Kariyerinize başladığınızda bilmeniz gerekir ki en önemli yardımcınız "Zaman Yönetimi" konusundaki bilgileriniz olacaktır.
İyi bir "Zaman Yönetimi" yaklaşımı geliştirmek için aşağıdaki prensipler takip edilebilir.
1. Her zaman zamanınız vardır.Yalnız zaman önceliklerden oluşmalıdır.
Hiçbir zaman işlerinizde gerçek manada zaman aşımına uğramazsınız. Zaman aşımı oluşan işlerinizi ya öncelikli olarak belirlememişsinizdir ya da bu işi yapmak yerine başka işlerle ilgilenmişsinizdir.
2. Günler tahmin ettiğinizden çok daha hızlı geçer.
İşlerinizin genel zamanlamasını ayarlarken mutlaka tampon bir zaman aralığı belirleyin. Ve günlük efektif çalışma saat miktarını 4-5 saat olarak hesap edin.
3. Moda girdiğinizde sıkı çalışın. Fakat konsantre olamadığınız gün rahat olun.
Bazı günler enerjiniz yüksektir. Kendinizi çok iyi hissedersiniz. Örneğin 12 saate kadar aralıksız çalışsanız bile iyi işler çıkarırsınız. Bu günlerin kıymetini bilin ve iyi değerlendirin.
4. Çoklu görev modunda çalışmayı alışkanlık edinmeyin. Bu odaklanmanızı güçleştirir.
Akademik çalışmalar göstermiştir ki sürekli çoklu görev modunda çalışmak, birden fazla işle dar bir zaman aralığında ilgilenmek beyninizin enerjisini hızlıca tüketmektedir. Bu durum sizi halsiz bırakarak çalışmanızı zorlaştıracaktır.
5. Görevlerinizi dar zaman aralıklarında planlayın.
Görevlerinizi mümkün olduğunca kısa zaman aralıkları çerçevesinde planlayın. Görevin mahiyeti büyükse parçalara da ayırabilirsiniz.
6. Çalışmaya bir an önce başlamak işleri bitirmek için gereklidir.
İş planınız sabah 8'de işbaşı yapana kadar geçerlidir. Sabah 8 itibarı ile işe başladığınızda artık iş zamanıdır. En basit görevlerden başlayarak hızlı bir başlangıç yapabilirsiniz.
7. Çalışmayı sürekli kılın. Mükemmeli planlamak can sıkıcı olabilir.
Plan yapmak iyidir. Ama çalışmak ve çabalamak daha iyidir. Hareket geçmek için planlamada çok zaman kaybetmeyin.
"Bugün uygulanan iyi bir plan bir hafta sonra uygulanacak mükemmel bir plandan daha iyidir."
General George S.Patton
8. Daha fazla çalışmak daha üretici olacağınız anlamına gelmez. Karşı karşıya olduğunuz kısıtları fırsata dönüştürün.
Çalışma masasında oturduğunuz sürece tüm işleri tamamlayacağınızı düşünmeyin. Yani düşünmekle kalmayın mesai saatlerinde mevcut görevlerinizi tamamlamaya gayret edin. Normal çalışma saatlerini gece mesailerine tercih edin.
9. Rutin işlerle stratejik işleri birbirinden ayırın.
Fikirlerinizi beyin fırtınaları yaptıktan sonra uygulamak ideal bir uygulamadır. Fakat yaptığınız işi sürekli keserek iş üzerinde tekrar tekrar düşünmek sizi yavaşlatabilir.
10. Önemli görüşmelerinizi sabah erken planlayın.
Önemli bir görüşmenizi saat 16:00 gibi bir akşam saatine ayarlarsanız sabahtan itibaren bu görüşmeyi düşünerek endişeye kapılabilir ve iş performansınızı düşürebilirsiniz.
11. İşlerinizi sekteye uğratmamak için görüşme planlamaları vb. durumları muhatablarıyla mail veya telefon ile arka arkaya iletişime geçerek blok halinde tamamlayın.
Kişilerle iletişime geçme faaliyetlerini eğer gün içine yayarsanız mevcut işlerinizi bölmüş olursunuz.
12. Aralarla çalışın. Yoğun performans gerektiren görevlerde sık ve kısa aralıklar verebilirsiniz.
Bu konuda "Pomodoro Tekniği"ni ele alabiliriz. Pomodoro İtalyanca'da Domates demektir. Referans noktası ise domates şeklinde olan ve mutfaklarda kullanılan çalar saatlerdir. Tekniğe göre 25 dakikalık yoğun çalışmalardan sonra 5 dakikalık aralarla iş performansının artırılabileceği savunulmaktadır.
13.Geniş çaplı görevleri yönetilebilir ve müdahale edilebilir bloklar halinde planlayın.
Alabama futbol takımı koçu Nick Saban klasik bir felsefe olarak oyuncularının şampiyonluğa odaklanmaları yerine yakın vadeli blok görevlere odaklanmalarını tercih ediyor. Mevcut bloklardan bazılarını da pas antrenmanı ve gol provaları olarak belirtiyor.
14.Hiçbir görev bir diğeri ile tamamen aynı öneme sahip olamaz. Her zaman önceliklendirme mevcuttur. İş listenizi oluştururken bunları göz önünde bulundurun.
Günlük iş listeleri günlük planlamalarınızda son derece efektif bir rol oynarlar. İş listelerini madde madde tamamlarken masanızı işlerden temizleme mantığını uyguladağınız kadar önceliklere de riayet ederek maddeleri tamamlama mantığını da bir kenara bırakmayın.
15.Gün içinde mutlak suretle tamamlamanız gereken en az bir iş olduğunu düşünün.
Öncelikleri tanımlarken gün içinde mutlaka tamamlanması gereken bir işin ya da işlerin planlamasına ayrı bir özen gösterin. Ve bunları tamamlamak için enerjinizi odaklamayı ihmal etmeyin.
16.Yetki verin ve yetki verdiğiniz kişilerin işi nasıl yaptığını gözlemleyin.
Yaptığınız işlerin gerçekten etkili olmasını istiyorsanız yetki vermekten korkmayı bir kenara bırakın.
"Eğer yaptığınız bir işin %80'lik kısmını başka birisi yapabiliyorsa işi ona devredin"
John C.Maxwell , "Başarılı İnsanlar Nasıl Düşünür : Düşünce Yapınızı Değiştirin , Hayatınızı Değiştirin."
17.Dünün sayfasını kapatın. Sadece bugün ve yarını düşünün.
Geçmişteki başarı ve hatalarınızı sürekli düşünerek dikkatinizi dağıtmayın. Bunun yerine sizi bekleyen işleri düşünün.
18.Her iş için mutlak bir son mühlet(deadline) belirleyin. Hiçbir işin zamanını ucu açık bırakmayın.
Bir proje üzerinde haddinden fazla vakit geçirirseniz veya projenizi uzun süre ikinci planda beklemede tutarsanız işleriniz durgunlukla karşı karşıya kalır.
19.Her zaman not alın.
Gün içinde aklınıza gelen tüm fikirleri her zaman aklınızda tutabileceğinizi düşünmeyin, mutlaka not alın. Notu alacak yeri düşünmeyin. Bilgisayarınız , yazı tahtanız , uygulamalarınız , defteriniz bu işi yapmanız için hep elinizin altındadır.
20.Çalışırken birden aklınızda beliren düşünceleri kağıda dökün. Böylece aklınızı meşgul etmelerinin önüne geçmiş olursunuz.
Yazıya döktüğünüz düşünceleriniz, mevcut işlerinizde dikkatinizi dağıtacak seviyenin altına düşecektir. Ayrıca bu düşüncelerinizi sonsuza kadar kaybetme riskini de bertaraf etmiş olacaksınız.