Office 365 için planlama
İşletmenizi Office 365 ile buluta taşıma kararı aldığınız için tebrikler! İşletmenizde 1 kişi de olsa 10 kişi de olsa, yapacağınız küçük bir planlamayla Office 365’ten en iyi şekilde faydalanabilirsiniz.
Öncelikle neler elde edeceğinizi gözden geçirelim:
-
Word, Excel, PowerPoint ve Outlook gibi Office uygulamaları.
-
Çalışanlarınız ve sizin için firstname.lastname@example.org gibi kişiselleştirilmiş bir e-posta adresi.
-
Bulutta belge depolama alanı (OneDrive ve ekip siteleri) ve daha fazlası.
Finans, muhasebe ve CRM uygulamaları ya da genel bir web sitesi sunulmaz.
1. Planınızı seçin
-
Bilgisayarlarınıza Office yüklenmesi gerekiyor mu? Öyleyse Office 365 İş Ekstra’yı seçin.
-
E-posta şifreleme de gerekiyor mu? Tıp, finans, hukuk gibi bir alanda veya güvenlik uyumluluk araçları ve arşivleme gerektiren başka bir sektörde mi çalışıyorsunuz? Öyleyse E3’ü tercih edin.
-
Yalnızca e-postaya ihtiyaç duyan birkaç çalışanın yanında Office uygulamalarına da ihtiyaç duyan çalışanlarınız mı var?
Planları istediğiniz gibi kullanabilirsiniz! Örneğin, Ekstra planını ve lisanslarını yalnızca bunları kullanacak çalışanlar için satın alabilirsiniz. Bunu yaptıktan sonra aboneliğinize farklı bir plan ekleyebilir, diğer çalışanlar için lisans satın alabilirsiniz. Böylece tek bir abonelik altında birden çok plan ve lisansa sahip olarak düzen sağlarsınız.
2. Henüz bir etki alanı adınız yoksa bir ad belirleyin
-
Etki alanı, kuruluşunuz için email@example.com gibi profesyonel ve hatırlaması kolay bir çevrimiçi kimlik sağlar. Zaten bir etki alanınız varsa bunu Office 365’e getirebilirsiniz, geçişinize yardımcı oluruz.
-
Etki alanınız yok mu? Office 365’e kaydolurken kolayca bir etki alanı alabilirsiniz.
3. Mevcut e-postanızı ve kişilerinizi Office 365’e ne zaman taşıyacağınızı zamanlayın
Mevcut bir e-posta hizmetinden Office 365’e geçiş yapmayı planlıyorsanız bu işlem genellikle bir veya iki gün sürer. Office 365 e-postasına geçişinizi daha az e-posta aldığınız bir akşam veya hafta sonunda yapmayı planlamanızı öneririz.
4. Bulutta hangi dosyaları depolamak istediğinizi belirleyin
Çoğu işletme, kaybetme riski daha az olduğundan dosyaları bulutta depolamak istiyor. Ayrıca bu şekilde dosyalara her yerden erişebiliyorsunuz! Bilgisayarınızı bulutla eşitlerken dosyanın bir kopyası, internet erişiminiz olmadığı durumlarda yerel olarak çalışmanız için bilgisayarınıza yüklenir. Dosyayı kaydedip kapattığınızda ve İnternet'e bağlandığınızda dosya yeniden bulutta depolanır.
5. Roller atayın
-
Office 365’e kaydolan ve aboneliği satın alan kişi siz miydiniz? O halde siz, kuruluşunuzun genel yöneticisisiniz!
Bu, kurulum yapma, sorun çözme ve diğer kullanıcılara yardımcı olma sorumluluğunun sizde olduğu anlamına gelir. Ancak güvenilir kullanıcılara yönetici rolleri de atayabilirsiniz.
-
Kuruluşunuzda yalnızca bir veya iki kişiye genel yönetici rolü atanmalıdır. Bu role sahip kişiler, TÜM belgelerinizi silmek gibi her türlü işlemi gerçekleştirebileceğinden bu rolde birden fazla kişinin olması bir güvenlik riski oluşturur.
-
Bazı işletmeler, bilgisayarlarını ve yazılımlarını onların yerine yönetmesi için işe bir danışman alır. BT danışmanınız için bir hesap oluşturabilirsiniz, ancak bu kişiye lisans atamanız gerekmediğinden Office 365 sizden ek bir ücret almaz. Bu kişi genel yönetici rolünde birçok görevi gerçekleştirebilir.
6. Herkese duyurun
-
İşletmenizdeki herkese buluta geçeceğinizi haber verin! Eski e-postaları ve dosyaları temizlemeye başlayabilirler veya ücretsiz çevrimiçi eğitimden yararlanabilirler.
-
Hazır olduğunuzda kullanıcılara oturum açma bilgilerini ve parolalarını nasıl vereceğinize karar verin.