Basitçe belirtmek gerekirse, iş süreçleri otomasyonu tutarlılığı artırır, kaliteyi artırır ve yeniden işleme olasılığını azaltır. Görev tamamlama işlemini manuel olarak izlemek yerine, iş akışını ele almak için iş süreci otomasyonuna güvenebilirsiniz, böylece üretimin temel işlevlerine odaklanabilirsiniz. Bununla birlikte, bu avantajlardan ikna olan kişiler bile geçiş yapmaya geldiğinde zorlanıyor. Herhangi bir büyük projede olduğu gibi, nereden başlayacağınıza karar vermek zor olabilir. Bu yazı, sisteminizin başarıyla planlanması, tasarımı ve uygulanması için bir yol haritası sunar.
İş Süreçleri Otomasyonuna Nerden Başlanmalı?
Uzmanlara danışın
Liderler genel olarak üretim aşamaları hakkında temel bilgiye sahip olurlar. Ancak çalışanları gerçek anlamda uzman yapıyor. Herhangi bir iş süreçleri otomasyonu projesine başlamadan önce kapsamlı, baştan sona süreç ayrıntılarını toplamak için personel üyeleriyle, diğer bir deyişle paydaşlarla vakit geçirin. Bu, güncel olmayan işlemleri otomatikleştiren veya önceden belgelendirilmemiş kritik adımları kaçırmak için zaman harcamanızı önermektedir.
Çalışanlarınızla konuşmak, diğer önemli hedefleri de yerine getirir. Örneğin, her gün işi yapanlar genellikle verimsiz alanlarda işaret edebilir. Personelin hayatını kolaylaştıracak süreç iyileştirmelerinin bir listesini isteyin. Çoğu durumda, iş süreçleri otomasyonu sırasında çözülebilecek ağrı noktaları hakkında bilgi edineceksiniz.
Son olarak, bu sohbetler değişimin yönetimi için çok önemlidir. Geribildirim toplayarak ve personel önerileri üzerine hareket ederek, çalışanlara yeni işletim modeline sahip olma fırsatı veriyorsunuz. Bu mülkiyet hissi, iş akışı otomasyonu projesinin satın alınmasını bir bütün olarak arttırmaktadır. Bu, projenin nihai sonucu için nişan almak ve arttırmak için sabırsızlanmanız anlamına gelir.
Büyük, Büyük Win
Zamanla, alışkanlıkları, işi tamamlamanın en etkili yolu olsun veya olmasın, resmi çalışma süreçlerine dönüşür. İş süreç otomasyonuna doğru ilerlediğinizde süreçleri yeniden inşa etme imkânına açık olun. Mevcut süreç akışıyla ilgili bilgi toplarken, çalışanlarınızın aynı amaca ulaşmak için farklı yollar edindiklerini keşfedebilirsiniz. Tüm seçenekleri düşünün ve yüksek kalitede sonuçlar üretmek için en verimli olanı seçin.
Proje boyunca çalışırken, değişim yönetimi sürecinin bir parçası olarak çalışanlarınızla birlikte check-in yaptığınızdan emin olun. Çoğu durumda, personel üyelerinin mevcut yöntemlerine yatırım yapılır ve süreç değişikliklerine karşı dirençlidir. Çalışanlarınızla konuşurken, işlemlerinizi basitleştirmeyle ilgili her şeyin masanın üzerinde olduğunu düşünün. Sonuçların bir evrim yerine bir devrim olabileceğini açıklayın.
Süreç değişiklikleri konusunda personel üyelerinizin endişelerine duyarlı olun. Şeffaflığa bağlı olduğunuzdan emin olun. Projenin arkasındaki sebepleri ve spesifik faydaları açıklayarak otomasyona daha az dirençle karşılaşacaksınız. Yıllardır uygulanmış olabilecek uygulamaların gözden geçirilmesini tartışın. Konuşmayı, projenin ilk aşamasında belirlediğiniz ağrı noktalarına bağlayın. Çalışanlara, bu faaliyetlerin basitleştirilmesinin, daha az işlem görevi ve anlamlı ve tatminkar bir çalışma için zaman harcama fırsatı anlamına geldiğini hatırlatın.
Erken Başarılar Güven Oluşturur
Projenizin nihai başarısı veya başarısızlığı, BPM araçlarınızın etkinliği ve personelinizin bunları kullanmaya istekliliği ile belirlenir. Birincisi, yüksek kaliteli BPM yazılımını gerektirir. İkincisi, kanıtlanmış örgütsel değişim tekniklerinin uygulanmasını gerektirir. Listenin başında, erken galibiyetlerle güven inşa etmektir. İş süreci otomasyon planlarınızın projenin başlangıcına yakın avantajlarını gösterin. Dijital iş akışı yazılımının gelecekte geliştirilmesi ve uygulanması yoluyla destek alarak kilit paydaşlardan ve etkilenenlerden satın alabilirsiniz.
Önce hangi işlemi otomatik olarak özenle seçeceğinizi seçin. Gelişmelerin farkedileceğinden emin olmak için çok sayıda insana dokunan bir şey olmalıdır. Örneğin, birden fazla departmana yayılan süreçler var mı? Süreç otomasyonundan yararlanan insanlar ne kadar çok olursa, size daha fazla destek vereceksiniz.
Yaygın bir fayda sağlayan bir süreçle başlamak istiyorsunuz. Buna rağmen nispeten basit bir süreç olmalıdır. Daha karmaşık süreçleri otomatikleştirirken yolda bazı darbeler olabilir. Bu nedenle, açılış ürününüzdeki kusurlardan kaçınmak en iyisidir. Uzun vadeli projenizin başlangıcında önemli miktarda iş kesintileri, gelecekteki iş süreçleri otomasyonu planlarının raydan çıkma potansiyeline sahiptir.
Unutmayın ki süreçler, kullanıcılardan geri bildirim aldıkça daima ayarlanabilir. İlk denemenizde mükemmelliği elde etmek gerekli değildir. Mükemmellik, iyinin düşmanıdır. Ve zamanında ve bütçe dahilinde geliştirilen iyi bir süreç ana paydaşlarınca benimsenecektir.
İş süreci otomasyonu, üretim kalitesi ve verimliliği açısından her ölçekteki organizasyonu bir üst düzeye çıkarmaktadır. ProcessMaker’ın iş süreç otomasyonu yazılımı ve bugün kullandığımız şirketler hakkında başarı öyküleri sayfamızdan daha fazla bilgi alabilirsiniz. Müşterilerimiz, kolejler ve üniversiteler, K-12 okulları ve yöneticileri, finans ve sigorta hizmetleri sağlayıcıları, devlet kurumları, sağlık hizmeti sağlayıcıları, imalat şirketleri ve telekomünikasyon sağlayıcıları olmak üzere birden çok sektörde faaliyet göstermektedir. İşletmeler verimlilik için iş süreçleri otomasyonu’na geçiş yapmalıdırlar. Alfa şirketinin geçiş öyküsünü okumak isterseniz buraya tıklayın.