SEMT GRUPLARI / TOPLU SİPARİŞ YÖNTEMİ VE AŞAMALARI
DBB ağı “topluluk destekli tarım” (TDT) örgütlenmelerini teşvik eder. Katılımcılar gıda toplulukları veya semt grupları oluşturabilir ve toplu siparişler yapabilir.
Toplu siparişlerin mantığı basittir: Siparişlerimizi ortak adreslere yönlendirerek nakliye ile ilgili ekolojik ve parasal maliyetleri azaltırız. Ayrıca üreticilerimizin işini de kolaylaştırmış oluruz. Ürünler geldikten sonra her alıcı ürün bedelini doğrudan üreticinin hesabına gönderir veya sipariş koordinatörü (gönüllü olursa) sipariş sahiplerinden tutarları toplayıp üreticiye toplu olarak gönderir. Kargo/nakliye masrafları da sipariş bedelleri veya ağırlıkları üzerinden paylaşılır.
Semt grupları esnek ve dinamik şekilde oluşturulabilir. Örneğin bir kişi DBB e-posta listesine “Şu üreticilerden şu adrese sipariş vermek istiyorum, benimle birlikte sipariş vermek isteyenler bana yazabilir” şeklinde bir duyuru yapabilir. Sonrasındaki grup iletişimi için telefon, e-posta, Messenger, Whatsapp vs. çeşitli imkanlar kullanılabilir.
Toplu sipariş için aşağıdaki roller söz konusudur. Bunlar ayrı ayrı kişiler veya tek kişi tarafından yapabilir:
- Sipariş koordinötörü: Süreci koordine eder, sipariş listelerini potansiyel alıcılara iletir, siparişleri toplar ve üreticiye/üreticilere iletir.
- Üretici yoklayıcı(lar): Toplu sipariş tarihinden önce, o tarihte her üreticinin hangi ürünleri getirebileceği/gönderebileceğini öğrenir ve ürün listelerini hazırlarlar.
- Teslim sorumlusu: Gönderileri ortak mekanda karşılar ve teslim alınmaya hazır şekilde yerleştirir.
- Dağıtım sorumlusu: Sipariş sahiplerinin ürünlerini teslim almasına yardımcı olur.
Not: DBB üreticilerinden ürün temin etmenin tek yolu toplu sipariş organizasyonları değildir. Üreticilere ve ürün listelerine her zaman bireysel olarak ulaşılabilir ve tercih edilen yöntemlerle ürün tedariki yapılabilir. Bazı DBB üreticilerinin kendi düzenli teslim yöntemleri de vardır.
TOPLU SİPARİŞLER İÇİN ÖNERİLEN AŞAMALAR
SİPARİŞ KOORDİNATÖRÜ:
- Toplu sipariş ekibi oluştuktan sonra, üretici yoklayıcılarla temasa geçip üreticilerin ürün listelerini temin etmelerini ister.
- DBB e-posta listesinde (veya gıda topluluğu içinde) toplu sipariş duyurusunu yapar. Örneğin: “Şu üreticilerden toplu sipariş için koordinasyon yapıyorum, katılmak isteyenler bana/bu gruba yazabilir” gibi.
- Bu duyuruda ortak teslim adresini, sipariş yapılacak üreticinin/üreticilerin güncel ürün listelerini ve sipariş takvimini belirtir.
- Toplu siparişe katılmak isteyenler koordinatörle iletişim kurar, isim, telefon, e-posta gibi bilgilerle birlikte siparişlerini bildirirler.
- Koordinatör siparişleri üreticilere ulaştırır.
- Üreticiler ürünleri hazırlar ve gerekiyorsa üzerine alıcıların isimlerini yazarlar. Kolileri doğrudan adrese getirir veya gönderirler.
- Teslim sorumlusu ürünlerin geldiğini koordinatöre ve gruba haber verir.
- Dağıtım sorumlusunun gözetiminde ürünler teslim adresinden alınır.
- Sipariş listeleriyle teslim alınan ürünler arasında farklar varsa teslim listeleri güncellenir.
- Koordinatör, tek tek sipariş verenlerin kargo paylarını ürün ederleri (veya mümkün olursa ürün ağırlıkları) üzerinden orantılayarak hesaplar. Ürün ederleriyle birlikte bu tutarları sipariş sahiplerine bildirir. Üreticiye yapılacak ödemelerin toplu şekilde yapılması için de yardımcı olabilir.
- Koordinatör, hesaplarını dağıtımından sonra grupla paylaşır.
ÜRETİCİLERDE BEKLENENLER:
- Üretici yoklayıcılara güncel ürün listelerini iletmek, takvime en uygun teslim veya kargo tarihini bildirmek.
- Her ürünü uygun bir ambalaj içine koymak ve eğer isteniyorsa, her ürünün üzerine alıcısının adını yazmak.
- Ürünleri sağlam kolilere veya kasalara, olası sarsılma ve darbelere karşı korunacak şekilde yerleştirmek.
- Kolilerin belirlenen zamanda teslim noktalarına ulaşmasını (doğrudan teslim veya kargo ile) sağlamak.
- Eğer koliler kargo ile gönderiliyorsa, kargoların gönderi numaralarını ve diğer önemli bilgileri not etmek ve sipariş koordinatörüyle paylaşmak.
TESLİM ALMA SORUMLUSU:
- Ürünlerin (kargo veya diğer yollarla) ortak mekana ulaşacağı zamanda/zamanlarda adreste bulunmak.
- Koordinatörle iletişim halinde sipariş edilen bütün kolilerin gelip gelmediğini kontrol etmek, gelmemişse göndericiyle ve/veya kargo şirketiyle temas kurmak.
- Gelen kolileri uygun (yeterince serin ve rahat) bir mekana koymak, açıp alınmaya hazır hale getirmek, kırık/bozuk ürün varsa ayırıp not etmek.
- Ürünlerin alınmaya hazır olduğunu sipariş sahiplerine veya koordinatöre bildirmek.
DAĞITIM SORUMLUSU:
- Mümkünse ürünlerini almaya gelecekler için listeler hazırlayıp uygun bir yere asmak veya koymak.
- Ürünlerini teslim almaya gelen kişiler için mekanda hazır bulunmak.
SİPARİŞ VERENLER İÇİN ÖNEMLİ NOKTALAR
- Toplu sipariş sürecinde grup iletişimini takip etmek.
- Dağıtım sorumlusunun iletişim bilgilerini bir yere not etmek.
- Ürünleri toplu teslim adresinden belirtilen zamanda teslim almak.
- Ürünleri almaya giderken sipariş edilen ürün listesinin bir kopyasını yanında bulundurmak.
- Ürünleri almaya giderken taşıma için uygun torba, çanta, kasa vs.’yi yanında götürmek.
- Ürün ve kargo payları bildirildikten sonra olabildiğince kısa süre içinde ödemeyi yapmak.
DİĞER NOKTALAR
- Yeterince büyük alımlarda bireysel teslim (doğrudan adrese kargo) tercih edilebilir.
- Sipariş verme süresi bittikten sonra yeni ya da ek sipariş girmek genellikle mümkün olmaz.