Wahrscheinlich wäre die ganze Konversation hier im Forum besser aufgehoben, aber kurz meine Gedanken zu deiner ausführlichen Antwort.
Du hast es schon richtig erfasst. Ich versuche, wenn auch meist vergeblich, die Anzahl der offenen Notizen in OpenStreetMap Österreich irgendwie zu reduzieren. Dabei konzentriere ich mich abwechselnd auf drei Typen: die mir am nächsten liegenden, die insgesamt ältesten und die insgesamt neuesten. Notizen verstehe ich generell als niederschwellige Aufforderung, etwas an der Karte zu ändern oder zu ergänzen. Damit das von mir oder anderen geleistet werden kann, muss die Notiz allerdings allgemein verständlich sein. Darunter verstehe ich keinen Roman an Arbeitsanweisungen, sondern zumindest eine für Außenstehende verständliche Beschreibung des zu ändernden Karteninhalts.

Ich mache mir auch sehr oft unterwegs Notizen, wenn ich sehe, dass etwas fehlt oder geändert werden muss. Diese Notizen sind aber immer kurz und konkret beschrieben, meist auch mit Bild (via StreetComplete). Wie Luzandro schon richtig gesagt hat, würde ein "Hier bitte ein Hallengebäude ergänzen" völlig ausreichen und nicht nennenswert mehr Zeit in Anspruch nehmen. Kritisch sehe ich persönlich auch Notizen wie "Kann hier bitte jemand vor Ort nachschauen?" Da gibt es gute Beispiele, wo das teilweise über Jahrzehnte nicht passiert ist.

Als mächtiges Tool funktioniert (noch) der OSMTracker https://wiki.openstreetmap.org/wiki/OSMTracker_(Android) aber auch OsmAnd. Dort lassen sich lokale Notizen in sehr kurzer Zeit mit Foto, Video oder sogar Sprachnotiz erstellen. Das ganze wird bei Bedarf an einen GPX-Track angehängt und kann bei Bedarf ganz einfach in JOSM betrachtet werden.