23. MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI RESMİ YAZIŞMA KURALLARI MEVZUATI BÜLTENİ
M.E.B. RESMİ YAZIŞMA KURALLARI MEVZUAT BÜLTENİ
Kamu kurumlarıyla kuruluşlarının haberleşme araçları resmi yazışmalardır.
Kurallar:
Resmi yazıların, kolayca yazılması, okunması ve değerlendirilmesi ile, resmi yazıların düzeni bakımından her bölümün belirli bir yerde bulunacak, belirli ölçülere göre yazılacak ve bu düzen her bölüm için aşağıda belirtildiği biçimde olacaktır.
A)Kağıt Boyları: Resmi yazılar A4 (20*297) mm. boyutlarına göre kesilmiş büyük boy kağıtlar ya da A3 (148*210) mm. boyutlarına göre kesilmiş küçük boy kağıtlara yazılır.
B)Başlık: Basılı olarak ve kağıdın üst orta kenarından 2 aralık aşağıda ve orta bölümde bulunacaktır. Başlıkların ilk satırı T.C. kısaltmasını, 2. satırı kuruluşun yasal adını gösterir. Alt kuruluş ya da birim adları yazı makinası ile de yazılabilir.
C)Sayı: Başlığın son satırından sonra 2 kat atılarak sol boşluktan 12 vuruş içeriden başlayarak yazılacaktır."Sayı" sözcüğü basılı olabilir. Çıkan yazılarda ana birimin saptanan kod numarası yazının hazırlandığı alt birimin rumuzu dosya yönetmeliğindeki plana uygun olarak verilen dosya numarası (-) işareti konduktan sonra kayıt sistemine göre verilecek kayıt numarası yazılacaktır.
D)Tarih: Başlığın son satırından sonra 2 kol atılarak ve sağ tarafından 6 vuruş boşluk vurularak yazılacaktır. Tarihin bölümündeki kent adı ve yılın ilk üç rakamı basılı olabilir. Üst kısıma yazının yazıldığı kent altına ayın hangi günü olduğu belirletilecektir.
E)Konu: Sayının 2 kol aşağısındaki ve sol boşluktan 12 vuruş içeriden başlanarak yazılır. Metnin kapsadığı anafikrin çok kısa ve açık özetidir. Özetin sonuna "hk","dair","ait" gibi kısaltmalar yazılmayacak, konu bölümü yazılan özet başlık bölümündeki T.C. kısaltması hizasını geçmeyecek, konu bir satıra sığmaz ise diğer satır ile satırın hizasından başlayacak, konu altı boş bırakılacak ve konu sözcüğünden sonra (:) işareti konulacaktır.
F)Adres: Konunun son satırından sonra yazının uzunluğuna göre 2-4 kol atılarak ve kağodo ortalayacak biçimde yazının gönderileceği makamın resmi kişilere yazılan yazılarda o kişinin adı küçük harf, soyadı ve makam ünvanı büyük harfle yazılacaktır. Kuruluş dışı yazılarda gerekiyorsa yazının gideceği yerin adı ayrıca belirtilecektir. Resmi olmayan kişilere yazılan yazılarda da o kimsenin adı, soyadı ve adresi yazılacaktır.
G)İlgi: Adresten sonra 3 kol atılarak ve sol başlıktan 12 vuruş aralıktan sonra başlanacaktır. Yanlız "İlgi" sözcüğü büyük, diğer bölümü küçük harflerle yazılacaktır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın yazısına karşılık oluyorsa da daha önce yazılmış çok sayıda yazı ile ilgili bulunuyor ise bunlar belirtilecektir.
Bir yazı çeşitli kuruluşlara yazıldığında konu olan ilgi bu kuruluşların hepsine, yoksa da bu kuruluşları ilgilendirmiyorsa her adrese yollanmamıştır. anlamında ilginin sonuna (Hay) sözcüğü yazılır.
H)Metin: Adresten sonra başlayıp imza bölümüne kadar süren asıl yazıdır. Metin ilgiden sonra 2 kol, ilgi yoksa adresten sonra 3 kol atılarak yazılır. Satır sonundaki, sol boşluktan 5 vuruş içeridedir. Bütün resmi yazıların metin bölümlerine doğruda doğruya konudan söz açılarak başlanacak, hiçbir saygı sözcüğü kullanılmayacaktır, satır araları sayfa düzenine ve metnin uzunluk ve kısalığına göre ayarlanacaktır. Yazılarda değişme niteliği izlenimini veren silinti ve kazıntı bulunmayacak. Satırların sonunda sözcük heceden bir çizgi ile kesilecek, ikinci satıra geçilecek. Yazıların sonunda aşağıdaki biçimlerden biri kullanılacaktır:
Alt makamlara yazılanlara ........... rica ederim.
Üst makamlara yazılanlara .......... arz ederim.
Denk makamlara yazılanlara ....... arz ve rica ederim.
İ)Paragraf: Paragrafta ilk satır boşluktan 16 vuruş (Sol boşluktan), normal satırlar 12 vuruş olarak bırakıldıktan sonra başlayacak, paragraflar arasında 1 kol, 1 dişlik açıklık bırakılacaktır. Paragraf numaralanacak ise yazının ana bölümü 1 ile başlar ve her ana bölümde istendiği kadar alt bölüme ayrılır.
J)İmza: İmza bölümünde yazıya imza atacak olanın adı, soyadı ile makam ünvanı bulunur. Yazıyı imzalayacak olan yazının gideceği makama göre "İmza Yetkiler Yönergesi" ne uyarak seçilecek imza bölümü, metin bölümün bitiminden sonra 2-4
kol atılarak imza boşluğu verilecek, sağ boşluktan 6 vuruş içeride bitecek biçimde yerleştirilecektir.
İmza bölümünde ünvan adları kısaltılmayacak, ancak çok zorunlu hallerde birim adı kısaltılmadan "Genel Müdür", "Genel Müdür Yardımcısı", "Daire Başkanı", "Daire Başkan Yardımcısı" yerine (Gn,Md,Yrd,D.Bşk,Yrd.) yazılabilir.
K)Olur İmzası: İmza bölümünden 4 kol altına ve kağıdın ortasına büyük harflerle OLUR yazılacak. Altını ortalacak biçimde tarih yazılacaktır. İmza bölümü için yeterli oşluk bırakılacak, onaylayanın adı, soyadı, ünvanı yazılacak.
L)Lahika:Evrakın eklerini tamamlayıcı nitelikte olan çizelge, şema, taslak vb.
M)Dağıtım: Yazının nerelere gönderileceğini belirtmek üzere protokol sırası esas alınarak düzenlenen bölüm ekten sonra 2 kol atılarak satır başı hizasından büyük harfle "DAĞITIM" yazılacak, ek yoksa ek yerine yazılacaktır.
Yazıları, yazıyı hazırlayandan başlayarak aşama sırasına göre imzalayarak makama kadar bütün ara kademe amirlerince paraf edilir.
O)Gizlilik Derecesi: Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa bu sayfanın üst ve alt kısmına yazılacak ve altı çizilecektir.Ayrıca sayfa kırmızıysa damgalanacaktır.
P)İvedilik Derecesi: Öncelik verilmesi gereken yazılar için geçerlilik tarihi üzerine kırmızı damga vurulur. İvedilik derecesi belirtilir.
R)Sayfa Numarası: Sayfanın son satırından sonra diğer sayfaya geçilir. Sayfalar açık bir şekilde numaralandırılır.
S)Devam İşareti: Sayfanın son satırından sonra diğer sayfanın sağ alt köşesine (.../...) işareti konarak yazının devam ettiği belirtilecektir.
T)Onay Bloku: Makam tarafından imzalanmış bir yazıdan suret çıkarılması gerektiğinde yazı aynen uzatıldıktan sonra imzasız suretin altına uygun bir yere "Aslının Aynısıdır" yazılacak ve sırayla imza, adı, soyadı, ünvanı yazılacak, resmi mühür ile mühürlenecektir.
KÜÇÜK BOY KAĞIDA YAZILAN YAZILAR:
A)Dikey aralıklardaki değişmeler:
Adres : Konunun son satırından sonra 2-3 kol atılarak yazılacaktır.
İmza : Metin bölümünün bitiminden sonra 2-3 kol atılarak yerleştirilecektir.
Ek : Metnin son satırının 2-3 kol atılarak satır başından yazılır.
B)Yazılardan çıkarılacak kopya sayısı:
Merkez birimleri arasında yazılar bir asıl bir kopya, Merkez birimlerden başka kuruluş e kişilere ya da taşra kuruluşlarına yazılacak yazılarda bir asıl, 3 kopya yazılacaktır. azışmalarda 2. hamur kağıt kullanılacaktır.
MUMLU KAĞITLARA YAZILAN YAZILAR:
A)Mumlu kağıda yazılacak kağıdın başlık bölümü 5 den başlayarak 65'e kadar azılacaktır. Sayı, tarih, konu bloku gibi yazı bölümleri bu sayfalar arasında belirtilen kurallara ve ek-1'deki ölçülere uygun olarak yazılacaktır.
B)Mumlu kağıtlara yazılan yazılarda paraf işleminin yapılabilmesi için mumlu kağıtların arasındaki karbonla kağıdın altında boş bir sayfa bulunacak, yazma işlemi bitiminden sonra paraflar yönetmeliğine uygun biçimde bu kağıda açılır.
MESAJLAR:
Açık ya da kapalı olarak her türlü haberleşme aracı ile gönderilmek üzere hazırlanmış emir ve isteği öz ve anlaşılır biçimde belirtilerek yazılır.
SORUMLULUK:
Bu yönergenin uygulanmasında tüm kamu kurum ve kuruluşların üst yöneticileri ile ilgili birim amirleri sorumludur.
YÜRÜRLÜK:
Bu yönerge yayımlandığı tarihten itibaren yürürlüğe girer. Bundan önce bu konuda yürürlüğe konulan yönerge ve benzeri yürürlükten kalkar.