RAPORLAMA TEKNİKLERİ
“Raporlar şekilleriyle kabul, içerikleriyle takdir edilirler”*
Rapor, yönetime bilgi vermek, iş ve işleyiş hakkında bilgi ve görüş sunmak, personel veya alt düzey elemanların çalışması, işleri, başarıları ve durumları hakkında bilgi vermek, yapılan uygulama ve faaliyetlerin sonuçlarını analiz etmek ve yönetime sunmak, iş gören herkesin değerlendirmesini yapmak gibi amaçlar için yapılan yazılı ya da sözlü bilgilendirmedir. Sözlü raporların geçerliliği ve güvenilirliği düşüktür. O yüzden basit işler ya da kısa bilgiler için kullanılır. Yazılı raporlar ise her alanda yoğun olarak kullanılır. Rapor hazırlama bazı kurallara bağlıdır. Rapor hazırlama tekniklerine değinmeden önce rapor yazma kurallarına bir göz atalım.
Raporun hazırlanmasında dikkat edilecek hususlar
- Raporu hazırlayacak kişi hazırlanan raporun içeriği konusunda yeterince bilgili olmalıdır.
- Raporun konusu iyice bellenmiş olmalı, ayrımları ve önemli noktaları belirtecek durumda rapor hazırlanmalıdır.
- Rapor hazırlamadan önce ilgili kaynaklar taranmalıdır.
- Rapor ihtiyaca cevap vermelidir. Rapor ne için hazırlanıyorsa o işi çözmelidir.
- Raporda bilgiler tarafsız verilmelidir. Eğer uzmanlık gerektiren bir alanda yoruma ihtiyaç varsa yorumlar da öznel yargılardan arındırılmalıdır.
- Rapor bilimsel bir raporsa bilimsel detaylar kontrol edilmelidir.
- Raporda bir yargı belirtiliyorsa kanıtları ile sunulmalıdır.
- Raporun bir planı olmalı, rapor yazma kurallarına uygun yazılmalıdır.
- Rapor yazılırken, gereksiz bilgiler vermekten kaçınılmalıdır.
- Rapor, açık ve net bilgilerle sunulmalıdır. Dolaylı bilgi veren cümlelerden kaçınılmalıdır.
Rapor Yazma Kuralları
Rapor yazımı ile gerek özel sektörde gerek devlet kurumlarında ve üniversitelerde genel geçer bazı kurallar vardır. Raporlar bu kuralarla uygun yazılmalıdır. Rapor yazım formatı aşağıdaki gibi olmalıdır.
- Raporların en ön sayfası kapak sayfasıdır. Bu sayfada raporun neyle ilgili olduğu nerede hazırlandığı kim tarafından hazırlandığı, raporun yeri ve yılı yazılmalıdır. Buradaki amaç bir bakışta rapor hakkında bilgi vermektir.
- Rapor formatında kullanılacak font Times New Roman olmalıdır. Yazı büyüklüğü ise 12 punto seçilmelidir.
- Başlıklar ve alt başlıklar, başlık sistemine göre düzenlenmelidir. Yani ana başlıklar koyu ve büyük fontlarla alt başlıklar ise paragraftan büyük ana başlıktan küçük fontlarla yazılmalıdır. Önemli kelimelerin altı çizilebilir. Alıntı yapılan yerler italik olarak yazılmalıdır.
- Yazım Aralığı 1,0 olmalıdır. Üst ve alt kenar boşlukları 4.25 cm, sağ ve sol kenar boşlukları 4.35 cm şeklinde bırakılmalıdır.
- Paragraflar arasında boşluk olmamalı, yazı her iki yana dayandırılmalı, paragraf başında bir tab tuşu boşluk bırakılmalıdır.
- Rapor bölümleri arasında hacim farkı olmamalıdır. Yani rapor 4 bölümden oluşuyorsa 1. ve 2. Bölüm 1 sayfa 3 ve 4. Bölüm 10 sayfa olmamalıdır. Eğer böyle ise bölümler birleştirilip kısa olan bölüm başlık yapılmalıdır.
- Her sayfa numaralandırılmalıdır. Eğer mümkünse raporun ön kısmına içindekiler kısmı konulmalıdır.
- Satır sonunda yetişmeyen kelimeler kesme çizgisi ile ayrılmamalıdır.
- Rapor içinde tablo veya şekiller kullanılacaksa kullanılacak tüm grafik, tablo ve şekiller hakkında açıklamalar yapılmalıdır. Eğer kısaltmalar kullanılacaksa bu kısaltmaların ne anlama geldiği ilk kısaltmada parantez içinde verilmelidir.
Rapor Yazma Adımları
İlk adım konunun belirlenmesidir. Ardından raporu okuyacak kesim belirlenir. Raporla ilgili bilgiler, kaynaklar ve veriler toplanır. Elde elden tüm bilgiler analiz edilir. Elde edilen veriler sınıflandırılarak bir düzene sokulur. Ardından rapor yazma kurallarına uygun olarak raporun amacına uygun şekilde rapor yazılır. Rapor yazılırken kısa ve öz kelimeler kullanılmalı, okuyucuyu aydınlatacak fikir verecek yorumlar içermelidir.
Rapor Yazacak Uzmanın Rapor Yazmadan Önce Sorması Gereken Sorular
- Rapor hangi amaca hizmet edecek?
- Sorun mu çözmek isteniyor yoksa öneri mi isteniyor?
- Rapor türü ve kurumu nedir?
- Rapor kime sunulacak?
- Raporun sunulacağı kişinin rapor konusundaki yetkinliği ne kadar? (buna bağlı olarak raporun hazırlanmasındaki teknik detaylara yer verilmeli mi verilmemeli mi?)
- Rapor ne kadar uzun olacak? Ne şekilde yazılacak?
- Rapor hazırlamak için hangi kaynakları kullanabilirim?
Raporlama Teknikleri Nelerdir?
- Raporlama yapılırken cevap aranan sorulara ağırlık verilir
- Raporda nesnel verilerle öznel görüşler bir arada verilmemelidir. Veriler sıralandıktan sonra yorum yapılabilir.
- Bazı raporlar tamamen nesnel olmak zorundadır. Yorumlar dahi kanıtsız yapılamaz. Bilimsel araştırma raporu örneklerinde bunlarla sık sık karşılaşırız.
- Rapor yazılırken kullanılacak dil sade olmalı, okuyucuyu sıkmamalıdır.
- Rapor konunun özünden sapmamalı ihtiyaca cevap vermelidir.
- Raporlar arşivlenecek nitelikte bilgiler içermelidir.
- Rapor sunumunda özet geçilmelidir.
- Raporun ön kısmında içindekiler, kısaltmalar, açıklamalar yer almalıdır.
- Rapor girişi gelişme ve sonuç şeklinde hazırlanmalıdır.
- Raporlarda önce mevcut durumdan kanıtlarıyla birlikte bahsedilir. Ardından çözümlemeler yapılır ve öneriler sunulur.
- Raporun sonunda değerlendirme ve sonuç kısmı yer alır bu kısımda raporu okuyanlar için özet bir şekilde çözümlemeler yer alır.
- Eğer detaylı bir rapor hazırlanmışsa ya da çok fazla teknik terim kullanılmışsa rapor sonuna dizin konulmalıdır. Böylece okuyucu raporun sonundan aradığı kelimenin hangi sayfalarda geçtiğini rahatlıkla bulabilir.
- Rapor bittikten sonra mutlaka gözden geçirilmeli, eksik noktalar varsa bu noktalar tamamlanmalıdır.
- İmla kurallarına ve dilbilgisi kurallarına uyulmalıdır.
- Grafikler açıklayıcı olmalı yazılar tek sütunda yazılmalıdır.
- Uzun cümlelerden kaçınılmalıdır.
- Raporlar rapor yazma konusunda uzman kişiler tarafından hazırlanmalıdır.
Etkili Raporlama Teknikleri Eğitimi
Raporlama eğitimi hem özel sektörden hem de resmi kurumlardan ciddi talep görmektedir. Özellikle satış raporlama örnekleri konusunda kendini geliştirmek isteyen pazarlama ve satış personelleri bu eğitime alınmaktadır. Raporlama eğitimlerinde raporlama örnekleri, Raporlama teknikleri, ödev rapor örnekleri, rapor türleri, rapor yazma örneği ve Rapor yazım kuralları gösterilir. Raporlama teknikleri eğitiminde genellikle etkili sunuş teknikleri de öğretilir. Sitemizde yer alan bilgileri raporlama teknikleri pdf ve raporlama teknikleri ppt formatında indirip kullanabilirsiniz.
* Prof. Dr. Niyazi Karasar