Toplantı tutanakları sadece geçen haftaki personel toplantısında söylenenlerin kısa bir notu değil. Tutanaklar, bir şirketin yönetim kurulunun veya bir devlet kurumunun liderliğinin resmi eylemini temsil eden resmi yasal belgeler olabilir. Tutanaklar, iş ve hükümet faaliyetlerinin resmi kaydı olduğundan, onları etkili bir şekilde geliştirmek için ödeme yapar. Notları kağıda elle yazarsanız, önceden basılmış bir formunuz olması yardımcı olabilir, böylece uygun bilgileri nereye koyabilirsiniz. Toplantı sırasında kullanmak üzere dizüstü bilgisayarınızı veya elektronik dizüstü bilgisayarınızı getirirseniz bir bilgisayar formu da oluşturabilirsiniz.
Üstbilgi Bilgileri
Tutanaklar, toplantının tarihi ve yeri için bir başlık içerir. Başlık, kimin mevcut olduğunu ve kimin mazeretli bir devamsızlık yaptığını kaydeder ve genellikle toplantının başkanlık görevlisi ve kayıt sekreteri olarak görev yapan kişiyi tanımlar. Aynı anda birden çok yerde (örneğin, video konferans yoluyla) gerçekleşen toplantılar, genellikle konuma göre katılımı kaydeder.
MİSAL:
A-1 Şirketi Yönetim Kurulu Toplantı Tutanağı 4 Mayıs 2017 İcra Kurulu Odası, Genel Merkez Binası Robert Johnson, başkan ve Kyle McGregor, kayıt sekreteri Sunum: R. Johnson, M. Perez, J. Hatoyama, F. Michaels, S. Hawthorne, M. Smith, R. Sandborn, V. Clark
Tanıtım Materyali
Tutanaklar tipik olarak başkanın karar vermek için toplantıyı tam olarak çağırdığı saatle başlar. Çoğu toplantıda, gündemdeki ilk konular arasında girişler, başkanın açıklamaları ve önceki toplantı tutanaklarının onaylanması yer alır. Başkanlık görevlisinin sözleri sırasında önerilen ana noktaları yakalayın. Üyeler önceki toplantı tutanaklarında herhangi bir değişiklik teklif ettiyse, değişiklikleri tam olarak kaydedin.
MİSAL:
Bay Johnson, saat 14: 46'da sipariş vermek için toplantıyı aradı. Gayri resmi tanıtımlardan sonra Johnson, kedisinin yakın zamanda altı yavru kedi doğurduğunu açıkladı. Bayan Hawthorne'un önerisi üzerine, Temmuz toplantı tutanakları, 15. paragrafta yer alan 'kamyon' kelimesinin yazılması ve 'yarı traktör' kelimesiyle değiştirilmesi dışında, oybirliğiyle rıza ile kabul edildi.
Onay Gündemi
Her toplantının farklı bir yapısı olmasına rağmen, resmi toplantılar - özellikle hükümet grupları için - genellikle, oylama gerektirmeyen bir dizi rapor ve açıklamadan biraz daha fazlası olan bir "rıza gündemi" ile başlar. Onay gündemi genellikle yazışmaları, komitelerden gelen raporları ve yalnızca bilgi içeren diğer materyalleri içerir.
Görüşme konusunu ve açık tartışma sırasında üyeler tarafından sunulan önemli yorumları belirleyerek, onay gündemi sırasında tartışılan her bir madde için önemli noktaları kaydedin.
MİSAL:
Bayan Smith, XYZ İmalat Şirketinden 4 Kasım tarihli bir mektubu kayda okudu. Mektup, nakliye bölümünün yüksek profilli bir ürün teslimatını hızlandırmadaki profesyonelliğini övdü. Bay Perez, ulaştırma bölümü adına, XYZ'nin ayrıntılı rota talimatları sağlama konusunda mükemmel bir iş çıkardığını söyledi.
İş Gündemi
İş gündemi, eylemin olduğu yerdir - toplantının üyelerin çeşitli eylem maddelerini tartıştığı ve oyladığı bölümüdür. Resmi tutanaklar için, sekreter, oylanmakta olan asıl önergeyi ve soruya kimin lehine ve aleyhine oy veren de dahil olmak üzere gerçek oy pusulasını yazmalıdır. Genelde sekreter, konuşan her üyenin belirttiği önemli noktalar dahil olmak üzere tartışmanın bir özetini de yakalar.
Teknik olarak, "çekimser oy" diye bir şey yoktur. Çekimser olmak demek hiç oy vermemek demektir. Bir meseleye ne destek verdiklerini ne de karşı olduklarını kaydetmek isteyenler bunun yerine “hazır” oyu vermelidir.
MİSAL:
Johnson, ABC Widgets'dan 21.434.87 $ 'lık bir fatura üzerinde tartışma başlattı. Bayan Hatoyama, faturanın geçen hafta finans komitesi tarafından onaylandığını söyledi. Bay Michaels, ABC Widgets ile devam eden çalışmayı desteklediğini söyledi. Hatoyama, 21.434.87 $ 'lık ABC Widgets, Inc. faturasını onaylamak için harekete geçti. Bayan Sandborn ikinci olarak. Motion 4-2 ile Hatoyama, Sandborn, Michaels ve Smith lehine, Perez ve Clark ise karşı çıktı.
Sonuç Materyalleri
Çoğu dakika genellikle toplantının ertelendiği zamanla biter. Tutanaklar başkan ve kayıt sekreteri tarafından imzalanır, ancak sekreter grubun oy hakkına sahip bir üyesi ise, o zaman tek başına sekreterin imzası genellikle yeterlidir.
MİSAL:
Johnson toplantıyı saat 19: 14'te erteledi Bir sonraki toplantı 5 Ağustos saat 15: 00'te yönetim kurulu odasında yapılacak.
İmza, Robert Johnson, başkan Kyle McGregor, kayıt sekreteri