İsterseniz Outlook ile neler yapabileceğimize bir göz atalım:
E-posta ve faks iletileri gönderip alabilir, randevularımızın kaydını tutabilir,olaylar ve toplantıların kişisel bir takvimini oluşturabiliriz. Bunlardan başka, iş arkadaşlarımızla toplantılar planlamak için de Outlook’u kullanabiliriz. Ayrıca iş ve kişisel bağlantılarımız hakkında bilgi saklamak, yapılacaklar listesi yaratmak ve kişisel ya da grup projeleri yönetmek, gönderdiğimiz ya da aldığımız iletilerin, Kullandığımız Microsoft Office belgelerinin veya başka olayların günlüğünü tutmak, yerel ya da ağ disklerimizdeki dosyalara erişmek ve bunları korumak, Internet üzerindeki bölgeleri araştırmak. Bunların hepsini Outlook ile yapmamız mümkündür.
Microsoft, Outlook programına, özgün Office 97 sürümünden sonra, birçok yeni özellik eklemiştir. İşte yeni Outlook 2000 özelliklerinden bazıları:
· Outlook Bugün" olarak adlandırılan yeni bir "giriş sayfası" klasörü;
tümü tek bir yerde olan Takvim, Görevler ve Posta klasörlerindeki geçerli bilgileri özetler ve onlara erişmemizi sağlar ve ortak görevleri gerçekleştirmemize olanak sağlar.
· Web tarzı araçlar, Outlook gereçlerini çabucak bulup düzenlememizi sağlar.
· Bir Ön izleme panosu, iletilerimizi açmadan izlememizi sağlar.
· Git menüsündeki Haberler komutu, Internet haber gruplarına erişmek için Outlook Express'i çalıştırmamızı sağlar.
· HTML biçiminin kullanımı; biçimlendirilmiş metin, grafîk, arka plan renkleri ve dokuları ya da bir Web sayfasının dahil edebileceği herhangi başka bir şeyi içeren e-posta gönderip almamızı sağlar.
Önceden tasarlanmış e-posta kırtasiyesi, bize, çekici e-posta iletileri yaratmamız için bir başlangıç sağlar.
· Koşullu biçimlendirme, belirli e-posta iletilerini ya da başka Outlook öğelerini işaretlememizi sağlar; örneğin patronunuzdan gelen tüm iletileri renk kodlaması yoluyla kırmızı renge kodlayabilirsiniz.
· Kullanıcı tanımlı kurallar, gereksiz e-postaları ya da başka iletileri otomatik olarak taşır veya siler ya da başka eylemler gerçekleştirir.
· Standart Internet e-posta iletişim kurallarının desteklenmesi, giden iletiler için SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) ve gelen iletiler için POP3 (Post Offîce Protocol 3) ya da IMAP (Internet Message Access Protocol) kullanarak iletiler gönderip almamızı sağlar.
· LDAP (Lightweight Directory Access Protocol)’nin kullanımı, e-posta adreslerini doğrulamamızı ve kişiler hakkında bilgi toplamamızı sağlar.
· Ek Internet iletişim kurallarının desteklenmesi, Intemet üzerinde bilgi paylaşmamızı sağlar: Bağlantı bilgisini paylaşmak için vCard biçimi, randevu isteklerinin değişimi için vCalendar ve boş/dolu zamanların yayınlanması için iCalendar.
(Microsoft Office 2000,2000: 960-961)
Ø Giriş sayfası özelliği, bir Web sayfası ya da disk dosyasını, herhangi bir Outlook klasörü ile ilişkilendirmemizi sağlar ve klasör açıldığında o sayfayı görüntüler.
Ø Sık Kullanılanlar menüsü, Sık Kullanılanlar klasörünüzde saklanan Web adreslerine göz atmamıza ve Sık Kullanılanlar klasörüne yeni Web-sayfası adresleri eklememize olanak sağlar. Web sayfaları doğrudan Outlook program penceresinden açılır.
Ø Kişiler klasörünüzde yarattığımız dağıtım listeleri, Kime: alanına tek bir giriş ekleyerek, tüm kişi gruplarına e-posta iletileri göndermemizi sağlar.Microsoft Word'ün adres mektup birleştir özelliğine erişim, Kişiler klasöründen seçilen öğeleri kullanarak; mektup formları, zarflar ya da etiketler yazdırmamızı sağlar(Microsoft Office 2000,2000: 960)
Outlook 2000'i ilk defa başlattığımızda, programı yapılandırmamıza yardımcı olmak için bir dizi iletişim kutusu görüntüleyen Outlook 2000 Başlangıç Sihirbazı çalıştırır. Gördüğümüz iletişim kutuları, bilgisayarımızın geçerli kurulumuna ve sihirbazda seçtiğiniz seçeneklere bağlıdır.
Outlook 2000'i kurduğunuzda halihazırda bir e-posta programı kullanıyorsak, Outlook, var olan e-posta iletilerimize erişebilir ve geçerli adres defterimizi ve e-posta ayarlarımızı Outlook) ile kullanabilir. Böyle olması, geçerli e-posta sağlayıcımızı kullanarak, kesintisiz e-posta gönderip almaya devam etmemize olanak sağlar. Outlook, geçerli e-posta programımızın (.Outlook Express, Eudora, Netscape Messenger ve diğer yaygın e-posta programları) veri dosyalarını okuyup dönüştürebilirse, Başlangıç Sihirbazı: sihirbazın bilgisayarımızda saptadığı tüm uyumlu e-posta programlarını listeleyen E-posta Yükseltme Seçenekleri iletişim kutusunu görüntüler. Bu iletişim kutusunda, bu programlardan birini ya da var olan e-posta yapılandırmamızı kullanmadan Outlook'u ayarlamak için Yukarıdakilerin Hiç Biri seçeneğini seçmeliyiz.
Başlangıç Sihirbazının görüntülediği diğer bir önemli iletişim kutusu da E-posta Hizmeti Seçenekleri başlığını taşır. Bu iletişim kutusunda istediğimiz temel Outlook yükleme türünü seçmemiz gerekir.Bu önemli karar, Outook'un kullanılabilecek özelliklerini doğrudan etkiler.
Yalnızca Internet:Standart Internet iletişim kurallarını (giden iletiler için SMTP ve gelen iletiler için POP3 ya da IMAP) kullanan bir e-posta sunucusu aracılığı ile posta gönderip alıyorsanız ve Outlook'u Microsoft Exchange Server için bir istemci olarak kullanmak istemiyorsak
Elektronik posta yok:E-posta ya da fakslar gönderip almak için Outlook'u kullanmak istemiyorsak. (Microsoft Office 2000,2000: 963)
Şirket veya Çalışma Grubu yükleme, Microsoft Exchange Server ve standart olmayan posta hizmetlerinin yanı sıra standart Internet SMTP ve POP3 posta iletişim kurallarını desteklediği için, en uygun olan seçimdir. Buna karşın, Şirket veya Çalışma Grubu yükleme, Yalnızca Internet yüklemenin sağladığı bazı Internet e-posta ve Internet işbirliği özelliklerinden yoksundur örneğin, IMAP postası için destek, iCalendar iletişim kuralını kullanarak Internet üzerinde grup zamanlaması ve dizin hizmetleri kullanarak e-posta adreslerinin doğrulanması gibi. Ayrıca, Yalnızca Internet yükleme, Internet e-postası için daha iyi başarım sağlamak üzere tasarlanmıştır.
Outlook'un Şirket veya Çalışma Grubu yükleme yüklemesini ilk kez çalıştırmadan önce, bilgisayarımızda bir kullanıcı profili ayarlamamız gerekiyor.(Microsoft Office 2000,2000: 964)
Outlook'ta bir bilgi hizmeti, iletiler gönderen ve alan ya da bilgi saklamak ve yönetmek için aracı olan bir kolaylıktır. Örneğin, bir bilgi hizmeti, sizin e-posta iletileri gönderip alabilmenizi sağlayabilir, bir diğeri Outlook klasörlerinizi tutmak ve düzenlemek için bir saklama alanı sağlayabilir ve bir üçüncüsü adres defteri olarak da bilinen iletiler göndermek için kullanabileceğiniz bir adresler bütününü tutabilir.
Bir kullanıcı profili, bilgi hizmetleri ve ayarlar topluluğudur. Outlook'u her çalıştırdığımızda, bir kullanıcı profili açar, bilgi hizmetlerine erişir ve içerdiği ayarları kullanır. Buna göre, Outlook'u kullanmadan önce bilgisayarımızda bir kullanıcı profili tanımlanmış olmalıdır. (Microsoft Office 2000,2000: 964-965)
Outlook'u yüklemeden önce: Outlook'un (ya da Microsoft Exchange'in) önceki bir sürümünü kullandıysak ya da Outlook 2000 Başlangıç Sihirbazda önceki bir e-posta programını yükselttiysek, bilgisayarımızda tanımlı olan bir kullanıcı profilimizin olması gerekir. Bu durumda, Outlook bu profili kullanabilir. Bununla birlikte, bilgisayarımızda bir kullanıcı profili önceden tanımlı değilse, Başlangıç Sihirbazı, bizim için gerekli olan bilgi hizmetlerini ekleyip ayarlayarak bir kullanıcı profili tanımlamamızı sağlayan Gelen Kutusu Kurma Sihirbazı çalıştırır.
Bir kullanıcı profilini de değiştirebiliriz. Başka bir deyişle, bilgi hizmetlerinin özelliklerini ekleyebilir, çıkartabilir ve değiştirebiliriz ve iletilerin gönderilme ve adreslenme biçimini değiştirebiliriz. Outlook'un geçerli olarak kullandığı profili değiştirmek için, Seçenekler iletişim kutusunu açmak üzere Outlook'un Araçlar menüsünden Seçenekler' i seçin. Ya da bilgisayarınızda tanımlı herhangi bir profili değiştirmek için Windows Denetim Masası'ndaki Posta öğesini açın. Bir kullanıcı profilini tanımlamak ya da değiştirmek için hangi yöntemi kullanırsanız kullanın, bir bilgi hizmetini eklediğimizde, bunu, Outlook'un sağladığı bir standart hizmetler listesinden seçebiliriz. Bir disk ya da ağ yerleşiminden de bir bilgi hizmeti ekleyebiliriz. (Örneğin, bir e-posta hizmet sağlayıcısı, bize, bu hizmeti kullanarak e-posta
gönderip almak için kullanacağımız bilgi hizmetini içeren bir disk sağlamalıdır.)
Gelen Kutusu Kurma Sihirbazı’ndaki işlemleri tamamladıktan sonra Outlook’un kurulumu tamamlanmış olur ve aşağıda görünen Outlook ekranı açılır.
Artık Outlook programı kullanıma hazır hale gelmiştir.
Microsoft Exhange Server, Microsoft Windows NT Server işletim sistemini kullanan bir ağ sunucu bilgisayarına yüklenebilen bir uygulamadır. Ağ kullanıcılarının bilgi paylaşmasına, projeler üzerinde işbirliği yapmasına ve ağ ya da Internet üzerinde diğer kullanıcılarla ileti alışverişi yapmasına olanak sağlar.
Outlook, Exchange Server'ı gerektirmez. Bilgisayarımızın bir Exchange Server ağına bağlı olmadan da çoğu Outlook özelliklerini kullanabiliriz. Bununla birlikte, bilgisayarımız bir Exchange Server ağına bağlıysa, Outlook'u Exchange Server için bir istemci olarak kullanabiliriz. Bu, bir programın, ağ üzerindeki Exchange Server tarafından sağlanan haberleşme ve işbirliği özelliklerine erişmemizi sağlaması demektir. Outlook'u bu kapasitede kullanmak için, kullanıcı profilinize Microsoft Exchange Server bilgi hizmetini dahil etmeliyiz. Outlook, Exchange Server için bir istemci olarak kullanıldığında edindiği bazı benzersiz özellik ve ek yetenekler vardır. Bunları şöyle sıralayabiliriz.
Ø Normal olarak sizin Outlook klasörleriniz (Gelen Kutusu, Takvim, Kişiler ve diğerleri) Exchange Server bilgisayarındaki özel posta kutunuzda saklanır. (Ağ üzerindeki her Exchange Server kullanıcısının özel posta kutusu vardır.) Buna karşın, bilgisayarınız bir Exchange Server ağına bağlı değilse, Outlook klasörleri, bilgisayarınızda, Kişisel Klasörler bilgi hizmetince korunan .pst uzantılı bir dosyada saklanır.
Ø Seçilen öğeleri gizli tutarak, başka kullanıcıların posta kutunuzdaki Outlook klasörlerini açmalarına izin verebilirsiniz. Bu klasörler;paylaşılan özel klasörler olarak bilinir.
Ø Outlook öğe ya da dosyalarını paylaşmak veya çevrimiçi tartışmalar yürütmek için Exchange Server' daki ortak klasörleri kullanabilirsiniz.
Ø Exchange Server ağı üzerinde başkalarıyla e-posta alışverişi yapabilirsiniz. iletileri izleyip, gönderilen iletileri geri çağırabilir ve oylama yapmak için iletileri kullanabilirsiniz. (Outlook sonuçların çetelesini tutar.)
Ø Ağ üzerinde başka kullanıcılarla toplantılar planlayabilirsiniz. Outlook, her katılımcının planını görüntülemenizi sağlar, uygun bir toplantı zamanı belirler ve davetiyeleri gönderir.
Ø Diğer Exchange Server kullanıcılarına görev atamaları göndermek ve bunları izlemek için Outlook ile grup projelerini yönetebilirsiniz.
Outlook gibi Microsoft Exchange de, yalnızca ileti gönderip almayı destekleyen çeşitli haberleşme hizmetleri için sınırlı bir istemcidir. Outlook ve Microsoft Exchange aynı kullanıcı profil türlerini kullanırlar bu nedenle, Exchange'i Outlook'u yüklemeden önce kullandıysak, ileti ayarlarımızın yanı sıra, var olan e-posta ve faks iletilerimize anında erişebiliriz.(Microsoft Office 2000,2000: 966-967)
Standart SMTP ve POP3 Internet e-posta iletişim kurallarını kullanan bir Internet hizmet sağlayıcısı aracılığıyla e-posta iletileri gönderip almanıza olanak sağlar.
Bilgisayarımız, Microsoft Exchange Server'ın yüklü olduğu bir ağa bağlıysa, bu bilgi hizmeti, Outlook'un, haberleşme ve işbirliği sağlayan Exchange Server özelliklerine ulaşmasına olanak sağlar. Yani, sizin Outlook'u Exchange Server için bir istemci olarak kullanmanıza olanak sağlar.
Bilgisayarımızda yüklü bir faks modem varsa ve Windows'un Microsoft Fax bileşenini yüklediysek, bu hizmet, Outlook'un, Microsoft Fax yazılımını kullanarak faks gönderip almasını sağlar. Outlook 2000'i yüklemeden önce Microsoft Fax bileşenini yüklemeliyiz, çünkü Outlook kur programının bileşeni güncelleştirmesi gerekir.
PC ağları için Microsoft Mail e-posta uygulamasını kullanan kişilerle e-posta alışverişi yapmak için Outlook'u kullanmamıza olanak sağlar.
Outlook Kişiler klasörünüzde sakladığımız e-posta ve faks adresleri ile dağıtım listelerine göz atmamızı sağlar.
E-posta adreslerini saklamamıza ve almamıza ve kişisel dağıtım listeleri yaratmamıza olanak sağlar. Kişisel bir dağıtım listesi, tek bir e-posta iletisini bir grup kişiye göndermek için kullanılır. (Kişisel bir dağıtım listesi, sabit diskimizde .pab uzantılı bir dosyada korunur.)
Outlook ‘u 2 yolla çalıştırabilirsiniz.
- Windows Başlat mönüsünden Microsoft Outlook ‘u seçerek.
- Masaüstünden Microsoft Outlook kısa yolunu seçerek.
Outlook penceresi aşağıdaki şekilde de görüldüğü gibi iki ayrı bölüme ayrılmıştır. Solda Outlook kısa yolları ve bilgi penceresi altta ön izleme bölmesini içerir. Bilgi penceresinde çok özel amaçlı bölümleri görüntüleyebilirsiniz.
İpucu : Görünüm penceresinden Outlook kısa yollarını gizleyebilirsiniz , veya yeniden görüntüleyebilirsiniz.
Şekil: Gelen kutusunu görüntüleyen Outlook programı
Outlook’taki bilgiler, klasörlerde yer alır. Bir bilgi türüyle çalışmak için ilk adımınız, Outlook çubuğu üzerindeki kısayolunu tıklayarak uygun klasörü açmaktır. oluşur. Örneğin, randevuları yönetmek için Outlook çubuğu üzerindeki takvim kısayolunu tıklayarak takvim klasörünü açarsınız. Klasörü açıldığında; içeriği bilgi penceresinde görüntülenir.
İpucu :Bir klasörü, Outlook Bar üzerindeki kısayolu farenin sağ düğmesiyle tıklayıp açılan menüden Aç ‘ı ve buradan da yeni pencere’ yi seçerek ayrı bir Outlook penceresinde açabilirsiniz.
Outlook çubuğunda görüntülenen kısayollar; Outlook kısayolları, kısayollarım ve diğer kısayollar olmak üzere üç kısımda incelenir. Kısayol grubunu görüntülemek için, Outlook çubuğunun altındaki ya da üstündeki karşılık gelen düğmeyi tıklayın.
Outlook çubuğu üzerindeki Outlook kısayolları ve kısayollarım grupları, Outlook klasörlerine kısayollar içerir. Bir Outlook klasörü; iletiler, takvim randevuları, görevler ve günlük girdileri gibi Outlook tarafından yönetilen öğeleri içerir.
Genel amaçlı Outlook klasörleri, Outlook Outlook bugün, gelen kutusu, takvim, kişiler,görevler,notlar ve silinmiş öğeler klasörleridir. Klasörlerim grubu posta öğelerini yönetmek için kullanılan genel amaçlı Outlook klasörleri; taslaklar,giden kutusu,gönderilmiş öğeler, günlük klasörleridir. Outlook kısayolları grubundaki gelen kutusu klasörü posta öğelerini saklar.
Bir Outlook klasöründeki kısayolu tıkladığınızda öğeleri görüntüleyebilir, düzenleyebilir, yazdırabilir ve araştırabilirsiniz. Aynı zamanda. Gelen kutusu klasöründeki bir e-posta iletisini okumak ya da düzeltmek için açabilirsiniz.
Yerel ya da ağ disklerinizdeki dosya klasörlerinde Outlook çubuğu üzerindeki diğer kısayollar grubu bulunur. Bu kısayollar, dosyalarla çalışmak ve dosya klasörleri için Windows gezginini kullanmaya olanak sağlar. Başlangıç kısayolları, bilgisayarınızdaki Bilgisayarım ,Belgelerim ve Sık Kullanılanlar klasörlerini açmak içindir.
Bir dosya klasörünü açmak için bir kısayolu tıkladığımızda, yönetebilir araştırabilir, bir alt klasörün içeriğini görüntülemek için açabilir, bir Offıce belgesi ya da başka bir veri dosyasını açabilirsiniz. Sık Kullanılanlar kısayolunu, Outlook programından ayrılmadan göz atıcınızdaki Web bölgelerini açmak için hızlı bir yol olarak kullanabilirsiniz. (Internet Explorer da olduğu gibi; Yeni Sık Kullanılanlar menüsünü kullanarak Outlook penceresindeki Web sayfalarını doğrudan açabilirsiniz.)
Geçerli Outlook bilgilerinin bazılarını gözden geçirmenizi sağlayan Outlook Bugün, klasörüdür ve diğer Outlook klasorlerine erişmenizi sağlar.
Şekil: Outlook Bugün klasörü.
Herhangi bir Outlook klasörüne, Outlook’un adlandırdığı biçimde bir giriş sayfası atayabilirsiniz. Daha sonra, (gelen kutusu iletilen ya da takvim randevuları gibi öğeleri gösteren) sıradan klasör görünümü yerine giriş sayfasını görüntüleyebilirsiniz. Giriş sayfası, Internet, şirket Intranet’i ya da yerel bilgisayarınız veya ağınız üzerindeki bir Web sayfası olabilir. Örneğin, kuruluşunuz, son toplantılar ve etkinlikler ile ilgili bilgileri bir şirket Web sunucusuna gönderiyorsa, Takvim klasörünüz gibi bir klasörü giriş sayfası yaparak, bu bilgilerin Outlook’ta gösterilmesini sağlayabilirsiniz. Ya da, en son ulusal haberler ve duyurulan içeren bir Web sayfası, kişisel iletilerinizi aldığınızda kolayca denetleyebilmeniz için Gelen kutunuz için bir giriş sayfası yapılabilir.
Bir Outlook klasörüne bir giriş sayfası atamak için, Outlook çubuğu üzerinde klasörün kısayolunu farenin sağ düğmesiyle tıklayın, açılan mönüden özellikleri seçin ve giriş sayfası sekmesini tıklayın. Sonra, Adres kutusunda Internet adresini ya da görüntülemek istediğiniz Web sayfasının dosya yolunu belirleyin (ya da bulmak için gözat düğmesini kullanın) ve diğer giriş sayfası seçeneklerini ayarlayın.
İlişkilendirilmiş bir giriş sayfası olan bir Outlook klasörü açıkken, görünüm mönüsünden klasör giriş sayfasını göster ’i seçerek, giriş sayfası ya da normal klasör görünümü arasında
ileri ve geri geçiş yapabilirsiniz. Bunu her seçtiğinizde, giriş sayfası açılır ya da kapanır. Giriş sayfası görünümünden normal klasör görünümüne, Outlook Bar üzerinde klasörün kısayolunu tıklayarak ta dönebilirsiniz.(Microsoft Office 2000,2000: 973.)
Bugün klasörünüzü, Outlook’un “giriş sayfası” olarak tanımlayabilirsiniz.Bugün klasörünü özelleştirmek için, Outlook Bugün özellikler sayfasını açmak üzere klasöre yakın olan “özellikleri”tıklayın. Burada kendi seçiminize göre gerekli ayarlamaları yapabilirsiniz. Takvim, görevler ve posta klasörlerinden görüntülenenleri değiştirmek için seçeneklerden birini de işaretleyebilirsiniz.
Aşama sıralı dizi listesini kullanarak da klasörleri açabilirsiniz. Outlook çubuğu yerine dizi listesinin kullanmanın avantajı, Outlook çubuğu kısayolları tanımlanmış olanların yanı sıra herhangi bir Outlook klasörü veya dosya klasörünün yerini kolayca belirlemeniz ve açabilmenizdir.
Siz, dizin listesi mönü seçeneğini seçene ya da dizin üst düğmesini yeniden tıklayana kadar kalıcı bir dizin listesi ayrı bir bölmede görüntülenir . Geçici dizin listesini sağ üst köşesinde görüntülenen “itme iğnesi” düğmesine basarak kalıcı bir dizine dönüştürebilirsiniz.
Dizin listesini, Windows Explorer’daki gibi kullanabilirsiniz. Bir bölgeyi genişletmek ya da daraltmak için, artı (+) ve eksi (-) simgelerini gösteren düğmelere tıklayın ve bir klasörü açmak için “klasör” adını tıklayın.
şekil:Herhangi bir dosyadaki Outlook klasörlerini gösteren kalıcı bir klasör listesi
Outlook veya dosya klasörlerini açmak için izleyebileceğiniz dört ek yol aşağıda gösterilmiştir:
• Önceden açılmış bir klasörü, görünüm mönüsündeki git komutunu seçerek yeniden açabilirsiniz. Böylece, farklı bir klasördeki bilgiyi görüntüledikten sonra Outlook Bugün klasörüne dönmek mümkündür.
• Bir ya da daha fazla klasör geri gittikten sonra , Git mönüsünden sonraki klasörü seçerek ileri gidebilirsiniz.
• Aşamalı sırada bir üstteki klasörü, Advanced araç çubuğundaki bir düzey yukarı düğmesini tıklayarak açabilirsiniz.
• Bir klasörü. Görünüm mönüsündeki Git ‘i göstererek ya da Klasöre git iletişim kııtusunu açmak için Ctrl+Y’ye basarak yerleştirebilir ve açabilirsiniz.
Bu bölümde Outlook öğeleri ile çalışma, Outlook klasörleri ile çalışma, Outlook barı değiştirme, Outlook öğelerini ya da disk dosyalarını bulma, Outlook klasörlerinde saklanan bilgiyi yazdırma konuları anlatılacaktır.
Farklı Görünümler Kullanma
Outlook klasörlerinden herhangi birisi açıldığında ekrana belirli bir görüntüde gelecektir. Kullanımımıza göre biz bu görüntüyü diğer görüntülerden birisini seçerek değiştirebiliriz. Farklı görünüm kullanmak için bir uygulama yapalım.
Öncelikle standart araç çubuğunda farenin sağ tuşu bir kez tıklanır ve Gelişmiş seçeneği işaretli değilse tıklanır.
Bu görünüm istenirse açılır liste yardımıyla diğer seçeneklerden birinin seçilmesiyle yapılabilir.
Klasik Office kullanımında aynı işlem menü yardımıyla da yapılır. Görünüm menüsünden Geçerli Görünüm alt menüsü tıklanır. Açılan pencerede istenilen görüntü seçeneği listeden seçilir.
Geçerli görünümü özelleştirmek için Görünüm menüsünden Geçerli Görünüm alt menüsü açılır. Açılan yeni pencereden Geçerli Görünümü Özelleştir seçeneği tıklanır. Ekrana alt soldaki pencere gelir.
Her iki pencereye de dikkatlice baktığınızda kimi butonların aktif kimi butonların da pasif olduğu gözlenmektedir. Bunun sebebi farklı görünüm seçeneğinin seçili olmasıdır(Soldaki pencere Gun/Hafta/Ay görünümünde sağdaki pencere ise Etkin Randevular görünümündedir).
Görünümlerin çoğunda bilgi satır ve sütunlar içeren bir tablo şeklinde düzenlenmiştir. Her sütun verilen bir bilgi alanının değerlerini görüntüler.
Bir tablo görünümünde , sütunları değişik yollarla değiştirebilirsiniz. Örneğin bir sütunun genişliğini sütun başlığının sağ kenarını sürükleyerek değiştirebilirsiniz.(1-a) Bir sütunu, başlığını, sütun başlığı satırında yeni bir konuma sürükleyerek taşıyabilirsiniz.(1-b) Ve bir sütunu, başlığını ekran üzerinde sütun başlığı satırı dışında herhangi bir yere sürükleyerek kaldırabilirsiniz. Fare işaretçisi X işaretine dönüştüğünde fare düğmesini bırakmak sütunu kaldırır.(1-c)
1-a Sütun genişliğinin değiştirilmesi
1-b Sütunu yeni bir konuma taşıma
1-c Sütunun kaldırılması
Sütunun kaldırılmasının bir başka yolu da şudur:Kaldırılacak sütunun başlığı üzerinde farenin sağ tuşu üzerine bir kez tıklanır. Açılan pencerede Bu Sütunu Kaldır seçeneğine tıklanır ,böylelikle sütun kaldırılmış olur. Sütunun başlığı üzerinde sağ tuş tıklandığında açılır menüden Alan Seçicisi seçildiğinde bir alan adını ,iletişim kutusundan başlık satırındaki istenilen konuma sürükleyerek yeni bir sütun ekleyebileceğiniz bir iletişim kutusu görülür.Aynı yöntemle açılır menüden Hizalama alt menüsü seçilirse,sol,sağ ya da ortadan hizalamayı sütunun içeriğine uygulamaya izin verir. En Uygun seçeneği ,sütunu ,sütun içeriğini görüntülemeye yetecek kadar genişletir. Sütun Biçimlendir seçeneği ,tablodaki birden fazla sütunun biçim,etiket,genişlik ya da hizalamasını değiştirmenize olanak sağlar ve son olarak Geçerli Görünümü Özelleştir seçeneği, Özet Göster iletişim kutusunu görüntülemek için alternatif bir yol sağlar.
Görünümde kullanılan yazı tiplerini ve geçerli görünüme göre değişen diğer özellikleri değiştirmek için Özet Göster iletişim kutusunun diğer ayarlar butonuna tıklanır. Bazı görünümlerde ,belli öğelere ayırt edici bir biçimlendirme uygulamak için Otomatik Formatlama butonu kullanılır. Örneğin,Gelen Kutusu klasörünün İletiler görünümünde,tüm okunmamış iletiler için başlıkların kırmızı,italik bir yazı tipinde olması sağlanır.
Görünüm menüsündeki Geçerli Görünüm seçilerek alt menüden Görünümler Tanımlama tıklanır.Bu aşamada şu işlemler yapılabilir.
1-Geçerli klasör için kullanılabilir olan görünümlerden birini değiştirmek,
2-Bu görünümlerden herhangi birini varsayılan ayarlara getirmek,
3-Bir görünümü yeniden adlandırmak ya da yeni bir özel görünüm yaratmak.
Bir klasördeki öğeleri sıralayarak ,süzerek ya da gruplayarak daha da kullanışlı hale getirilebilir.Öğeleri sıralamak ,süzmek ve gruplamak için ,Görünüm menüsündeki Geçerli Görünümü tıklayın,ve sonra Özet Göster iletişim kutusunu açmak için alt menüden Geçerli Görünümü Özelleştir’i seçin.Başka bir seçenek olarak,bu iletişim kutusunu bir tablo görünümünün başlık satırında herhangi bir yeri ya da herhangi bir görünüm türünün boş alanını farenin sağ düğmesiyle tıklayarak ve açılan menüden Geçerli Görünüm Özelleştir ‘i seçerek açabilirsiniz.
ÖĞELERİ SIRALAMAK
Bir Outlook klasöründeki öğeleri sıralamak için Özet Göster iletişim kutusundaki Sırala butonu tıklanır. Bu birden fazla alanın değerleriyle öğeleri artan veya azalan sırada sıralamayı sağlayan Sırala iletişim kutusunu açar. Bir tablo görünümündeki öğeler,sütunlardan birindeki değerler ile o sütun üzerindeki başlığı tıklayarak da sıralanır. Başlığın her tıklanması ,artan ve azalan bir sırada geçiş yapar. Geçerli olarak sıralama için kullanılan sütunun başlığında bir ok görüntülenir. (artan sıralama için yukarı ya da azalan sıralama için aşağı bir ok belirir.)
ÖĞELERİ SÜZMEK
Bir klasör açıldığında , Outlook normalde o klasörde bulunan bütün öğeleri görüntüler. Bununla birlikte hangi öğelerin görüntüleneceğini belirleyen koşulların ayarlandığı Süzme iletişim kutusunu açmak için Özet Göster iletişim kutusundaki Süzme butonu kullanılır. Örneğin Gelen Kutusunda ,yalnızca gazi kelimesini içeren ya da yüksek önemde olarak işaretlenmiş iletiler görüntülenir.Seçilen ölçütler Gelişmiş Bul iletişim kutusunda görüntülenenlerle aynıdır.
ÖĞELERİ GRUPLAMAK
Gruplandır iletişim kutusunu açmak için,Özet Göster iletişim kutusundaki öğeleri bir ya da daha fazla alanın değerlerine göre gruplamamızı sağlayan Gruplandır butonuna tıklanır. Örneğin ,Gelen Kutusu iletileri Önemli alanına göre gruplandırılmış ise Outlook tüm yüksek önemde olan iletileri bir grupta ,ardından normal önemde olan iletileri ikinci grupta ve düşük önemde olan iletileri hepsinin ardından üçüncü bir grupta sıralar.
Outlook bir tablo görünümündeki öğeleri gruplayabilmek için iki farklı yol izler. İlki öğeleri bir sütundaki değerler sütunun başlığını farenin sağ düğmesiyle tıklayıp açılan menüden Bu Alanı Göre Gruplandır seçilerek gruplanır. Diğeri ise Kutuya Göre Gruplandır seçilerek yapılır.( ya da araç çubuğundaki kutuya göre gruplandır düğmesi tıklanır.) Bu kutu bir kere daha görüntülendiğinde, öğeleri ilişkilendirilmiş alanlar tarafından gruplamak için bir ya da daha fazla kutunun içine sürükleyebilirsiniz. Gruplamaların sırasını Gruplandır Kutusu içerisindeki alan adlarını sürükleyerek değiştirebilirsiniz.
Outlook klasörlerinizdeki kategorileri öğelere atamak için düzen menüsündeki kategoriler komutu kullanılır.(Aynı işlem tablonun herhangi bir yerindeyken sağ tuşa basıldığında Kategoriler seçeneği ile de yapılabilir.) Örneğin bazı iletileri iş kategorisine ve diğerlerine kişi kategorisine atayabiliriz.
ÖĞELERİ AÇMAK
Bir öğeye ait olan tüm bilgiyi izlemek ve herhangi bir alanın içeriğini düzenlemek için öğeyi açmanız gerekir. Bir öğeyi açmanın en hızlı yolu onu çift tıklamaktır. Aynı zamanda, öğeyi farenin sağ düğmesiyle tıklayabilir ve açılan menüden Aç’ı seçebilirsiniz. Ya da öğeyi seçmek için tıklayabilir Ctrl+O ‘ya basabilirsiniz. Öğe bundan sonra tüm öğe bilgisini görüntüleyen ve düzeltmenize izin veren bir form olarak bilinen ayrı bir pencerede gösterilir.
Geçerli olarak açık olan klasörden bağımsız olarak herhangi bir türde yeni bir Outlook öğesi yaratılabilir. Bunu yapmak için Dosya menüsündeki Yeni alt menüsünden ya da Yeni Düğmesi üstündeki oku tıkladığınızda açılan menüden yaratmak istediğiniz öğe türü seçilir. Yeni düğmesi en son açılan klasörün simgesini bitişiğinde gösterir. Bu düğme standart araç çubuğu üzerinde en soldaki düğmedir.
Başka bir seçenek olarak uygun tuş bileşenine basara yeni bir öğe yaratılır. Tuş bileşenleri üstteki açılır listede görülmektedir. Ancak yeni düğmesinin ana kısmını tıklayarak ya da Ctrl+N ye basarak oluşturulan öğe türü, o anda geçerli olan klasöre bağlıdır. Örneği posta öğeleri içeren bir klasör açıksa yeni bir ileti, Kişi iletisi açıksa yeni bir bağlantı tanımı ve Günlük klasörü açıksa yeni bir günlük girişi yaratılır. Bir posta öğesi klasörü o anda açık değilse yeni bir ileti oluşturmak için Ctrl+Shift+M’ye basılır.
Yeni düğmesinin açık olan klasöre göre işlevi değiştiği gibi Eylemler menüsü içeriği de değişiklik gösterir. Örneğin takvim klasörü açıldığında Eylemler menüsü, sizin bir randevu, olay, toplantı ya da gelen bir randevu veya toplantıyı doğrudan oluşturmanıza izin verir.
ÖĞELERİ YARATMAK
Yeni bir öğe yaratmak, dolduracağınız boş bir form açar. Boş form, göstermek ya da düzenlemek için aynı türdeki var olan bir öğeyi açtığınızda kullandığınız formla aynıdır. Bilgiyi girmeyi bitirip formu kapattığınızda, yeni öğe uygun Outlook klasörüne kaydedilir.
Varolan bir düzenlediğinizde ya da yeni bir öğe yarattığınızda, formun; metin girmek, düzenlemek ve biçimlendirmek kadar yazımınızı denetlemek için sağladığı komutlar, Word ve diğer Office uygulamalarında kullanılabilir olan komutlara benzer.
Bir Outlook öğesini başka bir öğenin alanına yerleştirebiliriz. Bunu yapmak için Araçlar menüsünden Formlar alt menüsünden Form Seç seçeneği tıklanır. Açılan formun Ekle menüsünden Öğe alt menüsü seçilir. Başka bir seçenek olarak, bir öğeyi, basitçe başka bir klasörden alana sürükleyebilirsiniz.
VAROLAN BİR ÖĞEDEN HIZLI BİR ŞEKİLDE YENİ BİR ÖĞE YARATMAK
Farklı bir klasörde varolan bir öğeye dayanarak yeni bir öğe yaratmak için Outlook otomatik yarat özelliğini kullanılır. Bunu yapmak için bir öğeye bir klasörden başka bir klasör için Outlook bar kısa yoluna sürükleyin. Örneğin bir e-posta iletisini gelen posta klasöründen Outlook bar üzerindeki kişi kısa yoluna sürüklemek size iletiyi gönderen kişinin adı ve e-posta adresini içeren bir kişi öğesi yaratır. Daha sonra konu ve ileti metnini doldurabilirsiniz.
İstediğiniz kısa yol gözükmüyorsa, sürüklerken işaretçiyi bir grubu açmak için o grup düğmesi üzerinde tutabilir ya da bir grubun üzerinde veya altında kısa yollar arasında kaydırmak için tutabilirsiniz.
OUTLOOK ÖĞELERİNE KÖPRÜLER DAHİL ETMEK
Bir köprü ,adrese erişmek için tıklayabileceğiniz,bir internet ya da e-posta adresi içeren bir metin bloğudur. Bir köprüyü bir ileti formunun ,bir kişi öğesinin ya da bir takvim öğesinin geniş metin kutusuna ekleyebilirsiniz. Bunu yapmak için, http://www.microsoft.com ya da mailto:firstname.lastname@example.org gibi açık internet adresini yazın ve Outlook otomatik olarak onu ;mavi,altı çizili bir köprüye dönüştürür. Başka bir seçenek olarak,bir iletiyi yarattığınız ya da düzenlediğiniz zaman,formun Ekle menüsünden Köprü seçilerek bir köprü ekleyebilirsiniz.
Bir Outlook öğesinin bir kopyasını bir disk dosyasına kaydedebilirsiniz. Bunu yapmak için, Outlook kısa yollarındaki bir öğeyi seçin ya da bir form içindeki öğeyi açın ve Outlook veya formun Dosya menüsünden Farklı Kaydet’i seçin.Öğeyi kaydetmeden önce ,Farklı Kaydet iletişim kutusundaki kayıt türü liste kutusundan istenen biçimi seçin.
Sonuç olarak ,bir Outlook klasörünün tamamını ,çeşitli biçimlerde bir disk dosyasına gönderebilir ve bir dizi dosya türünden (bir Access veri tabanı ya da bir Outlook Personel
Klasörler dosyası ) bir Outlook klasörüne veri aktarabilirsiniz.Öğeleri gönderip almak için, Outlook’un Dosya menüsünden Al ve Ver alt menüsü seçilerek Al ve Ver sihirbazı çalıştırılır.
ÖĞELERİ KALDIRMAK
Bir Outlook klasöründen bir öğeyi, Outlook penceresinin Outlook bar kısa yollarından bir öğeyi seçerek (yalnızca tıklayın) ve sonrada Düzen menüsünden Sil’i seçerek ,standart araç çubuğundaki Sil düğmesi tıklanarak ya da Ctrl+D’ye basarak kaldırılır.
' Bir Kaç Öğeyi Bir Kerede Kaldırın.
Bir öğeler grubunu, Sil komutunu kullanmadan önce tümünü Outlook bar kısa yolunda seçerseniz bir kerede kaldırabilirsiniz.birkaç öğeyi seçmek için , ilkini tıklayın ve sonra sonuncusunu shift tuşuna basarak tıklayın. Bitişik olmayan öğeleri seçmek için,ilk öğeyi tıklayın ve Ctrl’e basarak ekleyeceğiniz her ek öğeyi tıklayın. Bir klasördeki tüm öğeleri seçmek için Düzen menüsünden Tümünü Seç’i tıklayın ya da Ctrl+A’ya basın. ( bu komut tüm klasörlerde kullanılamaz.)
Bir öğeyi kaldırdığınızda ,kalıcı olarak hemen silinmez.Aksine ,başlangıçta Silinmiş Öğeler klasörüne taşınır. Öğeyi kalıcı olarak silmek isterseniz, aşağıdaki yöntemlerden birisini kullanarak Silinmiş Öğeler klasöründen kaldırın.
Silinmiş Öğeler klasöründeki tüm öğeler ,Araçlar menüsünden Silinmiş Öğeler Klasörünü Boşalt seçeneği seçilerek kalıcı olarak silinir.(Windows’taki Geri Dönüşüm Kutusunu Boşalt komutu gibi) Ya da Araçlar menüsünden Seçenekler alt menüsünü seçip ,Seçenekler iletişim kutusundaki Diğer sekmesini tıklayarak ,Çıkarken Silinmiş Öğeler Klasörünü Boşalt ‘ı seçerek, Outlook’un Silinmiş Öğeler klasöründeki tüm öğeleri programdan her çıktığınızda silinmesini sağlayabilirsiniz. Bir öğe kalıcı olarak silinmeden önce bir ileti görmek için ,diğer sekmesi üstündeki Gelişmiş Seçenekler’i tıklayın, buradan da Öğeleri Kalıcı Olarak Silmeden Önce Uyar ‘ı seçin.
Outlook klasörlerinizi arşivlerseniz, Outlook’un Silinmiş Öğeler klasöründeki belli bir süreden daha eski olan tüm öğeleri kalıcı olarak silmesini sağlayabilirsiniz.
'Yığılmayı Arşivleyerek Azaltın.
Outlook klasörlerinizi arşivleyerek temizleyebilirsiniz. Arşivleme, Outlook öğelerini ya bir arşiv dosyasına taşıyarak ya da kalıcı olarak silerek kaldırır. El ile arşivleyebilir ya da Outlook’un bunu belirlenmiş aralıklarla otomatik olarak yapmasını sağlayabilirsiniz.
'Silinmiş Öğeleri Kurtarın.
Bir öğe Silinmiş Öğeler klasöründe bulunduğu sürece,onu özgün olarak bulunduğu klasöre geri gönderebilirsiniz. Bunu yapmak için ,öğeyi,silinmiş öğeler klasöründen özgün klasör için Outlook bar kısa yoluna sürükleyin.Özgün klasör için kısa yol görünmüyorsa,sürüklerken işaretçiyi ,bir grup düğmesi üzerinde o grubu açmak için tutabilir ya da grubun en üstünde veya altında, kısa yollar arasında kaymak için tutabilirsiniz.
ARAÇLAR MENÜSÜNDEN DÜZENLE KOMUTUNUN KULLANIMI
Düzenle komutu Bilgi Görünümü (Information Viewer) nün en üstündeki ayrı bir bölmede görüntülenen ve Outlook öğeleri ile birlikte çalışmak için kullanılan web tarzı bir sayfayı ekrana getirir. (şekil-2) Düzenle klasik komutları kullanarak yapamayacağımız şeyleri yapmamızı sağlamasa da ,daha yaygın bazı görevleri gerçekleştirmek için hızlı ve kolay yöntemler sağlar.
Düzenle komutu standart araç çubuğunda ki yukarıda gösterilen simgeye de tıklanarak çalıştırılabilir.s
Şekil-2 Düzenleme Yolları Penceresi
Örneğin ;
Ø Seçilmiş öğeleri bir klasörden diğerine taşıyabilirsiniz.
Ø Bazı klasörler için ,outlook’un gelecekte bazı öğeleri belirlediğiniz kurallara göre taşınmasını sağlayabilirsiniz. Örneğin,öğrencilerinizden gelecek tüm e-posta iletilerini otomatik olarak bir klasörde toplayabilirsiniz.
Ø Öğelere kategoriler atayabilirsiniz ve yeni kategoriler oluşturabilirsiniz.
Ø Geçerli görünümü değiştirebilirsiniz.
Ø Belli iletilere otomatik olarak renk kodlayabilir ,iletileri taşıyabilir veya işe yaramaz ya da erişkin içerikli e-postayı silebilirsiniz.
İstenildiği takdirde sizde Outlook klasörleri dışında klasörler yaratabilirsiniz. Örneğin, randevuları saklamak için yeni bir klasör oluşturabilirsiniz. Böylelikle kişisel randevularınız için bir klasör ,iş randevularınız için başka bir klasöre sahip olursunuz.
Yeni bir Outlook klasörü yaratmak için, Dosya menüsündeki Klasör alt menüsünü seçin ve Yeni klasör seçeneğini tıklayın ya da Ctsl+Shift+E’ye basın. Ekrana Şekil-3a teki gibi bir pencere gelir.
Yeni klasörü var olan bir klasör içine yerleştirmeyi seçerseniz, yeni klasör bir alt klasör bir alt klasör olur ve klasör listesinde var olan klasörün altında görüntülenir.
İletişim kutusunu kapattığınızda Outlook size Outlook Bar’da yeni klasör için bir kısa yol eklemek fırsatını verir. Eğer istemezseniz klasöre Klasör Listesi’nden erişilebilir.
Var olan bir klasör ve içeriğinin bir kopyasını yaparak da yeni bir Outlook klasörü yapılabilir. Bu işlem için kopyalamak istediğiniz klasörü açın. Dosya menusünden klasörü ve oradan da “Klasör” Kopyala (“Klasör”, açılan klasörün adıdır.) seçilir. Ekrana Şekil-3b deki pencere gelir. Kopyayı saklamak istediğiniz klasörü seçmek zorundasınız. Outlook, klasörü, artı klasörün içerdiği tüm alt klasörleri bu klasörlerin içerikleri ile birlikte kopyalayacak ve kopyaya varsayılan bir ad atayacaktır. İstenirse sonra yeniden adlandırılabilir.
Şekil 3a:Yeni Klasör Oluştur Penceresi
Var sayılan Outlook klasörlerinden (Gelen Kutusu, Takvim vs.) hiçbirini taşıyamaz, yeniden adlandıramaz ya da kaldıramazsanız. Ancak yarattığınız bir Outlook klasörünü taşıyabilir yeniden adlandırabilir ya da kaldırabilirsiniz.
Bir öğeyi kaldırırken olduğu gibi, bir Outlook klasörünü kaldırırken de klasör kalıcı olarak silinmez aksine bir alt klasörüne dönüştüğü silinmiş öğeler klasörüne taşınır.
Yeni bir klasör oluşturmak için menu kullanmak yerine o anki aktif klasörün adının göründüğü barda farenin sağ tuşuna tıklanarak gelen açılır menüden de ilgili menuleri seçerek işlem yapılır.
Şekil-4 Klasör listesi.
OUTLOOK ÇUBUK’U DEĞİŞTİRMEK
Outlook Çubuk üzerindeki kısa yol gruplarını ve bunun yanı sıra her grupta görünen kısa yolları değiştirebiliriz. Outlook çubuğu görünmüyorsa Görünüm menüsünden Outlook Çubuğu seçeneği seçilmelidir.
Outlook Çubuğu içindeyken herhangi yere farenin sağ tuşuyla tıkladığımızda açılır menüden Yeni Grup Ekle’yi yeni bir grup eklemek için, bir grubu yeniden adlandırmak için GrubuYeniden Adlandır’ı , bir grubu kaldırmak için de Grup Kaldır’ı, bir gruba yeni bir kısa yol eklemek için de o grup açılmalı ve Outlook kısa yolu seçilmelidir. Sonra görüntülenen Outlook Çubuğuna Ekle iletişim kutusuna istenilen bilgiler girilmelidir.
Kalıcı bir klasör listeniz varsa bir kısa yol eklemenin kolay bir yolu klasör adını klasör listesinden outlook çubuğuna sürüklemektir.Bir kısa yolu farenin sağ düğmesiyle tıklayıp açılır menüden Kısayolu Yeniden Adlandır ‘ı seçip yeni bir ad girerek yeniden adlandırabilirsiniz.Bir kısa yolu yeniden adlandırmak ,kısa yola farklı bir klasörün adını verseniz bile,kısa yolun tıklanmasıyla açılan klasörü değiştirmez.
Bir kısa yolu farenin sağ düğmesi ile tıklayıp açılan menüden Outlook Çubuğundan Kaldır’ı seçerek outlook çubuğundan kaldırabilirsiniz. Kısa yolu kaldırmak kısa yolun baş vurduğu klasörü kaldırmaz. Bir klasörü kalıcı olarak sildiyseniz,outlook çubuğundan bununla ilgili kısa yolları kaldırmak iyi bir fikirdir. Çünkü bunlar otomatik olarak kaldırılmayacaktır. Bir kısa yolu outlook bardaki geçerli konumundan başka bir konuma taşıyabilir ya da kopyalayabilirsiniz.Outlook çubuğunda kısa yoldan başka bir yerde sağ tuşa tıkladığımızda açılan menüden isteğe bağlı olarak Büyük /Küçük Simgeler’den birini seçebilirsiniz.
Belirli Outlook öğelerini bulmak için en kolay yol, web tarzı bir sayfa olan Bul aracını kullanmaktır. Bu aracı kullanmak için, önce arama yapılacak öğeleri içeren outlook klasörünü açın. (Bul aracı dosya klasörlerini araştırmak için kullanılmaz.Disk dosyalarını aramak için Gelişmiş Bul’u kullanmalısınız. Örneğin,e-posta iletilerini bulmak isterseniz ,Gelen Kutusu ya da diğer posta klasörlerinden birini açın.Sonra ,Araçlar menüsünden Bul’u seçin ya da standart araç çubuğundaki Bul düğmesini tıklayın.Böylece outlook Bul aracını görüntüler.(Şekil-5)
Şekil-5. Bul penceresi.
Şimdi Bul düğmesini tıkladığınızda, Outlook yazdığınız arama metnine uyan öğeleri klasörde arar ve uygun olan tüm öğeleri Bul bölmesinin altında bir tabloda görüntüler.(Klasörün tablo görünümü geçerli olarak etkin değilse, Outlook etkin olana geçer.) Aynı zamanda Outlook, yeni bir arama başlatmak için tıklayabileceğiniz bir Aramayı Temizle seçeneğinin yanı sıra, Gelişmiş Bul iletişim kutusunu açmak için tıklayabileceğiniz Gelişmiş Bul’a Git seçeneğini görüntüler.(Şekil-6)
' Gelişmiş Bul’u Kullanmak.
Bul panosunun sağ üst köşesindeki Gelişmiş Bul düğmesini tıklarsanız Outlook, Gelişmiş Bul iletişim kutusunu görüntüler. Bul aracı görüntülenmese bile, Araçlar menüsünden Gelişmiş Bul’u seçerek, Ctrl+Shift+F’ye basarak ya da Outlook Bar üzerindeki bir kısa yola tıklayıp açılan menüden Gelişmiş Bul’u seçerek de açabilirsiniz. Bir dosya klasörü görüntülüyorsanız, Araçlar menüsündeki Gelişmiş Bul komutu kullanılamaz. Diğer yöntemlerden biri kullanılmalıdır. Ve Gelişmiş Bul iletişim kutusuna Outlook’u çalıştırmıyorsanız bile Windows görev çubuğundaki Başlat düğmesini tıklayıp, Bul’u göstererek ve Alt menüden Microsoft Outlook Kullanarak’ı seçerek istediğiniz zaman açabilirsiniz. (Şekil-7)
Şekil-7 Gelişmiş Bul’a Windows Başlat’tan erişim.
Gelişmiş Bul iletişim kutusunu kullanmanın Bul iletişim kutusuna göre üstünlükleri, birçok klasörde arama yapabilmeniz, arama ölçütlerini ince ayar yapabilmeniz ve dosyaları arayabilmenizdir. Gelişmiş Bul iletişim kutusu, arama ölçütlerinize uyan yerel ya da ağ sürücülerinde bulunan Outlook klasörlerindeki öğeleri veya dosya klasörlerindeki dosyaları aramanıza olanak sağlar.
Bir ya da daha fazla Outlook klasöründe öğeler arayabilir veya belli türde öğeleri ya da her türde öğeyi arayabilirsiniz. Örneğin, belli bir kişi tarafından gönderilmiş olan tüm iletileri Gelen klasöründe arayabilirsiniz.
Benzer biçimde bir ya da daha fazla dosya klasöründe dosyalar arayabilirsiniz. Örneğin belirli bir sözcük ya da deyim içeren tüm Word metin dosyalarını hard diskinizde arayabilirsiniz.
' Gelişmiş Bul Penceresi
Bu iletişim kutusunun sekmelerinde görünen belli arama ölçütleri, aradığınız öğe ya da dosya türüne bağlıdır. Şimdi Bul düğmesini tıkladıktan ve arama tamamlandıktan sora, Outlook uyan tüm öğe ve dosyaları, Gelişmiş Bul iletim kutusunun en altına eklenen bir listede görüntüler. Bu liste içerisinde bir Outlook öğesi ya da disk dosyasını çift tıklayarak açabilirisiniz. Gelişmiş Bul iletişim kutusuna girdiğiniz tüm bilgileri Dosya menüsünden Arama Kaydet’i seçip, sonra da arama ölçütünü saklamak istediğiniz dosyanın adını belirterek kaydedebilirsiniz. (Dosya, .oss uzantısını alacaktır.) Aynı aramayı Dosya menüsünden Arama Aç’ı seçip dosyayı işaretleyerek daha sonra çalıştırabilirsiniz.
' Gelişmiş Bul Penceresini Tanıyalım.
OUTLOOK KLASÖRLERİNDE SAKLANAN BİLGİYİ YAZDIRMAK
Outlook, Outlook klasörlerinizin herhangi birinde saklı olan bilgiyi yazdırmanıza olanak sağlar. Örneğin, Gelen klasörünüzde saklı olan bir iletiyi, Takvim klasörünüzdeki bir gün ya da bir gün aralığını veya Kişi klasörünüzdeki bir ya da daha fazla bağlantıyla ilgili bilgiyi yazdırabilirsiniz. Yazdırma işlemi şu basamaklarla gerçekleşir.
Ø Yazdırmak istediğiniz bilgiyi içeren klasörü açın.
Ø Bir ya da daha fazla belirli öğeyi yazdırmak isterseniz öğe ya da öğeleri seçin. Bir öğeyi seçmek için tıklayın, ek öğeler seçmek için Ctrl tuşu basılıyken tıklayın.
Ø Dosya menüsünden Yazdır ‘ı seçin ya da Yazdır iletişim kutusunu açmak için Ctrl+P’ye basın.
Ø İletişim kutusunun ortasındaki Yazı Stili Listesi’nde, bilginin yazdırılan kopya üzerinde düzenlenmesinin genel şeklini ve gösterilecek olan ayrıntı düzeyini belirlemek için bir yazdırma tarzı seçin.
Ø Geçerli yazdırma için seçilen yazdırma stilini değiştirmek istiyorsanız, yazı tiplerini,kağıt boyutlarını ,üst bilgi ve alt bilgileri ve basılı sayfaların diğer özelliklerini değiştirmenizi sağlayan Sayfa Yapısı iletişim kutusunu açmak için Sayfa Yapısı düğmesini tıklayın.Varsayılan yazdırma tarzlarından birisini kalıcı olarak değiştirmek ya da özel bir tarz oluşturmak için Stil Tanımla düğmesini tıklayın(Şekil-
Şekil-8 Yazdır İletişim Kutusu
Ø Yazdır iletişim kutusundaki diğer seçenekleri gerektiği gibi değiştirin.Kullanılabilen belirli seçenekler ,açtığınız klasöre ve iletişim kutusunu açmadan önce seçtiğiniz öğelere bağlıdır.Örneğin, kişiler klasörünü açtıysanız ,tüm bağlantıları mı,yoksa seçtiğiniz bağlantı ya da bağlantıları mı yazdıracağınızı seçebilirsiniz.
Ø Yazdırılan bir çıktının görünüşünü ön izlemek ve seçtiğiniz tüm seçeneklerin etkisini görmek için Baskı Ön İzleme düğmesini tıklayın.Ön izlemeyi tamamladığınızda, Yazdır iletişim kutusuna dönmek için Yazdır penceresindeki Yazdır düğmesini tıklayın.
Ø Yazdırmaya başlamak için Yazdır iletişim kutusundaki Tamam düğmesini tıklayın.
EXCHANGE SERVER’LA OUTLOOK BİLGİSİNİ PAYLAŞMAK
Bilgisayarınız bir Exchange Server ağına bağlıysa ve Outlook’u bir Exchange Server olarak ayarladıysanız Outlook bilginizi, ya paylaşılan özel klasörler ya da ortak klasörleri kullanarak ağ üzerindeki diğer Exchange Server kullanıcıları ile paylaşılabilir.
Paylaşılan özel bir klasör ,şu özelliklere sahiptir.
ü Sunucu da özel bir posta kutusunda saklanan bir outlook klasörüdür.
ü Klasörün sahibi,diğer kullanıcıların klasöre erişmesine izin verir.
Bir Exchange Server ağında, her kullanıcıya ait olan Outlook klasörleri normalde kullanıcının sunucu üzerindeki özel posta kutusunda saklanır. Varsayılan olarak ,bu klasörler paylaşılmaz;yani ağ üzerindeki diğer Exchange Server kullanıcıları onlara erişemez. Size ait olan belirli bir Outlook klasörünü paylaşmak için ,klasörü açmanız,dosya menüsündeki klasörleri seçmeniz ve alt menüden klasör için Özellikler ‘i işaretlemeniz gerekir.
Aynı işlem ,kalıcı olarak görüntülenen Klasör Liste’yi farenin sağ düğmesiyle tıklayıp ya da outlook bar üzerindeki klasörün kısa yolunu farenin sağ düğmesiyle tıklayıp ve açılan menüden Özellikler’i seçebilirsiniz. Sonra Özellikler iletişim kutusunun İzinler sekmesinde ,verilecek izin düzeyi ayarlanabilir. Belirli veya tüm kullanıcılara izin verebilirsiniz. Her kullanıcı için birkaç belirli kullanma haklarını verebilirsiniz. Örneğin, bu haklar öğeleri okumak,öğeler yaratmak,silmek,veya klasör içerisinde alt klasörler yaratmak olabilir. Bir kere özel bir klasörü paylaştıysanız,erişim izni verdiğiniz kullanıcı,klasörü ,kendi dosya menüsünde Aç‘ı gösterip, alt menüden Diğer Kullanıcı Dizinleri’ni seçip, adınızı ve paylaşılan klasörünüzün adını belirterek açabilir ve böylelikle paylaşılan klasörünüz diğer kullanıcının bilgisayarında ayrı bir Outlook penceresinde açılabilir.
Birkaç klasörünüze erişimi olan bir kullanıcı ,bu klasörleri kendi klasör listesinde de görüntüleyebilir ve ana Outlook penceresindeki belirli klasörleri açabilir. Bu işlem için kullanıcı Araçlar menüsünden, Servisler’i ,oradan Microsoft Exchange Server’ı seçmeli ve Servisler sekmesindeki Özellikleri tıklamalı ve Gelişmiş sekmesini tıklayıp posta kutunuzu Bunları Mail Kutusuna Ekleyerek Aç listesine eklemelidir.
Ortak bir klasör, aşağıdaki durumların dışında, bir posta kutusu içerisindeki özel bir klasör gibi paylaşılır.
1.Varsayılan olarak, tüm kullanıcılara klasörü izlemek, öğeleri okumak ve yaratmak ve yarattıkları öğeleri düzenlemek ve silmek için verilir. Yarattığınız ortak bir klasör için, bu varsayılan izinleri, özel bir klasör için izinler ayarladığınız aynı yolla değiştirebilirsiniz.
2.Ortak klasörler her kullanıcının Klasörler Listesinde otomatik olarak görünür. Ortak klasörler ayrıca, diğer Exchange Server kullanıcılarına, paylaşılan özel klasörlerden daha kolay kullanılabilir. Kullanıcılar, ortak klasörleri açabilir, onlara kısa yollar yaratabilir ve kendi özel klasörlerinde yaptıkları gibi, içlerinde öğeler yaratabilir ya da okuyabilirler.
Posta, randevu ve bağlantı öğeleri gibi herhangi Outlook öğe türünü saklamak için ortak bir klasör yaratabilirsiniz. Posta öğeleri saklayan bir Outlook klasörleri özellikle değerlidir çünkü, bunu bir çevrim içi tartışmayı yönetmek kadar, Office belgelerini ya da diğer dosyaları paylaşmak için de kullanabilirsiniz. Bir kullanıcı, çevrimiçi bir tartışmada kullanılan ortak bir posta-öğesi klasörüne, klasörü açıp Dosya menüsünde Yeni’yi seçerek ve alt menüden Bu Klsördeki Posta’yı seçerek ya da Ctrl+Shift+S’ye basarak, yeni bir ileti postalayabilir. Diğer kullanıcılar, o zaman bu iletiyi okuyabilir ve onu Discussion formunda açmak için çift tıklayıp formun en üstündeki Post Reply düğmesini tıklayarak iletiye bir yanıt postalayabilir.
Office belgesi ya da ağ üzerindeki kullanıcıların erişebileceği ortak bir posta-öğesi klasöründe bulunan diğer bir dosya türünü saklamak için, dosyayı, Windows Explorer veya Outlook’ta görüntülenen ya da Windows masaüstünde Outlook Klasör Listesi içinden ortak bir klasöre açılan klasöre sürükleyebilirsiniz. Outlook’un, Public Folders alanının kökünü açmak için Diğer Kısa yollar grubunda kısa yol sağladığını not edin.
Varsayılan Outlook klasörleri olan; Gelen Kutusu, Taslaklar, Gönderilmiş Öğeler ve Giden Kutusu, posta öğelerini saklamak ve yönetmek için kullanılır. Bu öğe kategorisi, bağlı olduğunuz ağ ya da Internet üzerinden gönderilen e-posta iletilerini, sisteminizde kurulu bir faks modem kullanarak aldığınız faksları, tartışma bildirilerini ve hatta Microsoft Office belgeleri gibi dosyaları içerir.
Gelen tüm iletiler, Gelen Kutusuna gönderilir, yazdığınız ve kaydettiğiniz ancak henüz göndermediğiniz iletiler Taslaklar' da, gönderdiğiniz tüm iletilerin kopyası genellikle Gönderilmiş Öğeler' de saklanır ve Giden Kutusu, gönderdiğiniz ama hemen teslim edilemeyen e-posta iletilerini geçici olarak saklar.
Bir ağ aracılığıyla e-posta .gönderip alıyorsanız. (yani, Outlook'u Exchange Server olarak kullanıyorsanız), e-posta iletileriniz Gelen Kutunuza normalde otomatik olarak gelir ve bunları almak için başka komutlar kullanmanıza gerek yoktur. Aynı zamanda. bilgisayarınızda bir faks hizmeti ayarladıysanız, faks modeminiz gelen faksları aldığı anda, fakslar Gelen Kutunuzda otomatik olarak görünür.
Ancak, bir çeviren modem bağlantısı yoluyla e-posta gönderip alıyorsanız (örneğin bir Internet hizmet sağlayıcısı ya da çevrimiçi hizmetinden) sağlayıcınıza bağlanmak için dışarıdan bir komut girmeniz ve e-posta iletilerinin Gelen Kutunuza yüklenmiş olması gerekir. Outlook, bunu yapmak için birçok seçenek sunar. En kolayı, Standard araç çubuğunda Gönder/Al düğmesini tıklamak ya da F5'e basmaktır.
Outlook, bekleyen tüm e-posta iletilerini alır. Outlook, bu özellik için geçerli olarak işler durumda olan tüm hizmetlerden gelen e-postanızı yükler. E-posta hizmetlerini işler duruma getirmek için, Araçlar menüsünden Seçenekler’ i seçin, Seçenekler iletişim kutusundaki Posta Biçimi sekmesini tıklayın ve kullanmak istediğiniz tüm e-posta hizmetlerini seçin.
E-posta iletilerinizi çevirmeli bir bağlantıdan almanın başka bir yolu da Uzaktan Bağlantı Sihirbazını kullanmaktır. Bu sihirbaz, birden çok posta bilgi hizmetine sahipseniz, bunlardan birini seçmenizi sağlar. Aynı zamanda, önce iletilerinizin başlıklarını yüklemenizi, belirli iletileri seçmenizi ve son olarak da yalnızca seçilen iletiler için tüm ileti metnini yüklemenizi sağlar. Uzaktan Bağlantı Sihirbazı, Araçlar menüsündeki Uzak Postayı gösterip alt menüden Bağlantı' yı seçerek başlatırsınız.
Bir ya da daha fazla yeni e-posta iletisi veya faks Gelen Kutunuza ulaştığında, Outlook, Windows görev çubuğunun sağ ucunda bir zarf ikonu görüntüler.
Outlook'un, yeni bir ileti alındığında sizi bir ileti kutusu görüntüleyerek, bir ses çıkararak ya da fare işaretçisini geçici olarak değiştirerek uyarmasını sağlayabilirsiniz. İleti kutusunu işler duruma getirmek için, Araçlar menüsünden Seçenekler’ i seçin, Özellikler sekmesindeki Posta Özellikleri düğmesini tıklayın bu kutudaki İleri E-posta Seçenekleri düğmesini tıklayın.
Yeni ileti ya da iletilerinizi okumak için, Outlook'taki Gelen klasörünü açın (görev çubuğundaki zarf ikonunu çift tıklayarak hızlıca açabilirsiniz). Yeni iletilerinizin ve hala Gelen Kutusunda bulunan okuduğunuz iletilerin bir listesini görürsünüz.
Bir e-posta iletisini okumak için, iletiyi tıklayarak seçin. iletinin içeriği Önizleme bölmesinde görüntülenir. Önizleme bölmesi görünmezse, Görünüm menüsündeki Otomatik Önizleme seçeneğini işaretleyin.
Aynı zamanda, bir e-posta iletisini, çift tıklayıp Mesaj formunda açarak da okuyabilirsiniz. Mesaj formu, iletinin içeriğini görüntülemesinin yanı sıra, iletiyi yanıtlamak ya da yöneltmek, yazdırmak, başka bir Outlook klasörüne taşımak, silmek veya bir ileti bayrağı eklemek için komutlar sağlar. Mesaj formunda, aynı zamanda diğer iletileri açabilir, yeni iletiler yaratabilir ve ek işlemler gerçekleştirebilirsiniz. Mesaj formunun görünüşü ve özellikleri, ileti biçimi ve biçim seçeneklerine göre değişir.
Bir faksı okumak için, onu Gelen Kutusu’nda çift tıklayın. Faks, faks bilgi hizmetince sağlanan faks görüntüleyicide açılır. Microsoft Fax yazılımınca sağlanan faks görüntüleyicisinde görüntülenen bir faksı gösterir. Bu görüntüleyici, faksı, çeşitli büyüme düzeylerinde izlemenizi, yazdırmanızı ve görüntüsünü birkaç farklı şekilde yönlendirmenizi sağlar.
Aldığınız bir iletiyi yanıtlayabilir, iletebilir ya da yeni bir ileti gönderebilirsiniz. Bir iletiyi yanıtlamak veya iletmek için, önce iletiyi Gelen Kutusu’nda (ya da iletiyi sakladığınız başka bir posta klasöründe) seçin. Sonra Standard araç çubuğundaki üç düğmeden birini tıklayın.
Yanıtla’yı tıklarsanız, seçilen iletiyi gönderene yeni bir ileti gönderilir. Tümüne Yanıtla'yı tıklarsanız, seçilen iletinin tüm diğer alıcılarına ve iletiyi gönderene bir ileti gönderilir. (Göreceğiniz gibi, bir ileti birden fazla kişiye gönderilebilir.) İlet' i tıklarsanız, seçilen iletinin bir kopyası alıcı ya da belirlediğiniz alıcılara gönderilir.
İletiniz üzerinde çalışırken Outlook, iletinin bir kopyasını her üç dakikada bir Taslaklar klasörüne kaydeder. Gönderilmeyen iletilerin kaydedildiği klasörün yanı sıra, Araçlar menüsünden Seçenekler' i seçip Özellikler sekmesindeki E-posta Biçimi düğmesini tıkladıktan sonra İleri E-posta Seçenekleri düğmesini seçerek otomatik kayıtların sıklığını da değiştirebilirsiniz.
Genellikle; Yanıtla, Tümüne Yanıtla ya da Gelişmiş komutunu seçerek bir ileti yaratırsanız, Mesaj formundaki büyük metin kutusu, başlangıçta özgün iletinin metnini içerir. Bu, alıcının, yanıtladığınız ya da ilettiğiniz iletinin bir kopyasını görmesini sağlar. Sonra, yanıtınızı metin kutusuna yazabilirsiniz (ya da iletiyi iletiyorsanız kendi açıklamalarınızı ekleyebilirsiniz). Ancak, özgün ileti metninin bir yanıta ya da iletilen iletiye eklenip eklenmemesini seçebilir ve Araçlar menüsünden Seçenekler' i seçip Özellikler sekmesindeki E-posta Biçimi düğmesini tıkladıktan sonra, E-posta Seçenekleri iletişim kutusunun alanındaki .seçenekleri işaretleyerek bu metnin biçimini ayarlayabilirsiniz.
Metninin arkaplanına hir grafik görüntüsü ya da renk yerleştirmek için Biçim menüsünün Artalan alt menüsünden Resim veya Renk' i seçebilirsiniz.
Bir ağ üzerinden e-posta gönderip alıyorsanız, Mesaj formundaki Gönder düğmesini tıklamak, genellikle e-posta iletisini hemen gönderir. Faks bilgi servisini, faks gönderimini belli bir süre ertelemesi için yapılandırmadığınız sürece faks iletileri de hemen gönderilir.
Ancak, çevirmeli bir bağlantı yoluyla e-posta gönderip alıyorsanız, Gönder' i tıklamak, bir e-posta iletisini yalnızca Outlook klasörünüze kopyalar. İleti, e-posta hizmetinize bağlanan ve Giden Kutusu’nda saklı giden tüm iletileri yükleyen Araçlar menüsünden Gönder' i seçene kadar gönderilmez. İletileri gönderip alan komutlardan örneğin Standard araç çubuğundaki Gönder ve Al düğmesini tıklamak, F5'e basmak, Araçlar menüsünün Gönder ve Al alt menüsünden bir komut seçmek, Giden Kutunuzdaki iletiler yine gönderilir. Son olarak, e-posta’ nızı belli zamanlarda alıp vermek için bir e-posta bilgi hizmetini yapılandırdıysanız,
Giden Kutusu, iletileri otomatik olarak gönderilebilir.
Gele Kutunuzdaki iletiler birikmeye başladığında, biraz temizlik yapmak isteyebilirsiniz. Önce, bazı eski iletilerinizi kaldırmak ya da arşivlemek isteyebilirsiniz.
Aynı zamanda, iletilerinizden bazılarını farklı bir posta klasöründe saklamak isteyebilirsiniz. Örneğin, Kayıtlı E-Postalar adlı bir klasör yaratabilir ve kaydetmek istediğiniz tüm E-posta iletilerini bu klasöre taşıyabilirsiniz.
Aşağıda, bir ya da daha fazla iletiyi Gelen Kutusu’ndan başka bir klasöre taşımanın bir yolu gösterilmiştir. Bu aynı genel yöntemi, herhangi bir Outlook klasöründe saklı olan başka Outlook öğe türlerini taşımak için de kullanabilirsiniz.
Gelen Kutusu’nda (ya da başka bir klasörde) taşımak istediğiniz ileti ya da iletileri (ya da başka öğe türlerini) seçin. Birden çok öğe seçmek için, ilkini tıklayın ve her ek öğeyi tıklarken Ctrl'e basın.
2. Standard araç çubuğundaki Klasöre Taşı düğmesini tıklayın ve açılan menüden Klasöre Taşı'yı seçin.
3. Hedef klasörü henüz yaratmadıysanız, Yeni düğmesini tıklayarak bir tane yaratabilirsiniz.
4. Öğeleri taşı iletişim kutusundaki listede, taşıdığınız öğeleri saklayacağınız klasörü seçin ve Tamam’ ı tıklayın.
Takvim klasörünün Gün/Hafta/Ay görünümünü gösterir. Pencerenin Görev Defteri alanı, aslında, Takvim klasörünün değil Görevler klasörünün bir görünümüdür, askıda olan görevleriniz üzerinde çalışmak için zamanlama yapmanıza yardımcı olmak için Takvim
klasörünün bu görünümüne eklenmiştir.
Belirli bir günün çizelgesini izlemek ya da değiştirmek için, Tarih Ayarları'ndaki tarihi tıklayın. Bu günün çizelgesini hızlıca izlemek için, Standard araç çubuğundaki Bugüne Git düğmesini tıklayabilirsiniz. (Tarih Ayarları’ndaki seçerli günü etrafında çizili bir kutu
olduğuna dikkat edin.) Birkaç günü aynı anda izlemek için Tarih Ayarları’ndaki ilk günü tıklayın ve sonraki her günü tıklarken Ctrl'e basın.
Takvimde gösterilen ayrıntı miktarını değiştirmek için, Standard araç çubuğundaki Gün, Çalışma Haftası, Hafta ya da Ay düğmesini tıklayabilirsiniz.
Tek seferlik ya da yinelenen randevular zamanlayabilirsiniz. Yinelenen bir randevu, düzenli aralıklarda gerçekleşen randevulardır, örneğin her Cuma saat 4'te oynadığınız bir basketbol maçı gibi.
Her iki tür randevuyu zamanlamak için, Outlook penceresinin Bilgi İzleme' sinde randevunun gün ve saatini tıklayarak başlayın. (Bu adım isteğe bağlıdır, çünkü gün ve zamanı sonra ayarlayabilirsiniz.)
Randevu Formundaki Denetimler
Konu metin kutusu: Görev Defterinde görüntülenecek olan randevu konusunu yazın.
Konum liste kutusu:Randevunun yapılacağı oda ya da coğrafi yeri yazın veya seçin. (Açılan liste, önceden girilmiş olan yerleri listeler.)
Çevirim İçi Toplantı; Kullanılacak:Randevunuz bir çevrimiçi konferans ise kullanacağınız çevrimiçi konferans programını (örneğin Microsoft NetMeeting ya da Microsoft NetShow) seçin. Bu onay kutusunu işaretleyip bir program seçerseniz, Appointment formu, konferansla ilgili ayrıntıları sağlamak için gerekli olan tüm ek denetimleri görüntüler (örneğin, dizin sağlayıcı adresi ve bir NetMeeting konferansı için düzenleyicinin e-posta adresi).
Yinelenen bir randevu yaratmak için, Yenilenen Randevular formunun Eylemler menüsünden Yenilenme' yi seçin, formun Standard araç çubuğundaki Yenilenme düğmesini tıklayın ya da Ctrl+G'ye basın. Outlook, randevunun zamanını belirleyip, yineleme sıklığı ve ne kadar devam edeceğini belirttiğiniz Yenilenen Randevular iletişim kutusunu görüntüler.
Yenilenen Randevular iletişim kutusunda Tamam' ı tıkladığınızda, Outlook sizi artık Yenilenen Randevu olarak etiketlenen Yenilenen Randevular formuna geri döndürecek ve randevu zaman alanlarını içermeyecektir (çünkü yinelenen bir randevu için zamanlar, Yenilenen Randevular iletişim kutusu kullanılarak ayarlanır). Yenilenen Randevular iletişim kutusunu yine açıp Randevu Sil düğmesini tıklayarak, randevuyu, yeniden tek seferlik bir randevuya dönüştürebilirsiniz.
Yenilenen Randevular formunu kapattığınızda, yeni tanımlanan randevu Outlook penceresindeki Görev Defteri'nde uygun kutuda görüntülenir. İşte randevunun Gün/Hafta/Ay görünümünde nasıl göründüğü:
Gün ya da Çalışma Haftası görünüm seçeneğini işaretler, taşıma kolunun rengi ya da randevu seçilmişse etrafındaki tüm sınırın rengi-randevunun boş/dolu durumunu : Boş Zaman beyaz, Tentative açık mavi, Busy koyu mavi ve Out Of Office koyu mor olarak işaretlenir. Bir randevunun boş/dolu durumunu, farenin sağ düğmesiyle tıklayıp açılan menüdeki Show Time As alt menüsündeki dört seçenekten birini seçerek değiştirebilirsiniz.
Randevuyu başka bir zamana taşımak için, taşıma kolonu istenilen zaman yuvasına sürükleyin. Randevuyu kopyalamak için, sürüklerken Ctrl' e basın. Bir randevuyu silmek için, taşıma kolunu tıklayarak seçin ve Sil tuşuna basın (ya da randevu üzerinde herhangi bir yeri tıkladıktan sonra Standard araç çubuğundaki Sil düğmesini tıklayın).
Bir randevuyu açarak randevu bilgisini göstermek ya da değiştirmek için, taşıma kolunu çift tıklayın. Bir seferlik randevuları Outlook, Yenilenen Randevular formunda açar.
· Bir olayı zamanlamak için, Eylemler menüsünden Yeni Tüm Gün Olayı'nı seçin. Outlook, Olay formunu görüntüler. Olay formu, aşağıdakiler dışında Yenilenen Randevular formunun aynısıdır.
· Başlık çubuğunda, Randevu yerine Olay görüntülenir.
· Başlangıç ve bitiş saatlerini belirleyen liste kutuları kaldırılır, yalnızca başlangıç ve bitiş günlerini belirleyen liste kutulan bırakılır çünkü, bir olay her zaman bir ya da daha fazla tam güne atanır.
· Tüm Gün Olayı onay kutusu işaretlenmiştir. Bir olay tanımlamak için, bu kutuyu işaretli olarak bırakın. İşareti kaldırırsanız, form, bir Randevu formuna dönüşür.
· Saat Gösterme Şekli liste kutusundaki başlangıç değeri Meşgul yerine Serbest' dir, çünkü bir olayın kapsadığı zaman boş olarak işaretlenir. Bir randevunun aksine bir olay, genellikle tüm zamanınızı tüketmez.
Yinelenen bir randevu benzeri olan yinelenen bir olay yaratmak için, formun Eylemler menüsünden Yenilenme’ i seçin, Olay formunun Standard araç çubuğundaki Yenilenme düğmesini tıklayın ya da Ctrl+G’ ye basın ve zamanları doldurun. Örneğin, bir arkadaşınızın doğum gününü, her yıl yinelenen bir olay olarak işaretleyebilirsiniz.
Olay formunu kapattığınızda, olayın, randevu listesinin en üstünde bir tanıtıcı içinde görüntülendiğini farkedersiniz.
Bilgisayarınız Microsoft Exchange Server'la çalışan bir ağa bağlıysa, tüm katılanlar boşken ve gerekli tüm kaynaklar (örneğin, bir konferans odası ve bir bilgisayar projektörü) kullanıma hazırken Outlook'un toplantı planlayıcısını bir toplantı zamanlamak için kullanabilirsiniz. Aynı zamanda Outlook'un, tüm katılanlara davetiye göndermesini ve tüm kaynakları istemesini sağlayabilirsiniz. Bu davete ve isteklere gelen yanıtları Gelen Kutunuzda bulabilirsiniz.
Outlook'u kullanarak bir toplantı zamanlamak için aşağıdaki yöntemi kullanabilirsiniz:
1. Takvim klasörünü açın ve Eylemler menüsünden Toplantı Planla’ yı seçin.
Outlook, Toplantı Planla formunu açar.
2. Toplantı Planla formunda, toplantıya katılanların ve gerekli kaynakların bir listesini girin ve Şekil 42-1 l'de gösterildiği gibi, tüm katılanlar ve kaynaklar hazır olduğu zaman bir toplantı zamanı seçin. Bitirdiğiniz zaman, Toplantı Planla formundaki Toplantı Düzenle düğmesini tıklayın.
3. Toplantı formunda, toplantının konusu ve konumunu girin ve gerekirse diğer bilgileri girin ya da düzeltin. Yinelenen bir randevu bezeri olan yinelenen bir toplantı yaratmak için, Eylemler menüsünden Yinelenme’ i seçin, Yinelenme düğmesini tıklayın da Ctrl+G'ye basın ve sonra zamanları. Yinelenen Randevular iletişim kutusuna girin.
4. Toplantıya katılan herkese bir davet ve toplantı kaynakları isteği göndermek için Toplantı formundaki Gönder düğmesini tıklayın.
Yeni toplantı, Takvim klasörünüzde (bazı görünümlerde bir toplantı, iki insan başı şeklinde bir simge tarafından işaretlenir) bir randevunun olduğu gibi aynı şekilde gösterilir ve randevular için anlatılan teknikleri, yeni toplantıyı açmak, taşımak, kopyalamak ya da silmek için kullanabilirsiniz.
Davet edilen kişi ya da istenilen her kaynak için aşağıdaki bilgiler önemlidir.
Alıcının Gelenlerine bir davet ya da istek iletisi ulaşır. Alıcı iletiyi açtığında, ileti yanıtlanması daha kolay olan Toplantı formunda görüntülenir. Alıcı, formun Standart araç çubuğundaki Kabul, red düğmelerini tıklayarak hızlı yanıt verebilir. Yanıt Gelenler’de görünür.
Toplantı, alıcının Takvim klasörüne eklenir ve başlangıçta belirsiz olarak işaretlenir.
Alıcı iletiyi yanıtladığında, toplantı kabul edilirse, alıcının Takvim klasöründe dolu olarak işaretlenir, belirsiz olarak kabul edildiyse belirsiz kalır ya da reddedildiyse Takvim klasöründen silinir.
Kişiler klasörü, adları, adresleri, telefon numaralarını ve iş ya da kişisel görüşmelerinizle ilgili diğer bilgileri saklamak için kullanılır. Yeni bir görüşme eklemek için, Kişiler klasörü açılır ve Eylemler menüsünden Yeni Kişi seçilir. Diğer yol olarak standart araç çubuğundaki Yeni Kişiler düğmesi ya da Ctrl+N tuşları kullanılabilir. Bu işlemden sonra Outlook, Kişiler formunu açar. Bağlantınız ile bilgileri şekilde gösterildiği gibi girin.
Yeni bir görüşmeyi kaydetmek için Kişiler formundaki Kaydet ve Kapat düğmesi tıklandığında, Outlook aynı adda var olan görüşme varsa sizi uyarır.
|Kişiler Form Denetimi||Denetimi Kullanmak|
|Tam adı metin kutusu ve düğmesi||Görüşmenin tam adını ve soyadını metin kutusuna yazılır ya da adı doğru bir şekilde biçimlendirmeye yardım etmesi için Dolu isim düğmesini tıklanır.|
|Dosyala liste Kutusu||Görüşmenin Kişiler klasörüne dosyalama şekli yazılmalı ya da seçilmelidir.|
|Telefon: aşağı-ok düğmeleri ve metin kutuları||Dört telefon numarasına kadar izin verilir. Her biri için, aşağı ok, kategori değiştirmek gerekirse tıklanır. Alan kodunu girilmezse Outlook geçerli alan kodunu kendisi ekler.|
|Adres: aşağı ok düğmesi, metin kutusu ve düğme||Üç adres girilebilir. Her biri için, önce bir kategori seçmek için aşağı ok kullanılır. Sonra adresi yazılır.|
|Bu posta adresidir|
Onay kutusu
|Bu onay kutusu geçerli adresin, adres-mektup birleştirme programları tarafından yazdırılmasında kullanılır.|
|Elektronik Posta: aşağı ok düğmesi, metin kutusu ve adres-defteri düğmesi||Üç e-posta adresi girilir. Her biri için, önce bir kategori seçilmelidir. Daha sonra adres metin kutusuna girilmelidir. Bu işlem adres-defteri düğmesi aracılığıyla da yapılabilir.|
|Web Sayfası Adresi||Görüşmenin bir Web sayfası varsa, metin kutusuna URL adresi yazılır.|
|Kişiler düğmesi ve metin kutusu||Bir görüşmeyi, bir ya da daha fazla görüşmeyle ilişkilendirmek için,önce Kişiler düğmesi tıklanıp, Kişiler klasöründen bir ya da daha fazla öğe seçilir. Kişiler formunun Etkinlikler sekmesinde geçerli görüşmeyle ilişkilendirilen tüm görüşmeleri görüntüler.|
|Kategoriler düğmesi ve metin kutusu||İş ya da Kişisel gibi bir ya da daha fazla kategoriyi görüşmeye atamak için düğmeyi tıklanır. Seçilen kategoriler düğmenin sağındaki metin kutusunda görünür.|
|Özel Onay Kutusu||Bu seçenek sadece bilgisayar bir Exchange Server ağına bağlıysa ve Kişiler klasörü paylaşıldıysa etkilidir. Bu onay kutusunu, diğer Outlook kullanıcıları Kişiler klasörünüzü açtıklarında , görüşme bilgilerini okumalarını engellemek için işaretlenir.|
|Ayrıntılar Sekmesi||Görüşme ile ilgili ek bilgi girilmelidir.|
|Etkinlikler Sekmesi||Bu görüşmeyle ilişkili Outlook öğelerini görüntülemekte kullanılır. Bir ileti, görüşmeye gönderildiyse ya da ondan alındıysa, görüşmeyle ilişkilendirilir.|
|Sertifikalar Sekmesi||Görüşme için sertifikalar gösteriri, değiştirir ve ekler. Bir görüşmenim sertifikası, Outlook’un, görüşmeden gelen şifrelenmiş e-postayı okumak için kullandığı sayısal bir kimliktir.|
|Tüm Alanlar Sekmesi||Görüşme üzerindeki tüm bilgi alanlarına erişmeyi ve özel alanlar oluşturmayı sağlar.|
Belirli bir görüşmenin yerini belirlemek için, kartlar üzerinde kayabilir, alfabetik bir gruplamaya gitmek için sağ taraftaki bir düğme tıklanır ya da görüşmeyi aramak için standart araç çubuğu üzerindeki Bul düğmesi kullanılır.
Bir görüşmeyle ilgili tüm bilgiyi görmek için görüşmenin kartı açılır(Kart başlığı çift tıklanarak kart açılır.)
Bilgisayarda telefon hattına bağlı bir modem varsa, Outlook’ta, bir görüşmeyi seçip, Standart araç çubuğundaki Otomatik Çevirici düğmesinin sağındaki aşağı oku tıklayıp açılan menüden uygun komutu seçerek bir telefon numarasını aranabilir.
Aynı komutlar Eylemler menüsündeki Kişiyi Ara alt menüsünden de seçilebilir . Arama ve modem seçeneklerini işaretlemek ya da bir ya da daha fazla hızlı-çevirme numarası tanımlamak için, Eylemler menüsünden Yeni Çağrı seçilir ve sonra da Yeni Çağrı iletişim kutusundaki Çevirme Seçenekleri düğmesini tıklanır.
Bir sınıfın tüm öğrencilerin e-posta adreslerini içeren, Ogrenciler adında bir dağıtım listesi oluşturulabilir. Sınıfa genel bir duyuru yapmak için, bir e-posta iletisini Ogrenciler dağıtım listesine gönderilir ve ilet tüm sınıf üyelerine gönderilmiş olur.Bir dağıtım listesi oluşturmak için, Kişiler klasörü açılır. Eylemler menüsünden Yeni Dağıtım Listesi seçilir. Form şekildeki gibi doldurulur.
Bir dağıtım listesinin üyelerine bir ileti göndermek için, İleti formunun başlığındaki Kime düğmesi tıklanır ve Kişiler klasöründen dağıtım listesinin adı seçilir.
İnternet üzerinde, görüşme bilgisini, vCard olarak bilinen elektronik kartvizitler için standart İnternet biçimi kullanarak değiştirilebilir. Örneğin, kendiniz için Kişiler klasörünüzde; adınızı, adresinizi, telefon numaralarınızı, e-posta adresinizi ve diğer bilgileri içeren bir öğe oluşturabilir ve bu öğeyi, internet üzerinden iş arkadaşlarınıza gönderebilirsiniz, böylece onlar da sizi Outlook’taki kendi Kişiler klasörüne ekleyebilirler. İnternet üzerindeki birisine, Kişiler klasörünü açıp, göndermek istediğiniz öğeyi seçerek ve Eylemler menüsündeki Forward As vCard’ı seçerek görüşme bilgisi gönderilebilir. Bu, görüşme bilgisini bir vCard dosya eki olarak içeren yeni bir e-posta iletisi görüntüleyen İlet formunu açar. Bu dosya .vcf uzantılıdır. Daha sonra Kime kutusu doldurulabilir, görüşme bilgisiyle birlikte göndermek istediğiniz diğer bilgileri girebilir ve Gönder düğmesi tıklanabilir. İleti alıcısı, vCard dosya ekini kendi Outlook Kişiler klasörüne ya da vCard dosyalarını alabilen başka bir kişisel bilgi yöneticisine alabilir.
Bir başkası size vCard dosya eki taşıyan bir e-posta iletisi gönderdiğinde görüşme bilgisini Kişiler klasörüne aktarmak için iletiyi İleti formunda açmak ve vCard dosya ekinin simgesini Outlook Bar’daki Kişiler klasörünün kısa yoluna sürüklemek gereklidir. Bu yeni bir Kişiler öğesi oluşturur ve Kişiler formunda açar. Öğe Kişiler klasörüne Kaydet ve Kapat düğmesi ile kaydedilir.
Outlook’u, Word’ün adres-mektup birleştir özelliğini, veri kaynağı olarak Kişiler klasöründen seçilen öğeler kullanarak, mektup formları, zarflar ya da etiketler yazdırmak için kullanılabilir. Bunun yanı sıra, mektup formları yazdırmak yerine, onlar postalanabilir ya da fakslanabilir.
Bu işlem için önce Kişiler klasörü açılmalıdır. Gönderilen mektup formu ya da öğeyle beraber almak istenilen tüm görüşmeler seçilmelidir. Araçlar menüsünden Adres Mektup Birleştir seçilir.Şekilde gösterildiği gibi Adres Mektup Birleştir iletişim kutusu doldurulur. Tamam düğmesine basılır. Bu andan itibaren ana adres-mektup birleştir belgesi açılır. Belgeye, gerekli birleştirme alanların yanı sıra istenilen sabit metin girilmelidir.
Tamamlamak zorunda olunan küçük işleri ya da ilgilenilen büyük projeleri izlemek için Outlook’taki Görevler klasörü kullanılır. Görevler, kendiniz için yönetilebilir ya da bilgisayar Exchange Server ağına bağlıysa çalışma grubundaki diğer kişilere görevler atanabilir ve bu görevler izlenebilir.
Yeni bir görevin izlenebilmesi için, Görevler klasörü açılmalı ve Eylemler menüsünden Yeni görev seçilmeli ya da Ctrl+N’ye basılmalıdır. Böylece Outlook, Görevler Formunu açar.
Sonrada görev bilgisi, aşağıdaki iki şekilde gösterildiği gibi girilmelidir.
Görevle ilişkilendirilen bir ya da daha fazla şirketin adları girilmek istendiğinde Şirketler kutusu kullanılmalıdır. Göreve siz atandıysanız ve hala görev sahibiyseniz, Güncelleme Listesi kutusu, görevi her değiştirdiğinizde güncelleştiren görevin kopyasına sahip olan tüm Outlook kullanıcıların adlarını görüntüler.
Basit Liste görünümündeki Görevler klasörünün, birkaç görev tamamlandıktan sonraki görünümü vardır. Görevler klasörünün Basit Görünümler’de görülen görev listesi, aynı zamanda Takvim klasörünün Gün/Hafta/Ay görünümünde görüntülenebilir.
Bir görev üzerindeki tüm bilgiyi izlemek ya da bu bilgiyi güncelleştirmek için, görev, Görevler formunda, görev listesindeki simgesinin çift tıklanarak açılır. Bu işlem örneğin bir görevin durum bilgisi güncelleştirmek için yapılır.
Bilgi Görüntüleyici’de görev listesinde görünen bir görevle ilgili herhangi bilgi, görev açılmadan da doğrudan düzenlenebilir.
Bilgiyi doğrudan Bilgi Görüntüleyici’de değiştirmek için , Hücre Düzenlemeye İzin seçeneğinin etkin olmasını sağlayın. Bu seçenek, Görünüm menüsündeki Etkin Görünüm seçilerek gelen Özel Etkin Görünüm seçeneğinin seçilmesi ile gelecek olan Görünüm Özeti iletişim kutusundaki Diğer Ayarlar düğmesinin tıklanması ile gözükecektir.
Bir görevi silmek için, görev listesindeki simgesi tıklanmalıdır. Seçilen görevi silmek için , Delete tuşuna basılmalı ya da Standart araç çubuğundaki sil düğmesi tıklanmalıdır. Bir görevi listede farklı bir konuma taşımak için, simge sürüklenmelidir. Kopyasını oluşturmak için Ctrl’ye basılı iken sürüklenmelidir. Eğer bir sıralama uygulandıysa kopyalama işlemi yapılabilir ama taşınamaz.
Bilgisayar bir Microsoft Exchange Server ağına bağlıysa, Outlook, bir yardımcıya görev atamak ve bu görevin durumunu izlemek için kullanılabilir. Bu özellik, Outlook’u, kişisel görevlerin yanı sıra grup projelerini de kolaylıkla yönetmesi için kullanmaya olanak sağlar.
Bir görev oluşturmak ve başkasına atamak için, Eylemler menüsünden Yeni Görev Gerekli’yi seçilir ya da Ctrl+Shift+U’ya basılır. Daha sonra da Gönder düğmesi tıklanmalıdır
Görev formunda Gönder düğmesi tıklandığında, aşağıdaki olaylar dizisi oluşur:
1 Görev gönderilen ve görev sahibi olan kişi kendi Gelenler’inde Bir görev atama iletisi alır ve görev, görevlinin Görevler klasörüne eklenir.
2 Görevli, görev atama iletisini açar ve görevi almak ya da geri çevirmek için formdaki Kabul veya Decline düğmesini tıklar. Görevli Decline’ı tıkladığında, görev Görevler klasöründen kaldırılmış olur.
3 Gelenler’de, görevin kabul edildiğini ya da geri çevrildiğini belirten bir ileti bulunur.
4 Bir görev atandığında Bu Görevin Güncelleştirilmiş Bir Kopyasını Görev Listemde Tut seçeneği işaretli ise, görevin bir kopyası Görevler klasöründe saklanır. Görevli, görevi her değiştirdiğinde, görev kopyası da güncelleşir.
Günlük klasörü, olayların bir kaydını tutmamızı ve bu olayları oldukları zamanda ya da başka bir ölçüte göre izlemeye olanak sağlar. Outlook, belli olay türleri için günlük girişleri oluşturur. Örneğin, birisinden e-posta iletisi almak ya da belirli bir Office uygulamasında bir belge açmak gibi. Aynı zamanda, her türde olay kaydedebilir.
Outlook’un günlük girişleri otomatik olarak oluşturması için, önce Günlük klasörü açılır. Otomatik günlük girişler geçerli olarak etkin değilse, Outlook, Günlük’ü açmak isteyip istemediğinizi soran bir ileti kutusu görüntüler. Şekil 43-10 da gösterilen Günlük Seçenekleri iletişim kutusunu görüntülemek için Evet düğmesini tıklayın.
Outlook’un günlük girişleri oluşturması için sol üst listedeki listeden bir yada daha fazla ileti türü ve sağ üst köşedeki listeden bir ya da daha fazla görüşme seçilmelidir.Outlook, seçilen türlerden birine ait olan ve seçilen görüşmelerin birinden gelen veya birine giden her ileti için
bir günlük girişi oluşturur.
Bunun yanı sıra, diğer Office uygulamaları da kuruluysa, Günlük Seçenekleri iletişim kutusunun sol alt köşesindeki listeden bir ya da daha fazlası seçilebilir.
Böyle yapıldığında Outlook seçilen uygulama veya uygulamaları kullanırken bir belge oluşturulduğu açıldığı kapatıldığı ya da kaydedildiği zaman günlük giriş olarak kaydeder. Her günlük giriş, işlemin gerçekleştirildiği tarih ve zamanı içerir.
Böyle yapıldığında Outlook seçilen uygulama veya uygulamaları kullanırken bir belge oluşturulduğu açıldığı kapatıldığı ya da kaydedildiği zaman günlük giriş olarak kaydeder. Her günlük giriş, işlemin gerçekleştirildiği tarih ve zamanı içerir.
Günlük klasörünün Tip olarak görünümü, günlük girişlerini, zaman sırasına ve olay türüne göre gruplanmış olarak gösterir. Bu görünümde gösterilen ayrıntı miktarı, Standart araç çubuğundaki Gün, Hafta ya da Ay düğmesi tıklanarak seçilir. Hafta Olarak ayrıntı düzeyini gösteren Tip olarak görünümündeki Günlük klasörü şekilde gösterilmektedir.Yan taraftaki şekilde 3 farklı günlük girdisi yapılmış ve günlük klasörü haftalık ayrıntı düzeyine göre görüntülenmiştir.
Şekilde + - simgeleri Girdi Türlerinin görüntüsünün ayrıntı düzeyini değiştirmektedir.
Giriş bilgisini izlemek ya da değiştirmek için Günlük Girişi formunda bir günlük girişi açmak için, yalnızca Bilgi Görüntüleyici’deki giriş çift tıklanır.
Günlük girişini seçtikten sonra Delete tuşuna basarak ya da Standart araç çubuğundaki Sil düğmesini tıklayarak silebilirsiniz. Bir günlük girişi, zaman akışında başka bir yere taşımak için, yalnızca fareyi kullanarak sürüklenemez. Giriş açılmalı ve başlangıç zamanı ya da süre değiştirilmelidir.
Outlook’taki Notlar klasörü, çeşitli bilgi parçalarını saklamak için kullanılır. Diğer Outlook klasörlerinin sağladığı kategorilere uymayan bilgileri saklamak için bu klasör kullanılabilir. Aynı zamanda, Notlar klasörü daha uygun klasöre girilecek geçici bilgileri saklamak için de kullanılabilir.
Notun rengini değiştirmek ya da başka görevler gerçekleştirmek için Notlar formunun sol üst köşesindeki simge tıklanmalıdır. Notun metni yazıldığında, sağ üst köşedeki Kapat kutusu
tıklanıp form kapatılır ya da Outlook penceresine
geri dönülür ve Not formu açık bırakılmış olur.Her iki durumda da yeni not, Notlar klasörüne eklenir. Bu klasörün ikonlar görünümünde, notları, standart araç çubuğundaki düğmelerden birini tıklayarak, büyük simgeler, küçük simgeler ya da bir liste olarak görüntülenebilir.
Araç çubuğundaki Etkin Görünüm liste kutusundan Renk Göre görünümünü seçerseniz, notlar renklerine göre gruplanır. Bir notun rengini, notu, Outlook penceresinin Bilgi Görüntüleyici’nde farenin sağ düğmesiyle tıklayarak da değiştirilebilir; notun rengini değiştirmenizi ya da başka işlemler gerçekleştirmeyi sağlayan bir menü gelir.
Bir not Notlar formunda açılabilir, böylece Bilgi Görüntüleyici’de notu çift tıklayarak, metin değiştirilebilir ya da ekleme yapılabilir. Bir notu silmek için , not seçilip sonra da Delete tuşuna basılmalıdır.
Oluşturulan tüm yeni notlar için varsayılan renk, boyut ya da yazı tipini, Araçlar menüsünden Seçenekleri seçip, Seçenekler iletişim kutusunun Tercihler sekmesindeki Not seçenekleri düğmesi kullanılır.
Bilgisayarda ya da bilgisayara bağlı bir ağda yer alan tüm dosyalara erişmek için Outlook kullanılabilir. Örneğin, programlara, Office belgelerine ve diğer veri dosyası türlerine erişilebilir. Outlook’u dosyaları ve dosya klasörlerini; açmak, kopyalamak, taşımak, yeniden adlandırmak, yazdırmak ya da silmek için kullanılabilir. Aynı zamanda, yeni dosya klasörleri ve dosyalar için Windows kısa yolları oluşturulabilir. Outlook dosya arabirimi, Microsoft Explorer’a çok benzer. Dosyalara erişmek için, bir dosya klasörünü açmak üzere Outlook Bar kullanılır.
Sık Kullanılanlar menüsünde, Sık Kullanılanlar klasörünüze ya da bir alt klasöre, geçerli olarak görüntülenen etkin Web sayfası için bir kısa yol eklemek üzere Sık Kullanılanlara Ekle seçilir. Standart Aç iletişim kutusu kullanılarak Sık Kullanılanlar klasöründe bulunan bir kısa yol seçilerek bir Web sayfasının açılması için Sık Kullanılanları Aç seçilir.
Bilgisayarım dosya klasörü, bilgisayarda ki herhangi bir disk sürücüsünde bulunan dosya klasörlerine erişmeyi sağlar. Belgelerim dosya klasörü, genelde, hard diskinizde yer alır ve Office belgelerinin saklanıldığı varsayılan klasördür. Bilgisayarda Microsoft İnternet Explorer Web göz atıcısı yüklüyse, Sık Kullanılanlar dosya klasörü, göz atarken kaydedilen İnternet üzerindeki bölgelere kısa yollar içerir; bu dosya klasöründeki bir öğeyi çift tıklayarak gözatıcı çalışır ve bir Web bölgesi açılabilir.
Bir dosya klasörü açıkken Gelişmiş araç çubuğundaki Klasör Liste düğmesini tıklandığında, Outlook, dosya klasörlerini aşama sıralı kalıcı bir liste olarak listeler. Bu liste Windows Explorer’ın sol panosundaki görüntüye benzer.
Windows Explorer’da kullanılan tekniklerin aynısı, dosya klasörlerinin içeriğini görüntülemek, dosyaları açmak ya da programları çalıştırmak, dosyaları veya dosya klasörleri yazdırmak için uygulanabilir. Buna karşın, birkaç teknik, Windows Explorer’da kullanılanlardan biraz farklıdır.
Outlook Bar’a aynı zamanda bir dosyanın kısa yolu eklenebilir. Bunun yapmak için, dosyayı, Windows Explorer’dan ya da bir klasör penceresinden veya Bilgi Görüntüleyici’den Outlook Bar’a taşınmalıdır. Kısa yolu yerleştirmek istenilen yer görünmüyorsa, sürüklerken işaretçiyi, bir grubu açmak için grup düğmesi üzerinde ya da gruptaki kısa yollar arasında kaymak için grubun en üstünde veya altında tutulmalıdır. Bir dosya için Outlook Bar kısa yolu tıklandığında, Outlook o dosyayı açar. Dosya, bir Office belgesi ya da veri dosyasıysa, ilişkilendirilmiş olduğu uygulama ile açılır.