Yani çevrimiçi mağazanızda bir ürün sattınız veya bir hizmet sağladınız ve şimdi ödeme alma zamanı. Harika haber! Paranızı talep etmenin en iyi yolu , müşterinizin veya müşterinizin tam olarak ne tahsil ettiğinizi ve ödemenin ne zaman yapılacağını bilmesini sağlayacak bir fatura oluşturmaktır .
Ancak fatura nedir, nasıl oluşturulur ve hangi bilgileri eklemeniz gerekir? Bir fatura yazmak için bu adım adım kılavuzla karşınızdayız.
Fatura nedir?
Satış faturası olarak da adlandırılan fatura, ürünlerinizin veya hizmetinizin satışı için müşteriye fatura kesen bir belgedir. Bir fatura, alıcının ödeme yapmasını zorunlu kılan bir alacak hesabı oluşturur. Bunu, siz (satıcı) ile müşteriniz veya müşteriniz (alıcı) arasında yazılı olarak yapılmış resmi bir anlaşma olarak düşünün.
Faturalar ayrıca işletmenizin kazançlarını takip etmenin harika bir yoludur. Mali durumunuzu düzenli tutmanın yanı sıra, yazılı faturaları kullanmak şeffaflığı korur ve vergi mevsimi geldiğinde muhasebeyi basitleştirir.
Fatura tanımı
İşletmeniz, ürün veya hizmetlerin satışını ve karşılığında borçlu olunan para miktarını özetleyen bir alıcıya bir fatura düzenleyecektir. Bir fatura aşağıdakilere hizmet eder:
- Bir müşteriden ödeme gerektiren bir ticari işlemi belgeleyin
- Belirli bir tarihe kadar bir müşteriden ödeme talep etme
- Muhasebe için satılan hizmetlerin ve ürünlerin kaydını tutar
Müşteriniz, sizden mal ve hizmetler karşılığında borçlu olunan para miktarını gösteren bir belge alır. Fatura:
- Müşterinin size ne kadar ödemesi gerektiğini bilmesini sağlayın
- Müşterinize, muhasebe için kullanması için harcamalarının kaydını verir
Gördüğünüz gibi, alıcılar borçlu olduklarını ayrıntılandıran bir “fatura” alırken, işletme genellikle belgeye “fatura” olarak atıfta bulunur. Süreç şu şekilde çalışır:
1. Adım: İşletmeniz müşterinize bir fatura gönderir
2. Adım: Müşteri faturayı alır
Adım 3: Müşteri borçlu olduğu tutarı öder
Adım 4: Son olarak, işletmeniz, tamamlanmış ödemenin kanıtı olarak bir fatura makbuzu düzenler.
Bir fatura için temel yasal gereklilikler nelerdir?
Kapsamlı ve profesyonel bir fatura oluşturmak istiyorsanız eklemeniz gereken birçok önemli ayrıntı vardır. İşte faturanızın içermesi gereken her şey:
- İşletmenizin adı: İşletmenizin resmi adı ve vergi kimlik numaranız. Daha profesyonel görünmek için işletme logonuzu ekleyin.
- Müşterinizin adı: Müşterinizi tanımlayın, adını veya işletmesinin adını ve vergi kimlik numarasını ekleyin.
- İletişim bilgileri: Adresinizi ve telefon numaranızı ve ayrıca müşterinizin iletişim bilgilerini yazın. Bu, özellikle her iki tarafın da temasa geçmesi gerektiğinde kullanışlıdır.
- Fatura numarası: Bir fatura numarası, faturalarınızı takip etmenize yardımcı olur, böylece onları karıştırmazsınız. ( Profesyonel ipucu: Müşterinizin işletme adının bir tire ve ardından ay ve yıl ile birlikte kısaltılmış hali ile faturalarınızı kolayca takip edin. Örneğin: Fatura WIX-0520)
- Hizmetlerin ve maliyetlerin listesi: Bir fatura genellikle satın alınan ürünleri, ürünleri veya hizmetleri, ayrıca fiyatları ve miktarları içerir. Herhangi bir karışıklığı önlemek için mümkün olduğunca fazla ayrıntı girin. Örneğin, saat başına ödenen bir hizmet sağlıyorsanız, bir görevi tamamlamak için geçen süreyi ayrıntılandırın. KDV veya banka havalesi ücretleri (varsa) için ayrı bir satır ekleyin.
- Tarihler: Faturanız, faturanın düzenlendiği gün, satış veya hizmetin gerçekleştiği tarih ve faturanın kapsadığı saat ( periyodik faturalar için ) dahil olmak üzere ilgili tüm tarihleri belirtmelidir .
- Toplam tutar: Müşterinizin size borçlu olduğu tüm tutarı gösteren net bir çizgi oluşturun. Toplam tutar, o faturada yer alan tüm ürün ve hizmetleri kapsamalıdır. Toplam tutarınızı hesaplamadan önce herhangi bir ekstra ücreti eklemeyi unutmayın.
- Ödeme bilgileri: Müşterilerinizin size nasıl ödeme yapacaklarını bilmeleri için banka bilgilerinizi ekleyin. Birçok müşteri , banka bilgileriniz gibi hassas bilgiler yerine yalnızca bir e-posta adresi gerektiren PayPal veya Transferwise gibi üçüncü taraf ödeme işlemcilerini de kullanır .
- Hüküm ve koşullar: Siz ve müşteriniz arasında üzerinde anlaşmaya varılan şartları her faturaya yazın. Bu, ücretleriniz, iade/iade politikalarınız, ürün garantileriniz, nakliye bilgileriniz ve gizlilik politikalarınız anlamına gelebilir.
- Son tarih: Ödemeyi tam olarak ne zaman beklediğinizi yazarak daha sonra karışıklığı önleyin. Spesifik olun: “31 Mayıs 2021” yazın. “30 gün içinde vadesi dolacak” yazmayın.
Faturanızın profesyonel görünmesini sağlamak için 5 ipucu
Faturayı işinizin başka bir yüzü olarak düşünün. Fatura, müşterilerin zamanında ödeme yapmaları gerektiğini bilmelerini sağlayan marka güveni oluşturmanın profesyonel bir yoludur. Bu 5 profesyonel ipucunu aklınızda bulundurun:
01. Markalamayı dahil edin
Markanızı tutarlı tutmak için logonuzu faturaya ekleyin. Henüz yok mu? Bir logo oluşturucu kullanarak işletmeniz için özel bir logo oluşturun .
02. Bir fatura şablonu oluşturun veya kullanın
Kendi şablonunuzu oluşturun veya önceden yapılmış bir şablon kullanın. Ardından, müşterilerinizin veya müşterilerinizin kolayca tanıyabilmeleri ve aradıkları bilgileri bulabilmeleri için faturalarınızın yapısını ve görünümünü tutarlı tutun. Aynı etkiyi bir fatura oluşturucu kullanarak da elde edebilirsiniz .
03. Yazımı kontrol edin ve hataları arayın
Bu kulağa bariz gelebilir, ancak kaç işletmenin bunu yapmadığına şaşıracaksınız! Düzeltmeler yapmak ve faturaları yeniden göndermek zorunda kalmanız, işletmenizin müşterilerinizin önünde kötü görünmesine neden olabilir. Bu nedenle, göndermeden önce faturalarınızda herhangi bir hata olup olmadığını iki ve üç kez kontrol edin.
04. Birden fazla ödeme seçeneği sunun
Müşterilerinizin zamanında ve hızlı bir şekilde ödeme yapmasını istiyorsanız , dijital cüzdan, kredi kartı veya banka havalesi gibi çeşitli güvenli ödeme seçenekleri sunmanıza yardımcı olabilir .
05. Teşekkür et
Faturanızı “İşiniz için teşekkürler” diyerek bitirmek her zaman iyi bir uygulamadır. Özgün olmaktan ve müşterilerinize sizin için ne anlama geldiklerini söylemekten çekinmeyin. Hatta ödeme olasılığını %5 oranında artırabilir .