Microsoft Outlook, bilgisayar kullanıcıları arasında en popüler ve tercih edilen e-posta uygulamalarından biridir. Bu e-posta uygulaması, e-posta göndermek ve almak için yaygın olarak kullanılır. Bunun dışında takvim, görev yöneticisi, iletişim yöneticisi, not alma, günlük ve web tarayıcısını içerir. Microsoft tarafından tasarlanmıştır ve MS Office paketinin tüm büyük sürümleriyle kullanılabilir.
MS Outlook, tüm mesajları ve diğer posta kutusu öğelerini PST veya Kişisel Depolama Tablosu adı verilen bir dosyada saklar. Olarak da bilinir Kişisel Klasör Dosyası veya bir Kişisel Adres Defteri . Bu dosya biçiminin kötü bir yönü, bir boyut sınırlaması sorunu olmasıdır. Genellikle iki tür PST dosyası vardır: ANSI ve Unicode. ANSI dosya biçimi, MS Outlook'un önceki sürümleri tarafından desteklenir, örneğin: MS Outlook 2002, 2000, 98 ve 97. Sınırlı 2 GB boyutundadır. 2 GB'tan fazla veri depolayamaz. Ve bir şekilde bu boyut sınırını geçerse, o zaman bozulabilir. Başka bir dosya biçimi, MS Outlook 2003, 2007 ve 2010 tarafından desteklenen Unicode'dur. Outlook 2003 ve 2007'de maksimum 20 GB ve Outlook 2010'da 50 GB (varsayılan boyut) vardır. Genellikle Unicode PST dosyası geçmez boyut sınırı, ancak bazen olabilir. Bu Unicode PST dosyalarında bozulmaya yol açabilir. Dosyalarınız çok büyükse, açarken MS Outlook askıda kalabilir veya Outlook programınız yavaşlayabilir. Bunlar, MS Outlook kullanıcıları için ciddi sorunlar yaratabilir. Bu durumların üstesinden gelmek için tek çözüm Outlook veri dosyalarının boyutunu azaltmaktır.
Büyük boyutlu bir PST dosyasını azaltmanın iki etkili yolu vardır: el ile ve bir üçüncü taraf uygulaması kullanarak.
Outlook veri dosyasının boyutunu elle nasıl küçültebilirim?
Bir Outlook veri dosyasının boyutunu el ile azaltmak için, Compact komutunu çalıştırmanız gerekir. Bu işlemin dosya boyutunu sıkıştırması birkaç dakika sürebilir. Ancak bundan önce, dosyanızdan sıkıştırmak istediğiniz bazı istenmeyen verileri veya öğeleri silmelisiniz. Bunlar, bir PST dosyasını elle sıkıştırmak için gereken bazı basit adımlardır:
- Öncelikle, herhangi bir istenmeyen öğeyi PST dosyanızdan silmeniz gerekir.
- Şimdi Klasör Listesi görünümünü açın. Gezinti Bölmesinin altında Klasör Listesi simgesini göreceksiniz. Sadece üzerine tıklayın veya sadece Ctrl + 6 tuşlarına basın.
- Gezinti bölmesinde Silinmiş Öğeler klasörüne sağ tıklayın. Ardından Boş Klasörü tıklayın.
- Şimdi Dosya sekmesine tıklayın.
- Hesap Ayarları'na tıklayın.
- Veri Dosyaları sekmesinde, sıkıştırmak istediğiniz PST dosyasına tıklayın.
- Şimdi Ayarlar'a ve ardından Şimdi Sıkıştır'a tıklayın.
Bunun dışında, büyük boyutlu bir Outlook veri dosyasını sıkıştırmak için bir tane daha manuel çözüm mevcuttur.
- Dosya menüsü> Veri Dosyası Yönetimi üzerine tıklayın.
- Şimdi Kişisel Klasörünüzü (PST) seçin ve Ayarlar'ı tıklayın.
- Genel sekmesinde, Şimdi Sıkıştır'ı tıklayın.
- Tamam> 'a ve ardından Kapat' a tıklayın.
Büyük boy Outlook veri dosyalarını azaltmak veya küçültmek için etkili, basit ve çok daha iyi bir çözüm istiyorsanız, üçüncü taraf bir PST Sıkıştırma ve Kompakt uygulaması kullanabilirsiniz. Herhangi bir hasara veya değişikliğe neden olmadan büyük boyutlu Outlook veri dosyalarını etkili bir şekilde sıkıştırır veya azaltır. Üçüncü taraf PST sıkıştırma araçları çok güvenli ve kullanımı kolay bir uygulamadır. Akıllıca PST dosyalarından yalnızca fazladan boşluk kaldırmak için tasarlanmıştır. Google’da bir arama yaparsanız, çok çeşitli PST Sıkıştırma yazılımı elde edersiniz. Ancak herhangi bir üçüncü taraf yazılımı satın almadan önce kontrol etmeniz gerekir. Genellikle üçüncü taraf araçlar ücretsiz demo veya deneme sürümüyle birlikte kullanılabilir. Herhangi bir yazılımı demo sürümünü kullanarak kontrol edebilirsiniz. Demo sürümü, yazılım tarafından oluşturulan çıktının önizlemesini destekler. Bu çıktıyı demo sürümünün önizleme oturumunda görebilirsiniz. Yazılımın ürettiği çıktı sizi tatmin ediyorsa, tam sürümünü satın alabilirsiniz. Ya da değilse, başka birini kontrol edebilirsiniz. Birden fazla seçeneğiniz olacaktı.