Cem Kütük
Şirketinizde İş Süreçleri Yönetimi’ni (BPM) uygulamak, yönetim sorunlarınızın ne olduğunu bulmanın ve bunlar üzerinde harekete geçerek organizasyonu bir bütün olarak entegre etmenin mükemmel bir yoludur.
İş Süreçleri Yönetimi, bir şirketin süreçlerini düzenler ve böylece daha verimli, çevik, akıllı ve otomatikleştirilmiş yönetime olanak tanır.
Müşteriye daha fazla değer yaratmak ve şirketin stratejik hedeflerine ulaşması için performansını arttırmak amacıyla iş süreçlerinin uçtan uca optimizasyonunu öneren bir yönetim disiplinidir.
BPM ile şirketler, performansı artırmak ve rekabet avantajı elde etmek için iş süreçlerini analiz edebilir, tanımlayabilir, optimize edebilir, izleyebilir ve denetleyebilir.
Bir işe alım süreci örneğiyle konuyu açıklığa kavuşturmaya çalışalım. Bu tür bir sürecin yönetilmesi, bunun haritalandırılmasını ve gerçekleştirilmesi gereken her bir faaliyetin tanımlanmasını gerektirir; örneğin:
- Pozisyonların oluşturulması ve gereksinimlerinin tanımlanması
- Seçim sürecinin açılması
- İş tekliflerini tanıtmak
- Adaylarla iletişime geçmek
- Çevrimiçi ve yüz yüze testler yapmak
- Adaylarla görüşme ve seçme
- Sözleşme imzalamak
- Ve diğerleri
Haritalama aşamasından sonra, bu sürecin her zaman aynı şekilde ilerlemesi için standart hale getirilip kurallar oluşturulması gerekir. Daha sonra, onları optimize etmenin ve performanslarını iyileştirmenin yollarını bulmak için her görev analiz edilmelidir.
Süreç yönetimi modeli her zaman döngüsel ve canlıdır, yani sürekli değişir ve sürekli gelişir.
Tüm süreçleri iyileştirmenin yolları vardır ve bu, her aşamanın yürütülmesi sırasında tespit edilir. İş akışını yürütürken zaman zaman düzeltilebilecek ve ölçülebilecek kusurlar ve engeller ortaya çıkabilir.
Süreç yönetimi farklı aşamalarda gerçekleşir, aşamaların neler olduğuna örnek vermek gerekirse;
1. Stratejik planlama
Entegre bir model oluşturmak için firmanızdaki mevcut süreçleri tespit edip, bunların stratejik hedefleriniz ve değer zincirinizle uyumlu olup olmadığını kontrol ederek optimize edilecek en kritik süreçleri tanımlamanız gerekir.
Bunu yapmak için, bu süreçlerin nasıl gerçekleştirildiğini ve her birinin mevcut durumunu tanımak için bir ilk haritalama yapılır. Bu bir sonraki aşamaya yol açar.
2.Modelleme: Süreç Analizi ve Tasarımı
Burada, süreçlerin haritasını çıkararak mevcut süreçlerin (“OLDUĞU GİBİ” aşaması) daha derin analiziyle başlanmalı. Mevcut kaynaklar ve her süreçte var olan sorunlar değerlendirilir.
Modellemeyi gerçekleştirmenin yollarından biri, ilgili herkesi kapsayan ve sürecin her bir öğesi için semboller sağlayan bir grafik temsil biçimi olan BPMN’dir (İş Süreci Modeli ve Gösterimi)
Modeller, aslında günlük olarak yürütülen süreçleri temsil etmeli ve uçtan uca bir görünüm almalıdır.
Bu haritalamaya göre stratejik planımız ve farklı senaryoların değerlendirilmesi ile süreçlerin oluşturulmasına geçiyoruz.
Amaç, mevcut süreçlerde olası iyileştirmeleri ve değişiklikleri bulmak, takip edilecek faaliyetler, kurallar, standartlar ve göstergeler (KPI’lar) oluşturmak, şirketin ne olmak istediğini ve müşteriye en iyi ürün/hizmet ne olduğunu gösteren bir ideale ulaşmaktır.
Bunun için yönetim için oluşturulan ekibin, kıyaslama, beyin fırtınası toplantıları, SWOT analizleri, müşteri görüşmeleri ve daha fazlası gibi istenen süreçleri elde edene kadar farklı teknikler kullanması gerekir.
Bu iyileştirmeler şunlar olabilir:
- Sistemlerin entegrasyonu
- Zaman veya maliyet verimliliği
- Ekip eğitimi
- Belirli işlevlerin dış kaynaklardan sağlanması
3. Yazılım
Artık programlar, liderler, sürece dahil olanların hazırlanması ve yeni süreçlerin uygulanmasına yönelik hedeflerin yer aldığı bir iş akışı oluşturulur.
İşte tam bu noktada teknoloji devreye giriyor. Şu bir gerçek ki, teknolojiye ve süreç otomasyonuna yatırım yapmayan bir şirket artık geride kalmıştır. Sistemsel dağıtım, BPM teknolojisi ve yazılımının BPMS yani İş Süreci Yönetim Paketi) yardımını kullanan dağıtımdır.
Otomatik ve güvenilir sistemler, yöneticilerin tahminlere veya sezgilere değil, verilere dayalı kararlar almasına olanak tanır.
Bu tür sistemler şunları mümkün kılar:
- Grafikler ve veri formları aracılığıyla ilerlemenin gözetimi ile faaliyetleri gerçek zamanlı olarak izleyin
- Herkesi güncel tutmak için sürecin durumunu tüm ekiple paylaşın
- En önemli süreç ve faaliyetlere öncelik verin
- Faaliyetlerden sorumlu olanları belirleyin ve görevleri otomatik olarak dağıtın
- Kullanılan tüm sistemleri entegre edin
- İş kurallarını ve diğer işlevleri uygulayın
Sonuç, daha az gereksiz harcama ve müşteri için daha fazla değer üreten ürün ve hizmetlerle belirsizliğe daha iyi hazırlanmış bir şirkettir.
Sistemlerin mevcut olması ve ekibin eğitilmiş olması, ekibin yeniden tasarım iyileştirmelerini uygulamaya koyması ve faaliyetleri yürütmesi için yeterlidir.
4. İzleme ve Gözlem
Süreç tasarımında tanımlanan KPI’lara (Anahtar Performans Göstergeleri) göre sonuçlar takip edilerek başarının doğrulanması sağlanır. Sonuçları değerlendirmek ve bir şeyi yönetmek ancak ölçülebilirse mümkündür. Birincil metrikler şunlardır:
Zaman yönetimi
Bu, süreçleri hızlandırmak ve belirli faaliyetlerde performansı artırmak anlamına gelir. Genel olarak daha fazlasını, daha hızlı üretmek. Zaman göstergeleri, siparişin karşılanması ile teslimat arasındaki süreyi gösterir.
Kalite
Ürününüzü veya hizmetinizi tüketen kişi her zaman kaliteli ve güvenli bir sonuç almayı bekler. Ve bu durumda kalite, süreç standardizasyonunu varsayar.
Göstergeler teslimat başına kusur oranını, öngörülebilirliği, ürünün güvenilirliğini ve müşterinin ürüne ilişkin algısını ölçmelidir.
Maliyet
Süreç yönetimi aynı zamanda daha fazla değer üretmek ve israftan kaçınmak anlamına da gelir. Başka bir deyişle, daha az malzeme, finansal kaynak, envanter, insan çabası ve alanın harcanabilmesi için maliyet göstergelerinin kullanılması gereklidir.
Kapasite
Ayrıca firmanın önceden belirlenmiş bir zaman parametresine göre ne kadar üretim yapabildiğinin de ölçülmesi gerekiyor. Bu şekilde kapasite göstergeleri zaman dilimindeki minimum ve maksimum işlemleri ölçmeye yarar.
İyileştirme
İzleme sonrasında olası süreç hatalarını iyileştirmek için bir iyileştirme yapılır.
Söylendiği gibi süreç yönetimi her zaman döngüseldir ve daha ilgili profesyonellerle sürekli iyileştirmeyi hedefler. Bir sürecin sonunda sonuçlar ölçülür ve bulunan sorunlar sonsuz bir döngü içinde düzeltilir.
Bu makale içinde bahsi geçen özelliklerin tamamını ve daha fazlasını RIVER Uygulama Geliştirme Platformunda bulabilirsiniz.
Paylaş
Blog