Estetik tedavi ya da operasyonu arama kararı genellikle bir anda verilen bir karar değildir. Büyük olasılıkla, hasta bir plastik cerrahla randevu almak için telefon etmeden önce yıllar değilse de aylardır bu ihtimali düşünmektedir. Bazı hastalar internet ve özellikle cerrahın web sitesi yoluyla cerrahı, cerrahın çalışmalarını ve prosedürü kapsamlı olarak araştırmaktadır. Diğerleri ise sadece aile ve arkadaşlarının tavsiyelerine göre hareket ederler. Bu tavsiyelerin en iyileri kişisel tecrübeye dayalı olanlardır. Memnun hastalar paranın satın alabileceği her türlü reklam, tanıtım veya pazarlamadan bile çok daha değerli olmakla birlikte en ideal referans kaynağıdır.
İlk konsültasyon illaki randevu almak için yapılan ilk telefon görüşmesi ile başlamaz. Büyük ihtimalle, potansiyel hasta, uzmanın web sitesini ziyaret etmiştir ve ilk iletişim web sitesi yoluyla gerçekleşmiştir. Web sitesi ve ilk telefon görüşmesi hastada kalıcı bir etki bırakmıştır; eğer bu ilk görüşmeler olumsuzsa, hasta randevu almaya karar veremez ve kararından vazgeçer. Bu nedenle web sitesi ya da telefon görüşmeleri yoluyla hastanın arayışına hızlı cevap vermek son derece önemlidir. Telefona kısa sürede cevap verilmeli ve arayanı karşılayan ses hoş ve neşeli olmalıdır, uzmanın ve uzmanlığının adını belirttikten sonra ‘Size nasıl yardımcı olabilirim?’ ifadesi kullanılmalıdır. Bu karşılama açık, anlaşılır bir ses tonuyla gerçekleşmelidir. Böyle bir yaklaşım, arayan kişi üzerinde olumlu bir etki bırakacaktır. Buna karşılık; telefon, sinirlenen arayıcı telefonu kapatana kadar ya da uygun kişiyle görüşene kadar her bir seçenek için ayrı bir tuş gerektiren bütün seçenekleri ezbere okuyan otomatik bir ses tarafından açılırsa olumsuz bir etki bırakabilir. Bu tür otomatik cevap verme sistemleri potansiyel hastaları uzaklaştırmaktadır. Sinirlenen arayıcı gerçek bir insana ulaştığında, artık estetik cerrahiyi konuşacak ruh halinde olmamaktadır. En yüksek kalitedeki hizmette, ilgili kişi ile hemen iletişim sağlanması gerekir.
Çoğu ofiste, arayan kişi öncelikle randevuları ayarlayan sorumluya bağlanır. Bu görevli, yeni hastalar için çok az boş yeri olan çok fazla hastaya sahip olacak kadar şanslı olan cerrahlar için bile esnekliğin önemini anlamalıdır. Cerrahın önümüzdeki 18 ay ve daha sonrası için tamamen dolu olduğu için boş yer olmaması bilgisi etkileyici gibi gözükse de, bu sadece hastayı başka bir cerrah araştırmaya itecektir. Çünkü herkesin meşgul olduğu bir dünyada yaşamaktayız. Hastalarımızın çoğu zamana tıpkı bizim gibi değer verir ve doktor randevusu nedeniyle işini aksattığı yalnızca belirli günleri ve saatleri vardır. Bu özellikle müdürüne plastik cerrahla randevuya gittiğini söylemek istemeyen estetik müdahale arayışındakiler için oldukça doğrudur.