Outlook 2016'da iletileri arşivlemenin çeşitli yolları vardır. Kullanabileceğiniz yöntemler Outlook 2016'yı İş için Office 365 hesabıyla, Exchange hesabıyla ya da Outlook.com, Gmail, POP, veya IMAP hesapları gibi başka türlerdeki hesaplarla kullanıyor olmanıza bağlı olarak değişir.
Outlook 2016'da tüm hesapların Arşiv klasörüne erişimi vardır. Arşiv klasörü aynı Gelen Kutusu, Gönderilmiş Öğeler ve Silinmiş Öğeler klasörleri gibi Outlook'un varsayılan klasörlerinden biridir. Arşiv klasörünü silemezsiniz. Outlook'u bir Exchange veya Exchange Online hesabıyla kullanıyorsanız, bekletme ilkeleri gibi klasör ilkeleri Arşiv klasörüne uygulanır.
Arşiv düğmesini kullanarak iletileri Arşiv klasörüne taşımak posta kutunuzun boyutunu azaltmaz. Posta kutunuzun boyutunu azaltmanız gerekiyorsa, Office 365 Kurumsal'da Çevrimiçi Arşiv'i veya Otomatik Arşivleme özelliğini kullanabilirsiniz.
Outlook 2016'da tek bir eylemle iletileri arşivleme
Şeridin Sil grubundaki Arşivle düğmesini kullanarak bir veya daha fazla iletiyi silmeden Arşiv klasörünüze taşıyabilirsiniz. Arşivle özelliğini kullanmanın çeşitli avantajları vardır.
-
Arşivlenen öğeler, arama kutusunu kullanarak veya Arşiv klasörünüze giderek kolaylıkla bulunabilir. Arama kutusuna bir terim yazdığınızda, Outlook 2016 varsayılan olarak posta kutunuzdaki tüm klasörlerde arama yapar.
-
Öğeleriniz, telefonunuzda veya diğer cihazlarda yine Arşiv klasörü yoluyla bulunabilir
Outlook 2016'da öğeleri arşivleme
-
Gelen Kutunuzda veya başka bir klasörde arşivlenecek bir veya birden çok ileti seçin.
-
Sil grubunda Arşiv'i seçin. Seçilen bir veya birden çok iletiyi hemen arşivlemek için Geri tuşunu da kullanabilirsiniz.
Not: Daha önce özelliği hiç kullanmamış olsanız bile Arşiv klasörünüz zaten vardır. Outlook klasör listenizde bulursunuz. Klasörü görmüyorsanız veya Outlook 2016 kullanıyorsanız, Dosya > Office Hesabı > Güncelleştirme Seçenekleri > Şimdi Güncelleştir'e gidin.
-
İletileriniz Arşiv klasörüne taşınır. Bir iletiyi yanlışlıkla arşivlerseniz, Arşiv klasörüne gidin ve iletiyi Gelen Kutunuza geri taşıyın.
Not: Arşiv düğmesi yalnızca Outlook 2016'da görünür. Outlook'un eski sürümlerinde şeritte Arşiv düğmesi yoktur.
Klavyeyi kullanarak iletileri arşivleme
Seçilen bir veya birden çok iletiyi Geri tuşuna basarak arşivleyebilirsiniz. Delete tuşuna basarsanız, iletiler Silinmiş Öğeler klasörüne gider. Geri tuşunun davranışını değiştiremezsiniz.
Arşiv klasörünü nasıl bulabilirim?
Arşiv klasörünüz, klasör listesinde yer alır. Klasör listesini görüntülemek için, Görünüm > Klasör Bölmesi'ni ve sonra da Normal'i seçin.
Arşiv Klasöründe nasıl arama yapabilirim?
Varsayılan olarak, klasör listenizin en üstündeki Geçerli Posta Kutusunda Ara özelliğini kullanarak Outlook öğelerini aradığınızda, Outlook posta kutunuzun tamamında arama yapar.
Aramanızın kapsamını yalnızca Arşiv klasörünü içerecek şekilde belirtmek isterseniz, önce klasör listesinde Arşiv klasörünü seçin. Arama kutunuz artık yalnızca Arşiv klasöründe arama yapar.
Bunun Çevrimiçi Arşiv'den farkı nedir?
Çevrimiçi Arşiv, alışılmıştan daha büyük posta kutuları olan Office 365 kurumsal müşterilerine yönelik bir özelliktir. Bu müşteriler eski bir postayı silmekten kaçınmak için Çevrimiçi Arşiv’i kullanabilirler. Bir kullanıcının Çevrimiçi Arşivi, Outlook’ta kendi klasör yapısına sahip ikinci bir hesap gibi işler. Sonuç olarak Gelen Kutusundan yapılan aramalara dahil edilmez.
Çevrimiçi Arşiv etkinse yöneticiler ve kullanıcılar Arşiv İlkelerini kullanarak, posta kutularını otomatik olarak eski iletileri Çevrimiçi Arşive taşıyacak şekilde kurabilirler.
Arşiv'i ve Çevrimiçi Arşiv'i ne zaman kullanmalıyım?
Gelen Kutunuzu yanıtladığınız veya gereğini yaptığınız iletilerden arındırılmış halde tutmak için Arşiv özelliğini kullanmanızı öneririz. Arşiv'i bir dosya klasörü olarak düşünün. Öğeleri Arşiv klasöründe depolayabilir ve yine de bunlara kolayca erişebilirsiniz. Ayrıca tercihiniz bu yöndeyse, iletileri silebilir veya belirli bir klasöre taşıyabilirsiniz.
Bir Office 365 Kurumsal kuruluşundaki büyük posta kutusu olan kullanıcılar için yöneticilerin, öğeleri bir yıl sonunda veya kullanıcıların posta kutusu kotaları daha kısa sürede doluyorsa bu süreden önce bir Çevrimiçi Arşive taşımaya yönelik Arşiv İlkesi oluşturmalarını öneririz. Bu şekilde kullanıcıların yeni postalara yer açmak için eskilerini silmek zorunda kalmamalarını sağlanır. Belirtilen süreden daha eski postalar hem Gelen Kutusu'ndan hem de yerel Arşiv klasöründen taşınabilir.
Arşivleme hakkında sık sorulan sorular
Hayır. Arşiv klasörü Outlook'un varsayılan sistem klasörlerinden biridir ve yeniden adlandırılamaz, taşınamaz ve silinemez.
Arşiv Outlook Mobile, Outlook Web App ve Outlook.com’da varolan ve hatta Gmail gibi diğer eposta sağlayıcıları tarafından sunulan ve iyi anlaşılmış bir özellik. Yerleşmiş bir ad olması sebebiyle ve Çevrimiçi Arşiv mevcut bir özellik olduğundan iki adı da aynı şekilde kullanmaya karar verdik.
Otomatik Arşivleme eski postaların otomatik olarak bir .pst dosyasına taşınmasına izin veren daha eski bir Outlook özelliğidir. Bu postaların sunucudan taşındığını ve arama yaparak bunları bulmanın daha zor olduğunu ifade eder. AutoArchive.pst dosyasının bulunduğu sabit sürücü kullanılamaz hale gelirse, bu postalar kaybolur. Çevrimiçi Arşiv, Otomatik Arşivleme'nin yerine sunulan kurumsal sınıf bir özelliktir.
Otomatik Arşiv, Çevrimiçi Arşivin olmadığı durumlarda ve BT bölümünüz bu işlevi devre dışı bırakmadığında kullanılabilir. Outlook 2016’da Otomatik Arşiv hakkında daha fazla bilgi için bkz. Windows için Outlook’ta eski öğeleri el ile arama
Office 365 Kurumsal yöneticisiyim. Grup İlkesini kullanarak Arşiv özelliğini devre dışı bırakabilir miyim?
Arşiv yaygın olarak Windows için Outlook’ta, Outlook Mobile’da, Web’de Outlook ve Outlook.com’da mevcuttur.. Arşiv özelliği Grup İlkesi kullanılarak devre dışı bırakılamaz.