Arızalı bir telefon veya zamanı yanlış gösteren bir saat size küçük detaylar gibi görünebilir, fakat bunlar kesinlikle insanların işlerini daha da zorlaştırırlar. Sıkıntıları çözmek işi iyileştirir ve morali yükseltir. Ayrıca bu yaklaşım, bir şirket gibi sizin hakkınızda birçok şey de söyler.
İngiliz İngilizcesinde, birçok yabancı dilde doğrudan karşılığı olmayan ve hatta İngiltere dışında İngilizce-konuşulan ülkelerdeki pek çok insanın bile bilmediği bir kelime vardır; “niggle.”
Niggle, bizi sinirlendiren veya canımızı sıkan küçük bir şeydir. Benim tecrübeme göre, niggle’lar çalışma alanında her zaman bulunurlar, çünkü onlar nadiren dikkate alınan küçük şeylerdir.
“Niggle” kelimesinin karşılığı birçok dilde bulunmadığı için insanlar genellikle bu küçük can sıkıcı şeylere başka isimler verirler. Örneğin, USA’deki Kimberley Clark’da makine ve ekipman (genellikle “varlıklar” olarak bilinirler) niggle’ları, büyük bir mizah anlayışı ile, “varlıktaki acı” olarak ifade edilirler. Polonya’da, bu kelimenin karşılığı olarak “bezelye” kullanılır. Bu, Hans Christian Andersen’in “Prenses ve Bezelye Tanesi” (üzerinde uyuduğu bir şilte yığınının altındaki bezelye tanesini hisseden prenses ile ilgili ünlü hikaye) isimli masalından gelmektedir.
Organizasyonunuzu etkileyen niggle’lara ne isim verirseniz verin, önemli olan onları tanımlamak ve çözmektir. Bunu yapmak, çalışanların stresini, hayal kırıklığını ve yorgunluğunu ortadan kaldıracaktır. Aslında, çalışanlar daha mutlu olacaktır -ve genel anlamda daha mutlu insanlar daha iyi çalışırlar. Hiç kimse niggle’ları çözme ile verimliliğin artması arasında doğrudan bir bağlantı olduğunu her zaman gösteremez.
Genellikle, niggle’larla mücadele, süregiden bir prosesten ziyade en iyi bir “etkinlik” sırasında yapılır; bunu “yalın etkinlik” veya çalıştay sırasında bir faaliyet olarak yapmak kazanılan ivmeyi sürdürmenize yardım edecektir. Niggle’lar genelde beş veya altı kişiden oluşan alt-ekiplerin ayrıcalığıdır; alan operatörleri, bir teknisyen, bir yönetici ve alan dışından bir kişi (bu kişi işlerin neden o şekilde yapıldığı ile ilgili “aptalca sorular” sorabilen kişidir).
İlk görev, bir kontrol tablosu (söz konusu alana ait basit bir şema) kullanarak niggle’ların neler olduğunu tanımlamaktır. Daha sonra çalışanlardan, nerede ve ne zaman bir niggle meydana gelirse bir çarpı koymaları istenir. Ayrıca yorum da ekleyebilirler. Ardından tablolar alanda bir araya getirilirler ve bir kaç saatliğine (veya gece vardiyası varsa gece boyunca) orada bırakılırlar. Bir örneği aşağıda gösterilen kontrol tablosu, niggle’ları kaydetmenin kolay bir yoludur ve en çok nerede meydana geldiklerini görmemizi sağlar.
Tabloları bir süre alanda bıraktıktan sonra (kesinlikle bir günden daha kısa bir süre), alt ekip üyeleri şemadaki çarpıların neden orada olduklarını açıklamaları için alana çalışanların yanına giderler. 50 ila 100 niggle arasında bir şey bulmak olağan dışı değildir. Takımın hedefi, hızlı uygulama çalıştayı sırasında o hafta Cuma gününe kadar niggle’ların %50’sini çözmektir. Niggle’lar ekibinde çalışanlar genellikle, ilk başta, bu hedefi ulaşılamaz olarak görürüler. Bu noktada, niggle’ları ortadan kaldırmak için uygulamak istedikleri stratejiye karar vermek onlara kalmıştır. Hedef üzerinde çalışırken, aynı zamanda ilerlemesini sağlamaya çalıştıkları alanla da iletişim halinde olmaları gerekir. Fransa’daki bir fabrikanın niggle takımlarından birisi, aşağıdaki resimde de gösterildiği gibi, niggle’ları gruplandırmak ve ilerlemeyi paylaşmak için akıllıca bir yöntem geliştirdiler.
Her bir niggle bir post-it üzerine yazılmış. Grafik, zor/kolay ve düşük/büyük etki şeklinde belirtilmiş iki eksene sahip. Ardından her bir kategoriyi vurgulamak için renkli kodlama ilave edilmiş; yeşil etkisi büyük yapması kolay anlamına gelmektedir, kırmızı ise küçük etkili ama yapılması zor demektir (“en cours” “devam ediyor”, “fait” ise “tamamlandı” demek).
Niggle’ları çözülen çalışanlardan alınan pozitif geri beslemeler sayesinde ekip, genelde muhteşem bir hafta geçirir. Fakat aynı zamanda, mümkün olduğu kadar çok niggle’ı çözmek için daha önce hiç olmadığı kadar yoğun çalıştıkları için haftayı biraz da bitkin bir şekilde bitirirler. Ve her zaman bir hafta içinde %50 hedefini geçerler.
Tecrübeler şunu gösterir; niggle’ların neler olduğunu ön plana çıkaracak çalışanların yerine bir kişinin niggle’ları tanımlamak için çok fazla zaman harcamasına gerek yoktur. Çalışanlar her gün onlarla beraber yaşadıkları için küçük, can sıkıcı şeylerin neler olduğunu en iyi bilen kişilerdir. Aşağıda birkaç örnek verilmektedir:
- En yakındaki düzgün çalışmayan telefon (düşünebileceğinizden daha yaygın )
- İşi yapmak için gerekli basit aletlerin eksikliği
- Çalışmayan ampuller
- Akıtan vanalar
- Dağınıklık
- Musluk/vana zor açılması
- Malzemeler için uygun olmayan boyutlu kutular, kasalar
- Ürünün sık sık sıkıştığı noktalar
- Ürünün hattan düşebileceği nokta
- Malzemeleri almak için tekrarlı bir şekilde belirli bir mesafe yürümek
Niggle’ların listesi böyle uzayıp gider. Benim en beğendiğim örnek, seviyelendirilmiş üretimi uygulamak için birkaç sefer beş-günlük saha çalışmaları yaptırdığım global bir gıda üreticisi firmaya aittir. Niggle-bulma çalışması sırasında her fabrikadan aynı sıkıntı ifade ediliyordu; gıda üretiminde sahada mücevher veya saat takmak yasaktı, fakat fabrikadaki bütün saatler farklı bir zamanı gösteriyordu. Operatörlerin yaygın olarak bana söyledikleri şuydu: “yöneticiler sürekli olarak ekipmanları çalıştırırken aynı iş standartlarına uymamız gerektiğini söylüyorlar, fakat henüz lanet saatlerin doğru göstermesini sağlayamıyorlar.”
NIGGLE’LAR ve DANIŞMAN CERRAH
Geçenlerde bu saha çalışmalarından birisini İngiltere’de bir cerrahi hastanede yürüttük, birkaç danışman cerrah da çalışmaya katıldı. Takım üyeleri seçildiği zaman, her bir ekibe bir cerrah konulmasına karar verildi. Her zaman olduğu gibi bir tane de niggle ekibi vardı. Bu ekipteki cerrah oldukça pahalı bir takım elbise giyiyordu ve ilgisiz (hatta biraz kibirli) bir yaklaşımı vardı. Niggles ekibine dahil edilmesine tepkisi şöyleydi: “ Ciddi olarak bana, danışman bir cerraha, değerli zamanımı hastanedeki niggle’ları bulmak için harcamamı önermiyorsunuz, değil mi?”
Pazartesi öğleden sonra, niggle ekibi kendi kontrol tablolarını hazırladı ve hastane içinde dolaşarak neden orada olduklarını ve çalışanlardan ne yapmalarını istediklerini anlattı. Ekip, tabloları gece boyunca orada bırakmaya ve Salı sabahı erkenden gelip çarpı işaretlerini görmek için alana gitmeye karar verdi. Ardından, bulduklarını saha çalışmasına katılan diğer katılımcılarla raporlaman önce, niggle’lar hakkında çalışanlarla konuştular.
Herkesi şaşırtan bir şekilde, raporu sunan bu danışman cerrah oldu. Katılımcılara karşı gerçekten çok içten konuştu: “bu hastanede çalışan kişilerin katlanmak zorunda oldukları şeyler hakkında hiçbir fikrim yoktu. Bunların devam etmesine izin vermemiz de şoke edici. Boşuna değil, motivasyon bu kadar düşük! Bunun yönetim müdahalesi ve hedef belirleme yüzünden olduğunu düşündüm. Kısmen rolü olmasına rağmen hayır, değildi. Hastanedeki kıdemli insanlara, bize kadar iniyor -hemşilerlerin, hademelerin, yardımcı elemanların her gün nelerle baş ettiğinin farkında değiliz. Ben, kişisel olarak, bu hafta içinde yapabildiğim kadar çok sayıda niggle çözmeye çalışacağım.” Daha sonra hastaneden ayrıldı, fakat kısa süre sonra spor ayakkabısı, kot ve tişört giymiş bir şekilde elinde alet kutusu ile geri geldi. Sözünde ciddiydi; o ve niggle ekibinin diğer üyeleri o hafta boyunca uzun saatler boyunca çalıştılar ve çalışanlardan da çözülmesi gereken niggle’ları belirlemeye yardımcı olmalarını istediler. O haftanın sonunda 168 maddelik listenin 123’ü çözülmüştü -%73. Cerrahın yaklaşımındaki ve onunla etkileşimde bulunan insanların tarzındaki ayrım, Pazartesi sabahı şahit olduğumuzdan çok farklı olmayabilirdi.
Saha çalışmasından bir süre sonra, hastanedeki başhemşireden bir telefon aldım. Bana, hastanedeki atmosferin tamamen değiştiğini; insanların bir birine karşı daha nazik olduğunu, bir birine daha fazla yardım ettiğini ve daha fazla gülümsediklerini anlattı. Ayrıca o haftanın kültürü değiştirdiğini söyledi –o hafta ile ilgili herkesin hatırladığı şey “niggle’ları çözmek”.
Küçük şeyleri-niggle’ları- çözmek önemlidir. Yaptığınız şeyi iyileştirmeye yönelik kültürünüz, davranışınız ve yaklaşımınız hakkında bir şeyler söyler. Tıpkı onları çözmemenin söylediği gibi!
Çeviri: Ayşe SOYDAN