Arşivleme pek çok kişinin dosya biriktirmeye başladığında dikkat etmediği, sonrasında ise istese de düzeltemediği bir olgu. Örneğin anı fotoğraflarınızı biriktirdiniz, bunlar arasından istediğiniz dosyası bulmak istiyorsunuz ama konu ile alakalı, alakasız yüzlerce fotoğraf birbirine girdi.
En güzel çözüm ilk günden düzgün bir arşivleme sistemi geliştirip dosyalarınızı buna göre saklamanız. Benim için çok geç demeyin. Zarardan ne kadar çabuk dönülürse kardır.
Bir arşiv klasörünüz ve bunun içinde bir çok dosyanız var. Bunları düzgün bir şekilde isimlendirmek istiyorsunuz. Ay, yıl gün gibi bilgilerin isimde yer alması lazım.
Eğer dosyalar tarihe göre sıralanmalıysa YIL AY GÜN bu sırayla ve dosya adının veya klasörün en başında girilmelidir. Bu sıra çok büyük önem taşımaktadır. Bu sıralamadan şaşmamanızı kesinlikle tavsiye ederim.
YIL 4 hane, AY 2 hane ve Gün 2 hane olması da faydalı olacaktır.
Nedenine gelince.
Çünkü GÜN AY YIL formatı kullanırsanız 01.01.2040, 02.01.2000 tarihinden önce sıralanacaktır çünkü en baştaki 01, 02'den daha küçüktür.
Bir diğer önemli nokta ne olursa olsun ay ve gün rakamlarının çift haneli yazılmasıdır. Çünkü eğer 0 kullanmadan 1 yazarsanız, sıralama 1, 10, 11, 12, ...., 2, 20 şeklinde olacaktır.
Yani 10'lu haneler tek haneli olan 2'den 3'ten önce gelecektir.
Aşağıda doğru isimlendirme örneklerini görebilirsiniz:
20060907
2006-09-07
2006_09_07
20061231 gibi.
İleride sorun yaratabilecek isimlendirmeler ise:
07092006 (bu, 08092005'ten daha önce gösterilecek bir isimdir. Yani tarihi sonra olmasına rağmen önce gösterilir)
200697 (bu da 2006107'den daha önce olmasına rağmen sonra sıralanacaktır)
Bu biçimlendirme klasör yapıları için de geçerlidir. Örneğin bir arşiviniz de günlerine kadar klasörlere ayrılması gerekiyor. Eğer günleri önce yaparsanız, hem sıralamada hem bulmada sorun yaşarsınız ancak eğer; 2006 klasörü içinde 09 klasörü onun içinde de 07 klasörü koyarsanız, aradıklarınızı çok daha kolay bulmanız mümkündür. Günlere kadar inmeniz gerekmiyor aylar gerekiyorsa da 2006 içinde sadece 07 klasörü koyabilirsiniz.
Ayrıca ne olursa olsun geleceği de düşünerek örneğin bir resim arşivinizi düz rakamlar ile oluşturuyorsanız, bunu da ilk baştan çok haneli yapın. Örneğin resimlerinizi 1.jpg, 2.jpg, 3.jpg şeklinde isimlendirmeyin. 001.jpg, 002.jpg olarak isimlendirin ki 100.jpg'ye ulaştığınızda bu dosya, 2.jpg'den önce listelenmesin. Bu biçim, dosya arşivlemeden web tasarımına pek çok konuda geçerli bir kullanımdır.
Eğer tek tek dosyaları isimlendirmek ile uğraşamam diyorsanız "batch file renamer" adı verilen, çoklu dosya isimlendirici programlar kullanabilirsiniz. Örneğin meşhur dosya yöneticisi Total Commander içinde böyle bir isimlendirme programı bulunuyor. Ayrıca batch rename şeklinde internette arama yaparsanız yine pek çok program bulabilirsiniz.
Ancak bir tavsiyem de bu programları kullanmadan önce dosyalarınızı yedeklemeniz yönündedir. Zira isimleri yanlış değiştirdikten sonra geri dönüşünüz ancak böyle mümkün olacaktır.