BÜRO DÜZENLEME
1. BÜRO VE İŞYERLERİNDE FORM VE FORM KULLANMA ESASLARI
1.1. Form Kavramı ve Kullanım Amaçları
Form; birtakım bilgilerin toplanması, kaydı, gruplandırılması, kullanılması, transferi
ya da yayınlanabilmesi vb. amaçlarla hazırlanan, üzerinde sorular ve bunların
cevaplandırılması ile bazı kayıt, değerlendirme ya da işlemlerin yapılabilmesi için
boşluklar bırakılan kâğıt, defter ve kartonlardır.
Formlar "Kutu Form" ya da "Çizgi Form" olmak üzere iki ayrı türde çizilebilir.
1.1.1. Formların Önem ve Yararları
Formlar, yönetimde "karar vermek" ya da "bir işlemi tamamlamak" için gerekli olan
bilgileri kapsayan birtakım belge ya da çizelgelerdir. Kararların zamanında ve isabetle
verilebilmesi, etkin bir haberleşme, bir işlemin süratle tamamlanabilmesi, formların işe
uygunluğu ve gerekli bilgileri tam olarak kapsamasına bağlıdır.
Bürolarda form kullanılmasıyla işlerde sürat, düzen, ekonomi, kolaylık, birlik ve
benzerlik (standardizasyon) sağlamış olur.
1.2. Formda Aranan Özellikler ve Standardizasyon
1.2.1. İhtiyaç Belirleme Formlarında Aranan Nitelikler
Formların, yukarıda belirtilen yararları sağlayabilmesi için bazı niteliklere sahip
olmaları zorunludur. Form hazırlama, çizme, bastırma, stok yapma ve dağıtma ile form
kontrolü vb. işler esas itibariyle kuruluşun (kurumun-işletmenin) organizasyon ve metot
birimlerinin temel görevleridir.
Formun hangi birime ait olduğu, formun üst kısmına ilgili bölüm ismi yazılarak belirtilmelidir.
Formun yine üst kısmında bir başlığı bulunmalıdır. Bu başlık formun hangi iş
için kullanılacağını açıklayacak biçimde belirlenmelidir. "İhtiyaç ve Malzeme Tespiti Formu" gibi.
Formlardaki sorular tutarlı bir sıra izlemelidir. Örneğin, büroda gerekli araç,
gereç ve malzemelere ait sorular sorulmalıdır.
Bilgisayarda doldurulacak formlarda, kayıtların yapılacağı ve cevapların
verileceği boşluklar, satır araları ve sütunlar soru ya da cevaplama için
uygun ve yeterli genişlikte olmalıdır.
Gereksiz ya da doldurmaya yeterli olmayan boşluklar, satır araları ve
sütunlar bırakılmamalıdır.
Form, daktilo makinesi ile doldurulacaksa çizgiler ve cevap boşlukları
makine aralığı ve harf genişliği gözönünde tutularak uygun biçimde düzenlenmelidir.
Formun görünüşü karışık ve dolduranı ürkütücü olmamalıdır. Form, göze hoş görünmelidir.
Formun doldurulmasına ve kullanılmasına ilişkin bir "Açıklama" bulunmalıdır.
Açıklama, form dolduracakların rahat ve kolayca anlayabilecekleri bir dille
yazılmalıdır. Açıklamalar mümkünse formun üst tarafına, değilse arkasına
yazılmalıdır. Arkaya yazılan açıklamalar için formun üst kısmında "DİKKAT
- Formun doldurulmasına ilişkin açıklama arkadadır" biçiminde bir uyarı yazısı bulunmalıdır.
Açıklamanın anlaşıldığından emin olunabilmesi için hazırlanan form onu
dolduracaklarla görüşülerek test edilmelidir.
Formun en alt kısmında:
Formun ilk kullanılmaya başlandığı tarih,
Formun numarası,
Stok numarası,
Formun son basıldığı tarih
Kaç adet basıldığına ait bilgiler bulunmalıdır. (1986–315, 1992– 6000)gibi.
Formdaki yazılar, mümkün olduğunca yatay yazılmalıdır.
Formlarda çizgiler varsa bunlar tam çizilmeli nokta (kesik) çizgiler
bulunmamalıdır. Formu doldururken yazılar bu noktalar üzerine gelirse okunması güç olur.
Formda bilimsel, hukuksal, tıbbî ya da teknik soru ve sözcüklere yer
verilmemelidir. Herkesin anlayacağı dilde olmalıdır.
Sorular formu dolduranın rahatça anlayıp doğru cevap verebileceği biçimde açık sorulmalıdır.
Gerektiğinde cevaplar saptanıp gruplandırılmalıdır. Böylece, cevap
verenlerin seçecekleri cevabı işaretlemeleri yeterli olur ve az zaman alır.
Örneğin; “Kullanabileceğiniz Makineler: Bilgisayar, stenografi, faks” gibi.
Cevaplar, boşluklar içine bir işaret koymakla belirlenir. Örneğin: (x) [/]
Resim1: Büroda form oluşturma
1.2.2. Formların Çizilmesi
Formlar işe uygun ve ekonomik biçimde çizilmelidir. Formların çizilmesinde estetiğe
ve form tekniklerine eşit oranda yer verilmelidir.
1.2.3. Bir Form Aşağıdaki Adımlarla Çizilir
Formun ilgili olduğu işlem, yöntem ya da sistem incelenip geliştirilir. Formun
kullanacağı yer (büro, ambar, arazi...) saptanır.
Form tasarlanır. Bu sırada form kâğıdının kalitesi, rengi ve normu ile kopya adedi ve
kopyaların rengi, yaprak, defter ya da cilt halinde olması, daktilo, bilgisayar ya da el ile mi
yazılacağı konusunda düşünülür ve karar verilir. Form taslak olarak çizilir.
Form, kullanacak kişilerle test edilir. Daha sonra forma uygun bir biçim verilir. Bir
form üst, gövde ve alt olmak üzere üç kısımdan oluşur.
Son şekle gelen forma a) ekonomi, b) genel görünüş, c) kâğıt normları, d) konacağı
dosya boyutları gözönünde tutularak kesin biçim verilir.
Formun teksir mi ettirileceği, yoksa basımevinde mi bastırılacağı kararlaştırılır.
Bu karara formun miktarı, kullanılmasına karar verilen kâğıdın cinsi, harf puntosu,
formun büyüklüğü, kopya adedi, takım ve cilt yaptırılıp yaptırılmayacağı, sayfalar arasına
karbon konulup konmayacağı, renkli olup olmayacağı, genel görünüşü hakkındaki düşünce
ve istekler etki yapar.
Basımevinde basılan formlar muntazam olur, değişik punto ve karakterlerde harf
kullanılabilir. Çok adette ve büyük boy kâğıtta basılabilir, renkli ve çok kopyalı olabilir,
ciltlenmeye müsaittir, ancak pahalıdır.
Teksir yolu, az masraflı ve her yerde uygulanan bir metot olmasına karşılık, bazı
sakıncaları önleyememektedir. Her cins ve norm kâğıda teksir yapılamaması, iyi
basılmaması (okunaklı olmaması), karbon kullanılmaya ve cilde müsait olmaması gibi.
Form, basımevinde basılacaksa bir «Baskı Talimatı» hazırlanmalı ve basımevine verilmelidir.
1.2.4. Kâğıt Normları ve Gramajları
Kâğıtların boyutlarına norm denmektedir. Ülkemizde Alman (DİN) normu kullanılır.
Ülkemiz kamu ve özel kesiminde yazı kâğıdı, formlar ve diğer baskı işlerinde
kullanılan kâğıt ve kartonlar altı seride toplanmaktadır. Bakanlar Kurulu, 25 Eylül 1940 tarih
ve 4443 sayılı kararnamesiyle, kamu kuruluşlarında kullanılacak kâğıt ve form boyutlarının
belirlenmesinde A serisinin (norm) temel alınmasını, zorunlu durumlarda B ve C serilerinden
yararlanmasını kararlaştırmıştır. Devlet Malzeme Ofisi de yasası gereği malzeme satmakta
olduğu kuruluşlara bu üç seriye giren boyutlarda kâğıt vermektedir.
A ve B serileri, daha sonra Türk Standartları Enstitüsünce, Uluslararası
Standardizasyon Teşkilatının ISO/R - 216 (1961) Sayılı Rekomandasyonu temel alınarak;
idari, ticari ve teknik alanlardaki yazı kâğıdı, katolog, formlar ve diğer basılı kâğıtların
boyutları için hazırlanan 24 Nisan 1967 tarih ve TS/506 sayılı standart ile Türk Standardı
olarak kabul edilmiştir. Bu standarda göre de A serisi esas alınmaktadır.
A normu kâğıt, B normu karton, C normu ise zarflar için kullanılmaktadır.
A ve B normları ve bunların mm. olarak karşılığı şöyledir.
Al Normu 594 x 841 mm’dir.
A2 Normu 420 x 594 mm’dir.
A3 Normu 297 x 420 mm’dir.
A4 Normu 210 x 297 mm’dir.
A5 Normu 148 x 210 mm’dir.
B l Normu 707 x 100 mm’dir.
B2 Normu 500 x 707 mm’dir.
B3 Normu 353 x 500 mm’dir.
B4 Normu 250 x 353 mm’dir.
B5 Normu. 176 x 250 mm’dir.
1.2.5. Form Çizme Ölçekleri
Formların hazırlanmasında ve ölçülendirilmesinde metrik sistem yanında, matbaa
birimi olan kadrat-ölçüsü de kullanılmaktadır, l kadrat 12 puntodur ve yaklaşık 4.5 mm’dir.
Ölçülendirmede yararlanılan daktilo atlama aralığı ve kıyaslama açısından İnç ölçeği de
diğer birimlerle birlikte verilmiştir.
1.2.6. Form Analizi
Formların analizi, formların yukarda belirlenen niteliklere kavuşturulması amacıyla
yapılan bir inceleme ve eleştiridir. Bir formun analizi o forma ilişkin bir dizi sorular
sorularak gerçekleştirilir. Örneğin;
Formun bir başlığı var mı?
Dosya payı yeterli mi?
Kâğıt normu uygun mu?
Kâğıt cinsi işe uygun mu?
Cevap boşlukları uygun mu? vb.
Form analizi bir form için uygulandığı gibi, aynı anda birbirileriyle ilgili, aynı amaçla
ya da aynı işlemde kullanılan çeşitli formlar için birlikte de uygulanabilir. Bu durumda
«Form Analiz Çizelgesi» kullanılır. Formların analizi sonunda bir form geliştirilir ya da
birçok form standardize edilir.
1.2.7. Formların Geliştirilmesi
Başka bir deyişle, formların geliştirilmesi; bir formu alarak daha uygun hale
getirmekten ya da o formun kullanımdan kaldırılmasının mümkün olup olmadığını
saptamaktan çok, o formun kullanıldığı işlemin basitleştirme olanaklarının aranılmasıdır.
Çoğunlukla form analizi yolu ile alınan işlemlerin gereksiz olduğu görülerek (o işleme bağlı
formlarla birlikte) işlemin ortadan kaldırıldığı bir gerçektir ve onlara bağlı olarak form
geliştirilmelidir.
Ayrıca, bir formun geliştirilmesi sırasında aşağıdaki hususlar da gözönünde tutulmalıdır.
Formun NİÇİN- NEREDE- KİM TARAFINDAN ve NE KADAR SIKLIKLA
kullanılacağı dikkate alınmalıdır. Forma ve formun biçimine, bu soruların cevapları
incelenip tartışıldıktan sonra karar verilmelidir. Formların analiz edilip basitleştirilmesi esas alınır.
Formların standardizasyonu ile birlik, düzenle beraber özellikle kâğıt ve baskı
masraflarından da büyük ve önemli oranda azalma sağlanır.
Formların hazırlanmasında yukarda belirtilen normlara uyulmalıdır. Aksi halde
gereksiz kâğıt israfı olur, masraf artar.
Resim 2: Büroda form standardizasyonu
1.3. Formların Standardizasyonu
Her kuruluşta, hatta kuruluşların değişik birimlerinde ya da benzer işlerde çeşitli ve işe
uygun olmayan formlar kullanıldığı bir gerçektir. Bunun önlenmesi form standardizasyonu
ile mümkün olabilir.
Form standardizasyonu birkaç grupta ele alınabilir.
1.3.1. Kurumsal Form Standardizasyonu
Bu tür bir çalışmada, yalnız bir kuruluşun çeşitli merkez birimlerinde ya da taşra
kuruluşlarında kullanılan aynı ya da benzer amaçlı formların standartize edilmesidir. Sağlık
Bakanlığı’na bağlı 600 hastanede kullanılan «Ameliyat Formu»nun standardize edilmesi
gibi. Bunlar, her hastane tarafından ayrı bastırıldığında norm, biçim, renk bakımlarından
birbirlerinden farklı olur. Her hastanede ayrı bastırıldığı için maliyetleri de yüksektir.
Bakanlık bunları merkezde standardize ederek tek elden bastırıp dağıtınca hem ucuz, hem de
standart form elde edilmiş olur.
1.3.2. Kurumlararası Form Standardizasyonu
Bu tür standardizasyonda, birden fazla kuruluşta aynı amaçla kullanılan formlar
standardize edilir. Bu çalışmalar, 1965–1984 arasında DMO tarafından yürütülürken
1984’ten bu yana TSE tarafından yürütülmektedir. Halen yüzlerce form standardize edilmiştir.
1.3.3. Çeşitli Amaçlarla Kullanılan Formların Standardizasyonu
Aynı işlemin tamamlanması için kullanılan birçok formun tek form haline getirilmesi,
bu olamazsa, en az adede indirilmesi için yapılan bir Form Standardizasyonudur. Kuşkusuz
burada da önce işlemin analiz edilip basitleştirilmesi esas alınır.
Formların standardizasyonu ile birlik düzenin yanında özellikle kâğıt ve baskı
masraflarından büyük ve önemli oranda tasarruf sağlanır.
1.4. Form Kontrolü
Form kontrolüne, «form yönetimi» de denmektedir. Form kontrolü; formların analiz,
ve standardizasyonu, çizilmesi, bastırılması, depolanması (stok yapma) ve dağıtılması
işlerinin bütün kurum için merkezi bir birim tarafından düzen ve disiplin içinde yürütülmesi
olarak tanımlanabilir.
İncelemeler, her kurumda gereğinden %20–50 fazla form kullanıldığını, tekrar ya da
az farklı formlar bulunduğunu, aynı iş için kuruluşun değişik birimlerinde ayrı ve çeşitli
formlar çizilip bastırıldığını göstermektedir. Bu sakıncaları form kontrol düzeni giderebilir.
Bu amaçla bakanlık ve bağımsız genel müdürlüklerde merkezi bir «Form Kontrol Birimi»
kurulması ya da «Form Kontrol Uzmanı» bulundurulması uygun olur. Bu iş genellikle bir O
ve M hizmeti olup kurumların Organizasyon ve Metot Birimleri içinde yürütülür.
Form Kontrol Birimi ya da uzmanının bilgisi dışında hiçbir ünite ya da memurun
form çizmesine müsaade edilmez. Bu husus «Form Yönetmeliği» ile sağlanır. Form
istekleri ilgili birimlerce formun amacını ve kullanılma yerini açıklayan bir yazı ile Form
Kontrol Birimine ya da uzmanlarına gönderilir. Form Kontrol Birimi ya da uzmanı konuyu
inceler, ilgililerle görüşür ve bir form taslağı hazırlar. Formu isteyen birimin de görüşünü
alarak form tamamlanır.
Form Kontrol Birimi ya da uzman kurumdaki her form için ayrı bir dosya açar. Bu
dosyada o formun bütün tarihçesi ve gördüğü işlemler, ona ilişkin yazışmalar, öneriler,
formun geçirdiği değişiklikler, formun kullanılacağı iş ve işte uygulanan metotlarla, bu
metotların gelişmesine ait bilgiler topluca bulunur.
Bütün formlara Form Kontrol Birimi ya da uzmanı tarafından bir numara verilir.
Formlar stok edilir, gereksinme duyan birimlere merkezden dağıtılır.
Form kontrolünün amacı; uygulandığı işlemin, işin ya da sistemin incelenerek
geliştirilmesi ve önerilen yeni durumda işe uygun, kullanışlı ve ekonomik formlar
hazırlanması, bunların gereken miktarlarda basılarak israf edilmeden kullanılmalarını, bir
elden yöneltilmesini ve bu düzenle formların geliştirilmesini sağlamaktır.
1.4.1. Formun Bürolardaki Kullanımı
Form gerek kamu kuruluşlarında, gerek işletmelerde her an doldurulan, kullanılan, bilgi
aktarılan önemli bir araçtır. Denebilir ki, büro ve işyerlerinde ilgili personel ve iş takip edenler
her iş için en az bir formdoldururlar. Böylece her yıl iş sahipleri tarafından yalnız devlet dairelerinde
milyonlarca formkullanılmaktadır.
Yapılan incelemelere göre kamu kesiminde 400.000’den fazla tür form
kullanılmaktadır. Formların yönetimdeki yeri ve önemi hakkında bir fikir verebilmek üzere
her tür formdan yılda ortalama olarak 10.000 adet kullanıldığı ve her birinin yaklaşık olarak
(çoğu birkaç kopyalı ve renkli olabilir,) 1YTL’ye mal olduğu varsayılırsa, kamu kesiminin
yıllık form kullanma masrafı yaklaşık 400.000xl0.000= 4.000.000.000,
4.000.000.000x1YTL= 4 milyar YTL olur. Bu büyük rakam yalnız kâğıt, baskı, cilt
masraflarıdır. Ayrıca form doldurmak işin sarfedilen emek, dosyalama, pul, posta vb,
masraflar eklenirse toplam rakam iki kata çıkacaktır ki, bu yaklaşık 8.000.000.000 YTL eder.
Bu rakam, kurumlar seviyesinde yapılacak olan form standardizasyonu ile her yıl %10
azaltılabilse, bütçeden yılda 800.000.000 YTL Tasarruf sağlanmış olacaktır. Bu para ile de
her yıl bir kâğıt fabrikası kurulabilir.
Bürolarda makine araç ve gereç ile malzemelerin tespiti, düzenlenecek formlarla
rahatlıkla yapılır. Bu tespite göre hangi birimin nelere ihtiyacı olduğu, bunların büroya
uygunluğu araştırılır. Bir ihtiyaç listesi tespit edilir, gerekli siparişler verilir.
Resim 3: Büroda formlara göre araç ve gereç ile malzemelerin tespiti
Örnekler
Yukarıda açıklanan esaslara uygun olmayan kötü bir form (Örnek 1) ile bulunan geliştirilmiş
biçimi (Örnek 2) iyi form örnekleri olarak sonraki sayfalarda görülebilir.
2. BÜROLARDA KULLANILAN GEREÇLER
Bürolarda çeşitli gereçler kullanılmaktadır. Bunların başlıcaları masa, iskemle,
dolap, etajer gibi gruplarda toplanabilirler. Grupların her birini çok ayrıntılı olarakda sıralanabilir.
Örneğin:
Masalar; memur, şef, müdür, sekreter, teknisyen, teknik ressam masaları olarak ayrılabilir.
İskemleler; değişik görev sahipleri için imal edilen iskemle, koltuk, döner koltuk,
yükselip alçalabilen, yürüyen koltuk vb. türlerde olabilir.
Dolaplar; dosya, kartoteks, arşiv, kırtasiye..dolapları gibi değişik türde, değişik
modelde (tahta, aliminyum, çelik, teneke...) yapılmış olabilir.
2.1. Büro Makinelerinin Çeşitleri
Büroların büyüklüklerine ve türlerine göre değişmekle birlikte, pek çok büro makinesi
tüm bürolar için ortak kullanım aracıdır. Bürolarda işlerin yapılabilmesi için ve verilen
hizmetin kalitesini artırabilmek için pek çok büro makinesi kullanılmaktadır. Bu makineler şunlardır.
Büro makinelerinin çeşitleri
Otomatik veya standart yazı makineleri (Elektronik ve mekanik daktilolar)
Bilgisayarlar
Fotokopi ve teksir makineleri
Faks ve teleks makineleri
Elektronik dizgi makineleri
Elektronik hesap makineleri
Dikte ve çevirme makineleri
Yazıcı
Tarayıcı
Evrak imha ve kâğıt kesme makinesi
Hava temizleme makineleri
Para sayma makinesi
Tepegöz
Slayt makinesi
Projeksiyon cihazı (Data show)
2.2. Büro Makinelerinin Kullanımı
Bürolarda işlerin aksamadan yürütülebilmesi için büro makinelerinin kullanılması
gerekmektedir. Zaman zaman işlerin yapılmasında, insan gücü yetersiz kalmaktadır. İnsan
gücünün yetmediği işlerde, işi en kısa, en doğru ve kaliteli biçimde gerçekleştirmeyi
sağlayan makineler, her geçen gün geliştirilerek, insanın en büyük yardımcısı haline
gelmiştir. Çağdaş bir iş yeri, teknolojinin nimetlerinden yararlanarak, büroda insan-makine
ilişkisini en iyi sağlayan işyeridir. Verimlilik koşullarını sağlayabilmek için, işin en kısa
zamanda, en az emek ve para harcanarak yapılmasıdır. Bu sayede işletmeler, amaçlarına
daha kolay ulaşır ve pazardan aldıkları payı artırırlar.
Makineyle yapılan işlerde İşin maliyeti düşer, iş tıkanıklığı önlenir, Hızlı ve temiz iş
çıkar, zaman tasarrufu sağlanır, işin kalitesi artar, yapılan işlerin kontrolü kolaylaşır, verimlilik artar.
Bilgisayar
Teknoloji çağında bilgisayar, işlerin yürütülmesinden takibine, haberleşmeden
yazışmaya, yazışmadan dosyalamaya kadar pek çok alanda kullanılmaktadır. Bilgisayarın bu
kadar yaygınlaşmadığı dönemlerde haberleşmede büyük ölçüde kâğıt kullanılırken, bugün
gelişen teknoloji sayesinde kâğıt artık daha az tüketilmektedir.
Dijital optik okuma, kaydetme ve çağırma gibi donanımlar mevcuttur. Dijital telsiz
telefon, masa üstü, video konferans gibi hızla gelişen yeni teknoloji bürolardaki kâğıt
harcamasını azaltmıştır.
Faks, fotokopi makinası ve bilgisayar gibi diğer iletişim araçlarının gelişmesi,
günümüzde yazışmayı hızla kolaylaştırmıştır.
Bilgisayarlar sayesinde; bürolarda yazışma, dosyalama ve arşivleme işi de sanal
ortamda internet üzerinden anında gerçekleştirilmektedir.
Resim 4: Büroda kullanılan bilgisayarlar
Faks Makinesı
İletişim alanında her türlü yazı, şema, fotoğraf, harita, basılı kâğıtları istenilen
uzaklığa kopyalamak suretiyle ileten, çağdaş bir iletişim aracıdır.
Faks olmazsa olmaz büro makinesidir. Faks makinesi, gönderilmek istenilen yazının
veya herhangi bir dokümanın çok sayıda noktalardan oluşmuş biçimdeki metnini elektronik
ortamda benzerine dönüştürerek sinyaller halinde bir taşıyıcı dalgaya bildirir. Karşısında
bulunan aynı araçta, yani alıcı istasyonda aynısı kopya olarak çıkar. Bu kot ışını tüpleri
aracılığıyla, basınca duyarlı kâğıt, skerografi gibi yöntemlerle elde edilme biçimidir.
Faks, katlanmış, kırılmış kâğıtları keserek, parçalı halde verir. Onun için kâğıtların
katlanmış veya yıpranmış olmamasına dikkat etmek gerekmektedir.
Teleks Makinesı
Teleks, telefon gibi hatla çalışır. Ancak telefonun aksine kodlanmış sinyalleri yazılı
mesaj şeklinde iletir. Teleks otomotik olarak çalışır. Teleksi çeken kişinin karşısında, bir
teleks operatörünün olmasına gerek yoktur. Teleksi çeken, klavyenin tuşlarını kullanarak
mesajını yazıp iletebilir.
Fotokopi Makinesi
Bürolardaki yazılı iletişim araçlarının çoğaltılmasında kullanılan önemli bir araçtır.
Fotokopi makinelerinin en önemli özelliği kopyalama hızı, kopyaların renkli olup olmaması,
büyültme ve küçültme özelliğidir.
Telefon ve Telefon Santralı
Telefon, çok önemli ve yaygın kullanılan bir iletişim aracıdır. Bürolarda işlerin
yürüyebilmesi için vazgeçilmez büro malzemelerinden biridir. İletişim aracı olarak ister
işletmenin içinde, isterse işletme dışındaki iletişimimizi sağlayan ve işlerin hızlı bir şekilde
yapılmasında kullanılmaktadır.
İş ve insan yaşamının her alanına giren telefonun bulunmadığı bir işyeri, şirket, büro
düşünülemez. Bugün iletişimde hızlı ve etkili bir araçtır. Telefon hızla gelişmekte ve
yaygınlaşmaktadır. Artık klasik telefonların yanında, görüntülü telefonlar ve cep telefonları
şeklinde pek çok çeşidi kullanılmaktadır.
Telefon santralleri ise bir işletmede pek çok abonenin telefonu kullanması için kurulan sistemdir
2.3. Büro Makinelerinin Özellikleri
Büro malzemelerinin, büroda yapılacak işleri kolaylaştıracağı göz önünde
bulundurularak, seçimini dikkatli yapmak gerekmektedir. Seçilen makinenin büromuzun
türüne uygun olup olmadığı araştırılmalıdır. İşin niteliğine uygun makine seçilmelidir. Yine
makineyi kullanacak elemanların bilgi ve becerileri de önemlidir. Elemanlarımızın eğitimini
aldığı ve bildikleri makinelerin satın alınması kullanımını kolaylaştıracaktır.
Örneğin, PC alacaksınız ve elemanınız önceden Türk yazım düzeninde daktilo
yazmayı öğrenmiş ise Q klavye yerine, F klavye tercih edilmelidir. Makinelerin seçimini
etkileyen diğer bir faktör de yedek parça ve teknik destek kolaylığıdır. Seçilen demirbaşların
ayarlanabilir olanları tercih edilmelidir. Örneğin koltuklar, ayarlanabilir, alçaltılıp
yükseltilebilir olanlarını seçilmelidir, insan makine uyumunda kişi koltuğunu kendi boyuna
göre ayarlayabilmelidir. Kolay monte veya demonte edilebilen araçlar tercih edilmelidir.
Resim 5: Büroda kullanılan bilgisayar ortamı
2.4. Büro Makinelerinin Yerlerinin Seçimi
Büro makinelerinin yerleri seçilirken de titizlik gösterilmelidir. Makinelerin ortak
kullanımda olanları, tüm kullananların kolay ulaşabileceği bir yerde bulundurulmalıdır.
Kullanılacak bu makinelerin iş akışına uygun yere konulmasına dikkat edilmelidir.
Çalışanlar ile makine arasında ergonomik koşulları sağlayacak şekilde yerleşim planı
yapılmalıdır. Makinelerin kullanacak personeli yormayacak şekilde olmasına dikkat
edilmelidir. Çalışanı yormayacak oturma, yorulmadan kullanabilme, rahat görebilme
imkaları sağlanmalıdır.
2.5. Bürolarda Bilgisayar Kullanımı
Windows işletim sisteminin (Windows 98/Me/2000 yada XP) ve Office Seti (97/2000
yada XP). 2000’den itibaren çeşitli türleri bulunmaktadır. (Standart, Home, Professional vb).
Office’in ise 97’den itibaren standart ve Professional türleri bulunmaktadır. Office
Professional seti içerisinde yazışma işlerinde kullanılan Word kelime işlemcisi, hesap
işlerinde kullanılan Excel hesap tablosu, sunu hazırlamakta kullanılan PowerPoint sunu
programı, verilerin daha yararlı kullanılabilir hale getirilmesini sağlayan Access veritabanı
programı., Word/Excel/Access/Powerpointte yapılan çalışmaların birbirine bağlanmasını ve
düzenlenmesini sağlayan, ciltçi programı ve elektronik posta alma/gönderme/düzenleme
programı Outlook bulunmaktadır. Bürolarda çalışan kişiler bu programların tamamını ya da
bir kısmını günlük çalışmalarında sıklıkla kullanmak durumunda olduklarından büro
çalışanları açısından bu programlar büyük önem taşımaktadır.
Büro ortamı iletişim etkinliklerinde zaman kaybının önlenebilmesi için alınacak
önlemler içerisinde öneminin anlaşılması, zaman kullanımı, ayrılan zamanın asgariye
indirilmesi gibi uygulamalar sayılabilir. Hayata geçirilmesinde bürolarda uygulanacak
otomasyonun önemi büyüktür. Günümüzde otomasyon uygulamaları genelde yazılım
alanında büro programlarında ve büro ekipmanlarında ortaya çıkmaktadır. Otomasyon
aracılığıyla bilgiye erişme ve toplama, analiz etme, rapor hazırlama ve yazışmalar büyük bir
hız kazanmaktadır. Büro ortamının otomasyonunun özellikle dosyalama ve arşivleme
sistemlerinde çok önemli katkıları söz konusudur. Örneğin; arşivleme programları, Windows
işletim sisteminin arşivleme özellikleri ve kelime işlem programı gibi kolaylıklar ve araçlar
büro çalışanlarının performansına yönelik büyük bir hız ve doğruluk katmaktadır.
2.6. Büro Sarf Malzemeleri
Bürolarda işlerin yürütülebilmesi için, çalışanların kullanımına sunulan sarf
malzemeleridir. Bunlar; bürolarda demirbaş niteliğinde olan ve demirbaş niteliğinde
olmayan malzemeler olarak iki başlıkta toplanabilir.
Demirbaş olarak sayılabilecekler; büro mobilyaları(çalışma grupları, dolaplar,
bilgisayar mobilyaları, koltuklar, ofis aksesuarları gibi)’dır.
Demirbaş olarak sayamayacağımız ama işlerin yapılmasında kullanılması gereken araç
ve gereçler ise; kırtasiye (kâğıt çeşitleri, zarflar, çeşitli dosyalar, yazı gereçleri gibi), genel
kırtasiye (bant kesici, delgeç, zımba makinesi, ıstampa, makas, yapıştırıcı bantlar, ataç, toplu
iğne gibi) malzemeler bürolarda görülen işlerin yapılmasında çalışanların işlerini
kolaylaştıran malzemelerdir.
Resim 6: Büroda kullanılan demirbaşlar
2.7. Büro Makinelerinin Bakımı
Büro makinelerinin alımı yapıldığı zaman belirli sürelerde garanti kapsamında bakımı
ve tamiri için gerekli sözleşmeler yapılmalıdır. Her makinanın yetkili servisleri vardır. Bu
servisler dışında yaptırılacak tamiratlar, makinenin üretimini yapan firmanın üretimden
kaynaklanan sorumluluklarını ortadan kaldırır. Diğer yandan makinelerin montaj ve deneme
işlemleri yetkili servis tarafından yaptırılmalıdır. Hatta piyasada bilgisayar hastanesi, faks
hastanesi şeklinde tamir ve bakım firmaları yaygınlaşmıştır.
2.8. Büro Gereç ve Makineleri Seçimi
Günümüzde bürolarda bazı gereçler ve makinelerin özellikle bilgisayarın önemi
büyüktür. Makineler insan gücünün yerini alıp, hizmet ya da mal üretimine yardımcı ve
destek olurken, üzerinde durulması gereken önemli bir sorun ile karşı karşıya gelinir. Bu
sorun şudur: Firmalar, sürekli olarak yaptıkları reklâmlarla ya da etkili ve başarılı
tezgâhtarları aracılığıyla kurumlara pek çok gereci ya da makineyi satmayı başarmaktadırlar.
Oysa gereç ve makine almaya karar verirken şu sorular göz önünde bulundurulmalıdır:
Bu iş ya da üretim elle mi, makine ile mi yapılırsa daha kaliteli, ekonomik ve verimli olur?
Ne tür, ne tip, hangi model gereç ya da makineler o iş, o üretim için uygun olur?
Daima en pahalı ya da en kapasiteli makine ya da gereçler mi tercih edilmeli,
yoksa daha ucuz ve basit makine ya da gereç mi satın alınmalıdır?
Alınacak gereç ya da makineler yerli marka mı, yoksa ithal malı mı olmalı?
Bu soruları çoğaltmak olanağı vardır. Ancak soruları çoğaltma yerine bunlara
çözüm aramak daha yararlı olsa gerek.
Gereç ve Makine Seçme Esasları
Bürolarda alınacak ve bürolarda kullanılacak gereç ve makine seçiminde
aşağıdaki ilkeler esas alınabilir.
Alınacak gereç ya da makineler, hizmet ya da mal üretimine en uygun düşeni
olmalıdır. Bu durum bazen ucuz, bazen pahalı, bazen kapasiteli, bazen de basit
bir gereç ya da makinenin seçilmesini ve satın alınmasını gerektirir. Bunun gibi
bir sekreter için alçalıp yükselebilen, dönebilen, arkası ayarlanabilen, oturma
yeri rahat bir koltuk, pahalı da olsa bir tahta iskemleye tercih edilmelidir. Bu
tercih, sekreterlik hizmetinin özelliği ve gereğiyle ilgili olduğu kadar, boy ve
özel amaçla imal edilmiş bulunan bir koltukta oturarak çalışan sekreterin
çalışma veriminin yüksek ve kaliteli olacağındandır.
Makine ve gereçler ucuz, sağlam, kullanışlı, rahat türde olmalıdır.
Standart, parçası bulunan, bakımı ve onarımı ülkede yapılan modeller seçilmelidir.
Ülkede ve çevrede alınacak makineyi kullanabilecek, bakım ve onarımı
yapabilecek servis ve teknisyen bulunmalıdır.
Konfor ve gösteriş için sadelikten vazgeçilmemelidir. (Sadelik gösterişe feda edilmemelidir.)
Gerektiğinde satmalına yerine kiralama yoluna gidilmelidir.
Resim 7: Büroda formlara göre araç ve gereç ile malzemeleri inceleme
2.9. Büro Gereç ve Makinelerini Tanıma Yolları
Yukarda belirtilen ilkelere uymak için bürolarda kullanılan gereç ve makineleri
yakından tanımak, niteliklerini, özelliklerini, kapasitelerini, fiyatlarını, bakımlarını bilmek gereklidir.
Teknolojinin, otomasyonun süratle sürekli olarak geliştiği günümüzde, hergün yeni
büro gereç ve makineleri piyasaya çıkmakta, mevcutlar gelişmektedir. Bu nedenle her tür ve
model gereç ve makineyi tanımak bir uzmanlık işi haline gelmiştir. Bu konuda yöneticilere
organizasyon ve metot uzmanları yardımcı ve yararlı olabilirler.
Değişik firmaların mallarını incelemek, satıcılarından bilgi almak, gereç ve makine
tanıtım kitapçıklarını isteyip inceleyerek uygun bir seçim yapmaya çalışmak, bu konuda
diğer bir uygun yol olabilir.
3. BÜROLARDA ÇALIŞMA ORTAMI VE YERLEŞME DÜZENİNİN GELİŞTİRİLMESİ
Resim 8: Bürodaki araç gereçlerin yerleşimi
3.1. Alan ve Yerleştirme Etüdü Kavramı ve Yararları
3.1.1. Bürolarda Yerleşmenin Önemi
İş basitleştirme tekniklerinden biri de "ALAN ve YERLEŞME ETÜDÜ
TEKNİĞİ"dir. Büroların bazı esaslara dayanarak düzenlenmesi ile yerden, araç ve gereçten
ekonomi sağlanabileceği gibi, hizmetin daha süratli, daha kısa mesafede daha etkili, verimli
ve rahat olarak yapılması olanağı da elde edilmiş olur. Unutmamak gerekir ki, kuruluş ve
kurumlarda işler personel ve malzemelerin yerleştirilmesi ve yine bunların hareketleriyle
sonuçlandırılır. İşlerin rahat, basit usullerle yapılması işin kalitesini ve verimliliği etkiler.
Çalışma yerinin fiziksel koşulları da çalışanlar ve verimlilik açısından olumlu ya da
olumsuz etkiler yapmaktadır.
3.1.2. Bürolarda Yerleşme
Büro ve işyerleri için de iyi bir yerleşimin amacı alan, enerji (insan gücü), zaman,
ulaştırma ve depolamadan ekonomi sağlamak olduğuna göre, bu sonuçları elde edebilmek
için bazı ilkelere uymak gerekmektedir. Büro yerleşimi, büronun verimliliği için önemli bir husustur.
Verimliliği sağlamak için şu noktalara dikkat edilmesi gerekmektedir.
Birbiri ile ilgili iş görenler açık büro sisteminde yan yana masalara, kapalı büro
sisteminde ise yan yana odalara yerleştirilmelidir. Müdür odası ile yardımcısının
odası, müdür odası ile sekreter odası gibi.
Halka doğrudan direkt hizmet veren bürolar giriş katında ve kapıya yakın
yerleştirilmelidir, (gelen-giden evrak servisi gibi)
Yerleştirme, yönetim açısından görüş ve denetime destek verecek şekilde
olmalıdır (şefin masasının tüm çalışanları görecek şekilde yerleştirilmesi gibi).
Açık büro sisteminde hizmet veriliyor ise müdürlerin odaları camlı bölme ile
ayrılmalıdır. Bu odaların yerden bir metreye kadar olan kısmı tahta, üstü ise cam olmalıdır.
Tüm çalışanların ortak kullandığı malzemeler herkesin rahat ulaşabileceği bir yere yerleştirilmelidir.
Çalışanların bireysel kullandığı gereçler ise çalışana yakın ve kolay
ulaşabileceği bir yere konmalıdır. Bu malzemelere ulaşmak için çok çaba sarfedilmemelidir.
Bürolarda kullanım için seçilen mefruşat ve gereçler işe uygun standartta,
rahat ve kullanışlı olmalıdır. Lüks ve gösterişten kaçınılmalıdır.
Kullnılmayan alan oranı en aza indirilmelidir.
Herkesin rahat hareket edebilmesi için yeterince geçitler bırakılmalıdır.
Yangına, kazalara ve kayıp düşmelere engel olunacak önlemler alınmalıdır.
Elektrik, telefon ve bilgisayar kabloları gibi malzemeler açıktan
geçirilmemelidir. Bu malzemeler için gerekli olan prizler makineye yakın
olmalıdır. Açıktan geçirilecek kablolar hem tehlikeli olacak hem de estetik olmayacaktır.
3.1.3. Yerleşme Biçimi
Özellikle açık bürolarda masaların okullar gibi arka arkaya yerleştirilmesi çalışanlar
için monotonluk yaratır ve verimliliği olumsuz yönde etkiler.
Büyük salonlarda düzenlilik adına arka arkaya dizmek yerine asimetrik yerleştirme
tercih edilmelidir. Asimetrik yerleşimde de dağınık serpiştirme izlenimi yaratmamasına özen gösterilmelidir.
Açık büroların yerleştirilmesinde şu şema kullanılabilir.
Açık Bürolarda Yerleşme
Geometrik Düzenleme Asimetrik Düzenleme
Okul sırası gibi masalar Masalar kümeler açılar Serbest yerleştirme
arka arkaya sıralanır oluşturacak şekilde sıralanır
Resim 9: Büro ve yerleşimi
3.1.4. Yerleşim Standartları
Rahat bir çalışma düzeni sağlamak ve personelin hareketlerini, gidiş gelişlerini rahatlıkla
yapabilmesi için masaların dört yanında yeterince alan bırakılması gerekir. Ayrıca personelin
temiz hava alabilmesi de düşünülürse her memura ayrılması zorunlu olan yeri metre kare,
metre küp cinsinden saptamak gerekli olur. Bu konuda çok değişik standartlar üzerinde
durulmuştur. Aslında en önemli sorun, yeterli bir genişlikte yere sahip olunmasıdır.
Yerleşme alanı yeterli olmadığı sürece standartların düşeceği de bir gerçektir. Yapılan işi
çeşidi ve niteliği de standart saptanmasını etkiler. Yalnız dosya üzerinde iş yapan bir
memura ayrılacak alan ile daktilo, fotokopi makinesi ve kartoteks dolabı kullanan bir
sekretere ayrılacak alan kuşkusuz farklı olacaktır.
Bunun gibi personelin pozisyonu (statüsü) ile sürekli ziyaretçi kabul edip etmemesi, prestij
düşüncesi vb. hususlar da personelin yerleşme alanının standardını etkiler.
Açık bürolarda kişi başına ortalama 10 m² ve 30 m3 boşluk standart olarak kabul edilebilir.
Çeşitli pozisyonlar ve hizmetler için aşağıdaki yerleşme standartlarını göz önünde bulundurmak gerekir.
Kişi başına 10 m²
Yöneticiler için 20 m²
Yönetici yardımcıları için 18 m²
10-12 kişilik toplantı salonu 55 m²
Kabul salonu 55 m²
Mülakat salonu 18 m²
Masalar arası, 80 cm ve geçitler 100 cm den daha az olmamalıdır. Zorlamalar ya da
olanaklar, yukarıda gösterilen standartların kısılıp genişletilmesini gerektirir.
Gerek büro içi, gerek başka büroya ya da bir binadan diğerine taşınmalarda aşağıdaki yol izlenir.
Taşınmalar
Gerek büro içi, gerek başka büroya ya da bir binadan diğerine taşınmalarda aşağıdaki yol izlenir.
Yeni binaya büroya işyerlerine ilişkin bir yerleşme etüdü ve buna dayanılarak yerleşme planı yapılır.
Yetkili yönetici, hazırlanan planları inceler ve uygun gördüğünü onaylar.
Taşınacak eşyalar ambalajlanır ya da ambalajlanmaz.
Ambalajların ya da eşyaların üzerine yeni binada bürolarda iş yerlerinde gideceği kat ve
oda numarasını gösteren etiketler yapıştırılır.
Yeni bir binaya gelen eşyalar, üzerindeki numaralara göre odalara salonlara taşınır.
Oda ve salonlar yerleşme planına göre düzenlenir
0 ve M Uzmanlarının Yerleşmedeki Görevleri
Büyüyecek kuruluşlarda yerleşme etüdü yapılması ve bunun sonucuna göre yerleşme
planlarının hazırlanması görevi organizasyon ve metot (O ve M) uzmanlarına aittir. O v e M
uzmanları hazırlayacakları araştırma raporunun önerdikleri tek ya da alternatifleri yerleşme
planlarını yetkili yöneticiye sunarlar. Yönetici ya ada büro amirleri, O ve M uzmanlarında
yerleşme planlarını uygulanması sırasında yardım isteyebilirler.
Bir örnek olarak ÖRNEK 5 ve 6 da bir personel bürosunun önceki ve bu bölümde açıklanan
esas ve ilkeler göz önünde bulundurularak geliştirilmiş yerleşme durumları gösterilmiştir.
Resim 10: Büroda araç gereç yerleşimi ve yerleşimi
3.1.5. Bina ve Kat Planı
Özel bürolarda çalışan personelin odalarını kendi görüş ve zevklerine göre
düzenlemelerine müsaade edilir.
Taşınmaların hafta sonlarında, tatil gün ve saatlerinde yapılması uygun olur.
Her binanın giriş kapısı karşısına binadaki yerleşme durumunu gösteren bir bina
planı asılmalıdır. Bu planda her katta hangi birimler bulunduğu yazılmalıdır.
Her katta asansör kapısı karşısına ya da kat merdiveni başına kat planı asılmasıdır.
Kat planında o kattaki oda numaraları ve bunların karşısında o oda ya da
salonlarda yerleşmiş olan birimlerin (büroların) isimleri yazılmalıdır. Örneğin;
Özel büroların (1-4 kişinin oluşturduğu odaların) kapılarına ve göz hizasına gelecek biçimde
olmak üzere bu odalarda oturan görevlilerin isimlerini gösteren isim levhaları takılmalıdır.
Kat ve Odaların Numaralanması
Kat odaların bir düzen içinde numaralanması ile ilgilerin, ziyaretçi ve iş sahiplerinin bunları
bulma kolaylığı sağlanır. Bunun için zemin 0 (sıfır) ya da Z harfi ile gösterilir.
Katlardaki odalara o katı gösteren rakam ile başlayan numaralar verilir.
ÖRNEK
1’inci kattaki odalara: 10.11,12,13,14,15,……19
2’inci kattaki odalara: 20, 21, 22, 23, 24, 25, …..29
3’üncü kattaki odalara: 30, 31, 32, 33, 34, 35,……39 numaraları verilir.
Eğer bir katta on odadan fazla oda varsa bu takdirde odalar üç rakamlı olarak
numaralandırılır. İlk rakam yine kat numarasını gösterir.
Buna göre;
Beşinci kattaki odalar: 500, 501, 502, 503,….. 509
Yedinci kattaki odalar: 700, 701, 702, 703, 709 biçiminde numaralandırılır.
Bina on kattan yüksek ise her katta 10’dan fazla oda varsa ilk iki rakam kat, diğer iki rakam
oda numarasını gösterecek biçimde numara verilir.
ÖRNEK
10’uncu kattaki odalar: 1001,1002,1003,….,1009
20’ inci kattaki odalar : 2001,2002,2003,….,2009
30’uncu kattaki odalar : 3001,3002,3003,…,3009 biçiminde numaralandırılır.
3.1.6. Açık ve Özel Bürolar
Günümüzden 20–25 yıl önce memurlar genellikle odalarda çalışırlardı. Bunlar özel
(kapalı) bürolardır. Oysa artık özellikle rutin ve mekanik işler yapılan kurumlarda geniş
salonlarda toplu çalışma tercih edilmelidir. Bu salonlara “Açık Büro” adı da verilir. Açık
bürolarda yaklaşık olarak 5–100 personel çalışabilir. Açık büroların alanları ise 150-3000m2
arasında olabilir. Açık bürolar gerektiğinde portatif ve ses geçirmeyen bölmelerle daha
küçük salonlara bölünebilir.
Beş yıl kadar önce bir etkileme aracı olarak üst kademe yöneticilerin kullanımına
ayrılmış çalışma masalarındaki bilgisayarların, bu masalar üzerindeki konumları bugün için
bir daktilo makinesi kadar anlamsız görünür. Artık üst kademe yöneticisi için bilgisayar
mönülerini-seçme, kullanma, keybortların tuşlarına basma evresi tarihe karışmıştır.
Yöneticilerin çalışma masalarında dikkat edecekleri hususların. başında dağınık masa
hastalığına yakalanmamak gelir.
Yöneticiler masalarını temizleyip, temiz kalmasını sağlamak için şunları yapabilirler:
Ellerinin altındaki proje dışındaki her şeyi masanızın üzerinden kaldırmalı. O anda
masada sadece ellerindeki iş bulunmalıdır. Hazır oluncaya kadar başka kâğıtların masalarına
konmasına izin vermemelidir. Bitirilen işi gerekli yerlere teslim etmeli. Önem sırasına
göre saptanan işlere bakmalıdır..Sekretere, sabah işe geldiğinde masayı temiz bulmak
istediğini bildirmelidir. O günün en önemli işi için gerekli olan her şey masasının üzerinde olmalıdır.
Sekretere devamlı olarak masanızı gözden geçirme olanağı ve yetkisi vermeli ve ona yardım etmelidir.
Resim 11: Açık ve Özel Bürolar
Açık büroların yararları şunlardır:
Binanın maliyeti düşer.
Isıtma, aydınlatma ve diğer servisler ucuz olur (ekonomiktir.)
Daha az alana, daha kolay ve düzenli yerleşme olanağı verir (yerden tassa ruf sağlar.)
Kapı âdeti ve koridorlar azalır.
Dekorasyon ve temizleme maliyeti düşer.
Daha yakından, etkili kolay gözetim ve denetim olanağı sağlar.
İlgililer birbirlerini daha rahat görebilirler.
Haberleşme ve iş akımı kolaylaşır.
Makine ve gereçlerin ortaklaşa kullanılma kolaylığı olur.
Örgütte ve bürolarda değişimlik gerekirse, gereksinme bölmelerle kolayca karşılanabilir.
Daha iyi fiziksel koşullar sağlanmasına elverişlidir.
Daha etkin yönetim ve denetime müsaittir.
Açık büroların sakıncaları şunlardır:
Özellikle para ile ilgili güvenirliliğin önemli olduğu işlerdeki gizlilik azalır.
Ziyaretçiler ve genel hareketlilik işteki dikkatin dağıtılmasına neden olur.
Konuşmalar sessizliği bozabilir ve aşırı uğultulu ve gürültülü olabilir.
Salgın hastalıkların yayılmasına müsaittir.
Kişilerin bir gruba bağlı olduklarının ve kıdemli amirler arasına statülerin açıkça
belirlenmesi durumunda personelin morali düşebilir.
Kişisel prestijin azaldığı kanısını yaratır.
Özel Bürolar
Özel bürolar 1–4, kişinin birlikte oturup çalıştığı küçük odalardır. Bunlara “Kapalı
Büro”da denmektedir. Kuşkusuz açık büroların sakıncaları, özel büroların yararı olur. Açık
büroların yararları ise özel büroların sakıncaları haline gelir.
Ancak bazı hizmetler için özel bürolar ayrılması gerekli, hatta zorunlu olabilir. Müdür
ve aha üst kademe yöneticilerle, araştırma, planlama, dosya incelenmesi, proje hazırlama vb.
zihni çalışma ya da gizli kalması gereken işler yapan personele özel bürolar ayrılmalıdır.
Ülkemizde kişisel prestij konusunu ön planda tutan personel çoğunlukla özel büroda
çalışma istemektedir. Ancak son 10–15 yıldır bu konudaki direnç azalmakta ve açık büro
modeli giderek artan bir uygulama olanağı bulmaktadır.
Bürolarda Serbest Yerleşme Düzeni
Açık ve kapalı bürolar arasında bir diğer yerleşme biçimi, serbest yerleşme
Landscaped (Lendsikeyp)düzenidir. Bu tür bürolar esas itibariyle bir açık bürodur. Ancak
belli kişiler ya da belli gruplar halinde yerleşirler. Bu tür yerleşme modelinde masalar arka
arkaya ve koridorlar oluşturacak biçimde sıralanmaz, her grup bir köşe yapar, ayrı bir yöne
doğru otururlar. Gruplar büyük çiçekliklerle de birbirinden ayrılırlar. Böylece büroya bir
çiçekli bahçe, bir doğa atmosferi verilmiş olur.
Bütün Personelin Yararlanacağı Ortak Yerler
Bütün örgüt personelin yararlanacağı kantin, kütüphane, ziyaretçi kabul ve gazete
okuma odaları, vestiyerler, tuvaletler çalışma yerlerine yakın mesafede ve uygun yerlerde
olmalıdır. Ancak buralara pislik, koku, duman yayılması gibi rahatsız edici durumlar önlenmelidir.
Dosya, arşiv, teksir odaları, küçük depolar ve sinema, konferans, toplantı salonları
bütün örgüt personelinin hizmet edebilecek kartlarda uygun yer ve yönlerde olmalıdır.
Bürolarda Yerleşme İlkeleri
Büro ve iş yerlerinde yapılacak iyi bir yerleşmenin amacı; alan, enerji (insan gücü),
zaman, ulaştırma ve depolamadan ekonomi sağlamak olduğuna göre bu sonucu elde
edebilmek için bazı ilkelere uymak zorunlu olacaktır. Bunların başlıcaları aşağıda açıklanmaktadır.
Birbiriyle ilgili iş görenler yan yana masa ya da odalara oturmalıdır(müdürle
yardımcısı, başkanla sekreter gibi).
Halkla ilişkisi olanlar giriş katında ve kapıya yakın bulunmalıdırlar(genel evrak servisi gibi).
Yerleşme, görüş ve denetimi kolaylaştırmalıdır.
Açık bürolarda amirler, personelini görecek yerlerde (özellikle köşelerde)ve camlı
odalarda oturmalıdır. Bu odaların yerden 100-200 cm’ye kadar olan kısımları
tahta, üstleri 20-30 cm buzlu ya da yağlı boyalı cam olmalıdır.
Herkesin kullandığı gereçler kendisine yakın yerde bulunmalı, bunlara eline
uzatarak ya da 1–2 adım atarak ulaşabilmelidir.
Bürolardaki mefruşat ve gereçler görülen işe uygun, standart ve kullanımı rahat
olmalıdır. Lüks ve fazla gösterişli mefruşattan kaçınmalıdır.
Yararlanılmayan alan oranı en aza düşürülmelidir.
Herkesin rahatça gelip geçmesi için yeter genişlikte geçitler bırakılmalıdır.
Yangına, kazalara ve kaymalara karşı iş güvenliği sağlanmalıdır.
Kullanılmayan eşyalar büro ve iş yerlerine tutulmamalıdır. Bürolar, depo değildir.
Bürolardaki fazla eşyalar toplanarak hepsi bir depoda saklanmalıdır.
Elektrik ve telefon prizleri inşaat sırasında ya da binaya taşınmadan önce salon ve
odalarda 3–4 metrede bir olacak sıklıkta konmalıdır. Yerleşmeden sonra çekilecek
elektrik ve telefon kablolarının hem tehlike yaratacağı hem de göze çirkin görüneceği bilinmelidir.
ÖRNEK:7
YERLEŞMEDE İŞ AKIMI
Şema 1: Önceki Yerleşme Planı Şema 2: Geliştirilen Yerleşme Planı
Yerleşme-İş Akımı İlişkileri
Bürolarda yerleşme – iş akımının göz önünde tutulması önemli bir faktördür.
Yerleşme yapılan kurumlarda, önce bürolar ve iş yerleri arasındaki iş yerleri iş akımı, sonra
büro (işyeri)içindeki iş akımı incelenmelidir. Belli bir işin tamamlanabilmesi için bir işin
akımında görev alan bürolar aynı kata, yan yana ve büro içindeki ilgili personel birbirine
yakın olacak biçimde yerleştirilmelidir. İş akımına uyan bir yerleşme düzeni yapılmazsa,
katlar arasında yaya olarak ya da asansörle, katların koridorlarından ve büro içinde gereksiz
gidiş gelişler, yoğun bir insan trafiği olur, alanlar daralır, asansörler işgal edilir. Memurlar,
işçiler ve iş sahipleri gereksiz yere enerji ve zaman harcarlar. Örnek 2’de bir büronun iş
akımı göz önüne alınmadan önceki ve iş akımına uygun biçiminde geliştirilmiş yerleşme
durumu görülmektedir. Bunları karşılaştırmak konunun önemini açıkça ortaya koymaktadır.
3.2. Büro Seçiminde Dikkat Edilecek Hususlar
3.2.1. Hizmet Binalarının ve Yerlerinin Seçimi
Büroların ve iş yerlerinin düzenlenmesinden önce, o kuruluşun içinde hizmet yapacağı
binanın yerinin iyi seçilmesi önem taşır. Ancak bu konuda artık yöneticilerin fazla olanakları
olmadığı bir gerçektir. Zira gelişen büyük şehirlerde istenen yerde bina bulmak ya da
bulunan binanın kirası yüksek ise bunu kiralayabilmek bir sorun olmaktadır.
Bir binanın (iş yerinin)seçiminde ve saptanmasında aşağıdaki esaslar göz önünde tutulmalıdır:
Kuruluşun yaptığı işin niteliği, özelliği ve iş yükü (Bir ortaokul, fakülte, hastane, fabrika,
araştırma laboratuarı)otobüs terminali vb. iş yerleri için seçilecek yer ve binada aranan
koşullar ayrıdır. Buna ek olarak okulların ilk, orta, lise gibi derecesi ya da fakültenin
hukuk, dişçilik, tarım fakülteleri olmaları, fabrikada üretilen maddelerin türü, miktarı,
hastanede ne tür hastalıkların tedavi edileceği ve benzeri hususlar yer seçiminde etki yapar.),
Kuruluşun büyüklüğü ve yapısı,
Kurumun diğer kurumlarla ilişkisi,
Halkla ilişki durumu ve derecesi,
Personel sayısı, bunun azalma ve çoğalma olasılığı,
Kurumun birimleri arasındaki iş akımı,
Yerleştirilecek binanın kat ve odalarının inşa durumu, yönü ve fiziksel koşulları
Hizmet binaları saptanırken elde bir bina yoksa kira ile bir bina tutulmasının bir bina
mı satın alınmasının yoksa yeni bir binamı yaptırmanın daha uygun ve ekonomik
olacağı incelenmeli ve karara bağlanmalıdır.
3.2.2. Yerleşmenin Planlanması
Bir büro ya da iş yerinde yapılacak yerleşme, önceden yapılacak bir araştırmaya
dayanılarak planlanır. Bunun için önce kat ve büroların ölçekli planları yapılır. Belli
oranlarda küçültülmüş masa, iskemle, dolap vb. eşyanın plastik ya da tahta maketleri ve bu
olanak bulunamaz ise, yine belli oranda küçültülmüş karton şekiller kullanılarak çeşitli
yerleşme planları hazırlanır. Sonunda, yetkili yönetici bunlardan en uygun gördüğünü seçer.
Büro (işyeri) plandaki esasa göre düzenlenir.
Resim12: Büroda yerleşim
3.3. Fiziksel Koşullar ve Düzenlemeler
Bürolarda ve iş yerlerinde verimli bir çalışma elde edilebilmesinde fiziksel koşulların etkisi
ve bunların iyileştirilmesinin önemi çok büyüktür. Bunlar aşağıda açıklanmıştır.
3.3.1. Aydınlatma
Büro ve iş yerinde çalışanlardan tam ve yüksek verim alınması yeterli ve iyi bir
aydınlatma ile mümkündür. Yetersiz ve kötü ışıklandırma verimi olumsuz etkileyeceği gibi,
çalışanların gözlerinin bozulmasına da neden olacak, bu da zaman içinde verimin düşmesi
sonucunu getirecektir.
Kuşkusuz en uygun, zararsız ve ayrıca da bedava olan doğal aydınlatma, başka bir
deyişle güneş ışığıdır. Güneş ışığının sağlanamadığı ya da az olduğu yer ve zamanlarda
beyaz ışık veren floresan ve civalı ampullerin kullanılması uygun olacaktır.
Bu tür ışığın sağlanamadığı hallerde kırmızı ışık veren normal ampullerin kullanılması
doğaldır. Ancak normal ampuller kullanıldığında ışığın kamufle edilmesi önem kazanır.
Bunun için ışık kaynağı ile çalışanların arasına ve ampulün önüne buzlucam, beyaz mika,
mukavva, hatta kalınca beyaz kâğıt koymak suretiyle ışığın tavana ya da duvara çarparak
gözlere yansıması önerilebilir.
Işığın, çalışanın sol omuzunun arkasından gelmesi gerekir. Böylece baş ve elin gölgesi
yazılan ya da okunan sözcüğün sağ ilerisine düşer, okuma ve yazma fonksiyonu
engellenmemiş olur.
Resim 13: Büroda aydınlatma
3.3.2. Isıtma ve Soğutma
İnsan vucudü sıya uyumlu olacak biçimde yaratılmıştır. Çalışma yerinin ısı
derecesinin verimi olumlu ya da olumsuz olarak önemli oranda etkilediğini hepimiz
biliriz. Fazla sıcak, kişilere durgunluk ve tembellik getirir, hareketi azaltır. Fazla soğuk
da çalışma temposunu düşürmekte, refleksleri sınırlamaktadır. Soğuk havada organizma, iç
salgıları harekete geçirmek suretiyle, vücutta ısı dengesi yaratma savaşına girmektedir.
Ancak bunun da bir sınırı vardır.
Hava soğukluğu uzun süre belli bir ısı derecesinin (yaklaşık 10 derecenin) altına
düştüğünde çalışma hemen hemen durur.
Çalışma yerlerinin ısı derecesi için evrensel standart bir derece söylenemez. Ülkemizde
ısının iş yeri ve bürolarda 18–22 (ortalama 20) ve evlerde 23 – 25 derece dolaylarında olması
kabul edilebilir.
Bu derecelerin sıcak yörelerde alt sınırda, sıcak yörelerde üst sıralarda tutulması
yeterli görülebilir. Yapılan incelemeler, soğuğa karşı insanların yaş, cinsiyet, yetiştiği çevre,
soya çekim vb. koşullara göre değişik direnç ve tepki gösterdiğini ortaya koymuştur. Bu
arada kadınların soğuğa karşı erkeklerden daha dirençli olduğu (kadınların erkeklerden daha
az üşüdükleri) saptanmıştır.
3.3.3. Havalandırma
Fazla sıcak ve özellikle fazla soğuk havanın birçok ciddi hastalıklara yol açtığı
hepimizce bilinir ve denenmiştir. Bu nedenle çalışma yerinin havasını, gerektiğinde
soğutma ve ısıtma araç ve sistemleri kullanarak belli bir düzeyde tutmanın, gerek çalışanların
sağlığı, gerek (dolaylı olarak) verimin düşmemesi için zorunlu ve önemli olduğunu ileri
sürmek yanlış olmayacaktır.
Bu konuda 26.2.1983 tarihli Güneş Gazetesinde şöyle bir yazı yayımlanmıştır.
Resim 14: Büroda Havalandırma
Eksi 5 Derecede:
İnsanın dış duyu organı olan deri, soğuktan etkilendiği anda sinir uçları vasıtasıyla
beyindeki ısı merkezini harekete geçirir. Vücut, sabit ısısını korumak için (36,5 derece) tüm
önlemlerini almaya başlar; iç ısı yükselmeye başlar, kan daha çok iç organların çevresinde
toplanır. Bu yüzden titremeler, ürpermeler. Bu, aslında vücudun düşük ısıya hazırlık
hareketleridir.
Dışarda kalınan süreyle orantılı olarak yüzde ve ellerde kızarmalar, yanmalar başlar.
Kalp ve damar hastalığı şikâyetleri varsa (Anjina pektoris) kalp ağrıları görülebilir.
Eksi 10 Derecede:
El ve ayaklarda, burunda ekimozlar başlayabilir. Çürük görüntüsünde morluklar oluşur.
Böbrek üstü bezleri faaliyete geçer salgılanan adrenalin ve kortizon miktarı artar.
Aşın soğuk karşısında vücudun enerji gereksinimini karşılamak için karaciğer, glikozu
kana vermeye başlar.
El, ayak ve burunda kan dolaşımı azalır, dokuların beslenememesi yüzünden doku
harabiyetleri başlayabilir.
Kalp ve damar sistemi aşırı çalışmaya başlar. Vücut ısısını belli bir oranda tutmak için
çok çalışan kalbin oksijen ihtiyacı artar.
Eksi 20 Derecede:
Kanda toksit (zararlı) maddeler çoğalmaya başlar.
Acı ve sızı duyulmaz, donma emareleri başlar.
Hareketsizlik baş gösterir (devamlı duran kımıldamayan kişiler için).
Vücudun hormon salgıları iyice artmıştır.. Bunlara paralel olarak kalp atışları ve kanın
akış debisinde de azalma görülür.
El ayak parmakları iyice hissizleşmiştir. Kan bu organlara ulaşamadığı için doku
harabiyeti ile birlikte morluklar, ekimozlar olur.
Vücudu yağ dokusu içinde bulunan yağlar, son korunma çaresi olarak kana verilmeye başlar.
Eksi 30 Derecede:
Kanda eritrositler (kırmızı yuvarlar) kümelenmeye başlar. Zatürree ve zatülcenpler meydana gelebilir.
3.3.4. Ses ve Gürültü
Gürültüye bir süre sonra alışıldığı görüşü yanlıştır. Bir süre sonra gürültüden kulak
zarı kalınlaşmaktadır. Bu da duymayı azalttığından gürültüye alışıldığı sanılır.
Gürültü, yalnız işitme duygusunu körleştirmez, sağırlık yapmakla kalmaz; şiddetine
(desibel derecesine), tonuna, süresine göre vücutta birçok huzursuzluk ve rahatsızlıklara,
ciddi hastalıklara neden olmaktadır. Ayrıca gürültü sinirlilik yaratır, kalbin çalışma hızın
arttırır, damarların daralmasına ve dolayısıyla kan basıncının yükselmesine (yüksek
tansiyona) neden olur, rahat solunum yapmayı engeller, mide ve beyin zarı
iltihaplanmalarına, göz bozukluklarına, ruhsal bunalıma yol açar, insan ömrünü kısaltır.
Gürültü beden işçilerinde %30, fikir işçilerinde ise %60'a varan verim kayıplarına
neden olmaktadır.
Büro ve iş yerlerinde gürültünün yok edilmesi için masa ve sandalye ayaklarına
kauçuk geçirilmesi, telefon zillerinin kısılması ya da telefonların ışıkla ve zırıltı zilleri ile
çalıştırılması, çağırma zili yerine ışıkla uyarı sisteminin uygulanması, yerlere halı, halifleks,
marley vb. ses geçirmeyecek maddeler döşenmesi, pencerelere perde takılması, duvarlara
kurşunlu ya da kurşun tozlu ses geçirmeyen levhalar yerleştirilmesi, ses çıkaran makinelerin
havuz (pool-servis) modelinde bir yerde toplanması, ağır ve fazla gürültü yapan büyük
makinelerin zemin katlara konarak gürültünün toprağa geçmesinin sağlanması, kulaklara
tıkaç konması başlıca önlemler olarak ileri sürülebilir.
3.3.5. Rutubet
Büro ve iş yerlerinde verimli çalışmayı etkileyen diğer bir husus rutubet derecesidir.
Uygun rutubet derecesi, havadaki su buharı oranının %50 dolaylarında olduğu durumdur.
Rutubet derecesinin, %30'dan az, %70'den fazla olması organizma üzerinde önemli olumsuz
etkilere neden olmaktadır. Özellikle fazla rutubet nezleye, baş ağrısına, sinirliliğe,
isteksizliğe, fiziksel gücün düşmesine ve bunalıma yol açabilir. Bu durum; yaşlılarla, kalp,
damar hastalığı ile yüksek tansiyonu olanlar için daha önemli olur. Çalışma verimi düşer, işe
devamsızlıklar artabilir.
Rutubetli havalarda fazla terleme ve su kaybı olacağından, ince kıyafetler giymek,
güneşten kaçmak, bol su ya da çay içmek, sulu besin yemek, kış ise kalorifer radyotörlerine
su kapları takmak ya da üzerlerine su dolu kaplar koymak yerinde olur.
Fazla kuru havanın da baş ağrısı, boğaz kuruluğu ve fiziksel gevşeme yapacağı gözden
uzak tutulmamalıdır.
3.4. Büroda Estetik ve Dekorasyon
Verimi etkileyen faktörlerden biri de bürolardaki estetik ve dekoratif düzenlemelerdir.
İşyeri ya da bürolarda yaşamımızın uzun yılları ve günümüzün önemli bir kısmı
geçmektedir. Bu yerlerin, içinde huzurla, rahat ve mutlu olarak yaşanabilir bir atmosfere
sahip olması gerekir. En uygun atmosfer doğa koşulları olarak kabul edilmektedir. Bu
ilkeden hareket edilerek aşağıda konular üzerinde durulacaktır.
Renkler, dekorasyon, müzik, temizlik
3.4.1. Renkler
Bürolarda kullanılan renklerin moral ve verimlilik üzerinde etkisi büyüktür. Renklerin,
ışığı tutması veya yansıtması gözleri ve çevreyi etkiler.
Seçilecek renklerin insan psikolojisi üzerindeki etkileri büyüktür. Yine seçilecek
renkler odanın büyük veya küçüklüğü ile de ilgilidir. Örneğin koyu renkler mekanı daha
dar, açık renkler ise mekanı daha aydınlık gösterir. Yine açık renklerin insanları
dinlendirme ve sakinleştirme etkisinin yanında, koyu renklerin melankolik ruh hali
yaratması söz konusudur.
Günümüzde renkler üzerinde pek çok araştırma yapılmıştır. Bu araştırmalardan elde
edilen sonuçlar ise şöyledir:
Renkler; "sıcak (ateşe benzer) ve soğuk (suya benzer) renkler" olarak
gruplandırılmaktadır. Kırmızı, turuncu, sarı, bal ve şarap renkleri sıcak
renkler olarak kabul edilmektedir ve insanları heyecanlandırma etkisi vardır.
Koyu renklerin (siyah, mor, kahverengi) hüzün verici ve moral düşürücü etkisi mevcuttur.
Açık renkler (beyaz, pastel, yeşil, sarı, pembe) iç açıcı, ferahlatıcı, rahatlatıcı ve
sakinleştirici renklerdir.
İki renk yan yan kullanıldığında bu iki renk birbirini etkilemektedir. Birden fazla
renk bir arada kullanılacaksa renkler arasında uyum olmalı ve renklerle ışık
arasında olumlu etkileşim sağlanmalıdır.
Çalışma mahallerindeki tüm duvarların aynı renk boyanması gerekli değildir.
Boyut kazandırmak için, uzun ve geniş duvarları açık, dar ve küçük olan duvarı
koyu renk boyayarak büro daha hoş bir görüntüye bürünebilir.
Bürolar, yine duvarlar ikiye ayrılarak üstü ve alt kısmı başka renk boyanabilir.
Bu renkler birbirinin tonu olabileceği gibi zıt renkleri de olabilmektedir.
Bürolarda kontrast renk seçiminde çok dikkat etmek gerekir. Gözün bir renkten
diğerine geçişte, diğer rengin yansıttığı farklı ışığa uyum sağlaması
zorlanmasına neden olur. Bu da gözün yorulmasına ve bozulmasına neden olabilmektedir.
Resim 15: Büroda renk ve yerleşme
Bu yazılanlar özetlenecek olursa; kırmızının sinirlendirici, yeşil ve mavinin sakinleştirici,
sarı ve turuncu dikkat çekici, kahve rengi, siyah, lacivert gibi koyu renkler moral düşürücü
özellikleri unutulmamalıdır. Büroların m2’leri küçüldükçe koyu renklerden kaçınılmalı,
ışığın yansıması ve moral etkisi nedeni ile açık yeşil, mavi, pembe, bej gibi renklerle
boyanması tercih edilmelidir.
Renklerin moral ve verim üzerindeki önemli etkisi inkar edilemez. Renkler ışığı
tutarak, az ya da çok yansıtarak gözleri ve çevreyi etkiler.
Örnek olarak; karanlık bir odada kırmızı ışık yakılsa kırmızı boyalı eşyalar hiç
gözükmediği halde, aynı karanlık odaya beyaz ya da yeşil ışık verilirse eşyalar hemen
şekillenir.
Mavi boyalı karanlık bir oda mum ile aydınlatılsa, odanın rengi beyaz görülür. Bu
husus beynin renkleri algılanması ve bunun psikolojik etkisi ile açıklanabilir.
İki renk yan yana getirildiğinde bunlar birbirlerini etkilemektedir. Mavi ile beyaz
yanyana getirilirse mavi daha canlı, beyaz da mavimsi olur, fakat mavi kırmızı ile yanyana gelince
eflatuna dönüşmektedir. Bu nedenle birden fazla renk kullanıldığında renkler•arasında iyi bir
uyum ve aynca renklerle ışık arasında uyum ve olumlu, bir etkileşim olması gözden uzak tutulmalıdır.
İyi verim alınmayan bir büroda yapılan renk değişikliğinin, verimi olumlu olarak
etkilediği çok görülmüştür.
Geniş bir salonun üç duvarı açık, dördüncü ve küçük boyuttaki duvarı koyu renk
boyanırsa salonun görünüşü monotonluktan çıkmaktadır.
Renklerin kontrast olarak kullanılması iyi bir renk harmonisi yaratabilse de, gözün, bir
renkten diğerine geçişi, her defasında diğer rengin yansıttığı farklı ışığa uyum sağlayabilmek
için zorluk çekmesine neden olur. Bu da gözleri zamanla yorup bozabilir.
Bu açıklamalar ışığında denebilir ki, bürolar pastel renklerle (açık yeşil, mavi, pembe,
bej ve gri) boyanmalı, özellikle küçük odalarda koyu renklerden kaçınılmalıdır.
Resim 16: Büroda renk ahengi
3.4.2. Dekorasyon
Bürolardaki eşyaların renk ve biçimleri ile yerleşme düzenleri de verimi etkiler.
Çalışma yerlerinde gereksiz eşya (masa, iskemle, dolap.) kesinlikle bulunmamalı, oda ve
salonlarda görüşü kolaylaştıran, görünüşe çekicilik kazandıran, çevrede ferahlatıcı ve huzur
verici bir iklim yaratan eşyalar bulunmalıdır. Çalışma odası ve salonların birer eşya deposu
olmadığı hiç bir zaman gözden kaçırılmamalıdır.
Dekoratörler, çok kesin olmamak koşulu ile köşeli mobilyaların dikkatin dağılmasını
önlediğini ileri sürmektedirler.
Bürolarda büyük yapraklı çiçek saksı ve sandıkları bulundurmak, bazı raflara biblolar
koymak, duvarlara pastel renkli ve iç açıcı manzara resimleri asmak ya da yapmak suretiyle
dekoratif bir görünüm elde edilebilir.
Buralardaki eşyaların renkleri, malzemesi, kaplandığı kumaş, modeli ile yerleştirme
düzenleri de buralarda çalışanların çalışma düzenlerini etkilemektedir. Yine seçilen büro
malzemelerinin ergonomik olup olmaması da çalışanların verimliliği açısından çok önemlidir.
Resim 14: Büroda dekarasyon
Çalışma yerlerinde gereksiz eşyalar (masa, iskemle, dolap ve aksesuarlar gibi)
kesinlikle bulunmamalıdır. Büroda görünüşü sadeleştiren, estetik hale getiren, çevreyi
ferahlatan, çalışma ortamını kolaylaştıran bir görüntü yaratacak şekilde yerleşim olmalıdır.
Çünkü çalışma mekânları eski veya kullanılmayan eşyaların depoları değildir.
Bürolar için seçilen eşyaların lüks ve gösterişli olmasından çok, fonksiyonel, sağlam,
işin gereklerine uygun ve çalışanın işini kolaylaştıracak nitelikte olması gereklidir.
Yine seçilecek olan mobilyaların, çalışanın güven içinde çalışmasını sağlayacak
nitelikleri taşıması gerekmektedir.
Dekorasyonu yapan kişinin, büronun büyüklüğüyle orantılı mobilyalar seçmesi
önemlidir. Yine mobilyanın renkleri ile duvar, halı ve diğer kullanılan objelerin renkleri birbirine
uygun olmalıdır.
Büro dekorasyonunda unutulmaması gereken en önemli husus, büro mobilyalarının doğal
malzemelerden seçilmesidir. İnsanların doğal malzemelere uyumu daha kolaydır.
Resim 15: Büroda estetik
3.4.3. Estetik
İster kapalı büro olsun, ister açık bürolar olsun kişilerin çalışma zamanlarını
geçirdikleri yerlerin çalışanların hoşlanacağı, dinleneceği, rahatlayacağı, göze hoşgelen,
estetik niteliklere sahip olması gerekmektedir. Bürolardaki mobilyaların yerleştirilmesinden
renk uyumuna, renk uyumundan kullanılan diğer malzemelerle örtüşmesine kadar pek çok
konuda estetiğe dikkat edilmesi gereklidir. Pencere için seçilen perdenin uzunluğu, rengi,
kumaşı, masaların ve dolapların içine konacak objelerin seçimi, büroda canlı çiçek
bulundurulması da estetik açıdan önemli unsurlardandır.
3.4.4. Müzik
Büro ve iş yerlerinde dinlendirici bir müzik çalınması da personelin moralini olumlu
biçimde etkileyecektir. Bu nedenle iş yerlerinde ve özellikle açık bürolarda 15'er dakikalık
aralarla yumuşak ve hafif tonda müzik çalınması önerilebilir.
3.4.5. Temizlik
Yukarda sıralanan hususların hepsinden de önemli olan, büroların temizliği ve
düzenidir. Bürolarda yerler, duvarlar, halılar, kapılar, camlar, masalar, iskemle ve dolap gibi
eşyaların temiz, bakımlı olması ve tozdan arındırılması ve düzeni önemlidir. Dökülen
boyaların onarılması, mobilyaların cilalarının yenilenmesi, halıların lekelerinin çıkarılması,
parkelerin cilalanması gibi hususlar da unutulmamalıdır. Kayma tehlikesi de gözden uzak
tutulmamalıdır
Yine dikkat edilmesi gereken başka bir nokta da, masaların üzerinin ve dolapların
içindeki eşyaların düzenlenmesi iş verimliliği için önemlidir.
Bir diğer nokta, görünür mekânların yanında görünmez mekanların da temiz olması
gerekmektedir. Bu mekanlar asla unutulmamalıdır. Tuvaletler temiz, mutfaklar hijyenik
olacak şekilde mutlaka temizlenmelidir.
Kötü bir geleneğimiz ve alışkanlığımız var. Mutfakları, ofisleri, tuvaletleri kahverengi,
koyu bej, gri yapmakta ve böylece «Kir götürsün.» demekteyiz. Oysa bu «Kirli olsun, fakat belli
olmasın.» demek değil midir? O halde sözü edilen yerleri beyaz boyamalıyız ki, kir belli olsun ve
hemen temizlensin. Hastane beyazlığı gibi.
Resim 16: Büroda temizlik
4. ERGONOMİ BİLGİSİ TANIMI VE ÖNEMİ
Ergonomi, insanların biyolojik ihtiyaçlarını göz önünde bulundurarak, insan-makineçevre
uyumunun doğal ve teknolojik kurallarını inceleyen disiplinler arası inceleme,
geliştirme çalışmalarının bütünlüğü olarak tanımlanabilir.
Bürolarda ergonomik çalışmalar, çalışma ortamının, çalışanın hoşnut olacağı ve onu
mutlu edecek bir ortama dönüştürülmesi için yapılır.
Ergonomik çalışmalar sonucunda çalışma ortamı, etkin çalışma ortamı haline
getirilmektedir. Etkin çalışma ortamı için ise dikkat edilecek noktalar şunlardır:
İşletme ve bürolardaki araç-gereçlerin, çalışanların özelliklerine ve
yeteneklerine uygun tasarlanması,
İşletme ve bürolardaki bütün bölümlerde yapılan işlerin, yararlı olarak algılanmasına,
İşletme ve bürolardaki çalışma yöntemleri ve iş koşullarının, çalışanlara uygun duruma getirilmesine,
İşletme ve bürolardaki çalışanlara, yeteneklerini kullanarak ve kendilerini
gerçekleştirme imkanı sunulmasına dikkat edilmelidir.
Sonuç olarak, çalışanların fizyolojik ve psikolojik sorunlarının en aza indirilmesi
sağlanır. Çalışanlar ile yaptıkları iş arasında belirgin bir uyum sağlanarak, çalışanların,
çalışırken yıpranması önlenir ve bu şekilde iş başarısı da artar. Çalışanın yüksek tempoda
çalışırken, daha yüksek iş başarısını yakalaması sağlanır.
Resim 18: Büroda ergonomi
Ergonomi çalışmalarında insanın özelliğinin, insan-otomasyon ilişkisininin, çevresel
ve çalışma koşullarınının iyi planlanması gereklidir. Bunları planlarken şu noktalara dikkat
edilmesi gerekmektedir. Bunlar
İnsanın fiziksel özelliği, duygusal özelliği, ussal özelliği,
İnsan-otomasyon ilişkisi, mekanik sorunlar, boyut sorunları,
Aydınlatma, ısıtma, havalandırma, ses ve gürültü, nem, renk, temizlik, yerleştirme
biçimi, estetik gibi çevre şartları,
Hareket ekonomisi ve çalışma koşulları, çalışma ortamının stres yapısı, iş
kazaları, dönüşümlü çalışma aralıkları, çalışma süresi, yetki ve sorumluluk, ücret
durumu, motivasyon gibi çalışma şartlarıdır.
Ergonomi işletmeler ve büro çalışmalarının bütünlüğü içerisinde ve sosyal yaşamın
detayları arasında düşünülebilir ve uygulanabilir.
4.1. Bürolarda İnsan Ölçüsüne Uygun Tasarım
4.1.1. Sekreter Bürolarında Ergonomik Tasarımın Önemi
Sekreter odaları, sekreterlik türüne göre belirlenmeli ve yine sekreterlik türüne göre
tasarımı ve dizaynı yapılmalıdır. Sekreter masaları ve kullanacağı büro malzemeleri
ergonomik koşullara göre iş verimliliği ve etkinliğini sağlayacak biçimde olmalıdır. Sık sık
kullanılan gereçlerin kolay ulaşılabilir bir yerde olması önemlidir. Rahatsız koltuklar, loş
ışıklar fiziksel yorgunluğa neden oldukları için işgücü verimliliğini önemli ölçüde düşürür.
Bunun için sekreter odalarının aydınlatılmasında ışık eşit olarak dağıtılmalı, gölge ya da
yansıma yaratmadan masayı tamamen aydınlatmalıdır.
Sekreter masaları bir ziyaretçi ile konuşmak için başka bir yöne doğru dönülmeye
gerek kalmayacak bir biçimde yerleştirilmelidir. Masanızın arkasından bir kişiyle
konuşursanız, masa sembolik bir engel gibi görünebilir. Çok yazı yazıyorsanız ve bunu sağ
elle yapıyorsanız, ışığın soldan gelmesine dikkat etmelisiniz. Sekreter bürolarında özel
eşyalarının konulacağı bir dolabin bulunması, ani seyahat ve diğer bazı durumlar için yararlı olur.
Resim 19: Büroda sekreterin odası
Sekreter odalarının tasarımını yaparken takip edilmesi gereken bazı ilkeler vardır. Bu
ilkeler, tasarımın bilimsel bir tarzda yapılmasını sağlar. Bunlar:
Tasarımda denge ilkesi
Bu ilke büro malzemelerinin, büroya belli bir denge prensibine göre yerleştirilmesini
gerektirir. Büroların tasarımında denge iki şekilde sağlanabilir. Bunlardan biri simetrik diğeri
de asimetrik dengedir.
Simetrik dengede, ortak nokta sekretere hareket ekonomisini en iyi sağlayan noktadır.
Bu noktaya göre konumlandırılan malzemeler, simetrik dengede sayılır.
Asimetrik denge ise simetriği olmayan, ancak konumlandırılma biçimi hareket
ekonomisi kurallarına aykırı olmayan denge türüdür.
Tasarımda oran ilkesi
Bürolarda sekreterin verimli olabilmesi için büro malzemelerinin yerleşiminin belli bir
orana göre olması gerekir. Oran ilkesinde ilk dikkat edilecek husus, sekreterin vücut ölçüleri
ile kullandığı masa ve sandalyenin antropometrik koşullara göre oranlanmasıdır. Aynı
zamanda, sekreter odasının büyüklüğü de sekreterin mesleğini fonksiyonel bir biçimde
yapmasını sağlayacak ölçülerde olmalıdır.
Tasarımda uyum ilkesi
Bürolarda kullanılan malzemelerin büyüklük ölçüleri, bir uyum göstermelidir.
Sekreter bürolarının tasarımında uyum üç bakımdan ele alınır:
Birincisi büyüklük, ikincisi renk, üçüncüsü de kullanılan malzemelerin kalitesi
bakımından. Sekreter bürosunun ve büro malzemelerinin gereğinden büyük veya küçük
olması uyumu bozar.
Renk bakımından da bir uyum olmalıdır. Bürodaki duvarlar ve kullanılan masa
sandalye ve koltukların, diğer büro malzemelerinin renklerinin uyum içinde olması gerekir.
Renkler açısından görsel ve estetik açıdan bir etki alanı oluşturmalıdır. Kalite bakımından da
bir uyum olmalıdır. Bir tarafta çok kaliteli bir malzemenin yanında, kalitesi oldukça düşük
bir büro malzemesi, bürodaki uyumu önemli ölçüde bozacaktır. Bürolarda kullanılan duvar
renklerinin seçimi de uyuma göre olmalıdır. Zıt renklerin bir arada bulunmamasına özen
gösterilmelidir. Renkler aynı zamanda psikolojik etkileri de dikkate alınarak seçilmelidir.
Tasarımda sadelik ilkesi
En iyi tasarım sade olanıdır. Sadelik, aynı zamanda kolay iletişim kurmanın en iyi
yardımcısıdır ve dikkatin dağılmasını önler. Bürolarda sadelik, gereksiz malzemelerin
olmaması ile sağlanır. Abartılı bir büro, dikkatin dağılmasına neden olur, verimliliği düşürür.
Resim 20: Büroda sekreterin çalışma koşulları
4.1.2. Sekreter Bürolarında Fiziksel ve Estetik Koşullar
Renklerin ortak anlamı ve dili vardır. Koyu giysiler yas, ciddiyet ve resmiyetin; beyaz,
saflık ve temiz duyguların; kırmızı canlılığın; eflatun, soyluluğun ifadesi olagelmiştir. Giyim
kuşamın ve çeşitli aksesuar malzemeleri de sözsüz iletişim kodu olarak kullanılmaktadır.
Bunlar aynı zamanda insanların toplumsal statüsünü gösterir. Renkler, zekanın
uyarılmasından ruhsal durumlara, duyguların iletilmesinden kişisel özellikler ve inançlardan
düşüncelere kadar birçok farklı özellikleri içerir. Sekreter odaları dizayn edilirken, renklerin
diline dikkat edilmelidir. Renkler farklı toplumlarda farklı anlamlar içerir, (siyah yaklaşık
bütün toplumlarda yası simgelerken, Çinlilerde yası simgeleyen renk beyazdır. Bazı yazarlar,
sıcak renklerin (kırmızı, turuncu, kahverengi) kan basıncım yükselttiğini, soğuk renklerin (
mavi, yeşil) ise düşürdüğünü söylemektedir.
Bürolarda fiziksel koşulları, çalışanların termal, görsel ve akustik çevresi oluşturur.
Bunları aşağıdaki gibi açıklayabiliriz.
Büroların termal çevresi:
İnsanla çevresi arasında, fiziksel nesnelerde olduğu gibi bir ısı alışverişi olur. Bu ısı
alışverişini etkileyen, insan ve çevreyle ilgili bir çok etken vardır. Bu etkenleri önem
derecesine göre iki kümeye ayırmak mümkündür. Birincisi; yapılan faaliyet, havanın ısısı,
nem oranı, atmosfer basıncı, hava hareketinin hızı ve radyasyon düzeyi gibi etkenlerdir.
İkincisi ise; deri ısısı, terleme hızı, deri yüzeyinin nemi, gibi etkenlerdir. Termal konforun ilk
koşulu, ısı alış verişinin bir denge içinde olmasıdır. Termal konfor, çok sayıdaki etkenlerin
belirli sınırlar içinde birleşimleri ile elde edilir.
İnsan-görsel çevre ilişkisi:
İnsan görsel çevre ilişkisi de, insan termal çevre ilişkisi gibi, verimliliği ve etkinliği
artırma kaygılarından doğmuştur. İşgörenin, "görsel çevre ilişki modeli"ni oluşturacak
özellikler, iki ana kümede ele alınabilir.
Çalışana ve yaptığı işe bağlı özellikler.
Görsel çevreye bağlı olan özellikler.
Birinci gruba giren özellikler, göz yapısına, alışkanlıklara, geçmiş deneyimlere, yaşa
ve işin niteliğine bağlı olan özelliklerdir. Ergonomi uzmanları, yapılan işe bağlı özellikleri şu
şekilde sıralıyorlar: Çalışılan nesnelerin büyüklüğü, nesne ile çevresi arasında aydınlatma
farklılığı, görme için ayrılan zaman
İkinci gruba giren özellikler; aydınlatma yoğunluğu, çevredeki yüzeyler, bölgeler
arasındaki aydınlatma farklılığı, parıltı, çevrede olan renkler gibi görsel çevre özellikleridir.
Resim 21: Büroda sekreterin görsel alanı
Büroların akustik çevresi:
Sekreter bürolarında akustik çevre ile özel bir rahatsızlık yaratmayan, gürültüden
arınmış, konuşma anlaşılabilirliğini sağlayan, eko yapmayan, akustik gizliliği sağlayan
nitelikleri anlaşılır.
Büroların estetik çevresi:
Sekreterler, günlük yaşamlarının büyük kısmını bürolarda geçirirler. Bu nedenle
büroların tasarımları, güzellik (estetik) duygularına hitap edecek biçimde olmalıdır. Bu
amaçla yapılacak düzenlemelerin başında, büroların "iç genişliği" sağlayan renklerle
boyanması gelir. Bilindiği gibi renklerin insan psikolojisi üzerinde belli bir etkisi vardır. Aynı
zamanda sekreter bürolarının insanın güzellik duygularına, estetik anlayışına aykırı toz ve
kirliliklerden, zevksiz dekorasyondan arındırılması gerekir.
Renkler sadece büronun gösterişini iyileştirmekle kalmaz, yorgunluğu azaltır, etkinliği
artırır ve morali yükseltir, insanlar çoğunlukla bunun farkındadırlar fakat psikolojik olarak
bunun bilincinde olmak oldukça zordur. "Koyu" ve "gri" renkler, büro işlerinin yürütülmesi
açısından ilginç değildir ve sıkıcıdır. Koyu renkler, depresyona neden olur. Ofislerde
kullanılan renkler, insanı motive edecek parlaklıkta ve tonda olmalıdır. Odalar küçüldükçe
daha açık tonlar kullanılmalıdır. Bu açıklamalar ışığında denebilir ki büroların iç açıcı
renklere boyanmasının, sekreterin performansını artırma bakımından önemli katkısı vardır.
Resim 22: Büroda sekreterin yerleşim alanı
4.1.3. Sekreter Bürolarında Yerleşme-İş Akımı İlişkisi
Sekreter bürolarının yerleştirilmesinde gözönünde bulundurulacak bazı kriterler
vardır. Bu kriterler; departman ilişkilerini, iş akımını, özel büroların yerini, bölümlerin
kullanımını, personelin çalışma yerlerinin konumunu ve boş alan kullanımının verimlilik ve
etkinlik yaratacak şekilde ele alınmasını gerektirir. Yerleşme-iş akımı ilişkisi, büroların
değer yaratmayacak tüm faktörlerden arındırılması, esneklik- ve genişliğin sağlanmasına
özen gösterilmesi, özel ekipman ve makine gereklerini karşılayacak biçimde
düzenlenmelerini kapsar.
Örgüt ve yönetim çalışmalarının amacı, yapılacak incelemeler sonucunda işlerin daha
düşük maliyetle, daha az enerji harcayarak ve daha çabuk bir biçimde görülmesini
sağlamaktır. İşlerin yapılması sırasında hangi süreçlerin kullanıldığı, hangi aşamalardan
geçerek işlerin yapıldığı, tıkanmaların ve gecikmelerin nerelerden kaynaklandığı, uzman
şahısların yapacağı iş ve işgücü analizleri sonucunda ortaya çıkar. Beş "N", bir "K" kuralı, iş
ve hareket etüdü konularında önemli kolaylıklar sağlar. Ofis düzenlenmesinde, bilgi ve
beceri sahibi kişilerden yararlanarak, ofis tasarımının yapılması, iş akımını önemli ölçüde
kolaylaştırır.
Sekreter işlerinin verimli bir biçimde yürütülebilmesi için, iş akımı süreci izlenmelidir.
Bunun yapılmaması durumunda, işin ya da hizmetin maliyeti yükselir, akım zincirine
gereksiz kişiler katılır. Bu nedenle büro ve işyerlerinde işin akımının incelenmesi yararlı,
hatta zorunludur. Bu amaçla iş akım tekniği kullanılır. Bu teknik, işlemlerin bir iş akımı
şeması aracılığıyla incelenmesine ve geliştirilmesine dayanır. İş akımı, bir işin yapılmasında,
işlerin sırasının, kat edilen mesafenin, sarf edilen zamanın, bir iş akımı semasıyla
gösterilmesidir. İş akımı ile işlemlerin değer yaratmayan unsurlardan arındırılması ve
basitleştirilmesi sağlanır.
Sekreter büroları tespit edilirken, önce kat ve büroların ölçekli planları yapılır. Odanın
büyüklüğüyle orantılı masa, koltuk, sandalye, dolap vb eşyanın plastik ya da tahta maketleri
ve bu olanak bulunmaması durumunda, yine belli oranda küçültülmüş karton şekiller
kullanılarak, çeşitli yerleşme planları hazırlanır. Sonunda, bunlardan en uygun olanı üzerinde
ortak karar verilir.
4.2. SekreterlikMesleği ve Yorgunluk
Yorgunluk, belli bir işi yapan kişinin fizyolojik nedenlerle söz konusu işi daha fazla
devam ettiremeyeceği bir psiko-somatik tükenme noktasına gelmesidir. Yorgunluk bazen
ölçülebilir ve görünür düzeyde olur.
Yorgun insanın motivasyonu ve verimi düşer. Yorgunluk belirtilerinin ortaya çıkması
için insanın çok ağır fiziksel işler yapması gerekmeyebilir. Bu nedenle ergonomik
yaklaşımlarda fizyolojik ve psikolojik yorgunluk durumlarından bahsedilir.
İdeal yeteneklere sahip insanlar tarafından işletileceği varsayımı üzerine dizayn edilen
ve teknolojik aygıtlarla donatılan organizasyonlar, fiziksel ve psikolojik yorgunluklara
neden olabilir.
Örgütsel dizayn, insanın duygusal ve zihinsel sınırlarına uyumlu ve birey ile çalışma
koşullarının etkileşimine olanak veren bir nitelikte olmalıdır. Sekreter bürolarının tasarımda,
özellikle onların ne tümüyle duygusal, ne de tümüyle rasyonel bir varlık olduğu gerçeği,
gözardı edilmemelidir.
Sekreterlerin anlama, kavrama ve konsantre olma güçlerini azaltan ve iş verimlerini
düşüren yorgunluğun, işyerinde çalışma şartlarından kaynaklanan bir çok nedeni olabilir.
İş yerinde yorgunluk nedenleri:
İşin monoton oluşu ve işte inisiyatif kullanma olanağının olmaması,
İşin süreçlerine bireyin kendisini katma olanağının olmaması ve işin otomatik
veya yarı otomatik olması,
İşte güdü ve dürtü eksikliği. Bu, hem düşünsel açıdan, hem de duygusal
açıdan işin çalışana ilginç gelmemesi sonucunda ortaya çıkar.
Yorgunluk, aşırı ve çok uzatılmış bir işin neden olduğu hareket güçlüğü ile birlikte
ortaya çıkan bir acı duygusudur. Hoşnutsuzlukla birlikte ortaya çıkan ve işlevsel gücün
azalmasına neden olan fizyolojik, zihinsel ve psikolojik bir rahatsızlık durumu olan
yorgunluk, ruh ve beden bütünselliği (somatik) çerçevesinde üç başlık altında ele alınabilir.
Bunlar; fiziksel yorgunluk, psikolojik yorgunluk ve zihinsel yorgunluktur.
Fiziksel Yorgunluk: Fiziksel yorgunluk, doku ve organların uyarıcılığını yitirmesidir.
Ayrıca, kaslara bağlı olarak ortaya çıkan bir yorgunluk, kendini kramplar ve ağrılı
sertleşmelerle gösterir. Bu tür sinir dışı bir yorgunluk, sinir merkezlerini etkileyerek, sinirsel
bir yorgunluğa sebebiyet verir ki, bunun da en açık belirtisi uykusuzluktur. Fiziksel
yorgunluğa karşı, dinlenme yoluyla yeniden güç kazanılır. Yorgunluk hali, az çok gizli
şekilde gelişerek motivasyonun azalmasına neden olur.
Fizyolojik yorgunluk, kaslarda enerji metabolizmasının yavaşlaması ve yorgunluk
kalıntılarının kas hücresi içinde birikmesi şeklinde oluşur. Çalışan kaslara kan gelmesini
engelleyecek bir biçimde turnike kullanıldığında, çalışma devam ederken, önce bu bölgede
bir şişme, sertleşme ve ağrı ortaya çıkar bir şişme, sertleşme ve ağrı ortaya çıkar.
Fiziksel bakımdan yorgun olanlarda, basit enfeksiyonlara karşı daha dirençsiz olma,
yüksek tansiyon, kalp atışında ve nabızda artış, mide rahatsızlıkları, deride döküntü ve
bitkinlik gibi rahatsızlıklar ortaya çıkar bitkinlik gibi rahatsızlıklar ortaya çıkar.
Resim 23: Büroda sekreterin yorgunluğu
Psikolojik Yorgunluk: Psikolojik yorgunluk genellikle modern üretim
tekniğinin ortaya çıkardığı bir yorgunluk biçimidir. Yaratıcı yeteneklerini
işin süreçlerine katmayı arzu eden biri için monoton bir iş, son derece yorucu olabilir.
Monoton iş, sekreterlerde psikolojik yorgunluğa neden olur. Bugün profesyonel bir
sekreterin işleri, iş zenginleştirmesine ve genişletmesine gerek duymayacak kadar çeşitlidir.
Psikolojik yorgunluk bir bakıma, bir algı problemidir ve insanın moraliyle doğrudan
bir ilişkisi vardır. İşin, bireyin fizyolojik açıdan ihtiyaçlarını karşılamaya yetmesi, ancak
psikolojik ihtiyaçlarını karşılamaması durumunda, bıkkınlık ile başlayan bir yorgunluk söz konusu olur.
Bezginlik şeklinde ifade edebileceğimiz bu tür bir yorgunluk, sekreterlerin genel
ruhsal durumlarına göre farklı özellikler gösterir.
Psikolojik yorgunluk içinde olanlar, küçük problemler karşısında öfkelenmeğe daha
çok eğilimlidirler. Sekreterlerin öfkelerini göstermelerinin en yaygın biçimi telefon
görüşmelerindeki ses tonları, seslerinde coşku eksikliği ve en aşırısı da telefonu öfkeyle kapatmaktır.
Genelde psikolojik yorgunluk, fizyolojik yorgunluk gibi, kolayca fark edilmez. Aşırı
duyarlılık, içe dönük davranışlar, hatalara karşı aşırı uyarılma ve reaksiyon, erken acıkma, iş
çevresinde şikayetlerin artması, aşırı stres düzeyi, genel bir mutsuzluk hali gibi durumlar
psikolojik yorgunluğun belirtileri arasındadır.
Psikolojik yorgunluk, işe karşı bireyin duyduğu isteksizliğin bir sonucu olarak, fiziksel
etkenlerden bağımsız bir biçimde ortaya çıkar.
Zihinsel Yorgunluk: Zihinsel yorgunluk türlerini tespit etmek, diğer
yorgunluk türlerini tespit etmekten daha zordur. Değişik iş grupları
üzerinde yapılan tıbbi-psikolojik araştırmalar, zihinsel yorgunluğun, insanı
işini zor yapar hale getirir ve psikolojik durumunda kalıcı değişiklikler yapar.
Söz konusu huy ve mizaç değişikliği saldırganlık, uyku ve beslenme düzeninin
bozukluğu, sese ve ışığa karşı aşırı duyarlılık ve unutkanlığın artması, dikkat dağınıklığı şeklinde ortaya çıkar.
Sekreterlik mesleğinin, emek işinden bilgi işine doğru bir seyir izlemesi, zihinsel
yorgunluk problemini artırır. Bilgi işinin, aşırı dikkat gerektiren ve bireyin, işin süreçlerine
kendisini fazla katmasına izin vermeyen bir iş olması nedeniyle profesyonel sekreterlerde en
çok gözlenen yorgunluk biçimi, zihinsel yorgunluktur.
Resim 24: Büroda sekreterin rahat çalışma ortamı
KAYNAK:www.megep.meb.gov.tr