Ünlü bir klişe “Bilgi güçlendirir” der. Bazen klişeler doğrudur. Tarımsal bilgi sayesinde insanlık avcılık ve toplayıcılıktan uygarlığa doğru ilerledi. Günümüzde bilgi, bir kuruluşun en önemli maddi olmayan varlıklarından biridir. Anlaşılır bir şekilde, işletmeler varlığın değerini artırmak isteyecektir. Bunu, bilgi yönetimine para yatırarak ve sağlam bir bilgi yönetimi sistemi kurarak başarabilirler.
Her kuruluşun başarılı olmak için bilgiye ve işbirliğine ihtiyacı vardır. Sistematik bilgi transferi ve işbirliği, bilgi yönetimi sistemlerinde bulunan güçlü nitelikler sayesinde mümkün olmaktadır. Daha fazla bilgi, iş arkadaşlarınızı ve müşterilerinizi daha akıllıca ve üretken bir şekilde çalışmak için daha iyi bir konuma getirir.
Bu blog, bilgi yönetimi sistemlerini ve bunların çeşitli türlerini açıklayacaktır. Şimdi başlayacağız.
Bilgi yönetim sistemi nedir?
Bir bilgi yönetim sistemi, anlama, işbirliği ve süreç uyumunu geliştirmek için bilgiyi kaydeden ve geri getiren herhangi bir BT sistemidir. Kuruluşlar veya ekipler, kullanıcılarınız veya müşterileriniz için bilgi tabanınızı düzenlemek için de kullanılabilen bilgi yönetim sistemlerini kullanabilir.
Bu tanımlama geniş kapsamlı ve bunun iyi nedenleri var.
“Bilgi yönetim sistemi” terimi geniş bir uygulama alanına sahip olmakla birlikte, bireylerin görevleri daha etkin bir şekilde tamamlamak için bilgiyi kullanmalarını kolaylaştıran bir sistem olarak tanımlanabilir.
Bir bilgi yönetim sistemi (KMS), uygun bilgiyi uygun zamanlarda doğru kişilere dağıtmanızı sağlayan bir araçtır. Bilgi yönetiminin bir parçası olarak belirli hedeflere ulaşmak için bilginin kategorize edilmesi gerekir ve bilgi yönetimi sistemleri bu süreci daha etkili hale getirir.
Bir KMS’nin bir işletme için aşağıdakiler de dahil olmak üzere çok sayıda avantajı vardır:
- Dış: potansiyel müşteriler, müşteriler, kullanıcılar ve ilgili diğer taraflar.
- Dahili: bilgi yöneticileri, içerik üreticileri, müşteri hizmetleri temsilcileri ve şirketinizdeki diğer ekipler.
Ancak, belki de belirli bir bilgisayar klasörü yeterli olabilir. Gerçekte, bir KMS bilgileri depolamaktan ve uygun taraflara dağıtmaktan çok daha fazlasını yapar.
Bilgi yönetiminin faydaları
Bir işletme ne kadar iyi çalışırsa, çalışanlarıyla o kadar etkili ve verimli bir şekilde bilgi paylaşır. Bir bilgi yönetimi sisteminin faydalarından bazıları şunlardır:
- Daha hızlı karar verme
- Bilgi ve enformasyona yeterli erişim
- İşbirliği ve fikir üretimi daha iyi hale geldi.
- Kurumunuz genelinde gelişmiş iletişim
- Daha kaliteli bilgi ve veri
- Fikri mülkiyet için daha fazla güvenlik
- Optimize edilmiş eğitim
- Mana bilgisi
Bilgi yönetimi sistemi türleri
Bir bilgi yönetim sistemi, kullanıcılarınızın sorunlarını çözmelerine yardımcı olacak bilgi tabanlarına erişmelerini sağlayacaktır. Bu gibi durumlarda içerik yönetim sistemleri kullanılır çünkü bilgi yönetimi (KM) içeriğin etkili bir şekilde yönetilmesi için gereklidir.
İçerik, intranetler, extranetler veya web siteleri için bu bilgi yönetimi uygulamaları kullanılarak oluşturulur, yönetilir ve dağıtılır. Günümüzün son derece teknolojik dünyasında, başlıca üç tür bilgi yönetimi sistemi bulunmaktadır:
1. Kurumsal çapta sistemler
Genel amaçlı bir sistem tüm organizasyona hizmet eder. Dijital verileri ve ilgili bilgileri toplar, saklar, yayar ve kullanır. Bu gerçekler örgütsel öğrenme ile ilgilidir.
- Sistemleri ayakta tutan en önemli teknoloji örnekleri portallar, arama motorları, işbirliği araçları ve öğrenme yönetim sistemleridir (LMS).
- Bu sistemler, uzmanlaşmış veya deneyimli bilgi çalışanlarını bulmak için araçlar, çevrimiçi dizinler ve diğer uygulama bilgilerini içerir. Bunlar çok önemli zımni bilgi kaynaklarıdır (Botha vd.).
Kurumsal çapta bilgi yönetimi sistemi, ilgili bilgilerin işlenmesinden veya aranmasından, verilerin hem yapılandırılmış hem de yapılandırılmamış formatlarda depolanmasından ve kuruluşunuzdaki bilgili kişilerin bulunmasından sorumludur.
2. Bilgi Çalışma Sistemleri
Bilgi çalışma sistemi nedir? Mühendisler, bilim insanları ve diğer zeki insanlar için oluşturulmuş özel bir yönetim sistemidir. Bu tür verimli bilgi yönetimi uygulamaları, kullanıcıların kendilerine ihtiyaç duydukları kesin bilgileri sağlayabilecek şirket çalışanlarını arayabilecekleri çevrimiçi bir dizin sağlar.
- Bu bilgi yönetim sistemi, çalışanların mevcut bilgi veri tabanından doğru bilgileri bulmalarına yardımcı olur ve standartlaştırılmış uzman sistemlerin yardımıyla gelecekteki kullanımlar için en iyi uygulamaları kullanır.
- Ancak, insanların yalnızca kişisel deneyimleriyle keşfedebilecekleri bazı şeyler vardır. Örtük bilgi olarak bilinir
- Tipik olarak sistem şunları içerir
- Grup işbirliğini kolaylaştırmak için bilgiyi farklı şekilde yönetmeye yönelik araçlar
- Bilgiye erişimi sınırlamak için uygun ağ geçidi.
- Yönetimin nasıl yürütüleceğinin anlaşılması
- Arama motoru.
- Verileri taksonomiye göre sınıflandırmak için etkileşimli bir araç.
3. Akıllı Teknikler
Bilgi yönetim sistemlerinin en iyi biçimlerinden biri olan Akıllı Teknikler, bilginin toplanması, depolanması ve korunmasını akıllı stratejik eylemlerle birleştirir.
- Bilgi yakalama, bilgi aktarımı, bilgi depolama ve bilgi edinme süreçlerini yürütmek için insanlar, yapılandırılmamış verileri faydalı bilgi yönetim sistemlerine dönüştürmek üzere yapay zeka kullanmaktadır.
- Bu bilgi ağı sistemleri, kullanıcılar, müşteriler, çalışanlar, iş süreçleri veya bilgi tabanlı yazılım uygulamalarıyla bağlantılı herhangi bir şey için belirli, tekrarlanabilir faaliyetleri ele alan akıllı aracılara sahiptir.
- Bu bilgi yönetim sistemleri, derin öğrenme, makine öğrenimi ve büyük veri teknikleri gibi arama yöntemlerini kullanarak örüntülere ve ilişkilere odaklanır.
- Bu tür bilgi sistemleri, şirketin geniş veri kaynaklarını tarayarak gerekli bilgilere hızlı bir şekilde ulaşmasına yardımcı olur.
- Şirketin bilinebilirliği kontrol etmesini, bilgi yönetimi çabalarını en üst düzeye çıkarmasını ve topluluklar, gruplar ve web seminerleri gibi ek kaynakları önemli ölçüde vurgulamasını sağlar.
Sonuç
Bilgi yönetimi kendi başına bir teknoloji alanı değildir. Bunun yerine, internetten ve hatta bilgisayarlardan önce onlarca yıldır var olan bir süreçtir. Bilgi Yönetim Sistemi, bilginin bir bütün olarak yönetilmesine yardımcı olan bir teknolojidir.
Bilgi yönetiminin ne olduğunu ve nasıl kullanılabileceğini bilirseniz, işinize ve markanıza uygun bir sistem oluşturabilirsiniz.
İçgörü motorunuz QuestionPro’da kolayca yapılandırılabilir. Tüm çalışma materyallerinizi tek bir düzenli depoda taramayı, aramayı ve bulmayı kolaylaştırmak için önlemler aldık.