Müessesesel Kaynak Tasarılaması ERP, finans, insan kaynakları, satın alma, dağıtım ve öbür departmanlar arasında iş süreçlerini standartlaştıran, basitleştiren ve entegre eden bir entegre yazılım uygulamaları sistemidir. ERP sistemleri tek bir veritabanı üzerinde çalışan ortak bilgi tanımlarını kullanan entegre bir yazılım platformunda çalışır.
ERP ’ler başlangıçta yapım işletmeleri için planlanmıştı, ancak o zamandan beri hizmet sanayileri, yüksek öğrenim-konaklama-sağlık hizmetleri, finansal hizmetler ve devlet müesseselerine Gerçek genişledi. Her sektörün kendi ERP özellikleri vardır. Misalin, devlet ERP ’si ananesel satın alma yerine kontrat yaşam döngüsü idaresini CLM kullanır ve GAAP yerine devlet muhasebe kaidelerini izler. Bankaların, çekleri, kredi kartlarını, banka kartlarını ve öbür vasıtaları mutabık kılmak için arka büro ödeme süreçleri vardır.
ERP sistemleri, müessesesel bereketliliği ve aktifliği muhtelif biçimlerde iyileştirir. Finansal bilgileri tek bir sisteme entegre ederek, ERP sistemleri bir kuruluşun finansal raporlamasını birleştirir. Ayrıca sipariş idaresini entegre ederek sipariş almayı, yapımı, stoku, muhasebeyi ve dağıtımı çok daha kolay ve daha az yanılgıya sarih bir süreç haline getiriyorlar.
Çoğu ERP, alıcı etkileşimlerini izlemek için alıcı ilişkileri yönetimi CRM vasıtalarını da içerir, böylece alıcı tutumu ve lüzumları hakkında daha derin içgörüler sağlar. Ayrıca, yapım ve destek süreçlerini standartlaştırıp otomatikleştirebilir ve bir kuruluşun değişik iş üniteleri genelinde tedariki birleştirebilirler.
ERP sistemleri ayrıca zaman raporlama, tüketme takibi, eğitim, yetenek eşleştirme ve eşleri için standartlaştırılmış bir İK platformu sağlayabilir ve bir kuruluşun finans, İK ve tedarik zinciri genelinde devlet tertip etmeleri için zorunlu raporlamayı dosyalama marifetini büyük miktarda geliştirebilir.
İyi ERP sistemleri, firmaların neredeyse her iş sürecini bitirmek için gereken zamanı eksiltmesini sağlar. Ayrıca, ortak bilgi tanımları çevresinde tertip edilmiş paylaşılan bilgiler aracılığıyla işbirliğini teşvik ederek daha iyi karar vermeyi sağlarlar.
ERP sistemlerinin sunduğu standardizasyon ve kolaylaştırma, daha az katı yapıya neden olur, böylece işbirliği potansiyelini artırırken süratli bir biçimde adapte olabilen daha çevik bir işletme yaratır. Bir ERP sistemi merkezileştirilmiş veritabanı, daha büyük bir hedef olmasına karşın, suratlarca sisteme ufalamış bilgilerden daha basittir.
ERP Sistemlerinin Temel Özellikleri
ERP sistemlerinin ölçeği, kapsamı ve işlevselliği büyük miktarda değişir. Bununla beraber, çoğu ERP yazılımı alttaki özelliklere sahiptir.
Müessesesel çapta entegrasyon
İş süreçleri, departmanlar ve iş üniteleri arasında uçtan uca entegre edilmiştir. Misalin, Güncel bir sipariş otomatik olarak bir kredi hakimiyeti başlatır, ürün kullanılabilirliğini sorgular ve dağıtım programını aktüeller. Sipariş sevk edildikten sonra fatura sevk edilir.
Reel zamanlı operasyonlar
Yukarıyadaki misaldeki operasyonlar, siparişin alınmasından sonraki birkaç saniye içinde asıllaştığından, meseleler süratli bir biçimde tespit edilerek satıcıya gidişatı düzenlemesi için daha fazla zaman verilir.
Ortak veritabanı
Ortak bir veritabanı, her departmanın aynı tanımı kullanarak müessese için bilgilerin bir kere belirlenmesini sağlar. Bazı ERP sistemleri, performansı artırmak için fiziksel veritabanını dağılır.
Meblağlı görünüm
İlk ERP satıcıları, meblağlı bir kullanıcı arayüzüne sahip yazılımın eğitim maliyetlerini düşürdüğünü ve daha profesyonel göründüğünü fark etti.
En Güncel ERP Yazılımı
Rastgele bir sektörde, sanayi tecrübeyi olan bir ERP tedarikçisi seçmek ehemmiyetlidir. Bir tedarikçiyi Güncel bir sanayinin nüansları hakkında eğitmek çok zaman alır.
En iyi ERP uygulamalarının çoğu, iş hadisesine sponsor olan, devam etmek için onay alan, ilerlemeyi izleyen, manipülasyon komisyonuna başkanlık eden, yol manilerini ortadan kaldıran ve verimleri tutan bir idareyici sponsor tarafına idarenir.
CIO Chief Information Officer, mevcut sistemlerle entegrasyona, bilgi geçişine ve altyapı yükseltmelerine yeterli dikkatin verilmesini sağlamak için idareyici sponsorla yakın işbirliği içinde çalışır. CIO ayrıca idareyici sponsora güçlükler hakkında önerilerde bulunur ve idareyici sponsorun ERP uygulamalarında uzmanlaşmış bir şirket seçmesine takviyeci olur.
ERP uygulamaları Güncel iş süreçleri, roller, kullanıcı arayüzleri ve iş mesullükleri ile sonuçlandığından, idareyici sponsora bir organizasyonel metamorfoz yönetimi idareyicisi tarafından da nasihat verilmelidir. Organizasyonel metamorfoz yönetimi, kuruluştaki herkesin ERP ’nin işleri üzerindeki tesirini kavramasına takviyeci olabilir.
Çoğu gidişatta, bu takviyeyi bir iç idareyiciden ziyade bir organizasyonel metamorfoz yönetimi şirketi sağlar. Programın idareyici takımına raporlama, bir iş proje idareyicisi ve bir BT proje idareyicisi olmalıdır. Kuruluş, bir ERP entegrasyon şirketi veya bir organizasyonel metamorfoz yönetimi uzmanını işe almışsa, proje idareyicileri çekirdek program yönetimi takımının bir parçası olmalıdır.
ERP Nasıl Yapılandırılır?
Çoğu ERP uygulayıcısı, ERP uygulamalarını şu biçimde yapılandırır:
1. Onay alma
İdareyici sponsor, onay için zorunlu olan rastgele bir belgenin oluşturulmasını denetler. Genellikle iş olayı olarak adlandırılan bu belge genellikle aşağıyıkileri kapsar.
– Problem tanımı
– Programın emellerinin ve kapsamının açıklaması
– Tahminler
– Uygulama maliyetleri
– Uygulama takvimi
– Geliştirme ve operasyonel tehlikeler
– Öngörülen faydalar
İş olayı bitirildikten sonra, idareyici sponsor, iş olayını, para tüketmek ve personeli ERP ’yi uygulamaya yönlendirmek için resmi onay için uygun üst düzey idareyici grubuna sunar.
2. Programı tasarılama
İş senaryosu için oluşturulan üst düzey zaman çizelgesi, daha sonra alttaki adımları kapsayan bir çalışma tasarısına dönüştürülür:
Takım azalarını netleştirme:
Kilit firma içi fertler adlarıyla belirlenmelidir. Öbür zorunlu personel rollerine göre tanımlanmalıdır. Harici ortakların seçilmesi gerekiyor. Tipik ortaklar şunları içerir: ERP uygulama uzmanları, organizasyonel metamorfoz yönetimi uzmanları ve teknik uzmanlar.
Kontratları bitirme:
Güncel yazılım, teknoloji ve hizmetler için kontratlar sonuçlandırılmalıdır.
Altyapı yükseltmelerini tasarılama:
Firma içi ERP sistemleri genellikle daha süratli operasyoncular, ek depolama ve gelişmiş irtibat gerektirir. Bazı kuruluşlar, bir bulut ERP kullanarak altyapı yükseltmelerini en aza indirebilir. Ancak bulut ERP ’leri dahi altyapı yükseltmeleri gerektirebilir.
Bir çalışma tasarıyı ve zaman çizelgesi oluşturma:
Görevler, bağımlılıklar, kaynaklar ve giderekmenin muhtemel olduğunca spesifik yapılması gerekir.
3. Yazılımı yapılandırma
Bu en büyük, en güç safhadır. Başlıca adımlar şunları içerir:
Boşlukları tahlil etme
Mevcut iş süreçlerindeki boşlukları kavramak ve uygulamaları desteklemek, proje takımının iş süreçlerinin yazılıma uyacak biçimde nasıl değiştirileceğini tanımlamasına takviyeci olur.
Parametreleri yapılandırma
ERP yazılımındaki parametreler, Güncel iş süreçlerini yansıtacak biçimde ayarlanır.
Zorunlu programlamayı bitirme
İdeal olarak, ERP yazılımı için rastgele bir farklılığa gerek yoktur. Ancak, öbür sistemlere arayüzler veya bilgi geçişi için bazı programlama gerekebilir.
Bilgileri taşıma
Takım, bilgi tanımlarını standartlaştırır ve mevcut dosyaları bilgi tamlığı, niteliği ve aşırılığı açısından inceler. Son olarak, mevcut bilgiler arınılır ve Güncel ERP ’ye taşınır.
Sınama sistemi
Sistem, zorunlu işlevselliği ve zorunlu cevap vermeyi sağladığından emin olmak için test edilir.
Belge sistemi
Zorunlu fonksiyonel ve teknik belgeleme oluşturulur. Tipik olarak, satıcı, müessesesel standartlara göre uyarlanabilen belgelere sahiptir.
Altyapıyı yükseltme
Zorunlu yükseltmeleri bitirme safhasıdır.
4. Sistemi Dağıtma
Güncel sistem üretilirken son kesimden evvel birden fazla faaliyetin bitirilmesi gerekir. Bunlar şunları içerir:
Tüm personelin sistemi çalıştırmak için eğitilmesi ve ulaşım haklarının verilmesi gerekir.
ERP faaliyete geçtikten sonra sualleri cevaplamak ve meseleleri çözmek için bir destek takımına gereksinim dinlenecektir.
Sistemi test etmek: Güncel sistemin tehlikesiz, duyarlı ve iş senaryosunda açıklanan işlevselliği sağladığından emin olmak için kapsamlı bir biçimde test edilmesi gerekir.
Yayına almak: İdareyici, Güncel ERP ’nin hazır olduğundan emin olduktan sonra, kuruluşun daha önceki sistemden Güncel sisteme geçmesi gerekir.
ERP ’nin Saklı Maliyetleri
Proje tasarılama sırasında genellikle hafife alınan dört etken şunları içerir:
İş süreci farklılığı maliyetleri
Çoğu insan, bir sistem analisti olmadıkları veya daha iyi sistemlere sahip değişik bir kuruluşta çalışmadıkları sürece mevcut civarda çalışmaktan hoşnuttur.
Teşkilatsal metamorfoz yönetimi
Süreç iyileştirmeleri firmaları daha faydalı ve tesirli hale getirse de, metamorfoz tüm organizasyon düzeylerinde bilinmezlik yaratır. Resmi bir organizasyonel metamorfoz yönetimi programı, personeli hafifletir ve farklılıkları kabul etmelerine takviyeci olur.
Bilgi taşıma maliyetleri
Bir ERP uygulamasından evvel, firmaların sık sık çakışan veritabanları ve cılız tertip etme kaideleri vardır.
Özel yazılımların maliyetleri
Şirketler senelerdir ERP ’leri özelleştirerek ilerlemiş olsalar da, bu makûs bir uygulama olmaya devam ediyor. Özelleştirme, kullanıcılar ek özellikler arz ettikçe uygulama maliyetini ehemmiyetli miktarda artırır. Garantiyi geçersiz kılar. Yükseltmeleri güçleştirir; özel kod genellikle satıcı her Güncel versiyon yayınladığında farklılık gerektirir. Son olarak, çoğu işletme, maliyeti hafife almaktadır; Başlangıç maliyetini hipotez eden kuruluşlar dahi Güncel versiyonlara geçiş maliyetini seyrek tasarılarına dahil eder.
ERP Projeleri Neden Galibiyetsiz Olur?
ERP projeleri, öbür projelerin galibiyetsiz olduğu bir hayli sebepten dolayı galibiyetsiz olur. En yaygın neden, organizasyonun tamamında saygı gösteremeyen, projeyle ilgilenmeyen veya öbür mesullüklerden rahatsız olan tesirsiz bir idareyici yardımıdır. Galibiyetsiz olmanın öbür sebepleri arasında makûs belirlenmiş program hedefleri, cılız proje yönetimi, noksan kaynaklar vb. sayılabilir.
Rastgele bir Güncel program direnç oluşturabilirken, bu ERP ’lerde daha yaygındır. Uzak iş üniteleri, bir ERP tarafından empoze edilen finansal veya öbür standardizasyonu, genel merkezin saha üzerindeki hakimiyeti artırma gayreti olarak görür. Güncel sistemin yararlarını açıklamak için etkin bir kampanya olsa dahi, sahada uygulamayı olabildiğince yavaşlatan insanlar çok olur. ERP ’yi destekleyen gruplar dahi, uygulama takımı noksan destek sağlarsa veya kaba-tepkisiz olarak idrak edilirse hayal kırıklığına uğrayabilirler.
Hayal kırıklığına uğramış taraftarlar kendilerine uygun destek sunulmadıklarını sezdiklerinde kısır tenkitler ortaya çıkabilir.