Buradasınız: Anasayfa Zaman yönetimi
YÖNETİCİLERİN ZAMAN ENVANTERİ
Yöneticilerin zaman envanteri belli başlı üç hedef düşünülerek geliştirilmiştir. Bunlar;
Yöneticilerin zamanını planlı olarak düzenleyebilmesi,
Ertesi gün yapması gereken işlerin günlük bir listesini çıkartması,
Bitirilen önemli görev sayısına ve bu işlere ayrılan zamanın kullanış biçimine göre günlük verimliliğin belirlenmesi.
Zaman Evanterinin Kullanışı
Zaman tahsisi yapma (belli başlı işleri gruplandırma),
Günlük hedefleri belirleme,
Zamanı kaydetme,
Değerlendirmeyi haftalık yapma,
Günlük verimliliği hesaplama (% 30 ve üstü iyi),
Sonuçları inceleme.
Zaman Çizelgesinin Analizi
Günlük envanter tamamlandıktan sonra şu soruların cevaplarını aramak gerekmektedir:
Günlük hedefleri belirlemek ve zaman sınırlamaları koymak verimliliği artırdı mı?
Herhangi bir engellemeye uğramadan en fazla çalışılan saatler hangileriydi?
Önem sırasına göre, bu engellemeler ne kadar zaman kaybettirdi?
Bu engellemeleri ortadan kaldırmak ya da kontrol altına alabilmek için neler yapılabilir?
Hangi telefon konuşmaları gereksizdi?
Hangi telefon konuşmaları daha kısa ve daha yararlı olabilirdi?
Hangi ziyaretçiler ve ziyaretler gereksizdi?
Hangi ziyaretler daha kısa ve daha yararlı olabilirdi?
Toplantılara ne kadar zaman harcandı?
Aslında ne kadar süre yeterli olabilirdi?
Daha kısa zamanda başarılabilirmiydi?
Faaliyetler mi, yoksa sonuçlar mı kaydetme eğilimi gösterildi?
Günlük hedeflerin kaçı, gelecekteki amaçlara yararı oldu?
Faaliyetleri kaydederken kendini düzeltme eğilimi gösterildi mi?
Verimliliği artırmak için başka nelerin yapılması gerek
YÖNETİM GÖREVLERİYLE İLGİLİ ZAMAN TUZAKLARI
Zaman tuzakları aslında farkına varılmayan önemli engellerdir. Bir şey insana zaman kaybettiriyorsa daha önemli bir şey yapılamıyor demektir. Bununla ilgili yönetim görevleri ve tuzaklar aşağıda sıralanmıştır.
Planlama
a) Gerçekçi olmayan zaman tahmini
Zaman sınırlarının olmaması
Kriz yönetimi
İşlerini bitirmeden bırakmak
Önceliklerin karıştırılması
Amaçlarda önceliklerin olmaması
2. Organizasyon
Birden fazla üst olması
Yetki ve sorumluluk karışıklığı
Mükerrer çabalar
Dağınık masa düzeni
Personel
Sorunlu personel
Az veya çok personel
Yetersiz personel
Kontrol
Telefon ve ziyaretçiler
Yetersiz bilgi
Aşama raporlarının olmaması
Aşırı kontrol
Hatalar ve verimsiz çalışma
Verimsizliği görmezden gelme
Hayır diyememe
Yönetim
Değişikliğe uyamama
Çelişkileri çözememe
c) Koordinasyonun olmaması
Motivasyon noksanlığı
Etkin olmayan yetki devri
Günlük ayrıntılara gömülme
Herşeyi kendi yapma isteği
İletişim
Gereğinden fazla toplantı yapma
Çok açık veya kapalı olma
Etkin dinlememe
Fazla dışa açık olma
Karar verme
Ani kararlar verme
Kararsızlık gösterme
Tüm bilgileri bekleme
Komite kararları
MACKENZİE KLAVUZU
|ZAMAN KAYBININ ÖNEMLİ NEDENLERİ|
|ZAMAN TUZAKLARI||MUHTEMEL NEDENLERİ|
|PLANSIZLIK||Yararlı görmeme, yönetmeye değil yapmaya meyilli olmak, plansız da başarılı olunabileceğini düşünmek.|
|İŞLERİ ÖNCEKİLERE GÖRE SAPTAMAK||Hedeflerin olmaması.|
|KENDİNİ GEREĞİNDEN FAZLA İŞE ADAMAK||Geniş ilgi alanı, hedeflerinde karışıklık, öncelikleri belirleyememek.|
|KRİZ YOLUYLA YÖNETİM||Plansızlık, gerçek dışı zaman tahminleri, sorun çözmeye ilgi duymamak, astların kötü haber vermek istememeleri.|
|ACELECİLİK||Ayrıntılarda sabırsız olmak, gelecek için plan yapamamak, acil durumlara tepki göstermek, çok kısa zamanda işi yapmaya çalışmak.|
|GEREKSİZ YAZIŞMALAR, KIRTASİYECİLİK VE VERİMSİZ OKUMAK||Bilgi patlaması, bilgisayara fazla düşkün olmak, elememek.|
|SIRADAN VE GEREKSİZ İŞLER||İşlerde öncelikleri belirleyememek, astları gereğinden fazla gözetim altında tutmak, yetki vermeyi reddetmek, uygulamaya çok karışmak.|
|ZİYARETÇİLER||Sosyal ilişkilerden haz duymak, hayır diyememek.|
|TELEFON||Öz denetim eksikliği, ilgilenme ve bilgi sahibi olma isteği.|
|TOPLANTILAR||Kararlardan sorumlu tutulmak korkusu, kararsızlık, fazla iletişim, kötü liderlik.|
|KARARSIZLIK||Olaylara karşı güvensizlik, bir hatanın sonuçlarından korkmak, bütün gerekçeleri bilmekte ısrar etmek, mantıklı karar vermemek.|
|YETKİ VERMEMEK||Astların yetersiz olmasından korkmak, astların becerisinden korkmak, astlara fazla iş verilmemesi.|
ZAMAN GÜNLÜĞÜ
Herkes zamanın yetmediğinden, azlığından yakınıyor. Gerçekte Zamanımız az değil. Belki onu yeterince koruyup, gereğince kullanamıyoruz. Farkında olmadan zamanı şu ya da bu şekilde yitiriyoruz. Belki de çalıyorlar. Zamanımızı kim (ler) çalıyorlar? Kimden, kimlerden şüpheleniyorsunuz? Zamanınızı çalanları bulmak ister misiniz? Zaman günlüğü yazmak size,
Zamanınızı hangi işlerde harcadığınızı,
Göreviniz ile zaman tüketiminiz arasında bir uyuşum olup olmadığını,
Kullanılmayan günlük serbest zamanınızın süresini,
Hangi hayati konuları ihmal ettiğinizi, Zaman kaybına neden olan faktörlerin, verimliliğinizi ne ölçüde etkilediğini,
Amaçlarınızı ne ölçüde gerçekleştirdiğinizi göstercektir.
Zaman Günlüğü Formunu işlemek, günlük sekiz saatlik çalışma zamanı içinde sadece sekiz dakikanızı alacaktır.
“Başlama saati” başlığının altına, mesai başlama saatini yazın. Her eyleminiz bittikten sonra, yeni bir eyleme geçerken bu sütuna saati not ediniz. Yapılan hangi tür faaliyet ise en çok dört kelime ile belirtiniz.
Küçük kareler içinde, yaptığınız işin önem derecesini işaret ediniz. Örneğin, yapılan işi “çok önemli”, “hayati” bir iş ise A, sadece “önemli” bir iş ise B, “sıradan”, “rutin” bir iş ise C, “gereksiz”, “boşuna” bir iş ise D harfi ile işaretleyebilirsiniz.
Günün sonunda her grup için sarfedilen zamanı toplayıp günlük çalışma saatine bölerek % oranını hesaplayabiliriz.
Zaman Günlüğünüzü işaretlerken (yazanken) aşağıdaki ilkelere lütfen sadık kalınız.
Kendinize karşı dürüst olun. Gerçekte yaptığınız işi yazın.
Günlüğünüzü kimseye okutmayın.
Günlüğü aralıksız yazacağınız için, her zaman yanınızda taşıdığınız ajandanızın içine koyun.
Hiçbir ayrıntı işi yazmamazlık etmeyin.
Belleğinize (hafızanıza) güvenmeyin. Her çeyrek saatte ya da 20 dakikada bir yaptığınızı not edin.
Kendinize hile yapmayın. Sizi başarılı gösterecek hayali işler yazmayın, gerçekçi olun.
Her işin önem derecisini yazın.