Darboğazlar. Bunlar herhangi bir iş sürecinde bulunabilirler, ancak ihtilaflı bir biçimde, bazen IT departmanı hakkında şirketi yavaşlatmakla suçlanan ekip hakkında anlattıklarından daha fazla şey anlatırlar.
Nasıl mı? Çoğu kez bir iş süreci birden fazla veri giriş noktası ve bir kaç ekip ile etkileşim gerektirecektir. IT sisteminizde yolculuk eden herhangi bir forma ya da eylem isteğine bakın; dijital dokümantasyonda farklı departmanlar tarafından doldurulması gereken farklı alanlar olacaktır. Örneğin bir çalışan hakkındaki neredeyse her şey, İnsan Kaynakları sisteminden gelecek verileri gerektirecektir. Bir müşteri isteği ise muhtemelen pazarlama, satış, finans ve şirketin CRM araçlarından gelecek bilgilerin bir kombinasyonunu gerektirecektir.
Herhangi bir zincirde olduğu gibi, tek bir zayıf halka bir sürecin tamamını geciktirebilir ve bu halkanın ardındaki ekip, akış yukarısında neden oldukları sorunların farkında olmayabilir. Bu nedenle, IT departmanı bir darboğazın farkına vardığında, tipik tavsiye, sistemin yavaşladığı işlevdeki kişilerden neyin yanlış gittiğinin açıklamasını yapmalarını istemek olacaktır. Ancak, mümkün olduğu üzere, sorun kuruluş içinde yer alan diğer herhangi bir yerden gelen veri akışının zayıf olmasından kaynaklanıyorsa, söz konusu kişiler muhtemelen yardımcı olamayacaktır.
İyi haber, IT'nin bu darboğazları gidermeye yardımcı olabilecek olmasıdır. Her şeyin üzerinde durarak kuruluşun üstlendiği süreçleri anlamak, ya da en azından birisini tüm farklı süreçlerin karışıklıklarını belirlemekle görevlendirmek, bu departmanın görevidir.
Darboğazların bulunması
Bir kuruluş dahilindeki bir darboğazı bulmanın yolunun, bazı sahte istekler göndererek bunların nerede takıldığını bulmak olacağını düşünmek kolaydır. Ne var ki, işe kapsamlı ve derinlemesine bilgiler ile başlamadığınız ya da bitmiş bir süreç elde etmek için çeşitli veri kümelerinin etkileşime girmesini sağlamadığınız sürece, görünüşte rutin ancak büyük ölçüde önemli görevlerin karmaşık doğası, bir sorunu belirlemenizi zorlaştırır. Ayrıca son derece bariz bir husus, herhangi bir iş sürecinin büyük bir bölümünün manuel çalışma ve veri girişi gerektirmesidir; bu da bir darboğazın tanımlanmasını ve giderilmesini daha da karmaşık bir hale getirebilir.
Bir çok kuruluş, IT işlevinin süreçlerin üzerine çıkmasına olanak vermek için CIO'nun karmaşık ve iç içe geçmiş veri akışlarını planlamasına ve yönetmesine yardımcı olabilecek danışmanları işe dahil etmeyi seçebilir. Karmaşık sistemleri anlamak önemli olmakla birlikte, bu sadece teknik bir alıştırma değildir. Bu ayrıca, nasıl çalıştıklarını ve nerelerde iyileştirmeler yapılabileceğini düşündüklerini anlamak için farklı işlevlerdeki personele sorular sorulmasını da gerektirir. Yeni bir çift göz, süreçlerin düzene konulmasında ve sistemdeki takılmaların nerelerde olabileceğinin belirlenmesinde, ayrıca muhtemelen her bir iş sürecini denetlemek ve yönetmek için yeni araçlar sağlanmasında yararlı olabilir.
Darboğazların giderilmesi
Önemli işlere öncelik vermek için bir yol bulunması, darboğazların önlenmesinde önemli bir ilk adımdır ve bir şirketin iç sürtüşmelerden müşterileri desteklemeye geçmesine olanak verir. Örneğin vadesi bir ay daha gelmeyecek bir faturanın, yakında ev taşıyacak bir kişi
için ipotekli bir kredinin geçirilmesi ile ilgili dokümantasyondan çok daha az önemli olduğu barizdir. Kuruluşlar, dokümanlara ve süreçlere nasıl öncelik vereceklerini bilerek darboğazları önleyebilirler; çünkü tüm işler aynı acillik ile ele alınmaz, böylece ambulansların geçmesine olanak vermeyen trafik sıkışıklıklarının IT'deki eşdeğerleri önlenebilir.
Ancak sonuç olarak, bu alan, CIO'ların ve ekiplerinin öne çıkabilecekleri ve daha gelişmiş bir hizmet sunma yoluyla bir iş ihtiyacını karşılamaya yardımcı olabilecekleri yerdir. Sebep olduklarının farkında olmadıkları sorunları gidermeyi her bir veri kümesinin ayrı 'sahiplerine' bırakmak yerine, IT departmanlarının sorumluluk almaları gerekmektedir. Bu departmanların, verilerin kuruluştaki akışının kontrolünü ele almaları ve sorunların nerede olabileceğini tam olarak belirleyebilmek için genel, makro görüşe sahip birisinin mevcut olmasını sağlamaları gereklidir.
Bilgi darboğazlarının giderilmesi, rakiplerinden daha hızlı hizmet sunarak, siparişleri en yakın rakibinden bir gün önce yerine getirerek ya da sadece hesaplarının güncel olmasını ve personel, yükleniciler ve tedarikçiler arasında sorunlara yol açmamasını sağlayarak rekabet avantajı elde etmek isteyen kuruluşların CIO'ları için bir öncelik olmalıdır. Bunu başarmanın ilk adımı, diğer ekipleri suçlamaktan ziyade sorumluluk almaktır.