Bir mutabakat veya not, bir organizasyon içinde iletişim kurmak için kullanılan bir belgedir. Bu tür belge genellikle organizasyon üyelerine sorunları veya bildirimleri iletir, diğerlerini harekete geçmeye ikna eder veya geribildirim ister. Notların mutlaka kısa ve kısa olması ve belirli bir formatı izlemesi gerekir. Hemen hemen her profesyonel alan iletişim kurmak için notlar kullanır; Nasıl yazılacağını öğrenmek mesleki başarı için önemlidir.
Asıl belgeyi yazmadan önce notunuz ve hedef kitlenizin genel fikrini not edin. Not yazarken seyirci değerlendirmesi çok önemlidir. Örneğin, bir sorun yalnızca küçük bir grup insanı içeriyorsa, notu tüm kuruluşa bildirmeyin. Genel olarak izleyiciler için uygun dili düşünün. Bir mesajı astlardan farklı üstlerden farklı şekilde iletmek isteyebilirsiniz.
Başlık bölümünü doldur. Tüm notların aynı bölümlere sahip olması gerekir. İlk olarak, “Kime” bölümü alıcıların adını içerecektir. Örneğin, “Kime: John Smith” veya “Kime: Smith Co. Personeli” “Kime:” doğrultusunda çalışacaktır. “Kime:” satırının altında, adınızla birlikte bir “Kimden:” satırını doldurun. Doğrudan “Kimden:” satırının hemen altında, notun yazıldığı tarihi içeren bir “Tarih:” bölümü bulunur. Aylar genellikle kısaltılır; Şubat "Şubat" olur. Son olarak, notun ne hakkında olduğunu belirten belirli bir başlığa sahip bir “Konu:” satırı ekleyin.
Mesajınızı bir sonraki yazınız; bir sayfadan fazlasını değil hedefleyin. İlk cümleniz, notun amacını ve içeriğini açıkça belirtmelidir. Daha sonra, uygunsa, olayın arka planını, notun konusunun durumunu veya durumunu kısaca açıklayın. Ardından, notu alanlardan tam olarak ne istediğinizi veya beklentilerinizi açıklayın. Notunuz mutlaka bir sayfadan daha uzunsa, mesajın sonuna açıklık amacıyla kısa bir özet paragraf eklemek isteyebilirsiniz.
Kibar bir sonla kapatın. Alıcılara notu okurken ayırdıkları zaman için teşekkür etmeyi unutmayın ve notun içeriği hakkında tartışma veya yorum davet edin.
Notla birlikte ek belgeler eklemeniz gerekirse, kapanıştan sonra bir "Eklenmiş:" satırı ekleyin. Bu satırdaki eklerin başlığını “Ekli: Devam Et” gibi kısaca belirtin.
Gereksiz olan ve geçici cümleleri basitleştiren tüm bilgileri kesmek için notunuzu gözden geçirin. Notun amacı kısaca.
Yazım ve dilbilgisi sorunları için notunuzu kontrol edin. Notlar genellikle profesyonel belgeler olarak kabul edilir. Dikkatsiz hatalar ve dilbilgisine dikkat edilmemesi, yazar üzerine çok kötü yansıyabilir.