Apartmanlarda kat malikleri kurulu, yılda bir defadan az olmamak toplanmak zorunda oluyor. Bu toplantı üzere yönetim planında gösterilen zamanlarda, eğer böyle bir zaman gösterilmemişse, her takvim yılının ilk ayı içinde toplanır.
Toplu yapılarda ise kurullar, en geç iki yılda bir defadan az olmamak üzere yönetim plânlarında gösterilen zamanlarda, böyle bir zaman gösterilmemişse, ikinci takvim yılının ilk ayı içinde toplanır.
Önemli bir sebebin çıkması halinde, yöneticinin veya denetçinin veya kat maliklerinden üçte birinin istemi üzerine ve toplantı için istenilen tarihten en az onbeş gün önce bütün kat maliklerine imzalattırılacak bir çağrı veya bir taahhütlü mektupla, toplantı sebebi de bildirilmek şartiyle, kat malikleri kurulu her zaman toplanabiliyor.
İlk çağrı yapılırken, birinci toplantıda, yeter sayının sağlanamaması halinde, ikinci toplantının nerede ve hangi tarihte yapılacağı da belirtilir. İlk toplantı ile ikinci toplantı arasında bırakılacak zaman yedi günden az olamaz.
Kat malikleri kurulu, kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından yarısından fazlasiyle toplanır ve oy çokluğuyla karar verir.
Yeter sayının sağlanamaması nedeniyle ilk toplantının yapılamaması halinde, ikinci toplantı, en geç onbeş gün sonra yapılır. Bu toplantıda karar yeter sayısı, katılanların salt çoğunluğudur.
Apartman yönetimi toplantı çağrısı örneği:
............ Apartmanı Kat Maliklerine
Kat malikleri kurulu, aşağıdaki gündem maddelerini görüşüp karara bağlamak üzere ../../.... günü saat ....'da apartman sığınağında olağan (veya olağanüstü) olarak toplanacaktır.
Bu toplantıda yeter sayı sağlanamadığı takdirde, ikinci toplantı nisap (çoğunluk) aranmaksızın .../.../... günü saat ....'da aynı yerde yapılacaktır.
Bütün kat maliklerinin toplantıya katılmaları veya kendilerini temsil ettirmeleri önemle rica olunur .../../...
Gündem:
1)Açılış,yoklama ve toplantı Divan başkanı'nın ve üyelerin seçimi.
2)Başkanlık panına imza yetkisi verilmesi
3)Gündemin okunması ve ilaveler
4)Yönetici faaliyet raporu ve denetçi raporunun okunması;hesapların görüşülmesi ve
yöneticinin ibrası.
5)Yeni yönetici ve denetçi seçimi.
6)Dilekler.
7)Kapanış.
.....Apartmanı Yöneticisi
(Ad,Soyad,İmza)