Toplantılar, iş dünyasında zaman kaybı haline gelebilmektedir. Çalışma süresinin neredeyse %50 kadarı toplantılara harcanıyor. Bu zamanın da neredeyse %50’si boşa gidiyor. Aslında toplantılar kötü değildir. Toplantılar bilgi alışverişinde bulunmak, sorunları çözmek ve ilerlemeyi gözden geçirmek için gerekli bir iş aracıdır. Ancak yönetilmeli ve etkin bir şekilde kullanılmalıdır.
Bu yazımızda zamanınızın boşa harcanmaması için toplantı süresinin verimliliğini artırmanın ve sonuçlarını iyileştirmenin 7 yolunu listeledik. Keyifli okumalar!
1. Toplantı gerekli mi?
Aslında bakıldığında birçok toplantı gereksizdir. Aynı hedefe ulaşmanın başka yolları da olabilir. Bireysel görüşmeler veya bir not ileterek de sorun çözülebilir. Hatta bunu başka bir toplantıya veya tamamen başka bir zamana erteleyebilirsiniz. Bir toplantı gerekli değilse, mümkün olduğunca toplantıyı düzenlemekten kaçının.
2. Gündem oluşturun
Toplantının gerekli olduğuna karar verdiyseniz, toplantı için net bir amaç belirleyin ve bir gündem yazın. Mükemmel bir zaman yönetimi aracı, toplantı için tek paragraflık bir amaç yazmanızdır. Toplantıda ele alınması gereken her şeyin bir listesini yapın. Her bir maddenin yanına, söz konusu sorunu ele alması beklenen kişinin adını yazın. Gündemi, mümkünse en az yirmi dört saat önceden dağıtın, böylece her bir kişi kendisinden neye katkıda bulunacağını bilsin. Herkesin toplantının amacının ne olduğunu ve neyin tartışılacağını bilmesini sağlayın.
3. Zamanında başlayın ve durdurun
Toplantının başlangıcı için bir program belirleyin ve toplantının sonu için bir zaman belirleyin. Toplantı saat sekizden dokuza kadar sürecekse, tam saat sekizde başlayın ve tam dokuzda bitirin. En kötü toplantı türleri, belirli bir zamanda başlayan ancak net bir şekilde belirlenmiş bir bitiş zamanı olmayan toplantılardır.
Diğer bir püf nokta: Geç kalanı beklemeyin. Geç gelen kişinin hiç gelmediğini ve belirlenen zamanda başladığını varsayın. Zamanında gelenleri bekletmek haksızlıktır. Pek çok şirket, toplantı odasını tam olarak toplantının başlamasının planlandığı zamanda içeriden kilitleme ilkesini oluşturur. Geç gelenlerin içeri girmesine izin verilmez. Bir dahaki sefere geç gelmeyeceklerinden emin olabilirsiniz.
4. Önce önemli konuları ele alın
Gündemi oluştururken 80/20 kuralını uygulayın. Gündemi, konuların ilk % 20’si tartışılacak ilk konular olacak şekilde düzenleyin. Bu şekilde, zamanınız tükenirse, toplantı değerinin % 80’ini temsil eden öğeleri süre dolmadan önce kaplamış olursunuz.
5. Her sonucu özetleyin
Toplantı gündeminizdeki her bir öğeyi tartıştığınızda, tartışmayı özetleyin ve kapanışı yapın. Bir sonrakine geçmeden önce her öğe üzerinde anlaşma sağlayın. Devam etmeden önce kararlaştırılan her maddeyi yeniden ifade edin.
6. Belirli bir sorumluluk atayın
Bir karar verdiyseniz, üzerinde anlaşmaya varılan belirli eylemler için sorumluluk atayın ve son tarihler belirleyin. Unutmayın, sorumluluk yüklenmeden yapılan her şey sadece bir görüşmedir. Kimin neyi ne zaman yapacağı konusunda net olun.
7. Not alın
Toplantılardan maksimum etkililik elde etmenin anahtarı, doğru notlar tutmaktır. Böylelikle birçok olası yanlış anlamayı çözebilirsiniz. Ek olarak, toplantı sonrasında bu notlardan faydalanarak hangi kararların verildiğini net olarak görebileceksiniz.