Bir İlgili Rapor Nasıl Yazılır?
Rapor Nasıl Yazılır?
Rapor yazma, çeşitli etkinliklerin organizasyonunun önemli bir parçasıdır. Bunun temel nedeni, müşterinize etkinliğinizin konusunda tam ve gerekli bilgileri vermenizdir. Ayrıca, öğrenme için iyidir. Etkinliğinizin incelemesi, gelecekteki etkinlik planlamanız için bazı geliştirmeler eklemenize yardımcı olabilir. Raporlar, etkinlikle ilgili kişi sayısı, katılanların sayısı ve diğer çeşitli konular gibi gerekli verileri toplamanıza yardımcı olacaktır. Tüm bu bilgilerin toplanması, etkinliğinizle ilgili trendleri ortaya çıkaracak ve bundan sonra onları daha etkin bir şekilde planlamanıza yardımcı olacaktır.
Ancak, bir olayla ilgili iyi bir rapor yazmayı öğrenmek tam olarak kolay değildir. Bu sanatı öğrenmek için bazı kısa kurallara ihtiyacınız olacak. Burada size bazılarını vereceğiz ve müşterileriniz ve kendiniz için mükemmel raporunuzu planlayabileceksiniz.
Rapor Yazma biçimi : Öncelikle, sunumunuzun tarzını ve formatını belirlemelisiniz. Olayların raporları farklı bir formatta yazabilirsiniz bunlar PDF dosyaları, PowerPoint sunumları, ciltli veya başka olarak yapılabilir.
* Raporun organize edildiğinden ve birkaç açık bölüme ayrıldığından emin olmalısınız. Rapor yazmanın amacı, olay sonuçlarını ve olayın amaçlarını karşılaştırmaktır. Etkinliğin birincil çıktıları özetlenmelidir.
* Raporda, etkinliğinize bağlı olan her izleyici ve sponsorun ilgi alanlarına ve gereksinimlerine göre uyarlanmalıdır. Sponsor hedeflerini dikkate alın. Sponsorların bir dereceye kadar etkinliğinizin ana izleyici kitlesi olduğunu ve sponsor olmaya değip değmeyeceğini bilmek istediklerini unutmayın. Etkinliğiniz için diğer izleyici kitlesi finansal yöneticileri ve üst düzey yöneticileri içerebilir.
Ardından bir sonraki adımınız, raporunuz için gereken tüm bilgileri izlemektir. Bunun için sadece belleğe güvenmek zorunda kalmayacaksınız verileri not etmeniz gerekecek. Etkinlik sırasında not almak son derece önemlidir, çünkü daha sonra olanları unutabilirsiniz ve etkinlik sırasında, onların hala akılda olduklarından emin olabilirsiniz. Etkinliğe katılan kişilerin sayısı, çevre ve izleyiciler tarafından onaylanan veya onaylanmayan kısımlar gibi önemli haber başlıklarına dikkat edin. Kısacası, etkinlik sırasında, elinizden gelen her şeyi yakalamanız ve bir yere yazmanız gerekir. Bu size daha sonra yardımcı olacaktır.
* Bazen, etkinliğin fotoğraflarını çekmeniz Gerekebilir. bazı müşteriler bunu idari amaçlarla ister. İnternet üzerinden etkinliğinizin reklamını yapmak için de kullanılabilirler. Bazı durumlarda, etkinliğin video kaseti de ilgili olabilir.
* Etkinlikten önce, etkinlik sırasında ve etkinlikten sonra olabildiğince fazla bilgi izlerseniz, etkinlik açıklamanız daha belirgin ve etkili olur.
* Sürekli olarak veri toplayın ve bunun için farklı insanlar kullanın (örneğin, görüşleriyle ilgili görüşme yapın). Her şeyi farklı açılardan yazmak yararlı olabilir. Etkinliğinizin sonuna kadar raporunuz üzerinde çalışmaya başlamak için beklememelisiniz.
Bir sonraki adım, sadece kilit noktaların özeti olacaktır. Bazen, etkinlik raporları, herkesin odaklanmak isteyeceği ifadelerden biraz daha büyüktür. Orada çok fazla bilgi içermemelisin. Bunun yerine, ana ve gerekli noktaları vurgulamanız gerekecektir ve bunun için özete tekrar net ve analitik olarak bakmanız gerekecektir.
* Onları ayrıntılarıyla tartışmak için etkinliğinizin en iyi anlarını seçin. Hangi noktaların en şaşırtıcı olduğunu ve hangilerinin en iyi şekilde çalıştığını göz önünde bulundurmalısınız.
Raporunuzu doğru bir şekilde düzenlediğinizde, içerik üzerinde çalışmaya geçmenin zamanı gelmiştir. İşte size yardımcı olması gereken birkaç adım.
Öncelikle, etkinliğinizin yönetici özetini yazmalısınız. Bu, tam raporun kısa bir versiyonudur ve incelemenizde tanıtım rolünü oynayacaktır.
İki raporu oluşturun; ilk olarak, etkinliğinizin sonucuyla ilgilenen kişiler için hazırlanan yönetici özeti olmalıdır. Daha ayrıntılı olan rapor olan diğeri, etkinliğin organizasyonuna katılan ya da sponsorluk yapan kişiler içindir. Yönetici özetinde neye odaklanacağınızdan emin değilseniz, cevap basit sonuçlar ve nesnelerdir. Bu özet çok kısa olmalı ve sadece bir veya iki sayfadan oluşmalıdır. Etkinliğin sunduğu kilit unsurlar burada özetlenmeli ve tüm bilgilerin kısa bir yorumu yapılmalıdır.
Rapora Görseller Ekleme : Başka bir akıllı hamle, raporunuzdaki görseller dahil olacaktır. Görselleri olan her şey, görsel sunumu olmayan şeylerden daha ilginçtir. Bu nedenle, izleyiciye sadece sayısız numaralar listesi vermek yerine etkinliğin istatistiklerini gösteren grafiği eklemek etkili olacaktır. Etkinliğinizin yeni bir ürünle ilgili olması durumunda, okuyucularına bir fotoğrafını verebilirsiniz. Fotoğraflar, olayı tanıtmak ve anlatmak konusunda çok yardımcı oluyor.
Reklam maruziyetinin ve sosyal medya izleyicisinin dokümantasyonu da yardımcı olabilir. Bunun için aşağıdaki adımları tamamlamak yardımcı olacaktır:
* Sponsor isimlerini içeren reklamlara odaklanın. Reklam oranlarının ve dolaşım rakamlarının toplanmasında faydalı olacaktır.
* Televizyondaki reklamları, puanları, haberleri ve kamu hizmeti duyurularını belgeleyin.
* Ayrıca, radyo, reklam ve tanıtım değerlerini, ücret listesi reklamlarını, denetlenmiş raporları ve yardımcı olabilecek diğer şeyleri belgelemelisiniz.
O zaman, etkinliğinizin tüm hedeflerini listeleyeceğiniz bir ifadeyi eklemek iyi olacaktır. Amaçlarla olayın sonuçlarının ilişkilendirilmesi önemlidir. Bu nedenle, insanlara etkinliğin orijinal misyonunu ve organizasyonu tarafından belirlenen hedefleri hatırlattığınızdan emin olmanız gerekir. Etkinlik programının netleştirileceği listeyi ekleyin. Ayrıca etkinliğin önemli katılımcılarını farklı noktalarda tartışabilirsiniz. Ancak, bu bölümleri olabildiğince kısa tutmalısınız. En fazla zaman, etkinliğinizin belirli sonuçlarını tartışmak ve işaret etmek ve bunları listelenen sonuçlarla eşleştirmek için harcanmalıdır.
Raporunuza finansal olayların dahil edilmesi profesyonel bir hamle olur. Etkinliğin hem bütçe hem de gelir detaylarını vermeniz gerekecek. Ayrıca, etkinlik için bütçelenen harcamaları, karşılaştırmak iyi olacaktır. Tüm maliyetleri ayrıntılı olarak açıklayın ve tanıtım faaliyetlerini, sponsorluk maliyetlerini ve personel giderlerini içeren pazarlama faaliyetlerini dahil edin. Tüm iyi raporlar aynı zamanda etkinliğin ayrıntılı bütçesini de içerir. Üst düzey yöneticiler ve finansal yöneticiler, sonuçlara yol açan kanıtlara bakmak ister.
Okuyucularınız için ilginç ve alakalı olan istatistiksel verileri eklemek önemlidir. Rapor yalnızca iyi hissettiren verilerle paketlenmemelidir. Eklemeniz gereken önemli istatistiklerden biri katılımcı sayısı olacaktır. Sağlanacak en iyi veri, ölçüm yönü olan bir veri türü olacaktır. Diğer önemli istatistikler, belirli kabin ziyaretçilerinin sayısı ve üretilen satış potansiyel müşterileri olabilir. Ne kadar çok veri sağlarsanız, etkinliğiniz o kadar güvenilirdir. Katılımcıları ve katılımcıları ilgilendiren bilgileri sağlamanız gerekecektir. Ayrıca, önemli olan nokta, izleyicilerin demografik özelliklerini ve araştırma sonuçlarını içerecektir (örneğin, izleyicinin satın alma eğilimleri). Sponsorların kampanyalarına ve ayrıca yardım bağışlarına tepki veren katılımcı sayısını bildirin.
Çalışanların katılımını ve ekonomik etkisini belgeleyin.
Raporunuzu zamanında doldurup teslim etmeyi unutmayın. Bu olaydan sonra hızlı bir şekilde yapılmalıdır. Organizasyonla ilgili sorunlarınız varsa, kendinize bir son tarih koyabilirsiniz. Genellikle, rapor olay gerçekleştikten sonraki 30 gün içinde hazırlanmalıdır. Ancak, bazı kuruluşlar raporun tamamını birkaç gün içinde talep eder. Her şey şirketinizin isteklerine bağlıdır ve onların gereksinimlerini karşılamak zorunda kalacaksınız. Projeniz için son tarih ne olursa olsun, zamanında karşılamak için mümkün olan her şeyi yapmalısınız. Ayrıca tüm özel taleplere de dikkat etmelisiniz. Seyirci sizden tam ve zamanında rapor bekleyecektir. Bu nedenle, kaliteli olması için biraz zaman ayırmalısınız, ancak insanları uzun süre bekletmek raporun modası geçmiş görünmesini sağlayacaktır.