Başarılı bir iş kurarken yapabileceğiniz en önemli şeylerden biri (yine de en çok göz ardı edilen), “bilerek üretken olma” sanatını öğrenmektir.
Çoğu şirket sahibine meşgul olup olmadıklarını sorduğunuzda, hepsi yankılanan bir “evet” ile cevap verecektir. Bir şirket sahibinin takvimine bakarsanız, hepsinde hafta boyunca sürecek pek çok şey olacaktır. Ama işte bu bir sorun. Meşgul olmak, üretken olmakla eşit değildir.
Şirket sahibi müşterilerimle çalışırken, alışkanlıklarında küçük oynamalar yaparak işlerinde büyük değişiklikler yapabileceklerini onlarla paylaşıyorum. Bu, doğru etkinlikleri yapmak için daha az zaman harcamaktan iyidir. Takviminizi yanlış olanları doldurmak için daha fazla zaman harcayarak kullanılmaz hale getirmeyin.
Sizlerle bu konuda daha üretken olmanıza yardımcı olacak bazı strateji örnekleri paylaşmak istiyorum;
Dikkat dağıtmanın her dakikasında, daha önce ne yaptığınızla “geri dönmenin” yedi dakika sürdüğü kanıtlandı. İster inanın ister inanmayın, çoklu görev yapabileceğiniz en kötü şeylerden biridir. Çok görevli olduğunuzda, bu eldeki göreve tam dikkatinizi vermeyeceğiniz anlamına gelir. Bu sürekli görev değiştirme durumu, beyin alışkanlıklarını zayıflatıyor.
Küçük bir görevi tamamladığımızda (bir e-posta göndermek, kısa mesajlara cevap vermek, bir tweet göndermek), ödül hormonumuz olan bir dopamin salgılarız. Beyinlerimiz bu dopamini sever ve bu yüzden bizi anında memnuniyet veren küçük görevler arasında geçiş yapmaya devam etmemiz için teşvik eder.
Bu, gerçekten fazla bir şey yapmadığımız zamanlarda, başardığımızı hissettiren tehlikeli bir geri bildirim döngüsü yaratıyor. Bu çok görevli bağımlılığı kırmanın yolu basittir. Tek bir göreve odaklanın. O tek görevi tamamladıktan sonra yalnızca bir sonraki göreve geçin.
Sonuç olarak, işiniz üzerinde en büyük etkiye neden olan üç IPA'nızı (gelir getirici faaliyetler) bilmelisiniz. Bu soruyu kendinize sorun. Gelir getiren, sahip olduğum müşteri sayısını artıran ve en fazla sonucu veren faaliyetler nelerdir? Onlara sahip olduktan sonra, bir yere not edin, bunları görebileceğiniz bir şekilde bilgisayarınıza ya da masanıza yapıştırın.
Belki sizin için, yaptığınız satış aramalarının sayısını, gönderdiğiniz tekliflerin miktarını veya istediğiniz yönlendirme sayısını takip ediyor. Ne kadar çok şey yapabileceğinizle ya da gelirlerde en büyük artışı sağlamanıza veya müşteri tabanınızı büyütmenize yardımcı olacak şeylere odaklanmakla ilgili değil. Bu IPA'larda kristal netliği elde etmek, odak noktanızda ve sonuçta işinizin genel başarısında tüm farkları yaratacaktır.
Günün erken saatlerinde, doğru adımlara başlamak, üretken olmak için çok önemlidir. Günümü gerçekten kaynattığımda, işi ilerletmek için mutlaka yapılması gereken sadece üç şey var. Evet, yapılacaklar listemde sayısız görev ve madde var. Ancak, genellikle, bu üç şey diğerlerinden önemli ölçüde daha önemlidir.
Geçmişte, sık sık bu öğeleri erteledim, çünkü ya en çok çabayı talep ettiler ya da en büyük bilinmeyenleri yaptılar. E-postalarımı kontrol eder, toplantıları planlar ve isteksizce ana görevimi yerine getirmeden önce yüzlerce görev daha yapardım. Sonuç olarak, işimi ilerletmek için gerçekten yapmam gereken tek şey, genellikle büyümeyi yavaşlatan madde hiçbir zaman yapılmadı.
İlk önce günün en önemli görevini zamanlayarak, günün geri kalanını ayarlarsın ve işin inanılmaz hızda ilerler.
Hazırlanılmış bir toplantı, günün en önemli görevlerinize aşırı odaklanmanızı sağlayan planlı bir süredir (genellikle 60 dakika). Toplantıya başlamadan önce, o günün en önemli görevlerini not alın. Bunlar, pozitifliği işinizde hareket ettirecek görevlerdir.
Bu görevleri yerine getirdikten sonra, amacınız gününüze iki önemli madde eklemektir. 60 dakika boyunca bir zamanlayıcı ayarlayın. Sıkışma seansları sırasında, ofisteki herkese önümüzdeki 60 dakika boyunca rahatsız edilemeyeceğinizi söyleyin. Bu saat boyunca cep telefonunuzu kapatın, e-postalarınızı kontrol etmeyin veya kahve kapmak için kalkmayın ve diğer tüm sosyal medya sitelerini tamamen kapatmayı unutmayın.
Bu üretkenliği işime hack ettiğimde, 90 gün içinde yüzde 50 daha verimli oldum. Gününüze bu seansı eklerseniz ne kadar üretken olacağınızı hayal edin!
Bir konuşma yaptığımda, her zaman aynı soruyu sorarım; “kaçınız e-postaları seviyorsunuz?” Bu durumda hiç kimsenin elini kaldırması beklenmiyor. Sonra soruyu değiştiriyorum, “kaçınız günde en az üç ile beş saat e-postalarınızı kontrol ediyor?” Sonrasında, odadaki tüm eller yukarı kalkıyor.
Hepimiz e-postaya bağımlıyız. Her gün her dakika e-postaları kontrol etmemiz gerektiğine inanıyoruz. Bu sadece büyük bir yanlış ve zaman kaybı.
İşletme sahibi müşterilerime yaptığım gibi şimdi size meydan okumak isterim. İşte burada; e-postalarınızı günde yalnızca iki kez kontrol edin. Sabah bir kez ve öğleden sonra bir kez. Örneğin, “e-posta saatleriniz” sabah 9 ile 10 arasında ve sonra tekrar 3 ile 4 arasında olsun. Bu ilk başta kolay olmayacaktır, alışkanlıklar kolay bırakılmaz. Günlük bir taahhüt ve disiplin alacaktır. Ancak bağımlılık dönemini geçtikten sonra, çok daha kolay olmaya başlayacaktır. Ve en iyi bölüm, şimdi ne kadar boş zaman geçireceğinizi hayal edin, çünkü artık her zaman e-postalarınızı kontrol etmiyorsunuzdur.
Geçenlerde iş yaptığım bir kaç arkadaşıma bu konuda meydan okudum. İlk iki ay zordu, ancak üçe kadar sadece e-postaları günde iki kez kontrol ederek daha odaklı, daha üretken hissettiklerini söylediler. Aslında günü kontrol etmek yerine günlerini kontrol ettiklerinin farkına varmaya başlamışlardı. Yukarıdaki kolay gibi görünen, ancak uygulaması zor maddeleri sizlerde deneyebilirsiniz. Sonrasında sonuçları bana ulaştırmayı unutmayın.