İdare ve risk yönetimi, emlak mülk yönetiminin kritik bir bileşenidir. Kayıt tutma işlevi dikkatli bir şekilde yönetilmeli ve ayrıntı seviyesi ne kadar yüksek olursa, olası sonuçlar o kadar iyi olur.
Çoğu eyalette, bugüne kadar en fazla tüketici şikayeti, komisyon cezası ve lisansın askıya alınması ve iptal edilmesi mülkiyet yönetimi ile ilgilidir. Mülk yönetimi yapan lisans sahipleri aptal değildir. Bu çok işlem yoğun bir iştir. Ortalama bir acente yılda bir satın alma sözleşmesi ve ilgili belgelerle bir düzine satış işlemi yapabilirken, ortalama mülk yöneticisi yüzlerce daha küçük işlem yapabilir.
Daha küçük olmaları, bu işlemleri daha az önemli yapmaz ve bunları yapma riskini azaltmaz. Bir mülk yöneticisi olarak, mülklerini pazarlamak ve kiralamak, kiralarını toplamak ve bunları sahibine havale etmek ve mülkü idame ettirmek, bakımdan kiracı kurallarının uygulanmasına kadar bir mülk sahibi ile sözleşme yapmaktasınız.
Bunu yaparken, mal sahipleri, kiracılar, tamir şirketleri, reklam medyası, müteahhitler ve diğerleri ile işlem yapıyorsunuz. Bu işlemlerin her biri işinize biraz risk getirir. Her durumda mutlaka bir risk sayılmaz, ancak kümülatiftir.
Mali işlevler, aracı kurum için sorun yaratma ihtimalinin çok fazla olduğu yerlerdir. Finansal fonksiyonlar şunları içerir:
- Pazarlama ve finansal fonksiyon, harcama ve gelir kayıtlarının yanı sıra vergi kayıtlarını, reklam faturalarını ve daha fazlasını gerektirir.
- Kiracı yönetimi tüm isteklerinin kayıtlarını, kira ödeme tarihini ve kural ihlallerini içerir.
- Tesis bakımı ve onarımı bakım programları, garanti için onarım kayıtlarını ve çalışan ve taşeron personel kayıtlarını gerektirir.
Risk yönetimi bileşeni elbette çok önemlidir. Büyük bir felaket, mülkün ekonomik olarak hayatta kalmasını tehdit edebilir. Tutulan kayıtlar bunun bir parçasıdır, çünkü iddialarını çürüten detaylı kayıtlar varsa, başkaları tarafından yapılan herhangi bir yasal işlem engellenebilir.
Risk yönetiminin bir kısmı, riske karşı riskin belirlenmesidir. İyi bir örnek, tesisteki spa küveti veya yüzme havuzudur. Mülk yöneticisi ve sahibi, havuzun değerini maruz kaldıkları risklerle dengelemelidir. Bunun gibi bir risk tespit edildiğinde, ele alınmasının üç yolu vardır:
1. Kaçınma - Ek kira geliri sigorta maliyetine veya ilgili risklere değmediğinden, sıcak su havuzunu veya havuzu kaldırma kararı verilebilir.
2. Kontrol - Jakuzi korunursa, daha küçük çocukları uzak tutmak için belki de şifreli bir kilit ve çit takılabilir.
3. Risk Transferi - Riskle mücadele etmenin en yaygın yolu, riski sigortacıya devretmek için sigorta almaktır.
Başarılı bir mülk yöneticisi problemleri planlayacak, her faaliyetin mükemmel dosya ve kayıtlarını tutacak ve bir değişimin gerekli olup olmadığını belirlemek için sürekli olarak bu işlevleri değerlendirecektir.
Belgeler ve E-posta
Birçok eyalette, yalnızca altı yıl boyunca işlem kayıtlarını tutmanız gerekir. Bununla birlikte, özellikle elektronik formatta yapmalarına izin verilirse, onları daha uzun tutmanız önerilir. Taraflardan herhangi birinin bir talebi olabilirse, sizi altı yıl 10 gün önce bir şey için dava etmek isteyen birinin belge kopyalarını almaya devam edeceğini iddia edebilirsiniz. Kopyalarınızı zaten imha ettiyseniz, davanızı savunmak çok daha zor.
E-postaya gelince, federal olarak garantili bir kredinin (hemen hemen tüm yerleşim anlaşmalarımızın hemen hemen tümü) olduğu herhangi bir mahkeme hareketi sizi, müşterinizle / müşterinizle yapılan işlem ve iletişim ile ilgili e-postalar üretmeye zorlayabilir. İlgili e-postaları kurtarmak için sayısız yol ve yazılım ürünü var, ancak birçok nedenden dolayı çözüm olan Evernote ile ilgili bazı makaleleri burada okuyun. İşte Evernote ve Gmail arşivlerinizi kullanarak e-postaları nasıl kullanacağınız. E-posta çözümünüze uyacak şekilde değiştirin.
- Her e-postanın Gmail’inde müşterinize veya müşterinize otomatik yönlendirme ayarlayın.
- İşlem için Evernote'ta bir not defterine gidiyorlar.
- Kapattıktan birkaç hafta sonra Evernote'taki tüm e-postaları toplayın ve kronolojik sırada bir PDF dosyasına yazdırın.
PDF dosyaları aranabilir olduğundan, birinin anahtar kelimelerle isteyebileceği herhangi bir e-postayı hızlı bir şekilde çekebilirsiniz. Oldukça iyi çalışıyor.