Nakit muhasebede defter tutma basittir: Para gerçekten el değiştirene kadar herhangi bir işlem kaydetmezsiniz, diyor Muhasebe Araçları. Tahakkuk esaslı muhasebe ile, para kazandığınız veya borcunuz olduğu anda işlemleri kaydedersiniz. Bir fatura, ödediğiniz mallardan önce veya sonra gelirse, işlemin düzgün şekilde kaydedilmesi birkaç ek muhasebe adımı gerektirir.
İpucu
İlgili mal veya hizmetleri almadan önce bir faturayı önceden öderseniz, nakit olarak alacak ve ön ödemeli malzemeler, ön ödemeli envanter veya ön ödemeli hizmetler gibi ön ödemeli bir gider hesabına borç kaydedersiniz. Ne ödediğinizi aldığınızda, peşin ödenen gider ve borç envanter giderini veya benzer bir hesabı alacaklandırırsınız.
Fatura Alınmadı
Alıcılar bir tedarikçiyi ziyaret etseler, ihtiyaç duydukları şeyin karşılığını ödediklerinde ve mallarla birlikte çıksaydık, kayıt tutma kolay olurdu, ancak çoğu zaman böyle olmaz. Bunun yerine sipariş verme, nakliye, faturalama ve ödeme işlemlerinin tümü sürecin farklı noktalarında gerçekleşir. Sizi daha da şaşırtmak için, envanter yönetim sisteminiz mal sevkiyatlarını muhasebe sisteminizden farklı şekilde ele alır.
Örneğin, Satın Alma Kontrolü, stok kalemlerinin bir sevkiyatını aldığınızı ancak faturanın henüz alınmadığını varsayalım. Stok kayıtlarınızı sürekli güncellediğiniz kalıcı bir envanter sistemi kullanıyorsanız, gönderiyi tek seferde kaydedersiniz; periyodik bir envanter ile, bunu muhasebe döneminin sonunda kaydedersiniz. Her iki durumda da, mal faturasını alana kadar satın alma işlemini ödenecek hesap olarak kaydetmezsiniz.
2.000 ABD doları tutarında envanter sipariş ettiğinizi varsayalım . Fatura alınmadığı sürece, 2.000 $ 'ı GRNI hesabına (alınan, faturalanmayan mallar) ve envantere kaydedersiniz. Satıcı mal faturasını gönderdikten sonra, GRNI'yi 2.000 $ düşürürsünüz ve ödenecek hesaplara 2.000 $ kaydedersiniz .
GRNI Takibi
İşletmeniz büyüdükçe, GRNI gönderileri daha yaygın hale gelebilir. GRNI hesabınız, birden çok satın alma, birden çok öğe ve birden çok satıcıyı içeren yüzlerce girişle sonuçlanabilir. Faturaları aldığınızda bunları takip etmek ve güncellemek daha fazla zaman ve çaba gerektirir ve izini kaybetmek kolaydır. Satıcı gecikmeleri ve fatura hataları ve sahtekarlık işleri daha da kötüleştirebilir.
Yazılım bu konuda yardımcı olabilir. Otomatik bir süreç, bir insan gözünün atlayabileceği verileri kaçırmadan faturaları alabilir, bunları satın alma siparişleriyle eşleştirebilir ve gerekli muhasebe ayarlamalarını yapabilir. Bu, zaman gecikmesi olmadan kitaplarınızı güncel tutma avantajına sahiptir. Bu, yavaş olan veya zamanında teslimat yapan satıcıları tespit etmeyi ve hangisinin işletmenizden daha fazlasını hak ettiğine karar vermeyi kolaylaştırabilir.
Alınmayan Mallar
Bazen işler tersine işler. Faturayı alıyorsunuz, belki ödüyorsunuz, ancak henüz malınız yok. Muhasebe Araçları, örneğin sipariş ettiğiniz mallar için ön ödeme yaptığınızda bunun gerçekleştiğini söylüyor. Ön ödeme, nakit muhasebesi kullandığınızdan ve masrafı erken kaydetmek istemenizden veya peşin ödeme yapmanın size tercih edilen tedavi sağlaması nedeniyle olabilir. Satıcı, herhangi bir nedenle size kredi vermezse de olur.
Ödenen ancak alınmayan envanterin muhasebeleştirilmesi - veya ön ödemeli mallar veya ön ödemeli hizmetler - diğer tarafın size borçlu olduğu mal veya hizmetleri bir varlık olarak ele alır. Stokta 1.200 $ 'ı peşin öderseniz , nakit olarak 1.200 $ alacak ve ön ödemeli giderler varlık hesabından 1.200 $ borçlandıracaksınız . Envanter kalemlerini veya diğer malları aldığınızda, önceden ödenmiş masrafları ve borç stok masrafını kredilendirirsiniz.
Hizmetlerle biraz daha karmaşık çünkü süreç daha uzundur. Örneğin, bir yıllık internet hizmeti veya sigorta bedelini önceden öderseniz, peşin ödenmiş masrafları her ay ödemenin on ikide biri kadar borçlandırırsınız. Örneğin, bir yıllık bakım hizmetleri için 24.000 $ ödediyseniz , her ay peşin ödenen giderlerden 2.000 $ borçlandırırsınız ve aynı tutar için bakım gideri hesabına kredi verirsiniz .
Pratik bir konu olarak, bunu her bir peşin ödenmiş harcama ve satın alma ile yapmak, muhasebenizi çok fazla ön ödemeli ürünü, özellikle hizmetleri takip ederek batırabilir. Bunu önlemek için, önceden ödenmiş gider hesabına bir kalem girmek için minimum bir eşik belirleyin. Eğer eşik 500 $ ise ve 400 $ değerinde ofis malzemeleri için ön ödeme yapıyorsanız , sadece 400 $ 'ı normal gider olarak kabul edin.
Nakit İşlem Yaptığınızda
Fundera, birçok küçük işletmenin yaptığı gibi nakit muhasebesi kullanıyorsanız, ön ödemeli gider hesabı diye bir şey olmadığını söylüyor. Bugün 1400 ABD doları tutarında bir ürün faturası ödediğinizi, ancak ürünleri iki hafta boyunca almayacağınızı varsayalım . Ön ödemeli harcamalar konusunda endişelenmek yerine, sadece 1.400 doları normal bir satın alma olarak kaydedersiniz . Altı aylık hizmet için bugün 300 $ ile ödeme yaptıysanız , masrafı bugün kaydedersiniz ve hesabı daha sonra ayarlamazsınız.
Bu, muhasebenizi basitleştirir, ancak aynı zamanda mali durumunuzun görünümünü de bozar. Bir yıllık hizmet karşılığı bu ay 3.600 $ ödediğinizi varsayalım . Bu, bu ay çok büyük bir hizmet gideri ve ardından 11 aylık sıfır gider. Aylık 300 $ harcama gösteren tahakkuk yaklaşımı size daha gerçekçi bir resim sunar.
Satıcı Olduğunuzda
Satıcı sizseniz, ödenen ancak alınmayan envanterin muhasebesi tersine çalışır. Alıcı envanter kalemleri veya hizmetleri borç olarak defterlere bir varlık olarak değil, bir yükümlülük olarak gider. Satıcılar genellikle çok fazla ön ödeme yapmazlar, bu nedenle ödemeleri takip etmek ve hesapları ayarlamak zor değildir.
Diyelim ki, sevk edilecek mallar için 1.500 $ 'lık bir ödeme alırsanız , ön ödeme yükümlülüğü hesabına bir alacak ve nakite bir borç kaydedersiniz. Malları gönderdiğinizde, ön ödemeleri borçlandırır ve gelir hesaplarını alacaklandırırsınız. Önceden hizmet satarsanız, alıcının yaptığı gibi, her hizmet ayı için hesapları düzenlersiniz.
Nakit Ön Ödemeyi İstemek
Jobber Academy, müşterilere ön ödeme yaptırmanın avantajlarının, ödeme yapmama konusunda endişelenmemek ve ödemenin zamanında ulaşmasını sağlamak olduğunu söylüyor. Sıkı bir nakit akışına sahip küçük bir işletme iseniz, bunlar kesin artılardır. İyi bir fikir olduğu başka durumlar da vardır:
- Ciddi miktarda hammadde için para harcamanız gerekecek ve bir depozito istiyorsunuz. Çatıcılar genellikle zona ve çivileri örtmek için depozito ister.
- Bu büyük bir iş ve müşterinin geri çekilmesini gerçekten göze alamazsınız. Depozito, müşterinin katılımını garanti eder.
- Geçmiş deneyimlerden bu müşterinin geç ödeme yaptığını biliyorsunuz.
- İşiniz yeni ve nakit akışına ihtiyacınız var.
Dezavantajı, mal faturasını mal veya hizmetten önce gönderirseniz, bu, özellikle işinizden memnun değillerse, müşterilerinizle olan ilişkinizi kirletebilir. Her zaman anlaşmanın şartlarının ne olduğu konusunda net olun. Memnun olup olmadıklarını öğrenmek için teslimattan sonra onlarla iletişime geçin. Ödeyebiliyorsanız, ön ödemede indirim yapın. Müşterinizin tamamen memnun olmasını istiyorsunuz.