Yönetim ve Üst Yönetimden Sorumlu Olanlar…...………………………………………….A6
Denetim Sözleşmesinin Kabulü ve Devam Ettirilmesi…………..……………………..A7-A12
Kıstasların Uygunluğuna Karar Verilmesi…..……………………………………….. A13-A15
Önemlilik……………………………………………………………………………...A16-A18
Hizmet Kuruluşunun Sistemi Hakkında Bilgi Elde Edilmesi………………….……...A19-A20
Tanımla İlgili Kanıt Elde Edilmesi…………………………...……………………….A21-A24
Kontrollerin Tasarımıyla İlgili Kanıt Elde Edilmesi………………………………….A25-A27
Kontrollerin İşleyiş Etkinliğiyle İlgili Kanıt Elde Edilmesi…………………………..A28-A36
İç Denetim Fonksiyonunun Çalışması……………………..………………………….A37-A41
Yazılı Açıklamalar…………………………………………………………………….A42-A43
Diğer Bilgiler………………………………………………………………………….A44-A45
Belgelendirme..……………………………………………………………………………..A46
Hizmet Kuruluşu Denetçisinin Güvence Raporunu Hazırlaması …………………… A47-A52
Diğer Bildirim Sorumlulukları……………………………………………………………...A53
Ek 1: Hizmet Kuruluşunun Beyanlarına İlişkin Örnek
Ek 2: Hizmet Kuruluşu Denetçisinin Güvence Raporlarına İlişkin Örnekler
Ek 3: Hizmet Kuruluşu Denetçisinin Olumlu Görüş Dışında Bir Görüş İçeren Güvence Raporu Örnekleri
Giriş
Kapsam
Bu Güvence Denetimi Standardı (GDS), finansal raporlamayla ilgili olması sebebiyle hizmet alan işletmenin iç kontrolüyle ilgili olabilecek bir hizmeti sağlayan hizmet kuruluşu bünyesindeki kontroller üzerine, hizmet alan işletmenin ve onun denetçilerinin1 kullanımına yönelik bir rapor sunmak amacıyla denetçi tarafından yürütülen güvence denetimlerini düzenler. GDS 3402 uyarınca hazırlanan raporlar BDS 4022 açısından uygun kanıt sağlayabilir olduğundan, bu GDS, BDS 402’yi tamamlayıcı niteliktedir (Bakınız: A1 paragrafı).
Güvence Denetimlerine İlişkin Çerçeve ’de(Güvence Çerçevesinde) bir güvence denetiminin “makul güvence” denetimi veya “sınırlı güvence” denetimi olabileceği ve bir güvence denetiminin bir doğrulama hizmeti ya da bir doğrudan denetim olabileceği belirtilmektedir.3 Bu GDS yalnızca makul güvence veren doğrulama hizmetlerini düzenlemektedir.4
Bu GDS yalnızca, hizmet kuruluşunun, kontrollerin uygun tasaramından sorumlu olduğu veya buna ilişkin bir beyanda bulunabildiği durumlarda uygulanır. Bu GDS aşağıdakilere yönelik güvence denetimlerini düzenlememektedir:
Yalnızca bir hizmet kuruluşundaki kontrollerin tanımlanan şekilde işleyip işlemediğine yönelik raporlama yapılması veya
Finansal raporlamaya ilişkin olduğu için hizmet alan işletmelerin iç kontrolüyle ilgili olma ihtimali bulunan bir hizmetle ilgili olmayan hizmet kuruluşundaki kontrollerin (örneğin hizmet alan işletmelerin üretimini veya kalite kontrolünü etkileyen kontrollerin) raporlanması.
Bununla birlikte bu GDS, GDS 3000 kapsamında yürütülen bu tür denetimler için rehberlik sağlar (Bakınız: A2 paragrafı).
Bir hizmet kuruluşu denetçisi, kontrollere ilişkin bir güvence raporu düzenlemek dışında, bu GDS’ de düzenlenmeyen ve aşağıda örnekleri verilen raporları sunmak üzere de görevlendirilebilir:
Hizmet alan bir işletmenin, hizmet kuruluşu tarafından takibi yapılan işlem veya bakiyelerine ilişkin bir rapor veya
Bir hizmet kuruluşundaki kontrollere yönelik üzerinde mutabık kalınan prosedürler raporu.
GDS 3000 ve Diğer Mesleki Mevzuatla ve Diğer Mesleki Hükümlerle Olan İlişki
Hizmet kuruluşu denetçisinin, bir hizmet kuruluşundaki kontrollere yönelik güvence denetimini yürütürken GDS 3000’e ve bu günvence denetimi standardına uygunluk sağlaması gerekir. Bu GDS, GDS 3000’i tamamlayıcı nitelikte olmakla birlikte GDS 3000’in yerine geçmez ve bir hizmet kuruluşundaki kontrollere ilişkin rapor verilmesine yönelik bir makul güvence denetiminde GDS 3000’in nasıl uygulanacağını ayrıntılarıyla açıklar.
GDS 3000’e uygunluk, diğer hususların yanı sıra denetçinin Kurum tarafından yayımlanan Bağımsız Denetçiler için Etik Kuralların (Etik Kurallar) güvence denetimleriyle ilgili hükümlerine veya en az Etik Kurallarda öngörülen yükümlülükleri karşılayacak muhtevadaki diğer düzenlemelere uymasını gerektirir.5 Aynı zamanda denetçinin KKS 16’i veya en az KKS 1’de öngörülen yükümlülükleri karşılayacak muhtevadaki diğer mevzuat hükümlerini uygulayan, denetim şirketinin (Denetim şirketi tanımı tek başına faaliyet gösteren bir bağımsız denetçiyi de içerir.) bir üyesi olmasını gerektirir.
Yürürlük Tarihi
Bu GDS, yayımlandığı tarihte yürülüğe girer.
Amaçlar
Hizmet kuruluşu denetçisinin amaçları:
Uygun kıstaslara dayanarak, tüm önemli yönleriyle, aşağıdaki hususlara ilişkin makul bir güvence elde etmektir:
Hizmet kuruluşunun sistem tanımının, belirlenen dönem boyunca (veya 1 inci tip raporun söz konusu olması durumunda belirlenen tarihte) tasarlandığı ve uygulandığı şekilde sistemi gerçeğe uygun bir biçimde sunup sunmadığı,
Hizmet kuruluşunun sistem tanımında belirtilen kontrol amaçlarıyla ilgili kontrollerin, belirlenen dönem boyunca (veya 1 inci tip raporun söz konusu olması durumunda belirlenen tarihte) uygun bir şekilde tasarlanmış olup olmadığı,
Denetimin kapsamına dâhil edilmiş olması durumunda, belirlenen dönem boyunca hizmet kuruluşunun sistem tanımında belirtilen kontrol amaçlarına ulaşıldığına ilişkin makul bir güvence sağlamak için kontrollerin etkin şekilde işleyip işlemediği.
Hizmet kuruluşu denetçisinin bulguları çerçevesinde (a) maddesindeki hususları raporlamaktır.
Tanımlar
Aşağıdaki terimler bu GDS’de, karşılarında belirtilen anlamlarıyla kullanılmıştır:
Alt hizmet kuruluşu: Hizmet alan işletmelere, finansal raporlamaya ilişkin olduğu için hizmet alan işletmelerin iç kontrolüyle ilgili olma ihtimali bulunan hizmetlerden bazılarını sağlamak amacıyla başka bir hizmet kuruluşu tarafından kullanılan hizmet kuruluşudur.
Alt hizmet kuruluşundaki kontroller: Bir kontrol amacına ulaşılmasına ilişkin makul güvence sağlamaya yönelik olan alt hizmet kuruluşundaki kontrollerdir.
Bir hizmet kuruluşundaki kontrollerin tanımına ve tasarımına ilişkin rapor (bu GDS’ de 1 inci tip rapor olarak kullanılır) : Aşağıdakileri içeren bir rapor;
Hizmet kuruluşunun sistem tanımı,
Uygun kıstaslara dayanarak, tüm önemli yönleriyle, hizmet kuruluşu tarafından sunulan:
Tanımın, belirlenen bir tarihte tasarlandığı ve uygulandığı şekilde hizmet kuruluşunun sistemini gerçeğe uygun bir biçimde sunduğuna,
Hizmet kuruluşunun sistem tanımında belirtilen kontrol amaçlarıyla ilgili olan kontrollerin, belirlenen tarihte uygun bir şekilde tasarlanmış olduğuna ilişkin yazılı bir beyan,
Bir hizmet kuruluşu denetçisinin, (ii)a-b’de yer alan hususlarla ilgili bir makul güvence veren güvence raporu.
Bir hizmet kuruluşundaki kontrollerin tanımı, tasarımı ve işleyiş etkinliğine ilişkin rapor (bu GDS’de 2 nci tip rapor olarak kullanılır): Aşağıdakileri içeren bir rapor;
Hizmet kuruluşunun sistem tanımı,
Uygun kıstaslara dayanarak, tüm önemli yönleriyle hizmet kuruluşu tarafından sunulan:
Tanımın, belirlenen dönem boyunca tasarlandığı ve uygulandığı şekilde hizmet kuruluşunun sistemini gerçeğe uygun bir biçimde sunduğuna,
Hizmet kuruluşunun sistem tanımında belirtilen kontrol amaçlarıyla ilgili olan kontrollerin, belirlenen dönem boyunca bir uygun şekilde tasarlanmış olduğuna,
Hizmet kuruluşunun sistem tanımında belirtilen kontrol amaçlarıyla ilgili olan kontrollerin belirlenen dönem boyunca etkin şekilde işlemiş olduğuna ilişkin yazılı bir beyan,
Bir hizmet kuruluşu denetçisinin:
(ii)a-c’de yer alan konularla ilgili bir makul güvence veren ve
Kontrol testleri ve bunların sonuçlarına ilişkin bir tanımı -açıklamayı- içeren güvence raporu.
Daraltılmış yöntem: Bir alt hizmet kuruluşu tarafından sunulan hizmetlerin ele alınma yöntemidir. Bu yöntemde hizmet kuruluşunun sistem tanımı, alt hizmet kuruluşu tarafından sunulan hizmetlerin niteliğini içerir; ancak alt hizmet kuruluşunun ilgili kontrol amaçları ve ilgili kontrolleri, hizmet kuruluşunun sistem tanımının ve hizmet kuruluşu denetçisince yürütülen denetimin kapsamında yer almaz. Hizmet kuruluşunun sistem tanımı ve hizmet kuruluşu denetçisinin yürüttüğü denetimin kapsamı, alt hizmet kuruluşundaki kontrollerin etkinliğinin izlenmesi amacıyla hizmet kuruluşunda uygulanan kontrolleri (bu kontroller, alt hizmet kuruluşundaki kontrollere ilişkin güvence raporunun, hizmet kuruluşu tarafından gözden geçirilmesini kapsayabilir) içerir.
Hizmet alan işletme denetçisi: Hizmet alan bir işletmenin finansal tablolarını denetleyen ve finansal tablolarına yönelik rapor hazırlayan denetçidir.7
Hizmet alan işletme: Bir hizmet kuruluşu kullanan işletmedir.
Hizmet alan işletmenin tamamlayıcı kontrolleri: Hizmet kuruluşunun, hizmetini tasarlarken, hizmet alan işletmeler tarafından uygulanacağını varsaydığı ve hizmet kuruluşunun sistem tanımında belirtilen kontrol amaçlarına ulaşmak için gerekli ise, hizmet kuruluşunun sistem tanımında belirlenmiş kontrollerdir.
Hizmet kuruluşu denetçisi: Bir hizmet kuruluşunun talebi üzerine, hizmet kuruluşunun kontrollerine ilişkin güvence raporu veren denetçidir.
Hizmet kuruluşu: Finansal raporlamaya ilişkin olduğu için hizmet alan işletmelerin iç kontrolüyle ilgili olma ihtimali bulunan hizmetleri, bu işletmelere sunan üçüncü taraf kuruluştur (veya üçüncü tarafın bir bölümüdür).
Hizmet kuruluşundaki kontroller: Hizmet kuruluşu denetçisinin güvence raporu kapsamında yer alan bir kontrol amacına ulaşılmasına yönelik kontrollerdir (Bakınız: A3 paragrafı).
Hizmet kuruluşunun beyanı: 9(ç)(ii) (veya -1 inci tip raporun söz konu olması durumunda- 9(c)(ii)) paragrafında belirtilen hususlarla ilgili yazılı beyandır.;
Hizmet kuruluşunun sistemi: Hizmet kuruluşu denetçisinin güvence raporunda kapsanan hizmetleri, hizmet alan işletmelere sağlamak için hizmet kuruluşunca tasarlanan ve uygulanan politika ve prosedürlerdir. Hizmet kuruluşunun sistem tanımı aşağıdakilerin belirlenmesini içerir
- Kapsadığı hizmetler,
- Tanımın ilgili olduğu dönem veya -1 inci tip raporun söz konusu olması durumunda- tarih,
- Kontrol amaçları ve
- İlgili kontroller.
İç denetçiler: İç denetim fonksiyonunun faaliyetlerini yürüten kişilerdir. İç denetçiler, bir iç denetim birimine veya eşdeğer bir fonksiyona dâhil olabilirler.
İç denetim fonksiyonu: İşletmenin kurumsal yönetim, risk yönetimi ve iç kontrol süreçlerinin etkinliğini değerlendirmek ve iyileştirmek amacıyla tasarlanan güvence ve danışmanlık faaliyetlerini yürüten fonksiyondur.
Kapsamlı yöntem: Bir alt hizmet kuruluşu tarafından sunulan hizmetlerin ele alınma yöntemidir. Bu yöntemde hizmet kuruluşunun sistem tanımı, alt hizmet kuruluşu tarafından sunulan hizmetlerin niteliğini içerir ve alt hizmet kuruluşunun ilgili kontrol amaçları ve ilgili kontrolleri, hizmet kuruluşunun sistem tanımının ve hizmet kuruluşu denetçisinin yürüttüğü denetimin kapsamında yer alır (Bakınız: A4 paragrafı).
Kıstaslar: Dayanak denetim konusunun değerlendirilmesi ve ölçülmesi için kullanılan kıyaslama noktalarıdır. “Geçerli kıstaslar” ilgili denetim için kullanılan kıstaslardır.
Kontrol amacı: Kontrollerin belirli bir yönüne ilişkin bir amaç veya hedeftir. Kontrol amaçları, kontrollerin azaltmaya çalıştığı risklerle ilgilidir.
Kontrol testi: Hizmet kuruluşunun sistem tanımında belirtilen kontrol amaçlarına ulaşılmasına yönelik kontrollerin işleyiş etkinliğini değerlendirmek üzere tasarlanmış prosedürdür.
Ana Hükümler
GDS 3000
Hizmet kuruluşu denetçisi, bu GDS’ de ve GDS 3000’de yer alan hükümlere uymadığı sürece, bu GDS’ ye uygunluk sağlamış olmaz.
Hizmet kuruluşu denetçisi, Kurum tarafından yayımlanan Bağımsız Denetçiler için Etik Kuralların (Etik Kurallar) güvence denetimleriyle ilgili hükümlerine veya asgari olarak Etik Kurallarda öngörülen yükümlülükleri karşılayacak muhtevadaki diğer düzenlemelere uyması gerekir (Bakınız: A5 paragrafı).
Yönetim ve Üst Yönetimden Sorumlu Olanlar
Bu GDS’nin hizmet kuruluşu denetçisine; hizmet kuruluşundan bilgi edinme -sorgulama-, bu kuruluştan açıklamalar talep etme, bu kuruluşla karşılıklı iletişim kurma veya başka bir şekilde bu kuruluşla iletişime geçme yükümlülüğü getirmesi durumunda hizmet kuruluşu denetçisi, hizmet kuruluşunun yönetiminden veya üst yönetiminden iletişim kurulacak uygun kişiyi (kişileri) belirler. Bu durum, ilgili hususlardan kimlerin sorumlu olduğunun ve kimlerin ele alınan hususlar hakkında bilgi sahibi olduğunun değerlendirilmesini içerir (Bakınız: A6 paragrafı).
Denetim Sözleşmesinin Kabulü ve Devam Ettirilmesi
Hizmet kuruluşu denetçisi, denetim sözleşmesini kabul etmeye veya devam ettirmeye karar vermeden önce;
Aşağıdaki hususları belirler:
Hizmet kuruluşu denetçisinin denetimi yürütecek kabiliyet ve yeterliliğe sahip olup olmadığını (Bakınız: A7 paragrafı),
Denetçinin, sistem tanımını hazırlamak için hizmet kuruluşunun uygulamasını beklediği kıstasların, hizmet alan işletmeler ve bunların denetçileri için uygun olup olmadığını ve erişilebilir olup olmayacağını,
Denetim kapsamının ve hizmet kuruluşunun sistem tanımının, hizmet alan işletmeler ve bunların denetçileri için faydasız olabilecek şekilde sınırlı olup olmadığı.
Aşağıdaki sorumluluklarını anladığına ve üstlendiğine dair hizmet kuruluşunun mutabakatını alır:
Sistem tanımının ve beyanın tamlığı, doğruluğu ve hazırlanma yöntemi dâhil sistem tanımını ve buna ilişkin hizmet kuruluşunun beyanını hazırlama sorumluluğu (Bakınız: A8 paragrafı),
Hizmet kuruluşunun sistem tanımına ilişkin bu kuruluş beyanının makul bir dayanağa sahip olduğuna ilişkin sorumluluğu (Bakınız: A9 paragrafı) ile sistem tanımını hazırlamak için kullandığı kıstasları hizmet kuruluşunun beyanında açıklama sorumluluğu,
Sistem tanımında aşağıdaki hususların belirtilmesi sorumluluğu:
Kontrol amaçları ve
Kontrol amaçlarının mevzuat veya bir başka tarafça (bir kullanıcı grubu veya meslek kuruluşu gibi) belirlenmesi durumunda, bu kontrol amaçlarını belirleyen taraflar.
Hizmet kuruluşunun sistem tanımında belirtilen kontrol amaçlarına ulaşılmasını tehdit eden risklerin belirlenmesi sorumluluğu ve bu risklerin sistem tanımında belirtilen kontrol amaçlarına ulaşılmasını engellemeyeceğine ve dolayısıyla belirtilen kontrol amaçlarına ulaşılacağına ilişkin makul bir güvence sağlayan kontrollerin tasarlaması ve uygulanması sorumluluğu (Bakınız: A10 paragrafı),
Hizmet kuruluşu denetçisine:
Hizmet kuruluşunun sistem tanımıyla ve bu tanıma ilişkin hizmet kuruluşunun beyanıyla ilgili -hizmet seviyesi anlaşmaları da dâhil, kayıtlar, dokümantasyon ve diğer hususlar gibi- tüm bilgilere erişim imkânı sağlama sorumluluğu,
Yürütülen güvence denetimiyle ilgili olarak hizmet kuruluşu denetçisinin, hizmet kuruluşundan talep edebileceği ilâve bilgileri sağlama sorumluluğu,
Kanıtların elde edilmesi için hizmet kuruluşu içinde gerekli görülen kişilerle kısıtlama olmaksızın görüşme imkânı sağlama sorumluluğu.
Denetim Sözleşmesinin Şartlarındaki Bir Değişikliğin Kabulü
Hizmet kuruluşunun, denetim tamamlanmadan önce denetimin kapsamında bir değişiklik talep etmesi durumunda, hizmet kuruluşu denetçisi değişiklikle ilgili makul bir gerekçenin bulunduğundan emin olur (Bakınız: A11-A12 paragrafları).
Kıstasların Uygunluğuna Karar Verilmesi
Hizmet kuruluşu denetçisi, kontrollerin uygun şekilde tasarlanıp tasarlanmadığı ile -2 nci tip rapor söz konusu olduğunda- kontrollerin etkin şekilde işleyip işlemediğini değerlendirirken ve hizmet kuruluşunun sistem tanımını hazırlarken uygun kıstaslar kullanıp kullanmadığına karar verir.
Hizmet kuruluşu denetçisi, hizmet kuruluşunun sistem tanımını değerlendirmek için kıstasların uygunluğuna karar verirken, kıstasların asgari olarak aşağıdaki unsurları içerip içermediğini tespit eder:
Tanımın, -uygun hâllerde- aşağıdaki hususlar da dâhil, hizmet kuruluşunun sisteminin ne şekilde tasarlandığını ve uygulandığını açıklayıp açıklamadığı;
Uygun hâllerde yürütülen işlemlerin sınıfları –işlem sınıfları- da dâhil sunulan hizmet türleri,
Uygun hâllerde işlemlerin başlatılmasında, kaydedilmesinde, yürütülmesinde, gerektiğinde düzeltilmesinde ve raporlara ve hizmet alan işletmeler için hazırlanan diğer bilgilere aktarılmasında kullanılan prosedürler dâhil, hizmetlerin sağlanmasında kullanılan bilgi teknolojileri ve manuel sistemlerdeki prosedürler,
Uygun hâllerde işlemlerin başlatılmasında, kaydedilmesinde, yürütülmesinde ve raporlanmasında kullanılan belirli/özel hesaplar, muhasebe kayıtları, destekleyici bilgiler dâhil ilgili kayıtlar ve destekleyici bilgiler. Bu husus, yanlış bilgilerin düzeltilmesini ve bilginin raporlara ve hizmet alan işletmeler için hazırlanan diğer bilgilere nasıl aktarıldığını da içerir.
Hizmet kuruluşunun sisteminin, işlemlerin dışındaki önemli olayları ve durumları ne şekilde ele aldığı,
Raporların ve hizmet alan işletmeler için hazırlanan diğer bilgilerin hazırlanması için kullanılan süreç,
Belirlenen kontrol amaçları ve bu amaçlara ulaşmak için tasarlanan kontroller,
Kontrollerin tasarlanmasında öngörülen, hizmet alan işletmenin tamamlayıcı kontrolleri ve
Sağlanan hizmetlerle ilgili olan; hizmet kuruluşunun kontrol çevresinin, risk değerlendirme sürecinin, bilgi sistemi (ilgili iş süreçleri dâhil) ve iletişiminin, kontrol faaliyetlerinin ve izleme kontrollerinin diğer yönleri.
2 nci tip raporun söz konusu olması durumunda tanımın, kapsadığı dönem boyunca hizmet kuruluşunun sisteminde meydana gelen değişikliklerin ilgili detaylarını içerip içermediği.
Tanımın -çok sayıda hizmet alan işletmenin ve onların denetçilerinin ortak ihtiyaçlarını karşılamak üzere hazırlandığı ve dolayısıyla her bir hizmet alan işletme ve onun denetçisinin kendi özel çevresi açısından önemli olabileceğini düşündüğü hizmet kuruluşu sisteminin her yönünü kapsamayabileceği kabul etmekle birlikte- tanımlanan hizmet kuruluşu sisteminin kapsamıyla ilgili olan bilgileri içerip içermediği –eksik gösterip göstermediği- veya bu bilgileri çarpıtıp çarpıtmadığı.
Hizmet kuruluşu denetçisi, kontrollerin tasarımını değerlendirmek üzere kıstasların uygunluğuna karar verirken, kıstasların asgari olarak aşağıdaki hususları kapsayıp kapsamadığına karar verir:
Hizmet kuruluşunun, sistem tanımında belirtilen kontrol amaçlarına ulaşılmasını tehdit eden riskleri belirleyip belirlemediği ve
Tanımda belirlenen kontrollerin -tanımlandıkları şekilde işlerler ise- bu risklerin belirtilen kontrol amaçlarına ulaşılmasını engellemeyeceğine ilişkin makul güvence sağlayıp sağlayamayacağı.
Tanımda belirtilen kontrol amaçlarına ulaşılacağına ilişkin makul bir güvence sağlamasında kontrollerin işleyiş etkinliğini değerlendirmek üzere kıstasların uygunluğuna karar verirken hizmet kuruluşu denetçisi, kıstasların asgari olarak, kontrollerin belirlenen dönem boyunca tasarlanan şekilde tutarlı bir şekilde uygulanıp uygulanmadığına karar verir. Bu karar, manuel kontrollerin uygun yeterlik ve yetkiye sahip kişiler tarafından uygulanıp uygulanmadığı hususunu içerir (Bakınız: A13–A15 paragrafları).
Önemlilik
Hizmet kuruluşu denetçisi denetimi planlarken ve yürütürken; tanımın gerçeğe uygun sunumu, kontrollerin tasarımının uygunluğu ve -2 nci tip raporun söz konusu olması durumunda- kontrollerin işleyiş etkinliği açısından önemliliği mütalaa eder (Bakınız: A16-A18 paragrafları).
Hizmet Kuruluşunun Sistemi Hakkında Bilgi Elde Edilmesi
Hizmet kuruluşu denetçisi, denetim kapsamında yer alan kontroller de dâhil olmak üzere hizmet kuruluşunun sistemi hakkında bilgi -anlayış- edinir (Bakınız: A19-A20 paragrafı).