İngilizce e-posta nasıl yazılır? diye merak ediyorsanız, kesinlikle yalnız değilsiniz. İş dünyasında, okul hayatında, resmi yazışmalarda, normal hayatta, uluslararası farklı kültürden ve dilden insanlarla çoğunlukla mail üzerinden iletişime geçeriz. İngilizce olarak güçlü ve anlaşılır bir e-posta yazabilmek gerçekten önemli bir beceridir. İş bulmanıza, arkadaş edinmenize, üniversiteye girmenize ve çok daha fazlasına yardımcı olabilir.
Siz de ilk kez İngilizce e-posta yazıyorsanız ya da bu konuda kendinizi geliştirmek istiyorsanız, İngilizce e-posta yazma ile ilgili ipuçları bulabileceğiniz bu kılavuz oluşturduk.
Haydi başlayalım!
İngilizce E-posta Nasıl Yazılır? Genel İpuçları
- Kısa cümleler kullanın
- Bir yazım denetleyicisi kullanın (Ör; Grammarly)
- Mümkünse, e-posta’nızı ana dili İngilizce olan birine kontrol ettirin
- E-posta’nızı göndermeden önce tekrar tekrar okuyun
- Uygun bir selamlama ile başlayın
- Noktalama işaretlerine dikkat edin
- Paragraflar arasına boşluk koyun
- Google Translate Kullanın
Aşağıda İngilizce e-posta yazarken işinize yarayabilecek bazı önemli ipuçlarını listeledik:
1. Kısa cümleler kullanın
E-posta yazarken uzun ve açıklayıcı cümleler yazmayı sevebilirsiniz, ancak bunlar genellikle okuyucu için çok kafa karıştırıcıdır. Okuyucunun anadili İngilizce değilse, bu, özellikle dikkat etmeniz gereken bir noktadır. Bu yüzden İngilizce cümlelerinizi en kısa şekilde nasıl yazabiliyorsanız, o şekilde yazın.
İngilizce yazmak konusunda çok rahatsanız, uzun ve daha karmaşık cümleler kullanabilirsin. Ama yine de, anlatmak istediğinizi en kısa şekilde özetlemeye odaklanın.
2. Bir yazım denetleyicisi kullanın
Çoğu e-posta programında bu seçenek bulunsa da, e-posta göndermeden önce bir yazım denetleyecisi kullandığınızdan emin olun. Eğer e-posta servis sağlayıcınız İngilizce yazım denetimi sunmuyorsa, tarayıcınıza Grammarly gibi bir uzantı ekleyebilir ve herhangi bir şey yazarken bu aracı kullanabilirsiniz.
3. Mümkünse, e-posta’nızı ana dili İngilizce olan birine kontrol ettirin
Anadili İngilizce olan birini tanıyorsanız veya çok iyi İngilizce konuşan arkadaşlarınız varsa, e-posta’nızı göndermeden önce onlardan incelemelerini isteyebilirsiniz. E-posta’nız özellikle önemli bir şey hakkındaysa, bu kuralı kesinlikle uygulamanız gerekir.
4. E-posta’nızı göndermeden önce tekrar tekrar okuyun
E-posta’nızı kontrol etmek için ana dili İngilizce olan birini bulmak her zaman mümkün olmayabilir. Böyle durumlarda, e-posta’nızı kendi kendinize yüksek sesle okumaya çalışın. Her şeyden önce, bu, telaffuzunuz üzerinde çalışmanıza yardımcı olacaktır. Ayrıca, dilbilgisindeki hataları görmenize ve duymanıza da yardımcı olabilir.
5. Uygun bir selamlama ile başlayın
Türkçe e-posta’larda olduğu gibi İngilizce e-posta yazarken de, uygun bir selamlama ile başlayın. Kişiyi iyi tanıyorsanız ve bu resmi olmayan bir e-posta’ysa, “Hey [İsim]” demeniz yeterli. Biraz daha sıradan olmak istiyorsanız, “Hi [İsim]” veya “Hello [İsim]” da kullanabilirsiniz.
Birçok araştırmaya göre, kişisel e-posta’larda ve mektuplarda selamlamadan sonra virgül, iş veya resmi e-posta’larda ya da mektuplarda selamlamadan sonra iki nokta üst üste kullanılır. Ancak bu kuralların ne kadar geçerli olup olmadığından emin değilseniz, virgül kullanmak muhtemelen her zaman daha iyi olacaktır.
6. Noktalama işaretlerine dikkat edin
İngilizce e-posta’larda da her cümleye büyük harfle başlayın ve her cümlenin sonuna nokta veya başka uygun noktalama işaretleri koyduğunuzdan emin olun. Bu küçük bir ayrıntıdır, ama gerçekten olumlu bir izlenim bırakmaya yardımcı olabilir.
7. Paragraflar arasına boşluk koyun
Paragraflar arasında boşluk bırakmazsanız, e-posta’yı göndereceğiniz kişi dev bir metin bloğu ile karşılaşır. Bu yüzden paragraflar arasında, “Enter” tuşuna iki kez basarak boşluk bırakmanız gerekir. Bu şekilde e-posta’nızın okunması çok daha kolay olacaktır.
8. Google translate kullanın
Google Translate uluslar arası e-mail yazma sürecinde sizin en büyük destekçiniz olabilir. İngilizce yetkinliğiniz dilediğiniz uzmanlık seviyesinde olmayabilir. Dolayısıyla, kullanmakta zorlanacağınız İngilizce kalıpları Google Translate size çevirebilir.
Son dönemlerde Yapay zekanın da Google Translate altyapısına entegre edilmesiyle artık neredeyse hatasız çeviriler yapabilmektedir. İngilizce e-mail yazarken yazının tümünde bahsettiğimiz noktalara dikkat ederek Çeviri programları kullanıp günün sonunda dilediğiniz e-postayı yazabilirsiniz.
Temel E-mail Yapısı
Farklı e-posta şablonlarına girmeden önce, kendi kendinize nasıl e-posta oluşturacağınızı bilmek önemlidir. Çoğunlukla, içeriği ne olursa olsun her e-posta, aynı temel öğelerle aynı yapıyı izleyecektir. Bir bütün olarak doğru ve etkili e-posta yazımı sağlamak için bu unsurları bilmelisiniz.
Profesyonel e-posta yazmanın temel unsurları:
- E-maili göndereceğiniz E-mail Adres(ler)i
- Konu
- E-mail Giriş
- E-mail Gövdesi
- E-mail Kapanışı
- E-mail İyi Dilekler ve Teşekkür
- E-mail imzası/altbilgisi
İngilizce E-posta Yazma ve İngilizce Email Örnekleri
İngilizce email yazmadan önce aşağıdaki genel kuralları her zaman uygulamanız gerekir:
Nezaket: Resmi bir dil kullanmanıza gerek yoktur, ancak kibar ve arkadaş canlısı görünmeniz gerekir. Bu nedenle, herhangi bir istekte bulunursanız, bunları kibarca yaptığınızdan emin olun.
Örneğin, “Write me back – Bana geri yaz” demek yerine, “Please write back when you have a chance. – Lütfen fırsatın olduğunda tekrar yaz” gibi bir şey deneyin.
Eğer e-posta göndereceğiniz kişiyi çok iyi tanıyorsanız, bu tür e-posta’lara muhtemelen daha fazla şaka veya gayri resmi yorum ekleyebilirsiniz. Ancak, özellikle alıcıyı iyi tanımıyorsanız, e-posta’nızın tonu konusunda yine de dikkatli olun.
Selam: Selamlama için “Dear [İsim]” kullanımı yaygındır.
Hitap ve Selamlaşma;
|Dear Mr. Smith,||Sayın Smith Bey, (erkek)|
|Dear Sir/Madam,||Sayın beyefendi/hanımefendi,|
|Dear Miss Dawson,||Sayın Dawson Hanım, (bekar kadın)|
|Dear Mrs. Clarke,||Sayın Clarke Hanım, (evli kadın)|
|Dear Ms. Black,||Sayın Black Hanım, (medeni durum bilinmiyorsa)|
|Dear John,||Sayın John,|
|Dear Bill White,||Sayın Bill White,|
|Dear Jane,||Sevgili Jane,|
|To whom it may concern,||İlgili kişiye,|
Kapanış: Veda etmek için “Thanks – Teşekkürler”, “See you soon! – Yakında görüşürüz!” gibi bir şey kullanın. Ayrıca imzanızda yer alacak olsa bile adınızı mutlaka yazın.
E-mail kapanışı için kullanabileceğiniz kalıplar;
İş Yazışmalarında Kapanış;
|If you require assistance, please contact me.||Eğer yardıma ihtiyaç duyarsınız lütfen benimle irtibata geçin.|
|If you need more help, please feel free to contact me.||Daha fazla yardıma ihtiyacınız olursa benimle iletişime geçmekten çekinmeyin.|
|If you have further questions…||Daha fazla sorunuz olursa…|
|For further information…||Daha fazla bilgi için…|
|If you require more information…||Daha fazla bilgi isterseniz…|
|Please contact me…||Lütfen benimle iletişime geçin…|
|Should you have any further questions, please do not hesitate to contact me.||Başka sorunuz olursa, lütfen benimle iletişime geçmekten çekinmeyin.|
|Hope the above helps, but email again if you’re still having any difficulties.||Umarım yukarıdakiler yeterli olur ancak yine de zorluk yaşarsanız lütfen mail atınız.|
|If you require any further information, feel free to contact me.||Daha fazla bilgiye ihtiyacınız olursa lütfen benimle iletişime geçin.|
|I look forward to hearing from you.||Cevabınızı sabırsızlıkla bekliyorum.|
İş Yazışmalarında İyi Dilekler ve Teşekkür;
|Regards,||Saygılar,|
|Best regards,||İyi dileklerimle,|
|Yours faithfully,||Saygılarımla,|
|Yours sincerely,||Saygılarımızla,|
|Respectfully yours,||Saygılarımla,|
|Thanks,||Teşekkürler,|
|Yours,||Sevgiler,|
|Thank you for your assistance.||Yardımlarınız için teşekkür ederim.|
|Thanks in advance.||Şimdiden teşekkür ederim.|
|Thank you for your help in this matter.||Bu konudaki yardımlarınız için teşekkür ederim.|
|Thank you for your interest.||İlginiz için teşekkür ederiz.|
İngilizce E-mail Örnekleri
Aşağıdaki örnekte İngilizce konuşulan başka bir ülkeye seyahat edeceğinizi düşünelim. Oraya vardığınızda, bir ailenin yanında kalacaksınız. Yani yurtdışı değişimi için başvurduğunuz organizasyon sizi bir aile ile eşleştirdi ve yüz yüze görüşmeden önce kendinizi tanıtmanız gerekiyor.
İş (Business Formal E-mail) e-mail örneği;
Subject: Meet the new Customer Support Representative
Dear team,
I am pleased to introduce you to [Name] who is starting today as a Customer Support Representative. She will be providing technical support and assistance to our users, making sure they enjoy the best experience with our products.
Feel free to greet [Name] in person and congratulate her with the new role!
Best regards,Kaynak: https://sparkmailapp.com/formal-email-template
[Your name]
[Job title]
Subject: Vacation request for September, 10-15
Dear Mr./Ms. [Last name],
I would like to request a vacation from Monday, September 9th till Friday, September 13th.
I will make sure to complete all my current projects and pending tasks in advance before the vacation. My colleagues [Name] and [Name] will cover my responsibilities during my absence.
Looking forward to your approval.
Sincerely,Kaynak: https://sparkmailapp.com/formal-email-template
[Your name]
[Job title]
Dear Mr Mitchell,
I am writing in reference to the current situation with the Skipton Airport Project. We have a number of questions which we hope you could answer.
First of all, could you please provide us with an update on where you are on the Skipton Airport Project. We would also appreciate it if you could clarify what the current issues with the delivery system are, and confirm when you expect them to be resolved.
In addition, at the end of our last meeting we requested a copy of the latest project update report. Unfortunately, we have still not received it. We would appreciate it if you could forward this to us.
Could you also please confirm whether the post-installation support covers the equipment 24 hours a day? And what is actually included in the support? In particular, we would like to have confirmation if the cost of parts and labour are included in the package? We require this information as soon as possible.
And lastly, we are considering extending the period of the post-installation support from your company from 6 months to 12 months. We would be very grateful if you could provide us with a quote for this extension.
I would really appreciate it if you could deal with these matters urgently.
I look forward to hearing from you.
Yours sincerely,
Ian McAdamKaynak: http://www.blairenglish.com/exercises/emails/exercises/business-email-examples/business-email-examples.html
Development Manager
İş (Business Less Formail) E-mail Örneği;
Hi Ian,
Everything is going well at the moment. We’re a little bit busy, but that’s good.
In answer to your email about the current situation with the Skipton Airport Project, please find the answers to your questions below:
We successfully completed stage 2 on Monday and currently we’re preparing to start stage 3. In general, the project is going well. We haven’t had any problems with the machinery but there are still some minor issues with the delivery system. As was said in our last meeting, the problem with the delivery system is because of the software. It’s a very common software issue and we just need time to correct the code. Don’t worry, we’re looking into it and we expect that it will be resolved by the end of the month.
I apologise that you haven’t received a copy of the updated Project Report earlier. I have attached a copy of the report below.
To answer your question about the post-installation support package we offer, I can confirm that it includes both remote and call-out site support 24 hours a day, 365 days a year. This covers remote monitoring, a service every 3 months, service engineer visits and the cost of all parts and labour.
Regarding the quote for an extension to the period of post-installation support from 6 months to 12 months. I think we should discuss this subject at the next project update meeting.
I hope that this answers your questions.
Give me a ring if you need anything else.
Regards,
David Mitchell
Project Manager
Eğitim maksadıyla yazılan e-mail örneği;
Dear ABC Family,
Hello, my name is Suzan. I received a confirmation letter from the exchange organization today. It said I’ll be staying with you for two months later this year. I wanted to introduce myself so you can know a bit more about me.
I’m 17 years old. I like listening to classical music, playing volleyball and reading adventure books. I will graduate from high school later this year, and I hope to go to college next year. I’ve never traveled outside of my country, so meeting you and visiting your country will be an exciting, new experience for me!
I’d also like to know more about you, so if you have a chance, please write back at this email address. If you have any questions for me, I’d be happy to answer them.
Thanks again for agreeing to host me—I’m very excited to meet you in person!
Suzan
Aşağıdaki örnekteki kalıbı ise, daha önceden tanıdığınız, fakat çok yakın olmadığınız birinden bilgi almak isterken kullanabilirsiniz.
Akademik e-mail örneği;
Dear Professor Harley,
I really enjoyed your Introduction to Creative Writing Course, and I was interested in continuing by taking the Advanced Writing Course next semester. I’d like to meet with you to ask a few questions about the course, and also to get more information about the scholarship for international students.
Would it be possible to meet with you at your office sometime next week? I’m available during your regular office hours on Tuesday and Thursday (1-3 p.m.), but if you’re busy on those days, I could also meet any time on Friday afternoon. Please let me know what day and time would work best for you.
Thanks very much for your time and help!
Jennifer Stamp
Arkadaşa yazılan e-mail örneği;
Hey Sam,
How’s it going? I was going to text you, but then I realized I had too much to say!
Sorry I didn’t answer your text right away earlier, I was at a lunch meeting. It was soooo boring lol. After the meeting we had pizza and soda though, so everyone was happy.
You know that I’m visiting New York atm*, right? Well I’m meeting with an old friend tomorrow and I wanted to get your thoughts on it. He’s the guy I met last year at that awesome New Year’s party. The one with the really nice shoes, remember?
And guess what. I have no idea how I should dress. Help!
[Your Name]Kaynak: https://www.fluentu.com/blog/english-tur/ingilizce-mail-yazma/
İlgili İçerikler:
Teşekkür Maili Nasıl Yazılır? En İyi 10 Teşekkür Maili Örneği
İş Başvuru Maili Nasıl Yazılır? Hayalindeki İşe Girmek İçin E-Posta Hazırlama
İstifa Maili Nasıl Yazılır, Nasıl Bitirilir?
Veda Maili Nasıl Yazılır? Veda Maili Örnekleri
Kurumsal E-mail Nasıl Yazılır? Profesyonel Mail Yazarken Dikkat Edilmesi Gerekenler
Otomatik Yanıt Maili Nasıl Yazılır? Ofis Dışında Veya Tatilde Yanıtı Mail Örnekleri
Yapay Zeka Destekli En İyi 10 E-mail Yazma Aracı ve Yazma Asistanı (Ücretsiz ve Ücretli)
Yapay Zekanın E-mail Yazmayı Kolaylaştıran 3 Katkısı
ChatGPT İle Maillere Cevap Verme, Yapay Zeka İle Etkili Mail Yazma
Yapay Zekanın E-Posta Yönetimine 8 Katkısı
E-posta Nasıl Yazılır? Etkili Bir E-Mail Yazmak İçin Tavsiyeler