İş yerinde bu gün toplantı var. Yarın da. Takip eden üç gün de...
Nedendir bilmem? Bazı yöneticiler, arandıkları zaman kendi için "TOPLANTIDA" demesinden çok hoşlanıyor. Odasında bir kişi ile 3 dakikalık bir şey görüşen yönetici bile arandığı zaman "toplantıda" oluyor. Sanki ne kadar çok toplantı yaparsan veya ne kadar çok toplantıya iştirak edersen o kadar büyük yönetici oluyorsun veya o kadar çok çalışıyorsun. Bu hayli değişik ve bunca senede anlayamadığım bir kültür.
Geçenlerde bir makale okudum. "TOPLANTI ÇILGINLIĞINA SON VERİN." İşte bu yazıdan bir kaç pasaj.
"Şirketlerin üst düzey yöneticilerinin büyük bölümü her gün gereksiz uzunluktaki toplantılara çok değerli saatlerinden harcıyor. Hatta sürekli toplantı yapmak bazı yöneticilerin "çalışma biçimi olmuş." Harvard Business Manager dergisinin yaptığı araştırmaya göre, şirketlerin üst düzey yöneticileri, stratejik konulara ayda sadece üç saat zaman ayırabiliyor. Geçen yıl dünya çapında 187 şirketin üst düzey yöneticilerine " üst yönetimde hangi konuları görüşüyorsunuz?" sorusu yönetilmiş. Yöneticilerin yıl boyunca 250 saatlerini toplantı halinde geçirdikleri ortaya çıkmış. Bunun 129 saati operasyonel performansı değerlendirme, akut krizleri çözme, idari ve personelle ilgili konuların görüşüldüğü toplantılar olmuş. Yöneticiler toplantılarla geçen 80 saatte de kurumsal yönetim, finans işleri, yatırımcılarla görüşme, ekip çalışmaları, hukuki işler ve hayır konuları ile ilgilenmiş.
Bu verilerden yola çıkarak bir değerlendirme yapan insan kaynakları uzmanlarına göre yöneticiler şirketin değerine doğrudan veya dolaylı etkisi olmayan konulara çok fazla zaman harcıyor. Özellikle plansız ve hazırlıksız yapılan toplantıların zaman israfı olduğu ve fazla sonuç alınamadığı anlaşılıyor."
Etkili Toplantı Yönetimi bir disiplin ve alışkanlıklar bütünüdür. Eğer toplantı yöneticileri (hangi pozisyonda olurlarsa olsunlar) toplantı disiplinine önem vermezlerse, şirketlerde diğer kademede çalışanlara " toplantı yönetimi eğitimi " aldırmanın şirket verimliliğine bir katkısı olmayacaktır. Önemli olan doğru alışanlıkları edinmek ve toplantılarda karar almayı hızlandıracak beceriler kazanmaktır."
Evet; Kuruluşla ilgili stratejik konulara yalnız ayda 3 saat ayırarak yöneticiliği sürdürebilmenin mümkün olduğu belirtiliyor. İş idaresinin en gelişmiş modelinin uygulandığı İngiltere'de ahval bu durumda. Diğer ülkelerde yapılacak benzeri bir araştırmanın sonucunu merak ediyorum doğrusu. Bu sonuçlar bizim saygıdeğer yöneticileri etkiler mi? Zannetmem. Bir de yöneticilerinin bu uzun toplantılarda zaman harcamasına rıza gösteren patronlar da var. Rıza göstermek bir yana bu nafile toplantıların organizatörü olan. İnanılır gibi değiller. Onların düşüncelerini ise anlayabilmek mümkün değil.
Ve de gördüğümüz kurslarda, aldığımız eğitimlerde bize öğretilenleri düşünüyorum. Tepe yönetici günlük işlerle uğraşmamalı, ekibinin hep ileriye bakması ve onu planlaması için kafa yormalı. Yeni sistemlerin yaratımı ve mevcut sistemlerin geliştirilmesi için birlikte çalıştığı insanların ufkunu açmalı ve onları yönlendirmeli. Herhalde biz de yapılan da budur.