İşlerini Perşembe Gününe Kadar Bitirip Cumayı Tatil Gibi Geçirenlerin 4 Sırrı
Cuma gününden önce işlerin çoğunu tamamlamak, pazartesiden perşembeye kadarki sürede nasıl çalıştığınıza ve genel olarak çalışma alışkanlığınıza bağlı.
Hepimiz sık sık aynı problemle karşılaşıyoruz. Hafta içi bir türlü geçmek bilmezken hafta sonunun ne kadar hızlı geçtiğini fark etmiyoruz.
Matematiksel ve bilimsel olarak bunun elbette açıklaması var. Ama ya bunu değiştirebilseydin? Zamanını verimli kullanıp tüm ağır işlerini Perşembe gününe kadar tamamlasaydın ne olurdu?
Cuma günlerini hafif işlerle geçirip ofisten kolayca toparlanıp çıkabilirdin. Daha az yorgun şekilde işten çıktığın için kendine, arkadaşlarına daha fazla zaman ayırabilirdin ya da hafta sonu için gereken enerjiyi erkenden toplamış olabilirdin. Veya 3 günlük bir tatil için Cuma günü izin alabilirdin. Bunu yapan çok fazla insan var.
Biliyorum, düşününce zor geliyor. Ancak şüphecilik bir yana, vaktinizi etkili kullanırsanız bu gayet yapılabilirdir. Zaten çok sayıda şirket çalışanları için esnek veya dört günlük çalışma haftası oluşturmaya başladı bile.
Peki bu insanlar bunu nasıl başarıyor? Düşündüğün kadar zor değil.
1) Kasıtlı bir şekilde planlama yapıyorlar.
Cuma gününü çalışma haftasının sonuna yapışmış olan fazladan bir gün olarak görmeyi amaçlıyorsun. Bu, o güne toplantıları, telefon görüşmelerini ve diğer önemli buluşmaları planlamaktan kaçınman gerektiği anlamına gelir. Bunu elbette olabildiğince kimseye çaktırmadan yapmaya çalışmak çok önemli.
Bu kasıtlı planlama tüm çalışma haftanız boyunca geçerlidir. Kendine boş bir Cuma günü ayarlayabilmek için, diğer günlerde de programına yakından bakman gerekiyor.
Elbette sizden bağımsız durumlar var. Yani takviminiz üzerinde her zaman tam kontrolünüz olamaz. Ancak, haftanın nasıl şekillendiğini görmek için sık sık programını kontrol etmen önemlidir. Çok fazla taahhüdün olduğunu ve gerçekten çalışmak için yeterli zamanın olmadığını düşünüyorsan, hangi işin öncelikli olduğunu veya hangisine geri dönebileceğini görmen gerekir.
2) Önceliklere odaklanıyorlar.
Haftaya en iyi niyetlerle ve ofiste uğraşacağın şeylerin bir listesiyle başlarsın. Ancak Cuma günü geçtikten sonra, bunlardan herhangi birini zar zor başardığını şaşırarak fark edersin. Muhtemelen hafta boyunca "acil" denilen işlere kendini fazla kaptırmışsındır.
Başarılı bir iş adamı ve yazar olan Stephen R. Covey'in dediği gibi:
“Çoğumuz acil olana çok fazla zaman harcıyoruz ve gerçekten önemli olan şey için az zaman harcıyoruz.”
Cuma gününden önce her şeyi tamamlayan insanlar, etkili önceliklendirmenin değerini bilirler. Ayrıca çoğu geri adım atmak ve baskı yapmak yerine kritik olan konulara odaklanmayı tercih ediyor. Hatta bazıları bu noktada işleri kolaylaştırmak için birtakım zaman yönetimi matrisleri bile kullanıyor.
Zamanını nasıl harcadığın ve zamanını nasıl harcaman gerektiği arasında büyük fark vardır. Cuma gününün boş olmasını istiyorsan, önceliklerini sürekli olarak değerlendirmen ve enerjini doğru şeylere yönlendirdiğinden emin olman gerekecektir.
3) Dikkat dağıtan etkenleri yok ederler.
Sahip olduğun günlerin her dakikasını en üst düzeye çıkarman gerekecek. Bu da dikkat dağıtıcıların mümkün olduğunca asgariye indirilmesi demek.
Ofisteki sohbetler ve yüksek sesle yapılan telefon görüşmeleri yüzünden masandaki işe odaklanamıyorsan, sessiz bir yer bulmaya çalış. Yer değiştirme konusunda çaresizsen gürültü önleyici kulaklıklar kullan. Ne üzerinde çalışıyorsan onun üzerine yoğunlaş.
İşte uzakta tutmak isteyeceğiniz başka bir dikkat dağıtıcı: E-posta. Tarayıcı sekmesini kapat ve gelen kutunuzun bildirimlerini sustur. Hatta Tommy John’un CEO’su Tom Patterson şu önerisini bile dikkate alabiliriz:
"Herkesin yalnızca e-postalarınızı belirli bir zamanda okuduğunuzu bilmesini sağlayan bir ofis dışı mesaj belirleyebilirsiniz."
4) Kestirmeleri severler.
Başarılı insanlar her zaman birinci sınıf sonuçlar üretmekten endişe duyarlar ancak zaman kazanmak birtakım yöntemler geliştirmelerine engel değildir. Öyleyse, eline bir sayfa al ve iş rutinine iyi ve sert bir bakış at. Gereksiz yere çok zaman geçirdiği yerler var mı?
Mesela bu sürekli olarak hazırladığın bir belgedir. Bu belge için bir şablon oluştur, böylece zaman kazanabilirsin. Ya da her zaman gönderdiğin bir e-posta mı var? Bunun için hazır bir yanıtı kaydet, böylece aynı mesajı tekrar tekrar göndermen gerekmez. Günlük veya haftalık olarak tamamlaman gereken önemli bir görev var mı? Otomatikleştirmenin bir yolu olup olmadığına bak. Bunlar elbette basit örnekler ama işin mantığını anladığını düşünüyorum.
Bazılarınız "Bunlar ne kadar zaman kazandırabilir?" diyebilir. O halde şu basit hesaba bakın: Pazartesi ve Perşembe günleri arasında her gün 15 dakika kazanmayı başardıysan, Cuma günü geldiğinde bu sana tam 1 saat olarak geri dönecek. Bu, ayda 4 saat yapar. Dakikalarla sınırlı olan yaşamımızda hayallerimiz, sevdiklerimiz, kendimiz için ayıracağımız bir 4 saat çok değerli değil mi sizce?
Haftanızdaki bir günü ortadan kaldırmak çok daha az iş yapmanın bir yolu gibi görünebilir. Ama bu her zaman böyle değildir. Yani dört günlük çalışma haftalarının artan verimlilik, daha yüksek katılım düzeyleri ve daha mutlu çalışanlar gibi konulardan birçok fayda sağladığı kanıtlanmıştır.
Ayrıca araştırmalar daha uzun saatlerin her zaman daha fazla işi başarmakla eşit olmadığını gösteriyor. Belli bir noktadan sonra kontrol edemiyoruz ve üretkenliğimiz yok olmaya başlıyor.
Bu nedenle, ofisiniz resmi olarak 4 çalışma günü içeren bir sistem uygulamıyor olsa bile, siz kollarınızı sıvayabilir ve daha rahat bir Cuma günü geçirebilirsiniz.
1