İnsan kaynakları bilgi sistemi (HRIS), insan kaynakları yönetim sistemi (HRMS) ve insan sermayesi yönetimi (HCM) terimleri genellikle birbirinin yerine kullanılır. Ancak, daha gelişmiş teknolojilerdeki ilerleme nedeniyle üçü arasında küçük farklar vardır. HRMS ve insan kaynakları (İK) çözümlerinin zamanla veri yönetimini daha çok temel alan bir HRIS'ye ve ardından günümüzün daha eksiksiz ve stratejik, çalışan odaklı HCM'ye nasıl dönüştüğünü keşfedin.
HRIS; yan haklar, iş gücü yönetimi, bordro ve çekirdek İK gibi çeşitli İK süreçlerinin ağa bağlı veri yönetimiyle eşanlamlıdır. İK ekiplerinin yetenek kazanımı ve işe alım gibi ek sorumlulukları üstlenmeye başlaması nedeniyle HRIS, detaylı çalışan bilgilerini ve insan kaynaklarıyla ilgili ilke ve prosedürleri sürdürmeye, yönetmeye ve işlemeye yardımcı oldu. En gelişmiş HRIS'ler, doğru kayıt tutma ve raporlamayı kolaylaştırırken, İK görevlerini ve süreçlerini standart hâle getiren etkileşimli bilgi yönetim sistemidir. HRIS, çalışanlar ile çalıştıkları şirketler arasında daha verimli etkileşimler sunar ve İK uzmanlarının daha stratejik, yüksek değerli işlere zaman ayırmasını sağlar. Günümüzde birçok insan HRIS terimini kullanmaya devam ediyor.
HRIS üzerinde geliştirilen HRMS, organizasyonların dahili İK işlevlerini yönetmek için kullanabilecekleri daha kapsamlı bir yazılım grubu sunacak şekilde genişletildi. HRMS, birincil yazılım türü olarak şirket içi sistemlerin kullanıldığı 2000'li yılların başında, analistler tarafından İK yazılım gruplarını tanımlamak için kullanılıyordu. HRMS, çalışan verileri yönetiminden bordro, işe alım, yan haklar, eğitim, yetenek yönetimi, çalışan etkileşimi ve çalışan katılımına kadar her alanda İK uzmanlarının iş gücünü daha modern bir şekilde yönetmelerine ve bir şirketin en değerli varlıkları hakkındaki bilgileri bu bilgilere ihtiyaç duyan kişilere sunmalarına yardımcı oldu. İnsanlar bulutta barındırılan sistemleri tanımlamak için hâlâ HRMS terimini kullanmaya devam etse de, bu terimin bulutta yerel olan uygulamaları ifade etmek için kullanımı yaygın değil. HRMS ve HCM terimleri hâlâ birbirinin yerine kullanılıyor ve web araması yaptığınızda her ikisi hakkında da bilgi bulabilirsiniz.
HCM, şu anda çalışan deneyimini geliştirmek üzere tasarlanmış, bulutta oluşturulmuş eksiksiz bir İK uygulamaları grubunu tanımlamak için yaygın olarak kullanılıyor. Buluttan önceki dönemde de kullanılıyordu ancak alanı HCM olarak nitelendiren analistlerin açık geçişi, bu terimin müşteriler ve tedarikçiler arasında popülerliğini sürdürmesini sağlıyor. Günümüzde bir HCM çözümü, genellikle kullanıcıların ekipler arasında iş birliği yapmasına ve bilgileri paylaşmasına imkân tanıyan dijital asistanlar, yapay zeka ve diğer araçları bünyesinde barındırır. Ek işlevler arasında performans yönetimi, eğitim, sirkülasyon planlaması ve ücretlendirme planlaması gibi gelişmiş yetenek yönetim görevleri yer alır. Ayrıca, stratejik iş gücü planlaması ve iş gücü modellemesi gibi iş planlama olanakları da yer alır. HCM, İK işlevleri grubunu (veriye dayalı, işlemsel veya stratejik) kapsar. İşe alım, eğitim, bordro, ücretlendirme ve performans yönetimi gibi insan kaynakları departmanlarının geleneksel yönetim işlevlerini etkileşimi, verimliliği ve iş değerini destekleme fırsatlarına dönüştürür. HCM iş gücüne iş yapmanın maliyeti dışında da anlam atfeder. İş gücü, diğer varlıklar gibi, stratejik yatırım ve yönetim sayesinde değeri en yüksek düzeye çıkarılabilecek temel bir iş varlığıdır.
Teknolojideki yeni inovasyonlar, yaşama ve çalışma şeklimizi her yönüyle değiştirerek iş gücünü her zamankinden daha mobil, global ve farklı hâle getiriyor. Değişime ayak uydurmak ve dijital çağda başarılı olmak için şirketlerin İK'ya organizasyonlarında kritik bir rol vermesi gerekiyor.
Günümüzde, İK ekiplerinin işletmede daha stratejik bir rol üstlenmesi bekleniyor. İş gücünü optimize etmenin ve birleştirme ve iktisaplar, işletme genişlemeleri ve yeniden örgütlenme gibi geleceğe yönelik organizasyon değişiklikleri için planlama yapmanın yollarını bulmaları gerekiyor. Ayrıca, çalışan deneyimini heyecan verici ve ilgi çekici hâle getirmeleri, yöneticiler ve katkıda bulunanların daha hızlı ve daha akıllı kararlar almalarına ve çalışan etkileşimi ile işletme performansını artırmaya yardımcı olmaları da bekleniyor.
İK organizasyonları karşılaştıkları zorlukların üstesinden başarıyla gelmek için esnek, yüksek derecede güvenli ve ölçeklenebilir bir HCM çözümüne ihtiyaç duyar. Ancak birçok kuruluş, hâlâ çevik olmayan, maliyetli ve zaman alıcı şirket içi sistemlere güvenmektedir.
Bir HCM sistemini bulutta devreye almak, şirket içi sisteme kıyasla aşağıdakiler dahil olmak üzere çok sayıda avantaja sahiptir:
Altı aydan uzun süreyle bulut tabanlı bir HCM sistemi kullanan işletmeler üzerinde yapılan araştırmalar, aşağıdaki olanaklar gibi önemli avantajlar ortaya koymuştur:
İK yazılımı geliştikçe, birçok yazılım tedarikçisi parçalı bir çözüm sunmak için mevcut uygulamalarını birleştirdi. Ancak bu çözümler, sohbet tabanlı arabirimler ve yapay zeka gibi geleceğin teknolojik inovasyonlarıyla kolayca entegre olamayacak. Son inovasyonlardan yararlanabilmek ve İK sorumlulukları arttığında diğer çözümlerle kolay entegrasyon sağlamak için her yönüyle yeniden oluşturulmuş bir çözüm arayın.
HCM sisteminde olması gereken önemli özellikler şunlardır:
Aşağıdaki soruların yanıtları da ihtiyaçlarınıza uygun HCM çözümünü bulmanıza yardımcı olabilir:
Çalışan verilerinin korunmasını sağlamak, tüm HCM sistemleri için kritik bir özelliktir. Seçtiğiniz sistemin, yalıtılmış ağ sanallaştırma ve mükemmel durumda fiziksel ana bilgisayar devreye alma işlemi gibi güvenliğe öncelik veren tasarım ilkelerine göre inşa edildiğinden emin olun. Bu ilkeler, üstün müşteri yalıtımı sağlar ve gelişmiş, kalıcı tehditlerin yol açtığı riskleri azaltır. Bulutta yer alan korumalar ve kontrollere ek olarak veri depolama merkezlerindeki fiziksel donanımı web katmanına genişleten katmanlı savunma mekanizmaları ve oldukça güvenli operasyonları olan bir çözüm tercih edin. Bu korumaların ayrıca üçüncü taraf bulutları ve şirket içi çözümlerle birlikte çalışarak modern kurumsal iş yüklerinin ve verilerin bulundukları yerde güvenliğini sağladığından emin olun.
Çözümleri değerlendirirken, sistemin çalışanın yanlış miktarda para alması veya yetkisiz sistem erişimi gibi tehditleri algılayıp algılayamadığını teyit edin. Yapay zeka kullanımı, organizasyonların bu tür senaryoları anında işaretlemesine, tehditler ve anormallikleri güvenlik sorunları hâline gelmeden tespit etmesine yardımcı olabilir.
İş gücü daha düz, daha çevik ekip ağlarına dönüşüyor ve gittikçe daha mobil, global ve çeşitli hâle geliyor. HCM, ayak uydurmak için hızla gelişiyor. Aşağıdaki teknolojilerin ve alanların benimsenme ve bu teknolojilere odaklanma hızında bir artış görebilirsiniz: