Şakir Özbey
email@example.com
10748
BİR ÇALIŞANIN ÇALIŞMA DÜZENİ
Zaman kayıplarını önlemek amacıyla bir masa başı çalışanın büro ve çalışma masası düzenlemesini yapması gerekir. Büro öncelikle yapılan işe uygun olarak düzenlenmelidir. Dosya dolapları, yazıcı, faks ve fotokopi makinesi uygun biçimde düzenlenmeli ve bunun için iş akış çalışmaları yapılmalıdır. Ayrıca çalışma masası, sandalyesi, aydınlatma, büro mobilyaları vb. ergonomik açıdan uygun olmalıdır.
Düzensizliğin en büyük göstergesi kişinin çalışma mekanıdır. Eğer yerleri değişmiş ya da yanlış yere konulmuş şeyleri ararken zaman harcanıyorsa veya karışıklığa bağlı olarak vakit harcanıyorsa, bunlar da bir iş bitmeden kişinin aynı işe birkaç defa başlamasını ve durmasını gerektiriyorsa, kişi o zaman çalışma mekanını değerlendirmek zorundadır.
Kişinin masası, üstünde bir şeyleri sakladığı bir yer değil. Çalışmalarını gerçekleştirdiği bir yer olmalıdır.
İnsanların çalışma düzenleriyle ilgili düşünceleri farklı farklıdır. Kimi dağınık masalarda çalışmanın yaratıcılıklarını artırdığını düşünür; kimi de dağınık bir masa da asla çalışmayacağını söyler. Dağınık bir masada çalışmayı tercih edenlerin mazeretleri genellikle şu şekildedir: ”Herşeyin nerede olduğunu bilirim.”, ”Düzenli masalar rahatsızlık verir, çalışamam.”, ”Çok zeki ve çalışkan olduğumun bir göstergesidir.”, ”Ben yaratıcı biriyim, dağınıklık önemlidir.”, ”Ben meşgul biriyim, dağınıklık kaçınılmaz.”, ”Düzeltecek zamanım yok.”.
Düzensiz Çalışma Ortamlarının Sonuçları
*Uğraşı alanının tarihsel olaylardan ve bilgilerden çok, sistematik bir bilgi topluluğunun olması;
*Üretkenliği yok eder,
*Dikkat dağılır,
*Yorgunluk ve gerginlik hissedilir,
*Kişinin imajını diğer kişiler karşısında zedeler,
*İşler daha geç biter,
*Belgeler kaybolur,
*Ertelemeye etki eder,
*Çalışma süresi uzar.
Bu nedenle bir masa başı çalışanın, her 6 ayda bir masasını, dolabını ve çekmecelerini gözden geçirmeli ve gereksiz eşyaları kaldırmalıdır. Düzensizlik, boşa geçen zamanların en büyük suçlusudur. Diğer taraftan her düzeyde personel, işini iyi yapabilmek için şirketin satın alabileceği en iyi gereçlere ihtiyaç duyar. İşgücü, en önemli yatırım olduğuna göre, işi dpğru yapabilmek için araç ve gerecin en iyisine yatırım yapmak da akıllıca bir tutumdur. Kötü, yararsız ya da bozuk gereçler onarım gerektirdiği için, bu onarıma harcanan zaman, sonuçta para kaybına neden olur. Oysa iyi bir makineye ödenecek para, bu kaybı ortadan kaldıracaktır.
Masalarında bir yığın evrakla karşılaşanlar dünden arta kalan problemlerle yüzyüzedirler, temiz ve tertipli bir masaya gelenler ise geleceğin başlangıcına gelmektedirler. Düzenli bir masada çalışmanın tek bir yolu vardır, o da masadaki her şeyi önce masadan kaldırmaktır. Bütün kağıt ve dosya kümeleri tek bir yığın haline getirmelidirler.Bir çalışanın masasının üzerinde bulunması gerekenler sadece şunlar olmalıdır: 3 adet dosya, bir adet telefon, ajanda, bir kalem ve bilgisayar.
Uzun zamandır birikmiş, depolanacak yer bulunamamış, önemli mi değil mi ayırtına varılmamış kırtasiyelerin uygun bir zamanda ya dosyalanması ya da değer taşımıyorsa çöpe atılması gerekir. Çöpe gitmesi gerekenler; çeşitli konularda büroya gelen ya da alınan süreli yayınlar (dergiler, gazeteler), davetiyeler, broşürler,önemi olmayan bazı mektupları yeni araba kampanyaları gibi yazılar olabilir. Önemsiz bilgilerin varlığı hem yer hem de zaman kaybıdır.
YORUMLAR


SON YAZILARI
|VERİMLİ ZAMANLAR -Tarla Kuşları ve Baykuşlar Kolay Yoldan Para Nasıl Kazanılır? Bir Çalışanın Çalışma Düzeni|