E-posta yazmak söz konusu olduğunda, bu mesajların üretilmesiyle ilgili görgü kuralları, e-postanızın kültürüne, amacına ve hedef kitlesine bağlı olacaktır. Profesyonel e-posta görgü kuralları, e-postalar için nasıl yazdığınız, gönderdiğiniz veya içerik oluşturduğunuzdan daha fazlasıdır. Ayrıca, hedef kitlenizden daha fazlasını etkileyebilecek sorunları önlemeye yardımcı olacak davranışları da içerir. İyi bir e-posta görgü kuralları kullanmak, sizi daha verimli ve profesyonel bir iletişimci yapacaktır.
Hedef Kitlenizi Tanıyın – Doğru Bilgileri Sağlayın
Başlamadan önce, doğru iletişim için standart soruları yanıtladığınızdan emin olun. Emin değilseniz, bir liste yapın.
- E posta kimin için?
- E-postanın amacı nedir?
- Ne zaman, nerede ve kimin dahil olduğu gibi ek ayrıntılar sağlamanız gerekiyor mu?
“Doğru bilgiyi” sağlamak her zaman ham, kişisel olmayan veriler değildir. E-postanızdaki ses tonunuz, fiziksel olarak yazdığınız kelimelerin ötesinde bilgi vermek için de uzun bir yol kat edecektir. Profesyonel e-postalarda veya diğer iletişimlerde her zaman tonunuzun farkında olun.
İletişim kurarken özlü olmak, genellikle bir beceri olduğu kadar bir sanat biçimidir. Gerekli bilgileri dahil ederken daha kısa bir açıklama yapabilmek her zaman değerlidir.
Bazı durumlarda, uzun bir veri listesi veya açıklama gereklidir. Bu durumda, bilgileri e-postanızın gövdesine eklemekten başka seçeneğiniz olmayacaktır. Bunu yapmanız gerekiyorsa, okuyucuların mesajın bölümlerini tanımlayabileceği şekilde organize ettiğinizden emin olun. Bunu, okuyucunun mesajınızı hızlı bir şekilde taramasına yardımcı olmak için bölümleri başlıklarla veya diğer noktalama işaretleriyle biçimlendirerek yapabilirsiniz.
Özetle:
- E-posta için kim/ne/neden olduğunu bilin
- Doğru bilgiyi sağlayın
- Kolay tarama için iyi başlıklar ve net biçimlendirme kullanın
- Mümkün olduğunca kısa olun
E-posta Yazarken İyi Alışkanlıkları Kullanın/Geliştirin
Profesyonel e-postalar genellikle kişisel olmayan gelebilir, ancak kime yazdığınıza bağlı olarak her zaman kötü bir şey değildir. Örneğin, şirket çapında bir e-posta yazıyorsanız ve resmi bir duyuru yapıyorsanız, kişisel bir mesaj yazmayıp, yalnızca bilgi aktarıyor olacaksınız.
Mesajlarınız net ise, etkili iletişim sağlarsınız.
İyi e-posta yazma alışkanlıkları:
- Zamanında cevap verin. Genel olarak, bir kişiye 24 saat içinde cevap vermek isteyeceksiniz. Farklı bir zaman çizelgeniz varsa veya uzaktaysanız ve e-postaya yanıt veremiyorsanız, yanıtınızda bir açıklama yaptığınızdan emin olun.
- Uygun bir giriş kullanın. Birçok resmi e-posta veya iletişim genellikle bir kişinin tercih ettiği unvanı içerir. Uygun selamlamayı sağlamak yanlış anlamaları önlemeye yardımcı olur.
- Profesyonel bir imza kullanın. Mesajlarınızın sonunda size bir imza ekleme seçeneği sunulacaktır. Google Workspace’teki gibi bazı durumlarda imzalar hesap yöneticisi tarafından yönetilebilir.
- Eklerinizi kontrol edin. E-postanıza ekler eklerseniz, bunların uygun biçim ve boyutta olduklarından emin olun. Örneğin, herhangi bir resim ekinin alıcılarınız tarafından düzgün açılamayacak kadar büyük olmadığından emin olun.
Cevap verirken kaçınılması gereken kötü alışkanlıklar:
- Tamamı büyük harf kullanarak e-posta yazmayın
- Emojilerle profesyonel e-postalar yazmayın
- Uygunsuz noktalama işaretleri veya dil bilgisi içeren e-postalar yazmayın
E-posta İstemcinizin Seçeneklerini Akıllıca Kullanın
Gmail gibi e-posta istemcilerinin hepsinin farklı seçenekleri ve arayüzleri vardır. E-postalarınızı yazmak için doğru şekilde kullanabilmek için bu uygulamalara aşina olduğunuzdan emin olun. Örneğin, Google Workspace ile Gmail’in görmeyeceğiniz bazı seçenekleri vardır. En sık kullanılan özellikler şunları içerir:
- Yönetici ve Kullanıcı kontrollü posta listeleri. Posta listeleri, şirket genelinde veya sık kullanılan e-posta listelerinin sürekli olarak birden çok alıcıya mesaj göndermesini kolaylaştırabilir.
- Kullanıcı başına birden çok e-posta adresi. Birden çok e-posta adresi, kullanıcılarınızın farklı iletişim yöntemlerine sahip olmasına veya hatta e-posta kullanılabilirliğinizi artırırken iletişim kaybını önlemeye yardımcı olan ekip tarafından erişilebilir e-postalara sahip olmasına olanak tanır. Örneğin, satış ekibi e-postasının da bir parçası olan bir kullanıcınız olabilir.
- Tümünü yakalama adresi. “Tümünü yakalama adresi”, e-posta adresinin yanlış yazılmış olabileceği iletişimleri almanızı sağlar. Bu, yaygın olarak yanlış yazılmış bir alan adınız olduğunda çok yardımcı olabilir.
- “Tümünü yanıtla” seçeneğinin kullanımı çok sayıda kişiye yanıt verirken kolaydır. Ancak, gerekli olmayabilir ve büyük ekleri olan bir e-postayı çok sayıda kişiye yeniden gönderiyorsanız, e-posta sunucunuzun yüküne ekleme yapıyor olabilirsiniz.
- Yazı tipleri , birçok e-posta istemcisinde çok kolay bir şekilde değiştirilebilir. Ancak, belirli bir yazı tipine bağlı kalmak yerine yazı tipleriyle oynamaya başlarsanız, mesajınızı kolayca okunmasını zorlaştırabilirsiniz. Mümkün olduğunca standart bir yazı tipi kullandığınızdan emin olun. Bazı durumlarda, alıcınızın bilgisayarı, kullandığınız yazı tipine erişemeyebilir ve mesaj içeriği etkilenebilir.
Göndermeden Önce E-postalarınızı İki Kez Kontrol Edin ve Ofis Dışında Seçeneğini Kullanın
E-postanızı göndermeden önce, kontrol ettiğinizden veya güvendiğiniz birinin okumasını sağladığınızdan emin olun. Bunu yüksek sesle ve yavaşça okumak, aynı zamanda, kötü niyetli mesajlar göndermemenize de yardımcı olabilir.
Dil bilgisi ve yazım araçları, yalnızca dil bilgisi sorunlarını çözmenize değil, aynı zamanda e-postanızın tonunu belirlemenize de yardımcı olabilecek harika seçeneklerdir. Mümkün olduğunda bu araçları kullanın.
Son olarak, herhangi bir nedenle ofis dışındaysanız, e-postanızda ofis dışında seçeneğini etkinleştirmeli ve otomatik yanıtların yokluğunuz veya başkalarıyla iletişim kurma seçenekleriniz hakkında bilgi sağladığından emin olmalısınız.
E-posta kullanımına ilişkin profesyonel görgü kuralları listemizi özetleyelim:
- E-postanızı kime/neye/neden yazdığınızı bilin
- Doğru bilgiyi sağlayın
- İyi başlıklar ve net biçimlendirme kullanın
- Mümkün olduğunda kısa olun
- Tamamı büyük harf kullanarak e-posta yazmayın
- Emojilerle profesyonel e-postalar yazmayın
- Uygunsuz noktalama işaretleri veya dil bilgisi içeren e-postalar yazmayın
- zamanında cevap
- Uygun bir giriş kullanın
- Profesyonel bir imza kullanın
- Yönetici ve kullanıcı kontrollü posta listelerini kullanın
- Varsa, kullanıcı başına birden çok e-posta adresi kullanın
- Tümünü yanıtla seçeneğini kullanırken dikkatli olun
- E-posta eklerinizi kontrol edin
- Ayarlanmışsa, tümünü yakalama adresinin farkında olun
- E-posta adreslerini iletirken dikkatli olun
- Okunması kolay, tutarlı bir yazı tipi kullanın
- Göndermeden önce e-postalarınızı gözden geçirin
- Ofiste değilseniz Ofis dışında seçeneğini kullanın
E-postalarla çalışırken profesyonel görgü kuralları olarak listeleyebileceğiniz birçok şey var. Ancak, ana hedefi akılda tutmak en iyisidir: önemli bilgileri net bir şekilde iletin. Profesyonel bir şekilde iletişim kurun ve mümkün olduğunda kısaltın. Eğer bir Telegram kullanıcısıysanız ve Telegram İddaa Grupları ile ilgileniyorsanız anasayfamızı ziyaret etmeyi unutmayın.