Dağıtılan bir iş gücü nedir?
Dağıtılmış bir iş gücü, geleneksel ve merkezi bir iş yerinin dışındaki lokasyonlar arasında "dağıtılan" uzaktan çalışanlardan oluşur. Dağıtılmış bir takımın makyajında büyük çeşitlilik var. Uzaktan, kalıcı olarak veya yalnızca ara sıra çalışabilirler. Merkez ofislerinin yakınında yaşayabilir ve toplantılar için hala içeri girebilirler ya da aralarında birçok mil ve zaman dilimi olabilir. Ancak dağıtılan iş güçlerinin birbirine ve şirket içi çalışanların kullanabileceği tüm kurumsal kaynaklara ve araçlara gerçek zamanlı olarak bağlanması gerekir.
Dağıtılmış ekipler uzak işçilerden oluşuyorsa, sadece uzak ekiplere veya işçilere sahip olan bir şirket dışında dağıtılmış bir şirket kurar? Bu sorunun yanıtı, hem dijital hem de yönetimsel olarak iş yeri dönüşümünü gerçekleştirmeye olan bağlılığının ölçüsünde yatıyor. 2020, geleneksel iş dünyasında birçok değişikliği beraberinde getirdi. Gerçekten dağıtılan şirketler, modern iş yeri teknolojilerinden yararlanarak ve daha dayanıklı ve çevik iş ve İK süreçleri geliştirerek bu zorluğa yanıt veriyor.
Tüm dağıtılan iş güçlerinin birbirine ve şirket içi çalışanların kullanımına sunulan tüm kurumsal kaynaklara ve araçlara gerçek zamanlı olarak bağlanması gerekliliğidir.
Uzaktan ekipler ve değişen iş dünyası
İşgücü yapılarını kademeli olarak modernleştirmeyi planlayan birçok şirket, COVID-19'un vurduğu zaman hala eski sistem ve süreçleri kullanıyordu - bu süre zarfında işyerlerini ve İK operasyonlarını dönüştürmek için acele ederken 2020'li yıllara atıldılar.
Gartner, pandemi öncesinde ve sonrasında 200'ün üzerinde üst düzey İK liderinin iş güçleri üzerindeki etkisini belirlemek için bir anket yaptı. Pandemiden önce çalışanlarının ortalama yüzde 30’unun sürenin en az bir kısmı uzaktan çalıştığını bildirdiler. Bu sayı 2020 Nisan ayına kadar yüzde 81’e yükselmişti.
Geleneksel olarak, dağıtılan ekiplere yönelik eğilimleri yönlendiren çalışanlardı, birçok şirket uzaktan çalışmayı benimsemekte tereddütlü davranıyordu. Aylarca süren uzaktan ekipler bu yeni şekilde uyum sağladıktan ve çalışmayı öğrendikten sonra, işler normale döndüğünde bile, dağıtılan iş güçlerine yönelik bu yeni değişimin kalmasını bekleyebiliriz. Haziran 2020'nin başında Pricewater houseCoopers, kapsamlı bir uzaktan çalışma çalışması gerçekleştirdi. Bundan sonraki raporda “kalıcı esnek bir çalışma haftasının… geniş bir desteği olduğu” görülüyor. Ofis çalışanlarının yüzde 85’inin haftada en az bir gün uzaktan çalışmak istediğini ve üst düzey yöneticilerin yüzde 55’inin COVID-19’un artık endişe kaynağı olmasa bile bunun böyle olacağını öngördüğünü .
Uzaktan çalışan bir iş gücünün avantajları
COVID-19'un bize ulaşmasından çok önce, iş yeri teknolojilerindeki küreselleşme ve iyileştirmeler uzak iş gücü sayılarında istikrarlı bir yükselişe yol açmaya başlamıştı. Tech Republic'e göre, 2005-2017 yılları arasında uzaktan çalışan sayısı %159 arttı ve o zamandan beri katlanarak büyüyor.
Bununla birlikte, bazı şirketler şüpheci kaldılar ve dağıtılan iş gücünü fiziksel ofisin ötesine genişletme konusunda isteksizdiler. Geleneksel işyeri yapıları ve merkezi bir işyerinin birebir gözetimi olmadan çalışanların verimsizliğe kayacağını hissettiler. İK ekiplerinin saha dışı çalışanlara eğitim, memnuniyet ve performans değerlendirmeleri gibi tam destek sunmak için gereken sistemlerden yoksun olması da endişesi vardı. İK liderleri, 2020 Gartner tarafından yürütülen bir ankette, "en büyük zorluklarının teknoloji altyapısının eksikliğinden ve yeni çalışma biçimlerinden rahatsızlık kaynaklı olduğunu" bildirdiler.
Pandeminin gelmesiyle birlikte artık iş gücü dağıtımının faydalarını ya da zamanlamasını tartışmak için hiçbir zaman yoktu – bundan yana olup olmadığımız bizdeydi. Çalışmalar ve raporlar yıllardır hem işverenlere hem de çalışanlara, esnekliğin "her yerde" avantajlarını gösteren raporlar mevcuttu. Ancak birkaç ay evden çalışan ulus, sağlam bir uzaktan çalışma istatistiklerinin tamamen yeni bir seti içinde çalışmaya başladı. Ve bu verilerin bize anlattığı şey, her zaman söylediklerine ilişkin çok fazla şey ifade ediyordu: çalışanlara esneklik ve bağımsızlık verildiğinde, zorluklara yol açtılar. McKinsey, 2020 ortalarında yapılan bir araştırmada, hedeflere ulaşma, iş tanıma, şirketleriyle etkileşim ve ilişki ve iş memnuniyeti de dahil olmak üzere çalışan deneyimi faktörlerinde %55'e varan bir artış olduğunu bildiriyor.
Çalışanlara esneklik ve bağımsızlık verildiğinde zorluğa yükselir.
Uzak ekiplerin bazı avantajları arasında şunlar yer alır:
- Verimliliği artırma: Son zamanlarda yayınlanan birçok rapor ve istatistik uzak takımların güçlü performans ve verimlilik sonuçlarını göstermektedir. Güçlü veri kaynaklarından çekilen Forbes dergisinin 2020 tarihli bir makalesinde, uzaktan çalışanlar arasında verimlilikte %35'lik bir artış olduğu bildiriliyor.
- İyileştirilmiş refah: FlexJobs, yıllık anketlerinde katılımcıların %85'inden fazlasının evden çalışarak refahının iyileştiğini ve kendileriyle daha iyi ilgilenebildiklerini fark etti. Ankete katılanların %50'sinden fazlası, uzaktan çalışırken daha az hasta günü ve daha az kesinti süresi bildirdi.
- Daha az ciro: Yönetilebilir olmayan işe gidip gelmenin yanı sıra kalabalık, stresli çalışma ortamları, işlerinden başka türlü memnun olanlar arasında bile, çoğunlukla yüksek çalışan yıpranma oranlarına neden olur. Forbes dergisinin Haziran 2020'de işaret ettiği gibi, uzaktan çalışma esnekliğine sahip şirketler ciroda %25'lik bir azalmanın keyfini yaşıyor.
- Yeteneğe genişletilmiş erişim: Uzaktan çalışma engelli veya hareketlilik sorunu olan kişiler için fırsatlar açıyor. Genç çocuklu ebeveynler gibi daha esnek çalışma düzenlemelerine ihtiyaç duyan insanlara destek oluyor. Ayrıca yetenek havuzunu, oturamayanları veya ofise makul bir işe gidip gelemeyenleri de kapsayacak şekilde genişletir.
- Azalan genel masraf: Yakın tarihli bir rapor ABD'den alınan uzaktan çalışma istatistiklerini derledi ve analiz etti. Yönetim ve Bütçe Ofisi. Sonuç olarak, uzaktan çalışan her çalışan için -hatta zamanın sadece %50'si- şirketler, ilgili genel masraf ve ofis alanında yılda ortalama 11.000 ABD Doları tasarruf etti. Ayrıca aynı rapor, uzaktan çalışanların evden çalışarak yılda 7 bin dolara kadar tasarruf sağladığını da gösteriyor.
Dağıtılmış ekipler: Nasıl çalışıyor?
Elbette, uzaktan çalışmanın mümkün olmadığı belirli uygulamalı işler her zaman olacaktır. Ancak modern teknoloji, dağıtık bir iş gücü tarafından ele alınabilecek rol yelpazesini hızla genişletiyor. Bu uzak ekiplerin başarılı olmaları için, en az merkezi bir fiziksel çalışma alanında olabildiğince etkili bir şekilde iş birliği yapabilmeleri, iletişim kurabilmeleri ve birbirleriyle ve işlerindeki tüm operasyonel sistemlerle etkileşimde bulunmaları gerekir. Bunu sağlamak için modern iş yeri teknolojileri dengesi ve dayanıklı, etkili bir yönetim gerekir.
Dağıtılan ekipler güçlü ve çevik olan iş sistemlerine ve yazılım çözümlerine güvenir. Yapay zeka (AI), dağıtılan takımların kapasitesini sadece verilere ve bağlı sistemlere erişmekle kalmayıp, o bilgileri gerçek zamanlı ve belirleyici yöntemlerle kullanmaya getiriyor. Sensörler ve sohbet botları gibi diğer AIF destekli teknolojiler, ekip liderlerinin ve İK uzmanlarının bulut üzerinden uzak çalışanlara bağlı kalmalarına yardımcı olabilir. Eğitim, performans değerlendirmeleri ve memnuniyet kontrolleri gibi görevler, dağıtılan iş gücü genelinde kişiselleştirilebilir ve sorunsuz bir şekilde yönetilebilir.
Sorulmadan, uzaktan çalışanlar işlerini yapabilmek için güçlü teknolojiye ve güçlü iş sistemlerine ihtiyaç duyar. Ancak her şeyden çok, başarıları esnek ve dayanıklı yönetim stratejilerine bağlıdır.
Dağıtılmış bir iş gücünü yönetme stratejileri
- Beklentileri yönetin. Dağıtılmış birçok işçi iş birliğine dayalı teknolojiler konusunda rahattır, ancak diğerleri ek yardıma ihtiyaç duyabilir. Yöneticilerin ve İK liderlerinin beklentileri net bir şekilde iletmelerinden ve ihtiyaç duyulduğunda destek ile teknik eğitime kolay erişim sağlamaları önemlidir.
- Duyarlı olun. Dağıtılan ekipleri yönetmek için geri bildirim ve mentorluk sağlama konusunda özel bir yaklaşım gerekir. Örneğin, kişi içi, resmi performans değerlendirmeleri yerine birçok başarılı uzak ekip yöneticisi haftalık çevrimiçi check-in'ler programlıyor. Bu daha gayri resmi süreç, yöneticilerin ekip üyelerinin iş yüklerinin başında mikromantizm olmadan kalmasını sağlayabilir.
- Güven ve ekip çalışmasını teşvik edin. Yöneticiler, uzaktan çalışanları motive etmek için yenilikçi yollar bulmalı ve herkesin eşit şekilde hareket etmesini sağlamalıdır. Modern iş yeri teknolojileri iş birliğini, şeffaflığı ve sorumluluğu destekleyerek çalışır; ekiplerin kontrol edildiğini hissettirmeleriyle değil.
- Çalışan refahını önceliklendirin. Uzaktan çalışma, benzersiz bir dizi memnuniyet sorunu sunar. Yeni bir çalışma tarzına geçişe yardımcı olmak için, dağıtık ekip yöneticileri ve İK liderleri uzaktan çalışanların ihtiyaçlarına özel refah programları geliştirmeye yardımcı olmak için bağlantılı iş yeri teknolojilerini kullanabilir.
Uzaktan çalışmanın ve dağıtılan iş güçlerinin geleceği
Küresel belirsizliğin yaşandığı bir dönemde işletmeler, takımlarını ve şirketlerini daha dayanıklı ve rekabetçi hale getirecek çözümler arıyor ve kucaklıyor. Pandemi, iş yeri dönüşümü yolundaki işletmeleri başka türlü gelmiş olabileceklerinden çok daha aşağıya götürdü. Modern dijital teknolojiler ve stratejik iş gücü planlaması sayesinde, dağıtılan şirketler geleceğin işyerine hazırlanıyor.
SAP Insights bülteni
Bugün abone ol
Bültenimize abone olarak önemli öngörüler elde edin.