Bu haftaki yazıya bir soruyla başlayalım; İşleri halletmek için ne kadar mücadele ediyorsun?
Cevabımız yetersizse, sanırım hepimiz zaman zaman bu sorunu yaşıyoruz. Bu nedenle, gün boyunca gerçekten daha fazlasını yapmak için her türlü üretkenlik hilesine başvuruyoruz.
En yaygın ve uzun süredir devam eden üretkenlik hilelerinden biri, yapılacaklar listesi oluşturmak ve tamamlandıktan sonra öğeleri kontrol etmektir.
Aslında bunun arkasında biraz psikoloji var. Yapılacaklar listeleri kaygıyı azaltır, yapı sağlar ve bize neleri başardığımızı gösterir.
Ancak, yapılacaklar listesinden en iyi şekilde faydalanabilmeniz için öncelikle listelerinize neleri ekleyeceğinizi bilmeniz gerekir.
Yapılacaklar listenizde neler olmalı veya neler olmamalı?
Yapılacaklar listeleriyle ilgili bir nokta varsa, bunların ya çok basit, belirsiz ya da aşırı uzun ve ayrıntılı olabileceğidir. Her iki durumda da, yapılacaklar listeniz muhtemelen size daha fazla stres ve endişe veriyorsa bunun üzerinde düşünmek gerekir.
Örneğin, yapılacaklar listeniz böyle görünüyorsa başınız belaya girmiş olabilir.
- - E-posta
- - Kemal’i ara
- - Blog yazısını yaz ve düzenle
Yapılacaklar listeniz bu soruları yanıtlamak için biraz daha fazla bilgiye ihtiyaç duyar. Bu yüzden listenizi oluşturmaya başladığınızda o gün için en önemli üç önceliğinize odaklanın. Spesifik ve gerçekçi olun, ancak aynı zamanda basit tutun.
Yapılacaklar listelerinizi daha etkili hale getirmek için aşağıdakileri de eklemelisiniz:
Tamamlandı tiki
Bu, tamamlanmış öğeleri kontrol etmenizi sağlar. Sonuç olarak, bir dopamin patlaması yaşarsınız, bu da sizi bunu tekrar yapmaya motive eder. Uzmanlar, “Dopamin beynin ödül yoluna (zevk, öğrenme ve motivasyondan sorumlu kısım) aktığında, sadece daha fazla konsantrasyon hissetmekle kalmadığını, aynı zamanda kimyasal salınımına neden olan aktiviteyi yeniden deneyimlemek için ilham verdiğini de” söylüyorlar.
Ben zamanı
Yapılacaklar listeleri genellikle görevleri içerir, “ben” zamanını içermez. Yürüyüş veya en yakın arkadaşınızı aramak gibi 15 dakikalık molaları listenize ekleyin. Bunu yaptığınızda verimliliğinizi %34'e kadar arttırabilirsiniz.
Ayrıntılar
Yapılacaklar listenize ilgili ayrıntıları ekleyin. Örneğin, saat 10:00'da bir aramanız varsa, aşağıdaki bilgileri eklemek istersiniz; isim, telefon, toplantı ayrıntıları, referans bağlantıları ve aramanın amacı.
Devredilen görevler
Bir görevi başkasına devretmiş olmanız, onu unutabileceğiniz anlamına gelmez. Zaman Yönetimi Ninja’nın sahibi Craig Jarrow, “Tamamlandığına dair bir onay alana kadar, devredilen görevi listenizde tutun” diye belirtiyor.
Görev Süresi
Yapılacaklar listesi öğelerinize sınırlar koymanın yanı sıra, zamanın sizden kaçmasına izin vermemenizi sağlar. Bu nedenle, bir telefon görüşmeniz varsa, 15 dakikalık bir sınır belirleyin. Yazman gereken o blog yazısı? 2 saatlik plan yapın.
En kısa sürede yapılacaklar listenizden çıkarmanız gerekenler:
- Listenizde olup olmadığına bakılmaksızın yapacağınız şeyler, e-posta veya diş fırçalama gibi.
- Asla tamamlayamayacağınız bir görev.
- Tamamlanması 5 dakikadan kısa süren bir görev.
- Uzun vadeli bir proje. Bunun yerine, bunu daha küçük, yönetilebilir adımlara bölün.
Yapılacaklar listenizde nelerin olması ve nelerin olmaması gerektiğini bilmek sadece bir başlangıçtır. Ayrıca, işlerinizi gerçekten halletmenizi sağlamak için aşağıdaki 9 tüyoyu da uygulamalısınız.
1. Kağıt yapılacaklar listelerini kullanın
Wunderlist, Todoist ve Remember gibi gerçekten harika yapılacaklar listesi uygulamaları var. Kağıt israfını pek sevmesem de gerçek şu ki bilgiyi yazmak, onu daha iyi hatırlamamıza yardımcı oluyor. Ek olarak, liste yapmak beynimizin hangi bilgileri tutmamız gerektiğini belirlemesine yardımcı olur.
Ama hepsi bu kadar değil.
Kağıt somuttur. Dokunup görebilirsiniz. Ayrıca, tek bir sayfaya ancak bu kadar çok şey sığdırabileceğiniz için listelerinizi de sınırlar.
Ayrıca maddelerin üzerini çizerken derin bir memnuniyet duygusu yaşarız. Hatta ilerlemenizi takip etmek için bu kağıtları saklayabiliriz.
Kullandığınız kağıt miktarını azaltmak istiyorsanız, bir beyaz tahtaya yatırım yapın ve listelerinizi tahtaya yazın.
2. “Odaklama” moduna geçin
En önemli işleriniz için 15–20 dakikalık yoğun bir odaklanma ayırmalısınız. Telefonunuzu ve kapıyı kapatarak dikkat dağıtıcıları ortadan kaldırın veya fişini çekin. Ardından bir zamanlayıcı ayarlayın ve yalnızca eldeki göreve odaklanın.
Kulağa saçma gelebilir, ancak dış dünyayı kapattığınızda ve her seferinde bir şeye odaklandığınızda ne kadar daha fazlasını yapacağınıza şaşıracaksınız. Bu yoğun odaklanma dönemlerine bile bağımlı olabilirsiniz.
3. Silin, devredin, erteleyin veya yapın
Bu, aşağıdakileri yaptığınız popüler bir zaman yönetimi tekniğidir.
- Şu anda önemli olmayan görevleri silin. Alışkanlıkları olan ve tamamlanması 5 dakikadan kısa süren öğeleri de silmelisiniz.
- Önemli olmayan veya sizin sorumluluğunuzda olmayan görevleri devredin.
- Önemli ama acil olmayan bir görevi başka bir zamana erteleyin.
- Sadece görevi yapın ve bir sonraki maddeye geçin.
Bu, 1918'de üretkenlik danışmanı Ivy Lee tarafından geliştirilmiş bir üretkenlik tekniğidir.
- Günün sonunda yarın için en önemli altı görevi not edin.
- Bu öğeleri önem sırasına göre önceliklendirin.
- Bir sonrakine geçmeden önce yalnızca ilk göreve konsantre olun.
- Tamamlanmamış görevleri yarının listesine taşıyın.
- İşlemi günlük olarak tekrarlayın.
5. Gruplama yoluyla benzer görevleri gruplayın
Toplu işlem, görevleri belirli gruplar halinde düzenlediğiniz bir üretkenlik biçimidir. Başka bir deyişle, benzer görevler için takvimde zaman ayırıyorsunuz.
Bu konsepti yapılacaklar listelerinize de uygulayabilirsiniz.
Örneğin, yapılacaklar listeniz üç blog makalesi yazmak ve diğer üçünü düzenlemek olabilir. Ertesi gün, aramaları yanıtlamak ve ekibinizle görüşmek olabilir.
Toplu işlemenin bu kadar güçlü olmasının nedeni, çoklu görev yapmanızı engellemesi, yapı sağlaması, sizi bir programa bağlı kalmaya zorlaması ve stresi azaltmasıdır. En önemlisi, daha fazlasını yapmanıza yardımcı olur. Bunun nedeni, görevi tamamlamak için ileri geri hareket etmek yerine beyninizin aynı bölümünü kullanmanızdır.
6. 80/20 kuralına uyun
Bunu daha önce de konuşmuştuk. Pareto İlkesi, 80/20 Kuralı olarak da bilinir. Sonuçların yüzde 80'inin çabaların yüzde 20'sinden geldiğini gösteriyor.
Çabalarınızın hangi yüzde 20'sinin en iyi sonuçları ürettiğini belirlemek sizin işiniz. Bu özel çabalara odaklanmak için ya elinizden gelenin en iyisini yapın ya da elinizden gelenin en iyisini yapın.
7. Bir “bitti” listesi oluşturun
Tamamlanmış listelerinizi atmayın. Bunun yerine, bir dosya alın ve bu “bitti” listelerini oraya yerleştirin. İlerlemenizi takip etmenin, tekrar eden görevler olup olmadığını görmenin harika bir yoludur ve moral yükseltir. Ne de olsa, zaten başardığınızı görmek sizi devam etmeye motive edebilir.
8. Gerçekçi ama agresif teslim tarihleri uygulayın
Hızlı bir blog yazısı hazırlamak için kendinize bir saat verdiğinizi düşünelim. Bunu 45 dakikaya indir. Odaklanmanızı sağlamanın basit ve etkili bir yolu. Dahası, bu fazladan 15 dakikayı fişten çekmek, meditasyon yapmak, okumak veya yürüyüşe çıkmak gibi üretken bir şey yapmak için kullanabilirsiniz.
Kişisel olarak, bu aynı zamanda işi oyunlaştırıyor. Görevi verilen sürenin altında tamamlayıp tamamlayamayacağımı görmek benim için bir meydan okuma.
9. Yapılacaklar listelerini eğlenceli hale getirin
Son olarak, sizin için en eğlenceli formatı bulana kadar farklı liste tutma türlerini deneyin. Bu, günlük kaydı, eski okul gün planlayıcısı, günlük görev kartları yoluyla olabilir. Bu konu biraz da sizin tarzınıza ve yaratıcılığınıza kalmış. Görsel olarak size en iyi gelen metodu bulmalısınız.