TeamGram’da, satış fırsatları Satış kayıtları olarak geçer. Satışa konu olabilecek her fırsat ayrı bir Satış kaydı demektir.
Bir satış kaydının ne olmadığını anlamak da önemlidir:
- Bir satış kaydı “tamamlanmış bir satış” demek değildir
Bir satış kaydının üzerinde hâlâ çalışıyor olabilirsiniz. Sonunda satış olabilir ya da olmayabilir. Müşteriniz henüz şartlarınızı kabul etmemiş olabilir. Sonunda gerçekleşecek satışın boyutunu bile bilmiyor olabilirsiniz. TeamGram’da bir satış kaydı, üzerinde çalışmaya devam ettiğiniz bir satıştır.
- Bir satış kaydı müşteri değildir
Her satış fırsatının potansiyel bir müşterisi olmalıdır. Bu, bir satış ve müşterinin aynı şey olduğu anlamına gelmez. Aynı müşteri için birden fazla satış üzerinde çalışıyor olabilir ve bazen eşzamanlı olarak pazarlık edebilirsiniz. Aynı müşteri bazı alımları sizden bazılarını başka bir satıcıdan yapabilir.
- Bir satış “teklif” değildir
Bir teklif, müşterinize sunduğunuz çalışma şartlarınızı belirleyen bir belgedir. Bir satış sırasında, müşterinize birden fazla teklif göndermeniz gerekebilir. Müşteriniz teklifinizi reddedebilir, birkaç kez değişiklik yapmanızı isteyebilir ve sonunda yine sizden satın alabilir.
- Bir satış bir “sipariş” değildir
Anlaşmanın sonunda bir sipariş almak istersiniz, ama ikisi aynı şey değildir. Sipariş, müşterinizin satın alacağı şeyleri tam olarak detaylandıran bir belgedir. Teklifinize verdikleri cevaptır. Bazı durumlarda, aynı satışın bir parçası olarak birden çok sipariş alabilirsiniz. Bir satış için pazarlık etmeye başladığınızda, müşterinin en sonunda ne alacağını bile bilmiyor olabilirsiniz. Bu yüzden satış yönetimi açısından sipariş, ancak satış sürecinin son aşamalarında üzerinde çalışabileceğiniz bir konudur.
Bu Satış Kime Ait?
Satış performansını raporlarken, TeamGram satışları kayıt sahiplerine atfeder. Bu nedenle bir satıştan sorumlu kişinin (hesap yöneticisi, satış temsilcisi, vb.) kaydın tanımlanmış sahibi olduğundan emin olun.
Bir satış kaydını oluşturan kişinin otomatik olarak ilk sahibi olduğunu, ancak o kişinin (veya yöneticinin) başka bir kullanıcıyı satış kaydının sahibi olarak atayabileceğini unutmayın.
Satışın Müşterisi Kim?
Potansiyel alıcıyı tanımlayabildiğiniz sürece ortada bir Satış var demektir. Müşteriniz ya bir kişi ya da bir şirket (işletme) olabilir.
Satışları İsimlendirmek
Bir satış fırsatını belirlediğiniz anda, TeamGram’da bunun için bir Satış kaydı oluşturmanız gerekir. Bunu yapmak için satışınıza bir isim vermelisiniz. İsimlendirme önemlidir. TeamGram, satışlarınızı istediğiniz gibi isimlendirmenize izin verirken, bu konuda bir şirket politikasına sahip olmak faydalıdır. İsimlendirme konusunda aşağıdaki önerileri bir göz önünde bulundurun:
- Çok belirsiz isimler kullanmayın:
Verdiğiniz isim satış fırsatının ne olduğunu yansıtmalıdır. Alıcının kim olduğu ve ne satın alabileceği ya da projenin ne olduğu konusunda net olmaya çalışın.
Örnek: Zemin kaplamaları satıyorsanız, “Halı projesi # 23” çok iyi bir isim değildir. “Excelsior Hotel Halı Yenileme Projesi” gibi bir isim, başka ayrıntılara bakmak zorunda kalmadan satışın ne olduğunu anlatır.
- Çok kısıtlayıcı olmayın:
Satışınızın ismini satış sürecinizin en başında belirlersiniz. O zaman elinizde çok az bilgi olabilir. Satışın ilerleyen aşamalarında kapsam farklılaşabilir. Bu nedenle yanıltıcı bir satış ismi vermek istemezsiniz.
Örnek: “Excelsior Hotel Lobby için 700 metrekare mt halı” muhtemelen iyi bir isimlendirme değildir. Kim bilir, müşteriniz otelin diğer bölümleri için de halı satın almak isteyebilir ve 700 metrekareden daha fazla satış yapabilirsiniz.
- Kısa tutmaya çalışın:
Satışlarınıza verdiğiniz isimler liste ve raporlarda da kullanılır. Küçük bir ekranda veya bir mobil cihazla çalışıyorsanız burada gösterilen alanın sınırlı olabileceğini unutmayın. İsimleri 5-6 kelimenin altında tutmaya çalışın ve en açıklayıcı kelimeleri en başa yerleştirin. Böylece ismin bir kısmı görünür olsa bile, bir satışın neyle ilgili olduğunu daha kolay anlarsınız
Örnek: Ekranda yeterli alan olmadığından isimlerin tam görünmediği bir raporda bir satışı seçmeniz gerektiğini düşünün. Hangisi sizce daha iyi: “Excelsior Hotel …” veya “Halı işi…”
Satışların Durum Bilgisi
Bir satış ya Açık ya da Kapalı durumda olabilir. Her iki durumun da alt kırılımları vardır:
- Açık: Açık bir satış, hâlâ üzerinde çalışmayı sürdürdüğünüz ve kazanmayı umduğunuz bir satıştır. Müşteri henüz bir karar vermemiştir. Satış ekibiniz zamanının çoğunu bu durumdaki satışlar için harcar. Açık durumdaki satışlar 2 alt kırılıma sahiptir, böylece bu satışla ilgili ne olup bittiği hakkında daha fazla bilgi edinmek mümkün olur:
- Aktif: Aktif durumdaki bir satış, tüm hareketliliğin döndüğü yerdir. Müşterilerle aktif olarak temaslar kurar, satışı kapatmak için çalışırsınız.
- Beklemede: Bunlar hâlâ açık olan satışlardır – müşteri henüz bir karar vermemiştir – ama satış süreci bir dış etken yüzünden ilerlemiyordur. Örneğin, alıcının şirketi bir yönetim değişikliği geçiriyordur, bu sırada satın alma kararlarının çoğu ertelenmiştir. Bu durumda satışı kapalı olarak işaretlemek istemezsiniz, çünkü şartlar değiştikten sonra satışın devam edeceğini beklersiniz. Diğer yandan, bu satışları aktif olarak da işaretlemek istemezsiniz, çünkü mevcut durumda onlar için zaman harcamayacaksınızdır.
- Kapalı: Kapalı durumdaki bir satış, müşterinin nihai bir karara vardığı bir satış demektir. Bu karar sizin lehinize olabilir veya olmayabilir. Önemli olan şudur, kapalı durumdaki satışlar için zamanınızı harcamazsınız. TeamGram’da, bir satışın kapalı olduğu durumu detaylandıran 4 alt kırılım vardır:
- Kazanıldı: Müşteriniz sizden satın almaya karar verdi, tebrikler.
- Kaybedildi: Müşteriniz sizin yerinize bir rakipten satın almaya karar verdi. İşi kaybettiniz.
- İptal edildi: Müşteriniz hiç kimseden satın alma yapmadı, bu durumda satışın durumu iptal edildi olarak işaretlenir.
- Terk edildi: Satışın peşini bırakma kararı aldınız. Bu durumda satış, terk edildi olarak işaretlenir.
Satışlarınızın her biri için güncel durum bilgilerine sahip olmak çok önemlidir. TeamGram, açık satışlara odaklanmanıza yardımcı olur ve tahmin yapmanıza yardımcı olmak için içlerindeki bilgileri kullanır; kapalı satışlar da geçmiş performansınızı raporlamak için kullanılır. Satışlarınızla ilgili durum bilgisi doğru şekilde işaretlenmezse, CRM’inizden aldığınız bilgiler daha az fayda sağlayacaktır.
Kuşbakışı Görünümü ve Satış Aşamaları
Genel satış sürecini tanımlamak için Kuşbakışı metaforunu kullanıyoruz. Bir satış oluşturduğunuzda, Kuşbakışı görünümünde ekranın en sol tarafında yer alır. Daha sonra yavaş yavaş sağa doğru ilerler ve her şey yolunda giderse diğer uçta bir kazan olarak ortaya çıkar.
Hangi satışların yeni olduğunu, satışlarda sürecin neresinde olduğunuzu ve hangi satışın kazanıldığını bilmek iyidir, ancak muhtemelen satış sürecini yönetmek için daha fazla bilgiye ihtiyacınız vardır. Daha detaylı olarak, her satışın Kuşbakışı görünümde nerede olduğunu bilmek isteyeceksiniz.
En ideal yol, Kuşbakışı görünümünü farklı aşamalara ayırmaktır. Bunu yaparken işletmenizde hali hazırda kullandığınız satış sürecine özgü aşamaları tanımlayabilirsiniz.
Örneğin: Zemin kaplamaları satan bir şirket, ilk müşteri teması, teklif talebi, pazarlıklar ve sözleşme imzası için farklı satış aşamalarına sahip olabilir. Bu aşamalarda doğal bir akış olduğunu unutmayın. Hiç tanımadığınız bir müşteri sizden muhtemelen bir teklif talep etmeyecektir. Sizden bir teklif istemedikleri takdirde müşteriler için teklif hazırlamaz ve detaylarını görüşmezsiniz. Pazarlıklar sona ermeden sözleşme de imzalayamazsınız.
Her satışın geçirdiği aşamalar, işletmeden işletmeye değişebilir. Bu yüzden satış aşamalarınızı TeamGram’da işletmenize özgü hale getirebilirsiniz. Hangi aşamaların sizin için anlamlı olduğuna karar verdiğinizde, satış aşamalarınızı kolayca belirleyebilirsiniz. Bu, satışların Kuşbakışı görünümüne nasıl yerleştirildiğini anlamanıza yardımcı olur.
Aşamaları belirlemek birçok açıdan önem taşır:
- Kuşbakışı görünümünün nasıl çalıştığını daha iyi anlayın
Satışlarınızı görsel hale getirmek, süreç boyunca izledikleri aşamaları doğru kaydetmek, Kuşbakışı görünümü satışlarınızı daha iyi ve daha kolay yönetmenizi sağlar. Bazı işletmeler satışlarının çoğunu pazarlık aşamasında kaybeder. Bazıları, birkaç teklif talebi almak için müşteriyle çok sayıda toplantı yapmaya ihtiyaç duyar. Satışlarınızı Kuşbakışı görünümünde takip etmek, hedeflerinizi yakalamak için doğru aşamalarda yeterli sayıda satışınız olup olmadığını, nerelerde iyileştirme ihtiyacı olduğunu anlamanıza yardımcı olur.
- Daha iyi planlama
Kuşbakışı görünümünde satışlarınızın aşamalarını takip etmek, satışlarınızla ilgili daha iyi tahminler ve planlar yapmanıza yardımcı olur. Kuşbakışı görünümünde 10 satışınızın olması ne demektir? Başlangıç aşamasında 10 satışınızın olması ve son aşamaya gelmiş hiç satışın olmaması size satışlarınızla ilgili bir şeyler söyler. Buna karşılık başlangıçta hiç satış yoksa ve 10 satış da son aşamada bekliyorsa bu bambaşka bir anlama gelir.
- Daha iyi odaklanma
Her aşamada farklı konular öncelik kazanır. Başlangıç aşamasında çok az satış varsa, pazarlama ve müşteri adayı geliştirmeyi hızlandırmanız gerekir. Daha sonraki aşamalarda çok fazla satışınız varsa, kapasite planlamasına daha fazla dikkat etmek isteyebilirsiniz. Bir satışın aşamasını bilmek, en önemli konulara odaklanmanıza yardımcı olur.
Her bir satış için içinde bulunduğu aşamayı sürekli olarak gözden geçirin ve bu bilgiyi güncelleyin, böylece Kuşbakışı görünümünüz her zaman açık durumdaki satışlar için gerçekçi bir tablo sergiler.
Olasılık, Tahmini Sonuçlanma Tarihi, Beklenen Tutar
Bir satışa ait olasılık, tahmini sonuçlanma tarihi, beklenen tutar bilgileri tahmin yapmakta kullanılır.
Olasılık, satışı gerçekleştirme ihtimalini belirtir. Öznel bir değerdir ve bunu belirlemek bir deneyim gerektirir.
Tahmini sonuçlanma tarihi, müşterinizin nihai kararı vereceğini tahmin ettiğiniz zamanı belirtir. Bu da tahmini zor bir alandır, ve yine deneyim gerektirir.
Beklenen tutar, bu satışın sonunda elde etmeyi planladığınız toplam satışın parasal büyüklüğünü belirtir.
Satış sürecinde tüm bunlar değişebilir. Başlangıçta kazanmanın kolay olduğu düşünülen bir satış, daha fazla rakibin oyuna girmesiyle o kadar kolay olmayabilir. Projenin kapsamı daha fazla ürün içerecek şekilde değişebilir ve değeri artabilir. Alıcı, başlangıçta karar vermeyi düşündüğünden daha uzun zamanda nihai bir karara varabilir.
Doğru tahminler yapmak için, olasılık, tahmini sonuçlanma tarihi, beklenen tutar bilgilerini sık sık güncelleyin.
Sıradaki Adımınız
Büyük olasılıkla, herhangi bir anda Kuşbakışı görünümünde birden fazla satış yer alacaktır. Her bir satış için, gerçekleştirilmesi gereken tüm adımları planlamak ve takip etmek zor olabilir. Zaten bu adımlar müşterinin istekleri ve rakiplerin hamleleri de dahil olmak üzere birçok faktöre bağlı olarak değişecektir.
Bu karmaşık durumla başa çıkmanın iyi bir yolu bir satışla ilgili her zaman bir adım ileri planlamaktır. Bu adım tamamlandığında, sıradaki adımı planlayın.
TeamGram’da, her satış için, planlanan uygulama tarihiyle beraber, bir sonraki adımı girebilirsiniz. TeamGram sıradaki adımınızı doğru zamanda hatırlamanızı sağlar ve daha fazla satış üzerinde çalışmanıza olanak tanır.
Örnek: Müşteriniz bir teklif istediyse, bir sonraki adım, önümüzdeki Pazartesi günü bir teklif sunmak olacaktır. Bunu yaptıktan sonra, sıradaki adımı 3 gün sonra bir takip araması yapmak olarak belirleyebilirsiniz. Bu takip görüşmesi sırasında, müşteriniz sözleşme taslağını görmeyi talep ederse, sıradaki adım taslağı 2 gün içinde gönder olarak değiştirebilirsiniz.
Sıradaki adımlar satışa ait bilgilerle beraber belirgin bir şekilde görüntülenir, böylece satış ayrıntılarına bakan herkes sıradaki adımın ne olduğunu veya neyin geciktiğini bilir.