Muhtemelen, bir iş mektubu yazıyorsanız, söylemeniz gereken önemli bir şey vardır ve bunu etkili bir şekilde ilettiğinizden emin olmak istersiniz. İş mektubu formatı bu iletişimde önemli bir rol oynar - yazdığınız kişiye profesyonel ve güvenilir olduğunuzu gösterir. Benzer şekilde, bir iş mektubunu profesyonelce bitirmek, bu profesyonelliği ve güvenilirliği oluşturmanıza yardımcı olabilir. Mektubun sonu alıcının okuyacağı son kısım olduğu için hafızasında en taze olacak şey budur. Çok profesyonel bir karşılama ve vücuda sahip olsanız bile, profesyonel olmayan bir son olumsuz bir izlenim bırakabilir.
Son Paragraf
Kapak mektubu gibi bazı iş mektubu türlerinde, sonuç mektubu için izlenecek belirli bir format vardır. Bununla birlikte, genel bir ilke olarak, işinizi tamamlamak için mektubunuzun son paragrafını kullanın, nasıl iletişim kurulmasını istediğiniz veya postayla hangi öğeleri almanız gerektiği dahil. Ayrıca, alıcıya zaman ayırdığı için teşekkür ettiğiniz, çabasıyla başarılar dilediğiniz veya konu hakkında telefonla daha fazla konuşmaktan heyecan duyacağınızı ifade ettiğiniz kibar bir son ekleyin.
Kapanış
Mektubunuzun kapanışı, mektubun gövdesinden sonra yazdığınız kelime veya kelime öbeğidir; kapanış her zaman virgülle takip edilir. Mektubun atıfta bulunduğu işin türüne veya alıcıyla ilişkinize bağlı olarak, çeşitli profesyonel selamlar arasından seçim yapabilirsiniz. "Saygılarımızla" ve "Saygılarımızla" neredeyse her zaman güvenli olan iki seçenektir. Toplantı veya evrak gibi mektupta bir şey istiyorsanız, yalnızca ilk kelimesi büyük olan "teşekkür ederiz" iyi bir seçimdir. Ancak, talep edilmeyen bir mektubun "Teşekkürler" ile sonlandırılması da kabul edilebilir; alıcıya zaman ayırdığı için teşekkür etmenin bir yoludur.
İmza
Kapanışınızdan sonra imzanızdan önce üç boş satırı atlayın. İş iletişimlerinizi elle imzalamak, alıcıya mektubu profesyonel hale getirmek için zaman ayırdığınızı gösterir. Ayrıca, birçok iş mektubu bir sekreter tarafından hazırlandığı için mektupları gözden geçirdiğinizi de gösterir. Ancak, her durumda mektuplarınızı imzalayamayabilirsiniz. Örneğin, birçok şirketin insan kaynakları departmanı artık kapak mektuplarının elektronik bir sistem aracılığıyla gönderilmesini talep ediyor. Bu durumda üç boş satırı bırakmayın; sadece ismini yaz.
Son Elemanlar
İmzanızdan sonra yazılı adınız gelir ve bir sonraki satırda unvanınız gelir. Bazı durumlarda, mektubunuzun kapanışında unvanınızın ardından adresinizi, e-posta adresinizi veya telefon numaranızı vermek isteyebilirsiniz. Bunu özellikle tanımadığınız birine gönderilen çok resmi iş mektuplarında yapın. Bu şekilde, kişi zarfı kaybederse, mektubunuza yine de cevap verebilir. Son olarak, yön bilgisinden sonra bir satırı atlayın ve herhangi bir kuşatma olup olmadığını belirtin. Daima ürün gövdesindeki muhafazalara da bakın. Bununla birlikte, mektubun sonuna "Ek:" yazın (iki noktayı not edin) ve muhafazanın ne olduğunu kısaca açıklayın - örneğin, "Devam Et".