Bulut bilişim sırasında tam olarak yeni bir kavram değil, Google Apps kesinlikle her yerde işletmelerin hızından, erişilebilirliğinden ve depolama alanından yararlanabilmesi için teknolojiyi geliştirdi. Gmail, Google Takvim ve Google Dokümanlar gibi popüler ticari markaları içeren Google Apps paketi, çalışanlarınız arasındaki iş akışını daha akıcı hale getirebilir ve hatta müşteriler ve müşterilerle daha iyi etkileşim kurma yöntemleri sağlayabilir. Aşağıdaki kılavuz, şirketinizin operasyonlarını iyileştirmek için Google Apps'ı uygulamanızın nedenlerini ve yollarını vurgulayacaktır.
İşletmenizi Geliştirmek için Google Apps Nasıl Kullanılır: Neden Google Apps Kullanılır?
İşletmeler için Google Apps'ın Microsoft Office gibi geleneksel masaüstü yazılımlarına göre sağladığı en önemli avantajlardan biri maliyet etkinliğidir. Yılda yalnızca 50 ABD doları olan Google Apps paketi, sınırsız sayıda kullanıcı hesabı, tüm Google uygulamalarına erişim, çalışan başına 25 GB e-posta depolama alanı, 7/24 müşteri desteği ve yüzde 99,9 ağ çalışma süresi garantisi içerir. (Ayrıca, sınırlı miktarda ağ güvenliği ve kullanıcı hesabının yanı sıra daha az uygulama ve depolama içeren ücretsiz bir sürüm de vardır.) Genellikle satın alma başına sınırlı sayıda lisansla gelen çoğu işletme ve BT yazılımıyla karşılaştırıldığında (gerekli olduğundan bahsetmiyorum bile sistemi barındırmak için harici sunucular), Google Apps bütçenizden birkaç kuruş daha ayırmanın anahtarı olabilir.
Indianapolis merkezli bir içerik geliştirme şirketi olan Raidious'un operasyon başkan yardımcısı Brian Wyrick, 'Şirketteki herkes için Microsoft Office kopyaları satın alıyor olsaydık, şimdiden on binlerce dolar tasarruf etmiş oluyoruz' diyor. Wyrick, maliyet tasarruflarının yanı sıra, ülkenin farklı bölgelerindeki tasarımcılarına ve üreticilerine sağladığı erişilebilirlik nedeniyle Raidious'un Google Apps paketini benimsediğini söylüyor.
Wyrick, 'Faydalılık herhangi bir yeni kurulan şirket için iyidir' diyor ve 'yeni işe alınan bir kişiyle telefonda konuşabilmek ve bir BT görevlisinin onlara erişim izni vermek zorunda kalmadan bir Web programı kurabilmesi, güzel şey.'
Google Apps'ın bir başka avantajı da, her uygulamanın birbiriyle entegre olabilmesidir; bu özellik, Kaliforniya'daki Toluca Gölü'nün sahibi Ken Hayes'in minnettar olduğunu söylediği bir özelliktir. 'Google Apps'ın iyi yanı, işim için tek bir ana hesap oluşturabilmem ve e-postam, takvimim ve web sitemin birbirine bağlı olması' diyor. 'Elbette, orada daha iyi e-posta var, ama hiç kimse Google gibi hepsini nasıl birbirine bağlayacağını çözemedi.'
Daha Derine İnin: Oyunda Google Apps
İşletmenizi Geliştirmek için Google Apps Nasıl Kullanılır: Gmail ile Şirket İçi İletişimi Kolaylaştırma
Gmail olay yerine ilk geldiğinde, kişisel e-posta istemcisi, görünüşte dipsiz depolama kapasitesi ve şimşek hızında gelen kutusu arama yetenekleriyle övüldü. Ancak Google Apps entegrasyonuyla, Gmail'in birçok işlevi işletmeler için de aynı derecede verimli çalışır. Yine Gmail'in en faydalı özelliklerinden biri bulut faktörüdür - endişelenecek hantal bir yazılım olmadığından, kişilerinizi veya mesajlarınızı cihazlara indirmek zorunda kalmadan çalışanlarınız Gmail'e her yerden erişilebilir.
Wyrick, 'Gmail'in en güzel yanlarından biri tarayıcı tabanlı olmasıdır' diyor. 'Telefonlarımız ve IMAP istemcilerimiz aracılığıyla bağlanıyoruz. Bu, 'İşte Outlook yüklemeniz' demek zorunda kalmama yeteneğidir.
Gmail'in sıralı konuşmaları, iş arkadaşları arasındaki iletileri basitleştirmeye de yardımcı olur. Örneğin, bir e-postada birden fazla taraf CC'ye alınmışsa veya birden fazla e-posta aynı konu satırına sahipse, bu iletilerin tümü, gönderilen her yeni e-postayla birlikte gruplandırılır ve sayfanızın en üstüne mükemmel bir şekilde oturur. gelen kutusu ve önceki mesajları kontrol etme zorunluluğunu ortadan kaldırır.
Ayrıca, her ofis ortamında hızlı, dakikası dakikasına mesaj göndermek için bir yöntem olmalıdır ve Gmail'in yanıtı, doğrudan gelen kutusunun arayüzünde yerleşik olan Google Chat'tir. Wyrick, Raidious'un messenger kullanımı hakkında 'Dahili telefon sistemimize olan ihtiyacı gerçekten azalttık' diyor. Sohbet özelliği ayrıca iş arkadaşlarının ve çalışanların uzak konumlardan yazışmaları gerektiğinde faydalı olabilecek bir video konferans bileşenine sahiptir.
Gmail harika bir e-posta istemcisi olsa da Wyrick, paylaşılan işletme hesabınız için birden çok hesap yöneticisi atamanızı önerir. 'Kaydolduktan sonra, tüm yumurtalarınızın tek sepette olmasını asla istemezsiniz' diyor. 'Bir gün o yönetici müsait olmadığında bir şeyler yapman gerekecek.'
Daha Derine İnin: E-posta Barındırma İçin Bir Daha Asla Ödeme Yapmayın
İşletmenizi Geliştirmek için Google Apps Nasıl Kullanılır: Toplantıları ve Etkinlikleri Google Takvim Üzerinden Senkronize Etme
İş türünüze bağlı olarak, randevu planlamak gerçek bir baş ağrısı olabilir. Birkaç çalışan (veya yalnızca bir çalışan) genellikle tarih ve saatleri izlemekten ve iletmekten sorumludur; bu, hatalara ve kaçırılan toplantılara yol açan bir yöntemdir. Google Takvim ile birden fazla çalışan, tüm şirketin erişebileceği ve buna göre düzenleyebileceği etkinlikleri tek bir takvimde yayınlayabilir. Ek olarak, bu takvimler, izleyicinin randevulardaki değişikliklerden haberdar olması için renk kodlu olabilir. Yöneticiler, yalnızca belirli çalışanların öğeleri görebilmesi veya düzenleyebilmesi için takvimler için izinler de ayarlayabilir.
Greenfield, Indiana merkezli bir dijital pazarlama şirketi olan Cross Creative'in kurucusu Greg Cross, yakın zamanda önemli müşterilerinden birini randevuları sıralamaya ve korumaya yardımcı olması için Google Takvim'i kullanmaya teşvik ettiğini söylüyor. '[O] bir danışma merkezine sahip ve bana geldi ve 'Dört danışmanımız var ve müşterilerimizin çevrimiçi olarak randevu almalarını ve gizli tutmalarını sağlayacak bir yol arıyoruz' dedi Cross. 'Bunu, 'John Doe' ile depresyon üzerine bir danışma seansı yaptığınızı göstermeyecek şekilde ayarlayabilirsiniz.'
Google Takvim'in bir başka kullanışlı özelliği de Gmail üzerinden etkinlik oluşturma yeteneğidir. Takvimdeki bir etkinliğe bir çalışanın e-posta adresini eklediğinizde, çalışana katılımını onaylaması için bir davetiye gönderilir. Onayladıktan sonra, her çalışan etkinliği görüntüleyebilir ve not ekleyebilir.
Daha Derine İnin: Tech Talk: Reklam Ajansı Web Uygulamasına Geçiyor
İşletmenizi Geliştirmek için Google Apps Nasıl Kullanılır: Google Dokümanlar ile İşbirliğini ve Proje Yönetimini Geliştirme
Google Dokümanlar, birden çok kullanıcının tümü Web'de olmak üzere doküman, sunum ve e-tablo oluşturmasına ve düzenlemesine olanak tanıyan bir uygulamadır. Genellikle iş arkadaşları, ekleri birbirine e-posta ile göndererek belgeleri paylaşırlar, bu da genellikle yanlış dosya sürümlerine ve dağınık, yanlış yerleştirilmiş kopyalara neden olur. Google Dokümanlar ile dosya, revizyonların otomatik olarak kaydedildiği ve kurtarıldığı bulutta düzenlenir.
Diğer Google Apps uygulamalarının çoğu gibi, yöneticiler de Google Dokümanlar'da izinleri ayarlayarak yalnızca belirli çalışanların dosyaları görüntülemesine ve paylaşmasına izin verebilir. Bir başka kullanışlı özellik, belgeleri farklı türde dosya uzantılarına aktarma yeteneğidir; bu, bir müşterinin veya müşterinin en kısa sürede bir PDF dosyasına ihtiyaç duyduğu zamanlarda yardımcı olabilir.
Cross, 'Google Dokümanlar'ı dahili olarak kullanıyorum' diyor. 'Yalnızca yarı zamanlı çalışan bir grafik tasarımcım var, bu yüzden tahminleri ve müşteri tekliflerini oraya gönderiyorum.' Seyahat planları, haber bültenleri ve makaleler gibi diğer yaygın dosyaları düzenlemek için Google Dokümanlar'ı kullanmak, projeler üzerinde işbirliği yaparken çalışanlar arasında ortaya çıkan yaygın sorunların çözülmesine yardımcı olabilir.
Google Dokümanlar'ın birçok işletme sahibi için yararlı olduğu kadar, Raidious'tan Wyrick, akılda tutulması gereken bir şeyin, personelinizdeki kişilerin değişen derecelerde bilgisayar becerilerine sahip olacağı gerçeği olduğunu söylüyor. Bu nedenle, Wyrick, en önemli dosyalarınızı oluşturmak ve düzenlemek için Google Dokümanlar'ı uygularsanız ve uygularsanız, uygulamayı anlayan bir proje şampiyonu belirlemenin yararlı olabileceğini söylüyor.
Wyrick, 'Değişikliklerden daha az heyecan duyacak bazı kullanıcılar olabilir' diyor. Ayrıca yeni gelenlere Google Apps sitesindeki yardım kılavuzunu sık sık kullanmalarını tavsiye ediyor.
Daha Derine İnin: Teknolojinizi Önyükleme İçin 10 İpucu
İşletmenizi Geliştirmek için Google Apps Nasıl Kullanılır: Şirket Bilgilerini Google Sites ile Paylaşmak
Google Sites, şirketlerin çalışanlar için özel bir intranet bilgi merkezi veya hatta işletmenizin yüzü olarak hizmet veren bir kamu alanı oluşturmak için kullanabileceği temel bir site oluşturma aracıdır. Google Sites, randevu takviminiz veya standart müşteri formlarınız gibi diğer uygulamalardan bilgileri içe aktarmanıza ve çalışanların veya müşterilerin kolayca erişebilmesi için sitenizde yayınlamanıza olanak tanır.
Danimarka'daki iş ortağıyla birlikte şirket projelerini, fikirlerini ve yüklenicileri takip edebilmek için uygulamayı kullanan Hayes, 'Google Sites bir wiki sistemi gibidir' diyor. 'Rakiplerin geliştirmek istediğimiz fikirleri ve hatta işimizde düzeltmek istediğimiz sorunlar için oluşturulmuş bölümlerim var.'
Site bilgilerini düzenleme ve yayınlama gibi idari yeteneklere sahip olacak yalnızca belirli çalışanları atayabilir veya tüm ekibinize erişim izni verebilirsiniz (özellikle sıkı sıkıya bağlı bir personelle çalışıyorsanız).
Daha Derine İnin: İşletmeler için En İyi 10 Ücretsiz Uygulama ve Hizmet
İşletmenizi Yönetmek için Google Apps Nasıl Kullanılır: Google Apps Marketplace'te Ek Kaynaklar Bulma
Yalnızca Google tarafından yapılan uygulamalar tüm ihtiyaçlarınızı karşılamıyorsa, çeşitli işlevler ve hizmetler sunan birçok üçüncü taraf uygulamasını (bazıları ücretsiz) bulabileceğiniz Google Apps Marketplace'e göz atmayı unutmayın. diğer standart uygulamalarla entegre edin. Örneğin, Intuit Online Bordro, çalışanlara doğrudan Google Takvim'den ödeme yapmanızı ve onlara maaş bordrolarına çevrimiçi erişim sağlamanızı sağlar. Zoho CRM, e-posta konuşmalarını izleme ve sıralama gibi çeşitli şekillerde müşteri etkileşimini geliştirmeye yardımcı olan bir müşteri ilişkileri yönetimi aracıdır.
Google Takvim'in yeteneklerini artırmak için Greg Cross of Cross Creative, üyelerin herkese açık programları yayınlamasına, randevu isteklerini kabul etmesine ve çifte rezervasyonu azaltmasına olanak tanıyan bir uygulama olan Tungle.me'yi kullanıyor. Cross, 'İş akışımın ana akım haline gelmesine gerçekten yardımcı oluyor' diyor. 'Kişi randevuyu onayladığında, [Google] takvimime giriyor ve telefonumdan uyarı alıyorum. Dolayısıyla bu iki özelliğin ortak çalışması benim için harika oluyor.'
Cross'a göre, İşletmeler için Google Apps hızla bir zorunluluk haline geliyor ve denemek için düzgün bir ürün olmaktan çıkıyor. Bulutun erişilebilirliği ile birlikte uygulamaların birlikte çalışabilirliği, birçok kişiye ofis teknolojisini ilk kez verimli bir şekilde kullanma fırsatı sağladığını söylüyor. Cross, 'İleride diğer yazılım şirketlerinin nasıl ayakta kaldığını görmek ilginç olacak, çünkü Web tabanlı uygulamalar bir hevesten daha fazlası' diyor. 'Bu 'geleceğin dalgası' değil - şu anda.'
Daha Derine İnin: Önyükleyiciler için 5 Harika Yazılım Paketi