Mail Yazarken CC ve BCC Nedir?
E-posta, iş dünyasında en çok tercih edilen iletişim kanallarından biridir. Basit, anlaşılır, güvenlidir ve gerçek zamanlı olarak gerçekleşir. 2018’de her gün 281 milyar e-posta gönderilmesinin nedeni budur.
Ancak, tüm iletişim şekillerinde olduğu gibi, alıcı ile sizin arasındaki iletişimin düzenli ve medeni olmasını sağlamanın bazı püf noktaları vardır.
Bu püf noktalardan biri, e-posta’da CC (Carbon Copy) ve BCC (Blind Carbon Copy) kullanımını içerir.
CC ve BCC Nedir?
Daha önce bir e-posta gönderdiyseniz, “Alıcı” alanının hemen yanında (Webmail kullanıyorsanız, alıcı alanının en sağında + ile gösterilen yere tıklamanız gerekir; eğer Gmail kullanıyorsanız, ekranın sağ üst köşesine bakmanız yeterlidir) iki alanla karşılaşırsınız: CC ve BCC. Basitçe söylemek gerekirse, CC ve BCC, bir e-posta’ya daha fazla kişiyi alıcı olarak dahil etmenin iki yoludur.
Şimdi tek tek bu kavramların ne olduğunu açıklayalım.
CC Nedir?
CC, “Carbon Copy” nın kısaltmasıdır. İnternetten ve e-posta’dan önceki dönemlerde, yazdığınız mektubun bir kopyasını oluşturmak için, yazdığınız yazı ile kopyanız olacak kağıt arasına karbon kağıt yerleştirmeniz gerekiyordu.
Tıpkı yukarıdaki fiziksel karbon kopyası örneğinde olduğu gibi, CC de bir e-posta’nın kopyalarını başkalarına göndermenin kolay bir yoludur.
CC’de başka kişilerin de olduğu bir e-posta aldıysanız, muhtemelen mail’in size ve CC’ye alınmış diğer kişilere gönderildiğini fark etmişsinizdir.
BCC Nedir?
BCC, “Blind Carbon Copy” anlamına gelir. Tıpkı CC gibi, BCC de bir e-posta’nın kopyalarını başkalarına göndermenin bir yoludur. İkisi arasındaki fark, CC kullanıldığında alıcıların bir listesini görebilirsiniz, fakat BCC’de durum böyle değildir. Alıcı, e-posta’nın bir kopyasının başka birine gönderildiğini göremez.
Mail Yazarken CC’yi Ne Zaman Kullanmalısınız?
Mail yazarken CC kullanımı, “Alıcı” alanına birden fazla alıcı eklemekle aynı işlevi gördüğü için biraz tartışma konusudur.
Peki CC’yi bu kadar özel kılan şey nedir?
CC kullanmak her şeyden önce e-posta yazarken bir görgü kuralı olarak görülür. Genel kural, “Alıcı” alanının e-posta’nızın ana alıcıları için ayrılmasıdır. Diğer ilgili taraflar CC olarak e-posta’ya dahil edilir.
Diğer alıcıları CC’ye koymak, e-posta’nın herkes tarafından görüldüğünü, ama asıl muhatabın “alıcı” alanındakiler olduğunu söyler.
Mail Yazarken BCC’yi Ne Zaman Kullanmalısınız?
BCC’nin CC’ye oranla daha farklı kullanımları vardır.
Bu kullanımlardan en yaygın olanları aşağıdaki gibidir:
1. Birincil alıcının diğer alıcıları görmesini istememek
Örneğin, bir çalışanla sorun yaşadığınızda, sorun yaşadığınız kişiye bir e-posta gönderirken, yazışmalarınızın bir kopyasını yöneticinize veya İK’ya BCC’de gönderebilirsiniz. Bu durumda, diğer ekip üyeleri onu alır, ancak çalışan arkadaşınız diğer tarafların yazışmaya dahil edildiğini görmez.
2. Büyük bir listeye e-posta göndermek
Birbirini tanımayan bir aile ve arkadaş listesine e-posta gönderirken adreslerini BCC alanına girebilirsiniz. Böylece CC’lenmiş kimse olmayacağından, e-posta özellikle onlara gönderilmiş gibi görünecektir.
Böyle bir durumda BCC alanını kullanmak, uzun bir alıcı listesi olmayacağı için, aynı zamanda temiz bir e-posta da sağlar.
CC ve BCC’yi Doğru Kullanmak Ne Kadar Önemlidir?
Çoğu durumda, CC ve BCC’yi doğru kullanmak e-posta görgü kuralı olarak görülür. Fakat, yanlış protokol kullanımının yasal sonuçlar doğurabileceği durumlar da vardır. Bu nedenle, her ikisinin de doğru kullanımına aşina olduğunuzdan emin olmanız gerekir.
Örneğin, pazarlama e-posta’ları, haber bültenleri veya diğer istenmeyen e-posta’ları gönderirken BCC kullanılmalıdır. Bu durumlarda kişisel verileri (e-posta adresleri) paylaşırsanız, yasal yaptırımlar ortaya çıkabilir. Ya da iş arkadaşlarınızın, müşterilerin, ortakların veya başka birinin performansına ilişkin hassas bilgileri üstlerinizle paylaşırken BCC kullanırsanız, en kötü durum senaryosunda, tartıştığınız kişi “tümünü yanıtla” seçeneğine basabilir ve mesajınızın gizli niteliği tüm katılımcılarla paylaşılır. Bunun yasal sonuçları da olabilir.
CC ve BCC İle İlgili Yapılması ve Yapılmaması Gerekenler Nelerdir?
E-posta’yı gönder düğmesine basmadan önce CC ve BCC ile ilgili düşünmeniz gereken en önemli noktaları aşağıda sizin için listeledik.
Yapılması Gerekenler
- Birinin döngüde kalmasını sağlamanız gerektiğinde CC kullanın. O kişiden başka bir bilgi almanız gerekmediğinde CC’yi FYI olarak kullanabilirsiniz.
- Zaten çalışmakta olan bir e-posta dizisine daha fazla kişi eklemeniz gerektiğinde CC’yi kullanın.
- Kişileri tanıtırken CC kullanın. Bunu yapmak, ilk tanıştırmadan sonra sohbetin bir parçası olmanıza gerek kalmadan iletişim ayrıntılarının paylaşılmasına olanak tanır.
- Gizliliklerine saygı duyulmasını isteyen kişilere e-posta gönderirken BCC kullanın.
- Diğer şirketlerden kişilere pazarlama veya kurumsal e-postalar gönderirken BCC’yi kullanın.
Yapılmaması Gerekenler
- CC’yi pasif-agresif bir şekilde kullanın. Birisi e-posta’nıza yanıt vermediyse, yöneticinizi vaktinden önce CC’ye koymayın.
- Proje veya personelin mikro yönetim için CC’yi kullanın. Tüm iletişimlerde CC kullanımını zorunlu kılmak boğucudur.
- BCC’yi, bir yöneticinin e-posta’sına gizlice girmek için “kontrol amaçlı” kullanmayın.
- Kendi şirketiniz içinde pazarlama veya kurumsal e-posta’larınızı gönderirken BCC kullanmayın.
CC ve BCC’nin ne olduğunu detaylıca açıkladıktan sonra, çok fazla rekabetin olduğu e-posta hizmet dünyasında gelişmiş bir e-posta servisi önerisi isterseniz; “E-Mail, Takım Alanı, Takvim, Chat, Webmail, Dosya Paylaşımı” vb. ihtiyaçlarınızı çözüme kavuşturmak için “Profesyonel E-posta Paketleri” mize göz atabilirsiniz.
Daha fazla detay mı istiyorsunuz?
Türkiye’nin en tecrübeli destek uzmanlarıyla telefon, ticket ve canlı destek gibi 3 farklı kanaldan 7/24 destek ekibimize ulaşabilir ve ortalama 30 dakikada yanıt süresi ile tüm sorularınızın yanıtlarını bulabilirsiniz.