Maliyet farkı, fiilen katlanılan maliyet ile katlanılması gereken bütçelenen veya planlanan maliyet tutarı arasındaki farktır. Maliyet farkları en yaygın olarak gider satır öğeleri için izlenir, ancak hesaplanabileceği bir bütçe veya standart olduğu sürece iş veya proje düzeyinde de izlenebilir. Bu farklılıklar, birçok yönetim raporlama sisteminin standart bir parçasını oluşturur. Bazı maliyet farkları standart hesaplamalara dönüştürülür. Aşağıda, belirli maliyet türleriyle ilgili farklılıklara örnekler verilmiştir:
Doğrudan malzeme fiyat farkı
Sabit genel harcama farkı
İşgücü oranı farkı
Satın alma fiyatı farkı
Değişken genel harcama farkı
Gerçekleşen fiili maliyet bütçelenen tutardan daha büyük olduğunda olumsuz bir fark vardır. Gerçekleşen fiili maliyet bütçelenen tutardan düşük olduğunda olumlu bir fark vardır. Bir varyansın olumlu ya da olumsuz sonuçlanıp sonuçlanmaması, kısmen, orijinal bütçenin bir araya getirildiği özene bağlıdır. Bütçelenmiş bir maliyet için makul bir temel yoksa, ortaya çıkan fark, yönetim açısından önemsiz olabilir.
Maliyet farkları genellikle bir maliyet muhasebecisi tarafından izlenir, araştırılır ve rapor edilir. Bu kişi, bir varyansın neden meydana geldiğini belirler ve sonuçları, muhtemelen gelecekte varyansın boyutunu (uygun değilse) azaltmak için operasyonların değiştirilmesi için bir tavsiye ile birlikte, yönetime bildirir.
Yönetimi olası her maliyet varyansının analizi ile gömmek her zaman yararlı değildir. Bunun yerine, maliyet muhasebecisi, hangi varyansların dikkatlerine değecek kadar büyük olduğunu veya durumu iyileştirmek için alınacak bazı önlemler olup olmadığını belirlemelidir. Bu nedenle, bir maliyet farkı raporu her ay yalnızca birkaç kalemi içermelidir, tercihen yapılması önerilen eylemlerle birlikte.
Olumsuz farkların tümü kötü değildir. Bir alanda daha fazla para harcamak, başka bir yerde olumlu bir fark yaratabilir. Örneğin, sabit kıymetlerin daha sık değiştirilmesiyle ilişkili çok daha büyük bir toplam giderden kaçınmak için önleyici bakıma iki kat daha fazla harcama yapmak gerekebilir. Bu nedenle, maliyet farklılıklarını daha ayrıntılı bir düzeyden ziyade, tüm departman, tesis veya ürün yelpazesinden incelemek bazen daha iyidir. Bu daha yüksek analiz seviyesi, yöneticilere fonları toplam karı iyileştirecek şekilde tasarlanmış bir şekilde tahsis etmeleri için alan sağlar.