Excel ile liste ve tablo yapılır; bu liste ve tablolarda hesaplama işlemleri varsa, bunlar program tarafından ya otomatik ya da sizin seçeceğiniz veya yazacağınız formüllerle, doğru ve çabuk olarak icra edilir. Excel, liste ve tablolarınızı kendisi biçimleyip, rapor haline getirip, sunabileceği veya kağıda dökebileceği gibi bu bilgileri başka programlarda biçimlenmek ve kağıda dökülmek üzere ihraç edebilir. Excel belgeleri, Internet aracılığıyla da sunulabilir, yayınlanabilir; düzenlenebilir ve değiştirilebilir.
Excel dosyaları, ?.xls? kısalmasıyla kaydedilir. Bu dosyaları iki kere tıklarsanız, önce Excel çalıştırılır; sonra Excel bu dosyayı açar. Excel, dosyalarına ?Kitap? adını verir. (Bence ?defter? adını verseydi, daha doğru olurdu; program muhasebe defteri mantığıyla tasarlandığı için kitap değil, defter tanımı daha uygun. Programı Türkçeleştirenler, ?Book? kelimesini sözlüğü bakarak çevirmiş olmalılar.) Tıpkı bir muhasebe defterinde olduğu gibi Excel dosyasında da boş sayfalar olur. Sayfa sayısını istediğiniz gibi arttırabilirsiniz (Ekle menüsünden Çalışma Sayfası maddesini seçin) sayfalara isim verebilirsiniz (Sayfa sekmelerinde adını değiştireceğiniz sayfayı iki kere tıklayın).
Programı ilk kez çalıştırdığınızda boş bir defter ve boş birinci sayfa açılır. Bu sayfa, tıpkı çok-amaçlı bir muhasebe defterinin boş sayfasını andırır. Boş sayfada hücreler ve satırlar vardır.