Proje yönetimi, işletmenizin tamamında başarı için kritik bir yetenektir.
Bu öneminden dolayı da haberimize dahil etmek istedik.
En baştan başlayalım.
Proje yönetimi nedir?
Proje yönetimi, belirli bir hedefe ulaşmak için bir dizi görevi planlama, yürütme ve izleme sürecidir.
Ve projeler, işletmenin her bölümünün işlerini nasıl organize ettiğini ve işletmeyi nasıl ileriye taşıdığını gösterir.
Yaygın proje yönetim yöntemleri
İşinizde karşılaşabileceğiniz birkaç farklı proje yönetimi metodolojisi vardır:
Şelale Proje Yönetimi
Şelale metodolojisi, her bir görevin sırayla birbiri ardına tamamlandığı doğrusal bir proje yönetimi yaklaşımıdır.
Çevik Proje Yönetimi
Çevik metodoloji, görevlerin iterasyonlar veya sprintler halinde tamamlanmasına olanak tanıyan daha esnek bir yaklaşımdır.
Scrum Proje Yönetimi
Scrum, ekip çalışmasını, işbirliğini ve esnekliği vurgulayan çevik bir metodolojidir.
Kanban Proje Yönetimi
Kanban, görevlerin bir tahta üzerinde düzenlendiği ve tamamlandıkça bir aşamadan diğerine taşındığı bir proje yönetimi türüdür.
Kanban vs SCRUM
Kanban daha çok görevleri ve iş akışını görselleştirmeye odaklanırken, Scrum daha çok ekip çalışması ve işbirliğine odaklanır. Ayrıca Kanban daha esnek ve uyarlanabilirken Scrum daha yapılandırılmıştır.
Kanban vs Çevik
Kanban daha çok görevlerin görselleştirilmesine ve iş akışına odaklanırken, çevik daha çok sürece ve Sprint'e odaklanır.
Proje yönetiminin temelleri
Proje yönetimi ile ilgili aşina olmanız gereken birkaç temel kavram vardır.
Bunlar şunları içerir:
Kapsam
Proje kapsamı, projenin genel hedefidir - bu hedefe ulaşmak için tamamlanması gereken görevler.
Zaman Çizelgesi
Proje zaman çizelgesi, proje kapsamını karşılamak için tamamlanması gereken görevlerin programıdır.
Bütçe
Proje bütçesi, projenin tamamlanması için tahsis edilen para miktarıdır.
Riskler
Proje riskleri, proje sırasında ortaya çıkabilecek ve projenin başarısını tehdit edebilecek potansiyel sorunlardır.
Kaynaklar
Proje kaynakları, projeyi tamamlamak için gereken insanlar, malzemeler ve diğer varlıklardır.
15 Proje Yönetimi En İyi Uygulamaları
Bu listeyi en iyi 15 proje yönetimi uygulamasına indirgemekte zorlandık, ancak işte başlıyoruz.
1. Projenin hedefini tanımlayın
Net bir hedef olmadan projenin rayından çıkması kolaydır.
Projenin hedefini tanımlamanıza yardımcı olması için kendinize sorabileceğiniz birkaç soru vardır:
- Çözmeye çalıştığımız sorun nedir?
- Bunu kimin için yapıyoruz?
- Teslim edilecek ürünler nelerdir?
- Bunu ne zamana kadar yaptırmamız gerekiyor?
- Başarı kriterlerimiz nelerdir?
2. Bir proje planı oluşturun
Hedefinizin ne olduğunu öğrendikten sonra, ona nasıl ulaşacağınıza dair bir plan oluşturmanız gerekir.
Proje planı kapsamı, zaman çizelgesini, bütçeyi, riskleri ve kaynakları içermelidir.
Proje planının sabit olmadığını unutmamak da önemlidir.
Proje ilerledikçe planı değiştirmeniz gerekebilir.
Ancak başlangıç için bir plana sahip olmak, projenin yolunda gitmesine yardımcı olacaktır.
3. Proje ekibinin oluşturulması
Projenin hedefini ve planını belirledikten sonra, sıra projeyi tamamlamaktan sorumlu ekibi bir araya getirmeye gelir.
Ekip, projeyi tamamlamak için gerekli beceri ve bilgiye sahip kişileri içermelidir.
Ekibin çeşitliliğinden ve farklı kişilik ve bakış açıları içerdiğinden emin olmak da önemlidir.
Bu, konunun tüm yönlerinin dikkate alınmasını ve nihai ürünün en iyisi olmasını sağlamaya yardımcı olacaktır.
4. Görevleri delege edin
Ekibinizi kurduktan sonra, görevleri devretmeye başlamanın zamanı gelmiştir.
Her bir kişinin güçlü yönlerine ve yeteneklerine göre görevler vermek önemlidir.
Bu, projenin verimli ve etkili bir şekilde tamamlanmasını sağlamaya yardımcı olacaktır.
5. Son teslim tarihlerini belirleyin
Projenin yolunda gitmesi için, her görev için son tarihler belirlemek çok önemlidir.
Son teslim tarihi gerçekçi ve ulaşılabilir olmalıdır.
Bir görev beklenenden uzun sürerse, ayarlamalar yapabilmeleri için bunu ekibe bildirmek önemlidir.
6. İlerlemeyi takip edin
Proje ilerledikçe, her bir görevin ilerlemesini takip etmek önemlidir.
Bu, projenin programın gerisinde kaldığı alanları belirlemenize yardımcı olacaktır.
Ayrıca hangi görevlerin beklenenden daha uzun sürdüğünü ve nedenini görmenize de yardımcı olacaktır.
7. Riskleri yönetin
Her projede olduğu gibi, her zaman risk potansiyeli vardır.
Riskleri erkenden tespit etmek ve bunları yönetmek için bir plan yapmak çok önemlidir.
Bu, bir beklenmedik durum fonu oluşturmayı veya proje kapsamını değiştirmeyi içerebilir.
8. Düzenli iletişim kurun
İletişim, her başarılı projenin anahtarıdır.
Ekip ve diğer tüm paydaşlar arasındaki iletişim kanallarını açık tutmak çok önemlidir.
Buna düzenli toplantılar, telefon görüşmeleri ve e-posta güncellemeleri gibi şeyler dahildir.
9. Esnek olun
Ne kadar iyi plan yaparsanız yapın, her zaman beklemediğiniz şeyler olacaktır.
Esnek olmak ve gerektiğinde değişiklik yapmak önemlidir.
Bu, zaman çizelgesi, bütçe veya proje kapsamındaki değişiklikleri içerebilir.
10. Kilometre taşlarını kutlayın
Proje ilerledikçe, kilometre taşlarını kutlamak önemlidir.
Bu, herkesin motive olmasına ve yolunda gitmesine yardımcı olacaktır.
Ayrıca ekibin moralini yükseltmek için de iyi bir yoldur.
11. Beklentileri yönetin
Proje boyunca tüm paydaşların beklentilerini yönetmek önemlidir.
Bu, gerçekçi son tarihler belirlemeyi, düzenli olarak iletişim kurmayı ve işler değiştiğinde esnek olmayı içerir.
12. Sorunları hızlı bir şekilde ele alın
Projeyle ilgili herhangi bir sorun varsa, bunları hızlı bir şekilde ele almak çok önemlidir.
Bu, projenin kapsamını değiştirmek veya görevleri yeniden atamak gibi şeyleri içerebilir.
Sorun ne kadar erken ele alınırsa, önemli sorunlara yol açma olasılığı o kadar azalır.
13. Her şeyi belgeleyin
Proje ilerledikçe, her şeyi belgelemek önemlidir.
Bu, alınan kararlar, karşılaşılan sorunlar ve yapılan değişiklikler gibi şeyleri içerir.
Bu dokümantasyon, projenin gelecekte tekrarlanması gerektiğinde çok değerli olacaktır.
14. Herkesi bilgilendirin
Proje boyunca herkesi ilerlemeden haberdar etmek önemlidir.
Bu, düzenli güncellemeler göndermek veya toplantılar düzenlemek gibi şeyleri içerebilir.
Herkesin projedeki rolünü bildiğinden emin olmak da önemlidir.
15. Uygun proje yönetim araçlarını kullanın
Projeleri yönetmek için kullanabileceğiniz birkaç farklı araç vardır.
İş için doğru aleti seçmek çok önemlidir.
Bu, proje yönetimi yazılımı veya çevrimiçi işbirliği araçları gibi şeyleri içerebilir.
Bizimkine bakın serti̇fi̇kali teknoloji̇ yiğini alet önerileri için.
16. Hayır de
Paydaşlara hayır demenin gerekli olduğu zamanlar olacaktır.
Bunun nedeni projenin kapsamının değişmesi veya son teslim tarihinin gerçekçi olmaması olabilir.
Kararlı olmak ve kararın neden alındığını açıklamak çok önemlidir.
17. Yetki devri
Proje yöneticisi olarak çok fazla sorumluluğunuz olacak.
Ancak, her şeyi kendiniz yapamazsınız.
Ekibin diğer üyelerine yetki devretmek önemlidir.
Bu, projenin etkili bir şekilde tamamlanmasını sağlamaya yardımcı olacaktır.
Proje Yönetim Enstitüsü nedir?
Bu Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) proje yöneticileri için kaynak ve eğitim sağlayan kar amacı gütmeyen bir kuruluştur.
Ayrıca, becerilerini ve bilgilerini göstermek isteyen proje yöneticileri için sertifika sunmaktadır.
Son Düşünceler
Yukarıda özetlenen başarılı proje yönetimi için en iyi uygulamalar başarılı bir proje yürütmenize yardımcı olacaktır.
Bununla birlikte, her projenin farklı olduğunu ve yaklaşımınızı gerektiği gibi ayarlamanız gerekebileceğini unutmamak önemlidir.
En önemli şey iletişimi açık tutmak, esnek olmak ve nihai hedefi her zaman akılda tutmaktır.
Sende bu var.