MS PROJECT NASIL KULLANILIR?
1. Yeni Projeye Başlama
Yeni bir projeye başlamadan önce, bir kuruluşun proje stratejik hedeflerine uygun olup olmadığını belirlemelidir. Yöneticiler, yüksek öncelikli ve düşük öncelikli olarak sınıflandırılan projeleri kuruluş hedeflerine göre odaklanarak sınıflandırmaları gerekir.
Çalışmaya başlamadan önce, yönetici tayin edilir. Kuruluşta projenin iş durum, limitler ve teknik ve mali şartları bir üst düzey değerlendirme ile tamamlanır. Son olarak, proje yöneticisi Microsoft Project 2010 ile proje planını hazırlayacak kişiyi tespit eder.
1. Yeni bir proje dosyası oluşturun
- Projede yeni boş bir proje oluşturmak için, Dosya sekmesini tıklatın. Yeni'yi tıklayın ve sonra Boş Proje'yi tıklayın
- Bir şablondan yeni bir proje oluşturmak için, Dosya sekmesini tıklayın. (Yerel) şablonları, Office Online Şablonları (Web) veya Project Server şablonlarından bir şablonu seçin.
2. Proje Başlama Tarihi
Dosya sekmesini tıklayın ve sonra Bilgi'yi tıklatın. Bilgileri sayfasının sağ tarafında, Başlangıç Tarihi kutusunda bir tarih seçin.
3. Proje Takvimini Tanımlayın
Proje sekmesini tıklayın. Özellikler grubunda, Çalışma Saat'i tıklatın. Projeniz için çalışma ve çalışma dışı gün ve saatlerini belirleyin.
4. Proje Dosyasını Kaydedin
Dosya sekmesini tıklayın. Kaydet'i tıklayın. Dosya adı kutusuna, proje adını yazın.
2. Görevler Planı
Planlama aşamasında, projenin hedeflerini gerçekleştirmek için uygulanabilir bir plan yapılır. Bunu yapmak için, projenin kilometre taşları, teslimat ve görevleri belirlenir. Bu Plan İş Dökümü (WBS) olabilir. Proje için uygun zamanlama ve kaynakların belirlenmesi ile plan hazırlanır.
1. Görevleri Girin
Görünüm sekmesini tıklatın. Görev Görüntüleme grubunda Gantt grafiği tıklatın. Görev Adı alanında, görevleri girin. Görevler de özet görevler, kilometre taşlarını ve WBS öğeleri içerebilir.
2. Görevler Nasıl Planlanır
Görev planını manuel olarak daha sonra otomatik zamanlayabilirsiniz. Görev Modu sütununda aşağıdakilerden birini tıklayarak yeni bir görev girdikten sonra zamanlama yöntemini seçin:
- Manuel Zamanlama: Bu yöntemle planlanan görevler kaynak atamaları atanmış olsa bile zaman bazında yer değiştirmezler. Her yeni görev tanımlandığında manueldir.
- Otomatik Zamanlama: Bu yöntem ile görevler takvimlere, kısıtlara ve diğer faktörler dayalı olarak bağımlı olmaları sağlanır.
3. Anahat Görevler
Anahat Görevleri, onu oluşturan görev ve kilometre taşlarının bir özeti olarak onun altında toplanmak üzere tanımlanır. Görev Görüntüleme grubunda Gantt grafiği tıklatın. Bir görevi (veya birkaç görevler) seçin ve ardından Görevler grubunda, Girinti veya Çıkıntı düğmesini tıklatın. .
İpucu: Sadece süre ile tanımlanmış altında görevler içermeyen Anahat görevleri tüm görevlerden bağımsız olacaktır. Bu, top-down zamanlama olarak bilinir.
4. Süreleri girin
Süre alanını tıklayın ve bir süre girin. Project 2010 için, görev için kullanılan zamanlama yöntemine bağlı olarak, iki farklı şekilde süresini girebilirsiniz.
Manuel Zamanlanmış Görev: Süresini sayı veya metin şeklinde girerek planlayınız. Örneğin “Hazirandan sonra” veya “Gemiden 2 gün sonra” gibi.
Otomatik Zamanlanmış Görev: Süreyi sayı olarak girin. Örneğin 4d(4 gün) gibi. Kilometre taşı süresiz yani 0d (sıfır gün) olarak tanımlanır. Tahmini süreler için ise sürenin sonuna “?” eklenir, 6d?
Not: Otomatik zamanlama kullanarak görevler için başlangıç ve bitiş tarihlerini girmek yerine süreyi girin ve kaynaklar görevlere atandıkça Project2010 otomatik olarak tarihleri ayarlayacaktır.
5. Bağlantılı Görev ilişkileri
Görünüm sekmesini tıklatın. Görev Görüntüleme grubunda Gantt grafiği tıklatın. Bağlamak istediğiniz görevleri seçin ve ardından Görevler sekmesi altında bulunan Görevler grubunda Bağlantılı Görevler düğmesini tıklatın. Varsayılan bitiş-başlangıç bağımlılığı türünü değiştirmek için, değiştirmek istediğiniz görevler arasındaki çizgiyi çift tıklatın ve sonra Tür listesinden bir görev bağlantısını seçin.
3. Kaynak Atamaları
Atamalar, görevler ve bunları tamamlamak için gereken kaynaklar arasındaki kullanım tanımlarıdır. Siz bir göreve birden fazla kaynak atayabilirsiniz. Görevlere çalışma kaynakları (kişi), maddi kaynaklar (çimento gibi) ve ek olarak (örneğin seyahat gibi) mali kaynaklar atayabilirsiniz.
1. Projenize Kaynak ekleyin
Görünüm sekmesini tıklatın. Kaynak Görünümler grubunda, Kaynak Sayfası tıklatın. Kaynak Adı alanında, bu proje için kullanacağınız kaynakların adlarını yazın.
2. Göreve Kaynak atayın
Gantt Şeması görünümünde görevlere kaynak atamak istediğiniz bir görevi seçin. Kaynaklar sekmesinde, Atamalar grubunda, Kaynakları Ata'ı tıklatın. Kaynak adları tıklatın ve sonra Ata'yı tıklatın.
3. Görevlerde harcanan kaynakların çalışma saatlerini girin
Görevleri planlarken, proje yöneticileri bazen süre yerine gereken iş miktarını (veya emek miktarı) girmeyi tercih ederler. Girilen iş miktarı gerçek zamanlamayı yansıtır.
Görevlere atanan kaynaklar için çalışma saatlerini girmek için, Gantt Grafiği görünümüne Çalışma sütun ekleyin. Sağ sütunu tıklatın ve sonra Sütun Ekle öğesini tıklatın. Çalışma sütunu seçmek için, "Work" yazın.
4. Görevin Türünü bilin
En kısa sürede kaynakları atanan zamanlaması otomatik olan görevler, Project 2010 tarafından görev türüne göre zamanlaması belirlenir. Görevlerin süreleri kaynak ataması ile değişebilir.(Manuel zamanlanmış görev türlerini kullanmayın.)
Görev Türleri Nasıl Çalışır?
Çalışma, süresi ve birimler (% oranı) formül ile belirlenir: İş = Süre * Birim.
Tüm projede bir varsayılan görev türünü ayarlamak için Dosya sekmesini tıklatın ve sonra Seçenekler'i tıklatın. Varsayılan görev türü kutusunda, Sabit Birimleri (varsayılan), Sabit Süre veya Sabit İş seçin.
Tek bir görevin türünü değiştirmek için Görev sekmesini tıklatın ve sonra da Özellikler grubunda, Görev Bilgileri düğmesini tıklatın. Gelişmiş sekmesini tıklatın ve sonra Görev Türü kutusunda, oluşturmak istediğiniz görev türünü tıklatın.
5. Görev Çizelgelerini etkileyen faktörleri tanımlayın
Tek bir görevde yapılan değişikliğin projenin geri kalanını nasıl etkilediğini anlamak için Project 2010 kullanabilirsiniz. Görev sekmesini tıklatın ve sonra Zamanlama grubunda, Görev İnceleyin’i tıklatın. Solda seçilen görevin planlamasını etkileyen faktörleri gösteren bölüm açılır.
İpucu: Ayrıca görevin Gantt çubuğunun üzerine fare imlecini getirerek görev zamanlama bilgilerine (örneğin zamanlama modu, başlangıç ve bitiş zamanları ile süre gibi) hızla ulaşabilirsiniz.
4. Baseline Oluşturma
Daha sonra güncellenecek olan proje Baseline(Temel Plan) veya geçici bir plan tanımlanır. Kaydedilen baseline gelecekte benzer projeler için daha doğru bir planlama yapılmasını sağlar.
1. Baseline Kaydedin
Proje planının bitiş tarihini, bütçe ve kapsamını oluşturduktan sonra onay için planı kaydedebilirsiniz. Proje sekmesini tıklatın, Program grubunda, Set Baseline tıklatın.
2. Gantt Şeması Görünümünde Baseline Verileri Göster
Görünüm sekmesini tıklatın ve sonra Gantt Şeması düğmesini tıklatın. Biçim sekmesini tıklatın ve Çubuk Stilleri grubunda, Baseline tıklatın. Baseline bilgileri her görev için iki Gantt çubuğu olarak gösterilir.
3. Tabloda Baseline Verilerini göster
Görünüm sekmesini tıklatın Görev Görüntüleme grubunda, Gantt Şeması (veya sütunları içeren herhangi bir görünümü) tıklatın. Tablolar’da, Variance’ı seçin. Bu tablo Baseline, Variance, başlangıç ve bitiş alanlarını içerir.
5. Güncellemeler
Projenizin çalışmalarındaki ilerlemeler ile ilgili güncellemeler emin olmak için tek yoldur. Bu noktada değişiklikleri yönetme, programı güncellenme, izleme ve iletişim proje bilgilerinin odak noktasıdır.
1. Değişiklikleri Yönetme
Değişiklikleri yönetme, istenen değişiklikler veya yeni bilgilere dayalı olarak değişen süreleri, tarihleri, bağımlılıkları, kaynak atamaları veya görevleri içerir.
2. Fiili Tarih ve Sürelerin Takibi
İlerleme takibi için tek yöntem üzerinde karar vermek en iyisidir. Başlangıç ve bitiş tarihleri, fiili ve kalan süreleri veya çalışmaların yüzdesini girebilirsiniz.
Görev sekmesini tıklatın ve gerçek ilerleme girmek istediğiniz görevi seçin. Görevler grubunda görev üzerinde yapılan ilerlemenin miktarını seçin.
3. Fiili saatler ve maliyetler
Fiili ve kalan çalışma saatlerini ya da maliyetleri girmek istiyorsanız, izleme tablosunu kullanın. Görünüm sekmesini tıklatın. Veri grubunda, gelin Tablo ve sonra İzleme seçeneğini tıklayın. Gerçek başlangıç ve bitiş tarihleri ve kalan süreyi girmek için izleme tabloyu kullanabilirsiniz.
Ayrıca bitirilen görev yüzdesi, gerçek başlangıç ve bitiş tarihleri ve fiili ve kalan süreyi girmek için izleme tabloyu kullanabilirsiniz.
6 Görünüm ve Raporlama
Online ya da basılı raporlarla takım üyelerine erişim sağlayarak proje bilgilerini paylaşın.
Project 2010 proje bilgilerini hızlı ve ayrıntılı olarak hem yazdırmak hem de dağıtmak için birçok yol sağlar.
1. Bir Görünüm Seçin
Project 2010, proje bilgilerini gösteren, takım üyelerine rapor veren eski ve yeni birçok görünümler bulunmaktadır.Görünüm sekmesini tıklatın. Görev Görüntüleme veya Kaynak İzlenme gruplarından kullanmak istediğiniz görünümü seçin. En yararlı olanları;
Ekip Planlayıcısı Görünümü : Ekibinizdeki kişileri kolayca görevlere taşıyabilir ya da takım planlayıcısı ile yeni görevler oluşturur veya bunları sürükleyerek kaldırabilirsiniz.
TimelineGörünümü: Timeline üzerine görevleri, alt görevleri ve kilometre taşlarını yerleştirin. Word, PowerPoint, Excel ya da Outlook programlarına kopyalayın. Anında bu şekilde cazip proje raporları oluşturabilirsiniz. Zaman çizelgesi nasıl çalıştığını görmek için Timeline onay kutusunu tıklatın.
Gantt Şeması Görünümü :Proje görevleri kolon boyunca bir tarafta, diğer tarafta zaman çizgisi boyunca bar grafik kombinasyonlu görünümlü grafiktir.
Takvim Görünümü: Proje bilgilerinin basılabilir aylık ya da haftalık formatta görünümlerdir.
2. Sütun ekleme
Sütunlar ekleyerek ihtiyaçlarınızı karşılayan bir görünüm oluşturmak en kolay yollardan biridir.
Görünüm sekmesini tıklatın. Görev görünümü grup veya Kaynak Görünümü’nden istediğinizi seçin. Yeni bir sütun eklemek istediğiniz yerin solunda sütun başlığını sağ tıklatın ve sonra Ekle Sütunu tıklatın. Eklemek istediğiniz sütunun adını yazın.
3. Görünümü Özelleştirme
Ekip Planlayıcısı, Timeline, ya da klasik Gantt Şeması olsun, tüm biçimlendirme seçenekleri Biçim sekmesinde mevcuttur.
Özelleştirmek istediğiniz görünümü seçin ve biçim sekmesinde Gantt Şeması çubuğu stilleri, Timeline üzerinde metin veya kılavuz çizgileri ve zaman çizelgeleri gibi, değiştirmek istediğiniz görünüm öğesi türünü tıklatın.
4. Görünüm veya Rapor Basımı
Dosya sekmesini tıklatın ve sonra Yazdır'ı tıklatın. Basılacak bakış Önizlemesi sağda görünür.
5. Rapor Oluşturmak
Proje sekmesini tıklatın ve sonra Raporlar grubunda aşağıdakilerden birini tıklatın:
Görsel Raporlar: Excel 2010 Özet Tablo raporu veya Visio Professional 2010 Özet Diyagram görünümü olarak projenin verilerini görmek için görsel raporları kullanın.
Raporlar: Excel veya Visio gerekmeyen tablo raporlarında projenin verilerini görmek için temel raporları kullanın. Bu temel raporlar kolay seçimi ve baskı için kategorilerde toplanmıştır.
Karşılaştırma Projeleri: Başka bir proje ile karşılaştırıldığında mevcut projedeki değişiklikleri gösteren bir rapor görüntülemek için Karşılaştırma projeleri raporunu kullanın.
7. Proje Sonu
Projeniz neredeyse bitmiş olması işlerin bittiği anlamına gelmez. Hala proje sonu detayları çözmek ve son çıktıların müşteri kabulünü almanız gerekir.
Proje planına son kez nihai güncellemeleri yapın. Son olarak, kuruluşunuzun kurallarına göre proje planını arşivleyin.
1. Nihai Rapor
Raporlar grubunda, Excel 2010 Özet Tablo raporu veya Visio Professional 2010 Özet Diyagram görünümü olarak projenin verilerini görmek için Görsel Raporlar tıklayın.
Ayrıca Excel veya Visio gerekmeyen temel raporları görüntüleyebilirsiniz. Proje sekmesini tıklatın ve Raporlar grubunda, Raporlar 'ı tıklatın. Bir rapor kategorisini çift tıklatın ve sonra da önceden tanımlanmış raporu çift tıklatın.
İstenilen bilgileri girin. Raporun bir Ön izlemesi görünür. Raporu yazdırmak için Yazdır'ı tıklatın.
2. Şablon Olarak Projeyi Kaydedin
Bir projeyi tamamladıktan sonra, gelecekteki projeleriniz için bunu bir şablon yaparak saklamalısınız.
Dosya sekmesini tıklatın Kaydet'i tıklatın ve sonra da Kayıt Türü kutusunda, Şablonu tıklatın.