Küresel ekonominin giderek daha rekabetçi hale gelmesiyle birlikte, büyük/küçük işletmelerin mevcut iş süreçlerini otomatikleştirmeleri ve işgücü maliyetlerinden tasarruf etmeleri olmazsa olmaz bir hal aldı. Bu noktada, küçük işletmelerin RPA teknolojisi ile en iyi şekilde nasıl bir avantaj elde edebileceğine dair bazı ipuçlarını şu şekilde sıralayabiliriz:
İçindekiler
Robotik Süreç Otomasyonu Nedir?
Neden Faydalıdır?
- Otomatikleştirilecek iş sürecinin tespiti
- Otomasyonun fizibilitesinin değerlendirilmesi
- İş için doğru aracın seçimi
İşletmenize nasıl yardımcı olabilir?
Nasıl Çalışır
Robotik Süreç Otomasyonu kullanmanın faydaları nelerdir?
Robotik Süreç Otomasyon Sisteminin Uygulanması için 5 İpucu
- İş süreçlerinizi tanımlayın
- Her bir süreçteki adımların haritasını çıkarın
- Doğru RPA aracını seçin
- RPA sisteminizin kurulumunu yapın
- Çalışanlarınıza eğitim verin
[ Ayrıca bakınız: RPA Firmaları ]
Robotik Süreç Otomasyonu Nedir?
Robotik süreç otomasyonu (RPA), küçük işletmelerde devrim yaratma potansiyeline sahip yeni bir teknolojidir. Basit bir ifadeyle RPA, tipik olarak insan çalışanlar tarafından gerçekleştirilen ve tekrarlı, kural tabanlı görevleri otomatikleştirmek için özel bir yazılım kullanma yöntemidir. Bu görevler, veri girişi, form doldurma ve e-posta gelen kutularını yönetme gibi görevler olabilir. Robotik süreç otomasyonunun en önemli faydalarından biri, işletmelerin verimlilik ve üretkenlik seviyelerini artırmalarına yardımcı olurken aynı zamanda maliyetleri azaltmasıdır. Örneğin, normalde bir insan çalışanın tamamlaması iki saat sürecek bir görev RPA ile sadece bir saatte otomatikleştirilebilirse, bu diğer görevler veya projeler için zaman kazandıracaktır. Ayrıca, robotik süreç otomasyonu insan hatasını ortadan kaldırmaya yardımcı olabileceğinden, doğruluk ve kalite seviyesi de artabilmektedir.
KOBİ'lerde RPA uygulaması için akılda tutulması gereken birkaç husus söz konusu. Öncelikle, hangi görevlerin otomasyon için uygun olduğunu belirlemek gerekir. Her görevi otomatikleştimek mümkün değil, bazı görevlerde insan girdisi veya katılımı gerekecektir. İkinci olarak, RPA'yı desteklemek için doğru teknik altyapının mevcut bulunduğundan emin olunması gerekir. Ve son olarak, mevcut işgücü üzerindeki potansiyel etkisi de göz önünde bulundurulmalı, otomasyon verimlilik seviyesini arttırmaya yardımcı olmasına karşın, dikkatli bir şekilde uygulanmazsa iş kayıplarına da yol açabilir.
RPA Neden Faydalıdır?
Robotik süreç otomasyonu (RPA) küçük işletmeler için bir çığır açıcı olabilir. Zaman alan ve tekrar eden görevleri otomatikleştirerek küçük işletmelerin verimliliğini ve üretkenliğini artırmasına yardımcı olan RPA, çalışanların katma değerli faaliyetlere daha iyi odaklanmasını sağlayabilir. Bu noktada, küçük işletmelerin robotik süreç otomasyonunundan en iyi şekilde nasıl yararlanabileceğine dair bazı ipuçlarını şu şekilde sıralayabiliriz:
1. Otomatikleştirilecek iş sürecinin tespiti
İlk adım, hangi iş süreçlerinin otomasyon işlemine aday olabileceğini belirlemektir. İşletmeden işletmeye değişiklik göstermekle birlikte, bazı yaygın örnekler arasında veri girişi, faturalama, ve müşteri katılımı, vb. yer alır. Potansiyel süreçlerin bir listesini oluşturduğunuzda, RPA için uygun olup olmadığını görmek için her birini ayrıca değerlendirmek gerekir.
2. Otomasyonun fizibilitesinin değerlendirilmesi
Belirli bir sürecin otomatikleştirilip otomatikleştirilmeyeceğini değerlendirirken göz önünde bulundurulması gereken birkaç temel faktör vardır: iş hacim (görevin kaç kez gerçekleştirildiği), karmaşıklık (kaç adımın dahil olduğu) ve kurallara dayalı karar verme (görev insan muhakemesi gerektiriyorsa). Bir süreç yüksek hacimli ve düşük karmaşıklığa sahipse ve insanlar tarafından verilecek kararlara çok az ihtiyaç duyuyorsa, genellikle RPA için iyi bir adaydır.
3. İş için doğru aracın seçimi
Piyasada birçok farklı RPA aracı bulunuyor, bu nedenle ihtiyaca en uygun olanı seçmek önemli. Dikkate alınması gereken bazı hususlar şunlardır: kullanım kolaylığı, mevcut sistemlerle entegrasyon, ve ölçeklenebilirlik.
RPA'nın işletmelere ne gibi bir faydası var?
[ Ayrıca bakınız: ]
Küçük bir işletme sahibi, her zaman süreçlerini optimize etmenin ve hayatını kolaylaştırmanın yollarını arar. Robotik süreç otomasyonu (RPA) tam da bunu yapmaya yardımcı olabilir. RPA, işletmelerin tekrarlayan görevleri otomatikleştirmesini ve çalışanların daha stratejik işlere odaklanmasını sağlayan bir teknolojidir.
RPA'nın küçük işletmeler için birçok faydası bulunuyor. Robotik süreç otomasyonu verimliliği artırmanıza, maliyetleri düşürmenize ve müşteri memnuniyetini artırmanıza yardımcı olabilir. Ayrıca, normalde manuel olarak yapılması gereken görevleri otomatikleştirerek işinizi ölçeklendirmenize de yardımcı olabilir.
İşletmenizde RPA kullanmayı düşünüyorsanız, başlamak için aşağıdaki birkaç ipucunun yardımı olabilir:
- Otomatikleştirmek istediğiniz süreçleri tespit edin.
- İhtiyaçlarınız için doğru yazılımı seçin.
- Çalışanlarınızı yazılımı nasıl kullanacakları konusunda eğitin.
- İşte aksaaları önlemek için yazılımı kademeli olarak uygulayın.
- Gerektiğinde izleyin ve ayarlayın.
RPA Nasıl Çalışır?
Robotik süreç otomasyonu çeşitli iş süreçlerinde tekrarlayan, kural tabanlı görevleri otomatikleştirmek için kullanılabilen bir yapay zeka biçimidir. Kapsamlı bir kodlama ve BT desteği gerektiren geleneksel otomasyon araçlarının aksine, Robotik süreç otomasyonu araçları programlama deneyimi çok az olan veya hiç olmayan çalışanlar için tasarlanmıştır.
RPA yazılımları, pahalı bir altyapıya veya özel BT kaynaklarına ihtiyaç duyulmadan hızlı ve kolay bir şekilde devreye alınabilir. Yapay zeka tarafından desteklendikleri için, verimliliği daha da artırmak üzere zaman içinde gelişerek ve süreçlere daha iyi adapte olabilirler.
Piyasada her biri kendi özellik ve yeteneklerine sahip çok sayıda farklı RPA yazılımı bulunmaktadır. Yine de, genel olarak tüm robotik süreç otomasyonu araçları benzer şekilde çalışır:
1) Otomatikleştirmek istenen görevler için kural ve parametreleri tanımlanır.
2) RPA yazılımı "(ro)botları" daha sonra kullanıcı tarafından tanımlanan kurallara uygun olarak bu görevleri yerine getirir.
3) Botlar, e-posta, CRM sistemleri, ERP sistemleri ve daha fazlası dahil olmak üzere insanların iş görevlerini tamamlamak için kullandıkları aynı uygulamalar ve sistemlerle etkileşime girer.
4) Botlar ayrıca önceden tanımlanmış kurallara ve koşullara (Eğer A gerçekleşirse, B yap) dayalı kararlar verebilir. Bu sayede, oldukça esnek davranarak, insan müdahalesi olmadan istisnaların üstesinden gelebilirler.
5) Botlar iş görevlerini yerine getirdikçe, izlemek için kullanılabilecek veri ve günlük dosyaları oluştururlar
Robotik Süreç Otomasyonu kullanmanın faydaları nelerdir?
1. Robotik Süreç Otomasyonu (RPA), tekrarlayan ve genellikle sıradan görevleri otomatikleştirerek küçük işletmelere yardımcı olabilir. Bu yolla, çalışanlar katma değerli faaliyetlere daha çok odaklanarak, verimliliğin ve üretkenliğin artmasına yardımcı olurlar.
2. RPA ayrıca veri girişi ve diğer süreçlerin doğruluğunu ve tutarlılığını arttırmanın yanı sıra insan hatası olasılığını azaltmaya da yardımcı olabilir.
3. Buna ek olarak, RPA farklı departmanlar veya yazılım uygulamaları arasındaki iletişimi kolaylaştırmaya yardımcı olarak, işletme içindeki koordinasyonu ve işbirliğini geliştirebilir.
4. Son olarak RPA, küçük işletmelere maliyetli yeni teknoloji veya altyapıya yatırım yapmaya gerek kalmadan operasyonlarını otomatikleştirmek için uygun maliyetli bir yöntem olabilir
Robotik Süreç Otomasyon Sisteminin Uygulanması için 5 İpucu
1. İş süreçlerinizi tanımlayın
İlk adım, hangi iş süreçlerini otomatikleştirmek istediğinizi belirlemektir. Bu yolla, projenin kapsamını belirlemenize ve ihtiyaçlarınız için hangi RPA araçlarının en uygun olduğunu belirlemeniz mümkün olacaktır.
2. Her bir süreçteki adımların haritasını çıkarın
Otomatikleştirmek istediğiniz süreçleri belirledikten sonra, bu süreçlerdeki her bir adımı tek tek çıkarın. Bu işlem, tam olarak ne yapılması gerektiğini ve RPA'nın nasıl yardımcı olabileceğini görmenize yardımcı olacaktır.
3. Doğru RPA aracını seçin
Çok sayıda farklı RPA aracı mevcut bulunuyor, bu nedenle özel ihtiyaçlarınız için doğru olanı seçmek önemlidir. Kullanım kolaylığı, maliyet, ve mevcut sistemlerinizle uyumluluk gibi faktörleri göz önünde bulundurun.
4. RPA sisteminizin kurulumunu yapın
Doğru aracı seçtikten sonra sıra onu kurmaya geliyor. Bu kurulumda, yazılımın kurulmasının yanı sıra özel ihtiyaçlarınıza göre yapılandırılması ve her şeyin beklendiği gibi çalıştığından emin olmak gerekiyor.
5. Çalışanlarınıza eğitim verin
Robotik süreç otomasyonu uygulamasının en önemli yönlerinden biri, çalışanlarınıza yeni sistemi nasıl kullanacakları konusunda eğitim vermektir. Bu sayede, sorunsuz bir geçiş sağlanarak, otomasyon araçlarından en iyi şekilde yararlanmak mümkün olacaktır.
Sonuç
Robotik süreç otomasyonu, doğru kullanıldığı takdirde küçük işletmeler için oldukça yararlı olabilir. Bu ipuçları, doğru adımlarla başlamanıza ve bu teknolojiden en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olacaktır.