Süreçleri tam veya kısmi olarak standart hale getirin
Tekrarlayan akışları, standart ve otomatik bir hale getirmek isteyenler, bunları çoğu zaman bir süreç modeli ile oluşturur. "Doing by design", yapılandırılmış süreçler için bu klasik, normatif yukarıdan aşağıya süreç yönetimini tanımlar. Ana prensip şu şekildedir: Süreç modeli, uygulamayı tanımlar. Her bir istisna/alternatif, modelde tanımlanmış olmalıdır, aksi takdirde mümkün değildir. Burada model, süreci belirler. Ancak uygulamalar, bu tür normatif iş süreçlerinin, özellikle kuraldan sapılması gerektiğinde ve değişen ekonomik çerçeve şartları nedeniyle iş süreci uyarlamaları olduğunda, çok hareketsiz olduğunu ve esnek olmadığını göstermektedir. Alışılagelmiş Business Process Management sistemleri (BPM) çoğu zaman yeterince esnek değildir ve fazla karmaşıktır. Organizasyonları aylarca durduran uzun soluklu BPM projeleri, hızla değişen piyasa bakımından imkansızdır.
SER, Doxis4 Process Management ile Business Process Management için şirketlerin ilk defa iş süreçlerinin standartlaştırma derecesini esnek bir şekilde belirleyebildikleri ve ad-hoc görev ve işlemlerden modele dayalı BPM'ye akıcı bir geçiş gerçekleştirebildikleri entegre edilmiş bir yazılım çözümü geliştirmiştir.
Doxis4 Process Management, önceden tanımlanmış olan süreç modellerinin modellenmesini ve uygulanmasını mümkün kılarken çeşitli BPM motorlarını ve notasyonları destekler. Diğer iş akışı sistemlerine temel bir fark, Doxis4 BPM'nin normatif ve adaptif BPM'yi tek bir yazılımda sunmasıdır. Böylece "Ya...ya..." durumu "Hem...hem de..." durumuna dönüşür. Hatta ortak teknoloji temeli sayesinde iki yöntem, tek bir süreçte birbiriyle kombine edilebilir.
Tüm kurallar, sürece göre belirlenir
İyi yapılandırılmış bir sürecin otomatik hale getirileceği önceden biliniyorsa, bu süreç, Doxis4 Process Management ile bir süreç modelinde önceden tanımlanabilir ve bu modele göre de tek tek işlemler uygulanır.
Öte yandan durum odaklı, adaptif "Design by Doing" yaklaşımından (Doxis4 Task Management) tekrarlanan süreç desenleri, standart olarak belirlenebilir. Şirketler artık süreç analizi, gerçekleştirme ve uygulama ile zahmetli bir "yukarıdan aşağıya" uygulama şekline bağlı değildir ("Model-Build-Run"), onun yerine ad-hoc işlemlerin uygulamasından elde ettikleri bilgilerle ve böylelikle gerçek işlemlerin protokolleri ile Doxis4 Process Management modelleri için bilgileri türetebilir veya "Copy-and-paste" (kopyala ve yapıştır) aracılığıyla devralabilir.
Bu özellikle Doxis4 BPM Services, akışları açıklamak için bunlar ister "Design-Time"/"Build-Time" olarak, ister tek tek işlemler için "Runtime" olarak tanımlansın, her zaman aynı konseptleri kullandığından mümkündür. Böylece gelecekte "Process Mining" gibi yeni teknolojileri kullanabilmek için temel atılmıştır.
Doxis4 Process Management, bunun için kapsamlı işlevsellikler sunar. "Modele dayalı" ve ad-hoc süreçlerin kombinasyonu, her bir uygulama durumu için ihtiyaçlarınıza mükemmel bir şekilde uyarlanmış bir süreç kontrolü sunar – çevik süreçler ve esnek otomasyon, tek bir çözümde sunulur!
Avantajınız
- Yapılandırılmış iş süreçlerinin otomasyonu
- Çeşitli BPM motorları ve notasyonlar desteklenir
- Tüm süreç adımları her zaman takip edilebilir
- Ad-hoc işlemlerden modele dayalı BPM'ye akıcı geçiş
- Her iki yöntemi bir süreçte birleştirme imkanı
Beceriler & Güçlü yanlar
-
Bir "Design by Doing" yaklaşımından sık sık tekrarlanan süreç desenleri elde ediliyorsa veya iyi yapılandırılmış bir sürecin otomatik hale getirileceği önceden biliniyorsa, Doxis4 Process Management süreç modelleri önceden tanımlanabilir ve bu modele göre de tek tek işlemler uygulanır. Doxis4 Process Management, önceden tanımlanmış olan süreç modellerinin modellenmesini ve uygulanmasını mümkün kılarken çeşitli BPM motorlarını ve durum geçiş ve bağlılık şemaları gibi modelleme notasyonlarını destekler. Otomatik faaliyetlerin yanı sıra olası kararlar önceden tanımlanabilir ve süreç modelinde örneğin bir görevi kimin işleyeceği gibi kurallar belirlenebilir.
-
Doxis4'te posta kutularına elektronik bir sirküler gibi işlemler ve görevler atanır ve bu işlem ve görevler, güncel durumları ve diğer önemli meta bilgileri ile işlenmelidir. Önceden tanımlanmış "filtreler", örneğin açık, tamamlanmış veya planlanan görevlere hızlı erişim sunmanın yanı sıra önceden görev sayısını da gösterir. Kişisel posta kutuları ve grup posta kutuları vardır. İşlemler, ad-hoc farklı posta kutuları arasında gönderilebilir; bu, otomatik da gerçekleşebilir, örneğin temsilci düzenlemeleri. Tekrar sunma fonksiyonu ve aktif e-posta bildirimleri, hiçbir görevin atlanmamasını veya unutulmamasını sağlar.
-
Doxis4 BPM tüm faaliyetleri, süreç akışındaki bilgileri ve bilgi erişimlerini belgeler ve "Şu anda kim hangi görevi düzenliyor?" sorusunu cevaplar. Böylece görevlerin ve süreçlerin takip edebilirliği sağlanır ve uyumluluk her zaman yerine getirilir.
-
Doxis4 BPM, normatif ve adaptif BPM'yi bir yazılımda sunar. Böylece "Ya...ya..." durumu "Hem...hem de..." durumuna dönüşür. Hatta ortak teknoloji temeli sayesinde iki yöntem, tek bir süreçte birbiriyle kombine edilebilir. Belirli kısımların bir süreç modelinde önceden tanımlanamayan veya tanımlanmayacak olan durumlarda, bu işlem ad-hoc uygulanır. Örneğin karmaşık bir teknik teklifi oluşturmak için her seferinde ilgili teklif durumuna bağlı olan farklı görevler, farklı uzmanlar ile gerekli olabilir. Bu kısımlar esnek kalır. Ancak teklifin resmi ve yasal kontrolü ve onayı için her zaman sabit olarak belirlenmiş olan bir süreç uygulanmalıdır.
-
Ad-hoc planlanan veya önceden tanımlanan süreçlerin kabul edilmesi ve verimli bir şekilde kullanılması için iyi bir kullanabilirlik ön koşuldur. Bu nedenle Doxis BPM geliştirilirken temel prensiplerden birisi, nihai kullanıcıya örneğin Microsoft Outlook gibi tanınan ortamları örnek alan ve kullanımı kolay olan bir kullanıcı arabirimi sunmak olmuştur.
Doxis4 ECM platformuna tamamen entegre edilmiştir
ECM ve BPM şimdiye dek bir uygulama, ara yazılım veya portal kademesinde zahmetli bir şekilde entegre edilmesi gereken ayrı yazılım sistemleri oluşturmaktaydı. Yeni Doxis4 BPM, ECM & BPM bağlamındaki tüm bilgi nesnelerini ve servisleri, homojen ve aynı zamanda servis odaklı bir platformda (SOA), ortak bir "meta veri çekirdeği" ile yönetme vizyonunu tamamlamıştır. Doxis4 platformu, elektronik arşivleme, DMS, Records Management, Collaboration ve yeni Task ve Process Management ile Content Repository'nin temelini oluşturmaktadır. Tüm çözümler birbiri ile kombine edilebilir ve bunun yanı sıra tek tek, birbirinden bağımsız olarak kullanılabilir. Böylece ECM ve BPM arasında sistem seçiminde geleneksel esas kararı ortadan kalkar.
Avantajınız
- Tek tip meta veri yönetimi
- Eksiksiz müvekkil ve Unicode özelliği
- Otomatik faaliyetler ve bildirimler gibi servislerin tek tip kullanımı
- Kapsamlı kullanıcı yönetimi ve yetkilendirme
Doxis4 ile Process Management'a genel bakış
Süreç modellemesi
- Önceden tanımlanmış olan süreç modellerinin modellenmesi ve uygulanması
- Çeşitli BPM motorları ve modelleme notasyonları desteklenir
- "Statecharts"/"Flowcharts"/Durum geçiş şemaları desteklenir
- "Gantt Charts"/"Dependency Graph"/bağlılık şemaları desteklenir
- Her detay kademesinde notasyon kombinasyonu ve değişimi
- BPMN2'ye göre görüntüleme
- Otomatik faaliyetler desteklenir
- Detaylandırma yaparak "model-driven" ve ad-hoc görevlerin kombinasyonu
- Olası kararların önceden tanımlanması
- Koşullu dalların tanımlanması (başka unsurların yanı sıra kararlar temelinde)
- Süreç modelinde kuralların belirlenmesi, örneğin bir görevi kimin işleyeceği
Entegre edilmiş ECM ve BPM
- "Content-driven BPM" veya "Process-driven ECM" serbest bir şekilde seçilebilir
- Bilgi nesneleri olarak belgeler ve işlemler
- Doxis4 Search Service üzerinden tek tip belge, dosya, görev ve işlem araması
- Tek tip yorum fonksiyonu
- Tek tip bilgilendirme / abonelik servisi
- Tek tip kullanıcı ve hak yönetimi
- Tek tip özelleştirme
- Ortak "packaged application" aktarımı
- Ortak Agent'lar (Aracı)