Başarısız ERP Projelerinin temel nedenleri.
Hershey's, Haribo, Nike, Revlon, MillerCoors ve Lidl'in ortak noktası nedir?
Hepsi yeni bir ERP sistemi uygularken büyük mali kayıplar yaşadı.
İşletmenizin başka bir vaka çalışmasına dönüşmesine izin vermeyin: ERP başarısızlığının arkasındaki yaygın nedenleri ve bunlardan kaçınmak için neler yapabileceğinizi öğrenin.
ERP başarısızlığının, işletmeler için büyük mali kayıplara ve zaman kaybına neden olabilir.
ERP hatası ne kadar yaygındır ve neden oluşur?
İş yazılımları, iş hayatınızı kolaylaştırmak için tasarlanmıştır . Ama bu her zaman gerçek değildir.
1996'da Hershey, başarısız bir ERP uygulaması nedeniyle 100 milyon dolarlık satış kaybetti .
Bunu uygulama sürecine harcadıkları 112 milyon $'a ekleyince KOBİ'lerin ERP yazılımından korkması şaşırtıcı değil.
Ve başarısız olan sadece büyük birlikler değil. 2019'da bir Mint Jutras anketi, işletmelerin %38'inin yeni ERP yazılımlarını programa göre hayata geçiremediğini ve %58'inin uygulama sırasında bütçeyi aştığını ortaya çıkardı .
Aynı ankette, yanıt verenler, ERP yatırımlarından %100 getiri elde etmelerinin ortalama olarak iki buçuk yıl sürdüğünü söylediler.
Bu şu soruyu akla getiriyor: Neden bu kadar çok ERP uygulaması başarısız oluyor?
ERP başarısızlığının 5 yaygın nedeni (ve bunlardan nasıl kaçınılacağı)
ERP uygulama başarısızlığı genellikle insan hatasından ve çok yönlü yazılımların uygun maliyetli ve zamanında uygulanmasının karmaşık doğasından kaynaklanmaktadır.
Çoğu ERP hatası, aşağıdaki faktörlerin bir veya daha fazlasına atfedilebilir:
- Zayıf planlama
- İş süreçlerine odaklanma eksikliği
- Personelden değişime direnç
- Liderlikten çok az veya hiç katılım
- Devreye almadan önce yetersiz test
ERP başarısızlığının bu yaygın katalizörlerinden nasıl kaçınabileceğinizi keşfedelim.
- Uygun planlama eksikliği
Kötü planlama, çoğu ERP uygulama hatasının köküdür. Bu, kaçırılan canlıya geçiş tarihlerine, uzayan zaman çizelgelerine, yorgun personele ve artan maliyetlere yol açar.
Çözüm: En başından itibaren uygun beklentiler belirleyin.
Ekibinizin uygulamanın tam olarak ne kadar zaman, para ve çaba gerektireceğini bilmesi gerekir. ERP uygulamanızın başarılı olmasını sağlamak için bu faktörleri öngören bir plan oluşturun.
ERP uygulama planlaması şunları içermelidir:
- Tüm uygulamayı denetlemesi için bir proje sahibi atama.
- Gerçekçi bir kapsam belirleme.
- Projenin bütçesi ve zaman çizelgesi için hedefler belirlemek.
- Çeşitli ERP yazılım seçeneklerini araştırmak ve işletmeniz için en iyisini seçmek.
- Her şeyi halletmek için gereken yeterli saat ile proje ekibine doğru insanları yerleştirmek.
Kısa bir süre önce , bütçenin %40-60 kadarının muhtemelen İK'ya ayrılacağını , işletmelerin tipik olarak fazladan %10'luk bir beklenmedik durum eklemesi gerektiğini ve tüm zaman çizelgesinin altı aydan iki yıla kadar sürebileceğini belirledik .
Benzersiz kapsamınıza göre makul bir bütçe ve zaman çizelgesi belirlemek için ERP danışmanıyla konuşun.
Etkili planlama ve uygun görev dağılımı, bir ERP başarısızlığının önlenmesine yardımcı olabilir.
- İş süreçlerine yetersiz odaklanma
Eski süreçlere yeni teknoloji eklemeye çalışırsanız, benimseme oranlarını düşürebilirsiniz. Eski süreçler, eski çalışma yöntemlerini teşvik eder ve ERP yazılımı, işletmenizin çalışma şeklini temelden değiştirmeyi amaçlar.
Çözüm: Her bir çalışanın projedeki belirli rollerini yerine getirmek için izlemesi gereken süreçleri özetleyen bir uygulama stratejisi oluşturun ve iletin.
Yüksek işlevli bir kuruluş, güvenilir süreçlere ihtiyaç duyar. Yeni araçlarını gözden geçirilmiş süreçlere dahil etmekte başarısız olan işletmeler genellikle değişime karşı direnci çok daha şiddetli bulur ve bu da canlıya geçiş tarihlerinin kaçırılma riskini artırır.
ERP uygulama stratejinizi ve süreçlerinizi planlarken şu adımları izleyin:
- Başarının neye benzediğini açıkça tanımlayın. Bu sizin "teslimat kapsamınızdır" ve "bitirdiğinizi" size söyleyecektir. Başarıya ne kadar yakın olduğunuzu bilmek, tüm ekibi doğru yolda tutacak ve proje ortası tahminlerinin ilerlemenizi doğrulamasını sağlayacaktır.
- Yeni düşünme biçimine dayalı süreçler oluşturun. Uygulama süreçlerinin yanı sıra, yeni ERP sistemini benimsemek ve kullanmak için süreçler oluşturmanız gerekecektir. Bunlar, ERP yazılımı kullanılarak getirilen büyük değişikliklere dayanmalıdır.
- Acil durumlar için yer olan gerçekçi bir bütçe belirleyin. Eğitim, ücretler, gelir kaybı ve tanımlayabileceğiniz diğer genel giderler dahil olmak üzere, uygulamaya dahil olan tüm gerekli maliyetleri göz önünde bulundurun. ERP aksaklıkların ne kadar yaygın olabileceği göz önüne alındığında, ortaya çıkması durumunda acil durumları hafifletmek için bütçenizin bir kısmını ayırmanız önemlidir.
- Proje ve süreçlerin sorumluluğa sahip olduğundan emin olun. Stratejinizi iletme ve yürütme sorumluluğunu üstlenecek ve işin programa göre tamamlanması için yeterli saatin tahsis edilmesini sağlayacak bir proje yönetim ekibi belirleyin.
- Değişiklik konusunda herkesi heyecanlandırın. Uygulamaya yönelik coşkuyu yüksek seviyede tutmak, süreçlerinizin sorunsuz bir şekilde yürütülmesine yardımcı olacak ve çalışanların proje iyileştirmeleri için fikirleriyle katkıda bulunmalarını sağlayacaktır.
Doğru yolda kaldığınızdan emin olmak için uygulama stratejinizi sık sık gözden geçirdiğinizden emin olun. Darboğazlar ortaya çıkmaya başlarsa, süreçlerinizde değişiklik yapmaya hazır olun.
- Değişime karşı iç direnç
Çalışanların işlerini yapmaları için yeni bir yol tanıttığınızda direniş bekleyin. Bu, tüm sektörlerde ve işyerlerinde değişime verilen doğal bir tepkidir.
Bir ERP sisteminin uygulanmasına yardımcı olma isteksizliği veya reddi, çalışanlar arasında orman yangını gibi yayılabilir. Bu nedenle, başlamadan önce çıkarılması gerekir.
Çözüm: Önceden bir değişim yönetimi stratejisi oluşturun ve işletmenizin her seviyesinde "değişim şampiyonları" geliştirin.
Değişiklik yönetimi, çalışanlarınızın şüphelerinin üstesinden gelmelerine ve yeni çalışma biçiminin savunucuları olmalarına yardımcı olacaktır. İyi bir değişiklik yönetimi sayesinde, yüksek benimseme oranlarına sahip, ileriye dönük bir şirket kültürü oluşturabilirsiniz.
En iyi uygulama değişiklik yönetimi şunları içerir:
- İşletme çapındaki tüm değişikliklerin durumuyla ilgili sık ve şeffaf iletişim.
- İş ve bireysel çalışanlar için yeni değişikliklerin faydalarının net bir şekilde ana hatları.
- Değişiklikleri teşvik etmek, kullanıcıları eğitmek ve sorunlar için başvurulacak kişi olarak hizmet etmek için "değişim şampiyonlarının" oluşturulması.
- Kullanıcıları eski yöntemlere geri dönmekten caydırmak için yeniden tasarlanmış süreçler.
- Örnek teşkil eden güçlü liderler.
Değişim şampiyonları, değişim yönetiminin hayati bir bileşenidir. Kendi alanlarında yetkin kabul edilen, işin her kademesinden saygı duyulan kişiler olmalıdır.
Değişim yönetimi en iyi uygulamalarını gerçekleştirmek, bir değişim şampiyonunun görevidir. ERP uygulamasıyla ilgili soruları olan çalışanlar için başvurulacak kişi olarak işlev görmeli ve departmanlarının süreçteki benzersiz rolünü nasıl üstleneceğini planlamaya yardımcı olmalıdırlar.
Daha fazla optimize etmek için kaçınılmaz olarak sistemle ilgili geri bildirime ihtiyacınız olduğunda, anket sonuçlarını ve dürüst fikirleri toplamanıza yardımcı olması için değişiklik şampiyonlarınıza geri dönebilirsiniz.
- Liderlikten katılım yok
Liderler üzerlerine düşeni yapmadığında hatalar genellikle gözden kaçar ve teslim tarihleri kaçırılır.
Bu, işletmenin çalışma şeklini temelden değiştirecek, sistemleri iş birimleri genelinde entegre edecek, karar vermeyi hızlandıracak ve kilit paydaşların süreçlerini gerçek verilere dayalı olarak optimize etmelerine olanak tanıyacak. C-suite, tüm şirketin bu faydaları anlamasını sağlamak için çok önemlidir.
Çözüm: Liderlik ekibini olabildiğince erken sürece dahil edin ve projenin tüm kapsamını anlamalarını sağlayın.
Liderler, bir ERP başarısızlığından kaçınmada ve yeni yazılımın faydalarını ekiplerine net bir şekilde iletmede çok önemlidir.
Liderlik ekibiniz şunları anlamalıdır:
- Projenin ticari faydaları ve üretkenliği nasıl artırabileceği veya maliyetleri nasıl azaltabileceği.
- Uygulama sürecini yürütmek için gereken zaman, para ve insanlar.
- ERP uygulamasının kısa vadeli etkisi üretkenlik üzerinde olacaktır.
- Başarısızlığa yol açabilecek temel riskler.
Liderlerinizin katılımı, her personel üyesinin uygulamada neler olduğunu, neden olduğunu ve projeyi yürütmede rollerinin ne olacağını anlamasını sağlamak için çok önemlidir.
Onayları ayrıca şirket genelinde yeni sisteme güven aşılayacaktır.
- Yeterli test yok
Uygulama sonrası yetersiz test veya bunların olmaması, ERP sisteminiz resmi olarak faaliyete geçtiğinde yıkıcı senaryolara yol açabilir.
Daha önce bahsettiğimiz Hershey's ERP başarısızlığına neden olan şey buydu ve MintJutras anketine katılanlara göre ERP uygulama başarısızlıklarının bir numaralı nedeni olarak gösterildi .
Çözüm: Yeni ERP sisteminizin gerçekleştireceği işlevlerin her biri için bir test aşaması ekleyin ve yazılımı yalnızca tüm testleri tatmin edici bir şekilde geçtikten sonra bu amaç için devreye alın.
Test, büyük bir ERP hatası riskini azaltmak için çok önemlidir. İşinizi olumsuz etkileme şansına sahip olmadan önce potansiyel darboğazların tamamen farkında olmanız gerekir.
Bu, yeni ERP yazılımınızın her bir işlevini, bunların nasıl test edileceğini, her işlev için başarılı bir testin nasıl görüneceğini ve başarısız testleri değiştirmek için bir acil durum planının ana hatlarını çizen bir test stratejisi bulmak anlamına gelir.
Yukarıdaki beş çözüm, ERP yazılımıyla devam etmeye karar verdiğinizde bir ERP başarısızlığından kaçınmanıza yardımcı olacaktır. Ancak, bir ERP alternatifinin işletmeniz için daha uygun olup olmadığını kontrol ederek en başından bir ERP başarısızlığından kaçınmak mümkündür (ve ihtiyatlı).
Yeni ERP yazılımını devreye almadan önce test etmek, uygulama sonrası ERP başarısızlığına karşı en iyi savunmanızdır.
Bunun yerine saha tecrübesi olan Süreç danışmanı seçerek ERP başarısızlığını önleyin
Yanlış yazılımı seçmek sizi başarısızlığa sürükleyebilir veya başarı seviyenizi sınırlayabilir.
Bu bizi ERP sistemlerinin başarısız olmasının genellikle gözden kaçan bir nedenine götürüyor: ERP en başta doğru yazılım stratejisi değildi.
ERP yazılımı, tüm farklı sistemlerini bir araya getirmek için büyük bir yazılım parçasına ağır bir yatırımı karşılayabilen daha büyük veya daha karmaşık kuruluşlara uygun olma eğilimindedir.
Ancak daha küçük veya daha basit bir kuruluş işletiyorsanız, ERP'yi ihtiyaçlarınız için çok büyük veya karmaşık bulabilirsiniz. Benzersiz sektörünüze daha uygun olan ERP Seçiminde çalışmakta olduğunuz ERP Süreç danışmanınız. Bu, süreci en doğru bir şekilde başarıya götüren faktördür.