8. video konferans araçlarının kullanımı
Bizimle video konferans yoluyla iletişim kurduğunuzda, biz ve ilgili video konferans platformunun sağlayıcısı (bundan böyle “platform(lar)” olarak anılacaktır) kişisel verilerinizi işleriz. Aşağıdaki özel veri koruma beyanı ile kişisel verilerinizin kullanım kapsamında işlenmesi hakkında sizi bilgilendiriyoruz.
8.1. Amaçlar ve yasal dayanak
Platformları, örneğin belirli hizmetleri sunmak (ör. web seminerleri veya eğitim kursları vb. düzenlemek) veya sadece iletişimi (hem dahili hem de harici) sağlamak için kullanıyoruz. Bu nedenle, platformların kullanımı, diğer ilgili amaçlarla birlikte, hizmetlerimizin sağlanması ve ilke olarak ürünlerimizin ve hizmetlerimizin sağlanması için gereklidir. sözleşmelerin ifası için gereklidir (bkz. DS-GVO Madde 6 Paragraf 1 Bent b, BDSG Madde 26 Paragraf 1).
Buna ek olarak, platformların kullanımı, hizmetlerimizin uygulanmasını veya sağlanmasını basitleştirdiği ve iletişimi (hem dahili hem de harici) hızlandırdığı veya hatta özellikle yüz yüze etkinliklerin mümkün olmadığı durumlarda ilk etapta mümkün kıldığı için düzenli olarak meşru menfaatimiz içindir (bkz. Madde 6 paragraf 1 lit. f DS-GVO). Kullanımın sağlanması bağlamında, hata düzeltmeleri yapmak ve değerlendirmeler oluşturmak da meşru menfaatimize olabilir.
Ayrıca platformlar, özellikle kullanım kapsamındaki herhangi bir kayıtla bağlantılı olarak rıza temelinde de kullanılabilir (bkz. Madde 6 paragraf 1 lit. a DS-GVO). Özellikle kayıtla bağlantılı olarak işlenen kişisel verilerle ilgili olarak (örneğin görüntü ve sözlü katkıların kaydedilmesi veya bunların transkripsiyonu), her durumda sizi bu konuda önceden ayrıca bilgilendireceğiz.
8.2. İşlenen (kişisel) veriler
Platformları kullanırken (kişisel) verileri işleriz. Hangi (kişisel) verilerin işlendiği ve ne ölçüde işlendiği özellikle sunulan hizmete, kullanılan platforma, kullanılan teknik işlevlere ve bir toplantıya, örneğin bir web seminerine katılmadan önce, toplantı sırasında veya sonrasında sağladığınız bilgilere bağlıdır. Bu nedenle, bir toplantı sırasında içerik de değiş tokuş edilebilir, yüklenebilir veya başka bir şekilde kullanıma sunulabilir. Tipik olarak, özellikle aşağıdaki (kişisel) verileri işleriz:
Toplantı katılımcı bilgileri: Bir toplantıya katılmak veya toplantı odasına girmek için genellikle en azından ad ve soyadın girilmesi gerekir (kullanılan platforma bağlı olarak). Belirli koşullar altında, yalnızca takma ad vermek de mümkündür. Ad ve soyadına ek olarak, e-posta adresini ve toplantıya erişim şifresini, isteğe bağlı olarak profil resmini ve telefon numarasını işleriz.
Gerekirse, bilgiler toplantıdan sonra başka amaçlar için işlenecektir (örneğin, katılım teyidinin düzenlenmesi). Kural olarak (kullanılan platforma ve yapılandırmaya bağlı olarak), bilgiler toplantının bitiminden 30 gün sonra silinir. Kişisel verilerin saklanma süresi ve silinmesine ilişkin daha fazla bilgi aşağıda no. 5 altında bulunabilir.
Meta Veriler: Bir toplantı sırasında aşağıdaki meta veriler oluşturulabilir: Toplantı saati ve tarihi, toplantı süresi, toplantı kesintileri, oturum açma ve kapatma zaman(lar)ı, toplantıdaki davranış ölçümü, örneğin konuşma payı (isteğe bağlı), katılımcı IP adresleri, kullanılan donanım ve yazılım hakkında bilgi.
Gerekirse, meta veriler toplantıdan sonra diğer şeylerin yanı sıra sorun giderme veya değerlendirme için kullanılır. Meta veriler genellikle toplantının bitiminden 30 gün sonra silinir (kullanılan platforma ve yapılandırmaya bağlı olarak). Kişisel verilerin saklanma süresi ve silinmesine ilişkin daha fazla bilgi aşağıda no. 5 altında bulunabilir.
Metin, ses ve video verileri: Bir toplantıda sohbet, soru veya anket işlevini kullanmak mümkündür (işlev etkinleştirilmişse). Yapılan metin girişleri, toplantıda görüntülenmek ve gerekirse günlüğe kaydedilmek üzere işlenir. Buna ek olarak, videonun görüntülenmesini ve sesin çalınmasını sağlamak için, video kameradan ve terminal cihazının mikrofonundan gelen (kişisel) veriler toplantı sırasında işlenir. Video kamera ve/veya mikrofon istenildiği zaman kapatılabilir veya sessize alınabilir.
Metin, ses ve video verileri yalnızca toplantıdan sonra belirli amaçlar için işlenecektir (örneğin, daha sonra web seminerini görüntülemek için bir bağlantı sağlamak). Amacın geçerliliği sona erdikten sonra (örneğin bağlantının geçerliliğinin sona ermesi), başka bir amacın işlemeyi haklı göstermemesi koşuluyla, veriler ilke olarak silinir. Kişisel verilerin saklanma süresi ve silinmesine ilişkin daha fazla bilgi aşağıda no. 5 altında bulunabilir.
Kayıt, depolama: İsteğe bağlı olarak video, ses ve sunum kayıtları veya varsa konuşulanların yazıya dökümü yapılır. Kayıtlar, kamera ve mikrofonun açık olmasını, gerekirse ekranın paylaşılmasını ve sonuç işlevlerinin de kullanılmasını gerektirir. Gerekirse, transkripsiyon anonim olarak da kullanılabilir (kullanılan platforma ve yapılandırmaya bağlı olarak).
Sohbet işlevi de kullanılıyorsa, verdiğiniz bilgiler toplantı sohbeti metin dosyasında saklanacaktır. Bu, gönderilen dosyalar için de geçerlidir.
Kayıtlar veya diğer saklanan veriler yalnızca toplantıdan sonra amaca ulaşmak için gerekli olması halinde işlenecektir (örneğin, web seminerini görüntülemek için bir bağlantının daha sonra sağlanması). Amacın geçerliliğini yitirmesi halinde (örneğin bağlantının geçerliliğinin sona ermesi), kayıtlar veya saklanan diğer veriler, başka hiçbir amaç işlemeyi haklı kılmadığı sürece ilke olarak silinir. Kişisel verilerin saklanma süresi ve silinmesine ilişkin daha fazla bilgi aşağıda no. 5 altında bulunabilir.
Telefonla arama: Arama numarası ve ülke, isteğe bağlı olarak konum ve bağlantı verileri düzenli olarak işlenir.
Gerekirse, çevirmeli veriler toplantıdan sonra, örneğin sorun giderme veya değerlendirme için kullanılır. Genellikle toplantının bitiminden 30 gün sonra silinirler (kullanılan platforma ve yapılandırmaya bağlı olarak). Kişisel verilerin saklanma süresi ve silinmesine ilişkin daha fazla bilgi aşağıda No. 5 altında bulunabilir.
8.3. Kullanılan platformlar, (kişisel) verilerin alıcıları
Yukarıda belirtilen amaçları yerine getirmek için şu anda özellikle aşağıdaki platformları kullanıyoruz: Microsoft’tan Teams ve Skype, LogMeIn’den GoToMeeting, Cisco’dan WebEx ve Zoom Video Communications’tan Zoom.
Her biriyle DS-GVO Madde 28 uyarınca görevlendirilmiş bir işleme sözleşmesi imzaladığımız platform sağlayıcılarının (bundan böyle “sağlayıcılar” olarak anılacaktır) veri koruma beyanlarını burada bulabilirsiniz:
Microsoft’tan Teams ve Skype:
https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy
LogMein’den GoToMeeting:
LogMeIn (ABD) Gizlilik Politikası
Cisco’dan WebEx:
Cisco Çevrimiçi Gizlilik Bildirimi – Cisco
Zoom by Zoom Görüntülü İletişim:
Veri koruma | Zoom
Şirketimizde, (sadece) şirket içi departmanlar veya çalışanlar, özellikle yukarıda belirtilen amaçları yerine getirmek için ihtiyaç duydukları ölçüde kişisel verileri alırlar (bir toplantı oluşturarak bir platform üzerinden iletişim sağlamak). Ancak, veri alıcılarının her biri kişisel verileri yalnızca gerekli olduğu ölçüde kullanmakla yükümlüdür.
Kişisel verileri diğer (harici) kişilere, şirketlere veya diğer üçüncü taraflara aktarırsak (örneğin, toplantı kaydının katılımcılara aşağı yönde aktarılması) veya onlara kişisel verilere başka bir erişim izni verirsek, bu yalnızca yasal izin veya uygun rıza temelinde yapılacaktır. “Sipariş işleme sözleşmesi” olarak adlandırılan bir sözleşme temelinde kişisel verilerin işlenmesi için üçüncü tarafları görevlendirirsek ve böylece diğer şeylerin yanı sıra kişisel verilerin işlenmesi ve kullanımına ilişkin gerekli etki veya kontrol yetkilerini kendimiz için güvence altına alırsak, bu DS-GVO Madde 28 temelinde yapılır. Ancak, veri işlemenin yasalara uygunluğu konusunda size karşı sorumluluğumuz devam etmektedir. Bu bağlamda, sağlayıcıların kişisel verileri korumak için uygun teknik ve organizasyonel önlemleri sürdürmelerini de sağlıyoruz.
Buna ek olarak, sağlayıcılar kişisel verileri kendi amaçları doğrultusunda da işleyebilir. Bu durumda, sağlayıcıların kendilerinin sorumlu olduğunu ve GDPR’den kaynaklanan yükümlülükleri yerine getirmeleri gerektiğini lütfen unutmayın (örneğin, bilgilendirme yükümlülüğü, amaca ulaşıldıktan sonra silme yükümlülüğü, vb.) Daha fazla bilgi sağlayıcıların gizlilik beyanlarında bulunabilir (yukarıya bakın).
8.4. Kişisel verilerin üçüncü bir ülkede işlenmesi
Kişisel verilerin işlenmesini mümkün olduğunca Federal Almanya Cumhuriyeti topraklarında, Avrupa Birliği’nin başka bir üye ülkesinde veya Avrupa Ekonomik Alanı Anlaşmasına taraf olan başka bir ülkede gerçekleştireceğiz (örneğin, kullanım sırasında ortaya çıkan verileri bir “AB kümesinde” saklayacağız (saklamış olacağız)).
Ancak, kişisel verilerin üçüncü ülkelerde (örneğin ABD) işlenmesinin, özellikle sağlayıcıların görevlendirilmesiyle bağlantılı olarak gerekli olması durumunda, bu tür işleme operasyonları için özel yasal gerekliliklerin karşılanmasını ve böylece ilgili üçüncü ülkede uygun bir veri koruma seviyesinin geçerli olmasını sağlayacağız. Bu, özellikle Avrupa Komisyonu’nun üçüncü bir ülkede yeterli bir koruma seviyesinin mevcut olduğuna karar verip vermediğinin (bkz. GDPR Madde 45) veya uygun veya yeterli güvencelerin (örneğin standart sözleşme maddeleri) mevcut olup olmadığının ve haklarınızın uygulanmasının garanti edilip edilmediğinin yanı sıra kişisel verilerin korunması için yeterli teknik ve organizasyonel önlemlerin mevcut olup olmadığının kontrol edilmesini içerir.
Uygun veya yeterli koruma önlemleri ve bunların bir kopyasının nasıl ve nereden temin edilebileceği hakkında bilgi için lütfen [email protected] adresiyle iletişime geçin.
8.5. Kişisel verilerin saklanma süresi, silinmesi
Prensip olarak, kişisel verileri bir toplantı veya web semineri süresince ve sonraki hizmetler/işlemler (örneğin katılım sertifikalarının düzenlenmesi, bir web semineri veya transkripsiyon bağlantısının sağlanması, vb.) Ayrıca, kişisel verileri başka amaçlarla da işleyebilir veya saklayabiliriz, örneğin sorun giderme ve değerlendirme amaçları için.
İşleme veya saklama artık gerekli değilse, kişisel verileri sileriz. Bu, diğer şeylerin yanı sıra, yasal olarak öngörülen saklama sürelerinin silinmeyi engellemesi (bkz. Madde 17 (3) DS-GVO) ve/veya Madde 17 (3) DS-GVO’nun başka bir durumunun geçerli olması halinde geçerli değildir. 3 GDPR mevcuttur ve/veya yeni bir amaç daha fazla işlemeyi haklı kılar.
Yanlış ve/veya eksik veriler §§ 3 ve 4 uyarınca silinecektir. Madde 5 paragraf. 1 litre. d) DS-GVO silinir veya – mümkün olduğu ölçüde – gecikmeksizin düzeltilir.
8.6. Teknik ve organizasyonel önlemler
Kişisel verilerin korunmasını sağlamak için özellikle aşağıdaki teknik ve organizasyonel önlemler alınır:
- Kullanıcı kimlik doğrulaması;
- İki faktörlü kimlik doğrulama imkanı (örneğin Zoom ve MS Teams ile);
- Taşıma / uçtan uca şifreleme;
- Kamerayı etkinleştirdikten sonra arka planları pikselleştirme imkanı;
- Varsayılan olarak video/ses kapalı olarak katılım imkanı;
- Hesap oluşturmadan katılım (misafir hesabı);
- Uygulama kurulumu olmadan katılım (web istemcisi);
- Kayıt ve depolama varsayılan olarak kapalıdır, kayıt yalnızca onay verildikten sonra başlatılır.
8.7. Daha fazla veri koruma bilgisi
Kişisel verilerinizin işlenmesine ve özellikle haklarınıza ilişkin daha fazla bilgiyi, müşteri, tedarikçi vb. olarak sizin için geçerli olan gizlilik politikasında (bkz. yukarıda bulunan gizlilik politikaları) veya bu gizlilik politikasında bulabilirsiniz.
9. temas kurmak
Bizimle iletişime geçtiğinizde (iletişim formu, telefon, faks, posta veya e-posta yoluyla), kişisel verileriniz talebinizi işlemek ve Alman Veri Koruma Yasasına uygun olarak ele almak için kullanılacaktır. Madde 6 paragraf. 1 litre. b ve lit. f DS-GVO işlendi. İletişim formunda zorunlu olarak işaretlenen bilgiler, talebinizin işleme alınması için gereklidir.
Kural olarak, sorular alındıktan en geç 3 ay sonra, ancak yanıtlanmışlarsa silinir. Uyulması gereken yasal saklama yükümlülükleri söz konusu olduğunda, silme işlemi bunların sona ermesinden sonra gerçekleşir.
10. silme, anonimleştirme ve saklama
Tarafımızca işlenen kişisel veriler DS-GVO Madde 17 uyarınca silinecektir. Bu veri koruma beyanı kapsamında açıkça belirtilmediği sürece, tarafımızca saklanan kişisel veriler, amaçlanan amaç için artık gerekli olmadıkları anda silinecek ve özellikle hiçbir yasal saklama yükümlülüğü silinmeyi engellemeyecektir. Kişisel veriler, işlenmeleri başka ve yasal olarak izin verilen amaçlar için gerekli olduğu için silinmedikçe, işleme kısıtlanacaktır. Bu, kişisel verilerin engellendiği ve başka amaçlarla işlenmediği anlamına gelir.
Kişisel verilerinizi silmek yerine, gerekirse, gelecekte kişisel referansı geri yükleme olasılığını geri döndürülemez bir şekilde hariç tutacak şekilde anonim hale getireceğiz.
Yasal gerekliliklere uygun olarak, veriler Alman Veri Koruma Yasası uyarınca 6 yıl boyunca saklanır. § 257 paragraf. 1 HGB (ticari defterler, envanterler, açılış bakiyeleri, yıllık mali tablolar, ticari mektuplar, muhasebe fişleri vb. § 147 paragraf. 1 AO (defterler, kayıtlar, yönetim raporları, muhasebe makbuzları, ticari ve iş mektupları, vergilendirme ile ilgili belgeler, vb.)
11. haklarınız
Alman Veri Koruma Yasası’nın 3. ve 4. maddeleri uyarınca kişisel verilerinizin işlenmesine verdiğiniz onayı geri çekme hakkına sahipsiniz. Madde 7 paragraf. 3 DS-GVO’yu gelecek için geçerli olmak üzere herhangi bir zamanda. Bu nedenle, iptalden önce gerçekleşen işlemler yasal olmaya devam eder.
Mücevher. DS-GVO Madde 15 uyarınca, tarafımızca işlenen kişisel verileriniz hakkında bilgi talep edebilirsiniz.
Mücevher. DS-GVO Madde 16 uyarınca, tarafımızca saklanan kişisel verilerinizin yanlış veya eksik olmasının derhal düzeltilmesini talep edebilirsiniz.
Mücevher. DS-GVO Madde 17 uyarınca, yasal olarak öngörülen saklama süreleri derhal silinmeyi engellemedikçe (bkz. DS-GVO Madde 17 (3)) ve/veya DS-GVO Madde 17 (3)’te belirtilen başka bir durum geçerli olmadıkça, tarafımızca saklanan kişisel verilerinizin burada belirtilen koşullara uygun olarak silinmesini talep edebilirsiniz. 3 GDPR mevcuttur ve/veya yeni bir amaç daha fazla işlemeyi haklı kılar.
Mücevher. Madde 18 paragraf. 1 DS-GVO, Madde 1 DS-GVO uyarınca bir veya daha fazla koşulun geçerli olması halinde veri işlemenin kısıtlanmasını talep edebilirsiniz. Madde 18 par. 1 DS-GVO aydınlatıldı. a’dan d’ye kadar mevcut.
Mücevher. Madde 20 paragraf. 1 DS-GVO, işlediğimiz kişisel verileri yapılandırılmış, ortak ve makine tarafından okunabilir bir formatta alabilir ve bu verileri bizden herhangi bir engel olmaksızın başka bir denetleyiciye aktarabilirsiniz.
Ayrıca, Madde 21 paragrafına göre. 1 Kişisel verilerinizin işlenmesine karşı DS-GVO. Bir itiraz durumunda, kişisel verilerinizi işlemeyi durduracağız. Ancak, itiraz hakkı yalnızca kişisel durumunuzdan kaynaklanan özel koşullar söz konusu olduğunda geçerlidir. Buna ek olarak, işlemeyi haklı kılan zorlayıcı meşru gerekçeler de geçerli olabilir. Buna ek olarak, belirli işleme amaçları itiraz etme hakkınızla çelişebilir.
Mücevher. Madde 21 paragraf. 2 DS-GVO uyarınca, sizinle ilgili kişisel verilerin doğrudan pazarlama amacıyla işlenmesine başka bir gereklilik olmaksızın istediğiniz zaman itiraz etme hakkına sahipsiniz. Bu aynı zamanda, bu tür doğrudan reklamlarla bağlantılı olduğu ölçüde profil oluşturma için de geçerlidir. İtiraz etmeniz halinde kişisel verileriniz artık bu amaçlar doğrultusunda işlenmeyecektir (bkz. DS-GVO Madde 21 (3)).
Diğer idari veya adli çözüm yollarına halel getirmeksizin, verilerinizin işlenmesinin veri koruma hükümlerini ihlal ettiğini düşünüyorsanız, yetkili denetim makamına şikayette bulunma hakkına da sahipsiniz (bkz. DS-GVO Madde 77). Ancak bu bağlamda, olası bir şikayetinizi öncelikle bize iletmenizi rica ediyoruz. Daha sonra durumu mümkün olan en kısa sürede ve en iyi şekilde düzeltmeye çalışacağız.