Bir büro işçisinin başarılı bir ofisteki anahtar olduğu argümanı oluşturulabilir. Tüm belgelerin hızlı bir şekilde alınabilmesi için doğru bir şekilde taşınmasını ve arşivlenmesini, programlamanın sorunsuz bir şekilde yapılmasını, çağrıların yanıtlanmasını ve müşterilerin derhal katılmasını sağlamak, sekreterlik pozisyonunda bir kişiye bağlıdır. Bir büro görevlisi, ofis personelinin gün boyunca düzenli ve görevde kalmasını sağlamalıdır. Bu görevlerin tümü, birkaç ulaşılabilir hedef belirleyerek başarılabilir.
Dakikada 40 Kelimeyi Aştı
Çoğu sekreterin dakikada 40 kelimelik minimum bir hızda yazması gerekir. Bu asgari seviyenin aşılması, büro işçisini daha yüksek verimlilik ve dikte not alma kapasitesine sahip daha verimli bir çalışan haline getirecektir. Genel pratikle daha hızlı yazmayı ya da hızı arttırmaya yönelik alıştırmalarla bir kurs alarak öğrenebilirsiniz.
Etkili Bir Dosyalama Sistemi Geliştirin
Büro çalışanlarından, bilançolar, zaman çizelgeleri, yeni çalışanların evrak işleri veya müşteri dosyaları olsun, bir ofisten gelen tüm evrakları ele almaları beklenir. Evrak işlerini yönetmek için etkili bir strateji, manila dosya klasörleri ve dosyalama dolapları, bilgisayar belge dosyaları ve etiketli bağlayıcıların bir kombinasyonunu içerebilir. Bir sistemin iyi organize edilip edilmediğini bilmek için iyi bir test, sisteme aşina olmayan bir kişinin aradığı makaleyi yardımsız bulabilmesidir.
Açık İletişim Kurun
İletişimin açık ve etkili olmasını sağlamak büro çalışanlarının kilit görevidir. Bu görev müşterilerle ve misafirlerle, diğer işletmelerle, idari işçilerle ve büro işçileriyle iletişim kurmayı içerir. İletişim, e-posta, telefon veya yüz yüze konuşma konusunda, her zaman samimi ve profesyonel bir şekilde tamamlanmalıdır. Tüm iletişim, bir iletişim günlüğünde veya elektronikse gelecekteki referans için kaydedilmiş olarak belgelenmelidir. Mesajlar derhal iletilmeli ve önemli tarihler takvimlere yazılmalı ve paylaşılmalıdır.