Hemen hemen her işyerinde çeşitli kişilik tipleri bulacaksınız. Birçok durumda, bu kişilikler birbirini tamamlar ve işin etkili ve verimli bir şekilde yapılmasına yardımcı olur. Ancak, kişilikler çatıştığında, bir tartışmaya dönüştüğünde sorunlar ortaya çıkabilir.
Tartışmaya veya tanığa doğrudan katılmış olsanız da, bunun hakkında bir açıklama yazmanız istenebilir. Bu zorlukla karşılaşırsanız, güvenilir ve sorumlu bir çalışan olduğunuzu gösteren profesyonel bir mektup yazmanız zorunludur. Bu mektup daimi çalışan kaydınıza girebilir ve doğrudan bir yansımanızdır.
Durumu değerlendirmek
Belirli bir olayla ilgili her şey hakkında notlar atın. Katılan herkesin isimlerini ve rollerini, neden çatışmanın başladığını, olayların ilerleyişini, değiştirilen her türlü diyaloğu, tarihi ve saati vb. Mümkün olduğunca doğru ve ayrıntılı olun. Bu notlardan fikirlerinizi bırakın ve sadece gerçeklere güvenin.
Resmi Mektubunuza Başlayın
İş yerinizin protokolüne bağlı olarak, bu mektup daimi çalışan kayıtlarınızın bir parçası olabilir. Onu profesyonel tutmalısın. Bu, tarih yazarak, bir satırı atlayarak ve ardından amirinizin adını, unvanını, şirket adını ve şirket adresini yazarak başlar. Sonra bir satırı atla.
Mektubunuzu Adresleyin
"Sayın Bayan / Bayan (İsim):" ifadesini yazarak, patronunuzu veya beyanı yazdığınız İK profesyonelini belirtin. Bir satırı atla.
Mektubunuzu Gövdeye Yazınız
Belirli iş arkadaşlarınız arasında bir tartışmayı ele almak için yazdığınız yöneticinize veya İK çalışanınıza açıklayın. Doğrudan dahil olup olmadığınızı veya bir tanığınız olup olmadığını bildirin. Daha önce not aldığınız notlardaki gerçekler dahil olmak üzere ilgili ayrıntıları gösterin. Bunların tümünü en önemli gerçeklerden başlayarak ve daha az önemli gerçeklerle devam ederek bir ila üç paragrafta toplayın. Fikrinizi bundan uzak tutun ve herhangi bir iş arkadaşına saldırmayın, suçlamayın veya olumsuz konuşmayın.
Mektubunuzun Sonuç Yazısını Yazınız
Olay hakkında nihai bir değerlendirme yapın ve olası bir çözümü ve durumu düzeltmeye yardımcı olma isteğinizi açıklayın.
Mektubunuzu İmzalayın
Mektubunuzu "Saygılarımızla" veya başka bir profesyonel selamlama ile imzalayın, üç satırı atlayın ve isminizi ve unvanınızı yazın. Basıldıktan sonra mektubu imzala.
İlgili Malzemeleri Dahil Et
Doğrudan ilgili argümana ilişkin herhangi bir ilgili e-posta adresiniz veya başka materyaliniz varsa, bunları ifadenize ekleyin.