

Osmanlı devlet arşivi. Önceleri sarayda iki evrâk mahzeni vardı. Bunlardan biri Paşakapısında, diğeri de eski Dîvânhâne yeri yakınındaydı. Bütün kânunlar, nizamlar ve mühim emirler âit oldukları kalem defterlerine kayıt olunurlar ve bu defterler dolduktan sonra saraydaki evrâk mahzenine gönderilirdi. Yeni kayıtlar ise Paşakapısındaki (Bâbıâlîdeki) mahzende saklanırdı. 1846 yılından sonra sadrâzamlık (Paşakapısı) arşivi, Hazîne-i evrâk adıyla anılmaya başladı.
Başta pâdişâh olmak üzere, Enderûn-ı Hümâyûnda tam bir disiplin ve âhenkli bir terbiye sistemiyle yetiştirilen üst kademe Osmanlı devlet adamları, tam bir tertip ve düzenle yazdıkları evrâkları usûlüne uygun bir şekilde saklamaya îtinâ gösterirlerdi.
Bugünün Bakanlar Kurulu demek olan Dîvân-ı Hümâyûnda alınan kararların yazıldığı mühimme defterleri, gizli yazılan hüküm ve fermânların yazıldığı mektûm mühimme defterleri, ordu mühimmesi ve rikâb mühimmesi, ahkâm defterleri, kayûd-i ahkâm-ı mîrî defterleri, tahvîl ve rüûs defterleri, düvel-i ecnebiye defterleri, icmâl ve mufassal tahrîr defterleri ile rûznâmçe gibi defterlerde, her türlü kaydı tutup, devletin ve halkın hak ve hukûkunun zâyi olmaması için de bu defter ve evrâkları sıkı bir muhâfaza ve disiplinli bir kullanma nizâmı ile arşiv ve mahzenlerde sakladılar. Devlet arşivi durumunda olan bu mahzenler, pâdişâhın vezîr-i âzamda bulunan mührüyle mühürlenen üç devlet hazînesinden biriydi. Hükûmetin her toplantısından sonra bu mühürle mühürlenirdi. Zîrâ milletin bütün hukûku bu kayıtlara bağlıydı. Devleti ayakta tutan dirlik (tımar) sisteminin dolayısıyla ordunun, verginin, sanâyî, ticâret ve tarımın esasları mahzenlerdeki defterlerdeydi.
Dîvân-ı Hümâyûnda ve Bâbıâlîdeki evrak ve vesîkaların çoğu parça kâğıtlar, bir kısmı da cildli defterler hâlindeydi. Bu defter ve evraklar, senelerine göre tasnifleri yapılarak mahzenlerde saklanırdı. Mühim olanları, kese ve torbalara konulurdu. Her dâirede işleme tâbi tutulan bir günlük evrâk tomar yapılır, her ayın tomarı bir torbaya ve her yılın torbaları da bir sandık veya sandıklara konularak muhâfaza edilirdi. Mâliye Hazînedârbaşısı tarafından hazırlanan evrak keseleri, lüzûmunda sadrâzamın buyruldusu ile îcâb eden yerlere verilirdi. Yeni kayıtlar, Paşakapısındaki (sonraları Bâbıâlî) mahzende saklanır, bakmak îcâb ettiği zaman veya tashih lüzûmunda izinle saray mahzenindeki eski kayıtlara bakılırdı. Kalemlere gelen evraklar, işi bitsin bitmesin, akşam mahzene kaldırılır, sabah tekrar getirilirdi.
Pâdişâhların hatt-ı hümâyûnları görüldükten sonra reîs-ül-küttâba teslim edilir, o da her ay bunları birer torbaya koyup mühürledikten sonra husûsî bir sandıkta muhâfaza ederdi. Bu sûretle pâdişâhların sadrâzamlara gönderdiği her türlü hatt-ı hümâyûnlar, ayrı ayrı torbalarda saklanırdı. Pâdişâh okumak arzu ettiği zaman emânet olarak kendisine gönderilir, sonra geri alınarak tekrar yerine konurdu.
Evrâkların muhâfazasından Dîvân-ı Hümâyûn üyesi olan Nişancı sorumlu idi. Reîs-ül-küttâb ve defter emîni onun emrinde idi (Bkz. Nişancı). Fakat 16. asır ortalarından sonra reîs-ül-küttâb ile defter emîni nişancının önüne geçtiler. Defter ve kayıtlarda yapılan her türlü düzeltme, nişancının kalemi ve mârifetiyle yapılırdı. Nişancının bu vazîfesi ile ilgili pâdişâhtan başkasının sözlü emri geçersizdi. Hattâ sadrâzam bile pâdişâh tuğrası ve muvaşşah ferman ile evrâk isteyebilir ve bizzat nişancı tarafından verilip alınırdı. Diğer nâzırlar nişancının makâmında teslim alırlardı. Tapu tahrir defterinde yapılacak bir kayıt tashihi için nişancıya yazılacak fermâna bizzat sadrâzam pâdişâhın tuğrasını çeker, nişancı da kendisine gelen fermanın köşesine; Defteri gele diye yazarak defter emînine gönderirdi. Güzel bir şekilde tasnif edilen milyonlarca vesika ve defter arasından istenilen defteri süratli bir şekilde bulup çıkaran defter emîni de, defterhâne kesedârı vâsıtasıyla defteri nişancıya yollar. Nişancı, defter üzerinde gerekli tashihi yaptıktan sonra oraya fermânı da ekler, defterhâneye gönderirdi. Tâlî derecedeki defterlerin başka yerlere gönderilmesi îcâb ettiği durumlarda, sadrâzamın defter emînine yazdığı buyruldu ile defterhâneden çıkarılarak istenilen yere gönderilir ve defter emîni tarafından tâkib edilirdi. Defter iâde edilince ne kadarı dışarıda kaldığı deftere kaydedilirdi. Son devirlerde nişancının derecesi düşmesine rağmen kayıtlarda yapılacak tashihler, yine onun kalemiyle yapılırdı. Fakat tımar ve zeâmet işlerine, dîvân-ı hümâyûn reîsi olan reîs-ül-küttâblar bakardı.
Sefer durumunda lüzumlu defterler de birlikte götürülür, nişancı ve defter emîni merkezde birer vekil bırakarak sefere iştirak ederlerdi. Defter emîni defterleri muhâfaza eder, nişancı da gerekli kayıt ve tashihleri yapardı. Devletin her türlü hukûkî bilgilerine sâhib olan nişancı hâricinde, hiç kimse pâdişâh dâhi olsa eski evrâka tashih için dahi hiçbir şekilde bir çizik çizemez veya silemezdi. Nişancı da sadrâzamdan pâdişâh tuğrası çekilmiş fermân almadan kendisi hiçbir işâret koyamazdı. Değişikliğe fermânı da eklerdi. Vesîkaların çalınmasında veya tahrif edilmesinde rolü olanlar cezâlandırılırdı.
Osmanlı Devletinde millî arşivcilik konusunda ileri derecede teşebbüs, devrin mâliye nâzırı olan Safveti Paşanın 1845te Enderûndaki târihî vesîka ve defterleri bir tertibe koyması ile başlamıştır. Günümüz anlayışına uygun arşivcilik 1846da Hazîne-i Evrâk dâiresinin kurulmasıyla başlar ve bu da bugünkü Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün çekirdeğini teşkil eder. Hazîne-i Evrâk nezâretinin başına getirilen Hasan Muhsin Efendinin kıymetli çalışmalarıyla arşive dâhil vesîkaların tertibi ve arşivin çalışma tarzını belirten 1849 Hazîne-i Evrâk nizamnâmesi ile Türk arşivciliği belirli bir düzene girmiştir. (Bkz. Arşiv)