Süreç ve İçerik Yönetimi
Fevzi ÖZTÜRK – Operasyon Direktörü
Giriş
İş süreçlerinde başarı için, doküman ve içerik yönetimi ile süreç yönetimi arasındaki bağlantıyı anlamak ve ele almak çok önemlidir.
İş süreçlerinin başarılı bir şekilde yürütülmesi, genellikle belgelerden gelen doğru bilgilerle hareket etmeye dayanır. Örneğin, müşteri hizmetleri temsilcileri, söz konusu müşteri ile daha önce yapılan tüm görüşmelere derhal erişmeden sorunları etkin bir şekilde çözemez; yeni bir çalışanın işe alınması, insan kaynakları, güvenlik yönetimi ve finans gibi bölümleri ilgilendiren birden fazla dokümanı içerebilir; iç politikaların yayınlanmadan önce yazılması, gözden geçirilmesi ve onaylanması gerekir vb.
İçerik ve doküman yönetim sistemleri, otomatik iş süreçleri yönetimi yeteneklerine ihtiyaç duyulmadan kullanılabilir. Bununla birlikte, içerik ve süreç birlikte yürütüldüğünde, kurumlar kararları için doğru bilgilerin kullanılmasını ve yasal düzenlemelere uyum için izlenebilirliği sağlayabilir.
Süreç yönetiminin doküman yönetimi ile birlikte kullanılmasının iki temel yolu vardır:
Doküman yaşam döngüsü yönetimi, kendi başına süreç yönetimi araçları kullanılarak yönetilebilen bir süreçtir. Dokümanları oluşturmak, değiştirmek, gözden geçirmek, onaylamak, güncellemek ve dağıtmak için kontrollü bir süreç, sadece disiplini ve titizliği sağlamakla kalmaz, aynı zamanda manuel olarak yönetilen bir işleme kıyasla gecikmeleri, maliyetleri ve hataları önemli ölçüde azaltabilir.
Dokümanlar operasyonel süreçlerde yer alabilir. Kurumlarda müşteri, tedarikçi ve çalışanlar ile etkileşime giren her süreç, dokümanlar üzerinden bir bilgi alışverişine dayanır. Bu bilgiler başvuru formları, satınalma teklifleri, pazarlama kampanyaları, fatura, sözleşme vb. olabilir. Dokümanlar, türü her ne olursa olsun, iş sürecini başlatmak, ilerletmek, iletmek veya tamamlamak için gereken bilgilerin kritik bir bölümünü barındırır.
BPM / ECM ortamınız için doğru Süreç yönetimi türünü seçme
Doküman yönetim sistemi ile birlikte kurulabilecek üç temel süreç yönetim sistemi türü vardır:
Doküman Yaşam Döngüsü İş Akışı
Bir doküman yaşam döngüsü iş akışı doğrudan dokümanların yaşam döngüsü yönetimi ile ilgilidir. Bu uygulama türünde, doküman oluşturma, değişiklik yapma, gözden geçirme, onaylama, yayınlama veya yazdırma taleplerini yönetmek için basit iş akışı yönlendirmesi kullanılır. Birden fazla kişi genellikle dokümanların incelenmesine ya da içeriğine katkıda bulunulmasına katılım sağlar. Bu durumda, yönetilmekte olan süreç dokümanın kendisinin yaşam döngüsüdür.
Anlık Görev Yönlendirme
Basit süreç yönetimi, açıkça ve kesin olarak tanımlanamayan, öngörülemeyen basit işlemler ya da tüm bilgilerin birkaç kişide toplandığı departman düzeyindeki işlemler için kullanılabilir. Bu durumda, dokümanlar kurum içinde el ile yönlendirilir, kişiler arasında elektronik olarak dolaştırılır.
İş akışı sistemi işlem sıralarını tutar ve işlemleri kaydeder, ancak önceden tanımlanmış otomatik yönlendirme sağlayarak akışı kontrol etmez.
Süreç Yönetimi
Süreç yönetimi kullanılarak, genellikle birden fazla alt süreçten oluşan karmaşık iş süreçleri gerçekleştirilebilir ve yönetilebilir. Bu uygulama türü, süreç içinde insan ve sistem aktivitelerinin
birbirileri ile ilişkilerinin bir kombinasyonunu kullanacak kapsamdadır. Süreç yönetimi, sürekli iyileştirmenin fayda sağladığı yüksek katma-değerli süreçlerin yanı sıra, sıklıkla değişen dinamik süreçleri yönetebilir.
Bununla birlikte akış, süreç tanımı tarafından kontrol edilir ve otomasyon sistem tarafından yönetilir ve net bir şekilde tanımlanmış ve belgelenmiş süreçlere sahiptir. Bu durumda, içerik ve dokümanlar süreçte karar vermeyi desteklemek veya sürecin sonucunu ve denetim izini belgelemek için kullanılır.
İçerik yönetimi ve BPM çözümlerinizi birbirine bağlama
Hem içeriğin hem de sürecin kritikliği göz önüne alındığında, çoğu zaman çözüm için hangi sistem türünün kullanılması gerektiğine dair tartışmalar vardır. Doküman / İçerik Yönetimi (DM / ECM) veya İş Süreci Yönetimi (BPM). Çoğu durumda, her iki uygulama da eşit derecede önemlidir ve her ikisi de senkronize bir şekilde çalışırken daha değerli hale getirilir.
Gerçekte, bu karar büyük ölçüde kurumlardaki mevcut teknolojiler dikkate alınarak verilmektedir. Bununla birlikte, her ikisine de mevcut BT altyapınızın getirdiği kısıtlamalar olmadan bakma fırsatınız varsa aşağıdaki mevcut iki ana teknoloji setinden, olabildiğince çok veya sadece yetecek kadar işlevselliği bir araya getirmeye çalışırız:
1. Kurumsal İçerik Yönetimi (ECM) Sistemleri
Dokümanların ve diğer içeriğin güvenli bir şekilde saklanmasını, yönetilmesini, aranmasını, tanımlanmasını ve alınmasını sağlayan kontrollü içerik depolarıdır.
Kurumsal İçerik Yönetimi çözümleri temelde aşağıdaki özellikleri barındırır:
. İçeriği otomatik veya manuel olarak oluşturmak veya yakalamak ve birden çok süreçte kullanılabilecek tek bir kopyasını tutmak.
. Yaşam döngüsünü yönetmek- ortak doküman oluşturmak (check-in / check-out), versiyon geçmişini ve içeriğin aşamalar arası geçiş durumunu kontrol etmek.
. Güvenlik- içerik durumuna bağlı olarak kullanıcıların ya da grupların içeriğe erişimini tanımlamak ve kontrol etmek.
. Sınıflandırma- içeriği meta veriler, klasör/kabinet dosya sistemleri veya başka içeriklerle ilişki içinde sınıflandırmak.
. Erişim- son kullanıcılar tarafından veya diğer sistemler ve iş uygulamalarıyla entegrasyon yoluyla içerik bulmak, almak, yeniden kullanmak veya yayınlamak.
Genellikle ECM uygulamaları temel ihtiyaçları karşılamak için yeterli olabilecek basit iş akışı işlevselliğini içerirler.
2. Süreç Yönetim (BPM) Sistemleri
Süreç Yönetim Sistemleri (BPM), iş süreçlerinizi hızlı ve düşük maliyetli bir şekilde otomatikleştiren, yöneten, izleyen ve dolayısıyla iyileştiren kapsamlı sistemlerdir. Gerçek bir BPM sistemi hem insan merkezli hem de sistem tabanlı süreçler için tüm süreç yaşam döngüsünü tek bir entegre çözümle gerçekleştirmenizi sağlayacaktır.
Süreç Yönetimi çözümleri temelde aşağıdaki özellikleri barındırır:
. Modelleme- İş stratejilerini, operasyonlarını ve ilgili sistemleri, tüm kurumsal süreç ilişkilerini de göz önünde bulunduracak şekilde kapsayan güçlü bir süreç modelleme aracı.
. Tasarım- Süreç formlarının tasarımı ve süreç otomasyonu için iş akış tasarımı.
. Süreç Otomasyonu- Birden fazla kullanıcı ile, uygulama ve veri tabanında kesintisiz, verimli bir süreç oluşturmak için iş kuralı motorları, iş akışı ve entegrasyon teknolojileri.
. Entegrasyon- Var olan ve eski sistemlerin BPM ile entegre olarak yeniden kullanımı yoluyla süreçlerde daha fazla verimlilik ve kontrol.
. Yönet ve İzle- Süreçlere katılım, süreç yönetimi ve izleme.
. Raporlama ve Analiz- Potansiyel sorunları veya iyileştirme alanlarını belirlemek için canlı süreç verilerine dayanan süreç raporlama ve analiz özellikleri.
. Simülasyon ve İyileştirme- Gerçek işlem verilerine dayanarak süreç değişikliklerinin simülasyonu ve modellemesi; geçmiş performansa dayalı veriler ile gelecekteki eğilimleri tahmin; hangi süreç değişikliklerinin en fazla etkiye sahip olacağını belirleme, süreç modelini güncelleme.
BPM sistemleri yalnızca tüm süreç yaşam döngüsünü desteklemez, aynı zamanda tek bir platformda çok çeşitli iş süreçlerinin kurulmasını ve yönetilmesini sağlar ve oldukça dinamik iş süreçlerini destekler. ECM sistemlerinde yer alan basit iş akışı özellikleri ile bu işlevlerin çoğu kullanılamaz.
En uygun teknolojiyi seçme
Bu türde entegre bir sistemin seçiminde birkaç yaklaşım vardır:
Alanında En İyisinin Seçimi
Bu yaklaşımda kurum bir ECM ya da BPM sistemine sahiptir ve tamamlayıcı bir sistem seçerek ikisini entegre etmeye karar vermektedir.
Bu yaklaşımın avantajı, her sistemin ayrı ayrı değerlendirilebilmesi ve her biri için en iyi sistemin seçilebilmesidir. Böylelikle kurumun gereksinimleri ile mevcut sistemler değerlendirilerek en iyi seçim yapılabilir.
Dezavantajı ise iki sistem arasındaki entegrasyonun bir proje olarak ortaya çıkması ve projelerdeki tipik gecikmeler, riskler ve önemli geliştirme maliyetleri ile karşılaşılmasıdır.
Entegre Platform
Bu yaklaşımda, kurum hem ECM hem de BPM sunan bir çözüm seçebilir.
Bunun avantajı, entegrasyon risklerinin azaltılması, uzun ve maliyetli entegrasyonlara gerek kalmadan iş çözümlerinin kullanılmasının çok daha hızlı olmasıdır.
Dezavantajı, seçilen çözümün tek bir tedarikçiye ait olması ve alanında en iyi çözümlerinin sağladığı ayrıntılı işlevselliği elde etmenin zor olmasıdır.
Entegre bir BPM ve ECM sisteminin faydaları
Doküman Yönetimi ve Süreç Yönetimi teknolojileri birbirinden bağımsız olarak kullanılabilse de bunları tek bir sistemde birleştirerek, kurumun tüm seviyelerinde içerik ve süreç arasında kesintisiz ilişki kurulması sağlanabilir. Doğru bilgilerin, doğru kişilere, doğru zamanlarda, kullanılabilir bir biçimde sunulması, kurum performansını optimize etmek için kritik öneme sahiptir.
Bu yalnızca kullanıcılar doğru içeriğe zamanında erişebildiklerinde, bu içeriği bir süreçte kullanabildiklerinde, yönetebildiklerinde ve analiz edebildiklerinde mümkündür.
ECM ve BPM yeteneklerinin birleştirilmesinin temel faydaları:
. Daha fazla kontrol- Süreçlerde ve süreçlerdeki değerli kurumsal içerikte daha fazla görünürlük ve kontrol;
. Daha fazla görünürlük- İş süreçlerinin durumunu izlemek, tıkanıklıkları belirlemek, temel ölçümleri analiz etmek, istisnaları tespit etmek ve kurum genelinde önemli iş süreçlerinin yürütülmesini iyileştirmek;
. Somut operasyonel sonuçlar- Maliyetleri düşürmek, verimliliği artırmak ve daha az hatayla çalışan performansını artırmak;
. Basitçe söylemek gerekirse entegre bir ECM ve BPM platformu, içeriğin uygun şekilde yönetilmesini ve bir süreç içinde alınan kararların ve işlemlerin mevcut en son ve en iyi bilgileri kullanmasını sağlar. Bu teknolojiler bir arada kullanıldığında, belge yoğun süreçleri kontrollü bir şekilde hızlı ve etkili bir şekilde yürütmenize ve şirket genelinde daha fazla verimlilik ve iş birliği için yeni fırsatlar yaratmanıza olanak tanır.
Sonuç olarak kurumsal içerik yönetimi ve içerik yönetiminin birleşimi, belgelerinizi ve içeriğinizi değerli kurumsal varlıklar haline gelmesini ve daha hızlı ve daha iyi iş kararları vermenizi sağlar.