Bu analiz EDI uygulaması için en uygun ve öncelikli kurumsal uygulamaları belirler ve EDI'ya dönüştürme süreçlerini planlar. Bu amaçla, dikkate alınması gereken faktörler, tedarikçi sayısı, müşteriler ya da diğer iş ortakları ve bilgi alış-verişi yapılacak işlemlerin hacmi ve türüdür. Stratejinin belirlenmesi ve planlanması için tüm mevcut kurumsal foksiyonların oldukları hali ile tarif edilmesi ve bu fonksiyonların EDI uygulaması sonrası nasıl yapılanacağının tarif edilmesi gerekir.
İletilecek ya da alınacak her bir kurumsal dokümanın işlenmesi, hem kullanıcılar hem de bilgisayar sistemleri açısından belirli prosedürlere bağlanmıştır; EDI verimliliği için tüm bu prosedürlerin analiz edilerek dokümante edilmeleri gerekmektedir. En iyi sonuçlar ancak sadece mevcut iş akışlarının otomatikleştirilmesi ile değil, iş akışlarının iyileştirilmesi ile mümkün olabilmektedir.
EDI Uygulamaya uygun olup olmadığınızı anlamak için aşağıdaki soruları sormanız önemlidir:
- İş akışından gereksiz adımları çıkarabilir misiniz?
- Gereksiz veri girişlerini durdurabilir misiniz?
- Manuel işlemleri engelleyebilir misiniz?
- Stok miktarınızı azaltabilir misiniz?
- Müşteri memnuniyetini artırmak için daha hızlı teslimat yapabilir misiniz?
- İş ortaklarınızla ilişkilerinizi güçlendirebilir misiniz?
- Just-in-time üretim gibi büyük hedefler belirleyerek iş akışlarınızı yeniden yapılandırabilir misiniz?
Bu sorulara vereceğiniz cevaplar, Elektronik Veri Değişimi (EDI) uygulanmasından en fazla fayda sağlayacak olan iş akışlarını belirlemenizde size yardımcı olacaktır.