Bazı insanların istedikleri her şeyi yapmak için yeterli zamana sahip olduklarını, bazılarının ise her zaman bir görevden diğerine koşturduğunu ve hiçbir şeyi bitiremediğini hiç merak ettiniz mi?
Sadece bazı insanların yapacak daha az şeye sahip olması olamaz. Zamanlarını daha verimli kullanmaları çok daha muhtemeldir: başka bir deyişle, iyi zaman yönetimi becerileri gösterme.
Zaman yönetimi, zamanınızı verimli ve verimli kullanma becerisidir. Bunu, ihtiyaç duyduğunuz her şeyi stresli hissetmeden yapmak için zamana sahip olma sanatı olarak da düşünebilirsiniz. Kulağa basit geliyor ama pratikte çok daha zor. Bu sayfa, iyi zaman yönetiminin arkasındaki bazı ilkeleri açıklamaktadır.
İçindekiler
Zaman Yönetiminin Önemi
Zaman yönetimi becerileri çok önemlidir çünkü çok azımız bizden istenen veya yapmak istediğimiz her şeyi yapmak için yeterli zamana sahip oluruz.
Zaman yönetimi, zamanınızı verimli ve verimli bir şekilde kullanmak olarak tanımlanır – peki ya mümkün olduğu kadar verimli çalıştığınızda ve yine de her şeyi yapamadığınızda? Zaman yönetimini, verimli çalışmanın ve zamanınıza öncelik vermenin bir kombinasyonu olarak düşünmek daha iyi olabilir.
Başka bir deyişle, zaman yönetiminde iyi olan insanlar, bir şeyler yapmakta ve bir şeyler yapmakta iyidir. Bununla birlikte, gerçekten neye ihtiyaç duyduğunu öncelik sırasına koyma ve çözme ve sonra diğer şeyleri atma konusunda daha iyidirler.
Bunu yapabilirler çünkü acil ve önemli arasındaki farkı anlarlar.
‘Acil’ görevler, anında ilgilenmenizi gerektirir, ancak onlara gerçekten bu dikkati vermenizin önemi olabilir veya olmayabilir.
‘Önemli’ görevler önemlidir ve bunları yapmamak sizin veya başkaları için ciddi sonuçlar doğurabilir.
Örneğin:
Telefona cevap vermek acildir. Bunu yapmazsanız, arayan kişi arar ve neden aradıklarını bilemezsiniz ve bu önemli olabilir. Bununla birlikte, yanlış satılan sigorta için tazminat almaya hak kazanabileceğinizi söyleyen otomatik bir ses de olabilir. Bu önemli değil.
Düzenli olarak diş hekimine gitmek önemlidir (ya da bize öyle söylendi). Aksi takdirde diş eti hastalığına veya başka problemlere yakalanabilirsiniz. Ama acil değil. Ancak çok uzun süre bırakırsanız, diş ağrısı çekebileceğiniz için acil olabilir.
Çocuklarınızı okuldan almak hem acil hem de önemlidir. Doğru zamanda orada olmazsanız, nerede olduğunuz konusunda endişelenerek oyun alanında veya sınıfta bekliyor olacaklar. Çocuklarınızla birlikte gelmenizi bekleyen öğretmenler gibi başkalarını da rahatsız edebilirsiniz.
Komik e-postaları okumak veya Facebook’u kontrol etmek ne acil ne de önemli. Öyleyse neden her gün ilk yaptığınız şey bu? Acil ve önemli görevlerinizi yapmaktan sizi rahatsız edebilecek diğer şeyleri fark etmenize ve bunlardan kaçınmanıza yardımcı olmak için dikkat dağıtıcı unsurları en aza indiren sayfamıza bakın.
Acil ve önemli arasındaki bu ayrım, ister işte, ister evde veya okurken, zamanınıza ve iş yükünüze öncelik vermenin anahtarıdır.
İlk önce ne yapmanız gerektiğini ve daha sonraya neyin bırakılabileceğini ya da hiç yapılmadığını belirlemenizi sağlar. Örneğin acil fakat önemsiz bir görevden ayrılırsanız, gereksiz hale geldiğini fark edebilirsiniz.
Aşağıdaki öncelik matrisi gibi bir ızgara kullanmak, görevlerinizi uygun kategorilere göre düzenlemenize yardımcı olabilir:
Öncelik Matrisini Kullanma
Öncelik matrisini kullanmak için, görevlerinizi günlük olarak gözden geçirmek en iyisidir. Her gün kendinize şunu sorun:
Önümüzdeki 48 saat içinde görevlerimden hangisinin yapılması gerekiyor?
Bunlar ‘Acil’ görevlerdir.
Acil görevlerden hangileri daha önemlidir?
Görevlerinizi onlara mutlak ‘önemli/önemli değil’ ayrımı vermek yerine önem sırasına göre listelemek iyi bir fikirdir.
Acil olmayan görevlerden hangileri daha önemlidir?
Yine, mutlak bir ayrım yapmaktansa, sırayla listelemek iyi bir fikirdir.
Şimdi görevlerinizi öncelik matrisindeki kutulara atamak için bu soruların cevaplarını kullanın ve aşağıdaki kuralları takip edin:
Her kutuda yedi veya sekizden fazla görev bulunmamalıdır.
“Şimdi Yap” kutusuyla başlayın.
En önemlisi, acil veya önemli şeyleri sırf tatsız oldukları için ertelemeyin. Erteledikleri için daha iyi olmayacaklar.
Bir kurbağa yemek senin işinse, sabah ilk iş olarak bunu yapmak en iyisidir. Ve eğer iki kurbağa yemek senin işinse, EN BÜYÜK olanı önce yemek en iyisidir.
Mark Twain
Ardından, daha az acil olan ancak yine de önemli olan görevlere bakın. Onlarla ilgili ne yapacağınıza karar verin ve ardından bunları yapmak için günlüğünüze zaman ayırın veya onları başkasına devretmeyi düşünün.
Acil ancak daha kolay/daha az önemli görevleri devredin.
Şimdi acil olmayan ve önemli olmayan görevleri ortadan kaldırın.
Son olarak işi yapın. ‘Şimdi Yap’ listenizi başlatın. Bitirdiğinizde, planlanan işe veya görevlere geçin.
Herhangi bir kadranda yönetebileceğiniz daha fazla görev varsa, a) bazılarını yapma, b) bazılarını devretme veya c) bazılarını ortadan kaldırma zamanı gelmiştir.
Matrisinizin bu şekilde düzenli olarak budanması, gerçekten önemli olan şeylere odaklanabilmenizi ve iş akışını sürdürmenizi sağlayacaktır.
Bireysel bir yargı
Bir görevin aciliyeti ve/veya önemi mutlak değildir. Gerçekten neyin önemli veya acil olduğuna yalnızca siz karar verebilirsiniz.
Örneğin bazı insanlar, bir işi yapmaya başlamadan önce kendilerine ikinci kez sorulana kadar beklemeyi tercih ederler. Bir daha sorulmazsa, işe asla başlamazlar – sadece zaman geçirmenin hiç kimse için yeterince önemli olmadığına karar verirler.
Siz ve sağlığınızın önemli olduğunu da unutmayın. Yapacak çok şeyin olması, biraz egzersiz yapmanın, 10 dakikalık yürüyüşe çıkmanın veya düzgün yemek yemek için zaman ayırmanın önemli olmadığı anlamına gelmez. Fiziksel veya zihinsel sağlığınızı daha ‘acil’ faaliyetler için görmezden gelmemelisiniz.
Uyarı!
Aciliyet ve/veya önem sabit bir durum değildir. Daha acil ve/veya önemli hale geldiğinden hiçbir şeyin yukarı taşınmaması için görev listenizi düzenli olarak gözden geçirmelisiniz.
Önemli bir görev sürekli olarak daha acil, ancak yine de önemli görevlerle listeden düşerse ne yapabilirsiniz?
İlk olarak, bunun gerçekten önemli olup olmadığını düşünün. Gerçekten yapmaya ihtiyacı var mı, yoksa kendinize bunu yapmanız gerektiğini mi söylüyorsunuz?
Gerçekten önemliyse, yetkilendirmeyi düşünün. Daha fazlası için Yetenek Yetkilendirme sayfamıza bakın.
Vaka Analizi:
Yetki Vermeden Bir Kazan-Kazan Durumu
Jenny, zamanının sürekli ve acil talepleri olan yoğun, oldukça reaktif bir ekibin lideriydi. Ekibinin daha uzun vadeli stratejisini düşünmesi gerektiğini biliyordu, ancak zamanı bir kenara bırakmak çok zordu.
Bir geliştirme tartışmasında ekibinden Sara, becerilerini geliştirmek için daha stratejik işler yapma arzusunu dile getirdi. Jenny ikisi için de bir fırsat gördü ve Sara’ya takımın stratejisini belirleme fırsatı sundu.
Sara bu şansı kaçırdı ve daha fazla çalışma için harika bir temel olan dikkatlice düşünülmüş bir plan yaptı.
Kişisel ve Profesyonel
Kişisel ve mesleki öncelikler arasındaki denge ne olacak? Bunu yönetmenin iki yolu vardır:
İkisini de aynı matrise dahil et
Avantajlar: Kişisel eşyalarınız kaybolmaz.
Dezavantajlar: İş ve kişisel eşyalar arasında bir denge bulmanız gerekecek.
İki ayrı matris kullanın ve her biri için ayrı zaman dilimleri ayırın.
Avantajlar: Aciliyet konusunda gerçekçi bir bakış açısıyla her ikisiyle de başa çıkabileceğiniz anlamına gelir.
Dezavantajlar: oldukça karmaşık hale gelebilir.
Hangisini seçeceğiniz gerçekten size bağlıdır – anahtar sizin için çalışmasını sağlamaktır.
İyi Zaman Yönetiminin Diğer İlkeleri
Öncelik matrisi bu nedenle iş yükünüze öncelik vermenin anahtarıdır. Bununla birlikte, zaman yönetimi önceliklendirmeden daha fazlasıdır: aynı zamanda daha verimli çalışabilmekle de ilgilidir. Verimliliğinizi ve üretkenliğinizi artırmanın birkaç başka yolu vardır.
Düzenli Tutun
Bazılarımız için dağınıklık hem gerçek bir dikkat dağıtıcı hem de gerçekten iç karartıcı olabilir.
Düzenlemek hem benlik saygısını hem de motivasyonu artırabilir. Çalışma alanınız derli topluysa ve sistemlerinizi güncel tutarsanız, her şeyin üstesinden gelmeyi daha kolay bulacaksınız.
Toplama için En İyi İpucu:
Eşyalarınızdan üç yığın oluşturun: Saklayın, Verin ve Uzaklaşın.
- Kayıtlarınız için saklamanız veya onunla bir şey yapmanız gerekiyorsa saklayın. Eylem gerektiriyorsa, görev listenize ekleyin.
- İstemiyorsanız verin, ama başkası onu kullanabilir ve/veya devredilebilecek ve verilmesi gereken bir iştir.
- Sizin veya başkası için değeri olmayan şeyleri atın (veya geri dönüştürün).
‘Yapılacaklar’ Listesi Kullanın
İster elektronik ister basılı olsun listeler, ne yapmanız gerektiğini hatırlamanın ve neyi unuttuğunuzu bir bakışta görmenin iyi bir yoludur.
En önemli öğeleri bir şekilde vurgulamayı düşünün ve tamamlandıklarında ve/veya artık yapılması gerekmeyen şeyleri listenizden çıkarmayı unutmayın.
Anınızı Seçin
Hepimizin daha iyi çalıştığımız günler vardır. Zor görevleri o zamanlar için planlamak en iyisidir.
Bununla birlikte, toplantılar veya postaneye gitmek gibi belirli zamanlarda yapılması gereken şeyleri de planlamanız gerekir.
Bir başka yararlı seçenek de, toplantılar arasındaki o tuhaf on dakika içinde yapılabilecek önemli ancak acil olmayan küçük görevlerin bir listesine sahip olmaktır: Tatil tarihlerinizi onaylayan bu e-postayı göndermek için ideal zaman olabilir mi?
Ertelemeyin, Neden Cazip Olduğunuzu Sorun
Bir görev gerçekten acil ve önemliyse, onunla devam edin.
Bununla birlikte, kendinizi bir şeyi yapmamakla ilgili mazeretler üretirken bulursanız, nedenini kendinize sorun.
Görevi hiç yapmanız gerekip gerekmediği konusunda şüpheli olabilirsiniz. Belki etik konusunda endişelisiniz veya bunun en iyi seçenek olduğunu düşünmüyorsunuz. Öyleyse, başkalarının da aynı fikirde olduğunu görebilirsiniz. İşteyseniz meslektaşlarınız veya yöneticinizle ve evde aileniz veya arkadaşlarınızla konuşun ve daha iyi olabilecek bir alternatif olup olmadığına bakın.
Çoklu Görev Yapmaya Çalışmayın
Genel olarak, insanlar çoklu görevlerde pek iyi değildir çünkü beynimizin yeniden odaklanması zaman alır.
Bir işi diğerine geçmeden önce bitirmek çok daha iyidir. Çok sayıda farklı görev yapmanız gerekiyorsa, bunları bir arada gruplandırmaya çalışın ve benzer görevleri art arda yapın.
Sakin Kalın ve İşleri Perspektifte Tutun
Belki de hatırlanması gereken en önemli şey sakin kalmaktır. Çok fazla görevden bunalmış hissetmek çok stresli olabilir. Günün son görevini başaramazsanız veya yarına kadar bırakırsanız, özellikle de makul bir şekilde öncelik verdiyseniz, dünyanın muhtemelen sona ermeyeceğini unutmayın.
Eve gitmek veya erken bir gece geçirmek, böylece yarına uygun olmak, kendi kendine empoze eden veya o kadar da önemli olmayan harici bir son teslim tarihini karşılamaktan çok daha iyi bir seçenek olabilir.
Durup hayatınızı ve önceliklerinizi bir perspektife oturtmak için bir dakikanızı ayırın ve bu görüşün önemli ölçüde değiştiğini fark edebilirsiniz!