1 Saatlik Sunum 5 Dakikada Nasıl Anlatılır
Uzun bir zamandır, “Çalıştığınız veya iş yapmak istediğiniz şirketin yönetim kurulu başkanı ile asansörde bir araya gelseniz ona ne söylersiniz?” tarzı, uzun bir konuyu 10 saniye veya altında özetlemeyi öğütleyen cümleler hakkında sözler duymuşuzdur. Bazen bu 10 saniyedir, bazen 7 saniye. Bu tarz konuşmalarda ilk aklımdan geçen şey, büyük ihtimalle günlük temposu oldukça yoğun olan bu kişinin bari asansörde iki saniye huzur arayabileceği düşüncesi oluyor. (Bu yüzden de bugüne kadar birkaç defa karşılaştığım bu durumda, her diğer asansör yolculuğundaki standart “İyi günler” ifademin ve tebessümümün dışında bir şey yapmadığımı görüyorum — Eminim bu kritik saniyelerin önemi üzerine 254 yıl daha konuşulabilir.)
Bulunduğunuz kat ile zemin arasındaki yükseklik ve asansörün saniyede kat ettiği mesafe baz alınarak bu yolculuğun tabiri caiz ise aşağı yukarı ne kadar süreceği tahmin edilebilir. Ancak sunum dünyasında size ayrılan sürenin anında çok kısa bir süreye çekilmesi durumuyla karşı karşıya kalabilirsiniz. (86. kattan bindiğiniz asansörün bir saniye sonra zemin kata vardığını hayal edin.)
Örneğin önemli bir sunum yapmak üzere yöneticinizin, müşterinizin veya başka bir ortamda, etkilemek ve bir konuda sizin görüşlerinizi benimsemesini istediğiniz insanların önüne çıktınız. Daha önceden yaptığınız yazışmalarda bu görüşmenin yaklaşık bir saat süreceğini öğrenmiştiniz. Kendinizi ve anlatımınızı buna göre hazırladınız.
Ancak siz tam sunuma başlamadan önce, sürpriz bir nedenden dolayı size bir saat ayrılamayacağını, bir sonraki müsait toplantı tarihinin ise 2179 yılının Şubat ayında olduğu söylendi ve sizden sadece 5 dakika içinde konuyu anlatmanız istendi. Ne yaparsınız?
İki seçenek var:
- Konuyu 60 dakika / 5 dakika = 12 kat daha hızlı konuşarak anlatabilirsiniz.
- Hemen bilgisayarınızın başına geçip slayt ninjalığına başlayabilir ve bu değil, bu değil, bu hiç değil edası ile 120 slaytlık sunumdan hangi 10 slaytı kullanmak istediğinize karar verebilirsiniz. (Unutmayın ki bu arada 5 dakikalık süreniz çoktan başladı.)
Geçmişte her iki yöntemi de ısrarla denemiş ve ağzının payını almış biri olarak, her iki yöntemin de mutlak iletişim kazası ile sonuçlanacağını gönül rahatlığı ile söyleyebilirim. Oysa, böyle bir durumla karşılaştığımızda kontrolü kaybetmemek ve başarı ihtimalini en yüksekte tutmak için iki tane altın kelime var: Önceden hazırlık.
Önceden hazırlıklı olduğunuzda, karşınıza çıkan herhangi bir durum değişikliğine çok hızlı uyum sağlayabilir ve olumsuz sonuçlarından etkilenmeden sunumunuzu başarılı bir şekilde aktarabilirsiniz.
İşte bunu yapabilmek için birkaç test edilmiş ve onaylanmış ipucu:
- Tarih ve saati belirlenen toplantıya gitmeden bir süre önce sunumunuzun üzerinden geçin ve hangi noktaların en çok önem arz ettiğini belirleyin.
- Kendinize “Konuşma sürem yarıya veya çeyreğine inse dahi neleri anlatmazsam olmaz?” diye sorun ve sunum dosyanızın iki farklı versiyonunu bilgisayarınıza kaydedin. Örneğin, orijinal dosyaya ilave olarak SunumDosyası_Yarım.pptx ve SunumDosyası_Çeyrek.pptx. (Slaytları gizlemek yerine ayrı dosyalarda kaydetmemizin amacı, gittiğiniz yerde herhangi bir zaman değişikliği olduğunda o an slayt gizlemekle uğraşmamaktır.)
- Şimdi elinizde uzun, orta ve kısa olarak üç sunum dosyanız olacak. Toplantıya gitmeden önce, ortaya yeni çıkan bu orta ve kısa versiyonların üzerinden gidin ve konular arası geçişlerinizin uyumlu ve anlamlı olduğunu teyit edin.
Artık zaman açısından herhangi bir son dakika değişikliği ile karşılaştığınızda önceden hazırlıklısınız. Telaşlı bir şekilde konuşmanıza, veya sunumun sonuna doğru bazı slaytları hızlı hızlı geçip “Aslında bunlar çok önemli değil.” gibi ifadeler kullanmanıza gerek yok. (Çünkü zaten çok önemli değillerse ilk başta neden sunuma dahil edildiler?)
Daha önceki yazılarımdan birinde, biz daha sunuma başlamadan bile dinleyicilerin bizim hakkımızda değerlendirmelere başladığından bahsetmiştim. Son anda karşılaştığımız bir değişikliği önceden hazırlığımız sayesinde zarif bir şekilde idare ettiğimizde, mutlaka karşımızdaki kişilerde de olumlu bir izlenim yaratmış olacağız.