Zor şeyleri kolayken yapın ve büyük şeyleri küçükken yapın. Bin millik bir yolculuk tek bir adımla başlamalı.
Lao Tzu
(Bu yazı bir çeviridir. Aslı için: Leo Babauta)
Hayatımı sadeleştirmeye karar verdiğimde yaptığım en iyi şeylerden biri, çalıştığım günlerimi daha basit bir şekle sokmaktı- bunu önce çalıştığım işte sonra da işimi bıraktıktan sonra bir yazar ve girişimci olarak yaptığım işte uyguladım.
En rutin ve sıkıcı işlerimin çoğunu birkaç basit prensiple eledim.
Bu günlerde ise gerekli olmayan şeyleri eliyorum ve gerçekten sevdiğim şeye odaklanabiliyorum; yani yaratıcı olmaya.
Herkes sadeliğe doğru bu kadar ciddi adımlar atamayabilir ancak işiniz üzerinde biraz kontrolünüz varsa işleri büyük ölçüde basitleştirecek birkaç küçük adım atabilirsiniz.
İşiniz üzerinde hiçbir kontrole sahip değilseniz ya da kendinizi “bunları yapamam” diye düşünürken buluyorsanız kendinize “neden denemeyeyim” sorusunu sorabilirsiniz. Hemen şimdi olmasa da uzun vadede bir şeyleri değiştirmek mümkün değil mi? Ben de eskiden sık sık bazı şeylerin (örneğin evden çalışmanın) mümkün olmadığını ancak uzun vadede mümkün olabileceğini düşündüğümü fark ediyordum.
Aşağıdakilerin hepsini yapmanıza gerek yok – sadece birini seçin ve deneyin. Sonra başka bir tanesini deneyin ve işe yarayıp yaramadığını görün. Sizin için neyin işe yaradığını bulmak için denemeler yapın.
Ve basit bir iş hayatının keyfini çıkarın.
- Erken başlayın. İşe erken başlamak en sevdiğim numaralardan biriydi – telefonlar, sohbetler ve toplantılar başlamadan önce ortam oldukça sessizdi ve birçok işi huzur içinde yapabiliyordum. Herkes çalışmaya başladığında yapmak gereken iki veya üç önemli işi halletmiş oluyordum.
- Saatlerinizi sınırlayın. Bu ironik bir öneri çünkü pek çok kişi uzun saatler çalışır ve daha çok iş halledip daha üretken olduğunu düşünür. Bunun yerine, çalışma saatlerinizi azaltın ve kendinize bir limit belirleyin- günde 6 veya 7 saat diyelim – ve en önemli işinizi bu zaman sınırlaması dahilinde yapın. Bugün sadece 6 saat çalışacağınızı biliyorsanız öncelikle en önemli işlerinizi tamamlarsanız boşa daha az zaman harcayacağınızdan emin olabilirsiniz. Sınırlar sizi etkili çalışmaya zorlar.
- Kısa bir liste yapın. Yapmanız gereken tüm işlerin uzun bir listesini yapın… ardından gerçekten yapmak istediğiniz 1-3 şeyden oluşan kısa bir liste yapın. Bu kısa listedeki görevler, tamamladığınızdan bugünkü çalışmanızdan gurur duyacağınız işler olsun. Güne e-posta kutunuzu kontrol etmek veya internette gezinmekle başlamak yerine yapmanız gereken en önemli işle başlayın.
- Dikkat dağıtıcı şeyleri bir araya toplayın. Genellikle dikkatinizi neler dağıtır? E-postalar, blog okumak, Twitter veya benzeri sosyal ağlar mı? Bunlar için tercihen günün ilerleyen saatlerinde bir zaman belirleyin; örneğin öğleden sonra 3-4 arası. Belirlediğiniz saatlerin dışına çıkmayın. Hepsini tek bir zaman diliminde gruplayarak önce diğer işlerinizi halletme şansınız olur. Başka bir yaklaşım da bunları her saatin sonunda 10 dakika boyunca yapmak olabilir- ancak bu 10 dakikalık sınıra bağlı kalın!
- Daha kısa e-postalar yazın. Gününüzün önemli bir kısmı e-postalarla ilgilenmekle geçiyorsa e-postaları 3-4 cümle ile sınırlamak basit ama büyük bir fark yaratacaktır. Birincisi, e-postaları yazmak veya yanıtlamak için gereken süreyi büyük ölçüde kısaltacaktır. İkincisi, e-postalarınıza verilen yanıtları kısaltır, bu da e-postaları okumak için daha az zaman harcayacağınız anlamına gelir.
- Toplantıları sınırlayın. Ne kadar az toplantı olursa o kadar iyi. Bazı üst düzey Google yöneticileri yalnızca 5 dakikalık toplantılar yapıyor- bu toplantılara katılan herkesin hazırlıklı olması gerekecektir. Toplantılardan çıkıp sadece toplantı notlarını edinirseniz veya iletişim kurmanın alternatif bir yolunu bulursanız bu size bir haftada saatler kazandırabilir.
- Otomatikleştirin. Yapmanız gereken daha az tekrarlayan ve rutin iş olursa daha yaratıcı ve önemli işler için o kadar fazla zamanınız olur. Bu nedenle, mümkün olan her şeyi otomatik hale getirin: Mümkün olan şeyleri, insanların size e-posta göndermesi veya araması yerine elektronik olarak doldurmalarını sağlayın veya örneğin, web sitenizden ödemeleri otomatik olarak işleyen veya ürününüzü müşteriye ulaştıran bir hizmeti kullanın.
- Evrak işlerini ortadan kaldırın. Eskiden birçok evrak işiyle uğraşıyordum ve o zaman bile bunun zaman kaybı olduğunu biliyordum. İşletmeler ve kuruluşlar evrak işlerini elektronik olarak doldurabilseler, çok fazla kağıt, kopyalama, dosyalama ve yinelenen çaba tasarrufu sağlar. Mümkün olduğunda, dijital lehine evrak işlerini ortadan kaldırın. Bu daha çok uzun vadeli bir hareket olabilir.
- Masanızı boşaltın. Bunu birkaç dakika içinde yapabilirsiniz. Masanızın üstündeki her şeyi temizleyin. Yalnızca birkaç temel öğeyi geri koyun. Diğer her şeyi; dosyalayın, uygun kişiye verin, çekmeceye koyun veya çöpe atın/geri dönüştürün. Hızlı karar alın ve ardından işe geri dönün.
- Uzaklaşın. Ofisinizden çıkabiliyorsanız önemli işlere odaklanabileceğiniz huzurlu bir yer bulabilirsiniz. Çalışabileceğiniz bir yer bulun, İnterneti kapatın ve işinizi yapın. Daha sonra İnterneti açın ve e-postalarınızla ilgilenin. Evden çalışmak da iyi bir seçenektir. Bunu ne kadar çok yaparsanız (haftada bir veya günde bir saat veya her iş gününün yarısı olabilir), o kadar iyidir.
- Nefes alma molaları verin. Her 15-20 dakikada bir masanızdan kalkın ve bir nefes alıp verme arası verin. Ofiste dolaşmak, birine merhaba demek veya daha iyisi biraz temiz hava almak için dışarı çıkmak olabilir. Etrafta dolaşın, kan dolaşımınızı sağlayın, belki de gerginlik hissederseniz boynunuza ve omuzlarınıza masaj yapın. Daha fit olmak istiyorsan biraz şınav çek. İşe geri döndüğünüzde, kendinize ne üzerinde çalışmak istediğinizi hatırlatın ve tüm dikkat dağıtıcı şeyleri ortadan kaldırın.
- Odaklanma ritüeli uygulayın. Her iki saatte bir yeniden odaklanma ritüeli yapın. Bu yalnızca bir veya iki dakika sürer. Buna tarayıcınızı ve belki diğer açık uygulamaları kapatarak başlayabilir ve hatta kafanızı temizlemek ve kan dolaşımını hızlandırmak için birkaç dakika yürüyüş bile yapabilirsiniz. Ardından En Önemli İşler listenize geri dönün ve bir sonraki adımda neyi başarmanız gerektiğini belirleyin. E-postalarınızı tekrar kontrol etmeden veya tekrar çevrimiçi olmadan önce bu önemli görev üzerinde olabildiğince uzun süre çalışın. Bu yeniden odaklanma ritüelini gün boyunca tekrarlayın. Tekrar odaklanmak için derin nefes almak da faydalı olabilir.
- Büyük zaman blokları oluşturun. Bunu herkes yapamayabilir ancak mümkün olduğunda diğer önemli işleri halletmek veya yaratıcı bir şeyler yapmak için programınıza 3-4 saatlik büyük bir blok koyun. Bu zamanı dokunulmaz kılın. Bu zaman bloğuna toplantı koymayın veya bu süre için başka bir plan yapmayın. Bu bloklar sırasında dikkat dağıtıcı şeyleri temizleme ve sevdiğiniz işi yapma konusunda acımasız olun, gerektiğinde nefes molaları verin. Yaratıcılığınızdan keyif alın.