ZAMAN YÖNETİMİ
Her sabah hesabınıza 86.400 altın yatırılan bir bankanın olduğunu düşünün. Gün boyunca, bu altından istediğiniz kadar altını harcamakta veya harcamamakta serbest bırakıldınız. Ancak bir tek koşulla, o gün size ayrılan altından harcamayı başaramadığınız kısmı, ertesi güne devretmiyor. Yani bir önceki altının tamamını harcamış veya hiçbir bölümünü harcamamış da olsanız, ertesi sabah bankanızın hesabında yine 86.400 altın olduğunu görüyorsunuz.
Kendinizi böyle bir durumla karşı karşıya bulsaydınız, acaba ne yapardınız? Birçok insan gibi bu kadar altını hergün harcamak için bir yol bulurdunuz herhalde. Acil ihtiyaçlarınıza öncelik vermeniz mantıklı bir yol olacaktır şüpesiz. Ancak sizden beklenen, bu altını hergün yatıracak bir yer bulup, iyi planlamayla uzun vadede en büyük getiriyi sağlamak olacaktır.
Farkında olsak da olmasak da, yaşamımızın her gününde bu durum geçerlidir. Zaman “banka”dır. Ve size her gün istediğiniz gibi harcayabileceğiniz 86.400 saniye verilir. Ve bu saniyeleri kullanmayı başaramazsanız, onları ebediyen kaybedersiniz.
Bütün başarılı insanlar, zamanın değerinin farkındadır. Edison’a dünyada en önemli şeyin ne olduğu sorulduğunda, cevabı “zaman” olmuştur.
Peki ama nedir bu zaman? Günün 24 saat olması, haftanın 7 gün, yılın 365 gün olması mı? Yoksa bir gün için biçilen mesai saati mi? Bir yıl için tespit edilen aktif iş günü mü? Yoksa bütün bu belirlemelerin kişi için taşıdığı anlam; muhatapları için de bu anlamın muhtevası mı?
Drucker’a göre zaman “en kıt” ve “en eşsiz”, Mackenzıe’e göre “son derece nazik”, Lakıen’e göre ise “temel” bir kaynaktır. (Z. Sabuncuoğlu-M.Tüz, Örgütsel Psikoloji)
Zaman kavramının felsefi tartışma alanına girmeden, sadece yönetim açısından ve sosyolojik boyutlarını dikkate alarak üzerinde durursak diyebiliriz ki zaman “bize verilen sürenin tamamıdır”. Bu geniş çerçeveyi somutlaştırarak doldurmak mümkündür. Dolayısıyla zaman, bize biçilen süre, ömür, hayat olduğu kadar, bir günlük bir hayat dilimi veya belirli bir iş için gereken süre de olabilir.
Bu noktadan hareketle yönetici için düşünülen zaman kavramının, bir fabrika işçisi için düşünülen zamandan; bir sporcu için düşünülen zaman kavramının da, bir akedemisyen için düşünülen zaman kavramından farklı olacağı açıktır.
İşlerin zamanında başlaması, bitmesi, işe zamanında gelme ve gitme, söz verme, insan ve diğer varlıkların gelişimi hep zamanla değerlendirilir. Zaman, ne başka birşeyle değiştirilebilir, ne tasarruf edilebilir, ne ödünç alınabilir, ne satın alınabilir, ne çoğaltılabilir ne durdurulabilir, ne saklanabilir, ne de geriye doğru işletilebilir. (Z. Sabuncuoğlu-M.Tüz, Örgütsel Psikoloji)
Gelişmiş toplumlarda günlük hayatın akışı, yapılan işleme göre belirli zaman dilimlerine ayrılmıştır: Mesai saatleri, dinlenme, eğlence, spor, hobiler vb. Düzenli yaşamayı, bilgi toplumunun gereği olarak yapmak zorunda olan insanlar, bunu zamanını planlayarak yapar. Aslında insan zamanı yönetemez. Akreple yelkovanın hareketi denetimimiz dışındadır. Durmaksızın hareket ederler ve biz ne yaparsak yapalım zaman önceden kararlaştırılmış bir hızla akıp gider. Mesele saati yani zamanı yönetmek değil, kendimizi zaman içinde yönetebilmeyi kavramaktır.
Bir sabah, her günkünden yaklaşık bir saat erken uyandınız ve kalktınız. Bu bir saat içinde acaba ne yapardınız?
(1) Kültür fizik hareketleri,
(2) Eşinize ve çocuklarınıza süpriz bir kahvaltı hazırlamak,
(3) Kitap okumak,
(4) İbadet etmek, vb.
Bu durumda seçme olanağına sahip olduğunuz eylemlerden birine öncelik veriyorsunuz ve onu ilk sıraya alıyorsunuz. Neden?
“Yarın sabah ilk yapacağım iş…” tasarladığınız eylemler arasında birine öncelik veriyorsunuz. Neden diğer işlerden birine değil de bu işe öncelek? Çünkü belirlediğiniz kişisel ya da kurumsal amaçlara göre olayları sıralıyorsunuz. Yaşamın tüm olayları arasında denge, uyum ve bütünlüğü gerçekleştiren bir gerçektir. Zamanı yönetmek demek, gücümüzün yoğunluğunu, hayati öneme haiz öncelikler açısından hedefler belirleme ve onları sonuçlandırmak için yöneltme yeteneğidir.
Bir okulun dekanı, öğrencilerine söylediği gibi; “Hepimizin eşit olarak sahip olduğu bir tek şey vardır: Zaman!. Öyleyse zaman, sorunun kendisi değildir. Sorun bizde. Sorun ne kadar vaktimiz olduğunda değil, sahip olduğumuz süre içinde neler yaptığımızdadır.” (Z. Sabuncuoğlu-M.Tüz, Örgütsel Psikoloji)
Zaman yönetimi bu bağlamda “neyi, niçin ve ne zaman yapmayı” bilmek ve günlük yaşayışın akışını bu ilkeye göre planlamaktır. Zamanı planlamak, bu anlamda zamanı en iyi şekilde yönetmek demektir. (Prof.Dr. İhsan Sezal, Zaman Yönetimi Çalışma Notları).
Acaba insanlar bazı zamanlarını neden boşa harcarlar? Bu nedenlerden birkaçını şöyle sıralamak mümkündür:
1. İnsanlar, zamanlarını geçirme tarzlarının, kendi denetimleri altında bir şey olduğunu fark edememektedirler.
2. Hayatta başarıya ulaşmak için gerçekte ne kadar az zamanları olduğunu düşünememektedirler.
3. Boşa harcadıkları zamanın ne kadar olduğunu bilememektedirler.
4. Zamanlarını yönetme konusunda ne sisteme ne de bir stratejiye sahiptirler.
Genelde insanların bu kadar zaman kaybetmelerine neden olan en büyük sorun, zamanlarını planlamamalarıdır. Bir düşünür diyor ki, “Zaman tasarrufu yapmanın en iyi yollarından biri, önceden düşünmek ve plan yapmaktır. Beş dakikalık düşünme, genelde bir saatlik iş tasarrufu sağlar.” Sonuç olarak; eğer zamanınıza değer veriyorsanız, eğer başarıya ulaşmayı istiyorsanız, zamanınıza değer vermeli, zamanınızı mutlaka planlamalısınız.
Konuyu örgüt, yönetim ve yöneticiler açısından değerlendirdiğimizde; örgütler zamanı etkin kullanabilme yeterlilikleri açısından yönetim politikalarını geliştirmişlerdir. Böylece yönetsel zaman kavramı önem kazanmıştır. Yönetsel zaman ise yönetim yönetimin işlevlerini yerine getirmek için kullanılan zamandır. Örgütlerin; planlama, eşgüdüm, yönetim, denetim gibi temel işlevleri açısından ele alındığında, zamanın örgütün amaçlarına ulaşmasındaki etkililik derecesinde rol oynayan bir boyut, bir etmen olduğu ortaya çıkmaktadır. Yöneticilerin insanlarla birlikte olması ve onlara iş yaptırma durumunda bulunmaları, insanları tanımalarını gerektirmektedir. Yöneticilerin komuta zincirindeki kademeleri yükseldikçe, yapmakta oldukları işin teknik yönünde uzmanlaşmış olma zorunluluğu zayıflamaktadır. Buna karşılık insanları tanıması ve daha çok bu alanda bilgili olması gerekmektedir. Bu nedenle yönetim piramidinde yukarıya doğru çıkıldıkça yöneticinin yönetsel planlama zamanı da artmaktadır.
Üst düzey yöneticilerin dikkatini çekecek öncelikli konular, karmaşık ve birbirine karşıt gibi görünen konulardır. Eğer bu yöneticiler bir günde 20 soruna el atıyorsa ya organizasyonda lokal olarak halledilmesi gereken birbirine benzer sorunlarla uğraşıyor ya da karmaşık sorunlara yeteri kadar zaman ayıramıyor demektir. Her ikisi de yönetimsel işlerin kötü ele alındığının göstergesi olarak görülebilir.
Yöneticinin kendi isteğine göre kullanabileceği, düzenleyebileceği zaman bölümü, denetimdeki zaman ortamıdır. Drucker’e göre bir yöneticinin denetimi altında tutabildiği zaman, toplam zamanın % 25’i kadardır. Bu oran ne kadar artarsa, yöneticinin etkinliği de o oranda artacaktır. Yöneticinin isteği dışında oluşan ve insanların isteklerine ya da gelişen olaylara göre yönlendirilen zaman bölümü, denetimi dışındaki zaman ortamıdır. Yöneticinin toplam zamanının önemli bir bölümünü denetleyemediği zaman oluşturur.
Yönetsel zamanın en değerli bölümü, yöneticinin yaratıcılık gerektiren çabalara ayırması gereken bölümdür. Örgütü bir bütün olarak görebilmeyi gerektiren bazı sorunların çözümünde, politikaların geliştirilmesinde ve uzun vadeli planların yapılmasında yönetici doğrudan görev almak zorundadır. Oysa yapılan araştırmalarda yöneticilerin zamanlarının önemli bir bölümünü rutin işlere ayırdıkları ortaya çıkmıştır. Günlük yazışmalar, rapor incelemeleri, başarı değerlemeleri, günlük toplantı ve törenlerde bulunma vb. görevler zihinsel çaba gerektirmeyen rutin faaliyetlerdir. (Z. Sabuncuoğlu-M.Tüz, Örgütsel Psikoloji)
Hergün kullandığımız zamanı artırabilmek (verimli kullanabilmek) için denetlenebilecek, genelde zamanı boşa harcatan en önemli 10 husus şunlardır:
1. İşyerinde kaybolan şeyleri aramak
2. İsteksizlik
3. İşlerdeki kesintiler
4. Birimdeki iş yükünün çoğunluğunu üstlenmeye çalışmak
5. Beklenmedik gecikmeler veya zaman fırsatlarını değerlendirememek
6. Pişmanlık duymak ve düşler kurmak
7. İşi sürüncemede bırakmak
8. Sorunu kavrayamamak
9. Olumsuz kişisel tutum içerisinde olmak
10. Öncelikleri bilememek ve sıralayamamak
İşyerinde kaybolan şeyleri aramak
Eğer kendinizi, diğer pek çok kişi gibi kaybettiğiniz şeyleri ararken bulursanız, çözüm organize olmaktır. Burada en temel kurallardan biri, işinize yaramayan her şeyi ayıklayarak çöpe atmak ve çöpe atmadığınız her şeyi dosyalayıp kaldırmaktır.
İşlerdeki kesintiler
Yöneticilerin boşa harcanan zamanının çoğunu kesintiler oluşturmaktadır. Büyük zaman almalarının nedeni, kesinti süresine malolmalarının yanısıra, rahatsız edilen kişinin kaldığı yerden devam edebilmesi için, yaptığı işi tekrar gözden geçirmesini ve ona yeniden odaklaşmasını gerektirmesidir.
Araştırmalar göstermektedir ki, bir yöneticinin zamanı gün boyunca ortalama her 9 dakikada bir şu veya bu şekilde kesintiye uğramaktadır. Bir yöneticinin haftada 45 saat çalıştığını farzedersek, 9 dakikalık kesintiler sebebiyle, aynı yönetici günde 60, haftada 300 defa çalışma akışını durdurmak zorunda kalmaktadır. Bu aynı zamanda o kişinin günde 60, haftada 300 farklı işle ilgilenmek zorunda kalması demektir. Şunu da ilave etmek gerekir: Bu müdahalelerin bir kısmı da esas işle ilgili değildir. Sadece bu basit gerçek bile göstermektedir ki “zaman kullanımı” nı mutlaka verimli hale getirmenin bir yolunu bulmak şarttır. (Prof.Dr. İhsan Sezal, Zaman Yönetimi Çalışma Notları).
Bu zaman kesintilerini en aza indirebilmede yardımcı olabilecek bazı yöntemler şöyle sıralanabilir:
• Zaman dilimleri (blok süreler) halinde çalışma.
• İşyerini, dikkat dağıtıcı hususlardan etkilenmeyecek şekilde dizayn etme.
• İşe sabah erkenden başlama.
Birimdeki iş yükünün çoğunluğunu üstlenmeye çalışmak
Verimimizi artırabilmek için hepimizin sahip olduğu yegâne kaynak, birlikte çalıştığımız diğer insanlardır. Bu gerçeğe rağmen pek çok kişi, tüm iş yüklerini tek başlarına taşımaya çalışırlar. Çözüm, delege etmek ve yetki vermektir.
Beklenmedik gecikmeler veya zaman fırsatlarını değerlendirememek
Beklenmedik bir gecikme ile karşı karşıya kalarak, o anda yapacak işiniz olmadığını kaç kez farkettiniz? Bu durumda, beklemekten başka yapacağınız pek bir şey bulunmaz. Buna benzer durumlarda kalmamak için tek yol, önceden plan yapmaktır.
Pişmanlık duymak ve düşler kurmak
Zihni bunlarla meşgul ederek geçirilen her an, verimlilikten çalınan bir saniyedir. Hatalardan ders alınmalı, ancak yola devam edilmelidir.
İşi sürüncemede bırakmak
Her işi sürüncemede bırakan birine bir arkadaşı, günlük işlerini nasıl yapabildiğini sormuş. “Bu basit”, demiş adam, “Bunun düne ait bir iş olduğunu varsayarım.” Bir işi sürüncemede bırakma ile başa çıkabilmek için yapılabileceklerden bazıları şöyle sıralamak mümkündür:
• Verilen bir işin gerçekten yapılması gerekip gerekmediğini belirlemek.
• İşleri başkalarına delege etmek
• Kendini harekete geçirmenin yararlarını keşfetmek.
• Bir disiplin geliştirmek.
Sorunu kavrayamamak
Eğer doğal eğilimi sorunu anlamadan üstüne atılıp işleri “halletmek” olan bir kişiyseniz, işleri sürüncemede bırakanlara benzer şekilde kendinizi disipline etmeniz gerekecektir. Kendinizi verilen bir süreye kadar harekete geçmeye zorlamak yerine, verilen bir süreden önce kendinizi harekete geçmekten alıkoymanız gerekecektir. Çözümüne başmadan önce, bir sorunla ilgili yeterli bilgi edinmeye ve onu iyice anlamaya kendinizi zorlamanız gerekecektir.
Olumsuz kişisel tutum içerisinde olmak
Duygusal karışıklık, enerji kaybetmemize ve daha az verimli olmamıza neden olabilir. Kendini koruma, kıskançlık, mücadele, öfke ve diğer olumsuz duygular, elimizden gelenin en iyisini ortaya koymamızı zorlaştırdığı gibi üretici olabileceğimiz zamanı boşa harcatır.
Öncelikleri bilememek ve sıralayamamak
Herhangi bir insanın edinebileceği en ciddi zaman yönetimi becerilerinden biri, öncelikleri bilmek ve bunları sıralıyabilmektir.
Pek çok kişi her gün yaptıkları işlere onları yapmakla ne büyük değer kazandıklarını hiç düşünmeden yaklaşır. Onlara göre bir görev diğerlerine benzer ve gün, etkinliklerle dolu olduğu sürece mutludur. Veya zevkli görünen işleri yapar, onlar kadar hoş olmayanları görmemezlikten gelirler. Veya işlerini önceleklerden ziyade hissettikleri baskıya dayanarak sıraya dizerler. Etkisel değil tepkiseldirler. Başarılı insanlar zamanlarını böyle bir yaklaşımla yönetmezler. Zamanlarını yönetmeleri için bir öncelikler stratejisi belirlemeleri gerekir. Önceliklere göre çalışmada yardımcı olabilecek hususları şöyle belirtmek mümkündür:
• Güne, önceliklerin bir listesini yaparak başlama (İnsanlar, işlerini önem sırasına göre yapmaya doğal olarak direnir. Çoğu, hoş veya uygun olanları tercih eder. Yine de bir insanın zamanını, görevleri önem sırasına göre gerçekleştirmek kadar iyi yöneten bir tek fikir yoktur).
• Öncelikleri yazma ve onlara bir program verme ( Günü planlamak , başarı için çok önemlidir. Ancak haftayı, ayı veya yılı planlamak da o kadar önemlidir. Bu, tüm yönleri gösterecek ve daha büyük resim üzerinde, hedeflere ulaşma üzerinde dikkati toplamayı sağlayacaktır).
Günde 10-15 saat çalıştığını söyleyen insanlara bu bakımdan biraz tereddütle bakmak gerekir. Belli bir amaç için ayrılan zaman kafi gelmiyorsa ve diğer zamanlardan almak gerekiyorsa, bu planlamanın ve dolayısıyla zaman yönetiminin yapılamadığını gösterir. Övünme vesilesi olacak şekilde ifade edilen “işkolik” aslında hiç de tasvip edilecek bir nitelik değildir. Denilebilir ki günde 10 saatten fazla çalışmak ya iş yapmak yetersizliğini, ya zaman kullanmak yetersizliğini, ya da her ikisini gösterir. (Prof.Dr. İhsan Sezal, Zaman Yönetimi Çalışma Notları). Boston Üniversitesinden Robert Pearse çok çalışma konusuna ilginç bir yaklaşım getirmiştir. Zaman yönetiminde efsanevi düstürlarından biri, insan ne kadar çok çalışırsa o kadar çok işi bitireceği şeklindedir. Pearse bunu “bir kova ter hastalığı “ benzetmesi ile açıklamaktadır.”Çok değil akıllıca çalış” özdeyişi bu gerçeği yansıtmaktadır.
Yapılan araştırmalar, kişilerin örgütsel hiyerarşide yükseldikçe, saat ve gün olarak daha çok çalıştığını ortaya koymuştur. Bunun mantıklı bir nedeni vardır. Daha önemli işler, daha büyük sorumluluk ve daha fazla zaman gerektirir. Aşırı çalışma alışkanlığı, yönetici ve ait olduğu kurum için gurur kaynağı olmamalıdır. Haftada 45 ile 55 saatin üstünde çalışan yöneticiler etkinliklerini yitirme tehlikesiyle karşı karşıyadır. Araştırmalara göre, günde 8 saatin üstünde çalışıldığında üretimin hızla düştüğü kanıtlanmıştır.
Norveç’te yapılan bir araştırmada yöneticinin zaman envanteri çıkarılmış ve çeşitli faaliyetlere ayırdığı ortalamazaman ile ideal olarak ayırması gereken zaman oranı şöyle gösterilmiştir.
Faaliyet Gerçekleşen (%) Olması Gereken (%)
Planlama
Raporlar ve Yazılar
Toplantılar
Telefon
Sosyal Faaliyetler
Taşra Ziyaretleri 30
13
21
8
20
8 40
10
10
5
25
5
Toplam 100 100
Yöneticinin zamanının çoğunu planlama ve toplumsal etkinliklere ayırması başarılı olmasının bir ön koşulu olarak değerlendirilirken, karşılaştığı işleri ve sorunları şöyle sıralamak mümkündür:
Kritik/Sorunsal İşler
Ertelenemeyecek türdendir. Sorun çıktığında çözülmelidir. Çözülmediği takdirde daha büyük sorunlara yol açar.
Gündemdeki İşler
Belirli bir süreye kadar bitirilmesi gereken işlerdir. Zamanını, yönetici saptar.
Planlanması Gerekli İşler
Zaman sınırı yoktur. Uzun dönemli plan ve birimler arası yer değişimi gibi etkinliklerdir.
Günlük İşler
Yazışma, imza veya okunması gereken yazılardır.
Özel İşler
Ziyaret, iş dışı telefon, çay molası vb.
Yönetici, zamanını etkili kullanabilmek için bir günde yaptığı işleri yukarıdaki gibi sınıflandırabilmeli, kritik olan işler en aza indirilebilmelidir. Bu da iyi örgütlenme, takım oluşturma, uzmanlaşma ve yetişmiş personel yardımıyla mümkündür.
Acaba yöneticilerimiz zaman yönetimi konusunda eğitime ihtiyaçları olup olmadığı konusunda ne düşünmektedirler?
Milli Eğitim Bakanlığı Yönetimi Değerlendirme ve Geliştirme Dairesi Başkanlığı’nın 1997 yılında yaptığı “İlk ve Orta Kademe Eğitim Yöneticilerinin Eğitim İhtiyacına İlişkin Araştırma Raporu”na göre 852 ilk kademe yöneticilerin % 79.4’ü “yapılan faaliyette zamanı etkin kullanma“ konusunda eğitime ihtiyaçları bulunduğunu belirtmişlerdir. Bu konuda 55 İlköğretim Müfettişleri Kurul Başkanları’nın % 96.4’ü de gözlemlerine dayalı olarak, birlikte çalıştıkları eğitim yöneticilerinin eğitime ihtiyaçları olduğunu ifade etmişlerdir.
Diğer yandan İlk kademe yöneticilerin hissettikleri eğitim ihtiyacı alanları içerisinde 4., İlköğretim Müfettişleri Kurul Başkanları’nın da gözlemlerine dayalı olarak, birlikte çalıştıkları eğitim yöneticilerinin eğitime ihtiyaçları içerisinde 5. sırada “zaman yönetimi” nin yer alması bu konu üzerinde önemle durulması gerektiğini göstermektedir.
Merkez Teşkilatından araştırmaya katılan 93 orta kademe yöneticinin % 98.5’i kendi konumlarındaki yöneticilerin zaman yönetimi konusunda yeterli olmaları gerektiğini belirtmişlerdir. Kendi konumlarında bulunan yöneticilerde bulunması gereken yeterlilik alanları içerisinden de “zaman yönetimi” ne 5. öncelikli sırayı vermişlerdir.
YÖNETİCİLERİN ZAMAN ENVANTERİ
Yöneticilerin zaman envanteri belli başlı üç hedef düşünülerek geliştirilmiştir. Bunlar;
1. Yöneticilerin zamanını planlı olarak düzenleyebilmesi,
2. Ertesi gün yapması gereken işlerin günlük bir listesini çıkartması,
3. Bitirilen önemli görev sayısına ve bu işlere ayrılan zamanın kullanış biçimine göre günlük verimliliğin belirlenmesi.
Zaman Evanterinin Kullanışı
1. Zaman tahsisi yapma (belli başlı işleri gruplandırma),
2. Günlük hedefleri belirleme,
3. Zamanı kaydetme,
4. Değerlendirmeyi haftalık yapma,
5. Günlük verimliliği hesaplama (% 30 ve üstü iyi),
6. Sonuçları inceleme.
Zaman Çizelgesinin Analizi
Günlük envanter tamamlandıktan sonra şu soruların cevaplarını aramak gerekmektedir:
1. Günlük hedefleri belirlemek ve zaman sınırlamaları koymak verimliliği artırdı mı?
2. Herhangi bir engellemeye uğramadan en fazla çalışılan saatler hangileriydi?
3. Önem sırasına göre, bu engellemeler ne kadar zaman kaybettirdi?
4. Bu engellemeleri ortadan kaldırmak ya da kontrol altına alabilmek için neler yapılabilir?
a) Hangi telefon konuşmaları gereksizdi?
b) Hangi telefon konuşmaları daha kısa ve daha yararlı olabilirdi?
c) Hangi ziyaretçiler ve ziyaretler gereksizdi?
d) Hangi ziyaretler daha kısa ve daha yararlı olabilirdi?
5. Toplantılara ne kadar zaman harcandı?
a) Aslında ne kadar süre yeterli olabilirdi?
b) Daha kısa zamanda başarılabilirmiydi?
6. Faaliyetler mi, yoksa sonuçlar mı kaydetme eğilimi gösterildi?
7. Günlük hedeflerin kaçı, gelecekteki amaçlara yararı oldu?
8. Faaliyetleri kaydederken kendini düzeltme eğilimi gösterildi mi?
9. Verimliliği artırmak için başka nelerin yapılması gerek
YÖNETİM GÖREVLERİYLE İLGİLİ ZAMAN TUZAKLARI
Zaman tuzakları aslında farkına varılmayan önemli engellerdir. Bir şey insana zaman kaybettiriyorsa daha önemli bir şey yapılamıyor demektir. Bununla ilgili yönetim görevleri ve tuzaklar aşağıda sıralanmıştır.
1. Planlama
a) Gerçekçi olmayan zaman tahmini
b) Zaman sınırlarının olmaması
c) Kriz yönetimi
d) İşlerini bitirmeden bırakmak
e) Önceliklerin karıştırılması
f) Amaçlarda önceliklerin olmaması
2. Organizasyon
a) Birden fazla üst olması
b) Yetki ve sorumluluk karışıklığı
c) Mükerrer çabalar
d) Dağınık masa düzeni
3. Personel
a) Sorunlu personel
b) Az veya çok personel
c) Yetersiz personel
4. Kontrol
a) Telefon ve ziyaretçiler
b) Yetersiz bilgi
c) Aşama raporlarının olmaması
d) Aşırı kontrol
e) Hatalar ve verimsiz çalışma
f) Verimsizliği görmezden gelme
g) Hayır diyememe
5. Yönetim
a) Değişikliğe uyamama
b) Çelişkileri çözememe
c) Koordinasyonun olmaması
d) Motivasyon noksanlığı
e) Etkin olmayan yetki devri
f) Günlük ayrıntılara gömülme
g) Herşeyi kendi yapma isteği
6. İletişim
a) Gereğinden fazla toplantı yapma
b) Çok açık veya kapalı olma
c) Etkin dinlememe
d) Fazla dışa açık olma
7. Karar verme
a) Ani kararlar verme
b) Kararsızlık gösterme
c) Tüm bilgileri bekleme
d) Komite kararları
MACKENZİE KLAVUZU
ZAMAN KAYBININ ÖNEMLİ NEDENLERİ
ZAMAN TUZAKLARI MUHTEMEL NEDENLERİ
PLANSIZLIK Yararlı görmeme, yönetmeye değil yapmaya meyilli olmak, plansız da başarılı olunabileceğini düşünmek.
İŞLERİ ÖNCEKİLERE GÖRE SAPTAMAK Hedeflerin olmaması.
KENDİNİ GEREĞİNDEN FAZLA İŞE ADAMAK Geniş ilgi alanı, hedeflerinde karışıklık, öncelikleri belirleyememek.
KRİZ YOLUYLA YÖNETİM Plansızlık, gerçek dışı zaman tahminleri, sorun çözmeye ilgi duymamak, astların kötü haber vermek istememeleri.
ACELECİLİK Ayrıntılarda sabırsız olmak, gelecek için plan yapamamak, acil durumlara tepki göstermek, çok kısa zamanda işi yapmaya çalışmak.
GEREKSİZ YAZIŞMALAR, KIRTASİYECİLİK VE VERİMSİZ OKUMAK Bilgi patlaması, bilgisayara fazla düşkün olmak, elememek.
SIRADAN VE GEREKSİZ İŞLER İşlerde öncelikleri belirleyememek, astları gereğinden fazla gözetim altında tutmak, yetki vermeyi reddetmek, uygulamaya çok karışmak.
ZİYARETÇİLER Sosyal ilişkilerden haz duymak, hayır diyememek.
TELEFON Öz denetim eksikliği, ilgilenme ve bilgi sahibi olma isteği.
TOPLANTILAR Kararlardan sorumlu tutulmak korkusu, kararsızlık, fazla iletişim, kötü liderlik.
KARARSIZLIK Olaylara karşı güvensizlik, bir hatanın sonuçlarından korkmak, bütün gerekçeleri bilmekte ısrar etmek, mantıklı karar vermemek.
YETKİ VERMEMEK Astların yetersiz olmasından korkmak, astların becerisinden korkmak, astlara fazla iş verilmemesi.
ZAMAN GÜNLÜĞÜ
Herkes zamanın yetmediğinden, azlığından yakınıyor. Gerçekte Zamanımız az değil. Belki onu yeterince koruyup, gereğince kullanamıyoruz. Farkında olmadan zamanı şu ya da bu şekilde yitiriyoruz. Belki de çalıyorlar. Zamanımızı kim (ler) çalıyorlar? Kimden, kimlerden şüpheleniyorsunuz? Zamanınızı çalanları bulmak ister misiniz? Zaman günlüğü yazmak size,
1. Zamanınızı hangi işlerde harcadığınızı,
2. Göreviniz ile zaman tüketiminiz arasında bir uyuşum olup olmadığını,
3. Kullanılmayan günlük serbest zamanınızın süresini,
4. Hangi hayati konuları ihmal ettiğinizi, Zaman kaybına neden olan faktörlerin, verimliliğinizi ne ölçüde etkilediğini,
5. Amaçlarınızı ne ölçüde gerçekleştirdiğinizi göstercektir.
Zaman Günlüğü Formunu işlemek, günlük sekiz saatlik çalışma zamanı içinde sadece sekiz dakikanızı alacaktır.
“Başlama saati” başlığının altına, mesai başlama saatini yazın. Her eyleminiz bittikten sonra, yeni bir eyleme geçerken bu sütuna saati not ediniz. Yapılan hangi tür faaliyet ise en çok dört kelime ile belirtiniz.
Küçük kareler içinde, yaptığınız işin önem derecesini işaret ediniz. Örneğin, yapılan işi “çok önemli”, “hayati” bir iş ise A, sadece “önemli” bir iş ise B, “sıradan”, “rutin” bir iş ise C, “gereksiz”, “boşuna” bir iş ise D harfi ile işaretleyebilirsiniz.
Günün sonunda her grup için sarfedilen zamanı toplayıp günlük çalışma saatine bölerek % oranını hesaplayabiliriz.
Zaman Günlüğünüzü işaretlerken (yazanken) aşağıdaki ilkelere lütfen sadık kalınız.
1. Kendinize karşı dürüst olun. Gerçekte yaptığınız işi yazın.
2. Günlüğünüzü kimseye okutmayın.
3. Günlüğü aralıksız yazacağınız için, her zaman yanınızda taşıdığınız ajandanızın içine koyun.
4. Hiçbir ayrıntı işi yazmamazlık etmeyin.
5. Belleğinize (hafızanıza) güvenmeyin. Her çeyrek saatte ya da 20 dakikada bir yaptığınızı not edin.
6. Kendinize hile yapmayın. Sizi başarılı gösterecek hayali işler yazmayın, gerçekçi olun.
7. Her işin önem derecisini yazın.