Sekiz ve daha fazla bağımsız bölümü olan ana-gayrimenkulerde yönetici atanması mecburidir. Yönetim olan yerde denetim olur, denetim olan yerde rapor olur, rapor olan yerde kayıt-kuyudat olur.
1) Sitelerin her yönetim kademesine ait noter onaylı bir “Karar Defteri” bulundurulmak zorunluluğu vardır. Sitelerde tüm yönetim kademeleri (genel/temsilciler/yönetim kurulları) aynı defteri kullanabilir, ancak denetici veya denetim kurulu defteri ayrıca noter tasdikli olarak bulundurulur.
2) Kat Mülkiyeti Kanununda, yönetim defterleri madde 32 ve 36, denetim defterleri ise madde 41-de konu edilmiştir.
3) Bu defterler, her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması mecburidir.
4) Defterleri hiç veya usulüne uygun tutmayanlar (yönetim-denetim sorumluları), KMK madde 33-e göre cezalandırılır. Benim defterler ile ilgili tavsiyem: Her yönetim dönemi yönetim-denetim defterleri noterden açtırılıp, yönetimin devri ile yine notere kapattırılarak arşivlenmeli. Yönetim kurulları, “Gerekçeli Karar Defteri” adı altında , asıl defterin metinleri de içinde bulunacak şekilde kararları o günün gerçeklerini gerekçe ederek noter tasdikli ikinci bir defteri de tutarak, yönetimin devri ile birlikte bu ikincisini, olası adli veya idari durumlara karşı kendilerinde alıkoymalıdır.
Site Yönetimleri Danışmanı Nihat DÖNMEZ