Kat mülkiyeti yasası kapsamında yapılan olağan ve olağanüstü genel kurul toplantılarında, karar alma ve denetleme hakkı ve yetkisi bağımsız bölüm sahiplerinindir. Bu hak ve yetki, yılda bir kez yapılan olağan ve gerekli hallerde yapılan olağanüstü genel kurul toplantılarına katılmak suretiylekullanılır.
Çeşitli nedenlerle genel kurul toplantılarına katılamayan malikler, vekalet vererek (vekil eliyle) genel kurul toplantılarında temsil edilebilirler. Vekil marifetiyle temsil edilme hususu, Kat Mülkiyeti Yasasının 31.maddesinin 3.fıkrasında “Bir bağımsız bölümün birden fazla maliki varsa, kat malikleri kurulunda bunları, içlerinden vekalet verecekleri birisi temsil eder.
Kat maliklerinden biri ehliyetsiz ise onu kanuni mümessili temsil eder. (5.fıkrasında) “Kat maliklerinden biri, oyunu yetkili vekil eliyle kullanabilir. Bir kişi, oy sayısının yüzde beşinden fazlasını kullanmak üzere vekil tayin edilemez. Ancak, kırk ve daha az sayıdaki kat mülkiyetine tabi taşınmazlarda bir kişi en fazla iki kişiye vekalet edebilir.” Şeklinde hükme bağlanmıştır.
Yasada, vekaletle temsilin şekil şartları ve kimlere vekalet verileceği gibi hususlarda başkaca açıklayıcı hüküm bulunmamaktadır. Vekalet kavramı genel olarak; 6098 sayılı Borçlar Yasasının 502-514. maddelerinde yer almaktadır. Söz konusu maddeler incelendiğinde; vekaletin şekil şartları ve hangi koşullarda kimlere ne şekilde vekalet verileceği konusunda ayrıntılı bir hüküm olmadığı görülmektedir. Bu durumda; vekalet verilecek kişinin reşit ve medeni hakları kullanma ehliyetine sahip olması yeterli olup, vekalet sözlü veya yazılı olarak verilebilir. Bu genel hükümleri, Kat Mülkiyeti Yasası kapsamında ele alırsak; genel kurul toplantısına katılamayacak malikin, hiç bir şekil şartına bağlı kalmadan istediği bir kişiye yazılı ya da sözlü olarak kendisini genel kurulda temsil için vekalet verebileceği anlaşılmaktadır. Ancak, vekalet uygulamasının bu kadar geniş anlamda kullanılması pratikte bazı sakıncalar doğurabilir. Uygulamada karşılaşılan bazı aksaklıkları özetlersek;
a) Kat maliki ya da kat maliki olmayan her hangi bir kişinin toplantıya katılarak,toplantıya katılmayan bir malikin ismini vererek sözlü olarak vekil tayin edildiğini belirtmesi, bu hususun ilgili kat malikine toplantı sırasında teyit ettirilememesi,
b) Toplantıya katılamadığı için herhangi bir kişiye sözlü vekalet veren bir malikin, toplantıda alınan kararlardan memnun olmayıp sözlü olarak verdiği vekaleti inkar etmesi,
c) Vekaletin sözlü ya da yazılı olarak yönetimin emrinde çalışan bir site personeline verilmesi,
d) Sözlü vekalet alan bir kişinin yönetim planı değişikliği, işletme bütçesi,vb.önemli konularda, vekalet veren malikin bilgisi dışında olumlu ya da olumsuz oy kullanma ihtimali..
Bu ihtimalleri çoğaltmak mümkün olup, Borçlar Yasası ve Kat Mülkiyeti Yasası ilgili maddeleri dikkate alındığında, tüm bu durumlarda vekalet verilen ya da vekil olduğunu belirten kişilerin genel kurul toplantılarına katılmasında yasal bir engel yoktur ve bu kişiler toplantıya katılıp oy kullanabilirler, yönetime aday olabilirler, kararlara katılabilir ya da muhalefet şerhi koyabilirler. Ancak, böyle bir toplantıda alınan kararlar ne kadar sağlıklı olabilir.
Bütün bu sakıncaların önüne geçebilmek için Kat Mülkiyeti Yasasında bir imkan bulunduğu kanısındayım Kat Mülkiyeti Yasasında, yapılması ve tapuya kaydedilmesi zorunlu olan Yönetim Planı, bu sakıncaları önleyecek şekilde yapılabilir. Mevcut yönetim planında bu konuda boşluk varsa, genel kurul toplantısında (4/5 oyu sağlamak koşuluyla) gerekli düzenlemeler yapılabilir.
Denizkoru.com da gördüğüm, sitemize ait yönetim planının 17.maddesinde; “Ana gayrimenkulun yönetiminde en yüksek karar organı, villa malikler kuruludur. Her bağımsız bölüm maliki bu kurulun tabi üyesidir. Villa malikleri toplantılarda bizzat bulunabilecekleri gibi, yerine bir temsilci de bulundurabilirler. Temsilci kurula hitaben bir yazılı belge ile temin edilir.” hükmü getirilerek sözlü vekaletin sakıncalarının önüne geçilmiştir. Yazılı olarak verilecek vekaletin kime verileceğide önemlidir. Asıl olan, bağımsız bölüm malikinin kendisinin genel kurula katılması olmakla birlikte, kendisi toplantıya katılamayacaksa, bina ya da sitenin genel durumuna, işleyişine ve sorunlarına vakıf birisine vekalet vermesi hem kendisinin görüş, öneri ve varsa şikayetlerinin dile getirilmesi açısından ve hemde bina ya da site hakkında en doğru kararların verilmesi açısından yararlı olacaktır.
Kanaatime göre, vekalet verilecek kişi sıralamasında ilk sırada, aynı bağımsız bölümde ikamet eden eşi, annesi, babası ya da reşit çocuğu gelmelidir. Bunlardan biri olmadığı taktirde, güvendiği diğer bir bağımsız bölüm malikine veya eğer bağımsız bölüm kirada ise kiracıya da vekalet verilmesi uygun olur.