2 Siciller (657 SDMK.nun ilgili maddeleri) Memur Kütüğü, Numarası, Cüzdanı, Özlük Dosyası: (Madde 109) Devlet memurları kurumlarınca tutulacak memur kütüğüne kaydolunurlar. Her memura bir numara verilir. Her memur için bir memur cüzdanı düzenlenir ve bir özlük dosyası tutulur.
3 Sicil Dosyası: (Madde 110) Sicil Dosyası: (Madde 110) Her Devlet memurunun bir sicil dosyası bulunur. Sicil amirleri tarafından düzenlenecek sicil raporları ile varsa müfettişler tarafından verilen denetleme raporları ve memurların mal beyannameleri sicil dosyalarına konulur.
4 Özlük ve Sicil Dosyasının Önemi: (Madde 111) Özlük ve Sicil Dosyasının Önemi: (Madde 111) Devlet memurlarının ehliyetlerinin tespitinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde, emekliye çıkarma veya hizmetle ilişkilerinin kesilmesinde özlük ve sicil dosyaları başlıca dayanaktır.
5 Sicil Amirleri: (Madde 112) Sicil Amirleri: (Madde 112) Sicil raporu vermeye yetkili sicil amirleri, kurumlarınca, Devlet Personel Başkanlığının olumlu görüşü alınmak suretiyle 121 inci maddede öngörülen yönetmeliğe uygun olarak çıkarılacak özel yönetmeliklerde belirlenir. Kurumların taşra teşkilatlarında bulunan memurların sicil amirleri Vali ve Kaymakamlardır. Ancak, birden fazla il'de faaliyet gösterecek şekilde bölge müdürlükleri olarak teşkilatlanmış olan kurumlardan hangileri hakkında ikinci fıkra hükmü uygulanmayacağı Bakanlar Kurulu'nca belirlenir.
6 Sicil Raporlarında Belirtilecek Hususlar: (Madde 113) Sicil Raporlarında Belirtilecek Hususlar: (Madde 113) Sicil amirleri, belli zamanlarda düzenleyecekleri sicil raporlarında, memurların liyakat derecesini not esasına göre kıymetlendirerek tespit ederler.
7 Sicil Raporlarının Doldurulması: (Madde 115) Sicil Raporlarının Doldurulması: (Madde 115) Sicil amirleri maiyetlerindeki memurların sicil raporları ile birlikte, bunların genel durum ve davranışları bakımından da olumlu ve olumsuz nitelikleri, kusur ve eksiklikleri hakkında mütalaalarını bildirirler.
8 Memurların Uyarılmaları: (Madde 117) Memurların Uyarılmaları: (Madde 117) Devlet memurlarının yetersizlikleri halinde sicil raporlarında yazılı bulunan kusur ve eksiklikleri, uyarılmaları bakımından, gizli bir yazı ile atamaya yetkili sicil amirleri tarafından kendilerine bildirilir.
9 İtiraz Hakkı: (Madde 118) 117 nci maddeye göre kendisine tebligat yapılan Devlet memurları, buna karşı tebliğ tarihinden itibaren en çok bir ay içinde aynı amirlere itiraz edebilirler. Atamaya yetkili amirler itirazla ilgili kararlarını iki ay içinde ilgiliye yazı ile bildirirler.
10 Olumlu ve Olumsuz Sicil: (Madde 119) Olumlu ve Olumsuz Sicil: (Madde 119) Sicil raporlarındaki sicil notu ortalaması 100 üzerinden 60 ve daha yukarı olanlar olumlu sicil almış sayılırlar. Sicil raporlarındaki sicil notu ortalaması 60 ın altında olanlar olumsuz sicil almış sayılırlar. Sicil amirleri hakkında, daha üst amirlerce düzenlenecek sicil raporlarında, maiyetlerinde çalışan memurların sicil notu takdirindeki başarı dereceleri göz önünde bulundurulur.
11 Olumsuz Sicil: (Madde 120) Olumsuz Sicil: (Madde 120) İki defa üst üste olumsuz sicil alan memurlar başka bir sicil amirinin emrine atanırlar, burada da olumsuz sicil almaları halinde memuriyetle ilişkileri kesilerek haklarında T.C. Emekli Sandığı Kanununun emeklilikle ilgili hükümleri uygulanır.
12 Sicil Yönetmeliği: (Madde 121) Sicil Yönetmeliği: (Madde 121) Devlet memurunun mesleki ehliyetinin tespiti amacı ile sicilinde bulunacak bilgiler, ayrılış sicilinin verileceği haller, sicil raporlarının şekli, taşıyacağı sorular, düzenleme zamanı, uygulanacak not usulü ve bunların derecelendirilmesi, muhafaza ile görevli makamlara dair esaslar ile itiraz ve bunu inceleyecek merciler; Vali ve Kaymakamların hangi memurların birinci, ikinci ve üçüncü sicil amirleri olduğu, hangi memurlar hakkında da ek sicil raporu verecekleri ve diğer hususlar genel yönetmelikle düzenlenir.
13 DEVLET MEMURLARI SİCİL YÖNETMELİĞİ Bakanlar Kurulu Kararı : 08/09/1986 No:86/10985 Dayandığı Kanunun Tarihi : 14/07/1965 No:657 Yayımlandığı Resmi Gazete Tarihi: 18/10/1986 No:19255
14 Amaç Madde 1 – Bu Yönetmelik'in amacı, Devlet Memurunun mesleki ehliyetinin tesbiti için sicilinde bulunacak bilgileri, ayrılış sicilinin verileceği halleri, sicil raporunun şeklini, taşıyacağı soruları, sicil raporlarının doldurulmasında uygulanacak not usulünü, notların derecelendirilmesini, düzenleme zamanını, uyarılan memurlarca yapılacak itirazları ve bunları inceleyecek mercileri, sicil raporlarının muhafazası ile görevli makamlara dair esasları, vali ve kaymakamların hangi memurların birinci, ikinci ve üçüncü sicil amirleri olduklarını, hangi memurlar hakkında da ek sicil raporu vereceklerini ve diğer hususları düzenlemektir. Kapsam Madde 2 – Bu Yönetmelik 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun değişik 1 nci maddesinin 1 nci fıkrası kapsamına giren memurlar hakkında uygulanır.
15 Deyimler Madde 3 – Bu yönetmelikte geçen deyimlerden; a) Sicil Raporu: Sicil amirlerinin, mesleki ehliyetin belirlenmesini sağlayan soruları not usulüyle, şahsiyetle ilgili konuları mütalaa şeklinde değerlendirerek memurların mesleki ehliyetleriyle şahsi meziyet ve kusurlarını belirledikleri bu Yönetmeliğe ekli formu, b) Sicil Amiri: 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 112 nci maddesinde öngörüldüğü şekilde yürürlüğe konulan yönetmelikler gereğince sicil raporlarını ilk (birinci), ikinci ve üçüncü derecede yetkili olarak doldurmakla görevlendirilen amirleri,
16 c) Atamaya Yetkili Amir: Atama usul ve esaslarını belirleyen mevzuat hükümleriyle atama yetkisi tanınan memurları müşterek kararla veya Bakanlar Kurulu Kararı ile atanan memurlar bakımından ise inha eden makamı, d) En Üst Yönetici: Başbakan ve Bakanları; Başbakanlık ve Bakanlıklarda müsteşarı; bağlı veya ilgili kuruluşlarda bunların başında bulunan Müsteşar, Başkan, Genel Müdür, Genel Sekreter ve Müdürü; 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununa tabi kurumlar bakımından özel yönetmeliklerinde belirtilenler 25 inci maddenin uygulanmasıyla ilgili olarak da kurumların, bölge, il ve ilçelerdeki taşra teşkilatının başında bulunanları, ifade eder.
17 Memur Kütüğü Madde 4 – Kamu kurumlarına memur olarak atananlar kurumlarca tutulan memur kütüklerine kaydedilir. Her memura ayrı bir numara verilir. Kütüğün her memura ait bölümüne, memurun adı, soyadı, cinsiyeti, doğum tarihi ve yeri, öğrenimi, kadrosu, işe başlama ve işten ayrılma tarihi ve sebebi kaydedilir. Memur kütükleri özlük işleri birimlerince tutulur. Memur Cüzdanı Madde 5 – Kurumlarca her memura kimlik belgesi olarak kullanılmak üzere memur cüzdanı verilir. Memur cüzdanında memurun adı, soyadı, doğum yeri, doğum tarihi ve görevi belirtilir. Herhangi bir sebeple kurumdan ayrılanların memur cüzdanları geri alınır.
18 Özlük Dosyası Madde 6 – Her memur için kurumlarınca bir özlük dosyası düzenlenir. Bu dosyada memurun adı ve soyadı, kütük sıra numarası, doğum yeri ve tarihi, cinsiyeti, medeni hali, nüfus hüviyeti cüzdanı ile öğrenim belgesinin dairece tasdik edilmiş suretleri, bakmakla yükümlü olduğu kimseler, öğrenim durumu, bildiği yabancı diller ve derecesi, yaptığı lisansüstü eğitimi, staj ve incelemeleri, sınıfı, derece ve kademesi, mecburi hizmetleri, askerlik durumu, adaylık ve asli memurluğa atanma ve işe başlama tarihi, derece ve kademe ilerlemeleri, imtihan başarı dereceleri, sınıf ve yer değişiklikleri, hizmetiçi eğitim durumu, siciline işaretlenmek üzere kendisi tarafından verilen yayın ve eserleri, aldığı takdirname ve ödüller, hakkında yapılan disiplin soruşturmalarına dair evrak ve verilen disiplin cezaları, herhangi bir suçtan dolayı hakkında dava açılmış ise hükümlülük (affedilmiş olsalar bile) men'i muhakeme veya beraat kararı; sağlık durumuna, görevden uzaklaştırma, yaptığı fahri hizmetler, aldığı izinlere ait bilgi ve belgeler ile memurluğa alınırken istenen diğer belgeler bulunur. Bu Yönetmeliğin uygulanmasında özlük dosyaları memurların sicillerinin bir parçası sayılır; gizli sicil raporlarının doldurulması esnasında ilgili sicil amirlerince incelenebilir.
19 Sicil Dosyası Madde 7 – Her Devlet memurunun bir sicil dosyası bulunur Sicil Dosyası Madde 7 – Her Devlet memurunun bir sicil dosyası bulunur. Sicil dosyalarına sicil amirlerince düzenlenen gizli sicil raporları ile varsa müfettişler tarafından verilen denetleme raporları, (...) mal beyannameleri, vali ve kaymakamlarca düzenlenen ek sicil raporları konulur. Özlük ve Sicil Dosyasının Önemi Madde 10 – Devlet Memurlarının ehliyetlerinin tespitinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde, emekliye çıkarma veya hizmetle ilişkilerinin kesilmesinde özlük ve sicil dosyaları başlıca dayanaktır. Kurum değiştiren memurların özlük ve sicil dosyaları yeni kurumlarına eksiksiz olarak gönderilir. Sicil Amirleri Yönetmelikleri Madde 11 – Kurumlarınca bu Yönetmeliğe ekli sicil raporlarını doldurarak memurların mesleki ehliyetlerini ve şahsi kusur ve meziyetlerini tespit yetkisi tanınacak sicil amirleri, 657 sayılı Devlet memurları Kanununun 112 nci maddesi uyarınca yürürlüğe konulacak yönetmeliklerle belirtilir.
20 Gizli Sicil Raporlarının Doldurulmasına Dair Usul ve Esaslar Sicil Raporlarının Doldurulma Zamanı Madde 12 – Gizli sicil raporları her yılın Aralık ayının ikinci yarısı içinde doldurulur. Raporların ilgililerce en geç 31 Aralık günü, tatile rastladığı takdirde müteakip çalışma günü mesai saati sonuna kadar bunları muhafaza ile görevli makamlara teslim edilmesi şarttır. Her ne sebeple olursa olsun sicil raporlarını birinci fıkrada belirtilen tarihlerden sonra teslim edenler hakkında idari soruşturma açılır. Aday memurların sicil raporları işe başladıkları tarihi takip eden birinci yılın dolmasından sonraki 15 gün içinde, 2 yıl süre ile adaylığa tabi tutulan aday memurların ikinci yıl sicilleri aynı şekilde doldurulur. Bir yıldan çok iki yıldan az bir süre ile adaylığa tabi tutulan memurların ikinci sicil raporları, adaylıklarının kaldırılmasının söz konusu olduğu tarihte doldurulur.
21 Sicil Raporu Doldurmak İçin Gerekli Süre Madde 13 – Haklarında sicil raporu düzenlenecek memurların, değerlendirilmelerini yapacak sicil amirlerinin yanında en az altı ay çalışmış olmaları şarttır. Üç sicil amiri bulunan memurlar hakkında sicil verecek amirlerden bir veya ikisinin bulunmaması halinde mevcut amirlerin raporuna itibar edilir. İki sicil amiri bulunan memurlar hakkında da yukarıdaki fıkrada belirtilen durumda birinci veya ikinci sicil amirinin dolduracağı sicil raporu o yıl için geçerli sayılır. Bir sicil amiri bulunan memurlar hakkında o sicil amirinin değerlendirmesine göre işlem yapılır. Sicil amirlerinin hiçbirinin bulunmaması veya sicil verecek süre görevde kalmamaları halinde sicil raporları sonradan göreve atananlar veya vekilleri tarafından üç aylık bir sürenin sonunda derhal doldurulur. Bu uygulama sonunda da memura o yıl için sicil raporu verme imkanı bulunmazsa sicil raporu, düzenleme döneminde üç aydan az olmamak üzere memurla en fazla çalışan sicil amiri tarafından doldurulur. Sicil amirinin yanında çalışırken alınan mazeret izinleri ile yıllık izinler ve doktor veya sağlık kurulu raporuna dayanan hastalık izinleri, hizmetiçi eğitimde geçen süreler, sicil raporu düzenlenmesi için gereken 6 aylık süreye dahildir. Şu kadar ki amirin yanında 3 ay fiilen çalışmış olmak şarttır. Hizmetiçi eğitimin veya hastalığın sicil raporu doldurmak için gerekli sürenin geçmesine imkan vermeyecek kadar uzun sürmesi ve dolayısıyla memur hakkında sicil raporu doldurma imkanının bulunmaması halinde, bir defaya mahsus olmak üzere geriye doğru en çok üç yılın sicil notlarının ortalaması esas alınır.
22 Görevden Ayrılış Halinde Sicil Raporlarının Doldurulması Madde 14 – Bir görevde 6 ay veya daha fazla bir süre bulunup başka göreve atananların sicil raporları, bunların atanmalarından önceki sicil amirlerince ayrıldıkları tarihi takip eden onbeş gün içinde doldurulur ve yeni görev yerlerine gönderilmek üzere ilgili makamlara teslim edilir. Sicil raporlarının doldurulma zamanı gelmeden ve yeni sicil amirine sicil raporu doldurmak için yeterli süre kalmadan görevlerinden ayrılan sicil amirleri en az 6 ay beraber çalıştıkları memurların sicil raporlarının kendilerine ait bölümü, görevlerinden ayrılmadan önce doldurarak sicil raporlarını saklamakla görevli makamlara teslim ederler.
23 Madde 16 – Sicil amirleri, sicil raporunun memurların mesleki, yöneticilik ve yurt dışı görevlerdeki ehliyetlerinin belirlenmesini sağlayan soruların her birini, ihtiva ettikleri unsurları esas almak suretiyle 100 tam not üzerinden değerlendirir ve sorulara verdikleri notların toplamını soru sayısına bölerek memurların sicil notunu tespit ederler. Her bir sicil amirince bu şekilde belirlenen sicil notlarının toplamının sicil amiri sayısına bölünmesi sureti ile de memurların sicil notu ortalaması bulunur ve buna göre sicil notu ortalaması: a) 60 dan 75'e kadar olanlar orta, b) 76 dan 89'a kadar olanlar iyi, c) 90 dan 100'e kadar olanlar çok iyi, derecede başarılı olmuş, olumlu; 59 ve daha aşağı not alanlar ise yetersiz görülmüş, olumsuz sicil almış sayılır. Sicil notu ve ortalaması hesaplanırken kesirler tam sayıya tamamlanır. Hizmet özelliklerinin gerektirmesi ve Devlet Personel Başkanlığının olumlu görüşünün alınması kaydıyla, kurumlar Devlet Memurları Sicil Raporunun Sicil Amirlerinin Memurun Mesleki Ehliyeti Hakkında Notlar bölümüne soru ilave edebilirler. İlave edilen sorular da 100 not üzerinden değerlendirilir.
24 Memurların Genel Durum ve Davranışlarının Değerlendirilmesi Madde 17 – Sicil amirleri sicil raporunu doldurdukları her memuru; a) Dış görünüşü (Kılık, kıyafet), b) Zeka derecesi ve kavrayış kabiliyeti, c) Azim ve sebatkarlık, dürüstlük, sır saklamada güvenirlilik ve beşeri münasebetlerdeki başarısı, d) Alkol, kumar, vb. alışkanlıkları memuriyetle bağdaşmayacak ölçüde sürdürme gibi halleri, e) Güvenilir olmama, şahsi menfaatlerini aşırı ölçüde düşünme, yalan söyleme, dedikodu yapma, kıskançlık, kin tutma gibi kötü huy ve davranışları, Bakımından genel bir değerlendirmeye tabi tutarlar. Sicil döneminde edinilen bilgi ve müşahadelerden yararlanılarak yapılacak değerlendirme sonuçlarına göre memurların olumlu ve olumsuz yönleri, kusur ve noksanları hakkındaki düşünceler sicil raporunun şahsiyet değerlendirilmesine ait bölümüne ayrı, ayrı açık ve gereğine göre kısa veya teferruatlı olarak yazılır. Sicil amirlerinin memurların genel durum ve davranışları hakkındaki düşünceleri, not takdirlerinde dikkate alınır.
25 Sicil Raporlarının Dolduruluş Şekli Madde 18 – Sicil raporları önceden hazırlanan müsvettelerden yararlanılarak herhangi bir silinti ve kazıntı yapılmaksızın doldurulur. Müsvetteler imha edilir. Fazla ve yanlış yazılan kelime veya notlar okunulacak surette çizilerek doğrusu yazıldıktan sonra keyfiyet imza ile tevsik edilir. Sicil amirleri 16 ncı madde uyarınca tesbit edecekleri sicil notunu kendileri hesaplayarak sicil raporunun ilgili bölümüne yazarlar. Memurların sicil notu ortalamaları, özlük işleriyle görevli birimlerin başında bulunan amir veya en yakın yardımcıları, böyle bir birim yoksa özlük işleriyle görevli memurlardan en üst yöneticiler tarafından seçilenlerce hesaplanarak sicil raporunun ilgili bölümüne yazılır.
26 Sicil Amirinin Sorumlulukları Madde 19 – Sicil amirleri sicil raporlarını itinalı, doğru ve tarafsız bir şekilde düzenlerken; Devlete sadakat ve bağlılığı, memuriyet sıfatının gerektirdiği şeref ve itibar ile hizmetlerin süratli ve ekonomik bir şekilde yürütülmesini; güvenilir ve yetenekli memurların yükselmelerini, diğerlerinin ise kamu hizmetlerinden uzaklaştırılmaları gerektiğini esas alır. Sicil amirlerinin maiyetlerinde çalışan memurları değerlendirmedeki başarıları üst sicil amirleri tarafından kendisinin değerlendirilmesinde de dikkate alınır. Garez veya özel amaçla sicil raporlarını gerçeğe aykırı doldurdukları anlaşılan sicil amirlerinin cezai sorumlulukları saklıdır.
27 Değerlendirmelerin Genel Niteliği ve Geçerli Sayılmayacağı Haller Madde 20 – Her derecedeki sicil amirlerinin 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ve bu Yönetmelik hükümlerine uygun olarak memurlar hakkında sicil raporlarında yaptıkları değerlendirmeler birbirinden bağımsız ve 16 ncı madde hükümlerine göre etkili ve geçerlidir. Memurların sicil notu sicil amirlerince takdir olunan notların aritmetik ortalamasına göre tesbit edilir. Ancak birinci ve ikinci sicil amirlerince yapılan değerlendirmelerin memurun sicilinin olumlu veya olumsuz olmasına tesir etmesi veya ortalama sicil notu aralarında 10 veya daha fazla fark olması halinde varsa üçüncü sicil amirinin kanaatına müracaat edilir ve üçüncü sicil amirinin değerlendirmesi esas alınır. Üçüncü sicil amiri bulunmadığı takdirde ikinci sicil amirinin değerlendirmesi ile iktifa edilir. Bir sicil amirinin bulunması halinde birinci sicil amirinin değerlendirmesine göre işlem yapılır. Garez veya özel maksatla memur hakkında gerçeğe aykırı değerlendirme yaptığı anlaşılan sicil amirinin değerlendirmesi geçersiz sayılarak memur hakkında varsa diğer sicil amir veya amirlerinin değerlendirmesine göre, yoksa o sicil döneminde son üç yılın aritmetik ortalaması esas alınarak buna göre işlem yapılır. Gerçeğe aykırı olarak memur lehine yapıldığı anlaşılan değerlendirmeler de geçersiz sayılır. Bu takdirde de diğer değerlendirmelere; başka değerlendirme yapılmamışsa memurun son 3 yıla ait sicil raporlarının; hakkında daha az sayıda sicil raporu doldurulmuş olanların mevcut sicil raporlarının ortalamasına göre işlem yapılır.
28 Yetersiz Memurların Uyarılmaları Madde 21 – Yetersiz olarak değerlendirilmiş bulunan memurlar, bu duruma sebep olan kusur ve noksanlarını gidermeleri için, sicil raporlarının bunların muhafazası ile görevli makamlara en son teslim tarihini takip eden bir ay içinde, atamaya yetkili amirlerce gizli bir yazı ile uyarılırlar. Uyarılan Memurların İtiraz Hakkı Madde 22 – 21 inci madde uyarınca uyarılan memurlar, uyarı yazısını tebellüğ ettikleri tarihi takip eden 1 ay içinde atamaya yetkili amirlerine itirazda bulunabilirler.
29 Uyarı ve İtirazlara Dair Usul ve Esaslar Madde 23 – İtirazlar, sadece uyarı yazısında belirtilen kusur ve noksanlara karşı yazılı olarak yapılır. İtirazlar atamaya yetkili amirlerce veya bunların görevlendirecekleri ve itiraz edilen değerlendirmeyi yapan sicil amirleriyle aynı veya daha üst derecede bulunan bir memur tarafından incelenebilir. İnceleme, gereğine göre memurun özlük ve sicil dosyası ile (...) konuyla ilgili diğer belgeler tetkik edilerek tamamlanır. İnceleme sonucuna göre atamaya yetkili amir kararını inceleme için kendisine verildiği tarihten itibaren iki ay içerisinde ilgiliye bildirir. İki Defa Üst Üste Olumsuz Sicil Alanlar Madde 24 – İki defa üst üste olumsuz sicil alan memurlar başka bir sicil amirinin emrine atanırlar, burada da olumsuz sicil almaları halinde memuriyetle ilişkileri kesilerek haklarında T.C. Emekli Sandığı Kanunu hükümleri uygulanır.
30 Sicil Raporlarının Muhafazası ile Görevli Makamlar Madde 25 – Sicil raporları merkezde ve gereğine göre kurumların bölge, il ve ilçelerdeki taşra teşkilatında, 3 üncü maddenin (d) bendinde belirtilen en üst yöneticilerin veya görevlendirecekleri en yakın yardımcılarının nezdinde; özlük işleri ile görevli birimlerin başında bulunanlar ile birden fazla olmamak üzere seçecekleri en yakın yardımcılarının; böyle bir birim yoksa özlük işleri ile görevli memurlardan amir durumunda bulunanın sorumluluğunda muhafaza edilir. Sorumlular, sicil dosya veya raporlarının muhafaza edildikleri yerlerden bir süre için çıkarılmalarını gerektiren her iş hakkında yukarıdaki yönetici veya görevlendirdikleri yardımcılarına bilgi vermek mecburiyetindedirler.
31 Özlük İşleri İle Görevli Birim ve Memurların Sorumlulukları Madde 26 – Sicil raporlarının 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ile bu Yönetmelik hükümlerine uygun olarak doldurulması ve sicillerle ilgili bütün işlemlerin mer'i hükümlere göre yürütülmesinden kurumların özlük işleri ile görevli birimleri, böyle bir birimin bulunmaması halinde bu işle görevlendirilen memurlar sorumludurlar. Yukarıda sayılan birim ve görevliler kendilerine teslim edilen sicil raporlarını, bu Yönetmelikte belirtilen en son teslim tarihlerini takip eden 15 gün içinde, sicil amirlerinin not ve mütalaası ile yaptıkları değerlendirmeler dışında, her yönüyle inceleyerek tespit ettikleri noksanlıkların giderilmesini temin ederler. Bu işle görevlendirilenlerin gizliliğe riayetleri, edindikleri bilgileri açıklamamaları şarttır. Bu esaslara uymadıkları tespit edilenler 657 sayılı Kanuna göre cezalandırılmakla beraber bir daha aynı görevlerde çalıştırılamazlar.
32 Gizliliğe Riayet Madde 27 – Memurların sicilleri ile ilgili her türlü yazışma, evrak ve belgelerin sevkinde ve sicil raporlarının muhafazasında (Gizli ve Kişiye Özel) işaretli zarfların kullanılması şarttır. Sicil raporları sicil dosyalarıyla birlikte kilitli dolaplarda muhafaza edilir. Sicil Dosyalarını İnceleyebilecek Yetkililer Madde 28 – Başbakan, bakanlar, atamaya yetkili amirler, valiler, kurumların merkez teşkilatının en üst yöneticileri ve kaymakamlar, başında bulundukları teşkilatta görevli bütün memurların sicil dosyalarını inceleyebilirler. 26 ncı maddenin 2 nci fıkra hükmü saklıdır.
33 Memuriyetleri Sona Erenlerin Sicil Dosyaları Madde 29 – Memurlardan; a) 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu hükümlerine göre memurluktan çıkarılan, b) Memurluğa alınma şartlarından herhangi birini taşımadığı sonradan anlaşıldığı veya memurlukları sırasında bunlardan birini kaybettiği için memuriyetine son verilen, c) İstifa eden, d) İstek, yaş haddi, malüllük ve sicil sebeplerinden biri ile emekliye ayrılan veya ölenlerin, Sicil dosyaları, özlük dosyaları ile birleştirilerek ilgili mevzuatın öngördüğü şekilde muhafaza edilir.
34 Vali ve Kaymakamların Sicil Amiri Oldukları Memurlar Madde 30 – Valiler; vali yardımcıları ile kaymakamların, il idare şube başkanlarının, il merkezinde görevli genel ve özel kolluk amirlerinin birinci; il idare şube başkanlarının birinci sicil amiri oldukları memurların ikinci ve ikinci sicil amiri oldukları memurların ise üçüncü derecede sicil amiridirler. Kaymakamlar; ilçe idare şube başkanları ile ilçede görevli genel ve özel kolluk amirlerinin birinci; ilçe idare şube başkanlarının birinci sicil amiri oldukları memurların ikinci ve ikinci sicil amiri olduklara memurların ise üçüncü sicil amiridirler. Valilerin 1 inci sicil amiri olmaları halinde 2 nci sicil amiri Bakanlıklarda Müsteşar veya bakan, bağlı veya ilgili kuruluşlarda Müsteşar, başkan veya genel müdürlerdir. Kaymakamların 1 inci sicil amiri olmaları halinde 2 nci sicil amiri vali, il idare şube başkanının 2 nci sicil amiri olması halinde ise 3 üncü sicil amiri mutlaka vali olur. Bölge müdürlerinin birinci sicil amiri bölge kuruluşunun merkezinin bulunduğu ilin valisidir. Bölge kuruluşuna dahil diğer illerin valileri lüzum gördükleri takdirde bölge müdürleri hakkında ek sicil raporu düzenleyerek ilgili kurum merkezine gönderebilirler. Ek sicil raporları ilgili bölge müdürünün sicil notu ortalamasının tespitinde göz önünde tutulur.
35 Bölge kuruluşu bulunan kurumlar sicil amirleri yönetmeliklerini kaymakamların ilçede, valilerin ise illerin merkezinde görevli bölge memurlarının gereğine göre birinci, ikinci veya üçüncü derecede sicil amiri olmalarını sağlayacak şekilde düzenlemek mecburiyetindedirler. Taşra teşkilatı 5442 sayılı İl İdaresi Kanununda belirtilen esaslardan farklı olarak 27/9/1984 tarihli ve 3046 sayılı Kanun ile özel kanunlardaki hükümlere göre kurulmuş olan kamu kurum ve kuruluşlarının da yukarıdaki fıkra hükmüne uymaları mecburidir. Valiler il, kaymakamlar ilçe hudutları dahilinde görevli, sicil amiri olmadıkları memurlardan hizmette yetersiz veya başarılı gördükleri hakkında da ek sicil raporu düzenleyerek, memurun sicil raporu nezdinde saklanan amirine gönderirler. İlgili memurun yıl sonunda sicil notu ortalamasının tespiti sırasında vali veya kaymakamca düzenlenmiş ek sicil raporundaki sicil notu da göz önünde tutulur. Bakanlar Kurulunca belirlenen kurumların bölge kuruluşlarında görevli memurları hakkında kurumların özel yönetmeliklerindeki hükümler uygulanır.
36 Geçici Madde 1 – Bu Yönetmelik hükümleri, aylıklarını 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun ek geçici maddelerine göre alan memurlar hakkında da uygulanır. Geçici Madde 2 – Bu Yönetmelik kapsamına giren memurların 1985 yılına ait sicil raporlarında yeterlikle ilgili soruların değerlendirilmesinde her pekiyi için 11, her iyi için 9, her orta için 8 ve her zayıf için de 5, not esas alınmak suretiyle tespit edilen toplam not 1985 yılı sicil notu sayılır. Geçici Madde 3 – Bu Yönetmelik‘de öngörülen sicil not defterinin standartları ve şekli Devlet Malzeme Ofisince tespit edilerek hazırlanan örnekler kurumlara gönderilir. Kurumlar örneğine uygun sicil not defterlerini yeterli sayıda bastırarak ilk sicil amirlerine dağıtırlar. Geçici Madde 4 – Bu Yönetmelik kapsamına giren memurların 1986 yılına ait sicil raporları, sicil not defterlerindeki kayıtlar aranmaksızın sicil amirlerinde teşekkül etmiş genel kanaat ve düşüncelere göre düzenlenir. Geçici Madde 5 – Sicil amirleri; bu Yönetmeliğin yayımlandığı tarihi takip eden iki ay içinde kurumlarınca özel yönetmelikle tespit edilir. Madde 31 – Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Madde 32 – Bu Yönetmelik hükümlerini Bakanlar Kurulu yürütür.
37 SİCİL RAPORUNUN AİT OLDUĞU YIL F TCDEVLET MEMURLARISİCİL RAPORUMEMURUN FADI OSOYADI TGÖREVİ ODOĞUM TARİHİ GSİCİL NUMARASI ASİCİL RAPORUNUN AİT OLDUĞU YIL FDEVLET MEMURLARI SİCİL YÖNETMELİĞİNİN 16 NCI MADDESİ:SİCİL RAPORLARININ DOLDURULMASINDA UYGULANACAKNOT USULÜ VE NOTLARIN DERECELENDİRİLMESİMadde 16- Sicil amirleri, sicil raporunun memurların mesleki yöneticilik ve yurt dışı görevlerdeki ehliyetlerinin belirlenmesini sağlayan soruların her birini, ihtiva ettikleri unsurları esas almak suretiyle 100 tam not üzerinden değerlendirir ve sorulara verdikleri notların toplamını soru sayısına bölerek sicil notunu tespit ederler. Her bir sicil amirince bu şekilde belirlenen sicil notlarının toplamını soru sayısına bölerek memurların sicil notunu tespit ederler. Her bir sicil amirince bu şekilde belirlenen sicil notlarının toplamının sicil amiri sayısına bölünmesi sureti ile memurların sicil notu ortalaması bulunur ve buna göre sicil notu ortalaması:a) 60*dan 75*e kadar ORTAb) 76*dan 89*a kadar İYİc) 90*dan 100*e kadar olanlar ÇOK İYİderecede başarılı olmuş, olumlu; 59 ve daha aşağı not alanlar ise yetersiz görülmüş, olumsuz sicil almış sayılır.Sicil notu ortalaması hesaplanırken kesirler tam sayıya tamamlanır. Hizmet özelliklerinin gerektirmesi ve Devlet Personel Başkanlığının olumlu görüşünün alınması kaydıyla, kurumlar sicil raporundaki memurların mesleki, ehliyetleriyle ilgili konularda en fazla iki soru ilave edebilirler. İlave edilen sorular da 100 tam not üzerinden değerlendirilir.SİCİL NOT DEFTERİ HAKKINDAÜST SİCİL AMİRLERİNİN NOTU:
38 SİCİL AMİRLERİNİN MEMURUN GENEL DURUM VE DAVRANIŞLARI HAKKINDAKİ DÜŞÜNCELERİ (ŞAHSİYET DEĞERLENDİRMESİ)1 İNCİ SİCİL AMİRİNİN 2 İNCİ SİCİL AMİRİNİN 3 ÜNCÜ SİCİL AMİRİNİNDÜŞÜNCESİ DÜŞÜNCESİ DÜŞÜNCESİSİCİL AMİRLERİNİN MESLEKİ EHLİYETİ HAKKINDAKİ NOTLARI(GÖREVDE GÖSTERİLEN BAŞARININ DEĞERLENDİRİLMESİ)SORULAR İNCİ SİCİL AMİRİNİN 2 İNCİ SİCİL AMİRİNİN ÜNCÜ SİCİL AMİRİNİNDÜŞÜNCESİ DÜŞÜNCESİ DÜŞÜNCESİ1 Sorumluluk duygusu ?(görev ve yetki alanınagiren işleri kendiliğinden,zamanında ve doğru yapma,takip edip sonuçlandırma alışkanlığı)2- Görevine bağlılığı,iş heyecanı, teşebbüs fikri ?3- Mesleki bilgisi yazılı vesözlü ifade kabiliyeti, kendinigeliştirme ve yenileme gayreti ?4- İntizam ve dikkat ?5- İş birliği yapmada ve değişenşartlara, görevlere uymadagösterdiği başarı ?
39 6- Tarafsızlığı? (görevini yerine getirirken, dil, ırk, cins, siyasi, düşünce, felsefi inanç,din, mezhep ayrılıklarından etkilenmeme)7- Amirlerine, mesai arkadaşlarına,iş sahiplerine karşı tutum ve davranışı?8- İnsan haklarına saygısı? (insanlarınkişiliğine ve haklarına saygı gösterme,hiç kimseye insanlık onuruylabağdaşmayan muamelede bulunmama)9- Disipline riayeti?10- Görevini yerine getirmedeçalışkanlığı kabiliyeti ve verimliliği?11- Yurt dışı görevlerde temsil yeteneği,mesleki ehliyet ve yabancı dil bilgisi(sadece yurt dışı teşkilatı olan kurumlar içinSİCİL AMİRLERİNİN MEMURUN YÖNETİCİLİK EHLİYETİ HAKKINDAKİ NOTLARI(YALNIZ YÖNETİCİ DURUMUNDAKİ MEMURLAR İÇİN DOLDURULUR)SORULAR 1 İNCİ SİCİL İNCİ SİCİL ÜNCÜ SİCİLAMİRİNİN NOTU AMİRİNİN NOTU AMİRİNİN NOTU1- Zamanında doğru vekesin karar verme kabiliyeti?2- Planlama organizasyon vekoordinasyon kabiliyeti?3- Temsil ve Müzakere kabiliyeti?4- Takip, denetim ve örnekolma kabiliyeti?
40 5-Mevzuat ve teknolojik gelişmelere intibak kabiliyeti ?6- Maiyetindekileri değerlendirmeve yetiştirmedeki başarısı ?7- İş hakimiyeti, kendine güven ?8- Sosyal ve beşeri münasebetleri ?SİCİL AMİRLERİNİN YURT DIŞINDA GÖREVLİ MEMURUN EHLİYETİ HAKKINDAKİ NOTLARI(ÜLKEYİ TEMSİLDE VE MENFAATLERİNİ KORUMADA GÖSTERİLEN BAŞARININ DEĞERLENDİRİLMESİ)SORULAR 1 İNCİ SİCİL İNCİ SİCİL ÜNCÜ SİCİLAMİRİNİN NOTU AMİRİNİN NOTU AMİRİNİN NOTU1- Yabancı dil bilgisi ?2- gerekli ve yararlı ilişkileri kurmave geliştirmedeki başarısı ?3- Ülke menfaatlerini korumadagösterilen itina ve hassasiyet ?4- Temsil icaplarını yerine getirmedeki başarı ?5- Görevli olduğu ülkenin şartlarına uyum kabiliyeti.Türk ülkü ve kültürüne bağlılığı ?1 İNCİ SİCİL İNCİ SİCİL ÜNCÜ SİCİLAMİRİNİN NOTU AMİRİNİN NOTU AMİRİNİN NOTUMEMURUN SİCİL NOTU ORTALAMASI :MEMURUN BAŞARI DERECESİ VE SİCİLİ :1 İNCİ SİCİL AMİRİNİN 2 İNCİ SİCİL AMİRİNİN 3İNCİ SİCİL AMİRİNİNADI : ADI : ADI :SOYADI : SOYADI : SOYADIGÖREVİ : GÖREVİ : GÖREVİ :İMZASI : İMZASI : İMZASI
41 Takdirname: (Madde 122) Görevinde olağanüstü gayret ve çalışması ile başarı sağlayan memurlara merkezde atamaya yetkili amirler, illerde valiler ve kaymakamlar tarafından takdirname verilebilir.Takdirname sicile geçer.
42 Ödül: (Madde 123) Bağlı bulundukları kurumlarda olağanüstü gayret ve çalışmaları sonucunda emsallerine göre başarılı görev yaptıkları görülen Devlet memurlarına bağlı veya ilgili Bakanın uygun görmesi üzerine bir mali yıl içinde bir aylıkları tutarını, Emniyet Hizmetleri Sınıfına dahil memurlarla Maliye ve Gümrük Bakanlığında Gümrük işlerinde görevli memurlara iki aylıkları tutarını aşmamak üzere ödül verilebilir. Bunlardan uygun görülenlere ilgili Bakanın teklifi ve Başbakanın tasvibi ile bir aylıkları tutarında daha ödeme yapılabilir. Bu maddeye göre bir mali yıl içinde ödüllendirileceklerin sayısı, kurumun yılbaşındaki serbest kadro mevcudunun binde onundan, Maliye Bakanlığına tahsis edilmiş serbest kadrolar ile Eğitim ve Öğretim Hizmetleri Sınıfı ve Emniyet Hizmetleri Sınıfına dahil kadrolar için binde yirmisinden fazla olamaz.
43 YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI İLE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI SİCİL YÖNETMELİĞİ 25/04/1984 tarih ve sayılı Resmi (Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir.)
44 Amaç ve Kapsam Madde 1- Bu yönetmeliğin amacı, yükseköğretim üst kuruluşları ile yükseköğretim kurumlarında sürekli veya süreli görev yapan öğretim elemanları ile 657 sayılı kanuna göre çalışan memurların; diğer personelin ve öğrencilerin sicilleri ile ilgili esasları düzenlemektir. Sicil Vermede Sorumluluk Madde 2- Sicil amirlerinin, sicil belgesi düzenlerken tam bir tarafsızlık içinde hareket etmesi esastır. Garazla veya özel bir amaçla gerçeğe aykırı düşünce sicil belgesine yazılamaz.
45 ÖĞRETİM ELEMANLARININ SİCİLİ Özlük Dosyaları Ve Sicil Belgeleri Madde 3- Yükseköğretim Kurulu Başkanlığında, Üniversitelerarası Kurul başkanlığında, Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Merkezi Başkanlığında ve Üniversite Rektörlüklerinde, görevli her öğretim elemanları için bir özlük dosyası açılır. Sicil belgeleri de bu dosyada muhafaza edilir. Sicil Verme Yetkisi Madde 4- Yükseköğretim Kurulu Başkanı, Üniversitelerarası Kurul Başkanı, Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Merkezi Başkanı, Rektörler, Dekanlar, Yüksekokul, Enstitü ve Konservatuar Müdürleri sicil vermeye yetkilidirler. Sicil bağlantılarını gösterir çizelge (Ek:1)dedir.
46 Sicil Süreleri Madde 5- Sicil süresi bir yıldır Sicil Süreleri Madde 5- Sicil süresi bir yıldır. Sicil verilebilmesi için, öğretim elemanlarının, ilgili sicil amiri ile en az altı ay çalışmış olması gerekir. Beraber çalışma sürelerinin noksanlığı halinde genel hükümlere göre işlem yapılır. Sicil Verme Zamanı Madde 6- Öğretim elemanları ile ilgili siciller birinci ve ikinci sicil amirleri tarafından Temmuz ayı içinde doldurulur.
47 Sicil Belgelerinin Düzenlenmesi Madde 7- Sicil raporları bir nüsha olarak düzenlenir. Sicil raporlarındaki bilgiler gizli tutulur. Sicil Raporlarının Doldurulması Madde 8- Ek 2'de gösterilen sicil belgeleri açık ve seçik olarak doldurulur. Kanaatlerin olumsuz olması halinde kanaati doğrulayan belgelerin eklenmesi şarttır. Birinci ve ikinci derece sicil amirlerinin kanaatleri arasında uyuşmazlık olduğu taktirde, üçüncü derece sicil amirinin görüşüne itibar olunur. Sicil amiri iki olduğu takdirde ikinci sicil amirinin görüşüne uyulur.
48 MEMURLARIN SİCİLLERİ Memurların ve Diğer Personelin Sicil Fişlerinin Doldurulması Madde sayılı Devlet memurları Kanununa tabi personel ile diğer personelin sicil işlemleri, 657 sayılı kanun ile 8 Eylül 1986 tarih ve 86/10985 sayılı Bakanlar Kurulu Kararıyla yürürlüğe konulan Devlet Memurları Sicil Yönetmeliği hükümlerine göre yürütülür. Bunların tezkiye amirleri de ek (1) deki çizelgede gösterilmiştir.
49 ÖĞRENCİ SİCİLLERİ Öğrencilerle İlgili Sicil Fişlerinin Doldurulması Madde 10- Öğrencilerin öğrenimlerinin devamı sırasında aldıkları ödül ve cezalar Ek (3) teki sicil fişlerine işlenerek dosyasında saklanır.
50 SON HÜKÜMLER Yönetmeliğin Kanuni Dayanağı Madde 11- Bu yönetmelik 2547 sayılı Yükseköğretim kanununun 63. maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. Yürürlükten Kaldırılan Yönetmelik Madde Mart 1984 tarih ve sayılı Resmi Gazetede neşredilen Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Sicil Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır. Yürürlük Madde 13- Bu yönetmelik Resmi Gazetede yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme Madde 14- Bu yönetmeliği Yükseköğretim Kurulu Başkanı yürütür