Bir kuruluşun hedeflerini ileriye taşımak için proje ve programlara ihtiyaç vardır. Ve her projenin veya programın arkasında, her şeyin verimli bir şekilde ilerlemesini sağlamak için özenle çalışan bir yönetici vardır. Peki program yönetimi ile proje yönetimi arasındaki fark nedir? Proje yöneticileri ve program yöneticileri ne yapar?
Program Yöneticisi ve Proje Yöneticisi
Bir program yöneticisi, proje gruplarının etkili bir şekilde yürütülmesini ve bir kuruluşun hedeflerini takip etmesini sağlar. Bu proje gruplarına program adı verilir. Bunun aksine, bir proje yöneticisi bir grup çabadan ziyade bireysel bir projeyi yönetir.
Bir program yöneticisinin görevleri aşağıdakileri içerebilir:
- Programları, projeleri ve hedefleri planlamak için proje yöneticileriyle birlikte çalışmak
- Farklı ekipler ve projeler arasındaki iletişimi denetlemek
- Yeni stratejiler üzerinde beyin fırtınası yapmak ve hedefleri gerçekleştirmek için üst düzey yönetimle birlikte çalışmak
Bir proje yöneticisinin sorumlulukları aşağıdakileri içerebilir:
- Bir projenin sorunsuz, bütçe dahilinde ve zamanında yürütülmesini sağlamak.
- Ekip üyeleri, bütçe ve araçlar gibi proje kaynaklarının planlanması ve güvence altına alınması
- Kaliteyi sağlamak için ekibin moralini yüksek tutmak ve eksiklikleri gidermek
Program Yönetimi ve Proje Yönetimi Nedir?
Program yönetimi, stratejik bir planın sürdürülmesini ve birden fazla farklı projenin planlanmasını gerektirir. Bu projeler bir kuruluşun hedeflerine ulaşmasına yardımcı olmak için birlikte çalışır. Bunu akılda tutarak, bir program yöneticisi her durumda her zaman “büyük resmi” göz önünde bulundurmalıdır. Program yönetimi, daha önce bahsettiğim görevlere ek olarak şunları da içerebilir:
- Paydaşların bilgilendirilmesi ve tavsiyelerde bulunulması
- Proje yöneticilerine mentorluk yapmak
- Her proje planının ve teslimatlarının başarısını garanti etmek
Program yönetimiyle ilgili bir diğer ortak görev de bütçe yönetimidir. Çoğu zaman program yöneticileri, fonların mevcut ve gelecekteki projelere uygun şekilde tahsis edilmesini sağlamalıdır. Bunu yapmak, proje yöneticilerinin finansman için rekabet etmek yerine görevlerine odaklanmalarına olanak tanır. Program yönetimiyle ilgili tüm sorumluluklar göz önüne alındığında, şirket büyüdükçe program yöneticilerinin daha gerekli hale gelmesi sürpriz değil . Zippia’ya göre program yöneticilerinin çoğu (%55) 10.000’den fazla çalışanı olan şirketlerde çalışıyor.
Zippia ayrıca program yöneticilerinin çoğunun (%65) kamu sektöründe çalıştığını ancak program yöneticilerinin hükümet, eğitim ve özel sektör gibi diğer sektörlerde de bulunabileceğini söylüyor.
Program yönetimi bir hedefin tüm hareketli parçalarının nasıl birbirine bağlandığını düşünmek anlamına gelirken, proje yönetimi bu tekil hareketli parçalardan birine odaklanmak anlamına gelir. Project Management Institute, proje yönetimini “insanlara değerli bir şey sunmak için belirli bilgi, beceri, araç ve tekniklerin kullanılması” olarak tanımlıyor.
Proje yönetiminin nasıl çalıştığını daha iyi anlamak için öncelikle neyin proje olarak nitelendirildiğini anlamalısınız. Proje yönetimiyle ilgili somut bir proje tanımı olmasa da PMI, projelerin esasen “benzersiz ürünler, hizmetler ve süreçler aracılığıyla değer yaratmaya yönelik geçici çabalar” olduğunu söylüyor. Bir proje yöneticisi yeni yazılımın oluşturulmasını, bir felaketten sonra yardım çalışmalarının yürütülmesini, kamuya ait otoyolların bakımını vb. denetleyebilir.
Artık projenin ne olduğunu biliyorsunuz ama proje yöneticisi ne yapar? Wellingtone’un 2020 raporuna göre her şeyden biraz. Raporda, bir proje yöneticisi tarafından gerçekleştirilen en önemli 6 faaliyetin şunlar olduğu belirtiliyor:
- Durum raporlama
- Portföy listelerinin tutulması
- Proje planlama metodolojisinin ve şablonlarının sürdürülmesi
- Proje onay süreçlerinin kolaylaştırılması
- Proje yönetimi uzmanlığının sağlanması
- Öğrenilen dersleri kolaylaştırmak
Program Yönetimi ile Proje Yönetimi Arasındaki Fark
Program yönetimi ile proje yönetimi arasındaki fark oldukça basittir; program yöneticileri bir grup projeyi denetlerken, proje yöneticileri bireysel projeleri denetler. Program yöneticisi, programdaki her projenin kuruluşun genel vizyonuna uygun olmasını sağlar. Proje yöneticisi gündemi ileriye taşıyan belirli faaliyetlere odaklanır.