Yeni Belge Kümesi içerik türüyle çok belgeli çalışma ürünleri oluşturabilir ve yönetebilirsiniz. Belge Kümesi, tek adımda oluşturulup tek varlık olarak yönetilebilen ilişkili belgeler grubudur.
Bu makalede
Belge Kümesi nedir?
Projelerde çalışılırken, kişiler nedir da olsa tek tek belge oluşturur. Çoğu proje türü için bir dizi birden çok ilişkili belge oluşturmak daha genel olabilir. Bazı durumlarda, bu belge kümesi projenin son hali veya "teslim edilebilir öğesi" olabilir. Örneğin, profesyonel hizmetler şirketi olası müşteriden aldığı her teklif isteğine yanıt olarak bir iş grafiği oluşturabilir. Başka durumlardaysa, bu belge kümesi yalnızca daha büyük projeleri destekleyen ve herhangi bir şeyin oluşturulması ya da beklenen sonucu olan bilgilerin farklı türlerini temsil ediyor olabilir. Örneğin, üretim şirketleri, ürettiği her ürünün tasarımı, sınanması ve üretimiyle ilgili standart bir dizi belge oluşturabilir.
Bu belgeler bir ya da daha fazla kişi tarafından aynı anda veya aşamalı oluşturulabilir ve farklı biçimlerde belgelerden (örneğin, Word belgeleri, PowerPoint sunuları, Visio diyagramları, Excel dosyaları, vb.) oluşabilir.
Çok belgeli çalışma ürünlerini tutarlı olarak oluşturmak ve yönetmek isteyen kuruluşlar, genellikle oluşturdukları çok belgeli çalışma ürünleri için yeni Belge Kümesi içerik türünü yapılandırabilir. Belge Kümesi içerik türü, üzerinde çalışılabilen ve tek varlık olarak yönetilebilen tek görünümde birden çok ilgili belgeyi yönettiği klasör tabanlı içerik türüdür.
Belge Kümesi içerik türü kitaplığa eklendiğinde, kullanıcılar kitaplıktaki şeritte Yeni Belge'yi tıklatarak yeni Belge Kümesi örneklerini oluşturabilir.
Belge Kümesi becerileri
Belge Kümesi içerik türü, çok belgeli çalışma ürünlerini başarılı bir şekilde oluşturmayı ve yönetmeyi kolaylaştıran birçok beceri içerir. Belge Kümesi içerik türünü yapılandırdığınızda şunları yapabilirsiniz:
-
Belge kümesi içinde izin verilebilir içerik türlerini belirtme (örneğin, belge dosyaları, resimler, ses veya video).
-
Yeni Belge Kümesi örneği her oluşturulduğunda otomatik olarak oluşturulmasını istediğiniz varsayılan belgeleri belirtme. varsayılan belgeleri izin verilen içerik türleriyle eşleyebilirsiniz. Örneğin, kuruluşunuzda sözleme gibi şeyler için kullandığınız standart şablonlar varsa veya belirli iletişim türleri için kullandığınız markalı şablonlarınız varsa, Belge Kümesi içerik türünü yapılandırdığınızda bunları karşıya yükleyebilirsiniz.
-
Kümedeki tüm belgelerle eşitlemek istediğiniz paylaşılan meta verileri belirtme.
-
Belge Kümesi içerik türünden oluşturulan her çalışma ürünü örneğinde görüntülenen Belge Kümesi'yle ilgili Hoş Geldiniz Sayfası'nı özelleştirme. Bu Hoş Geldiniz Sayfası, Belge Kümesi'nde (örn. proje zaman çizelgesi, kaynaklara bağlantılar vb.) çalışan ekip üyelerine yardımcı olmak amacıyla proje bilgilerini veya kaynaklarını görüntülemek üzere ayarlanabilir.
-
Belge kümesi için kullanılabilir olmasını istediğiniz iş akışları yapılandırın. Standart gözden geçirme veya onay iş akışları ile belge kümeleri'ni kullanabilirsiniz. Ayrıca, kuruluşunuz için belge kümeleri dört belge kümesi iş akışı eylemleri Microsoft SharePoint Designer 2010'da kullanılabilir kullanarak özel iş akışları geliştirebilirsiniz.
Belge Kümesi içerik türü yapılandırılıp kitaplığa eklendikten sonra Belge Kümesi'nde belgeleri oluşturan ve yöneten site kullanıcıları alışık oldukları belge yönetim özelliklerinin yanı sıra, Belge Kümesi'ndeki belgelerde çalışırken Belge Kümesi şeridinin Yönet sekmesi gibi özel özellikleri de hep birlikte kullanabilir.
Belge Kümesi yazarları şu görevleri gerçekleştirebilir:
-
Belge kitaplığındaki Yeni Belge komutunu kullanarak yeni çok belgeli çalışma ürünlerini hızlı ve kolay bir biçimde oluşturma.
-
Belge Kümesi içinde geçerli özelliklerin ve belgelerin sürüm geçmişi anlık görüntüsünü yakalama.
-
Gözden geçirme ve onay gibi ortak görevleri yönetmek için Belge Kümesi içindeki tüm belge kümesinde veya tek tek öğelerde iş akışları başlatma.
-
Belge kümesi'ne e-postayla bağlantı gönderme.
-
Belge Kümesi'ni başka bir konuma taşımak veya kopyalamak için Gönder komutunu kullanma (hedefin Yönetim Merkezi'nde yapılandırılmış olması gerekir).
-
Belge Kümesi için izinleri yönetme.
İlgili görevler
Not: Makine Çevirisi Yasal Uyarısı: Bu makale, insan müdahalesi olmadan bir bilgisayar sistemi tarafından çevrilmiştir. Microsoft bu makine çevirilerini İngilizce bilmeyen kullanıcıların Microsoft ürünleri, hizmetleri ve teknolojileriyle ilgili içeriklerden yararlanmasına yardımcı olmak için sunar. Bu makale makine çevirisi olduğundan sözcük, cümle dizilimi ve gramer hataları içerebilir.