Davranışlarını şikayet etmek için davranışı yeterince kötü olan bir iş arkadaşınızla ilgileniyorsanız, şikayetinizi en kısa sürede ve yardım edebilecek kişilerin eline yazın. Herhangi bir ticari yazışmada veya şikayet mektubunda olduğu gibi, mektupta isim veya duygusal ifadelere başvurmadan gerçekleri belirtmelidir.
İşyeri Protokollerini İnceleyin
Yazmaya başlamadan önce çalışan el kitabınıza bakın. İş arkadaşı şikayetleri için hali hazırda bir protokol olup olmadığını öğrenin. Bazı durumlarda doldurmanız gereken dahili bir form vardır veya mektubu şirketteki belirli bir kişiye yönlendirmeniz istenir. Bazen doğrudan amirinizdir, ancak aynı zamanda şirketin insan kaynakları görevlisi de olabilir. Sorun, cinsel taciz veya yasa dışı faaliyet gibi yasadışı bir şey içeriyorsa, bu bilgileri daha sonra paylaşmanız gerekebilir diye, tanık olduğunuz tüm olayları belgeleyin.
Sorunu Gözden Geçir
Ayrıca yazmadan önce muhatabın neyle ilgileneceğini düşünün - çoğu durumda işletmenin sağlığı ve verimliliğidir. İş arkadaşı rahatsız edici davranışlarda bulunuyorsa, iş arkadaşınıza sinir bozucu bir şey yaptığını söylemek yeterli değildir. Bunun yerine, bu sinir bozucu davranışın sizi veya işyerini nasıl etkilediğini yazın. İşinizi zamanında bitirmenizi zorlaştırırsa, örneğin bu, şirketin genel verimliliğini etkileyecektir. Sorunu gözden geçirirseniz ve iş arkadaşının davranışının şirketin verimliliğini veya genel sağlığını etkilemediğini tespit ederseniz, şikayet mektubunun gereksiz olduğunu keşfedebilirsiniz;
Gerçekleri belirtin
Mektubu “Ofisin verimliliğini etkileyen bir sorun hakkında sizi bilgilendirmek için yazıyorum” gibi bir şeyle başlatın. Bu, muhatabın dikkatini çekecek. Sonra Sorunun gerçeklerini ifade eder, muhataba ne olup bittiği hakkında bir fikir vermek için yeterli ayrıntıyı sağlamakla birlikte, tıkanacak kadar fazla ayrıntı içermiyor. Ayrıca "ben" ifadelerine odaklanınOfisinize koçunuz Marie G. McIntyre’ı önerir, sadece iş arkadaşınızın davranışından bahsetmek yerine, sorunun sizi nasıl etkilediğinden bahseder. Bu bölümü bir veya iki paragrafta saklayın; Green, sorunun özlü bir ifadesiyle gitmek için en iyi yol olduğunu söylüyor.
Çözüm isteyin
Mektubun son paragrafında, sorunu çözmek için ne yaptığınızı tartışın. İş arkadaşınızla kişisel olarak konuştuysanız, örneğin, söyleyin. Sonra muhatap yardımını isteyin sorunu çözmede. Bu, talebe göre tercih edilir, çünkü daha az tattırma gibi görünecektir ve daha fazla işbirlikçi bir çözüm aradığınız gibi görünecektir. Sonunda, mektubu doğru şekilde imzalayın ve en üste veya en alta bir tarih ekleyin, böylece sorunu çözmeye çalıştığınızda kesin bir kayıt elde edersiniz. En iyi senaryoda, patronunuz veya insan kaynakları memurunuz oradaki sorunu halledecektir.