Kariyer yolunda (eğitim ve kariyer dahil) doğru soruları sormak önemlidir. Her durumda, her bir bağlamı, hedefi ve kısıtlamayı anlaman ve değerlendirmen gerekir. Her bir durumun ayrıntılı analizi, bir soruna mümkün olan en iyi şekilde yaklaşmana olanak tanır.
5N1K bu metodolojik düşünceye ulaşmak için kullanılabilecek basit, güvenilir ve çok yönlü bir araçtır. Bu yöntemi keşfettiğin zaman kariyer, eğitim ve özellikle proje yönetimi konusunda oldukça rahat etmiş olursun. Çünkü elinin altında her koşulda kullanılabilecek önemli bir yöntem olur.
5N1K nedir?
5N1K nedir? Tanımını yapmak gerekirse bu yöntem aynı zamanda 5N olarak bilinir. İngilizce olarak ise Five W olarak adlandırılır. 5N1K ise her harfin bir soruya karşılık geldiği bir kısaltmadır: ne, nerede, ne zaman, nasıl, neden ve kim.
Bu yöntem veya bu teknik, bir durumu anlamana, tüm yönlerini analiz ederek sorunu ayırt etmene olanak tanır. Özellikle pazarlama gibi alanlarda 5N1K yöntemi, bir durumu daha iyi anlamak, kapsamak, açıklığa kavuşturmak ve yapılandırmak için gereken bilgileri ayırt etmeni sağlar.
Bu araç özellikle gazeteciler arasında popülerdir. Aynı zamanda farklı bağlamlarda kullanılır ve uygulanır. Doğru soruları sormana, sorgulamanı genişletmene ve doğru bilgileri almana yardımcı olur. Bu da en iyi çözümleri bulmana aracılık eden bir çözümün bulunması anlamına gelir.
5N1K yönteminin avantajları nelerdir?
5N1K yöntemi sorunun gerçek doğasını belirlemek ve bağlamı tam olarak tanımlamak amacıyla kullanılır. Mevcut duruma ilişkin bir rapor hazırlamak için gerekli tüm verileri toplamak üzere bir dizi soru soru sormaktan oluşan bir yöntemdir.
Tamamen yapıcı bir analiz sürecinde, kapsamlı kaliteli verilerin derlenmesi esastır. Bu nedenle, açık soruların kullanılması gerekir. Böylece sorunun tam olarak belirlenmesi ve açıklığa kavuşması daha kolay hale gelecektir. 5N1K yönteminin avantajlarından yararlanmak için bu bir gereksinimdir.
- Basit: Bu soruları başarılı bir şekilde sormak için eğitime veya yöntemde yetkilendirilmiş kişilere gerek yoktur.
- Sistematik: Başarının anahtarı her zaman tüm soruları her fırsatta sormaktan geçer.
- Çok yönlü: Düzeltici bir önlem uygulamak için yeni bir süreç tasarlamak adına eşit derecede iyi kullanılabilir bir yöntemdir.
- Kapsamlı: Yöntem sorunun her açıdan görünümünü elde etmek ve çözüme giden yolu saptamak için kullanılabilecek kadar kapsamlıdır.
5N1K soruları neler?
5N1K soruları ele alınırken bilinmesi gereken çok önemli durumlardan birisi “her sorunun gerçek bir cevabının” olmasıdır. Çünkü sorulacak olan soruların herhangi birinin kısaca “evet” veya “hayır” ile cevaplanması mümkün olmayacaktır.
- Ne: Görevin, projenin, çalışmanın tanımı, amacı veya problemin tanımı.
- Neden: Çalışma yöntemine veya amaca ait gerekçenin net bir biçimde açıklanması.
- Nerede: Çalışmanın gerçekleştirileceği ilgili yerin tanımlanması.
- Ne zaman: Çalışmanın gerçekleştirileceği veya gerçekleştirildiği zamanın net olarak belirlenmesi.
- Nasıl: Çalışma kapsamında kullanılacak yöntemin nasıl olacağının belirlenmesi.
- Kim: Çalışmadan etkilenecek kişiler, sorumlular ve ilgili paydaşların açıklanması.
5N1K yöntemini bir sorgulama tekniği olarak ele almak mümkündür. Bu bağlamda bilgi toplarken ve bir problemi araştırırken kullanılabilecek bir yapıdır. Belirli bir sorunun altında yatan neden-sonuç ilişkisine odaklanır. Aşağıda 5N1K soruları için örnekler bularak bunu daha iyi anlayabilirsin.
1. Ne?
- Firma hangi ürünleri üretiyor?
- Firma hangi yedek parçaları üretiyor?
- Firmanın başka bir şey üretebilmesi mümkün mü?
- Firmanın ne üretmesi gerekir?
2. Nerede?
- Üretim nerede yapılır?
- Neden bu tesiste üretim yapılmalıdır?
- Üretim yerinin değiştirilmesi mümkün müdür?
- Üretim nerede yapılmalıdır?
3. Ne zaman?
- Üretim işlemi ne zaman başlayacak veya başladı?
- Neden o zamanı seçtiniz?
- Başka zamanlarda üretim yapılabilir mi?
- Üretim sonrası işlem süreci öne taşınabilir mi?
4. Neden?
- Neden ilgili teknik kullanıldı?
- Neden değişiklik yapılamaz?
- Neden ürün kullanılamaz?
- Neden üretim sürecinde belirteçler kırmızıya dönüyor?
5. Nasıl?
- Üretimi nasıl gerçekleştiririz?
- Neden bu yöntemi kullanmalıyız?
- Üretimi yapmanın başka bir yolu var mı?
- Yöntem değiştiğinde genel durum değişirse ne yapmalıyım?
6. Kim?
- Sorumlu kişi kimdir?
- Bunu kim yapıyor?
- Neden yapmasına izin verilmelidir?
- Sorumsuzluk durumunda bireyin değiştirilmesi mümkün müdür?
5N1K yöntemi nasıl kullanılır?
5N1K yönteminin birbirinden farklı birçok uygulaması vardır. Sadeliği ve çok yönlülüğü sayesinde yöntemin çeşitli yapılara ve sorunlara mükemmel bir biçimde uyum sağlaması söz konusudur. Bu nedenle eğitim, kariyer, proje yönetimi ve problem çözme gibi pek çok alanda kullanılır.
- Bir pazara giriş stratejisi tasarlamak veya iyileştirmek için strateji düzeyinde kullanılabilir.
- Beyin fırtınası oturumları sırasında organizasyonu ve süreçleri iyileştirmek için yönetim düzeyinde kullanılabilir.
- Sorun çözme destek aracı olarak kalite düzeyinde kullanılabilir.
- İlerleme yolunda çözümlerin ve fikirlerin ortaya çıkma durumunu hızlandırmak için yenilikçilik düzeyinde kullanılabilir.
- Genel olarak proje yönetimi (aşağıdaki örneklerde görebilirsin) seviyesinde kullanılabilir.
5N1K yönteminin uygulanması sırasında aşamalar söz konusudur. Bu aşamalar sayesinde yöntemi anlamak daha kolay hale gelir. 5N1K adından anlaşılabileceği gibi 6 farklı aşaması söz konusudur. Her aşamada farklı sorular sorulur.
İlk aşama genelde konuyu, problemi veya sorunu tanımlamak ile başlar. Burada bir öncelik haline getirme yapılması gerekir. Diğer aşamalarda ise sorulardan alınan cevaplara göre ilerleme kaydedilir. Aşağıda yer alan örnekler dahilinde bu yöntemin nasıl kullanılacağını öğrenebilirsin.
5N1K yöntemi için birkaç örnek
5N1K popüler olduğu kadar kullanımı kolay bir yöntemdir. Sadece doğru soruları doğru noktaya yönlendirmek yeterli olacaktır. Okul projende veya iş projende bu yöntemi kullanman gerekiyorsa ama nasıl yapacağını bilmiyorsan aşağıdaki örneklere göz atabilirsin.
Çözüm odaklı 5N1K örneği
5N1K gerçek anlamda yeri doldurulamaz bir sorun çözme aracıdır. Çünkü bu araç veya bu sorular grubu doğru soruları sorarak potansiyel olarak sorunlu olan bir durumu anlamına yardımcı olur. Örneğin, aşağıda bir problemi çözmek için sorulan bazı 5N1K soruları vardır:
- Ne: Sorunun tanımı
- Nerede: Sorunun yeri
- Ne zaman: Hangi zamanda, ne sıklıkla
- Nasıl: Problemin etkileri
- Neden: Sorunların nedeni
- Kim: Sorumlu taraflar
Pazarlama stratejisi odaklı 5N1K örneği
Proje yönetiminde diğer birçok sektörde olduğu gibi etkili ve başarılı iş birliği için iletişim anahtardır. 5N1K yöntemi, uygulanması gereken eylem planının türünü belirlemene yardımcı olarak pazarlama ve iletişimde oldukça faydalı olan bir araçtır.
- Ne: Sorun tam olarak nedir?
- Nerede: İhtiyaç duyduğun bilgileri nereden alacaksın? İletişim kurmak istediğin yerler nereler?
- Ne zaman: Ne sıklıkla iletişim kurulacak? Belirli bir program var mı?
- Nasıl: Yerine koyacağın iletişim araçları nelerdir?
- Neden: İletişim kurulacak ürünlerin veya hizmetlerin faydaları nelerdir?
- Kim: Hedeflerin kimler? Kiminle iletişim kuracaksın?
Projeyi tanımlama odaklı 5N1K örneği
Bir projeye başlamadan önce organize olmak ve hemen hemen her şeyden önce projenin tüm detaylarını bilmek size yardımcı olur. Bu sorgulama yöntemi, başlamadan önce bir projenin tüm yönlerini tanımlamanı sağladığı için yararlı bir araçtır.
- Ne: Proje nedir? Hedefler nelerdir?
- Nerede: Proje nerede gerçekleştirilecek?
- Ne zaman: Ne zaman başlayacak? Ne kadar sürecek?
- Nasıl: Projeyi oluşturmak için hangi finansal kaynaklar kullanılacak?
- Neden: Proje neden gerekli? Sebepler ve amaçlar neler?
- Kim: Müşteriler kimler? Kullanıcılar kimler? Ekip üyeleri kimler?
Daha önce belirttiğim gibi 5N1K yöntemi gazeteciler arasında çok popülerdir. Bir durumu deşifre etmek için düşüncelerini yapılandırmana ve temel sorulara odaklanmana yardımcı olur. Bu açıdan birden fazla bağlamda kullanılabilir olduğu için yeri doldurulması zor bir araçtır.