Notlar, resmi bir şekilde iletişim kurmak için araçlardır. Öncelikle profesyonel ortamlarda kullanıldığında, iyi yazılmış bir not bir problemi veya sorunu ana hatlarıyla belirtir ve daha sonra analiz ve önerilerle bir çözüm sunar.
Kitlenizi bilin. Bu en önemli ilk adım göz ardı edilmemelidir. Bir grup alt gruba politika notu yazmak, kurum dışındaki akranlara veya üstlerine yazmaktan çok farklıdır.
Problemi veya sorunu analiz edin ve notun başında kesin olarak belirtin. Bu ana fikir veya sorun bildirimi, bir politika notunun en önemli yönlerinden biridir.
Sorunun neden var olduğunu ve neden yeni / farklı bir politikaya ihtiyaç duyulduğunu açıklayın. Önerileriniz için kitlenizi ayarlamanız gerekir. Mantıksal analiz ve ilgili geçmişin sunumu yoluyla problem veya konu hakkında ayrıntılı bilgi.
Önerilerde bulunun. Sorunu analiz ettikten sonra, sorunu hafifletecek veya çözecek politikayı önerin. Oda varsa, politikayı diğer çözümlerle karşılaştırın ve verdiğiniz önerinin neden en iyisi olduğunu açıklayın.
Stil ve biçimlendirme için düzenleyin. Notlar iki sayfayı geçmemeli ve kolay okunabilmesi için biçimlendirilmelidir. Büyük metin blokları kullanmayın. Ana puanlarınızı kalın veya madde imli hale getirin. Aktif sesi kullan. Notunuzu bir defadan fazla tekrarlayın ve düzenleyin.
Bahşiş
Jargondan kaçının. Belirli kısaltmalar veya endüstri ifadelerinin ne anlama geldiğini herkes bilmiyor. Mümkün olduğunda basit, anlaşılır İngilizce kullanmaya çalışın.