ERP Sisteminizi Değiştirme Zamanının Geldiğini Gösteren 8 İşaret
Her teknolojide olduğu gibi, bir işletmenin eski kurumsal kaynak planlama (ERP) sistemini değiştirmesi gereken bir zaman gelecektir. Belki de yazılımın bakımı çok pahalı hale geldi veya gerçek zamanlı olarak güncellenemiyor veya giderek uzaklaşan iş gücünün ihtiyaçlarını karşılayamıyor. Veya işlevsellik eksikliği, personeli o kadar çok geçici çözüm kullanmaya zorluyor ki, iş akışları sürünmeye başlıyor. Bu nedenler ve daha fazlası, bir ERP modernizasyonu için katalizör görevi görebilir.
ERP Sistemleri Nasıl Değiştirilir?
Bir ERP sistemini diğeriyle değiştirmek, bir ışık anahtarını değiştirmek kadar basit olsaydı, CIO'ların ve BT personelinin hayatı çok kolay olurdu. Gerçek şu ki, başarılı bir ERP geçişi, tedarikçi incelemesi ve ürün tanıtımları da dahil olmak üzere işletme genelinde aylarca süren titiz hazırlık, planlama ve iletişim ile desteklenir:
Sistem seçimi,
Özelleştirmeler ve entegrasyonlar dahil olmak üzere ERP tasarımı,
Proje programlarının, zaman çizelgelerinin ve önemli kilometre taşlarının oluşturulması gibi önemli işler yapılır.
Ardından, bu bittiğinde, gerçek geçiş için hazırlanma zamanı gelir. Süreç yenileme ve değişim mühendisliği ve veri geçişi (özellikle veri çıkarma) genellikle herhangi bir ERP geçişinin en karmaşık öğeleridir. ERP sistemleri, en doğru sonuçları sunmak için temiz, tutarlı veriler gerektirir. Geçiş, yeni sistem için evrensel bir veri modeli oluşturmayı ve ardından evrensel biçime eşlendiğinden emin olmak için şirket genelindeki verileri dikkatlice incelemeyi içerir. Herhangi bir şeyin yeni ERP sistemine aktarılabilmesi için önce eksik verilerin güncellenmesi veya kaldırılması ve yinelenen girişlerin birleştirilmesi gerekir. Kapsamlı kullanıcı testi, veri taşıma işlemlerinin düzgün çalışmasını sağlamaya yardımcı olur; ayrıca kullanıcılara yeni sistemi test etmeleri ve önemli geri bildirimler sağlamaları için erken bir fırsat verir.
Yeni ERP projesi başlatılmaya hazır olduğunda, bir şirket canlı sistemin beklendiği gibi çalıştığından emin olmak için "güvenli oynamayı" seçebilir ve eski ERP sistemini kısa vadede paralel olarak çalıştırmaya devam edebilir. Şirketler, dağıtımın ardından kullanıcı geri bildirimlerini almak ve bunlara yanıt vermek için ayarlanmış iletişim kanallarına sahip olmalıdır.
Temel Çıkarımlar
Eski ERP sistemleri, kısıtlı büyüme, bozuk iş süreçleri, zayıf operasyonel görünürlük ve veri kaybı gibi ciddi sorunlar yaratabilir.
Modern bir ERP sistemine geçmenin uzun vadeli faydaları için kısa vadeli zorluklara katlanmak mantıklıdır.
İşletmeler giderek daha fazla bulut tabanlı ERP sistemlerine yöneliyor.
ERP Sisteminizi Değiştirmenin Zamanı Geldi mi?
ERP sistemlerini değiştirmek için doğru zamanı seçmek çok önemlidir. Mevcut bir çözüm hala işi halledebilecek durumdayken durumu çok erken değiştirmek, gereksiz maliyetler ve operasyonel aksama konusunda geri tepme ile sonuçlanabilir. Çok geç geçiş yapmak, işletmenin eski bir ERP'ye bağlı kalmanın en önemli sonuçlarını hissedebileceği anlamına gelir. Peki yeni bir ERP sistemine geçmenin tam zamanı ne zaman? Aşağıdaki 8 işareti gördüğünüzde ERP sisteminizi değiştirmenin zamanı gelmiş demektir:
1. ERP'niz şirketinizin hedefleriyle uyuşmuyor.
Yeni başlayan bir işletme, sınırlı sayıda operasyonunu yönetebilen eski ERP yazılımını kullanarak mütevazı hedeflerini takip edebilir. Ancak işletme büyüdükçe ve hedefleri değiştikçe, yeni gereksinimlerini karşılayabilen ve diğerlerine uyum sağlayabilen modern bir ERP sistemine geçmenin zamanı gelmiştir. Örneğin, planlar birden çok karmaşık ürün hattını genişletmeyi gerektiriyorsa, ERP karmaşık üretim çizelgelemesini ve ayrıntılı tedarik zinciri takibini gerçekleştirebilmelidir. Uluslararası genişleme, daha fazla uyum ve raporlama yeteneği gerektirebilir.
2. ERP'nizin ölçeklenebilirliğini aştınız.
Ölçeklenebilirlik, bir ERP sisteminin, sistem performansını etkilemeden çalışan ve işlem sayısından ve değişen veri hacimlerinden gerekli işlevselliğe kadar artan talebi karşılama kapasitesini ifade eder. Kendi ERP sistemlerini çalıştıran şirketler için ölçeklenebilirlik özellikle zordur çünkü gerekli donanım ve yazılımı satın almak, yükseltmek ve/veya yapılandırmak için önemli miktarda zaman ve para yatırımı gerektirir.
3. ERP'niz entegre olmuyor.
Şirketler büyümeyi deneyimlemeye başladıkça, farklı sistemler tutarsız veya yanlış veri olasılığını artırır ve bu da günlük operasyonlarda zayıf karar almaya yol açabilir. Örneğin, bir satış görevlisi envanter yönetimi sistemiyle entegre olmayan eski bir ERP kullanıyorsa, stokta olmayan bir ürünü satıyor olabilir, bu da satış döngüsünü uzatabilir ve hatta anlaşmayı riske atabilir. Entegrasyon eksikliği aynı zamanda çabaların tekrarlanmasına ve kopuk iş akışları ve süreçlerine neden olabilir.
4. ERP'niz iş süreçlerini yavaşlatıyor.
Teknoloji, iş süreçlerini iyileştirmek içindir, bu nedenle, uzun bir süre boyunca bunun tersi gerçekleştiğinde, daha etkili bir sisteme geçmek gerekir. ERP sistemleri söz konusu olduğunda, gecikmelerin en yaygın nedeni veri erişiminin olmamasıdır. Eski sistemler verilere hızlı, gerçek zamanlı erişim sağlayamaz ve bu da şirketlerin hızlı ve doğru yanıt verememesine neden olur.
Güncelliğini yitirmiş bir ERP sisteminin sınırlı ölçeklenebilirliği ve işlevselliği operasyonları yavaşlatır ve genellikle manuel geçici çözümlere zorlar. Ek olarak, şirketler ERP'nin farklı yönleri için birden çok sistem kullanıyorsa, süreçler için muhtemelen daha fazla zaman gerektiren ve daha fazla hatayla sonuçlanan manuel iş akışlarına güvenirler. Tabii ki, daha fazla işlem, daha yavaş süreçler haline gelir.
5. ERP'nizi kimse kullanmıyor.
Çalışanların ya yeni bir ERP sistemi kullanmadıklarını ya da kritik işlevleri yönetmek için yavaş yavaş onun etrafından dolanmaya başladıklarını keşfetmek bir soruna işaret eder. Her iki senaryonun da birkaç nedeni olabilir. Çalışanlar genellikle karar verme sürecine dahil olmadıklarını hissettiklerinde değişime direnirler ve yeni teknolojiyi reddettiklerinde fikirlerini değiştirmek son derece zor olabilir. (Bu nedenle değişim yönetimi, ERP uygulamalarının başarısı için çok kritik hale gelmiştir.) Düşük benimseme oranlarının veya ERP sistemlerinin kullanımındaki kademeli düşüşün bir başka nedeni de yetersiz eğitimdir. Şirketlerin yeni bir ERP sistemi ile canlıya geçmeden önce ve sonra kapsamlı eğitim vermeleri esastır.
6. Değerli verilerinizi kaybediyor veya bunlara erişemiyorsunuz.
Eski ERP sistemleri tipik olarak, zaman içinde kesinti veya çökmelere eğilimli hale gelen eski veri tabanı yazılımlarına ve donanımlarına dayanır. Veriler düzgün bir şekilde yedeklenmemişse veya bozulursa durum daha da kötüleşir; bu durum, eski ERP sistemlerinin daha büyük hacimli verileri işlemek için ölçeklendirilmek üzere tasarlanmadığı durumlarda olur. Güvenlik ihlalleri, özellikle bir ERP sistemi kullanım ömrünün sonuna geldiğinde (EOL) ve tedarikçi korumasını kaybettiğinde, veri kaybının başka bir nedenidir. Eski ERP'lerdeki zayıf şifreleme ve kimlik doğrulama protokolleri de veri kaybına neden olabilir.
7. Müşterileriniz etkileniyor.
Yetersiz veya başarısız bir ERP sisteminin sadece işletme için sonuçları yoktur. Daha yavaş iş süreçleri ve ölçeklenememe gibi yukarıda tartışılan uyarı işaretlerinden birkaçının müşteri memnuniyeti üzerinde doğrudan etkisi olabilir. Örneğin, sipariş işleme ve sipariş karşılama, gerçek zamanlı envanter verileri olmadan bariz bir darbe alır ve stokların tükenmesine, sevkiyat gecikmelerine ve müşterilerin işlerini başka bir yere götürmesine neden olur. Temsilciler müşteri sorularına yanıt verirken aynı bilgilere erişemediğinde müşteri hizmetleri de zarar görür.
8. ERP'niz çok pahalı.
Eski bir ERP sisteminin en bariz işaretlerinden biri, donanım ve yazılımın bakım, yükseltme ve yama maliyetlerindeki gözle görülür artışıdır. Diğer masraflar ise; şirket büyüdükçe ve ek işlevsellik gerektirdikçe ERP'yi değiştirme veya başka bir yazılımla entegre etme ihtiyacı ve iş gereksinimleriyle uyumlu tutmak için danışmanlara ek fon harcamaktır. Kullanım Ömrü'ne ulaşan ERP sistemleri söz konusu olduğunda, tedarikçi desteği ve yükseltmeler ortadan kalktıkça maliyetler önemli ölçüde artabilir ve herhangi bir sorunu halletmek için daha fazla zaman, para ve BT kaynağı gerekir.
ERP Sistemlerini Değiştirmenin Zorlukları
Modern bir ERP sistemi, iş süreçlerini, iş akışlarını ve hatta şirket kültürünü dönüştürebilir. Ancak yeni bir sisteme geçiş yapmak zorluklarla birlikte gelir. İyi haber şu ki, işletmeler neye dikkat etmeleri gerektiğini bilerek potansiyel engelleri en aza indirebilir veya bunlardan kaçınabilir:
Veri Göçü
Veri göçü özellikle veriler birden çok sistemde barındırıldığında, veri kaybı riski nedeniyle ERP sistemlerini değiştirmenin en zor kısımlarından biridir. Bir ERP geçişine hazırlanırken, veriler önce mevcut sistemlerden çıkarılmalı, ardından temizlenmeli, tekilleştirilmeli ve yeniden biçimlendirilmelidir. Temizleme ve yeniden biçimlendirme süreci karmaşıktır çünkü farklı sistemlerdeki veriler aynı özelliği temsil etmek için bir sistemde "mobil", diğerinde "hücre" gibi farklı alanlar kullanabilir. Bu alanlar evrensel bir biçime eşlenmelidir. Dikkatli bir şekilde veya en önemlisi verileri yedeklemeden yapılmazsa, kritik bilgiler bu süreçte kaybolabilir.
İş Kesintisi
Bir ERP sisteminden diğerine geçmek zaman, şirket operasyonları hakkında derin bilgi ve değişiklik yapılmadan önce, sırasında ve sonrasında dikkatli planlama gerektirir. Şirketlerin, bu odak değişikliğinin geçiş sırasında kaynaklar üzerinde yaratabileceği etkiyi anlamaları çok önemlidir, böylece müşteri yanıt sürelerindeki artışlar gibi işletmedeki olası kesintileri önleyebilirler. Güvenli tarafta olmak için şirketler, ERP sistemlerini değiştirirken bir dereceye kadar kesinti süresi planlamalı ve en kötü durum senaryoları için bir plan oluşturmalıdır. Ayrıca, geçiş sırasında veri taşıma, özelleştirme veya entegrasyonla ilgili sorunlar da iş operasyonlarını kesintiye uğratabilir.
Çalışan Direnci
Bir kez duyduysanız, milyonlarca kez duymuşsunuzdur: Değişim zordur. Yeni bir ERP sistemine geçiş, genellikle çalışanların alışık olduğundan farklı iş akışları ve çalışma biçimleri yaratır ve değişim konusunda hevesli olmazlar. Hedefler, zaman çizelgeleri ve kilometre taşları dahil olmak üzere ERP uygulamasıyla ilgili önemli ayrıntıları ileten kuruluş genelinde kapsamlı bir değişiklik yönetim planı yürütmek, destek oluşturabilir ve çalışanların daha fazla kabul görmesine ve benimsemesine yol açabilir. Geçiş öncesi, sırası ve sonrasındaki eğitim programları da yardımcı olabilir.
Zaman ve Para
Yeni bir ERP sistemine geçmek hatırı sayılır bir yatırımdır, bunu yapmak uzun vadede şirkete para kazandıracak olsa bile. Yine de hiçbir şirket beklenenden daha uzun sürerse veya daha pahalıya mal olursa gafil avlanmak istemez. Örneğin, beklenmedik kesintiler üretkenliği ve müşteri memnuniyetini etkileyebilir. Danışman ücretleri de yükselebilir. Bu nedenler ve daha fazlası, farklı senaryolara hazırlanmak için finansal modeller oluşturmanın önemine işaret ediyor. Toplam sahip olma maliyeti (TCO) değerlendirmeleri, bir ERP sistemini uygulamanın tüm doğrudan ve dolaylı maliyetlerini özetler ve şirketlerin geçiş sırasında öngörülemeyen ve maliyetli sorunlardan kaçınmasına yardımcı olabilir.
Özelleştirme ve Entegrasyon
En yeni ve en büyük ERP sistemi bile, belirli iş ihtiyaçlarını karşılamak için özelleştirme ve diğer kritik sistemlerle entegrasyon gerektirebilir. Örneğin, daha karmaşık BT mimarilerine sahip daha büyük kuruluşların yanı sıra halka açık şirketler, mevzuat yükümlülüklerini karşılamak için özelleştirilmiş raporlama isteyebilir. Ayrıca şirketlerin ERP sistemlerini sektöre özel yazılımlar veya iş zekâsı platformları ile entegre etmesi gerekebilir. Doğru veri eşleme, geçiş ve veri güvenliği sağlamak için herhangi bir özelleştirme veya entegrasyon özenle ve genellikle ERP sistem sağlayıcısının uzmanlığıyla ele alınmalıdır.
ERP Sistemlerini Değiştirmenin Faydaları
ERP sistemlerini değiştirmeyi düşünen şirketler, genellikle esnekliği artırmanın ve maliyetleri düşürmenin yanı sıra büyümeyi hızlandırmanın bir yolu olarak bulut tabanlı çözümlere geçme fırsatını kullanır.
Markets and Markets tarafından yapılan bir araştırma, global bulut tabanlı ERP pazarının 2022'den 2027'ye kadar %15 bileşik yıllık büyüme oranında büyümesinin beklendiğini belirtiyor.
Dağıtım modeli ne olursa olsun, ERP sistemlerini değiştirmek bir dizi önemli fayda sağlayabilir:
Maliyet Kontrolü
Özellikle bulut tabanlı ERP sistemleri, şirket içi donanım ve yazılım ihtiyacını ortadan kaldırarak, ERP uygulaması için önemli bir ön maliyeti azaltır. ERP sağlayıcıları yazılımlarını bulutta tuttukları için devam eden bakım maliyetlerini de azaltır.
Daha Doğru Karar Verme
Yeni ERP sistemleri, tüm kilit paydaşlara gerçek zamanlı olarak temiz, tutarlı, merkezileştirilmiş bilgilere erişim sunar. Bu, çevikliği artıran daha hızlı, daha bilinçli kararlar alınmasını sağlar. ERP sistemleri ayrıca, bir kullanıcı profiline dayalı olarak kimin neyi görüntüleyebileceğini sınırlayarak, veriler için ayrıntılı erişim kontrolü sağlayabilir.
Daha İyi İş Birliği
Şirketler, daha derin şirket verilerinin birleşik bir görünümünü paylaştığında, tüm organizasyon aynı şeffaf bilgileri görüntüler. Daha fazla bilgi, ekipler arasındaki iş birliğini teşvik eder.
Artan Otomasyon
ERP sistemleri, yalnızca verimliliği artırmakla kalmaz, aynı zamanda manuel veri girişinden kaynaklanan hataları da azaltan iş süreçlerini ve iş akışlarını otomatikleştirir.
Ulaşılabilirlik
Özellikle, bulut tabanlı ERP sistemleri, sistemlere ve verilere herhangi bir yerden, herhangi bir zamanda, internet bağlantısı aracılığıyla erişim sağlar. Bu, gitgide uzaktan çalışma ortamına dönüşen dünyamızda önemli bir avantajdır.
Ölçeklenebilirlik
Donanım ve yazılım satın alma işlemlerinin yanı sıra yapılandırmaların haftalar sürebildiği şirket içi (on-premise) ERP sistemlerine kıyasla, bulut tabanlı ERP sistemleri daha fazla bilgi işlem, ağ veya depolama kapasitesi eklemeyi daha basit hale getirir.
Güvenlik
Güncellenen ERP sistemleri ayrıca şifreleme ve erişim kontrolü için en son ve en büyük güvenlik özelliklerine erişim sunar.
Büyüme ve Dönüşüm İçin NetSuite'e Geçin
NetSuite ERP, merkezileştirilmiş bir veri tabanı kullanarak bulut tabanlı uygulamaların kapsamlı ve entegre bir çözümünü sunan kolaylaştırılmış ve otomatikleştirilmiş iş süreçleri sağlar. Modüler tasarımı ayrıca şirketlerin ön ve arka ofis işlevlerini desteklemek için hızlı ve kolay bir şekilde gelişmiş işlevsellik eklemelerine olanak tanır.
Eski ERP sistemlerinden NetSuite ERP'ye geçiş yapan şirketler, süreci daha sorunsuz hale getirmek için bir dizi araçtan yararlanır. Daha basit özelleştirmeler ve entegrasyonlar için uygulama programlama arabirimleri (API'ler) kullanabilirler. SuiteSuccess, değer elde etme süresini hızlandıran bir uygulama metodolojisi oluşturmak için binlerce uygulamadan öğrenilen derslerden yararlanır. Buna ek olarak, NetSuite Müşteri Başarısı, önemli kilometre taşlarıyla birlikte ayrıntılı bir uygulama planı oluştururken ihtiyaçlarınızı ve sorunlu noktalarınızı anlamak için sizinle birlikte çalışabilecek yüzlerce sertifikalı danışmandan yararlanır.
İşte ERP sisteminizi değiştirme zamanının geldiğini gösteren 8 işaret
Günümüz ekonomisinde rekabet gücünü korumak, esneklik, çeviklik ve daha bilinçli kararlar almak için verileri kullanma gücü gerektirir. Aynı özellikler şirketin büyümesini sağlayabilen modern bir ERP sisteminin omurgasını oluşturur. Şirketler kendilerini eskiyen ERP sistemlerinin sınırlarını test ederken bulurken, yeni bir sisteme geçiş yapmak büyüme ve dönüşüm için kıvılcım oluşturabilir.
ERP Sistemlerini Değiştirmek – Sık Sorulan Sorular
ERP sistemimizi nasıl değiştirebiliriz?
Kurumsal kaynak planlama sistemlerini değiştirmek, mevcut sorunlu noktaların ve iş süreçlerinin analizini, iş gereksinimlerinin bir listesini ve başarı ölçütlerini içeren kapsamlı bir uygulama planı gerektirir. Kapsamlı bir iletişim ve eğitim stratejisiyle desteklenen ERP uygulaması için keşif, tasarım, geliştirme, test, devreye alma ve destek adımlarını ana hatlarıyla belirtmek üzere erkenden bir proje ekibi oluşturulmalıdır.
Şirketler neden ERP sistemlerini değiştirir?
Şirketler, kurumsal kaynak planlama sistemlerini birçok nedenden dolayı değiştirir. En yaygın olanlarından biri, mevcut sistemlerinin gidebilecekleri kadar ileri gitmesi ve artık iş gereksinimlerini karşılayamamasıdır. Eski teknoloji, veri güvenilirliğini ve şirket çapında görünürlüğü etkileyen ve aynı zamanda bakımı pahalı olan başka bir nedendir. Çoğu kişi için bulut tabanlı bir ERP sistemine geçiş yapmak yalnızca iş birliğini, verimliliği ve büyümeyi teşvik etmekle kalmaz, aynı zamanda maliyetleri de düşürür.
ERP sistemlerini ne zaman değiştirmeliyiz?
İdeal olarak şirketler, büyümeyi, güvenliği ve üretkenliği olumsuz etkilemeden önce kurumsal kaynak planlama sistemlerini değiştirmelidir. Sistemin ölçeklenememesi, bozuk süreçler, veri tutarsızlıkları ve artan maliyetler, değişim zamanının geldiğinin işaretleridir.
Şirketler ERP sistemlerini ne sıklıkla değiştirir?
Genel olarak konuşursak, şirketler kurumsal kaynak planlama sistemlerini her beş ila 10 yılda bir değiştirir, ancak bu, şirketin boyutuna ve karmaşıklığına ve bulut gibi teknolojideki önemli gelişmelere bağlı olarak değişir.
Bir ERP implementasyonunda değişim yönetimi nedir?
Bir kurumsal kaynak planlaması uygulamasında değişim yönetimi, şirketlerin yeni sistem hakkında etkili bir şekilde iletişim kurma yollarını ifade eder, böylece tüm paydaşlar sürece dahil olmuş hissederler ve bu nedenle, onu benimsemeleri daha kolay olur. Bu, değişikliğin nedenleri, hedefler, zaman çizelgeleri, kilometre taşları ve beklenen etki hakkında erken ve devam eden iletişimi içerir.
Var olan ERP sisteminizi değiştirmek mi istiyorsunuz?