Her başarılı projenin arkasında uzun bir kontrol listesi, bol miktarda kahve ve bir veya birkaç tane organize proje yöneticisi vardır. Zorlayıcı proje yöneticileri, projelerin zamanında ve mükemmel sonuçlarla teslim edildiğinden emin olmak için her projenin bel kemiğidir.
Ancak profesyonel proje yöneticileri, proje yönetimi konusunda kapsamlı bir eğitime sahip olsa da, çoğumuz işimizin bir parçası olarak proje yönetiyoruz: monday.com yakın zamanda 1300'den fazla profesyonelle anket yaptı ve bu kişilerin %95'i işlerinin bir parçası olarak proje yönettiklerini söyledi ancak tüm sadece %29'u proje yöneticisi unvanına sahip olduklarını söyledi.
Peki durum buysa, profesyonel ve profesyonel olmayan proje yöneticilerini birbirinden ayıran nedir? Tek kelime: şeffaflık.
Proje yönetimi tanımı
Proje yönetimi tipik olarak, kesin bir görevi, tek seferlik bir etkinliği veya devam eden bir faaliyeti tamamlamak için bir şirketin kaynaklarını (finans, çalışanlar veya varlıklar) organize etmeyi içerir. Başka bir deyişle, proje yönetimi, bir projenin başlatılmasını, ana hatlarını çizilmesini, yürütülmesini, denetlenmesini ve tamamlanmasını içerir.
Proje yöneticisinin hangi sektörden geldiği önemli değildir. Proje yöneticileri genellikle proje amaçlarını ana hatlarıyla belirtmek, görevleri ekip üyelerine atamak ve projenin farklı aşamalarının ne zaman tamamlanacağını belirlemek gibi çok benzer görevlere sahiptir.
Proje yönetimi neden önemlidir?
Proje yönetimi, şirketlerin riskleri tahmin etmesine ve azaltmasına, maliyetleri daha iyi yönetmesine ve kaliteli sonuçlar vermesine yardımcı olur.
Economist Intelligence Unit (EIU) tarafından dünya genelinde 213 üst düzey yönetici ve proje yöneticisiyle yapılan bir araştırmaya göre, katılımcıların %90'ı, başarılı projeler sunma ve rekabetçi kalma açısından proje yönetiminin kritik (%47) veya biraz da olsa önemli (%43) olduğunu düşünüyor.
EIU raporuna göre, kapsam ve bütçenin ayrıntılı bir şekilde değerlendirilmesi, devam eden risk yönetimi ve proje sonuçlarının ölçülmesi de dahil olmak üzere ayrıntılı proje yönetimi süreçlerine bağlı kalan şirketler, hedeflerine daha tutarlı bir şekilde ulaşıyor ve hatta bunları aşıyor.
Tipik olarak, proje yönetimi yaşam döngüsü beş farklı aşamadan oluşur:
Tanımlama: Belirtilen projenin amaç ve hedeflerini belirleme.
Başlatma: proje ürünlerinin belirlenmesi, ilgili paydaşların seçilmesi ve hangi kaynakların gerekli olduğunun belirlenmesi.
Planlama: proje zaman çizelgelerini planlaması ve görevleri atanması.
Teslimat ve uygulama: gereken işin yapılması ve projenin sunulması.
Tamamlama ve sonuç: proje başarılarının ve aksaklıkların değerlendirilmesi ve bir sonraki sefer için not edilmesi.
En önemli 3 temel proje yönetimi becerisi
Başarılı proje yönetimi konusunda sonsuz sayıda beceri olsa da, kesinlikle birkaçı öne çıkmaktadır:
Zaman yönetimi becerileri
İlk olarak, iyi zaman yönetimi becerilerine sahip olmak gereklidir. Bir projeyi zamanında bitirmek için, bir proje yöneticisinin görevlerin ne kadar sürede tamamlanacağını doğru bir şekilde tahmin edebilmesi ve dolayısıyla buna göre öncelik verebilmesi gerekir.
Teknik beceriler
İkinci olarak, teknik beceriler, belirli fiziksel veya dijital görevleri kullanarak veya üstlenerek öğrenilen veya elde edilen niteliklerdir. Pek çok farklı türde teknik beceri vardır ve farklı projeler farklı teknik ihtiyaçlar gerektirir. Bununla birlikte, bir proje yöneticisi projeyi tamamlamak için gereken teknik yönler hakkında ne kadar fazla bilgiye sahip olursa, ekip üyeleri için görevleri, beklentileri ve zaman çizelgelerini belirlemede daha doğru seçimler yapacaktır.
İletişim yetenekleri
Üçüncü olarak, bir proje yöneticisinin her bir ekip üyesinden ne istendiğini etkili bir şekilde ifade edebilmek için iyi iletişim becerilerine sahip olması gerekir.
Proje yöneticileri için en önemli değer şeffaflıktır
Harika proje yöneticilerini gerçekten diğerlerinden ayıran bir değer vardır: şeffaflık.
Harvard Business Review şeffaflığı genel bir şekilde “bir organizasyon içinde, yöneticiler ve çalışanlar arasında ve paydaşlara doğru bilginin serbestçe aktarılma derecesi” olarak tanımlıyor. monday.com olarak biz şeffaflığı "tüm bilgileri (sayılar, yol haritaları, planlar, zorluklar ve endişeler) ekipteki herkes için kolayca erişilebilir kılmak" olarak tanımlıyoruz.
Herkese güncel bilgi ve değişiklikler haber verilmezse, hem şirketler hem de ekip üyeleri farklı paydaşların ve ekip arkadaşlarının sürekli değişen taleplerine cevap veremezler, verimli çalışamazlar ve yenilik yapamazlar.
Çalışanlar için faydaları
Herkese karşı şeffaf olmanız sayesinde tüm çalışanlarınız, daha çevik olabilirler, özerk çalışabilirler, daha iyi sonuçlar elde edebilirler ve başarılı olmak için ihtiyaç duydukları tüm bilgilere erişebildikleri için hedeflerine daha hızlı ulaşabilirler.
Bilgi herkes tarafından erişilebilir olduğunda, ekiptekiler büyük resmi görebilir ve çalışmalarının ve katkılarının nasıl doğrudan bir etki ya