E-postada Ton: Profesyonel Bir Ton Oluşturmanın Tanımı ve İpuçlarıYayınlanan: 2024-02-06
E-posta, çoğu işletmenin ve çalışanın işyerinde iletişim kurmasının birincil yoludur. Etkili bir e-postanın nasıl yazılacağını bilmek, yöneticinizle iyi ilişkiler kurmanız gibi avantajlara yol açabilir, bu da terfilere yol açabilir veya başarılı bir şekilde ağ oluşturma, bu da daha iyi maaşlı bir işe yol açabilir. Öte yandan, bunu nasıl yapacağınızı bilmemek, başarılı olma yeteneğinize zarar verebilir ve en kötü senaryoda, iş arkadaşlarınızın sizi kaba ve sevimsiz biri olarak değerlendirmesine yol açabilir.
E-postalar, yalnızca üsluplarına bağlı olarak az çok etkili olabilir. E-postalarda kibar ve net bir üslup kullanmak kariyerinizi hızlandırabilir veya sizi geride tutabilir. Kendinizi mümkün olan en profesyonel şekilde sunabilmeniz için e-postadaki tonu nasıl anlayacağınız ve kullanacağınız aşağıda açıklanmıştır.
E-postadaki ton nedir?
Bir e-postanın tonu, e-postanın ilettiği duygu veya tutumdur. Bir e-postanın tonu, mesajın bağlamına ve amacına bağlı olarak kendinden emin, coşkulu, kasvetli, resmi, doğrudan veya daha fazlası olabilir. Sesten farklıdır çünkü yazıdaki ses bağlama veya duruma göre değişmez. Bir markanın sesi, sesi diğer şirketlerden farklı kılan şeydir.
Tonlamaya katkıda bulunan unsurlar
Ton, bir e-postanın duygusal özünü gösterir. Yazılı iletişimde - yüz yüze iletişimin aksine - bir şey hakkında ne hissettiğinizi göstermek için yüz hatları veya vücut hareketleri gibi unsurlara güvenemezsiniz. Yüz yüze iletişimde pek çok fiziksel ipucunun (örneğin kollar kavuşturmak, kaşları çatmak) bulunmasına benzer şekilde, diğer birçok ipucu da yazılı e-postaların tonuna katkıda bulunur. Bunlar şunları içerir:
Kelime seçimi
"Lütfen", "Çok üzgünüm" ve "teşekkür ederim" gibi belirli kelime ve ifadeler arkadaş canlısı ve kibardır; iş yerinde her zaman sahip olmak isteyeceğiniz iki özelliktir. Bu sözler okuyucunuzun takdir edildiğini ve görüldüğünü hissetmesini sağlar, bu da onların sizinle çalışmak isteme olasılığını artırır.
Cümle uzunluğu
Yalnızca kısa cümlelerden oluşan gerçeklerden oluşan e-postalar, okuyucunun kulağını rahatsız edebilecek veya gereksiz derecede talepkâr görünebilir. Öte yandan, çok uzun cümleler başıboş ve düzensiz görünebilir, bu da okuyucunun ana noktalarınızı tahmin etmesini zorlaştırır.
Noktalama
Cümlenin sonundaki noktalar cümleyi aniden bitirir ve kaba görünebilir. Öte yandan, ünlem işaretleri heyecanı ifade eder, ancak bir e-postada çok fazla ünlem işareti olması, bunun profesyonellikten uzak görünmesine neden olabilir.
Oturum kapatmalar
E-posta imzaları, e-postanızın son satırları ve tonunuzu eve götürmek için son şanstır. Daha resmi olan imzalar arasında "Saygılarımla", "En İyisiyle" ve "Saygılarımla" yer alır. Daha sıradan olanlar arasında "Teşekkürler!" "Şerefe" ve "Yakında konuşuruz." Bir arkadaşınıza göndereceğiniz "Sonra", "Görüşürüz" veya "Sarılmalar ve öpücükler!" gibi imzalardan kaçınmalısınız. Kaçınılması gereken diğer imzalar arasında "Mantıklı bir umut" (pasif agresif olarak algılanabilir), "İyi günler" (işyerinde kaçınılması gereken dini ifade eder) ve "Gerçekten sizinki" (çok samimi) yer alır. ).
Selamlar
"Günaydın", "Mutlu Pazartesiler!" Gibi bazı e-posta selamlamaları ve "Umarım harika bir hafta sonu geçirmişsinizdir!" okuyucunuzun onu bir bütün olarak önemsediğinizi hissetmesini sağlayabilir. E-postalara bu ifadelerle başlamak, okuyucuyu aniden işe girişmek yerine sohbete dahil etmeye yardımcı olabilir.
Emoji ve ifadeler
İfadeler ve emojiler duyguları aktarır ve bir e-postadaki metni aydınlatmak için kullanılabilir. Aşina olduğunuz iş arkadaşlarınıza yazıyorsanız gülen surat kullanmanızda bir sakınca yoktur ancak çok fazla gülen surat kullanmak, özellikle de yöneticinize veya bir müşterinize yazıyorsanız aşırı sıradan görünebilir.
E-posta uzunluğu
Birkaç önemli noktaya sahip daha uzun e-postalar daha ciddi ve daha resmi olma eğilimindedir. Resmi olmayan e-postalar kısadır çünkü genellikle hızlı bir şekilde yazılıp gönderilir.
Profesyonel e-postalardaki tonları belirleme
Profesyonel bir e-postanın biraz daha resmi bir tonu vardır. E-postanın içeriğine ve amacına bağlı olarak iddialı, acil, arkadaş canlısı veya tartışmacı da olabilir. Ek olarak, bir e-postanın tonu farklı alıcılara göre uyarlanabilir ve uyarlanmalıdır. Bir finans şirketinin üst düzey yöneticileri gibi kurumsal hedef kitleye yönelik e-postalar genellikle daha resmidir. Video prodüksiyon ajansı gibi yaratıcı bir sektördeki tasarımcılardan oluşan bir kitle için yazılanlar biraz daha resmi olmayan olabilir.
Ton hatalarının etkisi
Ton hataları, mesajınızın okuyucusunun bir şey hissettiğinizi düşünmesi nedeniyle ortaya çıkar, ancak gerçekte e-postanızı yazarken hiç böyle hissetmediniz. Bu olduğunda, bu sizin, yani yazarın başarısızlığıdır.
Yaygın üslup hataları, görünen e-postaları içerir:
- düşmanca
- agresif
- talep etmek
Bunun nedeni, cümle sonlarında başka noktalama işaretleri yerine çok sayıda nokta kullanılması veya "Büyük Harf Kilidi" tuşunu bırakmayı unutmak ve tamamı büyük harflerle yazmak gibi küçük hatalar olabilir.
Bu tür hataların sonuçları ciddi olabilir, özellikle de iş yeriniz yazılı iletişime önem veriyorsa. Meslektaşlarınız e-posta görgü kurallarınızdan şikayet ederse, ofis pisliği olarak kabul edilebilirsiniz. Güven oluşturmak, hedeflerinize ulaşmak ve iş arkadaşları edinmek konusunda daha fazla zorlanacaksınız. Aşırı bir senaryoda, bir yönetici veya önemli bir müşteri sizi itaatsiz biri olarak yargılayabilir ve bu da işinize mal olabilir.
Doğru tonu elde etmek için 8 ipucu
İyi algılanmak için etkili bir şekilde yazmak, birinin gözüne girmek istiyorsanız kaşlarını çatmamayı veya ona bağırmamayı bilmek kadar kolay değildir. Her profesyonel e-posta yazarken doğru tonu elde etmenize yardımcı olacak bazı ipuçları:
1 Hedef kitleyi belirleyin
Seçeceğiniz ton öncelikle mesajınızı okuyacak kişi veya kişilere bağlıdır. Yakın meslektaşlarınız için daha rahat ve resmi olmayan bir dil kullanabilirsiniz, ancak yöneticiler veya müşteriler için saygılı ve resmi bir ton kullanın. Hangi tonla vuracağınızdan emin değilseniz, size gönderdikleri e-postaların tonunu taklit edin; çünkü bu, aldıkları e-postaları nasıl algıladıklarına dair en iyi ipucunu sunacaktır.
2 Bağlamı düşünün
Ton farklı senaryolara uyarlanmalıdır. Örneğin, birini geç teslim ettiği bir iş nedeniyle azarlamak için bir e-posta yazıyorsanız, şakacı ve arkadaş canlısı olmak yerine doğrudan ve resmi olun. Eğer takımınızı yakın zamandaki büyük galibiyetinden dolayı tebrik ediyorsanız coşkulu ve resmi olmayan bir ton kullanın.
3 Asla saldırgan bir dil kullanmayın
İşyerindeki tüm yazılı iletişimlerde olduğu gibi, bir girişimi eleştiriyor olsanız bile asla kışkırtıcı veya ayrımcı bir dil kullanmayın. Agresif olarak yorumlanabileceği için tamamı büyük harflerle yazmayın.
4 başıboş dolaşmayın
Bilinç akışı e-postaları yazmak, dağınık ve odaklanmamış görünmenize neden olur. Başıboş ve çok uzun süren e-postalar aynı zamanda okuyucunuzun zamanına saygı duymadığınızı da gösterir. Bunu önlemek için e-postalarınızı kısa ve öz tutun ve okuyucunun anlamasını istediğiniz birkaç önemli noktayı vurgulayın.
5 Doğrudan olun
Hiç kimse asıl amacınıza ulaşmak için dağlar kadar metin arasından geçmek istemez. Çok gösterişli ve vurgulamak istediğiniz noktayı bulanıklaştıran bir dilden kaçının. Ne demek istediğinizi söyleyin, açık ve net bir şekilde yapın.
6 Ünlem işaretlerini ve ifadeleri sınırlayın
Bu öğeler bir e-postanın çok sıradan görünmesine neden olabilir. Devam edin ve yalnızca bir ünlem işareti ve bir ifade ekleyin (ve ikincisini yapmak zorunda olduğunuzu düşünüyorsanız, gülen bir yüz kullanın).
7 E-postaları düzeltin ve gözden geçirin
Bir e-posta göndermeden önce, onu yeniden okuduğunuzdan emin olun ve ardından yüksek sesle okuyarak iletmek istediğiniz ton olup olmadığını bir kez daha kontrol edin. Okuyucunun kafasını karıştırabilecek her şeyi gözden geçirin. Büyük bir gruba, yöneticilere veya müşterilere gönderilenler gibi önemli e-postalar için, tarafsız bir arkadaşınızın veya iş arkadaşınızın bunları okuması ve gönder tuşuna basmadan önce ikinci bir çift göz görevi görmesi yararlı olacaktır.
8 Olumlu ve kibar kalın
Şüpheye düştüğünüzde, profesyonel e-posta yazarken kullanılacak en iyi üslup budur. Bir meslektaşla aynı fikirde olmamak ya da kendisine doğrudan rapor edilen kişiye olumsuz geri bildirimde bulunmak gibi zor durumlarda bile kibar olmak, katkıları için teşekkür etmek ve düşüncelerinizi saygılı bir şekilde belirtmek önemlidir. Bir şeyi beşinci kez takip ediyorsanız, doğrudan ve nazik bir hatırlatmayı tercih etmek yine de değerlidir.
Temel bilgiler
- Profesyonel bir e-posta yazarken pozitifliği, saygıyı ve coşkuyu ifade eden sözcükler kullanın.
- E-postalardaki tonu anlamak önemlidir çünkü e-posta tonu hataları iş ilişkilerine zarar verebilir ve işyerinde başarılı olmanızı zorlaştırabilir.
- Profesyonel bir üslup elde etmenin bir yolu, iş yerinizdeki diğer kişilerin e-posta üslubunu taklit etmektir. Nasıl yazdıkları genel işyeri kültürünü yansıtacaktır.
- Daha fazla e-posta yazın. Ne kadar çok pratik yaparsanız, iletişim kurma konusunda o kadar iyi olursunuz ve e-postalarda doğru tonu yakalama sanatında ustalaşmak da o kadar kolay olur. Dilbilgisi yardımcı olabilir.
E-postayla ilgili SSS'ler
Profesyonel bir e-posta için uygun tonu nasıl belirleyebilirim?
Profesyonel bir e-posta için uygun üslup, o e-postanın hedef kitlesine ve amacına bağlıdır. Yöneticilere ve müşterilere gönderilen e-postalar daha resmi ve saygılı bir tonda olmalıdır. Yakın meslektaşlarınıza veya ekibinizin diğer üyelerine gönderilenler daha resmi olmayan bir tonda olabilir.
E-postalardaki ses tonunun yanlış yorumlanmasına ilişkin bazı örnekler nelerdir?
E-postadaki yanlış yorumlama örnekleri şunları içerir: "Raporu henüz bitirmediniz mi?" Bu düşmanca ve kaba olarak ortaya çıkıyor. Bir diğeri ise “Gelecek haftanın toplantısı Cuma günü saat 14:00'te gerçekleşecek!!!” aşırı heyecan ve aciliyet anlamına gelir.
Bir e-postanın tonu iş ilişkilerini etkileyebilir mi?
Evet, bir e-postanın üslubu, niyetiniz bu olmasa bile sizi kaba, saldırgan veya profesyonel olmayan biri gibi göstererek iş ilişkilerini olumsuz etkileyebilir.
Profesyonel bir üslup korumak için kaçınılması gereken belirli ifadeler veya kelimeler var mı?
Profesyonel bir üslup korumak için küfür ve günlük argo kullanmayın. Ayrıca, "hemen" veya "hemen" gibi aciliyet izlenimi veren ifadelerden ve kelimelerden kaçının. Son olarak, "son derece hayal kırıklığına uğramış" veya "çılgınca heyecanlı" gibi aşırı duyguları ifade eden ifadeler kullanmayın.