Kişisel asistan bölümü ve mesleği nedir?
Her yöneticinin veya şirket yöneticisinin arkasında organize, etkili bir kişisel asistan bulacaksınız. Bu çeşitlilik ve dinamik kariyerin neyi sunduğunu keşfedin.
Kişisel asistanlar (PA) olarak üst yönetim kadrosu veya yönetmen kadrosuyla genellikle bire bir yönetim desteği sağlamak için yakın çalışmalısınız. Bir yöneticinin sekreterlik ve idari görevlerle uğraşarak zamanlarını en iyi şekilde kullanmalarına yardımcı olursunuz.
KA’ların üzerinde çalıştıkları kuruluş hakkında geniş bilgiye ihtiyaçları vardır. Anahtar personelin (hem dış hem de iç personel) kim olduğunu bilmek ve kuruluşun amaçlarını ve hedeflerini anlamak gerekir.
Yöneticiler çoğunlukla çalışmalarının yokluğunda verimli bir şekilde ele alınacağından emin oldukları için çoğunlukla KA’larına güvenirler. Bu nedenle takdir yetkisi ve gizlilik başarılı bir KA için gerekli niteliklerdir.
Kişisel bir asistan bazen bir yönetici sekreteri hem kişisel hem de özel sekreter olarak adlandırılır.
Sorumluluklar
Bir KY olarak genellikle kuruluşun içinde ve dışında bulunan kişilerle yöneticinin ilk iletişim noktası olarak hareket edeceksiniz. Görevler aşağıdakileri içermektedir.
- Veri yönetimi ve dosyalama da dahil olmak üzere ofis sistemlerini tasarlamak ve sürdürmek
- Seyahat, vize ve konaklama düzenlemeyi ve bazen yöneticilerle toplantılarda not almayı veya dikte etmeyi planlamak veya sunumlar sırasında genel yardım sağlamak için seyahat etmek
- Telefon görüşmelerini, soruşturmaları ve talepleri taramak ve uygun olduğunda bunları ele almak
- Kıdemliğin her düzeyinde ziyaretçileri karşılama ve tebrik etme
- Günlükleri organize etmek ve muhafaza etmek ve randevu almak
- Gelen e-postalar, fakslar ve posta ile uğraşmak genellikle müdür adına karşılık gelir
- Arka plan araştırma yürütmek ve bulguları sunmak
- Belge, brifing belgesi, rapor ve sunumlar üretmek
- Toplantıları organize etmek ve katılma
- Yöneticinin toplantılar için iyi hazırlanmış olmasını sağlamak
- Müşterilerle, tedarikçilerle ve diğer personelle irtibat kurun
- Yöneticileri, ekipleri ve departmanları desteklemenin yanı sıra birçok KA’ların kişisel iş yükü ve sorumlulukları da vardır
- Belirli projeler ve araştırmalar yapmak
- Hesaplar ve bütçeler için sorumluluk
- Yöneticinin sorumluluklarından bazılarını üstlenmek ve yönetimle daha yakından çalışmak
- Müdür için vekaleten bulunmak, yöneticinin yokluğunda kararlar vermek ve başkalarına çalışma devretmek
- Karar verme süreçlerine dahil olmak
- Bazı KA’lar tüm sekreterlik çalışmalarını kendileri yaparken bazıları genç personeli işe alma ve eğitme sorumluluğunu alır ve onlardan daha az talep eden ve gizli işlerden bazılarını kendilerine devrettirir
Maaş
Tipik başlangıç maaşlarının tutarı 1700 TL ile 2000 TL arasında değişir. Üst düzeydeki veya tecrübeli maaşlar 2500 TL ile 3300 TL civarındadır.
Maaşlar istihdam organizasyonunun büyüklüğüne, niteliğine ve coğrafi konuma bağlıdır.
Ek yardımlar bir şirket emeklilik planı, sezonluk bilet kredisi, özel sağlık sigortası, spor veya spor salonu üyeliği ve sübvansiyonlu öğle yemeği içerebilir.
Gelir rakamları sadece bir rehber niteliğindedir.
Çalışma saatleri
Genellikle organizasyon türüne bağlı olarak sabah 9’dan akşam 5’e kadar çalışacaksınız. Zirve süreleri ve son başvuru tarihleri yakın zamanlarda fazla mesai yapmak gerekebilir.
Yarı-zamanlı çalışma esnek çalışma saatleri ve kariyer molaları mümkündür.
Meslekten Beklentiniz Ne Olmalı
Yüz yüze ya da telefon ya da e-postayla insanlarla sık sık temas kuruyorsunuz.
Bazı kişisel asistanlar acentelere kaydolmayı ve kuruluşlar arasında kısa vadeli sözleşmelerle hareket etmeyi tercih etmektedir. Saatlik ücretler konuma ve sektöre bağlı olarak saatte değişmekle birlikte ortalama saatte 25 TL arasında değişir. Bu daha az iş güvenliği sağlar ancak daha fazla esneklik ve çeşitli deneyim kazanma kapsamı sağlar.
Rolün kişisel doğasına rağmen oldukça tecrübeli kişiler için serbest meslek mümkündür. Sanal asistanlar evlerinden blok çalışarak müşterilerine çeşitli zaman ayırmak için çalışıyorlar.
İşler çoğu büyük şehir ve kasabada yaygın olarak bulunur ancak kırsal alanlarda bu kadar az şey vardır.
Bazen zor ya da talep eden insanlarla çoğunlukla çok üst düzey düzeylerde olan işle ilgili olarak iş çok stresli olabilir ve iş her zaman yöneticinin ihtiyaçlarına odaklanır.
Bir KF olmak bir kişiyle çok yakından çalışmak demektir ve çalışmalarıyla yaşadığı herhangi bir sorun sizi etkileyebilir.
Rolün destek niteliği, ayrıca Koruma Alanının projelere katkısının daima örgüt içerisinde tanınamayacağı anlamına gelir. Bazı KA’lar işlerinin bu yönünü sinir bozucu bulmaktadır.
Bir iş günü içerisinde seyahat, geceleme evinde yoksunluk ve yurtdışı iş veya seyahat nadirdir ancak dış toplantı ve konferanslara katılmak veya araştırma olanakları için gerekebilir.
Nitelikler
Bu mesleği yapmanız için bitirmeniz gereken bölümler şunlardır:
- Yönetimi
- İşletme
- Kamu Yönetimi
- Sekreterlik çalışmaları
- Bir derece olmadan kişisel nitelikler, deneyim ve genel ofis becerileri genellikle daha önemli kabul edilir
Beceri
- Olağanüstü yazılı ve sözlü iletişim becerileri
- Bir dizi yazılım paketinin bilgisi dahil olmak üzere mükemmel kelime işleme
- Bilgisayar becerisi
- Baskı altında çalışmak ve kesin tarihler için yeteneği
- İyi örgütsel ve zaman yönetimi becerileri
- Araştırma, özümleme, analiz etme ve materyali açıkça ve kısaca sunma becerisi
- Mükemmel kişilerarası becerileri
- Kendi inisiyatifiniz üzerinde çalışma olanağı
- Dürüstlük ve güvenilirlik
- Detaylara dikkat
- Esneklik ve uyarlanabilirlik ile çeşitli görevleri karşılaştırmak ve son başvuru tarihlerini karşılamak için ek saatler çalışmak
- Takdir yetkisi ve gizlilik konularının anlaşılması
- Ayrıca size rekabet avantajı sağlayabilecek belirli beceriler de vardır. Örneğin kısa ve sesli yazım hala yaygın olarak kullanılmaktadır. Teeline ve Pitman kursları endüstri standardı steno sistemlerini ve yazım hızlarını öğretir. Kısa dersler için Teeline Online’a bakın
- İşletme ve idaredeki ilgili mesleki yeterlilikler, OCR Sınav Kurulu tarafından sağlanır. Bir yabancı dili bilmek bazı pozisyonlarda yararlı olabilir
İş deneyimi ve İş İmkanları
- Kişisel asistanlar, tüm sektörlerde geniş, orta ve küçük ölçekli organizasyonlarda çalışmaktadırlar
- Muhasebe
- Tarım, bahçıvanlık ve ilgili endüstriler
- Sanat, eğlence ve boş zaman
- Hayır kurumları ve gönüllü sektör
- Kurumsal iş ve ticaret danışmanlıkları
- Eğitim
- Finans
- Sağlık, sosyal, tıbbi ve ilgili hizmetler
- Misafirperverlik ve ikram
- Hukuk ve ilgili işler
- Parlamento üyeleri (milletvekilleri) için çalışmayı da içeren yerel ve merkezi hükumet birimleri
- İmalat sanayi kuruluşları
- Pazarlama ve reklamcılık
- Medya ve iletişim
- Mülkiyet
- Perakende
- Bilimle ilgili organizasyonlar
- Güvenlik ve koruyucu hizmetler
Profesyonel mesleki gelişim
Eğitim ağırlıklı olarak iş başında olur. Deneyimli sekreterler yeni girenleri işinde uzman olana kadar denetleyebilirler. Daha büyük şirketler sizi iş dünyasının çeşitli alanlarına tanıtmak için birkaç gün sürecek bir endikasyon kursu sağlayabilir.
Ayrıca aşağıdaki alanlarda kısa süreli dersler de verebilirler: Kelime işlemci ve veritabanı elektronik tablo yazılım paketleri, sanayi prosedürleri ve iş protokolü, sağlık ve güvenlik, ilk yardım, kısa ve etkili konuşmak.
Daha küçük şirketlerde işverenler ilgili dersleri ödemek isteyebilirken genellikle kendi zamanınızda ve kendi inisiyatifinizle eğitim yapmanız gerekir.
Kariyer olasılıkları
Kalifikasyonlar beceri ve deneyim kazandıktan sonra KA’lar mesleğin gelişimi için yararlı olabilecek ve tavsiye ve sürekli mesleki gelişim (CPD) olanaklarına erişebilecekleri IAM gibi ilgili bir meslek kuruluşuna katılabilir.
Çalıştığınız sektörün yetkili veya meslek kuruluşunun üyeliğine başvurabilirsiniz.
Bir İK, bir yönetici asistanına (EA) geçebilir. Bu rol, PA’nın ticari ilişkili rolü ile yöneticinin kişisel yaşamını düzenleme sorumluluğunu birleştirir. Maaş genellikle bir KY’den daha yüksek ancak saatler daha uzun olabilir ve rol müdürle çok yakından çalışmayı gerektirir.
PA işi bir işletmenin nasıl çalıştığı ve kararların en üst düzeyde nasıl alındığı konusunda benzersiz bir fikir verebilir. Bu tür bir deneyim yöneticilerin kendileri olmak isteyen KA’lar için değerli olabilir. KA çalışmasında kazanılan beceri insan kaynakları, pazarlama ve halkla ilişkiler gibi diğer sektörlerde kullanılabilir.
Belirli bir sektörde, örneğin yasal veya tıbbi PA gibi uzmanlaşmak mümkündür. Bu işler yüksek maaşlar çekebilir ancak ek nitelikler gerektirebilir.
Bazı deneyimli KA’lar serbest meslek sahibi olarak sanal asistanlar olarak çalışmaya karar verirler. Sanal asistanlar evlerinden blok çalışarak müşterilerine çeşitli zaman ayırmak için çalışıyorlar. Bazı KA’lar rolü diğer iş türleriyle birleştiren bazen bir işe yönelik bir hobi geliştiren bir portföy kariyeri parçası olarak sanal asistan olarak çalışırlar. Bu kariyer esnekliği cazip olabilir.
Kendi hesabına çalışanlar genellikle yalnızca önemli deneyim sahibi KA’ler için mümkündür.