Dilimize İngilizceden geçen Workshop, 2 anlamda kullanılmaktadır. Bunlar;
- Gerçek fiziksel çalışmaların yapıldığı atölye veya tesis
- Katılımcıların, uygulamalı deneyim kazanmak amacıyla, gerçek işle ilgili görevleri çözmek için bireysel olarak ve/veya gruplar halinde çalıştıkları eğitim sınıfı veya semineri.
Workshop Ne Demek?
Workshop çalışmaları; 45 dakikadan 2 güne kadar süren, bir atölye çalışması öğretmek ya da tanıtmak için tasarlanmış eğitim programlarıdır. Katılımcılar, daha sonra işlerinde ve günlük hayatlarında kullanabilecekleri pratik beceriler teknikler veya fikirleri öğrenirler. Çoğu atölyenin birkaç ortak özelliği vardır.
- Genelde küçüktürler. Katılımcı sayısı 6 ila 15 kişi arasındadır. Bu da herkese biraz kişisel ilgi gösterilme şansı verir.
- Genellikle birlikte veya aynı alanda çalışan kişiler için tasarlanmıştır. Tartışılan konular hakkında gerçek deneyime sahip kişiler tarafından yürütülür.
Bir sunumun bir kişiyle sınırlı olması gerekmez. Yardımcı liderler atölye çalışmasının olanaklarını büyük ölçüde genişletebilir ve herkesin işini kolaylaştırabilir. Her yardımcı lider, yapıya ve amaca bağlı olarak atölyenin belirli bölümlerinden sorumlu olabilir veya hepsiyle birlikte çalışabilir.
Her durumda bir atölye çalışması planlıyorsanız, bir veya daha fazla yardımcı lider ve yardımcı kolaylaştırıcı bulmak her zaman bir seçenektir. Katılımcılar, teknikleri ve becerileri uygulama şansına sahip oldukları için daha aktiftirler. Workshoplar, resmi değildirler. Zamanla sınırlıdırlar. Çoğu zaman tek bir seansla sınırlıdır. Ancak bazıları belli bir süre boyunca birden fazla seans içerebilir. Örneğin 4 hafta boyunca, haftada bir veya bir hafta sonu boyunca iki gün tam seans gibi.
Kendi kendine yeterler. Bir workshop çalışması, ilgilenenler için daha fazla okuma veya çalışma için bildiriler ve önerilerle bitse de, sunum genellikle büyük miktarlarda okumaya ve diğer projelere (bildiriler, sunumlar) bağlı olan bir kursun aksine, kendi başına durması amaçlanmıştır.
Muhtemelen birkaç atölye çalışmasına katıldınız. Pasta dekorasyonundan fotoğrafçılığa, heykel, seramik, resim ve oyunculukla ilgili atölye çalışmaları, ülkemizde en çok popüler olan atölye çalışmalarıdır. Ayrıca çocuklar için de eğlenceli workshop çalışmaları düzenlenmektedir.
Bir atölye çalışması yapmak istiyorsunuz. Personeli veya yeni bir organizasyon için gönüllüler eğitiyor, bir konferansta sunum yapıyor ve organizasyonunuzun geliştirdiği müthiş bir yöntemi dünyaya göstermeye çalışıyor olabilirsiniz.
Durum ne olursa olsun, muhtemelen daha önce hiç tanışmadığınız bir grup insanı eğlendirmek ve eğitmek zorunda kalacaksınız. Bu korkutucu gelebilir ancak, bir atölye çalışması yürütmek, iyi hazırlanırsanız, strese girmeyip rahatlarsanız ve katılımcılara saygı duyarsanız her şey yoluna girecektir.
Workshop Çalışmalarına Neden Katılırsınız?
İnsanlara bir şeyler öğretmenin birkaç farklı yolu olduğundan ve insanlar bir şeyleri farklı şekillerde öğrendiğinden, bir workshop çalışmasının, diğer yöntemlere göre bazı avantajları vardır. Bu da belirli durumlarda oldukça iyi bir seçim olduğunu gösterir.
Bir atölye çalışması, daha kapsamlı bir çaba için zaman bulunamayabileceği kısa bir sürede, yoğun bir eğitim deneyimi yaratmanın bir yolunu sağlar. Katılımcılar çalışıyor olabilirler, düzenli olarak bir araya gelemeyecek kadar uzakta olabilirler.
Bir atölye çalışması, yeni bir kavramı tanıtabilir, katılımcıların kendi başlarına daha fazla araştırmaya teşvik edebilir veya gerçek yönetimlerin uygulamasını gösterebilir ve teşvik edebilir.
Workshop çalışmaları, uygulamalı becerileri öğretmenin harika bir yoludur. Çünkü katılımcılara yeni yöntemler deneme ve güvenli bir durumda başarısız olma şansı verir. Başarısızlık, genelde en iyi öğretmendir ve bu durumda başarısızlığın bedeli yoktur. Aynı zamanda, hem sunum yapan kişiden hem de gruptaki meslektaşlardan gelen bildirim, bir katılımcının gerçek bir durumda başarısızlığı önlemek için ne yapabileceğini anlamasına yardımcı olur.
Workshop çalışması, bir kişinin geliştirdiği veya önemli bulduğu fikir ve yöntemleri meslektaşlarına aktarmasının bir yoludur. Lisansüstü bir ders vermek mümkün olmayabilir ancak çeşitli durumlarda atölye çalışmaları yapılarak çok sayıda insana ulaşabilir. Özellikle birlikte çalışan insanlar için bir atölye çalışması, katılımcıları arasında bir topluluk duygusu veya ortak bir amaç oluşturmaya yardımcı olabilir.
Workshop Çalışmaları Ne Zaman Yapılır?
Bir Workshop çalışması, belirli durumlarda değerlidir. Bu koşullar, ne zaman ortaya çıkar ve ne zaman diğer eğitim ve öğretim yöntemleri üzerinde bir atölye çalışması yapmayı tercih edebilirsiniz? Bir Workshop çalışmasının en iyi seçim olacağı birkaç durum vardır.
Yeni Bir Şeyin Başlangıcı
Kuruluşunuz yeni bir yöntem benimsiyorsa ve topluluk inisiyatifiniz yeni bir yol izliyorsa, genellikle insanların öğrenmesi gereken yeni bilgi veya işleyiş yolları vardır. Bir veya bir dizi workshop çalışması, bunları kısa sürede tanıtmanın ve insanları değişime hazırlamanın bir yoludur.
Personel veya Gönüllülerin İlk Eğitimi
Workshop çalışması, yeni personeli veya gönüllüleri, kuruluşunuzun felsefesi, yöntemleri ve işleyişi ya da işlerini yapmak için ihtiyaç duyacakları teknikler konusunda eğitmenin genellikle iyi bir yoludur.
Personel Veya Gönüllülerin Hizmet İçin Devam Eden Eğitimi
Farklı konulardaki, tekniklerdeki vb. atölyeler, çalışanları ve gönüllüleri taze tutmanın ve yaptıkları iş hakkında düşünmelerinin iyi bir yoludur.
Personel Geliştirme
Workshop çalışmaları genellikle mesleki becerileri geliştirmenin ve bu alandaki yeni gelişmeler hakkında bilgi edinmenin bir yolu olarak kullanır.
Yeni Bir Konseptin Gösterimi
Bir kuruluştaki bir kişi, özellikle heyecan verici yeni bir fikir veya teknikle karşılaştıysa, meslektaşları için, bu fikir veya teknik üzerine bir atölye çalışması yapmak isteyebilir veya kuruluş olarak bunu yapacak birini getirmek isteyebilir.
Bir Şeyin Halka Açıklanması
Bir kuruluş, bir sorun hakkında nedeni ve ne yaptıkları hakkında bilgilendirildiğinden emin olmak için halka açık bir workshop çalışması düzenleyebilir. Örneğin, bir yetişkin okuryazarlık programı gibi.
Bilgili bir Sunumculuğun Mevcudiyeti
Bir konuda özel uzmanlığı olanlar, bir başka kuruluşun personeline veya üyelerine veya halka yönelik kendileri bir workshop çalışması düzenleyebilirler ya da belirli bir alandaki tanınmış kişiler genellikle workshop çalışması için davet edilir. Bu çalışma genellikle ücretlidir.
Workshop Çalışması Nasıl Yönetilir?
Daha önce hiç yapmamış olsanız bile, sürecin tüm aşamalarına dikkat ederek, güzel bir workshop çalışması yapabilirsiniz. Bir Workshop çalışması yapmanın üç aşaması vardır. Planlama, hazırlık ve uygulama.
Ek olarak işiniz bittiğinde, atölye hakkında geri bildirim almak için katılımcıları takip etmek önemlidir, böylece bir sonraki sefere atölye çalışmanızı dahi iyi yapabilirsiniz.
Planlama, Hazırlık ve Uygulama
Bir atölye çalışması planlamanın ilk unsuru, neden bahsettiğinizi bilmektir. Atölye çalışmanız ne kadar etkileşimli ve çok katılımcı olursa olsun, sunduğunuz şeye yine de hâkim olmanız gerekir. Ödevinizi yapın. Böylece ortaya çıkabilecek çoğu soru ve sorunla başa çıkabileceğinizden emin olabilirsiniz.
Bu, konuyla ilgili her şeyi bilmeniz anlamına gelmez. Ancak konu hakkında makul miktarda bilgi sahibi olmanız ve yeterince iyi anlamanız anlamına gelir. Böylece, katılımcıların konuyu kendi işleri ve yaşamlarının bağlamına uydurmalarına yardımcı olabileceksiniz.
Hedef kitlenizi düşünün. Onları ve ihtiyaçlarını anlamak, ne yapacağınıza ve nasıl yapacağınıza karar vermenize yardımcı olmak için her şeyden fazlasını yapacaktır. Workshop Çalışması Öncesi Planlama Nasıl Yapılır?
Araştırma yapın. Belirli bir grup veya kuruluş için sunum yapıyorsanız, ya irtibat kişinizden ya da katılımcılardan, çalışmanıza katılanların kim olduğunu, nereden başladıklarını, deneyimlerinin neler olduğunu ve neler yaptıklarını öğrenebilirsiniz.
Katılımcılar hakkında soru sormak, atölye çalışmasını düzenleyecek kişinin yapması beklenen şeyin bir parçasıdır. Atölyenizi böylelikle katılımcıların ihtiyaçlarına göre düzenleyebilir, kapasitelerini aşmadığından ya da kimseyi etkinlik süresince uyutmayacağınızdan emin olabilirsiniz. Katılımcıların deneyimlerini bilmek, materyalleri nasıl sunacağınızı anlamanıza yardımcı olabilir.
Diyelim ki bir oyuncu atölyesi planınız var. Bu sektörde çalışan pek çok kişi birbirini tanıdığından ya da ajanslara bağlı çalışıp birbirlerinden haberdar olduklarından, bir tanıtım girişi yapmayabilirsiniz.
- Bu workshop çalışmasına hangi koşullarda katılıyorlar?
- Bunu birkaç olasılık arasından mı seçtiler yoksa talep mi ettiler?
- Katılım amaçları, işlerinin bir gerekliliği mi yoksa sertifika gibi gereksinimleri yerine getirmek için mi?
- İşlerini düzgün yapmak için kesinlikle bilmeleri gereken bir şey öğrenmek için mi?
Bu nedenlerden her biri, atölye çalışmasını yapan kişi açısından farklı bir tutum, farklı bir ilgi ve bağlılık düzeyi ile farklı bir yaklaşım anlamına gelir.
- Atölye Büyüklüğü
Atölye büyüklüğünü düşünün. Bu genelde katılımcı sayısına bağlıdır. Grup, 15 kişiden fazla ise bunu birçok aktiviteye bölebilirsiniz. 7 ya da 8’den küçükse, atölyede bu grubun birlikte çalışması daha iyi olabilir.
8-12’nin ideal bir boyut olmasının nedeni, herkesin sorularını yanıtlama ve sunum yapan kişiden bireysel ilgi alma fırsatı bulması için yeterince küçük, ancak canlı bir tartışma ortamı oluşturacak kadar büyük olmasıdır. Grup 15’den büyükse, bazı kişilerin genellikle daha sessiz olanların sesleri kaybolma eğilimindedir.
- Mevcut Zamanı Düşünün
Workshop çalışması, bir saat, 1 saatten az süre, bir gün ya da iki gün sürebilir. Ya da bu süre 4 hafta boyunca haftada bir gün ya da hafta sonları olarak ayarlanabilir. Zamanla ilgili bir genel kural, atölyenin her bölümü için önceden zamanı bloke etmeye çalışmanız gerektiğidir. Ne kadar süreceğini veya ne kadar sürmesini istediğiniz görmek için farklı bölümlerin provasını yapın. Örneğin, insanlardan bir şey hakkında yazmak isteyecekseniz, kendiniz deneyin ve ne kadar sürdüğünü görün.
En kısa atölye süresi 45–90 dakika, orta uzunlukta bir atölye çalışması ise 90 dakika ile 3 saat arasıdır. İnsanlar 5–10 dakika gecikebilir. 5–10 dakikada malzemeleri dağıttığınızı düşünürseniz geri kalan zamanda insanların öğrenme ve alıştırma süresine harcanacaktır. Malzeme dağıtımını insanlar gelmeden dağıtırsanız, zaman kazanmış olursunuz.
Böylece hem fazladan alıştırma yapmaya hem de sorulara yanıt vermeye zaman kalacaktır. Ancak, iş biraz daha karmaşıksa, daha uzun süreye ihtiyacınız olacaktır. Orta uzunlukta workshop çalışmasında ile biraz daha derinlemesine çalışılabilir.
Bir mola planlayın. Bu, dikkat aralığı konusuna değinecek ve katılımcılara atölyenin akışını bozmadan kahve alma ve tuvalete imkânı verecektir. Ancak molaların planlanandan daha uzun sürdüğü de unutulmamalıdır. Bu zamana 5–10 dakika daha eklenmesi gerekir. Herkes odaya dönüp yerine yerleşinceye kadar bu kadar fazla zaman harcayacaklardır.
Hazırlık Aşaması
Planlama aşaması bittiğine göre, atölye için hazırlanmanız gerekir. Planlama, atölyenin teslimatı ile ilgilidir. Hazırlık, lojistik ile ilgilidir. Atölyeyi başarılı kılmak için ihtiyaç duyduğunuz gerçek malzeme ve zamana sahip olduğunuzdan emin olmaktır. Bu hem workshop çalışması sırasında kullanacağınız malzemeleri bir araya getirmek hem de yapabileceğiniz en iyi işi yapmanız için gerekli olan bilgileri almak anlamına gelir.
Workshop çalışmasında kullanılacak alan önemlidir. Alan, kendinize aitse, her şeyi eksiksiz kurup istediğiniz alanı tahsis edebilirsiniz. Başka bir alan kiralayacaksanız, belli bir oda boyutu talep edebilirsiniz. Alanı nasıl kullanacağınızı düşünmelisiniz.
İnsanların fazla hareket etmesi gerekecek mi? Bir ekrana ya da kara tahtaya ihtiyacınız var mı? Alan hakkında ne kadar çok şey öğrenirseniz ve katılımcılar gelmeden önce ihtiyaçlarınız için o kadar çok kurabilirsiniz ve sunumunuz sorunsuz geçecektir. Workshop Çalışmasını Başarılı Kılacak Yönetim Stratejileri
Uygulama
İhtiyacınız olan her şeyi getirin. İnsanlardan bir şeyler yazmalarını isteyecekseniz veya not almak isteyeceklerse, atölye çalışması sırasında herkese yetecek kadar kalem ve kâğıt getirdiğinizden emin olun.
Dağıtmak istediğiniz herhangi bir basılı materyalden ihtiyacınız olacağını düşündüğünüzün en az iki katı kopya oluşturun ve harmanlayın.
Genel giderler, listeler ve gündem gibi işlerin hazırlığını sunumdan önceki gece değil, daha önceden hazırlayın.
Sunum kendi yeriniz dışında bir yerde olacaksa, bir gece önceden aracınıza koyun ve hiçbir şeyi unutmadığınızdan emin olmak için bir kontrol listesi hazırlayın.
Yiyecek ve kahve gibi ikramları sunacaksanız, malzemelere sahip olmanız gerekir. Eğer tesisin temin etme imkânı yoksa kahve makineniz, kahveniz, kremanız, kâğıt bardaklarınız gibi ürünlerin hazırlığını yapıp aracınızda bulundurmalısınız.
Atölyedeki hazırlıkları yapmak ve her şeyin yolunda gitmesini sağlamak için erken gitmelisiniz. Tüm hazırlıklarınızı katılımcılarınız gelmeden evvel yapın ve kontrol edin. Çok fazla hazırlıklı olun. 45 dakikalık bir workshop çalışması için 1,5 saatlik malzeme hazırlayın. Fazla hazırlıklı olmak, yeterince hazırlıksız olmaktan daha iyidir. Atölye çalışmanız ne kadar uzunsa bu o kadar önemli hale gelir.