Zaman yönetimi ilk kez, meşgul yöneticilerin zamanlarını daha iyi organize etmelerine yardımcı olmak üzere bir eğitim aracı olarak Danimarka'da doğup dünyaya yayılmıştır. Şimdi her yanda faaliyet gösteren bir milyar dolarlık bir sektör haline gelmiş durumdadır. Zaman yönetiminde temel düşünce, günün her küçük diliminin daha iyi planlamasının yöneticilerin daha verimli hareket etmelerini sağlayacak olmasıdır. Zaman yönetimi, acil olmakla birlikte o kadar da önemli olmayan günlük olayların baskısından kaçınmak için, açık önceliklerin ortaya konulmasını da savunur. Zaman yönetimiyle ilgili çeşitli yaklaşımlar ortaya atılmıştır. Her yaklaşım değerlidir ve önemli katkılarda bulunabilir. Ancak, bu yaklaşımların bazılarına gitgide artan bir çaba harcadığımız halde sonuçlarda anlamlı bir gelişme olmaması, temel bir paradigma sorununun göstergesidir. Bu çalışmada, zaman yönetimiyle ilgili bazı kavramlar, yaklaşımlar ve zaman yönetimi araçları incelenmiştir.
Zaman paha biçilmez bir kaynaktır. Belirli bir ritimle amansızca akar gider. Geçen zamanı geri döndüremeyiz. Zaman demokratik bir şekilde paylaşılan bir kaynaktır. Hepimizin günde 24 saati, her haftada yedi günü vardır. Zamanı satın alamayız, biriktiremeyiz, ödünç alamayız, çalamayız, hiçbir şekilde değiştiremeyiz. Tek yapabileceğimiz sahip olduğumuz zamanı en iyi şekilde değerlendirmektir (Scoot, 1999).
Einstein, vücudumuzun algıladığı zamanın duvardaki saatin gösterdiği zamana göre daha hassas olduğunu fark etmişti. Vücudumuzun algıladığı zamana” beden günü" denilmektedir. Bunun başlangıcı, saatin bulunuşundan çok daha eskilere, canlının gelişiminin derinliklerine uzanmaktadır. Beden saatinin kontrol mekanizmasının beynin hipotalamus bölgesinde olduğuna inanılmaktadır. Beden saatini gözlemleyenler beden kimyasındaki düzenli değişikliklerin bağışıklık sistemini, kalp atışını, kan dolaşımını düzenleyen yedi günlük ritimlerden söz etmektedirler. Demek ki, tek takvim, kaynağını astronomik olaylardan alan duvardaki takvim değil (Boslough, 1990. Akt. Ekici, 1999).
Ehrat'a göre, eğer iç ritimlerimizi iyi kullanmazsak sıkıntı çekeriz: Öğleden sonra uyuklamaları, pazartesi sendromu, hatta uyku bozuklukları ve depresyon duvardaki saatle vücudumuzdaki saat arasındaki uyumsuzluğun sonuçları olabilir (Boslough, 1990. Akt. Ekici, 1999). İnsan zamanını yönlendirme konusunda güçsüz bir varlıktır. Diğer canlılar gibi insanın da bir "biyolojik saati olmakla birlikte, psikolojik deneylerin göstermiş olduğu gibi, güvenilir bir zaman duygusuna sahip değildir.
Zamanın tek bir davranışı vardır: Durmadan akar. Toplanamaz, depolanamaz, tekrarlanamaz ve harcanır, insan sınırlı bir yaşama sahip olduğu için zamanı etkin kullanmak zorundadır. Zamansızlıktan yakınanların birçoğu zamanı iyi kullanmasını bilmeyenlerdir. Tıpkı diğer kaynaklar gibi, zaman da etkili bir biçimde değerlendirilebilir veya boşa harcanabilir (Mackenzie, 1987: 14).
Zamanla ilgili pek çok tanım yapılmıştır. Bunlardan bazıları aşağıda verilmiştir.
Nevvton'a göre “zaman tek yönde durmaksızın akar". Einstein'a göre ise, “zaman olayları oluşuna göre sıralayan ve olaylara anlam veren bir boyuttur" (Boslough, 1990: 15).
"Zaman, olayların geçmişten bugüne gelip, geleceğe doğru birbirini takip eden kesintisiz bir süreçtir" (Smith, 1998: 24).
"Zaman, insan yaşamının yerine göre uzun ya da kısa süreli, yinelenmesi olanaksız, başlangıcı ve sonu belli, saatle ölçülebilen bir bölümüdür" (Tezcan, 1982: 7).
"Zaman, arkaya arkaya dizilmiş olayların ve olguların algılanmasıdır. Zaman olayları ölçebildiğimiz bir süreçtir" (Açıkalın, 1998: 113).
Zaman yönetimi ise, ilk kez meşgul yöneticilerin zamanlarını daha iyi organize etmelerine yardımcı olmak üzere bir eğitim aracı olarak Danimarka'da doğup dünyaya yayılmıştır. Şimdi her yanda faaliyet gösteren bir milyar dolarlık bir sektör haline gelmiş durumdadır.
Zaman, her meslekten bireyler üzerine baskı yapan evrensel bir kaynaktır. Zaman yönetimi, zihinde oluşan planların günlük yaşama dökülerek gün ve gün gerçekleştirilebilmesidir (Cüceloğlu, 1999: 287).
Zaman yönetiminde temel düşünce günün her küçük diliminin daha iyi planlanmasının yöneticilerin daha verimli hareket etmelerini sağlayacak olmasıdır. Zaman yönetimi, acil olmakla birlikte o kadar da önemli olmayan günlük olayların baskısından kaçınmak için, açık önceliklerin ortaya konulmasını da savunur (Koch, 1999: 165).
Zaman yönetimi aslında bir öz yönetimdir; yaşadığınız olayların kontrolünü sağlamaktır, bireyin kendisini yönlendirerek olayları yönetmesidir. Yaşadığımız olayların ne kadarı bizim istediğimiz gibi gerçekleşiyor? Ne kadarının oluşmasını biz belirleyebiliyoruz? Olayların meydana gelmesindeki etkilerimiz nelerdir? Bütün bu soruların cevabı bizim zamanımızı yönelebilmedeki başarımızı göstermektedir.
Çağdaş yönetim anlayışında önemli hususlardan biri zamanın etkili olarak kullanımıdır. Okul yöneticisi, zamanının etkili ve kurumu için gerekli etkinlikler için kullanılmasında yeterli olmalıdır. Okul yönetiminin etkililiği, yöneticinin görevlere ay irdiği zamanın süresi ile orantılıdır. Okul yöneticisinin görevleri ve bu görevlerin her birine ayrılan zamanın düzenlenmesinin bir denge sorunu olduğu ve bu dengenin ustalıkla kurulması durumunda kurumsal gelişimin sağlanabileceği söylenebilir. Okul yöneticilerinin yönetim görevlerine ayırdıkları zamanın belirlenmesinde diğer önemli bir konu, yöneticinin zaman yönetimi konusunda bilgisi, becerisi ve anlayışıdır. Bir başka ifadeyle, okulun toplam zamanının etkinliklere göre dağıtımı, büyük ölçüde yöneticinin zaman içindeki etkinliklerin öncelikleriyle sıralanarak etkili bir biçimde düzenlenmesi olan zaman yönetimi konusundaki yeterliğine bağlıdır. Zaman iyi kullanılmıyor ve doğru yönetilemiyorsa yönetimin başarısından da bahsetmek olanaklı değildir (Efil, 2000: 84). Profesyonel çalışma yapan herkes zamanını akıllıca planlamak ve kullanmak zorundadır (Ünal ve Ada, 2000: 72).
Okulda zaman deyince birden çok kavram akla gelmektedir. Bu zamanların başlıcaları, okul zamanı, sınıf zaman" eğitim zamanı, yönetsel zaman olarak sıralanabilir. Okul zamanı, yıllık, aylık, haftalık ve günlük olarak belirlenebilecek zaman dilimleri içinde okulda geçen süre (gün ya da ders saati olarak); yönetsel zaman, yönetim süreç ve işlevleri için ayrılan zaman olarak tanımlanabilir. Yöneticinin okulda zaman yönetimi konusundaki yeterliği, okuldaki eğitim-öğretim zamanını ve okul zamanını gereksinmeler doğrultusunda belirlenmesi için yönetsel zamanı en etkili bir şekilde kullanmak olarak anlaşılmalıdır (Catton and Wikelund, i989).
Okuldaki zaman' yönetiminde amaç öğrencilere ayrılan öğretim zamanını arttırmaktır. Catton ve Wikelund'un, i989 yılında yayınladığı araştırma sonuçları, okulda öğrencilere harcanan zaman arttıkça öğretim zamanının daha verimli olarak kullanıldığını ortaya koymaktadır. Bir başka ifadeyle, öğretim süresinin kalitesi ve verimliliği, bu zamanın öğrencilere harcanan kısmına bağlıdır. Yine ayni araştırma ile ortaya konan okuldaki zamanın etkinliklere dağılımı ve zaman yönetimi ile ilgili diğer önemli saptamalar da şunlardır: Tipik bir okul gününün sadece yarısı gerçekten eğitim için kullanılıyor. Bir yöneticinin denetim altında tutabildiği zaman, toplam zamanın %25'idir. Ortalama günlük zamanın %40'1 toplantılarla (Üst düzey %40, orta düzey %80) geçmektedir (Catton and Wikelund, 1989). Bütün bu saptamalar da göstermektedir ki, okulda zaman yönetimi konuları ve sorunları bir yöneticinin yeterliğinde çok önemlidir. Okul yöneticisinin zaman yönetimindeki basarisi paralelinde ona okul geliştirme, vizyon geliştirme gibi konularda daha çok zaman kalacaktır. Zaman yönetiminde başarılı olamayan yöneticilerin ise zamanları daha çok bürokratik ve rutin işlemler gibi daha çok enerji kaybına neden olacak islere gidecektir. Bu nedenle bu araştırmada okul yöneticilerinin görevlerine ayırdıkları zaman belirlenmeye çalışılmıştır (Catton and Wikelund, 1989).
Bir diğer araştırma ise, sınıfta ders zamanının etkili kullanılması ile ilgilidir. Şaktanlı (2001) tarafından “Sınıfta ders zamanının yönetimi" adlı araştırmada, ilköğretim okulu müdürleri ve müfettişlerin algılarına göre öğretmenlerin ders zamanını verimli kullanma düzeyleri belirlenmeye çalışılmıştır. Araştırma evrenini, Eskişehir il merkezinde bulunan 53 ilköğretim okulunda görev yapan yöneticiler ve İl Milli Eğitim Müdürlüğü’nde görev yapan 25 müfettiş oluşturmuştur. Araştırma bulgularına göre; öğretmenlerin planlı bir çalışma alışkanlıklarına sahip olmadıkları ve bunun da ders zamanının yönetimini engellediği ortaya çıkmıştır. Öğretmenlerin öğretim yaşantılarının planlanmasında, uygun hedefler belirlenmesinde, sınıfın fiziksel ortamının düzenlenmesinde, öğretim yaşantısına uygun bir öğretim yönteminin kullanılmasında, sınıf kurallarının uygulanmasında, uygun dönüt ve düzeltmelerin zamanında verilememesi ve öğrencilerin görüş ve önerilerine yer verilmesi konularında yetersiz oldukları takdirde bunun ders zamanının yönetimini de etkilediği belirtilmiştir. Ayrıca öğrencilerin beklenti ve gereksinimlerinin, kişilik özelliklerinin, dersleri algılayış biçimlerinin, çalışma alışkanlıklarının, bireysel farklılıklarının da ders zamanının yönetimini etkilediği belirtilmiştir.
Araştırmanın konusu ile ilgili en yakın görülen araştırma Alkan (1999) tarafından yapılanıdır. Araştırmada ilköğretim okulu müdürlerinin çalışma zamanlarını değerlendirme biçimlerinin belirlenmesiyle ilgili sorulara yanıt aranmıştır. İlköğretim okulu müdürlerinin çalışma zamanlarında hangi yönetim işlerini yapmakta oldukları, hangi işlere ne kadar zaman ayırdıkları; kıdemleri bakımından çalışma zamanlarında yönetim işlerine ayırdıkları süreler arasında fark olup olmadığı, çalışma zamanlarının etkili kullanmalarını hangi etkenlerin ne kadar etkilediği, kıdemlerine göre çalışma zamanlarını etkili kullanmalarını engelleyen etkenlere ilişkin görüşleri arasında fark olup olmadığı araştırılmıştır. Ankara ili Nallıhan ilçesinde 54 ilköğretim okul müdüründen Zaman Kullanım Gözlem Formu ile elde edilen verilere göre; yönetsel etkinliklerin planlama basamağına ayrılan sürenin çok az olmasından yöneticilerin daha çok rastlantısal anlık programlamaya yatkın oldukları; ast-üst çatışmalarının okul müdürlerini etkilediği, kırtasiye işlerinden kaynaklanan stresin olduğu; yönetsel eylemlere ayrılan günlük zaman ortalamaları ile kıdem değişkeni arasında bir ilişkinin olmadığı; zaman kullanımı konusunda anket verileri ile Zaman Kullanım Gözlem Formu verilerinin birbirine uygunluk göstermediği; anket verilerine göre ortalama zaman baz alındığında sıralama : “personel işleri”, “öğrenci işleri”, “eğitim-öğretim işleri”, "okul işletmeciliği”, "yazı işleri”, "diğer işler” sıralaması görülürken, "Zaman Kullanım Gözlem Formu” sonucuna göre bu sıralama; "iteği dışında yapılan etkinlikler”, “öğrenci işleri”, "eğitim-öğretim işleri”, "isteğe bağlı yapılan etkinlikler”, "okul işletmeciliği”, “yazı işleri”, "personel işleri”, “okul-çevre etkinlikleri” şeklinde saptandığı; ilköğretim okulu müdürlerinin yönetsel zamanlarını etkili ve verimli kullanmalarını etkileyen etmenler arasında “sekreter olmayışı”, “fiziksel olanakların sınırlılığı”, “fiziksel ya da zihinsel yorgunluk”, "bir anda birden fazla iş yüklenme", "yetenekli eleman yokluğunun” birinci derecede önemli görüldüğü sonuçlarına ulaşılmıştır.
Sonuç olarak, okul yöneticilerinin başarılarında, yerine getirmeye çalıştıkları görevlere ayırdıkları zaman kadar, bu görevleri ne derece önemli ve gerekli gördüklerine ilişkin algılamaları da önem taşımaktadır. Bu çalışmanın amacı da ilköğretim kademesi okul yöneticilerinin görevlerine ayırdıktan zaman ile görevin önemine ilişkin görüşlerini ve görüşleri arasında farklılıkların bulunup bulunmadığını ortaya koymaktır.