Süreç Takip Yönetimi, süreçleri bir organizasyonun stratejik hedefleriyle uyumlu hale getirmek, süreç mimarilerini tasarlamak ve uygulamak, organizasyonel hedeflerle uyumlu süreç ölçüm sistemleri kurmak
Süreç takip yönetimi yaşam döngüsü
Başarılı bir iş süreci yönetimi sistemi, bir iş akışı içindeki aşamaların tanımlanmasıyla başlar. Bu da ekibin iyileştirme alanlarını ve ilerlemenin takibine ilişkin ölçümleri belirlemesine yardımcı olur. Kuruluşlar iş süreci yönetimini uygulayarak operasyonlarını iyileştirebilir ve sonuçta daha başarılı sonuçlar elde edilir. Bunun için iş süreci yönetimi yaşam döngüsünü tam olarak anlamanız gerekir. Yaşam döngüsünün 5 adımı şunlardır:
- Süreç tasarımı: Ekip, süreç içindeki önemli olayları belirleyerek işe başlamalıdır. Bundan sonra, genel iş süreci yönetimindeki görevler, iş akışındaki her adım için görev sahipleriyle birlikte tek tek belirlenmelidir. Süreç optimizasyonu alanlarının ve iyileştirmenin takibine yönelik sonraki metriklerin ekip tarafından belirlenebilmesi için adımların açık bir şekilde tanımlanması gerekir.
- Modelleme: Bu adım sırasında ekip, süreç modelinin bir görselini oluşturmalıdır. Zaman çizelgesi, görev açıklamaları ve süreç içindeki veri akışı gibi ayrıntılar da buna dahildir. İş süreci yönetimi yazılımlarının kullanılması bu aşamada yararlı olur.
- Yürütme: Ekip, yeni iş süreci yönetimi sistemini sınırlı bir grupla test ederek kavram kanıtı gerçekleştirmelidir. Geribildirimleri de dahil ettikten sonra ekip, süreci daha geniş bir kitlenin kullanımına sunmaya başlayabilir.
- İzleme: Bu aşamada ekip süreci izlemeli, verimlilikteki iyileştirmeleri ölçmeli ve varsa ek sorunlu noktaları tespit etmelidir.
- Optimizasyon: Son adımda ekip, iş etkinliğini artırmak için sürece ilişkin son düzenlemeleri yapar.
Başarılı bir iş süreci yönetimi projesi için dikkatli planlama ve açık bir iletişim gereklidir, ancak bazı etkinlikleri iyileştirdikten sonra ekipler kısa sürede bunun yararını görürler.