Halka açık tüm şirketler için yıllık mali denetimler gereklidir. Birçok özel firmanın, özellikle de yatırımcılardan finansman alanların da yıllık denetimden geçmesi gerekmektedir. Bir şirketin büyüklüğüne ve karmaşıklığına bağlı olarak, mali denetimler birkaç ay içinde gerçekleşebilir ve önemli miktarda paraya mal olabilir. Bir denetim ihale süreci, teklif talepleriyle başlar. Denetim firmaları, denetim ihale mektubu veya talebinde detaylandırılan talimatlara göre sunulan denetleme tekliflerini sunarlar.
İhale Dokümanı
Talep eden firma teklif veren firmalara bir denetim hizmeti ihale mektubu gönderir. Belgedeki şartlar, teklif sahibi başına sadece bir teklifin sınırını, inceleme ve onay süreci zaman çizelgesini, uygunluk ve seçim kriterlerini içerir. Mektup ayrıca saha ziyaretleri ve ilgili ihale masraflarını da tartışıyor.
İhalelerin Hazırlanması
Bir denetim firması, belirli koşullara bağlı olması ve potansiyel işe alma firması tarafından talep edilen bazı bileşenleri içermesi gereken bir ihale dosyası hazırlar. Her sürecin kendi gereksinimleri olabilir, ancak istekliler genellikle bir taslak sözleşme içermelidir. Bu sözleşme genel koşulları içermeli ve özel koşulları ele almalıdır. Önerilen şartların bir açıklamasını sağlamalı ve denetim projesi çalışması için bir finansal teklif modelini içermelidir.
Nitelikler
Denetim firmasının ihalesi, istihdam koşullarını, ekip üyelerinin deneyimini ve kilit personelin tanımını içermelidir - genellikle denetim ekibinin bir parçası olacak uzmanlar. Denetim firmasının bir organizasyon ve denetim metodolojisi açıklaması sağlaması gerekecektir. Buna mantık, strateji, denetim takvimi ve ilgili deneyimin kanıtı dahildir. Talep eden firma, kapsamı veya niteliği benzer şekilde kendi gereksinimlerine göre en az önceden tamamlanmış denetimler gerektirebilir.
Teklif Verme
Denetim firmaları resmi bir ihale teslim sürecine bağlı kalmalıdır. İhale, potansiyel müşteri tarafından belirtildiği şekilde mühürlenmeli ve teslim edilmelidir. Davet mektubunda bir teslim süresi ve bir tarih belirlenir. İstekliler tekliflerinin çeşitlerini sunabilirler, ancak bunları ayrı olarak paketleyip mühürlemeli ve bunları açıkça varyant olarak işaretlemelidir. Belirtilen son tarihten sonra gelen teklifler genellikle dikkate alınmaz. İsteklinin ihalesini değiştirmek veya iptal etmek istemesi halinde, orijinal ihale ile aynı şekilde teslim edilen yazılı bir açıklama sunmalıdır.
Teklifleri Değerlendirmek
İstekli firma ihaleleri aldığında, değerlendirme süreci genellikle denetim çalışması verilene kadar gizli kalır. Eğer istekte bulunan firma kamuya açık bir kuruluşsa, teklifler halka açık bir toplantı sırasında açılabilir ve bu durum teklif detaylarının bir özetini yayınlar. Bu, isteklilerin isimlerini, fiyatlarını, teklif değişkenlerini ve ilgili olduğu düşünülen diğer bilgileri içerebilir. Talep eden firma teklifleri değerlendirirken, isteklilerin belirli nokta ve konularda açıklama yapmasını isteyebilir. İhaleler idari, uygunluk ve teknik gerekliliklere uyum gibi kriterler üzerine gözden geçirilecektir. Teknik şartları sağlayan isteklilerin ek teknik belgeler veya örnekler sunmaları istenebilir. Son olarak, teklif veren firmanın en iyi finansal teklifi değerlendirdiği bir mali değerlendirme yapılacaktır.
Sözleşme Verilmesi
Nitelikli bir ihalenin seçimi üzerine, ödül yazılı olarak belirtilir ve kazanan firmaya teslim edilir. Başarısız teklif veren firmalar ayrıca, teklif edilen fiyat ve firmanın adı gibi kazanan teklif sahibi ile ilgili ayrıntılarla da bilgilendirilir. Bu bildirim ayrıca, başarısız teklif sahibinin neden reddedildiğini ve temyize başvurmak için son tarihini de not edecektir.