Microsoft Outlook, e-postaları, görevleri ve randevuları PST veya OST dosyaları olarak depolar. Her ikisi de aynı temel işi yapar. Ancak, verileri yedeklemek, geri yüklemek veya taşımak durumuna bağlı olarak aralarında bazı önemli farklılıkları vardır. PST ve OST dosyaları arasındaki farkı açıklamak için öncellikle POP ve IMAP e-posta protokolleri arasındaki farkı açıklamalıyız.
POP nedir?
Eski çevirmeli bağlantılarda kullanılan geleneksel e-posta protokolüdür. POP (Post Office Protocol)‘un son versiyonu, POP3 olarak karşımıza çıkar. POP olarak ifade edilen protokolün çalışma prensibi, gelen e-postaları bilgisayara indirir ve posta sunucundan e-postayı siler. Eskiden, POP’da gelen mail sadece bilgisayarda yer alıyordu. E-posta sunucusundan siliniyordu. POP’u sunucudan e-postaları silmeyecek şekilde ayrıca yapılandırmak gerekiyordu.
POP kullanıldığı zamanlar, kullanıcılar e-postalarını bilgisayardan kontrol ediyordu, bu nedenle sunucuda ikinci bir kopya tutmaya gerek kalmıyordu. POP kullanılığında, e-posta kullandığınız cihazda yaptığınız hiçbir değişiklik e-posta sunucusuna yansımaz. E-posta bilgisayarından bir e-postayı silerseniz, e-postayı, e-posta sunucusunda bulamazsınız.
IMAP Nedir?
İnternet Mesajlaşma Erişim Protokolü (Internet Message Access Protocol: IMAP), e-postanın bir kopyasını sunucudan bilgisayar istemciye indiren daha modern bir protokoldür. E-posta bilgisayarda yapılan tüm değişiklikler sunucu ile senkronize olarak çalışır. E-posta, hem sunucuda hem de bilgisayar gibi cihazlarda yer alır. Bilgisayardan e-postayı silerseniz, e-posta sunucusunda da silinir ve sunucudan da bir e-posta silerseniz bilgisayardan silinir. IMAP teknolojisinde postalar, işlemci cihazlar ve sunucu arasında senkronize çalışır.
Telefondan bir e-posta gönderdiğinde, bu e-postayı tablette de görebilirsiniz. ancak bu işlemi POP’da yapamazsınız. POP3 kullanmak için özel bir nedeniniz yoksa IMAP kullanmak en iyisidir. Microsoft, e-posta hesapları için IMAP yerine Messaging API (MAPI) kullanmaktadır. Farklı olsalar da, MAPI ve IMAP, e-postalarınızı istemci cihaz ve e-posta sunucusu arasında senkronize eder.
POP, IMAP ve PST ve OST Dosyaları Arasındaki Fark
POP hesabınız varsa, Outlook tüm e-postalarınızı ve randevularınızı Kişisel Depolama Tablosu (.pst) dosyasında depolar. Outlook’a bir PST dosyası aktarılabilir. Bu, e-postanızı yeni bir bilgisayara taşımak veya bilgisayarınızın çökmesi veya çalışmaz hale gelmesi durumunda kaydedebileceğiniz bir yedek oluşturmak için idealdir.
Microsoft Outlook 2013’e kadar, PST dosyaları IMAP veya MAPI hesapları için de kullanılıyordu. Ancak, Outlook 2016’dan başlayarak, istemci tüm e-postalarınızı ve randevularınızı IMAP ve MAPI hesaplarından bir Çevrimdışı Depolama Tablosu (.ost) dosyasında depolar.
OST dosyaları, internet bağlantınız olduğu sürece e-posta sunucusuyla otomatik olarak senkronize edilir. PST dosyalarının aksine, bir OST dosyasını Outlook’a aktaramazsınız, çünkü buna gerek yoktur.
Outlook’u yeni bir makinede kuruyorsanız ve e-posta hesabınıza IMAP veya MAPI aracılığıyla bağlanıyorsanız, tüm e-postalarınız sunucuda olacak ve otomatik olarak indirilecektir. Şuanda mevcut e-posta sistemleri bu şekilde çalışmaktadır.
PST ve OST dosyaları arasındaki önemli fark, PST dosyası sadece işlemcinizde bulunur, içeriği yalnızca elinizdeki dosyada mevcuttur. PST dosyasındaki verileri kaybetmemek için yedek almalısınız. OST’nin içeriği, e-posta sunucusunda ve e-posta hesabınıza erişmek için kullandığınız diğer herhangi bir cihazda da mevcuttur. OST, senkronize çalıştığından bilgisayarınızı formatlasanızda e-posta verilerini sunucudan tekrar alabileceğiniz otomatik modern bir sistemin parçasıdır.
PST ve OST dosyalarına Ne Zaman İhtiyaç Duyulur?
PST ve OST dosyalarına her zaman ihtiyaç duymazsınız. Bu dosyalara, yalnızca verileri yeni bir bilgisayara taşıdığınızda veya e-postalarınızı arşivlemek istediğinizde önemlidir. POP3 e-posta hesabı kullanıyorsanız, PST dosyasını yeni bilgisayarınıza kopyalamanız ve ardından Outlook’a aktarmanız gerekir, aksi takdirde tüm e-postalarınızı kaybedersiniz.
IMAP veya MAPI kullanıyorsanız, yalnızca e-posta sunucusundaki posta kutunuzun boyutunun farkında olmanız gerekir. E-posta kullanımları belirli bir depolamaya kadar izin verilir. E-posta depolamanızda maksimum boyuta ulaşırsanız ve tüm e-postalarınızı saklamak istiyorsanız, bir kısmını bir PST dosyasına aktarmanız ve ardından e-posta sunucusundan silmeniz gerekir. PST dosyasını Outlook’a aktarırsanız, bu e-postaları yine de görüntüleyebilirsiniz, ancak bunlar artık e-posta sunucusunda olmayacaktır.