Ortak klasörleri, kuruluş içerisinde ileti içeriğini ve belgeleri paylaşmak için kullanırsınız. Ortak klasörler, ortak klasör ağacı (public folder tree) denen hiyerarşik bir yapıda depolanır. Ortak klasör veritabanları ve ortak klasör ağaçları arasında doğrudan bir ilişki vardır. Microsoft Exchange 2010 kuruluşunda her Mailbox sunucusu, sadece bir ortak klasör veritabanına sahip olabilir ve tüm Mailbox sunucuları aynı ortak klasör ağacını paylaşır. Exchange 2010, alternatif ortak klasör ağacını desteklemez. Kullanıcıların alternatif ortak klasör ağaçlarına erişmelerini isterseniz, Exchange 2010 kuruluşunda, Exchange Server 2003 yüklü bir bilgisayar bulundurmalısınız.
Ortak Klasörlere Erişmek
Public Folder sunucusu, public folder veritabanına sahip bir Mailbox sunucusudur. Exchange 2010, birden fazla public folder veritabanına sahip olduğunda, ortak klasör sunucuları bu veritabanları arasında otomatik olarak ortak klasör hiyerarşisini çoğaltır, Mailbox sunucuları arasında ortak klasör verilerini çoğaltmak isterseniz, örnekler oluşturmalısınız. Örnekler, sunucu başarısızlığı durumunda yedek veri sağlar ve bu da kullanıcı yükünü dağıtmaya yarar. Bir ortak klasörün tüm örnekleri eşittir. Bir ana örnek yoktur. Bu, ortak klasörlerin örnekleri üzerinde doğrudan değişiklik yapabileceğiniz anlamına gelir. Çalışmakta olduğunuz ortak klasör sunucusu, klasör değişikliklerini otomatik olarak diğer sunuculara çoğaltır.
Ortak klasör ağaçları, kuruluşun ortak klasör yapısını tanımlar. Ortak klasör ağacı, iki alt ağaca sahiptir:
Güvenliği sağlamak için, varsayılan ortak klasör ağacındaki her ortak klasör, belirli erişim izinlerine sahip olabilir, Örneğin, CompanyWide, Marketing ve Engineering adlarında ortak klasörler oluşturabilirsiniz. Tipik olarak, CompanyWide klasörünü tüm kullanıcılar İçin erişilebilir yaparken, Marketing klasörünü, sadece pazarlama bölümündeki kullanıcılar için ve Engineering klasörünü, sadece mühendislik bölümündeki kullanıcılar için erişilebilir yaparsınız.
Bunların tersine, kullanıcılar, sistem ortak klasör ağacına doğrudan erişemez veya klasör oluşturamazlar. Exchange, sistem ortak klasör ağacındaki klasörleri çevrimdışı adres defterleri, Schedule+ boş/meşgul bilgisi ve kuruluş formları gibi eski istemcilerin verilerini içeren, belirli türdeki sistem verilerini, ortak klasör ağacında depolamak için kullanır. Böylece eski istemci uygulamaları, çevrimdışı adres defteri gibi belirli tür verileri depolamak ve elde etmek için sistem klasörlerini kullanabilseler de, istemci uygulamaları varsayılan ortak klasör ağacında olduğu gibi, doğrudan bir yönetim arabirimine sahip olmaz. Şu anki istemciler, bu özellikler için Web hizmetlerini kullanır.
Ortak Klasörlere Posta İstemcilerinden Erişmek
Outlook Web App ve Outlook 2003 veya daha yeni sürümler de dahil olmak üzere ortak klasörlere, Microsoft Office Outlook istemcilerinden erişebilirsiniz. Outlook 2007 veya daha yeni sürümünü Exchange Server için yapılandırdığınızda, kullanıcıların varsayılan ortak klasör ağacına doğrudan erişimi olur. Outlook 2007 veya daha yenisini sadece Internet kullanımı için yapılandırdığınızda, kullanıcılar ortak klasörlere sadece Internet Message Access Protocol version 4 (IMAP4) kullanarak erişebilirler ve Exchange 2010 kuruluşunuzda, Exchange Server 2003 çalıştıran bir bilgisayar bulundurmanız gerekir,
Outlook uygun şekilde yapılandırıldığında, kullanıcılar ortak klasörlere aşağıdaki adımları tamamlayarak erişebilirler:
Ortak Klasörlere Bilgi Deposu Üzerinden Erişmek
Bir yönetici olarak, Public Folder Management Console veya Exchange Management Shell kullanarak ortak klasörlere, Exchange bilgi deposu üzerinden erişebilirsiniz. Public Folder Management Console, hem varsayılan ortak klasörlere, hem sistem ortak klasörlerine erişim sağlar. Exchange Management Console’da, Public Folder Management Console’a sol bölmede Toolbox düğümünü seçip ana bölmede Public Folder Managemet Console girişini çift tıklayarak erişebilirsiniz.
Public Folder Management Console, sunucu üzerindeki ortak klasörleri yönetmenizi sağlar. Belirli bir sunucuya bağlanmak veya varsayılan bir sunucu belirlemek için aşağıdaki adımları tamamlayın:
Public Folder Management Console’a eriştikten ve bir sunucuya bağlandıktan sonra varsayılan ortak klasör ağacı ve sistem ortak klasör ağacı İle çalışabilirsiniz.
Resim-1
Genişletilebilir düğümleri çift tıklayarak, ortak klasör hiyerarşisinin çeşitli düzeylerinde gezinebilirsiniz. Arabirim, klasörlerde depolanan bağımsız öğeleri görüntülemez; arabirim, sadece ortak klasörleri ve alt klasörleri görüntüler.
Sol bölmede, alt klasör içeren bir klasör seçtiğinizde konsol, ana bölmede alt klasörlerle ilgili ayrıntıları görüntüler. Varsayılan durumda konsol, sadece alt klasör adını ve üst düzey yolunu görüntüler. View menüsünde Add/Remove Columns’u tıklayıp, görüntülenecek sütunları Available Columns listesinde seçerek ve Add’i tıklayarak ek ayrıntılar görüntüleyebilirsiniz. Görüntüleyebileceğiniz ek ayrıntılar, gün cinsinden süre sınırlamalarını, adres listesinden gizleme bayrağını, gün cinsinden yerel örnek süre sınırını, posta özelliği etkin bayrağını ve örnek listesini içerir.
İstemci İzinlerini Belirlemek
Belirli bir ortak klasöre hangi kullanıcıların erişebileceğini belirlemek için istemci izinlerini kullanabilirsiniz. Varsayılan ayar olarak, tüm kullanıcıların (klasöre Web üzerinden adsız olarak ulaşanlar hariç) klasöre erişim, klasörlerdeki Öğeleri okuma, klasörde öğeler oluşturma ve oluşturdukları öğeleri düzenleme ve silme izinleri vardır. Klasöre adsız olarak erişen herkes öğe oluşturabilir ama Öğeleri düzenleme veya görüntüleme İzinlerine sahip değildir.
Adsız ve kimlik denetimi yapılmış kullanıcıların izinlerini değiştirmek için Anonymos ve Default özel kullanıcıları için yeni bir izin düzeyi ayarlamanız gerekir. Başlangıçta adsız kullanıcılar, Contributor ve kimlik denetimi yapılmış kullanıcılar, Author rolüne sahiptir. Bu ve diğer istemci izin düzeyleri, aşağıdaki gibi tanımlanmıştır:
Kullanıcılar için yeni roller ayarlamak veya var olan istemci izinlerini değiştirmek için aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz:
Bu konuyla ilgili sorularınızı http://forum.mshowto.org linkini kullanarak ulaşacağınız forum sayfamızda sorabilirsiniz.
Referanslar
Emre Aydın, Üniversite öncesi tüm öğrenimini İstanbul’da, üniversite öğrenimini ise Kocaeli'nde tamamladı. İşletme Yüksek Lisansını (MBA) Işık Üniversitesinde gerçekleştirmiştir. Üniversite sonrası Metis, Microsoft Türkiye, BilgeAdam gibi bilişim sektörünün farklı firmalarında Çözüm Danışmanı, Birim Müdür Yardımcı ve Birim Müdürü olarak görev almıştır. Şu an Comparex Türkiye'de Microsoft Çözüm Danışmanı olarak çalışmaktadır. Uzmanlık alanı olan Microsoft Exchange Server, Office 365, Microsoft EMS, Windows Server ve Microsoft Azure konularında birçok kişi ve firmaya teknik eğitim vermiştir. Özellikle Türkiye’nin önde gelen firmalarında Mesajlaşma Teknolojileri üzerine başarılı projelere imza atmıştır. Türkiye'nin en büyük bilişim portallarından birisi olan MSHOWTO’nun 2005 yılında kurulmasında rol almış, portalın isim ve fikir babası olmuştur. Halen MSHOWTO’da yönetici olarak portalın birçok kişiye ulaşmasında önemli bir görev üstlenmektedir. Microsoft Office 365 alanında MVP olan Emre Aydın, Türkiye’de 10 kez üst üste seçilebilme başarısı gösteren sayılı MVP’lerden biridir . Birçok üniversite, etkinlik ve lansmanda konuşmacı, moderatör olarak yer almıştır. Sahip olduğu bazı sertifikalar: MVP | Office 365 | Since 2006 MCT | Since 2005 MCSD | Azure Solutions Architect MCSE | Private Cloud, Messaging, Communication, Server Infrastructure, Productivity, Platform MCSA | Office 365, Server 2012, Server 2016, Cloud Platform MCTS | Developing Azure Solutions, Implementing Azure Infrastructure, Architecting Microsoft Azure Solutions, SAM P-Seller Intelligent Cloud | EMS Amazon | AWS Certified Solutions Architect - Associate