ERP sistemleri, prosedürleri düzene sokarak ve maliyetleri azaltarak işletmelerin büyümesine yardımcı olmak için tasarlanmıştır. Avantajlardan yararlanmak için ERP sistemlerinizin iyi entegre edilmiş olması gerekir. Nihai hedefinize ulaşmak için ihtiyaç duyacağınız değişiklikleri sistematik olarak uygulayan bir planla başlamalısınız.
ERP entegrasyonu, dikkatli değerlendirme ve planlama gerektiren doğal olarak zor bir iştir.
Hedeflerinizi Belirleyin
Yeni bir ERP sistemi tanıtın veya yalnızca iyi tanımlanmış gereksinimleriniz ve ölçülebilir faydalarınız varsa farklı bir sisteme geçin. Şirketinizin gereksinimlerini belirleyin ve şirketin ERP dağıtımı yoluyla neyi başarmayı umduğunu öğrenin.
ERP Seçeneklerinizi Değerlendirin
Bir ERP sisteminin uygunluğunu tanımlayan tek bir faktör yoktur. Her işletme, kendi iş akışları ve süreçleriyle benzersizdir. Hedefleri de öyle. Ayrıca yapılması gereken finansal hususlar da vardır. Gelecekteki maliyetler yeterince erken değerlendirilmezse, uygulama aşamasında finansman sıkıntısı nedeniyle bir ERP dağıtımı başarısız olabilir. Bir kuruluş, seçilen ürünün hem mevcut hem de gelecekteki gereksinimleri zorlanmadan karşılama yeteneğine sahip olmasını sağlamalıdır. Bir ERP çözümünün özelleştirme ve yapılandırma esnekliği de dikkate alınmalıdır.
Altyapınızı Kontrol Edin
Şirketinizin altyapısı göreve uygun değilse, en iyi ERP çözümü bile yetersiz kalacaktır. Altyapı ölçeklenebilir olmalı ve ERP dağıtımının ilk aşamasını desteklemelidir. Bir ERP uygulamasına başlamadan önce, gerekli tüm altyapı değişiklikleri tamamlanmalıdır.
Özelleştirme ve Yapılandırma
Bir şirketin özel taleplerini yerine getirmek için çoğu ERP yazılımı, özelleştirme ve değişiklik gerektirir. Benzersiz gereksinimleriniz ve istekleriniz, ürünün sizin için uygulanabilirliğini etkileyebilmesi için çözüm tamamlanmadan önce ERP sağlayıcınızla paylaşılmalıdır.
Test ve Değerlendirme
Konfigürasyondan sonra, kontrollü bir ortamda bir ERP sistemi adım adım ilerler. Bu testler kapsamlı olmalıdır; bir ERP sistemi kullanılabilirlik, işlevsellik, ölçeklenebilirlik ve stres performansı açısından değerlendirilmelidir. Bu, yazılımı kurumsal bir ortamda çalışırken gözlemleyebileceğiniz, kusurları belirleyebileceğiniz ve uygun şekilde düzeltebileceğiniz zamandır.
Yönetimi Değiştirmek
Başarılı bir ERP uygulamasının büyük bir unsuru, bir şirketi yaklaşan bir değişime hazırlamaktır. Genellikle mevcut prosedürlerden büyük bir ayrılma anlamına geldiğinden, tüm organizasyonunuz üzerinde bir etkisi olacaktır. Herkes bu gelişmeyle başa çıkmaya hazır olmalıdır. Yeni raporlama ve iletişim standartları oluşturmak, yeni hedefler ve çıktılar tanımlamak ve belki de en önemlisi, net zaman çizelgeleri oluşturmak, sorunsuz bir geçiş sağlamaya yardımcı olabilir. Yeni bir ERP sistemini dahil etmenin ideal yolu aşamalardır. Herhangi bir acil durumun üstesinden gelmeye yardımcı olmak için, acil durum planları uygulamaya konmalıdır. Yeni ERP sisteminin benimsenmesi ve kullanılması için tüm çalışanların eğitilmesi gerekmektedir.
Temiz Verilerle Çalıştığınızdan Emin Olun
İş sistemlerinizden aldığınız verilerin kalitesi, ancak girdiğiniz veriler kadar iyidir. Eski bilgileri silerek ve yanlış veya hatalı girilen tüketici bilgilerini değiştirerek verilerinizi temizleyin. Araştırmaya göre, “zayıf veriler”, dünyadaki işletmelerin %88’inin kârlılığı üzerinde olumsuz bir etkiye sahip. Ek olarak, boşa harcanan pazarlama harcamaları, kaynaklar ve personel zamanı bir şirkete satışlarının %12’sine mal olabilir.
Önemli iş verileriniz bir ERP sisteminde depolandığında, temiz verilerin korunması önemli ölçüde daha kolaydır. Verileri yalnızca tek bir konumda takip etmeniz gerekir, böylece aynı verinin hangi sürümünün “daha doğru” olduğunu bulmak için zaman kaybetmenize gerek kalmaz. Sağlam bir ERP sistemi, düzeltilmesi gereken verileri tespit etmeyi kolaylaştıran ve verilerinizin üstünde kalmanıza olanak tanıyan güçlü raporlama yetenekleri sağlayacaktır.
Bir ERP sistemi uygulayarak iş süreçlerini düzene sokabilir, verimliliği ve üretkenliği artırabilirsiniz. Tek bir sistemde kaydedildiği için verilerinizin doğru ve güncel olduğundan emin olabilirsiniz. Artık, büyümenize gerçekten yardımcı olacak alanlara odaklanarak verilerinizi yönetmek için harcadığınız zamanı ve kaynakları daha iyi kullanmak için harcayabilirsiniz.