İş teklifi çekici olsa da, yeni çalışanların hızla ayrıldığını fark ettiniz mi? Eğer öyleyse, bu sorunu olumsuz bir şekilde şirketinizin rekabet gücüne etki etmeden hemen tespit etmek önemlidir. Temel noktalara bakarak başlayalım – onboarding süreci.
Neden Çalışan Onboarding Süreci Önemlidir?
Çalışan onboarding süreci, sadece idari görevlerin bir serisi değildir. Bu, organizasyonunuzun çeşitli yönlerini önemli ölçüde etkileyen stratejik bir süreçtir. Ancak kötü bir şekilde yürütülürse, artan çalışan devir hızına neden olabilir.
Yeni bir çalışanın tanıtılmasının neden önemli olduğuna dair bazı nedenler:
Çalışan Katılımı ve Verimlilik:
İyi bir yapılandırılmış onboarding süreci, çalışan katılımını ve verimliliği artırır. Yeni takım üyeleri şirket kültürüne sorunsuz bir şekilde entegre olduklarında, kendilerini değerli hissederler ve ilk günden itibaren katkıda bulunmaya motive olurlar.
Tutma ve Memnuniyet:
Etkili onboarding süreçleri, çalışan tutma oranlarını ve iş memnuniyetini artırır. Çalışanlar onboarding sürecinde olumlu bir deneyim yaşadıklarında, şirkette daha uzun süre kalma eğilimindedirler, bu da devir hızını azaltır ve yeni çalışanları işe almak ve eğitmek için düşük maliyetlere dönüşür. Basitçe ifade etmek gerekirse – “Beğendim, o yüzden kalacağım.”
Uyumluluk ve Doğruluk:
İyi yürütülen bir onboarding süreci, belge dolaşımı ve prosedür eğitimi gibi idari yönlerle olumlu bir çalışan deneyimi sağlar. Bu aşamada, ilgili belgelerin hızlı bir şekilde tamamlanmasını ve transferini sağlayan HR yazılımının yardımcı olması iyi bir fikirdir, bu da gelecekteki maliyetli hataların ve hukuki sorunların riskini azaltır.
Zaman ve Kaynakları Tasarruf Edin:
Yeni çalışanların adapte olması için optimize edilmiş süreçler, ekip zamanında ve şirket finansal kaynaklarında tasarruf sağlar. Eğer bütün onboarding sorunsuz bir şekilde ilerlerse, yeni çalışanlar görevleri hızla devralır ve ilişkileri daha hızlı kurar. Eğer ayrıca süreçleri otomatikleştiren, idari yükü azaltan ve self-servis fonksiyonları sağlayan HR yazılımı tarafından desteklenirlerse, daha stratejik görevlere odaklanabilirler.
Nasıl Sorunsuz Bir Çalışan Onboarding Süreci Sağlanır?
Bir şirketin etkili bir onboarding süreci tasarlamasına yardımcı olacak birkaç etkili uygulama bulunmaktadır. Bunları planlama, deneyim sağlama, değerlendirme ve geliştirmeler olmak üzere 4 ana alan olarak ayıralım:
PLANLAMA
Onboarding Yollarını Tanımlayın:
Çalışan verilerini toplamadan eğitim ve oryantasyon atamalarına kadar tüm gerekli görevleri tanımlayan onboarding yollarını belirleyin. Bu, tanıtım sürecinde tutarlılık ve netlik sağlar. Mevcut şirket çalışanlarından gelen geri bildirimlere dayanarak veya açık uçlu sorular içeren anketler kullanarak analizinizi bu yollara dayandırabilirsiniz.
Onboarding Kontrol Listeleri ve Özelleştirilmiş İş Akışları Kullanın:
Onboarding kontrol listeleri ve iş akışları, görevleri ve ilerlemelerini takip etmek için kullanışlı araçlar olarak hizmet eder. HR ekiplerine düzeni sağlamada ve kritik adımların atlanmadığından emin olmada yardımcı olurlar. Otomatik iş akışları, belgeleri doldurma, eğitimi tamamlama vb. gibi süreçlerle ilişkilendirilebilir, ancak yeni bir çalışan aynı zamanda onboarding dışındaki iş akışlarına da dahil edilebilir (yıldönümleri, meslektaşların doğum günleri gibi). Böylece başlangıçtan itibaren takımın bir parçası olduklarını hissederler.
DENEYİMLER SAĞLAMA
Onboarding Deneyimlerini Kişiselleştirin:
Onboarding deneyimini bireysel çalışanlar için özelleştirin. Yeni bir çalışan için yolları, eğitim yollarını ve paket şablonlarını – özelleştirilebilir yeni çalışan paketi şablonları, çalışan kılavuzu – her yeni takım üyesinin belirli ihtiyaçlarını karşılamak için uyarlanabilir. Örneğin, yeni bir çalışanın belirli bir konuda eğitime ihtiyaç duyması veya şirketin belirli bir alanına ilgi göstermesi durumunda, hemen doğru eğitim yoluna yönlendirmek, becerilerini hızlı bir şekilde geliştirmelerine ve sorumluluklarına dahil olmalarına yardımcı olabilir. Onboarding sürecinde önemli kilometre taşlarını, örneğin eğitimi tamamlama veya çalışmaya başlamanın ilk ayını tamamlama gibi, tanıyın ve kutlayın.
Takım Üyelerini Tanıtın:
Yeni çalışanı takıma tanıtmanın yanı sıra, takımı da çalışana tanıtmak önemlidir. İlişki kurmaya destek olmak için sosyal etkinlikler veya takım oluşturma etkinlikleri düzenleyin. Bir hoş geldin paketi iyi bir çözüm olabilir, temel belgeleri, şirket politikalarını ve yeni çalışanın organizasyona adapte olmasına yardımcı olacak herhangi bir materyali içerebilir. Malzemeleri basmak zorunda değilsiniz; ilgili kaynaklara şirketin bilgi tabanından erişim sağlamak yeterlidir. Ayrıca, yeni çalışanın ilk haftalarında navige olmalarına yardımcı olması için bir mentor veya meslektaş atayabilirsiniz.
Şirket Kültürünü Şekillendirin:
Onboarding sürecine şirketinizin kültürünü ve değerlerini anlamalarına ve benimsemelerine yardımcı olacak eylemler ve bilgiler ekleyin. Bu entegrasyon, uyumlu ve motive bir ekip oluşturmak için önemlidir. Bu amaçla merkezi bir bilgi tabanı, şirket iletişim kanalları, bir gamifikasyon uygulaması vb. kullanın.
DEĞERLENDİRME
İzleyin ve Ayarlayın:
Yeni çalışanlarla başlangıç tarihinden önce (preboarding) iletişim kurun, ne bekleyeceklerini ve hangi hazırlıkları yapmaları gerektiği konusunda bilgi sağlayın. İlk birkaç hafta içinde yeni çalışanlarla düzenli toplantılar düzenleyerek soruları veya endişeleri ele alın. Onboarding sürecini düzenli olarak değerlendirin. Çalışan geri bildirimini toplayın, analiz edin ve yeni çalışanların deneyimlerini sürekli olarak iyileştirmek için ayarlamalar yapın.
İYİLEŞTİRMELER
Teknik Koşulları Sağlayın:
Tüm gerekli adımları, belgeleri, eğitimi ve oryantasyon toplantılarını içeren detaylı bir onboarding planı oluşturun. Yeni çalışanın gelmeden önce gerekli tüm hesapları ve teknolojik sistemleri kurun, bu arada e-posta, bilgisayar erişimi ve özel yazılımları içerir. Yeni çalışan gelmeden önce iş yeri ve araçlar hazır durumda olmalıdır.
Onboarding Araçlarını Kullanın:
Elektronik imza, otomatik bildirimler ve diğer uygulamalarla entegrasyon gibi özelliklere sahip çalışan onboarding yazılım araçlarını kullanın. Bu araçlar onboarding sürecini kolaylaştırır ve çalışan deneyimini artırır.
İşte en iyi onboarding yazılımlarına dair rehberiniz:
Based on our clients’ experiences and our observations, we have prepared a brief guide to onboarding software. It will help you understand key features and factors to consider when evaluating available solutions.
💡 Sektörde ne tip onboarding yazılım türleri var?
Başvuru Takip Sistemleri (ATS)
Çalışan profilleri oluşturun. İş akışlarını otomatize edin. Yeni çalışanlara görev atayın.
İK Otomasyon Çözümleri:
Çeşitli İK süreçlerini optimize edin. Tekrarlayan görevleri azaltın. Onboarding verimliliğini artırın.
Özelleştirilmiş Çözümler:
Belirli organizasyonel ihtiyaçlara odaklanın. İK platformunu diğer uygulamalarla birleştirin.Süreç verimliliğini maksimize edin.
💡 Onboarding Araçlarının İyileştirebileceği Alanlar:
İK Süreçlerinin Otomatizasyonu:
- İdari görevleri optimize edin.
- Daha büyük doğruluk sağlayın, hataları azaltın.
Görev Atama ve Takip:
- Sorumlulukları net bir şekilde tanımlayın.
- Görev ilerlemesini sürekli olarak izleyin.
Çalışan Verileri ve Performans Yönetimi:
- Çalışan verilerini merkezileştirin ve analiz edin.
- Etkili performans yönetimini kolaylaştırın.
💡Onboarding Araçları Maliyet açısından etkin mi?
Onboarding araçları:
- Zaman ve maliyet tasarrufu sağlar, manuel hataları ortadan kaldırır.
- İK kaynakları ekibinin zaman yönetimini etkiler, stratejik görevlere daha fazla zaman alır.
- Uzun vadede yüksek verimlilik sağlayan ve çalışan bağlılığını arttıran bir araç olduğu için stratejik bir yatırımdır.
- İşveren olarak şirketin rekabetteki gücünü arttırır, doğru adaylara ulaşabilme ve çalışan tecrübesini iyileştirme konularında etkili olur.
💡 Bir şirket Onboarding programı olmadan yeni çalışanlar için cazip olabilir mi?
Şirket ne kadar büyük olursa, otomasyon ihtiyacı da o kadar yüksek olur. Onboarding sürecini de içeren otomasyon araçlarındaki başarısızlık, verimliliği azaltır ve yeni işe başlayanlar için kötü bir tecrübe yaratır.
💡 Sağladığı yönetimsel verimlilik dışında Onboarding Araçlarının Ek Avantajları Neler?:
- Pozitif bir ilk izlenim oluşturun.
- Tutarsız onboarding deneyimini önleyin.
- Çalışan memnuniyetine ve bağlılığa katkıda bulunun.
- Şirket değerlerini ve misyonunu pekiştirin.
- Şirketi öncü ve trendlere uygun konumlandırın.
- Çalışan beceri gelişimini kolaylaştırın.
- Görevlere yönelik zamanında hatırlatmalar sağlayın.
En İyi Onboarding Yazılım Özellikleri:
İK Onboarding programı seçerken dikkat etmeniz gereken özellikler:*:
✔️ Otomatik Görev Atama: İK ekibine ve yeni çalışanlara onboarding görevlerini otomatik olarak atama yeteneğini içeren bir özellik.
✔️ Başvuru Takip Sistemi (ATS) Entegrasyonu: Onboarding yazılımınızı ATS’nizle sorunsuz bir şekilde entegre ederek işe alım aşamasından onboarding aşamasına geçişi sağlamak.
✔️ Arşiv Kontrolleri ve Vergi Formları: Yazılımın arşiv kontrollerini desteklemesi ve vergi formları ile ilgili belgelerin yönetimini basitleştirmesi. Bu oldukça ilginç ve kullanışlı bir eklenti!
✔️ Özelleştirilebilir İş Akışları: Benzersiz İK süreçlerinize uyacak şekilde özelleştirilebilir onboarding iş akışları oluşturmanıza izin veren bir yazılım seçin.
✔️ Elektronik İmzalar: Gerekli belgelerin ve formların hızlı bir şekilde tamamlanması için elektronik imzaları etkinleştirin.
Çalışan Profil ve Organizasyon Şeması: Detaylı çalışan profillerini koruyun ve organizasyon şemasını görselleştirme özelliği ile organizasyon yapısını görüntüleyin.
✔️ Öğrenme Yolları: Organizasyon içindeki farklı roller için özel öğrenme yolları oluşturarak çalışan eğitimini kolaylaştırın.
✔️ Onboarding Kontrol Listeleri: İlerlemeyi takip etmek ve gerekli tüm görevlerin tamamlandığından emin olmak için yerleşik onboarding kontrol listelerine erişim sağlayın.
✔️ Kullanıcı Dostu Arayüz: İK profesyonelleri ve yeni çalışanlar için minimal eğitim gerektiren kullanıcı dostu bir onboarding yazılım platformunu tercih edin.
// * Sıralamayı dikkate almayın; tüm özellikler, netlik için alfabetik sırayla düzenlenmiştir.
Onboarding Süreçleri İçin Doğru Çözümü Seçme
Doğru İK onboarding yazılımı ile yeni çalışanlar için düzgün ve verimli bir onboarding deneyimi oluşturabilir ve bu, şirketinizde başarıları için önemlidir. Onboarding çözümü seçmeden önce şu faktörleri düşünün:
Ölçeklenebilirlik:
Yazılımın organizasyonunuzun gelişimi ve değişen onboarding ihtiyaçları ile birlikte büyüyebilme yeteneğinden emin olun.
Entegrasyon Yetenekleri:
Yazılımın mevcut İK platformları ve diğer gerekli araçlarla ne kadar iyi entegre olduğunu değerlendirin.
Maliyetler ve ROI (Yatırım Getirisi):
Yazılım maliyetlerini ve zaman tasarrufu, artan verimlilik ve azaltılmış çalışan devir maliyeti açısından potansiyel yatırım getirisini düşünün.
Destek ve Eğitim:
Yazılım sağlayıcısının sunduğu destek ve eğitim seviyesini değerlendirin. Gelecekte sorunsuz bir uygulama süreci ve teknik destek sağlayacaklarından emin olun.
Güvenlik ve Uyumluluk:
Yazılımın hassas çalışan verilerini korumak için güvenlik ve uyumluluk konusundaki endüstri standartlarına uygun olup olmadığını doğrulayın.
Kullanıcı Yorumları:
Yazılımı kullanan İK ekipleri ve yeni çalışanlardan kullanıcı memnuniyeti ve işlevselliği değerlendirmek için geri bildirim alın.