DMS Tercihiniz Alfresco 5.2 olabilir! Neden olmasın?
Giriş
Günümüzde şirketler, birçok elektronik belge ile uğraşmak zorunda. Sigorta şirketleri, Bankalar ve İlaç endüstrisi çok sayıda belge, sözleşme ve makbuz ürettikleri için ECM / DMS (Doküman Yönetimi) çözümleri için iyi adaylardır.
Genellikle, en büyük ECM / DMS altyapıları, büyük dijitalleştirme süreçlerini başlatan müşterilerde bulunabilir. Ancak, küçük işletmeler için bile, satış teklifleri, teklifler, RFI'lara ve RFP'lere verilen cevaplar gibi e-belgeleri yönetmek kritik bir görevdir. Aslında, bu teklifleri ve teklifleri oluştururken, satıcılar arasında ve nihayetinde teknik departmanla da işbirliği yapılması istenir. ECM / DMS çözümleri belgeyi paylaşma ve aynı belge üzerinde birlikte çalışma araçları sunmalıdır. Ne yazık ki, çoğu zaman kullanıcılar bu paylaşımdaki belgeleri kopyalamak için zaman harcarlar ve bu genelde basit bir Windows Paylaşımı ile ilgilidir.
Sonuç olarak, herhangi bir veri kaybını önleyen eşzamanlılık yönetimi yoktur ve “kilitleme stratejisi” oldukça basittir: “son, son 1, son 2, son yazılan, kazanıldı vb” gibi başlıkları belgelerde hep görürüz. Bazı “büyük” şirketlerin bile hala böyle çalıştığını görmek gerçekten üzücü ve inanılmaz! Tüm şirketler dijitalleşme trendlerini takip ediyor, ancak bunu oldukça basit bir şekilde yapıyorlar.
Öyleyse, temelde ECM Kurumsal içerik yönetimi veya DMS Doküman Yönetim Sistemi çözümünün tüm firmalarda kullanılmasını ne önler? Bizim tecrübelerimize ve bakış açımıza göre, çoğu zaman ECM / DMS projeleri yanlış boyutlandırılıyor ve yaklaşılıyor. Aslında, her müşterinin projenin başlangıcında pek çok iyi niyeti vardır. Bu nedenle, esas ihtiyaçlara ve sorunlara odaklanmak yerine, proje sorumlusu hemen hemen her şeyi uygulamak istiyor ve bu çok fazla olabilir:
iş akışı yönetimi
karmaşık kullanıcı / grup yönetimi ve güvenlik kuralları
tam metin indeksleme
altyapı fazlalığı
mevcut çözümlerde tam entegrasyon
karmaşık iş süreçleri (BPM ile ECM karıştırılması)
Sonuç olarak, önerilen ECM / DMS çözümleri, kurulumu oldukça karmaşık ve lisanslar açısından oldukça pahalı hale gelebilir. Bu tam olarak bu tür projelerin takılıp kaldığı yerdir. Çok fazla şey yapmak istiyoruz, haliyle iş çok karmaşıklaşıyor, bu yüzden hiçbir şey yapmayalım mı yani?! 🙂 Yoksa, ECM / DMS alanında sorunsuz bir şekilde başlamayı sağlayan bir yol ve teknoloji var mı?
Neden bir DMS?
Öncelikle, bir DMS'den hangi temel işlevlere ihtiyacımız olduğunu tekrar özetleyelim. Başka bir deyişle, böyle bir çözüm ile ne elde etmek istiyoruz?
Bir satıcı olarak ve özellikle de bir Satış Görevlisi olarak, tüm değişiklikleri açıkça izlemem gerekiyor. Aslında, belgeleri düzenlerken / değiştirirken ve özellikle tekliflerde her değişikliğin izini sürmeliyiz. Yayın yönetimi ve izlenebilirlik, bugünlerde “olması gereken” bir şey. Belge doğrulaması (iş akışı işlemleri), ikinci bir adımda olması iyi olurdu.
Tabii ki mevcut siber saldırılar bağlamında, yüksek bir güvenlik seviyesine ihtiyacım var. Ayrıca belgeleri yetkisiz kullanıcılara karşı korumam gerekiyor: şirketteki tüm kişilerin satış mühendisliği politikasını bilmesini istemiyoruz / buna ihtiyacımız yok. Dahası, basit bir Windows Paylaşımı'nda yatan tüm belgelerimizi şifrelemek istemiyoruz. ECM / DMS çözümleri, belgeler üzerinde çalışmak için CheckOut / CheckIn prosedürlerine devam etmek için sisteme tanımlamalar isterse virüsün tüm dosyalara kolayca erişme şansı yoktur.
Bu CheckOut / CheckIn prosedürü Microsoft Office paketine dahilse, kullanıcıların veya satıcıların verimliliğini bile düşürmez. Kullanıcılar, basit çift tıklamalardan daha fazlasını yapmak zorunda kaldıklarında daima korkarlar 🙂
Neden Alfresco?
Giriş bölümünde açıklandığı gibi, ECM / DMS projelerinin maliyetleri ve aşırı boyutlandırılması, bazen doğmadan önce onları öldürebilir.
Alfresco, lisans maliyeti olmadan temel ihtiyaç duyulan işlevleri oldukça hızlı ve kolay bir şekilde uygulamaya olanak sağlayan bir Açık Kaynak ECM / DMS çözümüdür. Tabii ki, Enterprise sürümü bazı ek özellikler sunar:
İçerik şifreleme ve şifreli yapılandırma dosyaları
Kümeleme
Bulut ve Şirket İçi kurulumlar arasında içerik senkronizasyonu
ECM / DMS uzmanı olduğumuzdan Alfresco'yu kendi başımıza uygulamaya karar verdik. Bununla birlikte, böyle bir çözümün düzenlenmesi ve belgelenmesi, haftalar değil birkaç gün ile sınırlı olabilir. Bazı ERP çözümleri için olduğu gibi, kurmak için birkaç ay boyunca üst düzey teknik uzmanlara ihtiyacımız yok 🙂
Entegre yayın yönetimi
Kullanıcılar arasında eşzamanlılığın korunması ve yönetimi
Bazı tanımlamalara ihtiyaç duyulduğundan virüslere karşı koruma ve gerektiğinde her zaman önceki bir sürümü geri alabilirsiniz.
Belgeleri / klasörleri kopyalamak için kolayca sürükle ve bırak işlevi
Aşağıda, her bir Küçük ve Orta Ölçekli İşletmeler ortamında Alfresco'nun MS Office kullanarak sorunsuz entegrasyonuna bir örnek. MS Office'e sorunsuz bir entegrasyonla, artık bir belgede doğrudan çalışmak ve bu işlemden bu yana “CheckOut / CheckIn” uygulamasına gerek kalmadan kaydetmek mümkündür.
Aşağıda, her bir Küçük ve Orta Ölçekli İşletmeler ortamında Alfresco'nun MS Office kullanarak sorunsuz entegrasyonuna bir örnek. MS Office'e sorunsuz bir entegrasyonla, artık bir belge üzerinde doğrudan çalışmak ve “CheckOut / CheckIn” uygulamasına gerek kalmadan kaydetmek mümkündür, çünkü bu işlem Office konektörüne entegre edilmiştir. Alfresco'nun MS Office'e entegrasyonuna bir örnek altında, “SharePoint çevrimiçi konumu” (alfresco ile uyumlu) olarak adlandırılan bir kez yaratıldı. Word'deki belgeleri doğrudan Alfresco deposundan açabilirsiniz (giriş / çıkış işlemi arka planda gerçekleşir):
MS veya Mac dünyasında sorunsuz entegrasyona başka bir örnek, sürükle ve bırak özelliği, herhangi bir Web tarayıcısını kullanarak doğrudan Alfresco tarayıcısında dosya tarayıcısından:
Yeni oluşturulan bir MS Office belgesini doğrudan Alfresco'ya kaydetmek bile mümkündür, en son Alfresco sürümünde (5.x) entegrasyon gerçekten en üst düzeye çıkarılmıştır.
Alfresco'nun bir diğer güçlü avantajı temel olarak Açık Kaynak kültüründen geliyor. Bazı şirketler hala pahalı yazılım lisansları ödemek zorunda olduklarını hissetmelerine rağmen, bazen “yalnızca hizmet” modelini düşünmek mümkün olabilir. Açık Kaynak kodlu yazılım tarafından kullanılan bu yaklaşım, hizmetlerini ürün çevresinde sunan katılımcılarla ürünün gelişmesini ve büyümesini sağlar. Bu, çözümün profesyonel bir şekilde kullanılmasına olanak sağlayan Alfresco'nun çevresine destek sağlayan dbi hizmetleri için geçerlidir. Aynı fikirde, pek çok katılımcı, çekirdek işlevselliklerini geliştirmeye ve ürünü birçok başka çözüm veya ürüne entegre etmeyi sağlayan (yani Odoo, SAP, Salesforce, aso… gibi ERP çözümlerinde) bazı Alfresco uzantıları geliştirdi. Topluluk tarafından geliştirilen bu eklentilerden bazıları ürünü geliştirmek için doğrudan bir sonraki Alfresco sürümlerine bile entegre edilmiştir (HTML5 Previewer, Trashcan Cleaner, aso…).
Gerekli temel özellikleri sağlayan, kurulumu kolay, yönetimi ve yönetimi kolay, uygun maliyetli ve genişletilebilir bir yapı sunan Alfresco, Satış faaliyetlerimizin kalitesini güvence altına alırken, şirket gelişimimiz için de bir tür optimum seçenek haline gelmiştir.
Sonuç
Her BT projesine gelince, çözümü adım adım onaylamak için ideal olarak POC'lerle (Kavramların Kanıtı) ilerleyerek pragmatik bir yol izlemenizi şiddetle tavsiye ediyoruz. Ayrıca, ilk olarak temel işlevselliklere odaklanılması, proje sonuna asla ulaşamayacağımız izlenimini veren çok büyük ve karmaşık özelliklerden kaçınılması tavsiye edilir.
Verimliliği ve güvenliği birleştirip gerekli özellikleri sağlayan Alfresco, son yıllarda yaptığımız gibi büyümemize yardımcı olan en rekabetçi fiyat / özellik çözümüydü. Geçtiğimiz son sürüm (sürüm 5.2), olağan ofis araçlarına entegrasyonun ciddi şekilde geliştirildiğinden kullanıcı kabulünü bile arttırdı.