- 01İpucu: Yeni Gelişen Teknolojileri Etkinliklere Dahil Edin
- 02İpucu: Tüm Tarafların Etkinlik Öncesi Toplantılarını Dahil Etmek İçin Etkinlik Planlama...
- 03Öneri: Kongre Kokteyli Duyguları Vurmalı
- 04İpucu: Katılımcıların ve Konukların Varışta Benzersiz ve Özel Hissetmelerini Sağlayın
- 05İpucu: Organizasyon Liderleri Açılış Konuşmasında Toplantı Gündemi Oluşturdu
- 06İpucu: Yönetim Kurulu Liderleri Açılış Oturumlarındaki Başarıları Vurmalı
- 07İpucu: Kurumsal Eğlence Öğelerini Kongre Gündemi'ne Dahil Edin
- 08İpucu: Genel Oturum Açma Katılımcıları Enerji Verimli Bırakmalı
- 09İpucu: Her Kongre, Fuar Standlarını İçeren Bir Fuar İçeriyor
- 10İpucu: Mesleki Gelişim Konularını Beceri ve İzleyici Düzeyine Göre Belirleme
- 11İpucu: Fon Oluşturma Fikirleri Yıllık Toplantılar Çevresinde Gelişmeli
- 12İpucu: İş Yuvarlak Masa Toplantısı Tartışmaları Teklif Katılımcılarına Açık Uçlu Konular
- 13İpucu: Gelecek Yıl Konvansiyonunu Bu Yıl Konusunda Sponsor Olmaya Teşvik Edin
- 14İpucu: Gece Resepsiyonlarını Kapatmak, Resepsiyonları Açmak kadar Unutulmaz Olmalıdır
- 15İpucu: Yaratıcı Fikirler Yeni Ürün Lansmanları için Sözleşme Katılımcılarını Etkileyebilir
01İpucu: Yeni Gelişen Teknolojileri Etkinliklere Dahil Edin
MPI WEC 2008'de Etkinliğin Arkasından Etkinlik Planlama İpuçları
Toplantı ve etkinlik planlayıcıları, her zaman yeni toplantı planlama ipuçlarını ararlar, bir sonraki toplantılarında mı kullanacaklarını ya da basitçe başkalarının ne yaptığını bilmek isterler;
Çünkü toplantı ve etkinlik planlamacıları çok sayıda toplantı düzenler ve yıllık konferans ya da kongre, aynı zamanda çok fazla toplantı planlama fikri gerektiren mükemmel bir programdır.
Bunu akılda tutarak, mesleğin önde gelen derneklerinden birinin kullandığı toplantı planlama fikirlerini ve etkinlik planlama ipuçlarını gözden geçirmek uygun gözükmektedir: Uluslararası Toplantı Toplantı Uzmanları (MPI) yıl boyunca çok sayıda sözleşme düzenler. Aşağıdaki etkinlik planlama ipuçları, Ağustos 2008'de Las Vegas'ta düzenlenen MPI Dünya Eğitim Kongresi'ne dayanmaktadır.
Bir kongre planlarken, toplantı planlayıcıları program için yeni ortaya çıkan yeni teknolojilerin nasıl dahil edileceğini düşünürler. MPI sis ekranı kullandı.
Ortaya çıkan yeni bir teknoloji olan sis perdesi teknolojisi için hayal edilen imkanlar, kurumsal logoların, mesajların ve diğer resimlerin projeksiyonunu içerir. Etkinlik ve toplantı planlayıcıları gelecekteki teknolojiler hakkında ve bunları çeşitli programlarda nasıl / ne zaman kullanacaklarını bilmelidir.
MPI WEC’in bir parçası olarak, Harrah’ın Caesar's Palace, Las Vegas’taki Meetings’in sponsorluğunu yaptığı 2008 açılış resepsiyonu, katılımcılar açılış kokteyli resepsiyonuna girerken MPI logosunun sis perdesinde yürüdüler. Sezar'ın Sarayı'nın amacı, statik bir odanın ortamını nasıl değiştirebileceklerini sergilemekti, Reina Herschdorfer, catering / kongre yönetmenleri ve Sezar'ın Sarayı için etkinliklerin yöneticisi.
Sis perdesi teknolojisi, kuru ve gelişmekte olan bir teknolojidir, bu nedenle katılımcılar ve misafir siste geçemez ve ıslanamaz.
02İpucu: Tüm Tarafların Etkinlik Öncesi Toplantılarını Dahil Etmek İçin Etkinlik Planlama Kontrol Listesi
Mekanlar, bir programın yürütülmesinden önce özel etkinlikler ve toplantılar için düzgün etkinlikler sağlamak üzere etkinlik planlama kontrol listesine sahiptir.
Etkinlik planlama kontrol listesinin bir parçası olarak, etkinlik ve toplantı planlayıcıları, catering hizmetleri de dahil olmak üzere konferans yöneticileriyle son bir yürüyüş veya ön konferans ("ön-con") toplantısı düzenledi. Etkinlik planlamacılarının üretim ve kurulum ilerlemesini, yiyecek ve içecekleri görecekleri ve etkinlikten önce herhangi bir değişiklik için talepte bulunacakları zamandır.
Ayrıca, mekanın kendisi personeli ve etkinliğin yürütülmesinden sorumlu olan kişilerle toplantılar düzenler. Ceasar's Palace Las Vegas'taki yönetici şef, MPI WEC 2008 açılış resepsiyonundaki catering hizmetleri faaliyetlerinden sorumlu şeflerle toplantı yaptı.
Altı farklı sıcak öğeye hizmet etmek için dört istasyon kuruldu ve yedi farklı suşi türüne hizmet etmek için bir buz heykel servis barı kuruldu.
03Öneri: Kongre Kokteyli Duyguları Vurmalı
Etkinlik planlamacılarının, beş duyuyu bir araya getiren unsurları içeren özel kokteyller (kokteyl resepsiyonları dahil) oluşturmaları önemlidir.
Caesar's Palace, Las Vegas'taki kokteyl resepsiyonu balo salonunu akşam boyunca kullanılan bir alana dönüştürdü. 2 milyon dolarlık bir bütçeyle, Harrah'ın Las Vegas'daki Sezar ve Toplantıları'ndaki planlamacılar, herhangi bir ortamı değiştirme kabiliyetlerini göstermek için üretim, tasarım, catering uzmanları ve diğerleriyle birlikte çalıştı.
Sezar Sarayı'nın catering / kongre ve etkinlik müdürü Reina Herschdorfer, “Her üç veya dört dakikada bir değişen 180 dakikalık görüntü ve müzik vardı” dedi. Ayrıca odadaki unsurları ekrandaki görsellerle etkileşime soktu. Gül yaprakları ekranda iken, gül yaprakları da odayı doldurdu. Kabarcıklar gibi diğer özel olay öğelerinin kullanılmasıyla da durum böyleydi. Doğanın ve soyutun psychedelic bir etki (Herschdorfer'ın hedeflerinden biri) oluşturmak için birlikte nasıl çalıştığı fikrini pekiştirdi.
Herschdorfer, Caesar'ın yiyecekleri bir etkinlik unsuru olarak gösterme niyetini de vurguladı. “Yemek sanattır. Bu şefler ve yemeğin güzelliği ile ilgili” diye ekledi.
04İpucu: Katılımcıların ve Konukların Varışta Benzersiz ve Özel Hissetmelerini Sağlayın
Kırmızı halı hattı, katılımcıların toplantılar ve diğer özel etkinlikler için geldiklerinde benzersiz ve özel hissetmelerini sağlamak için harika bir yoldur.
Las Vegas'taki Mandalay Körfezi'ndeki yönetim ve personel tarafından açılış genel kuruluna yaklaşırken katılımcıları ağırlamak için kırmızı bir halı hattı oluşturuldu.
Bir saat süren tezahürat oturumunun katılımcılar tarafından takdir edildiği anlaşıldı. Etkinlik planlamacılarını hoş bir şekilde şaşırtan bir unsur yaratmak, kendi başına bir ifadedir.
Kırmızı halı çizgisi oluşturmak çoğu kişinin düşündüğünden daha kolaydır. Bu, yalnızca misafirlerin geldiği süre boyunca hazır olması için etkinliğe bağlı olan yeterli kişiye sahip olma meselesidir. Mandalay Körfezi basitçe e-posta yoluyla çeşitli departmanlara çağrıda bulundu ve personel katılmaktan heyecanlandı.
05İpucu: Organizasyon Liderleri Açılış Konuşmasında Toplantı Gündemi Oluşturdu
Sözleşmeleri başlatmak için, liderlerin ilk genel oturum sırasında açılış konuşmaları sırasında etkinliğin toplantı gündemiyle ilgili bir mesaj göndermesi bekleniyor.
Bir kongre veya konferans için toplantı gündemini oluştururken, etkinlik ve toplantı planlamacılarının, liderlerin programın amacını ve kilit mesajlarını güçlendirmelerini sağlamak için açılış genel oturumunu kullanmaları gerekir.
Ağustos 2008'de, Las Vegas'ın Mandalay Körfezi'nde düzenlenen MPI WEC 2008 için MacMillan, Kongrenin profesyonel bilgi konusundaki vurgusunu, toplantıları zenginleştirmek için teknolojinin kullanımını (bunun yerine değil) ve sektörün geleceğinin büyümeye devam edeceği görüşünü vurguladı..
Mesajın etkinliğe katılanlar için uygun olduğundan ve yaşadıkları yer de dahil olmak üzere katılanların çıkarlarını hedef aldığından emin olmak önemlidir. MPI tarihinin en büyük katılımcısı olan MPI WEC'ye 4,500'den fazla kişi katıldı. MacMillan, MPI'nin küresel girişimlerine atıfta bulundu ve küresel trendlerin örneklerini sundu.
06İpucu: Yönetim Kurulu Liderleri Açılış Oturumlarındaki Başarıları Vurmalı
Yıllık kongre ve kongreler için, yönetim kurulu liderlerinin geçmiş başarıları ve amaçları vurgulamaları önemlidir.
Örgüt liderliğinin, önümüzdeki yıl için bir aşama hazırladıklarında geçmiş başarıları vurgulaması bekleniyor. 2007-2008 MPI başkanı Angie Pfieffer, görev süresi boyunca MPI için kurulan stratejik zorunluluklara dikkat çekti.
MPI bir önceki yıl toplantı endüstrisi için stratejik zorunluluklarını yeniden tanımladı ve Pfeiffer aşağıdakileri vurguladı:
- Küresel bir topluma dönüşmek
- Bölümlerle iş ilişkilerini yeniden düşünün
- Üye konuşmasını ve deneyimini yükseltin
- Harika bir organizasyon oluşturun
Organizasyonun başarılarını sunarak, üyelere ve diğer ilgili taraflara temel girişimleri ve hedefleri anlama fırsatı verir. Tüm endüstriler ve toplantılarla ilgilidir.
07İpucu: Kurumsal Eğlence Öğelerini Kongre Gündemi'ne Dahil Edin
Toplantı planlamacılarının kurumsal eğlenceyi kongre gündemine dahil etmeleri önemlidir - bu, resmi sunumların parçalanmasına yardımcı olur.
Bir kongre planlarken, mümkün olduğunda yerel topluluğun öğelerini temaya dahil etmek önemlidir. Kongre Las Vegas'ta olduğu için, MPI WEC 2008'in arkasındaki organizatörlerin çok çeşitli seçenekleri vardı.
Açılış genel oturumu iki saat sürecek şekilde düzenlenmiş, böylece sunumların düzeninin bozulmasına yardımcı olmak, yerel temalar ve eğlence gündeme dahil edilmiştir.
Las Vegas Büyücüsü Nathan Burton, katılımcıları ağırladı ve 2008-2009 genel başkanı Larry Luteran'ın sunumu için izleyicilerin önünde sihirli bir şekilde görünmesini sağlayarak kurumsal eğlenceyi tamamladı.
08İpucu: Genel Oturum Açma Katılımcıları Enerji Verimli Bırakmalı
Etkili bir açılış genel oturumu, özellikle daha uzun oturumlarda, katılımcıların dikkatini çekmek için çeşitli konuşmacılar ve eğlence içermelidir.
Açılış genel oturumu için kapanış açıklamaları, takım oluşturma ve etkileşimli davul eğlencesi sağladığı bilinen Drum Cafe'nin bir performansı ile takip edildi.
Davul Cafe, izleyicilere enerji vermek için Afrika davul ve vurmalı çalgılar kullanıyor. MPI performanslarını bir araya getirse de, bazı etkinlik planlayıcıları bu tür bir performansı gruplar için uygulamalı bir deneyim olarak birleştirir (katılımcılara davul vererek).
Drum Cafe bir saatten fazla bir süre boyunca konser verdi, bazıları dinlemeye devam etti, diğerleri ise ana salondan kapıları geçerken genel oturum odasındaki enerjiyi duydular.
09İpucu: Her Kongre, Fuar Standlarını İçeren Bir Fuar İçeriyor
Neredeyse her kongre veya kongre, gündemin bir parçası olarak bir fuar veya sergi salonu içermektedir.
Fuar, endüstri tedarikçileri ve sponsorlarının kongre katılımcılarıyla buluşması için bir fırsat sunuyor.
Kongre ve konferanslar bir sergi salonunun açık olduğu saatleri sınırlıyorsa - ve bu süre zarfında eğitim oturumlarını planlamaktan kaçınıyorsa - geleneksel sergiler daha çok bir "pazar" gibi görülebilir - böylece katılımcılar önemli katılımcılar ile zamanlarını en üst düzeye çıkarabilir.
Bir fuar, genel sözleşmenin maliyetinin düşülmesine yardımcı olacak ve dernek organizatörleri için işletme geliri sağlayacaktır.
10İpucu: Mesleki Gelişim Konularını Beceri ve İzleyici Düzeyine Göre Belirleme
Konferans organizatörleri, katılımcının beceri seviyesini ve gelişim ilgi alanlarını göz önünde bulunduran mesleki gelişim için seminer konularını belirler.
MPI, acemi, orta ve ileri düzeyde olmak üzere seminer konularını izleyici düzeyinde belirledi. Daha sonra, ÇBYE, katılımcıların eğitim deneyimlerini optimize etmelerine yardımcı olmak için 13 beceri ailesine ara oturumları düzenledi:
- Analiz-işlem karar
- Şirket yönetimi
- İletişim
- Eğitim ve içerik geliştirme
- Finansal Yönetim
- Kişilerarası ilişkiler / ilişkiler
- Uluslararası ilişkiler
- Pazarlama
- Toplantı yönetimi
- İnsan yönetimi
- Proje yönetimi / iş planlaması
- strateji
- teknoloji
MPI, katılımcılara çevrimiçi oturumları planlama, oturumları beceri aileleri ve izleyici düzeylerine göre kategorize etme seçeneği sundu.
11İpucu: Fon Oluşturma Fikirleri Yıllık Toplantılar Çevresinde Gelişmeli
Toplantı ve etkinlik planlamacıları, fon yaratma değerini en üst düzeye çıkarmak için yıllık konferans veya kongre kapsamında fon toplama etkinlikleri oluşturmalıdır.
Belki de bir bağış toplama tabanına enerji vermenin en iyi yolu, yıllık kongre veya kongre sırasında özel bir bağış toplama etkinliği düzenlemektir. Ne de olsa, insanların fon yaratma konularına ve konularına sahip oldukları zaman akla yatkın geliyor.
MPI WEC 2008 için, bağış toplama etkinliği fikri, Las Vegas'ın Mandalay Koyu'ndaki House of Blues'ta bir akşam yemeği, içecekler ve canlı müzik içeriyordu. Etkinlikte aynı zamanda Detroit Metro Konvansiyonu ve Ziyaretçi Bürosu unvanın sponsoru olmasının yanı sıra maliyetlerin azaltılmasına yardımcı olmak için katkıda bulunan diğer bazı sponsorlar da yer aldı.
Peşin bilet fiyatları 110 ABD Doları (USD), tesis içi biletler 125 ABD Doları (USD) olarak ayarlandı. Etkinliğe 1000'den fazla katılımcı katıldı - tüm katılımcıların yaklaşık% 25'i.
12İpucu: İş Yuvarlak Masa Toplantısı Tartışmaları Teklif Katılımcılarına Açık Uçlu Konular
Her ne kadar kafe konuşmaları etkinlik endüstrisinde bazıları için yeni görünse de, bu yuvarlak masa tartışmaları ileri teknoloji sektöründeki toplantılardan kaynaklandı.
Cafe konuşmaları, konuların ve moderatörlerin önceden belirlenemediği resmi olmayan yuvarlak masa tartışmalarıdır, açıklanmış olan MPI, Dallas bilgi yönetimi direktörü Brooke Bode. Bode, "Katılımcıların akranlarından öğrenmelerini sağlar."
MPI WEC 2008 için, aşağıdakiler dahil olmak üzere iş yuvarlak masalarına kaydolmak ve / veya liderlik etmek üzere kongre katılımcıları için altı farklı yuvarlak masa tartışma konusu belirlenmiştir:
- Yeşil kafe (yeşil toplantılar)
- Strateji spot cafe (toplantı formatları ve stratejik toplantılar)
- Cafe Futura (gelecekteki eğilimler / teknoloji)
- Köprü kafe (kuşak / kültürel farklılıklar)
- Cafe Internationale (uluslararası toplantılar)
- Cafe potpuri (çeşitli konular)
Çalıştayın kolaylaştırılması katılımcılar tarafından yönlendirilir ve katılımcılara olağan toplantı ve seminer oturumları için bir alternatif sunar.
13İpucu: Gelecek Yıl Konvansiyonunu Bu Yıl Konusunda Sponsor Olmaya Teşvik Edin
Bir kongre planlarken, gelecekteki sözleşmeler için katılımcının katılımını sağlamak için en iyi zaman bu mesajı bu yıl tanıtmaktır.
Toplantı planlayıcıları, katılımcıların ve / veya organizasyon üyelerinin, bir kongre veya kongreye katılarak zamanlarının iyi geçtiğini hissetmelerinin önemini anlarlar. Hedeflerden biri, katılımcıların gelecek yılki toplantıya geri dönmelerini sağlamak.
MPI WEC 2008 organizatörleri, MPI WEC 2009 için seçilen ev sahibi şehir olan Salt Lake City'e en üst düzeyde görünürlük sağladı. Kongrenin son gününde Salt Lake City Kongre ve Ziyaretçi Bürosu sponsorluğunda oturmuş bir öğle yemeği servis edildi. Salt Lake City turizm yetkililerinin, hedefleri için rekabetçi güçlerini vurgulamalarına ve katılımcıların gelecek yılki etkinliği deneyimlemelerini teşvik etmelerine izin verdi.
Bu tür bir kongre sponsorluğu Salt Lake City için de değerliydi, çünkü yıl boyunca sayısız program için yer seçimi ve yer seçiminde kilit karar vericileri olan tüm toplantı uzmanlarına gayrı resmi bir adım atmayı başardılar.
14İpucu: Gece Resepsiyonlarını Kapatmak, Resepsiyonları Açmak kadar Unutulmaz Olmalıdır
Kongreler, katılımcılara ağ oluşturma ve etkinlik konularını tartışma fırsatı veren kapanış gecesi resepsiyonunu içermelidir. Eğlenceli bir etkinlik seçin.
Ağ kurma fırsatları, bir kongre veya kongre'nin profesyonel eğitim ve sergi salonu unsurları kadar önemlidir. Çoğu insan kapanış olaylarını atlamaya meyilli olduğundan, gece kapanış resepsiyonunun katılımcıların süreçten heyecanlı ve enerjili hissetmelerine izin vermeleri önemlidir - eğer insanların bunun için kalmasını istiyorsan.
Etkinlik ve toplantı planlayıcıları, etkinliğin gerçekleştiği yer ve konumla ilgili bir etkinlik veya temayı tanımlamalıdır. MPI WEC 2008, kapanış gecesi resepsiyonunu Las Vegas'ın Mandalay Koyu'ndaki The Beach'te gerçekleştirdi.
MGM Mirage ve Mandalay Bay, MPI WEC 2008 için kapanış gecesi resepsiyonuna ve House of Blues'a sponsor oldu. Etkinlik ve toplantı planlayıcıları, kapanış gecesi resepsiyonları da dahil olmak üzere kongre özel etkinliklerinin yapılmasına yardımcı olmak için etkinlik sponsorluklarından yararlanmak için fırsatlar yaratmalıdır.
15İpucu: Yaratıcı Fikirler Yeni Ürün Lansmanları için Sözleşme Katılımcılarını Etkileyebilir
Yeni ürün lansmanları kongrelerde her zaman olur. Başarılı bir ürün lansmanının anahtarı, katılımcıların hayal gücünü yaratıcı bir şekilde meşgul etmektir.
Kongreler ve kongrelere katılan yüzlerce katılımcı ve tedarikçi ile birlikte birçok kişi bunu yeni bir ürün lansmanını teşvik etmek veya katılımcıları ürün ve hizmetlerine yeniden tanıtmak için bir fırsat olarak kullanıyor.
MGM Mirage, MPI WEC 2008 için kapanış gecesi resepsiyonuna sponsor oldu ve etkinliği MGM CityCenter Vegas projesini sergileme fırsatı olarak kullandı. "Plaj partisi" etrafında kapanış gecesi resepsiyonu temasıyla MGM CityCenter Vegas, 2009 sonunda açılması planlanan projenin bir kumdan kale kopyası oluşturdu.