Personel özlük dosyası, çalışanların bilgilerinin düzenli ve güvenli bir şekilde saklanmasını ve yasal gerekliliklere uyum sağlanmasını sağlayan kritik bir araçtır. Doğru bir şekilde hazırlanan ve yönetilen personel özlük dosyası hem işverenlerin yasal gerekliliklere uyum sağlamasını hem de çalışanların haklarını korumasını amaçlar. Yasal denetimler veya iç denetimler sırasında personel özlük dosyası, işverenin yasal gerekliliklere uyum sağladığını ve çalışanların haklarını koruduğunu doğrulamak için incelenir. Bu nedenle, işverenler için personel özlük dosyasının düzenli olarak güncellenmesi, saklanması ve yasal gerekliliklere uyum sağlanması önemlidir.
Bu blog yazısında, personel özlük dosyasının hazırlanması, yönetimi ve yasal gerekliliklere uyum konularında ayrıntılı bilgilere yer vermeyi amaçladık.
Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır?
Personel özlük dosyası, işe alım belgeleri, kimlik ve iletişim bilgileri, iş sözleşmesi, maaş ve ödeme bilgileri gibi çalışanın kariyeri boyunca kaydedilen belgeleri ve bilgileri içerir. Personel özlük dosyasının hazırlanması için öncelikle gereken belgeler toplanır, düzenlenir ve her çalışan için ayrı bir dosya oluşturulur. Dosya, güvenli bir şekilde saklanmalı, düzenli olarak güncellenmelidir ve dosyanın güvenliğini sağlamak için erişim kontrolleri ve yetkilendirmeler yapılmalıdır.
Özlük Dosyasında Yer Alması Gereken Bilgiler
Her işyeri veya sektör farklı gereksinimlere sahip olabilir, bu nedenle liste işverenin ihtiyaçlarına ve yasal gerekliliklere uygun olarak özelleştirilebilir.
- İşe alım belgeleri: Başvuru formu, CV, iş teklifi mektubu, referanslar.
- Kimlik ve iletişim bilgileri: İsim, soyisim, TC kimlik numarası, adres, telefon numarası, e-posta adresi.
- İş sözleşmesi ve ekleri: İş sözleşmesi, iş tanımı, çalışma koşulları, ek sözleşmeler (örneğin, gizlilik anlaşması).
- Maaş ve ödeme bilgileri: Banka hesap bilgileri, vergi bilgileri, ödenekler.
- İşe başlama ve işten ayrılma belgeleri: İşe başlama tarihi, işten ayrılma tarihi, işten ayrılma bildirimi, izin talepleri.
- Performans değerlendirmeleri: Performans hedefleri, değerlendirme sonuçları, gelişim planları, geribildirimler.
- İzin ve tatil kayıtları: Kullanılan izinler, tatil kayıtları, izin talepleri, yıllık izin kullanımı.
- Eğitim ve yetenekler: Eğitim geçmişi, sertifikalar, dil bilgisi seviyeleri, yetenekler.
- Sağlık ve sigorta bilgileri: Sağlık durumu, sağlık sigortası bilgileri, acil durum kontakları.
- Disiplin ve uyarılar: Disiplin cezaları, uyarılar, raporlama süreçleri.
- Terfi ve kariyer ilerlemesi: Terfi kayıtları, kariyer gelişim planları, yetenek değerlendirmeleri.
- İşyeri eğitimleri: İş güvenliği eğitimleri, şirket politikalarının okunması ve kabul edilmesi.
- İş sağlığı ve güvenliği belgeleri: İş sağlığı ve güvenliği talimatları, iş güvenliği ekipmanı kullanımı.
- İş kazaları ve sağlık kayıtları: İş kazası raporları, sağlık sorunlarına ilişkin dokümantasyon.
- İletişim ve performans belgeleri: İş görüşmeleri, toplantı notları, performans iyileştirme planları.
Özelleştirilen Özlük Dosyalarında;
- Şoförlük yapacak işçi için ehliyet fotokopisi (örneğin, Forklift ehliyeti yada operatörlük belgesi)
- Teslim edilen araç ve gereçlerin zimmet belgeleri
- 18 yaşın altındaki çalışanlar için ebeveyn onayı
- Yabancılar için çalışma izni kartı veya çalışma izni fotokopisi
- Engelli ise sakatlık raporunun aslı veya kopyası
- Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan engellilik ödeneği alan çalışanlar için yazılı onay
- Yapılan işe bağlı olarak gelişebilecek meslek hastalıkları nedeniyle yapılan düzenli muayenelerin raporları yer almaktadır
İşçinin ayrılış sürecinde hazırlanan bazı belgeler;
- İstifa dilekçesi: İşçinin istifa etmek istediğini belirten resmi bir dilekçedir.
- Kıdem ve ihbar tazminatına ait bordrolar: İşçinin çalışma süresine göre kıdem tazminatı ve ihbar tazminatı miktarlarını gösteren belgeler. İşçinin hak ettiği tazminatların hesaplanmasında kullanılır.
- Haklı fesih durumu var ise bu durumu kanıtlayan belgeler: İşçinin haklı fesih durumu varsa, bu durumu kanıtlayan belgeleri dosyada tutmak önemlidir. Örneğin, işverenin sözleşmeyi ihlal ettiğini kanıtlayan yazışmalar veya belgeler.
- İşçiye noter tasdikli olarak yapılan bildirimler: İşverenin işçiye yapılan resmi bildirimleri noter tasdikli olarak belgelendirilir. Örneğin, işçinin iş sözleşmesinin sona erdiği veya fesih edildiği bildirimi gibi.
- SGK işten ayrılışı bildirgesi: İşçinin işten ayrıldığını ve SGK’ ya bildirildiğini gösteren resmi bir belgenin de dosyada bulunması gerekir.
- İhbarname ve ibraname: İşverenin işçiye verdiği ihbarname ve işçinin bu ihbarnameyi kabul ettiğini belirten ibraname. İşçinin işten ayrılış sürecindeki yasal prosedürlere uygun şekilde hareket ettiğini gösterir.
- Çalışma belgesi: İşçinin görevlerini ve iş tanımlarını içeren belge. İşçinin iş deneyimini kanıtlamak için kullanılabilir.
- Fesih bildirimi: İşverenin işçiye iş sözleşmesinin feshedildiğini resmi olarak bildiren belge. İşveren, fesih bildirimini işçiye yazılı olarak sunmalıdır.
Yasal Gerekliliklere Uyum
Türkiye’de özlük dosyası oluşturmanın yasal gereklilikleri, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), İş Kanunu, Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) Yönetmeliği, İşçi ve İşveren Sendikaları Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği mevzuatı gibi yasal düzenlemelerle belirlenmiştir. İşverenler, çalışanların özlük dosyalarını düzenli olarak güncellemeli, saklamalı ve yasal gerekliliklere uygun şekilde yönetmelidir. Ayrıca, düzenli denetimler sırasında özlük dosyalarının incelenmesi, işverenin yasal gerekliliklere uyum sağladığını doğrulamak için önemlidir. Özlük dosyasının düzenli ve yasalara uygun bir şekilde yönetilmesi, hem işverenin hem de çalışanların çıkarlarına hizmet eder.
- Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK): Çalışanların kişisel verilerinin korunmasına yönelik yasal bir düzenlemeyi ifade eder. İşverenler, çalışanların kişisel verilerini KVKK hükümlerine uygun olarak işlemeli, güvenli bir şekilde saklamalı ve gerekli izinleri almalıdır.
- İş Kanunu: İş Kanunu, işverenlerin çalışanlarla ilişkilerine ilişkin yükümlülükleri düzenler. İşverenler, çalışanların kimlik bilgileri, iş sözleşmeleri, maaş bilgileri, izin kayıtları, performans değerlendirmeleri gibi belgeleri özlük dosyasında saklamalıdır.
- Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) Yönetmeliği: İşverenler, çalışanların SGK’ ya kaydını yapmalı ve SGK’ ya ilgili bildirimleri yapmalıdır. İşten ayrılma durumunda, işverenin SGK’ ya ayrılış bildirgesi vermesi gerekmektedir.
- İşçi ve İşveren Sendikaları Kanunu: İşçi ve işveren sendikalarıyla ilgili yasal düzenlemeleri ifade eder. İşverenler, sendikalarla yapılan anlaşmalara ve resmi bildirimlere ilişkin belgeleri özlük dosyasında saklamalıdır.
- İş Sağlığı ve Güvenliği mevzuatı: İşverenler, çalışanların sağlık ve güvenliğini sağlamakla yükümlüdür. İş sağlığı ve güvenliği ile ilgili belgeler ve raporlar özlük dosyasında saklanmalıdır.