Hayatın neresinde olursanız olun, ne tür bir iş yürütüyor olursanız olun, herkes mektupları bir iletişim aracı olarak kullanır ve gönderir. Bir e-posta mesajı, metin mesajı veya standart posta servisi aracılığıyla gönderilmiş olabilir, ancak seçilen yöntem ne olursa olsun, mektup her zaman modası geçmeyen bir iletişim şeklidir.
Dinamik bir iletişim yöntemi olmanın ötesinde, mektubun okuyucunun kalbine dokunma ya da onu izlerinde soğuk bırakma gücü vardır. Aslında, iyi yazılmış bir mektup kapıları açabilir, yeni işler davet edebilir veya içten bir özür dileyebilir. Buna karşılık, kötü yazılmış bir mektup, okuyucu ikinci cümleye geçmeden önce sizi susturabilir.
İster işinizle ilgili bir tanıtım mektubu, ister bir özgeçmişe eşlik eden bir kapak mektubu, hizmetlerinizi satan bir satış mektubu, bir meslektaşınız için referans mektubu, önemli hayır kurumunuz için bir bağış toplama mektubu, bir mektup mektubu hazırlıyor olun. Memnun kalmadığınızda şikayet veya birine hak ettiği övgüyü veren bir teşekkür mektubu, mektup yazacağınız en önemli iletişim parçalarından biridir. Konusu ne olursa olsun, bir mektup size duyulma fırsatı verir.
Öyleyse, böylesine büyük bir fark yaratabilecek iyi bir mektuptan daha iyi ne olabilir? Basitçe söylemek gerekirse, mektubunuz etkili bir şekilde yazıldığında, yani gösterişli, kusursuz bir mesajla oluşturulduğunda, bir etki yaratmak için en büyük fırsatınız olur. Örneğin, yakın zamanda müşterilerimden biri terfi için hazırdı ve potansiyel işverene bir teşekkür mektubu yazarak yardımımı istedi. Herkes bir röportajdan sonra bir teşekkür mektubu göndermenin ne kadar önemli olduğunu bilir, ancak teşekkür mektubunuzu doğru bir şekilde sunmak, işi almak veya vurulmak anlamına gelebilir. Bu durumda müvekkilim terfi aldı! Bir başka iyi mektup yazma örneği, müvekkillerimden birinin bir devlet kurumuyla bazı sorunları olduğunda ortaya çıktı. Bir devlet dairesinde bir yetkilinin dikkatini çekmek oldukça yıldırıcı olabilir, ancak ona harika bir mektupla yardım ettikten sonra bir yanıt ve bir toplantı daveti aldı.
Söyleyecek önemli bir şeyiniz varsa, fazladan çaba göstermek her şeyi değiştirebilir. İyi bir mektup yazmanın en önemli ipuçlarından biri, onu konuşma tarzında yazmaya çalışmaktır. Sadece mektubu yazmak ve yazım hatalarını kontrol etmek yeterli değildir. Mektubu yüksek sesle, kendinize ve hatta bir başkasına okumanız, mesajınızı etkili bir şekilde ilettiğinizden emin olmak için önemlidir. Resmi bir mektup bile, doğrudan o kişiyle konuşuyormuşsunuz gibi gelmelidir. Yani harfi duymanız, harfi görmeniz ve harfi farklı ortamlarda gözden geçirmeniz gerekir. Yüksek sesle veya kendinize okuduğunuzda mektubun kulağa ne kadar farklı geleceği gerçekten şaşırtıcı. Mektubu yazıp ertesi güne kadar üzerinde uyumak da iyi bir fikirdir.
Profesyonel bir yazar olarak, istisnai mektuplar oluşturarak binlerce müşteriye yardım ettim, ancak mektubun kulaklarıma mükemmel geldiği konusunda tatmin olana kadar bitmiş ürünü asla göndermem. Söylediğimde bana inanın, mektubunuzu mükemmelleştirmek için zaman harcarsanız, büyük olasılıkla faydasını görürsünüz. Ve yazma becerilerinizden emin değilseniz veya konuya çok yakınsanız, her zaman mektup yazmayı seven bir yazar seçebilirsiniz.