Harika bir kurumsal mail imzasına sahip olmak, alıcılarınızın dikkatini çeker ve daha profesyonel görünmenize olanak tanır. Bu yüzden kurumsal mail imzanızı oluştururken dikkat etmeniz gereken birçok faktör vardır. Bu faktörler aşağıdaki şekildedir:
1. Kurumsal mail imzanızı 3 veya 4 metin satırıyla sınırlayın
E-posta imzanız 4 temel unsuru içermelidir: Adınız, iş unvanınız (isteğe bağlı), şirketiniz (web sitesine bir bağlantı ile birlikte) ve telefon numaranız.
Kurumsal mail imza örneği
İsim – Soyad
İnsan Kaynakları Müdürü
www.sirketadiniz.com
(121) 345-6789
Yukarıdaki şablon size çok basit geldiyse, kurumsal imza şablonunu geliştirmeniz gerekir. Peki bunu nasıl yapacaksınız?
- Profesyonel sosyal hesaplarınıza bağlantılar sağlayın. İmzanıza LinkedIn veya Twitter profilinizi ekleyebilirsiniz.
- Bir ürün veya içerik paylaşın. Gurur duyduğunuz ve potansiyel müşterilerinizle paylaşmak istediğiniz bir ürün mü yarattınız? Uzmanlığınızı ve becerilerinizi vurgulayan bir blog yazısı mı yayınladınız? Tüm bunları kurumsal e-posta imzanızda paylaşabilirsiniz.
- Harekete geçirici mesaj ekleyin. Örneğin, bir demo rezervasyonu yapın, bir etkinlik için kaydolun, teknik inceleme indirin vb. şeklinde eklemeler yapabilirsiniz.
- Bu eklemeleri yaparken tüm telefon numaralarınızı, e-posta adreslerinizi ve sosyal ağlarınızı listelemekten kesinlikle kaçının. Çünkü e-posta imzanıza ne kadar çok bağlantı eklerseniz, alıcılarınızın bunlara tıklama olasılığı o kadar azalır.
2. Standart bir yazı tipi kullanın
Bir e-postanın alıcısı, kullandığınız yazı tipini bilgisayarına indirmemişse, imzanız farklı bir yazı tipi ile açılır. Bu yüzden hemen hemen tüm sistemlerde bulunan standart bir metin yazı tipi kullanmanız gerekir.
Standart metin yazı tipleri arasında Arial, Verdana ve Times New Roman bulunur. Bu yazı tipleri kolay okunur ve profesyonel görünmenizi sağlar.
Peki ayrıntıları ön plana çıkarmak için birden fazla yazı tipi kullanabilir miyim diye sorarsanız, farklı ayrıntıları öne çıkarmak için birden çok yazı tipi kullanmak yerine yazı tipinin boyutunu değiştirebilirsiniz. Alternatif olarak, profesyonel e-posta imzanızın bu kısımlarını vurgulamak için metninin bir kısmını kalın harflerle de yazabilirsiniz.
3. Sadece görsel kullanmaktan kaçının
İş e-posta imzanıza bir resim eklemek oldukça avantajlıdır. Bu yüzden kurumsal mail imza tasarımlarına çalışanlarınızın kendi fotoğraflarını eklemelerini sağlamak, e-posta’larına bir logo veya düz metnin sağlayamayacağı kadar kişisel bir hava katar. Bu, özellikle sizin ve çalışanlarınızın müşterilerle düzenli olarak etkileşime girdiği bir sektörde olduğunuzda yardımcı olur. Ancak dilerseniz çalışan fotoğrafları yerine şirketinizin logosunu da ekleyebilirsiniz.
Hangi seçeneği seçerseniz seçin, e-posta imzası kendi başına salt bir görüntü olmamalıdır. Bu tasarım olarak güzel görünse de, işlevsel değildir.
Örneğin, şirketinizin web sitesine bir bağlantı eklerseniz, e-posta alıcısının bu bağlantıya tıklayıp siteye yönlendirilmesini istersiniz. Aynı şey iletişim numaraları için de geçerli. Bir resimde iletişim numaranız ve şirketin URL bağlantısı varsa bu mümkün değildir.
Ayrıca bazı cihazlar ve e-posta hizmetleri resimleri engelleyen varsayılan ayarlara sahiptir. Bu yüzden tek başına bir görsel kullanırsanız, alıcılar onu göremezler. Bu nedenle, çalışanlarınızın e-posta imzalarına hem metin hem de resim eklemelerini sağlamanız gerekir.
4. Yasal bildirimler ekleyin
Profesyonel e-posta imzalarındaki sorumluluk reddi beyanlarının uygulanabilirliği her ülkede farklıdır. Ancak, belirli sektörlerin, özellikle hukuk, bankacılık ve finansın iş e-postası imzanıza bir sorumluluk reddi beyanı eklemesi önerilir.
Tüm profesyonel e-posta imza sorumluluk reddi beyanlarının temeli gizliliktir. Bu, e-posta’nın özel olduğunu ve yalnızca hedeflenen alıcıya yönelik olduğunu gösterir.
Yasal bildirime dahil edilmesi gerekenler aşağıdakileri içerir:
- Sorumluluk hükümlerinin hariç tutulması
- Güvenlik maddeleri
- Mevzuata uygunluk maddeleri.
Unutmayın, şirketinizi korumak isteyebilirsiniz, ama aynı zamanda kurumsal e-posta imzanıza çok fazla gereksiz şey eklememeniz gerekir.
5. Tıklanabilir HTML e-posta imzalarından yararlanın
Tıklanabilir HTML imzaları ile çalışanlarınızın profesyonel e-posta imzalarının, tıklandıklarında e-posta alıcılarını web sitesi ya da sosyal medya platformları gibi başka bir yere yönlendirmesini sağlayabilirsiniz.
Eklemeniz gereken diğer tıklanabilir bağlantılar, şirketin sosyal medya platformlarına verilen bağlantılardır. Buna LinkedIn, Facebook, Twitter, Pinterest, Instagram vb. dahildir.
Ancak, bu platformların güncel ve alakalı olduğundan emin olun. Çok sayıda sosyal medya platformununu dahil etmeyin.
Kurumsal Mail İmza Oluşturma Araçları
Profesyonel bir e-posta imzası oluşturmak için aşağıdaki uygulamaları kullanabilirsiniz:
1. LeadFuze
E-posta’larını profesyonelleştirmek isteyen birçok kişi tarafından kullanılan bu popüler araç ile tamamen ücretsiz ve çok etkili bir profesyonel e-posta imzası oluşturabilirsiniz.
2. Weadvocacy
Weadvocacy, çalışanlarınızın tüm e-posta imzalarını birkaç tıklamayla uyumlu hale getirmenizi sağlayan bir e-posta imza çözümüdür. Yönetici, bir düzenleyici ve özelleştirilebilir bir kitaplık kullanarak imzaları kolayca özelleştirebilir.
3. WiseStamp
WiseStamp, e-posta istemcinizle doğrudan entegre olan ve güzel tasarımları ve özel imzaları düzenleme pencerenize otomatik olarak yükleyen ücretsiz bir profesyonel e-posta imza üreticisidir.
WiseStamp’ı kullanarak imzanıza kolayca bir fotoğraf, en son blog yazınızı veya sosyal medyada öne çıkaran bir RSS beslemesini vb. ekleyebilirsiniz.
4. Newoldstamp
Eşsiz ve orijinal bir kurumsal mail imza tasarımı oluşturmak istiyorsanız, Newoldstamp’ı kullanabilirsiniz. 18 e-posta imza şablonu arasından seçim yapmanıza olanak tanıyan Newoldstamp; biçimi, renkleri, yazı tiplerini özelleştirmenize, fotoğrafınızı, sosyal ağ bağlantılarınızı vb. entegre etmenize izin verir, ancak, ücretsiz değildir ve oldukça pahalıdır.
Özetle diyebiliriz ki, iyi bir kurumsal mail imzası, markanızı tanıtmanıza ve web sitenize ve sosyal medya hesaplarınıza olan trafiği artırmanıza olanak tanır. Potansiyel müşterileri web sitenize veya iletişim bilgilerinize yönlendirmeyi kolaylaştırır. Ayrıca markanız için ücretsiz bir reklamdır. Bu nedenle, çalışanlarınız için etkili profesyonel e-posta imzaları oluşturmanız gerekir. Yukarıda sizinle paylaştığımı ipuçlarını izleyerek siz de kurumsal bir mail imzası oluşturabilir ve bu mail’den en etkili şekilde nasıl yararlanacağınızı öğrenebilirsiniz.