Küçük bir işletme sahibi olarak, iletişimsel ilişkilerin mevcut durumunu berbat olarak görmek cazip geliyor. Kanıt her yerde; İnsanlar günlük yaşamlarında aceleyle, kısa mesajlarını, e-postalarını ve posta postalarını karıştırarak bu kadar acil bir şeyi unutup unutmadıklarını görmek için o kadar kritik ki o metin veya sesli postaya şu anda yanıt vermezlerse dünya çökebilir. .
Kafasız bir tavuk gibi etrafa saçılan tüm bu koşuşturma, iletişim konusunda daha profesyonel biri olarak çalışanlarınız, müşterileriniz, bayileriniz, satış temsilcileriniz ve dış ortaklar arasında öne çıkma fırsatı sunuyor. Sen profesyonel bir iletişimcisin. Karşılaştığınız herkes üzerinde şık bir izlenim bırakabilirsiniz çünkü hızı yavaşlatmaya istekli olursunuz. İyi adınızın, markanızın, imajınızın ve itibarınızın iyi bir iletişimci olmaya bağlı olduğunu bilecek kadar akıllısınız, bu nedenle iş iletişimi hedeflerinizi geliştirmeye karar veriyorsunuz.
İletişim hakkında zaten bildiğiniz kadarıyla, aşağıdakilerden emin olarak rakiplerinize göre belirgin bir avantaja sahip olacağınızı da biliyorsunuz:
- Tazeleyin temel iletişim süreci.
- İş iletişiminin bazı yararlı tanımlarını düşünün . İş iletişiminin etkileyici özelliklerini kavrar . Bakın iş iletişimin hedeflerini.
İletişimi Tazeleyin
Şimdilik, birinin makinesine bıraktığınız sesli posta mesajlarını veya yanıt alamayan gönderdiğiniz e-postaları düşünmemeye çalışın. Bunlar kesinlikle iletişim biçimleri olsa da, bir yoldur. Çoğu iletişim biçimi iki yönlü değiş tokuşlardır. Bu şekilde, "genel" iletişim ve iş iletişimi bazı benzer adımları izler:
- Gönderen, bir fikir tasarlıyor.
- Gönderen, fikrin kelimelerle nasıl ifade edileceğine karar verir - iletişim uzmanlarının "kodlama" dediği bir süreç.
- Gönderen, fikri göndermek için bir ortam (telefon, e-posta, metin mesajı) seçer. * Gönderen mesajı iletir.
- Alıcı mesajı alır ve deşifre eder (kodunu çözer).
- Alıcı geri bildirimde bulunur.
İş İletişimini Tanımlayın
Bir tanımla kavrayışınızı sağlamlaştırmanıza yardımcı olabilir, bu nedenle The Business Dictionary'den bir tanesini düşünün. İletişimi şu şekilde tanımlar:
- "Katılımcıların yalnızca bilgi, haber, fikir ve duygu alışverişinde bulunmakla kalmayıp aynı zamanda anlam yarattığı ve paylaştığı karşılıklı anlayışa ulaşmanın iki yönlü süreci."
"Genel" iletişim, mübadelenin gerçekleştiği bağlam nedeniyle - diğer bir deyişle, bir iş ortamında - iş iletişiminden ayırt edilir . Bu, iş iletişiminin birçok tanımının mevcut olduğu ve uygun gördüğünüz öğeleri bir araya getirmenize olanak tanıyan yararlı zamanlardan biridir.
Bir tanım, Lawrence David Brennan'ın 1960 tarihli "Business Communication" adlı kitabında kaleme aldığı zaman testine dayanmaktadır. Ayarın nasıl altını çizdiğine dikkat edin:
- “İş iletişimi, ticarette ve endüstride fikirlerin ifadesi, yönlendirilmesi, alınması ve değiş tokuş edilmesidir . "
İş Sözlüğü, iş iletişiminin şöyle olduğunu söyleyerek bu tanımı genişletti:
- “Bir kuruluşun ticari menfaati için yapılan bir işletme içindeki kişiler arasında bilgi paylaşımı . Ayrıca, iş iletişimi, bir şirketin ürünlerini veya hizmetlerini potansiyel tüketicilere tanıtmak için bilgileri nasıl paylaştığına da işaret edebilir . "
Sonuç olarak, iş iletişimi iki şekilde olabilir: iç ve dış. Bu nedenle, paylaştığınız iletişimin bir kısmı oradaki dünyaya yöneliktir ve paylaştığınız iletişimin bir kısmı iç izleyicilerinize yani çalışanlarınıza ve diğer meslektaşlarınıza yöneliktir. Dahili iletişimi gizli veya özel bilgi olarak düşünün.
Bilgi akışını diğer şekilde kısıtlamanız pek olası değildir. Başka bir deyişle, bilgileri iç izleyici üyelerinizden saklarken (veya saklamaya çalışırken) harici bir hedef kitleyle bilgi paylaşma konumunda olmanız pek olası değildir. Döngü içinde tutulmaları gerekir. The Business Communication'ın ifade ettiği gibi:
- "Yönetim işlevlerini gerçekleştirmek ve organizasyonel başarıyı sağlamak için iş iletişimi çok önemlidir."
Anlatan Özelliklere Odaklanın
Bu noktada, ayarlamadan biraz daha fazlasının iş iletişimini dünyanızda gerçekleşen "genel" iletişimden ayırabileceğinin farkına varmaya başlıyor olabilir. Öyleyse hiç merak ettiyseniz, "İş iletişiminin özellikleri nelerdir?" Aşağıdaki niteliklerden bazılarını arayın. Gönderdiğiniz veya aldığınız her bildiride bulunmayabilirler. Ancak iş iletişimi de amaca yönelik olduğundan, belirli özelliklerin defalarca su yüzüne çıkma ihtimali yüksektir. İş iletişimi:
- Gerçek. İyi bir iş iletişimi gerçektir. Hiçbir şey, bir işletmenin itibarını yanlış istatistikleri, yarı gerçekleri ve abartılı iddiaları bildirmekten daha hızlı batıramaz. Günümüzde insanlar bilgileri doğruluk açısından kontrol ediyor ve teknoloji bunu yapmalarını nispeten kolaylaştırıyor. Bir işletmenin satış ve promosyon materyalleri, iddialar desteklenip doğrulanabildiği sürece, ona övünme ve övünme alanı sağlar . İyi bir iş iletişimi belirsiz ve belirsiz ifadeler içermez .Bir mesajın alıcısı, mesajın ne hakkında olduğunu asla merak etmemelidir. " Açık iletişim, karmaşık sözcükler yerine basit sözcükler ve doğrudan, bildirimsel cümleler kullanılarak “ilerletilir”. Çoğu kişi, madde işaretli biçimde sunulduğunda veya çizelge veya diyagramlarla birlikte sunulduğunda bilgileri takip etmeyi daha kolay bulur. Bu unsurlar da netliği artırır.
- Pratik. İyi bir iş iletişimi yararlı ve gereklidir. İletişim bir iş web sitesi, broşür veya basın bildirisi şeklinde olsun, iletişimin neden var olduğunu ve insanların iletişimden nasıl yararlanabileceğini destekleyen bir mantık olmalıdır.
- Genellikle ikna edicidir. İyi bir iş iletişimi, o iç veya dış gruptaki birini bir şeyler yapmaya sevk etmeye çalışır. (Ve eğer açıksa, "bir şeyin" ne olduğu da açık olmalıdır.) Bazı işletme sahipleri, iletişimlerindeki bilinçaltı mesajların gücünü görmezden gelme hatasını yapar. Örneğin, şirket içi yıl dönümü kutlamaları göndermek ve bir "ayın çalışanı" belirlemek zaman ve çaba gerektirir. Ancak, anlayışlı çalışanlar için üstü kapalı ikna edici mesaj açık olmalıdır: "Bu şirket önemseyen bir şirket, sizin de üzerinize düşeni yapın ve şirketi önemseyin."
- Stratejik. İyi bir iş iletişimi, belirli amacına ulaşmak için planlanır, organize edilir ve yürütülür.
İş İletişiminin Hedeflerini Keşfedin
Şüphelenebileceğiniz gibi, bu hedefler personelinizin üyeleri kadar çeşitli olabilir. Aslında, ofisinize bakarken, içeriden akan iş iletişimi türleri, çeşitli departmanlarınızın biçimini, işlevini veya kişiliğini yansıtabilir. İş iletişiminin hedeflerinden bazıları şunlardır:
- Hem dahili hem de harici olarak gönderdiğiniz iş iletişiminin çoğunu temsil edebilecek bilgi paylaşımı . Bu tür bilgiler, satış raporları ve müşteri memnuniyeti anketlerinin sonuçları gibi zamanında olabilir. Kazanç raporlarınız gibi bir kısmı doğası gereği hassas olabilir. Ve bazıları "gizli" olarak işaretlenebilir ve rakiplerinizden birinin stratejik yön değişikliği gibi yalnızca belirli kişilerle sınırlı olabilir. Bu tür iletişimin birincil amacı eğitmek ve aydınlatmaktır. * İkna etmek,birçok insanın satış, reklam ve pazarlama materyalleri ile kolayca ilişkilendirdiği. Bu tür ikna edici çabalar iyi hazırlanmışsa, alıcılar harekete geçer ve hatta mesaja göre harekete geçmeye isteklidir. Ancak işletmenizin ürünlerini veya hizmetlerini tanıtan "teminat", bir küçük işletme sahibi olarak incelediğiniz ikna edici ticari iletişimin yalnızca bir kısmını temsil eder. İnatçı bir satıcı veya tedarikçiyi yerleştirmek, bir noktada ikna edici bir itiraz gerektirebilir. İşletmeniz için bir bölgeleme varyansı kazanmaya çalışmak, yerel ve bölgesel hükümet yetkilileri için çok sayıda ikna edici çaba gerektirebilir. Ve bir noktada yeni bir şirket politikası veya prosedürünün bilgeliğini sorgulayabilecek çalışanlarınızı da unutmayın. Sizden gelen ikna edici bir e-posta, tam da onları düzeltmek için ihtiyaç duydukları şey olabilir.
- Performansı değerlendirmek ve geri bildirim sağlamak, birçok küçük işletme sahibinin hemfikir olacağı, zaman içinde geliştirdikleri bir beceridir. Ne de olsa hiç kimse insan performansı ve potansiyeli konusunda doğuştan değer biçen biri değildir. Bu tür bir iş iletişimi genellikle çalışanlar tarafından, özellikle de maaş artışına bağlıysa, merakla beklenir. İncelemeler, bir işletme sahibinin çalışanlarına karşı sorumlu kalmasının bir yolu olduğu için, bilgili işletme sahibi programa bağlı kalır ve çalışan performansını değerlendirmek için pratik bir sisteme sahip olmasını sağlar.
- Motive edici, bu, tüm çalışanlara gönderilen bir teşekkür notundan, abartılı bir ödüle bağlı bir satış yarışmasının duyurusuna kadar her şeyi çalıştırabilir. Çalışanlarınızı hiç kimse sizden daha iyi tanıyamaz, bu yüzden hiç kimse onları ürettikleri işin kalibresini sürdürmek veya geliştirmek için nasıl motive edeceğini daha iyi bilemez. Motivasyonel iş iletişiminin bir başka amacı da, genellikle sadakat yaratan işyeri dostluğunu teşvik etmektir.
- Küçük işletme sahibi olarak rolünüzün en ödüllendirici bölümlerinden biri olarak görebileceğiniz, açıklayıcı tavsiyeler. Muhtemelen, çalışanlarınız size saygı duyuyorlar ve liderlik için size güveniyorlar - onlara sadece ne yapacaklarını değil, nasıl daha iyi yapacaklarını söylemek için. Bir iş iletişimi biçimi olarak tavsiye, duruma bağlı olarak bir kişiye veya gruba yönlendirilebilir. Düşünceyle hazırlanmış ve puanlarınızı açıklamak için yararlı örneklerle bu bildiriler çalışanlar için değerli kaynaklar haline gelebilir. Teklifsizden çalışanlarınıza veya onlardan size iki şekilde akabilecek öneriler, görüşler ve fikirler. İşletmenizin yapısına bağlı olarak, bu akışı devam ettirmek için bağımlı olduğunuz orta düzey yöneticileriniz de olabilir. Egolar, rekabetler ve rekabetçi kıskançlıklar karışmadığı sürece, öneriler, görüşler ve fikirler bir işi sayısız şekilde geliştirmek için büyük umutlar verebilir. Ayrıca, kendine güvenen ve açık fikirli bir işletme sahibinin bu tür bir iletişimi sürdürmesi için taahhüt gerektirir. İlk günlerde, birçok küçük işletme sahibi önerilere, fikirlere ve fikirlere "açık kapı politikası" sürdürme sözü veriyor. Ama sonra zamanın basına yalvarırlar ve farkında olmadan bu değerli kaynağı keserler. Tavsiyekendi kendinize uygulayabileceğiniz veya üçüncü bir tarafa yaptırabileceğiniz talimat veya işle ilgili eğitim. Her iki durumda da, bu tür bir iş iletişimi, özellikle çalışanların öneriye direnebileceğinden şüpheleniyorsanız, bir ikna unsuru da içerebilir. Çalışanlarınız sizi şaşırtabilir: Genellikle, bilgilerini genişletme ve becerilerini geliştirme fırsatını takdir edecekler ve aynı zamanda sizin için değerlerini artıracaklardır. Öğretim ve eğitim genellikle iki iletişim dalgası gerektirir: eğitimi ilk duyuran; ikincisi, referans malzemeleri gibi destekleyici bilgiler sağlamaktır.
Küçük işletmenizin diğer unsurlarında olduğu gibi, pratik yaparak iş iletişim becerilerinizi geliştirmeniz kaçınılmazdır. Öyleyse, bir "ilk izlenimler yönetmeni" tutmayı düşünüyorsanız? Zahmet etmeyin. Bildirileriniz, sizi çevrenizdeki dikkati dağılmış kalabalıktan ayıracak doğru izlenimi yaratmalıdır.