Paylaşılan konumdan açtığınız belge, çalışma kitabı veya sunu dosyası üzerinde kendi masaüstü Office sürümünde zaten çalışmakta olan biri varsa, bu belgeyi, çalışma kitabını veya sunuyu değiştiremezsiniz. Son kaydedilen sürümü görüntüleyebilirsiniz ama diğer kişi kapatana kadar dosyayı düzenleyemezsiniz. Bu, iki veya daha fazla kişinin dosyada çakışan değişiklikler yapmasını, örneğin bir kişinin sildiği bir metne diğerinin açıklama eklemesini önler.
Dosyada hemen değişiklikler yapmanız gerekiyorsa, Dosya > Farklı Kaydet'i kullanarak dosyanın yeni bir kopyasını oluşturabilir ve değişikliklerinizi kendi kopyanız üzerinde yapabilirsiniz. Sonra da, diğer kişilerin kendi kopyalarında yaptıkları değişikliklerle kendi değişikliklerinizi uyumlu hale getirmeniz gerekir.
Paylaşılan dosyayı herkesin ücretsiz Office Online uygulamalarından birinde açması durumunda, dosya üzerinde aynı anda birden çok kişi çalışabilir çünkü söz konusu uygulamalar tüm kullanıcıların değişikliklerini gerçek zamanlı olarak anında birleştirir. Office Online hakkında daha fazla bilgi edinin.