Bazı insanlar, Microsoft Outlook Gelen Kutularına her gün yalnızca birkaç e-posta iletisi alırlar. Ancak birçok kişi, özellikle de kişi gruplarına katılmış olanlar o kadar çok e-posta alırlar ki, bunları izlemek gerçekten çok güç olabilir. Örneğin, birkaç bin üyesi olan bir fotoğrafçılık, oyun veya mezunlar grubuna üye olduğunuzu düşünelim. Bir günde onlarca ileti alabilirsiniz. Her iletiye hemen yanıt verecek zamanınız yoksa, birkaç ay içinde Gelen Kutunuz binlerce iletiyle dolabilir. Bunların tümünü ayıklamak ürkütücü bir iş olabilir; ancak iletilerinizi düzenleme, hacmini azaltma ve yönetme konusunda birkaç ipucu öğrenmek Gelen Kutusunun aşırı yüklenmesiyle başa çıkmanıza yardımcı olabilir.
İletilerinizi düzenleme
Gruplar, kişiler ve konular için kurallar ve klasörler oluşturma
Belirli grup veya kişilerden ya da belirli konularda düzenli olarak e-posta alıyorsanız, her grup, kişi veya konu için bir klasör ve gelen tüm ilgili iletileri otomatik olarak söz konusu klasöre taşıyan bir kural oluşturabilirsiniz. Bu şekilde, örneğin fotoğrafçılık kulübü grubunuzda olup bitenleri hızla öğrenmek istediğinizde, yalnızca o iletileri okuyabilirsiniz.
Outlook 2010'da e-posta kuralları ve klasörleri kolayca oluşturulabilir. Kural oluşturmak için birkaç tıklatma yeterlidir. Outlook'un önceki sürümlerinden birini kullanıyorsanız, işlem çok benzerdir.
Outlook 2003 , Outlook 2007 veya Outlook 2010'da kural oluşturma hakkında bilgi edinin. İsterseniz, konuyla ilgili Outlook blog postasına bakın.
İletilerin hacmini azaltma
Temizle komutunu kullanma
Outlook 2010 kullanıyorsanız, Temizle komutu çok büyük sayıda e-posta iletisini kısa süre içinde temizlemek için kolay bir yol sunar. Diyelim ki, Mezunlar Derneği klasörünüzde birkaç bin okunmamış e-posta iletiniz var. Temizle komutu yaklaşık dört saniye içinde bu sayıyı yüzde 35 oranında azaltabilir. Şöyle çalışır: Giriş sekmesinde Temizle komutunu tıklattığınızda, Outlook 2010 bir Konuşmanın içindeki veya klasördeki tüm Konuşmaların içindeki her iletinin içeriğini değerlendirir. Konuşmada önceden gönderilmiş bir iletinin tamamı, buna verilen yanıtlardan birinin içinde bulunuyorsa, o ileti silinir. Uzun bir Konuşmada, Temizle komutu önemli miktarda gereksiz iletiyi kaldırabilir.
Temizle komutunun kullanımıyla ilgili bir video izleyin. Temizle komutu ve Outlook 2010'un diğer yeni özellikleri hakkında daha fazla bilgi için bu Outlook blog postasına bakın
Arama ve silme
Kimi zaman, Konuşmaların veya klasörlerin içinde silmek istediğinizi bildiğiniz belirli iletiler olabilir. Outlook 2010'da Hızlı Arama özelliğini kullanarak bu iletileri bulabilirsiniz. Örneğin, Fotoğrafçılık Kulübü Konuşmalarınızın içindeki bir çok iletinin insanların alıp sattığı öğelerle ilgili olduğunu varsayalım. Bu iletilerin konu satırı büyük olasılıkla “satılık” veya “aranıyor” gibi sözcükler ya da bunların “Sat.” veya “Ara.” gibi kısaltmalarını içeriyordur. Bunlarla ilgilenmiyorsanız, konu satırında bu sözcüklerin bulunduğu iletileri arayabilir ve hepsini silebilirsiniz. Öte yandan tek bir fotoğraf donanımı markasıyla ilgileniyor da olabilirsiniz. İlgilenmediğiniz markalarla ilgili okunmamış konuşmaları arayabilir ve bunların tümünü silebilirsiniz.
Outlook 2010'da Hızlı Arama'nın nasıl etkinleştirildiğini öğrenin. Hızlı Arama'yı kullanma, Arama şeridiyle aramaları daraltma ve yinelenen aramalar için klasör oluşturma hakkında daha fazla bilgi edinmek için bu blog postasına bakın.
İleti gruplarını konuşmalar olarak görüntüleme
Nelerin silineceğine karar vermek için çok büyük sayılarda iletiyi hızla gözden geçirmek istiyorsanız, Konuşmalar görünümünü kullanabilirsiniz. Konuşmalar görünümünde, bir konuşmanın içindeki tüm iletiler birlikte gösterildiğinden Gelen Kutunuzda belirli bir konuya bakabilirsiniz. Çoğunlukla bir konuşmanın en son iletisi, önceki iletileri ve yanıtları içerir. Dolayısıyla Fotoğrafçılık Kulübünüzün tarihi yaklaşan yarışmasıyla ilgili son haberleri almak için tüm iletilerin üzerinden geçmek zorunda değilsiniz; doğrudan Konuşmalar görünümünü kullanın. Diyelim ki bir konu, örneğin stüdyo aydınlatması konusu ilginizi çekmedi. Konuşmalar görünümünde Stüdyo Aydınlatması Konuşmasında yedi okunmamış ileti bulunduğunu görürseniz, iletileri okumadan konuşmanın tamamını silebilirsiniz.
Konuşmaları yoksayma
Herkes ilgisini çekmeyen konularda iletiler alır. Örneğin, doğa fotoğrafçılığında uzmanlaştıysanız stüdyo portreleri ilginizi çekmiyor olabilir. Konuşmalar görünümündeki Yoksay komutu bu tür iletileri yoksaymanıza olanak tanır. Yoksay komutunu kullanmanın güzel yanı, bir konuşmada var olan tüm iletileri ve gelecekte gönderilecek iletileri otomatik olarak Silinmiş Öğeler klasörüne taşımasıdır. Bu yolla, ilginizi çekmeyen konuşmalar Gelen Kutunuzda tıkanıklık yaratmaz.
İletileri yönetme
Gelen Kutunuzun yeniden tıkanmasını ve bir kez daha büyük bir temizliğe gerek duyulmasını engellemek istiyorsanız, Gelen Kutunuzu denetim altına almanın yollarını öğrenmeniz yararlı olabilir. Aşağıda, Gelen Kutunuzu bir kez temizledikten sonra iletilerin yönetimi için harcadığınız süreyi azaltmanıza yardımcı olacak birkaç ipucu bulabilirsiniz.
- Birçok alıcıya değil yalnızca size gönderilmiş olan iletileri vurgulamak ve bu iletilere öncelik vermek için koşullu biçimlendirme kullanın. Bu adım, ilk olarak bakmanız gereken iletilere öncelik vermenize yardımcı olur.
- Grup iletilerini (forumlar gibi) otomatik olarak klasörlere taşımak için daha çok kural oluşturun. Bu iletileri daha seyrek gözden geçirebilirsiniz.
- Aynı anda Gelen Kutunuzda 30'dan çok okunmamış ileti bırakmamayı deneyin.
- En sık yinelediğiniz görevleri belirleyin ve bu görevler için Hızlı Adımlar oluşturun.
Sayfanın Başı