Önceki yazılarımızda sözünü ettiğimiz konulara ek olarak, “sistem” yaklaşımından söz etmek istiyorum.
Her değişim projesi gibi, yalın üretim projesi de, başlangıçta direnç ile hatta inkar etme tutumu ile karşılaşacaktır. Bu “sistem” yaklaşımıyla da ifade edilebilir. İşletmeniz; çeşitli üretim araçlarından, insanlardan ve süreçlerden oluşan karmaşık bir sistemdir. Bu sistemin unsurları, birbirleri ile değişik seviyelerde etkileşim halindedir. Organizasyonunuz ne kadar basit görünse de, geri planda bir karmaşık ilişkiler ağı bulunur. Bunu, işlerin yolunda olduğu zamanlarda pek farketmezsiniz. Sistemde, herhangi bir değişiklik yapmaya karar verdiğinizde ve harekete geçtiğinizde; bu karmaşık ilişkiler ağı kendini göstermeye başlar.
Başlangıçta karşılaştığınız “direnç gösterme” refleksi bu yapı ile ilgilidir. Her sistem, mevcut durumunu korumak ister. Bu, doğada, endüstride ve siyasette de geçerli bir durumdur. Değişim, sistemi/organizasyonu oluşturan unsurlar için, çapraz/karmaşık etkileşimlerin çözülmesi ve yeniden yapılanması anlamına gelir. Önceki yazılarımızda bahsettiğimiz “belirsizlik” bu durumdan kaynaklanır. İnsan beyni belirsizlikten hoşlanmaz. Buna karşı gösterdiği tepki, değişime karşı direnç olmaktadır. Bu, doğal bir süreçtir.
Buna karşın, her alanda, değişim/gelişme büyük bir hızla sürmektedir. Doğal süreçlerde de böyledir. İnsanların oluşturduğu endüstriyel/sosyal süreçler de. Sistemin doğasında bulunan “direnç” e rağmen değişim/gelişim gerçekleşmektedir. Bu paradok gibi görünebilir. Mesele, değişimin/gelişimin nasıl gerçekleştiği ile ilgilidir. Ya, çerenizde olup bitenler, bulunduğunuz sistemi etkiler ve değişim rastlantısal olarak gerçekleşir. Ya da, hedefleri koyan ve değişimi yöneten siz olursunuz.
Popüler olan bir sürekli değişim/gelişim modeli vardır. Planla-Uygula-Kontrol Et-Önlem al adımlarından oluşur. Bu model, genel olarak tüm gelişim projelerşnde geçerlidir. Bu modelin grafiksel gösterimini aşağıda görüyorsunuz. Model bir döngüden ibarettir. Döngü işin bir sonu olmadığını göztermektedir. Bir süreklilik söz konusudur. Gerçekte, bir değişim projesinin sonuçlanmış olmasından bahsetmek sakıncalıdır. Değişim ve gelişim sürekli kılınması gereken süreçlerdir. Her sistem, sürekli gelişme ihtiyacındadır. Sürekli değişen dış koşullara uyum sağlayabilmenin temel koşulu bu prensiptir. Gelişimin tamamlandığını düşündüğünüz andan itibaren, diğerlerinden geride kalmayı kabullenmiş olursunuz. Çevrenizdeki her şey hızla değişmektedir. Değişim kaçınılmaz gibidir. Değişmek istemeseniz bile değişimden nasibinizi alırsınız. Mesele, değişiminizin, gelişiminizin, rastlantılara bağlı olması ya da size bağlı olmasıdır.
Sürekli gelişim döngüsü dört temel aşamadan oluşur.
Planla: yapılacak işlerin ayrıntılı olarak planlanması, bir hareket planı oluşturulması
Uygula: Planlanan işlerin gerçekleştirilmesi
Kontrol Et: Uygulama sonuçlarının, planlana hedeflere uygun olup olmadığının kontrol edilmesi
Önlem Al: Uygulamanın ve sonuçlarının sürekliliği için önlem alınması. İyileştirme sürecinin tekrar başlatılması için ihtiyaçların belirlenmesi
Bu aşamalardan, en çok bilinen ve sevilen aşama “uygulama” aşamasıdır. “Planlama” aşaması çok hızlı geçilir. Büyük bir heves ve iştahla uygulamalara geçilir. Kısa sürede sonuç alma beklentisinde olunur. Bu şekilde sonuç almak rastlantılara kalmıştır. İyi bir planlama şarttır. Bir şekilde sonuç aldığımızı var sayalım. Genel eğilim, ilk sonuçların alınması ile hedefe ulaşıldığını var saymaktır. “Kontrol Et” ve “Önlem Al” aşamaları genellikle ihmal edilir. Bu aşamaların yeterince önemsenmemesi, alınan sonuçların “sürekliliğini” engeller. Büyük çabalarla bir şeyleri başarırısınız, sonuçları alırsınız. Sonraki aşamaları es geçersiniz. Zaman içinde yaptığınız iyileştirme(ler) unutulur gider. Gün gelir aynı problem(ler)i yeniden çözmeye çalışırsınız.
Genel olarak, uygulama aşamasında çok hızlı ve esnek davranma becerisi sergileriz. Sürdürebilirlik konusunda genel olarak bir zafiyetimiz vardır. Hemen her konuda benzer tavırlar sergileriz. Örneğin 5S konusunda da sorunumuz “süreklilik” ile ilgilidir.
Halbuki, yapmamız gereken şey kontrol etmekten ve yapılmış olan işleri standart hale getirmek ve sisteme entegre etmekten ibarettir.
Yukarıda özetlediğimiz PUKÖ döngüsü, yalın üretime geçiş projeniz için de geçerlidir.
Açıkça görüldüğü gibi, “Yalın Üretim Geçişi” projeniz de hiçbir zaman sonuçlanmış olmayacaktır. Yaşayan bir sistem olarak, sürekli gelişme süreci içinde bulunacaktır. Çünkü her zaman daha iyisi olacaktır. Mükemmellik diye bir şey yoktur. Aslolan sürekli bir devinim içinde lmak ve sürekli gelişmektir. Süreklilik konusunda en önemli kaynağınız çalışanlarınız olacaktır. Onların , değişime/gelişime sahip çıkmalarını, liderlik etmelerini sağlayabilirseniz; yalın üretim sürecinizi güvenceye almış olursunuz.
Gelişim süreci aşamalarının geçiş noktalarındaki “gecikme” konusu sonraki yazımızın konusu olacak.
M. Fatih Sütçüler