E-posta imza şablonları, işletme markanızın bir uzantısıdır ve diğer pazarlama materyalleri kadar önemlidir. Esasen iletişim bilgileriniz, logolarınız, sosyal medyanız, afişleriniz, e-posta sorumluluk reddi beyanlarınız vb. ile dijital kartvizitlerdir.
21. yüzyıl için profesyonel markalı bir e-posta imzası oluşturmak, HTML kodunun kullanılmasını gerektirir. Ancak, HTML kodunu manuel olarak kullanarak e-posta imzaları oluşturmanın karmaşık olduğunu unutmamak önemlidir. Doğruyu bulmak büyük bir sabır gerektirir. HTML e-posta imzalarını manuel olarak oluştururken imzaların hatalı görüntülenmesi veya tamamının görünmemesi gibi sorunlar yaygındır.
HTML nedir?
HTML (Köprü Metni İşaretleme Dili), profesyonel bir e-posta imzasının yapısını tanımlayan koddur. E-posta imzaları için HTML kodu, bir e-posta istemcisinde görüntülenecek metin, resimler ve diğer içerikler için “işaretleme” kullanır. Bu, web sayfalarında nasıl çalıştığına benzer. E-posta istemcisi daha sonra bu yapıyı okunabilir bir biçime dönüştürür.
Bunlar genellikle “etiketler” olarak bilinir ve çiftler halinde kullanılır. Kullandığınız her etiket için, imzanın doğru bir şekilde oluşturulabilmesi için eğik çizgi kullanan karşılık gelen bir kapatma etiketi kullanılmalıdır. Örneğin,açılış etiketi ve kapanış etiketi olacaktır. Bu, HTML imza içeriğiniz için kapsayıcılar oluşturur.
E-posta imzalarında neden HTML kodu kullanılır?
İşlenmiş HTML, sadece bir resim kullanmaktan daha güvenilirdir. Resim tabanlı bir e-posta imzası kullanmaya karar verirseniz, e-postalarınız spam olarak işaretlenecektir. E-posta istemcileri, bir mesajda görüntüden daha fazla metin olması gerektiği temelinde çalışır.
Bu, bir e-postanın meşru olduğundan emin olmak için spam filtrelerinin kontrol ettiği önemli bir kriterdir. E-postanız engellenmemiş olsa bile, alıcı büyük olasılıkla kırmızı bir “x” içeren bir kutu görecek veya hiç imza görmeyecektir.
Dikkate alınması gereken bir diğer faktör, yalnızca bir web bağlantısını kullanabilecek olmanızdır. İmzanızın geri kalanını tıklanabilir hale getiremezsiniz. Özünde, e-posta imzanızla yapabileceklerinizi kısıtlıyorsunuz.
HTML e-posta imza şablonları oluşturma
E-posta imzaları için HTML kodlamaya başlamadan önce, aklınızda bir tasarım olması gerekir.
Tasarım ne kadar karmaşıksa, HTML’ye çevirmek o kadar zor olacaktır. Tasarımcınız Photoshop’ta olağanüstü bir imza şablonu oluşturabilir, ancak bu, onu HTML’ye kopyalayabileceğiniz anlamına gelmez.
HTML kodunu kullanma deneyiminiz yoksa, Microsoft Word veya Google E-Tablolar’da e-posta imzanızı oluşturma dürtüsüne karşı koyun. Kelime işlemci programları HTML’yi okuyamaz, bu nedenle imzayı belirli bir şekilde biçimlendirir. Ardından, bir e-posta istemcisi düzeni farklı yorumlayacak ve yanlış görüntüleyecektir.
HTML tablolarını kullanma
Etkili bir e-posta imza şablonu tasarlamak için HTML tablolarını kullanmanız gerekir. Tablolar, imza tasarımını oluşturmanın ve kontrol etmenin harika bir yoludur. HTML imza şablonuna profesyonel bir his vermek için satırlar, sütunlar ve dolgu kullanırsınız. Böylece iletişim bilgilerinin ezilmiş görünmesi veya şirket logonuzun yanlış yerde görünmesi konusunda endişelenmenize gerek yok.
Tablolar, tasarım gereksinimlerinize bağlı olarak her türlü imza düzenini oluşturmanıza olanak tanır. Ayrıca ölçeklenebilirler ve ek içerik eklemeyi kolaylaştırırlar. Bu tablolar daha sonra çeşitli imza öğeleri arasında boşluk oluşturmak için uygun dolguyu kullanmalıdır.
Bir tasarımı HTML’ye çevirmek
Tasarımınızı tam teşekküllü bir HTML e-posta imzası haline getirmeye başladığınızda, aşağıdakileri aklınızda bulundurmanız önemlidir:
- Şirket logosu içeren görseller sunmak için onları çevrimiçi olarak barındırmanız gerekir. Yine de. otomatik olarak görüntülenmezler. Logonuzu basit bir ek olarak ekleyebilirsiniz, ancak bu, ileti boyutunu artıracak ve belirli e-posta istemcileri tarafından potansiyel olarak kaldırılmaya devam edecektir.
- Farklı e-posta istemcileri HTML’yi farklı yorumlar. E-posta imzalarındaki HTML, web sayfalarında olduğu gibi çalışmaz.
- Bir mesaj her yanıtlandığında, gönderenin e-posta istemcisi tüm e-postayı parçalara ayırır ve yeni bir HTML yapısında yeniden oluşturur.
- HTML gurunuzun çok sayıda test yapması gerekecek ve kesinlikle BT departmanınızı dahil etmeniz gerekecek.
Ardından, kullandığınız e-posta sisteminin yerel sorunlarıyla ilgilenmeniz gerekir. Örneğin, Microsoft 365 (eski adıyla Office 365) ve Microsoft Exchange’deki sorumluluk reddi işlevinin yüksek kaliteli HTML düşünülerek tasarlanmadığı yaygın bir bilgidir. İpucu adındadır: Microsoft söz konusu olduğunda, bu işlev yalnızca düz metin yasal sorumluluk reddi için kullanılacaktır.
Herhangi bir imza içeriği, herhangi bir mesaj gövdesinin altında da görünür. Bu, bir alıcı e-postalarınızdan birine yanıt verdiğinde, imzanın en son iletinizin altında görünmeyeceği anlamına gelir. Bunun yerine, tüm konuşmanın altında, e-posta zincirindeki tüm yanıtların ve yönlendirmelerin altında görünecektir.
HTML imza öğelerini oluşturma
Her HTML e-posta imzası iki tür içerik içerir: bilgi ve görüntü. Bazı şirketler ve departmanlar için daha basit imzalar daha etkili olabilir, ancak bu yalnızca tutarlılık ve kompozisyon stratejisi ihtiyacını artırır.
İletişim detayları
Sıfırdan bir HTML e-posta imzası oluştururken, çoğu zaman onu çok sayıda iletişim bilgisi ile doldurma eğilimi vardır. Varsayım, daha fazla iletişim yöntemi mevcut olduğunda, bir alıcının iletişim kurma olasılığının daha yüksek olduğudur.
Bu durum böyle değil. Minimalist bir yaklaşım çoğu iş ihtiyacı için fazlasıyla yeterlidir: bir e-posta adresi ve telefon numarası yeterli olacaktır.
Logo
Bir sonraki unsur, imzanın ana estetik yönü olan logodur. Bu, bir e-posta imzası için HTML kodlarken kritik bir unsurdur. Sonuçta logonuz şirketinizin marka kimliğini yansıtır ancak zihinsel olarak en hızlı tüketilir.
Alıcılar ona bir kez bakar, ardından doğru şekilde oluşturulursa devam eder. Ancak, HTML kodunuz düzgün değilse ve görüntü bozulursa, alıcıda bırakacağınız kalıcı izlenim olumsuz olur.
Sosyal medya simgeleri
Ana iletişim bilgilerinin ötesine geçerek, sosyal medya simgeleri eklemek isteyebilirsiniz. Bu, alıcıları ilgili sosyal medya platformlarında şirketinizi “Takip etmeye” veya “Beğenmeye” teşvik eder.
Ancak, HTML e-posta imzalarındaki sosyal medya simgeleri dikkatli bir şekilde yerleştirilmelidir. Yalnızca mevcut en güncel sürümleri kullanmalısınız.
Promosyon afişleri
E-posta imzanız, yeni içeriği sergilemek, özel teklifleri vurgulamak vb. için mükemmel bir yerdir.
Bir e-posta imza başlığı genellikle iletişim bilgilerinin altına girer, bu nedenle doğal olarak ağırlık ve güvenilirlik taşır. İlgili bir okuyucunun dikkatini başka yöne çeken başka bir şey yoktur, bu nedenle mesajınızı daha etkili bir şekilde iletmek için afiş tasarımının yoğunluğunu azaltın.
E-posta sorumluluk reddi beyanları
E-posta sorumluluk reddi beyanları, bir e-posta metniyle karıştırılabilir. ‘İşiniz için teşekkürler’ mesajı, ‘Burada ifade edilen görüşler A Şirketi’nin görüşlerini yansıtmaz’ şeklinde bir bildirimle bozulabilir.
Ancak birçok pazar, bir şirketin kurumsal ayrıntılarını her e-postada listelemesini gerektirir. Örnekler, Türkiye’deki MERNİS kimlik numarasını veya İngiltere’deki şirket kayıt numarasını içerir.
Dikkate alınması gereken ek unsurlar
E-posta imzalarında HTML kullanmak, gönderdiğiniz her e-postaya ilgili içeriği dahil etme seçenekleri sunar:
- Şirket ödülleri ve sertifika logoları
- Alıcıların toplantıları kolayca planlamasını sağlayan takvim bağlantıları
- Müşteri geri bildirimi toplamak için tek tıklamayla geri bildirim anketleri.
Doğru e-posta imza boyutunu kullanma
Hem bellek gereksinimleri hem de görünür boyut, bir HTML e-posta imzasının faydasını bozabilir. ‘Kalite’ değil, ‘fayda’ kelimesine dikkat edin; imzanın görünümü aynı olabilir, ancak çoğu posta istemcisi tarafından açılmaz.
Yüksek çözünürlüklü bir görüntü kullanılarak elde edilen herhangi bir kalite, imzaya sığacak şekilde küçüldükçe kaybolacaktır. Bu nedenle yoğun bellek kullanan bir .png, 30KB’lık bir .jpg’den çok daha az kullanışlıdır.
Bir imzanın maksimum genişliği 600 pikseli geçmemelidir. Çoğu e-posta, HTML imzasını bu boyutta görecek ve bu da onu çoğu e-posta istemcisi için çok uygun hale getirecektir.
Ancak bu, e-postaların mobil cihazlarda görüntülenmesini hesaba katmaz. Örneğin, şablon iOS’ta görüntülendiğinde, metin imzanın kenarının ötesine taşacaktır. Bu, sol alt köşeyle sınırlı görünmesini sağlayacaktır.
Bir HTML e-posta imzasının yaklaşık 450 piksel olmasını öneririz. Bu, mobil cihazlarda herhangi bir ölçekleme sorununu azaltırken imzanın tüm gerekli öğelerinin görünmesini sağlar.