Toplantılara yaklaşımınız üç ana konuyla yüzleşmelidir:
* Toplantı kesinlikle gerekli mi?
*Ne kadar zaman (özellikle kendi zamanımı) ayırmaya değer?
* Ne kadar zaman alacak?
Bir toplantının kaça malolacağı, (sizinki de dahil olmak üzere insanların ne kadar zamanını alacağı) sonuçlarına değip değmeyeceği hakkında net bir fikir sahibi olmalısınız.
Başarılı bir şekilde yönetilen toplantıların kalite işaretleri şunlardır:
* Toplantılar önceden planlanır (kimler katılmalı; nasıl yönetilmeli, gündem ve açıklayıcı broşürler önceden dağıtılır).
*Her mesele ve toplantının kendisi için zaman önceden belirlenir (ve bu zamana uyulur).
* Dakikalar, az ve öz, eylem güdümlü konuşmalarla harcanır (sorumluluklar tahsis edilir).
*Sonuçlar net bir şekilde ortaya konur (herkes tarafından paylaşılır)
*Toplantılar, etkinliği için sürekli incelenir, gözden geçirilir.
*Pozitif odaklanma vardır.
* Başarılı bir hakem ve bilirkişisinizdir.
Kendinize sorun bu toplantı gerçekten gerekli mi?
Toplantıları yönetmek için toplantıdan önce katılımcılara, toplantının amacını ve nelerin görüşülmesini istediklerini belirten bir toplantı gündemi göndermekte yarar vardır. Bunu toplantıyı talep edenin göndermesi gerekir. Diğer yandan gündeme alınmasını istedikleri daha başka konular varsa belirtmelidir. Böylece başı sonu belli olmayan bir toplantı yerine neyin konuşulacağı ve nelerin karara bağlanacağı belirlenmiş olur.Birçok toplantıda sizi ilgiyle dinlerler. Ancak iş karar vermeye gelince nasıl, neden gibi farklı bahaneler ileri sürülür. Siz siz olun, yapacağınız bir toplantıda karar verecek yetkililerin de olmasını isteyin. Sıcağı sıcağına işi koparmaya bakın.