Veri tabanınızı planlamadan önce, bilmeniz gereken iki ana tür bulunur: ilişkisel (Access’te oluşturulan bir veri tabanı gibi) ve ilişkisel olmayan (veriler arasında hiçbir ilişki bulunmayan, son derece basit veri tabanları; basit Excel tabloları gibi). Access’te ilişkisel bir veri tabanı oluşturmak için, verilerin düzenlenmesi amacıyla kullanılan Varlık İlişki (ER) modelini bilmeniz gerekir. Bunun yanı sıra, veri tabanı tutarlılığını korumak için, bilgi tutarlılığına zorla özelliği son derece kullanışlıdır.
Temel Access nesneleri tablolardır. Bu tablolar, veri düzenlemesi ve gerçek verilerin saklanması için kullanılır. Gerekli alanları hazırlamak için (sütunlar bilgi parçalarını temsil eder) tabloları Tasarım Görünümü modunda düzenleriz. Her kaydı benzersiz bir şekilde temsil eden değerleri saklamak için bir alan, yani birincil anahtar kullanabilirsiniz. Birincil anahtar, eşit anlam taşıyan iki alanı bağlamak için tablolar arasında ilişki kurarken çok önemli bir role sahiptir. Bu sayede herhangi bir tablodan kayıt belirlerken hata yapma ihtimali ortadan kaldırılır.
Access özellikleri kullanılarak büyük orandaki veriler kolayca düzenlenebilir, aranabilir ve değiştirilebilir.
Tabloların yanı sıra önemli olan nesneler sorgular, formlar ve raporlardır. Sorgular, belirleyebileceğiniz bazı ölçütlerle, yalnızca sonuç olarak karşınıza çıkmasını istediğiniz verileri getirir; örneğin, tablodan sadece 21 yaşından büyük olanları ayıklamak istediğinizde sorgu yalnızca bu ölçüte göre sonuçları karşınıza getirir. Raporlar da buna benzerdir; ama asıl olarak sunum ve çoğunlukla baskı için kullanılacak tabloları ve tablo bölümlerini düzenlemek için oluşturulur. Bunun yanı sıra veri tabanı yönetimi için kullanıcı dostu bir ara yüz oluşturmak istediğinizde, Form Tasarımı veya Access sihirbazını kullanarak kolayca form oluşturabilirsiniz. Son kullanıcılar için veya sadece veri tabanı performansını geliştirmek için dahi oldukça kullanışlıdır.