E-posta listelerinin yıllık ortalama küçülme oranı, Marketing Sherpa’nın açıklamasına göre %25’tir. Akıllı e-posta pazarlamacıları bu düşüşe aktif olarak dahil olmaktadır. Ama siz neden e-posta pazarlama listenizin küçülmesine katkıda bulunmak isteyesiniz ki? Yanıt gayet basit: e-posta listenizi düzenli olarak temizlediğinizde, gereksiz kontakları ve e-posta pazarlama başarınıza zarar verebilecek kişileri listenizden çıkarmış olursunuz.
Siz de temizliğin önemli olduğuna kani oldunuz. Peki e-posta listenizi temiz tutmayı nasıl başaracaksınız? E-posta listenizi temizlerken aramanız ve silmeniz gereken tüm e-posta adreslerinin bir dökümünü görmek ve yeni, tamamen temiz bir liste elde ettikten sonra bunu temiz bir şekilde muhafaza etmek için yapmanız gerekenler.
CRM’inizin tüm listedeki aboneleri bir kez yazdığından emin olun; bunun için en iyi referans e-postadır. Çünkü e-posta adresleri benzersizdir. Bu süreç boyunca, her e-posta adresinin gerçek ve geçerli olduğu kontrol edilmelidir.
Bir kişi e-postalarınızdaki çıkış linklerine tıkladıysa e-posta listenizden çıkarılmalıdır. Bu kanun niteliğinde bir kuraldır!
İster pazarlama yöneticinizi değiştiriyor olun, ister e-posta pazarlama yöntemlerinizle ilgili hataları yeni öğrenmiş olun, liste satın alarak veya diğer yasadışı veya tam yasal olmayan e-posta toplama yöntemleri ile listenize girmiş tüm kişileri listenizden çıkarmanız gerekir. Bu sadece sizi gereksiz e-posta adreslerinden kurtarmaya yardımcı olmayacak, aynı zamanda e-posta göndericisi olarak itibarınızın, e-posta iletim oranınızın ve e-postalarınızın açılma ve tıklanma oranının artmasına yardımcı olacaktır.
Sahte adresler “firstname.lastname@example.org” veya “email@example.com” gibi adreslerdir. Birçok ESP’ler bu tip adreslere başarılı bir şekilde e-posta göndermez çünkü sahte e-posta adresleri ile bağlantılı e-posta adreslerinin hepsi, sizden bilgi almayı kabul etmeyebilir ve muhtemelen de hepsi bu tür iletişimleri almayı kabul etmeyeceklerdir.
Geri dönen e-postaları temizlerken dikkate almanız gereken iki tip vardır, kalıcı sebeplerle geri dönme ve geçici sebeplerle geri dönme. Bir kişiye gönderilen e-postalar kalıcı sebeplerle geri dönüyorsa, örneğin geçersiz e-posta adresi veya bloke edilen bir e-posta adresi gibi, bu listenizden bir süre gözlemlemeniz ardından çıkarmanız gereken kalıcı sebeplerle geri dönen e-posta adresleridir. Ancak geçici olarak geri dönüyorlarsa, örneğin otomatik yanıtlayıcı veya posta kutusunun dolu olması, bunlar geçici sebeple geri döner ve listenizde kalmaya devam etmelidir. Geçici sebeplerle geri dönen e-posta adreslerini gözlemlemeye devam etmeniz gerekir. Geri dönme oranları azalmazsa, listenizden çıkarmanız gerekir çünkü büyük bir olasılıkla bu e-posta adresleri de aktif değildir.
Bir kişi e-postalarınızı açmayı veya tıklamayı bıraktıysa hemen listenizden çıkarmamalısınız. Bu durumdaki kişiler, kendilerinden geri dönüş istenen bilgi güncelleme e-postaları gönderilerek, üyelik tercihlerini güncellemesi ve bu şekilde sizin onlara sadece ilgi duydukları konularda faydalı içerikler iletebileceğinize inandırılarak, uyuyan kişileri geri kazanma e-posta pazarlama kurgularınızın hedef listesinde olmalıdır. Yeniden ilişki kurma çabalarınız sonucunda, e-posta alıcıları hala sizinle iletişimi keserse, onlar sizi SPAM olarak işaretlemeden ve e-posta göndericisi olarak itibarınıza zarar vermeden önce bu kişileri listenizden çıkarmak sizin yararınıza olacaktır.
E-posta adresi ne kadar eski olursa, bu adreslerin listeden çıkartılma durumu da o kadar gereklidir. Bu kişiler e-posta adresini kullanmaktan vazgeçmiş, sizin ürününüz veya hizmetinize olan ilgisini kaybetmiş olabilir. Ancak bunları eski ve sadık e-posta abonelerinizle de karıştırmak istemezsiniz. Peki, aradaki farkı nasıl anlarsınız?
Listenizi, eski listenizle yeni listeniz arasındaki kayıt tarihine göre bölümlere ayırın ve e-posta açma oranları, tıklama oranları, üyelikten ayrılma oranları ve e-posta geri dönme oranlarındaki farkları gözlemleyin. Yeni listenizdeki ile benzer performans ölçülerine sahip olan eski listenizdeki kişiler aktiftir ve listeden kaldırılmamalıdır. Ancak artık kullanılmıyor gibi gözüken, SPAM şikâyeti gönderen ve geri dönen e-posta adreslerinde ya e-posta adresleri değişmiştir ya da bu kişiler ürün veya hizmetlerinizle artık ilgilenmemektedir. E-postaları geri dönenleri veya sizi SPAM olarak işaretleyenleri listenizden çıkarın ve sizin bilgilendirmelerinize ilgisini yitiren kişileri yeniden iletişim kurma kampanyasına dahil edin. Sonuçlar kötü olursa bu kişilere artık veda etmenin zamanı geldi demektir.