İş arkadaşlarınızla, iş arkadaşlarınızla ve diğerleriyle neredeyse sohbet etmek ve işbirliği yapmak için Microsoft Teams kullanmaya çalışıyorsanız bu kılavuz size yardımcı olacaktır.
Daha fazla kişi evden çalışmaya zorlandığından koronavirüs salgınıişimizi sanal olarak yapmanın yollarını bulma ihtiyacı hiç bu kadar büyük olmamıştı. Şimdi gerekli olan tecrit ve sosyal mesafe karşısında, organizasyonlarımız içinde ve dışında diğer insanlarla işbirliği yapmanın ve iletişim kurmanın alternatif yollarını bulmalıyız. Sohbet etmemize, sesli ve görüntülü arama yapmamıza ve başkalarıyla dosya paylaşmamıza izin veren çeşitli araçlara erişilebilir. Yardımcı olabilecek bir araç Microsoft Ekipleri.
İşletmeler, okullar ve diğer kuruluşlar için tasarlanan Microsoft Teams, diğer insanlarla uzaktan çalışmak için gereken özelliklerin çoğunu sağlar. Sanal ekipler oluşturabilir ve daha sonra diğer kişileri onlara katılmaya davet edebilirsiniz. Grup olarak veya bireysel olarak ekibinizin diğer üyeleriyle sohbet edebilir ve mesaj alışverişinde bulunabilirsiniz. Sesli veya görüntülü aramalarla başkalarıyla tek tek veya grup olarak konuşabilirsiniz. Sohbetlerinizi, çağrılarınızı ve diğer içeriklerinizi daha iyi organize etmek için tek bir ekip için ayrı kanallar bile oluşturabilirsiniz.
Dosyaları başkalarıyla paylaşabilir ve ardından bu dosyaları toplu olarak düzenleyebilir ve ortak çalışabilirsiniz. Microsoft Teams, Office 365 web uygulamalarıyla sorunsuz bir şekilde çalışır, böylece Word belgelerini, Excel elektronik tablolarını, PowerPoint sunularını ve OneNote dosyalarını görüntüleyebilir ve düzenleyebilirsiniz. Ayrıca, daha sonra sohbetlerinize veya toplantılarınıza belirli verileri dahil etmek için kullanabileceğiniz çeşitli diğer Microsoft uygulamalarını ve üçüncü taraf uygulamalarını Teams'e entegre edebilirsiniz.
GÖRMEK: Karşılaştırma tablosu: Kurumsal işbirliği araçları (TechRepublic Premium)
Microsoft Teams: birkaç farklı platform için kullanılabilir, web, Windows, macOS, iOS, iPadOS ve Android dahil. Web uygulaması, masaüstü uygulamaları ve mobil uygulamalar arasında bazı farklılıklar vardır. Masaüstü uygulamaları Ekiplerde yerleşik olan tüm özellikleri destekler. Web uygulaması yalnızca Google Chrome ve Microsoft Edge aracılığıyla çağrıları ve toplantıları tamamen destekler. Ne web uygulaması ne de mobil uygulamalar ekran paylaşımını tam olarak desteklemiyor. Teams'deki özelliklerin tümünü veya çoğunu kullanmayı planlıyorsanız, en iyi seçeneğiniz, işletim sisteminize özel masaüstü uygulamasını yüklemektir.
Microsoft Teams'e birkaç farklı yoldan ulaşabilirsiniz. Kuruluşunuzda bir Microsoft 365 (eskiden Microsoft Office 365) iş veya eğitim aboneliği, Ekipler paketin bir parçasıdır ve serbestçe erişilebilir. Bu durumda, servise nasıl erişeceğinizi öğrenmek için BT personelinizle veya başka bir tarafla iletişime geçmelisiniz.
Mart 2020 itibariyle Microsoft, 6 aylık ücretsiz Office 365 E1 Deneme Sürümü Microsoft Teams'i içerir. Şirket bu ücretsiz denemeyi, evden çalışmaya zorlanan insan sayısındaki artış nedeniyle koronavirüs.
Kuruluşunuz resmi olarak Ekipleri kullanmıyorsa, kendi başınıza erişim kurarak ve ardından insan ekipleri oluşturarak bunu ücretsiz olarak alabilirsiniz. Teams'in ücretsiz sürümü için Microsoft 365 aboneliği gerekmez. Gmail adresi gibi herhangi bir üçüncü taraf e-posta adresini bile kullanabilirsiniz; bu adres gerekli bir Microsoft Hesabı olarak ayarlanacaktır.
Teams'i bir Microsoft 365 işletme veya eğitim hesabı aracılığıyla kullanma ve kendi oluşturduğunuz ekibinizle kendi adınıza kullanma arasında farklar vardır.
Gidiyor Microsoft 365 hesabı aracılığıyla, kuruluşunuzdan sınırsız sayıda kullanıcı ekleyebilirsiniz. Her ekip, kuruluş başına 1 TB dosya depolama alanı ve lisans başına 10 GB ile 5.000 üyeye kadar üyeye sahip olabilir. Bu hesap türü, bulut depolama ve eşitleme için SharePoint ve OneDrive ve e-posta barındırma ve özel e-posta etki alanları için Exchange gibi hizmetlere erişmenizi sağlar. Ayrıca toplantıları planlayabilir ve kaydedebilir ve sesli konferanslar düzenleyebilirsiniz. Bu plan size kullanıcıları, uygulamaları ve özellikleri yönetmek için özel yönetim araçları sağlar. Microsoft Teams for Education, entegre OneNote sınıf not defterleri ve ödev yönetim araçları gibi öğretmenlere yönelik özellikler sunar.
Kendi başınıza kuracağınız Ekiplerin ücretsiz sürümü sizi kuruluş başına 300 kişi ile sınırlar ve dosya depolama alanını tüm ekip için 10 GB ve kişi başına 2 GB ile sınırlar. Toplantıları planlayamaz veya kaydedemezsiniz. Bu sürüm SharePoint, OneDrive İş veya diğer Microsoft 365 hizmetleriyle entegre değildir.
GÖRMEK: Coronavirus: Her işletmenin ihtiyaç duyduğu kritik BT politikaları ve araçları (TechRepublic Premium)
Microsoft Teams erişimi nasıl ayarlanır?
Gerekli Office 365 işletme veya eğitim hesabına sahip değilseniz, Teams erişimini kolayca ücretsiz olarak ayarlayabilirsiniz.
- Şuraya göz atın: Microsoft Teams web sitesi.
- Uygun düğmeyi tıklayın – İşletme veya Eğitim için.
- E-posta adresinizi giriniz.
- Takımları nasıl kullanmak istediğinizi seçin – okul, arkadaşlar ve aile için veya iş için.
- Şifrenizi girin, ardından adınızı, şirket adınızı ve diğer bilgilerinizi girin veya onaylayın.
Bir sonraki ekranda Windows (veya macOS) uygulamasını veya web uygulamasını kullanmak isteyip istemediğiniz sorulur. İlk kurulum işlemi için her ikisi de yeterli olacaktır, ancak bir noktada ekran paylaşımı ve diğer bazı özellikler için masaüstü uygulamasını yüklemek isteyeceksiniz. Daha sonra Ekipler için ana ekrana getirilirsiniz (Şekil A).
Şekil A
Takım oluşturma ve insanları davet etme
Üstesinden gelmeniz gereken ilk görev, insanları kuruluşunuza davet etmektir. Ekibinize katılan üyeler kuruluşunuzun bir parçası olarak listelenmemiş veya erişilebilir değilse veya şirket adınızı genel ekibiniz olarak kullanmayı planlıyorsanız bu adım faydalı olacaktır. Bunu yapmak için şu adımları izleyin.
- Kişileri davet etmek için sol kenar çubuğunun alt kısmındaki bağlantıyı tıklayın.
- Üç seçenekten birini belirleyin: Bağlantıyı Kopyala, Kişilerinizi Davet Edin veya E-posta ile Davet Edin (Şekil B).
- E-posta ile Davet Et için üçüncü seçenekle devam ederseniz, kuruluşunuza davet etmek istediğiniz kişilerin adlarını ve e-posta adreslerini girin ve davetiyeyi gönderin.
Şekil B
Kuruluşunuz büyükse veya farklı projeler için birden fazla ekip oluşturmak istiyorsanız, kendi şirketinizi genel ekip olarak kullanmak yerine bireysel ekipler oluşturmak istersiniz. Bu durumda, Bir Ekibe Katılmak veya Oluşturmak için bağlantıyı tıklayın ve Ekip Oluşturma düğmesini seçin (Şekil C).
Şekil C
Teams'i Microsoft 365 aboneliğinin bir parçası olarak kullanıyorsanız ekibinizi mevcut bir gruptan oluşturabilirsiniz. Aksi takdirde, sıfırdan bir takım oluşturmanız gerekir. Bu durumda, iki veya üç seçeneğiniz olacaktır. Ekibi Özel yapabilirsiniz, yani insanların katılmak için izninize ihtiyacı vardır. Herkese açık yapabilirsiniz, yani herkes katılabilir. Bazı durumlarda, şirketinizdeki herkesin otomatik olarak üye olduğu Kuruluş çapında bir ekip oluşturmak için üçüncü bir seçenek görebilirsiniz. Ekip üyeliğiniz üzerinde kontrol sahibi olmak için Özel (Şekil D).
Şekil D
Ekibiniz için bir ad ve açıklama oluşturun. Örneğin, eğer bu ekip belirli bir projeye ayrılacaksa, o projenin adını verin. Bir sonraki adımınız insanları ekibe davet etmektir. Uygun alanlara, davet etmek istediğiniz her kişinin adını veya e-posta adresini yazın. Kuruluşunuzun üyeleri ile yalnızca adlarını yazmaya başlamanız gerekir. Kuruluşunuzun dışındaki kişiler için tam e-posta adreslerini girmeniz gerekir. İlk ekibinizi kurduktan sonra, gerektiğinde ek ekipler oluşturabilir ve her birine kişi davet edebilirsiniz.
İnsanlarla nasıl sohbet edilir
Ekipleriniz kurulduktan sonra, ilk adım olarak tüm üyelere bir mesaj göndermek isteyebilirsiniz. Ekranın altındaki sohbet alanına mesajınızı yazın. Özel biçimlendirme, emoji, GIF'ler, çıkartmalar ve daha fazlasını ekleyerek metninizi süsleyebilirsiniz (Şekil E). Mesajınızı gönderdikten sonra, ekip arkadaşlarınız bir sohbeti başlatmak için yanıt verebilir.
Şekil E
Ayrıca birisiyle tek tek sohbet edebilirsiniz. Bunu yapmak için üst taraftaki Yeni Sohbet simgesini tıklayın. Sohbet etmek istediğiniz kişinin adını yazın ve ardından mesajınızı yazın.
Diğer insanları nasıl arayabilirim?
Ekip üyelerinizle bir video veya sesli konferans görüşmesi ayarlamak isteyebilirsiniz. Bunu yapmak için şu adımları izleyin.
- En alttaki Şimdi Tanışın simgesini tıklayın.
- Gerekirse toplantı için bir konu yazın.
- Yalnızca sesli arama yapmak için Kapalı düğmesini tıklayın. Aksi takdirde, anahtarı yalnız bırakın ve kendi kameranızı etkinleştirmek için Kamera simgesini tıklayın.
- Şimdi Tanışın düğmesini tıklayın.
- Toplantı penceresinde, katılmak istediğiniz her kişinin adını sağ tıklayın ve her birinden katılmasını isteyin (Şekil F).
Şekil F
Tüm katılımcılar katıldıktan sonra, tüm grupla veya bireysel katılımcılarla sohbet edebilir ve ekranınızı – tüm ekranı veya belirli pencereleri paylaşabilirsiniz. Ekran paylaşımından tam olarak yararlanmak için masaüstü uygulamasını kullandığınızdan emin olun. Sağ bölmede, sesini kapatabileceğiniz veya toplantıdan kaldırabileceğiniz tüm katılımcıların bir listesini de görebilirsiniz.
Bireysel üyelerle kolay ve hızlı bir şekilde iletişime geçebilirsiniz.
- Sol kenar çubuğundaki Aramalar simgesini tıklayın ve Kişiler seçeneğini belirleyin.
- Kişi Ekle düğmesini tıklayın ve ekip üyelerinizden birinin adını yazmaya başlayın. Bu kişi eklendikten sonra artık sohbet edebilir, e-posta gönderebilir, video görüşmesi yapabilir veya söz konusu kişiye sesli arama yapabilirsiniz (Şekil G).
Şekil G
Kanallar nasıl oluşturulur?
Bu noktada, ekibinizin çalışmalarını ayrı bölümlere veya kanallara bölmek istediğinize karar verebilirsiniz. Çok katmanlı veya aşamalı projeler üzerinde çalışıyorsanız ve her aşamayı ayrı ayrı takip etmek istiyorsanız bu yararlı olabilir.
- Ekibinizin adının yanındaki Diğer Seçenekler simgesini tıklayın ve Kanal Ekleme seçeneğini belirtin.
- Kanal için bir ad ve diğer ayrıntılar oluşturun ve ekleyin.
- Eklemek istediğiniz her kanal için bu adımları tekrarlayın.
- Belirli bir kanala özgü içerikle sohbet etmek, konuşmak veya paylaşmak istiyorsanız, kanalın adını tıklayın ve Teams arayüzünü normal şekilde kullanın (Şekil H).
Şekil H
Dosya paylaşma
Dosyaları tüm grupla veya belirli bir kişiyle ekip üyeleriyle paylaşmak isteyebilirsiniz.
- Alttaki sohbet alanında, ataş simgesini tıklayın. Bilgisayarınızdan veya paylaşılan OneDrive depolama alanınızdan bir dosya ekleyebilirsiniz.
- Paylaşmak istediğiniz dosyayı (Excel elektronik tablosu gibi) seçin.
- Alıcılara gönderin. Artık hepiniz dosyayı Excel'in web uygulamasında açmak için tıklayabilirsiniz. Siz ve diğer üyeler, değişikliği yapan kişinin adına işaret eden tüm düzenlemelerle dosyayı gerçek zamanlı olarak düzenleyebilirsiniz (Şekil I).
- İşiniz bittiğinde dosyayı kapatın. Bu şekilde eklenen tüm dosyalar Ekiplere kaydedilir ve Ekipler ve Kanallar için dosya eki konumu aracılığıyla erişilebilir.
Şekil I
Dosyalarla çalışma
Dosyalarla başka bir şekilde de çalışabilirsiniz. Sol kenar çubuğundaki Dosyalar simgesini tıkladığınızda tüm ekli dosyaları görürsünüz. Burada, erişim için ekibinizin OneDrive depolama alanına da dosya yükleyebilirsiniz. Daha sonra OneDrive için dosya eki konumu aracılığıyla bu dosyalarla çalışabilirsiniz.
Diğer uygulamalar nasıl entegre edilir?
Diğer Microsoft uygulamalarını ve çeşitli üçüncü taraf uygulamalarını entegre ederek Ekiplerin işlevselliğini artırabilirsiniz. Bunlar verimlilik uygulamaları, proje yönetimi uygulamaları, haber uygulamaları, eğitim ve bilgilendirme uygulamaları, iletişim uygulamaları ve daha fazlasını içerir.
- Sol kenar çubuğundaki Uygulamalar simgesini tıklayın. Artık belirli uygulamalara göz atabilir veya bunları arayabilirsiniz.
- Bir uygulama seçin ve ekleyin. Seçtiğiniz uygulamaya bağlı olarak, bu uygulamadaki bilgilere veya içeriğe artık doğrudan Teams'te erişebilirsiniz. Örneğin, CRM verilerinize erişmek için Salesforce'a, anket oluşturmak için SurveyMonkey'e ve video paylaşmak için YouTube'a (Şekil J).
Şekil J
Deneyimli kullanıcılar için ipuçları
Şimdiye kadar Microsoft Teams için temelleri ele aldık, ancak hizmette gözle görülenden çok daha fazlası var. Teams'i kullanırken daha gelişmiş özelliklerden bazılarını kesinlikle alacaksınız, ancak başlamak için deneyimli kullanıcılar için bazı ipuçları.
- Ayarları gözden geçirin. Ekipler'deki belirli özellikleri Ayarlar panelinden kontrol edebilir ve düzenleyebilirsiniz. Oraya ulaşmak için sağ üstteki profil simgenizi tıklayın ve Ayarlar'ı seçin. Burada, Teams uygulamasının nasıl ve ne zaman başlatılacağını seçebilir, Rahatsız Etmeyin seçeneğini ve diğer gizlilik ayarlarını kontrol edebilir, bildirimlerinizi yönetebilir, ses ve videonuzu test edebilir ve gelen çağrıları ve sesli postayı kontrol edebilirsiniz.
- Üyeleri yönet. Teams'in ücretsiz sürümü özel bir yönetim aracı sunmaz, ancak yine de ekibiniz için izinleri ve diğer özellikleri yönetebilirsiniz. Ekibiniz için Diğer Seçenekler düğmesini tıklayın ve Ekibi Yönet seçeneğini belirleyin. Takım Yönetimi ekranında Ayarlar'a gidin. Üyelerin neler yapabileceğini kontrol etmek için Üye İzinleri'ni seçin. Üyelerin emoji, GIF ve çıkartma ekleme yeteneğini kısıtlamak için Eğlenceli Şeyler'i seçin.
- Ekip üyelerini etiketle. Etiketleri bir ekibin tek tek üyelerine atayabilir ve söz konusu etiketi ekleyerek aynı anda hepsiyle iletişim kurabilirsiniz. Ekibiniz için Diğer Seçenekler düğmesini tıklayın ve Etiketleri Yönet seçeneğini belirleyin. Etiket adınızı oluşturun ve üyeye atayın. Sohbet penceresinde, o etikete atanan tüm kullanıcılara ulaşmak için @ ve ardından etiket adını yazın.
- Komut satırını kullanma. Ekranın üst kısmındaki komut satırı, temel özelliklere ve işlevlere erişmek için kullanışlı bir yol sunar. Birinin etkinliğini görmek için / etkinlik, / birini aramak için arama veya durumunuzu Rahatsız Etmeyin olarak ayarlamak için / dnd gibi bir eğik çizgi ve ardından istediğiniz komutu yazın. Tüm komutların bir listesini görmek için eğik çizgiyi tek başına yazmanız yeterlidir.
- Video arka planınızı bulanıklaştırın. Evden çalışıyorsanız ve video görüşmesi sırasında başkalarının dağınık odanızı görmesini istemiyorsanız arka planınızı bulanıklaştırabilirsiniz. Bir arama sırasında bunu yapmak için, Diğer İşlemler düğmesini tıklayın ve Arka Plan Bulanıklığı seçeneğini seçin. Kapatmak için aynı düğmeyi tıklayın ve Arka Plan Bulanıklaştırma seçeneğini belirleyin.
- Toplantı notları alın. Konferans görüşmesi sırasında, toplantı hakkında kolayca notlar alabilirsiniz. Görüşme sırasında Diğer İşlemler düğmesini tıklayın ve Toplantı Notlarını Göster seçeneğini seçin. Notlarınıza bir ad verin ve toplantı ilerledikçe bunları yazın. Notlarınızı biçimlendirebilir, farklı bölümlere ayırabilir ve bitmiş notların bağlantısını başkalarıyla paylaşmak için kopyalayabilirsiniz.
- Bir mesajı dinleme. Ekranı okumada sorun yaşıyorsanız veya mesajları yüksek sesle okumak istiyorsanız, Sürükleyici Okuyucu'yu ekip ve bireysel mesajlar için etkinleştirebilirsiniz. İletinin yanındaki Diğer Seçenekler düğmesini tıklayın ve Sürükleyici Okuyucu seçeneğini belirleyin. Okuyucu ekranı, mesajı büyük ve net bir yazı tipinde görüntüler. Yüksek sesle okuduğunu duymak için Oynat düğmesini tıklayın.
- Sohbete konu ekleme. Diğer konuşmalar ile rastgele sohbet etmek, özellikle konuşmalar bağlam dışındaysa kafa karıştırıcı olabilir. Bunu düzeltmek için mesaja bir konu ekleyebilirsiniz. Sohbet penceresinin altındaki araç çubuğunda Biçim simgesini tıklayın. Biçimlendirme penceresinde, alana Konu Ekle yazan bir konu yazın. Mesajınızı yazın ve gönderin, konu mesajın üstünde daha büyük bir yazı tipinde görünecektir.
- Özel kanal oluştur. Bazen yalnızca belirli kişileri davet ettiğiniz özel bir kanal isteyebilirsiniz. Böyle bir kanal sadece bu insanlar tarafından görülebilir. Bunu ayarlamak için ekibiniz için Diğer Seçenekler düğmesini tıklayın ve Kanal Ekle seçeneğini belirleyin. Kanalı adlandırın. Gizlilik altında, ayarı Özel olarak değiştirin ve üyeleri davet edin.
- Bir kanala bağlantı. Bazı ekip üyeleri yalnızca belirli bir veya iki kanalla çalışabilir. Bu durumda, Teams'i her kullandıklarında doğrudan o kanala gitmek isteyebilirler. Yardım etmek için bir kanal bağlantısı oluşturup paylaşabilirsiniz. Bir kanalın yanındaki Diğer Seçenekler düğmesini tıklayın ve Kanala Bağlantı Al seçeneğini belirleyin. Bağlantıyı o kanalı kullanan kişilerle kopyalayın ve paylaşın.
- Sekme ekle. Ekibiniz için tüm uygulamaları ve dosyaları takip etmek zor olabilir. Erişimlerini kolaylaştırmanın bir yolu, sekme olarak eklemektir. Etkinlik, Sohbet veya Ekipler penceresinde + simgesini tıklayın. Bir sonraki pencerede, sık kullandığınız belirli bir uygulamayı seçin. Ayrıca, söz konusu uygulama için belirli bir dosya seçmeniz gerekebilir. Geri kalan adımları uygulayın. Sonunda, hızlı erişim için diğer sekmelerin yanında o uygulama veya dosya için bir sekme görünür.
- Uygulamaları sabitle. Ekibinize ne kadar çok uygulama eklerseniz, insanların bunlara erişmesi o kadar zor olabilir ve bazı ekip üyeleri yalnızca belirli uygulamaları kullanabilir. Bu durumda, hızlı erişim için favori bir uygulamayı sabitleyebilirler. Ekranın altındaki araç çubuğundaki Uzantılar düğmesini tıklayın. Sabitlemek istediğiniz bir uygulamayı sağ tıklayın ve Sabitle komutunu seçin. Bu uygulama daha sonra araç çubuğunda görünür.
- Dosya oluşturma ve yönetme. Ekipler, dosyalarla çalışmak için birkaç farklı yol sunar. İşte kullanışlı bir seçenek. Belirli bir kanalda, üst taraftaki Dosyalar sekmesini tıklayın. Buradan yeni bir Office dosyası oluşturabilir, bilgisayarınızdan bir dosya yükleyebilir, OneDrive ile bir dosyayı senkronize edebilir, bir dosyaya bağlantı oluşturabilir ve bilgisayarınıza bir dosya indirebilirsiniz. Bir dosya seçerek dosyayı silebilir, yeniden adlandırabilir, sabitleyebilir, taşıyabilir ve başka kimsenin değiştiremeyeceği şekilde teslim alabilirsiniz.
- Bulut depolama alanı ekleyin. OneDrive veya SharePoint kullanmanın ötesinde, dosyaları paylaşmak ve senkronize etmek için diğer çevrimiçi depolama sitelerine erişebilirsiniz. Sol kenar çubuğundaki Dosyalar simgesini tıklayın ve Cloud Storage Ekle düğmesini tıklayın. Eklemek istediğiniz hizmeti seçin (Dropbox, Box, ShareFile veya Google Drive gibi). Sitede oturum açtığınızda depolanan dosyalara erişebilirsiniz.
- Nasıl Yapılır uygulamasını ekleyin. Teams'deki tüm özelliklerin nasıl kullanılacağını öğrenmek zor ve zaman alıcı olabilir. Kendinize ve ekip üyelerine doğru uygulama aracılığıyla yardımcı olabilirsiniz. CoreView'ın Nasıl Yapılır uygulaması, Ekipleri kullanma hakkında yararlı bilgiler içeren bir dizi eğitici video sunar. Bunu eklemek için sol kenar çubuğundaki Uygulamalar düğmesini tıklayın. Üretkenlik bölümünden Nasıl Yapılır uygulamasını arayın ve ekleyin.