YAZIŞMA TÜRLERİ
Yazılan genel olarak öğretici türde yazılar ve yaşatıcı türde yazılar ere iki kısma ayrılır. Öğretici türdeki yazılar, kişisel yargıları içeren yazı olmak üzere iki kısma ayrılır. Öğretici türdeki yazılar, kişisel yargıları içeren yazılardır. Haber, başyazı, köşe yazısı, röportaj, mülakat, yorum, gezi, biyografi, anı, günce, sohbet, eleştiri, polemik, deneme, çeviri, ilan. reklam, röportaj gibi yazılar, öğretici yazı örnekleridir. Yaratıcı nitelikteki yazılar ise, aktüel olmayan, düş ve zihin gücü ağır basan kalıcı yazılardır. Roman, öykü, tiyatro, senaryo, makale kitap, tez ve raporlar bu gruba girer.
Yazışma türlerini genel olarak üç kısımda ele alabiliriz. Bunlar; ticari yazışmalar, resmi yazışmalar ve özel yazışmalardır. Aşağıda yazışma türleri oluşumunda örnekleriyle birlikte geniş açıklamalar yapılmıştır.
A.Ticari Amaçlı Yazılar
Kağıtlardan arınmış sanal ofisler konusunda bir takım gelişmeler olsa da, daha uzun bir süre, iş dünyasındaki haberleşmenin, kağıt üzerinden yapılacağı kesindir. Yazışmaların kağıt üzerinden yapılması, yazıların aynı zamanda belge olma niteliğinden kaynaklanmaktadır.1 Ticari kuruluşların kendi aralarında, ve Şahıslarla ticari kuruluşlar arasında yapılan ticari amaçlı yazışmalarda, iş mektupları önemli bir yer tutar. İş mektupları belli amaçlar için yazılır. Bunlar; bir mal talebinde bulunmak, fiyat almak, şikayette bulunmak, ürünler hakkında bilgi edinmek, çeşitli alım-satım işlemleri, ödeme ve iade gibi amaçlarla yazılan yazılardır. İş mektupları şekil ve içerik kurallarına göre hazırlanır.
B.Resmi Yazılar
Kamu kurumlarının kendi aralarında ve tüzel kişiliğe sahip kuruluşlar ve gerçek kişiler arasında çeşitli amaçlarla yapılan yazışmalara, resmi yazışmalar denir. Resmi yazışmalarda başlık kısmında kurumun yasalardaki adı yer alır.
- Mazbata
Resmi kurumların hukuksal bir olayı veya durumu belgelendirmek amacıyla yazdıkları yazılara, mazbata denir. Mazbatalar, bir hükmü, kararı veya tasdik edilmesi gereken bir olayı bildirmek amacıyla yazılır. Milletvekili seçimlerinden sonra milletvekillerinin seçilmelerinin yasalara uygun olduğunu göstermek amacıyla. Yüksek Seçim Kurulu tarafından vekilliklerini teyit amacıyla mazbata verilmektedir.
- Sözleşme
Sözleşme, karşılıklı ve birbirine uygun irade açıklamasının sonucunda ortaya çıkan hukuksal bir işlemdir. Sözleşmeler, gerçek veya tüzel kişilerin aralarında bir hukuki sonuç doğurmak amacıyla bir anlaşmaya varmalarıdır. Anlaşma hükümlerini gösteren yazılı belgelere sözleşme denir. Çok farklı sözleşme türleri vardır. Bunlar; evlenme sözleşmesi, miras sözleşmesi, satım sözleşmesi, kira sözleşmesi, ihale sözleşmesi, abonelik sözleşmesi, iş sözleşmesi, ortaklık sözleşmesi vd.
Sözleşmelerde biçim serbestisi ilkesi vardır; ancak biçim serbestisi, sözlü sözleşmeler içindir. Yazılı sözleşmelerde hukuksal işlemin yazılı olarak hazırlanması ve taraflarca imzalanması gerekir. Kefalet sözleşmeleri buna örnek gösterilebilir. Resmi sözleşmeler ise, yetkili bir makam (tapu, noter) önünde yapılan ve belli şekil şartları olan sözleşmelerdir.
- Tezkere
Tezkere aynı şehirde bulunan resmi kurumlar arasında yazılan bir resmi yazışma türüdür. Tezkereler genellikle aynı şehirdeki mahkemelerin bir konuda birbirlerinden bilgi istemek amacıyla yazılır. Pusula, resimli izin kağıdı, bir dalda yetişmiş kişilerin hayatları ve eserleri hakkında bilgi veren eser ve hal tercümesi itaplarına da tezkere denmektedir. Şairler tezkeresi gibi.
- Sirküler (Genelge)
Sirküler, çok sayıda kişiye aynı anda bir faaliyeti, bir haberi veya bir isteği bildirmek amacıyla gönderilen iş mektuplarıdır. Sirkülerler aynı anda ve kopyalar halinde çoğaltılarak gönderilir. Sirkülerde asıl amaç, yazışma süresini kısaltmaktır. Bu yazışma türü, grup yazışma türüdür. Her alıcının tek tek ad ve adresini belirtmek yerine. “Tüm Abonelerimize”, “Tüm Müşterilerimize”, “Sayın Müşterimiz” gibi başlıklar kullanılır.
Sirküler çoğunlukla bir kuruluşun mal veya hizmetlerinin reklâmını yapmak amacıyla yollanır. Örneğin, yeni bir iş kurulduğunda sirküler tüm potansiyel müşterilere yollanabilir veyahut da önceden kurulmuş bir şirket yeni ürünleri, yeni hizmetleri ya da indirimli satışlarım duyurmak için bu tür mektupları kullanabilir. Bu haberleşme yönteminin avantajı, basit ve ucuz olmasıdır. Sirkülerle daha geniş bir kitleye ulaşılabilir ve gazete ilanından daha etkili olabilir.”
Sirkülerler kurum dışı yazışma amacıyla gönderileceği gibi, kurum içi yazışmalarda da gönderilir. Kurumda tüm çalışanlara bir bilgi iletmek istendiğinde bu mesaj, sirküler yoluyla gönderilir. Sirkülerler bir sayfayı geçmemelidir. Dilimizde genelge veya duyuru olarak da adlandırılan sirkülerler çeşitli nedenlerle yazılır. Kurum içi sirküler göndermenin nedeni şunlar olabilir:
- Herhangi birine imza yetkisi verildiği veya* kaldırıldığı durumlarda,
- Birinin bir görevi vekaleten yürüttüğünün duyurulmasında.
- Şirketin isim veya unvanında bir değişiklik olduğunda,
- Yetkili birinin imzasını değiştirdiğinin duyurulmasında,
- Sermaye artırımı yoluna gidildiğinde,
- Toplantıların ilgili şahıslara duyurulması istediğin;
- Sağlık veya güvenlikle ilgili uygulamalar hakkında bilgi vermede,
- Şirket politikasıyla ilgili önemli konuların duyurulmasında,
- Bölümdeki yeni düzenlemelerin duyurulmasında.
Sirkülerler grup iletişimi amacıyla kullanılmış olsa da, ilgili şahıslara ayrı ayrı gönderildiği ve onlara karşı bir nezaket ve önemseme aracı olduğu için, şirket gazetesine, memoya, posterlere veya personel toplantılarına tercih edilir. Sirkülerde mesajın kişisel olması nedeniyle, diğer örgüt içi iletişim araçlarından daha etkilidir. Sirkülerleri etkili kılan bir başka önemeli faktör de, hitap kısmının elle yazılmasıdır. Hitap kısmının elle yazılması, sirkülerin kişiselleşmesini sağlayacak ve aynı zamanda gönderilen şahsı onore edecektir.
Açılış sirküsü, imza sirküsü, adres değişikliği sirküsü, işyeri devrine ilişkin sirkü gibi çeşitli sirkü örnekleri vardır. Bunlardan en çok kullanılanı açılış sirküsüdür. Diğer sirküler örnekleri de benzer unsurlara sahiptir.
Açılış sirküsünde şu unsurlar bulunur:
- İşyerinin adı unvanı ve açık adresi,
- Faaliyet konusu,
- İşe başlama tarihi
- İmza yetkisi olanların ad soyad ve imza örnekleri
6.Vekâletname
Vekaletnameler bir kişinin başka birini vekil tayin ettiğini göstermek amacıyla, şekil şartlarına göre düzenlenen belgelerdir. Vekiller, müvekkillerin vekaletnamede yazılı olan işlerini onun adına vekil sıfatıyla yerine getirirler. Vekaletnameler genellikle noterler tarafından düzenlenir.
Başka bir yerde bulunan kişiye yada kuruma bir bilgi iletmek amacıyla yazılan yazılara mektup denir.
Mektubun diğer yazı türlerinden ayrı bir özelliği vardır. Herşeyden önce; bağımsızdır,ufukları alabildiğine geniştir,dar kalıplar ve kurallar içinde tanımlanamaz. Konuları oldukça bol ve sınırsızdır. Doğallığın ve içtenliğin en çekici belgesidir. Elbette ki herkese aynı içtenlikle mektup yazılmaz. Gönderdiğimiz kişi yada kurumla olan ilginin derecesine göre,mektubun hitap bölümünden,amaç,hatta sonuç bölümüne kadar değişen üslup özelliği vardır.
Mektup kişiliğimizin bir aynasıdır. Saygımız,sevgimiz,karakterimiz,inancımız,görüş ve düşüncelerimiz hatta kültürümüz mektubumuza yansır.
Basit bir yazı türü gibi görülmesine rağmen mektubun da kendine özgü bir düzeni,bir disiplini,bir planı vardır.
Mektup Yazarken Nelere Dikkat Edilmelidir?
· Mektup yazarken kullanacağımız kağıt ve zarf temiz olmalıdır. Bu basit ayrıntı karşımızdakine verdiğimiz değeri gösterir.
· Mektuptaki hitap,göndereceğimiz kişi yada kurum göz önünde bulundurularak seçilmelidir: Sevgili Kardeşim, Canım Kardeşim, Canım
· Babacığım, Aziz Dostum, Saygıdeğer Büyüğüm, Sayın Murat Bey, Sayın Genel Müdür…
· Mektupta daha sonra giriş ve amaç bölümüne geçilir. Bu bölümde mektubun niçin yazıldığı belirtilir.
· Sonuç bölümünde daha çok klişe sözlere yer verilerek, hoşa gidici bir dilekle mektup bitirilir ; sevgi ve saygılar sunar,esenlikler dilerim. gibi.
· Öfkeli anlarda kesinlikle mektup yazılmamalıdır.
· Mektupta kullanılan ağır ve kırıcı sözler, ileride pişmanlığa yol açabilir. Ancak, yazının kalıcı etkisi nedeniyle, yarattığı kırgınlık tümüyle unutulamaz. · Mektup Türleri
Mektuplar, konularına ve yazanla yazılan arasındaki ilgiye göre üçe ayrılır :
1. Özel mektuplar
2. Resmi mektuplar
3. İş mektupları
a.Özel Mektuplar
Birbirine yakın, tanışık insanlar ve eş dost arasında yazılan mektuplardır.
b.Resmi Mektuplar
Devlet dairelerinin kendi aralarında veya kişilerle devler daireleri arasında yazılan mektuplardır. Bu tür mektuplarda, konunun uzunluğuna göre tam veya yarım sayfa boyutunda çizgisiz,beyaz kağıtlar kullanılır. Anlatım ciddi ve ağırbaşlı olmalıdır. Konu dışında ayrıntılara ve özel isteklere yer verilmez. Konu en açık ve yalın biçimde ele alınır. Üst makam yetkilisi alt makamdakine yazdığı yazıyı “rica ederim”, alt makamdaki üst makamdakine “bilgilerinize saygıyla sunarım” veya “arz ederim” şeklinde bitirmelidir.
Resmi Yazışmalarda Dikkat Edilecek Noktalar :
· Kağıdın üst yanından iki santim aşağıda ve ortada olmak üzere yazının çıktığı dairenin adresi bulunur.
· Sağ üst köşeye tarih konur.
· Yazıya başlamadan,hangi tarih ve sayılı yazıya cevap olarak yazıldığı belirtilir.
· Yazının ilk paragrafında sorun veya konu ortaya konur.
· Gelişme paragraflarında,bizim konu hakkındaki görüşümüz belirtilir,bizden istenilen bilgiler verilir.
· Sonuç bölümünde,yazının gönderildiği makamın durumuna göre ( alt makam,üst makam ) yazı,rica yada sunu biçimlerinden biriyle bitirilir.
· Resmi yazıyı tamamlayan evraklar,metnin sol alt kısmına,sıra numarası verilerek belirtilir.
· Kağıdın sol en alt köşesine yazıyı daktilo edenle,konuyla ilgili bölüm şefinin ad ve soyadlarının ilk harfleri yazılır.
c.İş Mektupları
Ticaret ve endüstri kurumlarının birbirlerine ve kişilere, kişilerin bu kurumlara gönderdikleri mektuplara iş mektubu denir. İşyerleri bu mektuplarda, firma ismini taşıyan başlıklı ( antetli ) beyaz kağıtlar kullanırlar. Yazıda daktilo ( veya bilgisayar ) kullanmak yerleşmiş bir kuraldır. İş mektuplarında da konu kısa,öz olarak açık ve yalın bir anlatımla ele alınmalıdır. Resmi mektupların özellik ve yazılışlarını kavramış olmak bu tür mektup yazmada da büyük kolaylık sağlar.
İş Mektuplarının Yazılışında Uyulacak Kurallar :
· Ciddi bir anlatım kullanılmalı, kısa ve özlü bir anlatım yolu seçilmelidir.
· Her iş için ayrı bir mektup yazılmalıdır.
· Daktilo veya mavi mürekkepli dolma kalem kullanılmalıdır.
· Ele alınan konu hakkında amaca uygun açıklamalar yapılmalı, gerekli yerlerde teknik terimler kullanılmalıdır.
· İstekler yapmacıklığa kaçmadan ciddi bir hava içinde belirtilmeli, saygı bildiren kelimeler ölçülü şekilde kullanılmalıdır.
· Eğer yazılan iş mektubu, bir başka mektuba cevap niteliği taşıyorsa,bu, metnin başında “ilgi” bölümünde belirtilmelidir. Bunun için o mektubun tarihi ve numarasının yazılması yeterlidir.
KAYNAKÇA:
MEGEP