The Simple Stupid Action for More Effective Meetings
How to make meetings more effective? Be it a business meeting, training, seminar, workshop or what so ever, what makes a good meeting? I know this is something you’ve already discussed with your colleagues, and/or heard some advice about, read or being trained about. I bet there have been at least couple of occasions you’ve also joked about useless meetings that you had to join; ‘God, finally the meeting(s) are over so I can work now’, ‘At least the coffee was good’, ‘I swear I’ll kill myself if I’m invited one more of these useless meetings’ and so on… Also, probably you’ve also heard some advice when you were murmuring about ineffectiveness of the meetings, ‘get used to it’, ‘try to take what is useful for you and forget about the rest’, ‘don’t be so demanding’, ‘be positive, we cannot change everything at once’…
Why shall we keep suffering because the host of the meeting did not really think about the purpose and/or the actual outcome of the meeting? Or, didn’t consider your perspective. Or didn’t obey any (or most) of the rules any book, training or article about effective meetings would suggest. Or, the organizer prepared it with mindset of ‘I present, you interact within my comfort zone and we have an unproblematic meeting and we all tick the box; the meeting has been done!’. Congratulations! Wonderful if you have plenty of time, or if you believe that scientists will be fast enough to come up with immortality soon enough so that you can also benefit from.
The ‘normal’ (and still valid) answer to all these issues would be, train yourself, read a bit, scan some articles and devote some time in thinking how to organize more useful more effective meetings. Effective for the organizer, effective for the participants! If that sound complicated, than go for the simple stupid action and ask yourself;
‘What do I want the ideal participant (or average participant, if you like) to do after the meeting?’
And, if you are a participant, still go for it, and ask the question (in a kind manner if you still can) ‘what exactly do you expect me to do after the meeting?’
Having this on table, thrown to participants in the beginning (or in the invitation, even better) or at least having in the mind -of the presenter-, will not only ease the meeting for everybody but it will also guide you, and guide you very smoothly, through concrete, constructive, logically and emotionally accepted results.
If there is no answer to the question, or the answer is too naïve or stopping with a dot before further explanation (in other words, not answering another simple stupid question of ‘so what?’), like, ‘well, we meet to discuss and make you think about this and that.’, ‘to evaluate and see where we are.’, ‘to plan the upcoming month.’ etc, ask for more and insist for more!
Keep in mind, this is in your benefit, regardless which side you are, organizer or participant! You are exchanging your time for something useful and something with a progressive action, not for waiting a divine touch to bring you some sort of a result.
Etkili Toplantılar için Aptallık Derecesinde Basit Bir Aksiyon
Toplantıları nasıl daha etkili yapabiliriz? İster bir iş toplantısı, ister bir eğitim, çalışma atölyesi, veya seminer olsun, bir toplantıyı iyi yapan nedir? Eminim bunu iş arkadaşlarınızla çoktan konuşmuşsunuzdur, ve/veya bu konuda çeşitli tavsiyeler almış, bu konuda okumuş veya eğitime katılmışsınızdır. Eminim ki, mükerrer defalar, katıldığınız toplantıların faydasızlığı ile ilgili espri yapmışlığınız vardır; ‘Allah’ım, sonunda toplantı(lar) bitti ve artık çalışmaya başlayabilirim’, ‘En azından kahve güzeldi’, ‘Bir daha böyle gereksiz bir toplantıya katılmaktansa kendimi öldürmeyi tercih ederim’,vb… Ve muhtemelen, toplantıların verimsizliği ile ilgili sızlandığınız zamanlarda birkaç tavsiye duymuşsunuzdur; ‘alışmaya çalış’, ‘kendin için faydalı olanı almaya çalış gerisini takma’, ‘bu kadar talepkar olma’, ‘pozitif ol, her şeyi bir defada değiştiremezsin’….
Peki, toplantıyı organize eden kişi toplantı amacı ve/veya toplantının gerçek çıktısı üzerine düşünmedi diye, niye biz acı çekmek zorunda kalıyoruz? Veya sizin bakış açınızı dikkate almadı diye. Veya etkili toplantılarla ilgili, herhangi bir makale, kitap veya eğitimin söyleyebileceği kurallardan hiçbirine (veya çoğuna) uymadı diye. Veya toplantı sahibi, tüm organizasyonu, şu zihinsel arka planla yaptı diye; ‘ben sunarım, sen kendi konfor alanının izin verdiği ölçüde etkileşime geçersin, hepimiz için problemsiz (!) bir toplantı olur ve hepimiz rahatlarız çünkü toplantı yapılmış olur!’. Tebrikler! Eğer bolca zamanınız varsa veya bilim insanlarının ölümsüzlüğü sizin faydalanabileceğiniz hızda bulabileceklerine inanıyorsanız gerçekten şahane.
Bütün bu meselelere verilebilecek ‘normal’ (ve hala geçerli olacak) karşılık, kendinizi eğitin, bu konuda bir şeyler okuyun, birkaç makaleye göz atın ve daha faydalı ve daha etkili toplantıların nasıl organize edilebileceğini düşünmeye vakit ayırın olabilir. Hem organize eden için, hem de katılımcı için etkili! Eğer bu kulağa biraz zor geliyorsa, o zaman aptallık derecesinde basit olan aksiyonu tercih edin ve kendinize sorun;
‘İdeal katılımcının (veya dilerseniz ortalama katılımcının) bu toplantıdan sonra ne yapmasını istiyorum?’
Ve eğer katılımcıysanız, sizin için de bir opsiyon var, şunu sorun (kibarca, eğer hala kibar kalabiliyorsanız) ‘toplantıdan sonra tam olarak ne yapmamı bekliyorsunuz?’
Toplantı sırasında bunu gözetmek, toplantı başında katılımcılara söylemek (hatta toplantı davetinde olması daha da iyi) veya en azından toplantı yöneticisinin bunu aklının bir köşesinde bulunduruyor olması, hem toplantının herkes için daha kolaylaşmasını sağlayacaktır hem de size net, yapıcı, mantıksal ve duygusal olarak kabul edilebilecek sonuçlara ulaşma yolunda çok doğal bir akıcılıkla rehberlik edecektir.
Eğer bu sorunun bir cevabı yoksa, veya cevap çok naifse veya herhangi bir ek açıklama olmaksızın tek cümlede sonuçlanıyorsa (başka bir deyişle, başka bir aptallık derecesinde basit soru olan ‘e yani?’ sorusuna cevap veremiyorsa), örneğin, ‘konuyu değerlendirmek ve bu veya şu konuda düşünmenizi sağlamak için toplanıyoruz’, ‘nerede olduğumuzu görmek için toplanıyoruz’, ‘gelecek ayı planlamak için toplanıyoruz’ gibi; o zaman daha fazlasını elde etmek için daha fazla sorun!
Unutmayın, katılımcı veya ev sahibi olmanızdan bağımsız olarak, bu, sizin yararınıza!Siz, zamanınızı faydalı ve ilerleme getirecek bir aksiyon için değiş tokuş ediyorsunuz, ilahi bir dokunuşun size sonuç gibi görünebilecek bir şeyler getirmesini ummak için değil.
(İlk olarak 2016’da Linkedin’de yayınlanmıştır)