Modern İş Dünyası Neden "Kontrol Vidalarını Sıkıyor"?
Son yıllarda şirketler çalışanları üzerinde sıkı bir kontrol uygulamaktadır. İş yerinde cep telefonlarının yasaklanması ya da kullanımının sınırlandırılması, iş yerinde dikkati dağılan çalışanların işten çıkarılması gibi protokoller kontrol vidalarını sıkmak için kullanılıyor. Ancak, modern şirketleri çalışanlar üzerinde "bu kontrol vidalarını sıkmaya" iten nedir ve kullandıkları stratejiler etkili midir yoksa olumsuz sonuçlar doğurur mu? Bunlar bu makalede ele aldığımız konulardan bazılarıdır.
Bir şirketteki tüm çalışanlar sürekli olarak şirket için en iyi olanı yapsaydı, bir bütün olarak kontrol ve yönetim gerekli olmazdı. Ancak uygulamada, çalışanların kurumun çıkarları doğrultusunda hareket edemediği ya da bu konuda isteksiz olduğu durumlar vardır. Bu nedenle işletmeler, çalışanları istenmeyen davranışlardan uzaklaştırmak ve arzu edilen çabalara yönlendirmek için bir dizi kontrol uygulamalıdır. Bu eylemlerin işletmenin verimliliğine fayda sağlaması ve büyümesine yol açması amaçlanmaktadır.
Kontrolü artırma nedenleri
Çok fazla dikkat dağıtıcı şey
İnternet erişimi, sosyal medya, e-posta ve akıllı telefonlar işyerinde üretkenliği öldüren ilk 10 faktör arasında yer alıyor. Mesajlaşmanın, mobil oyunların ve web'de gezinmenin cazibesinin en özverili çalışanı bile nasıl yönlendirebileceğini görmek kolaydır. Telefonunuzu sürekli kontrol etmek konsantrasyonunuza ve iş akışınıza katkıda bulunmaz. Dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırmak için istihdam kontrolü çok önemlidir.
Yakın zamanda yapılan bir Deloitte araştırması, insanların akıllı telefonlarını günde ortalama 47 kez kontrol ettiğini ortaya koydu. Bu da 8 saatlik bir vardiyada çalışıyorsanız, telefonunuzu saatte neredeyse altı kez kullandığınız anlamına geliyor. Bu koşullarda kimse işine konsantre olamaz.
Cep telefonlarımız, tabletlerimiz, saatlerimiz ve diğer cihazlarımız, proje veya görev üzerinde çalışırken kesintilere ve dikkat dağınıklığına neden oluyor. Önemli görevlerimiz sırasında mesajlarımızı kontrol etmek, Facebook'taki yeniliklere bakmak, ilham almak için Pinterest'te gezinmek gibi nedenlerle sürekli ara vermek zorunda kalıyoruz.
Ancak, çalışanların dikkatini işlerinden uzaklaştırdığı için yalnızca teknoloji suçlanamaz. Ofis gürültüsü, çalışanlar arasında dikkat dağınıklığı yaratmanın bir diğer temel nedenidir. Sydney Üniversitesi'nde Kim ve de Dear tarafından yapılan bir araştırmaya göre, işyeri gürültü seviyeleri bölmeli ofislerde çalışanların %30'unu, bölmesiz ofislerde çalışanların ise yaklaşık %25'ini memnun etmemektedir.
Ipsos ve Steelcase'in Workspace Futures Ekibi tarafından yapılan araştırmaya göre, insanların %85'i çalışma alanlarından duydukları memnuniyetsizlik nedeniyle işlerine konsantre olamadıklarını bildiriyor. Katılımcıların %95'i sessizlik içinde çalışmanın kendileri için çok önemli olduğunu belirtmiştir. Ancak, yalnızca %41'i bunu yapabildiğini ve %31'i işlerini bitirmek için ofis dışında daha sessiz bir yer aramak zorunda kaldığını söyledi. Günümüzde işyerinde çalışan kontrolünün bu kadar önemli olmasının nedeni budur.
Klip düşünme konsantrasyonu engeller
Haber bültenlerinde, kısa makalelerde veya hızlı video kliplerde bulunanlar gibi kısa, canlı görüntüler ve mesajlar aracılığıyla dünyayı anlama yeteneği, klip düşüncesi olarak bilinir. Bu, sosyal medyada sürekli klip izleyen günümüz gençleri arasında yaygın bir olgudur. Sonuç olarak, sadece yüzeysel düşünen ve tek bir nesneye sürekli odaklanamayan bir kişi elde ederiz. Ayrıca dürtüsel davranırlar ve çok az düşünürler ki bu da klip düşüncesinin ayırt edici özelliğidir. Klipsli düşünme, bilişsel zihinsel süreçlerin dengesini bozarak belirli bir alanın belirli özelliklerini güçlendirir veya zayıflatır. İstihdam yönetimi sistemleri böylesine modern bir olguyla başa çıkmak için uygulamaya konmuştur.
İkincil düzey bilgi işleme ve birleştirmenin sürekli kullanımı, dikkat eksikliği bozukluğuna, yeni bilgi edinme isteğinin kaybolmasına, yaratıcılık kapasitelerinin azalmasına ve diğer sorunlara neden olan klip düşünmeye katkıda bulunur. Klip düşünme ile uğraşan bireylerin dikkat süreleri daha azdır ve bu nedenle genellikle uzun süre işe konsantre olamazlar. Bu durum işyerinde kaytarmaya yol açmakta ve işverenleri çalışanlar üzerinde kontrol tedbirleri uygulamaya daha da motive etmektedir.
Uzaktan çalışma modeli
Bir şirketteki personel ne kadar etkin çalışırsa çalışsın, her zaman belirli tehlikeler vardır. Birisi şifreleri ve giriş bilgilerini dikkatsizce kullanır, bu da kişisel veri sızıntısı riskini artırır. Birisi şirketin müşteri iletişim politikasını göz ardı ettiğinde işletmenin itibarı zarar görür. Uzaktan çalışanların da en az ofis çalışanları kadar kontrole ihtiyacı vardır.
Aslında, uzaktan çalışma modelinin daha fazla gözetim gerektirdiği iddia edilebilir. Evden veya ofis dışında herhangi bir yerden çalışan çalışan, üzerinde fiziksel denetim olmadığının farkındadır. Bu durum genellikle veri hırsızlığına ve hatta şirketin veri tabanındaki önemli bilgilerin yanlışlıkla ifşa edilmesine yol açarak şirketin paydaşları nezdindeki imajını riske atabilir. Böyle bir senaryoda sıkı bir kontrol mekanizması gereklidir.
CleverControl gibi çalışan izleme yazılımları bu gibi durumlarda son derece kullanışlı hale gelmiştir. CleverControl, her büyüklükteki işletme için uzaktan erişim ve izleme yetenekleri sağlar. Sistemin hedefleri arasında çalışan davranışlarının izlenmesi, çıktıların değerlendirilmesi, veri ihlallerinin önlenmesi ve çalışan soruşturmalarının yürütülmesi yer alır. CleverControl görünmez bir aracı olarak işlev görür ve izlediği cihazlar tarafından görülmez.
CleverControl platformunun canlı izleme özelliğini kullanarak, yöneticiler tüm çalışanların çalışmalarını eş zamanlı olarak gerçek zamanlı olarak görüntüleyebilir. Tuş vuruşları, sosyal ağ etkinliği, web sitesi geçmişi, uygulama kullanımı ve diğer etkinliklerin tümü kaydedilir. CleverControl, yöneticilere ekran görüntülerine, arama motoru etkinliğine ve mikrofon kayıtlarına erişim sağlar.
Veri sahtekarlığı
Birçok şirketin binlerce çalışanı var. Milyarlarca dolar değerinde alet, edevat ve ekipmanla dolu devasa ofisleri var. Güvenlikleri konusunda çok daha fazla endişe duyuyorlar. Çalışanların şirket politikalarını ihlal ederek şirket mallarını veya gizli bilgileri çaldığına dair çok sayıda örnek vardır.
İşverenler arasında ofis alanlarının, araçlarının, bilgisayarlarının ve hassas verilerinin güvenliğine ilişkin endişeler giderek artıyor. Çalışan dolandırıcılığı, bir çalışanın avantaj elde etmek için işverenini kasıtlı olarak yanıltmasıdır. Bu kazançlar tipik olarak ek, gizli ücret olarak ortaya çıkar; ancak, diğer avantajlar şeklinde de olabilir.
Çalışan dolandırıcılığı endişe vericidir ancak aynı zamanda oldukça tipiktir. Amerika'da çalışanların %75'i en az bir kez çalıştıkları yerden hırsızlık yaptıklarını itiraf etmiştir. Veri hırsızlığı, çalışan dolandırıcılığının daha yeni bir şekli gibi görünmektedir. Veri hırsızlığı, kurumsal casusluk veya dürüst olmayan iş uygulamaları söz konusu olduğunda özellikle önemlidir.
Fikri mülkiyet dolandırıcılığı bunun bir örneğidir; A şirketinden hoşnutsuz bir çalışan, yepyeni bir icatla ilgili gizli bilgileri B şirketine sızdırır.
Veri hırsızlığını azaltmanın anahtarı sıkı güvenlik ve bilgi korumanın yanı sıra yeni fikirlerin mümkün olduğunca uzun süre bilinmesi gerekenler temelinde saklanmasıdır. Bu gibi istenmeyen durumların yaşanmamasını sağlamak için çeşitli kontrol mekanizmaları uygulanabilir. Fiziksel bir ofis alanında, işverenler çalışanları izlemek için CCTV kameraları kurarlar. CleverControl gibi modern işletmelerin hem ofis çalışanlarına hem de uzaktaki çalışanlara göz kulak olmasına yardımcı olan bir dizi çalışan izleme yazılımı vardır.
Kontrol yönetimi
Kontrol yönetimi ofis alanlarında kullanılan yaygın bir terimdir. Çalışanların davranışlarını kontrol etmek ve yönlendirmek bir yöneticinin en önemli sorumluluklarından biridir. Bir kuruluşun sistem ve süreçlerinin doğru işlemesi için yönetim kontrolü şarttır. Bir kontrol yönetim sistemi, şirketin hedeflerine ulaşmasına yardımcı olduğunda, hata oranlarını azalttığında, kaynakları etkin bir şekilde kullandığında ve dağıttığında ve standartların doğru olup olmadığını belirlediğinde başarılıdır.
Kontrol sistemi aynı zamanda düzen ve disiplin sağlar, çalışanların moralini yükseltir ve onlara ilham verir, standartları güncelleyerek geleceğe hazırlanmalarını sağlar ve genel olarak kuruluşun performansını artırır.
Kontrol yönetimi, Genellikle "değişim yönetimi" olarak bilinen bu süreç, standartlar oluşturma, performansı değerlendirme ve ayarlamalar yapma sürecidir. Kontrol yönetimi dinamiktir; değişime uyum sağlar ve kurumsal hedefleri ön plana çıkarır. Uçtan uca, sürekli ve eylem odaklıdır ve ana hedefleri etkinlik ve verimliliktir.
Çalışan izlemenin bazı dezavantajları
Çalışanların izlenmesi bir dizi etkili strateji olsa da, doğru kullanılmadığı takdirde işverene geri tepebilir. Çalışanın her hareketinin takip edildiği ve izlendiği aşırı düzeydeki gözetim, bir düzeyde güven eksikliği sergiler. Çalışanın tüm sıkı çalışmasına ve çabalarına rağmen şirketin kendisine güvenmediğini düşünmesine yol açabilir. Bu da düşük üretkenliğe, yaratıcı fikirlerin paylaşılmamasına ve yüksek iş gücü devrine yol açabilir. İşletmeler başarıları için her bir çalışana güvenir. Bu nedenle, yürürlükteki çalışan izleme sistemleri kapsamlı ve etkili olmalıdır.
Gerçekte, çalışan izleme araçları özerkliği teşvik etmek ve çalışanların işlerini daha başarılı bir şekilde yapmalarını sağlamak için güçlü araçlar olabilir. Örneğin, çalışanların internet faaliyetlerini takip eden bir yazılım, çalışanlar ve patronları arasındaki gidip gelmeleri azaltarak üretkenliği artırabilir. Bunun iş yerindeki psikolojik atmosfer üzerinde büyük bir etkisi olabilir.
Bunun ışığında, işte size tavsiyelerimiz: Belirli iş modelinize uyacak şekilde "esneyebilen" bir izleme aracı seçin. Örneğin, çalışanlara çalışan verimliliğini uygulamak ve izlemek için basit, self-servis bir yöntem sunmak, çalışanların güçlendirilmesini artırırken amirlerin bilişsel yükünü azaltacaktır.
Sonuç
Günümüz dünyasında işverenlerin şirketlerini ihlalcilerden korumak için "kontrol vidalarını sıkmaları" mantıklıdır. Önemli olan aşırıya kaçmamaktır çünkü bunu yaparsanız ekibi korkutma ve işyerini huzursuz etme riskiyle karşı karşıya kalırsınız.