DR / iş sürekliliği planınız yoksa, uzmanlar acele etmeyi kolaylaştırmak için bu alanlara (iletişim, erişim, bağlantı ve roller) odaklanmayı söylüyor.
Felaket kurtarma ve koronavirüs pandemisinin ortasında iş sürekliliği planları olan işletmeler için, çalışanların saha dışında bir ev ofis ortamına geçişi kolay olmalıdır. Bu geçişi daha da kolaylaştırmak, birçok işletmenin çalışanlarına masaüstü iş istasyonları yerine dizüstü bilgisayarlar sağlamaları ve bulut tabanlı işbirliği, proje yönetimi, iletişim ve verimlilik uygulamalarına geçmeleridir.
Resmi bir DR / BC planı olmayan kuruluşlar için işler biraz daha zor olacaktır. Afete hazırlık ve hizmet şirketi Sungard Assurance Services küresel ürün yönetimi başkan yardımcısı Pat Morley, bir tür yol haritası hızlı bir şekilde geliştirmeleri gerekiyor, böylece herkes ne yapacağını ve onlardan ne beklendiğini biliyor.
Resmi iş sürekliliği planlaması son derece karmaşık olduğu için, bir pandeminin ortasında sıfırdan bir tane oluşturmaya çalışmak gerçekçi değildir. Neyse ki, bir pandemi ile sel, kasırga veya kasırga gibi doğal bir felaket arasında tesislerinizi ve veri merkezlerinizi silen büyük bir fark var. Bir pandemi ile, tüm altyapınız hala sağlam ve tamamen işlevseldir.
"Bu, evde çalışmaya uygun bireyleri, üretim alanında kalabilecek kişileri tanımlamak ve her ikisinin de, şeylerin uygunluğu ve insan tarafından, bu planı oluşturması için ne yapmaya çalıştığınızı bilmeniz, "Morley dedi. "Bu iş ne kadar küçük olursa olsun, ilişki kurmak için yapısal bir şeye ihtiyacınız var."
Çalışanlarınızın büyük çoğunluğu işlerini evden yapabilse bile, yerinde veya hızlı şekilde çalışır durumda olan ve BT yardım masası personeli gibi temel çalışanlar olacak, böylece herkes işlerini halledebilir. Bunu çözdükten sonra, Devlet Oto Sigorta Şirketlerinde altyapı başkanlığı, operasyon ve güvenlik başkan yardımcısı Matt Prezbindowski, evden çalışacak kişilerin geniş bant internet ve akıllı telefona sahip olduklarından emin olmalısınız.
"Burada bizim durumumuzda hatırlayabiliyorum, eğer birkaç yıl geriye gidip 'Hey, evden çalış, tamam mı?' Eve gidecekler ve sonra şöyle olacaklar: 'Hızlı bir internet bağlantım yok. Burada gerçekten yavaş.' Yani, bu yeteneğe sahibiz, ancak her zaman uyarılıyor… yüksek hızlı bir internet bağlantınız olmalı. ”
Aygıt düzeyinde bağlantı kurulduktan sonra, çözmeniz gereken iki temel sorun erişim ve iletişimdir.
Birincisi, erişim, tesis dışı çalışanların işlerini yapmak için ihtiyaç duydukları uygulamalara, verilere ve araçlara erişmesini sağlamak anlamına gelir. Bulut tabanlı uygulamalara erişim, çalışanın fiziksel olarak oturduğu yerden bağımsız olarak aynı olacaktır, ancak şirket içi uygulamalar ve veriler için, çalışanların şirket ağına güvenli bir şekilde erişebilmeleri için sanal özel ağlar (VPN) gibi araçların dağıtılması gerekecektir.
Bir ev ofisinden tamamen işlevsel olabilmek için masaüstlerine de erişmeleri gerekir. Sanal masaüstü altyapısı (VDI) ve uzak masaüstü protokolü (RDP) gibi çözümler mevcut olsa da, anında kurulum yapmak karmaşıktır ve birçok kişi için kullanımı zor olabilir. Morely, bu sorunun üstesinden gelmenin en basit yolunun çalışanların iş istasyonlarını fişten çekip eve götürmelerini sağlamaktır.
İkinci büyük sorun, çalışanlarla açık ve tutarlı iletişim çizgileri oluşturmaktır.
"İletişim protokolünüz kritik öneme sahip," dedi Morley. "Telefon numaralarının bir listesi kadar basit olabilir. Kısa mesajlar, e-postalar olabilir. Düzenli ve net iletişim göndermek gerçekten önemlidir. Ama aşırı karmaşık olmazdım, basit tutardım."
Yönetimin tüm çalışanlarla ne sıklıkta iletişim kuracağını ve paylaşacakları bilgileri planlamanız gerekir. Uzaktan çalışan bir iş alanı olan FlexJobs'un kariyer geliştirme müdürü ve koçu Brie Weiler Reynolds, işlerini olabildiğince az kesintiyle halledebilmek için çalışanlar arasındaki departman düzeyinde iletişimin sürdürüldüğünden emin olmanız gerekir. danışmanlık.
“Fazladan toplantınız olacak mı?” Dedi. "Belki de haftanın başında, herkesin aynı sayfada olduğundan emin olmak için giriş yapın, herkesin bu yeni kurulumla rahat olduğundan emin olun. İlk başta daha fazla iletişim kurmanız gerekebilir; herkesin buna sahip olduğunu varsaymak yerine yönetici olarak proaktif olmak Özellikle bunun oldukça yeni olduğu, insanların düzenli olarak uzaktan çalışmadığı ve sadece günlük yaşamın bir parçası olmadığı şirketler için bence bunun iletişim parçası – ne zaman, nerede, ve hepiniz nasıl iletişim kuruyorsunuz – bu, daha sonra ortaya çıkan birçok sorunun giderilmesine yardımcı olur. "
Bu sadece operasyonları çalışır durumda tutmaya yardımcı olmakla kalmayacak, artık meslektaşlarını günlük olarak göremedikleri için insanların daha az yalıtılmış hissetmelerine yardımcı olacaktır. Bu, onları motive ve odaklanmış tutmak için önemli olacaktır.
"Değişen en büyük şey genellikle koridorda yaptığınız hazırlıksız toplantılar, su soğutucu üzerinde gerçekleşen kaza sohbetleri." "İnsanları masalarında fiziksel olarak göremezsiniz."
Morley'e göre, iş sürekliliği planı olmayan şirketlerin önce odaklanması gereken ilk beş şey:
-
Salgın hazırlığınızdan ve yanıtınızdan kimin sorumlu olması gerektiğini belirleyin. Genellikle, işgücü ve işyeri unsurları için insan kaynakları ve operasyonel yön için COO.
-
Personel ile iletişim kurmak için protokoller ayarlayın ve çalışanları güncellemelerle ne zaman ve nasıl döngüde tutacağınızla ilgili ayrıntıları belirtin.
-
Hangi çalışanların evden ve hangilerinin evden çalışamayacağını bilin. Evden çalışamayanlar için, işyerinizdeki çalışanları ve ziyaretçileri korumak için bulaşıcı hastalığın yayılmasını sınırlayan ziyaretçi politikaları oluşturun. Örneğin, paylaşılan bir ofis binasında çalışanların başkalarına maruz kalma durumlarını sınırlamaları için özel bir giriş oluşturmak isteyebilirsiniz.
-
Devamsızlığın veya uzaktan çalışmanın işinizi nasıl etkileyebileceğini düşünün. Örneğin, müşteri talebini karşılayabilecek misiniz?
-
Ürünleriniz veya hizmetleriniz veya tedarik zinciri sorunlarınız için talep değişikliklerine hazırlanın. Bu, tıbbi malzeme üretiyorsanız üretimi arttırmak veya normal tedarikçilerinizde bileşenlerde sıkıntı yaşıyorsa alternatif tedarikçiler tedarik etmek anlamına gelebilir.