Bir görev yöneticisi kullanıyorsanız, kaç görevi her gün tekrar planlıyorsunuz? Hiç kendinize durup “neden bu görevi erteledim?” diye sordunuz mu?
Bir görevi erteleme nedeniniz birçok sebepten kaynaklanabilir; zamanınızın tükenmesi ya da bir acil durumun işlerinizi ele geçirmesi olabilir. Ancak, muhtemelen en yaygın nedeni şudur:
Görevlerinizi nasıl yazdığınıza bakmalıyız. “Annemin doğum günü” veya “Dosya yükle” gibi bir görev yazmak, görevi yazdığınızda anlamlı gelebilir. Ancak, iki veya üç gün sonra görevi gördüğünüzde tereddüt edeceksiniz. Ne demek istediğinizi hatırlatmanız gerekecek. Bir haftadan daha uzun süre bekletirseniz, bu tür bir görev hiçbir anlam ifade etmeyecek. Görevi yazarken, “aptal” birine yazıyormuş gibi ama “zeki” biri olarak yazmalısınız. Bu, görevinizi yazarken ne demek istediğinizi ve görevi yazarken ne yapmanız gerektiğini açıkça belirtmeniz çok önemlidir.
Görevlerinizde eylem fiilleri kullanmak size yardımcı olur. Görevlerinizi “yaz”, “arama yap”, “mesaj gönder” veya “oku” gibi kelimelerle başlatmak, almanız gereken eylemi net bir şekilde belirtir.
Ancak, görev yöneticinize muhtemelen çoğu zaman aslında bir görev değildir. Bu görevler, “düşün” veya “karar ver” gibi kelimelerle başlayan görevlerdir.
Bir “düşün” görevi bir görev değildir. Aslında, bu net bir şekilde tanımlanmış bir eylemli görev değildir. Bir şey hakkında düşünmeye ve hiçbir şey yapmamaya son 10 yılınızı harcayabilirsiniz. Bu tür bir görev, erteleyeceğiniz ilk şeylerden biri olacaktır.
Benzer şekilde, “karar ver” ifadesiyle başlayan bir görev sizi yanıltır. Bir karar vermek için ne kadar zaman gerekiyor? Cevap? Hiçbir zaman. Bir karar anında verilebilir. Bu tür bir görevi görev yöneticinize koyduğunuzda, bu bir erteleme görevidir. Bunu henüz karar vermediğiniz için koymuşsunuzdur ve gerçek görev budur. Daha fazla bilgiye ihtiyacınız olabilir veya seçenekleri bir dost veya iş arkadaşınızla tartışmanız gerekebilir. Her iki durumda, gerçek görev budur.
“Düşünme” görevine geri dönelim. En iyi düşündüğünüz yer neresidir? Bilgisayar ekranına bakarak masanızda oturmak olmamalıdır. Hareket halindeyken daha iyi düşünürsünüz. Yürürken ya da araba kullanırken düşünme işlemini yürütmek daha iyidir.
Düşünme işlemi daha fazla bilgi gerektirir. Gerçek bir görev “konu hakkında makale oku” veya “Ahmet’e nasıl yapacağını sor” olacaktır. Bu net bir şekilde harekete geçiricidir. “Düşün” görevleri aldatıcıdır çünkü gerçek bir eylem yoktur ve kesin bir bitiş yoktur. Ebediyete kadar “düşünebilirsiniz”. Ve neden bunun hakkında “düşünüyorsunuz”? Bu sorunun cevabı size gerçek görevi verecektir.
Görev yöneticinizdeki görevleriniz net bir şekilde harekete geçirilebilir olmalıdır, böylece ne demek istediğinizi veya ne yapılması gerektiğini düşünmekle zaman kaybetmezsiniz. Görevi yazarken, eğer zor işi yaparsanız ve net ve harekete geçirilebilir olduğundan emin olursanız, daha az erteleme olasılığınız olacaktır. Bir göreve bakıp “ne yapacağımı bilmiyorum” demek yerine, görevi yapacak zamanınıza bağlı olarak karar vereceksiniz.
Bazı durumlarda, görev yöneticinizle karşılaştığınız zorluklar küçük değişikliklerle çözülebilir. Büyük bir yeniden yapılanmaya ihtiyacınız olmadığına inanıyorum; görevlerinizi nasıl yazdığınıza bakın. Bir göreve baktığınızda, hemen ne yapmanız gerektiğini anlıyor musunuz? Cevabınız evet ise, başardınız. Değilse, görevi net bir şekilde yeniden yazmayı düşünün.
Verimlilik ve Zaman Yönetimi
Görev yöneticinize koymamanız gerekenler hakkındaki bu yazıyı okuduğunuza göre, verimliliğinizi artırmak için başka ipuçlarına ihtiyacınız olabilir. Aşağıda, daha verimli ve daha etkili olmanıza yardımcı olacak beş başlık önerisi bulabilirsiniz:
1. Hedeflerinizi Açıklayın
Başarılı olmak için, hedeflerinizi belirlemeniz gerekiyor. Hedeflerinizi belirlerken, mümkün olduğunca net olun. Hedeflerinizi yazın, böylece onları gözden geçirebilirsiniz. Hedeflerinize düzenli olarak geri dönün ve onları güncelleyin.
2. Planlama Yapın
Başarılı olmak için, bir plana ihtiyacınız var. Planınızı belirleyin ve ona sadık kalın. Planınızı her zaman güncelleyin ve yeniden belirleyin. Planınızı takip etmek sizi hedeflerinize daha yakınlaştırır.
3. Önceliklerinizi Belirleyin
Başarılı olmak için, önceliklerinizi belirlemeniz gerekiyor. Önceliklerinizi belirlerken, hedeflerinizle uyumlu olmalarını sağlayın. Önceliklerinizi belirledikten sonra, önceliklerinize göre planlama yapın.
4. Eyleme Geçin
Başarılı olmak için, eyleme geçmeniz gerekiyor. Planınızı takip edin ve önceliklerinize göre hareket edin. Eyleme geçmek, hedeflerinize ulaşmanın anahtarıdır.
5. Kendinizi Güncel Tutun
Başarılı olmak için, kendinizi güncel tutmanız gerekiyor. Yeni fikirler keşfedin, öğrenin ve gelişin. Okuyun, araştırın ve öğrenin. Kendinizi geliştirmek, hedeflerinize ulaşmanın yollarından biridir.
Görev yöneticinize koymamanız gerekenler hakkındaki bu yazı, verimliliğinizi artırmak için ihtiyacınız olan tüm bilgileri sağlar. Bu ipuçlarını kullanarak, daha verimli ve daha etkili olabilirsiniz.