Çoğu şirket için düzenli haftalık veya aylık ekip toplantıları uzun zamandır standarttır. Bu düzenli toplantılar, birbirlerini güncellemek ve zorlukları birlikte tartışmak içindir. Sorunlara çözümler üretilir, böylece her toplantının sonunda herkes şirketteki veya ilgili departmandaki en son gelişmeler hakkında ideal bir şekilde bilgilendirilir.
Girişimimde düzenli olarak ekip toplantıları da yapıyoruz. Ancak uzun süredir bu toplantıları etkili bir şekilde organize etmek ve yapılandırmak için somut bir çerçeveden (bir gündem veya şablon) yoksunduk. Sonuç, bazı konulara çok fazla yer verdiğimiz, diğer önemli noktalara ise çok az dikkat ettiğimiz oldukça sezgisel bir yaklaşımdı.
Ancak, Spotify ve diğer büyük teknoloji şirketleri gibi önde gelen kuruluşlar tarafından başarıyla kullanılan bir yaklaşım olan Retro Yöntemi –'yi keşfettiğimde bu zorluklar temelden değişti. Bu yöntem uzun zamandan beri birçok üst düzey şirkette standart haline geldi ve tüm toplantı sürecini destekleyen çevrimiçi bir araçla birleştiğinde, haftalık ekip toplantılarının süresini önemli ölçüde azaltmamı ve her zamankinden daha fazlasını başarmamı sağladı.
Bu makalede, bu yöntemi tanıtmak ve konsepti doğrudan ekibinizde uygulayabilmeniz için bir toplantı süreci boyunca size rehberlik etmek istiyorum.
Jour Fixe: Retro Ajanda sayesinde daha etkili ekip toplantıları
Adım #1 – İyi bir planlama savaşın yarısıdır:
İlk ekip toplantılarımızdaki temel sorunlardan biri hazırlık eksikliğiydi. Ancak etkili bir hazırlık, illa ki saatlerce gündem planlamak ya da PowerPoint sunumları hazırlamak anlamına gelmiyor. Retro yöntemiyle, katılımcıların toplantıdan önce yaklaşık 5-10 dakika ayırarak bazı temel soruları yanıtlamaları yeterlidir. Belirli sorular değişebilir, ancak çeşitli konular için denenmiş ve test edilmiş soru katalogları vardır. Retro sahnesinde bunlar retro şablonlar olarak bilinir:
Bu sorular yanıtlandığında, ekip toplantısı için sağlam bir temel oluşturulmuş olur. Echometer gibi bir araçla, 50'den fazla soru şablonundan birini seçebilir ve toplantıdan bir gün önce tüm ekip üyelerine e-posta ile gönderebilirsiniz. Bu şekilde herkes kendisine uygun bir zamanda soruları yanıtlayabilir.
Jour Fixe: Retro Ajanda sayesinde daha etkili ekip toplantıları
Adım #2 – Kısa ve etkili bir giriş:
Tüm ekip üyeleri hazırlık sorularını yanıtladıktan sonra asıl ekip toplantısı başlayabilir. Tüm katılımcıları dahil etmek ve toplantı sırasında katılımı teşvik etmek için ilk 5 dakikanın bir giriş sorusu için kullanılması tavsiye edilir. Bu soru içerik açısından mutlaka ilgili olmak zorunda değildir; daha ziyade amaç her katılımcının aktif hale gelmesi ve bir katkıda bulunmasıdır. Bu, en başından itibaren açık ve katılımcı bir atmosferi teşvik eder.
İşte böyle bir giriş örneği:
Jour Fixe: Retro Ajanda sayesinde daha etkili ekip toplantıları
Adım #3 – Herkesi resmin içine koy:
Başarılı bir başlangıçtan sonra, dikkatimizi hazırlanan soruların cevaplarına çeviriyoruz. Burada iki seçenek var: Ya her ekip üyesi kendi cevaplarını sunar ve kısa bir yorum ekler ya da anonimlik isteniyorsa moderatör tüm cevapları sunar. Bu yaklaşım, ekip üyelerinin açıkça konuşmak istemeyebileceği hassas konular ele alınırken özellikle yararlı olabilir.
Daha sonra bir önceki haftanın "eylem maddeleri" tartışılır. "Eylem maddeleri" ekip üyelerinin bir önceki toplantıda taahhüt ettikleri belirli görevlerdir. Örneğin, bir eylem maddesi "Ana sayfayı revize et" olabilir. Bu, eylem maddelerinin başarıyla tamamlanıp tamamlanmadığının kontrol edilmesini içerir. Eğer bir görev tamamlanmamışsa, bunun nedeni analiz edilerek görevin devam ettirilip ettirilmeyeceğine veya iptal edilip edilmeyeceğine karar verilir. Örneğin, ana sayfanın revizyonu, erişim yetkisi olan kişinin tatilde olması nedeniyle mümkün olmadıysa, bu görev devam ettirilir. Ancak, ana sayfanın revize edilmesinin gerekli olmadığı tespit edilirse, eylem öğesi atılabilir.
Kendinize çok fazla görev yüklememek, bunun yerine merkezi ve gerçekleştirilebilir eylem maddeleri tanımlamak önemlidir. Bu maddelerin gözden geçirilmesi, belirlenen hedeflere ulaşılıp ulaşılamayacağını ve nasıl ulaşılabileceğini ve gelecekte nelerin geliştirilebileceğini öğrenmek için mükemmel bir fırsat sağlar.
Jour Fixe: Retro Ajanda sayesinde daha etkili ekip toplantıları
Adım #4 – Önceliklendirin, analiz edin ve harekete geçin:
Bana göre bu adım ekip toplantımızın en önemli parçasıdır. Burada her ekip üyesine, hangi cevapların ve konuların tüm ekip tarafından daha yoğun bir şekilde tartışılması gerektiğine karar vermek için oy kullanma fırsatı verilir. Herkesin çeşitli cevaplara tahsis edebileceği belirli sayıda oyu vardır.
Bu yöntem kontrolsüz tartışmaların gelişmesini önler. Bunun yerine, tüm ekip tarafından özellikle ilgili olduğu düşünülen konulara odaklanıyoruz.
Geçmişte ekibimiz çeşitli konular hakkında rastgele konuşma eğilimindeydi ve bu da toplantılarımızın daha az etkili olmasına neden oluyordu. Retro yönteminin kullanılmaya başlanmasından bu yana bu durum temelden değişti: Tartışmalarımız artık daha yapılandırılmış ve odaklanmış – gerçek bir oyun değiştirici! Toplantılar artık sadece yarısı kadar sürüyor, ancak en az iki kat daha etkili oluyor.
En önemli noktalar önceliklendirildikten sonra, ekip içinde ortak tartışma ve analiz başlar. Belirlenen sorunlara yönelik çözümler için beyin fırtınası yapıyor ve etkili yaklaşımlar geliştiriyoruz.
Daha sonra bu çözüm yaklaşımlarından belirli eylem adımları türetiyoruz – "eylem maddeleri" olarak adlandırdığımız.
Bu basit ama etkili süreç, toplantıdaki en önemli konuları ele almamızı ve gelecek için uygulanabilir çözümler geliştirmemizi sağlıyor.
Jour Fixe: Retro Ajanda sayesinde daha etkili ekip toplantıları
Adım #5 – Taçlandıran zafer:
Toplantının sonunda, her ekip üyesinin toplantıya harcanan zamanın ne kadar etkili ve değerli olduğunu 1'den 10'a kadar puanlayabileceği kısa bir anket yapıyoruz.
Bu aşama, yapılan değerlendirmeleri kısaca tartışma ve gelecek toplantılar için değerli içgörüler edinme fırsatı sağlar. Amaç, ekip toplantılarımızı sürekli olarak iyileştirmek ve daha etkili hale getirmektir.
Bu şemayı takip etmek, sürecin ne kadar sorunsuz ve öğretici olabileceğini gösterir. Retro yöntemi, etkili ekip toplantıları için bir araçtan daha fazlasıdır; sürekli öğrenmenin, ekip olarak sürekli gelişmenin ve birlikte büyümenin bir aracıdır.
Jour Fixe: Retro Ajanda sayesinde daha etkili ekip toplantıları
Sonuç – Ekip toplantısı yapmanın en iyi yolu:
Retro yönteminin start-up'ımızda kullanılmaya başlanması ekip toplantılarımızda köklü bir devrim yarattı. Gerçekten önemli konuları sistematik bir şekilde yapılandırarak ve bunlara odaklanarak toplantılarımızın verimliliğini ve etkinliğini önemli ölçüde artırdık.
Ekip toplantılarınızdan en iyi şekilde yararlanmak istiyorsanız, bu yöntemi denemenizi tavsiye ederim. Bunu yapmanın en etkili yolu Echometer gibi özel bir araç kullanmaktır. Bu araç sayesinde toplantılarınızın mükemmel akışını kolayca takip edebilir ve hazırlık için yalnızca 1-2 dakikanızı ayırabilirsiniz. Bu araç tüm süreç boyunca size rehberlik eder ve tamamen içeriğe ve ekibinizin aktif katılımına konsantre olmanızı sağlar.