Hazırlık, başarılı bir sunum yapmanın en önemli parçasıdır. Bu kesinlikle çok önemli bir temeldir ve kısa yollardan kaçınarak mümkün olduğunca çok zaman ayırmalısınız. İyi bir hazırlık, sunumunuzda iletmek istediğiniz (veya ihtiyaç duyduğunuz) mesajlar hakkında dikkatlice düşünmenizi sağlayacak ve aynı zamanda kendinize olan güveninizi artırmanıza yardımcı olacaktır.
Bir sunum hazırlarken göz önünde bulundurmanız gereken birkaç husus vardır. Sunumun amacını, konusunu, izleyiciyi, mekanı veya yeri, günün saatini ve konuşmanın uzunluğunu içerir. Tüm bunlar, ne söylediğinizi ve nasıl söylediğinizi ve aynı zamanda anlatmak için kullandığınız görsel yardımcıları etkileyecektir.
İçindekiler
Amaç
Ne zaman bir sunum yapmanız veya bir grup insanla konuşmanız istendiğinde, sunumun amacını sorarak başlamanız gerekir.
Diğer bir deyişle, sunumun neyi başarması bekleniyor ve organizatörler ve izleyiciler hangi sonuçları bekliyor?
Bu sonuçlar sunumunuzu şekillendirecektir. Çünkü hedefe ulaşmak ve istenen sonuçları elde etmek için tasarlanmalıdır.
Örneğin, bir bahçecilik kulübüyle bir konuşma yapmanız istenebilir. Size konuşmanın amacının düzenli bir toplantı aralığını doldurmak olduğu ve kulüp üyelerinin budama hakkında daha fazla bilgi edinmek istediklerini ifade ettikleri söylenebilir. Bu nedenle konuşmanızın eğlenceli, oldukça hafif ama bilgili olması gerektiğini ve dinleyicilerinizin yeni bir şey öğrenmek istediğini biliyorsunuz.
Sununuzu hazırlarken kendinize şunları sormaya devam ettiğinizden emin olun:
“Bunun hedefe ve sonuçlara ulaşılmasına yardımcı olacağını nasıl söyleyeceksiniz?”
Konu
Sunumunuzun veya hakkında konuşmanızın konusu hedeften gelir. Bağlantılıdırlar. Fakat tam olarak aynı şey değildirler.
Örneğin:
Konu, sizi davet eden kuruluş tarafından size verilebilir (bahçe kulübüne budama hakkında konuşmak gibi).
Belirli bir alanda bilgili olabilirsiniz (belki yerel tarihle ilgileniyorsunuz).
Konu, belirli sınırlamalar dahilinde tamamen sizin seçiminiz olabilir (örneğin, becerilerinizi özellikle geliştirdiğini düşündüğünüz bir proje hakkında bir röportajda sunum yapmanız istenebilir).
Seyirci
Bir sunum için materyal hazırlamadan önce, hedef kitlenizi dikkate almaya değer.
Konuşmanızı dinleyicilere uyarlamak önemlidir ve aşağıdaki noktalar dikkate alınmalıdır:
Beklenen grubun veya hedef kitlenin boyutu.
Yaş aralığı-emekli insanları hedefleyen bir konuşma, gençleri hedefleyen bir konuşma olduğundan oldukça farklı olacaktır.
Cinsiyet-izleyici ağırlıklı olarak erkek mi yoksa kadın mı olacak?
Tutsak bir seyirci mi yoksa ilgi alanı dışında mı olacaklar?
İşlerinde mi yoksa boş zamanlarında mı konuşacaksınız?
Konunuz hakkında zaten bir şeyler biliyorlar mı yoksa tamamen yeni mi olacak? Konu işlerinin bir parçası mı?
Bilgilendirmek, öğretmek, teşvik etmek veya kışkırtmak için orada mısınız?
Mizah kullanabilir misiniz ve eğer öyleyse, hangisi uygun kabul edilir? Bu konuda herhangi bir şüpheniz varsa, uzaktan bile olsa herhangi bir şeyden kaçınmak muhtemelen en iyisidir.
Yer
Konuşacağınız yer hakkında olabildiğince fazla bilgi sahibi olmanız önemlidir.
Etkinlikten önce mekanı görmek için düzenleme yapmak faydalı olabilir. Konuşmanızı hazırlarken yeri gözünüzde canlandırabilirseniz, korkuyu bastırmak çok şey yapar. Bununla birlikte, ziyaret edemeseniz bile, aşağıdakileri bilmeniz muhtemelen yararlı olacaktır:
Odanın büyüklüğü;
Oturma düzenleri (örneğin, sıralı tiyatro tarzı; veya yuvarlak masa);
Ekipmanın mevcudiyeti, örneğin, mikrofon, dizüstü bilgisayar ve projektör, yazı tahtası;
Güç noktalarının kullanılabilirliği ve kullanmayı düşündüğünüz herhangi bir ekipman için bir uzatma kablosu gerekiyorsa;
Odada perde veya panjur varsa. Bu durum görsel yardımcılar kullanmayı planlıyorsanız önemlidir ve böylece sunumunuz için doğru ambiyansı sağlayabilirsiniz;
Işık anahtarlarının konumu. Görsel/işitsel ekipman kullanıyorsanız ve ışıkları kapatmanız gerekiyorsa, yardım edecek birine ihtiyacınız olup olmadığını kontrol edin;
Dışarıdan dikkat dağıtma olasılığı, örneğin başka bir odadan gelen gürültü; ve
Park yerlerinin mevcudiyeti, böylece yanınıza almanız gerekebilecek herhangi bir ekipmanı taşıyan uzun bir yürüyüşe çıkmazsınız.
Bu bilgiler önceden mevcut değilse, oraya biraz erken varmanız ve ayarlamanız için size zaman tanımanız yardımcı olacaktır.
Zaman
Bir sunumun yapıldığı günün saatinde genellikle hiçbir esneklik olmayacaktır. Ancak, izleyicilerinizin olası durumu nedeniyle neler yapabileceğinizi ve sunumunuzu nasıl düzenleyebileceğinizi etkiler (kutuya bakın).
Günün saati kitlenizi nasıl etkileyebilir?
Sabah:
Sabah konuşmak için en iyi zamandır çünkü insanlar genellikle en uyanık haldedir. Ancak öğle yemeğine yaklaştıkça insanlar aç hissetmeye ve konsantrasyonlarını kaybetmeye başlar. Bu durum özellikle etkinlik bir kahve molası içermediyse geçerlidir.
Öğleden sonra:
Öğle yemeğinden sonra insanlar genellikle uykulu ve uyuşuk hissederler. Öğle yemeğinden hemen sonra bir yer verilirse, izleyicilerinizi de dahil etmek iyi bir fikirdir. Bir tartışma veya kitlenizi hareket ettirmek, çok sayıda slayt sunmaktan çok daha iyi sonuç verecektir. Bir yazı tahtası, bir dizüstü bilgisayar ve projektörden daha kullanışlı bir araç olabilir, özellikle de jaluzileri açıp doğal ışık kullanabileceğiniz anlamına geliyorsa.
Öğleden sonranın sonuna doğru, insanlar eve gitme, trafik veya çocukları okuldan toplama konusunda endişelenmeye başladıkça yine konsantrasyonlarını kaybetme eğilimindedir.
Akşam veya Hafta Sonu:
Normal çalışma saatleri dışında, insanlar orada olmak zorunda oldukları için değil, olmak istedikleri için orada bulunma olasılıkları daha yüksektir. Akşam seyircilerin ilgisini çekme şansı daha yüksektir. Ancak sunum çok uzun sürerse, insanlar siz bitirmeden oradan ayrılmak zorunda kalabilir. İnsanlar aynı zamanda kötü bir sunuma karşı daha az hoşgörülü olacaklar çünkü siz onların zamanındasınız, işverenlerinin değil.
Konuşma Süresi
Her zaman ne kadar konuşmanız gerektiğini öğrenin ve bunun sorular için zaman içerip içermediğini kontrol edin.
Başka hoparlörler olup olmadığını ve varsa, koşu sırasının neresinde olduğunuzu öğrenin. Asla son olmayı seçme. Aşırı koşmaya dikkat edin. Çünkü sizi takip eden başka konuşmacılar varsa bu felaket olabilir.
İnsanların konsantrasyonunu uzun süre sürdürmekte zorlandıklarını hatırlamak önemlidir. Bu durum bir sunumu kısa, öz, iyi yapılandırılmış ve ilginç hale getirmek için iyi bir nedendir. Maksimum tek oturumluk sunum olarak 45 dakikayı hedefleyin ve tercihen sorular için en az 10 veya 15 dakika ayırın. Kimse bir seansı erken bitirmeyi umursamıyor.
Önceden Bilgi Sağlama
Önceden vermeniz gereken bilgileri her zaman kontrol edin.
Büyük etkinliklerin ve konferansların organizatörleri genellikle tüm PowerPoint sunumlarını etkinlikten birkaç gün önce yapmayı severler. Bu onlara tüm sunumları yüklemeleri ve etkinlik için uygun şekilde markalandıklarından emin olmaları için zaman verir.
Bazı etkinlikler, konferans literatürüne koymak için vaktinden önce konuşmacıların biyografilerine ihtiyaç duyar. Sizden sunumu yapmanız istendiğinde, neye ne zaman ihtiyaç duyulduğunu sorduğunuzdan ve sonra temin ettiğinizden emin olun.
Trende sunumunuzu baştan sona yeniden yazdığınızı duyurursanız, o gün ortaya çıkarsanız popüler olmayacaksınız. Organizatörlerin, örneğin görsel-işitsel ayrı bir şirket veya mekan tarafından temin ediliyorsa, buna yer verememesi tamamen mümkündür.
Ve sonunda…
Bir sunum yapmanın istenmesi bir angarya değil, bir onurdur.
Serbest meslek sahibiyseniz, kuruluşunuzu veya kendinizi temsil ediyorsunuz. Sen de orada değilsin, ama davetle. Bu nedenle, hedef kitlenizin istediğini sunmanızı sağlamak için zaman ve çaba harcamanız önemlidir. Bu şekilde, başka bir zaman tekrar davet edilebilirsiniz.