İnsan kaynakları yazılımı Nedir? süreçleri düzene girmesinde yardımcı olur ve basitleştirir, şirketlerin çalışanları daha etkin bir şekilde yönetmesine ve bunlarla etkileşim kurmasına, üretkenliği artırmasına ve sonuç olarak kârlılığı artırmasına olanak tanır.
İçindekiler
İnsan kaynakları yazılımı, insanları, bilgileri ve süreçleri yönetmeye yardımcı olur. Her büyüklükteki işletme tarafından kullanılan İnsan kaynakları yazılımı hem yöneticilerin hem de çalışanların daha verimli çalışmasına yardımcı olurken hataları azaltmak, uyumluluğu sağlamak ve üretkenliği artırmak için tasarlanmıştır.
Hemen hemen her işletme, ister basit bir maaş bordrosu uygulaması isterse işe alımdan yan haklar yönetimine ve çalışan doküman yönetimine kadar tüm çalışan deneyimini bütünleştiren daha gelişmiş bir teknoloji paketi olsun, bir tür İnsan kaynakları yazılımı kullanır.
Neden İnsan Kaynakları Yazılımı Tercih Edilmelidir?
Çalışma şeklimiz geliştikçe, şirketlerin iş gücünü yönetme şekli de gelişmelidir. Modern bir iş yerinin ihtiyaçlarını karşılamak ve en yüksek kalibreli yetenekleri çekmek için şirketle hem çalışan deneyimini iyileştirmek hem de kârlılığı artırmak için yeni teknolojiye yatırım yapmalıdır. İnsan kaynakları yazılımı, görevleri otomatikleştirerek ve verileri yöneterek değerli zamandan tasarruf sağlar ve hantal evrak işlerini azaltır. Bir İnsan kaynakları ekibi ihtiyaç duyduğu tüm bilgilere bir düğme tıklamasıyla sahip olduğunda hatalar azalır, uyum riskleri azalır ve politikalar daha tutarlı bir şekilde uygulanır.
Kuruluşlar, evrak işlerini azaltarak ve süreçleri kolaylaştırarak hem yöneticilerin hem de çalışanların rollerini daha stratejik ve ilgi çekici olacak şekilde dönüştürebilir. İnsan kaynakları yazılımı, çalışanların daha üst düzey görevlere odaklanmasını sağlayarak daha iyi planlama, daha stratejik karar verme ve daha fazla iş tatmini sağlar.
İnsan kaynakları Yazılımı Türleri
Modern şirketlerin birçok işgücü yönetimi ihtiyacını karşılamak için çeşitli uygulamalar vardır. Aşağıdakiler, en yaygın İnsan Kaynakları yazılımı türlerinden bazılarıdır:
İnsan Kaynakları Bilgi Sistemleri (HRIS)
İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi (HRIS), bir İK departmanının veri girişi, veri takibi ve veri yönetimi ihtiyaçlarına yönelik bir yazılım uygulamasıdır. HRIS yazılımının ortak özellikleri şunları içerir:
- Yöneticilerin iletişim, maaş ve performans bilgilerine kolayca ulaşabilecekleri bir çalışan profili veri tabanı
- Çalışanların kendi bilgilerini yönetebilecekleri, bordro belgelerini görüntüleyebilecekleri ve izin isteyebilecekleri bir çalışan self servis portalı
- Çalışanların kaydolabilecekleri ve sağlık yardımlarını yönetebilecekleri fayda portalları
- İşe alım yönetimi araçları
- Zaman ve katılım takibi
- Bordro işlevi
- Öğrenmek ve geliştirmek
İnsan Kaynakları Yönetim Sistemleri (HRMS)
İnsan Kaynakları Yönetim Sistemi (HRMS) terimi genellikle HRIS ile birbirinin yerine kullanılır. Teknik olarak konuşursak, bir HRIS bir tür HRMS’dir. İK yazılımının ilk aşamalarında, standart bir HRIS’ten daha fazla veri analitiği ve tahmin seçeneği sunan sistemler için HRMS kullanıldı. Ancak bugün, terimler genellikle eşanlamlıdır.
İnsan Sermayesi Yönetimi (HCM)
HRIS ve HRMS yazılımı, çalışanların günlük yönetimine odaklanma eğilimindeyken, İnsan Sermayesi Yönetimi (HCM) yazılımı genellikle işgücü planlaması ve analizi için daha özel araçlar içerir. HRIS/HRMS yazılım özelliklerine ek olarak, bir HCM sistemi gelecekteki zorlukların planlanmasına yardımcı olmak için raporlama ve veri görselleştirme özellikleri gibi işlevlerin yanı sıra tahmine dayalı İnsan Kaynakları yazılımı analitiği sunacaktır.
Çalışan Doküman Yönetimi Yazılımı
Bir çalışan doküman yönetimi sistemi , çalışan dosyalarının tüm yönlerini sorunsuz bir şekilde yönetir ve çoğu HRIS veya HCM’de eksik olan kritik güvenlik ve uyumluluk işlevselliğini ekler. Bu yazılım, zaman alan kağıt işlemlerini otomatikleştirerek İK yöneticilerinin bir düğmeye dokunarak belgeleri sınıflandırmasına, dosyalamasına ve yönlendirmesine olanak tanır.
Sistemler bir şirketin HRIS veya HCM’si ile entegre olur ve tüm belgeleri bulutta depolayarak dosyalara her zaman, her yerden erişmeyi kolaylaştırır. Uzaktan çalışma daha popüler hale geldikçe ve işverenler birden çok eyalet veya ülkede uyumluluğu sürdürmek zorunda kaldıkça, bir çalışan belge yönetim sistemi , merkezileştirilmiş, denetime hazır dosyaları korumak için kritik öneme sahiptir.
Aday Takip Sistemleri (ATS)
Aday izleme sistemi (ATS), İK yöneticilerine işe alma ve işe alma konusunda yardımcı olan bir tür özel yazılımdır. Büyük şirketler genellikle büyük hacimli özgeçmişlerin toplanmasına ve sıralanmasına yardımcı olması için bir ATS kullanır. Her bir özgeçmişi incelemek yerine, işe alım görevlileri ve işe alım yöneticileri, anahtar sözcükleri kullanarak gönderileri arayabilir ve özgeçmişleri belirli kriterler kullanarak otomatik olarak filtreleyebilir ve sıralayabilir. Ek olarak, bir ATS, iş ilanlarına yardımcı olabilir ve işe alma süreci boyunca adayları takip edebilir.
İK Bordro Yazılımı
Bordro yazılımı, tazminat sürecini otomatikleştirir. Bu uygulamalar çalışan çekleri oluşturur, doğrudan mevduat başlatır, vergileri hesaplar, kesintiler yapar ve ödeme kayıtlarını tutar. Çoğu program ayrıca yönetimin katılımı, zamanı ve ödeme yapısını izlemesine olanak tanıyan işlevler içerir.
İnsan kaynakları Yazılım Çözümlerinin Faydaları
İnsan kaynakları yazılımı, görevleri otomatikleştirerek ve verileri özerk bir şekilde yöneterek şirketlerin dinamik, hızla gelişen modern iş yerinin ihtiyaçlarını karşılamasına olanak tanır. İnsan kaynakları yazılım sistemlerinin faydaları aşağıdakileri içerir:
Azaltılmış İdari Görevler
Süreçler verimli bir şekilde otomatikleştirildiğinde, İK ekibiniz idari görevlere daha az zaman harcayabilir ve yüksek öncelikli projelere ve şirket girişimlerine daha fazla enerji ayırabilir. Azaltılmış evrak işleri ve basitleştirilmiş prosedürlerle İK uzmanları en iyi yaptıkları işe odaklanabilirler: en iyi yetenekleri işe almak, eğitim programları geliştirmek ve şirket kültürünü geliştirmek.
Geliştirilmiş Uyumluluk
En organize, uyanık İK departmanı bile uyumluluğu zorlayıcı bulabilir. Sürekli değişen eyalet ve federal düzenlemelerle, bozulmamış evrakları korumak neredeyse imkansızdır. I-9 formlarından sağlık hizmetleri belgelerine kadar İK yazılım çözümleri, işverenlerin önemli çalışan dosyalarını kolayca saklamasına, paylaşmasına ve yönetmesine olanak tanır. Yerleşik araçlar, süresi dolmak üzere olan belgeleri ve sertifikaları zahmetsizce izler, bu da her zaman denetime hazır olduğunuz ve uyumluluk gerekliliklerinden bir adım önde olduğunuz anlamına gelir.
Güvenli Veri
İnsan kaynakları departmanları, inanılmaz miktarda yüksek düzeyde hassas çalışan verisinden sorumludur. Bu nedenle, veri koruma politikalarının uygulanması kritik öneme sahiptir. İK yönetimi yazılımı, şirketlerin belgeleri güvenli bir şekilde paylaşmasına ve dosyalara kimin erişebileceğini kontrol etmesine olanak tanıyarak güvenliği en üst düzeye çıkarır. Her belgedeki tüm eylemlerin denetlenmiş bir takibi ile İK yöneticileri, verilerin ve dolayısıyla çalışanlarının her adımda korunduğundan emin olabilir.