Bir kuruluş tarafından alınan bazı kararların, belirli bir karar vermenin toplam maliyetini önemli ölçüde etkileyebilecek tedarik etkileri vardır. Tedarik, bir satıcı seçme, ödeme koşullarını tanımlama, stratejik araştırma, sözleşme görüşmesi ve hizmet ve mal satın alma gibi süreçleri içerir. Bir kuruluş için önemli olan tüm hizmet ve malların temini veya edinilmesi ile ilgilidir..
Özel sektörde, satın alma süreci, bir işletmenin kârlılığını artırmaya yardımcı olan stratejik düzeyde bir işlev olarak kabul edilir. Sadece süreçleri kolaylaştırmak ve hammaddelerin toplam fiyatını düşürmekle kalmaz, aynı zamanda kuruluşların en iyi tedarik kaynaklarını belirlemesine de izin verir. Sonuçta, düzgün çalışan bir alt çizgi sağlamaya yardımcı olur.
Kamu sektöründe, üst düzey yöneticiler kârlılığı azaltmaktan sorumludur. Satın alma işlevini yalnızca birkaç personel yönetmekte ve bu da bu sektördeki yolsuzluk olasılığını arttırmaktadır. Bu nedenle bir işletmenin genel çıktısının artırılmasına ihtiyaç vardır. Örneğin, personel verimliliğini artırmak ve hizmet kalitesini artırmak için eğitilebilir, bunun sonucunda çıktı iyileştirilebilir.
Zaman geçtikçe, ihale danışmanlığı, teklifler ve büyük yönetim etrafında, ihale ile ilgili bir dizi kısaltma da dahil olmak üzere bir dizi terim ortaya konmuştur. Birçok işletme bu koşulların farkında değildir, ancak küçük bir işletmenin girişimcisi veya sahibi olmak, alıcının satın almaya hazır olmasını etkili bir şekilde yönetmek istiyorsanız, amaçlarını bilmek önemlidir. Örnekler arasında RFI (Bilgi Talebi), EOI (Faiz İfadesi), RFP (Teklif Talebi), RFT (Teklif Talebi) ve RFQ (Teklif Talebi) bulunur. Bu terimlerin her biri tedarik fonksiyonunda özel bir amaca hizmet eder.
EOI ve RFP, tedarik fonksiyonunda en sık kullanılan terimlerdir ve her birinin tüm sürecin düzene konmasında özel bir rolü vardır. Birçok kişi süreçleri yürütürken bu terimleri karıştırır. Farklılıkları hakkında daha iyi bir fikir edinmek için, bu terimlerin ne anlama geldiğini bilmek önemlidir.
Faiz Kaydı (ROI) olarak da bilinen Faiz İfadesi (EOI) Bilgi Talebi (RFI) ile benzer bir işleve sahiptir. Resmi ve daha spesifik bir İhale veya RFT Talebi (ihale fonksiyonunda daha sonraki bir aşama) oluşturmak için ihalenin ilk aşamalarında bir tarama süreci olarak kullanılır. Bir şirket bir EOI yayınladığında, bir pazarın RFT'ye geçmeden önce daha fazla bilgi sağlama veya toplama yeteneğini tahmin etmek gerekir. Satın alma yapan bir şirketin EOI aracılığıyla bir yüklenici ataması pek olası değildir. Bunun gerçekleşmesi için, bir süreç RFT'ye ulaşana kadar ilerlemelidir.
EOI, herhangi bir şirketin öne çıkmasını sağlayan bir tür açık ihale türüdür. Zorlu bir rekabete yol açar ve yeni ve potansiyel tedarikçilerin çalışmalarını güvence altına alma avantajı sağlar. Bununla birlikte, inşaat sözleşmelerinde, sözleşmeye uygun olmayan tedarikçileri çekmek için büyük ölçüde eleştirilir, bu da zaman, para ve çaba kaybı ile sonuçlanır..
Bir EOI talep eden reklam, sözleşme makamının bir açıklamasını, sözleşmenin açıklamasını (bütçe ve ölçek gibi), sözleşme türünü, satın alma yolunu, şartlar ve koşulları, teslim adresini ve son teslim tarihini ve diğer bilgileri (iletişim bilgileri dahil) içermelidir , kuruluşun tanımı, teknik kapasite ve ilgili deneyim, personelin durumu ve deneyimleri, vb.)
Öte yandan Teklif Talebi (RFO) olarak da bilinen RFP, kolayca değiştirilebilen bir belgedir. Çoğunlukla bir alıcı, gereksinimlerini karşılamak için çözüm tabanlı bir yanıt aradığında ve diğer tekliflerin (fiyat hariç) her teklifin değerlendirilmesinde merkezi olduğu durumlarda kullanılır. Net çözümlerin veya spesifikasyonların bulunmadığı durumlarda da kullanılır ve satın alma departmanı bir dizi yenilik ve seçenek arar. Bu cihazlar RFT'den daha esnektir (normal olarak iyi tanımlanmış çözümlere veya özelliklere sahiptir). RFP temel olarak bir çözümün kolayca tanımlanamadığı profesyonel hizmetlerde kullanılır.
Bir RFP kuruluş ve iş alanı hakkında arka plan bilgileri içerir. Talep, kuruluşun aradığı çözümleri açıklayan özelliklerden oluşur. Ayrıca, tekliflerin nasıl derecelendirildiğine ilişkin değerlendirme kriterlerini, sözleşmeyi kazanan bir teklif veren tarafından gerçekleştirilecek görevleri açıklayan bir çalışma beyanını ve projenin biteceği zaman aralığını da içerir..
Bir RFP genellikle bir projenin karmaşık yapısı nedeniyle oluşturulur. Şirketler, bir dizi tedarikçiden iyi entegre bir çözüm ararken çeşitli teklif sahiplerinden faydalanabilir. Örneğin, bir şirket işini kağıt tabanlı bir ortamdan bilgisayar tabanlı ortama geçirmeyi planlıyorsa, yeni sistemleri kurmak ve işletmeye entegre etmek için gereken eğitime ek olarak yazılım ve donanım için bir teklif isteyebilir.
Kamu sektöründe, işletmeler bir çözümün maliyetini düşürmek için açık bir rekabet yaratmak için bir RFP düzenleyebilirler. Bununla birlikte, spesifikasyonlara en yakın RFP'nin mutlaka en düşük fiyata sahip olabileceği belirtilmelidir. Bir teklifi kabul ederken şirketler, maliyetin faydaları aşmadığından emin olmak için bir maliyet fayda analizi yapmalıdır..
EOI ve RFP arasındaki bazı farklar şunlardır:
EOI genellikle ilk tedarik seviyesinde yürütülür. Nihayetinde piyasaya daha sonraki aşamalarda girecek gereksinimleri kapsamak için alıcının endüstri girdisi için eğimli olduğu durumlarda serbest bırakılabilir. Daha önce tartışıldığı gibi, RFP normalde bir sonraki adımdır; burada alıcı, ürün veya hizmetlerin sunulması için çözüm tabanlı yaklaşımlar arar.
EOI genellikle birden fazla aşamaya sahiptir. Kısa listede bulunan isteklilerden kapsamlı teklifler talep etmeden önce potansiyel satıcıları veya tedarikçileri listelemek için kullanılır. Aksine, RFP'nin tek bir aşaması olabilir veya birden çok aşaması olabilir.
EOI, gerekli bilgilerin (isteklilerden) spesifik olduğu durumlarda kullanılır, ancak bir tedarikçinin gereksinimlere göre hizmet ve mal tedarik edip edemeyeceğine dair bir güvence yoktur. Ayrıca, EOI durumunda, alıcılar ayrıntılı bir talep oluşturmak için yeterli bilgiye sahip değildir. Öte yandan, bir RFP, gereksinimin gerektiği gibi tanımlandığı durumlarda kullanılır, ancak bir şirket esnek veya yenilikçi bir çözüm arıyor. Başka bir deyişle, bir alıcı gereksinimleri karşılamak için çözüm odaklı başvurular arar.
Sistematik bilgi akışı ile etkili kararlar alabilmek için farklı tedarik süreçlerinin farkında olmak çok önemlidir. Bu terimleri ve bu süreçte neden kullanıldıklarını açık bir şekilde anlamak, bir şirketin süreçlerini düzene koymasını ve tüm tedarik işleviyle ilgili daha derin bilgi edinmesini sağlar.