ISO 9001, bir kalite yönetim sistemi (KYS) tanımlamak için uluslararası bir standarttır. Müşteriye odaklanmak, organizasyon içinde liderliği ve yönetimi optimize etmek, iç süreçleri iyileştirmek ve ince ayar yapmak ve genel sürekli iyileştirme yöntemleri gibi kalite yönetimi ilkelerini tanımlamak için çeşitli kriterleri (veya standartları) ana hatlarıyla belirtir.
Konuyu net açıklayabilmek amacıyla ISO 9001 belgelendirme ifadesini bileşenlerini parçalayarak ilerleyelim. Bu yazının şu web sitesinden uyarlandığını da belirtmek gerekir.
ISO
ISO veya Uluslararası Standardizasyon Örgütü, merkezi İsviçre’nin Cenevre kentinde bulunan uluslararası bir standart belirleme kuruluşudur. Çok çeşitli tescilli, endüstriyel ve ticari standart kuruluşlardan bir grup farklı temsilciden oluşur.
Temel olarak, tüm bu standartların tanımlanmasından ve uygulanmasından sorumlu olan kuruluştur.
ISO’nun kendisi aslında hiçbir şeyi onaylamaz. Sertifikasyonların tümü üçüncü taraf kuruluşlar tarafından yapılır.
9001
ISO’dan sonraki sayı, standardın tanımlayıcısıdır. ISO 9001, genel kalite yönetim sistemleri için kriterleri tanımlayan en iyi bilinen ISO standartlarından biridir.
ISO 9001, daha geniş ISO 9000 ailesinin bir parçasıdır. ISO 9000 içindeki tüm standartlar kalite yönetimine atıfta bulunur.
Esasen bu standart, kuruluşların daha verimli olmalarına ve müşterilerinin ihtiyaçlarını daha başarılı bir şekilde karşılamalarına yardımcı olmak için tasarlanmıştır.
170’den fazla ülkede en az bir milyon şirket ve kuruluş ISO 9001 belgesine sahiptir.
Belgelendirme
ISO 9001 aynı zamanda 9000 ailesinde belgelendirilebilen tek standarttır. Bu belgelendirme yasal gereklilik değildir ve kuruluşlar yine de ISO 9001 ilkelerini belgelendirme almadan gayri resmi olarak uygulayabilirler.
Teknik olarak, yalnızca kuruluşlar “belgelendirme alabilir”. Ancak bireyler, kuruluşlar üzerinde denetim yapmak için Sertifikalı Baş Denetçi veya Tescil Memuru olabilirler.
Sertifikasyon, genel olarak tüm organizasyonu kapsayacak ve belirli tesislere veya o alandaki performansı iyileştirmek için uyarlanmış departmanlara odaklanacaktır.
ISO 9001 standardı ile ilgili en önemli bilgilerin hızlı bir dökümü:
* ISO 9001, kalite yönetim sistemi (KYS) için uluslararası bir standarttır.
* ISO 9001, daha geniş ISO 9000 ailesinin bir parçasıdır.
* ISO 9001, belgelendirilebilen tek standarttır. “ISO Sertifikası” veya “ISO 9000 Sertifikası” diye bir şey yoktur, sadece bu web sitesinde olduğu gibi; “ISO 9001 belgesi” vardır.
* Kişiler ISO 9001 belgesini alamazlar; bunun yerine, kuruluşlar veya şirketler belgelendirme alır.
* Ancak bireyler, diğer şirketleri denetlemelerini sağlayan ISO 9001 Sertifikalı Baş Denetçi olmak için belgelendirme alabilirler.
* Organizasyonun büyüklüğü önemli değil. 1 kişi veya 100.000 kişi olabilir.
* ISO 9001, kalite yönetimi için genel bir standarttır, hangi sektörde olursanız olun.
* ISO 9001, ürün odaklı bir standarttan farklı olarak süreç odaklı bir standarttır. Ürün kalitesini tanımlamak için tasarlanmamıştır (işleminiz iyiyse ürününüz de iyi olmalıdır).
ISO 9001 belgesine sahip olmak ne anlama gelir?
* ISO 9001 belgesine sahip kuruluşlar, ISO 9001 standardında ayrıntıları verilen tüm gerekliliklere uygun bir kalite yönetim sistemini başarıyla uygulamıştır.
ISO 9001 belgelendirmenin önemli bir parçası, iyileştirme alanlarının belirlendiğinden ve bunlara göre hareket edildiğinden emin olmaktır. Bu nedenle, ISO 9001 belgesine sahip kuruluşların katı kalite yönetim standartlarını karşılayan ürünler ve/veya hizmetler sağladığı varsayılabilir.
Kalite yönetim sistemi, ISO 9001 standardının merkezinde yer alır. En basit haliyle, bir kalite yönetim sistemi, işinizin çeşitli yönlerinin “kalitesini” ölçmek için kullanabileceğiniz standart işletim prosedürleri için bir dizi ilke veya kılavuzdur.
Bunu, ürün veya hizmetinizi müşterilerinize ulaştırmak için istediğiniz ideal yolu tanımlayan politikalar, süreçler ve belgelenmiş prosedürler bütünü olarak düşünün. Kalite kontrolüne odaklanması dışında, neredeyse bir iş süreci yönetimi sistemi gibidir.
Her bir KYS farklı olacak ve onu kullanan şirketin ihtiyaçlarına ve hedeflerine uyacak şekilde uyarlanacaktır. ISO 9001 standardının (ve daha genel olarak ISO 9000 ailesinin) yaptığı şey, başarılı bir KYS tasarlamanıza ve uygulamanıza yardımcı olacak bir dizi kılavuz sağlamaktır.
Bir KYS’yi dört temel öğeye veya aşamaya ayırarak anlayabilirsiniz:
* Planlamak
* Yapmak
* Kontrol Etmek
* Uygulamak ve Geliştirmek
Tabii ki, bir KYS tek başına sizi otomatik olarak ISO 9001 belgeli yapmaz, ancak tüm belge alım sürecinin dayandığı şey budur.
9001’in yanı sıra, 9000 ailesinde bir kalite yönetim sisteminin uygulanmasını destekleyen ek standartlar vardır:
* ISO 9000, ISO 9001’i bilgilendiren ilke ve şartları tanımlar,
* ISO 9004, 9001’in tanımladığı KYS’nin başarı oranını artırmak için tasarlanmıştır.
* KYS’nin iç işleyişine daha ayrıntılı bir bakış için kalite yönetim sistemi makalemize bakın.
ISO 9001 neden önemlidir?
ISO 9001 standardı belgesi sahip olmak, uluslararası kabul görmüş bir prestij ve kalite güvencesi sembolüdür. Sertifikalı kuruluşların, yüksek düzeyde müşteri memnuniyeti ve sürekli iyileştirme sağlamak için tutarlı bir sistem elde ettiği varsayılmaktadır.
ISO 9001 belgelendirmesinin faydaları
ISO 9001 belgesi herhangi bir kuruluş için önemli bir husus haline getiren çok çeşitli faydalar vardır. Başlıca faydalarını aşağıda listeledim.
ISO 9001 belgesinin işletmenize sağlayacağı faydalar:
Artan kar potansiyeli ve pazar payı
Daha verimli kaynak yönetiminden tasarruf edilen zaman
Tekrarlayan problemler ve anormallikler azaltıldı veya ortadan kaldırıldı
Marka imajı ve güvenilirliği iyileştirildi
Süreç entegrasyonu ve süreç otomasyonu ile manuel çalışma azaltılır
Karar verme sürecini bilgilendirmek için veri ve kanıt kullanılarak kurumsal verimlilik ve etkinlik artırılır
ISO 9001 yaklaşımı hem bireysel süreçlere hem de tüm bu süreçlerin birbirleriyle nasıl etkileşime girdiğine bakar. Tüm iş süreçleriniz arasındaki ilişkiyi bir KYS bağlamında inceleyerek, iyileştirme ve optimizasyon için olgunlaşmış alanları belirleyebilirsiniz.
İş hedeflerinize ulaşmak istiyorsanız, karar verme sürecinizi bilgilendirmek için veri ve kanıtları kullanmak gereklidir. Yeterli raporların toplanması ve süreçlerinizin yeterince belgelenmesi de gereklidir, bu nedenle ilk etapta üzerinde çalışılacak verileriniz olur. Kalite yönetim sistemleri bu konuda iyidir ve işletmenizdeki tüm süreçlerin belgelenmesi için bir çerçeve sağlar.
ISO 9001 belgesi müşterilerinize nasıl fayda sağlar?
Güvenilir, yüksek kaliteli bir satıcı olduğunuza dair güvence sağlar
Müşteri memnuniyeti, ISO 9001’in ana odak noktasıdır
Müşteri geri bildirimlerine göre hızlı ve verimli bir şekilde harekete geçilebilir
Önleyici planlama, sorunların müşterileriniz için sorun yaratma şansı olmadan ele alınması anlamına gelir.
Kalite yönetim sistemlerinin uygulanmasını yönlendiren en önemli faktörlerden biri, müşterilerin ihtiyaçlarını ve hedeflerini belirleyerek müşteri memnuniyetini artırmaya odaklanmaktır. İyileştirilmiş müşteri memnuniyeti daha sonra devam eden işlere yol açar.
Bir müşteri, ISO 9001 belgelendirme gereği yüksek kalite standartlarına ulaştığınızı açıkça anladığında, size daha kolay güvenecektir.
ISO 9001 belgesi çalışanlarınıza nasıl fayda sağlar?
İyileştirilmiş iş performansı sayesinde işler daha güvenli
Çalışanlar, rollerinin (ne yapacakları ve nasıl yapacakları) açıkça tanımlanmış ve kolaylaştırılmış olmaları nedeniyle daha yüksek iş tatmini ve işyeri mutluluğu bildirmektedir.
İyileştirilmiş planlama ve organizasyonel yapılanma sayesinde eğitim, işe alım ve eğitim kaynakları daha kolay kullanılabilir
Bir KYS’nin uygulanması, sürekli iyileştirme şirket kültürünü teşvik edebilir
Çalışanlar daha bağlı hale gelir ve kullandıkları süreçlerden daha fazla sorumlu hissederler.
Sürekli iyileştirme kültürünü teşvik etmek, çalışanların aktif bir şekilde yer aldıklarını ve kullandıkları süreçlerin geliştirilmesi, uygulanması ve optimizasyonundan sorumlu olduklarını hissettirerek çalışan moralini (aynı zamanda genel işyeri mutluluğunu) iyileştirmeye yardımcı olabilir.
Ayrıca, belirli bir sürecin tasarımı ve optimizasyonu hakkında karar verenlerin, aslında bunları günlük olarak kullanan kişiler olması mantıklıdır.
Mevcut süreçleri geliştirmek ve geliştirmek için tüm işgücünüzü bir araya getirerek, yalnızca sürekli iyileştirme kültürünü teşvik etmekle kalmaz, aynı zamanda çalışanları bir bütün olarak organizasyonun hedefleriyle uyumlu hale getirirsiniz.
ISO 9001 belgesi nasıl alınır?
Belgeyi almak için, temel olarak bir kalite yönetim sistemi kurmak için en son ISO 9001 standardına göre bir kalite yönetim sistemi uygulamanız ve ardından bu KYS’nin sertifikalı baş denetçi tarafından denetlenmesini sağlamanız gerekir.
Sonuç, tipik olarak üç yıl süren ve sonrasında kuruluşun yeniden gereken bir süreçtir.
Teknik olarak, yalnızca kuruluşların ISO 9001 belgelerini alması mümkündür, ancak netlik adına, kuruluşlar için belgelendirme denetimleri yapmak üzere bir kişinin nasıl “Sertifikalı Kuruluş” olabileceğini ana hatlarıyla anlatan bir bölüm ekledim.
Kuruluşlar için
Açıkça belirtilmelidir ki, ISO 9001, kuruluşların öylece “katılabileceği” bir grup değildir. Belirli bir denetim sürecinin parçası olarak elde edilmesi gereken bir begedir.
ISO 9001 belgesi almak için yapmanız gerekenler:
En son ISO 9001 standardının ilkelerine uygun bir kalite yönetim sistemi kurmak ve uygulamak
KYS’nizin performansını en son ISO 9001 standardına göre değerlendirmek için “Onaylanmış Kuruluş” tarafından bir denetim yaptırın.
Başarılı olursanız, standarda (ve standartta yapılan yeni değişikliklere) hala uygun olduğunuzdan emin olmak için üç yıl sonra (ve sonraki üç yılda bir) belgelerinizin yeniden belgelendirilmesi gerekecektir.