Kurumun yıl sonu değerlendirmeleri çoğu zaman yapmış olmak için yapılıyor. Bu değerlendirmeler ya temel sorunları ortaya çıkaramıyor, çıkarsa bile ardından etkili bir eylem planı yapılamıyor. Yıl sonu değerlendirmelerinizden daha çok verim alabilmeniz için birkaç yöntem öneriyoruz:
- Yılın nasıl geçtiğini birlikte anımsayın.
Tüm çalışanlarla birlikte yılın nasıl geçtiğini hatırlamakta fayda var. Senenin nasıl geçtiği ile ilgili herkesin değerlendirmeleri farklı olabilir. Bu yüzden herkesin “kendi yılını” ifade etmesi için yöntemler kullanılabilir. Örneğin birkaç poster kağıdını daha büyük bir kâğıt olacak şekilde birbirine yapıştırmakla başlayın. Bu büyük kâğıdı proje proje ya da ay ay bölümlere ayırabilir ya da tamamen boş bırakabilirsiniz. Ekip çalışanları bir araya gelip renkli kalemlerle hep birlikte o yılda neler yaptıklarını çizerek göstermelerini isteyebilirsiniz. İnsanlar istediği gibi çizebilir, istediği renkleri ve imgeleri kullanabilirler. Çizim bittikten sonra ortaya çıkan “bu yılın portesi”ne bakıp, çizerken neler düşündükleriyle ilgili konuşabilirsiniz.
- Değerlendirme soruları hazırlayın.
Yılı ayrıntılarıyla hatırladıktan sonra, sıra o yıldan neler öğrendiğinizi konuşmaya geliyor. Herkesin birbirinin yüzünü göreceği çember şekli oturma düzenine geçebilirsiniz. Bu aşamada tartışmayı yönlendirecek soruları önceden hazırlayabilirsiniz.
Örneğin;
- “Bu yılki çalışmalarımızdan aklında en çok ne kaldı?”,
- “Bu yıl en iyi neyi öğrendin?”,
- “En çok zorlandığın ne oldu?”,
- “En çok neyden keyif aldın?”,
- “Yeni yılda neyi daha iyi yapmayı/öğrenmeyi istiyorsun?”,
- “Bu sene hangi projedeki performansından memnun kaldın?” gibi sorular çeşitlendirebilirsiniz.
Sorularınız insanların neyi sevdiği ve neyde zorlandığı gibi pek çok önemli noktaya ışık tutabilir. Bu noktada insanların cevaplarındaki ortaklık ve farklılıklara vurgu yapmak ve tartışmayı çözüm-odaklı bir noktaya taşımak için yönlendirmeler yapmanızı öneririz. Bu soruları tartışma şeklinde yürütebileceğiniz gibi, post-itlere yazıp poster kağıtlarına yapıştırmalarını isteyebilirsiniz. Tüm cevapları topladıktan sonra üzerine konuşmak faydalı olacaktır.
- “Geribildirim” en önemli aşamadır.
Ekiplerin etkili çalışmasını sürdürebilmesi için etkili geribildirim vermeyi öğrenmesi olmazsa olmazdır. Bir ekipte iletişim problemleri varsa hemen hemen her zaman çözüm etkili geribildirim vermeyi öğrenmekten geçer. Daha önce geribildirim vermenin kurallarını ekipçe oluşturmadıysanız, değerlendirme oturumundan önce bu konuda çalışma yapmanız gerekebilir. Eğer geribildirim konusunda uzman ve yapıcı tutumu benimsemiş bir ekibiniz varsa (harika!) bu aşamada hızlı geribildirim turları yapabilirsiniz. Ekibe yardımcı olması adına hangi konuda geribildirim vermek istediklerini sorabilirsiniz. Ortak cevaplardan konu başlıkları belirleyip, bunlar üzerinden ilerleyebilirsiniz. Bu aşamada zamanı iyi yönetmek ve konunun dallanıp budaklanmasını önlemek önemlidir. Ayrıca bireysel geribildirim ihtiyacını da atlamamak gerekir. “Hangi konuda geribildirim almaya ihtiyacınız var?” diye sorabilir, otak noktaları konuşmak isteyen kişiler (ya da herkes katılsın diyerek rastgele bir şekilde sırayla ikili olabilirler) insanlar eşleştirebilir ve birbirlerine geribildirim vermelerini destekleyebilirsiniz.
- Eylem planı yapmadan değerlendirmenizi bitirmeyin.
Pek çok çalışan değerlendirme toplantılarından ne yapacağına dair bir fikri olmadan ayrılıyor. Tüm konuştuklarınızı ve geribildirimleri bir çözüme bağlamanın en etkili yolu eylem planı hazırlamaktır. Bunu da ekip eylem planı ve bireysel eylem planı olmak üzere ikiye ayırabilirsiniz. Önce ekip olarak geliştirilecek noktalarınıza dair bir eylem planı oluşturun. Eylem planlarınız; tam olarak hangi işi yapacağınızı/hangi yetkinliği geliştireceğinizi, bunu yapmak için hangi yolları izleyeceğinizi ve bunu ne zaman yapacağınızı açıkça belirtmelidir. Ayrıca çalışanlarınızı bireysel eylem planları yapmaya da teşvik edebilirsiniz. Toplantınızda bunun için de süre ayırın. Bireysel eylem planlarını herkes kendisi için hazırlayabilir, dileyenler ekibin tamamıyla planlarını paylaşabilir.
Kontrol etmesi zor tartışmaları içeren böylesi belirleyici ve önemli toplantılarda, toplantıyı yöneten kişinin kolaylaştırıcılık becerileri de çok önem taşıyor. Aktivitelere yeterli zaman ayırması, hiçbir verimli sonuca ulaşmayan kısır tartışmaları çözüm odaklı tartışmalara yönlendirmek, katılımcılara doğru soruları sormak ve toplantıdan sonra herkesin eyleme geçmeye hazır biçimde ayrılmasını sağlamak oldukça önemli. Süreci en etkili şekilde yönetmek isterseniz, tecrübeli bir kolaylaştırıcıdan destek de alabilirsiniz.
Yeni yılda harika işlere imza attığınız, ekipçe çok iyi iletişim kurduğunuz ve birlikte çalışmaktan zevk aldığınız bir yıl diliyoruz. İyi seneler!
Eğitmen Panda Eğitim Koordinatörü