Küçük ve Orta ölçekli işletme sahipleri için muhasebe hilesi çok ütopik bir kavram olarak algılanmaktadır. Onlara göre bu kavram kendi firmalarında asla olamaz. Buna 2 sebep gösterirler genelde;
- Çok komplike bir yapıları olmadığı için çok fazla sayıda çalışanları yoktur.
- Para ve muhasebe işleri ile ilgili olanlar genelde şirket sahibine (patrona) yakın insanlardır.
Her ne kadar bu iki sebep çok yeterli gibi görünse de, muhasebe hilesi şirketin büyüklüğüne ve yapısına birebir bağlı olmayabilir ve her daim kendi çalışanları tarafından bir muhasebe hilesi ya da manipulasyonuna uğrayabilir.
Aşağıda sıralanan 7 gösterge, küçük ve orta büyüklükteki işletmeler için bir kontrol niteliği taşıyabilir:
- Şirketin muhasebesi kendi içerisinde tutuluyor ise ve tüm alacak, borç, tahsilat, ödeme ve tüm bunların kayıtlarından tek kişi sorumlu ise ve bu kişi herhangi bir denetlemeye tabi tutulmuyor ise, şirket “fraud” riski altında olabilir.
- Muhasebe çalışanı, muhasebesel konularda son güncellemeleri takip etmiyor bu durumdam özellikle kaçınıyor ise, şirket sahibinin bu güncellemeler ışığında kendisini incelemesini engellemek istiyor olabilir ve bu da bir “fraud” riskidir.
- Muhasebeden sorumlu çalışan normal çalışma saatleri dışında sıkça mesaiye kalıyor ise, eve iş götürüp haftasonları da çalışmaya devam ediyor ise, bu zamanlarda denetlenme riski azalacağından “fraud” riski artar.
- Muhasebe çalışanı izin kullanmak istemiyor ve tatilden kaçıyor ise, bu o’nun çok çalışkan ve sadık bir çalışan olduğu anlamına gelmeyebilir. Aksine, yaptığı işlemlerin incelenmesinden korktuğu için bu tarz bir davranış sergiliyor olabilir.
- Eğer muhasebe çalışanı faturalar, ödemeler, öngörü ve tahminlere dayalı çalışmalarını sık olarak kaybediyor ise bu da firma için bir “fraud” riski doğurur.
- Eğer muhasebe çalışanı şirketin parasını (özellikle bankadaki) oldukça düşük gösteriyor ise, şirket sahiplerinin satış faturaları ve bankadaki tahsil edilen paraların karşılaştırılması işlemini manipule etmek istiyor olabilir.
- Eğer muhasebe çalışanı, normal şartlarda diğer departmanların görev tanımları içerisinde yer alan bir takım görevleri (alıcı, satıcı ve bankalarla yapılan sözleşmeler, yönetimle ilgili yazışmalar gib) kendisi üstlenmek istiyor ise, “fraud” riskinden söz edilebilir.
Suistimal (fraud) yöntemlerine, sebeplerine ve sonuçlarına ilişkin oldukça detaylı bilgiler sunan "ACFE 2020 Fraud Raporu" 'nu inceleyebilirsiniz.
Not: Bu yazı National Federation of Independent Business yayınından çevrilmiştir.