Frances Armas-Edwards, hem bir "iç girişimci" hem de Google'ın İnsan Kaynakları ekibinin bir üyesi. Ekipteki pozisyonunda, daha fazla çeşitlilik, eşitlik ve kapsayıcılık sunan bir iş ortamı oluşturmak için ölçeklendirilmiş öğrenim çözümleri tasarlıyor ve sistematik değişimleri şekillendiriyor.
Bu eğitici içeriğin farklı bir sürümü, ilk olarak ücretsiz Primer uygulamasında yayınlandı.
Daha önce duyarlı dil kullanımı, erişilebilirliği hesaba katma ve uzaktan çalışırken aidiyet kültürü oluşturma gibi iş yerinizi daha kapsayıcı hale getirmek için uygulayabileceğiniz adımlardan bahsetmiştik. İşletmenizi daha kapsayıcı hale getirmek için yararlanabileceğiniz bir diğer elle tutulur yöntem de bilinçli olarak nasıl daha kapsayıcı toplantılar düzenleyebileceğinizi öğrenmek.
Toplantılar; fikirlerin paylaşıldığı, kararların verildiği ve güç dinamiklerinin gözlemlendiği yerler. İnsanların toplantılara rahatça ve kendilerine güvenerek katılmasını sağlamak için vakit ayırarak daha kapsayıcı bir ortam oluşturabilir ve muhtemelen daha iyi fikirlerin ortaya çıkmasını teşvik edebilirsiniz. Örneğin, yakın zamanda Forbes Insights'ın üst düzey yöneticilerle yaptığı bir ankette katılımcıların %48'i, çeşitlilik barındıran ve kapsayıcı bir iş gücünün şirketin inovasyon stratejileri için gerekli olan farklı bakış açılarını sunduğuna kesinlikle katıldığını, %37'si ise buna kısmen katıldığını belirtti.
Toplantılarınızı bilinçli olarak daha kapsayıcı hale getirmeye başlamak için aşağıdaki beş adımı uygulayabilirsiniz.
1. Katılımcıların rahatça risk alabilmesini sağlayın
Özellikle kimlerin toplantıda kendini savunmasız hissettiği için rahatsız olabileceğini düşünün. Bu, dışa dönük kişilerden oluşan bir ekipteki içe dönük biri, kendini yeterince temsil edilmeyen bir grupla özdeşleştiren bir ekip üyesi veya toplantıdaki diğer katılımcılarla aynı fikirde olmayan herhangi biri olabilir.
Daha en baştan herkesin kabul gördüğünü hissetmesini sağlamak önemli. Bu nedenle, toplantıya "Yeni fikirlere açık olalım ve katılmadığımız fikirleri saygılı bir biçimde belirtelim," diyerek başlayabilirsiniz.
Çeşitli bakış açılarının belirtilmesini teşvik ederek tartışmaları da hoş karşılamış olursunuz. Ekibinize tartışılan sorunlara odaklanmalarını hatırlatın ve katkıların kalitesini değerlendirmek için zor bir karar verirken kullanılacak kriterler gibi araçlardan yararlanın.
2. Herkesi toplantıya dahil edecek şekilde plan yapın
Neyin tartışılacağı konusunda herkesin söz hakkı varsa toplantı herkesin toplantısı olur. Bu tür durumlarda katılımcıların fikirlerini erkenden sormak faydalı. Katılımcıların toplantıda neleri tartışmak istediğini öğrenin ve mümkünse bunları toplantının gündemine ekleyin. Ardından, toplantının gündemini önceden (ideal olarak toplantıdan en az 24 saat önce) göndererek tüm katılımcılara bunun üzerinde düşünmeleri, toplantıya hazırlanmaları ve gündemde yer alması önerilmiş konularda gerekirse değişiklik talep edebilmeleri için yeterli zaman tanıyın.
Toplantı saatlerinizi, herkesin en azından toplantının bir kısmına katılabileceği şekilde ayarlamaya çalışın.
Toplantıyı planlarken katılımcıların bulunduğu saat dilimlerini ve kişisel sorumluluklarını dikkate almak da çok önemli. Örneğin, biri toplantıya katılamayacaksa fikirlerini sunabilmesi için onunla notları veya toplantının kaydını paylaşmayı unutmayın. Ayrıca, mümkünse toplantı saatlerinizi, herkesin en azından toplantının bir kısmına katılabileceği şekilde ayarlamaya çalışın.
3. Her toplantıda rolleri değiştirin
Moderatör, süre tutucu ve not alıcı gibi roller atamak toplantılarınızın daha sorunsuz ve etkili bir şekilde geçmesine yardımcı olur. Bu yaklaşımı daha kapsayıcı hale getirmenin harika bir yolu söz konusu rollerin verildiği katılımcıları değiştirmektir. Bu sayede kıdemli bir liderin her toplantıda moderatör olması veya not tutan kişinin ekipteki en genç kadın olması gibi yaygın görülen sorunlar ortaya çıkmadan önlenebilir. Roller değiştikçe herkes moderatörlük becerilerini uygulamaya koyma ve toplantılara daha çok katkıda bulunma fırsatı elde edebilir.
Toplantıda rol oynadığını hissedenler toplantıya daha çok katılmak ister.
Toplantıdan sorumlu kişiyi her seferinde değiştirerek liderlik fırsatlarını daha eşit bir şekilde dağıtabilirsiniz. Toplantıda rol oynadığını hissedenler toplantıya daha çok katılmak ister.
4. Her sesin duyulmasını sağlayın
Toplantı sırasında ekip üyelerinin henüz üzerinde düşünülmemiş bakış açılarını belirtmelerini isteyebilir, böylece onları farklı görüşler paylaşmaya teşvik edebilirsiniz. Henüz sesini duymadığınız birine doğrudan fikrini sorabilirsiniz. Bunu yaparken katılımcılar üzerinde baskı oluşturmayın. Bunun yerine farklı çalışma stillerini anlayıp kültürel farklılıkları tanıyın çünkü bunlar katılımcıların toplantılarda nasıl etkileşim kurduğunu önemli ölçüde etkiler.
Herkesin toplantıya katkıda bulunma şeklinin farklı olduğunu unutmayın. Dışa dönük katılımcılar yüz yüze konuşmayı tercih ederken içe dönük katılımcılar yorumlarını toplantıdan sonra veya sanal toplantıların sohbet penceresinden paylaşmayı seçebilir. Katılımcılara düşünmeleri için vakit tanıyın ve sessizliklerini fikirleri desteklemedikleri veya görüşleri olmadığı şeklinde yanlış yorumlamayın.
5. Kararların nasıl verildiği konusunda şeffaf olun
Katılımcıların düşüncelerini açıkça belirtmesini teşvik etmek için ekibinizle yürüttüğünüz ilişkinin şeffaf olmasını sağlayın. Katılımcılar, geri bildirimlerinin nasıl kullanıldığını anlarsa kendilerini karar verme sürecinin bir parçası olarak hissederler. Şeffaflık, ekip üyelerinin işlerine daha sıkı bağlanmalarını sağlar ve onları sonraki toplantılarda katkıda bulunmaya teşvik eder.
Toplantınıza başlarken toplantıda herhangi bir karar alınıp alınmayacağını ve alınacaksa bunun nasıl yapılacağını açıklayın. Örneğin, tüm ekibe yeni proje hakkındaki düşüncelerini belirtme fırsatı sunacağınızı, ardından karar verme yetkisine sahip olan paydaşın bir finans yöneticisine danışıp nihai sonuca öyle karar vereceğini açıklayabilirsiniz.
Şeffaflık, ekip üyelerinin işlerine daha sıkı bağlanmalarını sağlar ve onları sonraki toplantılarda katkıda bulunmaya teşvik eder.
Kimsenin kendini dışlanmamış, değerli ve toplantıya katılma konusunda rahat hissetmesini sağlamak için bu adımları uygulayarak hem farklı bakış açılarını ve fikirleri destekleyen hem katılımcıların kendilerini ekibin parçası olarak hissedebildiği bir ortam oluşturabilirsiniz. Yapabilecekleriniz bu adımlarla sınırlı olmasa da söz konusu uygulamalar, toplantılarınızı daha memnuniyet verici ve işletmeniz açısından daha etkili bir hale getirmenize yardımcı olabilir.