Topla fonksiyonu seçilen hücrelerdeki rakamların veya belirtilen rakam dizisinin toplamını alır. Topla fonksiyonunu kullanmadan + operatörü ile formül yazarak toplama işlemi yapılabilir. Fakat çok fazla veri toplanacaksa bu şekilde formül yazarak toplama yapmak çok zor olacaktır. Bununla birlikte Topla düğmesi ile de toplam alınabilir. Ancak Topla düğmesi de verilerin altına toplam alır. Farklı bir alana toplam alınmak isteniyorsa ve fazla veri toplanacaksa Topla fonksiyonunu kullanmak daha iyi olacaktır.
Topla fonksiyonu =Topla(sayı1;sayı2;…) şeklindedir. =Topla yazılıp parantez açıldıktan sonra sayı, formül, hücre adresi veya aralıklardan oluşan bir girdiyi yazıp parantezi kapatılarak fonksiyon tamamlanır. Topla fonksiyonu Excel’de matematiksel fonksiyonlar grubunda yer alır.
Topla fonksiyonuna Excel’in önceki versiyonlarında 30 girdi yazılabilirken, Excel 2007 ile birlikte 255 girdi yazılabilir.
Topla fonksiyonunun değişik kullanımları aşağıdaki gibidir:
Excel 2007 ile birlikte fonksiyonların otomatik tamamlama özelliği gelmiştir. Aşağıdaki gibi bir fonksiyon yazılmaya başlandığında fonksiyonların bir listesi açılır. Eklenmek istenen fonksiyon ok tuşları ile seçilip, Tab tuşuna basarak eklenir.