Muhasebe araçları, e-posta pazarlama hizmetleri, çevrimiçi mağaza oluşturucular, proje yönetim kiti, iş ve pazarlama rehberi… vb; İşinizi başlatmak, büyütmek ve işletmek için ihtiyacınız olan hemen hemen her şey bugün çevrimiçi olarak bulunabilir.
Ifşa: WHSR okuyucu desteklidir. Bağlantılarımız aracılığıyla satın aldığınızda bir komisyon kazanabiliriz.
7 E-postanızı Düzenleme ve Haftanıza Saat Ekleme Adımları
Güncelleme: Nis 23, 2021 / Makale: KeriLynn Engel
Haftada kaç saat e-posta harcıyorsunuz?
İşte size bir meydan okuma: Önümüzdeki haftadan itibaren, e-postalarınızı kontrol etmek için harcadığınız tüm zamanı not alın.
Bir deftere yazın veya zaman izleme uygulaması gibi kullanın Chrometa. Saatlerin ne kadar çabuk toplandığı konusunda muhtemelen şok olacaksınız.
Tüm bu ekstra zamanla başka ne yapabilirsin? Ancak, e-posta işinizi yürütmek için çok önemlidir, bu yüzden nasıl geri çekilebilirsiniz?
Aşağıdaki adımlar temel bilgilerin ötesine geçerek, organize edilecek sistemleri nasıl oluşturacağınızı ve gelen kutunuzu kontrol altında tutacağınızı gösterir. Her hafta birkaç saat fazla ne yaparsın?
İşte nasıl bulabilirsin.
Adım #1: Gelen E-postaları Azaltın
Gelen kutunuza tipik olarak gelenlere bir göz atın.
5 e-posta bültenlerinden daha fazlaysa, muhtemelen çok fazla.
Gibi bir araç kullanmayı deneyin Unroll.me aboneliklerinizi yönetmek ve azaltmak için. En yararlı haber bültenleri dışında tüm abonelikleri iptal etme konusunda acımasız olun.
E-postalarınızın çoğu müşteriden mi?
Hizmet tabanlı bir işiniz varsa, istemci e-postaları genellikle çok fazla zaman alır.
Bir hizmet sunuyorsanız, uğraştığınız müşteri sayısını azaltmayı düşünün. Her bir müşterinin genel giderleri nedeniyle her biri 250 $ ödeyen 5 müşteriye sahip olmaktansa her biri 100 $ ödeyen iki müşteriye sahip olmak daha iyidir.
Fiyatlarınızı yükseltmeyi ve e-posta ile göndermeniz gereken müşteri miktarını azaltmayı düşünün.
Kendinizi benzer e-postaları tekrar tekrar yanıtlarken bulursanız, en sık sorulan soruları yanıtlamak için web sitenizde bir SSS yayınlayın. SSS'nize bağladığınızdan emin olun ve sözlük iletişim sayfanızdan ve ziyaretçilerin sizinle iletişim kurmadan önce okumasını teşvik edin. E-postaların miktarını azaltamazsanız, en azından bunları daha iyi planlayabilirsiniz.
E-postayı gün boyunca sürekli kontrol etmek, üretkenliğinizde büyük bir etkiye sahiptir.
Çok görevli, verimliliğinizi 40% oranında azaltabilir ve hatta IQ'nuzu 10 noktalarına kadar azaltabilir. bilimsel çalışmalara göre.
Azaltılmış iş kalitesi, müşteri ilişkilerinizi biraz gecikmeli e-posta yanıtından daha fazla zarar verebilir.
Ya müşterileriniz e-postalarını hemen yanıtlamanıza alışkınsa?
E-posta sorgularına hızlı yanıtlar, işletmeniz için büyük bir satış noktası olabilir. Ancak gün boyunca e-postaları zorunlu olarak kontrol etmeden yanıt verebilirsiniz. Müşterilerinizin beklentilerini yönetmeniz ve bunları yeni programınıza göre eğitmeniz yeterlidir.
Bir "acil durum" olarak gördükleri çoğu zaman değildir.
Önce kendiniz için bir program belirleyin. Sadece günde 2-3 e-postasını veya yalnızca sabahları kontrol etmeye karar verebilirsiniz.
Daha sonra, müşterilerinize yeni politikalarınızı ve e-postalara yanıt vermenizin genellikle ne kadar süreceğini bildirmeniz gerekir. Aşağıdakileri yaparak müşterilerinizi yeni programınızı beklemeleri için eğitebilirsiniz:
Politikalarınızı web sitenizde yayınlamak. İletişim veya destek sayfanızda, yanıt beklemek için ne kadar bekleyebileceklerini bildirin.
Hoş geldiniz paketini yeni müşterilerle paylaşma. Karşılama paketinizde iletişim politikalarınızı özetleyin: sizinle nasıl iletişim kurmaları gerektiğini ve yanıt verdiğinizde.
Kişilerinizin e-postalarına ne zaman yanıt vereceğinizi bilmesini sağlayan bir e-posta otomatik yanıtı oluşturmayı düşünün.
Çalışma saatleri dışında e-posta göndermeyin veya yanıtlamayın (akşamlar ve hafta sonları gibi). Bu, 24 / 7 kullanılabilirliği hakkında izlenim verir. Bunun yerine, e-postanızı sabahları dışarı çıkacak şekilde planlayabilirsiniz.
Mevcut müşteriler için, politikalarınızı güncellediğinizi şahsen bilgilendirin.
Onlara bir fayda olarak dönün!
Sayın Müşteri],
[Kişiselleştirilmiş karşılama] Yeni e-posta politikamı bildirmek için iletişime geçiyorum.
İşim büyüdükçe, önceliklim sizlere kaliteli hizmet sunmaya devam etmemi sağlamaktır. Bunu sürdürmek için iletişim politikamı güncelliyorum. İleride, e-postalarımı [şu anda] kontrol edeceğim.
[Yanıtlama süresi] içinde e-postalarınıza cevap vereceğim. [İsteğe bağlı:] Mesajınız acil ise, e-posta konu satırında “Acil” kelimesini kullanabilirsiniz ve hemen uyarırsınız. Bu yeni politika, gün boyunca e-postaların dikkatini dağıtmadan, projelerinizde çalışırken 100% odağı vermemi sağlayacaktır.
Işiniz için teşekkür ederiz.
Bu yeni politika hakkında herhangi bir sorunuz varsa lütfen bize bildirin.
Müşteriler, profesyonelliğinizi ve açık sözlülüğünüzü takdir edecek ve yakında yeni yanıt sürelerinize alışacak.
Adım #3: Düzenleyin ve Otomatikleştirin
Gelen kutunuz her türlü e-posta ile dolduğunda, müşteri iletişiminden haber bültenlerine sipariş teyitlerine kadar, her şeyin içinden geçmek zor.
Bu ezici olabilir ve aynı zamanda daha önemli olanların zararına olan ilgisiz e-postalara daha fazla odaklanmanızı sağlar. Gmail'in sekmeli gelen kutusu buna yardımcı olur, ancak etiketleri ve filtreleri kullanarak daha da organize edebilirsiniz.
Örneğin, hem arkadaşlarınızdan hem de ailenizden kişisel e-postalar alabilir ve işletmenizden gelen e-postalar Birincil sekmenizde karıştırılabilir.
Filtre senin arkadaşın
İş e-postalarınızı otomatik olarak ayırmak istiyorsanız, bunları önceliklendirebilirsiniz, kolayca yapabilirsiniz filtre kurmak Bunların hepsini “İş” altında etiketlemek için bunları kolayca sıralayabilirsiniz.
Deneyebileceğiniz başka bir araç SaneBoxHangi e-postaların sizin için önemli olduğunu otomatik olarak algılar ve geri kalanını gelen kutunuzdan daha sonra temizler.
Adım #4: Gelen Kutusu'ndan Kaçış
E-posta gelen kutunuzu yapılacaklar listesi olarak kullanıyor musunuz?
Bu, en verimli veya ölçeklendirilebilir sistem değildir: E-posta, yapılacaklar listesi olarak tasarlanmamıştır.
Kişisel e-postalar tarafından dikkat dağıtılmadan tamamlanacak görevlere odaklanabilirsiniz. Bunun yerine, yapılacaklar listesi için yapılmış araçları kullanmayı deneyin. Asana, Trelloya da Todoist.
Asana, ücretsiz ve kullanımı kolay bir proje yönetimi uygulamasıdır. Herhangi bir e-postayı Asana'ya ileterek bir göreve kolayca dönüştürebilirsiniz.
Müşterilerinizi e-posta yerine Trello'yu kullanmaya başlayabilirseniz, iletişim ve dosyaları aynı yerde tutmak çok daha kolaydır; söz konusu ileti veya dosya için gelen kutunuzda daha fazla arama yapmanıza gerek yoktur.
Gelen kutunuza bir hatırlatıcı olarak bir e-posta tutmak yerine, bir kutuyu kullanarak, gelen kutunuza belirli bir zamanda geri gelmesini planlayabilirsiniz. Yesware or Avcı Posta İzleyici.
Adım #5: Uyarıları Ayarlayın
Önemli bir mesaj veya dosyayı alıp almadığınızı görmek için e-postanızı sürekli kontrol etmeniz gerekmez. Bunun yerine, Gmail / Android filtreleme ve etiketleri kullanarak belirli uyarılar ayarlayın (veya kullanarak bir kısa uyarı ayarlayın. IFTTT).
Gmail ve bir Android telefon kullanıyorsanız, telefonunuzu yalnızca belirli e-postalar hakkında sizi bilgilendirecek şekilde ayarlayabilirsiniz:
Öncelikle, beklediğiniz e-postayı otomatik olarak etiketlemek için bir filtre oluşturun (yukarıda gösterildiği gibi). Bunu gönderen, anahtar kelimede, e-postanın ekinde bulunup bulunmadığını vb. Yaparak yapabilirsiniz. “Bildirim”, “Acil”, vb.
Telefonunuzdan Gmail uygulamasını açın ve Ayarlar'a gidin ve e-posta hesabınızı seçin.
“Bildirimler” onay kutusunun işaretli olduğundan emin olun.
Aşağı kaydırın ve “Etiketleri yönet” i seçin.
Yeni etiketinizi seçin.
İletilerinizi senkronize edin ve söz konusu etikete ilişkin bildirimleri açın.
Geri dönün ve diğer etiketler için bildirimlerin senkronize edilmediğinden emin olun, böylece onlar için bildirim almayacaksınız.
Bu kadar! Artık filtrenizle eşleşen yeni e-postalar aldığınızda yalnızca bildirim alacaksınız.
Adım #6: Herkese Cevap Verme Zorunluluğu Yok
Sadece birinin size e-posta göndermesi, cevap vermek zorunda olduğunuz anlamına gelmez.
Herkese cevap vermek isteyebilirsin, sadece özür dilemek ve onlara neden yardım edemeyeceğini açıklamak için.
Ancak unutmayın: Bir işletme sahibi olarak, zaman sizin en değerli kaynağınızdır. Size e-posta gönderen herkese kendinizi mecbur hissetmenize izin vermeyin. Herkese derinlemesine bir cevap borçlu değilsin. "Hayır" tam bir cümledir.
E-posta büyük bir zaman emmek olabilir, ama olması gerekmiyor!
İster kendi başınıza ister işe alma konusunda yardım edin, gelen kutunuzu şekle sokmak ilk başta çok zaman alan bir proje olabilir. Sistemleriniz yerinde olduğunda, size bir zaman kazandırır - işinizi yürütürken yeniden yatırım yapabilirsiniz.
KeriLynn Engel hakkında
KeriLynn Engel bir metin yazarı ve içerik pazarlama stratejistidir. Hedef kitlelerini çeken ve dönüştüren yüksek kaliteli içerik planlamak ve oluşturmak için B2B ve B2C işletmeleriyle çalışmayı seviyor. Yazmadığında, spekülatif kurgu okurken, Star Trek izlerken veya yerel bir açık mikrofonda Telemann flüt fantazileri çalarken bulabilirsiniz.