Bazen fiziksel bir imza almak gerekir. Bunun nedeni, yasal veya uyumlulukla ilgili gereklilikler, politika konumları ya da yalnızca bir ya da iki tarafın fiziksel formatta imza aldıklarında kendilerini daha rahat hissetmeleri olabilir.
Adobe Sign Yazılı İmza İş Akışı, fiziksel imza alınmasını destekler, aynı zamanda gereken erişim kontrolünün sağlanmasına, son belgenin kalite ve anlaşılabilirliğinin korunmasına ve elektronik işlem ve denetim avantajlarından yararlanılmasına olanak tanır.
Gönderenler için tek değişiklik "Elektronik" seçeneğinin yerine "Yazılı" seçeneğini işaretlemek olacaktır.
Yazılı iş akışı, İmzalayanlar için imzalarını uygulamak amacıyla belgeyi yazdırdıkları noktaya kadar Elektronik iş akışına çok benzerdir:
- Alıcıya belgenin bağlantısının verildiği bir e-postayla bildirim gönderilir.
- Alıcı belgeyi elektronik olarak açtığında önce sürecin 3 adımlık özetini görür:
- Alıcı, istenen/zorunlu kılınan tüm form alanlarını doldurabilir
- Alıcı hazır olduğunda İleri düğmesini tıklatarak İndirme talimatlarına geçer:
- Alıcı, İndir düğmesini tıklatarak kendisine ait alan içeriklerinin bulunduğu belgeyi indirir.
- Alıcıdan dosyayı açmasının veya kaydetmesinin istendiği bir pencere açılır
- PDF açıkken PDF sayfalarını yazdırır
- Belgeyi fiziksel olarak imzalar
- Belgeyi tekrar dijital formda tarar
- Adobe Sign, dosyayı normalde kabul edilen formatlardan birinde (PDF, JPG, GIF, TIF, BMP) tekrar kabul eder.
- Adobe Sign yalnızca bir dosya kabul eder. Birden çok görüntü varsa bunları tek bir dosya halinde birleştirmeniz gerekir.
- İlk gönderilen "Lütfen İmzalayın" başlıklı e-postadaki bağlantı tıklatıldığında dosyayı yükleme arabirimi açılır (ya da gerekiyorsa dosya tekrar indirilir)
- Göndermek için yükle düğmesine tıklatıldığında, İmzalayanın yüklemek istediği dosyayı yerel sistemde arayabileceği bir pencere açılır
- Dosya yüklendikten sonra Alıcının işi biter ve Sözleşme bir sonraki imzalayana geçer veya süreç tamamlanır
Hesap ayarları buna imkan tanıyacak şekilde yapılandırıldığında, imzalayanlar imzalarını Elektronik formattan Yazılı formata değiştirmeyi seçebilir.
İmzalayan görünümünde, sözleşme açıldıktan sonra pencerenin sol üst kısmında bir Seçenekler listesi bulunur.
Bu listede, imza iş akışını sonraki tüm alıcılar için Yazılı iş akışına dönüştüren Yazdır, imzala ve yükle seçeneği bulunur.
Ardından , imzalayan kişiden yukarıda açıklanan yazılı imza sürecini tamamlaması istenir.
Yazılı İmza seçeneğini kullanmak için:
- Hesap > Hesap Ayarları > Gönderme Ayarları alanına gidin
- İzin Verilen İmza Türleri alanına gidin
- Gönderenlerin Yazılı İmza için belge göndermesine izin ver seçeneğini işaretleyin
- Kaydet'i tıklatarak değişikliği onaylayın
Not:
Sınırlı Belge Görünürlüğü (Hesap > Hesap Ayarları > Genel Ayarlar) işlevini kullanıyorsanız Yazılı seçeneğinin Gönder sayfasında görünmesi için bu ayarlarda Yazılı İmza'yı açık bir şekilde etkinleştirmeniz gerekir.
Hem Sınırlı Belge Görünürlüğü hem de Yazılı İmza iş akışını kullanarak gönderdiğiniz tüm Sözleşmelerde Belge Görünürlüğü ayarları yok sayılır ve imzalayan belgenin tamamını görebilir.