Mail yazım teknikleri… E-mail çalışma hayatını baştan başa değiştirdi. Daha önceleri günler süren yazışmalar dakikalara, hatta saniyelere indi. Vakit anlamında gerçekleşen bu kazanım iş yerlerindeki verimliliği de inanılmaz ölçüde artırdı. E-mail ve verimlilik her zaman birlikte anılan kavramlar oldu. E-mail niteliği gereği çok yararlı. Ancak, her şeyde olduğu gibi abartıya kaçarak kullanıldığında zararı yararından çok olabiliyor. Email ve verimliliği birbirini destekleyen kavramlardan ziyade birbirine zarar veren kavramlar haline getiriyoruz.
Gün içinde gözünüzü cep telefonunuzdan veya bilgisayarınızdan ayıramıyorsanız ve sürekli e-mail hesabınızı kontrol etmek ihtiyacı duyuyorsanız, geçmiş olsun. Bu durum, verimliliğinizin yerlerde süründüğünü gösteriyor. Bu hem vakit israfı hem de motivasyon kaybı olarak size geri dönüyor. Kaybettiğiniz verimliliği tekrar kazanmanın ve e-maillerinize hak ettiği değerden fazlasını vermemenin yolu aşağıdaki tavsiyelere olabildiğince uymaktan geçiyor.
E-mail ve Verimlilik İçin Bazı Tavsiyeler
- 3 Kez: E-maillerinizi sabah öğlen ve akşam olmak üzere sadece üç kez kontrol edin. Aralarda e-maillerinizi kontrol etmek isteseniz bile kendinizi durdurun.
- Sabah ve Gece Bakma: Sabah kalkar kalkmaz ve gece yatmadan önce sakın e-maillerinizi kontrol etmeyin. Sabah en verimli olduğunuz zaman dilimidir. Bu zamanı e-mailden çok daha önemli olan diğer işlerinize ayırın. Gece yatmadan önce e-maillerinize bakmanız size hiçbir şey kazandırmayacaktır. Aksine, önemli bir e-mail almanız uyku kalitenizi olumsuz şekilde etkileyecektir.
- Telefon: Acil işleri telefonda halledin. Bu kategoriye giren istekleri e-mail ile aldığınızda, e-maili gönderen kişiyi derhal arayın ve konuyu e-mail göndermeden halledin.
- Hepsini Oku: E-maillerinizi okunmamış halde bırakmayın. Okunmamış e-mailler aklınızın bir kenarında stres yaratan unsurlar olarak kalır. E-maillerinizin hepsini okuyun. Daha sonra, o anda cevaplayamayacağınız veya hazırlık gerektiren e-mailleri yapılacaklar listenize ekleyin.
- Kolay E-mailler: Eğer gelen e-mail hazırlık gerektirmeyen bir konudaysa ve 1 dakika içinde cevap verebilecekseniz, cevabınızı verin ve artık e-mailinizi yapılacaklar listenize koymayın.
Mail yazım teknikleri… Bu tavsiyeleri hemen bugün uygulamaya başlayın. Küçük ve zararsız görünen sürekli e-mail kontrolü, verimliliğinizi önemli ölçüde azaltan kötü bir alışkanlıktır. Bu tavsiyelere uymanız, size hem zaman kazandıracak hem de motivasyon ve konsantrasyonunuzu yüksek tutmanızı sağlayacaktır. Bir sonraki yazıda görüşmek üzere…