İşinizi en iyi şekilde yönetebilmeniz için kayıt tutma konusu son derece önemlidir. İşinizin idaresine ek olarak, bu kayıtlar vergi konusunda da son derece önemlidir. Bu kayıtlar için başkasını da tutsanız kendiniz de bu sorumluluğu alsanız kayıt tutma konusu son derece dikkatlice ele alınmalıdır.
Kayıtlarınızı düzgün şekilde tutarak hem nakit akışındaki sıkıntılara karşı hem de yasal problemlere karşı önceden önlem alabilirsiniz. Kayıtlarınızda bulunması gereken konulardan bazıları şu şekildedir:
Gelirler ve Giderler
Her bir işlem kayıt altına alınmalıdır. Kasanıza ne kadar girdiği ve ne kadar çıktığı ve bu miktarların nereden gelip nereye gittiği gibi.
Nakit
Şirketinizin harcadığı miktarın kaydını tutmak önemlidir. Bu sayede yıllık harcamalarını kolayca görebilirsiniz. Geri iadeli çekler yazmak ve küçük kasa defteri tutmak gibi yöntemler son derece işe yarar kayıt tutma yöntemleridir.
Depo
Tüm depo ve envanterlerinizin kayıtlarını iyi tutmalısınız. Bu sayede, eğilimleri (trendleri) takip ederek sonraki yıl hakkında öngörüde bulunabilir, mal çalınmasının önüne geçebilir ve ürünlerin kaybolmasını engelleyebilirsiniz. Depo kayıtlarınız için satın alma tarihleri, stok sayıları, satın alım ücretleri, satış tarihleri ve satış ücretleri önemli bilgilerdir.
Alacaklar ve Ödenecekler
Müşterilerinizin size olan borçlarının ve sizin başkalarına olan borçlarınızın kaydını her zaman tutmalısınız. Olabildiğince çok veri ile kayıt tutmaya özen göstermelisiniz. Örneğin, fatura tarihleri, sayılar, miktarlar, koşullar, ödeme tarihleri, ödenecek miktarlar ve müşteri detayları gibi.
Çalışanlar
Yalnızca tek bir çalışan tutmak bile sizi bazı başvurular ve formlar hakkında ve çalışanlara dair vergiler hakkında sorumlu kılmaktadır ve her bir eyaletin farklı vergi zorunlulukları vardır. İşverenler, W-4 (Withholding Allowance Certification) ve I-9 (Employement Eligibility Verification) gibi çalışan formlarına sahip olmak ile sorumludurlar. Stopaj, işsizlik ve tazminat gibi şeylerin kayıtlarından sorumlu olduğunuzu unutmamalısınız.
Eğer kendi kaydınızı kendiniz tutmaya karar verdiyseniz, mutlaka bir uzmanla görüşüp her şeyi doğru yaptığınızdan emin olmalısınız. İşletmeniz büyüdükçe tüm bu kayıtları tutması için bir profesyoneli tutmanız ve/veya daha karışık kayıt tutma yazılımları kullanmanızın da iyi fikir olabileceğini unutmamalısınız.