Bu metot; proses analizcileri, kalite mühendisleri, gazeteciler gibi çok farklı mesleklerden insanlar tarafından hemen hemen her tür problem veya konuyu anlamak ve anlatmak için kullanılır. Aynı metot; raporların, makalelerin, broşürlerin ve hatta bütün bir kitabın yazılması için bile kullanılabilir.
Bu yaklaşım hemen hemen her konu hakkında bilgi toplamada 6 temel soruya cevap arar: Ne, Ne zaman, Nerede, Neden, Nasıl ve Kim. Bazen içeriğe bağlı olarak “Ne Kadar” sorusu da sorulabilir.
5N 1K Kuralı Ne Zaman Uygulanır ?
Mevcut durumu ifade etmede,
Veri toplama aşamasında,
Problem çözme sürecinde uygulanır.
Bu kuralın uygulanması ile çözüme yaklaşabiliriz ve durumu anlayabiliriz. Böylece problemin nedenini ve mevcut durumu görebilme imkanımız olacaktır. 5N 1K kuralını uygularken mutlaka ortada bir problemin olması gerekmez. Bir durumu, bir eylemi ifade ederken de bu kural uygulanabilir.
5N 1K Eğitiminin Amaçları;
a) 5N 1K hakkında bilgi sahibi olmak
b) 5N 1K yöntemini etkin olarak kullanmak
c) İş hayatında durumları açık ve net şekilde ifade etmek
d) Gerektiği durumlarda soyut değil somut ifadeler kullanmak
e) 5N 1K ile etkili ve doğru iletişim kurma becerilerini geliştirmek