Gantt şeması Nedir?
- 25 March 2021
- 19 Görüntülenme
- 0 Yorum
Bu makale Gantt Grafiğini pratik bir şekilde açıklamaktadır. Okuduktan sonra bu güçlü proje yönetimi aracının temellerini anlayacaksınız. Bu makale indirilebilir: gantt şeması excel şablonu.
İçindekiler
- 1 Gantt Grafiği nedir?
- 2 Boyutlar Gantt Şeması
- 3 Proje planlamada Gantt Chart kullanımı
- 4 Adım adım Gantt Grafiği
- 4.1 Adım 1: İş Dağılımı Yapısı (WBS)
- 4.2 Adım 2: Tüm görevlerin süresini tahmin edin
- 4.3 3. Adım: Bağımlılıkları belirleyin
- 4.4 4. Adım: Kısıtlamalar ekleyin
- 4.5 5. Adım: Bir ağ şeması geliştirin
- 4.6 Adım 6: Gantt Grafiği Yapın
- 4.7 7. Adım: Kaynak Seviyelendirme
- 5 Avantajı
- 6 Gantt Grafiği excel şablonu
- 7 Ne düşünüyorsunuz?
- 8 Kaynakça
Gantt Grafiği nedir?
Bir organizasyon planlama araçları olmadan yapamaz. En iyi bilinen araçlardan biri, çeşitli faaliyetlerde kadroyu görsel olarak temsil eden planlama kuruludur. Gantt şeması, proje planlama kurulunun öncüsüdür ve bugün hala önemli bir planlama aracı olarak kullanılmaktadır. Bu proje yönetimi aracı, Gantt Diyagramı veya Gantt planlama panosu olarak da bilinir.
Geçmiş Gantt Şeması
20. yüzyılın başında Henry Gantt, karmaşık projelerin planlanmasını ve ilerlemesini çizelgelemek için görsel bir yardımcı olarak bir Grafik geliştirdi. O zamanlar, Hoover Barajı’nın inşası için de kullanılan yenilikçi bir konseptti. Bu proje planlama aracı, İkinci Dünya Savaşı’ndan sonra daha çok tanındı ve iş sektöründe de kullanıldı. Günümüzde bu yöntem vazgeçilmez bir proje planlama aracıdır.
Modern uygulama
Gantt Şeması zamana ayak uydurmuştur ve artık büyük kağıtlara elle yazılmamaktadır. Günümüzde klasik Grafiğe dayalı karmaşık bilgisayar programları bulunmaktadır. Basit Excel dosyalarından, bir projenin biteceği dakikaya kadar hesaplamanın mümkün olduğu gelişmiş proje yönetimi yazılımına kadar.
Boyutlar Gantt Şeması
Bir planlama panosu, üretim kaynakları ve zaman gibi yalnızca iki boyutu temsil eder. Bunlar genellikle İş Kırılım Yapılarıdır (WBS). Daha tutarlı faktörler için çok boyutlu bir planlama gereklidir. Bu tür Grafik, daha büyük projelerde kullanılır. Planlama panosunun ve bu planlama aracının düzeni benzerdir ancak planlama panosundaki bilgiler defalarca değiştirilebilirken, Grafikteki bilgiler kalıcıdır. Bu, planlama aracını daha az esnek hale getirir.
Proje planlamada Gantt Chart kullanımı
Gantt şeması, bir projede yan yana veya birbiri ardına işleyen farklı faaliyetlerin iyi bir şekilde anlaşılmasını sağlar. Bu yüzden bir proje içindeki bireysel işlem süreleri veya görevler dikey olarak temsil edilir ve toplam proje süresi yatay çubukta gösterilir. Yatay çubuklar her görevin başlangıç ve bitiş tarihini gösterir. Bu şekilde paydaşlar proje planlamasına ilişkin net bir genel bakışa sahip olurlar.
Proje ne kadar karmaşıksa, bu planlama aracı o kadar karmaşık görünür. Özellikle farklı faaliyetler arasındaki bağımlılık arttığında proje planlama kurulu daha karmaşık hale gelir. Sözde “kilometre taşları”, belirli faaliyetlerin tamamlanması gerektiğinde önemli referans noktalarını belirtir. Semboller, renkler ve basit bir indeks kullanarak, en karmaşık proje planlaması bile okunması kolay hale gelecektir.
Doğru kullanıldığında, Gantt Grafiği şunlara net bir genel bakış sağlar:
- Tüm görevler
- Tüm görevlerin başlangıç ve bitiş tarihleri
- Tüm görevlerin süresi
- Tüm projenin başlangıç ve bitiş tarihi
- Projenin kilometre taşları
- Projenin tamamlanma tarihi
Adım adım Gantt Grafiği
Gantt Grafiğinin kullanımı sadece mevcut verileri girmekle sınırlı değildir. Proje yönetimi kapsamlı bir disiplindir ve her proje programı son derece hassas bir şekilde hazırlanır. Toolshero şablonunu indirdikten sonra, aşağıda açıklanan adımları izleyin ve kendi Gantt Grafiğinizi geliştirin.
Adım 1: İş Dağılımı Yapısı (WBS)
Düzgün planlanmadığında, bir projenin başlangıcındaki iş miktarı çok fazla gelebilir. Bu nedenle ekibi bekleyen tüm görevlerin açıklamasıyla başlamak çok önemlidir. PRINCE2’de olduğu gibi hem Proje Yönetimi Bilgi Yapılarında (PMBOK), proje yönetimi süreci projenin görevlere ayrılmasıyla başlar. Aynı zamanda çalışma paketleri olarak da görülen bu görevlerin tamamlanması sekiz ila seksen saat sürmelidir. İş paketleri daha küçükse, büyük bir ek yükün ortaya çıkacağını varsaymak mantıklıdır. Bunun çok az avantajı vardır ve ekip üyeleri muhtemelen daha çabuk hüsrana uğrayacaktır. Çok büyük iş paketleri, izlenmesi zor olduğundan daha az etkilidir.
Projenin iş paketlerine bölünmesi, Ürün Kırılım Yapısı veya Organizasyon Kırılım Yapısı ile karıştırılmaması gereken İş Kırılım Yapısı (WBS) kullanılarak yapılır. Bu alet, bir ahşap evin çerçevesi olarak görülebilir. Pek çok bileşen birbirine bağlı olduğundan marangozun dikkatli çalışması gerekir. Ama önce, her bir iş paketini başarılı bir şekilde gerçekleştirmek için ne kadar zamana ihtiyaç olduğunu tahmin etmek önemlidir.
Adım 2: Tüm görevlerin süresini tahmin edin
Gantt Grafiğini oluşturan yatay çubuklar, belirli bir iş paketi veya görevin süresini temsil eder. Süreyi belirlemenin iki yolu vardır.
Parametrik tahmin
Parametrik bir tahmin kullanırken, görev standart birimlerle karşılaştırılır. Bunlar kişisel deneyimlerden kaynaklanıyor olabilir ama aynı zamanda farklı endüstriler tarafından da yayınlanmaktadır. Bir örnek, 4 kazığı yerleştirmenin bir saat sürdüğünü tahmin eden bir inşaat derneğidir.
Analog tahmin
Analog tahmin kullanılırken, görev geçmişte tamamlanmış olan görevlerle karşılaştırılır. Bir örnek, satın alma sürecindeki değişiklikler için bir CRM sistemi hazırlamanın 2 gün sürdüğünü belirten bir ekip üyesidir.
Bu iki tahmin yöntemi, üç noktalı bir tahminle birlikte kullanılabilir. Bu tahmin için genel bir formül var:
te=(a+m+b)/3
Bunun anlamı
- te=tahmin
- a=iyimser tahmin
- m=olası değer
- b=kötümser tahmin
Bu tahmin yöntemi, hem iyimser hem de kötümser bir tahmin yapmanın akıllıca bir yoludur. Buna dayanarak nihai bir karar verilir.
WBS’nin doğru uygulanması ve iş paketlerinin tahmin edilmesi yoluyla proje uygulamasında önemli ölçüde zaman kazanılsa da, Gantt Şemasının gerçek gücü projenin verimliliği teşvik etmesindedir. Bu, belirli görevleri eşzamanlı olarak çalıştırma, proje kaynaklarını zamanlama ve proje tamamlanma tarihini mümkün olan en kısa sürede belirleme yeteneği anlamına gelir. Görevler arasındaki bağımlılıkların önemli olduğu yer burasıdır.
3. Adım: Bağımlılıkları belirleyin
Farklı görevler arasında dört tür bağımlılık vardır. Bu bağımlılıklar, Gantt Grafiğinin karmaşıklığına bağlı olarak bir görevden diğerine bir okla görüntülenir. Dört tür bağımlılık vardır:
Başlamak için Bitir
Bu muhtemelen görevler arasındaki en yaygın bağımlılıktır. Baştan Sona Kadar Bitir, takım B görevine başlamadan önce A görevinin tamamlanması gerektiği anlamına gelir.
Bitirmek için Bitir
Bitirmek için Bitir bağımlılığı, B görevinin tamamlanabilmesi için A görevinin tamamlanması gerektiği anlamına gelir.
Başlayın
Baştan Başla, B görevini başlatmak için A görevinin başlatılması gerektiği anlamına gelir.
Bitirmek için başla
Başlamadan Bitir’e, A görevinin B görevinin tamamlanabilmesi için başlatılması gerektiği anlamına gelir. Bu adım sırasında tanımlanan bağımlılıklar, Proje sırasında hangi görevlerin birbirine bağlı olduğu her zaman açık olacak şekilde İş Kırılım Yapısına (WBS) eklenir. Doğru yapıldığında, üst düzey proje planlaması elde edilebilir.
Gantt Grafiğinin faydalı olabileceği başka bir yol daha var. Zaman tasarrufu sağlayacak şekilde bazı görevlerin diğer görevlere paralel olarak gerçekleştirilmesi mümkündür. Bunun mümkün olup olmadığını öğrenmek için ağ şeması kullanılır.
4. Adım: Kısıtlamalar ekleyin
Kısıtlamalar, başlangıç veya bitiş tarihine kısıtlamalar getirerek, görevlerin planlanması veya yeniden planlanması için var olan esneklik düzeyini belirler. Aşağıdaki kısıtlamalar kullanılmaktadır:
- Mümkün Olduğunda (ASAP)
- Olabildiğince Geç (ALAP)
- (SNET) ‘den Erken Başlama
- Daha Sonra Başlama (SNLT)
- Erken Değil (FNET)
- Daha Sonra Bitir (FNLT)
- Başlamalı (MSO)
5. Adım: Bir ağ şeması geliştirin
Artık hangi görevlerin birbirine bağlı olduğu belirlendiğine göre, görevlerin gerçekleştirilme sırasını değerlendirmek önemlidir. Bu, yalnızca Gantt Grafiğine dayalı olarak yapılamaz. İki kavram önemlidir.
Kritik yol
Bir projenin kritik yolu, bir projenin tamamlanma tarihini belirleyen bir dizi görevden oluşur. Belirli bir görev beklenenden daha fazla zamana ihtiyaç duyuyorsa, aynı süre ile uzatılırsa projenin tamamlanma süresi.
Float/Slack
Slack olarak da adlandırılan kayan, beklenen tamamlanma tarihini etkilemeden bir görevin nihayetinde geciktirilebileceği süredir. Kritik bir yol için kayma veya gevşeklik mevcut değildir.
Ağ diyagramları oluşturmak için her görevin aşağıdaki bilgilerle sağlanması gerekir:
- Süre. Bu, önceden hesaplanan görev süresidir ve işlemdeki birincil girdi olarak sayılır.
- Erken Başlangıç (ES). Bu, belirli bir görevin başlatılabileceği en erken tarihtir.
- Geç Başlangıç (LS). Bu, belirli bir görevin başlatılabileceği olası en son tarihtir.
- Erken Bitir (EF). Bu, belirli bir görevin tamamlanabileceği en erken tarihtir.
- Geç Bitirme (LF). Bu, belirli bir görevin tamamlanabileceği en son tarihtir.
- Yüzer (FLOAT). Bu, tamamlanma tarihini etkilemeden bir görevin taşınabileceği maksimum süredir.
Adım 6: Gantt Grafiği Yapın
Önceden geliştirilen ağ diyagramı, her görevin başlangıç ve bitiş tarihlerinin Gantt Grafiğinde tam olarak nereye yerleştirilebileceğini gösterecektir. Doğru yapıldığında, başlangıç tarihi ES ile LS arasında olmalıdır. Bitiş tarihleri EF ve LF arasında olacaktır. Şamandırasız görevler kritik yolda yürütülecektir.
Gantt Grafiği şimdi tamamlanmış gibi görünüyor ama hayati bir yönü gözden kaçırıyor: kaynak çatışmaları. Gantt Grafiği, kullanılan kaynakların kullanılabilirliğini veya etkinliğini hesaba katmaz. Bu yüzden proje yöneticisi ekipmanın bakımı için zamanı hesaba katmadığı için bir görevin gecikmesi meydana gelebilir. Bu nedenle kaynak seviyelendirme önemlidir.
7. Adım: Kaynak Seviyelendirme
Gantt Grafiğinin zayıf yönlerinden biri, projeyi yürütmek için ihtiyaç duyulan kaynakların yönetiminin entegre olmamasıdır. Bir kamyonun belirli bir görevi tamamlaması 32 saat sürdüğünü hayal edin, Gantt Grafiğine 3 gün girilecektir. Bununla birlikte kamyon başka işler için de kullanılıyor olabilir veya tüm süreç çok daha verimli ve/veya daha ucuz hale gelebilir.
Gantt Grafiğini kullanırken, bunun sürekli olarak dikkate alınması gerekir. Yazılım kullanarak, farklı görevler için kaynak girmek mümkündür. Yazılım, kaynakların ne zaman aşırı yüklendiğini yöneticilere bildirecektir. Proje yöneticisi, kaynak kullanımının verimliliğini en üst düzeye çıkarmak için her zaman grafiğe göz kulak olur.
Avantajı
İyi ve net bir şekilde okunabilir bir tablo, hem bir projenin ilerleyişine dair net bir genel bakış sağlar hem de çalışanlar için netlik sağlar. Bir projenin ilerlemesini ve çeşitli faaliyetleri ve alt görevleri bağımsız olarak izleyebilirler, böylece engellerin tam olarak nerede olduğunu bilirler. Sonuç olarak bu proje planlama kurulu aynı zamanda bir yönetim aracı olarak da kullanılmaktadır. Diğer kullanıcıların da planlamayı inceleyebilmesi elektronik Gantt Grafiğinin büyük bir avantajı olarak değerlendiriliyor.
Gantt Grafiği excel şablonu
Bu kullanıma hazır Gantt Grafiği excel şablonuyla Gantt Grafiğinin farklı yönlerini açıklamaya başlayın.
Gantt Grafiği excel şablonunu indirin
Ne düşünüyorsunuz?
Gantt Grafiğine aşina mısınız? Yukarıda bahsedilen pratik açıklamayı tanıyor musunuz veya paylaşmak istediğiniz ek bilgileriniz var mı? İyi bir proje planlama kurulumu için başarı faktörleriniz nelerdir? Gantt Grafiği oluşturmak için yazılım konusunda yardıma mı ihtiyacınız var?
Düşüncelerinizi ve bilginizi aşağıdaki yorum kutusunda paylaşabilirsiniz.
Bu makaleyi beğendiyseniz, modeller ve yöntemler hakkındaki en son gönderiler için bültenimize kaydolabilirsiniz.
Kaynakça