... konulu sunumlar: "RAPOR YAZMA İLKE VE TEKNİKLERİ"— Sunum transkripti:
1RAPOR YAZMA İLKE VE TEKNİKLERİ Doç. Dr. Mehmet Barış HORZUM
2Rapor Türleri Faaliyet alanına göre rapor türleri İçeriklerine göre rapor türleriSürelerine göre rapor türleriYapılarına (şekillerine) göre rapor türleriSosyal hizmet uygulamalarında kullanılan raporların türleri
3Faaliyet Alanına Göre Rapor Türleri a) Bilimsel raporlar; belli bir konuda araştırma sonuçlarını gösteren raporlardır. Tezler, bilimsel raporların en gelişmiş örnekleridir.b) İş raporları; fizibilite çalışmalarını, faaliyet sonuçlarını bir kararın alınmasının olası sonuçlarını yansıtan raporlardır.
4Faaliyet Alanına Göre Rapor Türleri c) Öğretmen raporları; öğretmenlerin kendi sınıf, eğitsel kol vb. çalışma konularını kapsayan, okul müdürlüğüne veya öğretmenler kuruluna sunulan dönem ya da yıllık çalışmaları gösteren raporlardır.
5Faaliyet Alanına Göre Rapor Türleri d) Bilirkişi raporları; konusunda uzman olan ve kendisine resmi yetki verilen bir kişi tarafından bir sorunu araştırıp, mahkemeye sunulan raporlardır.e) Denetici raporları; bir kurumun, kuruluşun, ortaklığın yıllık ya da dönem çalışmalarının sonuçlarını gösteren raporlardır.
6Faaliyet Alanına Göre Rapor Türleri Bilimsel araştırma raporları iki kısma ayrılır. Bunlar; “iş raporları” ve “bilimsel raporlar” dır.
7Faaliyet Alanına Göre Rapor Türleri Raporlar hangi amaçla yazılırsa yazılsın, bir raporun genel biçimi değişmez. Buna göre;Rapora konu olan olayDurum ya da sorun belirtilmeliAraştırma sonucu elde edilen bilgiler ve bulgular sıralanmalıdır.
8Faaliyet Alanına Göre Rapor Türleri Raporun son bölümünde, raporu yazan kişi o konuda vardığı yargıları ve kendi kanılarını belirtmelidir.
9Faaliyet Alanına Göre Rapor Türleri İş raporlarının bilimsel raporlardan tek farkı, rapor hazırlarken izlenen yöntemdedir.Bilimsel raporlar, inceleme ve araştırmaya dayanan, ele alınan konunun bilimsel yöntemlerle işlendiği raporlardır.İş raporları ise, bilimsel bir araştırmadan farklı olarak, bir olayı ya da bir durumu değerlendirir; soruşturmanın veya araştırmanın sonuçlarını gösterir. Bu tür raporlarda ön bölüm ve arka bölüm bulunmaz. Başlık sayfası gerekmez.
10Faaliyet Alanına Göre Rapor Türleri Özel raporlar, genellikle üst yöneticinin isteği üzerine hazırlanırsa da, iş görenin kendi inisiyatifi ile hazırladığı raporlar da vardır. Özel raporlar genellikle tek ve belirli bir konuyu ele alarak, bir problemi veya değerlendirmesi gereken bir durumu irdeler.
11Faaliyet Alanına Göre Rapor Türleri Raporun türü ne olursa olsun, raporu hazırlayanKonusunda yeterliBilgiliTarafsızYaptığı işi tam kavramış olmalıdır.
12İçeriklerine Göre Rapor Türleri Raporun içeriği, kimden geldiğine, kime gideceğine ve ne hakkında olduğuna göre farklılık gösterir.
13İçeriklerine Göre Rapor Türleri Her rapor,Niçin hazırlandığını belirten bir gerekçe göstermeli,Örneğin; “yöneticinin yıllık eğitim faaliyetleri konusunda bilgi almak amacıyla talebi üzerine” gibi bir başlıkla,Amacın sınırını çizmeli;Gerekçelere ve verilere dayanmalı;Bu verilerin nereden ve nasıl elde edildiğini ve hangi yöntemle analiz edildiğini belirtmeli;Yazarın görüşlerini, vardığı sonuçları ve önerileri içermelidir.
14İçeriklerine Göre Rapor Türleri Raporun uzunluğu, amacına uygun, yeterli bilgi içermesine göre ayarlanır. Bazı raporlar, mektup veya memorandum formunda ve kısadırlar; fakat genellikle raporlar çok sayfalı olurlar.
15İçeriklerine Göre Rapor Türleri İçeriklerine göre rapor türleri ise şu şekildedir:Bilgi veren raporlarAraştırma raporlarıUzman raporlarıDurum raporlarıÖneri raporları
16İçeriklerine Göre Rapor Türleri İçeriklerine göre rapor türleri ise şu şekildedir:Bilgi veren raporlarAraştırma raporlarıUzman raporlarıDurum raporlarıÖneri raporları
17İçeriklerine Göre Rapor Türleri Bilgi veren raporlarOkuyucunun rapor hakkında bilmesi gereken bilgileri sunan raporlardır. Bu tür raporlar bir durumu olduğu gibi açıklar; toplanmış olan veriler, bir plan içerisinde yazılır; yazılanlardan çıkan sonuç özetlenir. Okuyucunun bir kanaat edinmesi sağlanmaya çalışılır.
18İçeriklerine Göre Rapor Türleri b) Araştırma RaporlarıÖzel bir sorunun tespitine yönelik olarak hazırlanan raporlardır. Sorunun analizi ve alternatiflere uygun çözüm önerileri getirilir. En iyi hareket şeklinin neler olacağı gösterilir.
19İçeriklerine Göre Rapor Türleri c) Uzman raporlarıUzmanlık isteyen bir bakış açısıyla, gerçekleri yorumlayan raporlardır. Bu raporu hazırlayanlar uzman veya bir danışman olabilir. Raporu hazırlayan uzmanlık bilgi ve deneyimine dayalı olarak çözüm önerileri sunmalıdır.
20İçeriklerine Göre Rapor Türleri d) Durum raporlarıİçinde bulunulan mevcut koşulları ya da bir durumu güncelleştirmek, gelecekte çıkacak zorlukların neler olacağı konusunda tahminde bulunmak ve hâlihazırda gerek duyulan çözümleri önermek amacıyla yazılan raporlardır.Bu tür raporlar okuyucuyu; bir projenin, işin riskli bir durumu, planın son durumu hakkında bilgilendirmek amacıyla yazılır.
21İçeriklerine Göre Rapor Türleri e) Öneri raporları;Örgütte uygulanacak yeni kurallar, politika ve stratejileri tespit etmek amacıyla hazırlanan raporlardır.Raporu yazanın subjektif yargılarının en sık yer aldığı rapor türüdür.Güçlü bir analiz yeteneği gerektirir.Bu raporlarda verilerin, karar almayı sağlayacak şekilde işlenmesi gerekir.
22Sürelerine Göre Rapor Türleri Sürelerine göre raporlar, haftalık ve aylık olarak da yazılmakla birlikte, genelde en fazla kullanılan raporlar, daha kapsamlı oldukları için yıllık raporlardır.Her kuruluş, yıllık faaliyet raporu hazırlayarak, yıllık faaliyetleri hakkındaki bilgileri ilgili kişilere ve kamuoyuna duyurur. Yıllık raporların amacı; hedef kitlelere örgütün geçmiş bir yıl içinde yaptığı işleri anlatmak ve geleceğe yönelik projelerini duyurmaktır.
23Sürelerine Göre Rapor Türleri Yıllık raporlar, diğer tüm rapor türlerinde olduğu gibi, doğru verilere dayanmalı, açık ve anlaşılır bir dille yazılmalıdır.Yıllık raporlarda, kuruluşun mali durumuna ilişkin;Rakamlar ve grafikler,Sunduğu hizmetlere ilişkin bilgiler,Geleceğe ait planlar,Projeler ve olanaklar,Kuruluşun gösterdiği gelişmeler,Personelle ilgili bilgiler, karşılaştığı problemler ve bulunan çözümler vb. gibi bilgiler bulunmalıdır.
24Sürelerine Göre Rapor Türleri Yıllık rapor hazırlamak, önemli bir uzmanlık bilgisi gerektirir. Bu nedenle kuruluşlar yıllık rapor hazırlama işiyle uğraşacak uzman şahıslar yetiştirmelidirler.Kuruluşlarda yapılanlar kadar bunların anlatılması da önemlidir.
25Sürelerine Göre Rapor Türleri Yıllık raporların hazırlanması işine, genellikle altı ay önceden başlanır. İlk yapılacak iş, raporun yayınlanacağı altı ay sonraki genel atmosferi sezinlemeye çalışmaktır.
26Sürelerine Göre Rapor Türleri Daha sonra, öncelikle bir plan taslağı ve çalışma programı hazırlanır. Bir önceki yılın raporu gözden geçirilerek, diğer kuruluşların yıllık raporlarıyla kıyaslanır;Böylece daha yararlıBilgilendiriciAnlaşılır bir yıllık rapor hazırlanması için ipuçları araştırılır.
27Sürelerine Göre Rapor Türleri Temel konular hakkında bilgi topladıktan sonra, kilit yöneticilerle görüşülüp, kendilerine danışmak suretiyle raporun ilk taslağı oluşturulur. Bu arada, tüm enformasyon kaynakları değerlendirilir.
28Sürelerine Göre Rapor Türleri Taslak rapor, üst yönetime onaylattırıldıktan sonra, eksiklikler varsa tamamlanır; raporun görünümü ve mizanpajı düzenlenir. Gerekli düzeltmeler ve son eklemeler yapıldıktan sonra rapor yayınlanır.
29Yapılarına (Şekillerine) Göre Rapor Türleri Raporlarda bilgi, raporun içeriğini, bu bilgilerin sunuluşundaki düzen ise raporun biçimini oluşturur.Araştırma raporu, yapılan çalışmanın ve çalışmayı yapanın niteliklerini yansıtan en somut belgedir. Bu yönüyle de önemli bir değerlendirme aracıdır.Raporun ilk etkisi onun biçimi hakkındadır; sonra içerik gelir. Bunun için raporlar “biçimleriyle kabul, içerikleriyle takdir olunurlar”.
30Yapılarına (Şekillerine) Göre Rapor Türleri Rapor, her şeyden önce hazırlanış amacına uygun bir içerik ve yapıda olmalıdır.Örneğin, tez ve benzeri araştırma raporları, aynı zamanda bir yetiştirme aracı olduklarından, belli değerlendirme ölçütlerine uygun ayrıntı ve biçim kurallarına uymak zorundadırlar.Oysa bir üst yöneticiye sunulacak rapor, doğrudan karara esas olacak bilgileri içeren kısa ve yalın nitelikte olmalıdır.
31Yapılarına (Şekillerine) Göre Rapor Türleri Yazılı iletişimde kodlanmış bir mesaj, belli şekil şartlarına göre hazırlanmalıdır. Ne yazılacağı kadar nasıl yazılacağı da önemlidir. Yazılanların şekil şartlarına göre yazılması, mesajın amacına ulaşmasını kolaylaştırır.Raporlar şekil yönünden iki türdür. Bunlar şekle bağlı (formel) raporlar ve şekle bağlı olmayan (informel) raporlardır.
32Yapılarına (Şekillerine) Göre Rapor Türleri a) Şekle bağlı (formel) raporlar; bunlar genellikle içerik bakımından uzun raporlardır. Şekle bağlı raporlar, geniş aralıklarla ve tez formatında yazılır. Formel raporlarda sırasıyla aşağıdaki bölümler bulunur.Kapak sayfasıBoş bir sayfa
33Yapılarına (Şekillerine) Göre Rapor Türleri ÖN BÖLÜMBaşlık sayfasıÖn sözRapor Komisyonuİnceleme KomitesiİçindekilerÇizelge ve şekiller listesi (varsa)
34Yapılarına (Şekillerine) Göre Rapor Türleri ANA BÖLÜMGirişProblemAmaçÖnemVarsayımlarSınırlılıklarTanımlar
35Yapılarına (Şekillerine) Göre Rapor Türleri YöntemVerilerin elde edilmesiVerilerin işlenmesiVerilerin analiziVerilerin yorumuÖzet ve ÖnerilerYargılarÖzetSonuç ve değerlendirme
36Yapılarına (Şekillerine) Göre Rapor Türleri SON BÖLÜMEk bilgi ve belgelerKaynakçaDeğerlendiriciler için yeterince boş sayfa
37Yapılarına (Şekillerine) Göre Rapor Türleri b) Şekle Bağlı Olmayan (informel) Raporlar; bu tür raporlar, şekle bağlı raporlara göre daha kısadır. Şekle bağlı raporlarda bulunan kapak sayfası, boş sayfa, başlık sayfası, ön söz ve içindekiler kısmı gibi ön bölümler informel raporlarda bulunmayabilir.İnformel rapor giriş, yöntem, özet ve öneriler gibi ana bölümlerden oluşur. Bazı soruşturma raporlarında gerek duyulması halinde toplanan verilerinbulunduğu ekler kısmı yer alabilir.
38SOSYAL HİZMET UYGULAMALARINDA KULLANILAN RAPORLARIN TÜRLERİ Sosyal hizmet uygulamalarında kullanılan raporlar, genelde mülakat ve değerlendirme raporu olarak iki grupta ele alınabilir.
39SOSYAL HİZMET UYGULAMALARINDA KULLANILAN RAPORLARIN TÜRLERİ Mülakat RaporlarıMülakat raporları, yazılma amacına göre süreç raporu ve özet rapor olarak yazılabilmektedir.
41SOSYAL HİZMET UYGULAMALARINDA KULLANILAN RAPORLARIN TÜRLERİ Süreç RaporuHikâye (narrative) şeklinde yazılan bu rapor, karşılıklı ilişkileri göstermek için kullanılan rapor türüdür. Bu raporda mülakattaki süreç ya da etkileşim kaydedilir.
42SOSYAL HİZMET UYGULAMALARINDA KULLANILAN RAPORLARIN TÜRLERİ Süreç RaporuSüreç raporunda, mülakatın başladığı andan itibaren;Kronolojik olarak konuşulanlarMüracaatçının genel görünümüDavranışlarıTepkileriEtkileşim süreciSosyal hizmet uzmanının katkısı,Düşünce, yorum ve değerlendirmeleri ayrıntılı bir biçimde yazılır.
43SOSYAL HİZMET UYGULAMALARINDA KULLANILAN RAPORLARIN TÜRLERİ Süreç RaporuBununla birlikte objektif birtakım bilgilerin bu raporda özetlenmesi tercih edilebilir. Buna örnek olarak müracaatçının kimliği, gelir durumu, konut durumu verilebilir.Süreç raporunda genelde çalışılan kurumun adı, müracaatçının adı soyadı, mülakat tarihi ve süresi, sosyal hizmet uzmanının adı ve soyadı yazılır.Her defasında süreç raporu için bu bilgilerin verilmesine gerek olmayabilir.Birinci mülakattan sonraki raporlarda müracaatçının adı soyadı ve mülakatın tarihini yazmak yeterli olabilir.
44SOSYAL HİZMET UYGULAMALARINDA KULLANILAN RAPORLARIN TÜRLERİ Süreç RaporuSüreç raporunda bu bilgilerin ardından, başlıklar altında önce mülakata ilişkin amaç kısaca belirtilir.Daha sonra mükalatın içeriği, süreç biçiminde ayrıntılı olarak anlatılır.Bu içerik,gazete ve dergilerde olduğu gibi günlük olayları anlatan bir üslup ile yazılır.Ayrıca kasete kaydedilmiş raporlar da diyalog şeklinde yazılır.Bu şekilde yazılmış raporlarda sosyal hizmet uzmanı sadece konuşmayı aktarmaz; parantez içinde gözlemlerine de yer verir.
45SOSYAL HİZMET UYGULAMALARINDA KULLANILAN RAPORLARIN TÜRLERİ Süreç RaporuSüreç bölümünden sonra ise sosyal hizmet uzmanının müracaatçı, mülakat süreci ve kendisi hakkında yaptığı değerlendirme yer alır.Değerlendirme, o mülakattaki bilgiler, davranışlar, tepkiler ve etkileşim ile ilgilidir.Diğer bir deyişle bu bölümde sürecin değerlendirmesi yapılır.Raporun bitiminde de gelecek mülakat ile ilgili bir uygulama planı yer alır.
46SOSYAL HİZMET UYGULAMALARINDA KULLANILAN RAPORLARIN TÜRLERİ Özet RaporÖzet rapor, mülakatın kısa ve özümlenmiş olarak kaydedilmesidir.Bu raporda ayrıntıya girilmez.Mülakattaki önemli noktalar hikâye biçiminde kısaca yazılır ya da belirli bölümler biçiminde düzenlenerek verilir.
47SOSYAL HİZMET UYGULAMALARINDA KULLANILAN RAPORLARIN TÜRLERİ Özet RaporSüreç ve ilişkilerin özel anlam taşımadığı durumlarda özet rapor, mülakatın her türlü içeriğini yazmakta kullanılır.Bu rapor türünde mülakattaki önemli bilgiler, gözlemler ve yorumlar kısaca yazılır.Mülakattaki etkileşimin olduğu gibi aktarılmasına gerek yoktur.
48SOSYAL HİZMET UYGULAMALARINDA KULLANILAN RAPORLARIN TÜRLERİ Özet RaporMüracaatçıyı daha iyi tanımak bakımından ailesi, arkadaşları, iş yerindeki amiri ile kısacası kaynak kişilerle yapılan mülakatlar genellikle özet rapor şeklinde yazılır.
49SON Beni Dinlediğiniz için teşekkür ederim... Doç. Dr. Mehmet Barış HORZUM