Hiçbir şey bir mülakat daveti alma duygusunun yerini tutamaz, ama hemen yanıt vermek için acele etmeyin. Mülakatı güvence altına almak için müsait olduğunuzu söyleyerek doğru yanıt verdiğinizden emin olmanız gerekir. Bu makalede, bir işe alım uzmanından veya işe alım müdüründen gelen bir mülakat talebine nasıl yanıt vereceğinizi, hemen kullanabileceğiniz birden fazla örnek e-posta ile anlatacağım.
Ayrıca kaçınmanız gereken en önemli hataları da paylaşacağım, bu yüzden yazıyı sonuna kadar okuduğunuzdan emin olun.
Bir Mülakat Davetine Müsait Olduğunuz Günlerle Birlikte Nasıl Yanıt Verilir?
Bir görüşme talebine yanıt vermenin en iyi yolu, işverene teşekkür etmek, görüşmeye olan ilginizi teyit etmek ve ardından görüşme için müsait olduğunuz günleri paylaşmaktır. Ardından, konuşmayı dört gözle beklediğinizi söyleyerek e-postayı sonlandırın. Ayrıca, bir telefon görüşmesi talebine yanıt veriyorsanız, size ulaşabilecekleri en iyi telefon numarasını verin. Sizi telefon mülakatı yerine video mülakatına davet ettilerse, hangi video platformunu kullanmayı planladıklarını sorun (daha önce belirtmedilerse). Böylelikle platformu öğrenebilir ve hazırlanabilirsiniz. Skype ise, kullanıcı bilginizi verebilirsiniz. Zoom’da iş görüşmesi olacaksa, bir toplantı ayarlar ve sizinle bağlantı kurarlar.
İşsizken iş arıyorsanız ve hemen hemen her zaman müsaitseniz, birkaç belirli zaman dilimi sunmanın daha iyi görünebileceğini unutmayın. Örneğin, programınız tamamen boşsa, işverene bu müsaitlik durumuyla yanıt verebilirsiniz:
Salı – Çarşamba, 11:00 – 17:00 (ET)
Perşembe – Cuma, 8:00 – 15:00 (ET) arası
Bir görüşme talebine yanıt verirken işi aşırı derecede karmaşık hale getirmenizi önermiyorum. Bir mülakat talebine yanıt verdiğinizde işverenin mülakatınızı planlamasını kolaylaştırmak istersiniz. Sadece “Bütün hafta boşum. Ne zaman isterseniz.” demenin pek de iyi görünmeyebileceğini söylüyorum. İsteğe bağlı bir adım olarak, “Bu günler ve saatler uygun değilse, lütfen bana bildirin, programımı başka bir zaman bulmak için değiştireyim” şeklinde bir satır eklemeyi de seviyorum. Bir görüşmeyi profesyonel olarak bu şekilde kabul edersiniz. Ayrıca, yukarıdaki örneklerde olduğu gibi, görüşme için müsait olduğunuz zamanı söylerken saat dilimini belirttiğinizden emin olun. Saat dilimini belirtmezseniz, mülakat tarihi ve saati karışabilir ve bu da mülakat sürecini yavaşlatabilir. Yerel bir iş için mülakat yapıyor olsanız bile, şirketin başka bir yerde ofisi varsa, farklı bir saat diliminde biriyle telefon görüşmesi yapıyor olabilirsiniz.
Bir sonraki yazımda mülakat için müsaitlik durumunu bildiren bir e-postanın nasıl yazılacağına dair tam örnekleri paylaşacağım, bu nedenle tam bir mülakat daveti e-postası yanıtının nasıl yazılacağından hala emin değilseniz endişelenmeyin.
Mülakat Talebine Nasıl Yanıt Verilir? E-posta Örnekleri
E-posta Örneği 1: Telefonda İş Görüşmesi Talebini Kabul Etmek İçin Yanıt Vermek
Bir işe başvurduysanız ve işe alım müdürü veya İK departmanı iş başvurunuza yanıt verip sizi telefon görüşmesine davet ettiyse, yanıt vermek için kullanabileceğiniz örnek bir şablonu burada bulabilirsiniz.
Merhaba NAME,
Bana geri döndüğünüz için teşekkürler. Bir telefon görüşmesi yapmak ve pozisyon ve ne aradığınız hakkında daha fazla bilgi edinmek isterim.
Bu hafta müsait olduğum zamanları burada bulabilirsiniz:
Salı – Çarşamba, 11:00 – 17:00 (ET)
Perşembe – Cuma, sabah 8:00 – 15:00 (ET)
Bana en kolay ulaşabileceğiniz numara: 555-182-5872
Bu zamanların hiçbiri işe yaramazsa, lütfen bana bildirin; başka seçenekler de bulmaktan mutluluk duyarım. Sizinle görüşmek için sabırsızlanıyorum.
Ayrıca, kimin arayacağını söyleyebilirseniz çok yardımcı olursunuz. Her zaman önceden araştırma yapmayı ve hazırlık yapmayı severim!
Saygılarımla,
Adınız
Bu, bir görüşme talebine yanıt vermenin harika bir yoludur çünkü planlama için birçok e-posta göndermekten kaçınırsınız ve ayrıca konuşacağınız kişiyi öğrenirsiniz, böylece önceden hazırlanabilirsiniz!
E-posta Örneği 2: Video Mülakat Talebini Kabul Etmek İçin Yanıt Vermek
Merhaba NAME,
Bana geri döndüğünüz için çok teşekkürler. Bir video görüşmesi yapmak ve pozisyon ve ne aradığınız hakkında daha fazla bilgi edinmek isterim.
Hazırlanabilmem için bana hangi video platformunu kullanacağımızı söyleyebilir misiniz?
Bu hafta bir video röportajı için uygun olduğum zamanlar şu şekilde:
Salı – Çarşamba, 11:00 – 17:00 (ET)
Perşembe – Cuma 08:00 – 15:00 (ET)
Bu zamanların hiçbiri size uygun değilse, lütfen bana bildirin; başka seçenekler de bulmaktan mutluluk duyarım. Sizinle görüşmek için sabırsızlanıyorum.
Saygılarımızla,
Adınız
E-posta Örneği 3: İşe Alımcının Görüşme Davetini Kabul Etmek
Daha önce hiç konuşmadığınız bir işe alım görevlisi sizinle iletişime geçerse, yanıt vermek ve ilginizi ifade etmek için örnek e-postayı kullanabilirsiniz. Sizinle iletişime geçtikleri e-posta adresine yanıt vermeniz yeterlidir.
Merhaba NAME,
Bu pozisyon için benimle iletişime geçtiğiniz için teşekkür ederim. Kulağa ilginç geliyor. Pozisyon hakkında daha fazla şey öğrenmek isterim.
Bu hafta telefonda görüşme yapmak için müsait olacağım zamanlar bunlar:
Pazartesi – Perşembe, 07:00 – 14:00 (CT).
Bana en hızlı ulaşabileceğiniz numara: 555-281-6872
Teşekkürler; sizinle görüşmeyi dört gözle bekliyorum.
Saygılarımla,
Adınız
Daha önce de belirtildiği gibi, müsait olduğunuz birden fazla günü/zamanı dahil edin. Ve eğer iletişim bilgileriniz ellerinde yoksa, bunları da ekleyin. Ayrıca, kulağa profesyonel gelen bir sesli mesaj kaydınız olduğundan emin olun! İşverenlerin ve işe alım uzmanlarının sizi aramasını ve lisedeyken kaydedip unuttuğunuz profesyonel olmayan bir sesli mesaj duymasını istemezsiniz!
E-posta Örneği 4: Yüz Yüze Görüşme Talebine Yanıt Vermek ve Kabul Etmek
Ardından, yüz yüze görüşmek üzere davet edildiyseniz, bir gün belirlemek ve her şeyi sonuçlandırmak için bu şablonu kullanabilirsiniz!
Merhaba NAME,
Bana geri döndüğünüz için teşekkür ederim. Sizinle iş görüşmesi yapmayı çok isterim. Bu tüm gün sürecek bir görüşme mi? Ya da kaç saat ayırmalıyım?
Pazartesi – Perşembe, 07:00 – 14:00 (CT) arası müsaitim.
Teşekkürler, sizden haber bekliyorum.
Saygılarımla,
Adınız
Bu, şirkete yanıt vermek için temel şablondur, ancak gerektiğinde başka ayrıntılar/sorular da ekleyebilirsiniz. Örneğin, görüşeceğiniz kişilerin isimlerini veya kaç kişiyle görüşeceğinizi sormak istiyorsanız, bu iyi bir fikirdir. Yüz yüze mülakat için şirketin yerini bulma konusunda yardıma ihtiyacınız varsa, varış için talimatları olup olmadığını da sorabilirsiniz. Ancak ben önce programlamayı halletmeyi ve ardından diğer soruları sormayı seviyorum. Bu yüzden yukarıdaki e-posta şablonunu son derece basit tuttum. Acele etmeden devam ederek kafa karışıklığını ve karmaşık e-postaları önleyebilirsiniz. Bu nedenle, yukarıdaki örnek e-postayı kullanmanızı ve ardından gün ve saat belirlendikten sonra başka sorular sormanızı tavsiye ederim!
Bir Mülakat Planlandıktan Sonra E-posta ile Nasıl Onaylanır?
Son olarak, planlanmış bir mülakatınız varsa ve sadece saati teyit etmek veya planlandığı gibi gideceğinden emin olmak istiyorsanız, aşağıdaki şablonu kullanabilirsiniz (önceden planlama için iletişim kurduğunuz aynı e-posta adresine gönderin):
Merhaba NAME,
Sadece mülakatı ___ (gün) saat ___’da (saat) yapacağımızı teyit etmek istedim.
Teşekkür ederim ve sizinle görüşmek için sabırsızlanıyorum!
Saygılarımla,
Adınız
Mülakat Daveti Nasıl Reddedilir?
Mülakata grimek istemiyorsanız, artık müsait olmadığınızı veya bu iş fırsatıyla ilgilenmediğinizi belirten kısa bir e-posta gönderebilirsiniz.
Bir görüşme talebini/davetini reddetmek için örnek e-posta:
Merhaba NAME,
Bana geri döndüğünüz için teşekkürler. İş görüşmesi davetiniz için minnettarım. Maalesef artık müsait değilim ve iş görüşmesini reddetmek zorundayım. Pozisyon için doğru kişiyi bulmakta iyi şanslar dilerim ve eğer uygun olabilecek biri aklıma gelirse, ona haber vereceğim.
Saygılarımla,
Adınız
İsterseniz gelecekte de bağlantıda kalmayı teklif edebilirsiniz (ileride konuşmak isteyeceğinizi düşündüğünüz bir işe alım görevlisi veya işe alım müdürü ise). Reddetmek için bir neden sunmak isterseniz, sorun değil. Ama buna mecbur da değilsiniz. Başka bir pozisyonu kabul ettiğiniz ya da iş artık aradığınız gibi olmadığı için böyle bir karar aldığınızı söylemek isterseniz, hiç durmayın. Yukarıdaki e-posta şablonunda görüldüğü gibi, nitelikli birini tanıyorsanız, fırsat için bir arkadaşınızı veya iş arkadaşınızı yönlendirmeyi de teklif edebilirsiniz.
Planlanmış Mülakat Saatinizi Nasıl Değiştirebilirsiniz?
Bir mülakat davetini kabul ettiyseniz ancak daha sonra bir zamanlama çakışması fark ettiyseniz ve değişiklik talep etmeniz gerekiyorsa panik yapmayın. İşte yapmanız gerekenler: En son mülakat onay e-postasını bulun ve özür dileyerek, durumu açıklayarak ve kibarca yeniden planlamanın mümkün olup olmadığını sorarak derhal yanıt verin. Görüşme için müsait olduğunuz yeni saatleri/tarihleri de belirtin. İşe alım müdürleri, iş arama ve işe alım süreci dışında başka yükümlülükleriniz olduğunu bilir ve kibar olup ve özür dilediğiniz sürece iş görüşmenizi yeniden planlayabilirler. Kibar davranır ve bir sonraki görüşmeyi ne zaman yapabileceğinize dair birkaç seçenek sunarsanız, görüşme fırsatını kaybetmeniz pek olası değildir. Mesajınızın son dakika olması halinde potansiyel bir işveren tarafından hoş karşılanmayabileceğini unutmayın. Örneğin, mülakatınız yarın sabahsa ve şirkete bir gece önce saat 11’de e-posta gönderdiyseniz, bu ideal değildir. Yine de acil durumlar ortaya çıkabilir ve bir mülakat davetini yeniden planlamanız gerekiyorsa iyi bir izlenim bırakmak için en iyi şansınız yukarıdaki ipuçlarını takip etmektir.
Mülakat Davetine Yanıt Verirken E-posta Konu Satırı
Bir iş görüşmesi talebi/daveti aldığınızda, işverenin kullandığı konu satırını saklayın ve yanıtlamak için “yanıtla” düğmesine basın. İşverenin satırı genellikle iş ve muhtemelen şirket adı gibi önemli ayrıntıları içerecektir ve bu bilgileri kaldırmak istemezsiniz. Bu, işverenlerin yanıtınızı hızlı bir şekilde tanımlamasına ve müsaitlik durumunuzu hızlı bir şekilde görmesine yardımcı olacaktır.
Mülakat Taleplerine Yanıt Verirken Sorulması Gereken Sorular
Ardından, yukarıdaki şablonları kullanırken e-postanızda veya mesajınızda sormayı düşünebileceğiniz birkaç soru var. Bu konulardan herhangi birinden emin değilseniz sorularınızı en sona koyun: İş için görüşme formatından emin değilseniz(telefon, videoyüz yüze, vb.), yanıt verirken bunu sorun. Kiminle konuşacağınızı veya kiminle buluşacağınızı bilmiyorsanız, bunu da kontrol edin. Endişelenmeyin – bir sonraki bölümde paylaşacağım şablonlar bu konuda yardımcı olacaktır. Ve tam olarak hangi fırsat için değerlendirildiğinizden emin değilseniz, bunu da sorun. Bunu yapmanın en kolay yolu iş tanımının bir kopyasını istemektir. Cevabınıza şu satırı ekleyin: “İş tanımının bir kopyasını bana önceden göndermeniz mümkün mü? Her zaman araştırma yapmayı ve hazırlanmayı severim.”
Bir Mülakatı Kabul Etmek İçin Cevap Verirken Kaçınılması Gereken Hatalar
Yukarıdaki ipuçlarını okuduysanız, hızlı bir şekilde mülakat tarihi belirlemek ve aynı zamanda harika bir izlenim bırakmak için bir mülakat talebine nasıl yanıt vereceğinizi biliyor olmalısınız. Ancak, bunu yaparken kaçınmanız gereken bazı BÜYÜK hatalar var, bu yüzden bunları da bildiğinizden emin olmak istiyorum… Öncelikle, mülakat davetinizin çok uzun süre beklemesine izin vermeyin. Mümkünse 24-48 saat içinde yanıt vermeye çalışmalısınız. Sürekli e-postalarınızı kontrol etmenize gerek yok, ancak şirketi de bir hafta bekletmeyin. Ayrıca, mülakat için uygun olabilecek en az bir gün veya saati belirlemek için zaman ayırmadan yanıt vermeyin. Bu, inisiyatif aldığınızı ve iyi bir iletişimci olduğunuzu göstermek için harika bir fırsattır. Bu nedenle, görüşmeyi planlamalarına yardımcı olmak için birden fazla gün/saat belirtmenizi tavsiye ederim.
Ardından, e-postanızı her zaman hatalar için kontrol edin! E-postanızda bir yazım hatası veya hata olması muhtemelen mülakatı kaybetmenize neden olmaz (GERÇEKTEN kötü bir hata olmadığı sürece), ancak kötü bir izlenim bırakır. Bu yüzden göndermeden önce e-postanızda hata olup olmadığını her zaman kontrol edin! Yukarıdan aşağıya ve aşağıdan yukarıya doğru düzeltme yapın. Bu, daha fazla hata yakalamanıza yardımcı olacak iyi bir taktiktir!
Ve son olarak – en büyük hata – mülakata hazırlanmadan gitmektir! Başvurmak için iyi bir pozisyon bulmak, özgeçmişinizi ve evraklarınızı göndermek, bir mülakat zamanı ayarlamak vb. çok çaba gerektirir. Sizce de öyle değil mi? Bu nedenle, iş arayan diğer kişilerin sizi geride bırakmasına izin vererek sıkı çalışmanızı ve fırsatı boşa harcamayın! Bir sonraki bölümde, rakipleriniz arasından öne çıkabilmeniz için en iyi ipuçlarımı ve kaynaklarımı paylaşacağım!
Mülakat Takviminde Değişiklikler Olur… Panik Yapmayın
Şirketin mülakat davetinin zamanlamasını değiştirmesi mutlaka kötüye işaret değildir. İşe alım müdürleri ve işe alım görevlilerinin yoğun programları vardır ve bazen küçük acil durumlar ortaya çıkabilir. Bu nedenle, bir değişiklik talep ederlerse, işe yarayacak yeni bir zaman bulmak için elinizden geleni yapın. Ancak, SİZİN için neyin daha iyi olduğunu söylemekten de çekinmeyin. “Bugünkü program çakışmasını bana bildirdiğiniz için teşekkür ederim. Sorun değil. Ne yazık ki Pazartesi için önerdiğiniz yeni saat benim için uygun değil. Pazartesi günü öğleden sonra 3 – 5 arası veya Salı günü öğleden sonra 12 – 5 arası sizin için uygun olur mu?” Belirli bir gün veya saat sizin için uygun değilse, bunu söylemekten çekinmeyin.
Mülakatınızı Planladıktan Sonra: İşvereni Etkilemeye Hazır Olun
Görüşmeye gitmek için bir zaman belirledikten sonra, işte hazırlanmanıza yardımcı olacak adımlar: İlk olarak, şirketi araştırın. İşverenlerin sıkça sorduğu sorularla da alıştırma yapın. Ayrıca, beden diliniz üzerinde de çalışın. Bu sadece mülakatta ne söylediğinizle ilgili değil; söylerken nasıl göründüğünüz ve nasıl ses çıkardığınızla da ilgilidir. Bu sizi iş arayan diğer kişilerden ayırabilir! Mülakattan önceki zamanı, şirketin ofisini bulmak ve kiminle konuşacağınız (işe alım görevlisi, işe alım müdürü, vb.) hakkında başka sorularınız varsa sormak için de kullanabilirsiniz.
Ve son olarak… herhangi bir değişiklik hakkında sizinle iletişime geçmeleri ihtimaline karşı mülakattan önceki günlerde/saatlerde e-posta adresinizi takip edin.