Kontrol amaçlı e-postalar pek de iyi bir izlenime sahip değillerdir. Eğer bir e-posta gönderiyorsanız kontrol ettiğiniz çok açıktır. Tekrar söylemenize gerek yok.
Üstelik kontrol amaçlı e-postalar karşınızdakine hiçbir yarar sağlamaz. Önceki e-postanızı görmezden geldilerse onlarla iletişime geçmeniz umurlarında değildir, özellikle onlara bunu yapmak için iyi bir neden göstermiyorsanız.
Fakat insanlar genellikle bu e-postaları gönderiyorlar çünkü oldukça kolaylar. Genelde, “Merhabalar (Kişinin ismi), Senden uzun zamandır haber alamadım bu nedenle seni kontrol etmek istedim. Sevgiler (Sizin isminiz)” metninin bir türevini yazmak için ekstra bir çaba gerekmez.
Eğer sizin ilk e-postanıza cevap vermedilerse büyük ihtimalle bunun zamanlarına değeceğini düşünmemişlerdir. Peki onların daha fazla zamanını harcayarak neden bu imajı pekiştiriyorsunuz?
Eğer hiçbir zaman cevap vermedilerse:
- Onlara değeri olan kısa bir tavsiye gönderin.
- Onlara biraz daha uzun bir ‘nasıl yapılır’ temalı rehber gönderin ve eğer isterlerse yüz yüze görüşmeyi önerin.
- Onların işinde düzeltilmesi gereken bir noktayı anlatın.
- Onların endüstrisi veya meslekleri ile alakalı bir makale paylaşın.
- Sosyal bir mesaja cevap verin ve ardından daha fazla kaynak ile takibini yapın.
- Online bir forumdaki sorularına cevap verin ve daha fazla kaynak ile takibini yapın.
- Onların yakınlarda yayınladığı bir blog postundan alıntı yapın.
- Şirketinizin yakın tarihte yayınladığı bir yazıyı onlarla paylaşın.
- Onların alanındaki bir etkinliği önerin.
- Şirketinizin düzenlediği bir web seminerine veya bilgilendirici etkinliğe onları davet edin.
- Onlarla alakalı olabilecek yüksek profilli bir müşterinizin basın haberlerini yollayın
- Onların rakibinin iyi yaptığı bir şeye dikkat çekin ve buna cevap nasıl vermeyi planladıklarını sorun.
- Sizin alıcılarınızın karşılaştığı ortak bir sorundan bahsedin ve bu zorluğu yaşayıp yaşamadıklarını sorun.
- Onlara ”Bu e-posta unutuldu mu?” e-postası gönderin.
- Onlara hala belli bir amaca ulaşıp ilgilenip ilgilenmediklerini sorun ve o amaca nasıl ulaşabilecekleri hakkında bir öneri yapın.
- Bu döngüyü kırmak için bir ayrılık maili atın.
Eğer bu tetikleyici olaylardan biri olursa:
- Potansiyel karar vericinizi bir terfi durumunda tebrik edin: Eski şampiyon şu an alım kararını etkileyebilir.
- Sizin yolunuzu tıkayan biri şirketten ayrıldığı zaman karar veren kişiye ulaşın: Satış yapmak için bu yol daha açık oalbilir.
- Yeni üst düzey yöneticiye ulaşın: Yüksek pozisyonlardaki değişimler stratejinin değişmesine neden olabilir.
- Onları fon toplama aşamasından sonra tebrik edin: Daha fazla kaynak genellikle büyümeyi işaret eder ve büyüme daha önce akıllarında olmayan önceliklerin oluşmasını sağlayabilir.
- Ürününüzle alakalı yeni oluşan pozisyonların şirketin yeni girişimlerine işaret edip etmediğini sorun: Stratejik değişimler değişen ihtiyaçları gösterir.
Eğer anlaşmayı kaybederseniz:
- 1 ay sonra rakibinizin ürününden memnun olup olmadıklarını sorun.
- Eğer rakiplerinizden biriyle yapılan anlaşma bitmek üzereyse her şeyin nasıl gittiğini sorun.
Kontrol amaçlı e-posta göndermeniz gereken 6 durum
Tabii ki her kuralın istisnası vardır. Eğer satış sürecine çoktan başladıysanız, kontrol amaçlı e-posta gönderebileceğiniz birçok senaryo vardır. Genellikle, bu senaryoların iki ortak noktası vardır:
Muhtemel adayınız bir şeyi yapmak için söz verdi ve hala yapmadıysa
Bu durumların arkasından yapılan bir telefon konuşması ve kontrol genel olarak bu kaçırılan söz üzerine yoğunlaşmalıdır – genel bir kontrol telefonu veya e-postası olmamalıdır
Aşağıdaki durumların hepsinin ardından kontrol amaçlı e-posta göndereblir veya telefon edebilirsiniz:
- Eğer onlara ulaşmanız için belirli bir zaman verdilerse,
- Bir konuşmadan sonra herhangi bir dönüş almadıysanız,
- Daha önceden ayarladığınız bir görüşmeye katılmadılarsa
- Değerlendirme yapmak için birkaç hafta istedilerse ve ardından hala geri dönüş alamadıysanız,
- Eğer sözleşme imzalamaya söz verdilerse fakat hala imzalamadılarsa,
- Eğer ürün deneme süresindelerse ve gelişimleri hakkında size bilgi vermedilerse,
Kontrol amaçlı e-postaların genel kuralı şudur: Eğer onlara ulaşmak için iyi bir nedeniniz varsa veya onlara bir değer katacaksanız onlara ulaşın.
Eğer cevabınız hayır ise, yukarıdaki yollardan biri üzerine düşünün. Eğer kontrol amaçlı e-postanız için bir tane bile geçerli sebebiniz yoksa, o e-postayı göndermeyin. Zamanınızı daha yararlı e-postalar oluşturmaya harcayın, karşınızdakiler size bunun için teşekkür edeceklerdir.