Yönetimden öngörülen ve beklenenler bazen çalışanlar tarafından anlaşılamayabilir. Yöneticiler, çoğu durumda çalışanların onlardan ne beklediklerini bildiklerini varsayarlar. Aslında çalışanlar da işlerinin gerçekte ne hakkında olduğunu anladıklarını düşünürler. Yöneticiler için anlamlı olan şeyler, ekipteki bireyler için her zaman o kadar açık değildir. Bazı durumlarda çalışanlar doğru soruları soramaz hatta neye ihtiyaçları olduğunun farkında bile olmayabilir.
Çalışan performansı sorunlarını ele almak, birçok yönetici için rahatsız edici ve göz korkutucu bir görev olabilir ancak sorundan kaçınmak durumu daha da kötüleştirir. Çalışan performansı sorunlarına neyin neden olduğunu anlamamız gerekir. Ancak o zaman çalışanın yoluna devam etmesine yardımcı olacak etkili bir performans iyileştirme planı oluşturabilirsiniz.
Doğru araçlara sahip olmak, çalışan performansını yönetmek söz konusu olduğunda büyük fark yaratabilir. Düzenli kontroller ya da geri bildirimler, ekip performansını izlemenin ve geliştirmenin en iyi yoludur. Yönetici etkinliğini artırmak için çalışan performansı sorununu çözümleme yolculuğunuzda Enocta Katalog’ta yer alan "Liderlik eğitimleri" ile sürece devam edebilirsiniz.
Bir çalışan için çalışan performansı sorunu, işin gerektirdiği katılımı sağlayamamanın yanı sıra kuruluşun politikaları, hedefleri ve kültürünü sürdürmek için standartlar gibi belirli gereklilikleri karşılamamasıdır. Çalışan performansı sorunu genellikle bir çalışanın davranışı, görevlerini başarıyla yerine getirme becerisini etkilediğinde ortaya çıkar. Genellikle, çalışan performansı sorunu doğrudan bir çalışanın yöneticisi tarafından özetlenir ve daha sonra insan kaynakları tarafından belgelenir.
İşin niceliği (zamanında tamamlanma, sınırlı üretim)
- Yetersiz önceliklendirme, zamanlama
- Kayıp zaman
- Geç kalma, devamsızlık, izinsiz ayrılma.
- Telefon kullanımı, mola sürelerinin uzunluğu, internet ve sosyal medya kullanımı.
- Hastalık izninin kötüye kullanılması.
- İş taleplerine yavaş yanıt, görevlerin zamanından önce tamamlanması.
- Önlenebilir kazalar
İş kalitesi (kalite standartlarını karşılamama)
- Yanlışlıklar, hatalar
- Ürün kalitesi, maliyeti veya hizmetine yönelik beklentilerin karşılanamaması
- Müşteri ve müşteri memnuniyetsizliği
- Ürünlerde-hizmette bozulma ya da malzeme israfı
- Uygunsuz veya zayıf çalışma yöntemleri
Çalışan performansı sorunu çeşitli nedenlerle ortaya çıkabilir. Bu sorunlara yol açabilecek en yaygın nedenlerden bazılarına bakalım.
Pozitif bir iş ahlakına sahip iyi niyetli bir çalışan bile iş tanımını yerine getirmede ihtiyaç duyulan beceriye veya anlayışa sahip değilse fazlasıyla mücadele etmek zorunda kalabilir. Bir çalışan, beklenen zaman içinde gereken çabayı göstermesine rağmen sürekli olarak hedefi kaçırıyorsa bunun nedeni yeterli birikime sahip olmamasından kaynaklıdır. Çalışan, rolünde daha iyi performans göstermesi ve gereken donanımı kazanması için kaliteli eğitimlere ihtiyaç duyabilir.
Bir çalışan kendi alanında gayet iyi olduğunu düşünse de bazen rolünün gerekliliklerini veya sorumluluklarını yanlış anlayabilir. Doğal olarak sizden ne beklendiğini bilmediğinizde hedefi kaçırmak kolaydır. Çalışanlar rollerinden beklentilerin farkında olduklarında başka sorunlar ortaya çıkabilir ancak bu beklentiler gerçekçi değildir.
Bazı çalışanlar, işlerinde iyi performans göstermek için gereken tüm bilgi ve becerilere sahip olsalar da motivasyon eksikliği nedeniyle yetersiz kalabilirler. Çalışan takdir edilmediğinde tükenmiş hissettiğinde veya herhangi bir nedenle olumsuz bir zihniyete düştüğünde bütün motivasyonu azalabilir.
Bir çalışan ilk günden beri rolünde mücadele ediyorsa işin ona uygun olup olmadığını düşünmelisiniz. Bazı durumlarda bir iş, yeterlilik veya yetenek dışındaki nedenlerle de kişiye uygun olmayabilir. Örneğin, bir çalışanın kişisel değerleri ya da hedefleri iş tanımıyla uyuşmuyor olabilir.
Ne yazık ki, çalışan performansı sorunlarının bazı nedenleri kolaylıkla giderilemeyebilir. Özellikle bir çalışanın becerilerini geliştirmesine yardımcı olmaya çalıştığınız halde gördüğünüz sonuçlardan hâlâ hayal kırıklığına uğruyorsanız, bu sadece belirli becerilerdeki eksiklikten ziyade genel bir beceri eksikliğine işaret edebilir. Örneğin, bir çalışan başkalarıyla uyum içinde çalışmak için gereken sosyal becerilere sahip olmayabilir. Ayrıca öğrenme sürecinde de yavaş olabilir veya geri bildirimi uygulamada sorun yaşayabilir.
- Aldığınız geri bildirimi yazarak başlayın. Bu bir nitelik, nicelik veya genel davranış veya profesyonellik sorunu mu?
- Ardından, sorunun neyden kaynaklanıp kaynaklanmadığını yazın. Rolden ne anladınız ve beklentileriniz nelerdi? (Size ne söylendi ve sezgisel olarak ne anladınız?)
- Önceki şirketinizde işi farklı yapıyor olmanız bir neden olabilir miydi?
- Kendi işinizden ne bekliyorsunuz ve bunun kariyerinize nasıl uygun olduğunu düşünüyorsunuz?
- Kontrolünüzde olan ya da olmayan görevlerinizin şeklini etkileyen tüm koşulları belirleyin. (Burada objektif olun, aksi takdirde bahaneler bulabilir ve sahiplenmiyormuş izlenimi verebilirsiniz.)
- Yöneticinizle yaptığınız görüşmede rolü, hedefleri, hedeflerinize ulaşma şeklinizi (süreçler vb.) ve beklentilerini netleştirmelerini isteyin. Bir belge oluşturmalarını veya size bilgileri göndermelerini isteyin. Bu sayede her iki taraf için de sonrasında herhangi bir yanlış anlaşılmayı önlemesini sağlayacaktır.
- İlk olarak, düşük çalışan performansı sorununun nereden geldiğini belirleyin. Beş farklı türe bakarak bunun öngörülen, beklenen, temsil edilen, yeniden tanımlanan veya etkili olanlarla ilgili bir sorun olup olmadığını sorgulayın.
- Bulduğunuz nedenlere bağlı olarak şunları yapabilirsiniz:
● Öngörülen görevle ilgili sorun: Çalışanların görevleri, belirli hedefleri ve bunlara ulaşma koşulları (süreçler, ekip desteği vb.)
● Beklenen görevle ilgili sorun: Sizin için neyin anlamlı olduğunu ve nelerin söylenmesi gerekmediğini düşünerek onu yazın. E-postalarda dilbilgisi hataları sorunu varsa çalışana hata yapmamanın önemli olduğunu açıklayın. Profesyonel bir davranışı açıklıyorsanız çalışana ne beklediğinizi ayrıntılı olarak açıklayın. Mümkün olduğunca net olun.
● Temsil edilen görevle ilgili sorun: Bu düzeydeki bir sorun, çalışanınızın öngörülen ve beklenen görev için kendi filtresini uyguladığı anlamına gelir. Çalışanın geçmişini ve deneyimini, özellikle de önceki şirketlerinde işi nasıl yaptıklarını düşünün. Bilmiyorsanız onlara sorun.
● Yeniden tanımlanan görevle ilgili sorun: Çalışanın düşük performans gösterirken proaktif olarak ne yaptığına bakın. Kendisinden beklenenlerle eşleşmesi için görevlerini yeniden tanımlamasına yardımcı olun. Çünkü bu durum çalışanın genel olarak rolünü nasıl gördüğüyle bağlantılıdır.
● Etkili görevle ilgili sorun: Sorunun bağlamına bakın. (Teknik sorunlar, çalışanın kendini iyi hissetmemesi vs.) Tüm bunlar günlük olarak gerçekleşebilir ve performansı etkileyebilir.
● Çalışanla bir konuşma yapmayı planlayın ve durumu özetleyen bir e-posta ile süreci takip edeceğinizi bildirin. Konuşmadan önce bir taslak hazırlamak iyi fikir olabilir, böylece ne tartışmak istediğinizi öncesinde bilirsiniz. Çalışan performansı sorunları genellikle yanlış iletişimden kaynaklanır. Artık farklı seviyeleri bildiğinize göre hangi tarafta olursanız olun bunları bir sonraki konuşmanızda kullanmayı deneyin.
Yaşanan herhangi bir çalışan performansı sorunu geçici duruma bağlı nedenlerle de birdenbire ortaya çıkabilir. Bir çalışanda meydana gelen bu problemlerin sistemik mi yoksa izole mi göründüğüne dikkat edin. Performansta ani bir düşüş olduğu durumlarda çalışanınız ölüm, boşanma veya hastalık gibi zor ve kişisel durumlarla uğraşıyor olabilir. Diğer durumlarda ise işteki koşullar suçlanabilir. Belki çalışan, bir iş arkadaşı veya müşteriyle çekişmeli bir ilişki yaşıyordur. Belki büyük bir iş yükünün altındadır. Bu sorunlar işi daha stresli hale getirebilir ve tüm bunlar iş performansını önemli ölçüde düşürebilir.