Tıpkı gerçek hayatta olduğu gibi online ortamlarda da ne söylediğiniz değil nasıl söylediğiniz önemlidir. Gönderdiğiniz son e-maili düşünün. Cümleleri hangi noktalama işaretleriyle bitirdiniz? Nokta veya ünlem işaretiyle mi bitirdiniz yoksa emoji mi koydunuz? Peki yanıtınız hızlı mıydı yoksa yanıtlamak için geçen süreden dolayı özür dilemek zorunda mı kaldınız? Şimdi de son online toplantınızı düşünün. Toplantı sırasında en az bir kez telefonunuzu veya e-postanızı kontrol ettiniz mi? Yoksa kendinizi sık sık onların cümlelerini keserken mi buldunuz? İşte bütün bunların toplamı, hepimizin son zamanlarda duyduğu bir kavram olan ‘dijital beden dilimizin’ örnekleridir. Yüz yüzeyken fiziksel beden dilimiz gibi dijital beden dili de ruh halimiz gibi şeyleri işaret eden ince ipuçlarıyla ilgilidir ve mesajda, telefonda veya görüntülü konuşmada söylediğimiz kelimelerin anlamını değiştirir.
Pandemi sırasında uzaktan çalışmanın yükselişi bu sorunları yalnızca daha önemli hâle getirdi ancak psikologlar uzun zamandır dijital iletişimin yanlış anlaşılmaya hazır olduğunu biliyorlardı. Buna örnek olarak Erica Dhawan, insanların istihzayı nasıl yorumladıklarına ilişkin 2005 tarihli bir araştırmayı karşımıza çıkartıyor.
Araştırma sonucunda e-posta yoluyla yapılan istihzayı insanların yüzde 56’sı algılarken aynı istihza ağız yoluyla yapıldığında algı oranı yüzde 79’u buluyor. Dhawan’ın araştırması, eksik algının büyük bir üretkenlik kaybına yol açabileceğini kanıtlıyor. 2 bin çalışan ve yöneticiyle yapılan yakın tarihli bir ankette, katılımcıların yüzde 70’i, zayıf dijital iletişimi işlerinin önünde bir engel olarak görüyor ki bu durum haftada dört saatlik bir zaman kaybına tekabül ediyor. Dhawan “Bu, normal bir çalışma haftasının yüzde 10’u” diyor.
Peki, ne yapılabilir? Katı dijital görgü kurallarını sunmaktansa dijital beden dilimizin imkânlarını kullanmak mı? İlk önce ünlem işareti ve emoji gibi imkânları kullanarak yazılı iletişimi gözünüzde canlandırın. Emoji ve noktalama işaretlerinin çoğu zaman, tıpkı bir kafa sallama veya bir tebessüm gibi, kelimelerin anlamlarını netleştirmeye yardımcı olduğunu düşünüyorum. İster büyük harflerle aciliyet veya heyecanı ister ‘?!?’ işaretleri ile sabırsızlık veya siniri, ister yumruk emojisiyle karşılıklı takdiri işaret ediyor olun, yüz yüzeyken aktarabileceğiniz duyguları, dijital olarak da iletmiş olursunuz.
Araştırmalar, yüz yüze iletişimimizin kabaca yüzde 60 ile yüzde 80’inin hız, duraklamalar, jestler ve ses tonu gibi sözsüz dilden ibaret olduğunu gösteriyor. Tüm bu ipuçları, mesajımıza enerji ve duygusal nüans getiriyor. Dijital bir dünyada birçok yönden noktalama işaretleri ve sembollerin kullanımı, bu duyguyu ifade etmenin yeni yollarıdır. Bu nedenle, henüz Türk Dil Kurumu (TDK) tarafından resmi olarak kabul edilmese de değindiğimiz dijital ipuçlarını benimseme konusunda çekingen davranmayın ve başkalarının sizi bunlarla daha rahat anlayacağını unutmayın.
Genel olarak noktalama işaretleri ve emoji kullanımınız, iletişiminizin tonunu belirleyecek daha büyük bir işaret kümesinin parçasıdır; resmi, gayriresmi, hevesli veya sıkıcı gibi gelseler de. Diğer sinyallerse selamlamalarınız (ister mesajın başına samimi bir ‘Merhaba’ ekleyin, ister doğrudan konuya girin) ve imzanız gibi şeyler olabilir (duygusal olarak uzak hissettiren bir ‘Saygılar’ veya coşkulu bir ‘Teşekkürler!’ gibi). Diğer endişe kaynağı ise mesaj tonunun konuşmanın ortasında değişmesidir. Bazen bu kasıtlı olabilir, belki de daha resmi bir alana girdiğimizi belirtmek isteriz, birisinin size ciddi bir şey söylediğinde sesinin değişmesiyle aynı şeydir bu. Ancak düşüncesizce gerçekleştirildiğinde gereksiz bir kaygı yaratabilir ve bundan kaçınılmalıdır. Eğer ton değişikliğinden dolayı bir şeylerin ters gittiğini hissederseniz telefonu elinize alıp doğrudan o kişiyle görüşmenizi tavsiye ederiz.
İster e-posta ister doğrudan mesaj olsun yazılı mesajla kurulan iletişim esnasında yanıtlarınızın zamanlamasını ve bunun projeyle veya söz konusu kişiyle ilişkinizi nasıl etkileyeceğini de dikkatlice düşünmelisiniz. Doğru yanıtı yazdığınızdan emin olana kadar bir soruyu yanıtlamak istemeyebilirsiniz ancak gecikme ilgi eksikliği gibi görünebilir ve bu yoğun kaygıya neden olabilir. Böylesi durumlarda şu anda müsait olmadığınızı, uygun zaman gelince konuyu değerlendireceğinizi belirten kısa ve tatlı bir yanıt göndermeniz yeterli oluyor.
Anlam ve duygusal alt metnin mümkün olduğunca açık ve uygun olduğundan emin olmak için mesajlarınızı basitçe prova etmenin zamandan ve doğabilecek sorunlardan tasarruf sağlayabileceğini düşünüyorum. Belki basit bir adım ama düzenli olarak unutulan bir adım.
GÖRÜNTÜLÜ KONUŞMA!
Pandemide ne çok görüntülü konuşma/toplantı yaptığınızı şöyle bir düşünün. Görüntülü konuşmanın da kendine has problemleri var değil mi? Bunu aşmanın kolay bir yolu yok. Bu deneyimi iyileştirmek ve sırayla konuşmayı daha kolay hale getirmek için pek çok şey yapılabilir. Örneğin grup görüşmelerinde insanlardan söze girmeden önce el kaldırmaları istenebilir. İnsanların bir gündeme bağlı kalmalarını ve dikkatlerinin dağılmamasını sağlayabilecek bir moderatör atamak da faydalı olabilir.
Tahmin edebileceğiniz gibi bu görüşmeler sırasında birden fazla şey yapma veya diğer elektronik cihazlar gibi dikkatinizi dağıtacak şeylere izin vermemenizi şiddetle tavsiye ediyorum. Başkaları sizinle konuşma sırasında göz teması kurmaya çalışırken telefonunuzla ilgilenmeniz hiç hoş olmuyor. Kimsenin fark etmeyeceğini düşünebilirsiniz ancak bu katılım ve coşku eksikliğine işaret eder. Başka bir arama gelmesi gibi dikkatinizi dağıtacak bir şeylerin olabileceğini biliyorsanız insanları önceden uyarabilirsiniz. En azından toplantıda kalan insanlara saygınızı vurgulamak için sohbet alanına, neden ayrıldığınızı belirten bir mesaj bırakabilirsiniz.
GÜÇ VE GÜVEN MESELESI
Hangi ortamı kullanırsanız kullanın, tüm etkileşimlerinizde iki faktörün bilincinde olmanız çok kritik: Güven ve güç. Bunlardan birinde bir boşluk olduğunu düşünüyorsanız demek ki daha dikkatli olmanız gerekecek. Bu ilke, kariyer basamaklarının ilk adımlarını atanlar kadar hiyerarşinin tepesindeki insanlar için de geçerlidir. Sık sık birlikte çalışan iki meslektaş belki de daha resmi olmayan mesajlarla dijital beden dillerinde daha rahat olmayı göze alabilirler ancak o zaman bile gerçekten düşündüğünüz gibi olup olmadığınızı düzenli olarak sorgulayabilirsiniz.
Genel olarak minnettarlığımızı ifade ederken özellikle dikkatli olmalıyız. Geçmişte, el sıkışma ve gülümseme bize bu gerekli sinyalleri verirdi. Ancak online iletişimde minnettarlığımız genellikle ya çok az belirgindir veya hiç ifade edilmez. Bunu düzeltmeye yönelik önlemler, sanal bir toplantıdan sonra birinin girdilerine değer verdiğinizi açıkça belirtmek için bir takip e-postası göndermek veya bir müşteriye gönderilen bir e-postayı küçük bir meslektaşınıza CC’leyerek onların bu projede oynadıkları rolü bildiğinizi göstermek kadar basit olabilir. Unutmayın ki meslektaşlarımızın onlara ne kadar değer verdiğimizi bileceklerini varsayamayız.
Başka herhangi bir beceri gibi, dijital beden dilinizi mükemmelleştirmek de pratik gerektirir ancak her gün birkaç dakika düşünmek, sizi önünüzdeki günlerde veya haftalarda saatlerce yaşayacağınız endişe ve kafa karışıklığından kurtarabilir.