Projenin bütçesi, kapsamı ya da zaman çizelgesi ne olursa olsun, her takım riskleri yönetmeyi bilmeli. Eğer risk yönetim planına sahipseniz, projelerin yönetildiği gibi riskler de yönetilebilir.
Peki risk yönetim planı tam olarak nedir? En basit tanımıyla takımın bir projeyi ya da projenin sonucunu olumlu ya da olumsuz etkileyecek herhangi bir olayı tanımlaması ya da analiz etmesine yarayan bir kılavuz olarak düşünülebilir. Takımın olası olayları öngörebilmesine yardımcı olup proaktif olarak tepki vermelerine yardımcı olur. Proje yönetim planın ayrılmaz bir parçasıdır.
Carlos A.S. Carnelós Júnior, PMI-RMP, PMP, IBM Latin Amerika teslimat dönüşümü lideri:” Kısaca, risk yönetim planı sizin işaretleri erken dönemlerde fark etmenize yardımcı olur ve tehditleri ortadan kaldırarak projeye verilebilecek zararı önlemek için alınacak aksiyonları tetikler.” diyor ve ekliyor: “Tabi ki, risk yönetimi yalnızca kıvılcımı yangına dönüşmeden söndürmekle ilgili değildir. Risk yönetimi, pozitif riskleri de planlamak ve onlardan en iyi fırsatları yaratmakla da ilgilidir. Altın bir fırsat bulduğunuzda ve bunu projenizin yararına kullanmayı keşfedebildiğinizde, takımdaki uzmanı iyi tanıyarak ve projeler için fırsatlardan maksimum değeri elde edebilmek için gerekli adımlar, destekleyici süreçler ve altyapı hakkında bilgi sahibi olmasını sağlamalısınız.”
Planı Bir Araya Getirmek
Öyleyse ne zaman planı oluşturmalıyız? Kick-off toplantısının bir parçasını ya da lansmana yakın bir planlama toplantısının spesifik bir zamanını kullanmak iyi bir pratik olabilir. Eğer görüşleri yararlı olacaksa; katılımcı topluluğunu proje yöneticisi, seçilmiş proje takımı üyeleri, anahtar paydaşlar ve organizasyon dışından diğerleri (müşteriler, satıcılar ve düzenleyiciler) oluşturmalıdır.
Aşağıda risk yönetimine dahil edebileceğiniz bazı anahtar elementler sıralanmıştır:
- Risk stratejisi: O projedeki risk yönetimi için genel yaklaşımları tanımlayın.
- Metodoloji: Riski yönetirken kullanacağınız spesifik teknikleri, araçları, veri kaynaklarını tanımlayın.
- Roller ve sorumluluklar: Risk yönetim planında yer alan her bir aktivite için proje liderini, destekleyicileri ve risk yönetimi takım üyelerini atayın ve her biri için sorumluluklarını açıklayın.
- Finansman: Risk yönetimi aktivitelerini gerçekleştirmek için fonları tanımlayın ve beklenmedik durumlar ve yönetim rezervleri için protokolleri oluşturun.
- Zamanlama: Proje yaşam döngüsü boyunca, proje zaman çizelgesinde hangi risk yönetim aktivitelerini dahil edeceğinize karar verdiğiniz gibi risk yönetim sürecinin ne zaman ve hangi sıklıkla uygulanacağına da karar verin.
- Risk kategorileri: Potansiyel risk kaynaklarına öncelik veren ve proje ekibinin tüm potansiyel riskleri somutlaştırmasına yardımcı olan bir risk kırılım yapısını (RBS) kullanarak proje risklerini gruplandırın. Alternatif olarak basit kategori listeleri ya da proje hedeflerini temel alan kategoriler gibi özel amaçlı çerçeveler de kullanabilirsiniz.
Çevre sürekli değiştiği için, risk yönetim planlarının periyodik olarak gözden geçirmeyi ve güncellemeyi unutmamak çok önemlidir. Her bir yeniden değerlendirmeden sonra çıktıları, genel proje yönetim planının bir parçası olarak belgeleyin ve her bir yeni senaryo devreye girdiğinde bulguları takım üyeleri ile paylaşmayı unutmayın ki yeni potansiyel risklerin farkında olabilsinler.
Bay Carnelos: “Yönettiğim sorunsuz ya da yeniden planlama ve hafifletme gerektirmeyen planlanmamış değişimlerin olmadığı hiçbir proje yok. Sürekli değişen çevrelerde projeleri planladığımızı unutmamak bizlere ‘ya olursa’ senaryolarını, olasılıkları ve etkileri tartışmak için gönül rahatlığı verir.”
Belirsizlik yıldırıcı olabilir ancak bir risk yönetim planı sizin sakin kalmanızı, beklenmeyeni beklemek için harika bir şekilde hazırlandığınızdan emin olmanızı sağlar.
Çeviren: Cemre Gökgöz
Risk yönetimi eğitimlerimize buradan ulaşabilirsiniz.