Departman fonksiyonlarını ayarlama süreci olan organizasyonel gelişim, şirketlerin daha verimli performans göstermelerini ve üretkenliklerini artırmalarını sağlar. Şirkete fayda sağlayan organizasyonel değişiklikleri planlamak ve uygulamak için etkili liderler, sponsorlar ve paydaşlar dahil olmak üzere tüm grup üyeleri için açık roller ve sorumluluklar oluşturur. Tipik görevler veri toplama, sorunları tanımlama ve eylemleri belirlemeyi içerir. Her üye için fonksiyonel roller oluşturmak, genellikle moral ve karlılığın artmasıyla sonuçlanan etkili grup işbirliğini mümkün kılar.
Yararları
Katkıda bulunan, koordinatör, değerlendirici ve kaydedici gibi açıkça tanımlanmış işlevsel roller iletişim sorunlarını önler, işbirliğini teşvik eder ve ekibin karmaşık görevleri gerçekleştirmesine izin verir. Örgütsel gelişimde tüm grup üyeleri için fonksiyonel roller oluşturmak, genellikle kalitenin artmasına, ürün hatalarının azalmasına ve daha hızlı hizmete katkıda bulunur. Bu, müşteri memnuniyetini artırır, işletme maliyetlerini düşürür ve grup üyelerinin fırsatlara hızlı bir şekilde adapte olmalarını ve fırsatlara cevap vermelerini sağlar.
Katılımcı Rolü
Katkıda bulunan rolü oynayan grup üyeleri, genellikle fikirler sunar, tartışmalar başlatır ve seçenekleri araştırır. Sorunla ilgili gerçekleri ve ilgili bilgileri sağlayarak açıklama taleplerine cevap verirler. Eksik bilgi ararlar. Katkıda bulunanlar kendi görüşlerini ifade eder, kişisel deneyimlerini ilişkilendirir ve problemlere yeni bakış açıları sunar. Örneğin, bir katılımcı, şirketin işlevsel ekipler halinde yeniden düzenlenmesi, işlem sırasındaki fazla adımların kaldırılması veya şirkette kullanılmak üzere yalnızca geri dönüştürülmüş kağıt satın alınması gibi daha çevre dostu süreçlerin kurulmasını önerebilir.
Koordinatörün Rolü
Koordinatörler veya kolaylaştırıcılar ekip toplantıları düzenler ve gündemleri belirler. Satış personelinin ihtiyaç duyduğu seyahat düzenlemelerini idare etmek için daha fazla idari asistan işe alma kararı gibi eylemleri özetlemek için katılımcılar tarafından yapılan açıklamaları inceler ve netleştirirler. Grubu takipte tutarlar ve gerektiğinde anlaşmazlıkları veya çatışmaları çözmelerine yardımcı olurlar. Koordinatörler, grup üyelerinin birim olarak daha etkin bir şekilde çalışmasına yardımcı olmak için ekip oluşturma alıştırmaları yapar.
Değerlendirici Rolü
Değerlendiriciler eleştirmen olarak işlev görür. Tavsiyelerin şirketin stratejik hedefleriyle uyumlu olmasını sağlamak için grup üyeleri tarafından geliştirilen önerileri değerlendirir. Değerlendiriciler grubun alternatiflerin gerçekçi seçenekleri gösterip göstermediğini değerlendirmesine yardımcı olur. Değerlendiriciler sondalayıcı sorular sormakta ve grubun uygulama öncesinde planlarındaki kusurları keşfetmelerine yardımcı olmaktadır. Değerlendiriciler, diğer grup üyelerinin planlarını haklı çıkarmasını sağlayarak kaliteyi sağlar.
Kaydedici Rolü
Kaydediciler toplantılar ve beyin fırtınası seansları sırasında neler olacağına dair yazı çizer ve not alır. Toplantı notlarını e-posta yoluyla dağıtırlar veya belgeleri ortak bir klasöre yüklerler. Kaydediciler, genellikle kararları, kavramları ve fikirleri kaydetmek için Microsoft Office'in OneNote, Evernote veya Mindjet'in zihin haritalama yazılımı gibi yazılım araçlarını kullanır. Politikalar ve prosedürler gibi proses akış şemaları ve diğer dokümantasyon biçimlerini geliştirirler. Kaydediciler tartışmalar ve kararlar hakkında kapsamlı notlar tutarlar; böylece grup üyeleri kendi notlarını almak yerine toplantılara katılmaya odaklanabilirler. Ayrıntılı resimler ve şemalar çizmek diğer grup üyelerinin sorunları gidermelerine, verileri analiz etmelerine, sorunların kök nedenlerini belirlemelerine ve süreç iyileştirme önerilerini belgelemelerine yardımcı olur.