Birden fazla konuşmayı gerçekten yapabilmeniz gerekir mi?
Web sitelerinde gerçek zamanlı destek yazılımı olmadan çalışan herhangi bir modern işletmeyi hayal etmek zor. Sohbet yazılımının avantajı, hızlı bir çözüm bulmak için şirket ile kendileri arasında gerçek zamanlı bir diyaloğu kolaylaştırdığı için müşterilere anında bir ödül sunmasıdır.
Ancak, bu senkronize bir iletişim kanalı türüdür; yani yalnızca istemci ve sohbet aracısı birlikte kullanılabilir olduğunda çalışır. Bu bir sınırlamadır, çünkü bir ziyaretçinin bir sorusu varsa ancak yanıt veren yoksa, beklentiler ve gerçeklik arasında bir sürtünme vardır.
Temsilcileriniz, birden fazla müşterinin aynı anda destek istediği yaygın durumlarla karşılaşabilir. Sonuç olarak, müşteriler herhangi bir yanıt vermeden veya yanıt almadan önce uzun süre bekler.
Sonuç, markanızın itibarının zedelenmesi ve potansiyel satış fırsatlarının kaybedilmesidir.
Birden fazla konuşmayı aynı anda yönetmek gerekli bir kötülüktür. Düzgün bir şekilde ele alınırsa, işiniz için harikalar yaratabilir, ancak yanlış yönetilirse, itibarınızı mahvedebilir.
Bu nedenle, birden fazla konuşmayı aynı anda ele alma mekanizmasını anlamak önemlidir.
Genel olarak çoklu görev
Şimdi insanlar genellikle çoklu görevlerin gerçek anlamını yanlış yorumluyorlar. Aynı anda birkaç görev üzerinde çalıştığınızda, beyniniz aynı anda yalnızca bir göreve odaklanır. Bu, özellikle çeşitli kullanışlı görevler bilinçli düşünülmüş eylemler gerektirdiğinde geçerlidir. Örneğin, bir cep telefonuyla konuşurken yürüdüğünüzde, beyniniz bilinçsizce yürüyüş alanında çalışır, aynı zamanda duyduklarınızı işleyerek ve sizi buna göre konuşmaya motive eder.
Ancak aynı anda iki konuşmayı dinlerseniz, bu sadece saf bir saçmalıktır ve belirli bir konuşmaya odaklanırsanız hiçbir şey anlamazsınız.
İlke, hızlı bir şekilde geçiş yapmanız, odaklanmanız ve hızlı bir şekilde harekete geçmeniz gerektiğidir. Birden çok sohbeti bir kerede yönetmek, bu çoklu sohbet pencereleri arasında geçiş yapma, her müşterinin isteğini anlama ve uygun bir çözüm sağlama becerisini gerektirir.
Çok görevli canlı sohbetler tehlikeli olabilir
Bir sohbet acentesi aynı anda ikiden fazla müşteriyi ele alırsa, o kişi yeterince eğitimli veya deneyimli değilse birçok şey ters gidebilir.
1. Temsilci müşterinin gereksinimlerini tam olarak anlayamayabilir ve onlara yanlış çözüm sunamayabilir.
2. Müşteri doğru çözümü alabilir, ancak markanın itibarını engelleyen acente yazımından dolayı dil kapatılabilir veya hatalarla dolu olabilir.
3. Konuşmalar arasında uzun boşluklar olabilir. Müşteriler, yeterince ilgi görmediklerini ve satın alma işleminizle ilgili farklı düşüncelere sahip olabileceklerini hissettiklerinde üzülme eğilimindedir.
4. Bir konuşma lideri yanlış kişiye bir şeyler göndererek iki müşteriyle konuşmaları karıştırabilir.
Birden fazla ileti dizisini yönetmek gerekiyor
Aynı anda birden fazla konuşmayı yönetmekle yanlış gidebilecek birçok şey olsa da, hiçbir şirket bu konuda başarılı olamaz. Her işletme kendi web sitesine ziyaretçi sayısını artırmayı amaçlamaktadır, bu da daha fazla sorgu ile uğraşmanız ve daha fazla destek sağlamanız gerektiği anlamına gelir.
Bu durum ayrıca sohbet aracılarının sayısını artırmanızı gerektirir, ancak sağduyu herkesle başa çıkmak için çok sayıda sohbet aracısı kiralamanıza izin vermez. Ekonomik olarak uygun değildir.
Bir sohbet ajanları ordusuyla devam etseniz bile, birisinin çoklu görev yapmak zorunda olduğu durumlar olabilir.
Bu yüzden bu tür durumlara hazırlıklı olmak daha iyidir. Gerçek zamanlı destek yazılımı artık sohbet yöneticilerinin aynı anda birden fazla istemciyle sorunsuz bir şekilde iletişim kurmasını sağlayan yerleşik özelliklere sahiptir, ancak eğitim de önemlidir. Buna ek olarak, ekibinizde hayran kalabileceğiniz birkaç şey daha var, böylece gülümseyen bir yüzle bu tür korkunç durumlarla karşılaşabilirler.
Birden fazla konuşmayla etkili bir şekilde başa çıkın
1. Hazır yanıtları kullanın
Önceden tanımlanmış mesajlar, aynı anda birçok müşteriyle iletişim kurarken bir kurtarıcıdır. Sohbet temsilcilerinize “Selamlar! Bugün size nasıl yardımcı olabilirim”, “Sohbet yazılımınızda size yardımcı olabilecek başka bir şey var mı?” Gibi mesajlar gönderdiğinizden emin olun.
Ek olarak, bu tür cümlelerin doğru kullanımı esastır ve bunu sağlamak için yeterli eğitim sağlanmalıdır.
Sohbet acentelerinin aktif bir sohbet için biraz zamana ihtiyacı varsa ve diğer müşterileri beslerse, “bilgi için teşekkür ederim, kontrol edeyim ve bir süre sonra size geri dönelim” gibi mesajlar kullanmaları gerekir. Bu şekilde, yöneticiler bir süre satın alabilir ve mevcut kullanıcıyı endişeyle bir cevap bekletemez.
2. Metin Genişletici aracını kullanın
Bu tür araçlar, sık kullanılan sözcükleri ve ifadeleri otomatik olarak göstererek aracıların daha hızlı yazmasına yardımcı olabilir. Bu tür birçok araç vardır ve sohbet yazılımınız yerleşik olabilir.
3. Görüşmenin bir özetini görüntüleyin
Ekip üyeleriniz sohbet paneline döner dönmez, mevcut sohbeti güncellemek ve içeriğe girmek için bu kullanıcıyla sohbet oturumu özetini gözden geçirmeleri gerekir. Bu alıştırma, müşteri memnuniyetini ve sorgunun hızlı bir şekilde kapatılmasını sağlar.
4. Öncelik panelleri
Her zaman müşterinin ne kadar zamandır cevap beklediğine dikkat edin. Birçok canlı sohbet yazılımı paketi, söz konusu sohbetin önceliğini belirtmek için panelin veya renk kodunun üzerinde bir gecikme gösterir. Hiçbir müşterinin uzun süre beklemediğinden emin olun.
5. Uygulama, uygulama, uygulama
Eski tecrübeye daha iyi bir alternatif yok. Sohbet temsilcileri daha fazla deneyim kazandıkça, ürün hakkında daha fazla bilgi edinecek ve güvenleri artacaktır. Ayrıca, kullanıcı konuşmalarının akışını tahmin edebilir ve onlara tatmin edici ve etkili bir şekilde hizmet etmek için zihinsel olarak hazırlanabilirler.
6. Genç sohbet temsilcilerini tercih edin
30 yaşın altındaki genç nesil genellikle daha genel görevlerle daha iyi başa çıkabilir. Yaşamlarında bu tür durumlarla zaten karşılaştılar ve bilgilerini müşterileriyle olan görüşmelerde de uygulayabilirler.
Sonuç olarak, herhangi bir ciddi işletmenin kârlı kalması için birden fazla konuşmayı yönetmek şarttır. Bununla birlikte, müşteri deneyimini ve hizmetinizin kalitesini tehlikeye atmamak için bu her zaman dikkatli bir şekilde ele alınmalıdır.
Denge hayati önem taşır çünkü birkaç müşteriye tatmin edici bir şekilde hizmet etmek her zaman birçok müşterinin hayal kırıklığına uğramasından daha sağlıklıdır. Demişler, asla çiğneyebileceğinizden daha fazla ısırmayın!
Doğru temsilci eğitimi ve doğru sohbet yazılımını seçmek, aynı anda birden fazla müşteriye hizmet etme görevini kesinlikle kolaylaştıracaktır.Etiketler: Birden fazla Gerçekten gerekir konuşmayı yapabilmeniz