Sonunda, ofis hayatına dönüş gerçekleşecek.
Amazon, Facebook ve Apple gibi büyük balıklar da dahil olmak üzere çoğu şirket, yeniden açılma zaman çizelgelerini 2022’ye itti. Ve birçoğu geri döndüklerinde hibrit çalışma seçenekleri sunacak.
Ancak ne zaman olursa olsun ve nasıl görünürse görünsün, çoğu insan eninde sonunda haftada en az birkaç gün ofise geri dönecektir.
Kendi ekibinizi geri getirmeye hazırlanırken, herkesin ofise dönüş planını bilmesi ve tüm organizasyonun şahsen bir araya gelmek için sağlık ve güvenlik stratejileri konusunda uyumlu olması hayati önem taşır.
Ne yazık ki, uzak ve hibrit ekiplerle büyük politikaların iletilmesinin en hafif tabirle tökezleyen bir engel olduğu bir sır değil.
Neyse ki, video yardım etmek için burada.
Ofise dönüş planlarınızı video ile nasıl iletebilirsiniz?
Ekibinizin kolayca sindirebileceği bir dizi ofise dönüş kaynağı oluşturmak önemlidir. Isırık büyüklüğünde ve bilgilendirici düşünün. Ekibiniz ayrıca ofise dönüş sürecinde çalışırken bu kaynaklara hızlı bir şekilde başvurabilmelidir.
(Okuyun: Bu, gelen kutusunda kaybolan 500 kelimelik bir e-postanın zamanı değil.)
Video, güncellenmiş planları ve politikaları ilgi çekici ve akılda kalıcı bir şekilde paylaşmanın ideal yoludur. Sadece bir avuç video, insanların planı veya politikayı bilmeleri gerektiğinde yerinde tazeleme için kontrol edebilecekleri bir bilgi tabanı oluşturur.
Ofise dönüş videolarınızı yerinde tutmak için şu ipuçlarını aklınızda bulundurun:
-
Ana başlıklara bağlı kalın. Önemli noktaları eve götürmek için videoyu kullanın. Yazılı politika ve planlama belgeleri için ayrıntılı bilgileri kaydedin.
-
Anahtar soruları yanıtlayın: kim, ne, nerede, ne zaman, nasıl ve neden. “Neden”i ihmal etmeyin. Hiçbir şey çalışanları, özellikle ofise dönüş gibi sıcak bir konu etrafında, keyfi görünen değişikliklerden daha fazla hayal kırıklığına uğratmaz.
-
Tüm cevaplara sahip olmadığınızda dürüst olun. Kaçınılmaz olarak bilinmeyen değişkenler olacaktır. Liderlik bir şeyden emin değilse, bunu söyleyin ve ekibinizin ne zaman bir güncelleme bekleyebileceğini belirtin.
- Video şablonlarıyla her şeyi markanızda tutun. Her seferinde sıfırdan video oluşturmanın bir anlamı yok. Daha hızlı video oluşturma, tutarlı kalite ve kolaylaştırılmış onay süreci için markalı şablonları kullanın.
Ofise dönüşünüz için sahip olmanız gereken altı video şablonu
Ekibinize pijama altlarını değiştirirken ve ofiste çalışmaya yeniden uyum sağlarken ne beklediklerini gösterin. Bu video şablonları, tüm ofise dönüş üslerini kapsar.
Ofise dönüş politikası
Ofise dönüş politikası videosunun, ofisin ne zaman yeniden açılacağı, ofis içi çalışma takvimi, evden çalışma politikalarındaki güncellemeler ve COVID-19 önlemleri gibi büyük temelleri içermesi gerektiği açıktır.
Bununla birlikte, standart ofis politikalarından bazılarını dahil etmek de önemlidir: park yeri politikaları, kimlik kartları hakkında bilgi ve insanların aylarca evden çalıştıkları için unutmuş olabilecekleri ofiste çalışmayla ilgili diğer ayrıntılar.
Bu videonun amacı, ekibinize ofise dönüşle ilgili planlar ve politikalar hakkında bilgi vermektir. Ama aynı zamanda yüz yüze çalışmaya geri dönmenin sürtüşmesini de azaltır.
Ofise geri dönmek muhtemelen öngörülemeyen zorluklarla karşılaşacaktır. Park yerleri ve unutulmuş çalışan kimlik kartlarıyla ilgili kafa karışıklığıyla bunu karmaşıklaştırmaya gerek yok. Bunların hepsini videonuzda doğru bir şekilde ayarlayın.
Büyük ofis politikasına dönüş
Bu video, tek ofise dönüş politika videonuz veya standart politika videonuza ek olabilir. Temel fark, bu videonun ofisinizde sahip olabileceğiniz herhangi bir özel tesisin (kafeterya, spor salonu, dinlenme merkezi vb.)
Bunu standart ofise dönüş politikası videonuzdan ayrı bir video yapmak akıllıca olacaktır.
Çalışanlar büyük olasılıkla standart ofise dönüş politikası videonuzu izleyecek önce ofise gelirler. Daha sonra, eğer varsa, ofise girdikten sonra özel tesislerin kullanımıyla ilgili kuralları bilmek isteyeceklerdir.
Bu nedenle, her bir politika grubunu ele alan ayrı videolara sahip olmak mantıklıdır. Bu sayede insanlar ihtiyaç duydukları bilgilere ihtiyaç duydukları anda hızlı bir şekilde erişebilirler.
COVID sırasında ofis prosedürleri
Çoğu işletme, olağan sağlık ve güvenlik rehberliğine ek olarak özel COVID prosedürleri gerektiren bazı durumlara sahiptir. Çok sayıda paket alan, otomatları olan veya iş ziyaretçilerini ağırlaması gereken ofisler buna örnek olarak verilebilir.
Herkesin bu durumları ele alma politikalarını bilmesi önemlidir. Aksi takdirde, çalışanlar doğaçlama yapmak zorunda kalacaklardır. Ve bu sorunlara neden olur.
Maruz kaldıktan sonra ofise dönüş
Elimizden gelenin en iyisini yapsak bile, bazen COVID maruziyeti olur. İnsanlara önceden ne yapmaları gerektiğini bildirmeniz ve maruz kaldıktan sonra işe dönmeleri için onlara rehberlik edecek bir referansları olduğundan emin olmanız gerekir.
Herkes ofise dönmeden önce bu videoyu paylaşın ve birinin ihtiyaç duyduğunda tazeleyici olarak izlenmesini sağlayın.
Evden çalışma politikası
Pek çok şirket, ofisleri yeniden açıldıktan sonra bile bir miktar evden çalışmayı sürdürecek. Ve tüm şirketlerin COVID’e maruz kalma gibi durumlara karşı esneklik yaratmak için evden çalışma politikasına sahip olması akıllıca olacaktır.
Her iki durumda da, herkesin evden çalışma politikasını bilmesi gerekir. Kısa bir video, herkese ekibiniz geçiş yaparken ihtiyaç duydukları temel ayrıntıları ve güncellemeleri verir.
Uzaktan işe devam politikası
Evden çalışmak her zaman “istediğiniz zaman çalışın” anlamına gelmez. Bazı ekipler, herkesin eşzamanlı olarak çevrimiçi olmasına ihtiyaç duyar. Hatta bazen uzaktan yapılabilecek işlerin bile belirli zamanlarda yapılması gerekiyor.
Bu video, uzaktaki çalışanlar için çalışma programı beklentilerini özetlemektedir. Farklı programlarda çalışan birden fazla ekibiniz varsa, her ekip için bu videolardan birini yapmak da iyi bir fikirdir.
Ofise dönüş planlarınızı şık bir şekilde duyurun (ve Biteable Teams)
Ekiplerinizle plan ve politikaların paylaşılması söz konusu olduğunda, hiçbir şey videodan daha fazla ilgi ve ilgi görmez. Mesajlarınızı alacak ve hatırlayacak insanlara ihtiyacınız varsa, video en iyi iletişim aracınızdır.
Biteable Teams ile tüm ofise dönüş videolarınızı tek bir kolay iş akışında oluşturabilir, dağıtabilir ve takip edebilirsiniz. Özelleştirilebilir markalı şablonlar, mesajınızı yerinde tutar ve basit bir iş akışı, onayları çok hızlı hale getirir.
Biteable Teams ile, daha “işe dön” demeden önce ilk videonuz çalışanlarınızın ellerinde olacak.