Ofis dışında maili, insanlara hangi tarihlerde ofiste olmadığınızı ya da çalışmadığınızı bildiren bir otomatik yanıt e-posta’sıdır
Basit bir şey gibi görünse de, ofis dışında veya tatilde olduğunuzda otomatik mail yazmak, iş arkadaşlarınıza ne zaman bir yanıt bekleyeceklerini ve siz yokken kiminle iletişime geçeceklerini bildirmek için oldukça kullanışlıdır. Genellikle tatiller, hastalık izni ve diğer uzun süreli devamsızlıklar için uygun iş görgü kuralları olarak kabul edilirler.
Fakat herhangi bir profesyonel otomatik yanıt e-posta’sı yazarken dikkatli olmanız gerekir. Bu maili yazarken mesajınız net değilse veya eksikse, siz dışarıdayken ve döndüğünüzde sorunlara neden olabilir.
Örneğin, gideceğiniz tarihleri açıkça belirtmezseniz, ofisteki iş arkadaşlarınız ve müşterileriniz size birden fazla e-posta gönderebilir, bu da gelen kutunuzu tıkar ve geri döndüğünüzde işlere yetişmenizi zorlaştırabilir. Ve yokluğunuzda yardımcı olabilecek iş arkadaşlarınız için giden mesajınıza isim ve iletişim bilgilerini eklemezseniz, e-posta trafiği yine içinden çıkılmaz bir hal alabilir.
Ofis Dışında veya Tatilde Maili Neden Önemlidir?
Ofis dışında maili’nin hazırlanması, müşterilerinizin ve ilgili kişilerin bulunduğunuz yer hakkında bilgilendirilmesine yardımcı olur. Biri size ulaşmaya çalışıyorsa, şu anda onlara geri dönemeyeceğiniz konusunda kibarca bilgilendirme yapar.
Otomatik ofis dışında maili, tatilden dönerken yanıtlanmayan e-posta’ların sayısını azaltmaya da yardımcı olur. İnsanlara tatilde olduğunuzu mailinizde gördükten sonra, onlara daha uygun bir zamanda organize bir şekilde geri dönme özgürlüğüne sahip olursunuz.
Her şeyden önce, ofis dışında maili’i, müşterilerinizin siz yokken ihtiyaçlarının karşılanmasını sağlar. Diğer iletişim biçimlerini dahil ederek (numaranızı e-posta’da belirtmek gibi) veya gelen mail’leri diğer takım arkadaşlarına yönlendirerek siz ofiste olmadan da sorunu çözebilirsiniz.
Ofis Dışında veya Tatilde Maili Nasıl Yazılır?
Ofis dışında olduğunuzu bildiren otomatik bir yanıtlayıcı kurmak, e-posta’nızı güvenle geride bırakmanın harika bir yoludur. Bununla birlikte, yardımcı olmayan otomatik bir yanıt almaktan daha kötü bir şey yoktur.
Bu yüzden ofis dışında e-posta’nızın bilgi vermesini ve neden hemen yanıt vermediğinizi netleştirmeniz gerekir.
Ofis dışında veya tatilde mail’iniz aşağıdakileri içermelidir:
- Ofis dışında olduğunuzu belirtin (paylaşmak konusunda rahatsanız, kendinizi baskı altında hissetmiyorsanız, nedenini belirtin).
- Geri dönmeyi planladığınız tarihi ekleyin.
- Sık sorulan soruları yanıtlayan kaynakların bağlantılarını ekleyin.
- Yokluğunuzda kiminle iletişime geçileceğini netleştirin (acil mesajlar/istekler için).
Yukarıdaki kuralları uygular ve ne kadar net olursanız, o kadar az takip e-posta’sı alırsınız.
Birden Fazla Ofis Dışında E-posta’sı Gerekli Midir?
Yalnızca bir gelen kutusunu yönetiyorsanız, ofis dışındayken bir tane ofis dışında mesajınız olması yeterlidir. Ancak, birden fazla gelen kutusuyla ilgileniyorsanız, paylaşmanız gerekebilecek farklı bilgilere bağlı olarak küçük değişikliklerle birkaç ofis dışında e-posta’nız olması mantıklı olabilir.
Ofis Dışında veya Tatilde Mail Örnekleri
Ofis dışında mail’iniz, paylaşmak istediğiniz bilgi türüne bağlı olarak farklılaşacak olsa da, dışarıda olduğunuzu ve belirli bir tarihte geri döneceğinizi söylemek kadar basittir.