Toplantılar, çalışan veya müşteri görüşmeleri şu anda neredeyse yalnızca video konferans yoluyla gerçekleşiyor. Bu dijital iletişim için birkaç araç var ve talep yüksek. Bununla birlikte, bu tür araçları kullananlar, veri koruma ve bilgi güvenliği düzenlemelerine uyumdan da sorumlu olduklarını bilmelidir. Bu nedenle, önceden böyle bir araç seçerken birkaç şeyi göz önünde bulundurmaya değer.
Prensip olarak, müşterilerinizle yapılan sözleşme şartlarında iş kullanımına izin verilmelidir. ABD merkezli sağlayıcılar söz konusu olduğunda - ve bu çoğu için geçerlidir - şirketin üçüncü ülkelerde kişisel verilerin yasal olarak uygun şekilde işlenmesi için garantiler sunduğundan emin olunmalıdır, örneğin Gizlilik Kalkanı uyarınca sertifika yoluyla.
Ayrıca veri trafiğinin şifrelenmesini önceden kontrol edin. Minimum, aktarım şifrelemesidir (TLS), ideal olarak seçtiğiniz araç uçtan uca şifrelemeye sahip olacaktır. Aracı web seminerleri için de kullanmayı planlıyorsanız, siparişleri işlemek için bir sözleşme (AVV) imzalamanız ve kendi gizlilik politikanızın buna göre uyarlanması gerekir. Bu aynı zamanda işlem faaliyetleri dizini (VVT) için de geçerlidir.
- Uygun veri koruması ve gizlilik ayarları için işlevleri kullanarak, örneğin
- izleme işlevinin kapatılması veya sohbet geçmişlerinin kaydedilmesi
- Erişim verilerinin ve davet bağlantısının ayrı ayrı gönderilmesi
- Her katılımcının kendi ekranını paylaşmamasının sağlanması
ile olası güvenlik risklerinden de kaçınılabilir.
Tüm video konferans programları, artırılmış güvenlik ve veri koruma standartlarıyla reklam verirler. Ancak hangi aracı, hangi ülkeden seçerseniz seçin, özellikle hassas verilerin veya gizli bilgilerin bu şekilde paylaşılması genellikle tavsiye edilmez, çünkü dijital iletişim yalnızca ayrıntılı değil, aynı zamanda uzun süreli izler bırakır.