İçindekiler
Proje yönetiminde risk yönetimi nedir?
Proje yönetiminde, risk projenizi olumlu veya olumsuz yönde etkileyebilecek herhangi bir potansiyel olaydır. Risk yönetimi Bu olayları daha önce veya oldukları gibi tanımlama ve bunlarla başa çıkma sürecidir. Risk, birçok farklı biçimde ortaya çıkabilir; çalışan hastalığı, sert hava koşulları, beklenmeyen maliyetler ve bunların arasında ulaşım gecikmeleri.
Hiçbir proje risksiz değildir. Bu nedenle, bir projeyi risk yoluyla yönetme yeteneği, proje yöneticilerinin sahip olması beklenen en önemli becerilerden biridir.
Riskler genellikle bir projenin aşağıdaki yönlerini etkiler.
- Bütçe: Risk, bir projeyi tamamlamak için ihtiyacınız olan para miktarını değiştirebilir.
- Takvim: Programlar ve zaman çizelgeleri gecikmeler veya beklenmedik değişikliklerle karşılaşabilir.
- Dürbün: İlk hedefler, bir projenin orijinal amaçlarından genişleyebilir veya uzaklaşabilir ve bu da kapsam kaymasına yol açabilir.
Riskler ayrıca aşağıdaki özelliklere de sahip olabilir:
- Dış risk: Dış risk, proje ekibinin kontrolü dışındaki bir risktir. Bunlar, mesela sözleşmeli bir satıcının son teslim tarihlerini kaçırması veya sert hava koşullarını içerebilir.
- Dahili risk: İç riskler, bir proje ekibinin kontrol edebileceği risklerdir. Bazı örnekler, son teslim tarihlerini karşılamayan proje üyelerini veya yanlış bütçe tahminlerini içerir.
- Pozitif risk (fırsat): Tüm riskler kötü değildir. Fırsat olarak da bilinen pozitif risk, projeniz üzerinde iyi bir etkisi olabilecek beklenmedik bir olaydır. Pozitif riskin sonuçları, görevlerin beklenenden daha erken veya bütçenin altında tamamlanmasını veya orijinal hedeflerin üzerinde performans gösterilmesini içerebilir. Ekip üyelerinin yeni bir araç yardımıyla daha verimli hale gelmesi gibi dahili faktörler veya projenize yardımcı olan bir politika değişikliği gibi harici faktörler nedeniyle pozitif riskler ortaya çıkabilir.
Proje riski nasıl yönetilir?
Genel bir risk yönetimi sürecini ve risk azaltma stratejilerini anlamak isteyeceksiniz. Risk yönetimi süreci, riskleri planlamanıza ve tahmin etmenize yardımcı olacak ve azaltma stratejileri, gerçekleşirse bunlarla başa çıkmanız için size araçlar sağlayacaktır.
Risk yönetimi süreci
Risk yönetimi süreci veya yaşam döngüsü, projenizde meydana gelebilecek risklerle başa çıkmanın yapılandırılmış bir yoludur. Bazı küçük farklılıklar görseniz de, risk yönetimi süreci veya yaşam döngüsü genellikle aşağıdaki adımları takip eder. Bu süreç hem olumlu hem de olumsuz riskler için kullanılabilir.
1. Riskleri tanımlayın
Potansiyel riskleri kavramanın ilk adımı, bunların ne olduğunu bilmektir. Bu adımda, ortaya çıkabilecek risklerin bir listesini (veya elektronik tablosunu) yaparak projenizi etkileyebilecek bireysel riskleri belirleyeceksiniz. Ortak proje risklerine örnek olarak, proje için yeni bir teknoloji programının uygulanması, yetersiz tanımlanmış bir proje hedefinin veya tesliminin olması ve proje ekibi üyelerinin sağlık ve güvenliğini korumak için yeterli önlemlerin alınmaması sayılabilir.
Kendi proje yönetimi uzmanlığınızı kullanın ve ne gibi zorluklarla karşılaşabileceğinizi görmek için benzer geçmiş projelere danışın. Ayrıca paydaşların, ekip üyelerinin ve konu uzmanlarının sizinle fikir üretmesini isteyeceksiniz; sizin gözden kaçırdığınız alan hakkında fikir sahibi olabilirler.
2. Potansiyel risk etkisini analiz edin
Risk analizi aşamasında, her bir riskin gerçekleşme olasılığının yanı sıra her bir riskin projeniz üzerindeki potansiyel etkisini keşfedeceksiniz. Bu riskler listesini bir risk kaydı — Öncelik düzeyi ve azaltma planları gibi bilgileri takip eden her bir riski ortaya koyan bir çizelge. Hem nitel hem de nicel bilgileri kaydedebilirsiniz.
3. Risklere öncelik verin
Bu aşamada, risk seviyelerini belirlemek için her bir riskin olasılığını ve etkisini kullanarak risklere öncelik atayacaksınız. Bu durum belirlediğiniz faktörlere dayalı olarak her bir riske yüksek, orta veya düşük bir öncelik atamak anlamına gelir. Risklerinizi değerlendirmek, ekibinize riski azaltmak için enerjilerini nereye odaklayacaklarını görme şansı verir.
4. Riskleri azaltın
Her riski azaltmak için bir plan yapın. Riskleri nasıl tedavi edebileceğinizi aşağıda daha ayrıntılı olarak ele alacağız. Bu planları da risk listenize kaydedin.
5. Riskleri izleyin
Son adımda,projeniz başlarken her riski izlemek için bir süreç oluşturun. Bunu, belirli risklere göz kulak olmaları ve bunları azaltmaları için ekip üyeleri atayarak yapabilirsiniz. Bu durum risklerin nerede olduğu ve ne kadar olası olduğu konusunda sürekli bir fikre sahip olmanızı sağlar, böylece ortaya çıkarlarsa bunlarla mücadele etmeye hazır olursunuz.
Risk azaltma: Risklerle başa çıkma süreci
Risk yönetimi süreci, riskleri gerçekleşmeden önce halletmeniz için bir yol sunar. Ama onları hafifletmenin gerçek yolları nelerdir? Kaçınma, kabul etme, azaltma ve aktarma, riski azaltmanın dört yaygın yoludur. Her risk için hangi adımı kullanacağınıza karar vermek kesin bir bilim değildir ve hangisinin en iyi olduğunu belirlemek için muhakemenizi ve uzmanlığınızı kullanmanız gerekir. Her bir azaltma taktiğiyle ilgili biraz daha ayrıntı ve rehberlik burada.
1. Kaçının
Tüm risklerden kaçınılamaz. Fakat mümkün olduğunda bunu yapmak iyi bir fikir olabilir. Riskin gerçekleşme olasılığı yüksekse, riskten kaçının. Bir ortak satıcı, düşük kaliteli işler sağladığı için itibar kazandı mı? Farklı bir tane bulmaya çalışın. Yağmur mevsimi boyunca etkinlik mi planlıyorsunuz? Etkinliği iç mekana veya daha güneşli bir mevsime taşıyın.
2. Kabul et
Riskleri kabul etmek, gerçekleşme şansları düşükse ve projeniz üzerinde düşük etkiye sahip olacaksa mantıklı olabilir. Sonuç olarak, risk gerçekleşirse, projenizi rayından çıkarmamalıdır. Bir düğün için ayçiçeği aranjmanları sipariş ettiğinizi varsayalım. Fakat çiçekçi küçük bir ihtimalle yeterli olmayacaklarını ve bazılarını lalelerle değiştirmek zorunda kalacaklarını söylüyor. Risk olasılığı düşük olduğundan ve ayçiçeği yerine lale olması düğünü alt üst etmeyeceğinden, yeni bir çiçekçi bulmak için kendinizi zahmete sokmak yerine riski kabul edebilirsiniz.
3. Azalt
Riski azaltmak, riskin gerçekleşme olasılığını veya projeniz üzerindeki potansiyel etkisini en aza indirmek için planınızdaki öğeleri değiştirmek anlamına gelir. Orta ve yüksek riskler, denemek ve azaltmak için iyi adaylardır. Azaltma genellikle biraz çaba veya yatırım gerektirir. Örneğin bir proje yöneticisi, ekip işin gerisinde kalıyorsa yeni ekip üyelerini işe alabilir.
Bu aynı zamanda proje planınıza risk azaltma taktiklerini dahil etmek anlamına da gelebilir. Zaman tamponları karmaşık veya zamana duyarlı görevler için, işiniz geride kalmaya başlarsa size biraz esneklik sağlayabilir. sahip olmak acil durum bütçesi ortaya çıkarsa beklenmeyen maliyetleri karşılamaya yardımcı olabilir.
4. Aktarma
Riskleri devretmek, riski projenizin dışında başka bir tarafa kaydırmayı gerektirir. Bu durum bir sigorta poliçesi almak veya işin bölümlerini üçüncü bir tarafa dış kaynak sağlamak anlamına gelebilir. Risk yine de ortaya çıkabilir. Fakat projenize olan doğrudan etki, projenizin dışındaki biri tarafından emilecektir.
Riski yönetmek için araçlar
Araçlar, ekibinizin düşünceleri ve çabaları için size bir yapı sağlayabilir ve bir proje boyunca bir referans noktası olarak hizmet edebilir. İşte risk yönetimi sürecinizde kullanmayı düşünebileceğiniz birkaç tanesi.
- Risk yönetim Planı: Bir risk yönetim planı, genellikle projenizdeki riskle ilgili tüm bilgileri içeren yaşayan bir belgedir. Bu durum bir yönetici özetini, risk kaydınızı, azaltma planlarınızı, risk sahiplerini ve riskle ilgili diğer bilgileri içerebilir. Proje yöneticileri, proje ilerledikçe ve ihtiyaçlar dalgalandıkça belgeyi güncelleyebilir.
- Risk kaydı: Risk kaydı, bir projeyle ilişkili tüm risklerin yanı sıra öncelik düzeylerini, azaltma planlarını ve diğer önemli ayrıntıları içeren bir çizelgedir. Bir risk kaydı, bir risk matrisi olarak da adlandırılabilir. Risk kayıtlarını derlemenize veya bir elektronik tabloda kendinizinkini oluşturmanıza yardımcı olabilecek proje yönetimi yazılımı bulabilirsiniz.
Bir proje ekibi bir şirketi saha dışında hazırlarken bir risk listesi şöyle görünebilir.
Projenizdeki riski nasıl yöneteceğinizi öğrenin
Riski planlamak için resmi bir süreç ve bunları azaltmak için kullanılacak çeşitli stratejiler de dahil olmak üzere, riski yönetmenin birçok parçası vardır. Risk yönetimini resmi olarak öğrenmenin bir yolunu arıyorsanız, kendi kendinize çalışabilir veya Google Proje Yönetimi: Profesyonel Sertifika gibi bir proje yönetimi kursuna kaydolabilirsiniz.