Estonya Ticaret Sicili aracılığıyla istenmeyen e-postaları nasıl durdurabilirim?
Yeni bir Estonya şirketi kurdunuz ancak işinizin dünyaya açıldığını bile duyuramadan şirketiniz spam e-postaları almaya başladı bile. Bu, Estonya e-resident üyeleri ve uluslararası sakinleri arasında yaygın olan bir şikayettir.
Bunun nedeni, şirket e-postanızın artık bu ayrıntıları diğer şirketlere satan Estonya Ticaret Sicili’nde kamuya açık olarak listelenmesidir. Ancak, Estonyalılar tarafından yaygın olarak kullanılan kolay bir çözüm de var.
Estonya şirketim neden spam e-posta alıyor?
Estonya’nın çok güvenilir bir iş ortamına sahip olmasının bir nedeni de bu ortamın çok şeffaf olmasıdır. Estonya şirketleri hakkında pek çok ayrıntı, e-posta adresleri de dahil olmak üzere Estonya Ticaret Sicilinde kamuya açık olarak listelenmiştir.
Şirket kurarken sağladığınız e-posta adresi, şirketiniz kayıt olduktan sonra kamuya açık hale getirilecektir. İstenmeyen e-posta göndermek isteyen diğer şirketler, şirket bilgilerinizi Ticaret Sicili’nde bulabilir. Ancak, bunu yapmak çok fazla çaba gerektirdiğinden, bu bilgileri genelde toplu olarak da satın alıyorlar.
Yaygın bir yanılgı ise bunun GDPR gibi veri koruma kuralları uyarınca, şirket e-posta adresi kişisel bir adres olabileceğinden, yasa dışı olması gerektiğidir. Ancak, kişisel e-posta adresinizi şirket e-posta adresiniz olarak gönderirseniz, şirket verileri haline gelir ve bu kurallar kapsamında korunmaz.
Bunu önlemek için yapmanız gereken iki şey var. Halihazırda bir Estonya şirketiniz varsa, ikinci adıma geçin.
Unicount aracılığıyla bir şirket kaydederken irtibat kişisi hizmeti sipariş ettiyseniz, 20 Mayıs 2020’den itibaren Unicount’ın e-postanızı Ticaret Sicili’ne artık göstermediğini lütfen unutmayın. Kayıt sırasında girdiğiniz kişisel ve şirket e-postalarınıza spam gelmediğinden emin olabilirsiniz. Şirketinizin spam korumalı eesti.ee e-postasını, istediğiniz zaman Ticaret Sicili’nde ayarlayabilirsiniz. O zamana kadar şirketinizin herkese açık e-postası, Unicount’un (firstname.lastname@example.org) spam korumalı eesti.ee e-postasıdır ve Unicount gerekli tüm devlet e-postalarını da iletir.
1. Şirketi kaydederken geçici bir e-posta kullanın.
İlk ipucu çok basittir ve ilk spam dalgasından kaçınmanıza yardımcı olacaktır.
Şirketinizi kaydederken, şirket kuruluş sürecini tamamlamak için geçici bir e-posta adresi kullanın. Daha sonra bu adresten vazgeçebilirsiniz.
Ancak bu kalıcı bir çözüm değildir. Resmi olarak listelenen şirket e-postanızın, devletten gelen önemli yazışmalar için kullanılabilmesi için hala etkin olması gerekir. Neyse ki, şirketiniz kurulduktan sonra, birçok kişi varlığından bile haberdar olmasa da, bu sorunu mükemmel bir şekilde çözen yeni bir e-posta adresiniz olur.
2. Uzantısı @eesti.ee olan şirket adresinizi ekleyin.
Estonya’nın bir parçası olan herkese (vatandaşlara, mukimlere veya e-resident üyelerine) @eesti.ee ile biten bir e-posta adresi tahsis edilir. Estonya devlet portalının adresi bu adrestir.
Bu e-posta aslında sadece bir gelen kutusu olduğundan, devletten resmi yazışmalar almak içindir ve giden posta gönderemezsiniz. Yapılacak en basit şey ise bu adresi mevcut e-posta adresinize yönlendirmektir.
Şirketler de tüzel kişilerdir. Bu nedenle, her Estonya şirketine devletten gelen resmi yazışmalar için bir @eesti.ee e-posta adresi atanır.
Bu, @eesti.ee uzantılı e-posta adresleri yalnızca devletten e-posta alacak şekilde tasarlandığından kullanışlıdır, böylece sizinle iletişim kurmaya çalışan diğer tüm şirketler engellenir. Öyleyse, hadi kamuya açık olarak listelenen e-postanızı bununla değiştirelim.
Sonraki tüm adımları kendi sauna ihracatçısı Estonya şirketimi kullanarak göstereceğim. (Elbette, bizler de Unicount üzerinden kurulan Estonya şirketi sahipleriyiz).
Estonya şirket kayıt portalına giriş yapın, şirketinizi seçin ve ‘Means of communication’ bölümünü bulun. Ardından ‘view/change settings’e tıklayın.
Burada, şirketinizin yasal adı ve kayıt koduna dayalı olan @eesti.ee e-posta adreslerinizi bulacaksınız. Dolayısıyla şirketimin e-postaları email@example.com ve firstname.lastname@example.org şeklindedir.
DÜZELTME: Başlangıçta bu makalede, her iki e-postanın da bu ipucu için uygun olduğunu yazmıştım, ancak devlet dışı e-postaları engellemek için yapılandırılmış olan yalnızca [şirket tescil kodu]@eesti.ee adresinizi kullanmalısınız. Bunu belirttiği için Estonya Facebook grubunun e-resident üyelerinden Paul Williams’a teşekkürler.
Ayrıca, devlet e-postanızın, resmi bildirimleri almak istediğiniz gerçek şirket e-postanıza yönlendirildiğinden emin olmanız gerekir.
Geçmişte, eesti.ee adresindeki devlet e-postanızı ilk olarak etkinleştirmek ve yeniden yönlendirmek için burada gerekli olan ek bir adım vardı. Bildiğimiz kadarıyla artık buna gerek yok çünkü bu işlem artık herkes için otomatik olarak yapılıyor. Devlet, şirket e-postanızı henüz etkinleştirmemiş ve yönlendirmemişse bize bildirin, o zaman bu makaleyi bu ek kılavuzla güncelleyeceğiz.
Şimdi kamuya açık olarak listelenen e-postamızı bunlardan biriyle değiştirelim. Muhtemelen bunu, iletişim araçlarının değiştirilmesiyle ilgili bir önceki sayfadaki düğmeye tıklayarak yaptığınızı düşünüyorsunuz. Hayır. Kullanıcı tasarımı burada pek de sezgisel değil. Bunun yerine, yukarı kaydırın ve ‘Start the petition for an entry regarding alteration’ seçeneğini tıklayın.
Aşağı kaydırıp tekrar ‘Means of communication’ seçeneğini bulabileceğiniz başka bir sayfaya yönlendirileceksiniz ve tıklamanız için ‘alter the means of communication’ seçeneğini burada göreceksiniz.
Bir seferde yalnızca bir şirket e-postanız olabilir, bu nedenle önce mevcut e-posta adresinizi silin, ardından devlet e-postanızı ekleyin.
Yeni e-postayı ekledikten sonra, yeniden yönlendirme yoluyla size gönderilen bir bağlantıya tıklayarak onaylamanız gerekir. Bağlantıya tıklamak sizi e-postanızın onaylandığını söyleyen bir ekrana yönlendirecektir. Ancak hala süreç bitmiş değil!
Daha sonra bir önceki ekrana dönmeniz ve dijital imza oluşturmayı içeren adımları tamamlamanız gerekir. Bu adımlardan biri ise ‘payment’, ancak endişelenmeyin. E-postanızı değiştirmek ücretsizdir. Eskiden bunun gibi küçük değişiklikler için 18 Euro ödeme alınıyordu ancak bu kaldırıldı.
Artık yalnızca devlet, Ticaret Sicili’nde herkese açık olarak listelenen e-posta adresi aracılığıyla sizinle iletişim kurabilir.
Okuduğunuz için teşekkürler!
Bu makale Unicount İletişim Direktörü Adam Rang tarafından yazılmıştır.
Unicount, kağıtsız bir AB şirketini 5 dakikada kurmanın en basit yoludur. Giderek artan sayıda Estonya vatandaşı, mukimi ve e-resident üyeleri tarafından kullanılıyor ve şimdi Estonya şirketi sahipleri için yalnızca sanal ofis hizmetini de başlattık. Unicount internet sitesinden daha fazla bilgi edinin.