İnsan kaynakları asistanı olmak için bazı eğitimlerden geçmeniz gerekir. Bu eğitimler örgün, ikinci öğretim, Açık öğretim, uzaktan online eğitimler olabilmektedir. Bu alternatiflerden birini seçerek insan kaynakları asistanlığı hakkında iyi bir eğitim alabilir, bu yolda bir meslek edinebilirsiniz. Peki insan kaynakları asistanı nedir, ne iş yapar, özellikleri nelerdir ve eğitim imkanları hangileri?
İnsan Kaynakları Asistanı Nedir?
İnsan kaynakları asistanlığı başlıca iş sorumluluğu, İK yöneticilerinin ve diğer yöneticilerinin İK ile ilgili görevleri yerine getirmesine yardımcı olmaya çalışmaktır. İK asistanları, bir şirketin insan kaynakları bölümü ile ilgili neredeyse tüm program ve hizmetlerle ilgilenmektedir. Genellikle doğası gereği kesin olarak idari olan çalışmaları şikâyetlerin, fesihlerin, devamsızlıkların, performans raporlarının ve tazminat ve sosyal yardım bilgilerinin belgelenmesini içerir.
Tüm bunlar ve idari görevlerin de ötesinde, insan kaynakları asistanlarının çok daha fazla görev ve sorumlulukları vardır. İnsan kaynakları asistanları, yeni çalışanları işe almak, eğitimleri ve gelişimleri ile ilgilenmek gibi süreçlerden de sorumludur. Bu nedenle, en yaygın görevler arasında iş açılışları yayınlamak, yeni başvuru sahipleri hakkında bilgi toplamak, referanslarla iletişim kurmak ve çalışanları işe alım durumları hakkında bilgilendirmek yer alır. İnsan kaynakları ekibinin bu üyeleri genellikle ofis tatil partisini planlamaktan şirket yöneticileri için seyahat düzenlemeleri yapmaya kadar her şeyi yapmaktan sorumludur.
İnsan Kaynakları Asistanı Görevleri
Günümüzde insan kaynakları asistanlarının yapması gereken iş görevleri ve sorumlulukları şu şekilde sıralanabilir:
- Çalışanların sorularını cevaplama ve onlara yardımcı olma
- Gelen e-postaları takip etme ve yanıtlama
- Belge oluşturma ve gerekli durumlarda belgeleri dağıtma
- Organizasyon çalışanlarına müşteri hizmeti sunmak
- Verileri güncelleyerek ve girerek bilgisayardaki verileri güncel tutma
- Randevu ayarlama ve toplantı organize etme
- İnsan kaynakları yönetim ekibinin takvimlerini tutma
- Raporları ve elektronik tabloları derleme, elektronik tablo hazırlama
- İşe alım süreçlerine katılmak
- İş ilanları yayınlama, özgeçmişleri ve iş başvurularını düzenleme
- İş görüşmelerinin programlanması ve görüşme sürecinde yardımcı olma
- İstihdam ve vergi bilgilerini toplama
- Arka plan ve referans kontrollerinin tamamlandığından emin olma
- Yeni çalışan dosyaları hazırlama ve takip etme
- Tazminat ve yardım belgelerinin tamamlanmasını denetleme
- Kuruma yeni çalışanlar yönlendirme
- Fayda kayıt sürecinin yürütülmesi
- Yeni istihdam değerlendirmelerini yönetmek
- Tüm yeni çalışan soruları ve sorunları için yardımcı olmak
- Tatil ve hastalık süresinin sistemde izlenmesini içeren işleme bordrosu
- Bordro sorularını cevaplama
- Herhangi bir bordro hatalarına ilişkin çözümlerin kolaylaştırılması
- Talep kararları, fayda beyanlarını uzlaştırma ve faturaları ödeme için onaylama gibi yardım görevlerine katılma
- Mevcut insan kaynakları dosyalarının ve veri tabanlarının bakımı
- Çalışanlara sağlanan faydaları, istihdam durumunu ve benzeri kayıtları güncelleme ve koruma
- Şikâyetler, performans incelemeleri ve disiplin cezalarıyla ilgili kayıtların tutulması
- Gerekli tüm çalışan belgelerinin toplanmasını ve bakımını sağlamak için dosya denetimleri yapmak
- Bordro/fayda ile ilgili mutabakatların gerçekleştirilmesi
- Bordro ve fayda denetimleri yapmak ve herhangi bir düzeltme işlemi önermek
- Fesih evraklarını tamamlamak ve mevcut görüşmelere yardımcı olmak
Günlük görevleri ise şu şekilde özetlenebilir:
- Herhangi bir çalışanın pozisyonları, maaşları, terfileri veya faydaları ile ilgili soru ve soruları yanıtlamak ve cevaplamak.
- Gelen telefon çağrılarını ve e-postaları alma ve cevaplama.
- Belgeleri yazma ve dağıtma.
- Tüm çalışan bilgileri ve dokümantasyonunun güncellenmiş bir veri tabanının tutulması.
- Çatışma çözümü sağlamak için çalışanlar ve şirket yöneticileri ile irtibat kurmak.
- Çalışanlar ve yeni adaylarla randevu ve görüşme planlamak gibi günlük yerine getirilmesi gereken sorumlulukları vardır.
- İnsan kaynakları asistanları her gün yoğun bir çalışma temposunda çalışır ve görevini en iyi şekilde yerine getirmeye çalışır. Eğer işinde iyi olursa terfi alarak kariyer basamaklarında yükselebilir.
İnsan Kaynakları Özellikleri
İnsan kaynakları hem kurum içi hem de kurum dışı önemli bir vizyon ve misyona sahiptir. Yaptığı işler ve sorumlulukları ile oldukça önemli yere sahip. Kurumun adeta bel kemiği olan insan kaynakları asistanları ve İK departmanı, tüm süreçleri daha iyi yönetebilmek, patron, yönetici ve çalışanlar arası ilişkileri daha iyi yürütebilmek için başlıca özelliklere sahip olmalıdır.
İletişim becerileri son derece iyi olmalı. İnsanlarla iyi ilişkiler kuramayan bir insan kaynakları asistanı, ne şirket içi ilişkileri iyi yürütebilir ne de şirket dışı bağlantıları. İnsanlarla iyi iletişim kurarak onları anlamaya çalışmalı, beden dilini okuyabilmeli ve yeri geldiğinde nabza göre şerbet vermeyi bilmeli. Böylece çok daha uyumlu ve sağlıklı bir süreç yaşanabilir. Zaman yönetimi konusunda etkin olmalıdır. İyi bir insan kaynakları asistanı bilmelidir ki zaman her şeydir. Çünkü çoğu zaman adeta zamanla mücadele içerisinde bulurlar kendilerini. Toplantılar organize etme, işleri yetiştirme, plan ve program gibi pek çok görevi etkin bir biçimde yönetebilmek, organize edebilmek de zamanı iyi kullanabilmekten geçer.
İnsan kaynakları asistanı, personel asistanı veya ilgili insan kaynakları/idari pozisyon olarak kanıtlanmış deneyime sahip olmalıdır. Hızlı bilgisayar yazma becerileri (özellikle MS Office) son derece önemlidir. Çünkü plan ve programların neredeyse tümü bilgisayar üzerinde gerçekleşmekte. Bununla birlikte bilgisayara ne kadar hakimiyet, o kadar iyi. İş kanunları hakkında temel bilgilere sahip olmak gerekir. Mükemmel organizasyon becerileri ile sorumlulukların üstesinden gelebilmek, plan ve programları yönetebilmek gerekir.
İnsan Kaynakları Asistanlığı Eğitimi
İnsan kaynakları asistanlığı, yalnızca üniversitede okunabilen ya da örgün eğitimde okunması ve öğrenilmesi zorunlu bir alan değildir. İnsan kaynakları asistanlığı, çeşitli yöntemlerle öğrenilebilen bir meslektir. Çeşitli kurslar yardımı ile siz de bu alanda bir kariyer adımı atabilirsiniz. Kursa gitmeye vakti ve de ücret harcama isteği olmayanlar online eğitimler sayesinde kendilerini geliştirebilir.
Enstitü tarafından verilen eğitimlerden sonra sertifika alabilirsiniz. Alacağınız sertifika sayesinde bu alandaki başarınızı ve eğitiminizi kanıtlayabilir, özgeçmişinize ekleyebilir ve iş imkanlarına sahip olabilirsiniz. Öte yandan mevcut insan kaynakları asistanlığı mesleğinizde bilgilerinizi güncellemek, yeni bilgiler edinmek için de online eğitimlerden faydalanabilirsiniz.
Bu alanda öğrenciyseniz, kendinizi daha fazla geliştirmek için de uzaktan online eğitim süreçlerine katılabilirsiniz. Öte yandan mevcut mesleğinizi değiştirmek ve yeni bir meslek edinmek isteyen bireyler için de online eğitim imkanı mevcuttur. Böylece internet erişimi olan her yerden dilediğiniz yer ve zamanda eğitim alabilir, kendinizi en iyi biçimde geliştirebilirsiniz.
İnsan kaynakları asistanı nedir?
İnsan kaynakları asistanlarının başlıca iş sorumluluğu, İK yöneticilerinin ve diğer yöneticilerinin İK ile ilgili görevleri yerine getirmesine yardımcı olmaya çalışmaktır. İdari olan çalışmaları şikâyetlerin, fesihlerin, devamsızlıkların, performans raporlarının ve tazminat ve sosyal yardım bilgilerinin belgelenmesini içerir. Kurumun adeta belkemiğidir.
İK asistanı görevleri neler?
İnsan kaynakları asistanı; iş ilanları yayınlama, özgeçmişleri ve iş başvurularını düzenleme. İş görüşmelerinin programlanması ve görüşme sürecinde yardımcı olma. İstihdam ve vergi bilgilerini toplama gibi daha pek çok görevi vardır.
Nasıl insan kaynakları asistanı olabilirim?
İnsan kaynakları asistanlığı, yalnızca üniversitede okunabilen ya da örgün eğitimde okunması ve öğrenilmesi zorunlu bir alan değildir. İnsan kaynakları asistanlığı, çeşitli yöntemlerle öğrenilebilen bir meslektir. Kursa gitmeye vakti ve de ücret harcama isteği olmayanlar online eğitimler sayesinde kendilerini geliştirebilir.