Kullanıcıların iWork üzerinden ortak çalışmasını kolaylaştırmak için belgeler önce Apple sunucularına aktarılmalıdır. Belgeler bellek üzerinde çalıştırılır ve ayrıca düzenleme performansının optimize edilmesi için şifrelenip önbelleğe alınır. Önbelleğe alınan belgeleri korumak için kullanılan şifreleme anahtarlarını ve bu anahtarların güvenliğini Box sağlar.
Apple sunucuları, önbelleğe alınmış bir belge üzerinde yeni düzenlemeler yapmak üzere belgenin şifresini çözmek için, önce iWork uygulamasına, oradan da Apple'ın sunucularına iletilen bir erişim jetonu aracılığıyla gerekli şifreleme anahtarlarını Box'tan alır. Bu erişim jetonu yalnızca 24 saat boyunca geçerlidir. Kullanıcılar belge üzerinde çalışmaya devam ediyorsa bu erişim jetonu otomatik olarak yenilenir. Web üzerinde çalışırken ise jeton hiçbir zaman yenilenmez. Kullanıcının artık belge üzerinde çalışma yetkisi yoksa Box, şifreleme anahtarlarına erişim vermeyi reddedebilir.
Şifrelenen belgeler Apple sunucularında 28 güne kadar önbelleğe alınır ve bu süre dolduğunda otomatik olarak silinir. Önbelleğe alınmış belgelerin şifresi yalnızca kullanıcı, paylaşılan bir iWork belgesini açtıysa veya bir iWork belgesini web üzerinde açtıysa ve yalnızca Box gerekli anahtara erişim verirse çözülür.
Önizlemelerin oluşturulması için belgeler Apple sunucularına aktarılır. Bunlar geçici olarak saklanır ve hiçbir zaman önbelleğe alınmaz.