Söz Uçar E-Posta Kalır
Bir Arap atasözüne göre hayatta üç şey geri alınamaz; konuşulan kelime, harcanan ok ve kaçırılan fırsat. Tıpkı, duygusal etkiler ile yazdığınız sitemkar e-postaların, gönder tuşuna bastıktan sonra yaratacağı reaksiyonun geri alınamaması gibi.
Girişimciyseniz muhtemelen gününüzün birkaç saatini e-posta okumak ve yazmak ile geçiriyor olmalısınız. Kimi günlerde ise zamanınızın büyük çoğunluğunu müşterilerden, iş ortaklardan, servis sağlayıcılarından ve istenmeyen e-postalardan dolan gelen kutunuz ile baş etmek ile geçirmek zorunda kalırsınız. Yüzlerce, belki de binlerce kelimelik bir fikir alışverişi temposundan bahsediyoruz!
Böylesi yoğun bir iletişim temposu ve verimli çalışmanın eş zamanlı sürdürülebilmesi bir hayli zor. Tabii eğer girişiminizi e-postalar göndermek ve almak amacıyla kurmadıysanız. Gerçekten önemli olan asil işlerinize odaklanmak için, Ole Eichorn’un The Tyranny of Email başlıklı çalışmasında belirlediği altı kuralı uygulayabilirsiniz:
- E-posta programınızı/sekmenizi kapatın. Rahatsız edilmek istediğiniz zamanı seçin.
- E-postalarınızda kimseyi eleştirmeyin, teknik çekişmelerden kaçının. Bunlar için yüz yüze toplantıları ve telefon görüşmelerini tercih edin.
- E-postalarınıza kime gönderdiğiniz konusunda seçici ve tedbirli olun.
- Resmiyet kurallarını gözlemleyin.
- Önemli e-postaları göndermeden önce kontrol edin ve düzenleyin.
- E-postaların kalıcı kayıtlar olduklarını unutmayın.
Her ne kadar tüm zamanınızı onlara harcamaktan kaçınmanız gerekse de, e-postalar uzun yıllardır olduğu gibi hâlâ iş dünyasının ana iletişim aracı konumunda. Erken aşama teknoloji girişimlerine müşteri ve kâr konularında danışmanlık veren SKMurphy Inc. kurucusu Sean Murphy, müşterilere ve iş ortaklarına gönderilen e-postalarda girişimcilerin dikkat etmesi gereken birkaç noktanın altını çiziyor.
Nitelik mi Yoksa Nicelik mi?
İlk önemli kural, müşterilerinize gönderdiğiniz her e-postanın takdir edilecek değer taşımasıdır. Murphy girişimcilere şöyle sesleniyor: “Bugün çok fazla e-posta göndereceğim’ demek yerine, ‘müşterilerim/kullanıcıların neleri ne sıklıkla duymaktan hoşlanır?’ sorusunu sorun.”
E-postalarınız değer taşımaktan uzak olduklarında insanlar tarafından ‘istenmeyen’ olarak işaretlenirler. Yeterince insan aynısını yapması, girişiminizden gönderilen tüm e-postaların kara listeye alınması için yeterlidir. Böylesi bir senaryoda, yeni kullanıcılarınız e-posta doğrulamalarına, mevcut kullanıcılar ise şifre güncelleme postalarına ulaşamayabilirler.
İkinci senaryo bir girişimin kendini bulmaması gereken bir pozisyon. Bunu engellemek için yavaş bir başlangıç yapın; aldığınız geri bildirimler üzerine düşünün. Bu konuda niteliğin niceliğe üstün geldiğini göreceksiniz.
Hangi sıklıkla e-posta gönderilmesi gerektiği ise duruma göre değişir. Groupon ve DailyBurn gibi markaların günlük e-postaları kullanıcılar tarafından sevilirken, kimi markalar ise kitlelerinin tercihleri doğrultusunda haftalık, aylık ve yıllık güncellemeler yayımlamayı tercih ediyor. Müşterilerinize ne sıklıkla yazmanız gerektiğini saptamak için, e-postalardan sitenize gerçekleştirilen yönlendirmelerin istatistiki verilerini inceleyebilirsiniz.
Kalıcı Pişmanlıklar
Akşam 21:00’dan sonra göndereceğiniz e-postalar ile bir argüman ortaya koymak her zaman iyi bir fikir olmayabilir. Yorgunluk ve stres, mantıklı düşünememenize ve duygusal tepkiler göstermenize sebebiyet verebilir.
Günün ortasında gerçekleşen sıkı bir e-posta trafiğinde de yanlış anlaşılmalar yaşanabilir ve kolaylıkla kontrolden çıkabilir. Kendinizi karşınızdaki kişiye ifade edemediğinizi hissettiğinizde, bir e-posta daha göndermek yerine telefon etmeniz daha iyi bir seçenektir.
Geç saate net argümanlar ortaya koyduğunuz bir e-posta yazdığınızda, bunu o saatte ilgili kişiye göndermek yerine; yarın sabah okumanız üzere kendinize ve fikrine güvendiğiniz birkaç iş arkadaşınıza gönderebilirsiniz. Yeni günün yeni ışığı altında yazdıklarınızı tekrar gözden geçirin, böylece pişman olacağınız e-postalar göndermezsiniz.
Pişman olacağınız bir e-posta göndermeniz, konuşulan kelimenin ve harcanan okun kötü yanlarını bir araya getirirken, bu kombinasyon genellikle bir fırsatın kaçırılmasıyla sonuçlanır.