Öngörü ve siparişin Excel üzerinden yapıldığı bir iş yerinde, bunu bir ileri seviyeye taşımaya hazır olup olmadığınızı nasıl anlarsınız?
Excel, çoğu şirket için talep planlama ve envanter siparişi ile eş anlamlıdır. Bilinirliği ve yaygınlığı nedeniyle sıklıkla tercih edilir. Şu anda bu yazıyı okuduğunuz bilgisayarda Excel’in veya Google, Open Office vb. kaynaklı bir programın yüklü olma olasılığı çok yüksektir.
Şirketler büyüdükçe envanterini Excel ile yönetmekte zorlanabilir. Daha da kötüsü, bir Excel tablosu ile verilen siparişte verimsizlik, fazla stok ve boşa harcanan zaman size maliyet olarak geri dönebilir.
Salesforce’ un raporuna göre, Excel tablolarının neredeyse %90'ında hata mevcuttur. Bu nedenle, Excel tabloları stok yönetimi kapsamında “ücretsiz” bir alternatif gibi görünse de aslında yeterli değildir.
Slim4 gibi entegre bir sistem kullanmayı seçmek, üretkenliği ve kârı artırırken, yaşamınızı kolaylaştırmak için donanımınızı geliştirmenizi sağlar. Slim4 kullanıcıları için yatırım getirisi, Slim4 uygulamaya geçtikten sonra en iyi 6 ile 12 ay sonra gözlenebilir. Sipariş için kullandığınız Excel tablosu bundan 1 yıl sonra ne kadar karmaşık olabilir düşünebiliyor musunuz?
Bu sorunun milyon tane cevabı var ama, işte size Excel'den fazlasına ihtiyacınız olduğunu gösteren 5 önemli işaret
- Formül hataları size para kaybettirebilir
Excel'de, formül hatalarına güle güle demekte zorlanırsınız. Buna ek olarak, Excel tablonuzda hücre sayısı arttıkça hata yapma şansınız da katlanarak artar.
Excel'den farklı olarak Slim4'ten doğru sonuç almak hem verileri hem de formülü doğru girmeye bağlı değildir. Slim4 ile doğru sonuçları garantileyen matematiksel hesaplamalar sizin için arka planda yapılmıştır. Stok yönetimi yazılımları ayrıca kesintisiz iyileştirmeler ve veri taşıma işlemlerini kolaylaştırmak için geliştirilmiştir yazılımlardır. Güvendiğiniz makro, Office'in en son sürümünde aynı şekilde çalışacak mı? Unuttuğunuz gizli satır ve sütunlar iş arkadaşlarınız tarafından yeni bir çalışma tablosuna kopyalanmış mı? Bu gibi potansiyel sorunlar hakkında endişelenmek gerçeklerden tamamen Excel’den kaçmaktan ne kadar iyi olabilir ki?
JP Morgan Chase, bir zamanlar 6 milyar dolara mâl olan bilindik bir hatasını Excel'e atfetmiştir. Gördüğünüz e-tablo hataları bir ayı finansal açıdan etkilemek için yeterli olmasa da kesinlikle orta ölçekli hatalar gerçekleşir (Excel tablosu yüzünden deponuzda bekleyen ama satılmış kutular gibi).
- Tabloyu kimlerin değiştirdiğini bilmiyorsanız
Excel’de gerçekleşebilecek hataların %90’ını saptasanız bile, nereden geldiklerini nasıl bilebilirsiniz? Çalışma sayfanızın tamamını mahvetmek sadece ufak bir hataya baktığından, sorunsuz bir şekilde gerçekleştiğinden emin olduğunuz işleri bile bir anda kaybedebilirsiniz.
Bu sorunun özü, aslında Excel'in işbirlikçi bir yazılım olarak tasarlanmamasından kaynaklanmaktadır. Bu yüzden onu bu şekilde kullanmaya çalışmak her zaman zorluklara yol açacaktır. Kayıt altındaki işlemlerinizi geliştirmek ve uygulamak mümkün olsa bile, onu yönetmek için harcadığınız zaman başka bir yerde daha önemli bir iş için harcanabilir.
Slim4, verilerinizde kimin değişiklik yaptığını basitçe gösterir. Otomatik olarak kaydedilen kullanıcı girişini izleyerek, sayfanızda kimlerin, ne zaman değişiklik yaptığını her zaman bilirsiniz.
- Raporlama için saatler harcıyorsanız
Karmaşık sipariş ve envanter görevleri için Excel tablolarını kullanmanın bir yararı varsa, tablolar arasında formüllerle ulaştığınız kişisel tatmindir. Ama bu bir şirket için çok da yeterli değildir. Verileri grafiklere dönüştürmeden önce temizlemek ve doğrulamak için harcanan bu zaman, müşteri deneyimini ilerletmek veya kişisel zaman için kullanılabilir.
Herkesin de bildiği gibi Excel tablolarından rapor oluşturma konusunda başarılı olunsa bile, bu yorucu ve sıkıcı bir rutindir. Slim4, iş planlamanıza yardımcı olacak kâr–zarar tablosu gibi faydalı, üst düzey raporları hızlıca oluşturur. Ayrıca, el ile yazmaktansa her zaman kullanılabilen ana performans göstergeleri hakkında size gerçek zamanlı bilgiler vermek amacıyla özelleştirilmiş bir raporlama panosu ile donatılmıştır.
Excel tablosundan sipariş vermek hataya yol açabilir.
- Excel tablosunu tutan sizseniz ama ya tatile gitmeniz gerekiyorsa?
Eğer şirketiniz Excel ile sipariş veriyorsa, bir çalışanlardan biri Excel veri tutuyordur. Şifresi gizli olduğu için ne zaman güncellenmesi gerektiği konusunda komut veren kişi o olmalıdır. Herkes bunun iyi bir sistem olmadığını bilir, ancak yöneten kişi son 3 yıl boyunca sistemi çalıştıran kişi olduğu için sistemin aniden değişmesi zordur. Fakat yöneten kişi işten ayrılır veya sadece şirket içindeki pozisyonunu değiştirirse ne olur?
En zor durum ise, Excel’i yöneten kişi olduğunuz zamandır. Programı uygulama yeteneğinizden hiç kimse şüphe duymaz, ancak tatile gitmeniz gerektiğinde ne olur?
Zincirin zayıf halkası olarak adlandırılan bu durum, şirketler için ciddi bir bağımlılık yaratmaktadır. Slim4, birden çok kullanıcıya atanmış farklı erişimlere izin vererek bu riski ortadan kaldırmanıza yardımcı olur.
- En başarılı uygulamayı bulmak konusunda zorlanıyorsanız (ve bu durum size para kaybettiriyorsa)
Öngörü ve talep planlamada kullandığınız Excel tablonuz hakkında söyleyebileceğiniz en iyi şey sadece ‘çoğu zaman işe yaraması’ mı? Öyleyse, verimlilik elde etmeniz olası değildir. Slim4 verimsizlikleri tespit ederek stok seviyelerini %30'a kadar azaltır. Böylelikle şirketlere para tasarrufu sağlar. Bunu ABC / XYZ modülü ve “eğer-ise” analizi gibi iyi özellikleriyle kendini güncelleyerek yapar.
Eğer ertesi güne finans ekibiniz sizden sermayenizi kullanabilmek için depodaki stoku %30 azaltmanızı isterse ne yapardınız? Kısa vadede hızlı kazançlar edinmek mümkün olsa da tutarlı bir strateji olmadan yapılan bu girişimler uzun vadede sipariş karşılama oranından ve müşteri memnuniyetinden ödün vermenize neden olur. Slim4, envanter yönetimini bilen kişiler tarafından geliştirilmiş bir yazılımdır. Excel ile kendi sürecinizi tasarlamak zorundasınızdır ve bu her zaman optimum düzeyde olamayabilir.
Sipariş geçmişinizi tutmak için Excel’i kullanmaya devam edebilir misiniz? Muhtemelen. Ancak, bu beş maddeden biriyle bile bağlantı kurabiliyorsanız yüksek ihtimalle deponuzun ve iş yaşantınızın daha iyi optimize edilmeye ihtiyacı var.