Proje yol haritası, zaman çizelgesinde sunulan projenin hedeflerine ve çıktılarına ilişkin grafiksel, üst düzey genel görünümdür. Ayrıntıların ete kemiğe büründüğü proje zaman çizelgesinin aksine, basit ve ayrıntılardan arındırılmıştır. Bu yaklaşım Proje Yol Haritasını, paydaş beklentilerini yönetmek, planları iletmek ve kaynakları diğer ekiplerle koordine etmek için yararlı bir araç haline getirir.
Proje Yol Haritası aşağıdakileri içerir;
- Proje amaç ve hedefleri
- Üst seviye zaman çizelgesi
- Önemli kilometre taşları ve çıktılar
- Olası riskler
- Bağımlılıklar
Neden hazırlanır?
Projelerde ayrıntılara takılmadan birçok görevi, fikri ve kaynağı takip etmek gerekebilir. Proje Yol Haritası, küçük ayrıntılara girmeden projenin kuşbakışı görünümünü sağlar. Bu yaklaşım, proje yöneticisinin, paydaşları, projenin kapsamı ve ilerleyişi hakkında bilgilendirmesini kolaylaştırır.
Proje Yol Haritası, projenin makro düzeyde görünümüne ihtiyaç duyan herkes için yararlıdır. Daha kapsamlı bir proje yönetimi planının geliştirilmesine yardımcı olduğu için önemli bir proje yönetimi aracıdır.
Proje Yol Haritasının projenin yönetimine yardımcı olabileceği yollardan bazıları şunlardır;
Hedefleri ekibe iletme
Proje Yol Haritası, projenin amaçlarını ve hedeflerini net bir şekilde ortaya koyan görsel bir belgedir. Ekip hedeflerini anladığında, belirli görevlere odaklanmaları kolaylaşır.
Proje yöneticisine ve proje ekibine projenin her aşamasını tamamlamak için gereken süreyi tahmin etmede yardımcı olabilecek projeye genel bir bakış sunar. Yürütme aşamasında e projenin temel çizgisini hatırlatır.
Öncelikli görevleri tanımlama
Proje Yol Haritası, projenin en çok dikkat gerektiren aşamalarını belirlemeye yardımcı olur. Karmaşıklık ve gerekli çaba hakkında tahmini bir genel bakış sağlayabilir. Haritada yer alan aşamaların daha da geliştirilmesi, ürün haritalarının hazırlanmasını sağlar.
Ürün Yol Haritaları, belirli bir ürünün vizyonuna ve yaşam döngüsüne genel bir bakış sağlamak dışında Proje Yol Haritalarına benzerler.
Paydaşlarla iletişim kurmak
Projelerin paydaşların beklentilerini karşılaması gerekir. Olası paydaş memnuniyetsizliklerin başlıca sebebi, proje ekiplerinin yürütme sürecindeki değişikliklere uyum sağlayamamasından kaynaklanmaktadır. Sonuç, projelerin orijinal hedeflerinden sapmasına ve verimlilik kaybına yol açmaktadır.
Proje Yol Haritası, herkesin aynı yolda ve yönde kalmasını sağlayarak paydaşlar ve proje ekibi arasındaki yanlış iletişimi önlemeye yardımcı olur. Projenin yürütülmesi sürecinde atılan adımları paydaşlara açıklanabilmesini sağlar.
Proje Yol Haritasından en iyi şekilde yararlanmak için birkaç ipucu aşağıdadır;
- Proje Yol Haritası, karar vermeye yardımcı olacak şekilde açık ve kesin bilgilere sahip olmalıdır.
- Proje Yol Haritası gerçekçi hedefleri ana hatlarıyla belirtmelidir.
- Proje Yol Haritasının bütünlüğünü korumak için proje ekibi, işlerin ilerleyişi hakkında birbirini güncellemelidir.
- Paydaşların ve projeden sorumlu kişilerin vurgunladığınızdan emin olunmalıdır.
Zorluklar
Avantajlarına rağmen, Proje Yol Haritası kendi zorluklarıyla birlikte gelir;
- Proje Yol Haritası yalnızca projeye genel bir bakış sağlamalı ve bir bakışta anlaşılması zor ayrıntılardan kaçınılmalıdır.
- Proje Ekipleri, Proje Yol Haritasında gereğinden fazla odaklandıklarında geri bildirim vermeyi ihmal edebilirler, problemler geç fark edilebilir.
- Tüm paydaşlar ve proje ekibi hemfikir olduğunda, Proje Yol Haritasının başarılı olma olasılığı daha yüksektir.
Proje Yol Haritası, paydaşlarınızın ve proje ekibinizin hedefleri, amaçları, kapsamı ve diğer üst düzey ayrıntıları anlaması için temel olan “tek bir gerçek kaynak” işlevi görmelidir.
Türkçe eğitimler
İngilizce eğitimler
Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:
- Proje Yönetiminde Etki Haritalama
- Proje Yönetiminde Fayda Haritası Geliştirme
- Proje Yönetimi Planı Hazırlamak – 4
- PMP Hazırlık – Ürün İş Listesi – 92
- Kapsam Yönetimini Planlamak
- Proje Başlatma Kontrol Listesi Soruları Geliştirme
- Proje Yönetiminde Kabul Kriterleri
- İş Kırılım Yapısı Ne İşe Yarar?
- Proje Yönetiminde Performans Ölçümü Temel Çizgisi(PÖTÇ)
- Proje Yönetiminde Kötü İletişim ve Etkileri