Zaman yönetiminizi sağlayamıyor musunuz? İşlerinizi sürekli erteliyor ya da zor mu yetiştiriyorsunuz? Öyleyse doğru yazıdasınız!
Tamam, bu yazı size bir günü sihirli bir şekilde 38 saate çekmenin yollarını göstermeyecek. Ancak liderlik koçu Rory Vaden, görevlerimizi önemleri açısından değerlendirerek yarına daha fazla zaman ayırabileceğimizi söylüyor.
“Her zamankinden daha fazla ipucumuz, püf noktalarımız, araçlarımız, teknolojimiz, takvimlerimiz ve kontrol listelerimiz var. Peki ama nasıl işler yetişmiyor? Nashville merkezli liderlik danışmanı Rory Vaden’e bu soruyu soruyor.
Vaden’in cevabı: “Çünkü zaman yönetimi hakkında bildiğiniz her şey yanlış.”
Çoğumuz zamanımızı aynı şekilde yönetiriz: yapılacaklar listeleri yazarak ve bu listelerdeki öğelere öncelik vererek. Görevlerimizin göreceli aciliyetini ve önemini değerlendirerek önceliklerimize karar veriyoruz.
Ancak Vaden’in “zaman çarpanları” dediği bir grup insan tarafından ele alınan üçüncü bir kriter var: Önem. Zaman çarpanları, “Bugün yapabileceğim en önemli şey nedir?” Sorusunu sormak yerine, “Bugün yapabileceğim ve yarını daha iyi hale getirebilecek en önemli şey nedir?” Diye soruyor.
Başka bir deyişle, bugün zaman yönetimimizi nasıl yapacağımızı düşünerek, gelecekte kendimize daha fazla serbest zaman bırakabiliriz. Bunun nasıl çalıştığını daha iyi anlamak için çevrimiçi fatura ödemesi ayarlamak güzel bir örnek olacaktır. Belki de şimdiye kadar “Tüm hizmetlerimi ve hesaplarımı incelemek, bunların web sitelerini veya uygulamalarını bulmak ve banka bilgilerimi girmek için iki saatim yok” diye düşündüğünüz için bunu erteliyordunuz.
Ancak Vaden, “Online fatura ödemesi yaparak faturalarımı ödemekten ayda 30 dakika tasarruf edersem, bu iki saatin çeyreğine denk gelecektir ve belkide sadece dört ay sonra bile kara geçeceğim bir yatırım için çok çok az zaman ayırmış olacağım.” Kulağa hoş geliyor, değil mi?
Bu örneklerin ardından Vaden, kendi zaman yönetimini yaparken sorduğu 4 soruyu bizlerle de paylaşıyor:
Soru 1: Bu görevi ortadan kaldırabilir miyim?
Basit bir gerçek var: “Bugün hayır dediğimiz her şey yarın bizim için daha fazla serbest zaman yaratıyor.” diyor Vaden. Gereksiz görevlere evet dediğimizde, genellikle suçluluk duygusuyla hareket ediyoruz yani diğer insanları hayal kırıklığına uğratmaktan endişe duyuyoruz.
Vaden, “Bir çarpanla yaptığım röportajlardan birinde hayatımı değiştiren bir şey söyledi. Dedi ki, Rory, ‘hayır’ dememeye çalışarak yaşamak boştur. Farkına varman gereken şey bir şeylere ‘hayır’ diyoruz çünkü ‘evet’ dediğimizde, eşzamanlı olarak başka işlere sonsuz sayıda ‘hayır’ diyoruz.”diyor.
Soru 2: Bu görevi kaldıramazsam, otomatikleştirebilir miyim?
Online fatura ödemeleri buna bir örnektir. Ama bugün, yarın için başka hangi yükümlülükleri yerine getirebilirdiniz? Örneğin, düzenli olarak satın aldığınız ürünler varsa, bunların otomatik olarak size gelmesinin yollarını araştırın. Ya da, dişlerinizi temizletmek veya saçınızı kestirmek gibi altı aylık randevularınız varsa, bunları teker teker aramak ve programlamak yerine her altı ayda bir randevunuz olmasını sağlayın. Böylece işleriniz son dakikaya kalmayacak ve gecikmeler yaşamayacağınız gibi stresiniz de azalacaktır.
Soru 3: Temsilci seçebilir miyim veya başka birine bunu nasıl yapacağını öğretebilir miyim?
Birçoğumuz çok önemsemediğimiz kişisel görevleri başkasına devretme konusunda iyiyken işteki görevlere yetki verme konusunda daha çekingen olabiliyoruz.
Vaden, “Peki, benim yapabildiğim kadar iyi yapamazlarsa?” dediğinizi biliyorum. Ayrıca bu biraz doğru da olabilir ama… daha uzun vadeli düşünürseniz, birilerini eğiterek ustalaşmalarını sağlayabilir ve ileride daha fazla serbest zamana sahip olabilirsiniz diyor.
Soru 4: Zaman yönetimiyle bu görevi şimdi yapmalı mıyım yoksa daha sonra yapabilir miyim?
Vaden bu stratejiye “bilerek ertelemek” diyor. Bununla birlikte, bu tipik olarak düşündüğümüz gibi ertelemek değildir. (Bilirsiniz, bir faaliyeti durmaksızın geciktirmek ve bu konuda berbat hissetmek.) Bunun yerine, bilerek ertelemek bilinçli olarak daha sonra belirli bir şeyi yapmaya karar vermek ve daha önemli işlere odaklanmakla ilgilidir.
Vaden kasıtlı ertelemek için, “Yapmamız gerektiğini bildiğimiz bir şeyi bilinmez bir zamana atmak ve daha iyi bir zamana atmak arasında ciddi bir fark vardır. Çünkü ikinci durumda, şu an doğru zaman olmadığına karar veriyoruz.” diyor.
Bir işi amaca yönelik olarak ertelediğiniz zaman, sonunda görevi ortadan kaldırmaya, otomatikleştirmeye veya yetkilendirmeye karar verebilirsiniz veya önemini ya da aciliyetini artırdığınızı fark edersiniz. Bu sebeple ertelemeden önce işin önemini göz önünde bulundurmakta fayda vardır.
Ayrıca Vaden’in TEDxDouglasville’in konuşmasını da buradan izleyebilirsiniz: