İş dünyasında, bir not belirli bir format izler ve okuyucularınızın bilgilerinizi inceledikten sonra harekete geçmelerini teşvik etmek için belirli bir yazı stili gerektirir. E-postalardaki ekleri yazma ve açıklama ekleme daha esnektir, ancak profesyonel notlarınız için geleneksel notlarda kullanılanla aynı formatı izlemelisiniz. Karşılıklı durumlarda e-posta iletişiminin artmasıyla birlikte, belgelerin nasıl düzgün şekilde notlandırılacağını ve ekleneceğini öğrenmek notlarınızın "spam" klasöründe kalmasını engelleyebilir. Siz ve alıcı arasında daha fazla tartışmayı teşvik etmek için notun hem içinde hem de notun sonunda bulunan bir eki not edebilirsiniz.
Belgeye herhangi bir ek eklemeden önce, faturanızın kaba taslağını yazın. Başında "Kime", "Kimden", "Tarih" ve "Konu" dahil olmak üzere uygun başlık biçimini kullanarak başladığınızdan emin olun. E-posta notları, basılı kopyalarla aynı formatta olmaz; bu nedenle etkili bir e-belgeyi formatlamak için uygun kenar boşlukları gerekmez.
"Enter" tuşuna iki kez basın (iki satırı atlamak için) ve notun gövdesini yazmaya başlayın; Bu, mümkün olan en fazla ayrıntıdan bahsederken problemi, bağlamı ve gerekli görevleri getirmelidir. Kelime işlemcinizde notun bir özetini oluşturun. Notun açık ve özlü bir açıklaması ile açarak notun detaylarını yazıp konuyu keşfetmenize neden olan içeriği takip edin. Kolay okuma için sorunu parçalara ayırın.
Cümleleri 20 veya daha az kelime ve her biri üç ila beş cümle paragrafta tutun; belgenin akışını sağlamak için geçiş aygıtlarını kullanın. Vücudun ortasında, e-postaya bir ek olduğunu belirttiğinizden emin olun; bu, e-posta mesajının yanındaki ataç simgesiyle açıkça anlaşılmalıdır, ancak notu bitirmeden önce gövdede not almanız önemlidir.
Projeyi başlatmak veya sorunu çözmek için okuyucunun sizinle nasıl iletişime geçebileceğini belirterek notun kapanış bölümünü yazın. Eki bir kez daha eklemeden önce uygunluk durumunuz, toplantının niyetleri ve olası çözümleri hakkında özel bilgileri belirttiğinizden emin olun. Dört kez "Enter" tuşuna basın ve e-postanın sol kenarına "Ek" yazın. Format aşağıdaki gibidir:
Ekli: Finansal Analiz, Temmuz [X], 20XX
Bahşiş
E-postanızın göndermeden önce eki içerdiğinden emin olun. Ataşmanı gövdede bir kez ve sonunda bir kez, uygun bir açıklama ile belirtiniz. Tüm fikirlerin mevcut olduğundan emin olmak için notun ayrıntılı bir incelemesini tamamlayın. Alıcının gelen kutusuna teslimatı sağlamak için makul boyutta ekler gönderin. Okuyucularınızı sorununuzu çözmenize yardımcı olacak bir pozisyon almaya teşvik etmek için eyleme dönüştürülebilir fiillerle yazın.
Uyarı
Dekontun ilk kopyasını gözden geçirmeden veya prova okuması olmadan göndermeyin.