İlk aşama olarak, mevcut arşivlerde İzmir ve çevresiyle ilgili belgeleri seçerek derlemek gerekmektedir. Bu nedenle, İzmir ve Ege Bölgesi'nin canlı tarihi anlamına gelen ve Osmanlı Devletinden intikal eden kadı defterlerinin mikrofilmlerinin alınması yoluna gidilmiştir. Ankara Milli Kütüphanesinde bulunan İzmir ve Ege Bölgesine ait 1834 adet mahkeme defteri mikrofilmler halinde alınmış ve dijital kayıtları tamamlanmıştır. Bu, 100.000´i aşkın belge anlamına gelmektedir.
İzmir Milli Kütüphane kolleksiyonunda bulunan gazete, el yazması ve süreli yayınların, mikrofilm ve digital ortama aktarılmasına devam edilmektedir. Bu seride, 1440 cilt Osmanlıca ve yaklaşık 8000 cilt Latin alfabesiyle basılmış gazete bulunmaktadır. El yazması eserlerin toplamı ise 5000 cilde ulaşmaktadır.
Yabancı ülkelerin arşivlerinde bulunan zengin belge birikiminin takas yoluyla İzmir Kent Arşivine kazandırılması planlanmaktadır. Bu yolla, Marsilya Ticaret Odası Arşivi, Venedik Devlet Arşivi, İngiltere'de bulunan (Public Record Office, Foreign Affairs) arşivler ve diğer Avrupa belgeliklerindeki, İzmir'e ilişkin belge ve kayıtların mikrofilmleri alınacak ve Kent Arşivinde araştırmacıların hizmetine sunulacaktır. Bu planın hayata geçirilmesine yönelik çalışmalar başlatılmıştır.
Kent Arşivinin esas materyal kaynaklarından en önemlisi de bizzat İzmirlilerin kendisidir. İzmirliler, ellerinde bulunan belge, fotoğraf vb. arşiv malzemesinin isterlerse asıllarını Kent Arşivine bağışlayabilir, materyalin aslını vermek istemeyenler ise bağışladıkları materyalin mikrofilme veya dijital ortama alınması ve asıllarının sahiplerine iade edilmesi yöntemini seçebilirler. Bu şekilde, kaybolmaya yüz tutmuş pek çok özel arşiv kurtarma ve kentin hafızasının önemli bir bölümünü yeniden oluşturma imkanına erişilmiş olur.