Webopedia'ya göre, bilgi teknolojisi dış kaynak kullanımı veya BT dış kaynak kullanımı, "BT (Bilgi Teknolojisi) işlevinin tamamı veya bir kısmı için bir kuruluş yapısının dışında" kaynak arama uygulaması - veya taşeronluk -) olarak tanımlanmaktadır. Küçük işletmelerin çoğu, BT ihtiyaçlarını dış kaynaklara ulaştırmak için daha ekonomik ve sağlam buluyor, ücret ve işletme maliyetlerini düşürüyor. Ancak küçük işletmelerin dış kaynak hizmetlerini standart işlemlerden ve gelişen hedeflerden haberdar tutmaları gerekir.
1.
İyi tanımlanmış, ulaşılabilir hedefler belirleyin. BT dış kaynak firmaları tarafından sağlanan Teklif Talebi (RFP), dış kaynak hizmetinin ihtiyaçlarınızı nasıl karşılayacağını belirlemede tek yönteminiz değildir. RFP, yalnızca dış kaynak kullanan firmanın, proje veya devam eden hizmetin ne kadara mal olacağı ve alacağı ile ilgili yaklaşımıdır, bu nedenle küçük işletme hedeflerinizi açıkça tanımlamanız gerekir. Örneğin, belirli bir projeyi tamamlamak için bir BT dış kaynak hizmeti kiralarsanız, onlara tanışmaları için zor kriterler ve proje bitiş tarihi verin. Satıcınız ve küçük işletmeniz, hangi tarafın risk yönetimi, girdi, performans göstergeleri ve proje veya hizmetin diğer bölümleri gibi belirli sorumluluklara sahip olduğunu belirtmelidir.
2.
Küçük işletme yerinde ekibinin uyumlu olduğundan emin olun. Küçük işletmenizin, projeyi anlayan ve dış kaynak şirketinin ne ürettiğini test edebilecek ve değiştirebilecek doğru kişilere ihtiyacı olacaktır. Bu kişiler, uygun şekilde teslim edildiğinden emin olmak için proje veya hizmeti yorumlama ve test etme konusunda iyi bilgilendirilmelidir.
3.
Dış kaynak hizmetinizden zaman içinde maliyetleri düşürmesini bekleyin. BT dış kaynak firması, proje zaman içerisinde devam ettiği için veri depolama veya yazılım üretimi gibi devam eden bir hizmet veriyorsa, dış kaynak firması, ölçütler karşılandıkça zaman içinde maliyetleri düşürmelidir. Maliyetlerin düşüp düşmediğini belirlemek için maliyetleri düzenli olarak gözden geçirin. Maliyetler artıyorsa, dış kaynak şirketine, neden ve nasıl bu maliyetlerin azaltılacağına ilişkin adres vermelisiniz.
4.
Hem yerinde çalışanlarınız hem de çalıştıkları dış kaynak sağlayıcıları için sürekli eğitim verin. Dış kaynak sağlayıcı kültürel olarak farklı bir ülkede yerleşikse, takım uyumu ve eşliğini korumak için bu kültürel farklılıkları ele almak isteyeceksiniz.
5.
İlerleme önlemlerini ve raporları düzenli olarak gözden geçirin. Küçük işletmelerin dış kaynak satıcısı tarafından sağlanan ilerleme raporlarını ve diğer önlemleri gözden geçirerek ölçümlerin ve ölçütlerin karşılandığından emin olun. Hangi gerçek ilerlemenin yapıldığını belirlemek için tesis çalışanınızın bunları incelemesini sağlayın.