Muhasebeniz birçok farklı yoldan sapabilir. Ne zaman değişiklik yaparsanız - yeni muhasebe yöntemleri, yeni yazılım - kazara gelir veya giderleri yanlış beyan edebilirsiniz. Tahminler yaptığınızda, kolayca abartılı veya az gösterilen gelirlere yol açabilir. Personel üyeleriniz herhangi bir anda temel önlemleri atlamaya başlarsa, sorun çıkma olasılığı da vardır. Herhangi bir dönem için mali tablolarınız doğru olmalıdır, bu nedenle yanlış beyanları yakalamak bir zorunluluktur.
Tahminler Yapmak
Tahminler, doğaları gereği, şirketinizin gelecekteki performansını olduğundan fazla veya olduğundan az gösterme eğilimindedir. Gelir tabloları, satış iadelerinden ve faturalarını ödemeyen müşterilerden kaynaklanan potansiyel gelir kayıplarını tahmin etmelidir. Kayıplarınızı abartırsanız, şirket geliriniz gerçekte olduğundan daha kötü görünür. Az tahmin etmenin ters etkisi vardır.
Yanlış beyanı önlemenin en iyi yolu, standart muhasebe ilkelerine uymaktır. Her üç ayda bir alacak hesaplarının yaklaşık yüzde 10'unun ödenmediğini bildiğinizi varsayalım. Bunu kötü bir borç ödeneği olarak kullanmak güvenlidir ve eğer yanılıyorsanız mali tablolarınızı düzeltin. Bunun yerine, bunun eksik bir ifade olduğunu bilerek yüzde 1'lik bir kötü borç ödeneği belirlerseniz, yanlış bilgileri bildirmek için başınız belaya girebilir.
Prosedürü izleyin
Dijital çağda bile, muhasebe hataları, insanlar bir şeyleri yazmadığı için meydana gelir. Küçük iş masraflarını (fotokopi kağıdı, otoyol geçiş ücretleri, aşırı çalışan çalışanlar için öğle yemeği) ödemek için küçük nakit kullanırsanız, bu bireysel faturaları girmeye değmeyebilir. Zamanla ekleyebilirler: Haftada kaydedilmemiş 10 $, yıl sonuna kadar 520 $ 'lık bir abartıdır. Ya da bir müşterinin siz kapıdan çıkarken bir çeki düşürdüğünü varsayalım. Parayı bankaya yatırabilir ve ödemeyi girmeyi unutabilirsiniz, bu nedenle kayıtlarınız nakit parayı olduğundan daha az gösterir.
Herkesi işlemleri derhal kaydetmesi için eğitmek yanlış beyanları azaltabilir. Banka ekstrenizi uzlaştırmak gibi basit adımlar daha fazla hatayı yakalayacaktır.
Değişiklikleri Dikkatlice Yapın
Muhasebe yöntemlerinizi her değiştirdiğinizde, yanlış beyan olasılığı vardır. Nakit muhasebeyi kullanarak işinize başladığınızı ve ardından tahakkuk yöntemine geçtiğinizi varsayalım. Tahakkuk esaslı muhasebede ödeme için beklemezsiniz; kazandığınız anda gelir girersiniz. Bu, yalnızca geliri bildirdiğinizde değil, aynı zamanda defterlerinizde nasıl izlediğinizde de değişir. İşlerin ters gitmesi kolaydır.
Bazı şirketler, örneğin, ödenecek hesaplar ve nakit için farklı programlar kullanan birden fazla yazılım sistemi kullanır. Bir sistemin, şirketin ne kadar borcu olduğunu izini kaybetmesi veya diğerinin eldeki nakit parayı fazla hesaplaması kolaydır. İki sistemdeki bilgileri uzlaştırmak, işletmenizin sağlığı ve doğru bilgilerin mevcut olması için önemlidir.