Mektup Örnekleri | Mektup Nasıl Yazılır? | Mektup Örneği
İçindekiler
- 1 Mektup Türleri Ve Örnekleri Nelerdir?
- 2 Aşk Mektubu Nasıl Yazılır?
- 3 Bir Kınama / Uyarı Mektubu Nasıl Yazılır?
- 4 İş Mektupları Nasıl Yazılır?
- 4.1 İş Mektubu Formatı İpuçları
- 4.1.1 Mektubu Yazan Kişinin Adı ve Adresi
- 4.1.2 Mektubun Tarihi
- 4.1.3 Alıcının Tam Adı, Unvanı ve Adres
- 4.1.4 Mektubun Gelişme Bölümü
- 4.1.5 Mektubu Sonlandırma
- 4.1.6 İş Mektubuna Belge Ekleme
- 4.1 İş Mektubu Formatı İpuçları
- 5 Etkili İş Mektupları Yazmak
- 6 Etkinlik Davet Mektubu Nasıl Yazılır?
- 6.1 Bir Sosyal Etkinliğe Davet İçin Nasıl Mektup Yazılır?
- 6.2 Bir Etkinlik Davetini Kabul Etmek İçin Mektup Nasıl Yazılır?
- 6.3 Bir Etkinlik Davetini Reddetmek İçin Mektup Nasıl Yazılır?
- 6.4 Bir Etkinlik Daveti Kabul Etme Mektup Örnekleri
- 7 Ön Yazı (Teyit Mektubu) Nasıl Yazılır?
- 8 Şikayet Mektupları Nasıl Yazılır?
- 9 Tavsiye – Teşekkür – Duyuru Mektupları Nasıl Yazılır?
- 10 Tavsiye Mektubu Nasıl Yazılır?
- 11 Teşekkür Mektubu Nasıl Yazılır?
- 12 Duyuru Mektubu Nasıl Yazılır?
- 13 Teşvik Mektubu Nasıl Yazılır?
- 13.1 Bir Hayal kırıklığı veya Gerileme Sonrası Çalışanları Teşvik Edin
- 13.2 Satışlarınızı Artırmak için Okuyucunuzu Teşvik / Motive Edin
- 13.3 İyi Çalışmaya Devam Etmek İçin Okuyucunuzu Teşvik Edin / Motive Edin
- 13.4 Okuyucunuzu Yeni Bir Fırsattan Yararlanmaya Teşvik Edin
Mektup Türleri Ve Örnekleri Nelerdir?
Bazen bir bilineni bazen ise bir bilinmeyeni anlattığımız mektuplar… Kimi zaman yazarı olduğumuz, kimi zaman adımıza yazılan… Her biri hayatımızın önemli birer parçasıdır. Biz, çoğunlukla edebi mektupları hatırlıyor olsak da, mektubun çokça çeşidi vardır. Bu çeşitlerin her birini bu yazımızda açıklayacağız.
-
Özel Mektuplar:
Hepimizin, bir zamanlar yazmış olduğu mektuplar bu kategoriye girer. Yakınlarımıza yazmış olduğumuz her mektuptur özel mektuptur. Askerde iken aileye yazılmış olan mektuplar veya ailelerin askerler yazdığı mektuplar, özel mektuplardır. Özel mektupların çoğunluğu haberleşme amacı ile yazılmıştır. Gurbete gidenin de, gurbet yolu gözleyenin de merakla yolunu gözlediği mektuplardır. Özel mektuplarda, hal hatır sorulur, yazan taraf kendi hayatından haberler verir. Kısacası; özel mektupların temel işlevi haberleşmedir. Samimi bir dilin kullanıldığı mektuplarda, abartılı anlatımlara yer verilmez ve okuyanın rahatlıkla anlayacağı açık bir dil kullanılır. Sevgililerin birbirlerine yazdıkları mektuplar da bu kategoriye dahil edilir. Aşkı anlatma, hal hatır sorma ve haberleşme amacıyla yazılmış mektuplar, özel mektuplardır.
-
Edebi Mektuplar:
Sanat değeri taşıyan, edebi nitelik taşıyan mektuplar, edebi mektuplar olarak adlandırılırlar. Edebi mektupların en önemli özelliği yazarlar ve şairler tarafından yazılmış olmalıdır. Bir bakıma, özel mektuplar olarak da değerlendirilseler bile, özel mektuplara göre sanat kaygısı taşıdıkları için özel mektup kategorisinden kolaylıkla sıyrılırlar. Şairlerin birbirlerine yazmış oldukları özel mektuplar veya eserleri hakkında detaylı bilgiye yer verdikleri mektuplar edebi mektuplardır. Ne mutlu ki, Türk Edebiyatı dünyanın en gelişmiş mektup arşivine sahiptir. Birbirlerine mektup ile taşlamalar yazan yazarlar da dahil olmak üzere, edebiyatımız çokça edebi mektuba sahiptir. Örnek verilecek olursa; Cemal Süreya’nın, eşi Zuhal Hanım için yazmış olduğu On Üç Günün Mektupları kitabı, barındırdığı can alıcı cümleler ile edebiyatımızın en önemli edebi mektuplarından biri olma özelliğini taşır. Diğer bir yandan; edebiyatımızın en değerli hikayecisi Sait Faik Abasıyanık ve edebiyatımızın en yalın dilli şairi Orhan Veli Kanık’ın birbirlerine yazdıkları mektuplar, edebi mektuplardır. Anlaşılacağı üzere; edebi mektupların en önemli özelliği, yazıldıktan sonra yayımlanmalarıdır. Edebi mektuplar, yalnızca mektuplaşan kişiler arasında kalmaz ve bir süre sonra okurla buluşturulurlar.
-
Resmi Mektuplar:
Hepimiz, bu mektup türüne bir tarih kitabında muhakkak rastlamışızdır çünkü; resmi mektuplar tarihi belge olma özelliğine sahiplerdir. Bireylerin, resmi kuruluşlara, tüzel kişilere veya devlet dairelerine yazdığı mektuplar resmi mektuplardır. Resmi bir kuruma gönderilen her belge gibi, resmi mektuplar da kurum tarafından saklanır. Resmi kurumlara yazılan, dilek ve ricaları içeren mektuplardır. Resmi mektuplar yazılırken, sade bir dil kullanılır ve abartılı anlatımdan olduğunca kaçınılır. Resmi mektupların çok uzun olmaması ve problemi özlü olarak ifade etmesi gerekir. Emredici bir üsluba sahip bu mektuplarda, mektubu okuyan kişiyi hemen harekete geçirmek amaçlanır. İkinci bir anlama gelebilecek kelimelerin kullanımından kaçınılır ve bütün sözcükler gerçek anlamlarıyla kullanılır. Resmi mektuplarda mecaz ifadeler hoş karşılanmaz, mektubu yazan kişinin probleminin göz ardı edilmesine neden olabilir.
-
İş Mektupları:
İşveren ve işçi arasındaki, iş kurumu ve bir başka iş kurumu arasındaki mektuplar, iş mektubu olarak adlandırılır. İş mektuplarında temel konu iş ya da hizmetlerdir. Sipariş verme, bir şikayeti bildiren veya maddi konuların paylaşıldığı mektuplardır. Bu mektuplar yazılırken, alıcıya karşı olan saygı dilini kaybetmemek gerekir. Resmi mektuplarda anlatımın sade olması ve söylenmek istenenin kısaca ifade edilmesi, hem alıcı hem de yazan kişi için önemlidir. Bu mektupların güncel versiyonunu okumak isterseniz mail kutunuza bakabilirsiniz. Yakınlarda bir yerde, iş mektuplarının modern versiyonu ile karşılaşacağınıza eminiz.
Aşk Mektubu Nasıl Yazılır?
Sevdiğiniz birine nasıl hissettiğinizi ifade etmeye çalışırken kafanızın karışması kolaydır. Sadece şefkatinizin nesnesiyle aynı noktada durmak size biraz karışık hissettirebilir. Bununla birlikte, özel olarak bir mektup yazmak, en derin duygularınızla temasa geçmeniz ve ardından hangi kelimelerin onları en iyi şekilde ifade edeceğine karar vermeniz için size zaman kaz
andırır. Başladığınızda sahip olmadığınız net düşüncelere, kendinizi şahsen ifade etmeye çalışırken mektubu
bitirdiğiniz zaman ulaşabilirsiniz.
İnsanlar Kişisel Mektupları Sever
Bugün İnternet ve e-postaya bağımlı olsak bile, her gün hala bitmeyen bir kağıt posta akışı gerçekleşmektedir. İçinde kişisel bir mektup bulunan elle yazılmış bir zarf bulmak için bir yığın kağıt fatura, reklam ve kredi teklifi arasında kişiye güzel hissettirecektir. Böyle bir mektup, anneniz, liseden bir arkadaşınız ya da romantik hisler beslediğiniz kişiden geliyor olsun; bir başkasının sizinle iletişim kurması gerektiğine dair düşüncesinin ürünüdür. Bir aşk mektubu, okuyucunun duygusal bir tepkisini tetikler, muhtemelen onu tutar ve besler. Öte yandan, e-posta mesajları kolayca silinir ve aynı türde duygusal katılım veya fiziksel kalıcılık sağlamaz. Ek olarak, e-postanın gramer olarak doğru olması veya özellikle iyi düşünülmüş olması beklenmez. Aceleyle yazılmış, kolay bir iletişim ürünüdür. Oysaki aşk mektubu öyle değildir.
Bir Aşk Mektubu ile Duygularınızı İfade Edin
Bir aşk mektubu yazmaya başladığınızda, özellikle bir ilişkinin başlangıcında, samimiyetsiz veya hatta komik göründüğünüz için aşk ifadelerini abartmamak en iyisidir. İnatçılık anahtardır çünkü sevilen kişinin onu test etmenize izin verirken satırlar arasında sizi okumaya çalışmasını sağlar. Kendinizi garip ya da utanç verici bir pozisyona sokmadan ilişkide nasıl ilerleyeceğiniz sorunsalını gündeme getirip tartışabilirsiniz. İlişki ilerledikçe ve karşılıklı anlayışın seviyesi arttıkça, daha güçlü duyguları ifade etmeye başlayabilirsiniz. Bununla birlikte, duygularınızın çok yoğunlaştığını hissederseniz, mektubunuzun 24 saat beklemesine izin verin ve sonra tekrar okuyun. Mektubun tonunu biraz yumuşatmaya ve postaya vermeden önce bir veya iki cümleyi yeniden yazmaya karar vermiş olmanıza şaşırmış olabilirsiniz. Sadece kendinizden emin olduğunuzda, mektup ne hissettiğinizi ve tam olarak ne söylemek istediğinizi ifade eder, zarfa koyup posta pulu eklemelisiniz. Unutmayın, tüm aşk mektupları silinmez mürekkeple yazılmıştır!
Ayrıntıları Unutmayın
Bir aşk mektubunda fiziksel detaylara dikkat etmek önemlidir. Bilinçsiz ya da başka bir şekilde herhangi bir olumsuz görüntü aşk mektubunda ne tür bir izlenim yaratır? Bunu öğrenmemek en iyisi olur. Her durumda olumlu ya da en azından tarafsız bir izlenim yaratacak bir görünüm vermeye özen gösterin. Sadece yazdığınız şey önemli değildir, aynı zamanda kağıt, zarf, mürekkep, yazı tipi ve mesajınızı sevdiklerinize taşıyabilecek tüm dikkat çekici detaylar aslında sizin hislerinizi aktaran aracılardır. Ayrıntıların toplamı, mektubunuzun okuyucu üzerinde sahip olacağı genel izlenimi yaratır. Ayrıca mektup yazmak için doğru zamanı bekliyorsanız sevgililer günü, bir aşk mektubu yazmak için ideal bir zamandır.
Kalem mi Bilgisayar mı Kullanmalısınız?
Elle bir mektup yazmak elbette çok kişiseldir ve kısa bir not gönderiyorsanız en sevdiğiniz kalemi kullanarak yazıyor olmak muhtemelen en iyi seçimdir. Kısa bir not ve uyumlu zarflara sahip çekici kırtasiye malzemelerini de kullanabilirsiniz. Ancak, düşüncelerinizi ve hislerinizi çözümleme sürecindeyseniz, süreç boyunca düzeltmeler yapmanız gerekiyorsa, bilgisayarda oluşturulan bir mektup en pratik seçenek olabilir. Her iki durumda da, standart siyah mürekkep kullanın ve sonra hangi fontun kullanılacağını düşünün.
Hangi Font Daha Romantiktir?
Andy gibi el yazısını taklit eden bir yazı ve RageItalic gibi el yazısıyla yazılmış gibi görünen bir yazı yerine, Times Roman 12 gibi bir iş mektubunda bulacağınız yazı tipini kullanırsanız, mektubunuz daha az romantik görünecektir. Her iki fontun da yazdırıldıklarında okunabilir olması için standart 11 veya 12 font boyutunun ötesinde kullanılması gerekir. Çeşitli yazı tiplerini deneyin ve kişisel tercihlerinize göre boyutlarını doğru bir şekilde ayarlayın.
Aşk Mektubu Ne Kadar Uzunlukta Olmalı?
Mektubun uzunluğu birkaç şeye bağlı olacaktır. Tomurcuklanan bir ilişki kısa, cilveli bir yazışmaya işaret ederken, yurtdışındaki eşlerden birine yazılmış bir mektup daha uzun ve daha ayrıntılı olmalıdır. Başka bir deyişle, her bir kelime okuyucu tarafından besleneceğinden, ortak bir ilişki içinde bir partnere uzun, ayrıntılı bir aşk mektubu göndermek önemlidir. Bununla birlikte, yeni bir ilişkide, gerçekten tanımadığınız birisine yoğun olarak yazmak garip hatta saçma görünebilir.
Bir aşk mektubu yazmak hem yazar hem de okuyucu için faydalı bir deneyim olabilir. Bu süreçte, yazar en derin duygularını daha iyi ifade etmeyi öğrenir ve her iki taraf da daha önce sahip olmadıkları bir karşılıklı anlayış seviyesine ulaşır. Bununla birlikte, doğası gereği sevgi hassas ve savunmasızdır, bu yüzden belirli kurallara uyulması ve alevleri söndürmek yerine sevginin alevlerini körüklemek için belirli bir dilin kullanılması gerekir.
Hiçbir işveren bir çalışanın disiplin suçu işlemesini istemez, ancak bir kovuşturma başlatıldığında profesyonel bir şekilde ilerlemelidir. Bu sizin sorumluluğunuzda olursa, şirket mektubu için kabul edilmiş bir format olup olmadığını görmek için önce şirketinizin politikalarını ve uygulamalarını kontrol edin. Ayrıca şirketinizin ilave düzeltici eylemler önerip önermediğini kontrol etmelisiniz.
Çoğu durumda, önce çalışanla konuşmalı, ardından sorunuzu ayrıntılarıyla birlikte belgelendirmelisiniz. Resmi bir dil kullanın, böylece yanlış anlama için yer kalmaz. Sorunu yeterince geniş bir şekilde tanımlayın, böylece açıklamanız gelecekteki problemleri kapsayacaktır. Çalışanın, sorunun tartışıldığını ispatlamak için belgeleri imzalamasını sağlayın.
Mektubunuza, bireyin olumlu davranışından veya niteliklerinden bahsederek, olumlu bir notla başlamak isteyebilirsiniz. Mektubu neden yazdığınız konusunda samimi olun. Konuyu dallandırıp budaklandırmayın. Ya da sorunu sürekli vurgulamayın. Konuyu, açıklamanızın gelecekteki zorlukları veya denklemleri kapsayacağı kadar geniş bir terimle tanımlayın.
Kişinin durumu nasıl iyileştirebileceği veya sorunu çözmek için ne tür düzeltici önlemler alması gerektiği konusunda özel önerilerde bulunun ve eğer kişi bu yönde eylemlere başvurmazsa olası sonuçları açıkça belirtin. Mektubunuzu, olumlu bir dille, cesaret vererek ya da uygunsa endişelerinizi belli ederek ya da kişinin sorunu çözeceğine dair güvenini ifade ederek sonlandırmayı düşünün.
Bununla birlikte, çoğu durumda, resmi bir mektup yazılması uygundur. İşte bir kınama mektubu gerektiren durumlar ve bu mektuplardan birini yazmanıza yardımcı olacak birkaç ipucu:
Uyarı
Bir çalışanın performansı kabul edilebilir değilse ve ilk yüz yüze görüşmeden sonra hala bir düzelme yoksa, sorunu çözmenin bir sonraki adımı bir uyarı mektubuolacaktır. Mektubunuzda hangi davranışların iyileştirilmesi gerektiğini açıkça belirtin ve bu iyileşmeye ulaşılıp ulaşılmadığını belirlemek için çalışanın performansını yeniden gözden geçireceğiniz bir tarih belirleyin. Bu uyarı mektubu daha sonra gerektiğinde gelecekteki eylemi haklı göstermeye yardımcı olmak için çalışanın kaydının bir parçası haline gelir.
Kural İhlali
Bu kınama mektubunun kısa ve net olması gerekiyor. Çalışan veya karakteriyle ilgili olumsuz genellemeler yapmayın ve hakaretten kaçının. İhlalin ima edilen ciddiyeti, genellikle çalışanın dikkatini çekmek ve davranışını değiştirmek için yeterli olacaktır.
Zayıf Katılım veya Gecikme
Karşı tarafın davranışı rahatsız edici olsa da, kınama mektubunuzda sakin ve nazik bir ton kullanın, aynı zamanda söylemek istediklerinizi doğrudan ve öz bir şekilde ifade edin. Durumun gerçeklerine sadık kalın ve çalışanın karakterine atıfta bulunan olumsuz yorumlardan kaçının.
Zayıf Performans
Bu kınama mektubuna nazik bir dille başlayın ve sonra doğrudan konuya devam edin. Söz konusu olaya veya uygulamaya odaklanın. Yapıcı eleştiri sunun, ancak kınama alan kişinin karakteri hakkında olumsuz genellemeler yapmayın.
Not: İşveren / çalışan ilişkisinden başka, yetkiniz altındaki bireylere bir uyarı mektubu yazmanız gerekebilecek diğer durumlarda kendinizi bulabilirsiniz. Aşağıda birkaç örnek verilmiştir.
Müşteriyi Kredisini Askıya Alma Veya Cezalandırma Konusunda Uyarma
Bir müşteriyi kredisini askıya alma veya hesabını cezalandırma konusunda uyarmak için kınama mektubu kullandığınızda nazik dil kullanın. Müşteriye, herhangi bir işlem yapmayı tercih etmeyeceğinizi, gerekli olması durumunda yapacağınızı söyleyin. Net ve spesifik olun.
Gözetiminiz Altındaki Bir Distribütörü Uyarma
Bu tür bir kınama mektubu gerekli olduğunda, endişelerinizi özlü, özel ve nazik bir dilde ifade etmeniz önemlidir. Beklentilerinizin ne olduğunu ve distribütörün bunları karşılamakta nasıl başarısız olduğunu açıklayın. Dağıtıcının kişisel bir biçimde hakaret olarak algılayacağı rahatsız edici yorumlar veya olumsuz bir dil kullanmaktan kaçının.
Kiracıyı Uyarmak İçin Mektup Yazma
Diğer kınama mektuplarında olduğu gibi, doğrudan ve kısa bir şekilde konuya girin, aynı zamanda kibar olun. Kiracının karakterine olumsuz yorum yapmadan konunun gerçeklerine sadık kalın.
İş mektupları oluştururken, A4 çizgisiz kağıt kullanın. Parlak bir300 g/m² kağıt biraz daha pahalı olsa da, günlük kopya kağıdından daha iyi bir izlenim bırakacaktır. Dört tarafta da 2- 2,5 cm kenarboşluğu kullanın. Times Roman (12 punto) veya Georgia (11 punto) gibi ciddi ve klasik bir font kullanın. Bir iş mektubu, tek satır halinde ve mümkünse bir bilgisayarda yazılmalıdır. Mektubu yazmayı bitirdikten sonra mutlaka yazdırın. Mektubunuz ne kadar uzun olursa olsun kağıdın yalnızca bir tarafına baskı alın. Mektubu yatay olarak üçe katlayın. Mektubunuzu 10,5 x 24 cm boyutundaki penceresiz bir diplomat zarf ile postalayabilirsiniz.
İş Mektubu Formatı İpuçları
Birkaç iş mektubu formatı vardır, ancak hepsi iki temel gruba ayrılabilir: blok formatı ve çeşitli girintili formatlar. Blok formatı biraz daha yaygın olmasına rağmen (belki de daha kolay olduğu için), her ikisi de iş yaşamında kabul edilebilir. Tüm geleneksel formatlaraslında aynı özellikleri içerir:
Mektubu Yazan Kişinin Adı ve Adresi
Ad – Soyad ve adres bilgisi örnek olarak verilmiştir.
- Satır: Mehmet Yılmaz
- Satır:PTT Genel Müd. Posta Telgraf D.Bşk.
- Satır:Doğanbey Mah.
- Satır:Şehitteğmenkalmaz Cad. No: 2/311
- Satır:06101 Altındağ/Ankara
- Satır:Türkiye
Mektubun Tarihi
Mektubun tarihi genellikle iki yöntemden biriyle yazılır:
(Gün ay ve yıl şeklinde virgül olmadan yazılır): 15 Ocak 2020
veya
(Ayla başlar; virgül kullanılır): Aralık, 2019
Alıcının Tam Adı, Unvanı ve Adres
Erkek alıcı için “Bay”, kadın alıcı için ise “Bayan” ifadelerini kullanın.
Bayan Fatma Kaya, Bölüm Başkanı
Kimya Mühendisliği Bölümü
Orta Doğu Teknik Üniversitesi
06800 Ankara
Türkiye
Mektubun Gelişme Bölümü
İlk iş mektubunu kısa tutmak en iyisidir. Mektubu yazdığınız kişi meşgul olabilir ve uzun mektupları okumak için zamana sahip olmayabilir. Bir sayfalık bir mektupta, genellikle yalnızca tek aralıklı üç veya dört paragrafa ihtiyacınız olacaktır. Paragraflar arasında çift boşluk kullanmak en iyisidir. Takip eden örneklere bakın. İş mektubu gelişme bölümünü yazmanın en kolay yolu önceden yazılmış bir iş mektubu formatını kullanmaktır.
Amacınız Nedir? Açık Ve Net Bir Şekilde Belirtin.
İyi bir iş mektubu ilgili tüm bilgileri net ve özlü bir şekilde sunar. Uygun kenar boşlukları ve doğru font kullanıldığında, cümleleriniz 2 satırdan daha uzun olmamalıdır. Hatta tercihen daha kısa olmalıdır. Geleneksel iş yazışmaları, adres, selamlama ve tarih gibi ayrıntıları mutlaka içerir. Mektubun gelişme bölümüne ek olarak, mektubun tamamı A4 boyutunda bir kağıdın bir tarafına kolayca sığmalıdır. Sınırlı bir bütçeniz ve kullandığınız her kelimenin bir bedeli varmış gibi düşünebilirsiniz. Sonuç olarak, her cümlenin içindeki yazılı kelimelerin sayısı konusunda tutumlu olmalısınız.
Giriş Cümlesinde Amacınızı Belirtin
Birçok profesyonel, günlük olarak büyük miktarda yazılı materyal oluşturur ve postalarını hızlı ve etkili bir şekilde göndermeyi öğrenir. Yoğun bir insanın her bir mektubu yavaşça okuması, kelimesi kelimesine irdelemesi için gerçekten yeterli vakti bulunmaz. Bu nedenlerden dolayı, amacınızı mektubun giriş cümlesinde belirtmeniz gerekmektedir. Ayrıca pasif yerine aktif bir anlatım biçimi kullanmak en iyisidir. Pasif anlatım daha uzun fiil formları gerektirir ve okunması yorucu uzun cümleler ortaya çıkarır.
Resmi Bir Dil Kullanın
Kulağa doğal gelen ve uzun soluklu olmayan bir mektup yazmak önemli olsa da, bir iş mektubunun tonunun normal, konuşma dilinden daha resmi olması gerektiğini unutmayın. Eğitiminiz ve kimlik bilgilerinizle birilerini etkilemeye çalışıyorsanız, argo ve deyimsel ifadeler kullanmaktan kaçının. Bu cümlelerin okuyucu üzerinde olumsuz bir etkisi olabilir. Tek bir cümlede çok fazla fikirden bahsederseniz, okuyucu sözcükler arasında kaybolabilir. İlk birkaç cümleyi okuduktan sonra, okuyucu daha dikkatli okumaya ya da hiç zaman harcaman direkt çöpe atmaya karar verebilir. Karışıklık, sıkıntı veya mizahi duygular uyandıran bir mektup yazmak istemezsiniz.
Doğru Yazım ve Dilbilgisi Kurallarına Dikkat Edin
Karşınızdaki kişi mektubunuza çok fazla vakit ayırmıyor olsa da, herhangi bir yazım veya dilbilgisi hatasını farketmeyeceğini düşünmeyin. En popüler kelime işlem programlarında yazım denetimi, sözlükler ve dilbilgisi ipuçları gibi yazma araçları bulunur. Bu özelliklerin Word programınızda etkinleştirildiğinden emin olun ve nasıl kullanacağınızı öğrenin. Bununla birlikte, sözcüğü doğru yazdığınızda ancak yanlış kullandığınızda bir yazım denetiminin işe yaramayacağını unutmayın. Sözcük kullanımınızdan emin değilseniz sözlükten yardım alın.
Mektubunuzu Tekrar Okuyun
Birçok kişi, önemli bir mektup yazdığında yazdırır yazdırmaz kendisi okumadan postaya verir. Mümkünse, bitmiş mektubunuzu bilgisayarda bir veya iki kez okuyun, sonra geri dönüp yeniden dikkatlice okuyun. Bulacağınız basit hataların sayısına şaşırtabilirsiniz. Hata bulursanız düzeltin ve tekrar okuyun. Daha fazla hata bulmadan ya da herhangi bir cümleyi yeniden yazmadan okuyabiliyor musunuz? Fikirlerinizi mümkün olduğunca açık ve net bir şekilde ifade etmiş misiniz? Eğer öyle değilse, mektubunuz göndermeye hazır değildir. İyi bir iş mektubu yazmak sabır ister. Zaman ve tecrübe ile birlikte, mektuplarınız daha hızlı ve daha kolay akıcı bir hal almaya başlayacaktır.
İkinci Bir Görüş Alın
Size yardım etmek isteyecek bir arkadaşınız varsa, hem mektup içeriğiniz hem de formatınız hakkında ikinci bir fikir edinmek her zaman için iyidir. Arkadaşınız mektubu sessizce veya yüksek sesle okuyabilir. Sonrasında tepkisini ve yorumlarını isteyebilirsiniz. Size yardımcı olacak kimse olmasa bile, mektubu yüksek sesle okumak, beyniniz bilgiyi farklı bir şekilde işleyeceğinden, daha yararlı olabilir.
Mektubu Sonlandırma
En yaygın mektubusonlandırma biçimi ‘’Saygılarımla’’ ile yapılandır. Bu ifadeyi virgülle takip edin. Mektubu sonlandırdıktan sonra dört tek satır atlayın ve adınızı – soyadınızı yazın.
Saygılarımla,
Mehmet Yılmaz
İş Mektubuna Belge Ekleme
Mektubunuza özgeçmiş gibi ek bilgiler ekliyorsanız, adınızı ve soyadınızı yazdıktan sonra iki satır atlayıp “Ek” veya “Ekler” yazın. Eğer çoğul kullanıyorsanız, parantez içindeek sayısını belirtme seçeneğiniz vardır.
İpuçları, Püf Noktaları ve Tavsiyeler
Bu makalede, etkili iş iletişimi için üç önemli ipucunu açıklayacağız: Etkili iş mektubu yazma ipuçları, püf noktaları ve tavsiyeler.
Aktif Olun
Yazarken, genellikle pasif yapılar yerine aktif yapılarıkullanın. Aktif dil yapısı pasiften daha güçlüdür ve bu nedenle daha güçlü cümleler üretir. Cümlenin öznesi, eylemi yerine getiren kişi veya şey ise, fiil aktiftir. Cümlenin öznesi, eylemden etkilenen kişi ya da şey ise, fiil pasiftir. Pasif biçim daha az doğrudandır ve genellikle aktif biçimden daha karmaşıktır. Dahası, pasif anlatımlaözneyianonimkılmak ve böylece sorumluluktan kaçınmak kolaydır; bu, iş iletişiminde talihsiz ve çok yaygın bir uygulamadır. Aktör tanımlanmadan eylemden bahsetmek, nadir durumlarda uygun olabilir (örneğin, kimin gerçekten eylemi gerçekleştirdiğinibilmediğiniz bir durum varsa), bunu yapmaktan kaçınmak en iyisidir.
- Örnek: Şirketi satma kararı alındı. Seminer üst düzey yöneticiler tarafından ertelendi.
- Ancak: Hissedarlar şirketi satmaya karar verdi. Genel müdürler semineri erteledi.
Kısa ve Öz Olun
İş mektubunuzu mümkün olduğunca kısa ve doğrudan anlatmak istediğinizi hedefleyecek şekilde yazın. Mesajınızın uzun cümleler veya paragraflararasında kaybolmasına izin vermeyin. Yorumlarınızı kısa tutup konuyu özetleyerek okuyucunun ilgisini çekin. Özellikle hızlı e-posta, yazılı mesajlaşma ve anlık mesajlaşma kültürümüzde insanlar uzun, ayrıntılı metinleri okumak istemiyor.
Paragrafları özellikle mektuplarda, notlarda, e-postalarda ve benzerlerinde tek bir fikirlesınırlandırın. Okuyucuların ana fikirleri hızlı ve kolay bir şekilde kavramalarına yardımcı olmak için, her paragrafa, o paragrafın ana noktasını veya amacını belirterek başlayın ve bu ilk cümleyi destekleyici noktalar veya ek bilgilerle diğer cümleleri devam ettirin.
Yazarken, mümkün olduğunca metninizi azaltın; bir paragraf yerine birkaç cümle, birkaç cümle yerine bir cümle ve bir anlam kaybetmeden bir cümle yerine bunun yerine geçebilecek birkaç kelime kullanın. Ayrıca tekrarlayan veya gereksiz bilgileri de kontrol edin.
- Örnek: Son teslim tarihi uzatılmasına rağmen, bu sabah tahmini masrafları görüşmek üzere yine bir toplantı yapacağız.
- Ancak: Son tarih uzatılsa da, bu sabah tahmini masrafları tartışmak için yine de buluşacağız.
Açık Olun
Yazarken net, basit kelimeler kullanın; Yazınızı süslü, iddialı bir dille süslemekten kaçının. Her seferinde nadiren kullanılan veya üst düzey bir kelimeyi dahil etmek cazip gelse de, çoğu zaman bu kuraldan ziyade istisna olmalıdır. Okuyucularınızın yanlış anlamalarını istemezsiniz.
Jargon (teknik veya çok özelleşmiş terminoloji) iş dünyasının bazı sektörlerinde ünlüdür. Bu dil özel olma eğiliminde olduğundan, genellikle jargondan kaçınmak en iyisidir. Aynı meslekten başkalarına iş mektubu yazıyorsanız, endüstri kısaltmaları da dahil olmak üzere diğer jargonlar uygun olabilir, ancak yine de dikkatli olun. Jargon’un yalnızca bazı konuların üstünü örtme sebebiyle kullanıldığı durumlarda, aşağıdaki örnekte olduğu gibi, bu ifadeler daha doğrudan ve net bir dille değiştirilmelidir.
- Örnek: Gelecek hafta, şirket fazlalıkları atmaya başlayacak.
- Ancak: Gelecek hafta şirket bazı insanları işten çıkarmaya başlayacak.
Ticari mektubunuzu yazmayı tamamladıktan sonra, mantıklı ve gerekli olmayan hiçbir bilginin olmadığından emin olmak için belgeyi okuyun. Okuyucular, onlara ne söylediğinizi veya ne yapmalarını istediğinizi kolayca kavrayabilmelidir; bunu doğru aktarmalısınız ki size tekrar tekrar soru sormasınlar. Daha uzun veya daha karmaşık belgeler için, her ifadenin açık olduğundan ve ihtiyaç duyulan tüm bilgileri içerdiğinden emin olmak için göndermeden önce taslağınızı başka birisinin okuması iyi bir fikirdir.
Bu üç ipucunu izleyerek – aktif anlatım biçimini kullanarak, net bir şekilde yazarak – etkili ticari mektuplar yazma yolundasınız demektir.
Genel bir kural olarak, davet mektuplarını etkinlikten en az iki hafta önce ulaşabilecekleri şekilde yazmanızda fayda vardır. Normalde bu mektupları oldukça kısa tutmalısınız. Mektubu dekoratif veya süslü kırtasiye ürünlerini kullanarak yazmayı düşünebilirsiniz. İş etkinlikleri için antetlişirket kağıdı da uygundur. Hoş, kişisel bir dokunuş eklemek için mektuplarını elde yazabilirsiniz.
Bir Sosyal Etkinliğe Davet İçin Nasıl Mektup Yazılır?
- Genel olarak mektubunuza sıcak, kişisel bir selamlama ile başlayın.
- Etkinliğin ne olduğunu tanımlayın.
- Etkinliğin amacını belirtin.
- Etkinliğin tarihini, saatini ve yerini ve diğer önemli bilgileri (varsa etkinlik için bir tema gibi) belirtin.
- Katılanların gündelik mi, resmi kıyafetler mi, yoksa diğer özel kıyafetler mi (kostümler, üniformalar vb.) giymesi gerektiğini de ekleyin.
- Özel konuklar katılacaksa, bu bilgileri mektubunuza eklemek isteyebilirsiniz.
- Etkinliğe katılmanın bir maliyeti varsa, bu tutarı da dahil edin.
- Etkinlikte içecek veya yemek sunulacaksa, bu bilgileri mektupta da belirtin. Öte yandan etkinlik kermes tarzı bir şeyse, kişinin getirmesi gereken yiyecekleri veya diğer öğeleri belirtin.
- Ev sahibi / şeref konuğu hediye kabul etmemeyi tercih ediyorsa, bu ayrıntıyı mektubunuzda kısaca belirtin. Veya belirli bir hediye tipi isteniyorsa (örneğin babyshower partisi gibi), mektubunuzda hediye tipini belirtin.
- İstenirse, okuyucuların daveti belirli bir tarihe kadar yanıtlamalarını isteyin.
- Etkinliğin eğlenceli olacağına dair beklentinizi ve mektubu yazdığınız kişinin katılabileceğini umduğunuzu ifade ederek mektubunuzu sonlandırın.
Bir Etkinlik Davetini Kabul Etmek İçin Mektup Nasıl Yazılır?
- Mektubunuza başlarken, etkinliğe sizi davet ettiği için karşı tarafateşekkür
- Daveti kabul ettiğinizibelirtin.
- Gerekirse ilgili diğer bilgileri de ekleyin (örneğin, geç gelme veya erken ayrılmadurumunuz varsa ve bu gerçeği belirtmek istiyorsanız).
- Aklınıza gelebilecek tüm soruları sorun veya istenirse, tarih, saat, konum, seyahat düzenlemeleri veya sosyal etkinliğe ait konaklama hakkındaki ayrıntıları doğrulayın.
- Okuyucuya, etkinliği dört gözle beklediğinizi bildirin. Etkinliğin başarılı olacağına dair güvence verin.
Bir Etkinlik Davetini Reddetmek İçin Mektup Nasıl Yazılır?
- Etkinliğe davet edildiğiniz için teşekkür edin.
- Etkinliğe katılamadığınız için pişmanlığınızı ve üzüntünüzü dile getirin.
- İsterseniz, neden katılamadığınızı belirtin.
- Uygunsa, kişiyi tebrik edin (düğün, mezuniyet, doğum günü vb. için). Ya da etkinlik için bir bağış oluşturulduysa ve katılamayacak olsanız da yine de bir bağış göndermek istiyorsanız, katkıda bulunabileceğinizi ve yapacağınız bağışın miktarını belirtin.
- Etkinliğin başarılı olacağına dair inancınızı ifade edin.
Bir Etkinlik Daveti Kabul Etme Mektup Örnekleri
Örnek Mektup # 1
TEMA Vakfı ile konuşma davetinizi kabul etmekten memnuniyet duyuyorum. Beni düşünüp davet ettiğiniz için onur duydum. İki olası konudan bahsettiniz, Toplu Ağaç Dikim Etkinliği veya Ağaç Bağışı Toplama Etkinliği. Toplu Ağaç Dikimi etkinliğinin dahauygun olacağını düşünüyorum. Çünkü son yapılan etkinlikler kişilerin bu tarz olaylara daha çok ilgili gösterdiğini kanıtladı.
Eşim ve ben 4 Aralık’ta etkinliğin tanıtım konferansında olacağız. O akşam mikrofon dışında bazı verileri göstermek için yalnızca bir tepegöz projektöre ihtiyacım olacak. Ancak, izleyicinin konuyla ilgili ne kadar bilgilendirileceğini bilmem faydalı olacaksa, lütfen bunu bana bildirin.
Otel konaklaması teklifiniz için teşekkür ederiz, ancak Ankara’da bir süredir görmediğimiz aile üyelerimiz var. Bizi birkaç günlüğüne ağırlamayı teklif ettiler. Etkinlik konuşması için tekrar teşekkürler. Vakıf ile görüşmeyi dört gözle bekliyorum.
Örnek Mektup # 2
Bu yılki Kadın Konferansında konuşma heyecanınızı kabul etmiyorum. Mektubunuzda önerdiğiniz gibi, 9 Mayıs Pazartesi günü saat 13:00’de konferans salonunda buluşalım.
Psikolojik iyi oluş konusundaki coşkum artmaya devam ediyor. Kadınların özgüvenlerini arttırmak için atabilecekleri bazı adımları tartışmak için heyecanlıyım. Sunumumda tepegöz asetatları ve video segmenti kullanmayı planladığımdan, bana tepegöz projektörü, VCR ve geniş ekranlı bir televizyon monitörü sağlayabilirseniz sevinirim. Bu fırsatı takdir ediyorum.
Örnek Mektup # 3
Beni 17 Mayıs’ta saat 17: 30’daki İstanbul Üniversitesi Edebiyat Kulübü’nde ana konuşmacı olmaya davet ettiğiniz için teşekkür ederim. Grubunuzun Beyazıt’taki Orhan Kemal İl Halk Kütüphanesi’ndebuluşacağını biliyorum.
Sunum için projektöre, ekrana, mikrofona ve bar taburesine ihtiyacım olacak, çünkü bel fıtığım beni biraz zorluyor. Bilgilerime göre, üyeleriniz kitabımın ilk okurlarıdır, bu yüzden yazarlık geçmişimi, kitabın düzenini ve tematik yorumları tartışacağım. Lütfen uygun olup olmadığını bana bildirin. Toplantıyı dört gözle bekliyorum.
Ön Yazı (Teyit Mektubu) Nasıl Yazılır?
- Kendinizi işveren ihtiyacını karşılayabilecek biri olarak sunun. Başka bir deyişle, işin gerektirdiği belirli becerilere ve uzmanlığa sahip biri olarak kendinizi pazarlayın.
- Sadece “Ben doğru insanım” demekle yetinmeyin. Her bir iş gereksinimini özel olarak ele alan iyi yazılmış örnekler, başarılar, iş ahlakı ve kişilik özellikleri ile kendinizi tanımlayın.
- Her bir iş için teyit mektubunuzu özelleştirin.
- Şirkete veya kuruluşa nasıl katkıda bulunacağınızı vurgulayın.
- Sunulan fırsatlar için coşkunuzu gösterin. İşverenlere kim olduklarını, ne yaptıklarını ve onları neden seçtiğinizi bildiğinizi bildirin.
- Güçlü ifadelerle, iş tanımına uyan yeteneklerinizi vurgulayın.
- Tüm yazım hatalarını ve dil bilgisi sorunlarını düzeltin.
- Teyitmektubunuzu kişiselleştirin. Mümkünse, mektubunuzu görüşme ve işe alım sorumlusu olan kişiye ulaştın.
TeyitMektupları Neden Önemlidir?
Teyit mektubu ya da ön yazı ilk buluşmaya benzer. Anında harika bir izlenim bırakıyorsa, okuyucu sizinle ilgili daha fazla bilgi edinmek isteyebilir. Teyit mektubunuz bir işverenin okuduğu ilk belgedir. İşverenlerin, yazdıklarınıza göre sizi işe almak isteyip istemediklerine karar vermek için sadece on saniyeye ihtiyaçları vardır.
Genel yazılmış teyit mektupları sanıldığı kadar işe yaramamaktadır. Sebebi ise, işe başvuran kişilerin ön yazıların kendisi ile ilgili olduğunu düşünmesidir. Oysaki teyit mektupları sizin işvereni ne kadar tanıdığınız ve iş fırsatı için ne kadar hevesli olduğunuzla ilgilidir.
Birçok işveren ön yazı ya da teyit mektubu içermeyen özgeçmişleri incelemeden çöpe atar.Bu, eğerbir teyit mektubu yazmak için zaman ayırmadıysanız, sizi değerlendirmeye almak için zaman ayırmak istemediklerinden kaynaklanmaktadır. Bu noktada uygun pozisyon için ne kadar doğru bir aday olduğunuzu ve hevesinizi karşı tarafa anlatmak işverenin gözündeki izleniminizi fazlasıyla güçlendirecektir. Ön yazı içerek bir iş başvurusu, başvuruları inceleyen ilgili kişi tarafından doğrudan olumlu bir yargı ile değerlendirmeye alınmaktadır.
İşverenlerin Özgeçmişinizi Değerlendirmemesinin Sebepleri
- Özgeçmişinize eşlik eden bir teyit mektubu yoktur.
- Aynı mektubu açıkça diğer iş başvuruları için de kullanmışsınızdır.
- Teyit mektubu iş tanımına uymuyordur.
- Teyit mektubu genel bilgilerle doludur.
- Ön yazı dilbilgisi veya yazım hatası hataları içeriyordur.
- Başvuru sahibinin becerileri iş gereklilikleriyle eşleşmiyordur.
- Başvuran kişi doğrulanamayan iddialarda bulunmuştur.
Teyit Mektubu Yazma İpuçları
Kendi kendinize şu soruyu sormalısınız:mektubunuzsizi bir aday olarak nasıl ayırt etmeye yardımcı olabilir?
Günümüzde sadece özgeçmiş vermek ne yazık ki yeterli değildir. Artık iş başvuruları o kadar kolaylaştı ki işverenlerin de sizi kısa sürede daha iyi değerlendirmek için daha detaylı bir yazıya ihtiyaçları vardır. Bunun sırrı kişiselleştirilmiş bir teyit mektubu göndermektir. Sadece üç ila dört paragrafta bir işveren sizinle görüşmek isteyip istemediğine karar verebilir.
Teyit mektubunuzu mutlaka kişiselleştirin: İşverenlere şirketleri hakkında bildiklerinizi söyleyin. Web sitelerini, ürün veya hizmet materyallerini okuduktan ve iş tanımını inceledikten sonra, ilgileneceklerini düşündüğünüz bir şey yazın.
Şirket içinde bahsi geçen temaslar: İş başvurusu yaptığınız yerde çalışan hiç kimseyi tanımıyorsanız, LinkedIn.com’u kullanarak bir arkadaşınızı bulun. Şirketi görüşmek üzere mümkün olan en kısa sürede arayın.
İşverenlere becerilerinizin pozisyona nasıl uyduğunu aktarın: Bu, her cümlede özel bir dikkat gerektirir. Onlara güçlü yanlarınızın, deneyimlerinizin ve isteklerinizin ihtiyaçlarını nasıl karşılayacağını söyleyin.
İşverenlere kuruluşla nasıl ilişki kurduğunuzu söyleyin: Teyit mektupları sizi değil, kuruluşa nasıl yardım edebileceğinizi anlatmalıdır.
İşveren İçin Mektubunuzu Nasıl Yazabilirsiniz?
- Teyit mektubunuzu işverenin ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde düzenleyin.
- İşverenin ihtiyaçlarına uygun benzer problemleri çözmenin spesifik örneklerini listeleyin.
- İşverenle doğrudan konuşuyormuş gibi kişisel bir mektup yazın
- Rekabette kendinizi öne çıkarmak için güçlü yönlerinizi pazarlayın.
- Kendinizi görüşmeye değer profesyonel bir aday olarak sunun.
Şikayet Mektupları Nasıl Yazılır?
İsteklerinizi ve sizi rahatsız eden noktaları, dikkat gerektiren saygın, ancak kesin bir şikayet mektubu ile aktarmak istersiniz. Mektuplarımız, birçok yazarın sahip olduğu bir soruna cevap vermektedir: Etkili şikayet mektupları nasıl yazılır?Örnek mektuplar, şikayet mektubu yazmanın ipuçlarını öğrenmenize ve yazma yeterliliğinizi arttırmanıza yardımcı olacaktır.
Düzenlenmiş mektuplar ve bilinmesi gereken ipuçları ve adımlar ile, çeşitli ve ilginç şekillerde çekici şikayet yazma stratejilerini ve ilkelerini öğreneceksiniz. En etkili başlangıçların ne olduğunu, anlatım biçiminizi, dilinizin netliğini ve tarzını nasıl geliştireceğinizi ve mektuplarınızı farklı durumlar için nasıl uyarlayacağınızı öğrenebileceksiniz. Vereceğimiz örnekler ve ipuçları ile aktif olarak çalışarak başarılı bir şikayet mektubu yazdığınızdan emin olabilirsiniz.
Şikayet Mektupları Yazma İpuçları
- Mektubu yazmadan önce, ifadelerinizin doğru olduğundan veşikayetinizin meşruiyetinden emin olun.
- Mümkünse mektubunuzu yazarken bir yazım denetleyici kullanın veya birisinden mektubunuzu okumasını isteyin. Mektup el yazısıyla yazılmışsa, temiz ve okunması kolay olduğundan emin olun.
- Genellikle mektubunuzu kısa ve öz Kısa paragraflar yazın ve neredeyse her zaman mektubunuzu bir sayfa ile sınırlandırın. Ancak, tüm önemli gerçeklere yer verdiğinizden emin olun. Önemli tarihler veya yer detaylarını (örneğin, ürünü veya hizmeti ne zaman ve nerede satın aldığınız) ve ek bilgileri (ürün numarası veya hizmet türü gibi) ekleyin.
- Mektubunuzu yazarken, her zaman diplomatik ve kibar Şikayetiniz ne kadar haklı olursa olsun, mektubunuzun kızmasına, alay edilmesine veya tehdit edilmesine izin vermeyin. Mektubunuzu okuyan kişinin sık sık sorundan sorumlu kişi olmayacağını unutmayın.
- Kendinizi karşı tarafın yerine koymaya çalışın ve mektubunuzu buna göre yazın.
- Şikayetinizle ilgili belgelerin kopyalarını ekleyin. Orijinal belgeler göndermeyin.
- Şikayet mektubunun bir kopyasını kendiniz için saklayın.
- Şikayet mektubunuz umduğunuz sonuçları vermezse, daha ciddi ve sert bir tonla başka bir mektup yazmayı düşünün veya statü olarak daha üst düzeybirine yazmayı deneyin.
- Çoğu işletme ve kuruluşun, müşterileri veya üyeleri memnun etmek için şikayetleri hızlı bir şekilde ele almak ve gidermek istediğini anlayın.
- Mektubunuzu belirli bir kişiye hitaben yazın. “İlgili Kişiler” e hitap eden mektuplar, etkili değildir ve doğru kişiye ulaşmaz. Önceden arayın ve yöneticinin ve idari asistanının ismini isteyin. Doğrudan asistana yazmak, mektubunuzun yöneticiye ulaşmasını sağlayabilir.
- Mektubunuza olumlu bir tonla başlayın. Öfkeli bir müşteri size benzer şekilde yaklaşacak olsaydı nasıl tepki vereceğinizi düşünün.
- Kısa olun. Şikayet mektubunuzu bir sayfa ile sınırlı tutun ve uzun yazılar yerine kısa paragraflar yazın.
- Dürüst ve açık olun. Talebinizi aktarmak ve konuyu tamamen araştırdığınızı göstermek için yeterli ayrıntı Ancak, alakasız ayrıntıları atlayın.
- Sağlam ama saygılı bir anlatım biçimini koruyun ve saldırgan, suçlayıcı bir dil kullanmaktan kaçının.
- Şikayet mektubunuzu öz ve profesyonel
- Yalnızca makbuzların ve diğer belgelerin fotokopilerini gönderin ve tüm orijinal belgeleri kendinize saklayın.
- Diğer imzaları alın. Birçok durumda, şikayetmektubunuzun etkisiniartırmak için birkaç kişi daha imzalayabilir. Bu, özellikle mevzuatı etkilemeye veya değiştirmeye çalışırken ya da bir materyali kınama gibi durumlarda geçerlidir.
- Tehdit etmeyin! Bir kurum defalarca kez size kötü hizmet verdiyse ve durumu düzeltmeyi reddediyorsa ve tek çözümünüzün yasal işlem yapmak olduğunu hissediyorsanız, duygularınızı titiz ama sağlam bir şekilde dile getirin. Ancak, bunu takip etmeye istekli olmadığınız sürece yasal işlem yapmakla karşı tarafı tehdit etmeyin.
- Genellemeler yapmaktan kaçının. Şikayet mektubunuz tek bir kişiye odaklanıyorsa, şirket veya kuruluş hakkında genelleme yapmayın.
- İletişim bilgilerinizi ekleyin. İstenirse, adınızı, adresinizi, telefon numaranızı ve e-posta adresinizi ekleyin, böylece kişi (ler) size herhangi bir soru veya endişenizi tartışmak için ulaşabilir.
- İlk mektup etkili olmazsa, sonraki mektupta daha güçlü ancak yine de saygılı bir dil kullanın. İki ya da üç mektup sorunu hala çözmezse, o halde çözümünüz için yasal haklarınızı kullanmayı düşünebilirsiniz.
Tavsiye – Teşekkür – Duyuru Mektupları Nasıl Yazılır?
Mektupların sadece iki aşık arasında yazıldığı gibi bir yanılsama söz konusudur. Oysaki mektup yazma alışkanlığı günlük hayatta, iş yaşamında, hukuk alanında da çok önemli bir yer tutar. Hem geleneksel olarak hem de modern dünyada kabul gören şekliyle profesyonel birçok mektup çeşidi bulunur. Okumaya devam ederek bugün bu mektup çeşitleri arasında yer alan tavsiye – teşekkür – duyuru mektuplarının nasıl yazıldığını ve nelere dikkat etmeniz gerektiğini öğrenebilirsiniz.
Tavsiye Mektubu Nasıl Yazılır?
Sözlerinizi dikkatlice seçin
Tavsiye talebinehızlı bir şekilde cevap verin. Cevabınızı dikkatlice düşünmek için kendinize zaman verin, ancak isteğinizi aldıktan sonraki birkaç gün içinde mektubunuzu göndererek kişininkendisine önem verdiğinizi bilmesini sağlayın.
Saygılı bir ton kullanın
Tavsiyede bulunmanız istenen konu hakkında veya bu konuda ricada bulunan kişi hakkında kişisel olarak nasıl hissederseniz edin, ifade tonunuzusaygılı, yardımsever ve cana yakın tutun. Yargılayıcı görünmemeye dikkat edin. Doğrudan veya dolaylı eleştiriden kaçının. Tavsiye veremezseniz pişmanlığınızı ifade edin. Konuyla ilgili tavsiyede bulunması için başkasının daha iyi bir seçenekolabileceğini belirtin. Sorulmadıkça yorum veya kişisel görüş beyanlarından kaçının. Konu hassas bir konu ise, yaklaşımınızı dikkatlice düşünün.
Güçlü bir dil kullanmaktan kaçının
Güçlü dil, okuyucunuzu caydırabilir. Sadece size sorulan konuda tavsiye verin. Tavsiyenizi basit ve net tutun.
Kişisel tavsiyeyi yalnızca istendiğinde verin
Kişisel tavsiyeleri ancak birisi size içtenlikle sorduğunda vermeniz gerektiğini unutmayın. O zaman bile dikkatli ve hassasdavranmalısınız. Birisi tavsiyenizi kabul ederse, herhangi bir küçümseme veya üstünlük hissine bürünmeden takdir edin. Tavsiyenizin değerini değil, okuyucunun güçlü yönlerini vurgulayın. Tavsiye isteyen kişi olduğunuzda, güvenebileceğiniz ve tanıdığınız insanlara yönelin. Bu kişiler güveninize layık olmalı ve isteğinizi gizli tutmak konusunda hassas davranabilmelidirler.
Güzel bir mektupla şükran gösterin
Birisi tavsiye isteğinize cevap verdiğinde, nihayetinde tavsiyesini kullansanız da kullanmasanız da, teşekkür mektubu veya takdir mektubu yazmak her zaman iyi bir fikirdir. Bir kişinin tavsiye veya önerisini kullanıyorsanız, uygun bir şekilde teşekkürünüzü dile getirin. Tavsiyesini kullanmayıp fikrinizi değiştirmeniz durumunda tavsiye mektubunu ileride başvurmak üzere el altında tutmak isteyebilirsiniz.
Teşekkür Mektubu Nasıl Yazılır?
Sizden ne beklendiğini netleştirmeye yardımcı olan kibar ve takdir edici bir yanıt verin. Daha sonra yanlış anlamaları önlemek için rolünüzü en baştan net bir şekilde tanımladığınızdan emin olun. Teşekkür mektubunuzu onay mektubunu, orijinal mektubu, raporu, siparişi vb. aldıktan sonraki birkaç gün içinde gönderin. Teşekkür mektubu gecikirse kısa, samimi bir özür ekleyin. Okuyucu memnuniyetsiz veya savunmacı olabileceğinden, bu mektubu özellikle saygılı hale getirin. Her türlü rahatsızlık, iletişimsizlik veya sorun için özür dilemek isteyebilirsiniz. Samimi olun, çoğu kişi dürüst olmadığınızda bunu hissedebilir. Mektubunuzu mümkünse yalnızca genel olarak şirket veya kuruluşa değil, belirli bir kişiye özel olarak gönderin.
Duyuru Mektubu Nasıl Yazılır?
Basit ve özlü olun
Duyuru mektubunuzu basit ve özlü bir şekilde yazın, böylece okuyucunun bilgileri hızlı bir şekilde alabilmesi ve kolayca başvurabilmesi için kolaylık sağlamış olursunuz.
Kısa tutun
Olumlu bir duyuru yapıyorsanız kısa bir şekilde giriş yaptıktan sonra direkt olarak konuya dikkat çekin. Kişisel veya ticari bir ilişki sürdürme ve moral, güven, sadakat ve iyi niyetoluşturma arzunuzu gösterin.
Aynı hedeflere ulaşmak için diğerlerini motive edin
Başkalarının başarılarını duyurmak veya başarılı birini tanıtmak amacıyla uygun şekilde mektup yazarsanız, aynı hedeflere ulaşmak için başkalarını motive edebilirsiniz.
Avantajınız için mektubu kullanın
Duyuru mektubunuziyi ilişkiler kurmak ve işinizi geliştirmek için önemli bir fırsattır.
Sorulardan kaçınmak için her şeyi eksiksiz yazın
Duyurunuzdaki bilgileri net ve eksiksiz yapın, böylece daha sonra sorularla bombardıman edilmezsiniz.
Saçmalamaktan kaçının
Kötü bir haber duyuruyorsanız, dolambaçlı ve saçma bir açıklama yapmayın. Duyuru anlayış ve iyimserlikle mizaçla harmanlanabilir. Ancak kullandığınız dilin tonu daima saygılı olmalıdır.
Teşvik Mektubu Nasıl Yazılır?
Teşvik mektupları başkaları üzerinde çok güçlü bir etkiye sahip olabilir. Mükemmel yazılmış bir mektup başkalarına içten bir destek ve harika şeyler başarmaları için ilham verebilir. Teşvik mektubu yazarken, anlatım biçiminizi pozitif tutun ve neyin başarılmış olduğuna veya başarılabileceğine odaklanın. Doğrudan veya dolaylı eleştiriden kaçının. Amacınız umut vermek ya da ne kadar önem verdiğinizi ifade etmektir.
Teşvik, en çok hayal kırıklığı veya gerileme sonrasında gereklidir ve bu durumlarda yazılı teşvik çok güçlü bir etkiye sahip olabilir. Okuyucuya saklaması, paylaşması ve incelemesi gereken bir şey verir. Teşvik mektubunuzda gerçek bir takdir gösterin. Okuyucuları ilgili konuda herhangi bir şeyden vazgeçirebilecek güçlü bir dilden kaçının. Yardımın uygun ve gerçekten uygun olması durumunda, okuyucunuza yardım önerin.
Okuyucunuzu teşvik etmek için en iyi zaman, bir görevi başarıyla tamamladıktan sonrasıdır. Yazılı ifadeler, gündelik yorumların sahip olmadığı bir motivasyon gücüne sahiptir. Dolayısıyla olumlu bir mektup okuyucuyu daha yüksek mükemmellik standartlarında motive edebilir.
Bir Hayal kırıklığı veya Gerileme Sonrası Çalışanları Teşvik Edin
Örnek Mektup # 1
Hepimizin çok stresli bir yıl geçirdiğini biliyorum. Personel sayımızı yüzde yirmi azalttıktan sonra bile, umduğumuz kazanç çeyreğine ulaşamadık. Yine de, sizi temin ederim ki, işgücümüzde daha fazla kayıp yaşamayacağız. Ufukta başka iyi haberler var. En son kazanç hedefimize ulaşamamış olsak da, satışları sabitledik ve satış tahminleri cari çeyrek için küçük bir kâr öngörüyor.
Bu olumlu eğilim, geçen yılki sorunlardan sonra toparlanma girişimlerimizin yolunda olduğunu ve yakında zararımızı kapatacağımızı gösteriyor. Şirkete sadık kaldığınız ve başarıya ulaşmamıza yardımcı olduğunuz için size minnettarız. Güveniz ve sıkı çalışmalarınız için teşekkür ederiz.
Örnek Mektup # 2
Geçen yıl bildirilen sıkı bütçeyle çalışmanın ne kadar zor olduğunu anlıyorum. Sizin de bu durumu anladığınızdan emin olduğum gibi, bu, daha verimli eğitim ve üretim yöntemleri benimseyerek faaliyetlerimizi kolaylaştırma girişimidir. Ancak, üretim seviyelerimizin son çeyrekte neredeyse yüzde yirmi arttığını bilmelisiniz. Bu artış, sizin gibi yatırım yapmaktan korkmayan çalışanların zorlu çalışması ve bahane bulmak yerine çözüm üretmenizden kaynaklanıyor. Böyle çalışmaya devam edin!
Örnek Mektup # 2
Bilmenizi isterim ki, istediğinizpromosyonu almadaki hayal kırıklığınızıanlıyorum. Katkıda bulunan ve ekibimizin etkin bir üyesi olarak değerinizi kanıtlamışken, en son projedeki deneyiminize ek olarak, şirkette iyi bir yönetici adayı olmayı hak ettiğiniz uzun yıllara dayanan bir geçmişiniz var. Lütfen ilerleme fırsatlarının tekrar geleceğini unutmayın. Geçmişte olduğunuz kadar üretken ve becerikli olmaya devam ederseniz, önünüzde parlak bir gelecek görüyorum.
Satışlarınızı Artırmak için Okuyucunuzu Teşvik / Motive Edin
Örnek Mektup # 1
Tebrik ederim! İlk iki çeyrekte muazzam bir başarı elde ettik. Daha da yukarı tırmanmaya devam edebileceğimizi biliyorum. Bu Salı günü başlayarak, A grubunda satış ve hizmette performansı artırmanın yollarını planlamak üzere haftalık strateji toplantıları yapacağız. Müşterilerimizin, sunduğumuz hizmet ve ürünlerle mağazayı mutlu etmelerini istiyoruz. İyi hizmet her zaman daha fazla satışa dönüşür. Satış hedeflerini aştığınız için ikramiye almaya hak kazandınız. Ben de onları almaya devam etmenizi istiyorum. Unutmayın, ayın ilk yarısında hedeflerimize ulaşırsak, ilave bonuslar için daha fazla zaman kalır.
Örnek Mektup # 2
Bildiğiniz gibi, gelecek ay genellikle şirket genelindeki satışlar bakımından yavaş ayımızdır. Bölge ofisi, satışları artırma planını oluşturmamızı istedi. Arkamda bir satış ekibine sahip olduğumu bilerek, sorumluluğu yönlendirmek için departmanımıza gönüllü olmak için hızlı davrandım. Ayın ilk gününden itibaren sosyal medya “iki tane al, bir tane öde” reklamlarını sunmaya başlayacağız. Bu heyecan verici yeni teklifin farkında olduklarından emin olmak için lütfen yeni müşterileri kontrol edin.
Daha da heyecan verici bir haber, Almanya’daki yıllık konferansa katılmak üzere gelecek ay en iyi satış profiline sahip olan departmanın seçileceği yönünde. Bu Cuma, personel odasında bir satış toplantısı yapacağım. Sizi orada görmek ve başarılı bir satış kampanyası tasarlamak için sabırsızlanıyorum.
Örnek Mektup # 3
Bir hafta içerisinde satış hacmi hedefimizde 20.000’in altına düşüyoruz. Bu ayki haftalık ortalama hacmimiz 15.560. Önümüzde çeşitli zorluk ve fırsatlar var. Ve biliyorum ki görevimiz bitti. Hedefimize ulaşmak için, her birimiz günlük 560 adet bireysel satış hacmine bağlı kalmalıyız. Başka bir deyişle, 20.000 hacmi son derece ulaşılabilir bir hedeftir.
Mücadeleye biraz daha rekabet katmak için, en üst satış görevlisine bu ay 500 TL ikramiye, ikinci kişiye ise 250,00 TL ikramiye vereceğiz.Dahası hedefimize ulaşırsak tüm satış personeli ve eşleri için bir akşam yemeği organize edeceğiz. Bunu başarabileceğinizi biliyorum.
İyi Çalışmaya Devam Etmek İçin Okuyucunuzu Teşvik Edin / Motive Edin
Örnek Mektup # 1
Bugün sınıfınızı birkaç kez gözlemledim ve coşkulu olduğunuzu ve öğrenme sevgisine sahip olduğunuzu keşfettim. Başkalarına ellerinden gelenin en iyisini yapma konusunda ilham vermeyi önemsediğinizi biliyorum. Yanımızda olduğunuz için şanslıyız.
Bildiğiniz gibi, gençler ve yaşlılar için yıllık kariyer atölyelerimizi düzenlemenin zamanı geldi. Lisansüstü eğitim fırsatları için bir oturum düzenleyeceğinizi umuyoruz. Açıkçası bu iş için en uygun kişisiniz ve önemli bir katkı sağlayabileceğinize inanıyoruz. Lütfen önümüzdeki hafta ofisime uğrayın, konu hakkında daha detaylı konuşalım.
Örnek Mektup # 2
Makaleni bitirdiğinizi duyduğuma sevindim ama ne kadar önemli bir iş yaptığınızı okuyana kadar anlamamıştım. Tüm verileri toplamak ve analiz etmek için harcadığınız zamanı ve sabrı hayal edebiliyorum. Hakan ve ben bazı arkadaşlarımızla paylaşmayı düşünmüştük;onlar da aynı derecede etkilendiklerini belirttiler.
Kuşkusuz, bu tür araştırma raporları hazırlamaya devam ederken gazetecilikte umut verici bir geleceğe sahip olduğunuz aşikar. Yaptığınız şey hepimiz için harika bir hizmet. Umarız devam edersiniz.
Örnek Mektup # 3
Yazılımımızın en son sürümünün yayınlanmasından dolayı içten teşekkür ve tebriklerimi iletmek istiyorum. Liderliğiniz, bağlılığınız ve uzun saatler süren yoğun çalışmalarınız olmadan, teslim tarihimize kadar işleri yetiştiremezdik. Veya böyle güzel bir ürün ortaya koyamazdık. Yazılımı satın alan müşterilerden olumlu geri bildirimler almaya başladık. Programı kullanabilmelerini kolaylaştıracak yeni birtakım eklentiler sunmayı umuyoruz.Bu projeye katkınız için teşekkür ederiz. Yeni projelerinizi ve verimli çalışmalarınızı bekliyoruz.
Okuyucunuzu Yeni Bir Fırsattan Yararlanmaya Teşvik Edin
Örnek Mektup # 1
Geçtiğimiz ay cankurtaran sertifika programını tamamladığınız için tebrikler. Sadece ilginizi çekebilecek bir fırsattan yeni haberdar oldum. Doğa Rekreasyon Merkezi, okulun beden eğitimi müfredatının bir parçası olarak okul saatleri içinde yüzme dersleri vermeközel okullarla bir sözleşme imzaladı.
Merkezin, artan iş yüküne yardımcı olabilecek sizin gibi nitelikli kişilere ihtiyacı olacak. Rekreasyon yöneticisini tanırım ve istersenizsizin için kefil olabilirim. Her zaman çocuklarla ilgili çalışmalar yürütmekten ötürü mutluluk duyduğunuzu görebiliyorum. Dolayısıyla bu iş için de mükemmel bir adaysınız. Yardımcı olabilirsem lütfen bana bildirin.
Örnek Mektup # 2
Küçük Zeynep’in geleceği hakkında çok fazla düşündüğünüzü biliyorum ve vesayetçi aracı kurum hesaplarının farkında olup olmadığınızı merak ediyorum. Adına bir hesap açıp katkı yapabilirsiniz. Kazandığı herhangi bir temettü veya faiz, zaman içinde çok büyük bir fark yaratabilecektir. Sanırım siz de bunun çok değerli bir seçenek olduğunu göreceksiniz. Bu hafta, uygun olduğunuz bir gün öğle yemeğinde öğrendiklerimi paylaşmaktan memnuniyet duyarım.
Örnek Mektup # 3
Dün gece haberlerde son toplantıda bahsi geçen şirketlerin birleşmesinin olumsuz sonuçlandığını duydum. Bu, onları kendimize mahkum etmek için en uygun zaman olabilir. İç kaynaklara göre, Mehmet Yüce şirketi ayakta tutmak için tüm teklifleri dikkate alacaktır. Satışlar büyük ölçüde düşerse, ciddi bir alıcı bulunduğunda taviz vermeye istekli olabilirler. Yönetim ekibimin tüm üyeleri arasında, ilk yaklaşımı yapmak adına siz, en iyi geçmişe sahipsiniz. Çalışma geçmişiniz ve Mehmet Bey ile olan eski iş deneyimleriniz sizi bu konunun yönetimine en uygun kişi yapıyor. Bu konuyu her zamanki diplomasi ve profesyonellik ile idare edeceğinizi biliyorum. Mümkün olan en kısa sürede ayrıntılı bir rapor bekliyorum.