Çoğu iş insanı gibiyseniz, takviminiz sıkışıktır. Ancak bu etkili bir şekilde yönetildiği anlamına gelmez. Aslında, sadece sizi başarısızlık için ayarlayan dağınık bir karmaşa olabilir. Peki bu karmaşadan kurtulmak için takvimimizi nasıl yönetmeliyiz?
Sık sık her şeyin yapılması için yeterli zaman olmadığından şikayet ettiğinizi hatırlıyor musunuz? Aslında bu bir yalan. Yeterli zamanınız olmadığını söylemeyin. Her gün, Helen Keller, Pasteur, Michelangelo, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson ve Albert Einstein'a verilen saat sayısı sizinkiyle aynı.
Zaman denetimi bu yüzden önemlidir. Bunu nasıl yapacağınız herkes için farklıdır. Başlamak için ilk iş bir zaman planlaması yapmaktır. Örneğin, bir görevi tamamlamanızın ne kadar sürdüğünü ve bu zamanın aşırı veya az olduğundan emin olun. Bunun yanında, sosyal medyayı kontrol etmek gibi verimsiz etkinliklere çok fazla zaman harcadığınızı fark edebilirsiniz.
Her zaman geç kalan bir arkadaşım var. Bu durum şaka yaptığımız bir şey olsa da, meselenin gerçeği, gecikmenin hem kişisel hem de profesyonel olarak sahip olabileceğiniz en kötü alışkanlıklardan biri olmasıdır. Gecikme, kaba ve saygısız bir durumdur. Sonunda itibarınıza ve ikili ilişkilerinize zarar verir. Bir şeyden diğerine koşmanın ve acelenin stresli olması gerektiğinden bahsetmiyoruz bile.
Mevcut saatlerde hızlı bir zaman denetimi bu talihsiz eğilimi ortadan kaldırmanıza yardımcı olabilir. İşe gidip gelmek gibi günlük ritüeller hakkında daha iyi bilgi sunmanıza olanak sağlar. Ayrıca, randevular ve toplantılar arasında arabellek bırakma alışkanlığını kazanın ve zamanında bırakabilmeniz için seyahat süresini dikkate almaya başlayın.
Her akşam ve sabah ilk işinizin takviminize bakmak olduğunu zihninize kazımalısınız. Bu kulağa ilginç gelebilir, ancak hazırlık her zaman güven doğuracaktır. Böylelikle zamanında olmanız gereken yerde olmaya başlayacaksınız. Takvimime gün içinde bakmamın nedeni, her şeyin yolunda olduğundan emin olmaktır. Örneğin, ben uyurken bir müşteriyle konferans görüşmesi yeniden planlanmış olabilir, vs.
Başka bir seçenek, renk kodlaması kullanmak olabilir. Bu, her rengin vücudun enerji noktaları ile ilişkili olduğu bir yöntemdir. Bu yaklaşımı kişisel olarak sık kullanmama rağmen, belirli renkler benim için bir şey ifade ediyor ve bunu takvimime taşımak beni motive ediyor.
Zaman talepleri söz konusu olduğunda seçici olmalısınız ve en doğal çözüm daha sık “hayır” demektir. Bunun bazı insanlar için garip olabileceğini biliyorum. Başkalarını hayal kırıklığına uğratmak istemiyorsunuz, ancak zamanınız en değerli kaynağınız. Her daveti kabul etmek veya başka birine yardımcı olmak için her seferinde yaptığınız işi durdurmak kendi öncelikleriniz için harcanan zamanı azaltacaktır. Yalnızca müsaitlik durumuna sahip olduğunuzda veya gerçekten heyecanlandığınız bir şey olduğunda “evet” deyin. Değilse, isteği kibarca geri çevirin.
Az önce bir arkadaşınızın doğum günü yemeğine davet edildiniz. Takviminize danışmadan daveti kabul ettiniz. Sonra, partiden bir gün önce, o gece bir müşteri toplantısı hakkında bir hatırlatma aldınız ve birini sonlandıracak bir son dakika kararı vermelisiniz.
Zamanlama çakışmaları kabul edilemez. Hayatınıza daha fazla stres ve endişe eklemek, ilişkilerinizi tehlikeye atmak dışında hiçbir işe yaramaz. Bir daveti kabul etmeden önce takviminizde başka bir şeyin olmadığından emin olun. Boş bir alanınız varsa, o zamana planlayın veya engelleyin. A noktasından B noktasına ulaşmak için bolca zaman bırakmanız, randevular arasındaki bu tamponlar içindir.
Kararsızlık, erteleme ve mükemmelliyetçilik ilk bakışta ilgisiz görünebilir, ancak her biri başarınızdaki engelleri ortaya çıkarabilir. Örneğin, A ve B seçenekleri arasında seçim yapmak için fazla zaman harcıyor musunuz? Belki de son dakikaya kadar bir görev üzerinde çalışmaya başladınız ve işinizin mükemmel olduğunu saplantı haline getiriyorsunuz.
Kararsız olup olmadığınızı kendinize sorun. Erteleme ya da mükemmeliyetçilikten mustarip olmanız gerekeni erteliyor musunuz? Bu belirtilerin her biri, tüm takvimi balina avından çıkarabilir. Bir şeyi halletmek için iki saat ayırmış olabilirsiniz, ancak daha fazla zamanınızı alır. Sonuç olarak, bu iki ekstra saat bir sonraki öğenize taşınır.
Bu kötü alışkanlıklardan kurtulmak için biraz pratik ve öz disiplin gerekiyor. Takviminizdeki belirli bir göreve verdiğiniz zamana bağlı kalmak bir başlangıçtır. Ve bir kez başladıktan sonra, beyniniz Zeigarnik Etkisi sayesinde işi bitmemiş olarak bırakmak istemez. Ayrıca, kullanılabilirliğiniz olduğunda her zaman geri dönüp çalışmanızı gözden geçirebilirsiniz.
Gecikme veya güvenilmezliğiniz nedeniyle kişisel ve mesleki ilişkilerinizin gerildiğini düşünüyor musunuz? Bu, takviminizi doğru bir şekilde yönetmediğinizin bir göstergesi olabilir. Örneğin, arka arkaya toplantılar planladığınız için fazladan çalışabilir, zamanlama çakışmalarına yol açabilir veya geç kalabilirsiniz. Takviminiz hazır olduğunda, bu rahatsızlıklarda hemen bir azalma göreceksiniz ve diğer insanların zamanına saygılı olduğunuzu göstermeye başlayacaksınız.
Randevuları planlamak için hala e-postalarınızı birincil aracınız olarak kullanıyorsanız, daha iyi bir alternatif bulma zamanı. Uzun e-posta konularına yanıt vermek yerine, diğerlerini yalnızca uygun olduğunuzda gösteren otomatik zamanlama yazılımını kullanın. Belirli bir saat önceden rezerve edilmişse, yazılım kimsenin sizinle randevu almasına izin vermez. Bunun gibi örnekleri çoğaltabiliriz.
Son olarak, ince ayarlanmış bir takvim sizi telaştan ve sıkışıklıktan koruyacaktır. Organize değilseniz, sağlığınızı tehlikeye atarak hedeflerinizi unutacağınız ve iş performansınızı azaltacağınız anlamına gelir. Takviminizi yönetmek tüm bu sorunları çözmezken, sıkışıklığı hafifletmenin etkili bir yoludur. Dengeli bir takvim hedefi üzerinde çalışmak isteyeceğiniz temel sebep, bu aracı kullanarak diğer tüm hedeflerin gerçekleştirilebilmesidir. Sağlıklı bir iş-yaşam dengesini koruyacak ve ihtiyaç duyduğunuzda mola vereceksiniz.
Günde 24 saat hepimiz için aynı. Eğer hala işlere yetişemiyorsanız, takviminizi etkili bir şekilde yönetmediğiniz anlamına gelir. Kısacası, mazeretlere dur deyin. Kimse onları duymak istemiyor. Bunun yerine, takviminizi sıraya alın ve elinizden gelenin en iyisini yapın.