Bir asistanın ne yaptığını, bu işi nasıl alacağınızı ve asistan olarak başarılı olmak için ne gerektiğini öğrenme zamanı.
Asistanlar, birçok kuruluşun çalışkan bel kemiğidir. Büro işlerinden idari desteğe ve kişisel yardıma kadar çeşitli görevleri yerine getirirler. Spesifik görevleri ne olursa olsun, genellikle evrak işlerini hallederek, toplantıları planlayarak ve diğer idari görevleri yerine getirerek üst düzey çalışanları desteklemekten sorumludurlar.
Asistanların çoğu zaman omuzlarında çok fazla sorumluluk vardır – bir ofiste her şeyin nasıl çalıştığını bilen tek kişi olabilirler. Bu durum çeşitli farklı görevleri kolaylıkla ve profesyonelce halledebilmeleri gerektiği anlamına gelir.
Asistan Sorumlulukları ve Görevleri
Asistanların aşağıdakiler gibi sorumlulukları vardır:
- Odadaki aydınlatmaya ve sanat eserinin konusuna göre her bir sanat eseri için en iyi yeri belirlemek
- Toplantıları planlama, telefonları cevaplama ve müşterileri karşılama gibi idari destek sağlamak
- Resimler veya heykeller gibi büyük veya hassas nesnelerin hareketini koordine etmek
- Galeride kurumsal müşteriler, bireyler ve çocuklu aileler de dahil olmak üzere her tür sanat alıcısına hitap eden öğelerle dolu olduğundan emin olmak
- Müşterilerin ihtiyaçlarına, zevklerine ve bütçelerine uygun parçaları seçmelerine yardımcı olarak sanat satışına yardımcı olmak
- Makbuzlar ve nakliye etiketleri gibi satışlarla ilgili evrakların hazırlanması
- Başlıklar, açıklamalar, fiyatlar ve satın alma tarihleri de dahil olmak üzere galerideki tüm sanat eserlerinin envanter kayıtlarının tutulması
- Eserlerinin galeride sergilenmek üzere düzgün bir şekilde çerçevelenmesini sağlamak için sanatçılarla koordinasyon sağlamak
- Sanat gösterileri gibi yaklaşan etkinlikler için broşürler veya reklamlar gibi promosyon malzemeleri oluşturmak
Asistan Maaşı ve Görünüm
Bir asistanın maaşı, eğitim seviyelerine, yılların deneyimine ve çalıştıkları şirket türüne göre değişebilir. Bazı asistanlar ek olarak sağlık sigortası veya 401 bin katkı payı gibi avantajlar da alabilir.
- 2023 Yılı Ortalama Maaş: 13.000 TL (17.30 TL/saat)
- 2023 Yılı Üst Düzey Maaşları: 17.000 TL (33.80 TL/saat)
Asistanların istihdamının önümüzdeki on yılda azalması bekleniyor.
İdari destek çalışanları için istihdam artışı, son on yılda ortalamadan daha yavaş olmuştur. Bununla birlikte, otomasyon ve yazılım kullanımı, işverenlerin daha az işçiyle daha fazlasını yapmasına izin vererek bazı sektörlerde istihdam artışını sınırladı. Sonuç olarak, idari destek çalışanları için istihdam artışı geçmişte olduğu kadar yüksek olmayabilir.
Dipnot: Asistan İçin Yukarıda Verilen Maaşlar Kariyer sitelerinden ve Forumlardan Alınarak Hazırlanmıştır.
Asistan İçin Şartlar ve Nitelikler Neler?
Bir kişinin asistan olabilmesi için genellikle gerekli olan bir takım nitelikler vardır. Bunlar şu maddeleri içerebilir:
Eğitim: Çoğu asistan pozisyonu, en az bir lise diploması veya eşdeğeri gerektirir. Bazı işverenler, bazı üniversite kurslarını tamamlamış veya lisans mezuniyetine sahip adayları işe almayı tercih eder. Bazı asistan pozisyonları, bir adayın işletme yönetimi (MBA) alanında yüksek lisans mezuniyetine sahip olmasını gerektirebilir. MBA derecesine sahip bir asistan, diplomasını kariyerlerinde onlara yardımcı olmak ve kazanç potansiyellerini artırmak için kullanabilir.
Antrenman tecrübesi: Müdür yardımcıları genellikle yöneticilerinden veya diğer üst düzey personel üyelerinden iş başında eğitim alırlar. Bu eğitim, satış noktası sisteminin nasıl kullanılacağını, envanterin nasıl yönetileceğini ve müşteri şikayetlerinin nasıl ele alınacağını öğrenmeyi içerebilir.
Sertifikalar ve Lisanslar: Asistan profesyoneller, alanlarında daha fazla teorik bilgi edinmek ve kazanç potansiyellerini artırmak için sertifikalar alabilirler.
Asistan Olmak İçin Gerekli Beceriler
Asistanların başarılı olmaları için aşağıdaki becerilere ihtiyacı vardır:
İletişim: İletişim, asistanların sahip olması gereken bir diğer önemli beceridir, çünkü genellikle diğer personel üyeleri, müşteriler ve diğer kişilerle iletişim kurarlar. Etkili iletişim kurabilmek, mesajları net bir şekilde iletmenize ve soruları yanıtlamanıza yardımcı olabilir. Başkalarıyla ilişkiler kurmaya yardımcı olması için iletişimi de kullanabilirsiniz.
Organizasyon: Yardımcı yöneticilerin genellikle kısa sürede tamamlamaları gereken birçok görevi vardır. Güçlü organizasyon becerilerine sahip olmak, zamanınızı ve sorumluluklarınızı daha verimli yönetmenize yardımcı olabilir. Çalışan programlarını, dosyaları ve diğer önemli belgeleri takip etmek için organizasyon becerilerinizi kullanabilirsiniz.
Müşteri servisi: Müşteri hizmetleri, asistanlar için önemli bir beceridir çünkü genellikle müşterilerle etkileşime girerler. Soruları cevaplayabilmeli, sorunları çözebilmeli ve sorunlara çözüm üretebilmelidirler. Ayrıca müşteri deneyimini olumlu kılmak için arkadaş canlısı ve ulaşılabilir olmalıdırlar.
Bilgisayar yetenekleri: Bilgisayar becerileri, herhangi bir asistan için gerekli bir beceridir. Birçok asistan randevuları planlamaktan, e-posta göndermekten ve sunum oluşturmaktan sorumludur. Güçlü bilgisayar becerilerine sahip olmak, rolünüzde daha verimli olmanıza yardımcı olabilir.
Liderlik: Yönetici asistanları genellikle bir asistan ekibiyle çalışır. Bu yüzden güçlü liderlik becerilerine sahip olmaları önemlidir. Müdür yardımcıları, görevleri devretmek, çizelgeleri oluşturmak ve görevleri atamaktan sorumludur. Ayrıca asistanlarının çalışmalarını denetler ve rehberlik ve geri bildirim sağlarlar. Yönetici asistanları ek olarak yeni asistanlarla görüşme ve işe alımdan sorumlu olabilir. Bu yüzden bir takımı etkin bir şekilde yönetebilmek için güçlü liderlik becerilerine sahip olmaları gerekir.
Asistan Çalışma Şartları Nasıl?
Bir asistanın çalışma ortamı genellikle bir ofis ortamındadır. Fakat iş toplantıları veya konferanslara katılmak için biraz seyahat gerekebilir. Asistanlar genellikle haftada 40 saat çalışırlar. Fakat son teslim tarihlerini karşılamak veya akşam veya hafta sonu etkinliklerine katılmak için fazla mesai yapmak zorunda kalabilirler. İş, özellikle zor müşterilerle uğraşırken veya aynı anda birden fazla görevi yerine getirirken bazen stresli olabilir. Bununla birlikte, çoğu asistan işi zorlayıcı ve teşvik edici buluyor ve çeşitli insanlarla çalışma fırsatından yararlanıyorlar.
Yardımcı İçin Mesleki Gelişme
İşte asistanların çalışma şeklini etkileyen üç metod. Asistanların becerilerini güncel tutmak ve işyerinde rekabet avantajı sağlamak için bu gelişmelerden haberdar olmaları gerekecektir.
Yapay Zeka ve Otomasyon Daha Sıradan Olacak
Yapay zeka (AI) ve otomasyon iş yerinde daha yaygın hale geldikçe, yardımcı profesyonellerin bu teknolojilerle nasıl çalışacaklarını öğrenmeleri gerekecektir.
Yapay zeka ve otomasyon daha yaygın hale geldikçe, asistanların patronlarının bunlardan en iyi şekilde yararlanmasına yardımcı olmak için bu sistemlerle çalışması gerekecek. Bu durum belirli görevleri gerçekleştirmek için AI sistemlerini eğitmek veya bu sistemler tarafından toplanan verilerin yönetilmesine yardımcı olmak gibi görevleri içerebilir.
Kişisel Gelişime Odaklanma
Kişisel gelişime odaklanma eğilimi, profesyoneller arasında giderek daha popüler hale geliyor. Bunun nedeni, daha tatmin edici ve başarılı bir kariyere yol açabilecek hem profesyonel hem de kişisel yaşamlarını iyileştirmelerine izin vermesidir.
Bu eğilim büyüdükçe, asistanların patronlarının kişisel gelişimini desteklemelerine olanak tanıyan beceriler geliştirmeleri gerekecek. Bu durum zaman yönetimini düzenlemeye yardımcı olmak veya projeler hakkında geri bildirim sağlamak gibi şeyleri içerebilir. Ayrıca, asistanların profesyonel olarak büyümeye devam edebilmeleri için kendi kişisel gelişimlerini yönetebilmeleri gerekecektir.
Takım Çalışmasına Vurgu
Ekip çalışmasına daha fazla vurgu yapma eğilimi tüm endüstrilerde görülmektedir. Bunun nedeni, ekiplerin genellikle bireysel çalışanlardan daha verimli olması ve daha kısa sürede daha iyi sonuçlar üretebilmesidir.
Sonuç olarak, ekiplerde iyi çalışabilen asistanlara işverenler tarafından çok değer verilecektir. Ekip üyeleriyle etkili bir şekilde iletişim kurabilmeleri ve ortak bir amaç için birlikte çalışabilmeleri gerekecektir.
Nasıl Asistan Olunur?
Asistan olarak bir kariyer, bir şirketin kapısına ayak basmanın harika bir yolu olabilir. Asistan olarak şirket kültürü ve organizasyon içinde işlerin nasıl yürüdüğü hakkında bilgi edineceksiniz. Ayrıca iletişim, problem çözme ve zaman yönetimi gibi önemli beceriler de geliştireceksiniz.
Kariyerinizde ilerledikçe, belirli bir alanda uzmanlaşmayı düşünebilirsiniz. Mesela insan kaynakları, pazarlama veya finans konularına odaklanabilirsiniz. Bu size sektör hakkında daha derin bir anlayış kazandıracak ve şirkete daha fazla değer katmanızı sağlayacaktır.
Dipnot: Asistan İçin CV Hazırlama Rehberini İncelemenizi Tavsiye Ederiz.
Kariyer ve İş İmkanları
Bir asistanın kariyer beklentileri büyük ölçüde çalıştığı alana bağlıdır. Tıp ve hukuk gibi bazı alanlarda, bir asistan sonunda firmada ortak olabilir. Eğitim ve insan kaynakları gibi diğer alanlarda, bir asistan sonunda bölüm başkanı olabilir. Yönetim ve müşteri hizmetleri gibi diğer alanlarda, bir asistan sonunda yönetici olabilir.
Çoğu durumda, bir asistanın kariyer beklentileri, deneyim kazandıkça ve yetkinlik, inisiyatif ve sadakat gösterdikçe gelişecektir. Ek sorumluluk alabilen ve bunu iyi idare edebilen bir asistanın terfi etmesi muhtemeldir. İş arkadaşları, üstleri ve astları ile iyi çalışma ilişkileri geliştirebilen bir asistanın da terfi etmesi muhtemeldir.