Bu fonksiyon ile adresleri, diğer adres verileriyle birleştirilmesini kolaylaştırmak ve yeniden işleyebilmek için belirli bir şekle dönüştürebilirsiniz. Bu fonksiyon özellikle de seri mektuplar göndermek üzere adreslerin hazırlanması için kullanılabilir. Böylelikle ‘Mektup için hitap biçimi belirleme’ fonksiyonu yardımıyla oluşturulan mektup hitapları ve adres hitabı da standart adres dosyasına dahil edilebilir. Ve bazı posta hizmeti sağlayıcılarının indirimlerinden yararlanmak için standart adres dosyası ayrıca posta koduna göre sıralanabilir. Yabancı ülkeler, ülkelere göre ayrılır ve dosyanın sonunda sıralanır.