Ne sıklıkla kendinize ‘Gerçekten organize olmam gerekiyor?’ Dediniz. ve sonra bunu yapamadı mı? Bu yaygın bir sorundur.
Kötü organizasyon genellikle daha az üretkenlik ve kaçırılan fırsatlar anlamına gelir ve artan erteleme ve strese neden olabilir.
Neyse ki organize olmanıza ve bu şekilde kalmanıza yardımcı olacak yapabileceğiniz birkaç basit şey var. Daha da iyisi, bu becerilerin evde veya işte kullanılabilmesi ve her ikisinde de eşit derecede yararlı olmasıdır.
Organize etme becerileri gerçekten Zaman Yönetimi ve Kişisel Motivasyonun bir kombinasyonudur. Ancak bu biraz ürkütücü geliyorsa, organizasyonu atabileceğiniz bir dizi adım açısından değerlendirmek muhtemelen en iyisidir.
İçindekiler
- 1 Etkili Organizasyon Becerileri: Yedi Adım
- 1.1 1. Ne yapmanız gerektiği konusunda net olun.
- 1.2 2. Ne zaman yapacağınıza karar verin.
- 1.3 3. Kendinize zaman ve yer verin.
- 1.4 4. Neyin önemli neyin acil olduğuna karar verin.
- 1.5 5. Görevleri parçalayın ve yetkilendirin.
- 1.6 6. Ekstra görevler sizi hayal kırıklığına uğratmasın.
- 1.7 7. Her şeyi takip edin.
- 2 Kendinizi mi organize ediyorsunuz yoksa projeler mi organize ediyorsunuz?
Etkili Organizasyon Becerileri: Yedi Adım
1. Ne yapmanız gerektiği konusunda net olun.
Çoğumuz gibi, ne yapmayı kabul ettiğinizi veya yeterli zamanınız varsa ne yapmak istediğinizi hatırlamakta zorlanan insanlardan biriyseniz, o zaman bir liste tutun.
Bir liste yeterli değilse, birkaçını saklayın. Bazı insanlar tek bir listeyle en iyi şekilde çalıştıklarını düşünürken, diğerlerinin günlük ‘Görevler’ listesiyle desteklenen uzun vadeli bir ‘Yapılacaklar’ listesi vardır. Diğerlerinin de haftalık iş listesi var. Kağıt veya elektronik liste kullanmanız bir tercih meselesidir.
2. Ne zaman yapacağınıza karar verin.
Araştırmalar, beyinlerimizin yapmadığımız şeyler hakkında endişelenecek şekilde yapılandırıldığını gösteriyor.
Bu yüzden geceleri unuttuğunuz o eser için paniğe kapılırsınız. Bununla birlikte, ilginç bir şekilde, bir işi ‘Yapılacaklar’ listesine koymak ve en önemlisi, ne zaman yapacağınıza karar vermek, beyninizin endişelenen kısmını kapatmak için yeterli görünüyor, en azından şu anı kaçırana kadar tanımladığınız yuva.
3. Kendinize zaman ve yer verin.
Organize olmak şans eseri olmaz. Bunu yapmak için kendine zaman tanımalısın.
Her gün biraz zaman ayırıp o gün ne yapmanız gerektiğini düşünün ve ne zaman yapacağınızı planlayın. Bunu günün başında ya da bir sonraki gün sonunda yapmak en iyisidir. Trenle gidiyorsanız, yolculuğunuzun bunu yapmak için ideal zaman olduğunu görebilirsiniz. Fakat değilse, işe ilk başladığınızda, dikkatinizin dağılmasını önlemek için tercihen masanızdan uzakta 10 dakika ayırın.
O zamanı bulmakta zorlanıyorsanız, günlüğünüze planlayın. Elektronik takviminiz herkese açıksa, bunu meslektaşlarınızın ‘sizinle gelip konuşmak için kullanılabilecek zaman’ olarak hemen tanımlamayacağı bir şekilde tanımladığınızdan emin olun. Örneğin, ‘DSW’ veya ‘Biraz iş yap’ ve ‘PMD’ veya ‘Günümü planla’ gibi bir toplantınız varmış gibi görünmesi için baş harflerini kullanın. Ne anlama geldiğini biliyorsun ama başka kimse bilmeyecek. Ve MASANIZI BIRAKIN. Kimsenin sizinle konuşmasını önlemek için kantine veya bir toplantı odasının sessiz bir köşesine oturun veya ‘sadece e-postalarınızı kontrol etmenin’ cazibesinden kurtulun.
İpuçları ve daha fazla bilgi için Dikkat Dağınıklığını Önleme sayfamıza bakın.
4. Neyin önemli neyin acil olduğuna karar verin.
Bu hassas bir ayrımdır. Fakat her şey acil veya acil olarak ayrılabilir ve önemli veya olmayabilir.
Bazı şeyler hem önemli hem de acildir. Diğerleri ikisi de değildir. Bunu nasıl yöneteceğiniz hakkında daha fazla fikir için Zaman Yönetimi sayfamızın Önceliklendirme bölümüne bakın.
5. Görevleri parçalayın ve yetkilendirin.
Görevleri bileşen parçalarına ayırın ve bunlardan herhangi birine yetki verip veremeyeceğinizi düşünün.
Gerçekten tüm görevi hemen yapmanız gerekiyor mu? Ve gerçekten bunların bazı kısımlarını yapmanız gerekiyor mu? Bazen görevi yerine getirmek kadar, özellikle de yapılması nispeten hızlıysa, yetkilendirmek zaman alabilir. Fakat açıklanması biraz zaman alabilir. Ancak açıklaması nispeten kolaysa ve basit ama yapılması uzun solukluysa, bu, yetkilendirme için ideal bir görevdir.
Kontrolü kaybetmeden yetkilendirmeyi öğrenmek için Delegasyon Becerileri sayfamıza bir göz atın. Ve gereksiz yere ertelemeden, bugün gerçekten yapmanız gerekip gerekmediğini ya da zamanınızı daha iyi kullanacak daha önemli veya acil olan başka bir şey olup olmadığını düşünün.
6. Ekstra görevler sizi hayal kırıklığına uğratmasın.
Hepimiz nasıl hissettirdiğini biliyoruz…
Kendinizi organize etmek için 10 dakika harcadınız ve masanıza geri dönüp patronunuzdan size her şeyi bırakmanızı ve aniden dünyanın en önemli ve acil sorunu haline gelen bir raporu bitirmenizi söyleyen bir e-posta buluyorsunuz.
Kızmayın veya hayal kırıklığına uğramayın. En azından artık listenizde bekleyemeyecek başka bir şey olup olmadığını biliyorsunuz ve diğer işler için uzatılmış son teslim tarihlerini bilinçli bir bakış açısıyla görüşebilirsiniz!
7. Her şeyi takip edin.
Özellikle çok meşgul olduğunuzda, günlük düzenleme seansınızın kaymasına izin vermek kolaydır.
Sadece eve gitmek istiyorsun, yoksa gerçekten başka bir şeyle uğraşman gerekiyor. Ancak, planlamanızın ve organizasyonunuzun üstesinden gelmek önemlidir. Çünkü aksi takdirde her şey gerçek bir karmaşa içinde olur ve sonra çözülmesi saatler sürer.
Mantıklı olduğunu biliyorsun!
Genel toplama hakkında düşündüğünüzde, ‘her şeyin üstünde kalma’ ilkesi gerçekten mantıklı geliyor. Örneğin, çocuklarınızın her bir oyuncak setini bir sonrakini çıkarmadan önce kaldırmaları konusunda ısrar ediyorsanız: Lego çıkmadan önce trenle uzaklaşın, bir yapboz açılmadan önce bebeklerin çay setini ayırın vb. günün sonu çok daha az zaman alır.
Ancak, tüm toparlamayı günün sonuna kadar bırakırsanız, çok uzun bir zaman alabilir ve bu arada, üzerinde duran ve kırılan, mobilyaların altına tekme atılan, kaybolan veya başka bir oyunda süpürüldü.
Aynı kurallar genel organizasyon için de geçerlidir: Üstesinden gelin ve ayarlanması basit bir konudur. Üstünüze gelmesine izin verin ve çözülmesi uzun zaman alacak.
Kendinizi mi organize ediyorsunuz yoksa projeler mi organize ediyorsunuz?
Burada anlatılanların çoğu, kendinizi organize etmek ve işinizi veya yaşamınızı kontrol altında tutmakla ilgilidir.
Bir aileden projeye veya etkinliğe kadar her şeyi organize etmek için aynı ilkeler geçerlidir.
En önemlisi, düzenli olarak ne yapmanız ve ne zaman yapmanız gerektiğini ve özellikle de zaman sınırlı olanı düşünmek için zaman ayırmak gerçekten işe yarayacaktır.