Mark Jackley | İçerik Stratejisti | Şubat 2023
Kurumsal kaynak planlama (ERP) sistemi modern bir işletmenin kalbidir. Çalışanlar yaygın görülen iş operasyonlarını yürütmek için sistemi kullandıkça veriler kuruluş genelinde dolaşır. İş performansını ölçmeye ve karar alma süreçlerini yönlendirmeye yardımcı olan içgörüler, ERP sisteminden dışarı akar.
ERP işlevleri, genellikle modüller olarak adlandırılan belirli olanaklar çerçevesinde organize edilir. Bu modüller finans, tedarik, tedarik zinciri ve insan kaynakları gibi, işletmenin belirli departmanlarına hizmet edecek şekilde tasarlanmıştır. Dağınık durumdaki ekipler merkezi bir ERP platformuna erişir ve herkes aynı sistemi kullanır. Böylece iş operasyonlarının paylaşılan bir görünümü ve merkezi havuzda toplanan verilerden tek doğruluk kaynağı oluşturulur.
ERP modülleri, ERP sisteminizin bileşenleri veya iş olanakları/süreçleridir. Bu modüller finans ve muhasebe, tedarik, talep planlama ve insan kaynakları gibi finansal olmayan belirli işlevler dahil olmak üzere öncelikle işletmenin arka ofisine hizmet veren işlevleri içerir. Bazı işletmeler, müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) gibi ön uç işlevlerini ERP sistemlerine ekler ve böylece kurumun uçtan uca entegrasyonunu sağlar. Departmanlar genelinde paylaşılan merkezi bir platform ve veritabanı sayesinde kullanıcılar, verileri derlemeye daha az, stratejik görevlere daha fazla zaman ayırabilir.
ERP sistemleri modüler olsa da işletmelerin satın alma ve modül ekleme konusunda farklı yaklaşımlar kullandığını anlamak önemlidir. Bazı şirketler ERP uygulamaları için "büyük patlama" yaklaşımını seçer; yani ihtiyaç duydukları tüm özellikleri aynı anda devreye alırlar. Diğerleri ise kademeli bir yaklaşımla finansal yönetim olanaklarını başlatır, ardından her aşama için uzun vadeli bir yol haritası ile satın alma veya İK gibi alanları devreye alabilir. Bazen aşamalar iş birimi veya global bölge tarafından tamamlanır ve aynı temeli kullanırken işlevler gerek duyuldukça eklenir. Bir diğer örnek ise birleşme ve satın alma faaliyetidir: Bir şirket bir diğer şirketi satın aldığında, bunu genellikle aşamalı ERP uygulaması için iş gerekçesi olarak kullanırlar.
ERP sistemi tek veritabanında iyi tanımlanmış veri yapıları üzerinde çalıştığı için, buna eklenen modüller de benzer şekilde çalışır. Hangi departmandan gelirse gelsin, veriler ortak tanımlara ve paylaşılan kullanıcı deneyimlerine dayalı olarak tutarlıdır. Ayrı iş süreçlerinin getirdiği kaos yerine, düzen ve süreç orkestrasyonu söz konusudur.
Çoğu ERP çözümü finansal rakamlarla başlar ve daha sonra iş önceliklerinize, sektörünüze ve değişen koşullara bağlı olarak ekstra özellikler ekler. En iyi 10 ERP modülünün listesini, bunların kuruluşunuza nasıl yardımcı olabileceğini ve şirketlerin bunları kullanmaya neden karar verdiklerini sunuyoruz.
Finansal yönetim modülü, bir ERP sisteminin temelini oluşturur. Borçlar muhasebesi ve alacaklar muhasebesini takip etmenin yanı sıra genel muhasebeyi yönetmeye yardımcı olan bu modül, mevcut finansal durumunuza ve görünümünüze odaklanmanızı sağlar. Ayrıca bilançoları, ödeme makbuzlarını ve diğer temel finansal dokümanları oluşturur ve depolar.
Otomasyon bu süreçte kritik bir rol oynar. Finans modülü; faturalama, tedarikçi ödemeleri, gider yönetimi, varlık yönetimi ve ortak girişim muhasebesi ile ilgili görevlerin yanı sıra diğer birçok şeyi otomatik hale getirir. Örneğin, otomatik nakit yönetimi, nakit işlemlerini analiz etmeyi ve nakit akışı tahminlerini geliştirmeyi kolaylaştırır. Muhasebe ekibiniz, defterleri daha hızlı kapatabilir, bazen de gelir tahakkuku için katı kurallara uyarken bir veya daha fazla hafta kazanır. Bilanço otomasyonu, şirketinizin finansal pozisyonunun en doğru kesiti için gerçek zamanlıya yakın veriler sağlar.
Tedarik modülü, mal üretmek veya satmak için ihtiyaç duyduğunuz ürün veya malzemeleri satın alma becerinizi geliştirir. Satın alma siparişleri hazırlamaya ve göndermeye yardımcı olurken teklifleri otomatik hale getirir, izler ve analiz eder. Modül, onaylı satıcıların listesini kullanarak belirli kalemlerin satın alınmasını otomatik hale getirebilir. Bu da süreci hızlandırır, harcamaların yasa ve politikalarla uyumlu olmasını zorunlu kılar, tedarikçi ilişkilerini geliştirir ve en nihayetinde kârlılığın artırılmasına yardımcı olur.
Doğru modül her şeyden önce alışveriş ve harcamaların yanı sıra doğrudan malzeme ve hizmet satın alımlarını yönetme yöntemlerini düzenleyerek tedariği uçtan uca kolaylaştırır. Tedarikçi pazarlıklarında ve sözleşme ödüllerinde kullanılan gerçek zamanlı verilerle, satın alma gücünüzü konsolide etmenin yollarını da belirleyebilir. Böylece, tedarik kesintilerini azaltırken en düşük maliyetlere sahip olmayı güvenceye alabilirsiniz.
Risk yönetimi ve yasalarla uyumluluk modülü, finansal kontrolleri geliştirmek için yapay zeka (AI) ve makine öğreniminden yararlanarak finans ekiplerinin nakit sızıntılarını önlemesini, denetimleri zorunlu kılmasını ve ortaya çıkan risklere karşı korunmasını sağlarken saatler alan manuel görevlerden tasarruf sağlar.
Risk yönetimi olanakları sayesinde görev ayrılığı (SoD) raporlama ve kullanıcı erişimi izni verme ve kontrol etme gibi süreçleri otomatikleştirerek yasalarla uyumlu kalabilirsiniz. Otomasyon; dolandırıcılık, hata ve politika ihlallerini hızla tespit edebilmeniz için denetim işlemlerini de hızlandırır. Ayrıca denetim ve Sarbanes-Oxley Yasası (SOX) uyumluluğu, risk yönetimi ve iş sürekliliği planlaması için iş akışlarını kolaylaştırabilirsiniz.
Tedarik zinciri yönetimi (SCM) modülleri mal ve malzemelerin tedarikçilerden ve alt tedarikçilerden üreticilere, dağıtımcılara, perakendecilere veya tüketicilere kadar tedarik zincirinizde nasıl hareket ettiğini izler. Kesintileri azaltmak ve maliyetleri en aza indirmek için işletmeniz genelinde talep, tedarik, sipariş karşılama ve üretim süreçlerini verimli bir şekilde planlamanıza olanak tanır, doğru envanterin doğru zamanda ve doğru yerde bulunmasını sağlar.
Kullanım alanı: Tedarik zinciri yönetim sistemleri, stok fazlalarını veya stok tükenmesini önleyebilmeniz için talep tahminlerine göre her bir kalem konumu için en uygun envanter seviyelerini ve yenileme süreçlerini belirlemeye yardımcı olur. Ayrıca otomasyon; sipariş kaydı, mutabakat ve satış sonrası müşteri hizmetlerini kolaylaştıran sipariş yönetimi gibi tedarik zinciri süreçlerinde zaman ve para tasarrufu sağlar.
Bir tedarik zinciri modülü, değişkenliği yönetmenize yardımcı olan segmentasyon ve makine öğrenimi gibi olanaklarla talebi tahmin etmenize de yardımcı olabilir. Bu olanaklar, pazar değişikliklerine ve küresel şoklara dayanabilecek, daha esnek bir tedarik zinciri oluşturur.
Kurumsal performans yönetimi (EPM) modülleri iş planınıza, bütçenize, tahmininize ve performans raporunuza yardımcı olan süreçleri daha iyi hale getirir. Finansal, operasyonel ve iş kolu planlamasına yönelik birleşik görünüm sunarak, eski usul silolara sahip planlama yerine bağlantılı planlama sağlarlar. Bu modüller finansal sonuçların raporlanmasını hızlandırmak için otomasyondan da yararlanır.
Senaryo modelleme, uzun vadeli planlama ve diğer olanakların kullanımıyla EPM modülleri, maliyetler ve kârlılık hakkında daha derin bir anlayış sunar, gelir hedeflerine ulaşmanıza yardımcı olur, hesap mutabakatı ve vergi raporlamasını modernize eder. EPM sayesinde ekipleriniz; finans, İK, tedarik zinciri ve satış gibi temel alanlarda modelleme ve planlama yapmak üzere donatılır.
Üretim modülü ile işletmenizin üretim çalıştırmalarını planlaması ve yönetmesi daha kolay hale gelir. Tesisinizin talebi karşılamak için mevcut hammaddelere ulaşabildiğinden emin olmak, atölye katını verimli çalıştırmak ve maliyetleri düşük tutmak ve bu sırada, bitmiş ürünlerin kalitesini garanti altına almak gibi amaçlara yardımcı olur.
Bugünün modülleri karma modlu üretim çalıştırmanıza olanak tanır. Bu sayede, tek tip yerine kademeli üretim ve süreç üretimi gibi üretim süreçlerinin bir kombinasyonunu kullanabilirsiniz. Bu, portföyünüzü çeşitlendirmenize ve yeni müşteriler kazanmanıza yardımcı olur. Örneğin, bir içecek serisi üretmek için süreç üretimini kullanabilir, şişeleri ve kutuları hızla üretmek için parçalara ve montaja odaklanan kademeli üretimi kullanabilirsiniz. Ayrıca, maliyetleri ve değişkenleri tesise göre izleyebilir, çıktıyı tahminlerle karşılaştırarak izleyebilir ve bir kalem üretmek için gereken ortalama süreyi hesapladıktan sonra arzı tahmin edilen taleple karşılaştırabilirsiniz.
Müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) modülleri, özellikle potansiyel müşterileri destekleyenler olmak üzere satış ve pazarlama süreçlerini daha iyi hale getirerek müşterileri yönetmenize yardımcı olur. Bu modüller, her müşteri etkileşimi ve satın alma geçmişi dahil olmak üzere müşteriler ve potansiyel müşteriler hakkındaki tüm bilgileri depolar ve segmentasyon verileri ile hedeflenen çapraz satış önerileri sunar.
İlgili kişi yönetimi, iletişim takibi, iş fırsatı veya potansiyel müşteri takibi, sipariş geçmişi, sorun biletleme, fiyat teklifi oluşturma ve satış temsilcisi üretkenliği, CRM modüllerinde aranacak olanaklar arasında sayılabilir. En önemlisi, modülünüz müşterileri ilk pazarlama aşamasından başlayıp fiyat teklifi ya da satış süreci boyunca takip ederek satışın tamamlanmasını ve sonrasında süregelen müşteri hizmetleri sunulmasını sağlamalıdır.
Not: Tüm kuruluşlar veya ERP satıcıları CRM'yi bir ERP modülü olarak görmez. Bazıları yalnızca finansal yönetim ve diğer arka ofis faaliyetleri ile ilgili modülleri içerirken diğerleri daha geniş bir vizyonla yola çıkar ve müşteri ilişkilerini yönetmek gibi ön ofis görevlerini de içerir.
Bazen insan kaynakları yönetimi (HRM) olarak da anılan insan sermayesi yönetimi (HCM) modülü; tüm çalışanlarla ilgili performans değerlendirmeleri, iş açıklamaları, yan hak seçimleri ve devamlılık/izin dahil olmak üzere ayrıntılı kayıtlar içerir. Diğer ERP modülleri gibi, şirket genelinde sürekli veri toplayan otomasyonla yıllık elektronik tabloları destekleyerek mükerrer verileri azaltır ve doğruluğu artırır, birçok işletmenin sahip olduğu büyük miktarda İK verisinden önemli avantajlar üretir.
İnsan kaynakları modülü çalışan zamanlaması, işe alım ve ücretlendirme yönetimi gibi görevleri otomatik hale getirir. Şirket içi iş akışlarında kolay iş birliği sayesinde bir İK modülü, satış temsilcilerinin primlerini belirlemek için CRM verilerine bağlanabilir. Bu işlem manuel olarak gerçekleştirmeye kıyasla çok daha kolay ve daha doğru bir şekilde yapılır.
Bu modül; çizelgeleri, bütçeleri ve kaynakları izlemeye yardımcı olan paylaşılan görselleştirme araçlarıyla proje yönetimini daha iyi hale getirir. Örneğin, kaynakları kolayca tahsis etmenize (ve yeniden tahsis etmenize) olanak tanıyan birden fazla proje planını tek görünümde inceleyebilirsiniz. Roller, beceriler ve konum için arama filtrelerini kullanarak doğru proje ekibini bir araya getirebilirsiniz. Ayrıca, işletme genelinde maliyetleri kaydetme yollarını standart hale getirerek bütçeleri daha iyi yönetebilirsiniz. Gelişmiş proje yönetim araçları, müşteri faturalarını ve proje faturalamayı otomatik hale getirerek nakit akışını en üst düzeye çıkarmanıza da yardımcı olur.
Öngörülebilir şekilde, proje yönetim modülünün kullanımı, inşaat ve üretim gibi proje yoğun sektörlerde yaygındır. Doğru biçimde konuşlandırılan proje yönetim modülleri projeleri zamanında tamamlama oranını artırabilir, maliyetleri izleyip kontrol edebilir, hizmet tabanlı tahminlerin ve maliyetlerin doğruluğunu artırabilir, personel ve ekipman kullanımını optimize edebilir.
ERP analitiği modülü finans, satın alma ve proje yönetimi uzmanlarının kârlılığı artıran, işletme sermayesinin kullanımını iyileştiren ve iş harcamalarını kontrol eden etkenleri anlamalarına yardımcı olur.
ERP analitiği kârlılık konusunda genel muhasebe içgörüleri sağlar ve tahsilat sürecini hızlandırarak nakit akışını daha iyi hale getirir. Finans ekiplerinin ödeme aciliyetini belirlemek için zamanında ödenebilecek ve vadesi geçmiş tedarikçi ödeme tutarlarını izlemelerine yardımcı olarak borçlar muhasebesine katkıda bulunur. Bu modül, maliyet tasarruflarını ve finansal riskleri belirleyerek şirket harcamalarını kontrol eder. Örneğin, dolandırıcılığı hızla belirleyerek ve gider politikalarına uyumu zorunlu tutarak, finans ekiplerinin çalışan giderlerini elle yürütülen geleneksel süreçlerle yapamayacakları ölçüde doğru izlemelerini sağlar.
ERP modülleri satın almanıza rehberlik edecek yalnızca bir en iyi uygulama vardır: Kuruluşunuzun ihtiyaçlarını en iyi karşılayanları seçin. ERP söz konusu olduğunda standart bir çözüm işe yaramaz.
Hangi ERP modülleri standart olarak gelir? Buna verilen yanıtların satıcıdan satıcıya değişmesi şaşırtıcı olmamalı. Temel finansal işlevler pakette her zaman yer alırken, satış veya İK gibi işlevler ayrı olarak satılabilir. ERP modüllerinin fiyatları değişiklik gösterebilir ancak şirket içi ERP satıcıları genellikle kullanıcı başına lisans sunar. Yazılım hizmeti (SaaS) satıcıları genellikle aylık veya yıllık bazda ücret alır.
ERP sağlayıcıları tekliflerini bazen sektöre göre uyarlar. Örneğin, üretim paketi muhtemelen bir tedarik zinciri modülü içerir, perakende paketi ise normal koşullarda e-ticareti içerir. İşletmeniz hizmetten ziyade ürün satıyorsa, diğer olanakların yanı sıra tedarik zinciri ve sipariş yönetimi için de modüller istersiniz. Hizmet sektöründeyseniz, daha iyi müşteri desteği sunmak için profesyonel hizmetler modülü ekleyebilirsiniz. Bu sayfada açıklanan 10 modül sadece başlangıç noktasıdır. Bunların hepsine en azından hemen ihtiyacınız olmayabilir ama birinci sınıf bir ERP sistemi şu anda ihtiyaç duyduğunuz işlevlerle yola çıkıp, rekabet gücünüzü korumak için modüller eklemenize olanak tanır. Sektörünüze ve kuruluşunuzun zorluklarına ve fırsatlarına uyum sağlayabilecek bir sisteme ihtiyaç duyarsınız.
Zorunlu ERP modülleri var mıdır?
Tam olarak değil ama bir finansal yönetim modülünün tüm ERP sistemlerinde bulunması beklenir. Modüller şirketinizin gereksinimlerini ve sektörünü yansıtmalıdır, ancak başlangıçta finansal yönetim, nakit yönetimi, bilanço ve tedarik gibi temel unsurları da ele almalıdır. Bu modüller, ERP sistemleri için neredeyse zorunludur denebilir. Güç aksamı olmayan bir araba satın almadığınız gibi, şirketinizin büyümesine güç katacak finansal verileri sağlayamayan bir ERP sistemini de satın almazsınız.
Bir ERP sisteminin temel modülleri nelerdir?
Finans yönetimi, temel modüldür. Bunun yanında tedarik, tedarik zinciri ve kurumsal performans yönetimi gibi yakından ilişkili modüller de bulunur. Temel modülleri satış (CRM), insan kaynakları veya analitik gibi daha özel olanaklara sahip yazılımlarla güçlendirebilirsiniz.
ERP modüllerini seçmenin anahtarı nedir?
Kuruluşunuzun ihtiyaçlarını karşılayan modülleri seçmenin yanı sıra, hepsini aynı anda devreye almanın mı, önceliklerinize göre aşamalandırmanın mı mantıklı olduğunu düşünmeniz gerekir. Bir diğer kilit nokta ise esnek ve ölçeklenebilir bir ERP sistemi ile yola çıkmaktır. Bu çözüm, işletmenizin zaman içinde değişmesine ve dönüşmesine olanak tanır.