2 KODUN AMACIISM kodları, gemilerin emniyetli operasyonu ve kirliliğin önlenmesi için IMO tarafından çıkarılmış Uluslararası Emniyetli Yönetim Kodlarıdır.
3 IMO Assembly Resolution A.741(18) Tüm şirketler tarafından hazırlanan manuellerin esasını IMO tarafından 1993 senesinde çıkarılmış A.741(18) oluşturur.Bu guide temel bölümler altında şirketlerin hangi politika ve prosedürleri belirleyeceğini anlatır.Ana başlıklar altında manuelin detaylandırılması şirketlere bırakılmıştır.
4 Auditor - DenetçiISM Koduna ve şirket yönetim sistemine uygunluğu kontrol eden ve denetleme yapabilecek kalifikasyon ve gerekli bilgiye sahip olan kişidir.Dış ve iç olmak üzere ikiye ayrılır.Dış denetçi Klas kuruluşu ve bayrak devleti denetçisi olabilir.İç denetçi şirket enspektörü, şirketin dışarıdan atamış olduğu bir kişi veya gemi içinden farklı bölümlerden üst kademe zabitan olabilir.
5 Non Conformity - Uygunsuzluk Bir " objective evidence " ile desteklenen ve belirtilen kuralın tam olarak uygulanmaması durumudur.Major ve minor olarak ikiye ayrılır.
6 Major Non Conformity - Önemli uygunsuzluk Şirketin Emniyetli Yönetim Sisteminden Gemi ve üzerinde yaşayan insanların emniyeti ve çevre kirliliği ile ilgili konularda belirgin olarak bir sapma olması ve bu konularda derhal alınmasını gerektiren riskli durumların oluşması.Buna ilave olarak ISM Kodu'nun verimli ve sistemli uygulanmasındaki eksiklik ve zayıflık yine Major - Non Confirmty olarak nitelendirilir.Örn: Kaptanın ISM manueline hakim olmaması, master review yazılmamış olması, iç denetlemenin, ship shore drillerin yapılmamış olması.
7 Observatıon - GözlemDenetleme sırasında denetleyici tarafından tespit edilen ve bir " ojective evidence " ile desteklenen gerçek bir durumdur. Observatıon - Gözlemler ile verilen bulguların şirket tarafından giderilmesi zorunlu olmamakla beraber , "observation" olarak verilen bazı bulguların gelecekte Major Non - Conformity'lere dönüşebileceği gözönünde bulundurulmalıdır.
8 Finding - BulguISM Kodunun da ötesinde , şirket emniyetli yönetim sistemi uyarınca yapılması gerekli görülen ancak uygulamasında aksaklıklar görülen durumların tespit edilmesidir.Finding'lerin varlığı şirket ve geminin DOC ve SMC sertifikaları almasını etkilemez.Bu aksaklıkların giderilmesi tamamen şirketin insiyatifindedir.
9 Objective EvidenceŞirketin Emniyetli Yönetim Sisteminin ya da bir elemanının varlığının ya da uygulamasının nitelik ve derecesini gösteren ve kesinlikle gerçek olan bir kayıt, durum ya da bilgidir.
10 Audit - DenetlemeŞirketin Emniyetli Yönetim Sisteminde belirtilen amaçlara ulaşmak için, yapılan uygulamaların , işlemlerin ve aktivitelerin yine belirtilen sisteme ve ISM Kodunun istediği kurallara ne kadar uygun, ne kadar etkin olduğunu gösteren , planlanan uygulamaların ne ölçüde gerçekleştiğinin tespit edilmesini sağlayan , sistematik ve bağımsız bir kontrol yöntemidir.
11 Internal Audit - İç Denetleme Denetleme aktivitesinin şirketin oluşturduğu bir plan ve yöntem doğrultusunda şirket içinde yer alan bir kişi ya da bir grup denetleyici tarafından ya da şirket dışından seçilen bağımsız denetleyici kişi ya da grup tarafından , şirket iç prosedürü ve ISM Kodu gereği yapılan bir denetlemedir. Bu yolla şirket, kendi sisteminin etkin ve verimli bir şekilde çalışıp çalışmadığını , varsa sistemdeki problemli ya da zayıf yönleri aktivite ve uygulamaları görme imkanı bulur.
12 External Audit - Dış Denetleme Sertifikayı veren kuruluş, bayrak devleti veya liman otoritesi tarafından yapılan denetlemedir.
13 SMC - Safety Management Certificate DOC sertifikasına sahip bir şirketin gemisinde tüm uygulamaların şirketin onaylanmış " Emniyetli Yönetim Sistemi " nde belirtilen prensiplere uygun olarak yapıldığını gösteren bir sertifikadır.Gemide yapılan denetlemeden sonra verilir. Yalnızca DOC sertifikasını alan şirketin bahse konu gemisine mahsustur. Geminin el değiştirmesi durumunda geçerliliğini kaybeder.5 yıllık süre için geçerlidir. Her 2.5 yılda yapılan bir ara denetleme sonucunda tasdik edilir. Ara denetlemenin sıklığı , sertifikayı veren kuruluş ya da hükümet tarafından artırılabilir.
15 DOC - Document of Compliance Bir şirketin ISM Kodu'na uygun olarak faaliyet gösterdiğinin belgesidir. ISM Kodu Sertifikalandırılması sürecinde şirkete verilen sertifikadır. Süresi beş (5) yıldır ve yıllık tasdiklere tabidir. Bu tasdikler sertifikayı veren kuruluşun yapacağı yıllık denetlemeler ile sağlanır. Sertifikayı veren kuruluş ya da hükümet, gerek görürse denetlemelerin sıklığını arttırabilir.DOC sertifikasının bir kopyasının da gemide bulunması gereklidir. Yıllık tasdiklerden sonra da tasdik edilen sayfa gemide, mevcut DOC sertifikasının geçerliliğinin devamının bir delili olması bakımından güncelleştirilmelidir.
17 International Safety Managemenet (ISM) Code – Uluslar arası Emniyetli Yönetim Sistemi (EYS) Kodu IMO toplantısında kabul gördüğü gibi Gemilerin Emniyetli Operasyonu ve Deniz Kirliliğinin önlenmesini amaçlayan Uluslar arası İşletme Kodu’dur. Organizasyon tarafından düzeltmeler yapılabilir.
18 Company - ŞirketGeminin armatöründen, Geminin operasyonu ile ilgili tüm sorumlulukları üzerine almış olan ve ISM kodu tarafından istenen tüm görev ve sorumlulukları üstlenmeyi kabul etmiş olan " gemi sahibi ", " işletmecisi " ya da " bareboat charterer " ından birisi olabilir.
19 Safety Managemenet System - Emniyetli Yönetim Sistemi Şirket personelinin, şirketin emniyet ve çevre kirliliğini önlemeye yönelik politikasını uygulayarak çalışmasını sağlayabilen ve dökümante edilerek yapılandırılmış ve efektif olarak işleyen bir sistemdir.
20 AdministrationGeminin bağlı olduğu bayrak devletinin hükümetidir.
21 UygulamaEmniyetli yönetim sistemi aşağıdaki manuellerden oluşur ve şirketin işlettiği tüm gemilere uygulanır.1-) Emniyetli Yönetim Sistemi Manueli2-) Çek Listler ve Formlar Manueli3-) Sopep
22 Şirketin ilk hedefleri İnsan hayatının kaybı ve yaralanmayı önlemek,Gemiye,yüke ve üçüncü şahıslara gelebilecek zararları engellemek,Doğayı ve özellikle deniz çevresini kirlenmeden korumaktır.Bunun ötesinde , en üstün kalitede konteyner-deniz taşımacılığı servisi sağlamaktır.
23 Şirket Kalite, Çevre, alkol ve uyuşturucu politikaları Gemide iki adet köprü üstü ve salonda bulundurulması gerekir. Muhakkak imzalı olmalıdır.
24 Şirket Organizasyon Şeması Genel MüdürOperasyon MüdürüBaş EnspektörEnspektörlerPersonel MüdürüKalite Sistemleri KoordinatörüISM & ISPS ENSPEKTÖRÜ
27 Amerika HattıWestbound: Her Pazartesi, Çarşamba ve Cuma günleri son Türkiye Limanı’ndan ilk ABD Limanı’na kadar gönderilecektir.Eastbound: Her Pazartesi, Çarşamba ve Cuma günleri son ABD Limanı’ndan ilk Türkiye Limanı’na kadar gönderilecektir.
28 Kuzey Avrupa HattıWestbound: Her Pazartesi, Çarşamba ve Cuma günleri son Akdeniz Limanı’ndan ilk Kuzey Avrupa Limanı’na kadar gönderilecektir.Eastbound: Her Pazartesi, Çarşamba ve Cuma günleri son Kuzey Avrupa Limanı’ndan ilk Akdeniz Limanı’na kadar gönderilecektir.
29 Doğu Akdeniz hattıHerhangi bir noon report göndermeyecektir.
30 Noon report formatıGemi Adı / Tarih ( Gün / Ay / Yıl ) / Gün / Saat / ZD / Sefer No / Kalkış Limanı / Varış Limanı / Enlem / Boylam / Rota / Pitch / Ortalama Hız / Rüzgar-Deniz durumu / HFO / MDO / ME System Oil / ME Cylinder Oil / DG System Oil / Thermal Oil / Hydrolic Oil / Eta / Master’s Name and SurnameÖrnek : Lekal / / Fri / 1200 LT / +1 / EB / Sav / Mer / 3542N / 01019W / 086 / 88 / / NW 4-3 / / / / / 2.70 / 6.80 / 5.10 / LT / Name Surname
31 Demirleme, Varış & Kalkış Raporları Demirleme ve Varış & Kalkış Raporları bütün gemiler tarafından gönderilecektir.Demirleme raporu bir limana varışta direk demirlendiğinde demirleme manevrası biter bitmez şirkete gönderilecektir.Varış raporları gemi limana yanaşıp pilot bırakıldıktan ve gemi emniyetle bağlandıktan sonra şirkete gönderilecektir.Kalkış raporları COSP (Deniz seyri başlangıcından hemen sonra gönderilecektir.
32 Demirleme Rapor Prosedürü Her gemi demirledikten sonra aşağıdaki formatta rapor gönderecektir;A-END OF PASSAGE TIME (LOCAL) / DATEB-POB TIME (LOCAL) / DATEC-ANCHORAGE TIME (LOCAL) / DATED- ESTIMATED TIME OF BERTHING (LOCAL) / DATE
33 Varış Raporu Prosedürü A- END OF PASSAGE TIME (LOCAL) / DATEB- POB TIME (LOCAL) / DATEC- NUMBER TUGS FWD / AFTD- BERTHING TIMEE- STARTING OPS TIME
34 Kalkış Raporu Prosedürü A - COMPLETION OF OPS DATE / TIME (local)B - UNBERTHING TIMEC - PILOT AWAY TIMED - F.A.O.P TIMEE - DEPARTURE DRTFS FWD / AFTF - BUNKERS IFO / MDO AT F.A.O.P.G - NBR TUGS OUT FWD / AFTH - ETA DATE / TIME NEXT PORT
35 DESIGNATED PERSON ASHORE( DPA ) Designated person ashore ( DPA ) ana iletişim merkezini ve firma ile gemi arasındaki bağlantıyı temsil eder.
36 DPA yetki ve sorumlulukları aşağıda verilmiştir. Emniyetli Yönetim Sisteminin etkin olarak uygulama ve yürütülmesiEmniyetli Yönetim Sisteminin yerine getirilmesi ve işletilmesinden sorumludur.Emniyetli Yönetim Sisteminin uygulanması için gerekli bütçeyi hazırlamaktan sorumludur.İç denetlemeleri planlamaktan sorumludur.İç denetlemelerin yapılabilmesi için denetleyicileri seçmek ve atamaktan sorumludur.
37 Uygunsuzluk durumlarında sebebin ne olduğuna karar verebilmek için araştırma ve analizlerin uygun yapılması, olayların tekrar meydana gelmesini önlemek için karşı tedbir alınması ve bunları Genel Müdüre rapor etmekten sorumludur.Sistem değerlendirme toplantıları programlamak ve bu toplantı kayıtlarını muhafaza etmekten sorumludur.Emniyetli Yönetim Sisteminin rutin gerekleri için Kaptan’la irtibat kurar.Uygun kaynaklar ve kara desteğinin istendiği gibi uygulanmasından sorumludur.Emniyetli Yönetim Sistemi içindeki önemli konuları direk olarak Genel Müdüre rapor etmekten sorumludur.
38 Kaptan'ın herşeyin üstünde olan yetkisi Şirket , Emniyetli Yönetim sistemi içinde Kaptan'ın emniyet ve kirliliği önleme konusunda karar verebilmesi için " overriding" - " çok yüksek - herşeyin üstünde " yetki ve sorumluluğu olduğunu ve gerekirse şirket yardımına başvurabileceğini bilmelidir.
39 Kaptan'ın sorumlulukları Şirketin emniyet ve çevre koruması politikalarını uygulamak.Gemi personelini bu politikaya uyması ve uygulaması için teşvik ve motive etmek.Basit ve sade bir şekilde uygun emir ve talimatlar ortaya koymak.Uyulması istenen kurallara riayet edildiğini kontrol etmek.Şirketin Emniyetli Yönetim Sistemini gözden geçirmek, sistemdeki bozuklukları karadaki yönetime rapor etmektir.
40 Emniyetli Yönetim Sistemi Eğitimi Gemiye katılacak bütün zabitan gemiye katılmadan önce Eys şirkette Eys eğitimi alacaklardır. Bu eğitimler Check Listler ve Formlar Manuelinde bulunan Form 002’ye göre ISM – ISPS Enspektörü tarafından verilir.Diğer personel için bazı eğitimler Türkiye’de veya gemide verilebilir.
41 Gemiye Yeni Katılacak Olan Personele EYS Eğitimi Verilmesi Eğer gemiye yeni katılan bir zabitanın ordinosunda EYS eğitimini aldığı işaretlenmemişse bu eğitim 2.Kaptan tarafından Form 002 kullanılarak gemide verilir ve eğitimin verildiği şirkete bildirilir. Doldurulan Form 002’nin bir kopyası şirkete gönderilir.Diğer personelin EYS eğitimleri her ay düzenli olarak Form 143d kullanılarak 2.Kaptan tarafından verilir.
42 Personel değerlendirmesi Kaptan ve Baş Mühendisler her sefer sonu personelin değerlendirmelerini Form 003 ve 004 ‘ü kullanarak yaparlar. Sefer 3 haftadan kısa sürüyorsa değerlendirmeler 2 seferde bir yapılır.
43 ISM EğitimleriŞirket tarafından işe alınan tüm personelin ISM sistemini iyi anlaması amacıyla, şirket personelin çalışma lisanında bir eğitim programı hazırlar ve DPA yıllık olarak aylara bölünmüş şekilde 1.zabitler tarafından gerekli eğitimlerin verilmesini sağlamak üzere ISM eğitim planlaması yapar. Bu Planlama her Ocak ayında gemilere dağıtılır.Her eğitimden sonra eğitimler Form 143d kullanılarak kayıt altına alınır ve personel tarafından imzalanır.
44 Kaptan, Baş Mühendis ve 1.Zabitin Görev Devir-Teslim Tutanakları Şirket gemilerinde Kaptan, baş Mühendis ve 2.Kaptanların devir teslimlerinde devir teslim formları kullanılır. Bu formlar sırasıyla Form 138, Form 208 ve Form 144’dür. Devir teslimler bu formlarla sınırlı kalmayıp gerekli görülen eklerle zenginleştirilebilir.
45 Gemiye Aşinalık ve İşbaşı Eğitimi Tüm katılan yeni personel ve zabitan, gemi hakkındaki genel bilgileri, emniyet techizatı ve donanım acil durumlarda kullanılacak ekipmanın yeri ve özel durumlar ile ilgili ana görevleri ne olursa olsun bir aşinalık eğitimi alır buna gemiye aşinalık eğitimi denir.İşbaşı eğitimleri gemiye yeni gelen personele çalıştıkları iş ortamında kullanmak durumunda oldukları , yada gözlemlemeleri gerekli ekipman , makine ,donanım, devre , atölye, stor, ..vs.yerlerinin ve genel prensiplerin anlatıldığı bir aşinalık eğitimidir.Aşinalık eğitimi çeklisti Çek Listler ve Formlar Manueli FORM c dedir. Eğitim sonunda eğitimi veren ve eğitimi alan imzalar.Bu eğitimi gemiye yeni gelen personele 2.kaptan tarafından verilir. Eğer 2.kaptan gemiye yeni katıldı ise bu eğitim kendisine ayrılan 2.kaptan tarafından veya gemi kaptanı tarafından verilir.Eğer tüm personel gemide yeni ise ( Ör: Yeni gemi alımı ise ) zabitan kadrosu ilgili emniyet techizat ve donanımı tanıyarak diğer personele yine yukarıda belirtilen çeklistleri doldurarak anlatacaklardır.Çek list soruların karşılarındaki kutuların () şeklinde mürekkepli kalemle doldurulması veya bilgisayar ortamında doldurularak yapılacaktır. Bu çek listler personel eğitim dosyasında saklanacaktır. (D14 Dosyası)
46 Emniyetli Yönetim Sistemine Aşinalık Eğitimi Eğer gemiye yeni katılan zabitan şirkette Emniyetli Yönetim Sistemi ile ilgili bilgi almadıysa , ( ki bu ordinoya düşülen not ile belirtilir.) gemide bu konuda ilgili aşinalık eğitimi alır.Bu eğitim şu şekilde olur;Zabitanın bağlı olduğu bölüm amiri, Şirket genel politikası ve emniyetli Yönetim sisteminin genel prensiplerini kendisine anlatır.Daha sonra yeni katılan zabitan ; Şirket ve gemi manuellerini gözden geçirir ve özellikle kendisi ile ilgili bölümleri öğrenir.Eğer zabitan bu şirkette 1 yıldan uzun süredir çalışıyor ve Emniyetli Yönetim Sistemi hakkında yeterli bilgiye sahipse bu eğitim süreci kapsam dışı bırakılabilir.Yukarıda belirtilen eğitimle ilgili kayıt FORM 002 doldurularak tutulur.
47 Personele Gemide Düzenli Olarak Verilen Eğitimler 2. Kaptan tarafından her ay verilen eğitimde Yangınla Mücadele Eğitimi, Çöp Yönetimi Değerlendirilmesi, Gemiyi Terk Eğitimi, Video eğitimleri ve Emniyetli Yönetim Sistemi konularına değinilerek personele bilgilerinin pekişmesi sağlanır. Ardından yapılan ameli eğitimlere esas olan bu aylık eğitimler sonunda personel Çek Listler ve Formlar Manueli Form No 143c, 143d ve 143e no lu formlarda bulunan Eğitim Değerlendirme dökümanlarını doldurur. Bu doldurulan Eğitim Değerlendirme Formları 2. Kaptan tarafından dosyalanır ve ilgili kontrollerde bu eğitimlerin alındığını ve her ay tazelendiğini ispat etmek amacıyla gösterilir.ISM manuellerinin elektronik ortamda tutulmasından dolayı kolay ulaşılabilirlik sağlanması amacıyla zabitan harici personele aylık verilen eğitimlerde ofisteki ve köprüüstündeki bilgisayardan ISM manuellerini nasıl okuyabileceği gösterilecektir.ISM manuellerinde bahsedilen prosedürlerden rasgele seçmeler yapılarak bu prosedürlerin detayları bu eğitimler de müfredat konularına eklenecektir. Müfredat konuları gemi tarafından belirlenecek ve verilen eğitimlerin içeriği ve katılan listesi kayıt altına alınacaktır.
49 Acil Önlem TalimiŞirket gemi ve ofis personelinin acil durumlarda yapılması gerekli konulardaki becerilerini artırmak amacıyla acil durumlara hazırlık talimleri yapmakla yükümlüdür. Bu nedenle Acil Durum Talimleri DPA 'nın yapacağı program çerçevesinde şirket ve gemi koordineli olarak yılda her gemi ile bir kez yapılacaktır.
50 Acil Durum Talim Programı Şirket – Gemi ArasıHer sene gemilere dağıtılacak Acil Durum Talim Programı Formuna göre gemi şirket arası talimler yapılacaktır.
51 Gemi Bünyesinde Yapılacak Talimler Geminin yapacağı drillerin isimleri ve zaman aralıkları aşağıda tablo halinde verilmiştir. Yapılan bu drillerin kaydı Drill Rapor Formu (Çek Listler ve Formlar Manueli Form No 115a-115f) ile gemide tutulacaktır.
52 KAZA (ACCIDENT)Cana , mala ve çevreye gelen, istenmeyen, zarar veya hasarla sonuçlanan, çeşitli şekillerde bir sürecin gerçekleşmesinde kayba neden olan bir olaydır. Bir olay eğer kayıpla sonuçlanmadıysa kaza değil Olmaya Yakın Kaza dır.
53 OLAY (INCIDENT)Gerçekleştiğinde kayba neden olan veya neden olabilecek olan bir oluşumdur.
54 OLMAYA YAKIN KAZA (NEAR ACCIDENT) Sonucu kayıpla bitmese de oluşum nedenleri bir kaza ile aynı olan,ancak sonuç itibarıyla kayıpla sonuçlanmamış olaylardır. Bir bakıma ucuz atlatılmış kazadır. “Olmaya Yakın Kaza” , “Tehlikeli Durum” , “Tehlikeli Oluşum” olarak da adlandırılabilir Olmaya yakın kazaların oluşumu kazalardan çok daha fazladır. Her gün her an birçok , kayıp ile sonuçlanabilecek ancak çeşitli şekillerde sonuçlanmayan olay olmaktadır.
55 KAYIP (LOSS)Cana, mala ve çevreye gelen istenmeyen zarar veya hasardır. Bir kazanın sonucu olarak ortaya çıkar. En gözle görülen kayıplar can ve mal kayıplarıdır. Gözle görünmeyen kayıplar, bir işlemin sekteye uğraması, işin durması, geminin seferden kalması, zaman kayıpları ve bunların zincirleme olarak oluşturduğu kayıplardır.
56 KazalarAşağıdaki durumların mutlaka rapor edilmesi gereklidir.
57 Personelin uğradığı kazalar Ufak - tefek incinmeler, el kesilmeleri , göze çapak kaçması , ayak burkulması , bel incinmesi dahil , ağır yaralanmalar veya ölümle sonuçlanan kazalar. vs...
58 Gemi veya teçhizatın uğradığı kazalar Kreyn telinin hasarlanması , ambar kapak tekerleklerinin kırılması, halat kopması , Makine yatak sarması , Herhangi bir mekanik hasarlanma, Yükün hasarlanması, vs...
59 Çevre kirliliği yapan kazalar Yakıt tankının delinip denize yakıt akması, hidrolik devrelerin hasarlanıp denize yağ akması, çöp atıklarının denize atılması vs...
60 Arızaların Raporlanması Tekrar oluşumları engellemek , tipik problemlerin analiz ve istatistiğini yapmak geleceğe yönelik tamir planlarının daha gerçekçi hazırlanmasına imkan vermek amacıyla , gemide oluşan ve gemi tarafından tamiri ilave iş gücü ve malzemeye bağlı olan arızalar, şirkete belli bir format ta bildirilmelidir. Bu arızalar, gemideki güverte / makine tüm arızalar için geçerlidir. Güverte ve Makinedeki tüm kusur ve hataların şirkete bildirilmesi ve bunun giderilmesi için bir program yapılması , gemi tarafından halledilecekse , gerekli malzeme temininin programlanması açısından şarttır.Geçici tamirler de yapılsa , mutlaka şirkete rapor edilmeli ve tamir periyodunda o an için arızalı olmayan geçici tamir edilmiş teçhizatın kalıcı tamirinin yapılmasının gözden kaçması engellenmelidir.Arızaların şirkete raporunda Çek Listler ve Formlar Manuelinde ki Form No 014 Arıza Rapor Formu kullanılır.
61 Düzeltici Hareketlerin Uygulanması Prosedürü Amaç : Düzeltici hareketlerin uygulanmasını sağlamakUygulama : Uygunsuzluklar şirkete aşağıda belirtilen şekilde bildirilir.Geminin normal operasyon süresi içerisinde Arıza Rapor Formu ( 014) . Bütün arızalar yukarıda belirtilen formla DPA’ya bildirilir.Kaza veya kaza olmaya yakın uygunsuzluk durumlarında gemi, Kaza veya Kaza olmaya yakın olay raporu formu kullanarak form (011) bildirim yapar.İç denetlemelerde uygunsuzluklar, NC Report Form 024 kullanılarak bildirilir.
62 Yukarıda belirtilen uygunsuzlukların düzeltilmesi aşağıdaki gibi yapılır Uygunsuzlukların düzeltilmesi normal operasyon zamanlarında Kaptan ve Baş Mühendis’in görevidir. Kaptan ve Baş Mühendisler zabitlerinin düzeltici önlemleri almasını sağlarlar. ISM Manuellerinin anında revize edilmesi için olayın büyüklüğüne göre Şirket haberdar edilir. Revizyon talep formu Form No 033 kullanılır.Aynı şekilde kazaların da gemi tarafından şirkete rapor edilmesi karşısında, filonun geri kalanına da düzeltici önlemler için gerekli işleri yapmak şirketin görevidir.İç denetlemeler veya sertifikasyon denetlemeleri sırasında tespit edilen uygunsuzluklar, NC Report Formu 024 ile bildirilir. Geminin uygunsuzlukları kapatması üzerine DPA gemiyi denetler ve uygunsuzluğu kapatır gerekli görüldüğü hallerde Klas’a rapor edilir
63 Periyodik BakımlarMakine, cihaz, alet ve takımlara ait Instruction Book’lar da yer alan bakım-tutum bölümlerinde belirtilen esaslara göre çalışma saati veya gün, hafta, ay, yıl bazında uygun aralıklarla yapılan bakımlardır. Bu bakımlar, bir cihaz için çalışma saati, diğer bir cihaz için gün, hafta, ay, yıl esasında olabilir. Bu imalatçının insiyatifinde olup, kullanıcı tarafından takvimsel kıymetleri 24 saatle çarparak elde edilen çalışma saati dilimlerinde de yapılabilir. Gemilerimizde bu bakımları AMOS MAINTENANCE diye adlandırılan bilgisayar programı ile takip edilip gerçekleştirilir.
64 Arıza OnarımıHerhangi bir zamanda, hiçbir esasa dayanmadan, doğrudan doğruya meydana çıkan arıza veya kaza sonucunda zuhur eden aksaklık veya hasarın ortadan kaldırılması için yapılan onarım ve bakımlardır.
65 Fırsat OnarımıZamana bağlı olmaksızın ve herhangi bir arıza ve kaza sonucunda meydana çıkmaksızın, yük beklerken veya yük alıp boşaltırken, havuz bakımına girildiğinde ortaya çıkan uzunca zaman dilimlerinden istifade edilerek, görülen zaafiyetlerin ve/veya pek yakında sorun olacağı tespit edilmiş uygunsuzlukların giderilmesi için yapılan onarım ve bakımlardır.
66 Güvenlik ekipmanları bakım tutumu ISPS Koduna göre gemide bulunan ekipmanların bakım tutumudur
67 Kritik Ekipman Prosedürü Şirket tarafından aşağıda yazılı başlıklar kritik ekipmanlar olarak belirlenmiştir ve bakım, kontrol prosedürleri aşağıda anlatıldığı gibi yapılır.Emercensi JeneratörGemi 2.Mühendisi tarafından haftada 1 defa test edilir ve jurnale kaydedilir. Diğer bakım prosedürleri Amos Planlı bakımda belirtildiği gibidir.Acil Dümen DonanımıLimanlardan kalkış öncesinde Form No 108’de belirtildiği gibi SOLAS 2004 CH V REG 26’ya uygun olarak gerekli kontroller yapılır.3 ayda bir Acil Dümen Donanımı talimi personelin katılımıyla yapılır ve Form No 115d kullanılarak yapılır ve jurnale kaydedilir.Emercensi Yangın Pompası4.Kaptan tarafından haftada 1 defa test edilir ve jurnale kaydedilir.Yangın Alarm Sistemi
68 Şirket Enspektörlerinin gemileri ziyaretleri ve teknik kontrolleri Enspektörler, konteyner gemileri için ise en az 12 ayda bir olmak üzere her gemiye kontrol yapmak amacıyla gitmelidir.Kontroller Çek Listler ve Formlar Manueli Form No 027a ve 027b’deki çek liste göre yapılmalıdır.Her bir kontrolden sonra , bir kontrol raporu hazırlanmalıdır.Bu rapor DPA tarafından incelenip , gerekiyorsa gerekli önlemlerin alınması için istenen kaynaklar sağlanmalıdır.Rapor Enspektörler tarafından muhafaza edilmeli ancak bir kopyası gemiye bırakılmalıdir.
69 AYLIK Raporlar Arıza Takip Formu (Deck/Eng) Aylık Faaliyet Raporu Formu(Deck/Eng)M/E Service Data (Eng)Aux Engines Performance Data Formu (Eng)Monthly Working Hours (Eng)Bunker Consumption Report Formu (Eng)Monthly Spare Parts Cons.Report (Eng)Can Kurtarma Araçlarının Durum Raporu (Deck)Yangın Söndürme Cihazları Durum Raporu (Deck)List of Pyrotechnics (Deck)Aquamatic System Log (Eng)Anfomatic System Log (Eng)Cooling Water Treatment (Eng)Inspection Through Scavange Ports (Eng)Yedek Parça Takip Formu (Deck/Eng)SOPEP Drill Record (Deck)MOB & Rescue Boat Drill Record (Deck)Fire Drill Record (Deck)Abandon Ship Drill Record (Deck)Kaptan Kasa HesabıPersonel Hesabı
70 3 AYLIK Raporlar Meger Test Rapor Formu (Eng) Crank web deflection (Eng)Güverte Malzeme Talep Formu (Deck)Kırtasiye Malzeme Talep Formu (Deck)Boya Talep Formu (Deck/Eng)Revir Talep Formu (Deck)Makina Malzeme Talep Formu (Eng)Kimyasal Malzeme Talep Formu (Eng)Elektrik Malzeme Talep Formu (Eng)Line Throwing Apparatus Drill Record (Deck)Emg. Steering Gear Drill Record (Deck)
71 SEFERLİK Raporlar CARGO DOCUMENTS VARIOUS CORRESPONDANCE( PROTEST / AUTHORIZATION LETTER )FUEL / LUB / WATER RECEIPTSSefer Özeti Formu (Deck)Log Abstract Formu (Deck/Eng)Kaptan Raporu Formu Sertifikalar (Deck)Kaptan Raporu GMDSS (Deck)Onarım Takip (Deck/Eng)Makine Daireleri Bk. Kpt. Raporu (Eng)Tekne Bakım Tutum Kaptan Raporu (Deck)Kumanya Talep Formu (Deck)Kamara Malzeme Talep Formu (Deck)GMDSS Jurnal Kayıtları (Deck)Pers. Değerlendirme formları (USA and North Europe Line)(Every two voyage for East Med Line)Personel SertifikalarıPersonel Vize Bitiş
72 GEREKTİĞİNDE gönderilen raporlar M/E Cylinder Condition (Eng)Arıza Rapor (Deck/Eng)Side Ends Shock With Bolts (Eng)Retightening Of Stay Bolts (Eng)Control Of Holding Down Bolts (Eng)Connecting Rod Bolts (Eng)Yedek Parça Talep (Deck/Eng)Olmuş/Olmaya Yakın Kaza Raporu (Deck/Eng)Casualty Report (Deck)Notice of Damage (Deck)Güverte Safety Malzeme Talep Formu (Deck)Notik Yayın Talep Formu (Deck)Personel Injury Or Death (Deck)Onarım Sonu Rapor Formu (Deck/Eng)Onarım Talep (Deck/Eng)Pers. OrdinolarıPers. Dilekçesi
73 Dökümanların yedeklenmesi (Back up) Gemiden şirkete gönderilen elektronik ortamdaki tüm bilgiler şirket Serverlarında düzenli olarak (aylık periyodlar halinde) yedekleri alınır. Bir tape sistemi ile ayrı hard disklere alınan bu kopyalar yangın tehlikesine karşı Sedef Tersanemizdeki arşivimizde muhafaza edilir. Aynı şekilde gemiden şirkete disketle gönderilen ay sonu evrakları ve diğer elektronik ortamdaki yazışmaların (önemli olanların) yedekleri hard copy olarak alınıp bilgisayarlardaki herhangi bir veri kaybına karşı klasörlerde muhafaza edilir. Bu işlem danışman şirketin elemanı tarafından ISM Koordinatörü gözetiminde gerçekleştirilir.Ek 1 – ISM Formları Kullanma Kılavuzu
74 İç denetlemelerin amacı Emniyet ve kirlilik önleme faaliyetlerinin şirketin kurduğu Emniyetli Yönetim Sistemi ve ISM kod gereklerine uygunluğunu incelemek ve varsa sistemdeki eksiklik uyumsuzluk ve kusurların ortaya çıkarılıp görülmesi için iç denetlemeler yapılır.
75 İç denetleme planıHer yıl ocak ayında , DPA , şirketin ve gemilerin Emniyetli Yönetim Sistemi ile ilgili aktivitelerini kapsayan bir iç denetleme planı yapar. Bu plan genel müdürün onayına sunulur (Form No 020).
76 İç denetlemenin planlanması ve hazırlık İç denetlemeler yıllık olarak yapılır. Enspektör kontrol listeleri iç denetlemelerde kullanılır. Teknik departman Form no 027 yi kullanarak gemilerin iç denetlemesini yapar. Kullanılan diğer fomlar (021,022,023,024,025 ve 026)
77 Yönetimin Sistemi Gözden Geçirmesi Amaçı ; Sistemi güncelleştirmek , iyileştirmek ve ilerletmek için neler yapılması gerektiğini tartışmaktır.Bunun sonucunda, gerekirse sistemde ve manuellerde değişiklik ve düzeltmelerin yapılması gündeme gelebilir.
78 Yönetimin gözden geçirilmesi prosedürü şunları ihtiva edecektir Gözden geçirmenin nasıl yapılacağınıGözden geçirmenin uygulama sıklığı ( yılda en az 1 defa )Gözden geçirmenin kimin tarafından yapılacağını ( EYS ne dahil bölüm başları tarafından )Bulunan eksiklik ve uygunsuzlukların düzeltilmesi ile ilgili sorumlu personel kayıt ve saklama
79 Kaptan 'ın Sistemi Gözden Geçirmesi ISM kodun en önemli maddelerinden biridir. Sistemin kullanıcısı olan Gemi Kaptanı'nın sistem hakkındaki fikirlerini ve tavsiyelerini içerir ve Çek Listler ve Formlar Manueli Form No 122 e göre hazırlanırKaptan'ın Emniyetli Yönetim Sistemi ve eksiklikleri konusunda şirkete verdiği tetkik ile gemi emniyet toplantısı birbirinden ayrılmalıdır.Her kaptan denetleme raporunu aşağıdaki esaslara göre hazırlayacaktır.Denetlemenin bulgularıKaydedilmiş kaza ve olayların analizleriTavsiyeler , memolar , sirkülerlerYönetim sisteminin yararlılığıGeçmişteki tecrübelerin sonuçları
80 bunlara ilave olarak ;Emniyet toplantı tutanağı , işletme aktiviteleri ve operasyonlarından sorumlu zabitlerin niyetleri ve tutumları .Emniyetli Yönetim Sisteminin gelişimi için öneriler.Gelişim metot ve tavsiyeleri.Emniyet toplantılarının yararlılığının gözden geçirilmesi.Kaptanın gözden geçirmesi, yılda en az 1 defa yapılmalıdır. Gemiye yeni katılan kaptanın bu değerlendirmeyi en erken 2 ay sonra yapması tavsiye edilir.Ayrıca şirket de bu gözden geçirmeyi yılda en az 1 kez yapmalıdır.
81 Emniyet Toplantıları (Safety Meetings) Emniyet Toplantıları filo gemilerinde ayda bir hazırlanacaktır. Bu toplantılarda Check Listler ve Formlar Manueli Form No 123 kullanılacaktır.Emniyet toplantılarına port state notları da yer alacaktır.Bu formlar düzenli olarak şirkete gönderilecektir.
82 DOC nin sertifikalandırılması ve ara surveyler ISM kodu geminin, o gemi ile ilgili bir Uygunluk belgesine (DOC) veya Geçici Uygunluk Belgesine (Interim Document of Compliance) sahip bir şirket tarafından işletilmesini ister.Uygunluk Belgesi sadece belge üzerinde gösterilen gemi tipleri için geçerlidir. Diğer gemi tiplerinin işletilebilmesi ancak Şirketin bu gemi tipini işletebileceğini idareye veya onun yetkilendireceği kuruluşa doğrulatmasıyla mümkündür.Şirketin ISM Koda uygunluğunu göstermek üzere alınacak Uygunluk Belgesinin (DOC) geçerli orijinali ofiste, bu gemi ile ilgili bir kopyası gemide bulundurulur. Bu belge, idare veya idarenin yetkilendireceği bir kuruluş tarafından ve 5 yılı geçmeyecek bir süre için verilir ve belgenin yıldönümü tarihinden 3 ay önce veya 3 ay sonrası arasında kalacak bir tarihte, yıllık doğrulama (Yıllık Dış Denetim – Annual verification) yapılır. Major Uygunsuzluk delili veya yukarıda bahsedilen yıllık doğrulamanın yapılmaması durumunda Belge iptal edilir. Uygunluk Belgesinin iptal edilmesi durumunda bu belgeye bağlı olarak alınmış Emniyetli İşletmecilik Sertifikaları da (SMC) iptal edilmiş olur.
83 SMC nin sertifikalandırılması ve ara surveyler Geminin ISM koda uygun olarak işletildiğini gösteren, Emniyetli İşletmecilik Sertifikaları(SMC); idare veya idarenin yetkilendireceği bir kuruluş tarafından ve 5 yılı geçmeyecek bir süre için verilir. Sertifika süresinin 5 yıl olması ve yalnızca 1 ara doğrulama (ara denetim-intermediate verification) yapılacak olması durumunda; doğrulama, sertifikanın 2. ve 3. yıldönümü tarihleri arasında yapılır. Major Uygunsuzluk delili veya yukarıda bahsedilen ara doğrulamanın yapılmaması durumunda SMC sertifikası iptal edilir.Uygunluk belgesi veya Emniyetli İşletmecilik Sertifikasının yenileme doğrulaması(renewal verification), bahse konu belgenin geçerlilik tarihinden; önceki 3 ay içinde yapıldıysa, yeni alınacak belgenin geçerlilik tarihi; eski belgenin geçerlilik tarihinden itibaren 5 yılı geçemez. 3 aydan daha fazla önce yapıldıysa, yenilenen belgenin geçerlilik tarihi, yenileme denetiminin bittiği tarihten itibaren 5 yılı geçemez.
85 MANUELISM manuelleri 1 Ocak 2007’den önce 5 bölümdü. Şirket Manueli, Gemi Manueli, Gemi Operasyon Manueli, Acil Durumlar Manueli ve Formlar / Check Listler ManueliŞirket ve Gemi Manuellerinin yaklaşık 85%’lik bölümü aynı olduğundan bunlar birleştirildi.
86 MANUEL DEVAMGemi Operasyon Manueli Bölüm 7 , Acil Durumlar Manueli Bölüm 8 içine alındı.Manuel Türkçe ve İngilizce olarak iki bölümdü.Bu manueller ön sayfa İngilizce arka sayfa birebir Türkçe olmak üzere birleştirildi.
88 Daha önce manuelde aranan bölümleri bulmak oldukça zordu. Sayfalarda da revizyon numaraları ve tarihleri yazmıyordu.Yeni manuelin her bölümünün üst bilgi kısmına bu bilgiler eklendi.
89 ÖRNEK Bölüm 1’e gelen revizyonların takip ve tespiti. Bölüm 1’in üst bilgi kısmında aşağıdakiler bulunmaktadır;KAŞİF DENİZCİLİK A.Ş.Emniyetli Yönetim Sistemi ManueliBölüm : 1Hazırlayan : KALİTE SİSTEMLERİ KOORD.Onaylayan : Designated Person DPABaşlık : GenelRev: 8 Tarih:
90 Burada bu bölümün en son 05. 10 Burada bu bölümün en son tarihinde 8 nolu revizyonu görmüş olduğunu görürüz.Ama hangi 8 revizyon olduğunu görmek için içindekiler bölümüne gitmek gerekir;
91 Bölüm GENEL1.1 Emniyetli Yönetim Sisteminin Amacı Ve Tanımlar1.2 Hedefler1.3 Uygulama1.4 Fonksiyonel GereksinimlerBuradan da gelen revizyonlar sayfasından ilgili revizyonlar tespit edilip takip edilebilir.
92 FORMLAR Formlar tek tek elden geçti. Üst bilgi kısımlarına Formun adı, revizyon no, revizyon tarihi, formn no ve dosyalanacağı klasör eklendi.
93 FORMLAR DEVAMTüm formlar ortak, güverte ve makine formları olarak ayrıldı.Formların tümüne değiştirilmemeleri için koruma kondu.
94 MAKROLU PROGRAM Makrolu program yeniden yazıldı. Ana sayfada kullanılan formlar rahatlık olsun diye aylık, seferlik, 3 aylık ve gerektiğinde şeklinde ayrıldı.Makrolu programda bulunan her forma Copy tuşu eklendi. Bu sayede program içinde hazırlanan bir form copy tuşuna basmak suretiyle masaüstüne kopyalanır hale getirildi.
95 MAKROLU PROGRAM DEVAMMakrolu programın son halinin kullanılıp kullanılmadığını anlamak için ana sayfa üzerine en son düzeltme tarihi eklendi.