Ortalama ofis çalışanı, haftanın dörtte birinden fazlasını toplantılara katılır veya hazırlanır. O zaman tamamen verimli bir toplantı duygusundan hemen hemen hiç çıkılmaz.
Amerika’da her gün 36 ila 56 milyon arasında toplantı yapılmaktadır ve etkisiz toplantılar ABD ekonomisine yılda 283 milyar dolarlık maliyet harcanmaktadır. İnanılmaz teknoloji çağında, neden hala çok fazla zaman harcıyoruz?
% 76’sı, toplantıların çoğunun gereksiz olduğunu,
% 58 toplantıların tekrar edildiğini,
% 59 toplantıların konuyla ilgili olmadığını,
İnsanların % 51’i toplantıda başkaları ile iletişim halinde olacaklarını,
%25’i toplantı sırasında diğer işlerini tamamlamaya çalıştıklarını söylemektedir. Bu işler, öğle yemeği, tuvalet molası, kişisel e-postaları kontrol etme ve yanıtlama gibi işlemleri içerir.
Ne yazık ki, çoklu toplantılar genellikle çok etkili değildir. Peki, Toplantıları Daha Etkili Yapmak Nasıl Sağlanır?
Açıkçası, herkesin vakit kaybetmesini durdurmalı ve toplantıların daha anlamlı ve üretken olduğundan emin olmalıyız. İşbirliği buna bağlı, bu nedenle herkesin aynı düzende olması çok önemlidir. Yani toplantılar, herkesin birbirini gördüğünü U veya yuvarlak masa oturma düzeninde olmalıdır.
Verimli bir toplantı için yapabileceğiniz bazı şeyler şunlardır:
- Durum güncelleme toplantılarına olan ihtiyacı ortadan kaldıracak işbirlikçi araçları kullanın
- Toplantı amaçlarını önceden belirlemek
- Herkesin toplantı konusuna kaldığından emin olun
- Toplantı sonrasında check-in yapın ve herkesin doğru mesajı alıp alamadığına bakın
- Uzaktan çalışanlar veya müşterilerle daha verimli görüşmeler yapmak için teknolojiden yararlanın.
İhtiyaçları araştırın ve ekibinizin hedeflerini göz önünde bulundurun. Toplantılar, beyin fırtınası ve ekip oluşturma gibi şeyler için harika bir fırsattır.
Teknik Toplantılar Nasıl Daha İyi Yapabilir?
Toplantılardaki en büyük ve en sarsıcı tutumlardan biri, teknolojinin düzgün çalışmaması ya da kolay çalışmamasıdır. Teknolojinizi güncellemek, ekibinizdeki en büyük stres ve hayal kırıklıklarının ortadan kaldırılmasına yardımcı olabilir.
WiFi bağlantısında sorun yaşamak, bir ofis veya konferans salonunda olması en sık görülen sorunlardan biridir ve düzeltilmesi en kolay yöntemlerden biridir. Wi-Fi sorunları ve çözümleri için bu makaleyi okuyabilirsiniz.
Toplantılarda raporların anlaşılır olması da çok önemlidir. Raporları üçüncü kişilerin anlayabileceği şekilde hazırlayın. Rapor hazırlama ile ilgili buradaki makaleye göz atabilirsiniz.
Herkesin her şeye aynı düzeyde ulaşması çok önemlidir. Sunumun yapılacağı ekranın görülmesinde kimse sorun yaşamamalıdır. İnteraktif beyaz tahtalar daha etkili hale getirmeye yardımcı olabilir.
Günümüzde mevcut araçların birçoğu kurmak çok kolay, İstatistikler, çalışanların % 79’u, kurulumu kolay olan teknik araçları kullanmayı tercih ettiklerini gösteriyor.