İster bir iş yürütüyor olun ister bir şirket için çalışıyor olun, mutlak bir gerçek vardır - herkesin her gün aynı miktarda zamanı vardır. İster müşteri arıyor olun, ister işletmenizin blogu için içerik oluşturuyor olun, her gün bu 1440 dakikayı nasıl harcadığınız başarı için çok önemlidir. Müşterilerinizden, patronunuzdan veya iş arkadaşlarınızdan gelen bitmek bilmeyen pingler tarafından dikkatiniz dağılmış olarak günün büyük bir bölümünde reaktif modda dolaşıyorsanız, işinizin değerinden ödün vermiş olursunuz.
Bazı insanların süper başarılı olmasının ve diğerlerinin olmamasının bir nedeni, üretkenliği nasıl güçlendireceklerini anlamalarıdır. Serbest yazarlık kariyerimin ilk günlerinden, işimi kurduğum ve kitap yazdığımdan beri, nihai hedefim - hayattaki her katmanı etkilediği için diğerlerinden daha yüksek - üretkenlikte ustalaşmak. Bu hedefin diğerlerinden daha yüksek olmasının nedeni nedir? Yılın 365 günü üretken bir yaşam tarzı sürdürürseniz, daha iyi zihinsel ve fiziksel sağlık, daha fazla gelir ve daha fazla aile zamanı da dahil olmak üzere birkaç yan ürün hızla ortaya çıkar.
Bu, yılda 365 gün çalışmak anlamına gelmez. Yeniden şarj olabilmeniz için bazı günlerin işten olabildiğince uzak olması gerekir, bu nedenle yılın 365 günü düşünülür. Gün boyunca odaklanmak için temiz bir zihne ve sağlıklı bir vücuda ihtiyacınız var. Odaklandığınızda, daha kısa sürede daha iyi kararlar alırsınız ve bu da gelirinizi artırır. Ve odaklandığınızda ve sonsuz kaygınız olmadığında, her gün nihai hedefe ulaşırsınız - daha kaliteli işi daha kısa sürede bitirin.
Bu, ailenizle vakit geçirmek veya motosiklet sürmek veya kurgu yazmak gibi en sevdiğiniz eğlenceyle uğraşmak gibi gerçekten sevdiğiniz şeyleri yapmak için daha fazla zamana eşittir. Güçlü üretkenlik alışkanlıkları oluşturmak, devam eden kişisel ustalık listesinin başında gelir. Kendi zaman yönetimi konseptimi tasarladım - daha az stresle uzun vadeli hedeflere başarılı ve hızlı bir şekilde ulaşmak için günlük üretkenliği optimize eden bir kavram. Ben buna “Zaman Yönetimi Tersine Döndü” diyorum. Bu konsept, gazetecilikte kullanılan en üst, en geniş katmanın en önemli olduğu ve aşağıdaki her şeyin basitçe yukarıdakini desteklediği ters çevrilmiş piramide benzer bir model üzerine inşa edilmiştir.
Bu ad ayrıca, genel zaman yönetimi kavramını "tersine çevirmenizi" ve bunun yerine, başarıya giden nihai üretkenlik için odağınızı günlük olarak yönetmenizi ister. Bu düşünce, nihai üretkenlik için odak yönetimini sistemleştirmeme yardımcı oldu. Beş katman üzerine inşa edilmiştir:
- Uzun Vadeli Vizyonlar.
- Hizalamalar.
- Aylık Hedefler.
- Haftalık Taktikler.
- 365 Günlük Görevler.
Bu konsept, büyük (Görüşler) ve küçük (günlük) resimlere bakarken planlamamı ve görevlerimi organize etmemi sağlıyor. Sistem, işleri basitleştirmeye yardımcı olur, bu da stresi büyük ölçüde azaltır ve operasyonların daha sorunsuz çalışmasını sağlar. Aylık hedeflerle beslenen haftalık taktikler üzerine kurulu günlük görevlerle başlarsınız. Daha sonra bu hedeflerin uyumunu kontrol etmeniz ve gerekirse uzun vadeli vizyonlara ulaşmak için yeniden düzenlemeniz gerekir.
Tersine Çevirilmiş Zaman Yönetimi konsepti, üretkenliği artıran ve verimsiz olanları yok eden günlük alışkanlıklar oluşturmama yardımcı oldu. Altta yatan tema basittir - hem büyük hem de küçük resimleri göz önünde bulundurarak proaktiviteyi reaktiviteye kucaklayan yeni alışkanlıklar yaratın. Alışkanlıklar hakkında hızlı bir kelime. Maxwell Maltz'ın “PsychoCybernetics” kitabından gelen bir istatistik olan ortak fikir birliği, 21 günde yeni bir alışkanlık oluşturabileceğinizdir.
Ancak bu kitap 1960'da yayınlandı. University College London tarafından yapılanlar gibi modern araştırmalar , bazılarının iki ay gibi kısa bir sürede yeni bir alışkanlık oluşturabileceğini, bazılarının ise sekiz aydan fazla sürebileceğini söylüyor. Bir alışkanlığın 21 günde mi yoksa sekiz ayda mı kazanılabileceği boşunadır. Amaç, verimsiz alışkanlıkları yok etmeye ve üretken alışkanlıklar yaratmaya odaklanmaktır.
Ters Zaman Yönetimi konseptinde, üretken alışkanlık oluşumu, sizi daha az üretken yapan günlük aktiviteleri durdurarak günlük zaman yönetimini optimize etmekle başlar. Aşağıda 19 günlük verimsiz alışkanlık ve bunların yerine üretken alışkanlıklar koymanın çözümleri yer almaktadır. Bunlar, insanları sürekli olarak reaktif duruma karşı proaktif bir duruma sokan en dikkat dağıtıcı şeylerden, verimliliği artırabilecek ve sürdürebilecek daha ayrıntılı şeylere kadar önceliklendirilir.
1. E-postayı Nörotik Olarak Kontrol Etme
Bu, üretkenliği raydan çıkaran bir numaralı günlük alışkanlıktır. Buna hem ofiste hem de uzak durumlarda tanık oldum ve bir zamanlar suçluydu. E-postaları nevrotik olarak kontrol ettiğinizde, o anda o kadar önemli olmayan şeyleri yanıtlayarak reaktif moda girersiniz. Ayrıca, zihinsel enerjinizi büyük ölçüde azaltan bir "bağlam anahtarı" da istersiniz. Cal Newport'un yeni çıkan “E-postasız Bir Dünya: Odağı Bulun, Üretkenliği Dönüştürün, İletişimi Geliştirin” adlı kitabında dediği gibi:
“…psikoloji ve sinirbilimdeki öncü araştırmalar, bu bağlam değişikliklerinin kısa da olsa zihinsel enerji açısından ağır bir maliyete neden olduğunu ortaya koyuyor – bilişsel performansı azaltıyor ve bir tükenme duygusu ve azaltılmış etkinlik yaratıyor. Şu anda, görevleri hızlı bir şekilde devretme veya geri bildirim isteme yeteneği, kolaylaştırma eylemi gibi görünebilir, ancak göstereceğim gibi, uzun vadede, üretkenliği gerçekten düşürüyor , aynı toplam tutarı elde etmek için daha fazla zaman ve daha fazla harcama gerektiriyor. tamamlanan çalışmadır.”
E-posta bildirimlerini kapatarak başlayın. Bu psikolojik olarak e-postanızı kontrol etme ihtiyacını azaltır ve tüm odaklanmanızı gerektiren görevlerden dikkatinizi dağıtmaz. E-postaları kontrol etmek ve yanıtlamak için her gün zaman periyotları planlayın (ne kadar kısa olursa o kadar iyi) ve bunu bir alışkanlık haline getirin. Özellikle o gün daha fazla yaratıcı girdi içeriyorsa, günde kaç adet periyot, günün iş akışına bağlıdır. Örnek: Hala daha fazla dikkati dağılmamış zaman gerektiren çok fazla yazı yapıyorum. Bu günlerde e-postaları üç düz saat kadar yazmadan kontrol etmeyeceğim.
Süre daha uzunsa, e-postalara bir uzakta mesajı koyacağım ve acil bir şekilde ele alınması gerekiyorsa insanlara kişisel cep telefonumu aramalarını bildireceğim. Yaratıcılık (iş geliştirme, bütçe planlama vb.) yerine daha stratejik girdiye ihtiyaç duyan diğer günlerde, önemli e-postaları kontrol etmek ve yanıtlamak için genellikle her üç saatte bir 15 dakikalık zaman dilimleri ayırırım. Satış adaylarını toplayanlar veya resepsiyonist gibi bazı pozisyonların e-postaları sık sık kontrol etmesi gerekir. Gelen e-postaların önemine öncelik vermelidirler.
Chet Holmes'un “Ultimate Sales Machine” kitabından öğrendiğim, hatırlanması gereken iyi bir kural, “ona bir kez dokunun” kuralıdır. Bu, özellikle e-postaları sık sık kontrol etmesi gereken bu türler için işe yarar. Temel olarak, bir e-posta açmanız gerekiyorsa, bununla ilgilenin. Değilse, daha sonra halletmek için öncelikli bir liste halinde düzenleyerek (daha sonra bununla ilgili daha fazla bilgi) bir kenara koyun ya da hemen halletmek.
2. Konu Satırlarında Harekete Geçirici Mesaj Yok
Verimlilik korsanlığı dünyasında, zamanı emmenin bir numaralı suçlusu için aktif konu satırları oluşturmak yaygın bir uygulamadır. Ancak insanların çoğu hala harekete geçmeyen konu satırları yazıyor. Bunlar çöp kutusuna hızlı bir şekilde yerleştirilebilir. Bir e-posta gönderiyorsanız, konu satırının yanıt olarak tam olarak ne beklediğinizi belirttiğinden emin olun: “Kasım SEJ Makalesinde Gerekli Düzenlemeler; 15.11.2021 tarihine kadar ödenecektir.” Önce o e-postanın açılmasını istiyorsanız, bir adım daha ileri gidin.
Ve e-postanızın diğerleri arasında öne çıkmasını istiyorsanız, her konuya gerekli eylemin parantezleriyle başlayın. Bir örnek, "[Düzenleme Gerekiyor] Kasım SEJ Makalesinin Son Tarihi 11/15/2021'dir. Ayrıca, e-postanın sonuna, yanıtlarken konu satırını değiştirmelerini isteyen bir "ps" ekleyin. Yukarıdaki örneği izleyerek, onlardan şu yanıtı vermelerini isteyin: "RE: Kasım SEJ Makalesinde Tamamlanan Düzenlemeler." Bunu bir alışkanlık haline getirin ve başkalarını da aynı şeyi yapmaları için etkileyin. Liderlik rolündeyseniz, bu uygulamayı bir talep haline getirin, böylece şirket genelinde bir alışkanlık haline gelsin.
Ayrıca, bu e-postaların yalnızca konu satırının amacını ele almasını talep edin; e-postanın içeriği değişirse, yeniden yazılan konu satırına not edin veya tamamen yeni bir konu başlatın. Alışkanlıklara dönüşen bu küçük uygulamalar, yalnızca kişisel olarak ve şirket genelinde zamandan tasarruf etmekle kalmayacak, aynı zamanda e-postalarda bir konu ararken büyük hayal kırıklığı yaratacaktır.
3. Sosyal Medyayı Nörotik Olarak Kontrol Etme
Hepimiz, özellikle pandemi veya denizaşırı birlikler gibi şeyler hakkında haber değeri taşıyan bir şey ortaya çıktığında, sosyal medya beslemelerimizi nevrotik bir şekilde kontrol etmenin kurbanıyız. Yakında her yanıtı okumaya kendimizi kaptırırız, bu da doğal olarak fikir ve yanıtların oluşumuna yol açar. Aniden 30 dakika geçiyor ve üzerinde çalıştığımız her neyse programın gerisinde kalıyoruz. Aynı şey bizim veya işimiz için önemli bir şey yayınladığımızda da olur; hepimiz doğal olarak diğerlerinden anında tepki almak için gelişiyoruz ve sosyal platformlar bu ihtiyaçları hızla karşılıyor.
Bunlar sadece kötü alışkanlıklardır - ancak kırılması zor olanlardır. İlk olarak, e-postalar gibi, herhangi bir elektronik cihazdaki tüm sosyal bildirimleri kapatın. Ardından, birkaç saatte bir sosyal güncellemeleri kontrol ederek kendinizi ödüllendirin - ancak gerektiği kadar az zaman ayırın ve bu süreyi her seferinde daha az yapın. Benim için, sosyal yayınlarımın çoğu tamamen saçmalık ve sıfır destekle dolu fikirlerle dolu. Sadece ihtiyacım olmayan şeyler.
Bu alışkanlıkları kırın ve gün boyunca ekstra netlik bulun. Ayrıca, çoğumuz telefonlarımızda sosyal medya beslemelerini kontrol ettiğimizden, telefonda geçirdiğiniz zamanı takip eden bir uygulama yüklemeyi unutmayın. Ne kadar zaman kaybettiğinize şaşıracaksınız. Haftalık sosyal medyanızı alın ve 52 ile çarpın. İnsanların sizin hakkınızda söylediklerine aval aval bakmak veya başkalarının ne yaptığını izlemek için çok fazla saat var.
4. Telefona & Metinlere Bağlanmak
Telefonunuzun yakınınızda olması psikolojik bir rahatsızlıktır. Ne zaman sinirli veya kaybolmuş hissetseniz, telefonu açıp sosyal medya beslemelerine göz atmak veya mesajlaşmaya başlamak kolaydır. E-posta ve sosyal medyanın ardından, metin mesajları üçüncü en büyük dikkat dağıtıcıdır. Tüm bunlardan kurtulmanın basit bir yolu var: bildirimleri kapalı tutun (evet… bu devam eden bir tema!) ve telefonunuzu ister çekmecede ister bir şeyin arkasına dönük olsun gizli tutun. Telefon görüşmeleri ve metinler için çalışma saatlerimde genellikle Mac'imin iMessage ve FaceTime uygulamalarını kullanıyorum ve bu da telefonumu işe yaramaz hale getiriyor. Uzun aralıklı odaklanmış iş akışı sırasında bildirimleri kapalı tutuyorum. E-postalarımı kontrol ettiğimde veya ara verdiğimde onları tekrar açarım. Hiçbir şey tarafından rahatsız edilmek istemediğim daha yaratıcı zamanlarımda, tüm bildirimlerin kapalı olduğundan emin olacağım (ancak acil durumlar için cep telefonumun çalmasına izin vereceğim).
5. Diğer Dikkat Dağıtıcı Şeyleri Kucaklamak
Ev ofisten çalışıyorum ve biri caddenin karşısında inşaat yapıyor. Çok sinir bozucu ama son birkaç gündür müziği açtım. Müzik – özellikle aşina olmadığım müzik – odaklanmama yardımcı oluyor. Diğerleri için durum böyle olmayabilir; ofisin başka bir bölümünden, yerel kafeden çalışmak gibi kontrol dışı dikkat dağıtıcı şeyleri kontrol etmek için ne gerekiyorsa yapın ya da dikkat dağıtıcı şeylerle dolu bir acente ofisinde toplantılar yapmak için yaptığım şeyi, arabada çalışın. Ayrıca, insanlara hiçbir zaman size gelemeyeceklerini ve soru soramayacaklarını bildirin. Kaba davranmıyorsunuz – sadece işleri daha zamanında hallediyorsunuz.
6. Öncelikli Günlük Görevler Listesi Oluşturmamak
Chet Holmes ve “The Ultimate Sales Machine”e geri dönelim. Holmes, günlük eyleme geçirilebilir öğeler listesi olmadan, muhtemelen her zaman reaktif modda olacağınızı söylüyor. Her gün tamamlamanız gereken en fazla altı öğeye sahip olduğunuzu söylüyor. Katılıyorum, ancak daha fazla konsantrasyon gerektiren (yazma gibi) daha yaratıcı görevler üzerinde çalışırken bunu günde iki veya üç öğeye kadar küçültün. Ayrıca, günlük görevlere en önemliden en önemsize doğru öncelik vermeyi alışkanlık haline getirin. Kişisel olarak en önemli işlerimi günün sonuna kadar ertelerdim ama işin ya özensiz olduğunu ya da bir türlü beceremediğimi fark ettim.
Benim için tamamen psikolojikti – temelde o en önemli şeye ulaşmaya çalışmıyordum çünkü yapmak istemiyordum! Ancak en önemsiz görevlerinize öncelik verdiğinizde, zihniniz daha büyük görevler için daha taze ve fikirler çok daha net olacaktır. Başarınıza yardımcı olacak en değerli işinize diğer tüm işlerden önce öncelik vermenin zilyonlarca faydası hakkında daha fazla bilgi için Gary Keller (Jay Papasan ile birlikte) tarafından yazılan “Tek Şey: Şaşırtıcı derecede Basit Gerçek Arkasındaki Olağanüstü Sonuçlar”ı okuyun. Kitap, elinizden gelenin en iyisini yapmanıza yardımcı olacak görevleri öncelik sırasına koymaya derinlemesine giriyor. “Yapılacaklar” listelerinden bahsederken Keller şöyle yazar:
"Yapılacaklar listesi yerine, bir başarı listesine ihtiyacınız var - olağanüstü sonuçlar etrafında bilerek oluşturulmuş bir liste."
Bu, bir sonraki verimsiz alışkanlığa yol açar.
7. Zamanı Engellememek
Artık öncelikli bir listeniz olduğuna göre, her görev için zamanı engellemeniz gerekiyor. Ayrılan süreler herkes için farklı olacaktır, ancak en az 10-15 dakikalık bir ara vermeden herhangi bir görev için asla 2 saatten fazla engellememeye çalışın. Yine, burada herkesin yeteneği farklıdır. Benim için, süper odaklanma gerektiren bir şey yaparken en fazla iki saat sürebilirim - ya da üretkenlik korsanlığı yazarı Chris Bailey'nin "Hiperfokus" dediği, 13. maddede daha fazla tartışacağım.
Bu sefer genellikle bir espresso için 10-15 dakikalık bir ara vererek ve haberleri ve sosyal beslemeleri kontrol ederek ayrılıyorum. Harekete geçmek için tekrar oturduğumda, tamamen odaklanmış ritmimi yeniden kazanmak için 15 dakikaya ihtiyacım var; yeniden odaklanmak için parçalarınıza zaman ayırmayı unutmayın. Tipik bir günün engellenen zaman listesine hızlı bir örnek:
5:30 – 6:30 am: Önümüzdeki güne hazırlanmak için huzur ve sükunetin “Mucize Sabahı” (Hal Elrod'un “Mucize Sabah” kitabından ve Robin Sharma'nın “The 5 am Club: Own Your Morning. Elevate Your Life” kitabından öğrenilmiştir. ”
- 6:30 – 7 am: E-postaları kontrol edin/yanıtlayın.
- 7 – 9:30: Makale taslağını bitirin.
- 9:30 – 9:45: Espresso, haberleri takip edin.
- 9:45 – 11:45: Müşteri içerik stratejisi oluşturun.
- 11:45 – öğlen: Öğlen görüşmesi için gündemi tekrar ziyaret edin.
- Öğlen – 12:30: Müşteri, altı aylık stratejiyi tartışmak için işe alım çağrısı.
- 12:30 – 13:00: E-postaları kontrol edin/yanıtlayın.
- 1 – 2 pm: Egzersiz/öğle yemeği.
- 2 – 15:30: Teklifleri bitir/düzenle.
- 15:30 – 16:00: E-postaları kontrol edin/yanıtlayın.
- 4 – 5 pm: Makale taslağını düzenleyin.
- 5 – 17:30: Yarının iş akışına öncelik verin; aylık takvimi tekrar ziyaret edin.
Not: Bunları haftalık planlayıcıma da elle yazıyorum. Ekranın arkasında o kadar çok zaman harcıyorum ki, küçük bir fiziksel yazma eylemi benim için işleri basitleştiriyor.
8. Aylık/Haftalık Üst Düzey Listeler Oluşturmamak
Bir keresinde günlük görevler listemi oluşturmak için her günün ilk yarım saatini planlamıştım. Daha fazla sorumluluk üstlendikçe, günlük görevlere karşı her ay için daha uzun vadeli hedeflere odaklanmak için daha fazla organizasyona ihtiyacım vardı. Bu, üstesinden gelinecek üst düzey öğelerin aylık ve haftalık listelerini oluşturma konusunda yeni bir alışkanlığa yol açtı.
Her ayın ilk hafta içi gününde, teslim edilecek makaleler veya toplantılar gibi o ay için hangi üst düzey haftalık taktiklere ulaşmam gerektiğine öncelik vermek için iki saati bloke edeceğim. Aylık toplantı/çağrı takviminizi kontrol etmek ve onları hemen kaleme aldığınızdan emin olmak için akıllıca olan yer burasıdır (yine, gerçekten her şeyi “kalem” yapıyorum).
9. Gündem Olmadan Toplantı Planlama
Gündemsiz toplantılar işe yaramaz. Gündemi sıfır olan haftalık toplantıların bir parçası oldum ve iyi işler yapanlar için tüyler ürpertici, kötü işler yapanlar için ise gıcık seanslar haline geldi. Herkes genellikle sinirli bir şekilde dışarı çıktı ve ardından gerçek işe geri dönmeden önce dinlenmek için yarım saat daha aldı. Aynı şeyi, sadece bir şeyleri kontrol etmek için saatlerce süren aylık aramalar isteyen bazı müşterilerimde gözlemledim - bazıları bunu sadece ilerlemeyi anlamak için (iyi bir şey) ve bazıları sadece ne olduklarını takip etmek için yaptı. (kötü bir şey) için ödeme yapmak.
Proaktif davrandım ve bu çağrılar için ajandalar oluşturmaya başladım. Bugün, bu aramaların bazıları 15 dakika bile sürmüyor ve her iki taraf da sohbetten mutlu ayrılıyor. Toplantıları net bir gündemle planladığınızdan ve her zaman bir kişinin liderlik ettiğinden emin olun. Bu onların buluşması olduğu anlamına gelmez; daha ziyade, zamanı takip ediyor ve izliyorlar, bu da bizi bir sonraki noktaya getiriyor.
10. Toplantılarda 2 Dakika Kuralını Kabul Etmemek
Nasıl ki her toplantının bir gündemi ve atanmış bir gözlemci olması gerektiği gibi, her toplantı da iki dakika kuralına göre yapılmalıdır. Bu, konuşmak veya yapıcı bir şekilde tartışmak için söz sahibi olan kişinin, başka bir kişi konuşmadan önce fikrini belirtmek için yalnızca iki dakikası olduğu anlamına gelir. Bu, karşıt görüşler arasındaki (her zaman mantığa değil duyguya dayalı) her türlü arka arkaya şakaları yok eder ve insanların sadece yanıt vermekle kalmayıp, zamanla mantıklı bir doğadan gelen fikirleri düşünmelerine ve ifade etmelerine olanak tanır.
11. Uzun Toplantılar Planlama
Gündem belirlemeyi alışkanlık haline getirdiğinizde, toplantılar çok daha kısa sürer. Benim deneyimlediğim şey, gündemler belirlendiğinde toplantı zamanları genellikle yarıya iniyor. Bu nedenle, iki saat için planlanmış bir ekip toplantınız varsa, sıkı bir gündem oluşturun ve kısaltın. Bir müşteriyle stratejiyi tartışmak için yapılan yarım saatlik bir görüşmeyse, yine katı bir gündem oluşturun ve bu toplantıyı kısaltın. Uzun toplantılar zaman kaybettirir. Sıkı bir gündemi olan bir saat için planlanmış bir toplantınız varsa ve 40 dakikada bitirirseniz, çoğu insanın kafasında 20 dakikalık boş zaman kalır. O zaman boşa harcanan zamana dönüşür. Zaman kaybetmek istemediğinizi belli edin. İnsanlar mesai saatlerini konuşarak boşa harcamak istiyorlarsa, işten sonra her zaman bir şeyler içmek için buluşabilirler.
12. Büyük veya Küçük Resimlere Asılmak
Yukarıdaki yeni alışkanlıklar çoğu insanın üretkenlik sorunlarını ortadan kaldıracak olsa da (dikkat dağıtıcıları durdurmak, günlük öncelikli listeler oluşturmak ve toplantıları optimize etmek), diğer günlük taktiklerle daha ayrıntılı bilgi alabilirsiniz. Aşağıdakiler, üretkenliğinizi sürdürmenize ve haftalık/aylık/uzun vadeli hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olacaktır. Ve ne büyük ne de küçük resimlere takılmamakla başlarlar.
Bunu söylediğimde, bir işletmenin büyük resme (gelecek) ve küçük (an) operasyonlara biraz odaklanması gereken operasyonlara odaklanmanızı kastetmiyorum. Kesinlikle günlük zaman yönetiminden bahsediyorum. Gerçek üretkenlik için, hem büyük hem de küçük resimlere odaklanma birliği şarttır, bu nedenle günlük görevlere sahip olma pratiği şu şekildedir:
- Haftalık taktikler oluşturun.
- Aylık hedeflerle besleyin.
- Uzun vadeli hedef(ler)inize ulaşmak için tekrar tekrar hizalanmanız gerekir.
Hem büyük hem de küçük resimleri eşit olarak görmeyi alışkanlık haline getirin. Bu, beyninizin işleri daha kolay sistematize etmesi için daha fazla enerji ve alan sağlar ve hem kısa hem de uzun vadede stresi azaltır.
13. 'Aşırı Odaklanma' Eksikliği
Bu yılki en sevdiğim okumalardan biri Chris Bailey'nin “Hiperfokus: Dikkat Dağınıklıkların Dünyasında Nasıl Daha Üretken Olunur” kitabıydı. Bu, dikkatinizi bilinçli olarak yönetmenize yardımcı olan bir kitaptır. Bailey, beynimizin dikkat dağınıklığına karşı savunmasızlığı nedeniyle zihnimizin günün ortalama %47'sinde dolaştığını söylüyor. Ancak dikkatimizi neyin yönettiğini ve hangi görevleri kontrol edebileceğimizi fark ederek ve bunlara dikkat ederek, daha üretken hale gelebilir ve daha kısa sürede daha fazlasını yapabiliriz. Bailey dört tür görev olduğunu söylüyor:
- Gerekli Çalışma : Çekici olmayan ancak üretken (ekip toplantıları ve üç aylık bütçeler).
- Gereksiz Çalışma : Çekici ve Verimsiz (masanızı yeniden düzenlemek, ertelemek).
- Dikkat Dağıtan Çalışma : Çekici ama Verimsiz (sosyal medyayı kontrol etmek, haber okumak vb.).
- Amaçlı Çalışma : Çekici ve Üretken (en büyük etkiye sahip görevler, en ilgi çekici görevler).
Buradaki amaç, dikkatinizi yönetmek ve Amaçlı ve Gerekli çalışmaya odaklanmak konusunda daha bilinçli olmak ve yavaş yavaş dikkat dağıtıcı ve gereksiz çalışmalara odaklanmaktır.
14. Günde Birden Fazla Mola Vermemek
Yukarıda günlük listeler oluşturmayı tartıştığımda, her zaman kısa molalar verildi. İki saatlik kesintisiz odaklanmanın ardından dikkatim dağılmış halde buluyorum ve dikkati tamamen farklı bir şeye yönlendirmek için 10-15 dakikalık kısa bir ara, zihnin tazelenmesine izin veriyor. Dikkatimi başka yöne çekmek için işe yarayan birkaç şey müzik, meditasyon, motosiklet sürmek, kurgu okumak veya kısa bir yürüyüş/yürüyüş yapmaktır. Günlük kısa aralara duyulan bu ihtiyaç, özellikle yazma gibi yaratıcı bir aşamadayken doğrudur, ancak kendimi yazmaya ara vermeden beş saat kadar sürecek şekilde eğittim.
Herkesin görevleri farklıdır; sizin için neyin işe yaradığını bulun, ancak gün boyunca ara vermeyi unutmayın (özellikle sürekli olarak evden çalışanlar için). Günlük molaları alışkanlık haline getirin. Bu zaman yönetimi derslerinde gittikçe daha fazla ustalaştıkça, gün boyunca daha az molaya ihtiyaç duyulacaktır.
15. Uzun Süreli Yenileme Yapmama/Fişten Çıkarma
Bu, günlük molalarınız kadar önemlidir. Her hafta, her şeyden tamamen uzaklaşmak için bir alışkanlık edinmelisiniz. İş için seyahat etmedikçe bunu her Çarşamba akşamı dini olarak yapıyorum. Bu, hiperfokus gerektiren bir motosiklet yolculuğu olabilir, çünkü onsuz ölebilir, yürüyüş yapabilir, gitar çalabilir veya bir şeye bulaşabilirsiniz. Temel olarak, beni günlük iş görevlerimden uzak tutan her şey. Ayrıca bu zamanlarda telefonu gizlerim ve e-postaları, sosyal beslemeleri, metinleri vb. kontrol etmem. Üzerinde çalıştığım bir diğer alışkanlık ise, akşam yemeği veya her gece uykudan iki saat önce gibi belirli dönemlerde elektronikten tamamen kopmak. 2022 hedefim, her Pazar günü tüm gün boyunca tamamen fişten çekmek.
16. Soru Sormamak
Verimliliği optimize ederek daha da ayrıntılı hale getirelim. Sizi kesinlikle daha az üretken yapan şeylerden biri - özellikle uzun vadede - bir konu veya konsepte aşina olmadığınızda soru sormamaktır. Soru sormak sizi daha hızlı eğitecek ve uzun vadede üretkenliği hızlandıracaktır. Çoğu insan aptal göründüklerini düşündükleri için soru sormaktan korkarlar. Ya da konuşma bitene kadar bekleyecekler ve hemen konuyu okumaya başlayacaklar.
Sadece soru sorarsanız çok zaman kazanabilirsiniz; Bridgewater Ray Dalio'nun kurucusunun "İlkeler" adlı kitabında dediği gibi, herkesin "önemli şeyleri anlamlandırmaya çalışma hakkı ve sorumluluğu" vardır. Dalio, kendinizi garip hissediyorsanız, "Aptal bir pislik olduğum konusunda hemfikir olalım ama yine de buna bir anlam vermem gerekiyor, o yüzden bunun olduğundan emin olmak için yavaş hareket edelim" deyin. Öğrenmenin en hızlı yollarından biri soru sormak ve açık bir zihinle dinlemektir. Sahip olduğunuz daha fazla bilgi, gelecekteki görevler daha kolay hale gelecektir.
17. Şeffaflığı Kucaklamamak ve Göz Önüne Almamak
Tam şeffaflığı benimsemeyen ve buna göz yummayanlar, büyük olasılıkla uzun vadeli üretkenlik sorunları yaşayacaklardır. Birbirinden ne kadar çok şey gizlenirse, bir sorun ortaya çıktığında çözüme ulaşmak o kadar uzun sürer. Bu genellikle otokratik liderliğe sahip işletmelerde olur. Lider her zaman sadece o ekiple ekiplerin sorunlarını tartışacak veya daha da kötüsü bir departmanla bir sorunu diğeriyle konuşmadan tartışacak. Bu sadece korkunç. Şeffaflığı benimsemeyi ve göz yummayı alışkanlık haline getirin. En iyi işletmelerin saklayacak sıfır sırrı vardır.
18. Sağlıksız Bir Yaşam Tarzı Yaşamak
Sadece sağlıksız olmaktan kurtulamazsınız. Bu, diyet yapmak, içmek, egzersiz yapmak veya yaptığınız diğer yaşam tarzı seçimleri için geçerlidir. Elinizden gelenin en iyisini hissetmiyorsanız, elinizden gelenin en iyisini yapmıyorsunuz demektir. Gün ortasında başını sallayan insanları tanıyor musunuz? İster uyku eksikliği, ister sağlıksız bir diyet olsun, orada bir şeyler doğru değil. Çözüm genellikle basittir ancak başarmak cesaret ister. İşe yarayan çözümü bulduğunuzda – diyet, uyku alışkanlıkları, egzersiz veya her neyse – onu bir alışkanlık haline getirin.
Her çözüm herkes için farklıdır ve bazıları neyin işe yaradığının melez bir karışımı olacaktır. Örneğin, işime başlamadan hemen önce ve hem iş hem de yürümeye başlayan çocuğum için her türlü zihinsel ve fiziksel enerjiye ihtiyacım olduğunu bilerek Dave Asprey'in "Kurşun Geçirmez Diyet"ini ve Tim Ferris'in "4 Saatlik Egzersiz"ini keşfettim. Diğer kitapların yanı sıra her ikisinden de işe yarayanları aldım ve işe yarayan kendi kişiselleştirilmiş planımı yarattım. Sağlıklı alışkanlıklardan oluşan bir yaşam tarzı yaratın ve üretkenliğiniz önemli ölçüde artacaktır.
19. Testereyi Günlük Bilememek
Sağlıklı bir yaşam tarzı kadar önemli olan, sürekli olarak kendinizi eğitmektir. İster ofisten eve dönerken sesli kitap dinlemek, ister her gece bir saat kitap okumak veya ders almak olsun, bunu her gün yapmayı alışkanlık haline getirin. Hepsi üretkenliğinizi büyük ölçüde artıracak; ne kadar çok bilirseniz, netlik açısından daha akıllıca bir karar vermek için o kadar uygun olursunuz.