YAZILI (BELGESEL) İLETİŞİM • • • • • • • • Yazışma, dergi, kitap, Broşür, Şartnameler, Kataloglar, Toplanmış veriler, Grafikler. YAZININ TARİHÇESİ • Yazı, insanların birbirleriyle iletişim kurmak için kullandıkları "dil" denen sözlü sistemi belli işaretler ve simgelerle (yani harflerle) anlatan ikinci bir sistemdir. Yazılı iletişim insanin yazıyı icat etmesi ile başlar. Yazı İ.Ö 3000 li yıllarda dünyanın iki ayrı bölgesinde görülmeye başlandı; • Mısır'da "hiyeroglif" • ve eski Irak kentlerindeki "çivi yazısı". YAZININ TARİHÇESİ • Hiyeroglif yazısı • Çivi yazısı YAZININ TARİHÇESİ • Yazının icadı, insanlık tarihinin en önemli dönemeci ve ilk bilgi devrimidir. • Yazı ilk icat edildiği dönemlerde bitki yapraklarına (eski Mısırda Papirüs yapraklarına), taşlara, ve sıkıştırılmış toprak yüzeylere (tabletler) kazılarak yazılıyordu. Bilgiler kulaktan kulağa değişerek yayılırken, yazılı bir şekilde saklanmaya başlanması, bilginin doğru bir biçimde ve uzun yıllar saklanır olmasına olanak sağladı YAZININ TARİHÇESİ • Daha sonraki yüzyıllarda, Çin'de İ.Ö 2500 yılları civarında mürekkep ve İ.S 105 yılı civarında da kağıt yapıldığı sanılmaktadır. • Kağıdın ve mürekkebin bulunmasıyla el yazması kitapları ortaya çıkmış olması ve nihayet 1438 yılında Avrupa'da Johannes Gütenberg'in bugünkü anlamda matbaayı icat etmesi ile bilgilerin çok daha insan tarafından paylaşılmasını ve eğitimin somut bir hale gelmesini sağlamıştır. YAZILI İLETİŞİMİN OLUMLU YÖNLERİ • Göndericinin ve alıcının mesajı tekrar tekrar okuma olanağı ve belgelerin saklanabilir olması yazılı iletişimde hataları en aza indirir. YAZILI İLETİŞİMİN OLUMLU YÖNLERİ • Yazılı iletişim, sözlü iletişime göre, alıcının onu okuması, algılaması, yorumlaması ve cevaplaması sebebiyle gecikmeli olarak kurulur. Bu Yüzden: • Göndericinin mesajı tekrar gözden geçirme ve yeniden düzenleme olanağı vardır. Mesajın doğru ulaşmasını sağlar ve kanallardan geçerken oluşabilecek arıza ve anlam sapmalarından korur. • "Alıcının da tekrar okuma olanağının olması, mesajın doğru anlaşılmasını ve buna bağlı olarak da verilecek cevabın sağlıklı olmasını mümkün kılar. YAZILI İLETİŞİMİN OLUMLU YÖNLERİ • Ayrıca belgelerin saklanabilir olması (arşivleme), daha sonra çıkabilecek anlaşmazlıklarda kanıt oluşturduğu için sözlü iletişimde karşılaşılan pek çok sorun yazılı iletişimde yoktur. • "Özellikle örgütsel iletişimde, "kurum içi“ ve "kurum dışı" iletişimi sağlamakta yazılı iletişimin önemi büyüktür.“ Uzun ve kapsamı geniş mesajlar bozulmadan alıcıya ulaşır. YAZILI İLETİŞİMİN OLUMLU YÖNLERİ • Yazılı mesajları çoğaltma ve aynı anda dağıtma imkanı vardır. YAZILI İLETİŞİMİN OLUMSUZ YÖNLERİ • Kalıcı olması, olumlu olmasının yanı sıra aynı zamanda olumsuz bir yanı da vardır; hatırlanmamasını istediğimiz mesajlar olmadık bir zamanda karşımıza çıkabilir. • Sözlü ve yüz yüze iletişimde kullandığımız ve önemi yadsınamayacak olan vücut dili ve dil ötesi faktörlerin kullanılamaması mesajı olumsuz etkileyebilir. YAZILI İLETİŞİMİN OLUMSUZ YÖNLERİ • “Geri bildirimin olmaması veya geç olması sorun yaratabilir.” • “Yazılı İletişim daha fazla zaman ve çaba gerektirir.” • “Mesajı görmesini istemediğimiz kişilerin eline geçebilir.” TOPLUMSAL HAYATTA KARŞILAŞILAN YAZI TÜRLERİ • Yazı, toplumsal hayatta çeşitli türlerde karşımıza çıkar; Gazeteler ve çeşitli dergilerde yer alan her türlü haber, röportaj, makale, eleştiri ve köşe yazıları gibi gündem değiştikçe güncelliğini kaybeden yazılar bizleri ülkemizde ve dünyada meydana gelen olaylardan, değişikliklerden ve gelişmelerden haberdar eder. • Edebiyat alanındaki roman, hikaye, öykü, şiir, deneme vb gibi, kalıcılığını uzun süre koruyabilen sanatsal yazılar ise bize iyi vakit geçirmenin yanı sıra, düşünce ve hayal dünyamızı zenginleştirmek, bilgi, görgü ve genel kültürümüzü arttırmak gibi faydalar sağlar. TOPLUMSAL HAYATTA KARŞILAŞILAN YAZI TÜRLERİ • Ayrıca, çeşitli araştırmalara ve istatistiklere yön verebilen anketler yazılı iletişimin önemli öğelerindendir. • Bunun dışında çeşitli bildiriler, broşürler, afişler, kitle iletişiminde önemli yer tutar. • Özel ve resmi mektuplar, özgeçmişler, dilekçeler, tebligatlar ve buna benzer yazılar bir toplum içinde yaşayan her yetişkin insanın yaşamı boyunca karşılaştığı yazı türleridir. TOPLUMSAL HAYATTA KARŞILAŞILAN YAZI TÜRLERİ Fakat "yazılı iletişimde" yazılış amacı bakımından gruplamak gerekirse • İş yazıları, • Resmi yazılar, • Özel yazılar İş yaşamındaki yazılar ve çeşitleri • • • • • Sirküler Bülten Toplantı tutanakları Sipariş Mektubu Talep Mektubu • Onay Yazısı • Teyit (doğrulama) mektubu • Formlar • Teminat mektubu Sirküler • İş ile ilgili değişiklik(ler)i veya yeni bir uygulamayı diğer kurum veya şubelere bildirmek amacıyla hazırlanır. Bülten • İşletmeler, çalışanlan arasındaki iletişimi arttırmak ve etkinleştirmek için, işletme içindeki önemli olayları, etkinlikleri, görev değişikliklerini belirli periyotlarla yayınladıkları küçük bir dergi şeklindeki bültenlerle duyururlar. Toplantı tutanakları: • İş toplantılarından sonra, toplantının gündemini, görüş ayrılıklarını, alınan kararları ve katılımcıların isimlerini içeren bir tutanak hazırlanır. Bu belge onaylanır, arşivlenir ve birer kopyası da katılımcılara da gönderilir. Sipariş Mektubu: • Genellikle form şeklinde düzenlenmiş ve bir ürün ya da hizmet alımı için kullanılan yazılardır Teklif Mektubu: • Bir ürün veya hizmet satışını gerçekleştirmek amacıyla hazırlanmış, satış bedelini ve şartlarını da içeren yazılardır. Talep Mektubu: • Her hangi bir konuda fiyat sorma bilgi alma ve şartlan öğrenme amacıyla hazırlanan yazılardır. Onay Yazısı: • Talebin onaylanması yazılardır. durumunda verilen Teyit (doğrulama) mektubu • Anlaşmaya varılmış bir işin onaylanması amacıyla yazılan mektuplardır. Formlar • İşletmelerde bazı yazılar çok sık kullanılmaktadır. Bu yüzden bazı yazılara işletmenin prensipleri doğrultusunda belli bir format uygulanır ve form haline getirilir. • Kayıt formu, • malzeme talep formu, • iş başvuru formu, • rezervasyon formları gibi önceden basılmış ve gerekli yerleri kullanıcının doldurmasına ayrılmış yazılardır. Teminat mektubu • Banka ve diğer finans kuruluşları tarafından Bir işyerine iş yaptıracak olan diğer işletme veya şahıslara verilen kredi mektubudur. Banka veya finans kuruluşu, bu işyerinin işi gerçekleştirecek parası olduğunu diğer şahıs veya işyerine doğrular. RESMİ YAZILAR • • • • • • • Dilekçeler Raporlar Tutanak (zabıt) Sözleşme Şartname Genelge Vekaletname Dilekçeler • Bir isteğimizi ya da şikayetimizi resmi makamlara bildirmek için, sunduğumuz kısa bir yazıdır ve hepimiz yaşamımız boyunca pek çok defa dilekçe yazmak durumunda kalabiliriz. DİLEKÇE YAZARKEN DİKKAT EDİLMESİ GEREKENLER • Çizgisiz beyaz kâğıt kullanılmalıdır. Kâğıdın arka yüzüne geçilmemeli, çok gerekliyse ikinci kâğıt kullanılmalıdır. • Sorun hangi kurumu ilgilendiriyorsa ona hitap edilerek başlanmalıdır. • Yer ve tarih belirtilmelidir. • Bilgisayarla ya da daktiloyla yazılmalı; el yazısı kullanılması halinde yazının kitap harfleriyle, açık, okunaklı olmasına özen gösterilmelidir. DİLEKÇE YAZARKEN DİKKAT EDİLMESİ GEREKENLER • Ciddi, resmi, saygılı bir dil ve üslup kullanılmalıdır. • Sorun/durum ya da dilek kısa ve açık olarak ifade edilmelidir. Gereksiz ayrıntılara ve kişiselliğe yer verilmemelidir. • İstenen şey yasalara uygun olmalı; yasal çerçeve kesinlikle aşılmamalıdır. Bir şikâyet söz konusuysa sorun mutlaka belgeler ve tanıklarla (tanıkların isimleri) kanıtlanmalıdır • Dalkavukluk ve yalvarmacılığa asla yer verilmemelidir DİLEKÇE YAZARKEN DİKKAT EDİLMESİ GEREKENLER • Bir konuda üst makamın bilgilendirilmesi amaçlanmışsa "....durumu bilgilerinize saygılarımla arz ederim", • üst makamın bir sorunu çözmesi, bir işlemi başlatması isteniyorsa "gereğini saygılarımla arz ederim", • yapılacak bir işlem için izin isteniyorsa "izninizi saygılarımla arz ederim“ gibi saygı ifadeleriyle son bulmalıdır. DİLEKÇE YAZARKEN DİKKAT EDİLMESİ GEREKENLER • Doğru, düzgün, özenli ve net bir Türkçe ile yazılmalıdır. • Yazım ve noktalama kurallarına dikkat edilmelidir. • Mutlaka imzalanmalıdır. • Dilekçe sahibi adını ve açık adresini belirtmelidir. • Dilekçeye eklenecek ek belgeler yazının sonunda "ekler" başlığı altında maddeler halinde sıralanmalıdır. DİLEKÇE ÖRNEĞİ Raporlar • Bir konuyla ilgili inceleme, deney, araştırma, gözlem ve bunun gibi çalışmaların sonuçlarını resmi bir dille açıklayarak ilgili şahıs ya da makamlara bildirmeye yarayan yazılardır. • (2. sınıfta "Yönlendirilmiş Çalışma" hazırlarken danışman hocanıza rapor hazırlayacağınızı düşünerek raporlarda olması gereken özelliklere şimdiden dikkatinizi çekerim.) Raporların özellikleri • Hakkında bilgi sahibi olunan, üzerinde araştırma yapılan bir konuyla, belirli bir uzmanlık alanıyla ilgili olarak yazılır. • Belirli bir araştırma sürecinin yanı sıra gözlem, deney ve incelemeye dayanır. • Kaynaklardan yararlanmak esastır. Kaynakların, bilgi ve belgelerin, tanıkların vs. mutlaka açık ve tam olarak belirtilmesi gerekir. • (Yazılı kaynaklar: Kitap, makale, haber) • (Sözel kaynaklar: Uzmanlarla görüşmeler, derlemeler vb) Raporların özellikleri • Toplanan bilgilerin değerlendirilmesi, sınıflandırılması gerekir. • Gerek araştırma sürecinde gerekse sonuçların yazımı aşamasında planlı olmak gerekir • Sebep-sonuç ilişkisine dikkat edilmelidir. İddia-kanıt-sonuç sistemi izlenmelidir. • Detaycı ve dikkatli olunmalıdır. • Açıklık, kesinlik, inandırıcılık, güvenilirlik taşımalıdır. • Ulaşılan kesin bir yargıyı içerir. • Ciddiyet esastır. • Açık, anlaşılır, düzgün ve doğru Türkçe kullanılmasına özen gösterilmelidir. • Yazım ve noktalama kurallarına uyulmalıdır. Tutanak (zabıt) Tutanağın birkaç tarifi vardır; • Meclis, kurul ve mahkeme gibi yelerde her söz alanın sözlerini olduğu gibi yazıya geçirilmesiyle oluşturulan bir belgedir. • Konuyla ilgili görevlilerin hazırladığı ve imzaladığı "bir durumu" anlatan yazıdır. Tutanaklar kanıt yerine geçer. Sözleşme • İki veya daha fazla kişi arasında yapılan ve koşullarına uyulması yasayla desteklenmiş anlaşmalardır. • Sözleşme taraflardan birinin yaptığı önerilere karşı taraf yada tarafların da benimsemesiyle oluşur. • Bir sözleşmede tarafların karşılıklı çıkarları vardır. • Sözleşmenin geçerli olabilmesi için tarafların sözleşmeyi özgür iradeleri ile kabul etmiş ve imzalamış olmaları gerektirir. Şartname • Bir işi yaptırma, mal veya hizmet satın alma gibi işleri gerçekleştirmek isteyen tarafın hazırladığı ve diğer tarafın uymak zorunda olduğu koşulların saptandığı resmi belge. Genelge • Yasa ve yönetmeliklerin nasıl uygulanacağı konusunda yol göstermek ve aydınlatmak ve dikkat çekmek amacıyla hazırlanıp ilgili makamlara gönderilen yazı. Vekaletname • Bir kimsenin kendi yerine iş görebilmesi için başkasını görevlendirmesidir. • Resmi olarak geçerli olabilmesi için noter hazırlanıp onaylanması ve vekaleti veren kişinin imzasını taşması gerek YAZIŞMALARINDA NELERE DİKKAT ETMELİYİZ? • İşletmeler mektupların içeriği kadar biçim ve diğer şekil şartlarına da önem vererek, belli bir formu, standart olarak kurumlarına yerleştirmek isterler. Mektubun alan düzenlemesi başlıca aşağıdaki noktalarda değerlenebilir YAZIŞMALARINDA NELERE DİKKAT ETMELİYİZ • Kağıt ve Yazım Sınırları (Marjlar) • Yazım Düzeni • Başlık (Antet) • Tarih Yazımı • İç Adres • Hitap Sözcüğü • Dikkati Çekilen Kişi, Konu, İlgi, Referans • Mektup Metni • Sonuçta Taltif Cümlesi • İmza • Daktilografın Kimliği • Ekler Kağıt ve Yazım Sınırları (Marjlar) • • • Mektuplar A4 dosya (fotokopi) kağıdına veya Amerikan mektup kağıdına yazılırlar. Sağ ve sol kenarlardan, genelde 2.5 cm boşluk bırakılır. Yazılacak metin kısa ise, sağ ve sol sınırlar 5 cm ye kadar genişletilebilir. Alt sınır, aynı şekilde 2.5 cm den az olmamalıdır. Mektubun ana gövdesi, dosya kağıdı ortalanarak yazılmalıdır. Yazım Düzeni • Etkinlik ve sürat açısından birçok firma standart mektup düzenini seçmiştir. Başlıca mektup biçimleri şunlardır: • Sola dayalı, • Yarı sola dayalı, • Paragraf başı yapılmış, • Basitleştirilmiş biçim.