Koronavirüs salgınının ortasında, milyonlarca kişi evden çalışıp e-posta ile yazışırken, muhtemelen normalden daha fazla zaman alıyor
Hoşumuza gitse de gitmese de, e-postalara yanıt vermek işteki zamanımızın çoğunu harcıyor. Ve koronavirüs salgınının ortasında, milyonlarca kişi evden çalışıp e-posta ile yazışırken, muhtemelen normalden daha fazla zaman alıyor.
Ulusal Ekonomik Araştırma Bürosu'na göre, koronavirüs salgınının ortasında daha fazla Amerikalı evden çalışmaya başladığından, işçiler daha fazla e-posta gönderiyor ve işte daha fazla zaman geçiriyor.
Bu kadar çok e-posta göndermemize rağmen, kariyer koçu Barbara Pachter birçok profesyonelin hala bunları nasıl düzgün yazacağını bilmediğini söyledi.
Okuduğumuz ve yazdığımız çok sayıda mesaj nedeniyle, utanç verici hatalar yapmaya daha yatkın olabiliriz ve bu hataların ciddi sonuçları olabilir.
Pachter, "The Essentials of Business Etiquette" adlı kitabında modern e-posta görgü kurallarının temellerini özetlemektedir. Bilmeniz gereken en önemli kuralları çıkardık.
Net, doğrudan bir konu satırı ekleyin
İyi bir konu satırı örnekleri arasında "Toplantı tarihi değişti", "Sunumunuz hakkında kısa soru" veya "Teklif için öneriler" sayılabilir.
Pachter, "İnsanlar genellikle konu satırına göre bir e-posta açıp açmamaya karar verirler" dedi. "Okuyucuların endişelerini veya iş sorunlarını ele aldığınızı bilmelerini sağlayan bir tane seçin."
Profesyonel bir e-posta adresi kullanın
Bir şirket için çalışıyorsanız, şirket e-posta adresinizi kullanmalısınız. Ancak Pachter, kişisel bir e-posta hesabı kullanıyorsanız - ister serbest meslek sahibi olun ister işle ilgili yazışmalar için ara sıra kullanmak gibi - bu adresi seçerken dikkatli olmalısınız.
Alıcının e-postayı tam olarak kimin gönderdiğini bilmesi için her zaman adınızı ileten bir e-posta adresiniz olmalıdır. "Dunyaguzeli@ ..." veya "yaraliasik65@ ..." gibi işyerinde kullanılması uygun olmayan e-posta adreslerini (belki de ilkokul günlerinizin kalıntıları) asla kullanmayın.
"Tümünü yanıtla" ya basmadan önce iki kez düşünün
Hiç kimse kendisiyle hiçbir ilgisi olmayan 20 kişiden gelen e-postaları okumak istemez. E-postaları görmezden gelmek zor olabilir, çünkü birçok işçi akıllı telefonlarında yeni mesaj bildirimleri alıyor veya bilgisayar ekranlarında rahatsız edici açılır mesajlar alıyor. Pachter, listedeki herkesin e-postayı alması gerektiğini gerçekten düşünmüyorsanız "tümünü yanıtla" seçeneğine basmaktan kaçının, dedi.
Bir imza satırı ekleyin
Pachter, okuyucunuza kendinizle ilgili bazı bilgiler vermenizi önerdi. "Genellikle bu, tam adınızı, unvanınızı, şirket adınızı ve bir telefon numarası da dahil olmak üzere iletişim bilgilerinizi belirtir. Kendiniz için biraz tanıtım da yapabilirsiniz, ancak herhangi bir söz veya sanat eseri ile denize girmeyin."
E-postanın geri kalanıyla aynı yazı tipini, yazı boyutunu ve rengi kullanmanızda fayda var.
Profesyonel selamlaşma kelimeleri kullanın
"Hey millet", "S.a" veya "Selam başgan" gibi rahat, günlük konuşma ifadeleri kullanmayın.
"Yazılarımızın rahat doğası bir e-postadaki selamlamayı etkilememelidir" dedi. "Hey çok resmi olmayan bir selamlama ve genellikle işyerinde kullanılmamalıdır. Ve Yo da iyi değil. Bunun yerine Merhaba veya Merhaba kullanın."
Ayrıca herhangi birinin isminin kısaltılmasına da karşı tavsiyede bulunuyor. "Meto" olarak adlandırılmayı tercih ettiğinden emin değilseniz "Merhaba Metin" deyin.
Ünlem işaretlerini idareli kullanın
Pachter, bir ünlem işareti kullanmayı seçerseniz, heyecanı ifade etmek için yalnızca birini kullanın, dedi.
"İnsanlar bazen kendilerini kaptırırlar ve cümlelerinin sonuna bir dizi ünlem işareti koyarlar. Sonuç çok duygusal veya olgunlaşmamış görünebilir" diye yazdı. "Ünlem işaretleri yazılırken idareli kullanılmalıdır."
Mizah kullanımı konusunda dikkatli olun
Mizah, doğru ton veya yüz ifadeleri olmadan çeviride kolayca kaybolabilir. Profesyonel bir alışverişte, alıcıyı iyi tanımadığınız sürece e-postalarda mizahı bırakmak daha iyidir. Ayrıca, komik olduğunu düşündüğünüz bir şey başkası için komik olmayabilir.
Pachter şunları söyledi: "Konuşulduğunda komik olarak algılanan bir şey, yazıldığında çok farklı şekilde karşımıza çıkabilir. Şüpheniz varsa, dışarıda bırakın."
Farklı kültürlerden insanların farklı konuşup yazdığını bilin
Kültürel farklılıklar nedeniyle, özellikle birbirimizin vücut dilini göremediğimizde yazı biçiminde iletişimsizlik kolayca ortaya çıkabilir. Mesajınızı alıcının kültürel geçmişine veya onları ne kadar iyi tanıdığınıza göre uyarlayın.
Pachter, akılda tutulması gereken iyi bir kuralın, yüksek bağlamlı kültürlerin (Japon, Arap veya Çin) sizinle iş yapmadan önce sizi tanımak istemesi olduğunu söyledi. Bu nedenle, bu ülkelerdeki iş ortaklarının yazılarında daha kişisel olmaları yaygın olabilir. Öte yandan, düşük bağlamlı kültürlerden insanlar (Alman, Amerikan veya İskandinavya) konuya çok çabuk ulaşmayı tercih ediyor.
E-postalarınızı yanıtlayın - e-posta size yönelik olmasa bile
Pachter, size şimdiye kadar gönderilen her e-posta mesajını yanıtlamak zor, ancak denemelisiniz, dedi. Bu, e-postanın yanlışlıkla size gönderildiği zamanı, özellikle de gönderenin bir yanıt bekliyorsa, içerir. Bir yanıt gerekli değildir, ancak özellikle bu kişi sizinle aynı şirket veya sektörde çalışıyorsa, iyi bir e-posta görgü kuralları olarak hizmet eder.
İşte örnek bir yanıt: "Çok meşgul olduğunu biliyorum, ancak bu e-postayı bana göndermek istediğini sanmıyorum. Ve doğru kişiye gönderebilmen için sana haber vermek istedim."
Her mesajı kontrol edin
Hatalarınız, e-postanızın alıcıları tarafından fark edilmeyecektir. "Ve alıcıya bağlı olarak, onları yaptığınız için yargılanabilirsiniz," dedi Pachter.
Yazım denetimine güvenmeyin. E-postanızı göndermeden önce tercihen yüksek sesle birkaç kez okuyun ve yeniden okuyun.
Pachter, "Bir süpervizör 'Rahatsızlıktan dolayı özür dilerim' yazmak niyetinde," dedi. "Ama yazım kontrolüne güvendi ve sonunda 'İdrar tutamama için üzgünüm' yazdı."
E-posta adresini en son ekleyin
Pachter, "Mesajı yazıp kontrol etmeyi bitirmeden yanlışlıkla bir e-posta göndermek istemezsiniz," dedi. "Bir mesajı yanıtlarken bile, alıcının adresini silmek ve bunu yalnızca mesajın gönderilmeye hazır olduğundan emin olduğunuzda eklemek iyi bir önlemdir."
Doğru alıcıyı seçtiğinizi iki kez kontrol edin
Pachter, e-postanın "Kime" satırına adres defterinizden bir ad yazarken dikkatli olmanızı söyledi. "Yanlış adı seçmek çok kolay, bu da sizi ve e-postayı yanlışlıkla alan kişi için utanç verici olabilir."
Ses tonunuza hakim olun
Çeviride şakaların kaybolması gibi, ses ipuçlarından ve yüz ifadelerinden elde ettiğiniz bağlam olmadan tonu da yanlış anlamak kolaydır. Buna göre, amaçladığınızdan daha ani çıkmanız kolaydır. "Açık" demek istediniz; "kızgın ve sert" okurlar.
Yanlış anlamaları önlemek için Pachter, gönder tuşuna basmadan önce mesajınızı yüksek sesle okumanızı tavsiye etti. "Size sert geliyorsa, okuyucuya sert gelecektir" dedi.
En iyi sonuçlar için, kesin olarak olumsuz kelimeler ("başarısızlık", "yanlış" veya "ihmal edilmiş") kullanmaktan kaçının ve her zaman "lütfen" ve "teşekkür ederim" deyin.
Hiçbir şey gizli değildir - bu yüzden ona göre yazın
Eski CIA Direktörü David Petraeus'un görünüşte unuttuğu şeyi daima hatırlayın, Pachter uyarıyor: Her elektronik mesaj bir iz bırakır.
"Temel bir yönerge, yazdığınızı başkalarının göreceğini varsaymaktır," dedi. "Öyleyse herkesin görmesini istemeyeceğiniz hiçbir şey yazmayın." Daha liberal bir yorum: Size zarar verecek veya başkalarına zarar verecek hiçbir şey yazmayın. Sonuçta, e-postayı iletmek tehlikeli derecede kolaydır ve güvende olmak üzülmektense daha iyidir.