Belgelendirme Yaparken Düşülmemesi Gereken Hatalar
Düşülmemesi Gereken Hatalar
düşülebilecek hatalardan birisi, belge üretmenin insanların çalışma şeklinin değiştirilmesinden daha önemli olduğunun düşünülmesidir.
Zaman içinde oluşturulan fazla belgelendirme geçici bir girişimin ve PDCA gerekliliklerinin kötü takip edildiğinin bir göstergesidir. Belgelerin formatlarında, tarzında ve içerdiği detay düzeyinde ortaklık az olabilir ya da, belgelerin nasıl bir ilişkisinin olduğu hakkında zayıf bir mantıksal yapı olabilir ya da hiç olmayabilir. Genellikle, ilk belgeler, çalışma yönergeleri ya da prosedürleri olacaktır, çünkü bir kişinin günlük faaliyetleri hiçbir zaman belgelendirilemez. Bu, daha sonra bir proseste iyileştirilmeler yapılması gerektiğine karar verildiğinde , bu belgelendirme proseslerin detaylı olarak planlanması şeklinde genişleyebilir. Prosesler proses ayrıntılı planları olmadan tanımlanabilir ve prosedürlerle birleştirilebilir( karıştırılabilir).
Belgelerde genellikle birçok ilgisiz detay bulunur, örneğin bir prosedürün neden orada uygulandığının gerekçelendirilmesi ya da nasıl uygulandığının tarihçesi. İyi belgelerde bunlar hedeflenmez ve yer almaz.
Birçok hizmet sağlayıcı, lokal girişimler sonucunda belgeler üretir öyle ki, prosedürler , politika, prosedürler ve planlar arasında ISO / IEC 20000 tarafından öngörülen mantıksal ilişkiden izole edilmiş şekilde yazılırlar.
Bir çok hizmet yönetimi belgeleri, çok kısa olduklarından değil, ç.ok uzun olduklarından sorunludurlar.
Diğer ortak hatalar ise, her bir belgenin kapsamının ve belgeler arasındaki ilişkilerin net olmamasıdır. Arayüzler belgelendirilmeyebilir ve prosesler entegre edilmiş olsalar dahi, entegrasyon da belgelendirilmemiş olabilir. Bir sonraki bölüm bunun nasıl önlenebileceğini göstermektedir.