Son zamanlarda e-postanızı sıklıkla kontrol ediyorsanız, boğulmuş ya da hüsrana uğramış hissedebilirsiniz.
Hepimiz bunun ne kadar can sıkıcı olduğunu biliyoruz. Bir çok kişi için, bu bile e-postanın eskisi kadar iyi olmadığının hatta bozulduğunun işaretidir. Fakat e-posta sadece yön değiştirerek düzeltilse bile üstesinden gelinemez mi?
Gelen kutunuzu yöneten kötü alışkanlıkların üstesinden gelmenin beş yolu vardır.
1.Gereksiz bilgilerle gelen kutusunu taşırma
Her şeyin üzerinde kalma arzusu harika. Bununla birlikte, bu durum sizi gelen kutunuzdaki gereksiz birçok ileti dizisine, haber bültenlerine, kalabalık e-posta bildirimlerine abone olmaya yönlendirecektir. Gerçekten işleri bitirmekten daha önemli olan gelen kutunuzda mesajları aramak için daha fazla zaman harcayacaksınız.
Bunun yerine gelen kutunuzu temizleyin
Yalnızca gerçekten sizin için önemli olan ve aslında düzenli olarak açtığınız şeyleri saklayın. Onun dışında herşey gitmeli. “Beni abonelikten çıkar” gibi uygulamalarla tek bir tıkla tüm haber bültenlerinizden çıkın ya da ihtiyacınız olmayan bildirimleri kapatın (ya da en azından bunları klasörleyin). Böylelikle siz ve gelen kutunuz daha hafiflemiş hisedeceksiniz.
2.Herşey için e-posta kullanma
Karmaşık bir projeyi yönetmek adına hızlı bir soru için meslektaşınıza e-posta göndermekten, toplantılar ve belge paylaşımına kadar e-postanızda birçok şey olabilir. Ancak soru şu: Orada olurlar mı? Bazen işleri yapmanın daha iyi bir yolu vardır.
Bunun yerine doğru araçları, doğru amaç için kullanın.
Meslektaşlarınızla yaptığınız görüşmelerde HipChat veya Slack gibi uygulamalarla sohbet edin. Karışık toplantı zamanlaması için doodle’ları veya benzeri takvim uygulamalarını kullanın. Belgeleri, uzmanlaşmış platformlar (Google Drive veya Dropbox gibi) aracılığıyla depolayın ve paylaşın. Telefonunuzu acil konular için kullanın. Kolay değil mi?
3.Gelen kutusuyla zaman kaybetme
İşiniz özel olarak e-postaları cevaplamak için ise, gelen kutunuzla fazla zaman geçirmeniz gerekiyor. Ancak değilse, bu mesajlarla uğraşmak mümkün olduğunca az zaman alacaktır. Belki e-postanızı beş dakikada bir kontrol ederek, aynı cevapları tekrar tekrar yazarak ve gelen kutunuzu el ile organize etmek bunu yapmanın en iyi yolu değildir.
Bunun yerine, gelen kutunuzu verimli hale getirerek zaman kazanın.
Onlara hızlı cevap vermenin sizin için ne kadar önemli olduğuna bağlı olarak, e-postanızı kontrol etmek istediğiniz belirli saatler belirleyerek işe başlayın. Sizi gelen kutunuza geri döndürmeyecek, bu özel aralıktaki tüm bildirimlerinizi kapatın.
Gelen kutusunun sunduğu tüm özelliklerden tam olarak yararlanıyor musunuz? E-posta işlemlerini hızlı ileri sarmak için klavye kısayollarını kullanın ve sizin için mesajları otomatik olarak sıralayan filtreleri ayarlayın. Aynı e-postaları defalarca yazdığınızı düşünüyorsanız, kısa sürede standart e-posta yazmak için hazır e-posta şablonları oluşturun.Girişimci Olarak Doğru Bir İzlenim mi Bırakmak İstiyorsunuz? Bu 6 Şeyi Yönetin!
4.Lafı uzatan e-postalar yazma
Kısalık ve netlik iyi bir e-posta için önemli olduğu kadar, doğru yazım kuralları için de önemlidir. Bir e-postanın lafı uzatan e-posta olmasına izin verirseniz, alıcının, ondan tam olarak ne istediğini öğrenmesini zorlaştırma riski taşırsınız.
Alıcı mesajınızın şifresini çözmek için uğraşmamaya karar verirse, e-postanız geçersiz olur.
Bunun yerine iyi bir e-posta normları uygulayın
Mesajınızı kısa ve güzel tutun, biçimine özellikle dikkat edin. E-posta yazdığınız kişinin meşgul olduğunu unutmayın. E-postanız mümkün olduğunca okunması kolay ve amacına uygun olmalıdır. Son olarak, konu satırınızın konuşmak istediğiniz şeyi netleştirdiğinden ve daha sonra aradığınızda kolayca bulunabilir olduğundan emin olun.
5.Hiç bir zaman e-postaları silmemek veya arşivlememek
Dağınık ve karışık bir gelen kutusuna sahip olmak, verimlilik ve etkililiğiniz üzerine sonuçlar doğurur. Önemli şeyleri yapmayı unutursunuz ve muhtemelen günlük olarak aldığınız düzinelerce mesaj arasında önemli bilgileri kaçırırsınız.
Bunun yerine, düzenli tutun!
Düzenli aralıklarla gelen kutunuzu temizleyin. Size bunun için yardımcı olacak 4 kural vardır. Bir e-postayı ilk defa okuduğunuzda, onlar arasından hemen seçiminizi yapın (çok zaman almazsa), doğru kişiye devredin, erteleyin (örneğin; yapılacaklar listesine ekleyerek) ya da silin.
Gelen kutunuzdaki bir şeylerin kaybolmasından korkuyorsanız, arama çubuğunun yeterince güçlü olduğunu hatırlayın.
İstesek de istemesek de e-postalar belirli bir süre vakit alacak. Bu konuda yapabileceğimiz hiçbir şey yok. Bununla birlikte, onunla baş edebilmek için birçok şeyi değiştirebiliriz. Sonunda, basit küçük bir adım, günlük e-postalarınızı kontrol etmede herkes için daha iyi bir deneyim olan büyük farklılıklar yaratabilir.