Google’un eski icra kurulu üyeleri Eric Schmidt (İcra Kurulu Başkanı), Alan Eagle (Kurumsal İletişim) ve Jonathan Rosenberg(Ürün Geliştirme) “How Google Works” adlı bir kitap yayınladılar. Kitap, gücün şirketlerden kullanıcılara geçiş sürecini ve bu süreçte Google ürün geliştirme, kurumsal iletişim ve yönetim yaklaşımını nasıl bu yeni sürece adapte edip başarılı olduğunu anlatıyor. Diğer bir taraftan kitapta yer alan “9 Rules For Emailing” Time’da yayınlandı ve viral bir etki yarattı. Oldukça faydalı ve basit kurallardan oluşan metni verdiğim kurumsal eğitimlerde kullanmak için bazı eklemeler ve sadeleştirmeler ile tekrardan yazdım. Etkili e-posta kullanım kurallarını aşağıda bulabilirsiniz:
Kurumsallaşma yazılı iletişim ile başlar!
Hızlı yanıt verin
Bazı insanlar sizin e-postalara vereceğiniz yanıt üzerinden bir iş veya proje üzerinden yol alabilir. Ayrıca en yoğun insanlar genelde e-postalara hızlı yanıt verirler: çünkü pozitif iletişimin en belirleyici özeliğinin hızlı geri bildirimde bulunmak olduğunu bilirler.
Vaktim olsaydı daha kısa yazardım
Bir e-posta yazarken, her kelime önemlidir. Eğer bir sorununuz varsa açıklayın, bunu açıkça tanımlayın. Uzun metni çözümlemek çok fazla zaman gerektirir. Başta bir taslak oluşturun ve iletmek istediğiniz mesajı alt alta yazın sonra bunları bir paragrafa dönüştürün.
Sürekli gelen kutunuzu temizleyin
Yeni bir iletiyi açtığınızda, birkaç seçeneğiniz vardır: Eğer okuyup hemen harekete geçip cevap yazmak, okuyup daha sonra harekete geçmek, ya da sonra okuyup harekete geçmek (acil değil) ve şu anda okumak için çok uzun.
Son gelen e-postaya en başta cevap verin
Bazen eski e-postalar başka birinin önceliği olabilir. Bunu göz önünde bulundurup yanıtlayın.
Yönlendirici olduğunuzu unutmayın
Yararlı bilgiler içeren bir not aldığınızda, bu notun kime yararlı olacağını düşünün! Günün sonunda hangi e-postaları yönlendirmem gerekti ve onları yönledirmedim.
Bir takım oyuncusu olun
E-posta gönderirken yöneticinizi ve konuyla ilgili olabilecek kişileri CC’ye ekleyin. CC kurum içi koordinasyon için önemlidir.
Kumpas Kurmayın
BCC (kör kopya) özelliğini kullandığınızda, nedenini kendinize sorun. Şeffaf bir kurum kültüründe BCC kullanılmaz!
BAĞIRMAYIN!
Eğer bir kişiye bağırmanız gerekiyorsa, bunu e-posta ile yapmak çok kolay ve etkisizdir.
Organize olun
Gelen kutunuzu daha efektif kullanmak için akıllı etiketler ve filtreler kullanın. Örneğin bankalardan, kurum içinden ve müşterilerden gelen e-postaları farklı etiket ve filtreler uygulayarak gelen kutunuzu organize edebilirsiniz.
Direktiflerinizi takip edin!
Eğer izlemek istediğiniz bir direktif varsa, kendinizi CC’ye koyun. Daha sonra CC’lerden verdiğiniz direktiflerin yerine getirilip getirilmediğini kontrol edin. Eğer direktifiniz yerine getirilmemiş ise aynı e-posta tekrar yönlendirin ve bu yapıldı mı diye sorun.