Her işletme ve kar amacı gütmeyen kuruluş, günlük işlemleri kolaylaştıracak ve mali tablo, vergi beyannamesi ve yöneticilere iç raporlar hazırlamak için güvenilir bir muhasebe sistemine ihtiyaç duyar. Bu Cheat sayfası, herhangi bir organizasyonda muhasebe departmanının temel işlevlerine ve sorumluluklarına hızlı ve kolay bir şekilde girilmesini sağlar.
Muhasebeci Neler Yapar?
Çoğu insan, muhasebe departmanının, bir işi çarpıtma ve gecikme olmaksızın sürdürme konusunda öneminin farkında değil. Muhtemelen muhasebeciler bir işin arka ofis işlevlerinin birçoğunu denetlemektedir - örneğin satış öncesi faaliyet, açık ve ateş hattındaki satışlar aksine. Herhangi bir perakende mağazasına girerseniz, satış faaliyetlerinde kalınırsınız. Ancak hiç bir şirketin muhasebe departmanını harekete geçirdiğini gördün mü?
Aşağıdaki liste, muhasebecilerin yaptığı arka ofis işlevleri hakkında oldukça net bir fikir verir:
Bordro: Her çalışan tarafından kazanılan toplam ücret ve maaşlar, her ödeme döneminde Brüt Ücret veya Brüt Kazanç olarak adlandırılanlar hesaplanmalıdır. Personel dosyalarındaki detaylı özel bilgilere ve kazanç-güncel bilgilere dayanarak brüt ücretlerden gelir vergileri ve diğer bazı kesintiler için doğru miktarlar belirlenmelidir.
Çeşitli bilgileri rapor eden saplar her ödeme döneminde üretilir ve çalışana verilir. Çalışanlara ve işverene empoze edilen emekli vergiler, Kanada ya da Quebec Emeklilik Planları ve İstihdam Sigortası primleri toplam tutarları zamanında federal veya eyalet hükümetine ödenmelidir. Emeklilik, tatil, hasta ücreti ve çalışanların kazandıkları diğer yardımlar her ödeme döneminde güncellenmelidir.
Bordro, muhasebe departmanının gerçekleştirdiği karmaşık ve kritik bir işlevdir. Birçok işletme bu alanda uzmanlaşmış şirketler veya bankalar için bordro fonksiyonlarını dışa aktarmaktadır.
Nakit tahsilatları: Satışlardan ve diğer tüm kaynaklardan alınan nakitlerin sadece nakit hesabında değil, alınan nakitin kaynağına uygun hesapta dikkatle tanımlanması ve kaydedilmesi gerekir. Muhasebe departmanı, nakitin uygun işletme şema hesaplarına yatırıldığından ve müşterilerin değişiminde bulunmak için işin yeterli miktarda para ve parayı koruduğundan emin olmaktadır.
Muhasebeciler, işletmenin çek defterini dengeler ve gelen nakit makbuzlara erişimi kontrol eder.Daha büyük organizasyonlarda, sayman bu nakit akışlarından ve nakit işleme işlevlerinden bazılarından sorumlu olabilir.
Nakit ödemeler (harcama): Bir işletme bir yıl boyunca birçok çek alır. Muhasebe departmanı, bu çekleri çekleri imzalama yetkisine sahip iş görevlilerinin imzalarına hazırlar. Muhasebe departmanı, destekleyen tüm işletme belgelerini ve dosyalarını, çeklerin ne zaman ödenmesi gerektiği bilgisine, tutarı ödediğinden emin ve imza için çekleri iletir.
Satın alma ve envanter: Muhasebeciler çoğunlukla, envanter (işletme tarafından satılacak ürünler) ve işletmenin satın aldığı diğer tüm varlık ve hizmetlerin yerleştirildiği tüm satınalma siparişlerini takip etmekle sorumludur. Tipik bir işletme, bir yıl boyunca pek çok satın alım gerçekleştiriyor; birçoğu krediyle. Bu sorumluluk alanı, nakit ödemelerin zamanında işleyebilmesi için kredi alımlarından kaynaklanan tüm yükümlülükler için dosyaların tutulmasını içerir.
Muhasebe departmanı ayrıca, işletmenin elinde bulundurduğu tüm ürünler hakkında ayrıntılı kayıtlar tutar ve ürün satıldığında satılan malların maliyetini kaydeder.
Mülk muhasebesi: Tipik bir işletme, mülk, tesis ve teçhizat adı verilen, ofis mobilyaları ve ekipmanları, perakende vitrinler, bilgisayarlar, makine ve aletler, araçlar (otomobiller ve kamyonlar) dahil olmak üzere birçok farklı önemli uzun vadeli varlıklara sahiptir. , binalar ve arazi.
Nispeten küçük maliyetli ürünler haricinde bir işletme varlıkların kullanımını kontrol etmek ve muhasebe ve vergi hesaplamaları için uygun amortisman tutarını belirlemek için mülkiyetinin detaylı kayıtlarını tutar. Muhasebe departmanı bu mülk kayıtlarını tutar.
Muhasebe İşlemleri ve Bilançolar
Bilanço, bir işletmenin bir anda, bir anda finansal durumunun anlık görüntüsüdür - zamanın en önemli anı, gelir tablosu periyodunun son gününün sonundadır . Bilanço, bir süre boyunca akan gelir ve nakit akış tablolarından farklıdır. Bilanço, bir şirketin varlıklarının, yükümlülüklerinin ve sahiplerinin öz sermayelerinin bakiyelerini (tutarlar) zamanında gösterir.
Terim teriminin iki tamamen farklı anlamlarına dikkat edin. Bilançoda kullanılan terim, bir işletmedeki iki karşı tarafın eşitliği anlamına gelir - bir taraftaki toplam varlıklar ve diğer taraftaki toplam yükümlülükler ve sahiplerin eşitliği, her iki tarafa eşit ağırlıklardaki bir ölçek gibi. Buna karşılık, bir hesap bakiyesi (varlık, borç, sahip sermaye, gelir ve masraf), kaydettikten sonra hesabın artması ve azalması sonrasında hesaptaki tutara atıfta bulunur - ekleme ve çıkarmaların tamamı girildikten sonra net tutar.
Bir işletmenin faaliyetleri veya işlemleri, üç temel türe ayrılır:
Faaliyet faaliyetleri: Bu kategori, satış yapmak ve harcamaları yapmak için kullanılır ve aynı zamanda yapım işinin bir parçası olan parseller olan müttefik işlemleri içerir satış ve tahakkuk eden giderler.Örneğin, bir işletme, satışlar kredi ile yapıldığında satış geliri kaydeder ve daha sonra müşterilerin nakit tahsilatlarını kaydeder. İşletme faaliyeti teriminin, satış ve masraf işlemlerinin kaydından önce gelen veya takip eden müttefik işlemleri içerdiğini unutmayın.
Yatırım faaliyetleri: Bu terim, uzun vadeli varlıklara yatırım yapmayı ve (eninde sonunda işletme onlara ihtiyaç duymadığında) varlıkların elden çıkarılmasını ifade eder. Ürün ve hizmetleri satan işletmeler için yatırım faaliyetlerinin başlıca örnekleri, bir işletmenin uzun vadeli işletme varlıklarını modernize etmek, genişletmek ve değiştirmek için harcanan tutarlar olan sermaye harcamalarıdır.
Finansman faaliyetleri: Bu faaliyetler, borç sermayesi ve sermaye kaynaklarından para temin etmek, sermayeyi bu kaynaklara geri döndürmek ve kardan kar edinenlere dağıtım yapmaktır. Kârın sahiplere dağıtılmasının ayrı bir kategori olarak değil, bir finansman işlemi olarak değerlendirildiğini unutmayın.
Bir muhasebeci, bir menajerin işlerin mali açıdan nasıl durduğunu bilmek istediği her durumda bir bilanço hazırlayabilir. Bazı işletmeler, özellikle bankalar, yatırım fonları ve menkul kıymet brokerleri gibi finans kurumları, günlük mali durumlarını izlemek için her günün sonunda bilançoya ihtiyaç duyuyor.
Ancak, çoğu işletme için bilançolar yalnızca her ayın, çeyreğin ve yılın sonunda hazırlanır. Bir bilanço her zaman kâr döneminin son günü işyerinin yakınında hazırlanır. Başka bir deyişle, bilanço gelir tablosuyla senkronize edilmelidir.
Muhasebe Temel Adımları
Adım adım mantıksal bir adım izlerseniz muhasebe basitleştirilebilir. Kitapları bir işletme için ele alırken işleri düzene sokmaya yardımcı olabilecek üç temel kavram vardır.
Tüm işlemler, işlemler ve diğer iş etkinlikleri için kaynak belgeleri hazırlayın; Kaynak belgeler defter tutma sürecinde başlangıç noktasıdır.
Ürünler satın alırken, bir işletme tedarikçiden bir satın alma faturası alır. Bankadan para borçlandıracak bir iş, bir kopyasını işyerinde tutan bir teminat senedi imzalar. Bir müşteri, işletmenin ürününü satın almak için bir kredi kartı kullandığında, işlemin kanıtı olarak kredi kartı fişi alır. Bordro çeklerini hazırlarken bir işletme maaş listelerine ve zaman kartlarına bağlı.
Tüm bu önemli işletme biçimleri, defter tutma sistemine bilgi kaynağı olarak hizmet eder - diğer bir deyişle, muhasebecinin, işletmenin faaliyetlerinin finansal etkilerini kaydetmek için kullandığı bilgiler.
İşlemlerin ve diğer iş etkinliklerinin finansal etkilerini kaynak belgelerde belirleyin ve girin.
İşlemlerin finansal etkileri kaydedilmelidir - işlemler daha iyi, daha kötü veya en azından "farklı". Tipik ticaret işlemlerine örnek olarak, çalışanları ödemek, müşterilere satış yapmak, bankadan borç almak ve müşterilere satmak için ürün satın almak sayılabilir.
Muhasebe süreci, her işlemle ilgili bilgileri belirleyerek başlamaktadır. İşletmenin muhasebeci, işlemlerin finansal etkilerini ölçmek için kuralları ve yöntemleri belirler. Tabii ki, muhasebeci bu kurallara ve usullere uymalıdır.
Kaynak belgelere uygun referanslarla dergilere ve hesaplara finansal efektlerin orijinal girişlerini yapın.
Kaynak belge (ler) i her işlem için kullanarak, muhaseççi ilk veya orijinal girişi bir günlüğe, ardından da işin hesaplarına yapar. İşlem kayıtlarında sadece resmi ve mevcut hesap çizelgesi kullanılmalıdır.
Bir günlük, işlemlerin, içinde oldukları sırayla kronolojik bir kaydıdır - çok ayrıntılı bir kişisel günlük gibi. Buna karşılık, bir hesap, her varlık, her bir sorumluluk ve benzeri gibi ayrı bir kayıt veya sayfa. Bir işlem iki veya daha fazla hesabı etkiler. Günlük girişi tüm işlemi bir yerde kaydeder; sonra her parça işlemden etkilenen iki veya daha fazla hesaba kaydedilir.
İşlem verilerinin doğru ve zamanında girilmesi kritik öneme sahiptir. Veri girişi hatalarının yaygınlığı, pek çok perakendecinin, ürün üzerinde barkod bilgilerini okurken, gerekli bilgileri daha doğru bir şekilde alması ve veri girişini hızlandırdığı yazarkasa kullanmaya başlamasının önemli bir nedeni olmuştur.
Dönem sonu prosedürlerini uygulayın - muhasebe kayıtlarını güncel tutmak için kritik adımlar ve yönetim muhasebe raporları, vergi beyannameleri ve finansal tabloların hazırlanması için hazır olun.
Bir dönem, iş gereksinimleri tarafından belirlenen, bir günden bir aya, bir çeyrek (üç ay) ila bir yıla uzanan bir zaman dilimidir. Bir yıl, bir işletmenin finansal tablolarını hazırlamak için bekleyeceği en uzun süreyle. Çoğu işletmenin her çeyrek sonunda muhasebe raporlarına ve mali tablolara ihtiyacı vardır ve birçoğunun aylık mali tablolara ihtiyacı vardır.
Rapor hazırlamak, vergi beyannameleri ve mali tablolar için hazırlanan muhasebeci için düzeltilmiş deneme bakiyesini derleyin.
Dönem sonu işlemlerin tamamlanmasından sonra, muhasebeci, düzeltilmiş deneme bakiyesi adı verilen, tüm hesapların eksiksiz bir listesini hazırlar. Mütevazı ölçekli işletmeler, çeşitli varlıkları, yükümlülükleri, sahipleri, gelirleri ve giderleri için yüzlerce hesabı muhafaza etmektedir.
Büyük işletmeler binlerce hesabı tutar ve çok büyük işletmeler 10'dan fazla hesap tutabilir. Buna karşın, dış mali tablolar, vergi beyannameleri ve dahili muhasebe raporları yöneticilere nispeten az sayıda hesap içerir. Örneğin, tipik bir dış bilanço, yalnızca 25 ila 30 hesap (hatta daha da azı) bildirir ve tipik bir gelir vergisi beyannamesi nispeten az sayıda hesap içerir.
Muhasebeci düzeltilmiş deneme bakiyesini alır ve benzer hesapları bir mali raporda veya vergi iadesinde bildirilen bir özet tutara böler.Örneğin, bir işletme yüzlerce ayrı envanter hesabını tutabilir, bunların her biri düzeltilmiş deneme bakiyesinde listelenir. Muhasebeci, tüm bu hesapları, işletmenin dış bilançosunda sunulan bir özet envanter hesabına çöker. Hesapların gruplandırılmasında, muhasebeci kurulu finansal raporlama standartlarına ve gelir vergisi gereksinimlerini yerine getirmelidir.
Kitapları kapatın - mali yılın defter tutma işleminin sona erdiği ve önümüzdeki mali yılda muhasebe sürecine başlamaya hazır hale getirilmesi.
Kitaplar, bir işletmenin eksiksiz hesap kümeleri için ortak bir terimdir. Bir işletmenin işlemleri, yılın son gününde düzenli olarak sona ermeyen ve mali tabloların ve vergi beyannamelerinin hazırlanmasını zorlayabilecek sürekli bir faaliyet akışıdır. İş, yıl boyunca (12 aylık muhasebe dönemi) ve bir yıl boyunca kitapları kapatıp gelecek yılın yeni kitaplarından başlamak üzere henüz sona ermediği yıllar arasında kesin bir çizgi çizmek zorundadır.