Etkinlik Planlayıcı nedir?
İçindekiler
- Etkinlik Planlayıcı nedir?
- Etkinlik Planlayıcı ne yapar?
- Etkinlik planlayıcı olmaya uygun musunuz?
- Etkinlik Planlayıcısının çalışma yeri ve şartları nasıldır?
- Sıkça Sorulan Sorular
Etkinlik planlayıcı (ayrıca toplantı ve/veya kongre planlayıcı olarak da bilinir), profesyonel toplantıların ve etkinliklerin tüm yönlerini koordine eden kişidir. Genellikle buluşma yerlerini seçerler, ulaşımı ayarlarlar ve diğer ayrıntıları koordine ederler.
Etkinlik Planlayıcı ne yapar?
Bir etkinlik planlayıcı genellikle şunları yapar:
- Toplantının veya etkinliğin amacını anlamak için müşterilerle görüşün
- Zaman, yer, program ve maliyet dahil olmak üzere etkinliğin kapsamını planlayın
- Yerlerden ve hizmet sağlayıcılardan teklif isteyin (örneğin çiçekçiler veya fotoğrafçılar)
- Etkinliğin nerede düzenleneceğini ve hizmetler için kiminle sözleşme yapılacağını seçmek için müşteriyle birlikte çalışın
- Müşterinin gereksinimlerini karşıladıklarından emin olmak için yerleri inceleyin
- Odalar, ulaşım ve yemek servisi gibi etkinlik hizmetlerini koordine edin
- Ayrıntıları koordine etmek için tesis içi personelle görüşün
- Müşterinin ve etkinlik katılımcılarının tatmin olmasını sağlamak için etkinlik etkinliklerini izleyin
- Etkinlik faturalarını inceleyin ve ödemeyi onaylayın
İster bir düğün, ister eğitim konferansı veya iş toplantısı olsun, toplantılar ve etkinlikler insanları ortak bir amaç için bir araya getirir. Toplantı, kongre ve etkinlik planlayıcıları, bu amaca sorunsuz bir şekilde ulaşılmasını sağlamak için çalışır. Baştan sona olayların her ayrıntısını koordine ederler. Örneğin bir toplantıdan önce, planlamacılar katılımı tahmin etmek ve toplantının amacını belirlemek için müşterilerle buluşacaklardır. Toplantı sırasında, misafirleri kaydetmek ve konuşmacılar için görsel/işitsel ekipman kurmak gibi toplantı lojistiğini ele alıyorlar. Toplantıdan sonra, en çok ilgilendikleri konuları bulmak için katılımcılarla anket yaparlar.
Etkinlik planlayıcıları, oteller ve kongre merkezleri gibi potansiyel toplantı sitelerini de ararlar. Tesisin sağlayabileceği konaklama ve hizmetleri, insanların oraya ulaşmasının ne kadar kolay olacağını ve çevredeki bölgenin sunduğu cazibe merkezlerini değerlendirirler. Daha yakın zamanlarda planlayıcılar, online bir toplantının yüz yüze toplantıyla aynı hedeflere ulaşıp ulaşamayacağını da değerlendiriyorlar.
Bir yer seçildikten sonra, planlamacılar toplantı alanı ve destek hizmetleri düzenler. Örneğin katılımcılara yemek sağlamak için tedarikçilerle sözleşmeler müzakere ederler ve tesis içi personel ile planları koordine ederler. Konuşmacılar, eğlence ve aktiviteler düzenliyorlar. Ayrıca toplantı ve kongrelerin finansmanını da denetlerler. Etkinlik gününde, planlamacılar katılımcıları kaydedebilir, ulaşımı koordine edebilir ve toplantı odalarının doğru şekilde kurulduğundan emin olabilir.
Etkinlik planlayıcı olmaya uygun musunuz?
Etkinlik planlayıcılarının farklı kişilikleri vardır. Girişimci bireyler olma eğilimindedirler. Bu da maceracı, hırslı, iddialı, dışa dönük, enerjik, hevesli, kendinden emin ve iyimser oldukları anlamına gelir. Baskın, ikna edici ve motive edicidirler. Bazıları da gelenekseldir, yani vicdanlı ve muhafazakarlar.
Bu meslek sana göre mi? Etkinlik planlayıcının en iyi kariyer seçeneklerinizden biri olup olmadığını öğrenmek için ücretsiz kariyer ve Meslek testimizi uygulayın.
Etkinlik Planlayıcısının çalışma yeri ve şartları nasıldır?
Etkinlik planlayıcıları zamanlarının çoğunu ofislerde geçirirler. Toplantılar ve etkinlikler sırasında, genellikle otellerde veya kongre merkezlerinde yerinde çalışırlar. Düzenledikleri etkinliklere katılmak ve bazen dünyanın egzotik yerlerinde olmak üzere olası toplantı alanlarını ziyaret etmek için düzenli olarak seyahat ederler. Planlamacılar müşteriler, konaklama çalışanları ve toplantı katılımcıları ile düzenli olarak işbirliği yapar.
Toplantı, kongre ve etkinlik planlayıcılarının işi hızlı ve zorlu olabilir. Planlayıcılar aynı anda olayın birçok yönünü denetler, çok sayıda son teslim tarihiyle karşılaşır ve birkaç farklı insan grubunun faaliyetlerini düzenler.
Toplantı, kongre ve etkinlik planlamacılarının çoğu tam zamanlı çalışır. Ek olarak birçoğunun büyük bir olaya kadar geçen sürede uzun, düzensiz saatler çalışması gerekir. Toplantılar veya kongreler sırasında, plancılar sabahın erken saatlerinden başlayıp akşam geç saatlere kadar çok uzun günlerde çalışabilirler. Bazen hafta sonları çalışmaları gerekir.
Sıkça Sorulan Sorular
Etkinlik Planlayıcıları mutlu mu?
Etkinlik Planlayıcıları kariyerler arasında üst sıralarda yer alır. Genel olarak memnuniyet puanları için kariyerlerin 73. yüzdelik diliminde yer alırlar.
Etkinlik planlamanın doğasında var olan strese rağmen, pek çok mutlu kariyeri tanımlayan, inkar edilemez şekilde uyarıcı, heyecan verici ve hatta canlandırıcıdır.
Etkinlik Planlayıcıları nasıldır?
Kullanıcı havuzumuza göre Etkinlik Planlayıcıları ağırlıklı olarak sanatsal insanlar olma eğilimindedir. Bu bulgu şaşırtıcı değil. Esasen, etkinlik planlayıcılarından yapmaları istenen neredeyse her şeyin bir sanatı var: müşterilerle bağlantı kurmak; sözleşmeleri müzakere etmek; farklı kültürel geçmişlere ve farklı iş ahlaklarına sahip olabilecek tedarikçilerle çalışmak; eşzamanlı olarak farkında ve duyarlı olmanın yanı sıra arka plana geçebilme; ve kaçınılmaz aksaklıklar karşısında, baskı altında kalıyor.
Etkinlik Planlayıcısı olmalı mıyım?
Bu kariyeri düşünen herkesin bilmesi gereken ilk şey, etkinlik planlamasının sürekli olarak en stresli on işten biri olarak listelendiğidir. Meslek, heyecan verici yerlere seyahat etmeyi ve genellikle lüks otellerde kalmak ve seçkin restoranlarda yemek yemek için fırsatları içerebilse de, iş, hızlı düşünme ve çözüm gerektiren sabit son tarihler ve baskı durumlarıyla doludur. Etkinlik planlayıcılarından potansiyel kaosun ortasında sakinlik yaratmaları ve kaos asla bir olasılık değilmiş gibi şaşmaz bir şekilde ortaya çıkmaları alışılmadık bir durum değildir. Başarılı olmak – aslında hayatta kalmak için – sahada bu sakinlik ve sorun giderme kapasitesi zorunludur. Elbette, yetkin etkinlik planlayıcılarının masaya getirdiği tek anahtar beceri değil. Rol ayrıca aşağıdaki yeterliliklerin tümünü gerektirir:
Organizasyon becerileri
Toplantılar, ulaşım, etkinlikler ve etkinliklerin diğer yönleriyle ilgili lojistiği ele almak, olağanüstü organizasyon becerileri gerektirir.
Yaratıcılık
Ses-video sağlayıcıları, destinasyon yönetimi şirketleri, mobilya ve çiçek tedarikçileri gibi doğru satıcılarla istişare içinde ilham veren fikirler ve çözümler bulmak, yaratıcı bir duyarlılık gerektirir.
Zaman yönetme yetenekleri
Etkinlik planlayıcıları, uzun süreler boyunca birden fazla sorumluluğu öncelik sırasına koyma ve yeniden önceliklendirme konusunda rahat olmalıdır. İş son teslim tarihine göre belirlenir,
Takım yönetimi ve ilişki kurma yetenekleri
Koordinasyon personeli, konuk konuşmacılar, göstericiler ve etkinlik katılımcıları işin ayrılmaz bir parçasıdır.
Mükemmel sözlü ve yazılı iletişim becerileri
Etkinlik planlayıcıları, müşterilerden mekanlara ve yerel satıcılara kadar çok sayıda taraf arasındaki bağlantıdır. Bu, çeşitli ihtiyaç taleplerine cevap verebilmeleri gerektiği anlamına gelir.
Ayrıntılara akut dikkat
Planlama bile ayrıntılı planlamadır. Olası sorunları veya sorunları ortaya çıkmadan önce belirlemek, bir etkinlik planlayıcısının çalışmasının önemli bir parçasıdır.
İş zekası
Etkinlik planlaması, mekanlardan teklif talep etmeyi, kaliteli ürün ve hizmetleri garanti altına almayı, hizmet sözleşmelerini müzakere etmeyi ve doğrulamayı, etkinlik faturalarını gözden geçirmeyi, ödemeleri onaylamayı ve diğer ilgili görevleri içerir.
Bilgisayar okuryazarlığı
Proje yönetimi yazılımı ile elektronik tablo ve veritabanı yazılımıyla akıcılık, etkinlik planlayıcıları için çok önemlidir.
Seyahat için isteklilik
Birçok olay, planlayıcının memleketinden uzakta gerçekleşir. Ayrıca, keşif mekanları ve bayilerle buluşma işin önemli bir parçasıdır. Bu nedenle seyahat etme ihtiyacı tartışılamaz.
Esneklik
Etkinlik planlamasında değişim nispeten sabittir. Gecikmeli uçuşlar, gecikmiş katılımcılar anlamına gelir. Müşteri yerinde fikrini değiştirir. Hava, bir açık hava etkinliğinin içeriye taşınmasını gerektirir. Bir düzeyde, bir etkinlik planlayıcısının işi öngörülemeyenleri önceden görmek ve bununla başa çıkmaya hazır olmaktır.
Sonuç olarak 9’dan 5’e kadar bir iş arıyorsanız, etkinlik planlaması size göre değildir. İş şartnamesinin bir kısmı, 18 saatlik günleri (hem bir etkinliğe kadar geçen günlerde hem de etkinliğin kendisi sırasında), bir ödül yemeğini izledikten sonra 2:00’de yatağa düşmeyi veya konferans veya sergi oluşturmaya yardımcı olur. Kariyer, amansızca çalışmaya hazır olan bireyler içindir. İşin tüm dünyayı dolaşan etkinlik planlayıcıları olsa da bazen görecekleri tek yerin bir otelin içi olacağını biliyorlar. Sonuçta sorumlulukları, müşterilerinin vizyon ve hedeflerine göre başkaları için sorunsuz etkinlikler sunmaktır.
Etkinlik Planlayıcısı olma adımları
Bir etkinlik planlayıcısı olmak, çeşitli bir eğitime ve genellikle yoğun bir iş başında eğitime bağlılık gerektirir.
Etkinlik Planlayıcı olmak için kaç yıl okunur?
Etkinlik planlayıcıları genellikle bir iki yıllık Ön Lisans Programı veya dört yıllık Lisans Programı giriş düzeyinde bir etkinlik planlama görevi aramadan önce. Bazıları, bir etkinlik planlayıcısı olmadan önce bir otelde veya başka bir konaklama işletmesinde çalışarak ilgili deneyim kazanabilir.
Etkinlik Planlayıcıları şu şekilde de bilinir. (benzer meslekler aşağıda listelenmiştir)