Adobe Sign sözleşmelerinizle etkileşime girmeleri beklenen alıcılara düzenli hatırlatma e-postaları gönderme seçeneği sunar. Gelecekteki alıcılar, imza iş akışının mevcut katılımcıları haline gelene kadar haberdar edilmeyeceklerdir.
Hatırlatıcıda belgenin küçük resmi, sizin belirlediğiniz bir mesaj ve sözleşmenin bir bağlantısı yer alır.
Hatırlatıcılar gönderme işlemi esnasında veya sözleşme gönderildikten sonra Yönet sayfasından oluşturulabilir.
Enterprise ve Business hizmet seviyesinde hesap veya grup düzeyinde varsayılan hatırlatıcı ve mesaj oluşturulabilir, böylece Gönderenlerin bunları kendileri yapılandırmaları gerekmez.
Döngüsel hatırlatıcılar düzenli bir döngüde gönderilir ve hatırlatıcının yaşam süresi boyunca (döngü süresine göre) veya alıcı eylemini tamamlayana kadar gönderilmeye devam eder.
Birden çok alıcısı olan hatırlatıcılar iş akışındaki mevcut aktif alıcı haline gelen her bir alıcı için yeni bir döngü/yaşam süresi başlatır.
Bir defalık hatırlatıcılar yalnızca Yönet sayfasından oluşturulabilir ve sözleşmeyle ilgili herhangi bir katılımcıya bir defalık bir hatırlatıcı göndermek için kullanılır. Bu bir defalık hatırlatıcılar alıcı eylemini tamamladıktan sonra veya sözleşme başarılı bir şekilde tamamlandıktan sonra gönderilmek üzere dahi yapılandırılabilir.
Eylül sürümüyle sıklık seçim listesine yeni seçenekler eklendi.
Günlük ve haftalık versiyonların yanı sıra artık şu seçenekler de mevcut:
- Her iş günü (Pazartesi - Cuma)
- İki günde bir
- Her üç günde bir
- Her beş günde bir
Gönderme süreci esnasında hatırlatıcı oluşturma
Grup veya hesapları için varsayılan hatırlatıcı yapılandırmamış olan kullanıcılar gönderme süreci esnasında bir hatırlatıcı oluşturabilirler.
Bu hatırlatıcılar her zaman döngüseldir ve sözleşmenin tüm alıcıları için geçerlidir. Gönderenin gönderilecek hatırlatıcının versiyonunu seçmesi yeterlidir. Altı seçenek vardır:
- Her gün
- Her hafta
- Her iş günü
- İki günde bir
- Her üç günde bir
- Her beş günde bir
Hatırlatıcıya sahip bir sözleşme ilk gönderildiğinde Lütfen İmzalayın e-postası ilk alıcıya gönderilir. Bu, ilk hatırlatıcı için süreölçeri başlatır.
Hatırlatıcı (örneğin) üç günde bir gönderilmek üzere yapılandırıldıysa ilk hatırlatıcı Lütfen İmzalayın e-postası iletildikten tam 72 saat sonra gönderilecektir.
Alıcı sözleşmeye dair eylemini tamamladığında bu alıcı için hatırlatıcı sayacı sonlandırılır.
Birden fazla alıcının bulunduğu durumlarda bir önceki alıcı eylemini tamamladığında akışta bir sonraki alıcı Lütfen İmzalayın e-postası alır. Yeni alıcı için hatırlatıcı sayacı, alıcının Lütfen İmzalayın e-postası iletildiğinde (başlangıçtaki zaman damgası değil) başlar.
Bu süreç sözleşmenin tüm işlemleri yapılana kadar sözleşmenin tüm alıcıları için tekrar eder.
Not:
Tüm döngüsel hatırlatıcıların bir yaşam süresi vardır ve bu süreden sonra kendilerini sonlandırırlar.
Her gün gönderilen hatırlatıcıların yaşam süresi 10 gündür.
Diğer tüm hatırlatıcıların 60 günlük yaşam süresi vardır.
Yönet sayfasından widget oluşturma
Gönderme sürecinden sonra oluşturulan hatırlatıcılar Yönet sayfasından yapılandırılır.
Yönet sayfası Gönder sayfasında bulunmayan birkaç seçenek içerir:
- Hatırlatıcının hangi alıcılara gideceğini seçebilirsiniz. Hatırlatıcıyı bir alıcıya, bazı alıcılara veya tüm alıcılara gidecek şekilde tasarlayın.
- Gönder sayfasında olduğu gibi döngüsel bir hatırlatıcı süreci seçebilirsiniz
- Alıcı, döngüsel hatırlatıcıya sözleşme üzerindeki eylemini tamamladıktan sonra eklenirse hatırlatıcı almaz
- "Hemen" veya "Belirli Tarih" ile gönderilecek bir defalık hatırlatıcı oluşturabilirsiniz
- Bir defalık hatırlatıcılar sözleşme üzerindeki eylemini tamamlamış katılımcılar için yapılandırılabilir
- Bir defalık hatırlatıcılar sözleşme tamamlanarak imzalandıktan veya arşivlendikten sonra yapılandırılabilir
- Bir mesaj eklemeniz gerekir. Bu, Yönet sayfasında hatırlatıcı oluşturulurken doldurulması zorunlu bir alandır
Sözleşme için başka hatırlatıcılar da yapılandırıldıysa Hatırlatıcı Oluştur arabirimi yerine sözleşmelerin listesi görüntülenir.
Hatırlatıcı penceresinin sağ üst köşesinde yer alan Oluştur bağlantısını tıklatarak Hatırlatıcı Oluştur arabirimini açabilirsiniz:
Hatırlatıcıyı inceleme
Bir sözleşme için yapılandırılan tüm hatırlatıcıları incelemek için şu adımları izleyin:
- Yönet sayfasına gidin
- İncelemek izlediğiniz sözleşmeyi bir kez tıklatın
- Sağ paneldeki Hatırlat sekmesini tıklatın
Sözleşme için hatırlatıcılar yapılandırıldığında tam liste Hatırlat sekmesinde görüntülenir.
Hatırlatıcılar gönderilme sırasına göre görüntülenir.
İptal edilmiş/tarihi geçmiş hatırlatıcıların tamamı etkin olmayan hatırlatıcılar altında listelenir.
Hatırlatıcıyı iptal etme
Hatırlatıcıyı iptal etmek için şu adımları izleyin:
- Sözleşmeyi oluşturan kullanıcı olarak oturum açın
- Yönet sayfasına gidin
- Sözleşmeyi seçmek için bir kez tıklatın
- Sağdaki panelde yer alan Hatırlat sekmesini tıklatın
- İptal etmek istediğiniz hatırlatıcıyı seçin ve bir kez tıklatın
- Sil simgesini (çöp kutusu) tıklatın
Not:
Alıcılar hatırlatıcıyı hatırlatıcı e-postasından sonlandırma yetkisine sahiptir. Bu özellik zorunludur ve devre dışı bırakılamaz.
Hatırlatıcılar ve REST API'si
REST v6 API hatırlatıcı nesnelerine dört işlem yoluyla doğrudan erişme imkanı sağlar:
- POST /agreements/{agreementId}/reminders - Yolda sözleşmekimliği ile tanımlanan sözleşmenin belirli katılımcıları için hatırlatıcı oluşturur
- GET /agreements/{agreementId}/reminders - Yolda sözleşmekimliği ile tanımlanan sözleşmenin hatırlatıcılarını getirir.
- GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} - Sözleşmeyle ilişkili belirli bir hatırlatıcıyı getirir
- PUT /sözleşmeler/{sözleşmekimliği}/hatırlatıcılar/{hatırlatıcıkimliği} - Sözleşmeyle ilişkili mevcut hatırlatıcıyı günceller
Hatırlatıcılar ve Geçmiş sekmesi / Denetim raporu
Hatırlatıcılar Geçmiş sekmesine veya sözleşmenin Denetim raporuna kaydedilmez.
Geçmiş ve Denetim Raporunun, belgenin imza sürecindeki önemli olayları kaydetmesi beklenir. Bunlar arasında alıcıya gönderilen ilk bildirim (Lütfen İmzalayın) yer alır ancak aynı alıcıya gönderilen belgeyi imzalama talepleri (hatırlatıcılar) yer almaz.
Hatırlatıcı geçmişi API kullanarak elde edilebilir (Enterprise seviyesi kullanıcılar tarafından kullanılabilir)
Tüm hizmet seviyelerinin aşağıdakilere erişimi vardır:
- Gönderme süreci esnasında
- Yönet sayfasından
- Döngüsel hatırlatıcı oluşturma
- Yönet sayfasından döngüsel ve bir defalık hatırlatıcılar oluşturma
Bireysel ve ekip hizmet seviyesi hatırlatıcı özelliğini otomatikleştirme ve devre dışı bırakma özelliğine sahip değildir.
Enterprise ve Business seviyesi seçenekleri
Enterprise ve Business hizmet seviyesinde gönderme süreci esnasında Hatırlatıcı seçeneği seçmeli olarak uygulanabilir veya hesap veya gruplar için hatırlatıcı ve mesaj otomatikleştirilebilir.
İki ayar şu adımları izleyerek etkinleştirilebilir ve devre dışı bırakılabilir:
- Hesap yöneticisi olarak Adobe Sign'da oturum açın
- Hesap > Hesap Ayarları > Gönderme Ayarları > Hatırlatıcılar alanına gidin
İki seçenek vardır:
- Gönderenlerin gönderme sayfasında hatırlatıcılar ayarlamalarına izin ver - Etkinleştirildiğinde gönderme sayfasında hatırlatıcı ayarlama seçeneği açılır. Devre dışı bırakıldığında gönderme sayfasında hatırlatıcı yapılandırma seçeneği bulunmaz
- Bu hesaptaki kullanıcılar tarafından oluşturulan sözleşmeler için varsayılan hatırlatıcı oluştur - Etkinleştirildiğinde yönetici varsayılan hatırlatıcı versiyonunu belirleyebilir ve gönderilen tüm sözleşmeler için varsayılan mesajı oluşturabilir. Bu özellik, hesap ve/veya grup düzeyinde yapılandırılabilir. (Grup düzeyindeki ayarlar hesap düzeyindeki ayarları geçersiz kılar)
Not:
Bu hesaptaki kullanıcılar tarafından oluşturulan sözleşmeler için varsayılan hatırlatıcı oluştur özelliğini etkinleştirmek Gönder sayfasından hatırlatıcı oluşturmayı devre dışı bırakır.
Hatırlatıcılar Yönet sayfasından yapılandırılabilir.
Hatırlatıcılar için mevcut yapılandırılabilir seçenekler hatırlatıcıyı ne zaman oluşturduğunuza bağlıdır.
Gönder sayfasından hatırlatıcı oluştururken yalnızca hatırlatıcının gönderim sıklığını belirleme seçeneği mevcuttur (her gün, iki günde bir vb.). Sözleşmeyle ilişkili tüm alıcılar seçili versiyona göre hatırlatıcıları tetikleyecektir.
Yönet sayfasında hatırlatıcı oluştururken üç yapılandırılabilir öğe mevcuttur:
- Hatırlatıcı versiyonu
- Hatırlatıcı mesajı
- Hatırlatıcıya dahil edilmesi gereken alıcılar
Hesap/grup düzeyinde varsayılan hatırlatıcı yapılandırırken iki seçenek mevcuttur:
- Hatırlatıcı versiyonu
- Hatırlatıcı mesajı
Hesap/grup seviyesindeki ayarlardan sağlanan hatırlatıcılar tüm alıcılara gönderilir.
Enterprise müşterileri hatırlatıcıları için tamamıyla özel bir e-posta şablonu oluşturma seçeneğine sahiptir.
Özel e-posta şablonları ilginizi çekiyorsa lütfen bu kılavuzu inceleyin.
- Döngüsel hatırlatıcıların yaşam süresi:
- Günlük hatırlatıcılar 30 gün sonra sona erer
- Diğer tüm döngüsel hatırlatıcılar 60 gün sonra sona erer
- Bir defalık hatırlatıcılar
- Yalnızca bir defa gönderilir
- Sözleşme üzerindeki eylemlerini çoktan tamamlamış katılımcılara gönderilmek üzere yapılandırılabilir
- Sözleşme tamamlandıktan veya arşivlendikten sonra yapılandırılabilir
- Hatırlatıcılar iptal edilen, reddedilen veya süresi geçmiş sözleşmeler için yapılandırılamaz
- Hatırlatıcılar orijinal "Lütfen İmzalayın" e-postasının yollandığı saatte gönderilir
- Birden çok alıcılı iş akışlarında bir alıcı eylemini tamamlayıp bir sonraki alıcıyı tetiklediğinde hatırlatıcı sayacı o saatte gönderilmek üzere sıfırlanır
- Yönet sayfasından mevcut imzalayanı değiştirmek hatırlatıcı sayacını sıfırlamaz
- Alıcılar hatırlatıcıyı iptal etme hakkına sahiptir. Bu hakkı ellerinden alma seçeneği yoktur