Zaman yönetimi, bir organizasyonun süreçlerini verimli bir şekilde tanımlamaya geldiğinde sahip olduğu mekanizmalar dizisidir. Bunu yapmak için, gerçekleştirilecek görevlerin optimal süresini dikkate alır.
Her tür kuruluş, mevcut zaman gibi bir kaynağı yönetirken faydalı iş metodolojilerine sahiptir.
Şirketlerin kaynaklarını maksimize etme ve dolayısıyla daha fazla fayda elde etme eğilimi, görevlerini yerine getirmek için gereken sürenin azalmasını da beraberinde getirir.
Başka bir deyişle, görevlerine harcanan süreyi en aza indirerek süreçteki maliyetleri azaltmak gerekir. Bu anlamda zamanı doğru kullanmak, şirketlerin ve kurumların verimlilik düzeylerini geliştirmelerine ve günlük yaşamlarında daha optimal olmalarına yardımcı olur.
Zaman yönetimi faydaları
Kuruluşlar, geçici yönetim modellerini uygularken ve çalışma sürelerini daha verimli kullanırken vurgulanacak bir dizi avantaj bulur.
Bu avantajlar arasında aşağıdakiler öne çıkmaktadır:
- Görevlerin organizasyonu ve tanımı : Her bir özel görevi veya faaliyeti hangi profesyonelin yaptığını bilmek, son teslim tarihlerinin azaltılmasını kolaylaştırır.
- Maliyet azaltma : Bazen, daha kısa ve daha verimli üretken zaman dönemleri planlamak, tasarruf açısından diğer avantajları destekler.
- Süreçlerin ölçülmesi ve standardizasyonu : Kuruluşlar, her bir görev için geliştirilen ortalama sürelerin ölçümlerini önerir. Bu şekilde, optimum çalışma seviyelerini bilebilirler.
- Bilgi kaynağı : Her bir özel pozisyon için geçici görevlendirmeyi bilmek, karar verirken veya gelecek stratejileri geliştirirken çok faydalı olan bir bilgi kaynağı olarak hizmet eder.
Organizasyonlarda zaman yönetimi stratejileri
Son teslim tarihlerini azaltmak ve optimum seviyelere ulaşmak için şirketler aşağıdaki gibi bazı araçlara sahiptir:
- İş uzmanlığı : Nitelikli ve uzmanlaşmış çalışanlara sahip olmak, üretim hedeflerine daha kısa sürede ulaşılmasına ve daha az verimlilik kaybı yaşanmasına yardımcı olur.
- Görevlerin hiyerarşik olarak sınırlandırılması: Bir önceki noktayı takiben, bir kuruluş karar aralıklarını ve olası engellere veya öngörülemeyen olaylara yanıt vermekten sorumlu profesyonelleri açıkça belirlemelidir.
- Üretim süreçlerinin eşzamanlılığı : Aynı zaman diliminde çeşitli süreçleri üstlenebilme yeteneği, belirlenen terminlerin daha iyi kullanılmasını sağlar.
- Motive Edici Unsurlar : Pek çok durumda, belirli bir projenin veya farklı üretkenlik düzeylerinin başarılması, maaş teşvikleri veya başka türden ödüller almayı gerektirir.
- Yeni teknolojik trendler. Bilindiği gibi kurumlar süreç ölçüm araçlarını yeni teknolojilerin yardımıyla kullanmaktadır. Bu şekilde, daha fazla veri işleme için verimlilik seviyelerini hızlı ve kullanışlı bir şekilde ölçmek mümkündür.