Birçok işletme, verimliliği artırmak ve maliyetleri azaltmak için Robotik Süreç Otomasyonunu (RPA) gündeme almış durumda. RPA, farklı sektörlerdeki şirketlere çeşitli faaliyetleri gerçekleştirmelerinde yardımcı olan bir teknoloji. Halihazırda birçok başarılı RPA çözümü bulunmaktadır. Bu çözümler arasından en iyi 10 RPA projesini aşağıda inceleyebilirsiniz.
"RPA Projeleri" hakkındaki bu yazıda aşağıdaki çözümler ele alınıyor:
- Web Kazıma
- CRM Yükseltme
- Satış ve Pazarlama Sürecine Destek
- Veri Aktarma
- Çağrı Merkezi Operasyonları
- Çalışanların İşe Alınması
- Bordro İşlemleri
- Yasal İşlemler
- Sağlık Hizmetleri için Veri Aktarımı
- Talep İşleme
Robotik süreç otomasyonu, çeşitli sektörlerde en uygun hizmetin sağlanması için kritik önemde sayısız faydaya sahiptir. Bu bağlamda, gerçek zamanlı RPA projeleri arasından en iyi 10 çözüm şöyle sıralanabilir:
Web Kazıma
İlk RPA projesi olan web kazıma işlemi işlevi nedeniyle web'den veri çekme, web otomasyonu, ekran kazıma ve web'den veri çıkarma olarak da bilinir. Kazıma, bir web sitesinden büyük miktarda veri çıkarma ve bunları yerel bir dosyaya veya veritabanına kaydetme işlemidir.
İşletmeler sıklıkla bir rakibin web sitesindeki veya belirli bir web sitesindeki ilgili bilgileri ararlar. Ancak, çoğu web sitesindeki veriler yalnızca okunabilir, kişisel kullanım amacıyla kopyalamanın kolay bir yolu yoktur. Sonuç olarak, verileri kopyalamak ve yapıştırmak oldukça zaman alır. Fakat, Robotik Süreç Otomasyonu ile bu işlemi çok kısa bir sürede gerçekleştirebilirsiniz.
Web kazıma yazılımı, ilgili verileri otomatik olarak indirmek ve seçmek üzere programlanmıştır. Bu sayede, enerji ve paradan tasarruf edersiniz. E-ticaret mağazalarından stok satıcılarına kadar birçok işletme veri elde etmek amacıyla web kazıma yönteminden faydalanır. Öte yandan, elle web kazıma çok maliyetli olabilir.
Sırada, bir sonraki RPA projesi olan CRM Yükseltme yer alıyor.
CRM Desteği
Müşteri ilişkileri yönetimi (CRM), müşteri etkileşimlerini ve verilerini yönetmeye yönelik bir dizi teknik, yöntem ve teknolojidir. CRM, müşteri yaşam döngüsü boyunca müşteri etkileşimlerini, sadakati ve satışları arttırmak için kullanılır.
Bu alanda çalışanlar genellikle orta veya yüksek hacimli temel, tekrarlayan ve kural tabanlı işler yapar, bu da bu işlerin insanlar yerine bir bot tarafından yerine getirileceği RPA için mükemmel bir aday olduğu anlamına geliyor. Uzmanlar, RPA sistemlerini bu gibi görevlerin üstesinden gelmek için tasarlamıştır. Robotik süreç otomasyonu tekrarlayan, kural tabanlı ve yüksek hacimli işleri kolaylıkla yerine getirebilir.
CRM sistemleri, müşteriler hakkında birçok kanaldan ve etkileşim noktasından veri toplar. Bu kanallara örnek olarak şirketin web sitesi, telefon, canlı sohbet, doğrudan posta, pazarlama materyalleri ve sosyal medya verilebilir.
RPA sistemleri halihazırda kullanımda ve tamamen işlevseldir. Bir insanın üstlendiği herhangi bir tekrarlayan görevi bilişsel teknolojiler sayesinde daha yenilikçi bir şekilde yerine getirebilirler. Robotik süreç otomasyonunun sağladığı yüksek maliyet ve operasyon yönetimi faydaları nedeniyle, uzmanlar çok yakında iş süreçlerinde önemli bir değişim yaşanacağını öngörüyor.
Sırada, satış ve pazarlama sürecini RPA projeleriyle desteklemek var
Satış ve Pazarlama Sürecine Destek
Satış ve pazarlama departmanları, birçok işletmede en çok gelir getiren alanlar arasında olup üzerinde çalışılacak en iyi RPA çözümlerindendir. Satış ekibinizi tekrarlayan görevlerden azletmek ve potansiyel müşteriler kazanarak büyümeyi sağlamak için satışa konsantre olmak istenir. Büyük ve küçük şirketler, satış ve pazarlama çalışanlarının kritik işlerini yapmalarına ket vuran engelleri ortadan kaldırarak zamanı en verimli şekilde kullanabileceklerini keşfetmiştir.
RPA, yazılım robotlarının iş kurallarıyla entegre edilmesi sayesinde çalışanlar adına görevleri otomatikleştirir.
Yeni müşteriler çekmek amacıyla pazarlama ve satış sıklıkla el ele verir. Pazarlama otomasyon açısından önemli ölçüde ilerlemiş olsa da, satış verimliliği hala büyük ölçüde insan katılımına dayanır.
Bununla birlikte, otomatikleştirebileceğiniz satışla ilgili çeşitli alt işlevler vardır, bunlardan birkaçını şu şekilde sıralayabiliriz:
Satış Stratejisi ve Uzun Vadeli Planlama
Bize ulaşın
Bilgi almak için:
Tahmin, iş gücü planlaması, kaynak tahsisi ve kanal stratejisi dikkate alınması gereken unsurlardır.
Müşteri Adayı Belirleme ve Niteliklendirme
Bu adım, boru hattı yönetiminin yanı sıra yeni ve mevcut müşteriler için planlama da içerir.
Fiyatlandırma ve Teklifler
Tekliflerin belirlenmesi, teknolojik çözümler üretilmesi, pazarlık ve sözleşme yapılması, fiyatlandırma ve fiyat teklifi kapsamında yapılan işlemlerdendir.
Siparişlerin Yönetimi
Kredi kontrolleri, faturalama ve sipariş işleme, yapılması gereken şeyler arasındadır.
Satış Sonrası Hizmetlerin Yönetimi
Satış sonrası taleplerin düzenli olarak izlenmesi, takibi ve yönetimi.
Yardımcı İşlevler
Raporlama, analiz, eğitim, yönetim ve satış materyallerinin geliştirilmesini kapsar.
Veri Taşıma
Bir sonraki RPA çözümü ise veri taşımadır. Veri Taşıma, verilerin bir konumdan diğerine, bir formattan diğerine veya bir uygulamadan diğerine taşınması işlemidir. Bu işlem genellikle yeni bir veri sisteminin veya konumuna geçilmesi sonucunda yapılır. Veri taşıma ve test verisi oluşturma gibi tek seferlik faaliyetler sıklıkla göz ardı edilir. Bununla birlikte, RPA'nın, arayüzlerin ve bağımsız uygulamaların zaman ve maliyet açısından yoğun bir şekilde programlanmasına gerek kalmadan sistemleri sorunsuz bir şekilde birbirine bağlama yeteneği bu amaçlar için faydalı olabilir.
Veri taşımanın en zorlu yönlerinden biri, kaynak sistemlerin çeşitliliği ve bunun sonucunda veri formatlarının çeşitliliğidir. Bu sorunun üstesinden gelmek için rutin olarak karmaşık eşleme tabloları, ara formatlar ve veri temizlikleri kullanırlar. Bu görevler geçiş masraflarını arttırır ve karmaşıklığın yönetilemez bir noktaya taşır.
Tipik süreçleri otomatikleştiren RPA, bu sorunlara basit, uygun maliyetli ve verimli bir çözüm sunmaktadır. RPA'nın veri taşıma işlemi için sağladığı bazı faydalar aşağıdaki gibidir:
Düşük Maliyetle Yüksek Uyarlanabilirlik
Geliştiriciler RPA'yı neredeyse sınırsız sayıda sistem, arayüz ve veri türüyle çalışacak şekilde tasarlamıştır. Bu özellik tüm RPA yazılım sistemlerine yerleştirilmiş olup "kutudan çıkar çıkmaz" kullanılabilir. Müşteriye özgü her türlü özelleştirmeyi hızlı ve kolay bir şekilde yapabilirsiniz.
Yüksek Veri Kalitesi
RPA, ısmarlama arayüzler yerine mevcut GUI'leri kullanır. Altta yatan sistemlerin uygunluk testleri, tutarsızlıkları veya veri kalitesi sorunlarını hızla tespit eder. Bunun sonucunda, taşınacak verilerinizi hedef sistemlere yüklemezden önce tarar ve düzeltir. RPA, rutinlerin kalitesini artırmak için gereken miktarda test verisi üretmek amacıyla da kullanılabilir.
Verimli Dokümantasyon
RPA yazılımının esnekliği, belirli bir durumda gerekli olan hemen hemen her türlü günlük dosyasını oluşturmasına olanak tanır.
RPA, herhangi bir ayrıntı derecesinde ve metin, word, excel, pdf vb. gibi herhangi bir dosya türünde günlük dosyaları oluşturabilir ve ardından sonuçları gerektiği gibi yükleyebilir (bir ağ sürücüsünde veya SharePoint'te depolama, posta yoluyla dağıtım, vb.)
Çağrı Merkezi Operasyonları
Bir müşteri bir temsilci ile iletişime geçtiğinde, temsilci sipariş durumu, sipariş numarası, bekleyen destek biletleri, sevkiyat kimliği vb. gibi ilgili verileri elde etmek için öncelikle müşteriyi sistemde bulmalıdır. Bu sırada, temsilcinin aynı anda bir sistemden diğerine geçerken müşteriyle etkileşime girmesi de gereklidir. Veritabanı müşterinin bilgilerini ve ek bilgiler içeren diğer sistemi içerir.
Müşteri temsilcisi verilerle uğraşırken müşteriler beklemek zorunda kalmakta, bazen de zaten sorulmuş olan bilgileri temsilci tekrar sormaktadır. Bu durum müşteri memnuniyetini azaltırken çağrı süresini de uzatır.
RPA, veri entegrasyonu ve süreç yönetimi için kullanıcı dostu bir yaklaşım getirmektedir. Uygulama başlatmalarını, fare tıklamalarını ve alan girişlerini otomatikleştirerek çok sayıda sistemden eksiksiz bir müşteri profili yükleyerek farklı uygulamalar arasında geçiş yapma ihtiyacını ortadan kaldırır.
Çağrı merkezlerinde RPA kullandığınızda, bir müşteriyi sistemde bulmak ve onunla ilgili tüm bilgileri tek bir ekranda incelemek için gereken süreyi büyük ölçüde azaltmış olursunuz. Sonuç olarak, temsilcinin tüm bilgileri yüklemesini müşteri beklemek zorunda kalmaz, bu da daha iyi müşteri hizmeti ve daha kısa bir ortalama çağrı uzunluğu ile sonuçlanır.
Çalışanların İşe Alınması
İK, işe alım sürecine odaklanarak RPA'yı çalışma prosedürlerine aktif olarak dahil etmeyi düşünen departmanlardan biridir.
İşe alım süreci, yeni çalışanlara gerekli bilgi, beceri ve davranışları kazandırarak onları yeni iş yerlerine hazırlar. Bu süreç genellikle ilk iş gününden önce başlar ve yeni işe alınan bir çalışanı kuruluşun bordrosuna ve dahili veritabanlarına entegre etmenin çok önemli bir adımıdır.
İşe alım süreci, yeni bir çalışanın kurumdaki kariyerinin gidişatını belirler. Yine de, çoğunlukla, yeni personelin işe alınması hala sıkıcı ve zaman alıcı bir prosedürdür. RPA, yeni işlevler ekleyerek, insan hatasını azaltarak ve verileri güvence altına alarak, işe alım gibi hala eski sistemlerle yürütülen İK prosedürlerini iyileştirir.
Kuruluşlar, RPA botlarını bir arada kullanarak çalışan başına işlem süresini 3-4 dakikaya indirebilir. Otomasyonun daha yüksek doğruluğu, sorunların incelenmesi ve düzeltilmesi için gereken süreyi de azaltır. Kuruluş, otomatik süreci izleyerek veri girişini, kaynak tahsisini ve hata işleme faaliyetlerini optimize eder.
İşe alım sürecinde RPA botları tarafından gerçekleştirilen görevler aşağıdaki gibi sıralanabilir:
- Özgeçmişlerin taranması
- Yeni işe alım formlarının doldurulması
- Adayların bilgilerinin doğrulanması
- İntibak ve eğitim
- İstihdam yönetimi
- Bildirim gönderme
Bordro İşlemleri
Bordro işlemleri, geçerli vergiler ve kesintiler düşüldükten sonra çalışanların net ücretlerinin hesaplanmasını içeren kritik bir şirket operasyonudur.
Bordro işlemleri, herhangi bir şirketteki en önemli ve en çok zaman alan işlemlerden biridir. Maliyenin ağır cezalarından kaçınmak için kayıt doğruluğun önemi nedeniyle, bordro sistemlerini elle güncellemek karmaşık ve potansiyel olarak maliyetlidir. Kayıtları elle güncellemenin yüksek riski ve zaman alıcı doğası nedeniyle, işletmeler hata oranlarını ve boşa harcanan zamanı azaltmak için artık otomasyona yönelmektedir.
RPA sayesinde, müşterilerden e-posta yoluyla alınan tüm bordro güncellemeleri, bunları otomatik olarak SAP sistemine giren RPA botu tarafından işlenir. Yaklaşık birkaç hafta içinde RPA çözümü çalışır hale gelerek ve bu talepleri işlemek için gereken önceki iş gücünün %90'ı otomatikleştirilebilmektedir.
Yasal İşlemler
Yasal süreçte RPA, avukatlarınızın ve uzmanlarınızın yasal ve uyumluluk süreçleri açısından artan müvekkil ve iç paydaş taleplerine hızlı bir şekilde yanıt verebileceği anlamına gelir. Şirket içi hukuk departmanları ve bağımsız hukuk firmaları, hukuk için Robotik Süreç Otomasyonu çözümlerinden faydalanabilir. Bu sayede yüksek nitelikli hukuk uzmanları daha önemli konulara odaklanarak müvekkillere mümkün olan en iyi hukuki tavsiyeyi sunabilirler.
RPA, yasal belgeler, elektronik tablolar, pdf, taranmış belgeler, web siteleri ve e-keşif araçları, sözleşme yönetim sistemleri ve diğer uygulamalar gibi mevcut sistemlerin üzerindeki işlemleri otomatikleştirir. Basit bir editörle hızlı bir şekilde RPA robotu tasarlayabilirsiniz. Avukatlar dahil olmak üzere hiç bir kodlama bilmeyen herhangi biri kendi otomasyonunu geliştirebilir.
Sağlık Hizmetleri için Veri Aktarımı
Sağlık hizmeti sağlayıcıları mümkün olduğunca çok sayıda insana yüksek kaliteli bakım sağlamak için çaba göstermektedir. Bununla birlikte, hem sağlayıcılar hem de ödeme yapanlar çeşitli formları, belgeleri ve verileri doldurmak ve işlemek zorundadır. Hasta kayıtları, sağlayıcı bilgileri ve faturalama ve ödeme bilgileri gibi tüm veriler toplanır, işlenir, dosyalanır ve bir dizi ayrı sistemde saklanır.
Sağlık sektöründe robotik süreç otomasyonu
, bu noktada dijital dönüşüm sürecine yardımcı olan bir araçtır. Özetle, karmaşık iş süreci yönetim sistemleri ve özel uygulama programı arayüzleri (API'ler) ve diğerleri gibi geleneksel BT yaklaşımlarından daha hızlı, daha doğru ve daha verimli bir şekilde tüm sistemlerdeki tüm verileri birbirine bağlayan bir sistemdir.
Yapay zeka (AI) ile birleştirilmiş RPA, birçok veriyi bir sistemden diğerine hızlı ve doğru bir şekilde yükleyebilir ve indirebilir. Sistemi hızlandırmanın yanı sıra, zaman alan, düşük değerli işleri ellerinden alarak insanların daha katma değerli işleri halledebilmelerine olanak tanır.
Talep İşleme
Bu makaledeki son RPA projesi ise talep işleme. Talep işleme, sigorta endüstrisinin merkezinde yer alır. Sigorta işlemlerinde robotik süreç otomasyonu
kullanan sigorta şirketi bu aşamada tüketicilerine olan taahhüdünü yerine getirir, hizmet standartlarını belirler, güvenilirlik oluşturur ve yükümlülüklerini yerine getirir. Bu işlem birden fazla idari, yönetimsel ve müşteri hizmet işlevinin bir arada yürütülmesini gerektirir ve bunların tümü veri yoğun el emeği ve sorunlu belge formatları ile karakterizedir.
Birçok sigorta şirketi, ister PDF belgelerini taramak gibi basit görevler ister daha kapsamlı iş akışı otomasyonu olsun, zaten halihazırda otomasyon kullanmaktadır. Öte yandan, bu çözümler birbirinden farklıdır ve her birinin kendine özgü sorunları vardır. Bu da işlemlerin karmaşıklığını ve zorluğunu arttırır.
Bu da talep sürecini karmaşıklaştırarak hatalara maruz bırakır ve masrafları arttırır. İşte bu noktada RPA, mevcut sorunların üstesinden gelen tam entegre, uçtan uca bir otomasyon çözümü olarak devreye giriyor.
RPA, sunum katmanında çalışırak eski sistemler de dahil olmak üzere tüm uygulamalar ve sistemlerle sorunsuz bir şekilde etkileşime girer. Kullanıcının ihtiyaçlarını karşılamak üzere tamamen ölçeklendirilebilir ve yüzde 100'e varan robotik doğruluk sunar.
Sonraki Adımlar
'En iyi 10 RPA projesi'
konulu bu robotik ofis
yazısında, farklı alanlardaki gerçek zamanlı RPA Projeleri ele alınmıştır. Her bir RPA Projesi için bir problem ve RPA'nın nasıl çözüm sağladığı açıklanmaktadır.
RPA, gerçek zamanlı iş operasyonlarını ve prosedürlerini geliştirmek için en yaygın ve en hızla yaygınlaşan teknolojilerden biridir.
Makale hakkında herhangi bir sorunuz veya RPA Projeleri hakkında yorumlarınız varsa, bunları aşağıda yorum kutusuna bırakabilirsiniz.
İlker Fıçıcılar
Yeni başlayanlar için RPA hakkında bilgilenme makaleleri
Robotik süreç otomasyonu nedir?
Akıllı süreç otomasyonu nedir?
Robotik süreç otomasyonunun işletmelere faydaları
Robotik süreç otomasyonu ile dijital dönüşüm
Küçük İşletmelerde Robotik Süreç Otomasyonu için 5 İpucu