

Works, plans, directs, coordinates and supervises the education and training services in line with the vision and mission of the Institute, and in accordance with the aims and principles determined by Gazi University.
Duties:
- Performs the duties given in the Higher Education Law No. 2547; Chairs the institute boards, ensures the implementation of board decisions, ensures coordination and regular work between institute units.
- Determines the Institute mission and vision, shares it with personnel and motivates them to realize it.
- Ensures that the Institute analytical budget is prepared each year along with its justifications.
- Allows personnel to seize opportunities for continuous development and improvement in order to gain the skills and experience that will enable them to do their jobs more efficiently, effectively and with higher quality.
- Ensures the supply and effective, economic and efficient use of movables in accordance with the law; that the controls are made, that the records are kept transparently via the movables registration and control officer and that the prepared management account is given.
- Prepares the staff requirements of the Institute and submits them to the Rectorate.
- Performs general supervision and control over the units of the Institute.
- Provides the formation of an information system in a computer and output environment in the Institute.
- Ensures the preparation and implementation of surveys required for the information system.
- Develops policies and strategies related to education and research by ensuring that education is maintained regularly at the Institute.
- Works for the Institute to become a constantly learning organization by organizing events such as courses, seminars and conferences for the administrative and academic staff of the Institute.
- Ensures that the quality development and evaluation studies of the Institute are carried out regularly.
- Identifies the problems related to the education system of the Institute, resolves them, and conveys them to the higher authorities when necessary.
- Follows the rising values in education and ensures that they are implemented on the basis of the Institute.
- Ensures that the necessary studies are carried out for the accreditation of the programs in the Institute.
- Provides the preparation of the strategic plan of the Institute.
- Ensures the effective and efficient use of the physical equipment and human resources of the Institute.
- Ensures that necessary security measures are taken in the Institute campus.
- Represents the Institute at a high level.
- Reports to the Rector on the functioning of the general situation of the Institute at the end of each academic year, and performs other duties to be assigned by the Rector regarding their field.
- Ensures that the activities in the field of duty and responsibility are carried out in accordance with the definitions and instructions of the current internal control system.
- Allows personnel to seize opportunities for continuous development and improvement in order to gain the skills and experience that will enable them to do their jobs more efficiently, effectively and with higher quality.


Establishment and Operation
Under the presidency of the Institute Director, the Institute Board, which is an academic body, consists of the Heads of Departments and Deputy Directors. The Institute Board meets at the beginning and end of each semester. The Institute Director invites the Institute Board to a meeting when necessary.
Görevleri:
- Decides the Institute's educational, scientific research and publication activities as well as the principles, plan, program and education-training calendar related to these activities,
- Elects members to the Graduate School Board of Directors,
- Performs other duties assigned with relevant laws and regulations.


Establishment and Operation
The Institute Administrative Board, which assists the Institute Director in administrative activities, consists of three faculty members to be elected by the institute board under the Presidency of the Director for three years from among six candidates nominated by the Director. The Institute Board of Directors convenes upon the call of the Director. When deemed necessary, the Board of Directors may establish temporary working groups, education-training collaborations and/or organise the tasks related.
Duties:
- Assists the Director in the implementation of the principles determined by the decisions of the Institute Board.
- Ensures the implementation of the Institute's education plans, programs and calendar,
- Prepares the program, investment and budget draft of the Institute.
- Takes decisions on all matters that the Director will bring to the agenda regarding the administration of the Institute.
- Decides on the admission of students, their course adjustments and expulsions, and the procedures related to education and examinations.
- Performs other duties assigned with relevant laws and regulations.


Vice Directors are appointed for a maximum of three years to assist the Director of the Institute. The Director can change the Vice Directors when deemed necessary. When the director's duty ends, the duties of the Vice Directors also end. In accordance with the objectives and principles determined by the Gazi University senior management, Vice Directors work to carry out education and training activities in line with the vision and mission of the Institute. Vice Directors of the Institute are accountable to the Director. Vice Directors represent the Director in their absence.
Vice Director of the Institute (Academic Affairs)
- Represents the Director in their absence.
- Prepares the necessary environment for the development of education and training programs, determines policies and strategies related to these, and ensures that the output qualifications of the programs are determined.
- Performs the necessary studies for accreditation of the programs.
- Works to open new departments and restructure or close existing ones.
- Supervises the distance education course content and ensures that exams are held on a regular basis
- Conducts the cooperation between the Institute and local and foreign educational institutions and foreign student relations (Farabi, Mevlana, Erasmus, Leonardo etc.).
- Conducts studies related to conferences, seminars and meetings organized or partnered by the Institute.
- Provides the application of questionnaires for students to evaluate the Institute,
- Ensures that teaching staff prepare their programs,
- Ensures that teaching staff conduct their classes orderly,
- Engages in supervision, inspection, measurement and evaluation activities in the implementation of education and training.
- Ensures that announcements about education and training are published on the Institute or University web page.
- Performs other duties assigned by the Institute Director.
- Vice Directors of the Graduate School acts on behalf of the Director of the Graduate School and is accountable to the Director in fulfilling the duties specified above.
Institute Vice Director (Administrative Affairs)
- Represents the Director in their absence.
- Prepares the Institute Self-Evaluation Report and Strategic Plan.
- Ensures that the Institute's analytical budget along with its justifications is prepared each year.
- Provides and supervises the regulation of course fee forms, payrolls, and distance education material and content development service fees.
- Follows up the administrative and financial processes in the procurement of goods and services and performs the task of general supervision and control over the administrative-financial units.
- Establishes committees to determine the quality development and evaluation standards of the Institute, and ensures the development of the quality of these standards and the preparation of the annual report.
- Follows up the projects prepared or carried out by the faculty members and research assistants at the Institute.
- Supervises the execution of the courses given by the instructors over the distance education system and their suitability for teaching.
- Performs the necessary inspections to ensure that the physical structure and equipment are functional at all times, and notifies the Directorate of any deficiencies.
- Ensures that the physical interior and exterior areas of the Institute building are inspected and secured,
- Conducts the correspondence and cooperation between the Institute and other institutions.
- Monitors the publications of the Information Technologies Journal, which is the periodical academic publication of the Graduate School of Informatics, and works to increase the quality of publication.
- Follows up the updating of the software and hardware in the Distance Education server system and the payment of the annual maintenance fees.
- Ensures that the announcements of the Institute regarding administrative and financial affairs are published on the Institute or University web page.
- Performs other duties assigned by the Institute Director.
- Vice Directors of the Graduate School act on behalf of the Director and is accountable to the Director in fulfilling the duties specified above.


The Institute Secretary organizes and coordinates administrative and academic affairs in order to carry out education and training activities in line with the vision and mission of the Institute and according to the aims and principles of Gazi University. The Institute Secretary is responsible for the administration and management of administrative personnel and the organization and supervision of equipment.
Duties:
- Prepares the agenda of the Institute Board and the Institute Administrative Board with the Institute Director and writes the meeting report.
- Provides the division of labor and coordination among the administrative, technical and assisted services personnel working at the Institute, and carries out the necessary inspection and supervision.
- Knows the legislation related to academic and administrative personnel, follows any changes and informs the personnel about these changes.
- Assists the Director in taking the necessary security measures in the Institute campus.
- Implements projects for physical infrastructure improvements.
- Makes and finalizes the preparations for official openings, ceremonies and student activities.
- Takes the necessary actions to respond to the letters sent to the Directorate by institutions/organizations and individuals, follows up the letters and keeps the records.
- Takes the necessary actions to respond to the letters sent to the Directorate by institutions/organizations and individuals, follows up the letters and keeps records.
- Ensures that the rights of academic and administrative staff are pursued
- Responds to basic information requests within the framework of the access of information law.
- Ensures that student affairs are carried out in an orderly manner at the Institute.
- Coordinates holidays of administrative staff in a way that does not disrupt the functioning of the Institute.
- Initials the documents to be submitted for the signature of the Director.
- Works in coordination with the movables registration control officer and stock accountant in purchasing all kinds of goods and materials required for the Institute.
- Signs student documents and transcripts that have been prepared electronically
- Ensures that announcements about the education, regulations and management of the institute are published on the institute web page.
- Performs other duties that are assigned by the Director of the Institute


Heads of Departments are appointed by the Director of the Institute. The term of office of the Head of the Department is three years. In accordance with the objectives and principles determined by the top management of Gazi University; In line with the vision and mission of the Institute, it carries out all necessary activities to carry out education and training.
Duties:
- It makes all the printed and electronic correspondence of the Directorate inside and outside the Institute, and processes the printed ones in the relevant books and the electronic ones in the digital environment.
- Receiving and distributing all kinds of postal documents of the academic and administrative staff of the Institute.
- Submits the written or electronic documents coming from the other documents unit to the Institute Director and distributes them to the necessary units and follows up the necessary ones.
- It ensures that announcements about the Institute are made.
- The Institute of Informatics does all the correspondence and conducts its work related to the Journal of Information Technologies, which is a periodical academic publication.
- He/she writes down the decisions taken by the institute boards and submits them for signature.
- It archives the job descriptions and lists of the commissions formed in the Institute, and also makes the correspondence of these commissions.
- Keeps the list of scientific and artistic activities carried out by the instructors in the units and the awards won, if any.
- Performs other works related to the field of duty assigned by the Institute Directorate.
- *Electronic Document Management System


Is accountable to the Institute secretary for the preparation, delivery and archiving of internal and external correspondence.
Duties:
- Prepares and handles all the printed and electronic correspondence of the Directorate inside and outside the Institute, and documents them digitally and/or manually.
- Receives and distributes all kinds of postal documents of the academic and administrative staff of the Institute.
- Submits written or electronic documents received from other documentation departments to the Institute Director and distributes them to the necessary departments and makes follows up when required.
- Provides announcements with regards to the Institute.
- The Graduate School of Informatics handles all correspondence and conducts the tasks that are related to the Information Technologies Journal, which is a periodical academic publication.
- Writes down the decisions taken by the institute boards and submits them for signature.
- Archives the job descriptions and lists of the commissions formed in the Institute, and also handles the correspondence of these commissions.
- Keeps the list of scientific and artistic activities carried out by the academic staff in the units and the awards won.
- Performs other tasks related to the field of duty assigned by the Institute Directorate.


The Student Affairs department is responsible for ensuring that the staff work effectively and in unison. The Institute Student Affairs Chief is responsible for the organization and operation of Student Affairs and is accountable to the Vice Director and the Institute Secretary.
Duties:
- Knows the Gazi University Graduate Education and Examination Regulations, follows regulation changes, trains the Student Affairs Personnel and makes the necessary announcements.
- Informs students by phone in emergency cases or whenever necessary, at the times determined by the Institute administration and answers e-mails from the students.
- Informs the Director, Vice Director and the Graduate School Secretary in matters of responsibility and duty and works in accordance with their instructions.
- Handles all kinds of correspondence and transactions related to contribution fees, manages the distribution of student IDs, archives student documents, enters student information and grades into the University Student Information System and ensures necessary student announcements.
- Carries out preparatory work with regards to the quota of students to be admitted to the Institute.
- Handles the course registration process and ensures that the information with regards to the classes and their instructors are entered into the University Student Information System before the course registration dates.
- Arranges success rates at the end of each semester.
- Conducts the preparation of the academic calendar.
- Submits the correspondence documents prepared in accordance with the instructions of the Institute Director to the Directorate and makes the necessary follow ups.


Is responsible for the functioning of student affairs and the proper storage, protection and execution of the registration and student information of the relevant Department. The student affairs of other departments are also carried out when necessary. Is accountable to the head of the department for the functioning of student affairs.
Duties:
- Knows the Gazi University Graduate Education and Examination Regulations and follows the Regulation changes.
- Informs students by phone in emergency cases or whenever necessary, at the times determined by the Institute administration and answers e-mails from the students.
- Informs the Student Affairs Unit Chief in matters of responsibility and duty and works in accordance with their instructions.
- Handles all kinds of correspondence and transactions related to contribution fees, manages the distribution of student IDs, archives student documents, enters student information and grades into the University Student Information System
- Prepares student registration files, organizes course registration procedures and ensures that the information with regards to the classes and their instructors is entered into the Student Information System before the registration date.
- Processes successfully completed theses in the thesis registry, assigns the thesis number, and electronically archives them.
- Informs the relevant departments and students of the Institute Administrative Board decisions with regards to students who have requested an excused absence from an exam.
- Submits the prepared correspondence documents to the Directorate and makes the necessary follow ups.
- Ensures the announcement of course and exam schedules on the Institute's website.
- Follows up all kinds of personal affairs of the students of the Department for which the personnel are responsible, and ensures that any deficiencies are corrected.
- Archives student theses and CDs and follows up on the publication of thesis summary information on the Institute website.
- Performs other duties assigned by the Student Affairs Chief


Is responsible for the Institute personnel and the execution of financial transactions. Is accountable to the Vice Director and Institute Secretary and is associated with the Directorate of Strategy Development and the Ministry of Labor and Social Security Social Security Institution. Ensures that the necessary measures are taken for invoices to be submitted on time to the Strategy Development Directorate.
Duties:
- Regarding academic and administrative personnel;
- Carries out the necessary procedures during the employment process,
- Knows the legislation, follows any changes and ensures archiving,
- Keeps personal files, makes necessary correspondence and ensures archiving of information,
- Follows up the promotion procedures and makes the necessary correspondence,
- Follows up on assignment, promotion, and job renewal,
- Handles the permission procedures and makes correspondence,
- Follows up and finalizes resignation and retirement procedures,
- Organizes personnel coming back to work at the expiry of medical reports, notifies the Rector's Office in writing, presents the documents to the relevant departments to make the necessary salary deductions and handles any correspondence with regards to personnel whose actual employment is at another unit.
- Tracks and archives property declarations and transactions,
- Follows up domestic and international assignments and makes correspondence,
- Keeps track of personal rights and birth, marriage, death, etc.
- Prepares payrolls,
- Makes the necessary changes in the preparation of the payment of wages,
- Calculates additional course exam fees, submits them for signature and delivers them to the required authority.
- Ensures that the computer printouts of the statement / scorecard lists are signed by the instructors, filed and archived at the end of each semester.
- Checks the documents of all personnel and prepares temporary or permanent travel allowances and sends them to the Strategy Development Directorate.
- Follows up the member selection procedures for the institute boards.
- Attends courses on updated issues in financial transactions, develops programs and adapts these programs to the Institute structure.
- Ensures that the commitment and accrual documents that must be attached to the payment order are complete.
- Follows up on incoming and outgoing documents in all matters concerning the Financial Affairs Unit of the Institute.
- Prepares the Institute's Investment and Analytical Budget for the next year, checks whether there is sufficient funds, and makes sure that the Institute's expenditure items are in line with the budget allocations by ensuring that expenses are used within laws and regulations.
- By not allowing for material errors in all procedures, ensures the preparation and follow-up of goods and ensures that warehouse and fixture records are kept.
- Ensures that the personnel working in the Financial Affairs Unit perform their duties correctly and on time.
- Follows the analysis and control of movable goods that need inspection and/or control.
- Registers purchased consumer goods and fixtures. By determining the consumer goods and fixture needs of the Institute; performs the procurement process in accordance with the laws and regulations, does not allow for errors in purchasing documents, registers these goods and archives the documents at the time of purchase.
- Carries out the transactions related to service procurement.
- Provides information regularly or when requested to the Graduate School Director, Vice Director and Institute Secretary for which they are accountable and works in accordance with their instructions.
- Organizes inventory charts by performing a Year-End Inventory Count, prepares, registers and archives the movable transaction slip, liability slip, inventory report etc. to be delivered to the Strategy Development Directorate and Court of Accounts.
- Determines the fixtures that are no longer of use and reports them to the Value Determination Commission.
- Performs the duties of the warehouse officer in their absence.
- Performs other duties assigned by the Institute Director.
- Is accountable to the Institute Secretary in the fulfillment of the above-mentioned duties.


Enstitü personel ve mali işlemlerinin yürütülmesinden Personel ve Mali İşler Şefine karşı sorumludur. Rektörlükte Strateji Dairesi Başkanlığı, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı Sosyal Güvenlik Kurumu ile ilişkilidir. Tahakkukların zamanında ödenebilmesi için gerekli tedbirlerin alınması ve Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına sunulmasını yürütür.
Görevleri:
- Akademik ve idari personel ile ilgili olarak;
- Mevzuatı bilir ve değişiklikleri takip eder,
- Özlük dosyalarını tutar, gerekli yazışmalarını yapar ve bilgilerin arşivlenmesini sağlar,
- Terfi işlemlerini takip eder ve gerekli yazışmaları yapar,
- İzin işlemlerini takip eder ve yazışmalarını yapar,
- Mal bildirim ve işlemlerini takip eder ve arşivler,
- Ek ders sınav ücretlerini ve uzaktan öğretim materyal ve içerik geliştirme hizmet ücretlerini hesaplar, imzaya sunar ve gerekli makama ulaştırır.
- Mali işlemlerde güncelleşen konularda kurslara katılır, program geliştirir ve bu programları Enstitü yapısına adapte eder.
- Her mali yıl içerisinde Enstitünün bir yıl sonraki Yatırım ve Analitik Bütçesini hazırlar, yeteri kadar ödenek bulunup bulunmadığını kontrol eder ve Enstitünün harcama kalemlerini yasa ve yönetmelikler içerisinde kullanımını sağlayarak Enstitünün giderlerinin bütçedeki tertiplere uygun olmasını sağlar.
- Ambar memurunun bulunmadığı durumlarda ambar memurunun görevlerini yapar.
- Enstitü Müdürünün vereceği diğer görevleri yapar.


Uzaktan öğretim programlarının sunumu, öğretimin uzaktan yürütülmesi ve sınavlarının uygun biçimde yapılması için gereken akademik ve idari hizmetlerin koordinasyonundan sorumludur. Koordinasyonun başarılı bir şekilde yürütülmesi için gerektiğinde çalışma saatleri dışında da görevini sürdürür. Uzaktan öğretim materyal ve içerik geliştirme hizmet formlarını hazırlar ve takibini yapar. Sorumlu olduğu makamlar; Enstitü Müdürü ve Enstitü Müdür Yardımcılarıdır. İdari sorunların çözümünde Enstitü Sekreteriyle birlikte çalışır.
Görevleri:
- Uzaktan Öğretim Sistemi içerisinde bulunan öğretim üyesi, öğrenciler ve idari çalışanlar arasındaki koordinasyonu sağlar.
- Uzaktan Öğretim Tezsiz Yüksek Lisans programlarının final ve bütünleme sınavlarının organizasyonunu yapar.
- Gerektiğinde Uzaktan Öğretim Sistemini kullanacak akademik, idari personel ve öğrencilere kullanıcı eğitimi verir.
- Uzaktan öğretim programlarının istatistikî verilerini hazırlar.
- Uzaktan öğretim materyal ve içerik geliştirme hizmet formlarının düzenlenmesi, takibi ve dosyalanmasını sağlar. Bu konuda, İçerik Geliştirme Birimi ve ilgili Enstitü Müdür Yardımcısı ile birlikte çalışır.
- Enstitü Müdürünün direktifleri doğrultusunda sistemin idari hizmetleri ile ilgili olarak anket ya da görüşme yoluyla sistemdeki öğrencilerden geri besleme alarak değerlendirme yapar ve rapor halinde Müdürlüğe sunar.
- Enstitü Müdürünün ve Müdür Yardımcılarının uzaktan öğretimle ilgili vereceği diğer görevleri yerine getirir


Uzaktan öğretim programlarının sunumu, öğretimin uzaktan yürütülmesi ve sınavlarının uygun biçimde yapılması için gereken akademik ve idari hizmetlerin yürütülmesinden sorumludur. Koordinasyonun başarılı bir şekilde yürütülmesi için gerektiğinde çalışma saatleri dışında da görevini sürdürür. Sorumlu olduğu makamlar; Uzaktan Öğretim Koordinatörü ve Enstitü Müdür Yardımcılarıdır. İdari sorunların çözümünde enstitü sekreteriyle birlikte çalışır.
Görevleri:
- Uzaktan öğretim sistemi içerisinde bulunan öğretim üyesi, öğrenciler ve idari çalışanlar arasındaki koordinasyonun sağlanmasına yardımcı olur.
- Uzaktan Öğretim Tezsiz Yüksek Lisans Programları final ve bütünleme sınavlarının zamanında ve uygun biçimde yürütülmesini sağlar.
- Koordinasyon ve sınav için gerekli verilerin düzenlenmesi ve Sınav Yönetim Sistemine aktarır.
- Uzaktan öğretim sınavları ile ilgili öğrencilerin e-posta ve telefonlarına cevap verir.
- Uzaktan öğretim materyal ve içerik geliştirme hizmet formlarının hazırlanması ve takibinde Uzaktan Öğretim koordinatörüne yardımcı olur.


Uzaktan Öğretim Programları kapsamında verilen derslerin içeriklerinin düzenlenmesi, Öğrenme Yönetim Sistemi (ÖYS) sistemine uygun hâle getirilmesinden, yeni açılmış veya eski ders içerik ve materyal geliştirmeleriyle ilgili değişiklik bilgilerini Uzaktan Öğretim Koordinatörüne iletmek ve içerik geliştirme ekibinde çalışanların/çalışacakların seçiminden, eğitiminden ve çalışmalarından sorumludur. Enstitü Müdürü ve Enstitü Müdür Yardımcılarına karşı sorumludur.
Görevleri:
-
Uzaktan öğretim ders içeriklerinin tasarımının zamanında, standartlara uygun olarak hazırlanmasını ve içeriklerin değişen ihtiyaçlara uygun bir şekilde güncellenmesini sağlar.
-
Yeni açılan derslerin içeriklerinin zamanında ve uygun şekilde hazırlanması için dersin öğretim elemanıyla sürekli iletişim halinde olur.
-
Gerektiğinde uzaktan öğretim için içerik hazırlayan akademik ve diğer personele hikâye tahtası ile içerik hazırlama eğitimi verir.
-
Ders içeriklerinin hazırlanması ve güncellenmesi ile ilgili talepleri ve uygulamaları Uzaktan Öğretim Koordinatörü ile paylaşır.
-
Uzaktan öğretim ders içeriklerini hazırlayan öğretim elemanlarına yardımcı olur ve içerik hazırlayan ekibin çalışmalarını yönetir.
-
Enstitü web sayfalarının düzenlenmesi ve güncellenmesi, haberlerin duyurulmasını sağlar.
-
Enstitünün görsel tasarım işlerini (broşür, afiş, kartvizit vs. tasarımı) yapar.
-
Bilişim Enstitüsü süreli akademik yayını olan Bilişim Teknolojiler Dergisinin İngilizce web sayfası (ijit.info) işlerini yürütür ve Dergi Koordinatörüne yardımcı olur.
-
Enstitü yönetiminin verdiği alanıyla ilgili diğer görevleri yapar.


Uzaktan Öğretim Yönetim Sistemi, Görüntülü-Sesli Sohbet Sistemi ve diğer bilgi, iletişim ve bilgisayar sistemlerinin sorunsuz bir şekilde işlemesinden sorumludur. Sorumlu olduğu makamlar; Enstitü Müdürü ve Enstitü Müdür Yardımcılarıdır.
Görevleri:
-
Enstitü öğrenci işleri bilgi ve kayıt sistemi ile üniversite öğrenci işleri bilgi ve kayıt sisteminin koordinasyonunu yürütür.
-
Enstitünün diğer birimlerine teknik destek sağlar.
-
Enstitü altyapısını kullanan diğer akademik birimlerin ve dış paydaşların uzaktan öğretim programlarına teknik destek ve koordinasyonu sağlar.
-
Uzaktan Öğrenme Yönetim Sisteminin işleyişini sağlar (dönem açma-kapama işlemlerini yapar, öğretim üyesi ve öğrenci hesaplarını yönetir, öğrencilere sistem kullanıcı desteği verir vb.).
-
Enstitü bünyesindeki bilgi işlem merkezinde bulunan sunucu sisteminde yüklü bulunan yazılım ve donanımların bakımının yapılmasını ve güncelliğinin korunması sağlar. Yıllık bakım ve güncelleme ödemelerinin planlanmasını ve takibini yürütür.
-
Sesli-görüntülü sohbet sisteminin işleyişini sağlar ve kontrol altında tutar.
-
Enstitünün sunucu ve bilgisayar sistemlerinin sürekli çalışır durumda olmasını sağlar ve gerektiğinde Üniversite Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ile iletişim kurarak destek alır.
-
Enstitü Müdürlüğünün vereceği alanıyla ilgili diğer işleri yapar.


Uzaktan öğretim için geliştirilen ders materyal ve içeriklerinin sunucu ve ÖYS sistemine yüklenmesi, ÖYS sisteminin sürekli çalışır halde tutulması, eğitiminin verilmesi, öğretim üyelerine ve öğrencilere her an destek sağlanması, Enstitü EBYS sistemi teknik desteğinin yürütülmesinden sorumludur. Sorumlu olduğu makamlar; Enstitü Müdürü, Enstitü Müdür Yardımcılarıdır.
Görevleri:
- Uzaktan öğretim ders materyal ve içeriklerini ÖYS sistemine yükler ve uygun şekilde çalışmasını denetler.
- Enstitü sunucu sistemine yüklü ÖYS sisteminin sürekli çalışır hâlde kalmasını sağlar.
- ÖYS sisteminin sürekli güncel kalması için aracı kurumla gerekli irtibatları kurar,
- ÖYS ve EBYS sistemlerinin sağlıklı yürütülmesi için öğretim elemanı, öğrenci ve çalışanlara teknik destek sağlar.
- ÖYS sisteminin kullanımı hakkında öğretim elemanı ve öğrencilere her an teknik destek ve eğitimini verir.
- Yeni çıkmış ya da üniversitemiz dışındaki kurumlarda kullanılan ÖYS sistemlerini takip ederek gerektiğinde yönetime talepte bulunur.
- Uzaktan Öğretim Yönetim Sisteminin düzgün şekilde işleyişine yardımcı olur (dönem açma-kapama işlemlerini yapar, öğretim üyesi ve öğrenci hesaplarını yönetir, öğrencilere sistem kullanıcı desteği verir vb.).
- Üniversitenin ve diğer kurumların düzenlediği ÖYS ve EBYS sistemleri ile ilgili eğitimlere katılır.
- Sesli-görüntülü sohbet sisteminin işleyişini sağlar ve kontrol altında tutar.
- Enstitü Müdürlüğünün vereceği alanıyla ilgili diğer işleri yapar.


Enstitü Müdürünün görüşme ve kabulleri ile diğer işlerini yürütür. Sorumlu olduğu makamlar; Enstitü Müdürü ve Enstitü Sekreteridir.
Görevleri:
- Enstitü Müdürünün görüşme ve kabullerine ait hizmetleri yürütür, Enstitü Müdürünün özel ve resmi haberleşmelerini yerine getirir ve gizlilik taşıyan yazışma işlerini yürütür.
- Enstitü Müdürünün kurum içi ve kurum dışı randevu isteklerini düzenler, özel ve kurumsal dosyalarını tutar ve arşivler.
- Enstitü Müdürünün görevlendirmelerinde, görevden ayrılma, göreve başlama yazışmalarının takibi ile yolculuk ve konaklama ihtiyaçları için rezervasyonları yapar.
- Enstitü Kurullarının toplantı ve gündemlerini zamanında kurul üyelerine duyurur ve takip eder.
- Enstitü Müdürü ile Anabilim Dalı Başkanları ve öğretim elemanları arasındaki her türlü iletişimi sağlar.
- Toplantı, açılış ve mezuniyet törenlerinde programların ve mekânların hazırlanmasını sağlar.
- Yönetim, öğretim elemanları ve öğrenciler arasındaki iletişimde aracılık yapar.
- Dini ve milli bayramlarda müdürlük kutlama ve tebrik mesajlarını hazırlar.
- Görev alanı doğrultusunda müdürlüğün vereceği diğer işleri yapar


Başta Enstitü Sekreterine karşı sorumludurlar.
Görevleri:
- Enstitü binasının iç ve dış bakımını ve temizliğini yapar.
- Konukların ağırlanmasına yardımcı olur.
- Bakım ve temizlik işleri ile ilgili malzemelerin teslim alınmasını sağlar.
- Enstitünün evrak-hizmet lojistik işlerini yapar.
- Enstitü Sekreterinin vereceği diğer işleri yapar


Bilişim Enstitüsü Süreli Akademik Yayını olan Bilişim Teknolojileri Dergisinin hazırlanması, tasarımı ve zamanında yayınlanmasından sorumludur. Baş Editör derginin tanıtılması, kalitesinin yükseltilmesi ve sürekliliğinin sağlanması, A sınıfı dergi grubuna girmesi için gerekli çalışmaları ve girişimleri yapmaktan, derginin https://dergipark.org.tr/tr/pub/gazibtd adresinde yayınlanmasından ve denetiminden sorumludur.
- Gelen makalelerin dergi kapsamına uygun olup olmadığına karar verir.
- Hakemlerin belirlenmesi için makale taslağını Bölüm Editörlerine gönderir.
- İncelenecek makalelerin intihal açısından denetlenmesi için Bölüm Editörlerini bilgilendirir.
- Gerekirse, hakemlere gönderilmek üzere makaleyi ve ilgili üst yazıyı yazar ve gönderir.
- Gerekirse, süresi içerisinde değerlendirilmeyen makaleler için hakemlere hatırlatma yapar.
- Gerekirse, dönüş olmayan değerlendirmeler ve kesin kararda güçlük çekilen makalelerde 3. ve 4. hakem atamasını ilgili editöre sorarak gerçekleştirir.
- Gerekirse, hakemlerin değerlendirme raporunu gönderdikten sonra gelen raporu, kullanıcıların kendi sistemlerinden görmelerine izin verir (düzeltme, ret, kabul vb.).
- Gerekirse, hakem tarafından düzeltilmesi ve tekrar görülmesi istenen makalenin düzeltilmiş hâlini hakeme gönderir.
- Baş Editör, dergi işlerinin yürütülmesinde gerekirse Bölüm Editörlerinden yardım ister ve işleri takip eder.
- Derginin içerik yönünden hukuki bir işlem içerip içermediğini denetler.
- Dergi işlerinin yürütülmesinde Enstitü Müdürüne karşı sorumludur.


Bilişim Teknolojileri Dergisi Bölüm Editörü, dergi işlerinin yürütülmesinde öncelikli olarak Baş Editöre karşı sorumludur. Baş Editör, Dergi Koordinatörü ve Dergi Memuru ile koordineli olarak çalışarak işlerin uygun şekilde gitmesini sağlar. Genel anlamda, dergide yayınlanması istenen makalelerin ele alınması, denetimi ve hakemlere gönderilmesi için gerekli çalışmaları ve girişimleri yapmaktan sorumludur.
Görevleri:
- Gelen makalelerin dergi kapsamına uygun olup olmadığına karar verir.
- Dergide yayınlanacak makalelerin intihal açısından ön-incelemeden geçirilmesini sağlar.
- İlgili hakemleri belirler. Bu belirlemede hakemlerin uzmanlık ve tecrübeleri dikkate alınır.
- İlgili yazıyı hakemlere gönderilmek üzere yazar ve gönderir.
- Süresi içerisinde değerlendirilmeyen makaleler için hakemlere hatırlatma yapar.
- Dönüş olmayan değerlendirmeler ve kesin kararda güçlük çekilen makalelerde 3. ve/veya 4. hakem ataması gerçekleştirir.
- Hakemlerin değerlendirme raporunu aldıktan sonra ön incelemesini yapar ve gelen raporu, kullanıcıların kendi sistemlerinden görmelerine izin verir (düzeltme, ret, kabul vb.).
- Hakem tarafından düzeltilmesi ve tekrar görülmesi istenen makalenin düzeltilmiş hâlini hakeme gönderir.
- Bölüm Editörü, dergi işlerinin yürütülmesinde gerekirse, dergi koordinatöründen yardım ister ve işleri takip eder.


Dergi Koordinatörü, dergi işlerinin yürütülmesinde öncelikli olarak Baş Editöre karşı sorumludur. Baş Editör ve Dergi Memuru ile koordineli olarak çalışarak işlerin uygun şekilde yürümesini sağlar. Genel anlamda, derginin zamanında ve eksiksiz bir şekilde yayınlanması için gerekli çalışmaları yapar.
Görevleri:
-
Dergi Yönetim Sistemini periyodik aralıklarla kontrol ederek dergiye yapılan yeni başvuruları takip eder.
-
Yeni makale başvurusu olması halinde ilgili makalenin intihal açısından ön-incelemeden geçirilmesini sağlar.
-
Dergiye gelen makalenin gerekli ön incelemelerini yaptıktan sonra, makaleyi dergi Baş Editörüne atama işlemini yapar.
-
Derginin evrak işlerinden sorumlu memur tarafından yürütülen işlerin gerektiği gibi yapılıp yapılmadığını kontrol eder.
-
Kabul edilen makalelerin basıma hazırlanması için sayfa düzeni çalışmalarını yapar.
-
Dergiye gelen dilek ve şikâyetleri derginin Baş Editörüne iletir.
-
Dergi işlerinin yürütülmesinde Enstitü Müdürü ve Dergi Baş Editörüne karşı sorumludur.


Dergi adına yazılacak tüm resmi evrakların yazılması, takip edilmesi ve dergiye gelen yazıların arşivlenmesinden sorumludur.
Görevleri:
- Yazarlara, derginin yeni sayısı yayınlandığı zaman e-posta gönderir.
- Makale değerlendirmesinde emeği geçen tüm hakemlere teşekkür yazısı yazar.
- Derginin tüm resmi yazışmalarını hazırlar ve ilgili yere ulaştırılmasını sağlar.
- Dergi işlerinin yürütülmesinde ilgili Enstitü Müdürü Yardımcısı, Dergi Baş Editörü ve Dergi Koordinatörüne karşı sorumludur.


Yükseköğretim Kurulunun belirlediği araştırma görevlilerinin genel görevlerine ek olarak Bilişim Enstitüsü tarafından belirlenen amaç ve ilkeler doğrultusunda hareket eder. Akademik çalışmalarını yaparken aynı zamanda Enstitüdeki eğitim ve öğretim hizmetlerinin yürütülmesine yardımcı olur.
Genel Görevleri:
- Kuramsal ve uygulamalı eğitim-öğretim (akademik) çalışmalar yapar, yaptırır ve yürütülmesine yardımcı olur.
- Bilimsel araştırmalar yapar ve sonuçlarını yayınlar.
- Gerektiğinde Enstitü öğrencilerine yardımcı olur, yol gösterir ve rehberlik eder.
- Derslik ve laboratuvar gibi ortamların hazırlanmasına, düzenlenmesine ve derslerin yürütülmesine yardımcı olur.
- Görevlendirildiği derslerin ödev ve raporlarını değerlendirir,
- Sınavlar ve derslerde gözetmenlik yapar.
- Alanıyla ilgili yurtiçi ve yurtdışında gerçekleştirilen seminer, sempozyum, konferans ve toplantıları izler ve bu etkinliklere araştırma ve çalışma sonuçlarını sunar ve akademik faaliyetleriyle ilgili enstitü yönetimine yılda iki kez rapor verir.
- Düzenlenen törenlere ve akreditasyon çalışmalarına yardımcı olur.
- Gerektiğinde dersler, kurslar ve uyum eğitimi alır.
Genel Görevlerine Ek Olarak:
- Enstitü nezdinde görevli olduğu anabilim dalı başkanlığının işlerini yapar.
- Enstitü ile anabilim başkanlığı arasındaki iletişimi ve birimin; öğrenci, öğretim elemanları, öğrenci işleri ve diğer anabilim dalları ile ilgili koordinasyonu sağlar.
- Temelde öğrenci işlerinin sorumluluğunda olmakla birlikte yetersizlik ve/veya ihtiyaç durumlarında öğrencilere kayıt dönemlerinde danışmanlık yapar veya yardımcı olur.
- Birimindeki öğrenci başvuru ölçütlerinin ve kontenjanlarının belirlenmesi, derslerin açılması, kapatılması (ekle-bırak), yürütülmesi ve izlenmesinde anabilim dalı başkanlığına yardımcı olur. Gerektiğinde öğrencilere ders seçme konularında yardımcı olur.
- İçerik tasarım ekibinde görev yapması durumunda, uzaktan öğretim ders içeriklerinin hazırlanması ve işler hâle getirilmesinde öğretim elemanları ve Enstitü içerik yönetim birimi ile irtibat kurar ve ders AKTS formlarının hazırlanması ve güncellenmesini sağlar.
- Gerektiğinde Anabilim dalı öğrencilerinin tezlerini kontrol eder ve uygun şekilde hazırlanmasını sağlar.
- Dönem sonlarında Seminer ve Dönem Projesi sunumları için gerekli evrakları hazırlar, öğretim elemanlarına yardımcı olur ve sunumlar sonrası evrak takibi yapar.
- Danışman atanması, tez konusu belirleme vb. evrakları anabilim dalı başkanlığına imzalatarak öğrenci işlerine sunar.
- Tamamlanan tezlerin orijinal bir nüshasını, bir adet CD kopyasını ve YÖK ve Kütüphane Tez Teslim Formlarını teslim alır. YÖK Tez Merkezine gerekli yüklemeleri yapar. Düzenli aralıklarla, YÖK ve G.Ü. Dokümantasyon Daire Başkanlıklarına ilgili evrakları teslim eder ve ayrıca bunları Enstitüde arşivler.
- Enstitü tarafından yapılması planlanan ders, toplantı, eğitim, seminer, sempozyum ve konferansların organizasyonuna, koordinasyonuna, yürütülmesine ve sonuçlandırılmasına yardımcı olur.
- Enstitünün, anabilim dalının ve Enstitü dergisinin (Bilişim Teknolojileri Dergisi) tanıtılması ve kalitesinin artırılması için çalışmalar yapar.
- Enstitüdeki diğer anabilim dalları araştırma görevlileri ile koordineli çalışır.
- Değişen şartlara bağlı olarak yönetim tarafından verilebilecek diğer görevleri de yerine getirir.