Tüm EDI işlemleri EDI mesaj standartları tarafından tanımlanır. Veri kalitesi için doğru yönetişim süreçlerinin olması hayati önem taşır. Bilgiler eksik ya da yanlış yerde olduğunda, EDI belgesi doğru şekilde işlenmeyebilir.
Standartlar, EDI iletişimlerinin temelini oluşturur.¹ Birçok kuruluş, ODET, Traceacoms, GS1, Peppol ve Accredited Standard Committee X12 (ASC X12) standartlarının da içinde yer aldığı EDI mesaj standartlarını belirliyor.
Genel olarak, iki temel EDI iletim tipi bulunmaktadır:
- Noktadan noktaya ya da doğrudan bağlantılar: İnternet üzerinde aracı olmadan iki bilgisayar ya da sistem, genellikle güvenli protokollerle bağlantı sağlar.
- Katma Değerli Ağ (VAN): Bir üçüncü taraf Ağı, genellikle bir posta kutusu yaklaşımıyla veri iletimini yönetir.
EDI internet iletim protokolleri Güvenli Dosya Aktarımı Protokolü (SFTP), Applicability Statement 2 ya da AS2, HTTPS tabanlı bir protokol, Basit Nesne Erişim Protokolü (SOAP) ve diğerlerini içerir.
EDI veri öğeleri, gönderen ve alıcı kimliği gibi öğeleri içerir. Veri bölümleri, iki ya da daha çok ilgili öğeyi birleştirerek bunlara daha büyük bir anlam verir. Örneğin, FNAME ve LNAME, CUSTOMERNAME formunu oluşturmak için birleştirilebilir. Zarflar, farklı veri türlerini yapılandırır ve gönderici-alıcı adres bilgilerini taşır. EDI belge akışı ya da mesaj akışı, bir iş süreci ya da işlemi yürütmek için çeşitli gelen ve giden adreslere ve departmanlara EDI mesajlarının hareketini açıklar.²
Extensible Markup Language (XML) ya da JavaScript Object Notation (JSON) gibi üst diller EDI'yi değiştirmek yerine, onu tamamlar. Şirketler, giderek artan sayıdaki belge biçimlerini ve iletim seçeneklerini idare etmek için hazır olmalıdır. Bir küresel üretici, düzenli olarak yaklaşık 55 farklı türde belgeyi yaklaşık 2.000 ticari ortağı ile paylaşıyor.
“IBM Supply Chain Business Network'ü kullanmaya başlamadan önce, B2B işlemlerimizin %20 gibi yüksek bir oranında hata meydana geliyordu. Şu an daha az hatayla karşılaşmaktayız; örneğin, bir müşterinin yanlış bir kodu göndermesi sebebiyle transfer siparişleriyle ilgili sorunlar yaşamaktaydık ve bu durum müşteri hizmetleri ekibimiz için oldukça zahmetli oluyordu. Şu anda muhtemelen %80 daha az oluyor, çünkü bunların hepsi manuel olarak yapılıyorlardı.” Diğer EDI yöneticilerinin IBM Sterling Supply Chain Business Network ile nasıl stratejik değer kattıkları hakkında IDC'ye anlattıklarını okuyun.