Şirketlerin Microsoft Access'i kullanmakta tereddüt etmelerinin nedenlerinden biri, bir elektronik tablo ve bir veritabanı arasındaki farkın anlaşılmamasıdır. Bu, birçok kişinin müşteri bilgilerini, satın alma siparişlerini ve e-tablodaki proje ayrıntılarını izlemenin ihtiyaçları için yeterli olduğuna inanmasına neden olur. Sonuç olarak, yapılandırma kontrolünü sürdürmenin zor olduğu, dosyaların bozulmaya uğradığı ve çalışanların yanlışlıkla ilgili bilgilerin üzerine yazdığıdır. Gücü ve bir veritabanının birçok kullanımı hakkında biraz bilgi sahibi olmak, küçük işletmelerin bir elektronik tablonun iş için yeterli olup olmadığını ve bir veritabanının oluşturulması gerektiğinde görmesi daha kolaydır.
Bir veritabanının ne olduğu hakkında temel bir anlayışa sahip olmak önemlidir. Çoğu kişi, halk kütüphanesinde olduğu gibi, daha önce veritabanlarına erişmiştir, ancak bunları kullanmak, e-tabloların ve veritabanlarının nasıl farklı olduğunu açıklığa kavuşturmaz. Veritabanlarını öğrenmek için birkaç dakika harcamış olmak, karşılaştırmayı daha net hale getirmeye yardımcı olacaktır.
Veri Organizasyonu
Bir elektronik tablo ve bir veritabanı arasındaki belki de en belirgin fark, verilerin düzenlenme şeklidir. Veriler nispeten düz ise, bir elektronik tablo mükemmeldir. Düz bir tablonun en iyi olup olmadığını belirleme yolu, tüm veri noktalarının bir grafik veya tabloda kolayca çizilip çizilmeyeceğini sormak? Örneğin, bir şirket bir yıl boyunca aylık kazançları izlemek istiyorsa, bir elektronik tablo mükemmeldir. E-tablolar, birkaç temel noktanın ilerleyişini haritalandırarak, aynı türdeki birçok veriyi işlemek içindir.
Karşılaştırmada, veritabanlarının ilişkisel bir veri yapısı vardır. Bir kullanıcı verileri çekecekse, dikkate alınması gereken çok sayıda nokta olacaktır. Örneğin, bir şirket aylık kazançlarını takip etmek ve bunları son beş yıl içinde rakiplerle karşılaştırmak istiyorsa, bu veri noktaları arasında bir ilişki vardır, ancak tek bir odak noktası yoktur. Sonuçları rapor etmek için tek bir tablo oluşturmak imkansız değilse zor olacaktır. Veritabanları, kullanıcıların rapor üretmesini ve sorguları çalıştırmasını kolaylaştırmak için tasarlanmıştır.
Verilerin Karmaşıklığı
Verilerin bir elektronik tabloda mı yoksa bir veritabanında mı saklanacağını karşılaştırmanın en kolay yolu, verilerin ne kadar karmaşık olduğuna bakmaktır. Bu, bir kullanıcı hala kesin değilse, verilerin nasıl düzenleneceğini açıklığa kavuşturmaya yardımcı olur.
Elektronik tablo verileri basit. Tek bir tabloya veya tabloya kolayca eklenebilir ve bilgileri dışarıda bırakmak zorunda kalmadan bir sunuma eklenebilir. Sadece birkaç anahtar sayısal değeri takip ettiği için bakımı kolaydır. Sadece birkaç satır ve sütun gerekiyorsa, veriler bir e-tabloda en iyi şekilde saklanır.
Veritabanları, veritabanındaki diğer verilerle bazı ilişkileri olan çok farklı türde veri barındırır. Örneğin, şirketler müşterileri adına isimlerden ve adreslerden sipariş ve satışa kadar önemli miktarda veri tutarlar. Bir kullanıcı binlerce satırı bir e-tabloya kopyalamaya çalışırsa, oranlar bir veritabanına taşınması gerektiğinden iyidir.
Verilerin Tekrarı
Sadece verilerin güncellenmesi gerekeceğinden, bir veritabanının gerekli olduğu anlamına gelmez. Sürekli tekrarlanan veriler aynı olacak mı? Ve olayları veya eylemleri takip etmek isteyen iş nedir?
Veri noktaları değişirse, ancak veri tipi aynıdır ve tek bir olay izlerse, bu bilgi muhtemelen düzdür. Bir örnek, bir yıl boyunca satışların sayısıdır. Zaman aralığı değişecek ve sayılar dalgalanacaktır ve tekrarlanan veriler olmayacaktır.
Verilerin bazı bölümleri müşteri bilgisi gibi aynı kalırsa, diğerleri siparişlerin sayısı ve ödemelerin zamanında yapılması gibi değişiklikler yaparsa, oranlar eylemleri izler. Bir veritabanı kullanıldığında budur. Eylemler, onlar için birçok farklı bileşene sahiptir ve bunları izlemeye çalışmak, bir veritabanı gerektirir.
Verilerin Birincil Amacı
E-tablolar, pek çok farklı yönü izlemeyi gerektirmeyen bir defalık etkinlikler için mükemmeldir. Arşivlenmeden önce bir sunum için bir veya iki grafik veya tabloya ihtiyaç duyan projeler için, bir tablo gitmek için en iyi yoldur. Ekip veya şirketin sonuçları hesaplayabilmesi ve yüzdelerini belirleyebilmesi gerekiyorsa, e-tabloların en kullanışlı olduğu yer burasıdır.
Veritabanları, verilerin tekrar tekrar kullanılmasının muhtemel olduğu daha uzun projeler içindir. Notlar ve yorumlar gerekiyorsa, veriler bir veritabanına taşınmalıdır. E-tablolar ayrıntıları izlemek için tasarlanmamıştı, sadece birkaç önemli sayısal nokta.
Kullanıcı sayısı
Kullanıcı sayısı, bir elektronik tablo veya veritabanı kullanılıp kullanılmayacağına karar veren faktör olabilir. Bir proje, çok sayıda kullanıcının verileri güncelleyebilmesini ve değişiklik yapabilmesini gerektiriyorsa, bu bir e-tabloda yapılmamalıdır. Bir elektronik tablo ile uygun yapılandırma kontrolünü sürdürmek çok daha zordur. Verileri güncellemek için yalnızca birkaç kullanıcı varsa, genellikle üç ile altı arasında bir e-tablo yeterli olmalıdır (bununla birlikte ilerlemeden önce kurallar oluşturduğunuzdan emin olun).
Bir projedeki veya tüm bölümlerdeki katılımcıların tümünün değişiklik yapması gerekiyorsa, bir veritabanı daha iyi bir seçimdir. Bir şirket küçük olsa ve şu anda departmanda bir ya da iki kişi olsa bile, bu bölümde beş yıl içinde kaç kişinin kalacağını düşünün ve bunların hepsinin değişiklik yapması gerekip gerekmediğini sorun. Erişime ihtiyaç duyan daha fazla kullanıcı, bir veritabanının daha iyi seçenek olması daha olasıdır.
Veri güvenliğini de dikkate almalısınız. Güvenli olması gereken çok fazla hassas bilgi varsa, veritabanları daha iyi güvenlik sunar. Taşınmadan önce, bir veritabanı oluşturmadan önce dikkat edilmesi gereken güvenlik konularını okuduğunuzdan emin olun.
Dalmaya hazırsanız yolculuğunuza başlamak için e-tabloların veritabanlarına nasıl dönüştürüleceğini okuyun.