İş süreci, başkan tarafından görevlerin belirlenmesi ve bir şirketin çalışanı tarafından uygulanmasından oluşur. Zaman zaman, her çalışan bir ilerleme raporu hazırlar. Sıklık, işletmenin iç kurallarına ve formuna bağlıdır. Bu belgenin yönetimle olan ilişkisini küçümsemeyin.
Bu makalede, yapılan çalışmalar hakkında bir raporun nasıl hazırlanacağına, bir dokümanın doldurulmasına ve hazırlanmasına ilişkin bazı ipuçlarına bakacağız.
Neden işle ilgili düzgün bir şekilde rapor yazabilmelisiniz?
İş akışı, şirketin her çalışanının dişli olduğu karmaşık bir mekanizma şeklinde sunulabilir. Bu örnekte, kurumun başkanı tüm mekanizmaların mümkün olduğunca çabuk ve sorunsuz çalışmasını sağlamak zorunda olan bir mühendisdir.
Gerçek hayatta, patronların işlerinin sonuçlarını göremiyorlarsa çalışanların işlerini ne kadar iyi yaptıklarını değerlendirmeleri oldukça zordur. Bu nedenle, hemen hemen tüm işletmelerde, yönetim her çalışanı düzenli olarak yapılan çalışmalar hakkında bir rapor hazırlamak zorunda bırakmaktadır. Genellikle bu belge 1 hafta sıklıkta oluşturulur. Böylece, patronlar çalışanların ne yaptığını, şirkete ne kadar yararlı olduklarını görebilir.
Yanlış Örnek
Belge serbest formda. Belki de bu yüzden yönetimle hiçbir şey hakkında konuşmayan veya çalışanın kendisine verilen işlevlerle baş etmediğini düşündüren çok sayıda rapor vardır. Dahası, belirli bir çalışan gerçek bir çalışkan olabilir ve planını fazla doldurur. Bunun suçu, yapılan çalışmalar hakkında yanlış hazırlanmış bir rapordur. Böyle bir belgenin bir örneği aşağıda verilmiştir.
“Kime: Planlama Dairesi Başkanı Ivanov P. M.
Kimden: Petrov Yu.
Belge türü: 02.15.16 - 02.19.16 dönemine ait ilerleme raporu
Aşağıdakiler tamamlandı:
- üretim atölyesinin çalışma zamanının zaman işleyişini,
- zaman tutma sonuçları çalışma programına dahil edilmiştir,
- hesaplanan yeni zaman standartları,
- İş güvenliği koruma müfettişleri taleplerinin yanı sıra birkaç müşterinin yanıtları derlendi
- işletmelerde işgücü verimliliğini arttırma konferansına katıldı.
Derleme tarihi: 02.19.16
İmza: Petrov Yu. R. ”
Çalışan bu şekilde yapılan çalışmalar hakkında bir rapor hazırlarsa, yönetim yeterince yüklenmediğini düşünecektir.
Hatalar neler?
Yukarıdaki örnek, bu tür belgelerin hazırlanmasında standart hataları açıkça göstermektedir.
Başlıca olanlar:
- Yürütülecek görevlerin eksikliği
- bir sonraki raporlama dönemi için plan yok,
- özgüllük eksikliği
- analiz yok
- Çalışanın inisiyatifinin yetersizliği, çalışma alanındaki tekliflerin eksikliği ile vurgulanmaktadır.
Yukarıdaki şartlar hem haftalık formların hazırlanmasında hem de yıl için yapılan çalışmalar hakkında bir rapor hazırlandığında kullanılmalıdır.
Uygun seçenek
Kalite raporunu ilk kez derleme çalışmaz. Sizin için kolaylaştırmak amacıyla, ilk örnekte belirtildiği şekilde yapılan çalışmalar hakkında lidere nasıl bir rapor yazılacağına dair bir örnek veriyoruz:
“Kime: Planlama Dairesi Başkanı Ivanov P. M.
Kimden: Petrov Yu.
İçin emek sonuçları hakkında rapor (02.15.16-19.02.16 gg.)
Raporlama haftası için aşağıdaki görevler benim için belirlenmiştir:
- Mevcut zaman standartlarının bulunmadığı veya eskimiş olduğu üretim atölyesinin çalışma zamanlamasını yapmak.
- Ölçümlere dayanarak, ilgili yapısal birimin çalışması için yeni standartlar için onay hazırlayın.
- 02/18/2016 tarihine kadar planlanan işletme ile işgücü verimliliğini artırma konferansına katılın, sorularınızı ve önerilerinizi hazırlayın.
Tüm görevler tamamlandı:
- 5 zamanlama yapıldı ve üretim atölyesinin çalışması için aynı sayıda yeni standart hazırlandı.
- Konferansa katıldı, öneriler içeren bir not eklendi.
Ayrıca, gelen belgelerle çalışma yapıldı, yani:
- IOT isteklerine 2 cevap derlendi.
- Gr harflerine verilen cevaplar. Yurieva A.A., Zhakova S.I., Mileeva K. B.
02.22.16 - 02.26.16 arası dönem için, Pechersk şubesinin yapısal biriminin çalışmasını doğrulamak için bir iş gezisi planlanmaktadır.
Derleme tarihi: 02.19.16
İmza: Petrov Yu.R. ”
Raporun bu sürümünün daha iyi okuduğunu ve yönetim, çalışanlardan birinin ne kadar iyi çalıştığını görebilir.
Daha uzun süreler için raporlar nasıl yazılır?
Elbette, kağıda güzelce boyamak için bir haftalık bir süre zor değildir. Yarım yıl, hatta bir yıl boyunca yapılan çalışmalar hakkında rapor hazırlamak daha zordur. Ancak, ilk bakışta göründüğünden daha kolaydır. Örneğin, gereken süre için haftalık raporlarınız varsa, bunları güvenle kullanabilirsiniz.
Maksimum hacim - 1 sayfa A4
Aynı zamanda, sonucun 1-2 sayfaya sığması için bilgileri biraz büyütmeye çalışmalısınız. Organizasyonda haftalık sonuçların gerçekleşmemesi durumunda, yıl boyunca yapılan çalışmalar hakkında bir rapor hazırlamak zorundaydınız, histerilerde panik yapmayın ve savaşmayın.
Etrafınızdaki tüm bilgiler: Belge günlüklerindeki veya e-postadaki iletilerin geçmişine bakın, raporlarınızı içeren klasörü açın, gezi sayfalarını inceleyin. Bütün bunlar, çalışma yılı boyunca yaptığınız sömürüleri hatırlamanıza yardımcı olacaktır.
Özetlemek
Yukarıda, ilerleme raporunun nasıl yazılacağına dair bazı örnekler verdik. Asıl şey, gerçekleştirilen işlemleri belirtmek, nicel özellikleri belirtmek (birçok kez veya bu kadar çok parça vb.). Böylece, kılavuzun ne kadarını tamamlayabildiğiniz konusunda tam olarak bilgi vereceksiniz.
Raporun başında tamamlamanız gereken belirli görevlerin bir listesini belirtmeyi unutmayın. Önemli bir bölüm raporun tamamlanmasıdır. Yakın gelecekte işte gerçekleştirmek istediğinizi yazdığınızdan emin olun. Bu şekilde, iş tanımına göre yapılması gereken acil görev ve işlev alanlarından daha geniş göründüğünüzü göstereceksiniz.
Yukarıdaki örneği de düşünebilirsiniz.
Bu tür raporları derlemeyi kolaylaştırmak için, her gün yapılan çalışmaları bir deftere veya elektronik belgeye kaydedebilirsiniz. Bu önemsemeye günde sadece 3-5 dakika harcayacaksınız. Bu çok değil. Ancak, bu tür kayıtlar nedeniyle, gelecekte herhangi bir sorun yaşamadan çalışmalarınızla ilgili bir rapor oluşturabileceksiniz.
İstatistiksel makamlarla etkileşim kuralları
Raporlama formlarının ve bilgilerin çoğunluğu, bölge istatistik kurumu tarafından kendi başına talep edilmektedir. Yani, kurum (bilerek, posta yoluyla, elektronik bir istekte) doldurulması ve sunulması gereken bir form gönderilir. Raporun 2019’da Rosstat’a bileşimi bir defadan fazla düzeltildi.
Örneğin, kamu sektöründe, sosyal ve bilimsel faaliyet alanlarındaki “ZP” raporlarının sıklığı değiştirildi. ZP-eğitim, ZP-bilim ve ZP-sağlık gibi önceki raporların üç ayda bir sunulduğunu unutmayın. Şimdi aylık oldular.
Çok sayıda kontrol edilen işletme nedeniyle, Rus istatistikleri her zaman tüm alıcılara istek göndermeyi başaramamaktadır. Bununla birlikte, bir bilgi talebinin olmayışı, organizasyonu 2019'daki zorunlu raporlamadan Rosstat'a muaf tutmaz. Bunun için kurum İdari Suçlar Kanunu 13.19 altında büyük bir para cezası ile karşı karşıyadır.
İdari cezaları önlemek için Rosstat, TIN raporlamanızı kontrol etmenizi şiddetle tavsiye eder. Bunu daha sonra nasıl yapacağımız hakkında konuşacağız.
Kime ihtiyacı var
Bu soru, raporlama görevini alan sanatçı tarafından sorulur. Çoğu zaman, şirket çalışanları bu tür talepler yüzünden neredeyse kırgın hissediyorlar. Ama her şey mantıklı.
İlk olarak, yapılan işle ilgili rapora yüklenici tarafından ihtiyaç duyulmaktadır. Resmi değil, ancak bu sürece ilgi duyan bir tutum kalifikasyonlarınızdaki darboğazları ve zayıflıkları bulmanıza yardımcı olacaktır. Böylece, geliştirilmesinin mümkün olduğu (ve gerekli olduğu) yönler belirlenir. Ne de olsa hepimiz hatalarımızdan ders alırız.
İkincisi, liderin buna ihtiyacı var. İlerleme raporu, görevleri çözme kalitesini ve hızını objektif olarak değerlendirmenize olanak sağlar. Bu belge sayesinde, çoğu ilkel “her zaman ne yaptığınız” den “bilgisayarınızı neden daha modern bir bilgisayarla değiştirmeliyim” kompleksine kadar birçok soru kaybolacak. Raporda, değişikliklerin belgeye kaydedilmesinin çok zaman alacağını gösterdiğinden beri. Yükleniciye bağlı değildir - eski ofis ekipmanları daha hızlı çalışamaz. Aslında, çalışanın sürekli çay içtiği hissi yaratılmasının nedeni budur - sadece işlem tamamlanana kadar bekler.
Ve şu soru: “Neden bir ay içinde yapılan çalışmalar hakkında bir rapor yazmam gerekiyor?” Tek başına yanlıştır. Çünkü istatistiksel bilgilerin biriktirilmesi ve veri tabanlarına doldurulması, operasyonel personel için değil stratejistler için anlamlıdır. Bir sorunu çözmeleri, sorunu çözme yöntemleri hakkında konuşmaktan çok daha kolaydır.
Rosstat - TIN raporlama: doğrulama algoritması
İstatistiksel raporlamanın tüm kompozisyonunun ortaya çıkarılması fazla zaman almayacaktır. TIN tarafından rapor edilen Rosstat-doğrulama işlemini gerçekleştirmek için yalnızca İnternet’e ve kuruluşunuzun TIN’ine erişimi olan bir bilgisayara ihtiyacınız vardır.
İlk adım, resmi elektronik portala geçiştir: Rosstat - TIN raporlayan kuruluşlar. Web portalı sayfasının görünümü aşağıdaki gibidir:
İkinci adım - TIN'a göre gönderileceğini bildiren Rosstat web sitesinde kontrol etmek için kuruluşun ayrıntılarını giriyoruz. TIN şirketi bilinmiyorsa, bilgi OKPO veya PSRN tarafından edinilebilir.
Üçüncü adım - "Al" düğmesini tıklayın. Konunun kimliğini girmek için alanların hemen altında bulunur. Sistem girilen ayrıntıları analiz eder ve neredeyse anında arama sonuçlarını görüntüler.
Böylece alınan bilgiyi analiz ediyoruz. Oluşturulan arama sonuçlarının ilk kısmı, ekonomik kuruluşun kayıt kodlarını içerir. Bu şifreler ayrıca kuruluşa ilk kayıt sırasında gönderilen Rosstat'tan Mektupta da yer almaktadır. Mektup kaybedilirse, şifreler buradan netleştirilebilir.
Ayrıca, portal bu kuruluşun sunmak zorunda olduğu 2019 için Rosstat raporlama formlarının bir listesini sunar.
Lütfen listenin yalnızca istatistiksel raporlama sağlama adı ve sıklığı ile ilgili bilgileri açıklamadığını unutmayın. Bu bölümde elektronik ortamda doldurmak için güncel rapor formatlarını indirebilirsiniz.
Sayfanın en sonunda, alınan bilgilerin dışa aktarılması mümkündür.
Basit bir deyişle, bir kuruluş bir rapor listesi yükleyebilir veya Rosstat'tan kodları içeren bir mektubu yeniden hazırlayıp yazdırabilir.
Ne yazmalı
İlerleme raporu örnekleri, ayrıntılı olarak yazmanız gerektiğini gösterir. Önemsiz veya önemsiz bir hareket gibi görünen her şey, belirli işlevlerin performansında kilit bir unsur olabilir. Ancak bunun anlaşılması ancak birkaç yazılı rapor okuduktan sonra ortaya çıkacaktır.
İş rutin bir yapıya sahipse, örneğin, belgelerin uzlaştırılması ve tutarsızlıkların tanımlanması durumunda, tablo halindeki bir form geliştirmek mantıklıdır. Bu durumda, yine, başlangıçta tablo çok ayrıntılı olmalı ve çok sayıda sütun içermelidir, zamanla, bazı sütunlara olan ihtiyaç ortadan kalkacak ve rapor formu normal (okunaklı) bir form alacaktır.
Bazı durumlarda, yapılan çalışmalar hakkında bir rapor hazırlamak (örneğin, öğretmenler), kişi iç gözlem meselesine resmen yaklaşamaz. Nitekim, planlanan eğitimsel ve metodolojik yüke ve gerekli malzemenin çalışmasına ek olarak, okul aynı zamanda eğitimsel faaliyetlerde bulunur. Bu, belgenin hazırlanmasında özel bir yaklaşım gerektirir: Bir çok öğrencinin gecikmesinin nedenlerini anlamak, konuyla ilgilenen çocukların ilgisini çekmek için yollar bulmak gerekir. Aynı zamanda, başarılı (ve hatta yetenekli) bir öğrenciyi unutamazsınız.
Rosstat: finansal tablolar
Kilit istatistiksel formlara ek olarak, kuruluşların yıllık muhasebe raporlarını hatasız olarak sunmaları gerekmektedir. Muhasebenin istatistikteki yapısı aşağıdakileri içerir:
- bilanço
- Finansal sonuçlar hakkında rapor hazırlamak,
- bilanço uygulamaları.
Raporlama için son tarih, raporlama dönemi sonundan itibaren en geç üç takvim ayıdır. Yani, raporlama yılını takip eden yılın 31 Mart tarihinden sonra olmamak üzere. Muhasebe bilgilerini kağıt üzerine (şahsen veya posta yoluyla) gönderebilir veya elektronik bir form doldurabilir ve güvenli iletişim kanalları üzerinden muhasebe kayıtları gönderebilirsiniz.
Rapor Hedefleri
Doğru hazırlık ve asgari zaman maliyeti için, en baştan beri, hangi amaç için ve o yıl için yapılan çalışma hakkında bir raporun yazıldığına karar vermek gerekir. En popülerleri isimlendireceğiz:
- organizasyondaki belirli bir pozisyonun gerçek faydalarının gerekçelendirilmesi,
- Bir çalışanın niteliklerinin teyidi,
- Etkin yönetim çalışmalarının gösterilmesi,
- bir sonraki raporlama dönemi için fon sağlamak,
- talimatların (fikirlerin) geliştirilmesine rıza almak,
- Harcanan kaynak ve finansman harcamaları,
İyi bilinen formülasyon - sorunun doğru formülasyonu çözeltinin% 50'sini sağlar - bu durumda da çalışır. Bir raporun neden gerekli olduğunu ne kadar iyi anlarsak, rapor yazmamız o kadar kolay olur. “Şov için” belgesinin yaratıcı olmamızı gerektirmediği noktaya kadar. Ve zaman alıcı.
Belge yapısı
Eğer şirketin gelişmiş bir raporlama formu yoksa, o zaman kendiniz geliştirmek zorundasınız. Belgenin amacını bilerek, yapısını dikkate almak gerekir. İlerleme raporlarına örnekler, net ve basit bir taslak gerektiğine karar vermemize izin verir.
En başından, bilgi sunumunun amacı ve mantığı açıklanmalıdır. Sunum sırasını açıklar ve bir içindekiler tablosu hazırlar. Tabloda, bu formun neden seçildiğine dair kısa bir açıklama yapmak gereklidir.
Bölümler ve alt bölümler içerisinde sunumun birliğine de uyulmalıdır. Böylece belge daha anlaşılabilir olacak, sonuç olarak okunması kolaylaşacak. Uzun süredir bildirilen bir raporda, algılamayı kolaylaştıracak şemalar ve grafikler şeklindeki çizimler oldukça uygundur. Fakat burada “altın ortalamanın” kuralına uymanız gerekir: sürekli metin, ayrıca sadece görsel malzemeler, çok çabuk yorulur.
biçembilimde
Ortalama bir çalışan için, belki de yazması en zor terminoloji ve ifadelerdir. Pathos raporu doğal görünmeyecek ve yönetimden olumsuz bir tepkiye neden olacaktır. Çok basit formülasyonlar (örneğin 25 belge) okuyucu tarafından da itiliyor.
Fakat kalıplardan kaçınmalısın. Bunun tek istisnası, hiç kimsenin okumayacağı bir belgedir. Bazen bu tür görevlerle karşılaşıyoruz, ancak bu makalede gerçek (pro forma için oluşturulmamış) raporlarla ilgileniyoruz.
Her durumda, sadece başarılardan bahsetmemelisin. Onları vurgulamak için, çalışma sırasında karşılaşılması gereken zorluklar hakkında konuşmak gerekir. Diğer şeylerin yanı sıra, karmaşıklık analizi yönetimsel optimizasyon için bir düşünce meselesidir. İlerleme raporlarına örnek olarak, “kötü durum”, “karşılaşılan zorluklar” vb. Gibi basit ifadeler kullanmamanız gerektiğini belirtir. veya ilgili bölümden zamansız bilgi alınması. ” Tüm bunlar, şirkette geçerli olan durumu yeterli ve nesnel bir şekilde değerlendirmenize olanak sağlar.
Sonuçların değerlendirilmesi
Her sonuç numaralarla onaylanmalıdır. Bu somutlaşma, kalkınmanın dinamikleri hakkında bir anlayış sağlar.
Ek olarak, sonuçları değerlendirmek için kriterler belirlemelisiniz. Önceki raporlama dönemi olacak mı (örneğin, üç aylık bir raporsa) veya tam tersine, belirlenen hedeflere ulaşmanın yüzde değeri, belgenin yazarı tarafından belirlenir.
Genel olarak, dolaylı göstergeler verilen görevlerin çözülmesi süreci hakkında çok şey söyleyebilir. Daha fazla analiz için, bir ton bilgi de vardır. İşgücü maliyetlerini belirlemekten doğru hedef belirlemeyi anlamak.
Problemden çözüme
Raporların çoğu, işin ilerlemesinin bir açıklaması temelinde hazırlanır. Kazanan belge, sorun çözme ilişkisinin açıkça izlendiği belgedir. Okuyucu, uygulayıcının görevin zamanında ve kaliteli bir şekilde yerine getirilmesi için hangi teknikleri ve ekipmanı (gerekliyse) kullandığını hemen anlar.
Daha ayrıntılı olarak, derlenen zincir “belirli bir sorun - ortaya çıkma nedenleri - görevlerin belirlenmesi - çözüm” derhal günlük raporun tablo halinde sunulması gerektiğini öne sürüyor. Причем и названия граф уже известны. Представленная таким образом информация легка для прочтения и анализа.
Представление количественных показателей
В тех случаях, когда отчет состоит в основном из цифровых данных, табличная форма как раз может оказаться очень сложной для восприятия. Sürekli bir sayı akışı, tam anlamıyla okuyucuyu birkaç dakika içinde yorur. Başka bir şey çok renkli grafikler ve çizelgelerdir. Açık, anlaşılır, okunması kolay.
Her çizelgenin bir yorumu gerekir. Ek olarak, çeşitli grafiklerin birbirine nasıl bağlandığını belirtmek gerekir, sebep sonuç ilişkilerinin açıklanması raporun analizini daha da kolaylaştıracaktır.
İşletme sırasında maddi kaynaklar harcandıysa, hepsini basitçe listelememelisiniz. Bunun yerine, satın alınan mallar belirtilmelidir. Kuru ifadesi: “Satın alınan ofis ekipmanı” yazarsanız tamamen farklı ses çıkarır: “bölümün çıkışını artıracak 2 iş yaratıldı.”
Belge nasıl hazırlanır
Tek bir derleme formu olmamasına rağmen, yapılan çalışmalar hakkında bilimsel bir çalışma için ana kriterleri tanımlayan GOST'a göre bir rapor hazırlanabilir. Yazı tipini biçimlendirme, tür ve boyut vb. Gereksinimlerini açıklar.
Belgenin okunabilirliğine gelince, birkaç ipucu var:
- bir paragrafta en fazla 5 cümle bulunmaya çalışın,
- Anahtar göstergeler yazı tipi veya renkte vurgulanabilir,
- metni, tablo veya grafik tüm sayfayı işgal etmeyecek şekilde kırın, yorumlar için yer bıraktığınızdan emin olun,
- Raporun net ve özlü bir özetini yapın.
Bu ipuçları, raporunuzun algılanmasını kolaylaştırmaya yardımcı olacaktır; bu, okuyucuyu başlangıçta belgenin yazarına sadık olacak şekilde ayarlayacakları anlamına gelir. Patron olduğunu hayal et. Ve raporu size okumanın yararlı ve ilginç olacağı şekilde hazırlayın.