Bazen belgelerin içinde boğuluyormuşsunuz gibi gelir. Bu raporun en son sürümüne kim sahip? O taşeronun beş yıl önceki evraklarını nereden bulabilirsin? Ve neden herkes sadece önemli olan kısımları sunmak yerine uzun uzun belgeleri birbirine e-posta ile gönderiyor? Evvela şunu kabul edelim ki, bilgisayarınızın arama çubuğu, bir şeyler bulmakta her zaman harika değildir.
Evernote Teams ile şirketinizin belgelerini, elektronik tablolarını, multimedya dosyalarını, e-postalarını ve hatta Slack konuşmalarını tek bir merkezde toplayabilir, düzenleyebilir ve yönetebilirsiniz. Herhangi bir biçimdeki bilgileri, güvenli bir şekilde depolamanın ve nerede olurlarsa olsunlar doğru kişilerin bu bilgileri bulabilmelerini sağlamanın esnek bir yoludur.Alanlar ve not defterleri her şeyi düzenli tutarken, gelişmiş arama dil bilgisi vesözdizimi, ekiplerin ihtiyaç duydukları şeyi, ihtiyaç duydukları anda bulmalarını sağlar. Bu nedenle, dosyaların arasına dalmaya ve ağınızı belgeler için taramaya bir son verin. Evernote Teams tüm bunları parmak uçlarınıza kadar getirir.
İşletmeler, zaman içinde dosyalarını depolamak, düzenlemek, paylaşmak ve güncellemek için yöntemlere ihtiyaç duyar. Bugünlerde çoğu işletme güçlü belge yönetimi yazılımına başvuruyor. Dijital bir çözüm kullanmak, dosya dolaplarında ve kutularında fiziksel belge depolama ihtiyacını azaltır. Ayrıca güvenliği, yasal uyumluluğu, belge alımını, dosya yedeklemeyi ve olağanüstü durum kurtarmayı da geliştirir.
İyi bir belge yönetim sistemi (DMS) aşağıdaki özellikleri içerir:
Çok çeşitli belge türleri için destek
İnsanlar her gün çeşitli belgelerle çalışır. Bunlara kelime işlem dosyaları, elektronik tablolar, tasarım dosyaları, PDF'ler, e-postalar, resimler, dijital not defterleri, ses kayıtları ve daha bir çok şey dahildir. İyi bir DMS, tüm bu belge türlerini sorunsuz bir şekilde kaydeder, depolar ve düzenler.
Dosya yapısı
Belge yönetimi, dosyaların bir mantık çerçevesinde, sistematik düzenlenmesine bağlıdır. Belge hiyerarşileri ve gruplamaları, etiketleme, tarihleme ve eski, kullanılmayan dosyalar için silme protokollerini içerebilir.
Dosya arama ve belge kurtarma
Dijital belge yönetiminin en iyi yanlarından biri, artık dosya dolaplarını karıştırıp kayıp bir kağıt parçası aramanıza gerek kalmamasıdır. İyi bir DMS'nin dosya yapısı, hızlı dosya kurtarma için bir omurga sağlar. Gelişmiş arama, dosya adı, anahtar sözcükler, etiketler, dosya türü veya oluşturma ve değiştirme tarihlerine göre arama yaparak ihtiyacınız olanı bulmanızı kolaylaştırır.
Güvenlik ve dosya izinleri
Hassas belgelerin korunması, güçlü bir izin sistemine ve erişim denetimine bağlıdır. Yüklenicilerinizin CEO'nuzdan farklı izinlere sahip olması gerekir ve ekiplerin ihtiyaç duyulduğunda izinleri değiştirme ihtiyacı olabilir.
İzleme araçları
Etkili bir DMS, yöneticilerin kullanıcı etkinliğini (kimin neye, ne zaman ve ne kadar süreyle eriştiğini) izlemesine olanak tanır. Bu, daha sonra sorular doğarsa izlenecek bir denetleme yolu sağlar.
Sürüm kontrolü
Benzer şekilde, iyi tasarlanmış bir DMS, kullanıcıların bir belgedeki değişiklikleri izlemesini ve eski sürümleri hızla kurtarmasını sağlar.
Erişim ve paylaşım kolaylığı
İnsanlar, aşırı karmaşık veya belgelere erişilmesini ve paylaşılmasını zorlaştıran bir sistemi kullanmayacaktır. İyi bir DMS, e-postadan kelime işlemeye ve müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) sistemlerine kadar işleri halletmek için ihtiyaç duyduğunuz yazılımla sorunsuz bir şekilde entegre olur.
Bulut tabanlı bir DMS ile ekibiniz belgelere istediği yerden ve herhangi bir cihazdan anında erişebilir. Aynı belge üzerinde birden fazla kişi çalışabilir, bu da aynı dosyanın çakışan kopyaları olması olasılığını en aza indirir. Bulut tabanlı bir DMS her şeyi otomatik olarak kaydettiği için dosyaları yedeklemeye gerek yoktur.
Bir bulut belge yönetim çözümü yardımıyla, büyük dosyalar yerleşik bir sisteme kıyasla çok daha hızlı bir şekilde paylaşılabilir. Son olarak, bulut sistemleri genellikle aboneliğe dayalı olduğundan, yerleşik bir çözümü hayata geçirmek için gereken belirgin maliyetleri ve çabayı ortadan kaldırır (zaman içerisinde böylesi bir çözümün bakım ve güncellemelerinin yapılması için gerekecek çaba ve BT saatlerinden hiç bahsetmiyoruz).
Yönetim ihtiyaçlarınız ister basit ister karmaşık olsun, Evernote Teams sizin için gerekeni yapar. Sezgisel kullanıcı deneyimimiz, bulut tabanlı yaklaşımımız ve esnek yapımız, ekibinize uygun bir sistem tasarlamayı kolaylaştırır. Küçük organizasyonlar için hafif bir Belge Yönetim Sistemi olarak Evernote Teams'i kullanın. Belgelerinizi not şeklinde oluşturun (veya mevcut belgeleri nota yükleyin ve ardından bu notları not defterleri ve alanlar içerisinde organize edin.
Büyük ekipler Evernote Teams'i kendi Belge Yönetim Sistemlerinin tamamlayıcısı olarak kullanabilirler. Yeni işe alınan kişiler için işe uyum belgelerini saklamak ve paylaşmak için bir alan oluşturun. Satış temsilcilerinizin satış belgelerinizin en son sürümlerine her yerden ulaşabilmeleri için, satış belgelerinizi satış ekibinizin alanı içerisindeki bir not defteri sisteminde bulundurun. Ya da bölümler, ekipler veya projeler tarafından organize edilen alanları ve not defterlerini kullanarak, Evernote Teams'i toplantı notları ve beyin fırtınası oturumları için bir merkez olarak tasarlayın.
Metin, el yazısı notlar, resimler
Evernote, yalnızca metinleri değil, el yazısı notları ve görüntüleri de alıp, saklamayı kolaylaştırır. Yazı tahtasının, kartvizitin veya istediğiniz herhangi bir şeyin fotoğrafını çekmek için telefonunuzun kamerasını kullanmanız yeterlidir. Ardından görüntüyü ilgili bilgileri içeren bir nota kaydedin veya yeni, boş bir nota kaydedin. Evernote, daha sonradan kolay erişim için PDF'lerdeki metinleri ve görüntüleri aranabilir hale getirir. Ayrıca Web Clipper ile araştırma için çevrimiçi belgeler toplayabilir ve Evernote'a kaydedebilirsiniz.
Belge düzenleme (not defterleri, etiketler, alanlar)
Evernote'un basit, not tabanlı tasarımı inanılmaz derecede çok yönlüdür. Notlar, projeye, takıma veya seçtiğiniz herhangi bir kategoriye göre not defterlerinin içinde düzenlenebilir. Notlar ve not defterleri daha sonra özel bir alan içinde düzenlenebilir. Örneğin, pazarlamayla ilgili tüm içerik, daha sonra Pazarlama İletişimi ekibinin alanına yerleştirilen üç aylık not defterlerinde saklanabilir. Önemli notlar ekibin alanına sabitlenebilir ve tüm güncellemeler "Yenilikler" alanında görüntülenerek herkesin en son bilgiler ve ilerlemelerden haberdar olmasını sağlar.
Sürüm denetimi
Not geçmişi, her notun düzenli olarak anlık görüntüsünü alır ve bir notu Evernote Web'den veya Evernote Mac veya Windows'tan önceki bir haline çevirmenize olanak tanır. Etkinlik akışı, en son değiştirilen notları ve bunları kimin yaptığını gösterir. Silinen notlar, herhangi bir zamanda iş çöp kutusundan kurtarılabilir.
Her yerden birden çok kullanıcı erişimi
Notlar, gerekli izinlere sahip herkes tarafından oluşturulabilir, düzenlenebilir ve paylaşılabilir. Evernote Teams, mobil cihazlarda da masaüstünde çalıştığı kadar iyi çalışır. Hatta çevrimdışı çalışabilir ve ardından internete bağlanır bağlanmaz notlarınızı güncelleyebilirsiniz.
Belge arama
Evernote'un güçlü arama dilbilgisi ve gelişmiş arama sözdizimi, kullanıcıların, notları başlığa, etiketlere, oluşturma veya değiştirme tarihine, oluşturulduğu konuma, belge kaynağına ve hatta içerdikleri medya türüne (ses, resimler vb.) göre aramalarına olanak verir.
Depolama ve güvenlik
Evernote Teams, belgelerinizi depolamak ve bunlara erişmek için ihtiyacınız olan tüm kapasiteye sahiptir. Her işletme hesabında 20 GB aylık yüklemenin yanı sıra, hesaptaki kullanıcı başına ek 2 GB yükleme alanı vardır. Hepsini güvenli bir şekilde saklamak için SAS 70 (Tip II) ve SSAE16 SOC-1 (Tip 2) sertifikalı bir veri merkezi kullanıyoruz.
]
Erişim denetimindeyse, Evernote, Tekli Oturum Açma (SSO)'yu etkinleştirmek için Güvenlik Onayı İşaretleme Dili 2.0'ı (SAML 2.0) kullanır. SSO uygulamamız, SAML 2.0'ı destekleyen herhangi bir büyük kimlik sağlayıcısıyla kolayca entegre olur. Ayrıca ADFS'yi de destekliyoruz. Evernote Teams, mevcut Active Directory veya LDAP çözümünüzle bağlantı kurarak, kullanıcıları doğrudan mevcut yönetim konsolunuzdan davet etmenize veya kaldırmanıza olanak tanır. Yöneticiler, kullanıcıları görüntüleyebilir ve yönetebilir ve ayrıca herkesin doğru erişim düzeyine sahip olduğundan emin olmak için tüm ekip üyelerinin not etkinliğini inceleyebilir.
Office belgeleri ve PDF'lerden ses dosyaları, resimler ve Google dokümanlarına tüm dosya türlerini saklayın.
Kendinizi dosya ve klasörlerle sınırlamayın. İhtiyaç duyduklarınızı her zaman bulabilmek için istediğiniz gibi organize edin.
Şirketinizdeki herkesin ihtiyaç duyduğu bilgileri alması için tek bir yer oluşturarak ekibinizi senkronize durumda tutun.
Dosya aramak veya belgeleri bulmaya çalışmak için daha az, işleri halletmek için daha fazla zaman harcayın.