Bir muhasebe sistemi, bir işletmenin gelir ve giderlerini izler ve kontrol eder. Muhasebe sistemleri bir kalem ve not defteri kadar basit olabilir ve en son teknolojik gelişmeleri kullanan binlerce uluslararası muhasebe personeli kadar karmaşık olabilir. Küçük işletme sahipleri için, bir dizi temel muhasebe ilkesini takip etmek, şirketinizin hesaplarını yönetme konusunda deneyim kazanmanın etkili bir yolu olabilir.
Mali Belgelerin Toplanması
Mali kayıtlar, herhangi bir muhasebe sisteminde hayati önem taşır. Hem küçük hem de büyük işletmeler, tüm gelir ve giderlerin bir şekilde, fiziksel, elektronik veya her iki şekilde kaydedilmesini sağlamak için sistemler kurmalıdır.
Önemli mali belgeler arasında yazar kasa kasetleri, faturalar, gelen faturalar, maaş kayıtları, vergi formları ve seyahat makbuzları bulunur. Mali belgeler çok çeşitli konumlardan ve çalışanlardan gelebilir. Bu belgelerin merkezi bir muhasebe departmanına zamanında ulaşmasını sağlamak için bir sistem kurun.
İşlemleri Kaydetme
Muhasebeciler, geleneksel olarak, işlemleri şirketin muhasebe sistemindeki çeşitli hesaplara manuel olarak girmek için finansal belgeleri kullanırdı. Bu bir dereceye kadar hala doğru olsa da, çok sayıda işletme, işlemleri otomatik olarak göndermek için teknolojik çözümlerden yararlandı.
Örneğin, tescilli otomatik sipariş yazılımı, muhasebe sistemindeki hesapları şirket ağı üzerinden otomatik olarak ayarlamak için kurulabilir. Bu durumda, muhasebeciler muhasebe kayıtlarını doğrulamak ve herhangi bir tutarsızlığı araştırmak için finansal belgeleri kullanır.
Hesap mutabakatı
Hesaplarınızı harici kayıtlarla karşılaştırmak, bir muhasebe departmanında düzenli bir faaliyet olmalıdır. Şirket varlıklarının dahili kayıtlarını banka hesabı ve yatırım portföyü ekstreleriyle karşılaştırmak, muhasebe ekibinizi ikisi arasındaki herhangi bir farka karşı uyarabilir, tıpkı tedarikçilerinizin kayıtlarıyla borçlu hesap kayıtlarınızı kontrol edebilir.
Borç ve Alacak Hesapları
Ödenecek hesaplar, şirketinizin tedarikçilerine ve borç verenlerine borçlu olduğu tüm paradan oluşur. Alacak hesapları tam tersidir ve müşterilerin ve diğer borçluların size borçlu olduğu tüm parayı içerir. Kapsamlı bir muhasebe sistemi, ödenecek ve alacak hesaplarının vade tarihlerini ve durumlarını izleme sistemlerini içerir ve hatta faturaları zamanında otomatik olarak ödemek veya gecikmiş hesap sahiplerine bildirim göndermek için bile ayarlanabilir.
İç ve Dış Raporlama
Yönetim, yatırımcılar ve diğer şirket paydaşları için raporlar oluşturmak, bir muhasebe sisteminin hayati bir işlevidir. Dahili raporlar, operasyonel verileri stratejik olarak uygun bir şekilde sunarak yöneticilere karar vermede yardımcı olur ve bu sayede eğilimleri ve potansiyel iyileştirme alanlarını tespit etmelerine olanak tanır.
Halka açık şirketlerin, yıllık rapor Form 10K da dahil olmak üzere yıl boyunca federal makamlara bir dizi mali rapor sunmaları gerekmektedir. Bununla birlikte, özel şirketler bile, kredi verenler ve özel yatırımcılar gibi dış paydaşlar için raporlar oluşturmak zorunda kalabilir.