SUNUM, vermek istediğiniz mesajı karşınızdaki gruba iletmenin ve iki taraflı bir diyalog başlatmanın güçlü bir yolu olabilir. Yöneticiler sunumları aşağıdaki amaçlara ulaşmak için kullanırlar;
• Dinleyicileri belli bir eylem hattını izlemeye ikna etmek
• Bilgi aktarmak
• Tartışma ortamı oluşturmak
• İnsanların bir durum ya da fikre nasıl tepki verdiğini öğrenmek
• İnsanları kendi tarafına çekmek
• İnsanların sorunun çözümüne katkıda bulunmasını sağlamak
Her biri belli gereksinimlere cevap veren çok sayıda sunum türü vardır. Aşağıda bu sunum türlerinden birkaç tanesi yer almaktadır;
• SATIŞ: Bir ürün ya da hizmetin fayda ve özelliklerini ana hatlarıyla tanıtır; dinleyicilere satın almak için geçerli nedenler sunar.
• ÜRÜN TANITIMI: Bir şeyin nasıl çalıştığını gösterir.
• İKNA ETME: Belli bir fikri neden desteklememiz gerektiğini açıklar.
• DURUM RAPORU: Bir proje, görev ekibi ya da teşvik programının gelişim sürecine ilişkin ayrıntıları sunar.
• İŞ PLANI YA DA STRATEJİSİ: Bir kuruluşun tasarladığı hamleleri açıklar ya da bir şirketin hedeflerini tanıtır.
Sunumlarda aktarılan ayrıntıların çok azı dinleyicilerin aklında kalır. Bu yüzden sunum yapmaktaki amacınız ne olursa olsun, çok fazla bilgi aktarmayın. Detaylı bilgileri yazılı iletişim yöntemlerini kullanarak da aktarabilirsiniz. Sunumda amaç ana temayı aktarmak olmalıdır.
Sunum çalışmasına başlamadan önce; sunumun hedefinin ve sunumun kimlere hitap edeceğinin belirlemesi gerekir.
SUNUMUN HEDEFİ
Sunumun hedefi; ulaşmak istediğiniz sonuç olacaktır. Bu sonuçlar; dinleyicileri ikna etmek istediğiniz konu, girmek istediğiniz tartışma, amaçladığınız ortaklık, gereksinim duyduğunuz geri bildirim ya da yapmak istediğiniz satış olabilir.
Sunumun hedefini belirledikten sonra, hedefe ulaşmanıza yardımcı olacak örnekler, görsel malzeme ve ayrıntılar üstüne düşünmeye başlayabilirsiniz. Önemli olan; konu dışı, dikkat dağıtıcı ya da kafa karıştırıcı şeyleri sunumun dışında tutmaktır.
SUNUM KİMLERE YAPILACAK?
Sunum yapmak aynı zamanda dinleyicilerle etkileşimli bir diyaloğa girmektir. Bu noktada dinleyicilerin kimler olduğunu bilmek ve onları tanımak önemlidir. Bunu sağlamak için kendinize aşağıdaki soruları sorabilirsiniz;
• Belirlediğiniz konu dinleyiciler için tartışmalı, tanıdık ya da yeni mi?
• Dinleyicilerin konuyla ilişkisi nedir?
• Dinleyiciler konu hakkında ne kadar bilgililer? Bilmeleri gereken nedir?
• Sunundan beklentileri nedir?
• Alışık oldukları belli bir sunum türü var mı?
• Dinleyiciler sizin hakkınızda ne biliyorlar? Bilmeleri gereken başka ne olabilir?
• Sunuma neden katılıyorlar? Mecburiyetten mi yoksa gönüllüler mi?
Devamı bir sonraki yazımızda…