İster bir ev ofisten şirketinizi yöneten bir şahıs sahibi olun, ister ofis alanı kiralayan küçük bir işletme sahibi olun, gelişen bir işletmenin iyi organize edilmiş ofis yönetimine ihtiyacı vardır. Ofis yönetimi, işletmenizin günlük operasyonları için hayati önem taşıyan tüm gerekli ofis malzemelerinin bakımını içerir. Önemli bir belgeyi yazdırırken kesinlikle kağıdın bitmesini istemezsiniz, ancak aynı zamanda gereksiz ofis malzemelerini etrafta tutarak değerli paranızı boşa harcamak da istemezsiniz. Bu öğeleri bir ofis malzeme listesi ile takip edin.
1
Şirketinizde dolaşın ve elinizdeki çeşitli ofis malzemelerini not edin. Ofisiniz gibi tek bir yerden başlayın ve ardından malzeme dolapları, mola alanları ve banyolar dahil diğer tüm alanları kontrol edin.
2
Her bir öğeden kaç tanesine sahip olduğunuzu yazın. Envanteri alırken herhangi bir ek ofis malzemesi gerekip gerekmediğini not edin.
3
Microsoft Word veya Excel gibi bir kelime işlemci veya elektronik tablo programı açın. Mevcut bir envanter listesi şablonunu kullanın veya sıfırdan bir tane oluşturun.
4
Sarf malzemelerini gruplara ayıran bir kategori listesi oluşturun. Kağıt ürünleri, yazıcı sarf malzemeleri, dosyalama malzemeleri, temizlik malzemeleri, posta öğeleri, yazı gereçleri, dinlenme odası öğeleri, masaüstü öğeleri ve çeşitli gibi kategori başlıklarını kullanın.
5
Ofis gezintisi sırasında yazdığınız bilgileri kullanarak her kategori için ayrıntıları doldurun. Tamamlanan sarf malzemesi listesini adlandırın, kaydedin ve yazdırın.
6
Kolay erişim için bu listeyi masanızda tutun. Çeşitli malzemeleri ne sıklıkta kullandığınızı ve ürünü değiştirmenin ne kadar sürdüğünü, örneğin aynı gün yerel olarak satın alıp alamayacağınızı veya ürünü bir hafta önceden sipariş etmeniz gerekip gerekmediğini sürekli olarak not edin.
7
Temel envanterinizi korumak için ofis sarf malzemelerinizi gerektiği gibi sipariş edin veya satın alın. Ofis malzemeleri listesini altı ayda bir gözden geçirin ve güncelleyin.