E-posta, günümüzde en çok kullanılan iletişim yöntemlerinden biridir. Birçok şirket bunu biliyor ve bu yüzden bir reklam platformu olarak bundan faydalanıyorlar. Gerçek şu ki, Outlook’tan toplu e-posta göndermek o kadar da zor değil. Bu, herkesin bir haber bülteni oluşturmasına ve bir dağıtım listesine teslim etmesine olanak tanır. Birçok alıcıya tek bir mesaj göndermeniz mi gerekiyor? Microsoft posta yöneticisi ile nasıl yapılacağını öğrenmek için okumaya devam edin.
Aşağıdaki bölümlerde, PC için Outlook’tan toplu e-postaların nasıl gönderileceğini açıklıyoruz. Bu kılavuzla, Office paketi tarafından sunulan birden fazla kişiye göndermek için sistemin tüm ayrıntılarını öğreneceksiniz. Elbette bu tür yazışmaları göndermek için gerekli tüm adımları ve bunu Microsoft çözümü ile yapmanın dezavantajlarını içeren bir bölüm de ekliyoruz. Şüphelerinizi çözmek için okumaya devam edin!
Word ile Outlook’tan toplu e-postalar gönderin
Outlook’tan toplu e-posta göndermek, yalnızca posta yöneticisinden gerçekleştirmeniz gereken bir görev değildir. İlk olarak, mesajın gövdesini başka bir araçtan yazmak gerekir. Bu durumda, Word’ün yüklü olması gerekir. Windows kullanıyorsanız, tüm Office uygulamaları birlikte yüklendiğinden bu sorun olmaz. Ancak bu adımları macOS’tan takip etmek istiyorsanız, her iki uygulamayı da App Store’dan indirmeyi unutmayın. Bilgisayarınızda Word ve Outlook bir arada bulunduğunda, toplu postalarınızı yazmaya başlamanın zamanı gelmiştir.
Yazışma türünü seçin
Her şeyden önce, Office kelime işlemcisi Microsoft Word’ü açın. Bu nedenle, toplu bir yazışma taslağı hazırlamaya başlamak için bu talimatları izleyin.
- Boş bir belge oluşturun.
- Yazışmalar sekmesine tıklayın.
- Adres Mektup Birleştirmeyi Başlat’a tıklayın ve ardından E-postalar seçeneğini işaretleyin. Belgenin görünümü değişecek ve artık yazdırma düzeniyle görüntülenmeyecek.
E-posta ile gönderilmeye hazır bir belgeniz zaten var. Şimdi onu içerikle doldurma zamanı.
Bir adres listesi oluşturun veya harici uygulamalardan alın
Toplu postanın oluşturulmasına başlamadan önce, bir alıcı listesi oluşturmak gerekir.
Bunu şöyle yaparsın:
- Aynı Yazışma menüsünde yer alan bir seçenek olan Alıcıları Seç’i tıklayın.
- İhtiyaçlarınıza en uygun seçeneği seçin. Yeni bir liste yaz düğmesi ile sıfırdan bir alıcı listesi oluşturabilirsiniz. Varolan bir listeyi kullan’ı tıklatırsanız, Word, depolama sürücünüze önceden kaydetmiş olduğunuz bir veri dosyasını seçmenize olanak tanır. Son olarak, Outlook kişilerinden seç’e tıklayarak, e-posta hesabınızın adres defterinden alıcıları seçme olanağına sahip olacaksınız.
Yeni bir kişi listesi oluşturmak, özellikle giriş sayısı yüksekse, sıkıcı bir iştir. İçe aktarmayı seçmeniz durumunda, aralarında aşağıdakiler bulunan çeşitli veri kaynaklarını kullanabileceğinizi unutmayın:
- Excel elektronik tablo. Word’ün bilgileri doğru bir şekilde anlayabilmesi için dosyanın uygun bir biçime sahip olması çok önemlidir. Microsoft’un bir kendin yapmana yardımcı olacak rehber.
- Veritabanına erişin. Yukarıdakine benzer bir şey olur. Access veritabanı belirli gereksinimleri karşılamalıdır. burada belirtilen kriterler.
- Diğer veritabanı dosyaları. Dosya tarayıcı ile HTML, DOCX, TXT, ODT dosyaları ve daha fazlasını seçebilirsiniz. Word’ün içeriklerini nasıl yorumlayacağını bilmesi garanti edilmese de, tümü iletişim verilerini içerebilir. Microsoft SQL Server veritabanı gibi diğer kaynakları seçmek için Yeni Kaynak’ı da tıklatabilirsiniz.
Her durumda, alıcı listesini tamamladığınızda, e-postanızı yazmaya hazır olacaksınız.
Özel bir karşılama mesajı oluşturun
Outlook’ta toplu e-posta göndermek için Word’ün içerdiği değişkenler cömerttir, ancak şüphesiz en önemlisi Tebrik Hattıdır. Bu düğmeye tıkladığınızda, postayı açan karşılama türünü değiştirebileceğiniz bir açılır pencere açılır.
Açıkçası, Word, alıcı listesinde bulunan her kişinin adını ve unvanını kullanacaktır. Böylece gönderilen her e-posta farklı olacak ve en uygun selamlamayı içerecektir. İletiye aynı gövdeyi dahil ederek, gönderme işlemi şu şekilde başlayabilir: “Bay Marcos’un dikkatine” veya “Sevgili Juan”.
İleti gövdesine başka değişkenler ekleyin
Merhaba satırı mevcut tek değişken değildir. Kişiyle ilgili telefon veya adres gibi bilgileri eklemek için Birleşik Alan Ekle’ye tıklayın.
Bu işlevin olanakları önceki ekran görüntüsünde gösterilmiştir.
Belgeyi Outlook ile gönder
Bir selamlama ve gerekli değişkenler dahil olmak üzere e-postayı oluşturmayı tamamladığınızda, Kurallar’a tıklayın. Görünen menüde, mesajın gönderilmesini değiştirmek için emrinizde birkaç koşul olacaktır.
Bitir ve Birleştir’i tıklatarak bitirin. Ardından E-posta gönder’i tıklayın. Açılır pencerede konuyu ekleyin ve e-posta biçimini belirtin. Burada ayrıca tüm kayıtları veya sadece belirli bir aralığı seçme imkanı gibi çeşitli gönderme seçenekleriyle karşılaşacaksınız.
Outlook’tan e-posta gönderin: sürecin dezavantajları
Bu yöntem bazı alanlarda mükemmeldir. Ancak, özellikle amacınız kullanıcıyı harekete geçmeye teşvik eden göz alıcı bir toplu posta oluşturmaksa, bilmeniz gereken bazı dezavantajları vardır. Temel olarak, aşağıdaki dezavantajları fark ediyoruz:
- Kıt tasarım seçenekleri.
- küçük bir şans analiz.
- posta ekranı yanlış olabilir bazı cihazlarda.
Outlook’tan toplu e-postalar gönderin. En iyi seçenek mi?
Gördüğünüz gibi, Outlook’tan toplu e-posta göndermek mümkündür. Ne yazık ki, sonuçlar çekici değil ve özellikle ticari bilgilerin sunulması söz konusu olduğunda çok etkili değil. Müşterilere kurumsal mesajlar göndermek veya kolayca etkinlik davetiyeleri göndermek istiyorsanız bu özelliği kullanmanızı öneririz. Bununla birlikte, haber bültenleri veya reklam e-postaları oluşturmaya gelince, ideal olan MailChimp veya Acumbamail gibi belirli çözümleri tercih etmektir.
Outlook için şu diğer püf noktalarını öneriyoruz:
Ve siz, genellikle Outlook’tan Word ile toplu e-postalar mı gönderiyorsunuz? Bu özellik hakkında bize ne gibi püf noktaları söyleyebilirsiniz? Önerilerinizi yorum yoluyla bize iletin. Profesyonel İnceleme topluluğu sizi bekliyor!