Kapsamlı iş kayıtlarının oluşturulması ve sürdürülmesi esastır. Bu kayıtlar, işletmenizin karlılığını analiz etmenize, vergi makamlarıyla sorun yaşamanıza, müşterilerle ve satıcılarla olumlu ilişkiler sürdürmenize, işinizi davalardan korumak ve zarar görürseniz davaları kazanmanıza yardımcı olacaktır. Çoğunlukla, sizin için çalışan herhangi bir kayıt tutma sistemini seçebilirsiniz. Bununla birlikte, yasalar gerektirir ve en iyi uygulamalar, farklı kayıt türlerini tutmak için belirli kayıt tutma yöntemleri ve zaman uzunluğunu önerir. Hangi özel düzenlemeler ve uygulamalar sizin için geçerlidir, iş alanınıza bağlı olacaktır. Bununla birlikte, belirli kayıtlar tüm işletmeler için anahtardır ve burada en önemlilerinden birkaçını tartışacağız.
Müşteri Dosyaları
Her müşteri ve her proje için kağıt dosyalara ve / veya elektronik dosyalara sahip olmalısınız. Yaptığınız işin ve siz ya da diğer tarafın bir soru sorulması durumunda yaptığınız iş sözleşmelerinin kaydını tutmak önemlidir. Ayrıca, bazen gelecekteki görevlileri bilgilendirmek için size zaman kazandıran geçmiş ödev ve anlaşmaları kullanabilirsiniz. Müşteri dosyaları aynı zamanda bir müşterinin tercihleri veya hatırlamak istediğiniz müşteriye özgü herhangi bir şey hakkında notlar saklamak için iyi bir yerdir. Dosyalarınızı düzenli tutmak için günde bir kez, haftada bir veya ayda bir kez bir süre ayırın. Aynı elektronik dosyalarınızı yedeklemek için de geçerlidir. Sabit diskler uyarı vermeden başarısız olabileceğinden, güvenli bir bulut tabanlı yedekleme hizmeti kullanmayı düşünün.
Sözleşmeler
İşletmeniz hizmet veriyorsa, yeni bir kişiyle veya şirketle iş yapmaya başladığınızda müşterinizle bir sözleşme imzalamanız gerekir. Bir ürün sağlarsanız, tedarikçiler ve distribütörler ile sözleşmeleriniz olabilir. Çalışanlarınız veya yüklenicileriniz varsa, kesinlikle iş sözleşmeleri hazırlamak isteyeceksiniz.
Eğer kurulmuş bir işletmeyle çalışıyorsanız, imzalamanız için sık sık varolan bir sözleşmesi olacaktır. Elbette, sözleşmeyi yazan kişi olmanız faydalı olabilir, çünkü bu şekilde iş ilişkisinin şartları üzerinde pazarlık gücü sağlayabilir. En iyi çıkarlarınızın tam olarak korunmasını sağlamak için sözleşmelerin taslağını hazırlamak ve incelemek için gerektiği kadar hukuk danışmanı isteyebilirsiniz.
Küçük işletmelere ve bireylere gelince, genellikle sözleşmenizi masaya yatırmanız gerekir. İşe başlamadan önce, zaman çizelgesi, ödeme ve iş parametreleri gibi her iş sözleşmesinde ele almak istediğiniz temel alanları belirleyen standart bir sözleşme şablonu oluşturmalısınız. Sözleşmeniz gizlilik, kayıtlar, sorumluluk ve iş ürününün mülkiyeti gibi konuları da içerebilir . Sözleşmeyi oluşturduğunuz her iş sözleşmesine uyarlamak isteyeceksiniz, ancak bu işlem daha hızlı olacak ve bir şablonunuz varsa bir şeyi atlamanız daha az olası olacak.
Sözleşmeler size ödeme yapılmazsa veya müşteriniz için herhangi bir zararlı sözleşme ihlali gerçekleştirirse, dava açmanızı kolaylaştırmayı amaçlamaktadır. Ancak sözleşmeler ayrıca daha az belirgin işlevlere de hizmet ediyor. Yapılacak işin ayrıntılarını açıklarlar; hem size hem de müşterinize, işe başlamadan önce, daha ucuz ve daha kolay olduğunda, değişiklik veya açıklama yapma fırsatı verir. Sözleşmeler ayrıca, size ödeme yapma niyetinde olmayan kişilerin ayıklanmasına yardımcı olur ve müşterilerinize işletmenizin küçük ve yeni olmasına rağmen profesyonel olduğunuzu ve işinizi ciddiye aldığınızı gösterir.
Hem siz hem de müşteriniz kayıtlarınız için imzalanmış sözleşmenin bir kopyasını saklamalısınız.
Muhasebe ve Vergi Kayıtları
İşletmenizin karmaşık finansal kayıtları varsa veya bir düğmeye tıklayarak finansal tablolar hazırlayabilmek istiyorsanız , Quick Books gibi bir işletme muhasebe yazılımı size yardımcı olabilir. Bununla birlikte, işletme muhasebe yazılımını doğru ve etkin bir şekilde kullanmak için bazı muhasebe bilgisi gerektirdiği konusunda uyarılmalıdır. Ne borçlarını bilmiyorsanız , kredi ve dergi girişleri, bu yazılım sadece baş ağrısına neden olabilir. Kayıtları her zaman elle veya elektronik tabloyla tutabilirsiniz. Çoğu durumda, elektronik tablo yazılımı tüm muhasebe ihtiyaçlarınızı karşılayabilir – en azından işletmeniz küçükken. Microsoft Office’e benzer açık kaynaklı bir yazılım paketi olan Open Office’i indirerek veya bulut tabanlı Google e-tablolarını kullanarak ücretsiz e-tablo yazılımı bile edinebilirsiniz.
Diğer Kayıtlar
Bu ayrıntılı bir liste olmasa ve tutmanız gereken kayıt türleri çalışma alanınıza bağlı olsa da, tutmanız gereken diğer kayıtlar genellikle aşağıdakileri içerir:
- Satın alma siparişleri
- İstihdam uygulamaları
- E-postalar ve diğer ticari iletişim
- Envanter günlükleri
- Personel kayıtları
- Kaza raporları
- Ana sözleşmeler
- İzinler
- Lisanslar
- Marka tescilleri ve patentleri