Satın Alma Yönetimi Nedir?
Talepten satın alma siparişine ve fatura onayına kadar ürün veya hizmet almak için temel olan prosedürlerin düzenlenmesidir. Satın alma ve tedariki eşanlamlı olarak kullanmamıza rağmen, bunlar marjinal olarak birbirinden farklıdır. Satın alma, kuruluşun yararına mal ve hizmet edinmenin genel prosedürünü içerirken, satın alma, bunların elde edilmesiyle ilgili uygulamaları tasvir eder. Bir birlikteki satın alma prosedürü, özel durumu ve faaliyetlerine göre farklılık gösterir.
1.Süreç
Ürünler ve hizmetler için sipariş verirken, satın alırken ve ödeme yaparken sürdürülmesi gereken düzenlemelerin bir özeti. Satın alma süreci ne kadar karmaşıksa, o kadar fazla adım vardır.
2.Evrak işleri
Bu, hepsi referans ve inceleme nedenleriyle toplanan ve bir kenara bırakılan, satın alma prosedürü boru hattının her aşamasıyla ilişkili idari çalışma ve belgelere atıfta bulunur.
Bir Tedarik Sürecinde Yer Alan Adımlar
Her satın alma yönetimi prosedürü, ihtiyaçların tanınması, tedarikçinin araştırılması, değerlendirme, satın alma talebinin oluşturulması, gözden geçirme aşaması, satın alma siparişine dönüşüm, sözleşme organizasyonu, siparişin kontrol edilmesi/değerlendirilmesi, ödeme ve kayıt tutma dahil olmak üzere birkaç bileşen kullanır. Bunlar satın alma yönetimi sürecindeki önemli aşamalardır:
Aşama 1: Satın Alma Talebi
Bir satın alma süreci genellikle bir siparişle başlar. Bir talep formu, elektronik veya telefon yoluyla satın alma departmanına bir talep gönderilir.
Aşama 2: Talebin İncelenmesi
Daha sonra talep, satın alma departmanı tarafından incelenir. Onaylanan talepler PO olur, diğerleri ise işten çıkarılma gerekçesi ile geri gönderilir. Tüm bunlar basit bir satın alma siparişi uygulamasıyla halledilebilir.
Aşama 3: Bütçe Onayı
Satın alma departmanı bir PO yayınladıktan sonra, bütçe onayı için hesap ofisine gönderilir.
Aşama 4: Teklif Talepleri
Bütçe onaylandıktan sonra, satın alma ekibi, teklifleri almak ve karşılaştırmak ve ideal satıcıyı kısa listeye almak amacıyla satıcılara birkaç teklif talebi (RFQ) gönderir.
Aşama 5: Müzakere ve Sözleşme
Bir satıcı seçildiğinde, sözleşme şartları müzakere edilir. Her iki taraf da anlaştıktan sonra, satıcıya bir satın alma siparişi gönderilir. Bir sözleşme sözleşmesi, bir satıcı bir PO’yu kabul ettikten ve bir onay gönderdikten hemen sonra geçerlidir.
Aşama 6: Malların/Hizmetlerin Alınması
Satıcı, üzerinde anlaşmaya varılan ürünleri/hizmetleri verilen zaman dilimi içerisinde iletir. Bunları kabul etmeden önce, alıcı ürünleri inceler ve herhangi bir sorunu satıcıya bildirir.
Aşama 7: Üç Yönlü Eşleştirme
Bu aşamada, üç kayıt PO’lar, paketleme faturası (ürünle birlikte gelen) ve satıcı faturaları, hataları saptamak ve anlaşmanın doğru olduğunu garanti etmek için karşılaştırılır. Tutarsızlıklar bulunur bulunmaz ilgilenilmelidir.
Aşama 8: Fatura Onayı Ödemesi
Üçlü eşleştirme tamamlandıktan sonra makbuz onaylanır ve ödeme işlemi için gönderilir. Bu organizasyondan organizasyona değişir.
Aşama 9: Kayıt Tutma
Ödeme işleminden sonra alıcılar muhasebe ve arşivleme için tutanak tuttururlar. Değişimi içeren tüm belgeler merkezi bir yerde saklanır.
Satın Alma Yönetim Sisteminde Olması Gereken Özellikler
Çoğu satın alma yönetimi çerçevesi benzer avantajları garanti ederken, yerleşik özellikleri ayırt edicidir. Bu nedenle, sorunsuz bir satın almayı garanti etmek için gerekli tüm araçlara ve özelliklere sahip olup olmadıklarını kontrol ettiğinizden emin olun. Kuruluşların bir satın alma yönetimi yazılımında dikkat etmesi gereken bazı temel özellikler şunlardır:
1: Bir e-edinme çerçevesi kullanılarak satın alma siparişleri basitleştirilir. Temel olarak satın alma siparişinin doğru ayrıntılarını sisteme girersiniz. Siparişler daha sonra sizin tarafınızdan önceden tanımlandığı şekilde tüm uygun ortaklara yönlendirilir. Satın alma siparişi, son onay gönderilir gönderilmez başlatılır. Satın alma siparişi, makbuz onayı ve ödemeye kadar çerçeve aracılığıyla da yönlendirilir. PO’lar ve taleplerle ilgilenen bulut tabanlı bir satın alma yönetimi aracıyla, sistemdeki herhangi bir öğeye erişebilirsiniz. Dosyalanmış PO’lar, ihtiyacınız olan herhangi bir noktada bir saniyede yükseltilebilir ve sistemde hiçbir sipariş kaybolmaz. Talepleri işleyen, formları yönlendiren ve ilgili taraflara bildirimde bulunan otomatik bir satın alma yönetim sistemi ile tüm PO’ların gerekli zaman dilimi içinde uygun kişiler tarafından işaretlenip onaylanması garanti edilir.
2: Otomatik üç yönlü kontrol Güvenli ödeme düzenlemeleri, dağıtılmış depolamadan ve onayların otomatik olarak yönlendirilmesinden daha fazlasını sunar. Üç yönlü kontrol, hata olasılığını büyük ölçüde azaltmak için satın alma siparişlerine belirli satın alma taleplerine göre bakan böyle bir özelliktir.
3: Satın almayla ilgili bilgiler Bu, otomatik satın alma yönetiminin geleneksel kağıt veya e-posta tabanlı prosedür üzerinde kayda değer bir boşluk sunduğu alandır. Dijital satın alma siparişlerini almanın muhtemelen en iyi yanı, raporların ve analizlerin neyin iyi çalıştığını ve israfın size nelere mal olduğunu belirlemenize yardımcı olmasıdır. Satın alma siparişleri, tedarik makinesinde temel bir çark olduğundan, süreç boyunca basitlik ve algılanabilirlik olması harika. Özel raporlar ve analizler aracılığıyla herhangi bir talebin durumunu anında alabilir, satıcı yürütme verimliliğini analiz edebilir ve daha fazlasını yapabilirsiniz.