- 01Etkinliğin Amacını Onaylayın
- 02Apex Etkinlik Spesifikasyonları Kılavuzunu Gözden Geçirin
- 03Etkinlik Profili Oluştur
- 04Anahat Seminer İhtiyaçları ve Reqeuest Mekan Teklifleri.
- 05Gündemi Onaylayın ve / veya Geliştirin
- 06BEO Sözleşmesini Onaylayın
- 07Etkinlik İletişim ve Materyalleri Yaratın
- 08Lojistiği Sonlandırmak için Etkinlik Ev Sahibi ile Yakın Çalışın
- 09Etkinlik Kurulumu
- 10Etkinlik Yürütme
Seminer belki de planlamacıların organize edeceği en yaygın etkinliktir. Ve çoğu seminer ya 1/2 gün ya da tam gün olarak düzenlenir. Bir seminer planlamak için bir kontrol listesi oluşturmak isteyenler için, aşağıdakiler bir semineri planlamak ve yürütmek için üst düzey bir yapı sunar.
Ayrıca, çok günlük veya çok oturumlu bir konferans planlayanlar için de benzer bir yaklaşım izlemeyi düşünün. Ancak, seminer planlama kontrol listeniz daha uzun olacaktır.
01Etkinliğin Amacını Onaylayın
Alan seçimi ile ilgili herhangi bir araştırma yapmadan önce, etkinliğin temel hedeflerini bildiğinizden emin olun:
- İzleyici kim?
- Seminerin konusu nedir?
- Nereye yerleştirilmeli?
- İnsanlar neden katılacak?
- Seminerin gündemi nedir?
02Apex Etkinlik Spesifikasyonları Kılavuzunu Gözden Geçirin
Kongre Endüstri Konseyi, etkinliğin veya toplantı planlayıcısının etkinlik planlaması için detayları takip etmesine yardımcı olacak mükemmel bir en iyi uygulama kaynağı olarak görülmesi gereken bir dizi araç kurmuştur. Ücretsiz indirme araçlarıyla, herhangi bir etkinlik planlayıcısının alakalı ayrıntıların bir listesini oluşturmasına yardımcı olur. Bu şunları içerir, ancak bunlarla sınırlı değildir:
- Etkinlik profili (tarih, saat, konum, kişiler vb.)
- Etkinlik organizatörü / ev sahibi iletişim bilgileri
- Tedarikçi iletişim bilgileri
- Katılımcı profili
- Gerekli alan
- Yiyecek ve içecek
- A / V gereksinimleri
- İşlev / oda düzeni
03Etkinlik Profili Oluştur
Bir planlamacı, kapsanan etkinlikle ilgili bazı temel sorulardan sonra, toplantı için olası mekanları araştırma zamanı. Mekan türünü ve seminerin hem organizatör hem de konuk için en uygun olacağı yeri belirlemek için etkinlik organizatörü / ev sahibi ile yakın çalışmak önemlidir (fikirlerin listesi sonsuz olabilir):
- Yerel otel
- Yerel konferans tesisi
- Özel restoran alanı
- Özel kulüp müzesi / sanat galerisi
04Anahat Seminer İhtiyaçları ve Reqeuest Mekan Teklifleri.
Mekanların çoğu, olası bir seminere yönelik bir tahmin vermekten mutluluk duyar. İkram ya da satış sorumlusunun aşağıdaki BEO bilgilerine ihtiyacı olacaktır:
- Etkinlik için olası tarih (ler)
- Katılımcı sayısı
- Oda düzeni stili (sınıf, u şekli, vb.)
- Etkinliğin zamanı (kurulum / yıkma için hesap)
- Yiyecek ve içecek gereksinimleri
- A / V ihtiyaçları (ekranlar, mikrofonlar vb. Dahil)
- Oda kurulumu
Bahşiş: Otelinizden etkinliğinize adanmış bir A / V teknisyeni kiralayın.
05Gündemi Onaylayın ve / veya Geliştirin
Etkinlik planlayıcısının, etkinlik organizatörü / ev sahibi ile yakın çalışması önemlidir; çünkü etkinlik gündemi, ilk görüşmeden olayın gerçek gününe kadar sık sık değişecektir. Etkinlik planlamacısının planı düzenlemeye hazır olması ve her şeyin sorunsuz bir şekilde çalışmasını sağlamak için mekanla yakın bir şekilde çalışması gerekir.
06BEO Sözleşmesini Onaylayın
Planlayıcı, hedeflenen katılımcı sayısını ve seminer için lojistik gereksinimlerini öğrendiğinde, etkinlik alanını ve ilgili gereklilikleri sağlamalıdır. Çoğu anlaşma, planlamacının, etkinlikten önceki günlere kadar yiyecek ve içecek gereksinimlerini azaltma / artırma fırsatı sunmalıdır. Ancak, birçok anlaşma bir grubun miktarları azaltmasına ne kadar izin vereceğini belirleyecektir, bu yüzden iyi tahmin edin.
07Etkinlik İletişim ve Materyalleri Yaratın
Bu, bazı planlamacıların katılabileceği bir öğe, diğerleri ise olmayabilir. Temel olarak, bazı toplantı planlamacıları aşağıdakilerden her birinden sorumlu olacaktır:
- Etkinlik davetiyeleri oluşturma
- Gündemi ve diğer materyalleri yazdırma
- Katılımcı hediyelerinin / çekilişlerinin güvence altına alınması
- Yaka kartı üreten
- Gönderim olayı işaret ve göstergeleri
08Lojistiği Sonlandırmak için Etkinlik Ev Sahibi ile Yakın Çalışın
Etkinlikten önce, bir toplantı planlayıcısının etkinlikten önce tamamladığı birkaç önemli adım vardır. Bu, aşağıdakileri onaylamayı içerir:
- Etkinlik konuşmacıları
- Etkinlik A / V gereksinimleri
- Etkinlik katılımcısı sayısı
- Ev sahibi rolleri ve sorumlulukları
- Etkinlik materyallerinin ihtiyaçları (birçok kez kontrol edin)
09Etkinlik Kurulumu
Etkinlik kurulumu için BEO programında zamana izin verdiğinizden emin olun ve etkinlikten yaklaşık iki saat önce gelmeniz önerilir.
Bahşiş: Seminer sabah planlanmışsa, grubunuzdan önceki gece kurmasına izin vermek için mekan satış temsilcinize danışın (ancak halka açık alanda değerli hiçbir şey bırakmayın).
Tüm etkinlik malzemeleri, bildiriler, tabelalar, gösteriler, hediyeler, kayıt tabloları, yaka kartları ve daha fazlası etkinliğe hazır olmalıdır.
Uyarı: Konuşmacılar bazen gece önceki slaytları değiştirir ve olaydan 10 dakika önce güç noktasına eklenmesi gereken yeni sunumlar sunar.
10Etkinlik Yürütme
Hazırlandıktan sonra, seminer zamanı. Aşağıdakileri bekleyin:
- Bazı katılımcılar her zaman erken gelirler.
- Bazı katılımcılar daima geç gelecektir.
- Sık sık bazı teknik aksaklıklar vardır.