Entegrasyon, daha küçük bileşenleri bir arada çalışan tek bir sistemde bir araya getirme eylemidir. Bir IT bağlamında entegrasyon, çoğu zaman farklı olan alt sistemleri bir araya getirmeyi amaçlayan bir işlemin sonucunu ifade eder, böylece her birindeki veriler, ideal olarak hızlı ve kolay bir şekilde paylaşan daha büyük, daha kapsamlı bir sistemin parçası olur. Bu genellikle şirketlerin yeni veya mevcut donanım, yazılım ve diğer iletişimleri birleştirmek için özelleştirilmiş bir mimari veya uygulama yapısı oluşturmasını gerektirir.
Entegrasyon söz konusu sistem sayısını artırmak için daha zordur ve şirketler genellikle dış yüklenicilerin yeni sistemin geliştirilmesinin bazı aşamalarını veya tamamını yönetmesini tercih eder. BT sistem entegrasyonu ile ilgili özel faaliyetler arasında proje planlama, proje yönetimi, uygulama programlama arayüzlerinin tasarımı ve uygulaması, Web servisleri ve serbest veri akışını veya bilgi dağıtımını açıklayan herhangi bir işlem bulunur.
Entegrasyonun sağlanmasındaki zorluklar çoğunlukla, birden fazla farklı üretici tarafından üretilebilecek bir dizi mevcut sistemi birbirine bağlamadaki doğal zorluklarla ilgilidir. Diğer bütünleşme zorlukları, tüm farklı sistemleri birbirine bağlayan tutarlı veya birleştirici bir veri yapısının olmaması, çok sayıda farklı uygulama ve destek sisteminin hantal bir çerçevesinin olmaması, farklı sistemlerin tam yaşı ve bilgilerin anahtar tesliminin yapılması ile ilgilidir. Bu entegrasyon zorlukları, genel süreç verimliliğini engellemektedir, çünkü sistemler arasındaki zayıf veri alışverişi, iş birimleri arasında hızlı iletişimi engellemektedir.
Bütünleşmenin bir kerede başarılması zor olduğu için, ortak bir uygulama, gerektiğinde çeşitli alt sistemleri birbirine bağlayarak yavaş yavaş tam bütünleşmeye doğru gelişen kısa vadeli, geçici hedefler stratejisini kullanmaktır. Bu bağlantılar genellikle, sistemlerdeki verilerin serbest akışını sağlamak için her bir sistemin kontrol bileşenleri ve kontrol katmanları arasında kurulur. Daha fazla sistem birbirine bağlı olduğundan, tüm sistemler birbirleri arasında veri paylaşana kadar daha fazla işletme yönetimi ve kontrol katmanı bağlanabilir.
Şirketler, pazarlama ve satış süreçlerini düzene sokmaya yardımcı olmak, müşteri bilgilerini organize etmek ve güncellemek, müşteri ilişkilerini derinleştirmek ve gelir ve büyümeyi arttırmak umuduyla müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) sistemlerini işin diğer bileşenleriyle entegre etmeye çalışıyorlar. Bir CRM sistemini diğer küçük sistemlerle entegre etmenin temel amacı manuel veri girişini önlemek ve gereksiz, sıkıcı günlük adımları kaldırarak çalışanların zaman kazanmasını sağlamaktır. Örneğin, bir şirket müşteri bilgilerini doğrudan CRM sistemine getirmek için web sitesini pazarlama otomasyon yazılımıyla bütünleştirebilir. Bir müşterinin web sitesinde gerçekleştirdiği herhangi bir işlem kaydedilebilir ve sistemde otomatik olarak yeni bir kayıt oluşturulabilir.
CRM entegrasyonunun diğer kullanımları, takip irtibatlarını kolaylaştırmak ve etkileşimlerin kaydını tutmak için e-posta sistemlerini bir CRM ile entegre etmek, e-postalardan CRM’ye otomatik olarak isim, şirket, e-posta adresi ve telefon numarası gibi temel müşteri bilgilerini almaktır. Diğer CRM sistemleriyle entegrasyon, ürünlerin müşteriye hitap etmesi ve ulaşılabilirliğini ve uygulanabilirliğini en üst düzeye çıkarmak için ürünlerini mevcut olan birçok farklı ürünle uyumlu hale getirmesi gerektiği için ürün geliştirmenin kilit bir bileşenidir. Bu genellikle yeni ürünün programlama kodunu, mevcut ürünün koduyla eşleşecek şekilde değiştirerek entegrasyonun gerçekleşmesini içerir. Ürün geliştirme sırasındaki entegrasyon ayrıca ayrı olarak üretilen bileşenlerin veya alt sistemlerin birleştirildiği ve etkileşimlerindeki sorunların ele alındığı süreci ifade eder.
Şirketler, müşteri hizmetlerine yardımcı olmak için finansal bilgileri birbirine bağlamak için CRM sistemlerini eski kurumsal kaynak planlaması (ERP) veya muhasebe sistemleri ile entegre etmeye çalışacaklardır. Bazı entegrasyon temas noktaları, yazılım paketlerinin içindeki varsayılan işlevler tarafından ele alınabilir, ancak yine de bazı yapılandırmaların yapılması gerekir. İşletmenin ihtiyaçlarına ve her iki sistemin de sınırlamalarına bağlı olarak özel işlevlerin oluşturulması gerekebilir.