Büyümekte olan şirketler, zamanla güvendikleri elektronik tablolar ve kağıt kayıtlarla işlerini yönetmekte zorlanırlar. Ancak bu şirketleri yöneten insanlar genellikle ne tür bir programa ihtiyaç duyduklarından emin değillerdir. Bu tür şirketler tipik olarak muhasebe programlarını kurumsal kaynak planlama (ERP) programlarıyla karşılaştırırlar.
ERP programı, işletmelerin kuruluşlarının neredeyse her yönünü çalıştırmak için kullanabilecekleri entegre bir yazılım uygulamaları paketidir. ERP programlarının veri tabanları genellikle muhasebe, üretim, pazarlama, satış, tedarik zinciri ve diğer departmanlardan gelen girdileri içerir. Böylece, işletme yöneticileri, iş süreçlerini otomatikleştirmek ve birden çok departmanda içgörüler oluşturmak için bir ERP programınının birleşik kurumsal veri görünümünü kullanabilir. Şirket yöneticileri, süreç iyileştirmelerini belirlemek ve verimliliği artırmak için de ERP programlarını kullanabilir.
Tanım olarak, muhasebe programı yalnızca bir şirketin finansal faaliyetlerine odaklanır. Bir muhasebe programı, şirketlerin defter tutma faaliyetleriyle birlikte borç hesaplarını ve alacak hesaplarını yönetmelerine yardımcı olur. Örneğin, bir muhasebe programı, mizanın oluşturulmasına yardımcı olur. Muhasebe programı ayrıca şirketlerin kâr ve zarar raporları ve bilançolar gibi mali tabloları bir araya getirmesini sağlar.
ERP programı ve muhasebe programı arasındaki büyük fark kapsamla ilgilidir. Muhasebe programı, bir şirketin finansal faaliyetlerini yönetmeye ve otomatikleştirmeye yardımcı olur. ERP programı, muhasebe işlevselliği sunar, ancak aynı zamanda başka birçok yeteneğe de sahiptir.
Belirli bir büyüklüğe ulaştıklarında, birçok küçük işletme, mali defterlerini yönetmek için giderek daha fazla zaman harcadığını fark ediyor. Girişimcilerin genellikle işletmelerinin daha verimli çalışmasını sağlamak için yazılım sistemleri aramaya başladıkları nokta budur. İlk düşünceleri bir muhasebe programı olabilir, çünkü hızla büyürken en büyük sorunları organizasyoneldir: satışları takip etmek, ödemeleri toplamak, tedarikçilere ödeme yapmak ve kârlılığı hesaplamak. Bir muhasebe programı bu konularda kesinlikle yardımcı olabilir, ancak hiçbir muhasebe programı tek başına tedarikçileri takip edemez, büyüyen bir personeli yönetmeye yardımcı olamaz veya depo maliyetleri ve faaliyetleri hakkında bir görüş sağlayamaz.
Girişimciler verilerini ayrı yerlerde tutmak yerine, tek bir ERP programında tüm işlerinin bir görünümünü elde edebilirler. Bunu yaparken içgörüler elde edebilir ve şirketlerinin kârlılığını artıran kararlar alabilirler.
ERP’nin çok sayıda modülü vardır. Örneğin; tedarik zinciri yönetimi, müşteri ilişkileri yönetimi (CRM), sipariş yönetimi, üretim yönetimi vb. gibi. Büyüyen bir şirket için en ölçeklenebilir seçenek, ERP programıdır. Örneğin, şirketinizin yakın zamanda oluşturduğu ve patentini aldığı bir ofis malzemeleri ürününün uzun bir distribütör ve perakende tedarikçisi listesine sahip olduğunu varsayalım. Bir muhasebe programında siparişleri, sevkiyatları ve ürünleri takip edemezsiniz. Ancak bir ERP programınız varsa, bu bilgileri organize etmenin ve istediğiniz zaman ihtiyaç duyabileceğiniz bölümlere hızlı bir şekilde erişmenin bir yolu vardır.
ERP programı, işletmeniz büyüdükçe farklı yolları yönetmenin yanı sıra size işletmenizin bütünleşik bir görünümünü sunar. Tüm iş süreçlerinizi ve fonksiyonlarınızı tek bir veri tabanında toplar. Bu, bir işi çok daha verimli hale getirebilir. Bir satış ekibinin siparişi aldığı, siparişin bir web satın alma yoluyla geldiği veya depoya gönderdiği siparişten ödemeye kadar olan süreci kullanan bir şirket örneğini alın. Daha sonra bir toplama listesi oluşturulmalı, yani birisi ürünü raftan almalı, envanterden düşüldüğü şekilde kaydetmeli ve nakliye departmanına getirmelidir. Ürün sevk edildiğinde muhasebenin fatura göndermesi gerekir. Bu faaliyetlerin tümü manuel olarak kaydedilirse, süreç yavaş olacak ve hata olasılığı yüksek olacaktır. Bir ERP programıyla, siparişten ödemeye kadar olan sürecin birçok bölümü otomatikleştirilecektir.
ERP’nin entegre yapısı işinizin tüm yönlerini tek bir yerde görebilme ve bunları birbirine bağlayabilme gibi iyileştirmeler de sağlar. Üretim planlama ve çizelgeleme daha iyi olabilir ve tedarik zincirinizin bazı yönlerini otomatikleştirebilirsiniz.
“Muhasebe programına ihtiyacım var”, genellikle küçük işletme sahiplerinin işleri büyümeye başladığında ilk düşündükleri şeydir. Bu tür girişimciler genellikle finansal sistemlerini kontrol altına almak için baskı hissederler. Ancak çoğu küçük işletme, müşterilerini ve tedarik zincirlerini yönetmek, siparişleri işlemek ve çeşitli diğer operasyonel faaliyetleri yürütmek için diğer programlardan da yararlanacaktır. Kurumsal kaynak planlama programları, geniş bir iş işlevselliği yelpazesini bütünleştirir. Nasıl ölçekleneceklerini merak eden birçok işletme sahibi, bulut tabanlı bir ERP programını seçebilir.
Muhasebe bir ERP midir?
Muhasebe programı tipik olarak bir ERP programının işlevselliğinin bir parçası olarak dahil edilir. Ancak muhasebe programının daha dar bir amacı vardır. İkisi farklı programlardır.
Xero bir ERP programı mıdır?
Xero, bir ERP programı değil, küçük işletmeler için bulut tabanlı bir muhasebe programıdır. Fatura ödeme, harcamalar ve belirli bankacılık faaliyetlerinde yardımcı olmak için tasarlanmıştır. ERP’nin geniş işlevselliğine sahip değildir.
Geleneksel muhasebe programları ile kurumsal programlar arasındaki fark nedir?
Muhasebe programları, şirketlerin işletmelerinin finansal yönlerini yönetmelerine yardımcı olur. Muhasebe programı genellikle küçük işletmeler tarafından büyüme yörüngelerinin başlarında kullanılır. Kurumsal programlar muhasebe görevlerini yerine getirir, ancak tedarik zinciri, dağıtım ve müşteri yönetimi dahil olmak üzere bunun ötesinde önemli işlevlere sahiptir.