İş süreci yeniden tasarımı terimi; yatırım getirisi, maliyet azaltma ve hizmet kalitesi gibi performans ölçülerinde, kuantum sıçramaya ulaşmak amacıyla, bir şirketin kilit iş sürecinin tamamen revize edilmesini ifade eder. Yeniden tasarlanabilen iş süreçleri, üretim, üretimden satış ve müşteri hizmetlerine kadar tüm kritik süreçleri kapsar. İşletmeler, danışmanlarını yeniden tasarlamayı yönlendirmeye yardımcı olabilir.
İş süreci yeniden tasarımı, bir şirketin kilit iş süreçlerinin tam bir revizyonudur. İş süreci yeniden tasarımı, gevşekliği ve fazlalığı azaltarak, maliyetleri düşürerek ve yönetimi keskinleştirerek verimliliğini artırır. Başarı, kesinlikle karlılık metrikleri kullanılarak ölçülür. İş süreci yeniden tasarımı, maliyetli ve zaman alıcı olabilir, işten çıkarmaya ve iş akışının bozulmasına neden olabilir.
İş Süreci Yeniden Tasarımını Anlamak
İş süreci yeniden tasarımı terimi, aynı zamanda iş süreci yeniden yapılandırılması veya iş süreci dönüşümü olarak da adlandırılır. Yeniden tasarım, 1990’larda iş liderlerinin endüstrilerindeki değişen teknolojiye ve diğer güçlere uyum sağlamaya odaklanma yolu olarak popüler hale geldi. Bu, şirketin mevcut iş akışının ve süreç yapısının gözden geçirilmesini ve daha verimli olması için elden geçirilmesini gerektirir.
Belli bir uzmanlık gerektirdikleri için, bazı şirketler harici tarafların herhangi bir değişikliği gözden geçirmesini, tasarlanmasını ve uygulanmasını isteyebilir. Birçok şirket, rekabet gücünü korumak için, yeni altyapı gerektiren sektördeki değişiklikler nedeniyle iş sürecini yeniden tasarlamıştır. Bazı durumlarda şirketlerin süreçlerini tamamını çöpe atarak ve yenilerini benimseyerek radikal değişiklikler yapılması istenebilir.
Örneğin, bir ürünü üretmenin veya bir kaynağı erişmenin daha verimli yolu geliştirilirse, bir işletme, süreçlerinden vazgeçmeye ve emsallerini takip etmek için yenilerini benimsemeye zorlanabilir. Sanayi güçleri, şirketlerin rekabetçi kalabilmek için iş süreci yeniden tasarımlarına tabi tutulmasını isteyebilir, bazıları diğerlerinden daha radikal olabilir.
Yeni güvenlik önlemleri gerektirebilir bir düzenleyici görev kuvvetleri, şirketin yeniden düzenlemek için bir üretim süreci adımını dâhil edebilir. Örneğin; kurşun, ev boyalarının üretiminde ve ayrıca oyuncak ve diğer eşyaların üretiminde kullanılmamalıdır. Ürünlerinde kurşun kullanan şirketler, işlemlerini kullanmayı bırakmak ve bir bileşen olarak değiştirmenin yollarını bulmak için süreçlerini yeniden gözden geçirmek durumunda kalmaktadırlar.
Bazı şirketlerin, işlerinin karlarına zarar veren kısımlarını ortadan kaldırmayı düşünmesi gerekebilir. Maliyetleri azaltmak için bir sürecin yeniden tasarımı başlatılabilir. Bu, konsolidasyonu, personel indirimlerini, daha sıkı bütçelemeyi, kârsız faaliyetlerin satışını ve ofisleri ve diğer tesisleri kapatmaya yol açabilir. Yetkili kanalları daraltmak için yürütme pozisyonları ve yönetim katmanlarını ortadan kaldırabilir.
Özel Hususlar
Şirketlerin iş süreçlerinde herhangi bir değişiklik yapmadan önce operasyonlarını, misyon bildirimlerini ve diğer önemli bileşenlerini gözden geçirmeleri önemlidir. Örneğin, şunları düşünebilirler:
- Kilit müşterilerini belirleme
- İşletmenin nasıl değer sağladığını belirleme
- Kendilerine yeniden bir tasarıma ihtiyaç duyup duymadıklarını sorma veya kendilerini bir bütün olarak yeniden tanımlama
- Misyonlarını uzun vadeli hedefleriyle karşılaştırmak
- Yeni bir tasarım mantıklıysa, bir işletme için aşağıdakileri de içeren bir dizi adımdan geçmeyi düşünmesi gerekir
- Net hedefler ve niyetler belirlemek
- Temel iş süreçlerini belirleme
- Herhangi bir boşluk veya iyileştirilmesi gereken alanların belirlenmesi
- Değişiklikleri tasarlama ve geliştirme
- Değişiklikleri uygulama ve izleme
İş Süreci Yeniden Tasarımın Sınırlamaları
Yeniden tasarım genellikle verimsiz departmanları veya katmanları ya da operasyonun yedeklerini ortadan kaldırmayı amaçlamaktadır. Yeniden tasarımın odak noktası, işletmenin kuruluş için en büyük getiriyi ve geliri sağlayabilecek yönlerini en üst düzeye çıkartmak olabilir. Bu, değişikliklerin sadece şirketin en zor kısımlarını yeniden konumlandırdığı, dar bir yol izlediği anlamına gelebilir.
Bazı durumlarda yeniden tasarım, her departmana ve bölüme ulaşarak daha geniş bir yaklaşım alabilir. Kapsamlı yeniden tasarımlar daha fazla zaman alabilir ve daha fazla kesintiye neden olabilir. Yeniden tasarlama, belirli bir süre için işlekleri kesintiye uğratabilir ve çalışanların bölümleri raporlamasını, yeniden hizalamasını ve konsolide etmesini değiştirebilir ve işletmenin belirli yönlerini ortadan kaldırabilir. İş süreci yeniden tasarımının eleştirileri şunlardır.
- Çok sayıda iş fazlalığı veya işten çıkartmaya neden olabilir
- Diğer faktörler de düşük performanstan sorumlu olabileceği zaman, hatalı iş süreçlerinin şirketin zayıf performansının ana nedeni olduğunu varsayar
İnsan Kaynakları Planlaması
İnsan kaynakları Planlaması, bir kuruluşun en değerli varlığı olan kaliteli çalışanlarının optimum kullanımını sağlamak için, sürekli sistematik planlama sürecidir. İnsan kaynakları planlaması, insan gücü eksikliklerinden veya fazlalarından kaçınırken, çalışanlar ve iş arasında en iyi uyumu sağlar.
İnsan kaynakları planlaması sürecinin dört temel adımı vardır. Bunlar, mevcut işgücü arzını, analiz içerir tahmin kaynağı ile öngörülen işgücü talebini dengeleme emek talebini ve kuruluş amacını destekleyen İnsan kaynakları planlaması, şirketlerin hem üretken hem de kârlı kalmasına izin verdiği için, her işletme için önemli bir yatırımdır.
İnsan kaynakları Planlaması (İKP), bir şirket tarafından çalışanların yetersizliğinden veya fazlalarından kaçınırken, istikrarlı bir vasıflı işçi sağlamak için kullanılan bir stratejidir. İyi bir İKP stratejisine sahip olmak, bir şirket için verimlilik ve kârlılık anlamına gelebilir.
İnsan kaynakları planlaması sürecinde genel 4 adım vardır:
- Çalışanların mevcut arzını belirlemek
- İşgücünün geleceğini belirlemek
- İşgücü arzı ve talebi arasında denge kurmak
- Şirketin hedeflerini destekleyen planlar geliştirmek
İnsan Kaynakları Planlamasını Anlamak
İnsan kaynakları planlaması, şirketlerin ileri seviyede planlar yapmalarına olanak tanır. Böylece sürekli vasıflı çalışan arzı sağlayabilirler. Bu yüzden işgücü planlaması olarak da adlandırılır. Süreç, şirketlerin ihtiyaçlarını değerlendirmelerine yardımcı olmak ve bu ihtiyaçları planlamak için kullanır. İnsan kaynakları planlamasının uzun vadede iş ortamındaki değişen koşullara uyum sağlarken, kısa vadeli personel zorluklarını karşılayacak kadar esnek olması gerekir.
İnsan Kaynakları Planlamasının Zorlukları
İnsan kaynakları planlamasının zorlukları arasında çalışanların hastalanması, terfi almak veya tatile çıkmak gibi sürekli değişen güçlükler bulunmaktadır. İnsan kaynakları planlaması, çalışanlar ve işler arasında en iyi uyumu sağlayarak, çalışan havuzundaki eksik ve fazlalıkları önler.
Amaçlarını yerine getirmek için insan kaynakları yöneticileri aşağıdakileri yapmak için planlar yapmak zorundadır.
- Kalifiye çalışanları bulmak ve işletmeye çekmek
- En iyi adayları seçmek, eğitmek ve ödüllendirmek
- Devamsızlıklarla ve çatışmalarla başa çıkmak
- Çalışanları tanımak ve isteyenin gitmesine izin vermek
İnsan kaynakları planlamasına yatırım yapmak, bir şirketin verebileceği en önemli kararlardan biridir. Sonuçta bir şirket, sadece çalışanları kadar iyidir ve bir şirketin başarısı için yüksek düzeyde çalışan bağlılığı şart olabilir. Bir şirket en iyi çalışanlara ve en iyi uygulamalara sahipse, durgunluk ve verimlilik arasındaki fark anlamına gelebilir ve bu da bir şirketin kârlılığa yönlendirilmesinde yardımcı olabilir.
İnsan Kaynakları Planlamasına Adımlar
İnsan kaynakları planlama sürecinde dört genel adım bulunmaktadır. Nihai hedefe ulaşmak için her adımın sırayla gerçekleştirilmesi gerekir. Bu da şirketin ihtiyaçlarını karşılayacak yeterli nitelikli çalışanı başarılı bir şekilde bulmasını ve elinde tutabilmesini sağlayan bir strateji geliştirmektir.
Emek Arzının Analizi
İnsan kaynakları planlamasının ilk adımı, şirkete ait olan mevcut insan kaynakları arzını tanımlamaktır. Bu adımda, İK departmanı çalışanların sayısına, becerilerine, niteliklerine, pozisyonlarına, faydalarına ve performans düzeylerine göre kuruluşun gücünü inceler.
İşgücü Talebini Tahmin Etme
İkinci adım, şirketin işgücünün geleceğini özetlemesini gerektirir. Burada İK departmanı, promosyonlar, emeklilikler, işten çıkarmalar ve transferler gibi belirli konuları ele alabilir. Bu faktörler, bir şirketin gelecekteki ihtiyaçlarını etkileyen faktörlerdir. İK departmanı ayrıca, işçi ihtiyacını artırabilecek veya azaltabilecek yeni teknoloji gibi işgücü talebini etkileyen dış konulara bakabilir.
İşgücü Talebinin Arz ile Dengelenmesi
İnsan kaynakları planlama sürecinin üçüncü adımı, istihdam talebini tahmin etmektir. İK, şirketin emeğinin arzını gelecekteki talebe göre daraltmak için özel ihtiyaçları ortaya koyan bir boşluk analizi oluşturur. Bu analiz genellikle şu gibi sorular oluşturur:
- Çalışanlar yeni beceriler öğrenmeli mi?
- Şirketin daha fazla yöneticiyle ihtiyacı var mı?
- Tüm çalışanlar mevcut rollerinde güçlü yanlarıyla oynuyorlar mı?
Bir Plan Geliştirme ve Uygulama
Boşluk analizinden gelen soruların cevapları, insan kaynakları yönetimi sürecinin on aşaması olan insan kaynaklarının nasıl ilerleyeceğini belirlemesine yardımcı olur. İK, planını şirketin geri kalanı ile entegre etmek için pratik adımlar atmalıdır. İK departmanının bir bütçeye ve planı uygulama yeteneğine ve ayrıca bu planı yürütmek için tüm departmanlarla işbirliğine dayalı bir çabaya ihtiyacı olmaktadır.
Bu dördüncü adımdan sonra uygulanan genel İK politikaları, tatiller, çalışanın hasta olduğu günler, fazla mesai tazminatı ve fesih politikalarını içerebilir.
Özel Hususlar
İK planlamasının amacı, şirket için en fazla parayı elde etmek için en elverişli sayıda personele sahip olmaktır. Bir şirketin hedefleri ve stratejileri zaman içinde değiştiğinden, insan kaynakları planlaması düzenli bir durumdur. Ayrıca, küreselleşme arttıkça İK departmanları, ülkeden ülkeye değişen hükümet iş gücü düzenlemelerine uyum sağlamak için, yeni uygulamalar uygulama ihtiyacı ile karşı karşıya kalacaktır.
Uzaktan çalışanların birçok şirket tarafından kullanımının artırılmasıyla, insan kaynakları planlamasını etkileyecek ve İK departmanının çalışanları işe almak, eğitmek ve elde tutmak için yeni yöntemler ve araçlar kullanmasını gerektirecektir.