Toplantı nasıl tanımlanmaktadır?
Toplantı kavramı, Türk Dil Kurumu tarafından: “Birden çok kimsenin belirli amaçlarla bir araya gelmesi, içtima” olarak tanımlanmaktadır.
Bir toplantının bileşenleri nelerdir?
Bir toplantının bileşenleri; insanlar (kim?) , içerik (ne?) , süreç (nasıl?) ve amaçtır(neden?).
Toplantılar enden yapılmaktadır?
Toplantılar insanların, içeriğin ve sürecin bir amaç için bir araya gelmesidir. Bunun nedeni, “toplantı”nın işbirlikçi bir çalışma süreci oluşu ve “iş” kavramının sahip olduğu tüm olanakları kapsamasıdır.
Toplantılardan beklenenler nelerdir?
Toplantılardan beklenen; bir örgütün belirli bir zamandaki amaçlarının gerçekleşmesi için planlama yapmaktır, denilebilir.
Toplantıların etkili olup olmadığını anlamanın yolu nedir?
Toplantıların etkili olup olmadığını anlamanın bir yolu, etkisiz toplantıların özelliklerine bakarak, etkili bir toplantının özelliklerinin ortaya çıkmasıdır. Bir diğer deyişle, mühendislik alanındaki gibi, olmayana ergi metodunun toplantı yönetimine uygulanmasıdır.
Etkisiz bir toplantının özellikleri nelerdir?
Etkisiz bir toplantının özellikleri şöyle sıralanabilir:
Yönetim nasıl ifade edilmektedir?
Yönetim, bir anlamda, farklı çıkar grupları, farklı düşüncedeki kimseler ve farklı amaçlara sahip kişiler arasında denge bulma, dengeyi koruma ve örgütsel amaçları gözetme etkinliğidir.
Toplantıların ve örgütün başarıya ulaşmasında anlık etkilere en duyarlı aşama nedir?
Ne türden bir toplantı olursa olsun, toplantıların yönetimi, toplantıların ve örgütün başarıya ulaşmasında anlık etkilere en duyarlı aşamadır.
Bir toplantıdaki roller nelerdir?
Bir toplantda lider kolaylaştırıcı, yazıcı, katkıcı, uzman rolleri yer almaktadır.
Liderlerin bir toplantıdaki rol ve sorumlulukları nelerdir?
Toplantı liderlerinin sorumlulukları şu şekilde sıralanmaktadır:
Toplantılarda kolaylaştırıcının rolü nedir?
Kolaylaştırıcı; toplantının tartışma, sorun çözme ve karar alma süreçlerinde katılımcılara yol göstericilik yapar. Toplantı öncesi ve sonrası lojistikten de o sorumludur. Konuşma yerine soru sormaya, etkin dinlemeye ve toplantı katılımcıları arasında konsensüs oluşturmaya odaklanan yönetsel roldür. Kolaylaştırıcının görevi, herkesin ne çok fazla ya da ne çok az katkı yaptığı, makul ve etkin bir katılımın sağlanmasını ve toplantı amacına uygun bir tartışma akışının gerçekleşmesini sağlamaktır. Zaman hakeminin gündem maddesine ilişkin süreyle ilgili uyarılarına göre, gündem maddesinin tam zamanında tartışılmasından, ilgili madde ile ilgili özetin yapılmasından ve öneriler sunulmasından ve yeni gündem maddesine geçilmesinden kolaylaştırıcı sorumludur. Kolaylaştırıcının en çok dikkat etmesi gereken görev, gündem maddesine ilişkin ne yapılacağının belirlenmesi ve bu belirleme yapılmadan gündem maddesinin kapatılmamasıdır.
Toplantılarda zaman hakeminin görevleri nelerdir?
Zaman hakemi: Bu roldeki toplantı üyesinin görevi toplantı lideri ya da kolaylaştırıcıyı zaman yönetimi konusunda yardımcı olmaktadır. Toplantı süresince toplantı süresine ilişkin ya da kalan zamana ilişkin sözlü hatırlatma yapabilir. Her bir gündem maddesinin tartışılması sırasında da “Beş dakika” kartlarını uygun zamanlarda kaldırarak toplantı katılımcılarını uyarabilir.
Toplantılarda yazıcının görevleri nelerdir?
Yazıvı; toplantıdan çıkan kilit noktaların, fikirlerin ve kararların kaydını tutan kişidir. Toplantı sonrasında toplantı notlarına yönelik taslakları hazırlamaktan da sorumlu tutulabilir. Temel kararları, eylem planlarını ve toplantı özetini eşzamanlı olarak ya da toplantı sonrasında yazıya döker, toplantı tutanaklarını oluşturur.
Toplantılarda katkıcının görevleri nelerdir?
Katkıcı: Fikir katkısında bulunarak ve tartışmaların tayından çıkmamasına yardımcı olarak, toplantıya etkin biçimde katılmaktadır.
Toplantılarda bazı güçlükler yaşanmasının nedenleri nelerdir?
Her ne kadar davranış kuralları belirlenmiş olsa da toplantıya katılan kişilerin farklı geçmiş yaşantıları, birikimleri, örgüt içindeki rol ve sorumlulukları, kişisel ilişkileri ve diğer başka nedenlerle toplantıların yürütülmesinde bir dizi güçlük yaşanabilmektedir.
Örtük program nasıl tanımlanmaktadır?
Örtük program: Toplantının amaçları dışındaki öğrenme sürecini ifade etmektedir.
Çatışma yönetimi açısından ele alınan kazanma/kaybetme temelindeki karşıtlıklar nasıl ortaya çıkmaktadır?
Çatışma yönetimi açısından ele alınan kazanma/kaybetme temelindeki karşıtlıklar farklı şekillerde ortaya çıkmaktadır. Bunlar:
Kazan durumu: Bu durumdaki kimseler için kazanmak dışında bir seçenek var olmamaktadır. Öte yandan, kazan durumu yaratıldığında diğer tarafın kaybedeceğine dair bir durum zorunlu değildir.
Kazan/ Kaybet durumu: Bu durumda, taraflardan birinin kazanması, diğerinin kaybı anlamına gelmektedir. Toplantıların nihai hedefi karar alma ise karar almada taraflardan birinin kazançlı, diğerinin zararlı olması istendik bir durum değildir. Bu durum ekip çalışmalarını ve işbirliğini engellemektedir.
Kaybet/ Kazan durumu: Toplantıda bir tarafın kendi çıkarları, beklenti ve isteklerinden diğer tarafın leyhine vazgeçmesi durumudur. Bu durum genellikle taraflardan birinin çatışmadan kaçınması ve toplantının ve ekibin korunması adına tartışmalardan çekilmesi ile karakterize edilmektedir.
Kaybet/ Kaybet durumu: Toplantılarda iki tarafın da isteklerinin yerine gelmemesini kabul etmekle birlikte, diğer tarafın beklentilerinin gerçekleşmemesi için eyleme geçmeleri durumudur.
Toplantıya yönelik hazırlıkları kontrol eden toplantı lideri, toplantı başlamadan önce bir önceki toplantıya yönelik olarak hangi soruları gözden geçirerek toplantı yönetimi sürecini başlatabilir?
Toplantıya yönelik hazırlıkları kontrol eden toplantı lideri, toplantı başlamadan önce bir önceki toplantıya yönelik olarak aşağıdaki soruları gözden geçirerek toplantı yönetimi süreci başlatılabilir:
Temel kuralların belirlenmesinde hangi temel kural kategorileri yardımcı dikkate alınmaktadır?
Ekiplerle temel kurallar belirlenirken temel kuralların belirlenmesinde aşağıdaki temel kural kategorileri yardımcı olmaktadır:
Toplantıya katılım: Bir üyenin toplantıya katılması mümkün olmazsa haber vereceği kişinin belirlenmesi.
Dakiklik: Toplantıya zamanında başlayıp zamanında bitirilmesi.
Katılım: Toplantıda her üyenin bakış açısına yer verilmesi ve kararların her bir kişinin düşüncelerinden yararlanılarak oluşturulması.
Toplantı sürecinin kesintiye uğraması: Toplantı üyelerinin telefon aramaları ve internete erişimlerinin düzenlenmesi. Toplantıda telefonların sessize alınması ya da çok acil konuşmaların toplantı odası dışında yapılması gibi kararların alınması.
Diyalogdaki nezaket: Etkin ve saygılı biçimde diğerlerini dinlemek, söz kesmemek ve aynı anda yalnızca bir konuşmayı sürdürmek gibi davranışları içermektedir.
Hesap verme ve sorumluluk: Toplantı üyelerinin belirlenen davranış kurallarına uyulup uyulmadığı konusunda tartışmalarının desteklenmesi.
Sırdaşlık: Vegas kuralı olarak adlandırılan kurala göre, kamusal olarak yayımlanmadığı sürece, toplantıda yaşananların, toplantı üyelerinin arasında kalması.
Liderlik sorumluluğu yerine getirilirken hangi ilkelere dikkat edilmelidir?
Liderlik sorumluluğu yerine getirildiğinde aşağıdaki ilkeler yararlı görülmektedir:
Toplantıların değerlendirilmesinde nelere dikkat etmek gerekmektedir?
Toplantıların değerlendirilmesinde aşağıdaki uygulamalar katkı sağlayacaktır:
visibility 1899
visibility 2003
visibility 5953