Mali sekreter muhasebe departmanına destek sağlar. Daha küçük bir şirkette veya kilise gibi bir sosyal grupta, mali sekreter, muhasebe bölümünün bir yarısı olarak hizmet verebilir - bir saymanla birlikte. Bu pozisyonda, gelen paradan faturalı ödemeye ve vergilere kadar şirket finansallarının her yönüyle ilgileniyorsunuz. Başarılı bir finansal sekreter, şirket muhasebesinin tüm yönleri hakkında bilgi sahibidir. Finans, herhangi bir şirketin bel kemiği olduğundan, mali sekreter iyi organize edilmeli ve titiz kayıtları tutmalıdır.
Finansal raporlar
Mali sekreter, şirkete giren ve çıkan tüm parayı takip eden yönetim raporları geliştirir. Banka hesapları da dahil olmak üzere tüm hesaplar için geçerli bakiyeleri sağlar. Sekreter tüm şirket işlemlerini kaydeder ve yönetime ayrıntılı raporlar sunar. Bu raporları hazırlamak ve düzenli aralıklarla güncellemek, finansal sekretere geçmişte kalan müşterileri veya ödenecek hesapları ve şirket için finansal sorunlara neden olabilecek diğer sorunları not etmesini sağlar.
Ödemeleri Alma
Şirkete ait tüm ödemeleri zamanında almak, finansal sekreterin öncelikli görevlerinden biridir. Sekreter, müşterilerden gelen ödemeleri alır ve belgeler. Bunun ikinci kısmı, banka mevduatları için fon hazırlamak, bu mevduatların banka tarafından alındığından emin olmak ve tutarları şirketin mali tablolarına kaydetmek. Bir müşteri ödeme yapmak için geç kalıyorsa veya finansal sorunlar yaşıyorsa, sekreter hesap açmak için müşteriyle düzenlemeler yapar.
Ödenebilir hesaplar
Hangi işletmede olursanız olun, her şirketin zamanında kategorize edilmesi ve ödenmesi gereken faturaları vardır. Mali sekreter bu faturaları takip eder, faturaları, vadeleri ve vade tarihlerini gösteren bir organizasyon sistemi geliştirir, böylece yönetim gerekli harcamaları kolayca onaylayabilir. Ayrıca, faturaların ödenmesi için çeklerin kesildiğinden ve bu çeklerin vade tarihinden önce iyi bir şekilde gönderildiğinden emin olmak için mali sekretere düşer.
Yazışma
Mali sekreter hala sekreter olup idari görevleri yerine getirmek için gereklidir. Bu görevlerden bazıları, şirketin kar amacı gütmeyen bir kuruluş olması durumunda faturaların hazırlanması ve postalanması, vergi kayıtları ve vergi indirimi formlarını içerir. Yıl sonunda sekreterden ayrıca çalışan vergi formlarını hazırlaması ve postalaması istenebilir. Mali sekreter ayrıca telefon görüşmeleri yapar ve e-posta yazışmalarına cevap verir. Ayrıca, müşteriden gelen finansal soruları veya endişeleri de ele alması gerekebilir. Bir diğer gerekli idari görev satıcılara, müşterilere ve alacaklılara mektuplar hazırlamaktır.