İş toplantısı verimliliği, bir şirketin üretkenliği ve başarısı üzerinde doğrudan bir etkiye sahiptir. Toplantı verimliliğini artıran ana faktörlerden biri, katılımcılar tarafından sergilenen toplantı görgü kurallarıdır. Bir dizi toplantı görgü kuralına uymak, kariyerinizi ilerletmenize yardımcı olabilecek profesyonellik ve liderlik niteliklerini göstermenize yardımcı olabilir. Bu yazıda, iş toplantısı görgü kurallarının ne olduğunu, neden önemli olduğunu ve iyi iş toplantısı görgü kurallarını sürdürmek için ipuçlarını tartışıyoruz.
İş toplantısı görgü kuralları nedir?
İş toplantısı görgü kuralları, toplantılar sırasında işyerinde beklenen davranış standardını ifade eder. Normal iş görgü kuralları gibi, katılımcıları profesyonelce ve saygılı davranmaya teşvik eder. İş toplantısı görgü kuralları, dakik olma, kesintiye uğramadan dinleme, telefonunuzu kapatma ve hazırlıklı olma gibi davranışları içerir. İş toplantısı görgü kuralları duruma bağlı olarak biraz değişebilir. Örneğin, ofiste daha resmi bir toplantı için, bir gündem sağlamak düşünceli bir davranıştır. Akşam yemeğinde daha gündelik bir iş toplantısı için bu gerekli değildir.
İş toplantısı görgü kuralları neden önemlidir?
Toplantı görgü kurallarının önemli olmasının birkaç nedeni vardır:
- İletişimi geliştirir: İş toplantısı görgü kuralları, işyerindeki insanlar arasında güçlü bir iletişim sağlayan karşılıklı saygı atmosferini teşvik eder.
- Üretkenliği artırır: Aktif dinleme, hazırlık ve gündemler gibi iş toplantısı görgü kurallarının farklı yönleri, toplantıların gerçekleştirildiği verimliliği artırarak o zamanın üretkenliğini artırır.
- İlişkileri geliştirir: İş toplantısı görgü kuralları, insanların toplantılarda saygı duyulduğunu hissetmesine yardımcı olur ve bu da daha güçlü işyeri ilişkilerine dönüşür.
İyi toplantı görgü kuralları için 11 ipucu
Uygun toplantı görgü kuralları için şu ortak kuralları izleyin:
Dakik ol
Toplantılara zamanında gelmek, toplantıya katılanların geri kalanına olgunluk, profesyonellik ve nezaket gösterir. Liderler toplantılarının verimli bir şekilde ilerlemesini isterler, bu nedenle geç kalmayla ilişkili dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırmak bu süreçte önemli bir adımdır. İşyeri dışında, sosyal etkinlikler veya randevular için biraz geç gelmek sorun olmayabilir, ancak profesyonel ortamlarda, katılımcıların genellikle zamanında gelmesi beklenir.
Birkaç dakika erken gelmek daha da iyidir, böylece toplantı başlamadan önce oturup yerinizi alabilirsiniz. Bir toplantıya geç kalıyorsanız, herkesten basit bir özür dileyin, oturun ve hemen tartışmaya odaklanın.
Hazırlıklı gel
Pek çok toplantı düzenleyicisi, özellikle çok sayıda insanın bulunduğu bir toplantı ve organizatörün tartışmak istediği bir dizi konu varsa, gündem özetini içeren e-postalar gönderir. Gündem, toplantının sorunsuz ve verimli çalışmasını sağlayacaktır. Ayrıca katılımcılardan not alabilecekleri materyaller getirmelerini, bir konuyla ilgili öneriler veya fikirler getirmelerini veya toplantıdan önce bir ödevi tamamlamalarını isteyebilirler. Organizatörün ihtiyaç duyduğu her şeye hazırlıklı geldiğinizden emin olun.
Profesyonelce giyin
Ofisinizin niteliğine bağlı olarak uygun kıyafet değişiklik gösterebilir. Ofisinizin ofis içi toplantılar için uyguladığı kıyafet kurallarına uyun. Ofis dışında bir müşteriyle görüşüyorsanız, genellikle aynı kurallar geçerlidir, ancak belirsizlikleriniz varsa yöneticinize uygun kıyafetin ne olduğunu sormak isteyebilirsiniz.
Yeterince yüksek sesle konuş
Toplantı sırasında konuşurken herkesin sizi duyabilmesi için yüksek sesle ve anlaşılır bir şekilde konuştuğunuzdan emin olun. Bu, güveni gösterir ve daha profesyonel görünmenizi sağlar. Ayrıca herkesin düşüncelerinizi duymasını ve buna göre yanıt vermesini sağlar. Yumuşak konuşma, kendinizi tekrarlamanı gerektirebilir veya birisi sizi yanlış anlarsa, toplantının verimliliğini etkileyebilir.
Aktif olarak dinleyin ve katılın
Üretkenlikle tanışmak, katılımcıların başkalarını iyi dinlemelerine ve tartışmalara aktif olarak katılmalarına bağlıdır. Anlayışınızı göstermek, endişenizi ifade etmek veya belirli sorular sormak için diğer kişinin söylediklerini başını sallayarak veya başka kelimelerle ifade ederek aktif dinleme pratiği yapabilirsiniz. Aktif dinleme, fikrine saygı duyduğunuzu ve söyleyeceklerini duymak istediğinizi göstermenin yanı sıra odaklanmanıza ve daha anlamlı yanıtlar vermenize yardımcı olur.
Sırayla konuşun
İş toplantıları bazen herkesin fikirlerini vermek istediği heyecan verici ve tutkulu sohbetler oluşturur. Yapılacak en iyi şey, konuşma sırasını beklemek ve konuşmaya başlamadan önce başkalarının düşüncelerini bitirmesine izin vermektir. Elinizi kaldırmak gibi konuşma kurallarına uyun. Ayrıca, beklerken söylemek istediklerinizi unutabileceğinizi düşünüyorsanız, ana noktalarınızı yazın, ancak yazarken sohbeti dinlemeye devam edin.
Gündemi takip edin
İş toplantıları bazen gündemden çıkar, ancak bağlı kalırsanız ve toplantıyı üretken tutmaya çalışırsanız yararlıdır. Mümkünse, ilgisiz bir konuya sürüklendiğini fark ederseniz, konuşmayı orijinal konuya geri yönlendirin.
Uygun zamanda soru sorun
Soru sormak için en iyi zaman, sorunuzun sunum yapan kişinin anlattıklarıyla alakalı olduğu zamandır. Nazik olun ve elinizi kaldırarak bekleyin. Ayrıca katılımcıları sunum sırasında periyodik olarak soru sormaya davet edeceklerdir. Toplantının tamamlanması gerektiğinde, en sonda tüm sorularınızı sormaktan kaçının. Sonunda cevaplanmamış sorularınız varsa, onları özel olarak sormaya devam edebilir veya toplantı liderine bir e-posta gönderebilirsiniz.
Vücut dilinize dikkat edin
Uzun toplantılar sırasında sıkılmak mümkündür. Aşağıdaki alışkanlıklardan kaçınmaya çalışın:
- Kalemle oynamak
- Sandalyenizi bir yandan diğer yana çevirmek
- Ayaklarınızı sallamak
- Tıklama veya farklı sesler çıkarmak
Kendi masanızda zararsız olsa da, bu davranışlar sunum yapanların ve dinleyicilerin dikkatini dağıtabilir ve onlara ilgilenmediğiniz izlenimini verebilir. Toplantıda kullandığınız vücut diline dikkat edin.
Teknolojiyi bir kenara bırakın
Pek çok insan toplantılar sırasında telefonlarını masada tutma eğilimindedir, ancak yanlışlıkla çalması veya titremesi durumunda bu bir dikkat dağınıklığına dönüşebilir. Cihazınızı kapatın veya sessize alın, ardından cüzdan, evrak çantası veya ceket cebi gibi artık görünmediği bir yere koyun. Not almak ve teknolojinin dikkatinin dağılmasını önlemek için yanınızda kağıt ve kalem getirmek isteyebilirsiniz. Ancak, dizüstü bilgisayarınızdaki bilgilere bakmanız gerekirse, yanınızda getirmenin uygun olup olmadığını öğrenmek için organizatörle görüşün.
Uygun şekilde yiyin ve için
Normalde toplantılar sırasında su ve kahve içmek kabul edilebilir, ancak yiyecek getirmenin uygun olup olmadığını kontrol edin. Öğle yemeği toplantısıysa, sırasıyla ve sessizce yiyin. Ayrıca, her zaman arkanızı temizleyin ve koltuğunuzu bulduğunuz gibi bırakın.