İşletmeniz için mevcut olan tüm kaynaklar arasında, muhtemelen asla yeterince sahip olmadığınızı hissettiğiniz zamandır.
İster bir startup, ister yerleşik bir işletme yürütüyor olun, zamandan tasarruf etmek ve üretkenliği artırmak için şu anda atabileceğiniz adımlar vardır.
Herkesin iş akışlarını optimize etmesine ve her iş gününden en iyi şekilde yararlanmasına yardımcı olmak için bu ipuçlarını ekibinizle paylaşın!
Daha Az Zamanda Daha Çok İş Yapmak İçin Bu Beş Şeyi Yapın
1. Spike e-posta uygulamasının gelişmiş aramasını kullanın
Pek çok insan, bilmedikleri için işyerinde zaman harcıyor. e-postada nasıl arama yapılır verimli bir şekilde, böylece önemli bilgiler veya ekleri olan eski mesajları aramak için tonlarca zaman harcarlar.
Bu zamanı kaçırmanın en iyi yolu, Spike gibi entegre gelişmiş arama özelliğine sahip bir e-posta uygulaması kullanmaktır.
Spike’ın gelişmiş e-posta arama özelliği, tüm gelen kutunuzu anahtar kelimelere, konuya veya kişiye göre aramanıza olanak tanır. Ardından, aramanızı daraltmak için bir kişinin adı, bir etiket, bir anahtar kelime veya bir dosya adı gibi ek filtreler üzerinde katman oluşturabilirsiniz.
Bir ek arıyorsanız, doğru olanı bulduğunuzdan emin olmak için dosyanın ön izlemesini bile yapabilirsiniz, böylece bir eki açmakla zaman kaybetmek ve sadece bulmak istediğiniz şeyin bu olmadığını keşfetmek için zaman kaybetmezsiniz.
İster şablon olarak kullanmak için eski bir slayt sunusu bulmanız, ister eski bir e-postadaki görev talimatlarına veya bunların arasındaki herhangi bir şeye başvurmanız gerekiyorsa, Spike’ın gelişmiş araması tam olarak ihtiyacınız olanı, ihtiyacınız olduğunda bulmanızı sağlar.
2. Olabildiğince otomatikleştirin
Size ve ekibinize zaman kazandırmak için otomatikleştirilebilecek her türlü rutin iş süreci vardır.
Örneğin, ödemeler, faturalar ve diğer muhasebe görevleri, bunların çoğu tekrarlandığından otomatikleştirmeye başlamak için harika bir yerdir. Mali görevlerinizi otomatikleştirmenize yardımcı olabilecek çok sayıda muhasebe ve bordro yazılımı programı vardır.
Otomatikleştirmeye bakılacak diğer alanlar, sosyal medya gönderileri ve haber bültenleri ve diğer promosyon e-posta patlamaları göndermek gibi diğer pazarlama görevleridir. Bu tür görevleri otomatikleştirmek için farklı uygulamalara ve araçlara bakın. Buffer ve HubSpot, kontrol edilmesi gereken birkaç iyi şeydir.
3. Çoklu görev yerine tek görev
Çoklu görev yeteneğinin bir üretkenlik işareti olduğunu düşünebilirsiniz, ancak gerçek şu ki çok az insan verimli bir şekilde çoklu görev yapıyor (insanların yalnızca yaklaşık %2’si, Mashable’a göre).
Verimsiz bir şekilde çoklu görev yaptığınızda, bireysel görevler aslında daha uzun sürer ve düzeltilmesi daha da fazla zaman alan hatalara daha yatkındır.
Sezgilere aykırı gelebilir, ancak her seferinde yalnızca bir göreve odaklanmak (monotasking) aslında bunu yapmanın en iyi yollarından biridir. kaydetmek işiniz değerli zamanınız.
Bu özellikle en büyük, en önemli görevler için geçerlidir. Tüm zamanınızı ve enerjinizi bunlara odaklayın ve ister büyük ister küçük bir görev olsun, vites değiştirmeden önce bunların tamamlanmasını sağlayın.
Başka bir deyişle, bir müşteri için büyük bir rapor hazırlıyorsanız, e-posta gelen kutunuzu kontrol etmek için ortasında durmayın.
4. Yaptığınız toplantıların sayısını azaltın
Toplantılar, bağlantı kurmak ve işbirliği yapmak için harika bir yoldur, ancak birçok işletme, çok fazla toplantı yapma tuzağına düşer ve bu da ters tepmeyle sonuçlanır.
Bir düşünün – siz ve meslektaşlarınız günde altı saat toplantı yapıyorsanız, bu size gerçek işi halletmek için sadece iki saat bırakır.
İşyerindeki ortalama bir kişinin günde üç veya daha fazla saatini yalnızca e-postalarla uğraşarak geçirdiği gerçeği göz önüne alındığında, çok fazla toplantınız varsa, gerçekten önemli görevler için zamanınızın tamamen tükenmesi kolaydır.
Herhangi bir toplantı planlamadan önce, olup olmadığını değerlendirmek için bir saniye ayırın. tamamen gerekli. Birçok toplantının yerini e-postalar veya grup sohbetleri alabilir.
Bir toplantınız olduğunda, zamandan en iyi şekilde yararlanmanızı sağlamak için toplantı için net hedefler belirlediğinizden emin olun.
5. Güncel bir yapılacaklar listesi tutun
Yapılacaklar listesi çok basit bir şeydir, ancak düzenli ve üretken olmanızı sağlayarak size çok zaman kazandırabilir.
Uzmanlar, ertesi gün için bir plan yapmak ve zamanınızın kullanımını en üst düzeye çıkarmak için yapılacaklar listenizi sabah veya hatta önceki gece güncellemenizi önerir.
Yapılacaklar listenizdeki tek tek görevler üzerinde çalışırken, bunları kontrol ettiğinizden emin olun. Ayrıca, gün boyunca e-postalardan veya toplantılardan çıkan yeni eylem öğelerini ekleyin.
Bonus puanlar için ortak görevlere ve yapılacaklar listelerine (Spike gibi) sahip bir uygulama kullanın, böylece tüm ekibiniz aynı yapılacaklara başvurabilir. Bu aynı zamanda herkesin sorumlu tutulmasına ve üretkenliği artırmak için iş akışlarınızdaki darboğazların belirlenmesine yardımcı olur.
Son sözler
Ne yazık ki, kendinize daha fazlasını vermek için zamanı manipüle etmenin bir yolu yok. Ama sen Yapabilmek Sahip olduğunuz zamanı en üst düzeye çıkarmak ve daha fazlasını yapmak için sizin ve ekibinizin çalışma şeklini değiştirin. İş günlerinizin kontrolünü geri almak için yukarıdaki ipuçlarını izleyin!
Kaynak : https://www.thenexthint.com/five-tips-to-save-your-business-valuable-time/18889/