Microsoft Outlook, dünyadaki en başarılı e-posta platformlarından biridir. Şu anda, sahip yaklaşık 400 milyon kullanıcı, dünyanın büyük bölümlerinin bu platformu go-to-e-posta sistemi olarak ne ölçüde seçtiğini gösteriyor. Harika güvenlik, geniş alan ve kullanışlı bir dizi özellik ile bunun nedenini anlamak zor değil.
Ancak, Outlook’u herkes aynı ölçüde kullanmıyor, yalnızca küçük bir nüfus onu olma potansiyeline sahip verimli bir makineye dönüştürüyor. Bu makalede, Outlook’u ne kadar etkili kullandığınızı artırmak için kullanabileceğiniz bir dizi strateji ve ipucu önererek Outlook üretkenliğini inceleyeceğiz.
Outlook için aşağıdaki üç temel stratejiyi ele alacağız.
- Klasör Stratejisi
- Outlook Kuralları Oluşturun
- E-posta İmzaları Zaman Kazandırır
Hemen dalalım.
Klasör Stratejisi
E-posta iş akışınızı kolaylaştırmanın en iyi yollarından biri, e-postalara eşit davranılmaması gerektiğini anlamaktır. Birçoğu, kesinlikle böyle olmaması gereken bir durumda gelen kutusu sıfırına odaklanır. E-postalarınızı kontrol etmek ve içerikte gezinmek için zaman ayırdığınızda, çok daha fazlasını yapacaksınız.
Bu, zaman engelleme olarak bilinen bir üretkenlik stratejisidir. Bunu Outlook’ta bir sonraki seviyeye taşımak için, gelen tüm postaları kategorilere ayıracak klasörler oluşturmalısınız. Örneğin, aşağıdakiler için farklı klasörler oluşturabilirsiniz:
- İK Haberleri
- İstemci İletişimi
- Dahili Ekip
- Finans Belgeleri
- Eğitim Materyalleri
- Başka Neye İhtiyacınız Varsa
Bir e-posta aldığınızda, onu ilgili klasöre sürükleyip bırakmak daha sonra bunlar arasında gezinmenize yardımcı olacaktır. Örneğin, müşteriye yönelik tüm e-postalarınızı aynı anda incelemek için zaman ayırabilirsiniz. Farklı görevler arasında zıplamak yerine, bu sizi hızlı bir şekilde halletmek için doğru zihin alanına yerleştirecektir.
Aynı şekilde, farklı e-posta kutularına bakmak için gün içinde farklı zamanlar ayarlayabilirsiniz. Sabahları dahili ekiplerinizle başlayın ve o gün yapacağınız tüm ekip veya yönetici toplantılarına daha hazırlıklı olun. Zamanla, kategorilere ayırma, yanıt vermek ve gelen kutunuzda gezinmek için ortalama sürenizi azaltmanıza yardımcı olacaktır.
Bunu bir adım daha ileri götürmek istiyorsanız, gelen kutunuzu her bir kategoriye göre renklerle kodlamaya başlayabilirsiniz. Bu, farklı e-postaları bir bakışta tanımanıza yardımcı olur ve okunmamış tüm e-postalar ve kategoriler arasında gezinirken hızınızı daha da artırır.
Outlook Kuralları Oluşturun
Klasör sisteminizi yerleştirdikten sonra, artık Outlook kuralları oluşturmak için mükemmel bir konumdasınız. Bunlar, kendi gelen kutunuz için belirlediğiniz standartlardır ve bu standartlar, Outlook’un belirli eylemleri gerçekleştirmesini ve gelen kutunuzu otomatikleştirmesini sağlar. Örneğin, belirli bir adresten bir e-posta aldığınızda, bunun her zaman doğrudan size atanan diğer gelen kutularından birine yerleştirileceğine dair bir kural belirleyebilirsiniz.
Alternatif olarak, konu satırında “ACİL” yazan bir e-posta alırsanız doğrudan telefonunuza bildirim alabilirsiniz. Ya da daha iyisi, bu kelime geldiğinde gelen kutunuz küçük bir jingle çalarak e-postalarınızı kontrol etmeniz gerektiğini size bildirebilir.
Kurallar, Outlook’ta pek çok fayda sağlayabilir ve Inbox-Zero’ya çok daha hızlı ulaşmanıza yardımcı olur. Kurallarla başlamak istiyorsanız, CC’de bulunduğunuz e-postalarla ne yapmak istediğinize karar vererek başlamanızı öneririz. Örneğin, bu e-postaları renklerle kodlayan bir kural oluşturarak, sizin için o kadar önemli olmayan konuşmalarla vakit kaybetmemenizi sağlayabilirsiniz.
Gelen kutunuzda gezinmeyi kolaylaştıran kurallar oluşturun. Yapabileceğiniz her yerde otomatikleştirme, uzun vadede size çok zaman kazandıracaktır.
Kendinize Zaman Kazanmak İçin Bir E-posta İmzası Kullanın
Hangi e-postayı gönderirseniz gönderin, içeriğine, üslubuna veya amacına bakılmaksızın, neredeyse her zaman oturumu kapatacaksınız. E-posta için ister saygılarınızı ilettiğiniz resmi bir son, ister sadece adınızı yazdığınız bir son olsun, yine de kısa e-posta sonlandırıcılar oluşturmak için zaman harcayacaksınız.
Bu sefer, orada burada yalnızca 15 saniye olmasına rağmen, gönderdiğiniz her bir e-postada birikecek. Bir yıl boyunca, yalnızca adınızı yazarak ve genel oturum kapatma mesajlarını doldurarak günlerinizi boşa harcıyor olabilirsiniz. Şans eseri, Outlook’ta bu süreyi önemli ölçüde azaltmanıza olanak tanıyan ve kendinizi zahmetten tamamen kurtaran bir özellik var.
Bu e-posta platformunda şunları yapabilirsiniz: Outlook e-posta imzası ekleme. Bu, yalnızca oturumunuzu yazmayı atlamanıza izin vermekle kalmaz, aynı zamanda bir dizi başka avantaja da erişmenizi sağlar:
- profesyonellik – E-postalarınızı bir e-posta imzasıyla kapatmak, giden tüm e-postalarınıza bir profesyonellik duygusu verir. Özellikle müşterilere yönelik e-postalar için bu, elinizden gelenin en iyisini yapmak için harika bir yoldur.
- Ek detaylar – E-posta imzaları, diğer e-posta kişilerini, telefon numaranızı veya müşterilerin sizinle iletişim kurabileceği diğer yolları eklemeniz için size alan sağlayabilir.
- Medya Bağlantıları – E-posta imzanız içinde, diğer sosyal medya hesaplarınıza bağlantılar ekleyebilirsiniz. Bu e-posta hesabını yeni müşterilerle iletişim kurmanın bir yolu olarak kullanıyorsanız, anında daha fazla içeriğinize maruz kalacaklarından, bu özellikle yardımcı olacaktır.
- Pazarlama Alanı – Bir e-posta imzası ayrıca ek pazarlama içeriği için çok fazla alan sağlar. Bir e-Kitabınız veya başka bir kurşun mıknatısınız varsa, burası onu yerleştirmek için harika bir yerdir. Çok fazla tıklama almayacak olsa da, burada ve orada birkaç tane bile gerçekten işe yarayabilir.
Hesabınıza bir e-posta imzası eklemek, Outlook’u kullanmanın en etkili yollarından biridir.
Son düşünceler
Outlook, e-posta pazarındaki en iyi rakiplerden biri olmaya devam etti ve bunun iyi bir nedeni var. Zaman kazandıran araçları, kural sistemleri ve birinci sınıf güvenlik dengesi, onu e-postalarıyla etkili bir şekilde ilgilenmek isteyenler için harika bir seçenek haline getirdi. Ve ortalama bir çalışanın gönderdiği göz önüne alındığında Günde 40 e-posta ve 121’den fazla e-posta alıyorhepimizin biraz yardıma ihtiyacı olabilir.
Bu makalede özetlediğimiz ipuçlarını gözden geçirerek, artan e-posta dalgasını üstlenmeye mükemmel bir şekilde hazır olacaksınız. Bu stratejilerin her biri, e-postaları kategorilere ayırarak ve hem e-posta alırken hem de gönderirken size zaman kazandırarak gelen kutunuzu daha etkili bir şekilde ele almanıza yardımcı olacaktır.
Bu ipuçlarını kullanın ve kısa sürede Outlook’ta ustalaşacaksınız.
Kaynak : https://www.thenexthint.com/mastering-outlook-tips-and-tricks-for-streamlining-your-email-workflow/25457/