Çalışan İzleme: Tembeller Fark Edilmeden Nasıl Belirlenir?
Birçok yönetici er ya da geç şirketlerinde bir çalışan izleme sistemi kurmaya karar verir. Ancak, çatışmalardan kaçınmak için ofiste bir izleme sisteminin kurulu olduğu gerçeği çalışanlardan gizlenmemelidir.
Timothy Mason, ofis personeli kontrol uzmanı
Bu makalede, çalışanların izlenmesinin nasıl organize edileceğine, hangi çalışma süresi izleme sisteminin daha etkili olduğuna bakıyoruz. Çalışan izleme, her şeyi kontrol altında tutmak isteyen yöneticiler tarafından yaygın olarak kullanılmaktadır. Modern teknik ekipman, herhangi bir konuşmanın dinlenmesine, tesislerin görüntülenmesine ve herhangi bir kanaldaki ağ trafiğinin yakalanmasına olanak tanır.
Tek soru maliyetlerin uygunluğudur - çalışan izleme sistemi görev için yeterli olmalıdır. Peki minimum bütçe ile nasıl uygulanır? Çalışan izleme sistemini kullanmaya karar verirken öncelikle varlığını personelden gizlememek gerekir. Her çalışanın bunu bilmesini sağlayın.
Bu, ilk olarak, bu tür bir izleme için size yasal dayanak sağlayacaktır, çoğu durumda sonuçları meşru kılar. (Birçok ülkede özel dedektifler bile bunu yapamaz. Sadece kolluk kuvvetleri gizli izleme yapma hakkına sahiptir ve bunun için onların bile bir izne ihtiyacı vardır) İkinci olarak, bu şekilde güvenlik maliyetlerini önemli ölçüde azaltabilirsiniz. Kendimize şunu hatırlatalım: herhangi bir güvenliğin amacı suçu önlemek ve suç işleyenler için zorluklar yaratmaktır, bu da video ve ses gözetimi kurulumu gerçeğini gizlemenin sadece gereksiz değil, aynı zamanda ters etki yarattığı anlamına gelir.
Büyük bankaların, mobil operatörlerin vb. çağrı merkezlerini ararken, buna benzer uyarıları mutlaka fark etmişsinizdir: "Hizmet kalitesini artırmak için çağrınız kaydedilebilir." Çalışanlar kaydedilip kaydedilmeyeceklerini ya da hiç kaydedilip kaydedilmeyeceklerini bilmezler. Ancak gözetleme olasılığı, o kanalda suç teşkil eden iletişim olasılığını anında ortadan kaldırır. Benzer bir durum toplantı odalarında görüntülü ve sesli izleme için de geçerlidir. Devam eden izleme hakkında uyarı içeren bir tabela asın. Bazen tabelanın kendisi bu alanlarda şirket kurallarına aykırı herhangi bir şeyin meydana gelmesini önlemek için yeterlidir.
Teorik olarak, bu durumda kameraların maliyetinden tasarruf edebilir ve sadece sahte olanları asabilirsiniz. Ancak bir sorun var - ucuz taklitler süpermarketler gibi halka açık alanlarda müşteriler için iyi çalışır. Bu konuda az çok bilgili olanlar, kameraların gerçek olmadığını kolayca anlayacaktır. İçlerinde lens yok ve bu da gösteriyor - lens parlamıyor. Buna ek olarak, çalışanlar, genellikle gözetim eksikliğinin farkında olan güvenlik görevlileri de dahil olmak üzere birbirleriyle iletişim kurarlar.
Gözetim ihtiyacını gerekçelendirin ve yazılı onay alın
Personelin çalışan izleme sistemini bir güvensizlik ifadesi olarak görmesi (bu doğru olsa bile) kötüdür. Bu nedenle, bunu düzgün bir şekilde sunmanız gerekir. Örneğin, izlemenin cezalandırmak için değil, zor durumlarda adil kararlar almak için yapılacağını açıklayabilirsiniz. "Gözetim" kelimesinden kaçının, olumsuz bir çağrışımı vardır, zaman takip sistemi veya olay önleme sistemi hakkında konuşmak daha iyidir. Benzer şekilde, e-postaların izleneceğini doğrudan söylemek gerekli değildir - personele gizli bilgi sızıntısını önlemek amacıyla yönetimin gelen ve giden mesajları izleyebileceğini açıklayın. Ancak yasalarla ilgili sorunlardan tamamen kaçınmak için çalışanları izleme konusunda sadece sözlü olarak değil yazılı olarak da uyarmalısınız - her çalışanın bir onay formuna kişisel imzasını alın.
Aynı zamanda iç yönetmeliklerde belirli bir izleme sisteminin (örneğin video gözetimi, İnternet trafiği izleme, e-posta izleme) varlığını yansıtarak bu sistemin uygulanma ihtiyacını gerekçelendirmelisiniz. Aynı zamanda, ofis arama kayıtları veya video gözetimi ile ilgili bir uyarı bu tür izlemeleri çoğu durumda meşru kılıyorsa, e-posta ve yazışma izlemenin farklı olduğunu göz önünde bulundurmalısınız.
Bir yandan, kurumsal posta yoluyla iletişim, teorik olarak, özel olamaz. Öte yandan, yazışmalar iki kişiyi ilgilendirir ve bunlardan biri izleme konusunda uyarılmamış olabilir, ikincisi ise çalışanınız olmayabilir, dolayısıyla onun e-postasını görme hakkınız yoktur. Yasal açıdan bakıldığında bu tür bir izleme yasa dışıdır. Herhangi bir çalışanın kişisel hesabından (Skype, ICQ, vb.) geçen yazışmaları kontrol etmek de uygun değildir. Bu nedenle, bazen kişisel bilgi içeren kanalların sayısını azaltmak mantıklıdır: örneğin, çalışma süresi boyunca Skype, ICQ kullanımını yasaklamak. Öte yandan, bir çalışan örneğin 3G bağlantılı bir kişisel bilgisayar tableti kullanıyorsa, kurumsal ağın dışında iletişim kurabilir. Cep telefonlarındaki konuşmalar da dahil olmak üzere ofisteki tüm elektronik cihazlardan gelen trafiği yakalamak teorik olarak mümkündür, ancak pratikte çok pahalıdır. Çoğu şirket için bu tür sistemlerin kurulması pratik değildir (yasadışı olduğundan bahsetmiyorum bile).
Bu nedenle seçici izleme uygulamak daha iyidir. Her şeyi görüntülemek ve dinlemek imkansızdır. Bu nedenle, genellikle sadece birkaç kayıt seçilir. Genellikle bunlar anahtar kelimelere sahip olanlardır. Örneğin, "komisyon, sahte para, nakit para, elden çıkarma, para, dolar", ancak her şirketin kendi uyarı kelimeleri vardır. Bu, ofis telefonlarının izlenmesi, e-postaların izlenmesi ve diğer elektronik iletişim sistemlerinin kontrolü için de geçerlidir.
Hedefli İzleme Yapın
Kaydedilen tüm video ve ses verilerinin seçilerek dahi olsa izlenmesi çok zaman alıcıdır. Çok daha etkili bir yol, verilere hedefli yaklaşım, yani hakkında şüphe duyulan veya muhbirlerden bilgi alınan kişilerin izlenmesidir. Örneğin, bir şirkette bu şekilde satış departmanı başkanı ifşa edilmiştir. Bu kuruluşun ticari müdürü Güvenlik Servisine başvurarak bu çalışanın kontrol edilmesini talep etti: her gün ofiste bulunuyordu, ancak kim bilir ne iş yapıyordu.
Bu satış müdürünün işiyle çok meşgul olduğu, ancak sadece kendisi için çalıştığı ortaya çıktı. Pozisyonunu kullanarak birkaç dükkan açmış ve onlara şirketin mallarını büyük indirimlerle ve ön ödeme yapmadan tedarik etmiştir. Ayrıca, her şirketin "kara delikler" olarak adlandırılan ve hatırlatılmadan dikkat edilmesi gereken noktaları vardır. Örneğin, sigara içme odasının, merdiven boşluklarının veya çalışanların özel konuşmalar yapmak için gittikleri diğer yerlerin kontrol edilmesi. Böyle bir merdiven boşluğunda kameraya yakalanan bir örnekte, bir satış müdürü satın alma departmanı çalışanına bir tomar para vermiştir.
Her ikisinin de izlenmesinin nedeni buydu ve daha sonra birlikte karı yarı yarıya paylaşarak bir iş kurdukları ortaya çıktı.
İzleme Sistemine Girişin Risklerini Göz Önünde Bulundurun
Helen Richards, CEO, VisConsulting Ltd. Yöneticiler genellikle astlarına güvenmezler, bu nedenle çalışanların izlenmesine başvururlar. Ancak aşırı personel kontrolü bazen bir tepkiye neden olabilir - yasadışı eylemlerde bulunma arzusu, ancak çok gizli bir şekilde, böylece izleme sistemi bunu tespit edemez. Bu ilk risktir. İkinci risk ise işgücü piyasasının çok büyük olmaması ve herhangi bir şirkette bu tür bir izleme ile ilgili bilgilerin çok hızlı bir şekilde yayılması (kara listelerin oluşturulması ve söylentilerin yayılması yoluyla) ile ilgilidir. En ilginç adaylar genellikle bu tür şirketlerin tekliflerini reddeder ya da sadece çok yüksek bir maaş karşılığında buradaki pozisyonları kabul eder.
Bu durum daha sonra personel devrini artırabilir ve bu da iş kalitesini kesinlikle etkiler. Bu nedenle, çalışanların bu şekilde izlenmesine karşıyım. Personel gözetimi yapmak zorunda kalmamak için, yöneticiler ve astlar güven ve karşılıklı saygıya dayalı ilişkiler kurmalıdır. Bu, başlangıçta belirli kişisel özelliklere ve şirketin değerleriyle örtüşen motivasyona sahip çalışanların seçilmesiyle yapılabilir. Yönetici de çalışanlarla daha sık iletişim kurmalı, ekipteki havayı yakalamalı ve işle ilgili sorunların çözülmesine yardımcı olmalıdır. Ancak o zaman çalışanların gizlice bir şey yapmasına gerek kalmayacaktır.
Uygun Bir İzleme Aracı Seçin
İzleme aracının seçimi esas olarak kimi izlemek istediğinize bağlıdır. Örneğin, satış personelini, depo personelini ve garsonları izlemek için en uygun seçenek video gözetim kurulumu olacaktır. Ancak ofis personelinin kontrolü için etkili olması pek olası değildir. Onlar için çalışanın bilgisayar aktivitesi hakkında bilgi toplayacak ve telefon konuşmalarını kaydedecek özel bir bilgisayar programı kurmak daha etkilidir. Tüm yöntemleri ayrıntılı olarak inceleyelim. CCTV. Öncelikle, bir mağazada video gözetimini düzgün bir şekilde kurmak için ne kadar kameraya ihtiyacınız olacağını anlamak gerekir.
Genellikle kameralar en sık çalınan ürünlerin ve kasa koridorlarının yakınına monte edilir. İkinci olarak, kameraların türünü belirlemelisiniz. Renkli olanları kullanmak daha iyidir, çünkü bunlar daha bilgilendiricidir. Ürün koridorları için dome kameralar en uygunu olacaktır. Estetik bir görünüme sahiptir: küçük lensli, küçük ve temiz. Bu kameralar iki tipte olabilir: sabit lensli kameralar (görüş açısı 90-100°) ve değişken odaklı kameralar. Koridorlarda genellikle birkaç sabit kameradan oluşan setler kurulur. Ancak depo için değişken odaklı kameralar daha uygundur. Yazar kasaların üzerine, banknotları ve kasiyerin ekranını görmeyi sağlayacak net bir sabit açıya ve daha yüksek çözünürlüğe sahip kameralar kurmak daha iyidir. Telefon konuşmalarının izlenmesi.
Sabit telefon konuşmalarını kaydetmek için ekipman seçenekleri oldukça geniştir: birden fazla telefon hattını kapsayabilen cihazlardan her sabit telefon için ayrı cihazlara kadar. Bazı ticari departmanlarda cep telefonları da izlenir. Bu durum özellikle uzaktan çalışan veya iş seyahatinde olan çalışanlar için geçerlidir: satış müdürleri, satış temsilcileri. Bu durumda, çalışanlara ücretsiz mobil bağlantı sağlamak uygun olacaktır. Bu şekilde bir şirket bir taşla iki kuş vuracaktır - sadakati artıracak ve izleme sağlayacaktır. İnternet faaliyetlerinin izlenmesi. Gerçek zamanlı olarak gerçekleştirilebilir. Sözde izleme ajanları, yalnızca çalışanların monitörlerinin o anda ne gösterdiğini değil, aynı zamanda hangi sitelerin ziyaret edildiğini, hangi programların kullanıldığını, harici sürücülere hangi bilgilerin indirildiğini bilmenizi sağlar ve ayrıca çevrimiçi yazışmaları okumanıza ve kaydetmenize izin verir. Bu tür programlar birden fazla bilgisayara yüklenir ve elde edilen tüm bilgiler bir sunucuda saklanır.
Çalışma dışı alanların kontrolü. Kural olarak, burada sigara içme odaları, mutfaklar vb. hakkında konuşuyoruz. Bu yerlere kamera yerleştirmek her zaman uygun değildir. Gizli mikrofonlar veya mini kaset kaydediciler kurmak daha ucuz olacaktır. İkincisi özel bir kurulum gerektirmez, sadece açıp gizlemek yeterlidir. Muhbirler kullanarak veri toplama. Bu kişilerden gelen bilgilerin %80'inin saf dedikodu olduğunu hemen belirtmek isteriz, ancak yine de her şey kontrol edilmelidir. Muhbirler genellikle iki kategoriye ayrılır: gönüllüler ve acemiler. Birinciler Güvenlik Servisine sırf bilgi olsun diye bilgi veriyor olabilirler.
Dolayısıyla etkinlikleri çok düşüktür. İşe alınan muhbirler çok daha faydalıdır. Genellikle güvenlik servisi tarafından yasadışı bir şey yaparken yakalanan çalışanlardır, örneğin bir ceza davası için yeterli miktarda mal çalmak gibi. Bu çalışanla yapılan bir görüşmeden sonra Güvenlik Servisi ona iki seçenek sunabilir: tüm kayıpları geri ödemek ve cezai bir soruşturma geçirmek ya da sadece parayı iade etmek, ama aynı zamanda...". İkinci seçeneğin mümkün olabilmesi için, güvenlik hizmeti görevlisinin gelecekteki işbirliği koşullarını açıklaması gerekir.
Kameraları Çalışanların Önüne Yerleştirin
Brian Riley, PVTechnologies Inc. kurucu ortağı Müşterilerimizin çoğu ofislerine gizli gözetleme sistemi kurmayı talep ediyor. Örneğin, kamerayı tavana monte etmek, ev aletlerine veya alarm sistemlerine gizlemek gibi. Ancak, gizli bir çalışan izleme pratik değildir. Şeffaf bir izleme sistemi kurmak çok daha etkilidir. İşte bir örnek.
Müşteri, hırsızlığı önlemeye ve sistematik eksikliklerden kurtulmaya yardımcı olmak için bir markete video gözetimi kurmamızı istedi. Müşterinin isteği üzerine kurulum gündüz vakti, çalışanların önünde gerçekleştirildi. Sokağa iki kamera (mağazanın girişlerini görmek için), girişe bir kamera (gelen ve giden tüm ziyaretçileri kaydetmek için), her kasa koridorunun yanına bir kamera (kasayı ve para alışverişini kontrol etmek için), genel kasa alanını ve ona yaklaşan müşterileri görüntülemek için iki kamera, ürün koridorlarını kaydetmek için dört kamera ve depoya iki kamera daha yerleştirildi.
Müşterinin kayıtları uzaktan inceleme talebi de dikkate alınmıştır (bunun gibi nesnelerde genellikle 8-16 kameradan oluşan bir sistem kurulur). Böylesine dikkatli ve özenli kamera konumlandırması sonuçlarını verdi - mağazadaki hırsızlık ve açık bir hafta içinde ortadan kaldırıldı. Personel ifşa olma korkusuyla vicdansızca bir şey yapamadı.