SharePoint içeriği yönetmek için ölçeklendirilebilir, özellik açısından zengin bir deneyim sunar. Yönetecek çok büyük miktarda dosya varsa, Belge Merkezi site şablonunu kullanmayı göz önünde bulundurabilirsiniz. Bu şablon, büyük ölçekli belge yönetimi için en iyi duruma getirilmiş. Zamandan tasarruf edebilir ve daha verimli çalışmanıza yardımcı olabilir. Şablona sürümler, belge kimlikleri, belge kümeleri, meta veri gezintisi ve içerik türleri dahildir.
Belge Merkezi sitesi, bu senaryoların her ikisi için de çalışır:
-
Yazma ortamı Belge Merkezi yazma ortamında, kullanıcılar merkezi bir depoda depolanan binlerce belge veya medya varlığı oluşturabilir ve düzenleyebilir.
-
İçerik arşivi Bilgi bankası gibi bir içerik arşivinde kullanıcılar belgeleri depolar veya görünümler.
Bu makalede, Belge Merkezi site şablonunda yer alan özellikler açıklanmıştır.
Belge merkezi oluşturmak için bkz. Şablonları kullanarak farklı türlerde SharePoint siteleri oluşturma
Belge Merkezi sitesinde neler var?
Belge Merkezi site şablonu, büyük belge kümeleri oluşturma ve yönetmeyi daha kolay ve verimli hale getirir. Çoğu durumda, site sahibi bu özelliklerden herlarını ayrı ayrı ekleyebilir. Belge Merkezi site şablonu önerilen belge yönetim özelliklerini otomatik olarak sağlar. Aşağıdaki bölümlerde bu özellikler kısaca açıklanmaktadır.
Belge Merkezi sitesini bir yazma ortamı veya içerik arşivi olarak kullanabilirsiniz. Yazma ortamında kullanıcılar dosyaları sık sık iade edip kullanıma alır ve bu dosyalar için klasör yapıları oluşturur. Sürüm oluşturma etkinleştirilir ve her belgenin önceki sürümleri tutulur. Buna ek olarak, iş akışları belge yaşam döngülerini de kontrol edebilirsiniz.
Buna karşılık, içerik arşivinde çok az yazma gerçekleşir. Kullanıcılar yalnızca belgeleri görüntüler ve karşıya yükler. Belge Merkezi site şablonu, bilgi bankası arşivleri olarak adlandırılan bir içerik arşivi türünü oluşturmayı destekler. Normalde, bilgi tabanları belgelerin tek sürümlerini içerir ve bir site de milyonlarca dosyanın ölçeğine ölçeklendirebilirsiniz. Büyük bir kuruluşun teknik destek merkezi gibi tipik bir senaryoda, içeriği okumak üzere binlerce kişi içeriğe erişebilirsiniz. Yalnızca bazıları siteye yeni içerik yükleyebilir.
Aşağıdaki öğelerde, Belge Merkezi sitesine ekleyebilirsiniz bazı SharePoint özellikleri açıkmektedir. Bu özelliklere ek olarak, bazı kuruluşlar Belge Merkezi'nin görünümünü ve gezintilerini de özeller. Bazıları özel Web Bölümleri ekler.
Yönetilen meta veriler, SharePoint'te belgelere belirli terimleri ataan bir sistemdir. Ardından, belgeleri sınıflandırmak için bu terimleri kullanabilirsiniz. Meta verileri, kullanıcılara hızlı bir şekilde bulmakta yardımcı olacak güçlü bir gezinti aracı oluşturmak için de kullanabilirsiniz.
Örneğin, şirketinizin, insanların ürün sorunlarını gidermelerine yardımcı olacak makaleleri içeren bir bilgi bankası olduğunu varsayalım. Kullanıcıların bilgileri ürüne, sorun türüne veya diğer özelliklere göre filtrelemesini sağlayan meta veri terimleri oluşturabilirsiniz.
Belge Merkezi sitesinde, her içerik parçası url bağlantısı gibi belge konumuyla ilgili olmayan benzersiz bir kimlik alır. Bu, belgeyi taşımanız veya yeniden adlandırmanız, kimliğin aynı kalması anlamına gelir. Kimliği, belge için kalıcı bir bağlantı oluşturmak ve bozuk bağlantıları en aza indirmek için kullanabilirsiniz.
Sürümler, Belge Merkezi sitesinde otomatik olarak etkinleştirilir. Bu, otomatik olarak dosyanın tüm farklı sürümlerinin geçmişiniz olduğu anlamına gelir. Örneğin, belge gözden geçirme sürecinde, gözden geçirme döngüsü sırasında girilen tüm güncelleştirmelerin kaydına sahip olduğunuz anlamına gelir. Güncelleştirmeleri, yanıtlayanları ve diğer bilgileri izleyebilirsiniz. Buna ek olarak, bir makalenin geçerli sürümünde bir sorun ortaya çıkarsa, bilinen en son sürüme hızla geri dönabilirsiniz.
İçerik türü, içerikle ilgili ayarlarla birlikte belirli bir tür içeriktir. Birisi tanımlı içerik türünde bir belge oluşturduğunda, bu içerik türü için tüm uygun ayarları otomatik olarak alır. Belge Merkezi'nde farklı türde belgeler, video, şablonlar gibi içerik türleri koleksiyonu olabilir.
İçerik Düzenleyicisi belge merkezi sitesine otomatik olarak dahil değildir, ancak birçok kullanıcı bunu ekler. İçerik Düzenleyicisi, öğelerin genel olarak kuruluşlarını ve yapısını yönetmenize olanak sağlayan bir SharePoint özelliğidir. İçerik Düzenleyicisi, meta verileri veya içerik türlerini kullanarak belgeleri ve diğer öğeleri otomatik olarak belirli konumlara yönlendirebilirsiniz. Örneğin, bilgi bankasında İçerik Düzenleyicisi'nin tüm yeni gönderileri belirli bir ürüne yönelik makaleleri toplayan özel bir kitaplı kitaplıya otomatik olarak yönlendirmesini sekleyebilirsiniz.