Hedeflerinizi göstermek ve dikkatlerini odaklamak için kullanışlı görsel yardımcılar bulundurarak çalışanları ve müşterileri toplantılara etkin bir şekilde dahil edebilirsiniz. Bir toplantı tek bir konuda uzun uzun ders veren bir kişiden oluşuyorsa, kimsenin ilgisini çekmesi zordur. Bunun yerine, izleyicilerinizin odaklanmasını sağlamak için grafikler gibi görüntüleri ekrana yansıtın veya göz alıcı el ilanları dağıtın.
1
Toplantı için bir gündem yazın, ele alınacak her konuyu veya yapılacak her sunumu açıkça belirtin. Katılımcılara bir veya iki gün önceden gündemi e-posta ile gönderin ve toplantının başında dağıtmak üzere basılı kopyalar bulundurun. Gündem, toplantının yolunda gitmesine yardımcı olacaktır.
2
Toplantı sırasında yaptığınız sunumlara eşlik edecek bir slayt gösterisi oluşturun. Katılımcılarla konuşacağınız verileri açıkça gösteren grafikler kullanın. Örneğin, mağazanızın her ay yaptığı satış sayısını tartışıyorsanız, satışları aydan aya gösteren bir çubuk grafik oluşturun.
3
Slaytlarla gösterdiğiniz görsel yardımların aynılarını yapın ve bunları toplantı sırasında dağıtın. Katılımcılar, bildiriler üzerinde not alabilir ve daha sonra bilgilere kolayca başvurabilir.
4
Toplantı sırasında beyin fırtınası yapmak için bir not defteri veya beyaz tahta kullanın. Bir kişiden yazıcı olmasını isteyin ve ona kalem vermesini isteyin. Ana fikri not defterinin veya beyaz tahtanın ortasına yazmasını sağlayın, ardından ekibin ortaya attığı diğer fikirleri birleştiren çizgiler çizin. İşiniz fikir oturumunu yönetmek ve işleri ilerletmek. Toplantının sonunda, beyaz tahtanın bir fotoğrafını çekin ve resmi katılımcılara e-posta ile gönderin.
5
Anlatmak için videoyu kullanın. Toplantınız müşteri geri bildirimlerini incelemekse, müşterilerle yapılan görüşmelerin videosunu veya bir odak grup oturumunu oynatın, böylece siz ve çalışanlarınız insanların ne düşündüğünü açıkça anlayabilirsiniz. Ardından, müşteri taleplerini karşılamaya yardımcı olacak yeni yollar üzerinde beyin fırtınası yapın. Yeni bir reklam kampanyasını değerlendiriyorsanız, potansiyel reklamların videosunu oynatın ve hangisinin en çok işe yaradığını tartışın. Reklamlar için fikirler geliştiriyorsanız, iyi çalıştığını düşündüğünüz reklamların videolarını incelemeyi düşünün ve ekibin her birinin artılarını ve eksilerini tartışmasını sağlayın.