Hesapların yaşlandırılması, belirli işlem türlerinin geçmişte ne kadar başlatıldıklarını göstermek için zaman dilimlerine ayrılması uygulamasıdır. Zaman aralığı, 30 gün gibi bir zaman dilimidir. Yaşlanma için kullanılan yaygın bir zaman aralığı kümesi şunlardır:
0-30 günlük (güncel kabul edilir)
31-60 günlük (biraz gecikmiş kabul edilir)
60-90 günlük (kesinlikle bayat)
90+ günlük (çok eski, işlem gerekli)
Bu zaman aralıkları birçok muhasebe yazılım paketinde değiştirilebilir. Örneğin, müşterilerinden 10 günden daha kısa sürede ödeme talep eden bir işletme, alacak hesaplarının yaşlandırılmasında 0-10 güne kadar uzanan bir başlangıç zaman kümesinin kullanılması gerektiğini görebilir; daha uzun bir zaman dilimi, yanlış bir şekilde, daha büyük bir alacak oranının, ödenmesinde gerçekten geciktikleri zaman cari olduğunu ima eder.
Hesapların yaşlandırılması, en yaygın olarak alacak hesaplarına uygulanır ve bir rapor biçiminde kullanılır, böylece raporu inceleyen biri, hangi alacakların ödeme için gecikmiş olduğunu kolayca görebilir. Rapor, hesap toplama etkinliği için temel olarak kullanılır.
Hesapların yaşlandırılması kavramı, benzer bir rapor formatında ödenecek hesaplara da uygulanır, böylece borçlar personeli, vadesi geçmiş herhangi bir tedarikçi faturası olup olmadığını belirleyebilir.
Bir şirketin muhasebe kayıtları muhasebe yazılımına kaydedilmişse, ödenecek hesaplar için hesapların yaşlandırılmasına gerek yoktur, çünkü sistem tedarikçi faturalarını ödeme için otomatik olarak planlayabilir ve bu da herhangi bir faturanın vadesinin geçmesi olasılığını azaltır.
Son zamanlarda hangi kalemlerin kullanılmadığını bulmak için envanter için bir yaşlandırma raporu oluşturmak da mümkündür ve bu nedenle hala kullanılıp kullanılamayacağını görmek için araştırma yapılması gerekebilir. Ancak, envanter kalemlerini yakın gelecekte kullanmak için herhangi bir plan olup olmadığını görmek için envanter kalemlerini malzeme faturaları ve üretim programıyla eşleştirmek daha iyi bir seçenektir.
"Hesapların eskimesi" terminolojisi, aslında bir hesapta listelenen işlemlerin eskimesi olduğundan yanlıştır. Bu nedenle, bir alacak hesapları yaşlandırma raporu, alacak hesapları hesabındaki bireysel işlemlerin yaşını belirtir.