İşletmeniz ister tek kişilik bir dükkan, ister çok uluslu bir şirket olsun, mutlaka düzenli olarak tekrar ettiğiniz işlemler vardır. Bu işlerin bazılarında rapor hazırlamanız, maliyet çıkartmanız, ofis malzemelerini düzenlemeniz veya müşterilere yanıt vermeniz gerekebilir. Büyük ya da küçük olması fark etmeksizin, Evernote, işlemlerinizi belgelemek ve sürekliliği devam ettirmek için ideal bir araçtır.
Komut dizilerini ve sık sorulan soruları düzene koyun
Satış aramalarınızı belirli bir şekilde yapıyor veya e-posta ile gelen soruları her zaman aynı şekilde mi yanıtlıyorsunuz? “Komut dizileri” için bir Paylaşılan İş Not Defteri oluşturun ve telefon dizileri, e-posta şablonları ve ekibinizin düzenli olarak kullandığı sık sorulan soruları içeren notlar ekleyin. Bu not defterini ihtiyacı olan kişilerle paylaşın. Daha hızlı erişim için bu notları Kısayollara ekleyin.
Anlaşılır yönergeler oluşturun
İletişim için standartlar oluşturmanın ötesinde, işletmenizdeki rutin görevleri belgelemek de önemlidir. Adımları ve iş akışlarını belgeleyebileceğiniz “İşlem ve Prosedürler” adında paylaşılan bir Not Defteri oluşturun. Her işlemin tamamlanmasında ekip üyelerinin izlemesi gereken belirli adımları özetleyen kontrol listelerini içeren notlar üreterek potansiyel kafa karışıklıklarına engel olun.
Kontrol listenizdeki öğeleri belirtmeyi kolaylaştırmak için görüntülerin gücünü kullanın. Ekip üyelerine tıklayacakları yeri göstermek, anlatmaktan daha kolaydır. Ekran tabanlı iş akışlarında bu yöntem çok işe yarar.
Skitch kullanarak iş akışının ekran görüntülerini alın ve oklar, sayılar ve metinlerle işaretleyerek ekibinize ayrıntılı bir görevi adım adım nasıl tamamlayabileceklerini gösterin, ardından bu notu “İşlem ve Prosedürler” Not Defterinize ekleyin.