Yazmak da, tıpkı konuşmak gibi, beceri ister.
Bir yazı asla ve asla, kendinizi veya karşınızdakini küçük düşürecek şekilde başlamamalı ve bitmemelidir.
Konuşmak, o anda karşınızdakiyle konuştuğunuz için, ne kadar hazırlanırsanız hazırlanın, kendi spontanlığında gelişir. Bu açıdan, konuşmak, canlı yayınlar gibi, her şeye hazır olmanız gereken durumlardır. Özellikle hayati bir konu konuşuyor veya önemli bir müzakere yürütüyorsanız...
Örneğin duygu kontrolü yapabilmeli, ya da duygunuzu konuşmanızı motive edecek şekilde yönlendirebilmeniz gerekir. Ve bunun tersi olarak da duygularınızın sizi manipüle etmesini engellemeniz, menfaatinize olur.
Yazı daha farklıdır. Öncelikle o an değil, yazdıktan sonra yollayacağınız için, arada dakikalar vardır. Yani daima bir kez daha okuma, düzenleme, yeniden yapılandırma şansınız vardır. İkincisi yazdığınız yazıyı, konuşmanın aksine, karşınızda ne zaman, hangi ruh halinde, ne şekilde vb okuyacak, bunu bilemezsiniz.
İşte tam da bu sebeple yazıda netlik, basit ve sade cümleler, konuları birbirinden ayıran paragraflar yer almalı ve kendinizi veya karşınızdakini yargılayıcı, suçlayıcı kelimeler ve düşünceler, olumsuzluk taşıyan duygular vb de yer almamalıdır.
Bir yazı asla ve asla, kendinizi veya karşınızdakini küçük düşürecek şekilde başlamamalı ve bitmemelidir.
Örneğin başlangıç olarak "Vaktinizi aldığım için özür dilerim" yazılmamalı, "Değerli zamanınızı ayırdığınız için teşekkür ederek başlamak isterim." denilmelidir.
Genellemelere gidecek cümleler kullanılmamalıdır:
"Bugünkü yanlış anlama" değil, "... konusunda bu sabahki yanlış anlama..." denilmelidir.
Liste uzar gider.
Ben müzakere eğitimleri sonrası verdiğim mentorluklarda, ya da bazen arabulucularla yaptığım çalışmalarda bu tür düzenlemeler yaparım. Bana, kendileri için önemli olan yazılarını yollarlar ve ben de üzerinden geçerim. Bu düzenleme yazıyı bambaşka bir boyuta taşır.
Yani, iletişimin sözlü veya yazılı olması, birinin diğerine göre daha önemli veya etkili olduğuna işaret etmez. Her ikisinin de verimli, etkili ve hedefine ulaşır olması için "nasıl" olması gerektiğinin farkında olarak kullanılması gerekir.