Cansu Güven
ERP Projelerinin Başarısız Olmasının 7 Nedeni
Yeni bir ERP sistemi düşünenler endişe verici istatistiklerle karşı karşıya kalıyor. Anketler, tüm ERP projelerinin yaklaşık yarısının başarısız olduğunu, maliyetlerin önemli ölçüde aşıldığını ve programın beklentileri karşılamadığını gösteriyor.
Verilere bakıldığında ana neden açıktır: ERP yazılımının uygulanması, uzmanlık gerektirir. Tecrübeli bir ERP tedarikçisiyle yola çıkarsanız, yolda kalmazsınız!
ERP sistemleriyle ilgili yeterlilik, bir ERP uygulama projesi boyunca kademeli olarak oluşturulsa da, en önemli stratejik adımlardan bazıları başlangıç aşamalarında, şirketler ERP teknik bilgisini geliştirmeden önce gerçekleşir. Sonuç: erken aşamalardaki hatalar tüm projeyi yanlış yola saptırır.
Gerçek şu ki, çoğu ERP projesi, zayıf bir seçim süreci veya ERP yazılımının işlevselliği nedeniyle başarısız olmaz. ERP uygulama süreci nedeniyle başarısız olurlar. Çözüm? Bu riskleri azaltmak için şirketinizi ve ekibinizi ERP'nin tanıtımına hazırlayın.
Deneyimler, ERP projelerini tehlikeye atan yedi tipik tuzak olduğunu göstermektedir. Onlardan nasıl kaçınacağınızı öğrenmek için okumaya devam edin.
Tuzak 1: ERP Yazılımı İçin Kötü Tanımlanmış Hedefler
Pek çok şirket, ERP yazılımını tüm sorunlarına sihirli bir çözüm olarak görüyor, ancak neyi başarmaya çalıştıklarının ayrıntılarını veya başarının nasıl olması gerektiğini nasıl ölçeceklerini tanımlamak için yeterli zaman ayırmıyor.
Genellikle her departman farklı bir gelişme bekler, bu nedenle kuruluşlar hangi gereksinimlerin önceliğe sahip olduğunu nasıl bilebilir? ERP sistemi ile tam olarak neyi başarmak istediğinize ve önceliklerin nerede olduğuna dair net bir belgeye sahip olmak önemlidir. Nereye gitmek istediğinize dair ayrıntılı bir haritanız olmadığında, projedeki küçük aksiliklerin arasında kaybolmanız muhtemeldir.
Bazı Örnek Hedefler:
Daha düşük hata oranı elde etmek
Verimliliği artırmak
Pazara çıkış süresini hızlandırmak
Hizmet kalitesini iyileştirmek
Departmanlar arasındaki iş birliğini geliştirmek
İş akışlarını otomatikleştirmek ve standartlaştırmak
Doğru ve güncel iş analizi sağlamak
Uluslararasılaştırmayı desteklemek
Tuzak 2: Yeterli Yönetim Bağlılığının Olmaması
Çoğu şirket, bir ERP projesinin günlük operasyonları sürdürmenin yanı sıra önemli miktarda bağlılık ve bazen çalışanlardan fazla mesai gerektirdiğini bilir. Bir ERP uygulaması, bir düğmeye basmakla ilgili değildir ve her şey otomatik olarak gerçekleşir: doğru olması, zaman ve dikkat gerektirir.
ERP uygulamasında başarılı olmak için, proje ekibinin yönetimden güçlü desteğe ihtiyacı vardır. Projeden beklentiler hakkında şirketle net ve sık bir şekilde iletişim kurmak, ihtiyaç duyulan kaynakların serbest bırakılmasına yardımcı olmak, olumlu bir tutum sürdürmek, takdir göstermek ve kendilerini planlama oturumları için hazır hale getirmek, yönetim ekibinin bu tuzağın üstesinden gelmesine yardımcı olabileceği başlıca yöntemlerdir.
Tuzak 3: Proje Ekibinde Eksik Uzmanlık
Her ERP uygulamasına metodik olarak yaklaşılmalıdır. Bu, bir proje yöneticisi, kilit kullanıcılar ve BT personelinden oluşan doğru proje ekibini oluşturmakla başlar. Daha sonraki bilgi boşluklarını önlemek için kilit kullanıcılar, satın alma, pazarlama, lojistik, satış, üretim, kontrol ve hizmet dahil olmak üzere ilgili tüm iş alanlarını kapsamalıdır. Ekibin iş için doğru becerilere sahip olması ve becerilerini ERP uygulaması aracılığıyla koordineli bir şekilde uygulayan bir lidere ihtiyacı vardır.
İyi bir proje yöneticisinin özellikleri:
Günlük yapılan işlerde bilgi sahibi
Tüm departmanlara ilişkin derin içgörüler sunabilen
Organizasyon becerileri gelişmiş
Atılgan
Sosyal ve takım çalışmasına yatkın
Proje ekibi genellikle, süreci bir uygulama metodolojisine dayalı olarak yöneten, ekiple birlikte kilometre taşlarını tanımlayan ve değerli girdiler sağlayan bir proje yöneticisi tarafından desteklenir.
Ayrıca önemli olan, örneğin rol tanımları ve anlaşmazlıkları çözmek için temel kurallar aracılığıyla firma sorumlulukları ve yeterlilikleridir. Harika bir ekip oluşturmak, güçlü, proaktif liderliğin yanı sıra net bir hedefler ve beklentiler çerçevesi gerektirir.
Tuzak 4: Açık İletişim Eksikliği
Birçok ERP uygulaması, yönetim, proje ekibi, çalışanlar ve yazılım tedarikçisi arasındaki yetersiz iletişimden muzdariptir. Çalışanların soruları ve endişeleri yanıtsız kalırsa, söylentiler ve olumsuzluklar yerleşerek uygulama ekibi için bir başka engel oluşturabilir.
Bunun yerine, baştan açık bir şekilde iletişim kurun. Uygulamanın başlamasından önceki haftalarda, sürekli bir bilgi akışı ve maksimum proje şeffaflığı sağlamak için araçları devreye sokun. Örneğin, ERP proje yöneticisi ve yönetim ekibi arasında her hafta düzenli bir toplantı ayarlayın. Ve çalışanlar için düzenli bilgilendirme toplantıları planlayın. Proje güncellemeleri için şirket haber bültenlerini veya şirket çapındaki e-postaları kullanın. Dokümantasyona, yapılacak işlere ve mevcut proje ilerlemesine dahil olan herkesin kolayca erişebileceğinden emin olun. Eksik iletişim yerine aşırı iletişim tarafında hata yapmak çok daha iyidir. Çalışanlarınız ERP uygulamasının günlük ilerlemesini ve bundan sonra nereye gideceğini açıkça anlamadığında, düzeltmeniz gereken bir iletişim sorununuz var demektir.
Tuzak 5: Açıkça Tanımlanmamış Üretim Süreçleri
Bir ERP sisteminin şirketinizdeki süreçleri haritalandırması için mevcut süreçlerin açık ve eksiksiz bir şekilde belgelenmesi gerekir. Süreç modellemesi karmaşıktır, bu nedenle bu önemli ön çalışma için yeterli zaman ayrılmalıdır.
Yazılım tedarikçiniz, süreçlerinizi değerlendirmenize ve bunlar ERP'nizde haritalandırılmadan önce iyileştirilecek alanları bulmanıza yardımcı olmalıdır.
İş akışlarınızı yeniden değerlendirmek ve düzenlemek işe yarar:
Hangi süreçler gerçekten gerekli ve faydalıdır?
Yeni yazılım sayesinde hangi süreçler daha verimli hale getirilebilir?
Süreçler değişse de son zamanlarda hangi iş akışları güncellenmedi?
Ayrıca açık ve esnek olun, eğer yeni yazılım belirli bir işlemi tam olarak alışık olduğunuz şekilde yeniden üretemiyorsa, özel programlama maliyetine katlanmak yerine işleminizde ince ayar yapmak mantıklı olabilir. Tüm bunları önceden analiz etmek ve tartışmak çok önemlidir.
Tuzak 6: Veri Geçişini Hafife Almak
Eski verilerin yeni sisteme aktarılması, başarılı bir ERP uygulamasının genellikle gözden kaçan ve hafife alınan bir yönüdür. Veri geçişi, basit bir Excel dışa aktarımı ve içe aktarımı işlemiyle sınırlı değildir, tüm veriler hedeflenmeli ve titizlikle hazırlanmalıdır.
Buna ek olarak, pek çok kişi yanlış bir şekilde, bir ERP projesi ile yetersiz korunan verilerin kalitesini otomatik olarak artırabileceklerine inanıyor. Yeni sistemdeki veri kalitesi, yalnızca taşınan verilerin kalitesi kadar iyi olacaktır. Bu sorunu önlemek için, geçişten önce tekrarlar, yazım hataları veya kayıt ayrıntıları düzeltilmelidir.
Kayıtlar temizlendikten sonra eşleştirme gerçekleşir. Eski veri kaydının her alanı, yeni veri yapısının bir karşılığına atanır ve veri tiplerinin (örneğin "tarih", "metin" veya "para birimi") doğru olup olmadığı kontrol edilir. Yeni veri yapısı detaylı bir simülasyonda çalıştığında üretim sistemine aktarılacaktır.
Tuzak 7: Değişim Korkusu
Şirketler, her çalışanın ERP uygulaması konusunda hevesli olmadığı gerçeğine hazırlıklı olmalıdır. Sonuçta, işler ve süreçler değişiyor, bilgiler daha şeffaf hale geliyor ve sorumluluklar yeniden dağıtılabiliyor. Bu değişiklik bazen korku ve direnç oluşturabilir. Bu nedenle, her departmana ERP projesinin günlük iş için somut faydalarını iletmek, çalıştaylar ve eğitim yoluyla çalışanları yeni sisteme alıştırmak önemlidir. Çalışanlar değişimin neden olduğunu ve değişimin getireceği faydaları anladıklarında, değişim süreciyle artan rahatlığa geçmek için bir temele sahip olurlar.
Değişim yönetimini teknoloji/sistemler, süreçler ve insanları içeren bir “değişim üçgeni” olarak düşünün. O üçgenin üç parçasına da odaklanmanız gerekiyor. Tuzak 4'te tartışıldığı gibi, soru ve endişeleri ortaya çıktıkça ele aldığınızdan emin olarak, çalışanlarınızla birçok kanal aracılığıyla açık ve sık iletişim kurun. Değişime yönelik itirazların ve direnişin, beklenmedik anlarda projeye daha fazla zarar verebileceği süreç sırasında değil, sürecin başlarında dile getirilmesi ve yanıtlanması çok daha iyidir.
Sonuç: İmplementasyon Uzmanlık Gerektirir!
Bir ERP uygulamasının karmaşıklığı ve zorlukları hafife alınmamalıdır çünkü süreç, sistemlerinizin, süreçlerin ve insanların dikkatli koordinasyonunu gerektirir. Ancak iyi planlama ve sağlam süreç organizasyonu ile engeller kaldırılabilir ve karmaşıklıklar açıklığa kavuşturulabilir.
Yazılım ortağı tarafında başarılı bir ERP yöneticisinin desteği, kanıtlanmış bir uygulama metodolojisinin yanı sıra sorunsuz bir ERP uygulamasına önemli ölçüde katkıda bulunur. Kurum içi uzmanlığı olmayan orta ölçekli şirketler için, ERP sağlayıcısının deneyimi ve yetkinliği, seçim sürecinde kilit bir faktör olmalıdır. Her şeyi daha önce görmüş ve şirketlerin yol boyunca her zorlukta başarılı bir şekilde ilerlemesine yardımcı olan deneyimli bir ortağa ihtiyacınız var.
abas ERP ile yola çıkarsanız, yukarıda bahsedilen tuzaklara yakalanmadan başarılı bir ERP projesi süreci yürütüyor olursunuz. Şimdi iletişime geçin.