Email'in birbirimizle iletişim kurma biçimimizde devrim yarattığından şüphe yok. Ve insanlar günümüzde arkadaşlarıyla sohbet etmek için sosyal ağlar ve anında mesajlaşma uygulamaları gibi şeyleri giderek daha fazla tercih etmelerine rağmen, doğru iletişim söz konusu olduğunda, E-posta hala tercih edilen ortamdır.
Üniversitelerden küresel şirketlere ve öğrencilerden CEO'lara kadar, E-posta hemen her yerde ve herkes tarafından kullanılır. Bununla birlikte, neredeyse hepimizin bir veya daha fazla sayıda e-posta sağlayıcısına sahip birden fazla e-posta adresi var. Ancak asıl soru, uygun E-posta kullanımı protokollerini onaylıyor muyuz?
Cevaptan emin değilseniz, o zaman bu makale, herkesin izlemesi gereken temel e-posta kurallarının altını çizer, sizin için. Daha fazla uzatmadan, işte gidiyorlar.
Temel E-posta Etiquettes
1. Profesyonel görünümlü bir e-posta adresi kullanın
E-posta adresiniz genellikle kişiliğinizin göstergesi olarak kabul edilir. Bu sebeple, profesyonel görünümlü bir e-posta adresine sahip olmak, genellikle adının ve soyadınızın “kullanıcı adı” kısmını oluşturması önemlidir . E-posta adresini profesyonel iletişim için kullanmayı düşünüyorsanız (örneğin, işe alım çalışanlarına özgeçmiş göndermek, müşterilere iş örnekleri sağlamak) daha da önemlidir.
Seçtiğiniz kullanıcı adı kullanılamıyorsa, birini almak için istediğiniz bir dizi (örneğin doğum tarihi) ekleyebilirsiniz . Birkaç örnek vermek gerekirse, [e-posta korumalı] veya [e-posta korumalı] iyi seçenekler olarak kabul edilebilir. Diğer tarafta, [eposta korumalı] veya [eposta korumalı] gibi bir şey kullanın; epostalarınızın alıcılar tarafından açılmayacağından emin olabilirsiniz.
İpucu: Tüm profesyonel ihtiyaçlarınız için mümkün olduğunca ayrı bir e-posta adresi kullanın. Birkaç kuruş bombardımanı sakıncası yoksa, kendi etki alanınızla barındırılan e-postaya gitmek en iyisidir.
2. Her zaman bir konuyu ekleyin ve net ve özlü tutun
Konu satırı, alıcıya hemen e-postada yer alan bilgiler hakkında bir fikir verdiğinden, e-postanın en önemli bileşenlerinden biridir . Bu nedenle, içerik o kadar önemli olmasa bile tüm e-postalarınızın bir konu satırı olması gerekir. Konu satırını boş bırakmak, gönderenin tarafında dikkatsizlik olarak algılanır.
Daha da önemlisi, konu satırı kısa ve öz olmalıdır, böylece alıcı e-postanın içeriğini olabildiğince çabuk çıkarabilir. Birkaç örnek Proje raporu ekli , Performans araştırması - erken cevap istenmesi ve bunun gibi şeyler.
3. Standart yazı tiplerini ve en az biçimlendirmeyi kullanın
PC'nizde bulunan süslü yazı tiplerinden ne kadar hoşlanırsanız sevin, e-postalarınızı oluştururken gelince kesinlikle hayır. Bunun nedeni standart olmayan bir font kullanıyorsanız ve alıcının bilgisayarına yüklenmemişse, e-postanın metni istenildiği şekilde görünmez . Bu nedenle, e-posta servislerinin çoğunun, e-posta oluşturmak için yalnızca birkaç standart, serif ve sans-serif yazı tipinin (örneğin, Times New Roman, Arial) olmasının nedeni budur. Ve onlara bağlı kalmalısın.
Ayrıca, e-postanızdaki biçimlendirmeyi mümkün olduğunca az tutun. E-postanın içeriğinde belirli bir bölümü, satırı vb. Vurgulamanız gerekmiyorsa, metin için vurgulamalar ve renkler kullanmaktan kaçının . Aslında , e-posta metninin rengi yalnızca en siyah olduğu gibi Siyah olmalıdır.
4. Yazım hatalarından, yanlış dilbilgisi kullanımından ve noktalama işaretlerinden kaçının
Dışarıdaki herkes dilbilgisi Nazisi olmasa da, e-postalarınızda istenmeyen bir yazım hatası ya da ikisinin olması suç olmamasına rağmen, yanlış dil kullanımı, cümle yapısı vb. Genellikle alıcıya olumsuz bir izlenim verir. Bu nedenle, “Gönder” düğmesine basmadan önce, bir e-postanın konu satırını, gövdesini ve diğer tüm metin öğelerini istenmeyen dilbilgisi ve noktalama hataları için üç kez kontrol etmeniz ve (varsa, bunları düzeltmeniz) üç kez kontrol etmeniz son derece önemlidir.
Dahası , e-postalarınızda asla birden çok noktalama işareti (örneğin !!!) kullanmamalısınız . Aynı şey, argo kelimeler (örneğin LMAO), popüler kasılmalar (örneğin Gotcha!) Ve ifadeler için de geçerlidir. Bütün bunlar son derece olgunlaşmamış ve profesyonelce görünmüyor ve sosyal ağlar ve anında sohbetler için en iyisi.
İpucu: E-postalarınızdaki kelimeleri, cümleleri vb. Nasıl büyük harfle yaptığınıza daima dikkat edin. Bir e-posta (veya bu konuda başka herhangi bir şey), asla bağırmanın İnternet eşdeğeri olarak kabul edildiğinden, TÜM CAPS'ta hiçbir zaman oluşturulmamalıdır.
5. Eklere açıklayıcı adlar verin
Sık sık, e-postalarımızla birlikte ek olarak birden fazla dosya göndermemiz / almamız gerekir. Bu oldukça gerekli olsa da, hiçbir şey ifade etmeyen, rastgele çok sayıda rasgele yüklenmiş, adlandırılmış dosya (örneğin, 022325kjsdgbs.pdf, oldverfileplcheck.doc) içeren bir e-posta almaktan daha kötü olamaz. Bu nedenle, ne zaman bir e-posta ile ek gönderirseniz, bunları açıklayıcı bir dosya adıyla yeniden adlandırın; böylece alıcı, içeriğini açmaya gerek kalmadan anında içeriğini bilir. Örneğin, özgeçmişinizi potansiyel bir işverene gönderiyorsanız, ona CurrentResume_JohnDoe gibi bir ad verin. Basit ve kolay.
Ayrıca, bir e-posta ile çok sayıda (örneğin 20) ek göndermeyi düşünüyorsanız, önce bunları bir Sıkıştırılmış arşivde birleştirmek daha iyidir. Daha fazla netlik için, e-postanın ana metninde ek sayısı, toplam arşiv boyutu vb. Ayrıntıları ayrı olarak anlatabilirsiniz.
6. Her zaman bir imza ekleyin
E-posta metni metninin düzgün bir şekilde kapatılması veya sonlandırılması için bir imza gereklidir . Fakat daha da önemlisi, aynı zamanda e-postaya ve içeriğine “orijinallik” veriyor . Bu nedenle, tüm e-postalarınızda imzanız bulunmalıdır. Sadece e-posta ayarlarında bir imza oluşturun ve kaydedin; oluşturduğunuz her e-postanın sonuna otomatik olarak eklenecektir.
İmzada “ne” bulunması gerektiği hakkında konuşmak, bir kişiden diğerine farklılık gösterdiği için karar vermeniz gereken bir şey. Genel bir kural olarak, iletişim bilgilerinizi (örneğin, resmi numara, ikincil e-posta) ve sosyal profillerinize bağlantılar ekleyebilirsiniz . Özet olarak, bir imza dijital kartvizitiniz olarak kullanılmalıdır. Ancak çok fazla gereksiz bilgi ile aşırı yüklemeyin.
7. E-postaların alındığını onaylayın.
Günümüz e-postası o kadar gelişti ki “Gönder” düğmesine bastığınızda, alıcının gelen kutusuna, bir veya iki saniye sonra ulaşacağından% 200 emin olabilirsiniz. Ancak, herhangi bir teknolojide olduğu gibi, e-posta da durma sürelerinden muzdarip olabilir (ve bazen de olabilir) . Bu nedenle, bir e-posta aldığınızda (özellikle önemliyse), göndereni küçük bir mesajla yanıtlayarak alındığını onaylayın .
Aldığınız her e-postayı onaylamanız mümkün olmasa da, bunu yapmayı denemelisiniz. Daha da önemlisi, yapmalısın gönderenin diğer taraftan yanıt beklemesini bekliyor olabileceğinden yanlışlıkla size gönderilen bir e-postayı onaylayın . Bu, göndereni hatanın farkına varacak ve aynı zamanda e-postanın asıl amaçlanan alıcısını bir sorun yaşayacak.
8. Uygun selamlama kullanın
İnsanlarla yüz yüze veya hatta telefonda konuşurken, onları her zaman selamlayarak başlarız. Aynı kural e-postalar için de geçerlidir, bu nedenle e-postalarınız alıcılar için her zaman uygun selamlamalara sahip olmalıdır. Kime e-posta gönderdiğinize bağlı olarak, selamlama resmi olabilir (örneğin, Sayın Bay Johnson, Profesör Keller) veya gayri resmi (Merhaba Adam, Merhaba Jenna) . Benzer şekilde, bitiş (örneğin Saygılar, İçtenlikle), genel selamlamanın yanı sıra başlangıçtaki selamlama ile aynı temel tonda olmalıdır.
E-postalarda son derece gayrı resmi ve günlük kullanım selamlarını (örneğin, N'aber?) Kullanmaktan kaçınmanız gerektiğine dikkat çekiyor. Oldukça profesyonelce sayıldığını söylemeye gerek yok.
9. Her Zaman Cevapla'yı kullanmayın
Diğer alıcılara da gönderilen bir e-posta aldığınız zamanlar olabilir (örneğin, bir şirkette önemli bir uyarı). Ancak bu tür mesajlara cevap verirken, aceleyle “Tümünü Yanıtla” seçeneğini kullanın . Bu , yanıtı yalnızca orijinal gönderene değil, aynı zamanda e-postayı alan herkese, cevabın onlar için olup olmadığına da gönderir . Bu, alıcıların gelen kutularını tıkamak için mükemmel bir yoldur.
Bu nedenle, birden fazla alıcı içeren e-postalara yanıt verirken dikkatli olun ve “Yanıtla” seçeneğini kullanın . Yalnızca cevabınızın alıcı listesindeki herkes için olması gerektiğinden% 100 emin olduğunuzda, “Tümünü Yanıtla” seçeneğini kullanmanız gerekir.
10. Cc ve Bcc alanlarını doğru kullanın
“Kime” alanının yanı sıra, “ Bilgi ” ve “ Bilgi ” alanları, e-postası olan herkesin bildiği bir şeydir. Fakat ondan sonra bile, insanların çoğu, onları yanlış kullanmaya başladı. İşte bunların ne olduğu ve ne zaman kullanılması gerektiği hakkında bir aşağılık:
- Cc: Karbon kopyası için duruyor. E -posta göndermek istediğiniz ancak bu e-postanın onlar için “sadece” olduğunu bilmesini istemeyen bazı alıcılar varsa, e-posta adreslerini bu alana girin. Her alıcı, Cc alanında başkalarının e-posta adreslerini görebilir.
- Bcc: Kör Karbon Kopyası için Kısa. Bir e-posta göndermek istediğiniz ancak kendilerini e-postaların tek alıcısı olarak görmelerini isteyen birden fazla alıcı varsa, bu alana e-posta adreslerini girin. Bir Bcc alanındaki her alıcı, diğerlerini değil yalnızca kendi e-posta adresini görebilir. Bu seçenek gizlilik için daha uygundur.
11. E-postaları zamanında yanıtlama
Günlük olarak kaç e-posta aldığımız göz önüne alındığında, hemen hepsine cevap vermek neredeyse imkansız. Ancak, bir e-posta önceliğinize göre biraz düşük olsa bile, zamanında yanıtlamaya çalışmalısınız . Genellikle bu bir e-posta aldıktan sonra 24-48 saat içinde olmalıdır. Ayrıca, e-postaları bir süre için (örneğin bir mola nedeniyle) yanıtlayamayacaksanız, e-posta hizmetlerinin çoğunun sahip olduğu otomatik yanıtlayıcı veya tatil yanıtı özelliğini kullanın .
12. İletmeden önce e-postaları düzgün biçimde biçimlendirin
Bir e-postaya “Yönlendir” düğmesine basılır basılmaz, mesajın tamamı (sahip olduğu herhangi bir resim, yanlış hizalanmış metin vb. Dahil) sağa girer ve boş bir e-postaya eklenir. alıcıların e-posta kimliklerini ve gönder. Bu, yalnızca orijinal e-postanın biçimlendirmesini karıştırmakla kalmaz, aynı zamanda iletilen e-posta yığınına daha fazla boşluk ve fazladan semboller (>) ekler ve bu da e-postayı neredeyse okunamaz hale getirir.
Sıralamak için , iletilen e-postayı, boş bir e-postaya gömülü olduğunda düzgün biçimde biçimlendirmelisiniz . Bu, fazladan beyaz alanı kaldırmanın yanı sıra fazladan karakterlerden, boş satırlardan ve bunun gibi şeylerden kurtulmayı da içerir.
Kullanılması gereken şekilde e-posta kullanın
Günümüzün İnternet bağlantılı dünyasında birincil iletişim aracı olduğu için, alıcıları nasıl selamladığınızdan seçtiğiniz yazı tipine kadar her şeyi içeren e-postanın uygun kurallara uygun olarak kullanılması son derece önemlidir. Ve yukarıda belirtilen görgü kuralları, tam olarak daha iyi ve üretken bir e-posta deneyimi sağlamak için tam da bunu yapmanıza yardımcı olur. Öyleyse onları deneyin ve favorilerinizi aşağıdaki yorumlarda bize bildirin.