Etiketler
Etkili E-Posta yazma özelliklerinde; üç ana nokta üzerinde duracağım:
1. “Okuyucularımın ne bilmesini istiyorum?” sorusunu sor
2. Sadece gerekli ayrıntıları seç
3. İletinizi kısa tutun
E-posta mesajınıza odaklanmanın en kolay yolu şu soruyu sormaktır; “Neden yazacağım?” İşte bu sorunun cevabı sizin hedefinizdir. Daha sonra kendinize şu soruyu sorun; “Okuyucularımın ne bilmesini ya da ne yapmasını istiyorum?” Bu sorunun cevabı da sizin odak noktanız olacaktır.
Örnek:
Amaç: Yöneticilere yeni oryantasyon prosedürünü tanıtmak.
Soru: Yöneticilerimin ne bilmesini ya da ne yapmasını istiyorum?
Odak: Yeni oryantasyon prosedürünün yöneticilere yardımcı olacak iki yolu var: (1) Yeni personellerini desteklemelerine yardımcı olacak ve (2) Altı aylık dönemde yeni personellerini değerlendirmelerine yardımcı olacak.
Odak noktasını nasıl açıklayabilirim?
Aşağıdaki formülü kullanarak, odak noktanızı açıklayabilir; aynı zamanda “okuyucuların ne bilmesini ya da ne yapmasını istiyorum?” sorusuna da yanıt bulabilirsiniz.
Belirli özel bir konu
+ Bilgi veya eylem
= Odak fikrin açıklanması
Örnek:
Yeni oryantasyon prosedürü yöneticilere, yeni personellerini desteklemede ve onları değerlendirmede yardımcı olacak.
Odak Noktamı Destekleyecek Detayları Nasıl Seçebilirim?
Anlatmak istediğiniz fikri veya olayı en iyi açıklayacak ve destekleyecek detayları seçmelisiniz. Tabii bunun için denemeler yapmanız gerekecektir. Aksi halde sizin anlattığınızı veya açıkladığınızı düşündüğünüz yazınız başkaları tarafından yanlış anlaşılabilir. Odak noktanız uygun detayları seçmenize yardımcı olacaktır. Gerçekler, istatistikler, 5 N 1K, gözlemler, anekdotlar ve karşılaştırmalar her zaman sizi destekler. Aşağıdaki liste doğru detayları seçmenizde size yardımcı olacaktır.
Farklı Okuyucular İçin Odak Noktasını Nasıl Değiştirebilirim?
Odak noktası genellikle okuyucunun pozisyonuna bağlıdır. Genellikle, üst düzey yöneticilere veya diğer şirket çalışanlarına, iştiraklere, iç ve dış müşterilere mail yazacaksınızdır. Aşağıda üç farklı okuyucuya, üç farklı odak noktasıyla aynı konunun nasıl mail olarak yazıldığını görebilirsiniz.
ÖRNEK 1: Bir çalışan, bir yöneticiye (supervisor) mail yazıyor.
Amaç: Yöneticiyi eğitim ihtiyacı hakkında bilgilendirmek.
Soru: Okuyucumun ne bilmesini veya ne yapmasını istiyorum?
Odak Noktası: Satış temsilcilerimiz için bütçeye ihtiyacımız var.
ÖRNEK 2: Bir yönetici, çalışanına mail yazıyor.
Amaç: Bir çalışanın eğitim talebini geçici olarak reddetmek.
Soru: Okuyucumun ne bilmesini veya ne yapmasını istiyorum?
Odak Noktası: Bu iyi bir fikir ve biz gelecek yıl için, önerilen bu eğitim bütçesi üzerinde çalışacağız.
ÖRNEK 3: Bir yönetici, başka bir yöneticiye mail yazıyor.
Amaç: Gerekli fonlar hakkında bütçe yöneticisini bilgilendirmek.
Soru: Okuyucumun ne bilmesini veya ne yapmasını istiyorum?
Odak Noktası: Satış temsilcilerinin eğitimi için, bütçe fonları konusunda yardımınıza ihtiyacımız var.
Siz de en son bir yöneticiye yazdığınız mailinizi ya da astınıza yazdığınız bir mailinizi, bir yöneticiden size gelen maili gözden geçirerek yukarıdaki bilgiler doğrultusunda değerlendirebilirsiniz. Hiçbir zaman karşıdaki kişinin yazdıklarınızı nasıl algılayacağı konusunu gözardı etmeyiniz.
(Kaynak:”Writing Effective E-Mail”, Verne Meyer, Pat Sebranek, John Van Rys)