İş Kırılım Yapısı, projelerin yönetilebilmesi için çok önemlidir.
Anlatan: Gökrem TEKİR
İş Kırılım Yapısı, projelerin yönetilebilmesi için çok önemlidir.
İş Kırılım Yapısı, projelerin yönetilebilmesi için çok önemlidir.
Anlatan: Gökrem TEKİR
Projelerin daha yönetilebilir ve kontrol edilebilir olması için İş Kırılım yapısı olmazsa olmazdır.
Anlatan: Savaş ŞAKAR
Altmışlı yıllarda, Edwin Locke ve Gary Latham, hedefler ve bunlara bağlı geribildirimlerin çalışanlar açısından nasıl motive edici olabileceğini gösteren Hedef Belirleme Teorisini* ortaya koydular.
Locke ve Latham’a göre beş hedef belirleme ilkesi vardır;
Örnek:
Çok kolay veya çok zor olan hedefler motivasyonu olumsuz yönde etkiler, performansı düşürür. Hedefler kolay ve zor arasında bir yerde olduğunda motivasyonda en üst seviyeye ulaşılır.
Hedefleri belirlediğinizde, bunların zorlu ama gerçekçi, zor ama ulaşılabilir olduğundan emin olun. Hedefleri belirlerken kendinize aşağıdaki soruları sorun. Yeterince zorlu mu? Motive edecek kadar önemli mi? Gerçekçi ve ulaşılabilir midir?
Örnekler:
Örnekler:
Belirlenen hedefler ile ilgili geri bildirimler dinlenmelidir. Böylece, hedefi ve başarma yaklaşımınızı ayarlayabilirsiniz. Geri bildirimler herkesten alınabilir.
Örnekler:
Karmaşıklığın moral, üretkenlik ve motivasyonu etkileyebileceği dikkate alınmalıdır. Karmaşık hedefler tercih edilmemelidir. Hedefe ulaşmak ve performansları iyileştirmek için yeterli zaman tanıdığınızdan emin olun. Gerektiği durumlarda, hedefin karmaşıklık ve zorluk seviyesini ayarlayın.
Örnekler:
*Locke, E. A., & Latham, G. P. (1990). A theory of goal setting & task performance
Proje süresini ve maliyetini, ekip motivasyonunu en çok etkileyen konulardan birisi gereksinimlerin net olmaması ya da sürekli değişmesidir. Gereksinimleri ortaya koyan proje müşterisinin ve projeyi gerçekleştiren ekibin gereksinimler konusunda hassas davranması gerekir.
Gereksinimleri aşağıdaki başlıklarda değerlendirmek gerekliliği konusunda daha iyi düşünülmesini sağlayacaktır;
Projelerde yaptığımız varsayımlar, diğerlerinin varsayımları ile örtüşmediğinde çatışmalar kaçınılmaz olur.
Anlatan: Savaş ŞAKAR
Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El Kitabını adınıza imzalı olarak sipariş vermek için tıklayınız.
Projelerde kapsam analizi projede doğru işlerin yapılması açısından çok önemlidir. Kapsam analizinin içerdiği konular aşağıdaki gibidir;
Proje Yönetiminde Uzman Görüşü nedir? Neden Önemlidir?
Anlatan: Gökrem TEKİR
Adınıza imzalı Hayatımız Proje – Proje Yöneticisinin El kitabını sipariş etmek için tıklayınız.
Proje Yönetimi Planı, planlar (kapsam, zaman, maliyet vb.) toplamıdır. Bazı proje yönetimi planlarının, projenin gerektirdiği şekilde bazı alt planlara(zaman, maliyet, risk vb.) daha fazla odaklanması olasıdır. Her durumda, tüm proje ile ilgili beklentileri karşılama ve hedefleri gerçekleştirme odaklıdır.
Yönetimi onayladığı ve Proje Başlatma Belgesinde yer alan maddeler ön çalışma niteliğindedir. Teknik açıdan ve uygulanabilirlik olarak detaylandırılmamışlardır.
Aşağıdaki konularla sınırlı olmamak üzere Proje Yönetimi plan kapsamı belirlenmelidir;
Proje Yönetimi Planı, tek bir paydaştan daha fazlası için gerekli olan geniş bir perspektif içerir.
Projelerde hangi çıktıların, neden önemli olduğu farklılık gösterir. Örneğin;
Her projede bilgi alanlarına (kapsam, zaman, maliyet vb.) uygun detay seviyesinde yaklaşılması önemlidir. Bazı organizasyonlar çekirdek bir plan şablonu üzerinden hareket ederler. Projelerde bu çekirdek plan esastır, proje özelliğine göre ek planlar talep edilir.
Sonuç
Proje planlamanın değeri konusunda organizasyonlar bilinçli değiller. Doğru plan yapamama veya planlamaya ayırılan zaman ve eforu gereksiz görme eğilimlerine çokça rastlıyoruz.
İyi planlamadığımız noktalarda problemlere daha çok zaman ve para harcıyoruz. Planama öğrenilebilen ve geliştirilebilen bir tekniktir.
Daha iyi plan yapabilmek, daha başarılı olmak anlamına gelir.
Projelerde, hedefler tututrulmaya çalışılırken bir yandan yeni teknolojik gelişmeler, organizasyonel süreçlerde, yapıda, yönetişimde veya personel sistemlerinde değişiklikler gerektirebilir.
Özellikle birden fazla proje gerçekleştirmeye çalışan organizasyonlarda belirli bir projenin teknik yaklaşımını veya kapsamını belirlemeye yönelik çabalar devam ederken, başka bir projeden etkilenme olabilir. Stratejik bir yaklaşım yoksa öncelik çatışmaları ortaya çıkar. Paydaşların ego ve kaygıları ortalığı savaş alanına dönüştürebilir, projeler felç olabilir. Projelerin felç olmaması proje yönetim yapısına bağlıdır. Proje Yönetimi yapısı ile doğru ve verimli planlama ile sağlanabilir. Çok fazla zaman harcamadan, yeterli ve dengeli bir planlama gerekir.
Portföy yönetiminin amaçlarından, organizasyonel hedeflere göre yürütülen projelerin uyumunu sağlamaktır. Portföy Yönetiminin bunu yapabilmesi her bir projenin doğru planlaması ve yürütülmesi ile mümkün olur.
Projelerde hedef, sadece sonuca ulaşmak değil kaliteli(istenen) sonuca ulaşmaktır. Bu hedefe ulaşmak için yapılacak planın kapsam, maliyet, zaman, risk ve kalite arasında uygun bir dengeyi bulması gerekir. Bu değişkenler dengelemeden bir projenin başarılı olmasını beklemek anlamsızdır. Planlama ve yürütme bu rekabet eden değişkenler arasında doğru dengeyi bulmalıdır.
Planlı olanı kontrol edebiliriz klişesini unutmamak gerekiyor. Turarlı bir plan yoksa kontrollerde anlamsız olur. Performansın ölçülebilmesi ve geleceğe yönelik tahminlerin netliği için iyi bir planlama yapmak gerekir.
Proje Yönetimi Planında dikkat edilmesi gereken 5 temel unsurdan bahsedebiliriz;
Proje ekipleri genellikle tercih ettiklerinden daha hızlı bir şekilde yürütmeye geçmek için baskı görürler. Yönetim ve diğer paydaş grupları, proje ekibini bir an önce adım atma ve görünür öğeleri tamamlamak için başlamaya iterler.
Kullanıcılar, gereklilikleri tam olarak ifade ettiklerini ve proje ile ilgili planların bu gerekliliklere bir şey katmayacağını düşünebilirler.
Gereksinimler projelerin “aşil topuğudur”. İyi tanımlanmadığı veya anlaşılmadığı durumlarda projeyi başarısızlığa götüren en önemli etkenlerden biridir. Proje ekibi, gereksinimlerin hayta nasıl geçirileceği konusunda uzmanlığa sahiptir ancak her gereksinim farklı çaba ve zaman gerektirebilir. Gereksinimlerin net olmaması ya da sürekli ek gereksinimler çaba ve zamanı beklenildiğin daha fazla artırır. Netleşmiş gereksinimler üzerinden yapılacak ön planlama ve geliştirmeler projenin başarı olasılığını artırmaya başlar. Projede ortaya çıkanlar, gereksinim sahipleri tarafından görülür ve onaylanırsa bir sonraki adımı tanımlamak, planlamak ve uygulamak daha doğru bir tercih olacaktır.
Yönetim açısından, başlangıçta net bir zaman, bütçe ve hedef olmaması bu yaklaşımın uygulanmasını zorlaştırabilir. Kaynakların ve zamanın boşa harcanabileceği düşüncesi yaratabilir. Bu tip çatışmaları, planlama mantığının tüm paydaşlarca doğru anlaşılması sayesinde çözmek mümkün olabilir.
Projenin neden yapıldığına ve faydasına ilişkin olarak yönetimin ve departmanların çelişkili görüşleri olabilir. Planlama sürecinin temel amaçlarından biri, bu çeşitli görüşleri değerlendirmek, organizasyonun desteklediğini ve kabul ettiği ortak noktaları bulmaktır. Herkes sonuçta aynı fikirde olmayabilir, ancak kararlaştırılan hedefe yönelik olarak birlikte çalışmayı kabul etmelidirler. Planlama sürecinden vazgeçmek, paydaşlar arası müzakere sürecini ve samimi katılımı engeller.