Todoist zaten çalışma ve özel hayatın için bir komuta merkezi. Ekibinin işlerini de ayni şekilde kolaylaştır ve düzenle. Tüm görevlerini kusursuzca kişiselleştirilebilen tek bir yerden takip et.
Ekip çalışma alanları 101
Ekip çalışma alanın, ekibinin görevleri ve projeleri için paylaşılan bir evdir. Ekip çalışma alanındaki tüm üyeler aktif ve arşivlenmiş projelere göz atabilir, önizleme yapabilir ve bu projelere katılabilir.
Bundan farklı olarak, kişisel çalışma alanın yalnızca sana özeldir. Özellikle paylaşmayı seçmediğin sürece ekibin buradaki projeleri ve görevleri göremez. Eğer ekip çalışma alanından ayrılırsan, kişisel çalışma alanındaki her şeye erişimin devam eder.
Sıfırdan bir ekip çalışma alanı oluştur
1. Adım. Bir ekip çalışma alanı oluştur
Zaten bir Todoist hesabın varsa, ücretsiz olarak yeni bir ekip çalışma alanı oluşturarak başla. Bu seçeneği Todoist'inin sol-alt köşesinde bulabilirsin.
Not
Todoist'te yeniysen, bu adımda yeni bir hesap oluştur. Kayıt sırasında ekip seçeneğini aktif hale getir. Böylelikle, bir ekip çalışma alanı oluşturmak üzere yönlendirileceksin.
2. Adım. Ekip arkadaşlarını davet et
Mevcut tüm üyelerin tam listesini görmek için çalışma alanının sağ-üst köşesindeki Üyeler'e tıkla. E-posta yoluyla daha fazla davet gönderme seçeneğini göreceksin. Veya daha da basiti, davet bağlantısını kopyalayıp ekibinle paylaşabilirsin.
(Gerekirse birinin erişimini buradan da kaldırabilirsin).
3. Adım. Ekip çalışmasını birkaç yeni proje ile başlat
Ekibinin üzerinde çalıştığı büyük işler için bir veya iki yeni proje oluştur ve aklına gelen ilgili görevleri listelemeye başla. (Ya da ekipler için önceden doldurulmuş şablonlarımızı kullan).
Ardından, ilgili çalışma alanı üyeleriyle paylaşmak için herhangi bir projenin sağ-üst köşesindeki Paylaş simgesine tıkla. Tüm üyeler tüm çalışma alanı projelerine göz atabilir ve önizleme yapabilirken, onlara görev atayabilmen ve yorum gönderebilmen için bir projeye katılmaları gerekir.
Projeleri daha hızlı paylaşmak için proje bağlantısını kopyalayıp bir e-postada, Slack mesajında, Twist başlığında veya ekibinin iletişim kurduğu herhangi bir yerde paylaşman yeterli. Çalışma alanı üyeleri projeyi önizlemek ve projeye katılmak için bağlantıya tıklayabilirler.
Not
Şu anda projeleri çalışma alanları arasında taşımak mümkün değil, ancak bunun üzerinde çalışıyoruz!
Mevcut bir ekip çalışma alanına katıl
Bir ekip çalışma alanına davet edildin. Artık seni ilgilendiren projelere katılma zamanı.
Ekibinin tüm projelerinin bir listesini görmek için kenar çubuğundaki çalışma alanı adına tıkla.
Ardından önizleme yapmak ve katılmak için herhangi bir projeye tıkla.
Yalnızca katıldığın projeler, kolay erişim için kenar çubuğundaki çalışma alanı isminin altında görünecektir.
Ekibinin takip etmesi gereken yeni şeyler mi fark ettin? Ekipinin iş akışına alıştıkça, sen de kendi projelerini oluşturmaya ve paylaşmaya başlayabilirsin.
Hızlı ipucu
En önemli projelerini Favorilerine ekle, ardından kenar çubuğunu derli toplu ve düzenli tutmak için çalışma alanlarını daralt.
Bu kılavuzun geri kalanında, ekibinin görev yönetimini kolaylaştırmak için birkaç hızlı ipucu vereceğiz, böylece ekipteki herkes işlerini tamamlamaya odaklanabilecek:
Ekip görevlerini yönet
Tüm görevleri atayarak, kimin hangi görevden sorumlu olduğunun bilinmesini sağla
Todoist'teki herhangi bir görev yalnızca bir kişiye atanabilir, böylece kimin ne yaptığı konusunda şüpheye yer kalmaz.
Bitiş tarihleri ya da tekrar eden bitiş tarihleri belirleyerek herkesin neyin ne zaman yapılması gerektiğini bilmesini sağla
Görev alanına herhangi bir bitiş tarihi yazman yeterlidir; Todoist'in akıllı Hızlı Ekleme özelliği bu tarihi tanıyacak, vurgulayacak ve görevi kaydettiğinde onu ekleyecektir. Doğal bir dil kullanarak bitiş tarihleri eklemek "tomorrow" (yarın) kadar basit veya "every 3rd Thursday starting Aug 5 and ending April 10'' (5 Ağustos'tan itibaren 10 Nisan'a kadar her 3 Perşembede bir) kadar karmaşık olabilir.
Hızlı ipucu
Planlanmış görevlerinin takviminde görünmesini sağla. 2-yönlü Google Takvim entegrasyonumuz ile etkinlikler Todoist'inde görev olarak belirsin.
Görev açıklamalarına içerik ekleyerek kullanıcıların ihtiyaç duydukları bilgiye ulaşmalarını sağla
Belge bağlantılarını ve mümkün olduğunca çok sayıda ayrıntı ekle. Bu sayede ekip arkadaşların bilgi aramakla zaman kaybetmek yerine hemen işe koyulabilirler.
Açıklamalar görev görünümünün üst kısmında yer alır ve proje listesinde görevin altında gösterilir.
Hızlı ipucu
Bazen "yapılacak işin" tarihi (birinin bir görev üzerinde gerçekten çalışacağı tarih) " bitiş" tarihi (görevin tamamlanması gereken son tarih) olmayabilir. Bu durumda, görev listesinden her zaman görülebilmesi için bitiş tarihini görev açıklamasının en üstüne not edip, görevin gerçek bitiş tarihini, görevin ekip arkadaşının Bugün görünümünde görünmesini istediğin tarihe ayarla.
Yorumlarda detayları tartış ve dosyalar yükle
Doğrudan görevlerinin içinde sorular sor, daha fazla bilgi paylaş ve durum güncellemeleri yap. Eyleme geçirilebilir bilgiler, mesajlaşma uygulamalarına dağılmak yerine görevin içeriğinde kalır.
Yeni bir yorumdan haberdar olmalarını sağlamak için doğru ekip arkadaşlarını etiketle.
Not
Görev açıklaması ve yorumlar arasındaki fark: Görevle ilgili kalıcı bilgiler ve kaynaklar için görev açıklamalarını kullan. Dosyaları yüklemek ve ekip arkadaşlarınla fikir alışverişinde bulunmak için yorumları kullan.
Odaklanmak için kendi görev görünümlerini oluştur
Bugün ve Yaklaşan görünümlerinde görevleri çalışma alanına göre ayır
Görünüm seçeneklerine Bugün ve Yaklaşan görünümlerinden erişebilirsin. Çalışma alanına göre gruplama seçeneğini göreceksin. Bu sayede hem kişisel hem de ekip görevlerini ayrı ayrı görebilirsin. Ya da çalışma alanına göre filtreleyerek dilediğine odaklanabilirsin.
Büyük ekip projelerinde doğru görevlere odaklanmak için görünüm seçeneklerini kullan
Görünüm seçenekleri en büyük projeleri bile yönetilebilir hale getirir.
Projelerini görev ismi, atanan kişi, bitiş tarihi, eklenme tarihi, etiket veya öncelik seviyesine göre gruplandır, filtrele ve sırala. Örneğin, daha büyük bir proje içinde yalnızca sana atanan görevleri görüntüle.
Ayrıca Görünüm seçeneklerini kullanarak Tamamlanan görevleri göster özelliğini etkin hale getirebilir veya kapatabilirsin.
Hızlı ipucu
Görünüm seçeneklerinde, proje düzenini geleneksel liste görünümünden, sütunlar arasında sürükleyebileceğin görev kartlarıyla pano görünümüne dönüştürebilirsin. Ekibin için Kanban-tarzı bir iş akışını görselleştirmek için kullanışlıdır.
İş akışına uyacak şekilde özel filtre görünümleri ayarla
Doğru zamanda doğru görevlere odaklanabilmek için kendi filtre görünümlerini oluştur. Örneğin, "[çalışma alanı adı] çalışma alanında bugün bana atanan tüm görevler" için bir filtre oluştur, böylece ekip arkadaşlarının senden beklediği görevlere odaklanabilirsin.
İşte Todoist'te işbirliği için birkaç kullanışlı filtre daha:
- "[Çalışma alanı adı] çalışma alanında [ekip arkadaşının ismi] adlı kullanıcıya atadığım tüm görevler"
- "[Çalışma alanı adı] çalışma alanında başka birine atadığım tüm gecikmiş görevler"
- "Kişisel çalışma alanımda bugün yapılması gereken tüm görevler"
Hızlı ipucu
Yeni Filtre Yardımcımız ile dilediğin filtreyi doğal bir dil kullanarak tanımlayabilir ve Todoist'in senin için bir filtre sorgusu oluşturmasını sağlayabilirsin. Yukarıdaki örneklerden herhangi birini kopyalayıp yapıştırabilir, ayrıntıları ihtiyaçlarına göre değiştirebilir ve saniyeler içinde bir filtre oluşturabilirsin.
Filter Assist şu an için sadece İngilizce dilinde kullanılabilir.
Raporlayarak çalışmaların hangi aşamada olduğunu gör
Etkinlik günlüğünden ekip çalışmalarının anlık görüntüsüne ulaş
Etkinlik günlüğü, senin ve ekip arkadaşlarının neler yaptığını gösterir. Bireysel ekip üyelerinin ne üzerinde çalıştığını görmek için ortak çalışana göre filtreleme yap veya tüm ekibin en güncel verimlilik durumuna dair genel bir bilgi edinmek için açılır menüden tüm ekip üyelerini seç.
Tamamlanan işlerin genel bir özetini görmek için eylem açılır menüsünden tamamlanan görevler'i seçmen yeterlidir.
Google E-Tablolar uzantısı ile özelleştirilebilir proje raporları oluştur
Görevleri Google E-Tablolar'a dışa aktararak proje durumunu saniyeler içinde belgele ve raporla. Örneğin, tamamlanan tüm görevlerin veya bitiş tarihine göre sıralanmış tüm aktif görevlerin bir listesini dışa aktar.
Bir rapor oluşturmak için herhangi bir projeyi aç, proje menüsünden Google E-Tablolara Aktar'ı seç ve elektronik tabloya dahil etmek istediğin görev alanlarını seç (örneğin bitiş tarihi, tamamlanma durumu, öncelik, oluşturulma tarihi, açıklama, bölüm ve atanan kişi).
SSS
Çalışma alanları hakkında daha fazla bilgiye çalışma alanları SSS bölümünden ulaşabilirsin.