Apostil kurallarına uygun belgelerin kullanılacağı ülkenin kendi istekleri gereğince kaymakamlık, valilik veya konsolosluk tarafından düzenlemesi şarttır. Apostil kuralları 6 Ekim 1961 de yapılan Lahey Konvansiyonuyla belirlenmiştir. Lahey Konferansı'na taraf veya üye ülkeler arasında bu kurallar geçerlidir.
Bir belgenin başka bir ülkede yasal olarak geçerli sayılması için yapılan belge onayına Apostil denir. Belgenin kullanılacak ülkenin diline göre tercüme edilmesinden sonrasında noter aracılığıyla tasdiklenmesi işlemi yapılır. Bununla birlikte noter tasdikli belge aynı zamanda kaymakamlık veya Valilik makamlarınca da onaylanması gerekmektedir.