İyi derecede İngilizce bilsek de bazen yazışmalar sırasında tereddütte kalabiliyoruz. Bana her zaman mail yazarken karşında küçük çocuk varmış gibi dil kullan ve zamirlere çok fazla yer verme ki tam olarak noktasından virgülüne dek ne anlatmak istediğin anlaşılsın derlerdi. İster maille olsun ister mektupla, resmi yerler ile yazışmamız gerektiğinde günlük kullandığımız dili kullanamayız.
Amacımızı en az sayıda cümleyle anlatmalı, belirli bir mantık ve plan çerçevesi içinde yazımızı tamamlamalıyız. İngilizce resmi yazışmalarınızda, aşağıdaki hususlara dikkat ettiğimizde daha açık ve anlaşılır oluruz:
- Yazı yazarken kimlerin bu yazıyı okuyacağını düşünün. Genel bir kitleye yazmakla, ciddi bir başvuru yapmak veya bir dilekçe yazmak arasında mutlaka fark olacaktır.
- Yazılarınızda açık ifadelere önem vermeli, kapalı anlatımdan kaçınmalısınız. Eğer terim kullanacaksınız bu terimlerin genel olarak iyi bilinen terimler olmasına özen göstermelisiniz.
- Yazınızda bir düzenin olması ve noktalama işaretlerinin kullanılması önemlidir. Örneğin bir sözleşmede ana başlıklara harf ve sayı atayıp, alt başlıkları bu harf ve sayıya göre sıralamalısınız.
- Yapılacak aksiyonu kimin yapacağını belli etmek için pasif cümleler yerine aktif cümleleri tercih etmelisiniz. ‘The goods shall be delivered.’ yerine ‘The seller shall deliver the goods’ kullanılmalıdır.
- Genel İngilizceki ile yasal çerçevede kullanılan İngilizcedeki farklı anlamları olan kelimeleri bilmelisiniz. Örneğin ‘The seller shall deliver the goods’ cümlesindeki ‘shall’ günlük kullanımdaki gibi bir öneri değil ‘must’ anlamına sahip bir zorunluluk ifadesidir.
- Sayılar konusunda karışıklığa yol açmamak için dikkatli olunmalıdır. Bunun için sayılarla birlikte yazı olarak karşılıklarını yazabilirsiniz. Benzer şekilde tarihlerde sadece sayı olarak yazılmayıp yazıya dökülebilirler. Bu karışıklığı önleyecektir. Örneğin, 1st January 2016 gibi.
- Resmi yazılarda kısaltmalar yapmamalısınız.
- Resmi İngilizcedeki yazılarda birçok özel zarf kullanılmaktadır. Bunlara örnek olarak ‘bu dokümanda’ anlamına gelen ’herein’ ifadesi verilebilir. Uzman olmayanlar için bir sorun olabilen bu kullanımlar, doğru kullanıldıklarında yazının çok daha kolay anlaşılmasına imkan vermektedirler.
Elektronik posta yazarken
İş veya sosyal konulu elektronik posta iletileri, mektuplara kıyasla genellikle daha gayri resmi bir tarz ile yazılır.
Elektronik posta mesajlarınızın Konu bölümünü her zaman doldurun. Bu bölümün mesajınızın içeriğini ve yazılış nedenini bir kaç kelime ile özetlemesi gerekir.
İş nedeniyle yazılan elektronik posta mesajlarına nasıl başlanması gerektiğiyle ilgili değişik kurallar vardır. Fakat mesajı gönderdiğiniz kişiyi tanıyorsanız, gerek iş, gerekse kişisel mesajlara kişinin ilk ismini kullarak başlayabilirsiniz.
Mesaja Dear, ile başlamanıza gerek olmasada, bazı kişiler bu tabiri kullanmayı uygun görür.
Genel olarak iş ile ilgili elektronik posta iletileri kısa ve konunun dışına çıkmamalıdır.
Eğer elektronik posta iletinize herhangi bir ek koyacaksanız, bunu mesajın metninde mutlaka belirtin.
Kişisel bir elektronik posta iletisini, kişisel mektuplarınızı bitirirken kullandığınız ifadelerden biri ile sonlandırabilirsiniz.
İş nedeniyle yazılan elektronik posta iletilerinin nasıl bitirmesi ile ilgili değişik kurallar olmasına rağmen, şu ifadeleri kullanmak uygundur:
|Regards,||Saygılarımla,|
|Kind regards,||İçten saygılarımla,|
|Best regards,||En derin saygılarımla,|
|With kind regards,||En içten saygılarımla,|
İş nedeniyle yazdığınız elektronik posta iletilerinizin sonuna, adınızı ve soyadınızı, çalıştığınız kurumun adını ve irtibat adresinizi de eklemelisiniz.
Resmi bir mektup yazarken
Eğer mektubu yazdığınız kişinin ismini biliyorsanız, mektuba Dear Mr (erkekler için), Dear Mrs (evli bayanlar için), Dear Miss (evli olmayan bir bayan için), veya Dear Ms (evli olmayan veya medeni halini bilmediğiniz bayanlar için) ifadelerinden birini takiben kişinin soy adını ekleyerek başlayın, örnek olarak:
|Dear Mr Einstein,||Sayın Bay Einstein,|
|Dear Mrs Jones,||Sayın Bayan Jones,|
|Dear Miss Joss,||Sayın Bayan Joss,|
|Dear Ms Tornoid,||Sayın Bayan Tornoid,|
Eğer yazdığınız kişinin ismini bilmiyorsanız, mektuba bunlardan biriyle başlayabilirsiniz:
|Dear Sir,||Sayın Beyefendi,|
|Dear Madam,||Sayın Hanımefendi,|
|Dear Sir or Madam,||Sayın Bey veya Hanımefendi,|
Resmi bir mektupta kullanabileceğiniz bazı ifadeler:
|I am writing in reply to your letter of 21 September regarding your outstanding invoice.||Bu mektubu size 21 Eylül tarihinde, ödenmemiş faturanız ile ilgili, yazmış olduğunuz mektuba cevap olarak yazıyorum.|
|Further to our conversation, I’m pleased to confirm our appointment for 10:00 am on Tuesday, 16 January.||Konuşmamızı takiben, 16 Ocak Salı günü sabah 10:00’daki randevunuzu teyit etmek için yazıyorum.|
|I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible.||Bu mesele ile en kısa zamanda ilgilenebilirseniz çok minnettar olurum.|
|If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me.||Daha fazla bilgi edinmek isterseniz, benimle temasa geçmekten çekinmeyin.|
Eğer mektubunuza bir cevap isterseniz, mektubunuzun sonunda şu ifadeleri kullanabilirsiniz:
|I look forward to hearing from you.||Sizden bir cevap almayı bekliyorum.|
|Yours sincerely,||Saygılarımla,|
|Yours faithfully,||En içten saygılarımla,|
Mektubun sonuna imzanızı attıktan sonra isim ve soyadınızı yazınız.
Kaynak
Görsel