HBR yayın yönetmeni Daniel McGinn, e-postaları kontrol etmenin kafa karıştırıcı çekiminden yola çıkarak üretkenlik danışmanı David Allen ve The Energiy Project’in CEO’su Tony Schwartz ile üretkenlik hakkında tartıştığı harika bir röportaja imza attı.
Günümüzde hepimizin birden fazla görevi varken, dikkatimizi dağıtan unsurlara karşı güvendiğimiz bir gözden geçirme sistemi kurmanın önemine değindikleri bu tartışma “her şeyi yapabileceğimiz fikrinin, zaman yönetimindeki en büyük mit olduğu” gerçeğinin ışığında hepimizi bir tercih sistemi kurup, organize etmeye davet ediyor. İlk adım: 35 dakika hiç bölünmeden en göz korkutucu görev üzerinde çalışmak. Telefonsuz, teknolojisiz… Gerisini röportaja bırakalım… Bu arada unutmayın: kurup organize edeceğiniz bir üretkenlik sistemi, tüm diğer inançlara benzeyecek: Ona inanmaya devam ettiğimiz sürece işe yarayacaklar. Hazırsanız başlayalım.
HBR: Basit bir şeyle başlayalım. Yaptığınız şeyi nasıl tanımlıyorsunuz?
Allen: Ben, insanların ve kuruluşların daha az girdiyle daha fazla üretim yapmalarına yardımcı oluyorum. Daha fazla konsantrasyon ve denetim hissi üreten en iyi uygulamaları ve metodolojileri öğretiyorum.
Schwartz: Bireyler ve kuruluşların, daha az zamanda daha fazla işin, daha sürdürülebilir şekilde yapılmasını sağlamak için enerjiyi nasıl daha iyi bir şekilde kullanacaklarını öğretiyoruz. Bu, yüksek odaklanmayı periyodik yenilemelerle dengeleyen yeni bir çalışma şekli gerektiriyor.
İkiniz de tekniklerinizi tarif eden birçok kitap yazdınız, ama kısaca özetler misiniz?
Allen: Ben, açığa çıkardığım şeye “açık alanların stratejik değeri” diyorum. Diyelim akşam yemeği için birkaç kişiye yemek hazırlayacaksınız, saat 17.00’de ve 18.00’de gelecekler. Doğru malzemelerin hepsine sahipsiniz. Doğru araçları istiyorsunuz. Mutfağın temiz ve düzenli olmasını istiyorsunuz. Yaratıcı bir sofra hazırlamak için özgürlüğe ihtiyacınız var. Ben insanlara, hemen ve somut adımlar atarak bu özgürlüğü elde etmelerini öğretiyorum: bütün yükümlülüklerinizi ve projelerinizi listelemek, “bir sonraki eylemlere” odaklanmak ve bağlam hakkında düşünmek (ofisinizde veya telefonla veya bilgisayarda yapılması gereken işler). Kim olduğunuzu değiştirmek zorunda değilsiniz. Sadece bazı basit ama oldukça güçlü tekniklere ihtiyacınız var.
Schwartz: Hepimizin en iyi şekilde gerçekleştirmemiz gereken enerjinin başlıca dört boyutuna odaklanıyoruz. Zemin seviyesi fizikseldir: zindelik, uyku, beslenme ve diğerleri. Duygusal seviyede bu, olumlu duyguları beslemek (ve bir lider olarak bunları başkalarına iletmek) demektir. Zihinsel seviyede bu, dikkatiniz üzerinde (hem bir seferde bir şeye odaklanma yeteneğini[zi] artırarak hem de daha yaratıcı çalışmalar yapmak için beyninizin doğru tarafını kullanmayı öğrenerek) daha fazla kontrol sahibi olmakla ilgilidir. Ruhsal düzeyde bu, amacı tanımlamakla ilgilidir çünkü bir şey gerçekten anlamlı olduğunda ona daha fazla enerji katarsınız. Tanıştığım çok az (yönetici ve) lider bu ihtiyaçları karşılamanın, (hem kendileri hem de başkaları için) sürdürülebilir yüksek performans için kesinlikle ne kadar önemli olduğunu tam olarak kavramış durumdadır. İşleri yapmada iyidirler ve yapacak daha fazla iş verilerek ödüllendirilirler. Fakat artan iş talebi kapasitelerini aşar. E-postalarla, metinlerle ve onlara gelen diğer tüm bilgilerle aşırı yüklenirler. Onlara bir adım geri çekilip “Ben aslında ne istiyorum? Doğru tercihler ne? Bu tercihin maliyetleri ne?” diye sormayı öğretmemiz gerekiyor.
Biraz da öğrettiğiniz somut ilkeler hakkında konuşalım. Tony, neden insanların işe tüm gün süren bir maraton gibi değil de bir dizi kısa sprint gibi yaklaşmaları gerektiğini açıklar mısın?
Schwartz: İnsanların en iyi performansla nasıl faaliyet gösterdiğine dair temel bir yanlış anlaşılma var. Çoğumuz yanlış bir şekilde, bilgisayarlar gibi (yüksek hızla, aralıksız, uzun zaman dilimleri boyunca, aynı anda birden çok program çalıştırarak) çalışmamız gerektiğini varsayıyoruz. Bu doğru değil. İnsanlar ritmik olmak için tasarlanmıştır. Kalp atışı: kaslar kasılır ve gevşer. Enerji harcamakla onu yenilemek arasında da ritmik bir şekilde hareket ettiğimizde en iyi performansı gösteririz. Çalışma-dinlenme oranlarını yöneten atletlerin kavrayışlarını anlamamız gerekir. İnsanları 90 dakika boyunca yoğun bir şekilde çalışıp sonra yenilenmek için bir mola vermeye teşvik ediyoruz. İnsanlara günde üç büyük öğün yerine birkaç saatte bir küçük, enerji-zengini öğünler yemelerini öğretiyoruz. Şirketlerin çoğu için, ne kadar çetin bir satış olsa da ara vermenin üretkenliği artırdığına inanıyoruz. Yine de gerçek şu ki eğer bir insan tüm gün boyunca aralıksız çalışırsa, kendisiyle eşit yeteneklere sahip ve kısa süreler içinde yoğunlukla çalışıp aralar vererek kendini toplayan birinden daha az üretir. (Daha fazlasını öğrenmek için bu kılavuzun ilerleyen “90 dakikalık döngüler içinde gün boyunca güç” ve “Zamanınızı değil enerjinizi yönetin” başlıklarına bakınız.)
Allen: Bu, aynı zamanda doğru işi tercih etme meselesidir. Peter Drucker, bilgi işçileri için en zor işin çalışmayı tanımlamak olduğunu söylemiştir. Bir yüzyıl önce, dünyanın yüzde 80’i bir şeyler yapıp taşıyordu. Çalışabildiğiniz kadar uzun çalışıyor, sonra uyuyor, sonra da uyanıp tekrar çalışıyordunuz. Öncelik belirlemenize veya yönetici kararlar almanıza gerek yoktu. Bugün üretken olmak daha zor çünkü çalışma çok daha karmaşık bir hal aldı.
David, bir kuruluşa ilk olarak girdiğinde tipik olarak gözlemlediğin, üretkenlik önündeki en büyük engel nedir?
Allen: İnsanlar dikkatlerini alan şeyleri yakalamıyorlar. Bunu tanımıyor veya nesneleştirmiyorlar. Bu kurumsal ruhun içinde dolanıp durmaya devam ediyor, enerjiyi emiyor ve inanılmaz bir ruhsal tortu yaratıyor. İnsanlar “Ben bunu yapacağım” diyor ama bunu yazmıyorlar ve o da kara deliğe gidiyor. Bu sadece bir şey olsa sorun olmaz böyle yüzlerce şey var. İnsanlar o şeye katılımlarını tam olarak tanımlamıyorlar (elde etmek istedikleri sonuç ne, onu ileriye taşımak için yapılması gereken bir sonraki hamle ne). Kafanız fikir üretmeye yarar, onları saklamaya değil. Kafanızdaki her şeyi boşaltmak ve cisimleştirmek dev bir adımdır ve çok önemli bir etkisi olabilir.
Şeytanın avukatı konumundan bakılınca bunun sonucu, kendi içinde bunaltıcı olan devasa bir yapılacaklar listesi olmaz mı?
Allen: Listelere ihtiyacınız var çünkü beyniniz onları saklamada iyi değil. Zihniniz, sizi gece üçte uyandırıp orada öylece yatarken hakkında hiçbir şey yapamayacağınız şeyler yüzünden sizi zalim bir şekilde döven dilsiz küçük bir bilgisayardır. Tek yaptığı şey açık döngüler içinde her şeyi tekrar etmektir ve bu enerjinizi deli gibi emer.
Schwartz: Burada ihtiyaç duyulan, bir alçakgönüllülük sürecidir. Bu biraz da bağımlılıklarınıza karşı güçsüz olduğunuzu itiraf ettiğiniz 12 adımlık bir düşüncenin açılmasıdır. Bu durumda bağımlılık konusu e-posta ve enformasyondur. Sorun şu ki irademiz ve öz disiplinimiz çılgınca abartılır. Biz bir değişiklik yapma yolunun (o çikolata parçacıklı keke direnmek veya sabah erken kalkıp spor salonuna gitmek için) daha fazla zorlamak olduğunu düşünüyoruz. Bu işe yaramaz. Alışkanlıklarla yaşadığımızı ve dün yaptığımız şeyi bugün de yapacağımızı keşfetmek aşağılayıcıdır. Niyetiniz dışında ortaya çıkan olumsuz alışkanlıklara el koyup yerlerine “pozitif ritüeller” veya bilinçli uygulamalar dediğimiz şeyi koymak istersiniz.
Son soru: İnsanlar çalışmanızdan sadece tek bir şeyi alacak olsalar bu ne olmalı?
Schwartz: İnsanoğlunun aslen enerji içeren organizmalar olduğunu fark etmemiz gerekir. Bu enerji zaman içinde ya yenilenir ya da çarçur olur. Bir kuruluş, istese de istemese de insanların enerji depolarının dolu olduğunu garantilemesi gerektiğinin kendi sorumluluğunun bir parçası olduğunu fark etmesi gerekir. Hangi kuruluşların önümüzdeki 10 veya 20 yıl içinde işlerinin iyi gideceğini belirleyecek olan en büyük değişkenlerden biri budur. [Kuruluşlar bunu yapana dek, bu sorumluluğu kendimiz üstlenmeliyiz.
Allen: Şu şekilde düşünün: Biz burada oturmuş konuşurken gelen kutumuzda ve sesli mesajlarımızda bir sürü şey birikiyor. Bazıları, önceliklerimizi anlamlı bir şekilde değiştirme potansiyeline sahip. Bu birikmiş meselelere döndüğümüzde bizi çeken, dikkatimizi alan eski işleri elememiz ve kaynaklarımızı bu yeni önceliklere yeniden dağıtmamız gerekecek. Bir seferde sadece bir şey yapabilirsiniz ve sadece bir miktar kaynağınız var. Burada oturup bizimle konuşurken ya kendinizi iyi hissedecek ya da yapmadığınız diğer 9000 şey yüzünden kendinizi kötü hissedeceksiniz. Herkes bu tercihleri akıllıca yapmak için bir sisteme ihtiyaç duyar.