İyi planlama ve uygulama, sürekli olarak yüksek performans gösteren satış ekiplerinin yönetiminde kilit öneme sahiptir. Satış temsilcileri işlerini zamanında takip etmediğinde, teslim tarihlerini kaçırdığında veya satış sürecindeki kritik görevleri unuttuğunda satış kaybedilebilir.
TeamGram, satışı gerçekleştirme şansınızı artırmak için satış aktiviteleri planlamanız ve uygulamanız için çeşitli araçlara sahiptir.
Aktiviteler
Yapılmasını istediğiniz herhangi bir şey (kendiniz veya başka bir ekip üyesi için) bir aktivite olarak tanımlanabilir. Bir aktivite oluştururken, anlaşılması ve takibini kolaylaştırmak için gerekli bilgileri girdiğinizden emin olun:
- Aktivite tipi: Bu alan planladığınız aktivitenin tipini tanımlar. Aktivitenizi en iyi tanımlayan tipi seçin. Görev, çok çeşitli aktiviteleri kapsayan ortak bir aktivite tipidir. Çağrı, önceden planlanmış telefon görüşmeleri için kullanılır.
- Yapılacak aktivite: Aktivite için açıklayıcı bir tanım kullanın. Örneğin “Yıllık bakım sözleşmesini yenile” veya “Alt yükleniciye istenen özellikleri gönder” gibi.
- Görevliler: Bu aktiviteden sorumlu kişi/leri seçin. Aktiviteyi kendiniz için de oluşturabilirsiniz.
- Planlanan başlama: Aktivitenin başlangıç zamanını belirleyin.
- Asıl ilgili: Aktiviteleri diğer kayıtlarla ilişkilendirebilirsiniz. Asıl ilgili, tıpkı diğer ilişkili kayıtlar gibidir, ancak aktivite isminin yanı sıra aktivite raporlarında görüntülenir ve aktivitenin neyle ilgili olduğunu anlamayı kolaylaştırır. Bir aktivitenin sadece bir tane asıl ilgilisi olabilir. Daha fazla ilişkilendirme yapmaya ihtiyacınız varsa, Diğer ilgililer alanını kullanın. Kullanım için tipik bir örnek: Bir Çağrı aktivitesinde, Asıl ilgili olarak aranacak kişiyi belirleyebilirsiniz. Bu şekilde, aktivite raporunuz kimlerin aranacağını ve bu aramanın konusunun ne olacağını gösterir.
Bir aktivite tanımlandığında, gelişmeleri takip eder, hatırlatma bildirimleri ve güncellemeler alırsınız. Ayrıca aktivitelere notlar, dosyalar, konumlar ve diğer ilgili bilgileri de ekleyebilirsiniz.
Yinelenen Aktiviteler
Bazı aktivitelerin periyodik olarak tekrarlanması gerekir. Örneğin; yıllık hizmet sözleşmesi yenilemeleri, aylık bakım hizmetleri veya her üç ayda bir etkin olmayan müşterilerle iletişime geçmek gibi…
TeamGram’da, herhangi bir aktiviteyi, Planlanan bitiş tarihi yanında yer alan tekrar etme seçeneklerinden (“Tekrar yok” hariç) birini işaretleyerek yinelenen bir aktiviteye dönüştürebilirsiniz.
Yinelenen bir aktiviteyi tamamlandı olarak işaretlediğinizde, TeamGram otomatik olarak aynı ada sahip yeni bir aktivite oluşturur, Planlanan bitiş tarihini tekrar seçeneğinde belirttiğiniz zaman aralığı kadar öteler.
Takvim Görünümü
Aktivitelerin bitiş tarihleri takvim görünümünde de yer alır. Takvim görünümüne geçmek için Aktiviteler bölümündeyken Takvim simgesini tıklayın, varsayılan ayarlarla veya özel kriterlere göre seçim yaparak ilerleyin.
Aktivite Kontrol Listeleri
Bazı aktiviteler, tamamlanması gereken birden çok adım veya öğeyi içerebilir. Bir Kontrol listesi ekleyerek bu adımların atlanmamasını sağlayabilirsiniz.
Kontrol listesi her aktivite formunun altındaki alanda yer alır. Listenize istediğiniz kadar madde ekleyebilirsiniz.
Sıradaki Adım
Satış sürecinde yer alan birçok aktiviteden ayrı olarak, her satış için takip edilmesi gereken bir dizi önemli adımlar vardır. Her açık satış için bir sonraki adımın ne olduğu hakkında net bir fikre sahip olmak önemlidir.
Her bir satış için, sadece bir tane Sıradaki adım tanımlanabilir. Bu adım geçildiğinde, bir sonraki adımın ne olduğuna karar verme zamanıdır. Sıradaki adım, ancak bir satışın sahibi tarafından oluşturulabilir ve tamamlanabilir.
Sıradaki adım, Satışların yer aldığı alanda belirgin bir şekilde görüntülenir. Ayrıca her satışla ilgili sıradaki adımları gösteren ayrı bir rapordan da yararlanabilirsiniz.
Hatırlatıcılar
Tüm planlanmış aktiviteleri listelemenin yanı sıra, ileri tarihli aktiviteleriniz için çoğu tarih alanına hatırlatma ekleyebilirsiniz. Bunlar aktivitelerin bitiş tarihleriyle sınırlı değildir. Örneğin, tekliflerin son geçerlilik tarihleri veya satışların tahmini kapanış tarihleri için hatırlatma ekleyebilirsiniz.
TeamGram, belirlenen zamanda size bir hatırlatma mesajı gönderir.
Toplantı Aktiviteleri
İdeal durumda toplantılarınız, bir sonraki adım için yapılması gerekenlerle ilgili kararların alınmasıyla tamamlanır (Yapılması gerken işler).
Toplantınızı özetleyen bir not oluşturup kaydettikten sonra, yapılması gereken işleri (aktiviteleri) kolayca ekleyebilirsiniz.
Bir nota aktivite eklemek için notun üzerine gelin. Sağ alt köşede Yeni aktivite bağlantısı görünecektir. Üzerine tıklayın ve yeni bir aktivite oluşturun.
Bir notla ilişkilendirilmiş aktiviteler notların hemen altında yer alır, böylece bir toplantı notu altında hangi işlerin yapılması gerektiğini kolayca görebilirsiniz. Bu öğelerin her birinin üzerine geldiğinizde, bu aktiviteyle ilgili daha fazla bilgiye ulaşabilirsiniz.