İnsan Odaklı Süreçlerin Tasarlanması Ve Devreye Alınması
Son yıllarda, bunların tümünü veya bölümlerini otomatikleştirmek için süreçleri yeniden mühendislik yapmak için çok çaba harcandı. Çok sayıda şirket, arka ve ön bürolarının yönetimini kolaylaştırmayı amaçlayan yeni yazılım sistemlerinin tanıtımının bir sonucu olarak süreçlerini değiştirmiştir. Şirketler, müşteriler, tedarikçiler ve ortaklarla iletişimi optimize etmek için şirket sınırlarını aşan süreçlere bile dikkat çekmiştir. Bu ilginin bir özelliği, teknoloji tarafından yönlendirilmiş olmasıdır.
Son yıllarda ERP ve CRM sistemlerinin, içerik ve belge yönetim sistemlerinin, iş akışı otomasyon programlarının vb. Tanıtımını gördük. Bu, işletmelerin kaynaklarının daha verimli bir şekilde kullanılmasına yardımcı olur (veya olacaktır). CIO'ların etkileyici bir BT portföyünün doğrudan daha iyi süreçlere yol açabileceğine inandığı ortaya çıktı.
Ancak süreç optimizasyonunun insan tarafına daha az dikkat edilmiştir. Birinci sınıf bir danışmanlık şirketi, Best of Breed Software ürünleri izinleri vb. Ve yeni prosedürleri etkin bir şekilde dağıtmanın değerinin hafife alınması olağandır. Gelişmiş süreçlerin tasarlanması ve belgelenmesi, işletme için değer yaratmaz. Sadece bu yeni prosedürler gerçek dünyada gerçekleştirildiğinde değer yaratılır.
Bir şirketi bir orkestra ile karşılaştıran popüler metaforu kullanırsak, sırayla müzik puanları (prosedürler) ile birlikte en iyi enstrümanların (yazılım sistemleri) en iyi müzisyenlere (işçilere) sahip olabilirsiniz. Değer, koordineli bir şekilde birlikte oynamaya başladıklarında görünür.
İş Süreci Yeniden Yapılandırma (BPR) projelerinin çoğunluğunun amacı, üretilen mal ve hizmetlerin kalitesini artırmak, fiyatları düşürmek, kalkınma süresini azaltmak, müşteri memnuniyetini artırmak, vb. Sonuç olarak, fark etmeniz gereken şey, insanların yepyeni ve daha verimli bir şekilde çalışmasıdır.
Bir BPR çabasının başarılması, özellikle prosedür bireyler tarafından gerçekleştirildiğinde, bu nedenle insanların aşağıdaki teorileri anlamasına bağlıdır:
* DSÖ. Süreçteki her görevden sorumlu birey açık olmalıdır. Her aktiviteden kimin sorumlu olduğu açık olmalıdır.
* Ne. Bu eylemin çıktısının uygun olması gereken özellikler. Proses nesnesine eklediği değer.
* Nasıl. İşin gerçekleştirilmesi gerektiği, temel ayrıntı düzeyi ile birlikte açıkça anlaşılmalı ve açık (kaydedilmeli) (kaydedilmelidir). Bu açıklamaların ve talimatların yükseltilmesi basit olması gerekir, bu nedenle en iyi uygulamalar ve öğrenilen dersler entegre edilebilir ve yaygın olarak kullanılabilir.
* Ne zaman. Hangi eylemler işten önce gelir ve takip eder.
* Eylemin yapıldığı yer.
Bir prosedürün verimli bir şekilde dağıtılmasının değeri, prosedürü takip eden kişi miktarı ile de belirlenir. Sayı ne kadar büyük olursa, verimli bir kurulumun sağladığı değer daha büyük olur. Bir sigorta taşıyıcısının talep işleme departmanını düşünün, ipotek analiz eden kişiler ticari bir bankada veya büyük bir çağrı merkezinde sorar. Bu birimler normalde aynı prosedürü yürüten fantastik sayıda kişiye sahiptir.
Amaç, prosedürü yürüten kişilerin, prosedürün bu yeni sürümüne mümkün olduğunca yakın, mümkün olan en kısa sürede gerçekleştirmesidir. Bu değişkenlerin her ikisi de değer yaratmak ve prosedürün yeniden yapılandırılmasında harcanan kaynakları kurtarmak için çok önemlidir.
Bu hedefe katkıda bulunabilecek uygulamalardan birkaçı, süreçlerin görünümünü yukarı doğru, eğitim, kontrol, süreç uyumluluğunu teşvik eden, vb.
Ancak bu teknikleri uygulamak başarı ile eşanlamlı değildir.
Asıl zorluk, katılımcının satın aldığını bulmaktır. Bunlar kültürel ve sosyal faktörlerin dikkate alınması ve değişim yönetimi, bilgi yönetimi, beklentilerin yönetimi vb. oyuna gel.
Deneyim, özellikle bilgi çalışanları ile, prosedür katılımcılarını kendilerini etkileyen kararlara dahil ettiklerini, iyi bilgilendirildiklerini ve görüşlerinin dikkate alındığını hissetmelerini sağlayan, onları yeni prosedürleri izlemeye zorlamaktan daha güçlü olduğunu gösteriyor. Prosedüre uyumu zorlamak için birkaç örnek olmasına rağmen, mükemmel tutumları ödüllendirmek, uyumsuzluğu cezalandırmaktan daha iyidir.
Prosedür yeni işlemden sonra gerçekleştirildikten sonra, makineye geri bildirim sağlamak da son derece önemlidir. Prosedür katılımcılarının görüşlerini geliştirmek için çok önemlidir ve bunu geliştirmek için bazı mükemmel önerileri olması muhtemeldir. Örneğin, belirli bir görevi en iyi uygulama olarak kurumsallaştırılabilecek, prosedüre entegre edebilecek ve prosedürdeki her katılımcıya dağıtılabilecek bir yolla gerçekleştirme.