P.A.I.N.T. Toplantılarınızı Değiştirmenin Vakti Gelmedi Mi?
Verimsiz, sonuçsuz, zaman kaybı toplantıları değiştirmek, toplantılarınızdan verim almak için P.A.I.N.T. yapın.
Preparation- Hazırlık: Katılımcı listesini hazırla, toplantı davetiyesi gönder, mekânı ayır ve lojistiği yerinde yap- bunlar temel konulardan bazıları. Zamanında başlamak ve sorunsuzca akan bir toplantı yapmak için iyi hazırlanmak şarttır.
Agenda- Gündem: Tüm toplantılar, tartışma noktaları, varsa katılımcılar tarafından yapılması gereken hazırlıklar, vb. bir amaç ve gündeme sahip olmalıdır. Toplantı öncesi gündemdeki konuları ve hatta bu konulara ayrılacak zamanları belirten bir gündem yollamak toplantı için pusula görevi görür. Toplantı fasilatörününde görüşmeleri zamanında ve yolda sürdürmesini sağlar.
Involvement- Katılım: Toplantı katılımcılarınızın dinlemelerini veya katkıda bulunmalarını gerektiriyorsa net olun. Katılımcılarınız ne kadar ilgiliyse, toplantınız o kadar verimli olacaktır. Katılımcıların dahil olması için uygun yardımları sağlayın.
Notes- Notlar: Toplantı tutanakları tarih ve saat, gündem maddeleri, katılımcı listesi, oluşturulan fikirler, eylem planları ve herhangi bir soru-cevap gibi ayrıntıları içermelidir. Bir toplantıyı birkaç nedenden ötürü kaydetmek önemlidir- harcanan zamanı haklı çıkarmak için bir inceleme belgesi, kararlaştırılmış çözümler ya da hesap verebilirlik aracı olarak hareket eder.
Tasks- Görev: Toplantının sebebi ne olursa olsun, katılımcılar net bir çıkarım ya da bir bilgi edinmelidir. Toplantı sırasında görüşülenler için ne zaman ne yapılacağını bilerek katılımcılar dışarı çıkarsa toplantı çok daha başarılı olur.
*E.de Bono'nun yazılarından derlenmiştir.