Tutanak; belgelenmesi gereken bir olayı, o olayı görenler tarafından imzalanması veya meclis, mahkeme gibi yerlerde söylenen sözlerin yazıya geçirilmesidir. Tutanakların diğer bir adı da zabıttır.
Tutanağın Özellikleri
- Tutanaklar el, daktilo ve bilgisayarda yazılabilir.
- Tutanağın bulunduğu kağıt temiz bir A4 kağıdı olmalıdır.
- Tutanağın kağıdında silme, sonradan ekleme yapma, farklı kalemler kullanma gibi eylemler yapılmamalıdır.
- Resmi belgelerde genellikle mavi kalem kullanılır.
- Tutanaktaki imzaların ıslak imzası olmalıdır.
- Tutanaklar yoruma açık yazılmamalıdır. Tüm ifadeler net olmalıdır.
Tutanağın Çeşitleri
Tutanakların en bilinen türleri; olay tutanağı ve toplantı tutanağıdır. Ancak tutanakların birçok farklı türü vardır.
Olay Tutanağı
Olay tutanaklarında; olayın nerede, nasıl olduğu, olaydaki kişiler, varsa şahitler yazılır. Olay, oluş sırasına göre sıralanır. Tutanağı yazan ve varsa şahitler tutanağı okuduktan sonra imzalar. Olay tutanağı mümkünse olaydan hemen sonra düzenlenmelidir.
Tutanak Örneği:
Toplantı Tutanağı
Toplantı tutanaklarına öncelikle toplantının gündemi yazılarak başlanır. Konuşulanlar, kararlaştırılan kararlar yazıldıktan sonra toplantıya katılanlar tutanağı okur ve imzalar. Toplantı tutanağı toplantının başladığı andan itibaren yazılmaya başlanır.
Diğer Tutanaklar
- Başlığına göre adlandırılan tutanaklar da bulunmaktadır.
- arama tutanağı
- duruşma tutanağı
- iş kazası tutanağı
- işe devamsızlık tutanağı
- kaza tespit tutanağı
- kayıp veya buluntu eşya tutanağı
- sınav tutanağı
- teslim tutanağı
- tespit tutanağı
- yangın tutanağı
Tutanağı Oluşturan Unsurlar
- Başlık: Kağıdın üst ve tam orta kısmına tüm harfleri büyük olacak şekilde yazılır. Olayın veya toplantının içeriğiyle ilgili bir başlık da yer alabilir.
- Giriş: Toplantı tutanaklarında toplantının yeri, zamanı, gündemi, açılışın belirtildiği yerdir; olay tutanaklarında olayla ilgili ön bilgilerin, zamanın ve yerin belirtildiği yerdir.
- Gelişme: Toplantı tutanaklarında gündemdeki görüşmelerin, olay tutanaklarında olayın oluş sırasına göre anlatıldığı bölümdür.
- Sonuç: Toplantı tutanaklarında kararların yazıldığı ve tutanağın katılımcılar tarafından okunduğunun belirtildiği bölümdür. Olay tutanaklarında düzenleyenlerin tutanağı kendilerinin tuttuğunu belirttikleri ve varsa tutanağın şahitler tarafından okunduğunun belirtildiği bölümdür.
- Tarih ve Saat: Giriş bölümünde belirtilmekle birlikte sonuç bölümünden sonra tekrar tarih ve saat yazılır. Toplantı tutanaklarının bu bölümünde saat belirtilmesi zorunlu değildir.
- İmza: Tutanağı tutan kişilerle toplantı tutanaklarında katılımcıların, olay tutanaklarında şahitlerin ad-soyad, imzalarının bulunduğu yerdir.