Bir EDI belgesi, belirli bir EDI standardının kurallarına göre biçimlendirilmiş veri öğeleri, segmentler ve zarflardan oluşur.
Bir EDI belgesi (örneğin bir sipariş) oluştururken, kullandığınız standardın katı biçim kurallarına uymanız gerekir. Bu kurallar, belgedeki her bir bilgi parçasının nerede ve nasıl bulunacağını tam olarak tanımlar. Bu şekilde, alıcı bilgisayardaki "EDI çeviricisi", gelen bir EDI satınalma siparişini okurken, alıcı firmanın adını, satınalma siparişi numarasını, sipariş edilen öğeleri, her bir öğenin fiyatını vb. dokümanın neresinde bulacağını bilir. Böylece, bu veriler elle sipariş girişi yapmaksızın alıcının sipariş giriş sistemine uygun bir formatta kendi sistemine işlenir. Aşağıda örnek olarak bir sipariş dokümanının hem görsel hali hem de EDIFACT ve XML hallerinin örneklerine bakarak bu kuralları daha iyi anlayabiliriz.
EDI dilinde, her hangi tek bir ticari belgeye "işlem kümesi" veya "ileti" denir. Ve bir işlem kümesi, veri öğeleri, segmentler ve zarflardan oluşur.
Veri Öğesi Nedir?
Bir EDI İşlem Setindeki veri öğeleri, belgedeki her bir ayrı bilgiyi ifade eder..
Örneğin, sipariş ya da fatura gibi birçok belgede, il, ilçe, belge numarası, miktar ve fiyat gibi veri unsurlarını bulabilirsiniz. Bir işlem kümesindeki her veri öğesi, temsil ettiği verilerin türüne göre EDI Standardında tanımlanır. Bir verinin türünün sayısal, metin veya tarih olarak tanımlamak önemlidir. Veri öğesi tanımı şunları açıklayacaktır:
- Numerik, alfa-numerik (metin), tarih veya saat veri türleri
- Verinin minimum ve maksimum uzunluğu
- Belirli bir veri türüne göre uygulanması gereken kod bilgisi. Örneğin, veri öğesi fiyat ise, fiyat alanında hangi para biriminin (ör. Türk Lirası veya Avro) kullanıldığını belirtmeniz için bir para birimi kodu öğesi de kullanmanız gerekir.
Veri Öğeleri segmentler içinde gruplanırlar.
İş Dokümanları
Bunlar, işletmeler arasında genellikle takas edilen belgelerdir. EDI ile değiştirilen en yaygın belgeler, satınalma siparişleri, irsaliyeler, faturalar, üretim programları ve envanter dokümanlarıdır. Ancak, konşimento, gümrük belgeleri, avanslı gemi uyarıları, sevkiyat durumu belgeleri ve ödeme belgeleri gibi birçok değerli iş dokümanı EDI kullanılarak otomatikleştirilebilir.
Segment Nedir?
Bir EDI işlem kümesindeki bir segment, benzer veri öğelerinden oluşan bir gruptur.
Örneğin bir satınalma siparişi oluşturuyorsanız, ilgili veri gruplarını görmeyi beklersiniz. En genel bakış ile bir siparişte 4 ana segment görmeyi bekleriz.
- Sipariş Tarihi ve Numarası
- Müşteri Bilgileri
- Sipariş Detayı (Ürün Kodu, miktar, fiyat vb.)
- Şipariş Toplamı