Yıllık Raporların Hazırlanması ve Sunulması
İşletmenin faaliyetleri hakkında yıllık bir rapor hazırlamalısınız. Faaliyet Raporu, söz konusu dönemde tehlikeli malların taşınmasıyla ilgili tüm faaliyetleri makul bir şekilde kaydetmelidir. Şablon, yeterli bir Yıllık Raporda gerekli olan minimum bilgiyi sağlar. Yıllık raporun işlevi, firmanın ADR ile ilgili faaliyetlerini incelemek ve aşağıdaki hedefleri gerçekleştirmek olmalıdır:
- Yönetim için, iyileştirme fırsatlarını belirlemek ve ADR kapsamında bakım görevlerine uyumu sağlamak amacıyla, dönem boyunca sağlanan uygunluk standartlarına ilişkin taahhüdünü bildirin.
- Geliştirilmesi veya düzeltilmesi gereken alanlara ilişkin öneriler sunun.
- Düzenleyici otoritelerin yasal görevlerini yerine getirmeleri için etkili ve yeterli bir şekilde teftiş ve soruşturma yapmalarını kolaylaştırmak. Yıllık raporların kayıtları taahhüt tarafından 5 yıl boyunca tutulmalı ve müfettiş tarafından incelenmek üzere hazır bulunmalıdır. Herhangi destekleyici belgeler de mevcut olmalıdır.
- Güvenlik Danışmanı faaliyetlerinin ayrıntıları sağlayın: Ancak, yalnızca Güvenlik Danışmanının faaliyetlerinin bir incelemesi değildir.
- ADR hükümleri uyarınca katılımcı rolündeki teşebbüs faaliyetlerini ayrıntılandırın. Bir girişim, raporlama döneminde birkaç katılımcının rolünü yerine getirebilir ve ayrıca bazı katılımcı yükümlülüklerini başka bir teşebbüsle paylaşabilir.
Ekli şablon kullanımı zorunlu değilken, uyumluluğu sağlamak için yeterli ayrıntı sağladığınızdan emin olabilirsiniz. Raporda, ilgili tüm detayları yakalamak çok önemlidir. Bir firmada, yerinde kontroller gerçekleştirir, kontrol listelerini elinde tutarsa veya denetimler yürütürse, bunların ayrıntıları rapora dahil edilmelidir. Elektronik tablolar, tablolar veya diğer gerekli bilgiler gibi verileri desteklemek için ekler kullanmak yararlı olabilir. Bu, raporun makul bir şekilde özetlenmesini ve bilgilerin analizinin kolaylaştırılmasını sağlayacaktır.