Dianna Booher, Microsoft Konuk Yazarı
Çevrimiçi toplantıların büyük çoğunluğu enerji, katılım ve üretilen fikirler açısından yüz yüze toplantıların yanına bile yaklaşamaz.
Çoğunlukla bu çevrimiçi toplantılar iki yoldan biriyle yönünü şaşırır: Yas tutanlara arka arkaya monologların verildiği bir cenaze gibi ölüm sessizliğine bürünebilir. Buna karşılık, büyük bir iş bağlamış satışçıların havaalanı bekleme salonunda yaptıkları kutlama kadar gürültülü de olabilir ve hiçbir yönlendirme veya odak olmadan herkes naçizane fikirlerini ortaya koymak için lafa karışabilir. Ama böyle olması şart değildir.
Çevrimiçi toplantılarınızın yüz yüze yapılanlar kadar canlı ama aynı zamanda da üretken olmasını sağlamak için şu ilkeleri göz önünde bulundurun:
1. Resmi bir ajanda kullanın.
Ajandanın olmaması katılımcılara iş yapmak, fikir alışverişinde bulunmak ve karar almak yerine “sohbet etmeye” niyetlendiğiniz izlenimini verir. Resmi bir yazılı ajanda hazırlayın ve gözden geçirip hazırlık yapabilmeleri için bu ajandayı en az birkaç gün önce katılımcılara gönderin.
Ayrıca, toplantınız yaklaşırken arada sırada planlamaya devam edin. (Devamını okuyunca nedenini göreceksiniz.)
2. Konuları soru biçiminde belirtin.
Şu tipik konu biçiminden kaçının:
─3. Çeyrek Satışları
─ITH Konferansında Fuar Standı
─Ağustos’ta Yapılan Rakip Pazarlama Kampanyası
Bunun yerine, konuları soru biçiminde formüle ederseniz tartışmanız tam olarak odaklanabilir, konu dağılmaz:
─Bugüne kadar 3. çeyrek kotanızın yüzde kaçı tamamlandı?
─ITH fuarında sergi açmak 35.000 ABD dolarına ve 2 günlük çalışma süresine değer mi?
─Logard’ın Ağustos’taki pazarlama kampanyasıyla başa çıkmak için en iyi satış stratejisi ne olmalıdır?
3. Her ajanda konusu için biçimi belirtin.
Yazılı ajandada, her konunun biçimini ortaya koyun: “Açık tartışma için” “Yalnızca raporlama için” “Soru-Cevap” “Katılımcıların oylaması” “Öneri için” “Karar almak için” Çoğu durumda, katılımcılar hiçbir karara varılmadığı için zaman kaybettiklerini düşünerek toplantıdan çıkarlar. Ama toplantı lideri olarak, tek amacınız bir sorunu ortaya koymak ve konuyla ilgili girişleri toplamak olabilir. Grubun amacınızı önceden bilmesini sağlamak, bu tür konularda bile bir şey başarmış olma duygusu verir.
4. Her konuya belirli bir zaman ayırın.
Konu ilerlerken her zaman zamanlamayı düzeltebilirsiniz. Ama tahmini sürenin belirlenmesi herkese ne beklediğiniz konusunda bir fikir verir. Ajandanızda Deepak’in laboratuvar sonuçlarıyla ilgili rapor vereceğini ve ayrılan sürenin 5 dakika olduğunu belirtirseniz, 30 dakikalık bir slayt gösterisiyle zaman harcamayacağını bilecektir.
5. Sorumluları gerekli bilgileri getirmeleri için uyarın.
Jana’nın tartışmaya temel oluşturacak verilerle gelmesini bekliyorsanız, ona sürpriz yapmayın. Adını “sorumlu kişi” olarak ajandaya eklerseniz, o da hazırlıklı gelir.
6. Sonuçları özetleyin ve takip eylemleri için temsilci belirleyin, ajandanın içinde.
Özellikle çevrimiçi toplantılarda, katılımcıların dikkatini cep telefonu ekranlarına veya önlerindeki kağıt destelerine kaydıran güçlü çekimi unutmayın. Önemli sonuçları ve kararları özetleyin, bunları tahmini ajandanın boş sütununa çiziktirin. Sonra da son sütuna takip eylemini kaydedin: Kim, hangi tarihe kadar hangi eylemden sorumlu?
Vay canına. Tamamladığınız ajanda şimdi toplantı notlarınız haline geldi. Sonrasında ajandanın son halini yeniden katılımcılarınıza ve katılmayanlara (başvurabilecekleri indirilebilir bir belge olarak) gönderin!
Ağır işleri ajandanız yaptı. Üretken bir çevrimiçi toplantı oldu!
Dianna Booher 60 yabancı dil sürümü yayımlanmış, çok satan 47 kitabın yazarıdır. Kuruluşların açık iletişim kurmalarına ve liderlerin güçlü bir yönetim varlığıyla etkilerini yaymalarına yardımcı oluyor. Forbes, HuffPost ve The CEO Magazine için düzenli olarak blog yazarlığı yapıyor. www.BooherResearch.com @DiannaBooher