Microsoft SharePoint için Adobe Sign entegrasyonu, elektronik imzalar oluşturmak, göndermek, takip etmek ve yönetmek için entegre bir çözüm sunar.
Bu belge ve referans gösterdiği
SharePoint için bir eklenti uygulama olarak geliştirilen çözüm şu işlemlerin yapılmasını sağlar:
- Bir sözleşmeyi herhangi bir SharePoint belge kitaplığına veya listesine gönderme veya imza için gönderme
- Bir belge kitaplığı ya da özel SharePoint listelerinde bulunan belgeleri tek bir alıcıya veya bir alıcı grubuna gönderme
- SharePoint listelerindeki ve bir belge kitaplığındaki verileri, belgeler imza için gönderildiğinde birleştirerek eşleme yoluyla belgelere eşleme
- İmzalanan sözleşmelerin form alanlarındaki verileri, belge imzalandığında ve durumu Sözleşme Durumu sayfasından otomatik ya da manuel olarak yenilendiğinde veri eşleme yoluyla SharePoint listelerindeki metin sütunlarına ve bir belge kitaplığına eşleme
- İmzalanan tüm sözleşmeleri SharePoint içinde arşivleme
- Adobe Sign Yönet sayfasını, SharePoint kullanıcıları tarafından Sözleşmeleri takip etmek ve güncellemek için kullanılabilen SharePoint web bölümü olarak ekleme
Çözümü yapılandırmak için SharePoint site yöneticisi ve Adobe Sign hesap yöneticisi olmanız GEREKİR. Adobe Sign hesap yöneticisi değilseniz lütfen entegrasyonu yapılandırmak için hesap yöneticisiyle birlikte çalışın.
Adobe Sign çözümü, yalnızca bir Microsoft SharePoint site yöneticisi tarafından yüklenip yapılandırılabilir. SharePoint site çözümlerini yüklemek için gerekebilecek diğer sistem izinleri için lütfen SharePoint belgelerinize ve kuruluşunuzun SharePoint sitesine bakın veya bir kiracı yöneticisiyle görüşün.
Microsoft Office 365 kiracısında, SharePoint sitelerinde Adobe Sign eklentisine erişmek isteyen tüm SharePoint kullanıcılarının adı, soyadı ve iş e-posta adresleri ayarlanmalıdır.
Tüm Adobe Sign çözümü kullanıcılarının SharePoint sitesinin varsayılan üyelerini veya varsayılan site sahibi grubunu göstermesi gereklidir. Tüm Adobe Sign kullanıcılarının en azından sitede Düzenleme izinleri olmalıdır.
SharePoint eklentilerinin çalışabilmesi için Internet Explorer / Edge'de bazı Güvenilir Sitelerin yapılandırılması gerekir. Internet Explorer 10 ve önceki sürümleri desteklenmemektedir.
Ayrıca, IE 11 / Edge kullanıcılarının, Güvenilir Sitelerini aşağıdaki URL'leri ekleyerek açıkça düzenlemeleri de gereklidir:
- https://*.microsoftonline.com
- https://*.sharepoint.com
- https://*.echosign.com
Güvenilir Sitelerinizi düzenlemek için:
1. IE 11'i açın
► Edge kullanıcıları Windows + S tuşlarına basmalıdır
2. Araçlar (dişli çark) simgesini tıklatıp açılır menüden İnternet seçenekleri seçeneğini işaretleyin
► Edge kullanıcıları İnternet Seçenekleri yazıp Enter tuşuna basmalıdır
3. İnternet Seçenekleri menüsü açılır. Güvenlik sekmesini seçin
4. Güvenilir Siteler simgesini tıklatın
5. Siteler düğmesini tıklatın
6. Yukarıda belirtilen URL'lerden birini girip Ekle'yi tıklatın
7. Yukarıdaki URL'lerden her biri için aynı işlemi tekrarlayın
8. İşlem tamamlandığında İnternet Seçenekleri menüsünü kapatın.
SharePoint için Adobe Sign paketi çevrimiçi sürümünü yüklemek için:
1. Sitede oturum açın
2. Site İçerikler > Yeni > Uygulama alanına gidin
4. Uygulama bulun arama kutusunu (sayfanın sağ üst kısmında) kullanarak Adobe Sign için arama yapın
5. Arama sonuçları arasında Adobe Sign simgesini bir kez tıklatarak seçin.
6. Otomatik yükleme işlemini başlatmak için EKLE düğmesini tıklatın
Uygulama birkaç dakika içinde yüklenir.
Not:
Paket yüklendikten sonra Adobe Sign Ayarları sayfasına giderek hem bu yönetici/yapılandırma kılavuzu bağlantılarına hem de Kullanıcı kılavuzuna ve diğer Adobe Sign kaynaklarına erişebilirsiniz.
Uygulama yüklendikten sonra, sözleşme gönderebilmek için iki adım daha gerekir:
- SharePoint kullanıcı izinlerini verin
- OAuth ile Adobe Sign'a bağlanın
Adobe Sign Çözümü kullanıcıları, sitenin varsayılan Sahip veya varsayılan Üye gruplarından birine eklenmeli ve en azından Düzenleme düzeyinde izinlere sahip olmalıdır.
Adobe Sign Kullanıcı Arabiriminde görünürlüğü kullanıcı yetkisine bağlıdır:
- Kullanıcı Adobe Sign Yönetici Kullanıcı Arabirimini şu durumda görebilir:
- Kullanıcı AssociatedOwnerGroup'ta olduğunda
- Adobe Sign standart Kullanıcı Arabirimi şu durumda görülebilir:
- Kullanıcı AssociatedMemberGroup'ta olduğunda
Yalnızca Ziyaretçiler grubunda olan kullanıcılar bu çözümden yararlanamaz.
Not:
Site yöneticisi kendisini belirli izinlere sahip site gruplarından birine (veya her ikisine) normal kullanıcı olarak eklemelidir. Site yöneticisi, kullanıcısı için kullanıcının eklendiği gruba bağlı olarak şu izinleri etkinleştirmelidir:
- <SITE_COLLECTION_NAME> Üyeler → Etkinleştir Düzenle
- <SITE_COLLECTION_NAME> Sahipler → Etkinleştir Tam Kontrol
İlişkili grupların adları farklı olabilir.
Belirli bir SharePoint Online sitesinde Tam Kontrol sahibi olan bir kullanıcı, https://[tenantname].sharepoint.com/sites/[sitename]/_layouts/permsetup.aspx adresine giderek varsayılan gruplarını inceleyebilir.
[sitename], en üst düzey bir site veya iç içe bir alt sitenin karakter dizisi olabilir.
Dikkat:
Kullanıcılar gruplara eklendikten sonra Microsoft sunucularının gereken senkronizasyonu yapması için birkaç dakikalık gecikme olabilir. Bu durum diğer yapılandırmaları etkilemez ancak kullanıcı testleri/kullanımı bu zaman aralığında eklemeye alınmalıdır.
Adobe Sign, uygulamayı tüm kullanıcıların sorunsuz şekilde kullanmalarını sağlamak için SharePoint ortamınızla bir OAuth bağlantısı kurar.
İlişkiyi kurmak için Adobe Sign uygulamanızda ve SharePoint'te hesap yöneticisi olmanız gerekir. Yönetici hesabının herhangi bir nedenle devre dışı bırakılması riskini azaltmak için işlevsel bir e-posta adresinin (ör.: firstname.lastname@example.org) kullanılması önerilir.
OAuth bağlantısı kurmak için:
1. Adobe Sign Ayarlar sayfasına gidin
2. Adobe Sign'a Bağlan sekmesine tıklayın
3. Adobe Sign'ı yüklemek istediğiniz kapsamı belirleyin:
► SharePoint site bağlantısını kur (SharePoint site yöneticisi için site düzeyi)
• Bu işlev, eklentiyi mevcut SharePoint sitesi düzeyindeki bir Adobe Sign hesabına bağlar
1. Yönetici kullanıcı kimlik bilgilerinizi kullanarak Adobe Sign kimliğinizi doğrulayın
2. Erişime İzin Ver seçeneğini tıklatarak Adobe Sign ve SharePoint arasındaki güvenilir bağlantıyı onaylayın
○ Bağlantı sağlandığında işlemin başarılı olduğunu belirten bir mesaj kısa bir süre görüntülenir
Kimliğiniz site düzeyinde başarıyla doğrulandığında bu iki bağlantının üzerinde Adobe Sign için kimliği doğrulanan kullanıcının e-posta adresini ve adını görürsünüz.
- Bu bağlantıyı güncellemek için iki seçeneğiniz mevcuttur:
- Site düzeyindeki başka bir Adobe Sign Hesabına güncelleyin (SharePoint site yöneticisi için)
- O365 kiracı seviyesi bağlantısına geçin (O365 yöneticisi için aşağıdaki ayrıntılara göz atın).
►SharePoint kiracınızı bir Adobe Sign hesabına bağlayın (Yalnızca O365 kiracı yöneticisi için kiracı kapsamı)
• Kiracı kapsamında bağlı eklenti örnekleri için Adobe Sign'da tekrar edilen OAuth oturum açma işlemi gerekmez
• Genel kapsamdaki herhangi bir eklenti örneğinde gerçekleştirilen Adobe Sign OAuth işlemi, Sign bağlantısını kiracı kapsamında bağlı diğer kurulu örneklerin tümü olarak ayarlar
○ OAuth, kiracı kapsamı içindeki eklentilerin en az birinde gerçekleştirilmelidir
• Yeni kurulmuş eklenti örneklerinin her biri, kiracı kapsamında mevcut Adobe Sign hesabına otomatik olarak bağlanır
Kiracınızı Adobe Sign hesabına bağlamak üzere olduğunuzu belirten bir onay kutusu görüntülenir. Bu işlem, Microsoft Office 365 yönetici hesabında oturum açılmasını gerektirir.
- Devam'ı tıklatın.
1. Yönetici kullanıcı kimlik bilgilerinizi kullanarak SharePoint kimliğinizi doğrulayın
2. SharePoint kaynaklarına erişimi onaylamak için Kabul Et'i tıklatın
3. Yönetici kullanıcı kimlik bilgilerinizi kullanarak Adobe Sign kimliğinizi doğrulayın
4. Erişime İzin Ver seçeneğini tıklatarak Adobe Sign ve SharePoint arasındaki güvenilir bağlantıyı onaylayın
○ Bağlantı sağlandığında işlemin başarılı olduğunu belirten bir mesaj kısa bir süre görüntülenir
Kimliğiniz Kiracı düzeyinde başarıyla doğrulandığında, bu iki bağlantının üzerinde Adobe Sign için kimliği doğrulanan kullanıcının e-posta adresi ve adı ile birlikte hesabın "Office 365 kiracı yöneticiniz tarafından SharePoint kiracınız için yapılandırıldığını" belirten bir açıklama görürsünüz.
- Bu bağlantıyı güncellemek için iki seçeneğiniz mevcuttur: Site düzeyindeki başka bir Adobe Sign Hesabına güncelleyin veya site düzeyi bağlantıya geçin.
Not:
SharePoint dağıtımınızda birden fazla site bulunuyorsa bir veya birden fazla site için site düzeyinde kimlik doğrulaması gerçekleştirilebilir ancak kiracı düzeyinde kimlik doğrulaması da mevcut olabilir.
İki tür kimlik doğrulaması da mevcutsa ve yapılandırdığınız Site için site düzeyinde kimlik doğrulaması gerçekleştirilmişse Kiracı düzeyinde kimlik doğrulaması gerçekleştirmenizi isteyen bir bağlantı görüntülenir.
Aşağıda belirtilen isteğe bağlı yapılandırmalar zorunlu olmasalar da Adobe Sign'ın sunduğu değeri büyük ölçüde artırır.
Yönetici olarak tamamlanan tüm sözleşmelerin tüm site için saklanabileceği genel bir hedef klasör tanımlayabilirsiniz. Bu işlem, Adobe Sign İmzalı Dosya Ayarları sayfasından yapılır.
Genel depolama klasörü tanımlandığında, imzalanan tüm sözleşme ve denetim kaydı PDF dosyaları otomatik olarak bu genel depolama klasöründe saklanır. Bu klasörde belge kitaplıklarından gönderilen belgeler de yer alır.
Adobe Sign İmzalı Dosya Ayarları sayfasında genel depolama klasörü yapılandırılmazsa Sözleşmenin oluşturulduğu/gönderildiği belge kitaplığında otomatik olarak İmzalanan Sözleşmeler adında yeni bir klasör oluşturulur. Aynı kitaplıktan gönderilmiş tamamlanan tüm Sözleşmelerin PDF'leri aynı İmzalanan Sözleşmeler klasörüne gönderilir.
Listelerden gönderilen sözleşmeler, varsayılan genel bir dosya tanımlanmamışsa liste öğesine (ek olarak) eklenir.
Adobe Sign varsayılan olarak yalnızca imzalanan sözleşmenin PDF versiyonunu geri gönderir. Ancak İmzalanan sözleşmeyle birlikte denetim kaydını sakla seçeneği etkinleştirilmişse sözleşmenin tam Denetim Kaydını içeren ikinci bir PDF de gönderilir.
Adobe Sign, SharePoint Listeleri ile Sözleşme form alanları arasındaki verilerin ilişkilendirilmesini destekler.
İş akışlarını ve liste alanlarını form alanlarıyla eşleme işlevini kullanarak belgeleri göndermeden önce otomatik olarak doldurabilir, gönderenlerin ve/veya imzalayanların formu tamamlamak için daha zaman harcamalarını sağlayabilir ve verilerin hatalı anahtarlanma riskini azaltabilirsiniz.
Bunun yanı sıra, bir SharePoint listesini doldurmak için imzalı bir Sözleşmedeki form alanı verilerini çıkartan bir eşleme de oluşturabilirsiniz.