Her yönetici veya şirket müdürünün arkasında düzenli ve etkin bir kişisel asistan bulacaksınız. Bu çeşitli ve dinamik kariyerin neler sunabileceğini keşfedin
Bir kişisel asistan (KA) olarak genellikle bire bir olmak üzere idari destek sağlamak için üst düzey yönetici veya yönetici kadrolarla yakın bir şekilde çalışacaksınız. Sekreterlik ve idari işlerle uğraşarak bir yöneticinin zamanından en iyi şekilde yararlanmasına yardımcı olacaksınız.
KA’lar çalıştıkları organizasyon hakkında geniş bilgiye ihtiyaç duyarlar. Hem iç hem de dış kilit personelin kim olduğunu bilmeniz ve kuruluşun amaçlarını ve hedeflerini anlamanız gerekir.
Yöneticiler çoğu kez KA’larına çok güveniyorlardı, işin yokluğunda verimli bir şekilde ele alınacağına güveniyorlardı. Bu nedenle, takdir ve gizlilik başarılı bir KA’nın temel özellikleridir.
Bir kişisel asistana bazen bir yürütme sekreteri, ayrıca bir kişisel veya özel sekreter denir.
İçindekiler
Sorumlulukları ve Görevleri Nelerdir?
Bir KA olarak genellikle yöneticinin kurum içi ve dışındaki insanlarla ilk temas noktası olur. Görevlerin şunları içermesi muhtemeldir:
- Veri yönetimi ve dosyalama dahil, ofis sistemlerinin geliştirilmesi/sürdürülmesi
- Seyahat, vize ve barınma düzenlenmesi ve toplantılarda not almak veya dikte etmek veya sunumlar sırasında genel yardım sağlamak üzere müdürle birlikte seyahat etmek
- Telefon görüşmelerinin, soruşturmaların ve taleplerin taranması ve gerektiğinde ele alınması
- Her kıdem düzeyinde ziyaretçileri karşılamak ve selamlamak
- Günlükleri düzenlemek ve bakımını yapmak ve randevu almak
- Genellikle yönetici adına karşılık gelen, gelen e-posta, faks ve posta ile ilgilenmek
- Arka plan araştırması yapmak ve bulguları sunmak
- Belgeler üretmek, brifingler, raporlar ve sunumlar
- Toplantıları düzenlemek ve katılmak ve yöneticinin toplantılar için iyi hazırlanmasını sağlamak
- Müşteriler, tedarikçiler ve diğer personel ile irtibat kurmak.
Destek yöneticilerine, ekiplerine ve departmanlarına ek olarak birçok KA’nın kendi kişisel iş yükü ve sorumlulukları da vardır. KA’nın rolünün kapsamı geniş olabilir ve ek görevler şunları içerebilir:
- Özel projeler ve araştırmalar yapmak
- Hesap ve bütçelerin sorumluluğunu almak
- Yöneticinin sorumluluklarının bir kısmını üstlenirse yönetimle daha yakından çalışmak
- Yönetici için görevden almak, kararlar almak ve yöneticinin yokluğunda başkalarına iş devretmek
- Karar alma süreçlerine dahil olmak.
Bazı KA’lar tüm sekreterlik çalışmalarını kendileri yürütürken, diğerleri genç personeli işe alma ve eğitme sorumluluğunu üstlenir, bazıları ise daha az talepkar ve gizli çalışmayı kendilerine devreder.
Maaşları Ne Kadar? (Yıllık Kazanç)
- Başlangıç maaşları 7.000 TL ile 45.000 TL arasındadır.
- Üst düzey veya tecrübeli maaşlar 45.000 TL ile 63.000 TL arasındadır.
Maaşlar, çalışan kuruluşun büyüklüğü ve niteliğine ve aynı zamanda coğrafi bölgeye göre değişir.
Ek avantajlar arasında bir şirket emekli maaşı programı, sezonluk bilet kredisi, özel sağlık sigortası, spor veya spor salonu üyeliği ve öğle yemekleri yer alabilir.
Gelir rakamları sadece rehberlik amaçlıdır. (Maaşlar yıllık olarak hesaplanmıştır)
Çalışma saatleri
Genel olarak organizasyon türüne bağlı olarak sabah 9’dan akşam 5’e kadar çalışacaksınız. Fazla mesai sürelerinde ve son teslim tarihlerinin yakın olduğu zamanlarda fazla mesai yapılması gerekebilir.
Yarı zamanlı çalışma, esnek saatler ve kariyer araları mümkündür.
Sizi Neler Bekliyor?
- Telefonla, e-postayla veya şahsen, insanlarla sık sık iletişim kurulur.
- Bazı kişisel asistanlar ajanslara kaydolmayı ve kısa vadeli sözleşmelerde kuruluşlar arasında geçiş yapmayı tercih eder.
- Rolün kişisel doğasına rağmen, serbest meslek sahibi olanlar büyük deneyime sahip olanlar için mümkündür. Sanal asistanlar, bir dizi müşteriye bloklar halinde zaman vererek evden çalışıyorlar.
- Erkekler şu anda bu meslekte yeterince temsil edilmemektedir.
- İş zaman zaman çok stresli olabilir, çünkü bazen çok üst düzeylerde zor veya talepkar insanlarla uğraşmayı içerebilir ve iş daima yöneticinin ihtiyaçlarına odaklanır. Bir KA olmak, bir kişiyle çok yakın çalışmak anlamına gelir ve çalışmalarıyla ilgili yaşadıkları sorunlar sizi etkileyebilir.
- Rolün destek niteliği aynı zamanda KA’nın projelere katkısının kurum genelinde her zaman tanınmayabileceği anlamına gelir. Bazı KA’lar çalışmalarının bu yönünü sinir bozucu buluyorlar.
- Bir iş günü içerisinde seyahat, gece boyunca evden uzak durma ve denizaşırı iş veya seyahat nadir değildir ancak dış toplantılara ve konferanslara katılmak veya araştırma tesislerine katılmak gerekebilir.
Nitelikler
Bu çalışma alanı tüm mezunlara açık olanlara rağmen, işletme veya yönetim alanında dereceniz şansınızı artırabilir. Bazı konular belirli endüstriler için daha uygundur; Hukuki çalışmalar için yayıncılık ve hukuk için İngiliz edebiyatı.
Aşağıdaki konular şansınızı artırabilir:
- Yönetim
- İş
- Yönetim
- Sekreterlik çalışmaları.
Derecesi olmayan giriş kuruluş derecesi mümkün olup; kişisel özellikler, deneyim ve genel ofis becerileri genellikle daha önemli olarak kabul edilir.
Sizden beklenen tecrübe seviyesi nedeniyle doğrudan bir mezun olarak doğrudan bir KA pozisyonuna girmek nadirdir. Ancak bu imkansız değildir ve şansınızı artırmanın bir yolu ilgili bir yeterlilik için çalışmak olacaktır.
Gerekli Beceriler Neler?
İlgili deneyim ve sekreterlik ve idari bilgilere ek olarak aşağıdakilerin kanıtlarını göstermeniz gerekir:
- Olağanüstü yazılı ve sözlü iletişim becerileri
- Bir dizi yazılım paketi bilgisi dahil olmak üzere mükemmel kelime işlemci ve BT becerileri
- Baskı altında çalışabilme ve son teslim tarihini kısıtlayabilme
- İyi organizasyon ve zaman yönetimi becerileri
- Materyali net ve özlü olarak araştırma, özetleme, analiz etme ve sunma becerisi
- Mükemmel kişilerarası becerileri
- Kendi inisiyatifiniz üzerinde çalışma yeteneği
- Dürüstlük ve güvenilirlik
- Detaylara dikkat
- Farklı görevleri yerine getirmek ve son teslim tarihlerini karşılamak için fazladan saatler çalışmak için esneklik ve uyarlanabilirlik
- Takdir ve gizlilik konularının anlaşılması.
Ayrıca size rekabet avantajı sağlayabilecek bir takım spesifik beceriler de vardır. Örneğin, steno ve ses yazımı hala yaygın olarak kullanılmaktadır.
İşletme ve yönetim ile ilgili mesleki yeterlilikler Sınav Kurulu tarafından sağlanmaktadır. Yabancı dil bilgisi bazı pozisyonlarda yararlı olabilir.
İş Deneyimi ve Staj
Çoğu pozisyon, genellikle daha genç bir sekreterya veya idari rolde kazanılmış olacak en az iki yıllık ilgili deneyim gerektirir.
Çalışmalarınız sırasında veya sonrasında geçici olarak çalışmak, ofis deneyimi edinme ve üst düzey sekreterlik becerileri geliştirme fırsatı sağlayabilir. Birçok KA ofis ofisi ve genel sekreterlik rollerinden yükselmeye çalışacak.
İşverenler ve İş İlanları
KA’lar tüm sektörlerde bir dizi büyük, orta ve küçük ölçekli kuruluşta çalışmaktadır. Pozisyonlar şurada bulunabilir:
- Muhasebe
- Tarım, bahçecilik ve ilgili endüstriler
- Sanat, eğlence ve eğlence
- Yardım kuruluşları ve gönüllü sektör
- Kurumsal iş ve iş danışmanlığı
- Eğitim
- Maliye
- Sağlık, sosyal, tıbbi ve ilgili hizmetler
- Misafirperverlik ve ikram
- Hukuk ve ilgili işler
- Parlamento üyeleri için çalışma dahil yerel ve merkezi hükümet daireleri
- İmalat ve sanayi kuruluşları
- Pazarlama ve Reklamcılık
- Medya ve iletişim
- Özellik
- Perakende
- Bilim ile ilgili kuruluşlar
- Güvenlik ve koruyucu hizmetler.
Daha büyük ve daha genel kurumlar aynı zamanda KA boşluğunu da idare eder.
PA’lara, yönetici asistanlarına ve ofis yöneticilerine yönelik yıllık bir sergi ve konferans olan PA Show gibi kişisel asistanlara yönelik özel etkinlikleri araştırın.
Mesleki Gelişme ve Eğitimler
Eğitim, ağırlıklı olarak işte gerçekleşir. Deneyimli sekreterler yeni girenleri işte yetkin olana kadar denetleyebilir. Daha büyük şirketler, sizi işin çeşitli alanlarına tanıtmak için birkaç gün süren bir indüksiyon kursu sağlayabilir. Ayrıca aşağıdaki alanlarda kısa kurslar da sağlayabilirler:
- Kelime işlem ve veritabanı veya elektronik tablo yazılım paketleri
- Endüstri prosedürleri ve iş protokolü
- Sağlık ve güvenlik
- İlk yardım
- Steno ve etkili dakika alma.
Daha küçük şirketlerde, işverenler ilgili kurslar için ödeme yapmaya istekli olsalar da, genellikle kendi zamanınızda ve kendi inisiyatiflerinizde eğitim yapmak zorunda kalacaksınız.
Alternatif olarak bir işletme lisans kursu alabilir.
Kariyer ve İş İmkanları
Yeterlilikler, beceriler ve deneyimler kazandıktan sonra, KA’lar kariyer gelişimi için yararlı olabilecek ve tavsiye ve sürekli mesleki gelişim fırsatlarına erişim sağlayabilen ilgili bir meslek kuruluşuna katılabilirler.
Çalıştığınız sektörün kiralanmış veya profesyonel kuruluşuna üyelik başvurusunda bulunabilirsiniz.
Tecrübe ile ilerleme hızlı olabilir. KA’lar, genç personelin sorumluluğuyla daha kıdemli görevlere kadar çalışabilir. Terfi, daha kıdemli bir yönetici, daha büyük veya daha prestijli bir şirkette CEO olabilir. Yönetimden diğer bölümlere geçmek için rol, temaslar ve bilgileri geliştirerek sektörde de hareketler mümkündür.
Bir PA, bir yürütme asistanına ilerleyebilir. Bu rol, KA’nın işle ilgili rolünü, yöneticinin kişisel yaşamını organize etme sorumluluğuyla birleştirir. Maaş genellikle KA’nınkinden daha yüksektir. Ancak saatler daha uzun olabilir ve bir yöneticiyle çok yakın çalışmayı içerir.
Yürütme çalışması, bir işletmenin nasıl çalıştığı ve kararların en üst düzeyde nasıl alındığı hakkında benzersiz bir fikir verebilir. Bu tür bir deneyim, kendileri yönetici olmak isteyen KA’lar için değerli olabilir. KA çalışmasında kazanılan beceriler, insan kaynakları, pazarlama ve halkla ilişkiler gibi diğer sektörlerde de kullanılabilir.
Bazı deneyimli KA’lar serbest meslek sahibi olarak sanal asistan olarak çalışmaya karar verir. Sanal asistanlar, bir dizi müşteriye bloklar halinde zaman vererek evden çalışıyorlar. Bazı KA’lar, portföy kariyerinin bir parçası olarak sanal asistanlar olarak çalışır, rolü diğer iş türleriyle birleştirir, hatta bazen bir iş dünyası için bir hobi geliştirir. Bu kariyer esnekliği çekici olabilir.