Mobil iletişim ve SMS teknolojisindeki gelişmeler karşısında bile mektup yazmak önemli ve etkili bir iletişim aracı olmaya devam etmektedir. Özellikle resmi tartışmalarda ve anlaşmalarda genellikle mektuplarla sonuçlandırılır.
Mektup yazmak eski günlerden kalmadır. Bir kalem ve bir tür kağıt aracılığıyla iletişim kurmanın yoludur. Sınıfta arkadaşlar arasında geçen notlar mektup sayılır. Ancak resmi mektuplar, bu tartışmada odaklanmak için getireceğimiz şeydir.
Harfleri açık ve etkili bir şekilde yazmayı öğrenmek çok önemlidir. Aksi takdirde, doğru mesajı iletemezsiniz. Sözlü iletişimin aksine mektup yazmanın iyi yanı, durup ne söylemek istediğinizi, söylemek istediğiniz şeylerin sırasını düşünmek için bir anınızın olması ve aynı zamanda hangisini seçeceğinizi seçebilmenizdir. net bir mesaj vermek için doğru kelimeler.
Bir mektup yazarken amacınızı belirleyin. Cümlelerinizi kurmanızı kolaylaştıracaktır. Düşüncelerinizi önceden düzenleyin. Mümkünse, önce bir taslak hazırlayabilir ve bir deneme mektubu yazabilirsiniz. Tekrar tekrar okuyun ve gerektiğinde düzenleyin.
Net olun ve verilerinizin eksiksiz olduğundan emin olun. İsimleri, tarihleri, yerleri, saati, irtibat numaralarını, adresleri ve diğer özel detayları gerektiği ve uygun şekilde sağlayın. Gerekirse, o mektubu yazmanın ana nedenini ve bu mesajı getirerek ne elde etmek istediğinizi belirtin.
Uygun tonu alın. Doğru bir tona ulaşmak her zaman çok önemlidir. Çok resmi veya çok sıradan olmaktan kaçının. Genel olarak, iş mektupları daha resmi bir ton kazanmalıdır. Arkadaşlara kişisel mektuplar daha gayri resmidir. Resmi mektuplarda tipik olan saygılı sözcükleri kullanın.
Cümlelerinizi mümkün olduğunca basit ve samimi tutun. Okuyucu her zaman gerçek olup olmadığınızı veya sadece hikayeler uydurduğunuzu anlayacaktır. Muhatapınızın aşina olmadığı terminolojilerden uzak durun. Aslında, genel bir kural olarak, şatafatlı kelimeler kullanmaktan kaçının. Mümkün olduğunca ortak kelimeler kullanın. Örneğin, büyük bir şeyi kastediyorsanız, yalnızca büyük veya büyük demek istediğinizde “devasa” kelimesini kullanmaktan kaçının.
İyi yazılmış bir mektup daireler çizmez. Net bir şekilde sonuca varır. Kesin ama eksiksiz bir mesaj tutar. Alışılmadık bir şey değil çünkü bu sadece okuyucunun kafasını daha da karıştırıyor.
İyi bir mektup, ilk paragrafta mesajın özünü içerir. Mektup ilerledikçe ayrıntılara doğru genişler. Birbirini izleyen paragrafların tümü ana fikri destekler.
Son paragraf genellikle mesajı özetler ve alıcıya saygılar sunar. Bu bölümde, genellikle yazdıklarınızı okumak için zaman ayırdığınız için minnettarlığınızı ifade edersiniz. Bu aynı zamanda takdirin ifade edildiği kısımdır.
Takip edebileceğiniz birkaç format var. Ama tipik olarak, her mektupta beş bölüm vardır. Birincisi tarih ve saat. İkincisi, gönderenin adresidir (adresiniz). Üçüncüsü selamlamadır (genellikle “Sevgili” ile başlar). Dördüncüsü, mektubun gövdesidir. Bu sizin ana mesajınız ve mektubun en büyük kısmı. Beşincisi kapanış veya imzanız.