5 İş Yazışması Hatası
E-posta ile iletişim işimizin önemli bir parçası haline geldi, bu nedenle e-postaların doğru yazılması gerekiyor. Business Insider, çalışanların iş yazışmalarındaki hatalarını anlattı.
Yanlış bir adrese e-posta göndermeyin
Bundan daha açık bir şey olamaz. Yine de insanlar böyle bir hata yapıyor. Yanlış bir e-posta gönderdiğiniz kişiden özür dilemek her zaman mümkündür, ancak yine de kötü bir hisle baş başa kalacaktır.
Bu nedenle, bir e-posta göndermeden önce lütfen adresi ve alıcının adını kontrol edin: "Sayın Debra Kelly,...". İsmi yüksek sesle okuyun - bu konsantre olmanıza ve hata yapmamanıza yardımcı olacaktır.
Kurşunu gömmeyin
Gazeteciler arasında iyi bilinen bir terim olan "kurşunu gömmek", ana noktayı mektubun derinliklerine saklamak anlamına gelir. O kadar derine ki bulması zor olur. İş yazışmalarında yaygın olarak görülen bir hatadır. Bundan kaçınmak için kendinize sorun: "Ne söylemek istiyorum?". Ve buna çok hızlı bir şekilde cevap verin. Böyle bir mektup - açık, kısa ve öz - meslektaşlarınız tarafından sizden beklenir.
"Dördüncü çeyrek başlamadan önce şirketlerimiz arasındaki işbirliğini görüşmek üzere yazıyorum."
Mektubun başında ana noktayı belirtmeyip uzun ve süslü bir şekilde öze gelirseniz, alıcı mektubun amacının ne olduğunu anlamayacaktır. Basit yazın ve metinlerde gereksiz laf kalabalığından kaçının.
Başkalarının anlamayabileceği terimleri ve kısaltmaları kullanmayın
Bu, iş yazışmalarında klasik bir başarısızlıktır. Siz ve iş arkadaşlarınız için anlaşılır olan iş argosu, ortaklarınızı ve diğer departmanlardaki iş arkadaşlarınızı şaşırtabilir.
"Saat 6:30'da 200 numaralı odadaki CO'da buluşalım. Evet, görevi getirmeyi unutmayın, saat 17:00'den sonra "yeşil kod "umuz var."
Mektup ne hakkında? Mektubunuzu alanların listesine bakın ve kendinize sorun: hepsi CO'nun ne olduğunu biliyor mu? Hepsi "yeşil kod "dan haberdar mı? Eğer böyle değilse, bu terimleri açıklığa kavuşturun.
"Saat 6:30'da merkez ofiste, 200 numaralı odada buluşalım. Evet, görevinizi unutmayın, saat 17:00'den sonra "yeşil kod" var. Bilmeyenler için "yeşil kod", toplantıda tamamen hazırlıklı olmanız gerektiği anlamına gelir".
Gördün mü? Mektup şimdi çok daha iyi.
E-postaları yanıtlamayı unutmayın
Çoğu zaman günlük koşuşturma içinde birinin mektubunu hızlıca okuyor, zihnimizde yanıtlıyor ve aslında yanıtı göndermeyi unutuyoruz. Bu kabul edilemez bir durumdur. İş arkadaşlarınızın mektuplarını yanıtlamalısınız. Yanıtınız tüm iş akışını etkileyebilir.
Mektuptaki büyük paragraflar
Unutmayın, Twitter ve Facebook çağında kimse iki cümleden uzun mesajları okumaktan hoşlanmıyor. Bu nedenle iş yazışmalarındaki uzun paragraflara sadece göz atılır ama dikkatle okunmaz. Uzun paragrafları kırın ve okumaya elverişli hale getirin.