Bir işin yapılmasını istiyorsanız, toplantıları unutun. Uzun süren toplantılarda hazırlanan, hiçbir zaman uygulanmayan ajandaları atın. Power point sunumları silin ve flowchart’ları yırtıp atın ve bir sonraki toplantınızı toplantı olmayacak şekilde açık alan teknolojisi ile yapın. Açık Alan Teknolojisi yöntemini başlatan, 2008’de üçüncü basımı yapılan Açık Alan Teknolojisi- Kullanıcı Rehberi’nin yazarı Harrison Owen’ın önerisi işte böyle. Owen, diğer 85 cesur arkadaşıyla, 3cü Uluslararası Kurumsal Dönüşüm Sempozyumu’nda, 1985’te Açık Alan Teknolojisi’ni başlattı. Katılımcılar toplantıya geldiklerinde, tek bildikleri toplantının başlangıç ve bitiş saatleri ve toplantının genel konu başlığı idi. Ajanda- Gündem yoktu. Planlama komitesi yoktu. Sadece bir kolaylaştırıcı vardı. O da birkaç saat sonra ortadan yok olmuştu. 85 katılımcı daire şeklinde oturdular. Her biri, üzerinde çalışmak istediği konuyu belirledi ve bununla ilgili bir kâğıda kısa bir tanım yazdı, konusunu topluluğa ilan etti, kâğıdı ilan duvarına astı ve yerine döndü. İlan edilecek hiçbir konu kalmadığında, konuları ilan edenler alt grup toplantılarının yer ve saatlerini belirlediler. Konularla ilgilenen kişiler adlarını yazarak alt grup toplantılarına katılmak istediklerini belirttiler. İşte hepsi bu kadar. İki buçuk saat içinde, 3 günlük toplantının tüm gündemi, alt grup çalışmaları, bu çalışmaların sorumluları, saatleri ve yerleri ile planlanmıştı. Sonuç? Mükemmel bir çalışma, derin bir başarı ve yeni açılımlar yaratan öğrenme Owen’a ve 23 yıldır toplantılarda, seminerlerde Açık Alan Teknolojisi ile çalışan binlerce kolaylaştırıcıya göre. Açık Alan, bugüne kadar, 134 ülkede, 100.000 kereden fazla uygulandı. Yöntem o günden bugüne çok az değişti. Başlangıç bölümünün süresi kısaldı, 2000 kişilik en kalabalık gruplarda bile bu süre şimdi bir- bir buçuk saat. Soru : Eğitmenler kaynaklarını akıllıca kullanmak istiyorlarsa, düzenleme ve organizasyona, planlamaya ve bilgilendirmeye daha az zaman ayırıp, zamanlarının çoğunu çalışanları açık alan ortamında bir araya getirmek için mi kullanmalılar? Owen : Evet bence öyle. Ben ve binlerce arkadaşım böyle düşünüyoruz. Tabii karşı çıkacaklar olabilir. 25 yıl önce bir toplantı düzenledim. Toplantının planlama ve tasarımı için bütün bir yıl çalıştım. Katılan herkes, ben dahil, toplantının en iyi bölümünün kahve molaları olduğunu fark ettik. Bir yıllık emek boşa gitti ama çok önemli bir şey öğrendim: geri kalan her şeyi unut ve koskoca bir kahve molası düzenle. İşte Açık Alan’ın başlangıcı böyle oldu. Soru : Açık Alan yöntemini şirketim için kullanmak istersem, bunu uygulamanın doğru koşulları var mıdır? Owen: Karmaşık boyutları olan gerçek konular olduğunda, bu konuların ele alınması için katılımcıların çeşitliği gerektiğinde, yüksek oranda potansiyel ve mevcut çatışmalı durumlarda, karar almakta gecikildiyse, çoktan halledilmesi gereken konular söz konusu ise, açık alan uygulamak sadece uygun değildir, aynı zamanda işe yarar. Ayrıca katılımcı sayısı açık alanın uygulanmasını etkilemez. 5 kişiden 2000 ve daha fazla kişinin katıldığı toplantılarda, bu yöntem işe yarar. “İşe yarar” demek şu anlama geliyor: grup, kendi başına, hiç kimsenin müdahalesi olmadan, gündemini yaratır, alt grupları oluşturur. “İşe yarar” demek aynı zamanda, grubun yaratıcı ve yararlı sonuçlara ulaşacağı anlamına da eliyor. Fakat toplantıdan 5 yıl sonra pek fazla şeyin değişmemiş olması da mümkündür. Soru: Açık Alan’ın başka bir eğitim programına alternatif olup olmadığını belirlemekte gerekli koşullar ne şekilde etkili olurlar? Owen : Belirtilen koşullar mevcutsa, Açık alan Teknolojisi veya diğer yöntemlerin (Gelecek Araştırması, Gerçek Zamanlı Stratejik Değişim, Olumlu Sorgulama gibi) arasından yapılacak seçim sponsor ve kolaylaştırıcının stiline ve tercihine bağlıdır. Eğer sponsor ve kolaylaştırıcı, katılımcıların konuyu sorumlulukla ele alacaklarına güveniyorlarsa, konu ile en ilgili kişilerin, sahadakiler olduğuna, en iyi onların konuyu anladıklarına ve çözüm için en doğru kişilerin sahadakiler olduğuna samimiyetle inanıyorlarsa o zaman uygulanacak yöntem bana göre kesinlikle Açık alan Teknolojisi’dir. Diğer yandan, az da olsa kontrollü olmak, sakınmak ihtiyacı varsa diğer yöntemler tercih edilebilir. Eski bir deyiş var : İşleyiş’e güven! Açık Alan Teknolojisi’nin kullanımında, genel uygulamalara baktığımızda Güven kesinlikle var olmalı. Daha da önemli bir kabul bence: İnsanlara Güven! Olmalı. Soru: Size göre Açık Alan’ın yararları nelerdir? Owen: Açık Alan çeşitliliğe izin veren bir ortam yaratıyor ve zıt gruplara mensup kişilerin çok karmaşık konuları, kısa sürede, hiçbir ön hazırlık yapmadan tartışmasına izin veriyor. Toplantının sonunda da; Herkes için önemli olan konular masaya yatırılıyor. Katılımcıların önemsedikleri tüm konular hakkında tartışmalar yapılıyor. Tüm tartışmaların kayıtları yazılı olarak katılımcılara dağıtılıyor. Tüm konular önceliklerine göre sıralanıyor. Kritik “odaklanılacak konular” izole edilir ve kararlılıkla sonraki adım tanımlanır.soru: Diyelim ki ben bir Açık Alan toplantısı düzenledim. Katılımcıları nasıl bu kavramla buluşturacağım?Owen:Eğer “katılımcıları kavram ile buluşturmaktan” kastettiğin işlerin nasıl yürüdüğü ise cevap neredeyse çok basit. İnsanları bir dairenin etrafında oturmaya davet et, ilgilendikleri konuyu duvara as (genellikle büyük bir duvar), müzakere et, açıklık, pazaryerinde katılımcı düzenlenmesi ve çalışmaya başlanması. Kolaylaştırıcı için ise yoldan çekilme. Ben genellikle yürüyüşe çıkarım ya da biraz dinlenirim. Diğer yandan eğer sorunuz katılımcıları bu yönteme nasıl ikna ediyorsunuz ise cevabım asla uğraşmam. Başlangıcından toplantıya kadar Müşteri/Sponsor ile yaptığım toplantılarda, süreci (yukarıda anlattığım) ve evrensel deneyimleri özetlemek beni daha çok mutlu eder.( 100.000’in üstünde toplantı, 134 ülke, 23 yıl, konu olarak Ortadoğu’da barışın inşa edilmesi. Eğer kendileri için uygun bir yöntemse tercih ederler. Basit anlatımla Açık Alan toplantı organizasyonlarında, organizasyonun kendisi de dâhil olmak üzere benim bildiğim tüm kural ve ilkeleri nerdeyse ihlal eder. Bu durum sıklıkla sezgisel olarak yanlış hissedilir ve bu yanlıştır. Bu şartlar altında açıklama yapmak durumu daha da kötüleştirir. Asıl etkinlik başlamadan kesinlikle Açık Alanı “açıklamak” için bir çabaya girmem. Grubu, pasif şekilde dairenin etrafında oturandan kendi kendine harekete geçen grup haline getirmek yaklaşık 15 dakika kadar sürer. Bu noktadan sonra kolaylaştırıcın rolü mümkün olduğu kadar az gözükmektir, yapılan açıklamalar hiç gerekli değildir. İnsanlar zaten çalışırken niye açıklama yapmaya gerek olsun ki? Kabul ediyorum ki bunların hepsi kendini beğenmişlik gibi gözüküyor fakat bunca yıl içinde birçok insanın, bizim gibi sıra dışı kişilerin (kolaylaştırıcı ve deneyenler) dışında süreçle ilgilenmediklerini keşfettim. Onlar sonuç istiyorlar. Ve sonuç elde edildikçe daha az ilgileniyorlar. İtiraf etmem gerekir ki benim asıl ilgimi çekmeye başlayan bir soru var: Niçin/Nasıl Açık Alan çalışıyor? Başlangıçta kabul etmem gerekiyor ki bunun yürüyebileceğini kabul eden hiçbir deneyimim veya bilgim (önerilen örgütsel literatür hakkındaki bildiklerim) yoktu. Ama yürüdü. Şimdilerde Açık Alan deneyimi, harika doğal bir deneyimden çok tesadüfen içine düştüğüm (kurguladığım) bir sisteme dönüştü. Nasıl mı, sanırım her şey bizim yeni yeni öğrendiğimiz kendi kendine organizasyon sistemi ile açıklanabilir Bu konu ile ilgili birçok kitap yazdım ve bunları meraklılar, müşteriler veya katılımcılarla her zaman paylaştığım için mutluyum. Eğer daha fazla bilgi isterseniz Açık Alan Enstitüsünün web sitesindeki http://www.openspaceworld.org/ benim sitemi http://www.openspaceworld.com/ ziyaret edebilirsiniz. Soru: Sistemle ilgilenenlere mutlaka akılda tutulması gereken önerileriniz nelerdir? Owen: Kontrolden vazgeçin: Bir açık alan toplantısını gerçekleştirmenin yegane yöntemi, kontrol etmek, yönetmeye, çeki düzen vermeye çalışmaktan vazgeçmektir. Bunları yapmayın! Açık Alan Teknolojisi kendi kendine örgütlenme biçimi olduğu için işe yarar. Kendi kendine örgütlenen bir şeyi örgütlemeye çalışmak sadece abesle iştigal etmek değil aynı zamanda korkutucu, verimsiz ve üzücüdür. Öyleyse sakin olun ve çok çalışmayı bırakın.