Kabul edin; projelerinizi yönetmek için Bir Microsoft Excel elektronik tablosu kullandınız ve aslında bunu değiştirmek için iyi bir neden görmüyorsanız. Yalnız değilsiniz.
Excel'de proje planı başlatmak cazip bir özelliktir, çünkü tüm projelerinizi hızlı bir şekilde listeleyme, onları istediğiniz şekilde düzenlemenize ve hatta benzer bir şey oluşturmanıza Gantt Grafiği görünümü. Ancak projenizin değişikliklerini hesaplama gibi bir elektronik tablo kısa olur.
Birden çok proje arasında tek bir şey olduğunu, zamanlamaları ve paylaşılan kaynakları kesintiye uğramayı bulursanız, bir elektronik tabloda zamanlamayı korumak bunaltıcı bir görev haline gelir. Microsoft Project, dinamik zamanlama altyapısı, kaynak yönetim araçları ve daha iyi iletişim desteğiyle, doğru yolda kalmanıza yardımcı olabilir.
Ne yapmak istiyorsunuz?
Kuruluş genelinde kaynak yönetiminden yararlanma
Projeleri izlemek için elektronik tabloları kullanırsanız, tek bir kaynak birden çok projelere atandığı zaman ne olur? Kaynakları proje planınız dışında el ile veya bir üçüncü taraf programıyla yönetmeniz gerekir. Kaynaklar çoğunlukla plansız olarak fazla yüklenmiş olur ve çok fazla zaman harcayarak işi yeniden zaman harcamanız gerekir.
Microsoft Project Server kullanarak, kurum genelindeki tüm projeler merkezi, kuruluş genelindeki projelerden kaynak havuzu. Bu, proje yöneticilerinin bu kaynağı kullanılabilirlik önce kaynağın en yüksek veri kaynağını hemen görmelerine olanak sağlar.
Project'in tarih değişikliklerinin etkisini hesaplamasına izin verme
Bir elektronik tabloda projeyi takip ediyorsanız diyelim. Bu projenin, farklı bir proje belirli bir proje tarafından üretinceye kadar başlay yer teslim öğesi. Teslim edilebilirin 18 Haziran'da yapılması planlandı. Şimdi 25 Haziran'dır ve hâlâ onu bekliyor olurken. Elektronik tablonuzu o teslim edilebilir göreve bağlı yeni bir tarihle güncelleştirmeniz ne kadar zaman alır? Görev projenin sonuna yakınsa ancak en yakınsa ne olacak? Projenizin 50'den fazla görevi varsa ne olacak? 100'den fazla görev mi var?
Project, dinamik zamanlama altyapısıyla proje zamanlamanızı ve kaynak atamalarınızı hızla ayarlamanıza yardımcı olabilir. Bir tarih değişikliğini ve bu değişikliğin etkilerini sorunsuz bir şekilde işler; tüm bağımlılıkların, teslim edilebilirlerin ve kaynak atamaların muhasebesini sağlar. Zamanlamayı otomatik olarak yeniden hesaplamakla birlikte, Project her bir zamanlama kaydırmanın etkisini hızla görmek için değiştir olduğu tarihleri de vurgular.
Esnek raporlama yöntemleri kullanma
Projenizin durumunu tartışmak için on dakika içinde yöneticinizle zamansız bir toplantınız var. Projenizin ilerleme durumuna bir rapor getirmek istiyor, ancak bu kadar kısa bir sürede en iyi şekilde elektronik tablonuzu yazdırarak tüm verilerin doğru olduğunu umarız. Yöneticinize projeniz hakkında daha güçlü bir rapor sağlamak istiyor, ancak elektronik tablo kullanırken bu kadar kısa bir süre için mümkün değildir.
Project ile, Microsoft Visio Professional'da verileri Özet Diyagram'a aktaran bir şablonun kullandığı görsel raporu hızla oluşturabilirsiniz. Projeniz için ayarladınız özel alanlar da dahil olmak üzere raporda hangi alanları vurgulamak istediğinize seçebilir ve yönetimle toplantınız için temiz ve kısa bir rapor sunabilirsiniz.
Excel ile tümleştirin
Proje verilerinizi Excel'e aktararak, projenizin zamanlaması ve kaynaklarını izlemek için Project'in sağladığı özelliklerden yararlanmaya devam ederken güçlü elektronik tablo işlevlerini kullanmaya da devam edersiniz. Ayrıca, Proje planınıza Excel verilerini de aktarabilirsiniz veya katıştırabilirsiniz.