Okunabilirlik dahil olmak üzere pratik nedenlerden dolayı, daha büyük kuruluşlar tipik olarak organizasyon şemasını işlevsel sorumluluk alanları, komuta zinciri ve kilit pozisyon başlıklarıyla sınırlar. Ancak küçük bir işletme, her çalışanı adıyla listeleyebilir ve yine de organizasyon şemasını bir kağıda rahatça sığdırabilir. Tüm çalışanları listelerken - aerodinamik bir organizasyonel hiyerarşinin tersine - temiz, okunabilir bir kopya üretmek zor olabilir. Standart biçimlendirme kurallarını takip ederek ve güzel bir organizasyon şeması oluşturmak için düzeni dikkatlice planlayarak bu sorunu çözün.
1
Grafiği oluşturmak için kullanacağınız bilgisayar programını seçin. Birçok programın organizasyon şemaları için hazır şablonları vardır. Kolaylıkla profesyonel görünümlü bir belge oluşturmak için şablonları kullanın. Özel bir programa ihtiyacınız yoktur - organizasyon şemaları Microsoft Word, PowerPoint veya Visio gibi standart yazılımlar kullanılarak oluşturulabilir.
2
Kurumsal hiyerarşiyi gözden geçirin ve raporlama ilişkilerini olabildiğince kolaylaştırın. Ada göre listeleyeceğiniz zincirin ne kadar aşağısına karar verin. Daha küçük bir kuruluşta, her bir kişiyi adıyla tanımlayabilirsiniz. Bu, grafiği karmaşık hale getirmeye başlarsa, yalnızca adlarına göre kilit kişileri ve bölüm adına veya işlevsel alana göre sorumlu oldukları grupları eklemeyi düşünün.
3
Grafikteki her öğe için dikdörtgen bir kutu oluşturun. Grafiğin tutarlı ve düzenli görünmesini sağlamak için her dikdörtgeni aynı boyutta ve stilde tutun veya daha yüksek seviyeli işlevler veya konumlar için daha büyük dikdörtgenler kullanarak hiyerarşiyi görsel olarak belirtin. Şekilleri ve boyutları karıştırmayın ve eşleştirmeyin; aksi takdirde grafik karmaşık ve kafa karıştırıcı görünecektir.
4
Grafikteki her kutuya hangi bilgilerin dahil edileceğine karar verin. Örneğin, resmi iş unvanını, çalışanın adını, görev veya sorumluluklarını, pozisyon numarasını ve telefon uzantısı gibi iletişim bilgilerini listelemek isteyebilirsiniz. Alternatif olarak, bilgiler kutuların çok kalabalık görünmesine neden olacaksa ayrı grafikler yapın.
5
Her bir raporlama ilişkisini tasvir etmek için tutarlı bir yöntem seçin. Doğrudan raporlar için kesiksiz satırları ve dolaylı raporlar için noktalı çizgileri seçin. Her kutu arasındaki yatay çizgilerle eşler arası ilişkileri vurgulayın. Her kutu arasında birden fazla satırın yanı sıra çapraz veya dalgalı çizgilerden kaçının. Çok fazla çizgiyle karmaşık bir sayfa, grafiği yoğunlaştırmanız veya belirli bölümler veya iç ilişkiler için ayrı grafikler oluşturmanız gerektiğinin bir işaretidir.
6
Grafiği uygun şekilde biçimlendirin. Okunabilir boyutta düz bir iş yazı tipi kullanın. Renkleri, gölgelendirmeyi ve vurgulamayı aşırı kullanmayın - siyah beyaz bir tablo göze daha kolay gelir. Orantısız ve düzensiz grafiklerden kaçının. Bunun yerine kutuları, dengeli ve kağıda ortalanacak şekilde biçimlendirin.