Stratejik yönetimsel karar olan lojistikte dış kaynak kullanımında, tedarikçi seçimi kadar ihtiyaçların belirlenmesi de büyük önem taşır. Dolayısıyla süreç bütünsel bir yaklaşım gerektirmektedir. Lojistik ihale yönetiminde her bir vakanın dinamikleri farklı olsa da, genel olarak süreçler aşağıdaki gibi ele alınır:
- Lojistik İhtiyaç Analizi
Bu aşamada, bir organizasyonun veya kuruluşun lojistik ihtiyaçları ve gereksinimleri belirlenir. Hangi hizmetlerin veya malzemelerin ne zaman, nerede ve hangi koşullarda gerekliliği incelenir. Stratejik yol haritası belirlenir.
- Şartnamelerin Oluşturulması
İhale sürecinin temeli olan şartnameler, ihtiyaç analizine dayalı olarak oluşturulur. Bu belgelerde, istenilen hizmet veya malzemelerin detayları, kalite standartları, teslim süreleri, teknik gereksinimler ve diğer önemli detaylar yer alır. Ayrıca fiyatlandırma modeli geliştirilir.
- Tedarikçilerin İhaleye Daveti
Potansiyel tedarikçiler araştırılır ve değerlendirilir. Firma geçmişi, referansları, kapasitesi ve finansal durumu gibi faktörler göz önünde bulundurularak en uygun tedarikçiler seçilir.
- Tekliflerin Standardizasyonu
Tedarikçilerden gelen teklifler, belirlenen şartnamelere uygunluk açısından değerlendirilir. Tekliflerin karşılaştırılabilir ve objektif bir şekilde değerlendirilmesi için standart bir değerlendirme süreci uygulanır.
- Sözleşme Yönetimi
Seçilen tedarikçilerle sözleşme yapılırken; teslimat zamanları, fiyatlar, ödeme koşulları, kalite beklentileri ve diğer taahhütler detaylı olarak belirtilir. Sözleşmenin süresi boyunca taraflar arasındaki ilişki ve performans düzenli olarak izlenir ve yönetilir.