Birine bir e-posta gönderdiğinizde, e-posta alıcıya ulaşmadan önce arka uçta birçok işlem yapılır. Süreçlerin aşağıdaki şekilde işler:
- E-posta istemcinizden bir e-posta oluşturup gönderirsiniz.
- E-posta istemcisi, “Giden SMTP” sunucusuna bağlanır ve e-postayı “MIME” formatında teslim eder.
- Giden SMTP, gönderen ayrıntılarını doğrular ve mesajı göndermek için işler ve giden kuyruğuna yerleştirir.
- SMTP sunucusu, alıcı adresindeki etki alanı ayrıntılarına göre etki alanının “DNS Sunucusunu” arar ve alıcı etki alanının Alıcı sunucu bilgilerini alır.
- Ardından SMTP Sunucusu, Alıcı e-posta sunucusuna bağlanır ve e-posta’yı SMTP protokolü aracılığıyla gönderir.
- Alıcı sunucusu sırayla alıcı hesabını doğrular ve e-posta’yı kullanıcıların posta hesabına iletir.
- Kullanıcı, e-posta istemcisini kullanarak alınan e-posta’yı görüntüler.
Peki e-posta hedefe ulaşmadığında ne olur?
Gönderdiğiniz e-posta teslim edilmediğinde, bir hata mesajı alırsınız. Bir e-posta geri dönen iletisi, e-posta’nızın teslim edilmemesine neyin neden olduğunu da size bildirir.
Mail Delivery System Hatasının Nedenleri Nelerdir?
Tüm e-posta’larınızın hedeflerine ulaşmasını sağlamak için bir e-posta teslim hatasının (mail delivery system hatası) nedenlerini anlamanız çok önemlidir.
Bir e-posta’nın teslim edilememesinin birçok nedeni vardır. Bu nedenlerden en önemlilerini aşağıda sizin için listeledik:
1. Bounces
Bir e-posta’yı bazen çok basit nedenlerden dolayı da teslim edemeyebilirsiniz. Örneğin, alıcının e-posta alma kapasitesi dolduğunda veya adres mevcut olmadığında bir hata alabilirsiniz. Eğer alıcının e-posta kapasitesi dolmuşsa, sadece biraz bekleyin ve e-posta’nızı yeniden gönderin. Adres mevcut değilse, hesabı listenizden kaldırın.
2. Kötü Amaçlı Yazılım Saldırısı (Malware attack)
Hiç göndermediğiniz e-posta’lar için “Mail Delivery Failure” bildirimi aldığınız oldu mu? Cevabınız evetse, kötü amaçlı bir yazılım saldırısına maruz kalmış olabilirsiniz. Böyle bir durumda, bir virüs, hesabınızı spam e-posta’lar göndermek için kullanır. Bu yüzden birçok e-posta teslim hatası alırsınız.
3. SMTP Sorunları
Bir e-posta her zaman bir anti-spam filtresi tarafından engellenebilir, bu nedenle alıcının gelen kutusuna erişemez.
Peki bunun nedeni ne olabilir diyorsanız, sebep SMTP sunucunuz olabilir. Gönderici IP’sinin itibarı düşükse veya kara listeye alınmışsa, alıcı mesajı kabul etmeyi reddedebilir.
4. Geçersiz Alan Adı (Domain)
Geçersiz bir alan adına e-posta gönderdiğinizde, SMTP sunucusu belirli bir alan adı için DNS bilgilerini arayamaz. Bu durumda, e-posta, SMTP sunucusunun kendisi tarafından teslim edilemediği için geri döner.
Örnek: firstname.lastname@example.org e-posta adresinden bir tane harfi eksik girdiğinizi varsayalım. Böyle bir durumda geçerli bir alan adı olmayacağı için DNS Araması başarısız olur ve alan adı geçersiz bi alan adı olarak kabul edilir.
5. MX Kaydı Bulunamadı
Geçerli bir alan adına bir e-posta gönderdiğinizde, alan adı için MX kaydı yoksa, e-posta, SMTP sunucusu tarafından teslim edilemediği için geri döner.
MX kaydı sorgulamak için Uzman Posta MX Kaydı sorgulama aracından yararlanabilirsiniz.
6. E-posta Politikası İhlali
Alıcı e-posta sunucusunun, gelen e-postalar için geçerli bazı kısıtlamaları veya e-posta politikaları olabilir. Gönderdiğiniz e-posta bu tür politikaları ihlal ediyorsa, e-posta’nız alıcı sunucu tarafından reddedilebilir.
Yukarıdaki yaygın nedenlerin dışında, alıcı e-posta sunucuları, çeşitli nedenler ve hatalar nedeniyle e-postaları reddedebilir veya geri döndürebilir. Çoğu zaman, geri dönen e-posta, e-postanın reddedilme nedenini içerir.
Mail Delivery System Hatasının Çözümleri Nelerdir?
1. Girdiğiniz Adresin Doğru Olup Olmadığını Kontrol Edin
email@example.com e-posta adresinden bir tane harfi eksik girdiğinizde, e-posta teslim hatası (mail delivery system hatası) alabilirsiniz. Böyle bir durumda girdiğiniz alan adını doğru yazıp yazmadığınızı kontrol edin.
2. Adresin Kullanıp Kullanılmadığını Doğrulayın
Örneğin, iş yaptığınız bir tedarikçinin pazarlama uzmanına bir e-posta attığınızı varsayalım. Bu kişi işten çıktıysa ve artık o e-posta adresi kullanılmıyorsa, e-posta’nız böyle bir adres olmadığı için teslim edilmez. Böyle bir durumda karşı tarafı arayıp bilgilendirme isteyin.
3. Karşı Tarafın MX Kaydı Kontrolünü Yapmasını Sağlayın
Bu tamamen alıcı alanındaki bir sorundan kaynaklanır ve alıcının yöneticisi tarafından çözülebilir.
4. Sisteminizin Güvenliğini Sağlayın
Sisteminizin güvenliğini sağlamak için Microsoft Security Essentials, AVG veya Avast gibi ücretsiz virüsten koruma programları kullanın veya birinci sınıf bir virüsten koruma programına yatırım yapın.
Yukarıda e-posta teslim hatası (mail delivery system hatası) ile nasıl başa çıkabileceğinizi basitçe anlattık.
Arada sırada siz de e-posta geri dönüşü yaşıyorsanız, farklı bir e-posta servis sağlayıcıya geçmeyi düşünebilirsiniz.