Etkili İletişim Kurmak
İletişimin amacı, bilgiyi bir kişiden diğerine iletmektir. Yazılı ve sözlü kelimelerin seçimi yoluyla fikirler, kavramlar, duygular, düşünceler ve görüşler değiş tokuş edilir. Ne yazık ki günümüzde, yanlış iletişim çok yaygındır. Maalesef dinleyici veya okuyucu ne söylendiğini veya yazıldığını anlamıyor. Uzmanlar, tüm yönetim sorunlarının yüzde 90’nının yanlış iletişimden kaynaklandığını belirtiyorlar.
Erkekler ve kadınlar, genç ve yaşlı, arkadaşlar ve aile üyeleri arasındaki gerilimleri göz önüne aldığınızda, çoğu insanın zayıf iletişimden suçlu olduğu görülüyor. Ancak, çoğu insan tarafından kolayca anlaşılan sade bir dil kullanarak basit ve anlaşılır bir şekilde konuşmayı ve yazmayı öğrenerek etkili iletişim becerilerini geliştirmek mümkündür.
Yaygın Yanlış İletişimler
Baba, işine gitmek için kapıdan çıkarken, “Zamanın varsa, bu öğleden sonra çimleri biçmeye çalış” dedi oğluna. Genç oğlu, başı öne eğik, kahvaltıya konsantre olmuş şekilde, homurdanarak cevap veriyor, “Hı-hı.” Baba işten eve döndüğünde bahçede ki çimlerin biçilmediğini görünce çok şaşırır. Gergin bir şekilde oğlu ile karşılaştığında oğlu, “Eğer zamanın varsa” dedin ve bütün gün alışveriş merkezindeydim” açıklamasıyla, verilen işi neden yapmadığını mazur göstermeye çalışır.
Bu sahne ülke hatta dünya genelinde binlerce evde her gün tekrarlanıyor. Baba, gerçekte ne demek istediğini söylemediği için suçluydu: Niyeti, programını yeniden düzenlemek veya başka bir etkinliği kaçırmak zorunda kalsa bile, oğluna o öğleden sonra çimleri kesmesini söylemekti. Baba, kontrolcü görünmekten kaçınmak için, oğlunun ifadesinin altında yatan anlamı yorumlamasını bekleyerek “zamanınız varsa” yanlış koşulunu ekledi. Oğlu doğal olarak “çimleri biç” yönü yerine “zamanın varsa” koşullusuna odaklandı. Sonuç olarak, her iki taraf da diğeri tarafından haksız muamele gördüğünü hissetti.
Benzer yanlış anlamalar işte, okullarda, oyun alanlarında ve evde meydana gelir. İster konuşmada ister yazmada, yanlış kelime seçimi ve iletişimin eşit derecede kritik iki bileşeni içerdiğini fark edememe nedeniyle yanlış anlamalar ortaya çıkar: konuşmacı ve dinleyici veya yazar ve okuyucu. Deyimde denildiği gibi, “Onlara ne söylediğin değil, onların ne duyduğu önemlidir.”
Etkili İletişim Testi
İletişim, bir düşüncenin alıcısı, dinleyerek veya okuyarak, konuşmacı veya yazar tarafından amaçlanan anlamı anladığında etkilidir. İyi iletişim basit ve doğrudandır, bazen duygularla yoğunlaşır ama asla kafa karıştırıcı değildir.
Örneğin, oğlundan çimleri biçmesini isterken, önceki senaryodaki baba, oğlunun dinlediğinden emin olmak için zaman ayırsaydı ve sözlerini daha dikkatli seçseydi daha başarılı olurdu:
“Ahmet,” dedi baba oğluna seslenerek işe gitmek için kapıdan çıkarken. Baba duraksadı ve gencin yuttuğu mısır gevreğinden gözlerini kaldırmasını bekledi. “Bu hafta sonu şehir dışına çıkacağız, bu yüzden bugün çimleri biçmen gerekiyor. Bununla ilgili bir sorun var mı?”
“Hayır Baba. Zeynep ve Kemalle alışveriş merkezine gidecektim ama gitmeden önce bunu halledebilirim.”
“Harika. Bunu takdir ediyorum. Akşam görüşürüz,” dedi baba, kapıdan çıkarken. Baba eve döndüğünde çimler biçilmişti, aile olaysız bir akşam geçirdi.
Konuşmacı ve dinleyici, “çimleri bugün biçmen gerekiyor” mesajı üzerinde anlaştılar. Baba yanlış anlaşılmaya yol açabilecek bir seçenek eklemedi ve oğlu mesajı anladığını tekrarlayarak iletişimi teyit etti.
Bir polisin bir suçluyla konuşması, bir ebeveynin bir çocukla konuşması, bir yöneticinin kendi ekibiyle konuşması ya da bir imamın cemaate konuşması, sade dil ile diğer iletişim becerileri bir araya geldiğinde taraflar arasındaki anlayışı ve uyumu artırır.
Yanlış İletişim Nedenleri
Bilim adamlarına göre insanlar yaklaşık 100.000 yıl önce konuşmaya başladılar ve yazı MÖ 4000 civarında başladı. Yazılı dilden önce insanlar, kelime sembollerine dönüşen resimler (mağara çizimleri) kullanıyorlardı. Bazılarının “insan iletişim sistemi” olarak adlandırdığı dilin evrimi, koşullu, karmaşık veya karmaşık fikirleri basit bir görüntü ile iletmek neredeyse imkansız olduğundan, eski “bir resim bin kelimeye bedeldir” atasözünün yanlış olduğunu kanıtlar.
Bazı dilbilimciler, dünya genelinde ki tüm dillerin kelime sayısının doğru bir şekilde hesaplanmasının imkansız olduğunu öne sürmekteler. Aralarından seçim yapabileceğiniz çok sayıda kelime nedeniyle, iki kişinin benzer büyüklükte kelime dağarcığına sahip olsa bile, karışık iletişim fırsatı yüksektir. Her bir kişinin bildiği belirli kelimeler ve her kelimenin anlaşılan anlamı, farklı ortamlar, kültürler ve deneyimler nedeniyle önemli ölçüde değişebilir.
1. Yanlış Seçilen Kelimeler
“Sade dil”, herkesin kelime dağarcığında bulunan (dilbilimcilerin “temel kelime hazinesi” dediği) yaklaşık 200 ila 300 kelimeden oluşan kelimelerin tercihini ifade eder. Bu kelimeler çoğunlukla fiiller, zamirler ve “onun” ve “o” gibi, konuşmacının veya yazarın atıfta bulunduğu konuyu ayırt etmeye yardımcı olan işaretlerdir. Bu kelimeler, genellikle yanlış anlaşılmadan, anlam ve niyeti ifade etmek için sıklıkla ve birçok bağlamda kullanılır.
İletişimin başlatıcısı olarak konuşmacı veya yazar, dinleyici veya okuyucunun kolayca anlayabileceği sözcükler seçmelidir. Örneğin, 10 yaşındaki bir çocuğun “bol” kelimesinin anlamını anlaması pek olası değildir, bu nedenle “bol” veya “çok” daha iyi seçimler olacaktır. Bir iletişimci, iletişim kurarken her zaman hedef kitlesini dikkate almalıdır.
2. Dağınık Düşünme
Dağınık düşünme, genellikle bir kişi düşünce sürecini tamamlamadan konuşmaya başladığında ortaya çıkan dağınık konuşma ile sonuçlanır. Sonuç olarak, dinleyiciler çelişkiler, gereksiz bilgiler ve erken sonuçlarla dolu uzun, dolambaçlı yolculuklara çıkarlar.
Dağınık düşünme genellikle stres veya yüksek duygu dönemlerinde ortaya çıkar. Platon’un gözlemini hatırlayın: Bilge adamlar söyleyecek bir şeyleri olduğu için konuşur, aptallar ise bir şey söylemek zorunda oldukları için konuşurlar. Başka bir deyişle, konuşmadan önce mesajınızın amacını düşünün ve konuşurken kesin, açık ve kolay anlaşılır bir dil seçin.
3. Hatalı Tanımlar
Homofonlar, kulağa benzer veya neredeyse aynı gelen ancak farklı tanımları olan kelimelerdir. Örneğin, “ihtiyatlı” dikkatli ve sakınmak anlamına gelirken, “ayrık” ayrı veya bölünmüş anlamına gelir.
Yanlış kelime dinleyicinin veya okuyucunun kafasını karıştırabileceği için kelime seçiminiz çok önemlidir. Şüpheye düştüğünüzde bir sözlüğe bakın ya da o kelimeyi kullanmamaya dikkat edin.
4. Sahte Nezaket
Nezaket tüm toplumlarda arzu edilen bir özellik olsa da, genellikle yanlış anlaşılır ve yanlış yorumlanır. Nezaket bir bağlam meselesidir – bir durumda kaba veya düşüncesiz olarak kabul edilebilecek bir şey başka bir durumda uygun olabilir. Çocuğunu sokağa çıkması için uyaran bir ebeveyn, çocuğunun duygularına kendi güvenliğinden daha fazla değer vermemelidir; Bir astını kötü sonuçlar için disipline eden bir süpervizör, mesajı “iyi” olarak algılanma umuduyla sulandırmamalı veya kafasını karıştırmamalıdır. Kibarlık, eylemlerin ve sözlerin başkalarını nasıl etkilediği konusunda bilinçli ve düşünceli olmak anlamına gelir, ancak bu, çalıların etrafında dolaşmak veya sahte duygular anlamına gelmez.
5. Eksik Dil Alışkanlıkları
Bilinçsiz düşünce kalıpları, konuşma ve etkileşim kalıpları zaman içinde gelişir. Bu alışkanlıklar günlük aktivitelerinizi ve çevrenizle olan ilişkinizi etkiler. Konuşma ve yazmada ortaya çıkarlar ve genellikle yanlış iletişime yol açarlar.
Aşağıdakileri kullanırken dikkatli olun:
Kısaltmalar: Kısaltmalar, yeni bir kelime oluşturmak için alfabetik karakterlerin birleştirilmesiyle oluşturulan kelime öbeklerinin veya kuruluş adlarının kısaltılmış versiyonlarıdır, örneğin TCMB – Türkiye Cumhuriyeti Merkez Bankası’nın kısaltmasıdır. Kısaltmalar zamandan tasarruf sağlar ve temel anlamın hatırlanmasını iyileştirebilir. Ne yazık ki, kısaltmalar konuşma ve baskıda o kadar yaygın ki, anlamları çoğu zaman yanlış yorumlanıyor. Bir kısaltma kullanıyorsanız, hedef kitlenizin kafasının karışmaması için anlamını sağladığınızdan emin olun.
Jargon ve Konuşma Dili: Pek çok sosyal, ticari veya profesyonel grup, gruplarına özgü kavramları ve etkinlikleri (“jargon”) tanımlamak için özel sözlükler geliştirir. Örnekler arasında mimaride “korkuluk”, balede “arabesk” ve pokerde “hepsi bir arada” sayılabilir. Konuşma dilleri, tipik olarak konuşmada kullanılan, ancak resmi yazılarda kullanılmayan belirli coğrafi bölgelerden gelen ifadeler ve kelimelerdir. Jargon ve konuşma dili, konuşmaya ve yazmaya renk katabilir, hatta anlamlarının anlaşıldığı yerleri anlamayı geliştirebilir, ancak yanlış anlama olasılığı yüksek kalır.
Varsayımlar, Stereotipler ve İmalar: Varsayımların kullanılmasının (bir şeyi olduğu gibi kabul etmek veya kanıtlamamak) sizi kötü gösterebileceği iyi bilinmektedir. Stereotipler (hatalı basit genellemeler) ve imalar (dolaylı, genellikle yanlış yönlendirmeler) aynı sonucu verebilir: amaçlanan mesajınızı bulandırmak ve dinleyicileri veya okuyucuları şaşırtmak. Bunların kullanımından kazanılacak çok az şey ve kaybedecek çok şey var, bu yüzden mümkün olduğunca onlardan kaçının.
Moda Kelimeler: Kulağa etkileyici gelen ancak özel bir anlam ifade etmeyen kelimeler kendi başlarına özel bir sınıfa girerler. Akıllı konuşmada veya yazmada bunların yeri yoktur.
6. Devlet Dili ve Hukuk Dili
Yasal ve düzenleyici belgeler, hem teknik terimleri kullanmaları hem de çoğu zaman kelimelerin niceliğini kalite ve niyetten daha çok ödüllendiren bir kültür nedeniyle kafa karışıklığına açıktır. Uzmanlara göre, “Anlaması zor kurallar, bir avukatın en iyi arkadaşıdır ve şirketlerin avukatlık yapma ihtiyacı, büyük veya yerleşik kuruluşlar için büyük bir rekabetçi avantajdır.”