MailStore Server arşivleme için bir çok seçenek sunar. Doğru arşivlemeyi seçmek bir yandan şirketin altyapısına (mail sunucusu ve istemcilerine) diğer yandan şirketin hedeflerine bağlıdır.
Tüm Gelen Giden Faksların Otomatik Olarak Arşivlenmesi:
Bu arşivleme stratejisi ile tüm mailler kullanıcıya ulaşmadan arşivlenir.
Avantajları:
- Arşivin bütünlüğü garantidedir.
- E-mailler arşivlenmeden önce değiştirilemez.
- Yasal gereklilikleri büyük ölçüde karşılar.
Dezavantajları:
- Eğer şirkette özel mesajlara izin veriliyorsa bu arşivleme sistemi gizlilik politikasına ters düşebilir.Bu durumda özel maillerin arşivlenmesi ile ilgili çalışanlarla bir sözleşme yapmak gerekli olabilir.
- E-mail sunucusunun iş yükü ve toplam boyutu hiç azalmayacaktır çünkü mailler gelmeye devam edecektir.
Tüm e-postalar sadece alınan ve gönderilen şeklinde sınıflandırılacaktır. Posta kutusu klasör yapılandırması mümkün olmayacaktır.
Uygulama:
- Journal posta arşivleme ile Microsoft Exchange
- IMAP destekli e-posta sunucuları ile (Novell GroupWise, Kerio MailServer ya da MDaemon gibi)
- Kendi e-mail sunucusu olmayan şirketler ve diğer tüm durumlar için MailStore Proxy Server kullanılır.
Ek: Bir seferlik mevcut maillerin arşivlenmesi.
Yeni gelen maillerin arşivlenmesinin yanı sıra eski maillerde arşivlenmeli ve her zaman hazırda bulunmalıdır. Bu tek seferlik işlem pst dosyaları ve email clientları gibi merkezi olmayan yapıları içermelidir. Aynı zamanda eski mailler(örneğin 2 yıldan eski olanlar) arşivlendikten sonra silinebilir. Bu işlem email sunucuda yer açacağı için yedekleme işlemlerini kolaylaştıracaktır. Tüm emailler MailStore arşivden erişilebilir olacaktır.
Zaman Kontrollü Arşivleme
Her arşivleme görevi bir zamanlamaya göre çalıştırılabilir. Örneğin her gün saat 11 de yeni yada değişmiş mailleri arayıp bunları arşivleyen bir görev tanımlanabilir.
Avantajları:
- Arşivlenen posta kutuları, e-posta istemcileri veya PST dosyalarının klasör yapısı arşivlenen e-postalara erişimi kolaylaştırır.
- Arşivlenen emailler posta kutusundan silinebilir.
Dezavantajları:
Arşivleme aralıkları çok kısa olsa bile emailler arşivlenmeden önce değiştirilebilir ya da silinebilir.
Yasal zorunlulukları karşılamayabilir.