Servis notu: bir örnek. Bir not verme
Kuruluşun iç belgelerinde, birçokçalışanlar sadece kulaktan doldurarak bilirler - memoranda hizmetle karıştırılır ve yanlış bir şekilde oluşturulur. Bu, bu tür belgelerin temel işlevini ihlal eder - ekip içinde resmi iletişim, koordineli çalışmanın olanaksızlığına yol açar. Bu yüzden bir not yazmanın, kağıtların geri kalanıyla farklılıklarının ve benzerliğinin sorulması, yazının şartnamesinin acil hale gelmesidir.
terminoloji
Bir servis notu, bir iletişim aracıdır.yetkililer, yapısal bölümler. Bazen farklı bir karaktere sahip olsa da, bazı görev / işlerin performansı hakkında bir belge olarak tanımlanır. Bu makalede ele alınacak örnekler, sadece notun olası içeriğini yansıtır.
Resmi olarak, yönetimin sınıflandırıcısıBelgeler, not olarak böyle bir kağıt hakkında bilgi içermez. Bunun nasıl yazılacağına dair bir örnek verilmemiştir, ancak bu, böyle bir belgenin emek-emek alanında birçok nedenden dolayı yaygın olduğu gerçeğini reddetmemektedir.
Kullanım nedenleri
Bir not sık kullanılan olarak bilinirdestekleyici belge. İş sisteminin elemanları, yani çalışanlar arasındaki iletişimi sağlama sorumluluğu vardır. Böyle bir belge neden bu kadar popüler? Birçok çalışma anı, öncü pozisyonların müdahalesi olmadan çözülebilir ve çözülmelidir - bu, departmanların özerkliğini ve verimliliğini bir bütün olarak ve bağımsız olarak kanıtlamaktadır.
Özellikler
Yukarıdaki memorandumdan farkikincisi, üst düzey yetkililere bir itiraz anlamına gelir ve bunun bir örneği aşağıda ele alınacak bir not, yatay düzeyde bir bağlantı oluşturur. Bu, başka bir bölümün yöneticisine veya başka bir birimin başkanına çağrı olabilir. Herhangi bir durumda, söz konusu kişilerin eşdeğer gönderileri varken, kişi memo hakkında konuşabilir. Bir eşitsizlik olduğunda, bir not hazırlanmalıdır. Burada sunulan örneklerin bazıları belirsiz olabilir, bunun nedenleri daha sonra tartışılacaktır.
Hizmet Notlarının Kapsamı
Genellikle, notlar yazılırsağlayan: bilgi, ekonomik, lojistik veya organizasyonel. Çoğu zaman bir not bir istek veya teklif içerebilir. Yapısal elemanların her biri genellikle öncelikli konulardan biridir ve öğenin kendisinin çalıştığı alanla ilişkilidir.
kayıt
Notun bakımı aynı şekilde yapılır,raporun tasarımının yanı sıra. Sonuç olarak, sadece içerik değişiklikleri. Resmi notların kaydı GOST tarafından düzenlenir. Bu, tüm yönetim belgelerinin kayıt birliğini korumanızı sağlar.
Bir not yazmanın bir örneği:
Bilgi ve teknik departman (sayfanın en üstünde, solda)
Güvenlik hizmeti şefineüstte, sağ taraftaLyubchenko R. L.
RESMİ NOT
09/14/2015 № 11
17 Aralık 2015, Cuma günü, malzeme ve teknik üssü değiştirilecek. Bu bağlamda, PE "AMIR" kuruluşunun aşağıdaki çalışanlarının bu işleri gerçekleştirmek için erişim izni vermelerini rica ediyorum:
- Andeneko Sergey Gennadievich.
- Mishkov Lev Georgievich.
Bölüm Başkanı (sol tarafta) _response_ Antipov RD (sağ tarafta)
Notun tasarımı tipik bir sayfa formatı - A4.
avantajları
Özünde, konuşma mesajının analogu, notun normal çalışma iletişimine göre birkaç avantajı vardır:
- yazılı olarak koruma;
- resmi belgeler;
- Karmaşık bilgilerin aktarılması durumunda kolaylık;
- Bir mesajı aynı anda birkaç kişiye iletme yeteneği.
Mantıksal olarak bundan kaynaklanan sonuçlar:
- bir beyanı onaylama / reddetme fırsatı;
- görevin açık bir formülasyonu ve görevin net bir şekilde uygulanması;
- Uygulamanın zamanlaması;
- iş verimliliği
karakter
Resmi bir not yazmak aşağıdaki karaktere sahip olabilir:
- bilgi (iletişim, bildirim, brifing, vb);
- girişim (istek);
- raporlanması.
Bir servis notu, bunun bir örneğiYukarıda belirtilen, doğası gereği bilgilendirici niteliktedir, çünkü bir bölümün başı diğerini işin gelecek performansı hakkında bilgilendirir, ayrıca ne yapması gerektiğine dair basit bir brifing verir.
Son iki öğe genellikle yan yanadır: bir mutabakat, bir inisiyatife bir cevaptır (istek).
yapı
Verilen örneğe göre bir hizmet notunun nasıl doğru yazılacağını düşünün. Yani, bu belge şunları içermelidir:
- muhatabın şartı (bu durumda, bunun rolü güvenlik şefi tarafından gerçekleştirilmiştir);
- Belgenin adı (ilgili yazı, metnin hemen öncesindeydi);
- belgenin tarihi;
- metin;
- muhatabın gerekli ve imzası (bilgi bölümünün başkanı).
Metin, sırayla, yapı boyunca da dağıtılabilir. Doğru, daha şartlı:
- İlk kısım, yazının temelini ve amacını tanımlar. Yukarıdaki örnekte sunulan bir hizmet notu, ilk cümlede talebi açıklar.
- İkinci kısım özü yansıtır: örnekte "bağlantıda ..." kelimelerinden sonra gider.
- Üçüncü kısım final. Bir beyanname, bir teklif veya bir talep içerebilir.
Bir hizmet notu, bunun bir örneği bize yardımcı oluyorTasarım kurallarını anlamak için ikinci ve üçüncü kısımları bire bağlar. Ayırma, karmaşık notlarda daha belirgin hale gelir. Üçüncü kısım, cevap belgelerinde mutlaka yer almaktadır.
stilizasyon
Her ne kadar bu yazı için ücretsiz bir format izin verilirse de,Diğer tüm yönetim belgelerinin yanı sıra, resmi bir notun nasıl doğru yazılacağını bilmek için, düşüncelerinizi bir iş biçiminde serbestçe ifade etmek gerekir, çünkü her türlü dokümantasyonu hazırlarken, kimin kullandığıdır.
türleri
Servis notlarında net bir sınıflandırma yoktur, ancak aynı zamanda şartlı olarak türlere ayrılabilirler.
Örneğin, bir not var:
- artış hakkında;
- satın alma için;
- iptal, vb.
Her türün kendi yazım belirtimi vardır. Bir not yazmanın daha iyi anlaşılması için örnekler verilecektir.
Artış hakkında
Ücretlerin yükseltilmesiyle ilgili hizmet notuİşleri için yetersiz parasal tazminat aldığını düşünen işçiler için gerekli olabilir. Her şeyden önce patronlarına dönecekleri bir mantıksaldır - bir not yazacaktır.
Bu tip bir hizmet notu şef tarafından yazılmıştır.Bölüm Başkanı, İdare müdürü adına. Bazen bu aynı zamanda insan kaynakları departmanının sorumluluğundadır. Daha sonra başlangıçta daha büyük bir maaş almak isteyen çalışanın ve departman departmanının iletişim departmanının bir sorumudur. Ücretlerdeki artışın nedenleri (işgücü miktarındaki değişiklikler, çalışanın nitelikleri vb.) Mutlaka resmi bir not içermelidir.
Örnek aşağıda sunulmuştur.
Malzeme Muhasebe Departmanı
Devlet kuruluşu "Agro Darina" Aninikova G. L.'nin genel direktörü
RESMİ NOT
04.09.2013 № 45
St. Petersburg
Artan ücretler Furmanets G.V.
Furmanets Galina Viktorovna PE "Agro" da çalışıyor4 Mart malzeme varlıklar nedeniyle lider uzmanı olarak 2011 yılından Darin". İşe, dakik gayretli ve zorunlu yüksek verimlilik gösteren onun tekne yetenekli bir usta vardır. çalışmaları sırasında herhangi bir disiplin işlemi almadık. Yukarıdaki bağlantılı olarak ben 23 000 000 25 ruble, ücretlerin Furmanets Galina artırmak istiyoruz.
Malzeme Muhasebesi Bölüm Başkanı Signature_Galkin S.A.
Artış sadece işgücü ücretlerinde bir artış anlamına gelmez, aynı zamanda daha yüksek bir pozisyona geçiş anlamına da gelebilir. Tanıtımla ilgili bir ofis notu da bölüm başkanı tarafından yazılmaktadır.
Bu önemli bir nottur: Direktörle aynı hizmet notu, yani alttan başa bir not bir rapor olarak kabul edilir.
Bölüm başkanı, aşağıdakilere dayalı olarak bir alt düzey önerebilir:
- yeterliliğinin iyileştirilmesi;
- yüksek öğretim (birinci / ikinci);
- deneyim ve iş tecrübesi;
- üstün hizmetler için.
Sebepler doğrudan notta belirtilmelidir. Örneğin, sonraki.
Malzeme ve Teknik Destek Bölümü
PP "Netflix" Lyashenko S. Yu Genel Müdürü.
RESMİ NOT
02/19/2001 No. 15
Moskova
Belousova Yu.
Belousova Julia Olegovna PP "Netflix" içinde çalışıyorlojistik departmanının yöneticisi olarak 7 Ocak 1999'dan itibaren. Onun alanında nitelikli bir uzmandır. Çalışan yönetici ve sorumludur, stresli durumlarda yüksek çalışma kapasitesi ve dayanıklılığı vardır. 15 Şubat 2001 Muhasebe ve Denetim alanında yüksek lisans derecesi aldı. Bununla bağlantılı olarak, Yulia Belousova'nın üst düzey yöneticinin pozisyonunu yükseltmesini öneriyorum.
Malzeme ve Teknik Destek Departmanının Başkanı_Elchinin imzası P.L.
Satın almak
Satınalma altında herhangi bir ekipmanın onarımı veya değiştirilmesi anlamına gelir. Devralma için bir ofis notu, malzeme ve teknik tabanın güncellenmesi gereken bölüm tarafından yazılır.
Bir bilgisayarın satın alınması için bir örneği aşağıda sunulan bir hizmet notu hazırlanmıştır.
İnsan Kaynakları Departmanı
OOO "Epam" Penkov DM Bilgi İşlem Daire Başkanı
RESMİ NOT
11/12/2009 No 4
Kharkov
Bilgisayarın onarımı (değişimi) hakkında
6 Kasım 2009'dan itibaren, üst düzey bir yönetici olan İnsan Kaynakları Departmanı Mashkina Tatyana Evgenievna'nın bir personelinin kişisel bilgisayarında düzenli olarak çökerttiğini size bildirmek isterim.
Yukarıdaki sebeple bağlantılı olarak, lütfen bu bilgisayarı en kısa zamanda onarın veya değiştirin.
Personel bölümünün başkanı _signature_ Chistenko V.T.
tatil
Burada bir tatil notu bir tatil anlamına gelmezhaklı bir dinlenmeye gitme duygusu, ve bir personelin iznini çağırmak, ilgili çalışanın listelendiği bölüm başkanı tarafından yazılır. Geri çağırma sebebini gösterir. Belge, şirketin / kuruluşun başkanına sunulur, buna karşılık bir yanıt - rıza veya ret yazmalıdır.
Aşağıdaki cevap ile böyle bir notun bir örneğidir.
Umurumda değil
Gerekli belgeleri hazırlamak için personel departmanı__Sergei 03/21/2014
PE "Aukro" Genel Müdürü Sergey V.P.
RESMİ NOT
03/21/2014
Muhasebe ve denetim departmanının kıdemli muhasebecisi olan Tatyana Morozova'nın hastalığını göz önünde bulundurarak 22 Mart 2014 tarihinde muhasebeci Pavel Matveichuk'u görevden almayı teklif ediyorum.
Muhasebe ve denetim birimi başkanı _signature_ Marinina R.A.
Yazmaya ve almaya ek olarak not edilmelidir.Memodaki kararın, izinli bir şekilde işten ayrılma için izin alması gerekmektedir. Aynı zamanda resmi olarak belgelenmelidir. Bu nedenle, not bu sürecin sadece ilk aşamasıdır.
Bonuslar hakkında
Bonuslar hakkında bir hizmet notu ne zaman yazılırBaşkan, çalışanı verimli çalışma için teşvik etmek ister. Çalışanın bakış açısına göre, bonus süreci basittir, patron için, özellikle de organizasyonun bir prim karşılığı bulunmuyorsa ve onsuz yapmayı tercih etmiyorsa, daha emek yoğun hale gelir. Ancak her halükarda, bu sürecin aşamalarından biri resmi bir notun yazılması olacaktır.
Her şeyden önce, şartnameyi incelemeniz gerekiyorBu bağlamda işletmeler - her şirketin kendi bonus koşulları vardır. Bunlar, bir çalışanın ödüllendirilemediği durumlarda (disiplin cezaları, idari ihlaller, vb.), Primlerin kaynakları ve benzeri durumlarda belirtilebilir. Dikkatli bir çalışmadan sonra, doğrudan yazmaya devam edebilirsiniz.
Ödülle ilgili bir hizmet notuBölüm başkanının, çalışanın teşvik edilmesi gerektiğine inandığı nedenleri içermesi gerekir. Bonus provizyonunun net olarak belirtilmiş olması durumunda, neyin gösterilmesi gerektiğine dair teşvik belirtilirse, süreç çok daha basittir. Şef sadece, müdürü böyle ve böyle noktaların yerine getirilmesi hakkında bilgilendirmelidir. O zaman bu bir uyarıdır. Bir başka durumda, bölüm başkanı sadece çalışanı teşvik etmeyi teklif eder ve kendisinin de bono miktarını belirler - tekrar, kuruluş için maddi teşvikler sistemi verilir.
Bonuslarla ilgili notların ilgi çekici olmasıgenellikle rapora atıfta bulunur - çünkü daha yüksek bir rütbe adına yazılırlar. Benzer bir ikilem, ayrıca, izin, vb.
Yazmak için
Malzemelerin silinmesi ile ilgili servis notlarıMülk bozulduğunda veya malzeme ve teknik üsün eski olduğu durumlarda gereklidir. Belgenin Bu tür yakından edinimine notlarına bağlı ve şartnamede benzer olan: (: Bir itiraz Bilgi Bölümü gitti bilgisayarla ilgili örnekte olduğu gibi) örneğin, benzer şekilde hasarlı özelliği ile çalışır bölümün yukarıda belirtilen problemin, Başkanı bir not yazar.
Aşağıda bu tür bir notun bir örneğidir.
Bilgi Teknolojileri Departmanı
LLC "Troyanda" Sukhorukov D. kontrol ve denetim bölümünün şefi
RESMİ NOT
01/22/2006 No 42
Kiev
Bilgisayardan yazarken
Sizi bilgilendirmek isterim ki şu an içinBilgi teknolojisi departmanının sahibi olan elektronik bilgisayar eskidir ve bu bölümün tam olarak çalışması için yeterli kapasiteyi hesaplayamamaktadır.
Yukarıdaki sebeple bağlantılı olarak, yukarıdaki mülkü eskimiş olarak yazmanızı ve malzeme ve teknik tabanı yenileme ihtiyacını tedarik departmanına bildirmenizi rica ediyorum.
Bilgi ve Teknik Bölüm Başkanı _signature_ Chashchenko V.T.
Servis notlarının türe göre ayrılması
Yukarıdaki örneklerin tümü iki türe ayrılabilir:
- çalışanın üzerine bir memo, yönetmen;
- herhangi bir bölüm için bir not.
İlk noktaya göre ortaya çıkan ikilem ise,Bu makalede daha önce bahsedilen. Bilgiye, yönetmene nasıl resmi bir not yazılacağına, örneklere ve yazı örneklerine bolca sahip olmasına rağmen, bu tam olarak doğru değildir. Böyle bir ilke sadece tüm departmanların eşit olduğu kurumsal kuruluşlarda uygulanabilir ve bir baş yetkilisi yoktur. Daha sonra bölümler arası notlar yazmak otomatik olarak resmiyet kazanır, raporlanabilir değildir. Diğer tüm durumlarda, bir çalışanı tatilden geri çağırmakla ilgili notlar yazarken, ikramiyelerinde, işten çıkarılmasında, tanıtımda, "Memorandum" belgesinin başlığını kullanmanız önemle tavsiye edilir. Yazma için diğer şartlar aynı kalır.
Bölümlere verilen hizmet notları şunları içerir:kalan örnekler - yazma, edinme vb. üzerine. Resmi notların özüne dair daha doğru bir fikir verirler: yönetimin müdahalesini gerektirmeyen eşdeğer bölümler arasındaki iletişim.
depolama
Doğrudan bireysel çalışanlarla ilgili hizmet notları kişisel dosyalarında saklanır. Geri kalanlar firmanın arşivine gönderilir.
Kurumun daha yüksek otoriteler tarafından kontrol edilmesi sırasında orijinal not defterine ihtiyaç duyulabilir: firmanın iç faaliyetleri, yapısal unsurların etkileşimi hakkında ayrıntılı bilgi sağlarlar.
Ayrıca resmi belgeler, resmi belgeler olarak, bir davanın takibatında delil veya hakaret olabilir.
Diğer destekleyici belgeler gibi, memolar da şirketin dış belgelerine bir çeşit bağ olarak kabul edilebilir.
Ofis notlarının sıkça kullanılması, şirketin ve çalışanlarının sosyologlar, pazarlamacılar ve işçi kadrolarının psikologları için çalışanların genel ruh halini değerlendirmek için bir ölçüt olarak hizmet etmektedir.
Yarım iş, yarı freestyleHizmet notlarının derlenmesi çalışma kolektifindeki durumsal ilişkileri açıkça yansıtmaktadır. Özellikle ilginç dokümanlar bölümler arasında değil, belirli departman çalışanları arasında değildir - daha az görülür ve dolayısıyla daha görünürdür.
Related news
Servis notu: bir örnek. Bir not verme