Doxis4 ile Business Process Management
Üretimin tersine ofis işlerinin otomasyonu, otomatik olarak daha fazla verimlilik sağlamaz. Bir sürecin otomatik hale getirilip getirilemeyeceği konusu iyice değerlendirilmeli ve tartılmalıdır. Otomasyon sadece rutin çalışmaların sırasının tam olarak tanımlanabildiği durumlarda çalışır, örneğin fatura kontrolünde veya onayında olduğu gibi. İnsanlar tarafından en uygun kararların verilmesi gerektiği durumlarda ise çok dar bir şekilde tanımlanan süreç modelleri, bir dezavantaj oluşturur. Bu durumda kontrol bilgi işçilerinde ("Knowledge Worker") olmalıdır ve bu çalışanlar, deneyimlerinden ve becerilerinden yararlanarak değerlendirme yapmalı ve işlem talimatları vermelidir. Bilgiye dayanan işler, insanların işidir. Bu alanda otomasyon, gerçeklerin karmaşıklığını yansıtamayacak kadar esnek değildir ve zahmetlidir. Şikayet yönetimi, hasar durumunda işlemler veya başvuru sahibi seçme işlemlerinde duruma göre kararlar verilmelidir. Bu durumlarda bilgi işçilerini tamamıyla süreç modelleri üzerinden kontrol etmek, amaca hizmet etmez, motive etmez ve sonuç getirmez!
Bu nedenle otomasyonun dışında sürecin kendisine değil, hedefine ulaşılacak olan duruma ("Case") odaklanan ayrı bir süreç modeli mevcut olmalıdır. Burada durum; müşteri, bir proje veya bir şikayet olabilir.
Daha iyi ayırt etmek için Business Process Management, "normatif" ve "adaptif" BPM arasında ayrım yapar. Business Process Management'in her iki disiplini de eşit şekilde şirket uygulamalarında kullanılmaktadır. Production Workflow (Üretim İş Akışı) adı da verilen normatif BPM, akışın önceden tanımlanabildiği süreçleri ele alırken Adaptive Case Management (Adaptif Durum Yönetimi), Ad-hoc-Workflow (Ad-hoc İş Akışı) veya Smart Process Applications (Akıllı Süreç Uygulamaları (Forrester'a göre) adı verilen adaptif BPM ise bilgi işçilerinin bir durumu düzenleyen tüm faaliyetlerini destekler. EABPM'nin (European Association of Business Process Management - Avrupa İş Süreci Yönetimi Birliği) anlamı da bu şekildedir: "Business Process Management, hem otomatik olan hem de otomatik olmayan süreçleri oluşturmak, tasarlamak, uygulamak, belgelemek, ölçmek, denetlemek ve kontrol etmek ve böylece şirket stratejisi ile belirlenmiş olan süreç hedeflerine sürdürülebilir bir şekilde ulaşmak için uygulanan sistematik bir yaklaşımdır. BPM, End-to-end (uçtan uca) süreçlerin bilinçli, ortak ve gittikçe daha fazla IT destekli bir şekilde belirlenmesini, iyileştirilmesini, yenilenmesini ve korunmasını kapsamaktadır."
Bu nedenle seçim yaparken gelecek BPM çözümünüzün, bu iki disiplini bir mimaride bir araya getirmesine önem vermelisiniz. Doxis4 BPM'de olduğu gibi! Teoride adaptif ve normatif BPM'den bahsedilirken, bu iki kısmi disipline uygulamada Task ve Business Process Management (Görev ve İş Süreci Yönetimi) adı verilir ve bunların ikisi Doxis4 iECM-Suite'te bir araya getirilmiştir.
Homojen Doxis4 iECM-Suite'un bir parçası olarak BPM
Doxis4 BPM yeni geliştirilmiş olan yenilikçi bir Business Process Management sistemidir ve Doxis4 Enterprise Content Management-Suite'un bir parçasıdır. Homojen servis odaklı bir mimariye (SOA) entegre edilmiş bir şekilde ve ortak bir ECM platformu temelinde (Doxis4 CSB) belgeler, dosyalar, işlemler ve görevler burada tek tip bir meta veri tabanı ve ortak Core Services (Security, Replication, Transport vs.) kullanır. Sadece tek bir istemci ile arşivleme uygulaması ve yönetimi, belge yönetimi, görev ve iş süreci yönetimi mümkündür. Belgeler, dosyalar, işlemler ve görevler birbiri ile bağlantılı haldedir. Belgeler ve işlemler, örneğin dosyaların bir parçası haline gelir. Dosyalardan ise işlemleri ve görevleri başlatmak mümkündür.
Doxis4 BPM, ara yazılım ve entegrasyon merkezli BPM sistemlerinden farklı olarak "Integrated ECM & BPM"dir (Entegre edilmiş ECM BPM). Ara yazılım merkezli BPM sistemlerine kıyasla BPM'yi uygulama ortamına entegre etmek için ilave bir SOA gerekli değildir. Doxis4 BPM, belge tabanlı iş süreçlerini ad-hoc ve standart haline getirilmiş bir şekilde bağımsız olarak modellemek, yönetmek, optimize etmek ve uygulamak için şirket gelişiminden organizasyona, uzman bölümlerden IT'ye kadar olmak üzere tüm şirket bölümlerine hizmet eder. Doxis4 BPM, tek tek organizasyon birimleri içerisinde, şirket genelinde ve şirketler arası bir şekilde kullanılabilir. Bir organizasyon birimi içerisinde muhtemelen en tanınan ve en yaygın olan faaliyet alanlarından birisi BPM üzerinden fatura kontrolü ve onayıdır. Şirket genelinde iş akışları, örneğin iş emri düzenleme alanında görülmektedir.
Daha fazla hareket alanı
Ancak Doxis4 BPM ile detaylı iş akışlarına sahip standart haline getirilmiş süreçlerden ("doing by design") daha fazlasını uygulamak mümkündür. İşleme alanında genel olarak kullanılan süreçler yapılandırılmamıştır ("design by doing") veya sadece bazı kısımları yapılandırılabilir. Burada durum yönetiminden (Case Management) de bahsedilmektedir. Case Management'ta çalışanlara daha fazla sorumluluk ve daha büyük bir hareket alanı verilir ve bu da motivasyonu olumlu etkiler. Bu süreçlerin akışı ve sonucu öngörülemez. Sonraki adımların ne olacağına ve durumun işlenmesine hangi çalışanların katılacağına, yetkili çalışan deneyimlerine dayanarak karar verir.
Standart haline getirilmiş süreçlerin bu tür süreçler olduğu sık sık fark edilmez. Söz konusu akışların sürekli aynı olduğu, ancak uygulama aşamasında görülür. Önceden ad-hoc planlanan ve uygulanan bu akışlar, Doxis4 BPM ile standart süreçlere dönüştürülebilir. Doxis4, iki konsepti bir araya getirir, anlaşılır bir modelleme yapılmasını sağlar ve "runtime" (çalışma süresi) ile "buildtime"ı (derleme süresi) kombine etmek için tek tip bir konsept sunar.
Avantajınız
- Integrated ECM & BPM
- Rutin işler (otomasyon) ve bilgiye dayanan işler (ad-hoc süreçler)
- Daha kısa işleme ve döngü süreleri
- İş süreçlerinde daha fazla şeffaflık
- Daha yüksek servis seviyesi
Ad-hoc iş akışı ile standart iş akışı karşılaştırması
Business Process Management, çok yönlü bir kavramdır. BPM'nin birçok eşanlamlısı vardır: İş akışı, iş süreci yönetimi, işlem düzenlemesi veya kısaca Process Management (süreç yönetimi). Business Process Management, standart haline getirilmiş ve getirilmemiş iş akışları arasında ayrım yapar. Standart haline getirilmemiş iş akışları arasında ise durum yönetimi için Adaptive Case Management ve ad-hoc süreçler için Task Management şeklinde bir ayrım yapılır. Burada kavramların sınırlaması verilmiştir.
Ad-hoc iş akışı
- design by doing
- duruma göre
- akış ve sonuç öngörülemez
- otomatik hale getirilemez
- gerçekleştirilecek olan faaliyetlere çalışan karar verir
Standart iş akışı
- doing by design
- düzenli
- organize edilmiş, planlanabilir akış
- otomatik hale getirilebilir
- faaliyetler birbirine bağlıdır
Doxis4 BPM ve Task Management
Doxis4 iECM-Suite, "integrated ECM & BPM" olarak yapılandırılmış ve yapılandırılmamış iş süreçlerini aynı şekilde destekler. Yapılandırılmış süreçler, prensip itibarıyla Doxis4 BPM ile standart ve otomatik hale getirilebilir, ancak süreç katılımcılarının ve hedefin başından net olmadığı yapılandırılmamış süreçler, spontane bir şekilde (ad-hoc) Doxis4 Task Management ile gerçekleştirilebilir. Ad-hoc iş akışları ise başarılı uygulamaları sayesinde standart süreçler haline getirilebilir. Farklılığın daha iyi anlaşılması için aşağıda iki temel Doxis4 seçeneği arasındaki farklar belirtilmiştir.
Task Management
"Design by Doing"/Ad-hoc iş akışı
- Ad-hoc görevler ve işlemler duruma göre yönetilir
- Süreç modeli olmadan da işlemler mümkündür
- Görevlerin ad-hoc planlaması
- Görevler, alt görevler olarak detaylandırılır
- Tekrar sunma
- Posta kutularında ve işlemlerde esnek görev / görev listesi araması
- Belge klasörleri / ana belge ifadesi olarak işlemler
- Kararları belirleme ve kararlar için protokol oluşturma
Business Process Management
"Doing by Design"/model odaklı
- Süreç modellerini tanımlama ve uygulama
- İki süreç motoru: Proje yönetiminde olduğu gibi "Statecharts" ve "Dependency-Graph" (Görevler arası bağlılıklar) / Gantt Charts
- Otomatik faaliyetler desteklenir
- Detaylandırma yaparak "model-driven" ve ad-hoc görevlerin kombinasyonu