Önceki yazılarımızda, Sovos olarak gözlemlediğimiz denetim trendlerine ve KDV denetimi yapılmasına yol açan genel tetikleyici faktörlere yer vermiştik. Bu yazıda ise bir KDV denetimine hazırlanmak için yapılabilecek en iyi uygulamaları ele alacağız.
Her ülkede ve bölgede KDV denetimi süreciyle ilgili farklı yasa ve gereklilikler söz konusu olabilir. Vergi daireleri, denetimleri bizzat veya uzaktan yapabilir. Uzaktan denetimler genellikle ilgili ülkede kurulmamış olan işletmeler için uygulanır.
İşletmeler rastgele zamanlarda veya vergi dairesinin şirketin KDV iadesiyle ilgili bir sorun olduğunu düşünmesine yol açan gerekçeler olduğunda denetlenebilir.
Genel anlamda yetkililer, vergi mükelleflerinin beyanlarının doğruluğunu teyit etmek, olası hataları veya eksik ödemeleri tespit etmek ve ödemeleri onaylamak için denetim ve incelemeleri kullanır.
Bir KDV denetimine en iyi şekilde nasıl hazırlanabileceğinizi anlamak için denetimin neden yapıldığını tespit etmek gerekir.
KDV denetimi için neler gereklidir?
Denetim yapılan ülkeye bağlı olarak KDV denetimi için belli kontrol listeleri olsa da, işletmelerin KDV denetimine hazırlanması için yapabileceği bazı şeyler vardır. Bunlardan en önemlisi belge ve cevapları önceden hazırlamaktır. Denetimlerde sıklıkla talep edilenler arasında aşağıdakiler yer alır:
- Bildirilen işlemlerin detaylarını içeren KDV defterleri
- Şirket mallarının kendi birimleri arasındaki hareketlerini gösteren gelen ve giden fatura ile proforma faturaların nüshaları
- Malların taşınmasına ilişkin belgeler: Özellikle şirket içi sevkiyatlar için, %0 vergi oranı uygulaması hakkı olduğunu kanıtlayan iki bağımsız belgenin sunulması gerekir. (Örneğin; imzalı CMR mal gönderme belgesi, konşimento, nakliye faturaları, sigorta poliçeleri, ambar makbuzları, mal taşımacılığı için ödeme kanıtı, vb.)
- Bildirilen işlemler için ödemenin kanıtı, özellikle satın alma faturalarının ve müşterilere, alıcılara verilen alacak dekontunun ödenmesine ilişkin kanıt
- Tedarikçilerle yapılmış sözleşmeler
- İş faaliyetlerinin ve mal akışının tanımı
Yukarıda listelenen belgelerin kayıtlarının yerel kayıt tutma düzenlemelerine uygun şekilde tutulması önemlidir. Özellikle şirket, örneğin, KDV alacaklarının iadesinin talep edilmesi nedeniyle, ticaret sicilinden çıkarılma başvurusu yapacaksa veya genel olarak bir denetim yapılacağını düşünmek için herhangi bir neden varsa, bu belgelerin önceden hazırlanması ve istendiğinde hemen sunulması özellikle önem kazanır.
Yetkililer, şirketin müşteri ve tedarikçileriyle faaliyetlere ilişkin çapraz kontrol yapabilir ve bu kontrol, her iki tarafın verdiği bilgilerin tutarlı olduğunu kontrol etmek için denetime paralel olarak yapılır. Dolayısıyla, tedarikçilerin devam eden denetimle ilgili bilgilendirilmesi, tüm soruların onlara iletilmesi ve yanıtlanmamış soruların netleştirilmesi önerilir. Örneğin, faturalarda bir düzeltme gerekiyorsa, bunlar KDV denetimine hazırlık aşamasında tamamlanmış olmalıdır.
Vergi daireleri, denetim başladıktan sonra denetimin tamamlanması için size çok kısa ve katı süre verebilir. Uzatma istemek mümkün olsa da, uzatma her durumda verilmeyebilir. Belli durumlarda yetkililer, yanıtlarda yaşanan gecikmeler için ceza uygulayabilir. Vergi dairesinin taleplerine karşılık net ve anlaşılır belgelerin sunulması, yıkıcı etkilerden kaçınmak için çok önemlidir.
Önceden planlama yapmak neden faydalıdır?
Bir KDV denetimine önceden hazırlanmanın avantajları aşağıdaki şekilde özetlenebilir:
- Denetim başlatıldıktan sonra gerekli belgeleri toplamak için gerekli kaynaklar azaltılmış olur.
- Denetim daha hızlı şekilde tamamlanır ve uzatma talep etmeye gerek kalmaz, KDV iadesinin alınmasındaki gecikmeler engellenir.
- Denetimin başlamasından önce toplanan belgelerde ön inceleme yaparken hatalar tespit edilebilir, düzeltilebilir ve sizin isteğinizle yetkililere beyan edilebilir.
- Ceza tutarları azaltılabilir.
Bir işletme, denetimi kendi içinde yapmaya karar verse de, dışardan bir danışmanın desteğini talep etse de, denetimin doğuracağı sonuçları özellikle de geri alınacak KDV tutarı yüksekse, dikkatli şekilde düşünmelidir. Bir denetim yapılması durumunda asıl amaç, denetimi hızlı ve başarılı şekilde sonuçlandırmak ve işletme üzerindeki yıkıcı etkilerini olabildiğince sınırlandırmak olmalıdır.
Küresel KDV Yönetilen Hizmetleri’nin uyumluluk ihtiyaçlarınız konusunda siz nasıl yardımcı olabileceğini öğrenmek için bizimle iletişime geçin.
İletişime Geçin
Küresel KDV Yönetilen Hizmetleri’nin uyumluluk ihtiyaçlarınız konusunda size nasıl yardımcı olabileceğini öğrenmek için