Son zamanlarda toplantılar hakkında çok düşünüyorum. Seth'in gönderisi yıllık şirket etkinlikleri bu yazıyı formüle etmeye başlamam için bana ilham verdi. Bir çalışanın işi olan biri olarak, gelir getirmeyen kaç toplantıya katıldığıma kesinlikle dikkat etmeliyim.
Her gün bir toplantıya davet edilirim - tipik olarak bir fincan kahve veya öğle yemeği. Çoğu zaman, bunlar profesyonel ilişkilerdir veya hatta liderlik yaparlar, bu yüzden gelir getirmez bugün, ama yarın bir şeye yol açabilir. Bu toplantılar inanılmaz derecede heyecan verici… genellikle bir şirket, pazarlaması veya yükselişteki bir teknoloji hakkında beyin fırtınası veya strateji oluşturma.
Yine de, günlük toplantılar düzenleyen büyük şirketlerde çalıştığım zamandan oldukça farklı. Şirketlerdeki toplantılar pahalıdır, üretkenliği kesintiye uğratır ve genellikle mutlak bir zaman kaybıdır. İşte bir işletmenin kültürüne zarar veren türden toplantılar:
- Fikir birliğine varmak için yapılan toplantılar. Muhtemelen işi halletmekten sorumlu birini işe almışsınızdır. Onlar adına karar vermek için bir toplantı yapıyorsanız… ya da daha kötüsü… kararı onlardan almak için, bir hata yapıyorsunuzdur. Kişinin işi yapacağına güvenmiyorsan, kov.
- Fikir birliğini yaymak için toplantılar. Bu biraz farklıdır… tipik olarak karar verici tarafından yapılır. Kararlarına güvenmiyor ve tepkilerden korkuyor. Bir toplantı yaparak ve takımdan fikir birliği alarak, suçu yaymaya ve hesap verebilirliklerini azaltmaya çalışıyorlar.
- Toplantı yapmak için toplantılar. Gündemin olmadığı ve hiçbir şeyin olmadığı günlük, haftalık veya aylık toplantılar için birisinin gününü bölmekten daha kötü bir şey yoktur. Bu toplantılar bir şirket için inanılmaz derecede pahalıdır ve genellikle binlerce dolara mal olur.
Her toplantının bağımsız olarak karşılanamayacak bir hedefi olmalıdır… belki beyin fırtınası yapmak, önemli bir mesajı iletmek veya bir projeyi parçalamak ve görevler vermek. Her şirket bir kural koymalıdır - amacı olmayan ve gündemi olmayan bir toplantı davet edilen tarafından reddedilmelidir.
Yıllar önce, bize nasıl toplantı yapılacağını öğrettikleri bir liderlik sınıfından geçtim. Bu kulağa komik gelebilir, ancak büyük kuruluşlar için toplantı masrafları önemlidir. Her toplantıyı optimize ederek para ve zamandan tasarruf ettiniz ve ekiplerinizi onlara zarar vermek yerine oluşturdunuz.
Takım toplantılarında bir lider vardı, kâtip (not almak için), a zaman görevlisi (toplantının zamanında olmasını sağlamak için) ve bekçi (konuya devam etmek için). Zaman görevlisi ve bekçi her toplantıyı değiştirdi ve konuları değiştirme veya bir oturumu sonlandırma konusunda tam yetkiye sahipti.
Her toplantının son 10 dakikası, bir Eylem Planı. Eylem Planında 3 sütun vardı - Kim, Ne ve Ne Zaman. Her eylemde, işi kimin yapacağı, ölçülebilir çıktıların ne olduğu ve ne zamana kadar sahip olacağı tanımlandı. İnsanları üzerinde anlaşmaya varılan çıktılar konusunda sorumlu tutmak liderlerin göreviydi. Toplantılar için bu kuralları belirleyerek, toplantıları kesintiye uğratmaktan çıkarabildik ve verimli hale getirmeye başladık.
Gelir getirip getirmediği, üretken olup olmadığı ve bunları nasıl yönettiğinizi, yaptığınız her toplantı hakkında düşünmeniz için size meydan okuyorum. Kullanırım Toplantılarımı planlamak için takvim ve sık sık, planlamak için kredi kartıyla bir ücret ödemeniz gerekse aslında kaç tane toplantı yapacağımı merak ediyorum! Bir sonraki toplantınızı maaşınızdan ödemek zorunda olsaydınız, yine de alır mıydınız?