DİÖ, bir ÖKA’yı seçmek için aşağıdaki üst düzey işlemleri önermektedir. NOTE: Bir ÖKA için bu seçim süreci aslında bir ÖYS ediniminde sınıflandırılabilir. Diğer bir deyişle, seçtiğiniz ürün aslında ÖKA özelliklerine sahip bir ÖYS olabilir. Bu durumda, ÖKA özellikleri, diğer tüm ÖYS gereksinimlerini de içeren bir dizi gereksinimdir; bir ÖYS’yi seçmek veya bir ÖKA’yı seçmek gibi iki ayrı süreçten geçmenize gerek yoktur. Burada özetlenen süreç her iki durumda da aynıdır.
1. ÖYS temin etmek için öncelikle paydaşlarınızla bir toplantı yapın, işletmenizin hedeflerini belirleyin ve alacağınız ÖKA ile bu hedeflerinize nasıl ulaşacağınızı, ÖKA’nın ihitiyaçlarınızı nasıl karşılayacağını belirleyin. Şu gibi soruları yanıtlamanız gerekir: Bununla hangi iş sorunlarını çözmeyi bekliyorsunuz? Riskler nelerdir? Hangi tür kaynaklara ihtiyaç duyacaksınız? Ne tür süreçler ve kurallar belirlemeniz gerekecek? Tüm bunlar uygulanabilirlikleri dikkate alınarak ele alınmalıdır. Örneğin, yeni süreçler ve iş kuralları gerekiyorsa bunları kim oluşturur ve uygular? xAPI veri analitiğine dayalı bir öğrenme ortamına doğru gidiyorsanız, ihtiyaç duyulan verileri, nasıl analiz edileceğini ve sisteme nasıl geri döneceğini kim belirleyecek? Bu toplantılarda, ÖKA’yı uygulayan tüm paydaşların doğrudan ya da dolaylı (özellikle finansal) sonuçları olacağını unutmayın. Bu paydaşlar İK, Eğitim ve Geliştirme, CEO ve üst düzey yöneticilerini ve BT personelini içermelidir.
2. Paydaşlarla, ÖYS alma ve kurma projesinin, burada belirtilen üst düzey adımları veya başka bir süreci kullanarak nasıl devam edeceğine ilişkin bir süreç ve zaman çizelgesine (tercihen resmi bir proje planıyla) karar verin.
3. ÖKA’nız için üst seviye gereksinimlerin hepsini listeler. Yalnızca paydaşlardan değil, tüm potansiyel kullanıcı gruplarından girdi aldığınızdan ve insan kaynakları ve BT bölümlerinden girdi talep ettiğinizden emin olun. Bu noktada yalnızca önemli, üst düzey ve son derece farklı gereksinimlere bağlı kalınması önemlidir. Aşağıdaki 7. adım, uygun olmayan birçok adayı hızlı bir şekilde filtrelemeye yarar. Bu, özellikle farklı (ve tahmin etmesi zor) ihtiyaçları olan birçok farklı potansiyel kullanıcı grubuna sahip büyük bir şirketseniz, resmi ihtiyaç listesi tanımlamanızı gerektirebilir.
Farklı bakış açılarını (kullanıcılar, yöneticiler, paydaşlar vb.) temsil eden birçok gereksinim türü (işlevsel, kullanılabilirlik vb.) olduğunu unutmayın. Belirsiz veya anlaşılmaz açıklamalar gibi “gereksinim tuzaklarından” nasıl kaçınılacağı hakkında bilgi edinmek için http://processimpact.com/articles/reqtraps.htm adresindeki Wiegers’ın (2000) makalesine bakın.
Daha önce hiç ÖKA kullanmadıysanız, büyük bir işletme sistemi satın almadan önce basit, ucuz veya kendi kendine yeten bir sistemle deneyime başlamayı düşünebilirsiniz. Bu, hedeflerinizi ve gereksinimlerinizi açıklığa kavuşturmanıza yardımcı olabilir.
Bu noktada üst düzey gereksinimler listenizi etkileyebilecek bazı önemli hususlar şunlardır:
· Uyumluluk eğitimi için desteğe ihtiyacınız olup olmayacağına karar verin. Bu, sağlam izleme özelliklerini ve muhtemelen belirli rapor türlerini gerektirecektir.
· Kendi geliştirdiğiniz içeriğin aksine, ticari kullanıma hazır içerik sunmanız gerekip gerekmediğini belirleyin. Eski durumda, TKH içeriğinin xAPI ile donatıldığından emin olmanız gerekecektir.
· İzleme verilerinizin, geleneksel eğitimden ziyade, İK ve İKG (İnsan Kaynakları Geliştirme) konularına odaklanmak için gerekip gerekmediği. Bu özellikle, bir bilgi yönetimini veya performans destek ortamını desteklemek için ÖKA kullanıyorsanız geçerlidir.
· İhtiyacınız olan her şeyi içeren bir “hepsi bir arada” sistem istemeniz ya da ÖKA’da bulunmasına gerek olmayan bazı yazılım işlevlerine veya bileşenlere hali hazırda sahip olmanız durumu. Bu işlevlere sahip olmadığınız halde, bunları satın aldığınız ÖKA’nın dışında kademeli olarak toplamayı planlayabilirsiniz.
4. Bütçeyi belirleyin sistemin satın alınmasına ilişkin bütçenizi ve ilgili destek / eğitim sözleşmelerinin yanı sıra, sistemin paketin dışında kalmayacağını tahmin etmeniz için ihtiyaç duyduğunuz tüm özelleştirmeleri belirleyin. Bu noktada ücretsiz, açık kaynaklı bir ÖKA kullanmak eğilimindeyseniz hali hazırda bir açık kaynak ürünle ilişkili maliyetler olduğu için bu adım da sizin için geçerlidir. Açık kaynak ürünler hakkında daha fazla bilgi için bk. 4.12 Açık Kaynak veya Ücretsiz Çözümler. Tahmini bütçeniz sadece mevcut fonlara değil, aynı zamanda sistemin uygulanmasının maliyet-fayda analizine dayanmalıdır. En azından, sistemin maliyeti, çözülmesi gereken ÖKA üzerinde yapacağınız eğitim problemlerini çözmenizi sağlayacak gerçek maliyeti aşmamalıdır. Çalışanların eğitim problemlerine dolar değerleri atama zorluğu vardır, ancak büyük ve pahalı bir sistem alırken bir maliyet-fayda analizi faydalı olabilir. Sağlam bir maliyet analizi için, genel olarak bir ÖKA çözümü için aylık 250- 1000 $ arası maliyete sahiptir. (Bk. 4.9 Fiyatlandırma Modelleri fiyatlandırma hakkında daha fazla bilgi için.), toplanan ifadelerin sayısına göre değişir.
5. Gereksinim duyacağınız sistem kategorisini belirleyin (bk. 3 ÖKA Sistemlerinin Kategorileri ve Örnekleri). İhtiyaç duyduğunuz yalnızca belli başlı yetenekler varsa, yalnızca ihtiyacınız olan bileşenleri veya hizmetleri satın alarak tasarruf edebilirsiniz. Halihazırda bir veri analiz sisteminiz varsa her ikisini de içeren bir ÖKA sistemi yerine sadece ÖKA izleme bileşenini edinme veya bu sistemi geliştirmeyi düşünün.
6. Belirli sistemleri tanımlayın 5. adımda belirlediğiniz sistem kategorisiyle eşleşen. Bu kategoriler çakıştığından, değerlendirmek üzere birden fazla kategori tanımlayabilirsiniz. Bu noktada bir TKH ÖKA satın almak yerine kendi ürününüzü geliştirmeye karar verebilirsiniz. ABD’li bir devlet kuruluşu olmanız durumunda hükümet satın alma süreci, satın alma seçimleri için gerekçeler gerektirir. Kendi sisteminizi geliştirmek (TKH ürünü satın almak yerine) için kararınızı doğrulamanız veya haklı göstermeniz gerekir.
7. Sistem gereksinimleri matrisini geliştirme ve doldurma 6. adımda tanımlanan sistemlerin 3. adımda geliştirilen gereksinimlerinize göre değerlendirilmesine olanak tanır. Bir örnek için Ek A
8. Örnek Sistem Özellikleri Matrisi bakın. Birden fazla sistem kategorisi düşünüyorsanız, her bir sistem kategorisinin kendine özgü parametreleri ve tipik özellik kümeleri olduğundan, kurumunuz için bir gereklilik olarak tanımladığınız her farklı sistem kategorisi için ayrı bir matris tamamlamak isteyebilirsiniz. Ayrı matrisleri tamamladıktan sonra, sadece bir sistem satın almak istemeniz veya bunlarla sınırlı olmanız durumunda hangi kategoriyi takip edeceğinize karar vermeniz gerekecektir.
9. Potansiyel adayların listesine filtre uygulayın , minimum gereksinimlerinizi karşılamayan ve / veya bütçenizi aşanları ortadan kaldırır. Temel ihtiyaçlarınıza odaklanmanız önemlidir – sağlanan seçim matrisinde ağırlıklandırma kullanın (bk. Ek A
10. Örnek Sistem Özellikleri Matrisi Örnek Sistem Gereksinimleri Matrisi ) mutlak ve “olması güzel” gereklilikleri oluşturmak. Satın alma süreciniz için gerekliyse teklif belgelerini (TB) veya bilgi istek belgelerini (BİB) veya diğer resmi belgeleri bu noktada oluşturun ve bu adaylara gönderin. Bu belgeler için şablonlar genellikle tüzel veya resmi kuruluşlarda hazır olarak bulundurulur. Değilse öğrenme teknolojisi danışmanlık şirketi web sitelerinde, ÖKA tedarikçi web sitelerinde veya Web’de arama yaparak ilgili şablonları bulabilirsiniz. Bazı küçük ÖKA tedarikçilerinin, yanıt vermekte zorlanan uzun ve ayrıntılı TB’lerinin göz önünde bulundurabileceğini, dolayısıyla yanıt vermeyi reddedebileceğini unutmayın.
11. Geride kalan tüm aday sistemler için ayrıntılı, kapsamlı özellikler listesi hazırlayın. En zengin özellikli gibi görünen bir sistemin özelliklerini örnekleyerek ve karşılaştırma işlemini tamamlarken diğer sistemleri analiz etmenizle ortaya çıkan özellikleri ekleyerek bu listeye başlamak isteyebilirsiniz. Veya, belirtilen kriterlerin bir kısmını veya tamamını kullanabilirsiniz 5 Bir ÖKA İçin Olası Gereksinimlerin Listesi özellikler listeniz olarak. Bu özellik listesini yalnızca şu anda önem verdiğiniz kullanıcılara uygun olarak düzenlemek isteyebilirsiniz; bununla birlikte bazı özelliklerin yararına alışkın olmadığınızdan veya gelecekte faydalı olabileceğinden bu durum kararlarınızı daraltabilir.
12. Bir derecelendirme matrisi sistemi geliştirin (bakınız Ek B: Örnek Sistem Özellikleri Derecelendirme Matrisi bir örnek için), 9. adımda geliştirilen özellikler listesini kullanarak 8. adımda filtrelenen sistemleri karşılaştırır. Bu matrisi mümkün olduğunca sistem belgelerinden tamamlayın; daha fazla bilgiye ihtiyacınız olduğunuzda satış temsilcilerine danışın (aşırı şişirilmiş taleplere karşı dikkatli olun; mümkünse, yüksek olanları bağımsız olarak tetkik edin). Matriste bulunan her hücreye özelliğin uygulama derecesini gösteren sayısal değer atayın; “0” belirli bir ÖKA’nın bu özelliğe sahip olmadığını ve “10” bu özelliğin çok sağlam bir şekilde uygulandığını gösterir. Matris, her bir özelliğin sizin için önemine göre ağırlıklandırılmalı ve her sistem için bir toplama skoru sağlanmalıdır.
13. Bir önceki adımdan en yüksek puan alan tedarikçilerle (üç ila beş makul bir sayıdır) iletişim kurun ve sunum / demo isteyin. Tedarikçilerden, içeriğinizi kendi sistemlerinde çalıştırarak size bir sunum yapmalarını isteyin. Tedarikçi PowerPoint veya Flash kullanarak ürünlerinin önceden hazırlanmış bir demosunu sunmak isteyebilir ve bu sistem özelliklerinin genel bir bakışına sahip olmak açısından iyi bir fikir olabilir, ancak sistemin bu özelliklerini gerçek içerik kullanarak BT ortamınızda ne kadar iyi ifade edebileceğini görmelisiniz. Ayrıca site ziyaretine ev sahipliği yapmaya veya satıcı mevcut olmadan konuşmak isteyen üç müşterilerin bir listesini göstermek satıcıları sormak isteyebilirsiniz. Bu müşterilere sorabileceğiniz bazı tecrübeler şunlar olabilir:
· Sözleşme müzakereleri
· Özelleştirmeler ve temel özellikleri açma/kapama
· Uygulama süreci
· Hızlı çözüm ve destek kalitesi
Ayrıca, tedarikçinin kalitesini değerlendirmek için blogları, eleştiri yazılarını (genellikle profesyonel kuruluş sitelerinde sunulur) ve diğer çevrim içi kaynakları da inceleyebilirsiniz.
Bir ÖKA kullanıcısının gerçekleştireceği ortak, kritik görevler temsil eden, kullanım senaryolarını (sistemin belirli ihtiyaçlarını karşılama yeteneğini gösteren senaryolar) oluşturmayı düşünmeniz önerilir. Sunumları sırasında, tedarikçiler her kullanım durumunu yerine getirmek için gereken adımları uygular. Bu, sistemin kullanım durumlarınızla ne kadar etkili ve sorunsuz bir şekilde eşleştiğini değerlendirmenin iyi bir yoludur. Ayrıca, tedarikçinin yöneticileriniz, eğitmenleriniz ve öğrencileriniz tarafından sistemle uygulamalı test için bir sanal alan kurmasını istemeniz de mümkündür. ÖKA kazanımları pahalı olabilir, bu yüzden bunu sormak mantıklı olabilir.
“Kutudan çıktığı” haliyle neyi satın aldığınıza ve daha sonrasında ne tür özelleştirmelere ve nelere ihtiyaç duyulacağına dair temellerin netleştirilerek sözleşmenin sağlam temellere oturtulması önemlidir. Bazı tedarikçiler, sisteminizin sizin bazı gereksinimlerinizi karşılayabildiğini söyleyebilir ancak bunun gerçek anlamı; sistemin bu özelliklerin bir miktar özelleştirme ile ek bir ücret karşılığında entegrasyonunu sağlayan bir yapıya sahip olmasıdır. “Özelleştirme” yi (yani programlamayı gerektirir), “yapılandırmayı” (yani herhangi bir programlama ve sistem entegrasyonu olmadan sistem yöneticisi tarafından yapılabilecek değişiklikler) tedarikçiye açıklık getirmelisiniz.
Ürünün ücretsiz olarak kullanımı için sınırlı deneme süresi talep edebilirsiniz. Bu, kullanıcı geri bildirimlerini toplamak ve tedarikçi ilişkisinin nasıl olacağı hakkında fikir sahibi olmak için çok değerli olabilir.
14. Matrisi geliştirmek için adım 11’den elde edilen ek bilgilerle birlikte satıcı demolarından gösterimler ve notlar ekleyiniz.
15. Kararını ver uygulama, eğitim, “yazılım güvencesi” (yükseltmeleri içeren yıllık maliyet, yeni sürümler vb.), bakım, çalıştırmanız gereken donanım, vb.), müşteri desteği ve herhangi bir maddi olmayan varlık. Genellikle ÖKA’lar veya ÖYS gibi öğrenme teknolojileri için Toplam Sahip Olma Maliyeti (TSOM) süresi 5-7 yıllık bir aralığı kapsar. Kurumsal sistemler genellikle en az bir sunucu mimarisi ve LAN desteğine ihtiyaç olduğu gibi, başka bir göz barındırılan bir çözüm (bk. 4.16 Barındırma Seçenekleri veya bileşen mimarisi tabanlı çözüm olup olmadığını mimarisi 4.284.28 Bileşen Tabanlı Mimari Bileşen) sizin için sağ ol, eğer bir satıcıdan varsa olabilir. Fiyatlandırma ve lisanslama gibi önemli terimleri müzakere etmek için müzakere becerileri ve tecrübesi olan birini (öğrenen kuruluşunuzda bulunamayan) alın.
Kararınızı verdikten sonra, iç iletişimde sistemin yapabileceklerini ve yapamadıklarını netleştirin. Sistemi kurumunuzda kullanacak olan herkese, sistemi uygulamak için hangi yeni rolleri ve sorumlulukları üstlenmeleri gerektiğini açıklayın ve katılımlarını erken bir süreçte katımımlarını sağlayın. Sistem yöneticilerinin kurum personeli için her şeyi yapmasını beklemeleri gerçekçi değildir ve haksızlıktır. Sistem kullanıcıları, somut yararlar elde etmelidir (eğer yarar elde etmiyorlarsa gereksinimlerinizi yeniden değerlendirmeniz gerekir). “Almadan vermek Allah’a mahsustur” ilkesini iyi anlamalılar.