Bir süredir e-posta kullanıyorsanız veya şu anda bir web sitesi sahibi iseniz, muhtemelen otomatik yanıtlayıcılar hakkında küçükte olsa bir bilgiye sahipsinizdir. Otomatik yanıtlayıcılar, birisine e-posta gönderdiğinizde aldığınız mesajlardır. Yani anında geri dönüş aldığınız önceden planlanmış olan cevaplardır. Yaygın olarak, mesajlarını aldığınızı ve size şahsen geri döneceklerini belirten kişilere otomatik olarak cevap vermek için kullanılırlar. Bazı kişiler tatil bildirimleri için otomatik yanıtlayıcıları kullanır ve mesaj atan kişilere halihazırda tatilde olduklarını ve yakın zaman içinde e-postaya yanıt vermeyeceklerini bildirirler.
1- Kullanıcılarınıza mesajlarını aldıklarını ve kısa bir süre sonra geri döneceklerini bildirmek için teknik destek e-postası olarak kullanılabilirler.
2- Ürünlerinizin fiyat listesi, SSS (sıkça sorulan sorular) ve diğer sabit bilgiler gibi potansiyel müşterilerinize bilgileri göndermek için kullanılabilir. Bu adrese e-posta gönderen kişiler otomatik olarak bu mesajı yanıt olarak alır.
3-E-posta kurs modüllerini göndermek için kullanılabilir. Örneğin, üç haftalık bir kursunuz varsa, haftada bir kez öğrencilere gönderilecek ders bilgileri veya belgeleri öğrencilerinizin adreslerine otomatik yanıtlayıcı ile gönderebilirsiniz. Otomatik yanıtlayıcı, daha sonra programlanmış zamanlarda öğrencilerinize mesaj gönderecektir.
4- Bazı web yöneticileri otomatik yanıt programlarını satış amacı ile kullanır. Müşterilerin derslerini (veya kitaplarını) ücretsiz veya ücretli olarak alabilecekleri özel bir adresin reklamını yaparlar. Otomatik yanıtlayıcı daha sonra, üç ardışık gün boyunca, kurs veya kitapların 3 bölümünü gönderir. Dördüncü günde, mesaj, müşterinin devam etmek istiyorsa ücretli dersin veya kitabın geri kalanı için kaydolmasını ister. Müşteri, dersin veya kitabın üç bölümünü (veya bölümlerini) örneklediğinden, devam edip etmeyeceğine karar verebilir. Kurs veya kitap özellikle iyi ise, otomatik yanıtlayıcı bölümleri müşteriyi bu ürünü satın almak için çekmek için etkili bir satış yöntemi olabilir.
Otomatik yanıtlayıcıya ihtiyaç duyuyorsanız, yalnızca müşterilerinize geri döneceğiniz konusunda güven veren tek bir mesaj göndermek gibi, muhtemelen web sunucularının genellikle hizmetlerinin bir parçası olarak sundukları ücretsiz otomatik yanıtlayıcıları kullanabilirsiniz. Bu otomatik yanıtlayıcıları kurma prosedürü, ana bilgisayardan ana bilgisayara değişir, ancak genellikle web sunucunun kontrol panelini etkinleştirmek gerekmektedir.
Birden fazla mesaj göndermek için bir otomatik cevaplayıcıya ihtiyacınız varsa veya belirli bir süre zarfında belirli aralıklarla gönderilecek mesajları programlamanız gerekiyorsa, posta sisteminizi alan adınızda programlamanız gerekebilir.
Ayrıca bunlar twitter, instagram, facebook gibi sosyal medya araçları üzerinde otomatik mesaj yollayabileceğiniz eklentiler ve programlar bulunuyor. Bu hizmetleri çoğu firma ücretli olarak size sunmakta. Ücretsiz olan programlara güvenmediğim için örnek veremeyeceğim. Bu yüzden sizin sosyal medya araçlarını araştırmanızı tavsiye ederim.
İnstagram ve twitter aksine şu anda facebook üzerinden otomatik mesaj gönderebilme özelliğine ücretsiz olarak sahip olabilmekteyiz.
İlk olarak otomatik mesaj göndermek istediğiniz facebook sayfanıza giriş yapın. Ardından sayfanızın üst bölümünde yer alan ayarlar kutucuğuna tıklayın. Ayarlara tıkladığınız zaman genel bölümünün altında yer alan mesajlaşma bölümüne tıklayın. Burada yanıt asistanı kısmından sayfana mesaj gönderen herkese hızlı yanıtlar gönder butonuna tıklayarak aktif hale getirin.
Aktif hale getirdiğinizde facebook sizlere otomatik cevap seçeneği sunacaktır. Dilerseniz değiştir diyerek mesajınızı özelleştirebilirsiniz. İşlem bu kadar basit. Artık sayfanıza mesaj atan kişiler otomatik bir yanıt almaya başlayacaktır.
3- Newsletter
Gmail adresinize giriş yapın ve sağ tarafta yer alan çark simgesinden ayarlara giriş yapın. Genel bölümünün alt kısmında otomatik yanıtlama seçeneği bulunuyor. Bunu aktif duruma getirin. Bu bölümden hangi tarihler arasında otomatik yanıtlayıcının aktif olmasını istediğinizi, konuyu ve iletinizi girerek değişiklikleri kaydet butonuna tıklayın. Artık gmail üzerinden size atılan mesajlara otomatik yanıt verebilirsiniz.
Outlook üzerinde otomatik mesaj gönderme
Outlook üzerinden dosya bölümünden otomatik yanıtları seçin. Bu kısımdan gmail üzerinde yaptığımız gibi otomatik vereceğiniz yanıtlarınızı planlayarak hazır hale getirin. Bu sayede iş yerinde izinli olduğunuz sürede ya da bulunmadığınız zaman otomatik yanıt vererek karşıdaki kişilere bilgi vermiş olursunuz.
Anıl ÇAĞLIYAN | Seninle Kazanalım 2018 yılından bu yana hiçbir kar amacı gütmeden tamamen bilgilendirme amaçlı paylaşım yapan kişisel bir bilgi bloğudur.