ISO 9001 Kalite Yönetim Sisteminde (KYS) Dokümante Edilmiş Bilgilerin Amacı Nedir?
ISO Standartlarında dokumente edilmiş bilgileri korumanın dört temel nedeni vardır:
- Bilgi iletişimi
- Uygunluk kanıtı
- Bilgi paylaşımı
- Kuruluşun deneyimlerini yaymak ve paylaşmak (örneğin, yeni ürünler için tasarım ve geliştirme için temel olarak kullanılabilecek teknik özellikler)
ISO 9001’de genellikle iki tür dokümante edilmiş bilgi vardır:
- sürekli tutulan kayıtlar
- saklanan kayıtlar
Dokumente edilmiş bilgi muhafaza edileceği zaman, bir faaliyetin veya sürecin nasıl gerçekleştirilmesi gerektiğini ifade eder (önceden ‘dokumente edilmiş prosedür’ olarak biliniyordu). Bu, sürekli olarak değiştirilebilen ve güncellenebilen bilgilerdir. Şirketin süreçlerini, kalite politikasını ve kalite hedeflerini destekleyen bilgilerdir.
Bu, elbette belgelendirmeyi gerektiren ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemini de içerir. Bununla birlikte, ISO 9001: 2015, hem süreçlerin etkili planlamasını, çalışmasını ve kontrolünü göstermek hem de sürekli iyileştirmenin kanıtını sağlamak için gereken dokümante edilmiş bilgi miktarı açısından sisteminizi belgelemeyi seçtiğiniz şekilde esneklik sağlar. Sonuçta, bu konuda herhangi bir dokumanınız yoksa, KYS’nizin etkinliğini bir Denetçiye nasıl göstereceksiniz?
Dokumente edilmiş bilgiler saklanacaksa, “kayıt” denen şeyle ilgilidir. Bu, ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi gereklerince bir faaliyetin veya sürecin sonucunun kanıtı olarak saklanması gereken bir şeydir. Gerçeklere dayanan ve değiştirilemeyen bir şeydir.
ISO 9001 Gereklerince Dokümante Edilmiş Bilgilerin Kontrolü Nasıl olur?
Doğal olarak, dokumente edilmiş bilgilerinizin çoğu yalnızca basılı değil (fotoğraflar dahil), aynı zamanda dijital olarak ve elektronik tablolar, özellikler, ISO 9001 gereklerince prosedürler, çizimler, süreç diyagramları, videolar, görüntü raporları ve şablonlar gibi her tür formatta saklanacaktır.Belgelenmiş bilgilerinizi kontrol etmek için bir sisteme ihtiyacınız olacak ve ISO 9001: 2015, bunu mümkün kılacak bir şeylerin olmasını gerektirir.
ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi belgesi almak için dokumanlarınızın kontrolünü elinizde tutmak, süreçlerinizin kontrolünü size verir ve uyumluluğu sağlayan da bu güçlü yönetişimdir. Dokuman kontrolü konusu başlı başına bir uzmanlıktır ve buna yaklaşım şekliniz, en önemlisi kuruluşunuzun büyüklüğü ve süreçlerinizin türü ve karmaşıklığı gibi bir dizi faktöre bağlıdır.
ISO 9001 Belgesi alabilmek için gerekli evraklar nelerdir?
Gösterilmesi gereken bazı kayıtlar:
Ekipman kalibrasyon kayıtları,
Eğitim, beceri, deneyim ve niteliklerin kayıtları,
Ürün/hizmet gereksinimleri inceleme kayıtları,
Tasarım ve geliştirme çıktılarının gözden geçirilmesi hakkında kayıt,
Tasarım ve geliştirme girdileri hakkında kayıt,
Tasarım ve geliştirme kontrollerinin kayıtları,
Tasarım ve geliştirme çıktılarının kayıtları,
Tasarım ve geliştirme değişiklikleri kayıtları,
Üretilecek ürünün ve sağlanacak hizmetin özellikleri,
Müşteri mülkü ile ilgili kayıtlar,
Üretim/hizmet sağlama değişiklik kontrol kayıtları,
Ürün/hizmetin kabul kriterlerine uygunluk kaydı,
Uygun olmayan çıktıların kaydı,
Ölçüm sonuçlarının izlenmesi,
İç denetim programı,
İç denetimlerin sonuçları,
Yönetim incelemesinin sonuçları,
Düzeltici faaliyetlerin sonuçları,