Çalışanların katıldıkları toplantıların yaklaşık üçte birinde olmaları gerekmediğini gösteren yeni bir ankete göre gereksiz görüşmeler büyük şirketlerde 100 milyon dolarlık bir kayba neden oluyor.
Charlotte North Carolina Üniversitesi'nde örgütsel bilim, psikoloji ve yönetim profesörü olan Steven Rogelberg tarafından yaz boyunca gerçekleştirilen ankette, 20 sektördeki 632 çalışandan haftalık takvimlerini incelemeleri ve toplantılarda gerçekte ne kadar zaman harcadıklarını ölçmeleri istendi. Ayrıca bu toplantılardan ne kazandıklarını ve sonucunda ne kazandırdıklarını da gözden geçirmeleri belirtildi.
Çalışanlar, toplantılarda haftada ortalama 18 saat harcıyor ve yüzde 31’ini reddetmek isteseler de davetlerin yalnızca yüzde 14'ünü reddediyorlar. Kritik olmayan toplantılara isteksizce gitmek, çalışan başına yıllık yaklaşık 25 bin doların boşa harcanmasına neden oluyor. Bu rakam 5 bin’den fazla çalışanı olan herhangi bir kuruluş için yılda 101 milyon doların kayıp demek.
İsteksiz bir şekilde ‘Evet’ diyorsunuz
Yirmi yıldır toplantı araştırmaları yapan Rogelberg, "Toplantılar bizi kontrol ediyor ve kötü toplantıların muazzam bir maliyeti var" dedi ve “Bir toplantı daveti alıyorsunuz ve içinizden 'Orada olmama gerek yok' diyorsunuz, ama yine de evet cevabını veriyorsunuz. Bunun nedeni ne?" diye ekledi.
Yöneticiler kontrol duygusunu seviyor
Birçoğu evet diyor çünkü bu bir işyeri normu yani kural olarak benimsenmiş bir durum. Çalışanlar toplantıya gitmeyerek iş arkadaşlarının meşgul olmadığını düşünmesini istemiyor. Başka çalışanlar ise olanlarla ilgili güncellemeleri kovalamayı sevmez. Rogelberg, çoğu yöneticinin çalışanları ile toplantıları nasıl ve ne zaman reddedecekleri hakkında konuşmadığını, bunun nedeninin ise sağladıkları kontrol duygusundan hoşlanmaları olduğunu söyledi. Anket, kadınların daha sonra hızlandırmak için meslektaşlarını rahatsız etme korkusuyla toplantıları reddetme konusunda erkeklerden daha endişeli olduğunu buldu.
"Toplantılarımın beni yönettiği günler oluyor"
Finansal hizmetler sektörü için gelir-veri yazılımı sağlayan Riva'da pazarlama ve ürün stratejisi başkan yardımcısı Betsy Peters, "Şahsen, toplantılarımın beni yönettiği günler ve haftalar var" dedi. Pandemi vurduğunda ve çalışanlar uzaktan çalışmaya başladığında Peters'in Riva'nın toplantılarını daha iyi idare etmesi gerekiyordu, bu yüzden Rogelberg'den Riva'nın yaklaşık 100 çalışanı ile konuşmasını istedi. O zamandan beri, toplantıya gelecek kişilerin listesini küçültme konusunda daha iyi hale geldiler. Ayrıca tüm toplantılar kısaltılarak insanların özet notlar alabilmesi ya da bir sonraki aramalarına hazırlanabilmeleri sağlandı.
Çalışan bağlılığına zarar veriyor
Rogelberg'in daha önceki araştırması, kötü yönetilen toplantıların çalışan bağlılığına zarar verebileceğini ve hatta işten ayrılmaların artırabileceğini söyledi. Pandemi sırasında uzaktan çalışma ve video konferansa geçiş nedeniyle toplantıların daha da kötü bir hal aldığı ise araştırma da değinilen bir nokta oldu.
Microsoft'un işyeri yazılımının binlerce kullanıcısına dayanan verileri, toplantılarda geçirilen sürenin Şubat 2020'den bu yana üç kattan fazla arttığını ve haftalık toplantı sayısının iki katından fazla arttığını söylüyor. 2020’de bir araştırma ekibi, pandemiden hemen sonra iletişim kalıplarının nasıl değiştiğini inceleyen yakın tarihli bir çalışma yaptı. Çalışma sonucunda sanal toplantıların bilişsel olarak daha zorlu, dikkati dağıtmaya daha yatkın ve birçok yönden daha az etkili olma eğiliminde olduğu fark edildi.
Rogelberg, toplantılarda ortalama bir çalışandan yaklaşık yüzde 20 daha fazla zaman harcayan yöneticilerin, iletişimde daha mantıklı ve insanların onları reddetmesine izin verme konusunda daha açık olmaları gerektiğini söyledi. Microsoft'tan alınan yeni verilere göre toplantı düşüşleri geçen yıla kıyasla yüzde 84 arttı ancak bunun nedeni büyük olasılıkla çakışan toplantıların aynı dönemde yüzde 46 artması.
Toplantıların ilgili kısımlarına çağırmayı deneyin
Toplantı gündemleri, bir dizi konu olarak değil, cevaplanması gereken bir dizi soru olarak çerçevelenmeli. Rogelberg, "Aklınıza herhangi bir soru gelmiyorsa, toplantıyı yapmamalısınız" dedi. Ankete göre insanları bir toplantının sadece gerekli olabilecekleri kısmına davet etmek de etkinliklerini artırmaya yardımcı oluyor. Aksi takdirde, insanlar ilgi alanları olmayan kısımları görmezden geliyor. Rogelberg'in anketine katılanlar, gereksiz bir toplantının yüzde 70'inde birden fazla görevde yer aldıklarını söyledi.
Gereksiz toplantıların maliyetini tahmin etmek için Rogelberg, çalışanların saatlik ücretlerini kendi bildirdikleri maaşlarına ve haftada çalışılan saatlere göre hesapladı. Ardından bu rakamlarla farklı büyüklükteki firmaları temsil edecek şekilde maliyetleri tahmin etti. Yazılımları şirketlerin toplantıları kaydetmesine ve yazıya dökmesine yardımcı olan Otter.ai çalışmayı finanse etti ve ortak oldu.