Bu en iyi satın alma yazılımı uygulamalarıyla KOBİ satın alma sürecinizi kolaylaştırın.
Tedarik süreci yönetimi, satın almaları, envanteri, siparişleri, faturaları, satıcıları, ödemeleri ve daha fazlasını içerdiğinden karmaşıktır. Ancak aynı zamanda şirket başarısı için hayati önem taşır. Bu yüzden işletmelerin bu süreci uygulamalarla otomatikleştirmesi ve yönetmesi gerekiyor.
Satınalma yazılımını şirketinize kurmak için son ana kadar beklerseniz, manuel işlemenin sonuçları olacaktır. Bu nedenle, verimsiz manuel süreçlerin sürtüşmelerini fark ettiğiniz anda bu araçları uygulamaya başlamak akıllıca olacaktır.
Tedarik yazılımının temellerini derinlemesine inceleyelim ve bu alandaki en iyi araçları öğrenelim.
Tedarik Yazılımı Nedir?
Tedarik, bir işletmenin ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetleri bulmak ve satın almak anlamına gelir. Dolayısıyla satın alma yazılımı, satın alma sürecinin farklı aşamalarını otomatikleştiren bir iş çözümünü ifade eder.
Masrafları analiz etmek, sözleşmeleri yönetmek veya ödeme yapmakla ilgili olsun, bu tür araçlar her süreç operasyonu üzerinde tam kontrole sahip olmanıza yardımcı olabilir. Bunlar, süreci daha sorunsuz hale getirmek için çeşitli ERP platformlarıyla da entegre olabilir.
Ayrıca bazı araçlar, tüm çalışanların pepper kullanıcı izniyle merkezi bir birimden görevlere erişmesine ve bunları yürütmesine de olanak tanır.
Bu Araçlar Ne İşe Yarar?
Bir satın alma yazılımı uygulaması, satın alma sürecini ekibiniz için zahmetsiz hale getirmek için çeşitli görevleri yerine getirebilir. Çalışanlar her yerden satın alma siparişi verebilir ve ekip üyeleriyle iletişim kurabilir. Bu yazılımın gerçekleştirebileceği başlıca görevler şunlardır:
- Bir satın alma siparişi oluşturun ve doğrulayın
- E-satın alma siparişi iletimini otomatikleştirin
- Size son satın alma siparişlerini ve iptalleri hatırlatır
- Daha fazla işlem için bekleyen satın alma siparişlerini uygun personele gönderin
- Sipariş geldikten sonra finansal ve envanter işlemlerini gerçekleştirin
- Envanter tutarak spot kıtlıklardan kaçının
- Maksimum karlılık için veri toplayın ve trendleri analiz edin
- Farklı platformlarda standardizasyon sürecini kolaylaştırın
Şimdi, satın alma yazılım araçlarını ne zaman kullandığınızı tartışalım.
Tedarik Yazılımını Kimler Kullanır?
Yıl boyunca toplu miktarlarda hammadde, bilgisayar donanımı, büro malzemeleri vb. satın aldığınızda, satın alma yazılımına ihtiyacınız olacaktır. Bu nedenle, sık sık üçüncü taraf satıcılardan malzeme satın alan ve satın alma sistemini şeffaf hale getirmek isteyen herhangi bir işletme.
Tedarik araçlarını kullanan çoğunlukla aşağıdaki işletmeleri bulacaksınız:
- Tüketim malları ve ev aletleri üreticileri
- Araç üreticileri
- e-ticaret ve perakende işletmeleri
Ancak bu yazılımı kullanan özel bir iş kolu da var, o da satın alma danışmanları ya da ajansları.
Çoğu marka, kolaylık ve satın alınabilirlik için satın alma operasyonlarını bu ajanslara yaptırır. Capgemini, Bain & Company, GEP Worldwide, Accenture, vb. gibi işletmeler satın alma danışmanlığında liderdir.
Tedarik Yazılımı İşletmelere Nasıl Yardımcı Olur?
1 numara. Tedarik Otomasyonu
İş süreci otomasyonu, satın alma da dahil olmak üzere her alanda belirgindir. Satın alma yazılımını kullanarak tüm satın alma işlemini başarılı bir şekilde otomatikleştirebilirsiniz.
Satıcı keşfinden kayda, ürün seçiminden kalite kontrolüne ve son olarak anlaşma imzalamaya kadar her şey tek bir yazılım altında toplanır.
Çoğu durumda araç, dahili tedarik satın alma isteklerini otomatik olarak işler. Satın alma emrini göndermeden önce bir yöneticinin onayına ihtiyacı var.
2 numara. Satın Almada Şeffaflık
Yöneticiler ve CFO’lar gibi iş paydaşları, satın alma trendlerini merkezi bir yazılımdan görebilir. Tedariklerle ilgili raporlar almak için çemberin içinden atlamanıza gerek yok.
Ayrıca araç, anlaşma tamamlanana kadar her adımı izleyerek yolsuzluğu önlemek için üst düzey kurumsal şeffaflık sağlar.
#3. Onay Optimizasyonu
Bu tür araçlar, gerçek satın alma siparişlerini israftan ayırmak için akıllı algoritmalarla birlikte gelir. Bu nedenle, onay yöneticileri çoğu zaman yalnızca gerçek satın alma talepleri alır. Ardından, yöneticiler satın alma siparişlerini hızlı bir şekilde onaylayabilir.
#4. Harcama Görünürlüğü
Araç kontrol paneli size anında sarf malzemeleri satın almak için genel şirket harcamasını, tedarikçilerinizin kim olduğunu, onlara ne kadar ödediğinizi vb. gösterir. Projeleri bütçelendirmenize, gereksiz satın alma işlemlerinden tasarruf etmenize vb. yardımcı olur.
Tedarik Yazılımını Seçerken Aranacak Özellikler
Çoğu satın alma aracı, standart bir dizi işlevsellik sunar. Ancak satın almadan önce en azından aşağıdaki özellikleri sağladığından emin olun:
- Araç, yeni satıcılar ekleyebileceğiniz veya mevcut satıcılarla sözleşmeleri gözden geçirebileceğiniz bir tedarikçi yönetimi panosuyla birlikte gelmelidir.
- Yazılımın ayrıca bir satıcı bulma işlevi sunması uygun olacaktır.
- Gereksiz harcamaları veya yanlış satın alma emirlerini engelleyecek bir risk yönetimi aracı bulunmalıdır.
- Satın alma siparişlerini, satıcı ödemelerini vb. denetleyebilmeniz için tedarik aracınız bir denetim işleviyle birlikte gelmelidir.
- En iyi satın alma aracı, aylık veya üç aylık bir bütçe girebileceğiniz ve satın almaları bu rakam dahilinde tutabileceğiniz bir bütçeleme işlevi de sunacaktır.
- Ayrıca yazılım kullanıcısına yeni satınalma siparişlerini, faturaları, vadesi gelen siparişleri vb. bildirecek bir iletişim işlevi bulunmalıdır.
- Uygulamanın harcama takibi, sipariş onayları, anlaşmaları sonuçlandırma ve daha fazlası için bir mobil sürüm sunması iyidir.
- Güvenilir satın alma yazılımı, satın alma konusunda kurumsal politika belirlemenize izin vermelidir.
- Son olarak, yazılımda belirli satın alma senaryoları için şablonlar yoksa araç, satın alma temsilcilerinin özel satın alma iş akışları oluşturmasına izin vermelidir.
Artık bu aracın konseptini ve gerçekleştirebileceği görevleri öğrendiğinize göre, KOBİ’lerin kullanabileceği en iyi satın alma yazılımı uygulamalarına bakın.
Prekoro
Küçük veya orta ölçekli bir ekibe aitseniz, Precoro satın alma sürecini kolaylaştırma ve manuel işleri ortadan kaldırma konusunda size yardımcı olabilir. Değerli zamanınızdan ve paradan tasarruf etmenizi sağlar ve daha acil konulara odaklanmanızı sağlar.
Bu yenilikçi ve son derece hızlı yazılım, daha iyi iş verimliliği için kuruluşunuzun tedarikten ödemeye sistemini optimize edebilir. Talep, sipariş ve faturalama gibi satın alma sürecinde yer alan görevleri verimli bir şekilde yerine getirir.
Ayrıca Precoro, onay iş akışınızı iyileştirerek satın alma sisteminizi iyileştirir. Talep süreci, satınalma siparişleri, onay, faturalama, fatura yönetimi gibi iş akış aşamaları bu araç ile elektronik ortamda yapılabilmektedir.
Uygulama ayrıca hareket halindeyken süreç kontrolü, onay ve gider analizini çok daha kolay hale getirir.
Şirketler bu güvenilir çözümü kullanarak düzenli raporlar ve veri analizleri yaptırabilir. Ayrıntılı ve kapsamlı raporlar, tüm akış şeması süreçlerini ve tedarik verilerini kapsar.
Ayrıca, bu raporlar hataları izlemenize ve çözmenize, rapor formatlarını paydaşlar için özelleştirmenize ve muhasebe ve finansal analiz için verileri gerçek zamanlı olarak dışa aktarmanıza olanak tanır.
öpücük akışı
Tedarikten ödemeye kadar olan süreç üzerinde yeterli esnekliğe sahip olarak kontrol sahibi olmak istiyor musunuz? Kissflow, basit ve özelleştirilebilir çözümüyle buna sahip olmanızı sağlar. Satın alma talepleri için, satın alma taleplerini toplayabilmeniz, onaylayabilmeniz ve takip edebilmeniz için akıcı formlar sunar.
Bir talep onaylandıktan sonra, otomatik olarak siparişler oluşturur ve PO’lar yayınlar. Satıcı yönetimi için bu araç, satıcıların işe alınması, yönetilmesi ve sürdürülmesi için verimli bir portal sunar.
Bu uygulamayı kullandıkça hareket halindeyken faturaları onaylamak mümkün hale gelir. Ayrıca, otomatik üç yollu eşleştirmeyi, sözleşmeli faturaları, satın alma siparişlerini ve hizmet giriş sayfalarını kontrol etmeyi de destekler.
Kissflow ayrıca satın alma eğilimleri, harcamalar ve satıcı performansı hakkında veri odaklı ve eyleme geçirilebilir içgörüler üretebilir. Kullanıcılar, bu yazılımı kullanarak özelleştirilebilir parametreler içeren anlık raporlar da oluşturabilir.
Ayrıca çeşitli üçüncü taraf araçlarla sorunsuz entegrasyonu destekler. Microsoft Dynamics, Quickbooks, Xero, SAP ve NetSuite dahil olmak üzere çeşitli ERP ve finans uygulamalarıyla kullanarak her türlü fazlalıktan kurtulun. Bu çözüm ayrıca güçlü eklentiler ve API’ler kullanmanıza olanak tanır.
Takım Tedarik
Bir KOBİ olarak, tedarik sürecini Team Procure ile basitleştirmenin zamanı geldi. Ancak bu yazılım, uluslararası düzeyde karmaşık tedarik operasyonları ile uğraşan işletmelerin ihtiyaçlarını da karşılayabilir.
Bu tek bulut tabanlı platform, tüm onaylarınızı, satın alma siparişlerinizi ve envanterinizi yönetebilir. Satın alma talepleri söz konusu olduğunda, çözüm bunları bütçeye, departmana ve önem derecesine göre sıralayabilir. Kullanıcılar, bu isteklerden ayrıca PO’lar oluşturabilir ve teslimat programlarını izleyebilir.
Team Procure ayrıca, şirketlerin en düşük teklifi verenden satın alınan birden fazla tedarikçi tarafından verilen teklifleri yönetebileceği bir fiyatlandırma matrisi özelliği sunar. Farklı kuruluşların değişen ihtiyaçları olduğundan, kuruluşların özel onay iş akışları oluşturmasına olanak tanır.
Burada, tedarikçileri ve bayileri işe almak kolaydır. Ayrıca, performans takibi için yerleşik KPI’lara sahiptir. Birden çok yerde deponuz olsa bile, bu araç entegre bir depo yönetim sistemine sahip olmanıza yardımcı olur. Kişiselleştirilmiş API aracılığıyla hizmetini mevcut sisteminize bile entegre edebilirsiniz.
Tedarik Ekspresi
ProcurementExpress, ilgili tüm iş akışlarını kolaylaştırabilen ideal bir satın alma yazılımıdır. Ayrıca, uzun manuel süreçleri, kağıt izlerini ve olası dolandırıcılık olaylarını ortadan kaldırmanıza yardımcı olur.
Yenilikçi onay sistemi, maksimum giderleri belirlemenizi ve onay zincirlerini belirlemenizi sağlar. Şirketler ayrıca farklı çalışanlara önceden belirlenmiş onay seviyeleri atayabilir. Ayrıca kuruluşlar, optimize edilmiş verimlilik için bir onay zincirinin tüm adımlarını özelleştirebilir ve otomatikleştirebilir.
Uygulama, bireysel satıcılarla olan ilişkinize dayalı olarak hızlı ve doğru PO’lar oluşturmanıza olanak tanır. Profesyonel ve bağlamsal PO’lar oluşturmak için gerekli alanları ve açılır menüleri dahil edebilirsiniz.
Şirketinizin finansal yapısına göre maliyetleri farklı lokasyonlara dağıtarak fazla harcamalardan kaçınabilirsiniz. Kullanıcılar, uygulama içi raporlama özelliğini kullanarak harcamaların kapsamlı kırılımlarını da analiz edebiliyor. Ayrıca çözüm, farklı projeler ve departmanlar için bütçeler oluşturabilir.
tedarik etmek
Procurify ile kağıt süreçlerine, yavaş onaylara ve karmaşık çözümlere elveda deyin. Bu proaktif harcama yönetimi yazılımı, şirket giderleri üzerinde tam bir görünürlük ve kontrol sunar.
Bu aracı kullandıkça, tüm satın alma siparişlerini tek bir yerden onaylamanız mümkün hale gelir. Burada bütçelere göre gerçek zamanlı harcamaları da görüntüleyebilirsiniz. Ayrıca kesintisiz harcama için fiziksel ve sanal harcama kartları sunar.
Procurify, her satın alma yolculuğu adımını otomatikleştirmek ve izlemek için bir iş akışı oluşturmayı da destekler. Satın alma iznini departmana ve konuma göre de ayarlayabilirsiniz. Bir satıcı için tüm siparişleri sıralama yeteneği, bu aracın vurgulanan başka bir özelliğidir.
Uygulama, bilinçli satın alma ve iş kararları verebilmeniz için tedarikçi performans analizi yapabilir. Burada, resimler dahil olmak üzere katalog öğelerini ve ayrıntılarını içe aktarabilirsiniz.
Bu çözüm, Amazon Business, Oracle, Quickbooks ve Slack gibi en sevdiğiniz iş uygulamalarıyla doğrudan bütünleşir.
darbe
Coupa, satın alma sürecini yönetmek için ihtiyacınız olan görünürlüğü ve harcama kontrolünü sağlayan bir platformdur. Şirketiniz için bu çözümü seçmek, çalışanlarınızın değerli zamanından tasarruf ederken tüketici alışverişinin kolaylığı ile tedarik edebileceğiniz anlamına gelir.
Bu uygulamanın en önemli özellikleri şunlardır:
- Satın alma talebi ve sipariş süreçlerinin basitleştirilmesi
- Gerçek zamanlı satın alma siparişi takibi
- İndirimli fiyatlar ve diğer avantajlar için uyarılar
- SOW tabanlı hizmetler için veri girmek için esnek formlar
- Gerçek zamanlı bütçe yönetimi için kontrol paneli
Ayrıca araç, e-postalar ve cep telefonları aracılığıyla onay vermeyi destekler. Ayrıca şirketler bunu envanter ve sözleşme yönetimi için kullanabilir.
Öncü
Bellwether ile satın alma sürecini şeffaf ve hızlı hale getirebilirsiniz. E-postalar ve telefon görüşmeleri yoluyla sözlü onayları ve uzun iletişimleri ortadan kaldırmanıza yardımcı olur.
Bu yazılım, minimum zaman ve çaba harcayarak talepleri, satınalma siparişlerini ve faturaları oluşturmanıza olanak tanır. Gelişmiş iş akışı ve bütçeleme gibi özellikler, harcamalar üzerinde daha fazla görünürlük ve kontrol sağlar.
Bu bulut tabanlı araç, ihtiyaçlarınız için gerekli esnekliği ve özelleştirmeyi sunar. Şirketinizin birden fazla dile veya özel alana ihtiyacı varsa, Bellwether size bunu sağlayabilir. Ayrıca, uygulamaya site dışından erişmenizi sağlar.
ÇiftYumuşak
PairSoft, işletmelerin P2P sürecindeki iş akışını otomatikleştirmek için kullanabilecekleri kullanıcı dostu bir yazılımdır. Ayrıca, harcama görünürlüğü elde etmek ve tedarikçiler ve satıcılarla iyi bir ilişki kurmak için de yararlıdır.
Yazılım, sisteminize veya mevcut ERP’nize hızlı bir şekilde dağıtılabilir ve kolaylıkla kullanılabilir. Tüm süreci kolaylaştırarak PO’ları yönetmenize olanak tanır. Ayrıca kategoriler arasında eksiksiz harcama içgörüleri elde edersiniz.
PairSoft, şirketler ve tedarikçiler arasında gerçek zamanlı iletişimi de kolaylaştırabilir. Fatura işleme ve doğrulama, bu yazılımla yapabileceğiniz diğer görev otomasyonlarıdır. Ayrıca analitik ve raporlamayı da destekler.
Son sözler
Bu dijitalleşme çağında, şirketlerin satın alma süreçlerini herhangi bir yazılım veya otomatik çözüm olmadan yönetmesi zor. Bu araçlar, bu sürecin her aşamasında birkaç yeni fırsat açabilir.
Ayrıca uygulamalar, işinizi büyüttüğünüzde bile optimum verimlilik sağlar. İhtiyaçlarınıza en uygun olanı seçmek için en iyi tedarik yazılımı listesine göz atın. Ayrıca, sağlam bir otomatik tedarik aracının sahip olması gereken temel özelliklere de bakabilirsiniz.
Bir KOBİ olarak, en iyi belge yönetimi araçları hakkında da bilgi sahibi olmak isteyebilirsiniz.