Kare tekerlek takılmış bir yük arabasını güçlükle çekmeye çalışan üç adamı gören bir başkası, onlara hızlarını artırmaları için yuvarlak tekerlek kullanmalarını önerir. Ancak öneriyi yapan adamın aldığı cevap şaşırtıcıdır: “Hayır, teşekkürler. Çok meşgulüz”.
Yukarıdaki karikatür ve verdiği mesaj eminim ki çoğunuza tanıdık gelecektir. Verimsiz bir durumla karşılaşıp, ilerlemeyi sağlayacak yenilikçi bir çözüm önerdiğinizde karşınıza genelde bu cümle çıkar. İş dünyasında sıkça karşılaştığımız bir durum olarak insanların verimsiz metodları ve iş yapma şekillerini ısrarla sürdürmelerinin nedenlerinden biri olarak gösterilen “meşgul olma durumu”, hem şirket, hem de yöntemlerini değiştirmeyen firma sahipleri veya yöneticiler adına kayba ve fırsatların kaçmasına yol açıyor aslında.
“Eğer işiniz başka hiçbirşeye zaman bırakmayacak kadar yoğunsa yanlış giden birşeyler var demektir; sizinle ya da işinizle ilgili.” William J. H. Boetcker
Peki sürekli meşgul olmak normal bir durum mu? Eğer uzun bir süredir aynı işi yapıyor ve sürekli meşgulseniz, körelmiş bir bıçakla bir şeyler oymaya çalışıyor ve durup onu bileyecek vaktiniz yoksa, bu durumda yanlış giden bir şeyler var demektir.
Meşgulseniz işler yoğun demektir. İşler yoğunsa aslında bu, “işleriniz de iyi gidiyor” anlamına gelir. Bu durumda gerekli önlemleri alacak imkanlarınız da var demektir. Buna rağmen işleriniz iyi gidiyor ve siz hala yoğunsanız, aşağıdaki nedenlerden birisi söz konusudur.
- Yeterli insan kaynağını sağlamamak
- Sürdürülebilirliği azaltan ve kırılganlığı artıran merkeziyetçi yapı
- Verimliliği artıracak teknoloji ve ekipmanlara kaynak ayırmamak
- İş süreçlerinin ve iş yapma biçiminin verimsiz olması
Meşguliyetinizin nedenini tespit ederek gerekli iyileştirmeyi yapmak size düşüyor.
“Her şeyin bir nedeni vardır. Bir şeyin nedenini bulamıyorsanız, onun da bir nedeni vardır.” Chris Levi
Nedenleri gayet iyi biliyor, ama ısrarla çözmüyorsanız, bunun nedenleri de aşağıdakilerden birisidir.
- Yönetici veya patron olarak herşeyi doğrudan kontrol etmeye çalışmak (merkeziyetçilik)
- Verimliliği artırıcı yöntem kullanımı ve ekipman alımına karşı olmak (vizyonsuzluk)
- İşler yoğun olmasına rağmen büyüme ve gelişme için gerekli finansal akışı sağlayamamak (beceriksizlik)
- Gerekli finansal kaynaklar olmasına rağmen bunları kullanmamak (cimrilik)
- İnsan kaynağı ve ekipmana yapılacak yatırımı riskli görmek
Bu yazıda olaya, firma sahipleri ve yöneticiler açısınsan baktım. Eğer kendi işinizi yapıyor veya yöneticiyseniz ve uzun bir süredir meşgul olduğunuzu söylüyorsanız, kusura bakmayın ama ya siz de ya da işinizde bir sorun var demektir.