Çoğu insan gibiyseniz ve Gmail E-posta hesaplarınızdan biri olarak, e-postalarınızdan haberdar olmanın ne kadar zor olduğunu bilirsiniz. Uzun süredir Gmail kullanıcısı olarak, Google'ın hizmetini kullanmakta her zaman oldukça iyi olduğumu düşündüm.
Gelen kutumdaki 1,473 okunmamış e-postaya bakmaya başlayıncaya kadar fark ettim ki – 1.5 milyar kullanıcılı bir e-posta hizmetinin sunabileceği daha çok şey var mı? Gerçekten de öyle, işte Gmail hayatınızı kolaylaştırmanıza yardımcı olacak 15 Gmail ipucu ve püf noktası.
1. Klasörleri Görünür Tutun
Gelen kutunuzu daha az karmaşık hale getirmenin en kolay yollarından biri, klasörleri Gmail'de görünür tutmaktır. Bu şekilde, bunları hızlıca tarayabilir ve her birinde neler olduğunu görebilirsiniz.
İyi haber şu ki, bu özelliği, belirli bir göndericiden (havayolu veya servis sağlayıcı gibi) gelen bir mesajı okuyup okumadığınıza bağlı olarak her zaman otomatik olarak etkinleştirilecek veya devre dışı bırakılacak şekilde ayarlayabilirsiniz.
2. Hızlı Bir Toplantı Planlayın
Bir iş arkadaşınızla bir toplantı planlamak istiyorsanız, bunu Gmail'den yapmak kolaydır. Tek yapmanız gereken bir e-posta açmak, davet etmek istediğiniz kişilerin e-posta adresini girmek, takvim simgesine tıklamak ve ne zaman olmasını istediğinizi seçmek.
Google Takvim'i önceden kurmamışlarsa (ki bu büyük olasılıkla) bir bağlantı da gönderebilirsiniz. Bu bilgilerin girilmesi, takvimlerinde isteğinizle eşleşen bir etkinlik otomatik olarak oluşturacaktır.
3. Gmail'inize İmza Ekleyin
Nasıl kartvizitleriniz için bir imzanız varsa, Gmail hesabınız için de bir imzanız olabilir. İmzanız, köprüler gibi zengin öğeler içeren bir resim veya metin olabilir.
İmza eklemek için Gmail'in Ayarlarına gidin. Sonraki;
- Sağ üst köşedeki dişli çark simgesini tıklayın.
- Açılır menüden "Ayarlar"ı seçin.
- "Genel"in altında, "İmzalar"ı tıklayın.
- "İmzayı Yapılandır"ı seçin.
- İmzanız için içeriği girin.
- Sayfanın altındaki "Değişiklikleri Kaydet"e tıklayın.
Bu yeni imzanın, gönderdiğiniz yeni e-postaların üzerinde görüneceğini ve bir başkasına yazdığınız iletilere yanıt verdiğinizi, ancak iletilen iletilerde veya başka kişiler tarafından gönderilen iletilerde görünmeyeceğini göreceksiniz.
4. Gmail Etiketlerinizi Renk Koduyla Kodlayın
Renk kodlamalı etiketler, e-postalarınızı düzenlemenin harika bir yoludur. Örneğin, her müşteri için bir etiket oluşturmak ve sektörlerine göre farklı renkler (mavi, kırmızı, yeşil) atamak isteyebilirsiniz. Gmail gelen kutunuza baktığınızda ve bir e-postanın İstemci A veya İstemci B'den geldiğini gördüğünüzde, hepsini okumadan hangi e-postaların gerekli olduğunu görmek kolaydır.
Etiketler eklemek için:
- Sağ üst köşedeki dişli çark simgesini tıklayın.
- Açılır menüden "Ayarlar"ı seçin.
- "Etiket" sekmesini seçin.
- Artık yeni bir etiket oluşturabilir veya değiştirmek için mevcut bir etiket seçebilirsiniz.
- Etikete "Müşteri A" veya "Müşteri B" gibi bir ad verin.
Yalnızca etiket oluşturmanın yanı sıra, yerleşimini de özelleştirebilirsiniz. Örneğin, Gmail'in web arayüzü iletilerini görüntülerken, Etiket konumu altında "Sol" veya "Sağ" öğesini seçerek bu etiketin sayfanın solunda mı sağında mı görüneceğini seçebilirsiniz.
renk dışında kodlama etiketler, her etiket için özel bildirimler oluşturabilirsiniz, böylece bunlar güncellendiklerinde (yeni e-postalar) hiçbir şeyi kaçırmazsınız.
5. Konuşma Görünümünü Kullanın
Gelen kutunuzu yönetmenin en iyi yollarından biri Konuşma Görünümü'nü kullanmaktır. Google, bu ayarı etkinleştirdiğinizde benzer iletileri gruplayacak ve bunları gelen kutunuzda tek bir ileti dizisi olarak gösterecek.
Bunu yapmak, sırayla gönderilen tüm mesajların aynı konu satırını paylaşacağı ve aynı e-posta dizisindeki tüm e-postaları bir kerede görebileceğiniz anlamına gelir. Gmail varsayılan olarak Konuşma Görünümü'nü etkinleştirse de, herhangi bir nedenle değilse, tekrar açabilirsiniz.
Ayarlarınıza gidin, "Konuşma görünümü"ne ilerleyin ve "Konuşma görünümü açık"ın yanındaki radyo düğmesinin seçili olduğundan emin olun.
6. Sınırsız E-posta Adresi Alın
Birincil adresinize yönlendiren benzersiz bir adrese sahip olmak için mevcut e-posta adreslerinizden biri veya daha fazlası için bir takma ad oluşturabilirsiniz. Bu özellik, küçük bir işletme için birden çok rolü yönetmeye çalışıyorsanız yararlıdır. Örneğin, birincil e-posta adresinizi aşağıdaki gibi takma adlarla eşleştirebilirsiniz: [e-posta korumalı] ve [e-posta korumalı]
Bir takma ad oluşturmak için Gmail'in Ayarlar sayfasına gidin ve Hesaplar ve İçe Aktarma sekmesine tıklayın. Genel bölümünde "Takma Adlar"ı görene kadar aşağı kaydırın, ardından "Başka bir e-posta adresi ekle"yi tıklayın.
Kullanıcıların bu takma ad aracılığıyla gönderilen mesajlarını alacakları yeni bir e-posta adresi girebilir (ve alım gibi diğer ayarların düz metin olarak mı yoksa HTML) "Takma Ad Oluştur"a tıklamadan önce.
7. Gmail Gelen Kutunuzdan Birden Fazla E-posta Hesabını Yönetin
İçinde "+" işareti olan e-postalara sahip olmaktan hoşlanmıyor musunuz? Problem değil; bunun yerine bir takma ad kullanın. E-posta takma adları, ikincil e-posta adreslerini yönetmenin başka bir mükemmel yoludur. E-posta iletme gariptir, ancak Gmail hesap başına birden çok e-posta adresini işleyebilir.
Örneğin, birincil e-posta adresiniz [e-posta korumalı], ve başka bir adresiniz var [e-posta korumalı] Gmail ayarlarınızı girmek için dişli simgesini tıklayın ve “Hesaplar” sekmesini tıklayın. “Bir e-posta hesabı ekle” bağlantısını tıklayın ve talimatları izleyin.
Tamamlandığında, Gmail herhangi bir normal e-posta istemcisi gibi davranacak ve bu hesaptan e-postaları alacaktır. Ek hesap, bağımsız olarak veya birincil hesabınızın diğer adı olarak çalışabilir.
Bu, özellikle bir işletmeyseniz, özel alan adlarıyla daha iyi çalışır. Küçük bir işletmede birden çok rolü yönetmek için kullanabilirsiniz. Örneğin, birincil e-posta adresinizi aşağıdaki gibi takma adlarla eşleştirebilirsiniz: [e-posta korumalı] ve [e-posta korumalı]
8. E-posta Filtrelerini Ayarlayın
Filtreler, gelen postaları yönetmek için oluşturduğunuz kurallardır. Bu özellik (bence) Gmail için en güçlü özelliklerden biridir. Örneğin, gelen tüm e-postaların otomatik olarak arşivlenmesini ve belirli anahtar kelimelerle etiketlenmesini sağlayabilirsiniz, böylece gelen kutusunda karışıklık yaratmazlar.
- Ayarlar dişli kutusuna tıklayın ve filtreleri ayarlamak için "Filtreler ve engellenen adresler" sekmesini seçin.
- Bu sayfanın altında bulunan “Yeni filtre oluştur” bağlantısını tıklayın.
- Bu filtrenin uygulanacağı koşulları belirtin ve ardından "Filtre oluştur"u tıklayın.
- Artık Gmail'in koşullarınızı karşılayan e-postalarla ne yapmasını istediğinize ilişkin onay kutularını seçebilirsiniz.
- İşiniz bittiğinde, "Filtre oluştur"u tıklayın.
9. Aynı Anda Birden Çok E-posta Açın
Aynı anda birden fazla e-posta açabilirsiniz; bu, onları karşılaştırmak istiyorsanız yardımcı olur. Gmail'in sağ üst köşesindeki açılır simgeye tıklayın ve her birine tıklarken Shift tuşunu basılı tutarak bir e-posta veya birden çok e-posta seçin. Bunu yapmak, seçilen her e-posta için yeni bir sekme oluşturacaktır.
10. Birden Çok E-posta Durumunu Yönetin
Belirli iletileri hızlı bir şekilde silmek, arşivlemek veya taşımak istiyorsanız ve hepsini aynı anda açmak istemiyorsanız aşağıdakileri yapabilirsiniz:
Tek seferde bir mesajı sil hoverbir "temizle" düğmesine dönüşene kadar her iletideki çöp kutusu simgesinin üzerine gelin (bu yalnızca fareniz okunmamış bir iletinin üzerindeyse çalışır). Ardından tıklayın.
Birden çok iletiyi, Ctrl+Shift+A ile arşivlemeden önce seçerek veya Gmail'in açılır menüsündeki Diğer İşlemler altındaki "Arşivle"yi tıklayarak (ikinci seçenek, kullanıcıların bu listeden birden çok ileti seçmesine olanak tanır) aynı anda arşivleyin.
Gerekirse, daha sonra Ctrl+Shift+O'yu kullanarak arşivlenmiş konuşmalarınıza geri dönün. E-postalarınızı bu şekilde yönetmek, gelen kutunuzu tıkamadan erişilebilir olmalarına yardımcı olur.
11. Bazı Gmail Eklentilerini Alın
Gmail deneyiminizi bir adım öteye taşımak istiyorsanız, gelen kutunuzu yönetmeyi daha da kolaylaştıracak çok sayıda üçüncü taraf eklenti mevcuttur. Bu uygulamaları şurada arayabilir ve yükleyebilirsiniz: Google Workspace Pazaryeri.
Doğal olarak, mevcut uygulamalar çok çeşitlidir, bu nedenle en iyi yardım nasıl çalıştığınıza bağlı olacaktır. Örneğin, Slack kullanıyorum ve Asana eklentiler. Kurumsal tarafa daha yatkınsanız, Zoom, Gmail için CRM ve Gmail için Zapier gibi uygulamalar var.
12. Görevleri Gmail'den Yönetin
Google Görevler, yapılacaklar listenizi yönetmek için basit ama güçlü bir araçtır. Görevlerinizi ve e-postalarınızı tek bir yerde bir arada tutmanın harika bir yoludur, böylece zaten e-postalarla dolup taşan bir gelen kutusunu karıştırmadan onları takip edebilirsiniz.
Görev eklemek için Gmail gelen kutunuzun sağ gezinme çubuğundaki Görevler simgesini tıklayın. Sağdan bir panel çıkacak ve başlık, ayrıntılar ve tarih/saat gibi gerekli bilgileri ekleyebilirsiniz.
13. Kişilerden @Bahsetebilirsiniz
Gmail, birden fazla cc e-posta adresi eklemek zorunda kalmak yerine, @ işaretini bir söz olarak kullanmanıza olanak tanır. E-posta içeriğinizin herhangi bir yerinde @ yazıp ardından adını ve soyadını (veya Gmail kullanıcı adını) yazmanız alıcıyı e-posta döngüsüne ekleyecektir.
Ayrıca, her bir e-posta adresini tek tek girmeden bu mesajlara bir kişi listesi ekleyebilirsiniz.
14. Gmail ile Çevrimdışı Çalışın
İnsanlar genellikle bir sorunla karşı karşıyadır: Google hizmetlerini kullanmak için çoğunlukla bir İnternet bağlantısı gerekir. Çok seyahat ediyorsanız, Gmail'i çevrimdışı kullanma yeteneği bir cankurtaran olabilir. Çevrimdışı modu nasıl kuracağınıza ve internet bağlantısı olmadığında e-postanıza nasıl erişeceğinize ilişkin bazı ipuçları:
Gmail gelen kutunuzun sağ üst köşesindeki dişli çark simgesini ve ardından "Çevrimdışı" sekmesini tıklayın. “Çevrimdışı” seçeneğindeki onay kutusunu işaretleyin ve e-postanızın ne kadarını yerel cihazınızda saklamak istediğinizi seçin. "Değişiklikleri Kaydet" düğmesini tıklamayı unutmayın.
Unutulmaması gereken önemli bir nokta, e-postayı çevrimdışıyken gönderemeyecek olmanızdır. Bunun yerine, e-postanızı oluşturun ve "Gönder" düğmesinin yanındaki aşağı oku tıklayın. “Göndermeyi Planla”yı seçin ve daha sonra bağlantı almayı umduğunuz zamanı ayarlayın.
Bunu yapmazsanız, Gmail internet bağlantısı olana kadar (veya hangisi önce gelirse) sizi deli edene kadar art arda “Gönderiliyor…” der.
15. Yıldız Mesajları
Yıldızlar, mesajları kaydetmenin harika bir yoludur, ancak aynı zamanda onları hızlı bir şekilde bulmanızı da sağlar. Önemli mesajlara yıldız ekleyebilir ve daha sonra arayabilirsiniz. Yıldızları gelen kutunuzda bulmak kolaydır çünkü listenizin en üstünde görünürler ve kalabalık bir gelen kutusunda neyin önemli olduğunu görmenizi kolaylaştırır.
Belirli kriterlere göre filtreler oluşturmak için yıldızları da kullanabilirsiniz. Örneğin, ekleri olan tüm iletilerin yıldızlı olmasını istiyorsanız, "Yıldızlı Postalar" altında "Eki Var"ı seçin ve ardından Filtre Oluştur'a tıklayın.
Bu, bu tür e-postaları doğrudan Yıldızlı Mesajlar adlı bir klasöre gönderen otomatik bir filtre oluşturur, böylece ekleri veya bu filtre tarafından belirtilen diğer kriterleri olmayan diğer e-postalar arasında kaybolmazlar.
Bonus İpucu: “Göndermeyi Geri Al” Zaman Sınırını Değiştirin
Gmail, bir süreliğine ileti göndermeyi geri almanıza olanak tanıyan yerleşik bir özelliğe sahiptir. Bu, özellikle yanlışlıkla bir e-posta gönderirseniz veya mesajınızda yazım hatası yaptığınızı fark ederseniz yardımcı olabilir.
Bu seçenek Gmail'de her zaman mevcuttur, ancak göndermeyi geri alabileceğiniz süre sınırını belirleyebilirsiniz. Gelen kutunuzun sağ üst köşesindeki Ayarlar'a tıklayın ve ardından açılır menüden "Ayarlar"ı seçin.
“Göndermeyi Geri Al”ı görene kadar aşağı kaydırın ve “Gönderme iptal süresi” satırında yer alan açılır menüyü tıklayın. 5, 10, 20 ve hatta 30 saniyeye ayarlayabilirsiniz. Varsayılan olarak, Gmail bir göndermeyi geri almanız için size yalnızca 5 saniye verir.
Sonuç
Yukarıda paylaşılan ipuçlarının çoğu, Gmail'i daha iyi yönetmenize yardımcı olacaktır. Gelen kutunuzu nasıl düzene sokacağınızı, etiketlerinizi nasıl düzenleyeceğinizi, e-posta yönetiminde daha iyi olmayı ve gelen kutunuzun kontrolünü ele geçirmek için mevcut çeşitli araçlardan nasıl yararlanacağınızı gösterdik.
Bu ipuçlarını takip ederseniz, e-postalarınızı işlemede bir gelişme göreceksiniz. Bu, herhangi bir meşgul profesyonelin işine yarayabilecek bir şeydir.