Yardımcı Defter Nedir?
Bir yardımcı defter, kontrol eden bir hesaba bağlı ortak özelliklere sahip işlemleri kaydeden bireysel hesapların bir listesidir. Başka bir deyişle, ilgili işlemlere sahip bir grup bireysel defteri kebir hesabıdır.
Yardımcı Defter Ne Demektir?
Yardımcı bir defter, çeşitli nedenlerle muhasebeciler ve muhasebeciler için yararlıdır. İlk olarak, ilgili hesapları kolayca toplanabilecek ve analiz edilebilecek tek bir defterde gruplandırır. Birlikte düzenlenip gruplandırıldığında verileri gözden geçirmek çok daha kolaydır. Örneğin borç hesapları defterini ele alalım. Bu kayıt, tüm satıcıların ve ticari borçluların hesaplarını muhasebe sistemine yaymak yerine tek bir yerde gruplandırır. Bu şekilde, tüm satıcı bakiyeleri tek bir noktada bulunur ve bireysel veya grup olarak analiz edilebilir.
İkincisi, defteri kebiri temizler ve konsolide eder. Ana defter sistemini tıkayan birden fazla ilgili hesaba sahip olmak yerine, tek bir yardımcı defter, ilgili tüm hesapların toplamlarını tek bir girişle toplayabilir ve raporlayabilir. Örneğin alacak hesapları defterini ele alalım.
Örnek
Bu yardımcı defter listeleri, her bir müşteri tarafından yapılan tarihler, bakiyeler, ödemeler ve satın almalar dahil olmak üzere her kredi müşterisinin tüm hesap ayrıntılarını içerir. Küçük bir şirketin bile krediyle mal satın alan yüzlerce müşterisi olabilir. Her bir müşteri hesabı defteri kebirde rapor edilmiş olsaydı, ana defteri kebiri analiz ederken elemek için birkaç yüz alacak hesabı olurdu.
Bunun yerine, tüm bu müşteri hesapları tek bir yardımcı defterde tutulur ve ana kayıtta tek bir sayı olarak raporlanır. Muhasebeciler ve muhasebeciler, bireysel müşteri hesapları hakkında daha fazla ayrıntı isterlerse denizaltına bakabilirler.
Üçüncüsü, hata tespitinde yardımcı olurlar. GL sadeleştirildiğinden ve alt hesaplar tamamen işlem türlerine göre yapıldığından, müşteri hesaplarındaki veya bayi ödemelerindeki hatalar daha kolay tespit edilebilmektedir.
Dördüncüsü, yardımcı hesapları ilgili yardımcı defterlere bölerek, birden çok kişi defter tutma prosedürlerini gerçekleştirebilir. Örneğin, alacak hesapları listelerinden bir kişi sorumlu olabilir ve alacaklar hesapları listelerinden başka bir kişi sorumlu olabilir.