Günümüzün hızlı tempolu dünyasında, teknoloji sayesinde işlerin yapış şekli kolaylaşsa da yapmamız gereken görevlerin sayısı sürekli olarak artmaktadır. Gerek özel hayatta gerekse iş hayatında bu görevleri zamanında ve kaliteli bir seviyede bitirmek daha önemli hale geldi. Bu konuda David Allen'in 2001 yılında yayınladığı ve başucu eseri haline gelmiş yol gösterici bir kaynak mevcut. Bu kitapta bahsi geçen GTD metodolojisi, karmaşık görevleri yönetmek, önceliklendirmek ve sonuçlandırmak için pratik bir yaklaşım sunar. Bu makalede, GTD'nin özeti ve hayata geçirilebilecek tavsiyeleri ele alınacaktır.
David Allen Kimdir?
David Allen, dünyaca ünlü bir yönetim danışmanı, yazar ve konuşmacıdır. Allen, etkili zaman yönetimi ve kişisel üretkenlik konularında uzmanlaşmıştır. 1945 yılında Shreveport, Louisiana'da doğdu. New York'taki New York Üniversitesi'nde felsefe eğitimi aldı. Mezuniyetten sonra, San Francisco Körfez Bölgesi'nde bir dizi işte çalıştı. Burada, iş dünyasındaki talep ve beklentilerin artmasıyla birlikte, etkili bir zaman yönetimi sistemi geliştirme ihtiyacını gördü.
David Allen, kendi deneyimlerine dayanarak, işleri düzenlemek ve daha verimli bir şekilde çalışmak için GTD metodolojisini geliştirdi. Bu yöntem, milyonlarca insanın iş ve özel yaşamlarını düzenlemelerine yardımcı oldu ve birçok işletme ve birey için temel bir üretkenlik aracı haline geldi.
Allen ayrıca dünyanın dört bir yanındaki şirketlere, hükümet kurumlarına ve bireylere konferanslar ve seminerler vermektedir. Etkili liderlik, zaman yönetimi ve kişisel gelişim konularında danışmanlık yapmaktadır. David Allen, GTD metodolojisinin yanı sıra, bir dizi diğer kitap ve makalede de çalışma verimliliği, stres yönetimi ve performans konularında yazmıştır.
GTD Metodolojisi Nedir?
GTD metodolojisi David Allen'in popüler kitabının adı olan "Getting Things Done" başharflerinden oluşmaktadır. Kitap Türkçe'ye "İş Bitirici" adıyla çevrilmiştir. GTD temel olarak fikirleri, görevleri, işleri ve projeleri insanın zihninden düzenli bir şekilde dışarı çıkartıp bunları hayata geçirmeye hazır küçük ve zaman kısıtlı maddeler haline getirme prensibine dayanır.
Kitap, ilk olarak 2001 yılında yayınlanmış olup 2015 yılında değişen teknolojiye uyum sağlayacak şekilde revize edilmiştir. Eğer okumak isterseniz kitabı şuradan satın alabilirsiniz:
GTD özetle, karmaşık görevleri basit ve sistemli adımlara bölerek ele almayı amaçlar. Beş temel adımdan oluşur:
1. Kaydet (Capture)
Tüm görevleri, projeleri ve düşünceleri bir araya getirin. Bu, zihinsel yükü azaltır ve işleri düzenlemeyi kolaylaştırır.
En temel adım budur, zihninizi bir şeyleri kaydetmek için kullanmaya son vermeye dayanır. Aklınıza gelen her türlü şeyi (yapılacak görevler, aktiviteler, fikirler, tavsiyeler vs.) bir yere not edip bunlar Gelen Kutusu (Inbox) altında biriktirmek ile başlar. Bu gelen kutusu, fiziksel ya da dijital olabilir, günlük olarak yapmanız gereken her türlü iş ya da görevi içerir. Zihninizdeki düşünce kaosunu temizleyip bunları dışarı çıkarmaya yarar. Bu aşama, sadece kaydetmek içindir, organize etmek ile uğraşmanıza gerek yoktur.
2. Netleştir (Clarify)
Gelen kutunuz zihninizdeki kaotikliği temsil edecek şeklide doldu, sıradaki adım netleştirmek. Topladığınız öğeleri gözden geçirin ve her birine ne yapılacağına karar verin. Görevleri önceliklendirin, çözümleyin veya planlayın.
Gelen kutunuzdaki tüm öğelerin üzerinden geçip:Burada önemli olan konu, maddelerinizin olabildiğince spesifik ve hayata geçirilebilir olmasıdır. Mesela "Anneni Ara" yerine, "Doğumgününün detaylarını konuşmak için anneni ara" yazın. Ya da "Vergi" yazmak yerine "Emlak Vergisi 2. Taksidini Öde" yazıp vergi dokümanlarını ve ödeme yöntemlerini ekleyin.
- Eğer 2 dakikadan kısa sürecek bir şey ise hemen yapın
- Başkasına delege edilebilecek bir görev ise, delege edin
- Şu anda bir aksiyon gerektirmiyorsa (bu bir belge, doküman, kartvizit vs. olabilir) ilişkili proje ya da göreve ekleyin
- Belli bir zamanda bitmesi gerekiyorsa, bu maddeye tarihi ekleyin
- Artık yapmanız gerekli değil ise, ya da yapabileceğiniz bir şey kalmadıysa maddeyi silin
- Madde birden fazla adımdan oluşuyorsa, ilişkili tüm adımları içeren bir proje klasörü oluşturun
3. Düzenle (Organize)
Görevleri uygun kategorilere veya projelere atayın. İhtiyaç duyulan her şeyin erişilebilir olduğundan emin olun.
Bir önceki maddede belirtilen Netleştirme adımı ile Düzenleme adımı aslında birbirini tamamlayan ve gelen kutunuzu temizlemeye yarayan adımlardır, fakat bunları ayrı adımlar olarak düşünüp ona göre aksiyon almak önemlidir.Organize ederken aşağıdaki gibi bir yapı izleyebilirsiniz:
- Tek Seferlik İşler
- Projeler (daha önce belirtilen ve birden fazla adımdan oluşan işler)
- Odaklanma İsteyen İşler
- Sonraki Adımlar (bir ara yapılacak işler)
- Net Bir Teslim Zamanı Olan İşler
- Ajanda (bir kişi ile bir sonraki görüşmenizde ele alınacak konular)
- Referans Dokümanlar
- Başkasında Bekleyenler (devam edebilmek için başkasının adımını bekleyen işler)
- Keşke/Bir Gün Olur Listesi (olsa güzel olacak ama acil ya da önemli olmayan işler)
- Delege Edilebilir İşler (bir başkasının da yapabileceği işler)
4. İşe Koyul (Engage)
Belirlenen plana göre hareket edin. Öncelikli görevlere odaklanın ve bunları zamanında tamamlayın.
Netleştirme ve organize etme adımlarının meyvesini toplayacağınız yere geldik. "Şimdi ne yapacağım?" sorusuna cevabınız hazır. O maddeyi hayata geçirmek için her şey elinizin altında. Geriye kalan yapıp bitirmek. Bu adımda şunlara hızlıca göz atarak başlayabilirsiniz:
- Bugün bitmesi gerekenler
- Sonraki adımlar
- Başkasını bekleyenler
5. Gözden Geçir (Review)
Düzenli aralıklarla sistemi gözden geçirin. Başarı ve iyileştirme için geri bildirim sağlayın.
Buradaki kritik faktör düzendir, kitapta haftalık gözden geçirme adımı "Başarı İçin En Kritik Adım" olarak bahsedilmektedir. Her hafta, bir zaman ayarlayın ve bu zamanı listelerinizi gözden geçirmek, görevlerinizi organize etmek ve GTD sisteminizin düzgün bir şekilde çalıştığınden emin olmak için kullanın.Düzenli gözden geçirme adımının bir diğer önemi de, sadece görevleri tamamlamanız değil aynı zamanda doğru görevleri tamamladığınızdan emin olmanıza olanak sağlamasıdır. Bir işi doğru yapmaktan daha önemli olan şey, doğru işi yapmaktır.
Hayata Geçirilebilecek Tavsiyeler
- Günlük Rutinler Oluşturun: Her günün başında ve sonunda birkaç dakikanızı ayırarak, o günkü görevleri belirleyin ve tamamlananları değerlendirin.
- Öncelik Belirleyin: Öncelikleri belirlemek, zamanı etkili bir şekilde kullanmanın anahtarıdır. Hangi görevlerin öncelikli olduğunu belirleyin ve onlara odaklanın.
- Araçlar Kullanın: Görevleri ve projeleri yönetmek için dijital veya kağıt tabanlı araçlar kullanın. Görev listeleri, takvimler ve hatırlatıcılar işleri düzenlemek için faydalı olabilir.
- Esnek Olun: Planlar değişebilir ve beklenmedik sorunlar ortaya çıkabilir. Esnek olun ve gerektiğinde planlarınızı ayarlayın.
- Dinlenmeyi Unutmayın: Verimli olmanın bir parçası, dinlenmeye ve yenilenmeye zaman ayırmaktır. Dengeyi koruyun ve sürekli çalışmaktan kaçının.
Sonuç
GTD metodolosini içeren kitaptan öğreneceğiniz beş adımlık süreci adım adım takip ederek, zihninizi meşgul eden karmaşık düşünceleri basitleştirebilir ve bu sayede hem iş hem de kişisel hayatınızda daha fazla başarıya ve huzura ulaşabilirsiniz. Bu beş adım, her biri kendi içinde önemli stratejiler ve teknikler barındırarak, sizlere zaman yönetimi ve görevlerinizi daha etkili bir şekilde yönetme konusunda rehberlik eder.
GTD metodolojisinin temel amacı, zihinsel yükünüzü hafifletmek ve size daha net bir perspektif sunarak, günlük işlerinizi daha rahat ve stressiz bir şekilde yönetmenize yardımcı olmaktır. Bu metodolojiyi hayatınıza entegre etmek, uzun vadede sadece işlerinizde değil, genel yaşam kalitenizde de önemli iyileşmeler sağlayabilir. Bu nedenle, kitaptan edindiğiniz bilgileri hayatınıza uygulamaya başlamak, daha düzenli ve verimli bir yaşam sürmenin kapılarını aralayacaktır.