Bazen birçok farklı kişiye göndereceğiniz bir mektup oluşturmak isteyebilirsiniz, ancak bunun belirli adreslerinin her muhatap için kişiselleştirilmesini isteyebilirsiniz: Word'de selamlama, ad, adres vb. tabiki, bu gerçekten kolay bir form mektubu oluşturmanız gerektiği anlamına gelir.
Form harflerini kullanmaya başlamadan önce, dahil etmek istediğiniz tüm alanlarla önceden ayarlanmış bir veritabanınızın olduğundan emin olmalısınız. Bir veritabanı, ad, soyadı, adres vb. İçin sütunlar içeren bir Excel elektronik tablosu kadar basit olabilir.
Word, Excel, Access ve metin belgelerinden veri alabilir. Zaten bir veritabanı ayarınız yoksa, Word içinde her zaman oluşturabilirsiniz, bunu nasıl yapacağınızı göstereceğim.
Word'de Form Mektupları Oluşturma
Başlamak için, içindeki örnek Noel mektubu gibi standart metne sahip bir belge oluşturun:
Nasıl selamlama, adres vb. Olmadığına dikkat edin, çünkü bunların hepsi daha sonra form mektubumuzdaki alanlar olarak eklenecektir. Yapmanız gereken ilk şey, Postalar sekmesinde Alıcıları Seç'i tıklamaktır:
Burası, mektubu alacak kişileri eklediğiniz veya bir veritabanı dosyasından bir listeyi içe aktardığınız yerdir.
Listeyi Word'ün içinde oluşturmak istiyorsanız Yeni Liste Yaz'a tıklayabilirsiniz. İçe aktarmak için Mevcut Listeyi Kullan'ı tıklayın. Bu örnekte, sadece listeyi yazacağız.
Not: Alıcı listenizi kaydetmeye gittiğinizde, Word oluşturulacak veri dosyasını kaydetmek için sabit diskinizde bir konum girmenizi ister.
Alıcılar listenizi kaydettikten sonra, Postalar şeridindeki simgelerin çoğunun artık tıklanabilir olduğunu fark edeceksiniz.
Form mektubunuza alan eklemeye başlamak için, belgenizde alanın nereye yerleştirilmesini istediğinizi belirtmek için bir noktayı tıklatın ve ardından Adres Bloğu'nu tıklatın.
Bu Adres Bloğu Ekle iletişim kutusunu getirir.
Varsayılan biçime gitmek için Tamam'ı tıklatın; şöyle görünen bir şey edinmelisiniz:
Ardından, metninizi bir satır aşağı taşımak için Adres Bloğundan sonra bir Enter ekleyin, ardından Tebrik Satırı simgesini tıklayın:
Bu, Karşılama Satırı Ekle iletişim kutusunu görüntüler.
Bir kez daha varsayılan formatla devam edelim ve sadece OK düğmesine basın.
Ardından, söylediği yeri vurgulayın , fareye sağ tıklayın, Paragraf'ı seçin ve ardından aynı stildeki paragraflar arasında boşluk ekleme seçeneğinin yanındaki kutuyu işaretleyin.
Bu, adres bloğunun her bir parçası arasında boş bir satır olması yerine birlikte asılmasını sağlar.
Ardından, şeritteki Postalar sekmesinde bulunan Sonuçları Önizle simgesini tıklayın.
Adres bloğu alan göstergesi yerine, artık Word belgesinde listelenen gerçek içeriği görmelisiniz.
Önizlemeyi tamamladığınızda, önizlemeyi kapatmak için Önizleme Sonuçları simgesini tıklayın. Ardından, diğer alanların nasıl ekleneceğini görmek için geçerli konumunuz yapmak için, ardından Birleştirme Alanı Ekle simgesini tıklayın.
Bunun gibi bir şey almalısınız:
Ülke veya Bölge'yi seçin, ardından Ekle düğmesine tıklayın.
Nasıl göründüğünü görmek için Sonuçları Önizle simgesini tekrar tıklamayı deneyin. Aşağıda benim örneğim:
Form mektubu doğru bir şekilde kurulduğuna göre, kural ayarlamak gibi daha gelişmiş şeyler yapabilirsiniz. Kurallar, belirli alıcılar için bazı metinler göstermenize ve başkaları için gizlemenize olanak tanır. Başlamak için Kurallar düğmesini tıklayın.
Sor, Doldur vb. Gibi çeşitli seçeneklerin bulunduğu bir açılır menü göreceksiniz.
Örneğimiz için, aşağıdaki iletişim kutusuna götürecek If… Then… Else öğesini seçelim:
Alan adını: Ülke_veya_ Bölge olarak değiştirin ve Şununla karşılaştır: alanına ABD yazın. Ardından, Bu metni ekle ve Aksi takdirde bu metni ekleyin yazan kutulara bir metin ekleyin.
Bu örnekte, alıcı ABD'de yaşıyorsa, Merry Christmas metnini mektubuna eklerken, herkes Mevsim Selamları mesajını alacaktır.
Tamam düğmesine ve ardından Sonuçları Önizle düğmesine tıkladıktan sonra şöyle görünecektir.
Ardından, Önizleme Sonuçları bölümüne dikkat edin:
Burada, gönderilecek tüm harfler arasında gezinmek için sayının solunda ve sağında bulunan ok düğmelerini (Önizleme Sonuçları açık olduğunda) tıklayabilirsiniz. Bu şekilde, yazdırmadan veya e-posta göndermeden önce tüm harflerinizin doğru görünmesini sağlayabilirsiniz.
Not: Kurallar altındaki eşleşme alanları menü seçimi, veritabanındaki alan adlarını alıcı listenizdeki başlık adlarıyla eşleştirmek içindir.
Ayrıca, belgenize alanları nereye eklediğinizi görmeyi kolaylaştırmak için, Birleştirme Alanlarını Vurgula düğmesini kullanın.
Kendi takdirinize bağlı olarak açıp kapatabileceğiniz bir geçiş. Son olarak, mektubunuzdan memnun kaldığınızda, Bitir ve Birleştir simgesini tıklayın:
Bu açılır menüyü üç seçenekle almalısınız.
Word'ün tüm harflerinizi yazdırmadan veya e-posta olarak göndermeden önce inceleyebileceğiniz tek bir büyük belgede birleştirmesini sağlamak için Tek Tek Belgeleri Düzenle'yi seçin.
Gördüğünüz gibi, Word ile form mektupları oluşturmak artık eskisi gibi bir iş değildir ve belgeleri hızlı ve kolay bir şekilde oluşturabilir ve gönderebilirsiniz. Herhangi bir sorunuz varsa, yorum yapmaktan çekinmeyin. Zevk almak!