Herkes toplantılardan nefret eder. Bunun nedeni çok basittir: Toplantıların çoğu sıkıcı ve verimsiz zaman kaybı olarak düşünülür. İnsanları, genellikle odadaki birçok insanla hiçbir ilgisi olmayan konularda konuşan bir kafa karışıklığını dinlemek için yapmaları gereken şeyden uzaklaştırırlar.
Yine de toplantılar her ne sebepten olursa olsun hala yapılmaya devam edilmektedir. Kuruluştan gelen haberlere veya diğer ekip üyelerinin üzerinde çalıştıklarına ve yardıma ihtiyaç duyabilecekleri noktada toplantıya yetişmek için yeterli zamanları olmalı. Toplantılar faydalı olmalıdır. İşte sizin için bir sonraki şirket toplantısının sadece başka bir zaman kaybı olmamasını sağlamak için 6 ipucu:
1 – Güncel bir konunuz olsun ve buna bağlı kalın.
Toplantı organize edenler önceden planlama yapmalı ve kapsamlı bir gündem oluşturmalıdır. Öncelikle gündemdeki konular görüşülmelidir. Toplantı sırasında ortaya çıkan diğer öğeleri görüşmek üzere gündemin sonunda zaman planlaması yapılmalı, sonunda zamanınız kalırsa ek konular tartışılmalıdır. Gündemi her zaman vaktinde herkese gönderin. Bu, insanların neyin tartışılacağı hakkında düşünmelerine ve soruları cevaplamaya veya tartışma eklemeye hazır olmalarına zaman tanır.
2 – Toplantıyı az kişi ile yapın.
Toplantı yapacak kişiler herkesi toplantılara davet etmek zorunda olduklarını düşünürken, aslında yapmamaları gerekmektedir. Sonuç olarak, büyük grupların olduğu toplantılarda nadiren önemli kararlar alırlar. Bu, daha büyük toplantıların genellikle etkisiz olduğu anlamına gelir.
3 – 30 dakikalık toplantılar düzenleyin.
İnsanlar çoğu zaman yoğunlardır. 60 ila 90 dakikalık toplantılar için zamanları yoktur. Ayrıca, çoğu insan 45 dakika kadar sonra sıkılmaya başlar ve toplantı konusundan uzaklaşırlar. Toplantılar 20 ila 30 dakika arasında yapılabilir, bu da genellikle büyük konuları tartışmak için yeterli zamandır. Toplantı uzun sürmeye başlıyorsa, toplantıyı sonlandırın. İşlenmediğini düşündüğünüz konularla ilgili 30 dakikalık bir toplantı daha ekleyin.
4 – Toplantıda neler yapıldığını gözetleyin.
Toplantıda alınan her önemli kararı not edin. Bazı toplantılar (beyin fırtınası oturumları veya aylık raporların gözden geçirilmesi) büyük kararlara neden olmamakla birlikte, bu toplantılar az ve sıklıkla olmalıdır. Her toplantı istenilen olumlulukta sonuçlanmazsa, bunların çoğu ortadan kaldırılmalıdır .
5 – Toplantının yetkili biri tarafından yapılmasını sağlayın.
Bir yöneticinin toplantılar yapması yaygındır. Ama çoğu zaman, bunlar doğru insanlar değil. Düzensiz olabilirler. Bunun yerine, son derece düzenli ve yetkili bir kişi görevlendirilmelidir. Yönetici asistanları mükemmel toplantı organizatörleri ve zamanlayıcıları yaparlar: Bir konuda konuşmayı sonlandırıp bir sonraki oturumda başarılı olurlar.
6 – Sadece toplantı yapmak için toplantı yapmayın.
Her küçük tartışma konusu için toplantı yapmak cazip gelebilir. E-posta, telefon görüşmesi vs. gibi görüşmeleri yapabileceğiniz durumlarda toplantı düzenlemeyin. Ayrıca, toplantılar iş planları veya strateji belgeleri oluşturmak için her zaman en iyi yöntem değildir. Daha büyük gruplardan bilgi almak ve yeni fikirlerle beyin fırtınası yapmak için idealdir.
Toplantılar doğru kullanılırsa son derece etkili araçlar olabilir. Birinci kural, çalışanların veya iş arkadaşlarının zamanını boşa harcamamaktır. İnsanlar çalışmak için zamana ihtiyaç duyarlar ve toplantılar çoğu zaman tam da bunu yapmalarını engeller..Link_Tik{padding: 14px 22px;background: #3992c969;border-radius: 7px;margin: 12px 0px;}