Beklenmedik Duruşların Analizi İçin 13 Önemli Soru
Belki de endüstriyel dünyada ölçülebilecek en zorlu konulardan biri, beklenmedik duruşların (Unexpected Downtime – UDT) firmanıza olan parasal etkisidir.
Beklenmedik duruşlar tanımlanmaya çalışılırken genellikle eşit derecede zorlu bir konu olan yatırım getirisi (return on investment – ROI) ile ilişkilendirilir. Bu kantitatiflerin amacı, çeşitli maliyetler ve geri dönüşler üzerinde %100 tartışılmaz hesaplamalar yapmaksa, bu rakamlarla dolu sıkıcı tartışmaların bitmeyen bir döngüsü haline gelebilir. Hedef, UDT’nin bir şirketin üretkenliği, kalitesi ve alt çizgisi üzerindeki etkisini daha iyi anlamak ise, belki de farklı bir perspektife ihtiyaç duyulmaktadır.
Belirtileri Değil, UDT ‘nin Nedenini Tedavi Edin
Eski planlama tartışmalarına geri dönülmesinde önemli bir adım atmak, yenilgiyi kabul etmek değil, sonunda ileri doğru ilerlemek için üretken bir alıştırmadır. Başlamak için, beklenmedik duruşlardan etkilenen olabildiğince çok faktörü belirleyin. Ardından bu faktörlerin sayısallaştırılmasını ve farklı departmanlardan gelen bir takımın gözden geçirmesini sağlayacak bir soru listesi geliştirin. Farklı departmanların bu işin içine dahil etmek, farklı grupların farklı önceliklere sahip olacağını gösterecek ve daha net bir liste oluşmasını sağlayacaktır. Bu işlemin ortaya çıkaracağı şey, görünüşte birbiriyle ilgisiz görülen öğelerin köklü bir nedenle nasıl ilişkili olabileceğini göstermektir; bu da, proje planlaması ile ilerlemek için gerekli olan birleştirici faktör olabilir.
Diyelim ki, aşağıdaki bölümler en önemli UDT faktörlerini şu şekilde tanımlamış olsun:
- Bakım: Yüksek Malzeme Maliyetleri, Personel Üzerindeki Gerginlik
- İşletme: Tutturulamamış Kotalar, Fazla mesai
- Mühendislik: Sıkça Ertelenen Sistem İyileştirmeleri
- Kalite: Tutarsız Sonuçlar, Üretim Kaybını Telafi Etmek için Üretim Sırasında Yapılan Hataların Fazlalığı
- Satış: Mutsuz Müşteriler, Kaybedilen Hesaplar ve Yönlendirmeler
- İK: Çalışan Devir Hızı ve Genel Moral
- Kurumsal: Kaybedilen Pazar Payı, Artan Giderler
Bu alıştırmadan önce, çalışan değişim hızı, pazar payı kaybı ve mutsuz müşteriler gibi özellikler UDT’ye bağlanmayabilir. Bu unsurlardan genelde başka faktörler sorumlu olsa da, bazı korelasyonlar ile en son oluşan beklenmedik duruşların bu unsurlara etkisinden bahsedebilir. İş değişim veya işten kovulmalarının % 2-3’ü beklenmedik duruşa sebep olan bir kazayı takip eden bir iki gün içinde yapıldıysa ve ardından beklenmedik duruşlarda azalma görüldüyse bundan sonra olabilecek beklenmedik duruşların işten atılmaları artırmasını bekleyebiliriz. Ciro, UDT olaylarıyla bağlantılı olabiliyorsa, bu hesapların boyutu, proje planlama boyutu ve kapsamı açısından önemli bir karar noktası olabilir. Kurumsal ve idari departmanların ayrı birer adacık halinde değil üretimle ilişkili departmanlarla organize olarak çalışması ve genel öncelikleri yeniden düzenlenmeye başlaması gerekebilir.
Soyut bağlantıları daha somut hale getirmeye nasıl başarabiliriz? Bunu gerçekleştirmek için sektörünüz ile ilgili bir soru listesi geliştirerek işe başlayabilirsiniz.
UDT (Beklenmedik Duruş) Tartışmaları için 13 Soru
- Tesisinizde veya prosesinizde hangi sıklıkla beklenmedik duruş yaşıyorsunuz?
- Duruşlarınızın ortalama süresi nedir?
- Duruş sebebini gidermek için ne kadar dahili kaynak kullanıyorsunuz?
- Beklenmedik duruşlar haftasonları, tatilllerde veya normal çalışma saatleri dışında çalışmaya sebep oluyor mu?
- Bu duruşlarda aldığın harici desteğin maliyeti ne kadardır ?
- Beklenmedik duruşlar genellikle prosesin hangi aşamasında oluşuyor ? Start_up, normal operasyon şartları veya üretimin sonunda?
- Eğer ürünler ıskartaya çıkarsa, bunların maliyeti nedir?
- Maliyet ve iş gücü kaybı ne kadar olur?
- UDT, üretim kotanızı, çalışan sağlığı ve güvenliğini ve genel ürün kalitesini olumsuz yönde etkiliyor mu?
- UDT kaynaklı problemler nedeni ile uzayan teslimat süreleri nedeni ile müşteri kaybı yaşadınız mı ?
- Müşterileriniz, UDT’nizin bir sonucu olarak sürekli olarak diğer üreticiler ile çalışmaya başladı mı?
- UDT çalışanların hızlı işten ayrılmalarına sebep oluyor veya morallerini olumsuz olarak etkiliyor mu?
- Mevcut bakım işçiliği ve malzeme bütçesinin yüzde kaçı beklenmedik duruşlara harcanıyor?
Bir tesis, UDT’sinin dakikada 2000 $ ve ortalama UDT süresinin 4 saat olduğunu tespit ederse, tek bir UDT örneğinin maliyeti en az 480,000 $’dır. Bu 2000 $’lık tahminde, bilinen faktörlerin tanımlanması ile olası kararsız etkilerin ortaya çıkarılması sağlanabilir. Zaman, kaynaklar ve öznellik, UDT’ye bağlı çalışan morali, ciro ve iş kaybı, mutsuz müşteriler veya pazar payı kaybı için doğru maliyet tahmini yapılmasını zorlaştırabilir. Bu etkenleri kabul ederek başlamak UDT’nin etkisini doğru olarak belirlemeye ve harekete geçmeye yardımcı olacaktır.
“Oldu Bir Kere Yapacak Bir Şey Yok”tan Kaçının
Çoğu durumda, ihtiyaçlar çok nettir fakat çözüm belirsiz olarak devam eder. Bu olduğunda, UDT’nin acısı çoğu zaman bu endüstride iş yapmanın bir parçası olarak tanımlanır ve maskelenir. Aynı sürecin uzun yıllar devam etmesi durumunda alternatif çözümleri görmek zor olabilir, ancak bazen korunma, bütçeleri ve pozisyonları aynı şekilde tutmak için kullanılan bir hayatta kalma tekniği olarak kullanılır.
“Oldu Bir Kere Yapacak Bir Şey Yok (OBKYBY)” savunma stratejisine karşı çıkmak için, bu kronik meselelere karşı koymanın aynı bütçelere mal olacağını belirtmek önemlidir. Bir fabrikada her zaman bakım işçiliği ve parçalar gerekli olacaktır, ancak kaynakların nasıl harcanacağı büyük ölçüde reaktif yerine proaktif olacak şekilde değiştirilebilir. Proaktif olarak sistemlere yatırım yapmak, iş gücünü, ürün, gelir ve pazar payını istikrara kavuşturulmasında daha da ileri gidebilir.
Tesisin malzeme bütçesi, artık eski teknolojiye sahip olan PLC’nin kontrolcü veya I/O giriş çıkış kartlarının yılda birkaç kez değiştirilmesini de içeriyorsa, tek başına malzeme maliyeti bile on binlerce doları bulabilir. Bu parçalar üzerinde kullanılan para, uzun vadeli sürdürülebilirliği değil, sistem için kısa vadeli yara bandı çözümü sağlamaktadır. Bu şekilde devam edildiği taktirde, önümüzdeki 5-10 yıl içinde eski donanım için kullanılacak para ile yeni donanım ve programlama yatırımı kolayca karşılanabilir. Genellikle yeni veya güncellenmiş bir kontrol platformuna geçerken fiyatlandırma olukça rekabetçi olmaktadır, parçalar genelde kısa sürede bulunur ve daha fazla kişi bu platformu desteklemeye eğitilmiştir yani daha kolay kaynak bulabilirsiniz. Bu faktörlerin üçü de, beklenmedik duruşların olumsuz mali etkilerinin bir kısmını azaltarak bir güncelleme projesini haklı ve gerekli çıkarmak için yeterlidir.