Sabit Programa Karşıysanız Gününüzü Nasıl Planlarsınız?
Birçok yaratıcı insan her türlü kurala karşı çıkar, planlama fikrini reddeder ve sonuç olarak hayatları arzu ettikleri uyumu kaybeder.
Eğer böyle biriyseniz ve rutinle başa çıkmaya hazır değilseniz, zamanınızı birilerinin kurallarına göre düzenleme fikrini reddetmenin ve kendi yaratıcı temponuzu, yaşam ritminizi ve onun nabzını izleyerek kişisel verimliliğinizi artırmanın zamanı gelmiştir.
Tasarımcı ve tasarım üzerine kitaplar yazan Stephen Bradley bir keresinde şu gözlemde bulunmuştur: "Farkında olsanız da olmasanız da, tasarımın her zaman kendi iç ritmi vardır. Mekana anlam katar ve belirli bir ruh hali yaratır. İnsanlar bu ritim sayesinde tasarımı takdir edebilirler."
Bu yaklaşım size tanıdık geliyorsa, zaman yönetimi koçu olarak profesyonel yaşamım ve iş deneyimim sayesinde edindiğim bazı fikirleri paylaşacağım. Bu fikirler, sahip olduğunuz zamanın yanı sıra gücünüzü, ilgi alanlarınızı ve görevlerinizi etkili bir şekilde dağıtmanıza yardımcı olacaktır.
Ayın ritmi
Genellikle bir kişi çok fazla plan yapmazsa bir ay boyunca daha fazlasını yapmayı başarır. Çoğu insanın doğal ritmi, bir ay içinde büyük bir projenin bitirilebileceğini veya kişisel bir hedefe ulaşılabileceğini söyler. Bu, tüm ayı sadece bu hedefe veya projeye ayırmanız gerektiği anlamına gelmez, bazen yeni yazılımın seçimi ve kurulumu veya stüdyoda alan organizasyonu gibi daha zor konularla da ilgilenmeniz gerekir. Bir ay için bu türden üç konu planladığınızda, hiçbirinde başarılı olamazsınız. Ancak, bir ayı belirli bir göreve ayırırsanız, büyük olasılıkla onu bitirirsiniz ya da bitirmeye yakın olursunuz. Bu aylık ritmi göz önünde bulundurun ve daha fazla tatmin elde edin.
Ayrıca, gücünüzün ve enerjinizin hafta içinde nasıl dağıldığını da göz önünde bulundurmalısınız. İstisnalar elbette mümkündür, ancak çoğu insan ayda en fazla iki seyahat yapabilir ve ritmini kaybetmez. Parti düzenlemenin ya da misafir ağırlamanın duygusal maliyetlerini de göz önünde bulundurun. Tüm bunlar hayatınıza hoş bir çeşitlilik getirir, ancak özellikle bir istisna kurala dönüştüğünde sizi ritminizden uzaklaştırır.
Haftanın ritmi
Projeler, toplantılar, gerekli işler haftadan haftaya değişir, ancak faaliyetleriniz için en uygun olacak haftanın ritmini kavramalısınız. Bir tasarımcı gibi düşünün: bir taslak oluşturun ve ardından programınızı belirli bir projeye (bu durumda çalışma haftasına) göre değiştirin.
Birçok denemeden sonra kendim için aşağıdaki mükemmel ritmi kurdum:
Pazartesi sabahı birkaç "giriş" saatimi haftalık plan yapmaya ve hafta sonu topladığım bilgileri işlemeye ayırıyorum.
Çarşamba öğleden sonra tamamen ana projeyle meşgul oluyorum. Tüm hafta boyunca ıvır zıvır işlerle meşgul oluyorum ancak önemli bir işe odaklanmam gerektiğinde - örneğin bir kitap yazmak - günün yarısını toplantılardan arındırmak daha iyi oluyor. Sonra en sevdiğim kafeye gidiyorum ve dikkatim dağılmadan ve ara vermeden çalışıyorum. Burada iki ana avantajı belirtmeliyim: işim devam ediyor ve aynı zamanda günlük rutinden kısa bir süre dinleniyorum.
Cuma akşamı hafta sonu için hazırlanıyorum. Yaklaşık üç saatimi beklediğimden daha fazla zaman gerektiren tüm işleri bitirmeye, hafta sonundan önce halledilmesi gereken ödemeler ve faturalarla ilgilenmeye ayırıyorum.
Hafta içinde en az bir akşamı kişisel sorunları çözmeye veya dinlenmeye ayırırım. Son derece sosyal biriyimdir, ancak dışadönük insanların bile zaman zaman bir gün dinlenmeye ihtiyacı vardır.
Elbette tüm bu öğeler istenildiği zaman değiştirilebilir ve ayarlanabilir. Ancak ben bu ritmi tercih ediyorum çünkü yaptığım işten maksimum tatmini almamı ve hafta sonunu aileme ve dinlenmeye ayırmamı sağlıyor.
Günün ritmi
Hiç kimse günlük programın evrensel bir formülünü oluşturamadı. Bazı insanlar sabahları e-postalarını kontrol etmekten kaçınırken, diğerleri tam tersini yapmayı öneriyor. Önemli olan, 24 saati kişisel olarak sizin için maksimum verimliliğe ayırmanın en iyi yolunun ne olduğunu dürüstçe kabul etmektir.
Bana gelince, ilk bir ya da bir buçuk saatimi günümü planlamaya, e-postalara ve küçük acil işlere ayırıyorum, sonra daha zor işlere odaklanıyorum. Sabah 10 ila 11 arasında müşterilerin telefonlarına cevap veriyorum. Toplantılara günde dört saatten fazla zaman ayırmamayı tercih ediyorum ve son yarım saati sonuçları özetlemeye ayırıyorum. Bazı müşterilerim sabah e-postalarını sadece birkaç dakikalığına kontrol etmeyi ve ardından öğle yemeğine kadar asıl işlerine odaklanmayı tercih ediyor. Öğle arasından sonra toplantılar düzenliyor ya da acil işleri hallediyorlar.
Kişisel tercihlerinizi belirtmeniz gerekir: en konsantre olduğunuz zaman, toplantılar düzenlemenin sizin için en uygun olduğu zaman ve karmaşık bilgileri işlemek ve gerekli yönde hareket etmek için planlar yapmak için hangi zamanın ayrılması gerektiği.
Daha hızlı ritim
Kendinize karşı dürüst olun - günlük planı ayarlamak için zaman harcamanıza izin verin, aksi takdirde her zaman "programın gerisinde kalırsınız" ve yapmadığınız şeyler için pişmanlık duyarsınız.
Örneğin, tatilinizden bir gün önce ve bir gün sonrasını işlerinizi düzene koymaya ayırmanız ve bu günlerde herhangi bir toplantı düzenlememeniz akıllıca olacaktır. Başka bir büyük etkinliğin konferansından sonraki günün yarısını kişisel bağlantıları güçlendirmeye, tanıdıklar edinmeye ve notlarınızı gözden geçirmeye ayırırsanız doğru olur - geçmiş etkinlikten en iyi şekilde yararlanmanın tek yolu budur. Tanıdıklarımdan biri bir keresinde bana başka bir şehirdeki bir konferanstan sonra eve akşam değil sabah uçmayı tercih ettiğini söylemişti. Otelde geçirdiği bir gece ona eve dönmeden önce tüm işlerini bitirme fırsatı veriyor. Ve unutmayın: etkinlik normal günlük rutininize ne kadar ters düşerse, normal çalışma ritminizi yeniden yakalamak için o kadar fazla zamana ihtiyacınız olacaktır.
Aylık, haftalık ve günlük ritminizi ayarladığınızda işinizde gerekli düzeni ve karar vermede gerekli esnekliği kazanacaksınız. Sizin için kişisel olarak hangi tempo ve ritmin uygun olduğunu bulmanızın zamanı geldi.