Japonlarla ilişkilerde akılda tutulması gereken önemli bir kural, karşınızdaki kişi veya kişilere alışık oldukları nezaket ve hürmeti gösterirken aşırıya kaçmamak veya aşağıdan alıyor izlenimi vermemektir.
Japonlar şekle şemale önem verirler ama ticaret kurallarını da çok iyi bilirler. Japon nezaket kuralları hiç bir zaman aşağıdan alma olarak algılanmamalı. Bu kurallara uyanlar da öyle bir intiba uyandırmamalıdırlar.
Toplantı veya rendevu ayarlarken
1. Eğer sizi tanımıyorlarsa– Kim olduğunuzu, eğer varsa sizi tanıştıran üçüncü şahısları, neden görüşmek istediğinizi, ve neler konuşmak istediğinizi açıkça yazın.
2. Toplantının yerini ve saatini açıkça teyid edin (nerede, hangi gün, saat kaçta, kiminle, nasıl). Toplantı yerine giden güzergahı araştırın veya sorun. Sabah 9-10, akşam 5-6 saatlerinden kaçının. Örnek:
Nerede: Şirketin Otemaçi’deki genel merkezinde (adres: Sizin Şirket A.Ş. Maru Binası)
Gün ve Saat: 15 Kasım 2012 Perşembe öğlede sonra 1:30
Kiminle: Keisuke Yamamoto (uluslararası pazarlama müdür yardımcısı)
Nasıl: Maru Binasının 19. katındaki resepsiyona gelinecek, telefon: -03-xxxx-xxxx
Gelmek için: Marunouçi hattı Otemaçi istasyonunda inin, Marunouçi tarafındaki B4 çıkışından geçip Maru Bina’sına girin.
3. Toplantı günü veya bir gün önce buluşmanızı teyid edin
4. Zorunlu kalmadıkça taksi kullanmayın, ne zaman nerede olacağınızı kestiremezsiniz. Japonya’da raylı toplu taşım dakik ve verimlidir.
5. Mutlaka zamanında orada olun. Eğer 1 dakika bile geç kalacaksanız telefonla arayıp haber verin. Gideceğiniz yere 7-10 dakika önce varacak şekilde hazırlanın.
Görüşmede
6. Japonlar el sıkışmaz ve öpüşmezler. Ancak yabancılar ile sık sık bir araya gelenler el sıkma adetlerini bilir. Eğer elini uzatıyor ise karşılık verin. Yoksa hafifçe belden eğileren geleneksel olarak selamlaşın. Bu ritüeli abartmayın.
7. Yanınızda sizi ve görevinizi tanıtan, telefon, email, faks, adres gibi kontak bilgilerinizin yazıldığı bir kartvizit mutlaka bulundurun. Toplantının başında ilk görüşme ise Japonlar kartvizit takdimi yaparlar. Eğer siz daha önce tanışıyorsanız ama yanınızda yeni biri varsa onu tanıştırın, kartvizitini takdim ettirin. Size verilen kartviziti okuyun ve inceleyin. Hangi müdürlükte çalıştığını falan belleyin. Hatta soru sorun (sizin bu birim nereye bakıyor, benzer kaç birim var gibi). Size vakit ayırdıkları için teşekkür edin.
—> Japon kartvizitleri nasıl okunur, rütbe, pozisyon ve ünvanlar ne anlama gelir? Dikkat etmeniz gereken 10 ayrıntı burada
8. Toplantı konusu daha önce kararlaştırılmış ise hemen konuya geçebilirsiniz. Kararlaştırılmamış ise kısaca neden orada olduğunuzu ifade ettikten sonra mevzuya girin. Havadan sudan konuşarak zaman kaybetmeyin. Toplantı için ayrılan süreyi teyid edin. Eğer size 30 dakika ayrılmış ise 30 dakika konuşmayın. Soru-Cevap süresi ayırın. Zaman dolunca da izin isteyin. Çay kahve ikram edilmiş ise içmeden önce ev sahibinin “buyrun” demesini bekleyin (demiyorsa sizden hoşlanmamış anlamına gelmez). O demeden içecek iseniz bardağı ima ederek “izninizle” deyin ve ikramı afiyetle tüketmeye başlayın.
9. Sorulara açık ve samimi cevaplar verin. Abartmayın, bilmediğiniz konulara bilmiyorum ama öğrenirim veya teyid ederim diye cevap verin. Mutlaka bir iki zor soru da siz sorun. Bir sonraki adımın tohumlarını atın. Görüşme bittikten sonra sizi kapıya kadar geçirirler. Selamlaşma faslını abartmayın. Çıkarken (veya görüşme başında) binayı veya dekorasyonu öven iltifatlar edin.
Toplantı sonrası
10. Bir e-posta ile teşekkür edin, ucu açık bırakılan konulara kısaca değinerek geridönüm yapacağınızı bildirin. Eğer onlardan bir şey bekliyorsanız o konuyu da yazabilirsiniz. Sizden önce onlar iletişim kurarlar ise hemen cevap yazmayı ihmal etmeyin.
Ayrıca: Bazı işletmeler (özellikle Tokyo dışındakiler) kapıda ayakkabılarınızı çıkartmanızı isteyebilirler. Bu durumlarda verilen terlikleri giyin ve ayakkabıları gösterilen kutulara (portmanto) düzenlice koyun.
Unutmayın: Karşınızdaki kişi ve kurumun örf ve adetlerine gönüllü olarak, nezaket ve etiket gereği samimiyetle hürmet gösteriyorsunuz. Eğer anlamadığınız veya onaylamadığınız bir durumla karşı karşıya kalırsanız hiç çekinmeden gerekçe bildirerek ama eleştirmeden kendinizi mazur gösterin. Japonlar samimiyete ve dürüstlüğe değer verir ve önemserler.