Bu makaleyi okuduktan sonra, e-postaların kralı olacaksın. Dürüst.
Birçokları için e-posta hala ayrılmamış bir çalışma aracı ve günlük acı çekiyor. Birinin yedi tane gelen mektubu var ve şimdi onları hemen parçalara ayıracak. Birinin 46 tane gelen kutusu var, ancak alışkın olduğu için bir gün içinde onları da toplayacak. Her kişi için, ertesi gün işleme ertelenmeden ve buna bağlı olarak elektronik kutuda tıkanmalar oluşturmadan, günlük olarak gelen e-posta sayısı için belirli bir eşik bulunmaktadır. Bu eşiğe "doğal" diyebilirsiniz.
Bir kişinin idare edebileceğinden daha fazla harf varsa, o zaman e-posta yönetimine olan yaklaşımınızı değiştirmeniz gerekir. Bu, eşiği belirli bir durumda gereken değere yükseltir. Günde 100 e-posta işlemeniz mi gerekiyor? Böylece yapabilirsiniz ve 100, sadece posta ile çalışmak için doğru yöntemi kullanın. Hangisi? Şimdi söyle.
Bir kişinin postayla başa çıkabileceğinin tek göstergesi çalışma gününün sonunda sıfırdır. Yetkili gelen işlemlerin kilit prensibi önünüzdeki mektubun anlaşılmasıdır. Öncelikle harfleri nasıl açıkça sınıflandıracağınızı ve her tipte ne yapacağınızı bilmeniz gerekir.
Gelen tüm harfler yedi kategoriye ayrılabilir:
- Cevap vermene gerek yok, okumaya gerek yok. Bu tür harflerin iki yolu vardır: arşivleme veya silme. Hiç okumadığınız başka bir bülten alırsanız, kendinize bir iyilik yapın - abonelikten çıkın. Gelecekte onlarca mektuptan kurtulmak için takas edilen bir işlem. Bir günde harflerin akışıyla nasıl başa çıkılacağını öğrenmek istiyoruz. Daha az akış daha kolaydır. Önemli bir şeyi kaçırmaktan korkmayın. Gerçekten gerekli olan bilgi size başka bir yolla ulaşacak ve en az bir kez daha önünüze çıkacaktır.
- Dosya ekleri ile. Bu, mevcut veya gelecekteki işler için bir şeyler veya bilgiler için ödeme yapılması gerektiğinin bir bildirimi olabilir. Bu tür mektuplar için ayrı klasörler oluşturmak yararlıdır, ancak fanatizm olmadan. Çok fazla klasör mü var? Basitleştirin. Daha sonra gerekli bir şeyi bulmak için, bin klasöre değil, postacının arama işlevlerini kullanabilmenize gerek vardır.
- İstediğiniz gibi cevaplayın. Cevap isteğe bağlı görünüyor, ancak bazen nezaket faydalıdır. O zaman sadece duruma göre hareket edin.
- İnceleme zamanı geldi. Okumak ilginç, ama mutlaka değil. Bu ve önceki kategorilere mümkün olduğunca çok harf göndermeye çalışın. Bu, verimli posta işlemenin anahtarıdır.
- Bugün cevap vermelisin. Her şey basit: bir şey kesinlikle acilse veya iş gününün sonunda ya şimdi alın ve yanıtlayın.
- Cevap vermek lazım, ama bugün değil. E-postanın güzelliği bir sohbet veya telefon olmamasıdır. Bu, mektubun başlığında belirtilmemişse, kimse e-posta ile anında bir yanıt beklememelidir ve beklememelidir. Cevap için bir gün çağrılırsa veya ne kadar süre cevap vermeniz gerektiğini kendiniz biliyor ve anlıyorsanız, bu tür mektupları uygun klasöre yerleştirin. Örneğin, “Pazartesi günü cevapla”, “salı günü cevapla” vb. Şimdi kendinize "Sabahları postayla işle, bugün için gecikmeli" şeklinde bir kontrol listesi oluştur. Bu tür amaçlar için, özel otomasyon araçları da vardır: Gmail için RightInbox, FollowUpThen.com ve FollowUp.cc.
- Anlaşılmaz mektup. Bu kategorilerden birine atfedilmesi zor mektuplar var. Kendiniz için endişelenmeyin ve bu mektupları yukarıda listelenen kategorilerden birine gönderme konusunda kendinizle aynı fikirde olun.
Bu sınıflandırmaya göre, 2, 3, 4 ve 6 numaralı kategoriler için klasörlere ihtiyacımız olacak.
E-posta işleme kuralları
- İş gününün sonunda gelen kutuyu sıfıra getirmek için 30 dakika bekleyin. Her harfe anında yanıt vermeye çalışmaktan daha etkilidir. İnsanlar çoklu görev değildir. Daha az dikkat dağıtıcı ve anahtarlama - daha yüksek verimlilik.
- Acil mektuplarla ne yapmalı? Gün boyunca kutuyu işaretleyeceğiniz aralığı ayarlayın. Örneğin, saatte bir kez. Acil önemli mektuplar için kutuyu işaretleyin ve eğer yoksa, işe geri dönün. Postanın avantajını unutmayın: Anlık etkileşim için bir yol değildir. Acil olmayan mektuplardan birinde belirtilen sorunun, günün sonuna kadar katılımınız olmadan çözülmesi veya günün sonunda, sorunu daha hızlı ve daha verimli bir şekilde çözecek daha fazla bilgi alacağınız mümkündür.
- Postaları kontrol etmediğiniz herhangi bir zamanda postayı kapalı tutun. Bildirimleri devre dışı bırak. Kendine gelen harf sayısının dikkatini dağıtan düşünceden kurtul. Şimdi başka bir işin var ve postanın zamanı gelmedi. Bu yaklaşımın doğruluğu konusunda şüphe anlarında, şunu unutmayın: nükleer santralde değilsiniz, ancak üzerinde olsanız bile, e-postayla değil, reaktörün aşırı ısınması hakkında size bilgi verilecekti.
- Posta işlemeyi hızlandırmak için iş gününü zamanında bitirmek isteğinizi kullanın. Bu nedenle, gün sonunda gelen kutusunun sıfıra sökülmesi önerilir. 30 dakikanız var ve çabucak her şeye son vermek istiyorsunuz. Aslında, bir tür oyun çıkıyor, ama aynı zamanda e-posta işlemeyi bilerek oynayabilirsin.
- Kısaca ve konuya yaz.
- Olumlu ve arkadaşça olun. E-postalar ilişkiler kurabilir ve yok edebilir. Gerçekten önemli meseleleri ele almak yerine, insanlar bazen rakibini mümkün olduğunca zarif ve gizli bir aptal olarak nitelemeye çalışırlar ve tüm metin bunun üzerine inşa edilir. Olumlu mesajınızı, mektubun gövdesinde küçük ve hoş bir cümleyle ifade etmekte tuhaf bir şey yoktur. Arkadaşlığınız size geri dönecek ve yazışma çok daha anlamlı ve etkili olacaktır.
- Harfleri ters sırada sıralamanız gerekir. Ve tek yol. Eski harflerle başlamak daha mantıklı görünüyor, ancak hedefimiz sıfır gelen kutusudur, bu da çalışma gününün sonundan önce aldığımız ilk harfe ulaşacağımız anlamına gelir. Kendinizi şımartın ve yarın için bugün alınan son mektupları bırakmaya başlarsanız, tüm teknik çalışmayı durdurur. Temel kurallara uymuyorsanız, neden e-posta ile yetkin çalışmaları araştırmanız gerekiyor? Eskisi gibi çalışmaya devam et ve acı çek.
- Sadece gerekli harfleri açın, arşive gönderin veya diğerlerini silin. Gereksiz şeyler için abonelikleri de kötüye kullanıyoruz (aksine, Pc-Makale aboneliği çok gerekli) ve sonuç olarak okuyabileceğimizden daha fazla bilgi alıyoruz. Gerekli mektuplar nasıl ayırt edilir? Bir basit ama çok etkili kural var: Sadece sizin için belirli bir kişiye hitap eden mektupları açın. Gerisi - durum hakkında makalenin başında açıklanan kategorilerden birinde.
- Şablonlar oluşturun. Genellikle harflerin cevapları oldukça standart, yani aynı şeyi siz yazıyorsunuz. Bu cümleyi sık yazdığınızı fark ettiniz mi? Hızlı kopyala yapıştır için bir şablon hazırlayın veya posta hizmetinde kendiniz oluşturun.
- Posta işlenirse ve hala zaman varsa, o zaman verimli kullanmanız gerekir. 3, 4 ve 6 no'lu harfler kategorisine girer ve orada emir veririz.
Fark ettiğiniz gibi doğru öğretici olan bu öğretici, LinkedIn CEO'su Jeff Weiner'in daha genel e-posta ipuçlarına mükemmel bir ektir. Ayrıca Leo Babauts'ın gönderdiği 10 ipucunu da kaçırmayın. Aslında, e-postadan en iyi şekilde yararlanmanın birçok yolu vardır. Kendinize uygulanabilir teknikleri deneyin, sonuçları analiz edin ve yorumlarda e-posta ile çalışmanın verimliliğini arttırma konusunda kendi ipuçlarınızı bırakmayı unutmayın.