Yöneticilerin söylenmemiş rollerinden biri, ekiplerinin çalışmalarını denetlemek ve yönetmektir. Yüzeyde kolay görünen bu görev, esasen yetkilendirme, koçluk, iletişim ve hokkabazlığın bir kombinasyonudur.
Ekip üyelerinizi anlamayı, güçlü ve zayıf yönlerini bilmeyi, çalışma tercihleri ve gelişim ihtiyaçlarının farkında olmayı ve bunu kimin yaptığına bağlı olarak işin ne kadar süreceğini hızlı bir şekilde hesaplama becerisi gerektirir. Aynı zamanda gerektiğinde iyi, kendine güvenen ve yapıcı geri bildirim verebilmek anlamına gelir.
Pek çok yeni yöneticinin bu görevi zor bulması belki şaşırtıcı değildir.
Ekibinizi tanımak bile ayların işi olabilir. İşi, gerekli görevleri ve harcadıkları zamanı anlama ihtiyacını eklemek, bunu herkes için gerçek bir zorluk haline getirir. Bununla birlikte, çok faydalı bir beceridir. Neyse ki, biraz sabırla zamanla geliştirilebilecek bir şey de.
İçindekiler
Başlangıç
Sınırlarınızı kabul edin
Belki de bu beceriyi geliştirmenin ilk adımı, kimsenin her zaman doğru yapmadığını kabul etmektir.
Hatalar yapacaksın. Görevleri devretmekte başarısız olduğunuz, birisi sizi yüzüstü bıraktığı ya da sadece bir şey unutulduğu zamanlar olacaktır.
Deneyimlerinizden öğrenin.
Görevler üzerinde ne tür bir kontrol sağlamaktan hoşlandığınızı, bunu yapmanın yollarını keşfetmenin ve ekibiniz hakkında bilgi edinmenin bir yolu olarak olanları kullanın. Bu şekilde, tüm deneyim siz dahil herkes için daha rahat olacaktır.
İster bir ister birkaç kişi olsun, ilk kez yönetici olduğunuzda, iki ana olası senaryo vardır:
Pek çok yönden ilki daha kolaydır, çünkü işi geldikçe bölmeye başlarsınız ve neyin işe yaradığını görene kadar bunun geçici bir düzeltme olduğunu açıkça belirtirsiniz. Ancak her ikisi de aynı şekilde yönetilebilir. Ekip üyelerini, fazla veya az çalışmışlarsa size gelmeleri için teşvik edersiniz ve herkes genel olarak aynı miktarı alana kadar işi halletmeye devam edersiniz.
Şansla, esnek bir yaklaşımla ve makul derecede proaktif bir ekiple, ekibiniz sizden ipucunu alacak ve bir kişi meşgul olduğunda birbirlerine yardım etmeyi teklif ederek kendi işleriyle oynamaya başlayacak.
Bu arada, her bir kişiyi tanımak için zaman ayırabilirsiniz.
Onları neyin motive ettiğini, ne tür işleri sevip sevmediklerini ve güçlü ve zayıf yönlerini biraz daha anlamalısınız. Ayrıca terfi arayıp aramadıklarını ve bu nedenle becerilerini daha fazla geliştirip geliştirmediklerini veya şimdilik bulundukları yerde kalmak isteyip istemediklerini bilmek istersiniz.
Bu, gelecekteki işleri nasıl tahsis edeceğinizi belirleyecek ve onları isteyenler için uygun bir esnek görevler karışımı sağlayacaktır. Sonuçta, işin gerekli standartlarda yapıldığından emin olmanız gerekir.
Kişisel Gelişim ve Takım Çalışması sayfalarımızı, sadece arka plan okuması olarak da olsa, oldukça yararlı bulabilirsiniz.
İşi Etkili Bir Şekilde Denetlemek İçin Gereken Temel Beceriler
Çalışmayı etkili bir şekilde denetlemenize yardımcı olmak için hemen hemen her becerinin hayati önem taşıdığını iddia etmek mümkündür. Örneğin iletişim becerileri, herhangi bir kişilerarası etkileşimde önemlidir ve yöneticilerin kaçınılmaz olarak hem konuşma hem de dinleme olmak üzere iyi iletişim becerilerine sahip olması gerekir.
Bununla birlikte, bu özel yönetim durumunda özellikle yararlı olan bazı beceriler vardır.
Bunlar şunları içerir:
Delegasyon Becerileri
Etkili bir şekilde yetkilendirmeyi öğrenmek bir sanattır. Kendinizi anlamayı ve görev üzerinde istediğiniz kontrol miktarını gerektirir. Ayrıca, bunu yetki verdiğiniz kişiye tam olarak iletebilmenizi de gerektirir.
Delegasyon Becerileri sayfamız, ‘Bu soruna bakın’ dan değişen dokuz olası delegasyon düzeyini açıklamaktadır. Bana tüm gerçekleri ver. Ne yapacağıma ‘doğrudan’ harekete geçene kadar karar vereceğim. Benimle daha fazla iletişime gerek yok ‘.
Her seviyedeki rahatlık seviyenizi ve ayrıca ekibinizin üyelerinin rahatlığını anlamak, pozitif delegasyon deneyimi için hayati önem taşır.
Tüm ekip genelinde çalışmayı etkin bir şekilde yönetmek, ekip üyelerini geliştirip bir araya getirebilmek anlamına gelir. Bunun için iki temel beceri alanı vardır: geribildirim ve koçluk becerileri
Geri Bildirim Becerileri
Geri bildirim vermek kolaydır. “Bu kesinlikle saçmalık!” geribildirim veriyor.
Etkili geribildirim vermek – yani duyulan ve ona göre hareket edilen geribildirim – çok daha zordur. İyi geribildirim hakkında, davranışla ilgili, olabildiğince spesifik olması gerektiği ve davranışın üzerinizdeki etkisiyle ilgili bazı yararlı kurallar vardır. Ayrıca olaydan hemen sonra ve uygun bir zamanda sağlanmalıdır.
Geri Bildirim Verme ve Alma sayfamızda bununla ilgili daha fazla bilgi var.
Koçluk Becerileri
İyi bir koç veya koçluk yaklaşımı kullanan bir yönetici, koçluk yaptığı kişinin veya ekip üyesinin sorununun cevabını bildiği ve öğrenmek için biraz desteğe ihtiyaç duyduğu pozisyondan başlar.
Bu, garip bir şekilde, yeni bir yönetici olarak yeterince kolay çünkü konunun uzmanı olmayabilirsiniz. Bu nedenle, cevapları gerçekten bilmeyebilir ve bunları çözmesi için ekibinize bağımlı olabilirsiniz.
Koçluk Becerileri sayfalarımızda, yönettiğiniz birine koçluk yaparken sorunlardan nasıl kaçınılacağı ve hem söylediklerinizin hem de nasıl söylediğinizin önemi de dahil olmak üzere daha fazlası var.
Deneyin ve görün…
Hem kendinizle hem de takımınızla birlikte koçluk yaklaşımının önemli bir parçası, ‘görmeye çalışmak’ fikridir.
Başka bir deyişle, bir felaket olduğunu düşünmeden kendinize yeni şeyler deneme ve potansiyel olarak başarısız olma fırsatı verin.
İşi devrederken, örneğin şunu diyebilirsiniz:
“Bu işi size vereceğim, ancak birkaç hafta içinde aşırı yüklenmiş olduğunuzu düşünüyorsanız bana bildirin, tekrar bakalım.” “Sana yapman için çok fazla/çok az şey verdiğim için endişeliyim, bu yüzden lütfen nasıl çalıştığını bana söyle. Gerekirse her zaman işleri değiştirebiliriz.”
Size ve ekibinize, iş tahsislerinin akıcı olduğunu ve talep edilen iniş çıkışları yönetmek için esnek çalışmanın önemli olduğunu anlamanıza yardımcı olacaktır.