17 Nis Yazınızı Yönetin
Yazıyı ve yazmayı yönetmek, aslında bir zaman yönetimi meselesidir. Yazmak, verimli ya da verimsiz olarak geçen her süreç gibi bir süreçtir.
Çünkü her bir sözcüğü, her bir cümleyi ilk anda almaya çalışıyoruz. Elimize bir mektup yazmak üzere kağıt verildiğinde ikinci cümleye geçmeden önce ilk cümleyi ne yazacağımızı düşünerek, yazarak, gözden geçirerek, yazım hatası olup olmadığını kontrol ederek yazarız. Yazma sürecinin ilk bir saatinde 45 ya da 50 dakikayı bu tarz detaylı tasarlamayı yapmakla geçiyor. Planlamayı ise başlangıçtaki birkaç dakikaya, gözden geçirmeyi ise sondaki birkaç dakikaya bırakıyoruz.
Yazı yazarken sakin olun. Bu atılması gereken en ilk adımdır. Yazacağınız konuyu netleştirin. Konuya odaklanın, çok geniş bir alanda gezinmeyin. Gerekli bilgileri toplayın, doğruluklarından emin olun.
Hiç çocukken ya da lisedeyken yazdığınız bir şeyi uzun yıllar sonra okudunuz mu? Eski okul defterleri, günlükler ya da mektuplar bulmuşsunuzdur muhtemelen. Bu tür yazıları okumak, hem utanç dolu hem de eğlenceli bir deneyim olabilir, çünkü yazdıklarınız tamamen farklı bir kişiye aitmiş gibi görülebilir ki aslında kesinlikle de öyledir. İş hayatında bir taslağı gözden geçirmek için 5, 10 ya da 20 yılınız yok tabii ki. Bu nedenle yazdıklarınıza tıpkı bu eski metinleri okuduğunuzdaki gibi bir mesafe ve objektiflikle yaklaşmalısınız.
Kendinize ne konuda yazdığınızı ve kime yazdığınızı sorun, bunu sürekli aklınızda tutun. Yazmadaki temel amaçlarınıza ve değindiğiniz temel noktalara odaklanmak son derece önemlidir. Yazınızı sadece bitiş aşamasında değil, aslında başından beri gözden geçiriyorsunuz. Aslında bu güzel bir şey.
Sonra yazınızı soğumaya bırakın, biraz ara verin. Yürüyün, başka bir iş yapın. Bir çay ya da kahve için, vb. Yazıyı bir süreliğine unutun. Sonra geri dönüp yazdıklarınızı yeniden okuyun.
Öncelikle amaç ve içeriğe odaklanarak okuyun. Yazım hatalarını ve şekilsel düzenlemeleri sürecin sonunda yapın. Yazınızdaki amaç açık ve anlaşılır mı? İçerik mantıklı mı? Okuyucu ne hakkında yazdığınızı doğru anlayabilecek mi? Verdiğiniz bilgiler tam ve doğru mu? İkinci olarak belgenizin genel yapısına ve düzenine bakabilirsiniz. Daha sonra paragraflardan oluşuyorsa paragraf yapılarına bakın. Her bir paragraf, tek önemli bir noktaya ilişkin ve bu noktalar burada açıkça belirtilmiş mi? Cümleler yerinde mi? Uzun paragraflar kısaltılabilir mi? Hatta başlı başına, yazınız kısaltılabilir mi? Çok uzun metinlerin zamanla ilgili kısıtlılıklar nedeniyle okunmasının güç olabileceğini akıldan çıkarmayalım. Ana fikri yitirmeden metni kısaltmamız mümkünse kısaltalım. Dördüncü olarak ise cümle yapılarına bakın. Her bir cümle anlaşılır ve kolaylıkla okunacak şekilde mi? Beşince olarak ise dilbilgisi, biçem ve resmiyetle ilgili düzenlemeler için bir okuma yapın. Dil seviyesi hitap ettiğiniz kişiye uygun mu? Cesur bir dil mi var, doğal mı, yoksa samimi mi, yoksa resmi mi? Yaklaşımınız amacınıza hizmet ediyor mu? Metin akıcı mı? İpuçları: Olumsuz bir mesajı yumuşatmak ya da olumlu bir şekilde iletişim kurmak için olumlu sözcükleri tercih edin. İfadelerinizi daha kişisel görünmeleri için etken çatıda oluşturun. Edilgen çatıda daha çok kelime vardır, fikirler zayıflayabilir ve genellikle cümleler yanlış bir şekilde uzayabilir.
Son olarak yazımla ilgili kontrollere bakın. Gerekirse bir çıktı alın ve tespit ettiğiniz hataları renkli bir kalemle işaretleyin. Eğer çok çok önemli bir yazıysa metni asistanınıza ya da iş arkadaşınıza da gözden geçirmeleri için okutun, sizin gözünüzden kaçabileceklerle ilgili risk ortadan kaldırmış olursunuz.
Eklemek istedikleriniz var mı? Her şey yerinde mi? Buna kesin olarak karar verdikten sonra yazınızı tamamlamışsınız demektir.