Proforma fatura, iş tamamlanmadan müşteriye gönderilen ön satış yani teklif faturasıdır. Henüz teslim edilmemiş mal veya hizmetlere verilen bir taahhüttür. Tamamlanacak işi, ürün veya hizmetler için talep ettiğiniz miktarı ve fiyatı listeler.
Proforma bir fatura olmadığı için işletmeniz veya müşteri tarafından muhasebe amacıyla kullanılamaz. Bu bir ödeme talebi veya talep değildir. Bir proforma fatura, genellikle bir teklif içeren bir ön fatura olarak veya ithalatta gümrük amaçları için kullanılır.
Proforma Fatura Nedir?
Proforma henüz tamamlanmamış bir faturaladır, bu da faturaların her yasal fatura için gerekli olan bir fatura numarasına sahip olmadığı anlamına gelir. Bir faturanın aksine, proforma fatura, bir satıcının satmayı taahhüt ettiği ürün ve hizmetleri özetleyen bir tahmin veya fiyat teklifidir.
Bir iş tamamlanmadan veya ürün teslim edilmeden gönderilir. Bu belgenin amacı, satıcı ve müşterinin ürün ve hizmetlerin fiyatı da dahil olmak üzere sözleşme hakkında bilgiye sahip olmasını sağlamaktır. Potansiyel müşterilere, ürün ve hizmetlerin maliyetine ve nedenine ilişkin bir genel bakış sunar.
Proforma Faturanın Amacı Nedir?
Proforma faturanın amacı, satış sürecini kolaylaştırmaktır. Proforma faturayı gönderdiğinizde, müşteri fiyatı kabul eder ve ardından ürün veya hizmetleri gönderebilirsiniz. Proforma faturalar, bir ödeme talebi olmak yerine, müşterinin tam olarak ne bekleyeceğini bilmesini sağlayan tahminlerdir.
Proforma faturanın diğer kullanımlarından bazıları aşağıdaki şekildedir:
- Sorunsuz bir teslimat süreci için gümrükte malların değerini beyan etmek için sıklıkla gönderilir.
- Proforma fatura, ticari bir fatura için gereken tüm ayrıntılara sahip olmadığınızda idealdir.
- Bazı müşteriler bunu dahili satın alma onay süreci için kullanır.
- Proforma faturalar, ithalat ve ticaret işlemlerinde yaygın olarak kullanılmaktadır.
Neden Proforma Fatura Kullanmalı?
Bir sipariş veya ürün için beklenen maliyetleri, ücretleri ve teslimat tarihini bildirmek için bir proforma fatura kullanılır. Nihai olmasa da, satın alan tarafın ödemeyi beklemesi gereken maliyetlerin iyi niyetli bir tahminini temsil eder.
Proforma fatura, alıcıya teslimat şartları üzerinde pazarlık yapma fırsatı sunar. Alıcı fiyat, miktar veya teslimat süresinden memnun değilse, karşılıklı olarak tatmin edici bir sonuca varmak için üreticiyle iletişime geçebilir. Proforma fatura düzenlemek için yasal bir zorunluluk olmamasına rağmen, bu genellikle iyi bir fikirdir çünkü üreticilerin teslimat sırasında anlaşmazlıklardan kaçınmasını sağlar.
Proforma Faturalar Ne Zaman Gönderilir?
Bir işletme, üzerinde mutabık kalınan teslimatları göndermeden önce bir proforma fatura gönderebilir. Proforma fatura satışla ilgili kesin maliyet ayrıntılarını içermekle birlikte, resmi bir ödeme talebi değildir. Hiçbir yönerge, bir proforma faturanın tam sunumunu veya biçimini belirlemez. Diğer ticari faturalara benzeyebilir veya benzemeyebilir.
Fatura ile Proforma Fatura Arasındaki Fark Nedir?
Fatura, ödenmesi gereken toplam tutarı belirten ticari bir araç iken, proforma fatura, satıcının ürün ve hizmetleri belirli bir tarih ve saatte sağlayacağına dair beyanıdır.
|Karşılaştırma||Fatura||Proforma Fatura|
Tanım
|Alıcıya gönderilen satışın gerçekleştiğini teyit eden ve ödeme talep eden ticari bir araçtır.||Proforma fatura, faturalamadan önce gönderilen yazılı bir teklif veya fiyat teklifidir. Henüz teslim edilmeyen mal ve hizmetlerin ayrıntılarını sağlar.|
Düzenleme
|Ödeme yapılmadan önce fatura düzenlenir.||Sipariş vermeden önce verilir.|
Amaç
|Amaç, sağlanan mal ve hizmetler için ödenmesi gereken tutar hakkında alıcıyı bilgilendirmektir. Yasal olarak bağlayıcıdır.||Alıcının ne bekleyeceğini bilmesine yardımcı olur.|
Format
|Fatura, logo, iletişim bilgileri, fatura adresleri, bilgiler, şartlar ve koşullar bölümünü içermelidir.||Bir proforma fatura, standart bir faturanın içereceği tüm bilgileri içermeli, ancak açıkça “proforma” olarak etiketlenmelidir.|
Muhasebe
|Faturanın ödenmesi için ticari bir fatura gereklidir ve alacak hesapları veya borç hesapları olarak kaydedilir. Referans için dosyalanmalı ve denetim durumunda muhasebe bilgileriniz yedeklenmelidir.||İşletmenize ödenmesi gereken tutar ve ne zaman ödenmesi gerektiği hakkında genel bir fikir verir. Proforma faturalar bu nedenle muhasebe amaçları için kullanılmaz.|
Proforma Fatura Üzerinden Ödeme Yapılabilir Mi?
Proforma faturayı kullanarak, müşterinin finans departmanı, gerçek bir belge karşılığında peşin ödeme yapabilir. Fatura, neyin ve ne kadar borcun olduğu konusunda herhangi bir yanlış anlaşılmayı önler.
İş tamamlandıktan sonra, müşteri tarafından ödemenin tekrarlanmasını önlemek için standart fatura üzerinde proforma fatura numarasına bir referans yapılabilir.
Proforma Fatura Nasıl Düzenlenir?
Proforma faturanın hazırlanmasına dair yasal bir talimat yoktur. Bu yüzden satış öncesinde müşteriye bilgi vermek için bir belge olarak istediğiniz gibi düzenleyebilirsiniz. Kaşe yapılan ve imzalanmış proforma faturada, satıcı ve ürün hakkında detaylar mevcuttur. Aynı zamanda satış ile ilgili şartları da yer alır.
Proforma faturada her ne kadar yasal bir bağlayıcılık olmasa da genel olarak aşağıdaki şekilde düzenlenir:
- Hazır bir şablon ya da bir Word – Excel dosyası üzerinde hazırlanabilir.
- Şablonun sağ üst köşesine proforma numarası ve tarih yazılır.
- Şablonun sol üst köşesine alıcı ve satıcı yazılır.
- Orta bölüme satılacak ürün ya da hizmetin detayları alt alta açıklanır.
Proforma Fatura Üzerinde Hangi Bilgiler Var?
Çoğu proforma fatura, alıcıya kesin bir satış fiyatı sağlar. Geçerli vergiler veya nakliye masrafları gibi herhangi bir komisyon veya ücret tahminini içerir. Proforma fatura değişebilir olsa da, işlem kesinleştikten sonra alıcıyı beklenmedik ve önemli masraflara maruz bırakmaktan kaçınmak için iyi niyetli bir tahmini temsil eder.
Proforma Fatura Örneği
İlgili taraflar zaten bir satış gerçekleştirmişse, ticari fatura ile kayıt altına alınır. İşlem henüz gerçekleşmemişse satan firma proforma fatura kullanabilir. Bir firma, satış sözleşmesinin şartlarında, alıcı belirli malları alana kadar tam ödemenin yapılmayacağını belirtiyorsa, bir proforma fatura da kullanabilir.
Örneğin, bir pastane müşterisi, bir proforma faturada bir pastanın fiyatını kabul edebilir. Ardından fırıncı, pastayı hazır olduğunda teslim eder. Müşteri faturayı aldığında bunun bedelini öder. Nihai fatura tutarı, proforma faturadaki tutarla aynı olacaktır.
Özetle diyebiliriz ki, proforma fatura, sipariş verildiğinde satış şartlarını özetleyen bir ön belgedir. Nihai olmasa da, bir proforma fatura alıcıya fiyat, teslimat tarihi ve ek ücretler dahil olmak üzere satış şartlarını net bir şekilde anlamasını sağlamalıdır. Ancak, genellikle teslimat sırasında düzenlenen resmi bir faturadan gibi yasal bir bağlayıcılığı yoktur.
İlgili İçerikler: