Project Management Institute Inc.'e göre proje yönetimi, bir projenin gereksinimlerini karşılamak için araçları, bilgileri, becerileri ve teknikleri kullanan bir faaliyetler koleksiyonudur. Şirketler yeni bir ürün geliştirmek, bir süreci değiştirmek veya sorunları çözmek için projeleri kullanabilir. Başarılı bir projenin beş aşaması vardır. Proje ekipleri, proje hedeflerini tamamlamak için her aşamada belirli görevleri tamamlar.
Proje Seçimi
Bu aşamada proje ekibi projeyi seçer ve kuruma fayda sağlayıp sağlamayacağına karar verir. Projenin kapsamını ve istenen sonuçları tanımlarlar. Ekip, bir projeye başlamadan önce projenin gerçekçi olup olmadığına ve zaman, para ve kapsam gibi üç temel proje kısıtlaması dahilinde tamamlanıp tamamlanamayacağına karar verir.
Proje planlaması
Bu aşama, proje döngüsünün en uzun ve en önemlisidir. Uygun kapsam planlaması olmadan, bir projenin başarı şansı düşüktür. Ekip üyeleri bir bütçe belirlemeli, zaman çizelgeleri belirlemeli ve kaynakları ve başarıya giden engelleri belirlemelidir. Ekip, projenin zamanında tamamlanması için kritik olan kaynakların, malzemelerin ve uzmanlığın kullanılabilirliğini doğrular. Proje ekipleri, bir projeyi planlamak için gerekli zamanı harcamalı ve bir sonraki aşamaya geçmeden önce plan değişiklikleri yapmalıdır. Ekip, rolleri, sorumlulukları ve proje son tarihlerini açıklığa kavuşturmak için proje planlarını yazılı hale getirebilir.
Proje Tanıtımı ve Yürütme
Proje planı oluşturulduktan sonra ekip projeyi başlatır. Proje lideri, her ekip üyesine rolleri ve sorumlulukları iletmeli ve zaman çizelgelerini ve bireysel son tarihleri netleştirmelidir. Bireyler veya alt ekipler, proje planına göre görevlerini yerine getirir. Proje görevlerinin zamanında ve şartnameye göre tamamlanmasını sağlamak için ekip üyelerinin bu aşamada düzenli olarak iletişim kurması gerekir.
Proje İzleme ve Kontrol
Bu aşamada proje yöneticisi proje zaman çizelgesini, proje planını ve ekip üyesinin performansını izler. Proje inceleme toplantıları düzenleyebilir ve periyodik proje performans raporları isteyebilir. Proje bütçesini izlemekten, temel kısıtlamaların projenin başarısını etkileyip etkilemediğini belirlemekten ve proje planında gerekli ayarlamaları yapmaktan sorumludur.
Proje Bitişi
Sürekli bir sürecin aksine, bir projenin bir başlangıcı ve bir sonu vardır. Bu aşama genellikle göz ardı edilir, ancak projeyi sonlandıran ve proje ekibini daha fazla yükümlülükten kurtaran önemli bir görevdir. Projeler, tüm hedeflere ulaşıldığında veya müşterinin, üst yönetimin veya proje liderinin talebi üzerine sona erebilir. Proje ekibi veya ekip lideri, proje sonuçlarını gözden geçirmek ve başarıları kutlamak için müşterilerle veya üst yönetimle görüşebilir.