Harvard Kennedy Okulu’ndaki iletişim programı direktörü Jeffrey Seglin, bunun yeni sınırlar yaratmakla ilgili olduğunu söyledi. “Artık yeni normal anlayışına geri döndüğümüze göre, dijital araçları nasıl kullanacağımızı ve neyin kabul edilebilir olduğunu bulmamız gerekiyor.”
Konuya geçmeden önce yardım masasının sizin için burada olduğunu hatırlatmak isterim. İş yerinizdeki teknolojiyi ve bunun neden olabileceği sorunları yönlendirmenize yardımcı olmak istiyoruz. Senin hikayelerini de duymak istiyoruz. Ofisteki en büyük hayal kırıklığınız nedir? İşiniz nasıl gelişiyor? Bize yazın, endişelerinizi gidermek için elimizden geleni yapacağız. Şimdi Gabby’ye dönelim, muhasebeden yaşlı Bob. İşyerinde mesajlaşma görgü kurallarını yönlendirmeye yardımcı olmak için üç iş ve iletişim uzmanıyla konuştuk.
Q: Konuşkan bir iş arkadaşımın bana mesaj atmasını nasıl durdurabilirim?
İLE: Bu sorunun cevabı basit görünebilir. İş arkadaşınıza sizi rahat bırakmasını söyleyebilirsiniz, değil mi? Evet, bu her zaman bir seçenek olsa da, doğrudan konuya girmeden önce göz önünde bulundurulması gereken birkaç şey var.
İlk olarak, işyeri kültürü ve beklentileri nedir? Bu örgütsel bir norm mu yoksa sorun mu yoksa sadece bir kişi mi? İkincisi, insanların işyerinde iletişim kurmaya alışma şeklinin pandemi sırasında son iki yılda değişmiş olabileceğini unutmayın. Bu şekilde, bazı çalışanlar uzaktayken diğerleri ofisteyken, çalışanlar birbirlerini tanımaya başlayabilirler.
Son olarak, iş arkadaşlarınızdan ayrıldıysanız ve onları daha az gördüyseniz veya hiç yüz yüze görüşmediyseniz, sosyal sermayeniz farklı olabilir. Bu nedenle, özellikle ses tonunun ve beden dilinin kaybolduğu dijital bir platform üzerinden gönderildiğinde, çatışmacı olarak algılanabilecek bir mesajı nasıl ileteceğinizi ayarlamanız gerekebilir.
İş iş yerinde sosyal normları tanımlamaya gelince, yöneticiler başlamak için iyi bir yerdir. Ve şimdi uzmanlar, ekibin son iki yıldaki çalışmalarını değerlendirmek ve bazı sınırları sıfırlamak için iyi bir zaman olabileceğini söylüyor.
Maryville Üniversitesi’nde iletişim ve liderlik doçenti olan Dustin York, “Aynaya bakın ve istemeden ne tür bir kültürü işe aldığınızı görün” dedi. “Gece baykuşu olsanız bile, mesajları programlayabilirsiniz.”
Konuşkan olup olmadığınızı bu şekilde anlayabilirsiniz
Yeterince dikkat ederseniz, konuşkan bir meslektaş olabileceğinizi görebilirsiniz. Maryville Üniversitesi’nde iletişim ve liderlik doçenti olan Dustin York, bunu dijital platformlarda tespit etmenin kolay yolları olduğunu söyledi.
- Mesajlaşma uygulamaları için: Yanıt oranına bakın. Altı mesaj gönderir ve kısa bir yanıt alırsanız, rahatlamanız gerekebilir.
- Video uygulamaları için: Sözel olmayan ipuçlarını arayın. İş arkadaşlarınız başka bir göreve odaklanmışsa veya dinleme belirtileri göstermiyorsa, bunları tamamlamanız gerekebilir.
Microsoft Outlook ve Gmail gibi e-posta sağlayıcıları ve Slack gibi mesajlaşma uygulamaları, kullanıcıların gelecekte belirli bir zamanda gönderilecek bir mesaj planlamasına olanak tanır.
Ayrıca organizasyonda sosyalleşme için belirli alanlar oluşturmak isteyebilirsiniz. York, çalışanların veya yöneticilerin daha rahat sohbet etmek isteyenler veya Netflix’te izledikleri gibi konular hakkında mesajlaşma platformlarında ayrı alt gruplar oluşturmak isteyebileceklerini söyledi. Örneğin, Slack’te yeni bir kanal başlatırsınız. Bu, işçilere ek tartışmalara katılma veya sadece iş sohbetine bağlı kalma arasında seçim yapma fırsatı verir.
Seglin, “Zorla sevinç beklemeyin,” dedi. Sorun organizasyonel ise, bunu yöneticinizden veya ekibinizden bir talep olarak değil, bir soru olarak dile getirmelisiniz. Yale Üniversitesi İşletme Fakültesi’nde örgütsel davranış doçenti olan Heidi Brooks, dikkate alınması ve işçi sağlığı ve üretkenliğinin iyileştirilmesi için bir soru olarak çerçevelendiğinde, daha az çatışmacı hale gelebileceğini söyledi.
Şirketler bir kez daha esnek çalışmanın geleceğini yeniden yazıyor
“Merak ve işbirliği için koşulları yaratarak başlayın” dedi. “7/24 sohbet ettiğimizi fark ettim ve ekibin yorgun olduğunu söyleyebilirsiniz. Bunun hakkında konuşabilir miyiz?”
Bir grup birlikte çalıştığında, herkes için geçerli olan sınırlar bulabilir ve kendilerini sürecin bir parçası gibi hissettirebilirler. Fikir, konuşmanın ortak bir meydan okuma ve ortak bir çözüm gibi hissetmesidir.
Brooks, belirli bir konuşkan meslektaş söz konusu olduğunda aynı yaklaşımın geçerli olabileceğini söyledi. Ancak bir sorun olarak kalırsa, buna endüstriyel bir anlaşmazlık gibi de bakabileceğinizi söyledi. “Bu sürekli iletişimin gerginliğini hissedebiliyorum” diyerek daha doğrudan olun.
Pandemi devam ederken işyerinde topluluk ve güvenlik yaratmak
Seglin, pandeminin herkesi başkalarının ruh sağlığı konusunda biraz daha bilinçli olmaya zorladığını söyledi. Bu nedenle, belirli bir meslektaşla ilgili yinelenen bir sorun söz konusu olduğunda, bazen savunmasız dürüstlük en iyi görgü kurallarıdır. “Beni dahil etmeni seviyorum, sadece sosyalleşecek durumda değilim” diyebilirsiniz.
York, diğer her şey başarısız olursa, teknolojinin kendisine dönebileceğinizi söyledi. Bildirim ayarlarınızı yalnızca belirli mesajlardan veya belirli zamanlarda haberdar edilecek şekilde değiştirin. Bazı uygulamalar, durumunuzu kullanılamaz olarak değiştirmenize izin verir. Telefon ayarlarınızı belirli zamanlarda Rahatsız Etmeyin olarak değiştirebilirsiniz. Bazı uygulamalar, platform içinde otomatik yanıtlar göndermenize izin verir ve diğerleri, otomatik yanıt uygulamalarıyla eşleştirilebilir.
Ya da yeni beklentiler yaratmak için davranışınızı değiştirebilirsiniz, dedi York. “Sabahları bir metin kadar basit olabilir” dedi. “Bir veya iki hafta içinde Chatty Cathy bahşişi alacak.”