3 Süreç Yönetimi - GirişSüreç yönetimi, bir sürecin performansının planlanması ve izlenmesine yönelik bir dizi faaliyettir. Bu terim, genellikle iş süreçleri ile üretim süreçlerinin yönetimi için kullanılır.Ancak sadece iş süreçleriyle ilgili bir konu değildir.Kamu sektörüne ait görev ve faaliyetler de birer süreç olarak düşünülebilir.İş süreci yönetimi ve iş sürecinin yeniden yapılandırılması birbiriyle ilişkilidir, ancak birbirinin aynısı değildir.
4 Süreç Yönetimi - GirişSüreç yönetimi, müşterilerin gereksinimlerini karşılamak amacıyla süreçlerin tanımlanması, görselleştirilmesi, ölçülmesi, kontrol ve rapor edilmesi ile geliştirilmesi için bilgi, beceri, araç, teknik ve sistemlerin uygulanmasıdır.Kamu sektöründe, vatandaşların gereksinimlerini karşılamak, sonuçlara ve toplumsal etkilere ulaşmak da gerekir.
5 Süreç Yönetimi Döngüsü Strateji yönetimiSıralamaAnalizKontrolBilgi yönetimiSürecin tasarlanmasıÖlçmeSürecin uygulanmasıUygulama
6 Şimdiki Zaman - Hedef Süreçler belirlenmemiş ve/veya tanımlanmamış Bazı bireysel süreçler tanımlanmışTüm kurumda süreçler belirlenmişKurumda süreçler (çapraz - fonksiyonel olanlar dahil) yönetiliyorKurumlar arası süreçler (çapraz - kurumsal) geliştiriliyorYatay süreçler, idari kollar arasında yönetiliyor, geliştiriliyor ve yeniden yapılandırılıyor.
7 Kurumsal Süreç Gelişiminden Çapraz – Fonksiyonel Süreç Gelişimine Süreçler, fonksiyonel / kurumsal yapıları takip etmezler: Kurumlar, genellikle tüm sürecin belirli bölümleriyle ilgilenir.Bir kurumdaki değişiklik diğer kurumlardaki aynı süreci etkiler.Çoğunlukla hiç kimsenin bütün olarak çapraz - kurumsal süreç geliştirme ve yönetme sorumluluğu yoktur.
8 Kurumsal Süreç Gelişiminden Çapraz - Fonksiyonel Süreç Gelişimine Şimdiki zamanGelecek?İdari kollar arasında yönlendirmeYönlendirmeBakanlıkBakanlıkBakanlıkSüreçlerKurumKurumKurumKurumKurumKurumBilgiteknolojisi(IT)Bilgi teknolojisi sistemiBilgi teknolojisi sistemiBilgi teknolojisi sistemiBilgi teknolojisi sistemi
9 Süreç Oryantasyonu Görev Organizasyonu Süreç Oryantasyonu Süreç OrganizasyonuSatış SüreciYönetimSatış ve PazarlamaÜretimSatış ve PazarlamaAraştırma ve GeliştirmeAraştırma ve GeliştirmeYönetimTedarik ve TeslimÜretimÜrün GeliştirmeTemel süreçler iş faaliyetine öncülük ederGörevler iş faaliyetine öncülük ederSüreçler belirlenir, görevler hakimdir
10 Temel Süreçler Ve Destek Süreçleri Temel süreçler ile destek süreçleri arasındaki farkKatma değer katma değersize karşı?Şubesel çapraz - fonksiyonele karşı?İç müşteri dış müşteriye karşı?(Gelir getiren gelir getirmeyene karşı?)
12 Süreç Tanımları Ne Demektir? Süreç yönetiminde, sorun süreç tanımları ile ilgili değildir.Ancaksüreci yönetebilmek için sürecin belirlenmesi ve tanımlanması gerekir.Uygulamada süreç tanımlarıdokümantasyoniletişimgörselleştirmeanlayışiçin gereklidir.
13 Sürecin keşfedilmesi ve belirlenmesi için ön koşullar Strateji ve stratejik hedefler yeterli derecede anlaşılır olmalıdır.Süreçlere yönelik hedef ve koşulları belirlerler.-> süreçleri keşfetmek ve belirlemekSüreçler, kaynaklara yönelik hedef ve koşulları belirler.Bilgi ve becerilerBilgi teknolojisi (IT)BinalarVs.Süreçler, kaynakları faaliyete (stratejiden türeyenler faaliyetler) dönüştürür.
14 Süreç KeşfiSüreçler, tanımlanmadan önce keşfedilmiş ve belirlenmiş olmalıdır.Süreçler, tanımlanmamış olsa bile kurum içinde mevcuttur.Süreçlerin keşfi, kurum yapılanması ile faaliyet ve görevlerin anlaşılması için önemli bir adımdır.Süreç keşfi için sadece tek bir doğru yol bulunmamaktadır – farklı yaklaşımlar olabilir.
15 Süreç Keşfi En temel belirlenmesi ile ilgilidir. hedeflerinmüşterilerinfaaliyetlerinçıktılarınbelirlenmesi ile ilgilidir.Sürecin nasıl ve nerede başlayıp, nasıl son bulacağının belirlenmesi de önemlidir.
16 Tanımlar için düzey nasıl seçilir Süreç tanımları,süreç yönetimisüreç değerlendirmesi ve gelişimiiçin kullanılan bir araçtır.Süreçleri tanımlamaya başlamadan önce, tanımlar için gerekli olan koşulları iyi analiz etmek gerekir.Tanımlar, sadece görev ve faaliyetleri sunmak için gerekiyorsa, süreçlerin adlandırıldığı süreç haritası/süreç yapısı yeterlidir.Tanımlar, görev ve faaliyetleri geliştirmek için gerekiyorsa, süreçler tam olarak (süreç diyagramları dahil) belirlenmeli ve tanımlanmalıdır.
17 Tanımların Hiyerarşisi Süreç haritası / süreç yapısıSüreci tanımlar, tüm temel süreçler ve destek süreçleri listelenir.Temel süreçler, destek süreçleri ve alt süreçlerin tanımlanmasıSüreç diyagramları (iş akışları)Alt süreçler aşamaya göre tanımlanır.Süreç ve faaliyetlerine yönelik ek bilgi veren belge
18 Süreç Tanımının Kapsamı Sürecin amaç ve hedefleriMüşteriler ve diğer ilgili gruplarGirdiler ve çıktılarAra yüzler ve bağlantılarAktörlerin görev ve sorumlulukları, süreç sahibi dahilGerekli olan bilgi ve becerilerBilgi teknolojisi sistemleriÖnemli başarı faktörleriÖlçütler ve gelişim
19 Süreç Sahibinin Rolü Her sürecin bir sahibi olmalıdır. Süreç sahibi, sürecin işlevselliğinden ve performansından sorumludur.Süreç sahibi, süreç hedeflerinin belirlenmesinde rol oynar.Süreç sahibi, sürecin gelişiminden sorumludur.Süreç sahibi, tüm süreci koordine eder.Süreç sahibi, sürecin diğer süreçlerle olan ilişkisiyle ilgilenir.
20 Basit süreç haritası: örnek süreç diyagramı Dış DenetçiYasal denetimi gerçekleştirOnayla?HayırBaş Muhasebe SorumlusuEvetMali tablo kontrolüKabul et?HayırHayırFarklılıkları tanımla ve çözTablolar denetçiyeMali MuhasebeBilanço kontrolüBilgi doğru mu?Rapor kapanışı için tahakkukların toplanması ve girilmesiMali tabloların hazırlanmasıFarklılıkların çözülmesiEvetMali tablo bilgisiBilgi Teknolojisi SistemleriMuhasebe sistemiMali tablo bilgisi
22 Süreç DeğerlendirmeKurumlar ve çalışma metotları, süreçler tasarlandığında veya belirlendiğinde değişmez.En büyük zorluklar ileride, süreç tanımlandığında karşımıza çıkar.Süreç değerlendirmesi,süreçleri anlamaksüreçlerden ve süreçlerdeki aşamalardan haberdar olmaksüreçleri kabul etmekiçin bir araçtır.
23 Süreç Değerlendirme Sürecin sunulması Süreç tanımının değerlendirilmesi+/-Sürece ilişkin görüşlerin sunulmasıİhtiyaç duyulan gelişmelere öncelik verilmesiİlerideki adımlar-> eylem planı
24 Süreç Değerlendirme Türleri Süreç ekibi/süreç yöneticileri tarafından yapılan değerlendirmeKurumun yönetim ekibi tarafından yapılan değerlendirmeSüreçte önemli rol oynayan kişiler tarafından yapılan değerlendirmeSüreç aktörleri/üyeleri ve sorumlu taraflar tarafından yapılan değerlendirmeDış değerlendirme
25 Sürecin Gözden Geçirilmesi Süreç tanımlarının sunulmasıSürecin gözden geçirilmesiHer süreç aktörü, süreç içindeki görevini anlatırDiğerleri soru sorar ve not alırTanımın değerlendirilmesiGüçlü ve zayıf yanlarEylem planı
26 Süreç Ölçümü – Ölçmenin Temeli Süreçlerin geliştirilmesi ve iyileştirilmesi için bilgi temin edilir.Ölçme, süreç yönetimi ve geliştirmenin bir parçasıdır.Süreci ölçemezsen, süreci yönetemez ve/veya kontrol edemezsin.Ölçüler, süreç geliştirme ve iyileştirmede kullanılmazlarsa işe yaramazlar.
27 Ölçme Neden Gereklidir? Değişime neden ihtiyaç duyulduğunun değerlendirilmesiSüreçteki değişimlerin etkilerinin değerlendirilmesiHedeflere ulaşılıp ulaşılmadığının kontrol edilmesiSüreçteki sapmaların belirlenmesiGelişim önerilerine öncelik verilmesiSüreç ekibi için eğitim gereksinimlerinin belirlenmesi
28 Ölçme Kriterleri Özgün Ölçülebilir Yönlendiren İlişkili Zamanlaması iyi yapılmış
29 İyi bir gösterge için kriterler GerekliAçıkGüvenilirAnlaşılabilirKolay kullanılabilirBütçeye uygun
30 Nasıl Başlanır? Müşteriler kimlerdir? Müşterilerin beklentileri nelerdir?Bu beklentilerin karşılanıp karşılanmadığını nasıl ölçebiliriz?Her bir gösterge açısından hedefimiz nedir?
31 Sürecin Değerlendirilmesi Verimlilikİhtiyaç duyulan kaynaklar (mali kaynaklar, iş gücü/yıl, zaman, malzeme vs.)Kaynak tahsisiEtkililikMüşterilerin beklentileri karşılandı mı?EsneklikMüşteri beklentilerinde oluşan değişikliklere süreç nasıl tepki veriyor?
32 Örnek Süreç Göstergeleri Döngü süreleri, boş zamanlarMaliyetler (örneğin birim maliyetleri)Müşteri için bekleme süresiBelgelerdeki hatalar, yanlış teslimat sayısıKatma değerli / katma değersiz faaliyetler için harcanan süreMüşteri memnuniyetiSüreç içindeki karar noktalarının sayısı, karar almak için harcanan süre