İnternet çağında iletişim kurmak e-posta kullanmak demek ve bu her ne kadar işlevsel olsa da, normalde iyimser ve mutlu olan insanlarda genellikle endişe ve tedirginlik yaratabiliyor. İşte bu tedirginliği yatıştırmak için kullanabileceğiniz bazı kişisel kurallar:
1.Çabuk cevap verin. E-postalara genellikle çok çabuk cevap veren kişiler vardır, bir de tam tersi. Siz çabuk geri dönüş yapanlardan olmaya çalışın. İş hayatında tanıdığımız en başarılı ve en meşgul kişiler, e-postalarına oldukça hızlı cevap veriyorlar ve bunu yalnızca belirli kişilere karşı değil, herkese karşı yapıyorlar. Çabuk yanıt veren biri olmak takımınızın ve iş arkadaşlarınızın önemli konuşmalara ve kararlara sizi dahil etme ihtimalini yükselterek pozitif bir ilişki ortamı yaratacaktır; aynı zamanda iş yerinde yaratmaya çalıştığınız kültürün oturmasına yardımcı olacaktır. Verdiğiniz bu cevaplar oldukça kısa olabilir –örneğin bizim favorilerimizden biri: “Anlaşıldı”. Ayrıca siz hızlı cevap veren bir insan olarak özgüvenli olursanız, insanlar cevap vermemenizin nasıl bir tepki olduğunu çok daha iyi anlayabilirler. Bahsettiğimiz gibi biriyseniz cevap vermemeniz çoğunlukla “Anlaşıldı, devam edebilirsin” anlamına gelir ve bu, “Oldukça bunaldım ve mesajına ne zaman döneceğim bilmiyorum, eğer yardımıma ihtiyaç duyduysan belirli olmayan bir süre daha beklemek zorundasın. Bu arada, senden pek haz etmiyorum.” anlamına gelmesinden bizce çok daha iyi bir seçenek.
2.E-posta yazarken kullandığınız her kelime önemli. İşlevsel olmayan sıkıcı kısımlar ise değil. Cevabınızda kesin olun. Eğer bir problemi anlatıyorsanız, açık olun. Bunu yapmak uzun bir e-posta yazmaktan daha çok zamanınızı alabilir. Önce bir taslak yazın, sonra gereksiz kısımları çıkarın. Elmore Leonard’ın nasıl başarılı bir yazar olduğu sorusuna verdiği cevabı hatırlayın: “İnsanların atlayacağı kısımları yazmıyorum.” Çoğu e-posta okuyucuların atladığı kısımlarla dolu.
3.Gelen kutunuzu düzenli olarak temizleyin. Gelen kutunuza bakıp hangi e-postaya cevap vereceğinizi düşünerek ne kadar vakit geçiriyorsunuz? Peki ya önceden okuduğunuz e-postalara geri dönüp onları tekrardan okuyarak ne kadar vakit harcıyorsunuz? Gelen kutunuza bakarak sırada hangi e-postayı seçeceğinizi düşünerek geçirdiğiniz her an zaman kaybı. Aynı şey önceden okuyup cevap vermediğiniz veya yapılacak şeyi yapmadığınız e-postalar için de geçerli.
Yeni bir e-postayı açtığınızda birkaç seçeneğiniz var: geri kalanını okumanıza gerek olmadığını anlayacak kadarını okumak, okuyup hemen cevap vermek/yapılması gerekeni yapmak ya da daha sonra okumak (okumaya değer bir e-posta olmasına rağmen o anda acil değilse veya cevap veremeyecek kadar meşgulseniz). E-postayı görür görmez bu seçeneklerden birini, tercihen ilk ikisinden birini seçin. Şunu asla unutmayın: Yalnızca 1 kez erteleyin. Eğer yazılanları okuyup ne yapılması gerektiğine karar verdiyseniz, hemen harekete geçin. Aksi takdirde kendinizi o e-postayı yeniden okumaya ve böylece de zaman kaybetmeye mahkum bırakmış olursunuz.
Eğer bunu iyi bir şekilde uygulayabilirseniz, gelen kutunuz yalnızca zor ve üzerine etraflıca düşünmeniz gereken görevlerden oluşan bir yapılacaklar listesine dönüşür (bu e-postaları yıldızlı veya ‘Yapılacaklar’ olarak işaretleyebilirsiniz) ve böylece geriye daha az olan ‘Okunacaklar’ kısmı kalır.
‘Yapılacaklar’ listenizi her gün temizlemeyi unutmayın. Bu güzel bir akşam aktivitesi olabilir. Amacınız listede hiç e-posta kalmaması olsun; beş ve daha az öge kalması da oldukça makul.
4.E-postalarınızı ‘Son Giren İlk Çıkar’ kuralıyla değerlendirin. Bazen eski e-postalardaki yapılacaklar başkaları tarafından halledilmiş olabiliyor.
5.Bir yönlendirici olun. E-posta yoluyla faydalı bir bilgi aldığınızda bu bilginin başka kimlere yararlı olabileceğini düşünün ve aldığınız e-postayı o kişilere yönlendirin.
6.Bcc’yi kullandığınızda, neden kullandığınızı kendinize sorun. Cevap genellikle bir şey saklamak istediğinizdir ve bu da pek iç açıcı bir durum değil. Eğer durum buysa, kişiyi ya normal gönderilenler listesine alın ya da o kişiyi hiç dahil etmeyin. Bcc’yi kullanmanızı önereceğimiz tek durum, bir kişiyi e-posta zincirinden çıkacaracağınız zamandır. Eğer e-posta zinciri artık o kişiyi ilgilendirmiyorsa onu bcc’ye koyabilirsiniz; fakat bunu yaparken not olarak nedenini yazmayı unutmayın. O kişi artık gelen kutusunda kendini ilgilendirmeyen bir e-posta zinciri bulunmadığı için rahatlayacaktır.
7.Bağırmayın. Eğer bağırmanız gerekiyorsa, bunu yüz yüze yapın. Dijital üzerinden bunu yapmak çok kolay.
8.İstekleri daha kolay takip edin. Birine içinde yapılması gereken bir şey yazan bir e-posta yolladığınızda yapılacak işin durumunu takip etmek istiyorsanız o e-postayı ‘Takip Edilecek’ olarak işaretleyin. Karşınızdakini işin durumuyla ilgili kontrol etmek isterseniz attığınız e-postayı kolayca bulup başına “Bu iş tamamlandı mı?” gibi bir ekleme yaparak tekrar yollayabilirsiniz.
9.’Gelecekteki siz’in araştırmasını kolaylaştırın. İleride bulmak isteyebileceğiniz e-postaları açıklayıcı birkaç kelime yazarak kendinize yollayın. “Bu e-postayı aradığımda hangi sözcükleri kullanırım?” diye kendinize sorun ve o kelimeleri e-postaya ekleyin. Bu durum sırf e-postalar için değil, önemli belgeler için de oldukça işinize yarayabilir. Örneğin pasaport, ruhsat ve sigorta gibi belgeleri taratıp kendinize e-posta olarak atarsanız bir tatil veya acil bir durum sırasında bunlara kolayca ulaşabilirsiniz.