Bu makalede Gantt şemalarının proje yönetimindeki kullanımlarını araştıracağız. Bir Gantt grafiğinin ne olduğunu, tarihinin birazını öğreneceğiz ve kullanımda basit bir Gantt grafiğinin bir örneğini göreceğiz.
Proje Yönetiminde Gantt Grafiği
Kuruluşunuz için bir etkinlik düzenlemekten sorumlu musunuz? Projenin kapsamından bunalıyor musunuz ve yapılması gereken her şeyi nasıl yolunda tutacağınızı merak ediyor musunuz?
Bu bir sorun olabilir, ancak bu büyük projeleri yönetmenize yardımcı olacak araçlar vardır. Proje yönetimi için en sık kullanılan araçlardan biri Gantt şemasıdır.
Gantt Şeması nedir?
Bir Gantt grafiği bu etkinliklerin her biri ile küçük parçalara veya faaliyetlere bölünür büyük projelerin, görsel bir temsilidir zamanla yayılmış gösterileri kullanımının çerçevesine bir basittir.
Bir Gantt şeması bir bakışta, bireysel faaliyetlerin ne olduğunu, her birinin ne zaman başlayıp bitmesi gerektiğini, faaliyetler arasında herhangi bir çakışma olup olmadığını ve projenin belirli bir süre içinde nasıl tamamlanabileceğini gösterir.
Gantt şeması için tipik kullanımlar şunları içerir: bir yazılım prototipi geliştirme, büyük bir etkinlik planlama ve çok bölümlü bir rapor yazma.
Tarih
Gantt grafikleri bir süredir var. Karol Adamiecki, yönettiği çelik işlerinde büyük mühendislik projelerini yönetmesine yardımcı olmak için ilkini Polonya’da 1890’ların ortalarında geliştirdi. 1910’ların ortalarında Amerikalı bir mühendis olan Henry Gantt, danışmanlık işinin bir parçası olarak benzer bir çerçeve geliştirdi. Daha yaygın olarak kullanıldılar ve nihayetinde Bay Gantt’ın adını aldı.
Avantajlar ve dezavantajlar
Gantt grafiklerinin en büyük avantajlarından biri, büyük bir projenin ilerlemesini izleme yeteneğidir. Gantt şemasını kullanmanın diğer bazı avantajları şunlardır:
Gantt grafiklerini proje yönetiminde kullanmanın en büyük dezavantajı, grafiğin çok ayrıntılı ve dolayısıyla hantal olabilmesidir. Gantt grafiğini yönetmek kendi başına bir proje haline gelir. Bir diğer büyük dezavantaj Gantt şemalarının öncelikleri göstermemesidir. Yeterli zaman varsa, olması iyi bir faaliyete karşı yüksek öncelikli bir faaliyet göstermek zordur. Bir Gantt şemasında, bir bütün olarak projeyle ilişkili maliyetleri veya bireysel faaliyetleri belirtmek de zordur.
Gantt Grafiği Örneği
Gantt grafikleri, Smartsheet gibi belirli proje yönetimi yazılımları kullanılarak oluşturulabilir. Ayrıca, basit sözcük işleme veya Microsoft Word veya Excel gibi elektronik tablo yazılımları kullanılarak da oluşturulabilir.
Hangi programı kullanırsanız kullanın, ya da sadece bir sayfa kağıt kullanıyor olsanız bile, süreç aynı olacaktır. İlk adım, projeyi daha küçük etkinliklere bölmenin en iyi yolunu belirlemek ve ardından her bir etkinliğin alması beklenen bir süre atamak için projeyi analiz etmektir.
Akın, birden fazla departmandan gelen girdileri içeren bir rapor oluşturmakla görevlendirildi. Raporun son teslim tarihi içinde tamamlanması için koordine etmesi gereken her şeyden çok etkilendi. Bu bir Gantt şemasının mükemmel kullanımıdır.
Akın’ın projesi için dokuz etkinlik oluşturmaya ve bunları sekiz haftaya yaymaya karar verdi. Kimin sorumlu olduğunu göstermek için farklı renkler kullanır: departmanlar için mavi, onun için yeşil. Etkinlikler tamamlandıkça onay işaretleri bile ekler. Microsoft Word’de oluşturulan Akın’ın Gantt şeması:
Bir Gantt şeması kullanarak Akın şimdi büyük raporunu yönetebilir ve son tarihini karşılayabilir.
Makale Özeti
Bu derste Gantt şemalarının proje yöneticilerinin bir projedeki birden çok adımı izlemek için kullanabileceği bir yapı veya çerçeve olduğunu öğrendiniz. Gantt şeması projeyi bir bakışta çubuk grafik şeklinde gösterir. Grafik, her bir adımın ne zaman başlaması ve bitmesi gerektiği, adımlar arasında bir çakışma olduğunda ve tüm projenin beklenen tamamlanma tarihi olduğunda, bir projeyi tamamlamak için gereken adımları veya etkinlikleri listeler. Gantt şeması kullanmanın avantajlarından bazıları şunlardır: verimlilik, iletişim, esneklik ve motivasyon. Gantt grafiklerinin olası dezavantajları, öncelikleri ve maliyetleri atama becerilerinin sınırlı olması ve bazen çok ayrıntılı olması durumunda çok hantal olabilmeleridir. Gantt şemaları özel yazılımlar, basit kelime işleme veya elektronik tablo yazılımları, hatta bir kağıt sayfası kullanılarak oluşturulabilir.