Öğrenci oturma iznine geciktirmeden başvurmalı çünkü okul açıldığında ilgili dairenin açık olduğu saatler fakültenin ders saatleri ile çakışabilir. Önce yurdun bulunduğu semtteki vatandaşlık dairesi (Bürgeramt) dairesine gidilip ikametgah (yerleşim yeri) kaydı yapılır.
Daha sonra şehrin yabancılar dairesine başvurularak oturma izni için form ve gerekli evrak listesi alınır. Örneğin 2015 yılında Heidelberg de oturma izni için gerekli evraklar prosedür şu şekildeydi;
- Başvuru formu
- Biyometrik resim
- İkametgah (yerleşim yeri) belgesi (meldebescheinigung)
- Sigorta belgesi (studentenversichversicherung) (AT11 belgesi ile başvuru yapanlar, sigorta şirketinden alınan ‘’Befreiung von der Krankenversicherungspflicht’’)
- Üniversite kabul belgesi veya öğrenci belgesi
- Kira sözleşmesi
- Pasaport
- Bloke hesapta istenen miktarda para olduğunu gösteren bankadan alınmış yazı
- Harç ücreti.
Eğer öğrenci vizesi süresi dolmak üzere ise oturma iznine başvurulduğuna dair yazı alınması unutulmamalıdır. Kuruma evraklar teslim edildikten sonra öğrenci ile ilgilenecek memurun e-posta adresi verilir, öğrenci bu adrese hemen mesaj yazarak oturma izni için randevu talep eder. Bazı şehirlerde oturma izni için kart talep edildiğinde (pasaporta mühür şeklinde değil) daha uzun süreli örneğin 2 yıllık oturma izni şeklinde alınabilir.