Güçlü organizasyon ve idari becerilerle, çeşitli sektörlerdeki şirketlerde ofis yöneticisi fırsatları bulacaksınız.
Bir ofis yöneticisi olarak sorumluluğunuz, bir ofisteki sorunsuz çalışmayı kolaylaştıran, insanları, bilgileri ve diğer kaynakları organize eden idari faaliyetleri denetlemektir. Ofis ekipmanlarının uygun kalitede ve miktarda muhafaza edilmesini, ilgili kayıtların güncel olmasını ve tüm idari işlemlerin etkin bir şekilde çalışmasını sağlayacaksınız.
Küçük bir kuruluşta, görevlerin çoğunu kendiniz gerçekleştirebilir, daha büyük kuruluşlarda bir ekibin çalışmasını denetleyebilirsiniz. İş ünvanları değişir ve alternatifler şu maddeleri içermektedir:
- İşletmeci
- İdari müdür
- Operasyon Sorumlusu.
Sorumlulukları ve Görevleri Nelerdir?
Bir ofis yöneticisi olarak yapmanız gerekenler:
- Ofisin verimli çalışmasını sağlamak için e-posta, elektronik tablolar ve veritabanları dahil birçok yazılım kullanın.
- Online ve kağıt dosyalama sistemlerini yönetmek
- Kayıt yönetimi gibi yeni idari sistemler geliştirmek ve uygulamak
- Ofis harcamalarını kaydedin ve bütçeyi yönetin
- Ofis düzenini düzenlemek ve kırtasiye ve ekipman tedarikini sağlamak
- Ofisin durumunu korumak ve gerekli onarımları düzenlemek
- Personel ile toplantılar düzenlemek ve başkanlık etmek – daha düşük ücretli rollerde bu, gündemi yazmayı ve dakikaları ayırmayı içerebilir. Fakat üst düzey yöneticilerin genellikle bunu yapmak için bir idari asistanı vardır.
- Bazen eğitim ve işe alma dahil, yeni personel alımını denetler
- Genellikle temperleme ajansları kullanarak iş yükündeki devamsızlıkları ve zirveleri kapsayacak yeterli personel seviyesi sağlamak
- Personel değerlendirmeleri yapmak, performansı yönetmek ve personeli disipline etmek
- Çalışmayı personele devretmek ve iş yükünü ve çıktılarını yönetmek
- Personel gelişimi ve eğitimini teşvik etmek
- Eşitlik ve çeşitlilik politikasını uygulamak ve teşvik etmek
- Üst yönetim için rapor yazabilir ve sunum yapabilir
- Müşteri soru ve şikayetlerine cevap vermek
- Sağlık ve güvenlik politikalarını gözden geçirin ve güncelleyin ve bunların izlendiğinden emin olun
- Veri saklama yasalarına bağlı olarak veri koruma yasalarına uyulduğunu kontrol edin ve politikaları gözden geçirin ve güncelleyin
- Elektrikli cihazlar ve güvenlik cihazları için düzenli testler düzenlemek
- Konferanslara ve eğitime katılmak
- Kuruluşunuz için sosyal medyayı yönetin.
Maaşları Ne Kadar? (2023 Güncel Zamlı Maaş)
- Büro yöneticileri için maaş, sektörün türüne, işverene ve ilgili sorumluluk seviyesine bağlı olarak değişir. Başlangıç maaşları 48.000 TL ile 65.000 TL arasında değişebilir.
- Tecrübe ile maaşlar 65.000 TL ile 100.000 TL arasında olabilir.
Gelir, kazanç ve maaş bilgisi sadece bilgilendirme amaçlıdır.
*Maaşlar Temmuz 2023’de güncellenmiştir.
Çalışma Saatleri
Genellikle 35 saatlik bir hafta boyunca çalışacaksınız. Fakat erken saatlerde başlamanız veya yoğun dönemlerde geç kalmanız gerekebilir. Part Time iş veya iş paylaşımı için fırsatlar olabilir.
Çalışma Şartları Nasıl?
- Çalışma ofisidir. Ofisin büyüklüğü ve tarzı, çalıştığınız kuruma bağlı olacaktır. Örneğin kendinize bir ofisine sahip olabilir veya bir açık plan ofisinde bir ekiple paylaşabilirsiniz.
- İşler İstanbul’da şehirlerde mevcuttur. Kırsal bölgelerde daha küçük işletmelerle de fırsatlar olabilir.
- Çoğu gönderide, özellikle müşteriye dönük rollerde akıllı, profesyonel kıyafet beklenir.
- İşler zor olabilir. Çünkü genellikle hedefleri, son teslim tarihlerini ve disiplin personelini karşılamaktan sorumlusunuz.
- Bölünmüş yerlerde çalışıyorsanız veya bazen eğitim ve konferans için ya da başka şubelerde çalışıyorsanız, ofisler arasında seyahat edebilirsiniz.
Aranan Şartlar ve Nitelikler Neler?
Herhangi bir dereceye sahip bir ofis yöneticisi olabilirsiniz. Fakat aşağıdaki konular özellikle yardımcı olabilir:
- İşletme yönetimi/işletme yönetimi
- Bilgi işlem ve bilgi teknolojisi
- İnsan kaynakları yönetimi
- Yönetim
- Kamu Yönetimi.
İlgili ofis deneyiminiz ve becerileriniz varsa hazırlık derecesi olmadan giriş yapmak mümkündür. Birçok ofis yöneticisi ofis yöneticisi seviyesine girer ve deneyimle yolunda ilerler. Bazı işverenler ofis yöneticisi düzeyinde bir yönetim yeterliliği isteyecektir.
Eğer 16 yaşın üzerindeyseniz ve tam zamanlı eğitimde değilseniz, işletme ve yönetim alanında orta, ileri ve daha yüksek seviyelerde stajyerlik yapma fırsatları vardır. Daha yüksek seviyede, bir ofis yöneticisi olarak bir rol için eğitim alabilirsiniz.
Bir ofis yöneticisi olmak için genellikle lisansüstü niteliklere ihtiyacınız olmaz. Fakat bazı mezunlar işletme ile alakalı bir alanda daha fazla eğitim almayı seçer.
Gerekli Beceriler Nedir?
Sahip olmanız gerekenler:
- Mükemmel organizasyon ve zaman yönetimi becerileri
- Microsoft Office Suite (Word, PowerPoint, Excel) ve diğer yaygın kullanılan ofis paketlerinin bilgisi
- Güçlü BT ve yazma becerileri
- Görevlere öncelik verme ve baskı altında çalışabilme becerisi
- İyi takım çalışması yetenekleri ve bir ekibi yönetme ve motive etme güveni
- İş yükünüzü yönetme ve diğerlerini aynı anda denetleme yeteneği
- Mükemmel kişilerarası, sözlü ve yazılı iletişim becerileri
- Detaylara dikkat
- Değişen iş yüklerine esneklik ve uyarlanabilirlik
- İşe problem çözme yaklaşımı
- Proje yönetimi becerileri
- İstihdam, eşitlik ve çeşitlilik ve veri koruma alanlarında mevzuat ile aşinalık – bu faydalıdır. Fakat şart değildir.
İş Deneyimi ve Staj Başvurusu
Rekabet, istihdam sektörleri arasında değişmektedir. Fakat ofis müdürü pozisyonları genellikle birçok uygulamayı etkilemektedir. İlgili ofis deneyimi hayati öneme sahiptir. Fırsatlar işe alım ajansları veya küçük idari makamlar aracılığıyla edinilebilir.
Aynı zamanda iyi takım çalışması ve yönetim yetenekleri gösteren tecrübe edinmek de faydalıdır. Müfredat dışı bir projeye katılmak veya bir gönüllü ekibini yönetmek, özellikle bunları bir iş ortamında uygulama fırsatınız olmadıysa, bu yetenekleri geliştirmek için iyi bir yoldur.
İşverenler ve İş İlanları
Büro yöneticileri, genel, özel ve yardım sektörlerinde yönetim kurulunda istihdam edilmektedir. Kısacası, ofis işleten herhangi bir kuruluş tarafından, küçük işletmelerden kamu kurumlarına ve çok uluslu şirketlere kadar istihdam edilmektedir.
İşverenler ve İş İlanları:
- Özel sağlık kuruluşları
- Okullar ve ileri ve yüksek eğitim kurumları dahil eğitim kurumları
- Yerel ve merkezi hükümet organları
- Yardım kuruluşları ve topluluk grupları
- Finansal hizmet kuruluşları
- Yasal firmalar
- Sosyal hizmet kuruluşları
- Eğlence, yaratıcı, medya ve eğlence endüstrisi
- Mühendislik firmaları
- Nakliye şirketleri
- Perakendeciler, toptancılar ve distribütörler
- Tüm sanayi kollarındaki üreticiler
- Bilim kuruluşları
- Güvenlik Servisi
- Kamu hizmetleri – gaz, elektrik, su ve telekomünikasyon sağlayıcıları.
Mesleki Gelişme ve Eğitimler
Eğitim fırsatları büyük ölçüde işvereninize bağlıdır. Fakat çoğu işveren örneğin kendi veritabanlarında ve içerik yönetim sistemlerinde en azından temel eğitim sunabilir. Gayri resmi iş başında eğitim de yaygındır.
Eğitim kurum içi (genellikle daha büyük kuruluşlarda) veya aşağıdaki alanlarda kurs sunan harici şirketler aracılığıyla gerçekleştirilir:
- Takımları yönetmek ve yönetmek
- Değerlendirmeleri
- İşe alım ve seçim
- Eşitlik ve çeşitlilik mevzuatı
- Sağlık ve güvenlik
- Pazarlama
- Stres Yönetimi
- Zaman yönetimi
- Atılganlık.
Küçük işletmelerde, inisiyatif almak ve kendi sürekli mesleki gelişim ihtiyaçlarınızı çözmek zorunda kalırsınız. Kurslar genellikle işveren tarafından ödenir. Fakat eğitim bütçeleri kısıtlanabilir.
Zaten bir yönetim yeterliliğine sahip değilseniz, diploma veya derece, işletme, yönetim veya İnsan Kaynakları gibi alakalı bir alanda eğitim almayı seçebilirsiniz.
Örneğin İşletme Yüksek Lisansı alarak, ofis yönetimi veya işletmeyi lisansüstü düzeyde inceleme fırsatı da vardır.
Kariyer ve İş İmkanları
Büro müdürünün görevi genellikle giriş seviyesi değildir ve işe başlamadan önce ilgili bir sektörde daha önce idari veya yönetimsel bir tecrübeye sahip olursunuz.
Görevinize başladıktan ve biraz deneyim sahibi olduktan sonra, daha fazla personel yönetmek veya daha üst düzey yönetim sorumlulukları almak gibi ekstra sorumluluklar üstlenebilirsiniz.
Alternatif olarak daha büyük bir işgücüne sahip olan veya daha fazla sorumluluk taşıyan kuruluştaki farklı bir ofisi yönetebilirsiniz. Örneğin finans bölümündeki küçük bir takımı yönetmekten tüm finans departmanını yönetmeye geçebilirsiniz.
Bir ofis yöneticisi olarak daha fazla tecrübe kazandıktan sonra, üst yönetime adım atmak ve bölüm başkanlığına ilerlemek için fırsatlar olabilir. Özellikle bir kuruluş içinde birkaç ofis yöneticisi olduğunda, kıdemli görevliler için darboğazlar oluşabilir. Finans, insan kaynakları veya stratejik gelişme gibi bir uzmanlık alanı geliştirmek yardımcı olabilir.