Sözlü iletinizi ulaştırma biçimi, hazırlanmanız gereken zamandan, iletinin doğasına kadar birçok etkenden etkilenebilir. Genel olarak kullanılan yapılar aşağıda ifade edilmiştir:
Doğaçlama: Doğaçlama, bir soruyu yanıtlanırken veya sahneye çıkmak zorunda olduğumuz zamanki konuşmadır. Haberimiz olmadan birkaç dakikalığına yaptığımız konuşma şeklidir. Bu işi çok iyi başarabilmeniz için öz güveninizin çok yüksek, konuya hâkimiyetimizin çok iyi ve ayaklarınız üzerinde düşünebilme yeteneğinizin olması gerekir. Mükemmel bir konuşmacı, sözlü iletişimde en yüksek noktaya ulaşmış kişidir.
Hazırlıklı Konuşma: Bu tür konuşmalar hazırlanmaya fırsat bulduğumuz zaman yaptığımız konuşma tarzlarıdır. Çoğu askerî konuşma bu şekilde yapılır. Bu, bir şeyler yazıp ezberlememiz anlamına gelmez; fakat genellikle iyi bir planlama ve ön hazırlık gerektirir. Anlık ve doğal olarak, konuşma esnasında özel sözcük ve kalıplar kullanılır.
Yazılı Metinden Konuşma: Bu tür konuşmalar kesinlikle her sözcüğün mükemmel olması gerektiği yerlerde kullanılır. Bu tür bir konuşmayı yapabilmek için söylenecek her şeyin çok iyi belirlenmesi ve kelimesi kelimesine bir hazırlık yapılması gerekir. Daha çok üst düzey toplantılarda, çok karmaşık ve tartışmacı bir dil kullanılacağı zaman kullanılır. Aynı zamanda senede birkaç kere yapılması gereken rutin brifingler için ya da çok resmî kutlamalarda (emeklilik veya madalya törenleri gibi) yapılır. Yazılı metin ile konuşma yapmanın avantajları şöyledir:
- Temel konunun atlanmayacağını garanti eder.
- Hazırlıksız bir konuşmada olabilecek hatalar bu konuşma türünde olmaz.
- Gerekliyse kesin tanımı ve tam cümleyi verir.
- Fazla yoğun hazırlanmadan ve prova yapmadan, konuya hâkim olmayan bir personelin de böyle "konser ve brifing" verebilmesini sağlar.
UYARI: Yazılı bir metinden konuşma brifinge tat katar mı? Kesinlikle hayır. Yetenekli bir konuşmacı değilseniz ve sözcükleri olduğu gibi okuyorsanız bu kesinlikle çok sıkıcı olur. Konuşmacılar genellikle uyaranlardan yoksun, göz kontağı kurmadan ellerindeki metni alıp kürsünün arkasına geçerler. İzleyiciler sizin konuşma metninin arkasına saklandığınızı ve kesinlikle hiçbir şey bilmediğiniz bir konu hakkında konuştuğunuzu düşünürler. Ayrıca dinleyicilerinizi bilirsiniz. Sizin okuduğunuz bu metni kendilerinin de okuyabileceğini düşünürler. Bir konuşma metnini düzgün okuyabilmiş ve bittiğinde hâlâ izleyicilerinizle doğrudan gözle iletişim kurabiliyorsanız başarılı bir konuşmacısınız demektir.
İyi bir konuşma ve güzel bir hazırlık için bazı temel esaslar şöyledir:
- Brifingi hazırlamak:
Okunması kolay, en az 12 puntodan oluşan bir metni sanki konuşuyormuş gibi yazınız.
Hazırladığınız sayfanın sadece üstten 2 / 3'üne yazınız ki gözleriniz aşağıya düşüp de izleyicilerinizle göz kontağınız kopmasın. Boşlukları iki veya üç yapınız ve kesinlikle satır sonunda bir sözcüğü veya sayfa sonunda bir tümceyi bölmeyiniz.
Sayfayı kalın harflerle numaralandırınız.
Vurgu yapmak istediğiniz sözcüğün altını çiziniz ve uzun bir duruş yapmak istediğiniz yeri işaretleyiniz.
Görsel yardımcıları kullanacağınız yerleri belirleyiniz ve işaretleyiniz.
- Uygulama yapınız.
- Yazıyı tekrar tekrar neredeyse ezberleyinceye kadar okuyunuz.
- Ses, göz teması ve vurguları kullanınız.
- Söylenmesi zor sözcüklerden ve uzun cümlelerden kaçınınız.
- Cümlelerinizi bitirirken ve duygusal bir şeyler söylerken izleyicilerinize bakınız.
- El hareketlerini kullanmayınız ve heyecanınızı yenmek için uğraşta bulununuz.
- Görsel yardımcıları kullanınız.
- Öz güvenle bitiriniz.
- Neden okumayı tercih ettiğinizi kesinlikle belirtmeyiniz. Güzel hazırlanmışsanız fark edilmeyecektir.
- Esnek olunuz. Gerektiğinde bazı yerleri de konuşma esnasında kaldırabilirsiniz.
"Sonuç olarak" cümlesinden sonra konuşmanızı kesinlikle uzatmayınız.
Sonuç bölümünde konuşmanıza yeni bilgiler eklemeyiniz.
Üç sunum şeklini de (doğaçlama, hazırlıklı ve yazılı metinden) iyi kullanan birisi her zaman çok kıskanılır. Konuşmacı olarak bilgili, güvenli olarak görülürler; çünkü ev ödevlerini çok iyi yapmışlardır. Konularında uzman olabilirler ve düşüncelerini açık ve net bir şekilde dinleyicilerine aktarabilirler. Sunumlarını iyi araştırmış, iyi hazırlanmışlardır. Konuşmadan önce kesinlikle çok dikkatli düşünürler ve her zaman ana düşüncelerini ortaya koyar, ne söylenmesi gerekiyorsa onu söylerler. En önemlisi susacakları zamanı bilirler. Hazırlanmanın, pratik yapmanın ve çalışmanın yerini tutacak başka bir şey yoktur. Hazırlanmaya vaktiniz varsa kesinlikle hazırlanınız.