Yüksek lisans-doktora başvuru dönemleri yaklaştığında, bir referans isteme-yazma döngüsü de başlıyor. Özellikle yurt dışı başvuruları için not ortalaması, İngilizce sınav sonuçları kadar önemli referans mektupları. Temel sebebi de, bir kişi hakkında sınav sonuçlarının gösteremeyeceği bilgilerin bir kısmını, kişiyi tanıyan bir ağızdan duyabilmek. Örneğin, okula başladığınız ilk yıl bir türlü adapte olamadığınız için düşük notlar aldınız; sonuçta da ortalamanız istediğiniz kadar iyi gelmedi. Bunu gözlemlemiş olan danışmanınız yazacağı mektupta, sizin derslerde neden düşük notlar aldığınızı açıklayabilir veya daha önemlisi diğer çalışmalarınız için pozitif yorumlarda bulunabilirse, birden ortalamanızın düşük olmasının getirdiği dezavantajı azaltabilir.
Kimden referans mektubu istemeli? Birçok öğrenci referans mektuplarını, tamamlanması gereken bir iş olarak görüyor.
“Hocam bana üç mektup lazım, birini siz yazar mısınız?”
Neden ben, belli değil. Sebep, o sırada okulda olmam olmuş olabilir, ya da yazarım deyince yazacağım için. Oysa ki, orta karar bir referans mektubunun hiç birfaydası yok. Hatta belki zararı bile olabilir. Mektubu okuyanla “bu öğrenci için bundan daha iyi şeyler söyleyecek kimse yok mu” diye düşünebilirler. Onun için, referans mektubunu kimden isteneceğini çok iyi düşünmek lazım. Birden fazla mektup alınacaksa, bu mektuplar tercihen birbirini tamamlar şekilde olmalı. Mesela, bir tez hocası, tezinizdeki başarılardan bahsederken, bir diğeri dersinde asistanlık yaptığınız hocanız olup, sizin ne kadar iyi bir asistan olduğunuzu anlatabilir. Bu aşamada kimden mektubu ne sebeple istediğinizi düşünmenizde fayda var. Örneğin, endüstriyel partnerlerle çalışılan bir projede çalışacaksanız, belki staj yaptığınız yerden referans almak iyi olabililr; akademik bir iş için bunun hiçbir anlamı olmayabilir. Burda aklımızda tutulması gereken şey bu mektupların sadece dosyada olsun diye istenmediği. Kimden aldığınız ve ne yazdığı çok çok önemli.
Nasıl istemeli? Birçok zaman öğrencilerden referans isteği, son anda, tek satırlık bir emailin içinde geliyor: “Hocam bana referans yazar mısınız?”
Ne için, ne zaman, ne konuda belli değil. Aceleye getirmeyin. Siz her referans istediğiniz insandan önce bir randevu alın. Neden referans istediğinizi anlatın. O hocayı neden seçtiğinizi, mektupta neyin öne çıkmasını istediğinizi söyleyin. Hocalar, herkesi her detayda hatırlayamaz. Hocaya, kendinizi biraz hatırlatın. Eğer dersinde çok iyi bir proje yaptıysanız ve o projenin şu anda başvurduğunuz işle bir alakası varsa, söyleyin. Referans yazacak insanı yönlendirmek ayıp değil, tam tersine hocanın hoşuna gidebilir. Ben şöyle düşünürüm, bir mektup yazıyorum, olabildiğince faydası olsun. Bunun için de sizin yönlendirmeniz anlamlı. Mektubun içeriğini kararlaştırdıktan sonra, mutlaka bir zaman dilimi konuşun. İdeal olarak, hocaya mektubu yazmak için en azından iki hafta vermek gereklidir. Bazı hocalar daha çok zaman isteyebilir. Onun için son dakikaya bırakmayın. Mektubun gitme zamanı yaklaştıkça, hocaya hatırlatın. Hatta kendisinden gönderdiğinde size haber vermesini isteyebilirsiniz.. Birçok zaman, işlerin içinde bu mektupları göndermeyi unutan hocalar oluyor. Sizi unutmamasını sağlayın. Hocaya hatırlatmaktan çekinmeyin. Hoca illa size bir lütufta bulunmuyor. Yani, referans yazan hocaya, bir gönül borcunuz yok; sonrasında da baklava börek almak zorunda hissetmeyin.
Nasıl yazmalı? Mektubun isteyen tarafında olmak gibi, yazan tarafında olmak da zor. Hatta birçok durumda daha zor. Herkesin bir yazma şekli vardır mutlaka, ama birkaç genel şeyden bahsetmek faydalı. Öncelikle, mektubu yazdığınız kurum sizi hiç tanımıyor olabilir. Sizin yazdığınız bir mektuba neden güvensin? Bu sebeple birçok zaman, referans mektubunun başında kısa bir şekilde kendinizi tanıtmak faydalı. Eğer bir doktora öğrencisi için mektup yazıyorsanız, daha önce kaç doktora öğrencisi mezun ettiğiniz ve şimdi nerelerde olduğundan bahsetmek faydalı bir bilgi olabilir. Ya da, öğrencinin bir lisans dersindeki başarsından bahsedecekseniz, daha önce o dersi kaç kere, kaç tane öğrenciye verdiğiniz faydalı olabilir. Ya da, bir öğrenciniz yardımcı doçent pozisyonuna başvuruyorsa, sizin nerelerde yayınlar yaptığınız, hangi dergilerde editör olduğunuz anlamlı olabilir. Yani, kendinizi, referans mektbunun bağlamına göre tanıtmakta fayda var.
İkincisi, refernas mektbunun olabildiğince özel olanı makbuldür. Yani:
“Çok iyi bir öğrencidir, programlama dersimden AA almıştı” dediğiniz zaman, aslında bu bilgi transktript’ten de görülebileceği için çok da faydalı değil.
“Derste daha recursion konusunu işlemeden, bir fonksiyonun kendini çağırdığında hafızada neler olacağıyla ilgili bir soru sormuştu. Bu da onun aslında, bilgisayarların hafıza yapısı hakkında daha derin düşündüğünü gösterir” diye yazdığınızda, o AA’nın ifade etmediği ek bir bilgi verir. Ya da, doktora öğrenciniz çok iyi yayınlar yapmak yanında, size yüksek lisans öğrencilerini yönlendirmek konusunda veya proje önerisi yazmada çok yardım etmiş olabilir. Bu işler iyi tanımlı ve resmi olmadığı için, CV’de gösterilememiş olabilir. Bunları anlatmak son derece faydalı olabilir.
Son olarak da, aslında traskriptte veya CV’de solan ama gerçekten dikkat çekmenin çok anlamlı olduğu yerler olabilir. Mesela, öğrenci yüksek lisans projesinden iki dergi makalesi çıkarmış. Bunun çok az görünen birşey olduğunu, bir daha açıkça yazmak dikkat çekmek açısından faydalı olabilir. Ya da, lisans öğrencisinin ortalaması 3.9’dur. Bunun çok yüksek bir ortalama olduğu zaten belli olmasına rağmen, son 10 yılda ilk defa bir öğrencinin böyle bir ortalama almış olduğu transkriptten anlaşılmıyor olabilir. Bu tür detayları öne çıkarmak, başvuruyu değerlendiren insanın da doğru şeylere odaklanmasını kolaylaştırır.