Excel elektronik tablolarından veri kopyalayarak, Access’in kolaylaştırılmış düzenleme, güçlü sorgulama ve yararlı raporlama özelliklerinden faydalanın. Verilerinizi mevcut bir tabloya veya yeni, boş bir tabloya yerleştirin.
Kopyalamadan önce verilerin tutarlı ve düzenli olduğundan emin olun. Böylece veriler sorunsuz şekilde kopyalanabilir.Verilerinizi temizleme
-
Sütundaki tüm verilerin türünün aynı ve biçimlerinin de benzer olması gerekir. Örneğin, tüm telefon numaralarının alan kodu içerdiğinden ancak ülke alan kodlarını içermediğinden; tüm adreslerde şehir ve eyalet belirtilip ülke belirtilmediğinden veya tüm fiyatların ondalıklı biçimle girildiğinden (,00 şeklinde listeleseniz bile) emin olun.
-
Alt başlıkları, özet veya açıklama satırlarını ve boş satırları kaldırın.
Not: Gerekirse, bunları daha sonra Access sorgu ve raporlarında gruplandırma ve toplama işlevlerini kullanarak tekrar ekleyebilirsiniz.
Mevcut bir Access tablosuna veri yapıştırıyorsanız, elektronik tablonuzdaki sütunların Access tablosuyla eşit sayıda ve aynı sırada olduğundan emin olun. (Bu verilerle yeni bir Access tablosu oluşturmayı düşünüyorsanız, sütunları dilediğiniz gibi adlandırabilir ve sıralayabilirsiniz.)
İpucu: Veritabanlarında birbirinden farklı olan her bilgiyi kendi sütununda listelemek, önerilen bir yöntemdir. Örneğin, ad ve soyadları farklı sütunlara, açık adres, şehir, eyalet ve posta kodu bilgilerini farklı sütunlara ayırın.
-
Excel’de, tabloya eklemek istediğiniz verileri seçin ve kopyalayın.
-
Access’te Giriş > Yapıştır’ı seçin.
-
Verilerinizin ilk satırında sütun başlıkları bulunup bulunmayacağını belirtmek için Evet veya Hayır’ı seçin.
-
Dilerseniz tabloyu ve alanları yeniden adlandırın.
-
Excel’de, tabloya eklemek istediğiniz verileri seçin ve kopyalayın.
-
Access’te, verileri yapıştırmak istediğiniz tabloyu açın.
-
Tablonun sonunda, boş bir satır seçin.
-
Giriş > Yapıştır > Ekleyerek Yapıştır’ı seçin.
Excel verilerini Access veritabanına kopyaladığınızda, Excel’deki özgün verilerinizde değişiklik yapılmaz.
Daha fazlasını mı istiyorsunuz?
Excel’i, kişiler gibi veri listelerini depolamak için daha önce büyük olasılıkla kullanmışsınızdır.
Listenizi Excel’de yönetmek zorlaşıyorsa, sorgulama ve raporlama özelliklerinden yararlanmak için bunları Access’e taşımak iyi bir fikir olabilir.
Kullanabileceğiniz yöntemlerden biri, Excel verilerini kopyalayıp Access’teki mevcut bir tabloya veya yeni bir tabloya yapıştırmaktır. Bunu nasıl yapacağınızı görelim.
Öncelikle Excel'de biraz temizlik yapmanız gerekebilir. Access tabloları, her şeyin doğru şekilde işleyebilmesi için verilerinizi düzenlemenizi gerektirir.
Tüm sütunlardaki verilerin aynı türde olduğundan emin olun. Örneğin, metin, tarih veya sayılar gibi.
Alt başlıkları, özet veya açıklama satırlarını ve boş satırları kaldırın. Gerekirse, bunları daha sonra Access sorgu ve raporlarında gruplandırma ve toplama özelliklerini kullanarak tekrar ekleyebilirsiniz.
Mevcut bir Access tablosuna veri yapıştıracaksanız, Excel verilerindeki sütun sayısının ve sıralamasının Access tablosundakiyle aynı olduğundan emin olun.
Eşleşmelerini sağlamak için Excel çalışma sayfanızda bazı yerlere boş sütunlar eklemeniz gerekebilir.
Access’te yeni bir tablo oluşturuyorsanız, Excel çalışma sayfanızı en kullanışlı olacağını düşündüğünüz şekilde biçimlendirin.
Örneğin, ad ve soyadları ayrı sütunlara ayırabileceğiniz gibi...
...adres bilgilerini ayrı sütunlara yazmak da işinize yarayabilir.
Hazır olduğunda verilerinizi seçin...
ve panoya kopyalayın.
Bu verilerle Access’te yeni bir tablo oluşturuyorsanız, Gezinti Bölmesi’nde sağ tıklayın ve Yapıştır’ı seçin.
Kopyaladığınız verilerde sütun başlıkları da bulunuyorsa, Evet’i seçin. Bulunmuyorsa, Hayır’ı seçin.
Access yeni bir tablo oluşturur ve bu tabloyla çalışmaya başlayabilirsiniz.
Access’te mevcut bir tabloya veri yapıştırıyorsanız, verilerin ekleneceği tabloya çift tıklayın.
Yeni satırı vurgulamak için, en alttaki boş satırda bulunan yıldız işaretini ve Giriş sekmesinde Yapıştır’ın altındaki aşağı oku seçin ve daha sonra Ekleyerek Yapıştır’ı seçin.
Excel verileriniz Access tablonuzdaki sütunlarla eşleşmiyorsa, yapıştırma işlemini tamamlamak için birden çok deneme yapmanız gerekebilir.
Yapıştırma ile ilgili sorun yaşıyorsanız, Access tablosundaki sütunların veri türlerini tekrar kontrol edin.
Alanlar sekmesini seçip bir sütuna tıklayarak bunu yapabilirsiniz. Sütunun veri türü burada gösterilir. Sütuna yapıştırmak istediğiniz veri türünün eşleştiğinden emin olun.
Verileri yapıştırdıktan sonra, Access’te bu verilerle çalışmaya başlayabilirsiniz. Burada oluşturulan, verilerin kopyasıdır. Dolayısıyla Excel’deki özgün verilerinizde değişiklik yapılmaz.