Proje Yönetim Planı Nedir?
Proje yöneticisi, proje ekibinden ve kilit paydaşlardan gelen girdileri takip ederek proje yönetim planını oluşturmakta ve proje yönetim planı, projenin nasıl yürütüldüğünü, izlendiğini, kontrol edildiğini tanımlayan resmi, onaylı bir belge olmaktadır. Özet veya ayrıntılı bir belge olabilir ve temel çizgileri, yan yönetim planlarını ve diğer planlama belgelerini içerebilir. Bu belge, proje ekibinin projenin amaçlanan proje yönetimi kapsamını sunmak için aldığı yaklaşımı tanımlamak için kullanılır. İş ilerledikçe, projenin performansı, proje yönetim planında yer alan performans ölçüm taban çizgisine göre ölçülür. Kapsam taban çizgisi, program taban çizgisi ve maliyet taban çizgisine toplu olarak performans ölçüm temel çizgisi denir. İş yapılırken taban çizgisinden bir sapma varsa, proje yöneticisi sapmayı düzeltmek için ayarlamalar yaparak onlarla ilgilenir. Bu ayarlamalar sapmaları düzeltemezse, taban çizgilerine yönelik resmi değişiklik talepleri gerekli olur. Proje yöneticileri, taban çizgilerinin elde edilmesini sağlamak, proje sponsoru ve kurumun projelerinden tam olarak faydalanmasını sağlamak için önemli miktarda zaman harcarlar. Kişisel gelişim, proje yönetici için gayet önemlidir. Düzgün planlamanın yanı sıra, bir proje yöneticisinin yetenekleri de projeyi verimli bir şekilde kontrol etmek ve proje çıktılarının zamanında olmasını sağlamak ve projenin proje yönetim planına göre tamamlanmasında rol oynar.
Proje Yönetim Planının Bileşenleri Nelerdir?
Bir proje yönetim planı, aşağıdakileri içeren temel hatların ve yan planların bir koleksiyonudur. Tüm alt planlar bir araya gelerek proje yönetim planını oluşturur.
1. Kapsam, program ve maliyet için temel bilgiler
2. Kapsam, zamanlama, maliyet, kalite, insan kaynakları, iletişim, risk ve tedarik için yönetim planları
3. İhtiyaç yönetim planı
4. Değişim yönetimi planı
5. Yapılandırma yönetim planı
6. Süreç iyileştirme planı
Proje Yönetim Planı Oluşturma
PMBOK rehberine göre, proje yönetim planı, proje entegrasyon yönetimi bilgi alanında proje yönetim planı geliştirme sürecinin bir sonucudur. Proje yönetim planı aynı anda oluşturulmaz. Kademeli olarak geliştirilir, yani geliştirilir, rafine edilir, yeniden incelenir ve güncellenir. Proje yönetim planı, tüm bilgi alanı yönetim planlarını uyumlu bir bütün halinde birleştirdiğinden, tüm bileşen planları oluşturulduktan sonra toplanması gerekir. Proje yönetim planının bileşenlerinin çoğu PMBOK rehberinde tanımlanan çeşitli süreçlerde oluşturulur; örneğin, İletişim Yönetim Planı, planın iletişim sürecinde geliştirilir. Ancak, proje yönetim planı geliştirme sürecinde Zamanlama Yönetim Planı, Maliyet Yönetim Planı ve Kapsam Yönetim Planı oluşturulur. Başlangıç süreci grubunda bir proje tüzüğü oluşturulduğunda, kapsam, bütçe ve özet (kilometre taşı) çizelgesinin bir özetini içerir. Proje planını geliştirmeye başladığınız anda bunlara zaten sahip olduğunuzdan, kapsam yönetimi planını, maliyet yönetimi planını ve program yönetim planını geliştirebilirsiniz. Daha sonra, Plan Kapsamı, Maliyetleri Tahmin Etme ve Program Geliştirme süreçlerini gerçekleştirdiğinizde, projenin daha derin bir anlayışını yansıtmak için proje planının bileşenlerini daha ayrıntılı olarak gözden geçirebilirsiniz.