Bir EDI belgesi, belirli bir EDI standardının kurallarına göre biçimlendirilen veri öğeleri, bölümler ve zarflardan oluşur.
Bir EDI dokümanı örneğin bir satınalma siparişi oluştururken, kullandığınız standardın sıkı biçimlendirme kurallarına uymanız gerekir. Bu kurallar, belgedeki her bir bilgi parçasının nerede ve nasıl bulunacağını tam olarak tanımlar. Bu şekilde, alıcı bilgisayardaki EDI çeviricisi gelen bir EDI satınalma siparişini okurken, alıcı firmanın adını, satınalma siparişi numarasını, sipariş edilen öğeleri, her bir öğenin fiyatını vb. Nereden bulacağını anlar. Sonra, Bu veriler elle sipariş girişi yapmaksızın alıcının sipariş giriş sistemine uygun iç formatta beslenir.
Aşağıdaki örnek, basılı halde bir satınalma siparişini hem EDIFACT hem de XML formatlarına tercüme edildiğinde nasıl görüneceğini göstermektedir.
EDI dilinde, satınalma siparişi, fatura veya ASN (avanslı gemi bildirimi) gibi tek bir ticari operasyona "işlem kümesi" veya "ileti" adı verilir. Her işlem kümesi, veri öğeleri, segmentler ve zarflardan oluşur. EDI yapısını daha iyi anlamak için bir EDI dokümanını oluşturan ana parçaları daha iyi anlamak gereklidir.