Eğer EDI programı uygulamaya siz öncülük ediyorsanız, örneğin satın alma siparişlerinizi EDI üzerinden gönderecek ve karşılığında irsaliye ve/veya faturalarınızı EDI üzerinden alacaksanız, detaylı planlanlanmış bir EDI yaygınlaştırma programı uygulamalısınız. Bu yaygınlaştırma çalışmasında tecrübeli ve yetkin bir ekibin görev almasına özen göstermelisiniz. Böyle bir yaygınlaştırma programı için aşağıdaki adımları izlemek yardımcı olacaktır.
- Her bir tedarikçinin EDI kulanımı için ne kadar hazır olduğunun dikkatlice ölçün.
- İş ortaklarınızla bir iletişim sistematiği kurmalı ve EDI Programınızın hedeflerini iş ortaklarınızla paylaşmalısınız.
- Gerekli durumlarda iş ortaklarınıza eğitim hazırlamalısınız.
- EDI uygulaması için farklı hazırlık ve yeterlilikte olan iş ortaklarınız için web-edi, excel tabanlı paylaşım olanakları gibi ara çözümler sunmayı ihmal etmeyin.
- Başlangıçta her bir iş ortağınızı destekleyin ve takip edin.
EDI yaygınlaştırma programı hayata geçtiğinde hesaba katmanız gereken yeni yönetim unsurları olduğunu unutmayınız. Sürekli ve hatasız bir EDI programı sürdürebilmek için en temelde bazı izleme ve yönetim araçlarına ihtiyaç duyacaksınız.
- Bağlantılarınızın canlı kaldığını izlemeli ve denetlemelisiniz.
- EDI akışındaki sorunlara hızlı geri dönüş ve çözüm için bir destek hattı gereklidir.
- EDI aktivitesi ve hacmi konusunda düzenli raporların oluşturulmasını beklemelisiniz.
- Kullamankta olduğunuz maping yazılımlarının sürekli güncellenmesi, dokümante edilmesi ve yeni doküman tiplerinin eklenmesi için süreğen bir iyileştirme programı izlemelisiniz.