Nakit Akışı Nasıl Yönetilir?
Bir firmada nakit akışı resmen kraldır. Faturalarının ödemesini zamanında yapan memnun müşterilerden gelen ödemeler, şirketin çalışanlarına, tedarikçilerine ve işletmeye hizmet veren diğer kişilere zamanında yapılacak ödeme demektir. Ve bu nakit akışı doğru bir şekilde yönlendirilebilirse, bir kısmı iş için yapılan yatırımın geri dönüşü olabilir. Bu yüzden bir şirketin nakit akışını izlemek bir araba kullanırken yakıt göstergesini izlemek kadar önemlidir. Aslına bakılırsa zayıf nakit akışı, her dört işletmeden birinin ilk yılında hayatta kalamamasının ve işletmelerin yarısından fazlasının beşinci yılını geçememesinin önemli bir nedenidir.
Yukarıda verilen örnekten devam edersek; bir firmada benzin azalıyorsa ve nedeni bilinmiyorsa, nakit akışını dengede tutmaya yardımcı olacak bazı adımlar atmak gerekebilir.
İşte bir işletmede nakit akışını dengede tutmak için yapılması gerekenler:
Defterleri Dikkatli Takip Etmek
Bir şirkette eğer defterler iyi takip edilmezse paranın nereye gittiğini anlaşılamaz. Bu yüzden, bir firmanın para hareketleri takip edilmelidir ve takip edilmesi gereken para hareketleri şunlardır:
- Müşterilere verilen faturalar (alacak hesapları)
- Müşteriler tarafından ödenen faturalar
- Alınan faturalar (ödenecek hesaplar)
- Ödenen faturalar
- Alınan vergiler
Bu işlemleri takip edebilmek için iyi bir muhasebe yazılımı çözüm sunabilirken, bu bilgilerin sürekli olarak güncel tutulması gerekir. Bazı muhasebesi çözümleri faturalama işlemini otomatik hale getirirken geç ve ödenmemiş faturaları işaretler, böylece bunları takip etmek için çok fazla zaman harcanmaz.
Alacak Hesaplarını İzlemek
Şirket bilançosunda dönen varlık olarak listelenen alacak hesapları takip edilmelidir. Bu hesaplar nakit akış tablosu, şirketin kendi hesaplarında şirket sahibine borçlu olduğu, alacak olmayan toplam miktarında artış görülebilir. Böyle bir durum ya geçen ay, geçen yıl ya da her türlü raporlama yapılan döneme kıyasla azalır.
Finansal tabloları aylık olarak incelemek, işletmenin performansının üstünde kalmak için kritik bir adımdır. Özellikle alacak hesaplarıyla, AR’nin zaman içinde artması gibi rahatsız edici eğilimleri izleniyorsa, bu şirket sahibine ödenmemiş faturalar olduğunu ödeme yapılmadığını göstermektedir. Çok fazla satış yapan ancak zamanında (veya hiç) ödeme almayan işletmeler risk altındadır. Kâğıt üzerinde sağlam bir gelir görünüyor olabilir, ancak kasada nakit yoksa faturaların ödenme şansı yoktur.
Fatura verilen tarih ile ödeme alınan tarih arasındaki süre ne kadar uzun olursa, banka hesabı bakiyesi o kadar düşebilir.Nakit akışı sorunlarından kaçınmak için, bir proje teklifi veya sözleşme gönderildiğinde, ödeme koşulları konusunda açık olunmalı ve bunlar yazılı olmalıdır. Benzer şekilde, fatura gönderirken ödeme koşullarının belirtildiğinden emin olunmalıdır.
Yapılan araştırmalar, ödeme koşullarında son ödeme günü belirtilmesi faturaların daha sık ve daha hızlı ödenmesini sağladığını göstermektedir. Belirtilen vade tarihi gibi kelimeler ve benzeri kelimeler çoğu işletme sahibi için anlamlı olsa da, bu tür ifadeler daha az iş meraklısı müşteriler veya tüketiciler için açık olmayabilir. Aynı araştırma, ödeme isterken kibar olmanın da önemli olduğunu tespit etmiştir. Ödeme isterken çok basit bir şekilde içinde lütfen faturanızı ödeyiniz veya zamanında yapacağınız ödeme için teşekkür ederiz gibi nazik cümlelerin ödenen faturalara yüzdesinde %5’ten fazla artışa neden olduğunu tespit etmiştir.
Ödenmeyen Borçları Takip Etmek
Bir müşterinin vadesi geçmişse, sert tavır takınmanın bir anlamı yoktur ve işleri daha zora götürür. Gönderilecek bir mailde mesajın gövdesinde yer alacak ödemenin ayrıntılarını içeren kolay bir hatırlatma mesajı gönderilebilir.
Gönderilecek mesaja örnek vermek gerekirse;
Merhaba [müşteri],
[Tarih] tarihinde sunduğum [proje çalışması] faturasını kontrol ettiğimizde, ödemesinin henüz gerçekleşmediğini fark ettik. Lütfen sizde kontrol eder misiniz? İşte detaylar:
Fatura numarası:
Fatura tarihi:
Alacak miktarı:
Sözü geçen fatura ile ilgili herhangi bir sorunuz veya endişeniz varsa, lütfen bizi aramaktan çekinmeyiniz. İşte ödemeyi yapabileceğiniz bağlantı link: xxxxxxxx.com.
Şayet bu mail elinize ulaştığında ödeme yapmış durumdaysanız lütfen bu bildirimi dikkate almayınız.
Selamlar
Gönderilen bu hatırlatıcı mesajı takip etmenin kolay bir yolu, ödeme alanına kadar telefon aramaları da dahil olmak üzere e-posta mesajlarını takip etmektir. Bazı muhasebe programları çözümleri otomatik geç ödeme hatırlatıcılarını etkinleştirir, böylece geç ödeme takibi kolayca yapılabilir.
Şirketin Fatura Ödemelerini Planlamak
Fatura ödemelerinde, vade tarihi dolmadan bir gün önce gerçekleşmesini planlanmalıdır. Kamu hizmetleri ve kredi kartı şirketleri gibi profesyonel kuruluşlar bunu beklemektedir. Bu, işte nakit akış hızını yavaşlatan bir taktiktir. Amaç mümkün olan en kısa sürede ödeme almak ve kredi veya şirket itibarına zarar vermeden parayı olabildiğince uzun süre saklamaktır. Ödemeden kaçınmaya çalışmadan, ihtiyaç yoksa sadece bir ay erken fatura ödenmelidir. Nakit akışı ekstresini incelerken, ödenecek hesaplardaki artışlar da izlenmelidir: İzlendiğinde faturalarda aydan aya veya yıldan yıla artış gözlemleniyorsa, büyük bir soruna işaret etmeyebilir. Ancak, ödenecek hesapların artmakta olduğunu ve sürekli artan faturaları ödemek için bankada para yoksa işin geleceğini tehlikeye sokmamak adına sorunu hafifletmek için bir strateji oluşturma zamanı gelmiştir demektir.
Müşteri Bazında Ödeme Seçenekleri Sunmak
Büyük kuruluşlar, kendi nakit akışlarını en üst düzeye çıkarmak için hesaplarındaki alacak süreçlerini geliştirmektedirler. Ödeme koşullarından herhangi birinin müşteri için geçerli olup olmadığına karar verip, müşteri bazında uygulamak daha faydalı çözümler sunabilir. Müşteri bazında ödeme seçenekleri uyguladıktan ve belirli bir süre takibini yaptıktan sonra faydalı olup olmadığına göre değişikliklere gidilebilir.
Nakit Akışı Tahmin Etmek
Tahmin ve gerçek nakit akışı arasındaki farklar takip edilmelidir. Tahmine kapalı bir durumsa bu sapmalar ele alınması gereken sorunları işaret edebilir. Bir muhasebeci veya uzman iş danışmanı, nakit akışı tahmini oluşturmaya ve gözden geçirmeye yardımcı olabilir, ancak şirket sahibinin kararlar alabilmek için bu tabloları analiz etmeyi bilmesi önemlidir. İşletmelerde mevsimsel geçişler nakit akışında fazlalık veya açık verebilir. Bu, işi yürütmek için şirketin önündeki aylarda ne kadar paraya ihtiyaç duyacağına dair oldukça iyi bir fikir verecektir ve yalın zamanın geçmesi için bir kredi limiti veya kredi temin etmek gerektiğinde daha fazla süreyle birlikte alternatif araştırmasına fırsat tanıyacaktır. Kredi aramak için en iyi zaman, bir şirketin zor dönemleri başlamadan önceki zamandır. Bu konuda nakit akışını analiz etmek tam olarak yardımcı olabilir.
Nakit akışını tahmin etmek ve daha sonra gerçek rakamları bununla karşılaştırmak, işin ekstra dikkat gerektiren alanlarının belirlenmesine yardımcı olabilir. İkisi arasında beklenmedik bir tutarsızlık görülürse, daha fazla inceleyebilir ve harcamaların kontrolden çıkmış olabileceğini belirlenebilir. Örneğin, elektrik faturaları yükselişte olabilir, bu da işletme binasının enerji verimliliğini gözden geçirme veya enerji tasarrufu yollarını arama ihtiyacı olduğunu gösterebilir. Genç işletmeler genellikle ilk birkaç yıl içinde nakit akışı problemleriyle karşılaşırlar. Bu sorunlara çok dikkat etmek ve yol boyunca sorun giderme, işletmenin nakit akışını sürdürmeye yardımcı olacaktır.
Kârlılık ve Nakit Akışı
Günümüzde pek çok muhasebe programı şirketin akışı, nakit ve kâr düzeyleri arasındaki durumu net bir şekilde gösterecek düzeydedir. Bir işletme için nakit akışı da kâr’da önemli iki göstergelerdir. Fakat bir işletme ne kadar kâr ederse etsin nakit akışı krizi yaşanıyorsa firma için tehlike çaldığını Gösterirken, iyi bir nakit akışı şirket başarısında önemli rol oynamaktadır.