Bazen işte sorunlar ortaya çıkar. Sorunu gayri resmi olarak ancak başarılı bir şekilde ele almaya çalıştıysanız, bir yöneticiden veya insan kaynakları personelinden dikkat gerektirebilir. Bir şikayette bulunmak, bir çalışan için çok sinir bozucu olabilir, ancak sorunları belgelemek ve soruna çözüm bulmak için uygun kanalları takip etmek önemlidir.
Sorunu ayrıntılı olarak belgeleyin. Şikayete neyin yol açtığını yazmak ve şikayet mektubunun formatını profesyonel tutmak. Adınızı ve departmanınızı ve sorunun oluştuğu tarihi veya tarihleri eklediğinizden emin olun. Sorunu kendi başınıza çözmeye çalıştıysanız, sonucu açıklayın. Şikayet mektubunu yöneticinize veya şikayetleri ele alan diğer personele hitap edin.
Yazılı şikayetinizi gözden geçirin. Dilbilgisi ve yazım denetimi yapın. İfadenin tam olarak yöneticinizin veya insan kaynakları departmanınızın bilmesini istediğiniz şeyi kapsadığından emin olun. Şikâyetin profesyonel olup olmadığını ve sorunun noktasını iki kez kontrol edin. Başka birine saldıran dil eklemeyin.
Şikayetinizin iki kopyasını alın. Şikayetinizin bir kopyasını kendi dosyalarınızda saklayın.
Şikayet mektubunuzu iletmek için yöneticinizle veya insan kaynaklarından biriyle toplantı yapmak için oturun. Sorunla ilgili yöneticiyle ve soruna dahil olan herhangi biriyle konuşmaya hazır olun.