] Kaylan McDuff, müşterilerine kendi tişörtlerini, şapkalarını, su şişelerini ve daha fazlasını tasarlayabilecekleri CustomInk'deki yan kuruluşların yardımcı denetleyicisidir. Merkezi Kuzey Virginia'da bulunan şirket, dünya çapında 1.600 çalışanı bulunmaktadır ve ürünlerini hem çevrimiçi hem de Yeni yükselen ABD mağaza yerleri aracılığıyla CustomInk sürekli çalışmak için en iyi yer olarak kabul edilmektedir.
2012'de, CustomInk 800 çalışanı vardı ve hızla büyüyordu. Şirket büyüme planlarını kullandığı sistemler ile destekleyemediğinin farkına varıp, İş Günü Finansal Yönetim ve İş Dünyası İnsan Sermayesi Yönetimi'ni kurdu.
Bu röportajda McDuff, CustomInk'in yeni şirketleri hızla alıp değişen düzenleyici ve uyumluluk taleplerini karşılama becerisini desteklerken WorkDate'in iş süreçlerini nasıl düzenler ve finans için daha fazla verimlilik sağlamasına yardımcı olduğunu tartışır.
Orta ölçekli bir işletme olarak, yeni bir sistem seçmenize neden olan bazı iş gereksinimleri ve zorlukları nelerdi?
Beş yıl önce, finans ve takım geliştirme (İK) boyunca bir düzine farklı sistemi kullanıyorduk ve gelecekteki hedeflerini artık destekleyemediği bir noktaya ulaştık. Bordro ve borç hesapları gibi iş süreçleri zaman harcıyordu; çok fazla el çabası ve geçici çözüm gerektirdi – insanlara zaman ve enerjiyi daha fazla katma değerli projelerde kullanılabilecek şekilde boşaltılması.
Workday'a geçerek hepsini çökertmek ve ihtiyaçlarımız için çalışan bir sisteme sahip olmak istedik. Amacımız her bir iş sürecini basitleştirmekti ve bunu sadece başardık.
"İş Günü ile tüm AP sürecini otomatikleştirip düzene sokabildik, tüm evrak işlerini ortadan kaldırdık ve harcanan zaman miktarını üç günden bir saate düşürdük."
]
Bordro ve borç hesapları gibi işler, İşyeri ile nasıl değişti?
Bordro eski sistemimizde acı vericiydi. Her pazartesi sabahı bordroya kapanırdık ve her seferinde saatlerce çalışarak Çarşamba gününe kadar göndermeliyiz. Ekibimiz 12 saatlik bir gün çalışıyordu ve bu sorunları çözmediysek iyi insanların kaybedileceğini biliyordum.
Sorun, sistemlerimizin birbiriyle konuşmamasıydı ve ileri geri atılmakta olan çok kağıt vardı. İşleri özlemek ve hata yapmak için daha büyük bir potansiyel vardı, bu nedenle finans ekibimiz her sabah bir şeylerin yanlış gittiğinde takvimlerini her sabah kapatmak zorunda kalacaklar.
Artık, bordro ve finans ekipleri, büro çalışması için vakit harcıyorlar. Finanse, insan kaynaklarına, bordroya, harcamalara ve zaman takip sistemimize sahip olmak süreçlerimizi daha verimli hale getirdi ve üç güne kıyasla üç saatte bir bordro elde edebiliyoruz. Daha da iyisi, ekibimiz daha stratejik ve daha ödüllendirici işlere odaklanmaktan çok daha mutlu ve yeteneklidir.
"Harcamayı ve potansiyel tasarrufların nerede olacağını anlamak için alt satır ve harcamalarımızı inceleyebiliriz."
Ödenecek hesaplarda (AP) benzer bir deneyim oldu. İş Günü öncesinde, AP uzmanımız ayda 1000 fatura ayı sistemimize yüklemekte ve onay almak için üç gün sürmektedir. Faturaları yazdırmak zorundaydık ve bir koşucu daha sonra maliyet, masraf yöneticileri tarafından imzalanmalı, masalarında taranmalı ve daha sonra sisteme yüklenmelidir. Ardından, hepsini tekrar yazdırmamız gerekecek ve tüm imzaları ve kodlamanın doğru olduğundan emin olmak için her birini gözden geçirmemiz gerekecek.
Workday ile tüm AP sürecini otomatikleştirip düzene sokabildik, tüm evrak işlerini ortadan kaldırdık ve harcanan zaman miktarını üç günden bir saate düşürdük.
İş Günü, satın almalar yoluyla CustomInk'in büyümesine nasıl destek oldu?
İş günü ölçeklenmemizi sağladı. Yeni sistemler kurmak için eski sistemlerimiz üzerinde aylarca uzun sürebilirdi. Workday mimarisi bize yeni bir şirket eklemek ve iş süreçlerini çok daha kısa sürede yapılandırmak için esneklik sağlamıştır.
İş Günü, mali kapanış sürecini nasıl etkiliyor?
2010'da CustomInk'de çalışmaya başladığımda, finansal yakın süreçleri 25-30 günden 5-7 güne kısmakla görevlendirildim. Bunu yapmayı başardım ama bunu mevcut sistemlerimiz ve beklenen büyüme planları ile devam ettiremeyeceğimizi biliyorduk. Workday ile, beş günlük kapanış süresini kolayca elde edebildik. Şimdi finansal raporlamamızı otomatikleştirmeye çalışıyoruz ve altı ay içinde bahse girerek üç gündür kapanabiliriz.
Finans ekibiniz işi nasıl destekleyecek analiz ve analitiği hangi yollarla kullanıyor?
Workday ile Worktags ve raporlama özellikleri, daha önce yapamadığımız hesaplarla ilgili ayrıntı düzeylerine erişmemizi sağlar. Harcamayı ve potansiyel tasarrufların nerede olacağını anlamak için alt satır ve harcamalarımızı inceleyebiliriz. İş Gününden Önce, bir hesabın detaylı bir analizini yapmak isteseydik, bir dosyalama odasına gittik ve faturaları ve sabit dosyaları dolaştık- şimdi sadece maliyet merkezinin ne yaptığını görmek için bir rapor yayınladık.
Yöneticilerimize ne kadar fazla bilgi verirsek o kadar çok istiyorlar ki bu da bizim için büyük. İş Günü ile bir sonraki aşaması, yöneticilerin gerçek zamanlı personel sayısı veya harcama raporu bilgileri olsun veya olmasın, yöneticilerin istedikleri ve ne tür bilgiler istediğini düşünüyor ve yönetim gösterge tablolarını bu verilere sahip kişilere aktarıyor.
Büyümeyle ilgili düzenleyici ve uyum zorluklarından bazıları nelerdir ve Workday nasıl yardımcı oldu?
Yeni pazarlara açıldığımız için Workday, bordro vergisi düzenlemeleri gibi düzenleyici değişiklikler için yükümüzü elinden almıştır. Aynı zamanda yıl sonu mali denetimi çok daha kolay ve daha az zaman harcamaktadır. Daha önce, denetçiler için adım adım iş süreçlerini özetleyen ayrıntılı notlar yazmak zorundayız. Şimdi, iş süreci akışının tek sayfalık bir görünümünü yazdırabiliyoruz. Kimin erişebildiğini ve nedenini, yapılan değişiklikleri ve bunları kimin ne zaman yaptığını içerir. Kontrol perspektifinden gerçekten bize yardımcı oluyor ve bizi çok fazla zaman kazandırıyor.
Orta ölçekli şirketlerin iş dünyasındaki güçlükleri ve hedefleri çözmek için Workday'ı nasıl kullandıklarını okuyun.