A3 Problem Çözme Nedir?
Günlük iş rutinlerinin büyük bir kısmı aslında problem çözme ile ilgilidir. İster küçük ister büyük olsun, sorunlar hayatın kaçınılmaz bir parçasıdır. Ancak, hızlı davranmaya ve bir sorunu olabildiğince çabuk ortadan kaldırmaya karar verirseniz, aynı sorunla defalarca karşılaşabilirsiniz. Bu sağlıklı olmayacaktır. Yalnızca görünen sorunlarla savaşmak yerine, daha derine inmeniz ve temel nedeni keşfetmeniz gerekir. Bunu yaparak, çalışma sürecini tekrar eden sorunlardan koruyabilirsiniz. A3 metodolojisi burada devreye girer.
Bir A3 problem çözme aracının uygulanması, problemlerin verimli bir şekilde ortadan kaldırılması için nasıl ele alınması gerektiğine dair yol gösterici bir örnektir. Bazı basit adımlara ve fikirlere dayanan model, basit yapılandırma, iyi iş birliği ve aktif iletişim yoluyla problem çözme sorunlarıyla başa çıkma konusunda talimatlar verir. Bu yüzden bir sorunla karşılaştığınızda sorunun köküne inip A3 metodolojisini kullanmanız faydalı olacaktır.
A3 Problem Çözme Teknikleri Nelerdir?
Aslında A3, sihirli bir değnek değildir. Sorunları çözmenize yardımcı olabilecek bir rapordur. A3 raporlama yönteminizi oluşturmaya başlamadan önce, süreçte 3 ana rol olduğunu bilmeniz gerekir:
● İş sahibi,
● Yanıt verenler,
● Akıl hocası/koç.
İş sahibi, süreci yönetmekten ve belgeyi sürdürmekten sorumludur. Öte yandan, iş sahibinin problem çözme konusunda deneyimli bir akıl hocası tarafından tavsiye alması ve denetlenmesi gerekir. Mentorun rolü, yönergeler vermek ve sorun sahibini çözümü bulmaya teşvik etmektir, ancak cevaplar ve önerilerde bulunmak değildir. Son olarak, yanıt verenler veya paydaşlar vardır. A3 projesinin nihai sonuçlarıyla doğrudan ilgilenen üçüncü taraftırlar. Çok çeşitli paydaşlara da rastlanabilir, bu yüzden sorun sahibinin gerekirse hepsine erişmesi gerekir. Ancak sıkı bir hiyerarşiye sahip organizasyonlarda üst yönetime ulaşmanın biraz zor olduğunu hepimiz biliyoruz. Bu nedenle tüm organizasyon yalın düşünce kavramını benimsemiş olmalı ve her an yardımcı olmaya hazır olmalıdır. Sonuç olarak, ilgili tüm taraflar arasındaki aktif iletişim, herhangi bir A3 projesinin başarısı için çok önemlidir.
A3 Problem Çözme Tekniğini Neden Kullanırız?
● Mantıksal akıl yürütme ve adım adım görsel bir sürecin uygulanması yoluyla daha hızlı problem çözme. Bir kök neden tanımlamasının talep edilmesi, yalnızca geçici olarak maskelenmekle kalmayıp zorlukların da ele alınmasını sağlar.
● A3'ün yapısı tarafından desteklenen nesnel, eleştirel düşünme uygulaması sayesinde daha kolay planlama sağlar.
● Sorunların temel nedenlerini ve en iyi çözümlerini bulmak için yapısal bir aracın tekrar tekrar kullanımı yoluyla ekip geliştirir. Tüm şirket seviyelerinde tek bir aracın kullanılması, departmanlar arası iş birliğini ve bilgi paylaşımını da teşvik eder.
● Şirket büyümesi A3 raporları, şirket bilgilerinin kayıt altında tutulmasına ve tutulmasına yardımcı olarak, iyi işletme politikalarının sürdürülmesine ve bir şirketin soyut fikirleri değil, gerçek sorunlarının çözülmesine dayanan güçlü bir büyüme kültürü oluşturulmasına yardımcı olur.
A3 Problem Çözme Nasıl Uygulanır?
Sorunu tanımlayın
A3 sürecinin amacı sorunları çözmek veya ihtiyaçları ele almak olduğundan, biraz yazılı olmayan ilk adım, bir sorunu veya ihtiyacı tanımlamanız gerektiğidir.
Mevcut durumu yakalayın
Ele almak istediğiniz sorun veya ihtiyaç etrafında birleştikten sonra, durumun mevcut durumunu yakalama ve analiz etme zamanı gelir. İş süreçlerini ilk elden gözlemleyin ve gözlemlerinizi belgeleyin.
● Bir beyaz tahtanın etrafında toplanın ve işleminizdeki her adımı gözden geçirin. Bunu yapmak için süslü süreç grafiği araçlarını kullanabilirsiniz, ancak çubuk şekiller ve oklar da işi yapacaktır.
● Mümkünse, sorunun boyutunu belirleyin (örneğin, uzun döngü süreleri olan biletlerin yüzdesi, geciken müşteri teslimatlarının sayısı, üç ayda bir bildirilen hata sayısı). Mümkünse verilerinizin grafiğini çizin; görselleştirmeler gerçekten yararlıdır.
Bir kök neden analizi yapın
Artık sürecinizi gördüğünüze göre, verimliliğin
temel nedenini bulmaya çalışın. Aşağıdaki gibi sorular sorabilirsiniz:
● İletişim kesintilerinden nerelerde muzdarip oluyoruz?
● Aktivite olmadan uzun gecikmeleri nerede görüyoruz?
● Daha etkili/sorunsuz bir şekilde iş birliği yapmak için hangi bilgilere ihtiyacımız var?
Bu acı noktalarını belgeleyin, ardından daha derine inin. 5 neden, kapsamlı bir kök neden analizi yapmak için yararlı bir araçtır. Analizin asıl amacı, bir problem ifadesi ile başlamanız ve ardından “Neden?” Diye sormanızdır. Nedenini tam olarak beş kez sormanız gerekebilir.
Kök nedenlere yönelik karşı önlemler geliştirin
Karşı önlemler, durumla başa çıkmak için sizin fikirlerinizdir. Karşı önlemler şunları amaçlamalıdır:
● Amaçlanan sonucu ve bunu başarmak için planı belirtin.
● Süreçteki adımlardan sorumlu kişiler arasında açık ve doğrudan bağlantılar oluşturun.
● Döngüleri, geçici çözümleri ve gecikmeleri azaltın veya ortadan kaldırın.
Hedef durumunuzu tanımlayın
Karşı önlemlerinizi seçtikten sonra hedef durumunuzu net bir şekilde tanımlayabilirsiniz. A3 sürecinde, bir süreç haritası aracılığıyla hedef durumumuzu iletirsiniz. Gözlemlenebilmeleri için süreçteki değişikliklerin nerede meydana geldiğini not ettiğinizden emin olun.
Uygulama için bir plan geliştirin
Artık hedef durumunuzu tanımladığınıza göre, ona nasıl ulaşacağınıza dair bir plan geliştirebilirsiniz. Uygulama planları şunları içermelidir:
● Karşı önlemleri almak için bir görev listesi
● Kim ne için sorumlu
● Herhangi bir zamana duyarlı iş kalemi için son tarihler
● Çoğu ekip, uygulama planlarını A3'lerinde belgelendirmeyi tercih eder.
Öngörülen sonuçlara sahip bir takip planı geliştirin
Bir takip planı, yalın ekiplerin çalışmalarını kontrol etmelerini sağlar; mevcut durumu iyileştirmek için yeterince iyi anlayıp anlamadıklarını doğrulamalarını sağlar. Bir takip planı, süreçlerin iyileştirilmesinde kritik bir adımdır çünkü ekiplerin aşağıdakilerden emin olmasına yardımcı olabilir:
● Uygulama planı uygulandı
● Hedef koşul gerçekleşti
● Beklenen sonuçlar elde edildi
Herkesi gemiye alın
Herhangi bir sistemik iyileştirmenin amacı, sistemin her parçasını iyileştirmesidir. Bu nedenle, değişiklik yapılmadan önce uygulamadan veya hedef durumdan etkilenebilecek herkesi görüşmeye dahil etmek hayati önem taşır.
Süreç boyunca fikir birliği oluşturmak genellikle en etkili yaklaşımdır, bu nedenle birçok ekip bunu A3 sürecindeki her kritik dönüm noktasına dahil etmeyi seçer. İşin kapsamına bağlı olarak, işten etkilenebilecek yöneticileri ve diğer paydaşları bilgilendirmek de önemli olabilir.
Uygulayın
Şimdi uygulama zamanı. Yol boyunca iyileştirme fırsatlarını gözlemleyerek, tartışıldığı gibi uygulamayı takip edin.
Sonuçları değerlendirin
Çok fazla durumda, A3 süreci uygulama ile sona erer. Öğrenmek için gerçek sonuçları ölçmek ve bunları tahminlerinizle karşılaştırmak çok önemlidir.
Gerçek sonuçlarınız beklenenden çok farklıysa, nedenini bulmak için araştırma yapın. Süreci gerektiği gibi değiştirin ve hedefe ulaşılana kadar uygulamayı ve takibi tekrarlayın.
A3 Raporlama Nedir?
A3 raporlama, özet bir bilgiyi hem kendiniz hem de sunduğunuz kişiler için tek sayfada net ve açık bir şekilde ifade etmenizi sağlayan bir metodolojidir. A3 raporlama öncelikle iş birliği fikir birliği ve fikir ortaya çıkarmak için kullanılır. Çünkü anlatılmak istenen başlıkların tek bir sayfada görselleştirilerek, özet bir şekilde aktarılması daha verimli olacaktır. A3 sihirli bir metodoloji değildir, yani sizlerin yerine bir işi kökünden halletmeyecek ya da bu raporlama tekniğini kullandığınız için problemlerimizin hepsi çözülmeyecektir. Önemli olan iş birliği ve fikir birliği ile ‘’Puko’’ döngüsünü uygulayabilmektir.
A3 ve Puko Döngüsü
Puko döngüsü belli aşamalardan oluşur; planla, uygula, kontrol et ve önlem al. Bu döngüleri A3 raporlamada nasıl tek bir sayfada sunabilirsiniz onu inceleyelim. Öncelikle A3 formatı standart değil özgür bir formattır. Puko döngüsü ise standarttır. Tüm puko aşamalarını A3 formatı üzerinde görmeniz gerekir. Bu yüzden; özgür format&standart proses düşüncesini benimseyip A3 ve puko döngüsünü harmanlamanız ideal olacaktır.
A3 Raporlama Nasıl Uygulanır?
A3 metodolojisi, uygulanacak uygun bir çözüm bulunana kadar problem sahibinin modelin farklı adımlarından geçmesi gereken bir yalın düşünme sürecidir. Sahibinin, meslektaşları ve projenin akıl hocası ile aktif olarak iletişim kurması gerekir. Şimdi A3 sürecini oluşturan farklı adımları inceleyelim.
Arka fon
Her şeyden önce, sorunu netleştirmeniz ve kısaca açıklamanız gerekir. Bu, sahibinin bağlam ekleyebileceği ve sonraki adımları destekleyebileceği bir başlangıç noktasıdır.
Mevcut durum
Bir sorun düzgün bir şekilde ele alınmadan önce, sorun sahibinin sorunun ortaya çıktığı alandaki durumu tanımlaması gerekir.
Bu aşamada, problem alanı çevresinde var olan farklı süreçleri haritalayabilirsiniz. Daha büyük resmi görmenize ve temel nedeni belirlemenize olanak tanır.
Hedefler/hedefler belirleyin
Mevcut durum netleştikten sonra hedefler belirlemeniz gerekiyor. Bu aşamada resmin tamamına sahip olmadığınızı göz önünde bulundurmanız gerektiğini unutmayın.
Dolayısıyla, "etki onayına” kadar kalan adımları tamamladıktan sonra, bu adıma geri dönebilir ve ilk hedeflere daha fazla ayrıntı ekleyebilirsiniz.
Sorun kaynağı çözümlemesi
Bu, A3 sürecinin başarılı bir şekilde uygulanmasından önemli bir adımdır. Sorunla hemen mücadele etmeye çalışmak, kök nedene dokunulmadan yalnızca semptomları tedavi ettiğiniz anlamına gelir. Bu sayede düzenli olarak daha büyük oranlarda bir problem ortaya çıkabilir. Bu nedenle, süreçlerin nasıl çalıştığını ve ilk amacı iyi anladıktan sonra, sorunun temel nedenini bulmanız gerekir.
Karşı önlemler
Kök nedene aşina olduğunuzda, çözümler sunmaya başlayabilirsiniz. Buradan ilk hedefe geri dönebilir ve daha fazla ayrıntı ekleyebilirsiniz. Her durumda, karşı önlemler, ilk hedefe nasıl ulaşılacağının net bir şekilde anlaşılmasına yol açmalıdır.
Uygulama planı
Karşı önlemleri belirledikten sonra, karşı önlemleri almak için uygulanacak eylemlerin bir listesini içeren bir uygulama planı sunmalısınız. Ayrıca her görev ve bir teslim tarihi için sorumlu kişiler atamak da yararlıdır.
Etki onayı ve Takibi
Son adım, sürekli iyileştirme kültürü oluşturmak için çok önemlidir. Gerçek sonuçları ölçmek ve karşı önlemlerinizin etkisini doğrulamak zorunludur. Olumlu ya da olumsuz sonuçlar olsun, harekete geçmeniz gerekiyor. Gerçek sonuçlar tahmin edilenlerden farklıysa, planı değiştirmeli, yeniden uygulamalı ve takip etmelisiniz. Olumlu bir etki varsa, iyileştirmeleri kuruluşun geri kalanına iletmeli ve nihayetinde bunları bir standart haline getirmelisiniz.
İlginizi Çekebilecek Diğer Makalelerimiz