Toplantılar iş akışının ayrılmaz bir parçası olabilir, ancak aynı zamanda günün korkunç bir parçası da olabilirler. Daha verimli toplantılar, stratejinizi ve işinizin altını geliştirmek için daha fazla zaman demektir. Başlamak için bu 10 ipucunu deneyin.
- Hazırlayın, Hazırlayın, Hazırlayın - Eski Scout sloganı kurumsal dünyada da geçerlidir. İyi düşünülmüş bir gündeme ek olarak, planlarken şu soruları göz önünde bulundurun:
- Bu toplantıdan en iyi şekilde yararlanmak için hangi araçlara ihtiyacınız var? Bir PowerPoint sunumu / projektör? Broşür mü? Kuru silme panosu mu? Video?
- Bu toplantıda kimler olmalı? Kime katılmak istediğiniz konusunda dikkatli olun. Bir yandan kimsenin zamanını boşa harcamak istemezsin. Öte yandan, daha sonra yakalanması gereken birini dışarıda bırakmak istemezsiniz. İpucu dehası : Bunlarla sağ ayaktan başlayın Toplantılar için 20 hızlı buz kırıcı .
- Düzenli Toplantıları Programa Uygun Tutun - Bir taslağa sahip olmak, bu haftalık toplantılar için işlerin yolunda gitmesine yardımcı olur. Tüm grupla neyin gerçekten ele alınması gerektiğini değerlendirin ve daha sonra bire bir ele alınabilecek her şeyi ortadan kaldırın. Unutmayın, düzenli toplantılar yine de kişisel etkileşime izin vermelidir, bunun gündemi rayından çıkarmadığından emin olun. Kimse orada gerekenden daha uzun süre kalmak istemez - iki sentini atmayı seven iş arkadaşı bile. İpucu dehası : Çok fazla duyuruyu tekrar ölçeklendirin ve bunun yerine haftalık e-posta bültenine ekleyin.
- Herkesi Tek Bir Odada Bir Araya Getirin - Şirketler küresel ayak izleriyle ve daha uzaktaki çalışanlarla yayıldıkça, herkesi yüz yüze görüşmek için aynı odaya almak daha zor. 'Aramak' tuzağından kaçınmaya çalışın - insanlar her zaman dikkat etmezler. Bunun yerine, toplantılarınızın etkileşimli videoları için teknolojiyi kullanın. Araştırmalar, bir toplantıya sadece telefonla katılmakla insanların yüzlerini gerçekten görmek arasında bir fark olduğunu gösteriyor.
- İşleri Değiştirin - Bu özellikle haftalık toplantılar için geçerlidir. Her hafta benzer bir bölgeyi ele alma eğiliminde olsanız bile, sırayı değiştirin - ya da konuşmanın çoğunu kim yapacak? Önceki sunumlarınızı gözden geçirin ve iyi sonuç vermeyen her şeyi ortadan kaldırın. Çalışanlardan öneriler alın ve bunları gerçekten uygulayın.
- Gayri Resmi bir Toplantı düşünün - Aylık bir 'stand-up' toplantısı düzenleyin - muhtemelen dinlenme odasında veya kanepeli bir salon alanında bile. Herkese ihtiyacınız yoksa, konferans salonunun steril, zorlama hissinden kaçınmaya çalışın ve ofiste daha gayri resmi bir ortam arayın. Bunlar, çalışanların geri bildirimi veya beyin fırtınası fikirleri almak için küçük duyurular veya rahat bir ortam için en iyi şekilde ayrılmıştır.
- Takvime alın - Tutarlılık en iyisidir. Örneğin haber odalarında her zaman aynı saatte sabah ilk iş olarak bir editör toplantısı vardır. Çalışanlar ne bekleyeceklerini ve ne zaman orada olacaklarını bildiklerinde, hazırlıklı olabilirler. Son dakika toplantıları planlamak sinir bozucu ve yavaş bir ilerleme olabilir. (Birinin önceden planlanmış önemli bir müşteri toplantısı varsa, onu son dakikada yeniden planlamaya zorlamak hiç kimse için iyi değildir.) İpucu dehası : Bir konferans odası rezervasyon programı oluşturun. çevrimiçi kayıt .
- Teşvik Sağlayın - Belirli toplantılara katılmak için büyük teşvikler sağlayan şirketlerle karşılaşacak olsanız da - Broadway oyunlarının en iyi konserlerinin biletlerini düşünün - bu kadar abartılı olmanıza gerek yok. Bir şeyleri öğle yemeğiyle karıştırın ve erken bir toplantıda bir şeyler öğrenin veya kahvaltı edin. Ayrıca, tanınan çalışanların o gün yarım saat erken ayrılabildiği, düzenli 'iş iyi yapılmış' bağırışlarıyla çalışanların tanınmasını da sağlayabilirsiniz. İpucu dehası : Bunları dene 51 çalışan tanıma ve takdir fikirleri bir sonraki toplantınızda.
- Site Dışı Bir Konum Seçin - Kapsamlı bir toplantı planlıyorsanız - büyük bir yeni ürün lansmanına odaklanan tüm gün süren bir beyin fırtınası seansı gibi - herkesi rahatlık alanından ve yeni bir ortamda çıkarın. Bakış açısı değişikliği herkese iyi gelebilir. Normal toplantılarınızı değiştirmekten de korkmayın. Aylık strateji oturumunuz için takımınızı sokağın aşağısındaki yerel bir kafeye götürmek memnuniyetle karşılanacaktır.
- Toplantı Bittiğinde Çalıştırmayın - Bazen en iyi şeyler, insanlar ayağa kalkıp ayrılmak üzereyken dolaşan daha rahat bir ortamda olur. Toplantıdan hemen ayrılmayın, bunun yerine oyalanın ve söylenenleri dinleyin. Bu aynı zamanda, çalışanların daha resmi bir ortamda kapsanan bir konunun açıklaması veya daha fazla açıklaması için bir yöneticiye başvurmaları için iyi bir zamandır.
- Bazen Cevap Bir Toplantı Yapmamaktır - İnsanları şirkette olup biten bir şey hakkında bilgilendirmeniz veya güncellemeniz gerekiyorsa, belki de her şeyi bir e-postada açıklamak mümkündür. Toplantılar, insanların bir odada bir arada olduğu zaman gerçekleşen beyin fırtınası, verme ve alma nedeniyle önemlidir. Ancak, toplantının konusu fikir paylaşmak değilse, herkesi hızlandırmanın başka bir yolunu düşünün. (Tabii ki bu gerçekten büyük bir şirket duyurusu değilse.)
Toplantınızın amacını belirleyin ve oradan başlayın. İş arkadaşlarınızla zamanınıza ne kadar çok düşünce ve niyet katarsanız, o kadar üretken ve başarılı olursunuz.
Michelle boudin NBC Charlotte'ta muhabir ve serbest yazar.
DesktopLinuxAtHome, iş organizasyonunu kolaylaştırır.