Devamını Oku
Sözleşmeler iş hayatının kaçınılmaz birer parçası. Müşterilerle, çalışanlarla, tedarikçilerle ve iş ortaklarıyla sözleşmeye dayanmayan iş [...]
Sözleşmeler, ekonomik işbirliğinin hayati bir bileşenidir. Bu, piyasada faaliyet gösteren neredeyse tüm şirketler için geçerlidir. Sözleşme yönetimi (aynı zamanda “sözleşme yaşam döngüsü yönetimi” olarak da bilinir), yönetilecek sözleşmelerin sayısına bağlı olarak hızla bir zorluğa dönüşmektedir.Bu zorluğun, analog ve kağıt dosyalama sistemleri kullanıldığında tatmin edici bir şekilde çözülmesi özellikle zordur.
Daha iyi bir genel bakış, sözleşme yönetiminde daha fazla verimlilik, son teslim tarihlerini karşılamada kesinlik ve daha hızlı işlem için dijital bir çözüm kullanmanız önerilir. Bu yazıda, şirketler için dijital sözleşme yönetimi hakkında bilmeniz gereken her şeyi öğreneceksiniz:
“Sözleşme yönetimi” terimi, şirketlerin sözleşmeleri yönetmesi için bir süreci tanımlar. İdeal olarak, bir dijital sözleşme yönetimi çözümü, sözleşme yönetiminin her aşamasında yardımcı olacaktır. Çeşitli aşamalar, taslak sözleşmelerden sözleşme oluşturmaya, sözleşme değişikliği ve arşivlemeye, sözleşmenin feshine / iptaline ve sözleşmenin imhasına kadar uzanır.
Basitçe ifade etmek gerekirse, bir sözleşme, iki (veya daha fazla) taraf arasında, karşılıklı ve gönüllü bir niyet beyanı olarak kendini gösteren bir anlaşmadır. Bir sözleşme genellikle bir tarafın belirli bir süre içinde ne yapması veya ne yapması gerektiğini ve bunun karşılığında diğer taraftan ne alacağını düzenleyecektir. Bu kısa tanım, ideal olarak merkezi bir yerde kaydedilecek, yönetilecek ve değerlendirilecek bir dizi parametreyi açıklar – sözleşme ortağı, süre, yerine getirilecek hizmet, yerine getirmeme nedeniyle sözleşme cezaları vb. Sözleşme yönetiminde işlenen tipik sözleşme türlerinin bir listesi:
Sözleşme yönetimiyle ilgili görevlerin daha iyi anlaşılması için, sözleşme oluşturma sürecinin tamamına ayrıntılı bir şekilde bakmak faydalı olacaktır.
Sözleşme müzakeresi: Sözleşme ortakları ilke olarak ilk görüşmelerden sonra birbirleriyle iş yapmaya istekliyse, sözleşme görüşmeleri ve sözleşme taslağı hazırlama başlayabilir. Genellikle taraflardan biri, daha sonra müzakereler sırasında ayrıntılarla doldurulabilecek olan sözleşmenin kaba bir çerçevesini sağlayacaktır.
Sözleşmenin gözden geçirilmesi: Her iki taraf da sözleşmenin ayrıntıları üzerinde anlaşırsa inceleme aşamasına geçer. Bu gözden geçirme, ilk olarak, sözleşmenin halihazırda yapılmış olan herhangi bir sözleşmenin koşullarıyla çatışmamasını sağlayacaktır. Bu, örneğin, sözleşme taraflarından birine münhasır haklar veriliyorsa, ancak bunlar zaten verilmişse söz konusu olabilir. Her iki sözleşme ortağının hukuk departmanları da tüm hükümlerin geçerli yasalara uygun olup olmadığını kontrol edecektir. İş anlayışı ve faydaları da son kez gözden geçirilmelidir.
Sözleşme sonucu: Taslak onaylanırsa, sözleşme her iki tarafın temsilcilerinin imzalarıyla yürürlüğe girer.
Sözleşmenin dosyalanması: Tarafların her biri, imzalanmış ve geçerli sözleşmenin en az bir kopyasını alacak ve arşivleyecektir. Bu, şirkette merkezi bir yerde veya ilgili departmanda merkezi olmayan bir yerde olabilir.
Sözleşmenin sürekli izlenmesi: Sözleşme yürürlüğe girdikten sonra, iki tarafın anlaşmalara ve kararlaştırılan son tarihlere uyup uymadığını görmek için düzenli kontroller yapılmalıdır, ör. kararlaştırılan ödemelerin zamanında yapılıp yapılmadığı. Sözleşme sona erdiğinde, sözleşmenin uzatılması gerekip gerekmediğini (aynı veya yeniden müzakere edilmiş koşullar altında), süresinin dolmasına izin verilip verilmeyeceğini veya hatta aktif olarak feshedilip edilmeyeceğini görmek için zamanında bir kontrol yapılmalıdır.
Pek çok küçük ve orta ölçekli işletmede (KOBİ), çeşitli kişiler orijinal rollerine ek olarak sözleşme yöneticisi rolünü de üstlenirler: filo yöneticileri, İK başkanları, satın alma acenteleri ve muhasebeciler, yetkili memurlar ve genel müdürler – hepsi olabilir departmanları için sözleşme yönetiminde yer aldı. Sözleşme yönetiminin önemli bir rol oynadığı büyük şirketler (şirketler), genellikle kendi başlarına sözleşme yönetimiyle ilgilenen bir sözleşme yöneticisine sahiptir:
Bu görevler kabaca üç kategoriye ayrılabilir: sözleşme yönetimi, sözleşme yaşam döngüsü izleme ve sözleşme kontrolü. Sözleşmelerde genellikle birden fazla kişi yer aldığından, sözleşme yönetiminde ortak, işbirliğine dayalı çalışmaya özellikle yüksek bir öncelik verilir. Sonuç olarak, sözleşme yöneticisinin işi, görevlerin bolluğu ve karmaşıklığından görülebileceği gibi, büyük sorumlulukla ilişkilidir.
Bir sözleşmenin oluşturulması, büyük bir özenle yapılması gereken bir iştir. Bununla birlikte, denenmiş ve test edilmiş standart şablon kullanarak süreci hızlandırma ve bu görevi basitleştirme seçeneği vardır. Hukuk departmanı bu kazan plakasını hazırlar ve artık istenen sözleşmeyi bu kütüphaneden bir araya getirebilecek personelin kullanımına sunar. Kuşkusuz, sözleşme yönetim sistemi, ilgili sözleşmenin belirli içeriğine, yani şablon plakasına yönelik çerçeveler için CI / CD uyumlu şirket şablonları da sağlayacaktır.
1
Dijital sözleşme yönetimi, doğası gereği, sözleşmeye dijital biçimde ihtiyaç duyar. Sözleşmenin meta verileri ilk olarak sözleşme her iki tarafça imzalandıktan sonra kaydedilir. İdeal olarak, sözleşme yönetim sistemi bir ERP / CRM sistemine bağlıdır, böylece sözleşme ortağıyla ilgili önemli bilgiler (tam şirket adı, adres, iletişim kişisi vb.) Doğrudan sığar. Ayrıca, sözleşmenin türü ve sözleşmenin içeriği ve sözleşme koşulları hakkındaki ilgili bilgiler kaydedilir. Bu, otomatik olarak bir sözleşme kapak mektubunun veya dosya kapağının dijital eşdeğeri gibi bir şey oluşturur. Asıl sözleşme daha sonra dijital biçimde eklenir.
2
Sözleşme yönetimi, bir ölçüde sözleşme yönetiminin temelidir. Prensip olarak bu, şirketin imzalanan tüm sözleşmelerini tek bir merkezi yerde tutmakla ilgilidir. Ve bunu, herhangi bir sözleşmenin hızlı ve kolay bir şekilde yeniden bulunabileceği ve ideal olarak hareket halindeyken erişilebilir olacağı şekilde yapmak. Uygulamada, birçok şirket, sözleşme yönetimini, anahtar sözleşme verilerinin kaydedildiği Excel elektronik tablolarında gerçekleştirirken, elektronik olarak arşivlenen sözleşme belgeleri, dahil olan her departman tarafından depolanır ve SharePoint aracılığıyla tüm taraflar için erişilebilir hale getirilir.
3
Bir sözleşme, yaşam döngüsünün çeşitli aşamalarından geçer (sözde “sözleşme yaşam döngüsü”): ör. Şirketin sözleşmeyi veren olarak hareket ettiği sözleşmelerde. Döngü burada taslak sözleşmenin oluşturulmasıyla başlar. Bu gözden geçirilir, değiştirilir, düzeltilir ve ardından onaylanır ve imzalanır. Pek çok değişiklik yalnızca sözleşme ortağıyla diyalog halinde yapılabilir, bu nedenle bir sözleşme belgesi üzerinde birlikte çalışabilme seçeneği çok önemlidir. Bundan sonra, sözleşmedeki son tarihlerin izlenmesi ve sözleşmenin sonuna doğru karar verilmesi meselesi: sözleşme ortakları, sözleşmenin içeriğinde değişiklik olsun veya olmasın, sözleşmenin uzatılmasına karar veriyor mu, yoksa sözleşme feshedildi mi yoksa basitçe süresinin dolmasına izin mi verildi?
4
Sözleşme kontrolünde görevler arasında risk değerlendirmesi, sözleşme hükümlerine uyulmasının sağlanması ve sözleşmelerden kaynaklanan maliyetlerin izlenmesi yer alır. Bu nedenle, bireysel sözleşmelerdeki tüm önemli rakamlara her zaman genel bir bakış sağlamak ve istenen bilgilere hızlı erişim sağlamak önemlidir. Uygulamada, şirketler de sözleşme kontrolünde bir araç olarak Excel’i sıklıkla kullanırlar. Sözleşme bilgilerinin normal mali tablolar için hazırlanması ve kullanıma sunulması da önemlidir – yıllık ve üç aylık beyanlar, bilançolar, vb.
5
Satın almada, sözleşme yönetimi, şirketiniz dijital satın alma süreçleriyle çalışıyorsa özel avantajlar sunar. Satın alma departmanı, sözleşme yönetiminden tedarikçilerin bir kataloğunu ve bunların sözleşmeye göre tanımlanan koşullarını alır. Bu, çılgınca ve planlanmamış satın almaların (“Maverick satın alma etkisi” olarak da bilinir) neredeyse tamamen ortadan kaldırılmasını sağlar. Stratejik satın alma söz konusu olduğunda, sözleşme yönetimi, geçerli yasalara ve uyumluluk yönergelerine uyulmasını sağlar. Ayrıca, konsolide bilgiler içeren verimli sözleşme yönetimi, tedarikçilerle koşulları müzakere ederken satın alma temsilcilerine yardımcı olur.
Şeffaflık, satış ekibi için günlük işlerde her şeyden önce ve son noktadır. Gerekli tüm sözleşmelere erişim, sözleşme geçmişini gözden geçirmek kadar bunun bir parçasıdır. Ayrıca, CRM sistemlerine entegre edilen sözleşme yönetimi, özellikle yeni satış personeline giriş eğitimi verirken (onboarding süreci) satışta değerli ve yararlı destek sağlar. Az önce bahsedilen anlamda entegrasyon varsa, yüksek derecede otomasyondan yararlanacaksınız: sözleşme görüşmeleri bu şekilde daha hızlı tamamlanır. Bu da fayda sağlar: bir yandan daha hızlı bir nakit akışı sağlarken diğer yandan satış ekibinde yeni bir özgürlük yaratır – satış ekibinin müşterilerle ilişkileri derinleştirme ve geliştirme özgürlüğü! İdeal olarak, entegre bir sözleşme yönetimi sistemi, sözleşmelere erişim sürelerini de destekleyecektir. Bu nedenle, bir sözleşme yönetim sistemi seçerken, Tek Nokta Doğruluğu mimarisini aramalısınız – ve kağıt sözleşmelerde arama yaparak sonsuza dek harcama çağı sona erecektir. Aynı zamanda entegre sözleşme yönetimi ile şirket içi uyumu artırarak sözleşmelerden kaynaklanan riskleri en aza indirebilirsiniz. Yetkili satış ekibi personeli, her son teslim tarihine ilişkin bir genel bakışa sahiptir, bunlar hakkında bilgilendirilir ve proaktif olarak hareket edebilir. Böylelikle, dijital sözleşme yönetimi, iş süreçlerinizi optimize ederken, eşzamanlı olarak aksi takdirde ortaya çıkabilecek maliyetleri düşürür.
İdeal olarak, çağdaş bir sözleşme yönetimi çözümü, tüm sözleşme yaşam döngüsünün yönetimini denetleyecektir. Ne yazık ki ve çoğu zaman, sözleşme yönetimi, sözleşmenin feshi için bir yönelim noktası olarak sözleşme son tarihlerine ve sözleşme şartlarına uymaya odaklanır. Sözleşme yönetimi, bir sözleşmenin yaklaşan sonu hakkında kullanıcıları zamanında bilgilendirmelidir. Şimdiye kadar çok iyi – en azından normal vakalar için. Ancak istisnalar gözden kaçıyor – ör. sözleşme süresinin bitiminden önce sözleşmenin feshi. Modern bir sözleşme yönetimi sistemi, bir sözleşmenin erken sonlandırılmasıyla ortaya çıkabilecek erken fesih cezalarını hesaplayarak ve sunarak bu olasılıkla başa çıkabilmelidir.
Şimdi milletvekilleri, ticaret ve vergi hukuku ile ilgili belgeler için belirli saklama süreleri talep ediyorlar. Buna sözleşmeler de dahildir. Saklama süreleri altı ile 10 yıl arasında değişir. Sözleşme belgelerinin denetime uygun bir şekilde arşivlenmesi, bu sözleşme saklama sürelerine de dijital bir çözümle uyum sağlayabilmek için şiddetle tavsiye edilir. Bu noktada önemli olan: GDPR’nin (2018) yürürlüğe girmesinden sonra, sözleşme yönetimi ve arşivleme çözümlerinin bir kombinasyonu arşivlenmiş sözleşmelerin kilitlenmesini ve silinmesini denetlemelidir. Burada yapılacak bir dengeleme eylemi var ama imkansız değil.
6
Sözleşme yönetimindeki görevler sadece karmaşık değil, aynı zamanda şirketin başarısı için de büyük önem taşıyor. Bu nedenle dijital sözleşme yönetimi çözümünün kullanılması şiddetle tavsiye edilir. Sözleşme yöneticisini neredeyse tüm görevlerinde desteklerler, sözleşme yönetimi sürecindeki hata oranını minimuma indirirler ve Kurumsal İçerik Yönetimi ve diğer işletim sistemlerine kolayca entegre edilebilirler. Tüm sözleşmeler tek bir yerde dijital olarak mevcuttur ve önemli anahtar veriler otomatik olarak okunabilir ve izlenebilir. Özel bir yasal sistem, sözleşmelere erişimi kontrol eder ve her erişim günlüğe kaydedilir. Sözleşme kontrolü kapsamındaki tüm faaliyetler, Excel, Outlook ve / veya SharePoint kullanan çözümlere kıyasla önemli ölçüde daha hızlı ve daha verimli bir şekilde gerçekleştirilebilir.