Anahtar Performans Göstergesi (KPI) Tanımı
Anahtar Performans Göstergesi, bir şirketin temel iş hedeflerine ne kadar etkili bir şekilde ulaştığını gösteren ölçülebilir bir değerdir. Kuruluşlar, hedeflere ulaşmadaki başarılarını değerlendirmek için birden çok düzeyde KPI kullanır. Üst düzey KPI’lar işletmenin genel performansına odaklanabilirken, düşük düzeyli KPI’lar pazarlama, satış, planlama, üretim, kalite, satınalma, bilgi teknolojileri, insan kaynakları gibi bölümlerdeki süreçlere odaklanabilir.
Bir KPI’yi etkili kılan nedir?
Çoğu zaman, kuruluşlar, endüstride tanınan KPI’ları körü körüne benimser ve ardından KPI’nın neden kendi işlerini yansıtmadığını ve herhangi bir olumlu değişikliği etkilemediğini merak ederler. KPI’ların en önemli, ancak genellikle gözden kaçan yönlerinden biri, bir iletişim biçimi olmalarıdır. Bu nedenle, diğer iletişim biçimleriyle aynı kurallara ve en iyi uygulamalara uyarlar. Kısa, açık ve ilgili bilgilerin özümsenmesi ve buna göre hareket edilmesi çok daha olasıdır.
KPI nasıl tanımlanır?
Anahtar performans göstergelerini tanımlamak zor bir iş olabilir. Her KPI, bir performans ölçüsü ile belirli bir iş sonucuyla ilişkilendirilmelidir. KPI’lerin kritik veya temel iş hedeflerine göre tanımlanması gerekir.
Bir KPI tanımlarken şu adımları izlenmelidir:
- İstediğiniz sonuç nedir?
- Bu sonuç neden önemli?
- İlerlemeyi nasıl ölçeceksiniz?
- Sonucu nasıl etkileyebilirsiniz?
- İş sonucundan kim sorumludur?
- Sonuca ulaştığınızı nasıl bileceksiniz?
- Sonuca yönelik ilerlemeyi ne sıklıkla gözden geçireceksiniz?
SMART KPI nedir?
Bir performans göstergesinin alaka düzeyini değerlendirmenin bir yolu , SMART kriterlerini kullanmaktır . Harfler tipik olarak Belirli , Ölçülebilir , Ulaşılabilir , İlgili , Zamana bağlı olarak alınır . Diğer bir deyişle:
- Hedefiniz Spesifik mi?
- Bu hedefe yönelik ilerlemeyi Ölçebilir misiniz ?
- Hedef gerçekçi bir şekilde Ulaşılabilir mi?
- Hedef, kuruluşunuz için ne kadar ilgili ?
- Bu hedefe ulaşmak için zaman sınırı nedir ?
KPI’lar nasıl tanımlanır ve geliştirilir?
Bir KPI tanımlarken veya geliştirirken, bu KPI’nın belirli bir iş sonucu veya hedefi ile nasıl ilişkili olduğunu düşünmeniz gerekir. KPI’ların iş durumunuza göre özelleştirilmesi ve hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olacak şekilde geliştirilmesi gerekir.
KPI tanımlarken şu adımları izleyin:
KPI’nız için net bir hedef yazın
KPI’nız için net bir hedef yazmak, KPI’ları geliştirmenin en önemli – en önemli değilse de – parçasıdır.
Bir KPI, temel bir iş hedefiyle yakından bağlantılı olmalıdır. Sadece bir iş hedefi veya kuruluşunuzdaki birinin önemli olduğunu düşündüğü bir şey değil. Kuruluşun başarısının ayrılmaz bir parçası olması gerekir.
KPI’ların rastgele sayılardan daha fazlası olması gerekir. Kuruluşunuzun ne yapmaya çalıştığı hakkında stratejik bir şeyler ifade etmeleri gerekir. Sadece KPI’larına bakarak bir şirketin iş modeli hakkında çok şey öğrenebilirsiniz (veya yapabilmelisiniz).
KPI’nızı paydaşlarla paylaşın
Doğru şekilde iletilmezse KPI’nız işe yaramaz. Çalışanlarınız, kuruluş için vizyonunuzu gerçekleştirmekle görevli kişiler ne olduklarını bilmiyorlarsa hedeflerinizi nasıl gerçekleştirmeleri gerekiyor? Ya da belki daha da kötüsü: KPI’nızı paylaşmamak, çalışanlarınızı ve kuruluşunuzun gittiği yönü göremeyen diğer paydaşlarınızı yabancılaştırma ve hayal kırıklığına uğratma riski taşır.
Ancak KPI’larınızı paydaşlarınızla paylaşmak bir şeydir (bu bile birçok kuruluşun yapamadığı bir şeydir).
Çalışanlarınıza neyi ölçtüğünüzü neden ölçtüğünüzü açıklayın. Neden bir KPI’da diğerine karar verdiğinizle ilgili soruları yanıtlayın. Ve en önemlisi, KPI’lar yanılmaz değildir. Katılan herkes için mutlaka aşikar olmayacaklar. Çalışanlarınızı dinlemek, kuruluşunuzun temel hedeflerinin nerede doğru şekilde iletilmediğini belirlemenize yardımcı olacaktır.
KPI’yi haftalık veya aylık olarak inceleyin.
KPI’larınızı düzenli olarak kontrol etmek, sürdürülebilir başarı için çok önemlidir. Aynı derecede önemli olan, ilerlemenizi izlemektir, böylece ilk etapta KPI’yi geliştirmede ne kadar başarılı olduğunuzu değerlendirebilirsiniz.
KPI’nin eyleme geçirilebilir olduğundan emin olun
KPI’ları uygulamak beş adımdan oluşur:
- İşletme hedeflerini inceleyin.
- Mevcut performansınızı analiz edin.
- Kısa ve uzun vadeli KPI hedefleri belirleyin.
- Ekibinizle birlikte hedefleri inceleyin.
- İlerlemeyi gözden geçirin ve yeniden tanımlayın.
KPI’nızı işletmenin değişen ihtiyaçlarına uyacak şekilde geliştirin
Güncellenmeyen KPI’lar hızla geçerliliğini yitirebilir.
KPI’larınızı aylık (veya ideal olarak haftalık) olarak gözden geçirmek, aksiyon alma şansı verecektir.
KPI’nin ulaşılabilir olup olmadığını kontrol edin
Mevcut performansınızın analizi çok önemlidir. Ulaşılabilir hedefler belirlemek çok önemlidir. Çok yüksek olan bir hedef, ekibinizin başlamadan önce bile vazgeçme riski oluşturur. Çok düşük bir hedef belirlediğinizde, stratejik hedeflerinizin gerçekleşmeme riski oluşur.
KPI hedeflerinizi gerektiği gibi güncelleyin
KPI’lar statik değildir. Her zaman gerektiği gibi gelişmeleri, güncellenmeleri ve değiştirmeleri gerekir. KPI’larınızı belirliyor ve unutuyorsanız, artık işinizle alakalı olmayan hedeflerin peşinden koşma riskini alırsınız.
Hepsini bir araya getirin
KPI’lar genellikle işletmenizin başarısını ölçmek ve başarılı kılmak için gerekli ayarlamaları yapmak için önemli bir araçtır.
6. Performans yönetiminin bir parçası olarak KPI’leri kullanma
Performans yönetimi ile bağlantılı unsurlar hedeflerin belirlenmesi, performansın ölçülmesi ve ilgili tüm faaliyetlerin yönetilmesidir.
Anahtar performans göstergesi, performans ölçümünün yalnızca bir türüdür.
Anahtar performans ölçülerini tasarlarken dikkate alınması gereken 10 kriter
Temel iş performansı ölçüm sistemlerinizi oluştururken bu kriter listesini göz önünde bulundurun :
- Kullanıcı tarafından tek başına veya başkalarıyla işbirliği içinde etkilenebilecek veya kontrol edilebilecek miktarları temel alın
- Tarafsız olunmalı ve fikre dayanmamalı,
- Stratejik Plan / Planlardan türetilmeli ve iyileştirmeye odaklanılmalı,
- Açıkça tanımlanmalı ve anlaşılması basit olmalı,
- Açık bir amaçla alakalı olmalı,
- Tutarlı olunmalı,
- Spesifik olunmalı ve belirli hedefler / hedeflerle ilgili olmalı,
- Kesin olmalı – ölçülen şey konusunda kesin olmalı,
- Zamanında ve doğru geri bildirim sağlamalı,
- “İş sürecini” yansıtmalı – yani hem tedarikçi hem de müşteri önlemin tanımına dahil edilmeli.
KPI Raporu
Bir KPI raporu ister günlük, haftalık, aylık, üç aylık, yıllık veya yukarıdakilerin tümünü paylaşıyor olun, iyi bir KPI raporu platformu oluşturmak başarınızın anahtarıdır.
KPI Gösterge Tablosu
KPI gösterge panosu araçlarının en yaygın kullanım durumlarından biri , tüm çalışanlardan uyum sağlamak için temel kurumsal performans ölçülerini paylaşan girişimlerdir.