Herkesin kendine özgü yöntemleri vardır kuşkusuz. Ancak herkes için geçerli olan şey doğru zaman yönetimi. Çalışırken de en yüksek verimle çalışmak istiyorsanız zamanınızı doğru yönetmelisiniz. Bu yazıda da iş yerinizdeki verimliliği artırmak için basit ama etkili stratejileri bulacaksınız.
1. İşlere ne kadar zaman harcadığınızı takip edin
Çeşitli işler için ne kadar zaman harcadığınızı doğru bir şekilde ölçtüğünüzü düşünebilirsiniz. Ancak, yapılan bazı araştırmalar insanların sadece yüzde 17'sinin zamanın geçişini doğru bir şekilde tahmin edebildiğini gösteriyor. Bazı ücretsiz uygulamalar sayesinde, günlük rutinler, sosyal medya, e-posta okuma ve diğer uygulamalarda geçirilen süreler gibi pek çok işte ne kadar zaman harcadığınızı tam olarak öğrenebilirsiniz.
2. Düzenli molalar verin.
Düzenli molalar almak konsantrasyonun artmasına yardımcı olabilir. Bazı araştırmalar, uzun süren işler arasında kısa molalar almanın sabit bir performans seviyesini korumanıza yardımcı olduğunu gösteriyor. Eğer mola vermeden çalışırsanız da performans kaybı yaşayacağınız da kesin.
3. Kendinize süre koyun
Her ne kadar stresi kötü bir şey olarak tanımlasak da, aslında yönetilebilir bir stres seviyesi odaklanmak ve hedeflere ulaşmak açısından yardımcı olabilir. Dolayısıyla iş yerinizde de açık uçlu görev veya projeler için, kendinize bir son tarih vermeye çalışın ve buna bağlı kalın. Çalışırken ne kadar odaklanmış ve üretken olduğunuzu gördüğünüzde şaşıracaksınız.
4. “İki dakika kuralını” uygulayın
Girişimci Steve Olenski, çalışma verimliliğinizi artırmak için "iki dakika kuralını" uygulamanızı öneriyor. Burada ana fikir şu: Bildiğiniz bir görev ya da eylemi iki dakika ya da daha kısa sürede gerçekleştirecekseniz ertelemeyin, hemen yapın. Olenski'ye göre, görevi hemen tamamlamak, daha sonra geri dönmekten daha az zaman alır. Bunu uygulamak, Olenski’yi en etkili içerik stratejistlerinden biri haline getirdi.
5. Bazen toplantılara hayır deyin
Toplantılar, bazen çalışma verimliliğinin önündeki en büyük engel olabiliyor. Ancak maalesef halen sorgusuzca katılmaya devam ediyoruz. Yapılan bazı araştırmalar, ortalama bir ofis çalışanının her ay 31 saat boyunca verimsiz toplantılarda zamanını harcadığını gösteriyor. Bir sonraki toplantınızı yapmadan önce, aynı işi e-posta, telefon veya web tabanlı uygulamalarla (daha üretken olma ihtimali yüksek) gerçekleştirip gerçekleştiremeyeceğinizi düşünün.
6. Sadece tek bir işe odaklanın
Çoklu görevlerin (multi-tasking) verimliliği artırmak için önemli bir beceri olduğu düşünülse de bazen dezavantaj olabilir. Psikologlar tarafından yapılan bazı araştırmalar, aynı anda birden fazla görevi yerine getirmeye çalışanlarda, zaman ve performans kaybı yaşanabileceğini gösteriyor. Bunun yerine, bir sonraki projeye geçmeden önce tek bir göreve devam etme alışkanlığı yaratın.
7. İşe gidiş geliş zamanınızdan yararlanın
Bu zamanlar, aslında elinizde tuttuğunuz bonus zamanlardır. Eğer bu süreyi, Candy Crush oynamak ya da Facebook’ta gezinmekten daha iyi değerlendirmiyorsanız, bu zaman dilimlerinizde bazı e-mail gönderme işlerinizi halledebilir, günlük yapılacaklar listesi oluşturabilir ve bazı araştırmaları tamamlayabilirsiniz.
8. Kusursuz olmaya çalışmaktan vazgeçin
Kusursuz olmaya çalışarak zaman kaybetmek yerine işini en iyi şekle yap ve diğer işlere devam et. Görevi tamamlayıp işlere devam etmek her zaman daha akıllıcadır. Gereksirse daha sonra önceki işe geri dönebilir ve iyileştirmeler yapabilirsiniz.
9. Proaktif olun, reaktif değil
E-postalara yanıt vermek için zaman ayırın, ancak günün nasıl ilerleyeceğini gelen e-postaların belirlemesine, her gelen yeni e-posta ile çalışmanızın bölünmesine izin vermeyin. Mümkünse her günün başında bir plan yapın ve sonra bu planı uygulamak için elinizden gelenin en iyisini yapın.
Telefondan ya da masaüstünden gelen e-posta, sesli mesaj veya mesaj bildirimleri dikkatinizi dağıtmasın. Çalışma saatlerinde bildirimlerinizi kapatın ve bunun yerine e-postaları ve iletileri kontrol etmek için bir zaman dilimi yaratın.
10. 90 dakikalık aralıklarla çalışın.
Florida State Üniversitesi'ndeki araştırmacılar 90 dakikayı geçmeyen aralıklarla çalışan sanatçıların (sporcular, satranç oyuncuları, müzisyenler vb.) 90 dakikadan fazla çalışanlardan daha üretken oldukları sonucuna varmışlar. Her 90 dakikada bir mola vermeye çalışın.
11. Sizi gülümseten şeyleri ofisinizde bulundurun
Bazı araştırmalar, bir ofisi estetik açıdan hoşnut edici elementlerle donatmanın verimliliği yüzde 15'e kadar arttırabileceğini ortaya koyuyor. Resimler, fotoğraflar, mumlar, çiçekler veya yüzünüzü güldürecek herhangi bir şey ile ofis alanınızı canlandırın.
12. Dış faktörlerin çalışmanızı bölmesine izin vermeyin
Bu, odanıza kafasını uzatan bir çalışma arkadaşınız olabilir örneğin. Bu tür kesintiler zararsız görünebilir, ancak odağınızı dağıtarak çalışma verimliliğinizi ciddi anlamda düşürebilir. Bunun için mesai dışı saatleri belirleyebilir, kapınızı kapalı tutabilir ya da odaklanma gerektiren işler için evden çalışma opsiyonunu değerlendirebilirsiniz.