Etkili İletişim Kurmanın Püf Noktaları
Etkili iletişim her türlü ilişkide başarının anahtarıdır. İster patronunuzla, ister iş arkadaşlarınızla veya aile üyelerinizle iletişim kuruyor olun, bu ipuçları mesajlarınızın istediğiniz şekilde alınmasını sağlamanıza yardımcı olacaktır. İnsanların bilgiyi farklı şekillerde işlediğini anlayarak ve etkili iletişim teknikleri kullanarak yanlış anlamaları en aza indirebilir ve hedeflerinize daha az sorunla ulaşabilirsiniz. Etkili iletişim kurma konusunda daha fazla ipucu için okumaya devam edin!
1. Sakin ve net bir şekilde, ılımlı bir ses tonu kullanarak konuşun
İletişimin en önemli unsurlarından biri sakin ve net konuşmaktır. Sakin bir sesle konuştuğumuzda, düşüncelerimizi ve fikirlerimizi daha iyi yansıtmamızı sağlar. Ayrıca, dinleyicinin daha rahat hissetmesine ve söyleyeceklerimizi duymaya açık olmasına yardımcı olur. Bununla birlikte, ses tonumuzda bir denge bulmak da önemlidir. Eğer çok yumuşak konuşursak, dinleyici bizi duymakta zorluk çekebilir. Öte yandan, çok yüksek sesle konuşursak, agresif veya öfkeli görünebiliriz. Bunun yerine, hem net hem de sakin olan ılımlı bir ton bulmaya çalışmalıyız. Bu, mesajımızın etkili bir şekilde iletilmesini sağlamaya yardımcı olacaktır.
2. "Hımm" veya "gibi" gibi dolgu sözcükleri kullanmaktan kaçının
Konuşurken sözlerimizin ağırlık ve anlam taşımasını isteriz. Ne yazık ki, dolgu sözcükler çoğu zaman mesajımızın etkisini zayıflatabilir. "Hımm" ve "gibi" gibi kelimeler bir konuşmada boşluk doldurmaktan başka bir amaca hizmet etmez. Gergin veya kendimizden emin değilmişiz gibi görünmemize neden olabilirler ve düşüncelerimizin akışını bozabilirler. Dolgu sözcükler kullanmak yerine, konuşmadan önce duraklayın. Bu size düşüncelerinizi toplamak ve kelimelerinizi daha dikkatli seçmek için zaman verecektir.
3. Konuştuğunuz kişiyle göz teması kurun
Göz teması iletişimin önemli bir parçasıdır. Güven oluşturmaya yardımcı olur ve karşımızdaki kişinin söyleyecekleriyle ilgilendiğimizi gösterir. Ayrıca, göz teması kurmak, konuşurken odaklanmamıza ve yolumuza devam etmemize yardımcı olabilir. Göz teması kurmaktan kaçınırsak, dikkatimizin dağılması veya düşünce akışımızı kaybetmemiz kolay olabilir.
4. Açık bir beden dili kullanın
Beden dili, kullandığımız kelimeler kadar önemli olabilen sözsüz bir iletişim biçimidir. Açık beden dili kullandığımızda, ulaşılabilir olduğumuzu ve karşımızdaki kişinin söyleyecekleriyle ilgilendiğimizi gösteririz. Öte yandan, kapalı beden dili ilgisiz ve hatta düşmanca görünmemize neden olabilir. Etkili iletişim kurmak için beden dilimizi açık ve davetkar tutmaya çalışmalıyız.
5. Dikkatle dinleyin ve söz kesmekten kaçının
Etkili iletişim kurabilmek için karşımızdaki kişinin söylediklerini dikkatle dinlememiz önemlidir. Bu zor olabilir, özellikle de konuyla ilgili kendi düşüncelerimizi paylaşmaya hevesliysek. Ancak, söz kesme dürtüsüne direnmek ve bunun yerine diğer kişiye konuşma şansı vermek önemlidir. Bu sadece onların fikirlerine saygı duyduğumuzu göstermekle kalmayacak, aynı zamanda durumu daha iyi anlamamızı da sağlayacaktır.
Bu ipuçlarını takip ederek iletişim becerilerinizi geliştirebilir ve mesajlarınızın amaçladığınız şekilde alındığından emin olabilirsiniz. Etkili iletişim her ilişkide önemli bir araçtır, bu nedenle bu ipuçlarını bugün uygulamaya başlayın!
İletişim Sürecinde Yer Alan Öğeler
İnsanlık tarihi kadar eski olup bugüne ve geleceğe uzanan, kişinin doğumundan ölümüne kadar hayatının her safhasında ve her zaman etkin olan iletişimin başlangıcı ve sonu yoktur. İletişim bireyin gelişimine, sosyal bir varlık olarak çevresiyle olan ilişkilerle gelişen, dönüşen ve bunun yanında bireyi de dönüştüren bir olgudur.
En az iki kişi arasında başlayan iletişim süreci, kaynak tarafından mesajın oluşturulması ile başlamaktadır. Kaynağın iletmek istediği iletiyi yani mesajı kodlamasıyla devam eder. İleti/mesaj iletileceği en etkili aracın seçilmesiyle hedefe yani alıcıya gönderilir. Alıcı bu iletiyi/mesajı alır kod açımını yapar ve iletiyi/mesajı gönderen kaynağa karşılık olarak bir ileti oluşturur.
Alıcının gelen iletiyi/mesajı yeniden kodlayıp bir araç kullanarak göndermesi iletişim sürecinin döngüsel bir süreçte devam ettiğini göstermektedir. Çizilen bu döngüsel şemada süreç devam ettiği sürece kaynak ve hedef sürekli olarak yer değiştirmekte ve yeni iletiler/mesajlar üretilmektedir.
İletişim Sürecini Etkileyen Faktörler
Kaliteli ve etkili bir iletişim bu elemanlar çerçevesinde ve bu elemanların taşıyacağı özellikler doğrultusunda mümkün olabilmektedir. Peki, bir iletişimde etkililik amaç olmakla birlikte her zaman ulaşılabilecek bir sonuç mu? Bu soruya sosyal psikologlar etkili ve mükemmel bir iletişimin ütopya olduğu cevabını vermektedir. Önemli olan iletişimde can alıcı noktaları iyi bilmektir.
İletişim sürecini etkileyen çok çeşitli faktörler bulunmakta, bilinçli ya da bilinçsiz olarak oluşan bir takım eğilimlerle iletişim süreci bozulmakta veya yanlış yorumlanmaktadır. Etkili ve sağlıklı bir iletişim sürecini engelleyen faktörler şu şekilde sıralanabilir.
Fiziksel ve Teknik Faktörler: Bunlar kısaca iletişim kanallarını etkileyen çevresel, fiziksel ve teknik engeller olarak adlandırılabilir. Bu engeller mesajın belirsiz olması, iletişimde kullanılacak aracın uygun ve yetersiz olması, iletişim araçlarındaki bozukluk, kullanılan kelime ve cümlelerin karmaşık bir şekilde kullanılması v.b olarak sıralanabilir.
Psikolojik ve Sosyal Faktörler: Bu engeller iletişim sürecine katılan bireyin kişisel özelliklerinden kaynaklanmaktadır. Kişiler arasındaki görüş farklılığı, kişinin önyargıları, kişinin iletişimin amacını belirleyememesi, bilgi düzeyinin karşısındakinden farklı olması (daha az veya daha çok), kişinin öz güven eksikliği, karşısındakine karşı olumsuz tutumu bu engeller arasında sayılmaktadır.
Örgütsel Faktörler: Örgütlerin kaliteli ve etkili bir şekilde iletişim sağlayamamasının nedenleri; zaman baskısı, hiyerarşideki düzensizlik, yönetim tarzının herkes tarafından benimsenememesi, statü farklılığı, rol ilişkilerindeki zayıflık, geri dönütlerin yetersizliği olarak sıralanabilir.
Doğru ve Etkili Bir İletişim İçin Yapılması Gerekenler
İletişim sürecinde bu tarz engeller varken etkili ve kaliteli bir iletişimin sağlanması için yapılması gerekenler şunlardır;
Kaynak, mesajlarını yalnızca sözlü olarak değil, yazı ve görsel olarak da desteklemelidir. Bu oluşabilecek belirsizliği engeller.
Geri bildirim kanallarının sürekli kontrolü ile mesajın anlaşılıp anlaşılmadığı süreli olarak denetlenmelidir.
Seçilecek iletişim kanalı alıcıyı etkilemelidir.
Kaynak tarafından gönderilen mesajlar alıcının anlayabileceği ve algılayabileceği şekilde olmalıdır.
Sağlanan iletişimde engel varsa öncelikle engelin ne olduğu belirlenmeli daha sonra bu engelin ortadan kaldırılması için yapıcı çözümler ortaya konulmalıdır.
İletişimde etkililiği sağlamak amacımız olmakla birlikte her zaman ulaşılan bir sonuç değildir. Çünkü iletişim sürecini etkileyen fiziksel, teknik, psikolojik ve sosyal, örgütsel engeller bulunmaktadır. Bu engeller süreci bilinçli veya bilinçsiz bir şekilde tahrif etmekte, mesajın yanlış yorumlanmasına neden olmaktadır. Ama bu engellerin ortadan kaldırılması, etkili ve kaliteli bir iletişimin sağlanması da mümkündür.
Etkili İletişim Kurmak için En İyi 10 Teknik
1. Temel bilgilere sahip olduğunuzdan emin olun. Bu, konuşmaya dahil olduğunuzu gösteren iyi bir göz teması, beden dili ve ses tonuna sahip olmak anlamına gelir. Bunlara sahip değilseniz, mesajınız ne kadar harika olursa olsun, kötü teslimatta kaybolacaktır.
2. Basit tutun. İletişim kurma konusunda gergin ya da endişeli olduğumuzda mesajlarımızı aşırı karmaşıklaştırma eğiliminde oluruz. Bu da karşımızdaki kişinin kafasının karışmasına ya da bunalmasına yol açabilir. Şüpheye düştüğünüzde, mesajınızı basitleştirin ve açık ve öz olduğundan emin olun.
3. Konuştuğunuzdan daha çok dinleyin. Etkili iletişimi sağlamanın en iyi yollarından biri, konuştuğunuzdan daha fazla dinlemektir. Bu, karşınızdaki kişinin ne söylediğini gerçekten anlamanızı ve yanıtınızı buna göre uyarlamanızı sağlar. Ayrıca karşınızdakinin görüşlerine değer verdiğinizi ve söyleyeceklerini duymakla ilgilendiğinizi gösterir.
4. Varsayımlarda bulunmaktan kaçının. Genellikle durumu tam olarak anlamadan sonuca varabiliriz. Bu da iletişimsizliğe ve çatışmaya yol açabilir. Başkalarıyla iletişim kurarken, varsayımlarda bulunmaktan kaçınmak ve bunun yerine herkesin aynı sayfada olduğundan emin olmak için açıklayıcı sorular sormak önemlidir.
5. "Ben" ifadelerini kullanın. "Ben" ifadelerini kullanarak kendi duygularınız ve deneyimleriniz için sorumluluk alın. Örneğin, "Beni öfkelendirdin" demek yerine, "Şöyle yaptığımda kendimi öfkeli hissettim..." demeyi deneyin. Bu, diğer kişinin saldırıya uğramadığını hissetmesine ve söyleyeceklerinizi dinleme olasılığının artmasına yardımcı olacaktır.
6. "Sen" ifadelerini kullanmaktan kaçının. Varsayımlarda bulunmaya benzer şekilde, "sen" ifadelerini kullanmak da karşınızdaki kişinin kendini savunmada hissetmesine yol açabilir. Örneğin, "Beni hiç dinlemiyorsun" demek yerine, "İhtiyaçlarımın karşılanmadığını hissediyorum..." demeyi deneyin. Bu, diğer kişinin suçlanmadığını hissetmesine ve söyleyeceklerinize daha açık olmasına yardımcı olacaktır.
7. "Biz" ifadelerini kullanın. Başkalarıyla iletişim kurarken, bu işte hep birlikte olduğumuzu hatırlamak önemlidir. "Biz" ifadelerini kullanmak yakınlık kurmaya yardımcı olur ve diğer kişiyle aynı takımda olduğunuzu gösterir. Örneğin, "Bu projenin başarılı olmasını istiyorum" demek yerine, "Bu projenin başarılı olmasını istiyoruz..." demeyi deneyin.
8. Mutlak ifadeler kullanmaktan kaçının. "Asla" ve "her zaman" gibi kelimeler genellikle mutlak ifadeler olarak görülür ve hızla savunmaya yol açabilir. Örneğin, "Beni hiç dinlemiyorsun" demek yerine, "İhtiyaçlarım karşılanmıyor gibi geliyor..." demeyi deneyin. Bu, diğer kişinin suçlanmadığını hissetmesine ve söyleyeceklerinize daha açık olmasına yardımcı olacaktır.
9. Ses tonunuzun farkında olun. Bir şeyi söyleme şeklimiz genellikle kullandığımız kelimeler kadar önemlidir. Ses tonunuzun farkında olun ve bunun saygılı ve profesyonel olduğundan emin olun. Bu, mesajınızın amaçladığınız şekilde alınmasını sağlamaya yardımcı olacaktır.
10. Pratik yapın, pratik yapın, pratik yapın. Hayattaki her şeyde olduğu gibi, iletişim kurma konusunda da ne kadar çok pratik yaparsanız, o kadar iyi olursunuz. İletişim becerilerinizi geliştirmek için bilinçli bir çaba gösterin ve siz farkına varmadan bir profesyonel olacaksınız!
İstanbul İşletme Enstitüsünde yazılarının yayınlanmasını isteyen konuk yazarlarımız için oluşturulan bilgi kartıdır. Birçok alanda ve disiplindeki yazıları bu hesap üzerinde bulabilirsiniz.