Daha yaygın olarak not olarak bilinen bir not , bir işletmede dahili iletişim için kullanılan kısa bir mesaj veya kayıttır . Dahili yazılı iletişimin birincil biçimi olduktan sonra, notların kullanımı e-posta ve diğer elektronik mesajlaşma biçimlerinin kullanılmaya başlanmasından bu yana azalmıştır ; ancak, anlaşılır notlar yazabilmek, genellikle aynı amaca hizmet ettiklerinden, dahili iş e-postaları yazmada size kesinlikle iyi hizmet edebilir.
Notların Amacı
Notlar, örneğin prosedür değişiklikleri, fiyat artışları, politika eklemeleri, toplantı programları, ekipler için hatırlatıcılar veya anlaşma şartlarının özetleri gibi kısa ama önemli bir şeyi geniş bir kitleyle hızlı bir şekilde iletişim kurmak için kullanılabilir.
Etkili Notlar Yazma
İletişim stratejisti Barbara Diggs-Brown, etkili bir notun "kısa, özlü , son derece organize edilmiş ve asla geç olmadığını. Bir okuyucunun sahip olabileceği tüm soruları önceden tahmin etmeli ve yanıtlamalıdır. Asla gereksiz veya kafa karıştırıcı bilgi sağlamaz."
Açık olun, odaklanın, kısa ve eksiksiz olun. Profesyonel bir üslup alın ve sanki dünya onu okuyacakmış gibi yazın - yani, özellikle bu kopyalama ve yapıştırma ya da "tıkla ve ilerlet" çağında, herkesin göremeyeceği kadar hassas bilgileri eklemeyin.
Biçim
Temel bilgilerle başlayın: makalenin kime hitap ettiği, tarih ve konu satırı. Notun ana metnine açık bir amaçla başlayın, okuyucuların bilmesine ihtiyaç duyduğunuz şeyleri belirtin ve gerekirse okuyucuların ne yapmaları gerektiğiyle sonuçlandırın. Çalışanların, alındıktan sonra notu gözden geçirebileceğini unutmayın, bu nedenle kısa paragraflar, alt başlıklar kullanın ve mümkün olduğunca listeleri kullanın. Bunlar göz için "giriş noktaları" dır, böylece okuyucu notun ihtiyaç duyduğu kısma kolayca geri dönebilir.
Düzeltmeyi unutma . Yüksek sesle okumak, bırakılan kelimeleri, tekrarları ve garip cümleleri bulmanıza yardımcı olabilir.
Baskı Zamanlaması Değişikliği Hakkında Örnek Not
İşte bir Şükran Günü tatili nedeniyle yaklaşan program değişiklikleri hakkında çalışanları bilgilendiren kurgusal bir yayıncılık şirketinden örnek bir dahili not. Prodüksiyon, özellikle her departmanın ihtiyaç duyduğu ve diğer departmanlarla ilgili olmayan daha fazla ayrıntı olsaydı, ayrı departmanlara da ayrı notlar gönderebilirdi.
Kime: Tüm çalışanlar
Gönderen: EJ Smith, Üretim Lideri
Tarih: 1 Kasım 2018
Konu: Şükran Günü Baskı Programı Değişikliği
Yapım, herkese Şükran Günü tatilinin bu ayki baskı son tarihlerimizi etkileyeceğini hatırlatmak istiyor. Normalde hafta boyunca Perşembe veya Cuma günleri UPS aracılığıyla yazıcıya gidecek olan tüm basılı sayfaların 21 Kasım Çarşamba günü saat 15: 00'e kadar çıkması gerekecektir .
İlan Satış ve Editoryal Bölümler
- Size yayınlanmak üzere metin veya resim gönderen hiç kimsenin 19'uncu hafta tatilde olmayacağından emin olun. Dışarıdan gelen herhangi bir şey için son tarihleri önceden belirleyin
- Lütfen şirket içi fotoğrafçılık ve grafik tasarımcılarının daha fazla işi ve bunu yapmak için daha az zamanı olacağını bilin, bu nedenle lütfen çalışmanızı normalden daha önce uygun departmana yönlendirin.
- Lütfen 16 Kasım'dan sonra "acele" çalışması göndermeyin. Şükran Günü haftasına ihtiyaç duyulan herhangi bir kısa süreli geri dönüş materyalinin daha önceki son tarihlere kadar tamamlanacağı garanti edilemez ve atanmadan önce onay için planlayıcının masasından geçmesi gerekir. Bunun yerine erken olun.
Fotoğraf ve Grafik Bölümleri
- Sanat departmanının tüm üyelerine , tatil sezonunun başlaması ve daha önceki son tarihlerin sıkıntısıyla başa çıkmak için gerektiği gibi Kasım ayında fazla mesai yapmalarına izin verilecek.
Malzemelerin mümkün olan en kısa sürede temin edilmesine yardımcı olduğunuz ve üretim departmanı personelini önemsediğiniz için şimdiden herkese teşekkür ederiz.
Toplantı Hakkında Örnek Not
Aşağıdaki, bir ticaret fuarından dönen bir ekibin üyeleriyle bir toplantı ayarlamak için kurgusal bir nottur.
Kime: Ticaret Fuarı Ekibi
Gönderen: CC Jones, Pazarlama Sorumlusu
Tarih: 10 Temmuz 2018
Konu: Ticaret Fuarı İade Toplantısı
20 Temmuz Cuma günü ticaret fuarından işe döndüğünüzde, doğu kanadındaki toplantı odasında gösterinin nasıl gittiğini gözden geçirmek için öğle yemeği toplantısı planlayalım. Neyin işe yarayıp neyin yaramadığını tartışmayı planlayalım, örneğin:
- Katılımdaki gün sayısı
- Sağlanan pazarlama materyallerinin miktarı ve türleri
- Stand görüntüler
- Eşantiyonlar nasıl alındı
- Standın konumu ve günün farklı saatlerinde trafik
- Yoldan geçenlere ilgi uyandıran şey
- Stand personel seviyeleri
Bir ticaret fuarından döndüğünüzde takip etmeniz gereken milyonlarca işiniz olduğunu biliyorum, bu yüzden toplantıyı 90 dakika veya daha kısa tutacağız. Lütfen gösterinin pazarlama yönleriyle ilgili geri bildirimleriniz ve yapıcı eleştirilerinizle hazırlıklı gelin. Mevcut müşteri geri bildirimleri ve yeni müşteri adayları, ürün ve satış ekipleriyle ayrı bir toplantıda ele alınacaktır. Gösterideki çalışmanız için teşekkür ederim.
Kaynak
Diggs-Brown, Barbara. Halkla İlişkiler Stil Kılavuzu. 3. baskı, Cengage Learning, 2012.