Bu basit ipuçlarıyla e-posta stresinin üretkenliğinizi raydan çıkarmasına ve sizi endişeli ve bunalmış hissettirmesine izin vermeyin.
Birçok insan için e-postalarını kontrol etmek, çalışma veya akademik hayatlarının kaçınılmaz bir parçasıdır. Ancak, e-posta bağımlılığı (veya e-posta yorgunluğu) hemen herkesi etkisi altına alabilir ve gün ve gece boyunca gelen kutunuzu kontrol etme alışkanlığına kapılmak kolaydır.
Stresi azaltmak ve daha az dikkat dağıtıcı ile boş zamanınızın tadını çıkarmak için e-posta ile nasıl daha sağlıklı bir ilişki kurabileceğinizi aşağıda bulabilirsiniz. Vakaların büyük çoğunluğunda, yeni mesajlar zaten hemen ilgilenilmeyi gerektirmez.
E-posta Bağımlılığı Hakkında
Gün içinde e-postalarınızı ne sıklıkla kontrol ediyorsunuz? Computers in Human Behavior‘a göre, genel olarak e-postaları daha az sıklıkta kontrol etmek (örneğin günde yaklaşık üç kez) daha az stres ve bunalma hissiyle ilişkilendiriliyor. Muhtemelen, birçok e-posta kullanıcısı hesaplarını çok daha yakından kontrol etme eğilimindedir.
Görünüşte bu kötü bir şey değil: sorumluluk sahibi olmaya ve mesajlara zamanında yanıt vermeye çalışıyorsunuz. Ancak bu durum, gelen kutunuza sürekli göz kulak olmanız gerektiği hissine yol açabilir.
Bazı kişilerin profesyonel başarıları için e-postaları bu kadar yakından takip etmeleri gerekse de, diğer birçok kişi gelen kutularını biraz daha az sıklıkta açmaktan fayda sağlayabilir. Çoğu durumda, önemsemediğiniz reklamları veya randevu hatırlatmalarını içeren mesajlar birkaç saat bekleyebilir.
İşte her gün e-postalarınızı kontrol etmek (ve endişelenmek) için harcadığınız zamanı azaltmanın yolları.
1. E-postaları Telefonunuzdan Uzak Tutun
Telefonunuzdaki tüm e-postaları silerek günlük yaşamdaki e-posta yorgunluğunu azaltın. Bu, gün boyunca, özellikle de mesai saatleri dışında olduğunuzda, gelen kutusunu taramanın cazibesini ortadan kaldıracaktır. Bu sadece bilgisayara özel bir aktivite haline gelebilir.
2. Gelen Kutunuzu Belirli Zamanlarda Kontrol Edin
E-postalarınızı gün içinde belirli saatlerde kontrol etmeyi hedefleyin; örneğin sabah 9:00, öğlen ve akşam 16:00’da (ya da programınıza hangi düzenleme uygunsa). İhtiyaçlarınıza bağlı olarak günde üç veya daha az belirli zaman hedefleyin.
Internet Interventions‘a göre, bazen e-posta gruplama olarak da bilinen bu strateji, e-postadan kaynaklanan duygusal yorgunluğu azaltma eğilimindedir. Her zaman ulaşılabilir olmak zorunda hissetmek yerine, e-posta günde sadece birkaç kez gerçekleşen daha yönetilebilir bir etkinlik haline gelir.
Potansiyel e-posta muhataplarını bekletmekten endişe ediyorsanız, bir otomatik yanıt mesajı ayarlayın. Gmail’de, genellikle her gün e-postalarınızı kontrol ettiğiniz saatleri belirten bir mesajla birlikte yinelenen bir tatil yanıtlayıcısı yapılandırın. Potansiyel bir yedek olarak, bir telefon numarası ekleyin ve mesaj alıcılarına acil dikkat gerektiren bir durum olması halinde aramaları veya mesaj atmaları talimatını verin.
Çoğunlukla, e-posta izleme ile bu sınırları belirlemek, önemli mesajları zamanında görmenizi ve yanıtlamanızı sağlarken çok daha fazla gönül rahatlığı sağlayabilir. Bu, her iki dünyanın da en iyisidir.
3. Sabah İlk İş E-postalarınızı Kontrol Etmeyi Bırakın
Sleep Advisor tarafından yapılan bir ankete göre, Y kuşağının yaklaşık üçte biri uyanır uyanmaz e-postalarını kontrol ediyor, ancak bu uygulama genellikle artan kaygıyı da beraberinde getiriyor. Bu dürtü anlaşılabilir -iş gününe veya derslerinize bir an önce başlamak istiyorsunuz- ancak bu, bir sabahı geçirmenin en keyifli yolu değil. Bekleyen yapılacaklar listesiyle ilgili düşünceler daha yataktan çıkmadan beyninizde dolaşmaya başlar.
Bunun yerine, sabah ilk iş olarak gelen kutusunu açma dürtüsüne direnin ve keyif aldığınız bazı aktiviteleri içeren daha iyi bir sabah rutini oluşturun. Lezzetli bir kahvaltı hazırlayın, esneyin veya biraz günlük tutun. Bekleyen e-postalar bekleyebilir.
4. Kontrol Etme Dürtünüze Dikkat Edin
En sık ne zaman e-postalarınızı kontrol etme ihtiyacı hissediyorsunuz? Uyandıktan hemen sonra mı yoksa gün boyunca birkaç dakikalık boş zamanınız olduğunda mı? Kontrol etme dürtüsü o kadar alışkanlık haline gelmiş ve otomatikleşmiş olabilir ki bunu gerçekten fark etmezsiniz.
Bu alışkanlığı daha yakından takip etmek için Strides gibi alışkanlıklarınızı değiştirmenize yardımcı olmak üzere tasarlanmış uygulamaları indirin. E-postalarınızı kontrol etme sayınızı veya (mümkünse) e-posta ile etkileşim halinde geçirdiğiniz süreyi azaltmak için bir hedef belirleyin. Net bir hedef belirlemek, e-posta süresini kısaltmayı biraz daha yapılabilir hale getirecektir.
5. Bilgisayarınızdaki E-posta Sekmesini Kapatın
Çalışırken e-posta sekmesini açık bırakmak ve her yeni mesaj geldiğinde sekmeye dokunmak kolaydır. Ancak e-postadan gelen bildirimlerin dikkati dağıtması konsantrasyonu bozabilir ve iş akışını kesintiye uğratabilir. Şaşırtıcı olmayan bir şekilde, e-postaları kontrol etmek, yapmanız gerekenlere odaklanmanızı zorlaştıran yaygın görev yönetimi zorluklarından biridir.
Mümkünse ekibinizi Slack veya Microsoft Teams gibi farklı bir araçla iletişim kurmaya teşvik edin. Sohbet özellikleri birçok durumda e-posta iletişiminin yerini alabilir.
Alışkanlığı kırmak zorsa, e-postanızdan çıkış yapın ve her seferinde kullanıcı adı ve şifreyi kendiniz yazın. Bu, tüm sürece fazladan bir adım ekler ve daha az otomatik hale getirir. Ancak zamanla, sürekli e-posta sekmesine bakmadan ve gelen bir mesajın görünmesini beklemeden odaklanma yeteneğini takdir edeceksiniz.
6. E-postada Geçirdiğiniz Zamanı Takip Edin
E-posta için tam olarak ne kadar zaman harcadığınızı izlemek, azaltmayı kolaylaştırabilir. iPhone’da Ekran Süresi özelliği e-posta uygulamasında ne kadar zaman geçirdiğinizi gösterir. Bu arada, Android’in Dijital Denge araçları yalnızca e-postada geçirdiğiniz zamanı takip etmenize yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda e-postayı mesai dışında olduğunuzda gizli kalan belirli bir iş uygulamasına koymanıza da olanak tanır.
Alternatif olarak, e-posta kullanımını izlemek için Toggl Track veya RescueTime gibi bir zaman izleme uygulaması kullanın. Bazen sadece zamanınızın nereye gittiğini görmek, e-posta alışkanlıklarınızı azaltmanız için yeterli bir motivasyon kaynağıdır.
Stresi Azaltmak için E-posta Kontrol Alışkanlıklarınızı Değiştirin
Gün boyunca gelen kutunuza bakma dürtüsüne karşı koymakta zorlanıyorsanız yalnız değilsiniz, ancak bu kırılabilir bir alışkanlıktır. E-posta uygulamalarını telefonunuzdan uzak tutarak, her gün kontrol etme sayınızı sınırlandırarak ve gelen kutusuna bakma eğiliminizin daha fazla farkına vararak, e-posta bunalımının üstesinden gelmek ve diğer etkinlikler için zaman kazanmak mümkündür.
Hangilerinin e-posta alışkanlıklarınızı en iyi şekilde yönetmeye yardımcı olduğunu görmek için bu ipuçlarını deneyin ve kısa süre içinde gelen kutusu bildirimlerine biraz daha az bağlı hissedeceksiniz.