Çalışanlarınız zamanlarını doğru bir şekilde yönetemediklerinde, sizi kötü etkileyebilir. Bir çalışanın size belirli bir süre için önemli bir rapor vermesi ve takip etmemesi durumunda, sorunla karşılaşabilirsiniz. Kötü zaman yönetimi becerileri, disiplin eksikliğinden ya da çalışanların zamanla nasıl başa çıkacaklarını yapacak ya da bilmeyecek kadar çok işi olduğundan kaynaklanabilir. Bir yönetici olarak, çalışanların zaman yönetimi becerilerini geliştirmelerine yardımcı olacak hedefler geliştirebilirsiniz.
Buluşma ayarlamak
Bir toplantı için zaman yönetimi sorunlarını tartışmak üzere bir zaman planlayın. Toplantının amacını göstermek için, her bir tartışma konusu için bir zaman dilimi belirleyin. Ardından toplantının başında, oturumun ne kadar süreceğini ve her konu için ne kadar zaman harcamayı planladığınızı söyleyin. Toplantı ilerledikçe, ayrılan zaman dilimlerinize nasıl bağlı olduğunuzu gösterin. Konular, zamanında çalışmaya çalışan çalışanların önemi, önerdiğiniz zaman yönetimi araçları ve çalışanların geri bildirimlerini almak gibi ilgili şirket politikalarıyla ilgili olabilir. Çalışanlarınızdan, sosyal medya sitelerini ziyaret etmek veya çok fazla mola vermek gibi zaman harcadıkları bir alan hakkında düşünmelerini isteyip istemediğinizi sorabilirsiniz.
Araçlar ve Çalışan Öz Testi
Çalışanlarınızı, düzenli görevleri, özel projeleri, son tarihleri, kesintileri ve tamamlanma tarihleri ile bir elektronik tablo oluşturma gibi etkili zaman yönetimi çözümleri kullanmaya teşvik edin. Her günün görevlerini ve önemli hatırlatıcıları kaydetmeleri için onlara takvimler verin. Her sabah 20 ila 30 dakika günlerini organize etmelerine izin verin. Onlara bir kendi kendine test verin, böylece zaman yönetimi becerilerini ölçebilirler. Test soruları, görevleri için öncelik sırasına göre çalışıp çalışmadıklarını ve işlerini bitirmek için daha fazla zaman istemeleri gerekip gerekmediğini içerebilir. Cevap seçenekleri arasında "Hiç Değil", "Nadiren" "Bazen" "Sıkça" ve "Çok Sık" yer alıyor.
İletişimde Öncelikler
Çalışanlarınızın, etkili bir şekilde öncelik sırasına koymak için şirket hedeflerine ulaşmada hangi yönlerinin en kritik olduğunu bilmeleri gerekir. Onlara şirketin hedeflerini ve bölümünüzün hedeflerini anlayıp anlamadıklarını sorun ve gerekirse bu hedefleri tekrarlayın. O zaman görevlerinin önceliğini açıklayın. Örneğin, bir çalışanın işi müşterileri faturalandırmak, fatura kayıtlarını tutmak, alacak hesaplarını gerçekleştirmek ve telefonla destek sağlamaktır. Bu dört görevin ve ortaya çıkan ek görevlerin tümü için öncelik sırasını bildirin. Çalışanların başvurabilmesi için iş önceliklerini yazılı olarak iletin.
İş Yükü Yönetimi
Çalışanlarınızın hangilerinin sizin için en önemli olduğunu bilmesi için e-postalarınızı işaretleyin ve yalnızca gerekli olduğunda fiziksel toplantılar yapın. Örneğin, e-posta ile etkili bir şekilde ele alınabilecek bir sorun hakkında toplantı yapmayın. Çalışanlarınızın gerçekçi olarak yönetebileceklerini temel alarak iş yükleri atayın. Her bir kişinin görevlerini yerine getirmesi için yeterli zamana sahip olduğundan emin olun ve çalışanları sorunları olup olmadığını size söylemeye teşvik edin. Mümkün olduğunda, belirli görevler için bir zaman sınırı belirleyin, böylece çalışan bir görev için çok fazla veya çok az zaman harcamaz.
hususlar
Çalışanlarınız vaaz ettiğiniz şeyi pratik etmenizi bekliyor, bu nedenle örnek olarak liderlik edin. Örneğin, yıllık incelemelerini zamanında yapar ve personel toplantıları için dakik olun. Zaman yönetimi hedeflerinizi tutarlı bir şekilde uygulayın ve onlara yapmalarını sağladıktan sonra gelişmeleri başarısız olursa, düşük performans gösterenleri sorumlu tutun.