Zaman yönetimi ve düzenleme becerileri genel olarak genel yaptığınız işin verimliliği ile ilişkilendirilebilir. Verimliliğinizi destekleyen stratejiler uyguladığınızda, ortaya çıkan ürünü geliştirme ve iyileştirme şansınız daha yüksek olabilir. Zaman yönetimi, verimliliğinizi artırmak için kullanabileceğiniz stratejilerden sadece biridir. Ayrıca, görevlerinizi önem ve aciliyet sırasına göre öncelemek gibi düzenleme stratejileri uygulayabilirsiniz.
Aşağıdaki 10 ipucu her ne kadar ofis çalışanlarına hitap etse de her iş sektöründe kullanılabilecek güzel ipuçları içeriyor.
Her Seferinde Bir Göreve Odaklanın
Projeleri veya görevleri yürüttüğünüzde nihayetinde işleri halledebilecek olsanız da, her seferinde bir tanesine odaklanmak daha üretken olmanıza yardımcı olabilir. Aynı anda birden fazla işe odaklandığımızda, o zamanın çoğunu sadece görevler arasında geçiş yapmak için kullanma eğilimindeyiz. Bu, bazı görevlerin eksik kalmasına veya her bir görevin tek bir odak olmasına göre daha düşük kalitede yapılmasına neden olabilir.
Ek olarak, tamamlanana kadar her seferinde bir göreve odaklanmak, üretkenliğinizi artırmanıza yardımcı olabilir. Çünkü her seferinde bir projeye odaklandığınızda, birçok hedef yerine aynı anda tek bir hedef belirlersiniz. Bu, bir sonraki görevinize geçmeden önce bir görevi tamamlamanız için sizi motive edebilir. Birden fazla göreve adanmışsanız, ancak bitirebileceğinizden daha fazla göreve başladığınızı görüyorsanız, en zorlu görevlerinize başlayabilmeniz ve gününüzü daha hafif ve daha az zaman alan görevlerle bitirebilmeniz için görevlerinizi önem sırasına göre öncelik sırasına koymayı düşünün.
Düzenli Molalar Verin
Mola vermekten kaçınmak cazip gelebilir. Ancak kendinize birkaç dakika mola vermeyi ihmal etmeniz yorgunluk veya tükenmişlikle sonuçlanarak genel üretkenliğinize zarar verebilir. Bu olursa, ilerlemeye devam etmek için enerjiniz veya motivasyonunuz olmayabilir. İş gününüz boyunca birkaç kısa mola planlamayı düşünün. Çoğu işyerinin özel mola süreleri olan zorunlu bir programı vardır. Bu nedenle çalışanlar her birkaç saatlik aktif çalışmanın ardından en az beş ila 10 dakika ara verebilir. Bu kısa molalar yeniden şarj olmanızı, zihninizi boşaltmanızı ve bir sonraki göreve hazırlanmanızı sağlayabilir.
Önce En Büyük Görevlerinize Odaklanın
Diğer ödevlerden önce en büyük ve en çok zaman alan görevlerinize odaklanmak, önce daha küçük ve daha kısa görevler üzerinde çalışmaktan daha fazla odaklanmanıza yardımcı olabilir. Görev listenizi, işe ilk geldiğiniz sabah veya günün en uyanık ve enerjik olduğunuz bir saatine ayırabileceğiniz bu görevlere göre planlamayı düşünün.
Küçük Hedefler Belirleyin
Birden fazla göreve ve bunlara ulaşmak için daha uzun zaman gerektiren büyük hedeflere yaklaşmak yerine, gün boyunca küçük hedefler planlamayı düşünün. Gerekli evrakları dosyalamak, bu dört müşteri e-postasına yanıt vermek veya ekibinizin gelecekteki bir projeyi tamamlamak için ihtiyaç duyacağı tüm kaynakları bir araya toplamak gibi şeyler, sekiz saatlik çalışma süreniz boyunca belirleyip ulaşabileceğiniz küçük, günlük hedeflerdir. Benzer şekilde, daha büyük bir hedefe doğru ilerlemenizi ölçmek için bu kısa hedefleri kilometre taşları olarak kullanabilirsiniz.
İki Dakika Kuralını Kullanın
İki dakika kuralı, iki dakika veya daha az olan görevleri tamamlamanın yanı sıra ertelemiş olabileceğiniz küçük görevlere başlamak için iki dakika ayırmayı içerir. Bu kısa zaman dilimlerinde, iki dakika veya daha kısa sürede tamamlayabileceğiniz bir görev veya başlamak için organize olabileceğiniz bir görev varsa, tam da bunu yapacağınız zamandır. Örneğin, tamamlamış olduğunuz görevleri günlüğe kaydetmek, hızlıca bir e-postaya yanıt vermek, bir sonraki hedeflerinizi yazmak veya yaklaşan proje ödevinizin taslağını yazdırmak yalnızca iki dakika sürebilir, ancak bunları tamamlamanız iki dakika sürer. Küçük görevler çoğu zaman günün sonunda tamamlanmış bir yapılacaklar listesine eklenebilir.
Ek olarak, küçük görevler hala genel iş üretkenliğinizin önemli bir parçasıdır. Bu nedenle iki dakika kuralını uygulamak, daha büyük ve daha karmaşık görevler üzerinde çalışmak için gereken süreler arasındaki bu küçük görevlere odaklanmanıza izin verebilir. Mola ile bir sonraki projenize başlamak arasındaki iki dakikayı veya öğle yemeğine hazırlanmak için geçen iki dakikayı düşünün ve bu zamanı bir sonraki çalışmanız gereken şeyleri, ertesi gün için günlük hedeflerinizi veya günlük hedeflerinizi not almak için kullanmayı düşünün.
Programınızı Zaman Bloklarına Ayırın
Programınızda zaman blokları kullanmak, üretkenliğinizi artırmanıza da yardımcı olabilir. Bu stratejiyle, üzerinde çalıştığınız her görev için bir zaman sınırı belirlersiniz. 90 dakikalık veya 60 dakikalık zaman bloklarını düşünün. Programınızın bir çıktısını almayı ve zaman bloklarınızın olmasını istediğiniz zaman dilimlerini vurgulamayı seçebilirsiniz. Bu nedenle, bir proje üzerinde çalışmak için 90 dakika ayırdıysanız bu zaman bloğu sona erdikten sonra, programınızın başka bir bölümünü benzer şekilde ayırın.
Zaman bloklarına ayırmanın amacı, üzerinde çalıştığınız görevlerin dönemlerini izlemenize yardımcı olacak görsel bir program oluşturmaktır. Benzer şekilde, kendinizi her zaman bloğu için yalnızca belirli bir görev üzerinde çalışmaya adamanın bir yolu olarak hizmet eder. Böylece planladığınız zaman diliminde tamamlamanız daha olası olacaktır. Çalışma zamanınızı planlamanın yanı sıra, tamamladığınızda ve yeni projelere başladığınızda kendinizi yenileyebilmeniz için her görev bloğu arasına mola zamanlarınızı da ekleyebilirsiniz.
Toplantıları Daha Üretken Hale Getirin
Gün boyunca planlanmış toplantılarınız varsa, genel iş ilerlemenize katkıda bulunan bu daha üretken etkinlikleri yapmanın bazı yollarını düşünün. Sizin ve iş arkadaşlarınızın toplantı için ayağa kalktığı toplantıları düşünün. Bu, toplantınız sırasında önemli konuları tartışırken uyanıklığı artırmaya ve odaklanmaya yardımcı olabilir.
Toplantıya katılmak ve toplantıyı bitirmek için geçen süreyi kaydetmek için zaman takibini de kullanabilirsiniz. Örneğin, tartışılması gereken en önemli çıkarımlar veya konular hakkında notlar almayı düşünün ve her konu için belirli bir zaman ayırın. Ardından, konu tartışmalarını ayrılan sürelerle sınırlı tutarken yalnızca konu listesinde nelerin yer aldığını tartışmak için ekibinizle birlikte çalışın.
Benzer şekilde, toplantınıza telefon veya web tabanlı bir platform üzerinden makul bir şekilde katılabiliyorsanız, toplantının kişisel görevlerinizden çok fazla zamanınızı almasına engel olabilirsiniz.
Görevleri Devredin
Ekip üyeleriniz arasında görevleri bölmek için yetkilendirme yöntemlerini kullanmayı düşünün. Örneğin, yapılacaklar listenizde çeşitli görevler varsa, bu görevlerden bazıları siz üzerinde çalışmadan tamamlanabiliyorsa diğerlerine göndermeyi düşünün.
Görevleri devretmek ayrıca, yalnızca size özel olarak atanabilecek diğer ödevler üzerinde çalışmanıza izin verirken, ekibin geri kalanı zamanlarını diğer daha önemli projelerden zaman veya kaynak alacak olan görevlere ayırabilir. Örneğin, yanıtlanması gereken e-postalarınız varsa ancak bir iş arkadaşınız yanıtlarında ayrıntılara sizinle aynı özeni gösteriyorsa, başka kimsenin yapamayacağı (veya yapmasına izin verilmediği) ilgili ödevler üzerinde çalışırken onlara görevi vermeyi düşünün.
Pomodoro Tekniğini Kullanın
İşyerinde daha üretken olmak büyük ölçüde zaman yönetiminize bağlı olabilir. Pomodoro yöntemi, zamanınızı daha verimli yönetmek için yararlı bulabileceğiniz bir stratejidir. Pomodoro yöntemi, molaları planlamaya benzer şekilde, kendinizi 25 dakika boyunca bir göreve adadığınız (bu süreyi 30 dakikaya kadar artırabilirsiniz), zamanlayıcı kapanana kadar üzerinde çalıştığınız ve ardından beş dakika süren bir mola kullanımını uygular. Bu strateji etkili olabilir çünkü kesintisiz, odaklanmış çalışma için daha fazla zaman sağlar. Ardından görevi tamamlamak için geri dönmeden önce birkaç dakika görev haricinde mola verme imkanı da bulursunuz.
Kesintileri Sınırlayın
Kesintiler gün boyunca sizi devre dışı bırakabilir. İş arkadaşlarınızla olan ilişkilerinizden keyif alıyor olsanız bile, sohbetler, resmî olmayan ve hızlı toplantılar veya konu tartışmaları nedeniyle zamanın nasıl geçtiğini anlamadan iş akışınızı aksatabilir ve genel verimliliğinizi azaltabilir. Gün içindeki kesintilerin sayısını sınırlamak için bazı stratejiler kullanmayı düşünün.
Gününüzün bir bölümünde ofis kapınız kapalı olarak çalışmayı seçebilir veya açık ofis ortamında çalışıyorsanız, ofis konuşmalarının ve etkileşimin seslerini sınırlamaya yardımcı olması için gürültü önleyici kulaklıklar kullanabilirsiniz. Kulaklıklar ayrıca iş arkadaşlarınıza üzerinde çalıştığınız projelere konsantre olmanız gerektiğini bildirmenin kibar ama sessiz bir yolu olabilir.
İş verimliliğinizi artırmanıza yardımcı olacak stratejileri uygularken, olabildiğince tutarlı olmanız önemlidir. Becerilerinizi öğrenmek ve geliştirmek için kendinize izin verin ve üretkenliğinizin de gelişmeye devam edeceğinden emin olabilirsiniz.