Kurum ve kuruluşların mevcut arşiv malzemesi dosya ve evrak bazında incelenerek, kurumun bilgi kaynakları, yıllık belge üretimi ve dosyalama-saklama ihtiyaçları için gerekli sarf malzemenin tespiti yapılmaktadır.
Arşiv sistematiğinin oluşturulması için kurumun tüm fonksiyonlarının tespiti yapılarak, fonksiyonlar arası ilişkiler belirlenmektedir. Mevcut birimlerle görüşmeler yapılarak hangi belgeleri ürettikleri, belgelere hangi kıstaslardan ulaşmak istedikleri, ürettikleri belgelerin kaç yıl saklanması gerektiği konularında toplantılar yapılarak arşiv sistematiğinin alt yapısı hazırlanmaktadır.