Tutanağın Genel Özellikleri
- Bir işin, olayın ve durumun belli bir düzen ve kural çerçevesinde kayıt altına alınarak ilgili kişilerce imzalanmasına, tutanak tutma, hazırlanan belgeye de “tutanak” denir.
- Eskiden zabıt, zabıtname, mazbata gibi adlarla anılan tutanaklar, tutuluş amaçlarına göre farklı özellikler gösterir. Ancak genel olarak tutanaklar açık bir dille, imla, noktalama kurallarına uyularak yazılmalıdır. Olaylar, durumlar veya konuşulanlar olduğu şekliyle ve eksiksiz yazılmalı, tarih ve yer belirtilmeli, ilgili kişilerce imzalanmalıdır.
- Tutanaklar, rapora benzese de bir yönüyle ondan ayrılır. Raporlar, bir araştırma-inceleme sonucu yazılırken, tutanaklarda şahit olunan olaylar yazılır.
- Tutanakların isimlendirilmesinde belirli bir sınır yoktur. Kullanım alınan göre; toplantı, yakalama, üst arama, kaza tespit, kimlik tespit gibi türleri vardır.
Tutanağın Biçimsel Özellikleri
- Tutanak belgesi temiz bir kâğıda, aynı kalemle ve aynı kişi tarafından yazılmalı, tükenmez kalem kullanılmalıdır. (Daktilo ya da bilgisayar da kullanılabilir.)
- Tutanaklar kâğıdın bir yüzüne yazılır. Eğer kâğıt yetmezse başka kâğıda geçilir. Ancak yeni sayfalara sayfa numarası verilir.
- Tutanaklarda içeriği özetleyen bir başlık bulunmalıdır. Başlık, kâğıdın üst ortasına büyük harflerle yazılmalıdır.
- Giriş kısmında tutanağa konu olan olay veya işlemin görevlilerce nasıl öğrenildiği, nerede ve saat kaçta meydana geldiği yazılmalıdır. Toplantı tutanaklarında yer, tarih ve saat belirtilmelidir.
- Gelişme bölümünde olay veya durum açık bir dille anlatılmalı, kişilerin kimlikleri belirtilmelidir.
- Sonuç bölümünde yapılan işin tutanak tutma olduğu belirtilmeli, düzenleme tarihi ve saati yazılmalıdır.
- Tutanak 3 (üç) nüsha düzenlenmeli, her nüshada ilgili kişilerin ıslak imzası bulunmalıdır.
- Tutanağın sonunda ilgili kişilerin ad soyadları, varsa unvanları yazılıp imzalanmalıdır. Okuma yazma bilmeyen varsa parmak bastırılmalıdır.