Gereksinimleri ve önerileri ayarlama
-
Bu kılavuzdaki adımları tamamlamak için kuruluşunuz için Google Workspace süper yöneticisi olmanız gerekir.
-
Kuruluşunuzun E-posta ve sohbet iletisi depolama alanını yönetmediğini doğrulayın. Bu özellik, iletileri otomatik olarak silecek şekilde yapılandırılmışsa Apps Kasası saklama kurallarıyla çakışır. Yönetici konsolunda oturum açın ve bu ayarı E-posta ve sohbet iletilerini otomatik olarak silme olarak değiştirin.
-
Kapsamlı posta depolama alanını etkinleştirmeyi düşünün. Diğer Google ürünleri bir kullanıcının adına e-posta gönderebilir. Bu ayar, bu iletilerin birer kopyasının kullanıcının Gmail posta kutusunda saklanmasını ve Apps Kasası'nda kullanılabilir olmasını sağlar. Daha fazla bilgi
-
Kuruluşunuzda Sohbet geçmişini etkinleştirmeyi düşünün. Saklama kuralları ve muhafazalar Chat alanları için her zaman geçerlidir. Ancak, geçmiş etkinleştirilmişse yalnızca doğrudan mesajlara uygulanır.
-
Google Gruplar İşletme Sürümü'ndeki belirli ilgi alanlarına yönelik gruplar için mesaj arşivlemeyi etkinleştirmeyi düşünün. Apps Kasası, arşivlemenin etkin olduğu gruplarda iletileri muhafazaya alabilir, saklayabilir ve iletilerde arama yapabilir. Ancak grup sahipleri, kendi gruplarında bu ayarı değiştirebilir. Grup sahibi arşivlemeyi devre dışı bırakırsa bu gruptaki iletiler kullanıcı posta kutularında yine kullanılabilir halde olacaktır.
1. Adım Gerekirse, Apps Kasası lisansları satın alın
Çoğu Google Workspace sürümüne Apps Kasası dahildir, ancak bazı sürümler için eklenti olan sunulmaktadır. Lisansları herkes için (tam kuruluş lisanslaması) veya yalnızca bir grup kullanıcı için (kısmi kuruluş lisanslaması) satın alıp atayabilirsiniz.
-
Kuruluşunuz için Apps Kasası lisansları satın alma Verilerini saklayıp arama olanağına sahip olmak istediğiniz her kullanıcı için Apps Kasası lisansına ihtiyacınız vardır. Kimlerin Apps Kasası lisansına ihtiyacı olduğunu belirlemek için kuruluşunuzun kurumsal ve yasal gereksinimlerini bilen kuruluş yetkililerine danışın.
-
Kullanıcılara Apps Kasası lisansları atayın.
2. Adım: Apps Kasası'nda kimlerin oturum açabileceğini belirleyin
Kullanıcıların Apps Kasası'nda oturum açmasına izin vermek için Apps Kasası'nı tüm kullanıcılar veya seçili kullanıcılar için etkinleştirin. Nasıl yapılır?
Not:
-
Bu ayarın, hangi hesapların Apps Kasası tarafından saklanabileceği, muhafazaya alınabileceği ve aranabileceği üzerinde bir etkisi yoktur. G Suite ve Apps Kasası lisanslarına sahip tüm kullanıcı hesapları saklanabilir, muhafazaya alınabilir ve aranabilir.
-
Bu ayarın; değişiklik yapma, veri arama veya diğer Apps Kasası işlemlerini gerçekleştirebilecek hesapların belirlenmesi üzerinde herhangi bir etkisi yoktur. Apps Kasası'yla çalışabilmek için kullanıcıların uygun Apps Kasası ayrıcalıklarına sahip olması gerekir.
-
Apps Kasası'nı kuruluşunuzdaki herkes için etkinleştirirseniz herkesin uygulama listesinde Apps Kasası simgesi görünecektir. Kuruluşunuz, kuruluş birimleri oluşturduysa erişimi, Apps Kasası ayrıcalıklarına sahip kuruluş birimleriyle sınırlı tutmanızı öneririz.
3. Adım: (İsteğe bağlı) Yetkili kullanıcılara Apps Kasası ayrıcalıkları atayın
Saklama kuralları oluşturma, muhafazaya alma veya incelemeler gerçekleştirme işlemlerini yapmasını istediğiniz kullanıcılara ayrıcalıklar atayın. İlk başta, yalnızca süper yöneticiler Apps Kasası özelliklerini kullanabilir. Nasıl yapıldığını öğrenin
4. Adım. Apps Kasası'nda oturum açın
Apps Kasası'nı yeni satın aldıysanız veya 30 günlük deneme süresini yeni başlattıysanız Apps Kasası'nda oturum açmadan önce 30-60 dakika beklemenizi öneririz. Satın alma işleminden hemen sonra oturum açarsanız Apps Kasası'nın tamamına erişemeyebilirsiniz.
-
https://vault.google.com adresine gidin.
-
Google Workspace kullanıcı adınız ve şifrenizle oturum açın.
Kuruluşunuzdaki diğer yetkili kullanıcılar, onlara erişim vermenizin ardından Apps Kasası'nda aynı şekilde oturum açabilir.
5. Adım: Kuruluşunuzun varsayılan saklama kurallarını ayarlayın
Verilerin kullanıcı hesaplarından ve tüm Google sistemlerinden silinmeden önce ne kadar süreyle saklanacağını belirlemek için saklama kuralları ayarlayın. Saklama kuralını ayarlarken kuruluşunuzun hukuk departmanına danışmanızı öneririz.
Başlamadan önce saklama işlevinin işleyiş şeklini öğrenin. Aşağıdaki adımlarda, varsayılan saklama kurallarının nasıl ayarlanacağı açıklanmaktadır, ancak siz bunlar yerine özel saklama kuralları da ayarlayabilirsiniz.
Belirlenen süre için belirli koşullarla eşleşen verileri saklamak üzere özel saklama kuralları ayarlayın. Kuruluşunuzdaki tüm lisanslı hesaplar için bir hizmete ilişkin tüm verileri belirli bir süre boyunca saklamanız gerektiğinde bir varsayılan saklama kuralı ayarlayın. Varsayılan saklama kuralının daha uzun bir saklama süresi olsa bile özel saklama kuralları varsayılan saklama kurallarını geçersiz kılar.
- Apps Kasası'nda Saklama'yı tıklayın. Saklama listede yoksa bir Google Workspace yöneticisinden size Apps Kasası ayrıcalıkları ("Saklama politikalarını yönetme") vermesini isteyin.
- Varsayılan kurallar sekmesinde Drive veya Gmail gibi bir hizmeti tıklayın.
-
İletilerin veya dosyaların ne süreyle saklanacağını seçin:
- Verileri kalıcı olarak saklamak için Süresiz seçeneğini belirleyin.
- Verileri belirli bir süre boyunca saklamak için Saklama süresi'ni seçin ve 1 ile 36.500 arasında bir gün sayısı girin. Saklama süresi, aşağıdaki başlangıç zamanına göre hesaplanır:
- Gmail, Gruplar ve Chat mesajları: İletinin gönderildiği veya alındığı tarihten itibaren gün sayısı.
- Drive: Dosyanın oluşturulduğu veya son değiştirildiği tarihten itibaren gün sayısı.
- Voice: Verilerin gönderildiği veya alındığı tarihten itibaren gün sayısı.
-
Bir saklama süresi belirlerseniz bu süre dolduktan sonra verilerle ne yapılacağını seçin:
Yeni bir kural gönderdiğinizde Apps Kasası, hizmetlerin, saklama süresini aşan verileri derhal tamamen silmesine olanak tanır. Bu veriler arasında kullanıcıların saklamak istediği veriler de olabilir. Kuralın doğru şekilde yapılandırıldığından emin olmadıkça bir sonraki adıma geçmeyin.
- Yalnızca kullanıcıların önceden sildiği verileri tamamen silmek için ilk seçeneği belirleyin.
- Tüm verileri tamamen silmek için ikinci seçeneği belirleyin. Bu kural, kullanıcıların muhafaza etmek istedikleri verilerin (ör. Gmail gelen kutularındaki iletiler veya Drive'daki dosyalar) tamamen silinmesine neden olabilir.
-
Oluştur'u tıklayın. Bir saklama süresi belirlerseniz Apps Kasası, bu saklama kuralının etkilerini anladığınızı onaylamanızı ister. Kutuları işaretleyin ve kuralı oluşturmak için Kabul et'i tıklayın.
-
Varsayılan saklama kuralları ayarlamak istediğiniz tüm hizmetler için bu işlemi tekrar edin.
Google Apps Kasası ayarlandı! Apps Kasası, kuruluşunuzun verilerini, yapılandırdığınız saklama kurallarında belirtilen şekilde saklar.
Önemli notlar:
- Varsayılan saklama kuralını belirlemenizin ardından ne olur? Özel bir kural veya muhafaza uygulanmadığı sürece veriler varsayılan saklama kuralına göre saklanır.
- Bir kullanıcı bir iletiyi veya dosyayı sildiğinde ne olur? İleti veya dosya ilgili kullanıcının hesabından kaldırılır. Ancak, varsayılan saklama kuralı veya özel kural geçerli olduğunda ileti veya dosya kalan saklama süresi boyunca Apps Kasası'nda kullanılabilir durumda kalır. Apps Kasası tarafından saklanan silinmiş iletiler ve dosyalar kullanıcının depolama alanı kotasına dahil edilmez.