Bu eğitici makalenin farklı bir sürümü, ilk olarak ücretsiz Primer uygulamasında yayınlanmıştır.
Bu metni okumayı tercih ettiğinize göre, daha iyi yönetmek istediğiniz oldukça yoğun bir programınız olmalı. Makaleyi bu nedenle kısa tuttum. Böylece, zaman yönetimiyle ilgili değerli ipuçlarını hızla öğrenip gün içinde kalan diğer işlerinize de vakit ayırabilirsiniz. Belki de bu metni okurken başka bir görev üzerinde çalışıyorsunuzdur. Hatta, birden çok görev bile olabilir.
Ancak şunu unutmayın: Aynı anda birkaç iş yapmak aslında daha fazla iş yapmanıza yardımcı olmuyor. Bir araştırmaya göre, bir görev üzerinde çalışırken araya başka bir şey girdiğinde, o göreve tekrar odaklanmak yaklaşık 25 dakika sürer. Yani, bir görev üzerinde çalışmak için başka bir göreve ara verildiğinde, her iki görevin de tamamlanması daha uzun sürebilir.
Aynı anda birkaç iş yapma alışkanlığını kırmak için verimliliğe başka bir açıdan yaklaşın. Daha fazla iş tamamlamak önemli değil. Önemli olan daha az çalışarak verimlilik elde etmek. Başka bir deyişle, önemli olan doğru işlerin daha fazlasını yapmak.
En önemli görevlerinizi tamamlamanıza yardımcı olabilecek dört zaman yönetimi ipucuna birlikte göz atalım.
Verimlilik ipucu 1: Enerjinize odaklanın
Bir gün yirmi dört saattir ve bunu değiştiremezsiniz. Ancak enerjinizi kontrol ederek bu kısıtlı sürede çok daha fazlasını yapabilirsiniz.
Bunun için enerji akışınıza dikkat etmeyi öğrenin ve bu akış üzerine çalışın. Vücudunuzun genelde 90 - 120 dakikada bir ihtiyaç duyduğu doğal araları görmezden gelmek kolaydır. Dikkatinizin dağılmaya ve enerjinizin azalmaya başladığını hissettiğinizde ara vererek enerjinizi toplayın. Odaklanarak çalışma modundan, daha az odaklanarak çalışma moduna (e-postanızı kontrol etmek gibi) geçmeyin. Bunun yerine, teknolojik cihazları kapatıp birkaç dakika da olsa kendinize zaman ayırın.
Bu işin püf noktası, güç alabileceğiniz dört enerji kaynağını (fiziksel, zihinsel, duygusal ve ruhani) yenileyecek tutarlı, sürdürülebilir alışkanlıklar edinmekten geçiyor.
Sürdürülebilir alışkanlıklar edinmenize yardımcı olacak dört enerji kaynağı
Örneğin, fiziksel enerjimi yenilemek için dizüstü bilgisayarımı kapatıp üç dört kat merdiven inip çıkıyorum. Duygusal enerji için en beğendiğim müziği çalıp müziği arka plan gürültüsü olarak görmek yerine eşlik ederek keyfini çıkarıyorum. Zihinsel enerji için tüm Chrome sekmelerimi kapatıp dikkatimi yeniden topluyorum. Ruhani enerji için "neşe günlüğü" tutuyorum. Her gece, gün içinde neşelenmemi sağlayan en az bir şeyi yazıyorum.
Enerji akışınızı izlemeyi öğrendikten ve enerji akışınızı yenileme uygulamaları belirledikten sonra zamanınızı yönetmek için adım atabilirsiniz.
Verimlilik ipucu 2: Tek bir şey yaparak başlayın
İnsanların uyanık oldukları sürenin %47'sini düşünerek harcadığı söylenir. Sürenin kalan %53'ünü ise aynı anda birkaç iş yapmaya ayırarak kayıp süreyi telafi etmek istemeniz normal. Aslında, insanların zamanlarının yalnızca %53'ünü odaklanarak geçirebildiğini fark edip bunu en iyi şekilde kullanacak yöntemler uygulamak daha avantajlı.
Bununla ilgili basit yöntemlerden biri, her güne odaklanılması gereken önemli bir iş seçerek başlamak. Yapılacaklar listenizin en zor maddesini seçmeyi deneyin. En zor görevlerle başlayıp daha basit işlere doğru ilerlemek, ters yönde ilerlemekten daha kolaydır.
Önemli görevi günün başlarında ele aldığınızda enerjinizi artırmış, günün kalanında ilerlemenizi sağlayacak ivmeyi elde etmiş olursunuz.
Verimlilik ipucu 3: Yapılacakları "belki yapılacaklar"dan ayırın
Tüm görevler eşit değildir. Zor, önemli görevleriniz (günün başında tamamladığınız) olduğu gibi, pek acil olmayan görevleriniz de var. Bunlara, "belki yapılacaklar" diyelim.
Belki yapılacaklar listenizi, yapılacaklar listenize eklemek çekici gelebilir. Ne kadar küçük olursa olsun, listedeki birden çok maddenin üzerini çizmek kendinizi iyi hissetmenizi sağlar. Ancak bu durumda, yapılacaklar listeniz stres kaynağı, enerji emici, önceliklendirmesi zor, sonu gelmeyen bir görevler serisine dönüşebilir.
Bunun yerine belki yapılacakları ayrı bir listede tutun. Böylece, enerjinizin büyük bir çoğunluğunu önemli projelerinizi tamamlamaya harcayabilirsiniz. Yapılacaklar tamamen bittiğinde belki yapılacaklar listenize gidip işaretlemeye başlayabilirsiniz.
Verimlilik ipucu 4: Takviminizi daha çok çalıştırın
Takviminizi randevularınızı ve toplantılarınızı hatırlamaktan daha fazlası için kullanın. Her gün, yapılacaklara odaklanacağınız belirli saatler belirleyin. Bu saatlerde başka işlerin araya girmesine izin vermeyin. Enerjinizi yenileyip kendinizi toparlamanızı sağlayacak aralar planlamayı da unutmayın.
Bu uygulama özellikle, iş arkadaşlarınızla paylaştığınız bir takvim kullanıyorsanız önemli. Çalışma saatlerinizi ve aralarınızı takviminizde belirtmiş olmanız iş arkadaşlarınızın toplantı atamalarını veya verimli olmaya çalıştığınız ya da size daha fazla enerji veren uygulamaları yaptığınız saatlerde dikkatinizi dağıtmalarını önler.
Odaklanma ve yeniden enerji toplama saatlerinizi resmi olarak planlamanız daha sabırlı ve bilinçli olmanıza yardımcı olur. Böylece, daha iyi bir iş arkadaşı, arkadaş ve aile üyesi olabilirsiniz.
Özetlemek gerekirse verimlilik gün içinde mümkün olan en yüksek sayıda görevi hızla yapmaya çalışmak değildir. Verimliliğe başka bir açıdan yaklaşın. Önemli işlerinize odaklanın ve verdiğiniz aralarla gün boyunca enerjinizi yenileyin. Her güne önemli bir göreve odaklanıp başlayarak, yapılacaklarla belki yapılacakları ayırarak ve takviminizde çalışma saatlerinizle aralarınızı planlayarak zamanınızı yönetebilirsiniz.