İşletmeler büyüdükçe ve daha karmaşık hale geldikçe, Üst düzey yöneticilerin işletme faaliyetleri konusunda doğrudan bilgi sahibi olma olanakları azalıyor. Şirketinizdeki hileleri engellemek ve kontrol için neler yapabilirsiniz?
Hile; aldatma, gizleme veya güven ihlali şeklinde nitelendirilebilecek yasa dışı her hangi bir eylemdir. Bu hareketler şiddet veya güç kullanımına bağlı değildir. Hile bireyler veya örgütler tarafından yapılabilir.
Bir çalışanın içinde bulunduğu işletmenin kaynaklarını ve varlıklarını kasıtlı olarak uygun olmayan bir biçimde kullanarak veya ele geçirerek haksız kazanç sağlaması, çalışan hilesi olarak tanımlanmaktadır. Hile denetiminin amacı, işletmedeki çalışanların, kendilerine yasa dışı bir yarar sağlamak amacıyla aldatma içeren kasıtlı bir hareketlerinin bulunup bulunmadığının tespitidir. İşletmelerde yapılan hileler hem sıklık açısından, hem de tutar açısından giderek artmaktadır. Geçtiğimiz 20 yılda gerçekleşen uluslararası büyük şirket skandalları (Enron, Worldcom, Adelpia, Parmalat) gibi hile denetiminin önemini ve denetçilerin sorumluluğunu ön plana çıkarmıştır.
Yapılmış yada henüz gerçekleşmeyen muhasebe hileleri, yalnızca şirket sahiplerini ve yatırımcıları değil, çalışanları, kredi kuruluşlarını, devlet ve denetim firmaları ve diğer hak ve menfaat sahiplerini de büyük ölçüde kayıplara uğratmakta, ülke ekonomilerini olumsuz etkilediği bilinmektedir.
Hile ya da suistimali çözmek için hilekar gibi düşünmeyi bilmek ve öğrenmek şarttır.
En genel tanımıyla Çalışan Hilesi ve Beyaz Yakalı Suçları; bir çalışanın içinde bulunduğu işletmenin kaynaklarını ve varlıklarını kasıtlı olarak uygun olmayan bir biçimde kullanarak veya ele geçirerek haksız kazanç sağlaması sonucunda ortaya çıkan ve şiddet içermeyen suçlar olarak tanımlanabilir.
Hile ve Beyaz Yakalı Suçlarında aşağıda sıralanan unsurların yer alması beklenir:
- Hile eylemi, gizlice sürdürülen bir faaliyettir,
- Hilekarın kendisine yarar sağlaması beklenir,
- Mutlaka kasıt unsuru bulunmaktadır,
- Hilenin kurbanı bir şekilde aldatılır,
- Hile eyleminden kurban kişi veya işletme zarar görür.
İşletme içi hile türleri 3 farklı şekilde özetlenebilir. Bunlar:
- İşletme Varlıklarının Kişisel Amaçlı Kullanımı
- Hileli Mali Raporlama Yolsuzluklar,
- Suistimaller ve Ahlaki Olmayan Davranışlardır.
Belirtilen bu 3 farklı hile türü için tespit edilen belirtiler altı ayrı başlıkta açıklanmaktadır. Bu başlıklar aşağıdaki gibi özetlenebilir:
- Muhasebe ile ilgili anormallikler
- Olağan Olamayan Davranışlar
- İç Kontrol Yapısı Zayıflıkları
- Analitik Anormallikler
- Çeşitli İhbar ve Şikayetler
- Aşırı Yaşam Biçimleri
Hile konusunda yapılan araştırmalardaki bazı önemli tespitler şöyledir:
- Genel olarak çalışanların % 10 ’u planlı olarak hile yapmaktadır, % 75 ’i de fırsat oluşması halinde hile yapma eğilimindedir,
- ABD’de işletmeler yıllık gelirlerinin % 6 ’sını hile yoluyla kaybetmektedir. Ekonomistler Türkiye’deki oranın %8-%10 civarında olduğunu tahmin etmektedir,
- İşletmelerin çalışan hilelerini ortaya çıkarabilme süresi ortalama 17 aydır,
- Hilelerin % 40 ’ını kadınlar, %60’ını erkekler yapmaktadır,
- Hilelerin % 70 ’lik kısmı en az 4 yıl ve üzeri çalışanlar tarafından yapılmaktadır.
İşletmelerde hileye olanak sağlayan başlıca koşullar şunlardır;
- Etkisiz kurumsal yönetim, zayıf “Tepe Etkisi”,
- Finansal başarılar için sağlanan yüksek düzeyli teşvikler,
- İşletmenin kurallarında, düzenlemelerinde ve politikalarında karmaşıklık,
- Çalışanlara dayatılan gerçekçi olmayan bütçe hedefleri,
- İşletmede çalışanlar arasında bilgi akışının zayıf olması,
- Çalışanların yaptıkları işlerin kalitesini değerlendirmede yetersizlik,
- Yetersiz iç kontrol,
- Sağlıksız bağımsız dış denetimin hizmetinin alınmaması,
Dünya hile denetiminin öneminin farkına varılmış ve hile denetçiliği başlı başına bir uzmanlık haline gelmiştir. Ülkemizde de işletme sahipleri yeni yeni bunun öneminin farkına varmaya başlamıştır. İşletmelerin çalışan hilelerine karşı gerekli iç kontrol düzenlerini kurmalarında ve dışarıdan bağımsız denetim desteği almalarında büyük yarar vardır.
İç Kontrol, işletme organizasyonun da Yönetim Kurulu, yöneticiler ve çalışanlar tarafından yönlendirilen, operasyonların etkinliği ve verimliliğini, mali raporlama sisteminin güvenilirliğini, yasal düzenlemelere uygunluk sağlamayı amaçlayan ve bu konuda makul güvence sağlamak için tasarlanan ve iş süreçleri içinde yer almasından ötürü bir sistem olarak nitelendirilen bir kavramdır.
İşletmeler büyüdükçe ve daha karmaşık hale geldikçe, iç kontrolün önemi artmaktadır. Üst düzey yöneticilerin işletme faaliyetleri konusunda doğrudan bilgi sahibi olma olanakları azalmaktadır. Bu nedenle; hata, hile, savurganlık ve yolsuzlukları en aza indirecek aynı zamanda verimliliği arttıracak, doğru, güvenilir bir defada doğru rapor alınmasını sağlayacak, işletmenin yapısına ve büyüklüğüne uygun etkin ve sürekli yenilenebilir bir iç kontrol sisteminin kurulması, çalıştırılması önem arz etmektedir.
Şirketinizde Hileyi engellemek ve kontrol için neler yapabilirsiniz?
- Düşük maaşlarla, çok fazla iş yaptırma prensibinden vazgeçin
- Gayri resmi muhasebeden vazgeçin ve her ödemeyi bankadan yapın
- Performans ölçümleri ve otokontrol sistemleri uygulayın
- Çapraz raporlama ile sonuç odaklı istatistikler çıkarttırın mali müşavirinize kontrol sistemi kurdurun fakat mutlaka aralıklarla üçüncü bir gözün kontrolünü de sağlayın
- İnovasyon toplantılarındaki içtenliklere dikkat edin.
- Kıdem ve terfilerde adil davranın
- Tüm bunların yanında güvenlik kameraları, telefon kayıtları ve mail kontrol sistemleri’de etkili önemli yöntemlerden bazıları olacaktır!..
Sıralanan bilgileri uzatmak mümkündür. Ancak bu kadarı bile çalışan hilelerinin işletme yapılarında önemli bir maliyet unsuru olduğunu göstermektedir. Hilenin engellenmesi yönetim sorumluğundadır. Yönetimin görevi sadece iç kontrol sistemlerinin kurulması değil bu sistemlerin işlerliğini de sağlamaktır. Üst yönetim çalışanlarının önerilerini dinlemeli, satıcılarını tanımalı ve bu alanda çalışanlarını ve iştiraklerini memnun etmelidir.
Bir işletmenin muhasebe kayıtlarında ve dolayısıyla mali tablolarında yapılan olağan olmayan düzenlemeler, maskelemeler, yolsuzluklar, hileler küçük bir kesime yarar sağlarken önemli bir kesim üzerinde zararlara neden olmaktadır. Yapılanlardan yatırımcılar, borç verenler, çalışanlar, satıcılar zarar görürken, diğer taraftan devlet ve kamuoyuda etkilenmektedir. Kaynaklar yanlış yerlere akmaktadır ve haksız rekabet ortamı oluşmaktadır.
Toplum bilincinin arttırılması ve kontrol sistemlerinin kurulması hile ile baş edebilmenin en önemli yoludur.