İnsanların çalışma zamanının büyük bir bölümünü kapsayan hızlı, pratik iletişim kurmayı sağlayan; çalışma hayatında önemli rol oynayan telefonu herkesin etkili ve doğru bir şekilde kullanabilmesi için de bazı püf noktalar bulunuyor.
İnsanların çalışma zamanının büyük bir bölümünü kapsayan hızlı, pratik iletişim kurmayı sağlayan; çalışma hayatında önemli rol oynayan telefonu herkesin etkili ve doğru bir şekilde kullanabilmesi için de bazı püf noktalar bulunuyor.
Telefonda düzgün konuşma teknikleri
< Konuşmanıza günaydın ya da iyi günler diyerek başlayın ve sonra isminizi söyleyin.
< Çok kısa, yetersiz ve kaba cevaplar vermeyin. Nezaket her zaman geçerlidir.
< Eğer şirketin başka bir departmanını arayan bir çağrı ise, tekrar aramalarını söylemek yerine hattı aktarmayı deneyin.
< Telefonun başından uzun süreli ayrılmayın. Bir süre için bakamayacağınız durumlarda mutlaka yerinizi alacak birini bulun.
< Telefonun uzun süre çalmasına izin vermemeyin. Başkalarını rahatsız edebileceğiniz gibi çok önemli bir çağrı cevapsız kalabilir.
< Beklemeye aldığınız durumlarda, geri dönerek o kişiyi unutmadığınızı hissettirin.
< Bekleme durumunun ne kadar süreceğini bilemiyorsanız, bekleyen kişiye bir tercih hakkı tanıyın ve şöyle deyin: Dilerseniz numaranızı bırakın, daha sonra biz sizi arayalım. Yoksa beklemeyi mi arzu edersiniz?
< Arayan kimsenin numarasını isteyin ki telefon hattını aktarırken bağlantı koparsa yeniden arayabilesiniz.
< Karşınızdaki kişiye ismiyle hitap edin, vurgulamayı kullanın ve güven uyandırın.
< Sesinizde görüntü oluşturun, başka şeylerle ilgilenmeyin.
< Tane tane konuşun, konuşurken ağzınızda yiyecek, sakız gibi şeyler bulundurmayın.
< Acil bir çağrı varsa ve yönetici toplantıdaysa toplantıyı bölmeyin. Not alıp iletin.
< Yöneticinizle görüşmek isteyen biri arıyorsa, dışarıda olduğunu söylemeden önce sakın o kişinin ismini sormayın. Aksi takdirde, arayan kişi yöneticinin görüşmek istemediğini ve “perdelediğini” sanabilir.
< Yöneticiniz gerçekten de "perdelemenizi" isterse; yani görüşüp görüşmeme konusunda karar vermeden önce kimin aradığını bildirmenizi isterse, bunu hissettirmeyin.
< Görüşmelerinizi her zaman için karşı tarafın "Pat diye kapattı" izlenimine kapılmayacağı bir biçimde sona erdirmeye çalışın.
< Eğer çağrı sırasında yönetici dışarıdaysa “Ben yardımcı olabilir miyim?” diye sorun.
< Telefonu cevaplamakla o kişiye bir iyilikte bulunuyormuşsunuz tavrı takınmayın.
< Telefonda sesinizi değiştirmeyin. Doğal konuşun ve karşı tarafın sizi anlayabilmesi için hızınızı ayarlayın.