Bir veritabanı, müşteri siparişlerini izleme veya bir müzik yığını tutma gibi belirli bir konu veya amaçla ilişkili olan bir bilgiler toplamıdır. Veritabanınız bir bilgisayar üzerinde saklanmamışsa veya kısmen saklanmışsa, kendi başınıza koordine etmek ve düzenlemek zorunda kaldığınız çeşitli kaynaklardan bilgi izliyor olabilirsiniz.
Örneğin, tedarikçilerinizin telefon numaralarının çeşitli yerlerde kayıtlı olduğunu varsayalım: tedarikçilerin telefon numaralarının yazılı olduğu kart dosyası, bir dosya dolabındaki ürün bilgi dosyaları ve sipariş bilgilerini içeren bir elektronik tabloda. Bir tedarikçinin telefon numarası değiştiğinde, üç yerde de bilgileri güncelleştirmeniz gerekebilir. Oysa bir veritabanında bilgileri sadece tek bir yerde güncelleştirmeniz yeterlidir; tedarikçinin telefon numarası, veritabanında bu numarayı her kullandığınız yerde otomatik olarak güncelleştirilir.
Access veritabanı dosyaları
Microsoft Access'i kullanarak bilgilerinizin tümünü tek bir veritabanı dosyasından yönetebilirsiniz. Dosya içinde şunları kullanabilirsiniz:
-
Verilerinizi depoladığınız tablolar.
-
Tam olarak istediğiniz verileri bulmanız ve almanız için sorgular.
-
Tablolardaki verileri görüntülemek, veri eklemek ve güncelleştirmek için formlar.
-
Verileri belirli bir düzende çözümlemek veya yazdırmak için raporlar.
-
Veritabanının verilerini Internet veya bir intranet üzerinde görüntülemek, güncelleştirmek veya çözümlemek için veri erişim sayfaları.
Verileri tabloya bir kez depolayıp sonra da çeşitli konumlardan görüntüleme. Verileri güncelleştirdiğinizde, görüntülendiği her yerde otomatik olarak güncelleştirilir.
Verileri sorgu içinde görüntüleme
Verileri form içinde görüntüleme
Verileri rapor içinde görüntüleme
Verileri erişim sayfası içinde görüntüleme
Tablolar ve ilişkiler
Verilerinizi saklamak üzere, izlediğiniz her bilgi türü için bir tablo oluşturun. Birden çok tablodan gelen verileri bir sorgu, form, rapor veya veri erişim sayfasında bir araya getirmek için, tablolar arasında ilişkiler tanımlayın.
Daha önce bir adres listesinde bulunan veriler artık Müşteriler tablosunda yer almaktadır.
Daha önce bir elektronik tabloda bulunan sipariş bilgileri artık Siparişler tablosunda yer almaktadır.
Benzersiz Kimlik (örneğin Müşteri Kimliği) tablodaki bir kaydı diğerlerinden ayırt etmenizi sağlar. Microsoft Access, tablonun benzersiz Kimlik alanını başka bir tabloya ekleyerek ve bir ilişki tanımlayarak, her iki tabloda ilgili kayıtları eşleştirebilir; böylece bunları bir form, rapor veya sorguda bir araya getirebilirsiniz.
Sorgular
Birden çok tablodan gelen veriler de içinde olmak üzere, yalnızca tam olarak belirlediğiniz koşulları karşılayan verileri bulmak ve almak için bir sorgu oluşturun. Bir sorgu bunun yanı sıra, birden çok kaydı aynı anda güncelleştirebilir veya silebilir ve verileriniz üzerinde önceden tanımlanmış veya özel hesaplamalar yapabilir.
Bu sorgu, siparişleri Nisan ayında karşılanması gereken Ankara'daki müşteriler için Sipariş No, Sevk Tarihi, Şirket Adı ve Şehir bilgilerini almak üzere ayrı tablolara erişir.
Formlar
Tablodaki verileri kolayca görüntülemek, veri girmek ve değiştirmek için bir form oluşturun. Formu açtığınızda, Microsoft Access bir veya birden çok tablodan gelen verileri alır ve bunları ekranda Form Sihirbazı'nda seçtiğiniz veya Tasarım görünümü kendi oluşturduğunuz düzende görüntüler.
Tablo aynı anda birçok kaydı görüntüler, ancak verilerin tümünü tek bir kayıt içinde görmek için kaydırmanız gerekebilir. Ayrıca, bir tabloyu görüntülerken aynı anda birden fazla tablodaki verileri güncelleştiremezsiniz.
Form bir seferde tek bir kayıt üzerinde odaklanır ve birden çok tablonun alanlarını görüntüleyebilir. Ayrıca, resimleri ve diğer nesneleri de görüntüleyebilir.
Form verileri yazdıran, başka nesneleri açan veya görevleri diğer şekillerde otomatikleştiren bir düğme içerebilir.
Raporlar
Verilerinizi çözümlemek veya onları kağıt üzerinde belirli bir yolla sunmak üzere bir rapor oluşturun. Örneğin, verileri gruplandıran ve toplamları hesaplayan bir rapor ve farklı verilerin postalama etiketlerini yazdırmak üzere biçimlendirilmiş olduğu başka bir rapor yazdırabilirsiniz.
Postalama etiketleri oluşturmak için bir rapor kullanın.
Bir grafikte toplamları göstermek için bir rapor kullanın.
Toplamları hesaplamak için bir rapor kullanın.
Veri erişim sayfaları
Verileri, etkileşimli raporlama, veri girişi veya veri çözümlemesi için Internet veya bir intranet üzerinde kullanılabilir kılmak üzere bir veri erişim sayfası kullanın. Microsoft Access verileri bir veya daha fazla tablodan alır ve ekranda Tasarım görünümünde kendi oluşturduğunuz veya Sayfa Sihirbazı'nda seçtiğiniz sayfa düzeninde görüntüler
Genişletme göstergesini tıklatarak ...
... verileri ve kayıt gezinme araç çubuğunu bir sonraki ayrıntı düzeyinde görüntüleyebilirsiniz.
Kayıtları taşımak, sıralamak ve filtre uygulamak ve Yardım almak kayıt gezinme araç çubuklarını kullanın.