Sınırları ayarlamak, takviminizi kontrol altında tutmanın anahtarıdır.
Bunu fark etmeyebilirsiniz, ancak takvim alışkanlıklarınız başarınızı ve üretkenliğinizi artırabilir veya bozabilir. Bunun nedeni, uygun takvim yönetimine olması gerektiği kadar odaklanmamış ve üretken olamamanızdır.
Bunu göz önünde bulundurarak, takviminizi daha iyi yönetmek için bazı maddeleri gelin birlikte tartışalım;
1. Konsolidasyon
Takvimler söz konusu olduğunda hepimizin kendi tercihleri vardır. Bazı insanlar hala bir kağıt ve kaleme güveniyor. Masa ve duvar takvimlerinden en iyi şekilde yararlananları da es geçmeyelim. Benim gibi, çevrimiçi bir takvim uygulaması olmadan yaşayamayanlar da var.
Düzenli ve üretken kaldığınız sürece doğru veya yanlış takvim yoktur. Ama genellikle size hangisi daha iyi geliyorsa o yoldan gitmeniz daha mantıklı.
Sorun şu ki, bazı takvimlerde çok fazla seçenek olduğunu hissedebilirsiniz. Belki bir randevunuz gündeminizde, diğeri de otomatik olarak çevrimiçi takviminize eklenir. Sonuç olarak, kolayca karışır ve çift rezervasyon yapmaya başlarsınız.
Takviminizi bir profesyonel gibi yönetmek için yalnızca bir takvimle birleştirin, eşleştirin. Bu şekilde her şey tek bir konumda olur. Aynı şey tüm üretkenlik araç setiniz için de geçerlidir. Ne kadar az, o kadar iyi.
Bir takvim (Google Takvim), bir görev yöneticisi ve not uygulaması (Evernote), bir de Google Görevleri kullanıyorum. Bununla birlikte, üretkenlik araçlarını sınırlandırıp, daha organize olduğumu düşünüyorum.
2. Bir rutin oluşturun
Her gece yatmadan önce, günümün yarın nasıl olacağı konusunda net bir fikrim var. Gelecek hafta, ay ve hatta gelecek yıl neye benzeyeceği konusunda en azından genel bir anlayışım var. Peki sebep?
Takvimimde belirli etkinlikler için ayrılan belirli zaman bloklarım var, böylece zamanımı nasıl harcayacağımı anlamaya çalışıyorum. Zaten bunu önceden iyi biliyorum. Çakışan görevler veya toplantıların olmaması takvimimi düzenli tutar. Ayrıca üretken kalmamı da garanti eder, çünkü planlanmadıysa yapmam.
3. Benzer faaliyetleri bloklar halinde gruplandırın
Bir toplantıya katılmanız veya bir e-postayı yanıtlamanız gerektiğinde, yapmakta olduğunuz farklı bir işi durdurmak konusunda yaklaşımınız nedir? Bu kesinlikle üretkenliğinizi engeller. Çünkü kesintiye uğradığımızda elimizdeki göreve devam etmek yaklaşık 25 dakika sürer.
Yolda kaldığınızdan emin olmak için çoklu görevi durdurun ve aşağıdakileri yaparak tekli görevi başlatın:
• Zamanlamayla birlikte benzer faaliyetleri grup haline getirmelisiniz. Bu, bir akış durumuna girmenize yardımcı olur, stresi azaltır, zaman kazandırır ve görevler arasında geçiş yapmadığınız için sizi odaklanmış ve enerjik tutar. Örneğin, e-postalara yanıt vermek için takviminizdeki belirli bir zamanı ve kesintisiz çalışma için başka bir bloğu engelleyin.
• Aynı gün içinde benzer toplantılar planlayın, böylece o akışta kalmaya devam edin. Ayrıca, bilgiler hala aklınızda kalacak ve kendinizi daha donanımlı hissedeceksiniz.
• Serbest zaman bloklarının yanı sıra dinlenme ve öğle yemeği için bloklar planlayın. Bu size günün geri kalanında güç sağlayabilmeniz için dinlenme, yeniden odaklanma ve kendinizi şarj etme şansı verir.
4. Çeşitli toplantılar için zamanı optimize edin
Bir toplantı ayarlamadan varsayılan dilim online takvimde bir saattir. Mesele şu ki, her toplantı için devamlı olarak bu kadar zaman ayırmanız gerekmez.
Örneğin, bir tanışma toplantısı için programınıza on dakikalık bir telefon görüşmesi aldınız. Bu şekilde doğru işaret alabilirsiniz. Daha da önemlisi, ilişkinin yararlı olmadığını düşünüyorsanız, günün sadece on dakikasını tükettiniz.
Kişiyi zaten tanıyorsanız, yakındaki bir kafede yakalamak için 45 dakika, 15 dakikalık seyahat ile birlikte 1 saatimiz cepte kaldı. Bu konuşmayı 10-15 dakikada bitirin. Tasarruf ettiğimiz 30-40 dakika arasındaki zamanı haftalık personel toplantılarına kaydırabilirsiniz. Küçük ama etkili bir zaman kazanma yöntemi.