Olabildiğince hızlı bir şekilde çok sayıda kişiyle bilgi paylaşmayı amaçlayan bir toplantıya (fiziksel veya sanal) girdiniz mi? Katılımcılarla nasıl etkileşimde bulunacağınızı bilmediğiniz bir toplantıyı kolaylaştırmak için kendinizi hiç garip hissettiniz mi?
Toplantınız, günlük dinleyicilerinizin takviminde yer alan birçok işten biridir. Kişisel ve sanal toplantılar sırasında her gün çok fazla gürültü yaşarlar. Bu, toplantılar sırasında etkilenmenin, gittikçe zorlaşmasının bir nedenidir. Sizi ve mesajınızı, diğerlerinin harekete geçmesini etkilemek için gürültünün üzerinde durduracak kadar çok çalışmak zorundasınız.
Toplantılarınızda etkili olmanın anahtarlarından biri etkileşimde bulunmak, etkileşimde bulunmak ve tekrar etkileşimde bulunmaktır. Dinleyici etkileşimi olmadan, dinleyicilerinizin ihtiyaçlarının ne olduğu, hangi soruları olduğu veya önerilerinizi anlamaları ve kabul etmeleri konusunda hiçbir fikriniz yoktur.
Dinleyicilerinizin etkileşime geçmesi, konuşmanın, fikirlerin ve çözümün bir parçasıdır. Size daha fazla saygı duyacaklar, çünkü onlar için neyin önemli olduğunu önemsiyorsunuz. Yalnızca size, hedeflerinize ve beklentilerinize odaklanan bir mesaj ilettiğinizde, diğerlerini etkileme ihtimaliniz yoktur.
Bu duruma doğal cevabınız:
- Kesintileri, soruları ve garip sessizlikleri önlemek için duraksamadan konuşmaya devam edin.
- Toplantıya katılmak için daha seri konuşabilirsiniz veya mümkün olduğunca çabuk anlatın, ve / veya,
- Dinleyicilerinizin takip ettiğini ve mesajınızı anladığını varsayınız.
Tüm toplantılarda etkinizi artırmak için:
1.Toplantıda etkileşimi ayarlayın.
Etkileşim beklentisini hemen ayarlayın. Toplantının başında, dinleyicilerinize zamanlarını onurlandırmak için onlarla sık sık etkileşimde bulunacağınızı söyleyin. Bekledikleri değeri aldıklarından emin olmak için toplantı boyunca sorular soracağınızı açıklayın. Toplantıyı onlar hakkında yapın, sizinle değil. Toplantıyı ayarladıktan sonra iki dakika içinde etkileşimde bulunun (henüz yapmadıysanız).
2.Açık uçlu sorular sorarak, dinleyicileri etkileşime davet edin.
Bu, özellikle sanal konuşmalar sırasında, dinleyicilerinizi görme yeteneğiniz olmadığında çok önemlidir. Tipik bir soru sorduğunuzda, “Herhangi bir sorunuz var mı?”, Dinleyicilerinizi kontrol etmeye veya başka bir e-postayı yanıtlamaya davet ediyorsunuz.
Gerçekten bir yanıt almak istiyorsanız, aşağıdaki sorulardan birini deneyin: “Düşünceleriniz neler…?” “Hangi deneyimleriniz oldu…?” Ardından, dinleyicilere yanıt vermeleri için zaman vermeyi bıraktığınızdan emin olun. Davet ettiğiniz etkileşim düzeyi ve katılım nedeniyle, katılımcıların e-postaları yakalamak için zamanları olmayacağını hızlı bir şekilde ileteceksiniz.
3.Zamanında başlayın ve bitirin.
Sunum yapanların yaptığı en büyük hatalardan biri, dinleyicilerin zamanını, toplantıya geç başlayıp, geç biterek, onlara saygısızlık etmektir. Saat 10’da bir başlama saati belirlediyseniz, tam olarak saat 10’da başlayın. Toplantıyı beş, 10 veya 15 dakika sonra sonlandırdığınızda, dinleyicilerinize organize olmadığınızı ve zamanlarına saygısızlık ettiğinizi bildirirsiniz.
Vaat edilen bitiş saatinden 10 dakika önce, toplantının daha uzun süreceği düşünülürse, konunun farklı bir zamanda başka bir toplantı gerektirip gerektirmediğini veya zaman içinde iyi olup olmadıklarını öğrenmek için dinleyicilerinizle görüşün.
4.Özel bir harekete geçirme ifadesi belirtin.
Çoğu kişi toplantıda bunu kaçırır. Dinleyicilerinizin gerçekleştirmesini istediğiniz işlemi, onlara açıkça belirtin. Örneğin, “Gelecek hafta Cuma günü, ekibinize satışları arttırmak için beş adım attığınızı belirtin.” Bu, dinleyicilerinizden zamanlarını boşa harcamadan ne yapmasını istediğinizi açıkça belirten özel bir adımdır.
5.Kısaca, net ve özlü cümleler halinde konuşun.
Gerçekten bir saatlik toplantılar planlamanız gerekiyor mu yoksa hedeflerinizi 30 dakika içinde başarıyla tamamlayabilir misiniz? Kısacası,net ve özlü cümleler kurarken zaman kazanırsınız çünkü daha az şeyle daha az şey söylersiniz ve ayaklarınız üzerinde düşünmek konusunda kendinize izin vermek için duraklayabilirsiniz.
Birkaç şeyi takip etmeye çalışmak – hedefleri, kararları ve yönü belirlemede belirsiz olan bir lideri takip etmek- zordur. Açık ve net bir şekilde iletişim kurmak açık görünebilir, ancak söylenenden çok daha kolaydır.
6.Anlamak için anahtar aralıklarla duraklayın.
Bir kilit noktayı tamamladığınızda, “Bunun hakkında hangi sorulara cevap vereyim…?” Sorusunu sorarak bir “darbe kontrolü” yapın ve ardından herkesi durdurun. Birisi rahatsız olacak ve konuşacak, ki tam olarak istediğin şey bu. Bir toplantıya öncülük ettiğinizde katılımcıların etkileşime girmesini istiyorsunuz.
7.Bir bağlantı yap.
Sadece dinleyicilerinizin gözlerini gördüğünüzde konuşun. Bu aynı zamanda dinleyicilerinizi sürekli olarak okumanıza izin verir, böylece mesajınızı beklentilerini karşılamak üzere anında uyarlayabilirsiniz. Kişilere bir cümleyi veya düşünceyi bağlamak, onlarla hızlı bir şekilde güven oluşturur. Bu güven olmadan, dinleyicileriniz sizden etkilenmeyecektir.
Bu yedi adımı tüm toplantılarınız için tutarlı bir şekilde uygulamak, dinleyicilerinizin kararlarınız ve önerileriniz için size saygılarını ve güvenlerini artırır.