10 vazgeçilmez Outlook İpuçları
Outlook'u kullanırken programdan en iyi şekilde yararlanıyor musunuz? Outlook masaüstü istemcisi bir İsviçre Çakısı'ndan daha fazla özelliklere sahip bir güç kullanıcısı cennetidir ve talihsiz gerçek, bir çok insanın bunalmış bir şekilde sona ermesidir. Bu senin olmak zorunda değil! Bir e-posta uygulamasının bu ağırlığını kullanmanın yüzlerce öneri ve püf noktası olmasına rağmen, kısa tuttuk ve en yararlı ve sıklıkla gözden kaçan ilk 10'un bir listesini derledik. Bu ipuçlarıyla, iş başında olsanız veya kişisel bilgisayarınızdan e-postalarınızı yönetirken daha güvenilir, daha verimli ve daha az utangaç olabilirsiniz.
1. Outlook'un her bölümünü hızlı önizleme
Takvimin hızlı bir görünümünü mi görmek istiyorsunuz? Belki de görev listenizde kalanları hızlı bir şekilde görmeniz ve iletişim defterinizden birisini bulmanız gerekebilir. Office 2013'te, Takvim, Kişiler ve Görevler sekmesinin kısa bir özetini Outlook'un alt tarafında gezdirerek görmenizi sağlayan “göz önizleme” özelliği kullanıma sunuldu.
2. Hızlı Adımlar
Outlook'taki çok zamanınız tekrarlayan görevleri yapmak için harcanıyor mu? İşinizi sizin için yapabileceğiniz bazı hızlı adımları ekleyerek iş akışınızı hızlandırın. Her düğme, konserve metni ile otomatik olarak yanıt vermek, e-postaları yönlendirmek, e-postaları klasörlere kopyalamak, randevular oluşturmak ve daha fazlası için ayarlanabilir. Hızlı Adımlar ilk başta kurulum yapmak için karmaşık görünebilir, ancak endişelenmenize gerek yok. Her gün Outlook'u kullanırsanız, bunları nasıl kullanacağınızı öğrenmek için zaman ayırmaya değer.
3. Görüşme Görünümü'nü Etkinleştir
Gmail'den bu yana ana fikir insanları, sohbet listelerinde e-posta okumaya alışkın olduğu fikrinden bu yana nefret edin ya da sevin. Daha da iyisi, bu görünüm, sahip olmamanızı istediğiniz bir grup görüşmesinde bulursanız, tüm e-posta akışlarını kolayca görmezden gelmenizi sağlar. Bunu değiştirmek, posta şeridinin Görünüm sekmesinde bunun için bir onay kutusunu tıklatmak kadar basittir.
4. E-posta Okurken Yeni Bir Kişi Ekleme
İletişim e-posta adreslerini manuel olarak yazmak, 2003'tür. Outlook'un (2007-2013) daha yeni sürümlerinde, üstbilgisinde adreslerini tıklarsanız, e-posta okurken kişi listenize kişi ekleyebilirsiniz.
5. Okunmamış E-posta Çıkmasını Yap
Microsoft Office'teki varsayılan renkler ve yazı tipleri sizi daha fazla istekte bırakabilir. Dışarıda herkesin katılabileceği belirli bir renk önerisi sunamamakla birlikte, sizinkileri özelleştirmenin size ulaşabileceğini söyleyebilirim. Görünüm şeridini> Görünüm Ayarları> Diğer Ayarlar ve Koşullu Biçimlendirme'yi ziyaret edin. Her pencerenin içinde, yalnızca rengi değil, aynı zamanda Outlook'taki metnin her bölümünün yazı tipini, boyutunu ve stilini de değiştirebilirsiniz. Yukarıdaki turuncu bağlantıda daha fazla ayrıntı.
6. Erteleme Teslim
Hiç bir e-posta gönderdiniz mi “OH CRAP! Bunu neden anladım? Bu özelliği yıllardır kullanıyorum ve pastırmamı kaç kez kurtardığımı ve kötü e-postaların dışarı çıkmasını engellediğimi söyleyemem. Bir şirket ofisinde bu önemli olsa da, e-postaların doğru olması ve yanlışlıkla yanlış iletişimden kaçınmaları için müşterilerle uğraşırken özellikle önemlidir. Kompozisyon Penceresindeki Seçenekler şeridinden tek bir iletiyi ertelemek için yeterince kolaydır, ancak tüm postaları varsayılan olarak geciktirmek için bu bağlantılı kılavuzda daha iyi açıklanan biraz daha karmaşık bir Outlook kuralı gerekir.
7. İnsan Panosunu kapatın
Bu çirkin, hantal ve değerli ekran emlak biriktiriyor. Microsoft, Office 2013'teki insanlar bölmesini büyük ölçüde geliştirmiş olsa da, çoğu kullanıcı için hala bir acıdır. Neyse ki süper kolay kapatma yaptılar. Posta modunda Görünüm şeridini ziyaret edin ve okuma pencerenizin altındaki dağınıklığı kapatmak için Kişiler Bölmesi> Kapalı'yı tıklayın. Geriye ihtiyacınız olursa, şimdi aynı noktada olduğu için düğmeyi nerede bulacağınızı da bilirsiniz.
8. Klasör Bölmesinde İleti Önizlemelerini Kapatın
Çoğu e-posta için konu ve gönderen, onu açmak ve okumak isteyip istemediğinizi bilmek için yeterlidir. Mesaj önizlemelerini devre dışı bırakmak, Gelen Kutunuzda listelenen e-postaları görmeniz için% 50'ye varan daha fazla yer açmanıza olanak tanır ve bu, daha hızlı bir şekilde ilerleyebileceğiniz ve daha üretken bir şey yapmaya geri dönebileceğiniz anlamına gelir. Bunları devre dışı bırakmak için Görünüm şeridine gidin ve Mesaj Önizleme> Kapalı'yı tıklayın.
9. Tatil (Ofis Dışı Hatırlatma)
Outlook'u iş için kullanıyorsanız, bu bir no-brainer'tır. Müşterilerin ve iş arkadaşlarınızın şehir dışında olduğunuzu bilmelerine izin vermek, aksi halde Cuma günü TPS raporlarında neden hiç göndermediğinizi merak eden öfkeli bir mafyaya dönüşebilecek en iyi yoldur. Bunu yapmanın birkaç yolu var. Bunlardan biri, bir toplantıyı hatırlatıcı olarak ayarlamanızı içerir. Bir diğeri, aşağıdaki ekran görüntüsünde bulunana benzer bir kural oluşturmaktır. Ancak çoğu insanın kullandığı “Office Of Out Asistan” olarak adlandırılır ve postanızın bir exchange serverda barındırılmasını gerektirir.
10. Kendinizi Yanlışlıkla Yanıtla ReplyToAll Email Horrors
Sonic ishali için eğlenceliyse bile, endişelerinizin en azı olsa da, muhtemelen sadece birkaçının gelen kutularında bırakılan pek çok şey vardır. Bu ipucu, bir yanıt listesindeki herkese bir e-posta göndermeye karşı bir e-posta göndermek üzereyseniz sizi en aza indirecek ya da en azından uyaran bir Outlook eklentisini yüklemeyi içerir. Eklentiyi buradan Microsoft.com'dan indirebilirsiniz. Sadece .msi dosyasını çalıştırın ve yükleme bir esinti.