Excel programını kullanırken veriler arasında arama yapmak için kullanabileceğiniz işlevlerden ikisi olan İNDİS ve KAÇINCI işlevlerinin kullanımını sizinle paylaşacağız.
Bu işlevlerinin kullanımını daha iyi açıklamak için de bir örnek vermek iyi olacaktır. Aşağıdaki gibi bir tablomuz olsun.
İndis ve Kaçıncı işlevlerini kullanarak Ayşe’nin çocuk sayısına ulaşmak için aşağıdaki formülü yazarız.
=İNDİS($A$1:$C$5; KAÇINCI(“Ayşe”;$A$1:$A$5;);3)
Bu formül ile Ayşe’nin 3. sütununa bakacağını programa söylemiş oluyoruz ve sonunda 2 sayısını elde ediyoruz.
Excel programını kullanırken, bizlere sunulan güzel bir kolaylık olan verilerden bazılarını otomatik seçip toplama olanağını kullanmak için neler yapmanız gerektiğini birlikte öğrenelim.
Bu işlemi bir örnek vererek anlatmak daha kolay olacaktır.
Örneğin, A1 ile A5 arasında 1 ile 10 arasındaki değerleri toplamak için girmeniz gereken formül aşağıdaki gibi olacaktır.
=TOPLA(EĞER(A1:A5>=1;EĞER(A1:A5<=10;1;0);0))
Bu formülü nasıl gireceğinizi bilmiyorsanız, CTRL, Shift ve ENTER tuşlarına aynı anda basarak formülü girebilirsiniz.
Excel’deki anlaşılması zor olan işlevlerden biri de “Kaydır” işlevidir. Gelin hep beraber bu karmaşık işlem nasıl olur ona bakalım.
|A1: 1


|A2: 2


|A3: 3


|A4: 4


|A5: 5


|A6:


|A7: =A5-A1


Yukarıdaki gibi bir Excel tablosu düşünelim. Bu tabloda A7 hücresine gelecek veri A5-A1’dir. Fakat eğer siz A6 hücresine bir veri girildiğinde bu kez bu işlemin A6-A1 olarak işlemesini istiyorsanız kaydır işlevini kullanmanız gerekir.
Kaydır işlevinin kullanımı da bu tablolar için şu şekildedir:
=KAYDIR(A6;-1;0)-A1
Bu formül sayesinde A6 satırı sabitlenmez ve yeni satırlara göre değişiklik gösterir.
Excel’de çalışma yaparken, yaptığınız tablodaki boşlukları üstteki satırla doldurmak için uygulamanız gereken birkaç küçük adım vardır.
A1 ve A10 arasında bazı yerleri boş olan bir tablo düşünelim. Boş yerleri üstteki satırdaki girdiyle doldurmak için,
Tüm hücreleri seçip Düzen / Git / Özel / Boşluklar / Tamam yolunu izleyin. Ardından =a1 yazıp CTRL ve ENTER tuşlarına aynı anda basın. Sonucunda boş hücrelere isimlerin yazıldığını göreceksiniz.
Yeniden A1 ve A10 satırlarını seçip Düzen’de bulunan Kopyala’ya tıklayın. Ardından yine aynı yerden Özel Yapıştır’a tıklayın. Yapıştır sekmesinin altındaki Değerleri tıklayıp Tamam’a bastığınızda işleminizin tamamlandığını göreceksiniz.
Excel’de çalışırken karşılaştığınız ve kısa yolu yok mu bunun diye düşündüğünüz bir konu olan alt alta satırlara aynı metinleri girmek konusunda da tabi ki bir kısa yolumuz var. Birlikte bu işlemi nasıl kolayca yapabileceğimize bakalım.
Öncelikle bir hücreye girmek istediğiniz girdiyi yazın. Fakat bu sefer her zamanki gibi ENTER tuşuna tek başına değil de CTRL tuşuyla birlikte basın. Bu şekilde alttaki satırda da aynı girdinin oluştuğunu göreceksiniz.
Excel programı kullanırken, bir hücreye formül girdiğinizde, bu formül içindeki değişkenleri görüntülemek için kullanabileceğiniz basit bir yöntem vardır.
Bu kısa yolun uygulanışı şu şekildedir:
Formülü yazdıktan sonra CTRL, Shift ve A tuşlarına aynı anda basmalısınız. Bu şekilde yaptığınız kombinasyondan sonra değişkeni görebilirsiniz.
Excel kullanırken bazen işimiz tarih ve saat eklemeye düşer. Fakat bunu yaparken zaman kaybetmemek adına bizlere sağlanan bir kolaylığı öğrenmek, işlerimizi rahatlatacaktır. Şimdi hep beraber nasıl iki saniyede tarih ve saat eklenir onu öğrenelim.
Seçtiğiniz hücreye saati kolayca eklemek için yapmanız gereken kombinasyon CTRL ve : (iki nokta üst üste) tuşlarına aynı anda basmaktır.
Yine aynı şekilde tarihi eklemek istiyorsanız, CTRL ve ; (noktalı virgül) tuşlarına aynı anda basmalısınız.
Excel’de yazdığınız ondalık sayılar, yazdığınız sıraya göre sıralanırlar. Fakat eğer siz bunları düzgün bir sırada göstermek isterseniz aşağıda anlatacağımız adımları inceleyebilir ve amacınıza ulaşabilirsiniz.
Bu işlem için öncelikle sıralama yapılacak hücreleri seçin ve veri menüsündeki metni sütunlara dönüştür seçeneğini seçin. Bu adımdan sonra Metin Alma Sihirbazı / Sınırlandırılmış / İleri yolunu takip edin.
Ayırıcılar kutusundaki diğer dışındaki tüm tikleri kaldırın. Diğer onay kutusuna ise nokta işareti girip ileri butonuna tıklayın. Bu arada dikkat edilmesi gereken bir nokta da metinin A sütununa yazılmaması için Hedef kutusuna $B$1 yazınız ve Son’u tıklayın.
Bu işlemlerden sonra sayılar A, B, C, D sütunlarında görülür. Hepsini seçip, Veri menüsünden Sırala’ya tıklayıp, Sıralama Ölçütü’nde B, C v D sütunlarına tıklayıp tamama basın.
Tüm bu işlemlerin ardından artık A sütununda listeniz sıralanmış biçimde bulunur.
Microsoft Excel yinelenen ögeler adına bir liste oluşturur ve listede yinelenen kelimeleri basit bir adımla gösterir.Bunun için Gelişmiş Filtre komutunu kullanmak yeterli.
Bu işlemi pratik bir yolla anlatmak adına kısa bir örnek vereceğim.
Gerçekleştirmek için şunları yapın:
- verileri, yeni bir çalışma kitabının A1:A10 hücrelerine girin;
|A1: Otomobiller


|A2: Mercedes


|A3: Audi


|A4: BMW


|A5: Audi


|A6: Fiat


|A7: Mercedes


|A8: Mercedes


|A9: Fiat


|A10: Mercedes


- Veri menüsünde, Filtre‘yi seçin ve Gelişmiş Filtre‘ye girin.
- Eylem‘in aşağısından, Başka bir yere kopyala‘yı tıklatın.
- Liste Aralığı satırına, $A$1:$A$10 yazın
- Yalnızca benzersiz kayıtlar‘ı seçin,ardından Başka bir yere kopyala satrına $B$1 kodunu girin ve Tamam’a tıklatın.
İşlemleri tamamladıktan sonra
B sütununda benzersiz liste meydana gelir:
|B1: Otomobiller


|B2: Mercedes


|B3: Audi


|B4: BMW


|B5: Fiat


Yapacağınız bu işlemlerle rahatlıkla benzersiz satırlar elde edebilirsiniz.
Bazı kaynaklardan dosya alındığında, sayı değerleri sayı gibi görünebilir, ancak metin değerleri gibi davranır. Bu sorunu aşmak için bu değerleri sayıya çevirin. Bunu gerçekleştirmek için bu değerleri 1 ile çarpın.
Metin değerlerini çevirmek için
Çalışma sayfasında boş bir hücreyi tıklayın. Ardından hücrenin metin şeklinde biçimlendirilmemiş olduğunu belirleyin ve hücreye 1 yazın. Boş hücreyi seçtikten sonra Düzen kutucuğundan Kopyala’ya tıklayın. Sayıya dönüştürmek istediğiniz aralığı bulup Düzen menüsünden, Özel Yapıştır seçeneğini kullanın. İşlem’in altında bulunan, Çarp’ı seçip Tamam’ı tıklatın.
Bu işlemle metni sayıya çevirebilirsiniz. Kesinliği sayı düzenine bakarak anlayabilirsiniz. Ayrıca Genel biçimi kullanırsanız ve sayılar sağa hizalanırsa değerler sayı manasına gelir.