Birçok kar amacı gütmeyen ve eğitim kurumunun operasyonları sürdürmek için hayırsever desteğe ihtiyacı vardır. Bir bağış toplama ziyafeti sanat programları, okullar, hastaneler, savunucu gruplar ve diğerleri için para toplamak için en iyi yollardan biridir. Bu olaylar planlamak ve düzenlemek için karmaşık görünebilir. İyi bir kontrol listesiyle başlayın, bir takvim oluşturun ve gönüllülerin yardım etmesini isteyin. Ziyafet tarihlerinden aylar önce başlayın ve yer, yemek, yetenek ve eğlenceyi erken rezervasyon yaptırın.
Etkinliği planlayın ve etkinlik için bir planlama kitabı veya [defter] (https://society6.com/notebooks?utm_source=SFGHG&utm_medium=referral&utm_campaign=2389) satın alın. Kayıtlar, kişiler, kartvizitler, makbuzlar, gönüllü listeler, rezervasyonlar, menüler ve etkinlik öncesinde, sırasında ve sonrasında ortaya çıkacak tüm detaylar için bir klasör bulundurun. Gönüllü bir koordinatör gibi mümkün olduğunca erken bir yardımcı alın ve görevleri devretmeye başlayın.
Bütçe olayı. Mekânın maksimum kafa sayısını öğrendikten sonra, kişi başı yemek, içecek, hediyelik çanta ve listedeki diğer eşyalara ayırmak için şekil maliyeti. Kontrol listesindeki ekipman, personel maliyetleri, kiralama, servis ücretleri, bahşişler ve benzeri her bir giriş için Şekil maliyeti. Bilet fiyatları ve ödenen fonlar bu maliyetleri karşılayacaktır, ancak ilk harcamalar bir dizi mevduat ve avans maliyeti içerecektir.
Banketi tutmak için bir tesis bulun ve emniyete alın. Bu büyük bir otel, özel partiler, bir yatak ve kahvaltı veya tarihi malikaneyi ağırlayan büyük bir restoran olabilir. Maksimum kapasiteyi bilmeniz gerekir, böylece misafirler için davetleri fazla uzatmaz ya da odaya izin verilenden daha fazla bilet satamazsınız. En kaliteli işyerleri, planlamanın yanı sıra, catering ve diğer hizmetleri kendi bünyelerinde de yardımcı olacak personele sahip olacaktır.
Tören masanızı (MC) ayırtın. Yerel yetenek ajansları ile kontrol edin. Bir "isim" eylemi veya bir şöhret için rezervasyon yapmak istiyorsanız, bazılarının çok yoğun programları olduğu için, beklenen tarihin çok öncesinden başlamak zorundasınız. Eğlence için iletişim araçları ve yöneticileriyle bağlantı kurun ve tüm yetenekleri paylaşın.
Sipariş davetleri, biletler, programlar ve fonların yükseltildiği kuruluşun broşürleri gibi diğer basılı materyalleri sipariş edin. Bir açık artırmaya katılacaksanız, bağışlanan eşyaları almaya başlayın. Bir gönüllü ekibi bu sorumluluğu üstlenebilir. Sessiz açık artırmaların açık artırmaya gerek duymayacak, ancak teklif açık artırması yapacaktır. MC'nizin yapacağı veya ayrı bir uzmana ihtiyacınız olup olmadığına karar verin. Kuruluşun bağışlayıcı listesine posta davetleri. Etkinliğin yarı resmi olduğunu not ettiğinizden emin olun. Konukların özellikle tarih, saat, yer ve özel misafirlerin veya eğlencelerin ötesinde bilmesi gereken her şeyi belirtin. Açık artırmanızı teşvik ettiğinizden emin olun.
Kâr amacı gütmeyen kuruluşlar için PSA'ları (Kamu Hizmeti Duyuruları) taşıyan haber bültenleri, çevrimiçi reklamlar, yerel gazeteler ve radyo istasyonları aracılığıyla etkinliği tanıtın. Yerel televizyon istasyonlarında ayrıca bir etkinlik takvimi de olabilir ve yerel haber programları kısa bir röportaj yapabilir veya etkinlik için takılabilir, böylece tüm detaylar hazır hale getirilebilir.
Mekan şefiyle konuşun ya da dışarıda yemek yemek için sıraya girin. Açık büfe veya tam hizmete sahip olup olmadığına karar verin. Ona bütçeni ve beklenen kafa sayısını söyle. Bu sizin elde edeceğiniz yakınlaştırılabilir, ancak gerçek ihtiyaçlarınızı karşılamayandan daha fazla insana hazırlanmak her zaman daha iyidir.
Gönüllülerle, iş arkadaşlarınızla ve etkinliği yöneten tüm personelle düzenli olarak iletişim kurun. Etkinlik boyunca herhangi bir konuda yardımcı olması için her bir ünlü veya eğlence grubuna özel bir asistan atayın. Ne zaman giyineceğini, ne zaman yapılacağını, nerede ve ne zaman olacağını bilmesini sağlamak için tüm gönüllülerle önceden görüşün.
Mekanı dekore etmek ve kurmak için günün erken saatlerinde etkinlik yerine varın. Kendinizi hazırlamak için ayrılacaksanız, özel misafirler, ünlüler ve eğlence ile tanışmak için bol zaman ayırın ve onları oturacakları, çalışacakları veya sahne arkasına yaslanacağı yere yönlendirin. Canlı bir grup yaşıyorsanız, kurulum yapmak ve ses kontrolleri yapmak için erken görüneceklerdir. Son detayların bir araya gelip, etkinliğin tadını çıkarın. Daha sonra, her şeyin temizlendiğinden ve tüm personelin veya anahtar personelin ödenmiş olduğundan emin olun. Bağış zarflarını toplayın ve organizasyonu temsil eden uygun kişiye verin.