YE O KURBAĞAYI!
İşleri Savsaklamaktan Vazgeçmenin, Ataletten Kurtulmanın ve Her Koşulda Başarılı Olmanın 21 Olağanüstü Yolu
Yazar: Brian Tracy
Orijinal Adı: Eat That Frog, 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time
Arıtan Yayınevi, 2009.
114 sayfa
Anahtar Kelimeler
Brian Tracy, atalet, zaman yönetimi, kişisel gelişim, başarı, verimlilik
Altını Çizdiklerimiz
Sf 13: “Siz de günümüzün diğer insanları gibiyseniz, yapılacak çok fazla şeye karşılık çok az zamana sahip olma duygusundan muzdaripsiniz demektir. İşlere yetişmek çabasıyla didişirken, yeni görev ve sorumluluklar dalga dalga üstünüze geliyor. Bu yüzen yapmanız gerekenleri asla yapamayacaksınız. Asla yetişemeyeceksiniz. Kimi görev ve sorumluluklarınızın daima gerisinde kalacaksınız.”
Sf 26: “Planlamaya harcanan her bir dakika uygulamada on dakika tasarruf sağlamaktadır. Bir günü planlamak sadece on ila on iki dakika alır, fakat böyle küçük bir yatırım bile en azından iki saatinizi(100-200 dakika) heba olmaktan kurtaracaktır.
PİKPE formülünü işitmişsinizdir: Planlamanın İyisi, Kötü Performansı Engeller.”
Sf 55: “Acı gerçek şu ki, ‘neredeyse bitti’ lafı, büyük ihtimalle ‘henüz başlamadım’ anlamına geliyor. Bunun sizin başınıza gelmesine asla izin vermeyin”
Sf 76: “Her gün şunu hayal edin: Biraz önce acil bir haber aldınız ve bir aylığına başka bir yerde olmanız gerekecek. Bir aylığına başka bir yere gidecek olsanız, ayrılmadan önce mutlaka bitirmek isteyeceğiniz iş nedir? O iş her neyse, onu bir an önce bitirmeye koyulun.”
Sf 97: “Kendinizi gayrete getirmekte kullanabileceğiniz başka bir yöntem de ‘İsviçre Peyniri’ yöntemidir. Bu yöntem, işin ortasına bir delik –İsviçre peyniri kalıbındaki delikler gibi- açarak ilerlemenizi sağlar. İsviçre peyniri yöntemi, bir işin üzerinde belirli bir süre çalışmayı kararlaştırmak demektir. Bu süre beş-on dakika kadar kısacık bir süre de olabilir; ardından başka bir işe dönersiniz.”
Yazarın Bir Cümleyle Önergesi
Hepimizin bizi zorlayan veya sıkıcı bulduğumuz, ancak önemli olan işleri vardır ve başarılı olmak için her gün ilk olarak ve tamamen bu işleri halletmek (çirkin ve büyük kurbağaları yemek) gerekir.
Özet
İşte Başarının Büyük Kuralı: “Kâğıt Üzerinde Düşün.”
İşlerinizi zamanında ve tam olarak yapmak için çalışmaya başlamadan önce düşünmeniz gereken gerçekten ne yapmak istediğinizi anlamak ve o yönde adımlar atmaktır. Bunu başarabilirseniz, yüzyıllardır bilinen “akış (flow)” olarak da ifade edilen en yüksek performans haline ulaşmanız mümkün olur. Peki, nasıl? Bunun için Brian Tracy, yedi aşamalı bir yol izlememizi öneriyor:
İlk aşama, “tam olarak ne istediğinize karar vermektir”. Eğer bağımsız çalışıyorsanız nereye ulaşmak istediğinizi hayal edin ve ona göre hedefler belirleyin. Eğer bir yöneticiniz var ise, onunla masaya oturun ve sizden neleri başarmanızı istediğini net bir şekilde belirleyin. Performans görüşmelerinde bunu zaten yapanlar şanslı. Böylece günlerinizi aslında ihtiyaç duyulmayan işlere vakit harcayarak ve onları mükemmelleştirmeyle uğraşarak geçirmezsiniz.
İkinci aşama, hedeflerinizi kâğıda yazmaktır. Kafanızın net olması ve sadece bir düşünce yığını olarak kalmaması için fikirlerinizin yazılı olması gerekir. Araştırmalar, yetişkinlerin yalnızca yüzde 3’ünün açık ve yazılı hedefleri olduğundan bahsediyor. Bu inanılmaz derecede az bir orandır. İşte bu bile nihai başarıyı beş-on kat artırarak başarılı ile başarısızı ayıran önemli etkenlerden biri olmasını sağlıyor.
Üçüncü aşama, hedeflerinize “zaman sınırı” koymanızdır. Hedeflerinize bir şekilde aciliyet hissi kazandırmazsanız emin olun aslında önemli olmayan pek çok şey onların önüne geçecek ve vaktinizi, dikkatinizi ele geçirecektir. Aciliyet hissi sizde bir “eylem taraftarlığı” da yaratır.
Dördüncü aşama, büyük resmi “küçük parçalara” bölmektir. Yazdığınız hedefinize ulaşmak için yapılabilecek tüm aksiyonları yazın. Bu şekilde, nereden başlamanız gerektiğini ve işin adımlarını görebilir, daha rahat ilerleme sağlayabilirsiniz.
Beşinci aşama, dağınık görünen “aksiyon listenizi sıralayın” ve neyi önce neyi sonra yapacağınıza kafa yorun. Kâğıt üzerinde beyin haritası tarzı bir planlama yapabilir, renkli kalemler, geometrik şekiller kullanabilirsiniz. Öncelikle aylık, sonra haftalık, sonra da günlük listeler şeklinde daha belirli hale getirebilirsiniz.
Altıncı aşama, planınızı hayata geçirmek için çok küçük de olsa bir şeyler yapmak, yani adım atmaktır. Eğer araya vakit koyar ve işten uzaklaşırsanız onu bitirmeniz çok daha zor olacaktır. O nedenle, yedinci aşama olarak Tracy, aksiyon listenizi günlük baza indirgemenizi ve her gün mutlaka ufacık da olsa bir adım atmanızı öneriyor. Hep ileri gitmek, ne olursa olsun, beş dakika bile olsa hedeflediğiniz işe vakit ayırmak çok önemlidir. Tez projeniz için her gün bir sayfa okumak, yabancı dil öğrenmek için her gün bir kelime ezberlemek, kilo vermek için her gün bir durak önce inmek gibi.
Bir Gününüz Bile Boşa Geçmesin
1895’te İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto insanların yüzde 20’sinin refahın yüzde 80’ine sahip olduğunu gördü. Sonra, bu oranın hayatın pek çok alanında da geçerli bir rasyo olduğunu şaşkınlıkla fark etti. Zaman yönetimi söz konusu olduğunda da durum böyledir. Vaktinizin yüzde 20’sini alan işler kârınızın yüzde 80’ini getirir. Müşterilerinizin yüzde 20’si satışlarınızın yüzde 80’ini getirir. İşte Pareto kuralı olarak da bilinen bu oran, yapılacaklar listenizde de kendini gösterir: 10 maddelik bir yapılacaklar listesinde iki tanesi yüzde 80 zamanınızı alacak, diğerleri dakikalar içinde bitecektir.
Genellikle insanlar daha uzun süren ve dolayısıyla bizi daha çok zorlayan yüzde 10 ya da 20’ye giren “önemli azınlık”ı savsaklar. İşte bu işler, şüphesiz kurbağadır! Gün boyunca meşgul görünen ancak gün sonunda iş başaramamış olan kişiler bu yüzde 80’lik işlerle vakit harcayan, kurbağayı yutmak yerine önemsiz küçük işlere öncelik veren kişilerdir. Bu şekilde davranmak bir süre sonra alışkanlık yaratır ve böyle bir alışkanlık en son ihtiyacınız olan şeydir.
Zaman yönetimi dediğimiz şey aslında “olayların sırasının kontrol altına alınması”dır diyebiliriz. Önemli ile önemsiz işler arasında seçim yapabilmeniz ve önemli olanı önce yapma alışkanlığını geliştirmeniz gerekir.
Zaman Ufkunuzun Davranışlarınız ve Seçimlerinizde Büyük Etkisi Vardır
Başarılı olmak için uzun vadeli düşünmek gerekir. Harvard Üniversitesi’nden Edward Banfield 50 yıllık bir araştırmanın sonucunda ABD’de yukarı yönlü sosyal ve ekonomik hareketliliğin tek belirleyicisinin “uzun vadeli perspektif” olduğunu belirledi. Uzun vadeli düşünebilen kişilerin bugünkü kararları alma becerisi de olumlu etkilenir. Bir işe başlarken hep kendinize şöyle sormalısınız: “Bu işi yapmanın ya da yapmamanın potansiyel sonuçları nelerdir?”
Zaman öyle ya da böyle geçiyor. Asıl mesele onu nasıl kullanacağınız ve günün sonunda nerede bulunacağınızdır. Motivasyon sizin kendinizi neye odakladığınız ile ilgilidir. Odaklanın ve belirlediğiniz yolda yürümeye başlayın.
Başarı ABCDE Kadar Basit Olabilir mi?
ABCDE tekniği doğru işleri kolaylıkla halletmek için kullanılan çok pratik bir yöntemdir. Günlük önceliklerinizi belirlerken kullanılır. Yöntem şöyle işliyor:
Öncelikle bir sonraki gün yapmanız gereken işleri aklınıza geldiği gibi liste halinde yazın. Yapılması şart olan, çok önemli işleri “A” şeklinde kodlayıp yazın. Örneğin patronunuza yarınki yönetim kurulu toplantısında sunması için rapor hazırlanacak gibi. Eğer A tipi işler birden çok ise A1, A2… gibi listeleyebilirsiniz.
“B”maddesi yapmanız gereken işleri ifade eder. Yapılmazsa soruna neden olacak işlerdir ancak “A” gibi hayati değildir. Bu işler de yapmanız gerekenlerdir. Kural, yapılmamış bir “A” işi dururken hiçbir “B” işine bakmamaktır.
“C” sınıfı işler ise yapılması hoş olan, ancak yapılıp yapılmaması hiçbir şeyi değiştirmeyecek uğraşlardır. “D” işleri ise başkalarına devredilebilecek işlerdir. Nihayet “E” tipi işler ise silebileceğiniz, size fayda getirmeyecek tip işlerdir. Sosyal medyada uzun uzun vakit geçirmek, televizyonda dizi izlemek gibi.
Buradaki kilit nokta önce “A1”, sonra “A2” şeklinde ilerleyerek bir kurbağayı yemeden diğerine geçmemektir. Böylece, önemli işlerinizi hallettikten sonra daha az önemli olanlarla gönül rahatlığıyla ilgilenebilirsiniz.
Adım Bordroda Niçin Yazılı?
Yüksek performansın ilk adımı, kendi işinizin önemli sonuçlar doğuran alanlarını tespit etmektir. Örneğin, bir satış elemanı için en önemli alanlar müşteri adayları bulma ve yeni satışlar yapmaktır. Bunun gibi birkaç tane alan belirlediğinizde en zayıf olduğunuz noktanın sizi başarıdan alıkoyan en önemli boşluk olduğunu görürsünüz. Bunu belirleyin ve kapatmak için çalışın. Şu soruyu kendinize sorabilirsiniz: “Geliştirip mükemmel şekilde icra edeceğim hangi yetenek, kariyerime en büyük pozitif etkiyi yapar?”
Her İşi Yapmaya Zaman Asla Yetmez, Fakat En Önemli İşleri Yapmaya Daima Vakit Vardır
Her iş, sizin ona ayırdığınız vakti doldurmaya meyillidir. Bir proje için bir gün de ayırsanız, yarım gün de, büyük ihtimalle aynı sonuç çıkacaktır. O nedenle, istediğiniz her şeyi yapmaya asla yeterince vaktiniz olmayacağını bilmek önemli bir farkındalıktır.
Bir araştırmaya göre ortalama bir yöneticinin evinde ve işyerinde birikmiş 300-400 saatlik okuması ve projesi bulunuyor. Bir de çok işimiz olduğunu düşünmenin bizde yarattığı stresle demotive olmamız da eklenince, yaptığımız hatalar artıyor ve odaklanma zorlaşıyor. O nedenle sormanız gereken sorular şunlar:
- En yüksek değere sahip etkinliklerim nelerdir?
- Benim, ama sadece benim yapabileceğim ve yapıldığı takdirde cidden fark yaratacak iş nedir?
- Şu anda vaktimi en iyi ne şekilde değerlendirebilirim?
Bu soruların cevapları ne denli net olursa, önünüz o kadar açık demektir.
Önünüze Çıkan Engelleri Temizleyin
Çalışma alanınızın temiz ve düzenli olması, konsantre olacağınız koşulların sağlanmış olması ve iş bitene kadar size gerekecek tüm malzeme ve dokümanın hazır olduğundan emin olmak önemlidir. Başkalarına suç atmayın ve kendi çalışma ortamınızın sorumluluğunu alın. Beden dili de önemlidir; tek başınıza olsanız bile. Dik oturun, fazla geriye doğru durmadan öne meyil alın ve kendinize şunu deyin: “Haydi, işte başlayalım!”
Basketbol antrenörü Pat Riley’in dediği gibi: “Daha iyiye gitmiyorsanız, daha kötüye gidiyorsunuz demektir.”
En verimli çalıştığınız saatleri belirleyin; kendinizi işe koşan siz olacaksınız. Yorgunken çalışmaya başlamak işinize yaramayacaktır. Hafta içi yapacağınız en akıllıca şey, televizyonu kapatıp saat 10’da yatağa girmektir.
Kendi Kendinizin Amigosu Olun
Her şey aslında olayların sizin açınızdan nasıl göründüğüyle ilgilidir. Pozitif ya da negatif, siz kendinize hangi mesajı verirseniz o şekilde ilerleyecektir. Kendinize her zaman özgüven telkin eden, kendinizi sevdiğinizi, saydığınızın altını çizen ifadelerle seslenirseniz, daha motive olduğunuzu göreceksiniz. İyimser olmak üç açıdan size yardımcı olacaktır:
Öncelikle iyimser insanlar her zaman olaylara iyi tarafından baktıkları için yolunda gitmeyen ne olursa olsun iyi tarafını bulurlar. İkincisi, iyimseler her olaydan kıymetli bir ders çıkarırlar ve öğretici bir süreç olduğuna inanırlar. Üçüncüsü, iyimserler her olayın bir çıkış yolu olduğuna inanır ve çözüme doğru yürüme konusunda isteklidirler.
Ayrıca, iyimseler hedefleri hakkında konuşur ve onu hayal ederler. Geçmişe takılıp kalmak yerine gelecekte neler yapacaklarını düşünürler.
Etkin Zaman Yönetimi için “Hayır” Demeyi Öğrenmelisiniz
Yüksek performans sahipleri ile düşük performans sahipleri arasındaki en önemli fark, yüksek performans sahiplerinin neyi savsaklamaları gerektiğini bilmeleridir. Önceliklendirme zaman yönetimindeki en kilit konulardan biridir ve düşük değerli işlerle vaktinizi geçirirseniz, yüksek değerli işlere kalan vaktiniz azalır ve daha az başarılı olursunuz. “Yaratıcı savsaklama” tekniğini kullanarak “bugün”ün işleri ile “sonra”nın işlerini ayırabilirsiniz.
Alışkanlık Yaratın
İş gününün ve haftanın sonunda, ertesi gün yapacaklarınızı belirleyin. Bunları ABCDE kuralı ve 80/20 kurallarından faydalanarak yapın. Ortamınızı hazırlayın ve bunu bir alışkanlık haline gelene dek 21 gün boyunca tekrarlayın. Ayrıca, sabah ilk olarak en zor işle başlayın, yani büyük kurbağayı yiyin. Sonra daha ufak ve keyifli işlere geçin. Eğer önce zor olan işi hallederseniz, üzerinizden yük atacağınız için günün geri kalanını da daha mutlu geçirirsiniz.
Zor işlere girişirken dikkat edeceğiniz nokta, “salam dilimi” gibi işleri ufak parçalara bölmek olacaktır. Eğer işleri yutabileceğiniz günlük veya haftalık kısımlara bölerseniz, altından kalkmanız da kolaylaşır.
Bir diğer nokta da bir işi ele alınca o iş yüzde 100 bitene kadar devam etmek ve sonra başka bir işe başlamaktır. Yapılan araştırmalar, bir işe sürekli devam etmek ile onu bırakıp tekrar ele alarak çalışmak arasında tamamlanma süresi açısından yüzde 500 oranında bir fark olduğunu belirtiyor. İşte sebat etmek, yani özdisiplin de burada devreye giriyor. Kendinize, dağıldığınızı fark ettikçe, “İşe Dön!” diye uyarıda bulunmak bu açıdan önemli.
Yazar Hakkında
Brian Tracy, yılda yaklaşık 250 bin kişiye kişisel ve profesyonel gelişim konularında eğitim veren dünyaca ünlü bir eğitmen ve danışmandır. Çok satan kitapların yazarı olarak bilinen Tracy’nin kitapları 20 dile çevrilmiştir ve Tracy, 35 ülkede derslerde yararlanılan 300’den fazla video kaydının da sahibidir. Yazarın Türkçe’de yayımlanmış diğer eserleri:
İş Dünyasında Başarı Yasaları, Arıtan Yayınevi, 2000.
At Bu Golü, Arıtan Yayınevi, 2004.
İş Hayatında Liderlik, Arıtan Yayınevi, 2004.
Maksimum Başarı, Arıtan Yayınevi, 2006.
Bahane Yok, Arıtan Yayınevi, 2013.
Olabileceğinizin En İyisini Olun, Arıtan Yayınevi, 2014.
Siz Değerlisiniz, Arıtan Yayınevi, 2014.