E-posta için sadece Gmail’i kullanıyorum ve iki günlük işlerimin önemli bir bölümünü e-postalarla ilgilenmek oluşturuyor. Bir saat içinde oldukça fazla e-posta alıyorum ve hepsine hızlı bir şekilde cevap yazıyorum. Buna rağmen Gmail e-posta gelen kutum hemen hemen her zaman boş.
Bomboş bir e-posta kutusuna sahip olmak bana huzur, sakinlik ve tatmin hissi veriyor. Bu yüzden e-posta kutunuzu temiz tutmayı hepinize öneriyorum.
Ben de eskiden böyle değildim – gelen kutumda birçok e-posta birikirdi. Harekete geçmemi, cevap vermemi veya sadece okunmayı bekleyen bir sürü e-posta. Ben bu e-postalarla ilgilenmeyi erteledikçe gelen kutusu daha da dolardı. E-postalarımı saklamak için de birçok dosya yer alıyordu ve ihtiyacım olduğunda onlara ulaşabiliyordum. Fakat bu dosyalama işlemi vakit alıyor ve bu yüzden bunu da ertelerdim. Eminim pek çok kişi aynı şeyleri yaşamıştır.
Ancak GTD (Get Things Done/İşlerini Hallet) yaklaşımı bunu değiştirdi ve neredeyse bir yıldır, tertemiz bir e-posta kutusuna sahip olma konusunda oldukça tutarlıydım.
E-posta’da minimalizme ulaşmak için atmanız gereken adımlar şu şekilde:
1) Sabah ilk iş olarak e-posta kutunuzu kontrol etmeyin veya e-posta kutunuzu sürekli açık tutmayın.
Bu, birçok blog yazısında bahsedilen bir tüyo. Bu yüzden bu konuya burada ekleyeceğim yeni bir nokta yok. İlk iş olarak e-postalarınızı kontrol etmek sizi bir süre oyalar. Bunun yerine o gün yerine getirmenizin önemli olduğu diğer işlere odaklanabilirsiniz. 2 -3 işi hallettikten sonra e-postalarınızı kontrol edebilirsiniz.
Ayrıca, e-postalarınızı gün boyunca sürekli olarak kontrol ediyorsanız veya bir e-posta gelir gelmez size bildirim geliyorsa sürekli olarak dikkatiniz dağılır ve önünüzdeki işe odaklanamazsınız. Ben saat başı kontrol ediyorum ama bu herkesin ihtiyacına göre farklılık gösterecektir.
2) E-postanızı kontrol ettiğinizde her bir e-postayı birer birer ve hemen ortadan kaldırın. Her bir e-posta için ne yapılması gerektiğine karar verin.
- Junk veya yönlendirilmiş bir e-posta mı? Hemen çöp kutusuna atın.
- Bilgi edinmek için okumanız gereken uzun bir e-posta mı? Bir Okuma klasörüne dosyalayın (veya Oku ve Aarşivle olarak etiketleyin) veya yolda veya sıra beklerken okumak için yazdırın.
- E-posta harekete geçmenizi gerektiriyorsa yapılacaklar veya GTD listenize bunu daha sonra yapmak üzere not edin. Ardından e-postayı arşivleyin. İşi yapmanız gerektiğinde daha sonra kolayca bulabilirsiniz.
- Gelen e-postaya bir veya iki dakika içinde cevap verebiliyorsanız hemen dönüş yapı. Ertelemeyin. Beklerseniz yanıt vermeniz gereken bir sürü e-posta birikir. Ben e-postalara kısa bir notla hızlı bir şekilde cevap yazıyorum.
- E-postayı daha sonra takip etmeniz gerekiyorsa veya e-postaya yanıt bekliyorsanız bunu Bekleyenler listesine not edin. Kendinize hatırlatma olarak yalnızca gelen kutunuzda bırakmayın.
3) E-posta kutumda sadece 1 klasör var: O da Arşiv kutusu.
Bir e-postaya dönüş yaptığımda, e-posta yanıt gerektirmiyorsa okumayı bitirdiğimde veya e-postayı yapılacaklar listeme not ettiğimde arşivlerim. Bu kadar basit. İsterseniz bir Okuma klasörü ekleyebilirsiniz. Genellikle daha sonra okumak için uzun olan e-postaları yazdırırım. Bekleyenler klasörünüz olabilir ancak bu sürekli kontrol etmeniz gereken ek bir gelen kutusudur (veya GTD’nin David Allen dediği gibi bir “kova”dır). Ek klasörleri kontrol etmek istemiyorum. Yapılacaklar listem ve Bekleme listem var ve bu benim için yeterli. E-postaları temizlemek benim için “Arşivle”ye basmak kadar basit ve daha sonra bulmam gereken bir e-posta olursa Gmail ile kolayca bulabiliyorum. Bu sistemle şu ana kadar hiç problem yaşamadım.
E-postalarda minimalizmi yakalamak aslında bu kadar kolay: Düzenli aralıklarla e-postalarını kontrol edin, her e-posta için harekete geçin (veya yapılacaklar listesine not edin) ve arşivleyin.
*Bu yazı Leo Babauta’nın “Email Zen: Clear Out Your Inbox” adlı makalesinin çevirisidir.