E-postalarıma köle olmak istemiyorum ama aynı zamanda harika bir tatil vızıltısını kaybetmek istemiyorum çünkü gelen kutumda işe döndüğümde beni bekleyen 5.000 mesaj var. Böylece, mesai kutumu izlemek için mesai saatlerim sırasında burada ve orada zaman ayırdığımda ailem ve arkadaşlarımdan özür dilerim.
Bir girişimci ve halkın gözünde biri olarak günde binlerce e-posta alıyorum. Tüm bu e-postaların ağırlığı altında ezilmeden şirketimi nasıl yönetebilirim?
Yıllar geçtikçe eski e-posta kutunuza CleanEmail gibi programlarla iyi bir “temizlik” vermeniz gerektiğini öğrendim. CleanEmail'in nasıl çalıştığını öğrenmek için buraya dokunun veya tıklayın. Ayrıca, her zaman ihtiyaç duyan gelen kutumu kontrol etmede bana iyi hizmet eden 5 önemli numara geliştirdim ve mükemmelleştirdim. Onları şimdi sizinle mutlu bir şekilde paylaşıyorum.
1. Bir dakika
Bir tsunami e-postasıyla karşı karşıya kaldığınızda, özellikle de bir nedenden dolayı, cevaplamak için çok fazla zaman almayan bu hızlı e-postaları ertelemek çok kolaydır. Bu yüzden bir dakikalık kural koydum.
Yaptığım şey bu: Kısa bir iki cümle, hatta sadece bir kelime gerektiren bir e-posta açarsam, hemen yanıtlarım. Neden bir dakika veya daha kısa sürede kolayca halledilebilecek bir şey çıkarsın? E-postayı yanıtlayın ve şimdi daha az görev ve daha sonra başa çıkmak için daha az mesaj var.
2. Gerçekten çalışmak zorunda olduğunuzda
Bütün bir günü sadece e-postalarla uğraşarak geçirebilirdim, ama yapmamanın iyi bir nedeni var. Radyo röportajları, TV hitleri, USA Today sütunları, toplantılar, çağrılar ve diğer taahhütler arasında, bu kadar zamanım yok.
Ancak, sürekli e-posta bildirim zilinin bir sirenin şarkısı gibi davranabileceğini itiraf etmeliyim. Dikkatli olmazsam, e-postalarıma bakmaya geri dönüyorum.
Bunu şu şekilde çözdüm: Sıkıştırma zamanı geldiğinde, e-postamdaki tarayıcı sekmesini kapatıyorum ve telefonumun e-posta bildirimlerini kapatıyorum. Şimdi işimi halledebilirim. Ve eğer birinin gerçekten beni tutması gerekiyorsa, arayabilirler.
İlgili: Gelen kutunuzdaki spam miktarını azaltın.
3. Ayarlayın ve unutun
Hem Microsoft Office hem de Gmail, e-postanızı düzenlemenize izin veren kurallara sahiptir. Gmail ile, klasörler gibi çalışan ve basın bültenleri, faturalar, önemli iş ortaklarından gelen iletişimler, departman başkanlarından gelen iletiler - ne istersen alırsınız - aldığınız e-postaların çoğunu kapsayabilecek etiketler oluşturabilirsiniz.
Gmail'de bir etiket oluşturmak için:
- Tıkla vitesikon ve tıkla Ayarlar.
- Şuraya git:Etiketlersekmesi.
- En alttaki simgesini tıklayınYeni Etiket Oluştur.
- ad etiket.
- TıklayınOluşturmak.
Etiketler, gelen kutunuzun sol okuma bölmesinde gösterilir. Artık e-postaları manuel olarak doğru noktaya taşıyabilirsiniz. Bunu nasıl yapacağınız aşağıda açıklanmıştır:
- Açma İleti.
- TıklamaEtiketsimgesine dokunun (etiket gibi görünür).
- Eklemek istediğiniz her Etiketi işaretleyin veya yeni bir Etiket yazın.
Peki, işlemi kolayca otomatik hale getirdiğinizde neden bunu yapıyorsunuz? Basit:
- İçindeki düzeltme işaretini tıklayın E-posta Kutusunda Ara açılır bir form görünecektir.
- Takın Kriterler etiketiniz / klasörleriniz için.
- TıklayınFiltre oluştur bu arama ile.
- Etiketi,Etiket Seçinyıkılmak.
- TıklayınFiltre oluştur kaydetmek.
Microsoft Outlook kullanıyorsanız, yapılacak en kolay şey klasör oluşturmaktır. Ardından, e-postaları alırken, belirli bir kategoride izini kaybetmek istemediğiniz iletilere bile yıldız ekleyerek el ile uygun klasöre sürükleyebilirsiniz.
İyi organize edilmiş bir gelen kutusu beni birçok baş ağrısından kurtardı ve önemli e-postaları hızlı bir şekilde bulmama yardımcı oldu. Artık ihtiyacım olanı bulmak için binlerce ileti arasında gezinmek veya gelen kutumda önemli bir şeyi kaçırmak yok.
4. Konuşmayı hatırlıyor musunuz?
Şimdi, çok ciddiye aldığım bir iş. Üç cümleden daha uzun bir e-posta alırsam, telefonu alır ve göndereni ararım. Uzun bir e-posta gönderiyorsanız, bu genellikle gerçek bir görüşmeyi hak eder.
Düşüncelerinizi ve önerilerinizi yazılı olarak almak için çok çaba harcadığınızı takdir etsem de, uzun bir e-posta gitmenin yolu değil. Konuşalım ve e-posta üzerinden ileri geri gitmek yerine IRL sorunlarını çıkaralım.
Ayrıca, söylemeye çalıştığınız şeyin nüansını kaybetmek veya e-posta yoluyla tonunuzu doğru bir şekilde okumak kolaydır. Hızlı bir çağrı yanlış yorumları temizleyebilir ve amacınızı hızlı ve istediğiniz şekilde anlamanıza yardımcı olabilir.
İlgili: Daha önce bilmenizi isteyeceğiniz 5 temel e-posta saldırısı.
5. Senkronize kalın
Senkronizasyon neden bu kadar hayati? Birisinin size üzerinde çalışmakta olduğunuz önemli bir anlaşma hakkında kritik bir e-posta gönderdiğini düşünün. Maalesef, tüm mesajlarınızı almak için cihazlarınızı senkronize etmediniz. Önemli e-posta PC'nize gelir, ancak akıllı telefonunuza değil. Mesajı gördüğünüzde, çok geç olabilir ve büyük bir şey duman içinde artar. Bunun olmasını istemiyorsun.
Tüm cihazlarınızda senkronizasyon ayarlamak için masaüstünüzdeki Gmail sitenize gidin ve tıklayın:
- vites ikon
- Ayarlar
- Yönlendirme ve POP / IMAP
- Tüm postalar için Pop'u etkinleştir, IMAP erişimini etkinleştir
- Değişiklikleri Kaydet.
Aynı menüde, diğer platformlarda posta alımını yapılandırmak için bir bağlantı bulacaksınız. Bu, hesabınıza Thunderbird gibi üçüncü taraflar veya bir iPhone'daki yerel posta uygulaması aracılığıyla erişmeye çalışırken önemlidir. Apple uygulama mağazası.
İş yerinde Microsoft Outlook kullanıyorsanız, cihazlarınızı senkronize etmenin tek bir kesin yolu vardır. Senkronize etmek istediğiniz posta kutusu şirketinizin Exchange sunucusundaysa, cihazları BT departmanınıza götürmek en iyisidir. Posta kutusunu diğer cihazlarda ayarlamak için gereken alan adını ve diğer bilgileri sağlayabilirler.
Gördüğünüz gibi, bu ipuçlarından bazıları eski alışkanlıklardan kurtulmak, eski okul iletişimine geri dönmek ve e-posta sisteminizin neler yapabileceğini gerçekten bilmek.
Bu ipuçlarından ve püf noktalarından birkaçını izleseniz bile, iş verimliliğinizde büyük bir fark yaratacağına söz veriyorum.