Giden süreci olabildiğince sorunsuz ve doğrulanmış hale getirmek için, otomatik bir arama işlemi aracılığıyla giden aramalarınızın verimliliğini artırmanıza olanak tanıyan, gelişmiş işlevselliğe sahip bir giden arama yazılımı seçmek önemlidir . Bu yetenek, rutin işlemleri en aza indirmenize ve böylece operatörlerinizin verimliliğini artırmanıza olanak tanır. Yani, bu uzun bir liste aracılığıyla manuel olarak aramak için bir şeydir. Ayrıca, yalnızca müşteriyle başarılı bir bağlantı olması durumunda süreç uzmanına bağlanabilen bir otomatik çevirici kullanmak da başka bir şeydir.
Mevcut ekibiniz, yönetim, analitik ve gelişmiş özelleştirme yoluyla çağrı merkezleri için giden arama yazılımından yararlanacaktır. Evet, donanım, bakım ve telefon masrafları için ödeme yapmanız gerekebilir. Bunun dışında, bu tür sınırlamalar, hiçbir donanım maliyeti olmadan bulut tabanlı çağrı yazılımı ile aşılır.
Hangisini seçerseniz seçin, giden arama yazılımı çağrı merkezinizin verimliliğini artıracaktır.
Giden arama yazılımının kullanılması verimliliği nasıl artırır?
Otomatik arama yoluyla çok sayıda aramanın yönetilmesi
Telefonla aramanın en önemli işlevlerinden biri tekrar aramadır. Bu tür bağlantılarda hangi istemcinin arandığı önemli değildir – bağlantının başlangıcı her zaman aynı görünür. Böylece, tele pazarlamacının bu tür rutinlerle zaman kaybetmesi gerekmez. Otomatik çevirici bunu sizin için yapar.
Çağrı merkezindeki bir otomatik çevirici yazılımı, satış görevlisine planlı çağrıları hatırlama, müşteri veritabanını arama, numaraları çevirme, yanlış numaraları tarama ve ilk çağrı işlemlerini yapma zamanından tasarruf sağlar. Başka bir deyişle, yalnızca çağrı merkezinin otomatik çevirici bir bağlantı kurduğunda ve konuşma izni aldığında, canlı operatör potansiyel müşteriyi alır.
Otomatik aramayı kullanmak, daha az zaman ve çabayla daha fazla kullanıcıyı arayarak bilgi sunmanın kolay ve hızlı bir yoludur.
Bir numarayı arayarak ve manuel olarak çevirerek bekleyerek zaman kaybetmezsiniz: arama başına 30-60 saniyeye kadar tasarruf edersiniz. Ve günde birkaç veya üç düzine kişiyi aramanız gerekiyorsa ve 100’den fazla veya 1000’den fazlaysa?
Farklı bölgelerle çalışmak için yerel numaraları kullanma
Bir bölge içinde, müşteri kısa bir şehir numarasını (yedi veya altı haneli) çevirebilir. Hatırlanmaları daha kolaydır ve açık hava reklamcılığında çok daha iyi bir yere sahiptirler.
Bölgelerdeki insanlar için, (cep numarası yerine) şehir numarasına sahip bir işletmenin daha ciddi olduğuna dair bir önyargı vardır.
Yerel arayan kimliklerinin kullanılması, gelen aramada tanıdık bir alan kodu görecekleri için müşterileri size çekmeye yardımcı olur. Ayrıca, araştırmalar insanların yerel bir numaraya gelen aramaları yanıtlama olasılığının, bölge veya ülke dışındaki bir numaraya göre iki kat daha fazla olduğunu göstermiştir.
Diğer ülkelere yapılan aramalarda yerel numaraların kullanılması aşağıdakiler için daha karlıdır: bölgelerde yerel olarak faaliyet gösteren şirketler ve uzak servisler sağlayan ancak bölgelere odaklanan şirketler. Örneğin:
- sigorta şirketleri;
- seyahat Acenteleri;
- yerel çevrimiçi ve çevrimdışı mağazalar;
- Hizmetler;
- teslimat hizmetleri;
- reklam ajansları;
- üretici firmalar;
- emlak acenteleri;
- araba bayileri vb.
Kim karlı olmayacak: tüm ülke için çalışan şirketler, kendilerini belirli bir şehirde veya bölgede kurmak isteyen şirketler.
Alan kodlu rakamlar, şirketin belirli bir bölgede bulunduğunu ve yerel hedef kitlelerle çalışmak niyetinde olduğunu gösterir. Bu tür bir konumlandırma, müşteriye aldıkları hizmetin veya ürünün doğrudan ve aracılar olmadan yerinde olduğunu açıklamak önemliyse faydalıdır.
Bölgesel kodlu daha fazla numara, aynı anda birkaç şehir için çalışan şirketler için uygundur. Bu amaçla, örneğin, her bölge (veya çoklu kredi) için ayrı açılış sayfaları veya reklamlar ve her birine farklı bir numara yerleştirildi: müşteri, onunla bir şehirde bulunan bir şirketi aramak çok daha kolay.
Her arama girişimi için tam istatistikler
Giden pazarlamanın sonucunu değerlendirmek için, onu iş planıyla karşılaştırmanız ve giden aramaların yöneticisi için bir plan yapmanız gerekir.
Satış sürecinin her aşamasını kontrol etmek en önemli görevdir. Çalışanın temel göstergelerini görebileceğiniz bir rapor tuttuğunuzdan emin olun. Temel performans göstergelerini kolayca görebileceğiniz hizmetleri kullanın . Outbound çağrı merkezi yöneticisi için işlenen çağrı sayısını, kayıp çağrı sayısını, çalışanın çağrıda ne kadar zaman geçirdiğini ve her çalışanın sistemde ne kadar süre oturum açtığını görmesi gerekir. Ve tabii ki sonuç olarak müşteri adaylarının sayısı.
Doğru seçilmiş yazılım, operatör başına günde 300 deneme sağlayacaktır. Tüm departman ve her yönetici için ayrı ayrı istatistik tutun. Performansınızı her gün belgeleyin.
Bilmek önemli olan:
- Giden satış ekibinin kaç arama veya istek yaptığı veya işlediği;
- Her gün kaç arama ve satış alıyoruz;
- Hangi çalışanların sekreterlerin etrafından dolaştığını ve hangilerinin yapamayacağını;
- Karar vericilere kim ulaşmayı başardı vb.
Çağrı kaydı seçeneğiyle şunları yapabileceksiniz:
- Her yöneticiden her gün 2-3 konuşma dinleyin.
- Zaman kazanmak için bir kayıt kullanın.
- Yöneticileri tüm konuşmaları kaydettiğiniz konusunda uyarın, daha iyi performans göstereceklerdir.
- Başarılı ve başarısız aramaların sonuçlarına göre eğitim sağlayın ve komut dosyalarını ayarlayın.
Canlı çağrı koçluğu
Operatörler, yalnızca hatalarını zamanında fark ettiğiniz, KPI’larını iyileştirmelerine yardımcı olduğunuz ve kazançlarını artırdığınız için minnettar olacaktır.
Canlı çağrı koçluğu oluşturarak, çağrı merkezi yöneticileri veya gözetmenleri konuşmaya dinleme, yönlendirme veya konferans modunda bağlanır. Elbette, çalışanların konuşmalarına bir koçun veya süpervizörün bağlanabileceğini bilmesi gerekir.
Mükemmel yazılımdaki konuşma sırasında ipuçları için başka bir araç daha var – dahili sohbet.
Hatırlatıcılar yapmak
Bir CRM’de çalışıyorsanız, giden çağrı merkezi yazılımı ile entegre olarak sitenizden geri arama siparişlerini sisteminize kolayca kabul edebilirsiniz. Ayrıca sıralı aramaların ses kayıtlarını CRM’de görüntüleyebilir ve dinleyebilirsiniz. Ve geri arama başarısız olursa, çalışan telefonu açmadı veya arama müşteriye gitmediyse, CRM sistemindeki operatör müşteriyi aramak için bir görev oluşturulur. Ayrıca, sitede bir geri arama işlevi ayarlayabilirsiniz, müşteri kendisi araması gerektiğinde bir zaman seçtiğinde, sisteminizde otomatik olarak geri arama hatırlatıcısı görünür.
Giden arama yazılımı, çok kanallı bir strateji uygulamanıza yardımcı olarak müşteri hizmetlerini iyileştirir ve temsilci ekibinizin satış üretkenliğini artırır. Tüm yönlendirme biçimleri için tek bir yazılım platformu kullanmak, satış çevirici temsilcisi performansından soğuk arama başarısına kadar iş iletişiminin tüm yönleriyle ilgili verileri toplayıp analiz ederek performans raporları oluşturabileceğiniz ve iyileştirmenin yollarını bulabileceğiniz anlamına gelir.