Bir operasyon asistanının ne yaptığını, bu işi nasıl alacağınızı ve bir operasyon asistanı olarak başarılı olmak için ne gerektiğini öğrenme zamanı.
Bir operasyon asistanının rolü, ayrıntılara büyük özen gösterilmesini gerektiren bir görevdir. Genellikle şirketlerinin sorunsuz çalışmasını sağlamakla ilgili günlük görevleri yerine getirmekten sorumludurlar.
Operasyon asistanları genellikle dosyalama, kopyalama ve belgeleri fakslama gibi büro görevlerini yerine getirir. Ayrıca envanter veya diğer önemli bilgilerle ilgili veritabanlarını veya elektronik tabloları korumakla da görevlendirilebilirler. Bu temel idari sorumluluklara ek olarak, üst yönetim adına toplantıları planlamak, seyahat düzenlemelerini ayarlamak ve hatta yazışmaları hazırlamak gibi daha özel görevleri yerine getirmeleri de istenebilir.
Operasyon Yardımcısı Sorumlulukları ve Görevleri
Operasyon asistanları genel olarak aşağıdaki sorumluluklara sahiptir:
- Şirketin muhasebe sistemine veri girişi için işletim bilgisayar sistemleri
- İhtiyaçlarına ve önceliklerine göre hangi müşterilerin hizmet alması gerektiğini belirlemek
- Yeni çalışanları şirket politikaları ve prosedürleri konusunda eğitmek
- Projelerin ilerlemesini takip etmek ve gerektiğinde ekip üyeleriyle iletişim kurmak
- Müşteriler, tedarikçiler, satıcılar ve diğer paydaşlarla telefon veya e-posta yoluyla iletişimi sürdürmek
- Sipariş işleme veya sevkiyat faaliyetleriyle ilgili faturaların, sevkiyat etiketlerinin ve diğer belgelerin yazdırılması
- Mektup yazmak, evrakları dosyalamak ve seyahat düzenlemeleri yapmak gibi idari destek sağlamak
- Müşteri memnuniyetini sağlamak için müşteri sorularını telefon veya e-posta yoluyla almak ve yanıtlamak
- Yönetici incelemesi için müşteri faaliyetleri veya diğer iş metrikleri ile ilgili raporlar oluşturmak
Operasyon Asistanı Maaşı Ne Kadar?
Operasyon asistanlarının maaşları, eğitim düzeylerine, yılların deneyimine ve şirket büyüklüğüne ve sektöre bağlı olarak değişmektedir. Ayrıca fazla mesai şeklinde ek tazminat da alabilirler.
- 2023 Yılı Ortalama Maaş: 14.000 TL (21.30 TL/saat)
- 2023 Yılı Üst Düzey Maaşları: 24.000 TL (60.10 TL/saat)
Operasyon asistanlarının istihdamının önümüzdeki on yılda ortalamadan daha hızlı büyümesi bekleniyor.
Firmalar süreçleri otomatikleştirmeye ve verimliliği artırmaya devam ettikçe bu çalışanlara olan talebin artması bekleniyor. Bilgisayarlı yazar kasalar ve barkod tarayıcılar gibi otomatik ekipmanları izlemek ve bakımını yapmak için operasyon asistanlarına ihtiyaç duyulacaktır.
Dipnot: Operasyon Asistanı İçin Yukarıda Verilen Maaşlar Kariyer sitelerinden ve Forumlardan Alınarak Hazırlanmıştır.
Operasyon Yardımcısı İçin Şartlar ve Nitelikler Neler?
Operasyon asistanı olarak pozisyon almak için gereken bir takım nitelikler vardır. Onlar içerir:
Eğitim: Asgari bir lisans mezuniyeti genellikle operasyon asistanı olmak için bir gerekliliktir. Bu rol için en yaygın ana dallardan bazıları işletme yönetimi, yönetim ve muhasebedir.
Antrenman tecrübesi: Operasyon asistanları genellikle iş başında eğitim alırlar. Bu eğitim, şirketin politika ve prosedürlerini, kullandıkları bilgisayar programlarını ve sattıkları ürünleri öğrenmeyi içerebilir. İmalatta çalışan operasyon asistanları ek olarak güvenlik prosedürleri ve makinelerin nasıl kullanılacağı konusunda eğitim alabilirler.
Sertifikalar ve Lisanslar: Sertifikalar genellikle operasyon asistanı olmak için şart değildir. Fakat iş başvurularında daha rekabetçi bir aday olmanıza yardımcı olabilirler.
Operasyon Asistanı Olmak İçin Gerekli Beceriler
Operasyon asistanlarının başarılı olabilmesi için aşağıdaki becerilere ihtiyacı vardır:
İletişim: Operasyon asistanları genellikle diğer asistanlar, yöneticiler ve yöneticilerden oluşan bir ekiple çalışır. Etkili iletişim, başkalarıyla çalışmak ve herkesin birbirini anlamasını sağlamak için esastır. Telefonlara cevap vermek, mesaj almak ve e-posta veya metin yoluyla başkalarıyla iletişim kurmak için iletişim becerilerinizi kullanabilirsiniz.
Organizasyon: Operasyon asistanları genellikle bir dosyalama sistemi sürdürmek, dosya ve kayıtları düzenlemek ve önemli belgeleri takip etmek zorundadır. İşvereninizin kayıtlarını düzenli tutmasına yardımcı olmak için organizasyon becerilerinizi kullanabilirsiniz. Ayrıca, işvereninizin temiz bir çalışma alanı ve iyi stoklanmış bir malzeme odası sürdürmesine yardımcı olmak için organizasyon becerilerinizi kullanabilirsiniz.
Detaylara dikkat: Operasyon asistanları genellikle hassas bilgilerle çalışır. Bu yüzden ayrıntılara büyük özen gösterilmesi önemlidir. Kayıtları tutmaktan, verileri girmekten veya gizli bilgileri kullanmaktan siz sorumlu olabilirsiniz. Bu yüzden görevleri tamamlarken eksiksiz olmanız önemlidir. Bu durum işinizi doğru bir şekilde tamamlamanıza ve hataları önlemenize yardımcı olabilir.
Problem çözme: Operasyon asistanları genellikle beklenmedik durumların üstesinden gelmekten sorumludur. Bu durum sorunları etkili bir şekilde tanımlayabilmeniz ve çözebilmeniz gerektiği anlamına gelir. Örneğin bir müşteri aldığı hizmetten memnun değilse, sorunun kaynağını tespit edip onu mutlu edecek bir çözüm bulabilmeniz gerekir.
Takım çalışması: Operasyon asistanları genellikle diğer asistanlar, yöneticiler ve yöneticilerden oluşan bir ekiple çalışır. Başkalarıyla iyi çalışabilmek, bir operasyon asistanı için önemli bir beceridir. Operasyon asistanları genellikle diğer ekip üyeleriyle projeler üzerinde çalışırlar. Bu yüzden başkalarıyla iletişim kurabilmeleri ve iyi çalışabilmeleri onlar için önemlidir.
Operasyon Yardımcısı Çalışma Şartları Nasıl?
Operasyon asistanları, ofis binaları, fabrikalar, depolar ve diğer işletme türleri dahil olmak üzere çeşitli ortamlarda çalışır. Genellikle normal mesai saatlerinde çalışırlar. Fakat zaman zaman son teslim tarihlerini karşılamak veya eksik çalışanları karşılamak için fazla mesai yapmaları gerekebilir. Operasyon asistanlarının genellikle ağır nesneleri kaldırması ve taşıması gerekir. Bu yüzden fiziksel olarak formda olmaları ve en az 50 pound kaldırabilmeleri gerekir. Ayrıca uzun süre ayakta kalabilmeleri ve gürültülü ortamlarda çalışabilmeleri gerekir.
Operasyon Yardımcısı İçin Mesleki Gelişme
İşte operasyon asistanlarının çalışma şeklini etkileyen üç metod. Operasyon asistanlarının, becerilerini ilgili tutmak ve işyerinde rekabet avantajı sağlamak için bu gelişmelerden haberdar olmaları gerekecektir.
Otomasyonun Büyümesi
Otomasyonun büyümesi, bildiğimiz şekliyle işgücünü hızla değiştiren bir trend. İşletmeler maliyetleri düşürmenin ve verimliliği artırmanın yollarını aradıkça, işi kendileri için yapabilecek otomasyon çözümlerine giderek daha fazla yöneliyorlar.
Bu durum operasyon asistanlarının işlerinde başarılı olmaları için otomatik sistemlerle çalışmaya hazırlıklı olmaları gerektiği anlamına gelir. Bu sistemlerin nasıl çalıştığını ve bunları nasıl etkili bir şekilde kullanacaklarını anlamaları gerekecek. Ek olarak, ortaya çıkabilecek sorunları giderebilmeleri gerekecektir.
Teknolojinin Kullanımı
Teknoloji gelişmeye devam ettikçe, işletmeler ona daha fazla güvenmeye başlıyor. Bu durum özellikle görevlerinin çoğunu kolaylaştırmak için teknolojiyi kullanan operasyon asistanları için geçerlidir.
Örneğin, birçok operasyon asistanı artık programlarını yönetmek ve zamanlarını takip etmek için yazılım kullanıyor. Bu onların organize ve verimli kalmalarını sağlarken aynı zamanda patronlarının zamanlarını nerede harcadıklarını görmelerine yardımcı olur.
Müşteri Hizmetlerine Odaklanma
Şirketler, müşterileri için mümkün olan en iyi deneyimi sağlamaya çalıştıkça, müşteri hizmetleri ticari operasyonların giderek daha önemli bir parçası haline geliyor.
Operasyon asistanları, müşterilere hem online hem de yüz yüze destek sağlayarak bu konuda önemli bir rol oynayabilir. Ayrıca, şirketi profesyonel bir şekilde temsil ederek şirket için olumlu bir imaj yaratmaya yardımcı olabilirler.
Operasyon Asistanı Nasıl Olunur?
Operasyon asistanı olmak için izleyebileceğiniz birçok farklı yol var. Sevkiyat süreci ve sevkiyat için ürünlerin nasıl organize edileceği hakkında bilgi edineceğiniz bir depoda çalışarak başlayabilirsiniz. Bu deneyim, herhangi bir operasyon asistanının sahip olması gereken önemli beceriler olan lojistik ve tedarik zinciri yönetimi konusunda size bir temel sağlayacaktır.
Ayrıca müşteri hizmetleri veya çağrı merkezi rollerinde çalışarak da başlayabilirsiniz. Bu işler size mükemmel müşteri hizmeti sağlamanın önemini öğretecek ve iletişim ve problem çözme becerilerinizi geliştirmenize yardımcı olacaktır.
Dipnot: Operasyon Asistanı İçin CV Hazırlama Rehberini İncelemenizi Tavsiye Ederiz.
Kariyer ve İş İmkanları
Operasyon asistanları genellikle diğer asistanların çalışmalarını denetleyen bir pozisyon olan operasyon yöneticilerine terfi eder. Operasyon yöneticileri, personeli işe almak, eğitmek ve denetlemekten ve ek olarak operasyonel prosedürler geliştirmekten sorumlu olabilir. Ayrıca bütçeleme ve planlamaya da dahil olabilirler. Deneyimle, operasyon yöneticileri operasyon direktörlüğüne veya başka bir üst yönetim pozisyonuna terfi edebilir.