İş dünyasında nezaket ve içtenlikle yazılmış teşekkür mail’leri çok önemlidir. Eski bir patron size bir referans verdiğinde, bir iş bağlantınız sizi işverenine tavsiye ettiğinde, bir meslektaşınız size bir projede yardımcı olduğunda ya da potansiyel yeni bir işveren sizinle bir pozisyon için görüşme yaptığında; kariyerinize, iş aramanıza veya işinize yardımcı olan herkese teşekkür etmek için zaman ayırmanız ve onlara teşekkür mail’i göndermeniz gerekir.
Peki teşekkür maili tam olarak nedir?
Teşekkür Mail’i Nedir?
Bir müşteriyle ilk kez etkileşim kurduğunuzda veya ekip üyeleriyle ilk başarılı toplantınızı gerçekleştirdiğinizde, onlara teşekkür ederek hızlı bir yanıt verme ihtiyacı hissedebilirsiniz. Dolayısıyla bir sonraki adım, takdirinizi gösteren bir teşekkür mail’i göndermek olacaktır.
Bir teşekkür e-posta’sı; iş arkadaşlarınız, müşterileriniz ve diğer paydaşlarınızla olumlu bir ilişki sürdürmek için profesyonel görgü kurallarının açık bir örneğidir. İleriye dönük olarak, kariyerinizi ilerletmenize ve e-posta listesini büyütmenize de yardımcı olabilir.
Ayrıca bir teşekkür mail’inin alıcıya ilham verebileceğini ve sizden satın alma konusunda kendilerini güvende hissetmelerini sağlayabileceğini de unutmamanız gerekir.
Teşekkür Mail’ine Neler Eklenir?
Teşekkür mail’inizi göndermek için hangi şablonu kullanırsanız kullanın, her zaman eklemeniz gereken belirli bileşenler vardır. Bu bileşenleri aşağıda sizin için listeledik.
Teşekkür maili yazma adımları
- Öncelikle kişiye uygun bir şekilde hitap edin. E-posta’nın başlangıcında, yazdığınız kişiye “İsim [Hanım/Bey]” gibi uygun bir selamla hitap edin veya kişiyi iyi tanıyorsanız, merhaba dedikten sonra sadece isim kullanın.
- Daha sonra mail’in amacına hızlıca ulaşmak için bir veya iki cümle sonra “teşekkür ederim” kelimesini cümlenizde geçirin, böylece kişi neden yazdığınızı anlasın. Ayrıca, konu satırına “Teşekkürler” ifadesini de mutlaka ekleyin.
- E-posta yazdığınız kişiye ne için teşekkür ettiğinizi belirttiğinizden emin olun. Biraz ayrıntıya inin, böylece kişi tam olarak neyi takdir ettiğinizi anlasın. Örneğin, size iş tavsiyesi veren birine teşekkür ediyorsanız, en yararlı bulduğunuz şeyi açıklayın. Bir iş görüşmesinden sonra teşekkür ediyorsanız, kişiye görüşmeden belirli bir anı hatırlatın.
- Son olarak, e-posta imzanızı eklemeden önce tekrar teşekkür ederek takdirinizi yineleyin ve “Saygılarımızla” gibi uygun bir kapanış ile e-posta’nızı sonlandırın. Ardından imzanızla ekleyin.
Teşekkür Mail’i Yazarken Dikkat Etmeniz Gereken Hususlar
1. En kısa sürede gönderin
Öncelikle e-posta’nızı en kısa sürede yazın ve gönderin. Özellikle bir iş görüşmesinden sonra teşekkürlerinizi göndermekte gecikmeyin. Bir görüşmeden sonra teşekkür mail’i göndermemek, işe alınma şansınızı azaltabilir.
2. Olumlu ama samimi olun
Minnettarlığınızı ifade edin, ancak aşırıya kaçmayın. İnsanlar bir teşekkür mail’inin samimiyetsiz olduğunu anlayabilir. Örneğin, bir işten ayrıldıktan sonra bir işverene teşekkür ediyorsanız, orada çalışırken nelerden hoşlandığınıza odaklanın. Ancak, gerçekten işinizi sevmediyseniz, her şeyi sevdiğinizi söyleyip yalan söylemeyin. Olumlu şeylere odaklanın ama yalan söylemeyin.
3. Her harfi kişiselleştirin
Gönderdiğiniz her teşekkür mail’ini kişiselleştirin. Örneğin, bir iş için görüştüğünüz herkese teşekkür e-posta’sı gönderirseniz, her bir mail’e her bir kişiyle yaptığınız özel konuşma hakkında bir şeyler ekleyin. Her kişi için aynı mesajı kopyalayıp yapıştırmayın; bu samimiyetsiz görünecektir.
4. Kısa tutun
Teşekkür mail’leri kısa olmalıdır. Bu yüzden içeriğinizi birkaç kısa paragrafla anlatmaya çalışın.
5. Son düzenlemelerinizi yapın
Herhangi bir işyerine yapacağınız bir teşekkür mail’i profesyonel olmalıdır. Bu mail’inizin, iyi yazılmış ve hatasız olması gerektiği anlamına gelir. Bu yüzden e-posta’nızı göndermeden önce dikkatlice okuyun.
Neden Teşekkürler Maili Yazmalısınız?
Bir iş görüşmesinden, bir tavsiyeden veya etkinlik davetinden sonra birisine bir teşekkür mail’i göndermek, size gösterdikleri ilgi için minnettarlığınızı ve takdirinizi gösterir. Benzer şekilde, bir teşekkür mail’i göndererek yalnızca minnettarlığınızı ifade etmekle kalmaz, aynı zamanda kariyer gelişiminize faydalı olabilecek profesyonel ilişkiler kurar ve profesyonel ağınızı genişletebilirsiniz.
İngilizce Teşekkür Maili Nasıl Yazılır?
İngilizce teşekkür mail’i yazmak, özellikle ana dili İngilizce olmayanlar için kolay değildir, ancak hem kişisel hem de profesyonel olarak size fayda sağlayabilecek önemli bir beceridir.
Peki, İngilizce teşekkür mail’i nasıl yazılır?
Her şeyden önce, e-posta İngilizcesinin birçok kuralını öğrenmeniz gerekir. İngilizce e-posta selamlamaları ve kapanış cümleleri de dahil olmak üzere İngilizce e-posta formatına aşina olmalısınız.
Aşağıda İngilizce e-posta yazma becerilerinizi daha da geliştirmenize yardımcı olmak için size İngilizce dilinde resmi, profesyonel ve gayri resmi e-posta yazmayı kapsayan İngilizce e-posta örnekleri sağlayacağız.
İngilizce e-posta nasıl yazılır? İngilizce e-posta formatı
İngilizce e-postalar, “son derece kuralcı bir yazılı iletişim biçimi” olarak tanımlanır. Basitçe söylemek gerekirse, İngilizce e-posta’ların biçimini belirleyen güçlü ve yerleşik kurallar vardır.
Bu kuralların çoğu Viktorya döneminde ortaya çıktığı için İngilizce e-posta formatının resmi bir mektubu yakından takip etmesi şaşırtıcı değildir. Tipik olarak İngilizce bir e-postanın beş öğesi vardır:
- Konu satırı
- Resmi veya gayri resmi selamlama
- Gövde metni
- Kapanış cümlesi
- İmza
İngilizce bir e-posta nasıl başlatılır?
İngilizce bir e-posta başlatmanın geleneksel yolu “Dear – Sevgili” kelimesini kullanmaktır. Geçmişte, bir unvan (Bay, Bayan, vb.) kullanmanız tavsiye edilirdi, ancak işler değişti. Bay ve Bayan gibi cinsiyete dayalı terimler artık rahatsız edici olabilir, bu nedenle kendinizi e-posta alıcılarına tanıtmanın başka bir yolunu bulmamız gerekir.
İngilizce’deki farklı e-posta selamlamaları, tanıdığınız bir kişiye, tanımadığınız bir kişiye veya bir topluluğa (örneğin bir kuruluş, ekip veya anonim e-posta adresi) hitap edip etmediğinize bağlıdır.
Bir kişinin tam adını biliyorsanız, “Dear Mrs. Name” yerine “Dear Name – Surname” yazabilirsiniz.
Birçok eski resmi İngilizce e-posta yazma blogu ve makalesi, yazdığınız kişiyi tanımıyorsanız “Dear Sir” veya “Dear Madam” kullanmanızı önerir. Ancak bu modası geçmiş ve gereksiz bir giriştir. Bir kişinin tam adını bulamıyorsanız, ona hitap etmenin başka bir yolunu bulun.
Adını bilmediğiniz bir kişiye hitap etmenin birkaç örneği aşağıdaki şekildedir:
- Dear Marketing Manager
- Dear Team Leader
Bir gruba hitap ediyorsanız, onlarla etkileşim kurmanın uygun bir yolunu bulun, örneğin:
- Dear Team
- Dear Marketing Directorate
- Dear Complaints Team
Pek çok insan, resmi bir e-postada selamlama olarak “Hi” kullanıp kullanamayacağınızı merak ediyor, evet yapabilirsiniz. Kişiyi tanıyorsanız veya resmi bir bağlamda yazmıyorsanız, bu sizin seçiminizdir.
E-posta gövdesi
Bir e-posta’nın gövdesi, mesajın ne hakkında olduğunu açıkladığınız yerdir. Her e-posta biraz farklı olduğu için katı kurallar yoktur. Yine de, resmi bir İngilizce e-postada bilgi için doğal bir akış vardır:
Kendinizi tanıtın – Bir isim, iş unvanı ve organizasyon oldukça önemlidir.
Neden e-posta gönderdiğinizi açıklayın – Neden birisiyle iletişim kurduğunuzu açıklayın.
Ne istediğinizi söyleyin – Karşılığında bir şey istiyorsanız (cevap, belge, resim vb.), açıklamadan sonra isteyin.
Sonraki adımlar – Bir cevap bekliyorsanız, beklediğiniz zaman net olun. Okuyucunuzun kafasını asla karıştırmayın
İngilizce e-posta kapanış cümleleri
İngilizce bir e-posta’da kullandığınız kapanış ifadesinin türü, resmi veya gayri resmi bir e-posta yazıp yazmanıza bağlıdır. Aşağıda her iki e-posta için de kapanış mesajlarına göz atalım:
İngilizce resmi bir e-posta nasıl sonlandırılır?
İngilizce resmi bir e-posta’yı bitirmeniz hakkında bilmen gereken sadece iki şey var:
Kişinin adını biliyorsanız, “Yours sincerely” kullanırsınız.
Kişiyi tanımıyorsanız (veya bir kuruluşa veya toplu e-posta adresine yazıyorsanız), “yours faithfully” kullanabilirsiniz.
İngilizce resmi olmayan bir e-posta nasıl sonlandırılır?
Doğaları gereği, gayri resmi e-posta’lar kurallara tabi değildir, bu nedenle istediğinizi yazmakta özgürsünüz. Bununla birlikte, resmi olmayan e-posta mesajlarını sonlandırırken kullanabileceğiniz bazı tanıdık ifadeler aşağıdaki şekildedir:
Kullanmayı seçebileceğiniz bazı e-posta kapanış cümleleri aşağıdakileri içerir:
- Kind regards
- Best regards
- I look forward to hearing from you
- Please contact me for additional help
Yaygın İngilizce e-posta ifadeleri
İngilizce e-posta ifadeleri üzerine koca bir kitap yazabilirsin. İngilizce e-posta’larınıza eklemek isteyebileceğiniz bazı yararlı iş İngilizcesi ifadeleri aşağıdaki şekildedir:
- I am writing to tell you about
- I’m contacting you to confirm that
- This is just a short email to explain that
- Just a quick reminder that
- This email is to let you know that
- I’m getting back in touch with you with some additional information
- Attached is the information you requested
- I’d welcome your thoughts on
Kullanmayı seçebileceğiniz bazı gayri resmi e-posta İngilizce ifadeleri de vardır:
- Great to catch up
- I hope you had a great weekend
- I hope you are well
- I hope all is well with you
- It’s lovely to hear from you
- I was delighted to receive your message