Etkili Bir E-Postanın Önemli Bileşenleri
E-posta konu satırları gazete başlıkları gibidir. Mesajınızın ana noktasını veya okuyucunun götürmesini istediğiniz fikri iletmelidirler. Bu nedenle, mümkün olduğunca spesifik olun. “Merhaba” veya “Soru” gibi tek kelimelik konular bilgilendirici değildir. Böyle e posta almak okuyucuya mesajınızın ne kadar önemli olduğu hakkında bir fikir vermez. Mesajınız zaman açısından duyarlıysa, konu satırınıza “2 Şubat Perşembe Toplantısı” gibi bir tarih eklemek isteyebilirsiniz. Aldığınız e-posta mesajlarındaki konu satırlarını düşünün. Hangilerinin en etkili olduğunu düşünüyorsunuz ve Neden?
Özet
Konuya çok aşina değilseniz gözünüzden kaçabilir, ancak e posta gönderirken ya da alırken mesajın nasıl başladığı ve bittiği aslında son derece önemlidir. Bu yüzden bu yazımızda eposta yazışmalarında selamlama ve imzanın önemine, farklı eposta alıcıları için mesajı iletme yöntemlerine değineceğiz.
Selamlama ve İmza İçeren Eposta Almak Ne Kadar Önemli?
Bir tür selamlama ve bir tür imza şekli kullanın. Mailinize sadece metninizle başlamayın ve sonunda kibar bir imza olmadan bitirmeyin. Kişiyi iyi tanımıyorsanız, onlara nasıl hitap edeceğiniz konusunda kafanız karışabilir. Bununla birlikte, bir tür çaba sarf etmek eposta alma konusunda her zaman daha iyidir. Şüphe duyduğunuzda, rahatsız etmemek daha resmi bir şekilde hitap edin. Okuyucunuza hitap etmenin bazı yaygın yolları şunlardır:
- Sevgili …,
- Merhaba Bayan …,
- Merhaba …,
Mail gönderdiğiniz kişinin adını bilmiyorsanız veya e-posta farklı bir gruba hitap ediyorsa, genel ve kibar bir şey deneyin:
- İlgili makama,
- Seçim komitesinin değerli üyeleri,
- Herkese merhaba,
Bitiriş kısmı son derece önemlidir, çünkü okuyucunun kendisiyle kiminle iletişime geçtiğini bilmesini sağlar. Mesajınızın sonunda her zaman adınızı kullanarak mesajınızı tamamlayın. Okuyucuyu iyi tanımıyorsanız, başlığınızı ve ait olduğunuz kuruluşu da dahil etmeyi düşünebilirsiniz; Örneğin:
Cenk Erdem
Kıdemli Araştırma Görevlisi
Kapanış için kısa ama samimi bir şey veya belki de sadece adınız çoğu eposta alma durumunda işe yarayacaktır:
- Teşekkür ederim,
- En iyi dileklerimle,
- Yarın görüşürüz,
- Saygılarımızla,
İş başvurusu gibi çok resmi bir mesaj için, bir iş mektubunda görebileceğiniz kapanış türünü kullanın:
- İçtenlikle,
- Saygılarımla,
Cc: ve Bcc: (‘karbon kopya’ ve ‘kör karbon kopya’) Nedir?
Kişileri bir e-postaya kopyalamak, mesajınızı ana alıcıya ve aynı zamanda başka birine de bir kopya göndermenin iyi bir yoludur. Aynı mesajı birden fazla kişiye iletmek istiyorsanız bu yararlı olabilir. Profesyonel ortamlarda, bir başkasını bir e-postaya kopyalamak, özellikle de kopyayı alan kişi denetleyici bir roldeyse, işlerin yapılmasına yardımcı olabilir. Örneğin, patronunuzu e-postada yanıt vermeyen bir iş arkadaşınıza kopyalamak, iş arkadaşınızın yanıt vermesini sağlayabilir.
Bununla birlikte, Cc: alanını kullanarak birden fazla adrese mesaj gönderdiğinizde, hem orijinal alıcının hem de karbon kopyaların tüm alıcılarının Kime: ve Bilgi: alanlarındaki tüm adresleri görebildiğini unutmayın. Eposta alan her kişi, mesajı alan diğer kişilerin adreslerini görebilir.
Bir grup kişiye e-postayı kör kopyalamak, listedeki herkesin birbirlerinin adreslerine sahip olmasını istemediğinizde yararlı olabilir. Tüm alıcılar tarafından görülebilecek tek alıcı adresi Kime: alanındaki addır. Herhangi bir alıcının listede e-posta adreslerini görmesini istemiyorsanız, kendi adresinizi Kime: alanına ekleyebilir ve yalnızca mesajınızı başkalarına hitap etmek için Gizli: seçeneğini kullanabilirsiniz. Ancak, kör kopyalamanın alıcıların her zaman başkalarının kimin kopyalandığını bilmesini engelleyeceğini varsaymayın; kör kopyalanan biri “herkese cevap ver” e basabilir ve herkese yanıt göndererek orijinal mesaja dahil olduklarını gösterebilir.
Sonuç
Mesajınızı yazmaya nasıl başladığınız e posta almış kişilerin okuyup okumayacağına; mesajınızı nasıl bitirdiğiniz ise harekete geçip geçmemeye karar vermesini etkiler. Bir selamlama kullanmak her zaman için mail gönderirken kabul gören bir davranıştır. Yazınızı size ait bir imza ve adınızla bitirmeniz için neredeyse yazılı olmayan bir kuraldır. Ayrıca aldığınız epostaları iletirken farklı seçenekleri bilmek alıcıların bireysel mahremiyetleri açısından önemlidir.