Bir toplantıya davet e-postası aldınız ve varlığınızı doğrulamak istiyorsunuz. Bu yazıda, varlığınızı teyit etmek için davete niçin yanıt vermenin önemli olduğunu ve bunun nasıl yapıldığını size anlatıyoruz.
Bir toplantıya katılımınızı duyurun
Bir toplantıya davetiye aldığınızda, size gönderen kişi bu toplantıya katılımınızın yazılı onayını isteyebilir. Belirli durumlarda, varlığınızın istenmediğini onaylayın, yine de yapmanız önerilir.
Gerçekten de, özellikle kaç kişinin katılacağını tam olarak bilmediğinizde, bir toplantı düzenlemek karmaşık olabilir. Katılımınızı teyit ederek, sadece organizatörün hazırlıklarını kolaylaştırmakla kalmayacak, aynı zamanda toplantının verimli, çok uzun değil ve katılımcı sayısına göre uyarlanmış olmasını sağlayacaksınız. Bir toplantının başında sandalye eklemek veya dosyaları yeniden yazdırmak için 10 dakikanızı harcamak asla hoş değildir!
Ayrıca, uygunluğunuzu her zaman hemen onaylayamayacağınız doğru olsa bile, yanıtlamadan önce çok uzun süre beklememeyi unutmayın. Onay ne kadar erken olursa, toplantının organizasyonunu o kadar kolaylaştırır (son anda bir toplantı düzenlenemez!).
Toplantı katılım onayı e-postası ne içermelidir?
Bir toplantı onay e-postasında aşağıdaki unsurların dahil edilmesi önemlidir:
- Davetiye için kişiye teşekkür et
- Varlığınızı açıkça duyurun
- Toplantıdan önce hazırlanacak şeyler olup olmadığını sorarak katılımınızı gösterin.
İşte bir toplantıya katılımınızı duyurmak için takip eden bir e-posta şablonu.
Konu: [tarih] toplantısına katılımımın onayı
Bay / Bayan,
Toplantıya davetiniz için teşekkür ederim [toplantının amacı] ve [tarih] 'de [zaman]' daki varlığımı memnuniyetle teyit etmekteyim.
Bu toplantıya hazırlanacak herhangi bir eşya varsa lütfen bana bildirin. Bu konuyla ilgili daha fazla bilgi için emrinde kalıyorum.
Bien cordialement,[İmza]