Kimse, özellikle çalışanlara kötü haberler vermekten hoşlanmaz. Ancak, iş azaldığında, çoğu zaman insanları kapatmak ya da saatleri azaltmak gerekir. Bu mesajların bir mektupta yazılması özellikle zordur, çünkü gerçekleri nasıl ifade ederseniz edin, alıcılar öfkeli ve üzülecektir. Neyse ki, bazı planlamalarla çalışanların işlerini kolaylaştıracak ve saatlerini azaltma kararınızın zorluğunu anlamalarına yardımcı olacak bir mektup yazabilirsiniz.
Tarihi yazın. Bir boşluk atla. Her bir çalışanın bir mektubunu kişiselleştiriyorsanız, isimleri ve adresleri eklemek için kelime işlem programınızda adres-mektup birleştirme işlevini kullanın. Alternatif olarak, kişiselleştirilmiş kopyalar yapmak için çok fazla çalışanınız varsa içerideki adresi tamamen ihmal edebilir ve genel bir mektup yazabilirsiniz.
Mektubu "Sevgili (İşçi adı ekle)" yazıp ardından iki nokta üst üste açın. Genel bir mektup yazıyorsanız, "Değerli Değerli Çalışan" yazıp ardından iki nokta üst üste yazınız.
Arka plan sağlayarak mektubu başlatın. Şirketin para kaybettiğini ve düşüşe karşı koymak için ne yapmaya çalıştığını açıklayın. Açık bir dilde yazın, ancak çalışanların şirketin zor zamanlar geçirdiğini anlayabilmesi için yeterli ayrıntıya sahip olun. İlk paragraftaki azaltılmış saatleri belirtmeyin, çünkü çalışanlar muhtemelen sadece okumayı bırakacaklar ve durumu açıklamaya ya da iyi niyetlerini korumaya çalışacaksınız.
İkinci paragraftaki saatlerde azalmayı açıklar. Açık ol. İşçiler haftada kaç saat kaybetmeyi bekleyebilir? Mümkünse normal programlarına ne zaman dönecekler? Çalışanların çok fazla soruları olacak ve onlara hitap edeceğiz, şaşkınlık ve telefon görüşmelerini engelleyecektir.
Varsa iyi haberi vurgulayın. Örneğin, bir kimseyi bırakmamak için saatleri azaltıyorsanız, bunu belirtin. Yakında işinizi yeniden karaya çıkaracağınızı düşündüğünüz bir stratejiniz varsa, çalışanların iyimserliğinizi hissetmesine izin verin. İyi haberler nispeten küçük olsa bile, çalışanın en iyi çıkarlarını kalbinizde hissettiğinizi hissetmesine yardımcı olacaktır.
Son paragrafta eylem bilgileri verin. Çalışanların ek evrak işlerini doldurmak gibi bir şey yapması gerekiyorsa, onları bilgilendirin. Bu zor süreçte yanınızda taşıdığınız için teşekkür ederiz.