ERPNext Muhasebe Modülü
Geçmişte ERPNext uygulamalarından birini yönetmeye başladığımda, şifreli göründüğü için ilk başta muhasebeyi sevmiyordum. Ancak diğer pek çok örnekte olduğu gibi muhasebeye de zamanla ilgi duymaya başladım. Tek bir makale muhasebeyi tam açıklayamazken ilkeleri azdı. Haydi muhasebe ilkelerini öğrenmeye çalışalım!
ERPNext gibi son derece görsel ve kullanımı kolay bir araç kullandığınızda muhasebe özellikle eğlencelidir.
1. Tahakkuk Esasına Göre Muhasebe
Diyelim ki 50.000$ yatırım yapmak istiyorsunuz ve ABC Inc. ve XYZ Inc. adlı iki işletmeyi değerlendiriyorsunuz. ABC Inc.'i ziyaret ediyorsunuz ve şirketin 20.000$ nakite sahip olduğunu ve büyük bir ofiste bulunduğunu öğreniyorsunuz. Daha sonra sadece 1.000 $ nakit parası olan ve küçük bir ofisi bulunan XYZ Inc.'i ziyaret ediyorsunuz. Ama siz genel olarak ABC Inc.'den etkilendiniz.
Ancak siz akıllı bir yatırımcısınız ve daha fazla bilgi için daha derinlemesine inceliyorsunuz ve bunun sonunda ABC Inc.'in sadece 20.000 doların tamamını bir bankadan borç almakla kalmayıp aynı zamanda ev sahibine ofis kirası olarak da büyük miktarda borcu olduğunu öğreniyorsunuz. Ve diğer beğenmediğiniz şirketin yani XYZ Inc.'in kimseye borcu olmadığını ve ayrıca nakit olarak 1000 $, bir müşteriye son derece karlı bir hizmet sağlayarak kazanıldını görüyorsunuz.
Artık XYZ Inc.'den etkilendiniz ve onlara yatırım yapmaya karar verdiniz.
Yani (sadece) nakit kral değildir!
Tahakkuk esaslı muhasebede, gerçek bir nakit işleminin gerçekleşmesini beklemek yerine gider, gelir, varlık ve yükümlülüklerinizdeki değişiklikleri, meydana gelir gelmez tanır ve kaydedersiniz.
2. Varlık, Yükümlülük, Gelir ve Gider Kavramı
Yani sadece varlıklara ilişkin bilgiler size resmin tamamını göstermez. Sorumlulukların ne olduğunu bilmeniz gerekir. Aynı şekilde gelir bilgisi de yeterli değil, giderlerin ne olduğunu bilmeniz gerekiyor.
Bir işletmeyi yöneten herkes dört şeyin tamamını takip etmelidir.
- Kazandığınız şey yani “Geliriniz”
- Ne harcarsınız , yani “Giderleriniz”
- Sahip olduğunuz şey , yani “Varlıklarınız”
- Borcunuz yani “ Yükümlülükleriniz ”
Gelir: Bir işte birçok farklı yoldan kazanırsınız. Temel olarak iki gruba ayrılabilirler. Doğrudan ve dolaylı. Ürününüzü veya hizmetinizi müşterinize sattığınızda doğrudan gelir elde edersiniz. Sabit mevduattan elde ettiğiniz faiz veya eski mobilya, bilgisayar gibi sabit bir varlığı sattığınızda elde ettiğiniz gelir dolaylı gelirdir.
Gider: İşletmeniz birçok türde gidere maruz kalacaktır. Temel olarak iki gruba ayrılabilirler. Doğrudan ve dolaylı. Diyelim ki 100$'a bir ürün aldınız ve 200$'a sattınız, dolayısıyla doğrudan gider 100$ oldu. Ofis kiranıza, elektriğinize vb. harcanan para dolaylı bir giderdir.
Varlık: Varlık, sahip olduğunuz şeydir. Elinizdeki nakit, banka hesabınızdaki bakiye sizin varlığınızdır. Varlıklar temel olarak sabit varlıklar (mobilya, makineler, binalar gibi) ve dönen varlıklar (nakit, banka bakiyesi, hisse senedi vb.) olarak sınıflandırılır.
Müşterinizin size borçlu olduğu para da bir varlıktır.
Sorumluluk: Sorumluluk, borçlu olduğunuz şeydir. Bir bankadan kredi aldıysanız bu bir sorumluluktur. Yükümlülükler temel olarak Kısa vadeli yükümlülükler (kısa vadeli) ve uzun vadeli yükümlülükler olarak sınıflandırılır.
Bir tedarikçiden bir ürün veya hizmet aldıysanız ve ona henüz ödeme yapmadıysanız, bu bir sorumluluktur.
( Özsermaye: Bir işletmeyi kaydettirdiğinizde, siz ve işletmeniz iki ayrı tüzel kişilik olarak tanınırsınız. 20 bin ABD Doları yatırım yaptığınızda, kaydettiğiniz işletmenin size 20 bin ABD Doları borcu vardır. Kayıttan hemen sonra bu işletmeyi kapatmaya karar verirseniz, işletme yatırdığınız 20 bin doları size geri getirmesi bekleniyor. Özsermaye özel bir sorumluluk türüdür.)
3. Hesap Planı
Yani yukarıda açıklanan dört ana kategori altında bir muhasebe şefi veya defter oluşturmanız gerekiyor.
Gruplar ve defterler oluşturduğunuzda bir 'Hesap Planı' oluşturursunuz . ERPNext kurulumunu tamamladığınızda bu defterlerin birçoğu sizin için zaten oluşturulmuştur. İhtiyaç duyduğunuzda ek defterler de oluşturabilirsiniz.
Hesap planı bu şekilde görünüyor.
Diyelim ki 1 Nisan 2018'de Hindistan'da bir işe başlıyorsunuz. 31 Mart 2019'a kadar gelirlerinizi ve giderlerinizi topluyorsunuz ve ertesi gün ikisini de sıfırlayıp yeniden başlıyorsunuz . Gelir ve gider hesabında yer alan hesaplara geçici hesap denilmesinin nedeni budur.
Ancak bu sıfırlama varlık ve yükümlülükler için geçerli değildir. 31 Mart 2019 tarihinde 500$ nakit paranız varsa, parayı olduğu gibi bir sonraki mali yıla devredersiniz. Aktif-pasif grubunda yer alan hesaplara daimi hesap veya gerçek hesap denmesinin nedeni budur.
4. Çift taraflı muhasebe sistemi
- [İşlem 1] Diyelim ki bir bankada hesap açtınız ve işinizi kurmak için 500$ kredi başvurusunda bulundunuz. Ve banka size krediyi veriyor ve banka hesabınıza 500$ yatırıyor. Artık işletmenizin banka bakiyesinde 500 ABD doları var ve aynı zamanda işletmenizin bankaya 500 ABD doları borcu var .
- [İşlem 2] Banka hesabınızdaki 500$'ın 100$'ını nakit olarak çekersiniz. Artık sahip olduğunuz nakit 100$ artarken, sahip olduğunuz banka bakiyesi de aynı miktarda azalıyor.
- [İşlem 3] Diyelim ki bir müşteri size avans olarak 100$ nakit ödedi. Artık 100$ daha nakit paranız var ve aynı zamanda müşteriye 100$ değerinde bir ürün/hizmet borcunuz var . Nakit paraya sahip olmanıza rağmen onu kazanmadınız!
- [İşlem 4] Diyelim ki müşterinize 200$ değerinde bir hizmet verdiniz ve o da size hemen nakit ödeme yaptı. Şimdi 200$ nakit paranız var ama bu sefer 200$ gelir elde ettiniz.
- [İşlem 5] Ayın son gününde telefon servis sağlayıcınızdan 100$ tutarında bir fatura alırsınız. Nakdi ödememiş olsanız bile, 100$'ı harcadığınızı ve bunu hizmet sağlayıcıya borçlu olduğunuzu anlıyor ve kaydediyorsunuz.
- [İşlem 6] Diyelim ki telefon faturanıza 50$ nakit ödediniz. Artık 50$ harcadınız ve sahip olduğunuz nakit de 50 $ azaldı.
Yani modeli görüyorsunuz!
Herhangi bir muhasebe işlemi her zaman en az iki defteri etkileyecektir!
5. Borçlar ve Alacaklar
Artık banka hesabınızda 400$ var. Üç aylık dönemin sonunda banka, hizmetleri için sizden 20 ABD Doları ücret alarak hesap bakiyenizi 380 ABD Doları olarak bırakır. Nedense o paranın tamamını çekiyorsunuz ve banka hesabınızda artık bakiye kalmıyor. Üç ay daha geçtikten sonra banka, hizmetleri için sizden 20$ ücret almak istiyor ancak banka hesabınızın bakiyesi sıfır. Banka, 20$ yatırmanızı beklemek yerine bu tutarı anında tahsil eder. Artık etkin banka bakiyeniz -20$!! Yani banka bakiyenizin 380 dolar mı yoksa 20 dolar mı olduğunu söylemeniz yeterli değil. Ayrıca bu kadar miktara sahip olup olmadığınızı veya bu kadar borcunuzun olup olmadığını da belirtmelisiniz!
Yani 380$ bakiyeniz varsa, banka hesabınızda 380$ borç bakiyesi olduğunu söylersiniz . Ve eğer bankaya 20$ borcunuz varsa, banka hesabınızda 20$ kredi bakiyesi olduğunu söylersiniz .
Tüm varlıkların bir borç bakiyesi, yükümlülüklerin bir alacak bakiyesi olması beklenir. Tüm gelirlerin bir alacak bakiyesi ve tüm giderlerin borç bakiyesi olması beklenir.
Ayrıca bir muhasebe girişi oluşturduğunuzda, bir defteri borçlandırırsınız ve bir başkasını kredilendirirsiniz.
Herhangi bir muhasebe işleminde toplam borç, toplam krediye eşittir!
6. Satış Faturası, Satın Alma Faturası ve Yevmiye Kayıtları
Muhasebede bu üç tür işlem kaydedilir.
Ürününüzü/hizmetinizi müşterinize sattığınızda gelir elde edersiniz. Yani bu geliri satış faturası oluşturarak kayıt altına almanız gerekiyor.
Hizmet satın aldığınızda bu gideri satın alma faturası oluşturarak kaydedebilirsiniz. Hisse senedi satın alıp deponuzda saklarsanız bu sizin için bir varlıktır.
Ayrıca aktif, pasif, gelir ve giderlerdeki değişiklikleri bir yevmiye kaydı oluşturarak kaydedebilirsiniz. Dolaylı gelir ve giderler yevmiye kaydı yoluyla kaydedilir.
7. Varlıklar her zaman Borçlar ve Özkaynakların toplamına eşittir!!!
Bir işe başladığınızda, işin sahibi olarak tüm kararları siz alıyorsunuz. Sürekli işinizi düşünüyorsunuz. İşinizden ayrılamazsınız! Yasal ve muhasebe açısından durum böyle değil! Sahibi ayrısınız ve tescil ettirdiğiniz işletme ayrıdır.
ERPNext ücretsiz ve açık kaynaklı bir yazılımdır ve bu yazılımla ilgili hizmetler sağlayarak para kazanabilirsiniz. Diyelim ki ERPNext'i beğeniyorsunuz ve bir danışmanlık işine başlıyorsunuz. Bir yatırımcıdan para toplamazsınız veya bankadan borç almazsınız; bunun yerine, işinize başladığınız gün bir müşteriye gidersiniz ve 100$'lık harika bir kâr elde edersiniz! Mükemmel! Artık işletmenizin 100 dolarlık kârı size, sahibine borçlu!
Yukarıdaki bölüm 4'te açıklanan işlemlerin her birini yayınladığınızda varlıklarınızın ve yükümlülüklerinizin nerede durduğunu görelim.
- [İşlem 1] İşletmenizin 500$ nakit olarak sahip olduğu varlık miktarı, işletmenizin bankaya olan 500$ borcunun miktarına eşittir .
- [İşlem 2] İşletmenizin sahip olduğu varlıkların toplamı , 100$ nakit ve 400$ banka bakiyesi , işletmenizin bankaya olan 500$ borcuna eşittir .
- [İşlem 3] İşletmenizin sahip olduğu varlıkların toplamı, 200$ nakit ve 400$ banka bakiyesi , işletmenizin 500$'ı bankaya ve 100$'ı müşteriye olan borcunun toplamına eşittir .
Evet, başka bir model!
Varlıklar = Yükümlülükler + Özsermaye
8. Mali Tablolar
Artık tüm bilgileri kaydettiğinize göre, mali tabloları kullanarak işletmenizin nerede olduğunu kontrol edebilirsiniz.
1. Kâr ve Zarar Tablosu: Kâr ve zarar tablosu, bir şirketin gelirlerini, giderlerini ve başlığında belirtilen zaman diliminde meydana gelen kazanç ve zararlarının çoğunu rapor eder.
2. Bilanço: Bilanço raporu bir şirketin varlıklarını, yükümlülüklerini ve özsermayesini gösterir.
3. Nakit Akışı: Nakit akışı tablosu, bir şirketin ana nakit kaynaklarını ve kullanımını rapor eder.
ERPNext'i, Otomatik E-posta Raporları aracılığıyla bu raporları günlük/haftalık/aylık olarak e-posta gelen kutunuza gönderecek şekilde yapılandırabilirsiniz !
Artık Muhasebenin ilkelerini biliyorsunuz! Ama sadece muhasebeyi bilmeniz yetmez , muhasebeyi de yapmalısınız !
https://erpnext.com/ adresinde 14 günlük ücretsiz plana kaydolarak iki dakikadan kısa bir sürede muhasebe ve daha fazlasını uygulamaya başlayabilirsiniz.
Daha fazla bilgi edinmek için lütfen anlaşılması kolay kılavuzumuzu okuyun .
Mutlu Muhasebe!
Referanslar: