Fatura, bir ürün/hizmetten yararlanırken yapılan harcamaları tanımlamak için kullandığımız bir terimdir. Satın alma sürecinin tüm aşamalarında olduğu gibi fatura üretimi ve yönetimi de tam bir dijital dönüşüm geçirdi.
Günümüzde geleneksel fatura uygulamalarının yerini e-fatura almıştır.
Bu kılavuzda e-faturayı tanımlayacağız, dijital faturanın faydalarını keşfedeceğiz ve e-fatura yazılımı için bir satın alma rehberi sunacağız.
E-Fatura Nedir?
Bir e-fatura, faturaları ve uygunluk belgelerini otomatikleştirir ve kolaylaştırır.
E-fatura, dijitalleştirilmiş fatura verilerini kullanarak ve bunları sözleşmeler, satınalma siparişleri, makbuzlar vb. Bir e-fatura, belgedeki verilere ve iş kurallarına göre kodlanır.
Böyle bir süreç uygulandığında, e-fatura, ödeme detaylarının yayınlanmasından önce doğrulamaya tabi tutulur. Bir e-fatura, geleneksel kağıt tabanlı bir sisteme kıyasla dijital bilgileri kolayca erişilebilir hale getirir.
Bir e-fatura sistemi aşağıdakiler için çözümler sunar:
- Sıkıcı uyum görevlerinin alınması yönetimi.
- Organizasyon ve eğitime dahil olan ortaklar içinde gelişmiş işbirliği.
- Erken ödeme indirimlerinin maksimize edilmesi ve işletme sermayesi optimizasyonu.
- Dolandırıcılık ve fazla ödeme riski azalır.
- Zamanında ödeme sunan tedarikçiler için artırılmış nakit akışı.
Geleneksel faturalama ile e-faturayı karşılaştırırken temel farklar şunlardır:
Geleneksel fatura:
Bir fatura veya geleneksel bir fatura, bu şekilde oluşan maliyetleri ve bunların ödemelerini işlemek için kağıt tabanlı bir belgedir. Geleneksel faturalamada, fatura oluşturma ve ödeme alma zahmetli hale gelebilir.
Ek olarak, geleneksel faturalar manuel olarak oluşturulur ve önemli ölçüde yanlışlık ve insan hatası riski taşır. Böyle bir yöntem, tüm faturalandırma sürecini yavaşlatır ve bu da onu emek yoğun bir görev haline getirir.
Bu faktörler , satıcılar için ödeme gecikmelerine ve nakit akışlarının azalmasına büyük ölçüde katkıda bulunur . Bu, özellikle küçük işletme sahipleri için geçerlidir.
Geleneksel fatura, fatura basımı, işçilik, posta ücreti ve fatura dosyalama maliyetlerine neden olur.
Geleneksel faturaların yönetimi genellikle manueldir. Bu nedenle, bilgi ve kayıtları yönetmek, saklamak ve bunlara erişmek külfetli hale gelir. Bu, işletmenin performansını önemli ölçüde etkiler.
Sahte veya güvenliği ihlal edilmiş bir geleneksel fatura her zaman bir sorundur. Yanlış bir fatura gönderildiğinde dolandırıcılık riski kat kat artar.
e-fatura / e-arşiv faturaları
E-fatura ile hatalar ve manuel müdahaleler ortadan kalkar. Çoğu durumda minimumdan sıfıra evrak işi vardır. Satıcı bir satınalma siparişi alır ve aynı anda bir fatura oluşturulur. Bununla fatura yazılımdan otomatik olarak alıcıya gönderilir.
Öte yandan, alıcı bir satınalma siparişi için bir e-fatura alır.
Alıcının yazılımı, ödeme yetkisi için e-faturayı doğrular.
Bu süreç, manuel müdahaleyi ortadan kaldırır ve insan hatası olasılığını ortadan kaldırır.
E-faturalar, geleneksel faturalamaya göre %60-80 daha verimlidir.
E-fatura ödemeleri, geleneksel faturalama yöntemlerine göre daha hızlı tahsil edilmektedir.
E-faturanın maliyeti, geleneksel faturalama biçimlerine kıyasla önemli ölçüde azalır.
Ayrıca, alıcılar ödeme koşullarını eski haline getirebilir, gecikme ücreti indirimi yapabilir ve erken ödeme indirimleri gibi avantajlar elde edebilir.
E-fatura için, tüm fatura yönetimi faaliyetlerini yürütmek için yalnızca bir yazılıma ihtiyacınız olacak.
Böylece evrak işi azalır, bu da veri şeffaflığını ve bilgi doğruluğunu artırır.
Otomatik bir e-fatura oluşturma ile, sıfır insan müdahalesi ile sınırlıdır. Bu, e-faturaların hileli olarak düzenlenmesini pratik olarak zorlaştırır.
Geleneksel fatura sisteminin e-fatura sistemi ile değiştirilmesinin çeşitli faydaları vardır. Bunlara bir göz atalım:
- Maliyet azaltma
- Daha önce tartışıldığı gibi, manuel faturalama, her şey yetkilendirilip onaylanmadan önce çok fazla evrak işi gerektirir. E-fatura ile evrak işleri azalır, bu da kağıt maliyetini önemli ölçüde düşürür.
- Gelişmiş işleme doğruluğu ile gelişmiş uyumluluk
- Manuel veya kağıt tabanlı faturaların işlenmesi zaman alır ve insan hatalarına açıktır. E-fatura ile insan müdahalesi büyük ölçüde azaltılarak hata olasılığı ortadan kaldırılır. Ayrıca e-fatura ile global standartlar ve mevzuatlar her zaman takip edilmektedir.
- Daha hızlı fatura işleme
- E-faturaların işlenmesi için e-fatura yazılım uygulamaları kullanılmaktadır. Uygulamalar, işlemeyi daha hızlı hale getirecek şekilde tasarlanmıştır. Geleneksel faturalarda, bir çalışanın tüm ayrıntıları manuel olarak doğrulaması gerekir.
- Fatura otomasyonu
- Teknolojinin ortaya çıkışından bu yana, insanlar yapabildikleri her şeyi otomatikleştirmek için çok çalışıyorlar. Öyleyse neden faturalar yok? E-fatura araçları ile sipariş onaylanır onaylanmaz faturalar oluşturulur.
- Faturalara web tabanlı erişim
- İnternetin gücüyle, e-faturalara kelimenin tam anlamıyla her yerden erişilebilir ve hareket halindeyken de gönderebilirsiniz - güvenli bir şekilde güvende kalırken herhangi bir web tarayıcısından erişilebilir.
- Kaynakları kaydeder
- Geleneksel faturalandırma yöntemleriyle, insanlar faturaları manuel olarak doğrulamak için meşgul edildi. Ancak e-fatura bu ihtiyacı ortadan kaldırıyor ve verimli kullanılabilecek kaynak tasarrufu sağlıyor.
E-fatura tamamen elektronik olmalı ve tüm veriler sisteme entegre edilmelidir. Bu, sözleşme eşleştirme, satın alma siparişleri vb. gibi sorunsuz süreçler sağlar.
İşte e-fatura yazılım uygulamalarında dikkat etmeniz gereken özellikler:
1. Otomasyonu kullanarak fatura gönderin:
Genel olarak, şirketler faturalama otomasyonunun yalnızca bir yolunu benimser "faturanın gönderilmesini otomatikleştirmek". E-fatura çözümleri ararken, e-fatura göndermeyi ve almayı otomatik hale getirip getiremeyeceğinize bakın ve ardından bu çözümü kullanmaya öncelik verin.
Bu süreçte otomasyon ile daha hızlı bir ödeme süresi elde eder, iş maliyetlerinden tasarruf eder ve ölçeklenebilirliği geliştirirsiniz. Buna ek olarak, mümkün olan en iyi yatırım getirisini elde edersiniz.
2. Çoklu para birimi özelleştirmesi
Fatura, şirket logonuzu içerdiğinden markanızı temsil eder. Şablon kitaplığından fatura tasarımını seçmek için bir e-fatura yazılımı seçin. Ayrıca, özelleştirilmiş e-fatura tasarımınızı oluşturmanıza yardımcı olacak bir seçenek sunmalıdır.
Ayrıca, e-fatura uygulamanız, uluslararası müşterilerle uğraşırken vergilendirmeyi ve uluslararası yasalara uyumu sorunsuz bir şekilde ele almalıdır. Fazla çaba harcamadan birden fazla para birimine destek sağlamalıdır.
3. Her türlü fatura formatını destekler
Müşterileriniz için genellikle faturaların birden çok e-fatura biçimine dönüştürülmesi gerekir. E-fatura yazılımınız aynı faturanın farklı versiyonlarını saklamadan tüm formatlarla çalışabilmelidir.
4. Mevcut satın alma sistemleriyle entegrasyon
E-fatura uygulamanızın mevcut faturalama sistemleri ile uyumlu olması önemlidir. Tüm verileri yeni sisteminize manuel olarak girmeniz gerekiyorsa, mevcut bir sistemle sorunsuz entegrasyon sunan e-fatura çözümlerini arayın.
5. Faturaları arşivleyebilme özelliği
Eski faturaları yönetmek sıkıcı olabilir ve veriler arttığında yönetim külfetli hale gelir. Yeni bir e-fatura uygulaması ararken, eski faturaları arşivleyebilme özelliğine bir göz atın.
Bir e-fatura uygulaması, ekstra bir güvenlik katmanı eklemek için verileri şifreler. Ayrıca, artık kullanılmayan faturaları otomatik olarak tasfiye etmek için bir tarih belirlemenize de olanak tanır.
6. Birden fazla ödeme şeklini kabul eder
Modern müşteriler, her türlü ödeme esnekliğine izin veren bir çözüme ihtiyaç duyar. Bu nedenle, e-fatura aracınız, üçüncü taraf bir ödeme aracı ve hatta kredi kartı dahil olmak üzere tüm ödeme şekillerini kabul etmenize izin vermelidir.
Uygulama aynı zamanda vergi değişikliklerini ve fiyat dalgalanmalarını çok fazla manuel müdahale olmaksızın karşılayabilecek kadar esnek olmalıdır.
7. Analitik entegrasyonu
Bir raporlama ve genel bakış panosu, şu ana kadarki iş faaliyetleriniz hakkında daha değerli içgörüler elde etmenize yardımcı olur. E-fatura aracınızın analitik yeteneklere sahip olduğundan emin olun. Bu, karar verme sürecinizi geliştirecek ve bir modeli analiz ederken zamandan tasarruf sağlayacaktır.
Bir e-fatura uygulaması, veri toplayacak, raporlar geliştirecek ve geçmiş kayıtlara ilişkin içgörüler sunacak kadar yeterli olmalıdır.
8. Güvenlik ve yardım
Yurtiçi ve uluslararası müşterilerden gelen faturalar ve ödemelerle uğraşırken güvenlik son derece önemlidir. Güvenlik ve güvenliğin değerini anlayan bir satıcıdan e-fatura yazılımı satın almak çok önemlidir.
Ek olarak, satıcı uygulama boyunca destek sağlayabilmelidir. Mükemmel müşteri hizmeti, uygulama kurulumu yapılır yapılmaz sona ermemelidir. Bundan sonra da devam etmelidir.
Bir e-fatura uygulaması, sıfır ila minimum insan müdahalesi olmadan fatura oluşturmayı otomatik hale getirir. Tüm bu seçenekleri sunan uygulama tam size göre.