Bir proje yöneticisi olarak hangi sorunlarla ve engellerle karşılaşıyorsunuz? Birçoğu için kapsam kayması, zayıf iletişim ve görev gecikmeleri listenin başında gelir.
Bariz olanı belirtmek gerekirse, proje yönetimi yanıltıcı olabilir. Dikkatli bir planlama ve strateji oluşturmadan, körü körüne çalışıyormuşsunuz gibi hissedebilirsiniz.
Dolayısıyla, bir proje yönetimi pozisyonundaysanız, en iyi seçeneğiniz temel bilgilerle başlamaktır. Burada, neyin ne zaman yapılması gerektiğini daha iyi anlamanıza yardımcı olmak için projeleri beş aşamaya ayıracağız.
Proje yönetimi yaşam döngüsü
Büyüklüğü veya kapsamı ne olursa olsun, tüm projeler benzer bir süreç izler. Proje yönetiminde bu sürece bir projenin yaşam döngüsü denir.
Bir proje yaşam döngüsü genellikle dört aşamadan oluşur: başlatma, planlama, yürütme ve kapatma. Ancak bazı proje yöneticileri, izleme ve kontrol adı verilen beşinci bir aşama ekler.
Ek adım, yöneticilerin projeyi yolunda tutmasına yardımcı olabilir ve sorunların derhal tespit edilmesini ve ele alınmasını sağlar.
Sonuç olarak, beş aşamalı modellerin projelerin başarılı olmasına yardımcı olmada daha çevik ve etkili olduğu düşünülmektedir. Aslında, Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) beş aşamalı bir yaşam döngüsünü de desteklemektedir.
Bir sonraki bölümde, proje yönetimi yaşam döngüsünün her aşamasına daha yakından bakacağız.
Proje yönetiminin beş aşaması
Her başarılı proje aynı beş aşamadan geçer: başlatma, planlama, yürütme, izleme ve kontrol.
1. Aşama: Proje kavramı ve başlatma
Her proje anlayış ve başlatma ile başlar. Bu aşamada bir fikir, hedefler, proje başlatma belgeleri ve paydaşlarla tamamlanmış bir iş planına dönüşür.
Bu aynı zamanda proje ekiplerinin proje için geniş bir yol haritası oluşturmak üzere proje yöneticisi ile bir araya geldiği zamandır.
Ekipler bu aşamada aşağıdakiler de dahil olmak üzere birkaç soruyu ele almalıdır:
- Bu projenin amacı nedir?
- Bazı olası engeller nelerdir?
- Kilit paydaşlar kimlerdir?
- Minimum veya maksimum bütçesi var mı?
- Bu proje ne kadar sürecek?
Bu aşamanın bir parçası olarak, proje sponsoru (projenin tamamlanmasını talep eden kişi) bütçeyi ve zaman çizelgesini onaylar.
2. Aşama: Proje planlama
Projeyi daha geniş bir düzeyde tanımladıktan sonra, ayrıntıları belirlemenin zamanı geldi.
Bu aşamada, proje yöneticisi projenin yürütülmesi, izlenmesi ve kontrolü için ayrıntılı bir plan geliştirir. Bu genellikle hedef belirlemekle başlar.
Bir projenin hedeflerini tanımlarken, SMART ve CLEAR metodolojileri en popüler olanlardır.
SMART kısaltması, Spesifik, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, Gerçekçi ve Zamanında anlamına gelir. Bu çerçeveyi kullanmak, hedeflerinizin açıkça tanımlanmış, gerçekçi ve ulaşılabilir olmasını sağlar.
Bir örneğe bakalım. Belirsiz bir hedef, “Sipariş karşılamayı kolaylaştıran bir uygulama geliştirin” olabilir. SMART yöntemini kullanarak bu hedef, “Sipariş karşılama süresini %20 azaltan bir uygulama geliştirin” gibi bir şeye benzer.
CLEAR kısaltması İşbirlikçi, Sınırlı, Duygusal, Kabul Edilebilir ve Rafine anlamına gelir.
Bu metodolojide, proje ekibi, proje son tarihi ve bütçesi dahilinde spesifik ve ulaşılabilir bir hedefe doğru çalışır. Herkes bunu başarma konusunda tutkulu olmalı ve genel proje hedefleriyle ilgili olmalıdır.
Plan aynı zamanda kilometre taşlarını ve teslimatları içermelidir, böylece herkes ne yapılması gerektiğini, kimin neyi ele aldığını ve kilometre taşlarının ne zaman tamamlanması gerektiğini bilir. Ayrıca görevlerin bir dökümünü, bir zaman çizelgesini, bir iletişim planını, bir risk azaltma stratejisini ve en kötü durum senaryolarıyla başa çıkma planını içerir.
Bu aşamayı planlamak için kullanabileceğiniz birkaç ideoloji var. Çevik proje yönetimi kullanılarak geliştirme kaynakları etkin bir şekilde kullanılır ve müşteri ihtiyaçları karşılanır.
Herkesi ilerleme konusunda güncel tutmanın yanı sıra, hızlı ve kolay değişiklik yapılmasına olanak tanır. Çevik proje yönetimi, yazılım geliştirme projelerini daha etkin ve verimli bir şekilde yönetmeyi mümkün kılar.
3. Aşama: Proje yürütme
Planlama aşaması tamamlanır tamamlanmaz, planı uygulamaya başlama zamanı. Asıl iş burada yapılır.
Bu aşamada, proje yöneticileri iş akışları oluşturur, ekip üyelerine görevler atar ve herkesin yolunda gitmesini sağlar. Ayrıca proje ilerledikçe paydaşları ve ekipleri döngüde tutarlar.
Oynanacak çok fazla ayrıntıyla, birçok proje yöneticisi görevleri, zaman çizelgelerini ve bütçeleri tek bir merkezi konumda izlemek için Asana, Trello ve HubSpot’un Proje Yönetim Yazılımı gibi işbirliği araçlarından yararlanır.
İyi tasarlanmış bir proje yönetim aracı sizi doğru yolda tutacak ve hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olacaktır. En iyi proje yönetimi yazılımlarının listesi için bu yardımcı kılavuza göz atın .
Aşama 4: Proje izleme ve kontrol
Dördüncü aşama genellikle Aşama üç ile aynı anda çalışır. Sonuçta, bir projeyi izlemek için öncelikle çalışıyor olması gerekir.
Bu aşamada, proje yöneticisi sorunları çözmek için ekibiyle birlikte çalışır. Bu, projenin kapsamındaki veya kaynakların mevcudiyetindeki değişiklikleri yansıtmak için planın periyodik olarak gözden geçirilmesini ve güncellenmesini içerir.
Plana göre ilerlemeyi izlemek ve gerektiğinde düzeltici önlem almak da önemlidir. Örneğin, beklenmedik gecikmelere veya değişikliklere uyum sağlamak için zaman çizelgesini revize etmek gerekebilir.
Bunun da ötesinde, proje yöneticileri ilerlemeyi temel performans göstergelerine (KPI’lar) veya kritik başarı faktörlerine (CSF’ler) göre izleyebilir. Örneğin, projenizin programa ve bütçeye uygun olup olmadığını veya belirli görevlerin tamamlanıp tamamlanmadığını ölçebilirsiniz.
Aşama 5: Proje kapanışı
Bu, proje yönetimi yaşam döngüsünün son aşamasıdır. Bu, çıktıları onay için proje sponsoruna teslim ettiğiniz zamandır. Bu aşamada ekip dağılır ve proje için sözleşmeli işe alımlar sonlandırılır.
Kapanıştan sonra, proje yöneticisi, projeden öğrenilen derslerin yanı sıra gelecekte yararlı olabilecek gerekli verileri belgeleyen son bir gözden geçirme gerçekleştirir.
Ekip üyeleri ve paydaşlar, raporun sunumu sırasında başarısızlıkları ve başarıları da tartışır. Bu, kuruluş genelinde performansı ve üretkenliği artırmaya yardımcı olur.
Proje yönetiminin geleceği her zamankinden daha parlak görünüyor
Geleneksel olarak, proje yönetimi kalem ve kağıtla veya en iyi ihtimalle bir elektronik tabloyla yapılırdı. Projelerin karmaşıklığı ve iş gücünün dağılması nedeniyle bu yöntemler etkisiz hale geldi.
İlerlemeyi takip etmek ve son teslim tarihlerini karşılamak, önce dijital bir yaklaşım gerektirir. HubSpot’un proje yönetimi yazılımı, proje yönetimine kesinlikle yardımcı olabilecek bir araçtır.
Bu yazılımla ekipler iş akışlarını kolaylaştırabilir, ilerlemelerini takip edebilir, belgeleri paylaşabilir ve görevlerini yönetebilir.
Üstelik HubSpot CRM platformu, onu diğer satış ve pazarlama araçlarınızla kolayca entegre etmenizi sağlar. Bu, ilerlemeyi takip etmeyi kolaylaştırır ve herkesin aynı sayfada olmasını sağlar.
Ek olarak, yazılım, kullanıcılara iş akışları hakkında gerçek zamanlı içgörüler sunarak, darboğazları belirlemelerine ve buna göre ayarlama yapmalarına olanak tanır.
Yani, proje yönetiminizin seviyesini yükseltmenin yollarını arıyorsanız, işte size fırsat. Ekibinizin ilerleyişini takip etmek ve verimliliği artırmak için iş akışlarınızı düzene sokmak için aşağıdan proje yönetimi şablonunuzu alın.
Kaynakça: blog.hubspot.com