Belgelendirme Nedir? Neden Önemlidir Ve Nasıl Belge Alınır?
Sertifikalar, hem bireylerin hem de kurumsal organizasyonların kariyerlerinde daha hızlı ilerlemelerine yardımcı olan profesyonel belgelerdir. Tüm sertifikalar farklı özelliklere sahip olup farklı alanlarda geçerli olsa da her birinin amacı genel anlamda benzerdir.
Bu yazımızda mesleki yeterlilik ve istikrarlı büyüme güvencesi sağlayan belge ve sertifikalar hakkında genel bilgilerden bahsedeceğiz.
Belgelendirme Nedir?
Belgelendirme ve sertifikasyon konusu geniş ve komplike bir konudur. İlk olarak standardın tanımından bahsedelim: Tanım gereği bir standart, kuruluşlara ürünlerinden hizmetlere ve sistemlere kadar her şeyin geliştirilmesi, yönetimi ve kontrolünde yardımcı olmak için yürürlükte olan bir dizi kılavuzdur. Bu yönergeler, kalite, güvenlik ve verimlilik gibi alan özel gereksinimleri karşılar.
Bir kuruluşu belirli bir standarda göre onaylamak için akredite üçüncü taraf sertifikasyon kuruluşları, gereksinimlerin bir denetim süreci aracılığıyla karşılandığını doğrulamalıdır. Yalnızca denetim süreci başarıyla tamamlandıktan sonra, bir kuruluşa resmi bir sertifika verilebilir. Bu sertifikayı alan şirket, sistemleri sürekli iyileştirmede standardın gerekliliklerine uygun olarak sürdürmeyi kabul eder.
Belgeler, Standartları Karşıladığınızı Kanıtlar
Bir standardın gereksinimlerini karşıladığının tanınması için şirketlerin belge alması gerekir. Belgelendirme, söz konusu standardın gerekliliklerinin karşılandığından emin olmak için akredite üçüncü taraf sertifika kuruluşları tarafından verilen bir uygunluk değerlendirmesidir. Sadece standarda uygunluk doğrulandığında bir belge (sertifika) verilir. Dolayısıyla bir belgenin standartlara uygunluk hususunda dünya çapında kabul görme ihtimali olan misyonu vardır. Belgelendirme, kurumsal kimliklerin icraatlarını çeşitli standart ve prosedürlere uygun hale getiren bir işlemdir.
Belge Gerekli Midir, Amacı Nedir?
Farklı kriterler, bir işletmenin günümüz koşullarına uygun hizmet verip vermediğini anlamamıza yardımcı olabilir. Bu kriterlerden biri de sahip oldukları belge ve sertifikalardır. Özellikle sağlık ve güvenlik gibi önem derecesi bir hayli yüksek konularda belgelendirme işlemleri ciddi bir rol oynar. Eğer işletme ve kurumsal kimlikler, kendilerini ispatlamaları gerekiyorsa belge alma yoluna gidebilir. Diğer yandan da bazı pazarlarda faaliyet göstermek için birtakım belgeleri bulundurma zorunluluğu vardır.
Örneğin CE belgesi, Avrupa Ekonomik Alanı içinde faaliyet göstermek isteyen profesyonel işletmelerin sahip olmaları gerektiği bir belgedir. Ce belgesinin farklı alanlarda hizmet veren üretici ve firmalara kâr açıklığı veren bir sertifikadır. Eğer bir işletme Ce belgesi bulundurma zorunluluğu olan bir alanda faaliyet gösteriyorsa, bu belge olmadan Avrupa pazarında yer alamaz. Bu noktada Ce belgesinin gerekli olduğunu ifade edebiliriz.
Belgelendirmenin gerekli olup olmadığını anlamak için ISO standartlarına da değinelim. ISO 9001, genel kalite yönetim anlayışına tekabül eder. Ana amacı, işletmelerin müşteri beklentileri ve gereksinimlerini karşılayacak bir yönetim anlayışı yaratmaktır. ISO 9001 belgesi almak zorunlu değildir fakat birçok açıdan işletmelere fayda sağlar. ISO 9001 gerekli midir sorusuna şu cevapları verebiliriz:
- İş süreçlerini daha da verimli hale getirmek
- Maliyetlerden tasarruf edip her zaman kâr odaklı olmak
- Çalışanlar ve üst yönetim kadrosunun birlikte gelişmesini sağlamak
ISO 9001, temelde yukarıda bahsettiğimiz maddelerdeki iyileştirmelere odaklanan bir standarttır. Bu bakımdan yukarıdaki faydalara sahip olmak isteyen işletmeler için en kestirme yollardan biri, ISO 9001 sertifikasına sahip olmaktır.
Özetle, işletmelerin kısa ve uzun vadede hedeflerini gerçekleştirmeleri için belgelendirme yoluna gidebilir. Ce belgesi ve ISO 9001 belgesi örneklerinde olduğu gibi belgelendirme işlemleri, her işletmenin elde edeceği başarıda büyük pay sahibidir.
Belge Nasıl ve Nereden Alınır?
Belge almak, farklı aşamaları olan ve zaman isteyen bir işlemdir. Belge almak isteyen işletmeler;
- İlk olarak amaçlarını belirlemeli (neden belge almak istediklerini anlamalı)
- Belge standartlarını uyumlu bir kurumsal yapı kurmalı
- Uygunluk değerlendirme kuruluşuna başvurmalı
Her belgenin alındığı uygunluk değerlendirme kuruluşu farklı olabilir. Bu yüzden işletmeler, neden belge almak istediklerine karar verdiklerinde belgeyi almak için nereye başvuracaklarını da belirlemiş olurlar. Daha sonra belgeyi veren bağımsız bir denetleme kuruluşundan ilgiyi belge sahip olabilirler. Bazı belge ve sertifikaları ürünlere iliştirmek ise üretici firmaların sorumluluğundadır. Örneğin Ce belgesine sahip olan üreticiler, ürünlerine sertifika işaretini kendileri ekler. Tabi ki nasıl ekleneceği konusunda yardımcı olan danışmanlık firmalarından bilgi alınabilir. Ancak ce belgesi örneğinde olduğu gibi belge işaretinin nasıl ekleneceğini bilmek de önemlidir.
Belge alma konusunda hazır olmayan işletmeler, danışmanlık firmalarından yardım talep edebilir. Danışmanlık firmaları belge öncesi hazırlık sürecinden belge alımından sonraki sürecin takip edilmesine kadar önemli hususlarda yardımcı olur. Böylece danışmanlık firmalarından destek alan işletmeler, önemli konularda eksikliklerini tamamlayarak almak istedikleri belgeye kolaylıkla sahip olabilir.
Belgelenmenin Avantajları Neler?
Profesyonel sertifika almak, mesleğinize olan bağlılığınızı gösterir. Sektörünüzün araçlarını etkili bir şekilde kullanmak için iyi eğitilmiş olduğunuzun doğrulanmasını sağlar. Bu sertifikaları almak için zaman ve çaba harcamak, iş ortaklarınıza mesleğinize değerli bir katkıda bulunduğunuzu gösterebilir. Ve de sürekli öğrenme ve kişisel gelişim taahhüdünüzün tanınmasına yardımcı olabilir. Mesleğinizde, sektörünüzün araçlarında veya şirketinizde sertifikalı olmanın en önemli avantajları şunlardır:
- Rekabet avantajı
- Verimlilik
- Kazanç potansiyeli
- Bilgi ve becerileri genişletme
- Profesyonel güvenilirlik
Alanınızda profesyonel sertifikalar aldığınızda, rekabette öne çıkmanızı sağlayacak bir dizi avantajlarla olumlu bir başlangıç yapmış olursunuz. Bu başlangıç, sektörünüzdeki rakipleriniz arasında öne çıkmanıza neden olabilir. Günümüzün rekabetçi piyasasında mevcut her avantajı elde etmek önemlidir. Bu nedenle rekabette bir adım önde olmak için sektörünüzdeki gelişmeler konusunda kendinizi güncel tuttuğunuzdan emin olun.
Belge ve sertifikaların sunduğu avantajları aşağıdaki maddelerle daha da genişletebiliriz:
- Üretim gücünü iyileştirir ve performans artışı sağlar.
- Organizasyonların gelişimine katkıda bulunur.
- Önleyici tedbirlerin neler olduğunu önceden bildirir.
- Olası hataların azalmasını sağlayarak verimliliği artırır.
- İşletmelere yeni Pazar alanları yaratır.
- Hedef pazara güven verir.
- Markanın tüketiciler tarafından tercih edilmesini sağlar.
- Müşteri memnuniyeti oluşturur.
Profesyonel yaşamda sertifika ve belgeler, sağlam bir temel oluşturur. Kaliteli iş süreçleri, bu temel üzerinden inşa edilir. İşletmeler, hem verimliliklerini artırma şansı yakalar hem de hedeflerini daha kısa sürede gerçekleştirme imkanına kavuşur. Genel olarak, profesyonel sertifika ve belgeler, ilk günden itibaren verimliliğinizi ve etkinliğinizi en üst düzeye çıkarmanıza yardımcı olur.
Sektörel ihtiyaçları tanımak, iş faaliyetlerine uygun çalışmalar yapmak ve devamlı gelişim göstermek, profesyonel belge ve sertifikaların işletmelere sunduğu oldukça önemli avantajlardır. Her işletme, ihtiyaçları dahilinde ilgi alanına giren sertifika ve belgeye sahip olarak rekabet düzeyi yüksek piyasada marka imajını uzun süreli koruyabilir.
Sonuç: Belgeler İşletmenizi Daha Değerli Kılar
Sektörel belge ve sertifikalar, her işletme için giderek daha değerli hale geliyor. Günümüzün şartları ve dönemsel olarak değişen uygunluk kriterleri, belgelendirme işlemlerinin önemini açıkça ortaya koymaktadır. Tabi ki bu konuda işletmelerin hedefleri oldukça önemlidir. Eğer nihai amaç, firmanın kalitesini korumak ve Pazar rekabetinde ön plana çıkmak ise belge ve sertifikaların önemi daha da artmaktadır.
Belge ve sertifikalar, yalnızca profesyonelliğinizin ve en yüksek endüstri standartlarına bağlılığınızın bir göstergesi değildir. Aynı zamanda öğrenmeye devam etmeye istekli olduğunuzun bir kanıtıdır. Bu nitelikler, profesyonel ağınızda, müşterilerinizle ve iş ortaklarınızla bir bütün olarak sektörünüzde profesyonel güvenilirliğinizi artırmanıza yardımcı olabilir.
Günümüzde birbirinden farklı belge ve sertifikalardan söz edebiliriz. Ancak dünya çapında kabul gören ve en çok talep edilen belgelerden ikisi CE belgesi ve ISO 9001 belgesidir. ISO 9001 ve CE belgesi, her zaman standartlara uygun iş faaliyetleri yaratır. Ve standartlara uygunluk, her zaman başarı getirme potansiyeli yüksek olan bir anlayıştır. Dolayısıyla standart ve yönergelere uygunluk vaat eden belgelendirme işlemleri, ölçeği fark etmeksizin her işletmenin başarısını artıran en önemli kriterler arasında yer alır.