Acil durum planları krizleri önlemek için tasarlanmazlar. Aksine, meydana gelen bir olaya doğru tepkiyi gösterebilmek için geliştirilirler. Oluşacak hasarları azaltabilir ve normal duruma daha çabuk dönmeyi sağlayabilirler.
Aşağıdaki adımları takip ederek siz de etkin acil durum planları geliştirebilirsiniz.
1.Adım: Planlama Ekibi Kurun
Lider, ekibini oluştururken her bir üyenin, olası krizin değişik bir yönü ile başa çıkmak için gerekli özel yeteneğe veya tecrübeye sahip olmasına dikkat etmelidir.
2.Adım: Sorunun Boyutunu Belirleyin
Bütün önemli noktaların belirlenmesi için beyin fırtınası oturumları düzenleyin. Sorunları tespit ettiğinizde, bulguları olabildiğince çok kişiyle paylaşın.
3.Adım: Bir Plan Oluşturun
Zamanınız ve kaynaklarınız elverdiğince çok sorun hakkında acil durum planı hazırlayabilirsiniz. Amaç, olası krizin doğuracağı her önemli sorunu çözmek veya kontrol altına almak için yapılması gerekenleri ortaya koymak olmalıdır.
4.Adım: Planı Sınayın
Bir acil durum planının, kâğıt üzerinde mükemmel gözükmesi, gerçek hayatta da kusursuz işleyeceği anlamına gelmez. Her zaman planınızı tatbikat koşullarında test edin.
5.Adım: Planı Devamlı Güncelleyin
Planlar yapılıp rafa kaldırılacak şeyler değildir. Hayatımız her an değişmektedir. Örneğin, işten ayrılan veya emekli olanların yerine yeni yangın gözcüleri eğitilmelidir. Her yeni işe başlayan çalışana, yangın eğitimi verilmelidir. Değişen telefon numaraları periyodik olarak güncellenmelidir. Çalışanların acil durum uygulamalarını benimseyebilmesi için düzenli yangın tatbikatları yapılmalıdır.
İletişimi Unutmayın
-Sorunu ve şirketin yaklaşımını doğru tanımlayan az sayıda ve özenle seçilmiş mesaj ile iletişim kurun. Çok sayıda mesaj kafa karışıklığı yaratır.
-Şirketi kamuoyu önünde temsil edecek sözcü olarak resmi bir görevli seçin.
-Sorunu küçümsemeye kalkmayın.
-Sakın kurbanları suçlamayın.
-Bütün kötü haberleri bir defada verin. Kötü haberleri zaman içinde teker teker vermek çok daha kötü etki yaratır.
-Sakın yalan söylemeyin veya spekülasyon yapmayın. Yanlışınızın ortaya çıkması durumunda, güvenilirliğiniz yerle bir olur.
-Çalışanlarınızı hiçbir zaman unutmayın. Gelişmelerden haberdar olmalarını sağlayın. Onlarla sıkça konuşun.
Derleyen :
Memet Özkan
Kaynak: Kriz Yönetimi, Richard Luecke