Kuruluşunuzun ve kullanıcılarınızın Google Drive ile nasıl çalıştığını belirleyin, ardından uygulamalarını ve ayarlarını gereksinimlerini destekleyecek şekilde yapılandırın.
İşte sizin için bir soru kelime sınav:
"Google Drive" terimi __________ anlamına gelir.
- "Google Drive dosya depolama sisteminde" olduğu gibi depolama alanı.
- Tarayıcı uygulamaları, "drive.google.com adresinden Google Drive'a giriş yaparak yeni bir doküman oluştur" da olduğu gibi.
- "Dosyalarınıza erişmek için Windows / Mac'te Google Drive'ı aç" bölümünde olduğu gibi bir dosya senkronizasyon uygulaması.
- "Telefonunuzdaki Google Drive uygulamasıyla doküman oluşturun ve düzenleyin" bölümünde olduğu gibi bir mobil uygulama.
- Yukarıdakilerin hepsi
Tabii ki, "5" doğrudur. Google Drive bu dört öğeden herhangi birine başvurabilir.
Karışıklığı sona erdirmek
"Google Drive" ın çoklu tanımları karışıklığa neden olabilir. Bir kişiye "Google Drive ile dosyayı aç" talimatı verirseniz, bir tarayıcı mı yoksa uygulama mı açmalıdır? Her iki işlem de "Google Drive" ı açar, ancak kullanıcıyı farklı ortamlarda bırakır. Farklılıklar çalışmaya çalışan bir kullanıcı için çok az önemli. Aradaki fark önemli. Yerel bir Word dosyasını tarayıcıda Google Drive ile açtığınızda dosya görüntülenir ve kullanıcının Google Dokümanlar biçiminde tamamen yeni, dönüştürülmüş bir dosya oluşturmasına izin verir. Şimdi bir yerine iki dosya var. Biri Google Dokümanlar biçiminde ve diğeri Word biçiminde; bu daha fazla karışıklığa ve hayal kırıklığına neden olabilir.
Genellikle kullanıcılar Google Drive'ı iki yoldan biriyle kullanır:
- Microsoft Office belgelerini depolamak için veya
- Bir tarayıcıdan yerel Google (veya web) dokümanları oluşturmak, düzenlemek ve saklamak için.
Microsoft Office'in ötesine geçen kuruluşlar bunu kolaylaştırır. Google Drive kuruluşun dosyalarını saklar ve doküman oluşturmak ve düzenlemek için gereken uygulamalara erişim sağlar. Microsoft Office yüklü olmadan, karışıklık için çok az şans vardır.
Zorluk, e-posta ve paylaşılan takvim için Google Apps kullanan, ancak yine de belgeler için Microsoft Office paketini kullanan kuruluşlarda ortaya çıkar. Bu ayarlarda Google Drive yalnızca Microsoft Office belgelerini depolamak için çalışır. "Google Drive" ın çoklu anlamları karışıklığa neden olabilir.
Kullanıcıların Google Drive'ı nasıl kullandığından emin değilseniz, bir kullanıcıdan yeni bir belge oluşturmasını isteyin. Microsoft Word'ü açarlarsa, büyük olasılıkla Google Drive'ı depolama alanı olarak kullanıyorlar. Tarayıcı kullanıyorlarsa Google Drive uygulamalarının tüm gücünü kullanıyorlar. (Bazı kuruluşların her ikisini de kullandığını biliyorum: Biçimlendirilmiş belgeler için Office ve birlikte çalışma için Drive. Bunu yapan kullanıcılar teknik açıdan oldukça yeterlidir.)
İki ortamın her birinde olası karışıklığı ve sorunları en aza indirmek için:
Microsoft Office belgesi kullanıcıları Drive'a Drive masaüstü uygulamasından veya Quickoffice mobil uygulamasından erişmelidir
1. Microsoft Office belgelerini saklama
Kuruluşunuz e-posta ve takvim için Google Apps İşletme Sürümü'nü ve belgeler için Microsoft Office paketini kullanıyorsa, sisteminizi belgelerle çalışacak şekilde kurmanızı öneririm.
a. Dosya senkronizasyonu için Mac / Windows sistemlerine Google Drive'ı yükleme
Google Drive uygulamasını yükleyin (Mac ve Windows için kullanılabilir). Kullanıcılara Office belgelerini açarken veya kaydederken Drive'a erişmelerini öğretin: Mac sistemlerde Mac Finder'ı kullanarak; Windows sistemlerinde "Başlat Menüsü" (veya Windows 8 kullanılıyorsa kutucuk) kullanarak.
b. Akıllı telefonlarda ve tabletlerde Google Apps Business için QuickOffice kullanma
QuickOffice mobil uygulamaları (Android ve iOS için kullanılabilir), kullanıcıların belgeyi yerel Google Doküman biçimine dönüştürmeden Office dokümanlarını düzenlemelerine olanak tanır. Bu, kullanıcıların yukarıda ayrıntıları verilen "birden çok belge" sorunundan kaçınmasına yardımcı olur. Aygıtta oluşturulan dosyalar Microsoft Office veya düz ".txt" biçiminde olacaktır; bunların tümü Mac veya Windows sistemlerinde Microsoft Office ile açılabilir.
Microsoft Office olmayan kullanıcılar Drive'a web'den veya Google Drive mobil uygulamasından erişmelidir
2. Yerel Google dokümanlarıyla çalışma
Kuruluşunuz Microsoft Office'i tamamen kaldırdıysa ve e-posta, takvim ve belge işbirliği için Google Apps İşletme Sürümü'ne tamamen güveniyorsa işler daha basittir.
a. Mac / Windows sistemlerindeki tüm dosya etkinlikleri için tarayıcı kullanma
Http://drive.google.com adresindeki bir tarayıcıda dosya oluşturun, düzenleyin ve paylaşın. (Chrome tarayıcıyı kullanmanızı öneririm.) Google, http://learn.googleapps.com/tour-drive adresindeki Google Drive ve Google Dokümanlar özellikleri için yararlı bir etkileşimli tur sunar.
(İleri düzey kullanıcılar için not: "Diğer" menüsünün, kullanıcılara Google Market'ten yönetici tarafından yüklenen uygulamalara erişim sağladığını unutmayın. Örneğin, MindMeister zihin haritalama web uygulamasına bu şekilde erişiyorum.)
b. Google Drive uygulamalarını akıllı telefonlarda ve tabletlerde kullanma
Google Drive mobil uygulamaları (Android ve iOS için kullanılabilir), kullanıcıların akıllı telefonlarda ve tabletlerde Google dokümanlarını düzenlemelerine olanak tanır. Cihazda oluşturulan dosyalar "yerel" Google doküman biçimlerinde olur ve görüntüleme veya düzenleme için başkalarıyla paylaşılabilir.
Güçlü kullanıcılar için bir not: Elbette, hiçbir şey kullanıcıların her yerde dosyalarla çalışmasını engellemez (yani Google Drive Windows / Mac uygulamasında, QuickOffice'de, Google Drive mobil uygulamalarında ve drive.google.com tarayıcı uygulamasında). Teknik açıdan yetkin kullanıcılar, bu araçların her biri ile çalışmakta ve aralarında gerektiği gibi geçiş yapmakta sorun yaşamamalıdır.
Sonuç olarak
İdeal bir dünyada dosya formatları önemli olmaz: Google Drive kullanıcıları, "dönüştürülmüş" kopyalar oluşturmadan Microsoft Office ve yerel Google doküman dosyalarını açabilir ve düzenleyebilir. Google'ın bu dünyaya doğru çalıştığına dair işaretler var. (Haziran 2013'te François Beaufort, Chrome OS geliştirici kanalının Microsoft Office dosyalarının yerel olarak düzenlenmesine izin verdiğini bildirdi.) O zamana kadar kullanıcılarınız için doğru Google Drive araçlarını seçin, böylece ne zaman demek istediğinizi anlayacaklar, " Google Drive'a kaydedin. "
Ayrıca okuyun:
- Google Drive ile çukurların etrafında dönme
- Google Drive'ınızı en üst düzeye çıkarmanın on yolu
- Kuruluşunuzun Google Drive'ın benimsenmesini iyileştirmenin beş yolu