F kelimesi: Dolandırıcılık. Muhasebe dünyasında kötü bir şöhrete sahiptir ve “kasıtlı” bir eylem olması önemlidir. Peki bu neden oluyor? Nasıl olur?
Dolandırıcılık üçgeni, dolandırıcılık soruşturması dünyasında ünlü bir modeldir ve dolandırıcılığın şu 3 unsurun mevcut olması durumunda ortaya çıkabileceğini belirtir: Baskı, fırsat ve rasyonelleştirme. Sertifikalı Suistimal İnceleme Uzmanları Derneği, her yıl, kendi web sitesinden erişilebilen “Uluslara Bir Rapor” başlıklı bir rapor yayınlamaktadır: ACFE Raporu. Aşağıda, incelenen 2.110 mesleki dolandırıcılık vakasına dayanan rapordan elde edilen bulgulardan bazı örnekler yer almaktadır:
- Sertifikalı dolandırıcılık inceleme uzmanları, kuruluşların yıllık gelirlerinin %5’ini kaybettiğini tahmin ediyor
- Vaka başına ortalama kayıp 117.000 ABD Doları, vaka başına ortalama kayıp ise 1.783.000 ABD Dolarıdır.
- Dolandırıcılıkların %42’si ihbarlarla tespit edildi (bu doğru, tespit edilen tek yönlü dolandırıcılık ihbarcıların ihbarlarından kaynaklanıyordu), tüm ihbarların yarısından fazlası çalışanlardan geliyordu
- Vakaların %86’sında varlıkları kötüye kullanma planları tespit edildi (bu, hacim olarak insanların varlıkları çalmak istediği anlamına geliyor); ancak mali tablo sahtekarlığından kaynaklanan kayıplar çok daha yüksektir
- Tipik bir dolandırıcılık vakası tespit edilinceye kadar yaklaşık 12 ay sürer
Bu Neden Kâr Amacı Gütmeyen Kuruluşunuzu Etkiliyor?
Kâr amacı gütmeyen kuruluşların çoğunda bütçe kısıtlamaları vardır ve tam zamanlı ve sağlam muhasebe departmanları için ödeme yapma yeteneğinden yoksundurlar. Bu, güçlü iç kontrollerin uygulanmasında zorluk yaratır. Çoğu dolandırıcılık, çıkar çatışması, görev ayrımı eksikliği, izleme eksikliği ve zayıf kontrol ortamları olduğunda meydana gelir. Bunlar genellikle kaynak eksikliği nedeniyle küçük ve orta ölçekli kar amacı gütmeyen kuruluşlarda yaygındır. Bu gerçeklere dayanarak, dolandırıcılığın tespit edilmesi ve önlenmesi için belirli iç kontrol katmanlarının uygulanması zorunludur. Özellikle küçük ve orta ölçekli kuruluşlarda birçok hikaye duyduk ve birçok dolandırıcılığın meydana geldiğini/soruşturulduğunu gördük ve her zaman ortak temalar var, en önemlisi iç kontrol eksikliği.
Uygulama Hakkında Düşünülmesi Gereken Bazı İç Kontroller Nelerdir?
Her şeyi kapsayan bir liste olmasa da, kar amacı gütmeyen kuruluşlarda düşük maliyet/zaman yatırımı olabilecek, aynı zamanda dolandırıcılığın tespit edilmesi ve önlenmesinde oldukça etkili olabilecek ortak iç kontroller aşağıda verilmektedir:
Nakit Kontrolleri
- Kilitli bir kutu kullanın; Çekler dahili olarak ele alınmak yerine doğrudan kilitli kutuya gider
- Gelir raporunun/nakit makbuzların bankaya yatırılan nakit/kayıt edilen gelirle mutabakatı (üçüncü taraf CRM, kredi kartı raporları, faturalandırma sistemleri vb.)
- Çek ve banka imza limitlerine çift imza uygulaması
- Bu hizmetlerin sunulması durumunda, bankacılık kurumu aracılığıyla ACH filtresi ve Positive Pay aboneliği
- İşlemlerin kaydedilmesi sürecinde yer almayan bir kişi tarafından banka mutabakatlarının bağımsız olarak incelenmesi
- Mutabakatlar gerçekleştirilirken banka hesap özetlerinin değiştirilmediğini doğrulamak için muhasebe departmanı dışındaki bir kişiye (örneğin İcra Direktörü) çevrimiçi banka hesabını görüntüleme erişimi sağlayın
- Kontrol çalıştırması raporunu incelenmek üzere Kurula sunun ve çeklerin yazıldıktan sonra değiştirilmediğini doğrulamak için gerçek denkleştirilmiş çek görsellerine sağlanan listeyi doğrulaması için birini görevlendirin
- İdari işlevlerin yerine getirilmesi ve sistem belge onaylarının alınması için Bill.com gibi üçüncü taraf bir hizmetin uygulanması
Bordro Kontrolleri
- Yapılan değişikliklerin raporunun bordroyu işleyen kişi dışındaki bağımsız bir kişiye gönderildiği bir değişiklik yönetimi kontrolünün uygulanması
- Genel muhasebedeki bordro kaydı ile bunun departmana göre genel muhasebeye nasıl kodlandığı arasına bir inceleme katmanı ekleyin
- Makul olması açısından yıl sonunda çalışanın W-2’lerini yıl için yetkili maaşla karşılaştıran bir analiz yapın
Mutabakat Kontrolleri
- Banka mutabakatlarının bağımsız incelemesi
- Genel muhasebe hesap bakiyelerinin ara tarihlerde (aylık, üç aylık vb.) bağımsız olarak incelenmesi
- Yardımcı sistemlerin genel muhasebe ile mutabakatı
- Bağış portalları ve platformları gibi üçüncü taraf sistemlerin genel muhasebe gelir hesaplarıyla mutabakatı
Hizmet Organizasyon Kontrolleri
- Kullanılan en yaygın teknoloji platformlarından (örneğin bordro işlemcisi) hizmet organizasyonu kontrolü (SOC) raporları alın ve SOC raporlarında tanımlanan ücretsiz kullanıcı varlık kontrolü hususlarının mevcut olup olmadığını gözden geçirin ve doğrulayın
- Hizmet kuruluşunun raporda bulguların not edildiği alanları belirleyin ve bunları ele alabilecek dahili kontrolleri belirleyin
Yönetim Kurulu Yönetişimi ve İzleme
- Bütçenin fiili raporlara göre incelenmesi
- Dolandırıcılığı bildirmek için bir ihbar hattı oluşturun
- Gerektiğinde banka mutabakatı süreci veya diğer alanlarda sürpriz bir iç denetim başlatmak
- Beklentileri Yönetim Kurulu seviyesindeki gerçeklerle karşılaştırın – bağış miktarı makul mü?
Diğer
- Yıl boyunca günlük olarak banka bakiyelerinin grafiğini çıkarın ve olağandışı eğilimleri arayın
- Bankadaki mevduatları toplayarak ve bunları belirli bir süre için gelirle karşılaştırarak, olası hırsızlığa işaret eden öğelerin netleştirilip netleştirilmediğini tespit ederek bir nakit kanıtı gerçekleştirin
Yukarıdakilere ek olarak, pek çok kar amacı gütmeyen kuruluş belirli işlevleri dış kaynaklardan temin etmektedir. Dış kaynak kullanımı işlevleri, güçlü bir görevler ayrılığı ve iç kontroller eklerken maliyetleri etkili bir şekilde azaltabilir. Yukarıdakilerin dahili personel alımıyla uygulanması mümkün değilse, dış kaynak kullanımını bir seçenek olarak düşünmek ve bu yolun maliyet ve faydasını karşılaştırmak önemlidir.
Son olarak, en azından yılda bir kez bir suiistimal riski değerlendirmesi katmanı gerçekleştirmeniz ve iç kontrollerinizi Yönetim Kurulu düzeyinde sürekli olarak güncellemeniz zorunludur. Kontrol ortamı (en üstteki ton) önemlidir ve eğer izleme yapılıyorsa, dolandırıcılık riski en fazla artacaktır. muhtemelen birisinin izlediğini bilmek nedeniyle azalacaktır. Tüm iç kontrollerde, uygulamaya ilişkin bir maliyet-fayda vardır, ancak hiçbir iç kontrole sahip olmamanın maliyeti, kuruluşunuz içinde etkili iç kontrolleri uygulamak için zaman ve kaynak harcamaktan çok daha yüksektir.
Bize Ulaşın
Bu konu hakkında daha fazla bilgi için lütfen Withum’un Kâr Amacı Gütmeyen ve Eğitim Hizmetleri Ekibinin bir üyesiyle iletişime geçin.
Muhabbet edelim
Küçük ve Orta Ölçekli Kâr Amacı Gütmeyen Kuruluşlarda Dolandırıcılığın Önlenmesi ve Tespit Edilmesine Yönelik İç Kontroller yazısı ilk olarak Withum’da yayınlandı.