Otomatik fatura işlemleri 3 bölümden oluşmaktadır:
- Faturaları tanımak ve okumak için Scan / OCR modülü (ayrıca e-posta yoluyla alınan PDF)
- Kontrol / onay için iş akışı
- Dijital arşiv
Tarama / OCR modülü taranan faturaları işler. Her tarayıcı, bir ‘gelen kutusu’ olarak hizmet veren bir ağ klasörüne tarayabildiği sürece kullanılabilir. Yazılım ayrıca bir veya daha fazla e-posta adresini izleyebilir ve PDF faturalarını işleyebilir.
Faturalar işlenirse, doğrulama verileri doğrulama iş istasyonunda görüntülenir. OCR% 100 güvenilir değildir ve bunu kontrol etmek için gereklidir. Kontrol ettikten sonra, yazılım finansal sistemde rezervasyon yapabilir. Diğer şeylerin yanı sıra AFAS, Unit4, AccountView ve Gilde Pro.
İş akışı modülü ile departmanlar ve / veya insanlar yönetilebilir. Bu, maliyet faturalarının satın alım faturalarından farklı bir süreçten geçeceği şekilde düzenlenebilir. İş akışı modülü ilerlemeyi izler ve faturalar zamanında işlenmezse bildirimler oluşturabilir. Ayrıca, kullanıcıların yaptığı yorumlar da dahil olmak üzere sürecin tarihi korunur.
Sonuçta, faturalar dijital arşivde tutulur. Kağıt faturaları imha edilebilir. Dijital arşivde, faturalar tedarikçi, fatura numarası, fatura tarihi ve satın alma referansı gibi özellikleri arayarak kolayca alınabilir. Ayrıca, faturaların metninde de arama yapabilirsiniz. Faturalar doğrudan yerleşik belge görüntüleyici aracılığıyla görüntülenebilir.