Yüz yüze bir etkinlik planlama söz konusu olduğunda, dikkate alınması gereken pek çok şey vardır. Mekanın katılımcılarınız için mükemmel olduğundan, herkese yetecek kadar sandalye olduğundan ve etkinlik gününde her şeyin plana göre gittiğinden emin olmalısınız. Ancak, her şeyi planlamayı bitirdiğinizde ve tüm bu detayları hallettiğinizde, derin bir nefes alıp keyfinize bakabileceksiniz!
1. İpucu: Etkinliğinizi Yüz Yüze Gerçekleşecekmiş gibi Planlayın
Her şeyden önce, etkinliğinizi şöyle planlamalısınız: yüz yüze olacak. Bu, insanların bir etkinlik planlarken yaptıkları en yaygın hatalardan biridir. Fiziksel olarak orada olmayacakları için hiçbir şeyin planlanmasına gerek olmadığını varsayarlar.
Tüm düşüncelerinizi tutarlı bir programda düzenlemenize yardımcı olması için bir beyaz tahta veya başka bir görsel yardımcı kullanmayı deneyin. Her şeyi dahil etmek önemlidir - ancak önem sırasına göre değil! Örneğin:
- Gündeminiz (tam olarak ne yapacaksınız?)
- Sunumları kimlerin yapacağı/her sunumun ne kadar süreceği ve hangi konuların ele alınacağı listesi
(Not: “Sosisli sandviçlerin nasıl yapıldığına dair bir sunum yapacağım” gibi şeyler eklemenize gerek yok. Bu çok açık.)
2. İpucu: Bir Tarih ve Saat Ayarlayın
Etkinliğiniz için hem size hem de hedef kitlenize uygun bir tarih ve saat belirlemek isteyeceksiniz. Emekliliğe hazırlanmanın en iyi yolu hakkında bir seminer düzenliyorsanız, bunu emeklilik planlamasına odaklanan bir konferansla aynı gün düzenlemek akıllıca olmayabilir.
Aynı şekilde, insanların bir şeyler içerken birbirleriyle buluşabilecekleri bir akşam ağ oluşturma etkinliği düzenliyorsanız, takvimde sizinkiyle rekabet edebilecek pek çok başka etkinliğin olmayacağı bir zaman seçin - örneğin öğle yemeği vakti veya mesai saatleri dışında. Öte yandan, amacınız yalnızca daha fazla insanı şirketinize veya kuruluşunuza dahil etmekse, onların kişisel hayatlarından (örneğin, ev hayatından) çok fazla uzaklaşmadan, o zaman sabahın erken saatlerinde işten önce bir toplantı planlayın, böylece onlar da katılmak zorunda kalmadan katılabilirler. çok şey kaçırmaktan endişe edin!
3. İpucu: Büyük Dönüm Noktalarından Başlayarak ve Daha Küçük Ayrıntıları Doldurarak Bir Zaman Çizelgesi Oluşturun
Büyük kilometre taşlarınızı oluşturduktan sonra, daha küçük ayrıntıları doldurmanın zamanı geldi. Takviminize bir göz atın ve tamamlanması gereken tüm küçük görevleri tamamlamaya başlayın.
Örneğin, 5 gün boyunca konuşmalar, atölyeler ve demolar içeren bir etkinlik planlıyorsanız, bu günleri aşağıdaki gibi ayırın:
1. Gün: Karşılama resepsiyonu (3 saat), ardından akşam yemeği (2 saat), ardından konuşmacıların sunumları ve uzman panelleri (5 saat).
2. Gün: Sabah, atölye çalışmaları ve gösterilere ayrılacak; öğle yemeğinden sonra, akşam yemeğine (2 saat) ara vermeden önce sektör liderleriyle daha fazla görüşme yapacağız.
4. İpucu: Bütçenizi Planlarken Konuşmacılar, Mekanlar ve Planladığınız Her Türlü Eğlence İçin Kaynak Ayırın
Etkinliğiniz için bir bütçe planlarken fon ayırmanız gereken üç şey vardır: konuşmacılar, mekanlar ve eğlence.
- Konuşmacılar: Etkinliğinizdeki konuşmacıların kalitesi onu yapacak ya da bozacak. Peki her konuşmacı için ne kadar ayırmalısınız? Saatlik konuşma başına 500 Dolar ve 500 dakikalık konuşma başına 30 Dolar öneriyoruz. Her konuktan alınacak ücret bu olmayabilir - sabit bir ücreti veya başka bir fiyat yapısı olabilir - ancak bu, ihtiyaç duyduklarından daha az süre talep etmeleri ve onlara adil bir şekilde ödeme yapmaları durumunda size pazarlık yapma alanı sağlayan bir miktardır. Maaşlarını keserek motive edici konuşmacılardan tasarruf etmek istemezsiniz!
- Mekanlar: Etkinliği nerede yapacağınıza da karar vermeniz gerekecek; İster birinin evinde ister bir sanat galerisinde olsun, mekan maliyetleri, hangi olanakların gerekli olduğuna bağlı olarak hızla artabilir (örneğin, mekanda hiç sandalye yoksa). Yemek masrafları (mezeler dahil) için yaklaşık 100 USD/misafir ve alkol masrafları (bira dahil) için de 100 USD/misafir ayırmanızı öneririz. Bu, akşam yemeği servisi sırasında hem meze hem de içecek isteyen 100 misafirin katılması durumunda, bu iki öğenin tek başına, bir kişinin maaş çekinin yarısından fazlasını yalnızca bu iki şeyi tek başına denemek için harcayabileceği kadar birbirine yakın olabileceği anlamına gelir! Elbette çoğu insan tüm parasını sadece bu iki faaliyete harcamaz, ancak "yeterince para ayırın ki kimse aç kalmasın" demek yerine bunun bağlam sağlayacağını düşündük.
5. İpucu: Etkinliğinizi Sektörünüzdeki Diğerlerinden Farklı Hale Getirmenin Yolları İçin Beyin Fırtınası Yapın
A beyin fırtınası fikirleri başlatmak için iyi bir yol etkinliğinizi benzersiz kılan şeyin ne olduğunu düşünmektir. Örneğin, sektörünüzde sizinle aynı zamanlarda gerçekleşecek başka etkinlikler var mı? Öyleyse, kendinizi onlardan nasıl farklılaştırabilir ve kendinizinkini nasıl öne çıkarabilirsiniz?
Etkinliğinizi sektördeki diğerlerinden ayıran şeyin ne olduğunu düşünün. Yeni bir tür konuşmacı mı yoksa konu mu? Yeni bir yer mi? Kullanıcıların etkinlik hakkında daha fazla bilgi edinebileceği veya sunumlar sırasında soru sorabileceği bir uygulama veya web sitesi gibi kuruluşunuza özgü etkileşimli bir öğe (bu konuda daha sonra konuşacağım).
6. İpucu: Katılımcıların Birbirleriyle Ağ Kurabilmeleri için Biraz Kapalı Kalma Süresi Dahil Etmeyi Planlayın
Davetlilerin birbirleriyle sohbet etmek için zamanları olmalı ve onları bunu yapmaya teşvik etmelisiniz. Etkinliğiniz resmi bir etkinlikse, katılımcıların özgürce karışabileceği ve ağ kurabileceği ayrılmış alanlar olduğundan emin olun. Daha az resmi bir etkinlik planlıyorsanız, insanların bu zamanlarda akranlarıyla konuşabilmeleri için oturumlar arasına bazı aralar eklemeyi düşünün.
Katılımcılarınızın bu ağ oluşturma fırsatından en iyi şekilde yararlanmalarına yardımcı olmanın birçok yolu vardır:
- Her katılımcı için check-in sırasında yaka kartları veya ad etiketleri sağlayın. Konferans masasında/masalarında katılımcılar tarafından temsil edilen şirketlerin adlarını, unvanlarını (veya pozisyonlarını), şirket adlarını ve logolarını içerdiklerinden emin olun. Bu, katılımcıların isimleri kolayca hatırlamalarına yardımcı olur ve konferans günü boyunca yemeklerde veya diğer molalarda yeni insanlarla tanıştıklarında onlara konuşacakları eğlenceli şeyler verir.* Her katılımcıya, kendiniz ve kuruluşunuz hakkında tüm ilgili ayrıntıları içeren bir bilgi paketi verin; Katılımcıların gerekirse etkinliğinizden eve döndükten sonra ulaşabilmeleri için iletişim bilgilerini ekleyin.* Gün boyunca gayri resmi ağ oluşturmak için pek çok fırsatın olacağını açıkça belirtin; Katılımcıları sadece sahnede değil, yemek veya molalarda masa etrafında da teşvik edin, böylece herkesin birbiriyle sohbet etmek için bolca zamanı olur.
7. İpucu: Markalaşmak Önemlidir
Rakiplerinizden sıyrılmak ve etkinliğinize kendine özgü bir kimlik kazandırmak istiyorsanız markalaşma önemlidir. Markalaşma, logolar, renkler ve yazı tipleri dahil olmak üzere birçok şekilde yapılabilir.
Etkinliğiniz için doğru markayı seçerken, ne tür bir mesaj göndermek istediğinizi düşünün (eğlenceli mi? Resmi mi? Arkadaşça mı?). Sizinkine benzer temaları veya tarzları olan diğer etkinlikler hakkında biraz araştırma yapın ve bunların birbirlerinden farklı olarak neler yaptıklarını görün. Örneğin aynı şehirde aynı hafta içinde birden fazla konferans yapılıyorsa; hangileri dikkatinizi çekti? Nedendi?
8. İpucu: İnsanlara Etkinliğinizi Sosyal Medyada Bildirin
Etkinliğiniz hakkında bilgi edinmenin bir başka harika yolu da sosyal medyadır. Sosyal medya, hedef kitlenize ulaşmanın harika bir yoludur ve ücretsizdir!
İnsanların etkinliğinizi bulmasına yardımcı olmak için hashtag'leri kullanabilirsiniz, ancak bunları markanıza ve kişiliğinize uygun bir şekilde kullandığınızdan emin olun. Hashtag kullanmamayı tercih ederseniz, web sayfanıza bir bağlantı eklemeniz veya Facebook insanların etkinliğe kayıt olabileceği sayfa gayet iyi iş görecektir.
9. İpucu: Herhangi Bir Karar Vermeden Önce Sorunların Nasıl Çözüleceğine İlişkin Sorular Sorun
Bu sorunu önlemenin en iyi yolu, herhangi bir taahhütte bulunmadan önce bu sorunların nasıl çözüleceği hakkında sorular sormaktır. En önemli bulduğunuz konular hakkında sorular sorun, örneğin "İnsanların nereden yiyecek bulabileceklerini bildiklerinden nasıl emin oluruz?" veya “Kimin gelip gittiğini nasıl takip edeceğiz?” "Yağmur yağarsa ne olur?" gibi en çok zorlandığınız konuları da sorabilirsiniz. veya "Birisi içkisini halıma dökerse ne olur?" Sorunlu olmasa da kafa karıştırıcı olanları da unutmayın, “Neden herkesin yaka kartı var da sadece bazılarının boyunlarında kordon var? Bunlar VIP'ler için özel rozetler falan mı?"
İpucu 10: Etkinlik Yönetimi Platformunu Kullanın
Tüm ayak işlerini yaptınız, etkinliği planladınız ve harika bir gündeminiz var. Şimdi bilet satma, LCV'leri yönetme ve toplama zamanı E-posta adresler. Bir etkinlik yönetimi kullanıyorsanız Eventtia gibi bir araç yüz yüze etkinliğiniz için (ve gerçekten olmalısınız), bilet satışını çok daha kolaylaştıracak! Kayıt bağlantıları, fiyatlandırma bilgileri ve diğer önemli ayrıntılar dahil olmak üzere etkinlikle ilgili tüm gerekli bilgileri içeren bir açılış sayfası oluşturabilirsiniz. Platform aynı zamanda katılımcıların check-in sırasında rozetlerini kendileri için bir görevliye yaptırmak yerine kendilerinin almasına da olanak tanır; bu, ilgili herkes için işleri çok daha kolaylaştırır! Sizinkinden sonra bir başkasının kaydolma şansı olmadığı sürece, kendinizi tükenmiş olarak listelememeyi unutmayın.*
Sonuç
Yüz yüze bir etkinlik düzenlemek istiyorsanız, bu ipuçlarını aklınızda bulundurun. Kendi güçlü ve zayıf yönleriniz konusunda kendinize karşı dürüst olmanın ve sonra bunları kendi avantajınıza kullanmanın önemli olduğunu unutmayın!