TÜRKİYE KONFERANS TERCÜMANLARI DERNEĞİ (TKTD)
UZAKTAN ÇEVİRİLİ SANAL TOPLANTILAR İÇİN İŞVEREN KILAVUZU
Yayım Tarihi: 22.05.2020
Bu belge, sanal toplantı ve uzaktan çeviri uygulamaları hakkında bilgi vermek amacıyla TKTD tarafından hazırlanmıştır ve TKTD Genel Çalışma Koşulları ve Sorumlulukları belgesine (https://www.tktd.org/calisma-kosullarimiz/) ek olarak yorumlanmalıdır. Uzaktan çeviri ve sanal toplantılar hakkında, bu belgedekinden daha detaylı bilgi edinmek ve uluslararası kaynaklara ulaşmak isterseniz, TKTD’yle (www.tktd.org, firstname.lastname@example.org) veya çevirmenlerinizle temasa geçebilirsiniz. Ayrıca Uluslararası Konferans Tercümanları Derneği AIIC’in uzaktan çeviri konusundaki en güncel belgelerine www.aiic.net adresinden ulaşabilirsiniz.
Toplantıdan önce hangi konularda karar vermem gerekiyor?
- Toplantının tarihi, dilleri, konusu ve çalışma süresi nedir?
- Kaç konuşmacı ve dinleyici olacak?
- Çevirmen toplantıya evinden mi yoksa sizin sağladığınız bir mekandan mı katılacak?
- Bir uzaktan çeviri platformu kullanılacak mı?
- Çeviri kaydedilecek mi?
- Toplantı canlı yayımlanacak mı? Herkese açık bir yayın mı olacak? Çeviri de yayımlanacak mı?
- Prova ne zaman yapılacak?
- Toplantı sırasında teknik aksaklık yaşanması durumunda çevirmenler kimden teknik destek alabilecek?
- Çevirmenlerin aynı ortamda bulunması isteniyorsa, sağlık ve hijyen açısından alınması gereken önlemler nelerdir?
Sanal toplantıya katılacak konuşmacılara neler hatırlatmalıyım?
Sanal toplantıların başarısını etkileyen en önemli faktörlerden biri kullanılan teknik altyapıdır. Sanal toplantıya katılacak konuşmacılara aşağıdaki konular hatırlatılmalıdır:
- Görüntü ve ses özellikleri açısından iyi bir bilgisayar: Otomatik güncellemeler, bildirimler ve alarmlar toplantı başlamadan önce iptal edilmelidir. Mac kullanıcıları Safari değil, Chrome veya Firefox kullanmalıdır.
- Hızlı internet bağlantısı: Bağlantı hızı download için en az 10 Mbps ve upload için en az 2 Mpbs olmalıdır; bağlantı hızının yayın kalitesi açısından çok önemli olduğu unutulmamalıdır. Kablosuz bağlantılarda dalgalanma olabildiğinden internete mutlaka Ethernet kablosuyla bağlanılmalıdır; cep telefonunun 4G bağlantısı gibi yedek bir internet bağlantısı bulundurulabilir.
- USB girişi olan mikrofonlu kulaklık: Bluetooth kulaklıklar ses kalitesi daha düşük olduğu için kullanılmamalıdır.
- Dışarıdaki seslerin (zil, telefon, trafik sesi vb.) ulaşmadığı, penceresi ve kapısı kapatılabilen, asıl ve yedek cihazları elektriğe bağlı halde tutmak için yeterli sayıda priz bulunan, görüntülü bağlanılması gerekiyorsa uygun bir fon olan ve yankı yapmayan bir oda kullanılmalıdır.
- Elektrik kesilmesine karşı UPS (kesintisiz güç kaynağı) de temin edilebilir.
Çevirmen sayısı nasıl belirleniyor?
Bir sanal toplantıda kaç çevirmen çalışması gerektiğini etkileyen, toplantının süresi, konusu, formatı, dilleri, teknik altyapısı gibi çeşitli faktörler vardır.
- Çevirmenler, toplantı sahibinin mekanında veya stüdyoda çeviri yapacaksa:
1 saate kadar olan toplantılarda 1 (gerekirse 2) çevirmen, 1-6 saat süren toplantılarda 2 (gerekirse 3) çevirmen görevlendirilir; daha uzun toplantılarda 3. bir çevirmen veya başka bir ekip görevlendirilir. Uzaktan çevirinin yapılacağı şartlara göre çevirmen sayısını artırmak gerekebilir.
- Çevirmenler evlerinden çeviri yapacaksa:
Evden çeviri yapmak, sadece Covid-19 gibi sıra dışı durumlarda ve toplantı sahibi kuruluşun mekanına veya bir stüdyoya gitme imkanı olmadığında başvurulması gereken bir çözüm olmalıdır. Eğer çevirmenler evden sözlü çeviri yapacaksa, toplantı süresi ne kadar kısa olursa olsun, her yabancı dil için mutlaka en az 2; 4 saati geçen toplantılarda ise 3 çevirmen görevlendirilmelidir. Tek çevirmen görevlendirmek, hem çevirmen hem de toplantı sahibi açısından ciddi bir risk oluşturur; çeviri sırasında herhangi bir teknik sorun (elektrik kesilmesi, bağlantı sorunları, sesin/görüntünün kesilmesi vb.) olduğunda toplantı tamamen durabilir. Özellikle, uzun süren veya teknik olarak karmaşık toplantılarda her bir yabancı dil için 3’ten fazla çevirmen olması gereken durumlar da olabilir.
İmzalayacağım sözleşmede uzaktan çeviriyle ilgili nasıl bir madde olacak?
TKTD Genel Çalışma Koşulları ve Sorumlulukları adlı belge, imzalayacağınız sözleşmenin bir parçasıdır ve aşağıdaki 13. maddesi uzaktan çeviriyle ilgilidir:
“İşverenin sağladığı mekanda uzaktan çeviri:
İşverenin sağladığı bir mekanda uzaktan çeviri yapılması durumunda kullanılacak bağlantı, ses ve/veya görüntü sistemlerinin sözlü tercüme yapılmasına imkan verecek şekilde olmasını sağlamak, tercümanların konuşmacıları ve kullanılan görselleri rahat göreceği bir altyapı oluşturmak, tercüme sırasında sadece (tercihen bir arada çalışan) tercümanlar tarafından kullanılacak ses yalıtımlı bir ortam sağlamak, veri bağlantısının kalitesini ve sürekliliğini temin etmek ve internet üzerinden iletişimin baştan sona gizliliğini güvence altına almak toplantı sahibinin sorumluluğudur. Sağlıklı tercüme yapılmasına engel olacak şekilde teknik sorunlar yaşanması durumunda, tercümanların tercüme yapmama hakkı saklıdır.
Evden yapılan uzaktan çeviri:
Sıra dışı nedenlerle tercümanların evlerinden çeviri yapmak zorunda kaldığı durumlarda, tercümanlar en az 10 Mbps download ve en az 2 Mpbs upload hızı olan kablolu internet bağlantısı sağlamayı, USB girişi olan bir mikrofonlu kulaklık kullanmayı ve mümkün olduğunca sessiz bir ortamda çalışmayı taahhüt eder. Tercümanların altyapısı işveren tarafından toplantı öncesinde denenerek kontrol edilebilir; söz konusu prova, niteliğine ve süresine göre ücretlendirilebilir. İşveren ise uzaktan çeviri yapılan toplantı sırasında konuşacak kişilerin bağlantı, ses ve/veya görüntü sistemlerinin kalitesini, sürekliliğini ve sözlü tercüme yapılmasına imkan verecek şekilde olmasını sağlamaktan sorumludur. Tercümanlar, gerekli altyapıyı sağladıktan ve sorunsuz bir prova yapıldıktan sonra, yayın sırasında kendi kontrolleri dışındaki nedenlerle yaşanabilecek teknik aksaklıklardan (internet bağlantısının yavaşlaması/kopması, elektrik kesilmesi, konuşmacının sesinin duyulmaması vb.) sorumlu değildir.”
Uzaktan çeviri çevirmen açısından daha çok zorluk içerdiği, teknik olarak daha riskli olduğu ve daha yorucu olduğu için, yerinde yapılan çeviriye kıyasla daha yüksek bir günlük ücrete tabi olabilir. Ayrıca çevirinin kaydı çevirmenlerin iznine ve ayrı bir telif ücretine tabidir.
Toplantı sahibi olarak göz önünde bulundurmam gereken diğer konular nelerdir?
İlk defa sanal toplantı veya uzaktan çeviri olan toplantı düzenliyorsanız, çevirmenler sizi yönlendirebilir, bilgilendirebilir ve size uzaktan sözlü çeviri sistemleri hakkında tavsiyelerde bulunabilir. Genellikle göz önünde bulundurulması gereken konular şunlardır:
- Katılımcı sayısı yüksek olan toplantılarda, moderatör tüm katılımcıların mikrofonlarını toplantı boyunca kontrol edebilmelidir.
- Çok dilli veya çok katılımcılı bir toplantı söz konusuysa, mutlaka yetkin bir teknisyenle çalışılmalıdır.
- Soru cevap bölümü olacaksa, nasıl yapılacağı önceden belirlenmelidir.
- Toplantı öncesinde teknik prova mutlaka yapılmalı, hem konuşmacıların hem de çevirmenlerin bağlantıları kontrol edilmelidir. Söz konusu prova, niteliğine ve süresine göre ücretlendirilebilir.
- Çevirmenlerin toplantıya hazırlanabilmesi için, çevirmenlere her türlü sunum, bilgi ve belge önceden gönderilmelidir.
- Sanal toplantılar katılımcılar ve çevirmenler için daha yorucu olduğundan, oturumlar kısa tutulmalı ve sık sık ara verilmelidir.
- Sözlü çeviri için geliştirilmiş çok sayıda platform vardır ve bunların teknik özellikleri birbirinden farklıdır. Platform seçimi konusunda çevirmenlerden görüş alabilirsiniz.
- Sanal toplantıların tarihi ve saatlerinin çevirmenlere hazırlık yapma imkanı sağlayacak kadar erken belirlenmesi ve tarih veya saat değişikliklerinin çevirmenlere danışılarak yapılması tavsiye edilir.
Covid-19 dönemine özel not
Toplantı sahibi olarak sizin sağladığınız bir mekanda veya stüdyoda çalışılacaksa, çevirmenler için sağlıklı ve rahat bir çalışma ortamı hazırlanmalıdır. Örneğin, her çevirmen için ayrı bir kabin ayarlanmalı veya çevirmenlerin en az 2 metre mesafeyle oturup çalışmasına imkan veren bir düzen kurulmalıdır. Çevirmenlerin her biri için ayrı çeviri konsolu, bilgisayar, mikrofon ve kulaklık ayarlanmalıdır. Ayrıca, temas edilecek yüzeyleri temizlemek için dezenfektan temin edilebilir. Ortamdaki herkes, sosyal mesafe kurallarına uymalı ve maske kullanmalıdır.