VERİMLİ ÇALIŞMA- İŞ VERİMLİLİĞİNİ ARTIRIN
Daha az çaba, daha fazla performans: Daha verimli çalışma için 10 ipucu
Muhasebede, üretimde, pazarlamada veya satışta, nerde olursa olsun, kim iş yerinde daha verimli olmayı hayal etmez ki? Böylece hedeflerine daha hızlı varabilir ve eve, arkadaşlarına ve ailelerine ya da spora daha erken gidebilirler? Veya başka bir neden olarak, daha başarılı olmak ve kariyer basamaklarını tırmanmak için işyerinde verimliliği artırmayı kim istemez? İyi haber şu ki, bu bir ütopya değil! Aşağıdaki ipuçları, verimliliğinizi artırmanın nasıl mümkün olduğunu göstermektedir.
Bu yazıda aşağıdaki sorulara cevap bulacaksınız:
Verimli çalışın
Her şeyden önce, yaygın bir yanlış anlaşılma ortadan kaldırılmalıdır. İş dilinde ve günlük yaşamda sıklıkla eş anlamlı olarak kullanılan verimlilik ve etkinlik kavramları aynı anlama gelmez.
Etkinlik, bir (çalışma) sürecin sonucunu tanımlar.
Doğru sonuca ulaşılıp ulaşılmadığı genellikle basit bir “evet” veya hatta “hayır” ile cevaplanabilir. Bu nedenle, doğru şeyleri yapmak ve kendiniz için cesur bir “evet” talep etmek en uygunudur.
Verimlilik terimi ise bir sonucun nasıl elde edildiğini açıklar.
Buradaki odak, oraya gitme yolu ve prosedür üzerindedir. Örneğin, ekonomik verimliliği veya mevcut zamanı korurken, çok az çaba mümkün olan en iyi sonucu veriyorsa, bu günümüz toplumu için ideal olarak kabul edilir.
Bunu kısaca nasıl söylersiniz? "Daha akıllıca çalışın, daha çok değil”. Çalışma hayatına uygulandığında bu, verimlilikteki artışın genellikle ancak iş süreçleri optimize edildiğinde yani işin etkin bir şekilde yürütülmesi şartıyla gerçekçi olduğu anlamına gelir.
Kulağa karmaşık geliyor, ancak aslında hiç de değil. Bir dizi araştırmaya göre, süreçlerin çok karmaşık yapılandırılması nedeniyle çalışma süresinin yaklaşık yüzde 20'sinin birçok şirket ve ofiste gerçekten anlamlı bir şekilde kullanılmadığı gerçeği ortaya çıkıyor, yaklaşımlar çok hantal, zaman yönetimi başarısız ve çalışanlar mutsuz oluyor. Verimlilik farklı bir konudur.
Doğru tutum ile iş yerinde verimliliği artırmak
Görevler, randevular ve sorumluluklarla nasıl başa çıkacağınız bir tutum meselesidir. Etkili bir öz yönetim sistemi, kişisel tutumunuzu ayarlamanıza yardımcı olabilir. Bu sistem şunları içerir:
-
Aniden ortaya çıkan, planlanmamış durumlarla başa çıkmak
-
Tüm mektup, evrak, (sesli) mesaj ve e-postaların uygun şekilde yönetimi
-
Süreçleri optimize etmek için motivasyon ve verilen taahhütler
-
Mevcut organizasyonunuzun yansıması ve güvenilir bir sisteme adaptasyonu
İş akışları nasıl optimize edilebilir ve verimlilik nasıl artırılabilir? 10 ipucu
Aynı zamanda hem etkili hem de verimli olun.
Verimliliği artırmak için çalışmaya başlamadan önce, hedeflere ulaşmak için etkinliği ayarlamanız gerektiği unutulmamalıdır. Örneğin geçmiş bir projeye ne kadar zaman, para, enerji yatırdığınızı ve ne kadar emek harcadığınızı sorgulayarak başlayabilirsiniz.
Deneyimlerimiz, bunların birçoğunun mutlaka olması gerekmediğini gösteriyor. Detaylı bir analiz, gelecekte hangi alanların daha ekonomik, sizi daha az strese sokarak ve dolayısıyla daha verimli tasarlanabileceği konusunda kesinlikle bilgi verecektir. Bu analiz, bireysel çalışma adımlarını hassas bir şekilde planlayarak veya gerçekten iyi düşünülmüş bir stratejiyi izleyerek verimliliği artırmayı mümkün kılar. Bireysel görevlerin tamamlanması çok fazla manevi yıpranmaya mal oluyorsa, tıkanıklıklar, tutarsızlıklar, aşırı talepler, müşterilerle veya iş arkadaşlarıyla sorunlar veya stres bunun nedeni olabilir. Sadece çalışma şeklinize yakından bakın, buna değer!
Yapılacaklar listeleri oluşturun.
Yapılacaklar listeleri, açık oldukları sürece, yardımcı olmak için harikadır. Ancak, herkes yapılacaklar listesinin ne kadar uzun olduğunu da bilir. Bağlamla ilgili listeler oluşturmak veya görevleri farklı kategorilere atamak daha iyidir. Kuşkusuz, bu biraz enerji gerektirir ama zaman harcamaya değer! Daha kısa olan listeleri hedefli bir şekilde incelerseniz ve yalnızca şu anda sizinle ilgili olan bağlama bakarsanız, bunun verimlilik üzerinde de olumlu bir etkisi olduğunu hemen göreceksiniz. Bireysel noktalar üzerinde çalışmayı beklediğinizden daha hızlı bitirdiyseniz, kendinizi daha ileri görevlere adayabilirsiniz.
İPUCU : Hızlı yapılabilecek işleri tercih edin. Ancak unutmamanız gereken bir şey var: Listeleri her zaman güncel tutmak! Bununla ilgili daha fazla bilgiyi GTD Haftalık Gözden Geçirme makalesinde okuyun.
Gerçekten önemli olana odaklanın: Tek görev.
Birçok insan bunu kendileri için iddia etse bile, çok az kişi aynı anda birçok görevi yapabilir. Bu durum, çeşitli çalışmalarla kanıtlanmıştır. Beyni bunalttığı ve zaman kaybına, hatalara ve strese yol açtığı için, çoklu görevin iyi iş verimliliği için ters etki yaptığını gösteriyor.
Etkili ve verimli çalışmak istiyorsanız, tüm konsantrasyonunuzu tek bir göreve vermeli ve ancak tamamlandıktan sonra bir sonraki göreve geçmelisiniz. Bu yaklaşım, beynin kendisini tekrar tekrar yönlendirmesi gerekmediği için çok daha az kesinti ile sonuçlanır. Teknoloji konusunda bilgiliyseniz, üretkenlik uygulamaları size yardımcı olabilir.
GTD temel seminerlerimizle daha verimli ve etkili çalışmayı öğrenin:
GTD temel seminerlerimizde, daha fazla verimlilik, olumlu etkilerden sadece bir tanesidir. Mevcut organizasyon sisteminiz basit ipuçları ve talimatlarla optimize edilebilir ve uyarlanabilir. Basit süreçler, görevleriniz ve sorumluluklarınızla nasıl başa çıkacağınız konusunda size tavsiyelerde bulunur.
Oluşturduğunuz bağlam listesi, zamana, enerjiye ve mevcut kaynaklara bağlı olarak doğru görevleri doğru zamanda tamamlamanıza yardımcı olur. Bu, sizi yalnızca daha hızlı ve dolayısıyla daha üretken kılmakla kalmaz, aynı zamanda (çalışma) günlük yaşamınızı verimli bir şekilde optimize eder.
Verimliliğinizi artırmak için daha fazla ipucu
Erteleme tuzağından kaçının.
Hemen hemen hepimizin içinde, bizi hoş olmayan işleri tekrar tekrar ertelemeye teşvik eden daha zayıf bir benliğimiz vardır. Önemli şeyleri "arka plana" koyma, yani kronik olarak erteleme eğiliminde olan herkesin verimsiz olacağı garanti edilir. Erteleyen birçok insan bunu, neyle başlayacaklarını bilemedikleri için yapar. Bu nedenle, gecikmiş bir faturayı bir araya getirmek yerine kahve yapmak, çiçek sulamak veya gelecek aya kadar gerçekleşmeyecek toplantılar hazırlamak için zaman harcıyor.
Bir görevi tamamladıktan sonra bir sonraki adımı belirlemek ve ardından gerçekten konsantrasyonla işin başına geçmek daha iyidir. Ertelemeye meyilli herkes zihninin derinliklerine inmeli ve bunu neden yaptıklarını araştırmalıdır. Belki rahatlıktan? Yoksa korkudan mı? Bir projeyi yalnızca son dakikada bitirmenin veya belki de artık yapamamanın nasıl bir his olacağı fikri, sizi hemen başlamak için motive eder. Bu his, üretkenlik ve verimlilik artışı için gerçek bir destek sağlar!
Aralar verin.
Hangimiz şu durumu yaşamıyoruz, masa evraklarla dolu, bir sonraki toplantı kapıda ve sunuma kadar geçen süre kayıp gidiyor. Çoğu zaman molalar ihmal edilir. Bu hiç iyi bir fikir değil çünkü iş yerinde verimli olmak ya da verimliliğinizi artırmak istiyorsanız mutlaka mola vermelisiniz. Aksi takdirde, verimli çalışma yöntemlerini imkansız hale getiren enerji düşüklüğü riski oluşur.
Biraz egzersiz, en sevdiğiniz çay , iş arkadaşlarınızla kısa bir sohbet veya sağlıklı, hafif bir yemekle kendi enerji ve konsantrasyon seviyeniz tekrar yükseltebilirsiniz. Arada sadece 15 dakikalık kısa bir şekerleme bile uzun vadede iş gücünü, üretkenliği ve yaratıcılığı artırır. Araştırmalar ayrıca beynimizin en verimli şekilde 90 dakikalık aralıklarla çalıştığını göstermiştir. Bu aralıklardan sonra, kısa molalar önerilir, tıpkı zaman çizelgelerinin genellikle insan beyninin iyileşmesini ve yenilenmesini sağlamak için sonraki kısa molalarla birlikte 90 dakikalık öğrenme birimlerini içerdiği okul veya üniversitede olduğu gibi. Zamana veya acil molalara dikkat etmek çok mu zor? Cep telefonundaki alarm işlevi bir çözüm sunabilir! Molaları sabit ritüellerle birleştirmek de yararlıdır.
İPUCU: Bu konuda size yardımcı olabilecek çeşitli uygulamalar var. İş akışı zamanlayıcıları, örneğin, sprint mantığında belirli bir zaman aralığı için tam olarak bir projeye odaklanabileceğiniz süreleri verir. Diğer uygulamalar size molaları hatırlatır ve kısa egzersizler önerir (nefes egzersizleri, hareketler).
Sadece hayır deyin.
Kendini önemli bir göreve adamak istiyorsun ama her an bir sebeple kesintiye uğruyorsun. Örneğin, iş arkadaşları sözde "kısa" sorularla gelip duruyorlar. Veya telefon çalmaya devam ederken ve birkaç dakikada bir e-posta geliyor. Gerçekten önemli olana odaklanma başarısızlığa uğrar. Bunu daha iyi yapmak ve daha verimli olmak için, iş arkadaşlarınız, müdürünüzün veya e-postalar tarafından rahatsız edilmenize izin vermediğiniz özellikle önemli görevler için uygun zaman pencereleri oluşturulmasının gerekliliği kanıtlanmıştır.
Dostça bir "Hayır, ne yazık ki bunun için şimdi zamanım yok, yanına daha sonra uğrayacağım" cevapları kimseyi kızdırmayacaktır. Diğer seçenekler ise, telesekreteri açmak ve e-posta programından çıkmak olabilir. Bu, her zaman müsait olmadığınız ve çok daha verimli olduğunuz anlamına gelir.
Takımdaki işleri takip edin.
Özellikle ekiplerde net bir çizgi ve belirli bir görev ataması gereklidir. Aksi takdirde, görevler iki kez işlenebilir ya da herkes iş arkadaşına güvendiği için tamamlanmayabilir. O zaman verimli bir çalışma yöntemi söz konusu olamaz. İlgili sorumlulukları ve hedeflenen, iyi hazırlanmış toplantıları tanımlayan dahili düzenlemeler, bir ekibin verimliliğini artırmaya yardımcı olabilir. Zamandan, paradan ve enerjiden tasarruf etmenin bundan daha kolay bir yolu yok!
İPUCU: E-postaları azaltabileceğiniz ve aynı zamanda bir projedeki tüm ilgili iş arkadaşlarının aynı çerçevede olmasını sağlayabileceğiniz iletişim araçları hakkında bilgi edinin. Slack, Trello, MO365 ve Yammer, sistemlerden yalnızca birkaçıdır.
Çalışmayı biyoritme uyarlayın.
Sabahları, işin olağan başlangıcında, enerji seviyesi genellikle öğleden sonra veya akşama göre daha yüksektir. Bu nedenle, sabahları en önemli görevlerle başlamak ve pil nispeten boşken yani öğleden sonraları daha az önemli veya daha zorlu görevlerin yapılması tavsiye edilir.
Ancak, sabahları pek yola çıkmayan, ancak öğleden sonraları "akışta" yani son derece üretken ve etkili olan insanlardansanız, önerilen prosedür sizin için geçerli değildir. Bu durumda, öğleden sonra işlere kendinizi verin, önceliğiniz olsun ve daha sonra odaklanarak çalışın. Kuşkusuz, bu her zaman mümkün değildir, ancak birçok kişinin düşündüğünden daha sık uygulanabilir.
Bu nedenle, ilk adımda ne tür bir enerji olduğunuzu öğrenin ve görevlerinizi konsantre olma yeteneğinize göre uyarlayın.
Toplantıları hedeflenen bir şekilde planlayın.
Birçok toplantı çok uzundur ve bu nedenle saf bir zaman kaybıdır! Daha kısa yapmak ve gündemdeki konuyla gerçekten ilgilenen kişileri davet etmek daha verimlidir. Az katılımcılı toplantılar sadece daha verimli değil, aynı zamanda daha etkilidir.
Verimli toplantılar, iyi hazırlanmış ve yapılandırılmış olmaları ile de karakterize edilir. Ayrıca toplantıyı yöneten bir moderatöre sahip olmak çok faydalı olacaktır. Toplantı verimliliği makalesinde bununla ilgili daha fazla bilgi edinebilirsiniz.
Düzeni koruyun.
İşyeri kaosa sürüklenirse, bu bazen belgeleri ve diğer şeyleri aramak ve bulmak için harcanan değerli çalışma zamanına mal olabilir. İş akışında verimlilik sizin için önemliyse, masanızı düzenli olarak toplamalı ve artık gerekmeyen şeylerden kurtulmalısınız.
Bu arada, kağıtsız bir ofis özellikle düzen oluşturma çok yardımcı olur. Kesinlikle denemeye değer!
Bize ulaşın!
Koçluk, seminerlerimizin tarihleri veya içeriği hakkında herhangi bir sorunuz varsa, lütfen iletişim formumuzu kullanarak bizimle iletişime geçin. Ayrıca +90 216 5990468 numaralı telefondan da bize ulaşabilirsiniz. Kişisel taleplerinize uygun bir teklif sunmaktan mutluluk duyarız.