Takımınız Webex'te çalışmaya başladığında, ekiplerinizi ve alanlarınızı nasıl en iyi şekilde yapılandıracağızkonusunda zaman gerekir. Sistemli bir yaklaşım benimserseniz muhtemelen iş akışınızı kontrol etmenin daha kolay olduğunu düşünür ve ekibinizi daha iyi desteklersiniz. Ortak süreçler belirleyebilir, kararlar alabilir, ortak bilgiler oluşturabilir ve ekip kültürünüzü yönetebilirsiniz.
Şirketinizin Yönergelerini İzleyin
Şirketinizin hâlihazırda alanlar ve ekipler oluştururken izlemeniz gereken belirli yönergeleri olabilir. Örneğin, yöneticilerin doğrudan raporlarına ayrılmış özel bir alanı olması beklenebilir veya teknoloji grubunun tamamının herkesin otomatik olarak eklendiği bir ekibi olabilir. Dolayısıyla, iş arkadaşlarınızın birlikte çalışması için yeni alanlar ve ekipler oluşturmak durumundaysanız önce şirketinizin yönergelerine bakın. Çoğu kişi aynı anda birçok alanda ve ekipte çalışacağından, benzer yönergeleri izlemek herkes açısından kolaylık olur.
Alanlardan Başlayın
Alan, Webex üzerinde tüm eylemin olduğu yerdir. Burası mesaj gönderme, dosya paylaşma, toplantı planlanma, çağrı yapma gibi işlerin yapıldığı yerdir. Birçok türde alanı olabilir: biri yalnızca bir başka kişi, biri çok sayıda kişi olan ve daha büyük bir ekibin bir parçası olan. Bir birine doğrudan mesaj göndererek yalnızca ikiniz arasında bir alan oluşturabilirsiniz ve başka hiç kimse bu konuşmaya katı olmaz. Belirli bir konu üzerinde daha fazla kişi ile iletişim kurmanız gerekirse hepiniz birlikte çalışabilirsiniz bir alan oluşturabilirsiniz. Kapsamınız bu alanın ilk amacını alarsa bir ekip oluşturmanız ve alanı bir ekipe taşımanız gerekir.
Ekiplerinizi Oluşturun
Genellikle bir veya iki nedenden ötürü (büyük bir proje veya kişi grubu için belirli bir iletişim yapısına sahip iser veya oluşturduğunuz bir alana artık daha fazla) ekipler oluşturabilirsiniz. Basit bir anlatımla, ekipler ilgili alanlardan oluşur. Uzun bir süre boyunca bir konu üzerinde çalışacak kişilerden oluşan tutarlı bir grup için harikadır. Üzerinde çalışılan konu karmaşık olabilir, aynı anda birçok etkinlik ve alt proje olmasını gerektirebilir. Bulmacanın her bir parçası için farklı bir alan oluşturabilirsiniz.
Büyük bir şirketin Finans bölümünde yaklaşık 10 kişilik bir ekibi yönettiğinizi düşünelim. Takımınız uygulamayı kullanmaya başladıktan sonra, "Finans" adlı bir ekip oluşturabilirsiniz. Ekip 70'91, moderatörü olur ve ekleyyseniz herkes ekip üyesidir. Bu ekip, ekibin varsayılan alanı olan Genel alanlarına otomatik olarak eklenir. Bu, ekip üyelerinizin otomatik olarak ekli olduğu tek alandır.
Ekiplerinizi Düzenleyin
Genel alanı, önemli bilgileri salt okunur mesajlar olarak paylaşabilirsiniz duyurular için kullanmayı düşünün. Yalnızca ekip moderatörleri bu alana mesaj gönderebilir ve diğer ekip alanlarında yapılmaya devam eden tartışmalarda bu önemli mesajların kaybolmasını önlersiniz.
Ekibinizi nasıl yapılandırdığınız, ekibinizin başarısı açısından çok önemlidir. Ekipte herhangi bir kişi, bilgisini paylaşma yolu olarak ek ekibine alanlar ekleyebilir. Ekipte herkes kullanılabilir ekip alanlarını görebilir ve kendi kendine katılabilir. Ekibinizin ekip alanları oluştururken yönergelere uymasını istiyorsanız bunu onlara bildirdiğinizden emin olun.
Ekip Alanlarını Yönet
Bir ekipte bir alanı yönetken, hangi alanların kullanılabilir olduğunu ve kimin ait olduğunu siz kontrol edin. Bu, içeriği alanda kimlerin gördüğü üzerinde kontrol sağlar. Bu, örneğin, hedef kitleye sahip bir gruba hassas veya gizli bilgiler sağlayan bir moderatöryseniz yararlı olur. Bu hassas bilgileri, gerekli izinlere sahip olan ekibin diğer kişilerinden engelleyebilirsiniz.
Ekip oluşturmakta, Ekip Moderatörü olur vealanlarını ve ekibinizin üyelerini siz kontrolz.
Ekip moderatörleri, ekiplerinde moderatör olarak yönetilen alanlarına da moderatör olarak atanmalarını sağlar. Ekip moderatörleri, herhangi bir alana kendi kendine katılabilir ve kendilerini bu alanı yönetecek şekilde tanıtabilirsiniz. Ekip üyesi olması gereken başka alan moderatörleri de atayabilirsiniz.
Ekipte herhangi bir kullanıcı ekip alanı oluşturabilir ve alanı yönetecek. Ardından bu alan moderatörü olur. Diğer ekip üyeleri, kendi kendine katıtanır ve moderatörden katılmasını istemesi gerekir.
Daha Fazla Moderatör Ekleyin
Ekip üyesi listesinin güncel bilgiler tutmanıza yardımcı olmak veya ekip ayrıntılarını güncellemek için ek ekibine başka moderatörler de atabilirsiniz. Moderatörler, kullanma olmadığınız alanları arşivleme veya tekrar ihtiyaçlar için geri yükleme ile ekibinizin tüm alanlarının etkin olduğundan emin olun. Ayrıca, artık ekipte çalışmayanları ekipten kaldırabilir.
Son olarak herkesin işi yeni projelere taşındığında, ekibinizi arşivler ve bir sonraki ekibinizi oluşturmanıza hazırlanabilirsiniz!