Tüm şirketler işlerinin birçok yönünü kaydetmektedir, ancak ISO 14001’i uygularken genellikle iki soru sorulmaktadır:
- Çevre yönetim sistemi için hangi kayıtlara ihtiyaç duyulmaktadır? ve
- Bu kayıtların muhafaza edilmesi için özel şartlar nelerdir?
ISO 14001’deki şartlar çok uzun veya karmaşık değildir, ancak şirket faaliyetlerinizin bu gereksinimlerle uyumlu olduğundan emin olmak için akılda tutulması gereken birkaç nokta vardır.
Neler Kaydedilmeli?
ISO 14001 şartları, çevre yönetimi sisteminin ve ISO 14001 gerekliliklerine uyduğunuzu göstermek için kayıtları tutmanız gerektiğini söylüyor ancak bununla kastedilen nedir? Aşağıda ISO 14001’in gerektirdiği kayıtların bir listesi var ve bunlarla birlikte bir şirketinizdeki sistemin çalıştığını kanıtlamak için belirlediğiniz diğer kayıtlar da olmalıdır. ISO 14001’in zorunlu kayıtları arasında şunlar bulunmaktadır:
- Yetkinlik, farkındalık ve eğitim kayıtları – bu kayıtlar, çalışanlarınıza ve ilgili taraflara, çevreye olan etkinizi azaltacak şekilde gerekli faaliyetleri gerçekleştirebilmelerini sağlamak için yaptıklarınızı gösterir.
- Uyumluluk değerlendirmesinin kayıtları – bu değerlendirmelerin kayıtları, şirketiniz için yasal ve diğer tüm gereklilikleri yerine getirdiğinizi (veya uyumsuzluğa yönelik olduğunu) gösterir.
- Operasyonel kontrol kayıtları – Çevresel yönleriniz, iş süreçlerinizin çevreyle etkileşimde bulunduğu yollarla (hava emisyonları veya atıkların yok edilmesi gibi) dokümante edilmiş kalemlerdir. Bu yönleri kontrol altına almak için koyduğunuz kontrollerin kayıtları çevre yönetim sisteminin etkinliğini kanıtlamak için kritik önem taşır.
- Son olarak, uygunsuzluk, düzeltici ve önleyici eylem kayıtları, iç denetim ve yönetim gözden geçirmesi ile birlikte tüm çevre yönetim sistemi süreçlerinin yerinde ve düzgün çalıştığını ortaya koymaktadır.
Buna ek olarak, standart, hedeflerinizi karşıladığınız veya devam eden hedefleri gerçekleştirmek için yolda olduğunuzu gösterecek çevre yönetim sistemi tarafından elde edilen sonuçların kayıtlarını tutmanızı gerektirir. Bunların bazı örnekleri, hedef emisyonlara uyum göstermek için hava emisyonlarının kayıtları veya atık azaltma hedeflerine uyulduğunu göstermek için atıkların bertaraf kayıtları olacaktır.
Kayıtları nasıl düzenleyebilirim?
Çevresel yönetim sisteminizin çalıştığını göstermek için tanımladığınız kayıtlarınızın taşıması gereken dokuz özellik bulunmaktadır:
- Tanımlama: Zorunlu kayıtlar ve diğer tüm ihtiyaçlarınız için kayıtlara ihtiyacınız olan yeri belirlediniz mi? Faaliyetleri gerçekleştiren çalışanlar kayıtları biliyor mu? Atıkları azaltmak için bir hedefiniz varsa, bunu izlemek için atıkların elden çıkartılması kayıtlarını tutmanız gerekecektir.
- Depolama: Kayıtları nasıl saklayacaksınız? Kayıtlara bir kağıt kopya ya da elektronik olarak herhangi bir zarar gelmemesini nasıl sağlayacaksınız? Kağıt kayıtları tutuyorsanız, su veya küf yüzünden hasar görmeyecekleri bir yerde saklayın; Kayıtlar elektronikse, bir bilgisayar sorunu yüzünden kalıcı olarak kaybolmayacak şekilde kayıtları düzgün bir şekilde yedekleyin.
- Koruma: Kayıtlar sadece hasarlara karşı değil, aynı zamanda istenmeyen kullanımlara karşı nasıl korunur? Kayıtlara kim erişebilir, kim kayıt yapmaz? Örneğin, hassas olan kayıtlar, yalnızca uygun onay alınanlar tarafından görülebilecek şekilde kontrol edilen bir bilgisayar sürücüsünde tutulmalıdır.
- Erişim: Depoda bulunan bir rekora bakmanız gerektiğinde, ona nasıl erişiyorsunuz? Kayıtlara serbestçe erişilebilir mi yoksa izin vermesi gereken bir kayıt tutan var mı? İhtiyaç duyulursa herhangi bir kayda ne kadar zamanda ulaşabilirsiniz?
- Dayanıklılık: Ne kadar süreyle kayıt tutarsınız? Bu, kayıtlara ve bu kayıt için geçerli olan ya da olmayabilecek yasal gerekliliklere göre değişiklik gösterecektir. Örneğin, kanuni uyumsuzluklara karşı yapılan düzeltici faaliyetlerin kayıtları, yasayı tatmin etmek için belirli bir süre boyunca tutulabilir.
- İmha: Kayıtlardan kurtulma vakti geldiğinde, bunu nasıl yapacaksınız? Kayıtların yok edilmesi gerektiğinde izlemek kimin görevidir? Atık imhasına ilişkin kayıtları yedi yıl boyunca muhafaza etmeniz gerekiyorsa, onları yok etmeden önce muhafaza edilmelerini sağlamanız gerekir.
- Okunaklılık: Bir kaydın hem hazırlanırken hem de depolama süresi boyunca okunabilir olduğundan nasıl emin olursunuz? Elektronik kayıtlar için, kayıtların depolandığı ortamı okuma yeteneği bu gerekliliğe düşer; Yıllar önce disket sürücüye ait kayıtlarınız varsa, onları hala okuma yeteneğiniz var mı?
- Tanımlanabilir: Kaydın ne için olduğunu ve ne süreyle geçerli olduğunu belirleyebilir misiniz? Eğer bu bir parça izleme ve ölçüm cihazı için bir kalibrasyon kaydıysa, bunun için ne ekipman ve kalibrasyon yapıldığını izleyebilir misiniz?
- İzlenebilir: Kolay bir şekilde erişimi sağlamak için her kaydın nerede saklandığını biliyor musunuz? Kayıtlar ilişkiliyse, aralarındaki ilişkiyi izlemek ve ilk kayıtlardan ikinci bir kayıt bulmak mümkün müdür?
Kayıtların önemi
Sıra ona geldiğinde, çevre yönetim sisteminizde yaptığınız tüm taleplerin giderildiğini gösterebilmeniz gerekir. Bir kimyasal prosesten çıkan havayı izlediğinizi söylüyorsanız, denetimin sadece yapılması (emisyon kayıtları) değil, aynı zamanda bunların doğru yapıldığını (izleme ekipman kalibrasyonunun kayıtları) da göstermeniz gerekir. Kayıtlar, iddia ettiğiniz şeyi yaptığınızı ispatlamanın tek yolu değil, bir şeyler yapma zorunluluğu olan bir işlemle uğraşıyorsanız, bu faaliyetin ne durumda olduğunu çevreyi etkilemeyecek şekilde nasıl kanıtlayabileceğinizi kendinize sormalısınız. Bunu kanıtlayamayacağınızı düşünüyorsanız, belki de bir kayıt eksiğiniz vardır. Bir acil durum için ispat bulması gerekmeden önce bunu düzeltmenin bir yolunu bulun.
***