YAZI: KATHARINE SCHWAB
Önce duvarları yıktınız ve ruhsuz küçük odalardan vazgeçtiniz. Sonra herkesi omuz omuza uzun masalara yerleştirdiniz ki daha rahat konuşabilsinler. Geride kalan bütün özel ofisleri boşverdiniz; bunlar sadece bazı insanların diğerlerinden daha iyi olduğu fikrini pekiştiriyordu. En kıdemli çalışanlarınızı da bu karışımın içinde bir yerlere oturttunuz. İnsanlar işbirliği yapacak, yeni fikirler havada uçuşacaktı. Dışarıdakiler ofisinize bakıp “Buranın bir enerjisi var” diye düşünecekti. Ekibiniz daha üretken olacak, şirketiniz şimdiye kadar dünyanın görmediği türden ürünler üretecekti.
Bu, fazlasıyla yaygın olduğu için varlığı kanıksanan, işbirliği ve inovasyonla ilgili vaatleri fazlaca yüceltilen bir çalışma ortamı düzeni olan açık ofislerle ilgili bir efsane. Uluslararası Tesis Yönetim Derneği’nin (IFMA) 2010’da yaptığı bir çalışmaya göre, insanların yüzde 68’i duvarsız veya alçak duvarları olan bir işyerinde çalışmış. Bu sayı hiç şüphesiz bugüne dek artmıştır da.
Fakat bir sorun var: çalışanlar açık ofislerden nefret ediyor. Bu ofisler dikkat dağıtıyor. Fazla gürültülüler. Çoğunlukla pek gizlilik yok. 47 yaşındaki bir grafik tasarımcı, “Açık ofis planlarıyla gelen aşırı duyu yükü beni neredeyse hareket edemez hale getiriyor” diyor. 20 yıldan fazladır açık ofislerde çalışan bu grafiker, “Bir defasında bu yüzden işimden istifa etmek zorunda bile kaldım” diye ekliyor.
Bu kat planlarının popüler olduğu yıllar boyunca, çalışmalar da faydaları konusundaki tezleri çürüttü. Araştırmacılar, açık ofislerde çalışan kişilerin, kapalı ofislerde çalışanlara kıyasla neredeyse üçte iki daha fazla hastalık izni aldığını ve daha fazla mutsuzluk, stres ve daha az üretkenlik belirttiklerini ortaya koydu.
Harvard Business School’un 2018’de yaptığı bir araştırmaya göre, açık ofisler, yüz yüze etkileşimi yüzde 70 azaltıyor, e-posta ve mesaj gönderimini ise kabaca yüzde 50 artırıyor. Bir başka saptaması ise “çalışanların işbirliği yapmasını sağladıkları” konusundaki düşüncenin doğru olmadığını saptamasıydı. Buna rağmen, açık kat planları hâlâ mevcut; ve pek çok şirket için sembolik şekilde, vazgeçilemeyecek kadar güçlüler (ve ucuzlar).
Bugün pek çok şey için olduğu gibi, bunun için de kısmen de olsa Google’a teşekkür etmemiz gerekiyor. Açık ofisler, 1940’larda sekreterlerin bir arada bulunduğu ofis düzenlerinden beri var. Fakat 2005’te 7 yaşında olan Google, Mountain View, California’daki merkezini yenilediğinde ortaya çıkan yüksek tavanlı, bol aydınlatmalı sonuç; şirketin büyüyen zenginlik ve etkisinin sergilenmesinden daha fazlasıydı: “Yeni bir profesyonel çağın başlangıcını simgeliyordu.”
Mimar Clive Wilkinson, mahalleyi andıran bir tarz için şirketin eski, bölmelerle dolu ofisinden kaçınmıştı: Hâlâ bazı özel alanlar vardı fakat aynı zamanda birçok ortak çalışma alanı ve küçük, camlarla çevrili toplantı odaları da bulunuyordu. Wilkinson “Tavrımız şuydu: Yeni bir dünya yaratıyoruz, eski dünyaya neden ihtiyaç duyalım ki?” diyordu. Google’ın yükselişiyle birlikte, işbirliğini teşvik eden işyerleri hakkındaki vizyonu da popüler olmaya başladı. “Şirketler bize gelip ‘Google gibi olmak istiyoruz” diyorlardı. Kendi kimliklerinden çok da emin değillerdi, fakat Google gibi olmak istediklerinden eminlerdi.”
O sıralarda, 90’ların sonundaki internet patlaması sırasında kurulan diğer startup’lardan daha radikal bir açık ofis versiyonu ortaya çıktı. Bu şirketler hızla çoğalırken, kendilerini diğerlerinden ve sektörlerinin öncülerinden ayırmanın ucuz yollarını arıyorlardı. Wilkinson, ilhamı, reklam endüstrisinde uzun zamandır yaygın olan daha eğlenceli o slerde bulduklarını söylüyor. Bazıları San Francisco’nun South of Market bölgesindeki bitmemiş çatı katlarına taşındı ve buraları aynı şekilde de bıraktı.
Hızlı bir şekilde eleman alıp çıkarırken duvarlar sadece işleri daha da karmaşıklaştırır. 2000 yılında Fog Creek Software’in kurucu ortaklığını yapan ve sonra da Stack Overflow’un kurucu ortağı ve CEO’su olan Joel Spolsky, “Bu yerler korkunçtu” diyor. “Çok gürültülüydüler çünkü asma tavanları yoktu. Herkes için acı vericiydi. Fakat (dotcom döneminden) startup’lar bunu yaptı çünkü gerçekten de başka seçenekleri yoktu.” Mecburiyetten bir estetik anlayış doğmuştu.
Facebook 2015 yılında Menlo Park’taki Frank Gehry’nin tasarladığı merkezini açtığında, açık ofisler sadece Silikon Vadisi’ndeki yeniliğin yüzü olmakla kalmamış, aynı zamanda çok güçlü bir metafor haline de gelmişti. Facebook’un şu anda 10 dönümlük bir binada binlerce çalışanı var ve şirket bu binanın dünyadaki en büyük açık ofis planı olduğunu söylüyor. Facebook’un kurucusu ve CEO’su Mark Zuckerberg, 2012’de bu tasarımı duyurduğunda “Buradaki fikir mükemmel bir mühendislik alanı yaratmak: İçine binlerce insanın sığabileceği ve herkesin birbiriyle işbirliği yapabilecek kadar yakın olduğu devasa bir oda” diye yazmıştı. Kendisinin de ortak alanda, diğer herkesin olduğu gibi düz beyaz bir masası var (ayrıca vaktinin çoğunu geçirdiği söylenen özel bir “konferans” odası da var). Açık ofislerin taşıdığı “yıkım gücü”, startup’lar ve geleneksel şirketler için karşı konulamaz bir hale geldi. İş yeri analitiği şirketi Humanyze’ın kurucu ortağı ve CEO’su Ben Waber, “Kurumsal gayrimenkul alanındaki liderler veya CEO’larla iş yerlerini neden açık o s olarak tasarladıklarını konuştuğunuzda, çoğu size kaçamak cevaplar verecektir” diyor ve ekliyor:
“Fakat işin derinine indiğinizde, tek nedenin fazlasıyla başarılı birkaç teknoloji şirketinde ofislerin böyle görünmesi olduğunu anlıyorsunuz.”
Humanyze, insanların ofisleri nasıl kullandığı ve birbirleriyle nasıl etkileşime girdiğini takip edebilmek için sensörler kullanıyor. Georgetown Üniversitesi’nde insanların çalışma şekilleri üzerine araştırmalar yapan bilgisayar bilimleri profesörü Calvin Newport, daha da şüpheci bir görüşü benimsiyor: Açık ofisler, bir şirketin risk sermayedarlarına ve yeteneklere kendi değerini göstermesinin bir yolu haline geldi.
Bu sembolizmin içinde kaybolanlarsa çalışanların kendileri. Humanyze’a göre, açık ofisler ekipler arasındaki etkileşimi teşvik etme konusunda harikalar, bu da şirketler yeni bir ürün yaratmaya çalışırken işe yarar bir şey. Fakat ekip içi etkileşimi teşvik etme konusunda ise çok kötüler -ki ekip içi iletişim, kod yazmak gibi çalışanların birbiriyle uyum içinde olmasını gerektiren uygulama bazlı işlerde bir zorunluluk. Açık bir ofis, yeni fikirler üreten bir şirket için uygun olabilir fakat birisinin bu kirleri eyleme geçirmesi gerektiğinde, dikkat dağıtıcı oluyor.
Elbette, iş dünyası liderlerinin doğrudan açık alan planlarına gitmesinin ana sebeplerinden biri ucuz olmaları. Ticari gayrimenkul kuruluşu CoreNet Global’a göre, bireysel çalışanlara ayrılan ortalama alan, küresel olarak 2010’daki 20 metrekareden 2013’te 16 metrekareye düştü ve daha da düşeceği öngörülüyor. Google’ın insan Kaynakları bölümünde çalışan ve kişisel blog’u Data Interview Qs’te şirketlerin finansal durumlarını inceleyen analist Erik Rood’a göre bu, her yıl ülkenin en büyük şirketlerinde yüzlerce milyon dolarlık bir kâr elde edilmesine neden oluyor.
Bu faydaları belkide WeWork’ten başka hiç kimse bu kadar kullanamadı. WeWork, ortak çalışma alanlarındaki ortak masaları ve dinlenme alanlarını popüler hale getirdi ve şimdi de başka şirketler için ofisler yapıyor. WeWork, insanları daha da küçük alanlara sıkıştırmak için verilerini kullanarak kendini başkalarından ayırıyor.
Yakın zamanda Expedia’nın Chicago’daki ofisini üç kattan iki kata indirdi ve bunu çalışan memnuniyetini feda etmeden yaptıklarını söylüyor. WeWork’ün işyeri stratejisi müdürü Liz Burow, bunun insanların daha yakın olmasına neden olduğunu böylece de daha çok etkileşime girdiklerini, ayrıca daha çeşitli oturma düzenleri ve hatta bazı özel alanlar yarattığını söylüyor. Mimarlık firması Gensler’de bir yönetici olan Janet Pogue McLaurin, en etkili açık ofis planlarının bir sürü toplantı odası ve derin konsantrasyon için özel alanlar içerdiğini söylüyor. “Yenilikçi şirketler aslında ofis içinde daha çok alan kullanıyor” diyor. Masaların, çalışanların iş hayatının merkezi olmasını beklemiyorlar.
Bu çekici bir fikir. Fakat WeWork’ün de bulduğu gibi, bir ofisin en pahalı kısmı küçük toplantı odası. Buna geçici bir çözüm olarak da WeWork kurumsal müşterilerine telefon kulübelerini öneriyor. Bunlar kısaca, zaten var olan bir ofis planına yerleştirilebilecek olan taşınabilir bölmeler. Bunlar, yaklaşık 1,5 metrekarelik büyüklükleriyle özel bir ofis olamayacak kadar darlar. Fakat en azından bir kapıları var.
OTURMA DÜZENLERİ
ÇALIŞMA ALANI KONUSUNDA DENEYLER YAPAN 6 ŞİRKET
Chiat/Day, Los Angeles | 1994
Çalışanların “sanal ofisleri”nin belirli oturma yerleri yoktu ve her gün dizüstü bilgisayarlarını ve telefonlarını götürmeleri gerekiyordu. Sonuç: İnsanlar kaçmak için işi asmaya başladı.
Intel, Santa Clara, California | 1995
CEO Andy Grove, sohbeti ve ”yapıcı yüzleşmeyi” teşvik etmeyi umarak kendine bir bölme ayırdı, böylece insanlar onu ve şirketi korkmadan eleştirebileceklerdi.
Pixar, Emeryville, California | 2000
Steve Jobs, Pixar’ın merkezi için açık ofis modasını reddetti. Bunun yerine, beş altı kişilik çalışan gruplarını, ortasında bir işbirliği alanı olan birbirine komşu ofislere yerleştirdi.
Zappos, Las Vegas | 2013
Zappos’un kampüsü kasten sıkışık. CEO Tony Hsieh, daha sıkışık şehirlerin daha üretken olduğunu gösteren bir çalışmaya dayanarak çalışan başına 9 metrekareden daha az bir alana izin verdi.
Airbnb, San Francisco | 2013
Airbnb’nin ofislerinde, rezerve edilebilir çalışma odaları, dünya çapındaki kiralık Airbnb evlerinin bir taklidi gibi ve bu onlara çoğu kişinin evden çalışmayı sevdiği bir dönemde, bir ev havası veriyor.
R/GA, New York | 2016
Pazarlama şirketi R/GA’da bir uygulama, çalışanların açık ofislerini yönetmesine ve düzenlemesine izin veriyor. Buna tekerlekli yuvarlak “konferans” masalarını hızlı bir şekilde rezerve etmek de dahil.