Başarılı Proje Yönetimi için 6 Adım
Gereksinim toplama, projenizin baştan sona tüm gereksinimlerini belirleme sürecidir. Bu süreç, projenin başlama aşamasında gerçekleşse de proje zaman çizelgesi süresince proje gereksinimlerinizi yönetmeye devam edebilirsiniz. Bu bölümde, gereksinim toplama sürecinin ana hatlarını ve gereksinim toplamaya odaklanmak için zaman ayrıldığında nasıl başarılı proje sonuçlarına ulaşıldığını açıklayacağız.
Gereksinim toplanması net bir şekilde ortada olsa da nadiren hak ettiği ilgiyi görür. Egzersiz yapmadan önce esnemek veya yatmadan önce dişlerinizi fırçalamak gibi basit bir iş olmasına rağmen gözden kaçar.
Ancak bu görünüşte basit işleri görmezden gelmek yaralanmalara, çürüklere veya proje yönetimi durumunda proje risklerine neden olabilir.
Bu bölümde, gereksinim toplama sürecinin ana hatlarını ve gereksinim toplamaya odaklanmak için zaman ayrıldığında projelerin nasıl başarılı bir şekilde sonuçlandığını açıklayacağız.
Proje Yönetiminde Gereksinim Toplama Nedir?
Gereksinim toplama, projenizin baştan sona tüm gereksinimlerini belirleme sürecidir. Bu süreç, projenin başlama aşamasında gerçekleşir, fakat proje zaman çizelgesi süresince proje gereksinimlerinizi yönetmeye devam edebilirsiniz.
Gereksinimlerin toplanması genellikle proje özeti veya başlangıç toplantısı sırasında yapılır.
İçerdiği bazı sorular:
- Proje programımız ne kadar sürecek?
- Projede kimler yer alacak?
- Bu projede ne gibi risklerle karşılaşabiliriz?
Gereksinim toplama karmaşık bir iş olmamasına rağmen proje planının önemli bir parçasıdır.
6 Adımlı Gereksinim Toplama Süreci
Gereksinimlerinizi toplamak için aşağıda yer alan altı adımlık süreci takip edin.
Bu süreci tamamladıktan sonra proje aşamalarında ilerlemek için ihtiyacınız olan kaynakları özetleyen kapsamlı bilgi birikime sahip olacaksınız.
1. Adım: Rolleri Atayın
Gereksinim toplamadaki ilk adım, projenizde rolleri belirlemektir. Bu, proje paydaşlarınızı tanımladığınız zamandır.
Paydaş ister dâhili ister harici ortaklar olsun, projeye yatırım yapan tüm kişileri içerir. Örneğin, bir müşteri bir dış paydaşken bir departman yöneticisi veya yönetim kurulu üyesi bir iç paydaştır. Öncelikle bu rolleri belirlemek, proje kapsamınızı kimin analiz etmesi gerektiğini belirlemenize yardımcı olacaktır.
Proje müdürü, proje yöneticisi, tasarımcılar, ürün test uzmanları ve geliştiriciler diğer roller arasında yer alır. Bu kişiler, proje hedeflerinize ulaşmak için ihtiyaç duyduğunuz gereksinimleri ve kaynakları belirlemenize yardımcı olabilirler.
Projenize aceleyle başlamak ve ihtiyacınız olacağını bildiğiniz her şeyi listelemeye başlamak cazip gelse de bu bir hata olabilir. Yavaş bir şekilde ilerleyin ve sürece bağlı kalın, böylece proje riskini önleme şansınız daha yüksek olacaktır.
2. Adım: Paydaşlarla Tanışın
Projedeki paydaşlarınızı belirledikten sonra, projeden ne elde etmeyi umdukları hakkında bir fikir edinmek için onlarla bir araya gelin. Paydaşların isteklerini anlamak oldukça önemlidir çünkü sonuç olarak çalışmalarınızı onlar için oluşturursunuz.
Sorabileceğiniz bazı sorular şunlardır:
- Bu proje için hedefiniz nedir?
- Sizce bu projeyi başarılı kılan şey nedir?
- Bu projeyle ilgili endişeleriniz neler?
- Bu ürün veya hizmetin daha önce yapmadığı neyi yapmasını dilersiniz?
- Bu proje hakkında ne gibi değişiklikler önerirsiniz?
Nihayetinde projenizi paydaşlar için geliştirirsiniz, bu nedenle onlara ihtiyaç listenizi oluşturmanıza yardımcı olabilecek sorular sormalısınız.
3. Adım: Toplayın ve belgeleyin
İşlemdeki üçüncü adım, ikinci adımla aynı anda gerçekleşir. Paydaşlarınıza sorular sorarken bilgi toplarsınız. Amaç, projenize başlamak için ihtiyacınız olan tüm yanıtlara sahip olabileceğiniz her şeyi belgelemektir.
Bilgileri toplamak ve belgelemek üzere proje yönetimi aracı kullanın. Bu şekilde proje planınızı, gereksinimlerinizi ve iletişiminizi tek bir yerde tutabilirsiniz.
Belgeleyebileceklerinize ilişkin bazı örnekler;
- Paydaşların mülakat sorularına verdiği cevaplar
- Paydaş soruları
- Paydaş talepleri
- Paydaş yorumları
Görüşmeler sırasında ortaya çıkan sorular ve yorumlar
Aldığınız her yanıtı kullanmak zorunda değilsiniz, ancak her şeyin belgelenmiş olması, ihtiyaç yönetimi konusunda size yardımcı olacak tüm paydaşlarınızın bakış açılarını görmenize yardımcı olabilir.
4. Adım: Varsayımları ve gereksinimleri listeleyin
Artık alım sürecini tamamladığınıza göre, topladığınız bilgiler doğrultusunda gereksinim yönetimi planınızı oluşturun.
Gereksinim toplama sürecinde başlangıçta yanıtlamak için belirlediğiniz soruları göz önünde bulundurun. Ardından, gereksinim hedeflerinizi oluşturmak üzere bunları kullanın:
Proje takviminin uzunluğu: Bir Gantt şeması kullanarak proje zaman çizelgenizin haritasını çıkarabilir ve bunu proje gereksinimlerini görselleştirmek için kullanabilirsiniz. Bazı gereksinimler projenin tamamı için geçerli olurken, diğerleri yalnızca farklı proje aşamalarında geçerli olabilir. Örneğin, tüm proje boyunca ekip üyesi maaşları için belirli bir bütçeye ihtiyacınız olacak, ancak yalnızca proje zaman çizelgenizin son aşamasında belirli bir malzemeye ihtiyacınız olabilir.
Projeye dahil olan kişiler: Her adımı yürütmek için kaç tasarımcıya, geliştiriciye veya yöneticiye ihtiyaç duyacağınız da dahil olmak üzere projenize tam olarak hangi ekip üyelerinin dahil olacağını belirleyin. İnsanlar proje gereksinimlerinizin bir parçasıdır çünkü ihtiyacınız olan ekip üyelerine sahip değilseniz projeyi zamanında tamamlayamazsınız.
Proje riskleri: Proje risklerinizi anlamak, proje gereksinimlerini belirlemenin önemli bir parçasıdır. Paydaş geri bildirimi, zaman çizelgesi gecikmeleri ve bütçe eksikliği gibi hangi risklerin en yüksek önceliğe sahip olduğunu belirlemek için bir risk kaydı oluşturun. Ardından, bu riskleri nasıl önleyeceğinizi bulmak üzere ekibinizle beyin fırtınası yapmak adına bir oturum planlayın.
SMART hedefleri gibi, proje gereksinimleriniz de eyleme geçirilebilir ve ölçülebilir olmalıdır. Proje bütçenizi, zaman çizelgenizi, gerekli kaynakları ve ekibinizi listelerken olabildiğince fazla ayrıntıya girmeye çalışın.
5. Adım: Onay alın
Proje gereksinimlerinizi resmileştirdikten sonra, kullanıcı ihtiyaçlarını karşıladığınızdan emin olmak için paydaşlardan onay almanız gerekir. Açık iletişimi teşvik etmek, paydaşlarınızın projenin sınırlarını en baştan bilmesini sağlayarak kapsam kaymasını da önleyebilir. Ardından, kaynak edinme ve bir ekip kurmayı içerebilecek uygulama planınıza devam edebilirsiniz.
6. Adım: İlerlemeyi İzleyin
Sürecin son kısmı, projenizin ilerlemesini izlemektir. Proje yürütmede ilerlerken proje bütçenizi ve diğer gereksinimlerinizi izlemek için proje yönetimi yazılımını kullanabilirsiniz. Proje yönetimi yazılımının yararı, projenizdeki değişiklikleri gerçek zamanlı olarak görebilmeniz ve işler ters gittiğinde hemen harekete geçebilmenizdir.
Gereksinim Toplama Teknikleri
Temel gereksinim toplama süreci, paydaşlardan girdilerini istemeyi içerirken, bazen paydaşlar bir proje için en iyisinin ne olduğunu bilemezler. Bu durumlarda, proje gereksinimlerinizin ne olması gerektiğini anlamak için gerekli bilgileri toplamaktan siz sorumlusunuz.
Proje yaşam döngüsü için tamamen hazır olduğunuzdan emin olmak adına aşağıdaki araştırma tekniklerini kullanabilirsiniz.
Anketler: Tüm paydaşlara aynı soruları sormanız gerekiyorsa, anket oluşturmak faydalı olabilir. Anketi paydaşlarla önceden paylaşın ve hiç kimsenin hiçbir şeyi atlamadığından emin olmak adına proje gereksinimleriyle ilgili soruları yanıtlamaları için onlara zaman verin. Anketler gereksinimleri toplamanın önemli bir aşaması olsa da onları doldurmak için meşgul olabilecek paydaşlara göre çok da etkili olmayabilirler.
Kullanım Senaryoları: Kullanım senaryosu, ekip üyelerinizin projeyi nasıl yürüteceğini düşündüğünüzün yazılı bir açıklamasıdır. Bu senaryolar, projeye kimlerin dahil olduğunu, onlardan ne yapmalarını beklediğinizi ve proje hedefinizi gerçekleştirmek için atacakları adımları içerebilir. Bir kullanım senaryosunun paylaşılması, paydaşlara proje yol haritasının ve planlanan çıktıların net bir resmini verir. Daha sonra, kullanım senaryosu paydaşların beklentilerini karşılamıyorsa, ellerinde karşılık verebilecekleri bir belge olur.
Zihin Haritalama: Zihin haritalama, hangi proje gereksinimlerine ihtiyacınız olduğunu değerlendirmek için özellikle yararlı olan görsel bir beyin fırtınası biçimidir. Zihin haritanızın merkezine ana proje hedefinizi yerleştirin. Ana hedeften ayrılan baloncuklarda, ihtiyaç duyduğunuz şeylerin kategorilerini listeleyin. Harita dallanmaya devam ederken, bütün proje gereksinimlerinizi karşılayana kadar listeye daha fazla ayrıntı ekleyebilirsiniz.
Prototip Çalışması: Eğer paydaşlarınız projeden tam olarak ne beklediklerini bilmiyorlarsa, onlarla görüşmek pek de başarılı olmayabilir. Bu durumda, paydaşlara potansiyel çalışma sonucunun nasıl olabileceğini göstermek için prototipler oluşturmayı deneyin. Bu, paydaşlarınızın neyi sevip neyi sevmediklerini tanımlamalarına yardımcı olabilir, böylece projeyi başlatmak için tam olarak ihtiyaç duyduğunuz gereksinimleri belirleyebilirsiniz.
Bu tekniklerin hiçbiri size tam olarak uygun gelmiyorsa, fikir panosu, odak grubu, kullanıcı hikayeleri veya karar matrisi şablonu gibi bilgi toplamanıza yardımcı olacak diğer çevrimiçi araçlara da göz atın.
Gereksinim Toplama Neden Önemlidir?
Gereksinimlerin toplanması projeniz için faydalı olmanın ötesinde, esastır. Ele aldığınız son başarısız projenin neden iyi gitmediğini hatırlıyor musun? Kaynaklarınız mı bitti yoksa bütçeyi mi aştınız? Projeyi tamamlamak için ihtiyaç duyacağınız zamanı hafife mi aldınız? Bunlar, gereksinim toplama sürecini takip ettiğinizde önleyebileceğiniz proje riskleridir.
Gereksinim Toplamanın Aşağıdakileri de İçeren Pek Çok Faydası Vardır:
Paydaş memnuniyetini artırır: Gereksinim toplama sürecini etkili bir şekilde izlediğinizde daha fazla hedefe yönelik proje sonucu sağlayarak paydaş memnuniyetini artırırsınız. Paydaşlarınız projenizden ne bekleyeceklerini bildiklerinde memnun olacaklardır.
Proje Başarı Oranını Artırır: Gereksinimlerin toplanması proje başarı oranınızı da artırır çünkü yaklaşan projeniz için ne kadar hazırlıklı olursanız, proje riskleriyle karşılaşma olasılığınız o kadar az olur.
Proje Maliyetlerini Düşürür: Kolayca anlaşılacağı üzere bir projeye gereğinden fazla para harcamak istemezsiniz. Proje riskleriyle karşılaşmak ise proje maliyetlerinin artmasına neden olabilir. Bu risklerden kaçınarak maliyetleri azaltabilir ve bütçe dahilinde kalabilirsiniz.
Proje Yönetimi Yazılımıyla Gereksinimlerin Toplanmasını Kolaylaştırın
Gereksinim toplama, proje planlamasının önemli bir parçasıdır. Proje gereksinim listenizi derlemek için isterseniz paydaşlarla görüşme yapıyor olun isterseniz başka tür araştırmalar yapıyor olun, bütün bilgilerinizi saklayabilen ve sorunsuz bir şekilde bir sonraki aşamaya taşıyabilecek bir proje yönetimi yazılımına sahip olmak size çok şey kazandıracaktır.
Paydaşlarınız ve ekip üyeleriniz erişimi paylaştığında, projenin başından sonuna kadar iletişim kurabilir, iş birliği yapabilir ve herhangi bir aksilik olasılığını azaltabilirsiniz.