İş ve okul hayatımız boyunca yaptığımız işleri etkili bir şekilde göstermek için Microsoft PowerPoint ve benzeri programlar kullanarak sunu dosyaları hazırlar ve bu dosyaları ilgililere sunarız. Microsoft PowerPoint ile hazırlanan sunu dosyalarını daha güçlü hale getirmek için kullanabileceğiniz onlarca farklı ipucu var ancak teknik detayların başarılı olması sunumun da başarılı olacağı anlamına gelmiyor.
Microsoft PowerPoint ve benzeri bir hizmet üzerinden hazırladığınız sunum yalnızca bir dosyadır. Önemli olan ise bu dosyanın karşı tarafa nasıl sunulduğudur. Karşınızda ister hocanız, ister patronunuz, ister bir müşteriniz olsun; sunum sırasında çok daha etkili olmak için uygulayabileceğiniz bazı temel tüyolar vardır. Bu tüyoları hem Microsoft PowerPoint ile sunum hazırlarken hem de sunum sırasında kullanarak etkili bir sunum gerçekleştirebilirsiniz.
Sunumunuzu daha etkili hale getirecek Microsoft Powerpoint tüyoları:
- Uygulamaya geçmeden önce düşüncelerinizi analiz edin.
- Metninizi yazın, tekrar tekrar yazın.
- Hedef kitlenizi doğru belirleyin.
- Geri dönüşleri önemseyin.
- Basit tasarımlar tercih edin.
- Microsoft PowerPoint sunumlarında yüksek kaliteli görseller kullanın.
- Grafik tercihlerinizi doğru belirleyin.
- Hazır şablonlardan yararlanın.
- Yazı tipi ve renklerin sunum içeriğini doğru yansıttığından emin olun.
- Kendinizi test edin.
- Doğru sorular ile izleyiciyi harekete geçirmeyi unutmayın.
- Her şeye sıfırdan başlamaktan korkmayın.
Uygulamaya geçmeden önce düşüncelerinizi analiz edin:
Sunum konunuz ve sunum tarihiniz belirlendi. Top artık sizde. Konu ile ilgili aklınızda onlarca fikir tilkisi kuyrukları birbirine değmeden geziyor. Peki, nereden başlamalı? Öncelikle derin bir nefes alın ve sakin olun. Düşüncelerinizi belirli sınıflara ayırın ve adım adım bu sınıflar içinde ve arasında düzenlemeler yapın. Sınıflar belirlendikten sonra sırayla bazılarını eleyin. Geriye kalanlar işte tam olarak sunumda anlatmak istediğiniz planı oluşturacaktır. Önemli olan, doğru sınıflandırmayı yapmaktır.
Sunumu hazırlamadan metninizi yazın, tekrar tekrar yazın:
Bazı kullanıcılar direkt olarak bir Microsoft PowerPoint yeni sunu sayfası açarlar ve hemen sunumu hazırlamaya başlayarak hızla bitirmeye çalışırlar. Fakat başarısız olurlar. Çünkü her iş için önce bir taslak gereklidir. Yeni bir sunu sayfası açmadan önce boş bir Microsoft Word ya da Google Docs sayfası açın. Bu sayfa üzerine sunumda yapmak istediklerinizi adım adım yazın. Hatta boş bir kağıda taslak çizimler bile yapabilirsiniz. Taslaklar oluştuğu zaman sunumu hazırlamaya hazırsınız demektir.
Hedef kitlenizi doğru belirleyin:
Üniversiteye yeni başlayan öğrencilerin ya da iş hayatına yeni başlamış çalışanların hedef kitle tercihleri konusunda kafaları biraz karışık olabilir. Çünkü tecrübe ile öğrenilen sunum bilgisi o sunum için karşılaşılacak hedef kitleyi tam olarak yansıtmayabilir. Sunumu kime yapıyorsunuz? Sizden ne bekleniyor? Ne görmek istiyorlar? Ne yaparsanız fazla, ne yaparsanız az olur? Bu ve bunlara benzer daha pek çok soruyu kendinize sorarak doğru bir hedef kitle analizi gerçekleştirebilirsiniz.
Geri dönüşleri önemseyin:
Bazı sunumları birçok kez yapmak zorunda kalabilir ya da sık sık yeni sunum hazırlıyor olabilirsiniz. Bu noktada dikkat etmeniz gereken nokta, izleyicilerden aldığınız geri dönüşlerdir. Belki siz gerçekten inanılmaz bir sunum yaptığınızı düşünüyor olabilirsiniz ama izleyici de öyle düşünüyor mu? Sıkıldıkları, ilgilerini kaybettikleri, fazla tepki gösterdikleri ya da hiç tepki göstermedikleri noktaları tespit edin ve yeni sunum sırasında o noktaları daha ilginç bir hale getirerek etkili bir sunuma imza atın.
Basit tasarımlar tercih edin (Aşağıdaki gibi olmasın, alternatif tasarımlar deneyin):
Genel olarak ilk kez sunum yapacak olan kişiler ya da sunum yapma konusunda yeterince tecrübesi olmayan kişiler öyle bir sunum hazırlarlar ki sanki yeni bir sirk açılmış da şirketi oraya gitmeye ikna ediyor zannedersiniz. Yapmayın. Özellikle iş dünyasında yapılan sunumlarda sadelik son derece önemlidir. Siz yaptığınız sunum dosyasını değil, sunum dosyası ile tanıttığınız işi beğendirmeye çalışıyorsunuz. Bu nedenle tasarım değil, sunum içeriği ön planda olmalıdır.
Microsoft PowerPoint sunumlarında yüksek kaliteli görseller kullanın:
Tam olarak istediğinizi yansıtan yüksek kaliteli bir görsel bulmanın ne kadar zor olduğunu tüm kullanıcılar biliyor. Ancak yüksek kaliteli görsel, başarılı bir sunumun olmaz olmaz nesnelerinden biridir. Bu nedenle bir Microsoft PowerPoint sunumuna görsel eklemeden önce derinlemesine bir görsel araştırması yaptığınızdan emin olun. Gerekirse stok fotoğraf platformlarına belirli bir ücret ödeyin ama yeter ki piksellerine ayrılmış, genişletilip garip bir hale getirilmiş görseller kullanmayın. Unsplash ya da Pexels gibi stok sitelerinde uygun görseller bulabilirsiniz.
Grafik tercihlerinizi doğru belirleyin:
Grafik konusunda tüm kullanıcıların kafasının biraz karışık olduğunu biliyoruz çünkü basit gibi görünse bile grafik, istatistik bilimi kullanılarak elde edilen verilerin görsel olarak sunulmasıdır. Yani grafikler çok önemlidir. Microsoft PowerPoint bu konuda kullanıcılarına büyük kolaylıklar sunan özelliklere sahip. Grafik tasarımınızı seçtikten sonra başlıkları ve verileri girin, tamamdır. Anlatmak istediğiniz verilerin görsel sunumu saniyeler içinde oluşturulacaktır.
Hazır şablonlardan yararlanın:
Yalnızca Microsoft PowerPoint programı değil, Microsoft PowerPoint Online gibi pek çok farklı çevrimiçi sunum hazırlama hizmeti de kullanıcılarına hazır şablonlar sunuyor. Elbette, yaratıcılığınızı konuşturun ve direkt olarak o şablonu alıp üzerini doldurarak kullanmayın. Ancak sunulan hazır şablonlar size bir fikir vermek açısından son derece değerlidir. Çünkü hazır şablonlar, usta tasarımcılar tarafından hazırlanmaktadır. Direkt kullanmayın ama ilham almaktan da zarar gelmez.
Yazı tipi ve renklerin sunum içeriğini doğru yansıttığından emin olun:
Maalesef bu başlığı başarıyla uygulamak, tamamen sunum hazırlayan kişinin estetik duygularına bağlı. Comic Sans yazı tipinin izleyici ile arasındaki buzları eriteceğini düşünen ya da parlak kırmızı renklerin dikkat çekici olacağını düşünen bir sunum hazırlayıcı için söyleyebileceğimiz tek şey, lütfen yapma, olacaktır. Hazır şablonları bu noktada da kullanabilirsiniz. Sonuç olarak Silikon Vadisi sunumlarında kullanılan yazı tipi ve renkler eminiz ki sizin de sunumuzda başarıyla kullanılabilir.
Kendinizi test edin:
Sunu dosyası hazır, şimdi sıra sizde. Onlarca kişinin gözlerini size diktiği, gayet gergin bir ortamda büyük bir özgüven ve rahatlıkla sunumunuzu yapın. Olmuyor mu? Olmaz tabi. Çünkü profesyonel sunucular bile bir sunum öncesinde günlerce hazırlık yaparlar. Siz de yapmalısınız. Metni defalarca sesli olarak okuyun, ayna karşısında pratik yapın, ailenizin ya da arkadaşlarınızın karşısında sunum yapın, sunum yaparken kendinizi kaydedin ve tekrar tekrar izleyin. Pratik yaptıkça tam bir profesyonele dönüştüğünüzü göreceksiniz.
Doğru sorular ile izleyiciyi harekete geçirmeyi unutmayın, bu soruları sunum öncesinde belirleyip uygun yerlerde kullanın:
Harika bir metne ve görsellere sahip sunu dosyanızı başarılı bir şekilde sunuyorsunuz. Ancak karşı tarafta hala ufak sıkılma belirtileri görülüyor. Bunun en büyük nedeni tek taraflı bir anlatı içinde olmanızdır. Kimse, eğer bir sahne sanatları gösterisi izlemiyorsa, oturup da birinin konuşmasını keyifle dinlemez. Bu nedenle sunum sırasında izleyiciden cevap beklemediğiniz sorular sorarak sunumu interaktif hale getirmelisiniz. İzleyici sorunuzu duyacak, düşünecek ve böylece kendini şovun bir parçası olarak hissedecek.
Microsoft PowerPoint ve benzeri programlar ile hazırladığınız sunumun çok daha etkili olması için uygulayabileceğiniz bazı önemli tüyoları anlattık. Bu tüyoları hem sunumu hazırlarken hem de sunum sırasında uygulayarak hayalinizdeki başarılı sunumu gerçekleştirebilirsiniz.
Sunum hazırlarken işinize yarayacak diğer bilgilerin yer aldığı aşağıdaki içeriklerimize göz atabilirsiniz: