İşleri zamanında ve doğru yapılması için verimlilik çok önemlidir. Peki hangi işlerin önemli olduğuna ve hangi işlerin bekleyebileceğine nasıl karar verilir? Cevap; ismini Dwight David Eisenhower’dan alan Eisenhower Matrisi, diğer adıyla önceliklendirme matrisi.
Eisenhower, 1953'ten 1961'e kadar ABD ordusunda generaldi. Beş yıldızlı bir general ve ABD ordusunda bir yüksek mertebeli K-komutan olarak, müttefik bir Avrupa istilası için bu stratejiyi kullandı.
Eisenhower her seferinde günlük olarak odaklanması gereken birçok görevden hangisine öncelik vereceğine dair kararlar vermekte zorlanıyordu ve böylelikle Eisenhower matrisi ortaya çıktı.
Eisenhower Matrisi nedir?
Eisenhower Matrisi, işlerin aciliyetlerine göre sıralanmasını sağlayan bir tekniktir. Böylece, yapılması kritik işleri ya da atlayabileceğin işleri görebilirsin. “Acil olan çoğu iş önemli değildir, önemli olan çoğu iş de acil değildir.” Bu alıntı Eisenhower’ın zamanını yönetirken kullandığı düşünce biçimidir.
Şimdi de matrisin detaylarına bakalım. Matris yapılması gereken işleri içeren dört çeyrekten oluşur:
- Yap:
Yap, Eisenhower matrisinin ilk çeyreğini oluşturur ve önemli faaliyetleri içerir. Bu işler yaşamla son derece ilgili olan acilen gerçekleşmesi gereken görev veya kriz durumları olabilir. Peki hangi işlerin bu çeyrekte yer aldığını nerden bilebiliriz?
Gayet basit. İşe önceliklerini analiz ederek başla ve hemen yap ölçütlerine girip girmediğini kontrol et. Eğer görev bir gün içinde veya 24-48 saat arasında gerçekleştirilebiliyorsa acildir.
Önceliklendirme sırasında yararlanabileceğin başka bir yaklaşım ise Mark Twain’in “eat the frog” ilkesidir. En acil aktiviteleri uyanır uyanmaz yapmayı önerir.
İşte sana bir örnek:
Diyelim ki bir içerik stratejisi hazırlayıp, raporu yöneticine göndermen gerekiyor. Bugün cumartesi ve son teslim tarihi pazartesi. Bu iş acil midir? Kesinlikle evet!
- Karar ver:
Eisenhower matrisinin ikinci çeyreği “Karar ver” bölümüdür. Bu kategorideki işler önemli ancak acil değildir. Genelde son bir tarihi olmayan uzun vadeli hedefler ve görevlerdir. Bu görevler meditasyon, günlük tutma, ders çalışma, aileyle zaman geçirme veya spor yapma olabilir.
“Karar ver” kategorisindeki görevlerini başka bir zaman için planlayabilirsin. Örneğin; sağlığın için spor yapmalısın ama bunun için zamanlarını bölebilirsin. Buradaki etkinlikleri “Yap” veya “Acil” çeyreklerine sarkmayacak şekilde planla. Yeterli zamanın olduğundan emin ol ve bunları yapmak için zaman ayır.
- Delege et:
Matrisin üçüncü çeyreği delege etmek, yani birini görevlendirmektir. Bu görevler senin için önemli olmayan ama başkaları için acil olanlardır. Ekip çalışması tam bu noktada devreye girer.
Bu görevleri teknik olarak sen de yerine getirebilirsin ama yerine birini görevlendirmek daha mantıklıdır. Görevleri devretmek ilk iki çeyrekteki faaliyetlerin sürdürülebilmesi için zaman yaratacaktır.
Ayrıca, yetki verdiğin, delege ettiğin görevlerin izlemesini de yapmalısın. Görev hakkında geri bildirim almak için mailini veya telefonunu kullanabilirsin. Eğer görevleri takip etmek için bir sistemin yoksa, delege ettiğin görevler zaman kaybı olur.
- Sil.
Son çeyrekte verimliliği en çok öldüren görevler yer alır. Bunlar hedeflerin için önemli olmayan görevlerdir ve verimliliğini artırmanın tek yolu onları silmektir.
Sürekli telefonu kontrol etmek, film izlemek veya video oyunları oynamak bunlardan sayılabilir. Ayrıca, bunlar günlük ve haftalık programlarından belirleyip yok etmen gereken kötü alışkanlıklar da olabilir.
Başarılı insanlar, nelere nasıl öncelik vereceğini ve ne önemliyse ona bağlı kalmayı bilirler. Ayrıca, bir görev için daha iyi bir insan görevlendirmeyi veya daha az önemli işleri programlarından silmeyi de bilirler.
Eisenhower Matrisi nasıl kullanılır?
Eğer bu teknikte yeniysen, önceliklendirme matrisinin kullanımı zor olabilir ama birkaç basit adımı takip ederek sen de bu tekniği kullanmayı öğrenebilirsin.
1. Kendi önceliklerini listele ve sırala.
Bir gün içerisinde gerçekleştirmen gereken tüm görevleri sırasını ve numarasını önemsemeden yaz. Sonra bunları aciliyet ve önemine göre sınıflandır.
Hızlı eylem gerektiren herhangi bir aktiviteyi belirle. O gün o görevi yerine getirmezsen ortaya çıkabilecek ciddi sonuçları da görev olarak düşün. Örneğin, içerik stratejini göndermezsen içerik yazarları çalışamaz. Yani, birbirine bağlı öncelikleri de kontrol etmek gerekir.
2. Değeri tanımla.
Bir sonraki adım bu önceliklerin önemini ve hangisinin iş veya şirketi en çok etkilediğini bulmaktır. Göz kararıyla hangi işin diğerlerinden üstte bir önceliğe sahip olduğunu tahmin edebilirsin. Örneğin, herhangi bir dahili işe başlamadan önce müşterinin istedikleri daha önce gelir.
Ayrıca işin veya görevin diğer çalışanları ve şirket müşterilerini nasıl etkilediğini gözlemleyerek de değeri tahmin edebilirsin. Kısaca, bir görevin insan ve şirket üzerindeki etkisi ne kadar fazlaysa önceliği o kadar yukarıdadır.
3. En zor görevi aradan çıkar.
Erteleme tembellik değil, iş yapmaktan kaçınmaktır. Yapmak istemediğin görevlerden kaçınmak bir gerçektir. Goldman Sachs'ın eski CEO'su Lloyd Blankfein, bir zamanlar ofise geldiğinde ilk önce en zor ve korkunç görünen görevi yerine getirdiğini söylemiştir.
Yöntem gayet basit. Önce seni korkutan ve seni zorlayacağını düşündüğün işlerini hallet! Bu sayede, ertelediğin sürece üzerinde oluşan baskı ortadan kalkacaktır.
4. Senin için neyin önemli olduğunu aklında tut.
Bir kozmosta olduğun sürece, her zaman hedeflerine karşıt olabilecek farklı seçeneklerle karşılaşacaksın. Örneğin; aşırı seyahat gerektiren harika bir terfi, kişisel ilişkilerinden izole olmana sebep olacaktır. Öncelik bilincinde değilsen, ailen önceliğin olsa bile bu işi kabul edebilirsin.
Bu yüzden, senin için neyin önemli olduğunu kafanda belirlemek ve kazanç veya zevk için bu önemli şeylerden taviz vermemeye çalışmak daha anlamlıdır.
5. Hiçbir iş yapmadığın düzenli zamanlar oluştur.
YouTube CEO'su Susan Wojcicki kendine, maillerini 18:00-23:00 arasında kontrol etmemek için bir kural oluşturmuştur. CNN Business raporuna göre, Wojcicki Google’a yeni başladığında doğum izni talep eden ilk kadın ve Youtube’un CEO’su olmasına rağmen ailesiyle akşam yemeğine önem veren bir kadındır.
İşimiz dışındaki ilişkilerimiz ve ilgi alanlarımız için zaman ayırmak mümkün mü? Tabii ki!
Bu yüzden kendine işsiz ve görevsiz bir zaman belirlemen gerekiyor. Bu yaklaşım, bir sonraki görev için enerji seviyeni yenilemeni sağlayacaktır. Ayrıca, normal çalışma alanında olmadığın için iç gözlem yapmak için müthiş bir fırsattır.
6. Ne zaman durman gerektiğini bil.
Bazen listendeki her görevi gün sonunda başarmış olabilirsin. İş yüküne öncelik verip tahminleri değerlendirdikten sonra kalan görevleri öncelik listenden kaldır, sadece en acil ve önemli görevlerine odaklan.
Önceliklendirmeler yapmak işte başarılı olmak için tek başına yeterli olmaz. Ailene ve kişisel hayatındaki önemli ilişkilerine zaman ayırdığına emin ol. Bir işe başlamak ve zaman bulmak bazen zor olabilir ama Eisenhower Matrisi'ni kullandıkça daha verimli olduğunu ve zamanını senin önemli şeylere bölebildiğini zamanla fark edeceksin.
En iyi yeteneklerin kariyer platformu toptalent.co'ya üye ol, Türkiye'nin ve dünyanın en iyi şirketlerinin iş, staj ve kariyer fırsatlarını keşfet.