Mikro yönetim, temelde görev dağıtımının doğru yapılmaması ve küçük detaylara aşırı odaklanma ile karakterizedir. Bu konudaki ana temalar şunlardır; (i) tartışılan bazı olası istisnalar dışında mikro yönetim genellikle etkisiz bir yönetim tarzıdır, (ii) yine de çok yaygındır ve sık olarak uygulanmaktadır, (iii) ardında yatan nedenler genellikle psikolojiktir.
Bu yönetim biçiminin detaylarına geçmeden önce şunu belirtmekte fayda var: Mikro yönetim ile “etkili izleme” arasında önemli bir fark vardır. Çünkü kritik görevlerde ihtiyaç duyulan performansı sağlamak bir izleme planı gerektirir. Bunun yanı sıra bazı alanlar ciddi izleme ve takip gerektirecek kadar hassastır.
Peki bir mikro yöneticiyi nasıl ayırt ederiz? Mikro yöneticiler birkaç farklı davranışla tanımlanabilir:
- Genellikle işe çalışanlarından daha erken gelir ve daha geç çıkarlar. Bu, genellikle çalışanların kendilerini suçlu hissetmelerine yol açar. Çalışanlar ne kadar geç mesaiye kalırlarsa kalsın, mikro yönetici daha da geç çıkma eğilimindedir.
- Mikro yöneticilerin katı zaman kontrolleri uygulayarak, genellikle gereksiz ve sıkı bir son teslim tarihi belirlerler. Kimi zaman bu son teslim tarihleri sırf zaman kısıtlaması getirmek için bile atanabilir.
- Bu kişiler aynı anda çok fazla proje üstlenerek kendilerini aşırı zorlarlar. Bu da hiçbirini tamamlamadan bir projeden diğerine geçmelerine neden olabilir. Sonuç olarak, astlarıyla görüşemeyecek veya gerekli rehberliği sunamayacak kadar meşgul olurlar.
- Mikro yöneticiler genellikle kuruluş içinde darboğazlara neden olduklarının farkında değildir. Bu farkındalık eksikliği, kuruluşun işlerinin tüm yönlerini kendi başlarına halletmeye çalışmakla meşgul olmalarından kaynaklanmaktadır. Aynı zamanda bazı görevleri gerçekleştirebilecek personelleri yetersiz buldukları için tüm görevleri üstlenme eğilimleri vardır.
Mikro Yönetimin Özellikleri
Mikro yöneticiler, başkalarının karar verme yeteneklerine temel bir güvensizlikle yaklaşırlar. Zaten en iyi yaklaşıma sahip olduklarına inandıkları için genellikle dinleme becerilerinden yoksundurlar. Başkalarının tavsiyelerine, deneyimlerine veya bakış açılarına ilgi duymazlar, nadiren karar verme süreçlerini açıklarlar ve genellikle ekibe anlamlı bir yetki vermezler. Bu durum, ekip üyelerinin sürekli olarak mikro yöneticinin onayını almadan ilerleyemeyeceği yaygın bir "onay" sürecine yol açar. Sonuç olarak bu davranış, tüm görevlerin bir sonraki aşamaya geçmeden önce mikro yöneticinin masasından geçmesi gerektiği için darboğazlara neden olur.
Özetle, etkili bir şekilde görev dağıtımı yapamamalarının altında birkaç faktör yatar:
- Başkalarının kaliteli iş çıkaramayacağına dair bir güvensizlik.
- İşi doğru yapabilen tek kişinin kendileri olduğuna dair bir inanç.
- Görev dağıtımı yapmış olsalar bile, ilk sorun belirtisinde geri çekilme eğilimi.
Mikro yöneticiler, bir görev esnasında meseleleri ekibin becerilerini geliştirme fırsatı olarak görmek yerine, durumu "kurtarmak" için erken müdahalede bulunurlar. Bu davranış biçimi hem ekip üyelerinin gelişimini, hem de operasyonların verimliliğini engeller.
Mikro Yönetimin Ardında Yatan Psikolojik Nedenler
Mikro yönetimin psikolojik sebepleri genellikle bir yöneticinin kariyer yolculuğundan kaynaklanır. Başlangıçta bu yöneticiler, hedefleri başarma, bütçe yönetimi ve problem çözme konusunda güçlü operasyonel becerilere sahip olan çalışanlardır. Bu alanlardaki yeterlilikleri, işleri yapabilme ve hızlıca tamamlama becerileri terfi etmelerine yardımcı olur. Ancak, kariyer merdivenini tırmandıkça rolleri stratejik düşünme, insan geliştirme ve görev dağıtımı gibi oldukça farklı beceriler gerektirir hale gelir.
Bu yöneticiler bu geçişle mücadele ederler. Uyum sağlamak yerine, işlerinin tüm yönleri üzerinde kontrolü sürdürmeye çalışır ve genellikle alışık oldukları operasyonel görevlerin üzerine daha çok düşerler. Bu davranış biçimleri, liderlik tarzlarında esneklik ve çeviklik eksikliğinden kaynaklanır ve yükseltilmiş rollerinde daha etkili olmalarını engeller.
Ayrıca, mikro yöneticiler döngü dışında kalmaktan derin bir korku duyarlar. İşlemin operasyonel ayrıntılarına sıkı sıkıya bağlı kalmaları gerektiğine dair güçlü bir inanca sahiptirler. İşlerin temel yönleriyle bağlarını kaybetme korkusu, aşırı telafi etmelerine yol açar. Güncel kalmak için sık sık rapor talep eder ve bilgi sahibi olma çabasıyla çok sayıda toplantıya katılırlar. Bu davranış, delegasyon sürecine güvenmeme ve doğrudan kontrolü bırakamama özelliklerinin bir tezahürüdür.
Mikro Yöneticilerin Negatif Etkileri
Mikro yöneticilerin bir organizasyonun etkinliği ve üretkenliği üzerinde geniş çaplı ve olumsuz bir etkisi olabilir. Mikro yöneticilerin olumsuz etkilerini doğrulayan bilimsel araştırmaların özeti şu şekildedir:
- Aşırı izleme ve onay süreçleriyle gereksiz darboğazlar yaratırlar.
- Çalışanların yaratıcılığını ve girişimciliğini baskılarlar.
- Çalışanların gelişimine bir katkıda bulunamazlar.
- Bu durum, üretilen işin kalitesini düşürür.
- Buna bağlı olarak, çalışanların motivasyonu git gide azalır.
- Çalışanlar iş yerine aidiyet hislerini kaybetmeye başlarlar.
- Tüm bunlar yüksek çalışan devir hızına neden olur.
Mikro yönetimin genellikle kötü niyetli olmadığını belirtmek önemlidir. Mikro yöneticilerin insanları ve çalışma ortamı üzerindeki olumsuz etkilerini anlamadıklarını ve sadece iyi yönetim uyguladıklarına gerçekten inandıklarını gösteren araştırmalar da bulunmaktadır.
Mikro Yönetimden Kurtulmanın Yolları
Mikro yönetimle başa çıkmak için ilk adım, bu durumun farkında olmaktır. Kuruluşunuzda mikro yönetimin varlığını anlamak için karar alma sürecinin nasıl işlediğini incelemek faydalıdır. Kararlar, gerekli yetki, bilgi ve beceriye sahip olan kişiler tarafından uygun ve mümkün olan en doğru şekillerde alınıyor mu? Görev dağılımı doğru yapılıyor mu? Yetenekli çalışanlara yeterince yetki veriliyor mu, karar alma süreçlerine dahil ediliyorlar mı? Personel devir hızı yüksek mi? Yöneticiler çok sayıda işi üstlenmiş olup, aşırı miktarda karar almaya çalıştıklarında oluşan darboğazlar var mı? Bu soruların cevapları, mikro yönetim sorununu tespit etmek ve bununla mücadele etmek için kritik öneme sahiptir.
Mikro yöneticilerle başa çıkmanın 7 stratejisi:
#1. İyi Kayıt Tutun: Mikro yöneticiler verdiği talimatları ve yaptıkları taahhütleri unutabilirler. Toplantı sonrası, görüşmenin özünü ve alınan kararları yazılı olarak kaydedin ve bu özeti yöneticiyle paylaşın. Bu, beklentileri belirleme ve herhangi bir kafa karışıklığını giderme fırsatıdır.
#2. Son Teslim Tarihlerini Doğrulayın: Mikro yöneticiler genellikle projelere ne kadar iş gücü yatırıldığını bilmedikleri için gerçekçi olmayan son teslim tarihleri belirleyebilirler. Tecrübenize dayanarak gerçekçi bir son teslim tarihi belirleyin ve zaman çerçevesi için özel nedenler sunun. Ayrıca, süreci takip etmek için “mini” son teslim tarihleri önermek de yardımcı olabilir.
#3. İşi Önceliklendirin: Mikro yöneticilerin önceliklendirme konusunda zorlukları olabilir. Öncelikleriniz için bir mantıksal düzlem oluşturun (örneğin, karmaşıklık, aciliyet). Yeni bir görev verildiğinde, tüm görevlerin iyi ve zamanında yapıldığından emin olmak için onları öncelikleriniz arasına doğru yerleştirin.
#4. “Güncelleme” Toplantıları Talep Edin: Mikro yöneticinin önünde olun ve projelerdeki güncellemeler için soru sorulmasını beklemeyin. İlerlemeyi paylaşmak ve karşılaşılan zorlukları belirlemek için haftanın belirli bir zamanında toplantı talep edin.
#5. Mikro Yöneticiyle Çalışabilen Kişileri Belirleyin: Ofisinizde mikro yöneticiyi yönetmeyi öğrenmiş kişiler olabilir. Onların kullandığı stratejileri belirleyin ve yardımcı olabilecek şeyleri benimseyin.
#6. Özenli Olun: Toplantılara zamanında katılın, güncelleme toplantıları için hazırlıklı olun, işe zamanında gidin ve iletişimde şeffaf olun.
#7. Açık ve Yapılandırılmış Çalışma Anlaşmaları Oluşturun: Mikro yöneticiler düzenli ve tahmin edilebilir bir çalışma ortamını tercih ederler. Bu nedenle, şu adımları izleyerek bu ihtiyaçları karşılayın:
- Düzenli İlerleme Toplantıları Ayarlayın: Haftalık veya gerektiğinde günlük olarak ilerleme raporu toplantıları düzenleyin. Bu toplantılarda, tamamlanan işler ve devam eden projeler hakkında detaylı bilgiler sunarak yöneticinizi sürekli bilgilendirin.
- Şeffaf İletişim Kuralları Belirleyin: Karşılaşılan sorunları ve zorlukları anında yöneticiye bildirme taahhüdünde bulunun. Bu yaklaşım, beklenmedik durumların önceden yönetilmesine olanak tanıyacak ve güven inşa edecektir.
- Görünür ve Anlaşılabilir Performans İzleme Sistemi Kullanın: Projelerin durumunu gösteren, renk kodlu ve kolay anlaşılır bir performans izleme sistemi oluşturun. Yeşil (iyi ilerleme), Sarı (bazı sorunlar var) ve Kırmızı (ciddi problemler) gibi renklerle projelerin güncel durumunu belirtin. Sorunlu projeler için nedenleri ve potansiyel çözüm önerilerini açıklayarak, yöneticinizle iş birliği içinde olun.
Bu rehber, mikro yönetim ve mikro yöneticilerin karmaşık dünyasında yol almak için pratik ve uygulanabilir stratejiler sunarak, okuyucularımızın bu yaygın ve zorlu yönetim tarzıyla daha etkin bir şekilde başa çıkmalarını sağlamayı amaçlamaktadır.