Hemen hemen her toplantıyı harika yapan beş şey:
# 1.Samimi ve cesur bir şeffaflık
Cesur şeffaflık ve nazik bir samimiyet toplantıyı canlandırır.
En kötü toplantılar insanların politik olduğu, sürekli başını salladığı anlar ile doludur. Sahte gülümsemelerle dolu toplantılarda “Bu doğru değil” diyen birileri candır, can..
Sonuçta bir konunun gerçeğini başkalarının önünde konuşan kişi masadaki en cesur kişidir. Onlarla onur duyuyoruz.
# 2. Kolay cevaplara değil, araştıran ve seçenek geliştirenler
Sığ toplantılar – siyasi olarak doğru cevaplarla dolu – yetenek ve zamanı boşa harcarlar.
Bunu önlemek için birisi bir sorunu gündeme getirdiğinde, dört veya beş olası seçenek geliştirin. Birinci veya ikinci cevaplardan sonra ‘Peki başka?’ diye sormaya devam edin, faydasını göreceksiniz.
# 3. Az katkıda bulunan kişileri eleyin
Bir toplantının verimli geçmesi için daha fazla katılımcı olan ve daha az gözlemleyen kişilere ihtiyaç vardır.
Toplantı listesinden, üç toplantıdan sonra anlamlı katkıda bulunmayan kişileri ortadan kaldırın, onları bir sonraki seanslara davet etmeyin.
# 4. Sohbet masanın etrafında gerçekleşir.
Monologlar toplantıları berbat hale getirir. Toplantıdaki konuşmalar lider ve bir katılımcı arasında olduğunda ise biraz daha iyi olur. Geriye kalan herkes ise bu durumda gözlemci olur. (Bak # 3.)
Bir toplantıya liderlik ediyorsanız, katılımcıların birbirleriyle konuşmalarına yardımcı olun.
Biri konuştuktan sonra, başkasının söze girip girmeyeceğine dikkat edin. Kimse söze girmiyorsa siz girin, örneğin; “Ahmet, Gül’ün ortaya attığı sorun hakkında ne düşünüyorsun?” gibi.
# 5. Daha kısa toplantı süreleri uzundan daha iyidir.
Bir dizi uzun sıkıcı toplantının kimseye faydası olmaz, bir müddet sonra dikkat dağılır, insanlar daha az katılımcı olur. Bu nedenle toplantıya, saat başı yerine çeyrekte başlayacağımızı söyleyerek başlayın.
Siz liderlik ettiğiniz veya katıldığınız en iyi toplantılarda ne olur?
Bu fikirlerin bazılarını nasıl uygulayabilirsiniz? Fikirleriniz değerli, paylaşmak ister misiniz?