Dijital Çağ daha az kağıt oluştururken, elektronik depolama talebi büyüyor. Kayıtların oluşturulması, erişilmesi, depolanması ve sonuçta imha edilmesi için bir kuruluşun bilgi yönetimi ekibi tarafından oluşturulan kılavuzlar, elektronik kayıtların yaşam döngüsü şartlarını belirler. Elektronik kayıtların yaşam döngüsü, çoğu işletme ve devlet kurumu için oluşturma, kullanma, depolama ve elden çıkarma içerir. Bazı kuruluşlar, hayat döngüsünün yıkılmadığı zamanın son aşaması olarak paha biçilmez sayılan bazı kayıtları arşivler.
Oluşturma
Herhangi bir elektronik yönetim sistemi için en büyük zorluklardan biri, yeni kayıtların kaynağını gelecek kullanım, geri alma ve depolama için mantıklı ve tutarlı bir şekilde belgelemektir. Kuruluşun federal ve eyalet tüzükleri ile yazılan politika el kitabı tarafından bir kayıt teşkil eden neyin oluşturulduğu. Yaşam döngüsünün başlangıcında doğru olarak tanımlanmışsa, kaydın yararlılığı sona erene ve yok oluncaya kadar bir kayıt kolayca erişilebilir. Organizasyona bağlı olarak, bilgisayara belirli veriler girildiğinde bazı kayıtlar sistem tarafından otomatik olarak oluşturulur. Diğer sistemler, bir kişinin el ile kayıt oluşturmasını gerektirir.
kullanım
Bir kayıt elektronik olarak oluşturulduktan sonra, normal olarak dağıtılır ve iş veya hükümet amaçlı bir bilgi aracı olarak kullanılır. Bu nedenle, kayıtlar kolay erişim için bir depoda saklanır. Aktif iken, çoğu kayıt depolanır, ancak kaydı etiketleyen bilgileri tanımlayarak bir veritabanı üzerinden erişilebilir.
Depolama ve bakım
Bir dosya kullanıldıktan ve artık düzenli olarak gerekmedikten sonra, bir kayıt genellikle etkin değil olarak saklanır. Organizasyon politikası olarak belirtilen kurallara göre imha edilmeden önce kayıtlar saklanmalıdır. Uygun depolamaya bu şekilde vurgu yapılmasının bir nedeni mahremiyet sorunları ile ilgilidir. İhtiyatlı kurumsal politika, güvenliği, sorumlu kayıt bakımının önemli bir parçası olarak ele alır.
eğilim
Federal ve eyalet yasalarına uymak için kayıtların belirli bir yıl boyunca erişilebilir olması gerekir. Kayıt tutma ve elden çıkarma konusundaki çoğu kurumsal politika, kayıt tutma için asgari gereklilik olarak federal ve eyalet tüzüklerini kullanır. İşletmeler geçmişte alınan bazı ticari eylemleri savunmak zorunda kaldıkları takdirde, davaları dava amaçlı tutmaktalar. Kayıtların nasıl bertaraf edileceği kritik öneme sahiptir. Elektronik dosyalar, uzman ellerde geri yüklenebileceğinden, elektronik dosyaların, bilgileri almak için mümkün olmayan bir yolla silinmesi önemlidir.