Bir liderlik koçu olarak, liderlerle üzerinde çalıştığım temel şeylerden biri onların üretkenliğidir. Bu, birçok kuruluşta, özellikle yüksek büyüme hızına sahip şirketlerde yaygın bir sorundur. İşin hızlı büyümesi ve değişimin hızı, birçok yöneticiyi organize ve odaklanmış kalmak için mücadele ediyor ve bu da cansız kişisel sonuçlarla sonuçlanıyor.
Herhangi bir üretkenlik sisteminin anahtarı, çabaya değil değere odaklanmaktır. Her gün, bu listelere ne koyduklarını düşünmeden, yapılacaklar listelerinden yapabildikleri kadar çok şeyi kontrol etmeye odaklanan yöneticiler, çok şey yapacak, ancak çoğu zaman önemli sonuçlar elde edemeyecektir. En önemli, en yüksek etkiye sahip eylemlerin neler olduğunu düşünen yöneticiler, uzun vadeli değer yaratacak ve olağanüstü başarılı olacaktır.
Bu arayışta size yardımcı olacak en iyi alışkanlıklardan biri, kişisel bir haftalık planlama süreci geliştirmektir. Haftanızı planlamak için zaman ayırarak, zamanınızı ve enerjinizi en iyi şekilde kullanmayı belirleyebilir ve başarı için kendinizi organize edebilirsiniz. Pazartesi sabahı güvenle koşarak yola koyulabilmek için Pazar gecesi haftamı şöyle planlıyorum.
1. Bir zihin taraması yapın.
Ne zaman büyük resmi düşünsem ve plan yapmaya çalışsam ilk yaptığım şey düşüncelerimi temizlemek için bir zihin taraması yapmaktır. Bu süreç, hatırlamaya çalıştığım şeyleri ve yaptığım taahhütleri (bilim adamlarının dediği gibi) arayarak farklı kategorilerdeki bir istemler listesinden geçiyor. bilişsel yük ) ve bunları kağıda çıkarır. Bu, dikkatimi dağıtan şeyleri kafamdan atıyor, böylece elimdeki işe daha iyi odaklanabiliyorum.
2. Gelecek haftayı gözden geçirin.
Bir sonraki adımım, önümüzdeki haftanın programını gözden geçirmek. Önem ve aciliyete göre gruplandırılmış görevlerle programınızı büyük zaman dilimleri halinde düzenleyerek üretkenliğinizi artıran bir Savunulabilir Takvim stratejisini kullanmanızı öneririm. Bu, işinizi organize etmeyi ve yönetmeyi kolaylaştıracaktır.
Planım iyi organize edilmemişse, odaklanmış zaman yaratmak ve seyahat ve lojistiği optimize etmek için takvimimde sürekli zaman boşaltmak için değişiklikler talep ediyorum. Bu aynı zamanda, hafta boyunca yapmam gereken herhangi bir hazırlık çalışmasını veya incelemeyi belirleme zamanıdır.
3. Üç ila beş haftayı dört gözle bekleyin.
Bu haftayı kontrol altına aldığımda, önümüzdeki yedi gün içinde herhangi bir eylemde bulunmamı gerektiren her şey için üç ila beş hafta daha ileriye bakıyorum. Seyahat düzenlemeleri, daha büyük proje çalışmaları ve yaratıcı geliştirme gibi şeyler arıyorum. Bunu yapmak benim veya ekibim için yangın tatbikatı yaratan sürprizleri önler.
4. Geçen haftayı düşünün.
Geleceğe dair iyi bir kavrayışa sahip olduğumda, geçen bir veya iki haftaya bakarım ve önceki etkinliklerden kaçırmış olabileceğim açık öğeler veya eylemler olup olmadığına bakarım. Hızlı teşekkür notları yazmak ve önceki toplantılardan çıkan herhangi bir eylem veya planı onaylamak için fırsatlar ararım. Ayrıca bu zamanı, nelerin iyi gittiğini ve nelerin gitmediğini ve ileriye dönük programımı ve planlamamı nasıl geliştirebileceğimi düşünmek için ayıracağım.
5. Uzun vadeli hedeflerinizi kontrol edin.
Ardından, üç aylık hedeflerimi ve önemli sonuçlarımı kontrol ediyorum. Çeyreğin sonunda nerede olmak istediğime bağlı olarak, nerede ilerlemem gerektiğini kontrol eder ve önümüzdeki hafta için görevler belirlerim. Ayrıca zaman planlamak veya toplantılar ayarlamak için koordine etmem veya işbirliği yapmam gereken kişilere de ulaşacağım.
6. Aciliyete ve etkiye göre sıralayın.
Görevlerimi ve hatırlatıcılarımı yazdıktan sonra, sıralamaya ve düzenlemeye başlarım. Karmaşıklık ve boyut hakkında notlar alıp bunları iki ana kritere göre sıralayacağım. Birincisi, görevin bu hafta için ne kadar kritik olduğu aciliyettir. Temel olarak, önümüzdeki haftaya ertelersem, benim veya başkaları için sorun yaratır mı? İkinci kriter etki, yani bu görevin benim için kısa ve uzun vadede ne kadar değer yarattığı.
İşleri doğru yaptıysam, programım iyi yapılandırılmış olacak ve haftanın nasıl gelişeceğine dair bir planım olacak. Aynı zihniyette kalabilmem ve görev değiştirmeyi en aza indirebilmem için benzer görevleri gruplandırarak odaklanmış çalışma için birkaç zaman bloğum olacak.
Elbette hayat olur ve Pazartesi sabahı beklenmedik bir şey çıkabilir ve her şeyi yeniden planlamam gerekecek. Ve bu iyi.
Planlamanın değeri, bir planın mükemmel şekilde işlemesi değildir. Olmadığı zaman, tabağınızda ne olduğunu, önceliklerinizin ne olduğunu ve plana uygun kalmak için işleri nasıl yeniden düzenlemek istediğinizi anlayacaksınız.