Bu makalede kabul edilebilir biçimleri için bir Adres mektup birleştirme adres listesi ve önerileri ve yararlı soruları içerir adres listesi oluşturmak gibi kendinize sorun için.
Bir veri kaynağı tasarlama
Microsoft Word'de, içinde yeni bir adres listesi oluşturabilirsiniz. Adres Mektup Birleştirme Sihirbazı. "Adım 3: Alıcıları Seç" Sihirbazı'nda seçtiğiniz zaman, , Yeni liste yaz
seçenek kullanılabilir. Bu seçeneği adresinizi oluşturur. liste.
Adres listesi oluşturmak için başka bir yol, bir Word tablosundan alınır. Size herhangi bir veritabanına benzeyen biçimi alanları olduğu gibi bir metin dosyası da kullanabilirsiniz virgül veya sekmelerle ayrılır ve kayıtları paragraf tarafından ayrılır işaretler.
Bir adres listesinde Soyadı
gibi bilgilerin her kategori bir alan olarak adlandırılır. Bilgileri oluşturan alanları kümesi bir kişi bir kaydı adı verilir.
Bir veri kaynağı tasarlarken göz önüne alınması gerekenler
Adres listesi oluşturmadan önce hangi bilgilerin karar vermek, dahil etmek istediğiniz ve nasıl bu bilgiyi kullanabilir ve sonra tasarım istiyorsanız Veritabanı. Bu, zaman ve iş daha sonra kaydeder.
Bazı kayıtları diğerlerine göre daha fazla bilgi var mı?
Daha çok bilgi diğer bazı veri kayıtlarınız olabilir kayıtları. Örneğin, bir iş adı, bir departman bazı girdiler olabilir Başlık ve en fazla üç satırlık adres satırı. Yalnızca diğer girdiler olabilir bir ad, bir satırlık adres ve Şehir ile üçüncü bir satır durumu, ve posta kodu.
Adres listesinde, her veri kaydı aynı olmalıdır veri alanlarının sayısı. Adres listenizi yeterli veriye sahip olacak şekilde tasarlayın en çok alan içeren kayda karşılık gelen alanlar. İçin gerekli değildir Her veri kaydı alanında doldurun; Bazı alanları boş bırakabilirsiniz. Word boş kayıtlar otomatik olarak gizler.
Verileri sıralamak planlıyor musunuz?
Verilerinizin sıralanmasını istiyorsanız, bu nedenle düzenlemeniz gerekir, sizin Bazı ölçütleri temel alarak verileri sıralayabilirsiniz. Örneğin, Şehir, ülke, ve posta kodu genellikle yazdırılan posta etiketi aynı satırda bu nedenle, Bu bilgilerin tümü aynı alanda bulunan eklemek isteyebilirsiniz. Eklerseniz tümü aynı alanda bu bilgi, kayıtlarınızı göre sıralayamazsınız. durumu veya posta kodu. Bu durumda, her parçayı ayrı ayrı bir alana bilgi.
Aynı istiyorsanız geçerlidir Verilerinizi adresler soyadlarına göre sıralayın. Bu durumda, yapmanız gerekenler adlarını ve soyadlarını ayrı ayrı alanlar.
Belirli bir alanda bilgi farklı şekillerde kullanacaksınız?
Form mektubunda iç ilk satırı genellikle adres. bir başlık ve alıcının tam adını içerir. Selamlama olabilir Yalnızca başlık ve son adı veya ilk adı içerir. Varsa, Başlık, ilk ad ve soyadı alanları ayrı yerleştirmek, kullanabilirsiniz Adres ve selamlama Soyadı yazdırmak için aynı alan. Alternatif olarak, bir alan kullanmak için tam başlık ve yer adı Adres ve başlık ve soyadı için ikinci bir alan içinde Selamlama.
Adres listesi birleştirme belgeleri için birkaç kullanacaksınız?
Herhangi bir türü ve sayısı ile bir tek adres listesi birleştirme Ana belgeler. Form mektupları yazdırmak için bir adres listesi ayarlama planlama Alıcı bilgilerini yazdırmak için aynı veri kaynağını kullanabilirsiniz böylece etiketlere veya zarflara posta adresleri.
Her kayıt için (bilgi parçalarını toplama) kaç alanları (bilgi parçalarını) var mı?
Her kayıt için bilgi birkaç parça varsa, şunları yapabilirsiniz Adres Mektup Birleştirme Sihirbazı'nı kullanın (üzerinde Araçlar
Menü) Word. Bu sayede erişmek Adres Mektup Birleştirme Alıcıları
adres listenizi ayarlamak için iletişim kutusu.
Var olan bir 255 alanı sınırlaması Adres Mektup Birleştirme Alıcıları
iletişim kutusu. Alanların sayısı bu değeri aşarsa, yapın Adres-Mektup Birleştirme Yardımcısı'nı kullanabilirsiniz. Bunun yerine, aşağıdakilerden birini kullanın:
- Microsoft Excel veri kaynağı olarak kullanın. En çok bir Excel veri alanlarının 256 çalışma sayfasıdır.
- Bir Microsoft Access veritabanında veri olarak kullanın Kaynak.
- Sekmeyle ayrılmış metin dosyası veya virgülle sınırlandırılmış bir metin kullanma dosya veri kaynağı olarak.
Adres-mektup birleştirme performansı düşüyor alanların sayısı üstbilgi satırı artırır. Bilgisayarınızın ve mevcut yapılandırma bellek de verilerinizi ekleyebileceğiniz alanların sayısını sınırlayabilir Belge.
Üstbilgi kaydının (satır), boşluk içeremez. Her üstbilgi alanı 40 karakterle sınırlıdır ve bir harf ile başlamalıdır. Her sonraki karakteri bir harf, sayı veya alt çizgi karakteri olmalıdır. Tüm üstbilgi alanlarının doldurulması gerekir. Burada açıklanan kısıtlamalar bazı dil Word sürümlerinde farklı olduğuna dikkat edin.
Tablolar veya paragrafları verileri düzenleme
Bir tablodaki verileri düzenlediğinizde, tablo içermelidir kullanmak istediğiniz her alan adı için bir sütun. Tablonun ilk satırı Üstbilgi satırdır; sonraki her satır bir veri bilgilerini içerir kaydı.
Her hücrede metin sarma rağmen yazdırılacak doğru. Kullandığınızda, dikkate alınması gereken noktaları bir listesi aşağıda verilmektedir bir veri kaynağı olarak varolan adres listesi:
- Ayrı bir üstbilgi kaynağı kullanmadıkça, emin olun Adres listesindeki ilk kaydının (satır hücre) üstbilgi kaydıdır. Emin olun hiçbir boşluk, metin veya boş satırlar üstbilgi kaydı önce vardır. , üstbilgi kaydı, boşluk içeremez. Her üstbilgi alanı için 40 sınırlıdır. bir harf ile başlamalıdır ve karakter. Sonraki her karakter olmalıdır bir harf, sayı veya alt çizgi karakteri. Tüm üstbilgi alanlarının doldurulması .
- Veri sayısı her veri alanları emin olun Kayıt üstbilgi kaydındaki alan adları sayısına eşittir. Bir kayıt varsa Belirli bir alan için bilgi sahip olmaması, bu alan için hücre bırakın boş.
- Aynı veri kayıtları içindeki bilgileri düzenleme Sipariş, üstbilgi kaydında karşılık gelen alan adları olarak soldan sağa. Adres listesindeki sütunların sırası önemli değildir çünkü, Adres-mektup birleştirme ana verilerinizin yerleşimini kontrol edecek Belge.
Birçok alanları içeren bir adres listesi tasarlama
, Adres mektup birleştirme alıcı
iletişim kutusu veri dosyası için bir adres listesi (.mdb) oluşturur. İçinde Microsoft Word, alan için en fazla sayısı Adres mektup birleştirme alıcı
iletişim kutusudur 255. yeni bir veritabanı oluşturmak için Adres mektup birleştirme alıcı
iletişim kutusunda, aşağıdaki adımları izleyin:
- Microsoft Word 2002
Üzerinde Araçlar menüsünde,'ı tıklatın Mektuplar ve Postalarve ardından Adres Mektup Birleştirme Sihirbazı.
Microsoft Office Word 2003
Üzerinde Araçlar menüsünde,'ı tıklatın Mektuplar ve Postalarve ardından Adres mektup birleştirme.
Microsoft Office Word 2007 ve Word 2010
Üzerinde Postalar sekmesinde,'ı tıklatın Adres mektup birleştirmeyi başlatmakve ardından Adım Adım Adres Mektup Birleştirme Sihirbazı.
"Adım 3: seçmek için Adres Mektup Birleştirme Sihirbazı'ndaki adımları izleyin. Alıcılar." Adres listenizi ayarladığınız budur.
- ' I tıklatın Yeni liste yaz.
- ' I tıklatın Oluşturma. , Yeni adres listesi iletişim kutusu görüntülenir. Bu iletişim kutusuna adresi yazın. her kayıt için bilgi sağlar. Belirli bir alan için bilgi yok ise, kutuyu boş bırakın. Dolayısıyla birleştirme varsayılan olarak, Word'ü boş alanları atlar. boş veri formundaki girişler etkiledi. Her bilgi kümesi Form bir veri kaydını tutar.
- Bir kayda ait bilgileri yazdıktan sonra tıklatın. Yeni giriş Sonraki kayda gitmek için. Bir kaydı silmek için tıklatın Girdisini silme. Belirli bir kaydı aramak için tıklatın Girişi bulma. Kayıtlarınızı sıralamak veya filtre uygulamak için tıklatın Filtre Uygula ve Sırala.
Not Adres listenizi özelleştirmek isterseniz,'ı tıklatın. Özelleştirme. İçinde Adres Listesini Özelleştir iletişim kutusunda, eklemek, silmek, yeniden adlandırmak ve birleştirmeyi yeniden sırala alanlar.
- İçinde Yeni adres listesi iletişim kutusunda'ı tıklatın Kapat.
- İçinde Adres listesini Kaydet iletişim kutusu Dosya adı veri kaynağınızdaki vermek istediğiniz adı yazın ve sonra'ı tıklatın Kaydet.
- İçinde Adres Mektup Birleştirme Alıcıları iletişim kutusunda, istediğiniz değişiklikleri yapın ve sonra TAMAM.
Yeni adresi oluşturdunuz ve gitmek hazır Sonraki adım Adres Mektup Birleştirme Sihirbazı'nda. Bu adım yazmaktır, Harf.
Mektup formu oluşturma hakkında daha fazla bilgi için Microsoft Bilgi Bankası'ndaki makaleyi görüntülemek üzere aşağıdaki makale numarasını tıklatın:
294683
Word'ün sonraki sürümlerinde ve Word 2002'de mektup formları oluşturmak için adres mektup birleştirme nasıl kullanılır
255'ten fazla veri alanlarını ihtiyacınız varsa, adres listesi Word yapamaz düzenleme verileri Adres mektup birleştirme alıcı
iletişim kutusu. Bunun yerine, bilgilerinizi ayrı olarak ayarlayabilirsiniz belgeyi Word paragrafları. Üstbilgi kaydı ve her veri kaydı sona ermelidir bir paragraf işareti ile veri kaydı sınırlandırıcısı'tir. Her alan adı üstbilgi kaydı ve veri kaydı içindeki her alan sekmeyle ayrılmış olmalıdır karakter ya da virgül olan veri alan sınırlandırıcısı. Verilerin, alan boşsa, boş tanımlamak için bir alan sınırlandırıcısı içermelidir alanından kopyalar.
Bir veritabanından bir adres listesi kullanıyorsanız veya bir elektronik tablo programına bir ASCII metin biçimi bu verileri verebilirsiniz, virgül veya sekmelerle ayrılır. Ya da veritabanı tarafından eklemek mümkün olabilir odbc, dde veya bir dönüştürücü kullanarak. Verilerinizi bir ASCII biçimine dışa aktarırsanız ve Word alan ve kayıt ayırıcılar, Word otomatik olarak algılamaz adres listesini ilk kez kullandığınızda sınırlayıcıları seçmenizi ister. Ne zaman Word bu biçimde bir adres listesi oluşturun, bir paragraf kullanmalısınız veri kaydı sınırlandırıcısı bir sekme karakteri veya veri olarak virgül olarak işaretle alan sınırlandırıcısı.
Düzenleme için genel kurallara ek olarak bir adres listesi aşağıdaki kurallar da ayarlanan adres listeleri için geçerlidir Normal metin olarak:
- Her veri kaydı paragraf işaretiyle sona erdirmek için enter tuşuna basın. Aşağıdaki verileri veya arasında fazladan paragraf işaretleri olduğundan emin olun kayıtları. Word, herhangi bir (boş satırlar) boş paragraflar boş olarak yorumlar. kayıtları.
- Her iki üstbilgi kaydında aynı olan alan ayırıcısını kullanın ve veri kaydı. Örneğin, üstbilgide sekme karakterleri kullanamazsınız kayıt ve veri kayıtları içindeki virgül. Metin veri alanları içerebilir çünkü virgül, sekme karakterleri kullanmak için tercih edilir.
- Veri kaydı için bilgi içermiyorsa bir Belirli bir veri alanı, iki sekme karakterleri veya belirtmek üzere iki virgül boş alan. Veri alanı ise, ikinci bir alan sınırlandırıcısı eklemeyin bir veri kaydı içindeki son.
- Veri alanı, tırnak işaretleri içine veri alanı Aşağıdaki karakterlerden herhangi birini içerir:
- Bir sekme karakteri veya virgül, o aynı kullanıyorsanız alanları ayırmak için karakter
- Satır sonunu veya paragraf işareti
- Belirttiğiniz liste ayırıcısı olarak bir karakter Microsoft Windows Denetim Masası ' nın Uluslararası bölüm karakteri
- Veri alanındaki bilgi tırnak işaretleri içeriyorsa (" "), iki kez karakterleri yazın (" "" "). Veri alanındaki bilgi olduğunda Birleştirilmiş, yalnızca bir çift tırnak çifti yazdırılır.
Ayrı bir üstbilgi kaynağı ne zaman karar verme
Çoğu durumda, her biri için alan adı listelemek uygun olan İlk satır veya kayıt, adres listesi veri alanı. Ancak, daha ileri Aşağıdakiler için ayrı bir üstbilgi kaynağı alan adlarını listelemek istediğiniz nedenler:
"Adres-mektup birleştirme üstbilgi kaynağı Aç" düğmesi ekleme
- Birleştirmek için aynı üstbilgi satırı ve alan adları kullanabilirsiniz yinelemek veya üstbilgi satırı değiştirmek zorunda kalmadan çeşitli kaynaklardan veri Her adres listesi veya ana birleştirme alanı adları değiştirme Belge.
- Bazen başka bir programdan bir adres listesi yok üstbilgi kaydı içeren veya üstbilgi kaydındaki alan adları eşleşmiyor ana belgenize birleştirme alan adları. Değiştirmek ya da üstbilgi Ekle (örneğin, adres listesi salt okunur olduğu için) adres listesinde kayıt kullanabileceğiniz ayrı bir alanı içeren üstbilgi kaynağı olan adlar belirtin.
Ayrı bir üstbilgi kaynağı kullanırsanız, her ikisi de belirtmeniz gerekir Üstbilgi kaynağı ve ana belge ile birleştirmeden önce adres listesi adres listesi.
Bir üstbilgi kaynağı Word adres mektup birleştirme işleminde kullanmak için eklemeniz gerekir Adres mektup birleştirme üstbilgi kaynağı Aç
düğmesi, Adres mektup birleştirme
araç çubuğu. Bunu yapmak için çalıştırmakta olduğunuz Word sürümünüze uygun adımları izleyin.
Word 2002 veya Word 2003
- Üzerinde Görünüm menüsü, Araç çubuklarıve ardından Adres mektup birleştirme. , Adres mektup birleştirme araç çubuğu görüntülenir.
- Üzerinde Araçlar menüsünde,'ı tıklatın Özelleştirme.
- Üzerinde Komutlar sekmesini seçin Tüm komutlar içinde Kategori liste.
- İçinde Komutlar Liste, seçme ve sürükleme MailMergeOpenHeaderSource için Adres mektup birleştirme araç çubuğu.
- ' I tıklatın Kapat kapatmak için Özelleştirme iletişim kutusu.
Word 2007
Bir üstbilgi kaynağı Word 2007'de bir Word adres mektup birleştirme işleminde kullanmak için eklemelisiniz Adres mektup birleştirme üstbilgi kaynağı Aç
Hızlı Erişim Araç çubuğu düğmesine.
Word 2010
- Word'de,'ı tıklatın Microsoft Office düğmesi.
- ' I tıklatın Word Seçenekleri.
- ' I tıklatın Özelleştirme.
- İçinde Komutları seçin iletişim kutusunda'ı tıklatın Tüm komutlar.
- ' I tıklatın Adres mektup birleştirme üstbilgi kaynağı Açve ardından Ekle.
- ' I tıklatın TAMAM.
Bir üstbilgi kaynağı kullanmak için Word Word 2007'de adres mektup birleştirme ekleme adres-mektup birleştirme üstbilgi kaynağı Aç düğmesi, hızlı erişim araç çubuğu.
- Dosya sekmesinde seçenekleri ' ni seçin.
- Şeridi Özelleştir' i seçin.
- Komutları seçinaltında Sık kullanılan komutları Tüm komutlarıile değiştirin.
- Adres mektup birleştirme üstbilgi kaynağı Aç'ıtıklatın ve sonra Ekle' yi tıklatın.
Not: komut Şerit eklemeden önce yeni bir sekme eklemeniz gerekebilir.
- Tamam' ı tıklatın.
Bir üstbilgi kaynağı tasarlama
Bir üstbilgi kaynağı belirttiğinizde, aşağıdaki kuralları unutmayın:
- Üstbilgi kaynağı içindeki alan adlarının sayısı eşit olmalıdır adres listesi veri alanları sayısı.
- Üstbilgi kaynağı alan adları aynı şekilde listelenmiş olmalıdır Sipariş Adres Listesi'ndeki ilgili bilgiler.
- Aynı olan alan ayırıcısını kullanın (sekme karakteri veya bir virgül) hem üstbilgi kaynağı ve adres listesi için.
- Ana belgenize birleştirme alanları içeriyorsa, aynı, üstbilgi kaynağındaki alanları Birleştir. Bunu yaparsanız, yapmanız gerekenler alan adları eşleştirmek için ana belgedeki birleştirme alanlarını Değiştir Üstbilgi kaynağı. Bir üstbilgi kaynağı belirttikten sonra bunu yalnızca siz düzenleyebilirsiniz adres listesini düzenleyin.
Başka bir adres listesinden bir üstbilgi kaydı kullanma
Bir üstbilgi kaydı içeren bir adres listesi varsa, Bunu bir üstbilgi kaynağı olarak kullanabilirsiniz. Örneğin, adres listenizi sakınma çeşitli belgelere üstbilgi kaydında alan adları belirtebilirsiniz ilk adres listesi. Ne zaman, aksi halde diğer adres listelerini birleştirme üstbilgi kaydı, üstbilgi kaynağı olarak ilk adres listesi belirtmek gerekir. Daha sonra sırayla her kalan adres listesi belirtin.
Sözcüğü yoksayar Veri başlığını kullanır ve ilk adres listesinden kaydeder kaydı.
Adres mektup birleştirme ile kullanabileceğiniz veri türleri
Hemen hemen her tür adres-mektup birleştirme bilgilerini birleştirebilirsiniz. veri kaynağı, aşağıdakiler dahil:
- Herhangi bir metin veya sayıları
- Grafik bir grafik filtresinin yüklü yüklü
Not Bir program adres listesinden grafik içeriyorsa Word başka bir dosya biçimi kullanarak dosya dönüştürmelisiniz Dönüştürücü.
- Nesne bağlama destekleyen programlarda oluşturulan nesneler ve Denklem Düzenleyicisi gibi katıştırma (ole),
- = {} (Formül) alanı gibi bir sonuç görüntüler Word alanları
Metin veya sayılar bilgiler için bir adres eklemek için listeler Word'de oluşturulmuş, bir belge içinde adres listesini görüntülemek penceresini kullanma Açık
komutunu Dosya
menü. Veya program orijinal adres listesini Aç Belge oluşturulur. Daha sonra bilgileri uygun sütun eklemek ve adres listesi tablosunda satır.
Kullanamazsınız veri türleri
Metin veya grafikleri bir çerçevenin içerdiği birleştiremiyor adres listesinde. Ancak, çerçeve içindeki birleştirme alanlarını konumlandırabilirsiniz. Ne zaman metin ve grafikleri adres listesinden belgeleri birleştirmek, çerçeve içinde konumlandırılmış.