YAZILIM ÜRÜNÜ "BAS DOCUMENTOOB_G CORP" FONKSİYONEL FIRSATLARI
Kompleks içindeki "BAS Doküman Yönetimi KORP", belge muhasebesi, çalışan etkileşimi, performans disiplininin kontrolü ve analizi otomasyonunun geniş bir yelpazede görevlerini çözmektedir. Program, yerel bir ağda veya Internet üzerinden çok kullanıcılı çalışmaları destekler. "BAS Doküman Yönetimi KORP" dokümanlarla çalışma prosedürünü düzenleyen tüm yasal ve düzenleyici gerekliliklere uygundur.
UKRAYNA MEVZUATINA UYUM
"BAS Dokumentoobig KORP" Ukrayna'da ofis işleri ve iş akışının yönetimini yöneten ana karar ve yasalara uygun olarak örgütsel ve idari iş akışının iş süreçlerini otomatikleştirmenizi sağlar:
- 851-IV 05.22.2003 tarihli Ukrayna Kanunu "Elektronik belgeler ve elektronik belgeler hakkında";
- 07.07.1994 tarih ve 80/94-VR sayılı "Bilgi ve Telekomünikasyon Sistemlerinde Bilgilerin Korunması Hakkında" Ukrayna Kanunu;
- "Kitlelerin Mısır Kütlesi Üzerine" 02.10.1996 sayılı 393/96-BP sayılı Ukrayna Kanunu;
- 30.11.2011 No. 1242 tarihli Ukrayna Bakanlar Kurulu Kararı "Özerk bölgenin merkezi makamlarında Büro Faaliyetleri için Tipik Talimatların tamamlanması üzerine;
- Ukrayna Bakanlar Kurulu'nun 28 Ekim 2004 tarihli ve 1453 sayılı "Viskoz Makamlarda Elektronik Belge Yönetimi için Model Prosedürün Onaylanması Hakkında" Kararı.
BELGELERLE ÇALIŞMA
"BAS Dokumentoob_g KORP" herhangi bir tür belge ile çalışmanıza izin verir. Her belgeye, ayrıntıları "10/17/1997 tarihli 1153 no'lu çalışma talimatı", Bakanlar Kurulu Kararı ile ilgili bir kayıt ve kayıt kartı eşlik etmektedir.
DEPOLAMA VE ERİŞİM HAKLARI
"BAS Dokumentoobіg KORP" programının konfigürasyonunda, dahili belgeler ve dosyalar erişim hakları dikkate alınarak klasör yapısında saklanır.
Klasör yapısı işletmenin organizasyon yapısına göre veya belge türüne göre oluşturulabilir.
Her klasör, kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının çeşitli işlemler gerçekleştirmesine izin verecek şekilde ayarlanmıştır: okuma, ekleme, düzenleme veya silme.
Buna ek olarak, "BAS Documentation KORP" 'un tüm yapılandırma verileri, belge türlerine, belge erişim işaretlerine, muhabir gruplarına ve kişi gruplarına, kuruluşlara ve iş sorunlarına bağlı olarak erişim haklarıyla sınırlıdır.
Doğrudan dosyalar hem bilgi bankasında hem de disk üzerindeki birimlerde depolanabilir.
KATALOGDAN DOSYALARIN OTOMATİK İNDİRİLMESİ
Program, dosyaları yerel ağda belirtilen dizine otomatik olarak yükleyebilir. Bu dizinde dosyaları olan bir dosya veya klasör görünür görünmez, hemen alt klasörlerin orijinal adlarının ve yapısının korunmasıyla Belge Yönetimi klasörüne aktarılır. İndirilen dosyalar otomatik olarak tanınır, dizine eklenir ve işletmenizin doküman yönetimine hemen dahil edilebilir. Ağ akış tarayıcıları, faks makineleri ve diğer uygulamalarla entegrasyon için kullanışlıdır.
GELEN VE GİDEN BELGELERİN KAYDI
"BAS Dokumentoob_g KORP" gelen ve giden yazışmaları kaydetmenizi ve kaydetmenizi sağlar. Aynı zamanda, kayıt numaralarıyla otomatik üretim karmaşık kurallara göre gerçekleştirilir.
Belgelerin kaydı devlet standartlarına, standart talimatlara ve ev ofis çalışma geleneklerine uygun olarak gerçekleştirilir.
Belge kaydına aşağıdaki süreçler eşlik eder:
- alınan belgelerin muhasebeleştirilmesi, barkod baskısı ve kayıt damgaları;
- belgelerin incelenmesi ve müteakip kontrol prosedürünün otomasyonu;
- icracıların bildirilmesi;
- belgelerin yürütülmesi için düzenlenmiş son tarihler için destek;
- davaların oluşturulması, arşivlerin depolanması veya imha edilmesi için kapalı dosyaların aktarılması;
- Son kullanma tarihi geçmiş belgeler üzerindeki belgelerin alınması ve yürütülmesi hakkında daha sonra rapor oluşturulması.
VATANDAŞ İTİRAZLARININ MUHASEBESİ
Program, 02.10.1996 tarihli "393/96-BP" Ukrayna vatandaşlarının temyizleri hakkında Kanun uyarınca vatandaşların itirazlarının kaydedilmesini ve işlenmesini sağlar.
Kopyaların ve tekrarlanan temyizlerin muhasebeleştirilmesinin yanı sıra vatandaşların üçüncü şahıslara ve üçüncü şahıslardan yapılan itirazlarının muhasebeleştirilmesi için muhasebe sağlanır.
Vatandaşların temyizleri ile çalışmak için, uzmanın alınan tüm vatandaşların temyizlerini, yazışma tarihini ve bunlara eşlik eden diğer bilgileri hemen gördüğü özel bir işyeri kullanılır. Vatandaşların temyizlerinin yürütülmesini analiz etmek ve kontrol etmek için, “Vatandaşların temyizlerinin yerine getirilmesi”, “Dönem itirazlarının yapısı”, “Temyiz sayısının dinamikleri”, “Vatandaşların temyiz listesi” raporları kullanılmaktadır.
SÖZLEŞMELER MUHASEBESİ
"BAS Documentoobig KORP" da sözleşme belgelerinin tüm kullanım ömrü otomatiktir:
sözleşme taslağının hazırlanması;
- iç ve dış taslak sözleşmenin koordinasyonu;
- sözleşme ile ilgili tüm belgelerin muhasebeleştirilmesi, örneğin, fiiller, ek anlaşmalar;
- sözleşmelerin geçerliliğinin muhasebeleştirilmesi ve kontrolü;
- sözleşmede belirtilen kurallara göre geçerliliğin otomatik olarak uzatılması;
- • sözleşme tutarlarının çok para birimli muhasebesi;
- sözleşme uyarınca finansal yükümlülüklerin yerine getirilmesinin muhasebeleştirilmesi ve kontrolü;
- sözleşme gibi destekleyici belgelerin mevcudiyetinin kontrolü, örneğin bir fatura;
- sözleşme altındaki belgelerin aktarılan kopyalarının iadesinin kontrolü;
- sözleşmenin feshi.
Sözleşmeli çalışmaların analizi için “Sonuçlanan sözleşmelerin listesi”, “Süresi dolmuş sözleşmeler içeren sözleşmeler”, “Sözleşme kapsamındaki belgeler”, “Sonuçlanan anlaşmaların dinamikleri”, “Sonuçlanan anlaşmaların dinamiklerinin dinlenmesi”, “Sona eren anlaşmaların dinamiği” sağlanmaktadır.
TARAMA
"BAS Documentation KORP", TWAIN arayüzünü destekleyen her tür tarayıcıdan gelen, giden, dahili dokümanları ve dosyaları indirebilme olanağı sağlar. Tarama çok sayfalı dahil jpg, pdf ve tif formatlarında yapılır.
Belge barkodlarının otomatik tanınması ve çok sayfalı tif veya pdf dosyalarının oluşturulmasıyla akış taramasını destekler.
Taranan görüntülerin otomatik olarak tanınması ve tanınan belgelerin tam metin araması sağlanır.
E-POSTA
"BAS Doküman Yönetimi CORP" ile entegre dahili posta şunları sağlar:
- Herhangi bir belge veya dosyayı doğrudan programdan e-posta ile gönderin.
- Girdi veya dahili belgeleri e-postayla yükleyin.
- EDS kullanırken, imzalı ve şifreli dosyaları gönderip alın.
- Harfleri ayrıntılara göre ve hızlı bir arama yaparak, diğer şeylerin yanı sıra ve harflerin metin içeriğine göre arayın.
- Ayrıca, program postaları otomatik olarak izler ve yeni mesajlar geldiğinde sağ alt köşede açılan bir mesaj görüntüler. Mektupta yazışma varsa, program bunu bildirir, okuma alanında ve mektup kartında köprüler görüntüler.
GÖNDERİLEN GÖREVLERİN PERFORMANSI
Görev, program tarafından otomatik olarak gönderilen özel posta iletilerine yanıt vermek için posta yoluyla gerçekleştirilebilir.
SÜRÜMLERİ GÖRÜNTÜLEME, DÜZENLEME VE KONTROL ETME
Belgeleri görüntülemek ve düzenlemek için "BAS Documentation KORP", kullanıcıların yerel bilgisayarlarında yüklü olan uygun uygulamaları kullanır.
Belgeler ve dosyalar ile günlük çalışmalar doğrudan "masaüstünde" gerçekleştirilir; kullanıcı düzenlenebilir belgelerin bir listesini ve tamamlanmamış görevlerin bir listesini görür; belirli bir bölümün öğelerini silme, ekleme veya takas etme özelliği olan bir “Masaüstü” ayarı sağlanır.
"BAS Dokumentoob_g KORP" çalışanlara hem görüntüleme hem de düzenleme için dosyalara erişim sağlar. Dosya düzenleme mekanizması sayesinde belgeleri düzenlerken oluşan çakışmalar ortadan kaldırılır.
Bilgi tabanındaki değişiklikleri kaydederken, dosyanın yazarı, oluşturulma tarihi ve saati ile otomatik olarak yeni bir sürümü oluşturulur.
Doğrudan dosya kartından, sürümlerin listesini görebilir, gereksiz olanları silebilir, etkin (geçerli) sürümü değiştirebilirsiniz. Popüler biçimlerdeki dosyalar için (doc, rtf, html, txt, odt) sürüm karşılaştırması desteklenir.
BELGELER VE DOSYALAR
"BAS Documentation KORP" da kullanıcılar dosya ve belgelerin otomatik olarak doldurulmuş şablonlarını yapılandırabilir ve kullanabilirler. Bir şablondan yeni bir dosya oluştururken, şablon alanları otomatik olarak ad, yazar, oluşturma tarihi, sözleşme tutarı ve karşı taraf bilgileri gibi kimlik bilgileriyle doldurulur.
Şablondan yeni bir belge oluştururken, ayrıntıları şablona göre hemen doldurulur ve şablonda belirtilen tüm dosyalar otomatik olarak belgeye eklenir, bu da belgenin ayrıntılarına göre otomatik olarak doldurulur.
BARKODLAMA BELGELERİ
"BAS Documentation KORP" da, tüm belgelere otomatik olarak bir barkod atanır ve bunlar:
- ayrı bir kağıda yazdırma;
- basılı bir belgenin başlık sayfasına yazdırmak;
- bir çıkartma üzerine baskı;
- görüntü olarak elektronik bir belgeye yerleştirin.
Barkodlar, belge kimlik bilgilerini hızlı bir şekilde aramak ve akış taraması sırasında belgelere otomatik olarak dosya eklemek için kullanılır.
BASKI BELGESİ KAYIT AŞAMALARI
"BAS Documentation KORP" da kullanıcılar kuruluşun adını, kayıt numarasını ve kayıt tarihini, barkodu içeren bir belgenin kayıt damgasını yazdırabilir. Kayıt damgası hem ayrı bir sayfaya hem de basılı bir belgenin başlık sayfasının üstüne yazdırılabilir.
BELGELER ARASINDAKİ İLİŞKİ
"BAS Documentation KORP", örneğin yanıt belgelerini kaydederken otomatik olarak oluşturulan dokümanlar arasında standart ilişkiler sağlar. Program, belgeler arasındaki ek ilişkileri yapılandırmanıza ve bu ilişkileri belge türleri için kullanma kurallarını belirlemenize olanak tanır. Tek, çoklu, tek yönlü ve iki yönlü iletişim desteklenir.
DOKÜMANLARDA CİDDİ ÇÖZÜMLER
Doküman kartında "BAS Documentation KORP" birkaç çözünürlük belirleyebilirsiniz. Çözümler İş gözden geçirme süreci tarafından otomatik olarak oluşturulur veya manuel olarak girilebilir. Aynı zamanda, kararların yazarları sadece şirketinizin veya kurumunuzun çalışanları değil, aynı zamanda üçüncü taraf kuruluşlarının yetkilileri de olabilir.
GELEN GELEN BELGELER
"BAS Documentation KORP" programında, gelen belgelerin üçüncü taraf kuruluşlara iletilmesini ve üçüncü taraf kuruluşlardan yeniden yönlendirilmiş gelen belgelerin alınmasını dikkate alabilirsiniz. Aynı zamanda, program iletilen belgelerin yürütme zamanlamasını kontrol etmenizi sağlar.
TRANSFERLİ BELGELERİN KONTROLÜ
Belgelerin muhabir yetkililere devri ve devredilen belgelerin iadesinin zamanlamasının kontrolü bir kayıttır.
İŞ SÜREÇLERİ VE KULLANICI ÇALIŞMALARI
Programda "BAS Documentation KORP" belgeleri ile takım çalışması aşağıdaki iş süreçleri kullanılarak gerçekleştirilir:
- Dikkate alınması gereken: doküman başlığa incelenmek üzere gönderilir ve kararı ile dokümanın yazarına iade edilir. Bu durumda, doğrudan değerlendirme sürecinde, bir memur metin çözümlemesi yapabilir veya yürütme veya tanıma için bir belge gönderebilir.
- Yürütme: belge yürütme için yürütme disiplinine uymak üzere listedeki tüm kullanıcılara ve denetleyiciye iletilir. Kullanıcılardan biri sorumlu yürütücü olarak atanabilir.
- Onay: Böyle bir iş sürecine eklenen belgeler, belirtilen katılımcılar tarafından onaylanır ve daha sonra, onay sonuçlarını tanımak veya yeniden onay için göndermek üzere bu iş sürecinin yazarına iade edilir. "BAS Documentation KORP" da bu tür onay seçenekleri şu şekilde desteklenir:
- paraleldir;
- tutarlı;
- yönlendirme koşullarını dikkate alarak karışık (paralel ve seri).
- Onay: Doküman sorumlu kişiye onay için sunulur ve onay sonucunu öğrenmek için dokümanın yazarına iade edilir.
- Kayıt: Doküman bir kayıt numarası atamak, kuruluşun mührünü yapıştırmak ve muhatabına göndermek için sekretere gider.
- Tanıma: Bu iş sürecini kullanarak, gerekli doküman, tanıma için listedeki tüm kullanıcılara gönderilir.
- Talimat: bu iş sürecini kullanarak, çalışanlara talimatlar verebilir ve bunların uygulanmasını doğrulayabilirsiniz.
- Gelen bir belgenin işlenmesi: Bu iş süreci, gelen bir belgenin işlenmesinin tüm döngüsünü otomatikleştirir - inceleme, yürütme, yazma.
- Giden işleme: Bu iş süreci, giden belgeler yaratmanın tüm döngüsünü otomatikleştirir - onay, onay, kayıt.
Görevleri sadece belirli sanatçılara değil aynı zamanda rollere de atamak mümkündür. Böylece, örneğin, “Yönetmen” rolünün onayı için bir belge gönderilebilir ve program bu görevi yerine getirmekte olan göreve otomatik olarak ilgili görevi - yönetmenin kendisine veya yardımcısına gönderir.
Sıkı yönlendirmeyi sağlamak için, koşullu yönlendirmeyi dikkate alarak her belge türü için iş süreci yolu şablonlarını yapılandırmak mümkündür. Yani, örneğin, bir şablon miktarı 20 bin Grivnası aşan sözleşmeler üzerinde anlaşmak için ve diğeri diğer tüm anlaşmaları koordine etmek için kullanılacaktır. Yönlendirme koşulları tasarım modunda veya yerleşik dilde yapılandırılabilir.
İş süreçlerinin yürütülmesi için son tarihler, çalışanların çalışma programları göz önünde bulundurularak izlenir ve sadece günlerde değil, aynı zamanda saatler ve hatta dakikalar içinde de hesaplanabilir.
İş süreçlerinin zamanlamaya göre otomatik olarak başlatılması.
İş süreçlerinin ve görevlerinin tabi kılınması hiyerarşisi desteklenmektedir. Bir iş süreci oluştururken, bunun başka bir iş sürecinin görevine tabi olduğunu belirtebilirsiniz. Böylece, erişim hakları dikkate alınarak bu iş süreçlerindeki tüm katılımcılar tarafından görülebilen bir iş süreçleri ve görevleri hiyerarşisi oluşturulur.
Tüm alt iş süreçleri ve görevleri için geçerli olan iş süreçlerini geçici olarak durdurma olasılığı vardır.
İŞ SÜREÇLERİNİN DİĞER BİLGİ VERİTABANI İLE ENTEGRASYONU
Bu entegrasyon mekanizmasının temel amacı, çeşitli bilgi tabanlarının sınırlarını aşan bu tür veri işleme süreçlerini otomatikleştirmektir; bu sınırları aşmayı kullanıcılar için görünmez kılar. Konfigürasyonların sınırlarını aşan bir iş sürecine örnek: bir müşteri siparişinin işlenmesi süreci Ticaret Yönetimi bilgi tabanında, sürüm 3'te başlar, BAS Documentation KORP'da devam eder ve tekrar Ticaret Yönetimi'nde sona erer.
HER GÜN İŞ GÜVENLİĞİ
Program başladığında masaüstündeki "Güncel olaylar" penceresi açılır. Kullanıcının ve astların (yöneticiler için), takvim etkinliklerinin, olaylardaki posta ve forum mesajlarının, belgelerle çalışma, zamanında izleme hakkındaki görevlerine ilişkin özet bilgileri gösterir.
"Görevlerim" penceresi, geçerli kullanıcının görevlerini "Bana Göre Görev" ve "Bana Göre Görev" sekmelerinde gösterir. “Bana göre görev” sekmesi, roller veya temsilci aracılığıyla doğrudan geçerli kullanıcıya yönelik görevleri yansıtır. "Benden görev" sekmesi geçerli kullanıcı tarafından yazılan görevleri gösterir.
Görev, farklı renkteki bayraklarla belirtilebilir. Bu, çok sayıda görevle çalışırken kullanışlıdır.
ARAMA
Elektronik belge, gerekli ve önemli kısmı içeren yapılandırılmış bir veri kümesidir. Belgenin ayrıntıları ve içeriğinin bilgileri, belirli bir belgeyi arama sürecinde kullanılabilir.
"BAS Dokumentoobig KORP" da herhangi bir verinin (belgeler, dosyalar) tam metin araması, sadece kartların tüm alanları için değil, aynı zamanda Rusça, Ukraynaca ve İngilizce dillerinin morfolojisi de dikkate alınarak popüler formattaki dosyaların sürümleri için de uygulanır.
ÇALIŞMA SÜRESİNİN MUHASEBESİ VE İCRA KONTROLÜ
Çalışma zamanı muhasebe verileri ve kontrol olasılığı, yöneticiye yönetimsel kararlar vermek ve çalışanların çalışmalarını optimize etmek için bilgi sağlar.
Program, çalışanların günlük raporlarını, zaman, proje, iş içeriği hakkındaki verileri içerir. Bu bilgilere dayanarak, iş türleri, departmanlar veya dönemler bağlamında çalışanların harcadığı zaman hakkında çeşitli raporlar oluşturmak mümkündür.
Program, ortak ve kişisel takvimler tutmanıza ve katılımcıların istihdamını dikkate alarak etkinliklerin zamanını seçmenize olanak tanır. Takvim, görevler, belgeler, mektuplar, olaylar gibi programın diğer herhangi bir konusunu temel alarak oluşturulabilir.
DAĞITILMIŞ BİLGİ VERİTABANI ORGANİZASYONU
"BAS Documentation KORP", dosyaları infobase'de değil diskte depolama seçeneği de dahil olmak üzere dağıtılmış bir infobase modunda çalışma sağlar.
DİĞER TİPİK YAPILANDIRMALARLA VERİ DEĞİŞİMİ
"BAS Doküman Yönetimi KORP" da, standart konfigürasyonlarla değişim planları sisteme entegre edilmiştir.
Ayrıca, diğer uygulama çözümleriyle değişim paketi program sürümleri paketine dahil edilmiştir. Bu exchange kuralları, Universal XML Data Exchange işlemini kullanarak değişimi kullanmaya ve yapılandırmaya hazırdır.
DOSYALARLI WEB SERVİS HİZMETLERİ
"BAS Dokumentoob_g KORP", diğer sistemlerle ilişkili olarak harici bir dosya kütüphanesi görevi görebilir. "BAS Documentation KORP" ile başka bir uygulama arasındaki etkileşim web servisleri kullanılarak gerçekleştirilir.
Programı bir dosya kütüphanesi olarak kullanmak şunları yapmanızı sağlar:
- bilgi tabanınızın nesnelerine ekler ekleyin;
- Kaydedilen dosyaları "BAS Documentation KORP" a aktararak bilgi tabanınızı rahatlatın;
- teşebbüsünüzün yapılandırılmamış bilgilerinin güvenli, güvenilir ve merkezi olarak depolanmasını sağlamak;
- bilgi tabanınızla ilgili dosyaları işletmenin genel belge akışına entegre etmek;
- çeşitli bilgi tabanları ve uygulamalar için tek bir dosya depolama alanı düzenleyin.