Sevgili Yalın Topluluk Üyesi,
Görmeyi Öğrenmek (Learning to See), Faaliyete Geçmeyi Öğrenmek (Learning to Act) için başlangıç noktasıdır. Herhangi bir durumun bulgularını açıkça görünür yaparak, yapılması gerekenler hakkında anlaşma sağlamak, onu yapmak üzere mutabakat sağlamak ve zaman içinde sürekliliğini sağlamaya odaklanmak daha kolay olur.
Bununla birlikte görselleştirmeyi gerçekten güçlü yapan şey, davranışı değiştirmesi ve yapılması gerekenleri mümkün kılmak için birlikte çalışmanın etkinliğini geliştirmesidir. Bakış açısını silo şeklinde düşünmeden ve diğerlerini suçlamadan probleme veya prosese odaklanmaya değiştirir ve daha yüksek seviyede bağlılık ve takım çalışması yaratır. Bu yalın yolculukta bir çok seviyede görülebilir. Benim listem burada, fakat eminim ki siz daha fazlasını düşünebilirsiniz.
Takım tarafından işi yapmanın en iyi yolu olarak tanımlanan “standartlaştırılmış iş”, işi görünür yapar, onu başarmak için gerekli eğitim ihtiyacını görünür yapar ve iyileştirme için bir temel oluşturur. Benzer şekilde standartlaştırılmış yönetim, prosedürleri denetlemek, ilerlemeyi gözden geçirmek ve sorunları çözülmesi için daha yüksek seviyeye çıkarmak için işin yapıldığı yere düzenli ziyaretler yapar.
Planlanan faaliyetleri ve fiili olarak gerçekleşenleri periyodik sıklıkta kaydeden Proses Kontrol Panoları, plandan sapmaları görünür yaparlar, böylece takımlar plana geri dönmek için hızlıca tepki gösterirler ve daha sonraki analiz için meydana gelen problemlerin neler olduğunu ve sebebini kaydederler.
Değer Akışı Haritaları prosesi baştan-sona görünür yapar, böylece herkes değer yaratan prosesin geri kalanı için ne yapmaları gerektiğini anlar ve sonuçta iyileştirme çabaları değer akışının taleple uyumlu seviyelendirilmiş bir şekilde akmasını sağlamaya odaklandırılabilir.
Dağınık halde bulunan Proses Kontrol Panolarındaki bilgileri bir araya getiren Kontrol Odaları veya Merkezler, değer akışı boyunca faaliyetlerin senkronizasyonunu görünür yapar, değer akışlarını desteklemek için talep hızını tanımlar, sorunları ortaya çıkarmak ve inatçı problemlerin kök nedenlerini analiz etmek için ihtiyacı tetikler.
A3 raporları, ister problemler çözüyor olsunlar, ister bir öneride bulunuyor veya bir faaliyet planını geliştiriyor ve gözden geçiriyor olsunlar, üst kademe yöneticiler ile A3’ü hazırlayan kişi veya takım arasındaki diyalogdan düşünme sürecini görünür yaparlar.
Strateji Yayılımı, faaliyetleri önceliklendirmede, diğerlerini iptal etmede ve yüksek seviyedeki hedeflerin örgüt içinde faaliyetlere dönüşmesi için yakan-top (catch-ball) uygulamasında seçenekleri görünür yapar.
Son olarak Oobeya Odası* (Japonca “büyük oda” demektir) bir proje ortamında birlikte çalışmayı görünür yapar. Şimdiye kadar bu oda yeni ürün geliştirme ve mühendislik projelerinin yönetimi için kullanılırdı. Bununla birlikte Boeing gibi örgütler Yönetim Ofisinde projeleri yönetmede Oobeya’nın ne kadar güçlü olduğunun farkına varıyorlar.
Benim görüşüme göre Oobeya* Odası bütün bu görselleşmeyi etkili yapan anahtar unsurdur. Hedefleri belirlemek, en önemli bir kaç ölçütü belirlemek, planlamak ve ilerlemeyi ve eş-zamanlı iş akışlarındaki gecikmeleri sık sık gözden geçirmek, hangi konuların bir üst seviyeye aktarılmasına karar vermek ve bir sonraki proje için öğrenmeyi sağlamak için yukarıda anlatılanların hepsini bir araya getirir.
Fakat daha önemlisi, geçiştirilmiş kararlardan ve yanlış yönlendirmeden kaçınarak kararların gerçeklere dayandırıldığı ve duvara kaydedildiği bir bağlam yaratır. Ayrıca Departmanlar arasında ortaya çıkabilecek kaynak kısıtlarının ve kazan-kaybet durumlarının belirlenmesini ve projeyi yavaşlatmayacak şekilde çözülmesini garanti eder.
Daha az sıklıktaki kapı gözden geçirme toplantılarını beklemek yerine, ilerlemenin ve gecikmelerin günlük veya haftalık bazda gözden geçirilmesi daha hızlı problem çözmeye götürür. Bu ayakta yapılan toplantılar sadece plandan sapmaları ve onlarla ilgili neler yapılması gerektiğini belirlediği için ayrıca yönetim zamanının da daha iyi kullanılmasını sağlarlar.
Kısaca Oobeya Odası* yalın yönetimin bütün unsurlarını bir araya getirir. Aşırı uç noktada bir görsel yönetimin kendisi tabii ki bir felaket olabilir. Bütün duvarları günlük karar almada aktif olarak kullanılmayan genellikle güncel olmayan bilgiyle dolu kağıtlarla kaplı yerler gördüm. Doğru kararları doğru bir şekilde almak için sadece doğru bilgiye nasıl odaklanılacağını öğrenmek Oobeya* Odasında takım-çalışmasının ve görselliğin gerçek gücünü ortaya çıkarmanın yoludur.
Saygılarımla,
Daniel T Jones
Başkan, Lean Enterprise Academy
*Oobeya Odası Eğitimlerini ve Danışmanlığını Yalın Enstitü, Türkiye, bir süredir başarı ile vermektedir. Yalın Enstitü Projelerinde Oobeya yaygın olarak kullanılmaktadır.