Task & Case Management
Duruma göre, bilgilere dayanan görevler, işimizin büyük kısmını belirler. Gartner'in güncel tahminlerine göre 2017 yılında iş modellerinin % 70'i "kasıtlı olarak sabit olmayan süreçlere" dayanacaktır. Bu görevler, duruma göredir ve bu görevler için ofis çalışanlarının bilgisi gereklidir. Bu görevler önceden tanımlanamaz veya önceden tanımlamak oldukça zahmetlidir. Bu görevlerin yerine getirilmesi için çoğu zaman iş arkadaşları ve ortaklarla işbirliği gereklidir. Bunun için genelde Groupware sistemleri (Microsoft Exchange/Outlook veya Lotus Domino/IBM Notes kullanılır. Burada belge yönetimi (e-postalar da dahil) ve iş akışları dikkate alınmaz ve kullanıcının kendisi tarafından yönetilmelidir. Bu da sonuçta beraberinde koordine edilmemiş ve şeffaf olmayan işlemler, tek tip olmayan belge sürümleri ve son olarak da eksik verimlilik ve uyumluluk getirir.
Bu noktada Doxis4 Task Management devreye girer. Doxis4 Task Management ile bir işleme yönelik görevler, ad-hoc ve duruma göre planlanabilir ve görevlerin terminleri, öncelikleri ve yetkili kişileri belirlenebilir.
Doxis4 Task Management ile çevik kontrol
Daha fazla esneklik ve duruma dayanan uygulama şekli ihtiyacı, bir iş akışı sisteminin kabul edilmesi için çok önemlidir ve tartışmasızdır. Ancak daha fazla esneklik, süreçleri takip edilemez hale getirmemelidir. Günümüzde şirkette çok fazla akış, e-posta üzerinden "kontrol edilmektedir" ve esneklik elbette önemli bir sürücüdür. Ancak bu şekilde aşağıda belirtilen sorular gibi çok basit soruları bile yanıtlamak artık mümkün değildir:
- Şu anda kim hangi görevi düzenliyor?
- Bir işlemin görevlerinin hangi tarihe kadar tamamlanması gerekiyor?
- Hangi görevler gecikti?
- Şu anda kaç işlem düzenleniyor ve bunların işlem tipi nedir?
- vs.
"Design by Doing" modelinde de, ad-hoc iş akışlarında da takip edebilirlikten taviz verilmemelidir. Biz buna "flexibility without losing control" (kontrolü kaybetmeden esneklik) deriz.
Görevler, BPMN2 veya benzer notasyonlar ile ilgili bilgi sahibi olmadan, isteğe bağlı olarak görevler arasında bağlılıklar ile olacak şekilde (istenen derinlikte) alt görevlere ayrılabilir.
Böylece bu görevler sıralı, paralel bir şekilde veya istenen bağlılıklar ile kolay ve anlaşılır bir şekilde belirlenebilir ve kontrol edilebilir. Bir işleme yönelik tüm görevler, durumları ile birlikte bir bakışta görülebilir. Kararlar için protokol oluşturulur ve kararlar takip edilebilir.
Benzer işlemden Process Management'a
Oluşturulan ve uygulanan işlemler, daha sonra görevleri yeni bir işlem oluşturmak için şablon olarak kullanmak ve adapte etmek üzere tekrar temel olarak kullanılabilir. "Design by Doing" bu şekilde işler ve bu bilgilerden genel bir süreç modeli türetmek için yolu açar.
Ardından görevlerin otomatik hale getirilmesini de sağlayan bir modele göre Process Management'a doğru giden bir sonraki adım uzak değildir. Doxis4 ile bu adım, Doxis4 Task Management ve Doxis4 Process Management ile birlikte teknolojik açıdan da dikişsiz bir şekilde atılabilir
Alışılagelmiş BPM yazılımları, adaptif ve normatif süreçleri sadece farklı teknoloji platformlarında destekler. Klasik, modele dayalı bir BPM motoruna adaptif, duruma dayanan bir uygulama şeklini sonradan öğretmek mümkün değildir.
Sadece yapılandırılmış çalışma şeklinin yanı sıra durum odaklı, adaptif bir çalışma şeklini de destekleyen bir BPM yazılımı, süreç uygulamasının karmaşıklığının üstesinden gelebilir. Yeni Doxis4 Task Management, her iki gereksinimi de karşılar: Esneklik ve kontrol – "flexibility without losing control" (kontrolü kaybetmeden esneklik).
Avantajınız
- Tek bir işlemle görevleri konforlu bir şekilde planlama – ad-hoc ve duruma göre
- Her zaman anlaşılır ve takip edilebilir
- Çoğaltılabilir süreç bilgisi
- Tek bir platformda adaptif ve normatif süreçler
Beceriler & Güçlü yanlar
-
Doxis4 Task Management ile bir işleme yönelik görevler, ad-hoc ve duruma göre planlanabilir ve görevlerin terminleri, öncelikleri ve yetkili kişileri belirlenebilir. Görevler, BPMN2 veya benzer notasyonlar ile ilgili bilgi sahibi olmadan, isteğe bağlı olarak görevler arasında bağlılıklar ile olacak şekilde (istenen derinlikte) alt görevlere ayrılabilir. Böylece bu görevler sıralı, paralel bir şekilde veya istenen bağlılıklar ile bir Gantt çizelgesinde olduğu gibi kolay ve anlaşılır bir şekilde belirlenebilir ve kontrol edilebilir. Bu şekilde oluşturulan ve uygulanan işlemler, daha sonra mevcut işlemlerden görevleri yeni bir işlem oluşturmak için şablon olarak kullanmak ve adapte etmek üzere tekrar temel olarak kullanılabilir. Böylece her işlem, fiili olarak sadece bölümlere ayrılmış görevlerden oluşsa da kendi süreç modeline sahiptir. "Design by Doing" bu şekilde işler!
-
Ad-hoc planlanan veya önceden tanımlanan süreçlerin kabul edilmesi ve verimli bir şekilde kullanılması için iyi bir kullanabilirlik ön koşuldur. Bu nedenle Doxis BPM geliştirilirken temel prensiplerden birisi, nihai kullanıcıya örneğin Microsoft Outlook gibi tanınan ortamları örnek alan ve kullanımı kolay olan bir kullanıcı arabirimi sunmak olmuştur.
-
Doxis4'te posta kutularına elektronik bir sirküler gibi işlemler ve görevler atanır ve bu işlem ve görevler, güncel durumları ve diğer önemli meta bilgileri ile işlenmelidir. Önceden tanımlanmış "filtreler", örneğin açık, tamamlanmış veya planlanan görevlere hızlı erişim sunmanın yanı sıra önceden görev sayısını da gösterir. Kişisel posta kutuları ve grup posta kutuları vardır. İşlemler, ad-hoc farklı posta kutuları arasında gönderilebilir; bu, otomatik da gerçekleşebilir, örneğin temsilci düzenlemeleri. Tekrar sunma fonksiyonu ve aktif e-posta bildirimleri, hiçbir görevin atlanmamasını veya unutulmamasını sağlar.
-
Doxis4 BPM'nin temel bir avantajı, süreç bilgilerinin yeniden kullanılabilmesidir. Doxis4 Task Management ile ad-hoc planlanan işlemler tekrarlandığında, bu işlemler kolay ve hızlı bir şekilde standart haline getirilebilir veya "Copy-and-paste" (kopyala ve yapıştır) aracılığıyla benzer işlemler için kullanılabilir. Süreç bilgileri, iş arkadaşları için de olmak üzere çoğaltılabilir hale gelir.
-
Esneklik ve duruma dayanan bir uygulama şekli, bir iş akışı sisteminin kabul edilmesi için belirleyici faktörlerdir. Ancak daha fazla esneklik, süreçlerin takip edebilirliğini olumsuz etkilememelidir. Doxis4 BPM tüm faaliyetleri, bilgileri ve bilgi erişimlerini belgeler ve "Şu anda kim hangi görevi düzenliyor?" sorusunu cevaplar. Böylece görevlerin ve süreçlerin takip edebilirliği sağlanır ve uyumluluk her zaman yerine getirilir. Ancak çoğu zaman geçici olarak yapıldığı gibi e-posta üzerinden görev kontrolü, mutlaka koordine edilmemiş ve şeffaf olmayan işlemlere, tek tip olmayan dosya sürümlerine ve son olarak da eksik verimliliğe ve uyumluluğa neden olur.
-
Doxis4 BPM, normatif ve adaptif BPM'yi bir yazılımda sunar. Böylece "Ya...ya..." durumu "Hem...hem de..." durumuna dönüşür. Hatta ortak teknoloji temeli sayesinde iki yöntem, tek bir süreçte birbiriyle kombine edilebilir. Belirli kısımların bir süreç modelinde önceden tanımlanamayan veya tanımlanmayacak olan durumlarda, bu işlem ad-hoc uygulanır. Örneğin karmaşık bir teknik teklifi oluşturmak için her seferinde ilgili teklif durumuna bağlı olan farklı görevler, farklı uzmanlar ile gerekli olabilir. Bu kısımlar esnek kalır. Ancak teklifin resmi ve yasal kontrolü ve onayı için her zaman sabit olarak belirlenmiş olan bir süreç uygulanmalıdır.
Doxis4 ECM platformuna tamamen entegre edilmiştir
ECM ve BPM şimdiye dek bir uygulama, ara yazılım veya portal kademesinde zahmetli bir şekilde entegre edilmesi gereken ayrı yazılım sistemleri oluşturmaktaydı. Yeni Doxis4 BPM, ECM & BPM bağlamındaki tüm bilgi nesnelerini ve servisleri, homojen ve aynı zamanda servis odaklı bir platformda (SOA), ortak bir "meta veri çekirdeği" ile yönetme vizyonunu tamamlamıştır. Doxis4 platformu, elektronik arşivleme, DMS, Records Management, Collaboration ve yeni Task ve Process Management ile Content Repository'nin temelini oluşturmaktadır. Tüm çözümler birbiri ile kombine edilebilir ve bunun yanı sıra tek tek, birbirinden bağımsız olarak kullanılabilir. Böylece ECM ve BPM arasında sistem seçiminde geleneksel esas kararı ortadan kalkar.
Avantajınız
- Tek tip meta veri yönetimi
- Eksiksiz müvekkil ve Unicode özelliği
- Otomatik faaliyetler ve bildirimler gibi servislerin tek tip kullanımı
- Kapsamlı kullanıcı yönetimi ve yetkilendirme
Doxis4 ile Task Management'a genel bakış
Ad-hoc işlemler ve görevler
- Görevleri ad-hoc ve duruma göre planlama
- Görevlerin terminlerini, önceliklerini ve yetkili kişilerini belirleme
- Görevleri alt görevlere ayırma (istenen derinlikte)
- İsteğe bağlı olarak görevler arasında bağlılıklar belirleme (sıralı, paralel veya istenen bağlılıklar ile)
- Görevleri veya görevlerin yetkili kişilerini veya terminlerini arama
- Bir işlemin tüm görevlerini ve bunların durumunu görüntüleme
- Görevler için ad-hoc kararlar tanımlama ve bunlar için protokol oluşturma
- Tüm görevlerin her zaman kolay anlaşılır ve takip edilebilir olması
Entegre edilmiş ECM ve BPM
- "Content-driven BPM" veya "Process-driven ECM" serbest bir şekilde seçilebilir
- Bilgi nesneleri olarak belgeler ve işlemler
- Doxis4 Search Service üzerinden tek tip belge, dosya, görev ve işlem araması
- Tek tip yorum fonksiyonu
- Tek tip bilgilendirme / abonelik servisi
- Tek tip kullanıcı ve hak yönetimi
- Tek tip özelleştirme
- Ortak "packaged application" aktarımı
- Ortak Agent'lar (Aracı)