Zaman Takibi — her zaman bir nimet, asla bir felaket.
Zaman takibi, başarılı bir projenin temel direklerinden biridir – projenin maliyetini, kalitesini ve kapsamını doğrudan etkiler.
Yetersiz zaman takibi, tüm proje yönetimi akışınızı engelleyebilecek öngörülemeyen sorunlara yol açabilir. Örneğin, ekibinizin genel performansını uygun bir doğrulukla gözden geçiremez veya kaynakları akıllıca tahsis edemezsiniz.
Market Research Future tarafından 2020’de zaman takibiyle ilgili bir araştırma, ABD ekonomisinin kayıt dışı iş faaliyetleri nedeniyle (günlük) yaklaşık 50 milyon saat üretkenlik kaybettiğini ortaya koydu. Günümüze hızlı bir şekilde ilerleyen kuruluşlar, proje yönetimini geliştirmek için zaman takibinin önemini fark ediyor. Örneğin, başka bir araştırma Pazar Araştırması Geleceği “Zaman Takip Yazılımı Pazarının %21,4 oranında büyümesinin beklendiğini” açıkladı.
Ama ne kesinlikle zaman takibi mi
Basitçe söylemek gerekirse, zaman izleme yazılımı, her bir çalışan için çalışmak için harcanan saatleri kaydetmeye, izlemeye ve optimize etmeye yardımcı olur. Çalışanlarınızın sadece iş tahminlerinin doğruluğunu değil, ne kadar etkili olduklarını da değerlendirebilirsiniz.
İhtiyaçlarınıza bağlı olarak zamanı takip etmenin birkaç yolunu keşfedin
Farklı ekiplerin iş vardiyalarını, çalışma sahasını ve izleme süresini atamak için farklı yollara ihtiyacı vardır – bu nedenle, bir takıma uygun olan şey başka bir takım için işe yaramaz. Aşağıda, zamanı izlemenin 6 yolunu damıtıyoruz.
Sabit telefon zaman takibi
Telefonla zaman takibi, çalışanların cep telefonu, sabit hat veya telefon aracılığıyla giriş ve çıkış yapmasını sağlar. Bunu düşünürseniz, çalışanların çalışma saatlerini takip etmek için geleneksel bir zaman saati kurma fikri pratik olmayabilir. Özellikle müşterileriniz farklı konumlarda bulunduğunda.
Ama iyi telefon zaman takibi yazılım, çalışma saatlerini sorunsuz bir şekilde kaydetmek için telefon hattı ile yazılım arasında bir köprü oluşturur. Çalışanların istemleri izlemesi veya ücretsiz bir numarayı araması yeterlidir.
Punch saat kiosk
Bir tableti veya bilgisayarı çevrimiçi bir yumruk saatine dönüştürün. Bir çalışan benzersiz bir PIN kodu kullanarak her giriş yaptığında, zaman konumu ve bir resim doğrudan çevrimiçi bir zaman çizelgesine gönderilir.
Mobil zaman saati uygulaması
Tüm çalışanlarınızın bir akıllı telefonu varsa, mobil zaman saati uygulaması iyi bir seçimdir. Giriş ve çıkış zamanlarını ve mola zamanlarını doğrudan bir zaman çizelgesine kaydeder. Örneğin, akıllı telefonun konum belirleme özelliği burada kullanışlı oluyor.
Bilgisayar zaman saati
Çalışanlarınız bilgisayarlarda çalışıyorsa, zaman izleme yazılımına kolayca giriş yapabilirler ve zaman, zaman çizelgesine otomatik olarak kaydedilir. Tele-çalışanlar ve ofisler için harika. Belirli zaman izleme yazılımı uygulamaları, uygulamayı değerlendirmek için gereken IP adresinden bahsederek yöneticilerin kontrolü bir adım daha üst düzeye çıkarmasına olanak tanır.
Diğer popüler yöntemler, RIFD delme saati ve barkod delme saatidir.
Proje yönetimini geliştirmek için zaman takibini kullanmanın 11 yolu
- Ödemeleri takip edin: Saatlik çalışan kullanan ekipler için tam ücretlerini takip etmek çok büyük bir görev gibi gelebilir. Ancak zaman takip yazılımının kullanılması bu zorluğu ortadan kaldırır. Ek olarak, düzenli çalışanlar için faturalandırma ve bordro sürecini kolaylaştırır.
- Kaynakları akıllıca tahsis edin: Zamanı verimli bir şekilde takip ettiğinizde, personel ve kaynakların nasıl tahsis edildiğini kuş bakışı görürsünüz. Bu da size maksimum üretkenlik elde etmek için kaynakları tahsis etmek için hareket alanı sağlar.
- Zaman çizelgelerini analiz edin: Zaman çizelgeleri, karar verme sürecinde yardımcı olabilecek sağlam verilerle birlikte gelir. Örneğin, ilerlemeyi, belirli bir çalışanın belirli görevlere ne kadar zaman harcadığını ve projeyi daha iyi yönetmek için gereken değişiklikleri izlemenize olanak tanır.
- Çalışanları motive eder. Hedefler belirlendikten ve görevler tahsis edildikten sonra, proje zaman takibi, büyüme zihniyetini teşvik etmede önemli bir rol oynar. Otomatik bir zaman izleyici, çoklu görev olasılığını azaltır ve kritik olmayan sorunlardan sapmalarını önler.
- Endüstri standartlarıyla karşılaştırın. Zaman izleme yoluyla oluşturulan veriler, herhangi bir darboğaz bulmanızı veya verimsiz süreçleri belirlemenizi sağlar. Sonuçları bütçeler ve endüstri standartları ile karşılaştırmanıza yardımcı olur. Ayrıca, üzerinde çalıştığınız benzer projelerle mevcut projelerin ilerlemesini karşılaştırabilirsiniz.
- Yıllık ekip performans incelemesi. Her çalışanın zamanın nasıl kullanıldığına ilişkin veriler, yıllık ekip performans incelemesinde büyük rol oynar. Veri olmadan, nüanslı bir anlayış bulmak zor. Örneğin, her çalışanın istatistiklerini çıkarabilir ve üretkenliklerini diğerleriyle karşılaştırabilirsiniz. Bu şekilde, güçlü ve zayıf yönlerin temel alanlarını belirleyebilirsiniz.
- Doğru insanları ödüllendirin. Bir proje yöneticisi olarak, mükemmel bir iş çıkaran çalışanları ödüllendirmeniz gerekir. Örneğin, bir promosyon vermek. Zaman takibi, teşvike dayalı zorluklar veya zamana dayalı yarışmalar oluşturmanıza olanak tanır. Sadece onları motive etmekle kalmaz, aynı zamanda başkalarını da daha iyisini yapmaları için motive eder. Genel olarak, zaman takibi, üretken kalmanın bir ekosistemini oluşturur.
- Kapsam kaymasını uzak tutun. Kapsam kayması, herhangi bir projenin korkutucu kısmıdır. Ama ne yazık ki öyle ya da böyle bir yolunu buluyor. Genel olarak, projelerin kapsamının değişmesi normaldir, ancak gelişigüzel değişiklikler tüm süreci rayından çıkarabilir. Böylece, zamanı ve bütçeyi dikkatlice izlediğinizde, hasara yol açmadan önce kapsam kaymasını belirleyebilirsiniz.
- Birden fazla cihazda zamanı izleyin. Proje üyelerinin ister uzaktan çalışan ister yerinde çalışan olsun, izleme süresi hala önemlidir. Kişisel bir akıllı telefon, telefon bilgisayarı veya tablet olabilir. Bulut tabanlı zaman izleme yazılımı, çalışanların nerede olurlarsa olsunlar zamanı sorunsuz bir şekilde girmelerine olanak tanır.
- Projenin durumunu hızlıca kontrol edin: Bir projede, farklı kişiler farklı bölümlerden veya görevlerden sorumludur. Ayrıca, birkaç proje aynı anda canlı olarak çalışır. Bu nedenle tüm görevlerin durumunu bilmek neredeyse imkansızdır. Ancak zaman izleme yazılımı bu zorluğu ortadan kaldırır. Sadece yazılıma giriş yapın ve görevin durumunu bir bakışta kontrol edin. Örneğin, belirli bir gün, ay veya yıl için belirli müşteriler, projeler veya görevler. Ek olarak, bir çalışanın belirli bir günde ne kadar iş yaptığını kontrol edebilir, projeye özel ayrıntıları alabilir veya etkinlik içgörüleri alabilirsiniz.
- Karlılığı Artırın. Zaman takibi, faturalandırma için çalışma saatlerini en yüksek doğrulukla izlemenizi sağlar ve bu, herhangi bir işletmenin kârlılığının çok önemli bir parçasıdır. Bir zaman izleme yazılımı dağıtmak, zaman alan görevlere ilişkin öngörüler sağlar. Bu tür tuzaklar belirlendikten sonra, yöneticiler bu sorunlara hemen bir çözüm bulmanın yollarını bulabilirler. Örneğin, evrak işlerinin beklenenden daha fazla zaman aldığı ortaya çıktı. Artık yöneticiler, harcanan zamanı azaltmak için en iyi uygulamalardan yararlanabilir.
Bunların dışında, zaman izleme yazılımının aşırı iş yükünden kaçınma, önemli görevlere öncelik verme, zaman kaybını, çalışanların tükenmesini önleme ve bir projenin parasal değerini daha iyi tahmin etme gibi birçok başka faydası vardır.
Basit adımlarla zaman izleme yazılımından en iyi şekilde yararlanma
- İyi bir zaman izleme yazılımına yatırım yapın. İyi zaman izleme yazılımı, ihtiyaçlarınızı ve gereksinimlerinizi tam olarak karşılayan yazılımdır.
- Takıma zaman takibinin önemini açıklayın. Çalışanlarınızı bir zaman izleme yazılımının avantajları ve bir bütün olarak projeyi geliştirmeye nasıl yardımcı olabileceği konusunda bilgilendirin. Çalışanların sorumluluklarını artırır.
- Düzenli olarak ekibe zamanlarını takip etmelerini hatırlatın. Çalışanlarınıza zamanı düzenli olarak takip etmelerini hatırlatan sistemlere sahip olduğunuzdan emin olun. Örneğin, e-postalar.
- Son olarak, daha iyi kararlar almak için verileri değerlendirin. Zaman takibi size oyunun kurallarını değiştirebilecek paha biçilmez veriler sunar. Bu veriler size ekibinizin genel üretkenliği, bireysel performansı, her görevin aldığı süre, kaynak tahsisi ve daha fazlası hakkında fikir verebilir. Ve bu veriler gelecek için daha iyi plan yapmanıza yardımcı olur.
Son sözler: Zaman izleme yazılımıyla üretkenliği artırın
Çalışanınızın zamanını mikro yönetmek, proje yöneticisi olarak sahip olmak için iyi bir liderlik becerisi değildir. Ancak şeffaflık da eşit derecede önemlidir. İşçilerin zamanlarını nasıl harcadıkları konusunda net bir fikriniz yoksa, bir noktada büyük bir aksilik yaşayacaksınız. Günümüzde işletmeler, tüm projenin sorunsuz çalışması, kapsam kaymalarını uzak tutmak ve ekiplerin doğru yolda olmasını sağlamak için zaman izleme uygulamaları kullanıyor.
Zaman izleme yazılımı proje yönetimi yazılımınıza entegre edildiğinde, görevleri otomatik olarak atayabilirsiniz ve veri aktarımı veya farklı sistemleri senkronize etme konusunda endişelenmenize gerek kalmaz.
Özetlemek gerekirse, iyi bir zaman izleme yazılımı, zamanı sorunsuz bir şekilde izlemenize, görevleri akıllıca atamanıza, ilerlemeyi gerçek zamanlı olarak izlemenize, ilgili verileri yakalamanıza ve tabii ki acil sorunları veya darboğazları erkenden ortaya çıkarmanıza olanak tanır.
Kaynak : https://edtech4beginners.com/2022/08/24/how-to-use-time-tracking-to-enhance-project-management/