Cansu Güven
İş Süreci Otomasyonu (BPA) - En İyi 5 Uygulama
İş süreci otomasyonu (BPA), kuruluşlara tekrarlanabilir işlemleri kolaylaştırma ve hataya açık manuel görevleri ortadan kaldırma fırsatı verir. Yapay zekânın yükselişi ve üretim gibi sektörlerde dijital dönüşümü benimsemeye yönelik artan hareketle birlikte BPA daha değerli hale geliyor. Şirketlerin, süreç otomasyonundan tam olarak yararlanmanın yollarını düşündükçe, yalnızca güçlü yazılım sistemlerini kullanmakla kalmayıp, aynı zamanda otomasyon çözümlerinin çalışmasına olanak tanıyan arka uç teknoloji sistemlerini de benimsemeleri gerekir.
BPA başarısı, yalnızca birkaç iş akışını otomatikleştirmenize olanak tanıyan bir yazılım meselesi değildir. Bunun yerine, modern sistemler daha karmaşık süreçleri ele almak için iş kollarından veri toplayarak akıllı hale geliyor. Bu beş en iyi uygulamayı takip etmek, fırsattan yararlanmanıza yardımcı olabilir:
1. İş Süreci Otomasyonu Terminolojisini Bilin
BPA teknolojisi çeşitli biçimlerde sunulur ve sektörde kullanılan temel terimleri anlamak, uyguladığınız çözümü karşılaştığınız sorunlarla uyumlu hale getirmek için çok önemlidir. BPA, işletmelerin süreçlerini kolaylaştırmak amacıyla kullanabilecekleri belirli otomasyon çözümlerini kapsamak için kullanılan geniş bir terimdir. Kuruluşların anlaması gereken en belirgin iki terim şunlardır:
Robotik Süreç Otomasyonu (RPA)
RPA çözümleri, yüksek oranda tekrarlanabilir, standartlaştırılmış iş akışlarını otomatikleştirmek için oluşturulmuştur. İşinizi düşünün. Kullanıcılar bir komut dosyasını takip ederek veya belirli veri noktalarına dayalı olarak hangi görevler, her seferinde aynı şekilde tamamlanır? Bunlar, RPA'nın çözdüğü noktalardır.
Örneğin, müşteri hizmetleri sohbet robotları için RPA teknolojisi kullanılır. Çoğu işletme, destek ekiplerine izlemeleri gereken bir komut dosyası verir. İlk olarak, müşteriden belirli veri noktalarını ve hesap bilgilerini toplarlar. Ardından, yaygın sorunları çözen önceden belirlenmiş çeşitli sorun giderme önlemlerinden geçerler. Oradan, kullanıcı sorunuyla ilgili anahtar terimler için dahili bir kaynak merkezinde arama yapabilir ve sorunu çözmek için atılacak adımları önerebilirler. Bunlar RPA'nın halledebileceği görevlerdir. Bir bot, kullanıcılara komut dosyasıyla yazılmış sorular sorabilir ve yanıtları kaydedebilir, standart sorun giderme çözümlerini listeleyebilir ve aramaları çalıştırabilir ve kullanıcılar için olası seçenekler önerebilir.
RPA elbette sadece müşteri hizmetleri için değildir. Her zaman aynı şekilde alınan herhangi bir göreve uygulanabilir. Bir depo çalışanı, bir ürünün stokları belirli bir noktanın altına düştüğünde her zaman bir satın alma talebi gönderirse, bir RPA çözümü döngü sayılarını izleyebilir ve otomatik olarak sipariş verebilir.
RPA çözümlerini kullanmak, değer odaklı görevlere odaklanabilmeleri için zahmetli manuel süreçleri ortadan kaldırarak çalışanlarınızı işlerinin sıkıcı kısımlarından kurtarır.
Akıllı Otomasyon
Akıllı otomasyon sistemleri, otomasyon araçlarına bir analiz katmanı ve esneklik eklemek için yapay zekâ ve makine öğrenimini kullanarak RPA üzerine kuruludur. Akıllı otomasyon içeren BPA yetenekleri, yazılımın iş kollarından veri toplamasına ve verimlilik kazanımlarını artırmak için akıllı kararlar almasına olanak tanır. Bazı durumlarda bu, karar verme sürecini etkilemek için iş kollarından ilgili verileri tanımlama biçimini alır.
RPA ve akıllı otomasyon, BPA'nın bileşenleridir ve her birinin rolünü anlamak, teknolojiden değer elde etmenin anahtarıdır.
2. İş Süreci Yönetimini (BPM) İhmal Etmeyin
BPM teknolojileri, işletmelerin süreçlerini düzenlemelerine ve optimize etmelerine yardımcı olmak için tasarlanmıştır. Süreçlerinizin nasıl çalıştığına dair görünürlük oluşturarak, iş akışlarının kullanıcı grupları ve iş kolları arasında nasıl hareket ettiğini belirlemenize olanak tanır. Oradan şunları yapabilirsiniz:
Süreç verimsizliklerini belirleyebilir ve bunlarla başa çıkmak için stratejiler geliştirebilirsiniz.
İşletmenizin sık etkileşime girmeyen bölümlerinde departman sınırlarını aşan süreçleri tanıyabilirsiniz.
Karar verme sürecini etkilemek ve kullanıcıları güçlendirmek için veri eksikliğiniz olan görünürlük boşluklarını tespit edebilirsiniz.
Ele alınan bu sorunlarla BPM çözümleri, süreçlerinizi işletmeniz için en uygun konfigürasyonda yeniden düzenlemenize olanak tanır. Dahası, kullanıcıların ihtiyaç duydukları uygulamalara ve bilgilere erişmelerini sağlamak amacıyla veri iş akışlarınız için BPM'yi kullanabilirsiniz. İş süreci otomasyonu, etkili BPA'nın temelini oluşturur. Süreçlerinizi en uygun şekilde yönetmiyorsanız, otomasyonu tam potansiyeliyle kullanma yeteneğinizi sınırlarsınız.
3. Küçük Başlayın, Ama Bütünsel Düşünün
İş süreci otomasyon çözümleri, belirli sorunları çözmek için kullanılabilir. Örneğin, bir metal imalat atölyesi, envanter seviyelerini optimize etmek, maliyetleri azaltmak, sipariş yönetimini otomatikleştirmek ve tedarik zincirindeki çizelgelemeyi iyileştirmek için bu teknolojiyi kullanabilir. Bu, envanter yönetimi, satın alma ve tedarikçi yönetim sistemlerinden akıllı süreç otomasyon çözümlerine kadar ilgili verileri sağlayan basit bir proje olabilir ve yazılımın ne zaman ve kimden sipariş vereceğini geçmiş verilere dayanarak belirlemesine izin verir. Bu noktada, BPA sistemi satın alma siparişini oluşturabilir ve kullanıcılara bir onay talebi gönderebilir, böylece çalışanınızın yapması gereken işi en aza indirir.
Belirli sorunlu noktaları çözmek, otomasyonla kurumsal konforunuzu artırmanın ve kendi özel ortamınızda değer ve maliyet tasarrufu yaratmanın yollarını belirlemenin harika bir yoludur. Ancak zamanla, akıllı otomasyon sistemleri, işinizin bölümleri arasında geçen çeşitli iş akışlarını otomatikleştirmek için hem yapılandırılmış hem de yapılandırılmamış verileri kullanabildiklerinde en değerli hale gelir. Belirli sorunlu noktaları çözerken, uzun vadeli bütünsel otomasyon vizyonunu aklınızda bulundurun.
Belirli bir iş akışını otomatikleştirmek basit olabilir, ancak karmaşık görevleri tamamlamak için birden çok otomatik işlemi birbirine bağlamak, başlangıç değerini başka bir düzeye taşır.
4. İş Süreci Verilerinizi Sırayla Alın
Otomasyon büyük ölçüde verilere bağlıdır. İster basit RPA sistemleri ister akıllı otomasyon çözümleri kullanın, herhangi bir BPA biçimi yalnızca ona güç veren veriler kadar iyidir. İşletmenizde bilgi görünürlüğünde boşluklar varsa, bu kullanım durumlarına otomasyon uygulayamazsınız. Belirli iş birimlerinde manuel veri girişine bağlıysanız, süreçleri otomatikleştirebileceğiniz verimliliği sınırlayacaksınız. Veri tabanınızda hatalar veya yinelenen bilgiler varsa, otomasyon kurulumunuzdaki hatalarla ilgilenmeniz gerekir.
İş süreci otomasyon çözümlerinin en büyük faydalarından biri, tekrarlanabilir görevler için insan hatasını ortadan kaldırmasıdır. Veri toplama ve yönetim sistemleriniz hataya açık veya sınırlıysa, otomasyon yoluyla elde edilen kazanımları baltalıyorsunuz.
5. ERP Yazılımından Yararlanın
Bir kurumsal kaynak planlama sistemi, iş kolları arasındaki veriler için bir merkez görevi görür. Farklı ekiplerden verileri yakalayabilir, uyumlu bir şekilde düzenleyebilir ve işletmelerin bu verileri neredeyse gerçek zamanlı olarak ilgili ekiplere iletmesini sağlayabilir. Bu kendi başına değerlidir, ancak süreç otomasyon çözümlerini kullanırken son derece önemli hale gelir. Bu teknolojiler, işinizin her aşamasından veriye ihtiyaç duyar ve bir ERP, bu bilgileri yakalamak ve düzenlemek için genellikle en iyi yerdir, böylece BPA sistemleriniz veri ararken nereye bakacağını bilir. ERP sistemleri ile:
Yinelenen veri girişi ihtiyacını ortadan kaldırın.
Veri girişini otomatikleştiren nesnelerin interneti sistemlerini, benzeri araçlarla entegre edin.
Çeşitli iş birimlerinden veri toplamak ve bunları merkezi bir veri tabanında koordine etmek için modüler yetenekleri kullanın.
Tüm bunlar, ERP çözümlerini iş süreci otomasyonu için doğal bir uyum haline getiriyor. Gelişen teknolojiler göz önünde bulundurularak tasarlanan abas ERP sistemi, markaları mümkün olan en verimli şekilde otomatikleştirmek için yerleşik BPM ve BPA yetenekleri sunar. ERP çözümlerimiz, endüstriyel şirketleri dijitalleşmeyi benimsemeye teşvik etmekten üreticilere tedarik zinciri operasyonlarını düzene sokacak araçlar sunmaya kadar, dijital inovasyonu yönlendiren bir çerçeve oluşturur. Otomasyon ve ERP sistemleri doğal bir eşleşmedir ve abas, işletmelerin dijital ilerlemeyi yönlendirmek için bu teknolojilerden mümkün olduğunca fazla değer elde etmelerini sağlayabilir.