Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Eğitimi
DÜZELTİCİ VE ÖNLEYİCİ FAALİYETLER EĞİTİMİ
Hazırlayan :
Yalçın KILIÇ
Kalite Yönetim Müdürü
DÜZELTİCİ FAALİYET
Problemler ortaya çıktıktan sonra yapılan tedavi edici faaliyetlerdir. Kısaca DF ile ifade edilir.
ÖNLEYİCİ FAALİYET
DÜZELTİCİ VE ÖNLEYİCİ FAALİYETLERE BAZI ÖRNEKLER
DÜZELTİCİ
Yangın çıktıktan sonra söndürmek
Bozuk ürünü onarmak, hurda etmek
Arıza çıkınca tamir etmek
Müşterileri küstürünce gönüllerini almak
Suyu boşaltmaya uğraşmak
ÖNLEYİCİ
Yangın çıkmaması için tedbir almak
Bozuk ürün olmamasını sağlamak
Koruyucu, önleyici bakım yapmak
Müşterileri küstürmemek için tedbirler almak
Damlaları ve akan delikleri kapatmak
DÜZELTİCİ-ÖNLEYİCİ FAALİYET KARŞILAŞTIRMASI
DÜZELTİCİ FAALİYET
Problemler ortaya çıktıktan sonra yapılır.
Problemin etkisini ortadan kaldırır.
Problemlerin ortaya çıkmasını sağlayan sebepleri düzeltir.
Etkisi kısa sürer. Kalıcı değildir.
ÖNLEYİCİ FAALİYET
Problemler ortaya çıkmadan önce yapılır.
Problemin kendisini ortadan kaldırır.
Problemlerin ortaya çıkmasını sağlayan sebepleri önler.
Etkisi uzun süre devam eder. Kalıcıdır.
Düzeltici ve önleyici faaliyetlerin her ikisi de gereklidir.
Problemler ortaya çıktıktan sonra daha fazla zarar vermelerini önlemek için düzeltilmeleri gerekir.
Ortaya çıkması muhtemel problemleri çıkmadan önce önlemek gerekir. Bazı problemler sonradan düzeltilse bile etkisi uzun süren zararlar bırakabilir.
Bazı problemler kendini hissettirmeden umulmadık anda ortaya çıkar. Bunu önceden fark edemeyiz. Bir takım tedbirler alarak bunların bir kısmını önlemek mümkün olabilmektedir.
DÜZELTİCİ VE ÖNLEYİCİ FAALİYETLERİN FAYDALARI
Problemlerin ortadan kaldırılmasını, düzeltilmesini ve Problem oluşmamasını sağlar.
Verimliliği ve kaliteyi arttırır.
Sürekli iyileştirme faaliyetlerine katkı sağlar.
Hataların en aza indirilmesini sağlar. (sıfır hata)
Maliyetlerin düşmesini, karlılığın artmasını sağlar.
Zaman kaybını önleyerek performansın artmasını sağlar.
Sistemin sürekli gelişmesini ve yenilenmesini sağlar.
DÜZELTİCİ VE ÖNLEYİCİ FAALİYETLER UYGULAMASI
DÜZELTİCİ VE ÖNLEYİCİ FAALİYETLER NASIL YAPILIR?
DÜZELTİCİ VE ÖNLEYİCİ FAALİYETLER PROSEDÜRÜ
(PR 8 03)
1.AMAÇ ve KAPSAM
Bu Prosedürün amacı mevcut ve potansiyel uygunsuzlukların sebeplerini ortadan kaldırmaya ve sistemi geliştirmeye yönelik düzeltici ve önleyici faaliyetlerin yürütülmesi için yöntem geliştirmektir.
Bu Prosedür kalite sistemiyle ilgili tüm uygunsuzluklar, iç denetim, dış denetim ve müşteri denetimleri, gözetim ve incelemeler sırasında rastlanılan tüm potansiyel uygunsuzluklar ve firmanın gelişimine yönelik tüm fikir ve öneriler için uygulanabilir. Yazılı veya sözlü müşteri şikâyetleri için de kullanılır.
2.TANIMLAR
DÖF: Düzeltici ve Önleyici Faaliyet
Düzeltme: Tespit edilen uygunsuzluğu ortadan kaldırmak için gerçekleştirilen faaliyet.
Düzeltici Faaliyet (DF): Meydana gelen ürün/hizmet uygunsuzlukları ile müşteri şikâyetlerinin sebeplerini tespit etmek ve tekrarını önlemek için planlanan faaliyetlerdir.
Önleyici Faaliyet (ÖF): Meydana gelebilecek ürün / hizmet uygunsuzlukları ile müşteri şikâyetlerinin, daha meydana gelmeden potansiyel sebeplerini tespit etmek, analiz etmek ve ortadan kaldırmak için alınması gereken kısa veya uzun vadeli tedbirlerdir.
3.SORUMLULUK ve YETKİ
DÖF talep edilen bölüm yöneticisi bu faaliyetleri gerçekleştirmekle sorumludur. İyileştirmeye açık alan tespit eden çalışanlarımız faaliyet isteğinde bulunabilirler.
Bu Prosedürün işleyişinden, DÖF’ lerin sonuçlandırılması ve takibinden Kalite Yöneticisi sorumludur.
Gerçekleştirilen faaliyetlerin etkinliğinin değerlendirilmesi ve sonuçların üst yönetime raporlanması ve YGGT’ na sunulmasından Yönetim Temsilcisi sorumludur.
4. UYGULAMA
a) Genel: Sistem uygunsuzluklarının sebeplerini ortadan kaldırmak için DF yürütülür. Potansiyel uygunsuzlukların sebeplerini ortadan kaldırmak için ÖF gerçekleştirilir.
Aşağıdaki hallerde kalite sistemi dâhilinde DÖF başlatılması gerektiren uygunsuzluklar, potansiyel uygunsuzluklar ve eksiklikler var demektir;
Yapılan düzenli gözetim, muayene ve testlerin sonuçları ile tespit edilen uygunsuzluklar.
Sistemle ilgili uygunsuzluklar ya da potansiyel uygunsuzluklar, kalite kayıtları, süreçler ve operasyonların incelenmesi sırasında tespit edilen uygunsuzluklar.
İç, dış ve müşteri denetimleri sırasında tespit edilen uygunsuzluklar
Değerlendirme sonucuna göre müşteri şikâyetleri, önerileri ve talepleri
HANGİ SEBEPLERDEN DOLAYI DÖF YAZILIR?
Kalite sisteminden sapmalar (prosedüre, talimata uymama)
Uygun olmayan ürünler
İç denetimlerde saptanan uygunsuzluklar
Görev gereklerinin, sorumlulukların yerine getirilmemesi
Toplantı kararlarına uyulmaması
Tedarikçilerle ilgili problemler ve sıkıntılar
İyileştirme önerileri
Belirlenen gerekleri aşırı oranda aşmayan eksiklikler ve benzeri küçük uygunsuzluklar tutanaklar ve raporlar ile çözüme kavuşturulur. Tekrar etme riski bulunmayan bu tür hallerde DF açılmaz.
b) Faaliyet talebi / değerlendirme / yürütme: DÖF talepleri FR 8 01 (DÖF Formu) ile yapılır. Talepte bulunan bölüm / kişi ilgili formun ilk bölümünü doldurur. Bu kısımda yapılması istenen faaliyetin türü (düzeltici, önleyici) işaretlenir. Faaliyeti talep eden kişinin ismi, faaliyeti gerçekleştirmesi istenen bölüm / kişi yazılır. Hatanın / muhtemel hatanın tespit şekli işaretlenir. Uygunsuzluk / muhtemel uygunsuzluk özetlenir. Faaliyet gerçekleştirilmesi istenen konunun ilgili standardın (ISO 9001) hangi maddesine denk geldiği parantez içinde belirtilir. Faaliyetin talep edildiği tarih yazılır.
Talepler Yönetim Temsilcisi tarafından incelenir. Faaliyet yapılması uygun görülenler için gerekli faaliyet yürütülür. Faaliyetin tamamlanması öngörülen tarih yazılır. Bu kapsamda Düzeltici ve önleyici faaliyetlerin uygulaması sırasında mevcut kalite dokümanlarında revizyon ihtiyacının tespit edilmesi halinde Kalite Yöneticisi tarafından durum değerlendirilir ve gereği yerine getirilir.
Açılan Düzeltici faaliyetlerde öncelikle uygunsuzluğun gözden geçirilmesi (müşteri şikâyetleri dâhil) sağlanır. Hatanın (uygunsuzluğun) temel sebebi belirlenir. Tekrar etmemesini sağlayıcı tedbirlere yönelik ihtiyaç değerlendirilir. Gerekli faaliyetler belirlenerek uygulamaya konulur. Uygulanan faaliyetlerin kayıtları tutulur.
Önleyici faaliyet gerçekleştirilmesi gerekli hallerde; öncelikle muhtemel uygunsuzluklar ve bunların sebepleri belirlenir. Uygunsuzlukların tekrarlanmasını önleyici faaliyet ihtiyacı değerlendirilir. Gerekli faaliyetler belirlenir ve uygulanması sağlanır. Uygulanan faaliyetin sonuçları kaydedilir. Uygulanan önleyici faaliyet gözden geçirilir.
c) Müşteri ve 3. taraf şikâyetleri: DÖF ile ilgili gerekli faaliyetleri talep etmek uygunsuzluğu tespit eden kişiye aittir. Uygunsuzluk, dış bir kurum (müşteri ve üçüncü şahıslar) tarafından tespit edilmişse DÖF başlatmak Kalite Yöneticisinin sorumluluğundadır.
Müşteri şikâyetleri için DÖF başlatılması durumunda, Kalite Yöneticisi yazılı olarak müşteriyi inceleme sonuçları ve uygunsuzluk sebeplerinin ortadan kaldırılması için gerçekleştirilen düzeltici faaliyetler ve alınan tedbirler hakkında bilgilendirir.
d) Sonuçlar ve Takip: Takip, izleme veya denetim işlemleri Yönetim Temsilcisi ya da onun yetki verdiği personel tarafından düzeltici ve önleyici faaliyetlerin yürütüldüğü ve hedeflere ulaşıldığının doğrulanması için yapılır.
Yürütülen düzeltici ve önleyici faaliyetlerin tatmin edici bulunmasının ardından DÖF imzalanır ve kapatılır. Tatmin edici bulunmayan faaliyetler için ek süre verilir ve takip denetimi yapılır. Eğer sonuçlar yine tatmin edici değilse eski DÖF kapatılır ve yeni kayıt numarası verilerek DÖF açılır.
Yönetim Temsilcisi –gerekli hallerde– bu konudaki yetkilerini Kalite Yöneticisine devredebilir.
Düzeltici / Önleyici faaliyetlerin etkin olarak takibini sağlayabilmek için açılan bütün faaliyetler Kalite Yöneticisi tarafından DÖF Takip Listesine kaydedilir ve izlenir.
Başlatılan Düzeltici faaliyetin etkinliği senede bir Kalite Yöneticisi tarafından kontrol edilir, değerlendirilir ve DÖF formundaki etkinlik kontrolü kısmına kaydedilir. Düzeltici faaliyetin etkin olmadığı görüldüğünde tekrar DF başlatılır, farklı kök sebepler incelenerek düzeltici faaliyetler tamamlanır.
DÖF sonuçları Yönetim Temsilcisi tarafından YGGT gündemine taşınır.
e) İyileştirme Önerisi: İyileştirme talepleri FR 8 12 (İyileştirme Önerisi Formu) ile yapılır. Talepte bulunan bölüm / kişi ilgili formun ilk bölümünü doldurur. Faaliyeti talep eden kişinin ismi, bölümü yazılır. İyileştirme önerisi özetlenir. Önerinin talep edildiği tarih yazılır.
Talepler Yönetim Temsilcisi tarafından incelenir. Uygun görülen öneriler için gerekli faaliyet yürütülür. Faaliyetin tamamlanması öngörülen başlama ve bitiş tarihleri yazılır. Yapılacak faaliyetler özetlenir. Faaliyet sorumlusu belirlenir. Yapılan faaliyetler kaydedilir.
Yapılan faaliyetlerin tatmin edici bulunmasının ardından form imzalanır ve kapatılır. Tatmin edici bulunmayan / tamamlanmayan faaliyetler olduğunda form kapatılmaz ve sonuç belirlenen tarihe kadar beklemeye alınır.
İyileştirme Önerilerinin etkin olarak takibini sağlayabilmek için açılan bütün faaliyetler Kalite Yöneticisi tarafından DÖF Takip Listesine kaydedilir ve izlenir.
İyileştirme Önerisi sonuçları Yönetim Temsilcisi tarafından YGGT gündemine taşınır.
5. İLGİLİ DOKÜMANLAR
FR 8 01 DÖF Formu
FR 8 12 İyileştirme Önerisi Formu
LS 8 02 DÖF Takip Listesi
İYİLEŞTİRME NASIL YAPILIR?
NE İYİLEŞTİRİLECEK? Neyin iyileştirileceği tespit edilir.
NASIL İYİLEŞTİRİLECEK? Nasıl iyileştirileceği maddeler halinde yazılır.
NEREDEN BAŞLANACAK? İyileştirmeye nereden başlanacağı belirlenir .
FİKİRLER ÖNERİLER NELERDİR? İyileştirme ile ilgili fikir ve öneriler alınır.
ANALİZ YAP. Bu fikir ve öneriler analiz edilerek en uygunları seçilir.
KARAR AL VE UYGULA. Daha sonra karar alınarak iyileştirmeye başlanması belirlenen yerden başlanır.
PUKÖ DÖNGÜSÜ
Planla, Uygula, Kontrol et ve Önlem al kelimelerinin baş harflerinden oluşan PUKÖ döngüsü iyileştirme faaliyetlerinin özeti niteliğindedir.
Deming’e ait bu döngü hala günümüzde geçerliliğini korumaktadır.
Bütün iyileştirme faaliyetleri bu döngü üzerine kurulmuştur.
DÜZELTİCİ VE ÖNLEYİCİ FAALİYETLER UYGULAMASI
(FR 8 01)