Her Görev 1 Numara Olduğunda Önceliklendirme Matrisi Nasıl Kullanılır?
İşlerin doğru ve zamanında yapılması üretken olmayı gerektirir. Peki hangi görevlerin gerekli olduğunu ve hangilerinin bekleyebileceğini nasıl bileceksiniz? Cevap, Eisenhower Matrisi olarak da bilinen Önceliklendirme Matrisindedir.
Matris, adını Dwight David Eisenhower'dan almıştır.
Eisenhower, ABD ordusunda bir general ve 1953'ten 1961'e kadar ABD'nin 34. Başkanıydı. Beş yıldızlı bir general ve ABD Ordusu'nda Yüksek Komutan olarak, Müttefiklerin Avrupa'yı işgali için strateji taslağı hazırladı.[1]
Eisenhower, günlük olarak odaklanması gereken birçok görevden hangilerine öncelik vereceği konusunda her seferinde zor kararlar vermek zorunda kaldı. Böylece ünlü Eisenhower Matrisi veya Önceliklendirme Matrisi ile geldi.
İçindekiler
- Önceliklendirme Matrisi Nedir?
- Önceliklendirme Matrisi Nasıl Kullanılır
- Sonuç
- Önceliklendirmeyle İlgili Daha Fazla İpucu
Önceliklendirme Matrisi Nedir?
Önceliklendirme Matrisi, görevlerinizi aciliyete göre derecelendirmek için bir araçtır. Atlamanız gereken kritik faaliyetleri ve görevleri bilmenize yardımcı olur ve proje yönetiminde, küçük işletmelerde veya kişisel görevlerde faydalı olabilir.
Eisenhower, matris hakkında ünlü olarak şunları söyledi:
Acil olan çoğu görev önemli değildir ve önemli olan çoğu görev acil değildir.
Bu alıntı, Eisenhower'ın zamanını yönetme konusundaki özdeyişi haline geldi.
Önceliklendirme Matrisinde, neyin ilk ve son olarak yapılacağına ilişkin seçenekleri karşılaştırmaya yardımcı olan, projeleri öncelik sırasına koymanıza ve stratejik plan oluşturmanıza olanak tanıyan dört kadran vardır.[iki].
reklam
Çeyrekler şunlardır:
- Yapmak
- program
- Temsilci
- Elemek
Yapmak
Yap, Önceliklendirme Matrisinin ilk çeyreğidir ve önemli faaliyetleri içerir. Yani, acilen gerçekleştirmeniz gereken görevler - krizler, son teslim tarihleri ve acil olarak ilgilenmeniz gereken ve yaşam görevinizle son derece alakalı sorunlar.
Bu çeyreğe hangi görevin düştüğünü nereden biliyorsunuz?
Önceliklerinizi analiz ederek başlayın ve ardından 'şimdi yapın' kriterlerine girip girmediğini belirleyin. Görev bir gün içinde veya 24 ila 48 saat içinde gerçekleştirilebilirse, acildir.
Bu kategorideki görevleri öncelik sırasına koyarken uygulayabileceğiniz bir diğer yaklaşım da Mark Twain'in kurbağayı yeme ilkesini benimsemektir. Bu ilke, en acil aktiviteleri uyanır uyanmaz yapmanızı önerir.
İşte pratik bir örnek.
Bir içerik stratejisi taslağı hazırlamanız ve yöneticinize bir rapor göndermeniz gerektiğini varsayalım. Bugün Cumartesi ve son teslim tarihi Pazartesi. Etkinliğin acil olduğunu söyleyebilir miyiz? Kesinlikle!
program
Önceliklendirme matrisinin ikinci çeyreği Çizelge'dir. Önceliklendirme Matrisi, bu kategorideki görevleri önemli ancak o kadar da acil olmayan olarak sınıflandırır.
Bunlar, hemen bir son teslim tarihi olmayan uzun vadeli hedefler ve görevlerdir. Bu görevler meditasyon, günlük tutma, ders çalışma, aile zamanı ve egzersizi içerebilir.
Bu kadrandaki etkinlikleri başka bir dönem için planlayabilirsiniz. Örneğin, sağlık için egzersiz yapmalısınız, ancak bunu yapmak için zaman ayırabilirsiniz.reklam
Bu aktiviteleri, Do veya Acil çeyreğine aktarılmayacak şekilde planlayın. Bunları gerçekleştirmek için yeterli zamanınız olduğundan emin olun.
Temsilci
Önceliklendirme matrisinin üçüncü çeyreği Temsilci'dir.
Bu görevler sizin için önemli değil ama diğerleri için oldukça acil. İşte burada ekip çalışması devreye giriyor.
Bu kategorideki görevleri teknik olarak gerçekleştirebilirsiniz, ancak onları delege et . Görevleri devretmek, ilk iki çeyreğinizdeki faaliyetleri sürdürmek için daha fazla zamanınız olmasını sağlayacaktır.
Ayrıca, devrettiğiniz görevleri de izlemelisiniz. Temsil edilen görevler için bir izleme sisteminiz yoksa, yalnızca zaman kaybı olacaktır.
Elemek
Son kadran, üretkenlik katillerinizi vurgular. Hedefleriniz için önemli olmayan ve acil olmayan görevlerdir. Verimliliğinizi artırmanın tek yolu onları ortadan kaldırmaktır.
Bazı örnekler sürekli olarak telefonunuzu kontrol etmek, film izlemek veya video oyunları oynamaktır.
Ayrıca, tanımlamanız ve günlük ve haftalık programınızdan silmeniz gereken kötü alışkanlıklar da olabilirler.
Başarılı insanlar, neyin önemli olduğunu öncelik sırasına koymayı ve bunlara bağlı kalmayı öğrenmiştir. Bir görev için daha iyi birini bulmayı veya daha az önemli görevleri ortadan kaldırmayı öğrendiler.
Önceliklendirme sistemlerini tasarlayan iki ilham verici kişiliği ele alalım.reklam
Warren Buffet, hangi görevin en fazla ilgiyi hak ettiğini belirlemek için iki listeli bir önceliklendirme modeli geliştirdi. Sonuç olarak, önemli ve yararlı olan ancak önceliklerin başında olmayan şeyleri atlamaktır.
Bir iş danışmanı, pazarlamacı, kendi kendini yetiştirmiş milyoner ve yazar olan Mark Ford, stratejisini tasarladı:
En önemli öncelik üzerinde çalışmaya başlayın, ara verin, en önemli ikinci görev üzerinde çalışın, ara verin, sonra öğleden sonraya kadar diğer bireylerden aldığı daha az önemli faaliyetleri ve görevleri sıralayın.[3]
Önceliklendirme Matrisi Nasıl Kullanılır
Önceliklendirme Matrisini kullanmak, bu konuda yeniyseniz zor olabilir, ancak birkaç basit adımı izleyerek onu mümkün olan en iyi şekilde kullanmayı öğrenebilirsiniz.
1. Önceliklerinizi Listeleyin ve Sıralayın
Bir günde gerçekleştirmeniz gereken tüm görevleri vurgulayın. Daha sonra bunları sınıflandırınağırlıklı kriterlerleaciliyetine ve önemine dayanmaktadır.
Hızlı işlem gerektiren herhangi bir etkinliği tanımlayın. O günü tamamlamazsanız ciddi bir sonuç doğurabilecek bir görevden bahsediyorum. Örneğin, içerik stratejinizi göndermezseniz diğer içerik yazarları çalışamaz. Bu, yüksek öncelikli bağımlılıkları kontrol etmeniz gerektiği anlamına gelir.
2. Değeri Tanımlayın
Bir sonraki adım, önemini incelemek ve bunlardan hangisinin işletmenizi veya kuruluşunuzu en çok etkilediğini değerlendirmektir. Genel bir kural olarak, hangi görevlerin diğerlerinden daha yüksek önceliğe sahip olduğunu kontrol edebilirsiniz. Örneğin, herhangi bir dahili işle ilgilenmeden önce müşterinin gereksinimlerine katılmanız gerekir.
Görevin kuruluştaki insanları ve müşterileri nasıl etkilediğini inceleyerek de değeri tahmin edebilirsiniz. Özetle, bir görevin insanlar veya organizasyon üzerindeki etkisi ne kadar fazlaysa, öncelik de o kadar yüksek olur.
3. En Zahmetli Görevi Üstlenin
Erteleme tembelliğin bir belirtisi değildir, ama kaçınma öyledir. Gerçek şu ki, genellikle yapmak istemediğiniz görevlerden kaçınacaksınız. Goldman Sachs'ın eski CEO'su Lloyd Blankfein, bir keresinde, ofise geldiğinde ilk iş en korkunç görevi yerine getireceğini söylemişti.
Brian Tracy, bu görevleri yemeniz gereken kurbağalar olarak adlandırdı. Bu, gerekli görevleri ertelediğinizde üzerinizde baskı oluşturan rahatsız edici korkuyu ortadan kaldıracaktır.[4]. Önceliklendirme Matrisinin yardımcı olabileceği yer burasıdır; Do kurbağalarını hemen yiyin.reklam
Ertelemenin üstesinden gelmek için yardıma ihtiyacınız varsa, kontrol edin Bu makale .
4. Sizin İçin Neyin Önemli Olduğunu Bilin
Bu kozmosta bulunduğunuz sürece, her zaman hedeflerinize aykırı olabilecek farklı seçimlerle karşılaşacaksınız. Örneğin, aşırı seyahat gerektiren harika bir terfi, sizi önemli ilişkilerden soyutlayacaktır. Öncelik bilincine sahip değilseniz, önceliğiniz aileniz olsa bile bunu kabul edebilirsiniz.
Bu nedenle, sizin için neyin önemli olduğunu belirlemek ve kendinizi bu önemli şeylerden anında zevk veya kazanç için ödün vermemeye hazırlamak mantıklıdır.
Yogi Berra bunu şu şekilde yazdı:
Gideceğiniz yeri bilmiyorsanız, başka bir yere varabilirsiniz.
5. Düzenli Çalışmama Zamanı Belirleyin
YouTube CEO'su Susan Wojcicki, e-postalarını 18:00 ile 21:00 arasında kontrol etmemek için bir kural koydu. Bir CNN Business raporuna göre, Google yeni başladığında doğum izni talep eden ilk kadındı. YouTube'un CEO'su olmasına rağmen ailesiyle akşam yemeğine öncelik veriyor[5].
İş dışındaki ilişkilerimize ve ilgi alanlarımıza zaman ayırmak mümkün mü?
Elbette ve bu yüzden çalışmama zamanınızı belirlemeniz gerekiyor. Bu yaklaşım, bir sonraki görev için enerji seviyenizi yenilemenizi sağlayacaktır. Ayrıca, normal çalışma alanınızda olmadığınız için iç gözlem yapmak için en iyi konumda olacaksınız.
6. Ne Zaman Duracağınızı Bilin
Bazen listenizdeki her şeye ulaşabilirsiniz. İş yükünüzü önceliklendirip tahminlerinizi değerlendirdikten sonra, kalan görevleri öncelik listenizden çıkarın ve en acil ve önemli işlerinize odaklanın.
Sonuç
İş yerinde başarılı olmak yeterli değildir. Ailenize ve hayatınızda önemli bir ilişkiye zaman ayırdığınızdan emin olun.reklam
Başlamak ve zaman bulmak zor olabilir, ancak Önceliklendirme Matrisini kullanarak biraz pratik yaparak daha üretken olduğunuzu ve zamanınızı sizin için önemli olan şeyler arasında daha iyi bölebildiğinizi göreceksiniz.
Önceliklendirmeyle İlgili Daha Fazla İpucu
- 10 Dakikada Doğru Öncelik Nasıl Belirlenir ve 10 Kat Daha Hızlı Çalışır
- Temel Bilgilere Dön: Öncelikleri Ayarlama
- Her Şey Önemli Göründüğünde İşe Nasıl Öncelik Verilir?
Öne çıkan fotoğraf kredisi: unsplash.com aracılığıyla William Iven
Referans
|[1]||^||Tarih: Dwight D. Eisenhower|
|[iki]||^||Görsel Paradigma: Eisenhower Matrisi Örneği: Eisenhower Matrisi Şablonu|
|[3]||^||Ford'u işaretleyin: Yeni Yıl İçin Nihai Verimlilik Rehberiniz|
|[4]||^||girişimci.com: Önce İlk Şeyler: Önceliklendirmenin 5 Sırrı|
|[5]||^||CNNİş: YouTube'un şefi neden ebeveynlerin daha fazla izin almasını istiyor?|