Yapılacaklar listelerinin üretkenliği artırmanın bir yolu olarak tanıtıldıkları yirminci yüzyılın başlarından beri var olduğu bildiriliyor. İnsanların büyük çoğunluğu, iş yüklerini ve akışlarını yönetmenin bir yolu olarak en azından zaman zaman kullandıklarını muhtemelen kabul edeceklerdir.
Yine de bir şekilde bazı insanlar bunları diğerlerinden çok daha verimli kullanıyor gibi görünüyor. Bu sayfa, Yapılacaklar listesi yazmanızı geliştirmenize ve verimliliğinizin artmasını sağlamanıza yardımcı olacak bazı öneriler sağlar.
İçindekiler
Yapılacaklar Listeleri Neden Yardım Eder?
Beyninizi Kandırmak
Yapılacaklar listeleri tek bir ana nedenden dolayı çalışır:
Tamamlanmamış bıraktığımız şeyler için endişelenme eğilimindeyiz
Beynimiz biten ve düzenli işlerin yapılmasını sever, bu da yapılması gereken şeyler için endişelenmemiz anlamına gelir. Bu, yapılacak şeylerin bir listesini yapmanın bizi daha çok endişelendirdiği anlamına gelmeli, ama aslında beyni görevin tamamlandığını düşünmeye sevk ettiği ortaya çıkıyor.
Başka bir deyişle, yapılacaklar listesine bir şeyler yazmak, endişelenmeyi bırakmanız ve aslında önceliklerinizi belirleyip sonra da görevlerinizi tamamlamanız için zamanınız olduğu anlamına gelir.
Ancak bu kullanışlı beyin numarası aynı zamanda bazı yapılacaklar listelerinin işe yaramamasının nedenidir: Tamamlanması çok uzun ya da çok zor ve tekrar endişelenmeye başlıyoruz. Yapılacaklar listenizdeki öğeleri işaretlemeniz gerekir, yoksa yeniden endişelenmeye başlarsınız.
Neyse ki, daha fazlasını başarmanıza yardımcı olacak yapılacaklar listeleri yazmanın bazı basit yolları var.
Bunlar şunları içerir:
1. Birden fazla listeye sahip olun
Eğer bir şeyler yazılmadıkları takdirde hatırlayamayacak türden biriyseniz, iki (veya daha fazla) listeye sahip olmaya değer:
- İstediğiniz veya ihtiyaç duyduğunuz kadar uzun sürebilen ‘bir aşamada, zamanım olduğunda yapılması gereken şeyler’ devam eden listesi; ve
- Kısa ve yönetilebilir kalması gereken belirli bir süre içinde (örneğin bugün veya bu hafta) tamamlamanız gereken görevlerin listesi.
Bunların her ikisi de bir tür, ancak farklı amaçlara sahip Yapılacaklar listeleridir.
İlki, bir aşamada yapılması gereken her şeyin hatırlatıcısıdır. Üzerindeki her şeyi bir kerede okuyabilmeniz yararlıdır, bu nedenle onu bir defterin bir sayfasında veya ekranda tutmak iyidir.
İkincisi, en fazla enerjiye sahip olduğunuzda en önemli şeyleri yapabilmeniz için dikkatinizi önceliklendirmenin ve odaklamanın bir yoludur.
İlk listedeki şeyler – eğer yeterince önemliyse – sonunda ikinci listeye geçmelidir. Yeterince önemli olmadıkları ortaya çıkarsa, onları silebilirsiniz.
2. Günlük veya haftalık listelerinizi yönetilebilir tutun
Bazı insanlar günlük listenizin üçten fazla öğe içermemesi gerektiğini öne sürüyor. Üç ila beş muhtemelen optimumdur, çünkü bunu başaramayacağından daha sık başarabilirsiniz, ancak bazı insanlar yalnızca birini hedeflemeyi söyler ve daha sonra her şey bir bonus.
Elbette bu, vaktiniz varsa daha fazlasını yapamayacağınız anlamına gelmez. Haftalık listenize veya devam eden listenize geri dönüp başka bir görev seçebilirsiniz. Bununla birlikte, hedeflerinizi yönetilebilir durumda tutmanız yararlıdır.
Çok uzun bir liste kaygıya ve hatta görev felcine neden olabilir, çünkü tüm görevlerinizi tamamlamak için zamanınız olup olmayacağı ve yapacak ne kadar şey kaldığı konusunda endişelenirsiniz.
Daha kısa bir listeye ve tamamlandığında bir başarı hissine sahip olmak daha iyidir.
3. Görevleri daha küçük adımlara bölün ve olabildiğince hassas olun
Yapılacaklar listesiyle ilgili en büyük sorunlardan biri, bir şeyleri işaretleyememektir, çünkü bir şey yaptığınızda bile, görev hala bitmiş değildir. Bu, bir hayal kırıklığı hissine yol açar, çünkü listenize bir şeyler eklemeye devam edersiniz, ancak onları asla işaretlemiyorsunuz.
Araştırmalar ayrıca belirsiz görevlerin bizi erteleme olasılığımızı artırdığını gösteriyor.
Bu nedenle, olabildiğince kesin olmak ve görevleri, özellikle günlük veya haftalık listenizde daha küçük adımlara bölmek önemlidir.
Şu anda başka birinin sorumlu olduğu yer yerine yapmanız gereken şeylere de odaklanmalısınız.
Örneğin, “Vergi iadesini sırala” demek yerine, onu biraz daha parçalayın. “Vergi iadesi için gerekli bilgileri bir araya toplayın” ile başlayın, ardından “Online erişimi kontrol edin”, “Vergi beyannamesi formundaki tüm kişisel bilgileri doldurun” ve/veya “Bilgileri muhasebeciye gönderin” bölümlerine gidin. Bunların yönetilmesi daha kolay olduğu için, bunları yapma olasılığınız daha yüksektir.
Genel son noktayı akılda tutmak
Elbette, örneğin vergi beyannamenizi göndermek gibi genel hedefin kaybolmamasını sağlamak önemlidir.
Önceki her adımı işaretlediğinizde genel listenizde bir sonraki adımı yazdığınızdan emin olarak bunu aşabilirsiniz.
4. Listenizi güncel tutun
Her gün veya haftanın en önemli görevlerinden biri, sonraki dönemde ne yapmanız gerektiğini düşünmektir. Planlamaya zaman ayırmak ve özellikle genel listenizi gözden geçirmek ve işleri acil hale geldikçe buradan günlük veya haftalık listenize taşıdığınızdan emin olmak, genel listede hiçbir şey yapmayı unutmayacağınız anlamına gelir.
Bunu yapmak için harcadığınız sürenin her gün yaklaşık beş dakikadan fazla olması gerekmez.
Ayrıca genel listenizi de kontrol etmeli ve yapmak niyetinde olmadığınızı fark ettiğiniz her şeyi kaldırmalısınız. Bunun nedeni, artık yapmak istememeniz veya zamanın geçmiş olması olabilir.
Listenizin işinize yaramasını sağlayın
Belki de hatırlanması gereken en önemli şey, listenizin sizin için çalışması gerektiğidir, tersi değil.
Bu bir alet, senin efendin değil.
Pratikte bir yapılacaklar listesi yazmayı öğrenmenin en iyi yolu, bir şeyler denemek ve sizin için neyin işe yaradığını bulmaktır.