Comment on page
E-postadan Göreve
E-posta hesaplarınıza gelen e-postaları Cubicl'da göreve dönüştürebilir ve bu görevlerdeki aktiviteleri, karşı tarafa e-posta olarak Cubicl içinden iletebilirsiniz.
Bu özelliği kullanmak için öncelikle Kurum> Kurum Detayları> Aktif Sayfalar alanından E-posta Kutuları'nı Navigasyon Menüsüne ekleyin. Bu işlemi kurum yöneticisi yapabilir.
Aktif Sayfalar
E-posta kutuları sayfasından e-posta hesaplarını Cubicl'a bağlayabilir ve bağlanmış hesapları görüntüleyebilirsiniz.
E-posta Kutuları Sayfası
E-posta Hesabı Ekle butonuna tıklayarak IMAP/SMTP, Google, Microsoft ve Exchange Server (Outlook) hesapları arasından seçimi yapın ve e-posta bilgilerinizi girin.
Yeni E-posta Hesabı Ekleme
Ayarlar formu açılacak. Burada e-posta kutusu adını, e-postaların hangi projede görev olarak oluşturulacağını, hangi üyelere görev olarak atanacağını ve Cubicl'dan yazılan cevap mailinde imza olarak ne yazacağını belirleyin.
E-posta Ayarları
Bağlanmış e-postaları e-posta bilgisinin olduğu karttaki üç noktaya tıklayarak düzenleyebilir, silebilir ve e-postaların şifresini değiştirebilirsiniz.
Ayarlar
NOT: E-posta hesabınızı Cubicl'a bağlamak için e-posta servis sağlayıcılarında entegrasyon için gerekli izinleri vermeniz gerekmektedir. İzin ayarları her e-posta servis sağlayıcısı için farklı olabilir. Bazı e-posta servis sağlayıcı ayarlarını aşağıya ekledik. Aşağıdaki bilgilerle giriş yapamamanız durumunda farklı yöntemleri internetten araştırabilirsiniz.
- Outlook: SMTP Ayarları için Host: smtp-mail.outlook.com Port: 587 Şifreleme: TLS
- YandexMail: Yandex hesabı> Hesap yönetimi> Şifreler ve hesaba giriş> Uygulama şifreleri> Yeni Şifre Oluştur> Mail butonlarına tıkladıktan sonra şifre karşınıza çıkacaktır. Bunu kopyalayın. Bu sizin Cubicl'a maili kaydederken kullanacağınız şifredir.
- Gmail: Google ile bağlan butonuna basın.
E-posta hesabına gelen mailler için Cubicl'da görev oluşur. Görevin bildirimi Cubicl hesabınıza düşer.
Bildirim
Gönderilen mailin başlığı görevin adıdır. E-postadan göreve çevrildiğini göstermek için görev detaylarında Gelen E-posta şeklinde belirtilir. Aktiviteler kısmında mailin kimden geldiği, kime gönderildiği ve varsa dosyaları görünür. Maili atan kişi Müşteriler sayfasına otomatik olarak kaydedilir ve görevde de Müşteri alanında ismi görünür.
Gelen E-posta Detay Sayfası
Gelen maillerin altında iki adet buton bulunur. E-postanın içeriği aktivite kutusunun maksimum yüksekliğinden fazla ise İçeriği Genişlet butonu gösterilir, bu butona basarak içeriğin tamamını görüntüleyebilirsiniz.
Alıntıyı Göster butonu alıntı bulunan e-posta içeriklerinde gösterilir. Bu butona tıklayarak hem alıntıyı hem de içeriğin tamamını görüntüleyebilirsiniz.
Alıntıyı Göster Butonu
Görev aktivitesinin işlem menüsünden "Göndericiyi Engelle" seçeneğini seçerek, göndericiyi engelleyebilirsiniz. İlgili e-posta kutusunun işlem menüsünden de engellenen göndericileri görüntüleyip düzenleyebilirsiniz.
Gönderici Engelleme
Belirli sözcükleri içeren e-postaların Cubicl'da görevinin oluşmasını engelleyebilirsiniz. E-posta kutuları sayfasında istediğiniz e-postanın işlem menüsünü açın ve Kara Liste seçeneğine tıklayın. Kara Liste sayfasında iki sekme bulunur.
E-postalar sekmesinde engellemiş olduğunuz e-posta adresleri listelenir.
Sözcükler sekmesinde ise engellemiş olduğunuz sözcükler listelenir. Yeni bir sözcük/sözcük grubu engellemek için ilgili sözcüğü yazıp Ekle+ butonuna tıklayın ve kaydedin.
Eklemiş olduğunuz sözcükler büyük veya küçük harf fark etmeksizin aranır. Bundan sonra konusunda veya içeriğinde bu sözcükleri içeren e-postalar için Cubicl'da görev oluşturulmayacaktır. Engellemiş olduğunuz sözcükleri silmek için sözcüğün üstüne fare ile geldiğinizde beliren Sil butonuna tıklayabilirsiniz.
Kara Liste
Mail göndermeden önce mailin kimden kime gideceğini düzenleyebilirsiniz. Bunun için e-postayı gönder demeden önce mailin üstüne geldiğinizde çıkan "Düzenle" butonuna tıklayın. Kimden kısmında çıkan mailler sadece Cubicl'a entegrasyonu yaptığınız maillerdir. Mailin gönderileceği e-posta hesabı (Kimden) ve alıcıları (TO ve CC alanları) değiştirebilirsiniz. Değişiklikleri yaptıktan sonra "E-postayı gönder" diyerek maili gönderebilirsiniz.
Mailin Gönderici ve Alıcısını Belirleme
Gelen maile, görevin aktiviteler alanından cevap yazabilirsiniz. Cevabınız öncelikle Gönderilmedi şeklinde sağ üst köşede belirtilir. Gönderilmedi yazısının üstüne fare ile geldiğinizde E-postayı gönder yazısı çıkar. Buna tıkladığınızda mailiniz gönderilir.
Cubicl'dan Maile Cevap Yazma
Gönderilen mailde, görevde aktivite kaydını oluşturan görevlinin adı belirtilir. Daha önce kaydedilen mail imzası mailin en sonunda yer alır.
Cubicl'dan Gönderilen Mail
- Cubicl üzerinden gönderilen e-postalar, e-posta sağlayıcınızdaki e-posta hesabınızın giden kutusuna da eklenir.
- Cubicl'da görev olarak oluşturulan e-postalar, e-posta sağlayıcınızdaki e-posta kutunuzda okundu olarak işaretlenir.
- E-posta hesabınızı Cubicl'a bağladığınızda eski e-postalara gelen cevaplar, var olan göreve eklenir.
- Size gelen her toplantı daveti için görev oluşur.
E-posta hesabınızın Cubicl ile bağlantısını kaldırmak isterseniz bağlı e-postanın kartının üstündeki üç nokta butonuna basarak silebilirsiniz. E-posta kutusunu silmek veya güncellemek için ya bağlantıyı kendiniz eklemiş olmalı ya da sayfada yeterli izne sahip olmalısınız.
E-posta Silme
E-postayı sildikten sonra görevler üzerinden e-postalara cevap veremezsiniz. Geçmişte gelmiş maillere cevap yazıp E-postayı gönder'e tıkladığınızda karşınıza E-posta kutusu hatası uyarısı çıkar.
E-posta kutusu hatası
E-posta özelliğinin Cubicl'da farklı departmanlar ve ekipler için kullanımı hakkında örnekleri aşağıda bulabilirsiniz. Kendi çalışma düzeninize göre bu örnekleri şekillendirebilirsiniz.
Info, iletişim ve destek e-posta hesaplarınızı bağlayın. Gelen talepler destek biriminize iletilsin.
Müşterilerinizden gelen teknik destek talebi, kurulum, ürünün kullanımı ile ilgili e-postaları Cubicl üzerinden cevaplandırabilirsiniz. Müşteri ile ilk iletişimi kuran kişi talebe göre durumu farklı departmanlardan kişilere yönlendirebilir.
Destek Talebi Örneği
Böylelikle destek taleplerine çok hızlı geri dönüş sağlarsınız. Müşterinin talepleri hızlı bir şekilde yapılır. Müşteri memnuniyeti sağlanır.
Şirketinizin muhasebe, satış, satın alma gibi birimleri için kullanılan muhasebe@şirketiniz.com şeklindeki e-posta adreslerini bağlayın. İlgili birimlere iletilen e-postaların o birimlerin projelerinde görev olarak oluşturulmasını sağlayın.
Mail gönderenler her zaman doğru e-posta adresine mail atmayabilir. Bu gibi durumlarda görevi tutup sürükleyerek ilgili projeye taşıyabilirsiniz. Aşağıda örnekte de görüldüğü üzere Hatalı fatura adlı bir mail Müşteri Takibi ekibine atanmış. Ancak görev Muhasebe ekibini ilgilendirdiği için g örev bu projeye taşınmaktadır:
Gelen Mailin Projesini Değiştirme
Kariyer ve insan kaynakları e-posta hesaplarınızı bağlayın. İş başvurularını Cubicl'da yönetin.
Cubicl'da gelen başvurular için İşe Alım, İş Başvuruları, Kariyer, ...Pozisyonu Başvuruları gibi projeler oluşturup iş başvurularının geldiği e-posta adresinizi bu projeye bağlayabilirsiniz. CV'lerin düştüğü projede departmana uygun görev aşamaları oluşturabilirsiniz. Görev aşamalarını özelleştirmek için Proje Ayarları sayfasını ziyaret edin.
Görevin altında ekip arkadaşlarınızla başvuru yapan kişi ve görev detayları hakkında konuşabilirsiniz. Yaptığınız aktiviteler, E-postayı gönder demediğiniz sürece mail gönderen kişiye gösterilmez.
Telefonla başvuru yapan kişiye ulaşmak ya da mail uygulamasından mail atmak yerine Cubicl üzerinden kişi ile iletişime geçebilir ve görevle ilgili faaliyetlerinizi sürdürebilirsiniz.
Örnek Görev Aktiviteleri
İşe alım sürecinizin tamamını tek bir görev altında yapmak zorunda değilsiniz. Örneğin ön inceleme ve mülakatlar farklı kişiler tarafından yürütülecekse mülakatlar için o görevin altına alt adımlar ya da alt görevler ekleyebilirsiniz.
Örnek Alt Görev
Sürecin tamamını Cubicl üzerinden yönetebilirsiniz.
Görev Durumu Değiştirme
Şirketinizin farklı birimleri, ofisleri veya bayilerinden gelen talepleri takip edin.
Cubicl bir ekip içi iletişim ve görev yönetimi uygulamasıdır ancak şirketteki her personeli, departmanı, ofisi ya da bayiyi bir Cubicl hesabına eklemek zorunda değilsiniz. Kısa süreli işler için Cubicl'da kayıtlı olan bir ekibinize başka bir ekibiniz mail üzerinden ulaşabilir.
Ekip İçi Mailleşme
Bu özellik ile ekinde toplantı daveti/ takvim kaydı olan e-postalar ile metninde Zoom, Skype, Microsoft Teams ve Google Meet gibi uygulamaların görüşme linki olan e-postalar toplantı/ etkinlik e-postası olarak değerlendiriliyor. Eklenen e-posta kutularına gelen diğer e-postalar için ise işlem yapılmıyor.
Sol menüdeki Profil sayfası> E-posta Kutusu ayarları sekmesinden kişisel veya iş e-posta hesaplarınızı bağlayarak size gönderilen toplantı davetleri veya takvim kayıtlarından Cubicl'da görev oluşturulmasını sağlayabilirsiniz.
Toplantı Linkinden Göreve
Profil sayfanızdan istediğiniz sayıda e-posta ekleyebilirsiniz.
Ekli E-posta Hesabı
Toplantı veya takvim eki olan bir e-posta aldığınızda Cubicl size bir bildirim gösterir.
Toplantı Bildirimi
Bu bildirim üzerinden isterseniz tek tıkla görev oluşturabilir ve etkinlik davetini seçtiğiniz projeye görev olarak ekleyebilirsiniz. Projeye dilediğiniz saat ve tarihi atayabilir, dilediğiniz kullanıcıları görevli olarak ekleyebilirsiniz.
Etkinlik Davetini Göreve Dönüştürme