Bu belgede, Workday müşterileri için Adobe Sign'ın Workday kiracısına entegre edilmesine ilişkin gerekli adımlar verilmiştir. Bir kurulum kılavuzu olan bu belge, Workday için kapsamlı bir eğitim kılavuzu olarak tasarlanmamıştır.
Adobe Sign'ı Workday ile kullanabilmek için Kurumsal Süreç Çerçevesi, Kiracı Ayarları, Raporlar ve Workday Studio Entegrasyonu gibi Workday öğelerini oluşturma ve değiştirme hakkında bilgi sahibi olmanız gereklidir.
Entegrasyonun tamamlanması için gereken genel önemli adımlar şunlardır:
- Adobe Sign'da Yönetim hesabınızı oluşturma (Yalnızca Yeni Müşteriler)
- Adobe Sign'da Workday entegrasyon kullanıcısı/anahtarının sahibi olacak bir Grup yapılandırma
- Entegrasyon ayarlarını etkinleştirmek/doğrulamak için Adobe Sign Destek bölümüyle iletişim kurma
- Adobe Sign'da bir Entegrasyon Anahtarı oluşturma
- Entegrasyon Anahtarını Workday Kiracısına yükleme
Hesabı bulunan mevcut müşteriler Configure Adobe Sign for Workday (Workday için Adobe Sign'ı Yapılandırma) adımını atlayabilir
Adobe Sign'ı henüz kullanmaya başlayan ve mevcut bir kullanıcı hesabı olmayan müşteriler için Workday hesabını (Adobe Sign'da) bir Adobe oryantasyon uzmanı sağlayacaktır. İşlem tamamlandığında, tarafınıza bir onay e-postası gönderilir:
E-postadaki talimatları izlediğinizde hesabınız başlatılır ve Adobe Sign Dashboard'unuza yönlendirilirsiniz.
Workday için Adobe Sign'ı yapılandırmak için Adobe Sign sisteminde iki özel nesnenin oluşturulması gerekir:
- Bir "Workday grubu":
Workday, entegrasyonun çalışmasını sağlamak için Adobe Sign hesabında özel bir "grup" oluşturulmasını gerektirir. Adobe Sign grubu, sadece Adobe Sign'ın Workday ile kullanımını kontrol etmek için kullanılır. Olası diğer kullanımlar (Salesforce.com, Arriba vb.) etkilenmez.
Ör.: Workday grubunun e-posta bildirimleri alması önlenir; böylece, Workday kullanıcıları bildirimleri sadece Workday gelen kutularından alır.
- Entegrasyon anahtarının sahibi olan kimlik doğrulama kullanıcısı:
Grup içinde sadece bir (tek) grup düzeyinde yönetici olmalıdır. Bu kullanıcı, entegrasyon anahtarına sahip olan yetkili kullanıcıdır. email@example.com gibi işlevsel (gerçek) bir e-posta adresinin kullanılması önerilir. Kişisel bir e-posta yerine işlevsel bir adres kullandığınızda, ileri bir tarihte kullanıcının ve dolayısıyla entegrasyonun devre dışı bırakılmasına yönelik riskleri azaltmış olursunuz.
Adobe Sign'da kullanıcı oluşturmak için:
- Hesap yöneticisi olarak Adobe Sign'da oturum açın
- Hesap > Kullanıcılar alanına gidin
- Yeni bir kullanıcı oluşturmak için daire içine alınmış artı simgesini tıklatın
Yeni kullanıcının ayrıntılarının istendiği açılır bir pencere görüntülenir:
- Erişim sağlayabildiğiniz işlevsel bir e-posta adresi girin
- Bu kullanıcı Entegrasyon Anahtarının sahibi olacaktır
- E-posta adresinin doğrulama için gerçek bir adres olması gerekir
- İlgili Ad ve Soyadı değerini girin
- User Group (Kullanıcı Grubu) seçim listesinden [Create a new group for this user] (Bu kullanıcı için yeni grup oluştur) seçeneğini işaretleyin
- "Workday" gibi pratik bir ad seçerek New Group Name (Yeni Grup Adı) girin
- Save (Kaydet) seçeneğini tıklatın
Bir açılır pencere görüntülenir ve Users (Kullanıcılar) sayfasına yönlendirilirsiniz. Yeni kullanıcıyı listede CREATED (Oluşturuldu) durumuyla görebilirsiniz.
"Created" (Oluşturuldu) durumu, kullanıcının e-posta adresini henüz doğrulamadığını belirtir.
- Yeni kullanıcının e-posta kutusunda oturum açın
- "Adobe Sign'a Hoş Geldiniz" konulu e-postayı bulun
- Click here to set your password (Parolanızı oluşturmak için burayı tıklatın) alanını tıklatın
- Parolayı ayarlayın
- Bu eylemle kullanıcının sistemdeki durumu ACTIVE (Etkin) olarak değişir
Yeni kullanıcıyı Workday grubuna tanıtmak için:
- Users (Kullanıcılar) sayfasına gidin (henüz gitmediyseniz)
- Workday grubunda kullanıcıyı çift tıklatın
- Bu eylemle kullanıcı izinleri için Edit (Düzenle) sayfası açılır
- User is a group administrator (Kullanıcı grup yöneticisidir) kutusunu işaretleyin
- Save (Kaydet) seçeneğini tıklatın
Adobe Sign Destek bölümünün entegrasyon işlevlerini etkinleştirebilmek için Adobe Sign ortamında grubu ve yönetici kullanıcıyı yapılandırması gerekir. Bir hesaba sahip mevcut bir müşteriyseniz bu işlemlerin tamamlanması için Başarı Müdürünüzle görebilirsiniz.
Başarı Müdürü atanmamış yeni müşteriler hesabın tam olarak yapılandırıldığını doğrulamak için doğrudan destek bölümüyle iletişim kurabilir:
- Adobe Sign destek bölümüyle bir kayıt açın
- Lütfen şu bilgileri verin:
- Oluşturduğunuz grubun adı
- Workday grup yöneticisinin e-posta adresi
- Lütfen şunları isteyin:
- Grup ve kullanıcının Workday'e erişim için yapılandırıldığını doğrulama
Grup ve kullanıcının gereken şekilde etkinleştirildiği doğrulandıktan sonra, grup düzeyindeki yönetici Erişim Belirteçleri (Entegrasyon Anahtarları) oluşturma haklarına sahip olur.
Yeni kurulumlar için Adobe Sign'da bir entegrasyon anahtarı oluşturularak Workday'e girilmesi gerekir. Bu anahtar, Adobe Sign ile Workday ortamlarının birbirlerine güvendiklerini ve içerik paylaşabileceklerini doğrular.
Adobe Sign'da Entegrasyon Anahtarı oluşturmak için:
- Adobe Sign'da grup düzeyindeki yöneticinizde oturum açın
- Account > Personal Preferences > Access Tokens (Hesap > Kişisel Tercihler > Erişim Belirteçleri) alanına gidin
- Pencerenin sağ tarafında bulunan daire içindeki artı simgesini tıklatın
Create Integration Key (Entegrasyon Anahtarı Oluşturma) arabirimi yüklenir:
Anahtarınız için pratik bir ad girin (ör. Workday)
Entegrasyon Anahtarında şu öğelerin etkinleştirilmesi gerekir:
- agreement_read
- agreement_write
- agreement_send
- widget_read
- library_read
- Anahtar yapılandırıldığında Save (Kaydet) seçeneğini tıklatın.
Access Tokens (Erişim Belirteçleri) sayfası, hesabınız için tasarlanan anahtarlarla birlikte görüntülenir.
- Workday için oluşturulan anahtar tanımını tıklatın
- Integration Key (Entegrasyon Anahtarı) bağlantısı tanımın üst kısmında görüntülenir
- Integration Key (Entegrasyon Anahtarı) bağlantısını tıklatın
Entegrasyon anahtarı görüntülenir.
- Bu anahtarı kopyalayıp bir sonraki adım için güvenli bir yere kaydedin
- OK (Tamam) seçeneğini tıklatın
Entegrasyon Anahtarı Workday kiracısına yüklendiğinde Adobe Sign ile güvenilir bir ilişki kurulmuş olur. Bu ilişki kurulduktan sonra tüm Kurumsal Süreçlere imza sürecinin yürütülmesini sağlayan bir Review Document (Belge İnceleme) adımı eklenebilir.
Not: Adobe Sign markası, Workday ortamında "Adobe Document Cloud" olarak adlandırılır.
Entegrasyon Anahtarını yüklemek için:
- Hesap yöneticisi olarak Workday'de oturum açın
- Edit Tenant Setup - Business Processes (Kiracı Ayarlarını Düzenle - Kurumsal Süreçler) için arama yapın
Edit Tenant Setup - Business Processes (Kiracı Ayarlarını Düzenle - Kurumsal Süreçler) sayfası yüklenir. Adobe Sign entegrasyonuyla ilgili dört alan bulunur:
Adobe Document Cloud Acknowledgment (Adobe Document Cloud Teyidi): Entegrasyonun sabit yazılı teyididir.
Adobe Document Cloud API Key (Adobe Document Cloud API Anahtarı): Entegrasyon Anahtarının yüklendiği yerdir
Adobe Document Cloud Sender Email Address (Adobe Document Cloud Gönderen E-posta Adresi): Adobe Sign'daki grup düzeyindeki yöneticinin e-posta adresidir
Remove documents awaiting eSignature when Document is Canceled (Belge İptal edildiğinde e-İmza için Bekleyen belgeleri kaldır): Workday'de bir belge iptal edildiğinde belgelerin imza döngüsünden kaldırıldığı isteğe bağlı bir yapılandırmadır.
Yüklemeyi tamamlama:
- Entegrasyon Anahtarınızı Adobe Sign API Integration Key (Adobe Sign API Entegrasyon Anahtarı) alanına yapıştırın
- Grup düzeyindeki yöneticinin e-posta adresini (Adobe Sign'da oluşturulan) Adobe Document Cloud Sender Email Address (Adobe Document Cloud Gönderen E-posta Adresi) alanına girin
- OK (Tamam) seçeneğini tıklatın
Adobe Sign işlevi artık bir Review Document (Belge İnceleme) adımı ekleyerek ve işlevi e-İmza türü olarak "eSign by Adobe" (Adobe tarafından e-İmza) kullanacak şekilde yapılandırarak tüm Kurumsal Süreçlere eklenebilir.
Review Document (Belge İnceleme) adımı belgesi statik bir belge, aynı kurumsal süreç içinde Generate Document (Belge Oluşturma) adımıyla oluşturulmuş bir belge veya Workday Report Designer ile oluşturularak formatlanmış bir belge olabilir. Bu durumların tümü Adobe Metin Etiketleri ile Adobe İmzalama süreçlerine özgü bileşenlerin görünümlerini ve konumlarını kontrol edecek şekilde artırılabilir. Belge kaynağının kurumsal sürecin tanımında belirtilmesi gereklidir. Kurumsal süreç yürütülürken geçici bir belge yüklemek mümkün değildir.
Adobe Sign'ın sadece Review Document (Belge İnceleme) adımıyla kullanılmasına özel olarak seri İmzalayan Grupları oluşturulabilir. Bu şekilde, sırayla imzalayacak rol tabanlı gruplar belirtebilirsiniz. Paralel imzalayan grupları desteklenmez.
Review Document (Belge İnceleme) adımını yapılandırma hakkında yardım için şu adresten Hızlı Başlangıç kılavuzuna ulaşabilirsiniz:
https://helpx.adobe.com/tr/sign/help/Workday_Quick_Start.html
Entegrasyonun sahibi olan Workday, entegrasyonun kapsamı hakkındaki sorular, özellik istekleri veya entegrasyonun günlük işleyişinde görülen sorunlar için ilk iletişim noktanız olmalıdır.
Workday topluluğu, entegrasyon ile ilgili sorunların giderilmesi ve belge oluşturulması hakkında pek çok faydalı makale sunar:
e-İmza Entegrasyonları ile ilgili sorunları giderme
Review Documents (Belge İnceleme) Adımı:
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg
Dinamik Belge Oluşturma
Teklif Belgesi Oluşturma Yapılandırması hakkında ipuçları
Entegrasyon içinde imza alınamadığı veya bekleyen imzaların bildirimleri gönderilemediği takdirde entegrasyon ortağı olan Adobe Sign ile iletişim kurulmalıdır.
Adobe Sign Müşterilerinin destek için Müşteri Başarı Müdürü (CSM) ile iletişime geçmeleri gerekir. Alternatif olarak, Adobe Teknik Destek Bölümüne 1-866-318-4100 numaralı telefondan ulaşılarak ürün listesi için beklendikten sonra 4 ve 2 (istenen şekilde) girilebilir.
Belgelere Adobe Metin Etiketleri ekleme:
https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf
Review Document (Belge İnceleme) yapılandırması ve örnekleri:
https://helpx.adobe.com/tr/sign/help/Workday_Quick_Start.html