- Mümkün olduğunda parçalayın ve geri dönüştürün
- Diğer ofis işlerini zorlaştıran, kolaylaştıran bir dosyalama sistemi kullanın.
- Dosyalamadan önce düşünün
- Sadece harfleri değil, dosya klasörü etiketlerinizde tüm kelimeleri ve kelime öbeklerini kullanın
- “İlk” dosyalama sisteminizi yakın ve rahat tutun
- Dosyalama Eğlence Nasıl Yapılır
Dosyalama konusunda gözlerimin sırlanmasına neden olan bir şey var - ve herhangi bir süre için dosyalamak beni komaya girme tehlikesine atar.
Fakat ne yazık ki, nefret edip etmeyin, küçük bir işletmeyi yönettiğinizde, dosyalama yapılmalıdır, ya da kısa sürede masanızın yığılmaya devam eden tüm kağıdın ağırlığı altında çökmekte olduğunu göreceksiniz. Dosyalama yapmaktan ne hater?
Soruna yardımcı olabilecek iki yaklaşım var. Vaktinizi olabildiğince kısa tutmaya çalışın (yıllarca bir ofisi yönetirken neredeyse mükemmel hale getirdiğim bir yöntem) veya vaktinizi olabildiğince eğlenceli hale getirmeye çalışın (başarmaya çalıştığım bir şey). İlk önce dosyalama harcadığınız zamanı azaltmak için ipuçlarına göz atalım.
Mümkün olduğunda parçalayın ve geri dönüştürün
Size gönderilmeyi bekleyen herhangi bir kağıt parçasına ilişkin ilk soru “Bu belgenin dosyalanması gerekiyor mu?”
Postayla gelen belgelerin çoğu doğrudan parçalayıcıya gidebilir. Mesela reklam vermede ya da diğer şirketlerden gelen bilgilendirme mektuplarında ne yazmalı? Posta ile uğraşırken, bir kez bir posta parçasını okuyun, bir yıl sonra ihtiyacınız olup olmadığına karar verin ve buna göre dosyalayın veya parçalayın.
Olasılıklar iyidir, ayrıca dosyalama gereği duymadığınız çok sayıda basılı belgeyi de dolduruyorsunuz - ve ilk etapta basılmamalı bile. Örneğin, elektronik dosyalarınız düzenlenmişse ve uygun yedekleme prosedürlerini izliyorsanız, faturaların veya mektupların basılı kopyalarını dosyalamaya gerek yoktur.
Bu yüzden bu dosya yığınıyla uğraşırken, “onsuz yaşayabileceğiniz kağıdı” parçalayın.
Diğer ofis işlerini zorlaştıran, kolaylaştıran bir dosyalama sistemi kullanın.
Dosyalamam gereken makalelerin çoğu, iş yapma süreciyle ilgili - ve bu belgelerin de onlarla başka bir şey yapmadan önce muhasebe sistemine girilmesi gerekiyor. Bu nedenle, bir yazıcı toner kartuşunun makbuzunu almak ve ana dosyalama sistemimde “P” altında dosyalamak yerine, ay ve yıla göre etiketlenmiş bir dizi klasör olan “ilk” dosyalama sistemime dosyalarım.
Örneğin, toner kartuşunu Eylül 2017'de satın aldıysam, o ay içinde gerçekleşen diğer tüm faturalar, makbuzlar ve diğer ticari belgelerle birlikte girdiği dosyadır. O zaman ayın sonunda klasör üzerinde çalışmak ve yapılması gereken tüm muhasebe girişlerini yapmak (veya kendiniz yapmıyorsanız, aylık klasörü muhasebecinize veya muhasebecinize teslim etmek) için basit bir meseledir..
Bir perakende işi değil, bir hizmet işletmesini işlettiğimizi, bu yüzden ayda bir defa hesaplara oturmak ve çalışmak benim için çalıştığını unutmayın. Hesaplarınızı daha sık güncellemeniz gerekirse, aylık klasör fikrini uygun şekilde değiştirmeniz gerekecektir.
Dosyalamadan önce düşünün
Muhasebeyi yapmak için aylık klasörleri kullandıktan sonra ne olur? Belgeler “ana” dosyalama sistemine taşınmalıdır. Ancak başlığına bağlı olarak her belgeyi ayrı ayrı dosyalamak yerine, gruba göre mantıklı bir şekilde dosyalarım, daha hızlı bir şekilde bulduğum bir dosyalama işlemi.
Yazıcı toner kartuşunun örneğine bir daha bakalım. Bu makbuzu, yazıcı toner kartuşu için “P” altında doldurmak yerine, bunu, Ofis Malzemeleri - Makbuzlar altında, aynı makbuzları almak için makbuz ya da makbuz makbuzu gibi belgeleri dosyaladığım yerde saklardım. kağıt. Bu sadece dosyalama işlemini daha hızlı yapmakla kalmaz, daha sonra belgeleri bulmayı da kolaylaştırır.
Sadece harfleri değil, dosya klasörü etiketlerinizde tüm kelimeleri ve kelime öbeklerini kullanın
Dosyalama sisteminizin bölümlerini oluştururken yalnızca tek harflerle sınırlı olduğunuzu söyleyen hiçbir kural yoktur. Ve yaparsanız, dosyalama işleminizi gereksiz yere yavaş ve karmaşık hale getiriyorsunuz. Dosyalama sisteminizi özelleştirin, böylece bir grup tarafından dosyalamadan yararlanın ve bir belgeyi daha hızlı yerleştirmek için doğru yeri bulun.
Örneğin, sadece dosyalama sistemimin “C” etiketli bir bölümünü kullanmak yerine, “Müşteri Dosyaları” etiketli bir bölümüm de var. “Müşteri Dosyaları” içindeki dosyalar alfabetik olarak düzenlenmiştir. Dosyalama sisteminizi bu şekilde özelleştirmenin güzelliği, ihtiyaç duyduğunuzda her zaman daha alt bölümlere ayrılabileceği ve organize edilebileceğidir. Bu nedenle, büyük bir müşterinin kendisi ile ilgili belgeleri bulmasını kolaylaştırmak için “Müşteri Dosyaları” bölümünde adıyla etiketlenmiş bir dosya sistemi bölücüsü bulunabilir.
Bu örnekte, dosyalama sistemindeki etiketler “B”, “C”, “Müşteri Dosyaları”, “D”… mesajlarını okuyacaktır… Dosyalama işleminizin ne kadar kolaylaştığını gördünüz mü?
Dosyalama işleminizi hızlandırmak için başka bir dosyalama ipucu: Alfabeyi de kişiselleştirmeyi unutmayın. Sadece bir "M" bölümü yerine, bir tane de "Mc" yazınız.
“İlk” dosyalama sisteminizi yakın ve rahat tutun
Yukarıda anlattığım gibi iki aşamalı bir dosyalama sisteminin kullanılmasıyla ilgili diğer harika şey, dosyalama sisteminizin ilk aşamasını (aylık klasörler) çalışma alanınıza fiziksel olarak yakın tutmanın çok daha kolay hale gelmesidir. Derhal dosyalamak için yakın, düzenli bir yeriniz varsa yığılmalarına izin vermek yerine derhal dosyalamaya daha yatkın olacaksınız.
Bu nedenle, son, şimdiki ve gelecek ayın aylık klasörlerinizi bir tepsiye yerleştirin veya bir concertina dosyası kullanın ve çalışma alanınızdaki kol uzunluğu içine koyun. Dosyalama sisteminizin büyük kısmı (“ana” dosyalama sistemi, yukarıda adlandırdığımız gibi) odanın karşısında ya da tamamen farklı bir odada olabilir, ancak zamandan tasarruf etmek için ayağa kalkmamalısınız ilk etapta dosyalama yapmak.
Dosyalama Eğlence Nasıl Yapılır
Size şimdiye kadar verdiğim dosyalama ipuçları dosyalama için harcadığınız zamanı azaltmanıza ve beynin donmasını önlemenize yardımcı olacaktır. Peki ya vaktinizi daha eğlenceli hale getirmeye ne dersiniz?
Aslında, burada ortaya koyduğum tek strateji, kesin bir rüşvet, belli bir süre dosyalanırsam kendimi bir çerezle ödüllendirmek. Bu işe yarayacak, ancak yapacak çok işiniz varsa, çok fazla kilo almaya yol açabilir.
Veya dosya klasörleriniz için tüm farklı renkleri kullanarak ve etiketler için olağandışı yazı tipleri veya hat kullanarak, daha sanatsal bir yaklaşım benimseyebilirsiniz. Bu, dosyalama işleminizi daha eğlenceli hale getirip getirmemesini, kesinlikle daha cazip hale getirecektir.
Ve kim bilir? Belki de sadece dosyalamanızın çok daha hızlı olması, çok organize olması çok daha eğlenceli hale getirecektir.