Excel Kullanarak Bilançolar
Başarılı bir iş yapmak, ofiste görünmekten ve ürünlerinizi veya hizmetlerinizi tanıtmaktan çok daha fazlasını gerektirir. Başarılı küçük işletme sahipleri, işletmelerinin finansal olarak nerede durduklarını bilmenin, iyi pazarlama ve planlama için gerekli olduğunu bilir. Şirketinizin mevcut finansal durumunu bilmek, gelir ve satış hedeflerini belirlemenize ve işinizin performansını değerlendirmenize yardımcı olur. Güncel bir bilançoyu el altında tutmak, şirketinizin şu anda tam olarak ne yaptığını, hatta gelecekte nasıl yapabileceğini bilmenizi sağlar. Microsoft Excel elektronik tabloları, dahili analiz veya planlama için bilanço oluşturmak ve korumak için ideal bir platformdur. Ayrıca, işletmeniz için mevcut finansal bilgileri bir muhasebeci veya potansiyel bir yatırımcı gibi bir dış tarafa vermeniz gerekirse, bir Excel elektronik tablosunun veriler için tercih edilen format olacağı ihtimali vardır.
Bilanço Temelleri
En basit haliyle, bilanço, işletmeniz için varlıklar ve borçlar listesinden başka bir şey değildir. Bilançoda listelediğiniz varlıklar, genellikle şirketinizin elindeki banka hesaplarının yanı sıra maddi duran varlıklardan oluşmaktadır. Bazı bilançolarda ayrıca, şirkete borçlu olduğu alacaklar veya diğer paralar da varlık olarak listelenir. Bilançoda listelenen borçlar genellikle borçlu maaşları veya emekli maaşlarını, ödenecek kira veya kamu hizmetlerini ve diğer kısa ve uzun vadeli yükümlülükleri içerir. Tüm aktif ve pasiflerinizi bilançoda listeledikten sonra, toplam pasiflerin toplamını tüm varlıkların toplamından çıkarmak, işinizin genel mali gücü veya zayıflığı hakkında oldukça iyi bir fikir verebilir. Yükümlülüklerle ilgili olarak büyük miktarda varlık gösteren bir bilanço, genellikle işletmenin istikrarlı ve çözücülü olduğunu gösterir. Oysa, varlıklardan önemli ölçüde daha fazla borcu olan bir işletmenin yatırım sermayesi dışında ihtiyaç duyması gerekebilir ya da geliri hızlı bir şekilde artırmak için iyi bir plan gerekebilir.
Excel Bilançosunun Temel Öğeleri
Neredeyse tüm bilançolar nispeten benzer bir düzen biçimini takip eder - varlıklar sol sütuna girer ve borçlar sağ sütunda görüntülenir. Bu, genellikle bir bilanço eli çizdiğinizden veya bunu Microsoft Excel'de oluşturduğunuzdan bağımsız olarak geçerlidir. Bir Excel elektronik tablosu ile çalışırken, varlık ve borç bölümleriniz bazı temel kategorileri içermelidir. Bilançonun Varlıklar tarafında, mevcut ve sabit varlıklar için bölümleriniz olmalıdır. Mevcut varlıklar, mevcut nakit, alacaklar, peşin ödenmiş giderler ve kısa vadeli yatırımları içerir. Sabit varlıklar genellikle işletmenin sahibi olduğu arsa veya binalar, ekipman, uzun vadeli yatırımlar ve mobilya ve demirbaşlardır. Aynı şekilde, bilançoda Borçlar tarafında cari ve uzun vadeli yükümlülükler için girdiler eklemeniz gerekir. Cari borçlar, şimdi veya yakın gelecekte ödenecek hesaplar, maaşlar, kısa vadeli borçlar, halen uzun vadeli borçlar ve borçlar üzerinden ödenmesi gereken ödemeler gibi ödenebilir. İpoteğin veya diğer uzun vadeli yükümlülüklerin sayfanın Uzun Vadeli Yükümlülükler bölümünde listelenmesi. Eğer işiniz bir şirketse, sermaye yatırımları için hisse sahibine borçlanılan tutarları göstermek için bilançodaki Borçlar tarafına bir Hisse Denkliği bölümü de eklemelisiniz.
Formül ve Ek Çalışma Sayfalarını Kullanma
Genel olarak konuşursak, bilançoların çoğu, okuyucuların bir işletmenin finansal olarak nerede durduğuna dair hızlı bir genel bakış elde etmelerine yardımcı olmak için tek bir sayfadan oluşur. Rakamları bir bilanço için hazırlamak, ancak, genellikle kendi başına çok fazla hesaplama gerektirir. Örneğin, bilançonuzun Varlıklar sütununun Ekipman bölümünde, işletmenizin sahip olduğu tüm ekipmanlar için toplam tek bir tutar girersiniz. Bununla birlikte, bu toplam birçok bireysel araçtan veya bileşen maliyet tutarından oluşabilir. Bu nedenle, kategorileriniz için alt toplam sayfalar oluşturmak üzere bilançoyu içeren çalışma kitabındaki ek çalışma sayfalarını kullanabilirsiniz. Bilançodaki formüller nispeten basittir ve genellikle Excel'deki "Topla" özelliğini kullanmaktan başka bir şey gerektirmez. Bir alt kategorideki tüm rakamları vurgulamak için farenizi kullanın ve ardından hepsini bir araya getirmek ve toplamı görüntülemek için araç çubuğundaki “Topla” düğmesine tıklayın. Daha sonra sütununuza toplam gelmesi için alt kategorilerdeki tüm toplamları eklemek için bir hücrede basit bir “= A2 + D2 + F2 + H2” tipi formül kullanabilirsiniz. Aynısını, bilançodaki varlıklar ve borçlar sütunları için de yapın.
Tekerleği Yeniden Keşfetmeye Gerek Yok
Basit bir bilanço oluşturmak nispeten basit olsa da, buna gerçekten gerek yok. Microsoft Office web sitesinde ve sayısız Excel ile ilgili sitede, Microsoft Excel ile kullanmak için bilanço şablonları indirebilir ve yükleyebilirsiniz. Mevcut bilançolar, sadece en temel varlık ve borç kategorilerini görüntüleyen çok basit veri sayfalarından, değer kaybı, birikmiş kazançlar ve borçlu olduğu şüpheli veya tahsil edilemeyen tutarlar için ayrıntılı kategoriler içeren gelişmiş sayfalara kadar uzanmaktadır. Excel 2010 ile, Office.com web sitesinden bir bilanço şablonu indirmek, şerit çubuğunda "Dosya" yı ve sonra "Yeni" yi tıklamak ve Kullanılabilir Şablonlar penceresindeki arama kutusuna "bilanço" yazmak kadar kolaydır. Excel daha sonra Office şablon sitesine bağlanır ve hemen indirebileceğiniz ve kullanmaya başlayabileceğiniz birçok Microsoft ve kullanıcı tarafından oluşturulan şablonu sunar.