Tanıdık geliyorsa beni durdur ...
Her günü ezmek niyetiyle ofise erken girersiniz ve belki bir kereliğine zamanında çıkarsınız. Görev bilinciyle yapılacaklar listenizi hazırlarsınız ve ilk birkaç maddeyi kırarsınız.
Ancak saat 9:30 civarında kesintiler gelmeye başlar - patronunuzun hızlı bir iş yapmanıza ihtiyacı var, habersiz bir ziyaretçinin ilgilenmeye ihtiyacı var, iş arkadaşınızın bilgisayarını yeniden başlatmak için yardıma ihtiyacı var.
Bildiğiniz sonraki şey saat 4:45 ve mucizevi bir şekilde yapılacaklar listenizde başladığınızdan daha fazla şey var.
Giderek daha azla daha fazlasını yapmaları istenen bir grup olan ofis yöneticileri için zaman özellikle yetersiz.
Bu bizim için önemli bir bulguydu. 2018 Ofis Yöneticisinin Durumu raporu , yaklaşık 70 farklı sektörü temsil eden yüzlerce Ofis Yöneticisini içeren türünün ilk örneği. En önemli zorluklarını belirtmeleri istendiğinde, ofis yöneticileri en çok “yoğun bir iş yükü / yeterli zaman yok” (% 37,5) cevabını verdiler.
Ofis Yöneticilerinin uzun saatler çalışma eğiliminde olmasına rağmen bu doğruydu. Ankete katılanların yaklaşık yarısı, günde ortalama 8 saatten fazla çalıştığını bildirdi. % 14'ü 10 saatlik günler koyuyordu.
Son yıllarda Office Manager'ın kapsamının ne kadar arttığını düşündüğünüzde, bu zaman eksikliği o kadar da şaşırtıcı değil. Ofis Yöneticileri yalnızca idari işlevlerle değil, aynı zamanda etkinlik planlama, kültürel gelişim, işe alım ve geleneksel olarak İK, finans veya operasyonlar kapsamına girebilecek diğer görevlerle de görevlendirilir.
(PS - Bir Ofis Yöneticisi veya Asistan iseniz, özel FB Grubumuza buradan katılın . Bu bir yerbağlantı kurmak, işbirliği yapmak ve rolünüzde karşılaştığınız çok çeşitli zorlukların üstesinden nasıl gelineceği konusunda tavsiyeler paylaşmak.)
Ofis Yöneticileri için uzman zaman yönetimi becerileri bu rolde başarılı olmak isteyen herkes için sahip olunması gereken bir şey.
Bu nedenle, Office Manager zaman hilelerinin listesini bir araya getirdik - dünyanın en deneyimli ve başarılı Ofis Yöneticilerinden gelen ticaretin denenmiş ve gerçek püf noktaları. İhtiyacınız olanı bulmanızı kolaylaştırmak ve umarız size biraz zaman kazandırmak için bunları birkaç kategoriye ayırdık!
Bu gönderideki önerileri oluşturmanın, izlemenin ve izlemenin en iyi yolu, Pazartesi .
Organizasyon ve Görev Yönetimi
Zamanınızın küçük bir bölümünü kuruluşa önceden yatırmak, daha sonra büyük kazançlar sağlayabilir (ve sizi ciddi baş ağrılarından kurtarabilir).
Kendinizi oldukça düzenli bulsanız bile, işte bazı gelişmiş ipuçları.
1. Haftanızı Önceden Planlayın
'Planlamada başarısız olmak, başarısız olmayı planlamaktır.'
Ofis Yöneticileri olarak bu, motivasyonel bir alıntıdan daha fazlasıdır - yaşama sloganıdır.
En azından, sabah ilk iş olarak yere çarptığınızdan emin olmak için takviminizi bir gece önceden planlamalısınız.
Daha da fazla zaman kazanmak ister misiniz? Tüm haftanızı önceden planlayın.
Fazla çaba harcamadan, haftalık planlama, her iş gününün sonunda (her akşam sıfırdan başlamak yerine) takviminize hızlı bir şekilde bakmanıza ve ince ayar yapmanıza olanak tanır.
Günlük ve haftalık aktivitelerinizi daha uzun vadeli hedeflere bağlayarak bütünsel bir şekilde plan yapmayı da kolaylaştırır. Bunun nedeni, günlük planlamanın sizi ağaçlara odaklanma eğiliminde olması, haftalık planlamanın ise başınızı kaldırıp tüm ormanı görmenizi sağlamasıdır.
Cuma öğleden sonra veya Pazar akşamı, gelen e-postaların dikkatinizin dağılmadığı haftalık planlama için genellikle en iyi zamandır.
2. Önemli Sonuçlarla Önceliklendirin
Crucial Results, Dcbeacon CEO Sean Kelly, girişimcilik yolculuğunun ilk günlerinde, kendisi ve iş ortakları büyük işleri kendi başlarına başarmaya çalışırken (yani, kendileri dışında kimse onları sorumlu tutmadan) görevde kalmanın bir yolu olarak geliştirdi.
Uygulama ona o kadar iyi hizmet etti ki, Dcbeacon'te bunu şirketin büyüme kültürünü ve radikal hesap verebilirliği şekillendirmeye yardımcı oldu.
Şu şekilde çalışır:
Önemli Sonuçlar, bu büyük üç aylık veya yıllık hedefleri haftalık ve günlük görevlere ayırır, böylece zamanınızı hedeflerinizi ileriye taşıyacak yüksek kaldıraçlı faaliyetlerde harcarsınız. Tasarım gereği, günlük hayatınız her zaman bu daha büyük hedeflere geri döner.
Önemli Sonuçlar da daha az belirgin bir avantaja sahiptir. 50 satır uzunluğunda ayrıntılı yapılacaklar listenizi biliyor musunuz? Bunu bir günde asla başaramayacaksınız, bu da her şeyi başaramadığınızı hissederek günü her zaman bitireceğiniz anlamına gelir.
Günlük 10 işiniz olsa bile, iyi bir günde yedisini bitirebilirsiniz.
Ve gerçekten - bu büyük bir başarı! Yedi önemli maddeyi ezdin. Ancak listenizde on öğe olduğundan, başarmaya karar verdiğiniz şeyi bitirmemiş gibi hissedeceksiniz.
Yalnızca üç günlük göreve odaklanarak, her günü en yüksek kaldıraç oranına sahip üç etkinliğinizi bitirdiğinizi bilmenin memnuniyetiyle bitireceksiniz.
İşte daha ayrıntılı bir açıklama Önemli Sonuçlar sisteminin nasıl çalıştığını ve siz ve ekibiniz için indirebileceğiniz bir elektronik tablo şablonu.
3. Günlük Docket Stili Not Defteri Kullanın
Bu ipucu, Indiana'dan OM olağanüstü Windi'den geliyor:
'Geleneksel bir yapılacaklar listesinden günlük bir not defterine geçmek benim için çok yararlı oldu.'
Daily Docket, tüm gününüzü tek bir sayfada görmenizi sağlamakla kalmaz, aynı zamanda her şeyi düzenli tutmak için randevuları, işleri, görevleri ve notları ayırır. Basit ama etkili.
Windi kabul ediyor:
'Görevleri önceliklendirmeme ve desteklediğim kişi ve komiteler için öğeleri ve hatırlatıcıları izlememe yardımcı olmasını seviyorum.'
Tavsiye ediyor InkWell Press'ten bu günlük docket pad .
4. Görev Yönetimi Yazılımı
Kağıtsız mı gitmek istiyorsunuz? Gibi görev yönetimi yazılımı Pazartesi ve Kovan son derece popüler iki dijital görevdir ve proje yönetimi yazılımı bu, temel görevlerdeki ilerlemeyi takip etmeyi kolaylaştırabilir.
Los Angeles'ta bir Ofis Müdürü olan Heather, şunları açıklıyor:
“Pazartesi günler / haftalar / aylar vb. İçin yapılacakları organize etmek için yararlıdır. Hive, büyük konferanslarımı / etkinliklerimi organize etmek için çok iyi. Her iki araç da ekibinizdeki diğer kişilerle birlikte bir işbirliği aracı olarak kullanılabilir. '
Dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırın
Dcbeacon'te burada bir söze bayılıyoruz: hızlı gitmek istiyorsanız, gaza basmadan önce e-freni serbest bırakmalısınız.
Başka bir deyişle, sizi geride tutan şeyleri önce ortadan kaldırmadan yüksek performans bekleyemezsiniz.
Verimlilik söz konusu olduğunda bu, dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırmak anlamına gelir. Her gün vaktinizi öldüren dikkat dağıtıcı unsurları nasıl en aza indireceğiniz aşağıda açıklanmıştır.
5. Gelen Talepler için Biletleme Sistemi Kullanın
Ofis Yöneticileri için en büyük zorluklardan biri, kuruluşun her yerinden ekip üyelerinin sorunlarını çözmek için sık sık size gelmesidir. Tüm bu gelen istekleri takip etmek sadece zor olmakla kalmaz, aynı zamanda bu sürekli kesintiler de önemli işlerin yapılmasını engeller.
Bir bilet sistemi, çatlaklardan hiçbir şeyin kaymadığından emin olmanıza yardımcı olurken, aynı zamanda ekip arkadaşlarınızın da kesintiye uğratarak isteklerini kaydetmelerine olanak tanır iş akışı .
Ofis Yöneticisi Norah, bu amaçla ZenDesk'i kullanma hayranıdır.
'ZenDesk'i kurdum, böylece insanlar bana özel bir ofis e-posta adresinden e-posta gönderebilir ve bu ZenDesk'te bir bilet oluşturur' diye açıklıyor. 'Bu şekilde biletlerimi yönetebilir ve bitince tamamlandı olarak işaretleyebilirim!'
ZenDesk şirketinizde bir seçenek değilse, işte OM Megan'dan bir Kendin Yap çözümü.
'Güncelleştirdiğim bir ağda tuttuğum bir [Excel elektronik tablom] var.
Ne zaman biri bana bir şeyin yapılmasını isteyen bir e-posta gönderdiğinde, onu o listeye koyacağım. Sahip olduğum görevler olarak ayarladım.
En üstte beklemede olan görevlerim var. Yinelenen görevlerim var, bunların durumları, görev nedir, durumları ne, son tarihler ne zaman, kimin sorumlu, kime teslim edilmesi gerekiyor ve ardından devam eden görevlerim var . Her şey tarihli.
Her hafta yeni bir sayfa hazırlıyorum, böylece eski sayfalara geri dönebilirim.
Bu sadece gayretli olma ve onu güncelleme meselesidir. Ayrıca, e-posta talebini bir e-posta ile yazdıracağım ve yapılacak işler yığınını saklayacağım. Sonra orada olduğundan ve bittiğinden emin olmak için onu listemle karşılaştıracağım. '
Megan, sistemini kendiniz denemek için kullanabileceğiniz bir excel şablonu sağlayacak kadar cömert davrandı. Bu şablonu buradan indirebilirsiniz .
6. Telefonunuzu Gri Tonlamaya Ayarlayın
Tüm uygulamalarınızdaki bu küçük bildirim noktalarının neden kırmızı olduğunu hiç merak ettiniz mi? Bu bir tesadüf değil.
Uygulama üreticileri, tasarımlarını durmaksızın test ettiler ve içinde bir sayı bulunan kırmızı bir noktanın, kontrole direnmemizin neredeyse imkansız olduğunu biliyorlar. Uygulamalarıyla etkileşimi en üst düzeye çıkarma çabalarında, akıllı telefonunuzu etkili bir şekilde dünyanın en verimli dikkat dağıtma makinesine dönüştürdüler.
İyi haber şu ki, bununla savaşmanın kolay bir yolu var - telefonunuzu gri tonlama moduna ayarlayın.
Instagram uygulamanızdaki bu küçük bildirim numarası parlak kırmızı yerine gri olduğunda komik bir şey olur. Son yayınınıza kimin yorum yaptığını birdenbire çok daha az cazip hale getiriyorsunuz.
İşte nasıl yapılacağı iPhone için .
7. Pomodoro Yöntemini Kullanın
Çoklu görev. Hepimiz berbatız.
Beynimiz, birden fazla karmaşık görevi yüksek düzeyde gerçekleştirecek şekilde kurulmamıştır. ( Bu bilim .)
Pomodoro yöntemi bir zaman yönetimi tekniği bu, yönetilebilir bir süre - 25 dakika boyunca tek bir görevi üstlenmenize yardımcı olur. Araştırmalar, çoğu insanın ortalama 45-50 dakika boyunca yüksek performans düzeyine sahip tek bir göreve odaklanabileceğini göstermiştir.
Git domates-timer.com ve kendiniz deneyin.
8. Dikkatinizi Dağıtacak Şeyler Planlayın
Kabul edelim, sosyal medyayı, en sevdiğiniz haber sitesini veya annenizden gelen mesajı kontrol etmek için telefonunuzu asla elinize almayacağınızı düşünmek gerçekçi değil.
Kendiniz için gerçekçi olmayan beklentiler belirleyerek kendinizi başarısız olmaya hazırlamayın. Bunun yerine, her seferinde on veya on beş dakika olmak üzere, gün boyunca bir veya iki kez üretken faaliyetlerden daha az zaman ayırmak için zaman planlayın.
Program dediğimizde, aslında takviminize “sosyal medyaya bakın” demek istiyoruz. Kendinize ara sıra en sevdiğiniz dikkat dağıtıcı şeylere izin vermek, onu daha az çekici hale getirecek ve gününüzün çoğunda görevde kalmanıza yardımcı olacaktır.
İletişim
Geçenlerde bir röportajda bulundum Seth Epstein , Los Angeles'ın en iyi yaratıcı liderlerinden biri ve gerçekten ilgi uyandıran bir şey söyledi - hayattaki veya iş dünyasındaki herhangi bir sorunun daha iyi iletişimle çözülebileceğini söyledi.
Ofis Yöneticilerinin karşılaştığı sorunlar genellikle istisna değildir. Sistemik ve hatta çözülemez gibi görünen zorlukların çoğu, genellikle daha iyi iletişim ile çözülebilir. İşte hayatınızı kolaylaştıracak ve uzun vadede size zaman kazandıracak bazı iletişim ipuçları.
9. Dahili İletişim için Slack Kullanın
Dahili mesajlaşma uygulamalarının, kullanım kolaylığı, daha fazla şeffaflık ve tonlarca üçüncü taraf uygulamasıyla entegrasyon dahil, dahili iletişim için e-postaya göre birkaç farklı avantajı vardır. E-postanın oluşturmaya meyilli olduğu bilgi silolarını ortadan kaldırmanın harika bir yoludur.
Ofis Yöneticisi Norah, Slack'i öneriyor:
'Slack'i yoğun bir şekilde kullanıyoruz ve hızlı iletişim ve görevler için yetki vermek için harika.'
10. Netlik için Çalışın
Sağduyu gibi görünebilir, ancak bunu Ofis Yöneticilerinden tekrar tekrar duyduk - beklentilerin ve sonuçların en başından itibaren net olduğundan emin olun. Uzun vadede size tonlarca zaman kazandıracak.
Bir şey tamamen net olmadığında soru sormak kadar basit.
Bir başka harika atasözü: Sorunlar yaşla birlikte düzelmez. Bir proje bunaltıcı hissetmeye başlarsa, raydan çıkarsa veya işe yaramazsa, bununla ilgili bir şeyi er ya da geç yapın.
Uzun vadede patronunuzla bir şeyi daha sonra değil, daha önce gündeme getirmek size her zaman zaman kazandıracaktır.
11. Hayır Deyin
Kuruluşunuzda şu anda bir konuda yardıma ihtiyacı olan biri tarafından günde kaç kez kesintiye uğruyorsunuz? Ne sıklıkla önemli bir şey üzerinde çalıştığınızı düşünmeyi bırakırlar?
Bu cevapların 'çok' ve 'asla' olduğuna bahse girerim.
Bu tür kesintiler, muhtemelen Ofis Yöneticilerinin yoldan çıkıp yeniden odaklanmaya çalışırken zaman kaybetmelerinin en yaygın yoludur.
'Evet' bir erkek veya kadın olmak cazip gelebilir ve içgüdüsel olarak her şeye evet demek olabilir, ancak kritik görev hedeflerine katkıda bulunmayan taleplere hayır demek mutlak bir gerekliliktir ve söz konusu olduğunda hayat kurtarıcı olabilir. Zaman yönetmek.
Bedava Bonus: 2018 Ofis Yöneticisi Raporunun PDF sürümünü edinin . Hedeflerinize ulaşmak ve zorlukların üstesinden gelmek için kullanabileceğiniz 10 çıkarımı ortaya çıkarmak için 572 Ofis Yöneticisiyle anket yaptık. Ayrıca diğer Office Yöneticilerine ne kadar ödeme yapıldığını (ve nasıl daha fazla kazanabileceğinizi) öğrenin!
Zamanınızı geri almak için hangi ipuçlarını ve püf noktalarını geliştirdiniz? Bunları aşağıdaki yorumlarda paylaşın!