Görüşmelerden çekiniyor musunuz? Önce beş basit görüşme becerisine odaklanın ve kendinizi geliştirin.
Hafta içi görüşme yaptığınız tüm zamanları düşünün: Yeni işe alınanlar ve var olan çalışanlar; potansiyel müşteriler ve usun süreli müşteriler; satıcılar ve tedarikçiler. Bir iş sahibi ya da lideri iseniz, nasıl görüşme yapacağınızı bilmeniz gerekir. Bu tartışmaya açık değildir.
Öncelikle odaklanmanız gereken en önemli görüşme becerilerini aşağıda listeledik. Bu becerilerin her biri, gerek müşterilerim gerekse 25 yılı aşkın geçmişimde benim için değerlerini kanıtlamıştır. Bütün bunlar ilk sıradaki iş koçluğu müşterilerimden 35'i bir buçuk günlük bir görüşme programında bana katıldığında aklıma geldi. Bunlara, ABD'deki en başarılı 35 girişimci ve iş sahibi idi.
Kendilerine "Kaçınız kendini, görüşmelerde akıcı ve görüşme yapmayı seven bir 'ultra-görüşmeci' olarak nasıl değerlendiriyor?"
35 iş sahibinden yalnızca ikisi ellerini kaldırdı.
Ardından "Kaçınız görüşmede akıcı ve sağlam temelli hissediyor, ama bu sizi tatmin etmiyor ve geliştirmeniz gerektiğini düşünüyorsunuz?"
Bu başarılı girişimcilerin üçte biri ellerini kaldırdı.
Son olarak "Kaçınız kendini güçlü ya da güvenli bir görüşmeci olarak görmüyor? Kaçınız, kaçınmak işinize zarar verse bile kendini görüşmelerden kaçan biri olarak görüyor?"
Odadaki ellerin yüzde 60'tan fazlası buna el kaldırdı.
Ağzım bir karış açık kaldı. Bu insanların elde ettiği iş başarısı göz önünde bulundurulduğunda, ilk iki soruya bu sayıda kişinin yanıt vermesini beklerdim. Anladım ki almamız gereken yok uzun.
Dedim ki "Bakın. Bir buçuk gün içinde, burada her türlü görüşme taktiğini ele almayacağız. Bunun yerine, size gereken en önemli 10 görüşme stratejisinden ve becerisinden başlayacağız."
Bu makalede 10 beceri listesini başlangıç için en önemli 5 beceriye daralttım.
1. Görüşme Hedeflerinizde Kesin Olun
Şu anda bunun net olduğunu düşünebilirsiniz, ama gerçekte bir görüşmeye giden çoğu kişi ne elde etmek istediğine dair çok fazla şey düşünmemiştir.
Hedeflerinizi netleştirmek için kendinize sormanız gereken üç önemli soru vardır:
A. Olası en iyi sonuç ne olur? Diyelim ki bir ürünü, hizmeti ya da şirketi satmak için bir görüşme yapıyorsunuz, gerçekçi olarak hedefleyebileceğiniz en üst nokta ne olur? 50.000 dolarlık bir hizmet sözleşmesi? Ya da belki şirketinizin satışı karşılığında 22 milyon dolar?
B. En alt seviye nedir? Bu, en düşük kabul edilebilir tekliftir. Bir satıcıysanız, kabul etmeye gönüllü olduğunuz en düşük teklif nedir? Alıcıysanız ödemeye gönüllü olduğunuz en üst rakam nedir?
C. B planınız nedir? Harvard Negotiation Project üyeleri ve Getting to Yes kitabının yazarları Roger Fisher ve William Ury buna "BATNA" (Best Alternative To a Negotiated Agreement) [Görüşülen Bir Sözleşmenin En İyi Alternatifi] adını veriyor. Bir anlaşmaya varamazsanız ne yapacaksınız?
Tabi ki soru A ya da B'ye olan yanıtlarınızı açıkça söylememelisiniz, ama bütün bunların duruma dahil olacağını bilmelisiniz. Yanıtlarınızdan tümüyle emin olmasanız bile, bunların "olabileceği şeyler" size yardımcı olacaktır. Bu bileşenlerde daha net oldukça görüşmeleriniz daha kolay geçecektir.
Bu nedenle, giderek daha önemli görüşmeler yaparken, bu üç soruya yanıtlarını çivi gibi sağlam olduğundan giderek daha çok emin olmalısınız.
2. Ana Görüşme Stratejinizi Belirleyin
Ele aldığımız ikinci önemli fikir, bir ana görüşme stratejisi (CNS) ile görüşmeye verilen önemdi.
İş koçluğu müşterilerimden Lorraine, karşılaştığı özellikle ilginç bir görüşme zorluğunu gündeme getirdi. 600 metre karelik bir ticari binaya sahip ve gerek binanın gerekse üzerinde bulunduğu arazinin işletimi kendi şirketinde. Ama şehir kendi mülkü olan arasının önünde 2,5 metrelik bir geçiş hakkı almak istiyor, ki bu durum onun otoparkından olmasına neden olacak.
Lorraine'e stratejisinin ne olduğunu sorduğumda, şehir planlama departmanının temsilcisine bu geçiş hakkının mülkünün değerini olumsuz ve adaletsiz bir şekilde etkileyeceğini söyleyebileceğini belirtti.
Ama şehir planlamacının onun mülkünün değeri ile çok fazla ilgilenmeyebileceğini işaret ettim. Bu yüzden Lorraine'den, mülkünün değerinin neden azaldığı ile ilgili daha fazla bilgi vermesini istedim.
Nedenlerden birinin, mülküne girip çıkan büyük ekipmanlı çok sayıda endüstriyel kamyona sahip olması olduğu ortaya çıktı. Şehir planlama mülkünün 2,5 metresini ondan alırsa, kamyonlar her defasında giriş çıkışlarında sokağa manevra yapacaktı.
Ben de bir öneride bulundum: "Ben olsaydım, değer ve adalet üzerinden bir tartışmaya girmezdim. Bunun yerine güvenlik ve sorumluluk üzerinden bir tartışma daha çok işe yarayacaktır. Kamyonların sokağa doğru manevra yapmasının güvenli olmayacağını ve hem kendim hem de şehir planlama için çok fazla sorumluluk getireceğini söylerdim."
Bir ana görüşme stratejisi belirlemek, görüşmeye girmek istediğiniz kapıyı belirlemekle ilgilidir. Bu kapı "güvenlik ve sorumluluk" ya da "değer", "rekabet" ya da gelecekteki faaliyetleriniz" olabilir.
Yineleyelim; bu küçük bir görüşmeyse, örneğin 1.200 dolarlık bir ekipman satıyorsanız, muhtemelen çok fazla bilgi edinmek için çok fazla enerji harcamazsınız. Ama o zaman bile, diğer yerlerdeki fiyat seviyelerine ve mevcut seçeneklere bir göz atmak için beş dakikanızı ayırabilirsiniz. Sonra rekabet kapısından içeri girebilirsiniz. "Rakipleriniz kimler? Ve neden kimse sizden satın almıyor?" diye sorabilirsiniz.
Bunlar gibi sorular sorarak, kendinize daha iyi bir fiyat seviyesini ya da daha iyi şartları garanti edebilirsiniz.
Ve bu ikinci adımda her şey tam da bununla ilgilidir; sizi olası en iyi sonuca yaklaştıracak stratejiyi bulmak.
3. Görüşme İmzanızı Anlayın
Belgelerde olduğu gibi görüşmelerde de bir "imzanız" vardır. Bu imza bir görüşmede izlemeye alıştığınız yoldur.
Bazı insanlar görüşmeye dalıp karşısındaki kişiyle fiyat konusunda mücadele etmeye çalışır. Diğer insanlar gerçekten çekimser, suskun ve herhangi bir şey istemekten korkar haldedir. Bu kişiler görüşmeyi nazik şekilde yürütür ve genelde sorgusuz şekilde kabullenirler. Bazı insanlar ilişki kurma konusunda harikadır, ama görüşme fiyata ve şartlara geldiğinde tüm bu yakın ilişki ortadan kaybolur. Bu kişiler görüşme modundan müzakere moduna bilinçli bir geçiş yapar.
Varsayılan imzanızın farkında olmak ne ile çalıştığınızı bilmenize yardım eder. Bu, bir müzakereci olarak ilerlemek için özellikle kritik bir adımdır, çünkü konu müzakere olduğunda garanti edebileceğiniz tek bir şey vardır: Her müzakere ettiğinizde, orada olacağınız. Müzakereler başladığında kendinize oradan ayrılmayı söyleyemezsiniz.
Yani kişiliğinizin, tarzınızın ve tercihlerinizin farkında olun. Geçmişte ne tür davranışları benimsediğinizi; önceki görüşmelerde ne kadar rahat olduğunuzu kavrayın.
Bunu belirlemek için yardım gerekiyorsa, bu hafta sonu bizim kullandığımız alıştırmadan yararlanabilirler: İki katılımcı bir müzakerede tarafların rolünü oynarken bir üçüncü taraf izler ve sonrasında geri bildirimde bulunur.
4. Motivasyon Sağlayın
Bir müzakerede yapabileceğiniz en güçlü şeylerden biri diğer tarafın bir anlaşmaya girmek isteme nedenini ortaya çıkarmaktır. Bunu, sorular sorarak ve ana nedenleri tartışarak yapabilirsiniz.
Örneğin, bir BT satıcısından hizmet satın alıyorsanız, şuna benzer bir şeyler söylemeyi deneyin; "Bana BT hizmetlerinizden bahsedin. Her zaman BT hizmetlerinden e-posta alırım. Sizin hizmetleriniz ile onların teklifleri arasında ne fark var?"
Kendi rekabet güçleri be neden sizinle çalışmak istedikleri, bunun onlar için ne ifade ettiği hakkında sorular sormak, karşınızdaki kişi için motivasyon sağlar.
5. İsteksiz Tarafı Oynayın
Herhangi bir müzakerede, bir tarafın daha istekli ve diğer tarafın daha isteksiz olması insanın doğası gereğidir. Bu her zaman olmasa da, muhtemelen yüzde 80'i için geçerlidir. Size şunu söyleyeyim: Kumardan nefret ederim, ama bana %80 ihtimal verseydiniz kumarhaneye gidip tüm masalarda oynardım. Tek yapmanız gereken bu ihtimallere sahipken zarları atmaktır.
Yani görüşmenizin diğer çoğu görüşmeye benzediğini varsayın: Bir taraf istekliyken diğer taraf isteksiz olacaktır. Ve aşağıdaki üç taktiği kullanırsanız, isteksiz olan taraf olacağınızı garanti edebilirim.
A. Öncelikle, isteksizliğini belirtmek için beden dilinizi kullanın. İstekli tarafların nasıl göründüğünü düşünün: Gerginlerdir ve sanki her an bir depara kalkacaklarmış gibi ayaklarının üzerinde öne doğru eğilirler.
Tersine, isteksiz taraflar masada geriye doğru yaslanır ve bedenlerinde gerginliği düşük tutar. Ayaklarını bedenlerinin önünde 90 derece açıyla tutarak ve omuzlarını indirerek bir anlaşma yapmak için çok da hevesli olmadıklarını ifade ederler.
B. Ayrıca sesinizi, daha isteksiz çıkması için nasıl değiştireceğinizi de düşünün. İstekli taraflar hızlı, daha yüksek sesle ve daha yüksek tonda konuşurken, isteksiz taraflar yavaş ve nazik konuşur. Bunu yaptığınızda ayrıca sesiniz tonu da azalır, bu da daha isteksiz görünmenizi sağlar.
C. Son olarak, isteksiz tarafların dillerini de değiştirdiklerini unutmayın. Şöyle laflar ederler; "bunu yapabilir miyiz bilmiyorum." Ya da "Bunu yapabilirsek çalışabilir miyiz?" Ayrıca çok fazla soru sorarlar ve bir sürü zorluğu öne sürerler. Hiçbir zaman "Evet! Haydi yapalım bunu!" demezler. Heyecan belirtisi göstermezler. Her şey belirlenmiş ve bastırılmıştır.
Yalnızca isteksiz taraf rolünü üstlenmek bile karşınızdakini istekli taraf rolüne girmeye zorlayacaktır.
25 yıl müzakere çalışmaları ve pratiği yaptıktan sonra, bunların hemen öğrenmeye başlamak için en önemli beş beceri olduğunu söyleyebilirim. Bunların ardından gelen daha onlarca beceri olduğundan eminim. Ama birkaç strateji öğrenmek için zamanınız, eğiliminiz ve enerjiniz varsa, bu beş taktik, zaman ve dikkat yatırımınızda size en büyük geri dönüşü sağlayacaktır.