İş mektupları genellikle kişisel mektuplardan çok daha resmidir. Harfler resmi olsa da, ton olarak sıcak ve doğası gereği olumlu olmalıdır. Hoş olmayan bir duruma yanıt olarak yazıyorsanız, mektubun dili yine de kibar olmalı ve düşmanca veya tehdit edici olmamalıdır. Bir iş mektubunun biçimlendirilmesi ve üzerine basıldığı kağıt türü, onu kişisel veya sosyal mektuplardan da ayırır.
Basit ve Özlü
Bir iş mektubunun kısa olması gerekir. Birkaç kısa paragraf içinde düşüncenizi belirtebilmeli veya talebinizi iletebilmelisiniz. İlk cümlede değilse, doğrudan ilk paragrafta mektubunuzun noktasına gelin. Mektubun ikinci paragrafı, amacınızı genişletmeli ve destekleyici bilgiler eklemelidir, son paragraf ise noktanızı yeniden uygular ve mektubu kapatır. Cümleleri kısa tutun ve yaygın olmayan kelimeler kullanmaktan kaçının.
Dil Nitelikleri
Bir iş mektubunun dili net olmalıdır. Mektubu okuyan herkes, cümleleri yeniden okumak veya kelimelere bakmak zorunda kalmadan ne sorduğunuzu görebilmelidir. Açık olmasına ek olarak, bir iş mektubunun doğru olması ve onu okuyan kişiye tam bir resim sunması gerekir. Bir mektupta aşırı derecede sözlü iseniz, açıklıktan da ödün verirsiniz, bu nedenle mektup yalnızca amacınızla ilgili bilgi ve dili içermelidir. Kibar bir dil kullanmayı ve "lütfen" ve "teşekkür ederim" ifadelerini kullanarak ses tonunuzu samimi tutmayı unutmayın.
Biçimlendirme
İş mektupları, okumayı kolaylaştıran belirli bir biçimi izler. Gönderenin adresi, tarih ve altında alıcının adresi ile mektubun üstünde olmalıdır. Uygun selamlama "Sevgili" dir, ardından alıcının adı ve iki nokta üst üste gelir. Alıcıyı şahsen tanımadığınız sürece, en iyisi soyadını ve unvanını, örneğin adı yerine "Mr. Jones" kullanmaktır. Selamlamadan sonra boş bir satır bırakın, ardından ilk paragrafı yazın. Paragrafın ilk satırının girintili olmasına gerek yoktur. Paragraflar için tek aralık kullanın ve her biri arasında boş bir satır bırakın. Mektubun sonunda "Saygılarımızla" gibi bir kapatma yazın, imzanız için dört boşluk bırakın ve ardından adınızı yazın.
Fiziki ozellikleri
Standart boyutlu kağıtlara iş mektupları yazdırın. Mektubu, genellikle fotokopi kağıdından daha ağır olan antetli kağıda yazdırmayı seçebilirsiniz. Antetli kağıt kullanıyorsanız, adresinizi mektubun üstüne yazmanıza gerek yoktur. Mektubu yazdırmak için bulaşmayan veya solmayan kaliteli mürekkep kullanın. Mektubu postalıyorsanız, iş boyutunda bir zarf kullanın.