Bir fotokopi makinesi her ofiste çok önemli bir rol oynar. Fotokopi makinesi olmadan basit işler bile zor içinden çıkılmaz hale gelir. Fotokopi Makinesi olmadan bir ofis eksik sayılır. Fotokopi makinesi tüm ofisler için hayati ve zaruri bir ihtiyaçtır, sadece işinizi zamanında bitirmenize yardım etmez, aynı zamanda paradan tasarruf etmenizi sağlar. Bu makineler, hızlı ve ekonomik olarak tek bir dosyadan daha fazla kopyasını oluşturmanıza olanak tanıyan benzersiz bir kopyalama teknolojisine sahiptir.
Fotokopi makineleri, masaüstü yazıcılarla aynı teknolojiyi kullanmadıklarından, masaüstü yazıcıların dan daha az maliyetlidir, ayrıca normal yazıcılardan çok daha hızlı kopyalar ürettikleri kesindir. Bunlar, fotokopi makinelerinin tüm ofislerde hayati öneme sahip olmalarının sebeplerinden sadece birkaçıdır.
Fotokopi makinelerinin amacı, bir dakikada çok fazla sayıda kopya çekme işini çok hızlı bir şekilde yerine getirmektir. Fotokopi çekim işlemi saniyeler içinde tekrar ve tekrar herhangi bir zorluk yaşamadan yapılabilir. Bir fotokopi makinesi kullanarak çok sayıda fotokopi çekmek zorunda kalındığında, bir ofisin çok fazla zaman, emek, para ve diğer değerli kaynaklardan tasarruf edebileceği kesindir.
Daha önce de belirtildiği gibi, fotokopiler masaüstü yazıcılarda olduğu gibi aynı mürekkep türünü kullanmaz. Bir masaüstü yazıcısında veya herhangi bir yazıcı türünde çok fazla kopya çekerken, size daha fazla zaman, emek ve maliyet gerektirebilir ancak bu fotokopilerde farklıdır, çünkü tükettikleri tonerler çok daha az maliyetlidir ve hız olarak çok hızlı olduklarından zamandan da tasarruf ettirirler.