Zaman hala her şirketin en değerli kaynağıdır ve COVID-19 salgını, şu an için çoğu konferans salonu toplantısına nokta koymuş olabilir, ancak video konferans davetlerinin çoğalması onlar için yapılmış olmaktan daha fazlası gibi görünüyor. Amaçsız toplantılar bir odada veya Zoom olsun, zaman israfı. Tabii ki genişletilmiş toplantılar sadece üretkenlik için emek değil. Aşırı çalışanlar başka bir verimsizlik kaynağı olabiliyor.
Şirket Kaynaklarını En Üst Düzeye Çıkarmak için:
Kullanım planlaması, görevler ve kaynaklar arasında tutarlı bir denge olmasını sağlar. Ekibinden en iyi şekilde yararlanmaya çalışan herhangi bir liderin büyük bir odak noktası bu olmalı, özellikle de bu takım dağıldığında. Bunalmış veya devre dışı kalan çalışanlar için destek yapılarını yerleştirmek, verimliliği mikro yönetimden çok daha etkili bir şekilde artırabilir.
Zamandan tasarruf etmek ve verimliliği artırmak istiyorsanız, bu alanlarla başlayın:
1) Düşünceli Öncelik
Eğer bir şey yapmak istiyorsanız, bunu yapmak için yoğun şekilde bir kişiye sormak gerektiğini duymuş olabilirsiniz. Ayrıca, işin tamamlanması için mevcut zamanı doldurmak için genişlediğini belirten Parkinson yasasına da aşina olabilirsiniz. Bu felsefeler, maksimum üretkenliğin zamanı yönetme yeteneğini gerektirdiği fikrine dayanır ve bu, görevleri doğru bir şekilde önceliklendirmekle başlar. Let’s Grow liderlerinin kurucusu Karin Hurt, işe öncelik verme düşüncesinin kendi başına bir endişe kaynağı olabileceğini anlıyor. “Ekibinize listenin en altına bir öğe yerleştirmeyi öğretmek korkutucu” diyor.
Önceliklendirme zorluğunun üstesinden gelmek için, her şeyi düşünmeye çalışmayın. Bunun yerine, en acil olan bir veya iki göreve odaklanın; önce bunların yapıldığından emin olun. Ardından, radarınızdan düşmemelerini sağlamak için bu listeyi yapmayan projeleri izleyin.
Ayrıca, ekibinizin düşebileceği ortak tuzaklardan haberdar olun ve yaptıklarında yardımcı olun. Örneğin, bir çalışan, yapılacaklar listesindeki her şeyi yapmak için daha fazla çalışmayı tercih edebilir – ne kadar az uyku olursa olsun. Ekip üyeleri evden çalışırken, kapatmak zor olduğunda bu eğilimi artabilir. Bir yönetici olarak, çalışanların diğerlerinden elde edilebilir destek farkında olun ve onları iş halletmek için en etkili yollar bulmalarına yardımcı olun.
2) İletişimi Kolaylaştırın
Ekibinizin en önemli öncelikleri hakkında düşünceli olmanın yanı sıra, bu öncelikleri nasıl ilettiğinizi kolaylaştırın. Uzaktan çalışan ekiplerin sayısı arttıkça, Herkesin bir projenin nerede durduğunu görmesini sağlayan ortak bir proje yönetimi aracı kullanmak önemlidir. Ne yazık ki, bu her zaman göründüğü kadar basit değildir. Birçok şirket çalışanların bir dizi farklı iletişim aracı kullanması gerekir. Bu araçlar genellikle paraya mal olur ve bunları kullanmayı öğrenmek neredeyse her zaman diğer işlerden zaman alır. Çalışanlara çok fazla platform vermek, iç iletişimi parçalanmış ve etkisiz hale getirebilir.
Bunun yerine, takımınızı daha verimli hale getirmek için iletişimi gerçekten kolaylaştıran az sayıda araca yatırım yapın. Örneğin, Bulut altyapısı sağlayıcısı Nutanix, çalışanların daha hızlı bilgi bulmalarına yardımcı olmak için bir çalışan iletişim ve etkileşim platformu olan Simpplr’yi kullanabilir. Platformu yeni işe alımlarda test ettiklerinde, bu bireyler onboarding materyalleri aradıklarında verimlilikte %50 artış gözlemlediler. Böyle zaman tasarrufu hızlanmak için tüm takım geneline ekleyebilirsiniz ve kullanabilirsiniz.
3) Gereksiz toplantıları azaltın
Doodle’ın toplantıların durumu 2019 raporu, katılımcıların %100’ünün kötü organize edilmiş toplantıların zaman veya para harcadığını kabul ettiğini ortaya koydu. Gelişigüzel planlanmış toplantılar her zaman çalışan iş akışlarını bozar. Toplantıların bu kayıp üretkenliğin fiyatına değer olduğundan emin olun.
Sosyal kanıt ve kişiselleştirme yazılımı sağlayan proof’ta içerik çalıştıran Ben Johnson,” bizi yavaşlatan büyük bir sorunu teşhis ettik: çok fazla etkisiz ve çoğu zaman gereksiz toplantılar yapıyorduk ” diyor. “Geçtiğimiz birkaç ay boyunca, daha az toplantı yapmak ve daha üretken olduğumuz toplantıları yapmak için birkaç kural ve en iyi uygulamaları uyguladık bu sayade yüzlerce kişinin verimli iş saatini kurtardık.”
Tüm toplantılar kötü değildir, ancak net hedeflerle düşünceli bir şekilde planlanmalıdır. En iyi toplantılar — hatta sanal olanlar-sadece mevcut olması gereken kişileri içerir.E-posta veya sohbet yoluyla gerçekleştirilebilirse, toplantıyı atlayın.
Zaman yönetimi, neredeyse herkesin için en değerli şeydir.
Kaynak: www.readwrite.com