17 Jun Covid-19 sürecinde iş sürekliliğini nasıl sağlarız?
İçindekiler
- 1 İşte sana yol göstermesi için izleyebileceğin birkaç kritik adım:
- 2 Öncelikle finansal süreklilik için adımlar atmak
- 3 Şirket içi iletişim protokolünü belirlemek
- 4 Şirketin tüm teknolojik altyapısını uzaktan ve sanal çalışma düzenine hazır hale getirmek
- 5 Tüm departmanlar için iş planındaki öncelikleri ve önemli konuları gözden geçirmek, revize etmek
- 6 Bireysel ve takım hedeflerini şirketin ana hedef ve önceliklerine hizmet edecek şekilde revize etmek
- 7 Krizi fırsata çevirmek
Koronavirüs salgını ile kendimizi daha önce deneyimlemediğimiz bir kriz döneminin içinde birden, plansız ve hazırlıksız bulduk. Üstelik bunu tüm dünya ile birlikte aynı zamanda yaşamaya başladık. Ne bireysel olarak hazırdık ne de organizasyon olarak… Bir şirketin finansal sürekliliği için en önemli unsurlar gelir-gider dengesi ve nakit akışıyken, bu kriz döneminde bazı şirketlerin nakit akışı azaldı, bir kısmınınki ise durdu ancak maliyetler (çalışan giderleri, kira giderleri gibi…) sabit kaldı. Genel çalışma rutinimizi kökten değiştiren bu dönemin stresli ve belirsiz göründüğünü biliyoruz, aklındaki soruyu da… Bu dönemde iş sürekliliğini nasıl sağlarım?
İşte sana yol göstermesi için izleyebileceğin birkaç kritik adım:
Öncelikle finansal süreklilik için adımlar atmak
- Hızlı karar alabilmek için üst yönetim komitesi oluşturmak
- Günlük ciro takibi. Ekonomik ve vergisel değişikliklerin şirket finansallarına yansımasını raporlamak. Günlük değişime göre senaryoları belirlemek, modellemek ve olası finansal etkilerini hesaplamak
- Günlük olarak tahsilat ve nakit akışını takip etmek. Nakit akışını destekleyici aksiyonlar almak (Tedarikçilerden ek vade ve destekler istemek gibi)
- Sanal ve uzaktan çalışma sistemine geçişle birlikte bazı masrafları (seyahat masrafı, toplantı maliyetleri gibi) tasarruf altına çekerek takip etmek
- Finansal süreçleri dijitalize etmek (dijital masraf sistemini canlıya almak, e-imzaya geçmek gibi)
- Sabit faaliyetleri kontrol altın almak (personel maliyetlerinde devlet teşvikinden yararlanmak gibi)
- Müşterilerle ve aynı ekosistemdeki şirketlerle bağlantıda kalmak
- Çalışanı desteklemek
Şirket içi iletişim protokolünü belirlemek
- Evden çalışmayı verimli kılacak, ekiple sağlıklı ve entegre çalışabilmeyi sağlayacak kurallar bütünü oluşturmak
- Toplantı konularını (haftalık, 1-1 vs.), programı, toplantı sıklığı ve katılımcılar dahil her detayı belirlemek
- Kuralları yazılı hale getirip tüm çalışanlarla paylaşmak
Şirketin tüm teknolojik altyapısını uzaktan ve sanal çalışma düzenine hazır hale getirmek
- Sanal ve uzaktan çalışmayı etkin kılacak teknik araç ve uygulamalara karar vermek, bunları sağlamak
- İş verimliliğini çeşitli yazılımlar ile takip etmek
- Dışarıdan gelecek herhangi bir siber saldırı olasılığına karşı siber güvenlik altyapısını oluşturmak.
- Operasyonu bir taraftan evraktan kurtarırken, diğer taraftan bilginin korunmasını sağlamak
Tüm departmanlar için iş planındaki öncelikleri ve önemli konuları gözden geçirmek, revize etmek
Bireysel ve takım hedeflerini şirketin ana hedef ve önceliklerine hizmet edecek şekilde revize etmek
Hedef belirleme sistemini çeyreklik bazda basitçe 4 adım üzerine kurgulayabilirsiniz:
Belirle – Yap – Ölç – Takip et
- Belirle Hedef: Nereye gitmeliyiz?
- Yap Kilit adımlar/ Başarı kriterleri: O hedefe nasıl ulaşırız?
- Bunu yapmak için yeterli beceri ve kaynağa sahip miyim?
- Her bir hedef için spesifik 3-4 tane kilit başarı kriteri belirledim mi?
- Ölç Ölçülebilir, zorlayıcı ama ulaşılabilir ve gerçekçi sonuçlar: Oraya vardığımızı nasıl anlarız?
- Takip et Düzenli durum güncellemesi ve gözden geçirme: Hedefe ulaşıldı mı? Kilit adımlar yapıldı mı? Evet ise; yenilerini belirle. Olmadıysa hedefi ve kriterleri tekrar gözden geçir.
Krizi fırsata çevirmek
Organizasyonun dümenini panik halinde reaktif hareket eden bir yönden, yeni bir amaç için proaktif hareket eden bir rotaya çevirmek.
Peki, krizi nasıl fırsata çevirebiliriz?
İşte size fikir verecek 4 bakış açısı.
- Şirketin temel faaliyet alanlarını farklılaştırmak. Çözüm geliştirmek. Covid-19 sürecinde bazı tekstil üreticilerinin ana üretimi kısmen bırakıp maske üretmesi ya da üretim alanında tüketici elektroniği alanında hizmet veren bazı şirketlerin solunum cihazı üretmeye başlaması gibi…
- Eğer henüz yapılmadıysa şirketin bazı ürün ve hizmetlerini dijitale taşımak
- Var olan ürün ve hizmetleri değişen müşteri ihtiyacına göre yeniden tasarlamak
- Tamamen yeni bir teknoloji ürünü çıkarmak. Bu yeni ürün, ana hizmete paralel yeni ihtiyaca yönelik de olabilir ya da ana ürün ve hizmet alanından bağımsız, sadece ortaya çıkan yeni ihtiyaç alanında da olabilir.
Asıl önemli konu ise; bundan sonra bu süreçten daha ağır olabileceğini varsayacağımız benzer durumlarla ilgili nasıl bir yol haritası geliştireceğimizdir.
“Krizi ziyan etmeyin”, aslında her kriz bir fırsattır değerlendirildiğinde…