Doküman yönetiminiz güncel değilse işinizi riske atıyorsunuz. Ve kağıt belgeler, indekslenmemiş kağıt belgelerle ilgili sorunlara bile başlamaz.
Belge yönetimindeki hatalar, her büyüklükteki işletmede kaosa neden olabilir. Bu yazıda, belge yönetimi hatalarını ve bunlardan nasıl kaçınabileceğinizi tartışacağız.
1. Yanlış Dosyalama ve Yanlış Etiketleme
Yanlış dosyalama, belgeler yanlış dosya veya klasöre yerleştirildiğinde meydana gelir. Bu, dosyalama sisteminiz organize değilse veya belgeleri dikkatli bir şekilde kaldırmazsa olabilir. Dosyalarınızı dikkatli bir şekilde düzenlemek için zaman ayırmanız önemlidir.
Tutarlı değilseniz ve dosyalarınızı etiketlerken hata yaparsanız yanlış etiketleme olur. Bunu önlemek için, belge yönetim sisteminizin bir parçası olarak etkili etiketleme kurun. Kullanışlı etiket işaretçilerini şu adreste bulabilirsiniz: https://legalsupply.com/legal-select/exhibit-labels/.
2. Sürümlerin İzini Kaybetmek
Diğer bir yaygın belge yönetimi hatası, belgelerin sürümlerinin izini kaybetmektir. Bu, etiketleme sırasında güncellenmiş sürüm kullanılmadan belgeler düzenlendiğinde ve kaydedildiğinde meydana gelebilir.
Bu hatayı önlemek için dosya adları olarak tarih veya sürüm numarasını kullanın. Eski sürümleri ayrı bir klasörde saklayın, böylece gelecekte ihtiyaç duyulursa başvurulabilir.
3. Yedekleme Almamak
En büyük belge yönetimi hatalarından biri önemli dosyaları yedeklememektir. Orijinallere bir şey olursa, yedekleme yapmamak kritik verileri kaybetmek anlamına gelebilir.
Bu hatayı önlemek için, önemli dosyaların birçok kopyasını farklı konumlarda bulundurun. Bulut depolama iş belgelerini korumak için harika bir seçenek olabilir. Bulut, her yerden erişilebilen bir site dışı yedekleme sağlar.
4. Tutma Programının Olmaması
Kuruluşunuzun bir saklama programı var mı? Değilse, belge yönetim sisteminin önemli bir parçası eksiktir. Saklama planı, belirli belge türlerinin dosyalarınızda ne kadar süre kalacağını belirler.
Bu, kuruluşunuzun yasalara ve düzenlemelere uygunluğunu sağlamaya yardımcı olur. Bu aynı zamanda şirketinizle veya şirketiniz için çalışan kişilerin gizliliğini de korur.
Bir saklama programına sahip olmamak da mali cezalar. Bu nedenle, bu sorunu önlemek için kuruluşunuzun bir saklama takvimi olduğundan emin olun.
5. Erişim İzinlerini Takip Etmeme
Erişim izinlerinin izlenmemesi, birçok nedenden dolayı bir belge yönetimi hatasıdır. Bunlara kimin erişebileceğini bilmiyorsanız, hassas bilgilerin güvenliğini sağlamak zordur. Bu nedenle, farklı hassas bilgilere erişim izni vermek de kafa karıştırıcı hale gelebilir.
Bu sorunlardan kaçınmanın en iyi yolu, erişim izinlerini en baştan izlemektir. Bunu yaparak iş belgelerini koruyabilirsiniz. Ayrıca herkesin doğru erişim düzeyine sahip olmasını sağlayarak kafa karışıklığını veya hayal kırıklığını önlersiniz.
Belge Yönetiminde Hataları Bilerek Önlemek
İşletmenizin verimsiz belge yönetimiyle çıkmaza girmesini istemiyorsanız, bu yaygın hatalardan kaçındığınızdan emin olun. Sisteminizi düzenli ve güncel tutun, belgeleri yönetmek için belirli bir personel belirleyin ve herkesin sistemin içini ve dışını bildiğinden emin olun.
Belge yönetimiyle ilgili hataları bilmek ve yukarıdaki ipuçlarımızı takip etmek, işletmeniz için sorunsuz ve verimli bir belge yönetim sistemi sağlamaya yardımcı olacaktır.
Bunun gibi daha fazla ipucu ve kılavuz için bugün blogumuza göz atmayı unutmayın!
Kaynak : https://brightclassroomideas.com/document-management/