Ofis yöneticileri, bir işletme operasyonunun tüm yönlerini denetler ve etkili olanlar, çalışanlar ve işletme konukları için olumlu bir ton belirler. Bir yönetici, gün boyunca sorumlulukları dengelemek için esnekliğe ve çok yönlülüğe sahip olmalıdır. Çeşitli görevler ve çok sayıda karşılıklı etkileşim ile, işin iniş ve çıkışları var.
Büro Kontrolü
Büro yöneticileri çalışma ortamları üzerinde önemli kontrol sahibidir. Müşterileri selamlamak, telefonlara cevap vermek ve belgeleri dosyalamak gibi aktiviteler için politikalar belirlemektedir. Genellikle idari işçileri yönlendirir ve konferans salonlarını ve toplantı alanlarını planlarlar. Bir satış ortamında, bir ofis yöneticisi gelen müşterileri satış temsilcilerine devredebilir veya kendi takdirine bağlı olarak çalışanlara proje çalışması atayabilir. Küçük bir işletmede, ofis yöneticisi işlemleri yönetme konusunda daha büyük bir kontrole sahiptir.
Her Gün Değişken Roller
Tipik bir ofis yöneticisi için her gün farklıdır, bu da çeşitlilik arzuluyorsanız avantajdır. Tek bir gün boyunca, sayısız müşteri ile etkileşime girebilir, sayısız telefon görüşmesi yapabilir, dahili notlar hazırlayabilir, toplantıları koordine edebilir, personeli yönetebilir, sarf malzemesi sipariş edebilir ve evrak işlerini tamamlayabilirsiniz. Değişkenlik, daha fazla rutin işten hoşlanmayanlara açık olabilir.
Yüksek stres
Bir ofis yöneticisi, zaman zaman stresli bir rol oynayabilecek bir işletmede kelimenin tam anlamıyla ve mecazi olarak ön planda ve merkezdedir. Müşterileri girerken karşılamakta ve gün boyunca çalışanlarla etkileşime geçmektedir. Yönetici, bazen çalışanlarla doğrudan ve sıkı etkileşim içinde olan müşterilerle hoş bir tavır sergilemelidir. Müşteri etkileşimlerinde kaymalar, belgelerin yanlış doldurulması veya finansal evrakta gafflar, bir şirket için büyük sorunlara yol açar, bu nedenle ayrıntılar konusunda titiz olmalısınız. Hatalar bir arka ofis çalışanı tarafından olabileceği kadar kolay gizlenmez.
Diğer görevler
İşçiler genellikle "atandığı gibi diğer görevler" diyen bir iş tanımına atıfta bulunur. Büro yöneticilerinin belirli görevleri olsa da, rollerinin çoğu şirket sahipleri veya yöneticileri tarafından günlük olarak verilen görevlerin yerine getirilmesini içerir. Esnek çalışma çoğu zaman değerli olsa da, rolünüzün ve sorumluluklarınızın belirsizliği bazıları için sinir bozucudur. Küçük bir işlemde, örneğin, kürekle karla ya da koşma hatalarla karşılaşabilirsiniz.