Sözleşme etkinliğine (geçmiş) ve denetim raporlarına erişim
Adobe Acrobat Sign Geçmişi ve Denetim Raporu özellikleri, sistemin tüm kullanıcılarına sunulur. Bir kullanıcıyla ilişkili her sözleşmenin bir geçmişi ve ilgili bir denetim raporu bulunur.
Genel Bakış
Acrobat Sign'daki her sözleşme, işlemin kaydettiği ilerlemeyi belirleyen bir dizi önemli olaydan geçer.
Bu önemli olaylar aşağıdakileri içerebilir:
- Belge oluşturma
- Gönderilen işlem üzerinde yapılan değişiklikler
- Alıcılara gönderilen e-postalar
- Alıcılar tarafından görüntülenen e-posta
- Alıcı yetkisinin delegasyonu
- Sözleşmelere atılan imzalar/verilen onaylar
- Tamamlama/geri çevirme/iptal edilme durumları
Önemli aynı içerikle fakat iki ayrı formatla kaydedilir ve bu formatların amaçları kısmen farklıdır:
Denetim Raporları, Geçmiş panelindeki sözleşme önemli olaylarının aynısını içerir ancak daha fazla bilgi gösterilir. Bu bilgiler arasında şunlar mevcuttur:
- Olayı kaydeden sistemin IP Adresi
- Güvenilir belgenin Acrobat Sign sunucusundaki işlem kimliği
Denetim Raporları, bir belgenin oluşturulduğu andan tam olarak çözümlendiği ana kadar geçen sürede nasıl yönlendirileceğini belirleyen güvenilir belgeler olmaları amacıyla geliştirilmiştir. Bu raporlar PDF dosyası olarak kaydedilebilir ve gerektiği gibi kurum içi işlemler için yazdırılabilir.
- Dikkat edilmesi gereken önemli bir fark, Denetim Raporunda GMT zaman dilimine göre standartlaştırılmış tüm olayların gösterilmesidir. Bu sayede, birden fazla zaman dilimindeki kullanıcıların gerçekleştirdiği işlemleri inceleyen denetçiler daha az kafa karışıklığı yaşar.
- Etkinlik listesi, görüntüleyici için dinamik olarak oluşturulur ve görüntüleyicinin yerel sisteminin saat dilimindeki tüm olayları yansıtır.
- Sözleşmeye gömülü görünür imza alanının zaman damgası, imza uygulanırken imzalayanın yerel sisteminin saat dilimini yansıtır. Zaman dilimi kodu, PDF görüntülenirken bağlam bilgisi sağlamak için kullanılır.
- Tarih damgası formatı YYYY-AA-GG olarak ayarlanmıştır.
- Denetim Raporları, web uygulamasının Yönet sekmesinde gösterilen sözleşme nesnelerinden bağımsız olarak saklanır. Yönet sayfasından bir nesnenin silinmesi denetim raporunu silmez.
Denetim Raporunun iki aşaması vardır:
- "Ara" rapor: Bir işlem hala "gönderme aşamasındaysa" Denetim Raporu, talebin yapıldığı esnada sözleşmeye kaydedilen olaylardan oluşturulur. Özellikleri gereği bu rapor nihai değildir ve bir sonraki alıcı kayıtlı bir olay gerçekleştirdiğinde değiştirilir.
Ara raporlar, kaydedilirse/yazdırılırsa nihai belge olarak anlaşılmaması için raporun üst kısmında ayırt edilebilir bir şekilde işaretlenir.
- "Nihai" rapor: Sözleşme son halini aldığında (İmzalandı, İptal Edildi, Reddedildi veya Zaman Aşımına Uğradı) nihai Denetim Raporu oluşturulur ve saklanır. İşlemle ilgili olarak gerçekleşen başka olaylar (ör. saklama) rapora eklenemez. Bu işlem, belgenin imzalanması için gerçekleşen olayları gösteren eksiksiz bir rapor oluşturur ve başka işlemi içermez.
Nasıl kullanılır?
Etkinlik listesi, sağ taraftaki seçeneklerin en altında yer alan Etkinlik bağlantısını tıklatarak Yönet sayfasında görüntülenir:
Denetim Raporuna Yönet sekmesinden erişilir.
Sözleşmeyi seçin ve Denetim Raporu İndir'i tıklatın
Etkinleştirme veya devre dışı bırakma
Geçmiş paneli ve Denetim Raporları, tüm kullanıcılar için varsayılan olarak etkinleştirilir ve devre dışı bırakılamaz.
Yapılandırma Seçenekleri
Denetim raporlarında rapora erişimi sağlayan üç Kullanıcı Arabirimi kontrolü ve bir API ayarı bulunur:
- Denetim Raporunu İmzalanmış ve Dosyalanmış e-postaya ekleme.
- Denetim Raporunu Yönet sayfasından indirilen belgelere ekleme.
- Denetim Raporuna işlem doğrulama sayfasından erişime izin verme.
- getLatestDocument çağrıldığında Denetim Raporunu API üzerinden ekleme.
Denetim Raporunu İmzalanmış ve Dosyalanmış e-postaya ekleme
Bu kontrol, Genel Ayarlar sayfasında bulunur (grup düzeyindeki ayarlar için Grup Ayarları kullanılır)
Bu seçenek, varsayılan olarak Tümü ayarındadır ve Hesap veya Grup seviyesinde yapılandırılabilir.
"İmzalanmış ve dosyalanmış e-posta ile Denetim Raporunu kimler almalıdır?" sorusu sorulabilir.
Seçenekler şunlardır:
- Asla: Denetim Raporunu kimse almaz.
- Yalnızca Gönderen: Yalnızca sözleşmeyi gönderen kullanıcı, eklenen Denetim Raporunu alır.
- Tümü (Varsayılan): Tüm kullanıcılar, Denetim Raporunu alır.
Denetim raporu eklendiğinde ekli bir PDF içerisinde sözleşmeyle birlikte art arda sıralanır.
Denetim Raporunu Yönet sayfasından indirilen belgelere ekleme
Bu seçenek, varsayılan olarak devre dışı bırakılmıştır ve Hesap veya Grup seviyesinde etkinleştirilebilir/devre dışı bırakılabilir.
Bu kontrol, Genel Ayarlar sayfasında bulunur (grup düzeyindeki ayarlar için Grup Ayarları kullanılır).
Bu seçenek etkinleştirildiğinde kullanıcı tarafından Yönet sayfasından indirilen tüm belgeler, sözleşme PDF'sinin bir parçası olarak Denetim Raporunu da dahil eder.
Denetim Raporuna işlem doğrulama sayfasından erişime izin verme
Bu seçenek, varsayılan olarak devre dışı bırakılmıştır ve Hesap veya Grup seviyesinde etkinleştirilebilir/devre dışı bırakılabilir.
Bu kontrol, Genel Ayarlar sayfasında bulunur (grup düzeyindeki ayarlar için Grup Ayarları kullanılır).
Bu seçenek etkinleştirildiğinde sözleşme işlem kimliğine sahip olan herkes doğrulama sayfasından Denetim Raporuna erişebilir.
Denetim Raporunu getLatestDocument çağrıldığında API üzerinden ekleme
Denetim Raporunu getLatestDocument çağrısı kullanılarak getirilen her belgeye otomatik olarak eklemek mümkündür.
Bu seçenek varsayılan olarak Yanlış'tır.
Ayar, başarı yöneticiniz tarafından etkinleştirilmelidir ve çağrının bütün örneklerine uygulanır.
Hala devam eden belgeler Ara rapor alır.