İş Süreç Modellemesi: Süreç Otomasyonunun Ötesinde
Bugünün iş dünyasında, iş süreç modellemesi neredeyse her zaman süreç otomasyonu veya robotizasyonu tarafından yönlendirilmektedir. Bu doğal ve takdire şayan bir amaçtır, ancak süreç modellemesinin iş dönüşümü için ilk ve en önemli önkoşul olduğu gerçeğinin gölgesinde kalmamalıdır.
Özünde, iş süreç modellemesi bir organizasyonun iş modelini tasarlamaya yardımcı olur ve müşterilere bir ürün veya hizmet sunmak için en verimli süreçleri tanımlar. Bu nedenle, İş Süreç Modellemesi (BPM) sürücüleri, sadece otomasyonla sınırlı kalmayan daha çeşitli ve karmaşık süreçleri kapsar. Ancak, bu uygulama özellikle sürekli değişen bir ekosisteme uyum sağlamak için modellerin düzenli olarak izlenmesini gerektirir.
Operasyonel mükemmellik ve dijital dönüşüm: İş Süreç Modellemesi’nin gerçek temelleri
İş Süreç Modellemesi – veya İş Süreç Modelleme ve Notasyonu (BPMN) – iş süreçlerini temsil etmek için grafik formlar kullanarak standart bir metodolojidir ve organizasyonların değer zincirlerini tasarlamalarına olanak tanır. Ancak sadece bu da değil: süreç modellemesi, iş modelindeki güçlü ve zayıf yönleri, kritik veya yardımcı süreçleri ve otomasyon için potansiyel adayları belirleyen bir “röntgen” gibi işlev görür.
Eğer bu metodoloji genellikle bir otomasyon projesiyle ilişkilendiriliyorsa, BPM girişimlerine yol açabilecek diğer faktörler de vardır. Bunlar iş süreçlerinin dijitalleştirilmesini içerir (pandemi nedeniyle fiziksel mağazalardan çevrimiçi satışa geçişle son zamanlarda örneklendirildiği gibi). Bir sürecin grafiksel bir temsili (şema), anlaşılması ve performans analizi konusunda önemli bir yardımcıdır ve bütün dijitalleştirme sürecini kolaylaştırır. İşletme mükemmeliyetine ulaşmak ve optimizasyon için geliştirilebilecek süreç dizilerinin tanımlanması da önemlidir. Bu iki amaç, BPM projelerinin neredeyse %60’ını oluşturur.
İş Süreci Modelleme, işletmenin boyutuna, faaliyet alanına, iş alanına veya rekabet ortamına bağlı olarak süreç standardizasyonunu kolaylaştırır. Bu, fast-food şirketlerinde yaygın bir uygulamadır; müşterilere, konumdan bağımsız olarak aynı kalite ve hizmeti sunmak isteyen şirketlerde kullanılır.
Uygunluk, risk yönetimi ve direnç: BPM için doğal faktörler
Uygunluk, BPM’nin uzun zamandır ikincil bir faktörü olmasına rağmen, küreselleşmiş ve birbirine bağımlı bir ekonomide şirketlere giderek daha fazla risk yüklenmesi nedeniyle son zamanlarda bu trend tersine dönmüştür. Bazı şirketlerin %30’u için bile öncelikli bir faktördür. Bu, özellikle yüksek derecede düzenlenen finansal hizmetler ve sağlık sektörlerinde doğrudur.
Neobank’lar gibi yeni oyuncular geleneksel oyuncuları harekete geçirmesinden sonra, bazıları düzenleyiciler tarafından düzenleyici prosedürlerin uygulanması ve uygulanabilir düzenlemelere uygunluklarının kanıtlanması için süreçlerini modellemeleri için çağrıldılar.
Direnç, giderek daha dijitalleşen bir dünyada faaliyet gösteren şirketler için BPM’nin bir oyun değiştirici olabileceği bir alandır, çünkü uygun süreç yürütülmesi için gerekli olan IT bağımlılıklarını vurgular. İş sürekliliği stratejisi uygulama aşamasında kritik bir adımdır, çünkü minimum koşullarda işletmeye devam etmek için “bozulmuş” süreçlere dönüşü kolaylaştırır.
İş Süreçleri Modelleme aynı zamanda sürekli iyileştirme için Agile bağlamında da kullanılabilir. Agile metodolojileri, müşteriye değer sunmaya odaklanarak ürün veya hizmeti işbirliği ve değişime uyumlu bir şekilde iteratif ve artımlı olarak iyileştirme üzerine kuruludur. BPM, iyileştirilmesi gereken sürecin görselleştirilmesini sağlayarak, tüm paydaşların anlaması ve gereken değişikliklerde işbirliği yapması daha kolay hale gelir. Ayrıca BPMN’nin kullanımı, sürecin hızlı bir şekilde işlenmesini, iyileştirmelerin takibini ve sonuçları gözlemlemeyi mümkün kılar.
İşlem modelleme: bir tahmin etme egzersizi
Süreçlerin bir organizasyonun nasıl işlediğini tanımladığı düşünülse de süreçler statik değildir ve sürekli gelişiyorlar. Bu, sürecin modelleme sürümü ile sahada uygulama arasındaki olası farklılıkların ve sapmaların düzenli olarak izlenmesini gerektirir ve bunların performans üzerindeki potansiyel etkilerinin analiz edilmesini sağlar. Özellikle, BPM, her şirket için belirli bir ritme göre sorgulanması gereken tekrarlayan bir yaklaşımdır. Bu, süreç sahiplerinin süreçlerinin verimliliği ve kalitesinden sorumlu oldukları anlamına gelir.
Süreç modelleme ayrıca, kazançlılık, rekabetçilik ve kalite elde etmek için iyileştirme olasılıklarını sorgulamaya ve gelecekteki düzenlemelerin olası sonuçlarını ön görmeye veya belirli risklerin oluşmasını önlemeye yönlendiren bir tahmin etme egzersizidir.
Artan krizler ve aşırı teknolojik, ekonomik ve sosyal değişikliklerle birlikte, süreç modelleme, organizasyonlar için “yaşam sigortası” niteliğinde olup, çeviklikleri, güvenlikleri, verimlilikleri ve sonuçta dirençleri için temel bir unsurdur.
Kaynak: mega.com