Her başarılı projenin arkasında uzun bir kontrol listesi, bol miktarda kahve ve bir veya birkaç tane organize proje yöneticisi vardır. Zorlayıcı proje yöneticileri, projelerin zamanında ve mükemmel sonuçlarla teslim edildiğinden emin olmak için her projenin bel kemiğidir.
Ancak profesyonel proje yöneticileri, proje yönetimi konusunda kapsamlı bir eğitime sahip olsa da, çoğumuz işimizin bir parçası olarak proje yönetiyoruz: monday.com yakın zamanda 1300'den fazla profesyonelle anket yaptı ve bu kişilerin %95'i işlerinin bir parçası olarak proje yönettiklerini söyledi ancak tüm sadece %29'u proje yöneticisi unvanına sahip olduklarını söyledi.
Peki durum buysa, profesyonel ve profesyonel olmayan proje yöneticilerini birbirinden ayıran nedir? Tek kelime: şeffaflık.
Proje yönetimi tanımı
Proje yönetimi tipik olarak, kesin bir görevi, tek seferlik bir etkinliği veya devam eden bir faaliyeti tamamlamak için bir şirketin kaynaklarını (finans, çalışanlar veya varlıklar) organize etmeyi içerir. Başka bir deyişle, proje yönetimi, bir projenin başlatılmasını, ana hatlarını çizilmesini, yürütülmesini, denetlenmesini ve tamamlanmasını içerir.
Proje yöneticisinin hangi sektörden geldiği önemli değildir. Proje yöneticileri genellikle proje amaçlarını ana hatlarıyla belirtmek, görevleri ekip üyelerine atamak ve projenin farklı aşamalarının ne zaman tamamlanacağını belirlemek gibi çok benzer görevlere sahiptir.
Proje yönetimi neden önemlidir?
Proje yönetimi, şirketlerin riskleri tahmin etmesine ve azaltmasına, maliyetleri daha iyi yönetmesine ve kaliteli sonuçlar vermesine yardımcı olur.
Economist Intelligence Unit (EIU) tarafından dünya genelinde 213 üst düzey yönetici ve proje yöneticisiyle yapılan bir araştırmaya göre, katılımcıların %90'ı, başarılı projeler sunma ve rekabetçi kalma açısından proje yönetiminin kritik (%47) veya biraz da olsa önemli (%43) olduğunu düşünüyor.
EIU raporuna göre, kapsam ve bütçenin ayrıntılı bir şekilde değerlendirilmesi, devam eden risk yönetimi ve proje sonuçlarının ölçülmesi de dahil olmak üzere ayrıntılı proje yönetimi süreçlerine bağlı kalan şirketler, hedeflerine daha tutarlı bir şekilde ulaşıyor ve hatta bunları aşıyor.
Tipik olarak, proje yönetimi yaşam döngüsü beş farklı aşamadan oluşur:
Tanımlama: Belirtilen projenin amaç ve hedeflerini belirleme.
Başlatma: proje ürünlerinin belirlenmesi, ilgili paydaşların seçilmesi ve hangi kaynakların gerekli olduğunun belirlenmesi.
Planlama: proje zaman çizelgelerini planlaması ve görevleri atanması.
Teslimat ve uygulama: gereken işin yapılması ve projenin sunulması.
Tamamlama ve sonuç: proje başarılarının ve aksaklıkların değerlendirilmesi ve bir sonraki sefer için not edilmesi.
En önemli 3 temel proje yönetimi becerisi
Başarılı proje yönetimi konusunda sonsuz sayıda beceri olsa da, kesinlikle birkaçı öne çıkmaktadır:
Zaman yönetimi becerileri
İlk olarak, iyi zaman yönetimi becerilerine sahip olmak gereklidir. Bir projeyi zamanında bitirmek için, bir proje yöneticisinin görevlerin ne kadar sürede tamamlanacağını doğru bir şekilde tahmin edebilmesi ve dolayısıyla buna göre öncelik verebilmesi gerekir.
Teknik beceriler
İkinci olarak, teknik beceriler, belirli fiziksel veya dijital görevleri kullanarak veya üstlenerek öğrenilen veya elde edilen niteliklerdir. Pek çok farklı türde teknik beceri vardır ve farklı projeler farklı teknik ihtiyaçlar gerektirir. Bununla birlikte, bir proje yöneticisi projeyi tamamlamak için gereken teknik yönler hakkında ne kadar fazla bilgiye sahip olursa, ekip üyeleri için görevleri, beklentileri ve zaman çizelgelerini belirlemede daha doğru seçimler yapacaktır.
İletişim yetenekleri
Üçüncü olarak, bir proje yöneticisinin her bir ekip üyesinden ne istendiğini etkili bir şekilde ifade edebilmek için iyi iletişim becerilerine sahip olması gerekir.
Proje yöneticileri için en önemli değer şeffaflıktır
Harika proje yöneticilerini gerçekten diğerlerinden ayıran bir değer vardır: şeffaflık.
Harvard Business Review şeffaflığı genel bir şekilde “bir organizasyon içinde, yöneticiler ve çalışanlar arasında ve paydaşlara doğru bilginin serbestçe aktarılma derecesi” olarak tanımlıyor. monday.com olarak biz şeffaflığı "tüm bilgileri (sayılar, yol haritaları, planlar, zorluklar ve endişeler) ekipteki herkes için kolayca erişilebilir kılmak" olarak tanımlıyoruz.
Herkese güncel bilgi ve değişiklikler haber verilmezse, hem şirketler hem de ekip üyeleri farklı paydaşların ve ekip arkadaşlarının sürekli değişen taleplerine cevap veremezler, verimli çalışamazlar ve yenilik yapamazlar.
Çalışanlar için faydaları
Herkese karşı şeffaf olmanız sayesinde tüm çalışanlarınız, daha çevik olabilirler, özerk çalışabilirler, daha iyi sonuçlar elde edebilirler ve başarılı olmak için ihtiyaç duydukları tüm bilgilere erişebildikleri için hedeflerine daha hızlı ulaşabilirler.
Bilgi herkes tarafından erişilebilir olduğunda, ekiptekiler büyük resmi görebilir ve çalışmalarının ve katkılarının nasıl doğrudan bir etki yarattığını anlarlar. Görevlerinin önemli olduğunu görebilmenin ötesinde, gerektiğinde kolayca değişiklik de yapabilirler. Bir görevin bitiş tarihi mi değişti? Bir ekip üyesi bir alt öğeyi mi tamamladı? Tüm ekip üyeleri anında bilgilendirilir ve gereksiz tekrarlardan ve zaman kaybından kaçınabilir.
Liderler için faydaları
Tüm çalışanlarla açık iletişim yöntemlerine sahip olmak sadece ekip üyelerini değil, proje yöneticilerini de olumlu etkiler.
Çalışanların bilgiye erişimini sınırladığınızda, yöneticiler çalışanların işlerini yapması için sadece ihtiyaç duydukları belirli bilgileri paylaşmak zorunda kalırlar. Yönetici olarak, yaptıkları işin bir etki yaratıp yaratmadığını görebilecek tek kişi yönetici olur. Bilgileri aktarma ve ekipteki diğer herkes için hareket tarzını ayarlama yükü her zaman yöneticinin üzerinizdedir. Bu başkalarının verimliliğini engellerken yöneticiyi de strese sokar ve stres hata oranının artması anlamına gelir.
Ek olarak, Harvard Business Review, NASA'da yürütülen bir araştırmaya atıfta bulunarak, herkesin değişen ihtiyaçlara ve bilgilere açık erişime sahip olması için daha fazla ayrıntı verilen bir durumdan ziyade, herkesin çok az bilgiye sahip olduğu bir durumda
ekip liderlerinin hata yapma olasılıklarının çok daha yüksek olduğunu belirtiyor.
Tüm bilgiler herkese açık olduğunda, çalışanlar çalışmalarının başarılı olup olmadığını görebilirler. Kendilerini iyileştirmeye motive olurlar ve hedeflerine ulaşmak için - gözetim olmadan bile - uyum sağlayabilirler. Bir yönetici olarak göreviniz, tüm bilgilere sahip olduklarından ve bunları çabucak kavrayabildiklerinden emin olmaktır. Bu, ilgili tüm taraflar için çok daha kolay ve önemli ölçüde daha ödüllendiricidir.
Kurumsal şeffaflığın pek çok faydası olmasına rağmen, birçok lider şeffaf olmaya direniyor çünkü bilgiyi vazgeçmek veya paylaşmak istemedikleri bir güç kaynağı olarak görüyorlar. Bu nedenle, ekiplerine şeffaflık ve erişilebilirlik kültürüne yol açan süreçlere erişim verilmesini sağlamak proje yöneticisine bağlıdır.
Şeffaflığı artıran proje yönetimi metodolojileri
Proje yöneticileri olarak, seçtiğiniz metodoloji her zaman daha şeffaf hale getirilebilir.
Şelale proje yönetimi: Şelale proje yönetimi metodolojisi kullanılıyorsa, bu proje yönetim tarzı, proje planının önceden yapılmasını gerektirdiğinden ve projenin tüm kapsamını içerdiğinden, ilgili herkesle açık ve şeffaf olmak çok önemlidir.
Kanban proje yönetimi: Görevlerinizi yönetmenin kolay ve görsel bir yolunu arıyorsanız Kanban yardımcı olabilir. Kanban panosu, iş akışınızdaki aşamaları temsil eden birkaç farklı sütuna bölünmüştür ve esasen ekiplerin verimsizlik noktaları görsel olarak değerlendirmesini sağlayan kavramsal bir ilerleme hattıdır. Şeffaf olmak, Kanban metodolojisini daha da kullanışlı hale getirecektir.
Agile (çevik) proje yönetimi: Agile yalnızca bir metodoloji değil, şeffaflık ve erişilebilirlikle tamamen uyumlu bir sistemdir. Ekiplerin yüksek düzeyde esnek olmalarını, işlerini hızlı bir şekilde yürütmelerini ve herhangi bir aksaklık yaşamadan değişime yanıt vermelerini sağlar.
Ekibinize şeffaflığı nasıl aşılayabilirsiniz?
Ekibinizde şeffaflığı artırmaya yardımcı olmak için aşağıdaki uygulamalardan yararlanabilirsiniz:
İşi uyumlu bir şekilde yürütmek için ekip üyelerinin her birinin güçlü ve zayıf noktalarını bilmek için çaba sarf edin
Organize kalmak için proje yönetimi yazılımından yararlanın
Tüm ekip üyeleri arasındaki iletişim hatlarının sorunları hızlı ve verimli bir şekilde ele almak için her zaman açık olmasını sağlayın
Ekip üyelerinin her birine tüm güncel istatistiklere erişim izni verin
Her seviyedeki çalışanla sık sık iletişim oturumları veya toplantılar yapın
Proje yönetimi yazılımı etkili yönetime nasıl fayda sağlar?
Etkili proje yönetimi, giderek daha az karmaşık planlama mekanizmalarına dayanmaya başladı. Artık ön planda profesyonel ilişkileri ve iş süreçleri yönetimi bulunuyor. Düzensiz teslim tarihleri, çok sayıda ekip arkadaşı ve tamamlanması gereken kapsamlı bir görev listesi ile her şeyi kolay görsel bir şekilde organize etmek, işleri çok daha kolay ve ilgili herkes için daha açık bir şekilde erişilebilir hale getirebilir.
Bu nedenle, özelleştirilebilir Çalışma İşletim Sistemi monday.com, bu yeni proje yönetimi türü için araçlar sağlar. monday.com'un proje yönetimi özellikleriyle ekipler, departmanlar ve konumlar arasında kolayca işbirliği yapılabilir.
İster dahili ister harici ortaklarla çalışıyor olun, paylaşılabilir panolar kullanmak projeye dahil olan herkesin görevlerin gerçek zamanlı olarak nerede olduğunu ve daha sonra ne yapılması gerektiğini bilmesini sağlar.
Bir sonraki projenize şeffaflık getirmek için monday.com deneme sürümünüzü bugün başlatın!