Sipariş yönetimi sistemleri kılavuzu
Birden fazla e-ticaret kanalında siparişleri yakalamak, izlemek ve karşılamak sıkıcı olabilir. Ancak sipariş yönetimi sistemi (OMS), satış yolculuğunuz için manuel süreçleri kolaylaştırmanıza yardımcı olabilir.
OMS nedir?
OMS; satış, sipariş, stok ve sipariş karşılama sayısını izlemeyi otomatikleştiren bir bilgisayar yazılımı sistemidir. Bu çözümlerden bazıları ayrıca markaların kişileri, süreçleri ve iş ortaklıklarını izlemesine de yardımcı olabilir. Müşteri siparişlerinin yönetimiyle ilgili tüm işlevleri işlemek, ekibinizin ve müşterilerinizin süreci başından sonuna kadar izlemesine ve verimliliğini analiz etmesine olanak tanır.
İşletmenize OMS eklemek, işletmeniz büyüdükçe satışlardaki artışa hazır olmanızı sağlamak için önemlidir. Ekibiniz, sipariş yönetimi süreci boyunca sıkıcı manuel adımları otomatikleştirerek kaynakları verimli şekilde tahsis ederken zamandan ve paradan tasarruf edebilir.
İşletmeniz ne kadar büyük olursa olsun, birkaç farklı dijital kanal üzerinden ürün sipariş edeceklerinden müşterilerin beklentilerini karşılayabilmeniz gerekir. Ayrıca müşteriler mağazadan teslim alma veya teslimat seçeneği ve ürününüzü belirlenmiş bir konumda iade etme ya da değiştirme olanağı da ister.
Sevkiyat karşılama süreleri kısaldıkça sürecinize sipariş yönetimi eklemeniz gerekecektir. Bu süreç olmadan platformunuz içinden gerçekleştirilen siparişler:
- Eksik kalabilir.
- Yanlış veya hatalı olabilir.
- Karşılanmayabilir.
- Sevk edilmeleri başlangıçta belirlenenden daha uzun sürebilir.
Müşteri yukarıda belirtilen durumlardan birini tekrar tekrar veya sadece bir kez deneyimlerse işletmenizin operasyonları hakkında olumsuz algı geliştirebilir ve bu da rakiplerin daha iyi bir deneyim sunmasını kolaylaştırabilir.
Kısacası, OMS'yi iş sürecinize eklemek şu alanlarda yardımcı olur:
- Satış temsilcileri ile çevrimiçi platformları uyumlu hale getirin.
- Analizlerle başarıyı izleyin.
- Karmaşık sevkiyat zamanlamalarını yönetin.
- Stoğu birden fazla kanaldaki kullanılabilir siparişlerle koordine edin.
- Üçüncü taraf lojistiği kullanırken sipariş karşılamayı sağlayın.
- El ile girişlerde insan hatalarını, verimsizlikleri ve tutarsız kaynak tahsisatını ortadan kaldırın.
OMS'nin özellikleri
Geçerli altyapısını tamamlayan bir sipariş yönetimi sistemi uygulamak, satışların dijitalleştirilmesinden ve sonrasında kazanılan ivmeden yararlanmak için çok önemlidir. Sipariş yönetimi işlevi, işletmenizin başarısında belirleyici faktör olabilir. OMS, sipariş yönetimi sürecinde beş alanda destek sunar:
-
Muhasebe tümleştirmesi
OMS'nizden muhasebe, borç hesapları ve alacak hesapları gibi ekiplere tahsis edilen tüm finans verilerini içerir, ekibinizin finans verilerinizi düzene koymasına yardımcı olur ve el ile yeniden girme veya aktarma ihtiyacını ortadan kaldırır.
-
Müşteri veritabanı
Hizmet temsilcilerinin en kârlı kullanıcılarınızı tanımasına yardımcı olan, müşterilerinizin iletişim bilgileri ve etkinliklerinin tümüdür.
-
Stok yönetimi
Stok seviyelerini yönetmek ve izlemek için stoğunuzun birleştirilmiş bir görünümün yanı sıra siparişleri sonraki uygun ambara ve en iyi sevkiyat seçeneklerine yönlendiren algoritmalar sağlar. Bu algoritmalar, tüm stok yönetimi süreci aşamaları boyunca kullanılır: malzeme çekme, paketleme, sevkiyat ve izleme.
-
Satış kanalı
OMS'niz; çevrimiçi ve mağaza içi siparişlerle müşteri hizmetleri siparişleri dahil olmak üzere tüm satış noktaları üzerinden sipariş bilgilerini alır ve birleştirir. Bu ayrıca birden fazla para birimi olan küresel bölgelerden gelen destek siparişlerini de içerebilir.
-
Satış desteği
Ürün bilgileri, çok yönlü kanal müşteri iadelerinizi ve değişimlerinizi destekleyerek gerçek zamanlı olarak güncellenir.
Şirketiniz bu iş alanlarında yardımcı olması için OMS platformu kullanarak şunları yapabilir:
- Sorunsuz bir e-ticaret deneyimi için müşteri ihtiyaçlarını birden çok kanalda karşılayın, ekibinizin siparişleri karşılama ve ekip arkadaşlarını eğitme süresini ortadan kaldırın. Bu ayrıca siparişlere ilişkin üst düzey bir genel bakış sağlar, yanlışlıkları ve insan hatalarını azaltır ve ihtiyaç duyacağınız tüm gerçek zamanlı verileri tek bir konumda toplar.
- Manuel süreçleri ortadan kaldırın.
- Raporlama ve stok tahmini, fazla sipariş veya fazla satıştan kaçınmak için gereklidir. Beklenmeyen talep dalgalanmaları sırasında, satıcı tarafından karşılanan bir stratejiyi yürürlüğe koymak için stok kanallarınıza bağlanabilirsiniz.
- Ambarlar, müşteri hizmetleri ekipleri ve muhasebe dahil olmak üzere ERP gibi şirket sistemleri genelinde tümleştirme sağlayın.
- Birden çok para birimi türünde birden çok ülkeden sipariş alın. Dünya küreselleştikçe yeni pazarlarda kolaylıkla büyüyebilmeniz için ekibinizin hazırlıklı olması gerekir.
OMS'nin işleyebileceği bazı görevler şunlardır:
- Sipariş karşılamayı en uygun duruma getirin ve otomatikleştirin.
- Süreç kesintilerini azaltın.
- Sipariş yaşam döngüsünü yönetin.
- Sürekli değişen iş modellerine yanıt verir.
OMS'nin avantajları
Şirketinizin büyüklüğü ne olursa olsun, sipariş yönetimi sistemi uygulamak, iş operasyonlarınızı yukarıdan aşağıya iyileştirebilir. İşletmenize OMS eklemenin çeşitli avantajlarından birkaçını aşağıda bulabilirsiniz.
- Otomasyon. Sipariş yönetimi sistemi, mağazanızı işletmekten ürününüzü teslim etmeye kadar otomasyona dayanır. Böylece bedensel iş ihtiyacını daha aza indirerek işçilik maliyetlerini düşürebilirsiniz. Karşılama süreleri kısaldıkça OMS, personelin siparişe hazırlanabilmesi için ambarı veya sipariş karşılama konumunu seçer, sipariş karşılama sırasını belirler ve ambara sipariş karşılama isteği gönderir.
Sipariş karşılama süresini kısaltabildiğinizden, işletmenizin büyümeyi ve müşteri memnuniyetini destekleyen daha karmaşık bölümlerine odaklanmak için kullanılan kaynakları yeniden tahsis edebilirsiniz. Bu ayrıca günümüzün giderek dijitalleşen dünyasında önemli bir bileşen olan veri güvenliğini de artırır.
- Daha az insan hatası. Ambarlar için sipariş karşılama hatalarının en önemli nedenlerinden biri olan insan hataları önemli sorunlara yol açabilir. Hatanın boyutunun önemi yoktur. Doğru bir sipariş yönetimi sistemi uygulayarak görevler otomatik olarak gerçekleştirilir. OMS, stok düzeylerinden olası tasfiye ihtiyaçlarına kadar tüm alanlarda uyarılar göndererek çok yönlü kanal stok kontrolü ve ambar optimizasyonu gerçekleştirebilir. Böylece sevkiyat gecikmeleri, pazar ücretleri ve memnuniyetsiz müşteriler önlenebilir.
- Gerçek zamanlı raporlama. Siparişlerin işlenmesi zaman alır. Sisteminizi güncellerken sürekli olarak yeni bilgiler gelir. Ayrıca bu öğeleri el ile eklerken her zaman en güncel bilgilere sahip olmayabilirsiniz. OMS; siparişler, stok ve müşteri bilgileri için gerçek zamanlı veriler sağlayabilir. Bu tür veriler, web sitenizin analizi için oldukça kullanışlı bir yardımcıdır ve pazarlama stratejilerinizin uzun vadeli müşteriler sağlamada başarılı olmasını sağlar.
- Stoğu tahmin ederek stok eksiklerini önler. İşletmenizin tahmin yazılımına ve stok düzeylerine erişimi yoksa ambarınıza ne zaman stok yapılacağını izleyemezsiniz. Bu, iki büyük soruna yol açar: aşırı stok ve eksik stok. Yani ambarda bekleyen büyük miktarlarda satılmamış stoğunuz vardır veya talepleri karşılamak için yeterli stoğunuz yoktur. OMS eklemek, her iki sorunu da çözer.
Satış rakamlarının en yüksek ve yüksek olduğu dönemleri, popüler ürünleri ve satın alma eğilimlerini daha iyi tahmin edebilirsiniz. Ürünleriniz için ne kadar ambar alanına ihtiyaç duyacağınızı tam olarak belirleyebilir ve istediğiniz her zaman doğru miktarda stoğa sahip olabilirsiniz.
- Tek bir doğru kaynak. OMS panonuzda, işletmenizi ve satışlarınızı izlemek için ihtiyacınız olan tüm bilgiler bulunur. Muhasebe, stok ve müşteri bilgilerini birleştirerek verimli şekilde yeni stratejiler oluşturabilirsiniz.
- Ölçek kolaylığı ve çok yönlü kanal fırsatları. İşletmeniz büyümeye devam ederken şirketinizle birlikte büyüyebilecek bir sipariş yönetimi sistemine sahip olmak çok önemlidir. Çok yönlü kanal operasyonu sırasında, siparişlerin karşılanmaları çok yönlü kanallar üzerinden karmaşık müşteri trafiği akışlarına yol açtığından siparişleri izlemeniz gerekir. Siparişleri bir dizi pazar ve web sitesi üzerinden takip etmeniz gerekir. OMS, bu siparişleri merkezileştirebilir, verilerini izleyebilir, stoğu güncelleştirebilir ve sipariş yönlendirmesini yapabilir.
Adım adım OMS süreci
Çoğu sipariş yönetimi sistemi, müşteri siparişlerini doğru ve hızlı şekilde işlemeye ve karşılamaya yardımcı olmak için altı adımdan oluşan bir süreci izler. Bu süreç, müşterilerinize yaygın ancak kişisel bir kullanıcı deneyimi sunarken müşterilerinizin tüm ihtiyaçlarını karşıladığınızdan emin olmanızı sağlar. Altı adım şunlardır:
-
Keşif
Sipariş yönetimi sürecinizin ilk adımı müşteriden gelir. Müşteri, ürününüzü çevrimiçi mağazanız, üçüncü taraf bir web sitesi veya telefon üzerinden çevrimiçi bir sepete eklediğinde geçerli stoğunuz hemen ayarlanır. Sistem ayrıca ürün sepette olduğunda veya müşteri ürünü satın almaktan vazgeçerse sizi uyarabilir.
-
Sipariş yerleştirme
Müşteriniz ürünü satın almaya karar verdikten sonra OMS, kredi kartı ödeme bilgilerini doğrulamak ve siparişi işleme koymak için muhasebe veya finans ekibinizle iletişime geçer. Sipariş onaylandıktan sonra karşılamaya yönlendirilir.
Toptan veya işletmeler arası satıcılar, toplu satın almalar için önce fiyat teklifi almayı seçerek bir fatura modeli seçebilir. Ardından kendilerine belirli bir tarihe kadar ödenmesi gereken bir fatura gönderilir.
-
Sipariş karşılama
Sipariş ambara ulaştığında OMS'niz, sipariş hedefine en yakın veya en erişilebilir seçeneği belirler, ardından sevkiyat maliyetlerini ve en hızlı taşıyıcıları hesaplar. OMS, sevkiyat etiketlerinin, sevk irsaliyelerinin ve makbuzların yazdırılmasına yardımcı olabilir.
-
Ambar yönetimi
Her üründe bir SKU ve barkod bulunması bu adımda çok önemlidir. Bir üründe her ikisi de varsa bu, sipariş karşılama doğruluğunu artırır ve ambarınızın ürününüzü tarayıp siparişe eklemesini kolaylaştırır. Ambarınızdan ürün çekmenin dört yöntemi vardır:
Tek sipariş. Tek bir siparişteki ürünler çekilir ve paketleme istasyonuna teslim edilir.
Toplu malzeme çekme. Seçiciye, paketleme istasyonuna çekmesi ve geri getirmesi için tek bir turda belirli sayıda sipariş atanır.
Bölge malzeme çekme. Her seçici, belirli bir ambar bölgesi alır ve bu bölgelerdeki ürünler her birinden geçerken bir siparişe eklenir.
Dalga malzeme çekme. Tüm bölgeler aynı anda çekilir ve konsolidasyon için tek bir noktaya getirilir.
Bir ürün stokta yoksa OMS'niz önceden ambara yenilenmiş bir tedarik göndermek için satıcılarınız ve tedarikçileriniz ile iletişime geçebilir. Yeniden sipariş noktası oluşturmak, stoğunuzun sürekli olarak yenilenmesini sağlar. OMS, düşük eşiğe ulaştığında otomatik olarak yeni bir satın alma siparişi verir ve ayrıca ambar yöneticilerini sipariş karşılamadaki olası gecikme konusunda uyarır.
Sipariş ayrıca muhasebe departmanınıza gönderilir veya muhasebe yazılımınıza yeni satın alma durumu bildirilir. Güçlü bir finans yönetimi çözümü, aylık denetimi ve yıl sonu denetimini, vergileri ve daha birçok adımı kolaylaştırır.
-
Sevkiyat
Sipariş, ambarınızdaki ürünlerden seçildikten sonra paketleme ekibiniz ürünleri ambarınızdan alır ve stok amaçlarıyla bu ürünleri tarar. Ardından, ürününüzü OMS'nizin sağladığı ayrıntılardan çeker, paketler ve gönderir. Paketleme çalışmalarınızda dikkat etmeniz gereken üç nokta şunlardır:
Sipariş doğruluğu. Her ürünün doğru siparişte olduğundan emin olun.
Kutu boyutu. Fiyatlarınıza boyutları dahil etmeyi planlayın. Üç ila beş standart kutu boyutuna sahip olmak, sürecinizi fazla karmaşıklaştırmadan maliyetleri düşürmenize yardımcı olur.
Uygun paketleme. Bazı paketleme malzemeleri, ürününüz için daha iyi koruma sunabilir ancak daha yüksek maliyetli olabilir. Uygun maliyetli olan ve güvenli bir yolculuk sağlayan doğru malzeme türünü seçin.
İzleme. OMS'niz ayrıca müşteriye ürününün sevk edildiğine ve tahmini varış saatlerine dair bir bildirim gönderebilir. Siz ve müşteriniz, ürünü ambarınızdaki ilk sevkiyatından hedefine varıncaya kadar izleyebilirsiniz.
-
Satış sonrası izleme
Ürün, ambarınızdan çıktıktan ve sevkiyatın tesliminin ardından belirli bir süreden sonra OMS, müşteriye ürünü derecelendirmesini ve siparişindeki tüm ürünleri teslim aldığından emin olmasını isteyen bir e-postayı otomatik olarak göndermelidir. Bu izleme ayrıca müşteri hizmetleriyle iletişime geçilmesine ilişkin ayrıntılı yönergeler de içermelidir.
Memnun olmayan bir müşteriniz varsa verimli bir iade ve geri ödeme ilkesinin ve yönergelerin kolayca bulunup izlenebilmesi gerekir. OMS, geri ödeme isteğini hızlı şekilde işleme koyabilir ve geri ödemeyi işlemesi için muhasebe ekibiyle iletişim kurabilir. OMS'niz, tüm verilerinizin doğru ve güncel olduğundan emin olmak için iade sağlayıcınıza da bağlanabilir.
OMS'nizin, iade değişimleri, teşekkür hediyeleri veya VIP siparişleri gibi özel siparişleri işaretleyebildiği durumlar da vardır. Bu siparişler sistem üzerinden işlendiğinde OMS'niz bunları benzersiz bir kodla işaretleyerek müşteri tutma ekibinizin doğruluğu kişisel olarak izlemesine olanak tanır.
Sipariş yönetimi sistemleri ile ilgili zorluklar
İşletmeniz yeterince büyük değilse veya OMS uygulamasını desteklemek için yeterli siparişe sahip değilse bu tür bir platformu eklemek çok zaman alıcı ya da pahalı olabilir. Bu sistemi sürecinize eklemeden önce önünüzdeki olası engelleri öğrenmek, ekibiniz ve işletmeniz için faydalı olabilir. Sipariş yönetimi sürecinde ortaya çıkabilecek bazı zorluklar şunlardır:
- Uygulamadaki zorluklar. Zaten uyguladığınız eski çözümlerin üzerine yeni bir sistem eklemek karmaşık ve zorlayıcı görünebilir.
- Fiyat Yüzlerce veya binlerce dolarlık birçok sipariş yönetimi sistemi arasından seçim yapmak zorunda kalabilirsiniz ve en pahalı olan her zaman en iyisi olmayabilir. İşletmeniz kapsamlı bir ERP sistemini karşılayamıyorsa daha güçlü bir operasyon sistemi eklemeye odaklanın.
- Doğru seçimi yapın. Çok sayıda sipariş yönetimi sistemi vardır ve hangisinin tüm ihtiyaçlarınızı karşılayacağına karar vermek zor olabilir. Kontrol listenizi gözden geçirerek ve sahip olmanız gereken öğeleri, istediğiniz öğelerle bir hiyerarşiye yerleştirerek işletmeniz için hangi OMS'nin en uygun olduğunu görebilirsiniz.
İşletmenize uygun bir OMS'ye karar vermek zaman alır ve birçok ekip arkadaşınızın katılımını gerektirir. Herkese uygun bir OMS seçtiğinizden emin olmak için ekibiniz açısından en iyi olanı bulmak amacıyla sorular sormanız gerekir.
İşletmeniz için OMS seçme konusunda dikkate alınacak noktalar
Her sipariş yönetimi sistemi farklıdır, bu nedenle önce bu ihtiyaçları belirlemeniz ve OMS'nizi buna göre uyarlamanız gerekir.
İlk olarak, hedeflerinizi ve amaçlarınızı belirleyin. İlk aşama, OMS'nizin kimliğini, niteliğini ve amacını anlamaktır. Ekip üyelerinden tedarikçilere ve müşterilere kadar çeşitli paydaşlarla toplantı yapmanız, hangi özelliklerin gerekli olduğunu ve hangilerinin istenilen bir özellik olduğunu belirlemeniz gerekir. Bu konuşmalarda işletmenizin geleceğini ve uygulanabilir çözümlerin ölçeklenebilirliğini tartıştığınızdan emin olun. İşinizle birlikte büyüyebilecek bir OMS seçmek isteyeceksiniz.
Sonraki adımda, bir teklif isteği oluşturun. Kararınızı kesinleştirmenize yardımcı olması için sipariş yönetimi çözümü satıcılarına bir teklif isteği (RFP) taslağı hazırlayıp göndermeniz gerekir. Bu RFP sayesinde, çözümünüzün teknik gereksinimleri, sınırlamaları ve nasıl çalışmasını istediğiniz konusunda satıcınızla aynı fikirde olabilirsiniz. Kuruluşunuz açısından en iyi teklifi oluşturabilmeleri için satıcılara aşağıdaki bilgileri sağladığınızdan emin olun:
- Siparişlerin hacmi
- SKU sayısı
- Mevcut donanım yazılımları
- Eğitim ve etkinleştirme süreciniz ile ilgili ayrıntılar
- Uygulama geçişi zaman çizelgeniz
Son olarak, değerlendirme yapın ve karşılaştırın. Listenizde çeşitli tekliflere sahip birkaç satıcı olabilir. OMS'nizin tek bir yazılım çözümü mü yoksa birkaç araç ve süreç mi olacağına karar vermeniz gerekir. Ayrıca müşterilerin otomatik müşteri hizmetlerinize erişebilmesi için e-ticareti müşteri desteğiyle bağlayan bir OMS'ye ihtiyacınız vardır. En son teknolojiyi kullanarak premium bir platformda birleşik bir dijital deneyim oluşturmak istersiniz. Kararınızı verirken her sistemle ilgili olarak kendinize sorabileceğiniz bazı sorular şunlardır:
- Otomatik iş akışları sayesinde el ile yapılan işlemleri kaldırıyor mu?
- Birden çok ambar konumunu destekliyor mu?
- Gerçek zamanlı stok güncelleştirmeleri sağlıyor mu?
- Yeni özellik işlevi ekliyor mu?
- Sorunları daha iyi tanımlamak ve değişimi öngörmek için raporlama ve tahmin sağlıyor mu?
- Satışları birden çok kanal, para birimi ve coğrafi bölge genelinde yönetiyor mu?
En yeni yazılımınızdan en iyi şekilde yararlanmak, siz ve ekibiniz için nihai hedeftir. Kriterlerinizin her önemli noktasına uyan tek bir sipariş yönetimi çözümü bulamayabilirsiniz ancak işletmenizin yaşam süresi boyunca neye ihtiyacınız olduğunu öğrenirsiniz. Ekibiniz için en iyi OMS çözümüne karar vermek, sipariş karşılama ve iş operasyonlarınızı sonraki seviyeye taşımanıza yardımcı olacaktır.
Sonraki OMS'niz olarak Dynamics 365'i seçme
Genişleyen işletmeler için, geçerli süreçlerinizle sorunsuz şekilde tümleştirilebilen bir OMS uygulamak, müşteri tabanınızı oluşturup müşterilerinizi elde tutmak için sonraki adımdır.
Müşterilerin stoğunuzu gerçek zamanlı olarak görmesini ve güvenli bir ödeme süreci üzerinden emniyetli ve güvenli şekilde sipariş verebilmesini sağlamak, e-ticaret faaliyetlerinizin en önemli unsurlarıdır. İşletmelerin birden fazla kanalda satış yapmasına ve otomatik satış siparişleri oluşturmasına olanak tanıyan hızlı ve güvenilir bir sipariş yönetimi sistemi, pazarlama ve satış stratejilerinin parçası olmalıdır. Doğru sipariş yönetimi sistemi, sipariş karşılama çalışmalarınızı proaktif olarak düzenleyerek ve sipariş akışlarını en iyi duruma getirerek uyumlu bir sipariş ve satın alma deneyimi elde etmenize yardımcı olabilir.
Dynamics 365 Intelligent Order Management gibi bir çözüm, sipariş yaşam döngülerinizin her adımını yönetmenize yardımcı olan gerçek zamanlı içgörüler elde ederken operasyonlarınızı kolaylıkla ölçeklendirmenize de yardımcı olur. İşletmeniz sonraki sipariş yönetimi sisteminizle daha fazla esneklik, şeffaflık ve zamanında teslimat sağlayarak her zaman olumlu bir müşteri deneyimi sağlayabilir.
Dynamics 365 Intelligent Order Management'ı 30 gün ücretsiz deneyin
Dynamics 365 Intelligent Order Management'ı 30 gün ücretsiz deneyin
Akıllı sipariş yönetiminin, işletmenizin değişen e-ticaret taleplerini desteklemesine nasıl yardımcı olduğunu deneyimleyin. Bu denemede öğrenecekleriniz:
-
Sipariş karşılamayı otomatikleştirin ve en iyi duruma getirin.
-
Tüm sipariş yaşam döngüsünü yönetin.
-
Önceden oluşturulmuş bağlayıcılarla hızlı bir şekilde ölçeklendirin.
Haydi başlayalım
Ücretsiz denemenizi başlatmak için e-posta adresinizi girin. *