Teklif talepleri, tedarikçilerinizin ve tedarikçilerinizin bir teklif sunması ve yaklaşan projeniz için teklif vermesi için ihtiyaç duyduğu bilgileri sağlar. Bir RFP yazarken ayrıntılar önemlidir. Ayrıntı arttıkça, bir veya daha fazla RFP'nin ihtiyaçlarınızı karşılama olasılığı artar. RFP'nizi yazmaya başlamadan önce ihtiyacınız olan tüm bilgilerin bir özetini hazırlayın.
Bazı Arka Plan Bilgileri
Geçmiş, ürünler veya hizmetler, istatistikler, güçlü yönler, zayıf yönler ve demografik bilgiler dahil olmak üzere şirketinizle ilgili arka plan bilgileri sağlayın. Bir amaç ifadesi, şirketinizin ne tür ürün veya hizmete ihtiyaç duyduğunu ve nedenini açıklar. Bunu, projenin hedefleriyle ilgili bilgilerle takip edin ve bu hedeflerin şirketinizdeki belirli bir ihtiyacı nasıl karşılayacağını açıklayın. Grubun büyüklüğü veya özel özellikler dahil olmak üzere projeden yararlanacak paydaşlarla ilgili bir bölüm, teklif yazarlarının projenin şirketinizin yaptığı işe nasıl uyduğunu anlamalarına yardımcı olur.
Ne istiyorsunuz
Teklife dahil edilmesi gereken teslim edilebilir öğeleri belirtin. 20 yeni iş istasyonu gibi somut çıktıları dahil etmek önemli olsa da, maddi olmayanları unutmayın. Teslim edilecekler, yeni ürün veya hizmetin şirketinize nasıl yardımcı olacağına ilişkin beklentilerinizi de içerir. Örneğin, şirketiniz özel yazılım sağlamak için bir şirket seçiyorsa, bir çıktı, yazılımın eski sisteminizden kesintisiz veri geçişine izin vermesi gerektiğini belirtebilir. Belirli çıktılarınız yoksa ve bir sorunu veya ihtiyacı çözmek için fikirler arıyorsanız, bu bölümü satıcılardan kendi çözümlerini sağlamalarını istemek için kullanın.
Proje gereksinimleri
Satıcılar, doğru teklifler sunmak için mümkün olduğunca fazla bilgiye ihtiyaç duyar. Projenin ne zaman başlamasını ve bitmesini beklediğinizi, bütçenizin boyutunu, fatura ayrıntılarını ve teşvikleri veya cezaları onlara bildirin. Ayrıca, projenin her aşamasının tamamlanması için hedef tarihler ekleyebilir, performans standartları belirleyebilir ve satıcının ilerlemesini nasıl izleyeceğinizi açıklayabilirsiniz. Satıcıları herhangi bir özel gereksinim konusunda bilgilendirin. Satıcıların, şirketiniz veya ajansınızla aynı türden işe alım uygulamalarını izlemelerini veya belirli profesyonel lisanslara sahip olmalarını zorunlu kılabilirsiniz.
Sen bir kazandın
Biçim bölümünde satıcıların bir teklif göndermek için ne yapması gerektiğini açıklayın. Belirli bir format veya yazı tipinde tekliflere ihtiyaç duyuyorsanız, gerekli bölümlerin ana hatları, bir stil kılavuzu gibi yararlıdır. Teklifin kime sunulması gerektiği ve teklifler için son tarih hakkında bilgi verin. Teklifin bir parçası olarak, şirketlerden şirket geçmişi, müdürler, referanslar, benzer projelerle ilgili deneyimler ve projenizde çalışacak ekip hakkında bilgiler gibi arka plan ayrıntılarını sağlamalarını isteyebilirsiniz. Satıcıların kazanan teklifi nasıl seçeceğinizi ve seçildiklerinde ne zaman bilgilendirileceklerini bilmelerini sağlamak için bir değerlendirme kriterleri bölümü oluşturun.