Pandemi sanal etkinliklere rağbeti artırdı. Sanal bir izleyicinin düşünme ve davranış biçimi, yüz yüze etkinliklerde bulunan bir izleyiciden çok farklıdır. Uzun ve sıkıcı bir web semineri dizisi özellikle çocuklar varsa sorun olabilir.
Online etkinliklere katılımcıların katılımı her zamankinden daha önemli bir konu haline geldi; ancak sorunun kabul edilmesi ilk adımdır. Ardından şu soruya çözüm bulmak gerekiyor: Bu zorlukla başa çıkmak için yenilikçi yolları nasıl bulabiliriz?
İnovasyon, değişimi bir tehdit değil bir fırsat olarak görme yeteneğidir. Katılımcılara istenen değeri sağlamak için tüm özelliklerden en iyi şekilde yararlanacak şekilde etkinliği yapılandırmak gerekir.
Etkinlik türüne, kitle türüne ve bütçeye bağlı olarak katılımcının yolculuğunun farklı aşamalarında dikkate alınabilecek ve uygulayabilecek bazı fikirler var:
Etkinlikten önce
Bir hashtag oluşturun
- Etkinlik #Hashtag
Etkinliğin farklı sosyal medya platformlarında trend olmasını sağlamak için bir etkinlik hashtag’i oluşturun. Bu hashtag’i; ekran görüntüleri, tartışmalardan bölümler, öne çıkan konuşmacıların ve konukların görüntüleri, yarışma güncellemeleri, kazananların duyuruları ve benzeri şeyler paylaşmak için kullanın. Hashtag’i sanal etkinlik platformu aracılığı ile katılımcılara iletin. Böylece sosyal medya yayınlarında kullanabilirler ve bir topluluğa ait olduklarını hissedebilirler. Ayrıca, etkinlikle ilgili her şeyi hashtag’den takip edebilirler.
- Araç Seti
Kayıtlı katılımcılara indirilebilir bir araç seti bağlantısı gönderin. Bu sayede onlara markalı afişler, sosyal medya grafikleri ve e-posta imza şablonları sunun. Böylece katılımları ile ilgili haberleri yayabilirler.
- Hediyeler
Erken kayıt yaptıran katılımcılara etkinlik rozetleri, tişörtler ve diğer bazı ürünler gönderin. Böylece onları etkinlikte sergileyebilir ve hatta sosyal medyada onları giyen özçekimler yayınlayabilirler.
Etkinlik Gündemini Hızlandırın
- Etkinlik programı
Tüm seansları iki günde dolduran sanal bir etkinlik yapmak yerine birkaç taneye daha yayın. Kısa süreli ve kolayca tüketilebilir oturumlar ekleyerek katılımcılarınızın biraz nefes almalarını sağlayın. En fazla 60 dakika olacak şekilde program yapın. Ayrıca, her oturum arasına molalar ekleyin.
Bunun neden gerekli olduğunu sorabilirsiniz? Tıpkı diğer etkinlikler gibi şunlara ihtiyacınız olacak:
- Oturum yayılmalarına yer açmak gerekiyor. Genellikle bir tartışma ilgi çekici hale geldiğinde birkaç dakika uzayabilir. Programınız sınırlıysa tek bir oturumdaki gecikme tüm programı bozabilir.
- Sonraki oturumların konuşmacılarına ses ve görüntülerini ayarlamak üzere süre vermek gerekiyor.
- Katılımcıların bir kahve almasına izin vermek için.
Bu molalar katılımcılara; dinlenmek, meslektaşları ile iletişim kurmak, bir endüstri uzmanının kaydedilmiş oturumunu izlemek veya bazı testlere katılmak gibi imkanlar verecektir.
- Ağ Kesintileri
Gündem oluştururken oturumlar arasına kısa (20 dakika) network araları eklenmelidir. Bu sürede katılımcılar profesyonel profilleri ziyaret edebilir ve meslektaşlarına, konuşmacılara, katılımcılara ve sponsorlara sohbet veya toplantı isteği gönderebilirler. Benzer düşünen insanlarla etkileşim kurmak için de network salonuna gidebilir.
Katılımcıların ilgi alanlarına göre oturumlara katılabilmesi için her salon masasına farklı tartışma konuları atamak gerekir. Bu, katılımcılar arasında bir “buz kırıcı” görevi görecek ve aynı zamanda dikkatlerini oturumlardan başka yöne çevirmeden onlara ağa ayrılmış zaman verecektir.
Bazı Uzmanları Alın
- Sanal Sunucu Kiralama
Sanal etkinlikler, etkileşim seviyelerini yüksek tutmak için sunuculara ihtiyaç duyar! Sanal bir izleyici kitlesi önünde sunum yapma deneyimi olan birini işe aldığınızdan emin olun. Sunucu, seyirciyi meşgul etmek için sanal etkinlik platformunun farklı özelliklerinden yararlanabilir.
İnsanların yorumlar yoluyla yanıtlayabilecekleri kolay bir soru göndermek için etkinlik akışını kullanabilir. Örneğin; “Nereden geliyorsunuz?” gibi sorular için, “Yoksa hala giyiniyor musun?”, “Kimin evcil hayvanı var ve adı ne?”, “Geçen yıl bu etkinliğe katıldınız mı?” gibi sorular iyi buz kırıcılardır!
Bunu yapmanın bir başka yolu da sanal etkinlik başlamadan hemen önce 10-15 dakikalık bir oturum eklemektir. Burada sunucu sohbet veya anket özelliği aracılığıyla benzer yanıtlar alabilir. Bu devam ederken, katılan kişilerin adlarını da söyleyebilir. Benzer şekilde oturum aralarında farklı konularda anketler ve soru-cevap yoluyla katılımcıları meşgul edebilir.
- Oturum Moderatörleri
Konuşmacılar ve izleyiciler arasında bir bağlantı oluşturmak için moderatörlere ihtiyaç vardır. İlgili soruları seçerek ve ayrıca sohbete spam gönderen katılımcıları kaldırarak konuşmacıları destekleyebilirler. Benzer şekilde tartışma akışını yöneterek ve sıkıcı hale gelmesini veya eldeki konudan sapmasını önleyerek oturumların bilgilendirici kalmasını sağlayabilirler.
Bu nedenle sanal konuşmacıları ve katılımcıları idare etme konusunda iyi bir deneyime sahip moderatörleri seçmeniz çok önemlidir. Sanal etkinlik platformuna aşina olduklarından emin olmak için önceden uygun müşteri desteği ve eğitim sağlayın.
- Tanıtımları Kaçırmayın
Katılımcılar için platforma genel bir bakış, sanal etkinlikten beklentiler ve ana moderatörlerin tanıtımı için etkinliğin başlangıcına hızlı bir karşılama oturumu ekleyin. Bunu kolaylaştırmak için sanal etkinlik platformunda yol göstermek amacıyla bazı teknik belgeler de paylaşılabilir. Aynı zamanda sunucu, izleyiciyi sanal etkinlik platformunu kullanma, kendilerini tanıtma ve varsa sorgular gönderme konusunda teşvik edebilir.
- Seanslarınızı Canlandırın
Oturumların içeriği çok fazla bilgi içeriyorsa bu katılımcıların dikkatini dağıtabilir. Bunun için şunları göz önünde bulundurun:
- Ürün demoları, atölye çalışmaları ve sektöre özgü temalarla ilgili eğitimler düzenlemek için sanal etkinlik platformu kullanılabilir. Ayrıca, odalar, iletişim ve stres yönetimi gibi konularda teknik olmayan atölye çalışmaları yapmak için de kullanılabilir.
İpucu: Herkese açık veya belirli katılımcı türleri için özel oda açılacaksa bu odalar açık veya kısıtlı olmalıdır.
- Bu odaları kullanmanın bir başka yolu da topluluk odaklı faaliyetler yürütmektir. Bu aktiviteler iş odaklı olabilir veya sadece eğlence amaçlı olabilir! Bunun için katılımcıları takımlara ayırın ve nasıl kazanacaklarını planlamak ve strateji oluşturmak için onlara özel odalar tahsis edin.
- Video karıştırma yazılımları kullanılarak yüksek kalitede yayınlanabilen elektro-müzikli bir DJ oturumu ekleyerek etkinliğinizi başka bir seviyeye taşıyın.
- Bir alternatif de günün ortasında bir mini müzik kutusu partisi düzenlemektir. İzleyicilerden sohbette en sevdikleri parçaların YouTube bağlantılarını yayınlamalarını ve çalmalarını istemektir. Bu, seyirciler arasındaki heyecanı artıracaktır.
- Bir stand-up, komedi ya da motivasyon uzmanını davet ederek atmosferi değiştirin.
- Ayrıca, yoga ve meditasyon eğitmenlerini davet ederek, yoğun bir günün ardından katılımcıların rahatlamasını sağlayabilirsiniz.
10. Oyunlaştırma Ekleyin
Katılımcıların ilgisini çekmek için etkinliğinize paralel yarışmalar düzenleyin. İşte yapabileceğiniz farklı yarışmalar ve etkinlikler;
- Giriş bazlı yarışmalar
Katılımcılardan selfie, fotoğraf, video veya yazılı içerik şeklinde bir giriş göndermelerini isteyin. Kazananlar, en yaratıcı girişler temelinde veya girişlerinde aldıkları beğeni sayısı gibi ölçütler aracılığıyla belirlenebilir. Örneğin; katılımcılardan iş arkadaşlarının bir görüntüsünü veya etkinlik kurulumunu veya zafer kazandıkları veya başarısız oldukları bir karantina paylaşmalarını isteyebilirsiniz. Benzer şekilde, araştırma özetlerini veya belirli bir konudaki görüşlerini gösteren bir makaleyi yüklemelerini isteyebilirsiniz.
- En iyi yanıt yarışmaları
Bir resim ya da fotoğraf yayınlayın ve katılımcılardan ilginç bir başlık vermelerini isteyin. Kazananlar alınan beğeni sayısına göre belirlenebilir. Bu, sanal etkinlik platformunun akışına göre sorunsuz bir şekilde uygulanabilir.
- Çoktan seçmeli sınavlar
Zaman kısıtlamalı ve çoktan seçmeli sorular oluşturun. Maksimum doğru cevapları en hızlı şekilde veren katılımcılar yarışmayı kazanacaktır. Bunu organize etmenin bir yolu, katılımcılardan sorulara yanıtlar almaları için farklı katılımcı stantlarını ziyaret etmelerini ve katılımcılar ile etkileşimde bulunmalarını istemektir. Bu, görevi katılımcılar için daha eğlenceli hale getirecek ve aynı zamanda katılımcıların marka ihtiyaçlarını karşılayacaktır.
- Liderlik tablosu
Katılımcıların sanal etkinlik platformunda yapacakları her eylem için puan atayın. Örneğin; bir profili görüntülediklerinde veya profilleri görüntülendiğinde, bir toplantı isteği gönderdiklerinde veya kabul ettiklerinde, not aldıklarında, etkinlik akışında bir gönderi oluşturduklarında, bir anket oluşturduklarında veya bir soru sorduklarında, gönderileri beğeni ve yorum aldığında, bir ankete katıldıklarında, sohbet ettiklerinde vb.
Bu, onları etkinliğe daha fazla katılmaya teşvik edecektir. İnsanların bu üst konuma ulaşmak için gerçekten çaba sarf ettiklerini görmek şaşırtıcı, özellikle de onları bekleyen cazip bir ödül varsa!
Ev sahipliği yaptığınız yarışmalar ne olursa olsun teşvik ettiğinizden emin olun. Örneğin; katılımcılara liderlik tablosunda ilk 3 sırayı çıkaran bir hediye sepeti verebilirsiniz. Ayrıca, yarışmaları kazanan katılımcılara Amazon hediye kartları, bir müzik etkinliğine giriş kartları veya ortağınızın veya sponsorunuzun sunduğu bir hizmete ücretsiz yıllık abonelik verebilirsiniz.
Etkinlikten sonra
Sanal etkinlik deneyiminin, katılımcılar dahil herkes için yeni olduğunu unutmayın! Etkinliğin yeni biçimini özümserken, katılımcılar sürekli olarak eşzamanlı oturumlar, toplantılar, ağ oluşturma ve içerik tüketme arasında gidip gelirler.
Bazı sunumları ve web seminerlerini kolayca kaçırmış olabilirler veya ağ kurmak için yeterli zamanları olmayabilir. Durum böyle olmasa bile, sunduğunuz tüm ilginç içeriği tekrar oynatmak isteyebilirler!
Yapabilecekleriniz şunlardır:
11. Sanal etkinlik platformunun erişilebilirliğini 1 haftadan 1 aya kadar uzatın. Ancak, platformun kullanılabilir olacağı zamana kadar açıkça iletişim kurduğunuzdan emin olun. Bu, katılımcılara değerli bağlantılar kurmaları (sohbet, ağ oluşturma salonu ve toplantılar aracılığıyla), isteğe bağlı videoları görüntülemeleri ve oturum bildirilerini ve diğer yararlı içerikleri indirmeleri için bolca zaman verecektir.
12. Katılımcıları halen devam eden herhangi bir yarışmadan haberdar edin ve katılmaları için teşvik edin.
13. Katılımcılardan bir geri bildirim anketi doldurmalarını ve karşılığında onlara e-katılım sertifikaları sunmalarını isteyin.
14. Katılımcılara bir teşekkür e-postası gönderin ve dijital alışveriş çantası indirmeleri için bir bağlantı verin. Etkinlik sanal olduğu için, katılımcılara bedava hediye vermenin bir yolu olmadığı anlamına gelmez. Belki de onlara ortaklarınızdan bazı özel teklifler sunabilirsiniz, bir takdir göstergesi olarak.
15. Katılımcıları, etkinlikteki önemli anların ekran görüntülerini sosyal medya hesaplarında paylaşmaya teşvik edin (tabii ki etkinlik etiketini kullanırken!).
16. Aynı zamanda, katılımcılardan size bir özçekim videosu biçiminde bir referans göndermelerini isteyin. Tüm bu girişleri birleştirin ve web sitenizde ve sosyal medyada öne çıkarın.
17. Etkinliği kaçıran katılımcılar için önemli konular hakkında canlı bir web semineri ayarlayın. Bağlantıyı etkinlik akışında ve e-posta ve sosyal medya aracılığıyla paylaşın.
Sonuç olarak;
Unutulmaması gereken en önemli şey; sadece bir etkinlik hazırlamak değil, bir deneyimdir! Katılımcılar, etkinliğinizde iyi vakit geçirip geçirmediklerini hatırlayacak ve buna göre gelecekteki etkinliklerinize yeniden katılmaya karar verecekler. Daha da önemlisi, onların beklentilerini karşılamayı başarırsanız, sonunda onlar sizin marka müjdecilerinize dönüşecekler!
Sanal etkinliklerinizde en iyi katılımcı etkileşimini Focus On Event ile gerçekleştirmek için bir Demo Talep edin.