(Bu yazı boyunca CRM sistemi, CRM için kullanılan bir veri ambarını temsil edecektir)
CRM sistemleri boşluk içinde yaşamazlar. Aslında bütün CRM sistemleri, bilgisi için başka sistemlere muhtaçtır. CRM sistemlerine veri alışverişi genelde akşam vakti, eğer çok veri varsa bütün gün boyunca sürer. Bu veri transferi, hem direk transfer olarak yapılır, bazen de veri yarıyolda biraz masajlanır. Bunun çok önemli sebepleri vardır. Düşünün, Migros icin CRM veri transferi yazıyorsunuz, ve veriler 4 değişik yerden geliyor. Bu değişik veri çeşitleri birbirine uymayabilir, o yüzden transfer sıresında "ortak" bir kayıt şekline çevirilirler. CRM veri tabanı planlaması bu ortak kayıt şeklini bulmak için yapılır.
Biraz önce bahsettiğimiz veri anlaşmazlığı, bir çok seviyede başınıza gelebilir. Mesela, ilk başta müşteri kayıtları uymaz. Müşteri 234 ile musteri 444 değişik veri tabanlarında ayrı olmalarına rağmen aslında ayni insanlar. Veri transfer programı bunu nasıl anlayacak? Bu sorunun yanıtı veri transferi masajlama sırasında verilir.
Bizim genelde kullandığımız yöntem, müşterinin kişisel bilgileri içinden bir 'anahtar' yaratmaktır. Müşteri ilk isimden 3 harf, son isimden 2 harf, posta kodunda 5 harf toplayıp birbirine eklerseniz, elinize bir müşteri anahtarı çıkacaktır. Bu anahtari her müşteri için, ve her dış veri tabanı için yaratın. O zaman birbirine uyan müşteriler aynı müşteri demektir, ve CRM tabanında birleştirilebilirler. Bu konular diğer yazılarımızda detayla işlenecek.
Bir önemli konu daha: Web sitesi veri tabanı ile rapor veri tabanları her zaman ayrı olmalı. Mesela "web tabanı" içinde abone kayıtları, mal listesi var. Eğer siteyi analiz etmek istiyorsanız, akşamları veriyi ikinci CRM tabanına transfer etmeniz gerekir. Eğer analizi direk web veri tabanı üzerinde yapmaya kalkarsanız, web sayfalarını yavaşlatırsınız. Çünkü bazı web sayfaları, web veri tabanına cok bağlıdır ve taban hızlı cevap vermezsa (CRM analizi yüzünden), sayfalar çabuk yüklenemez. Bunu kesinlikle yapmayın. Zaten CRM veri tabanı çok büyük olacaktır, web veri tabanı o kadar veriye yer bulamaz.
Transfer kodlaması iyi planlanması gereken, geliştirme için zaman gerektiren bir iştir. Eğer bir CRM projeniz varsa, bu iş bölümünü katiyen hafife almayın. CRM projelerinin %80'i transfer kodlamakla geçer. Çok önemli!
Transfer genelde SQL dili ile yapılır. Güzel ikonlar ile transfer yapmanıza yardımcı olan programlar var: Fakat SQL kullanmak programcıya daha çok kontrol verecektir. Kod seviyesinde bu kontrol ileride işinize yarar, transfer programı yavaş işliyor ise, hızlandırmak için değişik eklemeler yapmak gerekebilir. Her veri tabanı paketi değişik SQL hızlandırma metodları içerir. Bunları kullanmanın en iyi yolu genelde kodu veya veri tabanını düzeltmekten geçer. Veri tabanınızın bütün hızlandırma özelliklerini kullanın. Doğru yazılmış SQL kodu ile bilmeden yazılmış SQL arasındaki fark 10 kat bile olabilir!