İçerik Koleksiyonu'na içerik eklemeden önce içeriğinizi nasıl yöneteceğinizi planlamalısınız. İçeriği ihtiyaçlarınıza en uygun şekilde düzenleyin.
İçerik Koleksiyonu, içerik alanı düzeyine kadar (bu düzey dâhil olmak üzere) iç içe yer alan klasörlerden oluşan bir ağaç yapısı halinde düzenlenirler. Her klasörde dosyalar ve alt klasörler bulunabilir. Tüm klasörlerin kök (/) klasörlere kadar diğer klasörlerin içinde bulunduğunu unutmamak önemlidir. Kullanıcılar, Kurslar, Kurum ve Kitaplık gibi içerik alanları, kök klasörü altında depolanan basit klasörlerdir.
Bir klasörü oluşturan kullanıcı otomatik olarak onu kullanabilir. Oluşturduğunuz bir klasörü paylaşmak istiyorsanız diğer kullanıcılara klasörü ve içeriklerini görüntülemeleri için izin verin.
Klasörler ve dosyalar, aynı konumda depolanırsa benzersiz isimlere sahip olmalıdır.
Bir kullanıcı İçerik Koleksiyonu'na ilk girdiğinde sistem o kişi için bir klasör oluşturur. Kullanıcı klasörünün adı kullanıcının adıyla aynı olur, bu alanı istediğiniz gibi düzenleyebilirsiniz.
Kurumunuz, kullanıcı adı klasörlerinin tüm kullanıcılara mı yoksa yalnızca belirli rollere sahip kullanıcılara mı verileceğini belirler.
Kullanıcı klasörünüzü, kişisel dosyalar ve paylaşılan dosyalara erişme ve yönetmeyi kolaylaştıracak şekilde düzenlemeniz önerilir Kullanıcı klasörü, geliştirilmekte olan belgeleri ve özel dosyaları depolamak için iyi bir alandır. Grup işbirliği için çalışma alanı olarak kullanıcı klasörünüzü kullanmayı seçebilirsiniz. Oluşturulmalarının faydalı olabileceği bazı örnek klasörler aşağıdadır:
- Özel Klasör: Devam eden projelerinizi depolayacağınız bir çalışma alanı. Bu klasör herhangi bir kullanıcıyla paylaşılmaz.
- Grup klasörleri: Projeler üzerinde birlikte çalışıldığı diğer grup üyeleriyle paylaşılan grup işbirliği klasörleri.
Kullanıcılar yalnızca üst düzey kullanıcı adı klasörüyle ilgili okuma izni vermelidir. Bu klasörlere ek izinlerin verilmesi, içeriği yönetmeyi ve düzenlemeyi zorlaştırabilir. Başka kullanıcılara üst seviye klasör okuma izni verilirse alt klasörler veya özel kalmaları gereken ögelere ait izinleri kaldırmayı unutmayın.
Kişisel içerik (özel alan) klasörleri ve diğer kullanıcıların kullanabildiği (ortak alan) klasörler için ayrı klasörler oluşturulması çok faydalıdır. Bu yöntem, kişisel içerikleri depolayabileceğiniz ve yalnızca sizin kullanabileceğiniz belirli klasörlere sahip olmanızı sağlar. Örneğin, bir klasör işlere ait özetler ve üst yazılar gibi paylaşılmaya hazır olamayan profesyonel içeriği içerirken başka bir klasör belgeler ve sürmekte olan projeleri içerebilir. İzinleri düzenlemediğiniz sürece nu kişisel klasörler için başka hiç kimseye ek izinler verilmez.
Ek kullanıcılarla belge paylaşmaya hazır olduğunuzda belgeyi ortak klasöre kopyalayın veya taşıyın. Bir kurs belgesi üzerinde çalışıyorsanız kişisel bir klasörde taslak oluşturabilir ve bunu tamamladıktan sonra paylaşılan klasöre taşıyabilirsiniz. Bu sayede kurs üyeleri için hızlı erişim ve işbirliği olanağı sağlanır.
İçerik Koleksiyonu'nda tüm klasörleri Klasör Oluştur seçeneğini kullanarak aynı şekilde oluşturursunuz. Klasörün özel mi yoksa genel mi olduğunu klasörde verilen izinler belirler.
Örneğin, bir grup klasöründe alt klasör oluşturabilir ve başka kullanıcılara onu görme izinleri vermeyebilirsiniz. Bu özel bir klasördür çünkü sadece tek bir kişi erişebilir. Grupla paylaşmak üzere başka bir klasör oluşturursanız yapmanız gereken içindeki ögeleri başkalarının da görüp değiştirebileceği şekilde izinleri ayarlamaktır. Bu genel bir klasördür çünkü birden fazla kişi erişebilmektedir.
Yönetim izinlerine sahip herhangi bir kullanıcının ögeyi daha geniş bir hedef kitle ile paylaşabileceğini unutmayın. Ayrıca klasör izinlerinin bir klasördeki tüm ögeler için otomatik olarak geçerli olacağını da dikkate alın. Üst düzey klasör izinlerinde değişiklik yapmak istiyorsanız kullanıcıların belirli klasörlere izinsiz erişiminin olmadığını doğrulamanız gerekebilir.
Ögeleri kaldırarak İçerik Koleksiyonu'nda depolama alanını geri kazanabilirsiniz. Artık gerekli olmayan ögeleri silerek veya geri dönüşüm kutusuna göndererek klasörlerinizi temizleyebilirsiniz. Silme işlemi kalıcıdır, ancak geri dönüşüm kutusuna gönderilen ögeler ihtiyaç duyduğunuzda geri yüklenebilir.
İçerik Koleksiyonu'ndaki bir dosya veya klasörü silmek için ögenin menüsünden Sil'i seçin. Ögeyi geri dönüşüm kutusuna göndermek için Geri Dönüşüm'ü seçin.
Geri Dönüşüm Kutusu'nun kullanılıp kullanılmayacağını kurumunuz belirler. Kullanılamıyorsa ögenin menüsünde seçenek olarak Sil'i görürsünüz.
Geri Dönüşüm Kutusu, kurumunuzun ayarlarına bağlı olarak İçerik Koleksiyonu'ndaki her Kullanıcı, Kurs, Kuruluş ve Kurum klasöründe görünebilir. Daha önce geri dönüşüm kutusuna gönderdiğiniz bir ögeyi geri yüklemek için Geri Dönüşüm Kutusu'na gidin, ögeyi ve ardından Geri Yükle'yi seçin. Öge önceki konumuna geri yüklenir.