ENVANTER DEFTERİ VE LİSTELERİ
Envanter esas itibariyle defter üzerine çıkarılır. Ancak, işlerinde geniş ölçüde ve çeşitli mal kullanan büyük işletmeler envanterlerini listeler halinde düzenleyebilirler. Listelerin düzenlenmesi. durumunda listelerin iktisadi kıymetlerle ilgili toplam değerleri toplu olarak envanter defterine kaydedilir.
TTK ve VUK'unda envanter defteri ciltli ve sayfaları birbirini takip eden sıra numaralı bir defter olarak tanımlanmıştır. VUK'nun 185. maddesine göre envanter defteri müteharrik (ayrı) yapraklı olarak da kullanılabilir. VUK'nun 220. maddesine göre de noter tasdikine tabi tutulmuştur.
Envanter defterine işe başlama tarihinde, ve bundan sonra her hesap döneminin sonunda çıkarılan envanter ve bilânçolar kaydolunur.
İşletme hesabı esasına göre defter tutan mükelletler mal envanteri çıkarttıklarında işlemlere ait kayıtlarla karıştırmamak suıetiyle işe başlama halinde işletme defterinin baş tarafına, bundan sonra her hesap döneminin sonunda işlem kayıtlarını takip eden sayfalara envanteri kaydederler. İsteyenler ayrı bir envanter defteri tutarak mal envanterlerini bu deftere kaydedebilirler.
Envanter listelerinin şekilleri kanunlarımızda açıkça belirtilmemiştir. Bununla beraber, envanter listelerinin geçerli olabilmesi için sahip olması gerekli hususlar açıklanmıştır.
i. Envanter listelerine kaydedilen iktisadi kıymetler sayfa üzerinde sıra numaralanmalıdır.
ii. Envanter listeleri kendi aralarında sıra numaralanmalıdır.
iii. Envanterin tanzim tarihi belirtilmelidir.
iv. Envanteri çıkaran memur ile teşebbüs sahibi veya vekili tarafından imzalanmalıdır.
v. Aynen envanter defteri gibi saklanmalıdır.
vi. Liste toplamları toplam olarak envanter defterine yazılmalıdır.
Envanter listelerinde bulunması gerekli bilgiler, sayımı yapılan iktisadi kıymetin özelliğine göre değişmekle beraber en azından sayılan kıymetin cinsi, markası, vasıfları, miktarı, birim değerleme fiyatı, tutarı, ilâve açıklamalar gibi hususları kapsamaladır.
Menkul değerlerle ilgili envanter listelerinde menkul değerleri ihraç eden işletmelerin adları ve ünvanları, menkul değerlerin çeşitleri, serisi ve çıkarılış tarihleri, nominal ve alış bedelleri ilave bilgiler olarak yer alır.
Alacak ve borçlarla ilgili envanter listelerinde borçlu ve alacaklının adı, adresi, alacağın ve borcun vadesi, tutarı; senetli borç ve alacaklarda senedin nominal değeri, vadesine göre hesaplanan peşin değeri; borç senetlerinin kimlere verildiği, alacağın tahsil imkânı belirtilir.
Sabit aktiflerle ilgili olarak düzenlenen envanter Iistelerinde sabit aktiflerin alış veya imalat bedelleri, alış tarihleri, ayrılan yıllık amortisman payları, net defter değerleri, işletmede halen kullanılıp kullanılmadıkları, net cari değerleri de yer alır. Sabit aktiflerle ilgili olarak amortisman defteri kullanıldığında envanter listesine gerek kalmaz.
Tahvilli borçların envanter listesinde, çıkarılan tahvillerin serisi, numarası, çıkarılış tarihleri, nominal değerleri, ihraç bedelleri, hangi kanalla satıldıkları, itfa edilen tahviller, itfa tarihleri belirtilir.
Öz sermaye ile ilgili envanter listelerinde, kayıtlı sermaye, ödenmiş sermaye, sermaye taahhütleri miktar ve tarihleri ile ihraç edilen hisse senetlerinin serisi, cinsi, numarası, nama yazılı olup olmadığı, nominal ve ihraç bedelleri; ayrılan ihtiyat ve karşılıkların miktar ve tarihleri yer alır.
Envanter listeleri, envanterin amacına uygun olarak, envanteri yapılan iktisadi kıymetle ilgili ihtiva etmesi gerekli; miktar, birim değerleme fiyatı ve tutar gibi en az bilgilerin yanında envanter neticeleri ile ilgili bazı düzeltici muhasebe kayıtlarının yapılmasında kullanılan ve yöneticilere bilgi veren ilave hususları da taşıması gerekmektedir.
Envanter defterinin ve envanter listelerinin VUK'nun 253. maddesine göre ilgili bulundukları yılı takibeden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza edilmesi gerekmektedir. TTK hükümlerine göre ise, defterleri son kayıt tarihinden ve saklanması mecburi olan diğer hesap ve kağıtları tarihinden itibaren 10 yıl geçinceye kadar saklamak zorunludur.
En az bilgileri kapsayan bir envanter listesi örneği verecek olursak:
şeklinde bir envanter listesi düzenleyebiliriz. Daha önce de belirtildiği gibi envanteri yapılan iktisadi kıymetin özelliğine göre listenin sütunları ilave bilgiler için arttırılmaktadır.