Dosyalama, belgelerin güvenli bir yerde saklanması ve kolayca ve hızlı bir şekilde bulunabilmesidir. Bakılan belgeler kolayca yırtılmaz, kaybolmaz veya kirlenmez. Bir dosyalama sistemi, bir kuruluş için merkezi kayıt tutma sistemidir. Organize, sistematik, verimli ve şeffaf olmanıza yardımcı olur. Ayrıca bilgiye erişebilmesi gereken herkesin bunu kolayca yapmasına yardımcı olur. Birinin bir şeyi araması ve onu zorlanmadan bulabilmesi her zaman bir zevktir. Organizasyonlarımızda gruplar halinde çalışıyoruz. Farklı konularda belgeler alıp gönderiyoruz. Bu belgeleri ileride başvurmak üzere saklamamız gerekiyor. Bu belgeler dikkate alınmazsa, tüm organizasyonel faaliyetlerimizi açıklayamayız. Belgeleri kullanması gereken herkes onları nereden alacağını bilmelidir.
Dosyalama işleminin önemi ise şöyledir:
- Ofisin verimliliğini artırmaya yardımcı olur, çünkü dosyalama, hızlı kararlar almak için gereken sürede kayıt sağlamaya yardımcı olur.
- Dosyalama; önemli belgelerin yangın, toz, böcekler, hırsızlık ve yanlış kullanımdan korunmasına yardımcı olur.
- Önceki kayıtlar geçmiş kayıtlara dayanır ve anında referans olarak kullanılırlar.
- Anlaşmazlıklar sırasında kanıt ve yasal kanıtların belgelenmesine yardımcı olur
- Gelecek planlamasının formülasyonuna yardımcı olur
- Yasal formaliteleri yerine getirmek için yasal kanıtlar sağlamaya yardımcı olur
- Ofisin iyi niyetini korumak için müşterileri ve yazışmaları dikkatli bir şekilde ele almaya yardımcı olur
- Geri bildirim almaya yardımcı olur.
Arşivleme, herhangi bir formattaki etkin olmayan bilgilerin uzun süre güvenli bir şekilde saklandığı süreçtir. Bu tür bilgiler gelecekte tekrar kullanılabilir veya kullanılmayabilir, ancak yine de saklama programının sonuna kadar saklanmalıdır. Bilgiye tekrar erişememenin anlamı bazen işletmeleri kayıtlarını arşivlemekten caydırdığı için arşivlenmiş, etkin olmayan verilerin tekrar aktif hale getirilebileceği vurgulanmalıdır. Bilgi gerekirse, kısa süre içinde hazır bulundurulmalıdır. Arşivlenen veriler, çeşitli cihazlarda bir dizi farklı formatta saklanabilir. İşletmeler verileri arşivlerken tüm dosya koleksiyonlarını arşivleme eğilimindedirler. Arşiv kelimesi kendi içinde birden fazla kaydın tutulmasını önerir. Arşivlenen verilerin, yasal hükümler nedeniyle veya gelecekte tekrar kullanılması muhtemel hayati bilgiler olması nedeniyle olması gerekebilir. Arşivlenmenin önemli olmasının sebepleri şöyledir:
- Veri kaybetmenizi durdurur
- Sadece doğru kişilerin doğru belgelere erişmesini sağlar
- Belgeleri düzenli tutar ve erişimi kolaydır
- Ofisinizde ve sunucunuzda değerli depolama alanından tasarruf sağlar
- İşletmenizin denetim için yasal gereklilikleri karşılamasına yardımcı olur
Belgelerinizi arşivlemenin temel nedeni, veri kaybını önlemektir. Tüm belgeler, kötü niyetle, kazayla veya sel veya yangın gibi bir doğal afetle imha edilmeye veya bozulmaya (dijital ise) karşı savunmasızdır. Elektronik belgelerin potansiyel tehlikeleri ise şöyledir:
- Güvenlik tehditleri
- Yazılım veya donanım hatası
- Güç kesintisi
- Bilgisayar arızaları
Kâğıt belgeler şu yollarla kaybolabilir:
- Çalınması
- İnsan hatası
- Tanrının bir eylemi
Belgelerin doğru şekilde arşivlenmesi tüm bunları önler, size gönül rahatlığı sağlar ve en kötüsü olması durumunda verilerinizin etkilenmemesini sağlar.
Belge arşivlemenin önemli olmasının temel nedenleri şöyledir:
1. Veriler iyi organize edilmiştir, böylece ihtiyaç duyduğunuzda doğru belgeleri bulmanız daha kolay olur
Belgelerin uygun şekilde arşivlenmesi, çalışanlarınızın ihtiyaç duydukları bilgilere hızlı ve güvenli bir şekilde erişebilmeleri anlamına gelir, bu da daha az kesinti ve daha az gecikme ile sonuçlanır. Birçok şirket, kayıtlarını saklamak, yönetmek ve bunlara erişmek için kayıt yönetimi yazılımını kullanmayı tercih etmektedir. Kayıt yönetimi yazılımının çeşitli faydaları vardır; İnternet bağlantısı olan her yerden dijital belgelere güvenli bir şekilde erişebilirsiniz. Personel üyeleri bir belgeye eriştiğinde veya onu değiştirdiğinde veya bir belgenin alınmasını talep ettiğinde gerçek zamanlı güncellemeler elde edebilirsiniz. Yine de gerektiğinde basılı kopyalara erişebilirsiniz. Belgelerin nasıl ve nerede depolanması gerektiğini ana hatlarıyla belirtmek için bir kayıt yönetimi politikası oluşturabilirsiniz. Bu, kayıt yönetimi en iyi uygulamasına uymak için işletmenizin ne yapması gerektiğini belirleyecektir, böylece kayıtlar arşivlenmeye hazır olduklarında doğru şekilde işlenir. Kayıt yönetimi için en iyi uygulama kılavuzumuzla şirketiniz için bir kayıt yönetimi politikası oluşturma hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz.
2. Kayıtlar, yasal nedenlerle kolayca denetlenebilir ve alınabilir
Denetleme
Bir denetim, doğru olduklarını onaylamak için işletmenizin kayıtlarını incelemeyi içerir. Denetimler bir çalışan tarafından dahili olarak tarafından harici olarak yapılabilir. Harici olarak denetlendiyseniz, denetleme için gelen insanlar aşağıdaki gibi belgeleri görmek isteyecektir:
- Gider formları ve makbuzlar
- Yönetim kurulu toplantı tutanakları
- Bordro raporları
- Sözleşmeler
- Nakit harcama kayıtları
Bu belgeleri sağlayamazsanız ise şu tehlikelerle karşılaşabilirsiniz:
- Denetim sürecini daha uzun ve daha pahalı hale getirme riski. Örneğin, şirketinizin mali durumunu doğrulamak için, çalışanlardan ve birlikte iş yaptığınız kişilerden sözlü ifadeler veya yazılı ifadeler almanız gerekebilir
- Para cezasına çarptırılabilir – HMRC tarafından verilen olası cezaların tam listesini web sitesinde görebilirsiniz
Belge arşivleme, denetçilerin ihtiyaç duydukları bilgilere anında erişebilecekleri için süreci daha hızlı ve daha kolay hale getirerek onlara (ve işinize) zaman ve güçlük kazandırır.
Saklama süreleri
Yasal olarak, işletmenizin belirli belgeleri belirli bir süre boyunca saklaması gerekir (saklama süresi olarak bilinir). Belge saklama süreleri hakkında daha fazla bilgiyi buradan okuyabilirsiniz.
Yasal iddialar
İşletmeniz bir çalışan, müşteri veya başka bir işletme tarafından dava ediliyorsa, davanızı desteklemek için bazı belgeler sağlamanız istenebilir. Erişimi kolay, iyi organize edilmiş kayıtlara sahip olmak, herhangi bir yasal işlemin parçası olarak ihtiyaç duyduğunuz bilgileri sağlayabilmenizi sağlayacaktır.
3. Güvenliği artırır – yalnızca doğru kişiler doğru belgelere erişebilir
Dijital belgeleri arşivlediğinizde, yalnızca belirli kişilerin erişebilmesi için onları bir parola ile koruyabilirsiniz. Doküman yönetim sistemleri, dosyalara kimin eriştiğini, bunları değiştirdiğini veya sildiğini görebilmeniz ve gerçek zamanlı güncellemeler alabilmeniz için bir denetim izi oluşturur. Arşivlenmiş kağıt dosyalar, doküman yönetim şirketiniz yalnızca izni olan çalışanların bunlara erişmesini sağlayacağından daha güvenlidir. Şirket, dosyaları depodan çıkaracak ve bunları işletmenizin içindeki adı verilen bir kişiye teslim edecektir. Kullandığınız çevrimiçi portal ve barkod tarama sistemi, dosyaların ne zaman ve nerede taşındığına, geri alındığına veya imha edildiğine dair eksiksiz bir denetim izi oluşturur. En kötüsü olursa ve işiniz kağıt formatındaki belgeleri yok eden doğal bir felakete maruz kalırsa, felaket kurtarma sürecinizde elektronik belge yönetim sistemi hayati önem taşıyacaktır.
4. Ofisinizde yerden tasarruf sağlar
Belgelerin arşivlenmesi, kağıt belgeleri iş yeri dışında tutarak ofisinizdeki değerli depolama alanından tasarruf sağlar. Basılı belgeleri dijital formata dönüştürmek, kağıt kopyaları imha edebileceğiniz (veya bunları site dışında saklayabileceğiniz) ve onlara güvenli bir çevrimiçi portal aracılığıyla erişebileceğiniz anlamına gelir. Alternatif olarak, kağıt belgeleri dijital sürümlere dönüştürmeden iş yeri dışında saklayabilir ve yine de ofisinizde yer tasarrufu sağlayabilirsiniz.
5. Veri kaybetmenizi engeller
Önemli belgeleri kaybetmenin işletmeniz için önemli sonuçları olabilir:
- Verimlilik düşüşü: Kayıp dosyaların kurtarılması saatler veya günler alabilir, bu da çalışanlarınızın çalışamayacağı anlamına gelir. Ne kadar çok belge kaybederseniz, işiniz o kadar fazla kesinti yaşar.
- Müşterilerin güvenini kaybetme: Müşterilerinizin kişisel bilgileriyle ilgili dosyaları yanlış yerleştirirseniz veya dosyalar çalınırsa, bu yalnızca bu müşterilerle ilişkinizi etkilemekle kalmaz, aynı zamanda önemli bir para cezasına çarptırılabilirsiniz.
- Yasayı çiğnemek: gizli bilgileri kaybederseniz veya yetkisi olmayan kişiler bunlara erişim kazanırsa, işletmeniz Genel Veri Koruma Yönetmeliğini (GDPR) ihlal ediyor olabilir. Bunun cezai kovuşturma ve önemli para cezaları dahil olmak üzere birçok olası sonucu vardır.
- İtibarınızın zedelenmesi: veri kaybetmek medyanın istenmeyen ilgisine yol açabilir ve işletmenizin itibarına zarar verebilir.