Özellikle satıcı, müşteriye bir gecede teslimat ücretine mal olacak bir anında teslimat istiyorsa, bir müşteriden çek ödemesi almak son derece zor olabilir. Bir alternatif, müşterinin tamamlanmış ve imzalanmış bir çekin taranmış görüntüsünü satıcıya fakslaması veya e-posta ile göndermesi ve ardından aşağıdaki adımları izlemektir:
- Birçok şirketten temin edilebilen çek yazdırma yazılımını edinin (İnternet arama motorunda “faks yazılımıyla kontrol” araması yapın).
- Çekteki bilgileri yazılıma girin.
- Çeki, yerel ofis malzemeleri mağazasından temin edilebilen çek güvenlik kağıdını kullanarak yazdırın. Bankalar tarafından kullanılan özel manyetik mürekkep karakter tanıma (MICR) mürekkebi değil, standart yazıcı mürekkebi kullanın. Çek yazdırma yazılımı, imza satırı yerine aşağıdaki metni içerecektir:
İMZA GEREKMEZ
Alacaklı, bu belgenin ödenmesi için sizi zararsız tutacak
Onay olmaması, alacaklının bankası tarafından garanti edilmektedir.
- Çeki şirketin bankasına yatırın. Bankanın çek tarayıcıları çek üzerinde herhangi bir MICR kodlaması tespit etmeyeceğinden, bunun bir banka memuru tarafından manuel olarak işlenmesi gerekebilir.
- Müşterinin ödemeyi onayladığının kanıtı olarak, faksla veya e-postayla gönderilen çekin bir kopyasını saklayın.
Bir alternatif, telefonla çek ödemesi için gerekli bilgileri elde etmektir, ancak bunu yapmak, müşterinin ödemeyi yapmayı kabul ettiğine dair hiçbir kanıt sağlamaz. Ayrıca, telefonla elde edilen bilgileri yazarken hata yapmak daha kolaydır. Sonuç olarak, bu yaklaşım tavsiye edilmemektedir.
Diğer bir seçenek de müşteriye, normalde bir çekte bulunan tüm bilgileri ve yetkilendirme imza satırını içeren doldurması için bir form göndermektir. Satıcının bir çek numarasına referans verebilmesi için buna geçersiz bir çek eşlik etmelidir.
Bu işlemin sonucu, posta kaymasının toplama işleminden tamamen kaldırılmasıdır. Bu yaklaşım zaman alıcıdır, ancak bir gecede teslimat için ödeme yapmaya kıyasla onu çekici bir alternatif bulabilen müşteriye hiçbir maliyeti yoktur.
Para toplamak için bu yaklaşımı kullanmayı seçerseniz, müşterinin ödemeye itiraz etmesi durumunda kanıta sahip olmak için, müşteri tarafından verilen yetkinin yanı sıra atılan adımları tam olarak belgelediğinizden emin olun.