Yaklaşık altı ay önce, kendim de dahil olmak üzere NY, Buffalo'da yaklaşık bir düzine insan, insanların harika fikirler hakkında konuşmasını sağlayacak bir şey bir araya getirmek istedi. Bu şey, Omaha'daki amcanızın bile şık olduğunu düşünen, viral "TED Konuşmaları" videolarını üreten küresel TED konferanslarının lisanslı, bağımsız olarak organize edilmiş ve çok daha küçük ölçekli bir versiyonu olan TEDxBuffalo'dur. Zamanla, bu düzine kadar daha büyük bir yardımcı gruba dönüştü ve iletişimimizi, belgelerimizi ve çok fazla bilgiyi yönetmek için bir şeye ihtiyacımız vardı. En üstteki bendim ve bir Google Apps yüklemesi seçtim.
Neden Google Apps?
Google Apps'ı birkaç nedenden dolayı seçtim. Birincisi, aslında bir TEDxBuffalo'da geri dönüşümüzden önce başarısız bir deneme yapıldı ve Google Apps kurulumunu kurtarabildik ve Google ücretsiz kullanıcı sınırını 10 kişiye yaslamadan önce daha izinli ücretsiz yüklemeyi kullanmamıza izin verdik. . İşletmelerin yeni sürüme geçiş için zorlayıcı nedenleri var, ancak TEDx etkinliğimiz kar amacı gütmeyen, tamamen gönüllü bir şeydi, bu yüzden kendi alan adı araçlarımıza ücretsiz sahip olma şansını sevdik.
Grubumuzun çoğu oldukça teknoloji meraklısıydı ve birkaçı Gmail, Google Dokümanlar ve Mountain View dışındaki diğer ücretsiz araçların gazileri ve hayranlarıydı. Tarafsız olmaktan çok uzaktaydım - Android başlangıç kılavuzumu Google Dokümanlar'a yazdım, hayatımın büyük bir bölümünü Gmail ve Google Takvim aracılığıyla yönetiyordum ve Google araçlarını daha önce Lifehacker'daki diğer editörlerimle işbirliği yapıyordum. Google gitmenin yoluydu, öyle görünüyordu.
Ücretsiz bir aracın maliyeti hemen belli oldu. Sonundan " " hesaplar oluşturmak ve hatta "Pazarlama, " "Program" ve benzerleri için Apps Gösterge Tablosu denetimlerinden alt grup e-posta listeleri oluşturmak oldukça kolaydı. Ancak, Google Apps'ın, özellikle ücretsiz çeşitliliğin, zor bir tür müşteri hizmeti kurulumuna sahip olduğunu unutmayın, bu nedenle herkesin tedxbuffalo.com e-postalarına erişebilmesini sağlamak bana ve diğer birkaç Google meraklısına aitti. ev bilgisayarları, ofisleri, telefonları, gönüllü gruplarının ne yaptığını kontrol ettiklerinde nerede olurlarsa olsunlar.
Bir avuç insanla, bir toplantıdan sonra yapabileceğiniz 10 dakikalık küçük bir oturum. Çok çeşitli Google uzmanlığına sahip 30 kişiyle, bu çok enerji tüketen iki toplantı. Ve insanlar "tedxbuffalo-marketing" listesinden mesajlar aldıklarında, ancak geri döndüklerinde "Gönderme izniniz yok" mesajını geri aldıklarında, bu, birinin çözmesi gereken hem yabancılaşma hem de hayal kırıklığının köpüklü bir karışımıdır.
Sonunda, gerçekten bağlantıda kalmak isteyen insanların çoğu, e-postalarına nasıl ulaşacaklarını anlayacak ve bir kuruluşa katılmanın, hangi araçlar kullanılırsa kullanılsın, bir miktar güçlük gerektirdiğini kabul edecekti. Ancak, yaşamak için bilgisayarlarla çalışanlar tarafından keşfedilecek ve yapılandırılacak birden fazla hesap oturumunu bırakmak muhtemelen akıllı bir hareketti. Diğer herkes için; ayrı bir tarayıcı veya özel / gizli pencere açın.
Dokümanlar
Gerçek çalışmanın yapıldığı Dokümanlar ne olacak? Benim için, sistemler ve konumlar arasında biraz hareket eden bir serbest yazar olan Docs oldukça şaşırtıcı. Geniş tanımlanmış görevlerde işbirliği yapan 30 veya daha fazla kişiden oluşan bir grup için, bu kesinlikle karışık bir nimettir. Spesifik olmak:
İyi
- Microsoft Office'in çeşitli sürümleri arasında .doc / docx sorunlarıyla hiçbir zaman uğraşmak zorunda kalmazsınız.
- Hesaplarına erişilebiliyorsa üyeler arasında belge paylaşmanın oldukça kolay bir yolu.
- Elektronik tablolara eklenmiş gerçekten kolay formlar, gruptan veya genel olarak web'den veri toplamayı kolaylaştırır.
- Metin belgeleri ve elektronik tablolar çok sağlamdır (ve otomatik olarak kaydedilir), PowerPoint tarzı slayt sunumları genellikle oldukça iyi görünür (ve yanlışlıkla slaytlara çok fazla güvenmekten vazgeçirir).
- Çok fazla alan - sonsuz, gerçekten - çok düşük maliyetle ve hiç kimse bir sunucu ya da benzer bir şey kurmak için bir hafta sonu öğleden sonra harcamak gerekiyordu.
Kötü
- Belge listesi ve "sürüm kontrolü". Tek kişilik bir dükkansanız, büyük ol 'son belgeler listesi harika çalışıyor. Büyük bir grubunuz olduğunda, bir şeyi "resmi" veya "bitmiş" olarak tanımlamak için kimlerin neye, ne tür adlandırma şemalarına eriştiğini ve Tim'in neden göremediğini takip etmek çok kolaylaşır Mary'nin sözde herkesle paylaştığı bir belge. Klasör benzeri "Koleksiyonlar" oluşturabilir ve paylaşabilirsiniz, ancak aynı sorunla karşılaştık - bunları kim görebilir ve ne anlama geliyor? Google Dokümanlar'ı profesyonel olarak kullanmak için bir plana ve sıkı bir adlandırma şemasına ihtiyacınız var (gerçekten herhangi bir paylaşılan belge alanı gibi), ancak bulutta olduğunda kendini sıralayacağını düşünmek çok kolay.
- Basit formlar, basit şemalarla, güzel ve güzel görünüyor. Ama tıpkı Office gibi, insanları başka türlü iyi bir veri toplama aracı haline getirmek için baştan çıkarılmış temalar ve küçük resim parçaları var, bir tür psychedelic okul öncesi için bir giriş sınavı gibi görünüyor.
- Birden çok hesabın zor doğasından bahsetmiş miydim? Birden fazla kez, ben veya ekip üyesi yanlışlıkla kişisel / Gmail ile bağlı Google Dokümanlar hesaplarında bir TEDxBuffalo belgesi oluştururdum. Sonra ne? Birinin TEDxBuffalo hesabıyla paylaşın, sonra tekrar daha geniş gruba tekrar paylaşılsın mı? İndir ve yeniden yükle? Her zaman ortaya çıkan bir anlaşma kırıcı değil, ama bir kereden fazla meydana geldi.
Sonuç olarak
Dürüst olmak gerekirse, çok farklı yerlerde, farklı zamanlarda ve her türlü değişen teknolojiyle çalışan ekibimiz için Google Dokümanlar ve Google Apps'ın yerini alabilecek bir sistem düşünemiyorum. Dosya depolama, yedekleme, erişim ve yine maliyetin en büyük baş ağrıları buharlaştığında, küçük şeylere göz atmak kolaydır - iletişim yönetimi, varsayılan elektronik tablo sütun genişlikleri, sunumlardaki yazı tipi seçimi -.
Bir konferans hazırlamak için oldukça sıkı beş aylık bir program üzerinde çalışmasaydık, Google Apps örneğimizi kurma, bize bazı yönergeler verme ve heck-up baş ağrılarımızı tahmin etme konusunda deneyimli birini getirmiş olabilirdik. . Ayrıca, Sitelere dayalı bir "intranet" veya kendisini doğru şekilde dışa aktarmamış gibi görünen paylaşılan bir Takvim gibi, hiç şans vermediğimiz özellikleri daha iyi kullanmış olabiliriz. Bunu 2012'de kesinlikle yapacağız - bu deneyimli kişi bizden biri olsa bile.
Her halükarda, sponsorluk alanlarımızı Dokümanlar'da yapılan kitlerle, davetli katılımcılarla ve talep edilen geri bildirimlerle (MailChimp'in Apps'e entegre bir örneğini kullanarak), günü büyük bir e-tabloda planladık ve Google'ın e-postasını birbirinden çıkardık . Ve tabiri caizse ürünümüzü gönderdik ve muhtemelen Google Apps'ı her şeyi tekrar yapmak için kullanacağız.