İkinci adım: Prosedür incelemesi
Proje ekibinin yeni ERP yazılımınızın özelliklerini ve yeteneklerini kapsamlı bir şekilde gözden geçirmesini sağlayın. Bu inceleme iki amaçla yapılır:
- Proje ekibinin yeni ERP çözümünün her yönüyle ilgili bilgi sahibi olması ve daha geniş çaplı kullanıma sunulmadan önce beceri ve yeterlilik boşluklarının tanımlanması için. Bu deneyim, eğitime yol gösterecektir.
- Hangi manuel işlemlerin yeni sistem tarafından otomatikleştirileceğini doğrulamak ve otomasyonun sorunsuz bir şekilde devam etmesini sağlamak amacıyla gerekli değişikliklerin kullanıma sunulmadan yapıldığından emin olmak.
İpucu: Geçerli işlemlerin nasıl birlikte çalıştığı ve bu işlemlerin en etkili şekilde nasıl otomatikleştirileceği ile ilgili birinci elden öngörüler almak için her departmandaki önemli personel ile görüşme yapın.
Üçüncü adım: Veri hazırlığı
Hangi mevcut verilerinizin yeni sisteme dönüştürülmesi gerekeceğini tanımlayın ve ardından onu gereksiz veya eski bilgilere ayırmak için çözümleyin. Mümkünse, veri doğruluğunu ve tamamlanmış olmasını doğrulamak için kaynak belgeler bulun. ERP sistemi yalnızca verileri kadar yararlı olduğu için bu aşamada verilerin düzenlenmesi çok fayda sağlar. Verilerinize yanlış bilgiler yüklenirse yeni ERP'nizin verdiği değer olumsuz şekilde etkilenebilir.
Veriler denetlendikten ve temizlendikten sonra, yeni sisteme dönüştürmeyi kolaylaştırmak üzere mantıksal tablolara yararlı verileri toplamak ve segmentlere ayırmak için elektronik tablolar oluşturun.
İpucu: Yönetici liderinden ilk düzeydeki çalışanlara kadar herkesle süreç için gerçekçi beklentiler belirleyin ve nasıl ilerlediğiyle ilgili açık bir iletişim sürdürün. Bu, araç ve süreçlere yapılan değişiklikler ve yeni yazılımın kullanıma sunulması sonrasında benimsenmesini artırmaya yardımcı olur.
Dördüncü adım: Test etme ve eğitim
Sistem çıkışını, test doğruluğunu onaylamak ve entegrasyonlar ile arabirimlerin doğru çalıştığından emin olmak için bir tam haftalık gerçek işlem verileriyle doldurulmuş bir test veritabanıyla proje ekibinin uygulama yapmasını sağlayın. Yeni sistemin test edilmesine ek olarak, bu yeni yazılımla yapılan uygulamalı deneyim, proje ekibinin kurum genelinde bir eğitim amacıyla hızlı başvuru kılavuzları ve işlem belgeleri oluşturmasına yardımcı olmak için kullanılabilir.
İdeal eğitim yöntemi, iş gücüne göre farklılık gösterir. Çalışanlarınızın eğitimlere ne kadar süre ayırabileceği ve nerede bulundukları gibi etkenler; kişisel eğitim, e-öğrenme veya ikisinin birleşimi arasından hangisinin en çok işe yarayacağını belirlemede size yol gösterir.
Seçtiğiniz eğitim yönteminden bağımsız olarak, işlemi ilgili herkes için daha etkili hale getirmek üzere bu önerileri kullanın:
- Teknolojiyle ilgili olan personeli ERP yazılımı süper kullanıcıları olarak eğitin. Böylece düşük düzeyli kullanıcı sorunlarına yardımcı olabilirler ve BT departmanınız da daha büyük sorunlarla uğraşabilir.
- Katılımı artırmak ve iş arkadaşları arasında dostça rekabeti teşvik etmek için eğitim sürecinin parçalarını oyunlaştırın.
- Eğitimi zamanında tamamlamak için teşvikler sunun. Ücretsiz yemek veya öğle yemeği için fazladan bir saat gibi küçük avantajlar ve nakit primleri veya ekstra günler gibi büyük avantajlar, çalışanları motive etmek ve süreci eğlenceli hale getirmek için etkili bir yöntem olabilir.
İpucu: Hızlı başvuru kılavuzları ve işlem belgelerini tüm kurum tarafından erişilebilen ve düzenli olarak güncelleştirilen standart işletme prosedürlerine dönüştürün.
Beşinci adım: Kullanıma sunma ve değerlendirme
Aşağıdaki gerekliliklerin kullanıma hazır olduğundan emin olmak için uygulamayı takip eden günler ve haftalar için servise alma kontrol listesi oluşturun:
- Servise alma sonrası sistemin test edilmesi
- Personel fazla mesaisi veya geçici personel için zamanlama ve bütçe
- Sistem kesintisi için iletişim protokolleri
- Ağ hızı ve güvenilirliği denetimleri
- Veri yedekleme işlemleri
Kullanıma sunulma günü için birçok soru planlayın ve bazı engellere hazır olun. Proje ekibinizin, süreç boyunca departmanlarını yönlendirmeye hazır olduğundan ve BT ekibinizin gerektiğinde değişiklik ve ayarlama yapabileceğinden emin olun. ERP uygulaması çok fazla iş anlamına gelir ancak verimlilik ve karlılık avantajları buna değer.
Kullanıma alındıktan sonra ERP çözümünüzün sonucunu, planlama aşamasında proje ekibinizin belirlediği hedeflere ve amaçlara göre değerlendirin. Yeni sisteminiz bu hedeflere ulaşıyor mu? Manuel gerçekleştirilen işlemleri olması gerektiği şekilde başarıyla otomatikleştiriyor mu? Yanıtınız hayır ise ek değişiklikler ve iyileştirmeler gerekir.
İpucu: Çözümün değer katıp katmadığını belirlemek için ERP çözüm çıkışını değerlendirmelerle kıyaslamak amacıyla periyodik denetimler gerçekleştirin.