Verimliliği artırmak isteyen herhangi bir işletme için en önemli önceliklerden biri, daha iyi toplantılar sağlamak amacıyla bir strateji tasarlamaktır. Çoğu çalışan, iş toplantıları hakkında olumsuz görüşlere sahiptir ve genellikle başka bir yerde daha iyi harcanabilecek zamanı çok az şey kazanarak veya sadece boşa harcadıklarını düşünür. Toplantı algısını iyileştirmenin harika bir yolu, daha iyi bir takip sürecidir.
Verimliliği artırmak için toplantılardan sonra takibi iyileştirmeye yönelik dört ipucu için okumaya devam edin. Veya daha etkin toplantılar için ViewSonic işbirliği araçları ve yazılım yelpazesine göz atın.
Daha iyi toplantılar yapma ihtiyacı, üretkenliği artırma arzusu konusunda ciddi olan herhangi bir şirket için hayati öneme sahiptir. Verimsiz toplantıların işletmelere her yıl 102 milyar dolara mal olabileceği tahmin ediliyor ve bu, seyahatle ilgili maliyetleri bile kapsamıyor.
İş toplantılarının kalitesini ve çalışanlarınızın bunlara ilişkin algısını iyileştirmenin en iyi yollarından biri, takip sürecinizi optimize etmektir. Bu makalede, toplantılarınızdan en iyi şekilde yararlanmanıza ve daha fazla stratejik hedefinize ulaşmanıza yardımcı olabilecek dört faydalı ipucu sunuyoruz.
Bir Eylem Planı Oluşturarak Verimliliği Artırın
İş toplantılarının verimsiz olduğu şikayeti son derece yaygın bir şikayettir. Aslında, Harvard Business Review’a göre, üst düzey yöneticilerin yüzde 71‘inin görüşü bu ve pek çok çalışanının da bu değerlendirmeye katılması ve çok sayıda toplantının değerli zamanlarını boşa harcadığı olarak görmesi şaşırtıcı olmasa gerek. .
Toplantıların zaman kaybı olmasını önlemenin harika bir yolu, toplantıdan sonra bir eylem planı oluşturmaktır. Bu eylem planı, daha sonra, toplantıda neye karar verildiğini, neyin yapılması gerektiğini, kimin yapması gerektiğini, ne zaman yapılması gerektiğini ve neden yapılması gerektiğini netleştiren çeşitli takip faaliyetlerinizin temeli olarak hizmet etmelidir.
İnsanların bir şeye karar verildiği veya başarıldığı ve bundan sonra ne olacağına dair bir plan olduğu duygusuyla toplantılardan ayrılmaları çok önemlidir. Eylem planı herkesin odaklanmasına yardımcı olabilir.
Takipten Kimin Sorumlu Olduğu Konusunda Net Olun
Takip sürecinizin çalışması için, bundan kimin sorumlu olduğu konusunda net olmanız gerekir. Çoğu durumda, bu basit olacaktır; çünkü takip, toplantıyı organize eden ve çağıran kişinin sorumluluğunda olacaktır; ancak bu her zaman böyle değildir, özellikle de takip çalışmaları kapsamlı olacaksa.
Katılımcıları takip etmek için ne yapılması gerektiğini dikkatlice düşünün ve ardından gerekirse kişilere belirli görevler verin. Aksi takdirde, tüm sorumluluğu kendiniz alıyorsanız, diğer önemli karar vericilerin bunu bildiğinden ve takip faaliyetlerini kendilerinin yürütmelerine gerek olmadığını anladıklarından emin olun.
Bu adım açık görünebilir, ancak insanlar takip çalışmasını kimin yapması gerektiği konusunda net olmadığı için şaşırtıcı sayıda toplantı hak ettikleri takibi alamamaktadır.
Birden Fazla Farklı Takip Faaliyeti Gerçekleştirin
Bir toplantıdan sonra takibin tek bir faaliyetten oluşmaması gerektiğini anlamak önemlidir – en azından çoğu durumda. Verimli ve faydalı toplantıların çoğu, birkaç farklı takip faaliyeti gerektirecektir ve bunlar, toplantının niteliğine bağlı olmakla birlikte, aşağıdaki eylemleri içerebilir:
- Kişilerin başvurabileceği destekleyici belgelerle birlikte toplantının bir özetini göndermek
- İnsanlara katılımları ve tartışmaya katkıları için teşekkür
- Bireylerin toplantının hedeflerine ulaşmasına yardımcı olmak için atabilecekleri sonraki adımlar için önerilerde bulunmak
- Tanıştığınız potansiyel müşterilere veya müşterilere teklif gönderme
- Kilit personel üyelerinden durum güncellemeleri veya ilerleme raporları talep etme
- Sorular, hatırlatıcılar veya gündelik tartışmalarla şahsen takip etme
E-posta yoluyla basit bir toplantı özeti göndermek iyi bir başlangıç noktası olabilir çünkü insanlara neler olduğunu, kapsanan bilgileri ve herhangi bir eylem için kararlaştırılan son tarihleri hatırlatır. Diğer takip biçimleri daha dikkatli bir şekilde hedeflenmelidir, çünkü bunların hepsi katılan herkes için geçerli olmayabilir.
Birden Fazla Takip Etmekten Korkmayın
Satışa dayalı şirketlerde, rutin olmayan satışların yüzde 80‘inin şirketin bir potansiyel müşteriyi en az beş kez takip ettikten sonra gerçekleştiğine dair ortak bir istatistik vardır. Bunun bu kadar yaygın olarak paylaşılmasının nedeni, çalışmaların aynı zamanda çoğu satış takibi girişiminin yalnızca bir veya iki takipten sonra sona erdiğini göstermesidir.
Bu, satış yaratmayı amaçlayan bir toplantıdan sonra takip eden işletmeler için geçerlidir, ancak aynı temel ilke diğer takip faaliyetleri için de geçerlidir. Birden fazla takip etmekten korkmayın.
İnsanlar herhangi bir nedenle ilk takip girişiminize yanıt vermeyebilir ve bunu görüp kabul etseler bile işte olan diğer şeylerden dolayı dikkatleri dağılabilir. Aradığınız yanıtı alamazsanız, tekrar iletişime geçmeyi düşünün çünkü verimli toplantıların anahtarı, eylemi kolaylaştırmalarını sağlamaktır.
Son Söz
Daha iyi toplantılara odaklanmak, işyerinde üretkenliği artırma girişimlerinin önemli bir bölümünü oluşturabilir. Bunu yapmanın ve zaman kaybıyla ilgili yaygın şikayetlerden kaçınmanın en etkili yollarından biri takibinizi geliştirmektir.
Toplantılarınızdan sonra bir eylem planı oluşturmanız ve farklı kişilere ihtiyaçlarına göre çeşitli takip içerikleri göndermeniz faydalı olabilir. Bunun ötesinde, gerekli olan belirli takip görevlerinden kimin sorumlu olduğu konusunda net olmanız ve bir kereden fazla takip etmeye istekli olmanız gerekir.
Net takip planlarına sahip olmak kesinlikle daha etkili bir toplantıya yol açabilir, ancak aynı zamanda daha net iletişim sağlamalı ve üretkenliği ileriye dönük uygulamalar geliştirmelisiniz. Teknoloji, kusursuz işbirliği araçları ve etkileşimli yüzeyler sunarak bu amaçları desteklemeye yardımcı olabilir. Doğru toplantı alanını tasarlamayı rehberimizden öğrenebilirsiniz. Veya işbirliği ihtiyaçlarınız için ViewSonic’in toplantı cihazlarına ve çözümlerine bir göz atın.