Bir profil, e-posta hesapları, veri dosyaları ve e-posta öğelerinizin nereye kaydedildiği bilgisine yönelik yapılandırma bilgilerini içerir. Outlook ilk kez çalıştırıldığında, otomatik olarak bir profil oluşturulur ve Outlook adını alır. E-posta hesapları eklediğinizde veya e-posta hesaplarını değiştirdiğinizde ya da ek bir Outlook Veri Dosyası (.pst) eklediğinizde profil güncelleştirilir.
Outlook profilleri, Windows kayıt defterinde depolanır ve şu bilgileri içerir:
-
Kullanılacak hesap bilgileri Bu bilgiler kullanıcı adı, görünen ad, e-posta sunucusu adı ve İnternet servis sağlayıcısı (ISS) hesap parolasını içerir.
-
E-posta verilerinin teslim edildiği ve kaydedildiği yer Outlook uygulamasında veriler e-posta sunucusuna veya bilgisayarınızdaki Outlook Veri Dosyası (.pst) dosyasına teslim edilir ve kaydedilir. Microsoft Exchange Server hesapları gibi bazı hesaplar çevrimdışı bir Outlook Veri Dosyası (.ost) kullanabilir. Bu veriler, kurallar, iletiler, kişiler, takvimler, notlar, görevler, günlükler, Arama Klasörleri ve diğer ayarları içerir.
Çoğu kullanıcı yalnızca bir profile gereksinim duyar. Outlook her e-posta hesabı için benzersiz bir Outlook Veri Dosyası (.pst) kullanılmasını kolaylaştırır. İş ve ev hesapları gibi hesapları yalıtılmış şekilde tutmak için önceden birden çok profil kullandıysanız, tek bir profil kullanmayı düşünebilirsiniz. Ayrıca, Outlook 2010 ile çalışmaya başladığınızda, birden çok Exchange Server hesabı tek bir profilde kullanılabilir.
Profil kullanılması, aynı bilgisayarı kullanan diğer kişilerin Outlook bilgilerinize erişmesini önlemez. Bilgisayarınızı başka biriyle paylaşıyorsanız, her biriniz için bir parola ile Windows kullanıcı hesabı oluşturmanızı öneririz. Böylece Outlook kullanan herkesin benzersiz bir profili olacaktır.