İşletmenizi kurarken veya büyütürken tek bir e-posta adresine sahip olmanız yeterli değildir. Temel olarak, potansiyel müşterilerin yardım veya bilgi istemek için size ulaşabilecekleri birden fazla e-posta adresiniz olmalıdır. Bu noktada şirketinizin gelen e-posta akışını düzenlemesinin en iyi yollarından biri, rol tabanlı e-posta adresleri kullanmaktır.
Rol tabanlı e-posta adresleri (örn, [email protected]), belirli bir kişiyle değil, bir rolle ilişkilendirilen e-posta adresleridir. Şirketin büyüklüğüne ve rolün kapsamına bağlı olarak tüm departmanlara veya alıcı gruplarına atıfta bulunabilirler.
Örneğin, bazı durumlarda, rol tabanlı bir e-posta hesabına birden fazla kişi erişebilir. Örneğin, orta ölçekli ve büyük şirketler, destekle ilgilenmek için tam bir ekibe ihtiyaç duyar bu nedenle [email protected], o şirketin destek ekibinin bir parçası olan birkaç kişi tarafından erişilebilen bir hesap olacaktır.
Info Mail Nedir?
Kısaltmadan da anlaşılabileceği gibi info, information yani bilgi kelimesinin kısaltmasıdır. Rol tabanlı e-posta‘lardan biri olan info mail ise, işletmelerin müşterilerine genellikle bilgi vermek veya pazarlama yapmak için kullandıkları genel bir e-posta adresidir. Genellikle tek ve belirli bir kişiyle ilişkili olmayan bir şirket e-posta adresi olarak bilinir. Bu adreslerin genellikle bir grup insana gitmesi amaçlanır. Örneğin, [email protected]’a gönderilen bir e-posta, şirketin müşteri destek ekibindeki 10 kişiye de dağıtılabilir.
Ayrıca, info e-posta’lar kişisel kullanım için tasarlanmamıştır, bu nedenle kişisel e-postanız için info mail kullanmamanız gerekir.
Info mail, uygun şekilde düşünülmüş bir iş yapısının parçasıdır ve müşterilerinizin yanıtlarını doğru kişiden veya departmandan almasına yardımcı olabilir. Ek olarak, info e-posta’lar, şirketinizin profesyonel ve iyi organize edilmiş görünmesini sağlar.
Info mail aynı zamanda, bir şirket içinde çalışanların arasındaki rolleri yönetmek ve belirli görevler için birden çok alıcı listeleri oluşturmak için de kullanılabilir.
Info mail’inizin gerçekten profesyonel görünmesi için e-posta adresinin @’den sonraki kısımda işletmenizin adını veya web sitenizin alan adını kullanmanız gerektiğini unutmamanız gerekir.
Müşterilerin işletmeniz hakkında bilgi alabileceği rol tabanlı info e-posta adresi aşağıdaki şekilde olmalıdır:
Aslında, işletmeniz için kullandığınız kurumsal e-posta adreslerinizden hiçbiri @ işaretinden sonraki alanda ayrı bir e-posta istemcisi içermemelidir. Örneğin, kişisel işletme hesabınız bile [email protected] yerine [email protected] şeklinde olmalıdır. İşletmenizin alan adını e-posta adresinde kullanmak; müşterilerinize profesyonel olduğunuzu gösterir, marka bilinirliğinizi artırır, potansiyel müşterilerin size güven duymasını sağlar, daha akılda kalıcıdır ve daha yüksek güvenlik seviyelerine sahip olmanızı sağlar.
Neden Info Mail Adresi Kullanmalısınız?
İşletmenizin info e-posta’lardan avantaj elde ettiği birkaç durum vardır. Bunlardan bazıları aşağıdaki şekildedir:
- İşletmenizin bir parçası olarak info e-posta’lara sahip olmak, gönderenlerin sorgularını ele almak için doğru kişiyle veya ekiple iletişim kurmasını sağlamaya yardımcı olabilir.
- Info mail, görevleri belirli ekip üyelerine devretmenize yardımcı olur. Tek bir kişinin tüm e-posta’ları yanıtlaması veya ilgili çalışana iletmesi yerine ekip arasında görev paylaşımı sağlanmasına olanak tanır.
- Info mail, profesyonel bir görünüm elde etmenize yardımcı olur. Potansiyel müşteriler, ekibinizin işinizin tüm yönleriyle ilgili yardım ve bilgi sunmayı başarabildiğini gördüklerinde, size güvenmek ve ürün veya hizmetinizi satın almak konusunda kendilerini daha rahat hisseder.
Kurumlar Nasıl Info Mail Açabilir?
Alan adınızı içeren kurumsal e-posta’larınız için ücretli bir e-posta servis sağlayıcı kullanıyorsanız, info mail açmanız için e-posta servis sağlayıcınızın takma ad hesapları oluşturabilmenize izin vermesi gerekir.
Türkiye’nin ilk ve tek yerli e-posta servis sağlayıcıs Uzman Posta gibi premium özelliklerle donatılmış bir e-posta hizmeti, işletmeniz için info mail gibi birden çok genel e-posta hesabı oluşturmanıza olanak tanır.
Info mail’inizi oluşturduktan sonra bu mail’inize hangi kişinin/kişilerin erişebileceğini belirleyebilirsiniz. Bir sonraki adımda, alınan e-posta’ları görmelerine ve bu adresten e-posta göndermelerine izin verecek kimlik bilgileri (kullanıcı adı ve şifre) sağlayabilirsiniz.
Uzman Posta’nın kolay ve Türkçe arayüzü aracılığıyla çeşitli adresler için kullanıcı rollerini yönetmek oldukça basittir.
Siz de tüm info mail dahil olmak üzere tüm kurumsal e-posta hesaplarınızı Uzman Posta üzerinden yönetmek istiyorsanız, Uzman Posta web sitesinin ana sayfasında bulunan “45 Gün Ücretsiz Dene” seçeneğine tıklayın, işletmenizin ihtiyaçlarına uygun kurumsal e-posta planını seçin ve hiçbir ücret ödemeden 45 gün boyunca Uzman Posta‘nın tüm premium özelliklerini deneyimleyin.
Özetle diyebiliriz ki, info mail adresinizi her zaman “canlı” tuttuğunuzdan emin olun. Başka bir deyişle, personelinizde bir değişiklik veya genişleme varsa, info mail’i her zaman birinin yönettiğinden ve sorguları yanıtladığından emin olun. Birden çok alıcısı olan info e-posta’larla ilgili bir sorun, bazen ekip üyelerinin belirli bir e-posta’yı yanıtlamakla başka birinin ilgileneceğini varsaymasıdır. Bu yüzden e-posta’ların cevapsız kalmasını önlemek için, sorumluluğu dağıttığınız ekip için gerekli planlamaları yapın.