
Organik ve mekanik yönetim süreçleri Tom Burns ve G.M. Stalker, İngiltere’de 20 büyük ölçekli işletmeyi incelemiş ve dış çevre ile işletmenin yönetim yapısı arasında önemli bir ilişkinin var olduğunu ortaya koymuştur. MEKANİK YAPI VE ORGANİK YAPI NEDİR?
28
Organik ve mekanik yönetim süreçleri MEKANİK ÖRGÜTORGANİK ÖRGÜT 1.Görevler uzmanlaşmaya dayanır. 2.Görevler kesin ve katı bir şekilde tanımlanmıştır. 3.Katı, hiyerarşik ve kontrole dayalı bir yapı vardır. Çok sayıda kural mevcuttur. 4.Bilgi ve karar alma merkezileşmiştir ve örgütün üst basamaklarında toplanmıştır. 5.İletişim dikeydir. 1.Çalışanlar bölümün genel işlerine katkı yaparlar. 2.Görevler, ekip çalışması ile belirlenir ve dağıtılır. 3.Daha az yetki hiyerarşisi ve denetim mevcuttur. Daha az sayıda kural vardır. 4.Bilgi ve görevlerin denetimi işletmenin herhangi bir noktasında gerçekleşebilir. Merkezileşmemiş bir yapı söz konusudur. 5.İletişim yataydır.
29
Planlama, tahmin ve karşılık verme Örgütün bütünleşmesinin ve daha organik bir yapıya geçişinin arkasındaki temel neden, örgütün belirsiz çevrelerdeki ani değişimlere hızlı cevap verebilme becerilerinin geliştirilmesidir.
30
Planlama, tahmin ve karşılık verme HERŞEYİN HIZLA DEĞİŞTİĞİ BİR ÇEVREDE PLANLAMANIN ANLAMI VAR MIDIR ? Aslında bu tür çevrelerde planlama ve çevresel tahminlerin daha büyük bir önemi vardır. Çünkü ancak bu sayede işletme hızlı değişimlere, hızlı ve koordine tepkiler geliştirebilir.
31
Planlama, tahmin ve karşılık verme Çevre istikrarlı iken, işletme operasyonel sorunlarına ve gündelik etkinliğe odaklanabilir. Uzun dönemli planlama ve tahmin çok da gerekli olmayabilir. Çünkü gelecekteki çevresel talepler, bugünkü ile neredeyse aynı olacaktır. Ancak belirsizlik arttığında, planlama ve tahmin bir zorunluluk olacaktır. Planlama, dışarıdaki değişimlerin ters etkilerini azaltacaktır. Bu tip çevresel koşullarda çalışan işletmeler genellikle ayrı planlama bölümleri kurarlar.