Herhangi bir ticari işletmenin faaliyeti, tasarımı tek biçimli formlara bağlı olan ve ayrıca yönetimsel ve günlük bir işleve sahip (çok sayıda belge ve emir, vekalet ve emir) çok sayıda belgeyi derleme ihtiyacı ile ilişkilidir. Çoğu zaman alanların büyüklüğü ve yazı tipi, damgalama yeri vb. İle ilgili sorular vardır.
Belgelerin kaydedilmesine ilişkin kurallar eyalet standartlarına tabidir. Bu düzenlemeler federal düzeyde geliştirilmiş ve onaylanmıştır. İçerisindeki gereksinimler önerilerdir. Kullanımlarını birleşik bir sisteme dahil olan idari ve örgütsel belgelerde bulurlar. Bunlar; emirler ve kararlar, kararlar ve emirler, eylemler ve protokoller, mektuplar vb.
Belgelerin yürütülmesine ilişkin kurallar, içerdikleri ayrıntıların yanı sıra yürütme gereklilikleri listesini de oluşturur. Standart şartnamelerin belirtildiği uygulamalarda form örnekleri vardır. Evrak kurallarının tavsiye niteliğinde olması nedeniyle, her bir işletme yerel bir düzenleme yasası çıkarmalıdır. İş emri çözülecek.
Belgelerin yapıldığı formlar A4 veya A5 formatlarına uygun olmalıdır. Kağıt beyaz olmalı. Hafif tonların kullanımına izin verilir. Belgenin sağ kenar boşluğu on milimetreyi geçmemelidir. Geri kalan üç, metni sayfanın kenarından en az iki santimetre uzaklıkla ayırmak içindir.
Belgelerin yürütülmesine ilişkin kurallar, formlara yerleştirme imkanı sağlar:
- Rusya devlet amblemi;
- Rusya Federasyonu konusunun arması;
- kuruluşun logosu.
Belgelerin şartlarının tescili ile ilgili kurallar, bu işaretlerin işyerinin adının üzerine yerleştirilmesini düzenler. Daha düşük formda bile kuruluşun referans verileri var. Onlar:
- OGRN'nin vergi kontrol birimlerindeki devlet kayıtlarının sayısı;
- INN / KPP, Müfettişliğe kayıt için;
- Hazırlanan belgenin form kodu olarak sınıflandırılmış OKUD;
- OKPO kodu.
Belgelerin yürütülmesi için genel kurallar, kuruluşun adı olan zorunluun tüzükte kayıtlı olana karşılık gelmesi gerektiğini belirtir. Bir işletmenin bir kısaltması varsa, o zaman da belirtilmelidir. Zorunlu referans öğesi aynı zamanda ebeveynin işlevini yerine getiren kuruluşun adıdır.
Kayıt işlemine tabi tutulduğu belgenin numarası, davaların isimlendirilmesinde kaydedilen bir endekse eklenebilir, ayrıca uygulayıcılar, muhabir vb. Hakkında bir bildirim içerir.
Belgelerin yürütülmesine ilişkin kurallar muhatabın adını eklemeyi sağlar. Bireyler ve görevlilerin yanı sıra kendi yapıları içinde hem organizasyonlar hem de birimler olabilirler. Belge ya yetkili bir kişi tarafından imzalanarak ya da ayrı bir işlem yaparak onaylanır. Form, sanatçılara çözünürlükle aktarılabilir. Bu destek, belirli bir görevin formülasyonunun yanı sıra yürütülmesinin zamanlamasını da içerir.
Başlık, belgenin bir türünü yansıtmalı ve bunun bir özetini içermelidir. Devlet dilinde yasama kanunlarına uygun olarak derlenen ana metin, tutarlı bir anlatım, anket, tablo ve tüm bu unsurların birleşimi biçimindedir. Dokümanın ilk kısmı, yayınlanması için izlenen hedefleri yansıtırken, ikincisi kararlar alır, sonuçları veya talepleri çıkarır ve teklifler sunar.
Formun alt kısmında imzanın gereği ve ayrıca koordinasyon koyar. Belge mühürlendi. Yetkili tarafından verilen imzanın gerçekliğini doğrulamaya hizmet eder.