25. Saat
Özellikle kentler üzerine yazdığı eserlerle anılan Amerikalı yazar; felsefe, kültür ve mimarlık tarihçisi Lewis Mumford, “Modern sanayi çağını belirleyen en önemli etken buharlı makine değil saattir, ölçülen zaman kavramı sanayi devrimiyle birlikte hayatımıza girdi” der. Vakitin nakite dönüştüğü zamanlarda 24 saat kimseye yetmez oldu.
Güne 25. saati eklesek nasıl olur? Eğer her gün fazladan bir saat verilse, ne yapardınız?
Zamanı yönetmek bir yapılacak işler listesi çıkarmaktan ve hayır demesini öğrenmekten çok daha fazla bir şey. Hepimiz zaman yönetimi ile ilgili eğitim aldık, kitaplar okuduk, yıl başında özenle aldığımız ajandalara söz verdik “bu sene seni çok verimli kullanacağım” diye ama kaçımız bu sözü tutuyor, teknikleri uyguluyoruz?
Brain Tracy “Ye O Kurbağı” kitabında diyor ki: planlamaya harcanan her bir dakika, uygulamada on dakikalık tasarruf sağlar. Bir günü planlamak 10-12 dakika alır ve iki saatinizi heba olmaktan kurtarır. Planlamanın iyisi kötü performansı engeller. Her işin başı planlama.
Dijital ve manuel pek çok aracın ve tekniğin planlamaya ve zamanı yönetmeye hizmet ettiği günümüzde en çok kullanılan, etkili teknikleri şöyle sıralayabiliriz.
EISENHOWER MATRİSİ TEKNİĞİ
1953-1961 yılları arasında Amerika Birleşik Devletleri’nin başkanlığını yapan Eisenhower’in geliştirdiği ve kendi adını alan bu yaklaşım, Stephen R. Covey’in “Etkili İnsanların Yedi Alışkanlığı” tanımıyla popülerlik kazandı. Covey konu ile ilgili ayrıca “Önemli İşlere Öncelik” kitabını yazdı.
“Önemli olana bilinçli olarak bağlanamayan önemsiz olana bilinçsizce bağlanır.” diyen Covey’in bu sözüne o kadar çok inanıyoruz ki.
Eisenhower Matrisi’nin uygulanması çok kolay. Yapmak istediğiniz işler için iki değişkenli (önemli-önemsiz / acil-acil değil) öncelik sırası oluşturmanız gerekiyor.
Önemli işler; profesör gibidir. Saygın, saygılı, sessiz ve sadedirler. Mütevazı olmayı ve arka planda kalmayı severler. Kendilerini fark ettirme gibi bir dertleri yoktur.
Acil işler ise, pop star gibidirler. Cazgır ve arsız, kendini göstermeye ve ilgi odağı olmaya çalışırlar. Önemsiz olsalar bile etrafa saçtıkları ışığın gözleri kamaştırmasından bu anlaşılmaz diyor Covey. Ne kadar doğru değil mi?
MOLALAR
Daniel Pink’in “Ne Zaman” kitabından bir başlık: Düşüş saatleri zehir, canlandırıcı molalar panzehir.
- Öğleden sonra yaşanan problemlerden biri, bir işi fazla uzun süre yaptığımız zaman o işi yapma amacımızı unutuyor olmamız. Bu sürece alışma deniyor.
- Oysa bir işi yaparken kısa molalar verirsek, alışma halini önleyebilir, konsantrasyonumuzu muhafaza edebilir ve amaca bağlılığımızı tekrar tekrar etkinleştirebiliriz.
- Ayrıca sık verilen molalar planlamadan ara sıra verilen molalardan daha etkili oluyor.
POMODORO TEKNİĞİ molalı çalışmaya iyi bir örnek. Bu teknikte 25 dakika konsantre çalışma, 5 dakika mola veriyorsunuz.
TO DO LIST – YAPILACAKLAR LİSTESİ
Denenmesi gereken bir yöntemdir, yapılması gerekenlerin “büyük resmini” verir. Yapılacakları excel dosyada listeleyip, zamana, ne aşamada olduğuna göre gruplayarak, düzenleyerek ve her birini tek tek kontrol ederek, zamanınızı nasıl yöneteceğinizi rahatlıkla önceliklendirebilirsiniz.
Tamamladıklarınızın üzerini çizmek, listenin sonuna gelidğinizde “Bravo bana, bitirdim!” demek ayrıca motivasyon kaynağınız oluyor.
Listenizin çok uzun olduysa sizi demotive etmesin öncelikli olmadığını düşündüklerinizi daha sonra eklersiniz.
Listenizdekileri tamamladıkça yeni maddeler eklemeye devam ederek planlamayı sürdürebilirsiniz.
ANTI TO DO LIST
Bu zaman yönetimi tekniğinde yapmayı planladığınız şeyler yerine her günün akşamında tamamladığınız işleri yazıyorsunuz. Böylece gün içerinde enerjinizi en çok nelerin üzerinde harcadığınızın farkına varabiliyorsunuz.
Eğer her günün sonunda ben bugün ne yaptım diye düşünenlerdenseniz ya da çok hareketli bir programınız varsa bu yöntem size göre.
HAYAT KURTARAN KONTROL LİSTELERİ
Dr. Atul Gawande’in Kontrol Listesi Manifestosu (The Checklist Manifesto) kitabını okumadıysanız mutlak okumalısınız check list’lere ve mucizelerine hayran olacaksınız. Time dergisi tarafından 2010’da dünyanın en etkili 100 insanı arasında gösterilen Atul Gawande, daha iyisini başarabileceğimiz görüşünü savunuyor ve çözüm olarak bize olabilecek en mütevazı yolu gösteriyor: kontrol listesi. Gawande, gerçek hayattan akıl almaz öyküler eşliğinde, kontrol listelerinin, uçakları uçurmaktan ileri derecede incelikli teknik gerektiren gökdelenler inşa etmeye dek, yaptığımız en zor işlerden bazılarını nasıl altından kalkılabilir hale getirdiğini açıklıyor. Kendi deneyimine dayanarak, doksan saniyelik bir kontrol listesinin, dünyanın dört bir yanındaki sekiz hastanede, hemen bütün cerrahi girişim türlerinde, ölümleri ve komplikasyonları, ek maliyet getirmeksizin, üçte biri aşan oranda azaltmayı nasıl başarabildiğini gözler önüne seriyor.
1-3-5 LIST
Bu yöntemde kendinize yapacak 1 tane çok önemli, 3 tane orta önemli ve 5 tane de az önemli görev belirliyorsunuz ve en önemli olduğunu düşündüğünüz görevden başlıyorsunuz. Gözünüzde en çok büyüyen işi bitirmenin motivasyonu size diğer görevlerinizi yerine getirmenizde ivme ve kolaylık sağlıyor.
1 DAKİKA TEKNİĞİ
1 Dakikanın Altındaki İşleri Asla Ertelemeyin.
1 dakikanın altındaki işleri ertelediğinizde o işleri tamamlamak için daha çok zaman harcarsınız. Bu teknik en hızlı zaman kazandıran tekniklerden biridir.
ÜŞENME, ERTELEME, VAZGEÇME
Bu bir teknik değil ama atalarımızın “bugünün işini yarına bırakma” sözünün destekleyicisi. Herkesin hayat mottolarından biri olmalı öyle değil mi?
YE O KURBAĞAYI
Yemeniz gereken kurbağa sizin en zor görevinizdir. Bu görevi ilk olarak yapmak ve onu yolunuzdan çekmek diğer görevlerin gözünüze kolay gözükmesini sağlayacaktır. En korkutucu görevi gerçekleştirmiş olmak size devam etmeniz için ivme kazandıracak ve güçlendiğiniz hissini verecektir. (Brain Tracy-Ye O Kurbağayı Kitabı)
Web’de hepinizin bulacağı dijital planlama ve zaman yönetimi uygulamalarını listelersek;
RescueTime, Bu uygulama size zamanınızı nelerin çaldığını gösteren haftalık raporlar gönderiyor. Zaman yönetimi konusunda karşınıza çıkacak en pratik ve yenilikçi çözümlerden biri mobil cihazınızın veya bilgisayarının arka planında çalışıyor. Çalıştığı sürece hangi uygulamalarda ve web sayfalarında zaman harcadığınızın raporunu tutuyor. Bell bir sürenin sonunda internette geçirdiğiniz vaktin ne kadar verimli olup olmadığını rakamlarla görebiliyorsunuz.
Focus, Mac menü çubuğuna eklenen bir uygulama olarak tasarlanan Focus dikkatinizi dağıtan web sayfası ve uygulamaları bloke ediyor. Dahası, siz bloke ettiğiniz bir uygulama veya web sayfasına erişmek istediğinizde geri adım atmanız için motive edici mesajlar veriyor. Focus ile belirlediğiniz erişim kısıtlamasının süresini istediğiniz gibi belirleyebiliyorsunuz.
Görüşmelere katılmak veya işlerini halletmek için sürekli bir yerden bir yere gidiyorsanız, TimesUpp kullanabilirsiniz. Kişisel seyahat asistanınız görevi gören uygulama, müşteriniz ile yapacağınız toplantıdan çocuğunuzu okuldan almaya ve çiçekçiye uğramaya kadar her türlü işlem için gereken yol süresini hesaplıyor. Google Maps’ten farkı trafik durumunu kontrol ederek belirlediğiniz yere geç kalmamanız için size erken kalkmanız gereken uyarılar gönderiyor, en faydalı özelliği, önünüzdeki iki ayın planını çıkarabilmeniz.
Forest, Pomodoro zamanlayıcı olarak keyifli bir uygulama. Forest zamanlayıcıyı başlattığınızda sanal ormanınızda ağaç büyüyor, farklı bir uygulamaya geçtiğinizde ağaç çürümeye başlıyor. Dikkat dağınıklığı ve odaklanma sorunu olanlar için epey etkili.
Trello: Tamamlamanız gereken görevler için kartlar oluşturmanıza olanak sağlar. Her kart, genellikle Yapılacaklar, Devam Ediyor ve Tamamlandı gibi sütunlara bölünmüş olan Trello panosu boyunca hareket eder. Bu, ilişkili görevler üzerinde çalışmak ve takibinizi yapmak adına size yardımcı olur.
Todoist, dijital yapılacaklar listesi kategorisinde piyasadaki en iyi zaman yönetimi uygulamalarından biridir. Tarayıcı ve uygulama aracılığıyla kullanılabilir ve tüm görevlerinizi ve etkinliklerinizi planlamanıza olanak tanır. Her öğe, öncelik ve belirli bir son tarih için işaretlenebilir. Ayrıca, görevlerinizden herhangi birine not eklemek için çeşitli seçenek de vardır.
Remember The Milk Yapmanız gereken her şeyi yönetmekte zorlanıyorsanız ve birçok farklı cihazla çalışıyorsanız, o zaman bu uygulama tam size göre. Cep telefonunuz, bilgisayarınız, Gmail, Outlook vb. İle uyumlu harika bir ücretsiz araçtır ve daha kolay zaman yönetimi için tüm cihazlarınızı senkronize etmenize olanak tanır. Bu uygulama, görevlerinizi kolayca yönetmenize yardımcı olacak ve nerede olursanız olun size bunları hatırlatacaktır. Görevleri ve listeleri başkalarıyla paylaşabilir, ekipler için de harika bir araç haline getirebilirsiniz.
Toggl; Etkili zaman yönetimi, projelerinize ve görevlerinize gerçekte ne kadar zaman harcadığınızla ve analiz yoluyla onları nasıl daha etkili bir şekilde yönetebileceğinizi bulmakla başlar. Toggl, basit tasarımıyla bile tüm bunları yapmanızı sağlar, sezgisel arayüzü ile entegre edilmiş harika zaman kazandıran özellikler içerir. Farklı projeler için ne kadar zaman harcadığınızı takip etmeniz gerekiyorsa, bu zaman çizelgelerine harika bir alternatiftir.
MindNode Zihin haritalama harika bir üretkenlik tekniğidir. Mindnode, zihin haritalama konusunda en iyi ücretsiz uygulamalarından biridir. Düşüncelerinize odaklanarak daha organize olmanıza yardımcı olur. Böylelikle yapılması gerekenler netlik kazanır. Bu uygulama, çeşitli görsel etiketleri ve şablonları ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde özelleştirmenize olanak tanır. Belgelerinizi başkalarıyla da kolayca paylaşabilirsiniz.
MyLifeOrganized: Tüm görevlerinizi yönetmekte, yapılacaklar listelerinizle çalışmakta ve hedeflerinizi düzenlemekte zorlanıyorsanız, bu uygulamayı deneyin. Bu görev yönetimi uygulaması, hedeflerinize ulaşmak için odaklanmanız gerekenleri belirlemenize yardımcı olur. MyLifeOrganized, odaklanmış çalışma için en iyi görev yönetimi uygulamalarından biridir. İlerlemenizi metodik olarak takip edebilmeniz, anında dikkat etmeniz için öncelikli eylemler içeren yapılacaklar listelerini otomatik olarak oluşturur.
TimeTree uygulaması, ailelerin veya ekiplerin birden fazla takvimi ve randevuyu birbirleriyle paylaşmasına olanak tanır. Bu nedenle, ister bir tatil planlıyor olun, ister yerel bir spor takımı yönetiyor olun, Time Tree, mevcut ve yaklaşan tüm aktiviteler ve etkinlikler hakkında herkesi güncel tutabilir.
Stephen R. Covey, “Etkili İnsanların Yedi Alışkanlığı”
Stephen R. Cover, “Önemli Olana Öncelik”
Brian Tracy, “Ye O Kurbağayı
Atul Gawande, “Check List Manifesto”
Daniel Pink, “Ne Zaman”