Bir toplantı düzenlemenizin, iş mülakatları, personel değerlendirmeleri, müşteri görüşmeleri ve yatırımcı sunumları gibi pek çok nedeni olabilir. Ancak bu toplantıların başarısı, önceden yaptığınız hazırlığa bağlıdır. Verimli iş toplantıları yaptığınızdan emin olmak, özellikle de insanlar katılmak için zaman ayırdıysa başarının şartıdır. Yapmak istediğiniz son şey verimsiz toplantılara zaman harcamaktır.
Bu makalede, mümkün olduğunca etkili bir toplantı düzenlemek için nasıl hazırlanacağınızı anlatacağız.
Toplantı hazırlığı için zaman ayırmak, toplantının iyi veya kötü geçmesini belirleyebilir. Burada, toplantıya kendinizi erkenden hazırlamak için atabileceğiniz adımlardan bazılarını bulabilirsiniz.
Toplantı hazırlığının ilk adımı, toplantının ne zaman, nerede ve nasıl yapılacağını teyit etmektir. Toplantıyı düzenleyen kişi sizseniz tüm katılımcılara toplantı lokasyonunu, tarihi, saati ve gerekli diğer bilgileri bildirmeniz gerekir. Ayrıca herkesi rahatça alabilecek kadar geniş ve ihtiyaç duyacağınız tüm ekipmanlara sahip bir toplantı alanı rezervasyonu yapmanız gerekir. Bu ayrıntıların onayı genellikle e-posta ile gönderilir. Böylece katılımcılar, toplantıyı kaçırmamak için ajandalarına ekleyebilirler.
Ayrıca toplantının odağından sapmasını önlemek için yalnızca orada bulunması gereken kişileri davet ettiğinizden emin olmalısınız.
Tüm katılımcılar toplantıya girmeden önce toplantının amacını anlamalıdır. Bu sayede herkes aynı düzeyde bilgiyle toplantıya başlar ve herhangi bir soru önceden cevaplanabilir.
Toplantının amacını anlamanın diğer bir nedeni de sizin neden orada bulunmanız gerektiğini anlamanızdır. Kalabalık ekipleri olan organizasyonlar, farklı departmanlardaki sorumlulukların her zaman tam olarak farkında olmayabilir. Bu, toplantıya daha fazla değer katabilecek bir iş arkadaşınız yerine sizin katılmanız anlamına gelebilir. Toplantının amacını önceden anlamanız bu durumu önlemenize yardımcı olacaktır.
Toplantı hazırlığının önemli bir parçası da gündemdir; tüm katılımcıların birlikte oldukları süre boyunca odaklanmalarını sağlar. Net ve öz bir gündem, toplantının genellikle daha etkili geçmesini sağlar. Bu yüzden toplantı lideri, öncesinde gündemin neleri içermesi gerektiğiyle ilgili katılımcılardan fikir almalıdır.
Toplantıdan önce gündemi gözden geçirmek katılımcıların gerekli olabilecek her türlü bilgiyi hazırlamasını ve soruları yazabilmesini sağlar. Böylece toplantı başlarken dosya ve e-posta arama paniğinin önüne geçilmiş olur!
Gündemi kavradıktan sonra yararlı olabilecek tüm okuma ve araştırmayı önceden tamamlamanız gerekir. Örneğin bir iş görüşmesine giriyorsanız mülakatı yapan şirketle ilgili araştırma yapmak ve işletme hakkında bazı bilgiler edinmek iyi olur.
Toplantı sahibi olarak ihtiyacınız olan tüm ekipmanları hazır bulundurmak sizin sorumluluğunuzdadır. Mümkünse toplantı odasının rezervasyonunu, herkes gelmeden 30 dakika öncesine ayarlayın. Böylece tüm hazırlıkları yapabilir ve teknolojik gereçlerin düzgün çalıştığını kontrol edebilirsiniz. Örneğin sunum yapıyorsanız resimlerinizin yüklendiğinden ve metnin net bir şekilde göründüğünden emin olmak için kullanacağınız tüm ekipmanları her zaman hızlı bir şekilde gözden geçirmelisiniz.
Bir toplantınız için lokasyon seçerken toplantınızın amacı ve katılımcıları hakkında düşünmek önemlidir. Örneğin yaratıcı düşünme veya ekip oluşturma temalarını içeriyorsa toplantıyı şirket dışında yapabilirsiniz. Daha resmi ekip toplantılarını ise bir konferans odasında veya ana ofis içindeki bir dinlenme odasında yapmak daha uygun olabilir.
Eğer bir serbest çalışan veya küçük işletme sahibiyseniz ve toplantı düzenleyecek büyük bir ofisiniz yoksa bir kafede veya ortak çalışma alanında toplanmayı seçebilirsiniz. Birçok donanımlı ofis alanı, önceden rezerve edilebilen toplantı odalarına ve salonlarına erişim sunar. Uzaktan çalışan işletmelerin artmasıyla birlikte sanal toplantılarda da keskin bir artış olmuştur.
Lokasyona karar verdikten sonra ihtiyaç duyduğunuz olanaklara sahip olup olamayacağınızı kontrol etmeniz gerekir. Toplantı alanlarının çoğunda ücretsiz Wi-Fi ve çay-kahve alma imkanı bulunur ancak bazıları teknolojik ekipmanların kullanımı için ekstra ücret almaktadır.
Toplantınızın iyi bir başlangıç yapmasını sağlamanın en önemli adımı hazırlık yapmaktır. Ancak herkesin toplantıyı takip edebildiğinden emin olmak da önemlidir.
Ayrıca verimsiz toplantıların en yaygın nedenlerinden biri, konu dışı konuşmalardır. Gündemi belirledikten sonra buna bağlı kalın ve ekip üyelerinize, zamanı verimli kullanmak için toplantının amacını hatırlatmaya devam edin. Odaklanmanıza yardımcı olmak için gündem bölümlerine zaman kısıtlamaları da koyabilirsiniz. Ancak bunu yaparken dikkatli olun; insanlar, fikirlerinin aceleye getirildiğini hissederse olumsuz bir etki de yaratabilir.
Toplantınızın sonunda üzerinde tartıştığınız her şeyi gözden geçirmeli ve kilit noktaları içeren bir eylem planı oluşturmalısınız.
Ayrıca sanal ofis plus paketleri, gerektiğinde toplantı odalarına erişim de sunmaktadır.
Bir sonraki önemli toplantınıza hazırlık amacıyla yeterince zaman ayırdığınızdan emin olmak için toplantı odanızı önceden ayırtın.