Verilerin sıralanması bir rapor veya formu etkili ve kolay kullanılabilir kılmada dönemli rol oynayabilir. Örneğin, ürünlerin alfabetik sırayla veya birim fiyata göre sıralandığı bir ürün kataloğunun kullanılması, öğelerin rasgele sıralandığı bir kataloğa göre çok daha kolaydır.
Bu konu başlığında, tablo, sorgu, form veya rapor görüntülerken veya tasarlarken kayıtların nasıl sıralanacağı açıklanmıştır.
Bu makalede
Giriş
Günlük yaşamda gördüğünüz bazı listeler ya önceden sıralanmış durumdadır ya da istediğiniz şekilde sıralamanıza izin olanak sağlar. Günlük planlarda bulunan takvimler tarihe göre sıralanmıştır. Diğer yandan, uçak bileti ararken veya e-posta gelen kutunuzdaki girişlere göz atarken, kullanılabilir pek çok alandan birine göre sıralama yapma seçeneğiniz vardır. Biletleri fiyatlarına, kalkış saatlerine veya hava yolu şirketine göre sıralayabilir, posta kutunuzdaki girişleri gönderene, konuya veya tarihe göre sıralayabilirsiniz. Sıralanmış listeler kullanıcıların verilere göz atmak zorunda kalmadan, aradıklarını gözden geçirip bulmalarına yardımcı olur.
Bir tablo, sorgu, form veya raporda yer alan kayıtları bir veya daha fazla alana göre sıralayabilirsiniz. En az düzeyde tasarım çalışmasıyla siz ve form veya raporun kullanıcıları kayıtların nasıl sıralanacağını belirleyebilirsiniz.
Örneğin, ürün kataloğu raporu tasarımı yaparken, ürünlerin alfabetik sırayla listelenmesini tercih edebilirsiniz. Bir nesnenin tasarımı yaparken belirlediğiniz sıra, nesnenin varsayılan sıralama düzeni olur. Ancak sorgu veya rapor görüntüleneceği zaman, kullanıcılarınızın her biri kayıtları istedikleri şekilde, örneğin fiyata veya sağlayıcıya göre sıralayamaz.
Not : Görünümler, ekler ve OLE nesneleri içeren alanlar dışında, görünümde yer alan herhangi bir alana göre sıralanabilir.
Kayıtları birden fazla alana göre sıralayarak, sonuçlara ince ayar yapabilirsiniz. Çok alana göre sıralama yaparken, nelerin en dış ve nelerin en iç sıralama alanı olarak bilindiğini belirlemek önemlidir. İstediğiniz sonuçları almak için, ilgili alanları iç ve dış sıralama alanları olarak belirtmek gerekir. Örneğin, İlgili Kişiler tablosunu Ad ve Soyad alanlarına göre sıralamak istediğinizi varsayalım. Adların her soyadında A'dan Z'ye (veya Z'den A'ya) sıralanmasını isterseniz, Ad alanı en iç alandır. Diğer yandan, soyadların her ad içinde sıralanmasını isterseniz, Soyad alanı en iç alandır. Başka bir deyişle, kayıtlar önce (en dış olarak) Soyad alanına göre ve sonra da (en iç olarak) Ad alanına göre sıralanır.
1. SoyAdı en dıştaki alan ve Adı en içteki alandır
2. Adı en dıştaki alan ve SoyAdı en içteki alandır
Sıralama düzeni uygularken unutulmaması gereken bir şey de, sayı, metin ve özel karakterlerin bilgisayarınızın seçili diline ve bölgesel ayarlarına göre sıralanacağıdır. Access Seçenekleri iletişim kutusunda belirtilen dil ve bölgesel ayarlar Denetim Masası'nda belirtilenlerle aynı değilse, sıralama düzeni sonuçta beklediğiniz gibi olmayabilir.
Varsayılan dili veya bölgeyi gözden geçirme veya değiştirme
Access'te dil ayarlarını gözden geçirmek için Microsoft Office düğmesi' ı tıklatın ve sonra Access Seçenekleri' ni tıklatın. Ayarlaaltında gözden geçirme veya Yeni veritabanı sıralama düzeni liste kutusundaki değeri değiştirin. Bir dilde kullanmak istiyorsanız, seçeneği Genel için ayarlama — Afrikaner dili, Arnavutça, Arapça, Bask dili (Bask), Bulgarca, Beyaz Rusça, Katalanca, Felemenkçe, İngilizce, Faroe dili, Farsça, standart Almanca, Yunanca, İbranice, Hintçe, Endonezya dili, İtalyanca, Malay dili, Portekizce, Rusça, Sırpça, Svahili dili ve Urduca. Not Bu ayar yalnızca yeni veritabanları etkiler. Bu var olan veritabanına, ilk sıkıştırma veritabanı ayarını uygulamak için.
Veritabanını düzenlemek için:
-
Microsoft Office düğmesi' ı tıklatın, Yönetüzerine gelin ve sonra Bu veritabanını yönetaltında Veritabanını Sıkıştır ve Onar'ıtıklatın.
Bilgisayarınızın bölgesel ayarlarını gözden geçirmek için, Denetim Masası'nda Bölge ve Dil Seçenekleri'ni açın. Bölgesel Seçenekler sekmesinde, incelemenizi istediğiniz değişiklikleri yapın. Daha fazla bilgi için, Microsoft Windows Yardımı'na bakın.
Görünümde kayıt sıralama
Not : Access'te, rapor sıralamak tablo, sorgu veya form sıralamaktan biraz farklıdır.
Rapor sıralama
-
Düzen görünümünde veya tasarım görünümünde bir rapor açın.
-
Gruplandırma, sıralama ve toplam bölmesi açık değilse, ( Biçim sekmesinde Düzen Görünümü'nde) veya Tasarım görünümünde, Tasarım sekmesinin gruplandırma ve toplamlar grubunda Gruplandır ve Sırala'ıtıklatın.
-
Aşağıdakilerden birini yapın:
-
Rapor gruplanmamış ve sıralanmamışsa, Gruplandırma, Sıralama ve Toplam bölmesinde Grup ekle'yi tıklatın ve en dış sıralama alanını seçin. İkinci açma okunu tıklatın ve değerlerin nasıl sıralanacağını seçin. Tümü'nü tıklatın ve üstbilgi bölümüyle'nin sağındaki oku tıklatın ve üstbilgi bölümü olmadan'ı seçin. En iç sıralama alanı en altta görünecek şekilde, bu adımları her sıralama alanı için yineleyin.
-
Rapor gruplanmış veya sıralanmışsa, varolan düzeyleri gözden geçirin ve değişiklikleri dikkatle yapın. Bir alanı değiştirmek için, ilk açma okunu kullanın. Sırayı değiştirmek için, ikinci açma okunu tıklatın. Gruplama düzeyini yalnızca sıralama düzeyi olarak değiştirmek için, üstbilgi bölümüyle öğesini üstbilgi bölümü olmadan olarak değiştirin.
-
İpucu : Bir raporu tek bir alana göre sıralamak için, raporu Düzen görünümünde açın, alanı sağ tıklatın ve istediğiniz sıralama komutunu seçin. Örneğin, Yaş alanını seçerseniz, Küçükten Büyüğe Sırala veya Büyükten Küçüğe Sırala seçeneğini tıklatın. Ancak rapor gruplanmışsa veya birden fazla alana göre sıralamak isterseniz, Gruplandırma, Sıralama ve Toplam bölmesini kullanmanız gerekir.
Tablo, sorgu veya form sıralama
-
Sıralamada temel olmasını istediğiniz alanları belirleyin. İki veya daha fazla alana göre sıralamak için, en iç ve en dış sıralama alanı olacak alanları belirleyin.
-
En iç alana karşılık gelen sütun veya denetimde herhangi bir yeri sağ tıklatın ve sıralama komutlarından birini tıklatın. Komutlar, seçili alanda bulunan verilerin türüne göre değişir.
Not : Evet/Hayır veri türündeki bir alanın verilerini sıralarken, "Evet", "Doğru" veya "Açık" değeri "Seçili" olarak ve "Hayır", "Yanlış" veya "Kapalı" değeri "Seçimsiz" olarak kabul edilir. Bu tür bir alan için varsayılan görüntüleme biçimi onay kutusudur, ancak bir metin kutusu veya açılan kutu görüntüleyecek şekilde de ayarlayabilirsiniz. Bu tür bir alanın görüntüleme biçimini metin kutusu veya açılan kutu olarak değiştirirseniz, yine "Seçili" veya "Seçimsiz" olarak sıralanır.
1. Sayı, Para Birimi, Otomatik Sayı
2. Metin, Not, Köprü
3. Evet/Hayır
4. Tarih/Saat
-
Önceki adımları, en dış sıralama alanıyla son bulacak şekilde her sıralama alanı için yineleyin.
Kayıtlar sıralama düzenine uygun şekilde yeniden düzenlenir.
Not : Bir metin alanı boş ve sıfır uzunlukta dizeler içeriyorsa, artan düzende sıralandığında, önce boş değer içeren kayıtlar listelenir ve sonra boş olmayan değerler içeren kayıtlar gelir.
Sıralama sırasında özel karakterlerin, baştaki boşlukların ve negatif değerlerin nasıl işleneceğini öğrenme
Alandaki bir değer özel bir karakterle — tire, parantez veya başka bir simge — başlıyorsa, artan düzende sıraladığınızda aşağıdaki davranışla karşılaşırsınız:
-
Boşluk karakteriyle başlayan değerler alfa sayısal değerlerden sonra görünür.
-
Tırnak işaretleri içindeki değer boşlukla başlayan değerlerden sonra, alfa sayısal değerlerden önce gelir.
-
Eksi işaretiyle (-) başlayan değerler artı (+) işaretiyle başlayan değerlerden önce gelir.
-
Diğer tüm simgeler için sıralama, karakterlerin ASCII karakter kodlarına bakılarak belirlenir. Örneğin, dolar işaretinin ($) kodu 36 ve eşittir işaretinin (=) kodu 61 olduğundan, $ ile başlayan değerler, = ile başlayan değerlerden önce görünür.
Bu düzeni geçersiz kılmak için, alandaki tüm değerlerin ilk karakterinin yok sayılmasını seçebilirsiniz. Alandaki değerler her zaman eksi işareti gibi tek bir özel karakterle veya aynı sayıda özel karakterle başlıyorsa — böylece siz de kaç karakterin yok sayılacağını biliyorsanız, bu teknik işe yarar. Kısmi değerlere göre nasıl sıralama yapılacağı konusunda adım adım bilgiler için, Kayıtları alandaki kısmi değerlere göre sıralama başlıklı makaleye bakın. Yok sayılacak karakter sayısı değişiyorsa, özel bir sıralama düzeni belirtebilirsiniz. Adım adım bilgiler için, Kayıtları özel düzende sıralama başlıklı makaleye bakın.
-
Bir sıralama düzenini yalnızca tek bir alandan kaldıramayacağınızı unutmayın. Sıralamayı tüm sıralama alanlarından kaldırmak için, Giriş sekmesinde, Sırala ve Filtre Uygula grubunda, Tüm Sıralamaları Temizle'yi tıklatın ve istediğiniz sıralama düzenlerini uygulayın.
Diğer sıralama senaryoları
Sıralama komutlarını kullandığınızda, kayıtların sırasını belirlemek için alanın veri türü ve her alanın bütün değerleri kullanılır. Ancak, ya Pazartesi, Salı vb. metin değerlerinin alfabetik düzende değil de özel düzende sıralanmasını isterseniz? Veya IP adresleri içeren bir alanı sıralamak isterseniz? Sıralama komutları sıralama gereksinimlerinizi karşılamazsa aşağıdaki konulara bakın:
-
Kayıtları alandaki kısmi değerlere göre sıralama Kayıtları, alandaki ilk birkaç karaktere veya son birkaç karaktere göre mi sıralamak istiyorsunuz? Basit ifadeler yazmakta güçlük çekmiyorsanız, ifadeler kullanarak kısmi değer ayıklamayı açıklayan bu konuya bakın.
-
Kayıtları büyük/küçük harf ayrımına duyarlı olarak sıralama Access metin değerlerinde büyük/küçük harf ayrımı yapmaz. Örneğin, salah ve Salah tümüyle aynı görülür ve bunlardan hangisinin önce görüneceğini belirleyemezsiniz. Büyük/küçük harf ayrımıyla sıralama yapmak isterseniz bu konuya bakın.
-
Kayıtları metin alanında bulunan sayı değerlerine göre sıralama Sayı değeri yerine tek tek basamaklara göre sıralanmış kayıtlar görürseniz? Örneğin, 11 ve 121 değerlerine sahip kayıtlar, 2 veya 25 değerlerine sahip olanlardan önce görünürse, bu makaleye bakın.
-
Kayıtları özel düzende sıralama Gün adları (Pazartesi, Salı, vb) veya çalışanların ünvanların (Müdür, Yönetici) gibi belirli değerleri size anlam ifade eden bir düzende sıralamak isterseniz, bu makaleye bakın.
-
IP adresleri sıralama IP adresleri bulunan bir alanda birden çok sayı ve nokta (.) vardır ve bu nedenle basit bir metin veya sayı sıralaması IP adreslerinde işe yaramayacaktır. IP adreslerinin nasıl sıralanacağını öğrenmek için bu konuya bakın.
Sıralama düzenini kaldırma
-
Bir tablo, sorgu veya formdan sıralama düzenini kaldırmak için, Giriş sekmesinde, Sırala ve Filtre Uygula grubunda, Tüm Sıralamaları Temizle öğesini tıklatın.
Böylece, sıralama düzeni görünümdeki tüm alanlardan kaldırılır.
-
Bir sıralama düzeni rapordan kaldırmak için Gruplandırma, sıralama ve toplam bölmesi ( Biçim sekmesinde yer alan Tasarım sekmesinin Tasarım görünümünde Düzen Görünümü'nde) gruplandırma ve toplamlar grubunda Gruplandır ve Sırala tıklatarak açın. Sonra kaldırmak istediğiniz sıralama düzeyi tıklatın ve Sil'itıklatın. Bir sıralama alana karşılık gelen bir girişi sıralama ölçütüsözcükleri ile başlar. Rapor tasarımını değiştirme çünkü Gruplaanlık ileti başlatmak girdileri silmekten kaçının.
Sıralama düzenini nesneyle kaydetme
En son uygulanan sıralama düzeni tablo, sorgu, form veya raporla birlikte kaydedilir. Bunun nesneyi bir sonraki açışınızda otomatik olarak uygulanmasını isterseniz, nesnenin Yüklemede Sıralama özelliğinin Evet olarak ayarlandığından emin olun.
En son uygulanan sıralama düzeni zaman zaman değişeceği için, kalıcı (veya varsayılan) bir sıralama düzeni tanımlamak isteyebilirsiniz. Sorgu veya raporlar için varsayılan varsayılan sıralama düzeni belirtebilirsiniz. Unutulmaması gereken önemli bir nokta, varsayılan sıralama düzeninin, o anki veya son kaydedilen sıralama düzeni tarafından geçersiz kılınmasa da, yalnızca varolan veya son kaydedilen sıralama düzeni görünümden kaldırıldıktan sonra ekinleşeceğidir.
-
Bir sorgu için varsayılan sıralama düzeni tanımlamak için, Tasarım görünümünde açın. Sıralama alanlarını tasarım kılavuzuna ekleyin ve Sıralama satırında, istediğiniz düzeni belirtin.
-
Bir rapor için varsayılan sıralama düzeni tanımlamak için, Düzen veya Tasarım görünümünde Gruplandırma, Sıralama ve Toplam bölmesini kullanın. Adım adım bilgiler için, Rapor sıralama başlıklı bölüme bakın.
Varsayılan sıralama düzeninde sıralanan kayıtları görmek için, Giriş sekmesinde, Sırala ve Filtre Uygula grubunda, Tüm Sıralamaları Temizle öğesini tıklatın. Böylece, geçerli veya en son kaydedilen filtre görünümden kaldırılır ve kayıtları varsayılan düzende görüntüleyebilirsiniz.
Not : Makine Çevirisi Yasal Uyarısı: Bu makale, insan müdahalesi olmadan bir bilgisayar sistemi tarafından çevrilmiştir. Microsoft bu makine çevirilerini İngilizce bilmeyen kullanıcıların Microsoft ürünleri, hizmetleri ve teknolojileriyle ilgili içeriklerden yararlanmasına yardımcı olmak için sunar. Bu makale makine çevirisi olduğundan sözcük, cümle dizilimi ve gramer hataları içerebilir.