Kurumunuzda 360 geri bildirimi anketi uygulamadan önce, tüm katılımcıları ve değerlendiricileri bu süreçten ne beklemeleri gerektiği konusunda aydınlatmayı ihmal etmeyin. İşte 360 anketlerini yöneticilerinize iletmek için gönder tuşuna basmadan önce yanıtlamanız gereken beş soru:
- 360 geri bildirim sürecine kim katılıyor (ve neden)? 360 anketleri genellikle gruplar şeklinde yönetilir. Çoğu kurumda önce üst yönetimden başlayarak direktörlerle, oradan grup müdürlerine ve daha aşağıya doğru süreç devam eder. Önceliklendirme yaklaşımınızı ve bu sürece kimlerin katılacağını katılımcılara en başından açıklayın. Böylece, 360 anketi posta kutularında belirdiğinde kendilerini diğerlerinden ayırılmış gibi hissetmezler. Buna ek olarak, bunun onların liderlik gelişimi için olduğunu da bilmelerini sağlayın (buna sonra tekrar değineceğiz).
- Değerlendiricileri kim seçecek? En iyisi, katılımcının, yani geri bildirimi alacak kişinin kendi değerlendiricilerini seçmesine izin vermektir (yönetici, çalışma arkadaşları, astlar, vb.). Katılımcının yöneticisi ve/veya İK bölümü bu listeyi gözden geçirip gerekli değişiklikleri yapabilir. Kendi değerlendiricilerini seçen katılımcılar, sürece kimi dahil edecekleri konusunda söz hakları olduğunu bildikleri için geri bildirim sürecini sahiplenirler.
- Raporu kim görecek (gizlilik)? Şöyle düşünün. Sonuçları bir tek sizin göreceğinizi düşünürken raporunuzun İK bölümü, yöneticiniz ve yöneticinizin yöneticisi ile paylaşıldığını öğreniyorsunuz. Bu, birey için süreci hatırı sayılır ve beklenmedik derecede ağırlaştırır. Eğer 360 anketlerini ilk kez kullanıyorsanız, raporun yalnız katılımcının kendisine ve sonuçları yorumlayacak kişiye gönderilmesini tavsiye ediyoruz. Eğer raporu başkaları da görecekse, bu bilgiyi sürecin en başından paylaşın.
- Sonuçları benimle kim yorumlayacak? Her 360 geri bildirim katılımcısı için sonuçlar mutlaka bire bir yorumlanmalıdır. Bu, bu konuda eğitimli, kurum içinden bir İK uzmanı tarafından, bağımsız bir yönetici koçu tarafından, 360 konusunda yetkin bir yönetici veya çalışan tarafından yapılabilir. Bu, bireyin sonuçları hazmetmesini ve bir eylem planı oluşturmasını kolaylaştırır. Sonuçların kim tarafından, ne zaman yorumlanacağını açıkça belirtmeyi ihmal etmeyin.
- Raporumu aldıktan sonra ne yapmam bekleniyor?
Katılımcılar kişisel bir eylem planı oluşturup bunu yöneticisiyle paylaşmalıdır. Yönetici bireyin raporunu görmemiş dahi olsa, bu, sürece, hesap verebilirlik öğesi katar. Bunun getirisi, bireyin liderliğinin etkinliği hakkında farkındalık kazanması ve geliştirebileceği bir veya iki alandaki hedeflere odaklanmasıdır. Bazı kurumlar bu hedefleri yöneticinin performans hedefleriyle birleştirir.
Bu soruları yanıtlamanın en iyi yolu, katılımcılarla baştan 30 dakikalık bir bilgilendirme toplantısı gerçekleştirmektir. Ben, bu sorulara cevap vermenin yanı sıra, anket sorularını ve sonuçların nasıl gösterildiğine dair örnek bir raporu da paylaşıyorum. Süreci anlatın. İnsanların anketi nasıl dolduracaklarını, kiminle çalışacaklarını, zaman çizelgesini ve arzulanan sonuçları bilmelerini sağlayın. Gizlilikten ve bunu korumak için değerlendirici yanıtlarının nasıl gruplandığından söz edin.
Beklentileri baştan doğru tanımlamanız, katılımcıların sürece daha açıklıkla yaklaşmasını ve olumlu bir gelişim deneyimi yaşamasını sağlar.