Mesaj Merkezi, RFx ile ilgili iletişime ev sahipliği yapar: Tedarikçiler tarafından soruların gönderilebileceği ve Kaynak Bulma ekibi tarafından yanıtların ve diğer mesajların paylaşılabileceği bir yerdir.
Scout’ta yürüttüğünüz her RFx'in kendi Mesaj Merkezi vardır. Burada, şu alt başlıkları bulabiliriz:
- Mesaj Merkezi nedir?
- Tedarikçilere Mesaj Gönderme
- Tedarikçiler için Soru Atama ve Yanıtlama
- Tedarikçiler için Son Soru Sorma Tarihi
- Mesaj Merkezi Bildirimleri (e-posta ve Scout)
Mesaj Merkezi nedir?
Mesaj Merkezi, Kaynak Yöneticileri ve tedarikçiler arasında herhangi bir RFx'ye ilişkin iletişim hattıdır. Kaynak Yöneticisi, tedarikçilere mesaj gönderebilir ve tedarikçiler Kaynak Yöneticisi'ne sorular gönderebilir.
Mesaj Merkezi, tedarikçiler ile e-posta yoluyla iletişim kurma ihtiyacını temelde ortadan kaldırır çünkü şunları yapabilirsiniz:
- Bir tedarikçinin sorusunu doğrudan cevaplayabilir VEYA cevabı tüm tedarikçilerle paylaşabilirsiniz
- Tüm tedarikçilere mesaj gönderebilirsiniz
- Tedarikçilere gönderdiğiniz cevaplara ve/veya mesajlara eklentiler yükleyebilirsiniz
Ek olarak, RFx'i oluştururken tedarikçilerin belirtilen tarih ve saatten sonra size yeni sorular göndermelerini engelleyen Tedarikçiler için Son Soru Sorma Tarihini belirleyebilirsiniz.
Mesaj Merkezi nedir?
RFx'inizin Panosundan herhangi bir RFx için Mesaj Merkezini açın:
Tedarikçilere Mesaj Gönderme
Tedarikçilerinize güncellenmiş son tarihleri veya gereklilikleri bildirmek ister misiniz? Mesaj Merkezi'nden tüm tedarikçilere hızlı ve verimli bir şekilde mesaj gönderebilirsiniz.
Bunu yapmak için, Mesaj Merkezini açın ve ekranınızın altındaki Tedarikçilere Yeni Mesaj Gönder düğmesini tıklayın:
Bu, birkaç basit tıklamayla mesaj hazırlayabileceğiniz, gerekli belgeleri ekleyebileceğiniz ve mesajı tedarikçilerinize gönderebileceğiniz bir bölümün açılmasını sağlayacaktır!
Tedarikçiler için Soruları Yanıtlama
Bir tedarikçi Mesaj Merkezi aracılığıyla size bir soru gönderdiğinde, şunları yapabilirsiniz:
- Soruyu kendiniz cevaplayabilirsiniz veya
- Soruyu yanıtlanmak üzere bir takım arkadaşına aktar seçeneğini seçebilirsiniz.
Siz veya takım arkadaşınız soruyu yanıtladıktan sonra, şunları yapabilirsiniz:
- Yanıtı doğrudan talep eden Tedarikçiye gönderebilirsiniz veya
- Soruyu ve yanıtı TÜM Tedarikçilerle paylaşabilirsiniz.
Endişelenmeyin, paylaşılan Sorular ve Yanıtlar tamamen anonimdir - diğer Tedarikçiler soruyu kimin sorduğunu göremezler (veya ekibinizde soruyu yanıtlayan kişinin kimliğini göremezler).
Daha fazla netlik kazandırmak için, bir tedarikçi tüm Tedarikçilerle ilgili olduğuna inandığınız bir soru gönderirse, bir yanıt yazabilir ve Tüm Tedarikçilere Gönder düğmesini tıklayabilirsiniz. Bunu yaparak, bu soruyu TÜM Tedarikçiler ile paylaşırsınız. Orijinal soru içinde, soruyu soran ilk Tedarikçinin kimliğini ifşa eden herhangi bir bağlam olmadığı sürece - Tedarikçiler soruyu görecek ancak kimin sorduğunu bilmeyeceklerdir.
Birisi tüm Tedarikçilere göndermek istediğiniz güzel bir soru sormuşsa ancak metinde adını belirtmişse, metin kutusuna tıklayıp adlarını kaldırabilirsiniz. Kaynak Yöneticisi olarak, yanıtınızı yazıp Scout üzerinden göndermeden önce soruyu düzenleme yetkisine sahipsiniz.
Bir Tedarikçinin tüm Tedarikçilerine sorduğu bir soruyu paylaşmayı seçmek, yararlı bilgileri bir RFx'deki tüm Tedarikçilerle hızlı ve kolay bir şekilde paylaşmanın harika bir yoludur!
Not: Kaynak Yöneticileri'nin bir Etkinlik kapatıldıktan sonra Mesaj Merkezini açık tutmayı tercih ettiği durumlar olduğunu biliyoruz. Bir Etkinlik kapatıldıktan sonra Tedarikçilerinizden sorular almak için Mesaj Merkezini açmak isterseniz, Tedarikçiler için Son Soru Sorma Tarihini kapalı etkinliğinizde uzatmak veya silmek için Scout Destek Ekibi’ne ulaşabilirsiniz.
Mesaj Merkezi Bildirimleri
Kaynak Yöneticisi (ve herhangi bir Okuma/Yazma takım arkadaşı), Mesaj Merkezi'nin faaliyetlerinden haberdar olmalarını sağlamak için hem e-posta hem de Scout aracılığıyla Mesaj Merkezi Bildirimleri alır.
Eposta Bildirimleri
Kaynak Yöneticileri, Mesaj Merkezindeki faaliyetlerle ilgili e-posta bildirimleri alacaktır (örneğin, tedarikçi bir soru gönderdiğinde, paydaş bir soruyu yanıtladığında vb.). Tedarikçilerinize ve paydaşlarınıza gönderilen e-posta sayısını etkin bir düzeyde tutmak için e-posta bildirimleri günde iki kez gönderilir.
Scout Bildirimleri
RFx'in Panosunu açtığınızda Mesaj Merkezi bildirimlerini de göreceksiniz:
Not: Bu bildirimler ayrıca kurum içi ekibiniz içindeki iletişimi net tutmaya yardımcı olacak şekilde paydaşlarınız tarafından da görülebilir.