Arabuluculuk Anlaşma Belgesi
Tarafarla yapılan özel veya ortak oturumlar sonrasında, arabuluculuk süreci başarı ile tamamlanır; yani ortak bir noktada fkir birliği sağlanırsa, tarafar bir anlaşmaya varmışlar demektir.
Tarafar sözlü anlaşmaya vardıkları oturumda, bunu yazıya dökerek imzalayabilirler veya arabuluculuk sonunda anlaşmanın ana hatlarını içeren bir taslağı hazırlayarak, bunu daha sonra imzalanmış asıl anlaşma metnine dönüştürecek olan avukatlara verebilirler.
Anlaşmanın kapsamı tarafarca belirlenir ve anlaşma metni, tarafar ve arabulucu tarafından imzalanır (HUAK, madde 18/1; HUAKY madde 22/1) (Ek-1 Anlaşma Belgesi Örneği). Bu konuda sıkı kurallar konulmamıştır. Ancak arabulucu, taraf anlaşmasının esaslarını yazıya dökebilir. Bu husus daha sonra anlaşılan hususlarda anlaşmazlık çıkmasının önüne geçer.
Anlaşmanın yazılı hâle getirilmesinden önce gerçeklik testi yapılmasında fayda vardır. Zayıf noktalar veya ileride problem yaratabilecek konular var ise imkân varken bunları düzeltmek doğru olur. Bu test sırasında tarafarın temel menfaatleri karşılanıp karşılanmadığına bakılır. Eğer taraf, oluşturulan çözüm ile temel menfaatleri arasında bir eksiklik görüyorsa, planın aslında menfaatlerini nasıl karşılayacağı açıklanmalı veya iyileştirmelere gidilmelidir. Anlaşmanın uygulanabilir kurallarla olan uygunluğuna da bakmakta fayda vardır. Anlaşmadan etkilenecek veya anlaşmanın uygulanmasını etkileyebilecek dış taraflar var mı, var ise bunlar anlaşmayı bozabilirler mi incelemek gerekir.
Anlaşma metni, tarafarın açıkça anlayabileceği ve onların iradelerini doğru anlatır şekilde kaleme alınmalıdır. Örneğin, “Tarafar karşılıklı fedakârlıklarda bulunacaktır” ifadesini içeren bir anlaşmayı inceleyen hâkim, büyük ihtimalle bu ifadeyi bağlayıcı bir anlaşma oluşturmak için yeterli görmeyecektir. Bunun yerine daha objektif ifadeler kullanılmalıdır.
Buna ek olarak “adil”, “kabul edilebilir”, “makul bir şekilde” gibi ifadeler, kesinlik ve belirlilik taşımadıkları için tercih edilmemelidir. Zira ileride tarafardan biri bunu kendi lehine yorumlayıp anlaşmanın varlığını tehdit edebilir. Metinde tarafarın gerçek iradelerinin hayat bulmasının önemi büyüktür. Kaldı ki, arabuluculuğun sürdürülebilir barışı sağlama özelliği, taraf iradeleri doğru olarak ortaya konursa mümkün olabilir.
Varılan anlaşma, hiçbir yanlış anlamaya sebep olmayacak kadar basit ve kolay anlaşılır olmadıkça arabulucu, metin hazırlanırken yardım almaları konusunda tarafara tavsiyede bulunmalıdır. Böylece kelimeler üzerinde tereddütler oluşması ve başka anlama gelen kelimeler nedeniyle ileride anlaşmanın tehlikeye girmesi engellenmeye çalışılmalıdır.
Anlaşma metni düzenlenirken, herkesin yükümlülüklerinin rahatça bulunabilmesine dik-kat edilmelidir. Her iki tarafa da belli şekilde davranma yükümlülüğü getiren hükümler, diğer hükümlerin önünde yer almalıdır. Eğer şemalar ve grafkler kullanılacaksa, bunlar metinde özetlenmeli ve ek olarak metne ilave edilmelidir.
Varılan anlaşmanın birden farklı şekilde ifası mümkün ise bunun ne şekilde yapılacağı, tarafara en uygun olan seçilerek belirtilmelidir.
Tarafarın isimleri açık ve doğru olarak metinde yer almalı, yanlış anlaşılmalara yer vermemek için zamirlerin kullanımı en aza indirilmelidir. En masum olduğu düşünülen kısaltmalar bile ileride sorun olabileceği için bunları kullanırken dikkatli olmak, mümkünse hiç kullanmamak gerekir.
Oluşturulan metnin resmî görünmesinin önemi büyüktür. Rastgele karalamalar, çok sayıda düzeltme ve eklemeler içeren bir metin, anlaşmadan beklenen güven ve ciddiyeti zedeleyecektir.
Türk Hukuku açısından konu biraz daha hassastır. Hukuk Uyuşmazlıklarında Arabuluculuk Kanunu’nun 18’inci maddesinin 2. fıkrasında icra edilebilirliğe ilişkin şerhi içeren anlaşma metninin, ilâm niteliğinde belge olacağı belirtilmiştir. Bu nedenle, metnin kaleme alınmasında daha da dikkatli olmak gerekecektir. Öncelikle bu belgenin cebrî icraya elverişli bir içeriğe sahip olması sağlanmalıdır, yani hukuki bir ilişkinin tespitinden ziyade, tarafar arası mevcut uyuşmazlığı çözmeyi sağlayabilecek bir eda emri içermelidir. Belge icraya konulacağı zaman tereddüt içermemesi önem taşır. Zira HMK’nın 297. maddesinin 2. fıkrasında yer alan, hükmün “Taleplerden her biri hakkında verilen hükümle, tarafara yüklenen borç ve tanınan hakların sıra numarası altında; açık, şüphe ve tereddüt uyandırmayacak şekilde gösterilmesi gereklidir” ifadesi göz önünde bulundurulmalıdır.
Metinde uzlaşma sonucu olarak ifade edilebilecek bir kısım mutlaka yer almalı ve varılan anlaşmaya bağlı kalınmazsa icraya konulacak kısım, bir mahkeme hükmü gibi açık açık yazılmalıdır.
Bunun dışında, akılda bulundurulması gereken bir nokta da bir anlaşmanın gelecekte ortaya çıkabilecek bütün beklenmedik durumları kapsayacak şekilde kaleme alınmasının mümkün olmadığıdır. Anlaşma hazırlanırken, ileride beklenmedik olayların olabileceği göz önünde bulundurulmalıdır. Bu nedenle, anlaşma, uyuşmazlığı detaylı olarak sona erdiren bir metinden ziyade, gelecekte atılacak adımlar için bir yol haritası olacak şekilde hazırlanmalıdır. Bir anlaşmaya varılmış olması, gelecekte hiçbir problem olmayacağı anlamına gelmemektedir.
Tarafar anlaşmanın başarılı bir şekilde uygulandığını ölçmek için bazı kriterler üzerinde anlaşabilirler. Değişiklik gerektiği zaman bunda kimin söz yetkisine sahip olduğunun belirlenmesi ve anlaşma veya tarafarla ilgili değişiklikler yapılması gerekirse, bununla ilgili şartların düzenlenmesi de faydalı olabilecektir. Doğabilecek beklenmeyen veya istenmeyen problemlerle veya uygulama esnasında sözleşmenin ihlaliyle ilgili mücadele yolları da belirlenebilir.
Anlaşma belgesinde şu hususlar yer alabilir:
- a) Tarafarın adı / soyadı, T.C. kimlik numarası / ticaret unvanı ve sicil numarası ve varsa vekillerinin adı, soyadı ve baro sicil numarası,
- b) Anlaşma tarihi,
- c) Anlaşma şartları,
- d) Arabulucunun adı, soyadı ve imzaları
Anlaşma belgesinin tarafar ve arabulucu tarafından imzalanması bir zorunluluktur (HUAK, madde 22/1; HUAKY, madde 22/1). Anlaşma belgesinin kaç nüsha ve kaç sayfa olarak hazırlandığının da belirtilmesi yararlı olacaktır. Anlaşma belgesinin taraf sayısından bir fazla olarak düzenlenip tarafara verilmesi mümkündür. Son nüshayı arabulucu saklayabilir.
Anlaşma belgesi hazırlandıktan sonra arabulucu, kendisine ve sürece ilişkin olarak taraflardan geri bildirim alma yoluna gidebilir. Böylelikle arabulucu, kendisi ile ve süreç yönetimine ilişkin tarafarın görüşlerini öğrenmiş olur. Geri bildirim arabulucunun kendisini ve süreç yönetiminin geliştirilmesinde arabulucuya yardımcı olur.