Proje durum raporları paydaşların gereksinim duyduğu bilgileri içermelidir. Raporlama yapılırken maliyet gözönünde bulundurulmalıdır. Eğer raporu çok fazla kişiye gönderiyorsanız herkesin vaktinden çalıyorsunuz demektir. Birden fazla farklı rapor gönderiyorsanız kendi vaktinizden çalıyor, eforunuzu boşa harcıyorsunuz demektir. Rapor basit, anlaşılır olmalı, birden fazla formata rahatlıla dönüştürülebilecek şekilde tasarlanmalıdır.
Raporlar yukarıdan aşağıya, çok önemli bilgiden az önemliye doğru sıralanmalıdır. En önemli bilgiler üst kısımda özet olarak yer almalı, kolay anlaşılır ve hızlı karar vermeyi sağlayıcı olmasına çalışılmalıdır.
Bir önceki durum raporunuzdaki en önemli bir kaç konuyu maddeler halinde raporunuzun üst kısmına yerleştirin.
Yönetici özeti kısmına başarılanları (başaranların adlarıyla), üzerinde çalıştığınız önemli problemleri, bekleyen önemli işleri yazın.
Diğer konuları (aktiviteler, zaman, maliyet vb.) önem sırasına göre listeleyin.
Bazı paydaşlara sadece özet, bazılarına detaylı göndermeniz yeterli olacaktır.
Raporun başındaki özet, neye odaklanılması gerektiğini gösterdiği için çok önemlidir. Doğru kelimeleri seçerek dikkatlice hazırlayın.
Paydaşları etkileyeceğini düşündüğünüz önemli bilgileri (kapsam değişiklikleri, alınan kararlar vb.) raporunuza koymayı unutmayın.
Raporun içeriği ve gösterdiğiniz özen size olan güven konusunda belirleyicidir. Yanlış bilgi, üstünkörü yaklaşımlardan kaçının.
Raporunuz için göstediğiniz hassasiyetleri (zamanında bilgi verilmesi, bilginin doğru olması vb.) kendinizin göstermesi çok önemlidir. Ne ekerseniz onu biçersiniz.
Raporunuzun işe yarayayıp yaramadığı konusunda ölçümleme yapmaya, geri besleme almaya çalışın. Raporun geliştirilmesine yönelik fikirleri dinleyin.
Raporlarınızı arşivleyin ve arşivlere erişilmesini sağlayın.
Raporunuzun içerisindeki verilerin güncel olmasını sağlayın. Eski verileri tarihleri ile belirtin.
Sizden istenmeyen ancak projenin aydınlattığı konularda ara bilgilendirme yapın veya raporlar hazırlayın. Bir hatanın giderilme yöntemini, eğilimleri, risklerin durumunu vb.
Sponsor ve yönetimin ilgisini yüksek tutacak, desteklerini artıracak raporlama üzerine çalışın.
Proje bittiğinde kapanış raporu hazırlayın. Sonuçları özetleyin, başarıları anlatın. Hedeflere ulaşılıp ulaşmadığını, hedeflenen faydanın elde edilip edilmediğini gösterin.
Alınan Dersleri ve proje sonrasında nelere, nasıl dikkat edilmesi, neler yapılması gerektiğini, gelecek projeler için fırsat ve tehditleri açıklayan bir rapor hazırlayın.
Yayınlanan yazıların e-postanıza gelmesini istiyorsanız aşağıdaki formu doldurunuz;
[email-subscribers namefield=”YES” desc=”” group=”Public”
Aşağıdaki yazıları da beğeneceksiniz:
- Proje Raporlarını Standartlaştırmak
- Proje Yönetiminde Belge Analizi
- Proje Yöneticisi sponsorunu nasıl projeye dahil etmeli?
- Proje Müşterisi Ne Bekler?
- Proje Riskleri – 6 – İletişim
- Bir Şeyleri Atlamadan Proje Detaylarını İzlemek
- Projeler neden başarısız oluyor?
- Proje Yönetimi ve Kaymalar
- Karmaşık ve Büyük Projeleri Yönetmek
- Kalabalık Projeleri Yönetmek