Modern ofis veya işyeri, çalışanlarınızla iletişim kurmanın birçok yolunu sunar. E-posta, anlık mesajlaşma ve Skype, İnternet’in tüm ürünleridir ve zamanın kazandığı ofis notunu tamamlamıştır. Hiçbiri, hissettiğiniz duyguları tam olarak ifade edebileceğiniz ve çalışanlarınızdan tam geri bildirim alabileceğiniz yüz yüze iletişimin faydalarını sunmuyor.
Tonun Önemi
Övgüyü ya da disiplini yürütmek olsun, nasıl konuştuğunu söylediğin kadar önemli. UCLA’dan Dr. Albert Mehrabian’ın sık kullandığı çalışmasına göre, kullandığınız gerçek kelimeler, ilettiğiniz mesajın sadece yüzde 7’sini oluşturuyor. Mesajınızın yüzde otuz sekizi sesinizin tonundan ve kullandığınız konuşma tarzından, kalan yüzde 55'i beden diliniz. Çalışanlarınıza bir sonraki görüşmeinizde, doğru mesajı aldıklarından emin olmak için nasıl konuşacağınızı düşünün.
Yüz yüze buluşma
Sonuçlarla ilgili konuları paylaşıyorsanız, yüz yüze iletişim çalışanlarınızla iş yaparken önemlidir. Çatışmaları çözerken, bir performans değerlendirmesi yaparken veya bir çalışana karşı disiplin cezası aldığınızda kendinize nasıl güvende olduğunuz size güvenilirlik sağlayacaktır. Bir çalışanla iki yönlü iletişimde, çalışanınızın size nasıl yanıt verdiği ile konuşmanın başarısını da ölçebilirsiniz. Konuşma tonunun ona bir mesaj ilettiği gibi, onun tonu da duygularını sözlerinden daha doğru yansıtacaktır.
Vokal Yönleri
Aksanınız, konuşma hızınız, sesinizin sesi ve çekimler konuşmanızın tonunun tüm yönleridir. Sinirliyken nasıl ses çıkardığını düşün. Sesinizin perdesi yükseliyor ve muhtemelen daha hızlı konuşuyorsunuz. Bu değişiklikler bilinçaltında gerçekleşir, ancak tonunuzu kontrol etmek istiyorsanız, konuşma şeklinizdeki bu ve diğer değişikliklerin farkında olmalısınız. İnsanların duygularıyla ilgisi olmayan iletişim kurma şekillerinde bölgesel ve küresel farklılıklar vardır, ancak doğru mesajı iletmek istiyorsanız diğer tarafın kültürünü konuşmaya düşünmelisiniz. Birçok kişi, seslerinin bir kaydını duyunca duyduklarına şaşırır.
Yetkili ile Konuşmak
Konuşurken daha fazla otorite tasarlamak istiyorsanız, duruşunuza dikkat edin. Derin nefes diyaframdan gelir, göğüsten değil, bu yüzden sesini iyi yansıtmak için konuşurken ayakta durmalı veya oturmalısınız. Bir ifadenin sonunda sesini alçaltmanın farkında olun. Yükseltilmiş bir ses geçici ve emin değildir. Fiziksel duruşunuzun sesinizin tonunu etkileyebileceğini unutmayın. Bir gülümseme tonu değiştirecektir, bu yüzden müşterilerinizle telefonda konuşurken satış temsilcilerinize gülümsemelerini hatırlatmanız gerekir. Kol hareketlerini kullanmak bile ses tonunuzu etkiler, özellikle yorgunsanız, ona daha fazla enerji verir.