Para istemek birçok kültürde zordur. Bu o kadar kökleşmiş ki, yeni serbest çalışanlar genellikle faturalandırmanın serbest meslek sahibi olmanın en zor kısımlarından biri olduğunu söylüyor.
Birçoğu için ödenmemiş faturaların peşinde koşmak o kadar zordur ki, bir müşteriyi üzme veya bir çatışmaya girme riskini almak yerine bir faturanın ödenmemesine bile izin verebilirler.
Ancak bunu kendi sorumluluğunuzda yaparsınız. Çok kaygan bir yokuşun başlangıcıdır. Bunun yerine, işi yaptığınızı ve bunun için para almayı hak ettiğinizi hatırlamanız gerekir.
Bu sayfa, ödemenizi zamanında alacağınız ve herhangi bir ödenmemiş ödemeyi nispeten kolay bir şekilde takip edebileceğiniz şekilde faturalandırmanıza yardımcı olmak için tasarlanmıştır.
İçindekiler
Taahhüt ve Faturalar
Müşterinizle yaptığınız ilk sözleşmeniz, ne kadar gayri resmi olursa olsun, faturalandırma ve ödeme koşullarınızı açıkça belirtmelidir.
Örneğin şöyle diyebilirsiniz:
- İşin tamamlanması üzerine fatura keseceğim ve fatura tarihinden itibaren 2 hafta içinde BACS transferi ile ödenmesini isteyeceğim.
- O ay içinde yapılan işler için ayın son günü fatura keseceğim ve önümüzdeki ayın 7. gününe kadar BACS havalesi veya PayPal ile ödenmesini isteyeceğim.
Bu beklentileri çok net bir şekilde ortaya koyuyor.
Serbest Çalışanlar için Sözleşme Yapma sayfamızda bununla ilgili daha fazla bilgi bulabilirsiniz.
Depozito Talep Etmelisiniz?
Depozito almak, müşteri zorlaşırsa ve ödemeyi reddederse, en azından bir şey kazandığınız anlamına gelir. Öte yandan, müşterinin parasını tutuyorsunuz ve ya iptal ederler ve tekrar geri isterlerse veya teslim etmediğini söylerlerse? İyi bir denge.
Serbest çalışan web sitelerinden bazıları, müşterinin parayı peşin ödediği Escrow adlı bir sistem kullanır ve web sitesi, işin tamamlandığını siz ikiniz de kabul edene kadar tutar. Bu ikinize de biraz güvenlik sağlar.
Bu nedenle bu, iyi bir uzlaşma olabilir ve bu sitelerden birini kullanmak için çok iyi bir nedendir.
Ne Zaman Faturalandırılmalı
Açıkçası, sözleşmede yapacağınızı söylediğinizde fatura kesmelisiniz. Ama bunun ne olması gerektiğine nasıl karar veriyorsun?
Anahtar muhtemelen esnekliktir.
Bazı işler kısa, tek seferlik işler olacak ve bunlar için muhtemelen tamamlandığında hemen faturalandırmalısınız.
Diğer işler daha uzun sürecek veya birkaç hafta veya ay boyunca devam edecek. Bu nedenle, ilgili para miktarına bağlı olarak her hafta veya ayda faturalandırmak isteyebilirsiniz.
Yeni müşterilerle veya ödeme kaydı kötü olanlarda, borçlu olunan miktardan önceki fatura çok fazladır ve size ödeme yapılıncaya kadar daha fazla iş yapmayın.
Başka bir deyişle, bu müşterilere her hafta fatura keseceğiniz ve daha fazla iş yapmadan önce hemen ödenmesini istediğiniz bir sisteme sahip olun. Bu, ödeme aldığınızdan emin olabileceğiniz ve bir sorun olması durumunda çok fazla para kaybetme riskini almayacağınız anlamına gelir.
‘Çok fazla’ olduğunu düşündüğünüz miktar size kalmış, ancak 5 günlük işi kaybetmek kesinlikle herhangi bir serbest meslek sahibi için önemlidir.
İşin bittiğini kabul etmeyen ve daha fazlasını göndereceklerini söyleyen müşteriler ne olacak? Devam eden diğer faturalandırma işlemlerinizi yaptığınızda, onları ay sonunda faturalandırmanız muhtemelen mantıklıdır.
Bir e-postada onlar için daha fazla iş yapmaktan mutlu olduğunuzu ancak faturalandırılmamış işlerin bir aydan fazla (veya döneme bağlı olarak iki) daha fazla beklemesini istemediğinizi nazikçe açıklayabilirsiniz. Bu nedenle, mümkün olan en kısa sürede ödenmesini istediğiniz bir fatura gönderiyorsunuz ve daha fazla çalışma, daha sonra yeni bir fatura üzerinde devam edebilir.
Nasıl Faturalandırılır
Faturanıza eklemeniz gereken birkaç öğe vardır. Bunlar:
- Adınız ve adresiniz. Posta adresinizi eklemekten endişe ediyor olabilirsiniz, ancak bu genellikle vergi daireleri tarafından istenir, böylece müşterinizin denetçileri vergi durumunuzu kontrol edebilir.
- Müşterinizin adı ve adresi (mümkünse). Faturanın nasıl adreslenmesini istediklerini ve bir adrese ihtiyaçları olup olmadığını veya bir adın yeterli olup olmadığını kontrol edin. Faturanız bir şirket veya kurum tarafından ödeniyorsa veya masrafları geri istemek gibi bir sorun varsa, gerekli bir format olabilir.
- Fatura tarihi.
- Fatura için bir referans numarası. Mümkünse, ödemeleri takip etmenize yardımcı olması için müşterilerinizden bunu ödemelerinde referans olarak kullanmalarını istemelisiniz.
- Faturalandırdığınız, yapılan işin ayrıntıları. Çalışmayı ikinci bir sayfada sıralamayı daha kolay bulabilirsiniz, özellikle çok varsa ve ön sayfaya bir özet ekleyin.
- Ödemenin yapılacağı tarih ve ödemeye ilişkin tüm koşullar. Bu size faturayı makul bir süre içinde takip etme fırsatı verir ve ayrıca herhangi bir koşul olup olmadığını netleştirir (örneğin, size ödeme yapılıncaya kadar başka bir iş yapmayacaksınız veya sonraki bir ödeme ek bir ücrete tabi olacaktır. sonraki faturada).
- Nasıl ödeme almak istiyorsun. Banka hesabı ayrıntılarını veya ödeme için diğer ayrıntıları ekleyin ve kabul etmeye hazır olduğunuz tüm ödeme yöntemleri hakkında bilgi verin.
Ödeme yöntemleri üzerine bir düşünce
Bir veya daha fazla yöntemi sizin için uygun olmayan kılan gizli masraflar veya koşullar olabileceğinden, ödeme yöntemlerini dikkatlice araştırmaya değer.
Örneğin:
- Tüm Western Union ücretlerinin gönderen tarafından ödenmesi, gerekli miktarda parayı almanın güvenilir bir yoludur. Bununla birlikte, ofis sayısı farklı alanlarda değişiklik gösterdiğinden, kolayca paranızı alabileceğiniz yerel bir yeriniz olup olmadığını kontrol etmeniz gerekecektir.
- PayPal ücretleri alıcı tarafından rutin olarak ödenir. Bu yöntemi rutin olarak kullanacaksanız, bu nedenle faturanıza ücretleri karşılamak için ek bir miktar eklemek isteyebilirsiniz.
- Bazı bankalar yurt dışından ödeme almak için ücret alır. Sizden ödeme alınana kadar bununla ilgili herhangi bir bilgi bulamayabilirsiniz, bu nedenle bunu karşılamak için faturaya bir yüzde eklemek isteyebilirsiniz.
Belirli yöntemlerle ödeme yapıyorsanız müşterilerinizden her zaman faturaya bir yüzde eklemelerini isteyebilirsiniz (örneğin PayPal).
Her ödeme için resmi bir makbuz sağlarsanız evrak işlerine çok zaman harcayacağınız için müşterilerinizden makbuza ihtiyaçları olup olmadığını size bildirmelerini istemeniz de yararlı olabilir. Elbette, ödemeyi onaylayan hızlı bir e-posta göndermek sadece kibarlıktır.
Faturaları Takip Etmek
Faturanızı yukarıda açıklandığı gibi dikkatli bir şekilde ayarlarsanız, ödenmemiş faturaları da takip etme olanağına sahip olursunuz.
Örneğin:
- Bir ‘son ödeme’ tarihi sağlayın ve bu tarihten itibaren 24 saat içinde ödeme alınmazsa, kibarca faturanızın gecikmiş olduğunu belirterek ve ödemenin hemen ödenmesini isteyebilirsiniz.
- Bir ‘geç ödeme ücreti’ veya işi durdurma olanağı ekleyin ve bunu ileri taşıyıp bir sonraki faturaya ekleyebilir veya kibarca onlara ödemeyi alana kadar daha fazla iş yapmayacağınızı hatırlatabilirsiniz.
Devam Eden Müşteri İlişkilerini Yönetme sayfamızda ödenmemiş faturaların nasıl takip edileceğine dair daha fazla fikir var.
Faturalandırmanın Zor Olmasına Gerek Yok
Serbest çalışan olarak, etkili bir şekilde fatura kesmeyi ve ödenmemiş faturaları takip etmeyi öğrenmeniz gerekir. Ancak bunun zor olması gerekmez. Umarım bu sayfa süreci nasıl kolaylaştırabileceğinizi göstermiştir.