Online toplantılar düzenlemiyorsanız, geniş bir kitleye ulaşmanın daha verimli bir yolunu kaçırıyorsunuz demektir. Online bir toplantı veya web toplantısı, fiziksel bir buluşmada sahip olacağınız tüm temas noktalarını seyahat zahmeti olmadan gerçekleştirmenize olanak tanır. Bu bir zaman ve para tasarrufu sağlar ve işletmeler verimliliklerini düzene koymak için giderek daha fazla bu araçlara yöneliyor.
Ancak, tüm araçlar gibi, onları kullanmanın en iyi yolunu anlarsanız, onlardan daha fazlasını elde edersiniz. Online toplantı yapmak için beş önemli adımımız var. Kusursuz, etkili bir sanal toplantı sağlamak için bu kuralları izleyin.
» Birinci Adım: Mükemmel Toplantıya Hazırlanın
» İkinci Adım: En Son Teknolojiyi Kullanın
» Üçüncü Adım: Kitlenizle Etkileşime Geçin
» Dördüncü Adım: Toplantıyı Düzenleyin
» Beşinci Adım: Toplantıyı Kapatın
» Bir Sonraki Web Toplantınızı Başlatmaya Hazır Mısınız?
Herhangi bir toplantının ilk kuralı hazırlık yapmaktır. Online bir toplantı, normal toplantı süreçlerinizde bazı ince ayarlar gerektirir. Örneğin, fiziksel bir toplantı odası kurmak yerine, online toplantı teknolojisini kontrol ederek her şeyin düzgün çalıştığından ve katılımcılarınızın toplantıya nasıl bağlanılacağını ve ses için nasıl aranacağını anladığından emin olmak isteyeceksiniz.
Uzak sitelerde çalışanlar hiç bir web toplantısı kullanmadıysa, bağlantı kuracakları sessiz bir konuma sahip olmanın önemi konusunda onlara rehberlik edin. Bu şekilde arka plan gürültüsünü en aza indirirsiniz. Çoğu sanal toplantı hizmeti, bilgisayardan (VOIP) veya telefonla arama yoluyla ses sunar; Katılımcıların, arka plan gürültüsünü en aza indirmek için toplantı sırasında telefonlarının sessize alınması gerektiğini anlamalarını sağlayın. Toplantı çözümünüze bağlı olarak, sunucu dışında kimse konuşmuyorsa, gerekirse düzenleyicinin web konsolundan genellikle tüm katılımcıların sesini kapatabilirsiniz.
Yerinde veya canlı bir toplantı sırasında, gündem ve paylaştığınız malzemeler konusunda biraz daha rahat olabilirsiniz. Ancak sanal bir toplantı, insanların toplantıya katılmasını ve toplantının ne hakkında olduğunu anlamasını sağlamak için gündemi önceden göndermek gibi genellikle önceden hazırlık gerektirir. Uzak toplantı katılımcılarınız olduğunda, herhangi bir son dakika toplantı hazırlığı ayrıntılarını onlara vermek için bir kişinin masasına koşamazsınız.
Kullandığınız ortam için paylaştığınız verileri tasarlamak çok önemlidir. Örneğin, paylaşacak belgeleriniz varsa, izleyicileriniz basılı kopyalar istiyorsa, bunları önceden göndermek isteyeceksiniz. Veya önceden canlı olarak paylaştığınız bir sunumunuz varsa, bunu bir web toplantısında paylaşmaya çalışırsanız aynı görünmeyebilir.
EDUVES gibi bir çevrimiçi video konferans sistemi kullanıyorsanız, ihtiyacınız olan tek şey bir İnternet bağlantısı, sesli bir bilgisayar ve bir web kamerasıdır. Katılımcılardan, arayan tüm konumların bağlantılarını kontrol etmek için toplantıdan birkaç dakika önce oturum açmalarını istediğinizden emin olun.
İstediğiniz son şey, kalitesiz İnternet bağlantısı veya diğer ekipman arızaları nedeniyle toplantının bölünmesidir. EDUVES, web toplantısı için iyi bir seçimdir; çünkü video netliği iyi, saf bir ses hizmeti sunan ve güvenli HD video protokollerinden biri olan WebRTC video konferansı kullanılmakta.
İnsanlardan yüz yüze bir toplantıda kendilerini tanıtmalarını isteyerek buzları eritmeniz gibi, katılımcıları online toplantıya dahil etmeniz gerekir. Sanal bir toplantı sırasında bu daha zordur çünkü katılımcılar her zaman kimin konuştuğunu göremez veya mantıksal olarak bir sonraki kişi olacağına karar veremezler. Ancak, bir katılımcı yoklamasıyla izleyicilerinizin ilgisini çekebilirsiniz. Katılımcıya seslenip hangi projede olduklarını veya kendileri hakkında en sevdikleri film gibi eğlenceli bir gerçeği paylaşmalarını isteyerek bunu eğlenceli hale getirebilirsiniz. Toplantıya departman bazında veya bireysel güncellemelerle başlayabilirsiniz.
Her iki durumda da, hedef kitlenizi başlangıçta meşgul etmeye çalışın, ancak aynı zamanda toplantıyı bir zaman çizelgesinde tutun. Kontrolü elinizde tutmak için elinizden gelenin en iyisini yapın, ancak aşırı kontrol etme. Hedef kitlenizi uygun zamanda düşüncelerini paylaşmaya veya soru sormaya teşvik edin. Her toplantı gibi, online toplantınızın şu özelliklere sahip olmasını istersiniz:
· Katılımcılar hazırlıklıdır ve mevcut konuyu tartışmaya hazırdır.
· Toplantı zamanında kalır.
· İnsanlar, toplantı boyunca meşgul olur ve katılır.
· Fikirler paylaşılır ve belgelenir, sorunlar çözülür ve hedeflerinize ulaşılır.
Son olarak, toplantı bittikten sonra her zaman geri bildirim almaya çalışmalısınız.
Online bir toplantının başlangıcında temel kurallar belirlemek, daha etkili olmasına yardımcı olacaktır. Görgü kuralları canlı bir toplantıya benzer, çünkü katılımcılarınızın tüm dikkatlerini konuşan kişiye vermelerini istersiniz.
Katılımcılardan mesajlaşma, e-posta, internette gezinme veya başka herhangi bir şey gibi dikkat dağıtıcı unsurlardan kaçınmalarını isteyin. Toplantıları başlattığınızda mikrofonların canlı olabileceğini, bu nedenle aynı odadaki ekipler arasında gereksiz konuşmalardan kaçınılması gerektiğini unutmayın. Ancak, birçok üst düzey çözüm, bu sorunu önlemeye yardımcı olmak için varsayılan olarak mikrofonların sesini kapatır.
Bazı konumların geniş bant bağlantılarıyla ilgili gecikme yaşayabileceğini unutmayın. Toplantıyı yönetirken, bu gecikmenin farkında olun ve insanların yanıt vermesi için biraz daha zaman ayırın. Katılımcılardan anlık ileti göndermelerini isteyin veya soruları varsa veya gecikme yaşıyorlarsa yerleşik “sohbet” özelliğini kullanın. Unutmayın, katılımcılar aynı odada olmayacak, bu nedenle sanal toplantıda herkesin söz sahibi olmasını sağlamak için adımlar atılmalıdır.
Katılımcıların bir video kamerası varsa, sorularını sorarken veya toplantıyı yürütürken daima doğrudan kameraya bakmalıdırlar.
Tıpkı herhangi bir toplantı gibi, onu nasıl kapatacağınız, katılımcıların değerli olduğunu hissettirme konusunda uzun bir yol kat edebilir. Toplantıyı, üzerinde anlaşmaya varılan görevlerin, kimin sorumlu olduğu, zaman çizelgelerinin bir özetiyle sonlandırdığınızdan ve ardından (varsa) sonraki toplantıyı ayarladığınızdan emin olun. Bir sonraki toplantının daha da etkili olmasını sağlamak için katılımcılardan geri bildirim talep ettiğinizden emin olun.
Online toplantılar, yüz yüze toplantılar kadar etkili olabilir; ancak, genellikle daha uygun maliyetli ve verimlidirler. Online bir toplantı her zaman bir seçenek olmasa da, organizasyonunuza büyük fayda sağlayabilecek planlama aracı kemeriniz için iyi bir araçtır. EDUVES, küçük ve orta ölçekli işletmeler için mükemmel olan tam hizmetli bir video konferans platformu sunar. Bize bugün ulaşın.
Video konferans çözümümüzü denemek ister misiniz? Sadece buraya tıklayın ve hiçbir şey indirmek veya yüklemek zorunda kalmadan, tarayıcı tabanlı ücretsiz bir toplantıyı hemen başlatabileceksiniz!
Video konferans deneyiminizi geliştirmenin bir başka yolu da EDUVES CES gibi bir video konferans sağlayıcısı seçmektir. EDUVES CES, tarayıcı tabanlı bir video konferans çözümüdür. Uygulama gelişmiş WebRTC teknolojisi kullandığından, video konferansın her iki ucunda da mevcut ağ bant genişliğine uyum sağlayabilir. Platform, genel deneyimi iyileştirmek için veri paketi kayıplarına uyum sağlayacak şekilde tasarlanmıştır. Ayrıca, sizi yavaşlatacak video konferans yazılımı indirmeleri de yoktur.
Video konferans için ihtiyacınız olan internet hızından endişe ediyorsanız, tüm iletişim ihtiyaçlarınız için EDUVES CES’i düşünün.
Eduves, 2012 yılında e-eğitim içerikleri hazırlayan YaklasimTV e-öğrenme hizmetleri adı altında faaliyet göstermeye başlamış sonrasında 2014 yılı itibariyle e–öğrenme yazılımları alanında faaliyet göstermeye başlamıştır.2015 yılı sonrası tamamen uzaktan eğitim alanına yönelerek bu kategoride başarılı çözümler sundu. 2016 yılı itibariyle Eduves LMS ürünü ile yerli uzaktan eğitim yazılımları pazarında yerini alırken, bir çok kurum ve kuruluş tarafından tercih edilen bir marka konumuna gelmiştir. Eduves yenilikçi teknolojiyi takip ederek gerek yazılım çözümlerinde gerekse eğitim içerik çözümlerinde en son teknolojiyi kullanmayı ve müşterileriyle paylaşmayı misyon edinmiştir.E-öğrenme yazılımları yanı sıra e-öğrenme çözümleri geliştiren Eduves, kaliteli eğitim içerikleri üretmekte ve bunları müşterileri ile paylaşmaktadır. Eduves yenilikçi ve dinamik yapısıyla hizmet vererek rekabette fark yaratmak isteyen kurumlara eğitim teknolojileri alanında “çözüm ortağı” olmayı amaçlamaktadır.
2016 yılından bu yana video konferans çözümlerine yer veren Eduves, Eduves LMS ürünü ile entegre video konferans çözümleri sunmaktadır. Eduves LMS (uzaktan eğitim sistemi) ve Eduves CES (video konferans sistemi) ürünleri ile kaliteli, zengin ürünler ve hizmetler sunmaktadır.
Previous
Next