Belge Kümesi, tek bir varlık gibi yönetebileceğiniz bir ilgili belgeler grubudur. Tek bir adımda Belge Kümesi oluşturabilir ve daha sonra bu kümenin özelliklerini ve meta verilerini tanımlayabilirsiniz. Kümeyi tek bir varlık gibi yönetebilirsiniz.
Bu makalede
Belge Kümesi nedir?
Çoğu proje türünde, kişiler genellikle bütün bir ilgili belgeler kümesi oluşturur. Bazı durumlarda, bu belge kümesi projenin son hali veya "teslim edilebilir öğesi" olabilir. Örneğin, bir profesyonel hizmetler şirketi, olası bir müşteriden gelen teklif istemine yanıt verirken standart bir “iş grafiği” oluşturabilir. Bu iş grafiği her zaman şu parçaları içerebilir ve her bir parçayı belirli bir projenin özel gerekliliklerine göre özelleştirebilir:
-
Hizmet şirketine giriş
-
Kuvvetli Yönler, Zayıf Yönler, Fırsatlar ve Tehditler (SWOT) analizi
-
İş planı
-
Karşılaştırılabilir şirket analizi
Başka durumlardaysa, bu belge kümesi yalnızca daha büyük projeleri destekleyen ve herhangi bir şeyin oluşturulması ya da beklenen sonucu olan bilgilerin farklı türlerini temsil ediyor olabilir. Örneğin, üretim şirketleri, ürettiği her ürünün tasarımı, sınanması ve üretimiyle ilgili standart bir dizi belge oluşturabilir.
Bu belgeler aynı anda veya aşamalar halinde oluşturulabilir. Belgeler tek bir kişi tarafından ya da birçok kişi tarafından oluşturulabilir ya da gözden geçirilebilir. Tüm belgeler aynı biçimde olabilir (Word belgeleri gibi). Alternatif olarak, farklı dosya biçimlerini de kapsıyor olabilirler (örneğin, Word belgeleri, OneNote not defterleri, PowerPoint sunuları, Visio diyagramları, Excel çalışma kitapları vs.).
Belge Kümeleri kuruluşların bu durumları daha kolay yönetmelerine yardımcı olabilir. Belge Kümesi, birden çok ilgili belgeyi tek bir varlık olarak üzerinde çalışılabilecekleri ve yönetilebilecekleri tek bir görünüm halinde düzenler. Yeni bir Belge Kümesi oluşturduğunuzda, aslında yeni bir içerik türü oluşturmuş olursunuz. Bu içerik türü site koleksiyonu genelinde kullanılabilir ve her bir farklı çok belgeli iş ürünü için yeni bir Belge Kümesi içerik türü yapılandırabilirsiniz.
Belge Kümesi içerik türü kitaplığa eklendiğinde, kullanıcılar tek bir belge oluşturdukları aynı yöntemle Belge Kümesinin yeni örneklerini oluşturabilir.
Belge Kümesi ile neler yapabilirsiniz?
Belge Kümesi içerik türü, çok belgeli iş ürünlerini başarıyla oluşturmayı ve yönetmeyi kolaylaştıran çeşitli özelliklere sahiptir. Belge Kümesi içerik türünü yapılandırırken aşağıdakilerden istediklerinizi yapabilirsiniz:
Bir kullanıcının gereksinim duyduğu tüm kümesiyle ilgili bilgileri içeren belge kümesi için Karşılama sayfasını Özelleştir . Proje bilgilerini veya belge kümesi (örneğin, proje zaman çizelgesi, kaynaklar, vb. bağlantıları.) üzerinde çalıştığınız ekip üyeleriniz yardımcı olacak kaynaklar görüntülenecek ayarlanabilir bir Web Bölümü sayfası Hoş Geldiniz sayfasıdır. Bu da kümesine eklenen belgelerin listesini görüntüler.
-
Otomatik olarak oluşturulan varsa ve her yeni örneğinde belge kümesi dahil etmek istediğiniz varsayılan içeriği belirtme . Bazı belgeler otomatik olarak dahil olabilir ve kişiler kullanan şablonları denetleyebilirsiniz. Varsayılan Belge içerik türleri doğru olduğundan emin olabilirsiniz. Kuruluşunuzun belirli iletişim türleri için kullandığınız şablonları markalı, belge kümesi içerik türünü yapılandırdığınızda, örneğin, bunlar karşıya yükleyebilirsiniz.
-
İzin verilen içerik türlerini belirtme Belge kümesi dahilinde kullanılabilecek içerik türleridir (örneğin, belge dosyaları, resimler, ses veya video).
-
Paylaşılan meta verileri belirtme Ayrıca, bir kümedeki tüm belgeler için istediğiniz meta veri sütunları da belirtilir. Belge Kümesi oluşturulduğunda varsayılan belgeler otomatik olarak meta verilerle birlikte sağlanır ve paylaşılan meta verileri Hoş Geldiniz sayfasında görüntüleyebilirsiniz.
-
İş akışları atama Belge Kümesi için kullanmak istediğiniz iş akışlarıdır. Belge Kümelerinde standart Gözden Geçirme veya Onay iş akışlarını kullanabilirsiniz ve bütün bir Belge Kümesi iş akışı adımlarında tek bir dosyaymış gibi işlenir. Ayrıca, kuruluşunuz Belge Kümeleri için özel iş akışları da geliştirebilir.
-
Belge Kümelerini Gönderme Hedeflenen bir klasöre, siteye veya kitaplığa yönlendirilmek üzere İçerik Düzenleyicisi'ne gönderilir.
Belge Kümesi içerik türünü bir kitaplığa ekledikten sonra, site kullanıcıları alışılmış belge yönetimi özelliklerini ve özel Belge Kümesi özelliklerini kullanabilirler.
Belge Kümesi yazarları aşağıdaki görevlerden herhangi birini yapabilirler:
-
Belge kitaplığındaki Yeni Belge komutunu kullanarak yeni çok belgeli çalışma ürünlerini hızlı ve kolay bir biçimde oluşturma.
-
Belge Kümesi içinde geçerli özelliklerin ve belgelerin sürüm geçmişi anlık görüntüsünü yakalama.
Gözden geçirme ve onay gibi ortak görevleri yönetmek için Belge Kümesi içindeki tüm belge kümesinde veya tek tek öğelerde iş akışları başlatma.
-
Belge Kümesine e-postayla bağlantı gönderme.
-
Belge Kümesini başka bir konuma taşımak veya kopyalamak için Gönder komutunu kullanma (hedefin Yönetim Merkezi'nde yapılandırılmış olması gerekir).
-
Belge Kümesi için izinleri yönetme.
Not : Makine Çevirisi Yasal Uyarısı: Bu makale, insan müdahalesi olmadan bir bilgisayar sistemi tarafından çevrilmiştir. Microsoft bu makine çevirilerini İngilizce bilmeyen kullanıcıların Microsoft ürünleri, hizmetleri ve teknolojileriyle ilgili içeriklerden yararlanmasına yardımcı olmak için sunar. Bu makale makine çevirisi olduğundan sözcük, cümle dizilimi ve gramer hataları içerebilir.