Kurumun görev ve faaliyetlerini yerine getirirken, günlük iş akışı içerisinde oluşan ve kanıt olma özelliği taşıyan yazılı, basılı veya farklı formatlardaki kayıtlardır. Kanıt özelliği taşır, Kurumun belleğidir. Yönetim kararlarının ortaya konulması, takip edilmesi, sonuçların değerlendirilmesi ve geleceğe yönelik planlamaların yapılmasını sağlar.
Bu sebeple, kurumlarda her geçen gün giderek artan sayıda oluşan belgelerin, belirli bir düzen içerisinde üretimi, dağıtımı, kullanımı, depolanması ve ayıklanması gerekmektedir.