2 Laboratuvarlar niçin doküman yönetim sistemine ihtiyaç duyarlar? Gerektiğinde bilgiye ulaşmak için
3 Doküman ve Kayıt - Farklar KayıtlarÇalışma kağıtları, formlar, etiketler ve çizelgelerde toplanmış bilgilerdirKalıcıdır, değiştirilmezDokümanlarPolitikalar, süreçler ve prosedürler hakkında bilgi sağlar.Gerektiğinde güncellenir.KAYITLAR
4 “Yazdığını yap ve yaptığını yaz” Dokümanlar, laboratuvarın organizasyon ve kalite yönetiminin yansımasıdır.Altın kural:“Yazdığını yap ve yaptığını yaz”4
5 Standart Çalışma Prosedürleri (SÇP) Bir testin nasıl yapılacağını adım adım tarif ederYazılı SÇP’ler şunları sağlar:tutarlılıkdoğrulukkalite
6 İyi bir SÇPTest/analiz teknikleri için detaylı, anlaşılır, kısa ve öz bir yönlendirme sağlamalıYeni personel tarafından kolaylıkla anlaşılmalıLaboratuvar yönetimi tarafından gözden geçirilip onaylanmalıDüzenli bir şekilde güncellenmeli6
7 Evrak Sistemleri Kalıcılık Erişilebilirlik Güvenlik İzlenebilirlik Defterleri ciltletinSayfaları numaralandırınKalıcı mürekkep kullanınArşivleyinErişilebilirlikErişim kolaylığı olan bir sistem kullanınGüvenlikGizliliği sağlayınÇevresel tehlikelerden koruyunİzlenebilirlikNumunenin süreç boyunca takibini sağlayın7
8 Özet Kayıtlar: Dokümanlar: Süreçte toplanan bilgiyi içerir Kalıcıdır, güncellenmezDokümanlar:Yazılı politikaları, süreçleri ve prosedürleri içerirKalite Sistemi için çerçeve oluştururGüncellenmeli ve korunmalıdırlarİyi bir doküman kontrol programı:En son revizyon kullanılırKullanım ve erişim kolaylığına sahiptir.
9 Anahtar Mesajlar Bilgi, en önemli ürünümüzdür. Dokümanlar laboratuvarda doğruluk ve tutarlılığı garanti etmek için esastır.
11 Öğrenim Hedefleri Bu etkinliğin sonunda, katılımcılar: Personel yönetiminde, yönetimin rolü ve sorumlulukları tanımlayabilmeÇalışanlara yetkinlik kazandırmak için program oluşturabilmeÇalışanların yetkinliğini geliştirebilmeÇalışanın performans sorunlarının olası kaynaklarını belirleyebilmePersonel ile ilgili kayıtları oluşturabilme ve muhafaza edebilme
12 Senaryo“Laboratuvar yöneticisisiniz. Kıdemli iki teknisyeninizden biri geçici olarak bir başka laboratuvara atandı. Diğer kıdemli teknisyeniniz hastalandı ve geriye kalan iki teknisyeniniz de sıtma yaymalarını değerlendiremiyor. Bu sabah 20 tane sıtma yayması istemi aldınız. Doğru test uygulamasını sağlayamadığınız için, test istemi yapanlara testlerin gecikeceğini bildirmelisiniz.- Teknisyen yerine analist,laborant ifadeleri kullanilabilir
13 Senaryo Yönetici olarak, bu durumu önlemek için neler yaparsınız? Aşağıdaki başlıkları kapsayan önerilerin alınması bekleniyor:İş tanımı, oryantasyon, eğitim, değerlendirme testi, sürekli eğitim, performans değerlendirmesi, personele eşit iş yükü dağılımı
14 Personel Yönetimi İş yüküne uygun personel sayısı İş kalifikasyonu İş PerformansdeğerlendirilmesiSürekli eğitimYetkinlikdeğerlendirilesiEğitimOryantasyonİşTanımıPersonelYönetimi1414
15 Laboratuvar Personeli Laboratuvarın en büyük değeridirKalite için önemlidirLaboratuvar hizmetlerinin bir parçasıdırKalifiye personeldir
16 Kalifiye Yeni Çalışan Oryantasyon Görev Tanımı Göreve özgü Eğitim YenidenEğitimYetkinlik DeğerlendirmesiYetkinliğin Tanınması
17 ÖzetPersonel yönetimi, kalite yönetim sisteminin başarısı için önemlidir.Görev tanımlarında, sorumluluk ve yetkiler doğru tanımlanmalıdır.Yetkinlikler değerlendirilmeli ve periyodik gözden geçirilmelidir.Eğitim, personelin yetkinliğine yardımcı olmalıdır.Nitelikli personel için cazip koşullar oluşturulmalıdır.
18 Anahtar Mesajlar Personel, laboratuvar için en önemli kaynaktır. Yöneticiler, laboratuvarda yüksek kalite performansının sağlanması için tüm laboratuvar personelini motive eden bir ortam hazırlamalıdırlarSürekli eğitim, personel yetkinliği için hayati önem taşır.
19 Süreç Kontrolü: Numune Yönetimi MODÜL8Süreç Kontrolü: Numune Yönetimi
20 laboratuvarın sorumlulukları Numune almabilgilerinin sağlanması ne-ne zaman- nasılUygun taşıma ve sarfmalzemelerinin teminiNumunelerin laboratuvar personeli dışında kişiler tarafından alınması koşullarında bile uygun numunenin, uygun şekil ve şartlarda alınması laboratuvarın sorumluluğundadır. Laboratuvar, numune alma ve taşıma aşamasında, ilgili sağlık personeline uygun numune alma bilgilerini, alma/taşıma malzemelerini temin etmelidir.Numune alma ve taşımadan sorumlu personele ve çalışanlara eğitim verilmelidir. İyi bir etiketleme sistemi tanımlayıp kullanılmasını sağlamalı, test istemlerinin gerekli bilgiyi içerdiğinden emin olmalıdır. Laboratuvara gelen numuneler için gerekli kontroller yapılmalı, belirlenmiş olan numune kabul ve ret kriterlerine göre numuneler değerlendirilip test sürecine alınmalıdır.İyi biretiketlemesisteminintanımlanmasıTüm numunelerindeğerlendirilmesi-Analiz öncesi
21 test istem formu hasta kimlik bilgileri istem yapılan testler numune alma tarih ve zamanınumune türüklinik veriistem yapan doktor/yetkili kişinin iletişim bilgileriİstem formu laboratuvar tarafından oluşturulmalı ve testler için gerekli her türlü bilgiyi içerecek şekilde hazırlanmış olmalıdır. Hasta kimlik bilgilerinin,çalışılması istenen testlerin,numune alma tarih ve saatinin,numune türünün,klinik verilerin,istemi yapan doktor veya yetkili kişinin iletişim bilgilerinin ve gerekli diğer bilgilerin belirtilebileceği farklı alanlar içermelidir.
22 uygunsuz numune ile sonuçlanabilir sonuç raporunda gecikme gereksiz tekrarmüşteri memnuniyetsizliğimaliyet artışıyanlış tanı ve tedavihastanın zarar görmesi/ ölümile sonuçlanabiliriyi laboratuvar uygulamaları için uygun numune alma önemli bir unsurdur.
23 numune işleme: analiz öncesi basamaklar Kontrol edilmeliistem formunun eksiksiz doldurulduğunumunenin kabul kriterlerine uygun olduğuetiket bilgilerinin doğru olduğuNumune bilgileri kayıt edilmeliUygun olmayan numuneler için ret kriterleri prosedürü uygulanmalıNumunenin işlenmesine öncelikle kalite kontrol ile başlanmalıdır. numunenin uygun olarak etiketlendiği, yeterli miktarda olduğu, istemi yapılan test için uygun olduğu doğrulanmalıdır.test istem formunun tam olarak doldurulmuş olduğu ve gerekli bilgileri içerdiği kontrol edilmelidir.numune bilgileri kayıt altına alınmalı ya da laboratuvar kayıt defterine kaydedilmelidir.uygun olmayan numuneler reddedilmelidir. Kabul edilen numuneler çalışılıncaya kadar uygun şekilde saklanmalıdır.
24 Özet her zaman evrensel biyogüvenlik önlemleri uygulanmalı tüm kullanıcılar için numune alma bilgilerini de içeren laboratuvar el kitabı oluşturulmalınumunenin laboratuvardaki sürecini izlemek için bir sistem olmalınumune saklaması ve atık/imhası ile ilgili yöntemler belirlenmelisonuçlar raporlanıncaya kadar numune bütünlüğü korunmalınumune kurallara uygun olarak taşınmalınumune yönetimi için gerektiğinde bir sorumlu atanmalıher zaman evrensel biyogüvenlik önlemleri uygulanmalı
25 Anahtar MesajLaboratuvarlar, doğru ve güvenilir sonuç vermek için uygun kalitede numune almalı ve numune yönetim süreci eksiksiz uygulanmalıdırNumune yönetimi hasta sağlığı ve tedavi süreci ile doğrudan ilişkilidir
27 Öğrenim Hedefleri Bu etkinliğin sonunda: Bilgi yönetim sisteminin önemli unsurları tanımlanabilecektirEvrak-bazlı sistem geliştirirken göz önüne alınması gereken hususlar açıklanabilecektirElektronik bilgi yönetim sisteminin avantajları ve dezavantajları ortaya konulabilecektir
28 Kalite Yönetim Sistemindeki Rolü Test sonuçları laboratuvarın son ürünüdür.Lab. Raporu28
29 Veri yönetimi için süreç oluşturma Bilgi YönetimiVeri yönetimi için süreç oluşturmaLab RaporuEvrak-bazlıIDerişilebilirdoğrulukzamanındagüvenligizlilikHasta bilgileriElektronik
30 Veri Koruma Evrak-bazlı sistemler Elektronik sistemler Kayıtlar için dayanıklı materyaller kullanınKayıtları uygun olarak saklayınElektronik sistemlerDüzenli aralıklarla verileri yedekleyin30
31 Evrak- bazlı sistem Kayıt defterleri iyi tasarlanma gerektirir: Kullanımı pratik ve doldurması kolay olmalıVeri bulmada kolaylık sağlamalıVerileri özetlemede ve rapor yazmada kolaylık sağlamalı31
32 Evrak-bazlı sistem Son rapor ana üründür- okunaklı yazılmalı Basılı raporlar iki nüsha hazırlanmalı ve biri arşivlenmeliGerektiğinde tekrar ulaşmak için kayıtlar güvenli yerde saklanmalı32
33 Evrak-bazlı sistemde-saklama Hedefler:Sonuçlara gerektiğinde ulaşılmasıNumunelerin izlenmesiOlayların değerlendirilmesiYararlı kurallar:Saptanmış bir tarihe kadar her şeyi saklayınKolay erişimi sağlayınDosyalama için mantıksal bir sistem kullanınKronolojik bir düzen içinde numaralayın
34 ÖzetBilgi yönetim sistemi gelen ve giden verileri yöneten bir sistemdir.Evrak-bazlı, elektronik ve her ikisi birlikte olabilir.Her iki sistemde de numunelere özgü tanımlayıcılar, formlar, defterler, çalışma kağıtları kullanılır.Elektronik sistem kurulurken iyi planlanmalı, maliyet dikkate alınmalıdır.
35 Anahtar Mesajlar İyi bir bilgi yönetim sistemi: Bütün verilerin iyi yönetilmesini,Sistem planlanmasında laboratuvar verilerinin tümünün kullanılmasını,Verilerin erişilebilirliğini, doğruluğunu, zamanlamayı ve güvenliğini,Hasta bilgilerinin gizliliğini sağlar.
37 Öğrenim HedefleriBu modülün sonunda katılımcılar:Laboratuvar müşterilerinin çeşitliliğinin farkında olacakMüşteri memnuniyetini ölçmek için yöntemler geliştirebilecekMüşteriler ile doğabilecek sorunları tartışabilecekMüşteri hizmetlerindeki sorunlar için çözüm önerileri sunabilecekKalite yönetim sürecinin laboratuvara müşteri ihtiyaçlarını karşılamada nasıl yardım edeceğini tartışabileceklerdir37
38 Kalite, müşterilerin gereksinimlerini karşılamaktır. Philip CrosbyFour Absolutes of Quality Management197938
39 Müşteri hizmetlerinden kim sorumludur? Laboratuvardaki herkes!3939
40 Müşteri memnuniyetini geliştirmek için program Gerekenler:Sorumluluk ve KatılımPlanlamaİzleme Yöntemleri Hakkında BilgiKaynaklar
41 Hizmet Alanlar İçin Gereksinimler Laboratuvarın denetlenmesi ve akreditasyonuAKREDİTASYON BELGESİ2007İLKAKREDİRASYON BELGESİ2008, 2009, 2010…SÜRDÜRÜLDÜ41
42 İyi müşteri hizmetleri kalite yönetim sisteminin tamamlayıcı bir parçasıdırİyi müşteri hizmetleriHasta bakımı için gerekli bilgiHalk sağlığı ve sürveyansa yönelik etkinlikleri geliştirmek için gerekli bilgiLaboratuvara profesyonel imaj sağlar42
43 ÖzetMüşteri hizmetleri kalite yönetim sisteminin tamamlayıcı bir parçasıdır. Laboratuvar için:SorumlulukPlanlama ve izlemeHizmet alanların ihtiyaçlarını bilmek ve karşılamakProgram için kaynak sağlamak önemlidir.43
44 Anahtar MesajlarMüşteri ihtiyaçlarını karşılamak laboratuvarın ana hedefidir.Laboratuvardaki herkes kaliteden ve dolayısıyla müşteri hizmetlerinden sorumludur.Aktif bir kalite yönetim sistemi, laboratuvarın ondan hizmet alanların tüm gereksinimlerinin karşılandığının garantisidir.