- tarih
- Zaman aralığı
- Seyirci Numaraları
- Ara oturumları
- Bütçe ve Maliyetler
- Pazarlama
- Ulaşım ve Konaklama
- Alt çizgi
Etkinlik planlaması için bir işlem sırası var, bu nedenle temellere bakmak size zaman ve para kazandırabilir. Pazarlama, herkesin aklına gelen ilk şeydir, ancak olaya ve acil durum koşullarına ulaşım, onu yoğun ama ödüllendirici bir süreç haline getirir. Ancak bir mekan seçmeden veya bir konuşmacı tutmaya başlamadan önce, etkinliğinizin temel parametrelerini bilmeniz gerekir.
tarih
Her şey özel etkinliğinizin tarihi boyunca döner. İdeal olarak, aklınızda bulunabilecek üç puanın olmasını isteyebilirsiniz, böylelikle piyasadaki kullanılabilirliği ve fiyatları karşılaştırabilirsiniz. Maksimum esneklik için haftanın farklı günlerini dahil etmeye çalışın. Promosyonculara veya etkinlik kiralama yöneticilerine yılın belirli günlerinde veya haftalarında indirim yapıp yapmadıklarını sormak çoğu zaman tasarrufların artmasına neden olabilir.
Zaman aralığı
Tek bir saatlik fark bile planlamanızı etkileyebilir, bu nedenle öngörülen zaman dilimleriniz hakkında spesifik olmanız gerekir. Örneğin, sabah 8 yerine 10'da başlamak, bir kahvaltı bütçesi ayırmanız gerekmeyeceği anlamına gelir. Gecelik konaklamalar ödemeleri etkileyebilir ve seyahat romantik bir fikir gibi görünse de, bazen lojistik orada değildir.
Seyirci Numaraları
Üretken görüşmeler için genellikle fazla geniş tahmin edilen bir detaydır. Katılım projeksiyonlarınızla gerçekçi olun. Kimleri davet edeceğinizi ve projeksiyonları bir elektronik tabloya ekleyeceğinizi şimdiden tartışın. Katılım ve bütçe, yaklaşık olarak ilişkilendirilmemiştir;
Ara oturumları
Bir akşam yemeğine ev sahipliği yapıyorsanız yalnızca bir ziyafet salonuna ihtiyacınız olabilir, ancak büyük ölçekli bir konferans muhtemelen ek ara odaları ve sergi alanı gerektirecektir. Bir kez daha, ne kadar alana ihtiyacınız olduğunu tanımlayana kadar maliyetleri ölçemezsiniz. Konferanslar için en iyi yaklaşım ilk toplantınızda sahte bir seyahat planı planlamaktır. Fikirleri paylaşmak ve bunları bir kağıda yapıştırmak, bir sonraki planlama kararlarında sizi yönlendirmeye yardımcı olacaktır.
Bütçe ve Maliyetler
Mekanı ve yiyecek içecek maliyetlerini bilmeden önce bir bütçe üzerinde çalışmak pratik olmayabilir, ancak bu şekilde çalışmak, tüm satıcı tekliflerini ölçmek için bir ölçüt sağlar. Gelir kaynaklarınızla başlayın. Katılım için ne kadar ücret almalısınız? Maliyetleri dengelemeye yardımcı olmak için sponsorları çağırır mısınız? Katılımcılar katılmak için ne ödeyecek? Gelirler sonuçta bütçenizi belirleyecektir, bu nedenle yalnızca önce onları korumanın anlamı vardır.
Pazarlama
Gelir kaynaklarınızı belirledikten sonra, bir sonraki adım pazarlama planınızı özetlemektir. Gelir üreticilerinize ulaşmanın ve onları meşgul etmenin en iyi yolu nedir? Belki de bir işveren veya üyelik derneği olarak potansiyel katılımcıların bir listesine sahipsiniz. Bu açıkçası yardımcı olacaktır, peki ya sponsorlar ve sergiciler? 20'den fazla katılımcıyı çekmeyi planlıyorsanız, onlara ulaşabilmelisiniz. Hedefli pazarlama kampanyaları paraya mal olur ve bu da gelirlerinizi düşürür.
Ulaşım ve Konaklama
Yerel bir konferans yapmak tipik olarak ulaşımla ilgili endişeleri ortadan kaldırır. Bununla birlikte, konuşmacılar, katılımcılar ve özel misafirler için konaklama yeri belirlemeniz gerekir. Bazı otellerde yeterli oda gecesi ayırtırsanız, toplantı alanında indirim yapılır. Bundan yararlanmanın tek yolu konaklama ihtiyaçlarınızı önceden bilmektir. Katılım verilerinize geri dönün ve bölgenizin dışından kaç misafirin geldiğini belirleyin.
Alt çizgi
Gördüğünüz gibi, etkinlik planlamasının kemikleri tamamen çekici değil. Temelleri çözmek için gerekli zamanı harcamak, nihayet bir miktar parlaklık eklediğinizde bütçenizi veya diğer isteğe bağlı masrafları tahliye etme konusunda endişelenmenize gerek kalmayacağını garanti eder.